時(shí)間：2023-06-05 10:16:11
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理核心，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：檔案；管理；核心；本質(zhì)
1 檔案歷史聯(lián)系綜述
（一）檔案歷史聯(lián)系的界定
檔案整理物質(zhì)結(jié)構(gòu)的演變規(guī)律表明，檔案歷史聯(lián)系的整理是檔案整理的本質(zhì)與核心。檔案之間的歷史聯(lián)系指檔案在產(chǎn)生與處理的過(guò)程中，形成具有一定特征的內(nèi)部相互關(guān)系；換言之，檔案的形成與完善被特定規(guī)律所約束，因此具有獨(dú)特的形成過(guò)程和表征特點(diǎn)，但是某些檔案因形成特點(diǎn)相同而存在客觀(guān)的必然聯(lián)系，稱(chēng)之為檔案歷史聯(lián)系。于此，闡述檔案歷史聯(lián)系的界定如下：第一是檔案之間的歷史聯(lián)系與社會(huì)實(shí)踐息息相關(guān)，即表現(xiàn)檔案歷史聯(lián)系產(chǎn)生于檔案文件形成與完善過(guò)程中，而檔案的形成與完善則來(lái)自社會(huì)實(shí)踐的相應(yīng)行為；第二是檔案之間的歷史聯(lián)系具有客觀(guān)存在性，即表現(xiàn)因社會(huì)實(shí)踐而產(chǎn)生的檔案文件內(nèi)部的相互關(guān)系是真實(shí)存在的，不以個(gè)人的主觀(guān)意志發(fā)生轉(zhuǎn)移；第三是檔案是文件轉(zhuǎn)換的產(chǎn)物，檔案具備文件形成與完善的特點(diǎn)，檔案之間的歷史聯(lián)系來(lái)源于源文件之間的歷史聯(lián)系。
（二）檔案歷史聯(lián)系的特征
主、客觀(guān)統(tǒng)一性是檔案歷史聯(lián)系的特征之一，主要表現(xiàn)如下：其一是檔案歷史聯(lián)系的客觀(guān)特征來(lái)源于其源文件的客觀(guān)特征，即檔案歷史聯(lián)系來(lái)源于社會(huì)實(shí)踐中文件的歷史關(guān)系，具有客觀(guān)存在性；其二是檔案歷史聯(lián)系源于文件卻高于文件，表現(xiàn)為人類(lèi)思維意識(shí)對(duì)客觀(guān)實(shí)踐的主觀(guān)抽象，具有主觀(guān)描述性。因此，檔案歷史聯(lián)系是主觀(guān)與客觀(guān)的統(tǒng)一體，并因檔案整理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和認(rèn)知水平而存在差異，比如某些歷史聯(lián)系是客觀(guān)實(shí)踐的真實(shí)描述，而某些歷史聯(lián)系則是歪曲虛假的反映，所以，檔案整理員應(yīng)經(jīng)客觀(guān)實(shí)踐和主觀(guān)意識(shí)的統(tǒng)一，將客觀(guān)歷史聯(lián)系搜集、處理，加工、提煉使歷史聯(lián)系成為客觀(guān)與主觀(guān)的統(tǒng)一體，付諸于特定的物質(zhì)載體，固化或物化為具體的物質(zhì)形態(tài)以記錄檔案歷史聯(lián)系。
檔案的本質(zhì)在于記錄歷史的真實(shí)性，歷史聯(lián)系性檔案整理即為利用檔案記錄歷史的過(guò)程，歷史聯(lián)系的檔案整理更易于形成歷史記錄。因此，來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式四維度架構(gòu)是檔案歷史聯(lián)系的特征之二，主要表現(xiàn)為：哲學(xué)維度的歷史具有清晰的嚴(yán)謹(jǐn)性、發(fā)散性和推理性，因此解析定義歷史由來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式組成的四維度架構(gòu)，并將社會(huì)實(shí)踐的踐行者界定為主體，將社會(huì)實(shí)踐的被踐行者界定為客體，以對(duì)應(yīng)時(shí)間為載體，將檔案歷史聯(lián)系界定為由來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式四維度架構(gòu)，使檔案歷史聯(lián)系的記錄與哲學(xué)維度的歷史一一對(duì)應(yīng)。
2 檔案整理的核心與本質(zhì)：歷史聯(lián)系性整理
（一）歷史聯(lián)系思想的產(chǎn)生
檔案整理的核心和本質(zhì)是檔案歷史聯(lián)系性的整理，回顧近現(xiàn)代檔案整理實(shí)踐，檔案整理的歷史聯(lián)系思想產(chǎn)生如下：民國(guó)初期因社會(huì)生產(chǎn)力和認(rèn)知局限性，并未形成完整的檔案學(xué)分類(lèi)理論，只是單純的借鑒“杜威十進(jìn)制”分類(lèi)法，機(jī)械地束縛并破壞檔案間的歷史聯(lián)系，不能真實(shí)地按照檔案的具體情況進(jìn)行分類(lèi)；但是，部分有識(shí)之士指出檔案整理與圖書(shū)管理的本質(zhì)區(qū)別：檔案形成于特定的歷史實(shí)踐，是社會(huì)實(shí)踐系統(tǒng)性和積累性的歷史產(chǎn)物，其分類(lèi)應(yīng)源于歷史并尊重歷史，必須“特有要?jiǎng)t”；于此，檔案整理嘗試以檔案自身形成與特點(diǎn)為基準(zhǔn)，按照檔案間歷史聯(lián)系進(jìn)行分類(lèi)，例如1933年文獻(xiàn)館明清檔案整理原則即為：分析研究與檔案產(chǎn)生密切相關(guān)的文書(shū)程序、檔案術(shù)語(yǔ)、職官衙署等因素，有機(jī)選擇具備特有本質(zhì)與形成關(guān)系的文件實(shí)體，并選擇不同的分類(lèi)方案以體現(xiàn)歷史聯(lián)系的層面性。總之，歷史聯(lián)系思想的產(chǎn)生初期，主要體現(xiàn)了檔案四維度特征中的來(lái)源聯(lián)系，使檔案整理部分的體現(xiàn)歷史聯(lián)系的客觀(guān)結(jié)果，最終按照時(shí)間、內(nèi)容、形式等要素分類(lèi)排列，雖然未上升至一定的理論高度，但是仍然為歷史聯(lián)系思想的后續(xù)研究提供經(jīng)驗(yàn)和奠定基礎(chǔ)。
（二）歷史聯(lián)系思想的發(fā)展與完善
歷史聯(lián)系思想的發(fā)展與完善主要經(jīng)歷兩個(gè)階段，第一階段是“來(lái)源原則”和“全宗理論”在檔案整理領(lǐng)域中的運(yùn)用；第二階段是電子檔案的元數(shù)據(jù)整理在檔案實(shí)踐的應(yīng)用。“來(lái)源原則”是檔案學(xué)理論的基石，指按照檔案來(lái)源或形成進(jìn)行整理與分類(lèi)的原則，其特點(diǎn)是斷定檔案來(lái)源差異并保持原有整理次序；“全宗理論”是檔案學(xué)的最高原則，指將來(lái)源相同的檔案作為統(tǒng)一整體進(jìn)行保存與整理。但是，不論是“來(lái)源”還是“全宗”，其本質(zhì)均為檔案整理的歷史聯(lián)系而且均來(lái)自檔案整理實(shí)踐，尊重檔案的自然存在和固有形成的歷史聯(lián)系，強(qiáng)調(diào)并維護(hù)歷史聯(lián)系檔案的客觀(guān)規(guī)律和客觀(guān)事實(shí)，以歷史聯(lián)系為載體，在特定的統(tǒng)一的原則下，辨析來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等諸方面因素，為歷史聯(lián)系檔案整理提供理論依據(jù)和指導(dǎo)方向。
另外，電子檔案的元數(shù)據(jù)整理產(chǎn)生于電子文件依賴(lài)性、易逝性、易變性、不確定性等特征下，意在真實(shí)完整的描述電子文件形成的條件、內(nèi)容、架構(gòu)和過(guò)程，并為計(jì)算網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供自動(dòng)變細(xì)、分析、分解、提取、歸納的數(shù)據(jù)信息，將其內(nèi)容特征、文件形成、處理利用等過(guò)程用元數(shù)據(jù)記錄，具備真實(shí)性、時(shí)效性、完整性和高價(jià)值性。元數(shù)據(jù)整理電子檔案的本質(zhì)也是歷史聯(lián)系性整理，通過(guò)整理元數(shù)據(jù)集記錄檔案間歷史聯(lián)系并對(duì)應(yīng)和還原相應(yīng)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，反映電子檔案記錄社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史過(guò)程與形成背景。
3 歷史聯(lián)系整理技術(shù)：”虛擬整理”技術(shù)
（一）“虛擬整理”技術(shù)綜述
“虛擬整理”指與文件實(shí)體排列順序無(wú)關(guān)，以符號(hào)或符號(hào)的語(yǔ)法邏輯為載體，單純記錄并解釋檔案間歷史聯(lián)系的一種整理技術(shù)。“虛擬整理”技術(shù)的結(jié)果是形成檔案歷史聯(lián)系記錄，揭示并固化檔案歷史聯(lián)系，合理真實(shí)的表達(dá)檔案物質(zhì)實(shí)體本質(zhì)構(gòu)成部分。”虛擬整理“技術(shù)優(yōu)于“實(shí)體整理”技術(shù)表現(xiàn)于其不僅實(shí)現(xiàn)檔案歷史聯(lián)系的多為整理，而且實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案、電子檔案、不同載體檔案等檔案整理實(shí)踐環(huán)境下的統(tǒng)一，換言之，“虛擬整理”技術(shù)能以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)或者計(jì)算機(jī)整理軟件為載體，通過(guò)對(duì)檔案文件材料中不同原則下歷史特征的多維排序，以不破壞實(shí)體排列為準(zhǔn)則，全面、真記錄實(shí)體記錄中所不能表現(xiàn)的檔案歷史聯(lián)系。“虛擬整理”技術(shù)應(yīng)完善為以人工干預(yù)為主，以計(jì)算機(jī)模擬為輔助的全新檔案整理技術(shù)，人為處理、描述、記錄檔案的歷史聯(lián)系性，保證檔案歷史聯(lián)系的可檢索功能。
（二）“虛擬整理”技術(shù)的使用意義
“虛擬整理”技術(shù)具備多向歷史聯(lián)系記錄、豐富檔案整理實(shí)踐意義及理論等特點(diǎn)，現(xiàn)將“虛擬整理”技術(shù)詳細(xì)闡述如下：其一是擺脫非歷史聯(lián)系因素對(duì)檔案整理的影響，即擺腿檔案實(shí)體排列順序的歷史聯(lián)系記錄，注重檔案文件與社會(huì)實(shí)踐過(guò)程的一一對(duì)應(yīng)，使檔案歷史聯(lián)系性整理免受保管期限、密級(jí)、載體種類(lèi)等非歷史因素的影響；其二是完善檔案整理的實(shí)踐原則，“來(lái)源原則”不是檔案學(xué)的至善原則，也并非歷史性原則，而“虛擬整理”技術(shù)能實(shí)現(xiàn)檔案整理從“來(lái)源原則”向歷史性原則的過(guò)渡，使歷史性原則真實(shí)完整的包容“來(lái)源原則”以保證歷史性原則的適用性；其三是檔案整理實(shí)踐重心偏向信息整理，即檔案實(shí)體管理向以檔案歷史聯(lián)系整理為核心和本質(zhì)的檔案信息整理便宜，“虛擬整理”技術(shù)作為其過(guò)程的加速器和助推器，保證此過(guò)程的穩(wěn)定與合理。
無(wú)論任何國(guó)家，事業(yè)單位都是這個(gè)國(guó)家發(fā)展與建設(shè)的核心，更是黨與政府的主要管理部門(mén)。現(xiàn)今，檔案管理工作作為事業(yè)單位的主要組成部分，在其運(yùn)行發(fā)展中，若檔案管理工作做得不夠完善，那么，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，其本身的利益就會(huì)受到很大影響。對(duì)此，加強(qiáng)與完善檔案管理工作，對(duì)于檔案管理工作中存在的問(wèn)題縮小化，只有研究出更好的創(chuàng)新決策，才會(huì)更有利于事業(yè)單位今后的發(fā)展與決策。在任何一個(gè)國(guó)家、企業(yè)或是事業(yè)單位發(fā)展中，檔案管理工作都承載著重要的信息。我們應(yīng)該看清目前檔案管理工作的現(xiàn)狀。該文從事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀出發(fā)，從多角度剖析了檔案管理工作中存在的不足，最后提出了事業(yè)單位要將檔案管理工作視為重點(diǎn)，并提出了幾點(diǎn)創(chuàng)新的舉措。
1 事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀中存在的問(wèn)題
1.1 檔案管理?xiàng)l件很差
主要是由于事業(yè)單位自身的原因造成的。因?yàn)槠浔旧砭蛯?duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，因此忽視了檔案管理工作，所以導(dǎo)致在資金投入方面比較少。事業(yè)單位中很多高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的概念與認(rèn)識(shí)不是很清晰，在具體實(shí)施過(guò)程中，不能客觀(guān)地為事業(yè)單位創(chuàng)造直接經(jīng)濟(jì)利益與社會(huì)效益，工作中頭腦一熱就重視此項(xiàng)工作，只有三分鐘熱度，所以導(dǎo)致此項(xiàng)工作開(kāi)展得不是很順利，進(jìn)而越來(lái)越衰弱。久而久之，管理?xiàng)l件也受到了很大影響，存放檔案的庫(kù)房比較簡(jiǎn)陋，同時(shí)還有其他物品堆放，現(xiàn)場(chǎng)管理混亂不堪。另外，檔案管理工作人員對(duì)自己所從事的工作不重視，工作中不夠認(rèn)真，有的管理工作人員甚至認(rèn)為檔案管理就是對(duì)自己所在單位及其他部門(mén)的資料進(jìn)行一個(gè)簡(jiǎn)單的保管。因此，工作中管理手段不夠科學(xué)與完善，進(jìn)而影響了檔案管理工作的質(zhì)量與效果。實(shí)際上，這項(xiàng)工作除了細(xì)致以外，還比較煩瑣，它是事業(yè)單位的重點(diǎn)核心內(nèi)容，其管理的好壞直接影響著事業(yè)單位創(chuàng)造的社會(huì)利益與經(jīng)濟(jì)利益。不論是事業(yè)單位的高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理工作人員，都要重視此項(xiàng)工作，看清并重視檔案管理工作的重要性，對(duì)這項(xiàng)工作增加資金投入，使其管理?xiàng)l件提高；管理人員工作中要抱著積極的工作心態(tài)和工作熱情，不要造成重要檔案信息的遺漏與丟失。
1.2 缺少專(zhuān)業(yè)的管理業(yè)務(wù)人員
從目前檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，在事業(yè)單位檔案管理工作中，有很多管理工作人員業(yè)務(wù)不熟練，更缺少專(zhuān)業(yè)的管理技能，甚至對(duì)檔案管理工作中有些工作環(huán)節(jié)仍然存在著一定的誤區(qū)。由于管理人員工作業(yè)務(wù)素質(zhì)低，最終導(dǎo)致很多信息資料被遺失、丟棄。另外，有的管理人員職業(yè)道德缺乏，甚至泄露機(jī)密等現(xiàn)象存在。可見(jiàn)，由于管理人員業(yè)務(wù)整體素質(zhì)低下最終導(dǎo)致檔案管理工作開(kāi)展得不是很順利。近幾年來(lái)，事業(yè)單位逐步開(kāi)始對(duì)自身的人事制度進(jìn)行改革，通過(guò)對(duì)管理人員的認(rèn)真考核，經(jīng)過(guò)培訓(xùn)考試合格才能上崗，對(duì)于有些檔案管理人員在工作中部分操作流程不夠熟悉、對(duì)檔案管理工作意識(shí)較差的工作人員進(jìn)行了嚴(yán)重處理。
2 事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新研究管理決策
2.1 重視檔案管理工作并提高對(duì)此項(xiàng)工作的意識(shí)
在事業(yè)單位管理工作中，檔案管理工作極其重要。它是事業(yè)單位管理工作中的重點(diǎn)核心部分，其檔案管理工作的好壞，直接影響著事業(yè)單位整體管理工作的好壞。因此，事業(yè)單位要想取得良好的檔案管理成果，必須要重視此項(xiàng)工作發(fā)揮的重要性。加強(qiáng)事業(yè)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的管理意識(shí)并提高重視度，針對(duì)檔案管理體制中涉及的一些管理工作一定要認(rèn)真執(zhí)行并落實(shí)，同時(shí)要增加資金投入、提高檔案管理保管條件，大力增加專(zhuān)業(yè)人才使用，為檔案管理工作提供有力的保障。另外，更要建立一支高素質(zhì)、高職業(yè)道德的檔案管理人才隊(duì)伍，只有這樣，才能真正提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，才能使此項(xiàng)工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
2.2 強(qiáng)化檔案管理制度完善、統(tǒng)一并執(zhí)行到位
現(xiàn)今，事業(yè)單位要想取得好的發(fā)展管理成果，除了要重視檔案管理工作之外，對(duì)于檔案管理制度的執(zhí)行也很重要，檔案管理制度不是一張白紙，中看不中用，只有建立完善嚴(yán)格的檔案管理制度才能對(duì)下一步開(kāi)展工作提供幫助。檔案管理制度要認(rèn)真落實(shí)并執(zhí)行到位，加強(qiáng)各項(xiàng)規(guī)范和管理工作的執(zhí)行，對(duì)于事業(yè)單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與管理人員更要認(rèn)真執(zhí)行并嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。只有建立完善的檔案管理體制并執(zhí)行到位，才能取得可喜可賀的成果。
2.3 加強(qiáng)檔案的保密工作
在檔案管理工作環(huán)節(jié)中，做好檔案保密工作是十分重要的環(huán)節(jié)，尤其是對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講，做好檔案保密工作更是重中之重，在進(jìn)行檔案存檔的同時(shí)，對(duì)于外界保管環(huán)境也要做好，例如，門(mén)窗要加固好，要有專(zhuān)業(yè)的管理人員進(jìn)行看護(hù)，要禁止任何無(wú)關(guān)緊要的人員進(jìn)入檔案管理區(qū)，要防止不法分子潛入，但是對(duì)于管理人員的辦公室要和存放檔案室分開(kāi)，要確保任何一個(gè)檔案管理人員的保密意識(shí)不斷加強(qiáng)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，了解泄密的后果以及要承擔(dān)的責(zé)任。
2.4 提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力
檔案管理是一項(xiàng)綜合性非常強(qiáng)的工作，對(duì)管理人員的要求也比較高，檔案管理人員要具有豐富的檔案管理知識(shí)和技能。事業(yè)單位要定期組織管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，提高他們的檔案管理知識(shí)和技能，提高計(jì)算機(jī)技術(shù)和能力。同時(shí)，要具備較高的職業(yè)道德。樹(shù)立檔案管理意識(shí)，認(rèn)真、負(fù)責(zé)地開(kāi)展工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量。另外，提升事業(yè)單位檔案管理的地位和加強(qiáng)相關(guān)人員的培訓(xùn)。
關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；學(xué)校文化；檔案管理
一、知識(shí)管理與檔案管理
檔案是保存歷史真實(shí)紀(jì)錄的第一手資料，不僅是社會(huì)共同擁有的資產(chǎn)，也是學(xué)術(shù)研究的主要資料來(lái)源。當(dāng)今已經(jīng)邁入知識(shí)管理時(shí)代，政府運(yùn)作思維應(yīng)當(dāng)具有建檔、擴(kuò)散與創(chuàng)新的理念，即由現(xiàn)代化檔案管理與運(yùn)用，到發(fā)揮文件擴(kuò)散的功能。這樣可使政府與民眾間互動(dòng)更密切，增進(jìn)彼此之間的互相信任和依賴(lài)，進(jìn)而發(fā)展成為能夠了解民瘼、體恤民意之施政服務(wù)。[1]
從知識(shí)管理核心和組織的核心競(jìng)爭(zhēng)力來(lái)看，筆者認(rèn)為，知識(shí)管理的核心是知識(shí)累積、知識(shí)擴(kuò)散與知識(shí)創(chuàng)造。知識(shí)管理正是為了有效地挖掘和體現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值而發(fā)展起來(lái)的一種新型管理模式。它是通過(guò)對(duì)組織知識(shí)資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和有效利用，以提高組織創(chuàng)新能力，進(jìn)而提高組織的核心競(jìng)爭(zhēng)能力的一種管理活動(dòng)。
高校大學(xué)檔案之知識(shí)管理是以知識(shí)管理為導(dǎo)向的檔案管理。它是通過(guò)檔案知識(shí)的積累、組織、評(píng)價(jià)、服務(wù)，滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)檔案知識(shí)的需求，從而發(fā)揮知識(shí)作為核心資源的作用，推動(dòng)高校發(fā)展戰(zhàn)略的落實(shí)。因此，在實(shí)施檔案知識(shí)管理的過(guò)程中，高校檔案管理者需要以知識(shí)管理為導(dǎo)向，對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再創(chuàng)造，實(shí)現(xiàn)從檔案收集到知識(shí)累積，從檔案整理到知識(shí)組織，從檔案鑒定到知識(shí)評(píng)價(jià)，從檔案服務(wù)到知識(shí)服務(wù)的轉(zhuǎn)變。[2]
二、學(xué)校文化與檔案管理
就教育觀(guān)點(diǎn)而論，大學(xué)博物館的角色，除了輔助教學(xué)和研究與服務(wù)之外，最積極的一項(xiàng)功能，就是在于它能成為創(chuàng)造性校園文化情調(diào)的一個(gè)重要的成份，是一個(gè)能提供“博雅教育”和“通識(shí)教育”的場(chǎng)所。它有助于培養(yǎng)通達(dá)而有修養(yǎng)的文化人。而檔案館所扮演的角色與博物館類(lèi)似，大學(xué)檔案館的成立，亦有助于學(xué)校文化的形成。
校園文化和高校檔案，彼此在教育目標(biāo)和對(duì)象上，方向是一致的，都是以學(xué)校為依托，目的在于傳授學(xué)生文化知識(shí)、科學(xué)知識(shí)、社會(huì)知識(shí)、開(kāi)發(fā)智慧，提高大學(xué)生全方位的素質(zhì)。大學(xué)高校檔案管理不僅是校園文化建設(shè)的重要組成部分，也是強(qiáng)化校園文化建設(shè)的有利管道。高校檔案信息管理是校園文化建設(shè)的有利舉措，校園文化與高校檔案密不可分。
高校檔案工作是為教學(xué)、科研、管理工作服務(wù)的，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在人力、物力和政策方面的大力支持。首先，高校要強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要作用，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)將檔案工作作為學(xué)校工作的重點(diǎn)納入到學(xué)校發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，使之成為領(lǐng)導(dǎo)考核的一個(gè)內(nèi)容；其次，高校要切實(shí)提高檔案工作的科學(xué)性，使檔案在學(xué)校各項(xiàng)工作中真正發(fā)揮重要作用，使高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及個(gè)別職能部門(mén)意識(shí)到檔案管理工作的特殊性。
學(xué)校文化影響檔案管理，檔案管理亦影響學(xué)校文化。檔案管理，包括了檔案的搜集、檔案儲(chǔ)存、檔案應(yīng)用等。檔案管理除了無(wú)形地塑造學(xué)校文化以外，還影響到有形校園文化的建設(shè)和營(yíng)造。因而，學(xué)校文化與檔案管理間的關(guān)系，日顯重要。檔案部門(mén)擁有組織中最大部分的顯性知識(shí)，而個(gè)人知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)的分享是組織中的內(nèi)隱知識(shí)部分，其背后隱喻著強(qiáng)調(diào)組織文化的重要性，唯有開(kāi)放與溝通的環(huán)境，顯性與內(nèi)隱知識(shí)才能得以交流、轉(zhuǎn)化與分享。因此，組織文化是知識(shí)管理成功的關(guān)鍵因素，同樣地，檔案文化也是影響檔案知識(shí)管理成功的關(guān)鍵因素之一。
三、知識(shí)管理、學(xué)校文化與檔案管理
知識(shí)管理原本只是專(zhuān)注于提升企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)的效率與創(chuàng)造性的。然而，隨著科技進(jìn)步，知識(shí)管理的范圍也擴(kuò)大到顧客與投資者等與非企業(yè)者的方向。也就是說(shuō)，知識(shí)管理已不僅是單純的公司內(nèi)部的信息共享及活用而已，還要向社會(huì)擴(kuò)展。因此，大學(xué)院校的知識(shí)管理，除了要提升教學(xué)與行政效率以外，更要擴(kuò)展到社會(huì)教育部分，進(jìn)行信息共享。[3]
另外，大學(xué)院校是創(chuàng)新知識(shí)的主要發(fā)源地，蘊(yùn)藏著大量的無(wú)形資產(chǎn)。因此，學(xué)校若能推廣知識(shí)管理之理念，塑造出愿意分享、創(chuàng)新、儲(chǔ)存及利用知識(shí)的學(xué)習(xí)環(huán)境，則對(duì)教師的教學(xué)活動(dòng)與學(xué)生的學(xué)習(xí)成效，將會(huì)產(chǎn)生極佳的效果。我們以檔案管理作為知識(shí)管理的基礎(chǔ)，并以學(xué)校文化為核心，把知識(shí)管理、學(xué)校文化與檔案管理進(jìn)行結(jié)合，將會(huì)使大學(xué)院校發(fā)揮出知識(shí)傳遞的角色。
四、研究總結(jié)
知識(shí)管理使檔案管理不再只是對(duì)外顯的知識(shí)進(jìn)行保存與管理，而是要將無(wú)形的內(nèi)隱知識(shí)進(jìn)行傳承與應(yīng)用，擴(kuò)充檔案管理功能，增加分享與應(yīng)用，發(fā)揮教育功能。透過(guò)知識(shí)管理后的檔案，不再只是被動(dòng)地被翻閱的檔案，而是被活化了其功用，并能為需求者提供服務(wù)。檔案管理單位實(shí)在有必要轉(zhuǎn)型為知識(shí)管理單位，文件管人員亦應(yīng)以知識(shí)管理者角色自居，而不再只是檔案保管者的角色。這也是知識(shí)管理為基礎(chǔ)的檔案管理的價(jià)值所在。
參考文獻(xiàn)
【論文摘要】本文結(jié)合知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的主要特征，對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理和信息時(shí)代企業(yè)檔案管理及其存在問(wèn)題進(jìn)行了分析，把企業(yè)檔案管理提升到知識(shí)資源管理的高度，運(yùn)用知識(shí)管理的規(guī)律，對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)檔案管理的價(jià)值和作用進(jìn)行了重新定位。
一、知識(shí)經(jīng)濟(jì)的主要特征
一是知識(shí)已成為企業(yè)生產(chǎn)力和生產(chǎn)關(guān)系的最大要素；二是知識(shí)的來(lái)源已經(jīng)全球化、信息化、多樣化。過(guò)去知識(shí)的來(lái)源并不豐富和直接，而隨著因特網(wǎng)的普及，世界的知識(shí)已經(jīng)融匯在網(wǎng)絡(luò)中，隨時(shí)隨地可以取得和應(yīng)用。過(guò)去知識(shí)主要以書(shū)報(bào)、文稿為主，而現(xiàn)在有文字、圖像、語(yǔ)音、圖形多種表現(xiàn)形式，又以紙質(zhì)、電子、光碟等多種媒體表現(xiàn)；三是知識(shí)處理與傳播已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化。過(guò)去靠面對(duì)面培訓(xùn)I，靠電視、廠(chǎng)播。而現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)已經(jīng)深入到企業(yè)和家庭，知識(shí)已經(jīng)緊緊地圍繞在我們身邊；四是知識(shí)的產(chǎn)權(quán)化。雖然大量知識(shí)已共享，但作為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的核心知識(shí)正在產(chǎn)權(quán)化，以保護(hù)創(chuàng)新知識(shí)的企業(yè)。企業(yè)也正以自己的創(chuàng)新知識(shí)獲取企業(yè)的最大利潤(rùn)；五是知識(shí)管理成為主要的手段，也成為企業(yè)的核心管理。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理重點(diǎn)已經(jīng)轉(zhuǎn)移到知識(shí)管理上，因?yàn)槠髽I(yè)的利潤(rùn)增長(zhǎng)來(lái)源主要是企業(yè)掌握了別人不具備的知識(shí)(產(chǎn)品技術(shù)知識(shí)、商業(yè)推廣知識(shí)、高效工藝知識(shí)、商業(yè)模式知識(shí)等)，而掌握和擁有知識(shí)的過(guò)程就是知識(shí)管理過(guò)程。
二、企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題
(一)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)在收集、保存資料，記載“歷史”。傳統(tǒng)檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過(guò)程、記載、文件、書(shū)報(bào)、物品存檔為管理對(duì)象，管理手段主要就是用媒體(主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì))記錄下來(lái)，并分’Iqg3l類(lèi)地存放在檔案室中。這個(gè)階段由于技術(shù)手段的限制，管理的重點(diǎn)就在“收集”、“管理”、“編目編冊(cè)”、“保存”、“借閱”等工作上。同時(shí)，非常強(qiáng)調(diào)資料的完整性、安全性，所以過(guò)去只有少數(shù)的人員能借閱。事實(shí)上，傳統(tǒng)的檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人在需要的時(shí)候以歷史資料為依據(jù)，檔案才產(chǎn)生作用。由于歷史的局限，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理主要存在以下問(wèn)題：一是工作量大，耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)。特別是在大型企業(yè)，這個(gè)問(wèn)題特別突出。因?yàn)榇笮推髽I(yè)的檔案資料來(lái)源是多方面的，技術(shù)的、人事的、財(cái)務(wù)的、政策的、管理的，甚至有設(shè)施、設(shè)備、工具的。若要收集上來(lái)，就得有專(zhuān)門(mén)人員催辦、審查，還要進(jìn)行編目編冊(cè)。企業(yè)規(guī)模越大，檔案收集整理的工作量越大。二是保存占據(jù)空間較大。特別是大型企業(yè)，檔案資料經(jīng)過(guò)幾十年的積累，已經(jīng)不勘重負(fù)，而現(xiàn)在更是“檔案爆炸”。面對(duì)如此情況，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無(wú)能為力。三是查找困難。傳統(tǒng)檔案的借閱必須到檔案室現(xiàn)場(chǎng)，還要在書(shū)“山”文“海”中撈“針”。雖然也有一些索引查閱的工具，但依然要耗費(fèi)大量的時(shí)間去找尋一份資料。如果所需的資料已被借出，就無(wú)法滿(mǎn)足其他人的需求。在遠(yuǎn)地工作的人員要查閱檔案更是難上加難，無(wú)法滿(mǎn)足大企業(yè)“身”處多地的需要。這也就是以往科研開(kāi)發(fā)、企業(yè)規(guī)劃、文案編輯工作效率低下的主要原因。四是傳統(tǒng)檔案的安全性沒(méi)有可靠的保障。因?yàn)槎嗍羌堎|(zhì)記錄，被蟲(chóng)咬、被鼠啃是常有的事。如果只有“孤本”，就難免“絕跡”。另外，還有火情、雨情、盜情等干擾。
（二）信息時(shí)代企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題。
I、收集整理檔案用人多，耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)。與傳統(tǒng)檔案管理一樣，檔案得不到及時(shí)地、實(shí)時(shí)地應(yīng)用。等整理編號(hào)完畢，已經(jīng)成為“歷史”。有更嚴(yán)重的問(wèn)題是，部分信息管理人員、檔案管理人員不具備整理的能力，致使檔案規(guī)范化難以實(shí)現(xiàn)。
2、檔案的分類(lèi)方法多沿襲舊制。按過(guò)去的檔案管理的分類(lèi)方法，最多再加進(jìn)一些信息管理的規(guī)則，脫離了實(shí)際工作規(guī)律或習(xí)慣，致使一些人找不到需要的檔案，或很難找到與工作實(shí)際相關(guān)的信息。因?yàn)榻^大多數(shù)檔案利用者并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類(lèi)方法，查找起來(lái)就顯得非常麻煩。如果第一次找不到、第二次找又很麻煩，以后就不去找了。事實(shí)上，這也是眾多檔案管理實(shí)施信息化以后出現(xiàn)的問(wèn)題。最后，檔案信息系統(tǒng)依然是檔案管理者自己的系統(tǒng)。
3、檔案中的信息類(lèi)、數(shù)據(jù)類(lèi)、知識(shí)類(lèi)資料區(qū)分不清。就知識(shí)類(lèi)的檔案而言，如新收集到的冶煉工藝方法，它是知識(shí)，是隨實(shí)踐變化的，需要在實(shí)踐中優(yōu)化、提高、創(chuàng)新，那么就要及時(shí)地送到其他地方去應(yīng)用、實(shí)踐、檢驗(yàn)，并再修正、存入系統(tǒng)，循環(huán)往復(fù)，得到最后的最佳工藝。這個(gè)過(guò)程決不是采用信息管理方式能做到的。
4、網(wǎng)絡(luò)化沒(méi)有給企業(yè)檔案管理帶采革命性的變化。信息時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)化把全球聯(lián)成了地球村，檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處理的事情。因?yàn)椋谛畔⒏?jìng)爭(zhēng)、知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)的激烈狀態(tài)下，人們已經(jīng)沒(méi)有時(shí)間等待檔案員那漫長(zhǎng)的整理過(guò)程。只有對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)、快捷地處理，才能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)社會(huì)對(duì)檔案的需求。目前就我國(guó)各級(jí)檔案館來(lái)看，檔案管理的革命性變化還沒(méi)有真正到來(lái)。
三、企業(yè)檔案管理與知識(shí)資源管理的關(guān)系
企業(yè)知識(shí)管理就是通過(guò)一定手段，把知識(shí)的產(chǎn)生、沉淀、規(guī)范、傳遞、應(yīng)用等過(guò)程管理起來(lái)，使企業(yè)員工快速掌握知識(shí)，具備更強(qiáng)的工作能力，極大地提高企業(yè)工作質(zhì)量和效率水平，進(jìn)而取得利潤(rùn)。企業(yè)知識(shí)是企業(yè)利潤(rùn)的核心來(lái)源，知識(shí)管理也就是企業(yè)核心利潤(rùn)源的管理。管理本身要求在管理工作中給管理者提供或配備恰當(dāng)?shù)闹R(shí)，使管理者既有能力，又高效率地開(kāi)展管理。所以這樣的知識(shí)管理是管理者工作素質(zhì)水平的有力保障，也就是企業(yè)核心素質(zhì)的管理。
1、知識(shí)資源管理正逐步成為企業(yè)管理的核心之一。企業(yè)知識(shí)大體上分為顯性和隱性?xún)纱箢?lèi)。顯性知識(shí)就是已經(jīng)記載下來(lái)、能看、能聽(tīng)或能讀的知識(shí)；隱性知識(shí)是存在于大腦中、行為中、數(shù)據(jù)中，未被記載下來(lái)的知識(shí)。所謂知識(shí)資源狹義上的定義就是顯性知識(shí)。知識(shí)資源管理，也就是顯性知識(shí)的管理。當(dāng)然，顯性知識(shí)也是從隱性知識(shí)轉(zhuǎn)變而來(lái)的。知識(shí)資源管理是知識(shí)管理的重要組成部分之一，它當(dāng)然是企業(yè)管理的核心之一。并且可以說(shuō)，知識(shí)資源對(duì)于企業(yè)、組織來(lái)講，現(xiàn)實(shí)感到是最需要管理的，因?yàn)樗鼈円呀?jīng)是、或大部份已經(jīng)是企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果，它們代表了企業(yè)現(xiàn)實(shí)的知識(shí)資產(chǎn)，所以說(shuō)，知識(shí)資源的管理其實(shí)質(zhì)是對(duì)企業(yè)核心知識(shí)資產(chǎn)的管理。
2、知識(shí)資源管理須遵從知識(shí)管理的規(guī)律。所謂知識(shí)管理的規(guī)律，就是推動(dòng)知識(shí)運(yùn)動(dòng)的規(guī)律。企業(yè)的知識(shí)管理具有如下特點(diǎn)：一是“產(chǎn)生者是企業(yè)各類(lèi)工作崗位上的員工；二是“沉淀”在企業(yè)的環(huán)境中，供大家共享；三是“規(guī)范”(優(yōu)化1是全體參與者共同的事，也必須經(jīng)過(guò)大家形成共識(shí)，并經(jīng)過(guò)專(zhuān)家加以確認(rèn)；四是“應(yīng)用”到工作中，支持需要它的員工進(jìn)行實(shí)際工作，是知識(shí)資源管理的最主要目標(biāo)；五是“創(chuàng)新”知識(shí)，是集體的創(chuàng)新，是讓集體系統(tǒng)地、規(guī)模地改變工作的方式、方法，進(jìn)而使企業(yè)工作步入新的境界。
3、檔案知識(shí)管理必然上升到知識(shí)資源管理。檔案知識(shí)是典型的顯性知識(shí)，并且是經(jīng)過(guò)一定規(guī)范化處理(格式化編目、編號(hào))得知識(shí)資源。當(dāng)我們認(rèn)識(shí)到檔案知識(shí)是知識(shí)資源，那么它的管理就要從知識(shí)資源管理的角度去認(rèn)識(shí)、去推動(dòng)。
(1)企業(yè)檔案知識(shí)管理上升到知識(shí)資源管理是完全可能的。因?yàn)闄n案知識(shí)是知識(shí)資源，且是規(guī)范化處理后的知識(shí)資源。按照知識(shí)資源的管理過(guò)程，它還將“應(yīng)用”到工作中，并“創(chuàng)新”知識(shí)、“創(chuàng)新”工作，這才符合檔案知識(shí)管理的規(guī)律，才能“生存”下去，否則檔案知識(shí)管理就會(huì)走到盡頭。
(2)企業(yè)檔案管理上升到知識(shí)資源管理也是現(xiàn)實(shí)必需的。因?yàn)橥ㄟ^(guò)上升，檔案知識(shí)不再被看成信息，不再按信息管理的規(guī)律去管理，由此就能避開(kāi)信息時(shí)代檔案管理的問(wèn)題。一是通過(guò)大家參與，形成共識(shí)的知識(shí)資源“規(guī)范”(優(yōu)化)處理，避免了過(guò)去收集整理只是檔案管理者的事；二是通過(guò)支持實(shí)際工作，知識(shí)資源結(jié)合實(shí)際分類(lèi)“應(yīng)用”，解決了過(guò)去“按檔案方法分類(lèi)，不切實(shí)際”的問(wèn)題，也解決了“檔案知識(shí)不能及時(shí)或?qū)崟r(shí)應(yīng)用”的問(wèn)題；三是檔案知識(shí)管理真正按知識(shí)管理的方法、手段來(lái)進(jìn)行，避免了“知識(shí)類(lèi)檔案”還按照信息類(lèi)檔案進(jìn)行處理的錯(cuò)誤方式。綜上所述，檔案知識(shí)管理上升到知識(shí)資源管理既是可能的，也是必要的，所以說(shuō)是必然的。
檔案管理系統(tǒng)屬于企業(yè)信息化的基礎(chǔ)工程之一，它是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的一種整體處理模式。對(duì)于上海通用而言，檔案管理的主要目標(biāo)就是以確保檔案信息的安全、共享為原則，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)，在建立科學(xué)、統(tǒng)一的檔案管理模式、制度和標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，盡量采用先進(jìn)、適用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，充分利用本企業(yè)的信息資源，研制檔案信息化管理系統(tǒng)，以加強(qiáng)對(duì)本企業(yè)各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用、編研，加強(qiáng)企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理水平，為企業(yè)的管理、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等工作提供門(mén)類(lèi)齊全、形式多樣、內(nèi)容真實(shí)的檔案信息服務(wù)，并為檔案信息化的持續(xù)發(fā)展打下基礎(chǔ)，使檔案信息化與企業(yè)信息化、企業(yè)各項(xiàng)工作的發(fā)展要求相適應(yīng)。
上海通用檔案管理需求
為上海通用著手檔案系統(tǒng)開(kāi)發(fā)之前，對(duì)本機(jī)構(gòu)的檔案管理活動(dòng)及其現(xiàn)狀進(jìn)行了詳細(xì)的調(diào)查研究，明確了建設(shè)檔案管理系統(tǒng)的目的是一方面要在提高本企業(yè)各類(lèi)檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理水平的同時(shí)，最大限度地減少檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高檔案工作的效率和質(zhì)量：另一方面在實(shí)現(xiàn)本公司各類(lèi)檔案資源的集中統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)上，擴(kuò)大檔案跨地域、跨部門(mén)的共享范圍和利用效率，通過(guò)檔案的提供利用，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員提供決策支持和信息服務(wù)，提高公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、基建、科研、管理工作的效率和質(zhì)量。為企業(yè)客戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。樹(shù)立企業(yè)良好的形象。
為了保證檔案信息系統(tǒng)的順利實(shí)施，避免成為信息孤島，上海通用充分利用公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的信息資源，將檔案管理的觸角伸向前端，拓展檔案收集的途徑，提高檔案收集的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率，從而保證企業(yè)檔案信息資源的完整性。同時(shí)，在后端使檔案信息資源的利用延伸到本公司的信息化過(guò)程中去，擴(kuò)大檔案的利用，提升了檔案和檔案工作的價(jià)值。這種前后并進(jìn)的檔案管理理念將令檔案管理系統(tǒng)的功能得到充分的發(fā)揮。
經(jīng)過(guò)仔細(xì)調(diào)研和論證，上海通用的檔案系統(tǒng)建設(shè)工程將分三期進(jìn)行，一期工程以本公司各類(lèi)檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和開(kāi)發(fā)利用為主，部分開(kāi)展電子檔案管理；二期工程以檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和開(kāi)發(fā)利用為主，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類(lèi)檔案材料形成的流程控制；三期工程以知識(shí)類(lèi)檔案信息資源建設(shè)和開(kāi)發(fā)利用為主，強(qiáng)化對(duì)本公司核心信息庫(kù)資源的管理和開(kāi)發(fā)利用。
將復(fù)雜工作簡(jiǎn)單化，將簡(jiǎn)單工作規(guī)范化，這是上海通用秉承的檔案管理理念，他們堅(jiān)持從信息的源頭上抓起，將文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、照片檔案和實(shí)物檔案統(tǒng)統(tǒng)納入管理范疇，進(jìn)行檔案質(zhì)量監(jiān)控。為此，他們確定了三項(xiàng)主要任務(wù)：
一是要加快庫(kù)藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，以滿(mǎn)足檔案信息共享、快速檢索利用的需要。二是對(duì)那些重要的、利用頻率高、容易受損的檔案實(shí)行數(shù)字化。三是對(duì)在企業(yè)信息化環(huán)境中形成的電子文件進(jìn)行有效管理，保證歸檔電子文件真實(shí)、完整、長(zhǎng)期可讀。
檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)實(shí)現(xiàn)
針對(duì)上海通用的檔案管理需求，量子偉業(yè)著手開(kāi)發(fā)符合其特點(diǎn)的檔案管理系統(tǒng)。在系統(tǒng)技術(shù)層面，構(gòu)建上海通用檔案管理系統(tǒng)面臨的主要難點(diǎn)是異構(gòu)檔案數(shù)據(jù)的整合問(wèn)題。上海通用的系統(tǒng)主要是分成三大類(lèi)：一個(gè)是全球系統(tǒng)(legacySystem)，就是通用在北美地區(qū)以及全球通用的系統(tǒng)，這些系統(tǒng)都是通過(guò)大型機(jī)引進(jìn)來(lái)的；二是像SAP、Siebel、Peoplesoft這樣的系統(tǒng)；再有就是屬于SGM自己開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)，包括DMS、E-Supplv等。目前，上海通用前端的業(yè)務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)通過(guò)EAI(企業(yè)應(yīng)用集成)架構(gòu)進(jìn)行了整合，從檔案管理的角度看，這種信息平臺(tái)的著眼點(diǎn)是數(shù)據(jù)信息的交換和共享，而較少涉及信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題，很少考慮歸檔之后檔案信息的真實(shí)性、可讀性和可用性問(wèn)題。檔案數(shù)據(jù)異構(gòu)的現(xiàn)象不僅會(huì)導(dǎo)致業(yè)務(wù)信息共享困難、部門(mén)之間溝通不利、工作效率不高，而且最終會(huì)造成文件歸檔之后，難于形成企業(yè)共享性的檔案信息資源，無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的憑證查考價(jià)值。
正因?yàn)槿绱耍谝?guī)劃上海通用檔案管理系統(tǒng)伊始，充分運(yùn)用了“面向?qū)ο蟆钡脑O(shè)計(jì)原則，將設(shè)計(jì)的著眼點(diǎn)放在用戶(hù)對(duì)象身上，分析制造業(yè)用戶(hù)的具體需求，形成詳細(xì)的功能需求報(bào)告。并在規(guī)劃系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，將制造業(yè)企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)視為建設(shè)重點(diǎn)，在此基礎(chǔ)之上進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)，從而將面向?qū)ο蟮乃枷胍氲较到y(tǒng)設(shè)計(jì)中去。
為了解決異構(gòu)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和共享問(wèn)題，量子偉業(yè)一方面在系統(tǒng)的架構(gòu)上采用了三層架構(gòu)模式。即業(yè)務(wù)應(yīng)用層、核心工作流層、系統(tǒng)支持層。
之所以要實(shí)現(xiàn)一個(gè)工作流中間層主要基于對(duì)以下一些關(guān)鍵問(wèn)題的考慮：
一是在協(xié)同工作相關(guān)的各種類(lèi)型應(yīng)用中，均存在著類(lèi)似的工作流控制機(jī)制，這為實(shí)現(xiàn)一個(gè)工作流驅(qū)動(dòng)層提供了需求驅(qū)動(dòng)。
二是需要提供一種對(duì)協(xié)同工作流程模式的描述方法，并實(shí)現(xiàn)一個(gè)接口層，以提供對(duì)各種動(dòng)態(tài)變化的流程模式(靈活修改和增添新的流程內(nèi)容)的適應(yīng)。
三是基于多層結(jié)構(gòu)的體系設(shè)計(jì)和部件化設(shè)計(jì)思想提示了實(shí)現(xiàn)一個(gè)可供調(diào)用的中間工作流驅(qū)動(dòng)層將帶來(lái)軟件結(jié)構(gòu)和執(zhí)行效率上的改進(jìn)。
流程設(shè)計(jì)、組織和訪(fǎng)問(wèn)策略定義以及工作流控制引擎構(gòu)成了核心工作流層。應(yīng)用中介基于核心工作流層提供的標(biāo)準(zhǔn)訪(fǎng)問(wèn)接口，通過(guò)調(diào)用核心層的功能來(lái)完成各類(lèi)復(fù)雜的業(yè)務(wù)。該“中間層”的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在將有關(guān)流程的控制實(shí)現(xiàn)和具體應(yīng)用作了分離，降低了前端應(yīng)用實(shí)現(xiàn)的復(fù)雜度，大大降低了流程重組對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的影響。同時(shí)，基于一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)的接口框架，為與其他標(biāo)準(zhǔn)工作流實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的交互提供了可能。
為實(shí)現(xiàn)與其他標(biāo)準(zhǔn)工作流系統(tǒng)的交互，核心工作流層以EJB(Enterprise Java Bean)技術(shù)進(jìn)行了類(lèi)封裝，以便在網(wǎng)絡(luò)中以分布式的對(duì)象組件形式供應(yīng)用中介調(diào)用。也就是說(shuō)，應(yīng)用中介可以在一個(gè)服務(wù)器環(huán)境下實(shí)現(xiàn)，而核心工作流層則可以在互聯(lián)網(wǎng)上的另一個(gè)服務(wù)器環(huán)境下實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，EJB組件還可以利用運(yùn)行環(huán)境的群集技術(shù)，實(shí)現(xiàn)負(fù)載均衡和熱備份，提高了可靠性。
同時(shí)，三層架構(gòu)的建立又能對(duì)SGM的用戶(hù)管理和認(rèn)證中心進(jìn)行友好的系統(tǒng)連接，對(duì)企業(yè)應(yīng)用整合(EAI)進(jìn)行合理的規(guī)劃和系統(tǒng)布局。
另一方面，在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置了與OA、計(jì)劃建設(shè)、財(cái)務(wù)等外系統(tǒng)的“接口”，解決異構(gòu)數(shù)據(jù)的交換問(wèn)題。“接口”可以使其他系統(tǒng)使用人員只要經(jīng)檔案管理人員授權(quán)后，即可直接把需要?dú)w檔的資料按照一定格式提交給檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)歸檔，保存到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)信息化建設(shè)系統(tǒng)的統(tǒng)一和充分的資源共享。轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)可以通過(guò)檔案系統(tǒng)提供的單一人口或者原有平臺(tái)進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)和利用。量子偉業(yè)根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)規(guī)定使用XML語(yǔ)言對(duì)文件及其顯示數(shù)據(jù)進(jìn)行分別定義，不但維護(hù)了檔案信息原有的“面貌”，而且通過(guò)元數(shù)據(jù)管理保證了檔案信息的真實(shí)性、長(zhǎng)期可讀性，便于未來(lái)檔案信息的遷移。
結(jié)語(yǔ)
【關(guān)鍵詞】檔案管理；工作；現(xiàn)代化
隨著信息化浪潮涌現(xiàn)，信息化從理論方式技術(shù)手段，都深刻地影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程，不斷賦予檔案管理現(xiàn)代化以全新的內(nèi)涵。我們要正視這種發(fā)展與變化，準(zhǔn)確地反握新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的新趨勢(shì)、新要求，以檔案資源信息化推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化。
近年來(lái)，雖然檔案工作得到較快的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化水平有一定的提高，但在檔案管理方法和手段方面與世界先進(jìn)水平相比，還有一定的差距，不能更好地滿(mǎn)足新形勢(shì)對(duì)檔案工作提出的要求。因此，就采取各種措施，加快檔案工作現(xiàn)代化的步伐。
1 檔案工作現(xiàn)代化的必要性
實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類(lèi)和數(shù)量急劇增長(zhǎng)，給保管和利用帶來(lái)一系列問(wèn)題。同時(shí)，利用者也對(duì)檔案工作提出了更高的要求，他們希望檔案部門(mén)能及時(shí)地?zé)o遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個(gè)需要利用的地方。手工管理的落后狀態(tài)，無(wú)法解決檔案工作面臨的種種難題，不可避免地會(huì)影響檔案事業(yè)的發(fā)展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務(wù)。面科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是電子計(jì)算機(jī)及通訊技術(shù)的廣泛應(yīng)用，能為實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化提供可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)。
2 檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容
新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)相對(duì)的、運(yùn)態(tài)的、發(fā)展的概念范疇，在不同時(shí)期都被賦予不同的核心內(nèi)容。新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化是在信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實(shí)踐，以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化理論和工作體系正逐漸形成和發(fā)展。
2.1 檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化
它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)裝備起來(lái)，實(shí)現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛運(yùn)用電訊設(shè)備、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)。比如：廣泛使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的檢索、編目、庫(kù)房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計(jì)工作，并把電子計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)、通訊技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，將會(huì)有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化。
2.2 檔案工作組織與管理現(xiàn)代化
檔案事業(yè)的建設(shè)和檔案工作的組織與管理，經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學(xué)理論為指導(dǎo)，運(yùn)用管理科學(xué)的原理，遵循檔案工作的客觀(guān)規(guī)律，研究和處理工作的各種問(wèn)題，可以做到管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化，管理工作現(xiàn)代化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進(jìn)的技術(shù)手段、技術(shù)成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過(guò)借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論，這些理論與檔案工作實(shí)際相結(jié)合，不斷地指導(dǎo)檔案管理實(shí)踐，在實(shí)踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用。要不斷地將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專(zhuān)業(yè)化、自動(dòng)化。
2.3 檔案干部知識(shí)化
由于設(shè)備的現(xiàn)代化和管理的科學(xué)化，需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的檔案專(zhuān)業(yè)干部隊(duì)伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進(jìn)取的精神，還應(yīng)懂得電子計(jì)算機(jī)的基本理論和基本技能，能夠進(jìn)行技術(shù)操作和管理，在檔案專(zhuān)業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識(shí)，這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。
2.4 檔案資源信息化
在信息時(shí)代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的與主導(dǎo)，以信息化推動(dòng)現(xiàn)代化是今后國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐，是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程，通過(guò)信息和系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開(kāi)開(kāi)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐，是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類(lèi)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)；二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用，建立檔案作息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化，可以預(yù)見(jiàn)，在未來(lái)20年，檔案資源信息建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。
2.5 檔案保護(hù)現(xiàn)代化
傳統(tǒng)意義上檔案保護(hù)現(xiàn)代化主要是指檔案庫(kù)房、檔案設(shè)施設(shè)備等現(xiàn)代化以及檔案載體保管保護(hù)水平的現(xiàn)代化。隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這此檔案信息的記錄和存儲(chǔ)載體有磁性的、光學(xué)性的和磁光性的，有磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲(chǔ)方式等各個(gè)方面都有不同的特點(diǎn)和要求，因此，以新型檔案載體為對(duì)象的檔案分配制度現(xiàn)代化將成為今后研究的重點(diǎn)內(nèi)容，而且，它不僅研究有效保護(hù)和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性、真實(shí)性與完整性。
2.6 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化也是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)，檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的，檔案標(biāo)準(zhǔn)化通過(guò)制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證了檔案各項(xiàng)工作能夠有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)，并且在檔案的管理中得最佳的效益。在信息時(shí)代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)和溝通更依賴(lài)于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等等，都需要通過(guò)建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來(lái)實(shí)現(xiàn)，必須通過(guò)制定和建立各類(lèi)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，來(lái)確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)。
3 檔案工作現(xiàn)代化的作用
利用計(jì)算機(jī)檢索檔案，將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節(jié)約利用者查閱檔案的時(shí)間，提高服務(wù)質(zhì)量。
利用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊設(shè)備，將使檔案信息的處理傳遞的時(shí)間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發(fā)展為名副其實(shí)的科學(xué)研究和各方面利用檔案信息的中心。
縮微技術(shù)與計(jì)算機(jī)的廣泛運(yùn)用，將給檔案的保管帶來(lái)極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計(jì)算機(jī)輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之"延年益壽"，留傳給子孫后代。
（一）檔案管理完整延續(xù)
通常而言，醫(yī)院辦公室檔案管理人員較為穩(wěn)定，可以有效地促進(jìn)檔案管理的延續(xù)性與完整性。在日常工作中，醫(yī)院辦公室檔案進(jìn)行了有效的分類(lèi)與整理，便于利用查找與翻閱。
（二）檔案文書(shū)工作細(xì)致
檔案質(zhì)量的好壞，在一定程度上仍決定于工作人員的文書(shū)工作，在收集過(guò)程中，有關(guān)于醫(yī)院發(fā)展與建設(shè)的媒體相關(guān)報(bào)道也是辦公室檔案管理工作的重要組成部分。
二、醫(yī)院辦公室檔案管理目前存在的問(wèn)題
（一）檔案管理人員緊張
由于工作重點(diǎn)不同，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)易將重點(diǎn)放在醫(yī)院的硬件建設(shè)與發(fā)展上，對(duì)檔案建設(shè)容易忽視。檔案管理人員通常由行政人員兼任。在其管理過(guò)程中，易出現(xiàn)工作人員職責(zé)不明確，保管制度不嚴(yán)格及借閱手續(xù)無(wú)章可依的現(xiàn)象。
（二）現(xiàn)代化管理軟件不足
隨著科技水平的發(fā)展，檔案的管理不再只局限于手工操作、人工分類(lèi)等，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理軟件是必要也是必需的。雖然有些使用Excel軟件進(jìn)行錄入與編輯，但仍適應(yīng)不了醫(yī)院檔案管理的需求。
（三）檔案收集及歸檔不規(guī)范
醫(yī)院辦公室檔案包括各臨床科室、后勤部門(mén)及與外單位的相關(guān)文書(shū)。因?yàn)闄n案管理人員緊張，臨床各科室的檔案不能及時(shí)收集，或者各科室在檔案的書(shū)寫(xiě)過(guò)程中存在這樣那樣的問(wèn)題，都直接影響著檔案的質(zhì)量。
三、醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用
（一）優(yōu)質(zhì)醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院文化建設(shè)的重要部分
辦公室檔案是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的重要見(jiàn)證，對(duì)檔案進(jìn)行合理化管理，其質(zhì)量的提高可以提升醫(yī)院的品牌形象。在實(shí)際工作過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予足夠重視，除了完善各項(xiàng)規(guī)章制度，保持檔案“藏“的功能外，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)也應(yīng)該提上重要的議事日程。優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院辦公室檔案管理，可以真正達(dá)到“以檔案促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，以檔案成就醫(yī)院品牌”的效果。
（二）完整的醫(yī)院辦公室檔案管理促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)與提升
辦公室檔案管理工作重點(diǎn)應(yīng)該是保持檔案的完整性。同時(shí)應(yīng)努力做好檔案的保密工作，保證檔案的使用效果。應(yīng)定期對(duì)醫(yī)院辦公室管理工作進(jìn)行督查與考核，以保證檔案管理工作的質(zhì)量。對(duì)一些臨床糾紛案件檔案，應(yīng)注重對(duì)其檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)。完整收集糾紛檔案，仔細(xì)分析醫(yī)院在糾紛中所處的利與弊，可形成分析報(bào)告后，供醫(yī)院決策者在今后工作中進(jìn)行借鑒與指導(dǎo)。
（三）延續(xù)的醫(yī)院辦公室檔案有利于促進(jìn)醫(yī)院迎檢與審核
為了更好地規(guī)范醫(yī)院管理與質(zhì)量控制，每年或者每幾年會(huì)對(duì)醫(yī)院進(jìn)行分級(jí)管理考核與檢查。在各項(xiàng)檢查與審核過(guò)程中，需要有各科室歷年的規(guī)范性文書(shū)及指導(dǎo)性規(guī)章制度。檔案管理的延續(xù)性就可以幫助醫(yī)院從容應(yīng)對(duì)各項(xiàng)檢查，真正做到有備無(wú)患。
（四）規(guī)范的醫(yī)院辦公室檔案管理可以促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員素質(zhì)的提高
檔案是具有法律意義的文書(shū)，可以作為司法機(jī)關(guān)取證的重要證據(jù)。在日常檔案管理工作中，工作人員有必要對(duì)醫(yī)院各科室進(jìn)行檔案相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，告知檔案的用紙規(guī)范、裝訂規(guī)范及歸檔規(guī)范。有條件的，可以在各科室抽調(diào)專(zhuān)人進(jìn)行檔案管理。
（五）醫(yī)院辦公室檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)利用可以促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展
醫(yī)院辦公室檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要?dú)v史憑證。對(duì)其完整、延續(xù)性的歸檔后，合理正確地開(kāi)發(fā)其價(jià)值，可以促進(jìn)醫(yī)院更好的發(fā)展。根據(jù)醫(yī)院工作的特點(diǎn)，可以對(duì)三類(lèi)檔案進(jìn)行重點(diǎn)管理，分別為“醫(yī)德醫(yī)風(fēng)類(lèi)”“繼續(xù)再教育類(lèi)”及“職稱(chēng)晉升類(lèi)”。這三類(lèi)檔案都直接與醫(yī)務(wù)人員相關(guān)。醫(yī)學(xué)知識(shí)更新速度快，醫(yī)療舉措日新月異，醫(yī)務(wù)人員對(duì)新知識(shí)對(duì)醫(yī)療舉措的渴求更明顯。醫(yī)務(wù)人員是醫(yī)院發(fā)展的核心力量，可以最大限度地增強(qiáng)醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力。醫(yī)院辦公室檔案管理人員可通過(guò)信息化手段，定期對(duì)這三類(lèi)檔案進(jìn)行信息分析，了解醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的動(dòng)態(tài)變化，了解醫(yī)務(wù)人員開(kāi)展繼續(xù)再教育的現(xiàn)狀及趨勢(shì)。所進(jìn)行的分析報(bào)告，可以為醫(yī)院決策者提供參考，促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員整體水平的提高。
（六）網(wǎng)絡(luò)化醫(yī)院檔案管理可以促進(jìn)節(jié)約型醫(yī)院建設(shè)
檔案以文書(shū)類(lèi)居多，每年醫(yī)院都會(huì)有大量的醫(yī)療相關(guān)檔案歸檔。按國(guó)家規(guī)定，醫(yī)療檔案需要保30年以上，有些特殊病例檔案需要保存更長(zhǎng)時(shí)間。醫(yī)院為了保存相關(guān)檔案，需要花巨資添置相關(guān)設(shè)備。推行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理后，醫(yī)院信息化進(jìn)程加速，電子病歷可以減少大量紙張的使用，數(shù)字化影像可以減少?zèng)_洗影像資料而帶來(lái)的巨大投入，大大地節(jié)約了檔案成本。有報(bào)道稱(chēng)，某醫(yī)院2009年被選全院科室檔案網(wǎng)絡(luò)化管理后，共為醫(yī)院節(jié)約270余萬(wàn)元。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)化辦公室檔案管理后，可以根據(jù)醫(yī)院每個(gè)科室的特點(diǎn)，由檔案秘書(shū)自行設(shè)立分類(lèi)要求，明確細(xì)致地填寫(xiě)相關(guān)檔案內(nèi)容，有效地提升醫(yī)院辦公室檔案管理質(zhì)量。
四、結(jié)束語(yǔ)
【關(guān)鍵詞】金融檔案外包管理
隨著金融體制改革的不斷深化，金融業(yè)務(wù)迅猛發(fā)展，隨之產(chǎn)生了大量?jī)?nèi)容豐富、載體多樣的金融業(yè)務(wù)檔案。如何對(duì)金融檔案進(jìn)行合理的管理，使其便于利用，防范和化解金融風(fēng)險(xiǎn)、金融犯罪等，成為金融檔案工作面臨的亟待解決的重要課題。
一、檔案在金融機(jī)構(gòu)管理中的重要作用
金融檔案是指各金融機(jī)構(gòu)在工作中形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄。包括：各金融機(jī)構(gòu)文書(shū)部門(mén)產(chǎn)生的文書(shū)檔案；會(huì)計(jì)、基建部門(mén)產(chǎn)生的各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案；信貸部門(mén)產(chǎn)生的信貸檔案；客戶(hù)辦理業(yè)務(wù)時(shí)留存的各類(lèi)表單、資料、合同以及其他工作中產(chǎn)生的文字、圖表、光盤(pán)、磁盤(pán)等材料。金融機(jī)構(gòu)的文書(shū)檔案中有工作計(jì)劃、目標(biāo)、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、總結(jié)、業(yè)務(wù)文件材料等等，具有一定的機(jī)密性，對(duì)金融機(jī)構(gòu)的管理起著重要的指導(dǎo)作用。金融機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案種類(lèi)包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證及其他類(lèi)，是金融機(jī)構(gòu)籌措資金、發(fā)放貸款或內(nèi)部財(cái)務(wù)管理產(chǎn)生的，真實(shí)反映了金融機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的過(guò)程，反映了金融機(jī)構(gòu)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理的狀況，這些重要的會(huì)計(jì)資料如發(fā)生丟失、損毀等現(xiàn)象，將會(huì)給國(guó)家和金融機(jī)構(gòu)帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失。金融機(jī)構(gòu)的信貸檔案是金融機(jī)構(gòu)在辦理信貸業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的，記錄和反映信貸業(yè)務(wù)的重要文件和憑據(jù)，它是金融機(jī)構(gòu)防范信貸風(fēng)險(xiǎn)、依法收貸、化解不良資產(chǎn)和減少損失的重要依據(jù)。金融機(jī)構(gòu)其他各類(lèi)檔案也是金融機(jī)構(gòu)的重要?dú)v史資料，對(duì)金融機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)管理起著舉足輕重的作用。
金融是經(jīng)濟(jì)的核心，金融檔案是金融機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的歷史記錄，它與金融機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)管理活動(dòng)是緊密相連，相互作用，相互影響的。隨著金融業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，金融犯罪、詐騙、違約等也大量產(chǎn)生，而金融檔案在為防止這些不良行為給金融機(jī)構(gòu)帶來(lái)的資金風(fēng)險(xiǎn)中，有著不可替代的作用。
二、金融機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀
（一）基礎(chǔ)設(shè)施不達(dá)標(biāo)
檔案庫(kù)房是保存檔案的場(chǎng)所和基礎(chǔ)設(shè)施，是一種特殊性建筑，要求具有防高溫、防潮、防光、防有害氣體等功能。庫(kù)房?jī)?nèi)還要求配備設(shè)施包括消防設(shè)施、空氣調(diào)節(jié)設(shè)施、專(zhuān)用檔案裝具、監(jiān)控防盜設(shè)施等，這些都直接影響檔案的保管效果。而目前絕大多數(shù)金融機(jī)構(gòu)沒(méi)有符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房，而如果金融機(jī)構(gòu)自行建造符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房，需要大量的財(cái)力、物力，因此金融機(jī)構(gòu)往往利用辦公用房作為檔案庫(kù)房，導(dǎo)致有的金融機(jī)構(gòu)現(xiàn)有的檔案庫(kù)房面積偏小，防火、防盜、防潮等設(shè)施不全；有的金融機(jī)構(gòu)檔案庫(kù)接近水源，檔案受潮、霉變情況時(shí)有發(fā)生；有的金融機(jī)構(gòu)辦公、閱檔、庫(kù)房合并使用，用紙箱、麻袋來(lái)裝重要的檔案資料；有的金融機(jī)構(gòu)甚至將檔案和雜物堆放在一起，導(dǎo)致重要的檔案資料被當(dāng)作廢品賣(mài)掉等情況的出現(xiàn)。
（二）管理機(jī)制不健全
金融機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)都是為金融機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)服務(wù)的，在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案應(yīng)該是一個(gè)不可分割的有機(jī)整體，是金融機(jī)構(gòu)多方面、多層次信息的體現(xiàn)，反映了金融機(jī)構(gòu)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過(guò)程。如果把這些檔案分成若干塊管理，既不科學(xué)又不利于金融機(jī)構(gòu)發(fā)展的需要，因此檔案的集中管理是十分必要的。但目前除少數(shù)金融機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)了檔案的真正集中管理，大多金融機(jī)構(gòu)各類(lèi)檔案往往按形成部門(mén)和檔案來(lái)源分散保管，比如：文書(shū)檔案由辦公室保管，會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)部門(mén)保管，信貸檔案由信貸部門(mén)保管，其他檔案也由產(chǎn)生部門(mén)自行保管，分支機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的各類(lèi)檔案也由分支機(jī)構(gòu)的內(nèi)設(shè)各部門(mén)分頭保管，沒(méi)有將本單位所形成的檔案按整體來(lái)進(jìn)行管理，更缺乏統(tǒng)一檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和制度。這些情況勢(shì)必造成檔案管理和使用的不便，檔案的安全性和保密性相對(duì)較弱，也容易出現(xiàn)人為方面的問(wèn)題。因此制定統(tǒng)一的檔案管理發(fā)展規(guī)劃，采用統(tǒng)一的檔案管理模式，有利于保障檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，有利于檔案的保管和保密，有利于提高檔案工作水平。
（三）制度建設(shè)滯后
檔案工作制度的建立和健全，是單位建立檔案工作的重要標(biāo)志之一。金融機(jī)構(gòu)制定規(guī)范的檔案工作制度，對(duì)自身檔案工作起著約束和導(dǎo)向作用，可以減少檔案管理的隨意性，保證自身檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。由于金融行業(yè)的特點(diǎn)，目前金融機(jī)構(gòu)各類(lèi)檔案的具體要求各不相同，各門(mén)類(lèi)檔案的管理也處于各自為政的狀況。在制度建設(shè)上，有的單位雖然制度有檔案管理辦法，但存在內(nèi)容不全，沒(méi)有涉及檔案的統(tǒng)計(jì)、保密、利用等方面內(nèi)容的情況；有的單位照抄照搬其他單位現(xiàn)成制度的情況，不符合本單位實(shí)際，不便于執(zhí)行；有的單位長(zhǎng)期以來(lái)沿用老的檔案管理制度，不注意對(duì)制度的完善修改，使制度的規(guī)定脫離了實(shí)際，不能起到規(guī)范行為的作用。在檔案整理上，有的金融機(jī)構(gòu)檔案管理執(zhí)行上級(jí)單位的標(biāo)準(zhǔn)，有的金融機(jī)構(gòu)則執(zhí)行地方檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，有的金融機(jī)構(gòu)則執(zhí)行了長(zhǎng)期以來(lái)形成的習(xí)慣做法，使得檔案規(guī)范化管理步履艱難。
（四）檔案人員素質(zhì)不高
檔案人員的素質(zhì)如何，直接影響到檔案質(zhì)量的好壞。金融機(jī)構(gòu)檔案管理人員大多都是身兼數(shù)職，變動(dòng)頻繁，新手多，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案理論知識(shí)，沒(méi)有更多的精力投入到檔案管理中,檔案管理都是一個(gè)人摸索著干，無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，加上制度建設(shè)不完善的問(wèn)題，在檔案整理上往往出現(xiàn)分類(lèi)、整理規(guī)則前后不一致的情況，前一年度和后一年度檔案整理方法完全不同，無(wú)規(guī)律可循，檔案編號(hào)錯(cuò)號(hào)、漏號(hào)、跳號(hào)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，應(yīng)該歸入上一年度的檔案卻歸入下一年度，檔案隨意查閱，只滿(mǎn)足于檔案不丟失，裝進(jìn)袋子、鎖進(jìn)柜子，停留在你查我調(diào)的階段，更不要說(shuō)去對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的管理，研究檔案的開(kāi)發(fā)利用等了。
三、解決金融機(jī)構(gòu)檔案管理困境的途徑
隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)金融的不斷發(fā)展，金融機(jī)構(gòu)檔案管理工作不斷遇到新矛盾、新問(wèn)題。紙質(zhì)檔案海量增長(zhǎng)，受到場(chǎng)地與資金限制，檔案堆積如山,金融機(jī)構(gòu)每年需花費(fèi)大量的人力、物力去整理、維護(hù);由于庫(kù)房緊張,檔案占用辦公室的面積，為此金融機(jī)構(gòu)要付出昂貴的租金或同值的機(jī)會(huì)成本；由于人手不足、無(wú)專(zhuān)業(yè)人才等問(wèn)題導(dǎo)致了金融機(jī)構(gòu)對(duì)其自身產(chǎn)生的金融檔案無(wú)精力進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理；檔案的管理不善，導(dǎo)致重要的檔案文件損壞、丟失，從而造成經(jīng)濟(jì)損失，影響金融機(jī)構(gòu)的業(yè)績(jī)和管理。而要建立一個(gè)規(guī)范的，符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房，對(duì)于單個(gè)的金融機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)耗時(shí)、耗力且艱巨而繁瑣的工作，增加非核心業(yè)務(wù)的檔案管理人員也將直接影響金融機(jī)構(gòu)的競(jìng)爭(zhēng)能力。因此，無(wú)標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房、整理不規(guī)范、大量積壓、查找困難，利用率低，是現(xiàn)階段金融機(jī)構(gòu)檔案管理普遍存在的問(wèn)題。
“新木桶理論”主張經(jīng)濟(jì)主體要找準(zhǔn)自己的經(jīng)營(yíng)優(yōu)勢(shì)，也就是做你最擅長(zhǎng)的，其余的則交給別人。追求低成本高回報(bào)是最基本的商業(yè)操作規(guī)則，國(guó)際金融業(yè)正通過(guò)金融服務(wù)外包的方式實(shí)踐著這一規(guī)則。金融服務(wù)外包作為一個(gè)新興行業(yè)，正在全球化的背景下迅猛發(fā)展。追求低成本高回報(bào)是最基本的商業(yè)操作規(guī)則，國(guó)際金融業(yè)正通過(guò)金融服務(wù)外包的方式實(shí)踐著這一規(guī)則。專(zhuān)業(yè)化的外包服務(wù)分工與運(yùn)作可以產(chǎn)生規(guī)模效益，對(duì)客戶(hù)而言，從外包中得到的利益主要有成本的節(jié)約、質(zhì)量的提高、服務(wù)速度的加快，以及使企業(yè)更多關(guān)注于核心業(yè)務(wù)，更有效地分配和使用資源。
金融機(jī)構(gòu)可以將其非核心業(yè)務(wù)中的檔案管理業(yè)務(wù)交給專(zhuān)業(yè)的中介服務(wù)機(jī)構(gòu)來(lái)進(jìn)行集中管理，中介服務(wù)機(jī)構(gòu)全面地、綜合地運(yùn)用各種方法、手段、工具，將金融檔案管理中的人力、物力等軟、硬資源按照集中的模式進(jìn)行整合，使得金融檔案管理規(guī)范、便于利用，使金融機(jī)構(gòu)可以節(jié)約成本，集中優(yōu)勢(shì)資源發(fā)展核心業(yè)務(wù)，優(yōu)化其市場(chǎng)戰(zhàn)略，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)。金融機(jī)構(gòu)檔案的外包管理，最大優(yōu)勢(shì)在于通過(guò)一定的專(zhuān)業(yè)分工，獲得外部規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，讓金融機(jī)構(gòu)更多關(guān)注核心業(yè)務(wù)，繼而實(shí)現(xiàn)節(jié)約生產(chǎn)成本，獲得利潤(rùn)最大化的目標(biāo)。因此檔案外包集中管理成為解決金融機(jī)構(gòu)檔案管理難題的唯一出路。
四、國(guó)內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)
在國(guó)外，檔案中介業(yè)已經(jīng)發(fā)展得相當(dāng)成熟，并形成了一套公認(rèn)的運(yùn)作規(guī)則和模式。美國(guó)的商業(yè)性文件中心就是由私人創(chuàng)辦的檔案寄存機(jī)構(gòu)，配有現(xiàn)代化的文件存儲(chǔ)設(shè)施，專(zhuān)門(mén)為企業(yè)提供檔案的寄存服務(wù)，尤其可為新型載體文件提供良好的保管條件。2000年11月由美國(guó)銀行、摩根大銀行與IBM公司共同合資設(shè)立的Viewpoint Archive Service公司可以說(shuō)是應(yīng)運(yùn)檔案管理業(yè)務(wù)外包而產(chǎn)生的一種新型檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)，它專(zhuān)門(mén)提供支票影像檔案的存儲(chǔ)與查詢(xún)服務(wù)。2002年底，美國(guó)第三大信息管理與檔案文件保管企業(yè)Guarantee公司進(jìn)入中國(guó)市場(chǎng)，向社會(huì)提供全方位的檔案文件保管寄存服務(wù)。
在國(guó)內(nèi)，也有不少檔案中介組織為社會(huì)提供檔案的整理、裝訂、保管等服務(wù)。1993就已成立的上海檔案咨詢(xún)服務(wù)中心，是我國(guó)較早的一家檔案中介機(jī)構(gòu)；北京碧海蘭臺(tái)咨詢(xún)有限公司、福建省文件檔案管理服務(wù)中心、深圳市檔案寄存中心等檔案中介機(jī)構(gòu)也承擔(dān)了大量的檔案勞務(wù)性工作。西安銀博科技發(fā)展公司數(shù)據(jù)信息中心是主要從事銀行、政府機(jī)構(gòu)和大中型企事業(yè)單位文件檔案的數(shù)字化工程及后續(xù)維護(hù)與加工服務(wù)的機(jī)構(gòu)。近年來(lái)，他們先后為多家單位提供檔案數(shù)據(jù)的掃描錄入服務(wù)，包括建行陜西省分行會(huì)計(jì)稽核中心的掃描補(bǔ)錄、個(gè)人住房檔案合同收件及掃描、個(gè)人貸款檔案掃描錄入等外包服務(wù)。
五、南京金融檔案管理中心檔案管理與利用模式
雖然上述檔案中介機(jī)構(gòu)的成立解決了一些單位、部門(mén)檔案外包的需求，但專(zhuān)門(mén)為金融機(jī)構(gòu)服務(wù)的檔案中介機(jī)構(gòu)還是寥寥無(wú)幾。金融檔案由于存在著安全性、保密性、穩(wěn)定性等問(wèn)題，對(duì)將重要的檔案資料交給社會(huì)上一般的檔案中介機(jī)構(gòu)，金融機(jī)構(gòu)也還存在著擔(dān)憂(yōu)與顧慮。2008年，具有金融服務(wù)職能的人民銀行南京分行營(yíng)業(yè)管理部所屬南京金融票據(jù)中心為南京地區(qū)金融機(jī)構(gòu)建立了金融檔案管理中心這一檔案中介服務(wù)平臺(tái)，積極主動(dòng)開(kāi)展金融檔案管理服務(wù)，為金融機(jī)構(gòu)提供了較更完善的金融檔案外包服務(wù)。
（一）為金融機(jī)構(gòu)提供多種檔案管理服務(wù)
金融檔案管理中心提供的檔案管理服務(wù)包括寄存和托管兩種模式。檔案的寄存，是指由檔案管理中心提供符合檔案管理要求的庫(kù)房和裝具進(jìn)行存放，并負(fù)責(zé)庫(kù)房的日常管理，檔案的整理、調(diào)閱等由寄存者負(fù)責(zé)。檔案的托管，是指由托管單位按檔案管理要求進(jìn)行裝訂后，將檔案交檔案管理中心管理，檔案檔案管理中心提供整理編號(hào)、編制目錄、檔案調(diào)閱以及日常管理等服務(wù)。
（二）檔案寄存、托管的程序
金融檔案管理中心接收寄存、托管檔案的原則一是要有保存價(jià)值，二是要自愿。接收的程序是：金融機(jī)構(gòu)提出申請(qǐng)，檔案中心對(duì)金融機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)量、種類(lèi)、寄存或托管時(shí)間以及費(fèi)用等進(jìn)行確認(rèn)并接受申請(qǐng)；雙方根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律規(guī)定，訂立檔案寄存、托管協(xié)議并簽名蓋章，明確雙方權(quán)利與義務(wù)；清點(diǎn)檔案數(shù)量、檔案的所屬年度、種類(lèi)、保管方式、密級(jí)等進(jìn)行清點(diǎn)檢查，生成電子目錄并注明存放的位置；根據(jù)移交方確定的檔案數(shù)量、種類(lèi)、移交時(shí)間辦理交接手續(xù)。
（三）檔案的管理
1.檔案庫(kù)房硬件設(shè)施符合要求。檔案管理中心檔案庫(kù)房按照《中華人民共和國(guó)建筑工業(yè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》乙級(jí)檔案館標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)，配備了檔案密集架、空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)、防蟲(chóng)防霉藥物、防鼠板等設(shè)備和物品，并在庫(kù)區(qū)內(nèi)設(shè)置24小時(shí)數(shù)字化視頻監(jiān)控錄像系統(tǒng)和防盜報(bào)警裝置及消防設(shè)施，達(dá)到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)“八防”要求。
2.建立了檔案管理各類(lèi)制度。根據(jù)國(guó)家及省市各級(jí)檔案管理規(guī)定，檔案管理中心先后制定了《檔案寄存、托管服務(wù)管理辦法》、《檔案管理制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、以及《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱、利用制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度》、《檔案移交制度》、《庫(kù)房管理制度》、《庫(kù)區(qū)安全制度》等十幾項(xiàng)制度辦法；同時(shí)還在日常工作中建立了檔案查閱借閱登記簿、庫(kù)房溫濕度登記簿、庫(kù)房檢查登記簿、庫(kù)房出入登記簿等一系列工作臺(tái)賬，將工作臺(tái)賬責(zé)任到人，保證了檔案管理的規(guī)范、安全、保密。
3.注重檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)。目前檔案管理中心全部檔案管理人員均為大專(zhuān)以上學(xué)歷，全部取得了南京市檔案局的檔案人員上崗資格證書(shū)和會(huì)計(jì)人員從業(yè)資格證書(shū)。每年檔案管理中心還對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議書(shū)，并組織他們參觀(guān)學(xué)習(xí)具有先進(jìn)管理檔案工作經(jīng)驗(yàn)的單位，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。
4.科學(xué)合理保管檔案。按金融機(jī)構(gòu)行業(yè)特征，檔案管理中心將托管檔案按機(jī)構(gòu)、年度、類(lèi)別等要素對(duì)檔案進(jìn)行整理、編號(hào)、造冊(cè)、裝盒、登記等，并生成電子目錄，檔案上架后還要將存放的位置進(jìn)行登記，保證檔案能夠迅速準(zhǔn)確地查找到檔案。對(duì)寄存的檔案，實(shí)行封箱管理。金融機(jī)構(gòu)將檔案按年度分門(mén)別類(lèi)分別裝入專(zhuān)用檔案箱內(nèi)，每箱填寫(xiě)四張標(biāo)簽貼在箱子四面，標(biāo)簽內(nèi)容為寄存寄存單位名稱(chēng)、檔案種類(lèi)、箱號(hào)、箱內(nèi)卷數(shù)，備注等內(nèi)容。
（四）檔案的合理利用
寄存、托管在檔案管理中心的檔案，其所有權(quán)并未發(fā)生改變，只是將檔案暫時(shí)存放到了檔案管理中心。因此，對(duì)于寄存、托管的檔案，檔案管理中心有責(zé)任將保護(hù)好，同時(shí)也有義務(wù)保護(hù)檔案所有者的合法權(quán)益。
金融檔案管理中心為金融機(jī)構(gòu)提供的檔案查閱方式有現(xiàn)場(chǎng)查閱和遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)查閱兩種。現(xiàn)場(chǎng)查閱時(shí)，金融機(jī)構(gòu)查閱人必須攜帶單位介紹信和本人有效證件，經(jīng)檔案管理中心工作人員核驗(yàn)無(wú)誤后方可查閱。檔案查閱需在安裝有監(jiān)控設(shè)施的閱檔室內(nèi)進(jìn)行，查閱過(guò)程中，檔案管理中心的工作人員有權(quán)監(jiān)督查閱人員使用檔案的全過(guò)程，查閱人員也不能隨意抽取檔案或在檔案上進(jìn)行修改、涂改等。查閱、復(fù)印檔案都必須進(jìn)行登記。遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)查閱需要金融機(jī)構(gòu)首先要向檔案管理中心提出申請(qǐng)，登記用戶(hù)名使用人、身份證件及號(hào)碼、經(jīng)所在單位蓋章確認(rèn)后由檔案管理中心為其分配用戶(hù)名和初始密碼。在進(jìn)行遠(yuǎn)程查閱時(shí)，首先填寫(xiě)遠(yuǎn)程查閱單，由檔案管理中心對(duì)需要查閱的檔案進(jìn)行掃描后存入檔案管理系統(tǒng)并通知查閱者進(jìn)行查閱，遠(yuǎn)程查閱時(shí)需要對(duì)該份檔案的查閱有效期做出規(guī)定。已經(jīng)寄存、托管的檔案一般不得帶離檔案管理中心，特殊情況需要帶離的，必須經(jīng)金融機(jī)構(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字并經(jīng)單位蓋章，規(guī)定歸還時(shí)間后方可帶離。非檔案寄存、托管單位需要查閱檔案必須經(jīng)過(guò)寄存、托管單位同意，開(kāi)具寄存、托管單位介紹信并由寄存、托管單位人員陪同才能進(jìn)行查閱，確保金融機(jī)構(gòu)檔案的絕對(duì)安全。
六、建立檔案管理外包中心應(yīng)注意的問(wèn)題
建立統(tǒng)一的檔案管理中心，可以發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢(shì)，采用高科技的檔案管理手段，降低檔案管理成本，從而使金融機(jī)構(gòu)從繁瑣的檔案管理工作中解脫出來(lái)、專(zhuān)注于核心業(yè)務(wù)，這是南京金融票據(jù)中心最初建立檔案管理中心這一服務(wù)平臺(tái)的初衷。經(jīng)過(guò)三年的發(fā)展，檔案管理中心目前已為南京地區(qū)十三家金融機(jī)構(gòu)提供了檔案管理的外包服務(wù)，檔案的品種從最初的單純的金融會(huì)計(jì)憑證管理發(fā)展到了會(huì)計(jì)檔案中的會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿以及信貸檔案、客戶(hù)資料等，檔案的數(shù)量也達(dá)到了四百多萬(wàn)卷。由此看來(lái)，對(duì)于檔案管理的外包，金融機(jī)構(gòu)的需求量還很大。自南京金融檔案管理中心這一服務(wù)平臺(tái)建成以來(lái)，已有全國(guó)各地多家金融票據(jù)中心前來(lái)參觀(guān)學(xué)習(xí)。金融服務(wù)是人民銀行的重要職責(zé)之一，各地金融票據(jù)中心應(yīng)抓住這一契機(jī)，建立統(tǒng)一的檔案管理外包中心，向各金融機(jī)構(gòu)提供包括會(huì)計(jì)檔案在內(nèi)的各種檔案管理服務(wù)，切實(shí)解決金融機(jī)構(gòu)的后顧之憂(yōu)，真正體現(xiàn)央行金融服務(wù)內(nèi)涵。
（一）建設(shè)目標(biāo)
聲像檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)聲像檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化管理的發(fā)展需要，是以專(zhuān)業(yè)管理軟件為核心，對(duì)聲像檔案信息資源進(jìn)行集中有效管理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方式相互連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)聲像檔案信息的資源共享；檔案網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)，它是一種互動(dòng)的，提供分散于不同部門(mén)或地區(qū)的聲像檔案信息資源的有效利用管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)聲像檔案資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)傳遞網(wǎng)絡(luò)化、信息服務(wù)快捷化，最終實(shí)現(xiàn)聲像檔案的立體管理及各檔案部門(mén)數(shù)據(jù)及時(shí)收集歸檔為一體的管理模式，從而全面提升的聲像檔案為宣傳報(bào)道服務(wù)、更廣泛的交流信息、深入科學(xué)研究、提升聲像檔案藝術(shù)欣賞價(jià)值。聲像檔案的數(shù)字化管理工作最終應(yīng)實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：
1、在全市建立統(tǒng)一的聲像檔案管理系統(tǒng)。
根據(jù)目前聲像檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)結(jié)合本館自身特點(diǎn)站在統(tǒng)籌全市城建聲像檔案信息化發(fā)展工作的高度，開(kāi)發(fā)出一個(gè)安全、靈活、高效的聲像檔案管理系統(tǒng)，用于本館及下級(jí)單位。
2、在本館上搭建起聲像檔案管理和服務(wù)平臺(tái)。
建立物理集中及客戶(hù)端工具分離的方式，面向各下屬立檔單位提供聲像檔案管理和利用服務(wù)，充分體現(xiàn)“智慧檔案”的管理理念；
3、將系統(tǒng)建設(shè)成與本市城建信息化建設(shè)總體戰(zhàn)略目標(biāo)相協(xié)調(diào)的服務(wù)平臺(tái)。
系統(tǒng)建成后，應(yīng)實(shí)現(xiàn)聲像檔案接收一體化、聲像檔案歸檔網(wǎng)絡(luò)化、聲像檔案管理自動(dòng)化、聲像檔案借閱便捷化、聲像檔案資源社會(huì)化的目標(biāo)，使聲像檔案信息資源更好地為本市的現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)揮更大的作用，為全社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
（二）聲像檔案綜合管理平臺(tái)應(yīng)滿(mǎn)足檔案數(shù)字化管理工作的核心要求
聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，核心的業(yè)務(wù)過(guò)程可以包括三個(gè)環(huán)節(jié)：
1、聲像檔案入庫(kù)流程：
將聲像檔案采集導(dǎo)入到eRhea系統(tǒng)，檔案著錄編目審核、資料生命周期管理流程，包括采集導(dǎo)入、編目著錄、審核三個(gè)環(huán)節(jié)。
2、檔案存儲(chǔ)管理：
視音頻資源導(dǎo)入過(guò)程中同時(shí)生成兩路不同碼率素材，同資源可以在導(dǎo)入完成后由系統(tǒng)后臺(tái)調(diào)用Service進(jìn)行瀏覽碼率的生成。資源后，可以手動(dòng)或者按照遷移策略將資源遷移到數(shù)據(jù)流磁帶機(jī)/庫(kù)中進(jìn)行歸檔/備份存儲(chǔ)，同時(shí)有資源源格式輸出需求時(shí)，歸檔系統(tǒng)自動(dòng)從近線(xiàn)帶庫(kù)回遷資源到在線(xiàn)供輸出。
3、聲像檔案再利用流程：
用戶(hù)可通過(guò)資源管理頁(yè)面或者全文檢索定位到需要的聲像檔案資料，可以在線(xiàn)預(yù)覽相關(guān)檔案資源，從頁(yè)面發(fā)起資源下載或者導(dǎo)出請(qǐng)求，對(duì)于在線(xiàn)資源可以直接通過(guò)頁(yè)面下載，對(duì)于受限（需審批需準(zhǔn)備）資源可以發(fā)起下載申請(qǐng)，發(fā)起下載導(dǎo)出請(qǐng)求，審批通過(guò)后或者資源準(zhǔn)備完成后，通過(guò)頁(yè)面或者專(zhuān)業(yè)聲像處理工作站下載導(dǎo)出。
4、系統(tǒng)架構(gòu)
系統(tǒng)功能主要從聲像檔案管理模式、來(lái)源導(dǎo)入、再利用、系統(tǒng)管理及第三方接口等方便說(shuō)明系統(tǒng)功能。整體系統(tǒng)支持在單位局域網(wǎng)中進(jìn)行部署，整個(gè)架構(gòu)在千兆局域網(wǎng)中。前端工作站包括聲像處理工作站、非編工作站、著錄管理工作站和檢索查詢(xún)工作站，系統(tǒng)部署于現(xiàn)有辦公局域網(wǎng)后，整個(gè)辦公網(wǎng)辦公機(jī)器亦可以查詢(xún)檢索聲像檔案。系統(tǒng)后臺(tái)服務(wù)器包括應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、轉(zhuǎn)碼服務(wù)器、在線(xiàn)存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)流磁帶歸檔系統(tǒng)等。后臺(tái)服務(wù)器系統(tǒng)可以集中部署核心機(jī)房，并且可以根據(jù)規(guī)模和預(yù)算進(jìn)行虛擬化部署。聲像檔案系統(tǒng)是一個(gè)專(zhuān)門(mén)為聲像檔案管理設(shè)計(jì)的一個(gè)應(yīng)用平臺(tái)，在功能涵蓋聲像檔案管理的全過(guò)程：聲像檔案數(shù)字化（視音頻采集）、聲像文件智能處理、聲像檔案整理編目（立卷和歸檔）、聲像檔案利用（借閱與查詢(xún)、視頻再制作）、聲像檔案編研制作、聲像檔案交換、聲像視頻長(zhǎng)期歸檔安全管理、聲像檔案統(tǒng)計(jì)等輔助管理（統(tǒng)計(jì)、接收、移交）、系統(tǒng)管理等。所有考慮應(yīng)用環(huán)節(jié)較多，應(yīng)用流程具有一定的特殊性，其體系架構(gòu)必須以檔案應(yīng)用為出發(fā)點(diǎn)，以實(shí)現(xiàn)聲像檔案管理過(guò)程中高效可靠的應(yīng)用。
二、聲像檔案數(shù)字化管理工作價(jià)值分析
（一）有效改善檔案管理工作現(xiàn)狀
聲像檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)將促使與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而將會(huì)促使檔案管理理論、聲像檔案管理技術(shù)和方法的變革，并且通過(guò)最大程度的實(shí)現(xiàn)聲像檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮聲像檔案信息的增值作用，徹底改變檔案封閉、半封閉的狀況，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進(jìn)一步發(fā)揮和提升聲像檔案工作在本單位中的作用和地位。從聲像檔案管理角度看，聲像檔案管理系統(tǒng)建設(shè)可為聲像檔案管理人員提高工作效率。從聲像檔案利用角度看，聲像檔案管理系統(tǒng)可為檔案利用人員提高工作效率。以前，為了查一些聲像檔案需要與一些設(shè)備連接才可以查看，有了該系統(tǒng)，即使沒(méi)有讀取查看聲像檔案的設(shè)備，也可以直接進(jìn)行網(wǎng)上查找和瀏覽。同時(shí)，聲像檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)資源共享，用戶(hù)只需一次交互操作就可以找到自己所需要的信息。另一個(gè)方面，聲像檔案相對(duì)于紙質(zhì)載體檔案而言，有著自身的特性，例如：直觀(guān)的形象性。收集、保管的特殊性、是其他載體檔案的必要補(bǔ)充。
（二）降低了整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)成本，高質(zhì)高效地開(kāi)展信息服務(wù)
【關(guān)鍵詞】人事檔案 管理
中圖分類(lèi)號(hào)：R197.323 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1005-0515（2011）1-279-01
加強(qiáng)干部人事檔案管理，提高檔案的自身價(jià)值，人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，醫(yī)院人事檔案管理工作已成為醫(yī)院行政管理的重要組成部分。人事檔案是“人的管理”主要依據(jù)的基本信息。它既存儲(chǔ)了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個(gè)真實(shí)反映[1]。
1 醫(yī)院人事檔案管理的重要性
醫(yī)院人事檔案管理工作已成為醫(yī)院行政管理的重要組成部分。探討新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理的好方法，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要將干部人事檔案工作納入議事議程，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策等提供檔案信息服務(wù)。當(dāng)前醫(yī)療體制改革在不斷深化，作為改革核心內(nèi)容的人事制度改革也在不斷深人進(jìn)行，醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院人事管理的一個(gè)重要組成部分，它為醫(yī)院建設(shè)提供各類(lèi)人才信息和用人依據(jù)，是醫(yī)院人才開(kāi)發(fā)的重要資源，是醫(yī)院人員任用的重要憑證，是人事部門(mén)做好人事工作的重要依據(jù)，更好地為醫(yī)院選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，就顯得更為重要。把干部人事檔案工作與醫(yī)院各項(xiàng)工作聯(lián)系起來(lái)，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱(chēng)晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，在主動(dòng)服務(wù)和開(kāi)發(fā)利用上下功夫。
2 建立醫(yī)院人事檔案管理制度
醫(yī)院人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，是人事管理中一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)工作。建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。加強(qiáng)人事檔案管理，促進(jìn)檔案規(guī)范化，發(fā)揮好人力資源的管理作用，使人事檔案整理工作有章可循。但就整體而言，進(jìn)一步建立和完善干部人事檔案審核制度和管理責(zé)任制度，加大對(duì)人事檔案工作的監(jiān)督檢查力，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，更好地發(fā)揮干部人事檔案的作用。我院按照上級(jí)《干部檔案工作條例》的規(guī)定及要求，制定了我院《干部人事檔案管理人員職責(zé)》、《檔案查(借)閱制度》等制度。使檔案管理工作有章可循，行之有效，保證人事檔案工作的正常進(jìn)行。
3 加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員要對(duì)檔案工作細(xì)致入微，建立接收檔案材料登記薄、借閱檔案登記薄，確保歸檔材料真實(shí)完整。做好檔案的管理工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源和加速管理現(xiàn)代化的步伐，對(duì)于提高本單位管理水平，加快工作效率，利用檔案來(lái)為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)，都具有積極的促進(jìn)作用。提高檔案管理人員的素質(zhì)、加強(qiáng)檔案人員的事業(yè)心、責(zé)任感，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高鑒別能力，對(duì)收集的材料要認(rèn)真核實(shí)，做到認(rèn)真、及時(shí)、齊全、完整，分類(lèi)明確，排列有序、隨收隨放、定期檢查，把好質(zhì)量關(guān)，保證檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性。
4 加快人事檔案管理的現(xiàn)代化
在人事檔案管理領(lǐng)域，須按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，也是人事檔案服務(wù)于人事工作和人事制度改革和發(fā)展的需要，是我國(guó)整個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個(gè)具體組成部分，人事檔案工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化包括管理手段和管理理念的科學(xué)化、現(xiàn)代化。充分借助計(jì)算機(jī)技術(shù)這一現(xiàn)代化手段，應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的，在人事檔案管理工作中，將人事檔案做成信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的準(zhǔn)確性和檢索效率，使人力資源管理部門(mén)可迅速在數(shù)據(jù)庫(kù)中查找到符合某種特定需要的人才，并針對(duì)員工的不同個(gè)性制定培訓(xùn)、激勵(lì)計(jì)劃等，提升人力資源管理水平[2]。
人事檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。醫(yī)院人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)、人事信息系統(tǒng)的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，人事檔案管理作為人事管理的一部分，需要專(zhuān)人管理、單獨(dú)存放。甄別檔案的虛假等，建立起一整套比較完善的管理體制，推動(dòng)醫(yī)院人事檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化手段，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而提升醫(yī)院的整體管理水平，增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
參考文獻(xiàn)
1.1檔案工作運(yùn)行機(jī)制與煤炭企業(yè)發(fā)展脫軌
目前，不少煤炭企業(yè)總是以追求利益最大化為目標(biāo)，認(rèn)為檔案工作不會(huì)給企業(yè)帶來(lái)直接、明顯的經(jīng)濟(jì)利益，看重的是與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)直接相關(guān)的部門(mén)或機(jī)構(gòu)的工作，而忽略了檔案館與檔案室及相關(guān)部門(mén)的作用，不能有序形成以煤炭企業(yè)檔案館為中心，以二級(jí)單位檔案科（室）為重點(diǎn)，部門(mén)檔案資料網(wǎng)點(diǎn)補(bǔ)充的三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。致使檔案管理混亂，機(jī)構(gòu)變更、兼并重組、整合過(guò)程中出現(xiàn)檔案歸屬無(wú)著落，文件資料、技術(shù)資料流失的現(xiàn)象嚴(yán)重。很多企業(yè)決策者和管理者還未意識(shí)到煤炭企業(yè)檔案工作在企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益中所起的重要作用，企業(yè)檔案工作被忽視。
1.2檔案工作管理模式不適應(yīng)煤炭企業(yè)發(fā)展需要
隨著煤炭企業(yè)改革、改組、改制的不斷深入，集團(tuán)化大公司不僅規(guī)模大，而且子公司眾多，性質(zhì)各異、區(qū)域分散，比如：潞安集團(tuán)公司是以煤炭為主業(yè)，同時(shí)始終把循環(huán)經(jīng)濟(jì)作為資源型企業(yè)，發(fā)展煤、電、油、化、硅五大產(chǎn)業(yè)為一體的現(xiàn)代化大型企業(yè)集團(tuán)。現(xiàn)有企業(yè)檔案管理模式已不適應(yīng)性企業(yè)內(nèi)部管理體制，企業(yè)集團(tuán)和股份制公司企業(yè)之間不再是母子公司之間的上下級(jí)隸屬關(guān)系，已經(jīng)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐再Y產(chǎn)為紐帶的兩個(gè)獨(dú)立法人單位的新型關(guān)系，企業(yè)集團(tuán)原有的內(nèi)部行政管理關(guān)系迅速削弱。企業(yè)的生產(chǎn)關(guān)系、基本職能、組織機(jī)構(gòu)、管理體制、經(jīng)營(yíng)方式、分配方式等都發(fā)生了深刻的變化，企業(yè)檔案的形成大大超越了原來(lái)的范圍，其形成規(guī)律也發(fā)生了相應(yīng)變化。再采用過(guò)去“大一統(tǒng)”式的以行政隸屬關(guān)系而確定的檔案管理體制，必然無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)個(gè)性化的要求，不利于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展。
1.3檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與企業(yè)的發(fā)展需要不相適應(yīng)
檔案工作是一項(xiàng)十分專(zhuān)業(yè)的系統(tǒng)工程，不是人們想象的檔案工作隨便安排個(gè)人就能干，沒(méi)有技術(shù)含量，抱著資料裝裝訂訂，存起來(lái)看門(mén)守?cái)偩托小n案工作對(duì)檔案人員要求非常高，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須全面了解本企業(yè)各個(gè)職能部門(mén)工作性能，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)及相關(guān)的土建、安裝、礦建等等工程技術(shù)方面的知識(shí)，有了較廣博的知識(shí)面，才能對(duì)多方位的工作應(yīng)對(duì)自如。而現(xiàn)行不少企業(yè)的檔案人員兼職的居多，客觀(guān)上導(dǎo)致對(duì)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)、掌握不夠，其素質(zhì)不能適應(yīng)煤炭企業(yè)檔案工作的需要。
2煤炭企業(yè)檔案管理存在問(wèn)題的成因
2.1沒(méi)有形成一套強(qiáng)有力的管理網(wǎng)絡(luò)核心
形式多樣、性質(zhì)各異的子、分公司存在，造成煤炭企業(yè)檔案館、室、部門(mén)各司其職，各自為天，特立獨(dú)行，沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)核心，不能準(zhǔn)確把握上級(jí)指示精神和要求。在具體工作規(guī)范、檔案管理制度和運(yùn)行程序銜接不上，職責(zé)不明確。
2.2沒(méi)有形成一套系統(tǒng)完備的檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度
不少煤炭企業(yè)檔案管理制度不健全，沒(méi)有制定一套符合本企業(yè)特色的檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度。這就給煤炭企業(yè)檔案工作在辦事流程及日常工作中自主性較大，易造成檔案管理政策性失控。如：由于檔案管理網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管不到位，某些企業(yè)工程項(xiàng)目檔案的審批立項(xiàng)與開(kāi)工不能夠同步，往往先開(kāi)工后審批，導(dǎo)致重要文件、審批手續(xù)不齊全、不完整，造成檔案資料缺失；沒(méi)有形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度或檔案管理網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管不到位，致使同一煤炭企業(yè)下的各立檔單位檔案分類(lèi)管理沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分類(lèi)混亂。不能確保檔案資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有機(jī)聯(lián)系在一起。再如：沒(méi)有形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度或檔案管理網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管不到位，大型設(shè)備不經(jīng)檔案人員參與驗(yàn)收簽字，隨意開(kāi)箱運(yùn)行，造成檔案資料丟失。
2.3企業(yè)檔案管理人員兼職過(guò)多，且大多不具備檔案方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)
不少單位往往不設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理崗位，而采取兼職的辦法，極易造成檔案分散保存。同時(shí)，檔案管理人員的頻繁更迭、檔案交接手續(xù)不完備，必然導(dǎo)致檔案缺失。
2.4在企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中，企業(yè)和主管部門(mén)對(duì)檔案處置不力造成檔案流失如一些公司在關(guān)停過(guò)程中檔案隨意堆放；在破產(chǎn)清算過(guò)程中會(huì)計(jì)檔案頻繁借出，未辦理借出、收回手續(xù)；企業(yè)的設(shè)備檔案、基建檔案已被原企業(yè)辭職員工帶走；職工調(diào)出帶走的人事檔案沒(méi)有辦理移交手續(xù)等，都會(huì)給國(guó)家、企業(yè)造成不可挽回的損失。
3決解問(wèn)題的辦法
3.1建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理
規(guī)范全宗管理，統(tǒng)一全宗號(hào)。充分發(fā)揮檔案核心管理體系，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，便于了解掌控各級(jí)檔案管理部門(mén)工作動(dòng)向，及時(shí)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。以潞安集團(tuán)公司為例：1988年潞安集團(tuán)公司檔案館成立，為確保企業(yè)發(fā)展到哪里檔案工作就服務(wù)到哪里，集團(tuán)公司檔案館改進(jìn)工作思路，及時(shí)對(duì)公司所屬各單位進(jìn)行調(diào)查摸底，對(duì)符合構(gòu)成全宗三要素的單位，給予全宗號(hào)。并對(duì)有全宗號(hào)的單位進(jìn)行嚴(yán)格管理、規(guī)范，并下發(fā)“關(guān)于潞安集團(tuán)公司調(diào)整、變更檔案管理全宗號(hào)的通知”。構(gòu)建了檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)有機(jī)整體，便于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，有效地保護(hù)和利用檔案。
3.2健全檔案網(wǎng)絡(luò)工作體制，堅(jiān)持依法辦事
建立健全煤炭企業(yè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)工作體制，形成開(kāi)展工作的有效運(yùn)行機(jī)制，提供堅(jiān)強(qiáng)組織保證，是做好檔案工作的根本前提。潞安集團(tuán)公司具體做法：以公司檔案館為龍頭，對(duì)公司所屬各立檔單位檔案工作做到“三有”，有目標(biāo)、有考核、有監(jiān)督。有目標(biāo)：開(kāi)局之年就制訂詳盡的工作計(jì)劃和方案，并以文件形式下到所屬各立檔單位執(zhí)行，從而推動(dòng)檔案工作開(kāi)展；有考核：根據(jù)每年的工作目標(biāo)，相應(yīng)制定考核辦法，進(jìn)一步推進(jìn)和完善了公司檔案工作以考核方式引導(dǎo)各立檔單位加強(qiáng)文件材料的歸檔工作，確保檔案安全保管，提高檔案工作者的業(yè)務(wù)技能，增強(qiáng)為集團(tuán)的服務(wù)意識(shí)。
3.3創(chuàng)新管理模式建立檔案協(xié)助方陣
為建立起“管理科學(xué)、服務(wù)高效、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，門(mén)類(lèi)齊全、結(jié)構(gòu)合理”的煤炭企業(yè)檔案資源管理利用新模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、檔案資源集約化、人員素質(zhì)現(xiàn)代化、業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、管理工作規(guī)范化、服務(wù)社會(huì)優(yōu)質(zhì)化。潞安集團(tuán)是山西五大煤炭企業(yè)集團(tuán)之一，目前，已形成潞安本部、武夏、忻州、臨汾、晉中、潞安新疆六大礦區(qū)，規(guī)模增大，機(jī)構(gòu)層級(jí)增多，辦公地點(diǎn)分散，這就使得檔案管理工作范圍擴(kuò)大。潞安集團(tuán)公司檔案館根據(jù)各立檔單位的性質(zhì)、職能、及地理位置，積極創(chuàng)新檔案管理模式。實(shí)施了檔案工作協(xié)作方陣管理。將90個(gè)立檔單位根據(jù)地域，交通情況，劃分十二個(gè)方陣，每一方陣設(shè)有協(xié)作負(fù)責(zé)單位。這些單位是經(jīng)公司檔案館深入摸底、調(diào)研、經(jīng)過(guò)反復(fù)考慮，權(quán)衡管理水平、人員素質(zhì)之后，才被列入負(fù)責(zé)單位。采用這種管理模式，一方面可以加強(qiáng)各立檔單位之間檔案工作的交流學(xué)習(xí)和聯(lián)系；另一方面又解決路途遙遠(yuǎn)，不必要的人力、物力、財(cái)力浪費(fèi)，可以更高效、更快捷地幫助開(kāi)展工作。這種管理模式，能夠高效、快捷整體推進(jìn)公司檔案工作協(xié)調(diào)發(fā)展，提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用，推進(jìn)公司檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化建設(shè)，更好地為集團(tuán)公司服務(wù)。
3.4全面夯實(shí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，確保檔案工作走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道
由于煤炭企業(yè)檔案工作發(fā)展不平衡，各種性質(zhì)的子、分公司檔案管理水平參差不齊，存在太多漏洞，不少單位檔案工作得不到重視；檔案硬件設(shè)施跟不上，檔案沒(méi)有固定存放處；保管條件惡劣；檔案庫(kù)房亂堆亂放雜物等等，嚴(yán)重危及檔案安全。所以全面夯實(shí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，確保檔案作走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道非常必要的。以潞安集團(tuán)公司為例：該公司檔案館為全面推動(dòng)集團(tuán)公司所屬各立檔單位檔案工作上水平上臺(tái)階，積極與所在省、市檔案局聯(lián)合，制定各項(xiàng)管理措施、下發(fā)各種針對(duì)性業(yè)務(wù)指導(dǎo)文件、建立檔案執(zhí)法檢查制度，開(kāi)展評(píng)比、達(dá)標(biāo)活動(dòng)。經(jīng)過(guò)不懈努力，不少立檔單位紛紛建立了檔案室、檔案庫(kù)，并嚴(yán)格按照檔案管理“八防”要求執(zhí)行、同時(shí)配備了相應(yīng)的專(zhuān)職檔案管理員，制定了相應(yīng)的檔案管理制度，建立了符合本單位實(shí)際情況的檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，大大夯實(shí)了檔案工作基礎(chǔ)，為集團(tuán)公司全面推動(dòng)檔案工作日趨走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化打下良好基礎(chǔ)。
3.5用檔案管理網(wǎng)路控制單位、控制人員，防止企業(yè)檔案流失
煤炭企業(yè)檔案主管部門(mén)要及時(shí)對(duì)自己所轄的各立檔制單位制定《煤炭企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》，根據(jù)自己所管轄各立檔單位，有針對(duì)性地下發(fā)年報(bào)統(tǒng)計(jì)文件，及時(shí)了解掌控全公司各立檔單位檔案工作動(dòng)向，從而及時(shí)掌握破產(chǎn)企業(yè)狀況，并精心組織、安排對(duì)關(guān)閉破產(chǎn)單位開(kāi)展檔案指導(dǎo)工作，督促這些單位夯實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)檔案妥善保管，確保檔案萬(wàn)無(wú)一失；就人員控制：各立檔單位形成與人事、勞資攜手，檔案不移交，不簽字，不允許調(diào)動(dòng)制度。
3.6培訓(xùn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)圈內(nèi)檔案人員，需建立靈活多樣培訓(xùn)機(jī)制，提高人員素質(zhì)
1.檔案管理信息化建設(shè)的必要性
檔案信息化管理指的是用現(xiàn)代信息技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的收集、整理以及開(kāi)發(fā)和利用。檔案信息化管理涉及了很多內(nèi)容，其中包括檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化、檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化等，檔案信息化建設(shè)是一個(gè)同一種信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過(guò)程。檔案信息化建設(shè)的必要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案信息化管理是實(shí)現(xiàn)資源共享的必要條件。當(dāng)今社會(huì)，加快信息化建設(shè)的步伐不僅是加快經(jīng)濟(jì)和社會(huì)全球化的需要，而且是實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的需要。檔案管理信息化可以進(jìn)一步促進(jìn)資源的開(kāi)發(fā)利用、保存和傳遞，促使資源共享的實(shí)現(xiàn)；第二，檔案管理信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的快速通道。檔案事業(yè)是企業(yè)及其它單位發(fā)展的先決條件，在我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)中占有重要的地位，檔案管理信息化建設(shè)是奠定檔案事業(yè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在檔案管理的新時(shí)期，檔案工作的內(nèi)部和外部需求均發(fā)生了較大的變化，為了順應(yīng)檔案工作的變化就必須實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化；第三，檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)高效率管理及節(jié)約資源的重要途徑。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案信息化管理大大地提升了檔案管理的效率，而且節(jié)約了很多資源[1]。
2對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)
2.1檔案管理信息化與檔案資料數(shù)字化的區(qū)別
我國(guó)檔案管理相關(guān)文件指出信息化的核心內(nèi)容是：信息化是一個(gè)以信息技術(shù)廣闊應(yīng)用為主導(dǎo)，信息資源為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息人才為依托，法規(guī)政策、標(biāo)準(zhǔn)為保證綜合體系。同時(shí)可以將檔案管理信息化理解為它建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，同時(shí)以檔案信息資源建設(shè)為核心以及依靠相關(guān)管理法規(guī)的一個(gè)綜合體系。但是我國(guó)關(guān)于打過(guò)了信息化的理論還沒(méi)有完全形成，在這種情況下有人就將檔案管理信息化理解為檔案資料數(shù)字化，這最終導(dǎo)致了很多問(wèn)題，比如說(shuō)很多信息可能因?yàn)楦袷健①|(zhì)量等問(wèn)題不能成為共享資源，這就造成了數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi)[2]。
2.2檔案管理信息化建設(shè)的效益問(wèn)題
雖然檔案管理信息化建設(shè)不能帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，但是它可以間接地帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。這主要體現(xiàn)在檔案管理信息化可以提高檔案管理效率，這就意外著它可以降低檔案管理的成本，而且隨著社會(huì)發(fā)展步伐的不斷加快，各種檔案資料也在不斷地增多，傳統(tǒng)的檔案管理根本滿(mǎn)足不了檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，這也就意味著檔案管理信息化可以提高社會(huì)效益。另外，檔案管理信息化還提高了檔案管理的質(zhì)量，降低了人們查找檔案的差錯(cuò)[2]。
3.檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策
3.1加強(qiáng)檔案信息資源整合力度
檔案資源建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的必要條件，同時(shí)也是促使檔案工作發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵。檔案資源也是分種類(lèi)的，好的檔案資源屬于那種可以直觀(guān)反映社會(huì)生活和個(gè)體發(fā)展情況的。因此，對(duì)于檔案資源的整合是非常重要的，在檔案資源整合過(guò)程中應(yīng)該做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理，只有這樣才能真正做到檔案資源的有效配置。另外，整理與組合是檔案資源整合的基本途徑，檔案整合、整理包括基礎(chǔ)性整理和研究性整理，具體又涉及了物理資源整合、應(yīng)用系統(tǒng)整合以及數(shù)據(jù)資源整合。檔案資源整合的真正意義在于為社會(huì)提供一個(gè)資源共享、行業(yè)協(xié)作以及提升原有資源價(jià)值[3]。
3.2增加資金投入，增設(shè)軟、硬件設(shè)施
檔案管理信息化建設(shè)離不開(kāi)資金支持，因此國(guó)家必須加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入。另外，檔案管理信息化建設(shè)還需要依靠軟件和硬件設(shè)施來(lái)實(shí)現(xiàn)，因此有關(guān)單位需要大力地提供技術(shù)支持，將現(xiàn)有的軟件、硬件投入到檔案管理信息化建設(shè)中，而且還要加強(qiáng)對(duì)新型檔案管理軟件及硬件的開(kāi)發(fā)，爭(zhēng)取為檔案管理信息化建設(shè)提供最大的技術(shù)支持。
3.3加強(qiáng)現(xiàn)代化管理人才隊(duì)伍建設(shè)
任何規(guī)劃、計(jì)劃都需要通過(guò)實(shí)際執(zhí)行來(lái)實(shí)現(xiàn)，檔案管理信息化建設(shè)也亦如此，檔案管理信息化建設(shè)要依靠一支高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才來(lái)實(shí)現(xiàn)，但是目前我國(guó)檔案管理人員還不具備可以勝任檔案管理信息化建設(shè)的能力，無(wú)論是能力還是學(xué)歷都無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理信息化建設(shè)的需要。因此，想要做好檔案管理信息化建設(shè)就必須要擁有一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，國(guó)家可以通過(guò)引進(jìn)和培訓(xùn)來(lái)建立這支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍[3]。
3.4制定我國(guó)檔案信息化發(fā)展規(guī)劃
任何事務(wù)要想得到了快速地發(fā)展，就需要做好發(fā)展規(guī)劃。所以檔案管理信息化建設(shè)也需要做好發(fā)展規(guī)劃，而目前我國(guó)還沒(méi)有制定一個(gè)完善的檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，這對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)是非常不利的。因此，檔案管理信息化建設(shè)管理部門(mén)應(yīng)該盡早地做出一個(gè)合理的、科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃，只有做出發(fā)展規(guī)劃接下來(lái)的檔案管理信息化建設(shè)才能有章可循。這對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)是非常關(guān)鍵的，相關(guān)單位一定要深刻地認(rèn)識(shí)這個(gè)問(wèn)題，同時(shí)及早地做出行動(dòng)。
