時間：2023-06-05 09:56:54
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案歸檔管理辦法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
檔案的鑒定銷毀工作是企業檔案管理工作的一個重要環節。但檔案鑒定銷毀成了企業檔案工作中的“老大難”，對企業推進檔案信息化進程造成障礙。
1 企業檔案鑒定銷毀難的原因
1.1 企業對鑒定銷毀工作的不重視，怕擔責任。對于歸檔保存的檔案來說，大部分檔案最終要被銷毀。檔案具有不可再生性，企業面臨的檔案庫存矛盾再大，困難再多，與鑒定失誤相比，責任要小得多，這種求穩保守的思想直接影響檔案鑒定工作的開展。
1.2 國有企業缺乏效益觀念，不計成本。保管檔案需要多方面的費用支出，如保存空間、裝具、人力等保管費用。隨著檔案數量的不斷增長，檔案庫容日趨飽和，檔案數量的無限增長與有限的保存能力之間產生矛盾，檔案鑒定銷毀工作應從長遠考慮，從效益出發。
1.3 新舊標準不統一，產生遺留問題。如會計檔案，財政部、國家檔案局1984年頒發的《會計檔案管理辦法》規定，會計憑證的保管期限為15年，其中，“涉及外事和對私改造的”會計憑證和賬簿要永久保存。1998年，修訂后的《會計檔案管理辦法》出臺，將會計憑證的保管期限統一規定為“15年”。在管理辦法修訂前的十多年中，大部分與國外有業務往來的企業對會計檔案保管期限的劃分標準尤其是對“涉及外事”普遍感到難以把握。有的單位從建廠設備、生產技術到所用原料都是從國外購買，產品也大部分銷往國外，認為本企業的會計檔案基本上都“涉外”，索性將會計檔案的保存期限統統定為“永久”；有的企業認為十幾年之后，會計檔案的利用率大大降低，無永遠保存必要，即使部分檔案歸檔時定的保管期限較短，還有銷毀前的鑒定這一程序來補救，就不加區別地將會計憑證的保管期限全部定為“15年”。前者將會計檔案全部永久保存，省略了“銷毀”這一工作環節，檔案數量只增不減；后者因為會計檔案歸檔時的鑒定簡單粗糙，對保存到期的檔案進行細致的鑒別，工作量太大，也造成了銷毀工作年復一年延遲。
1.4 缺乏科學的檔案價值評價體系，可操作性不強。在國家檔案行政管理部門制定的各類檔案管理辦法中，涉及檔案鑒定銷毀工作這一內容時，只籠統地規定“根據檔案的保管期限”、“按規定程序報批”，等等，在工作實踐中，往往感到現行標準缺乏可操作性。如，《會計檔案管理辦法》中明確規定了會計檔案的保管期限，但在執行中，如只按照保管期限進行檔案的鑒定與銷毀，而不考慮會計檔案可能涉及的債權債務、稅務等問題，勢必造成誤鑒。檔案鑒定工作需根據各單位的實際情況、保管檔案的成本等外在因素綜合考慮，要有一系列的綜合評價體系進行評估和測定。
1.5 檔案鑒定銷毀工作缺乏監管，無制度約束。在我國現行檔案管理法律規章中，沒有關于過期檔案不開展鑒定銷毀應追究責任的條文，致使檔案鑒定工作一直無法納入檔案管理的計劃之中。
2 企業檔案鑒定銷毀難的對策
2.1 成立專業機構，監督指導鑒定銷毀工作。由檔案行政管理機關、企業檔案部門以及業務部門組成檔案鑒定銷毀機構，專業從事鑒定銷毀工作，定期對企業過期檔案鑒定銷毀工作進行監督指導。把檔案的
轉貼于
鑒定銷毀工作納入企業內控制度，每年按內控流程定期開展對過期檔案的鑒定銷毀工作。在流程中，明確規定各環節人員的工作職責和應承擔的權利和義務，通過程序的合理性、科學性，盡可能地減少人為因素對檔案鑒定銷毀工作產生的風險。
關鍵詞:高等學校檔案管理辦法;成人高校;檔案管理
《高等學校檔案管理辦法》(簡稱新《管理辦法》)是以1989年10月的國家教委第6號令《普通高等學校檔案管理辦法》(簡稱原《管理辦法》)為基礎修訂的，共七章四十三條，2008年9月1日正式實施。修訂后的新《管理辦法》，從高等學校檔案工作的定義、適用范圍等方面有了新的論述，對高等學校檔案的管理體制、制度建設和工作要求提出了更高的標準，充分體現國家對高等學校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位，為高校檔案工作的發展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。
一、新《管理辦法》的幾點變化
1.擴大適用范圍，把成人高校納入辦法適用對象
21世紀的高等教育事業蓬勃發展，除普通高校外，成人高等學校、高職高專學校和民辦學校也不斷得到發展，而且日益成為高等教育體系不可或缺的一部分，很顯然原《管理辦法》中只針對普通高等學校已經不能適應高等教育的發展現狀和要求。所以新《管理辦法》擴大了適用范圍，涵蓋了各級各類的高等學校，有利于促進所有高等學校檔案工作的發展。
新《管理辦法》明確規定“本辦法適用于各類普通高等學校、成人高等學校”，特別把成人高等學校列出，這為成人高校檔案管理工作提供了明確的方向，有利于規范成人高校的管理。根據新《管理辦法》，成人高校可以重新修訂本學校的檔案工作管理辦法，這為提升學校的管理能級、規范檔案管理工作和促進學校更加科學發展奠定了堅實的基礎。
2.明確了高校檔案的管理體制和學校領導的機制
新《管理辦法》規范了高校檔案工作的領導體制，規定“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作”，“國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查”，確定了政府教育行政部門對高等學校檔案工作的業務指導、監督和檢查職責，明確了高校檔案工作的領導關系和業務指導關系，領導體制層次清晰、責任明確，操作性強，有利于高校檔案管理工作的開展。
檔案管理工作既是一項基礎性工作，又是一項服務性工作。要做好這項工作，學校領導必須加以重視。新《管理辦法》明確了高等學校校長是高校檔案工作的第一責任人，強化了學校主要領導在高校檔案工作中的責任，《管理辦法》還規定“遇有特殊情況，應當立即向校長報告”。這些規定的推出有助于高校領導更新觀念，增強檔案意識，了解本校檔案工作的現狀，統籌全校檔案事業發展規劃，把檔案工作作為學校管理工作的重要事情來抓。
3.規范了檔案管理制度和檔案人員的職責
新《管理辦法》重新劃分了適應于學校檔案工作的11類歸檔范圍，這樣可以使學校檔案工作朝著規范化的目標發展，使學校檔案的歸檔內容更加全面。新《管理辦法》提出:高等學校“應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度”，以評促進檔案建設;“高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”，強化學校各部門立卷制度。
《管理辦法》要求“立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律，對文件材料系統整理組卷、編制頁號或者件號，制作卷內目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向學校檔案機構移交”，規定了各部門負責檔案工作人員的具體職責，保證學校各項管理活動中形成的檔案材料和科研研究材料的完整、齊全。
4.增加了“學生類”檔案管理內容
高等學校的主體是教師和學生，原《管理辦法》片面強調了學校管理、教師和教學，而忽視了學生和學習。教育以學生為本，學生以學習為本，新《管理辦法》對此進行了修訂。在新《管理辦法》中歸檔范圍里增加了“學生類”檔案的保管內容，具體內容“主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案，畢業生登記表等”。學生類檔案要求從學生入校開始到學生畢業結束，檔案中的記錄要伴隨學生在校學習的整個過程。把學生類檔案正式寫進檔案管理辦法中，把學生、學校和對社會有價值的檔案并列起來，充分說明了學生管理檔案在學校檔案工作中的重要性，體現了學校對學生的人性化管理。
5.從經費、文件的管理和檔案利用等方面提出檔案工作的信息化建設
隨著社會信息化的發展，數字校園的建設、數字檔案館建設勢在必行，新《管理辦法》明確規定“高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館(室)建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行”。
新《管理辦法》在檔案機構的管理職責上明確規定:“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作。”提出了高等學校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”，突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質、錄音帶、錄像帶、實物等傳統檔案載體的局限，突出了電子或數字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位，這符合時展的要求。在檔案的利用方面規定:“應當設立專門的閱覽室，編制必要的檢索工具，提供開放檔案目錄、全宗指南，檔案館指南、計算機查詢系統等，為社會利用檔案創造便利條件”。
6.從職務聘任、待遇補助等方面彰顯對檔案工作者的人文關懷
新《管理辦法》中明確規定“高校檔案機構中的專職檔案工作人員，實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。”這個規定可以從根本上改變目前成人高等學校檔案機構工作人員，因待遇低、工作累、地位低等原因造成了檔案工作人員學歷層次低、工作積極性差等不利于成人高校檔案工作發展的局面，為成人高校檔案工作發展的人才需要奠定了基礎。
對長期接觸有毒害物質的檔案工作人員，“保障其依法享有工傷社會保險待遇及其他有關待遇，并可以按照有關規定予以補助”，這使得多年來高校檔案界極力呼吁的對因為長期接觸有毒害物質的高校檔案工作人員建立職業保障和依法取得補助得到了落實，體現了以人為本的檔案科學發展觀以及對高校檔案工作者的人文關懷。
二、新《管理辦法》對成人高校檔案管理的影響
目前，成人高校檔案管理工作的發展與教育發展的實際需要還存在著一定的差距，特別是隨著成人高校工作能級的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實際相比，成人高校的檔案管理帶有明顯的滯后性。針對新《管理辦法》提出的規定和新要求，加強成人高校檔案管理的基本思路有以下幾點。
1.改變檔案管理模式，適應成人高等教育事業改革發展的需要
在當前科學技術迅猛發展，知識經濟和信息化浪潮日益發展的背景下，成人高等教育學校建設開始出現新的局面，使原有的檔案門類、數量和內容遠遠不能滿足教育發展的需要。隨著成人教育改革和發展形勢的需要，檔案工作重點應由以往收集、整理、保管為主轉向以開發、利用和服務為主，提高檔案的利用，擴大服務功能。成人高校的檔案工作是成人教育的信息資源，只有重視開發利用，不斷拓展業務范圍和服務領域，才能充分發揮信息資源的優勢。
2.加強檔案管理人員的隊伍建設，提高檔案人員的業務素質
要實現成人高校檔案的科學化管理，關鍵要提高檔案管理人員的素質。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質和職業道德修養，使之能熱愛檔案管理工作，有強烈的事業心、責任感和良好的職業道德修養。同時，要加強對檔案管理人員的業務技能培訓，不斷為其提供接受繼續教育的機會、更新檔案專業知識，通過系統學習，使之在專業的深度與廣度上都有較大的提高，在管理實踐中能夠具有進行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力，能夠積極開展檔案利用工作，為成人高校的發展和評估提供詳實的材料資源。只有這樣才能滿足新形式下成人高校教育發展與改革工作的需要。
3.大力加強電子檔案管理，不斷探索檔案管理現代化的新途徑
隨著人類進入信息時代，檔案的形式和載體、檔案信息的傳播方式和途徑等發生了根本變化;隨著教育的改革與發展，成人高等教育檔案資料呈現出復雜、繁瑣、量大的特點，這對高校檔案機構提出了新要求，必須應用現代化信息技術手段實現對成人高校檔案的管理，實現檔案資源和檔案管理的信息化。針對網絡和計算機的普遍使用，成人高校可以利用教育主管部門的專門教育教務管理軟件，從錄取新生開始，將學生的姓名、性別、照片等基本信息錄入數據庫，將在讀學生的學籍信息輸入到互聯網以便于檢索，將學生在校期間的學科、專業、成績檔案等信息化管理。同時，成人高校要適應檔案管理發展的趨勢，對形成的重要文件建立紙質文本和電子檔案雙備份，減少紙質檔案的使用，努力做好檔案信息管理系統的使用、維護和安全工作。
總之，成人高校的檔案是衡量學校教育管理水平和教學質量的重要標志之一，也是學校開展教育教學、科研的重要信息來源與決策的依據。因此，作為成人教育檔案工作者，要按照法制化的要求不斷走上正規，不斷加強檔案管理意識，加強檔案的開發和利用，實現檔案的數字化管理，充分發揮成人教育檔案功能，為推動成人高等教育檔案事業的發展和促進學校各項工作做好服務和保障工作。
參考文獻
[1]魏小寅.高校成人教育檔案管理的幾點思考[J].紹興文理學院學報，2006，(12):136-137.
中冶賽迪集團有限公司（以下簡稱“中冶賽迪”）是一家多元化經營和專業化發展相結合的特大型央企，以鋼鐵工程為主業。隨著“股份制改造”、“建立現代企業制度”等改革措施的推進，中冶賽迪的規模也擴展到22家子/分公司和19個職能部門。雖然在組織機構上實現了集團化管理，但集團化檔案管理存在檔案管理體制不健全、配套制度不全且效力不足、歸檔范圍不清等問題。實行有效的集團化檔案管理，對其實現健全、成熟的檔案工作運行體系具有重要意義。
1 集團化檔案管理的動因
1.1 理論依據
無論是傳統的實體管理還是現在的電子文件管理，來源原則、有機聯系原則、檔案價值理論、文件生命周期理論在集團化檔案管理中依舊適用。
來源原則始于檔案實體管理，但在電子文件管理時代，其“來源”的含義拓展到了文件的形成目的、形成活動、過程、處理程序等。集團各子/分公司或職能部門都無法脫離集團來運行，都不是獨立的實體，其產生的文件材料也是集團的一個組成部分。彼得?瓦爾納認為“如不遵循來源原則，全部檔案工作將只能是任意的、主觀的和缺乏條理的”。
對于以科技檔案為主的中冶賽迪，不僅要關注項目的來源單位，還要關注研究主題和研究過程的完整性，保證其從立項、研究開發到結項完成的全過程各類文件的完整齊全。這是有機聯系原則的重要體現，而中冶賽迪產生的文檔以圖紙等設計交付物為主、注重現行利用和設計參考，正是檔案價值理論應用的真實反映。中冶賽迪產生的設計交付物，從系統給出文檔號、上傳系統、歸檔質量檢查、各級審批、簽發、文印到最終的，是一個完整的過程。同時，部分檔案也有一定的保管期限，定期銷毀符合文件生命周期的規律。
1.2 實踐意義
首先，符合全宗原則。對于集團公司，使用全宗原則管理檔案，既能維護歷史本來面貌，又能讓分類更加簡便易行。
其次，切合集團公司協同運作的核心理念。協同是集團公司的價值訴求和自身組織優勢，而集團化檔案管理能提高資源的利用率和利用信息“搭便車”，也有助于發揮學習效應和技術創新。例如，將檔案進行集中管理，可以節省人力并便于利用；同時資源共享有助于激發靈感設計出讓用戶更滿意甚至眼前一亮的作品。
最重要的是，它是解決當前中冶賽迪檔案管理實踐困境的迫切需要。集團化檔案管理在中冶賽迪尚處于雛形階段，檔案管理體制、配套制度、歸檔范圍等方面問題日益突出，檔案部門面臨有心無力、進展不佳的尷尬局面。為此，在中冶賽迪中完善集團化檔案管理勢在必行。
2 困境
2.1 檔案管理體制模式不合理
一般并沒有一種通用的最佳檔案管理體制模式，多數都是結合本企業檔案管理的實踐和檔案工作的運行規律來設計的。簡單來講，《企業檔案工作規定》中檔案工作組織一章，能基本反映出檔案管理體制模式的基本要點，即檔案工作領導和專兼職檔案人員。
在中冶賽迪，檔案管理體制模式基本由企業分管領導、企業檔案部門負責人、單一子/分公司檔案管理委托管理者構成，其中委托的管理者包括股份公司及檔案管理專員、其他子/分公司或職能部門、項目管理部及其兼職檔案管理人員。
經調查發現，在該管理體制中，企業分管領導是單人負責；不少子公司的檔案管理工作是委托給股份技術支持部；不少子公司都沒有檔案管理人員，都是分散保存，職責不明確。
2.2 相關配套制度不健全
檔案管理制度，從大的方面離不開“三合一”制度，但這些只是業務標準的一部分，還應包括檔案工作管理辦法或規定、檔案業務管理辦法、其他業務標準、操作細則。
就中冶賽迪而言，當前主要制定了《檔案管理規定》、《會計檔案管理規定》、《檔案及圖書利用管理辦法》、《員工人事檔案管理規定》、《合同文件歸檔管理辦法》、《工程設計文件資料管理及歸檔規定》，目前公司也建立了自己的內容管理系統。從名稱和具體內容上可知，一是缺少了工作考評、工作數據統計、內容系統等方面的業務管理辦法，二是缺少各類文件材料歸檔、文件的登記與積累、保管期限等方面的操作細則，三是沒有建立分類、歸檔范圍等相關的業務標準。
2.3 歸檔范圍模糊不清
歸檔范圍不清主要體現在兩個方面：一是不清楚各子/分公司實際產生的哪些文件、哪些需要歸檔，二是沒有制定出與歸檔范圍有關的、具有法律效力的操作細則。
2016年股份技術支持部對部分子/分的檔案管理工作進行了首次檢查，主要是了解其產生了哪些文件，并通過雙方領導的協商最終確定了需要歸檔的文件。例如，對首次檢查的施工圖審查公司來說，主要產生的有科技檔案、合同、文書檔案等，根據檔案的本質屬性和實際工作需要，確定合格書、合同需要移交檔案室進行管理。另外，管控權的限制和缺少諸如文件登記與積累、各類文件材料歸檔方面的細則，導致企業形成的文件數據類型、數量、歸檔權責模糊，不僅難以確定企業核心文件數據的流動情況、最終歸屬，而且歸檔文件的齊全性和完整性也難有保障。
3 建議
3.1 優化檔案管理體制模式
由股份公司的檔案部門來負責全集團的檔案管理工作，并與其中不少子/分公司尚處于委托與被委托的關系，在合法性和強制性上缺乏說服力，尤其是部門名稱模糊了其實際的職責。
一方面，可以考慮成立企業檔案館，以明確其職責并增強權威。按照《中央企業檔案工作規定》，中冶賽迪符合可成立公司檔案館的條件，即“資產規模大、檔案數量多”，而有檔案專業背景的人員高達15人造了另一有利條件。
另一方面，可考慮將集團化檔案管理的最高領導者由個人拓展成團體，并將專兼職檔案工作納入考核范圍。前者可通過成立檔案工作領導小組實現，工作開展建議實行聯席會議制以便于風險分擔和高效執行；后者能更好確保文件材料積累的及時性和完整性，進而方便歸檔范圍的確定與細化。
3.2 健全檔案管理配套制度
檔案管理規定，為集團化檔案管理提供了根本方向；而業務管理辦法、業務標準、操作細則的建立和健全，能讓中冶賽迪的集團化檔案管理實現系統化、精細化、有序化的目標。
首先，可建立檔案統計、檔案工作考評方面的管理辦法。其次，可以借助數據梳理的相關流程和方法工具，對各子/分公司和職能部門部門的數據進行梳理，明確產生的文件材料類型、數量，并通過價值鑒定和實際工作需要確定出歸檔范圍和保管期限，并使之制度化。此外，對文件材料的登記、積累要素和要求進行細化，形成相應細則；特殊載體的歸檔要求也要形成條文，以便于有據可依。
3.3 細化文件材料歸檔范圍
歸檔范圍的確定與細化，是以文件材料清理工作為前提，也是做好歸檔文件材料鑒定的重要基礎。中冶賽迪目前的進行流程化管理的文檔主要有工程項目文件、合同、會計檔案，而大多數子/分公司和職能部門的管理性文件材料或合同等尚未進行清理。文件材料的清理需要建立在有序的文件形成和積累基礎上的，其關鍵在于確定核心數據。
首先，可以通過中冶賽迪官網、實地調研、當面或電話溝通、問卷調查等方式，獲取子/分公司和職能部門的職能屬性、文件形成記錄、文件積累情況。其次，以同時滿足崗位收到或發出或辦理的文件材料、不可或缺或核心的文件材料兩大條件為標準，形成核心文件材料數據表，不符合條件的進行剔除。最后將所有核心的文件材料數據表進行匯總，召集各子/分公司負責人、各職能部門負責、項目管理部負責人進行協商，形成最終的匯總表，并確定細化的歸檔范圍。
參 考 文 獻
[1] 宮曉東.企業檔案管理體系的建設與運行[M].北京：中國工商出版社，2014.
[2] 王英瑋，陳智為.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2015.
1、配合《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的全面實施，舉辦機關和企事業檔案業務規范化培訓班1期。培訓內容為《歸檔文件整理規則》、《企業檔案管理規定》、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》、《文書檔案文件級目錄數據庫結構與數據交換格式》及國家、省檔案局近年來頒發的有關檔案業務建設規范。培訓對象為機關、團體和企業、事業單位的專兼職檔案人員。時間安排在4月份。
2、舉辦會計檔案管理培訓班1期。培訓內容為《會計檔案管理辦法》及相關專業知識。培訓對象為機關、團體和企業、事業單位的會計檔案管理人員。時間安排在5月份。
3、認真貫徹實施省檔案局、省人事廳《省檔案人員持證上崗管理辦法》，全面推行檔案人員持證上崗制度。舉辦檔案人員職業資格證書培訓班1期。培訓采用省檔案人員培訓材，主要內容為檔案基礎理論和專業知識。培訓對象為全市尚未取得檔案職業資格證書的專兼職檔案人員。時間安排在6月份。
4、舉辦檔案行政執法人員培訓班1期。培訓內容為檔案法律法規基礎知識，執法工作的程序、規范和具體要求。培訓對象為市、縣（區）檔案局檔案行政執法人員。時間安排在6月份。
5、舉辦檔案通訊員培訓班1期。培訓內容為檔案通訊、信息報道寫作知識。培訓對象為新聘任的全市檔案通訊員。時間安排在3月份。
6、舉辦電子文件歸檔與管理，檔案數字化業務培訓班。培訓內容為電子文件歸檔與管理，檔案數字化基礎業務知識及操作技能。培訓對象為全市檔案管理人員。時間安排在4月份。
7、與市建設局、規劃局聯合舉辦重點工程檔案管理培訓班1期。培訓內容為重點建設工程項目檔案管理知識。培訓對象為全市重點建設項目主管和承建單位專兼職檔案人員。時間安排在8月份。
8、舉辦“市檔案管理系統”業務培訓班1—2期。培訓內容為檔案管理系統軟件的操作技能和《省電子文件歸檔與管理辦法》。培訓對象為全市有權使用“檔案管理系統”單位具體操作管理人員和檔案人員。時間安排在4月底。
二、培訓要求
1、教育培訓是提高檔案工作者業務素質和創新能力的有效途徑，希望各單位領導高度重視，積極為檔案人員參加教育培訓創造條件，認真組織本地區、本系統的專兼職檔案人員參加培訓。
2、舉辦培訓部門要端正指導思想，嚴格遵守報批程序，精心組織，統籌規劃，堅持按需施教的原則，采取切實有效措施組織好教育培訓工作，確保培訓質量。
檔案管理工作是局管理基礎工作的組成部分，是維護本局經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。局檔案是指本局在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，其構成是以科學技術檔案為主體，包括計劃統計、財務管理、經營活動、勞動工資、教育培訓和黨、政、工、團工作等方面的材料。為規范局文件材料的歸檔工作，完整、系統保存企業檔案，認真改造檔案行政管理和保管利用兩種職能，依法管理檔案事業，全面提高檔案工作的“三服務”水平。
根據《中華人民共和國檔案法》、中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業檔案管理辦法》、《國有企業文件材料歸檔辦法》的要求和《廣電集團梅州供電分公司檔案管理辦法》，特制定我局檔案管理辦法。
一．文件材料的歸檔范圍
我局在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料應列入歸檔范圍，主要有：
一）生產技術管理方面
1、上級下達的技術性指示、命令、決議和決定；
2、主要技術問題的請示和批復；
3、本單位近期電力規劃；
4、有關生產技術和安全方面的規程制度；
5、有關生產技術的年度計劃、工作總結和統計年報；
6、有關生產技術管理，技術引進和技術改造等管理形成的各種文件材料；
7、有關生產調度、通報、自動化、安全監察、用電管理工作形成的各種文件材料；
8、質量管理、標準計量、信息工作等管理中形成的各種文件材料。
二）計劃統計方面：有關各種計劃統計年報表和計劃管理、統計分析活動形成的各種文件材料。
三）勞動工資方面：有關定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞動保護、保險、獎罰等工作中形成的各種文件材料及名冊、年報表。
四）財務管理方面：有關財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。
五）教育培訓方面：有關干部、職工教育和技能培訓的文件等。
六）黨、政、工、團工作方面：有關黨務工作以及組織，紀檢監察、宣傳、人事、保衛工作所形成的各種文件材料、行政管理、共青團和工會工作中所形成的各種文件材料等。
七）基本建設（工程）方面：是指工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。
八）設備、儀器方面：有關設備供貨合同、設備廠試驗報告、合格證、說明書等出廠文件材料。
九）局各部門單位與其他法人或組織之間簽訂的各類經濟合同、技術合同、購電合同、并網協議等合同、協議。
十）歸檔：文件材料主要包括紙張，光盤、磁帶、照片、膠片，物等各種載體形式。
二．歸檔時間
一）各項管理工作中形成的文件材料，應在第二年第一季度內，將應歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審查后，交辦公室歸檔。
二）基建項目文件在其項目鑒定，竣工驗收后三個月內歸檔，周期長的可分階段，單項歸檔。
三）會計文件材料在會計年度終了后由財務部門按歸檔要求負責收集、整理、立卷、歸檔，保管一年后由財務部門編造清冊，經部門負責人審定后移交檔案部門保管。
四）重要會議（如電力工作會議、黨代會、團代會、職代會、工代會等）文件材料應在會議結束后十五日內交辦公室整理歸檔，重要會議記錄應在第二年的一月份交辦公室歸檔。
五）合同、協議簽訂后移交一份給辦公室歸檔。
六）重要設備、儀器開箱時，有關業務部門應在檢查驗收設備出廠技術文件材料，在開箱驗收后即時登記，安裝調試后歸檔。
七）局員工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。
八）光盤、磁帶、照片及底片膠片、實物等形成的文件材料在工作結束后及時歸檔。
九）下列文件材料應隨時歸檔
1、縣級供電企業體制改革形成的文件資料包括接管代管縣由供電企業的有關情況、文件、合同、會議紀要、議案、工作方案、實施細則等方面的文件材料。各職能部門專（兼）職資料員在文件材料形成后及時移交辦公室歸檔。
2、變更、修改、補充的文件材料。
3、內容機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料。
4、企業產權變動過程中的文件材料。
5、其他臨時性活動形成的文件材料。
三．文件材料的歸檔要求
一）歸檔的文件材料必須準確地反映企業在各項活動的真實內容和歷史面目。
二）生產建設活動中形成的科技文件材料（含宿微膠片、照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等），由項目負責人指定有關人員負責收集、整理后交辦公室歸檔保管。
三）各項管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其生產范圍，指定有關人員負責收集整理后交辦公室歸檔。
四）歸檔文件應為原件。因故無原件的榀為具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。
五）歸檔文件應齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應復制。
六）辦公室在接收歸檔材料時應全面檢查歸檔文件的質量。交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續，移交清冊各留一份以備查考。
四．文件資料檔案的保密管理
一）對機要檔案、重要檔案、重要會議記錄必須由局分管領導批準，只準在檔案室查閱。
二）文書資料檔案原則上只能在檔案室閱讀使用，不得外借，如確因工作需要，須經局辦公室領導批準。
三）非財務部人員查閱會計檔案，須經局財務部領導批準。
四）檔案資料未經批準，不準擅自復印，經批準同意借出或復印的檔案，不準轉借他人和擅自拆卷，私自摘抄，不得帶出局外，更不得劃道填字、涂改、損壞文件。
關鍵詞: 工程項目資料管理 對策
Abstract: This paper introduces the existing problems in the management of completion data archiving, and combined with the completion data in file be keenly aware of, take targeted measures, and strive to compliance, authenticity, accuracy, timeliness and normative, and effectively improve the efficiency of data archiving.
Keywords: engineering project information management .
中圖分類號：TU8文獻標識碼：A
建筑工程竣工資料在當今社會越來越被重視，主要體現在如下
幾方面：（1）保護國家利益和公共利益，（2）保證業主的合法權益，（3）保證建筑的維修和系統維護等。然而，工程資料在工程管理中又常常被人們忽略，以至于工程資料歸檔存在諸多問題。
一、資料歸檔收集中存在的問題
（一）在某科研辦公用房項目建設時，恰逢行業單位重組、工程跨度時間長，工程項目人員變動大，資料收集困難等問題。
（二）由于空間和時間的關系，涉及項目的重要文件，由于疏于資料的管理和客觀原因，原始文件缺失和工程資料驗收簽證不全，部分資料沒有按照國家行業標準規定要求辦理書面簽字，結果工程結束了，無當事人簽字確認。
（三）收集的前期資料、施工原始資料都存在書寫不規范，各種顏色的筆記都有，甚至有的簽字不利于檔案資料的長期保存，格式和紙張不統一，文件頁面的設置不等，給資料收集整理和組卷工作帶來一定難度。
（四）設計單位在出施工圖紙時，本身存在一些設計質量問題，在圖紙蓋章方面偷工減料，沒有考慮建設、施工單位在工程資料收集、整理、歸檔管理方面會帶來弊端。
（五）施工原始驗收簽證資料填寫不規范，如：有些重要的審批文件的匯簽、施工圖會審、技術核定單、隱蔽工程、質量保證資料、交工技術文件、竣工報告和建設、設計、施工、工程監理及相關單位辦理工程移交生產的簽字手續等資料，有簽署意見欄目沒有簽署意見、隨意涂改或用簡易貼，這樣即降低了原始資料的可信度，又降低了歸檔資料的使用價值。
（六）在施工過程中，由于資料的管理工作的疏忽，致使資料在清理、收集、整理，完善、組卷、立卷的過程中遇到了很多的困難和問題。
二、資料歸檔管理對策
（一）建立健全資料管理制度
建設單位在工程建設立項時，首先應結合工程項目的實際情況，明確各單位在工程資料形成過程中各自的職責和應承擔的責任，做到分工明確，責任清楚。在項目開始時制定出適合本工程特點的竣工資料所要求的藍本，便于各參見施工單位在工程資料整理過程中有據可依，操作方便；從而避免資料格式的多樣性和不規范；為保證歸檔資料內容的統一、準確、真實打下基礎。
（二）做好工程前期報建和工程管理報審制度
項目立項后，首先要做好工程前期報建和預審查制度，按要求建設方應將工程施工圖報送有審圖資質的審查中心審查，確定符合要求后，再通知施工單位在工程中使用。同時，各方資料管理人員還應熟悉和掌握工程施工要求和進度、增強資料收集中的可行性、目的性，為工程竣工后檔案編制工作奠定了一個良好的開端。
（三）建立資料人員業務培訓機制，提高資料人員整體業務素質。
工程資料管理人員即要了解、熟悉、掌握《檔案法》、《工程檔案管理辦法》等法律、法規和規章制度、及時做好工程前期資料、施工圖紙及各類資料的收集外；還要了解工程施工檔案資料的歸檔范圍、具體時間，施工過程中資料的收集情況及施工中收集資料遇到的困難，從而想辦法解決突發事件中出現的各種技術問題；確保施工歸檔資料的符合性、完整性、準確性。
在資料收集中，面對不同的資料人員，還必須采取多層次、全方位的集中、分散、短期、座談或專題講座等各種形式培訓，將基本理論與實際技能、創新能力與實際操作能力、管理理念與先進方法等有機結合起來；幫助資料管理人員掌握現代化的資料管理知識，更好地為生產實際服務。
（四）完善竣工文件資料的整理與編制
完整的竣工資料不僅應從工程項目立項做起，而且工程項目資料專職管理人員，還要負責對各施工單位竣工資料的指導、監督。按照項目管理辦法，編制竣工資料做到“三同時”和 “三同步”，將資料管理貫穿于工程施工的全過程。例如：工程資料整理分類：
1.將資料按《建筑工程質量驗收評定依據》和《建筑工程施工質量驗收評定標準》中的工程分項劃分，對資料進行收集、整理、分類，并按建設工程項目管理中的手段、方法，將在原有資料的基礎上逐步依次細化到最小的分項工程。
2.在整理已收集的資料時，按檔案資料歸檔要求由大類到小類、逐類旁通、梳理排序，在工作中總結經驗，積累方法，使思路更清晰，條理更明確，對后續工作的開展起到積極的作用。
3.對廠家提供的設備，除要有合格證、檢驗報告、使用說明書、圖紙等多種內容之外，還要根據資料各自特點，結合檔案管理辦法做到分門別類的收集、整理、分類。
（五）做好歸檔資料組卷、立卷
1.根據《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》和《企業檔案管理規定》的要求，結合西南油氣田公司《檔案管理實施辦法及各類檔案管理細則》，針對歸檔資料在整理組卷過程中，大小型號不同圖紙的折疊、文件的排序、案卷的排列等實質性的問題，采取應對的有效措施。
如一：圖紙的折疊過程中，除已有的多種成熟方法外，還應從中總結出適合于自己操作方便的小竅門，這樣，即便捷、更省時。
如二：文件的排序，除按重要程度或時間順序排列之外，還要想辦法解決多個內容相近文件處理的方法；對密不可分的文件資料，除按檔案資料的要求外，還要想辦法解決不同上級的請示及批復怎么處理才妥當等問題，并為以后資料查詢提供思路清晰、查找方便的檔案。
（六）加強施工過程控制，保證竣工資料真實有效
無論建設單位、監理單位、施工單位的各級工程管理人員、都要切實加強責任心，做到前期報建、工程施工與資料收集、整理完整同步進行，避免先完成施工任務，再后補資料的現象發生。同時，資料管理人員也要經常深入施工現場，對各施工單位資料的同步性、真實性、準確性、完整性、規范性進行檢查；為歸檔資料組卷、立卷工作做好前期準備工作。
三、結束語
房屋建筑即是企業的一種有形固定資產、巨大財富，歸檔資料更是企業有效維護自身合法權益不受任何損害的體現，只有充分認識到歸檔資料的重要性，才能避免若干年后因建筑的維修和系統維護造成不必要的經濟損失，同時，為需要資料查詢的人員提供有力依據。
參考文獻：
1、行業《檔案管理實施辦法及各類檔案管理細則》，2006年7月。
【關鍵詞】農村土地承包經營權；確權登記頒證；檔案工作；思考
承包地確權登記檔案是對農村土地承包經營權確權登記頒證工作的真實記錄。承包地確權檔案管理工作是指承包地確權檔案的收集、整理、鑒定、保管、編研、利用等工作。2009年，吉林省開始承包地確權試點工作，積累了一定的經驗。2015年，吉林省被列入全國第二批承包地確權整省推進試點省份，在承包地確權檔案管理工作中進一步豐富了工作經驗，并取得了顯著成效。
一、吉林省承包地確權檔案管理現狀
2009年實施承包地確權試點以來，吉林省始終重視承包地確權檔案工作，切實加強檔案管理工作的制度化、規范化和系統化。吉林省承包地確權檔案管理工作，突出的一個特點就是制度健全，措施有力。
實際上，從國家到吉林省，都對承包地確權檔案工作十分重視。早在國家開展承包地確權試點工作之初，農業部、國家檔案局就于2010年印發了《關于加強農村土地承包檔案管理工作的意見》。2011年，農業部和國家檔案局就著手起草《農村土地承包經營權確權登記頒證檔案管理辦法》，并最終于2014年11月印發。同年，農業部還了《農村土地承包經營權調查規程》《農村土地承包經營權要素編碼規則》《農村土地承包經營權確權登記數據庫規范》3個行業標準，進一步細化了承包地確權工作的業務規范和工作流程。
而吉林省則依據《農村土地承包法》《農村土地承包經營權證管理辦法》《農村土地承包經營權確權登記頒證檔案管理辦法》等法律法規，在廣泛調研、深入研究的基礎上，結合當地實際，于2015年7月，由省農委與省檔案局聯合下發了《吉林省農村土地承包經營權確權登記頒證檔案管理實施辦法（試行）》（吉農經發〔2015〕3號），并以附件的形式下發了《吉林省農村土地承包經營權確權登記頒證文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》《吉林省農村土地承包經營權確權登記頒證檔案整理細則》。此外，吉林省農委起草設計了41種土地確權登記頒證系列文書，涵蓋了承包地確權各個環節和階段，全部下發各地指導確權登記頒證工作。
同時，省農委、省檔案局為了開展和推進承包地確權檔案工作，結合省內試點工作開展了歸檔材料的收集和指導工作，并分別利用全省承包地確權檔案管理座談會和全省試點工作經驗交流現場會的契機，確定了“分類收集”“一戶一卷”的承包地確權檔案管理模式。
二、 承包地確權檔案工作存在的問題
吉林省的承包地確權檔案工作雖然取得了顯著成效，但仍然存在一些問題，突出表現在：一是歸檔文件材料不規范問題。承包地確權檔案涉及了農地一輪承包、二輪延包檔案、農村土地經營權證書及發放情況、土地四至、田間指界，以及因農民外出打工、嫁娶及歷史遺留問題等，材料繁多且復雜，造成了歷史檔案資料雜亂無章，加之各地歸檔材料參差不齊，給承包地確權檔案工作帶來了巨大阻礙。二是檔案類別繁多，工作量大，需要建立科學有效的檔案管理機制。承包地確權是一個復雜的綜合性工程，加之要在規定時間內完成，在工作過程中所形成的檔案數量更是巨大，且容易造成檔案整理、歸檔積壓現象。同時，確權過程中不僅要做好土地面積、四至、等級等信息的整理，還要收集存在的土地糾紛情況。這些問題不僅對以往的檔案管理模式提出了新的要求，也加大了鄉、村檔案保管壓力。
三、 解決問題的對策
從吉林省的實踐來看，已經形成了解決上述問題的基本工作機制，值得借鑒。首先，下發吉林省農村土地承包經營權確權登記頒證檔案管理實施辦法（試行）》，對全省承包地確權歸檔文件整理做出統一要求。此文件成為全省統一規范指導和管理承包地確權檔案的依據和保障。其次，吉林省確權辦完善了《吉林省農村土地承包經營權確權頒證文書》，對歸檔文件材料的范圍等環節和流程進行了明確，促進了承包地確權檔案工作的開展。再次，省農委與省檔案局為了減輕地方檔案保管壓力，一方面提高了鄉鎮檔案保管要求，降低村級組織的檔案保管數量。另一方面加大縣級檔案館接收力度，并實行縣級農業部門統一保管后適時移交檔案館的方案，解決了檔案數量龐大難以有效保管的問題。最后，吉林省提出的“一戶一卷”收集方式，減少了檔案類別，縮短了文件材料歸檔整理時間，簡化了檔案統一編號流程，確保了承包地確權檔案工作及時、科學和高效。
【參考文獻】
[1]農業部，國家檔案局.農村土地承包經營權確權登記頒證檔案管理辦法[Z].2014-11-20.
[2]馬素君，王賽春，馬慶華，劉水英.做好新一輪農村土地承包經營權確權登記檔案管理工作的探索與實踐[J].檔案天地，2015（12）.
1概念與作用
衛生監督檔案或稱衛生管理資料檔案，是論述和反映單位在管理活動過程中，通過衛生管理人員及領導層開展衛生管理活動所形成的文字和文件材料，是衛生監督單位開展衛生管理工作的真實記錄，經過衛生管理人員的收集、整理，并按照歸檔制度進行歸檔，反映了單位在衛生管理工作的活動歷程，不僅具有現實的使用價值，還具有長期衛生監督管理工作查考和歷史憑證等作用。
2衛生管理制度
監督單位的衛生管理工作主要體現在衛生監督管理制度的制訂和落實，還包括組織管理機構與衛生監督管理人員的設置、職工健康檢查和衛生監督知識培訓等方面資料。根據其管理的全部內容及項目，確定資料歸入衛生監督檔案。而建立完善的衛生管理制度是單位落實上級布置任務的基本前提，不同類型和規模的監督單位，應制訂相應的衛生監督管理制度;除此之外還包括黨務管理制度、行政管理制度、人事管理制度、效能建設制度、稽查工作制度、安全管理制度、后勤管理制度、信息管理制度、科研管理制度等。對外則應包括:衛生檢查、獎罰等制度與預防食物中毒衛生管理制度、生產車間衛生制度、產品檢驗制度與產品留樣制度、設備清洗消毒制度、檢驗室工作制度、衛生管理人員監管制度、衛生檔案的整理歸檔及其他相關的衛生管理制度。
3管理辦法的規定
本局在制定管理制度的同時也制訂了衛生監督管理辦法，主要參考了國家檔案法的規定，各個科室都有了檔案管理的分工。整理衛生檔案一般按如下要求進行整理后歸檔:
(1)按照不同的內容分類，如制度類、文件類、證件類、衛生監督、監測類、索證類等進行歸檔。
(2)按照時間順序分類，將每年的資料按時間先后順序分類歸檔。
(3)各類衛生檔案應保存3年備查，并根據其重要程度和上級要求，有的資料保存的時間還要更長些。有的要求保存達10～30年。
(4)衛生監督檔案整理工作，需要衛生管理人員按照一定的原則和方法，對衛生管理的資料進行系統的整理，并通過編目將其內容與成份揭示出來。
(5)要建立健全文件材料歸檔制度，把文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入各項工作標準、工作程序及各科室和人員的崗位職責，作為考核的重要內容。還要注意衛生監督信息的審核［1］。
(6)在各項工作活動中形成的文件材料，要按規定在第二年初將應歸檔的文件材料進行系統整理，由科室負責人審定后歸檔。專項工作如衛生監督檢查、公共衛生突發事件、衛生質量抽檢、專題調查、會議、培訓、宣傳等重要活動待結束或告一段落時，及時做出總結，及時歸檔。
【關鍵詞】
規范管理;醫學科研;檔案
基金項目:廣西衛生廳自籌科研經費課題(項目編號:桂衛Z2009149)醫院科研檔案歸檔在某種程度上檔案管理工作可謂是醫院各項工作的橋梁與紐帶,醫學科研檔案是醫學研究過程和產出的載體,蘊藏著大量的科研成果、科技專利、高新技術、學科建設、科研思想等科研信息,是寶貴的信息資源和無形資產,它是進行科研的重要依據和必要條件[1]。在現代科技手段日益普及的今天,檔案資源隨時都可以轉化為醫院的社會效益與經濟效益。
1 醫學科研檔案歸檔管理的必要性
醫院科研檔案是在醫學科研活動中形成的、具有保存價值的文件材料,是醫學科學研究和醫療實踐的真實記錄和反映,管好和用好科研檔案,對于提高醫院科研管理水平,促進醫療衛生事業的發展是十分必要的[2]。醫學科研檔案是醫院檔案管理中的一個重要組成部分,我們要嚴格執行國家有關檔案工作的法律、法規,樹立檔案管理人人有責的觀念;認識檔案的潛在價值及社會效益和經濟效益。醫院科研檔案管理根據國務院批準頒布的《科學技術檔案工作條例》第五章規定:“各單位都要按照集中統一管理檔案的基本原則,根據科技檔案必須完整、準確、系統、安全和有效利用的要求,建立健全科技檔案工作,建立必要的規章制度,實行科學管理”。我院辦公室嚴格科研檔案的管理,完善科研檔案歸檔的管理制度,定期移交科研檔案。
2 醫學科研檔案規范管理的作用
2.1 科研檔案又具備有其自己的特點,做好醫院科研檔案管理工作的前提之一,就是要配備一定數量的專職、兼職檔案人員,要使檔案完整地保存下來和充分利用,必須科研人員的配合。醫院綜合檔案室檔案員要對研究項目形成材料實行全程跟蹤,確保材料的齊全、完整,保證科研檔案的質量。醫學科學研究涉及面廣,是個多學科,多門類,多層次的綜合性科學體系,它與一般自然科學及生產技術的研究有相似之處,但又有其獨特性[3]。科研項目結題后,科教部的兼職檔案員將檔案移交到醫院綜合檔案室,由醫院專職檔案員按照科研檔案的歸檔要求對項目的檔案材料進行審核并移交歸檔。如課題組需借閱項目檔案,可以按規定程序向醫院綜合檔案室借閱。科研檔案在服務于科研活動、提高醫療水平、提升醫院核心競爭力方面發揮了積極的作用。我院科研檔案的管理逐步走上了規范化、科學化的管理軌道,在醫院檔案中的比重越來越大。主要采取兩種規范管理:一是分類管理,包括臨床、醫技科室、職能科室的科技人員管理。二是職稱管理,包括主任醫(技)師;副主任醫(技)師,主治醫(技)師。要求擔任科研項目的負責人職稱一定在中級職稱以上。先后建立了科研人員檔案、科技成果檔案、人才培養檔案、科技規劃檔案等一系列基礎資料計算機數據庫,逐步完善對科技人員的規范化管理。科研檔案不僅是進行科研的重要依據,而且還是科研活動的必要條件。科研檔案本身雖有價值性,但其價值的實現必須經過合理的開發,方能有效利用[4]。
2.3 分類 醫院科技檔案的分類要根據科技檔案的性質、內容、特點和相互之間的聯系,把科技檔案劃分成一定的類別,使之能正確反映出產生這些檔案的歷史條件和工作活動的真實面貌,達到便于保管和充分利用科技檔案的目的[5]。
3 出臺激勵措施,完善激勵機制
建立完整的科研檔案是科研管理規范化、科學化、信息化的重要標志。我院領導班子充分運用激勵手段加強我院的科研管理,不斷完善醫院科研管理中的激勵機制,使科技興院形成共識。制定出詳實的科技計劃。出臺了一系列獎勵措施,并以此作為新的效益增長點,增強醫院的內涵式發展實力。科學技術的進步要依靠人才的優勢,院領導帶頭搞科研,充分發揮院學術委員會的作用,把科研工作提到重要議事日程,不斷從人力、物力、財力上改善科研條件。
3.1 建立健全了“五、三、三”管理機制 即院領導班子為決策層;學術委員會為督導層;科教部為管理層;臨床、醫技科室為實施層;課題組(人)為攻關層的五層級網絡化管理體制。
3.2 采取三種辦法規范管理 ①規范化管理科技人才:一是分類管理,包括臨床科室、職能科室的科技人員管理;二是學位職稱管理,包括醫院引進的人才,博士后、博士、碩士等;三是聘約管理,由院長領導的聘約制,調動了廣大科技人員的積極性;②標準化管理科研設備:資源共享醫療設備,充分發揮醫療設備在醫院科研中的共享作用,充分發揮實驗中心在科研中的作用,加強人員培訓,大型設備上崗證,實行標準化管理;③制度化管理科研工作:先后制定了院學術委員會章程,重點學科管理辦法,科研基金管理辦法,院青年基金管理辦法,科研成果評選條件,人才引進培養等一系列管理措施,做到科技管理制度明確,職責清晰,有章可循。
3.3 實行“三傾斜”強化激勵手段 ①“政策上傾斜”制定出臺了廣西壯族自治區人民醫院科技興院獎勵辦法等政策措施;②設立了科研成果獎、新技術、新項目獎、學術論文獎、科研課題中標獎、科技拔尖人才獎、科技興院優勝集體獎,每年評審一次并召開每年度的科技表彰大會;③“獎金上傾斜”每年從醫院收入總額中提取1%作為科研教學基金[6]。
由于激勵措施的出臺,大大的提高了臨床醫師做科研,寫文章的積極性。所以,科研檔案兼職人員,平時應注意檔案的分類管理及收集,歸檔材料的完整性。積極幫助臨床將科研資料全面完整地收集、分類、整理直至歸檔。在我院科研檔案管理的基本內容主要有:國家科技支撐計劃課題(農村衛生技術及產品研究與應用),科學基金課題(國家自然科學基金、廣西自然科學基金、基礎研究專項),廣西科學研究與技術開發計劃(科技攻關與新產品試劑、科技創新能力與條件建設);廣西衛生廳重點科研課題、廣西衛生廳自籌科研經費課題、廣西醫藥衛生適宜技術推廣項目,院內青年基金課題等類型。在日常的科研管理工作中對各種管理性文件,如各種有關的衛生科研法規、醫院內部的有關規定、制度、紅頭文件、協議書等等有關科研管理工作及科研活動過程中形成的所有有價值的及原始的各類文件材料都是科研檔案管理收集的范疇內容[1]。
按照《檔案法》的規定,嚴格執行借閱制度。管理和運用好醫學科研檔案,對提高醫院科研水平、促進醫院衛生事業發展具有重要的意義。
參 考 文 獻
[1] 胡桂周,劉瑾.醫學科研檔案管理的探討.醫學信息,2007,20(10):1785-1788.
[2] ,項濱.醫院科研檔案管理創新的思考.中國醫院管理,2007,11(2).
[3] 胡琴琴.醫學科研檔案的特點及其管理.杭州醫學高等專科學校學報,2004,25(5):266-267.
[4] 韓秀明,劉艷君.科研檔案在科研管理中的地位和作用.預防醫學情報雜志,2008,24(8):642-643.
以《檔案法》和《江蘇省檔案管理條例》為指針，認真貫徹實施《常熟市教育系統學校歸檔辦法》，圍繞學校“團結一致謀改革、凝心聚力求質量”的工作重點，強化率先、競爭、責任、效率、質量意識，運用新的檔案管理軟件加強學校檔案工作的管理，力求為學校教育發展提供優質服務。
二、工作目標、任務：
以《檔案法》頒布為契機，有計劃、有步驟地開展學習、宣傳、貫徹活動，增強全校教職員工的法制觀念和檔案意識，強化行政執法的力度，提高全員執法的自覺性，推動學校檔案工作向高標準持續發展。
1.組織學校全體教職員工和檔案管理網絡人員認真學習《檔案法》，參照蘇州市檔案局學習、宣傳、貫徹《蘇州市檔案管理辦法》活動實施方案，進行有計劃、有組織地宣傳、學習和落實。
2.在認真學習、貫徹《蘇州市檔案管理辦法》的基礎上，結合學校政治學習對全校教職員工進行宣傳、學習，通過印發宣傳材料、做檔案知識測試卷，提高法制意識和檔案意識。
3.按照《常熟市教育系統學校歸檔辦法》收集好各處、室、組等部門所形成的文件、材料，按分類方案進行裝訂、分類、排列、編號、裝合，并在今年8月底，完成年度各種檔案資料的立卷工作，寫好立卷說明及簽定報告。
4.做好檔案臺帳，對各項內容認真填寫，為迎接一年一度的檔案法規性檢查作好準備。
5.及時收取、處理各類文檔資料，為學校提供優質服務。
6.配合學校做好各類評估、評審、考核工作。
7.根據學校發展情況，及時做好資料的匯編、索引的延續工作，為學校擴大社會效益。
三、工作安排：
第一季度：
1.制訂學校年工作計劃
2.收集本校年各科室所形成的文件、材料
3.做好本校新年度的文書處理工作
第二季度：
1.整理本校年文件資料，按《常熟市教育系統學校歸檔辦法》規定做好裝訂、分類、排列、編號、裝合工作，確保門類齊全，完成立卷任務
2.參加教育系統開展的檔案法制宣傳周活動
3.檢查本校檔案保管情況，如有不到位之處，及時向校領導匯報處理
第三季度：
1.做好本校檔案編制專題匯編及索引的延續工作
2.做好局檔案室、協作組來校年度檢查的準備工作
3.做好年度安全檢查工作，迎接局檔案室對本校檔案安全情況的考核
第四季度：
1.收集本校各室所形成的文件、材料
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位財務的重要史料和證據。目前，會計委派制下的會計檔案管理存在的主要問題如下：
一是有的會計核算中心沒有或未及時向委托單位移交會計檔案，不符合《會計檔案管理辦法》的規定。《會計檔案管理辦法》第6條明確指出，“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但其所有權仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應當保持一個單位全宗的完整性和連續性。
二是紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第7條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據。”《會計基礎工作規范》第45條規定，“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理”。然而實際工作中，會計委派制核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成的大量磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。
三是會計工作與會計檔案管理脫節。會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作之中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務，卻忽視了制定詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規范，無目錄等現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上科學管理。
四是財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業務主要接受同級財政部門的監管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業務指導與監督。財政部門只強調會計業務規范與否，而對會計檔案規范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態。
五是會計檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
針對會計管理體制改革給會計檔案管理帶來的問題，筆者認為應強化以下方面工作：
一要加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。
二要加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員崗前培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
三要讓財政部門與檔案部門共同加大對新會計管理體制下形成的會計檔案的監管。結合實際，聯合制定包含新會計體制下會計檔案工作內容的《會計檔案管理實施細則》，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務工作檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，加大對會計工作整體性和連續性的檢查與監督。
四要完善會計檔案管理工作的各項規章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續。實行會計委派制的地區和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合實際，制定出會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監交人、會計、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續，加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目相符，案卷整理質量是否規范。交接憑據應一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份。 轉貼于
檔案法律，包括《檔案法》和其他法律中涉及檔案的規定。如《刑法》第329條;《會計法》第23條;《野生動物保護法》第15條;《礦產資源法》第14條;《森林法》第14條等。
檔案行政法規，包括《檔案法實施辦法》、《機關檔案工作條例》、《科學技術檔案工作條例》等3件。散見在其他行政法規中的有關檔案法律關系的條款也屬于檔案行政法規的范疇，如《婚姻登記條例》第四章；《建設工程質量管理條例》第17條和59條等。
地方性檔案法規，目前全國有30個省、自治區、直轄市頒布了地方性檔案法規。長春、沈陽、青島、寧波、武漢、濟南、深圳等17個較大的城市也頒布了地方性檔案法規20件。
檔案規章，包括國務院部門檔案規章和地方政府檔案規章，目前國家檔案局單獨或以國家檔案局為主與有關部委聯合制發的現行有效的規章有20件，35個（省、自治區、直轄市以及國務院批準的較大的市和經濟特區）地方政府頒發的檔案規章有59件。另據不完全統計，國務院其他部門制定有專門檔案管理方面的規章（含規范性文件）50余件。
以上這些檔案法律、法規和規章是檔案行政管理部門的主要執法依據。
2007年國家檔案局按照國務院辦公廳的部署開展了系統的規章清理工作，并于2007年12月5日了廢止規章目錄和現行有效規章目錄。
附：由國家檔案局以及以國家檔案局為主與有關部委（局）聯合的現行有效規章目錄和廢止規章目錄。
現行有效規章目錄
1.檔案館工作通則(1983年)
2.各級國家檔案館收集檔案范圍的規定(1986年)
3.開發利用科學技術檔案信息資源暫行辦法(1988年)
4.國家檔案局關于檔案期刊、書籍及音像制品管理暫行辦法(1989年)
5.檔案工作中國家秘密及其密級具體范圍的規定(1990年)
6.各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定(1991年)
7.各級國家檔案館開放檔案辦法(1991年)
8.外國組織和個人利用我國檔案試行辦法(1991年)
9.檔案執法監督檢查工作暫行規定(1992年)
10 .開發利用科技檔案所創經濟效益計算方法的規定（試行）(1994年)
11 .開發區檔案管理暫行規定(1995年)
12.城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法(1997年)
13 .國家重點建設項目檔案管理登記辦法(1997年)
14 .檔案專業技術人員繼續教育暫行規定(1997年)
15 .鄉鎮檔案工作試行辦法(1998年)
16 .國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法(1998年)
17 .檔案行政處罰程序暫行規定(2000年)
18 .電子公文歸檔管理暫行辦法(2003年)
19 .檔案行政許可程序規定(2005年)
20 .機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定(2006年)
廢止規章目錄
1.檔案庫房技術管理暫行規定(1987年)
2.國家檔案局科學技術三項費用使用管理辦法(1989年)
3.建設項目（工程）檔案驗收辦法(1992年)
4.國家檔案局科技項目管理辦法（試行）(1996年)
5.關于檔案科學技術研究成果管理的暫行規定(1996年)
6.鄉鎮企業檔案管理辦法(1998年)
