時間：2023-06-02 09:22:09
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理基本要求，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
（水利部海委漳衛南運河臨西河務局河北臨西054900）
【摘要】本文從水利工程檔案管理的基本要求、核心內容和管理措施三方面進行了具體的分析和闡述。
關鍵詞 水利工程；檔案管理；核心內容；管理措施
WATER records management requirements and measures basic analysis
Gao Li-hui
(MWR IOC Zhangweinan Bureau from Pro WestLinxiHebei054900)
【Abstract】From the basic requirements of water conservancy archives management, the core content and management measures three aspects of the specific analysis and elaboration.
【Key words】WATER;File management;The core;Management measures
1. 水利工程檔案資料管理的基本要求
水利工程檔案是水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是國家檔案的重要組成部分，依照檔案法規要求，做好水利工程檔案工作，是工程參建各方共同的職責和任務，是維護國家利益，保護自已合法權益，提高管理水平和應急能力的需要。水利工程檔案是工程建設審計工作的依據、是工程驗收的依據、是質量評定的依據、是工程建設質量查、改的依據和憑證。
1.1檔案管理的依據和竣工驗收
水利檔案管理的依據有：《水利工程建設項目檔案管理規定》（水辦［2005］480號）；《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》》（水辦〔2008〕336號）；《水利工程建設項目驗收管理規定》（水利部30號令）；《水利水電建設工程驗收規程》（SL223- 2008）；《水利基本建設項目竣工決算審計暫行辦法》（水監［2003］370號）；《建設工程質量管理條例》（2000年1月30日，國務院令第279號）。竣工驗收主要是資料的驗收：法人驗收，政府驗收，工程檔案資料的驗收﹙要求作專項驗收﹚。工程檔案要求真實、完整、準確、系統。真實是要求沒有虛假的資料；完整是要求工程檔案資料不能缺項，即所有應歸檔材料的類項必須齊全；準確是指檔案資料所反映的內容要準確，其中包括文字、數字、圖形都要準確，特別是竣工圖要能準確反映工程建設的實際狀況；系統是指所有應歸檔的文件材料，應保持其相互之間的有機聯系，相關的文件材料要盡量放在一起，特別要注意工程項目文件材料的成套性。圖片、照片、錄音、錄像和電子文件的歸檔反映建設項目建設過程的圖片、照片、錄音、錄像等聲像材料和電子文件材料，都是工程檔案的重要內容，應做好這部分材料的收集、整理工作，關鍵是要及時整理，要將不同種類（照片或錄像）的聲像或電子材料分別立卷。
1.2水利工程檔案的歸檔范圍與要求
水利工程建設項目檔案的歸檔范圍與保管期限、按照《水利基本建設項目（工程）文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件一）執行，工程檔案保管期限定為永久、長期、短期三種，永久為50年以上，長期為15～50年、短期為15年以下，長期保存的檔案實際保管期限不得超于工程項目的實際壽命。水利工程建設項目檔案必須完整、準確、系統，應歸文件材料應字跡清楚、圖面整潔、簽字手續完備，所有歸檔材料不得使用圓珠筆、鉛筆和紅墨水等易退色材料書寫，檔案整理應有科學的分類方案，案卷質量符合《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）。
1.3檔案資料驗收與移交
水利工程建設項目檔案驗收，是工程竣工驗收的重要組成部分，各級水行政管理部門在組織水利工程驗收時，須通知相應的檔案管理部門作為驗收委員會成員負責工程檔案的驗收工作，工程竣工驗收前，項目法人應組織參建單位對所承擔的工程檔案資料收集、整理、歸檔進行認真檢查，確認已達到規范要求后，寫出自檢報告，在申請工程驗收時，一并報上。實行總承包的，應由總承包單位負責向建設與管理單位移交；實行分包的，應由各承包單位向建設單位移交，或由建設單位委托一個承包單位匯總后，再向建設與管理單位移交；實行監理制度的，應由監理部門負責審查合格后，再由各有關單位向建設與管理單位移交；審查與移交均應履行簽字手續。移交與接收工程檔案資料的時間，應視工程建設的實際情況而定。一般情況，單位工程完工后，就應完成有關工程檔案的收集、整理工作，隨后即可進行檔案資料移交與接收工作。
2. 水利工程檔案管理的核心內容和管理措施
建設工程資料是工程建設從項目的提出、籌備、勘測、設計、施工到竣工投產等過程中形成的文件材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等各種形式的信息總和，簡稱為工程資料。主要包括工程準備階段資料、施工資料、監理資料和竣工驗收資料等。建設工程資料，是建設工程合法身份與合格質量的證明文件，是工程竣工交付使用的必備文件，也是對工程進行檢查、驗收、維修、改建和擴建的原始依據。參建各方都負有收集、整理、簽署、核查工程資料的責任。為了保證工程的安全和使用功能，必須重視工程資料的真實性、可靠性。因此，我們應當規范工程資料的管理，將工程資料視為工程質量驗收的重要依據，甚至是工程質量的組成部分。
2.1水利工程檔案的核心內容。
（1）工程準備階段資料：是指工程在立項、審批、征地、勘察、設計、招投標、開工審批及工程概預算等工程準備階段形成的資料，由建設單位提供。
（2）施工資料：是指施工單位在工程具體施工過程中形成的資料，應由施工單位負責形成。主要包括單位工程整體管理與驗收資料、施工管理資料、施工技術資料、施工測量記錄、施工物資資料、施工記錄、施工試驗記錄、施工質量驗收記錄等。工程竣工后，施工單位應按規定將施工資料移交給建設單位。
（3）監理資料：是指監理單位在工程設計、施工等監理過程中形成的資料，主要包括監理管理資料、監理工作記錄、竣工驗收資料和其它資料等。監理資料由監理單位負責完成，工程竣工后，監理單位應按規定將監理資料移交給建設單位。
（4）竣工驗收資料：是指在工程項目竣工驗收活動中形成的資料。包括工程驗收總結、竣工驗收記錄、財務文件和聲像、縮微、電子檔案等。
2.2工程資料的管理職責。
（1）工程資料的形成應符合國家相關的法律、法規、技術規范、質量驗收標準、工程合同和設計文件等規定。
（2）參建單位應將工程資料的形成和積累納入工程建設管理的各個環節和全過程。
（3）工程資料應隨工程進度同步收集、整理并按規定進行移交。資料組卷與資料份數應符合規定。
（4）工程資料應實行分級管理，由建設、監理、施工單位主管（技術）負責人組織本單位工程資料的全過程管理工作。建設過程中工程資料的收集、整理和審核工作應有專人負責，并按規定取得相應的崗位資格。
（5）工程各參建單位應確保各自所形成的資料的真實、有效、完整和齊全。對工程資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等現象，應按有關規定對相關責任人予以處罰，情節嚴重的，應依法追究法律責任。
2.3水保檔案管理的必要性和對策。
（1）沒有統一的水土保持檔案分類標準和編碼體系，檔案資料調閱、調集或查詢困難，檔案信息利用率低，或大部分既有資料未歸檔、建檔。
（2）檔案管理制度不健全、管理不規范、多頭管理現象普遍存在，檔案資料分布散亂。
（3）檔案管理人員匱乏。
（4）未實行專業化管理，檔案資料保管或存儲的軟、硬件條件差，檔案資料破損現象嚴重。
（5）法制意識不強，檔案管理工作未引起各地的重視，也無專項經費投入，制約了檔案管理的規范化建設。
2.4規范水土保持檔案管理的必要性是水土保持信息化建設、水土保持決策科學化、水土保持法制化和規范化建設以及提高水土保持行業管理能力和工作水平的需要。規范水土保持檔案管理的對策應建立水土保持檔案資料庫，進行統一檔案編碼和密級標準，建立水土保持檔案管理體系，提高檔案法律意識，建立并完善水土保持檔案管理制度，培養并造就一支高素質的水土保持檔案管理隊伍。挖掘檔案資料潛力，為水土保持及社會公眾提供服務。
3. 總結
水利工程資料管理必須納入項目管理的程序中，資料員應參與生產過程，及時掌握施工管理信息，便于對資料的管理監控。工程資料的收集必須與實際施工進度同步。對所提供的資料不符合規定要求的不予結算工程款。按質量驗收記錄、工程質量控制資料核查記錄、施工技術管理資料、工程安全功能檢驗資料核查和主要功能檢查資料等劃分，同類資料按產生時間的先后排列。根據實際條件，配備必要的存放資料的箱柜存放資料，并注意做到防火、防蛀、防霉。規定移交、歸檔。按時移交給公司、建設單位和城建檔案部門。
參考文獻
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關鍵詞：信息時代；高職院校；人事檔案
引言
人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的重要證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據。人事檔案管理是高職院校檔案管理工作的重要組成部分。隨著信息時代的到來，高職院校檔案管理工作也發生了深刻的變化，人事檔案從紙質向電子化的轉變不僅形成了新的檔案管理形式，也對高職院校人事檔案管理職能提出了新的要求。當前信息化背景下，高職院校人事檔案管理面臨著嚴峻的轉型，職業人才培養與社會發展需求的雙重作用促使學校積極調整檔案管理理念，以形成完善、健全的信息服務體系。
1更新管理理念，適應信息化檔案管理變革
隨著高職院校人事檔案管理信息化模式的建立與完善，傳統檔案管理理念與現代化管理工作之間的沖突也逐漸顯現。當前社會經濟發展對高職院校的人事檔案管理提出了新的要求，因此，打破保守封閉的管理理念束縛，構建開放管理模式也成為高職院校檔案管理工作適應信息化時代要求的基本前提。在信息化檔案管理背景下，高職院校需要樹立主動服務的理念，打破學校的邊界，擴大檔案服務范圍，利用檔案資源優勢建立動態化的人事檔案資料，將人員的各類信息納入系統管理中來，并實現自動化、智能化管理，以供相關部門的參考與使用。
2建立檔案管理標準，推動信息資源共享
在信息時代，信息資源的共享是提高資源利用率的重要體現，也是高職院校提高信息化服務能力的基本要求。信息共享需要建立規范統一的檔案管理標準，高職院校在優化人事檔案管理模式的過程中，應根據國家相關標準，對電子檔案進行調整與完善，為人事檔案資源共享做好準備。高職院校建立標準化人事檔案管理體系應從以下幾點入手：（1）建立管理性標準規范。安全高校的檔案管理是確保檔案資源利用的前提，對于人事檔案而言，形成管理性標準規范也是保護個人隱私的需要。目前我國針對信息安全管理需要建立了相關管理條例，例如《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》《中華人民共和國計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》等，高職院校應基于相關規定建立信息管理標準化體系，加強信息系統安全防護，以提高檔案管理效率。（2）建立業務性標準規范。業務性標準規范是基于業務處理要求形成的基本規范，包括電子文件、檔案的術語標準及管理規范，以及檔案在信息化建設中形成的術語標準、資源標識、描述數字檔案文件格式、元數據格式等，高職院校在人事檔案優化的過程中，應根據業務需要，對檔案內容進行提煉與完善，并形成符合檔案信息系統的資源，為人事檔案的整合與存儲提供依據。（3）建立技術性標準規范。在信息化技術飛速發展的背景下，高職院校人事檔案管理風險也不斷增加，技術人員需要從安全管理的角度出發，對電子文件的存儲、壓縮格式進行規范化處理，并通過加密處理，形成規范化的安全管理體系，以確保人事檔案資源共享的安全性與有效性［1］。
3引入網絡技術，完善檔案網絡服務平臺
以單機和局域網組成的檔案信息管理平臺通常只能滿足高職院校自身對人事檔案的應用需求，難以從社會化服務的角度體現檔案資源的價值。因此，高職院校在信息化背景下，應積極引入網絡技術，打造開放性的網絡服務平臺，為高職院校的人才供給與市場人才需求建立聯系，推進人力資源優化配置。高職院校在檔案網絡服務平臺建設中，應依托網絡技術，制定完善的發展規劃：（1）明確網絡服務平臺的使用范圍。技術人員應根據高職院校人事檔案管理特點，明確網絡站點的目的以及用戶的類型；利用關鍵信息，如學生的基本資料、學科成績、職業資格等建立邏輯結構，并形成網絡服務平臺的基本框架，提高檔案信息網絡服務的精準性［2］。（2）確定服務對象的基本需求。技術人員不僅要從高職院校內部需求確定教師、學生以及其他管理人員對人事檔案查詢提出的要求，還需結合市場競爭以及企業人力資源管理，對人事檔案提出的要求，通過技術手段確定檔案網絡服務平臺的整體風格，兼顧不同服務對象的信息查詢與應用的需要，體現個性化服務特點。（3）完善服務平臺的功能模塊，包括用戶注冊，即高職院校師生以及非校內用戶通過界面指導實現身份錄入，進而啟動人事檔案網絡服務平臺，實現檔案資源的在線利用；信息查詢，即根據用戶身份，提供不同類型信息，根據開放與非開放的區別，提高信息管理的安全性，保護相關人員隱私；用戶服務，即系統根據用戶需求提供注銷用戶、刪除資料、修改資料、接收信息、刊登資料等服務，確保用戶能夠實現信息處理，同時呈現更加完善、可靠的人事檔案信息資源［3］。
4建立數據庫管理系統，構建大數據管理平臺
在信息化檔案管理過程中，依托“互聯網+”模式，搭建信息管理平臺，并利用數據處理技術實現對大數據資源的挖掘與利用，成為高職院校人事檔案管理工作的基本方向。高職院校具備明顯的檔案資源優勢，但是在傳統管理模式中，這一資源優勢難以轉化為實際的應用價值。在大數據背景下，學校可以利用網絡系統平臺，將檔案轉化為開發的數據資源，而數據處理系統通過對大數據的分析，建立可視的數據模型，從而更加直觀立體地反映個人的基本信息，凸顯其優勢，并預測發展方向。這無論是對于高職院校的人才培養，還是企業的人才選擇都是十分重要的。高職院校在建立數據庫管理系統的過程中，需從以下幾點入手：（1）建立數據庫。從人事檔案到大數據資源，需要利用技術手段對檔案信息進行轉化。隨著信息化檔案管理的推進，電子檔案已經成為高職院校人事檔案存儲的主要方式。基于此，學校可以將電子信息錄入網絡平臺，并根據相應標準建立數據庫，形成內容完善，邏輯清晰的大數據庫，以供信息開發與利用。（2）建立網絡安全管理體系。在數據資源利用過程中，高職院校應注重信息質量，利用技術手段建立安全防護機制，彌補信息系統漏洞，提高數據庫安全性，確保相關模型分析的真實可靠。（3）引入信息化管理流程。在數據庫的管理與維護中，高職院校應引入信息化流程，通過檢索、收集、整理、統計、編研等功能，打造自動化數據處理平臺，以挖掘大數據資源，提高大數據分析與利用效率。（4）完善數據處理與開發體系。立足高職院校以及社會發展需求，對人事檔案信息進行大數據開發，形成具有指導意義的信息模型，為相關發展決策提供依據，提高人事檔案的信息化管理水平［4］。
5加強人才培養，提高檔案信息化管理水平
在信息時代，高職院校的人事檔案管理從傳統模式向信息化模式轉型的過程中，對人才的綜合素質提出了更高的要求。因此，打造專業化的檔案管理隊伍是高職院校提高人事檔案信息化管理水平的必然選擇。在傳統檔案管理模式中的管理人員，不僅從技術層面難以適應信息化管理環境，在思想認識層面也缺乏服務意識，導致高職院校的人事檔案管理難以建立完善、主動的服務體系。因此，高職院校要依托信息化檔案管理轉型的機遇，實現對專業檔案管理人才的培養。（1）培養檔案管理人員的職業道德。完整、真實、系統、安全是人事檔案質量的基本要求，而要想達到這一標準，需要管理人員具備良好的職業道德。因此，在人才培養中，高職院校應根據國家檔案管理的基本要求對其職業責任建立標準，通過思想政治教育，提升其職業道德水平，以負責任的態度參與到檔案管理工作中來。（2）培養管理人員的團隊合作精神。隨著檔案資源的開發，高職院校人事檔案的利用率也不斷提高，而在信息化管理模式下，每一個管理人員都應該在履行自身職責的同時，兼顧整體管理效果，并通過團隊合作不斷完善檔案服務體系。基于此，高職院校應加強管理團隊培養，利用團隊合作優化檔案管理模式。（3）加強信息化管理技術技能的訓練。高職院校應依托當前信息化檔案管理平臺，為管理人員提供技術技能訓練指導，例如結合專門的檔案管理軟件為管理人員設計技術培養方案，提高其軟件操作能力，有效利用軟件功能，降低檔案管理的失誤率。（4）提高管理人員的服務意識與服務能力。檔案管理本身具有濃厚的服務色彩，因此，高職院校在人才培養中，應立足檔案管理的服務功能，對管理人員的思想觀念進行引導，打破傳統管理理念的局限，從服務角度重新定位人事檔案管理工作；結合學校自身發展需要，將人事檔案服務納入教育教學管理工作的各個環節，并在實踐中驅動管理人員改善服務；利用績效評價評估社會體系建設效果，檢驗管理人員的服務能力，并體現高職院校人事檔案管理的社會服務職能。
關鍵詞：電子文件；檔案化管理；重要意義
在當今社會，電子檔案文件數量急劇增加，因此利用網絡對檔案文件進行處理是人們簡化程序的重要手段，檔案部門應該在網絡化、數字化等方面多做文章，在網絡時代下，如何改進檔案管理工作是檔案部門要考慮的問題，根據許多檔案專家的建議和多年的經驗得知，檔案工作主要遵循：檔案信息化建設和檔案事業發展的基本要求，將檔案信息化納入國家信息化建設的總方針中，以檔案建設作為基礎，以建設檔案資源建設為核心任務，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化，在一定程度上促進檔案事業的持續健康發展。
1 加強檔案工作建設的基本方針
1.1 加快對檔案信息化的基礎設施建設
在進行檔案信息化建設前，檔案部門內部要建設數字化檔案館，主要包括有檢索工具的建設、相關制度的建設、檔案館庫房建設、檔案館館藏建設、以及專兼職檔案干部的隊伍建設等等。利用網絡化資源，推進計算機管理檔案，提高檔案部門的信息化建設和網絡技術的應用程度，提高檔案部門信息化建設的程度。
1.2 促進檔案信息資源建設
要建設數字化檔案館，利用信息化技術對之前檔案館的主要資料進行存儲和管理，這些內容主要包括紙質檔案、錄音、錄像、照片底片檔案等等，要及時將這些內容進行分類并進行整理，將這些資料錄入數字化館藏建設當中。
1.3 加強檔案目錄數據庫建設
加強檔案館的數字建設最重要的任務就是加強對信息資源庫的數據資源庫建設，數據資源庫是整個檔案部門存儲中心和資料匯總的處理中心，因此，如何有效的利用網絡技術，加快對數字館目錄數據庫的建設，提高檔案管理中檢索服務質量，是檔案部門進行數字化建設的重要任務。
1.4 加強對電子文件的歸納管理
檔案部門要根據檔案管理的基本要求，加強對本單位電子文件的收入、分類、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督，保證各種電子文件的有效性和完整性，探尋電子文件的保管方法，利用有效的技術方法，制定電子文件的管理方法，實現電子文件處理計算機化、信息服務利用網絡化。
1.5 加強對電子文件檔案化管理
電子文件是利用計算機盤片、磁盤和光盤等為載體的磁性材料，它是在人們的社會生活中形成的，它的內容涉及很廣泛，主要的幾大類包括：電子文書、電子文件、電子圖紙等等，與傳統的紙質文件相比，它主要有以下幾個特點：電子文件的閱讀必須要借助現代辦公設備才可以使用；電子文件具有共享性，不受到時間和空間的限制。
2 加強電子文件檔案化管理的基本措施
電子文件檔案化的管理與傳統的檔案管理有著本質上的不同，電子文件檔案化是基于傳統文件檔案化之上的，因此結合電子文件的本身特點，利用先進的網絡技術，及時的做好對電子文件的歸檔工作是十分重要的。
2.1 電子文件檔案化管理需要專門的技術型人才
傳統的紙質檔案是將已經處理好的文件，在獲取這些文件中有價值的部分，然后對其進行收集，按照文件產生的時間和內容形式等方面對其進行分類管理，待處理完畢之后進行組卷保存，而電子文件檔案的管理則是直接利用計算機技術對其分類、組合，因此這就需要檔案部門內部有專門的計算機人才對其進行專門的方案歸類，并且要保證相關技術達到一定的水平[1]。
2.2 加強對原有檔案工作人員的管理
在檔案部門內部，首先對一些學歷較低的工作人員需要進行知識的補充，以此來提高相應的管理水平，再者，要及時很據知識的更新，來增強其對應的工作能力，在具體的工作中要結合實際情況和未來發展趨勢，與實際工作相結合，確保檔案工作的有效性，因此，檔案部門要提高檔案部門內部相關管理人員的業務能力、提高其綜合素養，保證檔案工作的高效運行[2]。
3 以科學發展觀為指導思想，推動檔案管理工作的建設與發展
3.1 電子文件檔案管理工作是檔案部門改革的重要工作
首先，對于大多數檔案部門來說，檔案內部中的有價值的資料只有齊全完整的進行歸檔和存檔，這項工作才算真正的完成，如果沒有對這些有價值的文件進行歸檔和存檔，這就說明這些文件中的相關事項還沒有完成，是檔案工作的不完善性，這對于檔案部門來說是非常危險的，再者，檔案具有存史和憑證等主要的功能，是任何工作不可以替代的[3]，例如在一個高校中，需要對學校的一個活動或重大事件進行記錄，就必須要利用檔案工作，一旦缺失了檔案的記錄，則會導致此所高校失去相關的歷史。
3.2 充分利用檔案工作的功能
例如對一個相關部門的中心任務進行檔案工作的服務，就必須要講究效益，盡可能將檔案功能和作用中隱性狀態轉化為顯性狀態，圍繞高校的中心任務做好服務[4]。
3.3 加強檔案工作隊伍建設
以人為本是新時期下科學發展觀的基本要求，對于檔案部門來說也是一樣，對于檔案工作的改革質量的好壞，主要取決于檔案部門專業隊伍的狀況，因此要加強對檔案部門內部專業人才的建設，為之后的檔案工作的提高奠定堅實基礎[5]。
3.4 推進檔案化信息建設是檔案部門的必要措施
檔案部門要利用當前信息化技術，在一定程度上提高信息化管理檔案文件的水平，推動檔案工作邁上一個新的臺階。
4 結束語
綜上所述，利用信息化技術的優勢可以推動檔案工作的建設，他們之間的關系是相輔相成，檔案部門在新時期下如何利用便捷高效的工作方式來簡化工作量，以適應時代的發展是檔案部門不容忽視的問題，完善和推動信息化建設是檔案部門保證工作高效的重要途徑。
參考文獻
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專門檔案是人們通過創造性勞動選取并保存下來以備查考的各種專門文件有機體系的總稱。專門文件是指機關、企業、事業單位及其他社會組織，在從事某些專業性活動中，為了實現相關的職能目標而制作和使用的，具有比較穩定的文種和記錄目的的各種載體類型的數據、信息記錄。專門檔案是檔案家族中的一大門類,它有專門的形成領域,比較穩定的文件名稱、格式、各自獨立的整理和管理方法，專門檔案的形成規律不同于普通檔案。
專門檔案管理是人們為了有效地收集、加工和利用專門檔案數據和信息而進行的一種社會活動。專門檔案管理的一般規則,是以檔案工作基本原則為指導,充分考慮專門檔案的形成規律和特點以及專門檔案信息用戶的需要等方面的因素來設計的。我們社會的各個行業都有自己的“游戲規則 ”這個規則可以有效地約束和規范相關行為人從事某項工作活動的思想和行為,從而保證組織目標或系統目標的實現。
一 、前端控制規則
專門檔案是一種現實性很強的專業管理工具。它是有關專業管理系統建設與運行的生命線。沒有專門檔案就沒有這些管理系統。為了建立一個良好的現代化的專業信息系統，我們不僅要充分利用各種現代信息技術和正確的開發方法，同時還要注意做好專門檔案的管理工作。
專門檔案的前端控制規則，是一種有效解決專門檔案質量問題，保證其工具意義的必要思想和行為準則。它要求做好以下幾方面的工作：
第一,參與專門文件和記錄的標準化、規范化管理。專門檔案的管理主體必須積極參與有關專業系統開發前的論證和設計工作，幫助系統的設計與開發人員選擇和制定符合專門檔案管理要求的規范和標準。
第二，參與專門文件和記錄的維護管理。專門檔案的管理主體必須積極參與專門文件和記錄的維護管理工作，監督有關人員做好專門文件和記錄的修改工作，以便保證它們的質量和利用價值，防止給日后的專業性活動造成混亂和損失。
第三，參與專門文件和記錄的跟蹤管理活動。我們應當把專門檔案的結果管理模式轉變為過程管理模式，注意利用現代信息技術手段，監控專門文件和記錄的形成過程、平時的存儲保存和加工整序過程、鑒選歸檔過程。
第四，參與專門文件和記錄的管理制度建設。一套專門文件和記錄的管理制度是有效實施專門檔案管理前端控制規則的必要保證，否則，前端控制活動就會流于形式。
二、連續性和整體性規則
專門檔案的管理是一個以實現特定的目標而進行的連續性整體活動過程。從事專門檔案管理必須要堅持連續性和整體性原則。
首先，根據本單位專門檔案的管理目標設計連續性的整體工作方案。在專門檔案的管理實踐中，有關社會主體要根據自身的專門檔案的具體管理目標，制定出相應的專門文檔的管理方案，以便保證整個管理工作有序進行，并保證專門檔案整體管理目標的實現。但是，我們也在實踐中發現，一些單位的專門檔案管理卻選擇了相反的工作步驟，即先派一些專門檔案管理人員去學習有關單位的先進的管理經驗，然后再照搬過來，開展本單位的專門檔案管理方案的設計工作。誠然，學習其他單位的先進管理經驗和管理方案是無可厚非的，但是學習者應當知道所學到的那些專門檔案管理方案是有關單位根據自己的專門檔案管理目標而設計的，而不是根據學習者所在的單位的管理目標設計的。
其次,根據本單位專門檔案管理目標的變動情況修正專門檔案的管理方案。專門檔案管理的連續性和整體性規則就是要求專門檔案的管理者根據管理目標的變化情況，及時對專門檔案的管理方案作出相應的調整和變革。
三、 安全性和效益性規則
專門檔案管理的安全性規則要求專門檔案的管理主體必須保證專門檔案的實體安全,保證專門檔案數據和信息的可存取性,保證專門檔案內容的安全。保證專門檔案的實體安全是安全性規則的最基本要求。專門檔案的實體安全主要有兩個方面的含義，一是專門檔案的數量應當齊全完整，二是專門檔案應當是一個由專門文件和記錄構成的有機體系。保證專門檔案數據和信息的可存取性，也是專門檔案管理安全性規則的一項重要要求。如果專門檔案的內容數據和信息無法正常存取，那么它的可據性和可靠性就無法保證，所以在專門檔案的管理實踐中，必須采取相應的措施，避免無法存取的“死文檔”的出現，保證專門檔案的內容安全，主要涉及兩個方面的基本要求：一是保證需要控制使用的專門檔案內容數據和信息不被非法查閱或訪問，確保專門檔案的內容不失密、不泄密：二是保證專門檔案的內容不含有病毒。
專門檔案管理的效益性規則要求專門檔案的管理主體不要壓制專門檔案合理作用的發揮，不要使專門檔案這種寶貴資源閑置，同時要使投入和效益成正比，否則將會造成這種管理活動的效益低下。如果專門檔案的管理主體通過不適當的管理制度和管理方式，限制和阻礙了專門檔案信息價值的實現，影響了其積極作用的發揮，那么就必然會造成專門檔案管理效益的低下，甚至無效益而言，并最終使這項管理活動失去存在的基礎和前提。
專門檔案的管理必須講求效益，檔案工作者應當通過創造性的勞動和智慧，為專門檔案價值的實現提供更為優質的服務條件。專門檔案管理還要注意投入和效益之間的關系，一旦發現我們的某種管理理念、管理方式、管理方法和手段的經濟投入(包括人、財、物等方面的投入)不能達到預期的良好的管理效益時，就應及時診斷，找出癥結，并采取切實的政改措施。那種追求時髦、不問效果的管理理念和管理方式，必須得到及時糾正，否則就會給國家、集體造成更大的損失。
四、繼承性和創新性規則
摘要檔案管理是功夫在當下、受益在未來的工作。如何結合自身特點與條件，利用信息技術因需制宜地制定出企業檔案管理體系是企業檔案工作的首要任務，而檔案分類是其核心內容。
關鍵詞檔案 大流水分類 實踐
一、檔案分類概述
（一）檔案分類的基本要求、標準
全宗內檔案的分類要根據每一個立檔單位檔案的形成規律，選擇適合的分類方法，合理設置類目，準確歸類。所設置類別的總和要覆蓋全部檔案，既不能出現無實際檔案的“虛類”，也不允許存在未納入任何類別的“多余”檔案。分類標準的選用是檔案分類的關鍵步驟，要根據檔案的數量、內容、分類層次、實際工作需要、檔案管理的原基礎等進行具體分析、比較，選擇恰當的分類標準。
（二）傳統分類
傳統的檔案分類一般將檔案逐級劃分為幾級類目，存在一級、二級、三級、四級或更多層級，檔案流水號小，在紙質版目錄中查找信息快。有時，為體現檔案的保管期限，還在分類號中增加永久和長期的代碼，此種分類可以在檔案分類號（檔號）中直觀地反映出本年度的收檔數量，以及永久保管期限檔案的數量等信息。
（三）大流水分類
在信息化條件下，可以充分借助計算機信息技術，對檔案分類予以簡化，只分一級類目即文書檔案、建設項目檔案等，或分到二級類目后不再往下細分。這種分類以計算機軟硬件技術為基本平臺，流水號明顯偏大，檔案管理者與使用者不能從直觀的檔號中得到太多信息。可以通過歸檔年份檢索出當年歸檔的檔案數量并形成目錄，從而快速查看年度收檔情況，也可通過多條件檢索，找出具體某一年永久保管檔案的全部檔案目錄信息，完成傳統分類中三級、四級下檔案分類中可以獲得的相關信息。
二、大流水分類的實踐及優點
盡管檔案大流水分類不違背檔案分類的基本要求和標準，但它卻與傳統的檔案分類差別較大，在實踐中并不多見。始建于2005年5月的某公司即采用了大流水分類方式和某檔案管理軟件，應用已達10年，館藏突破了10萬卷（件），并于2013年11月順利通過了國家檔案局的專項驗收，檔案大流水分類由此得到了國家權威部門的首肯。對比傳統的分類方案，大流水分類方案有下列優點。
（一）可用較少的人員完成大量繁瑣的工作
檔案管理人員從庫房整理中解放出來，僅用傳統分類模式下1/5左右的人員就可完成同規模的檔案管理工作；同時，可快速檢索，為一人多崗、精兵簡政的新型管理機制提供支撐。比如設備試壓記錄的原件（包括實體及程序）就是在網絡管理平臺中產生，并未走紙質版審批流程，這既能保證檔案的全面、及時、高質量地應歸盡歸，又能幫助技術人員直觀、方便、快捷、全面地獲取信息，并且在其管理范圍擴大時，也可以在一級類目內查找到所需信息，不會在檔案檢索時產生跨類檢索的麻煩。
（二）可用較小的庫房面積，保管更多的檔案
檔案是逐漸積累而不斷增加的，與其相適應的檔案存儲空間就要求越來越大。在傳統檔案分類方式下，要求檔案室在建設之初就要預留足夠的空間，投資較大。隨著檔案的積累，檔案庫房會出現空間不足的問題，檔案人員即使不停地通過倒架來調整預留空間，也無法滿足歸檔的需求。采用分類大流水后可杜絕倒架工作，最大限度地利用檔案空間，同時也滿足多部門同時歸檔，或同部門歸檔多個裝置的技術檔案的要求，保證隨時可完成歸檔工作。
（三）可應用先進的檔案管理軟件支撐檔案管理工作
大流水分類為中油檔案管理系統的應用提供了條件，而中油檔案管理軟件的應用，又彌補了大流水不利于查找等方面的不足。中油檔案管理系統的推行使用，使中油檔案管理水平整體大幅提高，經過幾年的運行，在檔案檢索及各部門間工作分工明確等優勢體現得非常明顯，特別是通過系統可以制定各種報表及分類檢查目錄，并打印出相關企業檔案目錄則是以往檔案管理軟件無法做到的，為檔案查找提供了方便。
三、大流水分類的不足及應對措施
（一）影響檔案的連續性，破壞檔案的內在聯系
檔案按事件收集或按項目歸檔，有一定的內在連續性，而大流水分類盡管做到了隨時歸檔，但卻分類不細，導致檔案的連續性較差，破壞了部分檔案的內存聯系。
（二）檔案檢索對計算機的依賴較大
使用計算機管理系統與大流水分類后，檔案室的館藏檔案只有通過計算機系統檢索出檔案號后方可查找利用，如果有朝一日網絡故障，則將無法正常工作。
（三）對管理環境要求較高
關鍵詞：檔案 管理 措施
一、檔案管理工作中存在的問題
（一）重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識存在一些誤區。認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，檔案管理人員只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。這些思想認識，不僅表明了一些人對檔案工作缺乏了解，導致輕視檔案工作，還阻礙了檔案工作的健康發展、科學發展。
（二）管理力量薄弱。目前，由于經費有限，大部分檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是手工地將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。
（三）硬件設施不全。各單位檔案管理必備的硬件設施參差不齊，差異較大。個別單位沒有專用檔案室，檔案材料在部門或個人保管。個別檔案室存在狹窄、潮濕、“六防”設備不配套現象，檔案材料霉變、蟲蛀時有發生。有的檔案室沒有必備的切刀、統一的檔案夾和裝訂設備，導致裝卷不規范。
二、檔案管理工作中的基本方法
提高檔案管理的水平，必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，必須按照要求進行工作，保證檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節工作順利進行。
1、全面普查案卷。這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為綜合性檔案室由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件。所以，剔除這些無用的文件，才能避免今后出現重復與低效率的情況。
2、重新組合案卷。將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新組卷能夠避免某種相連的文件組合在一起。在重組案卷的過程中，應對無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷進行重新加工、填寫，保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管，而且可以提高檔案的利用效率。
3、規范著錄工作。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。各檔案室應從自己的實際情況出發，根據計算機管理的技術要求制定出適合本單位的著錄細則，提高基礎工作水平。
4、統一分類編號。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，要根據《中國檔案分類法》進行分類，做到前后標引一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規范化管理。
5、規范檢索題名。在填寫檢索題名過程中，要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。
三、檔案管理工作中的主要措施
檔案管理是學校工作的重要組成部分，它真實地記載著每一個時期的學校發展軌跡，具有很強的信息利用價值。因此，學校的檔案工作應著眼于今后的發展，既要適應今后管理的基礎工作，又要盡快運用現代化管理理論和科學技術，實現檔案管理現代化。
一是指定專人管理。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。一方面學校要指定有責任心、能吃苦的同志專職負責檔案管理工作，另一方面要加強檔案工作隊伍建設，加強對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量，
二是配備先進設備。 先進的設備是提高學校檔案管理水平的基礎，也是檔案管理質量的重要保障。把檔案設施建設列入學校基本建設的總體規劃，配置足夠的檔案庫房，庫房內可適當配備空調、去濕機以及防蟲、防火、防盜等基本設備。應該配置計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、攝像機等現代化辦公設備，提高工作效率。
三是健全管理制度。建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。學校要根據國家法律法規和有關檔案管理的文件規定，結合實際情況，制定出嚴謹的規范的檔案管理制度，建立科學的檔案組織管理和運行機制，建立檔案管理工作責任制，使檔案管理工作做到依法管理、按章辦事、精細操作、妥善保管。
四是創新管理機制。創新檔案管理機制是新形勢下檔案管理工作的現要求。我們要從服務的社會性、管理的復雜性出發，建立健全檔案管理的責任風險體制、目標管理體制、競爭機制、激勵機制，促使檔案工作人員從事務型向專業型轉變。要強化檔案管理部門的業務指導、監督、檢查等宏觀管理職能，加強后續監管，促進檔案工作的制度化、科學化、規范化。要形成科學分析和創新研究的工作態勢，為檔案工作的發展提供堅實的保障。
四是進行科學分類。科學分類就是按照檔案部門的要求，根據學校的實際情況，按部門、內容等，分成黨群類：包括上級文件、校內文件、計劃、總結、規章制度等。業務類：包括各業務部門的報表、工作日志、各類活動等。人事類：包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓及進修情況等。通過科學分類，便于檔案查找利用
五是實施電子歸檔。檔案信息化建設是當今社會發展的一大趨勢，也是現代檔案管理的基礎，是檔案管理現代化的必經之路。為此，中職學校在案管理中，采用計算機等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務質量。
1 醫院現代化檔案管理重要作用分析
1.1 現代化檔案管理是醫院內部管理創新的基本要求
隨著醫療技術的不斷發展，醫院檔案管理工作方面，無論是檔案的內容還是檔案工作的開展方式等都有了新的變化。特別是檔案工作內容中，既有各種各樣的病歷文件，也有醫院日常管理的行政、會議文件以及財務報表等等，這些對醫院的經營發展有著非常重要的影響，加強醫院檔案的現代化管理，將這些檔案資料進行分類整理、安全保存，對于醫院管理現代化進程推進也具有重要意義。
1.2 現代化檔案管理是提高醫院醫療服務水平，促進醫療科技發展的重要手段
推進檔案現代化管理，能夠更好地實現檔案資料的有效開發利用，特別是由于病歷檔案中詳細記錄了臨床治療資料，對醫院醫療服務過程中病歷檔案信息的有效開發利用，無論是對于有針對性地開展醫療服務，還是進行醫療科學研究等，都有著重要的參考價值。
1.3 現代化檔案管理是醫院檔案管理發展的趨勢方向
現代化的檔案管理，最突出的特點就是利用各種信息技術、智能分析技術等，對于減輕檔案管理工作任務，提高檔案管理效率具有非常重要的作用。醫院加強檔案管理工作，提高檔案管理規范化水平，勢必需要轉變傳統的人工檔案管理模式，因此推進檔案現代化管理，提高檔案管理技術水平，也是檔案管理工作的必然走向，對于推動醫院整體管理水平的提升也具有非常重要的作用。
2 醫院檔案現代化管理存在的薄弱環節
2.1 現代化的檔案管理規章制度體系建設有待優化
檔案管理工作是一項系統性專業性相對較強的工作，特別是醫院檔案管理工作，涉及內容較多，做好檔案管理工作，必須建立規范完善的檔案管理制度。但是很多醫院在內部管理過程中，對檔案管理工作重視不夠，檔案管理方面還沒有建立規范的檔案工作制度，檔案工作部門對于各類醫療業務科室的調度力度不足，造成醫院的檔案管理工作出現了較多的問題。
2.2 檔案管理工作流程標準化程度不高
由于醫院內部普遍存在著重醫療業務、輕檔案管理的問題，因此檔案管理工作的基礎非常薄弱，檔案管理工作業務流程也存在著較多的問題。特別是很多醫院內部的檔案管理信息化水平不高，檔案管理工作還缺少基本的檔案管理信息系統，檔案部門與醫院內部的各個醫療業務科室、行政部門、藥品部門、耗材部門等之間還沒有直接的聯系，大量分散的檔案資料得不到及時的歸集整理，不利于檔案管理工作的規范開展。
2.3 檔案管理工作專業技術人員缺乏
現代化的檔案管理工作，早已經不是傳統簡單的檔案歸集整理保存，檔案資料的編研利用以及信息化管理等，對于檔案管理工作人員的能力水平也提出了非常高的要求。但是目前，很多醫院在內部職工的培養上，更加側重于臨床科室人員的再教育、再培訓，而對于檔案管理工作人員缺少專業化系統化的教育培訓，造成了醫院檔案管理工作人員能力水平提升不高，影響了檔案管理工作的質量和效率。
3 醫院檔案現代化管理實施推進措施
新時期的醫院檔案現代化管理工作特征非常鮮明，在檔案管理工作體系上，主要是按照現代檔案管理工作理念要求，加強醫院檔案管理領導力量和制度建設，為檔案管理工作提供良好組織基礎。在工作方式上，主要是應該堅持推進醫院檔案管理的數字化信息化智能化，創新醫院檔案管理工作的整體流程，重點提高醫院檔案管理工作效率。在工作方向上，應該朝著進一步提高醫院檔案資料的開發利用上努力，不斷提升醫院檔案資料的利用水平，真正發揮好檔案資料服務醫院管理以及醫療、科研的內在價值。具體來說，應該堅持在以下幾方面加強管理。
3.1 突出信息化建設，為醫院檔案現代化管理提供良好基礎保障
醫院檔案現代化管理，最主要的途徑還是依靠醫院檔案管理信息化建設來實現，在醫院的檔案管理工作開展過程中，應該將檔案管理信息系統的建設作為重點。目前，較為成熟的醫院檔案管理信息系統建設主要包括以下幾方面的內容：①注重完善醫院電子病歷的管理，利用電子病歷在數據統計、檢索、分析、存儲以及共享方面的優勢，及時將有關的病歷信息數據錄入醫院的檔案管理信息系統之中，通過電子病歷的設計使用，可以準確全面地將有關的病歷數據保存，實現病歷資料保存管理的高效便捷。②加強對醫院內部臨床信息資料的管理，將醫院內部的檔案管理信息系統與臨床科室管理系統進行直接的聯接，將診療、病房、醫技等方面有關的臨床信息記錄，及時與檔案管理部門進行資料的共享，對有保存價值的檔案資料進行全面的歸檔保存，提高檔案資料歸集整理的及時性。③應該注重加強醫院檔案管理信息系統與醫院行政管理部門以及財務管理部門的對接，特別是加強檔案管理信息系統與財務管理信息系統之間的數據共享，將醫院經營活動有關財務報表數據以及醫院的經營活動管理資料等，及時進行歸集整理，交由醫院的檔案管理部門進行歸檔保存，為醫院經營管理提供全面的參考依據。
3.2 突出重點環節，對醫院檔案現代化管理各項工作進行規范提升
推進醫院現代化檔案管理，①醫院管理層應該高度重視檔案管理的重要性，積極支持醫院檔案管理工作的規范有序開展，特別是為了便于對醫院的檔案進行統一管理，應該完善醫院檔案庫的建設，對醫院內部的所有檔案資料進行歸口管理。②按照檔案法以及各地醫療衛生機構對檔案管理工作的基本要求，完善醫院檔案管理規章制度設計，重點是對醫院內部檔案資料的歸集整理、借閱參考、保密存儲等進行詳細的規定，確保醫院檔案管理工作嚴格按照規章制度規范有序進行。③高度重視提高醫院檔案資料的開發利用率。檔案現代化管理對醫院的檔案開發利用與服務也提出了新的要求。在醫院的檔案管理過程中，應該高度重視檔案資料價值的開發利用，組織檔案管理工作人員根據檔案信息進行更深層次的編研工作，更加深度地挖掘檔案資料中的價值。④完善檔案管理信息系統中有關檔案資料檢索查閱的有關設定，盡可能提高檢索效率，為有檔案資料需求的群體提供最全面的檔案資料參考服務，實現檔案資料價值的共享利用。
3.3 突出安全可靠，加強醫院檔案管理信息系統的安全設計
現代化的醫院檔案管理工作主要依賴于檔案管理信息系統，但對于檔案管理信息系統來說，最關鍵的是應該提高檔案管理保存的安全保障水平。在醫院檔案信息系統安全管理方面，重點針對醫院檔案的具體應用領域、內外部環境等，完善安全管理技術。特別是在醫院檔案管理工作的開展過程中，應該注重綜合運用網絡防火墻、安全漏洞掃描、數據加密、資料數據認證及數據簽名等多種技術手段，構建多層次的醫院信息安全解決方案。同時，在醫院檔案信息系統安全管理方面，還應該完善檔案安全管理制度，對醫院檔案管理工作人員以及醫院內部醫務人員在檔案安全管理方面的責任進行明確，最大程度地確保檔案管理過程中有關信息資料的安全可靠。
3.4 突出專業高效，提高醫院電子檔案管理人員的綜合素質水平
醫院檔案管理工作人員的素質能力水平直接關系到醫院檔案管理的整體水平和質量，推進醫院檔案管理現代化，必須重視醫院檔案管理工作人員的培訓教育。①應該加強對檔案管理工作人員檔案管理業務方面的系統培訓教育，特別是檔案資料的歸集整理、開發利用等方面加強專業化的培訓，確保檔案管理工作人員在檔案管理過程中提高工作精細化程度，提升檔案資料的真實性、準確性，促進檔案服務水平的提升。②應該針對檔案管理信息系統的使用操作等方面，提高醫院檔案管理工作人員對檔案信息系統的管理水平，尤其是強化對電子檔案數據的分析處理以及實際運用能力，不斷改進提高以奧運電子檔案工作水平。
關鍵詞：社區居民健康檔案 社區衛生服務 管理
Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.565
【中圖分類號】R-1 【文獻標識碼】B 【文章編號】1671-8801（2014）03-0364-02
社區衛生服務是城市衛生服務工作的重要組成部分，是實現人人享有初級衛生保健的其本環節，也是整體社會醫療水平的體現。社區居民檔案的建立和管理是社區衛生服務的基礎性工作，是開展社區服務的先決條件。本文從社區居民檔案的意義和社區居民檔案的基本要求為出發點，闡述筆者在居民健康檔案管理中的一些體會。
1 建立社區居民檔案的意義
1.1 有利于開展社區衛生服務。社區衛生服務是城市衛生工作的重要組成部分，是實現人人享有初級衛生保健目標的基礎環節，也是整體社會醫療水平的體現。社區居民健康檔案的建立是社區衛生服務的一項基礎性工作，開展社區服務首先要建立健康檔案，系統而完整的健康檔案可以為全科醫生提供病人全面的基礎資料，使全科醫生能夠全面了解病人個體及家庭，從而作出正確的臨床決策。
1.2 有利于慢性病的篩查和防治。2005年世界衛生組織提出：慢性病起始于生命早期；可以預防；一旦患病，需要長期系統治療。同時世界衛生組織統計得知，2005年死亡人數大約為5800萬，其中3500萬死于慢性病，可見慢性病已成為全球性問題，也是我國城鄉居民死亡的主要原因。社區居民健康檔案的建立便于了解社區居民的健康狀況，發現社區居民的主要健康問題，篩查慢性病患者，并使之接受系統的長期治療，從而減少慢性病的致死率和致殘率。
1.3 有利于居民的自我保健。隨著我國老齡化速度的加快和“四二一”的家庭結構導致老年人的長期照顧只能以社區照顧和自我保健為主。居民健康檔案記錄了每個人疾病發生、發展、治療和轉歸的過程，通過一段時間的記錄和總結，可發現社區居民健康狀況的變化、疾病趨向和治療效果，有利于全科醫生或患者本身采取有效的保健措施。
2 社區居民健康檔案的基本要求和特點
2.1 真實性。真實性是一切資料必須具備的屬性，只有真實性才有可用性，居民健康檔案不僅具有醫學效應，更具有法律效應。因此居民社區檔案必須由居民的原始資料組成，能夠真實的反映社區居民的健康狀況。這就要求在建立健康檔案時，必須親歷親為的實地采集居民的健康信息，在采集的過程中加強與患者的溝通，爭取采集的信息越全面越好，對于患者敘述能力偏差而導致的信息失誤，要加以分析并向患者的家屬求證，爭取取得全面、詳細、真實的第一手原始資料，為居民健康檔案的進一步管理奠定良好的基礎。
2.2 科學性。社區居民檔案作為具有醫學效應的直觀病例資料，具有可交流性，因此在檔案書寫時要規范準確的使用醫學術語，語言要規范，用詞要準確，意思要清晰，能夠系統、客觀、準確的反映社區群體和個體的健康問題。因為健康檔案是用來交流的工具，所以不僅要自己看的懂，更要讓別人看起來一目了然，系統、客觀、準確的健康檔案為患者的轉診、會診提供了有效的參與資料，同時也為社區衛生保健規劃及合理的利用衛生資源提供了重要依據。
2.3 完整性。社區居民健康檔案以問題為導向，以家庭為單位，以社區為基礎。這與以疾病為中心生物醫學模式的病例有顯著區別，一般的門診或住院病例著眼于描述疾病自然史、患者主訴、體征及實驗室檢查等，以解決疾病的診斷和治療為目的。而社區居民健康檔案則記載著與個體及其家庭健康問題有關的所有資料，以生物、心理、社會因素對健康的影響為重點，著重記錄健康問題的形成、發展、治療和轉歸過程，也就是包括預防、治療、保健和康復一體化衛生服務的全部過程。這就要求在居民健康檔案的建立和管理中不僅要關注居民個體，還要關注與個體健康息息相關的家庭因素和社區群體，從而能夠從個體患者的生物、心理、社會多方面的因素綜合考慮疾病的發生、發展因素，及時篩查疾病的危險因素和高危人群。
2.4 連續性。居民健康檔案有別于其他檔案的最大不同，在于它是不斷變化的活資料，具有連續性和變化性。居民健康檔案以居民健康問題為導向，而居民的健康問題是一個不斷變化著的連續性問題。居民健康檔案伴隨社區居民的始終，而社區居民的健康問題是一個變化著的連續性問題，只有連續的健康關注才能產生有效的醫學效應。所以在平時的健康檔案管理中應善于觀察，勤于記錄，使之成為連續的具有生命力的醫學信息，這樣才能通過比較一段時間內的資料和數據，發現居民健康狀況的變化和疾病發展的趨勢等情況。
3 對健康檔案進行有效管理的意義
社區衛生服務是順應當前衛生形式的基本醫療服務活動，居民健康檔案的管理是社區衛生服務中的一項基礎性工作。
首先，對健康檔案進行有效管理能夠提高相應的服務質量，避免資源的浪費。
居民健康檔案是一項系統性的工作，必須有專門專業的人對其進行管理，這是因為健康檔案的管理涉及的范圍廣，保密性高，建檔以及檔案后續檢索等都需要專門的人員進行操作，另外有限的資金資源和人員配備也是健康檔案管理中必須考慮的問題，因此建立專業的管理退伍對于提高服務質量以及建立節約型的健康檔案系統至關重要。
其次，對于健康檔案進行系統管理是當今社會發展的需求。
最后，對健康檔案管理進行有效管理是對人民負責任的體現。
對社區居民檔案進行有效管理，是廣大健康檔案管理工作人員對于檔案管理工作的努力和支持，也是本著科學發展觀和為人民服務的思想切身實地地對提高居民生活健康質量的作出的實際措施之一，也是對人民負責人的體現。
由于其剛剛起步，具有很大的挑戰空間，也存在很多的問題，我們社區衛生服務人員任重而道遠，在工作中還需要不斷摸索和研究，以虛懷若谷的姿態虛心學習同行業成功者的先進經驗。
參考文獻
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檔案管理信息化是指利用現代信息技術、網絡技術和計算機技術對檔案管理工作中的檔案信息資料進行信息化管理，更好地服務于社會發展。在如今的大數據時代，檔案信息化建設是大勢所趨。檔案管理信息化能夠對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，最大化地提高檔案管理的效率。檔案管理信息化是以確保檔案信息的安全、共享為原則，建立科學、統一的檔案管理模式、制度和標準，采用先進、適用的計算機網絡技術，為檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用和編研創造便利，為單位的管理、生產、經營和科研等工作提供門類齊全、形式多樣、內容真實的檔案信息服務。檔案管理信息化建設的主要內容包括基礎設施建設、應用系統開發、檔案信息資源整合、標準規范以及安保體系4個方面。
一、基礎設施建設和應用系統開發
檔案管理信息化建設的基礎設施涉及硬件和軟件兩個方面：一是應用系統的開發作為軟件支持存在，其基本要求是軟件操作簡便，易于廣泛推廣，具備組卷、分卷、維護以及查詢等多種功能；管理界面友好；軟件可及時更新，修補漏洞；較高的兼容性。二是硬件建設需要提高存儲電子文件的硬件配置及備份策略。
二、檔案信息資源整合
檔案信息資源的整合需要注意以下問題：一是收集并歸檔已有的電子文件，及時錄入信息數據庫，避免資源的流失。二是對將要接收的電子文檔提前做好準備工作，包括組織、技術和人員上的準備，統一接收和管理各部門信息資源，開通檢索服務。三是標準和規范的制定。檔案管理工作的重要職能之一是制定和完善標準、規范，其依據為《檔案法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關政策法規。建立的規范和標準需要滿足實際需求，能夠科學地指導檔案管理信息化建設的全過程，確保信息化建設、管理和運作過程有章可循，保證規范化、標準化以及制度化的檔案管理信息化建設大方向不變。為檔案的電子文件信息采集、管理、存儲格式標準、執行細則等標準與制度的建立。制定電子文件歸檔、整理、公布、利用的格式要求和工作規范。建立和完善電子文件保管、存儲及安全利用的制度等。四是信息安全系統的建設。信息安全是檔案管理工作首先需要確保的重點之一。信息安全體系的建設主要包括計算機網絡等硬件安全系統的建設，同時還包括內外網隔離、網絡防火墻、文檔加密、訪問控制、用戶訪問認證以及網絡密鑰的管理，確保數字檔案系統信息傳遞的安全。通過信息安全體系的建設，確保信息的可用性、保密性、完整性和可追溯性，確保系統的可靠性、可控性和穩定性。
十堰日報社檔案管理應用系統采用“集中+分布”的方式，部署應用系統。系統總體上由兩個部分組成：C/S（Client/Server）部分和B/S（Browser/Server）部分，其中C/S部分主要實現對檔案數據的采集、移交以及系統管理；B/S部分主要實現報社和二級單位對檔案信息的利用（包括各單位的檔案查詢系統、統一檢索利用平臺，通過結合J2EE體系架構，充分利用了XML和Web Service先進的數據交換技術，發揮了C/S架構和B/S架構各自的優點。
檔案管理應用系統的應用，提高了檔案的管理查詢效率，降低了管理成本。檔案的信息化建設不僅是檔案管理現代化的客觀要求，也是提升檔案信息服務水平的需要。我們必須加快檔案的現代化管理進程，不斷促進檔案管理工作的進步和發展，實現檔案管理信息化建設標準化、制度化、科學化。
論文關鍵詞：供電企業 客戶檔案管理 現狀 對策
論文摘要：隨著電力市場化的深入，電力企業的競爭日益激烈，為客戶提供優質的服務成為電力企業爭取市場的重要手段。客戶檔案管理是供電企業與用電客戶間各種業務辦理的原始憑證和依據，是為客戶提供優質服務的重要渠道。本文對目前供電企業客戶檔案管理的現狀進行了分析，并提出了加強管理的對策建議。
一、供電企業客戶檔案管理現狀
1.客戶檔案管理制度或辦法相對滯后
由于受市場經濟的影響，目前仍有較多的基層供電企業沒有一套完整的客戶檔案管理辦法。在基層供電企業，檔案管理的職責屬于局辦或總經辦，但其管理的范圍僅為生產或客戶工程項目資料，其制定的管理辦法也僅是針對該范圍來進行的，對于客戶檔案管理的職責及標準未進行明確。實際工作中該部分職責往往由營銷部門負責，但營銷部門在目前更注重于電費回收、優質服務等，對于客戶檔案資料的管理還處于相對滯后的階段，沒有建立一套完整的客戶檔案管理辦法來對該部分工作進行規范，使必要的監督防范環節失去作用。
2.員工風險意識薄弱
客戶檔案的風險最主要來自于供電企業內部員工風險意識的欠缺。部分供電企業在自然壟斷經營過程中形成了強烈的交易優勢心理，這種心理使得部分員工缺乏基本的風險意識，對社會體系缺失的現狀認知不足。同時，供電企業對員工法律知識的培訓工作缺失，使得供電員工對相應的法律知識欠缺。主要問題包括輕信心理，工作草率，不負責任。
3.無專人負責客戶檔案資料的審核與保管
由于沒有相應的管理辦法或制度，客戶檔案管理工作職責未能要現實工作中體現，現實工作中無專人負責客戶檔案的審核、歸集與管理，使得客戶檔案信息無序化。客戶檔案資料處于人人皆可查閱的狀態，丟失風險較大。
4.無專用的客戶檔案保管室及相應的設備
由于該項工作未引起足夠的重視，在現實工作中客戶檔案的保管未得到有效的控制，往往存放于營業廳的資料柜中，無相應的存放標準、裝訂要求及裝訂設備，形成客戶檔案資料裝訂要求不統一、存放不規范，保管無序。這種情況下，對客戶檔案資料的可控、在控能力較低。
二、加強基層供電企業客戶檔案管理措施
1.建立健全客戶檔案管理制度
制度要建立健全，執行要堅決。按照基層供電企業客戶檔案管理的現狀，必須盡快建立相應的管理辦法來約束營銷工作人員的行為的同時，明確人員的責任及管理方式等。
對已經收集的文字、圖紙、圖片等資料，應根據客戶檔案形成的規律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，如所包括客戶的基本信息資料、客戶配電工程的相關信息及投運時的相關資料、歷次用電安全檢查所形成的并經客戶簽字確認的用電檢查單等資料。應根據基層供電企業的實際情況和具體要求，制定的客戶檔案管理辦法或制度，辦法或制度應主要明確基層供電企業客戶檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內容，客戶檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織客戶檔案的過程中給相關人員提供標準，增加客戶檔案資料整理的可操作性。
資料要齊全，內容要完整。要達到此目標要求，應該重視抓好資料的收集工作，堅持客戶資料建檔工作按照檔案管理辦法或制度的要求，在業務辦理過程中及時收集信息資料，并對內部應形成的資料進行整理，歸檔人員加強審查等工作，齊抓共管，進一步做好客戶資料歸檔工作。
管理要及時，裝盒、袋應規范。為確保客戶檔案齊全、完整、系統，就要把客戶檔案工作與業擴辦理各個環節的工作相聯系，同步進行，做到業擴進度到哪個階段，檔案收集就跟蹤到哪個階段。裝盒、袋做到格式統一、字跡工整，同時根據客戶文件材料的形成規律，對客戶文件材料的內容、數量進行系統整理，按客戶檔案盒或袋，使檔案資料做到文件齊全、分類準確，方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將整理好的檔案按規定移交客戶檔案管理室，嚴格交接手續，認真核查檔案盒、袋質量并確保檔案的完整。
2.加強領導，建立客戶檔案管理組織網絡
抓好客戶檔案工作，首先要從思想上重視客戶檔案管理工作，提高認識，從監與管兩方面入手，分管檔案工作的領導應給以多方面的支持和提供可靠的保障，用規范化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管工作，建立起統一的檔案管理網絡，協調內部各部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；抓住每一個環節的檔案收集，以保證歸檔檔案資料的完整、準確。建立客戶檔案管理組織，是必須做好的一項基礎性工作，因此，要明確有關人員的職責，用制度管人，用制度辦事。
3.完善客戶檔案管理目標，跟蹤落實到位
缺乏有力的客戶檔案管理機制是一個比較突出的問題。在客戶檔案未歸檔形成時，存有檔案資料散落在各工作人員或是個別領導手中的現象，應根據實際情況，把檔案管理工作列入年度工作計劃和責任目標考核內容，認真制訂要求，并不斷強化監督指導功能，特別是業務指導部門，既要做好客戶檔案的業務指導，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結合、跟蹤督辦。形成有法可依、有法必依的局面，推動客戶檔案工作向規范化、標準化的方向發展。
參考文獻
一、前言
事業單位人員的檔案管理是一個事業單位運營的最基本要求，一個事業單位只有做好檔案管理，才能擁有長期發展的資本。隨著科技的進步和社會的不斷發展，傳統的事業單位檔案管理方法已經不能趨于現代化，因此必將遭到淘汰。而只有尋求新的檔案管理方法才能保證該事業單位能夠繼續立足于當代的經濟發展潮流中。在新時期的事業單位建設中，如何尋找到一個適合事業單位的檔案管理方法是一個需要探討的問題。而科技的發展必將是新檔案管理方法出現的墊腳石。
二、事業單位檔案管理的基本概況
（一）傳統的事業單位檔案管理模式存在的問題。從事業單位出現以來，就一直在使用傳統的檔案管理模式。所謂傳統的檔案管理模式是：在新員工入職時發放給他們表格，新員工需要根據表格上的提示填寫個人信息，填寫完畢后將表格上交給事業單位的檔案部，由檔案部進行審核和保存。這種方法一直沿用至今，不斷體現出其弊端。且不論發放給新員工表格需要大量的紙張，單就表格的收集與保存方面，就存在著幾個問題。一方面是在收集的過程中，由于收集人員的工作失誤，可能會丟失或損壞員工的表格，最后導致檔案部的工作量增大，最重要的是很可能泄漏員工的個人信息，給員工的人身和財產安全帶來威脅。另一方面是在保存的工作中，由于檔案部的工作人員工作量較大，在進行新員工的資料封存時將員工的個人信息標記錯誤（即封皮信息與里面內容不符），導致后期員工檔案提取工作難以進行。以上情況的出現，除了客觀因素不可避免外，還存在著主觀因素：事業單位對檔案管理人才的培養不重視。由于現在很多事業單位的檔案管理方法較為單一，因而許多事業單位對于檔案管理人員的招聘就十分不認真，甚至很可能是從圖書館招進的。這就導致了當下的事業單位檔案管理模式存在弊端。（二）事業單位檔案管理的創新的意義。就像一開始說的，傳統的事業單位檔案管理已經不能滿足不斷發展的當下形式了。因而一個新的事業單位檔案管理模式的出現是當下普遍的需求。新的事業單位檔案管理模式的改革就意味著新的招聘標準和新的管理制度的出現，為事業單位以后的人才招聘提供新的基本規范。從細微處就能體現出一個單位的大的發展趨勢，只有小的方面做好了，大的整體趨勢才不會太差。新的檔案管理模式為事業單位的未來發展奠定了基礎，是一個企業能夠進步的重要保證。因此事業單位檔案管理創新的重要性不言而喻。
三、事業單位檔案管理的創新思考
（一）事業單位檔案管理的新模式。要想實施事業單位的檔案管理的新模式，就必須先進行檔案部的人員改革，招聘或培養新的技術型人才。這些人才可以是國內招聘也可以是國外招聘。只要他們具有一定的資料管理能力以及計算機的操作能力，都是符合基本標準的。最終面試時要注重其誠信程度，因為檔案管理人員是接觸員工資料機會最多的人，也是泄漏員工檔案最有嫌疑的人，因此檔案部員工的誠信素質是最高的要求。在招進了新的、符合要求的檔案部員后，就要進行相關的檔案部工作的培訓，這里要求培訓師具有一定的經驗，能夠在每一點問題上做出回答。隨后便是檔案管理模式的改革。在給員工發放表格的同時發放印好員工姓名和工作編號的檔案袋，由員工進行核實無誤后將表格裝入檔案袋，按照檔案部發放的時間表，分批去檔案部，親自上交檔案。在上交時由檔案部人員在員工面前核查表格，確定一切信息無誤后，檔案部人員將員工的檔案保存到檔案室中。這樣便避免了傳統的檔案管理模式收集工作和保存工作的失誤，最大程度上保證了員工信息的安全性。（二）對事業單位檔案管理的未來展望。在對事業單位檔案管理模式的創新的基礎上，我們還可以考慮采用一種新的檔案保存模式，那就是數字檔案館。在這個數字檔案館中，所有員工的檔案資料都以數據的形式呈現，這就省去了煩瑣的文本檔案管理和提取的工作步驟，提高了檔案管理和提取的效率。在這個數字檔案館中，只有檔案部的工作人員有資格進入并進行檔案的修改和整理，其余任何人都不能進入數字檔案館。而員工的資料有變動的情況下，就需要員工報告上級，上級經過審核后將員工資料有變動需要修改的地方以文字的形式交給檔案部進行修改。同時，這個檔案提取也不是任何人都可以進行的，只有通過了上級的批準，才能對員工的檔案進行提取。而提取的過程也存在著嚴格的保密性。首先檔案提取人必須手執上級蓋章的憑條，到檔案部申請提取，這時檔案部會給予提取人一個郵箱賬號和提取密碼（每個郵箱都只對應一個員工的檔案資料），提取人在數字檔案館的網站登錄并提取員工的只讀資料后，一旦退出了這個網站，其郵箱的提取密碼會立刻改變，無法二次登錄。若想再提取該員工的資料，則要再次進行提取申請了。這就是數字檔案館嚴密的資料管理模式。
四、結語
由此看來，新的事業單位檔案管理新方法的出現勢在必行，而且一定會為事業單位的長期、良好的發展提供條件。但是社會是不斷發展的，我們不能只滿足于當前的形勢，而是需要不斷創新并且不斷改進當前的檔案管理模式。現代社會中各國的經濟發展是相互競爭也是相互幫助的，我們生活在地球村中，可以向其他各國學習，積累經驗，借鑒國外的事業檔案管理方法，將學到的知識結合到我國的實際情況中，不斷改善當前的事業單位檔案管理的方法，為社會做出貢獻。
作者:王增榮 單位:安丘市民兵訓練基地
（一）企業基礎資料流失風險，隨著現代企業經營管理活動日趨復雜，細節管理與過程管理工作成為了滿足現代企業經營管理的必要條件。同時，在整個經營管理活動中還會產生大量的基礎性與過程性資料，而且其將會在企業經營管理過程中重復使用，具有十分重要的保存價值。但是，因為其整體數量較大，將其納入到企業檔案庫中進行集中保管時不但會占用大量的倉儲空間，而且查閱不夠方便，其不能滿足企業應用的現實要求。因此，在企業檔案管理工作中一般只是針對相對重要的資料以及具有較高重要作用的基礎性與過程性資料進行管理。而對重要性相對較低的資料，通常只是由企業各部門以及具體項目經辦人自行進行保管。同時，由于企業不同部門的資料保管人員在檔案管理能力以及管理手段等方面參差不齊，加之現代企業管理人員的流動性較強，隨著時間的推移，這些基礎性資料將面臨著流失的風險，這將對企業的長期經營發展造成不利影響。
（二）傳統檔案管理不能適應信息化發展需要，隨著信息技術在企業經營管理中的廣泛應用，傳統的檔案管理方式與所采用的技術手段已經不能很好的適應企業現代化發展需要。尤其是在辦公自動化應用趨勢的加快，企業所產生的數字檔案資料正義驚人的速度增長。很多大型企業內部已經逐步實現使用電子郵件在企業內部傳遞的聯系方式。基于此，企業檔案信息化建設工作成為了檔案管理工作的主要環節。
二、企業檔案管理潛在的信息化要求
（一）現代企業市場開發信息需求現代企業市場開發工作中對企業競爭力的控制不僅僅在于對企業整體質量的控制方面，而且還體現在提高企業市場競爭能力的有效性方面。所以，強化企業對技術競爭的優勢作用，提高企業進入、占領市場的速度，同時獲得市場信息調控權利，為企業市場開拓提供強有力的基礎支撐。
（二）企業發展政策信息需求企業發展過程中，不但需要結合國家發展的基本國情以及國家整體發展趨勢，同時還要重視國家政策以及國家資金調控對企業在整體技術創新方面的約束，把握好企業技術創新的各個環節。而只有企業具備與發展政策信息化同步時，才能實時掌握企業政策信息，為企業的發展提供內部動力。
（三）企業檔案管理的技術信息在企業檔案管理的信息化建設過程中，為了防止信息閉塞對企業整體發展造成的不利影響，同時調整企業檔案管理工作中的一些重復性建設工作，并避免在檔案管理技術創新過程中出現的失敗，必須為上述工作提供信息化支持。只有在相關人員掌握了信息化技術之后，才能對企業的前景控制起到一定的提高，這樣才能從本質上提高企業檔案管理的創新質量。
（四）潛在的人才信息現代企業經濟和技術方面的競爭從根本上講是人才的競爭，是能夠在企業內部經營管理過程中發揮作用的人才的數量和質量。在檔案管理信息化建設工作中，不但要強化檔案管理信息化建設的技術性人才培養，而且還要對各類人才的信息檔案進行基本控制。所以，在現代企業信息化人才建設過程中，人才檔案的信息化管理成為了企業人才資源建設的基礎性工作。綜上所述，在企業的檔案管理信息化建設工作中，企業的檔案管理工作不但需要對企業整體的技術性設施進行信息化管理，而且還要針對檔案管理工作中的信息資源開發、傳播進行合理控制。這樣才能在資源建設過程中最大程度的給企業的發展提供精確、超前的信息資料。通過調控的方式提升企業檔案管理的信息化水平。
三、企業檔案管理信息化的建設策略
（一）符合企業檔案信息化建設發展的基本方向企業不同階段所產生的檔案資料都有可能成為信息檢索者所關心的資料內容，因此在檔案管理工作中必須對所有這些不同階段、不同形式的檔案資料進行整理，同時價值更高的綜合檔案信息為了確保檔案信息具有一定的政治性和系統性，必須對檔案信息進行精選，只有這樣才能為用戶提供更加完善的服務。隨著信息技術的快速發展，現代企業的檔案的生成方式發生了對應的變化，例如，可以在計算機、通訊過程中進行文件起草、簽發、管理以及歸檔等工作。因此，對應的檔案管理機制也必須與之相對應。在檔案管理現代化建設工作中建立起滿足多種機讀形式的檔案管理體系。
（二）創新企業檔案管理手段現代企業的檔案管理工作必須要朝著新技術的應用以及多手段的檔案管理方向發展，而且這還是提高檔案管理工作水平及檔案管理效率的有效方式。在管理過程中，檔案管理部門必須堅持檔案的信息化發展方向，通過利用多種信息技術及手段，逐步拓展信息化發展建設的寬度和廣度，積極探索出信息化條件下檔案管理的新方法。例如，在檔案管理過程中不僅僅只是通過將傳統紙質檔案數字化處理的方式，而且還必須將電子信息交流過程中產生的信息檔案化，增強檔案管理的深度。
（三）整合信息檔案網絡，實現資源共享企業的傳統檔案管理工作中因為缺乏合理有效的信息溝通，這主要是因為部門之間的割裂導致的。因此，在檔案信息化建設工作中，首先要建立起具有統一著錄格式與編排方式的當那管理體系，在各個檔案部門之間通過規章制度的方式建立其統一的檔案管理方式。同時，還要實現企業內部信息資源的共享，讓更多的信息利用者能夠獲得數量更多、范圍更廣的檔案信息，使得其可以更加高效、充分的利用企業檔案信息，在服務企業成員的同時，間接的推動了企業的發展。
（四）面向社會，完善檔案信息服務體系知識經濟時代，信息化是現代企業檔案管理工作的發展方向。因此，企業檔案管理部門要善于通過捕捉極具時效性的信息以得到進入市場的機會。這時，主動提供企業中的部分信息為社會利用，不但可以提高企業的市場影響力，而且可以通過獲取社會信息使用反饋，逐步完善企業檔案信息服務體系，為建設更加完善的信息服務提供基礎。
