時間：2023-05-31 09:09:24
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理意識，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞： 檔案管理； 軟件； 硬件；配置
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
隨著我國經濟社會的發展， 城市化進程的加快， 城建檔案管理工作也面臨著新的形勢， 承擔著新的任務?？陀^環境要求城建檔案管理工作必須發揮自身積極性、 主動性， 由封閉型向開放型發展， 變被動服務為主動服務。突出服務意識， 既是城建檔案管理工作其服務部門性質決定， 更是其自身的發展要求所決定。服務意識的體現，關鍵是落實， 需要從不斷提高檔案管理的軟件和硬件配置兩個方面著手。
1、 提高檔案管理工作的軟件配置， 就是抓檔案管理工作的管理機制建設、 人員隊伍建設。隨著我國經濟社會不斷進步， 城市建設不斷發展， 新事物、新情況不斷涌現，我們的城建檔案管理所處的社會背景大環境，以及社會的服務要求也發生了較大變化。要想在變化發展中充分發揮城建檔案管理工作服務社會發展的功能，承擔推動社會發展的歷史重任， 城建檔案管理工作自身就需要與時俱進， 跟上時展的步伐，使自身提供的服務始終符合發展變化中的社會需求。
1.1 檔案管理工作管理機制建設。
首先，城建檔案管理部門要不斷加強自身體制建設。體制順， 好比脈絡通。體制建設， 對于部門理順內部關系，發揮對外服務職能具有重要作用。這就需要檔案管理部門根據新時期檔案管理工作變化發展的新情況，適時調整管理部門的科室和人員配置， 消減不符合客觀現實需要的科室， 科學合理的增設具有新職能的新科室，實現現有的機構編制和人員編制更好的服務當前經濟社會發展。
其次， 要不斷加強城建檔案部門規范化、 標準化建設。完善制度， 結合本地實際， 對本地區的城建檔案地方性規章及時進行修訂和完善，建立健全配套完善的城建檔案法律法規體系， 確保城建檔案管理工作有法可依， 健康發展。嚴格管理， 有法必依， 有章必循， 這是確保檔案管理規范化、 標準化建設的根本前提。城建檔案管理工作的各個環節， 都要嚴格按照相關規章制度辦理，確保檔案管理不出疏漏，不出差錯。同時， 相應簡化檔案使用的相關手續， 提高城建檔案的利用率， 增強城建檔案的社會服務功能。
1.2 案管理工作人員隊伍建設。
人員隊伍建設，是指不斷提高城建檔案管理工作人員的思想政治素質和業務素質。任何工作的開展都離不開人， 能否做好城建檔案管理工作， 城建檔案管理工作能否為城市建設保好駕、護好航，很重要的一個方面取決于是否擁有一支高素質的人員隊伍。
首先要提高工作人員的思想政治素質。就是要不斷學習黨在新時期的理論思想和路線方針政策，深刻領會新時期社會發展 “以人為本” 理念的內涵， 牢固樹立以人為本的服務理念。
其次要提高工作人員的業務素質。就是要求城建檔案管理人員不斷學習業務知識， 鉆研業務技能， 在熟練掌握自身工作所需要基本知識技能之外，還要掌握檔案管理新知識、新技
術， 借鑒發達國家城建檔案管理工作好的經驗。
總之， 城建檔案管理部門工作人員管理上要抓思想作風， 強業務素質， 圍繞當前城市建設工作的中心， 緊貼社會、 服務大局，激發干事創業的工作熱情，為我國經濟社會發展提供全面、 及時、 高效的服務。
2、 提高城建檔案管理工作硬件配置， 就是指加強檔案管理部門的場館配置和設備配置，當代城建檔案管理逐步向業務規范化、標準化，技術現代化、 信息化， 服務社會化、 多元化方向發展。城建檔案管理工作今后必然也要強化其對社會服務的功能，提高社會服務的服務水平， 拓寬社會服務的服務層面。對比我國城建檔案管理工作的現狀， 要實現上述目標， 需要做的工作還有很多。
2.1 加強檔案管理部門的場館配置。
檔案管理部門的場館配置，包括檔案保存場館和對外服務場館。我國城建檔案保存場館基本滿足我國的城市建設發展要求， 但是要真正做到城建案服務的社會化、 多元化， 僅僅做到這一點是遠遠不夠的。在具備了檔案保存場館條件的同時，我們還必須具有齊備的服務場館。齊備的服務場館，可以使城建案管理部門的行使對外服務職能時，挖掘服務資源，拓展服務層面。我們可以建設像城市發展展示館等類似社會公益場館，利用展館向社會展示城市發展各個時期的資料以及遠景規劃資料， 讓市民詳實了解城市的發展歷程， 歷史文化、 人文風情以及美好的發展前景。同時， 通過展示展館的建設， 還可以起到對外展示城市良好形象的作用。
2.2 加強檔案管理工作的設備的配置。
當前， 我國城市建設發展已經駛入快車道， 城建檔案資料日益繁雜， 資料應用范圍逐漸增廣，利用頻率逐漸增強，真正保存好、 管理好、利用好這些檔案， 做到對歷史負責，為現實服務， 加強檔案管理業務的規范化、 標準化， 服務的社會化、 多元化是必不可少的， 但是這一切離不開技術的現代化、 信息化， 更離不開現代化的管理設備。城建檔案管理部門應緊跟檔案管理發展潮流， 增加檔案管理的技術含量， 引入當前檔案管理的新技術、 新設備、 加快檔案信息化建設。信息化已經成為當前檔案管理工作的發展潮流， 它的建立， 必然使城建檔案管理更科學、 對外服務更便捷、 更高效。我國城建檔案管理部門舊有的管理、 辦公設備大部分已經不具備這些新功能，更新設備已經成為城建檔案工作發展的當務之急。
嚴謹而科學的管理機制，作風與技術同樣過硬的人員隊伍，現代化的硬件設施，必將更好的發揮城建檔案管理部門的服務職能，更好的為我國城市建設及經濟社會各項事業發展保駕護航。同時，我們也堅信， 城建檔案管理部門只要時刻突出服務意識， 圍繞服務社會這個主題開展工作，也必將推動自身各方面的發展， 開創城建案管理事業發展的美好未來。
參考文獻
[1] 《重視城建檔案的開發利用增強城建檔案的服務意識》 張小東， 《東科技》 1999 年第 9 期；
隨著社會的不斷進步、科技的迅速發展，電子化、信息數字化等技術在眾多領域已進行了普及，高校檔案管理工作也不例外.為了順應社會的發展，計算機網絡技術在高校檔案管理中被廣泛應用，由于其具有的高效、技術性特征，一般的工作人員無法進行實際操作，因此專業的技術人員必不可少，但是就目前大多數高校而言，它們缺乏專業技術人才，無法將檔案管理工作的知識理論與計算機網絡等技術進行完美融合，拖慢檔案管理工作的進程，阻礙其進行有效發展.
2高校檔案管理工作在服務方面存在的問題不足
2.1服務意識不夠
服務意識不夠是當前高校檔案管理工作在服務方面存在的主要問題，就目前大部分高校而言，它們仍處于被動服務狀態，浪費服務對象們的時間、精力.沒有做到“以服務對象為主”的原則，無法體現自己的工作職責和價值.這類問題的成因包括以下三個方面：
（1）工作人員缺乏基本工作素養，工作意識不足，導致其態度馬虎，行為懶散；服務意識不夠，無法遵守服務原則，缺乏主動服務意識；責任意識不足，對工作不負責任，對自己不負責任，沒有體現自身的工作價值
（2）高校領導對高校檔案管理工作的服務需求不清晰，造成工作人員無法順利開展服務工作
（3）高校師生不及時給予有效建議，助長工作人員懶散的氣焰.
2.2服務管理不夠完善
服務管理，即對高校檔案管理工作人員服務對象提供的服務進行管理，其中包括對服務態度、服務質量、服務效率等的管理.由于檔案管理工作不被重視，造成檔案管理工作的服務管理不到位、不完善，具體體現在：
（1）缺乏一套完整的服務管理體系.原本的服務管理體系無法支撐目前的管理，缺乏針對性，導致整個管理流程不夠規范，影響在服務過程中，對工作人員的管理
（2）服務管理缺乏具體化.目前大多數高校對檔案管理工作的服務管理太過形式化，缺乏具體的管理模式，平常太過簡單化，抱著草草了事的心態，僅僅為了應付上級領導的監督檢查，而稍稍重視，之后又維持現狀
（3）服務思路不清晰.高校檔案管理工作人員自身服務思路不清晰，影響工作的正常落實，缺乏主動意識性，無法給予服務工作有效性建議.使得服務管理工作無法進行具體落實，缺乏具體化.
2.3服務方法不全面，太過單一
就目前現狀而言，高校檔案管理工作的服務方法，以人工服務為主，以信息搜索、查詢為輔，但這僅僅針對于網絡設備完善、基本網絡服務已啟動、高校檔案資料已完整入庫的高校，少數無法適應社會變化、沒有及時進行資料更新的高校就只能依靠單一的服務方法進行服務管理工作的開展.然而，由于紙質檔案種類數量繁多且信息量過大，而檔案管理工作人員的人數和能力都存在一定的局限性，導致無法給予服務對象優質的服務，無法確保服務質量，達不到服務對象的目的，無法滿足其需求，造成服務管理工作的失職.
2.4未開展服務研究
服務工作本身就需要不斷進行研究，使之不斷優化和進步，然而部分高校檔案管理工作，仍然沒有為其開展服務研究，這在一定程度上，無法提升其服務管理水平，無法促進高校檔案管理工作的發展.造成這種情形出現的原因如下：
（1）對高校檔案管理工作不夠重視
（2）服務管理不到位
（3）工作人員工作意識不夠.因此，高校檔案管理工作的服務研究需要高校的每一個人相互配合、共同努力，在完善服務方式的同時，還需進一步加強對工作人員服務意識的培養，同時，也要對服務管理進行更深層次地研究，為促進高校檔案管理工作的發展作貢獻.
3高校檔案管理工作中服務方面的有效措施
3.1提高工作人員的服務意識
為了讓高校檔案管理工作更好地進行，第一個需要強化提升的就是檔案管理人員的服務意識，其中包括責任認知意識和工作意識.首先工作人員應明白自身所肩負的職責所在，明白檔案管理工作的必要性和重要性，改變原本懶散的工作度，提高主動積極的服務意識，然后用最大工作熱忱去創造自我價值，為服務對象提供最全面的服務.最終達到促進高校檔案管理工作發展的目的.
3.2建立健全的服務管理制度
為了方便高效管理工作中服務管理的有效進行，應建立一套完整的服務管理制度，方便檔案管理人員在有效開展服務工作的同時，進一步強化自己的服務意識，以達到促進高校檔案管理工作發展的目的.通過服務管理制度，對工作人員進行監督，同時也可設立合理的獎懲制度，提高工作人員的工作熱情.方便服務管理的有效進行.
3.3創新服務思路，采用多種服務方式
為了迎合社會的發展和科技的進步，高校檔案管理工作的服務管理也應該不斷地發展和完善，這樣才能創新服務思路，運用不同的服務方式進行工作
（1）提高工作人員對服務管理的相關認知
（2）引進外校先進的服務方式
（3）強化、完善工作人員的服務思路
（4）利用計算機網絡等技術，進行服務創新.
3.4引進國外高校先進的服務管理方式，時常進行人才交流
國內高校的檔案管理工作遠不如國外的先進，導致這種情況的最主要因素是國外對檔案管理工作的重視程度比國內高，他們將高校檔案管理作為學校的榮譽體現和辦學成果體現，為學校營造了良好的檔案管理氛圍.且國外的檔案管理人才充足，他們在一定程度上，推動了檔案管理工作的發展.因此，時常與國外盡心個人才交流必不可少，在交流的過程中，不斷取長補短，引進他們的先進技術和管理方式，完善我國高校檔案管理工作的服務管理制度，同時，促進我國高校檔案管理工作的發展.3.5增加基礎設備方面的資金投入結合高校檔案管理工作的實際情況，提升自身的基礎設備水平，不斷進行更新.用最全面的基礎設備結合理論知識，將高校檔案管理中的服務管理做到最好，提高檔案管理工作的服務質量.
4高校檔案管理服務方面的創新
4.1高校檔案管理服務意識的創新
隨著社會、科技的發展與進步，高校檔案管理工作也在不斷完善和發展，為了與時俱進，迎合現代化的教育潮流，就必須對高校檔案管理進行不斷創新，而意識創新作為管理創新的基礎，因此只有通過對高校檔案管理服務意識進行創新，才能實現高校檔案管理服務的創新.為此，應將創新精神貫穿在高校檔案管理工作的每個環節，加強工作的創新性和主動性，從行為認知上改變人們對檔案工作的了解，將原本被動的服務意識變成主動，對檔案信息資料進行不斷完善和更新，不斷強化創新能力，提高創新意識，促進高校檔案管理事業的可持續發展.
4.2高校檔案管理服務內容的創新
在進行檔案管理工作的過程中，必須跟上時代變化的腳步，不斷地進行檔案資料和信息的更新，并加入全新的檔案內容和信息，保證檔案的完整性和全面性，有計劃地對檔案資源進行實時收集和更新，使其更實時、高效地為服務對象提供需求和服務.
4.3高校檔案管理服務方式的創新
改變原先傳統的服務形式，進行改革創新，充分發掘高校自身的潛能，結合自身所有的技術設備和管理理論，不斷進行完善、創新，采用多種多樣的服務方式去滿足用戶的需求，將服務內容提升等級，以達到促進高校檔案管理工作快速發展的目標.
4.4高校檔案管理服務手段的創新
4.4.1利用計算機網絡技術，建立健全的現代化管理機構充分利用高校原有的有利因素，應用計算機網絡等技術，建立健全的現代化管理機構，將最全面、完整的高校檔案資料信息上傳到自身的局域網內，設置網絡查詢系統，方便用戶快速及時地進行信息查詢，讓網絡變成檔案管理服務的重要方式.提高檔案管理的工作質量和效率，另外還需加強網絡的安全建設，確保高校資源信息的安全性和保密性.
關鍵詞：民辦高校 檔案建設 服務 意識
高等學校的檔案是指高等學校從事招生、教學、管理、科研等活動直接形成的對學生、教職工、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄，主要以紙質稿及電子稿形式為主。檔案工作是高校依法治校的基礎性工作，是高校管理的重要組成部分之一。利用好學校檔案，可以總結過去，指導現實，服務未來，更好地為學校全面發展服務。
隨著我國高等教育改革的不斷深入，高等教育事業得到了不斷的發展，民辦高校在辦學規模和辦學質量上也都取得了長足的進步，但在檔案建設、管理工作方面還處于一個學習、逐步完善的階段，與公辦高校在檔案管理方面相比，還有一定的差距。
1 民辦高校檔案管理主要存在的問題
1.1 領導對檔案建設及管理的意識不強 有些民辦高校的領導對檔案工作的重要性認識不足，沒有認真學習和貫徹檔案法律、法規，片面地認為高校的中心任務是教書育人及科研教研工作，很少過問學校的檔案工作，從根本上忽視了檔案的重要性。從筆者了解的幾個民辦高校來看，翻看其黨政會議紀要，從頭到尾沒有提到過檔案建設工作只字片語，更不用說有什么檔案建設的規劃、計劃與總結了，在機構建制上，無專職檔案員，工作保障上無相關的檔案管理制度和經費投入保障等。
1.2 檔案收集、歸檔意識薄弱 民辦高校在建校初期
由于經費、人員的緊張，往往忽視對檔案的建設管理工作，一些重要的文件材料遺留在個人手里，覺得放在自己手邊，要用起來的時候方便查找。另外由于檔案管理不規范，偶爾出現幾起檔案丟失的事件后，就會有教職工不愿將教學成果移交歸檔等現象。也有員工認為檔案工作是檔案管理部門的事，與學校其他工作沒有多大關系，與自己更是無關，因而拒絕配合檔案部門搞好檔案的收集工作，種種困難，很可能使這些重要的檔案材料殘缺不全或丟失。
1.3 兼職檔案員隊伍不穩定 民辦高校的兼職檔案員一般由院系秘書或處室秘書等兼任，他們不僅有日常教學行政事務性工作，又要兼職做好院系或處室的檔案收集工作。一般來講，行政人員工作繁忙、工作量大，雖是日?，嵤?，卻件件都是需急辦之事，而檔案工作由于關心的人少，缺少制度上的操作規范，對檔案工作往往會虎頭蛇尾，常常顧及不到及時的收集、整理、歸檔、保存等。另外，民辦高校由于種種原因，兼職檔案員調動頻繁，這樣就致使檔案管理工作缺乏連續性，造成管理混亂無序。
2 民辦高校如何加強建檔意識
鑒于以上種種問題，新建民辦院校務必從實際出發，積極宣傳檔案建設的作用、意義，促進檔案建設工作。筆者認為可以從以下四點檔案的服務功能來加強建檔意識。
2.1 服務于學校整體發展的需要 民辦高校檔案來自于學校形成、發展、變化的全過程，貫穿著學校教育教學工作及其組織、管理的各個方面，是學校重要的信息資源所在，記錄了學校發展的歷史，匯集了學?，F有的知識成果。學校各級領導的會議記要、領導現場指導工作的講話等，都可為學校的整體發展、建設提供各種歷史依據和線索。通過學校檔案資料，可以更深刻地理解本校的特點及發展的規律，全面、系統地掌握學校教育教學工作等方面的沿革和演變情況，以方便后人總結學校自身形象和價值觀建設的得失、成敗，為后續領導制定合理的學校自身形象和價值觀建設的整體方案提供依據。
民辦高校的發展、壯大，必將走過光輝而曲折的歷程，然而最能體現這歷程的學校檔案，如果所存無幾（例如看不到第一任校長的介紹資料，找不到第一批學生的花名冊，缺失歷屆畢業生的學籍檔案、缺失全體教職工的教研科研成果資料等等）。那么我們教育工作的后幾輩想極力宣揚百年老校底蘊豐厚的時候，時過境遷，有何為據呢？
所以，民辦高校的檔案建設工作在服務于學校整體發展的方面有著深刻重要的意義。
2.2 服務于專業建設發展的需要 根據我國目前的辦學體制，無論哪一個專業的建設、發展都離不開各類辦學評估，如新專業檢查、合格評估等，評估工作是專業建設的重要指導方向，而各種評估工作都離不開對專業建設、發展中的檔案梳理工作。完整規范的檔案正是充分展示專業辦學成果，讓評估專家全面深入地感受專業辦學成效的有力證據。
隨著專業評估工作的改進、完善，各類評估工作越來越重視專業建設原始資料的規范性、真實性等，所以從新專業申報、籌建，到專業的開設、建設、壯大及最后專業建設的成果，務必要有完整的檔案記錄，確保專業辦學的延續。各類紙質材料、電子文稿均應有規范的建檔、存檔意識，杜絕因人動導致專業辦學中的突變現象。
專業建設工作既有正向的水到渠成，即按專業建設的目標、計劃，逐步進行，最終得以成功，獲得成果。也需要逆向構建，即通過對專業建設檔案的梳理，總結專業建設如果要有特色、亮點，還需要什么支撐，從而去彌補或改進原有的一些專業建設工作，從而充實專業建設成果。由此可見在專業建設工作中檔案建設、管理工作的重要性。
2.3 服務于教職工自身發展的需要 教職工檔案是教職工個人經歷、學識、業務能力、德才表現、業績情況等方面的記載，但有些民辦高校的現實情況來看，有的職工檔案僅僅保存著教職工應聘時的一般材料（諸如基本情況、學歷職稱證書等復印件），缺少其業務能力、決策能力、運用能力、創新能力（尤其是教學科研的創新）等綜合素質的“活材料”，沒有對其現有的資料進行收集、整理、規范，看不出教職工新的動態性發展情況。
教職工個人檔案資料的缺失將對教職工的職稱評審、工資晉級等產生不良影響。如有些職稱（高級工程師、高級經濟師等）評審中，要求凡是校級以上的所有項目、榮譽都需要提供原件方可認可，一些集體項目，特別是作為主要參與的項目，申報職稱的教職工可能發揮了相當主要的作用，但如果申報材料、批復材料等資料均在項目主持人手里，而項目主持人有可能調離或將材料遺失，那么給參與人員的資料查找將帶來相當大的困難。
某高校檔案管理員曾深有感嘆地說：“只有每年職稱評審的時候，她的檔案室才是最熱鬧的時候，查閱、復印、借閱等人員門庭若市?！庇纱丝梢姍n案完整對教職工自身發展的重要性。
2.4 服務于學生個人發展的需要 大學生檔案是學生在校期間學習、生活、學生工作及各種社會實踐的記錄，是大學生就業及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據，它能完整地反映出一個學生在校期間的德、智、體、美、勞等各個方面的表現狀況。學生檔案管理旨在對學生在校期間所有材料進行整理、歸檔，提供學生檔案的查、借閱服務、轉遞等工作。
長期以來，由于諸多原因，高校畢業生檔案工作存在重視不夠、管理技術落后、致使檔案管理出現“棄檔”、“死檔”等問題，給大學生就業及今后各級組織選拔、任用、考核造成了一定的影響。部分學生的檔案、畢業證書等重要資料失落在個別班主任或輔導員手上，而學生一開始又不夠重視，等需要用時，由于時間久遠或人員調動等，這部分學生的檔案資料往往發生遺失或查無結果現象，造成對學生利益的極大損害，同時也使師生關系緊張，進而影響學校聲譽。
隨著高校學生人數的不斷擴張，加強學生檔案管理，確保學生檔案的完整性、規范性，確保學生檔案轉移有據可查，改進學生檔案對學生的服務功能迫在眉睫。
總之，通過宣傳檔案的服務功能，可以提高民辦高校建檔意識，促進高校檔案建設工作。高校檔案的規范建設是高校重要工作之一，既能促進社會和諧又有利于學校健康發展、有利于教師自身發展、有利于學生個人成長。
參考文獻：
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[3]百科名片.檔案管理[EB/OL].http：///view/67
7620.htm.
1 檔案關系中的檔案意識
所謂意識，主要是指在進行檔案管理過程中存在于檔案管理人員頭腦中的一些想法，這些意識都是客觀存在于社會生活中的，加強對檔案意識的培養有助于促進我國檔案管理事業水平的提升。顯而易見的是，傳統的檔案管理意識已經不能滿足社會發展的需要，在很多方面都存在一定的不足之處，這就需要在思想意識上多下功夫，只有改變傳統的意識觀念，才能在行動上有所改進，本文主要從以下幾個方面對相關的問題進行分析。
首先，檔案管理的服務意識還比較落后，人們對檔案管理的重視程度存在很大的不足之處，因此對于思想意識產生了相應的影響。傳統檔案管理時，黨政服務是主要的服務對象，但是這種思想意識已經不能滿足現階段時代的發展，對于檔案管理而言，最主要的服務對象應該是人，時刻遵循以人為本的原則進行檔案管理，才能更好的提升檔案管理的利用率，促進我國檔案管理事業的進一步發展。由此可見，樹立起先進的檔案管理意識是十分重要的，這對于檔案管理人員提出了更高的要求，樹立起相應的檔案服務，加快檔案工作效率需要從檔案意識的培養入手，檔案管理人員要經常進行充電，不斷熟練業務，以實現文中所提到的目標。
其次，在檔案工作中，檔案意識的培養缺少有效的宣傳手段，所以檔案意識在廣大檔案管理人員中的重視程度不夠高，人們對于檔案的理解程度也多少會存在相應的偏失，檔案的宣傳工作如果不能做到全面的宣傳，那么在形式上就會表現為單一的管理手段嗎，在社會中產生的影響力也是相對較小的?；谶@一點原因，筆者認為有必要增加檔案管理意識的宣傳力度，以促進檔案工作的順利進行。
2 檔案意識以及檔案工作之間的差異
檔案意識與檔案工作是存在差異性的，這一點毋庸置疑。二者之間的差異性影響主要體現在以下幾個方面，首先的一個方面是檔案意識是從檔案管理人員這一方面提出的，具有主觀性的特點，從抽象的層面上進行解釋就是對于意識層面的一種認知以及評價，在檔案意識中，主要有兩方面的內容，一方面是工作中對具體內容的認識程度，另外一方面是從社會公眾的角度出發，對檔案管理存在的一種意識。
檔案工作中，首先要對其性質具有一定的認知，這項工作是非營利性的，因此從性質上來看應該是社會公共服務，檔案工作中包含很多的內容，例如對檔案進行收集與整理，判斷檔案的真實程度以及將不同的檔案進行分類加以保管等，為社會大眾提供查詢的功能，滿足人們相關工作的需求。
在現代檔案管理中，需要運用科學的檔案管理手段進行檔案管理。這樣才能讓檔案管理變得更加系統化，讓檔案管理工作得到進一步的完善。檔案管理人員在現代檔案管理中的作用已經愈發凸顯了出來，只有他們不斷提升自身的技能，明確先進的檔案管理思想，才能更好的為社會服務。
3 通過檔案意培養完善檔案工作
3.1 提高重視程度
只有對自身工作足夠重視，才有可能在工作中加大投入力度，提高檔案工作效率。對于檔案管理者而言，檔案管理是一項需要嚴謹對待的工作，也是一項細致的工作，因此在工作中，管理者應該樹立起有效管理檔案的意識，社會公眾也應全力支持檔案工作，確保檔案的真實程度。隨著改革開放的不斷深入，檔案工作無論是在工作內容上還是重要程度上都有了重大發展，在這個時期，只有提高對其重視程度，才能夠讓發展不斷持續，讓檔案工作做到與時俱進。檔案意識的培養是針對檔案管理者以及社會大眾而言的，只有在思想上真正了解檔案工作的關系，才能夠保證在此方面的建立健全。意識上的提高首先需要了解檔案管理工作內容的變化。隨著信息化、現代化、電子化的不斷發展，我國檔案工作的內容已經從傳統的單純收集、整理、歸類與收發變為了集收集、整理、辨別、信息錄入、分類、傳輸等功能于一體的系統化管理模式。檔案工作者應正視這種變化，從意識上認識到變化帶來的優勢以及挑戰，從而在工作上不斷提高自身能力。
3.2 提高檔案工作者自身素質
（1）要求具有奉獻精神。我國現有檔案部門工作人員數量較少，但檔案管理是一項繁重的工作，加上在工作時經常會有一些瑣碎的雜事給工作帶來一些麻煩，因此工作人員需要有較強的奉獻精神，在工作中具有不怕吃苦的思想，通過正確世界觀、人生觀、價值觀的培養來促使自己樹立熱愛工作、甘于奉獻的意識，從而為檔案工作效率的提高打下基礎。
（2）樹立責任意識。責任意識的培養能夠保障檔案工作者在工作中樹立起責任感，從而加強在工作中的認真程度。檔案工作的嚴謹是關系到檔案能否被有效錄入以及利用的根本，對于工作人員而言，只有熟悉檔案工作流程內容，了解檔案管理的現代化技術，才能夠確保工作的嚴謹有效。
（3）樹立事業心。對于檔案工作而言，事業心的提升是加強檔案管理效率、迅速優化管理手段的有效方式。目前，現代化管理的各種手段已經成功應用于各項事務中，使用最多的是電子化技術。傳統檔案管理全部使用紙質檔，這種方式在時間的花費上比較多，且不便于保存。若是利用電子化手段進行管理，一來能夠極大節省對檔案內容進行查驗的時間，二來電子化檔案可以有效避免紙質檔易破損的弊端，在檔案保管上作用極大。電子化管理離不開檔案工作者事業心的培養，只有對檔案工作具有相應事業心，才會主動提升自身能力，讓自己適應新型管理模式。
1 “互聯網+”時代的檔案管理機遇與挑戰
1.1 “互聯網+”時代的檔案管理機遇
1.1.1 技術手段不斷豐富
在“互聯網+”時代背景下，檔案管理手段呈現出多元化特點，檔案管理技術手段日漸豐富，檔案管理信息系統作用下，大幅度降低了檔案信息管理難度，也減少了檔案管理人員工作量，提高了檔案管理效率與質量。在日常工作中，檔案管理人員可以借助檢索功能，在最短時間內查找各類檔案，分層管理檔案信息，促使各類檔案管理具有鮮明的關聯性特點。同時，在“互?網+”時代下，檔案存儲形式也日漸多樣化，比如，視頻、音頻，大幅度提高了檔案管理質量，檔案信息數據也更加準確，出現多樣化的檔案管理技術選擇平臺，各類管理機構、企業之間的合作、交流日漸增多，各類檔案管理系統應運而生，電子檔案管理系統具有鮮明的時效性特點。
1.1.2 服務空間不斷拓展
在社會經濟活動作用下，社會各類信息頻繁出現，檔案管理者借助互聯網信息技術，構建出合理化的檔案管理系統，有著較大的管理空間，檔案管理呈現出數字信息化特點，在計算機系統中存儲著海量檔案信息，其存儲成本并不高。在日常工作中，檔案管理人員可以不受時空限制，查詢各類檔案數據信息，離線管理各類檔案，能夠為檔案使用者提供優質的遠程服務，檔案服務空間進一步拓展。
1.1.3 檔案時效不斷提高
隨著社會不斷發展，檔案種類日漸增多，具有鮮明的時效性特點，傳統紙質檔案管理已無法有效滿足這方面的客觀要求，必須對其加以優化完善。在“互聯網+”時代下，時效性是互聯網信息技術的顯著特征，檔案管理也具有較高的敏感度，可以動態跟蹤各類檔案信息，檔案管理也具有較好的交互性、動態性。同時，所構建的檔案管理系統可以有效整合大數據、數據挖掘技術等，不斷開辟全新的檔案管理空間，大幅度提高檔案管理效率，檔案時效不斷提高。
1.2 “互聯網+”時代的檔案管理挑戰
1.2.1 管理模式變革
站在客觀角度來說，傳統檔案管理過分注重管理人員已有的經驗，不注重檔案科學化與系統化管理，和傳統檔案管理相比，以互聯網信息技術為中心的檔案管理系統有著明顯的區別，急需要優化檔案管理流程、管理模式，對檔案管理人員也提出了新的更高要求。也就是說，在“互聯網+”時代背景下，檔案管理迎來發展機遇的同時，也需要更好地應對來自各方面的挑戰，必須多層次優化變革檔案管理模式，構建標準化的檔案管理流程、檔案管理模式，不能再采用傳統單一化管理模式，才能有效滿足“互聯網+”時代下檔案事業發展的客觀要求，確保一系列檔案管理工作有序開展。
1.2.2 檔案管理意識落后
在“互聯網+”時代背景下，檔案管理人員構建檔案管理系統中，需要構建合理化的檔案管理體系，對檔案管理人員也提出了更高的專業性要求。由于長期受到傳統紙質檔案管理的影響，檔案管理人員并不具備互聯網+時代下的檔案管理意識，檔案管理意識落后，對互聯網信息技術作用下的檔案管理系統流程缺乏正確的認識，不具備較高的職業道德素質，責任感不強，影響檔案管理工作的順利開展。同時，檔案管理人員不具有較高的業務素質，檔案管理操作能力不高，無法有效發揮互聯網信息技術多樣化作用。
1.3 檔案管理難度不斷增加
在“互聯網+”時代下，傳統檔案受到巨大的沖擊，要求加強檔案標準化管理，加上檔案信息自身具有鮮明的差異性、動態性，檔案信息數據不斷增加，檔案管理難度也大幅度增加，還要對檔案信息進行一系列操作，比如，記錄、歸檔、查閱，檔案管理人員必須注重自身專業技能的提高，才能更好地管理各類檔案。同時，在互聯網信息技術作用下，網絡數據不具有較高的保密性，檔案數據信息具有較高的泄露風險，一旦沒有及時做好檔案信息備份工作，相關檔案信息丟失，會造成嚴重的經濟損失。
2 “互聯網+”時代的檔案管理途徑
2.1 強化檔案管理意識，優化檔案管理制度
在檔案管理過程中，檔案管理者必須與時俱進，轉變自身傳統觀念，全方位正確認識檔案管理，要多角度加強自身檔案管理意識。檔案管理者要多層次掌握各方面專業知識，比如，科技檔案管理、企業檔案管理、電子文件管理，將其靈活應用到檔案管理中，科學管理各類檔案。同時，檔案管理者要增強自身責任感，具備終身學習意識，注重檔案安全性以及準確性的提高，優化利用互聯網信息技術，科學管理各類檔案信息。此外，在日常運營中，檔案管理者必須嚴格按照“互聯網+”時代下檔案管理具體要求，優化檔案管理制度，明確檔案管理一系列內容以及電子檔案管理標準，全方位監督檔案管理，提高檔案管理整體質量。
2.2 優化檔案管理模式與服務形式
在“互聯網+”時代下，檔案管理者必須優化利用互聯網信息技術，結合其特點、性質，優化完善檔案管理模式，科學管理海量檔案信息數據。檔案管理者要圍繞網絡，在最短的時間內有效組織網上海量信息數據，實現檔案網上服務，為檔案信息使用者提供更加優質的服務，借助互聯網技術，構建合理化的檔案管理數據庫以及數據管理中心，科學管理檔案的基礎上，開展多樣化檔案管理工作，比如，查詢、服務、利用，實現計算機檢索，取代傳統手工查詢，便于檔案管理者以及使用者更好地查詢所需的檔案信息數據。檔案管理者要借助互聯網信息技術，優化檔案服務形式，比如，電子信箱服務、數據庫查詢服務、檔案匯編專題服務，為檔案信息使用者提供針對，有效滿足他們各方面客觀需求。
2.3 提高檔案工作者綜合素質
在“互聯網+”時代下，互聯網信息技術已被廣泛應用到檔案管理中，傳統檔案管理方法以及管理模式發生了質的變化。檔案局必須意識到檔案工作者綜合素質的重要性，要根據檔案工作者各方面情況，結合當下檔案管理特點、性質等，優化利用現代化技術手段，定期對檔案工作者提供全面、系統化培訓，引導他們學習最新檔案管理理念、管理知識、管理技術，能夠將多樣化現代技術靈活應用到具體工作中，注重電子文件的深入研究，科學管理各類電子文件，在實踐中積累豐富的工作經驗，成為新時期高素質專業人才，有效開展檔案管理工作。
企業人事檔案管理工作中存在的問題
1人事檔案管理意識薄弱
人事檔案管理意識薄弱主要體現在三個方面：①領導不重視?，F在很多企業領導注重短期的經濟效益，認為檔案管理工作耗費大量人力、物力、財力反而不能快速實現經濟效益，大多沒有給檔案管理工作設置足夠的經費、配備先進的檔案管理設備。②檔案管理部門責任意識差。檔案管理部門認為自己所從事的工作對企業及社會的貢獻較小，對自己的責任性認識。由于領導的不重視，許多民營企業、中小企業沒有設置專門的檔案管理部門，或者有但也是其他部門的員工兼職的，使人事檔案的權威性大大下降。③員工檔案意識差。員工對檔案的認識比較模糊，認為是可有可無的東西。在填寫自己的檔案時為了一些眼前的利益，弄虛作假。加之有些企業不重視檔案，公然宣稱不需要檔案或承諾重新建檔，更加劇了人們檔案意識的淡化。
2封閉式的管理模式
封閉式的管理模式適合本企業內部人事檔案來源比較單一的情況。雖然說封閉式的檔案管理模式利于人事檔案的保密工作，但現在隨著經濟的發展，企業類型不斷發展，企業員工層次的多樣性不斷的發展，這種單一封閉性的檔案管理模式已經不能與企業的發展、員工的發展、員工的多樣性相適應了。另外，企業檔案保存在內部企業人事部門，過分強調保密，一般不對外開放，且手續十分復雜，不能實現各部門之間的人事信息交流，阻礙了人事檔案的利用。
3檔案內容質量不高
目前部分企業人事檔案存在以下問題許多不規范的地方，使人事檔案價值大打折扣。一是檔案材料內容不完備。很多企業人事檔案的內容不符合國家檔案局的《企業職工檔案管理工作規定》，能夠正確反映出一個人的個人經歷、德才情況等內容。二是檔案材料內容質量不高。企業的人事檔案材料多內容空洞，反應個人經歷的多，而缺少細致的，講述員工道德品質、能力專長的少。人事檔案造假現象使得人事檔案在對人們職業信譽維持方面的作用大大降低。三是檔案材料用紙規格不符合要求，書寫不規范，字跡不耐久。很多企業現存的人事檔案材料規格大小不一，材料用筆不規范，使得檔案材料不利于保存，有的檔案材料書寫字跡潦草，難以辨認，不利于檔案的利用。
4企業人事檔案管理人員素質有待提高
良好的綜合素質和業務能力的管理人員是做好企業人事檔案工作的基礎和保證。由于檔案管理專業較冷門，全國高校設此專業較少，所以很多企業的檔案管理人員是“半路出家”，對檔案管理工作缺乏系統的認識，也沒有受過專業的訓練，工作以后，參加檔案管理工作的學習交流機會少，再加之企業人事檔案管理工作人員很多位兼職，經常變動，造成了人事檔案管理工作基礎薄弱，不利于檔案管理水平的提高，不能保證檔案管理的質量。
完善企業人事檔案管理工作的對策建議
1加強檔案管理意識
檔案意識已成為制約企業人事檔案管理工作的關鍵，強化相關領導的檔案意識。加大資金投入、完善檔案管理設施、定期檢查指導檔案管理工作，正確認識人事檔案工作的特點、地位和作用，只有領導加強檔案意識，員工才能重視檔案管理工作。檔案管理部門要認識到自己工作的重要性，樹立責任感，及時、完整地收集檔案材料，把握好人事檔案的質量。普通員工也要有良好的檔案意識，明白檔案與自身利益息息相關，自覺遵守檔案管理制度。
2建立社會化開放式的企業檔案管理模式
傳統的人事檔案管理制度，一定程度上降低了人力資源的開發度，限制了人才的流動。建立社會化開放式的企業檔案管理模式應加強對企業流動人員人事檔案的管理，建立健全人才流動服務機構。應該倡導人事檔案知情權，檔案管理部門要加強對檔案宣傳工作，使員工正確認識自己的檔案，提高對自己檔案的關注度，使人事檔案工作向更高水平發展，提高檔案利用率，實現人力資源的優化配置。建立社會化開放式的企業檔案管理模式，可以使各類人才更清楚的認識自身的價值，企業也能有機會獲得企業所需要的各類人才，個人和企業之間實現雙贏，促進企業的迅速發展。
3更新手段，完善內容
企業人事檔案管理工作應與時俱進，引入科學的管理理念，采用新的管理手段，建立企業人事檔案信息數據庫，提高人事檔案管理工作的效率，實現企業人事檔案科學管理。完善企業人事檔案的內容，應摒棄傳統的人事檔案內容單一重復、政治性強、不具有個性化記錄；應有所側重地收集人事檔案的內容材料，既要反映過去，更要說明現在；應遵循“適應社會需要”和“精煉有效”的原則，擯除冗余內容；應與時俱進，增加能真實反映人才的能力、特長的內容，體現個人信用記錄的內容。
4提高人事檔案管理人員的素質
企業應注重人事檔案管理人才的培養，注重管理隊伍的建設，提升檔案管理水平。首先，人事檔案管理工作者要具備良好的政治素質和保密意識，所以應該加強人事檔案管理人員的思想學習，提高其思想認識和政治水平。其次，要保持和維護固定的企業人事檔案管理人員，檔案管理工作的熟練自于長期經驗的積累，檔案管理人員固定，才能不斷積累和提高其業務能力，提高檔案管理工作效率。再次，加強對檔案管理人員的業務培訓。檔案管理人員通過參加培訓、學習交流，掌握堅實的檔案管理的論知識、學習先進的檔案管理方法，提升管理水平和技術能力，推動本單位人事檔案管理工作的進步與發展。
關鍵字：檔案管理；重要地位；存在問題；解決對策
一、 高校檔案管理的重要地位
1.1高校檔案記錄是學校辦學以來的真實歷史記錄
高校檔案是學校在多年的教學教育過程中形成的文件材料，通過積累演變而來的，不只是有學校的領導更迭、征地建設、工作的評估、教職工的進出和職稱評聘資料，還有學生人數的變化和其學籍變化之類的，這些東西在學校的檔案上都會留下最初的記錄。因此，管理好學校的檔案對歷史記錄起著重要的作用。
1.2高校檔案是學校宣傳工作的主要資料
檔案的內容非常的豐富，其中集中了學校不同時期的不同音像和文字資料，這種檔案就非常具有感染力和說服力，高校檔案對學校的招生宣傳和就業的宣傳具有很大的作用，直接促進了對高校的大力宣傳。因此管理好高校的各類檔案也是對學校的一種宣傳。
1.3高校的檔案還對學?？茖W研究有很大的幫助
科學研究工作，主要依靠的是人類的社會實踐工作，它需要不斷的總結前人的研究成果，并且吸取其中對我們有用的經驗教訓，然后才可以避免少走彎路或者不走彎路。若學校要開展科學研究，那么必須先聯系學校的實際發展資料和充分的材料。在科研活動中，檔案不僅可以提供學校的原始記錄和研究成果，還能提供學校大量的基礎材料。因此，合理的檔案管理對學校的發展具有很大的引導作用。
二、高校檔案管理的存在問題
發展中，我國已經雖建立了科學的管理制度、優秀的檔案管理隊伍和先進的檔案硬件設施，但在檔案管理的具體工作中仍然存在著很多問題，主要有以下幾個方面：
2.1學校有領導對檔案管理不夠重視
因為檔案是歷史積累的財富，則只有到對學校進行檢查和評估利用時才會顯出其價值，所以有些對其不重視的領導，就不會把檔案工作作為學校工作的一項重要內容，來納入工作日程，只是把檔案工作擺在學校工作的附屬位置，由于他們對《檔案法》學習不夠，致使學校很多人不了解檔案的法律責任，不明確統一管理檔案的意義，不重視學校的檔案管理工作。
2.2學校有教職工依法治檔觀念淺薄
檔案違法行為會產生間接和隱蔽的后果，這就會導致有人輕視或忽視檔案違法行為，若學校教職工具有不強的依法歸檔意識，把檔案資料的收集和移交認為是一種累贅，然后以一種輕率的態度隨意的處理。學期結束后，該交的檔案資料不能及時的整理移交，可能還會在催促后不能上交到位，這樣就會造成年度歸檔工作不能按時完成，材料收集不齊全和材料分散在各部門甚至個人的手中，這些問題都會嚴重影響學校檔案的系統性和完整性。
2.3學校檔案管理手段落后
許多高校檔案管理和應有技術還處于落后狀態，許多檔案管理部門不僅沒有對辦學信息進行集中處理的現代化管理，而且可能還沒有防火、防蛀設施、分類裝訂等完備設施，管理人員可能是利用原始的手工方式來完成檔案的裝訂保管工作，這樣，不僅費時費力、效率低，還會直接影響到檔案的長期安全保存和快捷使用的查詢工作。所以，檔案管理工作要隨著現代化發展，采用現代化管理方式進行各項的分類管理，并去適應學?？茖W發展的需要。
三、高校檔案管理解決對策
3.1科學制定、實行和修訂各項標準
檔案工作逐步實現標準化是檔案管理工作的重心，由于計算機的高效率基礎是檔案管理業務的標準化，為了跟上經濟發展的需求，加快檔案的現代化管理就必須要實現檔案工作的標準化管理。加強建設和基礎設施建設，為檔案管理工作的發展提供充分的保障。
3.2加大經費的投入
管理領導要利用檔案管理方面已獲取的優秀成果，積極向校級領導反映檔案管理建設的重要性和緊迫性，把檔案管理建設作為一件大事來對待，并把檔案管理網絡建設放在校園網建設的總體規劃和預算中，從而合理的對檔案管理的規劃和建設。
3.3強化服務意識，加強檔案隊伍建設，拓寬服務領域。
在這個以服務行業為第三產業的社會中，強化服務意識尤其的重要。因此，把檔案工作的重心轉到知識經濟和各項事業發展上，并提供優質服務對我國高校的檔案管理非常的重要。提高黨政機關檔案工作的整體水平和企業、科技事業單位的服務意識。提高意識的同時，在高校檔案干部人群中普及現代知識教育，加強對他們新知識、新思想和新技術的培養，還要注重培養他們的創新意識和創新方法，更要培養復合型人才，拓寬服務的總體領域，為我國的檔案管理進行更好發展貢獻一份力量。
3.4加強檔案信息素質教育，加快創新檔案信息網絡的步伐。
加強檔案管理的主體意識和獲取意識教育加強檔案工作者的檔案信息保密意識，利用檔案信息的守法意識，傳播意識和更新轉換意識，提高運用現代化技術和設備的能力。通過不斷的獲取檔案管理技術，還要創新檔案信息，不斷提高檔案信息的效益功能、提高隊伍的素質教育，創造不同崗位的學習和進行知識更新的條件，加強對檔案工作的領導教育，讓信息化管理普及中國各個高校，從而促進檔案管理網絡化發展。
四、結語
隨著我國檔案管理工作越來越快的發展，我國要加強檔案管理工作的管理制度和管理建設。在這個教育事業處于正能量的知識時代，信息檔案管理工作是保護、繼承和開發人類文明遺產的一部分，它對科技的發展和社會的快速發展具有重要的作用。因此，檔案管理在我國具有非常重要的地位。雖然高校檔案管理不能很快的完成，但我們可以對它的各個分支進行合理的分析和規劃，然后在對高校檔案管理模式和檔案管理人員都提出更高更新的要求。所以，高校檔案管理部門應加強思想意識轉變，樹立新的觀念，提高人員根本素質，實現檔案管理的現代化和科學化。大力開發檔案信息管理資源，讓檔案管理工作發揮它本有的作用，進而促進教育事業的快速發展。
參考文獻：
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【摘要】在高校發展過程中，檔案管理是一項十分重要的工作。為了促進檔案管理工作的開展，應強化對其職業素養的認識，注重職業素養的培養，本文基于這一背景，從高校檔案管理人員應具備的職業素養入手，就如何強化檔案管理人員職業素養教育與培養提出了幾點對策，以促進高校檔案管理人員職業素養的提升。
【關鍵詞】檔案管理人員；職業素養；培養方式
一、新時期高校檔案管理人員職業素養的內容
（一）道德素養。檔案管理人員要嚴格遵循檔案管理工作的規章制度，在檔案管理過程中，要遵守檔案道德規范準則。始終保持積極的工作態度，做到愛崗敬業，要有較高的責任心和敬業精神，積極主動、一絲不茍地做好檔案管理工作，嚴格遵照檔案法的相關規定辦事，不能遺漏和錯錄檔案，要確保檔案信息的真實和全面。（二）業務素養。檔案管理工作具有很強的專業性，需要檔案管理工作人員熟練地掌握有關檔案方面的政策法規和專業知識，并結合信息技術建立電子檔案，實現檔案建設信息化。因此，作為一名檔案管理工作人員，需要密切關注國家政策的動態與方向，不斷創新自身的思維，從宏觀和微觀角度不斷地滿足檔案管理工作的需求。將政策法規與檔案方面的工作要求結合起來，全面掌握檔案工作的規律，選取具有針對性的檔案政策，促進自身業務素質的提升。（三）能力素養。就能力素養而言，主要是組織協調和檔案收集以及決策制定等方面的能力，最終促進檔案管理管理工作高效實施的同時，為各項決策的制定提供意見建議。（四）文化素養。文化素養在于注重自身文化素質水平的提升，在檔案管理中做到以人為本，注重自身在檔案管理中的作用發揮，提升自身對檔案文化的認識，促進檔案文化的傳播，加強檔案文化的學習，提高文化素養的同時，促進自身專業素養的提升。所以文化素養也是高校檔案管理人員的職業素養之一。
二、職業素養的培訓方式
（一）加大重視，落實職責。在高校檔案管理工作中，為促進檔案管理水平的提升，我們必須要確保檔案管理工作責任的落實。因此，作為高校檔案管理人員，應切實意識到強化檔案管理工作的重要性，并及時地掌握有關政策法規，不斷提高自身的檔案意識，盡可能地為檔案管理工作的開展致力于良好環境的創設。所以必須在檔案管理之前，就需要對檔案管理職責進行明確，確保檔案管理規范并不斷完善，切實注重檔案管理的投入，加強對檔案管理的監督，不斷強化其責任意識，切實注重檔案鑒定與審核工作的開展，為檔案管理工作的開展提供強大的支持。（二）完善制度，規范科學。在檔案管理中，需要對各項管理制度不斷完善，致力于思想觀念轉變，確保各項檔案管理工作得到高效的開展。在制度完善過程中，需要科學規劃檔案管理的流程。嚴格按照有關法律法規和高校檔案管理的實際，及時地制定有關檔案管理細節，對各項管理職能進行科學的劃分，并結合自身的實際，對工作目標進行制定，并對檔案的查詢和保存以及歸檔等制度進行明確，確保整個檔案管理工作更加科學規范。（三）強化信息化建設力度。在做好上述工作的基礎上，還應加大檔案信息化建設力度，切實借助計算機網絡科技信息技術，盡可能地提高檔案的數字化與網絡化水平。既要注重自身在檔案管理中作用的發揮，還要加強專業知識的學習，提高檔案的信息化建設進程，加強財務管理軟硬件的建設，將財務管理工作與自身的各項業務活動進行有機的結合，確保檔案歸檔的及時性和有效性。此外，還應切實注重財務信息的采集與整理，及時做好數據的升級和完善，才能更好地便于檔案的利用，更好地促進檔案管理作用的發揮。這就需要對檔案管理系統功能進行完善，加強對有關檔案人員的教育和培訓，及時提高其專業知識水平，才能更好地加強對其的應用，將檔案的價值發揮出來，提高信息化的建設成效。（四）開展高校檔案管理人員職業素養教育。職業素養的培養，在做好上述工作的同時，還要在日常工作中加強對其的職業素養教育，引導其意識到自身在檔案管理中的作用，堅持職業道德，強化職業道德素養教育與培訓，不斷強化其自身的責任意識和管理意識，主動積極地參與到高校檔案管理工作之中，并加強對其的改進和優化，通過強化對其的職業素養教育，進一步促進其職業素養的培育。此外，還要加大對其的培訓力度，切實提升其專業技術水平，才能適應未來發展的需要。
三、結語
綜上所述，在高校檔案管理中培養檔案管理人員的職業素養教育，對于促進其各項職業素養的發揮和檔案管理工作的高效開展有著十分重要的意義。因此，我們必須對其加大教育和培訓力度，以促進檔案管理工作的高效實施。
【
關鍵詞：高校；檔案管理；科學化；措施
高校檔案管理工作對于高校的發展有著積極的作用，甚至是推動社會、經濟發展不可或缺的一環。隨著社會的發展，檔案管理的科學化問題已經被提到議事日程上。高校在進行檔案管理的過程中必須要敢于直面工作中出現的各種挑戰，才能夠讓檔案管理工作與時俱進，才能夠適應高校發展的客觀要求，才能夠更好的為高校各項工作的開展服務。
1 高校檔案管理的現狀
1.1 檔案意識薄弱
長期以來，由于人們檔案意識不強，在工作過程中，上至領導下至一線員工，“重工作、輕檔案”的意識還在相當程度上存在，認識不到檔案工作的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。
檔案意識薄弱，還導致很多高校沒有綜合檔案室，各科室只負責把自己科室自認為有用的材料加以收集整理匯總，檔案保管各自為政。加之沒有健全的檔案管理制度，又缺少必要的監督機制，檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、缺失散失現象相當嚴重。這就對高校檔案管理造成了不可彌補的損失。
1.2 管理手段落后
目前的檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有主動對檔案資料進行分析、編研，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，工作上也只是“你查我調”，還處于一種被動的、消極的狀態，信息化程度不高，難以充分實現檔案的利用價值。在當今國家高等教育事業和計算機信息技術迅猛發展的形勢下，這種傳統落后的檔案管理狀況使高校檔案工作陷入十分尷尬的境地。
1.3 管理隊伍素質較低
由于對檔案工作重視程度不夠， 高校檔案隊伍總體素質不高。高校檔案工作人員大都使用編外人員，即使有些高校配有專職的檔案管理人員，但大都年紀較大或是工勤人員轉崗而來，缺乏基本的知識和技能。真正科班出身、從事檔案管理工作的人少，受過全面檔案管理專業培訓的工作人員少，懂計算機、網絡技術等現代管理手段的人少。另外，檔案管理人員在職稱、待遇及工作時間等方面，和專職教師相比有著較大的區別，也導致許多高層次、高素質人才不安心或不愿從事這項工作。
2 提高檔案科學化管理的措施
2.1 健全制度，更新觀念
健全檔案制度是搞好檔案工作的重要保證。高校要大力宣傳《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法律，依法建檔。制定明確的崗位目標責任制，使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。建立檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，使檔案資料進、出及時，真正實現資源共享。只有制定和建立各類檔案管理制度，形成檔案管理制度體系，才能確保檔案科學化管理工作的有效實現。
更新觀念是做好檔案管理的前提和有力保障。改變追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務的思想，主動地把檔案工作重點與學校工作中心結合起來，為教學、科研服務，使高校檔案管理走上主導地位，樹立開放意識，改變長期封閉的局面，增強服務意識，打造檔案工作的新形象。
2.2 實現檔案管理信息化
檔案管理信息化是指，在檔案資源的各項管理過程中，利用信息系統進行加工和通過計算機網絡進行保存傳輸，將原有的不同載體的檔案資源轉化為數字信息，并在此基礎上實現檔案資源的合理配置與社會共享。
檔案管理信息化，是高校檔案管理的必然趨勢，也是提高高校檔案管理的科學化水平的重要措施。主要體現在兩個方面：一方面提高檔案工作效率，克服以往檔案工作人工操作的落后性，如利用計算機進行檢索，檔案的縮技術、掃描技術、傳真技術、網絡技術等高科技手段，使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。另一方面是推進文檔一體化的管理，克服各部門之間歸檔材料銜接不緊、重復勞動等問題，通過計算機技術對文件信息的生成、檔案信息的轉化、檔案信息的全文提供及利用實行一體化管理，使檔案室成為一個信息供應中心。
2.3 提高檔案管理人員的素質
由于現代化的檔案管理工作是以計算機為手段，通過網絡來進行，這就對檔案管理人員的素質提出了較高的要求。對于高校來說培養出一支高素質的檔案管理人員隊伍，實現檔案管理的信息化、系統化、科學化已經勢在必行。為了讓高校中的檔案管理人員能夠適應檔案事業發展的步伐，必須對他們進行相應的業務培訓與管理意識培訓。通過相關的知識學習、技能培養，讓檔案工作人員能夠熟練的掌握最新的檔案法規制度和最新的行業標準，熟練的掌握計算機操作技術、網絡技術、數據庫技術、信息檢索技術等方面的專業知識，而且還能夠在網絡環境下進行信息處理工作。在新形勢下，高校檔案管理人員不僅應是文獻史料的管理者，更應是文獻信息的開發者。
2.4 提高檔案的安全意識
檔案信息具有一定的保密性，需要加強檔案信息系統安全防范規劃，做好安全防范措施。電子檔案上網后， 必須從進入、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。防止外部攻擊可以采取防火墻、安全等技術實現；防止內部成員泄露，在管理技術上要做到信息安全存放。 同時，逐步完善檔案信息安全管理體制。在開發利用檔案信息資源和網絡系統建設工作中，要增強安全意識，防止失密、泄密事件發生。非公開的檔案信息一律不得上外網；在因特網上提供已公開的檔案目錄查詢服務，要認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全保護措施，確保檔案信息系統的安全運轉。
總之，檔案管理的科學化是知識經濟時代檔案管理發展的必然趨勢，新的世紀是檔案事業發生深刻變革的世紀。新技術的發展使檔案管理工作便利與難度并存，作為高校的檔案管理工作者應該充分利用科技力量的強大優勢，更新觀念，提高自身素質，推動檔案工作的創新與發展，為學校和社會的發展提供更好的服務。
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隨著信息技術的飛速發展，辦公自動化迅速應用在各行各業，大大提高了生產力、工作效率和管理水平，同時也產生了大量的紙質文件、電子文檔、影像檔案資料，這就給檔案管理工作提出了更多、更復雜的要求。只有對各類檔案資料進行更加科學、規范的管理，不斷提高檔案管理工作的規范化和標準化，才能更好地與辦公自動化協調發展。因此，事業單位檔案管理辦公自動化建設既是大勢所趨也是必然要求。
一、當前我國事業單位檔案管理中存在的突出問題
1.檔案管理模式較為落后，造成檔案管理工作效率的低下
從目前我國大多數事業單位的檔案管理工作現狀可以看出，檔案管理模式仍然較為落后，主要表現為：檔案管理工作方法落后，仍然是以傳統手工整理檔案資料的工作方法為主，沒有普及應用計算機信息設備，工作效率低下。雖然有些單位引進了較為先進的信息系統，但是應用層面膚淺，沒有實現全面的信息化、數字自動化建設。檔案內容資料不合理。在篩查檔案內容資料過程中不夠細致、深入，對于需要更新、刪除的檔案資料也沒有及時進行修改，導致檔案資料內容不完整，實際應用價值不高。
2.檔案管理意識守舊，信息化程度不高
隨著辦公自動化程度的逐漸加深，人們也漸漸意識到檔案管理工作的重要性，但是由于對檔案管理工作的認識尚且不足，對檔案管理沒有一個明確的定位，將其僅僅視為是資料存儲、查閱的地方。由于檔案管理意識的守舊、落后，因此缺乏對檔案工作的系統管理，檔案管理工作制度嚴重缺失。
此外，事業單位檔案管理工作的信息化程度也不高，缺少先進的網絡硬件設施的支撐，計算機信息技術軟件應用也不到位，檔案管理工作與信息化建設之間缺少必要的適應融合。
3.檔案管理人員的綜合業務能力有待進一步提高
當前事業檔案管理中還存在一個突出問題就是檔案管理人員的綜合業務能力較低。在信息化時代，檔案資料的形式呈現出多樣化的特點，對檔案管理人員的綜合業務要求也是越來越高，要求其基本多元化的業務能力，如寫作能力、檔案管理能力、信息應用能力、學習創新能力和應急應變能力。但通過分析目前我國事業單位檔案管理工作現狀就可以看出，大多數檔案管理人員不具備這些綜合能力，與當今時展需求嚴重脫節。
二、實現檔案管理自動化建設的途徑思考
1.建立健全檔案管理制度，實現檔案管理的現代化和自動化
健全、完善的檔案管理制度是實現事業單位檔案管理自動化建設的重要制度保障。完善的檔案管理制度就是依據本單位實際工作情況，制定出文檔資料生成、收集、整理、歸類、編序、立檔、保管、檢索、查閱等一系列基礎性的規章制度。
明確了檔案管理的制度保障之后，就是要不斷嘗試和變革檔案管理的方法和手段，努力實現檔案管理的現代化和自動化。在實現這一現代化、自動化的過程中需要從以下幾方面著手探索：一是采用科學的檔案管理方法。文書、檔案的一體化管理可以提高二者的兼容性和互補性，大大減少了檔案管理工作中的漏洞；建立數據信息中心，不進可以大大延伸檔案資料的覆蓋面，還把檔案、書籍、多媒體資料、市場輿情等各項工作貫穿起來，實現了信息的一體化管理，更方便了信息的互通與共享。二是強化組織結構，提高工作效率，充分發揮檔案管理的的職能效應。
2.積極轉變思維模式，加快檔案管理的信息化建設步伐
檔案管理的自動化建設是事業單位檔案管理工作中的重要內容，也是事業單位實現辦公自動化的重要組成部分，因此，各事業單位應當引起高度重視，認識到檔案管理信息化、自動化建設的重要性。
首先是加強檔案資料的網絡防護。安裝防火墻和殺毒軟件，并保持時刻開啟狀態，防止檔案資料外泄。檔案資料要設置加密，重要數據要做好備份工作。在查閱一些重要檔案資料時，要對查閱人員進行權限設置，防止出現越級查閱。
其次是檔案管理自動化系統的開發要有檔案人員的參與。檔案人員是直接從事檔案管理工作的，也是最熟悉檔案工作流程的，只有檔案人員的參與才能夠設計開發出既適合本單位工作實際，又符合檔案管理業務需要的自動化軟件系統。
3.盡快提高檔案從業人員的綜合業務水平和能力
檔案從業人員綜合業務水平和能力的高低直接決定著事業單位檔案管理自動化建設的成敗。檔案管理自動化建設不僅要求從業人員懂得基礎性的檔案管理業務知識，同時還要求他們具有較強的計算機信息技術、安全責任意識和應急應變能力。
一是檔案從業人員要提高安全意識和責任意識。檔案資料的安全性非常重要，面對日益復雜化的網絡環境，檔案從業人員要不斷提高自己的網絡安全意識和責任意識，時刻保持警惕，妥善管理好各類檔案資料。
二是提高檔案從業人員的業務素質。檔案管理工作有著其專屬的工作流程、業務標準和管理模式，這就要求檔案從業人員具有較高的業務能力，才能勝任工作。對于業務能力較差的檔案從業人員可以轉崗，也可以進行脫崗業務培訓。
三是信息化技術與實際工作的結合。檔案管理自動化建設要求檔案從業人員要具備相應的計算機信息技術知識，通過與實際工作的結合，這也是適應檔案管理現代化的發展需要。
1檔案安全管理的主要影響因素
檔案安全管理是一項系統的、復雜的、綜合的管理工作。要想做好檔案管理工作，檔案工作人員就必須不斷提升其業務水平和職業道德水平，積極應對新時期檔案管理工作存在的各項挑戰。反觀當前檔案管理工作實際，一些檔案管理部門普遍存在著檔案管理安全問題，直接影響了其檔案管理工作正常進行，甚至還會給單位造成巨大損失。從總體來看，目前檔案安全管理的主要影響因素有：一是檔案管理人員因素。檔案人員的安全意識、職業素養、保密意識等。二是檔案安全管理體制不健全，在檔案立卷、歸檔、借閱、利用等環節沒有按規范嚴格操作。三是網絡安全、自然災害、軟硬件設施安全等因素。
2預防為主，切實做好檔案安全管理工作
2.1提高認識，強化檔案安全管理責任意識和安全意識為進一步提升檔案安全管理質量和效率，檔案管理部門應加強職業培訓，逐步強化檔案工作人員的安全意識與責任意識。在日常管理工作中，檔案管理部門應制定切實可行的檔案安全管理措施，同時加強領導、明確責任，切實履行監管職責。在思想認識上，檔案管理部門應該明確其工作性質、地位、特點，堅持“預防為主，防范結合”原則，將檔案安全作為其工作的重中之重，切實做好檔案安全防范工作。此外，檔案權利部門還應積極開展檔案安全宣傳教育活動，增強全員檔案安全意識，樹立“檔案安全無小事，檔案安全人人有責”的觀念，培養和強化全員檔案安全管理責任意識。
2.2建立健全檔案安全管理機制，從源頭上遏制檔案安全管理漏洞檔案管理部門應該逐步強化內部管理，建立健全其檔案安全管理機制，明確檔案安全管理要求與規則，將檔案安全貫穿于檔案管理的整個環節當中，建立健全并嚴格執行檔案流動、保管和利用制度，構建檔案安全標準體系。同時，檔案管理部門還可以制定一套完善的檔案管理應急預案，并定期開展模擬演練，以有效提升整個檔案管理部門的安全應急能力。從檔案收集、整理、立卷、歸檔、鑒定到銷毀、保管、利用，檔案管理部門應該從本單位實際出發，嚴把檔案案卷質量關，各項檔案資料進出館均要做好登記，以防出現丟失和損壞等情況。此外，檔案管理部門還應加強檔案信息網絡建設，運用一系列現代化信息技術手段進行檔案管理，不斷提升檔案管理質量。
2.3要按規定配置檔案用房和檔案設施，防止檔案實體遭遇毀損檔案館（室）建筑為檔案保護和利用服務提供最基本的物質條件，檔案館（室）建筑的好壞將直接影響到檔案的保護條件和庫房管理措施的效果，也將影響到對外服務的開展。目前有部分高校的檔案館（室）設置在行政辦公樓或圖書館的頂層，承重問題成為一個很大的問題。一旦發生自然災害，后果嚴重。檔案館應按照《檔案館建設標準》和《檔案館建筑建設規范》設計建造。保障檔案實體安全，要落實檔案庫房“八防”措施：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。要按規定購置檔案裝具、檔案保管設備和檔案包裝材料。檔案管理部門應定期進行安全排查工作，并對館內設備擺放，特別是電器擺放進行合理的規劃布局，并規范布置設備路線。要定期檢查電源線路、火警自動噴淋系統、電子防盜報警系統等，防止因線路老化或短路引發火災。需要配備專門人員對館內設備進行維護和檢修，確保設備能夠正常運轉。庫房內檔案裝具要合理布局、避光通風、整齊有序，且要遵循突出重點，兼顧一般的原則，以便發生突況時能及時有效地進行搶救，降低檔案損失程度。
.4實施檔案登記備份，保障信息數據安全檔案登記備份是以強化檔案行政監管為導向，著力于提升檔案部門服務大局、服務發展、服務現實的能力，通過檔案登記備份，可以保障信息安全、保全檔案證據、保存真實記憶。在開展檔案登記備份工作中，應遵循統一規劃、分級管理，突出重點、統籌推進，安全保密、有效服務等基本原則。檔案登記備份可以在一定程度上保障檔案信息數據安全，減少信息丟失情況。隨著檔案記錄電子化的出現，檔案管理的工作效率得到了極大地提升，檔案工作人員的工作負擔大大減輕。但與此同時，檔案信息數據安全逐漸凸顯出來。此外，在檔案管理中由于缺乏行之有效的館外檔案監管體系，檔案管理部門常常面臨著檔案收回難問題。因此，檔案管理部門應該采用檔案登記備份的方式進行檔案管理，深化檔案安全體系建設，以有效保障檔案信息數據安全。同時，檔案館還應加強館外檔案監管力度，盡可能地減少檔案丟失現象。
2.5提高網絡安全意識，防止因為技術原因或突況造成檔案損失隨著檔案管理信息化時代的到來，檔案管理部門也迎來了新一輪的挑戰。一方面，檔案管理部門必須通過各種數字化和信息化手段進行網絡建設，積極提高其檔案管理的安全性，減少信息安全漏洞；另一方面檔案管理部門還必須設立相應的信息防火墻，設置訪問權限，并建立起一套完備的信息備份與恢復系統，防止黑客入侵檔案信息管理系統。此外，檔案館還應采取多種有效措施，不斷提升其檔案工作人員的管理水平，保證檔案信息安全，防止出現信息泄露的情況。在日常工作中，檔案管理人員應該嚴格控制和規范自身的管理行為。首先，檔案工作人員應養成良好的計算機操作習慣，定期查殺病毒。其次，在檔案管理系統的使用過程中，要使用安全系數較高的用戶口令和密碼，謹防他人非法進入檔案管理系統。檔案管理員換崗或離職后，系統管理員必須及時更換口令與密碼。第三，檔案館的計算機應做到專人專用，使用者必須維護好自己的計算機，防止出現信息丟失和損毀。未經允許，使用者不得擅自在計算機上下載軟件和游戲。第四，計算機的使用要有度。使用者不得隨意更改IP地址或其它系統設置參數，不瀏覽非法網頁和點擊陌生鏈接，同時每天還要做好數據備份。
2.6做好檔案安全管理的其他預防措施做實檔案基礎業務工作，提高案卷質量。封存原件，大力開發電子數據，或是利用檔案復制件代替原件進行利用，減少原件損害。加強日常管理和檢查，及時發現受損和病變檔案。積極開展電子檔案異質備份，實行紙質檔案與電子檔案相對應的管理方式。
檔案是記錄歷史的珍貴文獻資料，具有極高的歷史價值和科研價值。因此，在實際管理工作中，管理人員必須積極強化其檔案管理安全意識，做好檔案管理安全工作，防止檔案信息丟失或泄露。對于檔案安全管理，檔案管理部門應該在思想上予以高度重視，樹立全民檔案安全意識，同時還要在制度上、資金上、設備設施上予以充分保障，切實把各項安全管理措施落到實處，確保檔案真實、完整和可用，為后續開發利用工作打下良好基礎，造福于當代，造福于后世。
作者：趙麗彬單位：湖州師范學院檔案館
論文關鍵詞：高校,學生檔案工作,問題,對策
強化學生檔案工作是提高高校學生管理水平的一個重要手段。這項工作有助于高校因材施教、人才選拔和培養，有助于促進學生的發展，提高學生的綜合素質，有助于為畢業生就業提供有效服務等等。目前，高校學生檔案管理存在的問題是：學生檔案管理意識淡薄，長期處于松軟狀態，未能彰顯出應有的活力。
一、高校學生檔案管理意識淡薄的表現
（一）學生方面
通過大量調查發現：大學生們的“學生檔案意識”非常模糊。如有61.3%的大學生不清楚“學生檔案”包括哪些內容；有47.1%的大學生對“學生檔案”的重要性持否定看法。再從大學畢業生對自己檔案的處置方式來看：有的隨意將檔案丟在學校置之不理；有的干脆把檔案揣在身上或放在家里；小部分人把檔案轉到了學校所在地的人才市場，但幾年后就忘記這事，更多畢業生則完全將檔案遺忘了，不知檔案是轉回了原籍，還是留在了學校，或是轉到了人才市場。很多大學生畢業后，不清楚自己在校學習期間所形成的“學生檔案”會在自己畢業后成為干部檔案或工人檔案，也不清楚自己的檔案會隨著自己的畢業離校而發生轉遞的情況；有些畢業生雖然知道，但對此事不關注。因此可以看出：當代大學生的“學生檔案意識”淡薄甚至缺失。
（二）高校管理者方面
高校管理者“學生檔案管理意識”不強。具體表現為以下幾個方面：
1．從人員配備上講，很多高校并不是專人管理學生檔案，有的雖然配有專職人員，但數量過少或需要兼做其他工作，無論時間投入還是精力投入都不能保證工作需要，“少而不?！钡膯栴}較為明顯。
2．從業務培訓上講，多數學生檔案管理人員未接受過檔案管理專業知識和相關法律知識的系統培訓，缺乏檔案管理的基本知識和基本技能。
3．從管理制度上講，有的并沒建立完整規范的學生檔案管理制度制度，有的雖然建立了學生檔案管理制度，但并不完善，流于形式，應付上級主管部門的檢查。
4．從設施設備上講，由于資金投入少，沒有專門的學生檔案庫房，現代辦公設備不足，很多高校都沒有配套的學生檔案管理軟件及電腦，設施設備都沒有達到應有的技術要求，“舊而缺”的問題較為普遍。
這些普遍存在的問題，直接導致學生檔案工作質量不高，錯、漏、假、亂等情況時有發生。如把檔案資料“張表李裝”的情況（張三的表格裝入了李四的檔案袋中），或是錯填年齡、身份證號等基本數據，或是畢業生檔案錯寄、錯投等。還有就是本該裝入學生檔案袋中的資料卻沒有裝入，致使學生檔案資料殘缺不全。由于平時管理不規范，有的不能按照規定進行檔案資料的鑒別、整理、歸檔、裝訂，有的檔案資料無序堆放在一起，有的甚至隨意加入、抽取、涂改、圈畫、撤換檔案材料，有的借閱手續不嚴，造成檔案或檔案資料的丟失、損毀、錯亂等。
二、提高高校學生檔案管理水平的對策
1.普及學生檔案知識，增強學生的檔案意識
國家檔案局于1996年修改的《檔案法》和中華人民共和國教育部于2008年頒布的第27號令《高等學校檔案管理辦法》中明確提出要對大學生普及檔案知識的教育，組織學生學習本校結合自己實際情況制定的《高校學生檔案管理辦法細則》，讓學生知道學生檔案的歸檔范圍。因此，在學生管理實踐中，高校應發揮自身的優勢,利用系部櫥窗、班級黑板報、校園廣播、主題團日活動、舉行學生檔案知識競賽等多種形式,廣泛、深入地加強宣傳教育。
其次，可以通過舉辦相關講座，對學生宣傳與普及檔案知識，培養學生的檔案意識。如，充分發揮地方高校檔案館(室)的人力資源的優勢，邀請具有高、中級檔案職稱的專業技術人員和檔案工作的一線人員來我校開設講座，讓學生更多了解檔案知識，產生興趣，增強檔案意識。
再次，可以通過開設相關課程強化學生的檔案意識，如開設檔案基礎公共選修課。中華人民共和國教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》第三十五條“有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課”。目前我校文秘專業、法律事務專業已開設檔案管理基礎課程。
只有通過多種形式，讓學生更多地、更全面地了解檔案知識，增強檔案意識，才能使他們成為熱愛、支持學生檔案事業發展的動力。只有通過宣傳學習,使全校師生員工充分認識到高校學生檔案的重要性，使大學生對自身檔案有一個正確的認識,積極主動地豐富充實學生檔案的歸檔內容。例如，參加學校的大學生文化藝術節、社團組織，競爭學生干部、獲得各種技能證書等，不僅豐富檔案內容，同時提高了大學生的綜合素質。大學生在填寫個人檔案材料時,做到準確、工整、規范、真實,從源頭上解決學生檔案歸檔材料內容少、質量差的問題。
2.樹立正確的檔案管理理念，增強高校學生管理者的學生檔案管理意識
為使學生檔案管理工作適應新形勢的需要,必須增強高校學生管理者的學生檔案管理意識，樹立正確的學生檔案管理理念。首先要大力宣傳和貫徹《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》,增強學生檔案管理工作人員的檔案意識，明確學生檔案管理工作的內容，充分認識到搞好學生檔案管理工作的重要性。
在學生管理實踐中，搞好學生檔案管理工作，它有助于高校因材施教、人才選拔和培養，有助于促進學生的發展，提高學生的綜合素質，有助于為畢業生就業提供有效服務等等。高校管理者在現實工作中應重視高校學生檔案資料的收集、整理、建檔、歸檔等，在此基礎上，做好學生檔案管理工作，并進一步合理開發和利用學生檔案的建檔工作，督促學生，提升學生的綜合素質。
3.重視學生檔案管理，加強學生檔案管理隊伍建設
要想搞好高校學生檔案工作,就必須建立一支強有力的學生檔案管理隊伍。各個系部配備具有高度責任心的專職人員從事學生檔案管理工作，并不斷提高他們的業務水平,以適應新時期檔案管理的需要。每年邀請上級檔案主管部門專家、學生檔案管理的先進單位來校介紹經驗，高校檔案室的專業技術人員每月對學生檔案管理人員進行業務學習，各系部進行學生檔案管理專題研討，使他們不僅要熟悉學生檔案管理業務工作的各個環節、步驟，還應掌握學生檔案管理方法。高校專職學生檔案管理人員應當加強自身學習，提高文化素質。新時期高校檔案面臨許多新問題，同時也給高校學生檔案管理工作提出了更高的要求。學生檔案管理人員要充分認識到學生檔案管理工作的重要性，在工作實踐中不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及學生檔案工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進學生檔案管理工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。
4.發揮學生檔案管理功能，重視學生檔案信息的研究與開發
齊全、規范、完整、有序的學生檔案，不僅能真實生動地記錄這所學校教育教學發展進程，而且能反映出其辦學質量和管理水平的優劣。這時的學生檔案，就成了歷史的見證，成了學校管理全過程中最真實、最可靠的信息來源。高校學生檔案管理工作人員應當根據現在高等教育發展的新形勢,從加強創新教育、素質教育入手,有針對性地對學生檔案資料進行分類匯編,認真研究開發大學生信息資源,在知識、能力、品德等方面發現學生的優點,為學生在大學的發展提供指導，為學生的未來發展提供豐富的檔案資料。
5.加大學生檔案管理工作的投入，更新學生檔案管理技術、手段和設備
隨著招生規模的不斷擴大,學生檔案數量逐年增加,檔案內容更加完善,傳統的手工管理已不能適應快速發展的高教事業。這就需要加大對高校學生檔案工作的硬件投入。一是實現微機化管理。當前我校各部門基本上都配有電腦,因此,開發適合我校學生管理的學生檔案管理軟件,把高校學生檔案管理從落后的手工操作轉化為現代化管理已是勢在必行。二是實現學生檔案檢索內容的數字化,使其各部門學生檔案信息資源共享,從而達到更加快速、系統、全面、準確地提供每個學生檔案材料的目錄。
綜上所述，高校學生檔案管理工作是一個系統工程。檔案管理工作者要根據當前高等教育發展的新形勢,從加強創新教育、素質教育入手,認真研究開發大學生檔案信息資源,在知識、能力、人格、素養等方面發現學生的優點和長處,以便于因材施教。這對于加強學生管理,幫助學生成才,指導學生就業等都有重要作用。只要思想上重視,制度上落實,科學規范工作,就能更好地管理好學生檔案,就能最大限度地發揮高校學生檔案的作用,從而為高校學生的教育管理起到應有的作用。
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