時間：2023-05-30 09:49:45
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的方法，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、檔案管理中存在的問題
1.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊
醫(yī)院檔案需要專業(yè)人士來進行相關(guān)的管理，但是目前大多醫(yī)院所聘用的管理人員一般都不是該專業(yè)畢業(yè)的，普遍存在檔案知識不夠豐富，對知識的駕馭能力不夠強，在管理的過程仍然會出現(xiàn)相當(dāng)大的失誤現(xiàn)象[1]。
檔案管理人員的素養(yǎng)問題往往是醫(yī)院管理過程中容易被人忽略的一部分，加上管理人員在學(xué)歷、文化素養(yǎng)、專業(yè)素養(yǎng)等方面存在比較明顯的差異，造成了檔案管理的過程中出現(xiàn)不太均衡的現(xiàn)象，如部分人員表現(xiàn)較好，而小部分人員缺乏專業(yè)導(dǎo)致部分工作完成不夠完美，嚴重影響了管理工作的順利進行。
2.檔案管理的模式不夠完善
絕大多數(shù)的醫(yī)院在檔案管理這一塊上并未制定出符合自身醫(yī)院檔案管理的合理制度。通常醫(yī)院都采用各部門負責(zé)自己部門檔案的處理方法，如人事檔案由相關(guān)的人事部門負責(zé)，醫(yī)療病例方面的檔案由相關(guān)的醫(yī)療病例部門負責(zé)，而并未成立單獨的檔案管理部門來進行管理，失去了檔案管理的完整性。這樣各部門在某一環(huán)節(jié)上的脫節(jié)不僅會導(dǎo)致信息資料收集的效率不高，而且往往會造成信息的遺漏和資料的不全，不利于整個醫(yī)院的管理。
3.醫(yī)院管理者檔案管理意識較差
在醫(yī)院的管理過程中，醫(yī)院的發(fā)展和經(jīng)營模式是醫(yī)院管理的側(cè)重點，而管理者對于檔案管理往往缺乏意識和重視度。管理者對檔案管理意識的淡薄會嚴重影響工作者對于檔案管理工作的積極性，很多工作者常常采用敷衍了事的態(tài)度，在處理檔案上不夠重視，工作馬馬虎虎，這也是很多檔案出現(xiàn)資料的不全的主要原因。
4.檔案管理水平低下，檔案缺失嚴重
用房緊張的問題時常會造成醫(yī)院一再縮減檔案管理室的面積，大多數(shù)的醫(yī)院檔案管理室比較狹小，空間往往不夠用，使用起來不方便。管理水平的低下制約了檔案管理的發(fā)展，嚴重影響了醫(yī)院現(xiàn)代化的發(fā)展。目前大多數(shù)的醫(yī)院收集整理檔案資料仍然采用手工的形式，電子計算機的普及并未在醫(yī)院檔案這一領(lǐng)域被完全推廣。手工收集資料，不僅會造成效率較低，而且會導(dǎo)致資料缺失嚴重，完整度不夠。
二、新醫(yī)改下改善檔案管理的措施
隨著新醫(yī)改的日益深入化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能很好地適應(yīng)醫(yī)療事業(yè)的改革，在這樣的新時代新背景下，我們該如何改進檔案管理的方式，以適應(yīng)并幫助醫(yī)療事業(yè)更好的發(fā)展是值得深思的問題。
1.加強檔案管理人員專業(yè)知識和素質(zhì)的培養(yǎng)
檔案管理人員專業(yè)知識和素質(zhì)很大程度上影響著檔案工作的進行，專業(yè)知識的匱乏和素質(zhì)的高低不齊會導(dǎo)致檔案管理工作不能順利的進行。醫(yī)院應(yīng)盡量的采用具有檔案管理專業(yè)知識的人才，也要加強部門成員有關(guān)知識的培訓(xùn)，不斷地提高人員的專業(yè)知識和素養(yǎng)，使其工作和管理能力與時俱進，創(chuàng)建強大的檔案管理隊伍。在培訓(xùn)的同時還應(yīng)重視激發(fā)工作人員對于檔案管理的喜愛，培養(yǎng)他們的興趣，并在工作中適當(dāng)?shù)脑黾庸膭詈酮剟畹恼咭蕴岣吖ぷ鞯姆e極性，創(chuàng)建強大的檔案管理隊伍。
2.改善現(xiàn)今檔案管理的模式
檔案管理受到原來越多人的重視，因此，建立一個專門的檔案管理部門是十分必要的。創(chuàng)建一個新的檔案管理部門，可有為檔案工作者提供一個良好的工作環(huán)境和氛圍，有效的提高工作效率。在檔案管理部門中可以根據(jù)其他部門的區(qū)別和需求分為病例檔案管理、人事檔案管理等幾個不同的小部門，形成獨立化，系統(tǒng)化的管理，同時也可以避免資料的缺少安全性的問題。在成立檔案管理部門的基礎(chǔ)上，要學(xué)會進行管理模式的創(chuàng)新，根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的需要適當(dāng)?shù)淖龀鱿鄳?yīng)的調(diào)整，如在檔案人力方面的管理和檔案開發(fā)等方面進行全方位的創(chuàng)新，以促進醫(yī)院更好的發(fā)展[2]。
3.加強醫(yī)院管理者的檔案管理意識
管理者的一舉一動牽動并影響著工作者的行為，當(dāng)管理者重視，加強檔案管理時，工作者也會落實要實處。因此，管理者的檔案管理意識就顯得尤為重要。普及檔案管理的重要性，強化管理意識是改善檔案管理不可或缺的。
4.更新管理方式，實現(xiàn)管理的信息化
如今，信息化已經(jīng)漸漸滲入我們每個人的生活中，信息化讓我們的生活更加的高效化，系統(tǒng)化。隨著時代的進步和發(fā)展，醫(yī)院的需求已經(jīng)強烈的要求檔案管理方式要做出相應(yīng)的調(diào)整，實現(xiàn)檔案管理的信息化。以醫(yī)院自身而論，建立一個強大的檔案網(wǎng)絡(luò)體制是實現(xiàn)檔案管理信息化的第一步[3]。同時也要加強信息化的建設(shè)和檔案資料保密性的建設(shè)。當(dāng)然，在這一環(huán)節(jié)中，對管理人員電子計算機方面的有關(guān)培訓(xùn)也是不可缺少的。
三、總結(jié)：
在新醫(yī)改的背景下，檔案管理必須隨著發(fā)展做出相應(yīng)的改變才能更好地幫助醫(yī)院朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。由于現(xiàn)在的檔案管理仍然存在著相當(dāng)多的問題，醫(yī)院應(yīng)學(xué)會緊跟時代的步伐，做出有效的改革，使檔案管理工作進入新的發(fā)展階段，從而更好地保證醫(yī)院整個發(fā)展管理的順利進行。
參考文獻：
[1]張秀良.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法[J].科技資訊 ，2011年（第6期）：219-221
關(guān)鍵詞 農(nóng)民家庭 健康檔案管理
資料與方法
構(gòu)建硬件網(wǎng)絡(luò)：按照城市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心和衛(wèi)生服務(wù)站的標準要求，江夏區(qū)作為遠城區(qū)試點單位，合理規(guī)劃布局、統(tǒng)一標志標識、保證房屋面積、添置醫(yī)療設(shè)備、購置網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)充分利用現(xiàn)有設(shè)備，在區(qū)衛(wèi)生局建立中心服務(wù)器，區(qū)財政局、各服務(wù)中心、各服務(wù)站等終端都通過VPN方式連接到區(qū)衛(wèi)生局，實現(xiàn)日常業(yè)務(wù)動態(tài)管理。
更新服務(wù)內(nèi)涵：首先通過宣傳教育，廣泛發(fā)動，調(diào)動醫(yī)務(wù)人員和農(nóng)民參與的積極性；其次制定新型的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)標準；動員村鄉(xiāng)兩級醫(yī)務(wù)人員，責(zé)任到人，分片包戶，逐步入戶體檢調(diào)查，建立全覆蓋的農(nóng)民家庭健康檔案（包括農(nóng)民身份證號碼、醫(yī)保號碼、電話聯(lián)系方式，健康體檢資料、就診記錄等）；將農(nóng)民的健康資料輸入計算機，按村、組、戶建立起樹形結(jié)構(gòu)的農(nóng)民健康檔案，作出農(nóng)民健康診斷，評估農(nóng)民的健康情況，預(yù)測農(nóng)民的健康支出，預(yù)約提供健康服務(wù)。
優(yōu)化分析方法：利用同步遠方社區(qū)軟件，將農(nóng)民的健康資料自動化匯總分析，采用縱向到底〔省、市、區(qū)（縣）、服務(wù)中心、服務(wù)站、村、組、戶〕；橫向到邊（衛(wèi)生、財政、醫(yī)保、農(nóng)合、疾控、婦幼、政府等部門）的原則，實現(xiàn)網(wǎng)上實時監(jiān)控、動態(tài)管理、網(wǎng)上評估等功能，從而提高管理效率，增加管理透明度。
保證社區(qū)資金及時到位：各級財政在社區(qū)服務(wù)中心設(shè)置財政專戶，建立資金帳，補助及專項全部直接到中心。社區(qū)服務(wù)中心建立財務(wù)核算管理制度，各服務(wù)站通過報帳制，財政和衛(wèi)生主管單位，利用同步遠方社區(qū)衛(wèi)生綜合管理系統(tǒng)平臺，在網(wǎng)上通過對各基層單位的社區(qū)公共衛(wèi)生項目管理內(nèi)容實行考核，對各基層社區(qū)服務(wù)中心和服務(wù)站進行綜合評估，得出相應(yīng)的考核分值。
結(jié)果與分析
調(diào)整院內(nèi)科室設(shè)置：通過創(chuàng)建新型農(nóng)村衛(wèi)生服務(wù)社區(qū)化管理模式，調(diào)整院內(nèi)的科室設(shè)置，將原來科室改成新型的全科診室，設(shè)置了處置室、治療室、觀察室、搶救室、健康檔案管理室、健康宣教室、康復(fù)治療室、心理咨詢室等科室，有效利用原有的房屋、設(shè)備、使科室更加合理，更加適應(yīng)農(nóng)村農(nóng)民新的健康需求。
優(yōu)化醫(yī)務(wù)人員結(jié)構(gòu)：由于科室重新設(shè)置，服務(wù)職能改變，服務(wù)內(nèi)涵增多，醫(yī)務(wù)人員角色也發(fā)生了改變。為適應(yīng)新的服務(wù)職能，醫(yī)務(wù)人員通過自學(xué)、培訓(xùn)、考試等，成為了新型的全科醫(yī)務(wù)人員，他們可以全方位地為農(nóng)民提供醫(yī)療、衛(wèi)生、保健、康復(fù)、心理咨詢、計劃生育等方面的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)。
增加公共服務(wù)內(nèi)容：原來的分院、門診部等過去只單純提供基本醫(yī)療。創(chuàng)建服務(wù)站后，增加了公共衛(wèi)生服務(wù)內(nèi)容，將傳染病防治、計劃免疫、慢性病管理、健康宣教、婦幼保健、衛(wèi)生監(jiān)督、新型農(nóng)村合作醫(yī)療、村衛(wèi)生室管理等納入了衛(wèi)生服務(wù)站的工作中，將基本治療真正轉(zhuǎn)入到以預(yù)防為主，健康關(guān)口前移。
改變醫(yī)療服務(wù)模式：過去的醫(yī)療模式是坐等農(nóng)民上門就醫(yī)，被動治療農(nóng)民的疾病。由于健康檔案的建立，村鄉(xiāng)兩級醫(yī)務(wù)人員可以根據(jù)健康診斷，上門服務(wù)，提前預(yù)約就診，這樣進一步融洽了醫(yī)務(wù)人員與農(nóng)民的關(guān)系。利用新合作醫(yī)療保險，憑醫(yī)療保險病歷和卡號，直接在農(nóng)民就醫(yī)過程中減免醫(yī)藥費用，讓農(nóng)民直接受益，從而增加農(nóng)民對醫(yī)務(wù)人員的信任感和滿意度。
評估預(yù)測農(nóng)民健康：由于建立了農(nóng)民的動態(tài)健康檔案，使醫(yī)務(wù)人員可以對農(nóng)民的健康狀況做出健康診斷，評估農(nóng)民的健康水平，分析農(nóng)民的疾病構(gòu)成、預(yù)測農(nóng)民的健康支出，從而為財政投入、醫(yī)療保險報銷比率、農(nóng)村衛(wèi)生政策提供重要參考依據(jù)。
討論與建議
隨著經(jīng)濟的發(fā)展、時代的進步，農(nóng)民的健康保障系統(tǒng)的建立成為農(nóng)村實現(xiàn)小康社會的重要標志之一。我們要盡快地建立農(nóng)民的家庭健康檔案，提供預(yù)防式、家庭式、康復(fù)式的農(nóng)村醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)，把醫(yī)療、預(yù)防、保健、康復(fù)、心理健康、宣傳教育送到農(nóng)村，送進村，送入農(nóng)戶家中。構(gòu)建和諧農(nóng)村，維護穩(wěn)定國策。
建立村鄉(xiāng)兩級家庭式健康服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系：新型的衛(wèi)生服務(wù)是積極的衛(wèi)生服務(wù)，不是消極地等待病人來求助。因此，衛(wèi)生服務(wù)的提供者和需求者雙方都應(yīng)采取積極有效的措施。農(nóng)民的健康管理也一樣。江夏區(qū)在創(chuàng)建新型的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院工作中，通過科室調(diào)整設(shè)置、優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)、增加服務(wù)內(nèi)容、改變服務(wù)模式、建立農(nóng)民的健康檔案，初步建立了預(yù)防式、家庭式服務(wù)的農(nóng)村村鄉(xiāng)兩級服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺，取得了顯著的效果。
1 檔案管理工作在深化改革中出現(xiàn)的問題
1.1 不重視檔案管理部門
檔案管理工作是針對人力資源和經(jīng)濟項目等進行檔案資料的管理，在傳統(tǒng)的工作形式中，并沒有詳細的分析檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展影響，就是在企事業(yè)單位中也存在嚴重的忽視的現(xiàn)象。沒有在重大的會議中進行全面化和真實性檔案信息的利用，造成了企業(yè)在經(jīng)濟決策中存在偏差的現(xiàn)象，影響了企業(yè)的長久建設(shè)。由于檔案管理工作的不重視是長期存在的，即使是在整個社會的呼吁和科學(xué)化管理的促進中，也沒有重視度的顯著提高，在管理層和基層工作人員中常出現(xiàn)工作閑散，不注重檔案管理分類、真實性管理和保密建設(shè)等。在個人信息和企業(yè)經(jīng)濟重要信息的管理中，造成了風(fēng)險隱患，因此，加強檔案管理工作十分必要，也是現(xiàn)代化經(jīng)濟建設(shè)的必要。
1.2 檔案交接制度不嚴謹
檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環(huán)節(jié)就是檔案交接時。現(xiàn)如今，大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴謹，導(dǎo)致許多檔案在交接時出現(xiàn)錯亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因為檔案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補是很復(fù)雜和費時的，會嚴重耽誤單位工作的正常進行。有關(guān)部門應(yīng)著力加強檔案交接制度的嚴謹性管理，在交接時，交接雙方都應(yīng)認真對待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務(wù)。
1.3 許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務(wù)
檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務(wù)。在今后的工作中，檔案工作人員需要及時明確的告知檔案持有人有關(guān)檔案的相關(guān)事項，明確檔案持有人的責(zé)任和不重視檔案可能造成的不良后果，告知前來調(diào)取和填寫檔案的人員應(yīng)該如何填寫，并告訴他們應(yīng)認真誠實的填寫相關(guān)檔案，如果不認真對待就會造成嚴重的后果，想要彌補就會變得很麻煩。
1.4 信息化建設(shè)發(fā)展緩慢
在計算機信息化時代，我國的各項經(jīng)濟都有了較大的提高，通過信息化技術(shù)的應(yīng)用，將復(fù)雜的工作內(nèi)容在電腦程序中實現(xiàn)了簡單化的處理，改變了人力勞動的局面，這不僅提高了工作的效率，還保證了檔案管理資料的準確性。在信息化的推廣中，由于資金和人才的缺失出現(xiàn)了推廣速度較慢的現(xiàn)象，特別是在二三線城市或中小型企業(yè)中，還沒有形成網(wǎng)絡(luò)化和信息化檔案管理的使用，及時進行了計算機軟件的連接，但是在檔案管理的應(yīng)用中并沒有最大化的發(fā)揮出效果，沒有建立信息公共平臺，在企業(yè)的各部門溝通中依然沒有現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變。
2 檔案管理工作的方法和注意事項
2.1 提高檔案管理工作意識
在新時期的人才培養(yǎng)中，需要對新一代的人在進行科學(xué)管理的培訓(xùn)，其中就要深化基礎(chǔ)工作的重要意義，明確檔案管理在企業(yè)中的重要意義，在提高重視度的同時也提倡人才在工作中的檔案使用，學(xué)會利用真實的數(shù)據(jù)與資料進行工作計劃。對于檔案內(nèi)部的管理人員，要進行既具備檔案管理能力，又具備信息化應(yīng)用的復(fù)合型人才。企業(yè)內(nèi)部在注重檔案管理工作重視的同時，不僅僅要在相關(guān)制度中明確、在管理監(jiān)督工作中加強，還要在應(yīng)用設(shè)施上進行資金成本的投入，如建立安全性較好的檔案庫、除濕機和計算機設(shè)備等，無論是在紙質(zhì)類文件還是在信息化建設(shè)中，都能夠保證工作的順利設(shè)施。
2.2 深化檔案信息交接過程
在檔案管理工作中，要根據(jù)檔案管理工作規(guī)范進行信息交接過程的控制，針對交接手續(xù)進行嚴格的執(zhí)行，不姑息檔案資料內(nèi)容不符的人員，在交接中要注重數(shù)據(jù)信息的完整性，真實性。在涉及到財務(wù)檔案管理內(nèi)容中要進行賬務(wù)是否相符的比對，按照檔案信息的分類進行正確的歸檔處理，并在計算機信息化的應(yīng)用中進行檔案傳遞人員的記錄、檔案信息和屬性記錄等，一是便于人員的借閱，二是一旦發(fā)生問題可以進行責(zé)任人的確定。另外，在檔案資料的借閱中，要根據(jù)借閱者的尋求進行耐心服務(wù)，尋求借閱人員的使用目的，這不僅有利于重點信息的把握，還有利于未來的服務(wù)型檔案管理工作的轉(zhuǎn)變。
2.3 健全檔案管理制度
健全檔案管理制度時應(yīng)按照規(guī)范的操作流程，杜絕檔案在操作過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險。首先應(yīng)加強檔案管理人員的職業(yè)道德意識和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時通過規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過程中出現(xiàn)不該出現(xiàn)的漏洞。其次，應(yīng)盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲的格式、統(tǒng)一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉(zhuǎn)換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。
2.4 建章立制，有章可循，規(guī)范操作
建立相關(guān)制度規(guī)范檔案管理工作迫在眉睫，加強制度的建設(shè)和章程的規(guī)范需要提出標準化的檔案管理工作流程，這個流程應(yīng)符合實際工作的需要。統(tǒng)一了規(guī)范和章程后，需要檔案管理工作部門和工作人員的認真遵守，規(guī)范其操作流程，認真細致的工作。做到有章可循。在調(diào)取、更新和存儲檔案時更應(yīng)該加強規(guī)范性，避免錯誤的發(fā)生。
【關(guān)鍵詞】電子信息檔案；風(fēng)險控制；方法
目前，計算機技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業(yè)推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業(yè)來說更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是由于計算機自身也存在著一些缺陷，導(dǎo)致企業(yè)在使用電子信息檔案這一手段時也面臨著風(fēng)險。因此，企業(yè)在運用此技術(shù)時一定要做好風(fēng)險的防范措施，力求使風(fēng)險降到最低。基于此，本文主要對電子信息檔案管理的風(fēng)險控制方法進行了探討。
企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中，計算機的應(yīng)用已非常普遍，其具有多種多樣的功能，為企業(yè)管理帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)點，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用電子信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風(fēng)險的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風(fēng)險的措施
提前預(yù)防，在風(fēng)險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風(fēng)險最有效的方式，也是最經(jīng)濟的方式，對于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進最新技術(shù)。計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險的最好的辦法就是引進新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計算機技術(shù)人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定管理制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3.及時消除風(fēng)險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風(fēng)險是非常重要的，在計算機維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風(fēng)險，主動采取應(yīng)對措施。因為計算機網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構(gòu)來說，為了應(yīng)對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時進行預(yù)防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風(fēng)險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險得到緩解？目前，許多企業(yè)開始利用風(fēng)險轉(zhuǎn)移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險緩解就是通過制定實施應(yīng)變計劃、災(zāi)難恢復(fù)計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風(fēng)險的后果或影響。常見的風(fēng)險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風(fēng)險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風(fēng)險的分散，即把風(fēng)險轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估風(fēng)險的措施
當(dāng)風(fēng)險來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風(fēng)險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險評估的目的是為了能夠使預(yù)防計劃更加科學(xué)合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險的預(yù)防計劃。需要強調(diào)一點，如果機構(gòu)中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風(fēng)險能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險要積極采取措施，力求使風(fēng)險造成的損失最小。
簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風(fēng)險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風(fēng)險的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風(fēng)險和降低損失有重要的意義。
參考文獻：
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【關(guān)鍵詞】檔案；管理；方法
一、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中的不足
（一）檔案管理意識薄弱。機關(guān)事業(yè)單位中的工作人員大多重視本單位的專業(yè)業(yè)務(wù)的開展和綜合業(yè)務(wù)水平的提高，對檔案管理工作缺乏重視，檔案管理制度陳舊、管理人員缺乏專業(yè)性、管理方法落后，對檔案管理工作缺乏足夠的監(jiān)督，對工作中存在的問題缺乏重視。管理人員很難意識到檔案管理工作的重要性，很難以積極的態(tài)度投入到檔案管理工作中，工作過程中會產(chǎn)生低下效率。機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員沒有意識到檔案管理工作是機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作順利開展的重要、首要問題。
（二）機關(guān)事業(yè)單位中缺乏完善的檔案管理制度開展。機關(guān)事業(yè)單位的管理制度中，大多是關(guān)于人事和業(yè)務(wù)相關(guān)的，其中很少有檔案管理相關(guān)的規(guī)定，甚至有的機關(guān)事業(yè)單位管理制度中沒有檔案管理的相關(guān)規(guī)定。機關(guān)事業(yè)單位工作的開展依據(jù)主要是相關(guān)的規(guī)章制度，規(guī)章制度的缺乏使工作難以及時、有效、全面地開展。檔案管理工作相關(guān)制度的缺乏，使檔案管理工作開展時缺乏依據(jù)和參考，檔案管理人員無法展開工作。
（三）缺乏專業(yè)人才。由于機關(guān)事業(yè)單位人員對檔案管理工作重視不夠，導(dǎo)致機關(guān)事業(yè)單位中沒有足夠的專業(yè)檔案管理人員，很多單位的檔案管理人員沒有檔案管理的專業(yè)知識，因此，很多機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作處于效率低下、程序混亂的非專業(yè)狀態(tài)，甚至處于癱瘓狀態(tài)，使檔案管理成為機關(guān)事業(yè)單位管理工作中的短板。
（四）檔案管理方法落后。由于機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作相關(guān)制度的缺失和相關(guān)專業(yè)人員的缺乏，檔案管理工作缺乏足夠的方法，僅能參考其他工作的工作程序和工作方法開展檔案管理工作，檔案管理方法落后并且不專業(yè)，檔案管理工作的效率極低，阻礙了需要利用檔案的相關(guān)工作的順利進行。
二、提高機關(guān)事業(yè)單位中檔案管理工作效率的有效方法
（一）提高工作的重視程度。機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員沒有意識到檔案管理工作的重要性是機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作順利開展的重要、首要問題。因此，提高機關(guān)事業(yè)單位中檔案管理工作效率首先要解決的問題就是機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對檔案管理工作重視不足的問題。目前，機關(guān)事業(yè)單位實行考核制度，提高機關(guān)事業(yè)單位相關(guān)人員對檔案管理工作重視程度的最有效的方法就是將檔案管理工作的效率列入機關(guān)事業(yè)單位考核范圍之內(nèi)，并且進行定期考核。
（二）完善檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定。制度的缺乏使工作人員開展相關(guān)工作時缺乏依據(jù)，因此，提高機關(guān)事業(yè)單位中檔案管理工作的工作效率需要不斷完善相關(guān)的管理制度和規(guī)定。檔案管理工作相關(guān)制度缺失的單位，應(yīng)該參考相關(guān)的制度規(guī)定，盡快制定檔案管理工作規(guī)定，并在工作過程中不斷完善。
（三）選取專業(yè)的人員。檔案管理人員是檔案管理的主體，檔案管理人員的專業(yè)性與否直接影響到檔案管理工作的效率。目前，很多高校中設(shè)有檔案管理專業(yè)，因此，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該選取檔案管理的專業(yè)人員作為本單位的檔案管理人員。對于本單位的非專業(yè)的檔案管理人員，應(yīng)進行定期和不定期的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)水平，使檔案管理工作呈現(xiàn)專業(yè)性。
（四）采用先進的管理方法。隨著各界人士對檔案管理工作的重視，對檔案管理方法的研究也不斷增多，不斷創(chuàng)造出更加適合檔案管理工作中實際需要的管理方法。隨著信息科技的發(fā)展，產(chǎn)生了更多檔案管理的工具，檔案管理工作更加便捷、高效。因此，機關(guān)事業(yè)單位提高檔案管理工作效率需要根據(jù)本單位檔案管理工作的實際需要選擇適合的管理工具和管理方法，并培訓(xùn)相關(guān)的專業(yè)人員，使機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作不斷專業(yè)化，不斷提高檔案管理工作的效率。
【參考文獻】
[1]賈峰.事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與解決途徑[J].活力，2013（1）.
目前階段的電子計算機技術(shù)在人們生活和工作當(dāng)中的作用越來越突出，并且其多樣化的功能以及突出的使用效果，使得計算機的應(yīng)用層面越來越廣泛，這一點為人們的生活與工作帶來了極大的變革，使得企業(yè)很好的節(jié)約了成本，并且辦公的質(zhì)量、辦公的效率得以大大的增長。就目前的信息化時代而言，最為先進的檔案管理方式，就是電子信息檔案的管理，其對于企業(yè)的發(fā)展和進步有著極為重要的作用和意義。但是，由于電子信息技術(shù)在傳輸和存儲的過程當(dāng)中，存在著一定的安全漏洞，所以，還需要對相關(guān)的風(fēng)險進行防范和控制，更好的保證電子檔案信息管理工作的安全與可靠。
1. 預(yù)防風(fēng)險的措施研究
深入并且細致的對預(yù)防風(fēng)險的措施方案進行研究和分析，是開展一系列工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，也是一項重要的工作步驟。防患于未然，是避免風(fēng)險的最為有效的措施方案，而提前性的對存在的風(fēng)險進行防范，則可以使得風(fēng)險的代價降至最低。首先，需要建立起嚴格的限制權(quán)限，各個級別的工作人員需要在權(quán)限的范圍之內(nèi)進行工作，并且使用檔案。同時，還需要進行逐級別的審批，保證審批工作的嚴格與可靠，進行工作權(quán)限的認定，注意針對信息進行管理和保存。最后，則是需要針對使用的規(guī)范，對使用的權(quán)限進行確認，對備份的文件進行必要的技術(shù)處理，防止信息的泄露，盡量的避免出現(xiàn)信息的整理復(fù)制備份。在檔案信息使用的過程當(dāng)中，也需要對其安全性進行研究與探討，避免錯誤的操作、避免外界的干擾對操作造成不利的影響。對于整個檔案信息的使用過程，進行監(jiān)督和控制，做好相應(yīng)的記錄。
2. 避免風(fēng)險的措施研究
針對檔案的風(fēng)險避免，需要從以下幾個方面做起：
（1）加強最新技術(shù)的獲取，同時全面的保證安全的可靠性。在計算機時代當(dāng)中，信息的發(fā)展和安全技術(shù)不斷的發(fā)展，相關(guān)的技術(shù)手段也是日新月異，而信息的檔案規(guī)避風(fēng)險，最為有效的方式，就是針對技術(shù)進行創(chuàng)新，只有通過這樣的方式，才可以保證電子信息檔案得到相關(guān)的安全保護。首先，需要對加密的技術(shù)進行提升，分級別、分層次的對檔案信息進行加密處理，同時保證密碼不會在一定的時間之內(nèi)被更改，這樣的操作方式更加有利于進行風(fēng)險的防范。其次，還需要對適合的檔案軟件進行制定，選擇最佳的軟件進行數(shù)據(jù)的加密處理，并且保證用戶安全的級別以及訪問的授權(quán)、密碼的設(shè)置等等，有效的確保信息的安全和檔案的安全。
（2）培養(yǎng)工作人員的安全管理意識。培養(yǎng)并且提升工作人員的安全管理意識，是全面的提升檔案安全管理的重要步驟之一。而電子檔案使用過程當(dāng)中的多樣性，相關(guān)的操作人員消炎藥保證操作方式的正確、規(guī)范和標準，同時避免檔案的管理工作變得更加復(fù)雜。所以，必須要在實踐的工作當(dāng)中加強工作人員的安全管理意識以及檔案管理的能力，這一點對于當(dāng)前階段的檔案管理工作有著重要的作用和意義。
（3）風(fēng)險的防范必須要做到及時的發(fā)現(xiàn)和及時的處理。檔案信息的管理工作，是數(shù)據(jù)安全性的核心部分，而對于電子信息檔案的使用過程之中出現(xiàn)的風(fēng)險問題，也需要做到及時的發(fā)現(xiàn)和及時的處理，針對在計算機維修時期之內(nèi)的風(fēng)險，有關(guān)的企業(yè)還需要重點的注重對于可能存在的風(fēng)險進行防范和控制，采取一系列主動的措施方案進行應(yīng)對。尤其是對于當(dāng)前階段安全信息異常敏感的時代而言，還需要采取必要的、有針對性的并且切實可行的防范措施進行風(fēng)險的控制和管理。
3. 分散風(fēng)險的措施研究
根據(jù)上文的詳細闡述和分析，可以對現(xiàn)階段檔案信息管理過程當(dāng)中預(yù)防風(fēng)險的措施技術(shù)以及避免風(fēng)險的措施方案有著全面的了解和細致的掌握。接下來，將針對分散風(fēng)險以及評估風(fēng)險的措施進行深層次的研究，力求以此為基礎(chǔ)，更進一步的為有關(guān)工作的開展與進行，奠定堅實的理論基礎(chǔ)。
將檔案信息管理的風(fēng)險降至最低，最為常用的是轉(zhuǎn)移的策略，其實質(zhì)，是對風(fēng)險進行分散，并且將風(fēng)險轉(zhuǎn)移至其他的地方，達到降低風(fēng)險的目的和效果。在一般的情況之下，諸如針對配置的基本模式進行修改，并且購買相關(guān)的保險、外包至其他的機構(gòu)等等，都可以達到分散風(fēng)險的目的和效果，并且這一手段方式也是未來對于電子檔案信息管理的極為有效的措施手段之一。通過這樣的方式，可以使得檔案的風(fēng)險變得更加簡單化，對于原來的電子信息進行必要的改進，使得電子信息的管理系統(tǒng)更加的先進，保證檔案信息的安全和可靠。
4. 評估風(fēng)險的措施研究
針對風(fēng)險進行評估，是非常有效的降低風(fēng)險的方式和技術(shù)，一旦風(fēng)險發(fā)生，如何對風(fēng)險進行評估，并且如何將風(fēng)險所導(dǎo)致的損失降至最低，同時找到最佳的處理技術(shù)方案，是一項重點性的工作。針對風(fēng)險進行評估的基本目的，是全面的保證風(fēng)險的控制計劃更加的合理、更加的科學(xué)與可靠，而在現(xiàn)階段電子信息檔案實施的基礎(chǔ)之上，全面的針對風(fēng)險所帶來的影響進行分析和研究，并且對其后果進行探討，是非常有必要的。對風(fēng)險所帶來的成本的損失進行探析，同時對檔案管理引起足夠程度的重視，但是在現(xiàn)階段的工作當(dāng)中，部分檔案的管理者認為電子信息檔案的操作是無危險性和風(fēng)險的，所以，這樣的觀點就為風(fēng)險管理工作帶來巨大的阻礙。相關(guān)的工作人員，需要時刻的提醒自己，對于風(fēng)險進行評估和防范，并且采取切實可行的措施手段，對風(fēng)險進行控制，全面的確保電子檔案信息管理的各個細小的工作環(huán)節(jié)，都得到了有力的保障，所有的工作都有著全面嚴格的監(jiān)督控制。最后，在風(fēng)險評估的工作過程當(dāng)中，還需要對安全意識進行提升，對于各種類型的安全隱患，需要盡早的發(fā)現(xiàn)，及時的進行處理，保證在風(fēng)險發(fā)生之時，將其所帶來的危害降至最低。
5. 結(jié)束語
綜上所述，根據(jù)對電子信息檔案的風(fēng)險管理與控制進行全面的分析和研究，從實際的角度出發(fā)，深入并且細致的對具體的風(fēng)險控制和防范的措施方案，進行了深層次的論述，同時，對于分散風(fēng)險的方式、評估風(fēng)險的方式技術(shù)等，都進行了研究，力求以此為基礎(chǔ)，更進一步的為有關(guān)工作的開展與進行，奠定堅實的理論基礎(chǔ)。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：辦公檔案；現(xiàn)代化管理；措施
辦公檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展與進步具有總結(jié)與引導(dǎo)性作用，企業(yè)可以從檔案記錄中對企業(yè)的發(fā)展方向進行分析，發(fā)現(xiàn)在過去的發(fā)展路途中所存在的不足之處進行改善。隨著科技的不斷進步，經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，辦公檔案管理越來越標準化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，其在社會各個領(lǐng)域中都起著重要的作用，管理內(nèi)容方式不斷改進，促進了辦公檔案價值的有效發(fā)揮。下文將對辦公檔案現(xiàn)代化管理的相關(guān)內(nèi)容進行詳細的論述。
一、辦公檔案現(xiàn)代化管理的重要性
現(xiàn)代社會不論是生活還是生產(chǎn)節(jié)奏都明顯加快，而企業(yè)辦公檔案管理效率的提升是社會發(fā)展的必然結(jié)果。為了滿足企業(yè)需求，符合企業(yè)發(fā)展的節(jié)奏，現(xiàn)代化辦公檔案管理制度起到了至關(guān)重要的作用。就目前而言，現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)滲透到各個領(lǐng)域當(dāng)中，現(xiàn)代化管理技術(shù)可以利用先進的科學(xué)技術(shù)與管理觀念加快行業(yè)的發(fā)展。而現(xiàn)代化辦公檔案管理的進步，是企業(yè)辦公檔案管理的一次里程碑性的變革。完全改變了傳統(tǒng)的辦公檔案管理面貌，呈現(xiàn)出一副新的管理容貌。采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，不僅提升了辦公檔案管理的工作效率，還將辦公檔案管理引入了一個新的領(lǐng)域。在傳統(tǒng)的辦公檔案管理工作中，辦公檔案管理的工作內(nèi)容僅僅是將企業(yè)的相關(guān)辦公文件進行保存，而在現(xiàn)代化的辦公檔案管理工作中，不僅解決的企業(yè)文件的保存問題，還能夠從所存檔的檔案中尋找出企業(yè)所需要的檔案，對企業(yè)過去的發(fā)展做出相應(yīng)總結(jié)，幫助企業(yè)更上一層樓。
現(xiàn)代化辦公檔案管理不僅推動著企業(yè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，對于計算機、互聯(lián)網(wǎng)等科學(xué)技術(shù)也有著推動作用。在現(xiàn)代化辦公檔案管理制度中，除了需要現(xiàn)代科技的支持，更重要的是現(xiàn)代管理理念的支持。在現(xiàn)代檔案管理理念中，處于核心地位的是現(xiàn)代化辦公檔案管理辦法。科學(xué)、合理的辦公檔案管理辦法能夠使得辦公檔案獲得事半功倍的工作效果，對于提升企業(yè)辦公檔案管理水平有巨大意義。
二、辦公檔案現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢
1.顯著提高辦公檔案的健全性
在現(xiàn)代化辦公檔案管理制度中，為了保證辦公檔案不會丟失或者損壞，需要進行雙份保存，即紙質(zhì)保存與電子保存。在傳統(tǒng)的辦公檔案管理中，通常僅僅只會采用紙質(zhì)保存方法。當(dāng)企業(yè)的經(jīng)營時間過久時，就有可能導(dǎo)致辦公檔案丟失，或者檔案記錄模糊等多種不良現(xiàn)象。而采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度則具有更強的管理優(yōu)勢，采用電子保存方法不僅能夠做到多備份，還不會導(dǎo)致檔案字跡模糊，是一種先進的辦公檔案管理模式，能夠顯著提升辦公檔案管理水平[2]。
2. 提高查找效率
采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，可以極大的提升搜索檔案的效率，減少查找檔案的時間。企業(yè)所需要保存的檔案數(shù)量較為龐大，在傳統(tǒng)的辦公檔案管理制度中，若想要搜尋所需的辦公檔案，需要花費大量的時間與經(jīng)歷進行尋找。而現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，可以通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，利用計算機技術(shù)，在辦公檔案數(shù)據(jù)庫中進行搜索，極大的降低了尋找檔案的時間。不僅如此，還能對企業(yè)的辦公檔案進行詳細的分類，按照不同類型的辦公檔案進行存放。現(xiàn)代化辦公檔案管理模式是一種優(yōu)質(zhì)管理模式，值得推廣。
3.現(xiàn)代化辦公檔案管理更加規(guī)范化
現(xiàn)代化辦公檔案管理管理基礎(chǔ)就是規(guī)范化與標準化，基于這兩項原則再對辦公檔案進行進一步的分類與歸納。而傳統(tǒng)的辦公檔案管理中，由于檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案為主，整理難度較大。而采用現(xiàn)代化辦公管理制度，可以降低管理難度，設(shè)立規(guī)范化管理模式，按照不同標準將辦公檔案進行整理。而在現(xiàn)代化辦公檔案管理工作中，當(dāng)檔案需要轉(zhuǎn)移時，需要選擇適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)移方法，如U盤、硬盤等方法。為了辦公檔案不混亂，在進行辦公檔案管理時，必須設(shè)立相應(yīng)的管理規(guī)范，防止出現(xiàn)交叉情況。
三、強化辦公檔案現(xiàn)代化管理的措施
1.重視辦公檔案現(xiàn)代化管理的創(chuàng)新
在實際工作中，用持續(xù)發(fā)展的眼光來分析研究辦公文件歸檔工作，解決辦公文件電子化后遇到的新問題，以此不斷提高辦公檔案的現(xiàn)代化管理水平。在辦公檔案現(xiàn)代化管理工作中，要與時俱進、重新認識和采用新方法來加強辦公檔案管理。擴展思路開發(fā)，利用辦公檔案信息，使用新的手段指導(dǎo)辦公檔案現(xiàn)代化管理，改進管理的機制。
2.強化辦公檔案的標準化管理
辦公檔案管理的各個方面都應(yīng)當(dāng)按照標準化的制度與程序進行，保證辦公檔案管理科學(xué)合理。標準化缺失將直接導(dǎo)致辦公檔案現(xiàn)代化管理難以開展，而衡量辦公檔案現(xiàn)代化管理效果的一個重要尺度就是標準化的程度，標準化是促進辦公檔案科學(xué)管理的重要途徑。
3.現(xiàn)辦公檔案管理傳統(tǒng)方式和現(xiàn)代方式的有效結(jié)合
倡導(dǎo)辦公檔案現(xiàn)代化管理并不是意味著要將傳統(tǒng)的管理方式全部舍棄，不是對傳統(tǒng)辦公檔案管理方式的全盤否定，而是在加強傳統(tǒng)辦公檔案管理的基礎(chǔ)上，采用先進的管理方式和技術(shù)逐步向辦公檔案現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變。在過渡中，需要繼承發(fā)展傳統(tǒng)辦公檔案管理中的優(yōu)點，改進傳統(tǒng)辦公檔案管理中落后的管理手段。
4.實現(xiàn)辦公檔案管理組織的科學(xué)化
辦公檔案管理應(yīng)當(dāng)以科學(xué)理論作為指導(dǎo)，結(jié)合辦公檔案管理的實際情況，根據(jù)管理工作的特點與客觀規(guī)律，促進辦公檔案管理的科學(xué)化和高效化。科學(xué)化可將傳統(tǒng)的行政領(lǐng)導(dǎo)方法轉(zhuǎn)變?yōu)樾麄鹘逃⒖冃Э己撕托姓I(lǐng)導(dǎo)等措施相結(jié)合的綜合管理方法，從而提高辦公檔案現(xiàn)代化管理的效率。高效化可在辦公檔案管理組織內(nèi)部做到物盡其用、人盡其才，確保文件流通和人員查詢順暢，信息能夠準確、及時的得到傳遞。
5.加強新技術(shù)、新知識的學(xué)習(xí)和人才隊伍建設(shè)
新技術(shù)、新方法的學(xué)習(xí)，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：載體材料現(xiàn)代化；保管條件現(xiàn)代化；復(fù)印裝訂等技術(shù)現(xiàn)代化；咨詢業(yè)務(wù)智能化和檔案工作方式現(xiàn)代化等。人才隊伍是辦公檔案現(xiàn)代化管理的主體，其辦公檔案管理能力、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識水平的掌握程度直接影響到辦公檔案管理水平的高低。
四、結(jié)束語
綜上所述，辦公檔案現(xiàn)代化管理是符合時展的要求，是由多種因素組成的一項系統(tǒng)工程。日益強調(diào)工作效率的現(xiàn)代社會，對辦公檔案管理有著更高層次的要求。為了順應(yīng)社會發(fā)展的需要，辦公檔案現(xiàn)代化管理是檔案管理的發(fā)展趨勢。在具體實踐中，應(yīng)當(dāng)樹立創(chuàng)新、發(fā)展的觀念，加強辦公檔案現(xiàn)代化管理的人才隊伍建設(shè)，加大辦公檔案現(xiàn)代化管理手段的投入，促進辦公檔案管理朝著標準化、科學(xué)化和現(xiàn)代化不斷邁進。
參考文獻
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[2] 褚海燕，賈樹行.辦公自動化在文書檔案管理中的應(yīng)用淺析[J].商業(yè)經(jīng)濟，2013（30）.
1在公共管理下的檔案管理方法
公共管理即公共服務(wù)管理顯而易見其服務(wù)對象主要是社會公眾并以社會公眾為中心展開管理工作，同時采取有效的管理方法為公眾服務(wù)而公共管理下的檔案管理,則是將檔案管理工作向更為公開、更為專業(yè)的方向發(fā)展同時為了能符合公共管理對檔案管理的要求，在檔案管理工作中要更加注重檔案利用者的需求將檔案利用者放在管理服務(wù)的中心位置，以突出檔案管理中的公共觀念具體可從以下幾個方面來理解扮是在服務(wù)理念上檔案管理與公共管理在服務(wù)對象上有相同之處，公共管理的服務(wù)對象是社會公眾而檔案管理的服務(wù)對象則是廣大檔案用戶因此在公共管理視角下檔案管理應(yīng)將用戶放在管理工作的中心位置重視用戶對檔案管理服務(wù)的感受從而不斷改進檔案管理的模式和方法
2公共管理下檔案管理的理念基礎(chǔ)
在檔案管理理念方面要確立公共責(zé)任理念、全面發(fā)展理念和公平服務(wù)理念
2.1公共責(zé)任理念
社會責(zé)任是檔案管理存在的基礎(chǔ)，是檔案管理發(fā)展的內(nèi)在動力履行社會責(zé)任是實現(xiàn)檔案管理合法性的基本前提現(xiàn)代檔案管理的社會責(zé)任無論是責(zé)任范圍還是責(zé)任程度都明顯有別于傳統(tǒng)檔案管理就責(zé)任范圍而言傳統(tǒng)檔案管理承擔(dān)的主要是政治責(zé)任規(guī)代檔案管理承擔(dān)的是全面的社會責(zé)任包括促進社會事業(yè)發(fā)展的責(zé)任和廣大人民發(fā)展的責(zé)任，前者包括經(jīng)濟責(zé)任、政治責(zé)任、文化責(zé)任、社會責(zé)任后者表現(xiàn)為最廣大人民的全面發(fā)展提供檔案信息保障的責(zé)任
2.2全面發(fā)展理念
檔案管理應(yīng)立足于社會各項事業(yè)的全面發(fā)展需要來進行檔案信息資源建設(shè)和檔案信息服務(wù)，而非針對傳統(tǒng)的政治與行政管理、歷史研究與編史修志等服務(wù)領(lǐng)域來展開檔案信息資源建設(shè)與信息服務(wù)在具體工作對象上應(yīng)面向最廣大人民而非傳統(tǒng)的政府工作人員、研究者的需要展開檔案管理工作為此要求檔案管理將服務(wù)范圍擴大到整個社會各項建設(shè)事業(yè)后者以保障和促進最廣大人民全面發(fā)展為基本宗旨的國家與社會建設(shè)目標要求將滿足最廣大人民工作和生活對檔案的需要作為檔案工作的基本出發(fā)點與根本目標
2.3公平服務(wù)理念
公共服務(wù)均等化是公共性的本質(zhì)訴求作為公共服務(wù)的組成部分檔案服務(wù)均等化旨在消除檔案服務(wù)中的歧視現(xiàn)象，即檔案管理必須嚴格執(zhí)行檔案開放制度對應(yīng)該開放的檔案適時開放并允許各類社會公眾基于自身需要自由地利用在向公眾提供開放檔案服務(wù)時必須遵循同樣的原則、政策與標準不搞差異化服務(wù)，即使是檔案信息的核心利用群體池不可以享有特別權(quán)利面向公眾個人提供檔案服務(wù)的標準與面向社會組織提供檔案服務(wù)的標準應(yīng)是統(tǒng)一的在具體服務(wù)過程中對各類利用者提出的利用要求或限制必須是等同的
3在公共管理下的檔案管理模式
檔案管理模式屬于方法論的范疇在公共管理的視角下檔案管理主要有以下幾種模式可供參考:
3.1文檔集成式
文檔集成式檔案管理是將文檔管理通過集成化的技術(shù)形成系統(tǒng)的管理規(guī)范并運用系統(tǒng)的管理模式對醫(yī)院檔案進行管理文檔集成式檔案管理的核心是各文檔管理過程之間的協(xié)調(diào)性目前文檔管理多是由文書部門和檔案部門分開負責(zé)的其中文書部門主要負責(zé)文件管理部分而檔案部則主要負責(zé)檔案管理部分.兩個部門獨立工作使文檔的完整性得不到充分的保證影響了檔案管理的質(zhì)量而文檔集成式管理則能夠?qū)⑽募芾砗蜋n案管理統(tǒng)一到一個系統(tǒng)當(dāng)中從而保證了文件檔案的完整性和開放性
3.2資源管理式
隨著社會和信息技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了越來越多的電子檔案檔案管理也逐漸傾向于信息檔案管理因此大力開發(fā)信息資源對于未來檔案管理工作的發(fā)展具有十分重要的意義由此可見檔案管理工作也應(yīng)轉(zhuǎn)向信息資源的方向?qū)⑿畔①Y源體系作為檔案管理的基礎(chǔ)
3.3公眾參與式
[關(guān)鍵詞]高校信息；檔案管理；信息一體化
[中圖分類號]G640 [文獻標識碼]A [文章編號]1671-5918（2016）02-0026-02
將高校信息規(guī)整到一起并且能保證信息檔案一體化是高校信息檔案管理的重點。高校檔案一體化的提出，對檔案的管理觀念，方法，手段都產(chǎn)生了深遠的影響。在高校的日常發(fā)展中，高校是一個以人才培養(yǎng)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化非盈利性教學(xué)機構(gòu)，其主要目的是培養(yǎng)人才。實施檔案信息合理，可以有序的將數(shù)據(jù)排布而且能夠正確整齊歸檔，并實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的有效性分析。計算機的出現(xiàn)實現(xiàn)了高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的具體目標。為高校實行文檔一體化提供了技術(shù)支持。
一、實施高校檔案管理信息一體化的主要目的
（一）高校檔案管理的現(xiàn)狀
高校檔案管理一般都是利用一般常規(guī)的方法進行管理，如同圖書管理一樣，將其按照一定的順序進行存放，比如說建立固定的文件夾，進行標注，然后每一年的信息都要定期的進行更新，工作量大。要找到規(guī)律，查找信息，進行具體的總結(jié)歸納時則相當(dāng)費力。檔案管理人員壓力較大，效率比較低，容易出現(xiàn)較大的差錯。一般情況下，不容易找到數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的整理比較困難，而且，數(shù)據(jù)庫的整體傳播能力較差，沒有具體的手段進行廣泛的傳播，應(yīng)該說只是一種人為的管理水平。如今已經(jīng)是進入信息時代，信息化的管理檔案可以大大提高工作效率。高校中，檔案管理涉及到的部門和方向有很多，數(shù)據(jù)庫的經(jīng)過的地方也很多，運用信息化的模式以最快捷的方法進行整理、傳播、分析，匯總，從而提高檔案管理的效率。
（二）高校檔案信息化管理的目的
在高校圖書館中，常常會用信息一體化總結(jié)管理模式，將圖書進行整體性進行一體化管理，這樣的方法使整理圖書信息工作變得簡單快捷和方便。所以，在高校檔案管理過程中也可以采取這種信息一體化的檔案管理模式。信息一體化檔案管理的主要目的其一是為了進行更好的檔案管理，而且是為了保護檔案資料，提高檔案利用率。在各大高校中，檔案資料都是很重要的，而且一般處于保密的情況。所以，在檔案管理中，尤其是進行網(wǎng)絡(luò)管理，應(yīng)該找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高檔案利用率。檔案雖然是各大高校中的機密文件，但是，檔案利用率也是檔案管理的好壞的一種標志。在存儲之后一旦需要哪個檔案，看到檔案的利用率另外就是在尋找過程中的效率，這些都是在檔案整理過程中應(yīng)該提高和注意的地方。總而言之，說到高校的檔案管理信息一體化，就是要在已知的檔案信息中進行總結(jié)歸納，可以進行網(wǎng)上信息總結(jié)，然后，將總結(jié)的過程進行具體的分類，但是要保證將所有的檔案進行一體化，建立一個關(guān)聯(lián)網(wǎng)，每一個分類都要有規(guī)律和聯(lián)系。在日常高校的管理中，一個高校有很多的學(xué)院，每一個學(xué)院又有很多的教職工和學(xué)生，另外學(xué)院在發(fā)展過程中都會建立自己學(xué)院的檔案，這時，就應(yīng)該在分類中運用信息技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，可以引入新的檔案管理理論，方法和原則。比如說在高校中的管理機構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化，這些具體的問題也都要在檔案整理的過程中進行具體的信息改變和總結(jié)。除此之外，各大高校的工作學(xué)習(xí)研究的方向重點也各有不同，但對檔案有效整理，減少檔案漏編或者錯編的情況出現(xiàn)的目的都是相同的。
二、實行高校檔案管理信息一體化的方法
（一）進行高校的抽樣調(diào)查
說到抽樣調(diào)查，這一點是十分必要的。高校本來就是一個大集體，這一個集體是由我們很多學(xué)生和教職工人員一起組成的。所以，應(yīng)該深入進他們中間了解各自的不同情況。學(xué)生就是一個大集體，應(yīng)該走訪不同學(xué)院，調(diào)查了解他們平時的生活和學(xué)習(xí)情況。找到他們中間的不同點和相同點進行總結(jié)，并且調(diào)查平時的上課情況，了解高校學(xué)生的日常情況。其實這是檔案調(diào)查分析整理的一個重要前提。另外，教職工人員也是一個很重要的群體。對教職工進行抽樣調(diào)查，問詢他們的日常上課情況。了解他們的工作情況，從檔案的一些基本信息做調(diào)查。以上都可以在網(wǎng)上進行。抽樣調(diào)查具有很大的優(yōu)點，有經(jīng)濟性，時效性，準確性和靈活性。它可以解決全面調(diào)查很難解決的問題，補充和訂正全面調(diào)查的結(jié)果，另外，在高校中進行全面調(diào)查實現(xiàn)的可能性很小，所以抽樣調(diào)查會有一定的根據(jù)性。還能對整體的情況進行某種總結(jié)和假設(shè)進行檢測。簡單的說就是用抽樣的方法代表了整體的情況。這樣的抽樣結(jié)果可以從檔案中找到抽樣的正確性，也就可以算出準確率。然后就會從檔案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和檢查。
（二）采取自動化檔案管理模式措施
在高校檔案管理的過程中，計算機的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于教學(xué)管理，科研管理，學(xué)籍管理，人事管理，財務(wù)管理各個領(lǐng)域。因為檔案管理的復(fù)雜性，所以進行網(wǎng)絡(luò)或者計算機的管理，極大的提高工作效率。而且，因為過去的檔案管理都是屬于一種比較復(fù)雜的紙質(zhì)化書寫整理，在整理過程中就比較復(fù)雜，而計算機整理簡化了原本繁瑣的過程。自動化管理模式就是因為采取了計算機的計算整理模式。利用這種方法，首先實現(xiàn)了信息存儲檢索，以及數(shù)據(jù)的處理的自動化，整理檔案管理員可以在計算機上制定一個線性曲線，然后將數(shù)據(jù)輸入，隨著數(shù)據(jù)的大量涌入，數(shù)據(jù)的曲線圖會自動生成，一旦出現(xiàn)波動計算機可以自動通過比對實現(xiàn)數(shù)據(jù)分析，然后直接輸出可以利用的檔案文件，這樣減輕了檔案數(shù)據(jù)的調(diào)動和磨損，提高了高校中檔案的利用率。這種方法應(yīng)該說是實現(xiàn)信息一體化的前提，增加了以后檔案管理的便捷性。現(xiàn)在社會中的主要辦公模式已經(jīng)逐漸從傳統(tǒng)化進入了自動化，因為自動化的工作模式不僅可以減輕工作量，而且在提高工作效率的同時也不會忽視工作質(zhì)量。所以相信在未來的工作過程中，高校也會不斷的借鑒這種工作模式，不斷的進行優(yōu)化。
（三）在檔案管理的軟件上實施工作統(tǒng)一性
在自動化進行的同時，計算機在整理檔案的過程中，往往會出現(xiàn)工作過程中計算機機器的系統(tǒng)不同，或者是系統(tǒng)的計算方式有差異，在這種情況下，就會出現(xiàn)上下界面中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)對不上，無法統(tǒng)一的情況。所以，即使使用現(xiàn)代自動化的管理手段，一樣不會有速率上的提升。相反，要在工作的過程中尋找簡潔的工作方法。在工作的過程中，應(yīng)該在檔案管理的過程中計算機整理時要保證軟件的統(tǒng)一性，軟件統(tǒng)一如何實施，應(yīng)該根據(jù)高校的檔案放置的不同方式，根據(jù)檔案的所屬性質(zhì)進行具體的分類，將檔案放在不同的文件夾內(nèi)，另外根據(jù)這些不同的文件夾進行總結(jié)數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進行分別的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函數(shù)曲線，找規(guī)律，確定影響檔案管理的因素。最重要的是確定影響因素的輕重，如果檔案管理的過程中影響程度比較輕，就可以根據(jù)具體的情況進行細節(jié)的調(diào)整，如果影響的情況比較嚴重，就要從前后的問題進行控制分析，找到出現(xiàn)這些問題的原因所在，還有在檔案管理過程中，一定要確定安全性，不能在管理過程中出現(xiàn)安全性的問題。所以在計算機中進行，要確保軟件的安全性，防止病毒的出現(xiàn)。減少數(shù)據(jù)庫的紕漏。并根據(jù)實際情況，對軟件進行定期的排查更新，找到最先進的方法。進行最快捷的計算。減少檔案管理的過程中數(shù)據(jù)錯誤的可能性。
三、高校檔案管理信息一體化的重要性
高校的檔案管理一體化，其實主要應(yīng)用的方法就是利用計算機進行檔案的管理，利用計算機的特殊軟件進行檔案管理，另外，必要時還能夠在網(wǎng)絡(luò)上找到檔案整理的合理方法，一般高校中，因為院系都有不同的特點，所以會根據(jù)不同的院系，將數(shù)據(jù)進行有效的分類，然后根據(jù)分類進行歸納，制作表格，制作圖像，找到數(shù)據(jù)變化規(guī)律，另外，可以將數(shù)據(jù)放在具體的文件夾中分類，然后必要的時候可以減少數(shù)據(jù)尋找的時間，增加了數(shù)據(jù)的整理效率。另外，除了這些特點，信息一體化還有一些原有的檔案管理沒有的特點，其一就是在整理過程中將信息統(tǒng)一進行匯總總結(jié)可以建立一個關(guān)系網(wǎng)，增加高校中各大學(xué)院之間的聯(lián)系性，這個方法還能將學(xué)院之間進行對比，找到各個學(xué)院之間檔案管理的優(yōu)點和不足，這樣可以便于學(xué)院之間的學(xué)習(xí)和改正。第二就是可以在高校工作的時候?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)的規(guī)范性。因為在檔案管理中要投入大量的人力物力，而且要花費大量的時間進行檔案的管理。所以為了減輕檔案管理的負擔(dān)要進行字體合適等必要地方的統(tǒng)一規(guī)范。這樣一來，就會在整體的歸納過程中有了一個簡單的控制過程，可以通過數(shù)字的比對檢查數(shù)據(jù)。最后，在檔案管理中信息一體化增加了高校人員的團結(jié)性和信任感。因為，檔案管理信息一體化，同學(xué)和教職工人員都會統(tǒng)一積極的進行培訓(xùn)，找到信息一體化的具體方法。高校的凝聚力就會得到更好的發(fā)揮。
關(guān)鍵詞:高校;檔案管理;問題分析;信息化建設(shè)
1前言
從信息化建設(shè)的規(guī)律來講，檔案管理信息化必將是時展的趨勢，電子檔案也逐漸取代紙質(zhì)檔案。而檔案管理信息化的建設(shè)中，它也受到到多方面因素的影響，其中包括學(xué)校的配套設(shè)施以及管理水平。高校主要是培養(yǎng)專業(yè)型人才，重視對專業(yè)技能的培養(yǎng)。然而，現(xiàn)代教育強調(diào)人的全面發(fā)展，檔案管理團隊不僅要具備過硬的專業(yè)技能，還要具備相關(guān)的理念和技術(shù)能力。從目前的技術(shù)水平而言，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)具備相應(yīng)的技術(shù)支撐。
2我國高校的檔案管理的基本問題分析
2．1缺乏專業(yè)的檔案管理團隊，難以形成信息化的檔案管理理念
就目前而言，我國很多高校在檔案管理方面的建設(shè)力度不足，高校的建設(shè)者以及負責(zé)人在檔案管理方面沒有科學(xué)的思路和理念。檔案管理者的專業(yè)性不強，檔案管理的經(jīng)驗不足，沒有樹立適應(yīng)信息化檔案管理理念。［1］一些高校為了省事，就讓一些負責(zé)后勤的教職工負責(zé)檔案管理。高校沒有專業(yè)的檔案管理團隊，在檔案管理方面沒有形成有效的管理方法。非專業(yè)的檔案管理團隊在檔案管理工作方面沒有獨立的理念，對待檔案管理工作也不夠重視。檔案管理者沒有樹立信息化管理的意識，缺乏現(xiàn)代化檔案管理的意識。這些問題都導(dǎo)致學(xué)校檔案館的效率不高，檔案管理工作的作用沒有體現(xiàn)先出來。一些高效的檔案管理團隊甚至沒有經(jīng)過專門的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對檔案管理的認識存在偏差。他們對檔案管理工作的準備不足，把檔案管理簡單化，以為管理檔案就是整理檔案，存放檔案。這樣不專業(yè)的行為和看法直接導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。缺乏專業(yè)的檔案管理團隊也導(dǎo)致檔案管理的理念更新較慢，難以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)的要求。
2．2高校的檔案管理信息化制度建設(shè)力度不足
檔案管理信息化制度的建設(shè)對提升檔案的管理效率具有非常大的意義。然而，我國很多高校的檔案管理工作還沒有建立完善的檔案管理制度體系。首先，在技術(shù)投入方面，檔案的信息化管理直接影響到檔案信息的整理和保存。因此，檔案管理的相關(guān)技術(shù)的需要及時更新?lián)Q代，運用現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理。在現(xiàn)代教育大步發(fā)展的今天，我國高校的檔案專項技術(shù)的投入?yún)s存在很大的缺口。檔案管理的技術(shù)長期得不到更新，檔案管理的科學(xué)化大大減弱。隨著信息化的水平越來越高，電子檔案的應(yīng)用也越來越高。高校作為現(xiàn)代教育的重要陣地，在檔案管理的信息化建設(shè)方面卻缺乏力度，很多學(xué)校不僅沒有電子檔案管理設(shè)備，連傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也乏善可陳。這導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量難以提升。其次，檔案管理制度建設(shè)還包括檔案管理體系的建設(shè)。這方面高校也存在很多問題。其中最明顯的就是檔案管理體系缺乏嚴密性。現(xiàn)代檔案管理建設(shè)需要有完整的檔案管理體系，這種體系就是檔案管理的層次。很多高校在建設(shè)檔案管理制度時都沒有考慮到要配套設(shè)備以及制度的建設(shè)，在專業(yè)管理人員的選擇上也缺乏足夠的考量，沒有做好多方面的論證，也沒有想到要提升檔案管理的水平和質(zhì)量。管理者對現(xiàn)代檔案管理的認識不足，導(dǎo)致檔案管理水平低下。學(xué)校沒有建立檔案管理的細則和優(yōu)化制度。因此，學(xué)校的檔案管理人員就沒有信息化管理意識，也沒有服務(wù)意識。反正工作的好壞并不會影響到自己。由于制度的缺失，學(xué)校檔案的信息系統(tǒng)也沒有形成完整的體系，學(xué)校檔案的信息難以共享，檔案擺放沒有規(guī)律，導(dǎo)致學(xué)校師生在查詢檔案時毫無頭緒，而且經(jīng)常會出現(xiàn)檔案丟失以及損壞的現(xiàn)象。這都是由于檔案管理的制度體系不完善所導(dǎo)致的問題。
3提升高校檔案管理水平的對策
提升高校的檔案管理水平，這是建設(shè)現(xiàn)代高校檔案管理信息化的關(guān)鍵。學(xué)校建設(shè)涉及到多方面的問題，檔案管理的問題是影響學(xué)校建設(shè)的重要因素。學(xué)校要提升管理質(zhì)量，改善學(xué)校形象，建設(shè)現(xiàn)代化的教育體系，就要從基礎(chǔ)性的問題入手，解決檔案管理中存在的基本問題。
3．1培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理團隊，形成現(xiàn)代的檔案管理理念
高校要解決檔案管理中存在的基本問題，首先就要培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理團隊，形成現(xiàn)代的檔案管理理念。學(xué)校管理者要轉(zhuǎn)變思想，重視檔案管理工作。提高檔案管理者的專業(yè)性。在檔案管理團隊的建設(shè)方面，學(xué)校要多提供檔案管理者的學(xué)習(xí)機會，鼓勵檔案管理建言獻策。檔案管理團隊也要樹立專業(yè)的檔案管理理念。學(xué)校要加強檔案管理的建設(shè)，配置專業(yè)的檔案管理人員負責(zé)檔案管理。高校需要專業(yè)的檔案管理團隊，在檔案管理方面也要采用科學(xué)的管理方法。專業(yè)的檔案管理團隊在檔案管理工作方法上也有獨特的理念，對待檔案管理工作也更加具有專業(yè)性，也能夠樹立服務(wù)師生的意識。更重要的是，高校的檔案管理者也要樹立現(xiàn)代化檔案管理的理念。學(xué)校要重視學(xué)校檔案館的效率，為檔案管理團隊提供更多的專業(yè)學(xué)習(xí)的機會。專業(yè)的高校的檔案管理團隊經(jīng)過專門的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對檔案管理的認識也會更加全面。
3．2建設(shè)完善的高校的檔案管理技術(shù)和制度
高校要提升檔案管理的水平就要建設(shè)完善的高校的檔案管理技術(shù)和制度。首先，在檔案館投入方面，學(xué)校要適當(dāng)加大檔案館的信息化的技術(shù)投入，及時更新檔案管理設(shè)備。檔案的數(shù)據(jù)信息以及結(jié)構(gòu)水平直接影響檔案管理的質(zhì)量。因此，檔案管理的設(shè)備需要及時更新?lián)Q代，優(yōu)化檔案管理方法。此外，在信息化時代，電子檔案也得到應(yīng)用，電子檔案具有更多優(yōu)勢，方便管理和查詢，能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享。學(xué)校也可以建設(shè)電子檔案管理室，建設(shè)紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的檔案管理體系。這是現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展方向。在現(xiàn)代教育轉(zhuǎn)型的階段，高校也要順應(yīng)教育發(fā)展的潮流，從基礎(chǔ)上解決一些基本問題，建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施更加完備、制度建設(shè)更加健全、管理理念更加先進的檔案管理體系。
4結(jié)語
在學(xué)校教育體系中，檔案作為學(xué)校信息儲備的核心，具有獨特的作用。目前我國教育發(fā)展的速度越來越快，國家加大了對高校的投入力度。在資金的投入和制度建設(shè)上都有非常大的進步。高校的檔案建設(shè)以及管理工作也要適應(yīng)時展的潮流，實現(xiàn)檔案管理的信息化。
作者:金永紅 單位:徐州醫(yī)科大學(xué)檔案館
參考文獻:
［1］劉忠．淺析檔案管理理念的創(chuàng)新［J］．黑龍江檔案，2006(06)．
檔案；管理；創(chuàng)新；思考
1.檔案管理創(chuàng)新的必要性和緊迫性
新時期新形勢下，檔案管理創(chuàng)新是社會發(fā)展和檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是高科技發(fā)展的必然結(jié)果。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)緊跟時代步伐，通過尋找科學(xué)的管理規(guī)律和成功的管理經(jīng)驗，有效利用更多更有價值檔案信息資源為社會發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的服務(wù)，實現(xiàn)檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化，有力推動檔案工作向更高層次邁進。檔案是一種信息資源，檔案的原始記錄性和知識信息性能夠滿足某個方面社會需求時就形成了檔案的價值。檔案是機關(guān)行政、單位和業(yè)務(wù)工作的查考憑據(jù)，是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件，是生產(chǎn)活動的參考依據(jù)。在知識經(jīng)濟時代，檔案以其所載信息的原始性、真實性、技術(shù)成果的可重復(fù)性及可考查性等使其具有更高的利用價值，它在人類文明進步中一直起著承前啟后的作用。
社會的發(fā)展、科技的進步，對檔案工作管理手段、管理方式提出了更高的要求。當(dāng)前我國檔案管理過程中存在的一些弊端，傳統(tǒng)的管理模式已難以適應(yīng)社會發(fā)展的需求，存在著檔案管理模式落后、管理科學(xué)化水平低下、檔案管理現(xiàn)代化意識不強，檔案管理資金短缺、硬件設(shè)備和技術(shù)落后、檔案現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作差等問題，各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，造成了檔案材料更新速度慢、整理歸納所需周期較長、編制檢索工具中出現(xiàn)求“多”不求“精”等現(xiàn)象。為此新時期檔案管理工作的創(chuàng)新日顯緊迫，信息化、人性化、服務(wù)化的發(fā)展趨勢對當(dāng)前的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案主管部門在管理手段、管理方式上區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理，突破人工整理檔案的局限，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
2.新時期檔案管理創(chuàng)新的建議
思想觀念的創(chuàng)新。管理觀念的創(chuàng)新是檔案管理的靈魂，是時代的要求，只有觀念創(chuàng)新，才能有管理創(chuàng)新和服務(wù)的創(chuàng)新。如果檔案人員沒有創(chuàng)新的意識，就會影響檔案管理現(xiàn)代化的進程，即使有一流的檔案管理設(shè)施，也不能為社會提供高水平的信息資源服務(wù)。檔案人員要牢固樹立依靠科技進步和科學(xué)管理的觀念，建立與時代合拍的檔案意識，切實改變過去檔案重管理輕利用的思想觀念，實現(xiàn)檔案被動式服務(wù)為主動式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，使檔案工作更好地為經(jīng)濟建設(shè)、教學(xué)科研、編史修志服務(wù)，適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展的需求。
人才的培養(yǎng)是管理創(chuàng)新的重要基礎(chǔ)。隨著社會的發(fā)展，高新技術(shù)為檔案管理提供了物資基礎(chǔ)，計算機的應(yīng)用對檔案管理帶來了極大的便利，在現(xiàn)代檔案管理工作中，不斷的實踐，開拓創(chuàng)新，來推動檔案工作向更高層次邁進。首先是人才的培養(yǎng)是關(guān)鍵，要求我們不斷的加強檔案管理人員的培訓(xùn)力度，加強自身的素質(zhì)培養(yǎng)，不僅具有良好的思想觀念、創(chuàng)新性的思維，并且擁有更多的專業(yè)知識，懂得更多的信息技術(shù)。檔案管理人員不斷的學(xué)習(xí)豐富的專業(yè)知識，開闊視野，優(yōu)化管理知識，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合文化素質(zhì)，正確的運用科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的檔案管理技能，做好新時期的檔案管理工作。要敢于開拓，提出新方案，創(chuàng)新新理論，用新的管理方法和技巧，讓檔案管理工作具有獨特性、新穎性、靈活性、潛在性等，不斷的為我國的政治、教學(xué)、科研、編史修志等各個行業(yè)服務(wù)，為現(xiàn)代化社會提供更好的服務(wù)。
理論知識的創(chuàng)新。要建立健全檔案管理模式，就應(yīng)保證檔案完整、安全、高效。這就要求我們檔案管理者要與時俱進，樹立新的科學(xué)發(fā)展觀和工作態(tài)度，正確的掌握和應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)的理論、方法、技術(shù)，在新的領(lǐng)域中探討、創(chuàng)新，讓傳統(tǒng)的人工管理方法與現(xiàn)在的科學(xué)信息方法相結(jié)合，改變過去的管理水平和管理手段的落后，運用當(dāng)今的信息技術(shù)，真實的記載檔案所記載的原始性、真實性、技術(shù)性，技術(shù)成果、減少傳統(tǒng)管理的檔案的收集、分類、整理及保管，也不符合當(dāng)今社會對信息化的需求，這就要求我們檔案工作者，要具有現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，在這網(wǎng)絡(luò)中要吸納新知識，引進先進的科學(xué)理論觀念，還要遵守檔案信息化的管理法制。
檔案服務(wù)手段的創(chuàng)新。現(xiàn)在很多單位管理工作沒有很好地落實，或者說根本沒有落實，根本上沒有意識到檔案管理的重要性，要么會被某部門兼并，或是被撤銷，或被某職人員兼職。運用現(xiàn)代信息技術(shù)來解決檔案管理的原始資料的長期保存和穩(wěn)定。不斷的完善服務(wù)手段，用創(chuàng)新服務(wù)來滿足檔案管理的需要。現(xiàn)有的服務(wù)手段，既不能完全的脫離老的檔案管理的方法和經(jīng)驗，又要逐漸的引導(dǎo)檔案管理者正確的樹立新觀念，充分的運用現(xiàn)代化的工具，在學(xué)習(xí)產(chǎn)業(yè)化的年代，加強計算機技術(shù)在檔案管理中的運用，加強網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，增強檔案管理的質(zhì)量，使檔案管理信息得到充分的物暢其流，通過檔案管理的服務(wù)化、多樣化、現(xiàn)代化，來滿足檔案管理全方位的需求。
[關(guān)鍵詞]檔案管理;科學(xué)化;信息化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.135
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）20-0-01
1 檔案管理科學(xué)化的作用及意義
檔案是一種具有極大使用價值的歷史性資料，能夠為相關(guān)工作的開展提供憑證和依據(jù)。隨著時代的發(fā)展和社會的進步，檔案的數(shù)量越來越龐大，其形式也不再局限于傳統(tǒng)文字，這些都對檔案管理工作提出了更高要求。因此，應(yīng)當(dāng)進一步提升檔案管理的科學(xué)化水平，其重要作用及意義體現(xiàn)在以下幾個方面。其一，逐步提升檔案管理的科學(xué)化水平，能夠以更加科學(xué)的方法和途徑對檔案進行管理，有助于檔案管理工作向規(guī)范化、科學(xué)化、制度化的方向發(fā)展，從而顯著增強檔案管理的質(zhì)量。其二，檔案管理的科學(xué)化實質(zhì)上就是運用各種先進的信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)對檔案進行有效處理，使檔案從整理歸檔到使用的整個流程更加方便、快捷，檔案自身的價值能夠獲得最大程度地體現(xiàn)，這對于相關(guān)工作的開展非常有利。
2 檔案管理現(xiàn)狀分析
從目前檔案管理的總體情況上看，雖然較之以往有了很大進步，但仍然存在諸多不足之處，具體體現(xiàn)在如下幾個方面。其一，管理方式有待改進。現(xiàn)階段，檔案管理仍以紙質(zhì)化為主，電子信息化管理尚未大范圍普及。由于紙質(zhì)檔案資料的載體為紙張，其可能在保存的過程中出現(xiàn)浸濕、燒毀、破碎等情況，同時反復(fù)的借閱還可能導(dǎo)致檔案丟失或損壞，一旦重要檔案丟失，其所造成的后果非常嚴重。其二，管理體系有待完善。部分檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中，由于對工作的重要性認識不足，加之管理體系不夠健全，從而導(dǎo)致有價值的檔案資料和重要的檔案信息去向不明，這在一定程度上制約了檔案管理科學(xué)化水平的提升。其三，人員素質(zhì)有待提升。檔案管理人員自身的素質(zhì)和專業(yè)水平直接關(guān)系到檔案管理工作的開展成效。然而，有些檔案管理人員一般都是憑借個人的工作經(jīng)驗對檔案進行管理。而科學(xué)化的檔案管理工作需要先進的技術(shù)設(shè)備予以保障，這對管理人員的素質(zhì)和能力水平提出了較高要求，由此導(dǎo)致檔案管理工作的科學(xué)化水平不高。
3 提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑
3.1 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
在檔案管理工作中，人既是管理者也是參與者，其素質(zhì)和專業(yè)能力的高低直接關(guān)系到檔案管理的科學(xué)化水平。在當(dāng)前的形勢下，為了進一步提高檔案管理的科學(xué)化水平，必須不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，可以從檔案管理人員隊伍方面著手，通過引入大量專業(yè)的管理人才，使人員結(jié)構(gòu)更加合理。其次，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強對在職人員的培訓(xùn)，采用各種不同的培訓(xùn)方式，如外派學(xué)習(xí)、對外交流等，完善檔案管理人員的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，提升其技能水平。同時，要確保培訓(xùn)內(nèi)容的全面性和系統(tǒng)性，不但要涉及與檔案管理信息化有關(guān)的內(nèi)容，還要包括與檔案管理工作相關(guān)的內(nèi)容，如國家現(xiàn)行的法律法規(guī)及政策、行業(yè)內(nèi)部標準等。再次，應(yīng)完善管理人員考核制度，從而使檔案管理工作更加規(guī)范，讓所有的管理人員始終保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，及時、高效地完成檔案管理的相關(guān)工作。
3.2 積極轉(zhuǎn)變思想觀念
轉(zhuǎn)變思想觀念是檔案管理科學(xué)化水平提升的根本保障。現(xiàn)階段，檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的手工操作向先進的計算機管理轉(zhuǎn)變，從而使工作效率和管理水平獲得了顯著提升。因此，檔案管理人員要認清形勢，打破傳統(tǒng)守舊的管理觀念，轉(zhuǎn)變墨守成規(guī)的思想，運用全新的管理方式和方法，推動檔案管理工作向科學(xué)化方向發(fā)展，使檔案資料的價值得以充分體現(xiàn)。
3.3 更新管理方式
長期以來，檔案管理方式均是以館藏型為主，檔案保管是工作的核心內(nèi)容，雖然這種管理方式也有一定的可取之處，但卻無法滿足檔案管理科學(xué)化的要求，為此，必須對管理方式和方法進行更新。對檔案信息的利用是當(dāng)前檔案管理的主要目標之一，應(yīng)當(dāng)采取利用型的管理方式，發(fā)揮檔案資料的價值，實現(xiàn)資源共享，為檔案使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。此外，各類檔案資源均應(yīng)從原本量的積累向質(zhì)的提高轉(zhuǎn)變，這樣才能最大限度地發(fā)揮出檔案的使用價值。
3.4 完善管理制度體系
檔案管理制度體系的完善是實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化目標的基本保障，這要求各單位制定完善的檔案管理責(zé)任制，進一步明確檔案管理人員的職責(zé)，做好本職工作。同時要從全局到局部兩方面把握，完善相關(guān)規(guī)章制度，如在人事方面應(yīng)制定績效考核制度，做到優(yōu)獎劣罰，以調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。此外，還應(yīng)針對行業(yè)內(nèi)的運行管理構(gòu)建相應(yīng)的規(guī)章制度，并從立法的角度約束檔案管理科學(xué)化的工作方法，規(guī)范管理人員的行為。
4 結(jié) 語
檔案管理是一項較為復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，想要做好這項工作就必須不斷提高檔案管理的科學(xué)化水平，通過提升人員素質(zhì)，轉(zhuǎn)變思想觀念，完善制度體系和更新管理方式等途徑，不但能夠為檔案管理科學(xué)化目標的實現(xiàn)提供保障，而且還能使檔案的價值得以最大限度的發(fā)揮，這對于促進我國檔案事業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展意義重大。
主要參考文獻
[1]徐麗.淺談當(dāng)前檔案管理的存在問題及對策[J].湖北電視廣播學(xué)院，2012（11）：119-124.
