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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案歸納方法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1 傳統會計檔案特點
傳統會計檔案主要以紙質形式呈現，進行會計數據的記錄、核算和管理，一般包括會計憑證、賬簿、會計報表等會計核算資料， 用于記錄和反映單位的資金流來源、流向和其運營情況。 傳統檔案材料對真實性、可靠性、時序性等要求程度高，不可隨意變更、打亂，反映信息更加直觀、憑證一般為原始文件， 有助于會計檔案使用人員第一時間了解和掌握會計財務信息，是會計部門常用的一種檔案管理方式。 但傳統會計檔案本身也存在著缺點與不足，具體表現為紙質形式檔案在時間和空間上局限性大，查閱時受時空影響，導致使用者無法在第一時間在任意地點查閱會計檔案； 而且傳統會計檔案的儲存工作較為繁瑣，不僅需要按照時間順序管理，還要注意防止紙質資料遭受破壞，耗費大量的人力、物力和財力。
2 電算化會計檔案特點
電算化會計檔案是由當前網絡信息技術的發展催生的，具有高效性和實時性，科技程度高，對會計人員的職業水平和電腦技術水平要求高。電算化會計檔案不僅存有原有會計檔案的相關內容，同時還涵蓋相應的存儲系統軟件、財務會計文檔與會計程序內容。電算化會計檔案的存儲形式以電子形式（磁盤或光盤存儲）為主，輔助打印的紙質形式，存儲形式多樣化，也可利用電腦硬盤、軟盤等存儲介質進行數據備份， 存儲環境需要注意電子干擾的影響。 電算化會計檔案可以通過計算機和軟件系統進行瀏覽傳輸，進行簡便快捷的數據分析，利于管理者掌握單位運營狀況、制定決策，且不受時空限制。電算化會計檔案在安全系數方面的要求水平是較高的，磁盤、硬盤等會很好的將數據進行存儲，并在依據相應技術方式的前提下對數據展開修改，且相關人員能夠通過網絡對會計檔案進行復制、瀏覽、修改、銷毀等，導致重要信息的外泄，信息安全性難以保障。 保存電算化會計檔案要求必須具備高強度的防火墻系統，防止電腦病毒和黑客的入侵，保障其安全性。
3 傳統會計檔案與電算化會計檔案管理比較
3.1 會計檔案的形成
傳統會計檔案與電算化會計檔案管理的差別是相對明顯的，主要的體現方面多是會計檔案的構成辦法與步驟內容。會計檔案的形成方式是二者最明顯、最根本的不同。 傳統會計檔案主要通過會計人員手寫登記憑證、賬簿，完成匯總材料，屬于紙質檔案。 而由于操作工具的變化，電算化會計檔案的形成主要通過計算機和會計管理軟件系統，由會計人員錄入財會信息，最終保存下來，形成會計檔案，智能化與人工化對比， 存在著本質區別。 在形成步驟方面，傳統會計檔案采用平行記賬方法，將原始憑證手工抄錄形成記賬憑證，再根據此憑證完成日常記賬和總賬目，匯總成年度報表， 所有這些表格即構成會計檔案。 電算化會計檔案的形成采用集中處理方法，通過會計軟件系統輸入、輸出、存儲、備份數據，四個步驟環環相扣，輸入數據即將原始憑證錄入系統， 輸出數據就是將系統錄入的數據進行打印，存儲數據將數據保存到存儲介質上，備份數據則定期將數據復制存放，保障信息安全。
3.2 會計檔案的歸納
因為會計檔案在形成辦法與步驟方式方面存在差別，使得兩者在對工作進行歸納時同樣會使用或出現不同的內容。傳統會計檔案歸檔時將原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表等歸納整理，而電算化會計檔案歸納管理時除了將打印的上述紙質材料歸檔外， 還需要對系統核算的軟件、硬件材料進行歸納。 首先要對軟件的質量進行把關，不合格者進行重置或維護處理，防止軟件問題導致數據丟失和可靠性下降。 其次收集軟件系統的開發資料和維護資料。 開發資料指系統開發中的系統說明書、程序設計資料、測試報告、手冊等，有助于系統地理解和運用，維護資料則涉及維護指南、規劃等。 而且在檔案歸納中要將存儲數據信息的磁盤、光盤等介質進行電子標示和設置外部標簽，按時間順序歸檔，防止出現混亂，影響會計檔案管理質量。
3.3 會計檔案的管理方式
傳統會計檔案管理方式主要人工管理紙質材料的收集、整理和儲存，管理時需要注意檔案的時間順序，分類分時排列，同時關注儲存環境條件， 防止潮濕等條件造成Y料的損毀丟失。 電算化會計檔案管理方式則偏向智能化，由于電子文件對計算機和存儲設備要求高，因此對耐久性問題需要加以考慮，管理時不僅要注意設備問題， 還要提防網絡病毒和黑客等網絡犯罪手段，一旦出現此類問題，財務信息就將遭到泄漏、損壞。 因此在檔案管理中應定時查毒、殺毒，保障檔案的安全性。
4 結束語
總之，信息技術的進步推動了會計電算化技術的產生和發展，會計電算化檔案管理逐漸取代了傳統紙質化會計檔案管理。傳統會計檔案和電算化會計檔案特點鮮明，前者簡明直觀，時空性差；后者實時性好，管理難度高。 二者在會計檔案的形成、歸納和管理方式方面存在著諸多差異，必須加以明確，以便于會計檔案管理工作的順利進行。
參考文獻
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[2] 王慶東.傳統會計檔案與電算化會計檔案的比較研究[J].蘭臺世界， 2014（1）：60-61.
[關鍵詞]高校信息；檔案管理；信息一體化
[中圖分類號]G640 [文獻標識碼]A [文章編號]1671-5918（2016）02-0026-02
將高校信息規整到一起并且能保證信息檔案一體化是高校信息檔案管理的重點。高校檔案一體化的提出，對檔案的管理觀念，方法，手段都產生了深遠的影響。在高校的日常發展中，高校是一個以人才培養為基礎的現代化非盈利性教學機構，其主要目的是培養人才。實施檔案信息合理，可以有序的將數據排布而且能夠正確整齊歸檔，并實現對數據的有效性分析。計算機的出現實現了高校檔案管理網絡化的具體目標。為高校實行文檔一體化提供了技術支持。
一、實施高校檔案管理信息一體化的主要目的
（一）高校檔案管理的現狀
高校檔案管理一般都是利用一般常規的方法進行管理，如同圖書管理一樣，將其按照一定的順序進行存放，比如說建立固定的文件夾，進行標注，然后每一年的信息都要定期的進行更新，工作量大。要找到規律，查找信息，進行具體的總結歸納時則相當費力。檔案管理人員壓力較大，效率比較低，容易出現較大的差錯。一般情況下，不容易找到數據，數據的整理比較困難，而且，數據庫的整體傳播能力較差，沒有具體的手段進行廣泛的傳播，應該說只是一種人為的管理水平。如今已經是進入信息時代，信息化的管理檔案可以大大提高工作效率。高校中，檔案管理涉及到的部門和方向有很多，數據庫的經過的地方也很多，運用信息化的模式以最快捷的方法進行整理、傳播、分析，匯總，從而提高檔案管理的效率。
（二）高校檔案信息化管理的目的
在高校圖書館中，常常會用信息一體化總結管理模式，將圖書進行整體性進行一體化管理，這樣的方法使整理圖書信息工作變得簡單快捷和方便。所以，在高校檔案管理過程中也可以采取這種信息一體化的檔案管理模式。信息一體化檔案管理的主要目的其一是為了進行更好的檔案管理，而且是為了保護檔案資料，提高檔案利用率。在各大高校中，檔案資料都是很重要的，而且一般處于保密的情況。所以，在檔案管理中，尤其是進行網絡管理，應該找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高檔案利用率。檔案雖然是各大高校中的機密文件，但是，檔案利用率也是檔案管理的好壞的一種標志。在存儲之后一旦需要哪個檔案，看到檔案的利用率另外就是在尋找過程中的效率，這些都是在檔案整理過程中應該提高和注意的地方。總而言之，說到高校的檔案管理信息一體化，就是要在已知的檔案信息中進行總結歸納，可以進行網上信息總結，然后，將總結的過程進行具體的分類，但是要保證將所有的檔案進行一體化，建立一個關聯網，每一個分類都要有規律和聯系。在日常高校的管理中，一個高校有很多的學院，每一個學院又有很多的教職工和學生，另外學院在發展過程中都會建立自己學院的檔案，這時，就應該在分類中運用信息技術開發檔案信息資源，可以引入新的檔案管理理論，方法和原則。比如說在高校中的管理機構的職能與檔案工作體制的變化，這些具體的問題也都要在檔案整理的過程中進行具體的信息改變和總結。除此之外，各大高校的工作學習研究的方向重點也各有不同，但對檔案有效整理，減少檔案漏編或者錯編的情況出現的目的都是相同的。
二、實行高校檔案管理信息一體化的方法
（一）進行高校的抽樣調查
說到抽樣調查，這一點是十分必要的。高校本來就是一個大集體，這一個集體是由我們很多學生和教職工人員一起組成的。所以，應該深入進他們中間了解各自的不同情況。學生就是一個大集體，應該走訪不同學院，調查了解他們平時的生活和學習情況。找到他們中間的不同點和相同點進行總結，并且調查平時的上課情況，了解高校學生的日常情況。其實這是檔案調查分析整理的一個重要前提。另外，教職工人員也是一個很重要的群體。對教職工進行抽樣調查，問詢他們的日常上課情況。了解他們的工作情況，從檔案的一些基本信息做調查。以上都可以在網上進行。抽樣調查具有很大的優點，有經濟性，時效性，準確性和靈活性。它可以解決全面調查很難解決的問題，補充和訂正全面調查的結果，另外，在高校中進行全面調查實現的可能性很小，所以抽樣調查會有一定的根據性。還能對整體的情況進行某種總結和假設進行檢測。簡單的說就是用抽樣的方法代表了整體的情況。這樣的抽樣結果可以從檔案中找到抽樣的正確性，也就可以算出準確率。然后就會從檔案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和檢查。
（二）采取自動化檔案管理模式措施
在高校檔案管理的過程中，計算機的網絡應用于教學管理，科研管理，學籍管理，人事管理，財務管理各個領域。因為檔案管理的復雜性，所以進行網絡或者計算機的管理，極大的提高工作效率。而且，因為過去的檔案管理都是屬于一種比較復雜的紙質化書寫整理，在整理過程中就比較復雜，而計算機整理簡化了原本繁瑣的過程。自動化管理模式就是因為采取了計算機的計算整理模式。利用這種方法，首先實現了信息存儲檢索，以及數據的處理的自動化，整理檔案管理員可以在計算機上制定一個線性曲線，然后將數據輸入，隨著數據的大量涌入，數據的曲線圖會自動生成，一旦出現波動計算機可以自動通過比對實現數據分析，然后直接輸出可以利用的檔案文件，這樣減輕了檔案數據的調動和磨損，提高了高校中檔案的利用率。這種方法應該說是實現信息一體化的前提，增加了以后檔案管理的便捷性。現在社會中的主要辦公模式已經逐漸從傳統化進入了自動化，因為自動化的工作模式不僅可以減輕工作量，而且在提高工作效率的同時也不會忽視工作質量。所以相信在未來的工作過程中，高校也會不斷的借鑒這種工作模式，不斷的進行優化。
（三）在檔案管理的軟件上實施工作統一性
在自動化進行的同時，計算機在整理檔案的過程中，往往會出現工作過程中計算機機器的系統不同，或者是系統的計算方式有差異，在這種情況下，就會出現上下界面中的數據出現對不上，無法統一的情況。所以，即使使用現代自動化的管理手段，一樣不會有速率上的提升。相反，要在工作的過程中尋找簡潔的工作方法。在工作的過程中，應該在檔案管理的過程中計算機整理時要保證軟件的統一性，軟件統一如何實施，應該根據高校的檔案放置的不同方式，根據檔案的所屬性質進行具體的分類，將檔案放在不同的文件夾內，另外根據這些不同的文件夾進行總結數據，對數據進行分別的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函數曲線，找規律，確定影響檔案管理的因素。最重要的是確定影響因素的輕重，如果檔案管理的過程中影響程度比較輕，就可以根據具體的情況進行細節的調整，如果影響的情況比較嚴重，就要從前后的問題進行控制分析，找到出現這些問題的原因所在，還有在檔案管理過程中，一定要確定安全性，不能在管理過程中出現安全性的問題。所以在計算機中進行，要確保軟件的安全性，防止病毒的出現。減少數據庫的紕漏。并根據實際情況，對軟件進行定期的排查更新，找到最先進的方法。進行最快捷的計算。減少檔案管理的過程中數據錯誤的可能性。
三、高校檔案管理信息一體化的重要性
高校的檔案管理一體化，其實主要應用的方法就是利用計算機進行檔案的管理，利用計算機的特殊軟件進行檔案管理，另外，必要時還能夠在網絡上找到檔案整理的合理方法，一般高校中，因為院系都有不同的特點，所以會根據不同的院系，將數據進行有效的分類，然后根據分類進行歸納，制作表格，制作圖像，找到數據變化規律，另外，可以將數據放在具體的文件夾中分類，然后必要的時候可以減少數據尋找的時間，增加了數據的整理效率。另外，除了這些特點，信息一體化還有一些原有的檔案管理沒有的特點，其一就是在整理過程中將信息統一進行匯總總結可以建立一個關系網，增加高校中各大學院之間的聯系性，這個方法還能將學院之間進行對比，找到各個學院之間檔案管理的優點和不足，這樣可以便于學院之間的學習和改正。第二就是可以在高校工作的時候實現業務的規范性。因為在檔案管理中要投入大量的人力物力，而且要花費大量的時間進行檔案的管理。所以為了減輕檔案管理的負擔要進行字體合適等必要地方的統一規范。這樣一來，就會在整體的歸納過程中有了一個簡單的控制過程，可以通過數字的比對檢查數據。最后，在檔案管理中信息一體化增加了高校人員的團結性和信任感。因為，檔案管理信息一體化，同學和教職工人員都會統一積極的進行培訓，找到信息一體化的具體方法。高校的凝聚力就會得到更好的發揮。
關鍵詞：人事檔案；管理；重要性；創新思考
一、人事檔案管理的重要性
干部人事檔案管理可以將工作人員的能力水平、工作經歷和工作年限分為不同等級，以便后期工作人員的提拔任用和轉掉提供參考價值。除此之外，對人事檔案進行科學化與規范化的整理和歸納也有利于促進工作人員工作積極性的提高，工作人員可以參考自己在檔案中的位置來判斷自己近段時間工作狀況，以及在后期工作中要改進的地方。干部人事檔案主要包括工作人員的工作能力、生平經歷、學歷水平、工作履歷以及政治身份等，其中較為重要的是工作人員的學歷水平和工作經驗，工作人員升調的參考標準最重要的是工作人員有過硬的專業知識水平。總而言之，人事檔案包括個人的所有資料，為后期工作人員的調動以及升級提供參考。除此之外，做好人事檔案管理工作有利于公司把握工作細節，提升工作的效率，為人事部的調用提供參考依據。
二、人事檔案管理存在的問題
（一）對干部人事檔案管理工作重視程度低
在目前的工作領域中，許多高層人士的管理工作人員不重視對干部人事檔案管理這一領域，通常是面試者通過面試及其他一系列相關的工作面試考核進入到工作崗位后，將其工作人員的資料進行完善，但并沒有后期對所有工作人員的資料進行整理與歸納，這樣就缺乏工作人員之間的競爭與對比，因此，從這一方面來說工作人員的工作積極性有所降低。另一方面，由于工作人員工作較忙，休息時間較少，因此，相關工作人員缺乏精力和時間去對工作人員的檔案進行整理和歸納。綜合各種因素，大部分公司疏于對干部人事檔案工作的管理。
（二）干部人事檔案歸納及查閱率不高
工作人員的檔案一般都是由相關工作部門進行管理和歸納，且一般存檔于公司總部，因此造成在某些特殊情況是需要調用工作人員的檔案時，由于地點、時間和空間上的不便，從而使得調用檔案效率低下，這也是干部人事檔案查閱率不高的原因之一。除此之外，管理人事檔案的相關工作部門由于對這一領域重視程度較低，存在工作人員不認真對檔案進行歸納與整理、許多新上任的工作人員檔案沒有得到及時的存檔與更新、辭職員工的信息沒有刪除等，因此，則會造成檔案狀態較為混亂。此外當需要調用工作人員的檔案時需要經過一道道工作審批與審核，這使得相關工作人員不能及時查到工作人員的檔案。這也是影響人事檔案查閱率不高的重要原因之一。
（三）干部人事檔案管理考核制度不完善
每個公司都會對員工建立績效工作考核制度，其根本目的是為了提高公司工作人員的工作效率以及工作積極性。在公司內的工作人員的績效考核制度中，人事檔案管理方面所占比重較低，因此也造成相關工作領域人員對人事檔案管理工作出現懈怠的心理。干部人事檔案管理考核制度的不完善受到各方面因素的影響，找其根本原因還是由于企業對干部人事檔案管理工作重視程度不高所以造成后期的一系列問題。
三、加強人事檔案規范化管理的對策
（一）提高高層工作人員對人事檔案管理的重視程度
從根本上提高企業干部人事檔案管理工作的效率必須要提高對干部人事管理工作的重視程度。只有相關工作人員對干部人事檔案管理的意識有所提升才能采取相關有效措施，比如可以篩選工作能力較強、工作態度認真和專業化水平較高的綜合人才，使他們從事于干部人事檔案管理工作領域。當公司領導足夠重視干部人事檔案的工作領域時，才能投入到更多的人力、物力、財力以及時間和精力去促進這一領域的進步與發展。除此之外，提高高層工作人員對人事檔案管理重視程度的根本方法是加強宣傳力度，通過娛樂媒體的作用使得企業加強對此領域的重視程度。
（二）強化干部人事檔案管理的信息化建設
干部人事檔案查閱率低下的一個重要原因是信息不暢通，因此在干部人事檔案管理工作領域應當納入現代信息化的建設，實現全網能夠查詢工作人員的檔案。但為了避免泄露工作人員信息及檔案，應當在公司的電腦系統中納入人力資源管理軟件，并設置專門的網站，使得相關工作人員擁有密碼才能登陸信息管理系統進行查詢。通過信息化建設實現對干部人事檔案的科學有效管理、能夠方便相關工作人員實時實地進行查詢，極大的極高了工作的效率。但是需要重視的是，相關工作領域人員應當確保工作人員檔案信息的準確性，這樣工作人員檔案的查詢和檔案的存在才有其意義。
四、結語
加強干部人事檔案規范化的對策還包括加強制度建設與績效考核、加強專業培訓，提升人事檔案開發利用能力等措施。在所有的措施中其中最重要的就是提高公司對干部人事檔案管理的重視程度，只有對其有足夠的重視程度才能夠實施配套措施，以便促進干部人事檔案管理工作領域的進步。
參考文獻：
[1]李曉玲.淺議流動人員人事檔案信息化建設[J].辦公室業務,2016(8).
一、公路工程設計文件檔案管理工作要求明確
公路工程設計檔案管理工作是一項檔案管理學與公路工程技術緊密相關的的綜合業務，要求每一名從業人員不僅要具備檔案管理的基本知識與技能，還要了解一定的公路工程建設知識，熟悉公路工程過程，把握公路工程建設基本學科構成。
1、設計檔案管理工作首先是對存檔資料的全面搜集
設計檔案管理工作首先是將諸如規劃、路基路面設計、橋隧設計、機電設計、房建設計等多個生產部門分別設計的分散、凌亂、無序、大量的跨行業、分階段的設計文件，通過搜集、匯總、分析和歸納，形成按不同高速公路項目劃分、以項目可行性研究、初步設計、修正設計、施工圖設計為序的全過程、完整、系列設計文件存檔資料。檔案管理工作是對設計文件資源的整合過程，是為信息資源的利用提供基礎。
2、公路工程設計檔案其次要求存檔資料的有序性
公路工程設計工作有其鮮明顯著的設計發展脈絡與周期，但是項目從立項、建設到養護歷時長，不同項目、不同部門間設計工作交叉多，給設計資料搜集、整理、存檔工作帶來了相當大難度，特別是項目建設階段與養護階段間隔時間長，直接影響著公路工程設計檔案管理工作質量。
3、公路工程設計檔案管理加工、整理和分析
通過認真梳理、分析、歸納等檔案管理工作手段，各項目資料由無序變有序，變得脈絡清晰、系統完備。系統、全面的資料，更便于我們設計人員分析設計工作的得失，通過橫向、縱向不同項目或類似項目檔案資料的對比，及時查找和彌補不足，改進后續設計工作。
二、提高公路工程設計檔案管理工作水平的方法與途徑
檔案管理工作不應局限于簡單存檔，如何更有效地發揮檔案信息資源作用，進一步促進設計生產工作，是一名合格的檔案工作者應該時刻思索的問題，也是貫穿于我們工作的主線。
1、加強知識更新，確保檔案管理工作的科學性
做好檔案管理工作，不僅僅要熟練掌握檔案學相關知識，更要根據自己管理的相關專業檔案內容，熟悉、了解一定的專業技術知識。針對公路工程設計檔案管理，公路有關專業諸如路線設計、路基路面設計、橋隧設計以及交通工程安全設施等知識，檔案管理人員應該有所涉獵與把握，這樣我們對檔案資料的搜集才會更加完備，歸納才能更加系統，分析整理才能更加科學。
2、提升管理工作的積極性和主動性，確保檔案管理工作質量
檔案管理工作是一項嚴謹近于枯燥的基礎性工作，是一項管理性、服務性的工作，平凡但不平庸的工作。認識檔案工作意義，提升每一位檔案管理人員對工作的積極性、主動性是確保檔案管理工作質量的必由之徑。作為一名檔案工作人員，我們必須認識到，檔案管理工作不是孤立的，而是各項社會工作中不可缺少的組成部分。我們可以通過提供檔案信息為社會實踐服務，我們不能改寫歷史，但是我們在記錄歷史，我們可以提供信息服務，提升他人創造歷史的能力。社會的進步，同樣體現了我們檔案人存在的價值；公路工程設計水平的飛躍，同樣凝聚了我們公路工程設計檔案管理人員的汗水與付出。
3、提升檔案管理工作科技含量，充分發揮檔案信息服務作用
一、3部曲10步法基層檔案集成管理模式的概念
所謂檔案集成管理，是指運用集成思想來指導檔案管理實踐，將各種管理方法、手段、工具等資源要素有機地納入到管理視野之中，綜合運用文學、美學、檔案學、管理學、計算機網絡等交叉學科理論知識的創造性融合。檔案集成管理是以全新視角建立起的多元化基層檔案管理模式，可以變被動管理為主動管理，最大限度地發揮服務功能。
集成管理模式的3部曲10步法是以檔案學原理為理論基礎而研究創設的。3部曲，即由建立體系、編研文獻、數字網絡三部分組成；10步法是指規范制度、搭建構架、建立盒號、收集分類、編輯目錄、統計數據、撰寫概況、設計裝訂上架、數字群庫、網絡檢索十項工作步驟。
二、3部曲10步法基層檔案集成管理模式的內涵
第一部曲：建立體系。建立系統化、規范化、標準化的制度是基層檔案管理走出雜亂無序，進入新型現代化管理的前提。其模式內容包括：規范制度、搭建構架、建立盒號三步法。
1.規范制度首先應根據檔案分類法，對本單位基層所產生的材料作全面梳理，為檔案管理制度的出臺提供依據。中國計量學院的《外國語學院文件資料管理制度匯編》就是在數年的實踐基礎上集成的。同時，另設各體系的構架、歸檔范圍、檔案工作領導職責、兼職檔案員職責、檔案室安全保密制度等附件。而各個子體系又可以對文件制度補充，形成層層落實的較完善的目標管理系統。如試卷規范管理、試卷歸檔質量檢查、教案講稿的編寫及管理等作為教學檔案管理制度的補充。如此，檔案管理有章可循，分門別類，歸檔有序，查閱方便。
2.搭建構架 制度是體系的目，而構架則是體系的綱。制度規范為檔案管理提供了有力保障，體系構架則為后續的收集、歸類等工作起到重要引導作用。例如：高校院系教學檔案體系主要是由綜合管理、學科專業實驗室、教學與實踐、教材、學籍管理、畢業生工作等6大板塊構成，下設數十個材料項目的金字塔式結構體系。此外，還可以搭建科研、黨政等檔案管理體系構架，形成系統的網絡化管理。
3.建立盒號建立盒號是體系構架管理的具體體現。根據檔案管理體系，中國計量學院外國語分院創造性地在盒背上研制出系列盒號。例如：教學檔案的6個體系，可在檔案盒的脊背上設置編號：JX1至JX6。再依據教學實際情況設若干子項目，例：JX1-1等；由此排序分層次制作。然后根據規范要求對收集的教學文件資料等分類歸檔。
第二部曲：編研文獻。編研文獻是提煉檔案內涵的一項艱辛且有價值的勞動，也是系統開發檔案的重要手段。將工作中產生的材料，經過系統開發整理、分類、提煉，編輯成檔案系列匯編為工作服務，可以提高檔案利用價值。中國計量學院外國語學院在開展編研工作中總結出了收集分類、編輯目錄、統計數據、撰寫概況、設計裝訂上架五步法。
1.收集分類收集是編研的基礎，材料質量又體現著檔案價值。因此嚴把收集素材的質量，關注管理過程，才能為提煉高質量有價值的資料匯編奠定基礎。
首先要全面了解、研究基層管理的內容，堅持“三納入”、“四同步”的歸檔原則；其次要大力宣傳，鼓勵大家參與檔案建設，跟蹤材料的產生；第三要按照檔案體系制作的檔案盒，每學期將收集文件資料存放盒內，做到齊全規范；最后對收集的材料進行二次分類整理，為目錄編輯做好準備。
2.編輯目錄目錄檢索包含了二次分類方法，是編纂檔案匯編的主要工作，要求突出材料的主題、內容。目錄分為表格型――專題單行本和主題型――綜合合訂本。
3.統計數據以表格形式設計，主要體現檔案的編碼、數量頁碼、材料的特性（關鍵詞）三方面內容。分為子數據、總數據、主數據3個層次的統計。如：教學與實踐體系中的“教學日歷”數據統計由序號、學期、部門、任課教師人數、開課門數、份數、頁數、負責人等方面設計每學期的子數據，然后對該體系所有的材料項目進行匯總統計，最后統計教學檔案6個體系的主數據。
4.撰寫概況編輯撰寫是提煉檔案材料的“二度創作”，也是檔案開發成精品的最高境界。由概況―概述―綜述，從低到高，呈金字塔式的層層編寫，其方法各有不同。
概況撰寫主要對象是子體系的材料項目，對材料的提煉主要由材料的性質、意義、作用、工作的規范情況，材料收集入庫情況以及數據的簡介三大塊內容組成。概述撰寫要求對每個體系的材料項目進行綜合歸納總結，一是緊密結合本單位大環境與本部門的工作情況，二是材料存檔情況。例如：“教學與實踐”是教學檔案體系的核心和主體。編研總體要了解反映整個教學環節的運作過程，從教學計劃到畢業設計，認真解讀，歸類提煉，編纂突出重點，突出效果。綜述撰寫要求綜合歸納各項子體系的特點，對子體系的各項概述進行提煉總結，概括建立體系的意義和作用，材料項目的總體情況，介紹并闡述建立體系的理念、目的、方法等。
5.設計裝訂上架 這部分工作主要分為材料的排序、確定頁碼、設計封面和扉頁、裝訂、歸盒上架等環節。
此外，還可以根據管理需求，確定主題，提煉內涵，編纂富有特色的專題文獻。
第三部曲：數字網絡。數字網絡建設是各項管理進入現代化管理的主要途徑，為提高管理工作的效率和信息打開了方便之門。借用數字網絡對檔案進行系統管理，使之產生“信息互動”，而形成的動態開放的管理模式又為基層檔案工作注入了新的活力。主要方法：數字群庫和網絡檢索。
1.數字群庫 建立富有特色的檔案電子群庫作為紙質副本是現代化管理的必然。在檔案體系的構架下，建立檔案電子群庫，由眾多數據庫匯聚成一體，編纂數字檔案。例如：教學檔案庫、科研檔案庫、黨政檔案庫等，然后根據各大類的總庫，建立子數據庫，要求分類明晰，涵蓋面廣，方便利用。
2.網絡檢索運用網站系統軟件注入條目，建立一整套科學的檔案信息檢索體系。例如：通過學校OA網站對所有檔案的條目進行數字化管理，按體系的編號輸入所有檔案的目錄、條文。隨時可以查到材料的條目及出處，根據需要查找原文的數據庫。同時建立分院“檔案在線”網頁，按體系制作模塊，然后將可以公開的檔案資料不定時地存入增添。還可以確立主題編纂，在網上舉辦教學科研成果展，名師介紹等。此系統從不同角度揭示館藏信息資源，查閱便捷，提高了訪問率，達到資源共享的服務。
關鍵詞：檔案管理;科學化水平;有效途徑
隨著計算機的普及，科技與人們的生活已經變得息息相關。檔案是國家和社會的信息資源，檔案管理是對信息資源整理歸納并且提供利用服務，也是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案管理工作逐年發展已經有了一定的規模化，但是時代在進步，在新時代的推進下，檔案管理人員需要開展人性化、現代化、科學化的工作。
一、檔案管理發展現狀
（一）檔案管理制度不完善
我國檔案管理工作目前并沒有統一的規劃和標準，這也造成了檔案管理的隨意性。現有的檔案管理制度只規范了大面積的工作范圍，在很多細節上并沒有做出明確的規定，特別是一些基層單位的檔案管理，嚴重缺乏統一的標準和質量要求。檔案管理制度并沒有責任追究和獎勵懲罰制度。檔案數據是龐雜而又繁多的，沒有完善的管理制度很容易造成檔案丟失，檔案無秩序擺放，在使用時常常因為查找而耽誤時間。基層單位甚至出現隨意篡改破壞檔案，這些都是檔案管理制度不完善造成的。
（二）檔案管理理念相對落后
人們對檔案管理工作的認知普遍為歸納、收集、整理、保管、統計等日常工作，認為檔案管理不產生直接的經濟效益，從而不重視。檔案管理工作也就變成了不丟失，不遺漏檔案數據，保證正常使用即可。因此，檔案管理工作者在工作上常常消極怠工，敷衍了事，企業領導也對此不重視，直接導致許多檔案管理工作仍然處于原始方法。檔案管理工作在進行管理的前提下要進行利用，但是我國檔案管理工作者的理念仍然處于‘藏匿’檔案，不懂加以利用，實現檔案的價值。各檔案管理機構也沒有很好的做到以用戶需要為導向。檔案管理機構之間的溝通合作也比較欠缺，這極大地影響了工作的效率也降低了檔案管理更好發展。
（三）檔案管理工作者的綜合素質較低
由于檔案是儲備信息資源的直接部門，在不斷發展的現今社會，檔案信息的更新替換是檔案管理的基本工作，因此，檔案管理人員需要具備較高的專業技能和良好的綜合素質。檔案管理人員的綜合素質直接導致了檔案信息質量的高低。我國檔案管理隊伍雖然有著穩定的發展，但是與科學化的發展相比較仍然落后。專業人士匱乏，部分從業人員文化程度較低，專業知識老化，計算機及外語水平不高，創新能力不強、思想觀念落后以及管理水平達不到進一步發展的要求，這些都降低了檔案管理工作效率，在新技術新方法的應用上也不能良好的掌握。極大地制約了檔案管理工作的創新與發展。
二、提高檔案管理科學化的有效途徑
（一）完善檔案管理制度體系
制度是管理一個企業員工最基本的法則，沒有制度的企業就如一盤散沙，出現問題時互相推卸責任。檔案管理制度體系是檔案管理工作的保障，只有完善檔案管理制度體系才能保證檔案數據的完整性和真實性。檔案管理制度需要針對細節制定，落實在每一項工作當中，并且在適時的同時加緊完善改進。其中獎懲制度需要明確規定，加大懲罰力度和提高獎勵，杜絕隨意篡改檔案信息，遺漏丟失信息，檔案管理雜亂等現象。責任追究也應當有明確的相關規定，杜絕推卸責任。檔案管理制度還需要一定的執行力，力圖不把檔案管理制度變成一紙空談，只做擺設而無用處。
（二）在檔案管理的理念上要不斷進行轉變
檔案管理工作者需要正視自己的工作內容，細致的服務。檔案管理工作者應該把‘死檔案’變成‘活檔案’。檔案不是用來擺放藏匿的，檔案的首要作用是在利用和服務。所以在收集檔案資料時要進行系統的整理、科學的分類、分主題的歸檔，并深入挖掘檔案價值。同時還要促進各檔案管理機構之間共享資源，更加系統全面便捷地為用戶提供服務。
（三）提高檔案管理信息化水平
一、電子檔案的特點
（1）電子檔案的內容、結構和儲存系統有著明顯的可分離性特點，電子檔案的內容一般都是以數碼列的加以儲存管理的，需要還原顯示時，必須借助電子計算機軟件及硬件平臺。
（2）軟件和硬件設備之間有著一定程度的依賴性，這種依賴性主要表現在電子文檔內容的形成以及處理都需要在計算機設備的支持下完成，如果沒有計算機等設備，電子檔案就無從形成和保存，更難以達到資源共享。
（3）不穩定性，電子文件都是以計算數字設備進行生成的。因此，工作人員制作、處理和傳輸過程中，每一個操作環節出現失誤或者是軟硬件出現問題，都會使電子文件受到損壞和丟失的現象發生。電子文檔修改過的電子檔案很難識別被更改的痕跡。
二、提高電子檔案管理水平的有效措施
1、加強對電子文件的收集電子文檔的收集工作是諸多環節中的第一項，也是做好電子檔案管理的的基礎環節。電子檔案的收集、積累以及各種要求與紙張檔案的管理有著明顯的差異，比如：草稿文件因其不具備正式文檔的資格，通常情況下是不做保留的。然而正是的電子文檔擁有全文信息內容自動檢索功能，有時需要保留修改過程中的信息，這也是一種收集過程。我們不僅要收集正式文件，還應該及時的和搜集整理具有輔助作用的文件，并標明文檔之間相應的關系，對此類電子文件應該加強管理。在收集和積累文件的過程中應該拷貝，以此來防止和避免當計算機系統發生意外情況時造成電子文檔的丟失。
2、加強對電子文檔的分類管理將電子文件經過認真的確認和整理后，將其從網絡存儲器或計算機存儲器中刻錄或拷貝到其他可脫機載體上，以便長期進行保存。當前，電子文檔的歸納保存應符合以下幾個要求：一是在歸納時間上，應以一年為限，將電子文檔的最終版本刻錄保存在存儲載體上，以便以后查閱方便。當前在網絡環境下，文件業務也大量增加，因此采取備份的方法更加迫切和重要，在備份工作中需注意盡量不要將原始文檔和所備份的文檔存儲在同一臺計算機上。二是，從數量上來看，為了保證文件的真實準確和可利用性，一般需要保存兩個版本，一套在單位檔案室存放，另一套可由相關科室進行保存，以確保真實、有效的使用。
3、建立健全電子文檔的管理制度電子文檔的管理可建立有效的核查制度，以確保能夠定期對文檔進行檢查，重點檢查文檔的歸納是否齊全、完整，文檔的相關手續是否齊全，是否符合相關規定等。并且由專人負責檔案的審核，保證不同來源的文檔能夠達到統一的格式和結構要求，以便規范管理。文檔數據的使用和交流要有規范統一的原則，盡量采用通用格式。對各個管理環節進行嚴格的規范化，保留對各個文檔的處理信息，不要任意刪除。
4、加強對電子文檔軟硬件設施的管理積極開發電子文檔的存儲途徑。辦公室作為檔案管理部門存儲設備要齊全，要定時定期的對軟硬件進行維護，如及時修補各種軟件存在的安全漏洞，對計算機上的病毒軟件和防火墻及時升級，以保證檔案資料上傳和下載過程中的安全性。而在硬件方面，要進一步加強和完善對計算機設備的管理和維護，強化防磁設備的維護，對于應該處理是機器應該及時的更換。
5、加大力度培養電子文檔管理方面的專業人員電子文檔管理專業人員是一個重要管理環節，相關工作人員必須具備計算機方面的基本技能以及文檔管理方面的各種知識儲備，要加大地現有檔案隊伍中的工作人員的培訓力度，如檔案管理知識培訓、數字通信技術培訓、計算機知識培訓等，提高檔案管理隊伍的人員綜合素質，改變人才匱乏的現狀。電子檔案管理上面臨真很多的問題，為了蒂娜子檔案管理的提高，要充分利用和發揮電子檔那的管理優勢，培養精通計算機技術檔案管理的專業人員，采取各種有效措施，努力提高電子檔案管理工作的效率和水平。
作者：蔡玲玲單位：哈爾濱市兒童福利院
檔案管理是黨政機關工作中的一項最基本的組成部分，包括檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、檢索、統計、利用等，是機關工作社會信息系統的基石。做好檔案工作，不僅對促進本單位工作具有積極的意義，更因其系統性、歸納性、歷史性對一個區域或一項工作具有深遠的影響。
“6S管理法”起源于日本，被譽為現代企業管理的經典之作，包括整理、整頓、清掃、清潔、素養、安全六要素（日語羅馬拼音均以“S”開頭，故簡稱“6S”）。“6S”管理主要是榱頌岣咝率、保證質量，使工作環境整潔有序、預防為主、保證安全，本職上就是一種執行力、強調紀律性的工作文化，能為其他管理活動提供優質的管理平臺。
現階段，檔案管理需要與時俱進，黨政機關引入現代工廠通行的“6S管理法”，傳統融入現代，二者辯證統一，具有高度契合性，注入新的理念，實現有機融合，必將極大地促進檔案管理工作的規范化、制度化、科學化。
二、黨政機關檔案管理的意義及存在問題
黨政機關檔案管理的重要意義，一是在于前文所述的“對于一個單位、一個區域或一項工作具有重要影響”，尤其是在當前機關工作千頭萬緒、涉及面廣、工作量大、政策性強的背景下，隨著檔案工作越來越被重視，檔案管理的規范化、制度化、科學化也愈發顯得重要。二是在于各類資源的信息儲備，通過對檔案的規范化管理，從而為今后工作留下重要的歷史依據，為領導決策提供豐富、準確、詳實的參考。三是通過檔案的科學性、規范性管理，將碎片式的歷史信息、文字資料、重要文件梳理歸納于一體，加以標準化、制度化，能夠衡量出一個單位各項工作的管理水平，提升自身形象。但傳統意義上的檔案管理，往往存在很多問題和不足。
（一）數量龐雜，分類不清。對于一個單位或一個系統而言，因其工作千枝萬節，檔案管理往往會形成海納百川之勢，可謂上面千條線、下面一根針。如果仍沿用過去的管理方法，將大批量的檔案簡單劃分后裝箱存檔，會對今后的調閱、查詢造成巨大的負擔，嚴重影響工作效率。因此，如何做到讓檔案的梳理、分類、歸檔更加科學化，如何更好地運用信息化手段，如何合理有效保存具有留存價值的實體檔案（如紀念章、獎杯、錦旗等），是今后需要認真考慮并加以解決的問題。
（二）制度缺失，流程不暢。這是檔案管理工作中存在的最大弊端，大多數單位的檔案工作，因其重視程度、工作力度等問題，只是形式上、程序化的簡單堆積、隨意擺放，究其原因是沒有對檔案形成嚴格成型的制度，沒有統一的標準，加之接收、歸檔、移交、借閱、保密、銷毀等流程不明確，很容易造成工作疏漏或遺失，給一個單位造成工作被動。
（三）人才不足、環境滯后。一方面，檔案管理是一項專業性較強的工作，需要長期工作才能做到對檔案了如指掌、分類把握。但很多單位沒有專業的隊伍、專業的人才、固定的崗位、固定的場所，且人員的流動性較強，長此以往便難以保障檔案管理的標準化和延續性。同時，基礎條件投入不足，且很少有單位會嚴格按照《檔案館建筑設計規范》執行，面積過小，環境臟亂，安全隱患較多，缺乏硬件等等，都嚴重制約了檔案管理水平。
三、“6S管理法”在現代檔案管理中的應用
（一）整理――有留有棄、騰出空間，營造清爽氛圍。整理的過程實際上就是鑒別和判定檔案的價值，挑選出有價值的檔案交檔案機構保存，剔除無保存價值的檔案予以銷毀，是檔案管理中最重要也是難度最大的工作。因此，首先要進一步明確檔案室的歸檔范圍，重新清點和歸納所有現存的各類資料，除歸檔范圍之內的必需要件（要物）外，其余無用的、積壓的、暫存的檔案一律消除掉，以此最大程度地騰出空間、用活空間，打造清新舒爽、整潔干凈的環境。
（二）整頓――科學布局、標識管理，嚴格定位歸檔。首先要積極向上級大力爭取空間、硬件等方面的工作支持，保證足量的工作投入；其次要執行標識化管理，將所有文件及物品按照“五定”原則，即：定類、定點、定位、定冊、定柜后上架擺放和保管，同時按照“三級”原則，即：以上級、平級、下級為來源做好歸檔工作。第三要在條件允許的情況下實行信息化管理，收納文件隨時錄入電子化檢索系統。通過以上標識化管理、定位化擺放、信息化記錄，將有利于檔案工作效率的提高。
（三）清掃――清除垃圾、美化環境，務求干凈靚麗。無論是工作場所還是庫房專柜，干凈整潔的環境既有益快樂工作也有益于工作開展。一是全面清理打掃。檔案室實施整體大掃除，重點對檔案存放地點的各邊角和隱藏處進行定點清理。二是制定清掃標準，作為長期固定規范張貼在顯著位置。三要保障設備運行。鑒于檔案管理工作隨機性強、工作量大等因素，每日要隨時查看計算機、打印機、掃描儀、文件柜等設備是否正常運行，尤其是電子化存檔文件更要慎之又慎，避免數據遺失給檔案工作帶來的巨大損失。
（四）清潔――建章立制、貫徹到底，保持最佳狀態。在嚴格落實整理、整頓、清掃的基礎上，制定嚴格的工作制度和程序標準，并一以貫之地執行下去，使每個環節都有據可依、有章可循、有序推進。通過一系列規章制度的落實，讓標識和檔案碼更加明確、物品擺放井井有條、各類文件卷宗整齊劃一，從而更加便于檔案的管理、查詢和借閱，使檔案工作能夠始終維持良好運轉的狀態。
（五）安全――高度重視、消除隱患，確保萬無一失。檔案管理留存著大量的歷史文件和工作記錄，信息的安全性至關重要。因此，要牢固樹立“檔案工作是家事、檔案管理無小事”的思想，務求實現“三個零”目標，即：登記錄入零差錯、設備運行零故障、物品安全零風險。作為檔案管理員，尤其要嚴格對照《檔案館建筑設計規范》，確保檔案保管場所達到耐久、耐火、抗震標準，認真排查防潮與防水、防日光及紫外線照射、防塵與防污染、防蛀、防鼠與防盜等隱患，保證檔案文件的文本安全和信息安全。
（六）素養――養成習慣、明確流程，提高管理水平。檔案管理既是精細作業，也是系統工程，因此檔案管理員要更加注重從兩方面提升綜合素質和業務水平。一方面要堅持習慣養成，強化精細意識和工作執行力，并將過往形成的好習慣、好作風、好制度落實好、傳承好，形成人人依規辦事、工作簡潔明了的氛圍；另一方面要明確工作流程，結合工作崗位實際，重新梳理和細化檔案管理的接收、分類、立卷、歸檔、交接、整理、統計、借閱、保密、鑒定銷毀等流程，以嚴格的“過程控制”，保證檔案管理工作的順利開展。
四、結語
【關鍵詞】高校外語 外語檔案 管理
有效的外語檔案管理有利于整個高校管理的改善和優化升級。有效的外語檔案管理強調在全面整合高校外語檔案信息的基礎上，實現對歷史外語檔案信息的統籌分析和總結，有利于改善和優化整個高校管理體系。因此，高校不僅要重視外語管理工作，還要對外語管理工作進行全面的認識和提高管理能力。
一、高校外語管理工作的重要性
現況表明，外語檔案管理的工作在某些高校里得不到重視，存在外語檔案管理資源缺乏和外語管理方法不得當的弊端。具體不足有以下兩點：第一，高校外語管理檔案意識薄弱，不理解外語檔案管理作為高校管理的一部分是必須得到重視的；第二，外語檔案管理人員軟件條件不夠充足和專業，管理方式不得當。這都將嚴重影響到高校外語檔案的管理與發展。因此，我們必須要意識到高校外語管理工作的重要性。
1.外語檔案管理記錄的是高校外語教育發展史、外語教學活動史、外語科研活動和教學監察工作等方面的發展史。高校外語檔案管理是對高校的每個時期的工作與外語教師個人信息和工作經過等資料的保存，它如實記載了學校自創業來對于外語教育教學的發展經歷。在每年的校慶、教師節與讀書日等重要的節日舉行展覽與舉辦各種外語教學發展史，使學生能夠清楚的了解到學校外語的發展歷程，從而全面發揮高校外語檔案管理的作用。
2.外語檔案管理是高校質量的集中體現。高校在外語教學過程中，形成大量的外語教學經驗和教學管理的實踐基礎，并且進行總結，同時這些經驗也能在高校各個時期的發展過程中得到完全的體現。
3.外語檔案管理是高校現代化管理的必要工作。在管理時，要求和指導檔案管理工作人員能夠及時對來自高校各種外語工作的材料進行系統性地整理和歸類由于外語管理檔案的材料有行政年份、教學年份的分別，同時也有高校內與高校外的差別，也有教師與學生的不同，為此需要掌握可信的原始記錄和最新資料，并且保證錄入的信息準確無誤，進行有序的系統性管理，將各類不同時期、來源不同的外語檔案整理形成一個系統，有利于管理和利用。
二、高校外語檔案管理中的信息化
1.建立信息化外語管理資源。在構建信息化外語檔案管理的基礎上，全方位運用信息化的外語學習資源，其中可以囊括：強化優秀外語教學資源的發掘和使用，借鑒國外優秀數字化外語教學資源，開發網絡外語學習課程等，利用數字教學音像資源庫和現代信息技術，將外語教育電子資源進行網絡化存儲和一體化整合，幫助師生獲取寶貴廣泛的外語學習資料，實現資源最大化共享。
2.促進信息技術與外語教學整合。外語教師的信息技術水平從某方面來說，決定了信息技術與外語教學整合的水平。為此，外語教師則需要全面提升自身信息技術水平，改變教學觀念，完善教學方法，全面運用網絡和新媒體等信息化學習資源和手段進行外語教學，從而更好的促進學校外語檔案的管理工作，方便學校對于外語檔案分類與保存。還能夠幫助學生運用信息技術手段進行自主學習，增強對信息技術和新媒體的應用能力。
三、高校外語檔案管理包含的內容
1.高校外語教職工方面的管理。高校外語教職工可能來自于不同地區，學歷和素質水平不相同，教學方法各有千秋。每一個外語教職工都有屬于自己的一套教學心得，其中有利有弊，教職工之間進行相互探討，取長補短，將有利于學校外語教育教學的發展。為此，全面記錄每個外語教職工的文化背景、教學方法和教學心得將有利于高校外語檔案管理的工作。
2.高校學生方面的管理。年級的差異會導致學生外語水平的不同。同時，班級的不同也會影響整體外語水平的不同。外語教職工需要對自己管理的班級之間進行外語水平的總結，進行班級與班級之間的對比，查缺補漏，歸納出教學經驗。例如，上下兩個年級之間的外語水平是否會相差太懸殊，或者高年級的外語整體水平是否低于低年級的外語整體水平等等。經過討論后的結果上交至學校管理系統，完善高校外語檔案的管理。
3.高校管理階級方面的管理。學校應該完善各種檔案管理的規章制度，實行專人管理制度，確保外語檔案的連續性、完整性、系統性和利用率。加強檔案人員自身業務素質建設，一方面學習檔案專業理論知識；另一方面檔案信息化建設與學校信息化建設相統一，利用現代化信息技術提高檔案工作的實效性。且對一所高校而言，能否將外語檔案管理好關鍵在于領導是否重視。領導重視并善于利用檔案管理系統，做好外語檔案管理的基本工作。必定能在一定程度上影響全校的外語教職工，在日常的教學中養成歸納總結的好習慣。
總而言之，加強高校外語檔案管理工作是學校整體工作的重要組成部分， 外語檔案管理工作人員的總體素質必須要得到強化，無論是在硬件還是軟件方面，嚴格遵循外語檔案的借閱規章制度，及時做好外語檔案相關聯的保密工作，保證外語檔案的相對安全，圍繞學校整體工作，服務學校的教學與管理、校園文化建設、教職工和學生，做到外語檔案管理工作的科學化和高效標準化，充分發揮外語檔案工作的服務性作用，努力提高學校辦學質量。
關鍵詞：學習過程檔案 反思 學習者自主
一、引言
近二十年，國外語言學家對學習者自主進行了諸多的研究，學習者自主也因此越來越多地進入教師教育中，成為一個必不可少的組成部分，特別是許多二語或外語教師及研究者們已認識到加強學生的自主學習，幫助學生成為有效的自主學習者的重要意義。本課題研究的是將學習過程檔案融入英語專業本科“綜合英語”課程的有效性，探索通過學習過程檔案培養學生的反思意識，以達到幫助學生成為自主學習者的效果。
二、研究背景
1.學習過程檔案。學習過程檔案（以下簡稱學習檔案）是一種較新的評估方式，Hancock（1994）將其定義為學習者為了解自己的學習進展情況而建立的學習檔案，是學習者學習過程中各種材料的總匯，包括所完成的學習任務，如，讀書報告、創作的藝術品、集體項目中個人完成的部分，以及論文、詩歌等，也包括學習者對學習過程及成果的書面反思。
2.反思。一些研究者們將反思看作是一個自主的關鍵的心理成分，對學習過程進行有意識的反思是自主學習的一個明顯特點。Benson（2001）指出如果反思自然引發了學習者的行動，那么，反思也是反映學習中自主管理的一個關鍵的認知過程。然而，反思是一個復雜的概念，其引發學習者的行動可以被認為是學習者掌控學習管理的認知基礎。
三、建立學習檔案培養反思意識：本研究的意義
對于學習檔案與反思的關系方面的研究目前不多，這也是進行本研究的原因所在。通過研究得出建立學習檔案有三個主要作用：詳實記錄學習計劃、學習過程，及評估過程；有助于培養學習者的反思意識；從而達到加強學習者自主學習的目的。
四、研究問題
本研究提出以下兩個研究問題：
1.大學生在英語作為外語學習中對建立學習檔案持何態度和觀點？
2.學習檔案對于加強學生的英語學習有何利或弊？
五、研究方法
1.研究對象。研究對象是2005年進校的本科英語專業1個班的全體學生，共32人，其中：女生25人，男生7人。
2.研究步驟。研究者本人，即：本文作者，自2006年9月至2007年7月教授該班“綜合英語”課程，每周6小時，兩個學期實際上課周數均為18周。建立學習過程檔案的研究主要在第二學期實施。
⑴第一學期：在06-07學年秋季學期，“綜合英語3”課程仍延續以往的教法和評估辦法進行正常的教學，使用的教材是李觀儀主編、上海外語教育出版社出版的《新編英語教程》第三冊，該教材綜合了讀、寫、聽、說技能訓練于一門課中。該課程考核的總成績由三部分組成：平時成績（每單元單句漢譯英書面作業和課堂表現）占20%，考勤占10%，期終考試成績占70%。
⑵第二學期：在07年春季學期，“綜合英語4”使用的教材是同一主編和出版社的《新編英語教程》第四冊，與第三冊在編寫理念和結構上一樣，只是所選材料的題材和體裁有所變化，且難度有所加深。課堂教法仍和第一學期相同，但在評估辦法上進行了改革，學習檔案占20%，考勤占10%，期終考試成績占70%。
3.研究工具。用于本研究的問卷的第一部分采用的是由研究者本人改編并翻譯自Nae-Dong Yang設計的問卷（Yang, 2003），以調查學生對建立學習檔案的總的態度和看法，包括32個項目。
問卷的第二部分是兩個開放式問題，要求研究對象就建立學習檔案及其利和弊闡述自己的看法：(1). According to your experience what are your opinions about using portfolios? (2). According to your experience what are the advantages and disadvantages of using portfolios?
六、結果與討論
1.學生對建立學習過程檔案的看法。在2007年春季學期末實施的全班32個學生匿名答卷的問卷調查結果表明，大多數學生對建立學習檔案持肯定態度。從開放式問題1的答案中看到，他們認為建立學習檔案增加了他們使用英語的機會，迫使他們比以前花更多的時間練習聽、說、讀、寫技能，特別是閱讀和寫作，從而有效培養了他們的語感。一個學生寫道：“……使我不知不覺地養成了平常用英語思維的習慣，我現在課下使用英語的時間大大增加。”另一個學生寫道“過去基本上只在課堂上用英語，而且以課本為中心，學習較被動，現在課外及日常生活中也用英語，交流機會多了，視野開闊了。”多一半的同學都談到這種感受，認為建立學習檔案增加了他們接觸全真英語的機會，他們根據自己的興趣和水平，通過多種渠道自由選擇不同題材、體裁和深度的學習材料，既鞏固了自己的優勢，又彌補了不足。部分學生還感到建立學習檔案加強了他們自主管理學習的能力，同時，也提高了整理和歸納材料的能力，甚至藝術表現力。絕大多數學生一致認為這種做法有效地培養了他們的反思意識，不斷反思自己的學習策略、過程和結果，調整學習計劃和進程。一個學生寫到，“這樣的學習有目的、有針對性，知道自己每天在做什么，而不像從前那樣盲目和茫然。”
問卷調查第一部分的統計分析也證明了學生的肯定態度，93%以上的學生同意或完全同意11項“學習過程檔案使我能夠按照個人興趣選擇喜歡的閱讀和聽力材料”，87%以上的學生同意或完全同意27項“學習過程檔案使我認識到我的學習不僅局限于教室，可不受時間和地點的限制”，90%以上的學生選擇了同意或完全同意16項“學習過程檔案使我能按照自己的學習方式選擇制定計劃和學習英語”，84%的學生同意或完全同意5項“建學習過程檔案使我對每個階段的英語學習進行反思和評估”，87%的學生同意或完全同意30項“建學習過程檔案時，我有機會對本學期的英語學習進行反思”。
另外，大多數學生還認為學習檔案的展示和交流活動為他們提供了向同學學習的機會，加強了同學間的合作學習，共享學習資源，使他們更好地認識學習過程的多樣性，達到了共同提高英語水平的目的。全班學生同意或完全同意2項“學習過程檔案展示活動為我提供了向同學學習好的英語學習方法的機會”，有84%以上的學生同意或完全同意6項“學習過程檔案展示活動使我能和同學分享有益的英語學習資源”，81%以上的學生同意或完全同意14項“學習過程檔案能加強同學間的合作學習，使大家共同進步”。
2.學習檔案的利和弊。學生對問卷調查第一部分第二方面的15項選擇和第二部分開放式問題2的回答可歸納為：學習檔案真實地反映學生的學習進程和成果，幫助他們認識自己學習上的優勢和不足，更重要的是培養和加強他們元認知策略的運用，如：觀察和調控自己的學習，對自己的學習進行反思，管理和安排學習，培養他們自主學習的能力。
當然，學生們也指出了學習檔案的弊端所在，如費時，有84%以上的學生同意或完全同意3項“我花了很多時間建立學習過程檔案”，認為整天忙于學習和建立檔案，時常感到負擔很重；有的學生懶于做而拖拉，或者短時間內集中完成甚至作假，沒有達到培養學生堅持常練習的學習習慣；有些學習過程（如：口語等）不易記入檔案，有些材料（如：聽力和口語）也不易收集，有81%以上的學生同意或完全同意23項“我認為有些材料（如：聽力和口語等）不容易收入學習過程檔案中”，所以部分同學的檔案里閱讀和寫作偏多，不能全面反映其學習方法和結果。
從期末全班平均成績（81.2）來看，比第一學期（78.97）增長了2.23。期末試題的題型和分值與“綜合英語3”一樣，但在難度上與教材一致。本研究不討論其他的相關變量因素，將在以后的研究中作深入細致的調查，單從成績上看，學生的英語水平得到提高，在和部分學生交談時，他們認為學習檔案無疑是一種有效的方法。
七、結語
學習檔案有利于加強學生間的合作學習，以及教師和學生間的交流和互動，激發學生學習英語的積極主動性和多維學習(Yang, 2003)。研究結果得出，雖然教學中融入學習檔案這一做法有一定的難度，但對教師和學生來說顯然利大于弊，大多數學生對其持肯定態度，只有6.3%的學生認為對學習沒有幫助。
為了提高效果，教師需要事先仔細合理地計劃和安排。首先，要向學生講清其意義，同時，要讓每個學生都明白如何具體運做，以及實施過程中會出現的問題和困難，并隨時準備幫助學生；其次，應該加強實施過程中的檢查和監督，可隨機抽查或定期多次開展學習檔案的展示交流活動；另外，建議和鼓勵學生在檔案里盡量收入多種材料，以全方位反映自己的學習過程和成果；最后，可根據實際情況和條件，在形式上考慮簡化對收入檔案的材料進行整理和歸納的要求，發揮學生的主觀能動性，減輕不必要的負擔，以提高學習效率。
由于樣本小、研究時間短，本研究結果只能作為今后研究的假設和基礎。此外，本課題還可以從以下兩方面繼續深入研究：一是學習過程檔案作為評估的一種手段，以及與傳統評估方式的比較；二是學習過程檔案與學生學習策略的關系。
參考文獻：
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（一）加強規范化計量
法律建設建議全國成立企業計量確認管理專業委員會，制訂規范化法律、法規要求，有利于企業設備管理得到更快速的發展。加強計量確認管理信息系統的安全與檢修措施，培育企業人員檢測計量法制意識，形成人人重視檢測計量工作的良好氛圍，自覺的拒絕使用檢測計量不準確的企業設備，確保在用強檢計量設備的量值準確可靠和企業服務質量不斷提高，維護客戶切身利益。
（二）建立企業計量確認制度
建立規章制度，指定主管人員，建立了檔案規章制度。收集強檢企業設備的資料，進行歸納建檔。一年一度的報檢，配合質量監督部門搞好年檢工作。其中強制性的一年一度的醫療強檢計量檢查要經過收集，歸納，上報，審批，年檢，歸檔等過程。對于特定企業，要根據計量設備量大、面廣、種類多等突出特點，建立以主管領導為組長的計量管理小組，地點設在設備科，設備科設專職計量員，各部分設一名兼職計量員，負責計量設備的管理和送檢，經常進行檢查監督，計量小組每半年召開一次會議總結經驗，商討下一步工作計劃。（三）加強計量管理的分類法要嚴格遵守《計量法》規定，對計量設備實行分類管理，即將計量設備按A、B、C三類管理，也就是在統管基礎上對計量設備分層次有重點地管理，這是實現計量設備有效管理的科學方法。屬強制檢定的計量設備實行A類管理，強制計量設備檢定周期的確定，由執行強制檢定的計量檢定機構根據計量檢定規程確定。B類計量設備的檢定周期不應超過檢定規程規定的最長周期。C類計量設備必須具有制造計量設備許可證標志和出廠檢定證書[7]。
二、企業開展計量確認工作應解決的問題
（一）建立計量流程管理體系
（1）計量設備的建賬：當計量系統新增計量設備時需要將新增設備的信息添加到計量檔案中。
（2）計量設備檔案信息的篩選和匯總：為滿足工作的需要。計量設備的信息需要被篩選和匯總成各種報表。供不同部門查詢和存檔。如部門當前在用計量設備清單、部門計量設備總賬、部門當年計量設備增減表、計量設備檢驗記錄清單、新增計量設備清單、報廢計量設備清單等。
（3）即將到期計量設備信息匯總清單：計量設備應按照一定的周期送到計量檢定部門檢校。因此計量設備的管理者應預先知道哪些設備即將到期。
（4）將待檢計量設備搜集起來，送到相關部門執行周期檢定。
（5）檢定結果處理：依據檢定機構返回的合格/不合格通知將設備區分開來。
（6）刪賬處理：將檢定不合格設備的信息從計量設備檔案中刪除。
（7）更新計量設備檔案。
（二）加強計量設備的維護管理
企業計量部門組織要運用科學的方法，了解客觀需求，在考慮經濟效益的同時，兼顧社會效益。減少建立計量標準的盲目性，進行建立計量標準的前期策劃。根據本單位的人力、資金、條件、管理水平、項目發展趨勢，從實際出發做出科學維護決策。同時政府也要加強計量監督檢查，加大對計量違法行為的查處力度。要加強計量誠信建設，引導行業自律。要加強輿論宣傳，充分動員各種新聞媒體，采取生動活潑的方式，向計量設備的使用單位普及計量的基礎知識。
一所高校的歷史是在建設、發展、改革進程中各方面成果的長期積累，是對學校歷史發展過程的真實、客觀的記錄。挖掘、管理校史不僅對于總結辦學規律，推進教學改革具有重要作用，還可以很好地梳理學校的發展歷程，傳承學校優秀的文化傳統和精神，服務于學校科學研究，實現人才培養的目標。
一、校史檔案及管理相關問題
“校史檔案”是以文字、聲像、實物等載體形式展現的關于“學校”這一組織歷史資料的記錄，它是有關學校歷史的具有一定價值和意義的信息記錄，在內容上包含了學校從建立到現在的發展歷史，主要有歷史沿革、辦學理念、校訓、學風警言、教風警言、對學校發展有重大影響的事件或活動、獲得的主要榮譽、取得的主要成就、歷任學校領導、杰出校友、學科建設、國際國內交流與合作等方面。
“檔案管理”是對收集的信息進行歸檔、存儲維護、鑒定和利用統計數據為相關組織或個人提供服務等活動的總稱，其目的就是為了方便檢索、利用，最終實現其應有價值和意義。“校史檔案管理”是學校相關管理人員對學校歷史發展的文字、影響等資料進行專業化管理，以便于對學校綜合改革與全面發展過程中提供重要參考。
高校的校史檔案是一所高校長期辦學成果的集中體現。一所高校的歷史，以檔案形式加以更好地管理，能展現學校厚重的文化底蘊，能更好地傳承和發揚學校長期積淀形成的精神文化和優良傳統，通過各種校史教育、校園文化活動讓大學生認同大學文化精神，傳承和發揚大學文化精神，在潛移默化中讓大學生以學校為榮，并將這種自豪感轉為歷史責任感而勤奮學習、報答母校、服務社會；讓教師、管理者總結教書育人經驗，推動學校改革發展；同時，做好校史檔案管理，能夠讓社會更好地了解學校、積極關注學校，促進交流與合作，從而推動學校的改革與發展。
二、校史檔案管理的價值
校史檔案是學校寶貴的無形資產，在對校史進行檔案管理的過程中，通過總結經驗和吸取教訓，可以傳承學校的優良傳統和文化精神，對一所高校的建設與未來發展起著引領作用。
（一）見證校史
高校校史反映大學發展的軌跡，通過文字、圖片、聲像和視頻等形式，真實再現學校歷史發展過程中各方面的重要工作，包括創始人、建校時間、辦學宗旨、教學、科研、師資隊伍建設、院系調整、歷任學校領導、杰出校友、重大的校園活動、國際交流活動等。
檔案自身的特點決定了它是高校建設、發展的“見證人”，是歷史的痕跡物證，具有見證往事的作用。從檔案的形式上看，校史檔案上保留著歷史的真跡，有些是原來事件發生時的照片、錄像和錄音，有些留有事件當事人的筆跡，這些都是事件的原始記錄和反映[1]。從檔案的內容上看，具有客觀詳盡的特征，是在一定歷史時期，當事人直接使用過或直接相關系的一系列資料。
一所高校越是發展，其校史資源越是豐富，就越需要對校史資源進行檔案管理，總結高校辦學經驗與教訓，提煉大學精神和大學文化，使之成為引導當代大學生追求理想的無形力量，成為高校進步、發展的源泉。校史檔案管理就是通過對這些反映高校發展歷程檔案的集中管理和開發，使檔案對校史的考證價值顯示出來[2]。比如，通過整理、歸納、分析重慶大學早期檔案材料，可以發現該校在建校初期的一些辦學成效。第一，在學校建設方面，它從1929年建校時開設的只有預科班發展為1932年開辦本科，再到1960年發展為全國重點大學，師資力量和硬件設施有了極大的改進。第二，學科建設方面，該校由開辦時的兩個預科發展到1946年成為擁有理、工、商、文、法、醫六所學院的綜合性大學。這些辦學成效既是學校對建校之初便確立的“研究學術 造就人才 佑啟鄉邦 振導社會”辦學宗旨的體現，也是高校在經濟、社會快速發展的今天思考如何進行學科調整、如何規劃學科建設提供了有價值的參考。
（二）教化育人
一是，校史檔案是對學校的歷史的“純記錄”。雖然，校史檔案以數據、圖片、影像等形式記載學校的歷史，是對學校發展歷程的真實再現和客觀反映。但是，校史檔案中又蘊含有一代又一代以學校發展為己任的前輩，他們克服各種艱難困苦，前赴后繼，為學校的發展打下堅實的基礎；蘊含有學校各個時期的名師大家，他們毫無保留的研究學術、造就人才、佑啟鄉邦、服務社會的理念；蘊含有一批又一批以實現中國夢為目標的大學生，他們勤奮求學、奮發圖強的實際行動。這些豐富內容的校史檔案本身就是非常有教育意義的教材，高校通過展現最原始、最真實、最有說服力的檔案材料[3]，可以使大學生產生心靈的震撼，認同大學精神本質，激發大學生對真理的渴求和對世界的求知，激發大學生知校、愛校、興校的熱情，堅持以“勤學、修德、明辨、篤實”為座右銘，自覺遵循社會主義核心價值觀。無疑，這些校史檔案都是高校對大學生開展思想政治教育和人生觀、世界觀、價值觀教育的最有效、最直觀、最能讓人信服的素材。
二是，校史檔案材料中的一些內容還可以直接用于教化育人。校史檔案自身的價值在于對于任何一所高校，它都是學校發展歷程的真實寫照，能凝結高校的精神文化和傳承優良傳統。以高校的校訓為例，校訓高度概括了高校優良傳統和使命宗旨，是引導學生大學期間甚至以后人生道路的行為準則，可以激發學生克服困難、從事科學研究的信心和決心，對培養學生的創新精神和營造良好的學術氛圍創造條件。如清華大學的校訓是“自強不息、厚德載物”，廈門大學的校訓是“自強不息、止于至善”，重慶大學的校訓是“耐勞苦、尚儉樸、勤學業、愛國家”。這些校訓都對處在成長關鍵期的大學生起到至關重要的導向作用，無形中發揮著無可替代的感染熏陶作用，潛移默化著每一個大學人的行為，對人才的成長和發展起著無比重要的作用。
三是，建立、管理高校校史人物檔案，也能夠起到很好的教化育人的作用。高校的校史人物檔案上記載了高校發展歷史中值得后人學習的優秀榜樣[4]，他們有的是在專業領域的大師級人物，有的是在管理崗位上做出過卓越貢獻的教育家，有的是克服重重困難、勇攀科學高峰的科學家。他們自力更生、艱苦奮斗、刻苦鉆研、勇于創新的精神，無時無刻不在感染每一位莘莘學子，給他們帶來無窮無盡的正能量。
（三）傳承校園文化
校園作為高校教育的重要基地，需要一種積極向上的精神風貌和文化氛圍。而校史檔案中蘊含的學校的辦學理念、價值觀念、道德觀念、思想作風和工作作風是學校營造文化氛圍的重要元素，校史檔案中蘊含的學校的創業奮斗史和警示后人的教訓史則是學校進行大學生思想政治教育的寶貴素材。校史檔案可以借助各種載體，扮演校園文化的見證者和傳播者的角色，通過學校歷史的沉淀和延伸，使學生認同、傳承大學文化，向時代精神靠近。
其一，校史檔案是對學校發展歷程的真實體現和“記憶”，檔案管理則是這種真實體現和“記憶”的重要因素。校史檔案管理具有積淀校園文化的功能。正是因為高校的校史檔案自身的真實性、客觀性，使得校史檔案管理能對校史文化資源進行完整、真實地保存。
其二，開展高校檔案有效管理對校園文化具有傳承的功能。比如，將編輯、出版的校史在師生中展覽，可以展現學校的輝煌歷史和豐厚的人文精神底蘊，它反映了學校在各項教育活動中的成果和業績，可以提高學校形象和知名度，擴大學校對內對外影響度，促進校際、國際交流與合作，喚起校友的美好回憶，增強校友對大學精神和文化的認同感，激勵校友回報母校，激發師生對學校的自豪感。
（四）服務科研
