時間：2023-05-29 17:50:45
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理和規章制度，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
企業檔案部門要更好地迎接新技術革命的挑戰，就必須從現在開始盡快認清形勢，順應時展的潮流，采取得力措施，盡快掌握現代化管理的有關知識和技術，加強對企業電子檔案的管理，以適應企業檔案管理工作發展的要求。在這種形勢下，企業電子檔案如何管理也就成了企業檔案部門面臨的新任務、新課題。
一、企業電子檔案管理存在的問題
（一）對企業電子檔案管理重視不夠。
少數企業領導錯誤地認為企業電子檔案管理就是收收管管的事務性工作，和企業安全生產以及發展建設比較來說是微不足道的，也不理解電子檔案管理的重要作用和意義。與此同時，一些基層的檔案管理人員也存在思維方式和觀念陳舊的問題，對企業電子檔案管理沒有足夠的認識，對電子檔案管理存在不少誤解，有些人習慣上認為紙質文件材料才是檔案，而將電子檔案拒之門外，或者只作為資料或副本保管。正是由于一些領導的不重視和部分企業的檔案管理人員自身就對電子檔案管理不夠重視，導致企業電子檔案會出現歸檔不及時、遺漏等現象的發生。
（二）企業電子檔案管理規章制度不健全。
一些企業電子檔案管理規章制度不健全，企業電子檔案管理規章制度相對滯后，對企業電子檔案管理的要求不夠明確，使企業電子檔案管理往往無規可蹈、無章可循，不能滿足企業電子檔案管理的需要。由于缺乏企業電子檔案管理規章制度，現有規章制度對電子檔案的管理問題沒有針對性的規定，一旦電子檔案出現受損情況時，往往無法通過相應的法律法規進行有效的界定。有些企業雖然已經建立了一些管理規章制度，但是在實際的執行方面力度不夠，效果自然也不夠好。
（三）企業電子檔案存在一定的安全隱患。
隨著全球化、信息化和網絡化時代的到來，企業電子檔案在發送、接收、保管、歸檔時面臨著病毒的入侵，同時也存在被竊聽、泄密、篡改和偽造的可能性。尤其是對于企業檔案部門來說，由于電子檔案的修改、復制相對容易，并且能夠在極短的時間就將原電子檔案材料進行變更而不留處理痕跡；另外，互聯網病毒也會侵入到企業電子檔案管理系統，并在網絡中不斷擴散，一旦造成到病毒侵犯，電子檔案將會出現丟失、打不開、無法正常使用等情況。
（四）企業電子檔案管理人員素質有待提高。
很多企業電子檔案管理人員都不是檔案專業畢業的，缺乏較強的專業知識和技能，對電子檔案管理也是相當的陌生，進而在實際工作過程中經常會出現各種各樣的問題。從目前來看，許多企業檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，企業電子檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，無法對電子檔案進行有效管理，企業檔案隊伍的素質與企業電子檔案管理的發展還不相適應。
二、加強企業電子檔案管理的對策
（一）提高對企業電子檔案管理的重視程度。
電子檔案的出現也就是近些年的事情，對許多人來說還是一件新鮮事物，對這樣的新鮮事物只有通過宣傳，才能提高人們的認識。尤其是提高檔案管理人員，還包括企業的領導及文件工作者、計算機技術人員等的檔案意識。通過增強檔案意識，使企業從上到下擺脫傳統管理理念的束縛，真正認清電子檔案管理的重要意義。因此，我們要想將企業電子檔案管理做好，就必須說服企業領導及有關人員，讓他們能真正地意識到電子檔案管理的重要性，進而支持電子檔案管理。只有不斷地提高企業領導及有關人員對電子檔案管理的重視程度，才能使電子檔案管理快速、健康地發展。
（二）健全企業電子檔案管理的規章制度。
企業電子檔案管理僅有理念引導和技術支持是不夠的，還需要有完備的管理制度作保障，做到有法可依、有法必依。企業電子檔案管理，首先必須遵循國家已有的電子文件標準與規范，還必須制定符合自身實際的電子檔案管理規章制度。這些規章制度的制定必須體現技術的前瞻性、包容性和可操作性，立足當前，著眼未來，反映企業檔案信息化的應用水平。對于企業來說，必須不斷健全現有的電子檔案管理相關規章制度，將責任明確到部門和個人，對電子檔案在生成到利用進行嚴格和全過程的管理和控制。要通過完善規章制度，探索企業電子檔案管理規范化的道路。
（三）確保企業電子檔案的絕對安全。
對電子檔案面臨的信息安全問題，企業必須給予足夠的重視，及時采取有效的措施，不斷加強對電子檔案的安全管理。首先，可以在系統內部設置專門的訪問控制技術，即要求必須輸入密碼才可進入，此外，還應該構建文件的備份和恢復系統，一旦發生信息的丟失，只需?_啟這個系統就能將丟失的信息恢復。對各種網絡病毒進行預防，要建立防火墻、入侵檢測系統等措施，進而能夠在一定程度上避免其受到外來侵犯。在電子檔案接收、鑒定、存儲、應用等環節，也要提前做好各種準備工作，科學防范人為破壞、病毒侵擾、傳遞丟失等風險。
（四）強化企業電子檔案管理人員的素質。
企業電子檔案管理是一項需要多學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的工作，要求企業電子檔案管理人員不僅具有檔案學基礎理論知識及專業知識，還必須掌握現代信息技術，熟練運用計算機及現代通信設備來操作網絡化管理信息系統。為此企業要以檔案專業人才、計算機專業人才為基礎，以復合型人才為重點，加強企業電子檔案管理人員隊伍建設，不斷提高他們的專業知識和技能，使他們掌握最新的管理技術，進而能夠做好電子檔案管理。
【關鍵詞】水利工程;檔案;管理
水利工程檔案如實反映了水利工程建設管理的全過程，是水利工程全生命周期中各項計劃、決策的重要憑證和依據，對于水利工程的安全運行和充分發揮效益至關重要。水利工程檔案的管理是一項系統化的長期工作，在水利工程管理中占有重要的地位。
1 水利工程檔案管理的重要性
水利工程檔案是工程建設、管理的真實記錄，具有憑證和依據作用。工程檔案資料對于工程的建設、管理、維護、改造等具有不可替代的作用。
一項水利工程從立項、設計、施工、竣工驗收，到運行、養護、維修、改造，一直到拆除，要經過若干不同階段、跨越漫長的時間。在這一過程中會由不同的專業人員不斷形成各類檔案資料。無論是資料的形成環節，還是形成后的長期管理過程中，任何紕漏都會給工程帶來隱患，甚至引發重大責任事故。所以必須加強這項管理工作。同時，檔案資料是工程正常運行的基本保障。完善的檔案資料對于管理單位及其相關人員熟悉工程狀況、搞好養護維修和改造，不斷提高管理水平具有重要的作用。管理不善將會影響工程的安全運行和效益的正常發揮。
2 水利工程檔案管理工作中存在的問題
2.1 檔案管理制度滯后于與水利工程項目管理體制改革:隨著國家對建設管理體制改革逐漸深入，水利工程建設項目管理體制發生了重大變化，招投標制度、監理制度、竣工驗收備案制度和市場稽查制度逐步完善;政府轉變職能，行政審批進行改革，系統清理、修訂了部分規章和規范性文件，使工程建設項目檔案的內容、形式、規定、制度、以及各種檔案載體都發生相應變化。但與之相對應的各種檔案管理制度、法規未及時做相應調整和修改，工程檔案管理還沒有納入新的管理機制。
2.2 對檔案管理的重視不足:水利工程檔案管理是一項服務性、專業性很強的工作，需要給予高度重視。但現實中一些水利工程項目的建設單位和水管單位忽視了檔案資料管理的重要性，或不舍專職檔案工作人員，或雖有專職人員但管理責任制流于形式。這種管理方式影響檔案工作的質量，給工程檔案造成很大的危害，使相隔時間較長的資料零散，無法完整無誤地歸檔，由此給工程建設、管理造成重大負面影響。
2.3 檔案管理制度不健全，管理水平普遍較差:有些單位檔案管理規章制度不健全，或雖然建立了相關的規章制度，但沒有形成有效的管理和監督機制，，檔案規章制度形同虛設，在項目檔案管理工作上難以達到標準化、制度化和規范化。工作中隨意性大，導致部分檔案不能及時歸檔，使得水利技術檔案得不到豐富和發展，影響了技術檔案質量的進一步提高，也導致了水利管理人員對工程情況缺乏了解，增加了工程安全調度和消除險情的難度。
2.4 管理人員素質偏低，檔案專業人才缺乏:在水利工程建設中，檔案人員一般是新參加工作的同志多、工程技術人員多，缺乏檔案專業知識，對工程檔案比較陌生，檔案專業畢業或者有檔案館員中高級職稱的人很少，熟悉檔案法規和制度，熟練掌握網絡技術、軟件應用，用電腦進行操作并對檔案進行開發再利用的專業人才更是奇缺。
基層檔案人員多為兼職，多數檔案人員整日忙于文件收發和日常事務的處理，無暇顧及技術檔案管理工作的研究和檔案管理現代化的開發利用。部分檔案管理人員對水利工程建設、管理等業務知識了解較少，有的甚至不了解技術檔案整理標準，對技術檔案管理缺乏及時、有效、準確的指導，從而導致了管理人員對水利技術檔案管理工作的興趣不大，工作中存在被動性和盲目性。
3 加強水利工程檔案管理的對策
3.1 構建科學適用的檔案管理體制:做好檔案工作要把檔案工作納入水利工程總體格局之中，實行統一領導，專人負責，部門分級配合、協調的原則。
建設單位在工程建設初期根據檔案管理的有關法規、規定和技術要求，制定本工程的檔案管理辦法、實施細則，對檔案機構及其職責，材料歸檔要求、檔案的案卷質量、檔案的利用與管理等做出具體規定，使整個檔案工作從工程建設一開始就納入正常管理軌道，真正做到檔案工作的各個環節有章可循，有法可依。在工程準備與建設階段，檔案業務指導人員應及時了解工程建設項目的計劃、規模、性質、進度等，并且經常與工程資料員保持聯系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始就與工程同步進行。提高水利工程檔案報送的質量，以及成套性和完整性。在工程建設后階段，加強對檔案的預驗收工作，以確保資料齊全、完整和準確。
管理單位要建全檔案工作規章制度，按照“統一領導、分級管理”的原則，將水利技術檔案資料的收集、立卷、歸檔任務層層分解，具體落實到基層單位有關領導和人員，納入相關的管理工作程序和職責范圍。檔案管理工作要切實做到有組織領導，有專職檔案員，有檔案管理制度，技術檔案整理歸檔應當規范統一。還應結合單位實際情況，不斷完善水利技術檔案管理工作的各項規章制度，提高可操作性。
3.2 提高檔案管理人員的綜合素質:水利工程檔案的科學性、服務性和技術性都很強，其管理工作更是一項復雜、細致而瑣碎的工作，這就要求檔案管理工作者具備較高的綜合素質。檔案人員不但要學習檔案理論知識和專業技能，精通檔案業務，同時，要提高思想素質，提倡愛崗敬業，增強服務意識，當好使用者的參謀;培養良好的職業道德和心理素質;提高法律意識，做到依法治檔;塑造復合型人才，既要有較高的檔案管理專業能力，又要精通計算機應用和網絡信息管理，還應熟悉水利工程知識。使檔案管理人員切實擔負起水利檔案的管理的重任。
3.3 推進檔案管理現代化，提高水利工程檔案的利用效率:
校合并后從設館、用人、建網、規章制度建立等方面的高校檔案管理。
關鍵詞：檔案管理；信息化；高校合并
根據高校檔案信息形成的規律，可把高校檔案分為黨政管理檔案、教學檔案、科研檔案、設備檔案、人力資源檔案、財會檔案，再加上報表統計一項共七大類。對這些檔案的管理具有以下作用：一是可以把檔案事業各構成要素更加緊密地結合在一起，相互促進，使檔案事業在復雜的環境中順利進行；二是可以綜合運用各種知識和技能，去尋求成功的管理經驗與規律；三是可以有效地管理和開發檔案資源，最大限度地滿足知識經濟和信息時代對檔案信息的需求。
檔案管理有以下要求：一是對人的要求，包括對分管領導及檔案干部隊伍的要求。分管領導應對所分管的檔案工作的歷史、現狀、今后發展思路以及檔案隊伍思想狀況、知識水平、年齡結構等有基本的了解，以便對檔案隊伍的管理創新進行有效考核，從而對管理創新形成強大的推動力。檔案干部隊伍則要積極參與管理創新，在檔案管理中發揮更大的作用。二是檔案工作規章制度的要求。這些規章制度不能僅停留在以往的水平上，而要隨著社會實踐活動的發展而發展。檔案工作部門和業務部門應適時調整不適應社會改革變化的檔案工作規章制度，以適應社會實踐發展的需要。檔案工作規章制度要真正納入單位的各項管理中，不能僅停留在紙面上，而應真正和單位各項管理活動融為一體。三是對現代化設備的要求。現代檔案管理的重要內容就是實現現代化管理。不僅要有硬件設備，更重要的是檔案工作者要掌握現代化設備的應用問題，使現代技術特別是信息技術在檔案工作中得到普遍應用，從而提高檔案管理的科學水平。
針對我校是合并后形成的院校，本文對合并院校的檔案管理提出了以下建議：
首先，對合并前各單位的檔案應根據原有館(室)藏特點、適用范圍、利用方便的情況，采取統一管理、分散存放的辦法，即原館(室)原地存藏各單位。一個機關的檔案，應集中保存在一個機關檔案室；一個全宗的檔案不宜分散保管，不同全宗的檔案也不能混雜。只需將原形成館藏的檢索工具復制一份呈交給學校新成立的檔案館。
其二，繼續做好原單位檔案的收集、整理工作。如合并前各校在教學、科研甚至管理方面，按年度計劃中項目的連續性在合并時未完成的項目等方面產生的檔案繼續進行收集、整理工作。
合并時，各校廢止不用的圖章、牌匾、獎品、證書、校級文物、紀念品等，應由學校的檔案部門繼續做好收集、整理、保管等項工作，以保持原全宗檔案的有機聯系。
第三，對合并后形成的檔案，要采取高起點的管理模式。按照檔案工作的規律，首先要建立適合保存檔案的專用庫房。要求恒溫、恒濕、防塵、遮光、消防安全，館藏容量在10～15 年左右。其次是組建高素質的檔案管理隊伍。這支隊伍的整體素質要符合學校檔案事業的發展需要，工作人員要有熱愛檔案事業的奉獻精神，人人要有管理檔案的較強能力。
第四，建立檔案網絡。這一網絡既要兼顧合并前各館（室）藏的特點，更要注意合并后檔案工作發展的新要求。筆者以為可取的模式是：合并后的高校設總館即綜合檔案館，原有的各校檔案館(室)設綜合檔案室，綜合檔案館主要負責管理好合并后的各門類檔案的同時，還必須在行政與業務上對本校所屬各分校的綜合檔案室工作進行指導、監督和檢查，綜合檔案館為基層單位檔案工作服務。一方面是本專業管理體制的要求，另一方面也是綜合檔案館本身工作的需要。檔案室接受綜合檔案館的領導，繼續做好原有檔案的保管與利用，及時又要根據工作的實際需要，編制各種目錄、卡片、索引，編制各種參考資料，以便及時、主動地提供檔案信息，為機關領導和各項工作服務。
綜合檔案館成立后，按照檔案產生的不同來源，建立與學校黨政機構、學科專業設置、科研方向選定等相適應的由綜合檔案館在業務上縱向領導，在行政上橫向聯系的檔案工作網絡。學校任何一個職能部門要按方便收集的原則確定相應數量的專、兼職檔案員，這些專、兼職檔案員在行政上屬各部門領導，業務上由檔案館領導，以便及時做好日常檔案的收集、整理、立卷，最后移交檔案館(室)的暫時性工作。
第五，建立必要的規章制度，使檔案管理按規范化動作。新校的檔案工作雖在起步階段，但原有各單位在檔案的業務管理模式上有較為可行的規章制度，這些原有的模式或規章制度，為新校檔案的科學而規范管理打下了良好的基礎。新校檔案管理運作前，要博采眾長。繼承和發揚原有規章制度的科學部分，建立和健全新的管理運作模式，使檔案的鑒定、收集、保管、利用、編研等各項工作按規范化、科學化的規則運行。通過以上措施，可以為合并后的高校信息整理提供借鑒，進行信息的整合，為以后的信息管理以及信息查詢提供方便。
參考文獻
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關鍵詞：檔案；管理；科學；人員
一、引言
檔案管理工作需要具備嚴謹性，規范化的管理可以保證檔案管理更加科學、嚴謹。隨著現代信息技術為代表的新技術發展，檔案管理工作也發展到了一個新階段，更多的技術和手段被應用到檔案管理工作之中。要想實現檔案工作的科學化，就需要進一步拓展創新意識，運用多元化的管理手段，實現其檔案管理的先進性，適應性。
二、構建檔案管理科學化的意義
1.檔案是重要的社會資源
檔案作為一種歷史資料，需要更重點保護。隨著時間的推移，一些工作中的資料可以進一步見證我們過去的工作，可以為我們提供更加全面的信息和參考。檔案管理的有序性可以保證我們在今后調閱過程中，更好地總結前人的經驗，不斷提升他們對當前工作的指導意義。因此，檔案是我們重要的社會資源。
2.科學化是檔案管理的未來發展方向
科學化的管理是檔案正規化的基本條件。在檔案管理中，我們需要堅持檔案的有效性，客觀性、真實性等特征，就需要嚴格按照檔案管理的規章制度辦事。只有按照規章制度辦事，檔案的管理才能更加正規，在今后的調閱中，可以更加客觀、準確地說明過去的經驗。
三、優化檔案管理科學化的具體路徑
1.繼承優良的傳統精神
檔案管理工作不是一句話、一個口號的問題，需要不斷凝煉總結過去檔案工作在發展歷程中所具備的優良傳統，這些都是發展的重要精神支柱，也是鼓勵后來者的金玉良言。因此我們在構建自身思想意識的時候，需要不斷提升對檔案優良傳統的理解和認識。這種精神可以幫助檔案管理人員不斷優化自我的思想覺悟，從而有效繼承發展的傳統美德。單位需要不斷總結、凝練這樣的傳統文化，在日常工作中，我們需要不斷發現檔案管理的亮點，檔案管理工作中愛崗敬業的典型人物，都是我們宣傳的焦點。尤其是典型人物在工作中具備哪些優良的作風，都是檔案管理傳統文化的代表。只有更多的員工學習繼承這些優良傳統文化，才能更加積極地開展工作。
2.優化各項管理制度
檔案管理的科學化需要有制度的保證。對人員的管理都是需要進行制度化建設，使得檔案管理人員可以有章辦事，按照流程進行工作，這樣才能更好地完善我們的檔案整理和檢索工作。具體來說：首先，需要進一步完善檔案管理的規章制度。梳理當前檔案管理制度中的不足和漏洞，有針對性的設計和完善相關的制度。這樣一來，檔案管理才能有章可循。例如：責任制是實現檔案管理人員工作責任心的重要方式，我們可以運用制度進一步落實檔案管理工作中的責任制問題，不斷提升檔案管理人員對負責工作的責任心。其次，細化規章制度的流程。規章制度在制定之后，我們需要將其進一步細化。通過流程化的管理，我們可以進一步清晰的認識到檔案管理不同環節中需要注意的問題。這也是我們工作中最為容易遺漏的內容。然后，優化績效考核管理。檔案管理人員的工作積極性需要被調動，這就需要我們在檔案管理中，不斷拓展對他們工作熱情的認識，將其有效納入到績效考核之中，例如：物質獎金是員工工作積極性提升最為直接的因素，我們需要將其納入到檔案管理績效考核之中，讓那些工作積極的員工得到更多的經濟報酬，鼓勵他們的工作熱情。最后，落實制度的執行。檔案管理制度化的最后一步就是制度執行力的提升。有了制度還需要進一步落實，不斷拓展檔案管理各項制度在實際工作中的落實情況。堅持制度執行力度不減，這樣才能有效體現出制度管理對于檔案科學化的作用。
3.現代技術的有效應用
檔案管理工作效率、質量的提升不能單靠制度，還需要運用多元化的現代技術。例如：計算機、網絡等技術。在檔案的電子化建設中，我們需要進一步學習數據庫等相關技術，從而實現檔案管理更加安全、可靠。這種現代技術的應用就需要我們投入更多的資金和人力。因為這種虛擬的數據庫在建設和維護的過程中，需要消耗大量的網絡或者硬件空間，這都是需要我們花錢去購買的，同時這些計算機系統需要有人定期進行維護和升級，這就需要我們投入一定的人力，保持系統的穩定性。
4.人員培訓
檔案管理的現代化技術應用，需要有更加專業的檔案管理人才。因此，我們需要進一步針對當前運用的現代檔案管理技術，對人員進行系統化的培訓，使得他們掌握更多的管理技術，在今后的工作中可以熟練運用。具體來說，我們需要定期對在職的檔案管理人員進行培訓，選擇的教學內容就是當前最為常用的檔案管理現代化技術，培訓形式可以多樣化，選擇理論與實踐相結合，自學與討論相配套等形式都是可以的。
四、結語
檔案管理是我們借鑒前人經驗的重要途徑。檔案科學化管理需要傳統精神的繼承，需要有制度化的保證，需要有現代化的技術引導。只有這樣，我們才能進一步提升檔案管理的高效性、準確性。
參考文獻：
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對檔案專業知識比較缺乏，對水利工程檔案就更加陌生，且身兼數職，在收集、整理、分編檔案資料時不規范。而且水利工程檔案管理人員流動性大、資料交接不規范，還有部分工作人員缺乏愛崗敬業精神，對深入收集和整理工作視而不見，導致檔案資料長期堆壓、更有甚者，在工程竣工驗收的前幾天，臨時“抱佛腳”，甚至采取寫回憶錄、資料作假等極不負責的手段對工程資料突擊整理，致使檔案管理水平普遍較差，也給日后的工程維護管理帶來很大影響。
檔案管理制度不健全隨著我國市場經濟體制的逐步發展，與工程建設有關的各個領域的制度也在逐步完善。為適應政府管理職能轉變和行政審批制度改革的要求，工程建設項目檔案的內容、形式，以及各種檔案載體都發生了相應變化，但與之相對應的各種檔案管理制度、法規卻未能及時地調整和修改。有些單位雖然建立了相關的制度，但大數是流行于形式。還有許多施工企業檔案管理體制不健全，檔案規章制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監督機制。在工作中出現隨意查閱、把資料借出檔案室等現象，造成部分檔案不能及時歸檔，有的甚至出現丟失，致使水利工程檔案達不到標準化、制度化、規范化管理的要求。
加強水利工程檔案管理的對策
國家水利部2006年曾出臺了水利工程建設項目檔案管理的有關規定，明確要求要加強對工程檔案管理工作的組織領導，落實好崗位責任制，加強檢查指導與監督，提高工程檔案現代化管理水平。根據這些要求，針對存在的問題，筆者認為應采取以下幾點對策。
健全制度，進一步強化對水利工程檔案的管理要保證水利工程檔案的齊全、完整和規范管理，一是要高度重視水利工程檔案管理工作，從項目立項開始，就配備專職的檔案管理人員，把水利工程的檔案管理工作與抓工程進度、質量與成本控制一樣抓緊、抓好。二是要建立健全檔案管理的各種規章制度，修訂崗位責任制，并制訂相應的措施，把檔案管理工作目標分解、細化，層層加以落實，真正地把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到工程建設結束，檔案資料管理通過驗收的全過程，做到職責分明，使檔案管理人員明確自己的管理職責。三是要對項目檔案的驗收要嚴格把關，歸檔時應對文件進行全面、認真的檢查，保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到系統化、規范化、標準化。四是要充化利用計算機和網絡信息、技術，增加信息資源的存儲，提高信息的廣泛利用，充分做到資源共享，不斷提高水利工程檔案管理和利用的水平。
通過開發利用檔案信息，促進檔案管理工作上臺階檔案的生命在于利用，只有對檔案開發利用，才能正真體現它的價值。做好檔案資料的收集、整理、積累存貯是為了更好開發檔案信息。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動和智慧的結晶，通過材料收集、整理、歸檔將它轉化為信息資源。對于檔案管理人員來說，假如某項新上的工程需要查閱相關資料時，能將檔案信息及時提供給業務部門和水利工作者利用，為水利工作者提供很大幫助的同時，使他們親身體驗到檔案信息的價值，從而激發檔案管理人員對工作的熱情，促使檔案管理工作更上一個新的臺階。
加大投入，實現檔案管理手段現代化當今社會是知識經濟和信息時代，信息已成為重要的戰略資源，檔案作為信息的重要組成部分，在管理中起著重要的作用。現代化的檔案管理也是勢在必行。要加大投入，增加新的設施設備，在保管條件、載體材料、翻拍、復印和裝訂手段等方面實現現代化，做到咨詢業務的智能化，實現檔案資料的數據化管理和網絡化報送、傳遞，可滿足水利工程建設者多方位、多區域利用檔案資料的需求，為水利工程建設和管理者提供方便、快捷、高效的檔案服務，充分做到資源共享，不斷提高水利檔案管理和利用的水平。總之，隨著社會的不斷發展，對水利工作也提出了更高的要求，這給傳統的水利工程檔案管理帶來新的挑戰，面對新形勢，我們應該轉變傳統的思想觀念，本著對歷史負責、為現實服務、替未來著想的宗旨，注意檔案管理人才的培養，不斷總結和完善檔案管理的經驗，促進水利工程檔案管理工作健康發展。
作者：閔祥玲單位：華北水利水電學院
檔案管理工作是煤礦企業安全運營和發展中的重要工作內容之一，是保障員工生命財產安全和煤礦企業安全運營的重要保障。一旦煤礦不幸發生安全事故，那么檔案資料就是最原始的查詢資料，可以為領導者提供當時的安全監控情況，正確追究事故的責任。另外，檔案也是監控實際情況資料的記載，是發現問題，下發指令，并解決問題的憑證，因此，檔案管理者必須重視起檔案的作用，提高企業檔案管理的工作水平。
一、煤礦檔案工作的內容
在經濟社會不斷發展和轉變的進程當中，煤礦安全監控的檔案作為煤炭企業安全生產工作的主要依據，囊括著培訓安全知識、宣傳安全理念、創新管理工作等重要內容，而且隨著長期的工作開展，其內容也在不斷的增加。首先，是煤礦文件、規章制度等，主要是指煤礦各級各部門制定的關于安全生產的工作文件以及規章制度。除此之外，還有企業平時的工作時間、計劃的安排情況，值班情況以及安全檢查的情況等，以及員工的個人檔案、體檢檔案、監控檔案，還有職工所受到的獎懲等內容記錄。
二、安全檔案管理工作中存在的問題
（一）安全監控檔案管理意識淺薄
安全監控檔案的現實意義十分重要，它是煤礦企業經營情況、井下安全情況的集中數據的體現形式，使保障井下工作人員生命財產和國家財產的安全的唯一保障。但還是有個別煤礦企業將經濟利益作為著重點，私自停風，隱瞞監控數據，不注重監控數據檔案的管理，缺乏基本的檔案管理意識，這種片面的觀念造成檔案內容缺乏真實性與完整性。
（二）安全監控檔案缺乏健全的管理制度
當前國內一些煤炭企業在管理安全監控檔案的工作中，不標明歸檔材料范圍，這對未來工作的影響會非常嚴重，煤礦企業若不予完善安全培訓檔案管理的制度，就會加大后期檔案鑒定工作的難度，大量浪費企業的人力、物力以及財力。
（三）安全監控檔案缺乏相應的監督
我國一些煤炭企業在進行曠工的安全監控時，沒有做到有計劃的監督審查，就只是將簡簡單單的把每日的監控文件歸檔，完全沒有認真核實每日的監控內容和真實情況，這樣就會造成煤礦實時發生的問題無法得到解決，給于煤炭企業的安全生產留下隱患，并危機到井下工作人員的生命財產安全。
三、加強檔案管理工作的相關方法
（一）提升員工安全檔案管理意識
首先，一定要讓安全訓練檔案管理者具有非常專業且科學的現代化管理檔案意識，讓檔案管理者深刻的意識到安全監控管理這項工作，對于礦產企業有著多么重要的影響，從根源出發，確保每日監控數據檔案的完整性與真實性，以此提高安全監控檔案的質量。其次，檔案管理人員一定要了解到，安全監控檔案對煤礦企業安全生產的重要性，安全監控檔案不僅是煤礦企業的“眼睛和耳朵”，也是其安全生產的唯一保障。
（二）強化制度保障
制度管根本、管長效，時刻保障安全檔案管理工作正常的運行并且做好良性循環，為此就一定要完善好各項規章制度，使得檔案管理制度更具規范性。真正落實好《檔案法》，將檔案工作作為企業發展規劃的重要環節，建立、健全好檔案管理制度，充分做好檔案的歸檔、保存、保密等工作，每當企業發生重大事項、重要會議、重要設備的引進以及重大技術改革時，都需要有檔案的人員全程參加。明確檔案人員的職責，而且須將檔案管理與工作人員的日常工作情況納入績效考核，做到職責明確，管理規范。
（三）提升檔案管理工作者的職業素養
作為煤礦企業檔案管理的核心人員，即安全監控檔案管理工作著，必須擁有非常高的判斷能力、分析能力以及語言表達能力。現如今科技飛速發展，現今的科學技術也逐步運用到檔案管理的工作中，檔案管理工作也從過去的手工管理發展為信息化管理。因此，煤礦企業的檔案管理人員精通計算機網絡信息通訊等技術，為適應時代需求，檔案管理人員還須提高自身專業技能以適應能夠完成自動化檔案管理和新型信息載體的發展趨勢。此外，規范化安全培訓檔案的管理制度必須從整體出發，在培訓和選拔檔案管理人員時，要堅持選用德才兼備的人才。在制定人才規劃時，著眼于企業人員結構和社會人才環境與政策，將人才團隊的整體優勢發揮出來，協調好內部人才與外部人才的關系，合理有效地配置人才資源，制定出最完美的人才規劃。安全培訓檔案管理的規范化須有超前的發展理念，人才培養與管理機制必須與時俱進，不斷創新，隨時調整，以適應現今檔案管理的發展及人才狀況的變化需要。在職的檔案人員一定要對其進行嚴格的繼續教育，不斷累積知識經驗以求適應社會發展需求，采取講座、培訓等多種方式，力求最短時間最高效率提升檔案管理人員的自身素質。
1 實物檔案特點分析
實物檔案與紙質載體檔案、電子載體檔案相比，具有很大特殊性，其主要是以實物作為載體進行保存的檔案，通過更直觀的形式來反映城市發展狀態的物品，如生活類（證章、錢幣、商標廣告，建筑構件，家具），鑒賞類（陶瓷，石刻，字畫，木屏風，蝕刻玻璃）等。與其他載體的檔案比較來說，實物檔案具有品種多、載體豐富以及生動直觀等特點，同時也因此使得實物檔案在收集、管理以及利用過程中難度更大。實物檔案載體作為實物，其并不受形狀、材質、顏色以及大小等因素影響，且形式多種多樣，可以根據需要確定信息記錄形式。并且，實物檔案可以利用自身質感、顏色以及形狀等，通過視覺和觸覺來向人們傳遞信息，與文字相比可以表達出更細微的內容，在理解與接受上具有更大的優勢。
2 實物檔案收集管理常見問題
2.1 收集范圍不明確
因為對實物檔案認識不足，導致在收集和管理上無法確認作業范圍，并且因為實物檔案數量多、種類雜，沒有統一的管理體系，在確定收集范圍時具有較大的難度。實物檔案的收集范圍制定不明確，對比其他類型檔案，實物檔案面對的受眾不同，其所代表的意義上便也存在巨大的差異。對于城市展覽館所需的各類實物檔案，需要具有明確的歷史痕跡，可以代表所處時間的特點。但是現在隨著人們對古代文物認識的提高，更多人將具有歷史意義的實物檔案看作經濟物品，希望通過各種手段來獲取一定經濟效益，這無非增加了實物檔案收集的難度。同時，因為對實物檔案分類不明確，沒有有效的體系來確定該物品是否具有收集管理價值，貿然收集不僅會加大工作量，同時還會影響后續使用效果。另外，檔案管理部門為擴充館藏，忽視了實物檔案質量管理，一味追求數量，對實物檔案所具有的保存價值、珍貴程度以及保管期限鑒定不全面，但是又擔心造成重要實物檔案遺失，只能將全部實物檔案接收下來[3]。這樣就造成整個館藏質量降低，無法體現出高價值實物檔案，導致館藏毫無特色，為后期實物檔案的管理以及利用增大了難度。
2.2 管理制度不全面
對于實物檔案管理并沒有統一的管理體系，尤其是隨著實物檔案數量的不斷增多，一味的沿用原有管理體系，勢必不能滿足實際工作需求。而對于部分已經制定實物檔案管理的單位，基本上也是流于形式，實際操作性比較低，大部分的規章制度成為一紙空文，導致眾多的實物檔案收集不當以及管理無序。另外，基于實物檔案的特殊性，很多單位并未配置專門的管理人員，大部分由檔案工作人員到部門兼職檔案員，各類規章制度無法有效應用到實際工作中，收集管理工作帶有很強的工作人員個人特色，使得整個實物檔案收集工作呈現一種混亂的狀態。
城市展覽館所需實物檔案在歷史文化研究上具有更大的意義，無論是收集、管理還是應用，均對工作的執行效果有著更為嚴格的要求。隨著城市建設進程的加快，想要有效收集具有代表意義的各類實物檔案，就需要出臺具有針對性的規章制度，一方面可以提高廣大群眾對實物檔案的認知，積極配合檔案收集工作；另一方面也可以對展覽館自身工作行為進行約束和改進，優化工作流程，確保可以按照要求合理收集各類實物檔案，并進行科學管理和應用。現在城市展覽館并未認識到管理制度優化的必要性，還未建立專門的實物檔案管理體系，導致實物檔案收集管理工作進程緩慢，無法靈活應對各種實際問題，收集應用效果十分有限。
3 實物檔案收集與利用優化措施
3.1 實物檔案有效收集
對于佛山市規劃城建檔案館，實物檔案主要服務于一個城市展覽館，包括古代部分的場景還原、陶瓷、證章、字畫以及生活類等，這樣實物檔案收集與管理效果，將在根本上決定了最終展覽利用質量。為滿足實際工作需求，首先要建立完善的管理制度，確定實物檔案收集范圍，主要以滿足展覽館應用為目的，對任何滿足應用要求的實物檔案進行收集與管理。要求制度內詳細寫明收集方向、要求與方式，以及嚴禁出現的行為，提高工作操作的可行性。同時還要確定實物檔案移交、保管、利用等整個流程內的各環節要求，作為工作人員的行為準則，減少人為因素對收集效果的影響[4]。另一方面，需要提高實物檔案收集方式的靈活性，檔案管理人員需要密切關注相關信息，爭取第一時間掌握各類實物檔案的信息，并做好信息登?，然后主動與個人或集體進行聯系，將實物檔案收集工作落實到位。尤其是與專家、收藏愛好者等保持有效溝通，相互形成一種工作常態，保證可以滿足實物檔案收集工作需求。同時，還需要提前將各項收集準備工作落實到位，對收集到的實物檔案做好保護，避免造成損傷，影響其價值。
3.2 實物檔案管理優化
要針對實物檔案管理不規范問題進行優化，檔案館內需要建立統一的規章制度，明確實物檔案管理的必要性與要求，并對管理人員行為進行約束，減少以往實物檔案隨地擺放、編號模糊不清、主題性缺失等問題。一方面，要保證隨收隨歸。對于可用于城市展覽館的實物檔案，大多每件實物為一件，歸檔工作靈活性比較高，可以達到隨收隨歸目的。對于收集且移入到館內的實物檔案，需要及時編一個檔號，然后放置到相應位置保管，以免實物檔案的大量積壓，并且在后期應用到展覽時，可以有效降低工作量。其中，要對歸檔的實物檔案進行拍照，且將照片納入館內照片檔案管理系統，在兩者間建立準確可靠的標識關系，便于后期利用時有效檢索。另一方面，提高數字化管理效率。積極應用數字化技術，對實物檔案拍照后，數字掃描形成JPEG圖像，按照片檔案方法管理，還可以將實物檔案放置位置信息輸入數據庫內，在后期利用階段可以通過編碼的檢索快速確定，減少后期工作量。
3.3 實物檔案高效利用
用于展覽的實物檔案，可以為人們提供各種城市相關信息，保證人們可以通過更直觀的形式了解城市發展史，人們能通過對實物的觀察、分析和推測進一步獲得某種更深層次的信息。另外，還要深度挖掘實物檔案所具有的價值，例如古代場景的還原，可以展現出城市的發展歷程，給人一種勃勃生機的感覺，經過古今對比，來突出城市所具有的巨大發展優勢。
醫院檔案是醫院各項工作的原始記錄，對疾病治療、科學研究等各項工作順利開展具有重要作用。傳統醫院檔案管理采用人工方式，速度慢，工作量大，難以提高醫院檔案管理工作水平。隨著數字技術發展和進步，尤其是計算機和互聯網技術的應用，醫院檔案管理出現信息化趨勢，這對提高醫院檔案信息資源利用效率，促進管理工作水平提高具有重要作用。下面將對醫院檔案信息化建設進行探討分析，并提出相應對策，希望能夠為實際工作提供指導。
1.醫院檔案信息化建設概述
1.1概念。醫院檔案信息化建設是指在醫院檔案管理工作中，通過計算機技術、互聯網技術的應用，將檔案資源數字化，從而方便檔案信息資源獲取和利用，促進檔案信息利用水平提高的一種方式。隨著技術的發展和進步，檔案信息化趨勢越來越明顯，越來越受到醫院重視，很多醫院開始在這方面加大資金投入，完善管理規章制度，以提高醫院檔案管理水平和服務質量。
1.2意義。醫院檔案信息化建設是對傳統醫院檔案管理方式的改進和完善，能促進醫院檔案管理水平提高，方便人們對檔案信息資源的獲取，促進醫院檔案管理工作水平提高。同時，醫院檔案信息化建設也順應醫院檔案建設趨勢，有利于提高工作效率，加快醫院檔案信息資源的數字化建設進程，實現檔案信息資源共享，方便資料獲取，促進醫院檔案服務水平提高。
2.醫院檔案信息化建設存在的不足
盡管很多醫院認識檔案信息化建設的重要作用，但由于資金投入不足，管理制度不完善，導致該項工作仍然存在不足，主要體現在以下方面。
2.1思想重視不夠。一些醫院領導將工作重心放在提高疾病診斷水平、醫療設備購置等方面，對醫院檔案管理工作的重視程度不足。也忽視檔案信息化建設，在這方面的資金投入不足，人才引進不夠，管理制度不完善，影響醫院檔案信息化建設進程。
2.2軟件開發不足。未能結合醫院信息化建設要求和檔案管理工作需要，開發具有特色的軟件。然而，數字化建設離不開軟件的開發和有效利用，很多醫院只重視計算機購置、軟件維護等工作，但忽視有特色軟件的開發，難以適應檔案信息化建設需要。
2.3管理比較落后。未能結合實際工作需要采取有效的管理措施，管理規章制度不完善，專業管理人才缺乏，沒有實現醫院檔案信息的一體化管理，對醫院檔案信息的整合不足等。由于這些問題存在，制約醫院檔案信息化建設進程，難以有效規范檔案管理日常工作。
2.4專業人才缺乏。很多醫院忽視引進檔案管理專業人才，導致管理人才隊伍素質偏低，難以很好適應信息化建設工作需要。沒有結合實際工作要求對醫院檔案管理人員開展培訓，制約他們綜合技能提升，導致工作人員難以滿足醫院檔案信息化建設需要。
3.醫院檔案信息化建設的對策
為有效推動醫院檔案信息化建設進程，提高檔案信息服務質量，根據存在的問題，筆者認為今后應該采取以下改進對策。
3.1提高思想認識。醫院相關領導要提高思想認識，明確醫學檔案對醫院各項工作開展的重要意義。并積極采取相應措施，加大資金投入，購置計算機等必要設備，完善管理規章制度，引進高素質人才等。從而推動醫學檔案數字化建設順利進行，提高信息化建設水平。
3.2重視軟件開發。構建合理的硬件平臺和網絡體系，加大相應的資金投入，購置計算機、掃描器、打印機等設備，方便檔案資源刻錄，有利于實現檔案信息化建設。另外還要結合檔案數字化建設需要，合理開發相應的軟件，設立數據庫，存儲相關數據信息，并做好數據管理和維護工作，重視信息資料管理，更好滿足人們對醫院檔案信息資源的需要。
3.3加強管理工作。建立完善的管理規章制度，明確管理工作流程、目標等，為醫院檔案信息化建設創造良好條件，推動管理工作的制度化和規范化進程。建立嚴格的責任制，明確工作人員各項職責，使他們更好從事自己的每一項工作，履行自己的職責。努力實現醫院檔案信息一體化管理，將檔案信息化建設融入醫院管理信息化工作中，以增進不同部門的聯系，節約人力、物力和財力，進一步提高醫院檔案管理水平。
3.4提高工作人員素質。重視對專業基礎知識扎實，工作水平強的工作人員引進，充實醫院檔案信息化建設工作隊伍。做好對這些工作人員的培訓，讓他們熟練掌握檔案管理規章制度、工作流程、計算機操作、軟件開發和維護等內容。并在薪酬待遇上加大投入，吸引更多優秀人員從事醫藥檔案管理工作，也為醫藥檔案信息化建設創造便利。
3.5整合醫院檔案信息資源。醫院檔案信息資源包括病例、財務數據、病案、影像檢查數據庫等。為推動檔案信息數字化建設進程，要加大對這些資源的整合力度，在確保各類信息資源安全和完整的前提下，對這些檔案信息資源進行整合和管理。并構筑統一的檔案信息查詢平臺，方便人們對檔案信息的查詢，并且可以不受時間和地點限制，做好對各類信息資源的查詢，提高醫學檔案信息服務水平。
關鍵詞：檔案管理；科學化；制度化；規范化；素質
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
隨著時代的進步和人類辦公技術日新月異的發展，社會各項制度的改革日益加深，檔案制度作為當今信息化時代不可或缺的應用技術，其改革也日益加深。面對各界信息量越來越復雜龐大的今天，檔案管理工作的改革顯得尤為重要。檔案管理工作該如何改革，在哪些方面改革，向哪個方向改革，才能更加完善地服務于全局工作，更加高效的應對日趨紛繁復雜的檔案種類和數量，更加適應新時期檔案管理工作的要求，已經成為每一位檔案管理工作者面對的首要問題。
1檔案管理工作改革的困難和重點
1.1大多數人對檔案管理工作的重視不夠 大多數人由于對檔案管理工作缺乏認識和研究，誤以為檔案管理工作就是以上的簡單流程，所以對其不夠重視，認為這是一項簡單的工作。正是這種錯誤的觀點，才導致了檔案管理工作的長期停滯不前，更新緩慢，改革工作無從下手。檔案管理工作在許多人看來只是普通的事務性工作，而不是單位的主要工作和重點工作。他們認為搞好檔案工作并不能給單位創造經濟效益，更不會實現任何社會效益，所以從不重視檔案管理工作，以至于出現了諸多檔案管理方面的問題。檔案管理工作是整個單位工作的基礎和根基，正是這項工作有條不紊的進行，才為整個單位工作的順利進行提供了有力保障。
1.2 檔案交接制度不嚴謹巨大的檔案變動、更新、調取和維護工作確實是檔案工作的重點和難點。檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環節就是檔案交接時。如今，大多數單位的檔案交接制度不夠嚴謹，導致許多檔案在交接時出現錯亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因為檔案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補是很復雜和費時的，會嚴重耽誤單位工作的正常進行。有關部門應著力加強檔案交接制度的嚴謹性管理，在交接時，交接雙方都應認真對待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務。
1.3 許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務很多人由于缺乏對檔案的重要性認識，在面對檔案工作時只是應付而已，甚至對本人的檔案都不夠重視，沒有充分考慮到檔案對今后工作的重要性和廣泛應用性，等到真正需要檔案時，才發現檔案不完整或是沒有及時更新，以至于影響了正常工作需要和職位調度，給檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務。在今后的工作中，檔案工作人員需要及時明確的告知檔案持有人有關檔案的相關事項，明確檔案持有人的責任和不重視檔案可能造成的不良后果，告知前來調取和填寫檔案的人員應該如何填寫，并告訴他們應認真誠實的填寫相關檔案。1.4 當前的檔案管理工作不夠現代化和信息化檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發現。檔案的存儲需要檔案室，檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質的檔案發霉或發潮，導致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力物力，而且對于檔案的準確性也很難保證，容易丟失和遺漏，一些不可預知的事件很容易導致信息的丟失，比如檔案室失火和漏水，都有可能導致大量重要的檔案丟失，造成嚴重的后果。當前的檔案管理工作急需引進現代化和信息化較強的技術來應帶這種局勢，比如電子信息技術的應用。電子信息技術借助電子管理技術和相關程序應用，以電子計算機為硬件設備，以網絡技術為先導，能夠有效的提高檔案管理工作的實效性，加強檔案管理工作的技術應用性和各類工作的效率。
2檔案管理工作的對策及思考
2.1強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序
強化每一名檔案管理管理工作者的管理意識，養成嚴謹認真的工作作風。同時在硬件設施上完善檔案管理設備，每個單位都應配備單獨隱蔽的檔案庫房，庫房內加裝空調、除濕機、檔案密集架和電腦等所必須的應用設備和管理配件。為加強檔案信息化發展，應在檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發揮計算機技術的應用，比如建立檔案的信息存儲和檢索系統。與此同時，應提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質，調動其工作主動性，從根本上確保檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集的齊全完整、內容真實可靠。只有這樣，才能滿足當今檔案管理工作的需要，從容面對龐大復雜的檔案材料和一系列檔案補充調取工作。
2.2 檔案交接嚴格按程序進行
檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，稍有不慎就有可能導致檔案丟失或失真，所以交接時應嚴格按程序辦理。檔案交接的正確手續應是：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。
2.3 健全檔案管理制度
健全檔案管理制度時應按照規范的操作流程，杜絕檔案在操作過程中可能出現的風險。首先應加強檔案管理人員的職業道德意識和安全操作規范培訓，使檔案管理員具備較高的職業操守，同時通過規范的操作，杜絕在人員操作的過程中出現不該出現的漏洞。其次，應盡量統一各單位檔案存儲的格式、統一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。與此同時，建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性和科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應不同單位對不同的檔案管理的需要。第二，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。第三，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用，實現人性化管理和簡單快速的操作目標。
2.4 建章立制，有章可循，規范操作
現如今，不同的單位在檔案管理工作上的規定和標準各不相同，甚至許多單位缺乏規定和標準，這大大降低了檔案管理工作的標準化程度，造成工作效率低、檔案質量參差不齊的現象，這大大減弱了檔案的存取與調配的效率，也影響了檔案管理信息化發展進程，更降低了檔案的應用。大量低水平的重復作業與建設由此產生；同時，相關制度的滯后也令檔案管理工作只能停留在輔助管理的位置上，一直無法繼續向前發展，沒有更高的突破。所以，建立相關制度規范檔案管理工作迫在眉睫，加強制度的建設和章程的規范需要提出標準化的檔案管理工作流程，這個流程應符合實際工作的需要。統一了規范和章程后，需要檔案管理工作部門和工作人員的認真遵守，規范其操作流程，認真細致的工作。做到有章可循。在調取、更新和存儲檔案時更應該加強規范性，避免錯誤的發生。
3提高檔案工作者的素質
3.1 加深對提高政治素質的認識，良好的政治素質是檔案管理員的內在要求。檔案工作者必須學習黨的路線、方針、政策和科學理論，使業務工作始終保持正確的政治方向。同時，要有高度的組織性、紀律性、遵守規章制度，堅決杜絕失密，泄密現象的發生。
3.2 領導高度重視，加大支持力度。隨著市場經濟不斷完善，各項社會事業快速發展，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大。這就要求分管領導進一步加強對檔案工作的重視程度，自覺更新檔案意識，給檔案工作人員的大力支持。
3.3 加強業務培訓，提高素質和水平。檔案工作者的素質又在很大程度上決定著檔案事業的總體水平，同時，注重加強檔案工作者之間，及檔案管理工作者之間，相關專業工作者之間及檔案管理之間的業務交流，通過交流，使他們盡快了解別人的先進經驗，及時查找自己的不足，吸收好的經驗應用于自己的實際工作中。
3.4 個人自身的努力。檔案工作者本身要不斷努力，注意自身修養，要認清形式'端正思想不斷學習，注重積累，要把自學作為提高自身素質的一個重要途徑。通過自我學習，與他人交流擴大知識面，并注重學習過程中的積累與探索，把理論與實際工作有機結合起來。
1提高二級教學單位教學檔案管理工作質量的必要性
1.1二級教學單位教學檔案工作要適應高校教學改革
隨著高校教學體制改革的不斷深入，實行校院二級管理使得學校二級管理的職能、內容和權限范圍都發生了很大的變化，因此二級教學單位的教學檔案管理也隨之發生了根本性的變化，如一些教學文件的制定可由各二級教學單位完成。而高校招生的不斷擴大，學校教學體制的重大變化，如實行彈性學制、選課體系等，為二級教學單位的教學檔案管理增加了更豐富更復雜的內容。所以只有科學的進行教學檔案管理才能適應高校教學改革的要求。
1.2二級教學單位教學檔案工作要正確反應教學成績
二級教學單位是高校基層的教學部門，二級教學單位教學檔案室在教學活動和教學管理過程中直接形成的原始資料，能真實、客觀的反應在教學活動中各個環節的教學管理工作。尤其在對高校辦學條件，教學管理水平，教學質量等方面做出了客觀真實的評價具有重要的作用。所以加強二級教學檔案工作的管理和建設，可以為教學評估提供更規范更系統的信息和數據。
1.3二級教學單位教學檔案工作要適應信息技術的快速發展
紙質性質的檔案管理，手工方式的材料收集、檢索等都已表現出滯后性、低效率性，影響了教學檔案管理的服務質量。隨著信息技術的飛速發展，利用網絡技術、多媒體技術進行科學的教學檔案管理工作，如開展網絡教學質量測評平臺，學生成績網絡管理系統，學生上網選課系統等，能大大提高教學檔案管理工作的效率［2］。
2二級教學單位檔案管理工作中存在的問題
2.1檔案工作意識薄弱
受傳統習慣的影響，二級教學單位的領導和教職工，絕大多數只重視教學活動、科研工作及其他行政工作，往往忽視在此過程中形成的檔案材料的管理工作。在此期間形成的一些如學生成績、課程設置、師資隊伍建設、教學評價等的教學檔案材料也往往由非專業的檔案管理人員兼顧。這些檔案管理人員有的是該行搞檔案管理工作的，有的是其他工作人員兼職的。檔案工作意識薄弱，檔案管理水平普遍低，檔案建立缺乏系統性和完整性，導致了實際管理工作中出現管理檔案難、歸檔難、檔案開發利用難等被動局面。所以在教學檔案管理工作中迫切需要既有檔案專業知識又懂計算機的復合型人才。
2.2教學檔案資料收集不齊全
目前，大多數二級教學單位在整理收集教學管理部門組織教學過程中所形成的文件時，往往只注重紙質文檔的收集，而忽略了電子文檔和影像資料的收集，應當歸檔的珍貴教學實踐和科研材料依然散落在教學單位或個人手中［3］。收集較多的材料是學校制發的各類文件，本院學生的畢業論文，以及教學管理中的一些常規性材料，而忽略了二級教學院人才培養特色，學科專業特色和科學研究優勢。歸檔資料不完整，檔案的內容雷同，利用價值不大，影響了二級教學單位教學檔案工作的開展。
2.3教學檔案的分類缺乏系統性和關聯性
有的學校各職能部門和教學系部檔案材料的收集和整理帶有很大的隨意性，沒有明確的歸檔范圍和要求，只重視紅頭文件的收集和整理，不重視本部門教學管理材料的歸檔。這不僅直接影響檔案的質量，而且也影響其歷史憑證的作用。
2.4檔案管理制度不健全，體制不完善。
在不少二級教學單位檔案管理上還存在一些薄弱環節。如:還沒有制定或形成相應的管理規章制度和實施細則，使檔案管理員職責不明確，工作上有很大的隨意性，再加上沒有配置專門的合理的機構，基本上是誰收集使用材料，誰管理檔案，歸檔范圍和歸檔要求沒有明確規定，造成了檔案管理不規范，出現了集中管理檔案難、歸檔難、檔案開發難等局面。雖然在二級教學單位檔案室使用了計算機網絡技術，但記錄信息過于簡單，多數采取封閉式管理，只對本院師生開放，沒有聯網實現資源共享。管理體制不完善，檔案管理手段落后，這在很大程度上影響了教學檔案管理的效率。
3加強教學檔案建設和管理的建議和措施
3.1增強意識，不斷提高檔案人員知識修養和組織協調能力，同時檔案管理人員還要樹立服務意識
由于在收集、整理各類教學檔案過程中，涉及學校和二級教學單位的眾多部門和個人，不僅要傳達教學院領導、學校教務處的工作安排，而且還要聽取、解決師生反應的問題，最終將教學檔案完整系統的材料歸檔。這就需要管理人員具有較強的組織協調能力，時刻保持清醒的頭腦。教學檔案的最終目的是為教學服務，為廣大師生服務，管理人員要按照教學規律和系教學檔案資源現狀，把教學活動中的各種可利用的檔案資源可能以最優方案組合起來，發揮其最大效用，以達到服務的目的，而服務質量的提高，需要管理人員有良好的職業道德修養、健康的心理素質、嚴謹的工作作風、特別是要有自覺的服務意識。
3.2規范管理，確立教學檔案歸檔范圍。
教學檔案材料要側重于教學實踐和教學管理過程中的原始記錄和基礎材料，所有文件材料都必須歸檔，并保證材料的完整性、準確性和系統性。同時，必須遵循教學文件材料自然形成規律，保持其有機聯系，符合教學管理和教學活動的成套性特點。
3.3建立健全切實可行的檔案管理制度
為保證高校檔案的完整齊全，必須制定相應的規章制度，二級教學單位應把檔案工作列入學校整體規劃和領導議事日程，納入教學、科研工作計劃和規章制度，把文件材料的形成積累、整理歸檔納入各項工作程序，列入有關部門和人員的職責范圍，要求教學任務的布置，教學工作的檢查，優秀教學成果、畢業論文的總結，科研成果和教材的驗收與檔案管理同步進行;優化考核制度，定期進行考核，并將考核結果和個人經濟利益掛鉤，成為有約束力的法規體系，從而保證檔案工作順利開展。為了解決檔案收集難的問題，必須制定行之有效的規章制度，建立和強化立卷歸檔的責任體系［4］。
3.4為了適應新時期檔案管理工作的需要，加強培養教學檔案管理人員的綜合素質
教學檔案的工作質量的好壞，與檔案管理人員有直接的關系。要建設好的高素質的檔案管理隊伍，首先要提高檔案管理人員的政治素質，及職業道德修養、理論修養和紀律修養，提高責任心，使他們牢固樹立教學檔案必須為教學工作服務的思想。其二是領導重視。定期對檔案員開展崗位培訓和繼續教育，使檔案管理者能夠及時學到新知識、掌握新技術，從而提高檔案員的檔案管理水平。其三做好檔案管理員的計算及應用理論和技能的培訓，提高他們的計算機管理應用能力，掌握計算機操作、數據庫的使用技能，具備計算機運用、網絡運用及對聲音、圖像、影像等多媒體資料進行處理的能力，成為具備檔案管理能力，又能熟練使用現代化技術的復合型人才，只有這樣，才能適合新時期教學檔案管理的要求。
3.5注重教學檔案信息資源的開發和利用
辦公室面對大量的事務性工作，力求強化工作意識，加快工作節奏，提高工作效率，冷靜辦理各項事務，盡量周全、準確、及時、適度，避免疏漏和差錯，現將工作做如下總結：
1、協調處理與各主管單位及相關單位的關系。內外協調是辦公司日常工作中的主要部分，與各單位的協調聯系日益密集。
2、認真做好公司的文字工作。草擬綜合性文件和報告等文字工作，負責辦公會議的記錄、整理和會議紀要的提煉，并負責對會議有關決議的實施。認真做好公司有關文件的收發、登記、分遞、文印、和督辦工作；公司所有的文件、審批表、協議書整理歸檔入冊，做好資料歸檔工作。配合領導在制定的各項規章制度基礎上進一步補充、完善各項規章制度。及時傳達貫徹公司有關會議、文件、批示精神。
3、落實公司人事管理工作。組織落實公司的勞動、人事、工資管理和員工的考勤控制監督工作。
4、切實抓好公司的福利、公司管理的日常工作。按照預算審批制度，組織落實公司設施設備、辦公用品、項目施工、食堂原料、員工福利等物品的采購、調配工作。
5、做好公司各種會議的后勤服務工作，包括車輛調度安排、人員食宿安排、紀念物品領取、前期籌備、清理收尾等。
6、積極協調、全力協助各分公司做好各類重大接待及重大活動等。
7、辦理集團公司董事長交辦的臨時性工作。
總起來看，辦公室的工作中還是存在著很多問題。比如，效率仍然不夠高；計劃方案仍然不夠縝密；大局觀仍然有所欠缺；操作流程仍然有失規范等。針對這些問題，我認為XX年辦公室的工作要努力做到以下幾方面：
1、牢固樹立服務意識、補位意識，為領導服好務，為同志們服好務。辦公室上傳下達的本質是服務，要確保建立暢通無阻的信息渠道，要確保營造團結向上的工作氛圍。
2、繼續完善各種規章制度，落實崗位責任制，努力實踐制度管人，不斷提高整體管理水平，使公司步入管理制度化、規范化的現代管理模式。
3、加強市場調研為領導決策提供依據。辦公室要積極了解并獲取領導決策所需的各種數據資料，為領導決策提供論證依據。
4、規范采購程序，加強物品領用管理，嚴格控制本部門的費用成本。
5、不斷提高檔案管理水平，繼續健全檔案管理制度，使公司各類檔案、文件資料不遺失，查閱方便、迅速明了。
目前，由于社會進步，學歷教育已經成為我國大學教育的重頭戲，特別是其中以“學以致用、滿足社會”為宗旨的成人教育近年來發展速度喜人，招生人數不斷增加。成人教育學院的各個系部中，一般都會設置一至兩名教學秘書。教學秘書是教學工作的輔崗位，一般處理與教學日常管理工作有關的事務，屬于辦公室文秘人員，他們的主要職責是安排教學計劃、準備教學總結、學生成績登記、傳達上級會議精神、對外接待等與教學任務密切相關的事務，很少有系部專配那些專司教學檔案或者教學文檔管理工作的教學秘書。教學檔案的管理對她們來說，是一種額外的業務。很多教學秘書只是知道收發文件，傳達會議精神，缺少應有的檔案管理意識，經常出現工作上的被動局面。因此，運用專業的科學知識培訓教學秘書，提升教學秘書的檔案管理意識和技巧，提高教學秘書的檔案管理效果，是當務之急。
1，成人教育教學檔案的特點與內容
根據成人教育教學檔案的特點，其管理工作主要包括對本單位一個管理周期內全部教學活動和管理工作真實情況的采集和教學檔案原始資料的采集、收集工作，是搞好教學檔案管理的基礎工作，沒有原始資料采集的全面性和真實性，就沒有教學檔案的科學性和指導性。由于教學活動的多樣性、廣延性，參與人員的多方位性、多層次性，且又是一個動態過程，教學活動原始資料的采集、收集工作是十分復雜和難做的，只有參與教學活動和管理工作全體人員的高度重視和積極參與，才能收到良好的效果，這是做好成人教育教學檔案管理工作首先要處理和解決好的一個關鍵問題。以期末考試為例，每個學期期末考試結束后，應建立相應檔案，內容應包括試題、試卷、學生成績、考場記錄、試卷與成績分析等信息資料。這不但可以及時做好學期結束工作，總結該課程教學成績、經驗和存在的不足，還可以為下一學期考試工作提供借鑒，不斷提高考試工作的管理水平。但在實際工作中，有的未能及時做到，有的是信息收集不齊全，有的是試卷成績分析沒做或沒做到位，造成原始信息丟失或失真。可見，成人教育教學檔案管理工作的特點是載體形式多樣化，雜而面廣，要求嚴格，必須注意收集和管理，才能實現科學高效的管理和利用。
2，檔案管理人員必備的知識素質
成人教育教學檔案的重要性和多樣性要求教學秘書必須提高檔案意識，提升檔案管理素質和水平。所以，教學秘書必須要盡可能地把自己的精力放在教學檔案的收集與整理，并通過建立規章制度，養成習慣，加強對教學檔案的管理工作。教學秘書必須不斷加強學習，掌握先進的科學技術，通過先進的手段來實現對教學檔案的管理，并且在管理過程中密切注意利用水平的提高。教學秘書在檔案管理中，其基本的素質要求是應該能掌握一定的計算機打字輸入技能，在此基礎上，還應強化其檔案專業性知識的學習。比如，要充分了解教學檔案的性質及其分類和特點，教學檔案的來源及整理，并且規范化利用教學檔案去促進教學改革工作。很多檔案專業性知識，可能很多教學秘書都沒有意識到，或者是沒有接觸過，極有必要加強學習，熟練掌握，從而促進本單位的教學進步。
教學秘書應提高檔案管理水平
3.1教學秘書應把握檔案學發展的未來趨勢
教學秘書應及時把握檔案學發展的未來趨勢，從而順利地做好教學檔案管理工作。特別是現在面臨著檔案信息化、數字化發展的趨勢，教學秘書更應積極學習，扎實工作，在平凡的崗位上做出更大的貢獻。檔案信息化是以信息技術廣泛應用為主導，以檔案信息資料建設為核心，以信息網絡為平臺，以信息人才為依托，以檔案信息法規、政策、標準為保障而實現的一種綜合體系。這對非專業的教學秘書提出了更高的要求和標準，只有不斷學習新識，才能勝任工作要求。目前，教學秘書要認識到教學檔案是隨著教學情況的復雜化而逐漸復雜的，隨著一些高科技手段在成人教育中的應用，數量多，載體多，需要認真研究，并取得領導的支持，才能做好檔案的收集整理工作。
3.2教學秘書應及時做好檔案收集整理工作
收集整理是形成教學檔案的第一步工作，只有做到全面系統，科學把握資料的檔案價值，才能做到重要檔案不缺不漏，歸檔及時，不斷豐富檔案的數量。由于教學檔案的來源復雜多樣，有時要求教學秘書一定要跟進責任人，了解本系部新出臺的管理規章制度，并及時把成文的規章制度做成檔案，專門歸檔管理，方便使用。教學檔案的存放應該嚴格按照標準分門別類，標注明確，借用登記明了，手續正規，并要求借閱人能同時遵守一些規章制度，和教學秘書一起做好教學檔案的管理工作。
3.3教學秘書應詳細了解本單位的教學情況
教學秘書應從整體中把握本單位的教學情況，包括教學改革方案的執行情況，以更敏銳的檔案意識決定什么樣的資料是檔案資料，必須通知當事人及時上交資料，回
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歸檔案管理正常流程，這是教學秘書處理自己工作的重要內容。但實際情況是，教學秘書手里只有教學進度大綱，而很多教學秘書由于年齡大，知識結構老化，對自己所在的系部教學情況不明了，不能及時掌握本系部的教學特點和教改進展情況，在工作中處于極大的被動狀態。所以，與時俱進，刻苦鉆研，與具體任課老師不斷溝通，了解當前教學的實際情況，是教學秘書勝任工作的基本前提。為此，要求教學秘書必須要認真對待教學檔案的收集整理工作，努力克服存在于任課教師身上的不注重教學檔案的各種表現，從而努力提高自身業務素質，不斷提高對檔案工作的理解和認識，從而真正的做好教學檔案管理工作。
3.4教學秘書應加強對教學檔案的安全責任
對于紙質檔案來說，安全是第一要務。檔案存放地點要安全，確保無丟失，歸檔完整，還應注意六防，即防蟲、防水、防潮、防盜、防鼠、防火。平時應把自己的案頭整理清理干凈，保持辦公桌的整潔。教學秘書一定要擔當起教學檔案的保管工作，廣泛收集與教學有關的各種情報，在準確了解教學情況的基礎上，確定教學檔案的收藏范圍，及時跟進具體負責人，從而保證教學檔案完整歸檔，合理利用，并形成收集整理、安全保存、充分利用等一條龍的服務。
