時間：2023-01-23 00:16:19
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案論文，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
論文關鍵詞:檔案管理現代化;管理體制;多媒體;檔案數字化
論文摘要:新形勢下,轉換觀念,更新設施,培養新型的檔案人才,加強企業檔案利用,讓檔案為企業創造更大的利潤,是實現企業檔案管理現代化的重要途徑。
經濟體制的轉軌、現代企業制度的建立與信息技術的發展和普及,使我們見證了一個經濟、技術、政治等全面發展與改革的時代。從歷史看,變革不僅會引發社會生產方式、管理方式的轉型,同時也會引起政府治理方式的變化,在一種新的市場環境與政治環境中,深化企業檔案工作改革,探索企業檔案工作現代化發展之路顯得尤為重要。
一、當前企業檔案管理工作中存在的問題
1.企業檔案工作管理體制尚未完全符合現代企業制度的要求。隨著中央和地方專業主管機關的撤并與改組,很多企業不再具有對應的專業主管機關,這必然會使部分企業檔案工作的管理出現某種真空地帶。其次,由于企業正逐步走向“自主經營、自負盈虧”的市場主體,檔案行政管理部門在企業檔案工作管理中也遇到不少問題。一方面,檔案行政管理部門疲于進行業務監督指導及一些具體的業務工作,無法集中力量進行有關業務標準、規范、法律、法規等的制定;另一方面,企業,尤其是非國有企業,可能會反感檔案行政管理部門對其具體檔案業務的干預,不予積極配合等等。
2.部分企業重利潤輕投入,造成企業檔案管理的滯后。當前形勢下,企業檔案作為企業資產,它的管理工作的優劣完全由企業自身重視程度決定。現代企業制度更要求企業能最大限度地節約成本,提高效益,企業檔案管理工作是一項需要投入人力、物力與財力等成本的工作,企業必然要求其檔案工作適應生產、經營的需要,必須符合效益原則。當企業檔案工作不能為企業帶來相當于或者大于其成本的效益時,其日益萎縮將成為不可避免的事實。
二、存在問題的原因
撇開外部因素,僅從檔案工作自身來看,筆者認為造成企業檔案工作遭受冷遇的原因有三:首先,現行企業檔案工作微觀管理方式植根于計劃經濟體制,計劃經濟體制下的高成本、低效益始終影響著目前的企業檔案工作,并與現代企業制度的效益原則產生摩擦。這是導致企業檔案工作處于劣勢最根本的原因。其次,企業檔案工作自身在很大程度上仍沿襲了原有的工作思維與方式,未能跟上企業改革步伐,積極服務于企業。這是造成企業檔案工作現狀最直接的原因。再次,企業檔案本身所能產生的效益的隱蔽性使其計量化難度較大,這是造成企業管理層忽略檔案工作的間接原因。為保障企業檔案工作的可持續發展,深化企業檔案工作改革,實現企業檔案管理現代化已成為企業檔案工作自身發展的迫切需要。
三、實現企業檔案管理現代化的幾點意見
第一,更新觀念,增強企業檔案管理現代化意識。要實現企業檔案管理現代化,首先要進一步解放思想,轉變觀念,認真貫徹執行各級文件精神,不斷強化檔案管理現代化意識,大膽探索符合檔案工作自身特點的規律,能夠有效為當代中國經濟、政治、文化建設服務的檔案工作理論與方法,建立和完善中國特色的檔案管理現代化體系,堅持一切從我國的基本國情出發,從企業的實際出發,制訂檔案工作目標、任務、方針、政策,創造性地開展計算機技術的應用,要拓寬服務領域,提高質量,增強企業檔案工作的生機與活力。
第二,更新設備,充分利用現代化技術。隨著社會的發展,工作的深入,各行各業的檔案數量逐步增加,依靠人工手段進行檔案管理已遠遠不能適應發展的需要,所以采取現代化手段進行檔案管理工作勢在必行。計算機、多媒體計算機、特別是超媒體的出現,為解決這一矛盾展示了光明的前景。這就需要企業領導及檔案管理人員,從思想觀念上對新技術給予足夠的重視,用新的觀念看待事物,引進使用現代化技術設備,以促進檔案管理工作的健康發展。使用計算機系統管理,可對檔案資料進行復制、掃描、取樣,實現企業檔案數字化。通過人機結合的方式,檢索者只要在屏幕上指出自己所需要的計算機管理程序,就可以將所需的檔案目錄摘要等顯示出來,大大提高了工作效率。
第三,合理用人,培養新型的檔案人才。要理解、尊重人才,關心、愛護人才,要努力創造一個尊重知識、尊重人才的良好氛圍。根據企業檔案工作的特點,要合理用人、留人。知識結構要高、中、低配備,年齡結構要老、中、青結合。要擴大選人用人視野,要選擇有真才實學、有實干精神而又坐得住的人做檔案管理工作。跨世紀企業檔案工作者不僅要有一定的政治理論水平、業務水平,還要有廣博的知識,強烈的開拓、進取意識,尤其要一專多能,既要能熟知檔案管理法規和基本的檔案管理業務知識、技能,還要熟練掌握計算機管理知識和操作技能,盡快實現企業檔案數字化。
尤其是在高校體制改革和現代技術高速發展的今天，科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學校科學管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學術著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環節。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學技術委員會、國家檔案局1987年頒發了《科學技術研究檔案管理暫行規定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高校科研綜合交稿日期：檔案的管理進行思考和探討。
一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定
界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學技術研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質并舉。科研檔案的具體歸檔范圍應包括以下內容:
（一）科研項目檔案
科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。
（三）科研成果檔案
主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果的多少是高校科研實力大小的依據之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因
（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。
（二）高校科研人員檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。
（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保證，不能做到上、下集中統一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態。
（四）高校科研檔案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質材料多、電子檔案少，傳統簡易設備多，現代化管理工具少，不能有效地開發和利用高校科研檔案材料。
鑒于此，高校科研檔案中出現了“四多四少”現象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高校科研檔案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價值的發展和信息資源的開發利用。
三、對加強高校科研檔案管理工作的幾點見解
（一）建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性、和階段性。為了規范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現象的出現。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統，最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。
（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創新的基礎。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學校和國家都有重大意義。
（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。
（四）推廣科研檔案的開發利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用。”因此,科研檔案管理的工作要考慮其開發利用問題。“檔案的開發利用是企事業單位管理水平的一面鏡子。”目前的檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數高校科研檔案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,使相關網站成為有效開發利用科研檔案的窗口。
同時,高校的科研檔案保管的是一批學者和科研人員的學術成果,它是體力和腦力勞動的結晶,包含著一定的知識產權。這就決定了高校科研檔案開發利用的特殊性,在對高校科研檔案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產權,學會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權的后果。
為在實際利用中避免侵犯作者的知識產權,可進行這樣幾項工作:
(1)對科研檔案中享有著作權的作品,在卷內目錄上打上明顯的著作權目錄標記,以提醒利用者注意。
(2)對科研檔案中有著作權的作品應限制在合理的范圍之內利用。
一、原始記錄性
吳寶康教授主編的《檔案學概論》明確指出，“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質屬性”，“檔案在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨有的特性，就是原始記錄性”①。
應該說，這一認識是正確的。然而查啟森同志卻對這一傳統認識提出了質疑：其一，如果原始性是檔案的本質屬性，那么“原始記錄就是原件，具體地說就是原稿。如果這樣的話，那么檔案就是原稿，一切非原稿以外的記錄，因為不是原始記錄，就不能算是檔案了。而事實上在為數眾多的檔案中，不一定都是原稿，還包括根據原稿而形成的打印件”。其二，“原始記錄，當包括文物和圖書手稿，即文物和圖書手稿，它們也具有原始記錄性”，因而“原始記錄性是三者的共性，而不是檔案所特有的本質屬性。”②
筆者認為，上述質疑是值得探討的。其一，我們不能機械地理解原始記錄性。對形成文件的機關來說，文件的原稿的確是原始記錄，但文件的打印件也是原始記錄。原稿是印制打印件的依據，打印件是機關處理事務的依據，兩者是一個完整的有機整體。因此，打印件也屬于原始記錄則是無疑的。其二，不可否認，圖書手稿是檔案，有的文物也是檔案，但我們不能因此而否定原始記錄性是檔案的本質屬性。雖然圖書手稿也是印刷圖書的依據，但圖書產生的主要原因和直接目的是為了供眾多的人去閱讀。而檔案則不然，“檔案是人們處理事務過程中遺留下來的副產品，它是人們進行社會實踐活動附帶的產物，或者說它是自然形成的，而不是純粹人為的結果。”③當然，有的原始記錄既是文物也是檔案，“凡具有原始記錄作用且含義明確的實物即可作為實物檔案看待。”④《檔案法》第十二條規定，“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規的規定，由上述單位自行管理”。可見，同樣是原始記錄，并不影響我們對檔案與圖書、文物進行區分與管理。
也許有人會說，既然原始記錄性是檔案的本質屬性，那么文件與檔案的本質屬性豈不完全相同?的確，由于“文件與檔案記錄的內容相同”、“文件與檔案的物質形態相同”，因而“文件與檔案的本質屬性相同。原始性和記錄性的有機統一。是文件和檔案的共同本質屬性。”⑤所以，文件與檔案從本質上來說則屬于同一事物。但是，有人據此認為，既然文件與檔案本質屬性相同，那么“文件與檔案屬于同一概念”⑥。其實，這是對文件與檔案關系所作的錯誤理解。文件與檔案之所以屬于同一事物，是由于兩者的載體與內容完全相同，這就決定了兩者的本質屬性相同。但同一事物在根本性質不變的情況下，次要性質可以發生變而恰恰是這種變化使得同一事物的發展呈現出階段性。所以說，文件與檔案是同一事物，但并不是同一概念。我們通常所說的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個名稱，也就說明了這一點。
二、客觀記錄的歸檔保存性
查啟森同志對原始記錄性提出質疑，并進而認為“檔案的本質屬性是客觀記錄的歸檔保存性”，“構成檔案的根本條件，是歸檔保存。歸檔保存是文件向檔案轉化的關鍵。沒有這一程序，也就沒有檔案。”⑦這一認識似乎是正確的，因為檔案保管機構保存下來的檔案一般是經過歸檔這一程序的。但問題在于，歸檔并不是檔案保管機構獲此檔案的唯一途徑。文書部門和業務部門的歸檔，相對于檔案保管機構來說就是檔案的接收。檔案保管機構除了正常的接收之外，還有向社會征集和搜集檔案這一補充手段。如果把客觀記錄的歸檔保存界定為檔案的本質屬性，那么未經歸檔保存的客觀記錄就不是檔案。這無異于否定了檔案保管機構的征集與搜集工作。若此，檔案的收集工作豈不僅僅成了檔案的接收工作?對此，張輯哲同志指出，“是否集中保存不能作為檔案的必要屬性看待。實際情況是，無論是否集中保存，檔案就是檔案，非檔案就是非檔案。”⑧因而將客觀記錄的歸檔保存性作為檔案的本制裁屬性顯然是欠妥的。
三、信息性
隨著信息這一概念被社會所接受，檔案是一種信息的認識也被檔案界所認同，于是劉建平同志便認為“檔案的本質是信息”⑨。
當然，從信息角度看，檔案所記錄的內容無疑是信息。但是，圖書、情報所記錄的內容也是信息。可見，信息性是檔案、圖書、情報的共同屬性，因而信息性只能是檔案的一般屬性。因為“檔案學界一般都認為，檔案是其原始內容和原始載體的統一體；檔案信息僅指檔案內容而不包含載體，也不強調內容的原始性，……根據信息論的描述，信息不是物質，只是信息的存貯、傳遞必須借助于物質載體，而且這種載體純粹是為了信息的存貯、傳遞服務，沒有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。⑩張輯哲同志也指出，“由于信息這一概念外延極大，因此僅僅認為檔案具有信息性或說檔案本質上(主要指其內容)是信息是遠遠不夠的。對檔案信息的認識僅僅停止于這一水平是極為膚淺的，甚至可以說是毫無意義的。”⑾
應該說，檔案雖然是一種信息，但檔案這一種信息除了具有信息的一般屬性如何擴充性、可壓縮性、可替代性、可傳輸性、可擴散性、可分享性外，還具有自己的特點：它是一種未經加工處理的原生性靜態信息。因為信息可分為社會信息和自然信息，從記錄方式來看，社會信息又有記錄性信息和非記錄性信息之分，而記錄性社會信息還有原生信息和派生信息之別，檔案、文件則原生的社會信息，而圖書、情報則屬于派生的社會信息。因此，泛泛地稱檔案的本質是信息是不確切的。
四、非現行性
傅榮校同志認為，“檔案的本質屬性——非現行性，不是由于檔案的歷史(原始)記錄性等屬性決定的，而且文件由于其功能——作為實踐活動的工具發揮作用的必然結果。”⑿
很顯然，這一認識是依據文件生命周期理論而得出的。文件生命周期理論根據文件所起作用的不同，將文件劃分為現行文件、半現行文悠揚和非現行文件三種。由于我國不存在半現行文件這一概念，于是該觀點持有者便將文件劃分為現行文件和非現行文件兩種，且認為“非現行性是檔案區別于現行文件的唯一本質屬性。”⒀
筆者認為，檔案的本質屬性是非現行性這一認識是不符合我國的實際的。因為國外的現行文件是指“一個機關、團體或組織處理現行業務時經常需要用到，因而繼續存放在其形成地點的文件。”⒁非現行文件是指“處理現行事務已不再需要的文件。”⒂而我國一般認為文件具有現行的效用，檔案是辦理完畢的文件。可見，我國的檔案概念并不是依據文件所起的作用去加以認識的。在我國，文件只要從手續上或程序上辦理完畢，就可以看作檔案，一般應在第二年上半年向機關單位的檔案保管機構移交。我國的檔案概念是具有我國自己的特色的。宗培嶺等同志明確指出，“我國與西方國家對檔案概念的理解是有差異的，用西方檔案學理論體系中的文件生命周期理論來解釋我國的檔案概念顯然是不妥的。”⒃筆者認為，由此而認定檔案的本質屬
性是非現行性也是不妥善的。
綜上所述，原始記錄性是檔案的本質屬性，其他幾種對檔案本質屬性的認識，或有失偏頗，或有所欠缺，都存在著不足。
注釋：
①③吳寶康主編《檔案學概論》，中國人民大學出版社1988年版，第40、41頁。
②⑦查啟林《檔案“原始記錄性”質疑》，《圖書情報知識》1994年第2期。
④⑧⑾張輯哲著《維系之道——檔案與檔案管理》，檔案出版社1995年版，第9～10、7、27頁。
⑤韓玉梅主編《外國現代檔案管理教程》，中國人民大學出版社1995年版，第28頁。
⑥劉智勇《我國現有檔案定義的缺陷》，《檔案學研究》1995年第4期。
⑨劉建平《從信息和信息科學看檔案》，《山西檔案》1996年第1期。
⑩陳作明《檔案學研究中若干問題的思考》，《浙江檔案》1996年第9期。
⑿⒀傅榮校《文件生命周期理論研究(之四)——理論研究意義(Ⅰ)》，《檔案》1994年第5期。
筆者從因特網上瀏覽了2000年來全國一部分省（直轄市）和市、地區、縣以及某些專業系統的檔案網站，對其刊登的關于檔案繼續教育的內容作了些簡單的梳理。國內檔案繼續教育的主要內容可分為如下幾大類：
一、計算機、信息技術與電子政務、電子文件與電子檔案管理
這部分內容是完全適應社會和檔案工作發展需要的。由于檔案工作在國家信息化系統中有一定的地位，檔案部門必須緊跟國家信息化建設的步伐，為了落實國家檔案局信息化建設綱要，各地、各系統的檔案部門近年來十分重視信息化建設；同時隨著計算機、網絡技術在各單位行政工作、業務工作中的普遍應用，電子文件與電子檔案在各單位形成和使用的文件中所占比例越來越大，電子文件與電子檔案管理在檔案管理工作中的地位與重要性也日益顯現；計算機與信息技術發展快、更新快；為此檔案工作人員必須不斷學習，更新知識，才能適應形勢發展、滿足工作需要。
二、國家及檔案系統對檔案工作的新標準與新規范
隨著社會的發展，檔案工作也有了相應的發展，為了適應檔案工作的發展以及滿足檔案工作的實際需要，國家檔案局了相關的標準與規章。而這些新的標準與規章既是以往教材中未曾包括的內容，又是在現實檔案工作中必須遵守或具有指導意義的內容，因此在檔案工作人員的繼續教育中應該將它作為必學內容之一。
三、檔案鑒定理論與實踐
檔案鑒定是檔案工作中具有特殊重要地位的一個環節，因而檔案價值鑒定也就成為我國檔案學中一個具有較高難度的理論與實踐問題。隨著社會的發展，先進的科學技術手段與管理理念也為檔案工作所不斷吸納，檔案工作信息化成為檔案工作的重要任務，而我國現有的傳統意義的檔案鑒定工作目標僅針對檔案存毀，已不能適應檔案工作發展的需要，必須進一步研究與探索能適應檔案工作發展所需要的檔案鑒定理論與實踐。在現實中一方面是檔案工作者（主要是具有初級或中級職稱的檔案工作人員）面對大量的文件、檔案很難僅以以往十分簡略的《歸檔與不歸檔范圍》、《檔案保管期限表》來進行鑒定工作；另一方面是許多檔案理論工作者與實際工作者對檔案鑒定進行了不斷深入的研究，發表了不少專著與大量的論文，這些論著中有創意的觀點應該到實際工作中去驗證、有價值的內容應該推廣。繼續教育是這兩者連接的橋梁，將檔案鑒定理論研究成果通過繼續教育的途徑向檔案專業人員介紹、推廣。檔案鑒定理論與實踐作為檔案干部繼續教育的內容除上海市，在湖南、浙江、江蘇等省和全國環保等系統均有采用。
四、檔案工作新動態、發展趨向
社會和科學技術的發展勢必會影響和推動檔案工作的發展，檔案專業人員應該對影響檔案工作發展的環境與各種因素有所認識與了解，更應該了解檔案工作自身發展的情況。只有這樣，才能正確把握自己的前進方向、改進自己的工作、激發自覺的學習愿望，真正做到與時俱進。
五、與資格證、職稱考試相關的內容
有些省市將與資格證、職稱考試相關的內容也列入檔案干部繼續教育的學習內容。
筆者曾先后給上海市檔案專業人員繼續教育做過3個專題講座：《<國家行政機關公文處理辦法>介紹》、《<國家行政機關公文格式（國家標準）>介紹》、《檔案鑒定新論》。在教學過程中，體會最深的是繼續教育的內容從宏觀方面看應該是“新理論、新技術、新方法、新技能、新信息”,而在此前提下，具體的教學內容應做到：來源于實際需要、與實際工作關系緊密、能滿足檔案專業人員工作直接需要。超級秘書網
關鍵詞:檔案管理;檔案;電子信息技術;保密
一、傳統類檔案保密工作特點
1.檔案存放地點是保密工作重點。傳統紙質性檔案受自身條件限制，必須集中存放在溫度、濕度適宜的場所之中。《中華人民共和國檔案法》規定，檔案存放地點必須具備防盜措施，要制定嚴格的檔案存放地點管理制度，無關人員一律禁止進入，最大程度上保證了檔案文件的保密性和安全性。
2.注重對于檔案管理人員的職業教育。《檔案法》中嚴格規定，機關、團體和企事業單位必須有專門的檔案管理人員，嚴格執行各項檔案管理制度。近年來，大部分省市和地區已經制定了檔案管理員資格準入制度，要求單位檔案管理人員必須持有相關的檔案管理員資格證明，并定期組織檔案管理人員進行業務知識和技能培訓，加強職業道德教育。管理人員的專業化保證了檔案管理保密工作的順利進行。
3.較為合理地依據檔案保密程度對類檔案進行分級管理。按照有關規定，傳統檔案按照保密程度不同，分為絕密、機密、秘密等幾個密級。在我國傳統檔案管理體制中，不同密級的檔案需要進行分類集中管理，并對不同密級檔案的管理和查閱等工作進行了詳細規定。與此同時，對各個密級檔案的解密標準、解密時限、解密方式等進行了嚴格限制。這就最大限度地保護了檔案的秘密性。
隨著社會信息化技術的不斷發展，目前我國的檔案管理模式已由傳統的紙質型檔案發展為利用電子信息技術為主的電子信息檔案系統。與傳統型類檔案保密工作相比，電子信息檔案保密工作有其特殊之處，一些傳統檔案管理工作模式已經無法適應信息化要求。近一個階段，我國出現數起利用電子信息技術進行泄密的惡性案件，給我國社會主義現代化建設帶來巨大影響。如何在電子信息技術條件下做好類檔案保密工作，需要檔案管理工作者給予高度重視和進行認真研究。
二、利用電子信息技術進行檔案管理的優勢和不足
1.利用電子信息技術管理類檔案的優勢。首先，電子信息檔案保存管理相對方便。電子信息檔案由于采取數碼技術進行壓縮，存儲介質占用空間極小，對存放場地要求相對較低。其次，電子信息檔案便于調閱和使用。由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，方便用戶使用，可以極大提高檔案管理工作服務社會的能力。
2.利用電子信息技術管理類檔案的不足。誠然，利用電子信息技術管理類檔案的不足和優勢一樣顯而易見。由于電子信息技術自身特點，類檔案一旦泄密，其傳播速度快、傳播內容豐富等特點會給檔案管理工作和經濟社會發展帶來巨大危害。電子信息技術傳受主體多樣性的特點決定了電子信息檔案泄密后，其損失難以在短時間內彌補。三、如何做好電子信息檔案保密工作
筆者認為，做好電子信息檔案保密工作總的原則應該是充分利用電子信息技術的優勢，結合傳統檔案管理工作的經驗，取長補短，努力克服問題和不足。具體說來，應注意以下幾方面。
1.牢固樹立檔案管理以及保密工作的服務意識。無論是檔案管理還是保密工作，其根本出發點都是為經濟社會發展提供資料。利用電子信息技術進行性檔案管理，其目的是為了更好地為社會提供服務。因此說，服務意識是檔案管理工作必須樹立的指導思想。
2.建立完善的電子檔案查詢使用制度，用制度化的方式確保電子檔案安全。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。
(1)要根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行。要在傳統管理制度的基礎上，結合電子信息檔案的特點制定更加完善的管理制度。
(2)要充分保證電子檔案儲存介質的安全。電子信息檔案儲存介質一般以光盤、軟盤及硬盤為主。一方面要采取相應的防火防水措施，保證硬件安全，另一方面要及時做好相應備份，防止電子儲存介質發生故障后重要資料丟失。
3.進一步提高檔案管理人員的職業素質和業務素質。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，在今后的工作中，除了要對檔案管理人員加強電子信息管理技術及檔案管理專業技術培訓以外，更為重要的是要加強職業意識教育。要培養他們高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。
當然，利用電子信息技術進行檔案管理是一個十分復雜的系統性工程，需要動員社會方方面面的力量參與其中，形成“保密帶動管理，管理帶動服務”的良性互動工作模式，切實將我國的檔案管理工作提高到一個新的水平。
參考文獻：
[1]《中國大百科全書》，陳兆吳主編.
[2]《中華人民共和國檔案法》，法律出版社，2003年5月.
摘要：企業職工檔案是對職工個人經歷、政治思想、業務水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料歷史，是全面、正確地考察職工的一個重要依據，在人力資源開發、人才預測和人才政策制訂等方面具有十分重要的地位作用。在新形勢下，企業勞動職工、工資分配、社會保障制度等各項改革措施也在不斷深入，企業職工檔案管理如何跟隨企業發展的步伐，更好地服務于企業，已成為當前企業面臨的一個重要問題。
關鍵詞：檔案管理特性作用措施
1企業檔案管理工作的特性
1.1獨立性企業是社會經濟發展過程中一種以法人為代表的自主經營、自負盈虧形式的特殊經濟組織，企業對其資產有獨立的支配權，檔案作為企業資產的一個組成部分,企業也依法享有獨立的支配權。同時，隨著經濟社會的發展，大部分企業產生了屬于自己的知識產權和商業秘密等檔案。因此，企業的檔案基本上不對外開放，沒有對外服務的功能，檔案資源只屬于企業內部共享。
1.2專業性在當前的市場經濟活動中，企業主要是以經營為中心開展一系列活動，從而產生了大量的經營性的文件材料。同時，為了在激烈的市場競爭中求生存求發展，企業還產生了本企業獨有的技術專利檔案。這些檔案與傳統的科技檔案和文書檔案有著較大的差別，成為企業檔案的一個重要組成部分。
1.3系統性企業檔案工作不僅包括對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統計、鑒定、服務、利用，而且還包括檔案信息產品的加工和輸出，因此，它類似于企業管理活動中的一個系統工程。
2職工檔案管理工作在企業發展中的地位與作用
2.1對企業發展的步伐和速度起到促進作用企業職工檔案與企業發展的關系十分密切，對企業競爭發展具有十分重要的促進推動作用。在經濟社會的快速發展的形勢下，企業要想高速穩健發展，離不開科學技術的支撐，而科學技術的進步則取決于人才的綜合素質，需要有一支高素質的專業技術人才隊伍。人才已經成為決定企業興衰、成敗、競爭勝負的關鍵因素。而加強職工德檔案管理工作，從一定程度上對企業員工的地位、榮譽、認定等方面進行了肯定，從而形成了良好的激勵機制，進而促進了企業的良性發展。作為人才信息縮影的職工檔案，則是各類人才在社會各項實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合體現。
2.2是培育企業核心競爭力的重要工具核心競爭力是企業擁有的區別于其他企業的重要財富，是能夠被企業管理者、員工共同感受到的并共同參與創造的核心資源。由于現代企業在激烈的競爭中感到了人才的重要性，因此開發人力資源成為了提高企業核心競爭力的迫切需要。優化企業人力資源管理，離不開企業職工檔案工作的強力支持，與職工檔案工作制度的不斷完善也有著密不可分的關系。企業職工檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據。人力資源管理的目的就在于能否在企業內部實現最優化的人才配置，做到“人盡其才，才盡其用”，知人善任是企業良性發展、在競爭中處于不敗之地的重要條件。對于企業而言，只有進一步強化職工檔案管理工作，才能從源頭上杜絕一些棄檔、假檔、失檔現象的發生，也才能使企業能夠放心的用人，使員工能夠誠信的做人，進而樹立進取心和責任心，最終促進企業核心競爭力的培育。
2.3是企業競爭發展中人力資源管理的重要手段職工檔案對單位負責人了解應聘者的基本情況，正確錄用使用新的人才能起到十分重要的作用。一份真實、完整的個人職工檔案，既是企業選用人才和人才日后晉升提拔的重要參考，也是擇業人員量己之才選擇行業、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能限制一些企業和個人盲目選人、擇業的“自”，更利于“人才與用人單位是市場經濟體制下活動的主體”這一社會功能得到充分發揮。同時，由于職工檔案能夠比較全面、準確的反映人才各方面的情況，所以企業也能夠從職工檔案中了解本單位人才的數量、文化程度、專業素質等方面的重要數據，這也有利于企業人力資源管理部門對職工檔案進行統計分析，從而作出比較準確的人才預測，并制定出長遠的人才培養計劃和企業發展規劃。
3加強職工檔案管理工作的措施
3.1制定科學規范的企業職工檔案管理實施細則
隨著經濟社會的發展，流動性和多變性問題成了企業人才突出的問題，這給企業職工檔案管理增加了多樣性和復雜性。因此，必須根據形勢的發展，在《企業職工檔案管理工作規定》的基礎上制定一個統一的、規范的、便于操作的《企業職工檔案管理實施細則》，使職工檔案材料的主體能夠緊緊圍繞培養人才、發展經濟這個中心，在收集、整理、歸檔、利用等環節做到有章可循、有法可依，真正實現“觀其卷，知其人，用其長”的目的。
3.2實現企業職工檔案管理的現代化
當前，企業各項制度面臨改革，企業職工檔案工作也同樣面臨著這種挑戰。一是職工隊伍不斷交替，導致檔案數量有所增加，檔案內容不斷得到更新，新材料不斷得到充實。二是檔案利用率越來越高，信息的需求要求更加系統、全面、準確。三是利用時效在加快。要求檔案人員要熟悉情況，及時有效提供。因此，盡快實現職工檔案的現代化管理是非常重要的。在具體檔案管理工作中，要做好六個環節和一些操作手段的創新。首先要更新立卷制度，在工作手段上改進，盡量簡化一些繁瑣、呆板的操作步驟。比如在組卷、裝訂的形式上，取消一些繁瑣的不必要的過程、環節、步驟，盡可能縮短立卷歸檔周期。在日常的抄寫、裝訂工作中，要善于思考，多動腦筋，有針對性地搞一些小發明、小創造、小革新，這樣能起到事半功倍之效。同時，可以利用現代技術來提高工作效率。比如可以把目錄計算機檢索、文件級裝訂、檢索主要內容轉移到檔案章和檔案盒上，簡單明了，既提高了質量和效益，又節約了時間，使用起來也很方便。并且可以采用條形碼來代替檔案號，可靠快捷，極大地提高了借閱歸還檔案的速度，諸如這種通過計算機來完成較繁瑣的手工操作的方法是很多的，關鍵在于檔案人員是不是用心去發現、去實踐。檔案的業務工作、檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都方便應用計算機進行現代化管理，幫助解決一些具體問題，提高管理效率和管理水平。
3.3努力提高職工檔案管理人員的業務素質
檔案工作是一項專業性、技術性很強的工作，這就要求從事檔案工作的人員，第一要鉆研本專業的理論知識，掌握這項工作每一個環節的技能技巧，第二要學習檔案管理學知識和應用文寫作等方面的知識。如果沒有扎實的業務功底和較強的管理能力，不熟悉檔案的內在聯系和業務工作中的的環節、步驟，就不可能做好做實檔案工作。檔案保管價值的鑒定取決于它所記述的科學技術知識的價值，只有全面掌握相關門類的知識，才能有效開展檔案鑒定工作。語言文字的組織概括能力是檔案管理工作的基礎，沒有扎實的語言功底就無法有效搞好這項工作。因此，作為現代化企業的檔案工作者，必須嚴格要求，提高業務素質，掌握現代化檔案理論知識和管理能力，并且要加強相關專業知識的學習，掌握多方位的知識，以適應新形勢下檔案管理工作的需要。
4結束語
隨著社會經濟不斷發展，現代化企業改革也在不斷深化。作為企業順利實現科學管理重要基礎工作之一的職工檔案工作，在促進企業發展，提高企業內在素質和競爭力，全面建設現代化企業的過程中發揮著越來越重要的作用。
參考文獻：
近幾年全市乃至全國開展的檔案目標管理考核工作，對于機關檔案工作的規范化管理就是一種很有效的方法。但是檔案目標管理市級標準是針對全市檔案工作水平較好的單位而制定的，有些硬件要求較
高，對于某些辦公條件緊張，沒有房間做為檔案專用庫房，檔案數量較少的單位，升級就是短期內可望而不可及的事情。這些單位也往往成為檔案部門觸及不到的地方。針對這種情況，就需要有一個比
較有效的方法來對所屬行政區域內所有單位的檔案工作進行監督指導。
當社會的檔案意識還達不到應有的程度時，就必須通過一定的手段強化人們的檔案意識，使之成為機關工作人員及公民的自覺行動。經過多年檔案工作的實踐，我認為檔案工作檢查可以說是檔案行政管
理部門依法行政的一種有效手段和方法。因為檔案檢查標準和條件可以根據本地區檔案工作的實際制定，適用于每個單位檔案工作狀況。檔案檢查可以觸及到所屬區域內各個行政企事業單位，又強調檔
案的基礎業務建設和檔案的開發利用，有利于檔案行政管理部門對各行政企事業單位的監督指導。這樣做檔案工作不僅可以引起各級領導的重視，將其納入機關的議事日程，而且檔案也在各項工作中發
揮了重要作用，可以收到較好的效果。豐臺區檔案局從一九八六年開始，就堅持對全區各行政企事業單位的檔案工作進行檢查評比和合格驗收，即年初將檔案工作的諸多要求制定出檢查標準和條件，每
年六月底之后對照標準對各單位逐條逐項檢查，檢查前加強監督指導，檢查時嚴格要求，檢查后有問題的單位認真整改，檢查結果向全區通報，檔案工作在全區引起了各級領導的重視，檔案工作管理水
平相應得到提高。經過十幾年的不斷修改和改善，現在檢查標準已經接近北京市二級標準，并納入了一部分市一級標準的內容，側重檔案基礎業務建設和開發利用。����旜????X閷
檔案工作檢查在檔案行政管理部門依法行政的諸多方法和手段中，有明顯的作用，歸納起來主要有以下幾個方面：
一、可以引起各級領導對檔案工作的重視。
現階段，有些機關的檔案意識相對薄弱，僅憑檔案部門的工作人員去做工作，還不能引起一些機關和部門領導的重視，而做為地區檔案行政管理部門，代替政府履行行政管理職能，由檔案局組織檢查驗
收，必定會引起各級領導的重視，隨之會安排一定的人力、物力去從事檔案工作，必然也會取得一定的效果。
二、有利于檔案的綜合管理，推動檔案基礎業務水平提高。
檔案目標管理工作有力地推動了檔案工作水平的提高，但是在檔案目標管理工作中難免出現盲目追求升級單位數量，不顧升級質量等問題，從而達不到實際意義上的綜合管理，某些單位檔案工作中仍有
死角。而檔案工作檢查對文書、專門、科技、聲像、實物檔案的立卷歸檔情況一并檢查，絕不留死角，改變了以往檔案室只保存文書檔案而不管其它檔案的狀況。由于每年檢查，不會形成積存文件，不
搞突擊，也保證了檔案案卷質量。機關的會議檔案、專業檔案、基建檔案、設備檔案、照片檔案、錄音錄像檔案以及實物檔案得到了綜合管理或集中統一管理。檔案的門類增加了改變了室藏結構，提高
了檔案的綜合管理程度。而且檢查有利于發現立卷歸檔案卷中的質量問題，便于及時糾正，對于提高檔案基礎業務水平十分有益，也保證了檔案館檔案來源的質量。同時也可以避免因盲目追求升級數量
而忽視或影響檔案案卷質量的問題。
三、變消極等待指導為主動請求監督指導。
在社會檔案意識仍相對薄弱的現在，一些單位對檔案工作還不能得到應有的重視，檔案人員兼職較多，哪個部門的工作抓得緊，就給哪個部門干，檔案部門不主動有些單位就從來也不與檔案局聯系，甚
至立卷歸檔工作也不能按時完成。進行檔案檢查無疑會使這種狀態得到改變。豐臺區檔案局在進行了十年檔案檢查之后，現在各立檔單位不僅檔案意識提高了，而且主動請區檔案局進行監督指導，發現
問題請檔案局幫助解決，一改以往消極等待的狀況，檔案工作出現了一種新的局面。
四、標準適合，使行政區域內各單位檔案工作平衡發展。
近年來，全國大部分省、市進行檔案目標管理考核，有力地推動了檔案工作水平的提高。但是，檔案目標管理是在各單位自愿申請的基礎上進行的，一些單位只滿足于完成每年的立卷歸檔工作，或受某
些硬件及其它一些客觀條件的影響，根本就不申請升級，這樣就有可能成為檔案部門觸及不到的死角單位，使一個地區各單位之間檔案工作發展不平衡。進行檔案檢查則不同，所屬區域內各單位都要參
加檢查，接受檔案行政管理部門的監督指導，必須完成檢查要求的各項內容，而且檢查驗收標準也可以納入檔案管理體系、制度建設、基礎業務建設、檔案信息開發利用等內容，同樣可以達到目標管理
考核的主要要求，即使檔案保管條件相對較差的單位，也可以保證檔案軟件建設水平，從而保證一個地區檔案工作能夠平衡發展。堅持檔案檢查，還會使各單位由被動應付檢查變為主動自覺地開展檔案
工作，而且對于防止升級單位檔案工作滑坡也是一種有效的手段。
五、促進檔案開發利用工作。
檔案檢查不僅促進了檔案基礎業務水平的提高，為檔案的開發利用工作提供了堅實的基礎，而且檔案檢查時對各單位的檔案開發利用工作可以提出各種要求，有利于各單位利用工作水平的提高。豐臺區
一、原始記錄性
吳寶康教授主編的《檔案學概論》明確指出，“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質屬性”，“檔案在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨有的特性，就是原始記錄性”①。
應該說，這一認識是正確的。然而查啟森同志卻對這一傳統認識提出了質疑：其一，如果原始性是檔案的本質屬性，那么“原始記錄就是原件，具體地說就是原稿。如果這樣的話，那么檔案就是原稿，一切非原稿以外的記錄，因為不是原始記錄，就不能算是檔案了。而事實上在為數眾多的檔案中，不一定都是原稿，還包括根據原稿而形成的打印件”。其二，“原始記錄，當包括文物和圖書手稿，即文物和圖書手稿，它們也具有原始記錄性”，因而“原始記錄性是三者的共性，而不是檔案所特有的本質屬性。”②
筆者認為，上述質疑是值得探討的。其一，我們不能機械地理解原始記錄性。對形成文件的機關來說，文件的原稿的確是原始記錄，但文件的打印件也是原始記錄。原稿是印制打印件的依據，打印件是機關處理事務的依據，兩者是一個完整的有機整體。因此，打印件也屬于原始記錄則是無疑的。其二，不可否認，圖書手稿是檔案，有的文物也是檔案，但我們不能因此而否定原始記錄性是檔案的本質屬性。雖然圖書手稿也是印刷圖書的依據，但圖書產生的主要原因和直接目的是為了供眾多的人去閱讀。而檔案則不然，“檔案是人們處理事務過程中遺留下來的副產品，它是人們進行社會實踐活動附帶的產物，或者說它是自然形成的，而不是純粹人為的結果。”③當然，有的原始記錄既是文物也是檔案，“凡具有原始記錄作用且含義明確的實物即可作為實物檔案看待。”④《檔案法》第十二條規定，“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規的規定，由上述單位自行管理”。可見，同樣是原始記錄，并不影響我們對檔案與圖書、文物進行區分與管理。
也許有人會說，既然原始記錄性是檔案的本質屬性，那么文件與檔案的本質屬性豈不完全相同?的確，由于“文件與檔案記錄的內容相同”、“文件與檔案的物質形態相同”，因而“文件與檔案的本質屬性相同。原始性和記錄性的有機統一。是文件和檔案的共同本質屬性。”⑤所以，文件與檔案從本質上來說則屬于同一事物。但是，有人據此認為，既然文件與檔案本質屬性相同，那么“文件與檔案屬于同一概念”⑥。其實，這是對文件與檔案關系所作的錯誤理解。文件與檔案之所以屬于同一事物，是由于兩者的載體與內容完全相同，這就決定了兩者的本質屬性相同。但同一事物在根本性質不變的情況下，次要性質可以發生變而恰恰是這種變化使得同一事物的發展呈現出階段性。所以說，文件與檔案是同一事物，但并不是同一概念。我們通常所說的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個名稱，也就說明了這一點。
二、客觀記錄的歸檔保存性
查啟森同志對原始記錄性提出質疑，并進而認為“檔案的本質屬性是客觀記錄的歸檔保存性”，“構成檔案的根本條件，是歸檔保存。歸檔保存是文件向檔案轉化的關鍵。沒有這一程序，也就沒有檔案。”⑦這一認識似乎是正確的，因為檔案保管機構保存下來的檔案一般是經過歸檔這一程序的。但問題在于，歸檔并不是檔案保管機構獲此檔案的唯一途徑。文書部門和業務部門的歸檔，相對于檔案保管機構來說就是檔案的接收。檔案保管機構除了正常的接收之外，還有向社會征集和搜集檔案這一補充手段。如果把客觀記錄的歸檔保存界定為檔案的本質屬性，那么未經歸檔保存的客觀記錄就不是檔案。這無異于否定了檔案保管機構的征集與搜集工作。若此，檔案的收集工作豈不僅僅成了檔案的接收工作?對此，張輯哲同志指出，“是否集中保存不能作為檔案的必要屬性看待。實際情況是，無論是否集中保存，檔案就是檔案，非檔案就是非檔案。”⑧因而將客觀記錄的歸檔保存性作為檔案的本制裁屬性顯然是欠妥的。
三、信息性
隨著信息這一概念被社會所接受，檔案是一種信息的認識也被檔案界所認同，于是劉建平同志便認為“檔案的本質是信息”⑨。
當然，從信息角度看，檔案所記錄的內容無疑是信息。但是，圖書、情報所記錄的內容也是信息。可見，信息性是檔案、圖書、情報的共同屬性，因而信息性只能是檔案的一般屬性。因為“檔案學界一般都認為，檔案是其原始內容和原始載體的統一體；檔案信息僅指檔案內容而不包含載體，也不強調內容的原始性，……根據信息論的描述，信息不是物質，只是信息的存貯、傳遞必須借助于物質載體，而且這種載體純粹是為了信息的存貯、傳遞服務，沒有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。⑩張輯哲同志也指出，“由于信息這一概念外延極大，因此僅僅認為檔案具有信息性或說檔案本質上(主要指其內容)是信息是遠遠不夠的。對檔案信息的認識僅僅停止于這一水平是極為膚淺的，甚至可以說是毫無意義的。”⑾
應該說，檔案雖然是一種信息，但檔案這一種信息除了具有信息的一般屬性如何擴充性、可壓縮性、可替代性、可傳輸性、可擴散性、可分享性外，還具有自己的特點：它是一種未經加工處理的原生性靜態信息。因為信息可分為社會信息和自然信息，從記錄方式來看，社會信息又有記錄性信息和非記錄性信息之分，而記錄性社會信息還有原生信息和派生信息之別，檔案、文件則原生的社會信息，而圖書、情報則屬于派生的社會信息。因此，泛泛地稱檔案的本質是信息是不確切的。
四、非現行性
傅榮校同志認為，“檔案的本質屬性——非現行性，不是由于檔案的歷史(原始)記錄性等屬性決定的，而且文件由于其功能——作為實踐活動的工具發揮作用的必然結果。”⑿
很顯然，這一認識是依據文件生命周期理論而得出的。文件生命周期理論根據文件所起作用的不同，將文件劃分為現行文件、半現行文悠揚和非現行文件三種。由于我國不存在半現行文件這一概念，于是該觀點持有者便將文件劃分為現行文件和非現行文件兩種，且認為“非現行性是檔案區別于現行文件的唯一本質屬性。”⒀
筆者認為，檔案的本質屬性是非現行性這一認識是不符合我國的實際的。因為國外的現行文件是指“一個機關、團體或組織處理現行業務時經常需要用到，因而繼續存放在其形成地點的文件。”⒁非現行文件是指“處理現行事務已不再需要的文件。”⒂而我國一般認為文件具有現行的效用，檔案是辦理完畢的文件。可見，我國的檔案概念并不是依據文件所起的作用去加以認識的。在我國，文件只要從手續上或程序上辦理完畢，就可以看作檔案，一般應在第二年上半年向機關單位的檔案保管機構移交。我國的檔案概念是具有我國自己的特色的。宗培嶺等同志明確指出，“我國與西方國家對檔案概念的理解是有差異的，用西方檔案學理論體系中的文件生命周期理論來解釋我國的檔案概念顯然是不妥的。”⒃筆者認為，由此而認定檔案的本質屬
性是非現行性也是不妥善的。
綜上所述，原始記錄性是檔案的本質屬性，其他幾種對檔案本質屬性的認識，或有失偏頗，或有所欠缺，都存在著不足。
注釋：
①③吳寶康主編《檔案學概論》，中國人民大學出版社1988年版，第40、41頁。
②⑦查啟林《檔案“原始記錄性”質疑》，《圖書情報知識》1994年第2期。
④⑧⑾張輯哲著《維系之道——檔案與檔案管理》，檔案出版社1995年版，第9～10、7、27頁。
⑤韓玉梅主編《外國現代檔案管理教程》，中國人民大學出版社1995年版，第28頁。
⑥劉智勇《我國現有檔案定義的缺陷》，《檔案學研究》1995年第4期。
⑨劉建平《從信息和信息科學看檔案》，《山西檔案》1996年第1期。
⑩陳作明《檔案學研究中若干問題的思考》，《浙江檔案》1996年第9期。
⑿⒀傅榮校《文件生命周期理論研究(之四)——理論研究意義(Ⅰ)》，《檔案》1994年第5期。
一、利用率低、利用范圍狹窄
據筆者所知目前大多數檔案館的年利用人次、卷次是不盡如人意的與國外檔案館的利用率無法相提并論從檔案的利用范圍來看更多的是為領導機關服務為社會公眾提供檔案服務的比例很小。
二、社會對檔案館的認知程度差
人們對檔案館的性質、地位及其工作職能幾乎一無所知。那么究竟是什么原因影響了人們對檔案館的認知程度阻礙了檔案館社會功能的實現呢筆者認為有以下幾點
一、檔案館宣傳工作沒有到位
近幾年檔案部門在社會上開展了多層次的宣傳活動。但這些宣傳活動一般是針對檔案法規及檔案工作自身而展開的對檔案館的宣傳卻未能做到同步進行。另外我國的檔案工作者歷來崇尚“默默無聞”檔案館工作人員更是如此只滿足于踏踏實實地做好本職工作頭腦中缺乏對自己所從事的工作及取得的勞動成果加以宣傳的意識從而影響到社會對檔案館的認知程度。
二、館藏匱乏
面向公眾為社會提供檔案服務必須有豐富的館藏作為后盾。從目前來看檔案館尤其是區縣級檔案館館藏匱乏是影響其社會功能發揮的重要因素。從館藏結構上看雖稱得上“門類齊全”但通常只被領導機關利用的文書檔案占大多數科技檔案、聲像檔案等卻很少。從檔案內容上看真正具有查考價值的檔案實在不多可為社會公眾所用的檔案就更少了。
三、服務水平不高
檔案館功能的實現主要體現在檔案服務上。服務質量的高低必然會影響到檔案館社會功能的發揮。目前大多數檔案館的服務水平尚有待提高。主要表現在
一利用方式單一
對于許多檔案館來說坐等利用者上門采取被動服務是主要的服務方式。而結合本區域內的中心工作提供主動服務針對館藏檔案內容開展方便、快捷的檔案咨詢等行之有效的利用方式仍然是“寫在紙上掛在嘴上”沒有真正付諸實施。
二利用效率不高
這里所說的利用效率不是針對檔案館工作人員而言的查全率、查準率而是指利用者進出檔案館大門的麻煩、手工檢索的繁瑣、服務設施的不完善、閱覽環境雜亂等一系列問題導致了檔案利用效率的降低令有些利用者望而卻步。
三編研工作缺乏成效
檔案館編研工作起步較晚。截止目前雖有一定數量的編研產品但大部分為應付升級達標匆匆而就質量不高實用性不強利用范圍狹窄利用效果不顯著。因此編研工作沒有發揮其應有的作用。
上述問題都在不同程度上妨礙了檔案館社會功能的實現。要改變現有狀況充分發揮檔案館社會功能筆者認為應在以下幾方面下功夫
一、采取靈活多樣的方式開展檔案館宣傳工作
一組織宣傳活動
近幾年檔案工作開展得有聲有色面向公眾而進行的形式不一的宣傳活動此起彼伏。各級檔案館應抓住每一個機會向社會展示自己。可通過懸掛條幅、印發圖片、回答公眾咨詢、贈送紀念品以至舉辦宣傳周、宣傳月等方式強化公眾對檔案館的認識。
二借助新聞媒體的力量進行宣傳
電臺、電視臺、報紙等新聞媒體是宣傳檔案館的最佳場所是溝通檔案館與社會公眾的一座橋梁。檔案館與新聞工作者團結協作采取“廣而告之”的方式向公眾宣傳檔案館及檔案館工作成果介紹館藏檔案內容勢必會收到良好的效果。
三創辦刊物加強宣傳
檔案館可創辦刊物在自己的宣傳媒介上設立園地公布館藏檔案目錄及館藏檔案史料登載檔案內容簡介、介紹檔案館知識并在一定范圍內發行以達到宣傳檔案館的目的。
四設立宣傳欄
檔案館在自家門前或選擇適宜場地長期設立宣傳欄將檔案館工作、館藏檔案內容定期介紹給公眾也是一種行之有效的辦法可大大加深社會公眾對檔案館的認知程度。
除上述幾種方法外檔案館還可根據中國的傳統習俗在各類節日期間印制明信片、賀年片、日歷卡等免費向社會公眾散發盡可能地宣傳檔案館工作。
筆者認為開展多種多樣的宣傳應遵循長期性的原則那種“轟轟烈烈一天默默無聞一年”的做法是收不到多少成效的。
二、做好檔案館各項業務工作充分發揮檔案館社會功能
檔案館為社會提供服務使檔案價值得以實現從而發揮其社會功能要通過各項業務工作的良好運轉才能得以實現。因此做好館內各項業務工作是使檔案館社會功能得以發揮的前提。
一豐富館藏、創造條件
沒有豐富的館藏“實現檔案館社會功能”就成為一句空談。豐富館藏任重而道遠因而也一直是檔案館工作者乃至專家、學者關注的焦點。筆者認為目前在豐富館藏工作中應著重注意以下二點
1豐富館藏應注重質量
多少年來由于國情的限制、認識的不足以及有關法規的不完善“豐富館藏”被片面地理解為只是館藏數量的增加。量的多少成為檔案館是否壯大的標志，甚至被作為檔案館增編進人的條件從而導致了館藏量的大幅度增加大部分無價值的檔案被冠以“永久”、“長期”之美名多年藏于庫內留之無用棄之可惜既無助于檔案價值的發揮也給檔案鑒定工作造成了很大的困難。因此豐富館藏必須克服重量不重質的缺陷在修改、完善有關規定的基礎上將確實具有保存價值的檔案收集進館。
2做好檔案征集工作
征集是檔案收集工作的主要方式也是豐富館藏的重要途徑。從實踐上看征集工作不像接收工作那樣受進館年限的限制在時間的掌握上具有靈活性。另外征集工作范圍較廣不只是面對領導機關還要面向社會。所以通過征集方式進館的檔案從價值上來說更具有社會性這就為檔案館發揮社會功能奠定了基礎。
開展征集工作是很艱難的它要求征集人員必須具有強烈的責任心和極大的工作熱情要有正確判定被征集檔案價值的能力要及時收集有關信息確定征集目標要掌握一定的心理學知識正確處理與被征集者的關系還要將征集工作作為一項經常性、長期性、連續性的工作只有這樣才能保證征集工作的有效開展。
二做好檔案開放工作
檔案開放就是在無損國家和個人利益的前
題下將檔案向社會公眾開放以最大限度地發揮檔案的價值。所以做好開放工作是保證檔案館社會功能得以實現的一個主要方面。開放檔案時應嚴格依照檔案法及有關法規認真篩選、審慎鑒定符合開放條件的檔案必須向社會開放另外應做好開放檔案的宣傳工作通過公告等方式向社會公眾公布開放檔案目錄介紹開放檔案內容以便社會公眾知曉為開放檔案之利用創造條件。
三提高編研工作水平
編研工作是檔案利用工作的較高形式是開發館藏檔案信息資源的重要手段其水平的高低直接影響到檔案館社會功能的發揮。從目前實際工作來看檔案館（尤其是區縣級檔案館編研工作水平有待提高。筆者認為應做到以下兩點
1加強編研力量
編研工作開展起來周期長見效慢因此在一些檔案館未得到領導的高度重視。無論在機構的設置上、人員的配備上還是職能的安排上都存在著問題在一定程度上給編研工作的開發增加了難度。只有加強編研力量增加人、財、物的投入為編研工作開展創造良好的外部條件才能保證編研工作的正常開展不斷提高編研工作的水平。
2提高編研產品質量
撰寫出具有較高使用價值實用性較強易于傳播的編研成品才能說明編研工作在檔案館社會功能的實現中發揮了應有的作用。提高編研產品的質量要求編研人員必須堅持實用性的原則。這一原則應貫穿編研工作的整個過程。
四運用電子計算機參與檔案館的管理與利用工作
電子計算機的高效、準確有助于實現檔案館的社會功能。從目前來看應努力做到以下兩點
1實現電子計算機檢索提高工作效率
現在一部分檔案館雖然配備了電子計算機錄入了不少檔案信息并編制了各種專題目錄但并沒有真正實現電子計算機檢索。一方面是由于適用的管理軟件尚未出臺另一方面有些檔案館把電子計算機的應用看作是實現現代化管理的“花架子”尚未認識到實現計算機檢索的迫切性。因而檔案館工作效率不高影響了其社會功能的實現。檔案館工作人員要提高認識并與科研部門積極合作盡快實現電子計算機檢索。
2建立信息聯網實現檔案信息資源共享
檔案作為一種信息若要充分發揮其作用必須進入信息高速公路進入社會的大信息網絡這是實現檔案館社會功能的最佳手段。筆者認為目前應做到兩點第一檔案系統內盡快實現三級聯網。即市館、區縣館、檔案室三級聯網使檔案信息在較為廣泛的范圍內得以交流為檔案價值的實現創造條件。第二盡快加入公共信息網使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會性最大限度地發揮檔案館的社會功能。
五舉辦展覽建立青少年愛國主義教育基地
近幾年檔案館社會教育功能越來越受到重視舉辦展覽建立愛國主義教育基地是發揮這一功能的主要方式。筆者認為舉辦展覽應抓住時機配合國家大事或本區域的中心工作而開展同時應因地制宜不必拘泥于形式那種非要辦出規模的想法是不切實際的。
三、進一步提高檔案館工作人員的素質
檔案館工作人員是否具備較高的素質在發揮檔案館社會功能中起著決定性的作用。提高素質應做到以下兩點
一鉆研業務提高工作水平
檔案館工作人員作為國家財富的保存者、守護者、檔案館的主人應本著對歷史負責的態度認真鉆研業務開展深層次的研究工作發揮檔案的價值為實現檔案館的社會功能盡到自己的責任。
一、城建檔案信息化建設存在的問題
（一）城建檔案信息技術有待提高。同世界其他先進國家相比，目前我國城建檔案軟件和技術的研發還處于初級階段，科技水平不高。由于計算機型號不同、系統軟件各異導致各地的城建檔案館所應有的軟件不能做到信息共享和互用，城建檔案的主管部門還沒有建立一個系統的用于數據交換的計算機軟件管理系統。同時，由于現行的檔案信息整理、分類、著錄等還沒有統一化、科學化，信息軟件防范網絡風險的功能不強，應用軟件在一定程度上不能適應現實的需要。
（二）城建檔案信息資源管理有待規范。城建檔案信息化建設的前提是管理的規范化和標準化。但是，在現實工作中城建檔案信息資源的管理還存在一定的不足。例如，在聲像檔案的保管方面，許多檔案館對已經處理過的數字化電子文件不重視，使得電子文件因空氣、溫度等影響而受損。同時，由于城建檔案在一定程度上實現了信息化。但是這種信息化的檔案恰恰是被束之高閣，而并沒有真正實現與網絡對接，轉變為“一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質量的城建檔案信息產品”。這些管理方面的漏洞對城建檔案信息化建設帶來了壓力。
（三）城建檔案信息化建設資金有待投入。城建檔案的信息化、數字化建設需要相應的計算機、存儲、輸入輸出等設備，因此需要大量資金投入，這往往超出通常城建檔案部門所能承擔的范圍，再加上有的地方對檔案信息化建設不夠重視，導致檔案主管部門的撥款不足或是不能及時到位，使信息化建設進程緩慢或是不能有效開展信息化建設。
（四）城建檔案信息化工作人員素質有待提高。城建檔案信息化建設的關鍵在人。因此要推動信息化建設，工作人員首先要具備現代化網絡知識和專業知識，而不能僅僅滿足于一般的計算機操作。但從目前看，許多地方的檔案人員現代技術水平偏低，缺乏相應的技術人才，尤其是城建檔案信息處理復合型人才。因此，盡管有的檔案館引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。同時，隨著城市建設的飛速發展，每年城建檔案館接收入館的檔案數量激增，由于目前的相應的工作人員數量有限，在檔案業務指導、查詢、利用等工作量已經飽和，根本沒有時間和精力去顧及檔案的信息化工作。
二、加強城建檔案信息化建設的對策
（一）積極開發城建檔案信息化軟件。在工作中，要根據實際情況的需要積極開發適用于城建檔案信息化建設的軟件技術，建立安全穩定的信息軟件系統。在進行信息化處理過程中，要把安全、穩定和保密放在第一位，確保歸檔的數據和信息不被破壞和損毀。對于檔案，要采取嚴格的安全保護措施，一律不得與網絡連接；對于非文件，即使在網上查詢，也要采取身份確認、防火墻、數據備份等安全防護措施，既防止別人盜用信息又可以有效地防范計算機病毒侵入造成數據破壞，確保軟件系統和和數據的安全。
（二）實現城建檔案信息管理規范化。在城建檔案信息管理實踐中，首先要不斷完善城建檔案信息化規范體系，建立管理、業務、技術三個層面的操作標準與規范，盡快制定《城建檔案信息化管理與操作規范》、《城建檔案信息化技術保障細則》等規章制度，為城建檔案數字化管理提供制度保障。其次，要適應時代和社會發展的需要，積極探索網絡環境下的保護知識產權與保障用戶公平使用的辦法。再次，要建立城建檔案信息化建設評估體系，以評促建、以評促改，通過對城建檔案信息化建設與管理的評估來推動城建檔案信息管理規范化的落實。
（三）加大城建檔案信息化建設的資金支持。各地城建檔案館和主管部門要在設備投入方面給予大力支持，積極改善城建檔案工作的硬件環境和軟件環境，在工作人員待遇、經費使用等方面，有關部門應該重視和解決工作中現實存在的問題，以便于為工作的開展創造良好的條件。
（四）提高城建檔案工作人員的素質。實現管理的高效化、規范化要靠人才，實現技術的創新也要靠人才。推動城建檔案信息化建設，根本在于提高城建檔案工作人員的素質。首先，提高檔案人員的計算機操作水平，使他們在能力、意識上都能跟上時代的步伐。其次，加強對檔案工作人員的培訓力度，尤其要對在職人員加強專業知識的培訓，使他們不僅要具備現代信息技術知識，還要具備過硬的專業知識，把他們塑造成為復合型應用人才，要在工作過程中鍛煉人、發現人、培養人、提拔人。再次，改善人才結構和知識結構，引進一些計算機技術、信息網絡技術、軟件開發與維護等計算機學方面的專業人才，改善目前城建檔案工作人員的專業知識結構，建立一支由檔案分析、市場調研、檔案采編等不同人才組合起來的城建檔案信息人才隊伍。
作者：楊濤單位：寧安市城鎮建設管理處
【正文】
隨著檔案信息化建設的逐步展開，人們越來越多地意識到，檔案信息化建設不僅涉及大量技術問題，而且也涉及許多過去從未碰到過的管理問題。對絕大多數檔案管理部門，特別是市縣級檔案管理機構而言，在實踐中單純依靠其自身的技術力量很難順利進行有關信息化內容的建設。據筆者調查，目前已經或正在進行檔案網站與數字檔案館建設和檔案數字化轉換的單位，都不同程度利用了外部技術力量。可以認為，各級檔案管理部門在檔案信息化建設中利用外部技術力量將成為一個帶有普遍性的做法。從表面看，這是一個技術問題，但實質上它是一個管理策略問題。如何科學選擇信息技術供應商以及檔案管理部門在信息技術外包過程中究竟應扮演什么樣的角色，這些都是當前迫切需要做出回答的問題。
一、檔案信息化中的信息技術外包策略及其驅動因素
信息技術外包(ITOutsourcing)是指組織以合同的方式委托信息技術供應商向組織提供所需要的部分或全部信息技術功能。
根據外包業務的具體內容，可將檔案管理部門的信息技術外包業務分為如下幾種類型：一是軟件業務外包。它具體又可分為：①購買供應商開發的即買即用的應用軟件包。如檔案管理部門根據需要從市場上選擇購買文檔一體化管理系統或電子文件管理系統；②購買供應商開發的應用軟件包，同時要求供應商根據本單位的要求進行某些修改。如針對檔案數字化中對檔案原始性特征保護的要求，某些單位在購買普通文字圖像識別系統的同時，要求供應商對文字圖像識別系統的某些功能進行修改；③要求供應商為本單位開發一個完整的能滿足其業務需求的全新的電子文件管理系統，而不是購買市場上已有的通用電子文件管理系統或文檔一體化管理系統，這種外包要求通常出現在一些特種行業與部門的文件與檔案管理工作中。
二是數字化轉換、檔案網站建設或數字檔案館建設的工程業務部分或全部外包。這類外包表現為檔案管理部門不僅向供應商購買有關應用軟件包，而且還要求供應商提供與軟件在檔案管理中應用的部分或一攬子服務。如由供應商負責對傳統介質檔案的數字化轉換、負責檔案網站的建站與維護、數字檔案館基礎設施構建、檔案數據壓縮與傳輸等具體工程業務項目。
三是將信息技術資產、人員及租賃資產等交由信息技術供應商負責管理。它是在前兩種信息技術外包基礎上發展出來的一種延伸性外包形式。在檔案信息化進入數字檔案館建設階段后，這種外包形式可以嘗試使用。
檔案管理部門在檔案信息化建設中有選擇地進行信息技術外包是由眾多因素共同驅動的。這具體表現在：
第一、當前各級檔案管理部門信息技術能力的限制。檔案信息化各項內容的建設都需要更多的信息技術專業人才，而我國各級檔案管理部門中這類人才卻十分缺乏。從解決問題的方法上看，經過繼續教育，現有檔案管理人員可以在一定程度上適應技術操作的要求，但要其勝任文件管理系統的軟件開發、檔案網站設計與維護、數字檔案館構建等工作卻有較大難度。從國際范圍看，即使是在信息技術十分發達的歐美諸國和人才實力雄厚的國際知名公司，它們也十分流行利用信息技術外包策略來確保某些信息化項目的實施。因此，信息技術外包不失為解決檔案管理部門內部技術能力有限的重要方法。
第二、檔案管理部門經費預算的壓力。選擇更加節約的方式是檔案管理部門在信息化建設中必須首先考慮的問題，信息技術外包策略如果運用得當，可以使檔案信息化建設少走彎路，縮短周期和節約成本。一方面，信息技術供應商可以在多個客戶之間共享軟硬件、人力資源和知識，也可以通過批量購進軟硬件資源而獲得更多的折扣，從而有效降低檔案管理部門的固定成本投入；另一方面，信息技術供應商一般都擁有比檔案管理部門更加豐富的技術和資源，這決定了它能提供高質量、高效率、高效益的服務，由此也可降低有關成本。有關調查顯示，將信息技術全部或部分外包可以平均節省9%的成本。
第三、檔案信息化發展階段的要求。筆者曾將我國檔案信息化建設從總體上劃分為計算機輔助檔案管理階段和電子檔案工程階段。在計算機輔助檔案管理這一起步階段，其信息化基本目標是運用計算機模擬傳統手工管理方式，建立“計算機輔助檔案管理系統”。電子檔案工程階段是檔案信息化建設的高級階段，這一階段的信息化基本目標是建立檔案網站和數字化檔案館，實現電子文件的網絡化管理與服務。當檔案信息化處于計算機輔助檔案管理這一初級階段時，其技術復雜性不高，有關功能也相對簡單，對信息技術外包的需求程度不高；隨著檔案信息化向電子檔案工程階段的發展，在建設過程中對技術和功能的要求逐步提高，這也驅動檔案管理部門選擇信息技術外包策略以完成有關建設目標。
二、實施信息技術外包策略的支撐條件
值得注意的是，信息技術外包也存在一定風險。為了保證信息化進程中信息技術外包策略的順利實施，檔案管理部門也應具備相關的支撐條件。具體表現在：
第一、外包項目的科學管理策略。檔案管理部門在信息化建設的不同階段，其具體目標各不相同，外包的技術項目也有所區別。如何根據檔案管理部門的管理基礎、技術水平和社會功能科學分析不同時期的信息比具體目標，結合技術外包項目的特點科學選擇信息技術供應商，并對外包過程進行科學管理等都是決定信息技術外包策略能否成功的重要因素。具體而言，檔案管理部門應首先結合有關因素識別其當前需求，科學制訂檔案信息化建設的總體規劃、目標任務和實施步驟。其次，應選擇適當的技術項目進行外包。檔案管理部門正確定外包項目時，應綜合考慮相關因素，原則上是效益成本比和戰略價值雙高的業務不外包，而其他情況則要具體問題具體分析。例如，檔案管理部門應重視信息安全問題，對一些高度敏感的數據項目應選擇自建或慎重外包，并在外包過程中加強對信息技術外包風險的控制。在信息技術外包過程中，檔案管理部門要不斷賦予外包商完成其工作職責的權利，而伴隨這一過程則可能出現檔案管理部門主動控制權的喪失。檔案管理部門在風險管理中，應利用合同對外包商的服務時間與質量進行控制；通過需求分析和合同測度對可能出現的成本攀升進行控制；通過強化自我保護和社會保護（如知識產權保護）意識，對信息秘密和有關知識產權進行保護。最后，檔案管理部門應科學實施對外包業務過程的管理，特別是對外包項目有關文件的管理。信息技術外包業務過程一般分為外包業務選擇、外包方案評估、外包合同管理、外包服務的監督等。對上述外包業務過程的各個具體環節檔案管理部門都要進行科學控制與協調。其中，制定外包項目建議書和外包合同是兩個十分重要的環節。檔案管理部門在外包項目建議書中要定義檔案部門對信息技術的需求，并據此對所需的硬件、軟件、服務、成本與時間等提出要求；在外包合同文件制定中，則應包括檔案管理部門與外包商的職責與義務、外包項目的質量指標、服務水平的調節、數據與信息的機密性及違規處罰和培訓等事項。
高校數字化的檔案信息從傳輸、存儲到顯示利用都要通過計算機來實現，計算機和網絡是生成和利用數字檔案信息的基礎和前提，離開計算機軟硬件和網絡的傳輸，數字化的檔案信息就不可能讀取和顯示，因此，數字化檔案信息對計算機及網絡有很強的依賴性。然而眾所周知，計算機及網絡具有一定的不安全性，因為計算機網絡的某些隱患，有時會使檔案信息遭到毀滅性的破壞，這就產生了檔案信息的安全問題。如何確保數字化檔案信息的保密性、完整性、真實性和可利用性，給高校檔案數字化工作帶來了極大的挑戰，對高校在檔案數字化進程中采取先進技術和有效措施，保障高校檔案信息安全提出了較高的要求。
二、數字化進程中高校檔案信息安全現狀
檔案數字化給高校檔案工作帶來了新的生機，數字化檔案信息的網絡傳輸和查詢在為社會提供廣泛信息服務的同時，也給高校檔案的信息安全帶來了嚴峻挑戰。例如：在數字化加工過程中，有的高校利用勤工助學學生或通過外包實現檔案全文數字化，存在對學生培訓不夠和對數字化加工服務機構、加工場地、加工人員和加工成果等方面監管不到位，管理不規范的問題；有的高校檔案管理人員沒有經過正規的機要保密培訓，在工作實踐中，對已觸“紅線”的檔案信息資料繼續以常規方法掛網；有的政府信息安全部門對進行檔案數字化工作的單位指導不到位等等。
1.高校檔案數字化進程中沒有完整的法律法規制度保護信息安全。
目前，各高校全文數字化工作主要依據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規。法規制度分散零亂，缺乏系統的規劃和設計，對于高校檔案信息安全保障法規不成體系，缺少專門的法規。
2.高校檔案數字化沒有統一技術規范標準。
目前，沒有一套具體全面、系統規范、科學合理、可操作性強的檔案數字化技術規范，來保證高校檔案數字化工作能夠安全、科學、規范、有序地進行。
3.高校檔案數字化評估、防范少，檔案信息安全缺乏預警能力。
高校檔案信息安全保障體系的各部分建設仍處于相對獨立的狀態，常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護混為一談。人員崗位職責不明確，業務操作不規范，有越崗代崗現象，有的操作人員在相關計算機上使用與檔案數字化無關的軟件，難免帶來病毒侵襲等隱患，造成數字化系統癱瘓，使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護的水平上，不能主動防御和動態保護檔案信息安全。
4.高校檔案專業人才短缺，檔案信息安全保障缺乏發展能力。
在檔案信息開發和利用過程中，人始終參與其中，是檔案信息安全的制造者，也是檔案信息安全的護衛者。隨著檔案信息化的推進和檔案事業的發展，對檔案工作者的要求也越來越高。在檔案信息安全保障體系建設中，專業的信息安全人才是不可或缺的部分。
三、數字化進程中高校檔案信息安全策略
1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎。
法律制度是高校檔案數字化工作生成、管理、存儲、利用各環節的參與人員共同遵守的規章或準則的統稱，包括政策、法律、法規、標準、內部規定等多種形式。連續、有效、健全的制度是科學應對檔案數字化進程安全風險的保障。通過科學的制度建設，約束威脅數字檔案安全的人為因素，調動各方面人員應對安全風險的積極性才是根本。在數字化進程中，要保證高校檔案信息安全，必須加強法制管理，充分運用法律手段，規范檔案管理人員對數字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項工作納入法制化、規范化的軌道，進而提高檔案管理部門對檔案信息安全工作的管理水平。目前，高校檔案數字化進程中應遵循的相關法律法規包括：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關部門一方面要依據現有法律法規，加大執法力度，嚴格執法，切實起到保障高校數字化檔案信息安全的作用，另一方面針對高校檔案信息安全面臨的復雜問題，上級有關部門要進一步完善高校檔案信息安全的法律法規，盡早出臺有效的專門的法律依據。同時，高校也要根據自身的實際情況，修訂數字化檔案信息安全管理辦法。
2.制定檔案信息安全標準是高校檔案信息安全的前提。
檔案信息安全標準是一種多學科、綜合性、規范性的標準，其目的在于保證檔案信息系統的安全運行，保證利用者和設備操作者的人身安全。面對數字化檔案事業的不斷發展，制定數字化檔案信息安全標準對保證高校數字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據國家相關標準與規范，結合學校實際情況，在充分調查研究的基礎上，制定一套具體全面、系統規范、科學合理、可操作性強的檔案信息安全標準，保證高校檔案數字化工作科學、規范、有序地進行。檔案信息安全標準包括以下幾個方面的內容：一是網絡基礎標準，主要涉及基礎通信工程建設、網絡平臺建設、網絡互聯互通技術等方面；二是應用標準，基于部分高校檔案數字化信息也會面向公眾，為社會提供必要的服務，所以要制定字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準等；三是應用支撐標準，主要涉及信息交換平臺、電子記錄管理和數據庫方面的標準，能給高校檔案數字化提供各種支撐和服務；四是信息安全標準，主要涉及安全級別管理、身份認證、訪問控制、加密算法和數字簽名方面的標準；五是管理標準，主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內容。
3.安全技術保障是高校數字化檔案信息安全的核心。
數字化檔案信息是高科技產物，因此也需要高科技技術來保障檔案數字化信息服務、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數字化進程中面臨的技術風險多種多樣，歸納起來主要有：軟硬件配置不當、數字化技術不成熟等等，這些都會對信息安全構成隱患，但只要有防范意識，絕大部分風險都可以規避。目前，高校檔案數字化進程中涉及到的信息安全技術主要有以下幾種：一是防火墻技術。它是設置在被保護網絡和外部網絡之間的一道屏障，在外部網與內部網之間建立起一個安全網關，從而防止發生不可預測的、潛在破壞性的侵入。它可以通過監測、限制、更改跨越防火墻的數據流，盡可能地對外部屏敝網絡內部的信息、結構和運行狀況，以此來實現網絡的安全保護。二是數據加密技術。數據加密技術一般與防火墻技術配合使用，它是為提高信息系統及數字檔案信息的安全性和保密性，防止機密信息被外部破析所采用的主要技術手段之一。三是反病毒技術。反病毒技術包括預防病毒、檢測病毒和消除病毒三種技術。四是訪問控制技術。在操作系統和數據庫系統中規定了訪問控制的權限，如規定文件建立者具有可讀、寫、修改或執行的權限。強制性訪問控制引入了安全管理員的機制，增加了安全保護，可防止用戶無意或有意地使用自主訪問的權利。五是安全審計技術。通過對網絡內發生的各種訪問情況記錄日志，并對日志進行統計分析，進而對資源使用情況進行事后分析，它也是發現和追蹤事件的常用措施。
4.有效的安全管理是高校數字化檔案信息安全的關鍵。
數字檔案信息安全管理是以數字檔案信息及其載體為對象的安全管理，它的任務是保證高校數字檔案信息的使用安全和信息載體的運行安全。數字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統全面科學的安全風險評估為基礎的、體現“防患于未然”為核心的、動態的數字檔案信息安全管理。數字檔案信息安全管理活動包括建立機構、制定計劃、開展培訓、落實措施、檢查效果和實施改進等過程。學校檔案部門必須成立一個安全管理工作組，負責實施和監控整個檔案數字化信息安全管理活動，對檔案數字化信息及信息處理設施的威脅、影響、脆弱性及三者發生的可能性進行評估；不定期對人員進行安全策略及安全技術的培訓，有效地遏制來自外部和內部的攻擊，增強安全防護能力和隱患發現能力，確保高校數字檔案信息資源內容和信息載體的安全。
5.高素質的人才是高校數字化檔案信息安全的保證。
人員管理是高校數字化檔案信息安全工作中最關鍵的部分，也是最難的部分。應對各個時期的安全風險，有效管理參與人員應建立在以下兩個假設之上：一是人人都可能帶來不確定的安全風險因素，人人都肩負著保證信息安全的職責。在對外部非授權用戶制定防護措施時，也要加強對內部人員的管理、培訓、監督和審計工作。二是參與人員分工不同，每類人員參與檔案信息安全的工作分工也不同。在保證檔案信息安全工作計劃中，應明確主管領導、技術人員、管理人員、數字檔案形成者和利用者的權利、責任和義務。
四、結語
