時間：2023-01-23 00:16:19
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案論文，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
論文關(guān)鍵詞:檔案管理現(xiàn)代化;管理體制;多媒體;檔案數(shù)字化
論文摘要:新形勢下,轉(zhuǎn)換觀念,更新設(shè)施,培養(yǎng)新型的檔案人才,加強企業(yè)檔案利用,讓檔案為企業(yè)創(chuàng)造更大的利潤,是實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑。
經(jīng)濟體制的轉(zhuǎn)軌、現(xiàn)代企業(yè)制度的建立與信息技術(shù)的發(fā)展和普及,使我們見證了一個經(jīng)濟、技術(shù)、政治等全面發(fā)展與改革的時代。從歷史看,變革不僅會引發(fā)社會生產(chǎn)方式、管理方式的轉(zhuǎn)型,同時也會引起政府治理方式的變化,在一種新的市場環(huán)境與政治環(huán)境中,深化企業(yè)檔案工作改革,探索企業(yè)檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展之路顯得尤為重要。
一、當前企業(yè)檔案管理工作中存在的問題
1.企業(yè)檔案工作管理體制尚未完全符合現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。隨著中央和地方專業(yè)主管機關(guān)的撤并與改組,很多企業(yè)不再具有對應(yīng)的專業(yè)主管機關(guān),這必然會使部分企業(yè)檔案工作的管理出現(xiàn)某種真空地帶。其次,由于企業(yè)正逐步走向“自主經(jīng)營、自負盈虧”的市場主體,檔案行政管理部門在企業(yè)檔案工作管理中也遇到不少問題。一方面,檔案行政管理部門疲于進行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)及一些具體的業(yè)務(wù)工作,無法集中力量進行有關(guān)業(yè)務(wù)標準、規(guī)范、法律、法規(guī)等的制定;另一方面,企業(yè),尤其是非國有企業(yè),可能會反感檔案行政管理部門對其具體檔案業(yè)務(wù)的干預(yù),不予積極配合等等。
2.部分企業(yè)重利潤輕投入,造成企業(yè)檔案管理的滯后。當前形勢下,企業(yè)檔案作為企業(yè)資產(chǎn),它的管理工作的優(yōu)劣完全由企業(yè)自身重視程度決定。現(xiàn)代企業(yè)制度更要求企業(yè)能最大限度地節(jié)約成本,提高效益,企業(yè)檔案管理工作是一項需要投入人力、物力與財力等成本的工作,企業(yè)必然要求其檔案工作適應(yīng)生產(chǎn)、經(jīng)營的需要,必須符合效益原則。當企業(yè)檔案工作不能為企業(yè)帶來相當于或者大于其成本的效益時,其日益萎縮將成為不可避免的事實。
二、存在問題的原因
撇開外部因素,僅從檔案工作自身來看,筆者認為造成企業(yè)檔案工作遭受冷遇的原因有三:首先,現(xiàn)行企業(yè)檔案工作微觀管理方式植根于計劃經(jīng)濟體制,計劃經(jīng)濟體制下的高成本、低效益始終影響著目前的企業(yè)檔案工作,并與現(xiàn)代企業(yè)制度的效益原則產(chǎn)生摩擦。這是導(dǎo)致企業(yè)檔案工作處于劣勢最根本的原因。其次,企業(yè)檔案工作自身在很大程度上仍沿襲了原有的工作思維與方式,未能跟上企業(yè)改革步伐,積極服務(wù)于企業(yè)。這是造成企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀最直接的原因。再次,企業(yè)檔案本身所能產(chǎn)生的效益的隱蔽性使其計量化難度較大,這是造成企業(yè)管理層忽略檔案工作的間接原因。為保障企業(yè)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展,深化企業(yè)檔案工作改革,實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化已成為企業(yè)檔案工作自身發(fā)展的迫切需要。
三、實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的幾點意見
第一,更新觀念,增強企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化意識。要實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化,首先要進一步解放思想,轉(zhuǎn)變觀念,認真貫徹執(zhí)行各級文件精神,不斷強化檔案管理現(xiàn)代化意識,大膽探索符合檔案工作自身特點的規(guī)律,能夠有效為當代中國經(jīng)濟、政治、文化建設(shè)服務(wù)的檔案工作理論與方法,建立和完善中國特色的檔案管理現(xiàn)代化體系,堅持一切從我國的基本國情出發(fā),從企業(yè)的實際出發(fā),制訂檔案工作目標、任務(wù)、方針、政策,創(chuàng)造性地開展計算機技術(shù)的應(yīng)用,要拓寬服務(wù)領(lǐng)域,提高質(zhì)量,增強企業(yè)檔案工作的生機與活力。
第二,更新設(shè)備,充分利用現(xiàn)代化技術(shù)。隨著社會的發(fā)展,工作的深入,各行各業(yè)的檔案數(shù)量逐步增加,依靠人工手段進行檔案管理已遠遠不能適應(yīng)發(fā)展的需要,所以采取現(xiàn)代化手段進行檔案管理工作勢在必行。計算機、多媒體計算機、特別是超媒體的出現(xiàn),為解決這一矛盾展示了光明的前景。這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員,從思想觀念上對新技術(shù)給予足夠的重視,用新的觀念看待事物,引進使用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備,以促進檔案管理工作的健康發(fā)展。使用計算機系統(tǒng)管理,可對檔案資料進行復(fù)制、掃描、取樣,實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化。通過人機結(jié)合的方式,檢索者只要在屏幕上指出自己所需要的計算機管理程序,就可以將所需的檔案目錄摘要等顯示出來,大大提高了工作效率。
第三,合理用人,培養(yǎng)新型的檔案人才。要理解、尊重人才,關(guān)心、愛護人才,要努力創(chuàng)造一個尊重知識、尊重人才的良好氛圍。根據(jù)企業(yè)檔案工作的特點,要合理用人、留人。知識結(jié)構(gòu)要高、中、低配備,年齡結(jié)構(gòu)要老、中、青結(jié)合。要擴大選人用人視野,要選擇有真才實學(xué)、有實干精神而又坐得住的人做檔案管理工作。跨世紀企業(yè)檔案工作者不僅要有一定的政治理論水平、業(yè)務(wù)水平,還要有廣博的知識,強烈的開拓、進取意識,尤其要一專多能,既要能熟知檔案管理法規(guī)和基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識、技能,還要熟練掌握計算機管理知識和操作技能,盡快實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化。
尤其是在高校體制改革和現(xiàn)代技術(shù)高速發(fā)展的今天，科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學(xué)校科學(xué)管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統(tǒng)觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學(xué)校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學(xué)術(shù)著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學(xué)技術(shù)委員會、國家檔案局1987年頒發(fā)了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規(guī)范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高校科研綜合交稿日期：檔案的管理進行思考和探討。
一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定
界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學(xué)術(shù)檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應(yīng)堅持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學(xué)技術(shù)研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據(jù)。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調(diào)其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學(xué)校科學(xué)技術(shù)研究發(fā)展的現(xiàn)狀和歷史,這些檔案也應(yīng)當妥善保存。因此,在確定學(xué)術(shù)檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質(zhì)并舉。科研檔案的具體歸檔范圍應(yīng)包括以下內(nèi)容:
（一）科研項目檔案
科研項目材料檔案是探索科研規(guī)律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項目計劃書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗收階段中的工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發(fā)展、總結(jié)、學(xué)校制定和上級管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學(xué)決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經(jīng)驗總結(jié)的依據(jù)，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導(dǎo)作用。
（三）科研成果檔案
主要包括科研年度統(tǒng)計表、教師公開發(fā)表的學(xué)術(shù)論文和編寫的學(xué)術(shù)著作、獲獎成果和證書、專利和技術(shù)轉(zhuǎn)讓資料等。科研成果的多少是高校科研實力大小的依據(jù)之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因
（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數(shù)科研人員在科研過程中，重視科學(xué)研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關(guān)。
（二）高校科研人員檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關(guān)鍵技術(shù)資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應(yīng)歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。
（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證，不能做到上、下集中統(tǒng)一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態(tài)。
（四）高校科研檔案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質(zhì)材料多、電子檔案少，傳統(tǒng)簡易設(shè)備多，現(xiàn)代化管理工具少，不能有效地開發(fā)和利用高校科研檔案材料。
鑒于此，高校科研檔案中出現(xiàn)了“四多四少”現(xiàn)象，即一般性技術(shù)材料多，關(guān)鍵性技術(shù)材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術(shù)性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復(fù)印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高校科研檔案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價值的發(fā)展和信息資源的開發(fā)利用。
三、對加強高校科研檔案管理工作的幾點見解
（一）建立科學(xué)管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為了規(guī)范科研檔案管理工作，就必須遵循國務(wù)院的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現(xiàn)象的出現(xiàn)。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來，走實現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統(tǒng)，最終使高校科研檔案工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質(zhì)量和效率。
（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術(shù)進步和新的成果，這些檔案材料既是學(xué)校的歷史見證，又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ)。因此對重點、重大科研項目應(yīng)從立項起就實行課題組預(yù)立卷歸檔，然后每個階段產(chǎn)生的技術(shù)進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學(xué)校和國家都有重大意義。
（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。
（四）推廣科研檔案的開發(fā)利用。美國檔案學(xué)家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用。”因此,科研檔案管理的工作要考慮其開發(fā)利用問題。“檔案的開發(fā)利用是企事業(yè)單位管理水平的一面鏡子。”目前的檔案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上,游離于先進的信息技術(shù)之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數(shù)高校科研檔案已開始使用計算機等信息設(shè)備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用,使相關(guān)網(wǎng)站成為有效開發(fā)利用科研檔案的窗口。
同時,高校的科研檔案保管的是一批學(xué)者和科研人員的學(xué)術(shù)成果,它是體力和腦力勞動的結(jié)晶,包含著一定的知識產(chǎn)權(quán)。這就決定了高校科研檔案開發(fā)利用的特殊性,在對高校科研檔案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產(chǎn)權(quán),學(xué)會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權(quán)的后果。
為在實際利用中避免侵犯作者的知識產(chǎn)權(quán),可進行這樣幾項工作:
(1)對科研檔案中享有著作權(quán)的作品,在卷內(nèi)目錄上打上明顯的著作權(quán)目錄標記,以提醒利用者注意。
(2)對科研檔案中有著作權(quán)的作品應(yīng)限制在合理的范圍之內(nèi)利用。
一、原始記錄性
吳寶康教授主編的《檔案學(xué)概論》明確指出，“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”，“檔案在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨有的特性，就是原始記錄性”①。
應(yīng)該說，這一認識是正確的。然而查啟森同志卻對這一傳統(tǒng)認識提出了質(zhì)疑：其一，如果原始性是檔案的本質(zhì)屬性，那么“原始記錄就是原件，具體地說就是原稿。如果這樣的話，那么檔案就是原稿，一切非原稿以外的記錄，因為不是原始記錄，就不能算是檔案了。而事實上在為數(shù)眾多的檔案中，不一定都是原稿，還包括根據(jù)原稿而形成的打印件”。其二，“原始記錄，當包括文物和圖書手稿，即文物和圖書手稿，它們也具有原始記錄性”，因而“原始記錄性是三者的共性，而不是檔案所特有的本質(zhì)屬性。”②
筆者認為，上述質(zhì)疑是值得探討的。其一，我們不能機械地理解原始記錄性。對形成文件的機關(guān)來說，文件的原稿的確是原始記錄，但文件的打印件也是原始記錄。原稿是印制打印件的依據(jù)，打印件是機關(guān)處理事務(wù)的依據(jù)，兩者是一個完整的有機整體。因此，打印件也屬于原始記錄則是無疑的。其二，不可否認，圖書手稿是檔案，有的文物也是檔案，但我們不能因此而否定原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。雖然圖書手稿也是印刷圖書的依據(jù)，但圖書產(chǎn)生的主要原因和直接目的是為了供眾多的人去閱讀。而檔案則不然，“檔案是人們處理事務(wù)過程中遺留下來的副產(chǎn)品，它是人們進行社會實踐活動附帶的產(chǎn)物，或者說它是自然形成的，而不是純粹人為的結(jié)果。”③當然，有的原始記錄既是文物也是檔案，“凡具有原始記錄作用且含義明確的實物即可作為實物檔案看待。”④《檔案法》第十二條規(guī)定，“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理”。可見，同樣是原始記錄，并不影響我們對檔案與圖書、文物進行區(qū)分與管理。
也許有人會說，既然原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，那么文件與檔案的本質(zhì)屬性豈不完全相同?的確，由于“文件與檔案記錄的內(nèi)容相同”、“文件與檔案的物質(zhì)形態(tài)相同”，因而“文件與檔案的本質(zhì)屬性相同。原始性和記錄性的有機統(tǒng)一。是文件和檔案的共同本質(zhì)屬性。”⑤所以，文件與檔案從本質(zhì)上來說則屬于同一事物。但是，有人據(jù)此認為，既然文件與檔案本質(zhì)屬性相同，那么“文件與檔案屬于同一概念”⑥。其實，這是對文件與檔案關(guān)系所作的錯誤理解。文件與檔案之所以屬于同一事物，是由于兩者的載體與內(nèi)容完全相同，這就決定了兩者的本質(zhì)屬性相同。但同一事物在根本性質(zhì)不變的情況下，次要性質(zhì)可以發(fā)生變而恰恰是這種變化使得同一事物的發(fā)展呈現(xiàn)出階段性。所以說，文件與檔案是同一事物，但并不是同一概念。我們通常所說的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個名稱，也就說明了這一點。
二、客觀記錄的歸檔保存性
查啟森同志對原始記錄性提出質(zhì)疑，并進而認為“檔案的本質(zhì)屬性是客觀記錄的歸檔保存性”，“構(gòu)成檔案的根本條件，是歸檔保存。歸檔保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵。沒有這一程序，也就沒有檔案。”⑦這一認識似乎是正確的，因為檔案保管機構(gòu)保存下來的檔案一般是經(jīng)過歸檔這一程序的。但問題在于，歸檔并不是檔案保管機構(gòu)獲此檔案的唯一途徑。文書部門和業(yè)務(wù)部門的歸檔，相對于檔案保管機構(gòu)來說就是檔案的接收。檔案保管機構(gòu)除了正常的接收之外，還有向社會征集和搜集檔案這一補充手段。如果把客觀記錄的歸檔保存界定為檔案的本質(zhì)屬性，那么未經(jīng)歸檔保存的客觀記錄就不是檔案。這無異于否定了檔案保管機構(gòu)的征集與搜集工作。若此，檔案的收集工作豈不僅僅成了檔案的接收工作?對此，張輯哲同志指出，“是否集中保存不能作為檔案的必要屬性看待。實際情況是，無論是否集中保存，檔案就是檔案，非檔案就是非檔案。”⑧因而將客觀記錄的歸檔保存性作為檔案的本制裁屬性顯然是欠妥的。
三、信息性
隨著信息這一概念被社會所接受，檔案是一種信息的認識也被檔案界所認同，于是劉建平同志便認為“檔案的本質(zhì)是信息”⑨。
當然，從信息角度看，檔案所記錄的內(nèi)容無疑是信息。但是，圖書、情報所記錄的內(nèi)容也是信息。可見，信息性是檔案、圖書、情報的共同屬性，因而信息性只能是檔案的一般屬性。因為“檔案學(xué)界一般都認為，檔案是其原始內(nèi)容和原始載體的統(tǒng)一體；檔案信息僅指檔案內(nèi)容而不包含載體，也不強調(diào)內(nèi)容的原始性，……根據(jù)信息論的描述，信息不是物質(zhì)，只是信息的存貯、傳遞必須借助于物質(zhì)載體，而且這種載體純粹是為了信息的存貯、傳遞服務(wù)，沒有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。⑩張輯哲同志也指出，“由于信息這一概念外延極大，因此僅僅認為檔案具有信息性或說檔案本質(zhì)上(主要指其內(nèi)容)是信息是遠遠不夠的。對檔案信息的認識僅僅停止于這一水平是極為膚淺的，甚至可以說是毫無意義的。”⑾
應(yīng)該說，檔案雖然是一種信息，但檔案這一種信息除了具有信息的一般屬性如何擴充性、可壓縮性、可替代性、可傳輸性、可擴散性、可分享性外，還具有自己的特點：它是一種未經(jīng)加工處理的原生性靜態(tài)信息。因為信息可分為社會信息和自然信息，從記錄方式來看，社會信息又有記錄性信息和非記錄性信息之分，而記錄性社會信息還有原生信息和派生信息之別，檔案、文件則原生的社會信息，而圖書、情報則屬于派生的社會信息。因此，泛泛地稱檔案的本質(zhì)是信息是不確切的。
四、非現(xiàn)行性
傅榮校同志認為，“檔案的本質(zhì)屬性——非現(xiàn)行性，不是由于檔案的歷史(原始)記錄性等屬性決定的，而且文件由于其功能——作為實踐活動的工具發(fā)揮作用的必然結(jié)果。”⑿
很顯然，這一認識是依據(jù)文件生命周期理論而得出的。文件生命周期理論根據(jù)文件所起作用的不同，將文件劃分為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文悠揚和非現(xiàn)行文件三種。由于我國不存在半現(xiàn)行文件這一概念，于是該觀點持有者便將文件劃分為現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件兩種，且認為“非現(xiàn)行性是檔案區(qū)別于現(xiàn)行文件的唯一本質(zhì)屬性。”⒀
筆者認為，檔案的本質(zhì)屬性是非現(xiàn)行性這一認識是不符合我國的實際的。因為國外的現(xiàn)行文件是指“一個機關(guān)、團體或組織處理現(xiàn)行業(yè)務(wù)時經(jīng)常需要用到，因而繼續(xù)存放在其形成地點的文件。”⒁非現(xiàn)行文件是指“處理現(xiàn)行事務(wù)已不再需要的文件。”⒂而我國一般認為文件具有現(xiàn)行的效用，檔案是辦理完畢的文件。可見，我國的檔案概念并不是依據(jù)文件所起的作用去加以認識的。在我國，文件只要從手續(xù)上或程序上辦理完畢，就可以看作檔案，一般應(yīng)在第二年上半年向機關(guān)單位的檔案保管機構(gòu)移交。我國的檔案概念是具有我國自己的特色的。宗培嶺等同志明確指出，“我國與西方國家對檔案概念的理解是有差異的，用西方檔案學(xué)理論體系中的文件生命周期理論來解釋我國的檔案概念顯然是不妥的。”⒃筆者認為，由此而認定檔案的本質(zhì)屬
性是非現(xiàn)行性也是不妥善的。
綜上所述，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，其他幾種對檔案本質(zhì)屬性的認識，或有失偏頗，或有所欠缺，都存在著不足。
注釋：
①③吳寶康主編《檔案學(xué)概論》，中國人民大學(xué)出版社1988年版，第40、41頁。
②⑦查啟林《檔案“原始記錄性”質(zhì)疑》，《圖書情報知識》1994年第2期。
④⑧⑾張輯哲著《維系之道——檔案與檔案管理》，檔案出版社1995年版，第9～10、7、27頁。
⑤韓玉梅主編《外國現(xiàn)代檔案管理教程》，中國人民大學(xué)出版社1995年版，第28頁。
⑥劉智勇《我國現(xiàn)有檔案定義的缺陷》，《檔案學(xué)研究》1995年第4期。
⑨劉建平《從信息和信息科學(xué)看檔案》，《山西檔案》1996年第1期。
⑩陳作明《檔案學(xué)研究中若干問題的思考》，《浙江檔案》1996年第9期。
⑿⒀傅榮校《文件生命周期理論研究(之四)——理論研究意義(Ⅰ)》，《檔案》1994年第5期。
筆者從因特網(wǎng)上瀏覽了2000年來全國一部分省（直轄市）和市、地區(qū)、縣以及某些專業(yè)系統(tǒng)的檔案網(wǎng)站，對其刊登的關(guān)于檔案繼續(xù)教育的內(nèi)容作了些簡單的梳理。國內(nèi)檔案繼續(xù)教育的主要內(nèi)容可分為如下幾大類：
一、計算機、信息技術(shù)與電子政務(wù)、電子文件與電子檔案管理
這部分內(nèi)容是完全適應(yīng)社會和檔案工作發(fā)展需要的。由于檔案工作在國家信息化系統(tǒng)中有一定的地位，檔案部門必須緊跟國家信息化建設(shè)的步伐，為了落實國家檔案局信息化建設(shè)綱要，各地、各系統(tǒng)的檔案部門近年來十分重視信息化建設(shè)；同時隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各單位行政工作、業(yè)務(wù)工作中的普遍應(yīng)用，電子文件與電子檔案在各單位形成和使用的文件中所占比例越來越大，電子文件與電子檔案管理在檔案管理工作中的地位與重要性也日益顯現(xiàn)；計算機與信息技術(shù)發(fā)展快、更新快；為此檔案工作人員必須不斷學(xué)習(xí)，更新知識，才能適應(yīng)形勢發(fā)展、滿足工作需要。
二、國家及檔案系統(tǒng)對檔案工作的新標準與新規(guī)范
隨著社會的發(fā)展，檔案工作也有了相應(yīng)的發(fā)展，為了適應(yīng)檔案工作的發(fā)展以及滿足檔案工作的實際需要，國家檔案局了相關(guān)的標準與規(guī)章。而這些新的標準與規(guī)章既是以往教材中未曾包括的內(nèi)容，又是在現(xiàn)實檔案工作中必須遵守或具有指導(dǎo)意義的內(nèi)容，因此在檔案工作人員的繼續(xù)教育中應(yīng)該將它作為必學(xué)內(nèi)容之一。
三、檔案鑒定理論與實踐
檔案鑒定是檔案工作中具有特殊重要地位的一個環(huán)節(jié)，因而檔案價值鑒定也就成為我國檔案學(xué)中一個具有較高難度的理論與實踐問題。隨著社會的發(fā)展，先進的科學(xué)技術(shù)手段與管理理念也為檔案工作所不斷吸納，檔案工作信息化成為檔案工作的重要任務(wù)，而我國現(xiàn)有的傳統(tǒng)意義的檔案鑒定工作目標僅針對檔案存毀，已不能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要，必須進一步研究與探索能適應(yīng)檔案工作發(fā)展所需要的檔案鑒定理論與實踐。在現(xiàn)實中一方面是檔案工作者（主要是具有初級或中級職稱的檔案工作人員）面對大量的文件、檔案很難僅以以往十分簡略的《歸檔與不歸檔范圍》、《檔案保管期限表》來進行鑒定工作；另一方面是許多檔案理論工作者與實際工作者對檔案鑒定進行了不斷深入的研究，發(fā)表了不少專著與大量的論文，這些論著中有創(chuàng)意的觀點應(yīng)該到實際工作中去驗證、有價值的內(nèi)容應(yīng)該推廣。繼續(xù)教育是這兩者連接的橋梁，將檔案鑒定理論研究成果通過繼續(xù)教育的途徑向檔案專業(yè)人員介紹、推廣。檔案鑒定理論與實踐作為檔案干部繼續(xù)教育的內(nèi)容除上海市，在湖南、浙江、江蘇等省和全國環(huán)保等系統(tǒng)均有采用。
四、檔案工作新動態(tài)、發(fā)展趨向
社會和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展勢必會影響和推動檔案工作的發(fā)展，檔案專業(yè)人員應(yīng)該對影響檔案工作發(fā)展的環(huán)境與各種因素有所認識與了解，更應(yīng)該了解檔案工作自身發(fā)展的情況。只有這樣，才能正確把握自己的前進方向、改進自己的工作、激發(fā)自覺的學(xué)習(xí)愿望，真正做到與時俱進。
五、與資格證、職稱考試相關(guān)的內(nèi)容
有些省市將與資格證、職稱考試相關(guān)的內(nèi)容也列入檔案干部繼續(xù)教育的學(xué)習(xí)內(nèi)容。
筆者曾先后給上海市檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育做過3個專題講座：《<國家行政機關(guān)公文處理辦法>介紹》、《<國家行政機關(guān)公文格式（國家標準）>介紹》、《檔案鑒定新論》。在教學(xué)過程中，體會最深的是繼續(xù)教育的內(nèi)容從宏觀方面看應(yīng)該是“新理論、新技術(shù)、新方法、新技能、新信息”,而在此前提下，具體的教學(xué)內(nèi)容應(yīng)做到：來源于實際需要、與實際工作關(guān)系緊密、能滿足檔案專業(yè)人員工作直接需要。超級秘書網(wǎng)
關(guān)鍵詞:檔案管理;檔案;電子信息技術(shù);保密
一、傳統(tǒng)類檔案保密工作特點
1.檔案存放地點是保密工作重點。傳統(tǒng)紙質(zhì)性檔案受自身條件限制，必須集中存放在溫度、濕度適宜的場所之中。《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，檔案存放地點必須具備防盜措施，要制定嚴格的檔案存放地點管理制度，無關(guān)人員一律禁止進入，最大程度上保證了檔案文件的保密性和安全性。
2.注重對于檔案管理人員的職業(yè)教育。《檔案法》中嚴格規(guī)定，機關(guān)、團體和企事業(yè)單位必須有專門的檔案管理人員，嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。近年來，大部分省市和地區(qū)已經(jīng)制定了檔案管理員資格準入制度，要求單位檔案管理人員必須持有相關(guān)的檔案管理員資格證明，并定期組織檔案管理人員進行業(yè)務(wù)知識和技能培訓(xùn)，加強職業(yè)道德教育。管理人員的專業(yè)化保證了檔案管理保密工作的順利進行。
3.較為合理地依據(jù)檔案保密程度對類檔案進行分級管理。按照有關(guān)規(guī)定，傳統(tǒng)檔案按照保密程度不同，分為絕密、機密、秘密等幾個密級。在我國傳統(tǒng)檔案管理體制中，不同密級的檔案需要進行分類集中管理，并對不同密級檔案的管理和查閱等工作進行了詳細規(guī)定。與此同時，對各個密級檔案的解密標準、解密時限、解密方式等進行了嚴格限制。這就最大限度地保護了檔案的秘密性。
隨著社會信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，目前我國的檔案管理模式已由傳統(tǒng)的紙質(zhì)型檔案發(fā)展為利用電子信息技術(shù)為主的電子信息檔案系統(tǒng)。與傳統(tǒng)型類檔案保密工作相比，電子信息檔案保密工作有其特殊之處，一些傳統(tǒng)檔案管理工作模式已經(jīng)無法適應(yīng)信息化要求。近一個階段，我國出現(xiàn)數(shù)起利用電子信息技術(shù)進行泄密的惡性案件，給我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)帶來巨大影響。如何在電子信息技術(shù)條件下做好類檔案保密工作，需要檔案管理工作者給予高度重視和進行認真研究。
二、利用電子信息技術(shù)進行檔案管理的優(yōu)勢和不足
1.利用電子信息技術(shù)管理類檔案的優(yōu)勢。首先，電子信息檔案保存管理相對方便。電子信息檔案由于采取數(shù)碼技術(shù)進行壓縮，存儲介質(zhì)占用空間極小，對存放場地要求相對較低。其次，電子信息檔案便于調(diào)閱和使用。由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，方便用戶使用，可以極大提高檔案管理工作服務(wù)社會的能力。
2.利用電子信息技術(shù)管理類檔案的不足。誠然，利用電子信息技術(shù)管理類檔案的不足和優(yōu)勢一樣顯而易見。由于電子信息技術(shù)自身特點，類檔案一旦泄密，其傳播速度快、傳播內(nèi)容豐富等特點會給檔案管理工作和經(jīng)濟社會發(fā)展帶來巨大危害。電子信息技術(shù)傳受主體多樣性的特點決定了電子信息檔案泄密后，其損失難以在短時間內(nèi)彌補。三、如何做好電子信息檔案保密工作
筆者認為，做好電子信息檔案保密工作總的原則應(yīng)該是充分利用電子信息技術(shù)的優(yōu)勢，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理工作的經(jīng)驗，取長補短，努力克服問題和不足。具體說來，應(yīng)注意以下幾方面。
1.牢固樹立檔案管理以及保密工作的服務(wù)意識。無論是檔案管理還是保密工作，其根本出發(fā)點都是為經(jīng)濟社會發(fā)展提供資料。利用電子信息技術(shù)進行性檔案管理，其目的是為了更好地為社會提供服務(wù)。因此說，服務(wù)意識是檔案管理工作必須樹立的指導(dǎo)思想。
2.建立完善的電子檔案查詢使用制度，用制度化的方式確保電子檔案安全。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。
(1)要根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴密而簡明，便于執(zhí)行。要在傳統(tǒng)管理制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合電子信息檔案的特點制定更加完善的管理制度。
(2)要充分保證電子檔案儲存介質(zhì)的安全。電子信息檔案儲存介質(zhì)一般以光盤、軟盤及硬盤為主。一方面要采取相應(yīng)的防火防水措施，保證硬件安全，另一方面要及時做好相應(yīng)備份，防止電子儲存介質(zhì)發(fā)生故障后重要資料丟失。
3.進一步提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。擔(dān)負利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責(zé)任，在今后的工作中，除了要對檔案管理人員加強電子信息管理技術(shù)及檔案管理專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)以外，更為重要的是要加強職業(yè)意識教育。要培養(yǎng)他們高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。
當然，利用電子信息技術(shù)進行檔案管理是一個十分復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，需要動員社會方方面面的力量參與其中，形成“保密帶動管理，管理帶動服務(wù)”的良性互動工作模式，切實將我國的檔案管理工作提高到一個新的水平。
參考文獻：
[1]《中國大百科全書》，陳兆吳主編.
[2]《中華人民共和國檔案法》，法律出版社，2003年5月.
摘要：企業(yè)職工檔案是對職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料歷史，是全面、正確地考察職工的一個重要依據(jù)，在人力資源開發(fā)、人才預(yù)測和人才政策制訂等方面具有十分重要的地位作用。在新形勢下，企業(yè)勞動職工、工資分配、社會保障制度等各項改革措施也在不斷深入，企業(yè)職工檔案管理如何跟隨企業(yè)發(fā)展的步伐，更好地服務(wù)于企業(yè)，已成為當前企業(yè)面臨的一個重要問題。
關(guān)鍵詞：檔案管理特性作用措施
1企業(yè)檔案管理工作的特性
1.1獨立性企業(yè)是社會經(jīng)濟發(fā)展過程中一種以法人為代表的自主經(jīng)營、自負盈虧形式的特殊經(jīng)濟組織，企業(yè)對其資產(chǎn)有獨立的支配權(quán)，檔案作為企業(yè)資產(chǎn)的一個組成部分,企業(yè)也依法享有獨立的支配權(quán)。同時，隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，大部分企業(yè)產(chǎn)生了屬于自己的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密等檔案。因此，企業(yè)的檔案基本上不對外開放，沒有對外服務(wù)的功能，檔案資源只屬于企業(yè)內(nèi)部共享。
1.2專業(yè)性在當前的市場經(jīng)濟活動中，企業(yè)主要是以經(jīng)營為中心開展一系列活動，從而產(chǎn)生了大量的經(jīng)營性的文件材料。同時，為了在激烈的市場競爭中求生存求發(fā)展，企業(yè)還產(chǎn)生了本企業(yè)獨有的技術(shù)專利檔案。這些檔案與傳統(tǒng)的科技檔案和文書檔案有著較大的差別，成為企業(yè)檔案的一個重要組成部分。
1.3系統(tǒng)性企業(yè)檔案工作不僅包括對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、服務(wù)、利用，而且還包括檔案信息產(chǎn)品的加工和輸出，因此，它類似于企業(yè)管理活動中的一個系統(tǒng)工程。
2職工檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位與作用
2.1對企業(yè)發(fā)展的步伐和速度起到促進作用企業(yè)職工檔案與企業(yè)發(fā)展的關(guān)系十分密切，對企業(yè)競爭發(fā)展具有十分重要的促進推動作用。在經(jīng)濟社會的快速發(fā)展的形勢下，企業(yè)要想高速穩(wěn)健發(fā)展，離不開科學(xué)技術(shù)的支撐，而科學(xué)技術(shù)的進步則取決于人才的綜合素質(zhì)，需要有一支高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才隊伍。人才已經(jīng)成為決定企業(yè)興衰、成敗、競爭勝負的關(guān)鍵因素。而加強職工德檔案管理工作，從一定程度上對企業(yè)員工的地位、榮譽、認定等方面進行了肯定，從而形成了良好的激勵機制，進而促進了企業(yè)的良性發(fā)展。作為人才信息縮影的職工檔案，則是各類人才在社會各項實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合體現(xiàn)。
2.2是培育企業(yè)核心競爭力的重要工具核心競爭力是企業(yè)擁有的區(qū)別于其他企業(yè)的重要財富，是能夠被企業(yè)管理者、員工共同感受到的并共同參與創(chuàng)造的核心資源。由于現(xiàn)代企業(yè)在激烈的競爭中感到了人才的重要性，因此開發(fā)人力資源成為了提高企業(yè)核心競爭力的迫切需要。優(yōu)化企業(yè)人力資源管理，離不開企業(yè)職工檔案工作的強力支持，與職工檔案工作制度的不斷完善也有著密不可分的關(guān)系。企業(yè)職工檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據(jù)。人力資源管理的目的就在于能否在企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)最優(yōu)化的人才配置，做到“人盡其才，才盡其用”，知人善任是企業(yè)良性發(fā)展、在競爭中處于不敗之地的重要條件。對于企業(yè)而言，只有進一步強化職工檔案管理工作，才能從源頭上杜絕一些棄檔、假檔、失檔現(xiàn)象的發(fā)生，也才能使企業(yè)能夠放心的用人，使員工能夠誠信的做人，進而樹立進取心和責(zé)任心，最終促進企業(yè)核心競爭力的培育。
2.3是企業(yè)競爭發(fā)展中人力資源管理的重要手段職工檔案對單位負責(zé)人了解應(yīng)聘者的基本情況，正確錄用使用新的人才能起到十分重要的作用。一份真實、完整的個人職工檔案，既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參考，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能限制一些企業(yè)和個人盲目選人、擇業(yè)的“自”，更利于“人才與用人單位是市場經(jīng)濟體制下活動的主體”這一社會功能得到充分發(fā)揮。同時，由于職工檔案能夠比較全面、準確的反映人才各方面的情況，所以企業(yè)也能夠從職工檔案中了解本單位人才的數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面的重要數(shù)據(jù)，這也有利于企業(yè)人力資源管理部門對職工檔案進行統(tǒng)計分析，從而作出比較準確的人才預(yù)測，并制定出長遠的人才培養(yǎng)計劃和企業(yè)發(fā)展規(guī)劃。
3加強職工檔案管理工作的措施
3.1制定科學(xué)規(guī)范的企業(yè)職工檔案管理實施細則
隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，流動性和多變性問題成了企業(yè)人才突出的問題，這給企業(yè)職工檔案管理增加了多樣性和復(fù)雜性。因此，必須根據(jù)形勢的發(fā)展，在《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的基礎(chǔ)上制定一個統(tǒng)一的、規(guī)范的、便于操作的《企業(yè)職工檔案管理實施細則》，使職工檔案材料的主體能夠緊緊圍繞培養(yǎng)人才、發(fā)展經(jīng)濟這個中心，在收集、整理、歸檔、利用等環(huán)節(jié)做到有章可循、有法可依，真正實現(xiàn)“觀其卷，知其人，用其長”的目的。
3.2實現(xiàn)企業(yè)職工檔案管理的現(xiàn)代化
當前，企業(yè)各項制度面臨改革，企業(yè)職工檔案工作也同樣面臨著這種挑戰(zhàn)。一是職工隊伍不斷交替，導(dǎo)致檔案數(shù)量有所增加，檔案內(nèi)容不斷得到更新，新材料不斷得到充實。二是檔案利用率越來越高，信息的需求要求更加系統(tǒng)、全面、準確。三是利用時效在加快。要求檔案人員要熟悉情況，及時有效提供。因此，盡快實現(xiàn)職工檔案的現(xiàn)代化管理是非常重要的。在具體檔案管理工作中，要做好六個環(huán)節(jié)和一些操作手段的創(chuàng)新。首先要更新立卷制度，在工作手段上改進，盡量簡化一些繁瑣、呆板的操作步驟。比如在組卷、裝訂的形式上，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡可能縮短立卷歸檔周期。在日常的抄寫、裝訂工作中，要善于思考，多動腦筋，有針對性地搞一些小發(fā)明、小創(chuàng)造、小革新，這樣能起到事半功倍之效。同時，可以利用現(xiàn)代技術(shù)來提高工作效率。比如可以把目錄計算機檢索、文件級裝訂、檢索主要內(nèi)容轉(zhuǎn)移到檔案章和檔案盒上，簡單明了，既提高了質(zhì)量和效益，又節(jié)約了時間，使用起來也很方便。并且可以采用條形碼來代替檔案號，可靠快捷，極大地提高了借閱歸還檔案的速度，諸如這種通過計算機來完成較繁瑣的手工操作的方法是很多的，關(guān)鍵在于檔案人員是不是用心去發(fā)現(xiàn)、去實踐。檔案的業(yè)務(wù)工作、檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都方便應(yīng)用計算機進行現(xiàn)代化管理，幫助解決一些具體問題，提高管理效率和管理水平。
3.3努力提高職工檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作，這就要求從事檔案工作的人員，第一要鉆研本專業(yè)的理論知識，掌握這項工作每一個環(huán)節(jié)的技能技巧，第二要學(xué)習(xí)檔案管理學(xué)知識和應(yīng)用文寫作等方面的知識。如果沒有扎實的業(yè)務(wù)功底和較強的管理能力，不熟悉檔案的內(nèi)在聯(lián)系和業(yè)務(wù)工作中的的環(huán)節(jié)、步驟，就不可能做好做實檔案工作。檔案保管價值的鑒定取決于它所記述的科學(xué)技術(shù)知識的價值，只有全面掌握相關(guān)門類的知識，才能有效開展檔案鑒定工作。語言文字的組織概括能力是檔案管理工作的基礎(chǔ)，沒有扎實的語言功底就無法有效搞好這項工作。因此，作為現(xiàn)代化企業(yè)的檔案工作者，必須嚴格要求，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握現(xiàn)代化檔案理論知識和管理能力，并且要加強相關(guān)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，掌握多方位的知識，以適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的需要。
4結(jié)束語
隨著社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，現(xiàn)代化企業(yè)改革也在不斷深化。作為企業(yè)順利實現(xiàn)科學(xué)管理重要基礎(chǔ)工作之一的職工檔案工作，在促進企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)內(nèi)在素質(zhì)和競爭力，全面建設(shè)現(xiàn)代化企業(yè)的過程中發(fā)揮著越來越重要的作用。
參考文獻：
近幾年全市乃至全國開展的檔案目標管理考核工作，對于機關(guān)檔案工作的規(guī)范化管理就是一種很有效的方法。但是檔案目標管理市級標準是針對全市檔案工作水平較好的單位而制定的，有些硬件要求較
高，對于某些辦公條件緊張，沒有房間做為檔案專用庫房，檔案數(shù)量較少的單位，升級就是短期內(nèi)可望而不可及的事情。這些單位也往往成為檔案部門觸及不到的地方。針對這種情況，就需要有一個比
較有效的方法來對所屬行政區(qū)域內(nèi)所有單位的檔案工作進行監(jiān)督指導(dǎo)。
當社會的檔案意識還達不到應(yīng)有的程度時，就必須通過一定的手段強化人們的檔案意識，使之成為機關(guān)工作人員及公民的自覺行動。經(jīng)過多年檔案工作的實踐，我認為檔案工作檢查可以說是檔案行政管
理部門依法行政的一種有效手段和方法。因為檔案檢查標準和條件可以根據(jù)本地區(qū)檔案工作的實際制定，適用于每個單位檔案工作狀況。檔案檢查可以觸及到所屬區(qū)域內(nèi)各個行政企事業(yè)單位，又強調(diào)檔
案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和檔案的開發(fā)利用，有利于檔案行政管理部門對各行政企事業(yè)單位的監(jiān)督指導(dǎo)。這樣做檔案工作不僅可以引起各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，將其納入機關(guān)的議事日程，而且檔案也在各項工作中發(fā)
揮了重要作用，可以收到較好的效果。豐臺區(qū)檔案局從一九八六年開始，就堅持對全區(qū)各行政企事業(yè)單位的檔案工作進行檢查評比和合格驗收，即年初將檔案工作的諸多要求制定出檢查標準和條件，每
年六月底之后對照標準對各單位逐條逐項檢查，檢查前加強監(jiān)督指導(dǎo)，檢查時嚴格要求，檢查后有問題的單位認真整改，檢查結(jié)果向全區(qū)通報，檔案工作在全區(qū)引起了各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案工作管理水
平相應(yīng)得到提高。經(jīng)過十幾年的不斷修改和改善，現(xiàn)在檢查標準已經(jīng)接近北京市二級標準，并納入了一部分市一級標準的內(nèi)容，側(cè)重檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和開發(fā)利用。����旜????X閷
檔案工作檢查在檔案行政管理部門依法行政的諸多方法和手段中，有明顯的作用，歸納起來主要有以下幾個方面：
一、可以引起各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視。
現(xiàn)階段，有些機關(guān)的檔案意識相對薄弱，僅憑檔案部門的工作人員去做工作，還不能引起一些機關(guān)和部門領(lǐng)導(dǎo)的重視，而做為地區(qū)檔案行政管理部門，代替政府履行行政管理職能，由檔案局組織檢查驗
收，必定會引起各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，隨之會安排一定的人力、物力去從事檔案工作，必然也會取得一定的效果。
二、有利于檔案的綜合管理，推動檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平提高。
檔案目標管理工作有力地推動了檔案工作水平的提高，但是在檔案目標管理工作中難免出現(xiàn)盲目追求升級單位數(shù)量，不顧升級質(zhì)量等問題，從而達不到實際意義上的綜合管理，某些單位檔案工作中仍有
死角。而檔案工作檢查對文書、專門、科技、聲像、實物檔案的立卷歸檔情況一并檢查，絕不留死角，改變了以往檔案室只保存文書檔案而不管其它檔案的狀況。由于每年檢查，不會形成積存文件，不
搞突擊，也保證了檔案案卷質(zhì)量。機關(guān)的會議檔案、專業(yè)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、照片檔案、錄音錄像檔案以及實物檔案得到了綜合管理或集中統(tǒng)一管理。檔案的門類增加了改變了室藏結(jié)構(gòu)，提高
了檔案的綜合管理程度。而且檢查有利于發(fā)現(xiàn)立卷歸檔案卷中的質(zhì)量問題，便于及時糾正，對于提高檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平十分有益，也保證了檔案館檔案來源的質(zhì)量。同時也可以避免因盲目追求升級數(shù)量
而忽視或影響檔案案卷質(zhì)量的問題。
三、變消極等待指導(dǎo)為主動請求監(jiān)督指導(dǎo)。
在社會檔案意識仍相對薄弱的現(xiàn)在，一些單位對檔案工作還不能得到應(yīng)有的重視，檔案人員兼職較多，哪個部門的工作抓得緊，就給哪個部門干，檔案部門不主動有些單位就從來也不與檔案局聯(lián)系，甚
至立卷歸檔工作也不能按時完成。進行檔案檢查無疑會使這種狀態(tài)得到改變。豐臺區(qū)檔案局在進行了十年檔案檢查之后，現(xiàn)在各立檔單位不僅檔案意識提高了，而且主動請區(qū)檔案局進行監(jiān)督指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)
問題請檔案局幫助解決，一改以往消極等待的狀況，檔案工作出現(xiàn)了一種新的局面。
四、標準適合，使行政區(qū)域內(nèi)各單位檔案工作平衡發(fā)展。
近年來，全國大部分省、市進行檔案目標管理考核，有力地推動了檔案工作水平的提高。但是，檔案目標管理是在各單位自愿申請的基礎(chǔ)上進行的，一些單位只滿足于完成每年的立卷歸檔工作，或受某
些硬件及其它一些客觀條件的影響，根本就不申請升級，這樣就有可能成為檔案部門觸及不到的死角單位，使一個地區(qū)各單位之間檔案工作發(fā)展不平衡。進行檔案檢查則不同，所屬區(qū)域內(nèi)各單位都要參
加檢查，接受檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)，必須完成檢查要求的各項內(nèi)容，而且檢查驗收標準也可以納入檔案管理體系、制度建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用等內(nèi)容，同樣可以達到目標管理
考核的主要要求，即使檔案保管條件相對較差的單位，也可以保證檔案軟件建設(shè)水平，從而保證一個地區(qū)檔案工作能夠平衡發(fā)展。堅持檔案檢查，還會使各單位由被動應(yīng)付檢查變?yōu)橹鲃幼杂X地開展檔案
工作，而且對于防止升級單位檔案工作滑坡也是一種有效的手段。
五、促進檔案開發(fā)利用工作。
檔案檢查不僅促進了檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平的提高，為檔案的開發(fā)利用工作提供了堅實的基礎(chǔ)，而且檔案檢查時對各單位的檔案開發(fā)利用工作可以提出各種要求，有利于各單位利用工作水平的提高。豐臺區(qū)
一、原始記錄性
吳寶康教授主編的《檔案學(xué)概論》明確指出，“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”，“檔案在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨有的特性，就是原始記錄性”①。
應(yīng)該說，這一認識是正確的。然而查啟森同志卻對這一傳統(tǒng)認識提出了質(zhì)疑：其一，如果原始性是檔案的本質(zhì)屬性，那么“原始記錄就是原件，具體地說就是原稿。如果這樣的話，那么檔案就是原稿，一切非原稿以外的記錄，因為不是原始記錄，就不能算是檔案了。而事實上在為數(shù)眾多的檔案中，不一定都是原稿，還包括根據(jù)原稿而形成的打印件”。其二，“原始記錄，當包括文物和圖書手稿，即文物和圖書手稿，它們也具有原始記錄性”，因而“原始記錄性是三者的共性，而不是檔案所特有的本質(zhì)屬性。”②
筆者認為，上述質(zhì)疑是值得探討的。其一，我們不能機械地理解原始記錄性。對形成文件的機關(guān)來說，文件的原稿的確是原始記錄，但文件的打印件也是原始記錄。原稿是印制打印件的依據(jù)，打印件是機關(guān)處理事務(wù)的依據(jù)，兩者是一個完整的有機整體。因此，打印件也屬于原始記錄則是無疑的。其二，不可否認，圖書手稿是檔案，有的文物也是檔案，但我們不能因此而否定原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。雖然圖書手稿也是印刷圖書的依據(jù)，但圖書產(chǎn)生的主要原因和直接目的是為了供眾多的人去閱讀。而檔案則不然，“檔案是人們處理事務(wù)過程中遺留下來的副產(chǎn)品，它是人們進行社會實踐活動附帶的產(chǎn)物，或者說它是自然形成的，而不是純粹人為的結(jié)果。”③當然，有的原始記錄既是文物也是檔案，“凡具有原始記錄作用且含義明確的實物即可作為實物檔案看待。”④《檔案法》第十二條規(guī)定，“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理”。可見，同樣是原始記錄，并不影響我們對檔案與圖書、文物進行區(qū)分與管理。
也許有人會說，既然原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，那么文件與檔案的本質(zhì)屬性豈不完全相同?的確，由于“文件與檔案記錄的內(nèi)容相同”、“文件與檔案的物質(zhì)形態(tài)相同”，因而“文件與檔案的本質(zhì)屬性相同。原始性和記錄性的有機統(tǒng)一。是文件和檔案的共同本質(zhì)屬性。”⑤所以，文件與檔案從本質(zhì)上來說則屬于同一事物。但是，有人據(jù)此認為，既然文件與檔案本質(zhì)屬性相同，那么“文件與檔案屬于同一概念”⑥。其實，這是對文件與檔案關(guān)系所作的錯誤理解。文件與檔案之所以屬于同一事物，是由于兩者的載體與內(nèi)容完全相同，這就決定了兩者的本質(zhì)屬性相同。但同一事物在根本性質(zhì)不變的情況下，次要性質(zhì)可以發(fā)生變而恰恰是這種變化使得同一事物的發(fā)展呈現(xiàn)出階段性。所以說，文件與檔案是同一事物，但并不是同一概念。我們通常所說的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個名稱，也就說明了這一點。
二、客觀記錄的歸檔保存性
查啟森同志對原始記錄性提出質(zhì)疑，并進而認為“檔案的本質(zhì)屬性是客觀記錄的歸檔保存性”，“構(gòu)成檔案的根本條件，是歸檔保存。歸檔保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵。沒有這一程序，也就沒有檔案。”⑦這一認識似乎是正確的，因為檔案保管機構(gòu)保存下來的檔案一般是經(jīng)過歸檔這一程序的。但問題在于，歸檔并不是檔案保管機構(gòu)獲此檔案的唯一途徑。文書部門和業(yè)務(wù)部門的歸檔，相對于檔案保管機構(gòu)來說就是檔案的接收。檔案保管機構(gòu)除了正常的接收之外，還有向社會征集和搜集檔案這一補充手段。如果把客觀記錄的歸檔保存界定為檔案的本質(zhì)屬性，那么未經(jīng)歸檔保存的客觀記錄就不是檔案。這無異于否定了檔案保管機構(gòu)的征集與搜集工作。若此，檔案的收集工作豈不僅僅成了檔案的接收工作?對此，張輯哲同志指出，“是否集中保存不能作為檔案的必要屬性看待。實際情況是，無論是否集中保存，檔案就是檔案，非檔案就是非檔案。”⑧因而將客觀記錄的歸檔保存性作為檔案的本制裁屬性顯然是欠妥的。
三、信息性
隨著信息這一概念被社會所接受，檔案是一種信息的認識也被檔案界所認同，于是劉建平同志便認為“檔案的本質(zhì)是信息”⑨。
當然，從信息角度看，檔案所記錄的內(nèi)容無疑是信息。但是，圖書、情報所記錄的內(nèi)容也是信息。可見，信息性是檔案、圖書、情報的共同屬性，因而信息性只能是檔案的一般屬性。因為“檔案學(xué)界一般都認為，檔案是其原始內(nèi)容和原始載體的統(tǒng)一體；檔案信息僅指檔案內(nèi)容而不包含載體，也不強調(diào)內(nèi)容的原始性，……根據(jù)信息論的描述，信息不是物質(zhì)，只是信息的存貯、傳遞必須借助于物質(zhì)載體，而且這種載體純粹是為了信息的存貯、傳遞服務(wù)，沒有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。⑩張輯哲同志也指出，“由于信息這一概念外延極大，因此僅僅認為檔案具有信息性或說檔案本質(zhì)上(主要指其內(nèi)容)是信息是遠遠不夠的。對檔案信息的認識僅僅停止于這一水平是極為膚淺的，甚至可以說是毫無意義的。”⑾
應(yīng)該說，檔案雖然是一種信息，但檔案這一種信息除了具有信息的一般屬性如何擴充性、可壓縮性、可替代性、可傳輸性、可擴散性、可分享性外，還具有自己的特點：它是一種未經(jīng)加工處理的原生性靜態(tài)信息。因為信息可分為社會信息和自然信息，從記錄方式來看，社會信息又有記錄性信息和非記錄性信息之分，而記錄性社會信息還有原生信息和派生信息之別，檔案、文件則原生的社會信息，而圖書、情報則屬于派生的社會信息。因此，泛泛地稱檔案的本質(zhì)是信息是不確切的。
四、非現(xiàn)行性
傅榮校同志認為，“檔案的本質(zhì)屬性——非現(xiàn)行性，不是由于檔案的歷史(原始)記錄性等屬性決定的，而且文件由于其功能——作為實踐活動的工具發(fā)揮作用的必然結(jié)果。”⑿
很顯然，這一認識是依據(jù)文件生命周期理論而得出的。文件生命周期理論根據(jù)文件所起作用的不同，將文件劃分為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文悠揚和非現(xiàn)行文件三種。由于我國不存在半現(xiàn)行文件這一概念，于是該觀點持有者便將文件劃分為現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件兩種，且認為“非現(xiàn)行性是檔案區(qū)別于現(xiàn)行文件的唯一本質(zhì)屬性。”⒀
筆者認為，檔案的本質(zhì)屬性是非現(xiàn)行性這一認識是不符合我國的實際的。因為國外的現(xiàn)行文件是指“一個機關(guān)、團體或組織處理現(xiàn)行業(yè)務(wù)時經(jīng)常需要用到，因而繼續(xù)存放在其形成地點的文件。”⒁非現(xiàn)行文件是指“處理現(xiàn)行事務(wù)已不再需要的文件。”⒂而我國一般認為文件具有現(xiàn)行的效用，檔案是辦理完畢的文件。可見，我國的檔案概念并不是依據(jù)文件所起的作用去加以認識的。在我國，文件只要從手續(xù)上或程序上辦理完畢，就可以看作檔案，一般應(yīng)在第二年上半年向機關(guān)單位的檔案保管機構(gòu)移交。我國的檔案概念是具有我國自己的特色的。宗培嶺等同志明確指出，“我國與西方國家對檔案概念的理解是有差異的，用西方檔案學(xué)理論體系中的文件生命周期理論來解釋我國的檔案概念顯然是不妥的。”⒃筆者認為，由此而認定檔案的本質(zhì)屬
性是非現(xiàn)行性也是不妥善的。
綜上所述，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，其他幾種對檔案本質(zhì)屬性的認識，或有失偏頗，或有所欠缺，都存在著不足。
注釋：
①③吳寶康主編《檔案學(xué)概論》，中國人民大學(xué)出版社1988年版，第40、41頁。
②⑦查啟林《檔案“原始記錄性”質(zhì)疑》，《圖書情報知識》1994年第2期。
④⑧⑾張輯哲著《維系之道——檔案與檔案管理》，檔案出版社1995年版，第9～10、7、27頁。
⑤韓玉梅主編《外國現(xiàn)代檔案管理教程》，中國人民大學(xué)出版社1995年版，第28頁。
⑥劉智勇《我國現(xiàn)有檔案定義的缺陷》，《檔案學(xué)研究》1995年第4期。
⑨劉建平《從信息和信息科學(xué)看檔案》，《山西檔案》1996年第1期。
⑩陳作明《檔案學(xué)研究中若干問題的思考》，《浙江檔案》1996年第9期。
⑿⒀傅榮校《文件生命周期理論研究(之四)——理論研究意義(Ⅰ)》，《檔案》1994年第5期。
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個特點：1電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響
1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。
3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標準均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
三、電子文件對檔案學(xué)理論的影響
1對檔案本質(zhì)屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。
2對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應(yīng)于現(xiàn)存的機關(guān)、組織、機構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。
3對檔案學(xué)理論研究內(nèi)容的影響
檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護技術(shù)、計算機病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。
四、檔案界所應(yīng)采取的對策
1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導(dǎo)，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
2解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復(fù)制，以防止信息損失。
一、走近館藏，在檔案中找文化
館藏檔案能夠相對集中地體現(xiàn)一個地區(qū)各種不同的文化，而這些文化是一個民族的根，一個民族的魄，其力量深深熔鑄在一個民族的生命力、創(chuàng)造力和凝聚力上，影響著民族的發(fā)展道路和前進方向。通過檔案折射出的文化內(nèi)涵，可以使社會各個階層形成共同的價值觀念和思想觀念，增強社會各個階層的歸屬感、認同感，進而增強民族的凝聚力，為經(jīng)濟和政治的發(fā)展提供強大的精神動力。歷史是面鏡子，檔案是歷史的真實記載，保存檔案的目的在于借鑒和利用。在檔案中尋找昨天的故事，可以彰顯檔案文化的活力，用文化的力量推動經(jīng)濟社會的發(fā)展。要了解館藏檔案，在檔案中挖掘文化寶藏。一是“摸家底”。掌握檔案的數(shù)量、門類、主要內(nèi)容、保存形式、數(shù)字化開展情況等。二是經(jīng)常翻閱檔案。定期組織人員“蹲到”檔案庫房中，瀏覽檔案，并記錄檔案的主要內(nèi)容。對檔案珍品，應(yīng)做到“爛熟于心”，對普通檔案，應(yīng)做到“心中有數(shù)”。三是找素材。在翻閱檔案的過程中，找出證明歷史的有力證據(jù)，發(fā)現(xiàn)適合開發(fā)利用的檔案素材。四是編研精品。及時將有故事的檔案材料進行二次加工，或整理成冊，或制作成專題片，投入社會，喚醒人們對檔案文化的熱情。
二、依靠媒體，為檔案文化造勢
1．加強溝通聯(lián)系，利用媒體宣傳檔案文化。與電臺、電視臺建立合作關(guān)系，提供檔案材料，開發(fā)電視專題片，宣傳檔案文化；與報紙、雜志建立聯(lián)系，通過設(shè)置檔案專欄、發(fā)表檔案類文章等方式，擴大檔案影響面；定期邀請媒體單位參觀檔案展覽和檔案館，適時與媒體溝通工作情況，提高媒體對檔案的關(guān)注度；將檔案做成廣告、展板等形式，放在人行道兩側(cè)、社區(qū)宣傳欄、樓內(nèi)墻壁上等醒目位置，邀請媒體進行宣傳報道。
2．發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，引領(lǐng)群眾關(guān)注檔案文化。一是不斷加強檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，建立目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和電子文件中心，實現(xiàn)網(wǎng)上檔案查詢。二是在網(wǎng)上申請專門的討論社區(qū)，設(shè)置不同類別的檔案話題，客戶端可以進行匿名評論。三是將檔案材料掛到大型網(wǎng)站上，也可以掛在博客、空間、微博、微信上，或通過QQ、跟貼、評論等形式，引導(dǎo)群眾由關(guān)注檔案反映的事件開始，進而關(guān)注檔案工作。
3．正確引導(dǎo)輿論，促進媒體發(fā)揮應(yīng)有作用。在網(wǎng)上對欲發(fā)表的評論進行審查，并及時組織人員發(fā)表正面言論。召開新聞會，發(fā)表官方觀點，正確引導(dǎo)輿論。向社會推薦館藏檔案資料，發(fā)放宣傳冊，組織贈書、送書活動。大力推進檔案的利用、咨詢，開展歷史講座等，讓百姓通過文字的、實物的資料了解城市的發(fā)展、歷史的變遷。
三、緊跟熱點，用文化傳遞正能量
要發(fā)揮檔案的作用，就要緊跟社會熱點，以百姓關(guān)心的人物或事件為突破口，傳播帶有正能量的文化，真正使百姓品味到生活的“幸福感”。通過下基層、察民情、聽民意，可以了解到老百姓最關(guān)心的就是社會保障、婚姻、學(xué)籍、教育、衛(wèi)生醫(yī)療、食品藥品等。這些內(nèi)容，在檔案中都有體現(xiàn)，又都離不開文化問題。如果沒了文化，即使百姓有再好的福利條件，也不一定能感受到“幸福”，相反，也許會造成各種關(guān)系的緊張甚至?xí)绊懮鐣€(wěn)定。緊跟熱點，傳遞正能量的檔案文化，可以讓人們的心態(tài)更加陽光，讓社會更加和諧，讓生活更加“幸福”。一要形成檔案文化品牌。加強高品味檔案文化信息的傳播，努力形成一批體現(xiàn)時代精神、口味高雅的文化品牌，形成積極向上的思想主流。二要實現(xiàn)檔案的知識管理。如果檔案的實體管理和信息管理還只是簡單的“搬運工”式的管理，那么知識管理則涉及資源的整合和利用，可以為檔案文化傳遞正能量打下堅實基礎(chǔ)。三要完善民生檔案體系。檔案部門應(yīng)該充分利用資源優(yōu)勢，以時事熱點為線索，建立制度保障，健全機制，加大人財物的投入，從而充分完善民生檔案體系。四是突出檔案文化特色。強調(diào)吉味文化，通過建立文化長廊、搞檔案展覽、制作檔案墻報等形式，突出具有吉林特色的檔案文化，營造濃厚的檔案文化氛圍。
四、總結(jié)
總之，在文化發(fā)展的道路上，檔案部門應(yīng)借著改革開放的東風(fēng)，揚科學(xué)發(fā)展之帆，以更加昂揚的斗志，更加務(wù)實的作風(fēng)，全力投入到新一輪的大發(fā)展中去，為推動文化事業(yè)和經(jīng)濟發(fā)展而努力奮斗！
作者：徐沖單位：吉林省檔案局
1.1對軟硬件系統(tǒng)的依賴性
電子文件是按照確定的某種標準規(guī)則，記錄在特定載體上的編碼信息集合，需要特定的軟硬件系統(tǒng)環(huán)境才能翻譯閱讀。脫離了這種特定環(huán)境，就根本無法看到電子文件的存在和記錄的信息內(nèi)容，所以電子文件對產(chǎn)生的標準規(guī)則及軟硬件系統(tǒng)環(huán)境有極強的依賴性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，原標準規(guī)則及計算機軟硬件技術(shù)發(fā)展更新，就有可能導(dǎo)致原有電子檔案信息無法讀識。電子檔案信息對軟硬件系統(tǒng)的過度依賴性給今后的安全問題帶來了很大的困難。
1.2存儲的高密度性
電子信息的發(fā)展和數(shù)量，呈幾何倍數(shù)增漲，海量的數(shù)據(jù)需要大容量的存儲介質(zhì)，隨著記錄技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字信息由早期的紙帶打孔到后來的磁帶、磁盤再到現(xiàn)在的光盤等，存儲密度不斷提高。目前一塊硬盤容量已達數(shù)個TB，一張藍光光盤通過納米級波長的藍光激光光源及多層記錄技術(shù)的應(yīng)用，可以記錄數(shù)百GB數(shù)據(jù)。光盤上構(gòu)成0和1數(shù)據(jù)刻痕直徑小于0.15μm，1張光盤可存數(shù)百萬張打印在紙上的文字信息。電子檔案的高密度，一方面對節(jié)約空間、拓展應(yīng)用帶來有利條件，另一方面卻對電子檔案的保護提出了嚴格的要求，任何一個小的失誤或一條輕微的劃痕都有可能導(dǎo)致數(shù)量巨大的檔案信息遭到破壞。
1.3信息與載體之間的可分離性
傳統(tǒng)檔案是固化在某種載體上，不能分離，稱之為檔案實體，有明顯的原始性特征，不易被復(fù)制加工。而電子檔案，雖然依賴于軟硬環(huán)境，但按一定的規(guī)則可以非常輕易地被復(fù)制、更改，傳輸，可以做到迅速而不留任何痕跡。因此電子檔案的原始性、真實性、憑證作用就受到威脅和質(zhì)疑。這種信息與載體之間的可分離性，給電子檔案信息的安全提出了前所未有的挑戰(zhàn)，檔案管理人員不僅要保護電子檔案實體不受破壞，同時也要保護信息內(nèi)容不被人為篡改。
2檔案信息的保護目標
電子文件技術(shù)隨著整個計算機信息技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，電子文件的產(chǎn)生環(huán)境、文件格式、存儲介質(zhì)在不斷更新，而作為檔案的電子文件卻需要長期或永久保存并被查詢利用。因此，如何確保電子檔案的長期可用性是保護電子檔案安全的主要任務(wù)之一。同時，電子檔案的真實性、完整性、安全保密性也是主要保護目標。
3電子檔案保護的技術(shù)措施
3.1電子檔案系統(tǒng)安全
電子檔案系統(tǒng)安全，一般是由硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)構(gòu)成。硬件系統(tǒng)本身的安全稱為物理安全，軟件系統(tǒng)的安全主要有操作系統(tǒng)的安全、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)安全及各種功能的應(yīng)用軟件系統(tǒng)安全等。因此，這種保護措施可分以下幾類：1）設(shè)備層的安全管理。設(shè)備層的安全主要通過采用物理防范，解決機房場地的防災(zāi)保護，電源的穩(wěn)定與凈化，重要服務(wù)設(shè)備的冗余設(shè)計，安全可靠的存儲，以及信息系統(tǒng)的異地存儲保護，不低于3套的脫機光盤保存等，同時制定完整物理層面的管理規(guī)范和措施提供安全技術(shù)方案，使設(shè)備免受外來攻擊造成意外損失。2）網(wǎng)絡(luò)層的安全管理。網(wǎng)絡(luò)層的安全任務(wù)主要是防止病毒、木馬、黑客的攻擊，防止檔案數(shù)據(jù)被非法訪問。最有效的辦法就是運行檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)與外界實行物理隔離，但電子檔案的最大優(yōu)勢，如遠程查訊利用、共享資源等受到局限。而在公共網(wǎng)絡(luò)上，資源雖可以得到充分利用，但安全問題又成為難題。近年來，隨著政務(wù)信息的公開，檔案資源的逐步開放，公共網(wǎng)上出現(xiàn)了越來越多的應(yīng)用。外網(wǎng)的安全是必須面對并努力解決的問題，目前可以通過使用路由器及交換技術(shù)設(shè)置、防火墻、入侵防御系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全策略的制定提供相對安全的解決方案。3）應(yīng)用層的安全管理。應(yīng)用層的安全主要通過使用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控與恢復(fù)技術(shù)，防病毒、漏洞檢測，入侵檢測技術(shù)，上網(wǎng)行為管理等對網(wǎng)絡(luò)安全進行掃描、實時監(jiān)控、權(quán)限控制、自動報警，并對計算機信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的使用情況建立日志記錄，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的異常情況。
3.2電子檔案信息內(nèi)容安全
確保電子檔案真實性、完整性、長期可讀性，是檔案信息內(nèi)容安全的基本要求。電子文件的存放壽命依賴于存儲介質(zhì)的壽命，理論上光盤的壽命可達百年，但實際上誰也不能保證該光盤數(shù)據(jù)10年后還能夠完整讀出。尤其文件格式技術(shù)上的發(fā)展與改進，軟件環(huán)鏡與硬件系統(tǒng)的更新，都需要檔案人員對存檔的電子文件進行備份轉(zhuǎn)存、文件存儲格式的轉(zhuǎn)換等維護。這一過程，要建立制度，明確責(zé)任，嚴格審核、評估、管理，以延續(xù)電子檔案保存期限，確保檔案內(nèi)容的安全。另外，應(yīng)用軟件系統(tǒng)中針對用戶權(quán)限的管理；檔案數(shù)據(jù)密級劃分，目錄和文件的讀寫權(quán)限，開放范圍的劃控等，是對在線檔案信息內(nèi)容安全管理的必要手段，是任何一個檔案信息管理系統(tǒng)重點思考解決的問題。
4電子檔案信息的災(zāi)難恢復(fù)
4.1災(zāi)難恢復(fù)含義
《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范》（GB/T20988—2007）中表述災(zāi)難恢復(fù)是指將信息系統(tǒng)從災(zāi)難造成的故障或癱瘓狀態(tài)恢復(fù)到可正常運行狀態(tài)，并將其支持的業(yè)務(wù)功能從災(zāi)難造成的不正常狀態(tài)恢復(fù)到可接受狀態(tài)。將災(zāi)難圈定為由于人為或自然災(zāi)害，技術(shù)風(fēng)險、設(shè)備故障等原因，造成信息系統(tǒng)運行嚴重故障或癱瘓。主要涉及的技術(shù)和方案有數(shù)據(jù)的存儲、備份和恢復(fù)；本地的高安全防護和遠程異地防護方案等。
4.2災(zāi)難恢復(fù)前的存儲備份方式
信息數(shù)據(jù)的存儲、備份，是災(zāi)難恢復(fù)的前提，沒有安全可靠的存儲、備份，無從談起恢復(fù)。備份的方式有多種多樣，最常用的主要是全備份、增量備份、差分備份。全備份是將整個系統(tǒng)中相關(guān)軟件、數(shù)據(jù)全部備份一遍；增量備份就是每次備份的數(shù)據(jù)只是相當于上一次備份后增加的和修改過的數(shù)據(jù)；差分備份就是備份上一次全備份之后新增加的和修改過的數(shù)據(jù)。全備份所需時間最長，占用的空間最大，但恢復(fù)操作最簡單，當系統(tǒng)中數(shù)據(jù)量不大時，采用全備份是可行可靠的；增量備份恢復(fù)起來比較麻煩，但每次的備份任務(wù)少，系統(tǒng)資源占用最少；差分備份相對節(jié)省存儲空間，恢復(fù)較方便，但備份時較麻煩。因此，在備份時要根據(jù)他們各自的特點靈活使用。在實際應(yīng)用中，采用的備份方式常是以上幾種的結(jié)合。
4.3災(zāi)難恢復(fù)采用的技術(shù)
高校數(shù)字化的檔案信息從傳輸、存儲到顯示利用都要通過計算機來實現(xiàn)，計算機和網(wǎng)絡(luò)是生成和利用數(shù)字檔案信息的基礎(chǔ)和前提，離開計算機軟硬件和網(wǎng)絡(luò)的傳輸，數(shù)字化的檔案信息就不可能讀取和顯示，因此，數(shù)字化檔案信息對計算機及網(wǎng)絡(luò)有很強的依賴性。然而眾所周知，計算機及網(wǎng)絡(luò)具有一定的不安全性，因為計算機網(wǎng)絡(luò)的某些隱患，有時會使檔案信息遭到毀滅性的破壞，這就產(chǎn)生了檔案信息的安全問題。如何確保數(shù)字化檔案信息的保密性、完整性、真實性和可利用性，給高校檔案數(shù)字化工作帶來了極大的挑戰(zhàn)，對高校在檔案數(shù)字化進程中采取先進技術(shù)和有效措施，保障高校檔案信息安全提出了較高的要求。
二、數(shù)字化進程中高校檔案信息安全現(xiàn)狀
檔案數(shù)字化給高校檔案工作帶來了新的生機，數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸和查詢在為社會提供廣泛信息服務(wù)的同時，也給高校檔案的信息安全帶來了嚴峻挑戰(zhàn)。例如：在數(shù)字化加工過程中，有的高校利用勤工助學(xué)學(xué)生或通過外包實現(xiàn)檔案全文數(shù)字化，存在對學(xué)生培訓(xùn)不夠和對數(shù)字化加工服務(wù)機構(gòu)、加工場地、加工人員和加工成果等方面監(jiān)管不到位，管理不規(guī)范的問題；有的高校檔案管理人員沒有經(jīng)過正規(guī)的機要保密培訓(xùn)，在工作實踐中，對已觸“紅線”的檔案信息資料繼續(xù)以常規(guī)方法掛網(wǎng)；有的政府信息安全部門對進行檔案數(shù)字化工作的單位指導(dǎo)不到位等等。
1.高校檔案數(shù)字化進程中沒有完整的法律法規(guī)制度保護信息安全。
目前，各高校全文數(shù)字化工作主要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規(guī)。法規(guī)制度分散零亂，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計，對于高校檔案信息安全保障法規(guī)不成體系，缺少專門的法規(guī)。
2.高校檔案數(shù)字化沒有統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范標準。
目前，沒有一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強的檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，來保證高校檔案數(shù)字化工作能夠安全、科學(xué)、規(guī)范、有序地進行。
3.高校檔案數(shù)字化評估、防范少，檔案信息安全缺乏預(yù)警能力。
高校檔案信息安全保障體系的各部分建設(shè)仍處于相對獨立的狀態(tài)，常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護混為一談。人員崗位職責(zé)不明確，業(yè)務(wù)操作不規(guī)范，有越崗代崗現(xiàn)象，有的操作人員在相關(guān)計算機上使用與檔案數(shù)字化無關(guān)的軟件，難免帶來病毒侵襲等隱患，造成數(shù)字化系統(tǒng)癱瘓，使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護的水平上，不能主動防御和動態(tài)保護檔案信息安全。
4.高校檔案專業(yè)人才短缺，檔案信息安全保障缺乏發(fā)展能力。
在檔案信息開發(fā)和利用過程中，人始終參與其中，是檔案信息安全的制造者，也是檔案信息安全的護衛(wèi)者。隨著檔案信息化的推進和檔案事業(yè)的發(fā)展，對檔案工作者的要求也越來越高。在檔案信息安全保障體系建設(shè)中，專業(yè)的信息安全人才是不可或缺的部分。
三、數(shù)字化進程中高校檔案信息安全策略
1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎(chǔ)。
法律制度是高校檔案數(shù)字化工作生成、管理、存儲、利用各環(huán)節(jié)的參與人員共同遵守的規(guī)章或準則的統(tǒng)稱，包括政策、法律、法規(guī)、標準、內(nèi)部規(guī)定等多種形式。連續(xù)、有效、健全的制度是科學(xué)應(yīng)對檔案數(shù)字化進程安全風(fēng)險的保障。通過科學(xué)的制度建設(shè)，約束威脅數(shù)字檔案安全的人為因素，調(diào)動各方面人員應(yīng)對安全風(fēng)險的積極性才是根本。在數(shù)字化進程中，要保證高校檔案信息安全，必須加強法制管理，充分運用法律手段，規(guī)范檔案管理人員對數(shù)字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項工作納入法制化、規(guī)范化的軌道，進而提高檔案管理部門對檔案信息安全工作的管理水平。目前，高校檔案數(shù)字化進程中應(yīng)遵循的相關(guān)法律法規(guī)包括：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關(guān)部門一方面要依據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)，加大執(zhí)法力度，嚴格執(zhí)法，切實起到保障高校數(shù)字化檔案信息安全的作用，另一方面針對高校檔案信息安全面臨的復(fù)雜問題，上級有關(guān)部門要進一步完善高校檔案信息安全的法律法規(guī)，盡早出臺有效的專門的法律依據(jù)。同時，高校也要根據(jù)自身的實際情況，修訂數(shù)字化檔案信息安全管理辦法。
2.制定檔案信息安全標準是高校檔案信息安全的前提。
檔案信息安全標準是一種多學(xué)科、綜合性、規(guī)范性的標準，其目的在于保證檔案信息系統(tǒng)的安全運行，保證利用者和設(shè)備操作者的人身安全。面對數(shù)字化檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，制定數(shù)字化檔案信息安全標準對保證高校數(shù)字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據(jù)國家相關(guān)標準與規(guī)范，結(jié)合學(xué)校實際情況，在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，制定一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強的檔案信息安全標準，保證高校檔案數(shù)字化工作科學(xué)、規(guī)范、有序地進行。檔案信息安全標準包括以下幾個方面的內(nèi)容：一是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)標準，主要涉及基礎(chǔ)通信工程建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通技術(shù)等方面；二是應(yīng)用標準，基于部分高校檔案數(shù)字化信息也會面向公眾，為社會提供必要的服務(wù)，所以要制定字符內(nèi)部編碼標準、數(shù)據(jù)處理格式標準、信息輸出標準等；三是應(yīng)用支撐標準，主要涉及信息交換平臺、電子記錄管理和數(shù)據(jù)庫方面的標準，能給高校檔案數(shù)字化提供各種支撐和服務(wù)；四是信息安全標準，主要涉及安全級別管理、身份認證、訪問控制、加密算法和數(shù)字簽名方面的標準；五是管理標準，主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內(nèi)容。
3.安全技術(shù)保障是高校數(shù)字化檔案信息安全的核心。
數(shù)字化檔案信息是高科技產(chǎn)物，因此也需要高科技技術(shù)來保障檔案數(shù)字化信息服務(wù)、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數(shù)字化進程中面臨的技術(shù)風(fēng)險多種多樣，歸納起來主要有：軟硬件配置不當、數(shù)字化技術(shù)不成熟等等，這些都會對信息安全構(gòu)成隱患，但只要有防范意識，絕大部分風(fēng)險都可以規(guī)避。目前，高校檔案數(shù)字化進程中涉及到的信息安全技術(shù)主要有以下幾種：一是防火墻技術(shù)。它是設(shè)置在被保護網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間的一道屏障，在外部網(wǎng)與內(nèi)部網(wǎng)之間建立起一個安全網(wǎng)關(guān)，從而防止發(fā)生不可預(yù)測的、潛在破壞性的侵入。它可以通過監(jiān)測、限制、更改跨越防火墻的數(shù)據(jù)流，盡可能地對外部屏敝網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的信息、結(jié)構(gòu)和運行狀況，以此來實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全保護。二是數(shù)據(jù)加密技術(shù)。數(shù)據(jù)加密技術(shù)一般與防火墻技術(shù)配合使用，它是為提高信息系統(tǒng)及數(shù)字檔案信息的安全性和保密性，防止機密信息被外部破析所采用的主要技術(shù)手段之一。三是反病毒技術(shù)。反病毒技術(shù)包括預(yù)防病毒、檢測病毒和消除病毒三種技術(shù)。四是訪問控制技術(shù)。在操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中規(guī)定了訪問控制的權(quán)限，如規(guī)定文件建立者具有可讀、寫、修改或執(zhí)行的權(quán)限。強制性訪問控制引入了安全管理員的機制，增加了安全保護，可防止用戶無意或有意地使用自主訪問的權(quán)利。五是安全審計技術(shù)。通過對網(wǎng)絡(luò)內(nèi)發(fā)生的各種訪問情況記錄日志，并對日志進行統(tǒng)計分析，進而對資源使用情況進行事后分析，它也是發(fā)現(xiàn)和追蹤事件的常用措施。
4.有效的安全管理是高校數(shù)字化檔案信息安全的關(guān)鍵。
數(shù)字檔案信息安全管理是以數(shù)字檔案信息及其載體為對象的安全管理，它的任務(wù)是保證高校數(shù)字檔案信息的使用安全和信息載體的運行安全。數(shù)字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統(tǒng)全面科學(xué)的安全風(fēng)險評估為基礎(chǔ)的、體現(xiàn)“防患于未然”為核心的、動態(tài)的數(shù)字檔案信息安全管理。數(shù)字檔案信息安全管理活動包括建立機構(gòu)、制定計劃、開展培訓(xùn)、落實措施、檢查效果和實施改進等過程。學(xué)校檔案部門必須成立一個安全管理工作組，負責(zé)實施和監(jiān)控整個檔案數(shù)字化信息安全管理活動，對檔案數(shù)字化信息及信息處理設(shè)施的威脅、影響、脆弱性及三者發(fā)生的可能性進行評估；不定期對人員進行安全策略及安全技術(shù)的培訓(xùn)，有效地遏制來自外部和內(nèi)部的攻擊，增強安全防護能力和隱患發(fā)現(xiàn)能力，確保高校數(shù)字檔案信息資源內(nèi)容和信息載體的安全。
5.高素質(zhì)的人才是高校數(shù)字化檔案信息安全的保證。
人員管理是高校數(shù)字化檔案信息安全工作中最關(guān)鍵的部分，也是最難的部分。應(yīng)對各個時期的安全風(fēng)險，有效管理參與人員應(yīng)建立在以下兩個假設(shè)之上：一是人人都可能帶來不確定的安全風(fēng)險因素，人人都肩負著保證信息安全的職責(zé)。在對外部非授權(quán)用戶制定防護措施時，也要加強對內(nèi)部人員的管理、培訓(xùn)、監(jiān)督和審計工作。二是參與人員分工不同，每類人員參與檔案信息安全的工作分工也不同。在保證檔案信息安全工作計劃中，應(yīng)明確主管領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、管理人員、數(shù)字檔案形成者和利用者的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)。
四、結(jié)語
