時(shí)間：2023-02-01 09:24:22
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案建設(shè)論文，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1借鑒重點(diǎn)高校檔案網(wǎng)站建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，抓好網(wǎng)站總體規(guī)劃和設(shè)計(jì)
國內(nèi)一些老牌高校，特別是重點(diǎn)高校由于檔案網(wǎng)站建設(shè)起步早，技術(shù)力量雄厚，人才隊(duì)伍充足，積累了豐富的檔案網(wǎng)站建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。如，從欄目設(shè)置上看，復(fù)旦大學(xué)檔案館檔案信息網(wǎng)設(shè)有“法規(guī)制度”、“本館收藏”、“復(fù)旦人物”、“專題匯編”、“名人講壇”、“檔案查詢”、“錄像展覽”等十大類目；浙江大學(xué)檔案館設(shè)有“本館概況”、“服務(wù)大廳”、“檔案征集”、“網(wǎng)上展廳”、“校史編研”、“蘭臺(tái)學(xué)苑”等七大類目；中山大學(xué)檔案館設(shè)有“服務(wù)指南”、“信息查詢”、“檔案法規(guī)”、“珍檔薈萃”、“專題展覽”、“校友之家”等九大類目。從信息內(nèi)容上看，蘭州大學(xué)檔案館不僅有檔案館的職能、機(jī)構(gòu)設(shè)置、蘭大人物的介紹，還提供了圖片檔案、校友風(fēng)采、特色館藏資源等；北京郵電大學(xué)檔案網(wǎng)站上的“網(wǎng)上展廳”提供了校園變遷、院士介紹、歷任校長的個(gè)人信息、知名校友及反映本校特色的檔案信息展覽，為訪問者提供了一個(gè)全方位、多角度的了解本校的科技創(chuàng)新、風(fēng)俗文化的全新的服務(wù)窗口。因此，要廣泛借鑒其他高校特別是重點(diǎn)高校的檔案網(wǎng)站建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行調(diào)研和分析，抓好網(wǎng)站的總體規(guī)劃和設(shè)計(jì)，力求使網(wǎng)頁設(shè)計(jì)更加美觀、界面更加友好、欄目設(shè)置更加科學(xué)、信息內(nèi)容更加豐富、技術(shù)手段更加先進(jìn)、網(wǎng)站功能更加實(shí)用。
2扎實(shí)推進(jìn)信息化基礎(chǔ)工作，豐富檔案信息資源
成功的檔案網(wǎng)站必須有豐富的檔案信息資源網(wǎng)，充實(shí)網(wǎng)站內(nèi)容，滿足不同的利用者的不同需求。而充實(shí)檔案網(wǎng)站信息內(nèi)容的關(guān)鍵就是要使大量的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，建立檔案資源數(shù)據(jù)庫，這是高校檔案網(wǎng)站信息資源的主要來源。為此，要扎實(shí)做好檔案信息化的各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，包括：通過檔案館現(xiàn)有力量或采取商業(yè)化運(yùn)行手段，對(duì)部分或者全部外包的形式對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案資料的進(jìn)行縮微、錄入、掃描、數(shù)碼拍攝等，轉(zhuǎn)換成文本、圖像、圖形等計(jì)算機(jī)可識(shí)別處理的數(shù)字形式，形成結(jié)構(gòu)有序、可供保管利用的數(shù)字檔案信息庫，并存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，利用計(jì)算機(jī)提供查詢、檢索和瀏覽。另外，要加強(qiáng)特色檔案資源整合力度。特色檔案往往最能反映一個(gè)館藏機(jī)構(gòu)的價(jià)值，是館藏的精華所在，能夠充分發(fā)揮檔案的文化娛樂、歷史教育功能。在此基礎(chǔ)上，可以通過與其他高校檔案網(wǎng)站建立友情鏈接，實(shí)現(xiàn)與校外檔案館藏特色資源有效整合，從而達(dá)到信息的多途徑溝通、全方位共享，滿足用戶的最大需求，擴(kuò)大網(wǎng)站的影響力。
3充分運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，建立網(wǎng)上電子文件歸檔平臺(tái)
目前，很多高校采用了“南大之星”檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)既可用于檔案館及校內(nèi)各單位檔案員用戶管理、聯(lián)機(jī)管理檔案數(shù)據(jù)庫，也可讓全校師生和社會(huì)各界通過互聯(lián)網(wǎng)查詢有關(guān)檔案信息。檔案管理系統(tǒng)的充分使用，并與校內(nèi)其他應(yīng)用系統(tǒng)如教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、畢業(yè)生信息管理系統(tǒng)的有效對(duì)接，是檔案網(wǎng)站建設(shè)信息資源源泉，可以完善檔案網(wǎng)站功能。武漢大學(xué)、華南理工大學(xué)等高校通過運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，建立網(wǎng)上歸檔平臺(tái)，各立卷歸檔單位實(shí)時(shí)進(jìn)行網(wǎng)上電子文件歸檔，提高了工作效率。有條件的高校應(yīng)組織力量開發(fā)適應(yīng)于本校情況的各類檔案管理應(yīng)用軟件、文件檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)上檔案編研平臺(tái)等。技術(shù)條件不具備的高校，可以采用現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，如“南大之星”檔案管理系統(tǒng)目前在高校應(yīng)用比較普遍；已建立辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的高校，要積極做好OA條件下新產(chǎn)生的且有保存價(jià)值電子文件的接收與管理工作，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上電子文件實(shí)時(shí)歸檔。
4積極運(yùn)用多種技術(shù)手段，完善檔案網(wǎng)站服務(wù)功能
檔案網(wǎng)站的建設(shè)是為用戶服務(wù)的，網(wǎng)站有豐富的信息資源，并能提供強(qiáng)有力技術(shù)工具，才能有效查閱和利用信息。如，中國科學(xué)技術(shù)大學(xué)、四川大學(xué)等高校檔案網(wǎng)站通過視頻、圖片等多種形式，展示學(xué)校的校風(fēng)、校史、校貌以及新聞動(dòng)態(tài)，使專業(yè)和文化相結(jié)合，極具人文特色；蘇州大學(xué)、山東大學(xué)等高校檔案網(wǎng)站通過建立“館長信箱”、“信息反饋”、“在線交流”欄目，用戶可以通過郵件或在線咨詢的形式，提出有關(guān)問題，并在網(wǎng)上予以解答；南京大學(xué)、東南大學(xué)檔案網(wǎng)站的檢索功能較高，建立了公文、各類學(xué)籍、科研成果、研究生論文、職稱評(píng)審、基建、光盤庫等查詢系統(tǒng)，用戶通過輸入關(guān)鍵詞，就可以快速查詢到用戶所需的相關(guān)信息。高校檔案網(wǎng)站設(shè)計(jì)者，運(yùn)用多媒體技術(shù)建立網(wǎng)上互動(dòng)平臺(tái)，滿足利用者多樣化信息需求,方便自由查詢和檢索，實(shí)現(xiàn)檔案資源有效利用。
作者：魏紅 單位：河南財(cái)政稅務(wù)高等專科學(xué)校
潛在的人才信息
經(jīng)濟(jì)的競爭和技術(shù)的競爭終歸到底是人才的競爭，是在企業(yè)內(nèi)部受重視的人才的數(shù)量和人才的質(zhì)量，對(duì)于整體的檔案建設(shè)中不僅僅是要加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)性人才的培養(yǎng)和利用，還是要對(duì)人才的信息檔案的人才的基本型控制，因此，加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理的人才信息檔案的培養(yǎng)，例如：整體的企業(yè)發(fā)展中的專長、教育背景等。
在企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新中，企業(yè)的檔案管理不僅僅是需要調(diào)控整體的技術(shù)性設(shè)施的信息資源管理，針對(duì)檔案管理的信息資源的開發(fā)與傳播進(jìn)行綜合性控制，這樣在調(diào)控資源建設(shè)中最大限度的為企業(yè)的發(fā)展提供準(zhǔn)確、超前的資料信息，這樣在調(diào)控檔案信息的服務(wù)體系中進(jìn)行管理與控制，這樣在調(diào)控中從而提升管理層面的控制，提高企業(yè)的現(xiàn)代化的管理水平。
企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息服務(wù)的發(fā)展方向
檔案信息化的建設(shè)服務(wù)是為了在特定的信息化管理中進(jìn)行的檔案信息化控制的服務(wù)措施性建設(shè)，在檔案信息化服務(wù)當(dāng)中，不僅需要調(diào)控企業(yè)發(fā)展的各個(gè)途徑的服務(wù)性建設(shè)，還能為企業(yè)的發(fā)展檔案管理提供系統(tǒng)化的信息管理，這樣提供系統(tǒng)化的信息服務(wù)。檔案的信息化管理不僅僅需要在調(diào)控資源建設(shè)中運(yùn)用信息化的管理渠道，還能充分整合信息資源渠道，調(diào)控信息資源建設(shè)，增強(qiáng)服務(wù)手段，并進(jìn)而開拓服務(wù)領(lǐng)域，增強(qiáng)服務(wù)水平，提高整體的服務(wù)質(zhì)量，為技術(shù)創(chuàng)新的服務(wù)體系創(chuàng)造有效地服務(wù)支撐，把握檔案管理的信息化服務(wù)方向。
1檔案信息數(shù)據(jù)庫開發(fā)服務(wù)。在企業(yè)的文獻(xiàn)管理檔案服務(wù)工作中，檔案的信息化調(diào)控不僅僅是擁有了服務(wù)的信息資源，還可以根據(jù)企業(yè)的整體性建設(shè)進(jìn)行綜合性的調(diào)整，這樣建立有系統(tǒng)、完整的專題的數(shù)據(jù)庫，在信息資源建設(shè)中設(shè)立一定的平臺(tái)，為用戶提供特色的服務(wù)管理。在檔案管理中將有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行管理，這樣在檔案建設(shè)中不僅僅需要加強(qiáng)對(duì)信息資源的檢索控制，更重要的是企業(yè)的信息提供一個(gè)平臺(tái)，能使非檔案管理的部門也能查詢到檔案信息。
2檔案信息咨詢分析與情報(bào)研究服務(wù)。在檔案信息資源的管理中不僅僅需要科技信息的服務(wù)管理模式，還需要對(duì)企業(yè)的檔案管理建設(shè)進(jìn)行有效的技術(shù)性調(diào)控，這樣在基礎(chǔ)性情報(bào)管理中結(jié)合自身的發(fā)展情況，進(jìn)行不同層次的進(jìn)行研究與開發(fā)，對(duì)基礎(chǔ)性的調(diào)控進(jìn)行項(xiàng)目的跟蹤研究、聘雇研究或者發(fā)展研究等，提出相應(yīng)的對(duì)策，參與到企業(yè)管理隊(duì)伍里來。
3為檔案管理提供培訓(xùn)服務(wù)。在檔案管理信息化建設(shè)中加強(qiáng)檔案的技術(shù)創(chuàng)新能力，作為企業(yè)整體的檔案服務(wù)部門，不僅可以定期的舉行一定的培訓(xùn)工作，還能利用電子定期的為企業(yè)提供一定的信息技術(shù)或者信息理論等方面的培訓(xùn)工作，進(jìn)而提高檔案培訓(xùn)人員的素質(zhì)水平。這樣不僅使其了解檔案信息資源的種類進(jìn)行調(diào)控，還能掌握一定的社會(huì)地位、作用以及影響，這樣利用檔案管理進(jìn)行科學(xué)性的研究，保證資源的合理利用，從而在人才資源的管理上提高創(chuàng)新地位的控制，保證整體的檔案信息化管理工作，為企業(yè)自主創(chuàng)新和實(shí)施品牌的傳略服務(wù)。
4提供人才交流信息。企業(yè)的檔案信息化部門的調(diào)控中加強(qiáng)檔案管理的學(xué)習(xí)，這樣在整體的企業(yè)管理流程中，將自身的建設(shè)融入到信息化調(diào)控中去，這樣使得資源的調(diào)控性建設(shè)能夠有效地運(yùn)作，并把整體的檔案管路信息化進(jìn)行調(diào)控，完善企業(yè)的檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，并積極主動(dòng)的進(jìn)行資源的規(guī)范化建設(shè)，編制出有一定水平的綜合性、專題性的報(bào)告供企業(yè)決策者分析和判斷，提高服務(wù)水平。
進(jìn)入21世紀(jì)以來，由于現(xiàn)代信息化技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，對(duì)于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，詳細(xì)內(nèi)容請(qǐng)看下文淺談科技檔案管理信息化建設(shè)。
檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值型等特點(diǎn)，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點(diǎn)為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。
科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中，形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項(xiàng)技術(shù)基礎(chǔ)工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會(huì)化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物。科技檔案對(duì)于企業(yè)建設(shè)與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進(jìn)入現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當(dāng)高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。
對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說，研發(fā)能力的強(qiáng)弱，是衡量其核心競爭力的重要指標(biāo)，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)驗(yàn)，吸取大量的前人失敗教訓(xùn)。科技檔案利用價(jià)值是它本身固有的特點(diǎn)，使其變利用價(jià)值為使用價(jià)值，使科學(xué)技術(shù)成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。
當(dāng)今社會(huì)正步入一個(gè)新的技術(shù)革命新時(shí)代，這些高新技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)，應(yīng)用于社會(huì)之中，勢必帶來社會(huì)生產(chǎn)力的飛躍，同樣也會(huì)引起社會(huì)生活的深刻變化，尤其是計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息已成為人類生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識(shí)和智慧的利用，科學(xué)信息的交流、利用必將推動(dòng)科技生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，科技檔案信息化管理勢在必行。
所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，在科技檔案管理中，全面運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。企業(yè)科技檔案信息化一般而言，可以從實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始檔案經(jīng)過反復(fù)查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技術(shù)就彰顯出獨(dú)特的魅力，可以說，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。
一、大學(xué)生誠信檔案建設(shè)的原則
（一）客觀性原則。客觀性的原則是學(xué)生建立誠信檔案基礎(chǔ)性的原則，只有在客觀性的原則之上，學(xué)校所做的事情才有意義，沒有客觀性就無從談起誠信。誠信檔案是學(xué)生在校期間行為舉止以及學(xué)習(xí)狀況的真實(shí)記錄，在學(xué)生的誠信檔案中有關(guān)于學(xué)習(xí)成績、榮譽(yù)、個(gè)人的隱私狀況都要有一定的客觀性，都要是學(xué)生最真實(shí)的寫照。除此之外，學(xué)生的誠信檔案中包含的有關(guān)政治思想等內(nèi)容也不可虛構(gòu)，也要嚴(yán)格的遵循客觀性的原則，努力建構(gòu)學(xué)生最原始真實(shí)的材料信息。
（二）動(dòng)態(tài)管理性原則。大學(xué)生在學(xué)校中除了學(xué)習(xí)之外還會(huì)接觸到許多的人和事情，這就使大學(xué)生的誠信觀念容易發(fā)生改變，這就要求學(xué)校要對(duì)這方面進(jìn)行完善，妥善的要求大學(xué)生學(xué)習(xí)有關(guān)誠信方面的有關(guān)知識(shí)，對(duì)于有不誠信思想的學(xué)生及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救和更新他們的誠信意識(shí)，只有在這樣的動(dòng)態(tài)管理的原則下，學(xué)生才能長久的樹立誠信意識(shí)，把誠信觀念放在心里。
（三）學(xué)生參與性原則。誠信檔案建設(shè)的主體是學(xué)生，老師只是引導(dǎo)者和監(jiān)督者，誠信檔案的建立歸根到底的受益者還是學(xué)生。大學(xué)生誠信檔案的建立還需要所有學(xué)生的操作和參與，學(xué)生要申請(qǐng)建立誠信檔案，在拿到自己檔案的時(shí)候要承諾和簽字，這樣的過程可以提高學(xué)生對(duì)誠信檔案的重視，讓學(xué)生們能在誠信檔案中更加的誠信守信。學(xué)生為自己建立誠信檔案，不是為了束縛自己，為了在社會(huì)上生活而建立，而是讓學(xué)生明白這是自己的一個(gè)信譽(yù)問題，是優(yōu)于別人的一筆資產(chǎn)和財(cái)富，要鼓勵(lì)學(xué)生珍惜、維護(hù)自己的誠信檔案，誠信建立檔案就等于誠信做人，讓學(xué)生們自覺的成為誠信檔案建立的參與者和監(jiān)督者。
（四）公開教育性原則。誠信檔案建立的直接目的是監(jiān)督和教育。學(xué)生的誠信檔案應(yīng)當(dāng)在不涉及學(xué)生隱私的情況下盡量的向社會(huì)公開，這樣可以做到全社會(huì)對(duì)此進(jìn)行監(jiān)督，也可以督促學(xué)生更加的認(rèn)真學(xué)習(xí)，努力實(shí)踐，做到自我發(fā)展，自我完善。
二、大學(xué)生誠信檔案建設(shè)的策略
（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任，將誠信檔案作用切實(shí)落到實(shí)處。學(xué)校建立誠信檔案之前還要對(duì)學(xué)生進(jìn)行誠信方面的教育，讓學(xué)生明白建立誠信檔案的重要性。開展誠信教育也是加強(qiáng)校園誠信建設(shè)的重要措施。
（二）建立誠信評(píng)價(jià)、誠信監(jiān)督和誠信獎(jiǎng)勵(lì)制度。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺(tái)也在校園中廣泛的應(yīng)用起來，學(xué)校可以讓學(xué)生把自己的檔案放在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，這樣就可以做到全校學(xué)生共同監(jiān)督學(xué)生的誠信行為，并且可以制定一套詳細(xì)的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰的制度，督促學(xué)生的誠信行為。對(duì)于公開的誠信檔案，還可以樹立學(xué)生誠信的品牌，對(duì)行為和思想意識(shí)較差的學(xué)生進(jìn)行全校的監(jiān)督。
（三）建立大學(xué)生誠信信息制度。學(xué)校有關(guān)部門和學(xué)生干部都可以記錄學(xué)生的誠信信息，對(duì)于表現(xiàn)較好的，可以優(yōu)先的選擇評(píng)優(yōu)、評(píng)獎(jiǎng)和保送研究生等獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)不好的學(xué)生進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幜P。對(duì)學(xué)生誠信檔案的建立應(yīng)該是多個(gè)部分共同的監(jiān)督，學(xué)生的信息也要來自于各個(gè)方面。在學(xué)校中，教務(wù)處、團(tuán)委、學(xué)生處、組織部可以向?qū)W校提供學(xué)生的誠信信息;還有一部分的信息可以來自于學(xué)生的課堂表現(xiàn);再有一部分來自于學(xué)生的課外實(shí)踐活動(dòng)，如大學(xué)生志愿者服務(wù)的過程中是否盡心盡力的完成志愿服務(wù)任務(wù)，還有在家教服務(wù)中是否耐心講授課程等。學(xué)生的誠信信息，學(xué)校要及時(shí)的搜集，形成文本，這樣有利于學(xué)校的管理。在這多方面的管理，一條龍的搜集中，可以確保學(xué)生檔案的真實(shí)性、全面性和系統(tǒng)性。
作者：劉克利高亞南劉京花單位：保定學(xué)院
關(guān)鍵詞：檔案信息化；電廠；問題；建議
按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》等國家文件的要求，電廠作為企業(yè)必須做好檔案信息化建設(shè)工作。檔案信息化建設(shè)工作，是傳統(tǒng)檔案工作與現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件技術(shù)的結(jié)合，能夠提高檔案管理的質(zhì)量、利用效率。加快電廠檔案信息化建設(shè)，是新時(shí)期保證電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必經(jīng)之路。
1電廠企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性
按照國家政府機(jī)關(guān)對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的要求，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)是構(gòu)架現(xiàn)代化企業(yè)生產(chǎn)、管理、經(jīng)營活動(dòng)的必要要求，電廠企業(yè)也不例外，必須按照規(guī)定落實(shí)好檔案管理信息化建設(shè)工作，要求將檔案信息數(shù)學(xué)化處理并依靠檔案管理軟件與網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程錄入、查詢。檔案管理信息化建設(shè)，是無紙化辦公的需要，通過信息化管理，檔案信息存儲(chǔ)量大、保存時(shí)間長、錄入方便、檔案信息分類清楚、查詢快捷，是企業(yè)產(chǎn)生管理、人力資源管理的得力工具，是迎接各種評(píng)估檢查以及企業(yè)政策制度決策的依據(jù)來源[1]。
2電廠企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)存主要問題
目前，電廠的檔案信息化管理水平在不同企業(yè)還存在很大的差距，現(xiàn)存主要問題包括以下幾個(gè)方面。2.1專項(xiàng)資金投入不足，硬件配備不齊備。在檔案信息化建設(shè)中，先進(jìn)的、數(shù)量足夠的硬件設(shè)備是開展各項(xiàng)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，需要確保各科室、車間有先進(jìn)的辦公電腦、打印機(jī)、碎紙機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)、U盤、攝影機(jī)、照相機(jī)，保證配套數(shù)量，并根據(jù)技術(shù)更新情況和設(shè)備陳舊情況及時(shí)的報(bào)廢更新。目前，普遍性的問題是：1）電腦的更新?lián)Q代跟不上，大型的編輯、剪輯速度慢；2）打印機(jī)多為簡易機(jī)，打印速度慢、硒鼓質(zhì)量易損、打印機(jī)故障率高；3）掃面議掃面清晰度低、運(yùn)行速度不滿足大批量掃描需要；4）攝影機(jī)數(shù)量少，借用手續(xù)繁瑣；5）領(lǐng)導(dǎo)總認(rèn)為現(xiàn)在手機(jī)都有照相功能，不需要照相機(jī)，沒有專業(yè)化的照相機(jī)，不可能拍出高質(zhì)量的檔案信息資料；6）U盤由職工自費(fèi)自備，往往存儲(chǔ)空間小，圖價(jià)格低廉質(zhì)量難以保證，一旦損壞可能造成無法挽回的信息損失；7）無線網(wǎng)絡(luò)覆蓋率有限，很多信息化資料需要先傳輸?shù)接?jì)算機(jī)電腦上，因?yàn)闊o線網(wǎng)絡(luò)覆蓋區(qū)域和傳輸速度有限，移動(dòng)電腦、手機(jī)等不能在電廠任意位置輸入錄入信息；8）專業(yè)化的檔案信息管理軟件不先進(jìn)，電廠具有自身特點(diǎn)的檔案信息類別和內(nèi)容，需要專業(yè)化的檔案信息管理軟件，并且具體項(xiàng)目與電廠的各項(xiàng)管理制度與生產(chǎn)實(shí)際相匹配[2]。2.2人動(dòng)過程中，檔案信息化管理工作交接不細(xì)致。檔案信息化管理，需要各車間科室與檔案管理部門之間緊密協(xié)作。當(dāng)出現(xiàn)人事職位變動(dòng)時(shí)，往往會(huì)給檔案信息化管理工作帶來困難，工作交接不細(xì)致，導(dǎo)致新人新崗不熟悉檔案信息化建設(shè)的業(yè)務(wù)流程，更容易出現(xiàn)檔案信息的歸檔不及時(shí)與丟失。2.3檔案信息化管理網(wǎng)站維護(hù)不夠。很多企業(yè)的檔案信息化管理網(wǎng)站缺少維護(hù)，導(dǎo)致檔案信息化管理網(wǎng)站的信息量少、內(nèi)容陳舊，不能發(fā)揮網(wǎng)站的管理服務(wù)功能。具體分析原因如下：1）檔案信息化管理的專業(yè)技術(shù)人員數(shù)量不足，而檔案信息化管理的工作量龐大。2）檔案信息化管理的技術(shù)人員專業(yè)性差，不是信息化管理專業(yè)背景，缺少技術(shù)功底。3）基層部門在落實(shí)檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，不落實(shí)。4）主管領(lǐng)導(dǎo)不重視，專業(yè)崗位人員工作作風(fēng)有問題。2.4檔案信息化管理規(guī)格不統(tǒng)一、指標(biāo)不細(xì)致當(dāng)前，很多檔案信息化管理中存在指標(biāo)不細(xì)致、基層工作任務(wù)不明確，以及信息材料的規(guī)格要求模糊、不統(tǒng)一等現(xiàn)象，不利于檔案信息的系統(tǒng)管理和查詢使用。
3電廠企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策建議
3.1電廠企業(yè)管理層要注重對(duì)檔案管理信息化的專項(xiàng)資金投入。高水平的電廠企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)與專項(xiàng)資金的投入是呈現(xiàn)正比的關(guān)系。電廠需要進(jìn)一步加大對(duì)檔案信息化管理的專項(xiàng)建設(shè)資金投入：1）在專項(xiàng)資金上確保各科室、車間有功能先進(jìn)、且配套數(shù)量充足的辦公電腦、打印機(jī)、碎紙機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)、U盤、攝影機(jī)、照相機(jī)等。2）在預(yù)算中，做好信息化檔案建設(shè)所需要的辦公耗材、設(shè)備維護(hù)預(yù)算。3）采購專業(yè)化的檔案信息管理軟件，最好是能夠與供應(yīng)廠家定制符合電廠實(shí)際需要的專業(yè)化管理軟件。4）進(jìn)一步做好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電廠內(nèi)網(wǎng)絡(luò)覆蓋無死角，方便檔案信息化管理。3.2領(lǐng)導(dǎo)要高度注重具體的檔案信息化管理工作，建立責(zé)任制。電廠應(yīng)進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則，狠抓檔案信息化管理落實(shí)工作，將檔案信息建設(shè)工作與日常的崗位工作緊密的結(jié)合起來，做到檔案信息化建設(shè)與工作進(jìn)度同步[3]。要求全體員工具有檔案信息化建設(shè)的意識(shí)，對(duì)不落實(shí)、私自銷毀、歸檔不及時(shí)、不按規(guī)格要求的現(xiàn)象堅(jiān)決追究其本人責(zé)任與部門主管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。3.3人動(dòng)，做好工作細(xì)致交接。電廠各部門人動(dòng)時(shí)，不要匆忙，要樹立扶上馬、送一程的原則，給予充分的時(shí)間以細(xì)致的做好檔案信息化建設(shè)的交接工作，避免出現(xiàn)新人新崗不熟悉檔案信息化建設(shè)業(yè)務(wù)流程的現(xiàn)象。可以制定出結(jié)合崗位工作實(shí)際情況的檔案信息化建設(shè)工作手冊(cè)，將檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容、流程、規(guī)格進(jìn)行制度化建設(shè)，在新人履職新崗之前可以學(xué)習(xí)，在新人履職新崗初期可以按照檔案信息化建設(shè)工作手冊(cè)的內(nèi)容來作為標(biāo)準(zhǔn)。3.4加強(qiáng)檔案信息化管理網(wǎng)站維護(hù)。1）對(duì)檔案信息化建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員要招聘專業(yè)對(duì)口的專職化工作人員，配備足夠數(shù)量的信息化管理建設(shè)隊(duì)伍。2）對(duì)現(xiàn)有人員，應(yīng)該定期的開展全員培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作，組織全體職工學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)。3）要建立檔案信息化建設(shè)的定期檢查機(jī)制，通過細(xì)致化的評(píng)估檢查指標(biāo)體系檢查、督促各部門落實(shí)好檔案信息化建設(shè)各項(xiàng)工作任務(wù)。4）要通過制度，約束、強(qiáng)化網(wǎng)站維護(hù)與建設(shè)工作，并且注重對(duì)于檔案信息化建設(shè)成果的應(yīng)用，提高使用率。3.5統(tǒng)一規(guī)格、細(xì)化指標(biāo)。高質(zhì)量的檔案信息化管理，需要集團(tuán)公司或電廠檔案管理部門出具詳細(xì)的工作方案，在工作方案中應(yīng)該明確好各項(xiàng)信息化建設(shè)的任務(wù)，具體的要求。為了實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理，檔案信息化建設(shè)需要進(jìn)一步明確工作任務(wù)，統(tǒng)一并細(xì)化工作指標(biāo)和驗(yàn)收檢查標(biāo)準(zhǔn)。
4結(jié)束語
電廠檔案信息化建設(shè)的時(shí)間比較短，其建設(shè)過程是一個(gè)長久的系統(tǒng)工程，需要電廠領(lǐng)導(dǎo)、檔案信息工作人員和基層部門統(tǒng)一思想、狠抓落實(shí)。
作者:李勇 單位:國能德惠生物發(fā)電有限公司
參考文獻(xiàn)：
[1]郭曉丹.如何做好檔案信息資源的開發(fā)與利用[J].黑河學(xué)刊，2013(2)：177.
所謂檔案信息化建設(shè)，顧名思義就是利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將醫(yī)院原來的對(duì)檔案紙質(zhì)版的管理手段轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒蛿?shù)字化的形式，最終達(dá)到醫(yī)院檔案資源的共享化。加快醫(yī)院檔案信息的數(shù)字化以及自動(dòng)化的管理模式，重點(diǎn)內(nèi)容是加大醫(yī)院檔案信息化管理的所需要的基礎(chǔ)條件，所需要的系統(tǒng)安裝以及信息資源包含的范圍，相關(guān)規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)制定，醫(yī)院檔案信息的人才隊(duì)伍建設(shè)等。總之，檔案信息建設(shè)的核心內(nèi)容是通過對(duì)醫(yī)院醫(yī)療相關(guān)信息的收集和匯總，建立完整的信息數(shù)據(jù)庫，同時(shí)對(duì)醫(yī)院的整體檔案信息資料進(jìn)行一體化管理，使醫(yī)院的每一位員工都可以共享相關(guān)資源。
2現(xiàn)狀分析
2.1醫(yī)院對(duì)電子文件的監(jiān)控較弱
相關(guān)學(xué)者研究表明：在傳統(tǒng)觀念中，在一定程度上醫(yī)院的電子文件主要儲(chǔ)存于軟件內(nèi)，隨著電子產(chǎn)品種類的不斷更新，電子文件的形式也會(huì)跟著儲(chǔ)存載體的變化而發(fā)生相應(yīng)的改變。醫(yī)院內(nèi)部的電子文件最常見的問題是發(fā)生在復(fù)制粘貼以及對(duì)其存盤的過程中。因此，在實(shí)際工作中，如果操作者在操作的過程中，對(duì)電子文件采取人為的修改，造成電子文件數(shù)據(jù)的失真。另外，由于醫(yī)院對(duì)電子文件的監(jiān)控出現(xiàn)漏洞，當(dāng)操作者將電子文件打印成紙質(zhì)版后進(jìn)行簽名或者蓋章時(shí)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件內(nèi)容的真實(shí)性很難把握。
2.2醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)還沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
目前，關(guān)于醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的種類較為繁多，但是對(duì)于管理系統(tǒng)的軟件國內(nèi)還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，由于缺乏規(guī)范化，就會(huì)出現(xiàn)當(dāng)前的各級(jí)醫(yī)院機(jī)構(gòu)往往是片面的依據(jù)自身科室的需求引入或者自行研發(fā)檔案管理系統(tǒng)，雖然這種做法在一定程度上滿足了醫(yī)療機(jī)構(gòu)的基本需要，但是由于系統(tǒng)的片面性，最終導(dǎo)致了檔案信息化管理由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)而缺乏客觀的評(píng)價(jià)。與此同時(shí)，有的醫(yī)療機(jī)構(gòu)由于檔案信息管理系統(tǒng)引入時(shí)間過長，導(dǎo)致系統(tǒng)的檢索功能已不能滿足醫(yī)院發(fā)展的基本需求，甚至連最基本的信息查找或者整理都不能完成，對(duì)醫(yī)院相關(guān)信息的再利用的效率也不高。相關(guān)文獻(xiàn)報(bào)道，有的醫(yī)療機(jī)構(gòu)長期對(duì)檔案信息化建設(shè)重視不夠，對(duì)信息化建設(shè)所需要的硬件以及場所設(shè)備的資金投入不足，管理水平較為落后，檔案信息化的優(yōu)勢很難真正的發(fā)揮出來。
2.3對(duì)醫(yī)院檔案信息缺乏科學(xué)的管理
當(dāng)前，各級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息的管理者的出身往往是由醫(yī)院的其他科室和專業(yè)，而通過檔案信息系統(tǒng)培訓(xùn)過的人員較少。由于非專業(yè)檔案信息管理者在實(shí)際操作的過程中缺少嫻熟的計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)操作知識(shí)和技巧，當(dāng)計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)出現(xiàn)故障時(shí)不能及時(shí)的采取有針對(duì)性的措施，就會(huì)導(dǎo)致檔案信息網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行不暢的情況。同時(shí)，管理人員在檔案信息資料進(jìn)行管理的過程當(dāng)中，由于檔案室的硬件設(shè)備投入不足，軟件建設(shè)跟不上，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)章制度，最終導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息化只是停留在口頭上，而實(shí)際當(dāng)中進(jìn)行的工作較少。
2.4缺乏對(duì)醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的維護(hù)
有學(xué)者指出：在相當(dāng)大的程度上，醫(yī)院檔案的信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)具有復(fù)雜性和不確定性，網(wǎng)絡(luò)整體的兼容性并不強(qiáng)，極易受互聯(lián)網(wǎng)外界環(huán)境的干擾和攻擊。除此之外，目前各級(jí)醫(yī)院機(jī)構(gòu)中的網(wǎng)絡(luò)管理員的專業(yè)技術(shù)水平參差不齊，有個(gè)別網(wǎng)絡(luò)管理人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)和保養(yǎng)缺乏專業(yè)的知識(shí)，當(dāng)外界病毒或黑客對(duì)醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行攻擊時(shí)不能及時(shí)的采取有針對(duì)性的措施，給醫(yī)院的檔案信息安全構(gòu)成很大的威脅。
2.5人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高
由于多種原因,當(dāng)前醫(yī)院許多人的人事檔案質(zhì)量不高,缺乏利用價(jià)值,有的招聘人員的人事檔案材料空洞的和停留于形式的多,細(xì)致的、實(shí)際性的少。同時(shí)能較詳細(xì)的反映個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、工資、政治面貌等一般情況的多,但是真正反映個(gè)人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長的少;反映過去情況的多,反映當(dāng)前情況的少。尤其是一些材料定性結(jié)論多,定量描述的少，或者只講優(yōu)點(diǎn),避免缺點(diǎn)，內(nèi)容空乏,個(gè)人總結(jié)和組織意見盡是套話,無法全面、公正的評(píng)價(jià)和反映一個(gè)人的情況。同時(shí)，在信息化的管理過程中，由于檔案的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的相對(duì)滯后，再加上信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用軟件的不一致，制約了人事信息管理系統(tǒng)整體水平的發(fā)展，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案信息獲得和更新的相對(duì)滯后，造成人力、物力資源的浪費(fèi)。同時(shí)，由于人事檔案關(guān)系到人員的隱私，均屬于秘密級(jí)的材料，但在信息化管理的過程中，可能會(huì)由于網(wǎng)絡(luò)的漏洞而造成人事信息資料的泄露。
3對(duì)策
3.1加大對(duì)電子文件的監(jiān)管理力度
各級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的主要領(lǐng)導(dǎo)就加大對(duì)電子文件監(jiān)管的重視程度，避免因人為的改動(dòng)而造成醫(yī)院檔案信息不準(zhǔn)的現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)，作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作做進(jìn)一步的了解，從而提高對(duì)信息化建設(shè)的重視程度。在實(shí)際的操作過程中，可以參考其他醫(yī)院在建設(shè)檔案信息化過程中的相成功經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)分析醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對(duì)提高醫(yī)院綜合實(shí)力和提高醫(yī)院運(yùn)作效率的重要作用。隨著信息技術(shù)在不斷發(fā)展，對(duì)電子文件的規(guī)范化管理也顯得尤為重要，因此，在醫(yī)院整體推進(jìn)檔案信息化的過程中，應(yīng)制定嚴(yán)格的電子文件管理規(guī)定，確保電子文件在可管可控的狀態(tài)下運(yùn)行，防止人為對(duì)數(shù)據(jù)資料的修改，造成數(shù)據(jù)失真的嚴(yán)重后果。
3.2制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度
在醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)過程中，要想達(dá)到對(duì)有限的信息資源共享的目的，必須標(biāo)準(zhǔn)化的管理制定作為信息化運(yùn)行的前提條件，通過科學(xué)合理可行的管理制度，確保檔案信息建設(shè)能夠又好又快的發(fā)展。例如，醫(yī)院的檔案管理部門應(yīng)對(duì)醫(yī)院的所有電子文件負(fù)總責(zé)，其他各臨床科室和功能科室應(yīng)互相協(xié)助與支持檔案管理部門的工作。通過檔案辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的建立，在制度設(shè)定時(shí)，可以考慮各個(gè)科室在向檔案管理部門遞交電子文件資料時(shí)，可能通過自動(dòng)化管理系統(tǒng)和規(guī)章制度，從而確保對(duì)電子文件的處理能按照標(biāo)準(zhǔn)化的流程進(jìn)行。同時(shí)，還應(yīng)制定相關(guān)的操作技術(shù)規(guī)范。對(duì)管理軟件的選擇，可以使用兼容性以及應(yīng)用性相對(duì)都比較好的軟件，而且還應(yīng)對(duì)軟件的相關(guān)技術(shù)參數(shù)以及標(biāo)準(zhǔn)做進(jìn)一步的規(guī)范。
3.3提高醫(yī)院檔案管理者的綜合素質(zhì)
由于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對(duì)提高醫(yī)院的綜合實(shí)力方面發(fā)揮的作用日益變大，系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境也越來越復(fù)雜，這就對(duì)檔案信息資料的管理人員的綜合素質(zhì)有了更高的要求。因此，各級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)該適應(yīng)發(fā)展趨勢，積極加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理人才的培養(yǎng)力度。通過定期以及不定期的方式，對(duì)醫(yī)院的相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)的專業(yè)化的培訓(xùn)，使檔案信息系統(tǒng)的相關(guān)人員對(duì)檔案信息化建設(shè)過程中的部門分工、職責(zé)分工進(jìn)一步的明確等。而且還應(yīng)該加大管理管對(duì)醫(yī)院各部門的業(yè)務(wù)活動(dòng)做進(jìn)一步的掌握，在檔案管理的工作中才能根據(jù)各個(gè)科室的實(shí)際情況提供有針對(duì)性的檔案服務(wù)。
3.4加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的維護(hù)
為了防止檔案信息網(wǎng)絡(luò)被病毒或黑客攻擊而造成重要資料的泄漏，醫(yī)院應(yīng)按照各類資料的類型及其保密級(jí)來對(duì)其進(jìn)行安全層次分類，在分類過程中可以參照資料的密級(jí)、來源以及資料的價(jià)值等方面綜合考慮，通過文件資料的層次分類，最后再根據(jù)文件層次分類的不同對(duì)用戶設(shè)置訪問權(quán)限。與此同時(shí)，檔案信息管理人員還應(yīng)對(duì)醫(yī)院的敏感信息進(jìn)行時(shí)時(shí)的監(jiān)控，定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的安全性進(jìn)行仔細(xì)的檢測，發(fā)現(xiàn)有安全隱患時(shí)要及時(shí)采取有針對(duì)性的防控措施。同時(shí)，要想確保檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全，管理者還應(yīng)該通過一些物理隔離的方式來為其提供支持，在登陸系統(tǒng)時(shí)可以通過防火墻、身份認(rèn)證以及加密的方式來進(jìn)行。另外，通過采取限制內(nèi)部區(qū)域網(wǎng)用戶同外部互聯(lián)網(wǎng)連接的危險(xiǎn)點(diǎn)以及危險(xiǎn)服務(wù)，從而有效提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全性和可靠性。
3.5加快醫(yī)院的人事和文書管理的信息化建設(shè)
2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對(duì)此投資建設(shè)。我們認(rèn)為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，對(duì)這個(gè)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進(jìn)而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。近年來，我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設(shè)方面進(jìn)行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設(shè)也給檔案工作帶來了極大的方便。
首先我們充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性
1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、形勢發(fā)展的需求
21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時(shí)和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重大的損失和無可挽回的錯(cuò)誤。
3、社會(huì)強(qiáng)烈需求
當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對(duì)各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者
二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對(duì)這一問題取得共識(shí)是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級(jí)目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月，已輸入文件級(jí)目錄30萬多條、案卷級(jí)目錄1萬多條，我們準(zhǔn)備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實(shí)行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實(shí)踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實(shí)行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個(gè)工作日。利用者對(duì)我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個(gè)文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開，營造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來源。以前，進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，各進(jìn)館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺(tái)不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對(duì)此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級(jí)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對(duì)新達(dá)標(biāo)升級(jí)的單位要求全部安裝，對(duì)已達(dá)到各類標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時(shí)遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時(shí)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。
參考資料
1、國際檔案理事會(huì)主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會(huì)開幕式上的致詞》，《中國檔案報(bào)》2000年第547期
1.網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國建設(shè)單位來看，90年已有許多單位開始使用計(jì)算機(jī)制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計(jì)算機(jī)，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。
2.建設(shè)單位檔案管理自動(dòng)化建設(shè)初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個(gè)自動(dòng)化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。
二、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
1.由于歷史的原因，建設(shè)單位檔案館（室）自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標(biāo)準(zhǔn)化水平低。
2.雖然經(jīng)過多年的努力，建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。所以數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。
3.在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對(duì)檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識(shí)的導(dǎo)航員。目前建設(shè)單位檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。三、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想
1.建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個(gè)方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠(yuǎn)期的目標(biāo)，以對(duì)全國建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進(jìn)行實(shí)質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動(dòng)，開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。
2.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化是自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中各高校共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過渡時(shí)少走彎路，避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫。
3.開發(fā)館藏資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國際、國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財(cái)力建成若干個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時(shí)各館應(yīng)揚(yáng)長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對(duì)小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。
電力企業(yè)建設(shè)工程中的檔案管理首先要做到職責(zé)明確，做到責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。電力項(xiàng)目涉及工程量龐大，更牽涉到各種各樣的施工單位，所以在工程總承包項(xiàng)目簽訂開始，就應(yīng)該明確各方各自牽涉到的相關(guān)文檔文件和電子文件。先把責(zé)任落實(shí)到相關(guān)單位，再從相關(guān)單位落實(shí)到具體科室，最后把責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人的身上，并持續(xù)追蹤檢驗(yàn)。進(jìn)行檔案管理，一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的流程是十分必要的。一套科學(xué)、可操作性強(qiáng)、合理、適用的檔案管理辦法會(huì)減輕企業(yè)檔案管理的難度，增強(qiáng)檔案查閱、修改等工作的方便性。要對(duì)組織領(lǐng)導(dǎo)、職責(zé)分工、獎(jiǎng)懲機(jī)制、崗位培訓(xùn)等等方面做出系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的體制建立。對(duì)文件的形成、收集、整理、分類、歸檔以及竣工后文件的編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求。
2對(duì)于檔案管理工作的具體工作及要求
多媒體工具的運(yùn)用和標(biāo)準(zhǔn)化工作流程的的制定，提高了電力企業(yè)檔案管理的效率，簡化了檔案查閱的復(fù)雜程度，但對(duì)于如何運(yùn)用這些工具提出了一些具體要求，對(duì)此我們需要在日常工作中對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。
2.1建立學(xué)習(xí)考核制度
有效提高檔案管理的準(zhǔn)確性、全面性、真實(shí)性和完整性，要求檔案管理人員具備基礎(chǔ)的電力工程建設(shè)知識(shí)，對(duì)多媒體工具的熟練運(yùn)用以及標(biāo)準(zhǔn)化流程、步驟的熟練掌握，這離不開系統(tǒng)的培訓(xùn)與考核機(jī)制。首先，應(yīng)制定檔案室職員的學(xué)習(xí)規(guī)劃，請(qǐng)專業(yè)的教師團(tuán)體對(duì)檔案員工進(jìn)行培訓(xùn)，或科室內(nèi)部培訓(xùn)。給科室員工制定詳細(xì)的課程表、授課時(shí)間、及所學(xué)內(nèi)容的規(guī)劃，做到每一位職員都有學(xué)習(xí)新知識(shí)的機(jī)會(huì)與時(shí)間。其次，加強(qiáng)員工的考核機(jī)制。制定了職員的學(xué)習(xí)規(guī)劃不代表職員能真正熟練掌握，因此需要我們建立考核機(jī)制，進(jìn)一步激勵(lì)職員學(xué)習(xí)的積極性。日常工作中做一些檔案整理的實(shí)際操作練習(xí)，定期對(duì)員工進(jìn)行考核，并記錄到員工績效。對(duì)于學(xué)不會(huì)和不肯學(xué)，以及積極性不高學(xué)不好的員工進(jìn)行有效處理。對(duì)檔案室的管理人員也提出新的要求，如何提高員工積極性，建立什么樣的機(jī)制，怎么處理學(xué)不會(huì)、學(xué)不好、不肯學(xué)的員工都需要管理人員進(jìn)一步探索。
2.2提高電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理的意識(shí)
檔案管理對(duì)于電力設(shè)施的運(yùn)行，改建，設(shè)備升級(jí)，企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)效益有著至關(guān)重要的作用，這一思想必須深入到每個(gè)員工的頭腦。對(duì)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益來說，如何控制成本、減少開支、如何保障自身權(quán)益、做到賬目透明、如何記錄企業(yè)真實(shí)的精神面貌、工作作風(fēng)等，電力建設(shè)工程檔案提供了有效憑據(jù)。從電力設(shè)施的運(yùn)行、改建、擴(kuò)建等方面來說，電力建設(shè)工程檔案提供了有效依據(jù)。只有從根本上認(rèn)識(shí)了這一點(diǎn)，電力工程企業(yè)才會(huì)真正把電力工程的檔案管理做好。電力工程的檔案管理不是一個(gè)檔案管理室就能做好的，需要各個(gè)部門的配合與支持，需要電力企業(yè)的負(fù)責(zé)人有效重視。必須在全企業(yè)樹立這一思想，把這一思想深入到每個(gè)員工的心中。提高認(rèn)識(shí)，還需要我們建立遍及全公司的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。加強(qiáng)各施工單位、各合同方的深入、有效溝通，統(tǒng)一各單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，步驟，要深入到每一個(gè)施工單位，每一個(gè)設(shè)備廠商，每一個(gè)材料供應(yīng)商。在電力建設(shè)工程開始，就要統(tǒng)籌各方，建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，細(xì)化責(zé)任到個(gè)人，定期核定審查各部分的檔案管理進(jìn)度，做到有效管理。對(duì)于不配合電力工程檔案管理的部門，不配合電力工程檔案管理程序的個(gè)人，做出有效處理，整頓。以推動(dòng)電力工程檔案的透明化和標(biāo)準(zhǔn)化。
2.3如何應(yīng)對(duì)電力施工過程中的不同步
在電力工程進(jìn)行中，各施工單位的工作進(jìn)度，難易程度都各不相同，加之建設(shè)工期較長，施工單位眾多，工期不能統(tǒng)一，無形之中給檔案的收集管理工作增加了很多負(fù)擔(dān)。面對(duì)這一情況，需要我們時(shí)時(shí)做好檔案的收集、審定、整理、驗(yàn)收的相關(guān)工作，細(xì)化到每一工程，做到一工程一驗(yàn)收。時(shí)刻追蹤各項(xiàng)工程的進(jìn)展情況，檔案的收集整理驗(yàn)收要與工程進(jìn)度保持一致。從工程開始的建檔，到工程進(jìn)行中的檔案整編驗(yàn)收，再到每項(xiàng)工程竣工時(shí)的審定整理，再到全部完工時(shí)的檔案匯總整理與驗(yàn)收歸類，這四個(gè)過程缺一不可，必須做到實(shí)時(shí)追蹤、實(shí)時(shí)管理、把檔案管理從以前的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，貫徹到整個(gè)電力工程施工項(xiàng)目的始終。
3結(jié)語
關(guān)鍵詞：建設(shè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化
前言：
建設(shè)單位檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對(duì)于單位的決策者和管理者來說都至關(guān)重要,所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄巍５恢币詠砣藗兪褂脗鹘y(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn),如:效率低、保密性差,另外時(shí)間一長,將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對(duì)于查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難。
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟,其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí),它已進(jìn)入人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實(shí)現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高建設(shè)單位檔案管理的效率。雖然我國建設(shè)單位檔案管理起步晚，經(jīng)驗(yàn)不足，管理水平也不高，但建設(shè)建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟。
一、建設(shè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備
1.網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國建設(shè)單位來看，90年已有許多單位開始使用計(jì)算機(jī)制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計(jì)算機(jī)，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。
2.建設(shè)單位檔案管理自動(dòng)化建設(shè)初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個(gè)自動(dòng)化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。
二、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
1.由于歷史的原因，建設(shè)單位檔案館（室）自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標(biāo)準(zhǔn)化水平低。
2.雖然經(jīng)過多年的努力，建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。所以數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。3.在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對(duì)檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識(shí)的導(dǎo)航員。目前建設(shè)單位檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。
三、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想
1.建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個(gè)方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠(yuǎn)期的目標(biāo)，以對(duì)全國建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進(jìn)行實(shí)質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動(dòng)，開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。
2.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化是自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中各高校共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過渡時(shí)少走彎路，避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫。
3.開發(fā)館藏資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國際、國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財(cái)力建成若干個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時(shí)各館應(yīng)揚(yáng)長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對(duì)小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。
4.培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強(qiáng)對(duì)在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進(jìn)或選調(diào)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，對(duì)他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。
信息社會(huì)把建設(shè)單位檔案館推進(jìn)一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期。面向21世紀(jì)，面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)單位檔案館必須真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會(huì)提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞:公路工程;項(xiàng)目建設(shè);檔案管理
在公路工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，無論工程前期規(guī)劃立項(xiàng)還是后期項(xiàng)目建設(shè)過程中都會(huì)產(chǎn)生大量文本、記錄等重要的資料，這些資料包括工程各階段的建設(shè)依據(jù)、建設(shè)過程中的質(zhì)量安全與資金支付等重要憑證，它是體現(xiàn)工程建設(shè)合法性以及工程質(zhì)量狀況最原始也是最重要的依據(jù)。然而現(xiàn)階段，我們?cè)诠こ探ㄔO(shè)領(lǐng)域中，還較為普遍的存在著“重建設(shè)、輕檔案”的現(xiàn)象，在檔案建立管理中依舊存在許多問題，例如缺乏統(tǒng)一的檔案管理模式、缺少高水平的檔案管理人員、檔案管理督促不到位等等。這些現(xiàn)象使得在公路工程建設(shè)中，優(yōu)秀的項(xiàng)目建設(shè)管理經(jīng)驗(yàn)未能得到很好的推廣和利用。因此，如何做好工程檔案管理，積極推廣優(yōu)秀的公路工程建設(shè)檔案管理，對(duì)推進(jìn)公路工程建設(shè)的管理水平和質(zhì)量提高都具有一定現(xiàn)實(shí)意義的。
1加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)
檔案管理制度的建設(shè)是公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的基礎(chǔ)與前提，只有完善了檔案管理的相關(guān)制度，才能促進(jìn)檔案管理工作的實(shí)施，提高公路工程項(xiàng)目中檔案管理的效率。根據(jù)公路工程建設(shè)的相關(guān)規(guī)定，檔案管理制度的建立要從以下3個(gè)方面開展。
2要提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)
檔案管理工作量大，內(nèi)容煩雜，持續(xù)時(shí)間長，需要有專業(yè)的管理人員長期且固定的進(jìn)行系統(tǒng)管理，才能保證檔案工作質(zhì)量。并且此項(xiàng)工作相對(duì)枯燥，不太容易出成果，只有長期堅(jiān)持才能獲得良好的回報(bào)。而且由于檔案工作的寬泛性，所有參建部門都要涉及，只有各部門相互配合，才能形成完整的工程建設(shè)檔案。因此，我們首先要提高對(duì)檔案這項(xiàng)工作的復(fù)雜性和重要性的認(rèn)識(shí)，只有了解了其負(fù)責(zé)程度和工作的重要性，才能重視此項(xiàng)工作。在實(shí)際工作中，建議成立多部門聯(lián)合管理機(jī)構(gòu)或小組，分工協(xié)作，共同促進(jìn)此項(xiàng)工作。我們?cè)诮ㄔO(shè)杭長高速公路杭州段期間，檔案具體工作雖然由辦公室負(fù)責(zé)，但成立了由指揮部分管領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，成員包括辦公室、總師辦、工程處、前期辦、安保處等各部門負(fù)責(zé)人。明確各部門涉及的資料由部門負(fù)責(zé)人及時(shí)收集，然后由我統(tǒng)一整理歸檔，效果良好，具體組織分工見圖1。圖1檔案工作組織分工3建立檔案員崗位責(zé)任制度在公路工程建設(shè)中，檔案資料相關(guān)要求政府管理部門已經(jīng)明文要求，但如何落實(shí)依靠檔案管理人員。檔案管理人員是檔案管理工作中的主體，它們的工作行為決定了檔案管理工作的質(zhì)量，因此要針對(duì)檔案管理人員建立合理的崗位責(zé)任制度。通過這一制度，對(duì)檔案管理中的每一個(gè)環(huán)節(jié)包括檔案的收集、整理、立檔、管理等進(jìn)行有效規(guī)范。以制度約束管理行為，將有力提升檔案員的責(zé)任感。
3完善檔案管理的監(jiān)督制度
在公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中，要把握好前期的檔案管理工作，只有一開始建立起了完整、有序、良好的檔案管理體系，才能保證后期的檔案管理工作有序、合理的進(jìn)行。在公路工程建設(shè)項(xiàng)目前期工程的檔案管理工作中要通過以下兩部分進(jìn)行。(1)分類納入資料分類納入資料是公路工程建設(shè)過程中重要的檔案管理方式，總體來說各類資料主要分為3大類:其一是工程建設(shè)程序類，以工程預(yù)可、工可、施工圖設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等類別;其二是建設(shè)管理類，是建設(shè)過程中各參建單位根據(jù)檔案管理要求整理歸檔的資料，主要是現(xiàn)場發(fā)生的各類施工及監(jiān)理的第一手資料，包括項(xiàng)目中每一個(gè)標(biāo)段根據(jù)單位、分部及分項(xiàng)工程劃分規(guī)定，收集整理的全套資料;其三是其他管理類資料，包括各類檢查、驗(yàn)收、交竣工等。在上述分類資料中，第二類是最多也是最復(fù)雜的。根據(jù)現(xiàn)行《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》，一般項(xiàng)目的單位工程的劃分分為路基工程、路面工程、橋梁工程、互通工程、隧道工程、環(huán)保工程、交通安全設(shè)施、機(jī)電工程、房屋建筑工程等。以斜拉橋和懸索橋?yàn)橹黧w的建設(shè)項(xiàng)目單位工程按塔及輔助、過渡墩;錨碇;上部構(gòu)造制作與防護(hù)(鋼結(jié)構(gòu));上部構(gòu)造澆注與安裝;引橋;引道;互通立交;交通安全設(shè)施等。所有的單位工程又分為若干分部工程及分項(xiàng)工程。現(xiàn)將土建工程分部分項(xiàng)工程劃分列舉如表1。在檔案資料收集時(shí)，要將上述每一個(gè)分項(xiàng)工程所涉及的資料收集整理后按類歸檔。分項(xiàng)工程是資料的基本單元，在施工資料中每一項(xiàng)可能有大量的同項(xiàng)內(nèi)容。比如橋梁樁基，每一根樁為一個(gè)分項(xiàng)，但一個(gè)標(biāo)段中可能有幾百根樁，需要逐樁收集歸檔，因此檔案數(shù)量較多，見表2。(2)文件同步歸檔在工程項(xiàng)目開始之前，項(xiàng)目管理人員要將文件材料進(jìn)行合理的歸檔，將項(xiàng)目前期每個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施過程中產(chǎn)生的資料及時(shí)歸檔。前期資料往往是工程建設(shè)的依據(jù)，及時(shí)歸檔將為建設(shè)過程中各級(jí)部門的相關(guān)檢查及時(shí)提供材料。同時(shí)，在建設(shè)期間也要做到及時(shí)收集、及時(shí)歸檔，這是保證資料完整性的好辦法。
4定期督查，嚴(yán)格驗(yàn)收檔案
4.1分階段定期檢查
公路工程項(xiàng)目是一項(xiàng)浩大、長期性、復(fù)雜的工程，其中包含了諸多的資料信息，公路工程項(xiàng)目的性質(zhì)決定了公路項(xiàng)目工程的檔案管理也是一項(xiàng)較為浩大的工作，因此，在加強(qiáng)檔案管理的督查過程中，要根據(jù)工期及實(shí)際情況進(jìn)行分階段定期的檢查方式，在一定周期內(nèi)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)資料收納、整理、編研的檢查，保證資料的全面性和準(zhǔn)確性。
4.2檢查方法多元化
工程建設(shè)過程中，往往工程負(fù)責(zé)人將關(guān)注點(diǎn)集中在工程項(xiàng)目實(shí)施的工地中，忽略了對(duì)后期資料整理的工作，在需要資料時(shí)往往出現(xiàn)資料不全、資料不準(zhǔn)確、資料找不到等現(xiàn)象，因此，在對(duì)檔案管理進(jìn)行定期檢查的基礎(chǔ)上也要?jiǎng)?chuàng)新檢查方式，通過多元化的檢查方式促進(jìn)檔案資料的整理，例如抽樣檢查、重點(diǎn)檢查等，通過檢查工作的進(jìn)行將資料整理、檔案管理工作重視起來。在我參加的江東大橋、杭長高速等幾個(gè)大型交通基礎(chǔ)設(shè)施過程中，我們一般每季度進(jìn)行一次專項(xiàng)檔案檢查。檢查基本采用抽調(diào)各參建單位檔案管理人員組成檢查組，然后針對(duì)前一階段的工作重點(diǎn)，核查相應(yīng)的資料歸檔情況。各參建單位通過這樣的工作，能做到相互學(xué)習(xí)、相互促進(jìn)，有效提高整個(gè)項(xiàng)目的檔案管理質(zhì)量。
5重視相關(guān)檔案開發(fā)利用
建立一份好的檔案，目的在于希望能有好的利用。切實(shí)發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，對(duì)本項(xiàng)目建成后的管養(yǎng)及類似項(xiàng)目的建設(shè)都有良好的利用和參考價(jià)值。這種開發(fā)利用可以從以下2個(gè)方面進(jìn)行開展。
5.1開展借閱交流活動(dòng)
檔案管理工作作為一項(xiàng)為公路工程項(xiàng)目服務(wù)的工作，其工作成績與作用體現(xiàn)在利用價(jià)值。公路工程作為一項(xiàng)長期性的技術(shù)工作，在項(xiàng)目進(jìn)行的過程中往往會(huì)面臨很多困難，因此通過借閱、咨詢、交流等形式，學(xué)習(xí)類似工程建設(shè)管理資料，使每一個(gè)項(xiàng)目工作人員吸收相關(guān)類似工程的管理經(jīng)驗(yàn)，提高自身管理能力，為公路項(xiàng)目的工程實(shí)施提供幫助。
5.2加強(qiáng)重點(diǎn)檔案編研
在公路工程項(xiàng)目檔案的管理過程中，重點(diǎn)檔案的編研工作也是對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行開發(fā)利用的一種形式，通過編研能夠?qū)⒁恍┯杏玫馁Y料歸納整理起來，也能夠加強(qiáng)對(duì)原始不完整項(xiàng)目資料的整理。隨著科技不斷發(fā)展，全電子檔案的建設(shè)是一種趨勢。這將更好的為后期的公路項(xiàng)目提高有效幫助。
6結(jié)語
總而言之，做好公路工程建設(shè)項(xiàng)目中檔案管理的工作對(duì)公路工程的開展、使用、管理等活動(dòng)都起著極為重要的作用，面對(duì)我國現(xiàn)階段公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中出現(xiàn)的問題，通過檔案管理制度的完善健全，在科學(xué)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)上提高公路檔案信息的管理水平，使公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案真正對(duì)公路工程各階段的工作起到積極的推動(dòng)作用。
作者:倪曉敏 單位:杭州市公路管理局
參考文獻(xiàn):
（一）檔案信息的數(shù)字化
檔案信息的數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫[1]。檔案信息數(shù)字化的原則：規(guī)范性原則、安全性原則、效益性原則。
（二）檔案網(wǎng)站建設(shè)
檔案網(wǎng)站是檔案機(jī)構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)站上建立的站點(diǎn)，它一般是以主頁方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開展檔案宣傳。檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，是檔案部門聯(lián)系社會(huì)的重要窗口。檔案網(wǎng)站的功能有：服務(wù)功能、宣傳功能、交流功能。檔案網(wǎng)站的主要內(nèi)容：檔案工作信息、檔案機(jī)構(gòu)信息、檔案資源信息、檔案利用服務(wù)信息。
（三）數(shù)字檔案館建設(shè)
數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，它強(qiáng)調(diào)的是在數(shù)字化檔案館環(huán)境下用戶開發(fā)利用檔案信息資源的便利。數(shù)字檔案館的主要特點(diǎn)：A存在方式上的特點(diǎn)，是一種無形的信息組織與利用環(huán)境；B運(yùn)行方式上的特點(diǎn)，存取檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化；C功能定位上的特點(diǎn)，以存取為中心。[2]
二、高校檔案信息化建設(shè)存在的問題
（一）對(duì)高校檔案信息化建設(shè)重視不夠
1、在人員配備上不夠重視。
目前專職從事高校檔案信息化建設(shè)的人員比例比較低，很多人從事高校檔案工作多是半路出家。高校領(lǐng)導(dǎo)在思想上對(duì)檔案信息化建設(shè)重視不夠，覺得檔案管理不需要很高的學(xué)歷和技能，就可以從事這個(gè)專業(yè)。所以往往讓高校一些閑雜人或一些快退休的老同志從事檔案管理。所以就造成了檔案管理隊(duì)伍，缺乏素質(zhì)、結(jié)構(gòu)不合理，影響了高校檔案信息化建設(shè)。
2、在資金投入上不夠重視。
目前高校的資金投入重點(diǎn)放在學(xué)校的教學(xué)樓、學(xué)生宿舍、教學(xué)及科研方面，而對(duì)于檔案管理的資金投入幾乎沒有。這樣就造成了很多高校的檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備相當(dāng)落后，有的檔案室甚至沒有計(jì)算機(jī)，檔案數(shù)字化管理更是無從可談。即使配備了相應(yīng)的有計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部數(shù)字化管理，但與外界沒有聯(lián)網(wǎng)，檔案數(shù)字化管理水平還比較低，談不上真正的數(shù)字化管理。
(二)管理體制不到位
地方政府還沒有完全將高校的檔案管理工作納入到政府工作中來，政府檔案管理機(jī)構(gòu)與高校檔案管理聯(lián)系較少，一般聯(lián)系多為有關(guān)檔案管理的會(huì)議和培訓(xùn)，具體很少過問學(xué)校檔案工作，甚至很少對(duì)學(xué)校檔案管理進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。有的高校仍沿用傳統(tǒng)的管理模式管理檔案，并且在分配機(jī)制、獎(jiǎng)懲機(jī)制等均不夠完善，影響著檔案工作人員的主動(dòng)性、積極性。
（三）檔案信息化建設(shè)所帶來的安全問題
檔案信息化建設(shè)中不可避免與網(wǎng)絡(luò)有著非常緊密的聯(lián)系，網(wǎng)絡(luò)再給檔案信息化建設(shè)帶來諸多好處的同時(shí)，也存在著檔案信息中涉及國家秘密、工作秘密、個(gè)人隱私等其他一些不得公開的信息，存在被竊取的可能。
三、解決對(duì)策
（一）加強(qiáng)檔案信息化人才建設(shè)
在人才建設(shè)方面采取引進(jìn)和培養(yǎng)并重的原則，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。高校要為檔案部門配備具有較強(qiáng)能力的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，專門負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，檔案部門要對(duì)計(jì)算機(jī)專業(yè)人員進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，使之既精通計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，又熟悉檔案業(yè)務(wù)，從而更好地對(duì)電子文件進(jìn)行管理。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)在職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)方面的培訓(xùn)，提高檔案人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能。
（二）檔案信息化安全保障體系建設(shè)
堅(jiān)持利用和保密并重的原則，最大限度地提供開放檔案網(wǎng)絡(luò)化利用，增強(qiáng)檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。采取切實(shí)有效的技術(shù)手段和管理措施，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控，嚴(yán)格身份認(rèn)證和密鑰管理，內(nèi)部局域網(wǎng)要與一切外部網(wǎng)實(shí)行物理隔離，對(duì)各種數(shù)據(jù)庫要及時(shí)進(jìn)行備份，保存到符合保管要求的脫機(jī)載體上。[5]
（三）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
要加大對(duì)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，高校檔案部門要建設(shè)和完善局域網(wǎng)，并與校園網(wǎng)連通。繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案部門計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用水平，提高計(jì)算機(jī)管理檔案的普及率。
