時(shí)間：2023-02-01 09:24:22
開(kāi)篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案建設(shè)論文，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1借鑒重點(diǎn)高校檔案網(wǎng)站建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，抓好網(wǎng)站總體規(guī)劃和設(shè)計(jì)
國(guó)內(nèi)一些老牌高校，特別是重點(diǎn)高校由于檔案網(wǎng)站建設(shè)起步早，技術(shù)力量雄厚，人才隊(duì)伍充足，積累了豐富的檔案網(wǎng)站建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。如，從欄目設(shè)置上看，復(fù)旦大學(xué)檔案館檔案信息網(wǎng)設(shè)有“法規(guī)制度”、“本館收藏”、“復(fù)旦人物”、“專題匯編”、“名人講壇”、“檔案查詢”、“錄像展覽”等十大類目；浙江大學(xué)檔案館設(shè)有“本館概況”、“服務(wù)大廳”、“檔案征集”、“網(wǎng)上展廳”、“校史編研”、“蘭臺(tái)學(xué)苑”等七大類目；中山大學(xué)檔案館設(shè)有“服務(wù)指南”、“信息查詢”、“檔案法規(guī)”、“珍檔薈萃”、“專題展覽”、“校友之家”等九大類目。從信息內(nèi)容上看，蘭州大學(xué)檔案館不僅有檔案館的職能、機(jī)構(gòu)設(shè)置、蘭大人物的介紹，還提供了圖片檔案、校友風(fēng)采、特色館藏資源等；北京郵電大學(xué)檔案網(wǎng)站上的“網(wǎng)上展廳”提供了校園變遷、院士介紹、歷任校長(zhǎng)的個(gè)人信息、知名校友及反映本校特色的檔案信息展覽，為訪問(wèn)者提供了一個(gè)全方位、多角度的了解本校的科技創(chuàng)新、風(fēng)俗文化的全新的服務(wù)窗口。因此，要廣泛借鑒其他高校特別是重點(diǎn)高校的檔案網(wǎng)站建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行調(diào)研和分析，抓好網(wǎng)站的總體規(guī)劃和設(shè)計(jì)，力求使網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)更加美觀、界面更加友好、欄目設(shè)置更加科學(xué)、信息內(nèi)容更加豐富、技術(shù)手段更加先進(jìn)、網(wǎng)站功能更加實(shí)用。
2扎實(shí)推進(jìn)信息化基礎(chǔ)工作，豐富檔案信息資源
成功的檔案網(wǎng)站必須有豐富的檔案信息資源網(wǎng)，充實(shí)網(wǎng)站內(nèi)容，滿足不同的利用者的不同需求。而充實(shí)檔案網(wǎng)站信息內(nèi)容的關(guān)鍵就是要使大量的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，建立檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，這是高校檔案網(wǎng)站信息資源的主要來(lái)源。為此，要扎實(shí)做好檔案信息化的各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，包括：通過(guò)檔案館現(xiàn)有力量或采取商業(yè)化運(yùn)行手段，對(duì)部分或者全部外包的形式對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案資料的進(jìn)行縮微、錄入、掃描、數(shù)碼拍攝等，轉(zhuǎn)換成文本、圖像、圖形等計(jì)算機(jī)可識(shí)別處理的數(shù)字形式，形成結(jié)構(gòu)有序、可供保管利用的數(shù)字檔案信息庫(kù)，并存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，利用計(jì)算機(jī)提供查詢、檢索和瀏覽。另外，要加強(qiáng)特色檔案資源整合力度。特色檔案往往最能反映一個(gè)館藏機(jī)構(gòu)的價(jià)值，是館藏的精華所在，能夠充分發(fā)揮檔案的文化娛樂(lè)、歷史教育功能。在此基礎(chǔ)上，可以通過(guò)與其他高校檔案網(wǎng)站建立友情鏈接，實(shí)現(xiàn)與校外檔案館藏特色資源有效整合，從而達(dá)到信息的多途徑溝通、全方位共享，滿足用戶的最大需求，擴(kuò)大網(wǎng)站的影響力。
3充分運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，建立網(wǎng)上電子文件歸檔平臺(tái)
目前，很多高校采用了“南大之星”檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)既可用于檔案館及校內(nèi)各單位檔案員用戶管理、聯(lián)機(jī)管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，也可讓全校師生和社會(huì)各界通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)查詢有關(guān)檔案信息。檔案管理系統(tǒng)的充分使用，并與校內(nèi)其他應(yīng)用系統(tǒng)如教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、畢業(yè)生信息管理系統(tǒng)的有效對(duì)接，是檔案網(wǎng)站建設(shè)信息資源源泉，可以完善檔案網(wǎng)站功能。武漢大學(xué)、華南理工大學(xué)等高校通過(guò)運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，建立網(wǎng)上歸檔平臺(tái)，各立卷歸檔單位實(shí)時(shí)進(jìn)行網(wǎng)上電子文件歸檔，提高了工作效率。有條件的高校應(yīng)組織力量開(kāi)發(fā)適應(yīng)于本校情況的各類檔案管理應(yīng)用軟件、文件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、網(wǎng)上檔案編研平臺(tái)等。技術(shù)條件不具備的高校，可以采用現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，如“南大之星”檔案管理系統(tǒng)目前在高校應(yīng)用比較普遍；已建立辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的高校，要積極做好OA條件下新產(chǎn)生的且有保存價(jià)值電子文件的接收與管理工作，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上電子文件實(shí)時(shí)歸檔。
4積極運(yùn)用多種技術(shù)手段，完善檔案網(wǎng)站服務(wù)功能
檔案網(wǎng)站的建設(shè)是為用戶服務(wù)的，網(wǎng)站有豐富的信息資源，并能提供強(qiáng)有力技術(shù)工具，才能有效查閱和利用信息。如，中國(guó)科學(xué)技術(shù)大學(xué)、四川大學(xué)等高校檔案網(wǎng)站通過(guò)視頻、圖片等多種形式，展示學(xué)校的校風(fēng)、校史、校貌以及新聞動(dòng)態(tài)，使專業(yè)和文化相結(jié)合，極具人文特色；蘇州大學(xué)、山東大學(xué)等高校檔案網(wǎng)站通過(guò)建立“館長(zhǎng)信箱”、“信息反饋”、“在線交流”欄目，用戶可以通過(guò)郵件或在線咨詢的形式，提出有關(guān)問(wèn)題，并在網(wǎng)上予以解答；南京大學(xué)、東南大學(xué)檔案網(wǎng)站的檢索功能較高，建立了公文、各類學(xué)籍、科研成果、研究生論文、職稱評(píng)審、基建、光盤庫(kù)等查詢系統(tǒng)，用戶通過(guò)輸入關(guān)鍵詞，就可以快速查詢到用戶所需的相關(guān)信息。高校檔案網(wǎng)站設(shè)計(jì)者，運(yùn)用多媒體技術(shù)建立網(wǎng)上互動(dòng)平臺(tái)，滿足利用者多樣化信息需求,方便自由查詢和檢索，實(shí)現(xiàn)檔案資源有效利用。
作者：魏紅 單位：河南財(cái)政稅務(wù)高等?？茖W(xué)校
潛在的人才信息
經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)和技術(shù)的競(jìng)爭(zhēng)終歸到底是人才的競(jìng)爭(zhēng)，是在企業(yè)內(nèi)部受重視的人才的數(shù)量和人才的質(zhì)量，對(duì)于整體的檔案建設(shè)中不僅僅是要加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)性人才的培養(yǎng)和利用，還是要對(duì)人才的信息檔案的人才的基本型控制，因此，加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理的人才信息檔案的培養(yǎng)，例如：整體的企業(yè)發(fā)展中的專長(zhǎng)、教育背景等。
在企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新中，企業(yè)的檔案管理不僅僅是需要調(diào)控整體的技術(shù)性設(shè)施的信息資源管理，針對(duì)檔案管理的信息資源的開(kāi)發(fā)與傳播進(jìn)行綜合性控制，這樣在調(diào)控資源建設(shè)中最大限度的為企業(yè)的發(fā)展提供準(zhǔn)確、超前的資料信息，這樣在調(diào)控檔案信息的服務(wù)體系中進(jìn)行管理與控制，這樣在調(diào)控中從而提升管理層面的控制，提高企業(yè)的現(xiàn)代化的管理水平。
企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息服務(wù)的發(fā)展方向
檔案信息化的建設(shè)服務(wù)是為了在特定的信息化管理中進(jìn)行的檔案信息化控制的服務(wù)措施性建設(shè)，在檔案信息化服務(wù)當(dāng)中，不僅需要調(diào)控企業(yè)發(fā)展的各個(gè)途徑的服務(wù)性建設(shè)，還能為企業(yè)的發(fā)展檔案管理提供系統(tǒng)化的信息管理，這樣提供系統(tǒng)化的信息服務(wù)。檔案的信息化管理不僅僅需要在調(diào)控資源建設(shè)中運(yùn)用信息化的管理渠道，還能充分整合信息資源渠道，調(diào)控信息資源建設(shè)，增強(qiáng)服務(wù)手段，并進(jìn)而開(kāi)拓服務(wù)領(lǐng)域，增強(qiáng)服務(wù)水平，提高整體的服務(wù)質(zhì)量，為技術(shù)創(chuàng)新的服務(wù)體系創(chuàng)造有效地服務(wù)支撐，把握檔案管理的信息化服務(wù)方向。
1檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)服務(wù)。在企業(yè)的文獻(xiàn)管理檔案服務(wù)工作中，檔案的信息化調(diào)控不僅僅是擁有了服務(wù)的信息資源，還可以根據(jù)企業(yè)的整體性建設(shè)進(jìn)行綜合性的調(diào)整，這樣建立有系統(tǒng)、完整的專題的數(shù)據(jù)庫(kù)，在信息資源建設(shè)中設(shè)立一定的平臺(tái)，為用戶提供特色的服務(wù)管理。在檔案管理中將有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行管理，這樣在檔案建設(shè)中不僅僅需要加強(qiáng)對(duì)信息資源的檢索控制，更重要的是企業(yè)的信息提供一個(gè)平臺(tái)，能使非檔案管理的部門也能查詢到檔案信息。
2檔案信息咨詢分析與情報(bào)研究服務(wù)。在檔案信息資源的管理中不僅僅需要科技信息的服務(wù)管理模式，還需要對(duì)企業(yè)的檔案管理建設(shè)進(jìn)行有效的技術(shù)性調(diào)控，這樣在基礎(chǔ)性情報(bào)管理中結(jié)合自身的發(fā)展情況，進(jìn)行不同層次的進(jìn)行研究與開(kāi)發(fā)，對(duì)基礎(chǔ)性的調(diào)控進(jìn)行項(xiàng)目的跟蹤研究、聘雇研究或者發(fā)展研究等，提出相應(yīng)的對(duì)策，參與到企業(yè)管理隊(duì)伍里來(lái)。
3為檔案管理提供培訓(xùn)服務(wù)。在檔案管理信息化建設(shè)中加強(qiáng)檔案的技術(shù)創(chuàng)新能力，作為企業(yè)整體的檔案服務(wù)部門，不僅可以定期的舉行一定的培訓(xùn)工作，還能利用電子定期的為企業(yè)提供一定的信息技術(shù)或者信息理論等方面的培訓(xùn)工作，進(jìn)而提高檔案培訓(xùn)人員的素質(zhì)水平。這樣不僅使其了解檔案信息資源的種類進(jìn)行調(diào)控，還能掌握一定的社會(huì)地位、作用以及影響，這樣利用檔案管理進(jìn)行科學(xué)性的研究，保證資源的合理利用，從而在人才資源的管理上提高創(chuàng)新地位的控制，保證整體的檔案信息化管理工作，為企業(yè)自主創(chuàng)新和實(shí)施品牌的傳略服務(wù)。
4提供人才交流信息。企業(yè)的檔案信息化部門的調(diào)控中加強(qiáng)檔案管理的學(xué)習(xí)，這樣在整體的企業(yè)管理流程中，將自身的建設(shè)融入到信息化調(diào)控中去，這樣使得資源的調(diào)控性建設(shè)能夠有效地運(yùn)作，并把整體的檔案管路信息化進(jìn)行調(diào)控，完善企業(yè)的檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，并積極主動(dòng)的進(jìn)行資源的規(guī)范化建設(shè)，編制出有一定水平的綜合性、專題性的報(bào)告供企業(yè)決策者分析和判斷，提高服務(wù)水平。
進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，由于現(xiàn)代信息化技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，對(duì)于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，詳細(xì)內(nèi)容請(qǐng)看下文淺談科技檔案管理信息化建設(shè)。
檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值型等特點(diǎn)，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點(diǎn)為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡(jiǎn)要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。
科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中，形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項(xiàng)技術(shù)基礎(chǔ)工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會(huì)化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物?？萍紮n案對(duì)于企業(yè)建設(shè)與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進(jìn)入現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)管理中顯示出越來(lái)越明顯的無(wú)可替代的作用，具有相當(dāng)高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。
對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，研發(fā)能力的強(qiáng)弱，是衡量其核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要指標(biāo)，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開(kāi)始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)驗(yàn)，吸取大量的前人失敗教訓(xùn)?？萍紮n案利用價(jià)值是它本身固有的特點(diǎn)，使其變利用價(jià)值為使用價(jià)值，使科學(xué)技術(shù)成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。
當(dāng)今社會(huì)正步入一個(gè)新的技術(shù)革命新時(shí)代，這些高新技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)，應(yīng)用于社會(huì)之中，勢(shì)必帶來(lái)社會(huì)生產(chǎn)力的飛躍，同樣也會(huì)引起社會(huì)生活的深刻變化，尤其是計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息已成為人類生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識(shí)和智慧的利用，科學(xué)信息的交流、利用必將推動(dòng)科技生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，科技檔案信息化管理勢(shì)在必行。
所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，在科技檔案管理中，全面運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。企業(yè)科技檔案信息化一般而言，可以從實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來(lái)說(shuō)，由于原始檔案經(jīng)過(guò)反復(fù)查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。而信息化技術(shù)就彰顯出獨(dú)特的魅力，可以說(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。
2000年12月，國(guó)家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國(guó)家檔案局在中國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國(guó)將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問(wèn)題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開(kāi)始對(duì)此投資建設(shè)。我們認(rèn)為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，對(duì)這個(gè)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進(jìn)而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。近年來(lái)，我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設(shè)方面進(jìn)行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設(shè)也給檔案工作帶來(lái)了極大的方便。
首先我們充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性
1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、形勢(shì)發(fā)展的需求
21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無(wú)疑是十分及時(shí)和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬(wàn)卷檔案資料，數(shù)百萬(wàn)件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來(lái)，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問(wèn)題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重大的損失和無(wú)可挽回的錯(cuò)誤。
3、社會(huì)強(qiáng)烈需求
當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來(lái)回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場(chǎng)所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對(duì)各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對(duì)這一問(wèn)題取得共識(shí)是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開(kāi)放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，輸入文件級(jí)目錄。從1997年開(kāi)始，我們把館藏檔案的文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)。截止2005年5月，已輸入文件級(jí)目錄30萬(wàn)多條、案卷級(jí)目錄1萬(wàn)多條，我們準(zhǔn)備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實(shí)行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實(shí)踐看，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立大大提高了工作效率。如出具無(wú)婚姻記錄證明，我館由于實(shí)行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬(wàn)條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個(gè)工作日。利用者對(duì)我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個(gè)文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開(kāi)，營(yíng)造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來(lái)館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來(lái)源。以前，進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫(kù)的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，各進(jìn)館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺(tái)不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)造成困難。對(duì)此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長(zhǎng)度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級(jí)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對(duì)新達(dá)標(biāo)升級(jí)的單位要求全部安裝，對(duì)已達(dá)到各類標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時(shí)遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時(shí)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。
參考資料
1、國(guó)際檔案理事會(huì)主席王剛同志在《第十四屆國(guó)際檔案大會(huì)開(kāi)幕式上的致詞》，《中國(guó)檔案報(bào)》2000年第547期
一、健全規(guī)章制度，規(guī)范檔案信息化管理
規(guī)范化、制度化是進(jìn)行文化藝術(shù)檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是衡量文化藝術(shù)檔案管理現(xiàn)代化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。文化藝術(shù)檔案信息化法規(guī)、制度是指推動(dòng)文化藝術(shù)檔案信息化發(fā)展、規(guī)范文化藝術(shù)檔案信息建設(shè)的各類法律、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件等。沒(méi)有這些法規(guī)及制度，就有可能在信息化建設(shè)中產(chǎn)生諸多問(wèn)題，如文化藝術(shù)檔案信息版權(quán)問(wèn)題、文化藝術(shù)檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題等，影響到文化藝術(shù)檔案信息化進(jìn)程的實(shí)現(xiàn)。文化藝術(shù)單位在進(jìn)行文化藝術(shù)檔案信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)該按照國(guó)家檔案信息化建設(shè)的規(guī)章，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點(diǎn)來(lái)制定內(nèi)部的管理規(guī)章體系，并在實(shí)踐中不斷加以完善。要根據(jù)不同文化藝術(shù)門類和載體的具體情況，制定和完善文化藝術(shù)檔案信息化建設(shè)的原則、方法、范圍和要求，建立健全文化藝術(shù)檔案數(shù)字化、網(wǎng)站運(yùn)行、數(shù)據(jù)庫(kù)管理等各項(xiàng)規(guī)章制度，真正實(shí)現(xiàn)文化藝術(shù)檔案信息化的規(guī)范化、制度化。
二、建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)
加快建立文化藝術(shù)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，為高效、便捷利用文化藝術(shù)檔案信息資源奠定良好的基礎(chǔ)。在建設(shè)文化藝術(shù)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制定與完善，積極開(kāi)展文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)著錄標(biāo)準(zhǔn)研究，逐步建立統(tǒng)一、規(guī)范的文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)體系，以實(shí)現(xiàn)文化藝術(shù)檔案資源的共享。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，要既符合國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)，又要有利于實(shí)際的操作。應(yīng)對(duì)各立檔單位文件及檔案的內(nèi)容、著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和格式等做出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。要實(shí)現(xiàn)文化藝術(shù)檔案信息化管理，首先要把檔案目錄冊(cè)或目錄電子文件建立成為目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于文化藝術(shù)檔案目錄的檢索和查閱。案卷級(jí)目錄要實(shí)現(xiàn)機(jī)檢，重要全宗檔案要逐步實(shí)現(xiàn)文件級(jí)目錄機(jī)檢。
三、利用先進(jìn)技術(shù)手段，加快傳統(tǒng)檔案數(shù)字化進(jìn)程
所謂傳統(tǒng)文化藝術(shù)檔案的數(shù)字化主要是指紙質(zhì)檔案、圖片檔案、聲像檔案等的數(shù)字化。借助掃描儀、數(shù)碼相像、聲卡等手段，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，也稱原子檔案向比特檔案的轉(zhuǎn)換。其實(shí)質(zhì)是信息形式的轉(zhuǎn)變，是將現(xiàn)實(shí)世界中的記錄于各載體的圖、文、音、像等藝術(shù)檔案信息轉(zhuǎn)化為可在網(wǎng)絡(luò)中存儲(chǔ)、處理和傳遞的數(shù)字化信息。這一過(guò)程就是數(shù)字化。要加強(qiáng)紙質(zhì)文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)，采用文化藝術(shù)檔案管理軟件等現(xiàn)代化手段對(duì)文化藝術(shù)檔案目錄進(jìn)行著錄，對(duì)珍貴文化藝術(shù)檔案進(jìn)行原文加掛或數(shù)字化處理，建設(shè)文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為高效、便捷利用文化藝術(shù)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)文化藝術(shù)檔案信息資源共享提供方便。
四、加強(qiáng)人才建設(shè)，提高檔案信息化管理人員的素質(zhì)
加強(qiáng)文化藝術(shù)檔案信息化建設(shè)，必須加強(qiáng)文化藝術(shù)檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)，盡快提升文化藝術(shù)檔案信息化管理人員的綜合素質(zhì)。文化藝術(shù)檔案信息化管理人才是所有具有信息化專門知識(shí)和專業(yè)技能，能夠以創(chuàng)造性勞動(dòng)為文化藝術(shù)檔案信息化建設(shè)做出貢獻(xiàn)者，具體可分為管理型人才、技術(shù)型人才、技能型人才和研究型人才四種。文化藝術(shù)檔案信息化管理人才是推動(dòng)文化藝術(shù)檔案信息化的動(dòng)力，是文化藝術(shù)檔案信息化建設(shè)的寶貴資源。文化藝術(shù)檔案信息化管理人員應(yīng)該更新觀念，調(diào)整心態(tài)，不斷學(xué)習(xí)并掌握必要的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和技術(shù)，對(duì)紛繁復(fù)雜的網(wǎng)上信息進(jìn)行標(biāo)引、分類和有效管理，使文化藝術(shù)檔案信息能充分發(fā)揮最大的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，以更好地適應(yīng)文化藝術(shù)檔案信息化建設(shè)發(fā)展的需要。
作者：王焱
所謂檔案信息化建設(shè)，顧名思義就是利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將醫(yī)院原來(lái)的對(duì)檔案紙質(zhì)版的管理手段轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒蛿?shù)字化的形式，最終達(dá)到醫(yī)院檔案資源的共享化。加快醫(yī)院檔案信息的數(shù)字化以及自動(dòng)化的管理模式，重點(diǎn)內(nèi)容是加大醫(yī)院檔案信息化管理的所需要的基礎(chǔ)條件，所需要的系統(tǒng)安裝以及信息資源包含的范圍，相關(guān)規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)制定，醫(yī)院檔案信息的人才隊(duì)伍建設(shè)等。總之，檔案信息建設(shè)的核心內(nèi)容是通過(guò)對(duì)醫(yī)院醫(yī)療相關(guān)信息的收集和匯總，建立完整的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)對(duì)醫(yī)院的整體檔案信息資料進(jìn)行一體化管理，使醫(yī)院的每一位員工都可以共享相關(guān)資源。
2現(xiàn)狀分析
2.1醫(yī)院對(duì)電子文件的監(jiān)控較弱
相關(guān)學(xué)者研究表明：在傳統(tǒng)觀念中，在一定程度上醫(yī)院的電子文件主要儲(chǔ)存于軟件內(nèi)，隨著電子產(chǎn)品種類的不斷更新，電子文件的形式也會(huì)跟著儲(chǔ)存載體的變化而發(fā)生相應(yīng)的改變。醫(yī)院內(nèi)部的電子文件最常見(jiàn)的問(wèn)題是發(fā)生在復(fù)制粘貼以及對(duì)其存盤的過(guò)程中。因此，在實(shí)際工作中，如果操作者在操作的過(guò)程中，對(duì)電子文件采取人為的修改，造成電子文件數(shù)據(jù)的失真。另外，由于醫(yī)院對(duì)電子文件的監(jiān)控出現(xiàn)漏洞，當(dāng)操作者將電子文件打印成紙質(zhì)版后進(jìn)行簽名或者蓋章時(shí)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件內(nèi)容的真實(shí)性很難把握。
2.2醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)還沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
目前，關(guān)于醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的種類較為繁多，但是對(duì)于管理系統(tǒng)的軟件國(guó)內(nèi)還沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，由于缺乏規(guī)范化，就會(huì)出現(xiàn)當(dāng)前的各級(jí)醫(yī)院機(jī)構(gòu)往往是片面的依據(jù)自身科室的需求引入或者自行研發(fā)檔案管理系統(tǒng)，雖然這種做法在一定程度上滿足了醫(yī)療機(jī)構(gòu)的基本需要，但是由于系統(tǒng)的片面性，最終導(dǎo)致了檔案信息化管理由于沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)而缺乏客觀的評(píng)價(jià)。與此同時(shí)，有的醫(yī)療機(jī)構(gòu)由于檔案信息管理系統(tǒng)引入時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，導(dǎo)致系統(tǒng)的檢索功能已不能滿足醫(yī)院發(fā)展的基本需求，甚至連最基本的信息查找或者整理都不能完成，對(duì)醫(yī)院相關(guān)信息的再利用的效率也不高。相關(guān)文獻(xiàn)報(bào)道，有的醫(yī)療機(jī)構(gòu)長(zhǎng)期對(duì)檔案信息化建設(shè)重視不夠，對(duì)信息化建設(shè)所需要的硬件以及場(chǎng)所設(shè)備的資金投入不足，管理水平較為落后，檔案信息化的優(yōu)勢(shì)很難真正的發(fā)揮出來(lái)。
2.3對(duì)醫(yī)院檔案信息缺乏科學(xué)的管理
當(dāng)前，各級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息的管理者的出身往往是由醫(yī)院的其他科室和專業(yè)，而通過(guò)檔案信息系統(tǒng)培訓(xùn)過(guò)的人員較少。由于非專業(yè)檔案信息管理者在實(shí)際操作的過(guò)程中缺少嫻熟的計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)操作知識(shí)和技巧，當(dāng)計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)出現(xiàn)故障時(shí)不能及時(shí)的采取有針對(duì)性的措施，就會(huì)導(dǎo)致檔案信息網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行不暢的情況。同時(shí)，管理人員在檔案信息資料進(jìn)行管理的過(guò)程當(dāng)中，由于檔案室的硬件設(shè)備投入不足，軟件建設(shè)跟不上，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)章制度，最終導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息化只是停留在口頭上，而實(shí)際當(dāng)中進(jìn)行的工作較少。
2.4缺乏對(duì)醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的維護(hù)
有學(xué)者指出：在相當(dāng)大的程度上，醫(yī)院檔案的信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)具有復(fù)雜性和不確定性，網(wǎng)絡(luò)整體的兼容性并不強(qiáng)，極易受互聯(lián)網(wǎng)外界環(huán)境的干擾和攻擊。除此之外，目前各級(jí)醫(yī)院機(jī)構(gòu)中的網(wǎng)絡(luò)管理員的專業(yè)技術(shù)水平參差不齊，有個(gè)別網(wǎng)絡(luò)管理人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)和保養(yǎng)缺乏專業(yè)的知識(shí)，當(dāng)外界病毒或黑客對(duì)醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行攻擊時(shí)不能及時(shí)的采取有針對(duì)性的措施，給醫(yī)院的檔案信息安全構(gòu)成很大的威脅。
2.5人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高
由于多種原因,當(dāng)前醫(yī)院許多人的人事檔案質(zhì)量不高,缺乏利用價(jià)值,有的招聘人員的人事檔案材料空洞的和停留于形式的多,細(xì)致的、實(shí)際性的少。同時(shí)能較詳細(xì)的反映個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、工資、政治面貌等一般情況的多,但是真正反映個(gè)人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長(zhǎng)的少;反映過(guò)去情況的多,反映當(dāng)前情況的少。尤其是一些材料定性結(jié)論多,定量描述的少，或者只講優(yōu)點(diǎn),避免缺點(diǎn)，內(nèi)容空乏,個(gè)人總結(jié)和組織意見(jiàn)盡是套話,無(wú)法全面、公正的評(píng)價(jià)和反映一個(gè)人的情況。同時(shí)，在信息化的管理過(guò)程中，由于檔案的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的相對(duì)滯后，再加上信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用軟件的不一致，制約了人事信息管理系統(tǒng)整體水平的發(fā)展，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案信息獲得和更新的相對(duì)滯后，造成人力、物力資源的浪費(fèi)。同時(shí)，由于人事檔案關(guān)系到人員的隱私，均屬于秘密級(jí)的材料，但在信息化管理的過(guò)程中，可能會(huì)由于網(wǎng)絡(luò)的漏洞而造成人事信息資料的泄露。
3對(duì)策
3.1加大對(duì)電子文件的監(jiān)管理力度
各級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的主要領(lǐng)導(dǎo)就加大對(duì)電子文件監(jiān)管的重視程度，避免因人為的改動(dòng)而造成醫(yī)院檔案信息不準(zhǔn)的現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)，作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作做進(jìn)一步的了解，從而提高對(duì)信息化建設(shè)的重視程度。在實(shí)際的操作過(guò)程中，可以參考其他醫(yī)院在建設(shè)檔案信息化過(guò)程中的相成功經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)分析醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對(duì)提高醫(yī)院綜合實(shí)力和提高醫(yī)院運(yùn)作效率的重要作用。隨著信息技術(shù)在不斷發(fā)展，對(duì)電子文件的規(guī)范化管理也顯得尤為重要，因此，在醫(yī)院整體推進(jìn)檔案信息化的過(guò)程中，應(yīng)制定嚴(yán)格的電子文件管理規(guī)定，確保電子文件在可管可控的狀態(tài)下運(yùn)行，防止人為對(duì)數(shù)據(jù)資料的修改，造成數(shù)據(jù)失真的嚴(yán)重后果。
3.2制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度
在醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中，要想達(dá)到對(duì)有限的信息資源共享的目的，必須標(biāo)準(zhǔn)化的管理制定作為信息化運(yùn)行的前提條件，通過(guò)科學(xué)合理可行的管理制度，確保檔案信息建設(shè)能夠又好又快的發(fā)展。例如，醫(yī)院的檔案管理部門應(yīng)對(duì)醫(yī)院的所有電子文件負(fù)總責(zé)，其他各臨床科室和功能科室應(yīng)互相協(xié)助與支持檔案管理部門的工作。通過(guò)檔案辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的建立，在制度設(shè)定時(shí)，可以考慮各個(gè)科室在向檔案管理部門遞交電子文件資料時(shí)，可能通過(guò)自動(dòng)化管理系統(tǒng)和規(guī)章制度，從而確保對(duì)電子文件的處理能按照標(biāo)準(zhǔn)化的流程進(jìn)行。同時(shí)，還應(yīng)制定相關(guān)的操作技術(shù)規(guī)范。對(duì)管理軟件的選擇，可以使用兼容性以及應(yīng)用性相對(duì)都比較好的軟件，而且還應(yīng)對(duì)軟件的相關(guān)技術(shù)參數(shù)以及標(biāo)準(zhǔn)做進(jìn)一步的規(guī)范。
3.3提高醫(yī)院檔案管理者的綜合素質(zhì)
由于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對(duì)提高醫(yī)院的綜合實(shí)力方面發(fā)揮的作用日益變大，系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境也越來(lái)越復(fù)雜，這就對(duì)檔案信息資料的管理人員的綜合素質(zhì)有了更高的要求。因此，各級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)該適應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)，積極加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理人才的培養(yǎng)力度。通過(guò)定期以及不定期的方式，對(duì)醫(yī)院的相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)的專業(yè)化的培訓(xùn)，使檔案信息系統(tǒng)的相關(guān)人員對(duì)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的部門分工、職責(zé)分工進(jìn)一步的明確等。而且還應(yīng)該加大管理管對(duì)醫(yī)院各部門的業(yè)務(wù)活動(dòng)做進(jìn)一步的掌握，在檔案管理的工作中才能根據(jù)各個(gè)科室的實(shí)際情況提供有針對(duì)性的檔案服務(wù)。
3.4加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的維護(hù)
為了防止檔案信息網(wǎng)絡(luò)被病毒或黑客攻擊而造成重要資料的泄漏，醫(yī)院應(yīng)按照各類資料的類型及其保密級(jí)來(lái)對(duì)其進(jìn)行安全層次分類，在分類過(guò)程中可以參照資料的密級(jí)、來(lái)源以及資料的價(jià)值等方面綜合考慮，通過(guò)文件資料的層次分類，最后再根據(jù)文件層次分類的不同對(duì)用戶設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。與此同時(shí)，檔案信息管理人員還應(yīng)對(duì)醫(yī)院的敏感信息進(jìn)行時(shí)時(shí)的監(jiān)控，定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的安全性進(jìn)行仔細(xì)的檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)有安全隱患時(shí)要及時(shí)采取有針對(duì)性的防控措施。同時(shí)，要想確保檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全，管理者還應(yīng)該通過(guò)一些物理隔離的方式來(lái)為其提供支持，在登陸系統(tǒng)時(shí)可以通過(guò)防火墻、身份認(rèn)證以及加密的方式來(lái)進(jìn)行。另外，通過(guò)采取限制內(nèi)部區(qū)域網(wǎng)用戶同外部互聯(lián)網(wǎng)連接的危險(xiǎn)點(diǎn)以及危險(xiǎn)服務(wù)，從而有效提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全性和可靠性。
3.5加快醫(yī)院的人事和文書管理的信息化建設(shè)
2000年12月，國(guó)家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國(guó)家檔案局在中國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國(guó)將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問(wèn)題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開(kāi)始對(duì)此投資建設(shè)。我們認(rèn)為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，對(duì)這個(gè)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進(jìn)而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。近年來(lái)，我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設(shè)方面進(jìn)行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設(shè)也給檔案工作帶來(lái)了極大的方便。
首先我們充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性
1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、形勢(shì)發(fā)展的需求
21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無(wú)疑是十分及時(shí)和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬(wàn)卷檔案資料，數(shù)百萬(wàn)件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來(lái)，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問(wèn)題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重大的損失和無(wú)可挽回的錯(cuò)誤。
3、社會(huì)強(qiáng)烈需求
當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來(lái)回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場(chǎng)所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對(duì)各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者
二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對(duì)這一問(wèn)題取得共識(shí)是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開(kāi)放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，輸入文件級(jí)目錄。從1997年開(kāi)始，我們把館藏檔案的文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)。截止2005年5月，已輸入文件級(jí)目錄30萬(wàn)多條、案卷級(jí)目錄1萬(wàn)多條，我們準(zhǔn)備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實(shí)行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實(shí)踐看，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立大大提高了工作效率。如出具無(wú)婚姻記錄證明，我館由于實(shí)行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬(wàn)條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個(gè)工作日。利用者對(duì)我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個(gè)文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開(kāi)，營(yíng)造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來(lái)館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來(lái)源。以前，進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫(kù)的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，各進(jìn)館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺(tái)不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)造成困難。對(duì)此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長(zhǎng)度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級(jí)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對(duì)新達(dá)標(biāo)升級(jí)的單位要求全部安裝，對(duì)已達(dá)到各類標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時(shí)遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時(shí)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。
參考資料
1、國(guó)際檔案理事會(huì)主席王剛同志在《第十四屆國(guó)際檔案大會(huì)開(kāi)幕式上的致詞》，《中國(guó)檔案報(bào)》2000年第547期
1信息化的背景下勞動(dòng)能力鑒定檔案建立的現(xiàn)狀
1.1數(shù)據(jù)共享的要求在信息化的時(shí)代，人們要求隨時(shí)隨地能夠調(diào)閱自己需要的勞動(dòng)能力鑒定檔案信息。比如相關(guān)部門的人員要能夠使用PC端口立即調(diào)閱需要的勞動(dòng)能力鑒定檔案信息；個(gè)體可以使用移動(dòng)設(shè)備調(diào)閱自己需要的勞動(dòng)能力檔案信息。
1.2隱私保密的要求由于勞動(dòng)能力鑒定檔案中記載有很多個(gè)人信息，這些個(gè)人信息涉及到個(gè)體的隱私，如果一旦信息資料被非法公開(kāi)，會(huì)涉及到很多法律問(wèn)題，所以在做好勞動(dòng)能力鑒定檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，需要做好保密工作，它要求被賦予不同權(quán)限的人能看到不同的勞動(dòng)能力鑒定信息，個(gè)體本身只能自由調(diào)閱自己的檔案信息。
2信息化的背景下優(yōu)化勞動(dòng)能力鑒定檔案管理的對(duì)策
2.1多種檔案的并存雖然信息化的背景下，勞動(dòng)能力鑒定檔案的數(shù)據(jù)化會(huì)成為未來(lái)的趨勢(shì)，然而數(shù)據(jù)化的檔案本身具有易復(fù)制性、易修改性，如果勞動(dòng)能力鑒定檔案被非法修改，將會(huì)引發(fā)很多社會(huì)問(wèn)題和經(jīng)濟(jì)問(wèn)題。為此，相關(guān)的部門要建立實(shí)體檔案和電子檔案這兩種檔案。電子檔案可便于相關(guān)部門的人員或個(gè)體調(diào)閱，而實(shí)體檔案則要作為檔案留底。如果電子檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)問(wèn)題，可查閱實(shí)體檔案進(jìn)行核對(duì)。使用這種方法既能提高數(shù)據(jù)資料的真實(shí)性，同時(shí)又能有效的利用電子檔案的便利性。勞動(dòng)能力鑒定檔案部門的管理人員做信息化的勞動(dòng)能力鑒定檔案建設(shè)的時(shí)候，要嚴(yán)格核對(duì)數(shù)據(jù)信息，使電子檔案與實(shí)體檔案一致，平時(shí)要做好電子檔案的備份工作，以便出現(xiàn)意外事故時(shí)，能即時(shí)恢復(fù)電子檔案數(shù)據(jù)信息。
2.2作好科學(xué)的分類要做好科學(xué)的分類，需要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。相關(guān)部門要統(tǒng)一勞動(dòng)能力鑒定檔案的規(guī)格，使各個(gè)部門都能從檔案中找到自己需要的數(shù)據(jù)信息；樓案材料的內(nèi)容、照片、及其它的信息要合乎規(guī)格，使每個(gè)部門能夠有效的調(diào)閱自己需要的數(shù)據(jù)信息；檔案的索引需要合乎規(guī)格，方便人們能用統(tǒng)一的方法調(diào)閱自己需要的檔案材料。在做電子檔案分類的時(shí)候，電子檔案要以統(tǒng)一的、合乎規(guī)格的方式分卷、編目、排序，使人們能夠迅速、準(zhǔn)確的搜索數(shù)據(jù)庫(kù)信息。
2.3加快網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)在信息化的背景下要做好勞動(dòng)能力鑒定檔案的管理，就需要加快網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。它包括相關(guān)的部門要投入足夠的資金建立一個(gè)大型的物連網(wǎng)，使網(wǎng)絡(luò)不僅要能夠滿足數(shù)據(jù)信息共享的需求，還要能滿足移動(dòng)設(shè)備調(diào)閱管理的需求；相關(guān)部門要建立勞動(dòng)能力鑒定的相關(guān)網(wǎng)站，使個(gè)體能夠從網(wǎng)站上了解與勞動(dòng)能力鑒定相關(guān)的政策、服務(wù)方法等；還要興建勞動(dòng)能力鑒定檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，該數(shù)據(jù)庫(kù)要能有效的管理勞動(dòng)能力鑒定檔案，使檔案能滿足人們調(diào)閱、檢索的需求。
2.4確保數(shù)據(jù)的安全為了保證電子化的勞動(dòng)能力鑒定檔案信息的安全，相關(guān)部門要做好以下幾個(gè)方面的工作：規(guī)范檔案管理的制度，使每一個(gè)工作流程都能確保數(shù)據(jù)的安全性，比如檔案管理人員要通過(guò)一套標(biāo)準(zhǔn)的工作流程管理電子檔案，以免因?yàn)椴徽?guī)的操作造成電子檔案的缺失、丟失等；給予電子化檔案管理一個(gè)安全的環(huán)境，相關(guān)部門要建立一個(gè)安全的工作平臺(tái)，使文件檔案調(diào)用、傳輸、接收的過(guò)程中能夠被安全的操作；建立分級(jí)的調(diào)閱制度，使檔案共享既能滿足人們的調(diào)閱需求，又使個(gè)體不能調(diào)閱超出自己調(diào)閱權(quán)限范圍的檔案。
3總結(jié)
在信息化的背景下，人們對(duì)勞動(dòng)能力鑒定檔案管理提出更高的需求，尤其是人們需要?jiǎng)趧?dòng)能力鑒定檔案信息化建設(shè)能加快速度進(jìn)行，針對(duì)人們的需求，提出有效的對(duì)策能夠加快勞動(dòng)能力鑒定檔案信息化建設(shè)的進(jìn)行。
作者：柳青單位：吉林省四平市勞動(dòng)能力鑒定中心
電力企業(yè)建設(shè)工程中的檔案管理首先要做到職責(zé)明確，做到責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。電力項(xiàng)目涉及工程量龐大，更牽涉到各種各樣的施工單位，所以在工程總承包項(xiàng)目簽訂開(kāi)始，就應(yīng)該明確各方各自牽涉到的相關(guān)文檔文件和電子文件。先把責(zé)任落實(shí)到相關(guān)單位，再?gòu)南嚓P(guān)單位落實(shí)到具體科室，最后把責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人的身上，并持續(xù)追蹤檢驗(yàn)。進(jìn)行檔案管理，一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的流程是十分必要的。一套科學(xué)、可操作性強(qiáng)、合理、適用的檔案管理辦法會(huì)減輕企業(yè)檔案管理的難度，增強(qiáng)檔案查閱、修改等工作的方便性。要對(duì)組織領(lǐng)導(dǎo)、職責(zé)分工、獎(jiǎng)懲機(jī)制、崗位培訓(xùn)等等方面做出系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的體制建立。對(duì)文件的形成、收集、整理、分類、歸檔以及竣工后文件的編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求。
2對(duì)于檔案管理工作的具體工作及要求
多媒體工具的運(yùn)用和標(biāo)準(zhǔn)化工作流程的的制定，提高了電力企業(yè)檔案管理的效率，簡(jiǎn)化了檔案查閱的復(fù)雜程度，但對(duì)于如何運(yùn)用這些工具提出了一些具體要求，對(duì)此我們需要在日常工作中對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。
2.1建立學(xué)習(xí)考核制度
有效提高檔案管理的準(zhǔn)確性、全面性、真實(shí)性和完整性，要求檔案管理人員具備基礎(chǔ)的電力工程建設(shè)知識(shí)，對(duì)多媒體工具的熟練運(yùn)用以及標(biāo)準(zhǔn)化流程、步驟的熟練掌握，這離不開(kāi)系統(tǒng)的培訓(xùn)與考核機(jī)制。首先，應(yīng)制定檔案室職員的學(xué)習(xí)規(guī)劃，請(qǐng)專業(yè)的教師團(tuán)體對(duì)檔案員工進(jìn)行培訓(xùn)，或科室內(nèi)部培訓(xùn)。給科室員工制定詳細(xì)的課程表、授課時(shí)間、及所學(xué)內(nèi)容的規(guī)劃，做到每一位職員都有學(xué)習(xí)新知識(shí)的機(jī)會(huì)與時(shí)間。其次，加強(qiáng)員工的考核機(jī)制。制定了職員的學(xué)習(xí)規(guī)劃不代表職員能真正熟練掌握，因此需要我們建立考核機(jī)制，進(jìn)一步激勵(lì)職員學(xué)習(xí)的積極性。日常工作中做一些檔案整理的實(shí)際操作練習(xí)，定期對(duì)員工進(jìn)行考核，并記錄到員工績(jī)效。對(duì)于學(xué)不會(huì)和不肯學(xué)，以及積極性不高學(xué)不好的員工進(jìn)行有效處理。對(duì)檔案室的管理人員也提出新的要求，如何提高員工積極性，建立什么樣的機(jī)制，怎么處理學(xué)不會(huì)、學(xué)不好、不肯學(xué)的員工都需要管理人員進(jìn)一步探索。
2.2提高電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理的意識(shí)
檔案管理對(duì)于電力設(shè)施的運(yùn)行，改建，設(shè)備升級(jí)，企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)效益有著至關(guān)重要的作用，這一思想必須深入到每個(gè)員工的頭腦。對(duì)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益來(lái)說(shuō)，如何控制成本、減少開(kāi)支、如何保障自身權(quán)益、做到賬目透明、如何記錄企業(yè)真實(shí)的精神面貌、工作作風(fēng)等，電力建設(shè)工程檔案提供了有效憑據(jù)。從電力設(shè)施的運(yùn)行、改建、擴(kuò)建等方面來(lái)說(shuō)，電力建設(shè)工程檔案提供了有效依據(jù)。只有從根本上認(rèn)識(shí)了這一點(diǎn)，電力工程企業(yè)才會(huì)真正把電力工程的檔案管理做好。電力工程的檔案管理不是一個(gè)檔案管理室就能做好的，需要各個(gè)部門的配合與支持，需要電力企業(yè)的負(fù)責(zé)人有效重視。必須在全企業(yè)樹(shù)立這一思想，把這一思想深入到每個(gè)員工的心中。提高認(rèn)識(shí)，還需要我們建立遍及全公司的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。加強(qiáng)各施工單位、各合同方的深入、有效溝通，統(tǒng)一各單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，步驟，要深入到每一個(gè)施工單位，每一個(gè)設(shè)備廠商，每一個(gè)材料供應(yīng)商。在電力建設(shè)工程開(kāi)始，就要統(tǒng)籌各方，建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，細(xì)化責(zé)任到個(gè)人，定期核定審查各部分的檔案管理進(jìn)度，做到有效管理。對(duì)于不配合電力工程檔案管理的部門，不配合電力工程檔案管理程序的個(gè)人，做出有效處理，整頓。以推動(dòng)電力工程檔案的透明化和標(biāo)準(zhǔn)化。
2.3如何應(yīng)對(duì)電力施工過(guò)程中的不同步
在電力工程進(jìn)行中，各施工單位的工作進(jìn)度，難易程度都各不相同，加之建設(shè)工期較長(zhǎng)，施工單位眾多，工期不能統(tǒng)一，無(wú)形之中給檔案的收集管理工作增加了很多負(fù)擔(dān)。面對(duì)這一情況，需要我們時(shí)時(shí)做好檔案的收集、審定、整理、驗(yàn)收的相關(guān)工作，細(xì)化到每一工程，做到一工程一驗(yàn)收。時(shí)刻追蹤各項(xiàng)工程的進(jìn)展情況，檔案的收集整理驗(yàn)收要與工程進(jìn)度保持一致。從工程開(kāi)始的建檔，到工程進(jìn)行中的檔案整編驗(yàn)收，再到每項(xiàng)工程竣工時(shí)的審定整理，再到全部完工時(shí)的檔案匯總整理與驗(yàn)收歸類，這四個(gè)過(guò)程缺一不可，必須做到實(shí)時(shí)追蹤、實(shí)時(shí)管理、把檔案管理從以前的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，貫徹到整個(gè)電力工程施工項(xiàng)目的始終。
3結(jié)語(yǔ)
檔案工作是基層單位的重要組成部分,是單位基本面貌和工程發(fā)展全過(guò)程的綜合反映,確保檔案的安全管理,提高檔案工作的質(zhì)量和效率是非常必要的。檔案管理工作中普遍存在的問(wèn)題是工作量大、操作繁瑣、易出錯(cuò)等,缺乏采用信息化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代科技手段。這些傳統(tǒng)的基層檔案載體都是以紙質(zhì)為主,不僅成本高,對(duì)于檔案的維護(hù)與查閱也非常的不方便。紙質(zhì)的檔案容易受潮、受到蟲(chóng)蝕及火災(zāi)等災(zāi)害的威脅,每年所投入的保管經(jīng)費(fèi)較高,而且文檔沒(méi)有備份,容易造成文檔損失。同時(shí),紙質(zhì)文檔經(jīng)常反復(fù)的查閱會(huì)讓原件受損或遺失,從而在檔案管理工作帶來(lái)一定困難。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用,越來(lái)越多的基層單位開(kāi)始使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng),檔案信息化應(yīng)運(yùn)而生。檔案管理信息化是通過(guò)將原來(lái)的以檔案保管為重點(diǎn)的模式轉(zhuǎn)為以檔案信息化形式來(lái)為社會(huì)服務(wù)。通過(guò)對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行整理、分類,并進(jìn)而分析與提取來(lái)提高檔案管理的質(zhì)量與效率。信息化檔案多種多樣,其以辦公軟件為載體,同時(shí)又以錄像、錄音、多媒體、網(wǎng)絡(luò)等各種形式來(lái)呈現(xiàn),電子檔案更加容易保存于修改,便利查詢,可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞,與傳統(tǒng)檔案管理相比,不僅提高了檔案的利用效率,也同時(shí)降低了檔案的管理成本。檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性也是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一,在推進(jìn)數(shù)字化、信息化檔案建設(shè)的同時(shí)必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理,這樣才能使檔案管理工作水平得到整體提高。
2基層單位檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題
2.1對(duì)檔案信息化建設(shè)不重視
在當(dāng)今信息社會(huì),經(jīng)濟(jì)建設(shè)各項(xiàng)工作都離不開(kāi)信息化手段的有效推進(jìn),信息化不僅是基層單位檔案管理工作的發(fā)展方向,更是提升檔案管理工作水平的一種有效手段。但是從目前看來(lái),許多基層單位檔案管理部門的計(jì)算機(jī)水平比較落后,軟硬件設(shè)備都需要更新,與現(xiàn)代化發(fā)展不協(xié)調(diào),這主要是因?yàn)閱挝粚?duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足,對(duì)于基層檔案工作仍然只注重保管而忽視利用。有些檔案管理員由于長(zhǎng)期使用傳統(tǒng)的手工管理模式,對(duì)于手工管理雖然比較熟練,但是卻自以為是,認(rèn)為熟練了就不需要進(jìn)步,不愿意推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)。同時(shí),由于其思想保守、文化素質(zhì)不高也難以適應(yīng)單位信息化發(fā)展的需要,更多的是安于現(xiàn)狀,對(duì)信息化知識(shí)與管理知識(shí)的認(rèn)知甚少,不思進(jìn)取的現(xiàn)象十分普遍,整體業(yè)務(wù)素質(zhì)很低,這些都在一定程度上阻礙了單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)。
2.2檔案信息化專業(yè)人員匱乏
大多數(shù)基層單位的檔案管理人員都是半路出家,很少有機(jī)會(huì)參加專門的檔案管理、信息技術(shù)培訓(xùn)和在職學(xué)習(xí),對(duì)于檔案管理工作并不熟悉,加上很多檔案管理員都是由于身體或者年齡原因從其他部門調(diào)來(lái)的,所以年齡結(jié)構(gòu)也趨于老齡化,缺乏工作熱情。而檔案信息系統(tǒng)是多種學(xué)科知識(shí)的集結(jié),需要運(yùn)用多種知識(shí)與專業(yè)配合,是通過(guò)多部門的相互協(xié)作和多環(huán)節(jié)配套所構(gòu)成的系統(tǒng)工程,這就需要高素質(zhì)的檔案從業(yè)人員來(lái)進(jìn)行協(xié)調(diào)和運(yùn)作。然而,縱觀基層單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)都偏低,具備信息化、檔案專業(yè)知識(shí)的人員寥寥無(wú)幾,很多都是沒(méi)有檔案技術(shù)理論功底,科班出生的檔案管理人員幾乎沒(méi)有,檔案信息化專業(yè)人員匱乏,當(dāng)前在職的檔案管理人員結(jié)構(gòu)老化,思維調(diào)整較慢,從而對(duì)檔案信息化的開(kāi)發(fā)力度有深度有很大的影響。
2.3檔案信息化建設(shè)投入不足
我國(guó)基層單位普遍的存在著檔案信息化投入不足,硬件建設(shè)滯后等問(wèn)題,從而制約了檔案管理工作的發(fā)展?；鶎訂挝粚?duì)檔案管理工作不重視,認(rèn)為檔案管理就是文檔材料的保管,并給檔案利用者提供查詢即可,認(rèn)為檔案工作非常簡(jiǎn)單。同時(shí),許多單位認(rèn)為沒(méi)有必要單獨(dú)設(shè)立一個(gè)專門的檔案管理部門,檔案管理工作可有可無(wú),檔案信息化建設(shè)投入不足,認(rèn)為單位經(jīng)費(fèi)沒(méi)有必要投入到檔案管理工作,只要確保單位主要工作順利進(jìn)行就行,因而沒(méi)有為開(kāi)展檔案管理工作編制預(yù)算經(jīng)費(fèi),更別說(shuō)實(shí)行統(tǒng)一規(guī)范的單位檔案管理應(yīng)用軟件,從而造成了檔案管理部門連最為基本的保管與管理都不具備,檔案信息化工作無(wú)法開(kāi)展。
3如何加強(qiáng)基層單位檔案信息化建設(shè)
3.1加強(qiáng)對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的重視度
重視檔案管理信息化建設(shè),通過(guò)各種渠道擴(kuò)展檔案管理重要性宣傳教育,讓單位充分認(rèn)識(shí)到檔案是當(dāng)今社會(huì)及未來(lái)發(fā)展的重點(diǎn),是單位發(fā)展的重要組成部分,尤其是單位領(lǐng)導(dǎo),更要提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度,必須要將數(shù)字化檔案建設(shè)工作作為單位長(zhǎng)期目標(biāo)規(guī)劃的重點(diǎn)之一,并給予全面支持。同時(shí),檔案管理者應(yīng)樹(shù)立檔案信息觀,革新觀念,自覺(jué)提高專業(yè)素養(yǎng)與技能,充分汲取與補(bǔ)充檔案信息化建設(shè)知識(shí),逐步改變守舊觀念,從傳統(tǒng)的檔案保管人員變?yōu)闄n案信息資源管理者與傳播者,積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性,求實(shí)探索,適應(yīng)檔案信息化管理模式,深刻理解檔案,充分反應(yīng)檔案的價(jià)值,并擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用,不僅做檔案的收集者和管理者,更要充當(dāng)檔案信息建設(shè)的開(kāi)發(fā)者,從而將檔案轉(zhuǎn)化為單位可利用的信息。
3.2加大檔案信息化建設(shè)的投入
基層單位檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)范規(guī)定,結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)與單位工作實(shí)際來(lái)制定,逐步完善軟硬件投入,單位每年可以拿出一定經(jīng)費(fèi)來(lái)更新檔案信息化軟硬件,并設(shè)有一名專職檔案員來(lái)全權(quán)負(fù)責(zé)檔案管理工作。同時(shí),還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā),可以購(gòu)買市場(chǎng)占有率高的檔案系統(tǒng)。為了更好的適應(yīng)實(shí)際工作的需要,檔案系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合單位實(shí)際來(lái)調(diào)整參數(shù),減少單位各部門獨(dú)立開(kāi)展不必要的人、物、財(cái)支出。單位也可根據(jù)需要自主研發(fā),采用現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)信息與相關(guān)單位檔案數(shù)據(jù)的鏈接處理,從而可以改變傳統(tǒng)的檔案管理方式,實(shí)現(xiàn)了檢索速度快、查詢便捷、可靠性高、存儲(chǔ)容量大、成本低等優(yōu)勢(shì)。
3.3加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)技術(shù)管理
3.3.1電子檔案信息化管理
在單位發(fā)展各個(gè)階段都會(huì)形成的大量電子文件,電子文件的產(chǎn)生和應(yīng)用,使得基層單位檔案快速向數(shù)字化方面發(fā)展,為檔案信息化管理注入了新的活力。電子文件是通過(guò)復(fù)雜的編碼和解碼過(guò)程才得以利用,其不同于傳統(tǒng)的檔案文件,通過(guò)權(quán)限設(shè)置,利用者只要獲得權(quán)限,或在自己的權(quán)限范圍內(nèi)允許利用,就可以隨時(shí)調(diào)出自己所需的檔案信息,并可復(fù)制和存儲(chǔ),可以說(shuō),電子文件是適應(yīng)現(xiàn)代管理制度的全新的管理形式,因此,必須加強(qiáng)規(guī)范電子文件,檔案管理部門要嚴(yán)格歸檔電子文件,可以通過(guò)圖文掃描、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)及光盤等形式將電子文件信息制定部門要求統(tǒng)一集中管理,并存儲(chǔ)于檔案部門存儲(chǔ)介質(zhì)中,檔案管理部門進(jìn)行分類、整理與編目,形成電子檔案,提高檔案信息的實(shí)效性和檢索的便捷性。為了確保檔案的完整與安全,檔案利用者必須通過(guò)檔案部門進(jìn)行用戶確認(rèn)才能調(diào)閱檔案。
3.3.2檔案信息化安全管理
檔案信息化建設(shè)除了要確保歸檔文件真實(shí)、完整、有效,同時(shí)還應(yīng)保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全。對(duì)此,必須要提高檔案信息化安全防范,加強(qiáng)系統(tǒng)管理維護(hù),可以實(shí)行身份認(rèn)證來(lái)保護(hù)檔案安全。在使用中,給用戶分別授權(quán),讓用戶在授權(quán)范圍內(nèi)操作。此外,為了確保檔案數(shù)據(jù)安全,檔案系統(tǒng)應(yīng)實(shí)行專人專機(jī)專用,對(duì)電子檔案的保護(hù)要注意防毒,安裝防火墻與殺毒軟件,并做好電子檔案?jìng)浞?對(duì)重要電子檔案的信息內(nèi)容進(jìn)行加密處理,以提高電子檔案的可靠性,推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè),從而為在單位各部門之間實(shí)現(xiàn)資源共享奠定數(shù)字信息基礎(chǔ)。
4結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞:公路工程;項(xiàng)目建設(shè);檔案管理
在公路工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，無(wú)論工程前期規(guī)劃立項(xiàng)還是后期項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中都會(huì)產(chǎn)生大量文本、記錄等重要的資料，這些資料包括工程各階段的建設(shè)依據(jù)、建設(shè)過(guò)程中的質(zhì)量安全與資金支付等重要憑證，它是體現(xiàn)工程建設(shè)合法性以及工程質(zhì)量狀況最原始也是最重要的依據(jù)。然而現(xiàn)階段，我們?cè)诠こ探ㄔO(shè)領(lǐng)域中，還較為普遍的存在著“重建設(shè)、輕檔案”的現(xiàn)象，在檔案建立管理中依舊存在許多問(wèn)題，例如缺乏統(tǒng)一的檔案管理模式、缺少高水平的檔案管理人員、檔案管理督促不到位等等。這些現(xiàn)象使得在公路工程建設(shè)中，優(yōu)秀的項(xiàng)目建設(shè)管理經(jīng)驗(yàn)未能得到很好的推廣和利用。因此，如何做好工程檔案管理，積極推廣優(yōu)秀的公路工程建設(shè)檔案管理，對(duì)推進(jìn)公路工程建設(shè)的管理水平和質(zhì)量提高都具有一定現(xiàn)實(shí)意義的。
1加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)
檔案管理制度的建設(shè)是公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的基礎(chǔ)與前提，只有完善了檔案管理的相關(guān)制度，才能促進(jìn)檔案管理工作的實(shí)施，提高公路工程項(xiàng)目中檔案管理的效率。根據(jù)公路工程建設(shè)的相關(guān)規(guī)定，檔案管理制度的建立要從以下3個(gè)方面開(kāi)展。
2要提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)
檔案管理工作量大，內(nèi)容煩雜，持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，需要有專業(yè)的管理人員長(zhǎng)期且固定的進(jìn)行系統(tǒng)管理，才能保證檔案工作質(zhì)量。并且此項(xiàng)工作相對(duì)枯燥，不太容易出成果，只有長(zhǎng)期堅(jiān)持才能獲得良好的回報(bào)。而且由于檔案工作的寬泛性，所有參建部門都要涉及，只有各部門相互配合，才能形成完整的工程建設(shè)檔案。因此，我們首先要提高對(duì)檔案這項(xiàng)工作的復(fù)雜性和重要性的認(rèn)識(shí)，只有了解了其負(fù)責(zé)程度和工作的重要性，才能重視此項(xiàng)工作。在實(shí)際工作中，建議成立多部門聯(lián)合管理機(jī)構(gòu)或小組，分工協(xié)作，共同促進(jìn)此項(xiàng)工作。我們?cè)诮ㄔO(shè)杭長(zhǎng)高速公路杭州段期間，檔案具體工作雖然由辦公室負(fù)責(zé)，但成立了由指揮部分管領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，成員包括辦公室、總師辦、工程處、前期辦、安保處等各部門負(fù)責(zé)人。明確各部門涉及的資料由部門負(fù)責(zé)人及時(shí)收集，然后由我統(tǒng)一整理歸檔，效果良好，具體組織分工見(jiàn)圖1。圖1檔案工作組織分工3建立檔案員崗位責(zé)任制度在公路工程建設(shè)中，檔案資料相關(guān)要求政府管理部門已經(jīng)明文要求，但如何落實(shí)依靠檔案管理人員。檔案管理人員是檔案管理工作中的主體，它們的工作行為決定了檔案管理工作的質(zhì)量，因此要針對(duì)檔案管理人員建立合理的崗位責(zé)任制度。通過(guò)這一制度，對(duì)檔案管理中的每一個(gè)環(huán)節(jié)包括檔案的收集、整理、立檔、管理等進(jìn)行有效規(guī)范。以制度約束管理行為，將有力提升檔案員的責(zé)任感。
3完善檔案管理的監(jiān)督制度
在公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中，要把握好前期的檔案管理工作，只有一開(kāi)始建立起了完整、有序、良好的檔案管理體系，才能保證后期的檔案管理工作有序、合理的進(jìn)行。在公路工程建設(shè)項(xiàng)目前期工程的檔案管理工作中要通過(guò)以下兩部分進(jìn)行。(1)分類納入資料分類納入資料是公路工程建設(shè)過(guò)程中重要的檔案管理方式，總體來(lái)說(shuō)各類資料主要分為3大類:其一是工程建設(shè)程序類，以工程預(yù)可、工可、施工圖設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等類別;其二是建設(shè)管理類，是建設(shè)過(guò)程中各參建單位根據(jù)檔案管理要求整理歸檔的資料，主要是現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生的各類施工及監(jiān)理的第一手資料，包括項(xiàng)目中每一個(gè)標(biāo)段根據(jù)單位、分部及分項(xiàng)工程劃分規(guī)定，收集整理的全套資料;其三是其他管理類資料，包括各類檢查、驗(yàn)收、交竣工等。在上述分類資料中，第二類是最多也是最復(fù)雜的。根據(jù)現(xiàn)行《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》，一般項(xiàng)目的單位工程的劃分分為路基工程、路面工程、橋梁工程、互通工程、隧道工程、環(huán)保工程、交通安全設(shè)施、機(jī)電工程、房屋建筑工程等。以斜拉橋和懸索橋?yàn)橹黧w的建設(shè)項(xiàng)目單位工程按塔及輔助、過(guò)渡墩;錨碇;上部構(gòu)造制作與防護(hù)(鋼結(jié)構(gòu));上部構(gòu)造澆注與安裝;引橋;引道;互通立交;交通安全設(shè)施等。所有的單位工程又分為若干分部工程及分項(xiàng)工程?，F(xiàn)將土建工程分部分項(xiàng)工程劃分列舉如表1。在檔案資料收集時(shí)，要將上述每一個(gè)分項(xiàng)工程所涉及的資料收集整理后按類歸檔。分項(xiàng)工程是資料的基本單元，在施工資料中每一項(xiàng)可能有大量的同項(xiàng)內(nèi)容。比如橋梁樁基，每一根樁為一個(gè)分項(xiàng)，但一個(gè)標(biāo)段中可能有幾百根樁，需要逐樁收集歸檔，因此檔案數(shù)量較多，見(jiàn)表2。(2)文件同步歸檔在工程項(xiàng)目開(kāi)始之前，項(xiàng)目管理人員要將文件材料進(jìn)行合理的歸檔，將項(xiàng)目前期每個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的資料及時(shí)歸檔。前期資料往往是工程建設(shè)的依據(jù)，及時(shí)歸檔將為建設(shè)過(guò)程中各級(jí)部門的相關(guān)檢查及時(shí)提供材料。同時(shí)，在建設(shè)期間也要做到及時(shí)收集、及時(shí)歸檔，這是保證資料完整性的好辦法。
4定期督查，嚴(yán)格驗(yàn)收檔案
4.1分階段定期檢查
公路工程項(xiàng)目是一項(xiàng)浩大、長(zhǎng)期性、復(fù)雜的工程，其中包含了諸多的資料信息，公路工程項(xiàng)目的性質(zhì)決定了公路項(xiàng)目工程的檔案管理也是一項(xiàng)較為浩大的工作，因此，在加強(qiáng)檔案管理的督查過(guò)程中，要根據(jù)工期及實(shí)際情況進(jìn)行分階段定期的檢查方式，在一定周期內(nèi)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)資料收納、整理、編研的檢查，保證資料的全面性和準(zhǔn)確性。
4.2檢查方法多元化
工程建設(shè)過(guò)程中，往往工程負(fù)責(zé)人將關(guān)注點(diǎn)集中在工程項(xiàng)目實(shí)施的工地中，忽略了對(duì)后期資料整理的工作，在需要資料時(shí)往往出現(xiàn)資料不全、資料不準(zhǔn)確、資料找不到等現(xiàn)象，因此，在對(duì)檔案管理進(jìn)行定期檢查的基礎(chǔ)上也要?jiǎng)?chuàng)新檢查方式，通過(guò)多元化的檢查方式促進(jìn)檔案資料的整理，例如抽樣檢查、重點(diǎn)檢查等，通過(guò)檢查工作的進(jìn)行將資料整理、檔案管理工作重視起來(lái)。在我參加的江東大橋、杭長(zhǎng)高速等幾個(gè)大型交通基礎(chǔ)設(shè)施過(guò)程中，我們一般每季度進(jìn)行一次專項(xiàng)檔案檢查。檢查基本采用抽調(diào)各參建單位檔案管理人員組成檢查組，然后針對(duì)前一階段的工作重點(diǎn)，核查相應(yīng)的資料歸檔情況。各參建單位通過(guò)這樣的工作，能做到相互學(xué)習(xí)、相互促進(jìn)，有效提高整個(gè)項(xiàng)目的檔案管理質(zhì)量。
5重視相關(guān)檔案開(kāi)發(fā)利用
建立一份好的檔案，目的在于希望能有好的利用。切實(shí)發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，對(duì)本項(xiàng)目建成后的管養(yǎng)及類似項(xiàng)目的建設(shè)都有良好的利用和參考價(jià)值。這種開(kāi)發(fā)利用可以從以下2個(gè)方面進(jìn)行開(kāi)展。
5.1開(kāi)展借閱交流活動(dòng)
檔案管理工作作為一項(xiàng)為公路工程項(xiàng)目服務(wù)的工作，其工作成績(jī)與作用體現(xiàn)在利用價(jià)值。公路工程作為一項(xiàng)長(zhǎng)期性的技術(shù)工作，在項(xiàng)目進(jìn)行的過(guò)程中往往會(huì)面臨很多困難，因此通過(guò)借閱、咨詢、交流等形式，學(xué)習(xí)類似工程建設(shè)管理資料，使每一個(gè)項(xiàng)目工作人員吸收相關(guān)類似工程的管理經(jīng)驗(yàn)，提高自身管理能力，為公路項(xiàng)目的工程實(shí)施提供幫助。
5.2加強(qiáng)重點(diǎn)檔案編研
在公路工程項(xiàng)目檔案的管理過(guò)程中，重點(diǎn)檔案的編研工作也是對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用的一種形式，通過(guò)編研能夠?qū)⒁恍┯杏玫馁Y料歸納整理起來(lái)，也能夠加強(qiáng)對(duì)原始不完整項(xiàng)目資料的整理。隨著科技不斷發(fā)展，全電子檔案的建設(shè)是一種趨勢(shì)。這將更好的為后期的公路項(xiàng)目提高有效幫助。
6結(jié)語(yǔ)
總而言之，做好公路工程建設(shè)項(xiàng)目中檔案管理的工作對(duì)公路工程的開(kāi)展、使用、管理等活動(dòng)都起著極為重要的作用，面對(duì)我國(guó)現(xiàn)階段公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，通過(guò)檔案管理制度的完善健全，在科學(xué)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)上提高公路檔案信息的管理水平，使公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案真正對(duì)公路工程各階段的工作起到積極的推動(dòng)作用。
作者:倪曉敏 單位:杭州市公路管理局
參考文獻(xiàn):
（一）檔案信息的數(shù)字化
檔案信息的數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)[1]。檔案信息數(shù)字化的原則：規(guī)范性原則、安全性原則、效益性原則。
（二）檔案網(wǎng)站建設(shè)
檔案網(wǎng)站是檔案機(jī)構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)站上建立的站點(diǎn)，它一般是以主頁(yè)方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開(kāi)展檔案宣傳。檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，是檔案部門聯(lián)系社會(huì)的重要窗口。檔案網(wǎng)站的功能有：服務(wù)功能、宣傳功能、交流功能。檔案網(wǎng)站的主要內(nèi)容：檔案工作信息、檔案機(jī)構(gòu)信息、檔案資源信息、檔案利用服務(wù)信息。
（三）數(shù)字檔案館建設(shè)
數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，它強(qiáng)調(diào)的是在數(shù)字化檔案館環(huán)境下用戶開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的便利。數(shù)字檔案館的主要特點(diǎn)：A存在方式上的特點(diǎn)，是一種無(wú)形的信息組織與利用環(huán)境；B運(yùn)行方式上的特點(diǎn)，存取檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化；C功能定位上的特點(diǎn)，以存取為中心。[2]
二、高校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題
（一）對(duì)高校檔案信息化建設(shè)重視不夠
1、在人員配備上不夠重視。
目前專職從事高校檔案信息化建設(shè)的人員比例比較低，很多人從事高校檔案工作多是半路出家。高校領(lǐng)導(dǎo)在思想上對(duì)檔案信息化建設(shè)重視不夠，覺(jué)得檔案管理不需要很高的學(xué)歷和技能，就可以從事這個(gè)專業(yè)。所以往往讓高校一些閑雜人或一些快退休的老同志從事檔案管理。所以就造成了檔案管理隊(duì)伍，缺乏素質(zhì)、結(jié)構(gòu)不合理，影響了高校檔案信息化建設(shè)。
2、在資金投入上不夠重視。
目前高校的資金投入重點(diǎn)放在學(xué)校的教學(xué)樓、學(xué)生宿舍、教學(xué)及科研方面，而對(duì)于檔案管理的資金投入幾乎沒(méi)有。這樣就造成了很多高校的檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備相當(dāng)落后，有的檔案室甚至沒(méi)有計(jì)算機(jī)，檔案數(shù)字化管理更是無(wú)從可談。即使配備了相應(yīng)的有計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部數(shù)字化管理，但與外界沒(méi)有聯(lián)網(wǎng)，檔案數(shù)字化管理水平還比較低，談不上真正的數(shù)字化管理。
(二)管理體制不到位
地方政府還沒(méi)有完全將高校的檔案管理工作納入到政府工作中來(lái)，政府檔案管理機(jī)構(gòu)與高校檔案管理聯(lián)系較少，一般聯(lián)系多為有關(guān)檔案管理的會(huì)議和培訓(xùn)，具體很少過(guò)問(wèn)學(xué)校檔案工作，甚至很少對(duì)學(xué)校檔案管理進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。有的高校仍沿用傳統(tǒng)的管理模式管理檔案，并且在分配機(jī)制、獎(jiǎng)懲機(jī)制等均不夠完善，影響著檔案工作人員的主動(dòng)性、積極性。
（三）檔案信息化建設(shè)所帶來(lái)的安全問(wèn)題
檔案信息化建設(shè)中不可避免與網(wǎng)絡(luò)有著非常緊密的聯(lián)系，網(wǎng)絡(luò)再給檔案信息化建設(shè)帶來(lái)諸多好處的同時(shí)，也存在著檔案信息中涉及國(guó)家秘密、工作秘密、個(gè)人隱私等其他一些不得公開(kāi)的信息，存在被竊取的可能。
三、解決對(duì)策
（一）加強(qiáng)檔案信息化人才建設(shè)
在人才建設(shè)方面采取引進(jìn)和培養(yǎng)并重的原則，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。高校要為檔案部門配備具有較強(qiáng)能力的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，專門負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，檔案部門要對(duì)計(jì)算機(jī)專業(yè)人員進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，使之既精通計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，又熟悉檔案業(yè)務(wù)，從而更好地對(duì)電子文件進(jìn)行管理。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)在職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)方面的培訓(xùn)，提高檔案人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能。
（二）檔案信息化安全保障體系建設(shè)
堅(jiān)持利用和保密并重的原則，最大限度地提供開(kāi)放檔案網(wǎng)絡(luò)化利用，增強(qiáng)檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。采取切實(shí)有效的技術(shù)手段和管理措施，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控，嚴(yán)格身份認(rèn)證和密鑰管理，內(nèi)部局域網(wǎng)要與一切外部網(wǎng)實(shí)行物理隔離，對(duì)各種數(shù)據(jù)庫(kù)要及時(shí)進(jìn)行備份，保存到符合保管要求的脫機(jī)載體上。[5]
（三）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
要加大對(duì)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，高校檔案部門要建設(shè)和完善局域網(wǎng)，并與校園網(wǎng)連通。繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案部門計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用水平，提高計(jì)算機(jī)管理檔案的普及率。
