時(shí)間：2023-06-05 10:30:27
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案規(guī)范化管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
醫(yī)院檔案是醫(yī)院在醫(yī)療活動(dòng)中形成的文件、簿冊、圖表、音像、磁盤等不同種類和載體的信息材料。檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分,加強(qiáng)檔案管理,對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和醫(yī)院管理現(xiàn)代化有著極為重要的意義。
1 提高全員檔案意識(shí)是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化的前提
醫(yī)院要做到檔案規(guī)范化,就要通過多種渠道加強(qiáng)對檔案重要性的學(xué)習(xí)與宣傳,使領(lǐng)導(dǎo)與職工認(rèn)識(shí)到檔案的重要性,給予關(guān)心、支持與理解,將檔案工作提到重要工作議程,并使檔案管理逐步走向規(guī)范化,成為醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分。
2 建立科學(xué)的管理體系是檔案規(guī)范化的保證
(1)明確職能。由于醫(yī)院檔案工作具有其內(nèi)容繁多復(fù)雜,部門眾多而又分散,專業(yè)性技術(shù)性強(qiáng)、檔案保管程度有差異等特點(diǎn)。因此,醫(yī)院每個(gè)科室都要從檔案服務(wù)于全院工作的大局出發(fā),加強(qiáng)檔案意識(shí),積極上交有價(jià)值的資料歸檔,確保檔案資料的齊全完整。
(2)建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)。檔案從資料收集、立卷、歸檔、開發(fā)利用都離不開全院干部、職工密切配合,因此應(yīng)建立醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織建設(shè)。綜合檔案以機(jī)關(guān)職能部門為主,包括行政、黨群、基建、設(shè)備儀器和財(cái)務(wù)、科技檔案管理。業(yè)務(wù)管理以臨床科室為主,包括門診、病房、醫(yī)技等。各部門明確兼管檔案工作責(zé)任人,形成較完整的醫(yī)院檔案工作網(wǎng)絡(luò),使網(wǎng)絡(luò)中的各個(gè)部門收集和接收所轄范圍內(nèi)具有保存價(jià)值的檔案資料,并做初步的檔案整理工作,做到檔案完整與安全。
3 完善健全的規(guī)章制度是檔案規(guī)范化的源泉
在抓好檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)的同時(shí),更要努力提高檔案工作的內(nèi)在質(zhì)量,在實(shí)際工作中應(yīng)把檔案管理做到制度化。建立檔案管理的歸檔和收集制度、檔案利用制度、檔案借用制度、銷毀制度、保管制度、歸檔范圍等規(guī)章制度,并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制中,真正做到檔案工作各環(huán)節(jié)的運(yùn)行有章可循。同時(shí)把好立卷質(zhì)量關(guān),重點(diǎn)抓好立卷歸檔范圍、卷內(nèi)文件材料排列順序及保管期限的劃分。
4 做好醫(yī)院檔案的開發(fā)利用是檔案規(guī)范化管理的最終目標(biāo)
醫(yī)院檔案規(guī)范化管理是為了讓檔案信息資源從存放在檔案柜中的冰冷的資料變?yōu)樽叱鰴n案柜,具鮮活的有生命的活檔案,直接為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。醫(yī)院應(yīng)重視做好檔案的開發(fā)利用工作:醫(yī)院組織機(jī)構(gòu)沿革、醫(yī)院院志編纂、本地區(qū)流行病學(xué)、多發(fā)病資料匯編等,為醫(yī)院的改革發(fā)展、科室設(shè)置、編史修志、歷史遺留問題解決均提供了史料。而且通過檔案還可以為醫(yī)院挽回不必要的經(jīng)濟(jì)損失,保證大型建筑物的及時(shí)修繕,尤其對大型知用設(shè)備的及時(shí)維修,確保臨床工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)及解決醫(yī)療糾紛。
5 加強(qiáng)醫(yī)院檔案工作者素質(zhì)是保障醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的根本
檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,尤其是醫(yī)院檔案的特殊性。培養(yǎng)檔案人員高度責(zé)任感和責(zé)任心,成為較高精力素質(zhì),較深的專業(yè)技能,確保隊(duì)伍的穩(wěn)定性。加強(qiáng)對檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)等各項(xiàng)素質(zhì)培訓(xùn),同時(shí)各級(jí)檔案行政部門和衛(wèi)生行政部門加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo),監(jiān)督和檢查。同時(shí)醫(yī)院檔案管理人員,要深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對檔案信息的需求,不斷研究和探索檔案管理工作新思路,提高檔案管理水平。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)保檔案；規(guī)范化；檔案分類
一、三明市醫(yī)保檔案的現(xiàn)狀與特點(diǎn)
自2012年以來，三明醫(yī)保事業(yè)在不斷探索中前行，通過“三醫(yī)聯(lián)動(dòng)”，醫(yī)保事業(yè)迎來了新格局。截至目前，三明市醫(yī)保基本情況如下：全市共有參保人數(shù)263.52萬人，其中城鎮(zhèn)職工42.27萬人，城鄉(xiāng)居民221.25萬人，生育保險(xiǎn)參保人數(shù)22.65萬人。2019年市中心檔案室共收集、整理、分類、歸檔各類業(yè)務(wù)檔案330卷。全市檔案從業(yè)人員均為兼職人員，共有11名，其中中級(jí)職稱3名，初級(jí)職稱1名。
（一）醫(yī)保檔案涉及人員范圍廣。醫(yī)保檔案自每個(gè)人出生之日起，伴隨其一生，因此，對個(gè)人而言，醫(yī)療保障部門檔案是否全面對參保單位和參保人員影響較大。參保種類可分為城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、城鄉(xiāng)居民基本醫(yī)療保險(xiǎn)、靈活就業(yè)人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)。醫(yī)療保險(xiǎn)基本待遇享受分為干部保健、門診特殊病種、住院報(bào)銷、異地就醫(yī)、異地安置、特殊用藥備案等。醫(yī)療保險(xiǎn)稽核類有現(xiàn)場稽核、有對手工報(bào)銷材料進(jìn)行審核、復(fù)核等等。因此，醫(yī)療保障部門的檔案在其他社會(huì)保險(xiǎn)類檔案中是與人民群眾聯(lián)系最多、利用最廣，與人民生命健康關(guān)系最密切的檔案類型。
（二）醫(yī)保檔案的組成類型多。組成醫(yī)保檔案的有醫(yī)保中心形成的文書檔案及相關(guān)的合同協(xié)議；參保人員的信息登記表、相片、身份證復(fù)印件，與單位簽訂的合同等相關(guān)材料；住院患者報(bào)銷的各種發(fā)票、住院清單、疾病證明書等相關(guān)憑證；醫(yī)院、藥店、診所等定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的開通申請書、信息變更表、賬目沖銷報(bào)告等相關(guān)附件；生育保險(xiǎn)參保人員的信息登記及待遇申請表等相關(guān)資料；駐醫(yī)院服務(wù)站辦理業(yè)務(wù)時(shí)收集的新生兒登記表、門診特殊病種登記表、特殊用藥備案表、異地就醫(yī)申請表等；醫(yī)療保險(xiǎn)稽核科到定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)現(xiàn)場稽核記錄本、稽核人員到外傷參保人員事故發(fā)生所在地和就醫(yī)地進(jìn)行稽核的筆錄本、對待遇審核科工作人員手工報(bào)銷材料進(jìn)行審核、復(fù)核的反饋單等。
（三）醫(yī)保政策的不斷深入。醫(yī)保政策的制定是隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展與參保人員的需要而不斷發(fā)展變化的，因此，不同時(shí)期的醫(yī)保檔案有著不同的特點(diǎn)和側(cè)重點(diǎn)。具體表現(xiàn)為：每年住院報(bào)銷目錄與比例的調(diào)整與變化，參保單位及靈活就業(yè)人員的繳費(fèi)基數(shù)基本上是每年一調(diào)，以及個(gè)人賬戶劃撥比例的調(diào)整，城鄉(xiāng)居民醫(yī)療保險(xiǎn)每年的繳費(fèi)也在逐年增加（從最初的每年每人20元到2020年每人280元），審批材料的報(bào)送等進(jìn)行不斷更新，還有辦理業(yè)務(wù)所提供的材料也在不斷發(fā)生變化（以人民為中心，讓群眾少跑路，最多跑一趟為前提，醫(yī)療保障部門時(shí)常調(diào)整提供材料的種類），這些政策上的調(diào)整，導(dǎo)致醫(yī)保檔案材料在不同時(shí)期有不同的側(cè)重點(diǎn)。
二、三明市醫(yī)保檔案存在的問題
（一）對醫(yī)保檔案規(guī)范化管理工作重視程度不夠。醫(yī)療保障部門的檔案承載著與醫(yī)保相關(guān)的一切信息，與參保單位、參保人、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、醫(yī)保中心關(guān)系密切，也是地方政府制訂醫(yī)保政策依托的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與材料的主要來源。從醫(yī)保檔案業(yè)務(wù)人員的配備、檔案室建設(shè)的水平及年度檔案工作的考核等情況看來，醫(yī)療保障部門的業(yè)務(wù)檔案與三明醫(yī)改差距較大。
（二）信息化建設(shè)水平不高。檔案管理的日常工作都是以紙質(zhì)檔案為主，檔案軟件只用簡單的“陽光文檔”軟件，僅能對檔案進(jìn)行錄入和自動(dòng)生成案卷目錄、卷內(nèi)目錄及簡單查詢等功能。檔案室的硬件設(shè)備未及時(shí)更新，室內(nèi)只是簡單配備了檔案柜、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、滅火設(shè)備、溫度計(jì)。從檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求來看，檔案室還應(yīng)配有相應(yīng)的密集架、防磁柜、溫濕度調(diào)控系統(tǒng)、防盜監(jiān)控系統(tǒng)等。
（三）檔案從業(yè)人員素質(zhì)不高。沒有檔案專業(yè)的人從事醫(yī)保檔案管理工作，市中心與管理部都沒有專職的檔案管理人員，都是兼職人員，平時(shí)以其他工作為主，檔案工作為輔。
三、三明市醫(yī)保檔案管理規(guī)范化路徑
針對三明市醫(yī)保檔案內(nèi)容多、變化快、利用多等特點(diǎn)，為保持三明市醫(yī)保檔案的統(tǒng)一性與可持續(xù)性，必須制定統(tǒng)一規(guī)范的管理制度、檔案鑒定及銷毀制度、檔案人員崗位責(zé)任制度、檔案設(shè)備的維護(hù)和使用制度、業(yè)務(wù)檔案管理流程制度、業(yè)務(wù)檔案立卷工作流程制度等。各項(xiàng)制度既要體現(xiàn)檔案管理的專業(yè)特點(diǎn)，又要保持醫(yī)保業(yè)務(wù)開展的方便，且做到最大化服務(wù)參保人員。
（一）建立統(tǒng)一的醫(yī)保檔案歸檔辦法。各科室及各管理部要按照各自工作情況，以方便檔案查閱、利用為前提，根據(jù)《福建省社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》《福建省醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理若干制度》，制訂《三明市醫(yī)療保險(xiǎn)管理中心業(yè)務(wù)材料歸檔工作流程操作規(guī)程》，規(guī)定由業(yè)務(wù)科室在第二年度上半年對本科室上一年度的材料進(jìn)行收集、分類、整理、組卷、打碼，然后移交給檔案室，對其進(jìn)行編寫卷內(nèi)目錄、填寫備考表、擬寫案卷題名、歸檔驗(yàn)收、編制檢索工具、編制案卷目錄、裝盒、填寫檔案盒、上架。
（二）建立檔案借閱與利用制度。為了提高醫(yī)保檔案提供利用水平，也為了更方便服務(wù)參保單位和人民群眾的查閱，醫(yī)療保障部門要加強(qiáng)檔案的日常管理，每一份檔案的借閱和利用都要進(jìn)行登記，特別是服務(wù)效果好的、利用率高的檔案要及時(shí)讓借閱者對其進(jìn)行評價(jià)，確保醫(yī)保檔案有借有還，防止醫(yī)保檔案的遺失及損壞。
（三）加強(qiáng)醫(yī)保檔案的電子信息化建設(shè)。醫(yī)療保障部門需不斷提升醫(yī)保檔案的信息化管理水平，以信息技術(shù)對醫(yī)保檔案收集、整理、歸檔、利用全流程進(jìn)行改造升級(jí)。電子檔案與紙質(zhì)文檔相比，具有易保存、方便借閱和歸檔，存儲(chǔ)空間大、物理?xiàng)l件要求低的特點(diǎn)，在調(diào)閱和檢索等方面有很強(qiáng)的便利性。利用“e三明”“微信”“云閃付”等平臺(tái)搭建“城鄉(xiāng)居民醫(yī)保繳費(fèi)”平臺(tái)，利用“閩政通”網(wǎng)上辦事大廳平臺(tái)，方便參保人員在線辦理業(yè)務(wù)。
（四）提升檔案從業(yè)人員素質(zhì)。應(yīng)加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)及檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理崗位責(zé)任意識(shí)和道德修養(yǎng)培養(yǎng)，促使其認(rèn)真學(xué)習(xí)醫(yī)學(xué)、法律和信息化技術(shù)等相關(guān)知識(shí)。讓醫(yī)療保障部門的工作人員充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)保檔案工作的保密性、重要性，確保醫(yī)保檔案的真實(shí)性、完整性、安全性、可用性，認(rèn)真將檔案管理工作做好，使醫(yī)保檔案工作有序進(jìn)行。醫(yī)療保障部門要形成醫(yī)保檔案工作和崗位責(zé)任管理相結(jié)合的考評機(jī)制，提高醫(yī)保檔案管理效率。
（五）加強(qiáng)檔案庫房建設(shè)。建立醫(yī)保檔案專用庫房，嚴(yán)格檔案室?guī)旆康慕ㄔO(shè)標(biāo)準(zhǔn)，要求配備必要的防火、防水、防盜、防霉、防潮、防塵、防光、防高溫紫外線、防有害生物以及照明等設(shè)備，并將各項(xiàng)指標(biāo)落實(shí)到位。
四、三明市醫(yī)保檔案分類的探討
三明市醫(yī)療保障部門的業(yè)務(wù)檔案分類是在國家、省有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理要求的基礎(chǔ)上，根據(jù)三明市醫(yī)保檔案利用與科室工作方便的原則，將醫(yī)保檔案分為七大類：一是社會(huì)保險(xiǎn)管理類，保管期限分為永久、100年、50年、10年，其中基本醫(yī)療保險(xiǎn)單位登記材料期限為永久、基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保關(guān)系轉(zhuǎn)入申請材料及附件期限為100年、基本醫(yī)療保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)出材料期限為100年、職工醫(yī)療保險(xiǎn)個(gè)人賬戶資金繼承審批材料期限為100年、職工醫(yī)保退休人員審批表及附件材料期限為100年、參保單位基本醫(yī)療保險(xiǎn)變動(dòng)月報(bào)材料期限為100年、居民基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保人員匯總表期限為100年、參保人員放棄補(bǔ)繳申明材料期限為50年、參保人員異地聯(lián)網(wǎng)申報(bào)材料期限為50年、基金購買健康保障服務(wù)協(xié)議、合同協(xié)議審批單期限為10年。二是醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)征繳類，如退休人員補(bǔ)足25年醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)審批表及附件材料，保管期限為100年。三是醫(yī)療保險(xiǎn)待遇類，如門診特殊病種確認(rèn)表和疾病診斷證明書，保管期限為10年。四是生育保險(xiǎn)待遇類，如生育保險(xiǎn)待遇登記表及相關(guān)附件材料，保管期限為10年。五是醫(yī)療保險(xiǎn)稽核監(jiān)管類，保管期限為30年，其中定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、零售藥店信息更改申報(bào)材料期限為永久、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)功能新開通審批材料期限為永久、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)退出或暫停醫(yī)保定點(diǎn)申請材料期限為永久、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)開通全省聯(lián)網(wǎng)定點(diǎn)的申請材料期限為永久、稽核情況匯總表期限為30年、醫(yī)療機(jī)構(gòu)變更結(jié)算、沖銷費(fèi)用的申請、報(bào)告材料期限為30年。六是醫(yī)療保險(xiǎn)耗材類，保管期限為30年，其中公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)第四批醫(yī)用耗材采購現(xiàn)場議價(jià)、專家意見及配送承諾書期限為30年、單位耗材產(chǎn)品信息調(diào)整材料期限為30年、藥品（耗材）聯(lián)合限價(jià)采購品規(guī)調(diào)整登記表期限為30年。七是醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表類，保管期限為10年、30年、永久，其中城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、居民醫(yī)療保險(xiǎn)年報(bào)表期限為永久、城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、居民醫(yī)療保險(xiǎn)季報(bào)、月報(bào)表期限為10年。
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一、醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理的重要性
首先我們來看圖書規(guī)范化管理的重要性。醫(yī)院固然是以醫(yī)療衛(wèi)生活動(dòng)為主的場所，但是它需要醫(yī)生、護(hù)士乃至管理人員具備較強(qiáng)的理論知識(shí)。醫(yī)學(xué)不斷在發(fā)展，人們不斷探索出新的技術(shù)，不斷豐富著當(dāng)前的醫(yī)學(xué)理論體系。誠然，當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)，很多資料都能夠從計(jì)算機(jī)上直觀地進(jìn)行了解，但是醫(yī)生不可能隨時(shí)翻看計(jì)算機(jī)進(jìn)行查看，并且電子設(shè)備在醫(yī)院很多區(qū)域會(huì)對醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備產(chǎn)生影響，所以圖書是必不可少的。另外，醫(yī)院還保存著過去大量的書籍，這些書籍絕大多數(shù)至今仍然能夠使用，并且某些書籍上還有珍貴的筆記，對于醫(yī)生進(jìn)行醫(yī)學(xué)研究有巨大的助益。由此我們看出對醫(yī)院圖書進(jìn)行規(guī)范化管理很有必要。
其次我們分析檔案規(guī)范化管理的重要性。前文所述，圖書的管理重要性就在于它是醫(yī)院進(jìn)行創(chuàng)新和向前發(fā)展重要條件，而檔案則是醫(yī)院的基礎(chǔ)。檔案資料分兩種，一種是人事檔案，一種是醫(yī)學(xué)檔案。人事檔案關(guān)乎醫(yī)院工作人員的職業(yè)發(fā)展，重要性自不必說。醫(yī)學(xué)檔案則是在醫(yī)院的各種智能活動(dòng)中形成的，這些檔案具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性、指導(dǎo)性等特點(diǎn)。例如，醫(yī)生對疑難雜癥進(jìn)行開會(huì)研討并進(jìn)行臨床試驗(yàn)記錄的檔案，就對醫(yī)生掌握新的治療方法很有幫助；而舊的患者的資料則對患者病患復(fù)發(fā)時(shí)診治活動(dòng)提供了依據(jù)，使醫(yī)生的治療更為科學(xué)。
二、醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理的制約因素
首先是醫(yī)院管理者和檔案管理者對于圖書檔案管理的不重視。當(dāng)前絕大多數(shù)醫(yī)院只看眼前，以看病救人為主，這本沒有問題，但是醫(yī)院往往僅僅看中看病救人，而忽視內(nèi)部的管理和對資料的整合與總結(jié)，眼下對于醫(yī)院的發(fā)展沒有明顯的影響，對醫(yī)院的未來發(fā)展是極為不利的。醫(yī)院本身的不重視也就導(dǎo)致了圖書和檔案的管理者對此也不重視，這些部門的人往往沒有將這項(xiàng)工作當(dāng)做重要的事情來做，有需要時(shí)，才會(huì)花費(fèi)大力氣尋找相關(guān)資料，浪費(fèi)的大量的人力、物力，也浪費(fèi)了寶貴的時(shí)間。
其次是檔案管理人員的素質(zhì)問題。檔案管理人員的素質(zhì)偏低，其根本原因還是在于醫(yī)院對圖書和檔案的管理工作并不重視，不會(huì)專門引進(jìn)具有先進(jìn)管理常識(shí)和檔案管理專業(yè)知識(shí)的工作人員，而僅僅是從其他部門轉(zhuǎn)崗過來。這樣以來，檔案的管理人員不論是工作積極性還是文化水平和專業(yè)知識(shí)都有所欠缺，并且絕大多數(shù)的檔案管理工作交給年紀(jì)較大的不適宜在其他崗位工作的人員，這些人員無論在知識(shí)架構(gòu)還是接受新鮮事物的程度上都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，給醫(yī)院圖書檔案的規(guī)范化管理敲響了警鐘。
再次是醫(yī)院圖書檔案管理結(jié)構(gòu)混亂，使用率低、投入低。圖書資源還好說，醫(yī)院往往會(huì)統(tǒng)一進(jìn)行管理，但是對于各種醫(yī)療資料來說，醫(yī)院一般都各自保存在各個(gè)部門與科室，沒有進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這樣以來，在醫(yī)院內(nèi)部，形成了重復(fù)管理的局面，并且部門之間的資料互通產(chǎn)生障礙，不利于醫(yī)學(xué)資源的交流和促進(jìn)。正是因?yàn)檫@種情況的存在，導(dǎo)致醫(yī)院對檔案的使用率很低，檔案僅僅起到了記載的作用，沒有發(fā)揮其真正核心的作用。進(jìn)而來說，使用率低就導(dǎo)致醫(yī)院對其的投入低，進(jìn)入了一個(gè)惡性循環(huán)，嚴(yán)重影響醫(yī)院圖書檔案治療規(guī)范化管理。
最后是與現(xiàn)今較為先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對接不暢，不能充分發(fā)揮科學(xué)技術(shù)對于檔案管理的存進(jìn)作用。當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)和廣泛應(yīng)用，使各個(gè)領(lǐng)域的管理和工作效率有了極大的提升，但是當(dāng)前醫(yī)院的圖書檔案管理還沒有進(jìn)行科學(xué)的編排、檢索和管理。
三、醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理有效措施探討
首先，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院圖書和檔案管理規(guī)范化的前提條件是要對其重視。我們上文中所分析的各種原因，歸根究底還是醫(yī)院的管理者對這方面的不重視。對著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人們對健康越來越高的要求，醫(yī)院的圖書和檔案只會(huì)越來越多，如果不對其進(jìn)行規(guī)范化管理，遲早有一天會(huì)產(chǎn)生極為嚴(yán)重的后果，圖書和檔案也會(huì)完全無法發(fā)揮自身的作用。醫(yī)院的管理者應(yīng)當(dāng)充分注意到醫(yī)院圖書檔案管理的重要性，將其視為醫(yī)院正常工作中的重要組成部分來開展工作。
其次，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)丶訌?qiáng)相關(guān)的軟硬件的更新。先進(jìn)的圖書和檔案管理需要依托于先進(jìn)的技術(shù)和先進(jìn)的硬件，需要改變以前無序的管理手段，購置先進(jìn)的管理器械，并進(jìn)行分類、檢索、借閱和歸還登記等軟件的設(shè)置。另外，要開辟專門的空間進(jìn)行圖書和檔案的管理，存放圖書檔案的房間應(yīng)當(dāng)做到干燥防潮、放火防水、防盜等工作較為完備，為圖書檔案的規(guī)范化管理提供必要的場所。要實(shí)行現(xiàn)代化的管理，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中起到的作用，利用計(jì)算機(jī)收集和傳遞信息、數(shù)據(jù)計(jì)算較為嚴(yán)謹(jǐn)和迅速的特點(diǎn)，節(jié)省大量的人力物力，配合掃描系統(tǒng)，將檔案管理人員從大量的人工錄入工作中解放出來，投入到現(xiàn)代化的管理工作中去。
再次，應(yīng)當(dāng)建立健全相關(guān)的管理制度和體系。醫(yī)院作為行使公共服務(wù)職能的事業(yè)單位，要明確檔案管理工作的重要性和目標(biāo)，必須將檔案的管理工作看做是自身的職責(zé)之一，嚴(yán)格按照《檔案法》的規(guī)定和上級(jí)部門的要求做好檔案分類歸檔工作；另外，醫(yī)院要根據(jù)自身的情況建立健全一系列的管理制度和實(shí)施細(xì)則，明確分管的部分以及其職能范圍，對圖書和檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理并進(jìn)行必要的監(jiān)督，是整個(gè)圖書檔案的規(guī)范化管理有章可循。
然后要對相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)。因?yàn)楣芾砣藛T是直接的圖書檔案規(guī)范化管理的實(shí)施者和操作者，是整個(gè)工作的核心。應(yīng)當(dāng)對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提升其綜合素質(zhì)，要求圖書檔案的管理人員必須具備最基本的醫(yī)學(xué)常識(shí)和扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，在檔案的保存管理上能夠做到井井有條，在檔案的調(diào)取和歸還上能夠做到清清楚楚，并且要讓這些圖書檔案的管理者意識(shí)到自己工作的重要性，提升其工作積極性，開發(fā)這項(xiàng)工作的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
關(guān)鍵詞：食品安全；監(jiān)管檔案；規(guī)范化；管理；對策
中圖分類號(hào)：C93文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理的內(nèi)涵及意義
1、食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理內(nèi)涵
在了解食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理內(nèi)在之前，我們必需要明確食品安全監(jiān)管檔案管理的深刻內(nèi)在。食品安全監(jiān)管檔案指的是我國實(shí)施食品安全監(jiān)管的有關(guān)負(fù)責(zé)單位，在實(shí)行其監(jiān)管職能的進(jìn)程中所構(gòu)成的一系列的文字和聲像等記錄資料。這些文字和影響資料真實(shí)反映了全部食品監(jiān)管進(jìn)程和食物安全狀況，是總結(jié)上一階段食品安全監(jiān)管狀況，施行下一階段食品安全監(jiān)管作業(yè)的重要依據(jù)。規(guī)范化管理指的是檔案記載要完好、全面，不能望文生義、不能存在模糊不清的記載，要保證所記載的各項(xiàng)信息的精確真實(shí)，要保證檔案中各項(xiàng)記載的完好性和全面性，要詳細(xì)反映平常監(jiān)管作業(yè)的真實(shí)狀況。
2、食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理的作用
檔案規(guī)范化管理的施行，可以保證檔案中所記載的各項(xiàng)信息的真實(shí)，可以保證將食品安全隱患消滅在未然狀態(tài)，也可以保證在食品安全事件發(fā)生的第一時(shí)間對相關(guān)單位進(jìn)行處理，防止事態(tài)擴(kuò)大化。同時(shí)，檔案規(guī)范化管理的施行，可以讓社會(huì)民眾及時(shí)了解有關(guān)食品企業(yè)的信息，有利于發(fā)揮社會(huì)民眾的監(jiān)督效果，保證食品安全監(jiān)管作業(yè)的順暢施行。可以穩(wěn)步推進(jìn)食品監(jiān)管作業(yè)的推行。
二、我國目前食品安全的現(xiàn)狀及影響
1、我國目前食品安全問題的現(xiàn)狀
近年來，我國接二連三的爆出社會(huì)食品安全問題。“蘇丹紅辣醬”、“紅心鴨蛋”、“瘦肉精”等一系列事件的接連發(fā)生，已嚴(yán)重地危害了廣大民眾的身體健康和生命安全。2008年發(fā)生的國家馳名品牌、免檢產(chǎn)品“三鹿嬰幼兒奶粉事件”更是讓世人震驚。有網(wǎng)友無奈的嘲笑“中國人是要把元素周期表吃個(gè)遍啊”。據(jù)國家有關(guān)部門對水果、大米、嬰幼兒配方乳粉、水產(chǎn)品、蔬菜、鮮肉等10種關(guān)乎百姓日常生活的食品的檢測，發(fā)現(xiàn)不合格率接近10%。導(dǎo)致食品不合格的因素很多，有些因素直接威脅到我國的食品安全。如：食品添加劑不符合規(guī)定、成分含量不符合要求；衛(wèi)生指標(biāo)不合格、包裝類食品標(biāo)簽不規(guī)范、水產(chǎn)品重金屬超標(biāo)問題比較嚴(yán)重。
2、目前食品安全問題對我國的影響
食品安全問題直接影響著我國公民的生命和健康安全。食品安全是人類生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，關(guān)系到每個(gè)食品消費(fèi)者的切身利益和社會(huì)的穩(wěn)定，是關(guān)系到我國國計(jì)民生的一件大事。近年來，我國食品安全事故不斷曝光，食品安全問題愈演愈烈，嚴(yán)重影響了我國公民的生命健康，降低了廣大消費(fèi)者對食品安全的信任程度，已經(jīng)成為每個(gè)消費(fèi)者的“心頭大患”。同時(shí)，食品安全問題也對我國食品產(chǎn)業(yè)的發(fā)展造成了重大阻礙。不僅我國的公民對于食品行業(yè)的信任度降低，而且國外的許多國家也加強(qiáng)了對中國出口食品的檢測，一些國家和地區(qū)甚至禁止進(jìn)口中國食品。這給我國造成了巨大的經(jīng)濟(jì)損失，破壞了我國食品制造業(yè)在國際市場上的信譽(yù)和形象。
三、加強(qiáng)食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理的具體對策
1、加大宣傳力度，為規(guī)范化管理營造積極良好的氛圍
當(dāng)時(shí)，在食品安全監(jiān)管檔案的管理工作中，存在這樣一種表象，即工作人員對檔案的認(rèn)識(shí)不深入，對檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，因而，在食品安全監(jiān)管檔案管理工作中對各種資料的搜集和整理等不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，使得檔案歸檔內(nèi)容不一致，歸檔方式不一致，而且由于不注意保管，使得檔案遺失和損壞表象嚴(yán)重。因而，必需要加大宣揚(yáng)。能夠通過當(dāng)?shù)氐母鞣N平面新聞媒體和電視新聞媒體進(jìn)行宣傳，為食品安全監(jiān)管檔案的規(guī)范化管理創(chuàng)造良好的言論氛圍和條件，加大對檔案管理中典型的宣傳，讓食品安全監(jiān)管部門的管理人員和職工充分認(rèn)識(shí)施行規(guī)范化管理的重要性。這樣一來，就能強(qiáng)化有關(guān)人員對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，讓他們自覺遵守檔案管理有關(guān)規(guī)定。
2、實(shí)施一戶一檔，為規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)
食品安全監(jiān)管部門肩負(fù)著對一切食品出產(chǎn)商和運(yùn)營商施行監(jiān)管的重任，為了保證每個(gè)出產(chǎn)商、運(yùn)營商都?xì)w入到管轄的范圍以內(nèi)，對其施行直接監(jiān)督，也為了響應(yīng)規(guī)范化的管理模式，必需要施行一戶一檔。其指的是將每一個(gè)擁有行政許可的單位作為一戶。將該戶的監(jiān)督次數(shù)、結(jié)果、投訴等資料進(jìn)行匯總，構(gòu)成獨(dú)立的案卷目錄。這樣便于隨時(shí)了解食品出產(chǎn)和運(yùn)營商的實(shí)踐運(yùn)營狀況，便于為其監(jiān)督提供有針對性的材料。可以保證食品安全監(jiān)管檔案的統(tǒng)一和完整，是施行規(guī)范化管理極為要害的一步。
3、對監(jiān)管檔案文書進(jìn)行統(tǒng)一印制，保證檔案規(guī)范化
為了防止部門檔案管理的紊亂，要印制統(tǒng)一的檔案文書，并明確文檔內(nèi)容，讓各監(jiān)管部分依照統(tǒng)一的文書進(jìn)行檔案記載。因而，應(yīng)該依照我國現(xiàn)有的食品安全法和許可管理辦法以及各種檢查規(guī)定等的法律法規(guī)需求，擬定有針對性的檔案管理辦法，包含食品生產(chǎn)加工企業(yè)的分類普查檔案表和巡檢記載表，包含食物生產(chǎn)公司的安全承諾書等。并需求相關(guān)食品企業(yè)仔細(xì)填寫這些表格和檔案文書，然后由監(jiān)管部門做好存檔處理，保證食品安全監(jiān)管有據(jù)可依、有跡可查。
4、明確檔案內(nèi)容，確保檔案完整統(tǒng)一
為了讓食品安全監(jiān)管檔案更統(tǒng)一和完整，應(yīng)該對檔案的內(nèi)容進(jìn)行明確規(guī)定，規(guī)定每份檔案都要包含以下內(nèi)容：各公司的食物生產(chǎn)或運(yùn)營許可證的復(fù)印件、各公司的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等各種基本證件。還要包含日常安全監(jiān)管部門的普查和記錄情況，包含平常檢查的有關(guān)文書資料和處理資料，以及各種舉報(bào)資料、違法亂紀(jì)資料等。要將這些資料具體的記錄到檔案內(nèi)，才能夠保證檔案的完好和統(tǒng)一。
5、明確檔案歸檔程序，提高其管理質(zhì)量
在食品安全監(jiān)管部門的檔案管理工作中，還存在部分監(jiān)管人員不能夠依照歸檔程序進(jìn)行一致歸檔的做法，影響了檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。因而，必須要進(jìn)一步清晰檔案歸檔程序，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們把握準(zhǔn)確的歸檔程序。督促他們在實(shí)際的工作中依照程序進(jìn)行操作。要堅(jiān)持以下程序：初步了解公司信息――填寫公司食品安全情況普查表――填寫日常巡檢登記表（假如發(fā)現(xiàn)有食品質(zhì)量問題，要下達(dá)有關(guān)的責(zé)令改正通知）――填寫復(fù)查登記確認(rèn)表（如沒有質(zhì)量問題，則無需填寫復(fù)查表）。這是檔案歸檔的一般程序，假如在監(jiān)管部門的實(shí)踐監(jiān)管工作中呈現(xiàn)了涉及重大問題的安全問題，要編撰相應(yīng)的質(zhì)量監(jiān)督重要情況報(bào)告上報(bào)上級(jí)有關(guān)部門，并督促公司自查，然后還要仔細(xì)填寫各公司質(zhì)量安全主體職責(zé)核查情況表。要確保歸檔程序的規(guī)范，提高歸檔質(zhì)量。
6、提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。
職業(yè)素養(yǎng)是檔案管理人員必須具備的基本素質(zhì)之一，所謂的職業(yè)素質(zhì)更多的是指職業(yè)精神。對檔案管理人員來說，必須要對檔案管理工作保持高度的熱忱，只有這樣，才能全身心的投入到工作中。為了培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)精神，應(yīng)該做到以下幾個(gè)方面：
6.1應(yīng)該引導(dǎo)檔案管理人員正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作
檔案管理工作有其特殊性，長年累月的工作會(huì)讓很多檔案管理人員喪失工作的熱情，在工作崗位上產(chǎn)生松懈心理，會(huì)呈現(xiàn)工作不積極，不愿意積極學(xué)習(xí)檔案管理新知識(shí)的情況。為了克服這一現(xiàn)狀，要加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)，讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，讓他們清醒認(rèn)知本身所從事的工作對全社會(huì)的重要意義，讓他們建立高度的責(zé)任感和使命感，從而鼓勵(lì)他們認(rèn)真對待本身工作，不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)。
6.2加強(qiáng)教育
要經(jīng)常對檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)精神教育，讓他們樹立愛崗敬業(yè)的精神，在自己的崗位上腳踏實(shí)地的工作、仔仔細(xì)細(xì)的做事。此外，應(yīng)該充分發(fā)揮模范帶頭作用，要在檔案管理人員中積極尋覓先進(jìn)個(gè)人，以其崇高的職業(yè)情操感染其他檔案管理人員，在檔案管理部門構(gòu)成互助互學(xué)的良好氛圍，努力提高檔案管理人員的職業(yè)精力層次。
結(jié)束語
食品安全一直是心系我國民眾的大事，特別是近些年，隨著毒餃子事件和紅心鴨蛋等突發(fā)食品安全事件的爆發(fā)，在社會(huì)上造成了極其惡劣的影響，嚴(yán)重?cái)_亂了正常的社會(huì)秩序，給社會(huì)民眾造成了精神和身體上的雙重傷害。因此，必須要注重食品安全監(jiān)管檔案的管理，克服當(dāng)前檔案管理中存在的不足，實(shí)現(xiàn)其規(guī)范化管理，為食品安全工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
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隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展。我國的人們對社會(huì)的要求也是越來越高，這也使得人們對關(guān)于自己的身心健康的東西是越來也在乎，其中首當(dāng)其沖的就是對我國的旅游行業(yè)的發(fā)展水平要求也是不斷的提高。而隨著我國醫(yī)社會(huì)文明的不斷提高和科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國的全民旅游的思維已經(jīng)逐漸得到人們的認(rèn)可，這也使得我國的旅游行業(yè)檔案的管理在旅游行業(yè)健康發(fā)展中占據(jù)的地位越是越來越大。近年來，隨著我國的旅游行業(yè)政策的全面實(shí)施，以及人們物質(zhì)生活的逐漸提高，使的我國的旅游行業(yè)范圍擴(kuò)大同時(shí)，旅游行業(yè)的參與人數(shù)劇增，這就勢必導(dǎo)致我國旅游行業(yè)檔案大量產(chǎn)生。不僅如此，由于我旅游行業(yè)檔案管理對象具有廣泛性和我國的旅游行業(yè)人員具有流動(dòng)性等特點(diǎn)，這為旅游行業(yè)檔案工作帶來更大的難度，必須對旅游行業(yè)檔案加以規(guī)范化管理，這也是我國旅游行業(yè)發(fā)展的需要
一、我國的旅游行業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和問題
（一）我國旅游行業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀
我國的旅游行業(yè)檔案的管理從目前來看主要就是有兩大方面。其一，管理工作進(jìn)展的不同步。由于地域經(jīng)濟(jì)的發(fā)展問題，我國在各地的旅游行業(yè)進(jìn)程不統(tǒng)一，同時(shí)由于經(jīng)濟(jì)地域的問題我國各地區(qū)的旅游行業(yè)人員的旅游行業(yè)檔案管理的素養(yǎng)不高，以致于在旅游行業(yè)檔案管理的工作進(jìn)展是沒有達(dá)到同步平衡的。其二就是旅游行業(yè)檔案缺乏規(guī)范統(tǒng)一的管理。由于對旅游行業(yè)檔案的認(rèn)識(shí)不高，導(dǎo)致有些地區(qū)仍把旅游行業(yè)的檔案管理當(dāng)做旅游中的附帶性工作而不是同等的支撐體，這使得在對旅游行業(yè)的檔案管理將其擺不上位置不重視，而對旅游行業(yè)檔案的管理工作不重視不規(guī)范，這也就是的對旅游行業(yè)的管理手段和條件也比較落后。
（二）我國的旅游行業(yè)檔案規(guī)范化管理存在的問題
從目前我國的旅游行業(yè)檔案檔案的管理要進(jìn)行規(guī)范化，那還是存在者不少問題的。首先那就是對我國的旅游行業(yè)檔案規(guī)范化管理建設(shè)的艱巨性和復(fù)雜性認(rèn)識(shí)不夠。我國由于幅員遼闊，旅游資源眾多，使得旅游行業(yè)檔案的管理的規(guī)范化首要的就是任務(wù)繁多，涉及面廣，這需要多個(gè)部門的共同參與和建設(shè)而且這也關(guān)乎各個(gè)部門的利益。其次那就是我國的旅游行業(yè)政策制度的制定和實(shí)施過多依賴于信息化管理系統(tǒng)，信息化的管理是一件好事，但是過多的依賴這就使得需要先進(jìn)安全的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來支撐，這對于規(guī)范化的管理還是有影響的。最后那就是從業(yè)旅游行業(yè)檔案的人員素質(zhì)不高，不管如何，任何的管理最重還是需要人來支撐，所以這方面對旅游行業(yè)檔案的規(guī)范化管理有重大的影響。
二、我國的旅游行業(yè)檔案管理的規(guī)范化的四個(gè)方面
我國的旅游行業(yè)檔案管理從上文之中便可以看出問題還是挺大的，而要真正的旅游行業(yè)檔案規(guī)范化的管理這也不是一朝一夕的事，下面就從以下的四個(gè)方面來對我國的旅游行業(yè)檔案規(guī)范化管理作一個(gè)簡單分析和闡述：
第一，對旅游行業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理。對我國的旅游行業(yè)檔案信息化那就是要利用計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)以及高速掃描技術(shù)等現(xiàn)代的技術(shù)手段，將我國的紙質(zhì)的傳統(tǒng)介質(zhì)的旅游行業(yè)檔案作為備份的文件，而采用電子檔案進(jìn)行管理，這樣在能形成系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的電子檔案信息庫同時(shí)也能做到不依賴于計(jì)算機(jī)信息庫，這樣又能做到旅游行業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理模式，而做到旅游行業(yè)檔案管理的規(guī)范化。
第二，明確旅游行業(yè)檔案職責(zé)任務(wù)，強(qiáng)化旅游行業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)。要建立我國的全民旅游行業(yè)檔案這是一件極其復(fù)雜的工作，而且這項(xiàng)工作的質(zhì)量水平的也關(guān)系著我國的旅游行業(yè)檔案價(jià)值作用。因此，我國的政府以及旅游行業(yè)的相關(guān)單位必須運(yùn)用科學(xué)的原則和方法，強(qiáng)化對相關(guān)單位對我國的的旅游行業(yè)檔案工作的監(jiān)管，而能夠?yàn)槲覈穆糜涡袠I(yè)檔案工作服務(wù)以及為我國的和諧社會(huì)建設(shè)提供業(yè)務(wù)保障。這也就是說在旅游行業(yè)檔案管理上，首先那就要明確我國的旅游行業(yè)檔案的職責(zé)的任務(wù)，其次就是強(qiáng)化我國的旅游行業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)的建設(shè)，去做到旅游行業(yè)檔案管理的規(guī)范化。
第三，堅(jiān)持面向“三個(gè)服務(wù)”，做好旅游行業(yè)檔案的管理和利用。所謂的三個(gè)堅(jiān)持服務(wù)那就是第一要堅(jiān)持為旅行社和旅客服務(wù)。這是作為旅游行業(yè)檔案規(guī)范管理的核心，做到這個(gè)才是檔案管理的意義。第二堅(jiān)持那就是為決策服務(wù)。這是旅游行業(yè)檔案的重要作用之一，這也是檔案規(guī)范管的重要點(diǎn)。第三那就是堅(jiān)持為旅游行業(yè)的穩(wěn)健運(yùn)行服務(wù)。這個(gè)是旅游行業(yè)檔案管理的根本任務(wù)，所以，要堅(jiān)持這三個(gè)服務(wù)，做好我國的旅游行業(yè)檔案管理和利用，也只有做到這個(gè)才能算是真正的做到了旅游行業(yè)檔案的規(guī)范化。
第四，加強(qiáng)設(shè)備的建設(shè)，提高從業(yè)人員的素質(zhì)。旅游行業(yè)檔案的管理歸根結(jié)底還是由人和設(shè)備兩個(gè)重要點(diǎn)構(gòu)成。為此，首先我國的旅游行業(yè)中檔案的管理部門在旅游行業(yè)檔案的設(shè)施配置要完備的建設(shè)，這也是我國的旅游行業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。其次，那就是由于我國的旅游行業(yè)檔案工作其專業(yè)性強(qiáng)而且對旅游行業(yè)的業(yè)務(wù)要求高特點(diǎn)，所以，在我國的旅游行業(yè)工作方面，那么就應(yīng)該要加強(qiáng)我國的旅游行業(yè)檔案人員隊(duì)伍的素質(zhì)的培養(yǎng)，也就是要注意搞好我國旅游行業(yè)從業(yè)人員培訓(xùn)，增強(qiáng)旅游行業(yè)檔案管理道德干部隊(duì)伍的整體素質(zhì)，以適應(yīng)我國日漸昌盛的旅游行業(yè)檔案管理的新的要求
三、結(jié)術(shù)語
關(guān)鍵詞：文書檔案；管理規(guī)范；措施
中圖分類號(hào)：G275.2文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1000－8136（2012）09－0115－02
隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的管理方式發(fā)生了變化，管理手段也日趨先進(jìn)，但仍離不開人的操作。因此，提高檔案工作者素質(zhì)，是推動(dòng)檔案工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)，是加速檔案科技進(jìn)步、推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。作為檔案的管理部門，如何對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，以使檔案得到充分利用，為知識(shí)創(chuàng)新、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)生活服務(wù)，成為檔案管理工作者必須認(rèn)真思考的一個(gè)重要問題。
1文檔一體化的必要性
所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理，而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機(jī)構(gòu)。國內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為，它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。
文件生命周期理論告訴我們，文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過程。這一過程可分為若干階段，由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)，各階段文件存在著與之相對應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。
依據(jù)文件生命周期理論，文件運(yùn)動(dòng)的不同階段需要不同的管理方式、保管場所。其中暫時(shí)保存階段文件尤為特殊，這一階段的文件要經(jīng)受時(shí)間的考驗(yàn)，有的可能沒有價(jià)值可以銷毀；有的一段時(shí)間內(nèi)有價(jià)值然后再銷毀；有的具有永久保存價(jià)值將來需要進(jìn)館保存。因此，需要一個(gè)過渡性的中間機(jī)構(gòu)來專門對其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生
了。國內(nèi)外學(xué)者對文件中心的實(shí)踐范圍說法不一，但其管理的對象、內(nèi)容是一致的。
文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)，在理論上是成立的。在實(shí)踐中是否切實(shí)可行、是否確有必要呢？回答是肯定的。
文檔分離帶來大量的弊端，造成大量失控的、具有重要價(jià)值的賬外文件。檔案部門由此館藏質(zhì)量降低，進(jìn)而導(dǎo)致不能發(fā)揮參考服務(wù)作用，導(dǎo)致檔案部門信息服務(wù)功能降低，也導(dǎo)致了檔案部門地位的降低。
隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展，文件檔案的計(jì)算機(jī)管理提上了議事日程。文件檔案的計(jì)算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)，將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強(qiáng)文件管理的超前控制，保證了檔案的質(zhì)量，從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期，從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎，這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時(shí)代檔案工作從根本上動(dòng)搖而提出的，也是解決現(xiàn)實(shí)文檔分離的根本辦法。
2從公文制發(fā)規(guī)范化抓起
公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先，公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。其次，注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)、是否符合審批權(quán)限、公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確、主送單位和抄送單位是否準(zhǔn)確、落款是否與公文一致、有無日期等。再次，公文字跡要清晰。不論是草擬公文、繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。最后，使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。
3嚴(yán)格立卷歸檔原則
相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們在實(shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把好全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。
4提高案卷質(zhì)量
不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索；另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。
5實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的規(guī)范統(tǒng)一
5.1強(qiáng)化文檔一體化意識(shí)
文檔一體化的實(shí)質(zhì)是把文秘工作和文書檔案管理工作從組織制度到具體程序真正結(jié)合起來，加強(qiáng)文書檔案部門對文件管理的超前控制，使文檔工作流程科學(xué)合理。文秘人員必須具有較強(qiáng)的文書檔案意識(shí)；文書檔案材料是歷史的折射和縮影，可以說沒有文書檔案就沒有歷史。對一個(gè)單位來說，要維護(hù)其歷史的真實(shí)性，靠的是文書檔案大量的文件材料，今天的文件，就是明天的歷史。文秘人員要站在對歷史負(fù)責(zé)的高度，規(guī)范辦理好每一份公文。
5.2強(qiáng)化全過程管理工作
第一，要樹立質(zhì)量管理意識(shí)。不論是文秘工作，還是文書檔案工作，都要確立質(zhì)量第一的觀念。第二，要嚴(yán)格遵循公文處理的基本原則、格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求及公文歸檔的規(guī)定。第三，要理順管理體制，完善組織機(jī)構(gòu)，建立一支優(yōu)秀的工作隊(duì)伍。文秘工作和文書檔案工作都具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，要建立一支人員素質(zhì)高、相對穩(wěn)定的工作隊(duì)伍。第四，要建立細(xì)化有效的管理制度和工作程序，按照規(guī)范程序辦理公文。要執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴(yán)格審核簽發(fā)制度。要發(fā)揮隨文卡片的控制作用，對“文件處理單”、“發(fā)文稿紙簽”等填寫要簡明扼要，合理確定文件的發(fā)文范圍。第五，要依靠先進(jìn)的裝備和技術(shù)。要與單位的現(xiàn)代化發(fā)展同步，配置性優(yōu)良的設(shè)備和工具適應(yīng)檔案法律法規(guī)的要求，并強(qiáng)化其操作的熟練性和規(guī)范化。
5.3強(qiáng)化文秘部門立卷工作
文秘部門立卷是檔案法早已明確的一個(gè)基本制度。公文辦完后，由文秘部門及時(shí)整理、立卷、歸檔。公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，是文書檔案工作的開始。辦理完畢的文件材料，要由文秘人員集中統(tǒng)一保管，根據(jù)立卷的原則和方法，在文書檔案工作人員的指導(dǎo)和幫助下，編寫“案卷目錄”，使文件的立卷工作日常化。
6結(jié)束語
檔案管理作為傳承人類知識(shí)信息資源的一項(xiàng)工作，對社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步有著舉足輕重的作用，檔案管理的規(guī)范化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。做好檔案的規(guī)范化工作，需要有相應(yīng)的法律法規(guī)、完善的管理制度以及規(guī)范的工作程序等多方面因素，最重要的是要有一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。只有這樣，檔案管理工作才能向著科學(xué)化、規(guī)范化的方向快速發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：檔案；不動(dòng)產(chǎn)登記；不動(dòng)產(chǎn)登記檔案
2018年，新組建的中華人民共和國自然資源部，開始對不動(dòng)產(chǎn)登記檔案實(shí)施集中管理。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是指在不動(dòng)產(chǎn)登記工作中形成的具有保存價(jià)值的各種形式各種載體的原始性憑證和材料。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案客觀、全面、真實(shí)記錄了工作過程中的各種活動(dòng)，對于不動(dòng)產(chǎn)各項(xiàng)工作的開展具有重要的參考價(jià)值和指導(dǎo)意義。
1不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的特點(diǎn)
1.1復(fù)雜性。不動(dòng)產(chǎn)登記主要涉及土地、海域、房屋及林木等定著物，涉及的部門和內(nèi)容多。從不動(dòng)產(chǎn)登記的類別來看，包括首次登記、變更登記、注銷登記、查封登記等；而從具體不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利來看，《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》中明確了十大類適用不動(dòng)產(chǎn)登記的權(quán)利，包括集體土地所有權(quán)、建設(shè)用地使用權(quán)、地域權(quán)及宅基地使用權(quán)，等等。可以看出，不動(dòng)產(chǎn)登記工作本身就比較復(fù)雜，而從不動(dòng)產(chǎn)登記的具體運(yùn)行來看，各項(xiàng)工作的程序也十分復(fù)雜，譬如，房屋登記工作，需要全面了解土地信息、常住人口、房屋銷售面積等，需要搜集記錄大量的內(nèi)容和數(shù)據(jù)。而我國疆域遼闊且人口眾多，不動(dòng)產(chǎn)登記工作十分復(fù)雜，相對應(yīng)檔案管理工作也具有復(fù)雜性，管理難度大。1.2動(dòng)態(tài)性。市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，不動(dòng)產(chǎn)交易成為市場交易的一種普遍形式，最為常見的即商品房交易。有交易就會(huì)涉及不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的變化。不動(dòng)產(chǎn)登記工作是動(dòng)態(tài)發(fā)展的一項(xiàng)工作，需要即時(shí)更新相關(guān)的信息，以確保信息的準(zhǔn)確性，從而確保產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益。基于此，不動(dòng)產(chǎn)檔案同樣需實(shí)時(shí)更新，真實(shí)客觀地反映不動(dòng)產(chǎn)交易的各項(xiàng)活動(dòng)，檔案管理工作要求及時(shí)、全面、客觀、真實(shí)。1.3專業(yè)性。從專業(yè)性的角度來看，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有其獨(dú)特性，是一種特殊的專業(yè)檔案，2016年，《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例實(shí)施細(xì)則》頒布，其中第六章第九十四條明確了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的具體內(nèi)容：一是不動(dòng)產(chǎn)登記簿等不動(dòng)產(chǎn)登記結(jié)果；二是不動(dòng)產(chǎn)登記原始資料，如申請人身份材料、登記原因等。［1］可以說，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案存儲(chǔ)了權(quán)利人的所有登記信息，能夠?yàn)橄嚓P(guān)職能部門和個(gè)體用戶提供不動(dòng)產(chǎn)登記信息、出具相關(guān)證明，相比于一般的文書檔案，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性。
2不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的問題分析
2.1管理難度比較大。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理難度大主要源于三點(diǎn)原因：一是檔案意識(shí)薄弱。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案以法律的形式明確了物權(quán)所有者的權(quán)利，能夠保護(hù)物權(quán)所有者的合法權(quán)益。但在檔案管理的實(shí)際工作中仍存在意識(shí)不強(qiáng)的問題，部分單位并未出臺(tái)符合工作實(shí)際的配套管理制度，檔案管理缺乏規(guī)范性。二是配套設(shè)施不完善。互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，檔案的信息化建設(shè)、數(shù)字化管理成為發(fā)展趨勢，但由于資金問題，部分基層管理部門仍存在基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備不健全的問題，這不利于檔案的規(guī)范化管理。三是檔案數(shù)量與日俱增。隨著市場經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展，城市規(guī)模不斷擴(kuò)大，房地產(chǎn)市場十分活躍，不動(dòng)產(chǎn)管理活動(dòng)在社會(huì)生活中發(fā)揮著越來越大的作用，也造成了各種不動(dòng)產(chǎn)檔案資料的不斷累積。［2］發(fā)達(dá)省份的市級(jí)單位產(chǎn)生的不動(dòng)產(chǎn)檔案存卷可能多于100萬卷且資料分散保存在各個(gè)不同的部門，難以實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一規(guī)范化管理。2.2信息更新不及時(shí)。前文已經(jīng)提到，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作具有較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，隨著我國房地產(chǎn)市場的繁榮發(fā)展，不動(dòng)產(chǎn)交易的數(shù)量和頻次與日俱增，房產(chǎn)權(quán)屬的變更成為普遍現(xiàn)象，這就要求不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作做到信息的即時(shí)更新，以確保信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。但從不動(dòng)產(chǎn)登記工作的實(shí)際運(yùn)行來看，全國范圍內(nèi)每天的交易次數(shù)多，可能存在應(yīng)發(fā)生變更的不動(dòng)權(quán)屬，但不動(dòng)產(chǎn)檔案尚未緊隨權(quán)屬的變更而即時(shí)更新數(shù)據(jù)，這樣就可能造成后期產(chǎn)生法律糾紛問題。此外，隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的需求，國家的土地政策也歷經(jīng)了多次改變，由于檔案意識(shí)薄弱或者專業(yè)人員不足等原因，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息更新不及時(shí)，從而產(chǎn)生系列后續(xù)問題。2.3管理格局不成熟。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案涉及的內(nèi)容十分廣泛，既包括自身各檔苑論壇類業(yè)務(wù)工作行程的檔案資料，還包括從不同部門，如農(nóng)業(yè)部門、林業(yè)部門、房管部門等移交過來的檔案資料，形成了一個(gè)十分龐大的檔案信息資源庫。目前，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作主要由自然資源和規(guī)劃部門負(fù)責(zé)，能夠有效解決城鎮(zhèn)化建設(shè)中住房拆遷安置補(bǔ)償問題和市場經(jīng)濟(jì)中房地產(chǎn)交易問題。但不動(dòng)產(chǎn)登記檔案涉及多個(gè)部門，部分領(lǐng)域不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作機(jī)制尚不成熟，仍存在收集不齊全完整、保管不規(guī)范等問題，這就給不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的規(guī)范化管理帶來了不良影響。如何進(jìn)一步完善管理格局，逐步實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的統(tǒng)一規(guī)范化管理值得探究。2.4數(shù)字化管理不健全。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，信息技術(shù)快速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+不動(dòng)產(chǎn)登記”大大提升了不動(dòng)產(chǎn)登記工作的效率，但給不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理帶來了沖擊，主要體現(xiàn)為三個(gè)方面：一是不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)更加注重精簡流程，業(yè)務(wù)部門完成登記后，未即時(shí)與檔案管理部門完成有效對接，由此造成業(yè)務(wù)工作與歸檔工作脫節(jié)。二是“互聯(lián)網(wǎng)+不動(dòng)產(chǎn)登記”，此種工作方式能夠?qū)崿F(xiàn)“不見面審批”，推行“無紙化辦公”，但部分機(jī)構(gòu)忽視電子文件的歸檔，只是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中完成信息的相關(guān)登記，并未完整保存好業(yè)務(wù)過程中形成的各類電子文件，導(dǎo)致登記材料缺失影響正常歸檔。三是“互聯(lián)網(wǎng)+不動(dòng)產(chǎn)登記”形成的檔案資料包括紙質(zhì)和電子兩種載體，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，檔案管理的手段和方式均需進(jìn)行調(diào)整。［3］
3不動(dòng)產(chǎn)登記檔案規(guī)范化管理探析
3.1參照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，完善管理制度。完善的管理制度能夠?yàn)椴粍?dòng)產(chǎn)登記檔案的規(guī)范化管理提供執(zhí)行依據(jù)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，各省市職能部門均結(jié)合自身不動(dòng)產(chǎn)登記工作實(shí)際出臺(tái)了相應(yīng)的管理規(guī)范。譬如，2019年，湖南省不動(dòng)產(chǎn)登記中心制定的《不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理規(guī)范》正式，立足湖南省不動(dòng)產(chǎn)登記工作實(shí)際，明確了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍及保管期限等相關(guān)規(guī)范，［4］對于推動(dòng)省內(nèi)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理具有重要意義。職能部門出臺(tái)的相關(guān)管理規(guī)范在檔案管理方面發(fā)揮著重要作用，完善相關(guān)管理制度要參照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，如《中華人民共和國檔案法》《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例實(shí)施細(xì)則》等，這些是開展不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的重要參照標(biāo)準(zhǔn)，在遵循法律法規(guī)的前提下，要以上述規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)為主要指導(dǎo)依據(jù)。3.2理順工作機(jī)制，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有較強(qiáng)的實(shí)時(shí)性，需要進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，保障產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益。實(shí)施動(dòng)態(tài)管理需關(guān)注三點(diǎn)內(nèi)容：一是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作與檔案工作的無縫對接。不動(dòng)產(chǎn)登記工作本身就具有動(dòng)態(tài)性，任何環(huán)節(jié)的變動(dòng)、任何信息的更改均會(huì)影響檔案，檔案管理工作要緊隨業(yè)務(wù)工作的進(jìn)度適時(shí)更新相關(guān)信息。二是明確各職能機(jī)構(gòu)的職責(zé)。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作涉及多個(gè)部門，各部門之間應(yīng)強(qiáng)化交流，對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，明確各職能部門在檔案管理中的作用并督促落實(shí)各項(xiàng)工作，確保檔案收集的齊全完整。三是要強(qiáng)化檔案意識(shí)。通過宣傳教育進(jìn)一步強(qiáng)化產(chǎn)權(quán)人、業(yè)務(wù)辦理人員和檔案管理人員的檔案意識(shí)，各參與人員意識(shí)到檔案的重要性有利于實(shí)現(xiàn)各方的良性溝通，有利于做好檔案數(shù)據(jù)的更新工作。3.3掌握核心技術(shù)，推進(jìn)數(shù)字管理。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案管理的模式需要進(jìn)一步完善以適應(yīng)不斷變化的形勢。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)等先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的智能化管理。推進(jìn)數(shù)字化管理可以從三個(gè)方面著手：一是逐步推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化建設(shè)。將以前遺留的紙質(zhì)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，采用OCR識(shí)別技術(shù)將數(shù)字化形成的圖像文件轉(zhuǎn)化為文字文件，實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索。二是建立不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效對接，用大數(shù)據(jù)思維管理檔案，檔案的收集、利用等各項(xiàng)工作均實(shí)現(xiàn)在線辦理。三是注重信息化人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是一個(gè)持續(xù)性發(fā)展的工作，需要專業(yè)的人才作保障。
在人才引進(jìn)階段，注重考察人才的專業(yè)技能、信息技術(shù)及職業(yè)素養(yǎng)。此外，注重人才的培養(yǎng)，系統(tǒng)開展專業(yè)技能、信息技術(shù)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和服務(wù)理念等方面的培訓(xùn)，以更好地適應(yīng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作出現(xiàn)的新變化和新需求。
參考文獻(xiàn)：
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Abstract： Provident Fund loan file as a special file from scratch to growing， plays a decisive role in the risk management of the provident fund loans. Through the analysis of the provident fund loans archives normalized of management and the problems in the management， the paper puts forward the way of management of provident fund loans file specification.
關(guān)鍵詞： 公積金；貸款檔案；規(guī)范化
Key words： provident fund；loans archives；standardization
中圖分類號(hào)：F830.58 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2013）13-0274-02
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作者簡介：張海妍（1984-），女，黑龍江黑河人，助理館員。
0 引言
隨著我國住房公積金制度的不斷完善，個(gè)人住房貸款力度的不斷加大，公積金貸款檔案實(shí)現(xiàn)了從無到有到不斷增長的壯大過程，成為專門檔案的一種。公積金制度的建立，離不開公積金貸款檔案的支撐，公積金貸款檔案是國家檔案系統(tǒng)的重要構(gòu)成部分。有效的監(jiān)控著個(gè)人住房貸款業(yè)務(wù)的活動(dòng)情況，客觀的向市民展現(xiàn)了當(dāng)今國民、社會(huì)、企業(yè)、時(shí)政、市場的發(fā)展?fàn)顩r和趨勢。建設(shè)一個(gè)具有公平公正原則，能夠客觀系統(tǒng)的處理的公積金制度。而第一要解決的問題是如何有效的強(qiáng)化公積金貸款檔案的系統(tǒng)性和科學(xué)性。因?yàn)楣e金貸款檔案主要包含的是住房公積金管理中心給個(gè)人住房抵押貸款的詳細(xì)記錄，直接影響辦理和管制貸款事務(wù)的查詢、證明和相關(guān)數(shù)據(jù)參考。
由于公積金制度本身比較復(fù)雜，涉及面太廣，收入支出資金的龐大性以及相關(guān)政策的約束就決定了公積金必須建立一個(gè)規(guī)范、科學(xué)的管理系統(tǒng)。而貸款檔案的管理是這個(gè)管理系統(tǒng)中的基礎(chǔ)構(gòu)成部分。只有先建立和完善貸款檔案管理系統(tǒng)才有可能達(dá)到科學(xué)、規(guī)范管理公積金的目的。
1 公積金貸款檔案規(guī)范化管理的必要性
1.1 貸款檔案規(guī)范化管理是加強(qiáng)公積金貸款管理規(guī)范化的需要 公積金制度是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、涉及面廣、項(xiàng)目紛繁、收支龐大的復(fù)雜工程。
在這個(gè)龐大的工程中，必須需要一個(gè)正確、科學(xué)的管理方法，貸款檔案管理不僅是公積金貸款工作的重要組成部分，而且還是住房公積金各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，因此，要實(shí)現(xiàn)這項(xiàng)事業(yè)的科學(xué)化管理，就需要一個(gè)前提性的條件——健全的制度和規(guī)范化的檔案管理。
1.2 只有科學(xué)、正規(guī)的貸款檔案管理才能有效展現(xiàn)公積金制度的優(yōu)越性和公積金的保障性，保障基金運(yùn)行的安全性 將公積金事業(yè)軟成果整合形成一個(gè)科學(xué)規(guī)范的貸款檔案，可以有效的體現(xiàn)出公積金的保障性，同時(shí)也更科學(xué)的起到了檔案系統(tǒng)本身所固有憑證作用以及參考查詢作用，使得貸款檔案管理系統(tǒng)的權(quán)威性得到更好的體現(xiàn)，更好的保障了基金的安全運(yùn)行。
貸款檔案是具有法律性及數(shù)據(jù)真實(shí)性的，是住房公積金管理系統(tǒng)在貸款業(yè)務(wù)的運(yùn)行中最基本的有效證明資料。應(yīng)當(dāng)在信息收集、支取、計(jì)息、貸款等事務(wù)的運(yùn)營過程中都有一個(gè)規(guī)范科學(xué)的管理。
2 公積金貸款檔案管理現(xiàn)狀
2.1 檔案管理制度不統(tǒng)一 近期產(chǎn)生了一種專門針對住房公積金的檔案管理。其原因是以前沒有這種檔案的存在。但是目前的管理制度還存在著很大的不足。沒有一個(gè)普遍性的規(guī)范。有一些地方根據(jù)自己當(dāng)?shù)氐那闆r建立了針對這種檔案管理的制度和辦法。但是地方性的制度有很大的局限性。它是不全面的、缺乏一個(gè)整體性、沒有一個(gè)衡量的標(biāo)準(zhǔn)。所以對住房公積金的檔案管理有其明顯缺陷存在。
2.2 貸款檔案的數(shù)據(jù)來源審核不嚴(yán) 在數(shù)據(jù)來源存在的問題中，主要有幾個(gè)方面的問題，沒有蓋上應(yīng)該有的印章，不管資料是不是真實(shí)都記錄在案，記錄的東西不清楚，沒有借據(jù)或其要素不完整。
2.3 沒有完整的貸款檔案收集和把檔案歸入檔案庫 沒有一個(gè)統(tǒng)一的針對性管理，沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)去依靠，每一個(gè)地方都存在著自己的系統(tǒng)管理著檔案。沒有統(tǒng)一的檔案管理部門。貸款檔案的數(shù)據(jù)整理，入庫都沒辦法去規(guī)劃，這樣導(dǎo)致的后果是，檔案收集片面，完整性不夠。
2.4 過于傳統(tǒng)的整理方式，沒有很好的保管對策 由于貸款檔案的管理有著其獨(dú)特性，沒有將其錄入數(shù)據(jù)庫中，沒有系統(tǒng)可以查詢和分析貸款，這樣數(shù)據(jù)太過龐大。收集方面必然有不足存在。保管沒有在一起。對于工作的進(jìn)行帶來了困難。
3 公積金貸款檔案管理的建議
3.1 細(xì)化分區(qū)，加強(qiáng)建設(shè) 建立起有效的檔案管理體系。怎么樣去完全的保障住房體系建設(shè)，怎么樣去規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)式的貸款，怎么樣去建設(shè)一個(gè)更加有信用的社會(huì)，我們要做的是做好貸款檔案管理，使其更加規(guī)范化。各級(jí)部門要明確自己的職責(zé)所在，把它當(dāng)做重點(diǎn)來抓。把做好這個(gè)事情當(dāng)做考核。在管理中出現(xiàn)的問題我們要落實(shí)，要想辦法解決。同時(shí)來講，細(xì)化責(zé)任區(qū)域，分?jǐn)偢鲏K責(zé)任。檔案收集工作也要受到足夠的重視。構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)，找專人負(fù)責(zé)檔案，把工作落到實(shí)處。保證檔案工作的進(jìn)行。
3.2 使管理檔案變得有制度可循、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化 每個(gè)地方都有自己的特色和自己的不同點(diǎn)，要具體問題具體分析。結(jié)合當(dāng)?shù)氐那袑?shí)情況，完整的出臺(tái)一套關(guān)于檔案管理的各步驟操作流程。讓檔案管理變得規(guī)范。有力的讓貸款檔案向有一樣的制度和有一樣的規(guī)定轉(zhuǎn)變。保證公積金檔案的有效性、完全和得到應(yīng)有的作用。
3.3 遵守檔案與貸款工作的一致性 檔案和貸款的一致性主要是指貸款檔案的信息采集、整理歸納以及貸款事務(wù)的立案、資金支取、資金回籠都同時(shí)進(jìn)行。尤其是其中的信息采集工作的進(jìn)行。因?yàn)樾畔⒌牟杉跈n案中扮演著一個(gè)基礎(chǔ)、系統(tǒng)的角色。只有從根本上按相關(guān)規(guī)定準(zhǔn)則去辦事，才能更好的完成貸款檔案的信息采集環(huán)節(jié)。在貸款工作中經(jīng)常出現(xiàn)把幾個(gè)同時(shí)期的貸款事務(wù)資料分不清的現(xiàn)象。為了避免此類現(xiàn)象各部門應(yīng)該及時(shí)、準(zhǔn)確的采集貸款的相關(guān)人物的詳細(xì)資料，做好相關(guān)的法人簽字、蓋章等法律行為的執(zhí)行監(jiān)督。確保手續(xù)的真實(shí)性以及完備性。
3.4 完善住房公積金貸款檔案信息的采集，規(guī)范貸款事務(wù)與檔案的管理，做到貸款檔案管理的科學(xué)化 現(xiàn)在公積金管理部門已經(jīng)在貸款事務(wù)的立案和貸款的申請審批、支取、還款以及后續(xù)的追蹤管理都實(shí)現(xiàn)了獨(dú)立的信息管理。在管理系統(tǒng)中保存了很多的相關(guān)信息。貸款檔案的管理需要了解立案項(xiàng)目及相關(guān)人員的詳細(xì)信息。在進(jìn)行貸款檔案的建檔時(shí)，為了避免因?yàn)橘J款系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的不協(xié)調(diào)性導(dǎo)致的重復(fù)錄入信息的情況出現(xiàn)，應(yīng)當(dāng)充分的思考怎么實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的同享性，實(shí)現(xiàn)檔案與貸款工作的一致性以及相關(guān)數(shù)據(jù)的提取的便捷性。
3.5 遵循信息保管和利用的統(tǒng)一性 應(yīng)當(dāng)建立獨(dú)立的檔案保存室，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理和存放。并且有專業(yè)人員對檔案進(jìn)行相應(yīng)的分類擺放和存檔，把還在進(jìn)行的項(xiàng)目用已完成的項(xiàng)目區(qū)分開來。特別是要做好信息資料的保密工作，維護(hù)檔案的完備和安全。公積金貸款在住房金融中的主體地位決定了其對城市居住環(huán)境的建設(shè)、群眾住房問題的解決、住房環(huán)境的改善以及住房的消費(fèi)水平都有很大的影響。而公積金貸款的各個(gè)環(huán)節(jié)又必須有合同、文字信息、數(shù)據(jù)信息、賬戶等相關(guān)信息的證明。貸款檔案如果不完備，就會(huì)使貸款資金不受法律維護(hù)。所以，只有科學(xué)、系統(tǒng)的管理貸款檔案，才能有效的防止公積金出現(xiàn)類似的情況。
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一、事業(yè)單位檔案管理的特征
事業(yè)單位的檔案管理具有保密性。事業(yè)單位是我國的重要信息管理機(jī)構(gòu)，一般是由國家設(shè)置的，雖不屬于政府機(jī)構(gòu)，但是其所存放的檔案主要用于為國家各類機(jī)關(guān)提供檔案管理和信息支持。事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理，履行參與社會(huì)事務(wù)管理的職責(zé)，涉及教、科、文、衛(wèi)等各個(gè)方面，包括國家各個(gè)行業(yè)機(jī)密文件的保存，具有保密性。事業(yè)單位的檔案管理具有公共服務(wù)的特性。事業(yè)單位是由國家出資設(shè)置的具有公益性的組織，保存的各類文件檔案，是對社會(huì)各行業(yè)的信息收集匯總。這些信息因?yàn)闊o法讓社會(huì)市場自動(dòng)參與資源調(diào)配，需要借用事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理。這些事業(yè)單位不具備盈利性質(zhì)，無條件給國家機(jī)構(gòu)和社會(huì)提供相關(guān)信息查詢、咨詢和借閱等服務(wù)，以為社會(huì)服務(wù)為宗旨，具有公共服務(wù)的特性。
二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的重要性
檔案是過去工作和歷史情況的真實(shí)記錄。檔案是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，而非后人編造的，客觀地記錄了歷史情況，是確鑿的原始材料和歷史證件。對事業(yè)單位而言，首先，檔案是檔案人一生的真實(shí)記述，是第一手參考材料。其次，它是事業(yè)單位本身的成長記錄，是單位信息最基礎(chǔ)、最集中的記錄，完整地反映了單位發(fā)展變化的歷程。檔案可以對事業(yè)單位的業(yè)績及管理水平進(jìn)行科學(xué)合理地評價(jià)。檔案記錄著單位發(fā)展的整個(gè)歷程，記錄著每一階段單位的業(yè)務(wù)發(fā)展情況和資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況，記錄著每階段發(fā)展的優(yōu)秀成果。單位管理者可以通過這些檔案資料更好地對過去的工作進(jìn)行總結(jié)，做出科學(xué)合理的分析，從而制定出最有利于單位發(fā)展的政策。檔案可以提供便利的查詢服務(wù)。這是近年來事業(yè)單位檔案的一項(xiàng)重要用途和事業(yè)單位登記管理機(jī)關(guān)的一項(xiàng)新服務(wù)內(nèi)容。主要是為法律部門提供檔案查詢服務(wù)，在事業(yè)單位涉及各類訴訟情況時(shí)會(huì)發(fā)生，但是檔案查詢業(yè)務(wù)必須要有嚴(yán)格的法定程序，以確保事業(yè)單位的合法權(quán)益，充分發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)和管理的作用，始終把做好各種載體檔案的利用服務(wù)作為宗旨，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，才能促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。
三、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的措施
1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化服務(wù)。隨著時(shí)代的進(jìn)步，社會(huì)各界與檔案管理工作接觸密切，對檔案工作的重視程度愈來愈高。應(yīng)該加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、落實(shí)管理責(zé)任，明確領(lǐng)導(dǎo)分管本單位的檔案管理工作，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)和督促。結(jié)合本單位檔案管理工作實(shí)際，建立有效的考核機(jī)制，完善管理體系，推進(jìn)檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。2.注重對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，建立高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，具體的培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理理論、檔案管理技巧、檔案修復(fù)技巧和檔案管理制度的培訓(xùn)。有必要加強(qiáng)對檔案管理人員的薪資福利管理，盡可能地提高工資待遇和福利待遇水平，為他們提供良好的晉升空間和發(fā)展空間，并做好離職人員的工作交接管理。強(qiáng)化檔案管理從業(yè)人員的服務(wù)意識(shí)及敬業(yè)奉獻(xiàn)精神，加強(qiáng)檔案基本專業(yè)技能的培養(yǎng)以及相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，從根本上提高業(yè)務(wù)水平。3.加大資金投入，提升檔案工作保障力度。我國檔案管理已進(jìn)入電子化時(shí)代，實(shí)行電子化管理是必然的發(fā)展趨勢。檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠提高管理水平，加快辦事效率。因此，各單位要配置專門的檔案室、檔案柜、照相機(jī)、專用微機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備，購置專用檔案整理物品，安裝防盜門，加固窗戶，要防潮，遮光，防鼠，配備防火器等，防止檔案丟失和損壞，維護(hù)檔案的完整性和安全性，提高檔案工作保障力度。4.完善檔案管理制度，推進(jìn)科學(xué)信息化管理。檔案信息是社會(huì)信息資源的重要組成部門，有著不可替代的原始性、真實(shí)性等特點(diǎn)，充分利用網(wǎng)絡(luò)的資源優(yōu)勢，將信息化、科技化與檔案管理工作相結(jié)合，能夠提升檔案管理工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳遞信息，通過信息化建設(shè)，才能達(dá)到真正意義上信息共通共享，提高檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，提升檔案工作現(xiàn)代化和信息化程度。檔案信息化建設(shè)是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，就必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理。首先，要加強(qiáng)電子檔案歸檔管理，要通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。其次，要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新。通過網(wǎng)絡(luò)，將不屬于保密范圍的檔案信息向社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，從而大大提高檔案信息的利用率。
作者:孟凡秀 單位:吉林日報(bào)社
摘要：教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對學(xué)校有價(jià)值的材料。本文從高校教學(xué)檔案的內(nèi)容、教學(xué)檔案的特點(diǎn)、教學(xué)檔案管理中存在的問題等幾方面論述了對高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理的重要性和必要性。
關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)檔案；規(guī)范化；教學(xué)檔案管理
高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對學(xué)校有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學(xué)檔案從一定程度上來講它是反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)志。是學(xué)校教學(xué)工作的真實(shí)記錄,高等學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學(xué)質(zhì)量的重要保障,故加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理勢在必行。
一、系部教學(xué)檔案的內(nèi)容
（一）綜合類:主要有上級(jí)教育主管部門下達(dá)的有關(guān)文件；學(xué)院規(guī)劃實(shí)施計(jì)劃、教學(xué)要點(diǎn)、教學(xué)工作會(huì)議的記錄、簡報(bào)等材料；學(xué)院制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學(xué)工作的文件；教改項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告；教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析資料；每學(xué)期評教評學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。
（二）教學(xué)管理類:教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評估有關(guān)材料;教師教學(xué)任務(wù)安排及開課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建設(shè)規(guī)劃、實(shí)施情況,教師進(jìn)修培訓(xùn)材料;學(xué)籍管理材料;學(xué)籍變更材料;課程安排表、學(xué)年校歷。
（三）教學(xué)業(yè)務(wù)類:重點(diǎn)課程及一般課程建設(shè)的規(guī)劃、實(shí)施方案、總結(jié)等有關(guān)材料;培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)日志等有關(guān)資料;教材建設(shè)、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學(xué)模型、標(biāo)本,青年教師教學(xué)比武材料;教學(xué)實(shí)習(xí)有關(guān)材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學(xué)生的畢業(yè)論文及評審意見;學(xué)生在校期間發(fā)表的論文和獲獎(jiǎng)有關(guān)資料,考研相關(guān)材料;教師業(yè)務(wù)檔案;教學(xué)儀器設(shè)備材料等。
（四）教學(xué)研究類:各類教改項(xiàng)目及科研課題的立項(xiàng)申請書、實(shí)施計(jì)劃、成果及總結(jié)以及獲獎(jiǎng)的申報(bào)材料和獎(jiǎng)狀;獲院級(jí)以上的教學(xué)成果類的申報(bào)材料及獎(jiǎng)狀;教師發(fā)表的教學(xué)研究論文目錄。
二、教學(xué)檔案的特點(diǎn)
教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)的客觀反映和總結(jié),故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點(diǎn):
（一）內(nèi)容廣泛:一方面學(xué)校辦學(xué)規(guī)模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學(xué)領(lǐng)域不斷拓寬,新學(xué)科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn),使得教學(xué)檔案的內(nèi)容也越來越廣泛;另,教學(xué)內(nèi)容越來越豐富,高校除了設(shè)置相應(yīng)的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業(yè)的增多,多學(xué)科互相滲透、交差不斷加強(qiáng),使的教學(xué)內(nèi)容多學(xué)科性越來越明顯,與之相適應(yīng),檔案材料也越來越豐富。
（二）材料來源較分散:高校教學(xué)檔案來源于上級(jí)主管部門和學(xué)校兩級(jí)教務(wù)教學(xué)活動(dòng),即有上級(jí)和學(xué)校下發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)的有關(guān)文件,又有主管教學(xué)的教務(wù)部門形成的關(guān)于教學(xué)改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標(biāo)、學(xué)科設(shè)置、課程安排等方面的材料,同時(shí)還有系部在日常教學(xué)中形成的教學(xué)檔案。
（三）歸檔時(shí)間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學(xué)檔案是按學(xué)年度進(jìn)行歸檔的,歸檔時(shí)間從上一年的9月1日到當(dāng)年的8月31日。
（四）高校的教學(xué)檔案統(tǒng)一按國家教委辦公廳的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》進(jìn)行。
三、教學(xué)檔案管理中存在的問題
（一）材料收集較困難:因部分教學(xué)人員對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足,認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的,應(yīng)該由自己來管理,擔(dān)心材料會(huì)遺失,或擔(dān)心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
（二）系一級(jí)的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學(xué)秘書兼著,由于有些教師不配合,就會(huì)造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些系部認(rèn)為系部的主要工作是教學(xué),對檔案材料只要用時(shí)有就可以了,無須按什么規(guī)則整理歸檔,導(dǎo)致教學(xué)檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),使得教學(xué)檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。
（三）資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經(jīng)費(fèi)不足有些系部連一個(gè)像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時(shí)間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
（四）人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學(xué)秘書兼任,而教學(xué)秘書的主要精力在教學(xué)上,加上大部分沒有受過檔案專業(yè)培訓(xùn),因而少有精力去將教學(xué)檔案收集整理完整,這樣將造成教學(xué)檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性,致使移交到檔案館的材料不規(guī)范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
四、加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理
（一）從系部教學(xué)檔案管理方面存在的問題出發(fā),各系部由于檔案工作規(guī)范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級(jí)檔案管理、存檔部門職責(zé)不明,歸檔機(jī)制不健全,導(dǎo)致文件材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍,亟需在科學(xué)劃分系部檔案類目的基礎(chǔ)上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責(zé),加強(qiáng)對系、教研室檔案工作的指導(dǎo)和對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對系部、教研室檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務(wù)的針對性與實(shí)用性,加速高校檔案信息化建設(shè)。
（二）檔案材料應(yīng)當(dāng)隨時(shí)收集、隨時(shí)整理檔案工作應(yīng)當(dāng)形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機(jī)制,以此為檔案管理日常運(yùn)作機(jī)制提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
（三）完善檔案制度建設(shè),據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和本校的具體情況制定統(tǒng)一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。
（四）歸檔要求:凡需歸檔的教學(xué)文件材料,必須遵循教學(xué)文件材料的自然形成規(guī)律,保持歸檔材料之間的聯(lián)系,據(jù)便于保管和利用的原則進(jìn)行系統(tǒng)整理;盡量采用原件,規(guī)格相對統(tǒng)一;一般用計(jì)算機(jī)打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學(xué)檔案材料一般要求長期保存。教學(xué)日歷、教學(xué)任務(wù)書、課程安排表、學(xué)生實(shí)習(xí)有關(guān)材料、教學(xué)檢查座談?dòng)涗洝⒙犝n記錄、學(xué)生畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))、各種考試試卷、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等則要求保存五年以上;教學(xué)檔案管理人員應(yīng)于每學(xué)期期末對本單位的教學(xué)檔案進(jìn)行及時(shí)的清理與歸檔。立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求,進(jìn)行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁號(hào)、卷號(hào)(盒號(hào)),填寫卷內(nèi)目錄、備考表,擬定案卷標(biāo)題,注明密級(jí)和保管期限,并于每學(xué)年度結(jié)束后對所有教學(xué)檔案進(jìn)行匯總,裝訂后,按學(xué)年度排列進(jìn)柜管理存檔。
（五）收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則,遵循教學(xué)檔案的自然形成規(guī)律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學(xué)文件材料收集的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、系統(tǒng)性;所收集的教學(xué)文件材料按各大類的分別積累,進(jìn)行預(yù)立卷,并按時(shí)間先后順序排列。
（六）利用現(xiàn)代辦公技術(shù),實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案現(xiàn)代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學(xué)管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務(wù)工作和管理教學(xué)檔案,就不可能從繁雜的事務(wù)中解脫出來。故利用現(xiàn)代辦公手段,實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理,有利于減輕工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度,縮短勞動(dòng)時(shí)間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻(xiàn)：
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[關(guān)鍵詞]工程檔案；規(guī)范管理；工程質(zhì)量
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.048
[中圖分類號(hào)]G275[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2013）08-0084-02
1 建設(shè)工程檔案的重要性
建設(shè)工程檔案是指產(chǎn)生于工程建設(shè)的活動(dòng)中，以文字、圖表、圖像、聲音等為表現(xiàn)形式的原始記錄，具有一定的儲(chǔ)存收藏價(jià)值。隨著經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，城市建設(shè)的日新月異，建設(shè)工程的數(shù)量日漸增加，而形成于工程中有價(jià)值的記錄資料也日益累積：有形成于工程建設(shè)前準(zhǔn)備活動(dòng)中的批文、巖土勘察、設(shè)計(jì)文本、施工圖、投投標(biāo)文件、施工合同；形成于建設(shè)活動(dòng)中的工程竣工驗(yàn)收資料、審核資料；竣工后相關(guān)單位的驗(yàn)收資料、工程結(jié)算資料、竣工圖及后期附加服務(wù)的記錄資料等等。這些檔案記錄了工程建設(shè)的方方面面，是最原始最真實(shí)的文獻(xiàn)資料，在建設(shè)工作中有著極其重要的功能。
（1） 一個(gè)建設(shè)工程完工后必須要接受驗(yàn)收，而要檢驗(yàn)工程質(zhì)量是否合格，其最重要的依據(jù)之一就是建設(shè)活動(dòng)中形成的真實(shí)檔案和施工管理記錄文件。這從側(cè)面體現(xiàn)出工程建設(shè)不是兒戲，是要遵循科學(xué)，經(jīng)受考驗(yàn)的，這也成為了工程質(zhì)量等級(jí)評價(jià)機(jī)制的一項(xiàng)評判指標(biāo)[1]。
（2） 工程施工過程中難免會(huì)出現(xiàn)一些問題，而當(dāng)問題日益凸顯、隱患漸漸形成甚至于工程事故突發(fā)，調(diào)查人員要對問題出現(xiàn)的原因，事故發(fā)生的原因進(jìn)行調(diào)查時(shí)，則必須從查看工程檔案開始，進(jìn)而提出正確的處理措施。
（3） 在工程竣工驗(yàn)收通過后，建設(shè)單位還要履行今后的維修、保養(yǎng)、管理服務(wù)，因此，建設(shè)工程檔案的儲(chǔ)存就是工程享受后期服務(wù)的重要參考依據(jù)。
（4） 一個(gè)建設(shè)工程檔案價(jià)值不僅僅限于對本工程的貢獻(xiàn)價(jià)值，它還能成為其他同類工程建設(shè)的“教材”，具有很高的參考價(jià)值，一個(gè)高水準(zhǔn)的工程建設(shè)所形成的全面規(guī)范的工程檔案將會(huì)是同種工程建設(shè)的指明燈，其中展現(xiàn)的經(jīng)驗(yàn)、可參考的數(shù)據(jù)，可借鑒的技術(shù)水平是新工程建設(shè)中收獲的一大筆財(cái)富，因此建設(shè)工程的檔案是為更大的經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)的，它潛在的價(jià)值是不可估量的[2]。
（5） 如今城市現(xiàn)代化的發(fā)展不斷向周邊農(nóng)村滲透，城市建設(shè)步伐日益加快，而城市的科學(xué)規(guī)劃則需要建設(shè)工程檔案提供相應(yīng)參考依據(jù)。一個(gè)城市擴(kuò)建方案的確立、決策的作出都需要從建設(shè)工程檔案中獲取原始資料進(jìn)行參考，有效地利用檔案可以避免城市建設(shè)的盲目規(guī)劃，減少不必要資金的流失，把資金用在刀刃上，合理配置人員和物資，達(dá)成社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的統(tǒng)一。
2 加強(qiáng)建設(shè)工程檔案規(guī)范化管理的建議
（1） 提高認(rèn)識(shí)，建立健全檔案管理制度。工程的建設(shè)周期一般需要好幾年，操作復(fù)雜，相關(guān)聯(lián)的部門設(shè)置也繁多，每個(gè)程序之間幾乎都有聯(lián)系，如果檔案記錄過程中相關(guān)人員沒有認(rèn)真的工作態(tài)度，那么很多細(xì)微的環(huán)節(jié)會(huì)出現(xiàn)紕漏，甚至被忽略，這樣便使得檔案記錄的資料缺少完整性。由此可知，建立一個(gè)規(guī)范的檔案管理制度是十分有必要的。完善現(xiàn)存檔案管理制度，① 應(yīng)該設(shè)置專業(yè)性較強(qiáng)的專業(yè)管理員； ② 以甲方代表作為每個(gè)工程點(diǎn)一手檔案的形成和收集，確保歸檔材料的完整性； ③ 人員的配置要優(yōu)先選擇專業(yè)性強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)高的人員，并且對其做好培訓(xùn)工作。
（2） 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，落實(shí)檔案工作責(zé)任制。工程建設(shè)的檔案人員和技術(shù)人員都必須要有良好的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，因此加強(qiáng)檔案工作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)是推動(dòng)檔案規(guī)范化管理建設(shè)的重要一步，要培養(yǎng)這些人員的法律意識(shí)，在專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)外，要讓他們清醒地認(rèn)識(shí)到工程檔案與工程質(zhì)量的緊密聯(lián)系。要提高工程檔案管理的地位，引起有關(guān)部門和人員的高度重視，如若忽視檔案文件的管理就要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，在建設(shè)單位和工程承包方簽訂的合同中明確承包法人違反檔案管理規(guī)定應(yīng)付的責(zé)任，收集整理檔案材料的各個(gè)環(huán)節(jié)要保證全面到位[3]。
（3） 參照標(biāo)準(zhǔn)，使檔案整理更規(guī)范化。一套有價(jià)值有完整意義的建設(shè)工程檔案通常包括以上級(jí)的工程審批文件為前提進(jìn)行立項(xiàng)，通過合法程序征地、對施工地進(jìn)行勘察測量，繪制圖表、設(shè)計(jì)施工方案，有關(guān)施工的技術(shù)和完工后工程質(zhì)量檢驗(yàn)的資料記錄等等。為了方便甲方整理檔案資料，加強(qiáng)檔案管理，統(tǒng)一檔案合格標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)部根據(jù)實(shí)際情況制定了《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》，這一規(guī)范的內(nèi)容涉及了可歸檔的資料的范圍、檔案符合歸檔要求的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檔案進(jìn)行移交和驗(yàn)收等，規(guī)定詳細(xì)明確，給檔案工作者今后的歸檔工作提供了便捷和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因此，作為檔案管理人員必要牢記此規(guī)范，一切工作活動(dòng)以規(guī)范的要求為出發(fā)點(diǎn)，同時(shí)要發(fā)動(dòng)思維根據(jù)具體情況對檔案管理工作進(jìn)行完善。
（4） 努力實(shí)現(xiàn)檔案工作與工程建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。工程項(xiàng)目具有持續(xù)時(shí)間長、涵蓋面廣等特點(diǎn)，因而為了更好地進(jìn)行工程項(xiàng)目管理，確保工程項(xiàng)目能順利早日完成，作為工程項(xiàng)目的總負(fù)責(zé)人，要在項(xiàng)目管理時(shí)重視工程檔案的管理，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作與工程建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，從而完善工程項(xiàng)目的管理體系。① 工程監(jiān)理貫穿于工程項(xiàng)目建設(shè)的始終，即從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)開始到建設(shè)項(xiàng)目竣工的所有文件材料、例會(huì)資料都需建檔備案； ② 將工程文件材料的歸檔工作納入施工單位日常監(jiān)理范圍，從制度層面確保工程檔案的管理工作更加完善。
（5） 提高效率，加強(qiáng)工程檔案的信息化建設(shè)。現(xiàn)代科技日新月異，市場競爭激烈，傳統(tǒng)的工程檔案管理顯然已經(jīng)無法適應(yīng)如今的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，因此，我們必須把注意力轉(zhuǎn)移到建設(shè)工程檔案的信息化建設(shè)上，我們要實(shí)現(xiàn)信息收集的迅速化，保證儲(chǔ)存的安全，不斷開發(fā)更新更先進(jìn)的管理手段。比如：在各不同檔案信息的交流共享方面，充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，把各個(gè)部門納入統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)管理體系，實(shí)現(xiàn)信息的快速交換、共享，這既可以節(jié)省時(shí)間也可以獲得大量精華信息。
3 結(jié) 語
建設(shè)工程檔案是最原始的記錄，包含著豐富的資源信息，是建設(shè)工程領(lǐng)域的重要資料文獻(xiàn)。只有不斷地更新加強(qiáng)工程檔案管理的相關(guān)制度，制定管理規(guī)范，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)水平，才能順應(yīng)發(fā)展潮流，符合科學(xué)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)現(xiàn)代化城市的建設(shè)。
主要參考文獻(xiàn)
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（一）院系教學(xué)檔案管理的要點(diǎn)
院系根據(jù)自身的教學(xué)檔案的特點(diǎn)以及需求，主要分為以下幾類。
1.行政管理類。這一類主要包括來自上級(jí)教育主管機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性文件以及指令；學(xué)校對發(fā)展教育事業(yè)的規(guī)劃、計(jì)劃以及通知；學(xué)校以及各院系自身指定的規(guī)章、制度以及章程。
2.教學(xué)管理類。日常教學(xué)活動(dòng)中的輔助資料、日常書本、以及學(xué)生考試相關(guān)資料等。
3.師資隊(duì)伍建設(shè)類。包括老師的課堂教學(xué)、教學(xué)計(jì)劃以及科研成果等相關(guān)的材料；外聘、兼職、返聘等相關(guān)教職；院系教師業(yè)務(wù)檔案等。
4.學(xué)科建設(shè)與課程建設(shè)類。課程建設(shè)、學(xué)科建設(shè)的申報(bào)材料；重點(diǎn)學(xué)科以及相關(guān)專業(yè)的建設(shè)情況；企業(yè)學(xué)校的聯(lián)營資料等。
5.學(xué)生管理類。包括學(xué)生在校期間的有價(jià)值材料以及其個(gè)人檔案；學(xué)生學(xué)籍的相關(guān)資料。
6.輔助材料類。教學(xué)過程中輔助資料、院系圖書資料等。
（二）院系教學(xué)檔案管理特點(diǎn)
院系教學(xué)檔案的管理在內(nèi)容上比較繁雜、門類比較眾多，與其他檔案相比不僅具有“自然形成”“歷史記錄”“利用價(jià)值”等一般特點(diǎn)，同時(shí)它還有具有不同于文書檔案和科技檔案的自己專業(yè)性的特點(diǎn)，注重對教育活動(dòng)的客觀放映和總結(jié)。所以，從院系教學(xué)檔案的特點(diǎn)入手是實(shí)現(xiàn)院系教學(xué)檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，然后在此基礎(chǔ)分析，才能確保教學(xué)檔案準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)、安全更好的為教育教育服務(wù)。院系教學(xué)檔案管理以下幾個(gè)主要特點(diǎn)。
1.形成的成套性、周期性。由于檔案管理是根據(jù)時(shí)間特性，在具體的管理中一般是按照自然年份來劃分、排列和管理的，因此院系的管理也不例外，但是院系教學(xué)檔案的管理也要根據(jù)院系教學(xué)活動(dòng)的目的來安排，在具體劃分上，按照每一年度的縱向管理之下還應(yīng)該橫向結(jié)合學(xué)生本人入學(xué)學(xué)年中的具體表現(xiàn)，所以在同一學(xué)年中教師的教學(xué)工作應(yīng)該與其是形成一個(gè)有機(jī)的整體和一整套材料。
2.內(nèi)容的原始性、專業(yè)性。在院系教學(xué)工作中的教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法、教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)效果、教學(xué)方法的變遷，歷史狀況等都可以從院系教學(xué)檔案中找到詳實(shí)的記錄，同時(shí)教學(xué)管理水平以及教師的情況都能找到詳實(shí)的記錄。另外，不同的教學(xué)人員針對同一專業(yè)所開展的教學(xué)活動(dòng)也會(huì)有不同的特點(diǎn)，在這個(gè)過程中教學(xué)人員相互討論、共同配合，促進(jìn)教學(xué)活動(dòng)的完善，在這個(gè)過程中的專業(yè)性就能得到很好的體現(xiàn)。
3.收集來源的分散性、多樣性。在整個(gè)高職教學(xué)檔案的形成中，各個(gè)院系根據(jù)其自身的人才培養(yǎng)方案設(shè)定教學(xué)計(jì)劃，同時(shí)教師根據(jù)具體的教學(xué)情況不斷調(diào)整教學(xué)計(jì)劃，因此，院系教學(xué)檔案是在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上結(jié)合實(shí)際形成的。諸如成績表、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文等所涉及范圍十分廣泛，而且教學(xué)資料十分豐富。
（三）院系教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀
1.教學(xué)檔案收集難。由于院系教學(xué)自身的實(shí)際情況不同，在具體收集情況中會(huì)存在不同難度，這是由實(shí)際情況決定的；另一方面，院系領(lǐng)導(dǎo)在對待教學(xué)檔案的管理過程中并沒有十分重視這一項(xiàng)工作的意義，并且認(rèn)為這一項(xiàng)工作的主體應(yīng)該由相關(guān)的檔案管理部門去做而不是作為教學(xué)工作的主體單位去實(shí)施。但是，由于有相當(dāng)一部分的實(shí)際檔案資料就是老師的教輔或者備課，因此，在收集教學(xué)檔案資料時(shí)還存在一定的困難性以及復(fù)雜性。
2.教學(xué)檔案管理制度不完善。根據(jù)相關(guān)文件，學(xué)校應(yīng)該制定一系列的檔案歸檔規(guī)則和制度，但是從現(xiàn)實(shí)情況來看，院系檔案在實(shí)際的管理過程中存在管理不當(dāng)?shù)膯栴}。首先是學(xué)校并沒有制定行之有效的歸檔要求，對于教學(xué)歸檔的內(nèi)容并沒有進(jìn)行細(xì)致分類，其格式也沒有進(jìn)行統(tǒng)一，而對于歸檔的時(shí)限沒有具體的時(shí)限，所以在這個(gè)歸檔的過程中會(huì)出現(xiàn)漏歸、重歸、未歸等情況；同時(shí)，即使有十分完善的檔案管理制度，在人才的使用上雖然許多院系辦公室都設(shè)有專門檔案管理人員，但是由于這些人員并非是科班出身，一方面缺乏專業(yè)的知識(shí)技能和培訓(xùn)，另一方面，管理人員還有自己的本職工作，這必然會(huì)導(dǎo)致檔案在歸檔的過程中時(shí)效性的缺乏，所以這樣的常規(guī)性工作是對檔案工作人員的一個(gè)挑戰(zhàn)，而這些都或多或少的影響了院系檔案管理水平的管理效率。
3.教學(xué)檔案管理手段缺乏系統(tǒng)性和先進(jìn)性。計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展為高職院校的管理提供了穩(wěn)定的技術(shù)支持，信息化可以大大提高管理的效率，但是由于具體實(shí)際的教學(xué)檔案管理過程中依然采用的是傳統(tǒng)的手工模式進(jìn)行管理，并且檢索的形式單一，計(jì)算機(jī)高效快速的優(yōu)勢并沒有得到最好的發(fā)揮。另一方面，院系檔案管理人員并非是專業(yè)人員，由于其自身專業(yè)素質(zhì)不夠，其服務(wù)意識(shí)薄弱，對于教學(xué)檔案的管理依然停留在建檔、管檔上，許多有價(jià)值的教學(xué)檔案并沒有發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，所以在實(shí)際中檔案的作用并沒有發(fā)揮到最大。
二、院系教學(xué)檔案規(guī)范化管理的對策
（一）提高認(rèn)識(shí)，健全管理
發(fā)揮教學(xué)檔案管理體系的優(yōu)勢在與高效合理的開放使用教學(xué)檔案，因此必須提高對規(guī)范化的教學(xué)檔案作用的認(rèn)識(shí)，這是首要問題。根據(jù)《檔案法》和《普通高校檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，首先要提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識(shí)，制定相關(guān)的檔案管理辦法，加強(qiáng)對教學(xué)檔案的收集、整理、立卷、歸檔等，同時(shí)監(jiān)督檔案的管理工作，及時(shí)處理工作過程中存在的問題，并且能夠?qū)n案管理工作列入到院系的教學(xué)管理工作中；積極宣傳教學(xué)檔案管理的作用，營造良好的氛圍，提高檔案管理在人們心目中的地位，積極引導(dǎo)教學(xué)檔案的管理。
（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)管理，提升管理人員素質(zhì)
首先，科學(xué)化、規(guī)范化管理教學(xué)檔案。教學(xué)檔案的整理是一項(xiàng)具有目標(biāo)性、政策性以及時(shí)效性的管理工作，在制定時(shí)需要根據(jù)具體的合乎本院系專業(yè)教學(xué)特點(diǎn)以及管理規(guī)律的教學(xué)檔案整理特點(diǎn)，這要求它服務(wù)于教學(xué)同時(shí)也能指揮教學(xué)。由于教學(xué)檔案在收集的過程中有很大的復(fù)雜性，所以應(yīng)當(dāng)對教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理分卷，最大限度地發(fā)揮教學(xué)檔案資源的作用，完善教學(xué)，提高教學(xué)質(zhì)量。其次，創(chuàng)造各種條件提升院系教學(xué)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，增加其現(xiàn)代化管理技能的培訓(xùn)，使管理人員能夠與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升自我意識(shí)以及創(chuàng)新意識(shí)、信息意識(shí)、參與意識(shí)、競爭意識(shí)形成一個(gè)專業(yè)素質(zhì)過硬的現(xiàn)代管理團(tuán)隊(duì)。
（三）改變傳統(tǒng)管理意識(shí)，推進(jìn)院系檔案管理現(xiàn)代化
根據(jù)教育部相關(guān)文件精神，高職專科學(xué)校以及成人高等學(xué)校管理中應(yīng)該充分使用現(xiàn)代化的管理手段。信息技術(shù)的產(chǎn)生大大減少了人類的工作量，在這個(gè)過程中產(chǎn)生大量的電子文件，而傳統(tǒng)的文件管理方法并不適用與電子文件的管理，所以相應(yīng)的檔案管理手段也應(yīng)該隨著管理的對象不斷改變。信息技術(shù)的運(yùn)用，讓全程管理理論以及前段控制技術(shù)更為重要，“前段控制”是指檔案工作者應(yīng)該在電子文件形成之間根據(jù)自己管理者的身份積極將電子文件的管理方式融入系統(tǒng)設(shè)計(jì)之中，這樣可能在檢索的時(shí)候情況更好，而不是像傳統(tǒng)的檔案管理一樣，收集分類，存檔就行。例如，電子文件有著海量文件數(shù)，并且不易保存，所以在文件生成之前或者受到文件的時(shí)候就應(yīng)該對其進(jìn)行前段鑒定和實(shí)時(shí)歸檔，在預(yù)先設(shè)定的電子文件、管理系統(tǒng)中設(shè)定相關(guān)的參數(shù)，如范圍，時(shí)間、期限等。“全程管理”是指從電子文件的產(chǎn)生到電子文件的銷毀整個(gè)過程中都應(yīng)該進(jìn)行監(jiān)控和管理。
三、結(jié)語
