時(shí)間：2023-05-30 10:28:41
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案化管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
【論文摘要】信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展使我們步人了一個(gè)信息化的時(shí)代，無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)不斷顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代牛活不可缺少的工具。
1、檔案信息化的定義和內(nèi)涵
1.1定義
所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。
1.2內(nèi)涵
檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面來理解：第一，要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；第二，要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；第三，要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享；第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。
2、檔案信息化管理的必要性
由于檔案需長期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)兀不顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代牛活不可缺少的工具。可以說，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。
3、加強(qiáng)檔案信息化管理的措施
《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》又把信息化建設(shè)列為戰(zhàn)略重點(diǎn)之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)。歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并人國家信息網(wǎng)。實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。
3.1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用。
3.2檔案信息資源建設(shè)
3.2.1檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于查找利用。
3.2.2加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)
我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入，保存。
3.3檔案信息化人才的培養(yǎng)
從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，因此必須通過各種途徑加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作。提高檔案業(yè)務(wù)人員的管理水平。
【參考文獻(xiàn)】
現(xiàn)代化檔案管理最主要的就是單位下發(fā)文件以后，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞到檔案室進(jìn)行歸檔管理，由檔案室在電腦上存儲(chǔ)。基層單位現(xiàn)在主要的文件使用格式就是Word系統(tǒng)進(jìn)行編輯資料，然后交到檔案室以后，由檔案管理人員在檔案管理專用的紫晶系統(tǒng)上進(jìn)行掛接，轉(zhuǎn)換成檔案資料，以后進(jìn)行查找。為了防止進(jìn)行修改，現(xiàn)在一般的電腦存儲(chǔ)，頂多改變存儲(chǔ)格式，常用的就是PDF或者是JPG這兩種格式。但是電子文件由于都是通用的文件編輯格式，可以修改不留痕跡，鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。
即使是用數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，但是在電子技術(shù)日益發(fā)展的今天，還有什么不能解密的，所以，這也是我們基層檔案工作者所面對(duì)的困惑。但是，傳統(tǒng)檔案管理就可以避免這類事情的發(fā)生，一是必須手寫的初稿、修改稿、正式的文稿及領(lǐng)導(dǎo)批閱同意打印的簽名；二是歸檔必須是手寫的原稿、批文連同正式形成的文件兩份，進(jìn)入檔案，正式歸檔。
二、現(xiàn)代檔案和傳統(tǒng)檔案管理各有優(yōu)缺點(diǎn)
現(xiàn)代檔案如發(fā)生電腦零部件老化、系統(tǒng)升級(jí)換代、配置更新等各種形式就容易丟失部分資料。但是現(xiàn)代化檔案管理不占用空間，節(jié)省人力、物力、成本等，這個(gè)是傳統(tǒng)檔案所不能比擬的。傳統(tǒng)檔案所占用的空間、人力、財(cái)力等，都很大。但是有一點(diǎn)，是代替不了的，就是手稿。新都區(qū)檔案館里，今天還保存著1959年田家英同志在當(dāng)時(shí)的新繁縣大豐公社搞試點(diǎn)時(shí)主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率領(lǐng)一個(gè)工作組從北京來到了大豐公社。田家英和縣、社、隊(duì)干部反復(fù)研究，充分聽取群眾意見，根據(jù)中央第二次鄭州會(huì)議精神，制訂了一系列制度、條例、規(guī)定。
例如：《大豐的管理體制(草案)》、《關(guān)于新繁縣崇義鄉(xiāng)大豐財(cái)務(wù)制度的十條規(guī)定(草案)》、《公社干部必須遵守的十條守則》、《關(guān)于改進(jìn)供給制的八條規(guī)定》、《關(guān)于分級(jí)管理的體制的初步意見》、《關(guān)于財(cái)權(quán)下放的分級(jí)管理的初步意見》。這些發(fā)黃的紙上，有對(duì)體制問題的意見，對(duì)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，干部守則，各種條例、報(bào)告、會(huì)議記錄……這是歷史的見證。到今天為止，這些發(fā)黃了的資料還靜靜地躺在新都區(qū)檔案館里很好地保存著。
三、基層檔案管理人員新舊交替的問題對(duì)傳統(tǒng)與現(xiàn)代的影響
逐漸老去的一批檔案管理人員，他們?cè)诮邮墁F(xiàn)代化檔案管理方面，自己很想學(xué)好新知識(shí)、新技術(shù)，但是因?yàn)槟挲g等各方面的原因，確實(shí)也有些力不從心。但他們工作幾十年，兢兢業(yè)業(yè)，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，能做到幾十年對(duì)每一份文件了如指掌，并在同時(shí)努力接受新的知識(shí)，跟上時(shí)代的步伐。唯一不足之處就是對(duì)計(jì)算的操作的熟練程度及新的系統(tǒng)的升級(jí)接受度要慢一些。
新的檔案管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)操作接受度高，掌握新的知識(shí)也比老同志快，從網(wǎng)上傳來的文件他們能很快的放進(jìn)去，但是要讓他們踏踏實(shí)實(shí)地坐下來像老同志一樣的工作，要讓他們?nèi)ヒ环菀环莸氖占澹陀悬c(diǎn)困難了。大學(xué)的檔案管理專業(yè)畢業(yè)生基本上都是到政府機(jī)關(guān)和國有單位，起碼來說現(xiàn)階段不會(huì)到基層的小單位。所以從這個(gè)方面來說，我覺得是一個(gè)應(yīng)該比較現(xiàn)實(shí)的問題，就是如何讓基層單位的檔案能夠跟上現(xiàn)代化檔案管理的步伐。
四、總結(jié)
1、管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵
檔案管理現(xiàn)代化是社會(huì)現(xiàn)代化的重要組成部分。如果從過程的角度理解，檔案管理現(xiàn)代化是檔案部門主動(dòng)連接新科學(xué)技術(shù)的挑戰(zhàn)，為促進(jìn)社會(huì)現(xiàn)代化而進(jìn)行的變革傳統(tǒng)檔案歸展現(xiàn)代檔案管理的過程。關(guān)于它的內(nèi)涵，筆者認(rèn)為，現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵應(yīng)包括：檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案管理發(fā)展水平現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代化、檔案管理人員現(xiàn)代化等五個(gè)方面。2、檔案管理現(xiàn)代化的本質(zhì)
筆者認(rèn)為，檔案管理現(xiàn)代化是讓檔案管理從傳統(tǒng)邁向現(xiàn)代，而與現(xiàn)代社會(huì)同步。但由于現(xiàn)代社會(huì)的特征是自由化、民主化、多元化、人體化、科技化、本土化、國際化與未來化，因此，檔案管理現(xiàn)代化當(dāng)以這些特征作為努力方向。（1）檔案管理現(xiàn)代化既是硬件建設(shè)工作，同時(shí)又是軟件建設(shè)工作；（2）它是一個(gè)整體工作而不是局部的工作，應(yīng)進(jìn)行整體規(guī)劃；（3）它是長期持久的工作，不可能一蹴而就；（4）它是具有前瞻性的工作，而不是讓檔案管理跟在會(huì)社會(huì)之后亦步亦趨，現(xiàn)代化與未來化是相結(jié)合的；（5）它固然要探討社會(huì)發(fā)展的實(shí)際狀況，也要進(jìn)行價(jià)值判斷，選擇其中有價(jià)值的成分來確立努力的目標(biāo)。（6）它不是單純以國外社會(huì)發(fā)展作為衡量指標(biāo)，也要考慮國內(nèi)社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r來判定檔案管理發(fā)展的取向。可見，檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)改革、創(chuàng)新、發(fā)展的過程，也是一個(gè)系統(tǒng)工程；既是長期的，又是動(dòng)態(tài)的，在本質(zhì)上表現(xiàn)為對(duì)社會(huì)的順應(yīng)和超越。
3、檔案管理現(xiàn)代化與社會(huì)現(xiàn)代化的關(guān)系
現(xiàn)代化本身是一個(gè)發(fā)展的概念，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的趕超先進(jìn)的過程。美國學(xué)者瓦爾馬認(rèn)為：“現(xiàn)代化就是帶著方向性的變革過程。”檔案管理現(xiàn)代化不一種孤立的現(xiàn)象，它是社會(huì)主義現(xiàn)代化逐步實(shí)現(xiàn)的檔案管理系統(tǒng)和檔案管理制度的全面進(jìn)步，是通過培養(yǎng)人，最終為實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù)。檔案管理現(xiàn)代化和社會(huì)現(xiàn)代化是相互依賴、互為條件的。一方面，沒有社會(huì)主要構(gòu)成要素（如政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、科技等）的現(xiàn)代化，檔案管理現(xiàn)代化是不可能的；另一方面，檔案管理現(xiàn)代化又是社會(huì)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，是社會(huì)現(xiàn)代化的重要組成部分。
二、為什么要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
1、檔案管理現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然選擇
我們要在本世紀(jì)初實(shí)現(xiàn)黨和政府提出的基本實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的宏偉目標(biāo)，關(guān)鍵是要全面提高檔案干部隊(duì)伍的整體素質(zhì)，實(shí)施科教興檔，加大人才資源的開發(fā)，促使檔案管理現(xiàn)代化與我國社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)協(xié)調(diào)同步發(fā)展。
2、檔案管理現(xiàn)代化是自身發(fā)展的必然趨向
隨著我國經(jīng)濟(jì)快速、協(xié)調(diào)、健康發(fā)展，綜合國力迅速增加，檔案事業(yè)也得到了迅速發(fā)展。近二十年來，各級(jí)各類檔案館和基層綜合檔案室通過開展目標(biāo)管理認(rèn)定活動(dòng)，提高檔案工作的整體水平，一個(gè)以檔案科教為先導(dǎo)，以檔案科研、教育創(chuàng)新為動(dòng)力，以人才建設(shè)為基礎(chǔ)，以現(xiàn)代化管理為手段，以檔案館管理現(xiàn)代化為突破口，以提高質(zhì)量、提高效率為重點(diǎn)，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的思想已達(dá)成了共識(shí)，同時(shí)隨著檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)的不斷提高，觀念的不斷更新，經(jīng)費(fèi)的不斷投入，條件的不斷改善，對(duì)檔案事業(yè)自身的發(fā)展提出了更高的要求。
三、如何實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
1、必須更新檔案管理觀念
檔案管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，還是不能解決現(xiàn)有檔案管理觀念滯后性與檔案管理發(fā)展的先進(jìn)性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎(chǔ)上構(gòu)筑檔案管理現(xiàn)代化的大廈。
摘要檔案管理現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是時(shí)展的具體要求。在我國檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，檔案管理工作取得了可喜的成績，但仍然存在一定問題亟待解決。本文深入分析了檔案管理的實(shí)際工作，探討了加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的有關(guān)措施。
關(guān)鍵詞檔案管理人員建設(shè)現(xiàn)代化改革
檔案管理現(xiàn)代化的本質(zhì)是加快檔案管理工作的改革，使之更加適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的要求，因此要求檔案管理實(shí)現(xiàn)觀念、裝備、人員上的現(xiàn)代化。檔案管理部門必須強(qiáng)調(diào)現(xiàn)代化檔案管理的意識(shí)，不斷探索實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化的有關(guān)途徑。
一、檔案管理現(xiàn)代化概述
檔案管理現(xiàn)代化是現(xiàn)代管理科學(xué)的指導(dǎo)下，運(yùn)用現(xiàn)代管理方法和手段，對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理的一種新模式。這種新模式借助現(xiàn)代管理的技術(shù)與設(shè)備，依靠掌握現(xiàn)代化檔案管理的人員得以實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案管理方式缺乏完善的管理體系和制度，且大多數(shù)管理工作依靠人工完成，因此導(dǎo)致檔案管理的效率較低。在檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程中，要重點(diǎn)解決這些問題，在檔案管理運(yùn)用信息化、科技化、智能化的管理模式。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入檔案領(lǐng)域，但是并未發(fā)揮出應(yīng)有的作用，需要進(jìn)一步強(qiáng)化計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用。檔案管理現(xiàn)代化不但可以實(shí)現(xiàn)無紙化檔案管理，還可以增強(qiáng)儲(chǔ)存信息的數(shù)量和準(zhǔn)確性。工作人員在查找、篩選檔案時(shí)，更加迅速、準(zhǔn)確。檔案管理現(xiàn)代化是一種必然的趨勢(shì)，各級(jí)行政部門和檔案單位必須采取一些有效措施，加快檔案管理現(xiàn)代化的速度，使檔案管理工作與時(shí)展接軌。
二、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有關(guān)措施
（一）強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)
實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，必須樹立現(xiàn)代化管理的思想意識(shí)，這樣才能指導(dǎo)檔案管理工作向著現(xiàn)代化發(fā)展。當(dāng)前，很多檔案管理人員思想觀念相對(duì)滯后，因此，首先要求管理人員解放思想，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念，樹立創(chuàng)新意識(shí)。這要求檔案管理人員要沖破舊思想的束縛，改變?cè)械墓ぷ鞲窬郑粩鄰?qiáng)化現(xiàn)代化的管理意識(shí)。當(dāng)前檔案事業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展較慢，這與管理者本身忽視檔案管理的重要性不無關(guān)系[1]。因此，本單位領(lǐng)導(dǎo)要提高檔案管理的地位，加強(qiáng)相關(guān)宣傳使全體管理者從思想上重視檔案管理工作。在宣傳中促進(jìn)管理人員接受現(xiàn)代化的管理理念，從根本上改變檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的現(xiàn)狀。
（二）推行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的檔案管理
在檔案管理領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，需要檔案事業(yè)主管機(jī)關(guān)會(huì)同標(biāo)準(zhǔn)化主管機(jī)關(guān)或部門共同協(xié)調(diào)完成。制定標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的相關(guān)原則、工作模式、評(píng)價(jià)方法等，是完成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的基礎(chǔ)和保障。相關(guān)單位及部門要確定出科學(xué)、統(tǒng)一的工作規(guī)范、技術(shù)規(guī)范，同時(shí)加強(qiáng)監(jiān)督作用保證其貫徹落實(shí)并執(zhí)行[2]。
保證檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。因此，應(yīng)該盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化[3]。首先，要求技術(shù)方法的規(guī)范和統(tǒng)一；其次，要求設(shè)備、設(shè)施的規(guī)范化。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的最終目的是確保檔案保管及利用價(jià)值，因此，管理者要實(shí)現(xiàn)檔案管理的最大化，同時(shí)使檢索利用檔案信息更加便捷。
信息化是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的主要特征，也是加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的有效途徑。信息管理只有借助信息化存儲(chǔ)和數(shù)字化的處理才能真正復(fù)合現(xiàn)代社會(huì)的要求，因此，必須促進(jìn)信息化在檔案管理中的應(yīng)用。檔案工作中要積極計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化管理手段，從而提高檔案整理、編目、檢索等工作的效率。
（三）提高檔案工作隊(duì)伍的總體素質(zhì)
檔案現(xiàn)代化管理的核心內(nèi)容是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，這時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必經(jīng)之路，因此，必須強(qiáng)化檔案工作人員的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。每一個(gè)管理人員必須能熟練掌握現(xiàn)信息技術(shù)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及各類現(xiàn)代辦公設(shè)備，并能獨(dú)立完成電子文件的制作、設(shè)備日常維護(hù)等工作。相關(guān)單位可以通過加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)的方法，提高管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平。由于檔案管理人員的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)不同，可以分層次對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，如基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)、高級(jí)理論培訓(xùn)、檔案專業(yè)操作培訓(xùn)等。通過培訓(xùn)可以使每一個(gè)管理人員都具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而提高整個(gè)工作隊(duì)伍的現(xiàn)代化管理水平。
同時(shí)，還要積極引進(jìn)高技能專業(yè)人才，從而提高工作隊(duì)伍的整體實(shí)力。相關(guān)單位及部門應(yīng)該制定嚴(yán)格的人才選拔制度，選拔適合本崗位的專業(yè)人才。同時(shí)完善考核制度和獎(jiǎng)勵(lì)制度，鼓勵(lì)檔案管理人員在工作上不斷創(chuàng)新，從而激發(fā)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的工作活力。
三、結(jié)束語
我國檔案管理應(yīng)以《檔案法》為核心。國家要不斷完善體系內(nèi)相關(guān)法律建設(shè)，使檔案管理實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的社會(huì)職責(zé)。檔案管理的現(xiàn)代化需要行政主管部門與各級(jí)管理部門的密切配合、通力合作，從而實(shí)現(xiàn)推動(dòng)檔案事業(yè)健康發(fā)展的目的，進(jìn)而進(jìn)一步加快我國檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
參考文獻(xiàn)：
[1]陳永成.檔案管理現(xiàn)代化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)[J].中國檔案，2013（11）.
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化
中圖分類號(hào)：R19 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2014）09-0078-01
由于我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，醫(yī)院作為人類社會(huì)中最主要的職能部門之一，在進(jìn)行管理的時(shí)候，一定要更加專業(yè)化才能夠保證醫(yī)院的專業(yè)性。醫(yī)院的檔案是在醫(yī)院的工作人員在工作中積累的豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在醫(yī)院的中占有非常重要的地位。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案的信息化管理是未來醫(yī)院的發(fā)展趨勢(shì)。
一、重要性
醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理中最重要的組成部分，對(duì)于醫(yī)院的信息化進(jìn)行管理是非常重要的。它主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，對(duì)于醫(yī)院檔案使用信息化管理能夠?qū)τ谝恍┍容^珍貴的醫(yī)學(xué)檔案的原件進(jìn)行保護(hù)。在原來的醫(yī)院檔案管理中，很多非常珍貴的醫(yī)學(xué)原件由于被大量的借閱以及翻看，時(shí)間長了就會(huì)導(dǎo)致這些比較珍貴的醫(yī)學(xué)檔案受到損害，或者丟失，這樣就為我們?cè)谶M(jìn)行醫(yī)學(xué)科研的時(shí)候增加了難度。
其次，在使用傳統(tǒng)的管理方法對(duì)于實(shí)行醫(yī)院檔案管理的時(shí)候，相關(guān)的檔案管理人員想要對(duì)于各類文件進(jìn)行歸檔的時(shí)候，多采用手工的方式，這樣就給檔案的管理人員帶來了很大的工作量。使用信息化的方式對(duì)于醫(yī)院檔案進(jìn)行管理不僅能夠?yàn)闄n案的管理人員減少工作量，還能夠保證醫(yī)院的檔案管理更加規(guī)范化。
第三，運(yùn)用信息化對(duì)于醫(yī)院檔案進(jìn)行管理能夠更加有效的對(duì)于醫(yī)院的各類信息進(jìn)行整合與共享。這樣就能夠使檔案的信息資源得到更加好的利用。
第四，運(yùn)用信息化對(duì)于醫(yī)院檔案進(jìn)行管理能夠是檔案的檢閱更加的方便，在傳統(tǒng)的醫(yī)學(xué)檔案管理中，如果想要查閱資料是非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力的一件事，但是如果使用信息化進(jìn)行檔案的管理就只需在計(jì)算機(jī)上輸入檢索的代碼，就能夠輕而易舉的找到自己所需要的資料，非常的簡單快捷。
最后，運(yùn)用信息化對(duì)于檔案進(jìn)行管理打破了原來的檔案管理模式，傳統(tǒng)的檔案管理模式檔案多是紙質(zhì)發(fā)的，這樣不僅僅成本高，而且保存是非常困難的，運(yùn)用信息化的檔案管理方式就不會(huì)存在這樣的問題。
二、存在問題
現(xiàn)階段由于醫(yī)院的信息管理的復(fù)雜性使得在使用信息化的方式對(duì)醫(yī)院進(jìn)行管理的時(shí)候存在非常多的問題。
1.管理觀念陳舊
現(xiàn)階段在進(jìn)行醫(yī)院檔案的信息化管理的時(shí)候，由于醫(yī)院的相關(guān)管理人員在實(shí)際的檔案管理工作中根本就沒有認(rèn)識(shí)到運(yùn)用信息化對(duì)于檔案管理的重要性，因此在進(jìn)行實(shí)際的工作中很多的醫(yī)院還是采用傳統(tǒng)的手工檔案管理的方法，這種傳統(tǒng)的檔案管理辦法嚴(yán)重的忽視了對(duì)于檔案管理的整理、統(tǒng)計(jì)以及編研的情況，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案信息的利用率非常低，這對(duì)于醫(yī)院的良好發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。
2.人員素質(zhì)較低
在進(jìn)行醫(yī)院檔案的信息化管理的時(shí)候不僅要求醫(yī)院的管理者從思想上加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的重視，也要求實(shí)際的檔案管理人員必須具有較高的專業(yè)素質(zhì)。而現(xiàn)在我國的各大醫(yī)院中，檔案的管理人員專業(yè)素質(zhì)普遍偏低，很多的相關(guān)管理人員根本就沒有專業(yè)的管理知識(shí)以及管理技能，在進(jìn)行實(shí)際的檔案管理的時(shí)候，由于檔案管理人員的缺少專業(yè)的知識(shí)，使得醫(yī)院在使用信息化對(duì)于檔案進(jìn)行管理的時(shí)候舉步維艱。
3.硬件設(shè)施落后
由于在現(xiàn)在的醫(yī)院中，醫(yī)院的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔案管理的不重視，使得在進(jìn)行檔案的管理的時(shí)候不能夠引起足夠的重視，因此使用信息化進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，由于資金不足導(dǎo)致醫(yī)院在進(jìn)行檔案的管理的時(shí)候，根本就無法實(shí)現(xiàn)信息化的管理，這樣就嚴(yán)重的影響了醫(yī)院信息化管理的進(jìn)程。
三、解決對(duì)策
由于經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對(duì)于醫(yī)院的檔案進(jìn)行信息化的管理是非常重要的。只有加強(qiáng)對(duì)于醫(yī)院檔案的信息化的管理才能夠保證醫(yī)院能夠有一個(gè)良好的發(fā)展，下面筆者主要針對(duì)上面提到的幾點(diǎn)問題，提出自己的一些建議。
1.加強(qiáng)觀念的轉(zhuǎn)變
如果想要加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理信息化的發(fā)展，就一定要從觀念上加強(qiáng)觀念的轉(zhuǎn)變，只有這樣才能夠使得醫(yī)院的管理者增強(qiáng)對(duì)于醫(yī)院檔案信息化管理的重視程度，才能夠在實(shí)際的工作中能夠獲得各個(gè)部門的支持，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化的發(fā)展。
2.加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)
在使用信息化對(duì)于醫(yī)院檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，對(duì)于管理人員的信息化的要求是非常高的。這就要求在對(duì)于醫(yī)院的管理人員進(jìn)行選拔的時(shí)候一定要注意人員的專業(yè)性，而對(duì)于醫(yī)院現(xiàn)有的一些檔案管理人員來說，要對(duì)于他們進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，只有這樣才能夠加快醫(yī)院檔案管理的信息化的進(jìn)程，促進(jìn)醫(yī)院檔案的信息化管理水平的提高。
3.建立健全管理制度
―個(gè)科學(xué)完善的管理制度，是醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)。在進(jìn)行檔案的信息化的管理的時(shí)候，只有嚴(yán)格的按照相關(guān)的管理制度進(jìn)行執(zhí)行，才能夠保證醫(yī)院檔案的信息管理系統(tǒng)有一個(gè)規(guī)范化的發(fā)展，才能夠保證醫(yī)院的檔案管理高效的運(yùn)行，將醫(yī)院的檔案管理提升到―個(gè)新的層次。
4.加強(qiáng)資金投入
檔案管理中的硬件設(shè)施是保證醫(yī)院檔案管理能夠正常的實(shí)行的基礎(chǔ)。在加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理的時(shí)候，一定要保證檔案管理的硬件設(shè)施是符合標(biāo)準(zhǔn)的，只有這樣才能夠保證醫(yī)院檔案的信息化能夠正常的實(shí)行。而加強(qiáng)對(duì)于信息化的硬件的設(shè)施的建設(shè)就需要大量資金的投入，只有這樣才能夠保證醫(yī)院的檔案管理信息化的正常運(yùn)行。
1 信息化檔案管理的特點(diǎn)
1.1 一體化的管理模式
在過去,企業(yè)檔案管理的實(shí)現(xiàn)是不同部門對(duì)其內(nèi)部文件進(jìn)行整理、分類并歸檔的過程。而信息化的檔案管理則改變了這一狀態(tài),信息化的管理模式可以將企業(yè)的文件,部門的基本文檔進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合,從而實(shí)現(xiàn)歸檔與管理的同步,將不同部門對(duì)于同一事務(wù)或者同一事務(wù)的不同角度的記錄歸入檔案數(shù)據(jù)庫中,實(shí)現(xiàn)檔案管理的一體化。通過對(duì)檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)公文和業(yè)務(wù)性文件整理與歸檔工作在同一時(shí)間完成,既可以節(jié)省大量的時(shí)間,節(jié)省勞動(dòng)力,而且提高了檔案管理的準(zhǔn)確性。從事檔案管理的工作人員可以從繁雜的工作中抽離出來,從而獲得更多的學(xué)習(xí)時(shí)間,加強(qiáng)檔案管理信息資源的開發(fā)。與此同時(shí),負(fù)責(zé)檔案管理工作的部門也能夠通過自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)公文以及業(yè)務(wù)性文件的管理狀態(tài)進(jìn)行隨時(shí)的掌控,以便盡快的做出指導(dǎo),實(shí)現(xiàn)檔案管理的預(yù)見性。
1.2 方便存儲(chǔ)與查找
企業(yè)的行政部門與業(yè)務(wù)部門,可以通過對(duì)檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用,將已經(jīng)形成的有查考利用價(jià)值的文件隨時(shí)存儲(chǔ)到服務(wù)器上。而檔案管理工作人員他也可以把原有檔案的掃描件存儲(chǔ)到服務(wù)器上。這樣,只需要通過身份驗(yàn)證,用戶就可以通過企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)查找所需要的檔案信息,即節(jié)省了時(shí)間,又節(jié)省了資源,真正實(shí)現(xiàn)了信息化檔案管理給企業(yè)的工作帶來的方便。
1.3 檔案業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化
企業(yè)檔案管理工作非常復(fù)雜,其全過程不僅包括統(tǒng)計(jì)、鑒定、借閱還包括了參考資料的編研工作,甚至是資料的銷毀,這都需要管理人員定期對(duì)檔案的情況進(jìn)行分析,而且企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考資料。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理模式,可以對(duì)檔案進(jìn)行隨時(shí)隨地的管理,例如各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、各種報(bào)表的打印、借閱登記、催還提醒等,這樣可以便于領(lǐng)導(dǎo)或各部門通過電腦獲取所需要的資料和數(shù)據(jù),避免了因?yàn)榫嚯x問題而造成的時(shí)間浪費(fèi)。
2 企業(yè)檔案管理信息化存在的問題
2.1 檔案管理的信息化意識(shí)不足
實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化不是一項(xiàng)簡單的工作,需要大量的時(shí)間來逐步完成,而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式,而將資金更多的用于例如設(shè)備改造、產(chǎn)品銷售等直接投資上,疏于對(duì)檔案的管理,忽視對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),導(dǎo)致管理人員缺乏經(jīng)驗(yàn)、缺乏服務(wù)意識(shí),使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而,事實(shí)上雖然檔案管理信息化的應(yīng)用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益,但是通過對(duì)檔案的合理管理能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供可靠的支持,間接為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。對(duì)檔案管理模式的忽視必然會(huì)阻礙企業(yè)的發(fā)展。
2.2 檔案管理信息載體的破損
在企業(yè)信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質(zhì)載體的圖文檔案之后的又一重要管理對(duì)象。通過對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用,許多企業(yè)實(shí)現(xiàn)了工程設(shè)計(jì)、施工和產(chǎn)品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設(shè)計(jì)的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等,這些載體會(huì)因?yàn)楦鞣N原因而發(fā)生破損,例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴(yán)重影響文檔等信息的使用,嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行出現(xiàn)問題。
2.3 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不夠完善
檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化指的是在檔案實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變過程中,必須有相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)。信息化是一個(gè)非常嚴(yán)密的信息系統(tǒng),各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相關(guān)信息為數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn),為企業(yè)檔案管理信息化提供數(shù)據(jù)計(jì)算的標(biāo)準(zhǔn)卻難以滿足企業(yè)的需求,企業(yè)管理和業(yè)務(wù)流程以及工作程序標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換等標(biāo)準(zhǔn)都需要進(jìn)一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換或資源共享造成諸多不便,甚至?xí)?yán)重制約企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
3 改善企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的建議
通過對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題的分析,可以看出,只有在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置,完善檔案管理人員的培訓(xùn),才能徹底實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,具體來說可以從以下幾個(gè)方面著手。
3.1 完善檔案管理制度
所有工作的順利展開與進(jìn)行都離不開規(guī)范的要求和對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的參考,企業(yè)檔案管理也不例外。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的前提是健全的管理制度與明確的部門職責(zé),而同時(shí)這也是檔案管理部門為企業(yè)提供更高級(jí)別的服務(wù)的先決條件。所以,為了在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭中立于不敗之地,現(xiàn)代化的企業(yè)必須要建立健全檔案管理制度,尤其要制定檔案自動(dòng)化管理制度,通過合理的制度規(guī)范檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。
3.2 加強(qiáng)監(jiān)管工作
在企業(yè)建立局域網(wǎng)時(shí),要有計(jì)劃的實(shí)施檔案一級(jí)管理,對(duì)于文件從形成到歸檔的全過程要實(shí)施監(jiān)管,尤其是從文件行程的最初階段,以保證文件的整個(gè)生命周期都能在可控范圍內(nèi),使整個(gè)過程都做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化并努力貫徹執(zhí)行。
3.3 理順工作流程
不同企業(yè)的工作流程不一樣,相應(yīng)的檔案管理自動(dòng)化程序也是不一樣的,所以要明確各部門工作的先后順序,例如檔案部門與文書,只有這樣才能保證檔案管理信息化過程中避免走彎路。檔案管理要與企業(yè)所講
轉(zhuǎn)貼于
求的效應(yīng)原則保持一致,盡量以最少的投入來保證企業(yè)對(duì)于信息資源需求的滿足。理順檔案管理工作的流程,首先要做好數(shù)據(jù)收集與資料庫的維護(hù)工作;另外要充分利用計(jì)算機(jī)的功能,根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需求,及時(shí)編寫一些檔案文件匯編,并提供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)用于決策所需要的信息。
3.4 實(shí)現(xiàn)管理工具的信息化
從事檔案管理工作的人員除了要做好文件的分類、歸檔等工作外,還要積極參加檔案管理軟件的功能開發(fā)工作中,充分了解企業(yè)檔案管理的全過程和檔案專業(yè)管理的全部內(nèi)容。在工作當(dāng)中,要及時(shí)征求各部門的意見,分析檔案管理與各部門之間的聯(lián)系,并將分析結(jié)果交給軟件開發(fā)人員作為依據(jù)選擇最合理的設(shè)計(jì)方案,使設(shè)計(jì)出的軟件能夠最大程度滿足企業(yè)的需要,從而真正實(shí)現(xiàn)管理的自動(dòng)化和信息化。
企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)繁瑣和復(fù)雜，傳統(tǒng)檔案管理大多使用紙質(zhì)檔案，隨著時(shí)間的推移，企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)增多、工作人員增加都給檔案管理帶來巨大難題，而且傳統(tǒng)檔案管理需要充足空間以存放檔案，也需要大量人力對(duì)檔案進(jìn)行專門管理和監(jiān)管，這不僅浪費(fèi)人力、物力，同時(shí)也給企業(yè)的檔案建設(shè)工作帶來障礙。檔案信息化，能夠有效地解決傳統(tǒng)檔案所難以解決的問題。但是，信息化建設(shè)是對(duì)檔案管理革新，區(qū)別于傳統(tǒng)方式的優(yōu)勢(shì)，信息化管理也有其獨(dú)有的缺陷。
（一）檔案管理信息化的意識(shí)薄弱
在實(shí)際情況中，部分企業(yè)僅僅是簡單的將其看作是檔案存儲(chǔ)、使用方式的改變，沒有認(rèn)識(shí)到這是企業(yè)管理理念的轉(zhuǎn)變，沒有考慮到建立一個(gè)綜合性檔案管理信息化系統(tǒng)。有一些企業(yè)錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案難以給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益,盲目的把資金投入到其他建設(shè)項(xiàng)目,對(duì)檔案事業(yè)疏于建設(shè)和管理,對(duì)檔案信息化建設(shè)所需設(shè)備和配備不予以重視。
（二）管理人員素質(zhì)有待提高
在檔案信息化建設(shè)中，管理人員的綜合素質(zhì)較低。檔案信息化管理要求管理人員不僅有一定程度的專業(yè)管理能力，而且必須掌握信息技術(shù)處理能力，同時(shí)也要對(duì)企業(yè)的工作流程和工作方式有著深刻的了解。可是現(xiàn)有的企業(yè)檔案管理人員很少具備這樣完備的綜合素質(zhì)，難以滿足信息化檔案管理的高要求。
（三）信息化建設(shè)尚未完善
隨著信息化的不斷深入,檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化無法滿足企業(yè)的需求,嚴(yán)重影響了檔案信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性,令企業(yè)遇到了許多本可以避免的問題。除了上述幾點(diǎn)問題外，還有許多細(xì)節(jié)方面的問題也需要企業(yè)時(shí)刻關(guān)注。首先，要做到對(duì)員工的信息審核和更新，信息化檔案建設(shè)依靠的是信息技術(shù)，可是檔案的管理以來的人，對(duì)于老員工的離職和新員工的加入，檔案管理要跟進(jìn)。其次，對(duì)于檔案的管理要注意安全措施，檔案是一個(gè)人的個(gè)人信息和企業(yè)內(nèi)部資料的集合，要加強(qiáng)安全管理工作。
二、完善檔案管理信息化的策略
（一）從企業(yè)內(nèi)部強(qiáng)化檔案管理理念
檔案管理信息化管理理念直接決定信息化建設(shè)的實(shí)施力度及信息化的程度。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè),領(lǐng)導(dǎo)者要把檔案信息化概念和期許轉(zhuǎn)變成實(shí)踐及現(xiàn)實(shí),正視檔案管理建設(shè)的艱巨性和復(fù)雜性,在資金、人才、設(shè)備等方面進(jìn)行合理和準(zhǔn)確的投入,針對(duì)內(nèi)部檔案管理工作的各項(xiàng)問題，不僅要予以關(guān)注，更要在具體操作上予以支持。
（二）引進(jìn)優(yōu)秀管理人員
信息化管理建設(shè)對(duì)于企業(yè)來說是發(fā)展的必要?dú)v程，企業(yè)的檔案管理信息化需要引進(jìn)優(yōu)秀、專業(yè)的管理人才，在工作中對(duì)其教育和培養(yǎng)，完善企業(yè)的檔案管理工作，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，推動(dòng)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。企業(yè)針對(duì)管理工作需要引進(jìn)科學(xué)的管理方式和管理體系，為企業(yè)檔案管理提供制度保障和人才支持。
（三）完善企業(yè)信息化建設(shè)
企業(yè)應(yīng)針對(duì)檔案管理的信息化投入設(shè)備、人力和資金支持，為企業(yè)的檔案管理建立更為有效的管理模式。檔案的信息化管理能夠建立有效的管理搜索模式和管理利用方式，能夠立足于企業(yè)檔案的特點(diǎn),建立健全企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫。譬如企業(yè)項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫,能夠集合企業(yè)在項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目建設(shè)以及企業(yè)資料等有關(guān)信息,為進(jìn)一步開拓市場(chǎng)和技術(shù)創(chuàng)新提供參考。
三、總結(jié)
[關(guān)鍵詞]檔案管理；現(xiàn)代化；信息化
社會(huì)功能和社會(huì)使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案對(duì)社會(huì)的發(fā)展具有某種或多種積極的不可或缺的作用。但在檔案管理方面，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)已滲入社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，以完全改變了傳統(tǒng)的檔案觀念，也給檔案管理提出了新的課題。
一、檔案管理現(xiàn)代化的意義
要想實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先應(yīng)明確檔案管理現(xiàn)代化的重要意義，這包含以下兩個(gè)方面的基本內(nèi)容。
1.檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵。對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的理解，應(yīng)從思維方式現(xiàn)代化和管理方式現(xiàn)代化兩個(gè)方面去把握。所謂思維方式現(xiàn)代化，是指以全新的觀念、超前的思想意識(shí)，按照檔案學(xué)發(fā)展的客觀規(guī)律，應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的原理和方法，對(duì)檔案工作進(jìn)行正確的評(píng)估、判斷和決策；所謂管理手段現(xiàn)代化，是指應(yīng)該利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、微縮技術(shù)及其它先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，對(duì)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施有效控制、高效管理。具體來說，就是要使檔案工作跟上科技發(fā)展的水平，實(shí)現(xiàn)“五化”，即思維超前化、技術(shù)自動(dòng)化、組織網(wǎng)絡(luò)化、體系多元化、結(jié)構(gòu)綜合化。
2.檔案管理現(xiàn)代化的必要性。首先，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然要求。計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、聲像技術(shù)、電子通訊技術(shù)等新科技、新手段在社會(huì)生活各個(gè)領(lǐng)域越來越廣泛的應(yīng)用；各種新載體、新介質(zhì)的檔案資料形式，給檔案工作提出了新的問題、新的挑戰(zhàn)，檔案工作必須適應(yīng)時(shí)展，適應(yīng)科技發(fā)展，更新觀念，更新管理方式和管理手段，必須實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是現(xiàn)實(shí)的迫切需要。從檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，目前的檔案保護(hù)條件和管理手段還存在著許多不足和嚴(yán)重的問題。據(jù)一份抽樣調(diào)查顯示，建國初期形成的檔案，由于載體材料差，加上保護(hù)手段等因素影響，已有相當(dāng)一部分檔案出現(xiàn)褪變，褪變嚴(yán)重的，已失去了字跡，成了無字檔案。由此看來，檔案本身也向管理現(xiàn)代化提出了急迫的要求，迫切需要用現(xiàn)代化的管理手段提高管理保護(hù)水平。
實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是減少勞動(dòng)強(qiáng)度，提高管理效率的必由之路。傳統(tǒng)的手工操作管理方式，不但效率低下，且勞動(dòng)量相對(duì)較大，檔案資料中的各種有害物質(zhì)，也直接影響了檔案管理人員的身體健康。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是將廣大的檔案管理工作者從繁重的體力勞動(dòng)和有害的工作環(huán)境中解放出來，且大大地提高了工作效率。
二、檔案管理現(xiàn)代化的主要技術(shù)標(biāo)志――信息化
現(xiàn)代化的技術(shù)標(biāo)志是信息化，信息技術(shù)是當(dāng)代技術(shù)的前沿，看一個(gè)國家或地區(qū)檔案管理現(xiàn)代化的水平，主要是看其檔案信息化的程度。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化的必由之路，而正在悄然興起的數(shù)字檔案館的開發(fā)研究和建設(shè)，涉及信息技術(shù)的方方面面，因此可以說，數(shù)字檔案館是檔案信息化管理的集中體現(xiàn)。
以有序的信息空間和開放的信息環(huán)境為特征的完整意義上的數(shù)字檔案館，不是封閉的檔案館信息網(wǎng)絡(luò)，而是包含在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和管理系統(tǒng)、公共信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等更為廣闊的大系統(tǒng)中的組成部分。它是由分布式文件、檔案數(shù)字資源構(gòu)成的、具有強(qiáng)大服務(wù)功能的跨機(jī)構(gòu)、跨地域的信息系統(tǒng)，是繼數(shù)字圖書館之后，在網(wǎng)上扮演重要角色的又一知識(shí)網(wǎng)絡(luò)，是國家的數(shù)字信息基礎(chǔ)工程。
數(shù)字檔案館不僅僅是館藏檔案的數(shù)字化，也不只是停留在整個(gè)檔案工作流程的計(jì)算機(jī)化，而是代表了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整體處理模式，涉及到一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與法規(guī)的制定和推行、軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建、應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)、數(shù)字資源的建設(shè)、人才隊(duì)伍的培養(yǎng)等方面的內(nèi)容，是一個(gè)與軟件工程、網(wǎng)絡(luò)工程、計(jì)算機(jī)工程、信息組織工程等密切相關(guān)的系統(tǒng)工程。
三、檔案現(xiàn)代化管理對(duì)檔案工作人員的要求
檔案人才是知識(shí)管理人才，信息的知識(shí)性及檔案工作的專業(yè)性決定了檔案工作者的勞動(dòng)是知識(shí)性勞動(dòng)。檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案的計(jì)算機(jī)管理。電子計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算能力和極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力，給檔案工作者帶來了科學(xué)的管理手段和先進(jìn)的檢索方法，為了讓電子時(shí)代人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長期或永久的保存和利用，檔案管理者必須學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化檔案管理手段―檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件的歸檔與管理的知識(shí)與技能。這就要求檔案管理人員必須電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則，是無法適應(yīng)計(jì)算機(jī)時(shí)代檔案管理工作的。檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備，進(jìn)行電子文件的制作，使用和維護(hù)。
1 創(chuàng)新檔案管理意識(shí)
檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重要內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，既需要現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，又要求檔案管理者必須具有現(xiàn)代化管理意識(shí)，否則，現(xiàn)代化檔案管理無法實(shí)現(xiàn)。要打破過去傳統(tǒng)檔案管理中只管不用的落后觀念，從根本上改變檔案工作可有可無、質(zhì)量優(yōu)劣無關(guān)大局的認(rèn)識(shí)，切實(shí)把檔案工作納入醫(yī)院總體工作規(guī)劃，將人員編制、工資待遇、發(fā)展經(jīng)費(fèi)等方面的政策落實(shí)到位。綜合檔案室應(yīng)成為醫(yī)院檔案的保管基地，將全院分散保管的文書、教學(xué)、科研、基建、財(cái)務(wù)、設(shè)備等方面的檔案集中起來，統(tǒng)一管理和使用，使之更好地服務(wù)于醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展。
2 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)
領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的前提，各級(jí)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須創(chuàng)新管理理念，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把它納入醫(yī)院管理的重要議事日程，作為醫(yī)院長期發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展，逐步建立起結(jié)構(gòu)合理、功能齊全、高效的檔案信息中心，充分發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢(shì)，更好地為臨床、醫(yī)療、醫(yī)學(xué)教育和科研工作服務(wù)。
3 健全組織機(jī)構(gòu)
醫(yī)院檔案管理的組織建設(shè)是開展檔案管理工作的重要保證。檔案部門設(shè)置是否合理，直接關(guān)系到醫(yī)院檔案工作的成效，同時(shí)也在一定程序上反映了醫(yī)院的管理水平。從便于檔案管理、有利于檔案綜合利用、促進(jìn)資源共享的角度出發(fā)，醫(yī)院應(yīng)設(shè)立全院綜合檔案室，配備專職檔案員，并成立醫(yī)院檔案綜合管理領(lǐng)導(dǎo)小組和監(jiān)督小組，監(jiān)督指導(dǎo)全院檔案工作的資料收集、立卷歸檔、開展利用等工作。同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)積極創(chuàng)造條件建立較為規(guī)范的各類檔案庫房，對(duì)于性質(zhì)特殊的檔案，如人事檔案、病案和設(shè)備檔案都應(yīng)另設(shè)專門的檔案庫房，并指定專人管理。在醫(yī)院各科室配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案資料的收集整理，并定期向醫(yī)院綜合檔案室移交。
4 加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)
硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代的必要手段，當(dāng)前最重要、最基本的現(xiàn)代化管理手段之一是計(jì)算機(jī)管理，將檔案內(nèi)容分門別類輸入計(jì)算機(jī)，既可以節(jié)省場(chǎng)地，還具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點(diǎn)，使查尋檔案材料費(fèi)時(shí)費(fèi)力的原始勞動(dòng)，變?yōu)樵趲追昼妰?nèi)便可解決的問題，而且還可以有直觀的、多種多樣、真實(shí)感強(qiáng)的立體效果。同時(shí)，借助于錄放機(jī)、監(jiān)視器、多媒體電腦技術(shù)等手段，可以使檔案信息在現(xiàn)代化機(jī)器設(shè)備中快捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得了前所未有的積極效果。檔案管理設(shè)施現(xiàn)代化還包括檔案保管、保護(hù)、除濕等先進(jìn)手段設(shè)施的現(xiàn)代化，總之，檔案管理現(xiàn)代化成為醫(yī)院管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化的有力支柱，既是人類勞動(dòng)能力的解放，更給人類帶來了精神的解放，工作質(zhì)量的飛躍
5 強(qiáng)化知識(shí)更新培訓(xùn)
實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理，不單單是醫(yī)院各門類檔案簡單的集中保管，而是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)工程，檔案管理的現(xiàn)代化，是要靠管理者的實(shí)踐來實(shí)現(xiàn)的，沒有管理者的現(xiàn)代化素質(zhì)，再先進(jìn)、再現(xiàn)代化的設(shè)備也無法自動(dòng)發(fā)揮作用，它們只能是毫無生氣的、遠(yuǎn)離人的現(xiàn)代化勞動(dòng)而存在的呆機(jī)器，反之，具有現(xiàn)代化素質(zhì)的管理者，具有現(xiàn)代化的管理觀念，掌握了現(xiàn)代化的管理手段，則可以使現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備如蛟龍騰飛，如駿馬奔躍，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
6 積極挖掘，發(fā)揮作用
檔案工作最終目的是將檔案的作用最大化。因此，醫(yī)院檔案的利用工作，要緊緊圍繞醫(yī)院管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作的實(shí)際需要，有的放矢地編制各類專題卡片、各類文件專題目錄、全引目錄等檢索工具，使查找迅速、利用方便。同時(shí)還應(yīng)建立檔案信息利用反饋制度，及時(shí)了解檔案利用效果，收集各部門對(duì)檔案信息的需求；對(duì)現(xiàn)有檔案要積極提煉和加工，編制成迎合各科室需求的各種資料，使“死檔”變成“活檔”。通過提高檔案的利用率，在促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作順利開展的同時(shí)，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案工作的地位，使檔案工作與醫(yī)院其它工作共同發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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作者簡介
汪海廣（1977），男，碩士研究生學(xué)歷，館員，唐山市工人醫(yī)院。
王春杰（1965—），女，研究生，高級(jí)政工師，唐山市工人醫(yī)院。
關(guān)鍵詞：檔案信息；現(xiàn)代化；管理
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
一、檔案信息現(xiàn)代化管理的重要意義
1、檔案信息工作發(fā)展的需要
二十一世紀(jì)，檔案信息工作發(fā)展迅速，同時(shí)也面臨諸多難題，如檔案信息數(shù)量上的爆炸式增長，新型信息介質(zhì)的沖擊，記錄方式的變化，利用效率的提高等等。這一系列問題給傳統(tǒng)的檔案信息管理工作臺(tái)帶來了新的挑戰(zhàn)，也帶來機(jī)遇，傳統(tǒng)的檔案信息管理模式存在工作效率低下的弊端，同時(shí)管理范圍僅僅局限在紙質(zhì)檔案領(lǐng)域，另外檔案的數(shù)量以及規(guī)模也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，因而加強(qiáng)檔案信息現(xiàn)代化管理已經(jīng)刻不容緩、勢(shì)在必行，這也是實(shí)現(xiàn)檔案跨越式發(fā)展的必由之路。
2、提高檔案信息管理的整體水平
檔案信息現(xiàn)代化管理不僅可以提高檔案信息工作效率，還可以提高相關(guān)的服務(wù)水平，對(duì)于推動(dòng)檔案信息的整體建設(shè)是十分有利的。具體的表現(xiàn)為以下三個(gè)方面：一、提高檔案信息的存儲(chǔ)能力。檔案信息現(xiàn)代化的過程中，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)（如光盤技術(shù)、縮微技術(shù)等）減少信息的存貯空間，以適應(yīng)檔案信息數(shù)量快速膨脹的現(xiàn)實(shí)需求。二、提高信息處理能力。檔案信息現(xiàn)代化管理一個(gè)主要的特點(diǎn)就是注重電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。電子計(jì)算機(jī)在處理信息方面具備較強(qiáng)的功能，如自動(dòng)完成組卷、分類、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)分析等工作，一方面節(jié)省了大量的工作時(shí)間，另一方面也減少了工作中的失誤。三、提高檔案信息資源的利用效率。檔案信息現(xiàn)代化管理具備速度快，準(zhǔn)確性高等優(yōu)勢(shì)，還能提供多種栓索途徑同時(shí)進(jìn)行大批量信息同時(shí)利用等功能。
3、我國發(fā)展的客觀需要
檔案信息工作的重要性是不言而喻的，不僅對(duì)我國各個(gè)發(fā)展階段的檔案資料進(jìn)行收集、整理、歸納，還發(fā)揮管理國家歷史文化財(cái)富的職能。另外，檔案信息工作還具備提供檔案信息的功能，這項(xiàng)功能為我國現(xiàn)代化建設(shè)工作的開展提供了重要的理論依據(jù)。通過對(duì)檔案信息的透徹分析與充分利用，可同時(shí)收獲最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
二、加快檔案信息現(xiàn)代化管理進(jìn)程的方法
1、觀念上的轉(zhuǎn)變
轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的第一步，這一步能否跨出，直接關(guān)系到后續(xù)工作的開展，因而意義重大。傳統(tǒng)檔案信息管理模式下，管理人員所處的工作環(huán)境較為封閉，這種環(huán)境下的管理人員常常存在觀念陳舊、思想保守、抵觸新鮮事物、缺乏社會(huì)適應(yīng)力等問題。最近幾年，檔案部門還面臨較為嚴(yán)重的人才流失問題，檔案管理水平因而難以提高。怎樣做才能較快、較好地實(shí)現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化管呢？個(gè)人認(rèn)為需要從以下三個(gè)方面入手：一、打破傳統(tǒng)的封閉模式，讓檔案信息工作走入社會(huì)、融入社會(huì)，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的同時(shí)，吸收對(duì)自己有用的東西，促進(jìn)自身的發(fā)展。二、加大檔案信息工作人才的培養(yǎng)。社會(huì)的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展全都需要依靠人才來實(shí)現(xiàn)。當(dāng)前，我國人才培養(yǎng)環(huán)節(jié)是一個(gè)較為薄弱的環(huán)節(jié)，檔案信息工作人才的培養(yǎng)也同樣面臨這種尷尬的局面，人才培養(yǎng)已經(jīng)成為一個(gè)現(xiàn)實(shí)而緊迫的問題。人才培養(yǎng)過程中，應(yīng)該注重綜合素質(zhì)的提升，不僅為受訓(xùn)者提供專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，也為其提供較多的實(shí)踐機(jī)會(huì)，“知行合一”的人才是檔案信息工作迫切需要的人才。三、用人機(jī)構(gòu)的改革。要杜絕任人唯親的現(xiàn)象，應(yīng)該提倡并做到任人唯賢，選拔到優(yōu)秀的人才之后，還要留得住人才，比如建立考核、激勵(lì)、保障等措施，讓他們沒有后顧之憂，穩(wěn)步提高，安心發(fā)展，為檔案信息事業(yè)竭盡全力。
2、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
實(shí)現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化管理的過程中，相關(guān)軟件、硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是必不可少的，是最基本的物質(zhì)條件，是檔案信息資源開發(fā)、利用的基礎(chǔ)與前提。因此，檔案信息現(xiàn)代化管理應(yīng)該加強(qiáng)計(jì)算機(jī)等配套硬件設(shè)備的投入，提高數(shù)據(jù)信息的處理速度，推動(dòng)該領(lǐng)域的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)。只有硬件設(shè)施的投入是不夠的，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化管理的目的，開發(fā)與之相匹配的軟件管理系統(tǒng)也是必要的工作。軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)備之間較發(fā)地配合使用，是檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)的基本保障。
3、數(shù)字化建設(shè)。
檔案信息的數(shù)字化建設(shè)包括四大部分：系統(tǒng)設(shè)置、信息查詢、數(shù)擾維護(hù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。其中，系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)維護(hù)相對(duì)而言較為關(guān)鍵。建立一套完整的、科學(xué)的信息化管理系統(tǒng)，將檔案信息存儲(chǔ)到管理系統(tǒng)之中，完成通用數(shù)據(jù)庫的建立，利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行高效管理和充分利用。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備檔案信息查詢、統(tǒng)計(jì)、檢索、分析等功能，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式，推動(dòng)檔案管理向理代化、高效化、自動(dòng)化的方向發(fā)展，并向需求者提供多樣化、個(gè)性化的檔案信息服務(wù)。
4、標(biāo)準(zhǔn)化管理
標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案信息現(xiàn)代化管理的重要組成部分，是提高檔案信息利用效率的有力保證。檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)施不僅可以提高檔案的管理水平，還可能提高相關(guān)的服務(wù)水平。傳統(tǒng)的檔案信息管理模式存在較多的弊端；缺乏全局意識(shí)，難以統(tǒng)一協(xié)調(diào)，無法發(fā)揮檔案信息工作的最大作用，專業(yè)的檔案信息管理人員流失嚴(yán)重，導(dǎo)致檔案管理工作的無序化以及資料不完整的現(xiàn)象。這些情況的發(fā)生都是因?yàn)闆]有統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)而造成的，檔案信息工作受到此影響難以正常有序開展。隨著檔案信息數(shù)量上的急劇膨脹，關(guān)系上的錯(cuò)綜復(fù)雜，檔案信息工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理已經(jīng)到了刻不容緩、勢(shì)在必行的境地，只有實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，才能讓各部門的配合更加默契，促進(jìn)工作效率的提高，發(fā)揮檔案信息工作應(yīng)有的作用，推動(dòng)檔案事業(yè)乃至全社會(huì)的快速、健康發(fā)展。
【關(guān)鍵詞】 科研檔案；規(guī)范化；管理
一、實(shí)施科研檔案規(guī)范化管理的必要性
1、科研檔案管理現(xiàn)狀已嚴(yán)重制約了檔案資料價(jià)值的充分利用
由于歷史原因及多種影響因素的制約，當(dāng)前科研單位科研檔案管理存在諸多問題，突出表現(xiàn)在：一是科研檔案歸檔過程中，立卷不明確、分類不準(zhǔn)確。二是信息化程度較低，管理手段單一，服務(wù)方式較落后。三是科研單位內(nèi)部科研檔案庫藏條件較差，硬件設(shè)施不完備。四是管理人員素質(zhì)不高，缺少專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。因此，必須改變現(xiàn)狀，探求適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需要的科研檔案管理與利用的規(guī)范化道路。
2、科研檔案資料規(guī)范化管理是面對(duì)數(shù)字信息化建設(shè)的必然選擇
當(dāng)前，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)信息化步伐加快，信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化越來越普及，科研檔案信息化管理成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。科研單位必須快速更新觀念，充分利用好信息化這個(gè)武器，走出一條適合科研單位科研檔案信息化管理之路，把科研資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，努力提高檔案信息化數(shù)據(jù)質(zhì)量，迅速實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，提高現(xiàn)代化管理水平。為利用者創(chuàng)造良好的條件，提高檔案的利用率，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。
二、科研檔案規(guī)范化管理必須遵循的原則
1、要遵循有利于科研檔案保管的原則
對(duì)科研檔案進(jìn)行準(zhǔn)確系統(tǒng)地分類，有秩序地排列保管，以及正確地組卷、立卷、制卡等工作顯得十分重要。為便于管理，在整理中還應(yīng)注意把相關(guān)課題盡量集中立卷，與不同保管期限的檔案盡量分開立卷。相關(guān)課題相對(duì)集中立卷，便于查找，不同保管期限分開立卷，有利于鑒定，這兩者盡可能很好結(jié)合起來。
2、要遵循有利于科研檔案保密的原則
科研檔案資料是科研人員設(shè)計(jì)思想、技術(shù)方法和創(chuàng)造力的結(jié)晶，是科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的一種綜合反映，是國家的資源情報(bào)，記載著許多實(shí)際的科學(xué)技術(shù)，甚至涉及國家的機(jī)密。因此，在整理科研檔案時(shí)，應(yīng)科學(xué)地確定其密級(jí)。在不影響有機(jī)聯(lián)系的前提下，按有關(guān)規(guī)定，分別按秘密、機(jī)密、絕密加以區(qū)分，同時(shí)還要注意進(jìn)行密級(jí)調(diào)整。整理工作的任何一道程序，一個(gè)環(huán)節(jié)，都應(yīng)做到保密。
3、要遵循有利于科研檔案提供利用的原則
科研檔案收集、整理的最終目的是為了提供利用。因此，在整理檔案資料時(shí)，還必須從方便利用來考慮，要進(jìn)行正確的分類和排列，為迅速地提供利用創(chuàng)造良好的條件。除了制卡、編號(hào)、登賬要簡明科學(xué)外，還應(yīng)使檢索工具多樣化。而后，編制出一套完整的、有規(guī)律的、系統(tǒng)的科研檔案資料匯編，為更好地開發(fā)利用科研檔案資料，創(chuàng)造必要的物質(zhì)條件。
三、提高科研檔案規(guī)范化管理水平的途徑
1、加強(qiáng)對(duì)科研檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)
科研檔案工作離不開領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和重視，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的態(tài)度對(duì)科研檔案工作的發(fā)展是十分重要的。隨著檔案管理工作的不斷深化，主管領(lǐng)導(dǎo)要從思想上高度重視科研檔案的管理工作，既要抓好檔案管理工作的組織體系，還要加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，使科研檔案的管理水平更加規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2、建立完善的科研檔案管理制度，確保檔案管理規(guī)范
（1）嚴(yán)把原始科研資料歸檔質(zhì)量關(guān)。科研檔案是進(jìn)行科研的重要依據(jù)，要搞好科研，必須有完整、準(zhǔn)確的科研檔案作為依據(jù)。如今的科研檔案管理工作已不僅僅局限于科研材料整理、分類、保管的過程，而應(yīng)列入研究課題、科研計(jì)劃和成果管理的工作之中。科研檔案工作者在各階段都務(wù)必要保證形成科研文件材料的完整性、準(zhǔn)確性，以此確保科研資料的收集及立卷及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)、完整。
（2）建立健全檔案資料管理機(jī)制。科研檔案管理應(yīng)以《科研檔案資料管理?xiàng)l例》及其實(shí)施辦法為基礎(chǔ)，根據(jù)本單位的實(shí)際情況和具體要求，制定相應(yīng)的檔案管理實(shí)施細(xì)則，明確本單位檔案的范圍、歸檔的基本要求和基本內(nèi)容、檔案資料的移交與整理、保存與借閱制度，用完善科學(xué)的管理制度作指導(dǎo)，防止檔案資料的流失與泄密，把各項(xiàng)基礎(chǔ)工作落到實(shí)處。
(3) 重視科研檔案的著錄和編研。多年來，科研檔案的管理方式一直是以對(duì)檔案本身的管理及歸檔工作的管理為主，檔案進(jìn)入庫房后基本上是被動(dòng)地提供利用。開展編研工作，使科研檔案轉(zhuǎn)化為科研檔案信息，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，完善了檔案管理職能，強(qiáng)化了科研檔案部門的作用。另一方面，編研工作的過程相當(dāng)于對(duì)庫存的部分科研檔案進(jìn)行了一定程度的鑒定工作，讓使用者更加方便、高效地利用，以提高工作效率和管理效率。
3、重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善科研檔案館藏條件，提升檔案管理水平
科研單位應(yīng)配建規(guī)模化的庫房，增強(qiáng)檔案館的收藏能力，同時(shí)要具備現(xiàn)代化庫房設(shè)施，保證收藏的檔案資料存放符合保管要求，做到分門別類的、整齊、規(guī)范、保證室內(nèi)空氣、溫度、濕度、滿足要求，做好防火、防潮、防盜、防蟲等各項(xiàng)保管工作，不斷提高管理水平，為利用者方便快捷地查找檔案資料創(chuàng)造條件。此外努力實(shí)現(xiàn)檔案資料管理現(xiàn)代化，用數(shù)字化改變檔案館的傳統(tǒng)服務(wù)功能，要在局域內(nèi)部可實(shí)現(xiàn)檔案信息、資料開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高檔案資料利用的管理水平。
4、加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力和管理水平
關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 應(yīng)對(duì)方法
電子環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理工作的全新變革帶來技術(shù)上巨大進(jìn)步和工作效率極大提高，并引發(fā)了我們工作方式乃至思維方式的重大轉(zhuǎn)變。為實(shí)現(xiàn)檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實(shí)施檔案信息化管理。
一、文書檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)
1.能夠提高辦公效率。計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理能力，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般包括文件管理、檔案資料管理、自動(dòng)立卷及各種圖形、圖像的原件掃描和多媒體信息光盤存儲(chǔ)等多項(xiàng)功能。檔案人員在同一系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)操作，不但減少許多重復(fù)錄入，同時(shí)使勞動(dòng)強(qiáng)度大幅度下降。
2.有利于檔案信息資源的開發(fā)利用。計(jì)算機(jī)可直接讀取原文，減少檔案取出查找次數(shù)而造成的磨損，最大限度延長檔案使用壽命；直接打印原文給查閱者，這樣就避免了復(fù)印時(shí)對(duì)檔案的損害和可能發(fā)生的泄密情況。
3.文件和文字信息得到充分共享。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，極大提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，保證較高的查全率和查準(zhǔn)率，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
二、檔案信息化管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制。電子文件內(nèi)容易于變化，使文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷那也涣艉圹E，雖然有些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性比紙質(zhì)文件要大，把握內(nèi)容原貌困難。電子文件不具特定字跡，可根據(jù)需要以不同字體、字號(hào)將電子文件輸出，無法從字跡上分辨原始性，不能為每份電子文件蓋印或親自簽名，無法借助印章或簽署的字跡判斷電子文件是否為原件。以上種種問題都對(duì)電子文件保密性提出嚴(yán)峻考驗(yàn)，而且網(wǎng)上竊密技術(shù)不斷發(fā)展，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都難以做到絕對(duì)保密。
2.對(duì)檔案管理人員要求高。對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員提出了更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先管理人員要有較高知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平。目前，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才奇缺，大部分檔案人員信息技術(shù)水平偏低，盡管單位引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但不能充分發(fā)揮作用，根本談不上實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。
三、幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法
針對(duì)在實(shí)際應(yīng)用過程中遇到的一些問題，筆者提出以下幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法：
1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，具有五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)。一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。二是采取“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式，逐步形成終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)展而不斷提高。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。
檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實(shí)性，成為信息家族中的重要一員。應(yīng)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理和利用水平，充分發(fā)揮檔案的信息功能。
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