時間：2022-08-07 23:57:19
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案工作論文，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
檔案工作繁瑣枯燥，但對工作的開展卻極為重要，所以這就要求檔案工作必須規范化、標準化。作為衛生監督機構，在管理一些日常文書性檔案的同時，還有大部分檔案是在日常工作中形成的，這類檔案管理原來以科室負責為主，但實踐表明，此種管理模式不利于工作開展，于是各科室執法檔案也由所統一管理，這樣既符合檔案工作的基本原則，又能滿足衛生監督業務開展的需要，是非常正確的。為了使檔案工作進一步規范化、標準化，筆者以為應該采取以下措施:
一、建立健全切合實際的檔案管理制度
檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業務檔案、紙質檔案、電子檔案，要實行規范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人發共和國檔案法》為指導原則，首先要加強硬件的建設，存放檔案必須有專門庫房，并設有專柜便于查找，做到科學管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經常通風，做到整潔衛生，庫房內不準吸煙，以免發生火災，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命。其次，建立檔案工作網絡，由領導負責包括業務檔案在內的檔案工作的領導、規劃，提出業務檔案工作的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，對檔案管理進行督促指導。應該指定專人管理文書檔案和業務檔案，檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業務活動，以便對各科的業務檔案提出統一的立卷要求，促使業務科室在工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，分類整理，立卷、案卷標題簡明確切，便于保管和利用。最后要嚴格有關的檔案借閱手續，杜絕檔案亂借亂發，防止分散流失。
二、嚴格公文的制發
公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也決定了日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打基礎。提高公文質量，首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施。
三、做好文書以及電子文件的處理工作
工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，以實現檔案工作的規范化、標準化。
在現今的網絡工作環境下，電子文件也屬于檔案的一部分，由于電子文件與傳統紙質文件有很大的差別，電子文件通常以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。所以在選擇軟磁盤時一定要把住它的質量關，軟磁盤的質量直接關系到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到1年，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。在保存方面，要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，因為潮濕會使光盤片基霉變，所以環境空氣相對濕度應該控制在40%～65%，溫度應該控制在14～24℃。
四、實施“以我為主”的立卷歸檔原則
“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題:一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。
五、提高紙質檔案立卷的質量
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。:
一、文檔一體化與文件中心的理論依據及其必要性
所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。
文件生命周期理論告訴我們文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對周期理論階段劃分不一各執一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。
文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現行和半現行階段都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產生文件的機關、為發揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。
依據文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內容是一致的。
文檔一體化和建立文件中心具有理論依據在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。
文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質量降低進而導致不能很好的發揮參考服務作用導致檔案部門信息服務功能降低也導致了檔案部門地位的降低。
隨著我國高新技術的發展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。
最早產生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學術界仍未取得完全一致的認識。我國檔案工作在集中統一管理原則指導下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業管理機構構成一個嚴密完整的組織體系文件也經歷著從現行文件階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現行文件的機關檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現狀。檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。
一、公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。
二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節
相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
要想有創新行為首先要有創新意識，思路決定出路，檔案工作創新的前提是管理思路的創新。管理創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想，觀念創新就是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏，而應主要看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案員的管理。
2、檔案管理工作模式的創新是基礎
檔案工作管理模式的更新，是實現檔案事業創新發展的重要因素之一。高校檔案館雖屬機關部門，但大多屬于非獨立結構，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個科室，其職能主要是執行而非決策。隨著高校管理體制改革的深化，一些高校管理者逐步認識到檔案管理工作的地位和作用，在高校機構改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門分離獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執行變為主動決策，對促進高校檔案管理變革具有重要意義。檔案工作的技術手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創新的硬件基礎。尤其計算機在檔案管理中的運用，越來越顯現出科學性、方便性、實用性和重要性，同時也提高了工作效率。要加強計算機檔案管理軟件的開發，將計算機作為方便管理的重要工具，進一步合理有效利用。只有這樣，才能實現高校檔案工作的超越，呈現高校檔案事業不斷發展的前景。
3檔案管理工作機制的創新是關鍵
要打破檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，重要的是要有管理機制的創新。長期以來，檔案管理工作以經驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產生不思進取的思想，更談不上去創新。必須引進競爭激勵機制，從源頭上解決創新的根本問題。積極推行全員聘任競爭上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，使每個人都有危機感，從而激發工作活力，最大限度地挖掘個人潛力，充分調動積極性，使檔案工作呈現出充滿競爭活力、開拓創新的新局面。要建立一些相應的創新激勵機制，如用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創新的內容作為考核的重要指標，并與勞動報酬、晉職掛鉤，努力營造一種鼓勵創新的氛圍和環境，促進檔案工作的良性發展。還要加強館員的在職培訓及繼續教育，以保證專業知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。
4運用檔案管理的現代手段，科技興檔
信息化為檔案資源管理與開發利用提供了新的途徑，也為推進檔案事業的跨越式發展提供了強有力的支持，檔案部門應抓住機遇，加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件。在管理手段上，檔案館要積極參與學校辦公自動化系統的設計與建設，提出檔案管理方面的要求和建設。認真研究解決檔案現代化管理與學校辦公自動化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題。要努力實現裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡、數碼等先進技術和手段，進一步提高技術含量和水平，使檔案管理手段由舊變新。采取多種形式，主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，為教學、科研服務，使高校檔案管理
走上主導地位，實現管理手段方式的社會化、多元化和優質高校化。
5人才資源的創新
要樹立人才資源是第一資源的思想，針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創新，信息理解的良好環境，努力造就一支政治強、業務精、工作實、紀律嚴的專業人員。發揮館員主觀能動性，內凝外聯，改革創新，整體推進。要強化校內宣傳，取得學校各方面的理解和支持，不斷把學校檔案工作推陳出新。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業程度，切實增強檔案干部和館員運用專業理論解決實際問題的能力，特別要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度，鼓勵館員利用業余時間參加各種繼續教育課程的學習，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養鍛煉人才。
總之，檔案部門無論是在業務工作方面，還是在管理服務工作方面，都要努力做到不斷創新，做到人無我有，人有我優，人優我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機和活力，從而實現檔案事業的持續快速發展。
參考文獻
[1]夏晴.高校檔案的系統管理[M].南京大學出版社,2002
[2]周曙東.電子商務概論[M].南京：東南大學出版社，2002
關鍵詞:計生檔案；檔案管理；細化；法制意識；約束
Abstract:Todaywhichmanagesintheimplementationscientificstylemicrocomputer,carriesonreasonablytherefinementoperationtothebirthcontrolfile,isthenowadaysrecordsmanagementworkurgentmatter.Articleunioncurrentpresentsituation,fromresponsibilitybright,thesystemrefinement,managesaspectsandsoonstrengtheningtoobtain,tohopethatcanmakethebeneficialdiscussionwitheverybody.
keyword:Birthcontrolfile;Recordsmanagement;Refinement;Legalsystemconsciousness;Restraint
計生檔案，縱掛橫聯，牽扯到千家萬戶。在實施科學化微機管理的今天，加強計生檔案的細化管理工作，對于有效地進行宏觀調控與微觀操作，處理好工作中的突發問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導向作用與依據作用。
計生檔案的管理工作，也經歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進的具有科學化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀末期《中國人口報》上以《走科學化微機管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有十個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應變為認識到位、得心應手。各級部門領導，各個層面的工作人員也從思想的根本上認知了計生檔案工作在計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內容。明確專人，落實責任，加強管理，實現了計生檔案工作管理系統網絡化，有效地保證明人了工作的正常運轉。
然而，我們也不難看到，目前的計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責明化，制度細化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。
一、明確檔案管理工作的目的與任務。確保檔案的及時性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責與任務，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯”“二要”“一保證”等逐一加以落實。“四不”即確保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯”即聯絡其他鄉鎮，聯絡其他行業，聯絡村級基層組織，以防漏統漏報；“二要”即要工作經常化，持之以恒，要規范計生網絡的基本體系；“一保證”即保證計生檔案萬無一失。
二、完善工作制度，加強規范約束。檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規范約束。
多年來的實踐告訴我們，要保證鎮處計生檔案的準確無誤，就要首先抓好包片計生干部與村級計生統計員等工作人員的業務素質，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統一要求，統一標準，操作規范，準確及時。同時，還要建立聯絡服務制度，暢通反饋渠道，鎮村級的計生檔案管理人員要定期與計生服務對象溝通，以取得準確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當日的資料不漏收，月報之前統計好，做到上報及時，統計準確，只有這樣，計生檔案才能完整安全。
三、樹立法制意識，強化檔案管理。檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發生，以保持計生檔案工作的純潔性，以達到檔案入檔、存檔的準確性，完整性與安全性。
總而言之，計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點，每一步才會達到理想的效果。
參考文獻:
【正文】
加入世貿組織對企業檔案工作的影響并不是一時的結果，而是一個長期作用的過程。入世意味著我國的經濟將全面與世界經濟接軌，處于市場經濟體制下的企業在資本所有制形態、技術形態與管理形態上亦會發生深刻的變革。在這一背景下企業檔案工作在管理體制、管理模式、服務機制上會面臨一系列挑戰，對此我們不能站在計劃經濟體制的角度來研究對策，應結合國情在參照企業檔案工作傳統經驗的基礎上，借鑒國外企業檔案工作的實踐，探討市場經濟體制下企業檔案工作的新路。
一、企業檔案工作的管理體制及其運行機制
所謂管理體制主要是指管理機構的設置與權限的劃分。企業檔案工作管理體制包含兩方面的含義，一是國家檔案行政管理部門對企業檔案工作的宏觀管理體制，我國目前正處于所有制多元化的階段，入世后既有相當一批國有與國有控股企業，又有日益增多的民營企業與合資企業，它們在建立健全檔案工作上需要有一個過程，為了加強對國家與社會有保存價值檔案的監控，并對企業檔案工作進行有效指導，國家檔案行政管理部門在企業檔案工作管理上仍存在完善宏觀管理體制的問題。二是企業內部企業檔案工作的微觀管理體制。在計劃經濟體制下，一方面多數企業規模較小，形態較為簡單，國家檔案行政管理部門對企業檔案工作實行的是大一統的管理模式，很少研究企業內部檔案工作的微觀管理體制。另一方面是企業所有制形式單一，很少探討適合自身的檔案管理體制。在市場經濟體制下面對企業形態的變化，應當從宏觀與微觀兩個層面上創新企業檔案工作的管理體制。
（一）企業檔案管理工作體制
創新企業檔案工作管理體制的原則是靈活、有效、自主。靈活是指宏觀管理體制與微觀管理形式要靈活。宏觀管理體制要適應企業檔案工作多元化發展的需要，微觀管理形式應因企而定，不能千企一面，對不同規模、不同資本所有制形態、不同技術形態與管理形態的企業應區別對待。有效指管理效果，宏觀上以檔案行政管理部門對國家與社會有保存價值的檔案不失去控制為限，微觀上以能滿足企業自我需要為限。自主指宏觀管理的目的重在推動企業檔案工作依法自主運行。
在這一思想指導下，企業檔案工作的管理體制可以表述為：在統一領導、分級（屬地）管理原則指導下按類管理，實行以法人為單位的集中統一管理的管理體制。這一管理體制的具體含義為：
在統一領導、分級（屬地）管理原則指導下按類管理。統一領導主要指國家檔案局對企業檔案工作的領導，分級（屬地）管理主要指地方檔案行政管理部門對所屬地區企業檔案工作的管理，這一限定是和我們國家的管理體制相一致的。按類管理是指將企業按資本所有制、規模、或管理形態等劃分為若干類型，不同地區的檔案行政管理部門對不同類型企業實施不同的管理形式，使企業檔案工作管理體制呈現多元化。例如國有或國有控股企業的檔案屬國有檔案，檔案行政管理部門應依法進行管理，對民營企業除對國家和社會有保存價值的檔案實行依法監督外，在管理方式上主要應以引導、服務為主。
以法人為單位實行集中統一管理。企業檔案微觀管理體制的核心是集中統一管理。應該說對檔案是否實行集中統一管理與企業的所有制間沒有必然的聯系，問題是要研究集中統一管理的形式與程度。例如大型企業集團是以資產為紐帶，以母子公司為主體，多法人的經濟聯合體，具有多層次的組織結構，在其內部可實行以法人為單位的多級集中統一管理體制。即總公司一級集中統一管理母公司及控股、參股企業有關資產運作的檔案，各子公司的檔案由法人獨自管理。各法人單位在職權范圍內對自有檔案實行集中統一管理，符合企業法人的地位，也有利于維護企業的權益。至于一般中小型企業，均應以法人為單位實行集中統一管理。
（二）企業檔案工作運行機制
管理體制一旦確定，應進一步研究推動體制運行的機制。推動企業檔案工作運行的內在動力，主要是企業自身，與檔案意識和自身努力程度有關；其外在動力是檔案行政管理部門依法行政的能力。下面主要從宏觀層面上分析一下推動企業檔案工作管理體制運行的機制。
執法監督：在市場經濟體制下推動企業檔案工作運行的主要手段是執法檢查。執法檢查的重點一是加強對國家和社會有保存價值檔案的監控，二是檢查集中統一管理原則的落實。檔案行政管理部門在以往執法檢查中普遍感到力不從心，執法難具有普遍性。其原因固然是多方面的，例如社會法制觀念與企業檔案意識不強等，但與執法檢查的指導思想也有關，建議增強執法檢查的針對性，把重點放在法定檔案的范圍內，不要指望靠執法檢查能解決對所有單位檔案的管理問題，希望過大反而會落空。
服務引導：檔案行政管理部門的職責主要是執法監督、依法行政和提供公共服務，提供服務本身就是管理的一種形式。目前在企業檔案工作宏觀管理上存在的普遍問題是，檔案行政管理部門的行政管理色彩較濃，服務、引導不足。企業檔案工作說到底屬企業行為，檔案行政管理部門對具體業務不能插手過深，要從習慣“指手劃腳”轉向通過提供法規服務、標準服務、中介服務、教育服務、典型服務、技術服務等公共服務導向企業檔案工作，尤其是對民營企業更應如此，把企業檔案工作引導到依法自主運行的軌道上來。
抓大導小：據2001年統計全國有4.68萬戶國有企業，有203萬戶私營企業；據2002年2月統計，上海原國有企業實行股份制或其他形式的有61971戶，實行股份合作制的有12523戶。面對數量眾多，類型多樣的企業，檔案行政管理部門不可能面面俱到地予以一一管理，事實上過去也從未做到過。唯一可行的選擇是實行抓大導小的策略。抓大首先要抓住大型企業集團，它們是國民經濟的主體，也應該是全國或本地區企業檔案工作的主體。其次應抓大型科研活動、重大工程項目、重大經濟領域的建檔工作。有所失，才有所得，什么都抓結果什么也抓不住，抓住了主體不僅解決了主要矛盾，還能對中小企業起到示范、引導的作用。
行業自律：在市場經濟體制下行業協會的作用將會逐漸突出，建國前企業發展的歷史也證明了這一點，例如舊上海的同業公會。檔案行政管理部門應依托行業協會這一中介組織，通過行業協會去約束、引導企業檔案工作，例如在行業內部可根據市場競爭或反傾銷的需要統一提出歸檔范圍、管理制度等。
從上述企業檔案工作管理體制，可以看見它與傳統企業檔案工作管理體制的異同。相同點都強調實行統一領導、分級管理的原則，強調集中統一管理的原則。其區別在于：在管理手段上，這一體制改變了以往行政管理為主的做法，強調執法監督為主。在管理形式上，市場經濟體制下更強調按屬地分類管理、抓大導小的宏觀調控職能。在管理方式上，淡化了按專業統一管理，強調行業自律，突出企業的法人地位，以法人為集中統一管理的基礎。在管理觀念上，改變了以往大一統的管理觀念，允許企業檔案管理體制的多元化，突出強調服務引導，一般不涉及企業的具體檔案業務。
二、企業內部檔案管理模式
未來企業檔案工作管理模式要與企業形態相適應、與企業需求相適應。
企業檔案管理模式與企業形態相適應，主要體現在：一是檔案管理機構的設置應與企業規模形態相適應。在企業產權重組中，國家有意識地組建了若干大型企業集團。由于其規模大，組織機構復雜，可實行以法人為基礎的多級管理。至于規模一般、結構簡單的中小型企業可實行單級管理。二是檔案管理形態應與企業技術形態相適應。當前企業檔案管理形態有實體管理、信息管理、知識化管理等形態，從全局上看，企業檔案管理形態具有共存性與漸進性的特征，其發展趨勢是實體管理向信息管理或知識化管理發展。企業技術水平不同相應檔案管理形態也不相同。三是檔案管理的重點應與企業經營管理形態相適應。企業檔案中除文書、科技、人事等檔案外，以資本運作為主的企業應加強與資本經營相關檔案的收集，以生產經營為主的企業應加強經營、知識產權等檔案的收集。
為使企業檔案管理模式與企業需求相適應，關鍵是檔案部門要轉變觀念、與時俱進：
其一，檔案管理范圍應與企業長遠需求相適應。在市場經濟體制下，一方面從經濟效益角度考慮，企業尤其是中小企業檔案專職人員大大減少，大部分為兼職人員，且流動性大。另一方面企業需要大量有關市場、產品、銷售等資料信息。在這一情況下企業檔案工作陷入了兩難的境地，一是人員安排上難以應付檔案工作的需求；二是傳統檔案中缺乏企業急需的信息。為此企業檔案工作應轉變觀念，正確理解集中統一管理的精神與做法。
其二，檔案管理觀念應與企業競爭需要相適應。入世后我國企業面臨國內外兩個市場的競爭，國際貿易中的技術壁壘、知識產權保護、綠色壁壘是入世后我國企業遇到的三匹“狼”，一方面我國許多產品達不到發達國家的技術標準，出口頻頻受阻，另一方面發達國家又利用技術標準惡意構成技術壁壘，例如出口到日本的大米須檢測123項指標，對歐盟出口的茶葉有118項檢測指標。技術壁壘對我國出口的影響每年超過450億美元，占到出口總額的1/4以上。企業檔案工作欲為提高企業核心競爭力服務，應樹立“大檔案”觀，一方面要加強對產品成本、質量認證、環保認證、知識產權等檔案的收集，減少一般檔案的數量，另一方面要加強技術標準、市場等資料的收集，企業檔案工作要貼近實際，面向企業競爭的需要。
關鍵詞:計生檔案；檔案管理；細化；法制意識；約束
Abstract:Todaywhichmanagesintheimplementationscientificstylemicrocomputer,carriesonreasonablytherefinementoperationtothebirthcontrolfile,isthenowadaysrecordsmanagementworkurgentmatter.Articleunioncurrentpresentsituation,fromresponsibilitybright,thesystemrefinement,managesaspectsandsoonstrengtheningtoobtain,tohopethatcanmakethebeneficialdiscussionwitheverybody.
keyword:Birthcontrolfile;Recordsmanagement;Refinement;Legalsystemconsciousness;Restraint
計生檔案，縱掛橫聯，牽扯到千家萬戶。在實施科學化微機管理的今天，加強計生檔案的細化管理工作，對于有效地進行宏觀調控與微觀操作，處理好工作中的突發問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導向作用與依據作用。
計生檔案的管理工作，也經歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進的具有科學化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀末期《中國人口報》上以《走科學化微機管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有十個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應變為認識到位、得心應手。各級部門領導，各個層面的工作人員也從思想的根本上認知了計生檔案工作在計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內容。明確專人，落實責任，加強管理，實現了計生檔案工作管理系統網絡化，有效地保證明人了工作的正常運轉。
然而，我們也不難看到，目前的計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責明化，制度細化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。
一、明確檔案管理工作的目的與任務。確保檔案的及時性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責與任務，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯”“二要”“一保證”等逐一加以落實。“四不”即確保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯”即聯絡其他鄉鎮，聯絡其他行業，聯絡村級基層組織，以防漏統漏報；“二要”即要工作經常化，持之以恒，要規范計生網絡的基本體系；“一保證”即保證計生檔案萬無一失。
二、完善工作制度，加強規范約束。檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規范約束。
多年來的實踐告訴我們，要保證鎮處計生檔案的準確無誤，就要首先抓好包片計生干部與村級計生統計員等工作人員的業務素質，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統一要求，統一標準，操作規范，準確及時。同時，還要建立聯絡服務制度，暢通反饋渠道，鎮村級的計生檔案管理人員要定期與計生服務對象溝通，以取得準確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當日的資料不漏收，月報之前統計好，做到上報及時，統計準確，只有這樣，計生檔案才能完整安全。
三、樹立法制意識，強化檔案管理。檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發生，以保持計生檔案工作的純潔性，以達到檔案入檔、存檔的準確性，完整性與安全性。
總而言之，計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點，每一步才會達到理想的效果。
參考文獻:
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：1電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對檔案業務管理工作的影響
1傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。
三、電子文件對檔案學理論的影響
1對檔案本質屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，后者愈益受到普遍關注。傳統的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發展來源原則。
3對檔案學理論研究內容的影響
檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。
四、檔案界所應采取的對策
1做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
2解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。
作者：馬青
要嚴格劃清密與非密的界限，限制密級文件資料的下發范圍和知悉范圍。首先在起草的文稿上先擬定密級，防止在起草過程中造成泄密；其次在文件的修改、制作、發送、傳閱、使用、銷毀等各個環節上按要求進行登記、管理、監控，并確定哪些檔案資料能開放利用，哪些應限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，嚴格執行保密期限、解密時間或者解密條件的規范標準。要主動接受保密部門對調密工作的監督和指導，進一步做好檔案資料管理規范化、標準化工作，做到科學的管理，準確的掌握，有效的保密，及時的提供利用。
強化目標管理，應用保密技術促進檔案資料管理
隨著秘密信息載體形式的多樣化，辦公自動化的應用，以及網絡技術的不斷發展，現代企業步入了以電子信息交流為標志的信息化時代，其各項業務由點發展到面，幾乎覆蓋了辦公業務的全部流程，造成了大量數字化信息的不斷涌現。我們已逐步認識到，電子文件的傳遞速度、檢索途徑等相對于傳統的紙質文件來說有著極大的優越性，但在信息采集、處理、存儲和交換方式等方面又有其致命的弱點，如：易被竊取、篡改、刪除、偽造，如果使用和管理不當，將會給國家和企業帶來嚴重的后果。因此，確保資料的保密性、完整性、有效性、可控性和不可抵賴性是現代企業檔案資料管理工作中信息安全保密的目標。在嚴峻的保密形勢下，企業應與時俱進，積極地將保密防范技術和保密檢查技術引入檔案資料管理工作中。在保證環境、設備、設施安全的前提下，通過備份與恢復、病毒檢測與消除、電磁兼容等措施，保證信息系統的運行安全；在進行計算機標引、數據庫建設、以及為用戶提供網上信息服務時，采取物理隔離、身份鑒別、訪問控制、傳輸加密、存儲加密、完整性校驗、防電磁泄漏發射、安全審計跟蹤等積極主動的防范措施，盡量減少信息利用者的安全風險。
明確職責，提高檔案資料管理人員素質
責任是保密工作之魂。檔案資料管理是現代企業建設的基礎工程之一，其工作的特殊性使檔案資料的管理人員始終處于知密時間早、知密范圍廣、知密事項多、知密程度深的位置，他們對國家、企業的秘密比一般工作人員負有更為重大的責任，因此要求其具有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，時刻警惕秘密的泄露。擔負著信息服務工作的檔案資料管理人員，是檔案資料管理制度的直接貫徹者，因此維護檔案資料的完整與安全，是檔案管理資料人員的職責之一，也是檔案資料管理工作的基本任務，它要求檔案資料管理人員要持之以恒，時刻警惕和防止檔案資料的損壞，確保安全，為利用工作提供物質基礎。首先，要牢固樹立“保密為本”的思想意識，具備遵紀守法、責任心強的內在素質；其次，要具備一定的專業知識，熟悉所保管的檔案資料的內容，熟悉相關檔案法規和信息安全保密法規；第三，要具備較高的文化素質，不僅能總結和分析檔案資料管理工作中的經驗與問題，掌握利用規律，以更好地提供服務，還應掌握一定的安全保密技術，杜絕泄密隱患。
檔案工作是基層單位的重要組成部分,是單位基本面貌和工程發展全過程的綜合反映,確保檔案的安全管理,提高檔案工作的質量和效率是非常必要的。檔案管理工作中普遍存在的問題是工作量大、操作繁瑣、易出錯等,缺乏采用信息化、網絡化等現代科技手段。這些傳統的基層檔案載體都是以紙質為主,不僅成本高,對于檔案的維護與查閱也非常的不方便。紙質的檔案容易受潮、受到蟲蝕及火災等災害的威脅,每年所投入的保管經費較高,而且文檔沒有備份,容易造成文檔損失。同時,紙質文檔經常反復的查閱會讓原件受損或遺失,從而在檔案管理工作帶來一定困難。隨著現代信息技術的不斷發展與應用,越來越多的基層單位開始使用辦公自動化系統,檔案信息化應運而生。檔案管理信息化是通過將原來的以檔案保管為重點的模式轉為以檔案信息化形式來為社會服務。通過對檔案的信息資源進行整理、分類,并進而分析與提取來提高檔案管理的質量與效率。信息化檔案多種多樣,其以辦公軟件為載體,同時又以錄像、錄音、多媒體、網絡等各種形式來呈現,電子檔案更加容易保存于修改,便利查詢,可以通過網絡進行傳遞,與傳統檔案管理相比,不僅提高了檔案的利用效率,也同時降低了檔案的管理成本。檔案信息化建設的標準性與規范性也是企業管理的重要內容之一,在推進數字化、信息化檔案建設的同時必須抓好檔案標準化與規范化管理,這樣才能使檔案管理工作水平得到整體提高。
2基層單位檔案信息化建設存在的問題
2.1對檔案信息化建設不重視
在當今信息社會,經濟建設各項工作都離不開信息化手段的有效推進,信息化不僅是基層單位檔案管理工作的發展方向,更是提升檔案管理工作水平的一種有效手段。但是從目前看來,許多基層單位檔案管理部門的計算機水平比較落后,軟硬件設備都需要更新,與現代化發展不協調,這主要是因為單位對檔案信息化建設認識不足,對于基層檔案工作仍然只注重保管而忽視利用。有些檔案管理員由于長期使用傳統的手工管理模式,對于手工管理雖然比較熟練,但是卻自以為是,認為熟練了就不需要進步,不愿意推進檔案工作信息化建設。同時,由于其思想保守、文化素質不高也難以適應單位信息化發展的需要,更多的是安于現狀,對信息化知識與管理知識的認知甚少,不思進取的現象十分普遍,整體業務素質很低,這些都在一定程度上阻礙了單位檔案信息化建設進程的推進。
2.2檔案信息化專業人員匱乏
大多數基層單位的檔案管理人員都是半路出家,很少有機會參加專門的檔案管理、信息技術培訓和在職學習,對于檔案管理工作并不熟悉,加上很多檔案管理員都是由于身體或者年齡原因從其他部門調來的,所以年齡結構也趨于老齡化,缺乏工作熱情。而檔案信息系統是多種學科知識的集結,需要運用多種知識與專業配合,是通過多部門的相互協作和多環節配套所構成的系統工程,這就需要高素質的檔案從業人員來進行協調和運作。然而,縱觀基層單位檔案管理人員的專業素養都偏低,具備信息化、檔案專業知識的人員寥寥無幾,很多都是沒有檔案技術理論功底,科班出生的檔案管理人員幾乎沒有,檔案信息化專業人員匱乏,當前在職的檔案管理人員結構老化,思維調整較慢,從而對檔案信息化的開發力度有深度有很大的影響。
2.3檔案信息化建設投入不足
我國基層單位普遍的存在著檔案信息化投入不足,硬件建設滯后等問題,從而制約了檔案管理工作的發展。基層單位對檔案管理工作不重視,認為檔案管理就是文檔材料的保管,并給檔案利用者提供查詢即可,認為檔案工作非常簡單。同時,許多單位認為沒有必要單獨設立一個專門的檔案管理部門,檔案管理工作可有可無,檔案信息化建設投入不足,認為單位經費沒有必要投入到檔案管理工作,只要確保單位主要工作順利進行就行,因而沒有為開展檔案管理工作編制預算經費,更別說實行統一規范的單位檔案管理應用軟件,從而造成了檔案管理部門連最為基本的保管與管理都不具備,檔案信息化工作無法開展。
3如何加強基層單位檔案信息化建設
3.1加強對檔案工作信息化建設的重視度
重視檔案管理信息化建設,通過各種渠道擴展檔案管理重要性宣傳教育,讓單位充分認識到檔案是當今社會及未來發展的重點,是單位發展的重要組成部分,尤其是單位領導,更要提高對檔案信息化建設的重視程度,必須要將數字化檔案建設工作作為單位長期目標規劃的重點之一,并給予全面支持。同時,檔案管理者應樹立檔案信息觀,革新觀念,自覺提高專業素養與技能,充分汲取與補充檔案信息化建設知識,逐步改變守舊觀念,從傳統的檔案保管人員變為檔案信息資源管理者與傳播者,積極發揮主觀能動性,求實探索,適應檔案信息化管理模式,深刻理解檔案,充分反應檔案的價值,并擴大檔案信息資源開發利用,不僅做檔案的收集者和管理者,更要充當檔案信息建設的開發者,從而將檔案轉化為單位可利用的信息。
3.2加大檔案信息化建設的投入
基層單位檔案管理信息化建設應嚴格按照檔案管理的相關規范規定,結合行業特點與單位工作實際來制定,逐步完善軟硬件投入,單位每年可以拿出一定經費來更新檔案信息化軟硬件,并設有一名專職檔案員來全權負責檔案管理工作。同時,還應加強對檔案應用系統的開發,可以購買市場占有率高的檔案系統。為了更好的適應實際工作的需要,檔案系統應結合單位實際來調整參數,減少單位各部門獨立開展不必要的人、物、財支出。單位也可根據需要自主研發,采用現代技術實現存儲信息與相關單位檔案數據的鏈接處理,從而可以改變傳統的檔案管理方式,實現了檢索速度快、查詢便捷、可靠性高、存儲容量大、成本低等優勢。
3.3加強檔案信息化建設技術管理
3.3.1電子檔案信息化管理
在單位發展各個階段都會形成的大量電子文件,電子文件的產生和應用,使得基層單位檔案快速向數字化方面發展,為檔案信息化管理注入了新的活力。電子文件是通過復雜的編碼和解碼過程才得以利用,其不同于傳統的檔案文件,通過權限設置,利用者只要獲得權限,或在自己的權限范圍內允許利用,就可以隨時調出自己所需的檔案信息,并可復制和存儲,可以說,電子文件是適應現代管理制度的全新的管理形式,因此,必須加強規范電子文件,檔案管理部門要嚴格歸檔電子文件,可以通過圖文掃描、網絡、計算機及光盤等形式將電子文件信息制定部門要求統一集中管理,并存儲于檔案部門存儲介質中,檔案管理部門進行分類、整理與編目,形成電子檔案,提高檔案信息的實效性和檢索的便捷性。為了確保檔案的完整與安全,檔案利用者必須通過檔案部門進行用戶確認才能調閱檔案。
3.3.2檔案信息化安全管理
檔案信息化建設除了要確保歸檔文件真實、完整、有效,同時還應保證檔案數據庫安全。對此,必須要提高檔案信息化安全防范,加強系統管理維護,可以實行身份認證來保護檔案安全。在使用中,給用戶分別授權,讓用戶在授權范圍內操作。此外,為了確保檔案數據安全,檔案系統應實行專人專機專用,對電子檔案的保護要注意防毒,安裝防火墻與殺毒軟件,并做好電子檔案備份,對重要電子檔案的信息內容進行加密處理,以提高電子檔案的可靠性,推動檔案管理的數字化建設,從而為在單位各部門之間實現資源共享奠定數字信息基礎。
4結語
一、加強意識，建立機構
檔案工作首先要得到學校領導的高度重視，把檔案工作列入學校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學習與宣傳活動。結合實際，領導帶頭學，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。建立健全的管理機構和管理網絡，成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，配備一名專職檔案員，學校各科（處）室都設有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。
二、健全制度、規范管理
建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。各科（處）室做到職責明確，使歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，這就在細節上保證了檔案管理的順利開展。《綜合檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認真研究落實本部門的檔案工作任務，使學校檔案工作保質保量限期完成。
三、強化業務，提高能力
檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。在加強政治思想教育和職業道德教育的同時，還必須要求檔案員，真正做到“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”理念。加強檔案人員自身業務建設，一方面積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，另一方面建立檔案工作網絡，選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業、默默奉獻的人擔任學校專職檔案管理員，運用現代化管理知識和先進技術設備，提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業務能力培養，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。
四、穩定干部隊伍，改善工作條件
要采取切實措施，建立一支有較好的政治、業務素質的檔案干部隊伍，并保持相對穩定。專職檔案干部屬專業人員，與教學、科研、圖書管理人員同等對待，按有關規定，認真做好專業技術職務聘任(或任命)工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調動。檔案部門的經費，應列入學校預算，統籌解決。學校各職能部門要對與本部門關系密切的歸檔材料、設備，從學校經費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設備，以便于開展工作。檔案館(室)的庫房建設，應列入學校基本建設規劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。
五、注重收集，加強管理
學校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學校文件材料收集能否齊全完整，一方面，要根據事業單位檔案管理的要求，抓好上級單位發給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強化文書管理，抓好學校活動所形成的文件材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發揮。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯系的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔。利用復印的機會收集。檔案人員在復印文件材料時，對有價值，需要歸檔的文件材料當即留下原件，以備日后歸檔。
六、提供服務，開發利用
一、對檔案管理工作的思考
結合新形勢下對檔案管理工作的要求，在上述觀點的基礎上對檔案管理工作進行梳理，才能更好地做好對自身工作的定位。因此，要具備以下的幾點認識：第一，高校工作的核心是教學。高等院校的工作是通過教育和培養我國社會人才，從而促進我國的可持續的發展。而要完成高校的人才培養工作，其根本的方法就是通過教學活動。當前高校人才培養的分類中，包括教學型、研究型和教學研究型。上述三種類型其都貫穿著教學任務，只是在教育教學中采用的方式和方法不同。第二，檔案工作服務于高校教學工作。高校工作的核心是做好教學工作，因此，任何的其他其他工作都是圍繞教學而展開的。高校教學和檔案兩者之間存在著非常密切的聯系。如學生檔案、科研檔案等。通過這些材料可查看學生和教師的歷史記錄，同時也是對教學管理的重要部分。通過檔案管理，為教學工作服務，所以不能將其等同于中心地位，更不能去取代教學工作。而當前針對高校檔案工作的被邊緣化的問題，僅僅是將其定義為資料的保管，卻忽視了對檔案管理的深層次的開發。對基礎論觀點的持有者在對檔案的管理方面也普遍存在該類認識，知識將檔案工作看做最為基礎的工作，而沒有見做好對檔案的管理作為一個戰略性的任務。第三，高校檔案管理工作是高校工作的重要組成部分。當前針對高校工作很多將其分為基礎性和非基礎性。很多的學者在此處將檔案工作分為非基礎性的工作，對此我認為單純的將檔案工作劃分為非基礎或者基礎，其都不正確。我認為檔案管理是對高校基礎性與非基礎性工作的記錄，對此比較贊同將高校檔案工作作為高校管理工作的一部分，其主要的原因是該工作是對學校科研、教學的記錄，沒有檔案信息，就沒有對這個過程完整的描述。前面所闡述的基礎與非基礎，其本質就是哪些工作重要，哪些工作不重要，但是也不能說明非基礎性工作一直不重要。因此，在基礎與非基礎方面兩者是相互轉化的。
二、基于檔案管理定位的思路創新
因此，通過上述對檔案管理工作的定位分析，最為根本的一點就是如何做好檔案工作，如何拓展其內容從而發揮檔案工作在高校管理當中的作用，從而才能更好的對檔案進行定位。對此，本文提出從以下幾方面拓展檔案管理思路：第一，將檔案管理中心建成學校的文件流轉中心。隨著現代信息技術的發展，辦公自動化成為當前發展的主要趨勢，高校文件流轉周期短、流轉快等特點也將越來越明顯。對此，在信息化條件下實現對信息的共享，成為當前各個高校發展的共同的要求。因此，在信息化時代，高校檔案管理人員要充分結合當前的形勢，積極主動的探索檔案管理的現代化和網絡化，主動轉變服務的觀念，并承擔更多的相關職能，從而實現其職能的拓展。第二，將檔案中心建成校園信息共享的重要平臺。通過信息化使得高校在獲取相關信息的途徑和渠道增多。檔案部門可通過網絡獲取更多和更為全面的信息，從而逐步將檔案部門建成全校信息共享的中樞，改變傳統的以提供保管和紙質版媒體的定位。第三，建成文化傳承的驛站。高校校園文化是老師和學生共同努力的結果，是對學校發展記錄，也對高校發展的歷史沉淀。通過高校檔案部門對這些文化營造記錄，體現著高校在不斷追求進步的途中，其文化傳承的脈絡，同時也是對高校文化記載的驛站，為高校的人文建設提供強有力的借鑒和參考。由此，檔案部門要廣泛針對高校文化建設的材料進行收集，將高校在發展過程中的廣博的文化的傳承不僅要在校園傳承，還必須要在社會中傳承，通過高校檔案部門擴大高校在社會當中的影響力，成為連接社會對高校了解的紐帶，實現對自身功能的創新。
三、結語
因此，高校檔案工作的定位不僅僅局限在高校管理層，而是檔案部門對自身工作和職能的轉變，從而才能更好的對好對自身定位的影響。對此，本文在對上述觀點進行分析的同時，也提出只有不斷開拓自己工作的新思路，才能使得自己在高校的學生管理中起到重要的位置，并為高校的發展典型建設性的基礎，以此才能使得自己在高校中大放光彩。
作者：劉曉瑛 單位：西安文理學院
檔案學是一門社會科學。社會功能和社會使命是檔案存在與發展的依據，檔案對社會的發展具有某種或多種積極的甚至不可缺少的作用。企業檔案工作是企業工作的重要組成部分，是基層基礎建設的重要內容之一。管好、用好企業檔案是每個企業必須履行的重要職責。然而，就歷史而言，多數企業檔案管理人員更換頻繁，在管理上存在漏洞，現就如何改進企業檔案管理工作中的不足，提出對策。
檔案管理意識還較為淡薄。
一是思想認識模糊。部分企業沒有把檔案管理工作放到夯實基層基礎的戰略高度加以認識，存在檔案歸檔案，業務歸業務，互不聯系的模糊認識，不知道為什么要開展企業檔案管理工作，怎樣開展檔案管理。
二是實際重視不夠。少數企業沒有認識到檔案在信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，投入人力、物力、財力去管理，出不了政績，是得不償失的徒勞，存在說起來重要，做起來次要，忙起來不要的現象。
三是缺乏主觀能動性。重形式輕內容，重晉級輕效能，晉升檔案管理級別大多是為了應付上級檢查考評，沒有真正從對歷史負責、對企業負責的高度去做好檔案管理工作。
檔案管理力量還較為薄弱。
一是隊伍不穩定。在基層企業，檔案管理人員均由辦公室勤雜人員兼任，且變動頻繁，專業化程度不高，存在不懂不問、不會不學的現象，導致檔案整理、管理混亂。
二是管理質量不夠高。其主要表現在于：首先有的檔案員只會立卷歸檔的基本知識，對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限混淆不清，出現編錯號、蓋錯章的情況。以某企業20xx年至20xx年的文書檔案為例，132卷文書檔案中，蓋錯章的就有128卷，其中裝訂不規范的有52卷。其次檔案的目錄索引不全，年代久遠的檔案難以找到索引表，致使在用時用不上，不能很好地為企業工作服務。最后對檔案的重要性認識不足，使檔案的利用價值顯現不出來，致使檔案管理質量一直上不去。
檔案管理觀念還較為落后。
