時間：2022-08-07 23:57:19
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案工作論文，希望這些內容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
檔案工作繁瑣枯燥，但對工作的開展卻極為重要，所以這就要求檔案工作必須規(guī)范化、標準化。作為衛(wèi)生監(jiān)督機構，在管理一些日常文書性檔案的同時，還有大部分檔案是在日常工作中形成的，這類檔案管理原來以科室負責為主，但實踐表明，此種管理模式不利于工作開展，于是各科室執(zhí)法檔案也由所統(tǒng)一管理，這樣既符合檔案工作的基本原則，又能滿足衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務開展的需要，是非常正確的。為了使檔案工作進一步規(guī)范化、標準化，筆者以為應該采取以下措施:
一、建立健全切合實際的檔案管理制度
檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業(yè)務檔案、紙質檔案、電子檔案，要實行規(guī)范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人發(fā)共和國檔案法》為指導原則，首先要加強硬件的建設，存放檔案必須有專門庫房，并設有專柜便于查找，做到科學管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經(jīng)常通風，做到整潔衛(wèi)生，庫房內不準吸煙，以免發(fā)生火災，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命。其次，建立檔案工作網(wǎng)絡，由領導負責包括業(yè)務檔案在內的檔案工作的領導、規(guī)劃，提出業(yè)務檔案工作的總體要求，具體制定業(yè)務檔案的各項管理制度，對檔案管理進行督促指導。應該指定專人管理文書檔案和業(yè)務檔案，檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業(yè)務活動，以便對各科的業(yè)務檔案提出統(tǒng)一的立卷要求，促使業(yè)務科室在工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理，立卷、案卷標題簡明確切，便于保管和利用。最后要嚴格有關的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。
二、嚴格公文的制發(fā)
公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也決定了日后檔案的質量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質量。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打基礎。提高公文質量，首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施。
三、做好文書以及電子文件的處理工作
工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關，以實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標準化。
在現(xiàn)今的網(wǎng)絡工作環(huán)境下，電子文件也屬于檔案的一部分，由于電子文件與傳統(tǒng)紙質文件有很大的差別，電子文件通常以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。所以在選擇軟磁盤時一定要把住它的質量關，軟磁盤的質量直接關系到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到1年，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。在保存方面，要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，因為潮濕會使光盤片基霉變，所以環(huán)境空氣相對濕度應該控制在40%～65%，溫度應該控制在14～24℃。
四、實施“以我為主”的立卷歸檔原則
“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關鍵性工作。它要求我們在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題:一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。
五、提高紙質檔案立卷的質量
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。:
一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性
所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構國內學者一致認為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。
文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現(xiàn)實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。
文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態(tài)的、連續(xù)的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現(xiàn)象。要解決這一實際工作的難題必須實現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產(chǎn)生文件的機關、為發(fā)揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。
依據(jù)文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內容是一致的。
文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。
文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質量降低進而導致不能很好的發(fā)揮參考服務作用導致檔案部門信息服務功能降低也導致了檔案部門地位的降低。
隨著我國高新技術的發(fā)展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現(xiàn)實文檔分離的根本辦法。
最早產(chǎn)生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學術界仍未取得完全一致的認識。我國檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機構構成一個嚴密完整的組織體系文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現(xiàn)行文件的機關檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。
一、公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。
二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關鍵環(huán)節(jié)
相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
要想有創(chuàng)新行為首先要有創(chuàng)新意識，思路決定出路，檔案工作創(chuàng)新的前提是管理思路的創(chuàng)新。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏，而應主要看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案員的管理。
2、檔案管理工作模式的創(chuàng)新是基礎
檔案工作管理模式的更新，是實現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。高校檔案館雖屬機關部門，但大多屬于非獨立結構，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個科室，其職能主要是執(zhí)行而非決策。隨著高校管理體制改革的深化，一些高校管理者逐步認識到檔案管理工作的地位和作用，在高校機構改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門分離獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執(zhí)行變?yōu)橹鲃記Q策，對促進高校檔案管理變革具有重要意義。檔案工作的技術手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎。尤其計算機在檔案管理中的運用，越來越顯現(xiàn)出科學性、方便性、實用性和重要性，同時也提高了工作效率。要加強計算機檔案管理軟件的開發(fā)，將計算機作為方便管理的重要工具，進一步合理有效利用。只有這樣，才能實現(xiàn)高校檔案工作的超越，呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。
3檔案管理工作機制的創(chuàng)新是關鍵
要打破檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，重要的是要有管理機制的創(chuàng)新。長期以來，檔案管理工作以經(jīng)驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經(jīng)驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產(chǎn)生不思進取的思想，更談不上去創(chuàng)新。必須引進競爭激勵機制，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問題。積極推行全員聘任競爭上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，使每個人都有危機感，從而激發(fā)工作活力，最大限度地挖掘個人潛力，充分調動積極性，使檔案工作呈現(xiàn)出充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。要建立一些相應的創(chuàng)新激勵機制，如用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創(chuàng)新的內容作為考核的重要指標，并與勞動報酬、晉職掛鉤，努力營造一種鼓勵創(chuàng)新的氛圍和環(huán)境，促進檔案工作的良性發(fā)展。還要加強館員的在職培訓及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。
4運用檔案管理的現(xiàn)代手段，科技興檔
信息化為檔案資源管理與開發(fā)利用提供了新的途徑，也為推進檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展提供了強有力的支持，檔案部門應抓住機遇，加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件。在管理手段上，檔案館要積極參與學校辦公自動化系統(tǒng)的設計與建設，提出檔案管理方面的要求和建設。認真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學校辦公自動化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題。要努力實現(xiàn)裝備技術現(xiàn)代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網(wǎng)絡、數(shù)碼等先進技術和手段，進一步提高技術含量和水平，使檔案管理手段由舊變新。采取多種形式，主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，為教學、科研服務，使高校檔案管理
走上主導地位，實現(xiàn)管理手段方式的社會化、多元化和優(yōu)質高校化。
5人才資源的創(chuàng)新
要樹立人才資源是第一資源的思想，針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支政治強、業(yè)務精、工作實、紀律嚴的專業(yè)人員。發(fā)揮館員主觀能動性，內凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進。要強化校內宣傳，取得學校各方面的理解和支持，不斷把學校檔案工作推陳出新。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實增強檔案干部和館員運用專業(yè)理論解決實際問題的能力，特別要加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，鼓勵館員利用業(yè)余時間參加各種繼續(xù)教育課程的學習，加強多層次復合型專業(yè)人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。
總之，檔案部門無論是在業(yè)務工作方面，還是在管理服務工作方面，都要努力做到不斷創(chuàng)新，做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機和活力，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展。
參考文獻
[1]夏晴.高校檔案的系統(tǒng)管理[M].南京大學出版社,2002
[2]周曙東.電子商務概論[M].南京：東南大學出版社，2002
眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術要求。
那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多二是案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。
1全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。
2重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3結合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
4統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。
5規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。
三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
4用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率
【正文】
加入世貿組織對企業(yè)檔案工作的影響并不是一時的結果，而是一個長期作用的過程。入世意味著我國的經(jīng)濟將全面與世界經(jīng)濟接軌，處于市場經(jīng)濟體制下的企業(yè)在資本所有制形態(tài)、技術形態(tài)與管理形態(tài)上亦會發(fā)生深刻的變革。在這一背景下企業(yè)檔案工作在管理體制、管理模式、服務機制上會面臨一系列挑戰(zhàn)，對此我們不能站在計劃經(jīng)濟體制的角度來研究對策，應結合國情在參照企業(yè)檔案工作傳統(tǒng)經(jīng)驗的基礎上，借鑒國外企業(yè)檔案工作的實踐，探討市場經(jīng)濟體制下企業(yè)檔案工作的新路。
一、企業(yè)檔案工作的管理體制及其運行機制
所謂管理體制主要是指管理機構的設置與權限的劃分。企業(yè)檔案工作管理體制包含兩方面的含義，一是國家檔案行政管理部門對企業(yè)檔案工作的宏觀管理體制，我國目前正處于所有制多元化的階段，入世后既有相當一批國有與國有控股企業(yè)，又有日益增多的民營企業(yè)與合資企業(yè)，它們在建立健全檔案工作上需要有一個過程，為了加強對國家與社會有保存價值檔案的監(jiān)控，并對企業(yè)檔案工作進行有效指導，國家檔案行政管理部門在企業(yè)檔案工作管理上仍存在完善宏觀管理體制的問題。二是企業(yè)內部企業(yè)檔案工作的微觀管理體制。在計劃經(jīng)濟體制下，一方面多數(shù)企業(yè)規(guī)模較小，形態(tài)較為簡單，國家檔案行政管理部門對企業(yè)檔案工作實行的是大一統(tǒng)的管理模式，很少研究企業(yè)內部檔案工作的微觀管理體制。另一方面是企業(yè)所有制形式單一，很少探討適合自身的檔案管理體制。在市場經(jīng)濟體制下面對企業(yè)形態(tài)的變化，應當從宏觀與微觀兩個層面上創(chuàng)新企業(yè)檔案工作的管理體制。
（一）企業(yè)檔案管理工作體制
創(chuàng)新企業(yè)檔案工作管理體制的原則是靈活、有效、自主。靈活是指宏觀管理體制與微觀管理形式要靈活。宏觀管理體制要適應企業(yè)檔案工作多元化發(fā)展的需要，微觀管理形式應因企而定，不能千企一面，對不同規(guī)模、不同資本所有制形態(tài)、不同技術形態(tài)與管理形態(tài)的企業(yè)應區(qū)別對待。有效指管理效果，宏觀上以檔案行政管理部門對國家與社會有保存價值的檔案不失去控制為限，微觀上以能滿足企業(yè)自我需要為限。自主指宏觀管理的目的重在推動企業(yè)檔案工作依法自主運行。
在這一思想指導下，企業(yè)檔案工作的管理體制可以表述為：在統(tǒng)一領導、分級（屬地）管理原則指導下按類管理，實行以法人為單位的集中統(tǒng)一管理的管理體制。這一管理體制的具體含義為：
在統(tǒng)一領導、分級（屬地）管理原則指導下按類管理。統(tǒng)一領導主要指國家檔案局對企業(yè)檔案工作的領導，分級（屬地）管理主要指地方檔案行政管理部門對所屬地區(qū)企業(yè)檔案工作的管理，這一限定是和我們國家的管理體制相一致的。按類管理是指將企業(yè)按資本所有制、規(guī)模、或管理形態(tài)等劃分為若干類型，不同地區(qū)的檔案行政管理部門對不同類型企業(yè)實施不同的管理形式，使企業(yè)檔案工作管理體制呈現(xiàn)多元化。例如國有或國有控股企業(yè)的檔案屬國有檔案，檔案行政管理部門應依法進行管理，對民營企業(yè)除對國家和社會有保存價值的檔案實行依法監(jiān)督外，在管理方式上主要應以引導、服務為主。
以法人為單位實行集中統(tǒng)一管理。企業(yè)檔案微觀管理體制的核心是集中統(tǒng)一管理。應該說對檔案是否實行集中統(tǒng)一管理與企業(yè)的所有制間沒有必然的聯(lián)系，問題是要研究集中統(tǒng)一管理的形式與程度。例如大型企業(yè)集團是以資產(chǎn)為紐帶，以母子公司為主體，多法人的經(jīng)濟聯(lián)合體，具有多層次的組織結構，在其內部可實行以法人為單位的多級集中統(tǒng)一管理體制。即總公司一級集中統(tǒng)一管理母公司及控股、參股企業(yè)有關資產(chǎn)運作的檔案，各子公司的檔案由法人獨自管理。各法人單位在職權范圍內對自有檔案實行集中統(tǒng)一管理，符合企業(yè)法人的地位，也有利于維護企業(yè)的權益。至于一般中小型企業(yè)，均應以法人為單位實行集中統(tǒng)一管理。
（二）企業(yè)檔案工作運行機制
管理體制一旦確定，應進一步研究推動體制運行的機制。推動企業(yè)檔案工作運行的內在動力，主要是企業(yè)自身，與檔案意識和自身努力程度有關；其外在動力是檔案行政管理部門依法行政的能力。下面主要從宏觀層面上分析一下推動企業(yè)檔案工作管理體制運行的機制。
執(zhí)法監(jiān)督：在市場經(jīng)濟體制下推動企業(yè)檔案工作運行的主要手段是執(zhí)法檢查。執(zhí)法檢查的重點一是加強對國家和社會有保存價值檔案的監(jiān)控，二是檢查集中統(tǒng)一管理原則的落實。檔案行政管理部門在以往執(zhí)法檢查中普遍感到力不從心，執(zhí)法難具有普遍性。其原因固然是多方面的，例如社會法制觀念與企業(yè)檔案意識不強等，但與執(zhí)法檢查的指導思想也有關，建議增強執(zhí)法檢查的針對性，把重點放在法定檔案的范圍內，不要指望靠執(zhí)法檢查能解決對所有單位檔案的管理問題，希望過大反而會落空。
服務引導：檔案行政管理部門的職責主要是執(zhí)法監(jiān)督、依法行政和提供公共服務，提供服務本身就是管理的一種形式。目前在企業(yè)檔案工作宏觀管理上存在的普遍問題是，檔案行政管理部門的行政管理色彩較濃，服務、引導不足。企業(yè)檔案工作說到底屬企業(yè)行為，檔案行政管理部門對具體業(yè)務不能插手過深，要從習慣“指手劃腳”轉向通過提供法規(guī)服務、標準服務、中介服務、教育服務、典型服務、技術服務等公共服務導向企業(yè)檔案工作，尤其是對民營企業(yè)更應如此，把企業(yè)檔案工作引導到依法自主運行的軌道上來。
抓大導小：據(jù)2001年統(tǒng)計全國有4.68萬戶國有企業(yè)，有203萬戶私營企業(yè)；據(jù)2002年2月統(tǒng)計，上海原國有企業(yè)實行股份制或其他形式的有61971戶，實行股份合作制的有12523戶。面對數(shù)量眾多，類型多樣的企業(yè)，檔案行政管理部門不可能面面俱到地予以一一管理，事實上過去也從未做到過。唯一可行的選擇是實行抓大導小的策略。抓大首先要抓住大型企業(yè)集團，它們是國民經(jīng)濟的主體，也應該是全國或本地區(qū)企業(yè)檔案工作的主體。其次應抓大型科研活動、重大工程項目、重大經(jīng)濟領域的建檔工作。有所失，才有所得，什么都抓結果什么也抓不住，抓住了主體不僅解決了主要矛盾，還能對中小企業(yè)起到示范、引導的作用。
行業(yè)自律：在市場經(jīng)濟體制下行業(yè)協(xié)會的作用將會逐漸突出，建國前企業(yè)發(fā)展的歷史也證明了這一點，例如舊上海的同業(yè)公會。檔案行政管理部門應依托行業(yè)協(xié)會這一中介組織，通過行業(yè)協(xié)會去約束、引導企業(yè)檔案工作，例如在行業(yè)內部可根據(jù)市場競爭或反傾銷的需要統(tǒng)一提出歸檔范圍、管理制度等。
從上述企業(yè)檔案工作管理體制，可以看見它與傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作管理體制的異同。相同點都強調實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，強調集中統(tǒng)一管理的原則。其區(qū)別在于：在管理手段上，這一體制改變了以往行政管理為主的做法，強調執(zhí)法監(jiān)督為主。在管理形式上，市場經(jīng)濟體制下更強調按屬地分類管理、抓大導小的宏觀調控職能。在管理方式上，淡化了按專業(yè)統(tǒng)一管理，強調行業(yè)自律，突出企業(yè)的法人地位，以法人為集中統(tǒng)一管理的基礎。在管理觀念上，改變了以往大一統(tǒng)的管理觀念，允許企業(yè)檔案管理體制的多元化，突出強調服務引導，一般不涉及企業(yè)的具體檔案業(yè)務。
二、企業(yè)內部檔案管理模式
未來企業(yè)檔案工作管理模式要與企業(yè)形態(tài)相適應、與企業(yè)需求相適應。
企業(yè)檔案管理模式與企業(yè)形態(tài)相適應，主要體現(xiàn)在：一是檔案管理機構的設置應與企業(yè)規(guī)模形態(tài)相適應。在企業(yè)產(chǎn)權重組中，國家有意識地組建了若干大型企業(yè)集團。由于其規(guī)模大，組織機構復雜，可實行以法人為基礎的多級管理。至于規(guī)模一般、結構簡單的中小型企業(yè)可實行單級管理。二是檔案管理形態(tài)應與企業(yè)技術形態(tài)相適應。當前企業(yè)檔案管理形態(tài)有實體管理、信息管理、知識化管理等形態(tài)，從全局上看，企業(yè)檔案管理形態(tài)具有共存性與漸進性的特征，其發(fā)展趨勢是實體管理向信息管理或知識化管理發(fā)展。企業(yè)技術水平不同相應檔案管理形態(tài)也不相同。三是檔案管理的重點應與企業(yè)經(jīng)營管理形態(tài)相適應。企業(yè)檔案中除文書、科技、人事等檔案外，以資本運作為主的企業(yè)應加強與資本經(jīng)營相關檔案的收集，以生產(chǎn)經(jīng)營為主的企業(yè)應加強經(jīng)營、知識產(chǎn)權等檔案的收集。
為使企業(yè)檔案管理模式與企業(yè)需求相適應，關鍵是檔案部門要轉變觀念、與時俱進：
其一，檔案管理范圍應與企業(yè)長遠需求相適應。在市場經(jīng)濟體制下，一方面從經(jīng)濟效益角度考慮，企業(yè)尤其是中小企業(yè)檔案專職人員大大減少，大部分為兼職人員，且流動性大。另一方面企業(yè)需要大量有關市場、產(chǎn)品、銷售等資料信息。在這一情況下企業(yè)檔案工作陷入了兩難的境地，一是人員安排上難以應付檔案工作的需求；二是傳統(tǒng)檔案中缺乏企業(yè)急需的信息。為此企業(yè)檔案工作應轉變觀念，正確理解集中統(tǒng)一管理的精神與做法。
其二，檔案管理觀念應與企業(yè)競爭需要相適應。入世后我國企業(yè)面臨國內外兩個市場的競爭，國際貿易中的技術壁壘、知識產(chǎn)權保護、綠色壁壘是入世后我國企業(yè)遇到的三匹“狼”，一方面我國許多產(chǎn)品達不到發(fā)達國家的技術標準，出口頻頻受阻，另一方面發(fā)達國家又利用技術標準惡意構成技術壁壘，例如出口到日本的大米須檢測123項指標，對歐盟出口的茶葉有118項檢測指標。技術壁壘對我國出口的影響每年超過450億美元，占到出口總額的1/4以上。企業(yè)檔案工作欲為提高企業(yè)核心競爭力服務，應樹立“大檔案”觀，一方面要加強對產(chǎn)品成本、質量認證、環(huán)保認證、知識產(chǎn)權等檔案的收集，減少一般檔案的數(shù)量，另一方面要加強技術標準、市場等資料的收集，企業(yè)檔案工作要貼近實際，面向企業(yè)競爭的需要。
關鍵詞:計生檔案；檔案管理；細化；法制意識；約束
Abstract:Todaywhichmanagesintheimplementationscientificstylemicrocomputer,carriesonreasonablytherefinementoperationtothebirthcontrolfile,isthenowadaysrecordsmanagementworkurgentmatter.Articleunioncurrentpresentsituation,fromresponsibilitybright,thesystemrefinement,managesaspectsandsoonstrengtheningtoobtain,tohopethatcanmakethebeneficialdiscussionwitheverybody.
keyword:Birthcontrolfile;Recordsmanagement;Refinement;Legalsystemconsciousness;Restraint
計生檔案，縱掛橫聯(lián)，牽扯到千家萬戶。在實施科學化微機管理的今天，加強計生檔案的細化管理工作，對于有效地進行宏觀調控與微觀操作，處理好工作中的突發(fā)問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導向作用與依據(jù)作用。
計生檔案的管理工作，也經(jīng)歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進的具有科學化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀末期《中國人口報》上以《走科學化微機管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有十個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應變?yōu)檎J識到位、得心應手。各級部門領導，各個層面的工作人員也從思想的根本上認知了計生檔案工作在計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內容。明確專人，落實責任，加強管理，實現(xiàn)了計生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡化，有效地保證明人了工作的正常運轉。
然而，我們也不難看到，目前的計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責明化，制度細化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。
一、明確檔案管理工作的目的與任務。確保檔案的及時性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責與任務，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯(lián)”“二要”“一保證”等逐一加以落實。“四不”即確保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯(lián)”即聯(lián)絡其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)，聯(lián)絡其他行業(yè)，聯(lián)絡村級基層組織，以防漏統(tǒng)漏報；“二要”即要工作經(jīng)常化，持之以恒，要規(guī)范計生網(wǎng)絡的基本體系；“一保證”即保證計生檔案萬無一失。
二、完善工作制度，加強規(guī)范約束。檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規(guī)范約束。
多年來的實踐告訴我們，要保證鎮(zhèn)處計生檔案的準確無誤，就要首先抓好包片計生干部與村級計生統(tǒng)計員等工作人員的業(yè)務素質，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統(tǒng)一要求，統(tǒng)一標準，操作規(guī)范，準確及時。同時，還要建立聯(lián)絡服務制度，暢通反饋渠道，鎮(zhèn)村級的計生檔案管理人員要定期與計生服務對象溝通，以取得準確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當日的資料不漏收，月報之前統(tǒng)計好，做到上報及時，統(tǒng)計準確，只有這樣，計生檔案才能完整安全。
三、樹立法制意識，強化檔案管理。檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現(xiàn)一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現(xiàn)象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發(fā)生，以保持計生檔案工作的純潔性，以達到檔案入檔、存檔的準確性，完整性與安全性。
總而言之，計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點，每一步才會達到理想的效果。
參考文獻:
關鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；檔案資源
市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，促使檔案管理工作調整發(fā)展模式，從政治性向經(jīng)濟性與服務性轉變，提高檔案資源的利用率。這就要求檔案管理人員采取有效措施提高管理質量，實現(xiàn)管理的信息化與規(guī)范化，推進我國檔案事業(yè)的發(fā)展。
1.實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化的必要性
受到傳統(tǒng)觀念的影響，很多檔案資源被束之高閣，導致其利用率下降，在這樣的環(huán)境下，提高檔案資源的利用率與管理水平，不僅可以使企事業(yè)單位的管理水平提高，同時也可以更好的規(guī)劃人才資源利用。因此，在這樣的環(huán)境下建立并規(guī)范檔案管理體系迫在眉睫，這對于整個社會的發(fā)展都具有十分重要的意義。首先，檔案是所在部門歷史的再現(xiàn)，是對其文化、價值的重視，是完善檔案管理的必然要求。其次，檔案不僅記錄好的，也將組織的錯誤記錄在案，對后期的管理具有良好的借鑒意義。針對如此重要的工作，實現(xiàn)管理的規(guī)范化就顯得更加重要，這是為決策者提供準確參考的前提，是做出正確決策的基礎。從其中我們不難發(fā)現(xiàn)，檔案管理規(guī)范化是實現(xiàn)檔案資源利用高效的前提，是為組織服務的基礎，因此，檔案管理人員必須將其作為工作的重點進行。
2.檔案管理規(guī)范化過程中的問題
盡管檔案管理已經(jīng)引起相關部門的重視，但由于歷史遺留的問題較多，社會的發(fā)展又十分迅速，對檔案管理提出了更多新的問題，檔案管理規(guī)范化的整體水平?jīng)]有達到令人滿意的程度，在執(zhí)行中仍然存在諸多問題，具體體現(xiàn)在以下幾點中：
2.1管理人員的意識不足。這是制約我國檔案管理規(guī)范化水平提高最根本的因素，從其原因來看，這并不是由于工作人員自身的職業(yè)素養(yǎng)所造成的，而是由于整個環(huán)境而導致的，不論是檔案管理工作的人員或者是領導對檔案管理的認識都不夠全面，將其看作單獨的信息錄入或者是資源保管工作，缺乏對這項工作的真實，思想上無法給予其足夠的重視，導致對工作懈怠，這種意識嚴重制約我國檔案管理規(guī)范化的進程。
2.2信息化水平較差。近年來，國際化信息化進程不斷加快，改變了整個世界的工作環(huán)境，各行各業(yè)也都改變了工作方式，檔案管理亦不例外，不僅提高了工作效率，工作模式也做出了改變，但從整個系統(tǒng)的管理情況來看，信息化的普及度仍然不夠，部分單位仍然沒有跟上時展步伐，各地信息化建設水平參差不齊，尤其是西部的一些地區(qū)，仍然采用傳統(tǒng)的紙質管理模式，無法滿足社會發(fā)展的需求。與信息化檔案管理相比，傳統(tǒng)檔案管理對存儲環(huán)境要求較高，而且占據(jù)較大空間，而且保存年限有限，嚴重制約我國檔案事業(yè)的發(fā)展，同時也限制了檔案功能的發(fā)揮。
3.實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的有效措施
從上文的分析中我們可以看到，我國檔案的規(guī)范化進程情況不是十分理想，對此，必須要結合具體的實際，采取有效的對策，提升檔案資源的利用率，推進經(jīng)濟的發(fā)展，為社會的發(fā)展奠定基礎。
3.1強化管理意識，推動檔案管理規(guī)范化與標準化。要想做好一項工作，首要任務就是要提升管理人員的服務意識，切實推進檔案管理的規(guī)范化。在這樣的發(fā)展環(huán)境下，除了要提升檔案管理的嚴謹性，更要注重提升時效性，這是時展的必然要求。因此，相關部門要根據(jù)發(fā)展環(huán)境、發(fā)展情況制定相應的規(guī)范體制。從當前的管理情況來看，由于法制的缺失導致我國檔案管理水平不同，通用性也不夠，因此，建立統(tǒng)一的管理體制勢在必行。從檔案的錄入直至保管，到最后的資源開發(fā)與利用，都必須要建立相對應且嚴格的工作流程。明確檔案管理各個階段工作的規(guī)范性，初期，檔案資料的錄入、采集都必須要格外的細致與認真，嚴謹且全面；進入到歸檔與立卷環(huán)節(jié)，要以科學、合理、高效為標準，加強對保管的重視，提升其安全性。在管理規(guī)章中必須要做到權責分明，提高工作人員的嚴謹性與責任意識。同時，要加大宣傳力度，使人們意識到檔案管理的重要性，營造良好的社會氛圍，唯有如此方可實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化目標。
3.2推進現(xiàn)代化的進程，實現(xiàn)管理的規(guī)范化與信息化。信息化高速發(fā)展，為了適應其發(fā)展，提高檔案的利用效率，必須要對傳統(tǒng)檔案管理理念進行更新，使其可以與社會發(fā)展節(jié)奏相一致，早日實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。首先，在進行檔案管理過程中要善于發(fā)揮現(xiàn)代化技術的作用，發(fā)揮信息化技術的功能，提升檔案工作的利用率。同時也要根據(jù)發(fā)展需求加大軟件開發(fā)力度，使其可以更好的進行管理，提高檔案的規(guī)范化與信息化水平。通過對檔案管理規(guī)范化的建設，促使檔案管理水平的提高，減少違規(guī)情況，最終增強我國檔案管理的競爭力。
3.3提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。究其根本，都是人的責任，因此，要實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化，關鍵是要提升人員的綜合素養(yǎng)，這就要求檔案管理部門根據(jù)具體的情況開展科普活動，使從業(yè)者意識到當前形勢下開展規(guī)范化管理的必要性，增強危機意識。除此之外，還要進行技術培訓，使從業(yè)者對現(xiàn)代化設備有一定的了解，熟練掌握，進而提升管理水平。最后就是提升從業(yè)者的職業(yè)素養(yǎng)，使其認識到工作的重要性，強化保密意識，增強資料的安全性。結束語綜上所述，我們看到要想增強檔案的利用率，加強檔案的流通，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化是必然的，但由于目前我國的檔案管理體制尚不完善，工作人員的管理意識也有待提高，管理模式也相對較為落后，要想實現(xiàn)管理的規(guī)范化仍需較長的一段時間，這就要求從建制、人員兩個方面著手，緊跟時展步伐，更好的發(fā)揮檔案管理的功能。
作者:賈書影 單位:黑龍江省保密技術服務中心
參考文獻：
作者：馬青
要嚴格劃清密與非密的界限，限制密級文件資料的下發(fā)范圍和知悉范圍。首先在起草的文稿上先擬定密級，防止在起草過程中造成泄密；其次在文件的修改、制作、發(fā)送、傳閱、使用、銷毀等各個環(huán)節(jié)上按要求進行登記、管理、監(jiān)控，并確定哪些檔案資料能開放利用，哪些應限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，嚴格執(zhí)行保密期限、解密時間或者解密條件的規(guī)范標準。要主動接受保密部門對調密工作的監(jiān)督和指導，進一步做好檔案資料管理規(guī)范化、標準化工作，做到科學的管理，準確的掌握，有效的保密，及時的提供利用。
強化目標管理，應用保密技術促進檔案資料管理
隨著秘密信息載體形式的多樣化，辦公自動化的應用，以及網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)步入了以電子信息交流為標志的信息化時代，其各項業(yè)務由點發(fā)展到面，幾乎覆蓋了辦公業(yè)務的全部流程，造成了大量數(shù)字化信息的不斷涌現(xiàn)。我們已逐步認識到，電子文件的傳遞速度、檢索途徑等相對于傳統(tǒng)的紙質文件來說有著極大的優(yōu)越性，但在信息采集、處理、存儲和交換方式等方面又有其致命的弱點，如：易被竊取、篡改、刪除、偽造，如果使用和管理不當，將會給國家和企業(yè)帶來嚴重的后果。因此，確保資料的保密性、完整性、有效性、可控性和不可抵賴性是現(xiàn)代企業(yè)檔案資料管理工作中信息安全保密的目標。在嚴峻的保密形勢下，企業(yè)應與時俱進，積極地將保密防范技術和保密檢查技術引入檔案資料管理工作中。在保證環(huán)境、設備、設施安全的前提下，通過備份與恢復、病毒檢測與消除、電磁兼容等措施，保證信息系統(tǒng)的運行安全；在進行計算機標引、數(shù)據(jù)庫建設、以及為用戶提供網(wǎng)上信息服務時，采取物理隔離、身份鑒別、訪問控制、傳輸加密、存儲加密、完整性校驗、防電磁泄漏發(fā)射、安全審計跟蹤等積極主動的防范措施，盡量減少信息利用者的安全風險。
明確職責，提高檔案資料管理人員素質
責任是保密工作之魂。檔案資料管理是現(xiàn)代企業(yè)建設的基礎工程之一，其工作的特殊性使檔案資料的管理人員始終處于知密時間早、知密范圍廣、知密事項多、知密程度深的位置，他們對國家、企業(yè)的秘密比一般工作人員負有更為重大的責任，因此要求其具有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識，時刻警惕秘密的泄露。擔負著信息服務工作的檔案資料管理人員，是檔案資料管理制度的直接貫徹者，因此維護檔案資料的完整與安全，是檔案管理資料人員的職責之一，也是檔案資料管理工作的基本任務，它要求檔案資料管理人員要持之以恒，時刻警惕和防止檔案資料的損壞，確保安全，為利用工作提供物質基礎。首先，要牢固樹立“保密為本”的思想意識，具備遵紀守法、責任心強的內在素質；其次，要具備一定的專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案資料的內容，熟悉相關檔案法規(guī)和信息安全保密法規(guī)；第三，要具備較高的文化素質，不僅能總結和分析檔案資料管理工作中的經(jīng)驗與問題，掌握利用規(guī)律，以更好地提供服務，還應掌握一定的安全保密技術，杜絕泄密隱患。
[關鍵詞]醫(yī)院基建檔案管理；作用；措施
隨著醫(yī)院改革的進行和深入，醫(yī)療業(yè)務不斷的擴大，基建檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性。當務之急是必須高度重視醫(yī)院基建檔案的歸檔率、完整率、準確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財富，是我們每個基建檔案工作者義不容辭的責任。
1基建檔案在醫(yī)院管理中的作用
1.1對推動醫(yī)院經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義
醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設、改建、維修、使用過程和結果的技術狀態(tài)記錄。基建檔案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于醫(yī)院基建項目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內外協(xié)作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設的真實記錄，也是整個醫(yī)院檔案的重要組成部分，它既為醫(yī)院的建設、維修、管理、改擴建服務，又為醫(yī)院的經(jīng)濟建設和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫(yī)院經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
1.2為醫(yī)院規(guī)劃、建設、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)
基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設計、施工、監(jiān)理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟建設發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權查證、經(jīng)濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設單位和醫(yī)院管理者的重視。
1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財富
隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進行，近年來我院的基本建設可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和社會的財富。收集、管理和保護好這種資源是每個職工的義務和責無旁貸的職責。例如我院基建處的老處長張乃云，他在兒童醫(yī)院辛辛苦苦工作了幾十年，上對醫(yī)院的每項建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫(yī)院總平面圖上仔細、認真地在每個建筑物旁都標注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫(yī)院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節(jié)省了寶貴的時間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時使用復印件，而且還將上面的數(shù)字以電子表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和計算了，特別是每年向衛(wèi)生局做報表時，這一表格是我們最可靠的依據(jù)。
2醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題
2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發(fā)生了一系列的變化，我們經(jīng)歷了改擴建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學習的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質的了解和指導。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。
2.2檔案知識缺乏
由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學專業(yè)與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業(yè)知識的學習。
2.3全員檔案意識不強
基建檔案資料應該力求完整、正確、真實、嚴謹，在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復編號的；請示報告之類的函件有的沒有標題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時也很麻煩。
3對醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議
3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證
基建檔案的科學管理直接影響到工程項目的維修、改造、擴建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務宗旨，進行多項改革，隨著新建、擴建、改建工程的日益增多，邊建設、邊報批、邊設計的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應制定相應的基建檔案工作管理制度，并嚴格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準確率。
3.2加強文件形成者、檔案管理者的業(yè)務培訓
開展宣傳教育，增強全員檔案意識是發(fā)揮檔案價值作用的前提。一套完整、準確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規(guī)律，對項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學的檔案觀，讓科室內每個工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項工作，各負其責，大家盡量配合把好自己的關口。這是做好基建檔案和醫(yī)院檔案工作的有力保證。
3.3提高業(yè)務素質和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平
隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學化、系統(tǒng)化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學習新技術，努力提高自己的業(yè)務素質和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平。現(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應具備熟悉基建專業(yè)知識，掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡技術、現(xiàn)代管理理論的技能。以業(yè)務素質的提高為著重點，可以爭取各種機會參加有關基建政策文件、檔案知識的學習，拓寬知識面，優(yōu)化知識結構。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。
[參考文獻]
一、加強意識，建立機構
檔案工作首先要得到學校領導的高度重視，把檔案工作列入學校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學習與宣傳活動。結合實際，領導帶頭學，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。建立健全的管理機構和管理網(wǎng)絡，成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，配備一名專職檔案員，學校各科（處）室都設有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。
二、健全制度、規(guī)范管理
建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。各科（處）室做到職責明確，使歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標，這就在細節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。《綜合檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認真研究落實本部門的檔案工作任務，使學校檔案工作保質保量限期完成。
三、強化業(yè)務，提高能力
檔案管理工作水平的高低、質量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質。在加強政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，還必須要求檔案員，真正做到“業(yè)務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務現(xiàn)實”理念。加強檔案人員自身業(yè)務建設，一方面積極參加檔案業(yè)務培訓，學習檔案專業(yè)知識理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡，選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻的人擔任學校專職檔案管理員，運用現(xiàn)代化管理知識和先進技術設備，提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業(yè)務能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。
四、穩(wěn)定干部隊伍，改善工作條件
要采取切實措施，建立一支有較好的政治、業(yè)務素質的檔案干部隊伍，并保持相對穩(wěn)定。專職檔案干部屬專業(yè)人員，與教學、科研、圖書管理人員同等對待，按有關規(guī)定，認真做好專業(yè)技術職務聘任(或任命)工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調動。檔案部門的經(jīng)費，應列入學校預算，統(tǒng)籌解決。學校各職能部門要對與本部門關系密切的歸檔材料、設備，從學校經(jīng)費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設備，以便于開展工作。檔案館(室)的庫房建設，應列入學校基本建設規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。
五、注重收集，加強管理
學校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學校文件材料收集能否齊全完整，一方面，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，抓好上級單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強化文書管理，抓好學校活動所形成的文件材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔。利用復印的機會收集。檔案人員在復印文件材料時，對有價值，需要歸檔的文件材料當即留下原件，以備日后歸檔。
六、提供服務，開發(fā)利用
一、對檔案管理工作的思考
結合新形勢下對檔案管理工作的要求，在上述觀點的基礎上對檔案管理工作進行梳理，才能更好地做好對自身工作的定位。因此，要具備以下的幾點認識：第一，高校工作的核心是教學。高等院校的工作是通過教育和培養(yǎng)我國社會人才，從而促進我國的可持續(xù)的發(fā)展。而要完成高校的人才培養(yǎng)工作，其根本的方法就是通過教學活動。當前高校人才培養(yǎng)的分類中，包括教學型、研究型和教學研究型。上述三種類型其都貫穿著教學任務，只是在教育教學中采用的方式和方法不同。第二，檔案工作服務于高校教學工作。高校工作的核心是做好教學工作，因此，任何的其他其他工作都是圍繞教學而展開的。高校教學和檔案兩者之間存在著非常密切的聯(lián)系。如學生檔案、科研檔案等。通過這些材料可查看學生和教師的歷史記錄，同時也是對教學管理的重要部分。通過檔案管理，為教學工作服務，所以不能將其等同于中心地位，更不能去取代教學工作。而當前針對高校檔案工作的被邊緣化的問題，僅僅是將其定義為資料的保管，卻忽視了對檔案管理的深層次的開發(fā)。對基礎論觀點的持有者在對檔案的管理方面也普遍存在該類認識，知識將檔案工作看做最為基礎的工作，而沒有見做好對檔案的管理作為一個戰(zhàn)略性的任務。第三，高校檔案管理工作是高校工作的重要組成部分。當前針對高校工作很多將其分為基礎性和非基礎性。很多的學者在此處將檔案工作分為非基礎性的工作，對此我認為單純的將檔案工作劃分為非基礎或者基礎，其都不正確。我認為檔案管理是對高校基礎性與非基礎性工作的記錄，對此比較贊同將高校檔案工作作為高校管理工作的一部分，其主要的原因是該工作是對學校科研、教學的記錄，沒有檔案信息，就沒有對這個過程完整的描述。前面所闡述的基礎與非基礎，其本質就是哪些工作重要，哪些工作不重要，但是也不能說明非基礎性工作一直不重要。因此，在基礎與非基礎方面兩者是相互轉化的。
二、基于檔案管理定位的思路創(chuàng)新
因此，通過上述對檔案管理工作的定位分析，最為根本的一點就是如何做好檔案工作，如何拓展其內容從而發(fā)揮檔案工作在高校管理當中的作用，從而才能更好的對檔案進行定位。對此，本文提出從以下幾方面拓展檔案管理思路：第一，將檔案管理中心建成學校的文件流轉中心。隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，辦公自動化成為當前發(fā)展的主要趨勢，高校文件流轉周期短、流轉快等特點也將越來越明顯。對此，在信息化條件下實現(xiàn)對信息的共享，成為當前各個高校發(fā)展的共同的要求。因此，在信息化時代，高校檔案管理人員要充分結合當前的形勢，積極主動的探索檔案管理的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡化，主動轉變服務的觀念，并承擔更多的相關職能，從而實現(xiàn)其職能的拓展。第二，將檔案中心建成校園信息共享的重要平臺。通過信息化使得高校在獲取相關信息的途徑和渠道增多。檔案部門可通過網(wǎng)絡獲取更多和更為全面的信息，從而逐步將檔案部門建成全校信息共享的中樞，改變傳統(tǒng)的以提供保管和紙質版媒體的定位。第三，建成文化傳承的驛站。高校校園文化是老師和學生共同努力的結果，是對學校發(fā)展記錄，也對高校發(fā)展的歷史沉淀。通過高校檔案部門對這些文化營造記錄，體現(xiàn)著高校在不斷追求進步的途中，其文化傳承的脈絡，同時也是對高校文化記載的驛站，為高校的人文建設提供強有力的借鑒和參考。由此，檔案部門要廣泛針對高校文化建設的材料進行收集，將高校在發(fā)展過程中的廣博的文化的傳承不僅要在校園傳承，還必須要在社會中傳承，通過高校檔案部門擴大高校在社會當中的影響力，成為連接社會對高校了解的紐帶，實現(xiàn)對自身功能的創(chuàng)新。
三、結語
因此，高校檔案工作的定位不僅僅局限在高校管理層，而是檔案部門對自身工作和職能的轉變，從而才能更好的對好對自身定位的影響。對此，本文在對上述觀點進行分析的同時，也提出只有不斷開拓自己工作的新思路，才能使得自己在高校的學生管理中起到重要的位置，并為高校的發(fā)展典型建設性的基礎，以此才能使得自己在高校中大放光彩。
作者：劉曉瑛 單位：西安文理學院
檔案學是一門社會科學。社會功能和社會使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案對社會的發(fā)展具有某種或多種積極的甚至不可缺少的作用。企業(yè)檔案工作是企業(yè)工作的重要組成部分，是基層基礎建設的重要內容之一。管好、用好企業(yè)檔案是每個企業(yè)必須履行的重要職責。然而，就歷史而言，多數(shù)企業(yè)檔案管理人員更換頻繁，在管理上存在漏洞，現(xiàn)就如何改進企業(yè)檔案管理工作中的不足，提出對策。
檔案管理意識還較為淡薄。
一是思想認識模糊。部分企業(yè)沒有把檔案管理工作放到夯實基層基礎的戰(zhàn)略高度加以認識，存在檔案歸檔案，業(yè)務歸業(yè)務，互不聯(lián)系的模糊認識，不知道為什么要開展企業(yè)檔案管理工作，怎樣開展檔案管理。
二是實際重視不夠。少數(shù)企業(yè)沒有認識到檔案在信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，投入人力、物力、財力去管理，出不了政績，是得不償失的徒勞，存在說起來重要，做起來次要，忙起來不要的現(xiàn)象。
三是缺乏主觀能動性。重形式輕內容，重晉級輕效能，晉升檔案管理級別大多是為了應付上級檢查考評，沒有真正從對歷史負責、對企業(yè)負責的高度去做好檔案管理工作。
檔案管理力量還較為薄弱。
一是隊伍不穩(wěn)定。在基層企業(yè)，檔案管理人員均由辦公室勤雜人員兼任，且變動頻繁，專業(yè)化程度不高，存在不懂不問、不會不學的現(xiàn)象，導致檔案整理、管理混亂。
二是管理質量不夠高。其主要表現(xiàn)在于：首先有的檔案員只會立卷歸檔的基本知識，對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限混淆不清，出現(xiàn)編錯號、蓋錯章的情況。以某企業(yè)20xx年至20xx年的文書檔案為例，132卷文書檔案中，蓋錯章的就有128卷，其中裝訂不規(guī)范的有52卷。其次檔案的目錄索引不全，年代久遠的檔案難以找到索引表，致使在用時用不上，不能很好地為企業(yè)工作服務。最后對檔案的重要性認識不足，使檔案的利用價值顯現(xiàn)不出來，致使檔案管理質量一直上不去。
檔案管理觀念還較為落后。
