時間：2023-05-16 11:14:21
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇固定資產(chǎn)電子檔案，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1.檔案不能完整、準確地反映固定資產(chǎn)投資項目建設(shè)過程的全貌。不論是業(yè)主單位，還是項目參建單位，往往偏重建設(shè)項目的進度、質(zhì)量，沒有真正樹立起檔案意識，導(dǎo)致項目建設(shè)中形成的文件材料收集不齊全、不準確，到工程竣工驗收時無法保證歸檔文件材料的質(zhì)量，嚴重影響了檔案的質(zhì)量，在管理上沒有提供有力的組織保證。
2.責(zé)任制落實不到位。一些單位建設(shè)項目檔案工作發(fā)展很不平衡，機構(gòu)是臨時性的，項目完成后，機構(gòu)撤銷，人員解散，沒有把固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作納入項目管理中，沒有建立起領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。
3.職責(zé)不明、溝通不暢，有脫節(jié)現(xiàn)象。基建部門把歸檔工作單純地看成是檔案部門的事，認為立卷工作應(yīng)由檔案部門來完成。一些項目工程新人多，經(jīng)驗不足，對固定資產(chǎn)投資項目檔案工作不熟悉。由于在工作中未明確兼職檔案人員對建設(shè)項目檔案的職責(zé)，致使兼職檔案人員檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)不能適應(yīng)需要，只懂項目業(yè)務(wù)不懂檔案業(yè)務(wù)，而專職檔案人員只懂檔案業(yè)務(wù)不懂工程項目管理，缺乏指導(dǎo)力度。
4.檔案信息化管理明顯滯后。固定資產(chǎn)投資項目檔案管理仍處于低級狀態(tài)，各單位對電子文件歸檔沒有明確規(guī)定。因此，對固定資產(chǎn)投資項目檔案信息化管理方面的要求滯后于對其他工作的管理要求。
二、加強固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的對策
固定資產(chǎn)投資項目得到各建設(shè)單位的廣泛關(guān)注，加強項目檔案管理工作已成為檔案部門的重要工作。筆者認為，要解決當前固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作中存在的共性問題，應(yīng)從以下幾方面入手。
1.加強固定資產(chǎn)投資項目檔案過程管理，不斷提高檔案意識。要采取多形式、多樣化、多渠道的方法加大檔案工作宣傳力度。只有將項目開工、過程控制到竣工全過程均納入檔案管理范疇，才能使固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作步入正軌。
2.建立健全固定資產(chǎn)投資項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。要把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入工程項目計劃，納入領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)濟目標管理考評，實行動態(tài)管理，并對責(zé)任制的落實情況進行監(jiān)督、檢查。同時項目檔案管理的各個環(huán)節(jié)要有領(lǐng)導(dǎo)和專人負責(zé)，建立健全各項規(guī)章制度，做到有法可依、有章可循。
3.理順固定資產(chǎn)投資項目檔案管理機制，強化檔案管理部門的職能。首先，要將檔案管理部門的負責(zé)人列入各建設(shè)項目領(lǐng)導(dǎo)小組；其次，堅持固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作與項目建設(shè)同步進行，明確管理職責(zé)，并對檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)；再次，要把固定資產(chǎn)投資項目檔案管理納入檔案管理目標并與個人崗位掛鉤。
4.對固定資產(chǎn)投資項目檔案管理人員進行合理配置并加強在職培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。固定資產(chǎn)投資項目檔案工作是一項專業(yè)性非常強的工作，應(yīng)注意培養(yǎng)既懂項目業(yè)務(wù)，又懂檔案業(yè)務(wù)的人員，并保持人員相對穩(wěn)定。檔案部門要定期選派檔案人員參加建設(shè)項目檔案管理培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強對建設(shè)項目兼職檔案人員的指導(dǎo)。
【摘 要】針對部分行政事業(yè)單位賬外固定資產(chǎn)檔案管理存在的問題，從健全資產(chǎn)檔案管理體系、促進賬外資產(chǎn)歸檔長效化等四方面入手，規(guī)范和加強資產(chǎn)檔案管理。
關(guān)鍵詞 賬外固定資產(chǎn)；檔案；行政事業(yè)單位
賬外固定資產(chǎn)是指各單位以各種形式形成的未在賬內(nèi)核算的各種固定資產(chǎn)。隨著固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用和電子檔案建設(shè)步伐的加快，固定資產(chǎn)檔案管理逐漸走向網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化、標準化、動態(tài)化，但對賬外資產(chǎn)管理的重視不夠、制度缺失等問題影響了檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化進程。通過對部分行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)清查結(jié)果調(diào)研，引發(fā)本文對改進和加強賬外固定資產(chǎn)檔案管理途徑的探討。
一、行政事業(yè)單位賬外固定資產(chǎn)檔案管理問題分析
本次調(diào)研發(fā)現(xiàn)，賬外固定資產(chǎn)檔案管理通常不被重視，再加上資產(chǎn)來源復(fù)雜、管理難度較大，檔案管理存在不少突出問題。
（一）缺乏嚴謹?shù)臍w檔要求和程序。在購置賬外固定資產(chǎn)時，沒有注意收集原始資料，部分單位房屋建筑物無資產(chǎn)項目建議書、項目批文、可行性研究報告、竣工驗收報告等檔案資料；對歸檔后的檔案資料沒有及時跟蹤管理，致使維護、修理、改建等使用過程中的信息不能及時歸檔，導(dǎo)致歸檔資料不完整或檔案與實際情況不一致；沒有按照檔案的價值和真?zhèn)芜M行歸檔，在檔案鑒定時把將來有可能發(fā)揮作用的檔案排除在外。
（二）缺乏對賬外資產(chǎn)檔案管理的規(guī)定。不少單位的資產(chǎn)管理制度較多，但涉及賬外資產(chǎn)檔案管理的卻寥寥無幾。對固定資產(chǎn)檔案管理的全過程缺乏規(guī)劃，責(zé)任不清；在資產(chǎn)檔案管理技術(shù)標準、歸檔要求、責(zé)任主體權(quán)責(zé)、資產(chǎn)檔案評估、監(jiān)督檢查等方面缺少針對性的規(guī)定。
（三）缺乏專業(yè)人員間的溝通協(xié)作。資產(chǎn)管理員、財務(wù)管理員及檔案管理員的知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)技術(shù)水平直接影響資產(chǎn)檔案的科學(xué)規(guī)范歸檔。據(jù)調(diào)研，檔案管理員、資產(chǎn)管理員多來自后勤部門，而財務(wù)管理員多來自計財部門，他們各自承擔著較繁重的事務(wù)性工作，往往缺乏溝通與協(xié)作，導(dǎo)致賬外資產(chǎn)檔案散存于不同部門；有的檔案管理員即是資產(chǎn)管理員，沒有接受系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，憑著主觀意識歸檔。
二、賬外固定資產(chǎn)檔案管理途徑
賬外固定資產(chǎn)檔案是固定資產(chǎn)檔案管理的一部分，要完善資產(chǎn)檔案管理，筆者認為應(yīng)考慮下面幾點：
（一）促進賬外資產(chǎn)歸檔長效化。重視賬外固定資產(chǎn)管理工作，對遺漏、虛假的資產(chǎn)信息要督促盡快正確歸檔；加強支出管理，規(guī)范核算，杜絕違規(guī)購買賬外資產(chǎn)；定期考核、評價賬外檔案管理情況，促進賬外資產(chǎn)歸檔長效化。
（二）健全資產(chǎn)檔案管理體系。認真貫徹執(zhí)行《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，研究和制定本單位資產(chǎn)檔案收集、整理、歸檔、評估、出租等規(guī)章制度、專業(yè)標準，將賬外資產(chǎn)納入賬內(nèi)，實現(xiàn)資產(chǎn)檔案統(tǒng)一管理；由于特定原因，不能納入賬內(nèi)的，建立專門的賬外資產(chǎn)檔案管理規(guī)章，并嚴格管理、形成科學(xué)規(guī)范的資產(chǎn)檔案管理體系。
（三）嚴格賬外資產(chǎn)檔案管理程序。建立全過程的賬外固定資產(chǎn)管理程序，按申購、審批、購置、驗收、入庫、使用、變更、領(lǐng)用、清理、盤點、外借、歸還、轉(zhuǎn)讓、維修、出租、報廢等全生命周期建庫管理，建立固定資產(chǎn)卡片檔案，將固定資產(chǎn)按類分項進行統(tǒng)一編號，落實責(zé)任，及時歸檔，保證資產(chǎn)檔案真實可信。同時，強化對實際運行環(huán)節(jié)的管理，促進資產(chǎn)檔案管理與資產(chǎn)管理部門間的協(xié)調(diào)，確保資產(chǎn)檔案的真實性、完整性、系統(tǒng)性和科學(xué)性。
（四）建立專業(yè)化的資產(chǎn)檔案管理團隊。專業(yè)化的資產(chǎn)檔案團隊既精通檔案管理工作、掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，又是熟悉資產(chǎn)申報、驗收、登記、保管、檢查等環(huán)節(jié)的多面手。采取對資產(chǎn)檔案管理人員進行培訓(xùn)，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)骨干“傳、幫、帶”作用等渠道推動資產(chǎn)檔案管理逐步走向?qū)I(yè)化。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)；資產(chǎn)管理；動態(tài)監(jiān)控管理；賬務(wù)處理
一、科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)的定義和特點
(一)固定資產(chǎn)的定義
是指使用年限超過一年，單位價值在規(guī)定標準以上（一般設(shè)備單位價值在500元以上，專用設(shè)備單位價值在800元以上），并在使用過程中能夠保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)。包括房屋和建筑物、專用設(shè)備、通用設(shè)備、專用儀器設(shè)備、電子產(chǎn)品、文物和陳列品、圖書、交通工具等。單位價值雖未達到規(guī)定標準但使用年限在一年以上的大批物質(zhì)，使用過程中保持原來的物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)也稱固定資產(chǎn)。固定資產(chǎn)是科研事業(yè)單位主要勞動資料，是開展科研工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，管好、用好固定資產(chǎn)，實現(xiàn)固定資產(chǎn)配置優(yōu)化，對于促進科研出成果，成果應(yīng)用于農(nóng)業(yè)、化工業(yè)、醫(yī)學(xué)等各種領(lǐng)域具有重要意義。
（二）科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)的特點
一個是科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)的資金來源主要是國家根據(jù)科研單位的計劃及課題的需求，由財政專項撥款及科研專項經(jīng)費提取。另一個是科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)有相當數(shù)量的專用儀器設(shè)備，具有大型、精密、技術(shù)先進、科學(xué)研究專業(yè)性強的特點，如測定儀、質(zhì)譜儀、色譜儀等等。由于科學(xué)領(lǐng)域的發(fā)展，設(shè)備的精密速度不斷更新，影響了專用設(shè)備的使用壽命，儀器的購買相當頻繁。第三個是科研事業(yè)單位的固定資產(chǎn)不像企業(yè)那樣要計提折舊，它不計提折舊，發(fā)生時全部計入其他資本性支出，也不計算盈虧，直到報廢處理。
二、科研事業(yè)單位在固定資產(chǎn)管理方面存在的問題
（一）固定資產(chǎn)管理大部分以手工操作管理
固定資產(chǎn)購置、驗收、登記入庫、出庫、使用、損壞、報廢處置等沒有明確職責(zé)，很多單位購買和使用為同一個人。登記入庫、出庫為同一人，沒有制定定期清查制度。財務(wù)只負責(zé)賬務(wù)處理，對固定資產(chǎn)沒有制定一套規(guī)范、有效、責(zé)權(quán)利分明的管理制度來統(tǒng)一管理。
（二）固定資產(chǎn)賬實不相符
有的科室自購固定資產(chǎn)從課題經(jīng)費支出，未經(jīng)管理部門登記、入庫、出庫，形成有實物無記帳。有的是儀器已不能用，放置多年實驗室管理人員當作廢鐵賣掉，重新購置新的儀器，形成有記帳無實物。按有關(guān)規(guī)定，固定資產(chǎn)報廢須上級主管部門批準報廢。又因長期無對賬，無盤點 ，財務(wù)只記賬，管理部門與財務(wù)部門沒有經(jīng)常溝通，報廢、無定期盤點等造成賬實不符。
（三）財務(wù)部門對固定資產(chǎn)核算不科學(xué)
科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)的核算只設(shè)置固定資產(chǎn)、固定基金、專用基金、修購基金四個會計項目，沒有計提折舊，只提取一定修購基金，不能反映出凈值，到年終財務(wù)報表，資產(chǎn)和凈資產(chǎn)很高。
三、開發(fā)固定資產(chǎn)動態(tài)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)，加強固定資產(chǎn)管理
第一，由于手工操作存在人為主觀意識，數(shù)據(jù)不能共享、業(yè)務(wù)辦理煩瑣等等，為了提高固定資產(chǎn)管理工作效率，減少固定資產(chǎn)流失，利用計算機開發(fā)了固定資產(chǎn)動態(tài)監(jiān)控管理，將所有的數(shù)據(jù)錄入計算機里，使固定資產(chǎn)管理逐步走向“科學(xué)化、規(guī)范化、信息化”。資產(chǎn)管理信息交流及業(yè)務(wù)審批等工作流程，在網(wǎng)絡(luò)平臺上進行，隨時為決策者提供準確的便捷的固定資產(chǎn)信息，代替部分手工操作，克服手工操作管理中的缺陷。
其一，固定資產(chǎn)動態(tài)監(jiān)控管理者的條件需具有檔案管理的基礎(chǔ)知識，又要有電子計算機的應(yīng)用、軟件操作技術(shù)。
其二，固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)，包括電子數(shù)據(jù)和實物數(shù)據(jù)。實物數(shù)據(jù)是原始發(fā)票復(fù)印件、入庫單、紙質(zhì)資料，它是電腦發(fā)生故障時解決問題的關(guān)鍵。實物資料是固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)資料管理的基礎(chǔ)，實物資料內(nèi)容可信度高，原始發(fā)票因具有不可變性。缺點是紙質(zhì)脆化，字跡多為手寫，資料容易發(fā)生丟失，字跡不清晰等，占據(jù)空間大。電子數(shù)據(jù)資料，占據(jù)空間小，查詢速度快，有網(wǎng)址和用戶名、密碼，每臺電腦可上，而且可共享。因此實物資料與電子數(shù)據(jù)資料二者之間是相輔相成的。
其三，電子數(shù)據(jù)資料生成流程是：填寫入庫單，進入固定資產(chǎn)動態(tài)監(jiān)控系統(tǒng)，對所購買固定資產(chǎn)進行分類，把信息填寫在電腦中，包括發(fā)票號、廠家、型號、管理部門、使用部門、管理人、使用人、金額、入賬時間、使用時間、然后提交審核，最后保存，保存完畢要打印出固定資產(chǎn)卡片，分類存檔。領(lǐng)用人與經(jīng)辦人不能為用一個人，應(yīng)分開輸入。每臺設(shè)備應(yīng)有一式三聯(lián)入庫單，一份固定資產(chǎn)管理人存檔，一份發(fā)票報銷，一份領(lǐng)用人保存。
其四，固定資產(chǎn)動態(tài)監(jiān)控管理系統(tǒng)逐步完善，登陸網(wǎng)站，按權(quán)限管理是可以自行輸入，修改，報廢固定資產(chǎn)，國有資產(chǎn)管理部門在網(wǎng)上審核，審核無誤可打印正確驗收單、條形碼。
第二，科研事業(yè)單位應(yīng)定期對固定資產(chǎn)進行清查和盤點，核對賬實是否相符。各單位成立資產(chǎn)清查小組每年針對各科室、資產(chǎn)使用者以及各個實驗地進行一次清查盤點。盤點時，財務(wù)人員（固定資產(chǎn)記賬人員）、辦公室錄入資產(chǎn)人員及各科室的固定資產(chǎn)使用者、保管者等有關(guān)一起核對，制定固定資產(chǎn)盤點表，由單位負責(zé)人、清查小組有關(guān)人員簽字確認，統(tǒng)一報廢、統(tǒng)一購置。統(tǒng)一報至主管部門審核，然后在計算機軟件中操作，使帳實相符。
[關(guān)鍵詞] 項目檔案；全程管理；固定資產(chǎn)投資
[作者簡介] 徐禮祥，中國電子科技集團公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088
[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1007-7723（2012）12-0017-0003
固定資產(chǎn)項目投資對于促進我國國民經(jīng)濟建設(shè)，確保生產(chǎn)能力，提高生產(chǎn)技術(shù)具有重要作用。近年來我國加大了對固定資產(chǎn)項目的投資，伴隨著固定資產(chǎn)投資項目的建設(shè)，產(chǎn)生了大量的固定資產(chǎn)投資項目檔案（下稱項目檔案），項目檔案具有數(shù)量大、種類繁、載體多、內(nèi)容復(fù)雜等特點。由于項目檔案是項目建設(shè)的原始記錄和真實反映，具有重要的查考利用和憑證作用，國家對項目檔案管理要求越來越嚴格，要求在項目竣工驗收前進行檔案專項驗收，沒有經(jīng)過項目檔案專項驗收或者項目檔案專項驗收不合格不能進行項目竣工驗收，給項目檔案管理帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。
項目檔案管理既是檔案管理工作的重要組成部分，也是固定資產(chǎn)投資項目管理的重要組成部分，所以項目檔案管理既涉及到項目建設(shè)人員也涉及到檔案工作人員。目前項目檔案管理分工中項目建設(shè)人員負責(zé)項目文件的形成，而檔案工作人員負責(zé)項目文件的接收、歸檔和提供利用工作。檔案管理人員只注重項目文件歸檔后的檔案管理，不參與和干涉項目檔案形成前項目文件的控制，同時由于項目建設(shè)人員缺乏檔案管理工作的專業(yè)素質(zhì)和對項目檔案管理不夠重視，很難保證項目檔案的歸檔率、完整率、準確率。在項目檔案管理中運用全程管理原則，把檔案管理思想融入到整個項目管理的生命周期，對于提高項目檔案管理質(zhì)量具有重要作用。
一、實施項目檔案全程管理原則的意義
項目檔案全程管理原則要求在項目檔案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關(guān)”把檔案管理要求納入項目計劃中，對項目檔案實現(xiàn)全程有效控制。項目建設(shè)初期檔案工作人員積極參與項目管理，提出檔案管理要求；項目建設(shè)過程中全程跟蹤，檢查指導(dǎo)項目文件資料管理工作；項目竣工檔案專項驗收前，進行檔案初檢，為項目檔案驗收嚴格把關(guān)；對歸檔后的項目檔案實行科學(xué)管理和利用。
（一）全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔質(zhì)量
項目建設(shè)人員往往只注重項目建設(shè)本身，對項目建設(shè)過程中附帶產(chǎn)生的文件資料沒有足夠重視。同時，由于項目建設(shè)人員文件資料和檔案保管意識薄弱，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，對形成項目文件資料的格式、版本、載體沒有嚴格的要求，導(dǎo)致歸檔項目文件質(zhì)量較低。如大量歸檔項目文件為復(fù)印件，項目文件內(nèi)容由鉛筆書寫，歸檔項目文件不是最終版本，等等。全程管理原則要求檔案工作人員在項目文件形成前，對項目文件的版本、載體、格式提出要求，而不是在項目文件歸檔時發(fā)現(xiàn)項目檔案存在的問題，實行事后補救措施。所以，項目檔案實行全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔質(zhì)量。
（二）全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔完整性
固定資產(chǎn)投資項目包括項目立項、可行性研究、勘察設(shè)計、施工、生產(chǎn)準備、竣工投產(chǎn)等階段，在每個階段中產(chǎn)生的重要項目文件都需歸檔；且包括文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式與載體的文件材料。固定資產(chǎn)投資項目建設(shè)周期一般較長，短則2～3年，長則5～6年。這些特點對項目檔案完整性要求提出了重要挑戰(zhàn)，如果僅僅通過被動地接收歸檔項目文件，而不實行全程管理原則，融入整個項目管理過程中，很難做到項目檔案管理完整和齊套。通過全程管理原則，檔案工作人員明確每個階段需歸檔的項目文件材料，并向項目管理人員提出要求，注重平時積累，有計劃地收集項目文件，避免在項目竣工檔案驗收時臨時收集各階段需歸檔的項目文件。
（三）全程管理原則有利于提高項目檔案管理規(guī)范性
固定資產(chǎn)投資項目建設(shè)過程中涉及到項目建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位和監(jiān)理單位，每個單位對項目文件管理和項目檔案管理的要求和規(guī)范存在不一致，這就導(dǎo)致同一個項目中形成的項目檔案形態(tài)存在很大差異，沒有統(tǒng)一的模板和標準。解決項目檔案規(guī)范性問題只有通過項目建設(shè)單位檔案部門全程參與項目管理，與設(shè)計單位、施工單位和監(jiān)理單位溝通協(xié)調(diào)，制定本項目統(tǒng)一的項目文件和項目檔案管理規(guī)范。并在項目建設(shè)工程中全程的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)各單位對規(guī)范的執(zhí)行，嚴格按照規(guī)范實行項目文件管理和項目檔案管理，提高項目檔案管理的規(guī)范性。
（四）全程管理原則有利于促進項目檔案的開發(fā)利用
項目檔案管理實行全程管理原則，檔案工作人員從項目立項開始參加項目管理，并通過檔案管理制度的宣傳、貫徹、監(jiān)督、執(zhí)行，不僅僅有利于提高檔案歸檔質(zhì)量和完整性，更有利于提高整個項目組的檔案意識。項目組檔案意識的提高，對項目檔案價值有了充分的了解，有利于項目建設(shè)中和項目結(jié)束后，項目組查詢利用項目檔案，發(fā)揮項目檔案應(yīng)有的價值。檔案工作人員缺乏固定資產(chǎn)投資項目建設(shè)的專業(yè)知識，制約了項目檔案的提供利用和檔案信息開發(fā)，檔案人員全程參與項目建設(shè)，熟悉項目管理專業(yè)意識，有利于檔案工作人員主動提供檔案查詢服務(wù)，有利于檔案工作人員對項目檔案進行二次開發(fā)。
二、全程管理原則在項目檔案管理中的應(yīng)用
全程管理原則有利于提高項目檔案管理水平，但全程管理是一項原則，在項目檔案管理中的具體應(yīng)用還需依靠基本手段和基本方法。筆者認為，可以通過前端控制、合同管理、制度建設(shè)和人才培養(yǎng)來貫徹執(zhí)行全程管理原則。
（一）通過前端控制貫徹全程管理原則
檔案工作人員一般不參與項目的調(diào)研、立項、評估、可行性研究和上報審批等前期工作，在項目實施的各個環(huán)節(jié)，檔案管理人員也沒有介入。檔案部門往往是半途介入甚至有的是事后介入，這樣導(dǎo)致有些項目檔案沒有及時得到檔案部門指導(dǎo)，難以達到規(guī)范要求。全程管理原則要求項目檔案管理前移，突破以往慣性思維。要確保項目檔案的系統(tǒng)性、完整性和準確性，必須加強前端控制，從項目文件材料形成的源頭進行控制。檔案工作人員從項目立項開始就參與其中，制定項目檔案管理制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。在項目開工之前，組織相關(guān)工作人員進行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增加項目建設(shè)人員檔案管理意識和檔案管理業(yè)務(wù)能力。
（二）通過合同管理貫徹全程管理原則
通過合同約束參建單位項目檔案管理工作是一種有效的手段，也是今后的一種發(fā)展趨勢。《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定：“在簽訂項目設(shè)計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任。”將項目檔案納入合同中進行管理，與項目參建單位簽訂合同時，在合同中明確檔案歸檔范圍、歸檔質(zhì)量和歸檔時間，明確各方責(zé)任，必要時建立檔案質(zhì)押金制度。建設(shè)單位要充分發(fā)揮合同的作用，用合同約束參建單位，保證建設(shè)單位的項目檔案資料齊全、完整、準確。
（三）通過檔案管理制度建設(shè)貫徹全程管理原則
項目檔案管理制度對于貫徹全程管理原則具有重要作用，通過項目檔案管理制度的貫徹執(zhí)行，把項目檔案管理意識融入到項目建設(shè)的每個階段和每個項目建設(shè)人員的思想中，在項目建設(shè)活動中，就會主動按照要求進行檔案管理工作。
有的單位沒有項目檔案管理制度，或者只有項目檔案管理制度，而沒有落實到具體的項目檔案管理活動中。相關(guān)單位需要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)章制度建立本單位的項目檔案管理制度。同時，針對不同的項目，根據(jù)每個項目的特點，制定符合本項目檔案管理實際情況的項目檔案管理辦法，明確本項目文件材料的歸檔范圍、歸檔計劃和歸檔質(zhì)量，約束項目參建單位和項目建設(shè)人員。項目檔案管理制度的建設(shè)，不僅僅在于管理制度的制定，更在于項目檔案管理制度的執(zhí)行，檔案工作人員在項目檔案管理制度執(zhí)行中，具有模范帶頭作用，負責(zé)項目檔案管理制度的宣傳落實工作，并監(jiān)督制度的貫徹執(zhí)行，實現(xiàn)對項目檔案全程管理原則。
（四）通過檔案人才建設(shè)貫徹全程管理原則
項目檔案管理過程中，檔案管理人員希望管理好項目檔案，但由于缺乏土建、設(shè)備、工藝、監(jiān)理等相關(guān)專業(yè)知識，往往只能被動接收項目檔案，對所接收的項目檔案的準確性、有效性很難把握，歸檔后又很難實現(xiàn)系統(tǒng)性的整理。而項目建設(shè)人員缺乏檔案管理意識和檔案管理的專業(yè)知識，不能實現(xiàn)項目文件資料歸檔的完整性和準確性。通過在項目建設(shè)人員中任命兼職檔案員，對兼職檔案員進行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理意識和檔案業(yè)務(wù)能力，有助于項目檔案歸檔前管理，確保了項目檔案的完整性和準確性，同時兼職檔案員可以彌補專職檔案工作人員對項目專業(yè)知識的缺乏。兼職檔案員偏重于項目文件歸檔前的管理工作，專職檔案員偏重于項目檔案歸檔后的管理工作，通過專職檔案工作人員與兼職檔案員分工和協(xié)作，實現(xiàn)了項目檔案全程管理原則，提高檔案的準確性、有效性和系統(tǒng)性。
三、結(jié) 語
檔案管理是固定資產(chǎn)投資項目管理工作的重要組成部分，是建設(shè)項目的重要內(nèi)容。一個項目建成后留下兩個有形的東西，一個是工程實體，另一個就是工程檔案，這兩部分共同組成了一個有機整體。通過全程管理原則，加強項目檔案管理，有利于提高項目檔案完整性、準確性和系統(tǒng)性，有利于固定資產(chǎn)投資項目通過檔案專項驗收，有利于項目檔案的開發(fā)和利用，實現(xiàn)項目檔案的真正價值。
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關(guān)鍵詞：建設(shè)銀行 固定資產(chǎn) 流程管理
一、建設(shè)銀行固定資產(chǎn)管理的重要性
隨著建設(shè)銀行業(yè)務(wù)蓬勃發(fā)展，電子銀行渠道業(yè)務(wù)建設(shè)、網(wǎng)點戰(zhàn)略性擴張，建設(shè)銀行固定資產(chǎn)投入不斷增加，固定資產(chǎn)已作為建設(shè)銀行主要的經(jīng)濟實力證明之一，固定資產(chǎn)管理貫穿建設(shè)銀行經(jīng)營全過程，是企業(yè)“精細化”管理的重要體現(xiàn)。所以建設(shè)銀行應(yīng)從戰(zhàn)略成本的高度，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展變化的態(tài)勢不斷進行流程優(yōu)化，完善固定資產(chǎn)流程管理體系。確保固定資產(chǎn)的完整性，防止建設(shè)銀行資產(chǎn)流失。
二、建設(shè)銀行固定資產(chǎn)的定義
固定資產(chǎn)是指使用期限在一年以上（不含）、單位價值在4000元以上（不含）、并在使用過程中保持原有物質(zhì)形態(tài)的有形資產(chǎn)，或者使用期限在一年以上（不含）、單位價值在4000元以下、但是在中國建設(shè)銀行固定資產(chǎn)分類目錄和折舊年限表中存在并且按照固定資產(chǎn)管理的有形資產(chǎn)。我行固定資產(chǎn)包括房屋、建筑物、機器設(shè)備、運輸設(shè)備以及其他與經(jīng)營有關(guān)的設(shè)備、工具、器具等。
建設(shè)銀行固定資產(chǎn)管理占比最大的兩類就是經(jīng)營有關(guān)的電子設(shè)備和房屋。
三、建設(shè)銀行固定資產(chǎn)管理的政策依據(jù)及現(xiàn)狀
（一）政策依據(jù)
2008年1月中國建設(shè)銀行下發(fā)了《關(guān)于印發(fā)《中國建設(shè)銀行財務(wù)管理暫行辦法（2007年修訂版）》的通知，對固定資產(chǎn)管理進行了制度上的規(guī)范，對各行固定資產(chǎn)管理起到了較強的指導(dǎo)作用。尤其是ERPF系統(tǒng)上線后，各類固定資產(chǎn)的卡片實施電子檔案管理，對固定資產(chǎn)規(guī)范性管理進一步明確。
（二）固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀
1、房屋權(quán)屬不完整問題。
近年來，隨著網(wǎng)點建設(shè)戰(zhàn)略性擴張的需要，建設(shè)銀行網(wǎng)點以自有購置為主，前幾年由于房地產(chǎn)市場的火熱，開發(fā)商預(yù)售房條件寬松，之后因規(guī)劃等多種原因，無法辦理房產(chǎn)權(quán)屬證明，形成建設(shè)銀行部份房產(chǎn)權(quán)屬不完整現(xiàn)象。
2、經(jīng)營設(shè)備類固定資產(chǎn)的管理流程不夠明晰。
總分行的管理辦法對固定資產(chǎn)管理主要進行了框架式的要求，對具體的操作流程如固定資產(chǎn)的新增入賬、調(diào)撥未進行進一步細化，各基層行根據(jù)框架自行進行管理，管理水平參差不齊,主要存在設(shè)備調(diào)撥不及時、固定資產(chǎn)清理難度較大等薄弱環(huán)節(jié)。分析原因有如下四點：
第一點：采購渠道較為分散。固定資產(chǎn)采購渠道分為集中采購和支行自行采購等多種方式。其中集中采購又由總行和分行多個部門進行承擔，采購?fù)瓿珊螅械墓潭ㄙY產(chǎn)由供應(yīng)商直接提供給使用部門，支行實物管理部門和財務(wù)部門無法了解固定資產(chǎn)的入賬情況，形成固定資產(chǎn)新增入賬滯后的現(xiàn)象。
第二點：業(yè)務(wù)營運使用的電子設(shè)備類固定資產(chǎn)，維修和更換頻率相對較快，ERPF系統(tǒng)固定資產(chǎn)管理員設(shè)置較少。僅分行一級存在固定資產(chǎn)卡片調(diào)撥管理員，固定資產(chǎn)及時調(diào)撥缺乏系統(tǒng)支持，固定資產(chǎn)調(diào)撥不及時現(xiàn)象突出。
第三點：個別固定資產(chǎn)定義不清，容易造成固定資產(chǎn)流失，如固定資產(chǎn)目錄中的高級家具定義模糊，目前的操作是只要涉及家具均作為固定資產(chǎn)進行入賬管理，而使用部門往往忽略了這種價值相對較低的固定資產(chǎn)的管理，在實物毀損的情況下，容易擅自丟棄，形成固定資產(chǎn)的流失。
第四點：使用部門人員流動性較強，未設(shè)置固定資產(chǎn)管理員，管理責(zé)任不明確，
四、對固定資產(chǎn)管理流程改進的幾點建議
（一）房產(chǎn)權(quán)屬不完整情況
1、存量房屋權(quán)屬不完整情況，應(yīng)密切與房屋開發(fā)商和房產(chǎn)管理部門進行聯(lián)系，密切關(guān)注房屋產(chǎn)權(quán)辦理進展情況，熟悉房屋買賣合同中違約條例的時效性，通過借助法律力量維護建設(shè)銀行相關(guān)權(quán)益。
2、對新購房產(chǎn)，在市場調(diào)查時，將房屋的權(quán)屬調(diào)查列為房產(chǎn)購置的必要條件，合同簽訂中明確房屋權(quán)屬不完整的違約條件，采用責(zé)任追究制度，對市場調(diào)查不負責(zé)任、簽訂合同時擅自放棄違約責(zé)任相關(guān)條款，造成建設(shè)銀行新購房產(chǎn)無法辦理權(quán)屬證明的責(zé)任人進行責(zé)任追究。
（二）經(jīng)營類設(shè)備流程管理不夠明晰
作為企業(yè)的一項經(jīng)常性活動，根據(jù)財務(wù)管理的需要，建立一個完整的管理流程模式是必要的，尤其是隨著建設(shè)銀行的不斷發(fā)展，固定資產(chǎn)的數(shù)量不斷增大。為切實強化固定資產(chǎn)管理，針對以上成因，建議制定以財務(wù)為控制核心的固定資產(chǎn)管理流程，優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)置，重點針對固定資產(chǎn)管理的新增和調(diào)撥等薄弱環(huán)節(jié)，提出如下建議：
1、組織結(jié)構(gòu)的改造。
對所有固定資產(chǎn)管理實行集中歸口管理，專門設(shè)立固定資產(chǎn)管理辦公室，實行固定資產(chǎn)管理需求受理、集中采購、集中分配、統(tǒng)一調(diào)撥的集中管理模式，避免多頭管理形成的管理脫節(jié)。
2、建設(shè)銀行實行一級法人管理模式，下屬機構(gòu)龐大，業(yè)務(wù)分工復(fù)雜，短期內(nèi)更改組織結(jié)構(gòu)管理模式難度較大，因此，充分利用財務(wù)控制核心作用優(yōu)化固定資產(chǎn)流程相對快捷有效。
（1）、加大財務(wù)控制力度，發(fā)揮財務(wù)控制的核心作用。
固定資產(chǎn)新增：分行及二級行以下集中采購的固定資產(chǎn)，在報銷環(huán)節(jié)應(yīng)向計財部門提供本次采購固定資產(chǎn)的驗收單，涉及向二級行進行分配的，同時附二級行相關(guān)部門簽字確認固定資產(chǎn)領(lǐng)用單。
固定資產(chǎn)調(diào)撥：
（2）、在每一個使用部門設(shè)立固定資產(chǎn)管理兼職管理員，人員變動時應(yīng)將固定資產(chǎn)納入交接事項，明確管理責(zé)任。
在一級分行及二級分行各部門增加ERPF系統(tǒng)操作員，只開放固定資產(chǎn)行內(nèi)調(diào)撥權(quán)限。
二級行轄內(nèi)調(diào)撥，由二級行固定資產(chǎn)管理員根據(jù)實物管理部門提交的調(diào)撥申請進行系統(tǒng)調(diào)撥操作。
二級行之間的調(diào)撥,由一級分行固定資產(chǎn)管理員根據(jù)二級行相關(guān)部門確認后的調(diào)撥申請進行系統(tǒng)調(diào)撥操作。
（3）、適時更新固定資產(chǎn)目錄，盡量采用能夠量化的標準對固定資產(chǎn)進行定義。
參考文獻：
本文作者：張燕芬 單位：常州市蘭陵中學(xué)
學(xué)校單位固定資產(chǎn)管理的監(jiān)督體制與責(zé)任體制缺失，資源浪費比較嚴重，對固定資產(chǎn)的管理重購輕管、重錢輕物。相關(guān)規(guī)定，對使用的固定資產(chǎn)學(xué)校需每年至少盤點1次，可實際極少有學(xué)校實施，一些學(xué)校邊清產(chǎn)邊核資皆無法實現(xiàn)，庫存與在用狀況不明。
學(xué)校加強固定資產(chǎn)管理的改進措施
（一）健全落實固定資產(chǎn)管理制度。建立健全科學(xué)的管理制度，是保證有效、合理使用固定資產(chǎn)的一個重要前提條件，是充分發(fā)揮其使用效益的重要保證。學(xué)校應(yīng)根據(jù)財政部《行政事業(yè)單位的國有資產(chǎn)管理辦法》和有關(guān)制度以及自身實際情況制定相關(guān)的固定資產(chǎn)管理制度，并確保制度的有效實施。
（二）建立固定資產(chǎn)請購制度。學(xué)校的資產(chǎn)采購，務(wù)必依財政機構(gòu)所下達的綜合預(yù)算，沒有納入綜合預(yù)算的又是急需的，則經(jīng)審批后方可進行采購，若想采購未納入政府采購目錄的資產(chǎn)，學(xué)校需組織相關(guān)單位采取競標模式進行采購，以杜絕發(fā)生腐敗、降低采購費用。同時，還要加強固定資產(chǎn)的驗收保管體制的創(chuàng)設(shè)與完善，對固定資產(chǎn)的“清查、報損”進行嚴查，創(chuàng)設(shè)嚴格的獎懲體制。
（三）改進核算手段。1.對固定資產(chǎn)范圍展開嚴格界定把財務(wù)體制內(nèi)所規(guī)定的價值于500元及800元以上的一般設(shè)備與專用設(shè)備納入固定資產(chǎn)的范疇，學(xué)生用床、課桌等較大批量設(shè)備納入固定資產(chǎn)。金額較小的公用電話機等物資納入低值易耗品；對于實驗、體育用品則納入專用材料費進行核算。2.在固定資產(chǎn)計價上，采取累計折舊手段，把固定資產(chǎn)損耗價值進行累計折舊計提折舊時采取貸記累計折舊，借記事業(yè)支出。如此處于由賬面上真實體現(xiàn)學(xué)校固定資產(chǎn)真實價值，益于由會計報表上得以“全息、實時及多維”的了解學(xué)校固定資產(chǎn)的動態(tài)信息。同時在核算手段上，可采取創(chuàng)設(shè)固定資產(chǎn)的電子檔案及利用專用軟件提升固定資產(chǎn)核算等手段。
強化固定資產(chǎn)的監(jiān)管力度
由學(xué)校的財務(wù)推行集中核算起，各級在核算學(xué)校的固定資產(chǎn)后即隨此業(yè)務(wù)的結(jié)報應(yīng)為“核算中心”了解。即便學(xué)校會計沒有填寫增加的“固定資產(chǎn)”清單，中心工作者亦將及時提醒，要求學(xué)校的主辦會計進行補辦手續(xù)。可學(xué)校于清理時下浮的固定資產(chǎn)，受條件影響，學(xué)校會計不上報，那么核算中心則不能了解。一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對閑置的“固定資產(chǎn)”，未由成本效益展開考慮，沒有進行充分利用，令其不斷貶值。為了讓監(jiān)管力度深入加強，需把固定資產(chǎn)管理納入內(nèi)控體制，包含固定資產(chǎn)由投資審批引起的所有過程，保障固定資產(chǎn)每個管理環(huán)節(jié)皆能進行有效的控制。
提升財務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)
隨著科技發(fā)展，教育現(xiàn)代化持續(xù)深入，學(xué)校日益呈現(xiàn)出多樣化、復(fù)雜化的固定資產(chǎn)，以空前的增長速度向前發(fā)展，為杜絕國有資產(chǎn)的流失，以實現(xiàn)學(xué)校固定資產(chǎn)的增值、保值，財務(wù)工作者除了做好日常的核算工作之外，還需要適度、適時地協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)用好、管好固定資產(chǎn)，讓固定資產(chǎn)發(fā)揮出應(yīng)有的效益，這無疑對財務(wù)隊伍的整體素養(yǎng)提出更嚴格的要求。故此，若想提升固定資產(chǎn)的最大化效能，率先令財務(wù)工作者由繁重教學(xué)任務(wù)里解脫出來，專職進行學(xué)校財務(wù)管理活動；第二，務(wù)必加強對財務(wù)工作者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，為學(xué)校的財務(wù)工作者提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機會，以不斷提升財務(wù)隊伍的專業(yè)能力，且將培訓(xùn)狀況納入至財務(wù)工作者的年度考核，與晉升、物質(zhì)獎勵相掛鉤；第三，教育局可帶頭組織財務(wù)工作者的專業(yè)大比武活動，將業(yè)務(wù)水平低等不適合擔當財務(wù)工作的人員，調(diào)離崗位，以推進學(xué)校“專業(yè)化、規(guī)范化、知識化”的固定資產(chǎn)管理隊伍建設(shè)。
關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位 固定資產(chǎn) 管理 監(jiān)督
一、加強行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的重要意義
行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)是指使用期限超過一年，單位價值在1000元以上（其中專用設(shè)備單位價值在1500元以上），并在使用過程中基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的，由財政性資金所形成的資產(chǎn)。固定資產(chǎn)一般分為六類，房屋及構(gòu)筑物；專用設(shè)備；通用設(shè)備；文物和陣列品；圖書、檔案；家具、用具、裝具及動植物。
固定資產(chǎn)是公共財政管理的重要組成部分，是行政事業(yè)單位履行職能、提供公共服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)。固定資產(chǎn)管理工作貫穿于整個行政管理和業(yè)務(wù)運行的全過程，其價值體現(xiàn)到各個單位科室站。 固定資產(chǎn)管理歷來是行政事業(yè)單位財務(wù)管理工作中的重要內(nèi)容之一，隨著國家對社會公共事業(yè)投入的增加，固定資產(chǎn)在單位總資產(chǎn)中占有比重越來越大，加之數(shù)碼電子產(chǎn)品的更新?lián)Q代更為頻繁，固定資產(chǎn)的更新速度加快。因此，加強固定資產(chǎn)管理，建立健全內(nèi)部管理制度，合理調(diào)配配備，節(jié)約、有效使用固定資產(chǎn)提高固定資產(chǎn)的使用效益，保障固定資產(chǎn)的完好和安全，防止資產(chǎn)流失，具有十分重要的意義。固定資產(chǎn)管理水平和使用效果如何直接影響事業(yè)單位服務(wù)的質(zhì)量和水平，物盡其用，規(guī)范管理固定資產(chǎn)對提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平具有顯著的促進作用。
二、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理中存在的問題
伴隨著公共服務(wù)事業(yè)的不斷發(fā)展進步，行政事業(yè)單位儀器設(shè)備、電子產(chǎn)品等固定資產(chǎn)所占的份額越來越大。筆者在從事財務(wù)核算檢查工作中，發(fā)現(xiàn)行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理主要存在以下問題和不足：
（一）固定資產(chǎn)家底不清，存在賬實不符現(xiàn)象
在固定資產(chǎn)管理的實際工作中，有的單位并沒有設(shè)置明細賬及分類賬核算固定資產(chǎn)，且沒有轉(zhuǎn)賬，從而使固定資產(chǎn)核算不準確；有的單位賬面固定資產(chǎn)與實有固定資產(chǎn)相差甚遠，一方面報廢、報損的固定資產(chǎn)沒有及時沖減，有的儀器設(shè)備已報廢了，卻還在賬面掛著，另一方面新購置的儀器設(shè)備無驗收、無登記入賬等；有的下級單位購買的固定資產(chǎn)由上級單位無償使用，上級單位配備的固定資產(chǎn)下級單位不入賬；對于多種來源渠道形成的固定資產(chǎn)，由于財務(wù)人員素質(zhì)能力及管理漏洞的存在，“錯登”、“漏登”現(xiàn)象突出，存在賬外固定資產(chǎn)，管理和監(jiān)督跟不上。以上種種情況，均造成固定資產(chǎn)的賬實不符，給固定資產(chǎn)管理帶來極大的困難。
（二）固定資產(chǎn)管理制度不健全，預(yù)算與執(zhí)行存在“兩張皮”現(xiàn)象
行政事業(yè)單位在做年度預(yù)算的時候，對本單位固定資產(chǎn)的狀況缺乏整體掌握，在編制需購置的固定資產(chǎn)預(yù)算時隨意性較大，只是從部門利益角度考慮，而沒有從全局統(tǒng)籌安排預(yù)算。因而在固定資產(chǎn)購置的實際操作過程中，往往需做二次運算，導(dǎo)致資源浪費，工作效率降低。
而在固定資產(chǎn)的管理上，行政事業(yè)單位雖制定了相關(guān)制度進行約束，但仍存在大量制度管理缺陷。如在購買固定資產(chǎn)的時候，對必須進行政府采購的固定資產(chǎn)范圍、種類認識不深，對納入集中采購目錄的固定資產(chǎn)購置項目，沒有委托中介或集中采購機構(gòu)實施政府采購，未嚴格執(zhí)行固定資產(chǎn)購置過程中政府采購制度，單位自行采購了事。固定資產(chǎn)修理、報廢、調(diào)撥、變賣、轉(zhuǎn)讓，未能嚴格履行規(guī)定的程序，賬務(wù)處理不規(guī)范。同時，行政事業(yè)單位沒有設(shè)置專人負責(zé)，實物登記、入庫、報銷、領(lǐng)用、清查、撤銷等記錄不全，手續(xù)不完備，各科室站之間缺少相互的合作和制約，造成固定資產(chǎn)管理責(zé)任的不明確。
（三）固定資產(chǎn)管理執(zhí)行不力
固定資產(chǎn)使用過程中疏于日常管理，實物管理不能堅持經(jīng)常進行。驗收不嚴格，清查盤點不及時，掌握毀損資產(chǎn)、遺失資產(chǎn)等情況不及時，定期維護檢修執(zhí)行困難。固定資產(chǎn)損毀、盤虧后，難以查明原因，追究責(zé)任。個別單位對固定資產(chǎn)清查盤點不及時或長期不進行清查和盤點，有的清查盤點僅走走過場，對清查結(jié)果未進行真正的處理。尤其是在固定資產(chǎn)管理人員流動過程中，固定資產(chǎn)的清查盤點不及時。如某一崗位人員調(diào)動或離職時，存在管理交接工作不到位，未能及時處理好相關(guān)交接與調(diào)整工作的情況，導(dǎo)致固定資產(chǎn)不明流失。資產(chǎn)管理運作不規(guī)范，不定期的清查盤點，存在隱性流失等問題，隨意變賣、低價處置固定資產(chǎn)，物隨人走現(xiàn)象時有發(fā)生。
（四）固定資產(chǎn)管理信息共享程度較低
固定資產(chǎn)信息化管理是一項基礎(chǔ)工作，行政事業(yè)單位雖然建立了固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了計算機化管理，但是信息不能實現(xiàn)共享。機關(guān)與事業(yè)單位、單位各部門之間信息缺乏溝通；各單位內(nèi)部固定資產(chǎn)管理的監(jiān)管部門、使用部門、維修部門之間各說各話，享受信息不對等。加之，獲得信息的成本較高，直接影響了固定資產(chǎn)管理效果的高低。
（五）責(zé)任人處罰機制不到位
個別單位內(nèi)部控制制度很完善，但是相關(guān)人員制度的執(zhí)行力差別，造成制度執(zhí)行得不徹底，甚至有的存在僥幸心理，有章不循，有規(guī)不守，使內(nèi)控制度不能發(fā)揮應(yīng)有的效能。由于對責(zé)任人的處罰未得到徹底落實，對違規(guī)人員的處罰沒有威懾力，造成相關(guān)負責(zé)人責(zé)任意識差，對固定資產(chǎn)疏于經(jīng)常管理，相關(guān)監(jiān)督約束機制不健全，再加之有些領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不高，固定資產(chǎn)管理人員素質(zhì)和職業(yè)道德存在欠缺，造成發(fā)現(xiàn)的問題得不到及時有效處理，遺留問題積淀越來越大，形成惡性循環(huán)。
三、加強行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的建議
行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理存在的問題不利于行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理的進一步發(fā)展，不利于固定資產(chǎn)發(fā)揮最大效益。針對這些問題，各行政事業(yè)單位應(yīng)進一步加強固定資產(chǎn)管理，筆者就加強行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理提出如下建議：
（一）加強固定資產(chǎn)管理和監(jiān)督
定期開展固定資產(chǎn)清理清查，對驗收合格的固定資產(chǎn)按財產(chǎn)類別填寫“驗收合格單”，對原有設(shè)備進行評估并貼標，對新購置的儀器設(shè)備等貼標管理，財務(wù)室和財管科分別登記固定資產(chǎn)總賬、明細賬和領(lǐng)用、使用臺賬。對遺留問題盡快查找根源，該登記的登記，該沖減的沖減，該調(diào)劑的調(diào)劑，做到底數(shù)清、情況明、配置合理。在此基礎(chǔ)上建立健全固定資產(chǎn)管理制度，加強固定資產(chǎn)維護和保養(yǎng)，制定操作規(guī)程，建立技術(shù)檔案和使用情況報告制度。加強日常的檢查維護，按照誰使用、誰負責(zé)的原則，定期清點實物，做到賬卡相符。運用固定資產(chǎn)實物賬與財務(wù)賬、賬面數(shù)與實物數(shù)相核對等方法，對固定資產(chǎn)管理進行內(nèi)部審計。同時，加強單位部門間的監(jiān)督、財務(wù)與財產(chǎn)的監(jiān)督、審計監(jiān)督和社會監(jiān)督，日常管理與專項檢查相結(jié)合，督促落實固定資產(chǎn)管理，確保底數(shù)清、情況明，主動接受主管部門和財政、審計部門的監(jiān)督。
（二）完善固定資產(chǎn)內(nèi)控制度
堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、責(zé)任到人、物盡其用的原則，行政事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)部控制的完整性負責(zé)，各部門應(yīng)指定相對穩(wěn)定的專人負責(zé)固定資產(chǎn)和其它物品的領(lǐng)用、保管、清點等工作，盡快完善固定資產(chǎn)預(yù)算、賬卡、驗收入庫、登記保管、領(lǐng)用、維修、調(diào)撥、處置、清查盤點等日常管理制度。本著既分工合作、又相互制約的原則，明確各部門的責(zé)任，固定資產(chǎn)總賬和明細分類賬由財務(wù)室負責(zé)，按類別和品名等進行數(shù)量金額核算；臺賬由使用的部門負責(zé)，并進行數(shù)量管理。隨著公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，經(jīng)營規(guī)模在不斷擴大，對固定資產(chǎn)的需求，不僅在數(shù)量上，也在結(jié)構(gòu)上有了相應(yīng)變化，必須進一步加強固定資產(chǎn)事前、事中、事后的管理，各部門固定資產(chǎn)，在核定需求量前應(yīng)全面清查與核實，并登記造冊，避免重復(fù)配置；對所需資產(chǎn)能調(diào)劑使用的調(diào)劑使用；對不能調(diào)劑使用的、需配置資產(chǎn)進行資金來源、費用預(yù)算等分析；科學(xué)合理地編制配置規(guī)劃或計劃；將預(yù)算目標細分至各科室站，由財務(wù)部門操作實際的問題，在質(zhì)量、性能可靠的前提下，盡可能降低采購成本；最后財務(wù)人員負責(zé)收集和匯總財務(wù)數(shù)據(jù)，財產(chǎn)管理和使用單位負責(zé)入庫、保管、使用、維護等工作。
（三）定期清查固定資產(chǎn)
各部門應(yīng)當在協(xié)調(diào)配合中定期對固定資產(chǎn)進行清查，對于出現(xiàn)的固定資產(chǎn)賬實不符問題，固定資產(chǎn)管理人員要及時進行原因的調(diào)查和分析并制定適應(yīng)的處理方案。以筆者單位為例，各部門應(yīng)每半年對賬一次，查看賬、物、卡是否統(tǒng)一，使固定資產(chǎn)得到有效管理。各部門的固定資產(chǎn)每年年底進行一次自查，財務(wù)室進行一次全面盤點清查，查明固定資產(chǎn)的實有數(shù)目與賬面結(jié)存數(shù)是否相等，固定資產(chǎn)的保管、使用、維修等情況是否正常，對長期得不到使用，但實際上具有價值的固定資產(chǎn)進行評估，對清查盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，及時查明原因，說明情況，編制有關(guān)固定資產(chǎn)盤盈盤虧表，固定資產(chǎn)報廢和轉(zhuǎn)讓，以及單位價值或者批量價值在規(guī)定限額以上的資產(chǎn)的處置，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準后，報縣國資委批準后，調(diào)整固定資產(chǎn)賬目，按照規(guī)定處理。
（四）大力發(fā)展電子信息化管理
由于近年行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)數(shù)量及金額增長迅猛，各項管理工作實現(xiàn)電子信息化管理已勢在必行。筆者建議借助辦公自動化系統(tǒng)與財務(wù)固定資產(chǎn)管理軟件相結(jié)合，運用計算機并結(jié)合固定資產(chǎn)分類與代碼國家標準及其編碼規(guī)則來編制程序，完成固定資產(chǎn)的調(diào)入、調(diào)出、維修、報廢等一切管理工作。依據(jù)各部門權(quán)限，對各種表格卡片的字段進行調(diào)整、排列方式變更、填寫或顯示內(nèi)容改變， 各類工作進程的控制，保管員具有在資產(chǎn)管理模塊中進行所有信息添加權(quán)；采購員有合同付款情況的添加權(quán)；主管領(lǐng)導(dǎo)有對購置資產(chǎn)入庫、領(lǐng)用、調(diào)配、報廢等流程進行審批的權(quán)限，維修員有維護情況的添加權(quán)。并可打印出與其職責(zé)權(quán)限相對應(yīng)的統(tǒng)計報表。所輸入信息一經(jīng)確認并保存，其輸入的數(shù)據(jù)內(nèi)容即被鎖定，禁止二次修改。實時監(jiān)控固定資產(chǎn)、及時掌握固定資產(chǎn)信息，為單位制定有關(guān)政策、資產(chǎn)調(diào)劑及采購提供科學(xué)依據(jù)并當好參謀。通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源共享， 除資產(chǎn)管理員有新增、刪改的權(quán)限外， 其它部門的負責(zé)人根據(jù)需要只有查詢相關(guān)內(nèi)容的功能，從而大幅度地提高財政部門的數(shù)據(jù)管理能力和運用效率。
（五）嚴格落實責(zé)任制
明確責(zé)任人、崗位職責(zé)，健全財務(wù)人員、采購人員、保管人員、維護人員、操作人員等各類崗位標準，完善輪崗、崗位考核、績效管理制度，健全資產(chǎn)清查、重點抽查、離任核查制度。監(jiān)察、審計部門做好事前、事中、事后的監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)問題，查找原因，防止資產(chǎn)流失。對違法違規(guī)的單位和個人，要堅決按照規(guī)定視不同情況分別進行處理。對清查中出現(xiàn)的問題，要落實整改措施。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：新會計制度；事業(yè)單位；固定資產(chǎn)；核算；管理
1 新會計制度下事業(yè)單位固定資產(chǎn)的核算
新會計制度將事業(yè)單位固定資產(chǎn)中通用設(shè)備的價值標準由500元提升到了1000元，而專用設(shè)備的價值標準也由之前的800元提升到了目前的1500元。對于事業(yè)單位固定資產(chǎn)的定義如下“固定資產(chǎn)是指事業(yè)單位持有的使用期限超過1年（不含1年）、單位價值在規(guī)定標準以上，并在使用過程中基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)。”。將“一般設(shè)備”改為了“通用設(shè)備”，將“房屋與建筑物”改成了“房屋與構(gòu)筑物”，將“圖書”改為了“圖書與檔案”，將“其他固定資產(chǎn)”的范圍改成“家具、用具、家具和動植物”等。“按月計提固定資產(chǎn)折舊時，按照實際計提金額，借記“非流動資產(chǎn)基金――固定資產(chǎn)”科目，貸記“累計折舊”科目。出售、無償調(diào)出、對外捐贈固定資產(chǎn)， 轉(zhuǎn)入待處置資產(chǎn)時，按照待處置固定資產(chǎn)的賬面價值，借記“待處置資產(chǎn)損溢”科目，按照已計提折舊，借記“累計折舊”科目，按照固定資產(chǎn)的賬面余額，貸記本科目”。
2 新會計制度下事業(yè)單位會計核算存在的問題
2.1 固定資產(chǎn)科目的使用年限和范圍界定不清
目前對于事業(yè)單位固定資產(chǎn)的劃分沒有統(tǒng)一的標準，這無疑增加了事業(yè)單位固定資產(chǎn)劃分的難度。由于不同類型的固定資產(chǎn)使用的年限可能會存在著很大的差別，但是新的會計制度中沒有進行分科目界定而是統(tǒng)一劃歸為一年以上。新的會計制度明確了大批同類物資雖然單價達不到標準，但是也屬于事業(yè)單位固定資產(chǎn)，然而卻沒有對大批同類物資的概念做相關(guān)的界定，到底大批的概念是什么比如一個椅子單價為100，采購數(shù)量100算不算同類物資，那采購數(shù)量10算不算同類物資呢？很顯然由于對大批的概念沒有做出相關(guān)的界定，在事業(yè)單位對其進行固定資產(chǎn)劃分的過程就會出現(xiàn)不同的處理方式。
2.2 固定資產(chǎn)科目的設(shè)置不夠嚴謹
在新的會計制度下可以對固定資產(chǎn)進行折舊，這對于固定資產(chǎn)的真實性反映無疑是具有意義的。但是折舊只是反映資產(chǎn)的損耗部分，對于由于市場價格波動以及經(jīng)濟發(fā)展和科技的進步的影響卻沒有真實體現(xiàn)出來。比如事業(yè)單位所具有的科研類儀器，隨著時間的發(fā)展與科技的進步這些科研儀器就可能發(fā)生貶值，即使采用加速折舊也無法處理該問題。事業(yè)單位折舊遵循謹慎性的原則，事業(yè)單位不得對資產(chǎn)和收益進行高估也不能對損失或者負債進行低估，對由于非正常使用的原因造成的設(shè)備的價值小于其公允價值的，在新的會計制度中也沒有相關(guān)提及，因而作為事業(yè)單位需要對會計科目的設(shè)置進行考慮。
2.3 固定資產(chǎn)的折舊方法較為單一
新會計制度下利用工作量以及年限平均法來對事業(yè)單位的固定資產(chǎn)進行折舊處理，目前現(xiàn)行的折舊方法雖簡單容易實施，但是該方法卻并不是適合所有類型的固定資產(chǎn)。比如事業(yè)單位中的電子類儀器，隨著經(jīng)濟的發(fā)展與科技的進步，這種設(shè)備呈現(xiàn)出更新周期短設(shè)備貶值速度較快等特點，很多的電子類設(shè)備還沒有到報廢的年限就已經(jīng)沒有了使用的價值，對于這種情況可以采用加速折舊法來對其進行處理。
3加強新會計制度下事業(yè)單位固定資產(chǎn)核算與管理對策
3.1完善事業(yè)單位固定資產(chǎn)的核算方法
對于事業(yè)單位在固定資產(chǎn)核算過程中存在的問題，事業(yè)單位可以采取以下措施進行應(yīng)對：上報財政部門盡快制定采購的數(shù)量以及價值的相關(guān)標準細則，固定資產(chǎn)的類型與明細進一步確定，并且進一步明確不同類別資產(chǎn)的使用年限，對于大批量同類物資是否屬于固定資產(chǎn)進行界定；采用新的折舊方法對事業(yè)單位的固定資產(chǎn)進行折舊核算，將固定資產(chǎn)的無形的損耗也列入其中進行考慮；設(shè)置固定資產(chǎn)的減值準備，用來反映可回收金額小于賬面價值的差額，并將其界定為固定資產(chǎn)的損失。
3.2 推進事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理制度的建立
完善事業(yè)單位的預(yù)算管理制度，在預(yù)算編制的過程中要考慮到成本效益以及精簡節(jié)約的原則，減少投資的盲目性和重復(fù)性；將日常的管理制度進行規(guī)范，做好固定資產(chǎn)的采購驗收以及入庫等操作，要定期對固定資產(chǎn)進行維護，對于固定資產(chǎn)的外購、投資以及收益等事宜進行規(guī)范。建立健全固定資產(chǎn)的清查制度，在每年對固定資產(chǎn)開展一次或者是兩次的清查，這對于事業(yè)單位及時的掌握固定資產(chǎn)以及折舊情況是非常有必要的。
3.3 促進事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的信息化建設(shè)
事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的信息化手段的應(yīng)用可以提高核算與管理的效率，作為事業(yè)單位應(yīng)該積極的推進固定資產(chǎn)管理的信息化，利用信息化實現(xiàn)對固定資產(chǎn)的精細化與動態(tài)化的管理。將固定資產(chǎn)操作的整個業(yè)務(wù)流程都整合到固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中，將固定資產(chǎn)與資金的支付以及預(yù)算有機的結(jié)合起來，同時將這些信息公布到網(wǎng)絡(luò)平臺上，可以實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門以及使用部門的信息共享。固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用能夠在很大程度上減少固定資產(chǎn)管理人員的工作量從而提高管理的效率。
結(jié)語
新的會計制度的實施對事業(yè)單位固定資產(chǎn)的核算帶來很多利好，但是通過本文的論述來看還是存著很多的不足之處，包括固定資產(chǎn)的使用年限和范圍界定缺乏，固定資產(chǎn)科目的設(shè)置不嚴謹，固定資產(chǎn)折舊的方法較為單一，不適合所有類型的固定資產(chǎn)，基于此本文提出了完善事業(yè)單位固定資產(chǎn)的核算方法，建立健全事業(yè)單位固定資產(chǎn)的管理制度，推進事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的信息化等措施來應(yīng)對新會計制度下事業(yè)單位固定資產(chǎn)的核算與管理。
[關(guān)鍵詞]云存儲；檔案；管理；信息
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.108
[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02
0 引 言
云計算是計算機存儲概念的延伸，側(cè)重于數(shù)據(jù)的存儲與管理，云存儲是集數(shù)據(jù)存儲與管理為核心的云計算系統(tǒng)，在檔案管理上帶來了重要的變化，使檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化變?yōu)榭赡堋?shù)字檔案主要指的是在分布式計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，利用數(shù)字技術(shù)、多媒體技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)建、獲取、存儲、處理及數(shù)字檔案信息的技術(shù)。
1 云存儲對檔案管理的影響
1.1 云存儲的海量存儲性可存儲大量的檔案信息
檔案資料存儲是一項工作量大、數(shù)據(jù)繁雜、內(nèi)容豐富的一項復(fù)雜性工作，檔案管理工作更是一項令人頭疼的問題，海量數(shù)據(jù)占據(jù)的存儲空間更多更大。而計算機云存儲具有可擴容性，通過容量的擴展，可以存儲海量信息及緩解計算機存儲空間不足的現(xiàn)狀。
1.2 云存儲資源共享性有利于各部門利用檔案信息
檔案管理單位，將檔案資源存入云存儲中，通過云技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)不同機構(gòu)間的信息調(diào)用與資源共享，避免了檔案信息數(shù)據(jù)的重復(fù)存取，避免了大量繁復(fù)的勞動。云存儲的資源共享性，不僅包括檔案的數(shù)據(jù)存儲，還包括各種部門對各種數(shù)據(jù)的調(diào)用與存儲，有利于對固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)進行管理，包括企業(yè)固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)、資產(chǎn)明細、資產(chǎn)盤點情況數(shù)據(jù)及月度資產(chǎn)變動數(shù)據(jù)。所有的有關(guān)固定資產(chǎn)情況數(shù)據(jù)，量大且繁雜，歸類存儲以后，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)共享，其管理部門可以適時實現(xiàn)對企業(yè)固定資產(chǎn)情況的摸底與盤查；又如：在社會醫(yī)保信息查詢方面，部分醫(yī)保人員為了及時掌握自身醫(yī)保情況，往往需要對醫(yī)保信息進行了解，實現(xiàn)醫(yī)保信息云存儲的資源共享以后，可以使醫(yī)保人員在家，或者在其他移動終端，輕易地根據(jù)個人信息情況調(diào)出醫(yī)保信息，隨時隨地掌握醫(yī)保檔案信息，即節(jié)省了時間，又節(jié)省了勞動量和社會資源；再如：在職工住房公積金的查詢方面，住房公積金信息實現(xiàn)云存儲以后，可以異地通過各種途徑，如網(wǎng)絡(luò)、移動網(wǎng)絡(luò)等載體，快速地查詢到個人公積金賬戶信息，這是云存儲資源共享性帶來的便利。
1.3 云存儲降低了紙質(zhì)檔案的維護費用
紙質(zhì)檔案在運營維護上的工作量是極其巨大的，傳統(tǒng)的檔案管理中，需要投入大量的財力、物力、人力，例如：云南省農(nóng)科院的固定資產(chǎn)、醫(yī)保信息、機關(guān)車輛、職工住房公積金及勞資系統(tǒng)等檔案資源，其數(shù)量龐大，所以占用空間較大；在管理方面資源耗費大，如檔案材料在建檔過程中，需要根據(jù)檔案內(nèi)容進行分類分級進行立檔，這即是一項十分龐大的工作量；紙質(zhì)檔案在保存上，需要防老化、防潮、防蟲等，雖然都有相應(yīng)的保存技術(shù)，但是均需要耗費人力、物力去管理。紙質(zhì)檔案保存的目的，是為了發(fā)揮檔案材料的價值，而在對檔案材料進行翻閱與查找過程中，檔案材料隨著時間的推移，出現(xiàn)老化、脆弱現(xiàn)象，長期翻閱會加劇檔案材料的損毀與老化，針對這種情況，還需對檔案材料進行維修與補救，這為檔案材料的后期維護增加了費用。而在修復(fù)上，如加膜、修裱、去污等，各種不同的修復(fù)方法，還需要專業(yè)的人員進行檔案材料的補救，面對數(shù)目巨大的檔案材料，需要巨大的費用支出，紙質(zhì)檔案材料的維護耗費了大量的人力與資金。而云存儲取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案后，各部門大量的檔案信息存儲到計算機上，節(jié)省了紙質(zhì)檔案占用的空間，電子版檔案信息也節(jié)省了大量紙質(zhì)檔案的維護費用。
1.4 云存儲服務(wù)提高了計算機服務(wù)器的可靠性
檔案信息涉及個人隱私，而云存儲不僅是一臺服務(wù)器，也是一個系統(tǒng)，涵蓋了網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、檔案管理系統(tǒng)、公用訪問接口、客戶端等重要部分。云存儲平臺對大量的檔案信息進行管理，為用戶提供存儲性能。在保存數(shù)據(jù)的服務(wù)器中，存在影響服務(wù)器安全的各種因素，如異常死機、操作系統(tǒng)癱瘓、異常停電、網(wǎng)絡(luò)中斷、病毒攻擊等情況。服務(wù)器如何保證本機上的數(shù)據(jù)的安全性能，并且不丟失或者少丟失，還保持盡快恢復(fù)云存儲的功能。針對這些問題，隨著科技的發(fā)展，云存儲對上述出現(xiàn)的異常情況采取了較為穩(wěn)妥的措施，如對云存儲數(shù)據(jù)資料的備份、恢復(fù)等功能，可以避免異常死機或停電造成的數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象；對黑客攻擊采取了多種保護措施，如設(shè)置防火墻、殺毒軟件、用戶端控制登錄等辦法，保證云盤數(shù)據(jù)的安全性；對于停電等原因引起客戶端無法登錄的問題，云存儲服務(wù)器配備了穩(wěn)壓器及UPS設(shè)備，能夠在停電狀態(tài)下的持續(xù)供電，能夠避免異常停電帶來的損失；這些措施提高了服務(wù)器云存儲的可靠性。
1.5 云存儲服務(wù)提高了檔案管理效率
云存儲節(jié)省了大量的人力物力財力，同時也提高了工作人員的工作效率，其具有隨時隨地調(diào)用異地信息的功能，提高了檔案管理工作效率。云存儲除了信息調(diào)用便捷，數(shù)據(jù)的計算與排查也變得輕而易舉，例如：查驗機關(guān)車輛信息，只需滿足云存儲入口要求，就可以在千萬臺車輛中快速查找到需要查驗的車輛信息，使信息檢索十分快速準確便捷，提高了檔案管理效率。
2 數(shù)字檔案的云存儲建設(shè)
2.1 數(shù)字檔案的可行性
云存儲技術(shù)在檔案管理上已應(yīng)用多年，尤其是近年來逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)。目前，我國云計算在檔案管理中的應(yīng)用前景越來越廣闊。云南省農(nóng)科院在數(shù)字檔案管理上，通過云存儲功能，全部實現(xiàn)了檔案管理數(shù)字化，并且建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)以及各種終端用戶登錄入口（如圖1所示），并加強了服務(wù)器的保密功能，使檔案管理工作精確、嚴密，方便了各部門使用檔案信息，得到了各界的認可，使數(shù)字檔案管理更具可行性。
2.2 推進建設(shè)的可行性
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化存儲功能越來越先進，越來越完善，人們對檔案信息的使用也越來越便捷。大力推進云計算技術(shù)，將其應(yīng)用到檔案管理工作中，是由云計算本身的特點、由其潛在的優(yōu)勢、數(shù)字檔案云存儲的需求及各部門與廣大群眾對檔案管理的要求所決定的。數(shù)字檔案云存儲解決了傳統(tǒng)檔案管理中的系列難題，如人力、物力、財力浪費，查找搜索困難，調(diào)用不及時，受到時間、空間的限制等。
圖1 數(shù)字檔案云存儲建設(shè)程序流程圖
2.3 數(shù)字檔案云存儲發(fā)展構(gòu)想
云計算技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，通過檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)對海量檔案信息的管理，這是檔案管理史上的一次巨大變革，也轉(zhuǎn)變了社會服務(wù)機構(gòu)的服務(wù)方式。隨著全國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，云南省的數(shù)字檔案管理逐漸與全國檔案管理接軌，雖然具有一定的難度，但是在未來數(shù)字檔案云存儲技術(shù)發(fā)展上，這是勢在必行的一項系統(tǒng)性工程。把全國各地的檔案信息集中到一個強大的“云端”，即云存儲器上，實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源共享。
（1）對學(xué)校各科室、部門使用和管理的固定資產(chǎn)進行全面清理和造冊登記，并進行編號，貼標，明確資產(chǎn)責(zé)任人。（2）在清理登記工作中發(fā)現(xiàn)物資存在流失、損失或被占用、借用等問題時，要及時追回。（3）對全校固定資產(chǎn)進行核查，根據(jù)折舊年限進行分類，摸清固定資產(chǎn)使用現(xiàn)狀。（4）修訂完善固定資產(chǎn)的購置、報廢管理辦法。
二、固定資產(chǎn)清查工作的基本情況
為確保清查工作順利進行，學(xué)校結(jié)合實際，制定了詳細的工作方案，成立了以主要領(lǐng)導(dǎo)為組長的資產(chǎn)清查領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，具體負責(zé)清查工作的組織實施，積極開展清查工作。本次清查分為四階段。第一階段為摸底清理統(tǒng)計階段，各部門指定固定資產(chǎn)管理員，按照清查要求嚴格進行固定資產(chǎn)清理、統(tǒng)計。認真、如實填寫《固定資產(chǎn)清查盤點表》，并在登記表上明確資產(chǎn)使用人、責(zé)任人。第二階段為實地盤查階段，實地盤查階段主要分兩個步驟：第一步固定資產(chǎn)清查辦公室成員對所屬部門的資產(chǎn)進行技術(shù)推算盤點，即根據(jù)財務(wù)審計科的資產(chǎn)賬簿和部門自查的表格確認各部門所屬的資產(chǎn)，為實地盤查做準備。第二步為實地盤查，將固定資產(chǎn)清查辦公室分三個小組，清查小組將駐扎各部門對資產(chǎn)進行實地盤查，要求仔細核對固定資產(chǎn)名稱、結(jié)構(gòu)或規(guī)格型號、坐落位置或使用部門、投入使用日期、使用情況、變動情況、數(shù)量、原值等情況。清查盤點結(jié)束時，應(yīng)及時把數(shù)量和質(zhì)量情況如實填制《固定資產(chǎn)清查盤點表》，并由盤點人、部門資產(chǎn)保管人員、部門負責(zé)人簽名或蓋章。第三階段為入賬匯總整理核對階段。各固定資產(chǎn)清查小組將本次固定資產(chǎn)清查的結(jié)果，按照相關(guān)規(guī)定分門別類、分期分批地進行匯總，固定資產(chǎn)統(tǒng)一編號后，錄入電腦。同時填寫《固定資產(chǎn)匯總表》，制定個人固定資產(chǎn)卡，統(tǒng)一貼資產(chǎn)標簽。財務(wù)人員通過資產(chǎn)軟件對學(xué)校資產(chǎn)進行登記、管理。第四階段為總結(jié)階段。固定資產(chǎn)清查小組對固定資產(chǎn)清查中新形成的資料，進行分類整理形成檔案。針對本次清查出來的待報廢固定資產(chǎn)進行鑒定、處置。各部門要以本次固定資產(chǎn)清查為契機，對在清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要分析原因，制定整改措施，并限期進行整改，同時要找出固定資產(chǎn)管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)，完善相關(guān)的管理制度，進一步完善固定資產(chǎn)管理工作。固定資產(chǎn)清查小組認真總結(jié)本次固定資產(chǎn)清查工作的開展情況，并針對清查工作中暴露出來的固定資產(chǎn)管理問題，依據(jù)相關(guān)規(guī)定，建立和完善各類管理制度。通過清查和匯總情況，發(fā)現(xiàn)部分資產(chǎn)存在已使用時間較長且已損壞無法維修；部分資產(chǎn)實物丟失但未銷賬；部分資產(chǎn)存在已經(jīng)資產(chǎn)管理部門提出報廢申請并報批并從財務(wù)賬上銷賬，但是由于各種原因資產(chǎn)使用部門仍在使用，造成資產(chǎn)賬銷案存的情況。
三、通過全面清查發(fā)現(xiàn)管理漏洞
（1）使用部門對固定資產(chǎn)管理重視程度不夠。一是部分固定資產(chǎn)使用部門平日無專門的固定資產(chǎn)管理員，只是在本次清查中臨時指定一位管理員，以至于對于本部門固定資產(chǎn)的實際情況了解程度不夠，不熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)。二是部分部門負責(zé)人思想上不夠重視，認為東西都在學(xué)校，自己沒有拿回家就沒問題，以至于平時疏于管理，對于自己部門的資產(chǎn)沒有做到定期清查，無法做到誰使用誰管理。
（2）管理部門在固定資產(chǎn)管理上有欠缺。一是沒有分門別類的建立資產(chǎn)管理臺賬，對資產(chǎn)只是簡單的登記。二是固定資產(chǎn)沒有貼標，資產(chǎn)的調(diào)配缺少痕跡化管理，資產(chǎn)調(diào)撥時沒有使用調(diào)撥單，資產(chǎn)調(diào)入、調(diào)出只是口頭安排，未經(jīng)過相關(guān)部門的負責(zé)人和資產(chǎn)管理人員簽字確認，造成管理混亂。三是資產(chǎn)沒有實現(xiàn)動態(tài)化管理，資產(chǎn)變動時沒有及時調(diào)賬，造成資產(chǎn)實際存放地點與賬面不一致。
（3）資產(chǎn)報廢等處理程序不健全。例如部分資產(chǎn)已經(jīng)由資產(chǎn)管理部門報廢處理或者采取以舊換新方式購入新資產(chǎn)時將舊資產(chǎn)處理掉，但是未交給財務(wù)報廢單據(jù)辦理銷賬手續(xù)，造成賬在實物不存在的現(xiàn)象，致使資產(chǎn)實物賬與財務(wù)賬不同步。（本文來自于《行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)》雜志。《行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)》雜志簡介詳見）
（4）資產(chǎn)管理界限不明確，存在著交叉管理。
四、對癥下藥研究解決對策
（1）加強學(xué)習(xí)，強化資產(chǎn)管理意識，建立資產(chǎn)管理長效機制。一是建立健全有關(guān)固定資產(chǎn)管理的法律法規(guī)，做到與時俱進，制定完善符合單位實際的固定資產(chǎn)使用、管理制度，例如制定固定資產(chǎn)的核算制度，固定資產(chǎn)管理責(zé)任制度、固定資產(chǎn)管理監(jiān)督制度等，增強學(xué)校資產(chǎn)管理的及時性、系統(tǒng)性、真實性與全面性，使得學(xué)校固定資產(chǎn)管理有章可循，有據(jù)可依。二是樹立固定資產(chǎn)管理意識，明確固定資產(chǎn)管理崗位人員的工作職責(zé)，充分利用和優(yōu)化資源，采取科學(xué)的管理方法；組織資產(chǎn)使用、管理部門負責(zé)人及管理人員學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)兄弟單位的先進管理經(jīng)驗。
（2）根據(jù)省財政廳資產(chǎn)信息平臺的固定資產(chǎn)編碼標準，由信息系統(tǒng)生成電子條碼，在條碼打印機上打印輸出每一項固定資產(chǎn)的條形碼標簽，對學(xué)校固定資產(chǎn)實物進行一物一碼標注，統(tǒng)一粘貼條形碼標簽，從而使每一件固定資產(chǎn)都有了“身份證”并逐一登記，幫助使用部門建立部門臺賬。在資產(chǎn)后續(xù)管理上，以條碼掃描為手段，對資產(chǎn)進行跟蹤和監(jiān)督管理，確保資產(chǎn)安全。
（3）根據(jù)這次清查結(jié)果，徹底摸清家底，對于賬銷物存或物銷賬存的資產(chǎn)提出處理意見，重新調(diào)整財務(wù)及管理臺賬。
（4）充分運用信息網(wǎng)絡(luò)平臺，加強資產(chǎn)的動態(tài)管理。利用科學(xué)的平臺，建立起固定資產(chǎn)電子檔案，將固定資產(chǎn)按類別做好登記，其購入日期、入賬價值、存放地點、使用部門、責(zé)任人等信息詳細錄入，把固定資產(chǎn)從購入、入庫、處置一系列管理一目了然，實現(xiàn)從“進口”到“出口”各個環(huán)節(jié)的信息化動態(tài)管理。資產(chǎn)管理、使用變動時及時填制固定資產(chǎn)調(diào)撥單，并按照要求簽字后交存相關(guān)部門。根據(jù)資產(chǎn)調(diào)撥單，相關(guān)部門及時調(diào)整資產(chǎn)管理臺賬。根據(jù)國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)平臺加強對資產(chǎn)的監(jiān)控，把學(xué)校的資產(chǎn)管理與財務(wù)管理、資產(chǎn)的價值管理和實物管理結(jié)合起來。
（5）加強固定資產(chǎn)的清查及核對工作。資產(chǎn)使用部門依照其部門資產(chǎn)臺賬每季度清點一次實物資產(chǎn)，并及時與管理部門對賬；學(xué)校資產(chǎn)管理部門每年清查兩次，并及時與財務(wù)資產(chǎn)管理人員進行核對，年終進行總清查，總對賬，確保賬實相符。
（6）明確資產(chǎn)管理界限。資產(chǎn)管理分為資產(chǎn)管理部門管理和使用部門管理兩大塊。總務(wù)科、信息中心作為學(xué)校資產(chǎn)管理部門，負責(zé)學(xué)校固定資產(chǎn)的購置、調(diào)配、報廢處置等管理工作，建立學(xué)校總的固定資產(chǎn)管理臺賬。各部門均為固定資產(chǎn)使用部門，按照誰使用是負責(zé)的原則，做好所轄資產(chǎn)的日常維護、管理工作，建立本部門資產(chǎn)管理臺賬。學(xué)校固定資產(chǎn)資產(chǎn)的增加、減少、報廢等變動調(diào)配必須由管理部門統(tǒng)一調(diào)配并辦理相關(guān)手續(xù)，并及時進行賬務(wù)處理。
關(guān)鍵詞：檔案管理；固定資產(chǎn)；制度建設(shè)
中圖分類號：C913.3 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）08-0143-02
固定資產(chǎn)投資項目是以擴大研發(fā)生產(chǎn)能力為目的而進行的技術(shù)改造基本建設(shè)工程，以及設(shè)備儀器更新與升級換代等建設(shè)項目。固定資產(chǎn)投資項目檔案（以下簡稱項目檔案）是指伴隨整個項目建設(shè)流程（立項論證審批、可行性研究，勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工，采購、安裝、驗收等活動）而產(chǎn)生的一系列具有歸檔保存價值的文字材料、圖紙、照片、實物、聲像資料等，是對項目的完整、系統(tǒng)、客觀、準確的記錄，對項目建設(shè)和后續(xù)維修維護與改擴建具有重要的參考價值，也是項目后評價的主要材料依據(jù)。做好項目檔案管理對于總結(jié)投資效果、提升國有資產(chǎn)經(jīng)營能力甚至反腐倡廉具有重大意義。
“十五”以來，伴隨著國民經(jīng)濟的高速發(fā)展和國防建設(shè)的迫切需求，國家大幅度增加了國防科技工業(yè)部門的固定資產(chǎn)投資支持力度，建設(shè)單位項目管理任務(wù)大幅度提升，并且由于建設(shè)項目中新技術(shù)的應(yīng)用，對應(yīng)檔案管理復(fù)雜度和難度也不斷提高，一度普遍出現(xiàn)了項目檔案資料收集不完整、內(nèi)容不完善、保存不合格、使用不規(guī)范等問題。
為此，原國防科工委、國家檔案局聯(lián)合頒布了《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收辦法》（科工辦[2007]161 號，以下簡稱《驗收辦法》），提出了項目檔案管理的基本要求，并規(guī)定通過專項檔案檢查驗收，是項目通過竣工驗收的先決條件。中國電子科技集團公司配套制定了《固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收評分細則（試行）》（以下簡稱《評分細則》），通過組織宣傳培訓(xùn)和交互檢查驗收，進一步落實項目檔案管理工作的具體施實。
通過這些措施，中國電子科技集團各成員單位項目檔案管理水平得到了極大提高。然而在項目檔案檢查驗收工作中也發(fā)現(xiàn)，一些建設(shè)單位由于項目檔案管理制度建設(shè)不完善，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門協(xié)調(diào)困難，對檔案管理工作的提高造成了很大的困擾。下面結(jié)合檔案管理工作實踐，對檔案管理制度建設(shè)過程中的一些常見問題進行具體梳理分析，并提出應(yīng)對措施建議。
一、檔案制度缺失問題
項目檔案管理工作早期主要的問題，是很多單位缺乏專門的檔案管理制度，沒有項目檔案收集、整理、保管、利用的基本要求，更談不上相應(yīng)的部門崗位職責(zé)要求與分工，主要依靠業(yè)務(wù)部門根據(jù)自身需要收集和保存積累資料，導(dǎo)致項目檔案管理盲目、混亂，驗收檢查時就會發(fā)現(xiàn)資料收集不齊全、文件內(nèi)容缺失、組卷整理不規(guī)范、檢索調(diào)用困難等基本問題普遍存在，甚至在業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門的職責(zé)推諉中造成重要資料的散失。
例如，在一次檔案驗收時，發(fā)現(xiàn)該單位購置的設(shè)備沒有保修卡，驗收專家指出后，檔案管理人員不知情，項目負責(zé)人也不知情，最后問采購人員才發(fā)現(xiàn)是在采購人員手中暫存著。進一步的了解得知，采購員正因為是知道保修卡是儀器設(shè)備的重要終身資料，直接影響到設(shè)備運行過程中的維修與維護，也是當設(shè)備發(fā)生故障時與供貨商交涉的重要憑據(jù)。但是，因為沒有相應(yīng)的檔案管理制度明確規(guī)定必須隨設(shè)備入庫及時歸檔，反倒“不敢隨便放到資料庫里”，而是自己慎重收藏起來了。
這種現(xiàn)象隨著近年來《驗收辦法》和《評分細則》的宣貫落實，已經(jīng)引起了建設(shè)單位的高度重視，基本建立健全了檔案管理制度。在近年來的檔案檢查驗收中可以明顯體現(xiàn)出來，項目檔案的基礎(chǔ)管理和檔案完整性都有了很大進步。
二、檔案制度的可操作性
目前項目檔案管理制度方面的問題，已經(jīng)深入到了制度要求與建設(shè)單位崗位設(shè)置和工作流程建設(shè)相關(guān)的可操作性、與業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門相關(guān)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)相關(guān)的執(zhí)行操作嚴謹性等方面，成為制約項目檔案管理質(zhì)量和效率的深層次因素。
以資料的收集整理和案卷歸檔環(huán)節(jié)為例，這是作為素材的文件資料轉(zhuǎn)化為規(guī)范檔案的關(guān)鍵一步，但又恰恰出現(xiàn)在業(yè)務(wù)和管理兩類職能部門的工作界面上，如果管理制度缺乏明確的職責(zé)和分工要求，就很容易造成工作的脫節(jié)：業(yè)務(wù)部門可能會覺得我們只需要忠實的收集、提交建設(shè)過程中形成的資料給檔案部門即可；而檔案部門則可能以為自己不懂技術(shù)，所以完備、條理、規(guī)范地組卷是業(yè)務(wù)部門的事，自己只需要做到嚴格記錄、安全保管、提供利用就可以了。比如筆者所在單位，幾年前某固定資產(chǎn)投資項目接近尾聲時，業(yè)務(wù)部門推著小推車把毫無邏輯排列的一堆材料交給了檔案室，而檔案室對于整個項目的情況不了解，無法條理系統(tǒng)地整理這一車雜亂無章的材料。匆忙中兩個部門勉強配合把材料大概進行了整理，結(jié)果檔案驗收時專家指出多處問題。
這個問題的出現(xiàn)是由于管理制度對相應(yīng)的工作界面規(guī)定模糊造成的，這個矛盾的化解需要結(jié)合單位實際，明確個性化的制度規(guī)定。比如業(yè)務(wù)特色集中、檔案部門崗位配置較弱的單位，就可以采取業(yè)務(wù)部門組卷歸檔、檔案管理部門指導(dǎo)檢查、案卷保存的模式；而業(yè)務(wù)面廣、檔案管理部門崗位配置較強的單位，則可以考慮業(yè)務(wù)部門只需要及時完整收集、提交檔案資料，由檔案部門承擔起準歸檔階段的材料審查、整理、組卷，自行完成歸檔管理。筆者所在單位后來根據(jù)業(yè)務(wù)和崗位特點規(guī)定了一種折中處理方式，由檔案室制訂宣貫歸檔資料要求，各業(yè)務(wù)部門設(shè)立兼職檔案員，以卷為單位收集項目建設(shè)資料，保證文件齊套性和正確性后交付檔案室，檔案室再進行形式審查并負責(zé)完成規(guī)范組卷歸檔，既保證了業(yè)務(wù)鏈條的有效銜接，又保證了檔案的準確、完備和系統(tǒng)、規(guī)范，在最近兩次檔案驗收中都以高分通過了驗收。
三、n案制度的完備性
制度是相對靜態(tài)的，但實際工作中面對的情況千變?nèi)f化，需要不斷修訂完備檔案制度。這不僅是需要適應(yīng)技術(shù)進步帶來的檔案資料形式和內(nèi)容的變化，甚至還要延伸到對建設(shè)項目合作方的制約。例如有些建設(shè)單位與參建單位簽訂合同中，對檔案工作的具體要求沒有專項條款做出明確規(guī)定，導(dǎo)致在建設(shè)項目檔案驗收和項目最終驗收時，有些參建單位或監(jiān)理單位會以相關(guān)工程已結(jié)束為由，不參加、不配合檔案驗收。更大的隱患是，由于沒有從法律上對參建單位的項目檔案管理工作形成有效約束，導(dǎo)致對建設(shè)單位的相關(guān)利益保護的缺失。
筆者所在單位幾年前的一次項目檔案驗收會中，專家發(fā)現(xiàn)基建圖紙與設(shè)計變更通知單對應(yīng)關(guān)系不明確，要求參建單位到驗收現(xiàn)場解釋，但是參建單位以各種理由推托，遲遲不到現(xiàn)場。在單位不斷催促下，第二天才到會解釋問題，嚴重拖延了驗收會議時間，雖然解釋清楚了問題，但也給項目評價造成了惡劣的影響。為此，筆者單位亡羊補牢，再次修訂完備檔案管理制度，增加了“項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，要求明確，控制措施有力”的條文。建設(shè)單位與參建單位簽訂合同，提前設(shè)立專門條款，明確項目檔案工作的具體要求，建設(shè)單位就變被動為主動，既保證項目建設(shè)利完成，又保證了項目檔案的齊套與完整性。
四、檔案制度執(zhí)行的嚴肅性
檔案管理工作的規(guī)范化，除了完備檔案管理制度作基礎(chǔ)，還需要嚴格的執(zhí)行來落實。沒有到位的執(zhí)行，一些制度就成了虛設(shè)。
實際工作中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)，有些文件材料簽字沒有日期，尾頁有空白項不填寫，領(lǐng)導(dǎo)批示和簽字內(nèi)容不全等等，日后一旦發(fā)生合同糾紛，就有可能因為合同生效日期或成立條件的分歧，使建設(shè)單位成了被動方；一些設(shè)備儀器的購置合同、技術(shù)協(xié)議中也經(jīng)常出現(xiàn)落款簽字處只有責(zé)任人簽名而沒有簽署日期的情況，也會給解決糾紛或是責(zé)任追溯造成困難，甚至給腐敗留下漏洞；還有一些表格的填寫，簽署流程沒有問題，但是主管領(lǐng)導(dǎo)在審批時只簽姓名，沒有具體意見，不符合審批規(guī)定，也不符合檔案質(zhì)量的要求。這類問題根源在簽署人。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在管理過程中，更多關(guān)注各項制度的落實情況，認真執(zhí)行各項制度的具體要求。
因此，檔案制度建設(shè)不僅要根據(jù)檔案部門的實際需要，制訂一系列系統(tǒng)、科學(xué)、合理的檔案管理制度，還要在制度的有效執(zhí)行方面下足功夫，才能更有效調(diào)動全員積極性，使檔案管理水平不斷提升。
一、辦公自動化系統(tǒng)模塊設(shè)計
系統(tǒng)建設(shè)共分兩期，目前第一期建設(shè)主要解決局（館）內(nèi)部基本辦公服務(wù)，主要包括：文件管理、行政管理、個人辦公、黨務(wù)工作、公共管理等5個一級模塊和31個二級模塊。1.文件管理。文件管理功能主要包括公文辦理、文件檢索、信息報送和內(nèi)部交流四個二級功能模塊。（1）公文辦理。建設(shè)公文辦理模塊，實現(xiàn)單位對外的公文收發(fā)，內(nèi)部的文件傳閱、收文辦理、文件簽發(fā)等各種公文辦理流程，同時在流轉(zhuǎn)過程中，可以與郵件系統(tǒng)和短信系統(tǒng)相結(jié)合，在發(fā)送公文后實時以短信、郵件的形式告知收文人或者審核人，還可通過郵件系統(tǒng)將公文發(fā)送狀態(tài)反饋給發(fā)送人。（2）文件檢索。實現(xiàn)對整個系統(tǒng)文件的全文查詢、關(guān)聯(lián)檢索、互動評價、分類統(tǒng)計等功能。實現(xiàn)對文件的不同維度的查找，并且在統(tǒng)一視圖中，展現(xiàn)文件的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為全面呈現(xiàn)文件信息提供途徑。（3）信息報送。信息報送模塊主要實現(xiàn)各科室將信息向辦公室信息管理人員的報送服務(wù)，支持多部門、多級信息的報送管理。還可實現(xiàn)報送信息的留存以及統(tǒng)計匯總功能。（4）內(nèi)部交流。實現(xiàn)內(nèi)部的交流互動，支持各科將意見、請示向局領(lǐng)導(dǎo)的報送，局領(lǐng)導(dǎo)可進行審閱、批示及反饋。支持各科室向其他科室發(fā)送工作計劃或方案，并由其他各科室提供反饋意見或材料（材料支持文字、圖片、視頻等格式）。2.行政管理。主要包括會議管理、加班管理、用餐管理、值班管理、考勤管理、用章管理、資金申請、車輛管理、辦公用品管理、固定資產(chǎn)管理、通知通告、圖片新聞等行政管理功能。通過網(wǎng)絡(luò)化和電子化管理，將原有復(fù)雜繁瑣的行政管理流程簡化，申請人通過自動化系統(tǒng)將申請表單直接流轉(zhuǎn)到下一個責(zé)任人，相關(guān)責(zé)任人根據(jù)實際情況進行審批，待整個流程結(jié)束后反饋至申請人，申請人可實時掌握審批流程和進度，進行相應(yīng)的催辦。另外，系統(tǒng)具備各個功能模塊的統(tǒng)計功能，可以按照部門或者時間分類自動生成各種統(tǒng)計表單，避免原有紙質(zhì)統(tǒng)計表格的繁瑣和可能的錯誤。辦公用品和固定資產(chǎn)管理可以根據(jù)辦公用品和固定資產(chǎn)的全部生命周期進行管理，支持實時查詢。通知通告和圖片新聞欄目在系統(tǒng)首頁醒目位置，通知通告以文檔的形式方便快捷地和維護相關(guān)文檔，及時顯示在首頁便于用戶查詢。3.個人辦公。主要功能包括日程管理、待辦提醒、短信辦公、工作通訊錄等模塊。日程管理主要是為每一個工作人員提供日程安排、日志記錄、日程提醒的電子化管理。個人日程提供檢索功能，同時提供日志功能、月匯總功能，便于個人總結(jié)。待辦提醒主要是為每一個工作人員提供代辦任務(wù)、未讀郵件、日程安排等的提醒。提醒可以采用短信提醒、系統(tǒng)首頁提示等的方式。短信辦公是建設(shè)基于移動終端的短信辦公，包括短信收發(fā)、短信文件批復(fù)、通知公告、待辦文件提醒、日程提醒功能。工作通訊錄記錄全局工作通訊錄，將相關(guān)的部門、人員的聯(lián)系方式統(tǒng)一管理和展現(xiàn)，提供全區(qū)公共的通訊錄，以便工作人員查詢使用。4.黨務(wù)工作。主要功能包括公開公示、規(guī)章制度、理論學(xué)習(xí)和支部活動等模塊。通過文件式模塊，適宜內(nèi)部公開的黨務(wù)公開文件、公示、規(guī)章制度、理論學(xué)習(xí)文件、支部交流活動等。5.公共管理。通過文件式模塊檔案政策法規(guī)、相關(guān)管理制度，建立局（館）內(nèi)部交流互動的平臺，檔案工作期刊及其他內(nèi)部刊物，支持局（館）內(nèi)部文檔、視頻、圖片等多種格式相關(guān)資料的下載，使工作人員可以便捷地下載使用。檔案知識及法律法規(guī)等內(nèi)容工會的相關(guān)政策、組織活動等內(nèi)容，使工作人員可以便捷地檢索查閱。
二、辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用及實踐
1.典型模塊———公文收文管理。本模塊用于上級機關(guān)、相關(guān)部門和下級單位主送或抄送本單位的來文、來函、來電及各種重要資料等進行登記、呈批、辦理、歸檔，提供查詢和對收文全過程的有效控制和跟蹤。在設(shè)計過程中采用工作流的方法，對不同角色的用戶進行權(quán)限及路徑設(shè)置，保證文件信息的正常流轉(zhuǎn)。2.門戶設(shè)計。首頁門戶本著美觀、簡單、實用的原則進行設(shè)計，在主頁設(shè)計方面貼近檔案工作，添加了不少檔案密集架、大樓等元素，力求美觀舒適。將用戶需要的應(yīng)用內(nèi)容展現(xiàn)到門戶系統(tǒng)，實現(xiàn)信息的統(tǒng)一界面展現(xiàn)。主要包括信息展示、待辦任務(wù)、待閱郵件以及其他共享信息等功能。3.系統(tǒng)上線測試及使用效果。系統(tǒng)于2013年初正式上線啟用，經(jīng)過兩次內(nèi)部培訓(xùn)，在試用期中發(fā)現(xiàn)了一些工作流程和表單的設(shè)計問題，及時進行了修正。每個用戶均有獨立用戶名和密碼，密碼需定期修改，登錄地點僅限于辦公場所，保證了文件的安全性。用戶根據(jù)角色進行權(quán)限配置，用戶信息及相關(guān)信息可以提前設(shè)置。通過一年的使用，該系統(tǒng)現(xiàn)已經(jīng)正式使用，無紙化辦公的好處得以充分體現(xiàn)，局（館）辦公效率大大提高，紙張等成本得到有效控制，單位使用人員的信息化水平均有所提升,電子文件加強管理效果顯著。
三、未來展望
基于云平臺的辦公自動化系統(tǒng)的建立不僅僅有利于提升政府辦公的信息化水平，對于未來實現(xiàn)文檔一體化、探索電子文件管理進行了有益的嘗試和必要的準備。首先，統(tǒng)一機房部署、統(tǒng)一運維管理、統(tǒng)一軟件基礎(chǔ)服務(wù)以及統(tǒng)一軟件后臺管理，為電子文檔統(tǒng)一管理提供了必要前提，各單位通過政務(wù)網(wǎng)接口接入，各單位通過統(tǒng)一的后臺軟件建立辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文件的流轉(zhuǎn)。通過后續(xù)開發(fā)，成熟的文檔一體化軟件可以使檔案工作及時介入文件形成之始。電子文件從形成、辦理至歸檔的全部生命周期的過程管理之中，有效解決了長期以來電子公文形成與電子檔案歸檔時數(shù)據(jù)脫節(jié)，無法有效、有序、完整記錄黨政機關(guān)日常行政事務(wù)這一工作中的難題，從而實現(xiàn)電子文件的數(shù)據(jù)一體化、管理過程一體化，相信此次基于云平臺的辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計和實踐將為未來實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)電子文件歸檔打下良好的基礎(chǔ)。
作者：尹哲 單位：北京市海淀區(qū)檔案局
