時間：2023-05-16 14:45:03
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇資產電子固定檔案，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1.檔案不能完整、準確地反映固定資產投資項目建設過程的全貌。不論是業主單位，還是項目參建單位，往往偏重建設項目的進度、質量，沒有真正樹立起檔案意識，導致項目建設中形成的文件材料收集不齊全、不準確，到工程竣工驗收時無法保證歸檔文件材料的質量，嚴重影響了檔案的質量，在管理上沒有提供有力的組織保證。
2.責任制落實不到位。一些單位建設項目檔案工作發展很不平衡，機構是臨時性的，項目完成后，機構撤銷，人員解散，沒有把固定資產投資項目檔案管理工作納入項目管理中，沒有建立起領導責任制。
3.職責不明、溝通不暢，有脫節現象。基建部門把歸檔工作單純地看成是檔案部門的事，認為立卷工作應由檔案部門來完成。一些項目工程新人多，經驗不足，對固定資產投資項目檔案工作不熟悉。由于在工作中未明確兼職檔案人員對建設項目檔案的職責，致使兼職檔案人員檔案業務素質不能適應需要，只懂項目業務不懂檔案業務，而專職檔案人員只懂檔案業務不懂工程項目管理，缺乏指導力度。
4.檔案信息化管理明顯滯后。固定資產投資項目檔案管理仍處于低級狀態，各單位對電子文件歸檔沒有明確規定。因此，對固定資產投資項目檔案信息化管理方面的要求滯后于對其他工作的管理要求。
二、加強固定資產投資項目檔案管理的對策
固定資產投資項目得到各建設單位的廣泛關注，加強項目檔案管理工作已成為檔案部門的重要工作。筆者認為，要解決當前固定資產投資項目檔案管理工作中存在的共性問題，應從以下幾方面入手。
1.加強固定資產投資項目檔案過程管理，不斷提高檔案意識。要采取多形式、多樣化、多渠道的方法加大檔案工作宣傳力度。只有將項目開工、過程控制到竣工全過程均納入檔案管理范疇，才能使固定資產投資項目檔案管理工作步入正軌。
2.建立健全固定資產投資項目檔案工作領導責任制。要把檔案工作列入領導的議事日程，納入工程項目計劃，納入領導經濟目標管理考評，實行動態管理，并對責任制的落實情況進行監督、檢查。同時項目檔案管理的各個環節要有領導和專人負責，建立健全各項規章制度，做到有法可依、有章可循。
3.理順固定資產投資項目檔案管理機制，強化檔案管理部門的職能。首先，要將檔案管理部門的負責人列入各建設項目領導小組；其次，堅持固定資產投資項目檔案管理工作與項目建設同步進行，明確管理職責，并對檔案工作進行監督、檢查和指導；再次，要把固定資產投資項目檔案管理納入檔案管理目標并與個人崗位掛鉤。
4.對固定資產投資項目檔案管理人員進行合理配置并加強在職培訓，提高檔案人員的業務素質。固定資產投資項目檔案工作是一項專業性非常強的工作，應注意培養既懂項目業務，又懂檔案業務的人員，并保持人員相對穩定。檔案部門要定期選派檔案人員參加建設項目檔案管理培訓，不斷提高自身業務素質，加強對建設項目兼職檔案人員的指導。
成本核算:成本核算是指生產經營過程中所產生的各種耗費根據相應對象進行分配、歸集，進而對總成本、單位成本進行計算。成本核算的基礎為會計核算，計算單位為貨幣。成本核算過程中，應先對后勤經營管理費用進行審核，確保其準確計入成本，以有效管理與控制后勤管理費用。根據使用途徑對已發生費用進行分配、歸集，進行各類產品總成本、單位成本的計算，并將真實成本資料提供給成本管理。
2后勤會計成本核算及管理內容
2．1資產類成本管理
1)現金。
現金為食堂庫存現金核算，也是采購人員周轉應用的備用資金。一般后勤都應進行現金日記賬的設置，遵循收付款憑證，由出納人員根據業務產生先后依次進行登記。最后必須對當日現金收入合計數、現金支出合計數與結余數進行計算，并準確核對結余數和實際庫存數，確保其符合賬款，然后進行庫存現金日報表編制。
2)銀行存款。
銀行存款是指在銀行后勤開設賬戶內各項款項存入的核算。一般只允許后勤進行一個銀行賬戶地開設。款項向銀行存入、提取或存款支付，都應做好借記、貸記科目工作。
2．2庫存物資成本管理
庫存物資成本管理是指對食堂內各種主、副食品與燃料等一次購買分批分期使用的各種物資的核算。根據購入時具體支付價格、運費等對物資實際成本進行計價核算。物資購入時，通過檢驗入庫，借記該物資內容，貸記“銀行存款”“應付賬款”等相關內容。使用領取時，應進行出庫單地填寫，并對庫存物資明細賬、明細表進行登記。明細核算時，應嚴格遵循物資類別、種類與規格進行成本核算。同時應定期、不定期對庫存物資進行清查盤點，確保其符合賬目。如物資需隨購隨用，可進行“伙食支出”直接借記，在批量采購中，其主要類型包括糧食、蔬菜、食油、肉類等。
2．3固定資產原值成本管理
固定資產原值成本管理為后勤結余資金購置與固定資產條件物資相符的核算，也就是非財政投入的固定資產，如燃具、餐具等。當固定資產增加時，應進行該項目的借記，貸記現金或銀行存款。其明細核算應嚴格根據固定資產類別進行。
3后勤會計成本核算與管理措施
成本核算、成本管理作為后勤會計工作的內容，其核算是否準確，管理是否到位都與后勤經營管理具有直接關系，為更好地提升后勤成本管理水平，做好會計工作，必須選取行之有效地措施，推動成本管理工作的順利開展。
3．1規范后勤成本管理
通過后勤成本管理制度的建立與健全，應對后勤財務收支、伙食開支等內容進行監督。后勤應單獨建賬，獨立核算，根據有關會計制度規定對成本核算進行規范，后勤不具有商業化、市場化的特點，應遵循“錢賬分管、錢物分管”的原則，對后勤會計人員進行合理配置，做到明確分工，相互制約。
3．2后勤會計崗位職責制度的建立
通過后勤會計崗位職責制度的建立，可對會計崗位職責、權限進行明確，可將后勤成本管理各個階段責任進行有效落實，同時，應將會計人員考核納入后勤成本管理工作考核相關內容，以此作為獎懲、工資發放的主要依據。
3．3后勤內部控制制度的建立
明確分工、責任落實為后勤財務機構內部分工的主要特點。在后勤內部控制制度建立中，要求出納不能進行會計賬目檢查、會計賬目登記與會計檔案保管等工作的兼任。同時出納會計庫存現金應通過經營負責人、會計進行定期、不定期的檢查，以確保其符合相關賬目。
3．4規范財務崗位分工和會計資料保管及歸檔
1)對會計檔案資料管理人員進行明確，進行會計檔案資料借閱、保管歸檔制度的建立。
作為后勤所有成本管理工作的記錄憑證，會計檔案資料制度的完善，不僅可以對后勤效益加以維護，更能為后勤成本管理提供依據。由此可見，規范財務崗位分工，會計資料保管、歸檔對規范會計工作及財務工作具有至關重要的作用。
2)進行會計資料電子檔案的設置，通過計算機等現代辦公設備可對電子檔案信息直接快速處理。
在當日工作結束后，電子檔案可實時通過計算機直接進行檔案資料的歸檔工作，也可以在一定時間內進行統一集中歸檔。并進行檔案管理信息的添加，同時進行分類號設置，確保檔案標號與工程代號一致，進行各級類目的合理安排。隨后進入數據庫，實現資源共享，為財務會計管理工作提供便利。
4結語
1.學校財務工作的現狀需要實施財務檔案信息化和會計網絡化。首先，社會現代化的發展,辦公自動化、無紙化等事物的出現,使檔案的生成方式發生很大變化,諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行,這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態,那么檔案也自然以機讀形式存在,這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。由此看來,財務檔案信息電子化是檔案管理工作發展的必然趨勢。
2.就我區所屬學校現狀而言，本區全額撥款的全部學校都開通“校校通”工程，100%實現信息化教學，在會計核算上大部分單位都已經實施會計電算化。但是財務部門使用會計電算化軟件產生的財務數據不能與人事、教務等部門所產生的會計信息銜接;同時大量的業務仍需通過人工傳遞,與上級部門等外部信息系統之間無法共享財務數據。這種狀況已遠遠滯后于現代化管理的要求，也不適應上級部門對學校的監管。
3.網絡信息時代要求學校會計網絡化。學校實施會計網絡化能有效地監督和控制財務信息的質量、有效地防范會計信息失真；財務管理從靜態變為動態；依托于方便快捷的網絡和學校管理信息系統使得會計信息處理的效率提高。教育主管部門與學校之間通過充分、及時地傳遞和交換財務信息，能迅速發現下級學校財務信息的漏洞，制定出相應的處理措施，并責令其及時改正，使下級學校提供的財務信息真實、完整、合理、合法，從而保證學校信息的真實、完整。比如教育主管部門在網上相關收費要求，各學校按要求就收費的結算公示情況可以上傳至網絡，通過網絡數據進行互動，教育主管部門就可以了解各學校的相關情況，有問題及時處理，實現上級部門對學校的實時監督控制。而在學校內部總務部門的固定資產實物賬和財務部門固定資產明細賬可以在網上共用一個數據源，減少雙方記賬的時間差及誤差，解決對賬不平的麻煩。通過以上分析，網絡會計相比較傳統會計更加適應信息時代對學校財務工作的新要求。
二、學校實施財務檔案信息化和會計網絡化的方法和途徑
1.根據檔案管理的要求,對各種不同類型載體的檔案(如:紙質檔案和照片、錄音、錄像檔案)進行數字化處理和轉換,加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作,保證產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法,并制訂電子檔案管理辦法。穩定檔案隊伍,提高業務素質。保證檔案系統現代化管理工作有序、正常、持續的發展,人的因素是主要的。檔案管理領域缺乏懂軟件開發又精通檔案專業知識的復合人才；提高整支隊伍素質,創造條件有針對性適合不同工作崗位的學習進行知識更新,適應對外指導工作和內部基礎管理工作；建立競爭機制,克服人的惰性,充分發揮人的主觀能動性,有他們的用武之地和施展才能的場所；建立激勵機制,合理設置崗位。
2.建立網絡檔案系統，在系統內建設數字化綜合應用平臺。建立健全內部服務網和公眾服務網,發揮網站的作用,使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現行文件信息化的標準建設,根據系統建設需求,采購必要的硬件設備,為系統提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平,為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。
3.強化學校會計網絡化意識，重視組織管理控制,設置相應部門。目前，學校會計網絡化程度較低有著多方面的的原因，其中最主要的原因是學校領導對財務工作不夠重視，對會計網絡化認識不足。因此，首先要讓學校領導充分認識到開展網絡會計對教育工作的必要性。其次,制定本學校會計網絡化工作的發展規劃,建立會計網絡化管理制度,按會計數據的不同形態，劃分數據收集組、數據處理組和信息分析組等部門，組織機構的設置必須適合學校的實際規模，符合學校總體目標。
4.學校會計網絡化中軟、硬件設備的配置選擇應要注重規范實效，不能搞形式主義。在學校的發展初期，單純的賬務處理系統就可能滿足需求。隨著業務的發展，諸如學年初統計、人事工資、固定資產管理等業務也延伸到了財務部門，就需要實現財務相關業務一體化。由于學校的資金有限，學校會計網絡化要從目前實際出發放眼未來,參照《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規范》、《會計電算化工作規范》等規范,結合本學校財務流程，遵循“投入-效益”原則，選擇合適的軟件,把每一分錢用在刀刃上。
5.建立網絡系統安全控制措施。網絡會計需要在系統內部采取有效的安全保障措施。對外,通過數據包過濾、應用網關(ApplicationGateway)和服務器(ProxyServer)等建立防火墻。面向網絡使用經過加密的數據包傳送、認證網絡路由及其他網絡協議所需的信息，從而保證網絡的連通性和可用性不受損害。對內,在會計操作系統中建立數據保護機制，健全日志機制；對通信線路上的數據流加密，對數據庫中的數據文件加密；建立會計信息系統自動識別有效終端入口。另外，網上公證的形成可有效地預防數字化的原始憑證被修改或偽造。
從設備儀器的整個生命周期來看，大致需經歷前期方案設計、設備選型、論證、詢價洽談和招投標、確定供貨方并簽署合同和技術協議、開箱驗收、安裝調試、測試驗收、運行維護等各個流程和環節。整個生命周期歷經的時間較長，需要辦理的程序很多，每個程序由哪個部門來承擔，怎樣辦理，會產生哪些需要歸檔的文件，這些歸檔文件由誰來負責歸檔等等，都必須要規范、明確，這樣項目負責人在設備實施的過程中才能了解和明白該執行哪些程序，才能大大提高工作效率，提升設備檔案的歸檔率和有效性。從實際工作各類歸檔方法的嘗試中總結發現，“項目負責人負責制”的歸檔方式是最有效的。所謂“項目負責人負責制”就是對于設備實施各個階段產生的全部資料，均由項目負責人來負責歸檔，這種歸檔方式從某種程度上來說也符合“成套性”的原則。項目負責人會參與整個項目的實施，每一份設備資料的產生，項目負責人都是知悉的，只有項目負責人對設備實施整個過程中產生的全部資料最熟悉，因此由項目負責人來負責全部文件的歸檔也是最合適的。
二、設備檔案文件材料節點收集
每臺設備實施過程均較為漫長，且一般情況下建設單位同時實施的設備有很多臺套。作為設備檔案管理人員，要保證設備檔案文件材料收集的完整性、準確性和系統性，就必須有一套較為便捷、有效的設備檔案管理辦法。
1.抓主要節點設備實施過程中一般會經歷設計評審、合同評審、合同驗收會等幾個主要節點，設備檔案管理人員可以通過參與這幾個節點工作，一方面進行節點資料的收集和質量把關，另一方面也可以了解設備實施的進展情況。
2.抓關鍵節點無論是外購標準設備還是定制非標設備，所有的設備均會產生合同或技術協議，設備檔案管理人員在參加合同審查時，應該嚴把合同關，對每一份合同要求設立專門的“技術資料要求”條款，明確乙方需要提交的文件材料清單、份數及介質等要求。這樣既避免了后期相互扯皮推諉現象的發生，又從一固定資產投資項目定程度上保證了設備檔案的完整性。
3.嚴守合同驗收關設備合同驗收會是合同執行的最后一個階段，所以一定要嚴格把守。退一步說，單位內部產生的文件有不合要求的地方，后期還是有整改到位的余地，但是對于乙方單位需提供的資料，如果不在合同驗收會上把握住，合同款付出去了，就失去了主動權。因此，設備檔案管理人員在參加合同驗收會時，對提交的資料一定要嚴格審查，對于不合格、不齊全的資料，必須在補齊、整改完備直至符合歸檔要求后，方可在合同驗收表上簽字。
三、設備檔案檔號編制規則不同
行業和單位對案卷的編號方法存在較大的差異，但其中的原理和規則是相通的。按照《國防科技工業固定資產投資項目檔案驗收辦法》(科工辦[2007]161號)的要求，經過不斷的工作實踐和探討，為便于保管和提供利用，同時結合項目規劃部門的意見，我們制定了一套固定資產投資項目設備檔案檔號編制規則。舉例說明如下。一級類目用H表示設備儀器檔案；二、三級類目用17表示試驗設備檔案；XXX表示某總項目代號；S01表示總項目下子項目設備代號；03表示子項目下第三單臺套設備；01表示第三臺套設備的第一卷；13是整個總項目的大流水號。對于總項目下子項目較多的項目，上述編號的優勢非常明顯。首先，此種編號方式從形式上固定了設備檔案的編號，使得各項目設備檔案編號一致性得到了保證；其次，避免了以前多級使用數字和“•”的混亂狀態，最重要的是，此種編號方式是對應初步設計批復的設備臺套來編制的，能夠快速定位到初步設計上的臺套設備，方便了規劃部門的查詢以及項目的財務審計工作，而且大流水號的設定為后期設備檔案的查閱提供了很大的方便，檔案人員只需要檢索出大流水號就能到庫房快速定位到此卷檔案，方便快捷，調卷、插卷效率大大提高。
四、設備檔案管理的幾點心得
筆者在日常工作實踐的摸索中總結出了對設備檔案管理的一些心得體會。
1.我們所面對的實際工作以及具體情況是千變萬化的，因此針對實際問題及時進行各部門之間的溝通、協調就成為必不可少的重要補充和劑。為了保證文件材料及時歸檔，及時解決文件材料歸檔過程中的各種具體問題，設備檔案管理部門可采取開會集中協調、面對面交流、電話溝通等多種方式與各相關部門進行及時溝通協調，相互配合，確保文件材料歸檔的完整、準確、及時、有效。
2.在進行設備檔案信息錄入時，將外文資料的中文名稱一并錄入，并且在外文資料的封面寫明中文譯文，便于查閱者能及時、便捷地查詢到所需的資料。
3.對于設備檔案的管理，一定要抓住設備的合同和技術協議，這樣就抓住了整個活動過程控制的關鍵點，就可以起到舉重若輕、事半功倍的效果。
4.當單位實施項目較多時，制定“催辦單”不失為一種有效的方法。在合同審查時，根據合同和技術協議把此合同相關的所有需要歸檔的文件材料以催辦單的形式下發給主辦人；等合同驗收時，以催辦單來進行文件材料驗收。這樣就避免了設備檔案管理人員重復審查(如合同審查、合同驗收審查)的情況，節約了時間和精力，也保證了設備檔案的完整性。
5.在設備實施過程中各相關部門一定要重視文件材料的收集歸檔，只要給予足夠重視，就一定會做好歸檔工作。
【關鍵詞】國有資產；檔案管理
高校國有資產檔案是指在高校國有資產管理工作中形成的具有招投標文件、購買合同、資產檔案、出入庫文件、報廢文件、捐贈文件等材料。高校國有資產檔案是高校國有資產管理工作的真實記錄，是高校資產監管部門工作的依據，是高校建設發展的憑證，維護國家財產安全的重要組成部分。過去十幾年，高校規模快速發展，國有資產短期內迅速膨脹，國有資產管理工作跟不上高校發展速度，面對這種新的國有資產管理工作新形勢，高校國有資產檔案管理存在諸多問題。
一、當前高校國有資產管理工作的主要問題
（一）國有資產檔案材料不齊全。由于歷史原因，國有資產檔案在校區搬遷過程或者是人員交接過程中，造成資產檔案材料不齊全。由于高校規模快速發展，資產采購量較大，資產檔案管理任務繁重，導致直接或間接造成資產檔案的流失。如對國有資產申購、驗收、使用、維修、改造各個環節中形成的文件材料沒能及時歸檔，造成檔案材料的缺失與不完整，使得國有資產出現了故障后因為不能得到良好的維修和保養。
（二）資產檔案制度不健全。有些高校對資產檔案管理工作的重要性缺乏認識，沒有健全資產檔案管理制度和資產管理員，資產檔案工作沒有納入學校的資產管理工作中去，沒有與資產的計劃管理、采購供應和使用等工作緊密結合，這是造成高校資產檔案缺失和不全的主要原因。有些部門進行資產采購過程中未將檔案沒有列入項目管理工作中，資產檔案管理員處于服務于項目工程的被動的從屬地位，致使采購結束后不進行國有資產檔案驗收。
（三）資產檔案管理手段的原始化。在信息化時代，手工仍運用于資產檔案的文書整理立卷、歸檔等工作中。這樣就造成立卷程序和方法仍很傳統，根據文件的主要類型或文件的特征進行區分和初步組合，擬寫案卷題名，排列卷內文件并編號，填寫卷內文件目錄和備考表，編制案卷封面，并對案卷進行裝封。隨著科技的發展，很多的紙質文檔轉換成電子文檔，掃描紙質文檔，建立電子檔案，已經是迫在眉睫。
（四）資產管理員人員素質參差不齊。高校的固定資產規模較大，一般高校國有資產處人員編制較少，多由各部門人員兼任，沒有檔案管理知識背景，沒有經過培訓就上崗，專業素質、理論水平、思想觀念等方面參差不齊的問題十分突出，因而很難將資產檔案收集整理完整，這樣就會造成資產檔案整理分類缺乏系統性、準確性，致使資產檔案存檔材料不規范，給今后的利用工作帶來極大的不便。
二、提高高校資產檔案管理的措施
（一）健全資產檔案管理體制。國有資產管理工作是高校工作的組成部分。由于國有資產工作涉及面廣，工作量大，因此，高校要把國有資產管理工作納入學校的整體發展規劃，其中做好資產檔案管理工作是保證國有資產不流失，提高利用率的最行之有效的途徑，因此高校需對國有資產檔案的管理工作的要引起足夠的重視，健全資產檔案管理制度，實行領導負責制，明確責任，落實到人。
（二）提高資產管理員的業務水平。專職資產檔案管理員須有檔案管理知識背景，能夠很好的把全校的國有資產資料進行分類歸檔，定期為各類兼職的檔案管理員進行業務培訓，強化自主工作意識，認識資產檔案的管理的重要性。及時做好各類資產檔案的整理、歸檔。每年進行一次資產大清查，進行檔案的查漏補缺，對資產。
（三）提高國有資產檔案的利用率。國有資產檔案存檔的好多利弊問題都是在調閱國有資產檔案的過程中發現的，合理的修正檔案目錄的樹狀圖，科學的將國有資產檔案進行分類，提高國有資產檔案存檔后的使用率，最大發揮國有資產的價值。
（四）建立資產檔案管理系統。開發國有資產管理系統，將所有的資產采購，立項，驗收，歸檔，通通在國有資產管理系統上進行操作。這樣既免去所有工作人員跑來跑去的申報，提高工作效率，同時對國有資產檔案管理工作實現現代化管理，最大化的保證國有資產檔案的完整性。既方便今后檔案的查找、調閱，節省保管檔案的空間，同時也對所有過程進行很好的監控，對國有資產的管理提高到一個新臺階。
針對高校資產檔案管理中存在的問題，科學的提高國有資產檔案管理，促進國有資產檔案工作更好地服務于學校的科學發展，確保國有資產的完整，實現國有資產的科學配置，實現國有資產的價值。
參考文獻
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【摘要】本文從一位固定資產投資項目檔案人員的視角出發，闡述了固定資產投資項目檔案的特點及當前檔案管理工作中存在的問題，結合自己在實際工作中的體會，提出了更好地做好固定資產投資項目檔案管理工作的想法與建議。
關鍵詞 固定資產投資； 項目檔案；檔案管理
近年來，筆者所在的北京某研究所為了拓展科研生產業務領域，提升本所科研生產能力和水平，加大了固定資產投資項目建設。新建、擴建和改建了許多科研、生產基地，由此產生了大量的固定資產投資項目檔案。如何做好固定資產投資項目檔案管理工作，筆者談幾點實際工作中的體會與思考。
一、固定資產投資項目檔案的特點
要想做好固定資產投資項目檔案管理工作，首先應該了解它的特點。與其它類型的檔案相比，固定資產投資項目檔案主要具有以下幾個特點：
( 一) 檔案數量大、門類多。一個固定資產投資項目在建設過程中往往會涉及多個單位和部門。外部涉及項目的設計單位、施工單位、監理單位、上級主管部門等，內部則會涉及計劃、基建、設備管理、財務及生產科研等多個部門。因此工程期間，產生的文件既有管理性文件又有專業技術性文件，既包括建設工程項目檔案又包括財會檔案、儀器設備檔案、聲像檔案、電子檔案等。這就形成了固定資產投資檔案數量大、門類多的特點。
( 二) 資料收集過程相對復雜。通常一個固定資產投資項目的建設內容繁多而且建設周期長，因此在項目建設過程中經常會發生人員變動，材料交接不清楚、不完整的情況，這樣就給固定資產投資項目的檔案收集工作帶來了一定的困難。此外，建設人員并非專業的檔案人員，對材料收集的重視度有限，再加上業務水平不一，收集材料的范圍以及質量上也會出現偏差，這也是造成固定資產投資項目檔案收集過程相對復雜的重要原因。
( 三) 檔案管理工作難度相對較高。由于項目建設期間形成的文件資料數量多且門類繁雜，因此要針對項目檔案不同的形成規律采取相應的管理方法和措施，以適應其多樣性的特點，這就無形中增加了檔案管理工作的難度；同時，項目建設參建單位不止一個，且各自完成的工作類型、內容均不相同，他們對項目文件資料的編制、收集和整理上往往存在著不同的標準，這就造成在進行文件資料移交時整理標準多樣，給項目檔案管理工作帶來了不少困難。
二、固定資產投資項目檔案管理中存在的主要問題
( 一) 各方面對項目檔案缺乏足夠的重視。由于項目檔案不直接產生經濟效益，因此部分單位領導對項目檔案的重要性缺乏必要的了解，從而對項目檔案管理工作重視不夠，且組織不得力，責任不落實。而項目管理人員和建設人員中也存在著輕視項目檔案，認為項目檔案可有可無的思想，反映在行動中就是忽視項目建設過程中所產生文件資料的審查、收集和歸檔工作，使項目檔案的完整性、準確性及系統性受到不同程度的破壞。
( 二) 檔案管理人員素質參差不齊，且缺乏系統性的學習和培養。以筆者所在的某研究所為例，6 名檔案管理人員中，有的從事檔案管理工作已十數年，而有的僅數月而已。在對項目檔案進行管理的過程中，有的檔案人員缺乏對項目的了解，僅憑經驗辦事，有的雖然很快對項目進行了全面的了解，但面對復雜的項目檔案時卻因缺乏相應的檔案管理知識和經驗而無從下手。由于人員少、兼職多、工作量大再加上檔案培訓工作往往不被重視，檔案人員每天只能忙于事務性工作，缺乏系統性的學習和培訓，使從事項目檔案工作人員的整體素質和專業能力與項目建設的高速發展不相適應，從而使檔案管理工作處于被動狀態。
( 三) 項目檔案工作相對滯后。針對固定資產投資項目檔案數量大、門類多、收集過程相對復雜等特點，項目檔案有具體的組織管理、歸檔范圍、整理規范以及保管要求。由于分工的原因，項目檔案的形成和運轉分散在各業務部門和參建單位，而項目管理部門對檔案管理知之甚少，常常是等到工程項目要竣工驗收，提到項目檔案驗收環節了，才知道項目檔案還有這些要求，這就會造成工作被動并且大量積壓，對檔案的收集也往往會出現漏項等問題，再加上在建設周期很長的情況下，難免會有相關人員變動、工作交接不暢等現象，這些都會給檔案工作增加一定的難度和復雜度。
三、如何做好固定資產投資項目的檔案管理工作
( 一) 提高對項目檔案工作的重視度，建立健全項目檔案管理的規章制度。固定資產投資項目的檔案工作不同于項目的其它工作，僅靠檔案管理部門或項目管理部門少數幾個人的力量是不夠的，只有全員充分認識到項目檔案的重要性并且全員參與到檔案工作中，才能有效地保證檔案的完整和準確。做好項目檔案工作，必須使項目檔案管理的全過程有法可依、有章可循，除了以國家相關法令、法規為準繩以外，仍需建立健全項目檔案工作的各項規章制度，明確項目檔案歸口管理部門，建立項目檔案工作人員網絡體系，明確工作責任，實行項目檔案工作責任制及考核機制，定期對項目人員規章制度落實情況、歸檔完成情況等進行檢查、控制和考核。
( 二) 加強學習與交流，提高項目檔案人員的業務水平。固定資產投資項目檔案是各種檔案中最復雜、最具系統性的檔案，要想確保它的完整性、準確性以及系統性，對項目檔案人員的業務水平具有較高的要求，必須同時具備檔案管理、聯系協調、檔案信息化、檔案宣傳等多種能力。除了檔案管理部門應定期對項目檔案人員進行系統的專業知識培訓和教育以外，檔案人員也需加強自主學習能力，主動提高自身業務水平，在整個項目建設過程中，應積極與項目管理人員、建設人員進行相互交流與學習，了解和熟悉項目建設內容，掌握項目建設進程，有的放矢地開展歸檔工作，從而達到提高項目檔案的質量及整體水平的目的。
( 三) 項目檔案管理工作必須提前介入，與項目建設工作同步開展。針對固定資產投資項目檔案管理工作滯后于項目建設工作的現狀，建設單位的檔案部門應轉變工作方式，提前介入項目檔案的收集、整理工作，根據項目具體情況有針對性地制訂相關的規章制度、歸檔范圍及要求；及時跟蹤項目建設進度，檔案管理工作與項目實施工作同步開展；對項目管理人員、建設人員的檔案工作實時進行業務指導和培訓。力爭在整個項目建設過程中做到“四同步”：即下達項目計劃任務與提出項目歸檔要求同步；檢查項目計劃進度與檢查項目檔案資料收集情況同步；驗收、檢定項目成果與驗收檢定項目歸檔情況同步；項目總結與項目歸檔資料齊備同步。
四、結束語
固定資產投資項目檔案既是項目建設的真實歷史記錄，也是項目建設和竣工驗收的前提和保證。做好項目檔案的收集、整理工作，對于項目投產后運行、維修、管理、改擴建等工作都起著十分重要的作用。因此，各企業檔案部門應適時地轉變思想和工作方式，結合項目建設特點，探索出一條既與項目建設特點相適應，又適合本單位實際情況的固定資產投資項目檔案管理方法，使項目檔案這一無形資產的效用最大化，更好地服務于項目建設。
參考文獻：
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[4] 胡彤琛. 固定資產投資項目檔案工作的思考[J]. 辦公室業務，2013(10): 120.
2013年底，財政部《企業會計信息化工作規范》，其中對“企業內部生成的會計憑證、賬簿和輔會計資料，以及企業獲得的需要外部單位或者個人證明的原始憑證和其他會計資料，可不輸出紙面資料”的情形，即業務憑據電子化做出了相應規定。
2015年底，財政部會同國家檔案局聯合最新版《會計檔案管理辦法》，明確了電子會計檔案的管理要求，肯定了電子會計檔案的法律效力。
廈門供電公司按照國網公司、省公司“應用原始憑證電子化數據中心影像信息存儲功能，通過掃描等方式將原始憑證納入系統，實施電子化管理的工作要求”，力求通過技術手段上的創新，通過影像采集、業務在線處理、實時查詢等功能，促進業務協同和信息共享，提高經濟業務的處理效率，實現原始憑證電子化、規范化管理。
2 主要實施內容
針對公司財務部門在會計原始憑證處理上存在的業務憑據線上線下兩遍審批、傳遞速度慢、保管存放難、查詢效率低、無法滿足財務集約化管理需求等問題，在現有財務業務系統（SES、ERP）中嵌入影像智能管理模塊，通過對傳統紙質原始憑證的影像采集、業務流程在線審批、檔案在線實時查詢等功能，借助信息技術手段使財務工作逐步超著“無紙化”、“自動化”、“智能化”的方向發展。具體如下：
2.1 原始憑證數字化管理
將各類型非結構化的紙質原始憑證通過掃描儀采集、處理；將已形成結構化數據的原始憑證通過系統接口上傳、鏈接方式采集、處理。同時，將兩類數據轉換為固定格式的數字信息，納入信息系統業務流程中進行統一管理。
2.2 在線可視化審批功能
通過實現業務憑據電子化管理，實現線上業務審核，取代了線上線下同時審批的繁瑣審核流程。同時，按照電子單據和紙質單據傳遞效率、一致性審核的需要，在系統流程中進行業務的審核及賬務處理，提高了審批效率和智能化水平。
2.3 系統嵌入施工現場圖片
電網企業具有資產密集的經營特點，公司每年在資本性項目建設及資產設備維護方面投入大量資金，實施業務憑據電子化后，利用在業務系統當中添加現場圖片的方式，加強對工程項目過程的實時監督，避免未完工項目提前結算的風險。
2.4 會計信息穿透管理
原始的紙質會計憑證不便于日常實時查詢，特別是在財務檔案歸檔后，需辦理專門的借閱手續，更無法實現異地查詢。通過業務憑據電子化，將會計檔案流與業務信息流進行對接，可以實現會計信息的全過程的穿透查詢，從而方便、靈活、快捷地實現會計憑證的查找、使用和共享。
2.5 信息安全保障
實施業務憑據電子化之后，傳統的紙質原始憑證被轉換為數字化信息，如何在使用過程確保影像資料安全就顯得至關重要。因此，我們對重要的影像單據進行電子簽名加密，將責任人與影像綁定，防止影像被篡改，保障企業信息安全。（如圖1）
3 成效評估
3.1 業務規范優化，提升業務協同效率
實施原始憑證憑證電子化，依托信息系統進行業務處理，一方面既可以減少紙質原始憑證傳遞過程可能存在的丟失、毀損等風險，也避免了繁瑣的憑證交接手續；另一方面，借助系統流程，能有效克服地理空間隔離所帶來的業務處理的滯后性，在前端業務部門進行業務發起的第一時間內進行業務處理，從而大大提升了工作效率。
3.2 前移財務業務規范關口，提高憑證審核效率
公司業務報銷原始憑證種類多，規范化要求高，在日常工作中，前端業務部門獲取原始憑證時可能難以保證完全符合財務規定，因此造成原始憑證在業務與財務部門間來回傳遞，降低工作效率。實施原始憑證電子化，通過規范業務報銷附件要求，將財務業務規范關口前移，強化業務規范執行，提升會計基礎工作質量。
[關鍵詞]會計；檔案管理；事業單位
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.159
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）08-0209-01
1 會計檔案的分類
會計檔案主要記錄與單位業務經濟相關的重要資料、各種收據和歷史記錄等，方便單位查證和核算，包括會計賬簿、會計憑證以及財務相關報告。主要有以下幾類。
（1）會計憑證類：匯總憑證、賬目憑證、原始憑證以及其他會計憑證。
（2）會計賬簿類：日記賬、輔助賬簿、明細賬目、總賬目、固定資產卡以及其他會計賬簿。
（3）財務報告類：年度、季度和月度的財務報告，包括會計報表、附注、附表和相關文字說明等。
（4）其他類：銀行對賬單、銀行款項調節表、會計檔案流向清冊、會計檔案注銷清冊、會計檔案托管清冊以及其他需要留檔的會計核算相關資料。
2 當前會計檔案管理中存在的問題
2.1 電子數據檔案應用不廣
隨著會計電算化的推進，大部分事業單位都放棄了舊式手工紙質記賬方式，而采用電算化進行會計工作，給會計核算工作帶了諸多便利。財政部門專門頒布的《會計電算化工作規范》，進一步明確了會計電算化的重要性，并詳細定義了電算化會計檔案內容，規范了電算化會計檔案的管理防護工作，要求做好防潮、防火、防塵和防磁細節，養成備注雙份重要會計檔案的自主意識，以備查證。但是，目前仍有很多單位因為電子設備和工作人員自身問題等各種原因，忽視電子數據備份的重要性，只是把計算機打印的賬本和憑單等歸納到會計檔案進行保管，沒有做好雙份備注工作。也有些單位單純依賴計算機電子數據備份，一旦電腦出現故障就可能造成備份數據丟失，或者財務軟件更新后未保存原有數據，致使電子數據無法查閱。
2.2 部門預算方法新形勢的要求
《會計檔案管理辦法》于1999年1月1日實施，隨著科學技術的迅猛發展，其中的部分規定已無法適應新形勢需求。2002年，我國已經開始全面實行部門預算，所有事業單位都實行了編制部門預算方法，這種部門預算方法在事業單位中得到廣泛接受和實施，并取得良好反響。部門預算方法統一和規范了編制預算辦法，使財政保障的程度顯著升高，有效促進社會經濟事業的和諧發展。在事業單位實行部門預算方法時，進行的“二上二下”編程會產生一系列對應的輸出表，是部門預算的相關細則業務材料，在會計工作中的意義重大，有著較強的可比性和連貫性，如果只是保存其文書檔案的話，無法對財務情況進行準確、有效地分析利用。
2.3 會計檔案管理工作主管部門不明確
很多企業的會計檔案管理的主管部門是由出納兼任的，明顯違反了行業規則。在實際會計工作中，主管部門很少關注《會計檔案管理辦法》，檔案部門的年度檔案業務培訓也沒有將會計檔案人員包括在內，會計檔案管理處于無人管束的境地。企業的會計工作很受重視，每年都會投入資金對會計人員進行業務培訓，這些培訓雖然偶爾會涉及會計檔案管理內容，但大都偏重于理論方面，缺乏實踐指導意義。這導致企業會計檔案管理質量不高，檔案封面信息填寫不齊全，裝訂不夠規范，檔案分類歸納不夠到位，很多檔案沒有目錄或者目錄不夠詳細，使得會計檔案管理的處于混亂狀態。
2.4 單位財務部門和檔案部門職責不明確
《會計檔案管理辦法》規定：“各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫且由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。”很多單位雖然設立了檔案機構單位，但是會計檔案仍然由會計機構進行保存，由于檔案機構處理的檔案比較繁多，很難及時對會計檔案進行及時歸檔和整理，會計檔案是國家檔案的重要組成部分，這樣的處理方法明顯不妥，影響到檔案的處理有效性。
3 如何解決會計檔案管理問題
3.1 加強對會計電子檔案的管理
會計的信息化程度越來越高，電子檔案比紙質檔案有更多的優勢，很多檔案都以電子檔案的形式保存，但把紙質檔案轉換為電子檔案，并不意味著檔案管理工作的結束，還應嚴格按照《會計電算化工作規范》的要求，對電子檔案數據進行備份，根據檔案重要性的不同，選擇電子檔案的存儲介質。載有會計檔案數據的光盤和磁盤應該放在防潮防磁的容器里。
3.2 修訂會計管理辦法的規范操作制度
應該擴大對賬單的定義，不僅僅局限于銀行出具的對賬單，部門預算表也應該納入會計檔案中，使會計檔案起到還原企業經濟活動和組織活動歷史畫面的作用。
3.3 加強會計檔案管理人員的技能培訓
人才是企業發展的源動力，對于會計部門也是如此。財政部門和檔案部門應定期對檔案人員進行培訓，規范會計檔案管理人員檔案分類、立卷、裝訂、移動、編寫目錄等具體操作，把會計檔案管理納入企業日常工作檢查中。
主要參考文獻
關鍵詞：用友ERP-U8V10.1；對策分析;會計電算化；教學
一、引言
目前，大部分院校選擇用友ERP-U8V10.1版本開展本校的實踐教學活動，主要原因在于一方面用友ERP-U8V10.1版本功能非常齊全，細節設置個性化，包括了系統管理、公用基礎檔案設置、總賬管理系統、薪資管理系統、固定資產管理系統、應收款管理系統、應付款管理系統、UFO報表系統和供應鏈管理系統等。另一方面，各個省的會計技能大賽乃至國賽都是以該軟件作為比賽平臺，隨著各個院校對技能大賽的重視，該軟件也得以在各個院校廣泛使用。然而，由于該軟件版本比較復雜及軟件本身存在的問題，初學者在該軟件學習過程中會出現各種問題。因此，筆者主要總結了一部分用友ERP-U8V10.1財務軟件在總賬管理系統、薪資管理系統以及固定資產管理系統在實踐教學過程中遇到的問題，并進行分析解繼而提出相應的解決方案，希望能給該門課程的初學者及感興趣者提供一些力所能及幫助。
二、總賬系統操作過程中的常見問題
（一）往來款項科目的期初余額發生變動，導致與真實余額不符
原因分析：在以下情況下，科目余額錄入時，不能輸入明細余額，而只能輸入總賬余額：（1）應收、預收科目未進行輔助核算中的“客戶往來”設置；（2）應付、預付科目沒有進行輔助核算中的“供應商往來”設置：（3）其他應收應付科目沒有在輔助核算中進行“個人往來”設置。在上述情況下導致試算不平衡的原因：在總賬余額錄入完成之后，會彈出相應的窗口提示完善上述科目的輔助核算設置，由于之前已經錄入總賬余額，輔助核算的操作勢必在另外一種形式上增加了總賬的最終余額，最終導致試算不能平衡。但是如果只進行輔助核算更改，而不進行明細余額輸入，雖然最終的試算平衡，但是在后續工作中，會導致憑證輸入或者賬簿生成發生錯誤。解決方法：（1）首先找到需要修改輔助核算設置的會計科目，雙擊，彈出入“修改”對話框，然后單擊“修改”，進入相應的界面取消原本在輔助核算中進行的設置選項；（2）返回會計科目期初余額錄入的界面，將原本錄入的科目余額修改為0；（3）再次雙擊該會計科目進入“修改”對話框，重新設置所需要設定的屬性；（4）按照提示，錄入該科目的明細余額，從而生成正確的總賬余額。
(二)出納人員無法執行簽字職能
原因1：在總賬的選項設置中，沒有對“出納憑證必須經由出納簽字”選項進行設置。解決方法：進入總賬模塊，單擊“設置”，選中“選項”進入選項設置窗口，點擊“權限”標簽頁，在權限控制中選擇“出納憑證必須經由出納簽字”即可。原因二：沒有分清“出納”和“出納簽字”的概念，導致在設置中出現錯誤，并沒有賦予出納“出納簽字”的權限。解決方法：分清兩者區別，在“系統管理-權限-權限”窗口中選擇“總賬-憑證-出納簽字”選項。原因三：出納找不到需要簽字的憑證。解決方法：（1）確認憑證查詢時所輸入的時間與所需要簽字的憑證日期一致；（2）若現有的憑證中沒有涉及“現金”或“銀行存款”科目的憑證，其他憑證不需要出納進行簽字。原因四：未對現金科目和銀行科目進行指定設置，出納無法執行“簽字”職能解決方法：找到“基礎設置”，選擇“財務”選項中的“會計科目”選項，打開“會計科目”選項，單擊菜單欄中的“編輯”，在下拉菜單中選中“指定科目”選項，進入“指定科目”設置窗口，接著選中現金科目，然后在待選科目欄選中“1001庫存現金”，點擊“”，同樣完成銀行科目的指定，最后單擊“確定”按鈕。
(三)“應收賬款”“應付賬款”等債權債務類科目無法設置受控系統
原因分析：當一個企業涉及多個客戶或者供應商的時候，就需要對如應收賬款類的債權科目和如應付賬款類的債務科目錄入明細，因而需要對兩者的受控系統進行設置。而如果未對上述會計科目進行相應的輔助核算設置時，就會造成上述會計科目無法設置受控系統的情況。解決方法：首先將如應收賬款類的債權科目和如應付賬款類的債務科目在輔助核算中分別設置為“客戶往來”和“供應商往來”，其次，在設置頁面下方，選擇受控系統。需要注意的是會計科目一旦被使用，原先受控系統設置為“應收系統”、“應付系統”的科目將不能再變更受控系統。當上述會計科目被設置了受控系統后，就只能在相應的模塊中進行使用，如“應收賬款管理系統”或者“應付賬款管理系統”，總賬模塊中無法使用相關科目進行業務處理，如若系統中沒有啟用相應的模塊或沒有購買相應模塊，則需要重新設置會計科目受控系統為“無受控系統”，才能繼續在總賬模塊中進行使用。
三、薪資管理系統操作過程中的常見問題
（一）人員檔案不能增加
原因一：增加人員檔案時，沒有選中二級部門，只選擇了一級部門，從而造成無法添加人員檔案。解決方法：添加人員檔案時，選中最低一級的部門類別，再進行添加。原因二：當薪資系統模塊中進行業務處理需要添加人員檔案時，本模塊是無法添加的，需要進入基礎設置中進行添加。解決方法：退出薪資系統模塊，進入“基礎設置”中的“基礎檔案”，選擇“人員檔案”選項，進入到添加人員檔案的窗口，選擇部門類別，點擊增加即可。
（二）無法進行工資項目設置中的公式設置
原因分析：沒有添加相應的人員檔案。解決方法：系統操作有著嚴格的順序要求，在設置好部門類別的基礎上，添加人員檔案，之后才能進行工資項目設置中的公式設置。順序如有錯誤，將無法進行相關設置。
（三）工資分攤錯誤
原因一：工資變動頁面上數據出現了錯誤解決方法：確認工資變動頁面上的數額是否正確，若不正確，會導致工資分攤錯誤。原因二：在工資分攤設置中，工資項目、借貸方科目設置錯誤。解決方法：確保工資分攤設置里，相關設置是正確的。原因三：部門的類別和人員類別不相符，使得工資分攤出現錯誤。解決方法：修改相關的人員檔案或者部門檔案，使得兩者相匹配。原因四：進行工資分攤時，沒有選擇“明細到工資項目”解決方法：重新進入“工資分攤”，選中“明細到工資項目”，重新計算。
四、固定資產管理系統操作過程中的常見問題
（一）初始設置出現錯誤
原因分析：在進行固定資產初始設置時，信息設置錯誤。部分信息在初始設置過后可以修改，而部分信息不可以，需要不同的操作。解決方法：1、若是后期可修改的信息，進入“固定資產-設置-選項”，點擊“編輯”，對初始設置進行修改；2、若是后期不可修改的信息，可進入“固定資產-維護”選擇“重新初始化賬套”，則重新進入初次啟用固定資產管理模塊的狀態，但是需要注意的是選擇“重新初始化賬套”，會使得原先在固定資產管理系統中錄入的信息丟失。
（二）錄入完原始卡片，對賬不平衡
原因分析：由于錄入固定資產原始卡片時，金額輸入錯誤。解決方法：點擊“固定資產”“卡片”“卡片管理”，如果是固定資產系統的原值與總賬的原值不平衡，將每一張固定資產原始卡片的原值與實驗資料核對，查找原始卡片錄錯的原值，并改正即可。如果是固定資產系統的累計折舊與總賬的累計折舊不平衡，同理。
（三）進行日常業務處理后，對賬不平衡
原因一：在固定資產系統未完成制單工作解決方法：確保制單工作已經順利完成。在固定資產模塊中找到“處理”選項，單擊，選擇“批量制單”，先完成沒有制單為業務。然后在總賬系統分別進行出納簽字、審核、記賬，在固定資產管理系統對賬，平衡即可。原因二：在固定資產管理系統完成所有制單工作后，未在總賬模塊中進行審核記賬解決方法：制單工作已經完成，但是還沒有在總賬模塊中審核記賬，則在總賬系統分別進行出納簽字、審核、記賬，在固定資產管理系統對賬，平衡即可。原因三：在固定資產系統已完成所有需制單的業務的制單，在總賬系統記賬完畢，在固定資產管理系統對賬仍然不平衡，這種情況一般是固定資產中業務減少所導致的，通常制單中的“累計折舊”科目的金額是系統自動生成的，但是這個金額是本期計提折舊前的累計金額，而非本期實際累計的金額。而正確的金額是計提折舊后該固定資產的卡片中“累計折舊”金額（此時該固定資產的卡片已被刪除，無法查看）或是折舊清單中該固定資產累計折舊的金額，最終導致固定資產系統的累計折舊與總賬的累計折舊不平衡。解決方法：改正步驟：①賬套主管取消記賬，對該憑證取消審核；②制單員登錄企業門戶，點擊“業務工作”“財務會計”“固定資產”“處理”“憑證查詢”，找到存在錯誤的憑證，進行修改，將“累計折舊”科目的金額按折舊清單中該固定資產累計折舊的金額改正，并調平固定資產清理的金額，保存憑證；③賬套主管對該記賬憑證審核、記賬，在固定資產管理系統對賬，平衡即可。
五、結論
會計電算化這門課是一門側重于動手能力的實踐操作比較強的課程，是對前期所學會計基礎、財務會計等會計理論知識的應用。而ERP-U8V10.1版本功能非常齊全，在軟件操作中的各個模塊、各個環節所產生的數據是相互關聯、相互傳遞的，在此僅僅探討了用友ERP-U8V10.1財務軟件中的總賬管理系統、薪資管理系統和固定資產管理系統中常見的幾個問題，還有其他的問題如供應鏈管理等內容還有待于進一步深入探究。
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關鍵詞： 互用性； 跨部門協同； 項目代碼系統； 證照共享系統
中圖分類號： D630 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-9973（2014）01-0051-05
一、“協同性”政府改革與電子政務
“協同性”是當今公共管理的核心命題，它源于生產者社會向顧客社會的轉變。[1] 如果說20世紀70-80年代，西方各國普遍推行的行政改革是以強調效率和政府回退為核心，那么20世紀90年代中期以來，西方國家涌現出的新的改革趨向則將注意力又轉回了公共部門本身，“人們關注的焦點又開始從效率轉向政治回應性”。[2] 以英國“協同政府”（joint-up government）、“整體政府”（holistic government）的改革為先導，新的改革強調公共部門之間的合作互動，力圖“超越以往只關注以功能導向的預算、目標、激勵、機構管理和責任機制方面的改革”，[3]30 它的內容可以包括“中央行政部門不同政策領域之間日益增加的橫向協作、部委與其機構之間的內部縱向協作以及地方機構在提供公共服務時進行的協作”；[4]83 它的目的是“整合相互獨立的各種組織以實現政府所追求的共同目標”，[5] 追求包括在政策制定、機構內部和機構之間、財政預算以及信息系統上的整合，以此打造以包容性（inclusive）和整合性（integrated）為特征的“整體政府”。[3]30 這場以強調“協同”、“合作”為主要內容的改革趨勢不僅在英國、澳大利亞和新西蘭這些被稱為新公共管理改革先鋒的盎格魯——撒克遜國家非常明顯，而且在其他并沒有致力于推行新公共管理改革的國家日益顯現。[4]83
公共部門改革的實踐引發了學界對于協同和合作問題的關注。自20世紀90年代中期起，不斷有學者對政策整合、部門合作等問題進行研究，出現了同“協同”（Joint-up），“整體”（Holistic）相類似的一系列表述，如“跨部門合作”（Cross-agency Collaboration）、水平化（Horizontal）、伙伴關系（Partnerships）、一站式窗口（One Stop Window）、網絡管理（Network Management）以及交叉議題（Cross-issues）、政策整合（Policy Integration）等，旨在解決由部門分割、職能劃分帶來的政策、服務碎片化的問題。[6] 這種“協同性”政府改革的內涵可以從廣義和狹義兩個層面來理解。廣義的“協同性”指的是政府、市場和社會各個組織或部門之間的相互協作，是超出了政府本身而涵蓋企業、非政府組織、社區等多元化現代組織形態的一種協同；而狹義的“協同性”則僅限于政府本身而言，指的是政府內部各個部門或者不同層級的政府部門之間形成的一種跨部門協同。本文所要研究的電子政務中的跨部門協同，主要是基于狹義的“協同性”概念。下文所列舉的固定資產投資項目的行政審批活動就是一種政府內部各個部門所共同完成的一種行政事務。
在推動政府部門協同辦公、增進政府整體性方面，政府事務的信息化和電子化建設是重要途徑之一。信息技術的應用為實現政府內部跨部門信息、資源與業務的整合和共享，為實現跨部門的網絡化協同辦公，為實現構建一種整體的政府管理范式和公共服務遞送方式，提供了重要的技術支撐和實現方式。[7] 電子政務（e-Government）作為依托互聯網的信息傳播技術而發展起來的一種新型行政管理模式，能夠對內打破行政主體之間縱向和橫向的壁壘，實現信息無縫隙快速傳播，對外消除行政主體和公眾之間的信息不對稱，終結行政主體的信息壟斷地位，使得多元化的行政治理模式取代單一制行政管理模式成為現實。[8] 它的實質是政府機構在其管理和服務職能中利用信息技術，實現政府組織結構的優化重組以及政府工作流程的電子化，超越信息、資源和事務分割，形成一種協同、高效的政府運作模式。[9] 可以說，電子政務的技術屬性決定了它天然地對增進政務協同有著巨大的推動作用。而在實際的電子政務建設過程中，要實現不同職能部門之間信息與資源的無縫隙快速傳播，必須先使得各個機構所使用的系統和應用技術在標準和規范上達成一致，而這就涉及到電子政務中的互用性問題。
二、電子政務中的互用性
所謂互用性（interoperability），指的是不同的系統和組織機構之間相互合作，協同工作（即互操作）的能力，因此又被翻譯為協同工作能力、互操作性等。在技術層面，互用性指的是兩個軟件實體之間交換功能和可解釋數據的能力，它包括四個必要條件：通信、請求生成、數據格式和語義（communications， request generation， data format and semantics）。[10] 由于信息或數據的共享是任何整體、協作的系統和組織的先決條件，互用性在組織層面可被定義為“能夠交換信息并且相互使用被交換信息的能力”。[11]
在Layne和Lee提出的著名的四階段發展模型中，電子政務發展的高級階段與縱向及橫向整合相關，而在系統整合背后的更深層次，部門間的協同與互操作是本質核心，[12]這使得互用性一直以來都是電子政務領域的研究焦點之一。Luis Guijarro指出，互用性的含義包括組織互用性、語義互用性、技術互用性三個層面。組織互用性涉及組織各個部門交換信息的協同性，以及為達到這種協同性的組織內部結構和過程；語義互用性指的是確保交換信息的準確內涵能夠被其他接收者準確理解的能力；技術互用性則是包括公開接口、數據整合、交互服務等多個技術領域。[13]Hans J.Scholl& Ralf Klischewski以“需要-期待”理論（needs-and-wants theory）為基礎將電子政務中的互用性分為治理、經濟、組織、信息技術四個層面，指出了電子政務互用性所存在的約束和挑戰，并試圖提出一個關于互用性的研究框架。[14] Gottschalk在2009年提出互用性成熟度模型，將互用性分為計算機互用性、流程互用性、知識互用性、價值互用性和目標互用性五個層次。[15]
在實踐層面，美國政府于1999年率先提出聯邦組織架構（Federal Enterprise Architecture， FEA），并試圖從績效、服務到業務、數據構建一個能夠實現充分協同的架構，[16]其他國家和地區也陸續構建了相關架構體系。在香港特別行政區政府出版的《電子政府互用架構（第11.0版）》中，將電子政府互用架構定義為“提高政府部門之間和政府與社會之間的電腦系統的互用性，促進政府推行以顧客為本位的綜合式公共服務的策略”；[17]1并將其功能闡釋為“界定了一套規格，用以促進政府各部門所提供的服務的整合性。綜合有關標準于同一架構下，可讓系統管理及開發人員有一個單一的參考依據，以參詳推行電子政府服務時須依從的互用標準”。[17]1
在20世紀90年代初我國政府就開始關注信息化，我國的電子政務建設已經取得了一些進展。2002年中辦、國辦下發的《國家信息化領導小組關于我國電子政務建設指導意見》（中辦發17號文件），正式將“政府先行，帶動國民經濟和社會發展信息化”確立為我國信息化建設的發展戰略。隨后，2004年的《中華人民共和國電子簽名法》、《中華人民共和國行政許可法》以及2008年的《中華人民共和國政府信息公開條例》都涉及到電子政務的相關內容。[18] 另一方面，電子政務的發展確實引起了相關政府部門的高度重視，并投入大量財力進行信息化建設，比如政府域名網站、政務呼叫中心等。然而，由于前期建設中缺乏統一的規劃和部署，缺乏對互用性和部門協同的認識，我國電子政務的建設出現了諸如“信息孤島”、重復建設等問題，使得部門之間的信息共享和協同出現了嚴重的阻塞。為了進一步深化我國的電子政務建設，實現電子政務建設的統一規劃、統一標準，國家已經開始了對電子政務頂層設計和標準化的建設工作。[19] 筆者試圖以固定資產投資項目的網上行政審批為例，來說明電子政務中的互用性對于實現政府跨部門協同，進而闡釋提升政府公共服務的績效水平的重要意義。
三、固定資產投資項目網上行政審批中的互用性與跨部門協同
（一）固定資產投資項目行政審批工作的特點
固定資產投資項目就是建造和購置固定資產的經濟活動的項目，即固定資產再生產活動項目。固定資產投資項目是社會固定資產再生產的主要手段，涉及范圍廣泛，各部門、各行業、各地區每年都要有一定數量的固定資產投資項目。由于特定的制度遺產和發展路徑，財政刺激計劃在我國經濟的宏觀調控中占有舉足輕重的地位，而這些宏觀調控的貫徹執行是通過投資項目的審批來完成的。由于固定資產投資項目的行政審批是政府調控經濟的基本手段，政府行政審批效能的提升對于我國的政治、經濟、社會的方方面面都具有十分重要的意義。
作為政府行政審批工作的重要內容，固定資產投資項目行政審批有著區別于其他事項行政審批的內在特點。固定資產投資項目涉及經濟社會的各個方面，牽涉到的管理部門多，其行政審批工作信息量大、程序復雜、周期較長。[20]
以通過土地公開交易市場取得土地開發權的內資企業投資項目的行政審批辦理流程為例：
1. 項目單位應在土地公開交易市場通過公開交易的方式取得土地開發權，并獲得由國土部門核發的土地成交確認書。在這之后，項目單位可以同時辦理項目立項、規劃設計方案、初步設計及用地的相關手續。其中立項相關手續包括辦理建設項目核準或備案、環境影響評價審查；規劃設計方案及初步設計相關手續包括設計方案的招標，規劃部門在設計方案招投標過程中的備案監管或咨詢服務，同時將監管結果或咨詢服務意見根據需要有選擇地抄送公安交通、市政管理、消防、人防、體育、水務等部門；用地相關手續包括辦理建設用地規劃許可證、國有土地使用證、土地出讓許可等。此后，項目單位需要辦理建設工程規劃許可的相關手續，涉及建設工程規劃許可證和年度投資計劃。接下來，項目單位需要辦理建設工程施工許可相關手續，包括移伐樹木許可、占路許可、掘路許可、移植古樹名木許可等。[21]
由此可見，固定資產投資項目的行政審批具有如下特點。
（1）固定資產投資項目涉及多種事項要素，而不同的事項要素的行政審批權限分屬于不同的管理部門，這就導致了固定資產投資項目行政審批是一個多部門參與的行政管理過程。以北京市為例，就至少涉及市發展改革委、經濟和信息化委、建委、規劃局、國土局等多個委辦局。而在行政審批的過程中所涉及到的審批信息是繁多而復雜的，既包括項目名稱、建設單位、建設內容、項目分類這樣的項目信息，也包括申報、受理、審批、送達等業務事項審批信息。
（2）固定資產投資項目行政審批的周期較長。一個項目從提出項目建議到辦理項目立項、環境影響評價審查、土地預審、建設工程規劃許可，到最后的建設工程施工許可，需要持續一段較長的周期，有的項目僅立項審批的時間就不止一年。
（3由于固定資產投資項目自身工程內容復雜、程序繁瑣、周期跨度較大等特點，項目建設過程中內容調整及設計變更頻繁。根據相關規定，固定資產投資項目在立項后不得隨意調整或變更相關項目內容，比如建設規模、投資額、項目功能等等。然而，由于項目單位面對的是審批權限分散的政府各個部門，而部門之間缺乏聯動性的監管機制，致使針對項目的后續實施和管理失去了有效的監督和制約手段。這不僅影響到立項管理的嚴肅性和權威性，也直接關系到政府對于項目在立項之后的事中、事后監管效果。
固定資產投資行政審批所存在的這些特點，使得審批過程中如下幾方面的改善尤為重要。項目涉及要素分屬不同部門，各部門職責分工不同，這就必須推進政府各個部門的信息共享和協同辦公程度（見表1）。例如，固定資產投資項目行政審批所涉及的不同部門之間審批信息的關聯程度很高，某一部門的審批信息可能是另一些部門審批的前提和依據，這就凸顯了信息共享的必要性。
2. 由于審批周期較長，能否提升固定資產投資項目行政審批的行政效率就成了審批制度改革的重要內容。審批周期較長的一個直接后果，是政府通過行政審批實施宏觀調控職能時容易出現調控效果的滯后，而行政審批效率的提升將有利于政府宏觀調控能力的改善。
3. 亟需針對固定資產投資項目的全過程動態監管，而全過程動態監管的前提是政府各部門之間的信息共享與協同辦公。目前我國的固定資產投資項目，基本處于“重建設、輕管理、少論證”的狀況。這一狀況在相當大的程度上影響了投資決策水平的提高、項目管理水平的提升，以及項目的事后控制和監督作用的發揮。全過程動態監管可以解決諸如投資失控、建設周期和質量難以保證、投資效益難以按預期有效發揮、甚至滋生腐敗的問題。
（二）固定資產投資項目網上行政審批中的項目代碼、證照共享系統
對于固定資產投資項目而言，行政審批的信息化建設有助于優化審批流程，減少不必要的審批環節，提高審批質量和辦事效率。作為政府事務信息化的重要途徑，網上行政審批是行政審批制度改革的基本方向和重要手段。所謂網上審批，是指運用數字技術和網絡技術，對申請、審核、決定、監管等項目審批過程的手段、方法以及流程進行改造和整合，以達到創新工作流程、降低項目審批成本、提高辦事效率的目標。[22] 網上行政審批建設是一個系統性的工程，包括審批材料電子化、審批流程電子化流轉、審批信息共享、審批事項跟蹤辦理等多個功能模塊。[23] 本文僅以項目代碼、證照共享系統作為闡述網上行政審批建設的切入點，試圖具體地探討固定資產投資項目網上行政審批中的互用性與跨部門協同問題。
所謂固定資產投資項目代碼，即賦予固定資產投資項目在某級行政區劃范圍內唯一的、終生不變的識別標識碼。固定資產投資項目代碼管理系統，則是為固定資產投資項目提供項目代碼賦碼、代碼信息管理等服務的信息管理系統。項目代碼應用主要包括賦碼和用碼兩方面工作。首先，發展改革部門、經濟信息化部門、建設部門應在項目立項（審批、核準或備案）階段對項目進行賦碼。賦碼單位指定人員在收件時錄入前置環節審批的批準文件號，確保前置環節審批事項信息與項目關聯，賦碼相關信息通過數據交換系統或手工錄入項目信息管理系統。其次，對于已賦碼項目，各相關單位在審批完成后在本單位出具的，有關固定資產投資項目審批主要環節、節點上的批準文件或意見函等文本上統一打印項目代碼識別的二維條碼信息。通過賦碼與用碼工作，同一固定資產投資項目涉及不同部門的審批信息都關聯在唯一的代碼中。通過代碼系統，固定資產投資項目的項目信息以及業務事項審批信息都可以進行查詢和管理，提升了網上行政審批信息的互用性，對于固定資產投資項目管理和監管的改善都有極大的現實意義。
證照是行政機關根據《行政許可法》的規定做出準予行政許可的決定，向申請人頒發加蓋本行政機關印章的行政許可證件。證照在政府部門間和社會中有廣泛的共享應用，工商執照、身份證、建設項目立項批復都是證照。而所謂數字證照，就是指采用數據電文（包括電子、光學、磁或者類似手段生成、發送、接收或者儲存的信息）形式存儲管理的行政許可證件。而數字證照服務系統建設的目的是通過建立一整套完備的與紙質證照發放同步的數字證照管理信息系統，完成紙質證照與數字證照的同步發放、在線查詢、聯機校驗、聯機交換等功能，從而在網絡上實現政府部門之間審批證照類與文件類審批結果的跨部門共享交換和有效性查驗。數字證照系統由一個注冊服務中心、一套數據交換系統和若干個服務節點、業務集成接口四個主要部分組成，采用“統一規劃、統一注冊、分布部署、分布管理、全網通行”的部署原則，形成一套數字證照服務網絡。其中數字證照注冊服務中心負責對全網的服務節點進行注冊管理、運行監控、牽頭制定全網運行管理規章制度和技術規范；數字證照服務節點部署在各委辦局，由一個數字證照節點服務子系統和一個基礎證照庫組成，用于管理證照數據及信息共享應用；業務集成接口是數字證照節點服務子系統和各部門原業務系統的銜接集成接口，負責生成基礎證照庫的內容。這一數字證照系統可實現證照數據查詢的基礎服務，以及以此為基礎的其他服務，例如數據比對、數據回填和數據交換服務等。
如前所述，固定資產投資項目行政審批涉及多個管理部門，程序復雜，所產生的審批信息量較大。以行政審批當中涉及的證照為例，一個完整的固定資產投資項目行政審批流程就會涉及諸如規劃意見書、建設項目用地預審意見書、項目可研報告、項目建設用地批準書、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、施工許可證等種類繁多的證照。通過數字證照服務系統，可以將所有的電子證照類文件進行跨部門的信息共享和查驗，并利用項目代碼系統串聯和整合某一項目的所有審批信息，從而極大地方便了對于項目信息的管理和使用。
（三）項目代碼、證照共享系統如何實現固定資產投資項目行政審批中的互用性與跨部門協同
固定資產投資項目行政審批效能的提升，關鍵點在各個部門之間能否共享審批相關信息，而項目代碼、證照共享系統作為突破口可以很好地提升相關信息的互用性，促進跨部門的信息共享和信息監察。固定資產投資項目行政審批過程中所涉及到的信息主要包括兩部分，即項目信息和業務事項審批信息。其中項目信息是描述一個固定資產投資項目基本特征的相關信息，如項目名稱、項目代碼、建設單位、建設地點、建設內容、項目分類、項目類型等。而業務事項審批信息則是反映一個業務事項在各進駐單位進行申報及審批情況的相關信息集合，由各進駐單位在業務事項審批過程中產生，主要包括申報信息、受理信息、審批信息、審批結果信息、送達信息等。
作為固定資產投資項目在某級行政區劃范圍內唯一的、終生不變的識別標識碼，項目代碼可以將項目審批過程中所涉及的所有項目信息及業務事項審批信息進行有效的串聯，從而方便信息的查找、管理和監察。與代碼系統相配合，數字證照系統可以在實現各部門證照數據標準化的基礎上，提高審批信息檔案化和集約化管理，從而服務于聯合審批和證后監管。具體而言，項目代碼、證照共享系統可以從如下三個方面有效提升固定資產投資項目行政審批中的互用性與跨部門協同能力。
1. 推動固定資產投資項目行政審批信息的標準化和有序化，提高審批部門之間信息通信的互用性。隨著各行政部門網上審批的深入，審批信息管理已經實現電子化，但由于各部門審批結果存儲缺乏標準，致使部門間信息交換仍多為紙制文件，沒有實現紙制文件和電子文件共同發揮作用，阻礙了電子政務效能的發揮。通過建立數字證照服務系統，對于審批結果信息引入檔案化管理理念和方法，實現審批結果向數字證照的轉化，保障數據的齊全、完整、真實和長期有效，解決數據質量問題。而項目代碼系統則通過賦予項目的標識碼將與項目有關的所有信息串聯和整合在一起，使得繁雜的項目信息和審批信息有序可查，極大地方便了跨部門之間的信息共享和信息監察。
2. 在實現信息互用性的基礎上，推動行政審批部門之間的信息共享。政府行政許可的重點是“審”和“批”。“審”主要是行政相對人提交的材料或行政文書的真實性，“批”主要是在“審”的基礎上根據政府宏觀調控的政策，綜合考慮社會、經濟、環境和文化的發展環境等多種因素，做出科學的決定。而“審”和“批”都是在項目相關信息標準化且能夠獲得的前提下才可以實現的。通過項目代碼和數字證照服務系統，各級政府行政審批部門可在線查詢發證機關的證照數據庫，快速掌握某一個項目的前置審批結果信息，并可根據該信息啟動后期工作，為“怎么審”和“該不該批”這兩個重要環節提供有效的應用支撐，大大提高辦事效率。在并聯審批的過程中，部門之間對于前置審批結果信息的及時而準確的掌握是啟動后續審批工作的前提，這時跨部門的信息共享就顯得十分重要。
3. 在實現信息互用與共享的基礎上，促進固定資產投資項目行政審批事后監管所需的跨部門協同。為了維護經濟社會有序發展，政府部門在市場監管中，需要檢查企業和個人取得資質的合法性和有效性，這需要準確獲得審批管理部門的相關信息。通過項目代碼和數字證照服務系統，監察部門可以通過代碼跟蹤查詢某一項目的所有項目信息和審批信息，實現跨部門審批結果的批量分類共享，為提高政府對于市場監管的質量、宏觀調控的有效性打下良好的數據基礎。
政府事務的電子化和信息化建設能夠促進政府的跨部門協同，但其前提是電子政務中互用性的實現。本文試圖以固定資產投資項目的網上行政審批為例來說明互用性的關鍵作用。固定資產投資項目行政審批直接觸及各部門的核心職能和業務，涉及面廣，信息量大、程序復雜、周期較長。基于這一內在特點，審批部門之間的信息互用性便成了推動固定資產投資項目行政審批的關鍵點，而項目代碼系統和證照共享系統作為突破口，可以從加快審批信息標準化與有序化、推動協同辦公與項目監管等方面，整體提升固定資產投資項目行政審批效能。對于這一具體領域的網上行政審批改革的研究，也有助于我們更好地理解電子政務建設是如何改善政府管理活動的。
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1.項目檔案管理專業性強，檔案文件材料整理要求高
固定資產投資項目的主要內容是基本建設工程，包括儀器設備的采購、引進，非標設備儀器的研制。建設項目是一項復雜的系統工程，項目檔案是在建設項目立項、設計、施工、設備采購、安裝、竣工驗收等一系列專業活動過程中形成的，內容涉及專業較多，形成的載體也呈多樣化，有紙質、聲像、電子文件等，這就要求檔案管理人員要熟悉項目的運行過程，了解項目建設的內容，根據不同階段不同內容、按其不同的專業，采用不同的方法進行文件材料的歸類、整理和組卷。
2.項目檔案價值高，保存利用意義大
項目檔案是建設過程中形成的真實的歷史記錄，是一種不可再生的寶貴資源，也是企業發展的重要物質基礎。項目檔案不僅在資政維權過程中能夠發揮鎖定證據、驗證效果的作用，更是企業保障研制、投產運行、使用維修、管理、評估等工作的重要依據，做好項目檔案管理，確保檔案的完整意義重大。
二、對建設項目實施全過程管理的措施
1.建章立制，規范管理
及時做好項目檔案文件材料的收集工作，需要依靠所有參建單位、相關部門及人員的協調合作，同時還需要通過完善各項規章制度規范各項工作的運行和操作。一是建立合同管理制度。在簽訂勘察設計委托、工程施工招標、設備制造采購等合同時，在合同條款中應將當事雙方就文件形成、收集與管理的職責及要求加以描述，明確各自的責任，便于監督和管理。二是建立項目檔案管理制度。依據上級部門頒發的關于固定資產投資項目檔案管理規范和有關檔案管理的法律法規，結合本單位項目管理實際情況，制定本單位項目檔案管理制度，將項目檔案管理工作納入項目建設管理程序中，與項目建設同步，建立切合實際的項目檔案管理體制和工作程序，加強對項目檔案管理工作的領導，保證項目檔案管理工作的順利開展。
2.緊抓源頭，控制過程
固定資產投資項目從立項、設計、施工直到竣工，建設周期較長，企業從項目立項審批、開工后就應組建項目管理領導小組，由企業主管項目建設工作的廠(院、所)領導擔任組長，檔案部門和項目管理部門的領導擔任副組長，該小組主要職能是負責項目建設和項目檔案工作的管理、組織及協調，從源頭抓起，著重做好項目檔案的全過程管理。
(1)項目前期策劃階段。在項目前期立項時，應把項目檔案歸檔工作列入企業年度工作計劃一同下達，并實施考核。檔案管理人員應從項目立項起就開始介入，并全過程參與。要針對項目建設周期、節點等情況制定檔案工作計劃，同時建立項目檔案管理人員網絡，對項目檔案的歸檔范圍及工作要求進行事先交底，同時開展檔案業務指導和培訓，提高他們的檔案意識和業務水平，從源頭抓起，避免項目檔案管理工作脫節和滯后。
(2)項目過程控制階段。項目檔案工作與建設進度同步，應掌握項目建設進度情況，檔案部門要參加項目建設工作協調會，參加設備開箱、項目驗收等工作。在檢查落實建設項目實施的過程中，檢查落實檔案管理工作的情況。在過程檢查時，發現問題應及時予以糾正和整改，避免項目檔案在竣工驗收時“突擊”收集、整理“補課”的弊端。
(3)項目竣工檢查階段。著重對竣工檔案進行嚴格檢查，第一，按歸檔范圍檢查各階段各專業檔案內容是否齊全；第二，檢查項目檔案與項目建設內容是否一致，歸檔文件材料中有關責任人的簽章手續是否有遺漏、是否匹配；第三，檢查歸檔文件材料是否為原件，歸檔文件材料質量是否符合檔案管理要求；第四，整理、分類和目錄編制是否規范。從項目檔案完整性、準確性、系統性三方面進行系統檢查，發現問題及時整改，以保證項目檔案的質量，做好項目檔案的末端控制。
三、加強學習，提高技能
OA公文流轉系統作為國華公司力推的信息化建設項目，OA也稱為辦公自動化（Office Automation），是一門綜合性的科學技術，興于上個世紀70年代后的美國和日本。其在國華寶電的成功實施和應用成為國華電力信息化建設的一個亮點，同時與紫光檔案系統、書生電子印章系統的接口，尤其是在使用過程中對OA的流程進行了優化及再造。其成功的經驗和失敗的教訓都是一筆寶貴的財富，值得我們去學習和借鑒。
【關鍵詞】OA 流程 優化 接口 經驗 教訓 探索
1 引言
我公司OA公文流轉系統是一套針對國華電力發電公司的辦公自動化系統。該系統是由浪潮公司在經過數家企業幾年年的實踐開發出來的，是一套兼具企業信息門戶、知識管理、工作流管理、人力資源管理、公文管理、計劃管理、會議管理功能的協同工作平臺，是一個數字化的企業應用環境。該系統以工作流為整個協同平臺的核心部分，通過工作流和表單把各模塊的協同工作承載并被帶向各個目標點，實現信息流、資金流和物流在企業內外部的無阻礙流動，并且在這過程中實現對已存儲信息的更新，企業通過協同平成管理和運營過程，提升企業或團隊的工作效率，使決策更準確、管理更高效。
2 OA系統上線和基本功能應用情況
項目在一個企業實施，首先要有領導層的大力支持，這是做好項目的前提和保證。國華寶電領導在信息化建設上一直給予大力支持，各部門在工作中也密切配合，同時公司成立了信息建設領導小組及信息化建設項目小組，在保證項目實施質量的同時，保證了工期， 為OA公文流轉系統項目在國華寶電成功實施奠定了基礎。
我公司在項目實施伊始就很重視此項工作，克服了臨時辦公環境差，網絡環境不好的各種困難，適時請公司領導從中協調，反復強調注意事項，在實際準備工作中，及時溝通。OA項目組成員的積極工作和綜合管理部的大力配合，確定相應的辦公流程，使OA系統實施進展順利。
國華寶電OA公文流轉系統實施及使用有以下幾個優點：
快――快速實施，因為應用數量不多，而且都是已經經過長期使用提煉的應用，因此僅僅經過簡單的客戶化工作就能上線使用；
易――設計應用功能不復雜，界面友好和簡單，因此員工能夠快速上手使用。
通――通用性強，所有應用都是經過挑選，在企業信息化建設過程中基本都會涉及的應用，只是做流程的優化及再造。
省――由于應用系統本身的以上三個特點，因此系統建設的費用并不高，公司在并不沉重的投入后能夠很受到OA公文流轉系統帶來的高效和方便。
3 OA在國華寶電的流程優化及再造
（1）在國華公司成功實現OA與紫光對接，通過紫光查詢公文歸檔情況，同時實現了與書生電子印章系統的接口，使公文在流轉過程中的加密保護。
（2）在國華寶電對流程進行了優化如：會議審批流程，如圖1所示。
（3）在國華寶電首次使用了部室發文流程，使部門內部發文流程正式進入OA公文流轉系統；使日常辦公實現了自動化，提高了工作效率，如圖2所示。
（4）在國華公司首次使用“周工作計劃呈報流程”和“月工作計劃呈報流程”。此流程是根據我公司各個部門周工作計劃的呈報工作過程，及針對以前上報需簽批等過程。此功能一使用，即獲得了很好的應用效果，目前，各個部門的周工作計劃及月工作計劃都按照OA公文流轉系統中的周工作計劃呈報流程及月工作計劃呈報流程進行流轉，節約了能源及時間，使我公司的辦公效率大大提高。使公司成為節約型企業的步伐更快。
周工作計劃呈報流程，如圖3所示。
月工作計劃呈報流程，如圖4所示。
（5）在國華公司首次使用“固定資產采購流程”，該流程主要是針對綜合管理部在固定資產申請購買及采購中的運用。
（6）在公司OA公文流轉系統中使用了“辦公用品采購申請流程”及“辦公用品領用流程”，主要針對公司各個部門在每月要提交辦公用品計劃及領用，在OA中增加此流程方便快捷地實現了辦公用品的采購及領用相關工作，提高了辦公效率，基本實現了無紙化辦公；同時也節約能源和環境保護，做到了節約和環保兩個目標。
4 與紫光檔案系統及書生電子印章系統接口的實例
4.1 OA公文流轉系統與紫光檔案管理系統接口的實施與應用
OA公文流轉系統與紫光檔案系統的接口很成熟，但在推廣永中Office后出現了不兼容的問題，及時與開發人員聯系和信息人員的仔細研究，首先解決了OA公文流轉系統與紫光檔案系統的接口問題，確保了OA公文流轉系統的相關文件順利歸檔，使今后的檔案管理工作能有序、高效的進行打下了良好的基礎。
4.2 OA公文流轉系統與書生電子印章系統的口的實施與應用
為確保公文在流轉過程中保密的原則，國華公司于08年5月推行書生電子印章系統，我公司領導非常重視，提前與書生公司聯系，了解相關信息，提前做好OA與書生電子印章系統的接口，于7月初完成OA公文流轉系統和書生電子印章系統的接口工作；實現OA中的公文流轉與書生電子印章系統的無縫掛接；實現公文在流轉過程中進行加密處理，加強了辦公公文流轉過程的保密工作，確保公文的安全、可靠。
OA公文流轉系統與書生電子印章系統的接口結構及公司系統內流轉過程圖如下
5 結論
OA公文流轉系統在發電公司的應用不只局限于使用，重要的是在于流程的優化及流程再造等深化應用的過程，她不僅僅給公司帶來方便、快捷的辦公條件，同時也能達到公司環保、節能要求。
