發布時間：2022-05-21 05:18:43
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇檔案管理系統論文，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1.用戶研究
將用戶、終端、網絡、模態聯系在一起，需要貼近復雜的環境，貼近異構終端、異構網絡環境，尤其是能夠符合三網融合環境的需要，而在這種環境下，用戶首先通過終端，經過各種異構網絡接入三網，再統一鏈接到圖書檔案管理系統，用戶才能使用系統所提供的服務、海量的信息資源[9]；學術界一直研發新一代信息網絡，國外的參考文獻主要包括文獻[10][10]、文獻[11][11]、文獻[12][12]、文獻[13][13]；同時現有技術中能夠鏈接終端、三網和系統的主要是張宏科教授及其團隊的一體化標識網,該技術通過接入標識代表終端的身份，通過交換路由標識表示終端的位置信息，通過連接標識作為服務連接和用戶身份的標識，服務標識表示業務的各種服務，該技術對流媒體、話音、數據等給予支持，該技術相關的參考文獻主要包括文獻[14][14]、文獻[15][15]、文獻[16][16]、文獻[17][17]；基于此進行研究。
1.1用戶、終端、網絡的研究
為了研究用戶模型，首先研究用戶如何使用云平臺下的圖書檔案管理系統，用戶接入到圖書檔案管理系統，必須使用終端，通過網絡接入。在這個過程中，終端呈現異構化、復雜化、多樣化的特征，①終端目前可能使用電視網、電信網和計算機網中的任何一網，可以通過WLAN、WWAN、Internet、PLMN、HFC、傳統CATV、Ethernet和OAN中任何一網，隨著時代和科技的發展也可能使用其他網絡，其網絡方面的特征呈現異構化、多樣化；②終端類型和型號都很多，其功能、用途等明顯不同，造成構造的不同和復雜化；終端和網絡的異構化、復雜化、多樣化，造成了其效果差異化很大，主要體現在：①顯示效果方面；②音效效果方面；③網絡方面；④計算復雜度方面；⑤可用空間方面。從顯示效果的角度來看，需要注意以下幾點：①終端不同，其顯示屏幕的大小不同，從這個角度來說，手機和電視的差距是最為顯著的之一，筆記本、PC等終端設備屏幕往往適中，顯示屏幕大小的不同一方面和用戶持有終端是否便利有關，另一方面關系著用戶瀏覽信息資源時屏幕的尺寸和效果。②終端不同，其顯示所使用的分辨率不同，體現為顯示時的效果明顯不同，如顯示時的清晰細膩程度、拍照取景和視頻播放的效果等等，而且部分終端的分辨率是固定不變的，無法進行調節。③文件的格式不同，其顯示效果可能不同，例如常見的視頻格式有AVI、MPEG、DIVX、MOV、ASF、WMV、RM等，不同的格式記錄相同的視頻信息，其顯示效果也可能完全不同。④顯示效果的程度決定了用戶視覺角度質量的高低，其對于文本、圖片、圖像、單一的視頻是有決定性作用的，同時對多媒體信息資源的效果也是有一定影響的。⑤顯示效果的程度所帶來的影響，對于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴視覺的用戶，但當用戶不依賴于視覺的時候影響則不大。從音效效果方面來看，需要注意以下幾點：①終端硬件不同，其發聲所用的效果不同，即使終端硬件相同其發聲的效果也可能不同，例如一臺筆記本電腦，如果其聲卡是集成的則往往沒有獨立的聲卡效果好，同樣不同廠商所生產的聲卡效果往往也有一定的差別，不同時間、不同技術所生產的聲卡效果也往往不同，但音效效果在設備、設置、播放內容等完全相同的前提下是一致的。②不同的音頻文件，其效果可能不同，首先數字音頻技術指標采樣率、壓縮率、比特率、量化級，分別控制單位時間內波形采樣的數據數量、音樂文件壓縮前后大小的比值、記錄每記錄音頻數據一秒鐘所消耗的比特值的平均值、用多少位二進制的數據描述的聲音波形；其次，不同的音頻文件格式不同，其音效的效果也可能不同，常見的音頻文件格式有WAV、MP3、WMA、OGG、APE等。③對于部分終端來說，音效效果是可以調節的，但依然存在音效無法調節的終端。④音頻效果的程度所帶來的影響，對于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴聽覺的用戶，但當用戶不依賴于聽覺的時候影響則不大。從網絡的角度來看，①目前大部分的電視網依然是單向的，也就是說存在單向和雙向的問題，雖然隨著時代的發展和技術的進步，單向和雙向的問題最終會被解決，但是目前一段來說其依然是問題的一部分。②網絡不同登陸方式可能不同，例如如果用戶借助電信網登陸和使用服務有兩種模式，其一是通過以點播為基礎的短信息服務，需要利用短信服務的平臺來傳輸信息，由于其平臺經常是第三方提供的，因而實時性往往較差；第二種方式則是通過GPRS網絡，這種方案的缺點是覆蓋率較差、傳輸速度低、費用高，但可以實現實時。從計算復雜度方面來看，終端之間的差異很大，以電視網的機頂盒和電視機來說，即使運行一個非常簡單的動畫也會非常困難，而相同的困擾在計算機上往往不存在，換句話說計算復雜度高的資源無法在部分終端上運行，但同時部分終端上如果使用計算復雜度低的文件則也會浪費資源。從某種程度上來說，不同的終端適合使用的信息資源在內容、格式等方面是完全不同的。從可用空間的角度看，如果可用空間的大小無法支持對應的操作，則后續的操作無法進行，同時可用空間較小也會在一定程度上降低運算速度。對于可用空間的大小，不同的用戶可能會有不同的定義，部分用戶可能對終端的最小可用空間有自己的要求；還有一部分人對最小可用空間沒有要求，但是最小可用空間不夠用的時候會有自己期望的行為和操作。
1.2用戶行為研究
用戶的行為，①指用戶使用云平臺下圖書檔案管理系統的行為，其根據用戶的身份、目的、習慣、興趣等不同而不同，用戶可能是進行檢索、獲得、修改、保存信息資源，也可能是對圖書檔案管理系統的管理，如計費等；既包括其行為的種類、參數，同時還應該包括其行為所導致的結果。②用戶的行為受到其本身的制約，既要受到其身份影響，又受到其興趣和目的影響，但最終通過行為表現出來，可以通過用戶的行為獲得用戶的信息，并做出調整，以便更精確地認識和了解用戶。
1.3用戶偏好研究
用戶偏好，指用戶在考慮服務或者商品的時候按照其自身意愿所做出的帶有傾向性的符合理性的選擇，是用戶理性、認知和心理感受權衡后的綜合結論，是用戶個性化的體現。在云計算平臺下的圖書檔案管理系統中，其可以作為個性化服務推薦的基礎，主要包括以下幾個方面的內容，①由終端、網絡等帶來的與視頻、音頻、可用空間等有關的偏好信息，此偏好信息用于確認用戶偏好的信息資源的模態類信息，在此類偏好中用戶往往偏愛一種或者幾種終端，同時對于不同終端參數設置有不同的偏好；②用戶偏好的信息資源內容方面的信息，包括學科、方向、難度等，這種偏好主要來源于用戶原有的背景如職業、專業、知識層次等，并隨著用戶的發展而改變；③其他偏好，主要包括終端、所途經的網絡、所在的位置等；④用戶ID,用以唯一地標識和區別用戶。
2用戶模型研究
2.1用戶基本信息模型
根據對用戶、終端、網絡的研究，建立用戶基本信息模型，包括三類信息，分別是用戶信息、終端信息和網絡信息（詳見圖1）。其一是用戶信息如用戶ID、姓名、身份、年齡、知識層次、密碼、密碼提示問題、組別，其中①用戶ID、密碼是不可以省略的，其需要在用戶登陸的時候確定用戶的基礎信息，同時用戶ID對于整個系統來說是唯一的，也就是說所有用戶的ID是沒有重復的，是“獨一無二”的；②身份、年齡、知識層次三項可以用于輔助確定用戶的身份，以便在后續用戶偏好模型未獲得具體信息之前初步判斷和獲得用戶的偏好信息，但鑒于部分用戶的特殊性某些情況下是允許被省略的；③用戶信息可以通過組別確定用戶的權限的確認。其二是終端信息包括終端ID、終端參數等，其中①終端ID用于確定接入和登陸到圖書檔案系統的終端的身份，通過檢索對應于終端的數據表可以獲得包括其使用者、終端的類型、終端的基本參數及范圍、終端的可能配置等的信息，可以初步確定終端的信息；②終端參數包括的是顯示參數、音效參數、計算復雜度參數、可用空間參數，顯示參數和音效參數分別是用戶提供的其習慣使用的顯示、音效參數的設置，而計算復雜度參數需要通過終端ID判斷用戶終端的具體計算復雜度獲得，可用空間則需要在圖書檔案系統運行的時候通過其與終端之間的通訊獲得；③終端信息中終端ID是不可以缺省的，但終端參數是可以缺省的，在缺省的狀態下，系統依然可以通過終端ID獲得終端的類型及基礎的參數范圍，再根據參數范圍進行其他的判斷，同時由于計算復雜度參數和可用空間參數不需要用戶提供，因而也可以在缺省的情況下獲得。其三則是網絡信息如網絡類型、常見位置等，其中①電視網的單雙向問題可能會帶來新的問題需要給予重點關注；②常見位置，是用戶通常使用終端接入和使用圖書檔案管理系統服務的位置；③網絡ID，用以唯一地標識和區別網絡。關于用戶基本信息模型，需要注意的有：①用戶基本信息模型雖然是由三個部分組成的，但是其是一個整體，可以通過數據庫表示出來，其中的每一條記錄都只說明的是在某一種情況下用戶使用某種終端通過某種網絡接入和使用圖書檔案管理系統的具體設置以及由此而來的各種參數，每個用戶的具體信息可以不只一條而是若干條記錄的組合。②用戶基本信息模型的三個子模型，可以通過一個數據表體現，也可以分成用戶信息表、終端信息表、網絡信息表三個數據表的組合來實現。
2.2用戶行為模型
用戶行為模型，主要用于記錄用戶的行為、狀態等信息，其由用戶ID、用戶行為、行為參數、狀態參數三個部分組成，其中①用戶的行為用于記錄用戶狀態變化的原因，同時可以從中獲得用戶基本信息模型的部分信息，同時也可以完善用戶偏好模型；②用戶行為參數用于說明用戶行為的細節，是用戶行為有機的補充；③狀態參數，用于表明經過用戶的行為之后用戶的變化。
2.3用戶偏好模型
用戶偏好模型是用戶服務推薦的基礎，其主要包括3個方向，其一是對所獲取資源的模態傾向性，是與終端相關的，其中包括格式、顯示性能、音效性能等,其大多數屬性是范圍；其二則是對信息資源內容的傾向性，主要包括用戶的身份、年齡、知識層次、專業等；其三則是用戶通常所在的位置區域，可以用于以就近原則對其提供服務。
3關鍵技術分析
3.1用戶模型應用研究
從用戶登陸并使用系統服務的角度看用戶模型，用戶通過終端接入計算機網、電信網和電視網三網中的一網，可以利用一體化標識網絡技術連接到系統，通過終端ID確定終端的身份（終端信息模型），通過終端所在的位置、IP等可以獲得對應的網絡信息（網絡信息模型），通過用戶ID和密碼登陸系統進而系統可以確定登陸的用戶（用戶信息模型），如果需要調用用戶偏好模型可以根據用戶ID在用戶偏好模型中檢索相應的記錄則找到對應用戶偏好的信息（用戶偏好模型），用戶使用過程中會有所操作記錄下用戶ID、相關操作及對應參數則可以將信息添加到用戶行為模型，根據用戶ID可以從用戶行為模型獲取相關的參數則可以獲得對應信息據此可以修改和完善其他模型。對于用戶模型的應用，本文認為：①對于信息資源的檢索和使用，既涉及到用戶對信息資源模態的偏好，又要涉及到用戶對信息資源內容的偏好，同時還涉及到用戶所使用的終端；在檢索的時候首先要根據終端信息模型和網絡信息模型判斷終端和網絡的特性，獲得支持的模態的信息，獲得顯示、音效、網絡、計算復雜度、可用空間等信息，再根據這些信息和模態結合結合用戶的偏好以集合的形式進行交的運算進而縮小可以接受的信息資源的模態范圍并將其作為用戶即時信息資源模態的偏好，再通過用戶偏好模型內容傾向類偏好可以獲得用戶對信息資源內容的偏好。②顯示、音效、網絡、計算復雜度、可用空間等的變化會帶來很多不同的情況，需要形成對應的策略，該策略既要符合用戶的意愿，又要符合運營商等商家的利益，同時必須符合法律法規并受到相關部門的監管。在實踐的過程中，可以設置相應的閾值來劃分對應的范圍，根據閾值與當前值差別的組合來判斷當前所處的情況，當差距過大或者達到閾值的時候可以按照對應的既定策略采取行動，如在許可的情況下重新生成對應的信息資源、只發送部分信息資源、壓縮等。③用戶基本信息模型中用戶信息模型、終端信息模型和網絡信息模型需要相互結合，是一個有機的整體，在使用的時候相互輔助；同時用戶基本信息模型、用戶行為模型和用戶偏好模型也是一個有機整體，其通過用戶ID彼此關聯。用戶ID在整個模型中是唯一的，其作用是唯一地標識一個用戶，以便與其他用戶區別。
3.2用戶模型的初始化與完善
本文認為用戶模型的初始化信息可以從以下幾個方面獲得：①用戶注冊的信息②利用調查研究等方式從側面獲得的用戶信息；③利用公眾的大眾化特征獲得，其實質是首先獲得用戶基礎信息模型，然后再從用戶基礎信息模型獲取數據，以基礎信息模型數據為基礎結合概率歸類和整理，去生成用戶偏好模型和用戶行為模型的初始數據。本文認為用戶模型的信息完善與補充，是一個不斷學習和修正的動態反饋過程，通過機器學習對參數的重新估計和修正提高了預測的精度，進而提高服務的質量，可以為個性化服務推薦打下基礎。其實質是通過訓練來逐漸完善用戶行為模型，再根據用戶行為模型逐步完善用戶基礎信息模型和用戶偏好模型。具體的實現上，本文認為①用戶行為模型可以作為執行單元，學習單元通過用戶行為模型提供的信息根據用戶基本信息模型和用戶偏好模型建立并改進知識庫，執行單元格局知識庫中的知識執行任務，再將執行后的信息反饋到用戶行為模型作為下一步學習的資源。②可以用命令序列作為最小單元描述用戶行為，通過定義兩個序列、兩個狀態之間的相似度來代表和判斷行為模式之間、狀態之間的相似程度；模型工作的時候，計算序列相似度來判斷行為和狀態的變化。
4結束語
本文首先從目前國內對用戶的研究出發，分析用戶，然后研究用戶模型，既包括用戶基本信息模型，又包括用戶行為模型和用戶偏好模型，最后對一些關鍵問題進行了分析，但本文沒有研究海量數據量環境下信息資源的檢索方法，在以后的研究中將逐步完善。
作者：李春杰 王曉明 張龍昌 單位：渤海大學信息科學與技術學院
摘要：建設單位的檔案管理是建設單位管理工作中的重要部分。依靠傳統的檔案管理辦法已經無法適應當今時代的發展。隨著信息技術的發展，利用計算機和網絡技術管理建設工程檔案已經成為提高建設單位檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。雖然目前建設建設單位檔案館（室）網絡化的條件已經成熟，但在網絡化的過程中依然存在著不少問題。本文通過分析建設單位檔案網絡化的基礎條件以及存在的問題，勾畫出建設單位檔案網絡化建設的架構，并列出建設單位檔案網絡化的必要條件所需措施。
關鍵詞：建設單位檔案管理網絡化
前言：
建設單位檔案管理系統是建設單位不可缺少的部分,它的內容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要,所以檔案管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產生大量的文件和數據,這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。
隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網絡化管理,具有手工管理所無法比擬的優點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現共享查詢。這些優點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。雖然我國建設單位檔案管理起步晚，經驗不足，管理水平也不高，但建設建設單位檔案館（室）網絡化的條件已經成熟。
一、建設單位檔案管理的網絡化條件已經具備
1.網絡硬件的發展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯網接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網絡化建設提供了前所未有的條件。
2.建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發出數千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。
二、建設單位檔案館（室）網絡化建設中存在的問題
1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館（室）根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。
2.雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。
3.在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業發展的需要。所以，人員整體素質需要提高。
三、建設單位檔案館（室）網絡化建設的構想
1.建立建設單位檔案館網絡化協調機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃建設單位檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網絡化工作進行實質性領導，統一思想，協調行動，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面。
2.加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。建設單位檔案館網絡化協調機構應召集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。
3.開發館藏資源，加強數據庫建設。數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。
4.培養網絡化人才。檔案館自動化網絡化的發展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業務的高層次信息人員，為此要加快培養掌握現代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業人才，對他們進行檔案業務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。
信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰，建設單位檔案館必須真正實現網絡化，大力進行網絡資源建設，并與互連網接軌，全面實現資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務，使檔案館的服務走向全方位現代化。
[內容摘要]
21世紀最激烈的競爭當屬人才的競爭，一個具有多學科知識的復合性人才或許是一個企業發展壯大所不可或缺的重要因素。因此人力資源已逐步成為企業最重要的資源，人力資源管理（HumanResourceManagement，HRM）也成為現代企業管理工作中的重要內容之一。而在人力資源管理中的基礎工作就是人事檔案管理。
對于企業來講，員工的人事檔案不但可以使企業的管理者在一定程度上掌握所聘用人員的基本人事信息，而且可以為企業的人力資源管理工作提供相關的人事信息數據支持。譬如：企業制定員工招聘計劃、培訓計劃、合理的使用人員等等。因此，企業人事檔案管理工作的好壞不但可以直接影響到企業的人力資源管理，而且會間接的影響到企業整體管理。
隨著社會的發展，科技的進步，計算機的應用在社會各領域中都得到了普及，越來越多的人都感受到利用計算機進行各類管理的科學和便捷；認識到管理信息系統對于管理工作的重要性。
管理信息系統，MIS（ManagementInformationSystem），是一個將企業生產和經營中的各種內、外部信息進行收集、加工、整理、傳遞，并有序地存儲，以用于管理和決策，是企業增效的信息系統。它能夠使企業更加及時、準確、全面、詳實的了解所需的信息數據。同時管理信息系統對各種信息數據的進一步加工，能使企業領導層的生產、經營、管理決策依據更加充分，更具有合理性、科學性；從而為社會創造出更多的價值，為企業的發展創造出更多的機會。另外，管理信息系統可以使企業的管理更加科學化、合理化、制度化、規范化；為企業的管理水平跨上新臺階；為企業持續、健康、穩定的發展奠定堅實基礎。
人事檔案管理系統就是典型管理信息系統，通過人事檔案管理系統對人事檔案進行管理具有人工管理所無法比擬的優點——例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。一個設計完善，運行穩定的人事檔案管理系統可以使人們從繁重的傳統手工管理中解脫出來，從而提高企業人事檔案管理的工作效率，協助企業更好的完成人事檔案管理工作；而且，企業整體管理的信息化建設是企業的科學化、正規化管理與世界接軌的重要條件，企業人事檔案管理的信息化又是企業整體管理信息化建設的重要組成部分。因此，利用計算機對企業人事檔案進行管理是必然趨勢，人事檔案管理系統是企業管理工作中不可缺少的。所以在畢業設計中，我選擇開發人事檔案管理系統。
在前面曾提到人事檔案管理系統是典型的管理信息系統。這就要求它應該能夠為用戶提供有好美觀的窗口界面、充足可靠的信息數據、簡單方便的維護手段和靈活多變的查詢方式以及快捷而準確的查詢結果。所以，對于人事檔案管理系統的設計主要包括后臺數據庫的建立、維護以及前端應用程序的開發兩個方面。對于前者而言要求建立起數據一致性及完整性強、數據安全性好的數據庫。對于后者而言則要求具備應用程序功能全,易使用等，運行穩定等特點。因此，我選用的開發軟件是Microsoft公司出品的VisualFoxPro6.0。
四、本人開發人事檔案管理系統的詳細說明。
我所設計開發的這款人事檔案管理系統，它的開發平臺是Microsoft公司出品的VisualFoxPro6.0軟件，是典型的管理信息系統軟件——MIS（ManagementInformationSystem）。其功能包括：系統管理、檔案管理、檔案查詢、檔案統計、檔案輸出、花名冊；為了使程序顯得更具有專業風格，我還在其中加入了一個關于系統的功能表單，以介紹此系統的相關信息，如系統版本、開發日期等。
我在撰寫本片論文和開發這款人事檔案管理軟件的過程中，為了使所寫的論文更具有說服力；所開發軟件的功能盡可能完善且更加接近于一個真正的人事檔案管理系統，使其可以充分體現出人事檔案管理工作的各個方面。我參考了1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議通過的《中華人民共和國檔案法》修正案、勞動部和國家檔案局的《企業職工檔案管理工作規定》、《干部檔案管理工作制度》、《人事檔案管理工作制度》、《某國有大中型企業人事檔案借閱查詢的規定》、《數據庫技術及開發教程（修訂版）》、《管理信息系統概論》、《SQLServer2000》教程、《VisualFoxPro中文版數據庫編程實戰訓練》、《計算機軟件技術基礎》、《電腦報2003年合訂本》、《電腦報2004年合訂本》、《電腦報2004年合訂本》等一系列相關的書籍和文獻資料。
摘 要 隨著信息社會的到來和電子政務在我國的普及，傳統的學生檔案管理模式既不能滿足檔案管理人員的管理需求，也不能滿足學生查閱自己檔案信息的要求。為了解決這些問題，開發了學生檔案信息管理系統，該系統在西建大得到了良好的應用，減少了檔案人員的工作量，提高了檔案部門的工作效率，對學校的發展起到了很大的促進作用。
關鍵詞 學生檔案 管理系統 信息化
高校學生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是學生在校期間學習、生活及參加各種社會活動的原始記錄，是學生就業、升學、出國進修、職位晉升的重要依據。目前，大多高校的學生檔案管理仍局限于手工管理，隨著高校的不斷擴招，學生檔案呈現出數量大、種類多、質量要求高、流動速度快、存放時間短、就業方式多樣化、投寄單位多等新特點，迫使我們必須加快學生檔案信息化建設的步伐。“學生檔案管理系統（2009k01-49）”這一研究項目是經陜西省科技廳立項，由西安建筑科技大學學生處和綜合檔案室共同承擔的一個縱向基金項目，該項目研究的主要目的是適應信息時代要求，設計并開發出一套適合于網絡環境下的高校學生檔案信息管理系統，從根本上改變學生檔案的傳統管理模式，實現檔案資源數字化，做到方便管理、服務學生、以人為本 。
一、學生檔案管理系統功能需求
根據高校學生檔案管理特點和實際工作需要，在充分調研和分析用戶需求的基礎上，按照結構化設計思想，該學生檔案信息管理系統的功能主要有以下幾點：
（一）學生檔案信息錄入功能。
學生檔案信息除了學生的基本信息（姓名、學號、性別、出生日期、身份證號、政治面貌等）之外，還包括學生在校期間的入學、學籍變動、鑒定、實習、畢業、學位、獎勵、處分、體檢、出國、工作等其他信息。學生的基本信息在學生剛入校時由學生填寫，并上報給院系一級的老師（如年級輔導員、班級班主任等）進行審核，審核通過后上報給檔案部門，由檔案管理人員進行建檔管理。對于學生在校期間的其他紙質檔案，比如學生的高考錄取通知書、獲獎證書、畢業證、學位證等，利用掃描儀進行電子化處理后再上傳到系統中。
（二）學生檔案信息查詢功能。
借助于校園網，一方面，實現高校學生處、檔案室、各院系的管理系統的接口銜接，全面掌握學生重要信息的產生、變動、審核及更新，以保證學生檔案材料的準確無誤，另一方面，實現學生突破地域時間限制，通過多種方式（學期，年級，班級，學號，姓名等）查詢自己需要的學生檔案。
（三）學生檔案信息修改功能。
檔案管理人員可以隨時隨地對學生檔案材料進行修改、刪除操作，實現了學生檔案信息的動態管理。通過對用戶權限的設置，學生等使用者只能查看自己的檔案材料，無權修改和刪除相關材料及文件。
（四）學生檔案輔助功能。
添加學生賬戶時，提供批量處理功能，進一步減輕管理人員工作量，提高工作效率；凡涉及到學生檔案信息的增加、刪除、修改等敏感操作的，系統都自動進行日志記錄，從檔案信息的真實性、安全性方面提供保障；系統為檔案管理人員提供信息公告編寫與的功能，檔案管理人員可以借此宣傳學生類檔案成果、相關的活動、講座信息，進一步推動學生檔案建設的法制化和規范化。
二、學生檔案管理系統的實現
該學生檔案信息管理系統以西安建筑科技大學現有的校園網為基礎，采用與操作系統無關的java語言和成熟的面向對象技術，基于主流的關系型數據庫mysql和高效的web開發框架struts，按照mvc模式進行系統開發。系統主要包括檔案信息管理、用戶管理、日志管理、基礎數據管理、角色管理、安全管理等模塊，各功能模塊之間的關系如圖1所示。其中，檔案信息管理模塊主要實現學生檔案信息的錄入、修改及查詢等功能。用戶管理模塊主要是對使用本系統的學生、學院秘書和檔案管理人員等用戶信息的注冊及用戶權限的設置，比如，學生用戶只能上傳自己的基本信息到所在院系，只能查看自己的檔案信息，不能隨意修改刪除，而檔案管理人員擁有院系、專業、班級的維護權利；添加、編輯和刪除學生與院系審核人員的權利；查看學生檔案信息材料、操作日志以及學生轉專業、休學、退學等學籍信息的權限。日志管理主要針對有該權
的用戶查閱系統運行日志，保證檔案數據的準確性。基礎數據管理是對學校院系、專業、班級等信息的維護，具體操作上是先批量復制上一年學校的院系、專業等基礎數據，再根據本年學校的招生計劃進行微調整。安全管理主要是為了防止檔案材料被惡意修改，對掃描后的檔案材料進行加水印處理，確保安全。本系統具有界面友好、簡單實用、功能獨特、支持靈活的excel導入、導出、pdf下載、打印等特點，系統自投入使用后，減輕了學生檔案管理人員的重復性勞動，使學生檔案管理工作更加科學、精確和便捷，從而大大提高了工作效率。
三、學生檔案管理系統的意義
1、提高了高校學生檔案的管理效率。檔案管理人員從具體的收集、整理、裝訂、保存等工作中解脫出來，既減輕了工作量，又提高了工作效率。
2、實現了學生檔案信息資源共享并減輕其管理成本。一方面，學校各職能部門、學生本人、用人單位等使用者可以突破時間、地域限制，查詢瀏覽學生信息，實現學生檔案信息資源共享。另一方面，學生檔案信息管理系統將學生在校期間的各項資料電子化，從檔案庫房、檔案用具方面大大降低了學生檔案的管理成本 。
3、有利于開發知名校友檔案資源，加強學子和母校的聯絡。學生檔案信息管理系統涵蓋了學生在校期間學習、參加的活動等各方面記錄，將知名校友的學生電子檔案制作成影集，在學校校慶等重大活動中進行陳列展覽，將會促使這些知名校友對母校產生更深厚感情，進而投資學校的建設，對學校的發展起到巨大的促進作用 。
四、總結
學生是一所大學的主體，應用現代化管理技術來科學、規范地管理學生檔案，是高校檔案管理的必然趨勢和有效手段。本文分析了學生檔案信息管理系統的功能需求，并利用計算機技術、網絡技術實現了該系統，經過一年多的試運行，目前運行穩定，使用效果良好，深得檔案管理人員好評。西安建筑科技大學檔案管理人員應站在新的更高的平臺上，提出更好更人性化更適合于我校學生檔案管理的科學管理方案，使我校學生檔案管理水平在陜西省高校名列前茅，并將學生檔案信息管理系統推廣到全國高校中，以期獲得更好的經濟效益。
（作者單位：吳曉茹，張新宏，西安建筑科技大學檔案室；文小瓊，西安建筑科技大學學生處）
我臺圖書檔案管理系統的設計和編程
一、前言
幾十年來我臺技術部門積累大量的專業書籍、技術資料和圖紙檔案、標準規范和各種專業中外文期刊等。為了使圖書檔案更好地服務于技術論文聯盟//部門，逐步對圖書檔案工作實施計算機管理，編制了符合實際的圖書檔案管理軟件。該圖書管理系統，是利用visual basic作為前端的應用開發工具，access作為后臺的數據庫，系統界面簡潔美觀，實用維護簡單、權限管理完善、安全性高等特點。實現了圖書的采購、借閱信息管理，圖書庫存信息的查詢、各種書籍借閱信息瀏覽等功能。
二、系統分析和設計
系統總體設計主要包括應用背景、項目目標、解決方案設計、模塊功能分析四個方面。
1.應用背景
此管理系統使得管理人員可以及時了解和控制庫存圖書檔案的準確情況和數據。包括了對圖書、檔案入庫信息的登記和圖書出借信息的登記，并可查詢。
2.項目目標
建立這個系統的目標就是實現對新書的入庫、借閱以及還書信息等的計算機化管理，使得繁雜的庫存信息能夠被完整、高效的存取和查詢。
3.解決方案設計
根據前面分析的應用背景和項目目標進行設計，其系統總體方案設計流程如圖一所示。
4.系統模塊功能分析
該系統根據圖書入庫、借閱、查詢、管理的需要，依據系統總體方案設計流程圖所示，本系統所要設計的主要窗體模塊有五大功能模塊，分別是：
4.1圖書入庫信息管理模塊，用于管理圖書相關信息；包括新到圖書的登記入庫。
4.2圖書借還管理模塊，用于管理讀者借書和還書的操作；
4.3環境設置模塊，用于設置用戶的操作界面；
4.4數據管理模塊，用于處理數據庫的備份和恢復。
4.5圖書查詢模塊，用于圖書的庫存、借閱等信息的查詢。
在本系統中由于沒有打印機設備供試驗，所以預先把報表打印改成報表預覽。
在系統主界面的設計中，包括在mdi窗體中允許顯示多個窗體，主窗體為這些子窗體提供工作空間，并設置下拉菜單可以對各功能模塊進行調用，實現對圖書檔案管理的各種操作，如包括圖書信息管理、添加圖書信息、借閱、歸還的登記和查詢等信息管理的功能。主窗體界面樣式如圖二所示。
三、數據庫設計
根據系統的工作原理與工作流程，數據庫設計主要有以下幾個步驟：
1.選擇數據庫
根據系統的分析和設計需求，我選用access2000數據庫來進行數據庫的邏輯設計。
2.創建數據庫
首先，啟動數據庫管理器，建立一個新的數據庫，在該數據庫下建立數據表，輸入記錄。并建立各個表之間的聯系，其5個數據表分別是：圖書信息記錄表( books) 、本臺部門和員工基本信息記錄表(user) 、圖書類別信息記錄表（class）、圖書借閱信息記錄表(jy) 、 借閱歷史信息記錄表 (jyls) 。5個數據表的邏輯結構分別根據系統的需要而設計。如圖書信息記錄表的結構如表 1 如示。以圖書信息記錄表(books)為例，可以看出這張表有8個字段，每個字段的名稱分別是：圖書編號（數值型），圖書名稱，圖書類別，作者，出版社，是否出借（均為字符型），出版日期，登記日期（日期型），價格等相關信息。
四、程序設計和調試
在上面的各項工作完成之后，依次逐步實現各個功能模塊的界面，對其主窗體和各個子窗體進行屬性的修改，接著添加菜單項，然后編寫所有代碼。在編寫代碼過程中，單獨調試每個窗體，最后將主控制調度程序和功能模塊程序聯結起來調試，完成整個系統。 以下簡單例舉主窗體的設計過程：
1.主界面設計
主界面即登錄成功后所顯示的界面，主程序的設計步驟如下：
步驟一、新建工程文件，將工程文件保存為book.dpq，源程序存盤為main.pas，修改其caption屬性為“圖書檔案管理系統1.0”，name屬性值該為mainform。
步驟二、添加菜單項，實現啟動畫面， 向mainform中加入下拉菜單tmainmenu控件對象，雙擊該控件對象，在“操作”菜單項下，分別設置菜單條“新書入庫”、 “讀者信息管理”、“借書”、“還書”、“信息查詢”、“系統登錄”、“退出”。在“管理”菜單項下，分別設置菜單條“讀者類型管理”。雙擊菜單項“操作”中的菜單條“退出”，創建onclick事件，是系統具備退出功能。
主窗體界面的設置如上圖二所示。圖書入庫信息模塊包括3個子菜單、圖書入庫登記、入庫明細管理、圖書入庫查詢功能。圖書借閱信息模塊也包括3個子菜單、圖書借閱登記、出庫明細管理、圖書借閱查詢功能。部分子菜單窗體如下所示：添加圖書信息窗體，如圖四所示；借書信息窗體，如圖五所示；添加還書信息窗體 如圖七所示；查詢借書信息窗體，如圖八所示。
1.1步驟三設置屬性
1.1.1主窗體的屬性如表一所示
1.1.2主窗體的菜單項如表二所示。
1.2步驟四編寫代碼
五、系統安全性問題
為了防止非法用戶對本系統的操作，本系統設計了一個登錄界面， 用來讓合法用戶的進入。在數據庫方面設計了一個表，用來實現用戶和密碼的數據源，來實現多用戶的進入和操作。考慮到本系統的規模和其它方面的因素， 在數據庫方面本系統設置有相應的權限。
六、結束語
本系統包括了基本的圖書檔案信息管理，在實際使用中，滿足圖書檔案信息的日常管理的需要，提高了工作效率。不過還有待于擴充和提高，建立網絡平臺，開發更多的功能。使之更科學更合理。
【摘要】
在當前網絡環境下，隨著我國高校的擴招，高校辦學規模不斷擴大，高校檔案管理也隨之變得復雜起來。原有的傳統意義上的檔案管理在如今環境下影響了檔案管理的工作效率的進一步提高。在這樣的背景下，經過大量的調查研究、實際考察，初步實現網絡環境下高校檔案管理系統設計與實現。本文首先對高校檔案管理系統進行分析，查出現有系統存在的不足，提出網絡環境下高校檔案管理系統的目標系統；其次是網絡環境下高校檔案管理系統的設計，功能設計和模塊設計；最后通過測試，檢驗系統設計的合理性和實際運行的效果。
【關鍵詞】
網絡環境；高校檔案管理系統；網絡管理
在當前網絡環境下，隨著我國高校的擴招，高校辦學規模不斷擴大，高校檔案管理也隨之變得復雜起來。原有的傳統意義上的檔案管理在如今環境下影響了檔案管理工作效率的進一步提高。在這樣的背景下，經過大量的調查研究、實際考察，初步實現網絡環境下高校檔案管理系統的設計與實現。
一、當前我國高校檔案管理系統的現狀
我國很多高校檔案管理已經實現了大量數據檔案信息數字化，在保護檔案、提高檔案利用效率上有了很大進步，但這些基本上都是使用獨立數字化系統實現的，并沒有與現有檔案管理系統相結合，這在一定程度上給檔案檢索利用有效管理帶來了一定限制。近些年來，很多高校還在使用上一代甚至是上幾代檔案管理系統，相比網絡環境下其他信息系統建設，檔案管理系統還存在很大不足，其主要表現在以下幾個方面：1.管理范圍窄：多數高校檔案管理系統對于檔案信息管理只是實現到了目錄級別，對于電子信息檔案文件無法很好地進行有效管理，歸檔功能實際上只是單純數據錄入。2.維護成本高：高校檔案管理系統大多使用C／S模式應用系統，需要安裝專用客戶端應用軟件，對于軟件硬件環境要求比較多，在很大程度上依賴操作系統版本，一旦用戶計算機出現軟件硬件故障，就極有可能需要重新安裝操作系統，這樣維護工作量和時間成本都比較高。除了以上不足之處外，有些高校檔案管理系統還存在權限沖突問題、檢索功能不足等一系列問題，這些都需要我們在設計高校檔案管理系統時重點注意。
二、網絡環境下高校檔案管理系統的設計
在具體設計中，主要采用面向對象和面向過程相結合的設計方法。首先，將系統分解為若干個具有某種聯系組成功能模塊。其次，對每一個功能模塊采用面向對象設計的方法，以數據為中心進行程序設計。
（一）功能模塊劃分。高校檔案管理系統設計過程中，一般采用“上下結合、分級編制、逐級匯總”程序進行。最大限度使程序和數據相對獨立，應用軟件與計算機硬件相對獨立，以便于系統擴充和檔案信息資源共享，也便于系統移植。通過分析，我們預計將網絡環境下高校檔案管理系統劃分為以下幾個功能模塊：系統初始化、數據錄入、數據查詢、數據統計、數據打印、借閱管理、成績交流、系統維護及幫助等功能。
（二）數據庫設計。高校檔案管理系統模塊劃分以后，需要將各種存放數據類型進行分析分類，各類數據的結構形式需要轉換為適合于管理系統所依賴計算機存儲數據結構，這就是我們所說的數據庫設計。數據庫設計是整個系統數據處理成功的重要保障。在整個數據庫設計中，既要遵循數據庫設計原則，又要考慮數據庫需要的數據處理平臺，還要重點研究數據庫的安全性。由于數據庫中存放著檔案管理中的大量數據，在網絡環境下數據庫為許多用戶直接共享信息資源，所以安全性問題尤為重要。
三、網絡環境下高校檔案管理系統的實現
在系統進入實踐測試階段，高校應該根據自身實際情況、獨特系統要求來制定系統數據結構，這樣各個高校可以制定具有自身特色的檔案管理系統，其中包括編輯目錄格式和報表打印。檔案分類要在國家對檔案分類要求原則之下有序完成。檔案管理系統要支持多媒體對數據的管理以及對數據存儲，例如圖像數據的壓縮處理與存儲，各類電子文檔存儲等。就網絡環境下高校檔案管理系統的功能來說，特點：第一，要符合高校檔案管理的流程，信息輸入輸出要求的多樣性，用戶界面清晰。第二，用戶要采用分級管理的模式，設置訪問權限，來保證數據庫的安全。第三，檔案信息數據查詢要有多樣性，因為數據分類的多樣性，要求系統的輸入輸出具有靈活性，這樣有利于保證系統管理的正常有序的運行。
四、結語
在當前網絡形勢下，采用高效檔案管理系統對檔案信息進行管理，一方面可以進一步提高工作效率，另一方面也可以實現檔案的長久保存、統計和查詢，有利于發現檔案信息中有價值的信息，有利于為重大決策提供數據支持。在網絡環境下高校檔案管理系統的實現會為我國高校檔案管理水平的提高做出貢獻。
作者：姚樹靜 單位：山東廣播電視大學
摘要:
目前各高校學生各類數據存放較為分散，數據共享不充足，使用起來不方便，利用率也不不高，所以采用一套系統采集學生信息、提供查詢、統計、修改等功能很重要。結合高校學生檔案管理工作的實際，在現代信息化的大環境基礎上，對學生檔案管理系統進行分析，闡述學生管理系統學高校大學生檔案管理工作的促進作用。
關鍵詞:
現代化；學生；檔案管理系統；現狀；高校；檔案管理
在高等教育不斷發展中，學生檔案作為高校日常管理中的一部分。也是人事檔案對高校提出的新要求，學生檔案是學生在學校期間的一個重要資料之一。它完全能反應學生在校期間各方面情況，同時也是大學生今后就業的關鍵材料。高校檔案管理工作是日常管理工作的優秀部分也是關系到學校聲譽和學生前途的大事。作為本科院校，我校領導高度重視，要求要認真貫徹《檔案法》，落實各項規章制度，保證每一份學生檔案都能真實反映學生在校期間的情況，為社會及用人單位提供一份可靠的保障。目前高等學校的學生管理工作的情況不樂觀，存在很多需要解決的問題，我們還在采用人工統計和管理檔案。在當前信息時代的環境下，用計算機學生檔案管理系統對學生檔案信息進行管理，比手工管理檔案具有不可取代的優勢。例如：查詢檢索、信息錄入、信息可靠性高、能存儲的信息量大、保密性好、保存時間長、需要成本低、節省空間等。這些優點對高校管理學生檔案工作都非常重要。
一、當前高校檔案管理工作情況
1、有完善的法律制度
關于檔案管理雖然有很多法律制度和法規，但是對于高校學生檔案管理工作沒有比較針對的法律法規。因此在高校學生檔案管理工作中沒有統一標準，各個學校的管理體制又不一樣。目前管理形式多種多樣，有些學校為了方便使用分別把檔案存放在學生所在的各個學院；有的為了集中統一管理把檔案集中放到學校檔案室進行保存管理；有些把檔案放到招生就業處進行進行管理；有的把檔案放到學工處管理；還有部分學校將學生檔案與干部的人事檔案放在一起歸人事處管理等。這些都能看出來學生檔案管理沒有一個專門獨立的機構進行管理都是歸屬在某個部門中，這樣的管理不規范導致學生檔案錯亂。
2、檔案內容不完整，缺乏嚴謹性
高校學生檔案記錄了學生在學校期間的各種情況，是學生在校表現的有力依據。但是對于學生檔案中的相關表格的填寫不嚴謹，例如學生成績表格填寫存在學生成績丟失被修改等問題，在填表時重要的日期及格式不能嚴格按照填寫，漏填以及填寫錯誤。在歸檔時沒有及時發現錯誤，導致錯誤信息存入檔案，造成檔案權威性降低，這個也是人工制作管理檔案的弊端。
3、工作人員檔案管理意識淺薄
因為長期高校檔案管理工作不受重視，管理檔案方面工作人員沒有地位。檔案管理工作沒有一個健全的隊伍，沒有配備專職學生檔案管理工作人員，都是兼職管理學生檔案。沒有統一培訓和學習，提高檔案管理工作人員的專業素質，也缺乏采用現代信息化管理檔案的知識，導致很多人憑著自己的想法在整理檔案，使得檔案的歸檔十分不明確。還有部分工作人員對檔案工作的認識不夠，缺乏責任心，。這些種種問題導致檔案管理工作不能健康發展。
4、檔案管理方法方式跟不上現代技術
這些年隨著教育事業的不斷發展，高校也不斷擴招，導致學生檔案管理工作的難度大大增加了。目前高校的檔案管理工作還是采用傳統人工手工操作，沒有一套規范完整的管理軟件，這樣很難應對目前學生檔案的管理工作。在一定程度上影響了學生檔案管理工作的規范化和現代化。
二、加強高校學生檔案現代化管理工作
1、學生檔案管理系統功能主要有學生檔案管理系統的主要用處是對學校學生信息進行管理。該系統的設計要考慮到合理性、可實用性、規范性、方便性等功能，該系統對學生的日常信息有錄入、修改、查詢、添加、刪除等功能。學生管理系統可以對學生在校期間發成的所有情況進行登記管理更新，能保證每個學生在校期間檔案的完整性和一致性。學生管理系統主要包括了學生各類信息查詢、教務信息查詢維護等其主要功能包括1、有關在校學生學籍異動信息輸入，包括學生基本信息、異動情況等；2、學生信息的查詢和修改，包括姓名、專業、家庭聯系方式等；3、學院管理信息的輸入、查詢、修改等；4、學生課程設置和修改；5、學生獲獎和違紀情況的輸入、查詢及修改等。
2、加快建設檔案管理人員的隊伍，強化檔案管理人員意識配齊專職檔案管理人員，要求具備一定的計算機知識，并加強對他們的培訓指導工作，讓他們指導檔案管理的重要性，創造條件給他們去學習，以提高業務水平。這樣能更加好的運用學生管理系統對高校學生檔案進行管理，有了這支隊伍以后面臨更加多的學生也能把檔案管理的井然有序，是學生在校期間檔案信息完整統一嚴謹。
總而言之，隨著高科技信息發展，高校不斷擴招，學生人數增加。對高校學生檔案管理工作要求更加高，那么學生檔案管理系統對高校學生檔案管理是起到促進作用的，檔案存檔電子化對于學生檔案管理工作來說是必然的發展趨勢。用學生管理系統管理檔案不但能都很大程度上節約人力資源也能提高學生檔案資源的利用率，方便了各單位查詢存取閱覽。通過互聯網還能破除檔案的區域化限制，方便社會各個部門和用人單位提取和查看檔案，也為學生就業提供快捷方便的依據材料。所以加快用現代化高科技方式管理高校學生檔案工作，這對于學校學生檔案管理工作有著重要的推動作用。
作者：秦方凌 單位：廣西科技師范學院
【摘要】
本文就本公司現使用的檔案管理系統展開論述，詳細介紹了BS系統及CS系統各自的優點和缺點，通過對比BS系統與CS系統之間的不同之處，使我公司能更好地選擇合理適宜的檔案管理系統，充分體現了檔案管理系統在檔案現代化管理中的重要作用。
【關鍵詞】
檔案管理系統；BS系統；CS系統；現代化管理
目前我公司使用的檔案管理系統V5.0版分為BS版本及CS版本。檔案管理系統以CS版本為基礎，BS版本主要提供與之配套的WEB部分功能。BS版本，即瀏覽器版本，提供給項目部的檔案人員，進行錄入檔案數據、上傳電子原文，系統V5.0版BS版本不提供打印輸出功能。CS系統提供給專職檔案人員，進行錄入、打印卷內目錄等報表、移交清冊的統計等移交統計收進統計、設置項目的錄入界面與授權。
一、BS系統體系
（一）BS系統簡介。
當前BS結構作為企業信息系統體系結構已基本成熟。在結構上，BS系統采用三層分布式，它是以BS應用系統結構為基礎，縮小了整個系統的維護量，為客戶機提供便利。該結構省去客戶機與數據庫互動的過程，客戶機可以直接調用服務器的應用邏輯，然后由邏輯替代客戶機對數據庫進行存取。從而減少向服務器發SQL請求的次數，提高了服務器性能。在BS系統的三層分布式中，整個系統由三部分組成：應用服務器、數據庫服務器及客戶機。客戶機主要負責處理與用戶之間的交互和應用服務器的交互。而應用服務器的職責則是處理應用邏輯，接收客戶機方應用程序的請求，然后通過轉化為數據再與數據庫服務器交互，將結果傳達到客戶機方的應用程序中。
（二）BS系統在企業檔案管理中的重要作用。
項目應用檔案BS系統大大提高了工作規范性及工作效率。通過給項目開放檔案室數據，項目檔案人員可瀏覽到全公司相應類別檔案館藏，對比其他項目檔案著錄項，規范錄入本項目檔案。同時，相對項目傳統的利用Excel錄入檔案數據而言，效率明顯提高了很多。BS的批量編輯功能是一個亮點，它最多可執行20條目錄同時批量編輯，對于錄入相同著錄項或改寫相同著錄項，這一功能非常實用。BS的檢索功能也值得一提，通過查詢界面，利用錄入框中的相應條件，即可查詢到相應文件，如果不知道文件字號，可在題名框中輸入最有可能在題名中出現的文字即可顯示查詢結果，方便快捷。在BS系統中還可進行庫房日常溫濕度記錄，需要的時候打印輸出記錄即可。此外BS系統還可實現檔案預約借閱功能，簡化了檔案管理工作流程。
二、CS系統體系
（一）CS系統簡介。
CS模式體系的結構分為兩層：一是在客戶機系統的基礎上添加了用戶界面與業務邏輯的客戶端程序。二是利用網絡結合了數據庫的服務器端。CS結構能夠合理地將任務分配到服務器端及客戶端，大大降低了系統的通信開銷，充分發揮了服務器端與客戶端硬件環境的優勢。在早期軟件系統中，客戶端需要安裝專用的軟件。CS結構的優點在于其能夠充分發揮客戶端的處理能力，大部分工作可以先經客戶端處理然后提交給服務器，從而使客戶端的響應速度快，便于操作。
（二）CS系統在企業檔案管理中的重要作用。
CS系統較BS系統具有更強大的功能。在BS系統錄入檔案數據后，在CS系統可打印卷內目錄、案卷目錄等各類表報，實現移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等統計功能，免去了制作大量表格的麻煩。機關檔案管理人員可給項目設置用戶并授予相應權限，從而通過網絡檢查檔案數據錄入是否規范，指導項目完成檔案數據錄入及更改。較傳統的指導、答疑方式節省了專職檔案人員的時間，從而使專職檔案人員有更多的時間從事檔案開發利用工作。在檔案年報管理方面，在系統中填寫年報數據后，利用數據上傳功能，即可將數據上傳至上級檔案管理部門進行數據接收，無需報送紙質報表，極大地提高了工作效率、簡化的工作流程。
三、BS系統與CS系統的比較
企業管理檔案信息的兩種常見模式是CS系統與BS系統，他們各有優點和缺點，同時適用的業務范圍也不相同。在系統的投入成本上，BS系統由于只有一次投入成本，之后的投入只在服務器端的特點，它的投入成本比CS系統少很多。在系統的安全維護上，BS系統相比于CS系統略顯不足，因為BS系統的前臺效率不高，表現力低下所以安全系數并不高。企業應當根據自身發展狀況及業務需求來選擇適合的檔案管理模式。通常來說，CS系統適用于業務量較大且復雜的企業，因為CS系統能使企業在檔案管理上更快捷更有效。而BS系統則適用于有眾多異地分支機構的集團及企業或者業務量小且邏輯簡單的企業，因為BS系統能簡化網絡模式，減少投資成本開支。筆者公司檔案部門用的是CS及BS，BS主要用于錄入，CS用于管理管理。
四、結束語
綜上所述，檔案綜合管理系統的使用能夠提高檔案管理的效率，促進檔案管理的標準化、規范化。它是檔案現代化管理進程中的里程碑，是檔案現代化管理模式的必然發展趨勢。
作者：金鑫 單位：中鐵大橋工程局集團第二工程有限公司
【摘要】
本文就本公司現使用的檔案管理系統展開論述，詳細介紹了BS系統及CS系統各自的優點和缺點，通過對比BS系統與CS系統之間的不同之處，使我公司能更好地選擇合理適宜的檔案管理系統，充分體現了檔案管理系統在檔案現代化管理中的重要作用。
【關鍵詞】
檔案管理系統；BS系統；CS系統；現代化管理
目前我公司使用的檔案管理系統V5.0版分為BS版本及CS版本。檔案管理系統以CS版本為基礎，BS版本主要提供與之配套的WEB部分功能。BS版本，即瀏覽器版本，提供給項目部的檔案人員，進行錄入檔案數據、上傳電子原文，系統V5.0版BS版本不提供打印輸出功能。CS系統提供給專職檔案人員，進行錄入、打印卷內目錄等報表、移交清冊的統計等移交統計收進統計、設置項目的錄入界面與授權。
一、BS系統體系
（一）BS系統簡介。
當前BS結構作為企業信息系統體系結構已基本成熟。在結構上，BS系統采用三層分布式，它是以BS應用系統結構為基礎，縮小了整個系統的維護量，為客戶機提供便利。該結構省去客戶機與數據庫互動的過程，客戶機可以直接調用服務器的應用邏輯，然后由邏輯替代客戶機對數據庫進行存取。從而減少向服務器發SQL請求的次數，提高了服務器性能。在BS系統的三層分布式中，整個系統由三部分組成：應用服務器、數據庫服務器及客戶機。客戶機主要負責處理與用戶之間的交互和應用服務器的交互。而應用服務器的職責則是處理應用邏輯，接收客戶機方應用程序的請求，然后通過轉化為數據再與數據庫服務器交互，將結果傳達到客戶機方的應用程序中。
（二）BS系統在企業檔案管理中的重要作用。
項目應用檔案BS系統大大提高了工作規范性及工作效率。通過給項目開放檔案室數據，項目檔案人員可瀏覽到全公司相應類別檔案館藏，對比其他項目檔案著錄項，規范錄入本項目檔案。同時，相對項目傳統的利用Excel錄入檔案數據而言，效率明顯提高了很多。BS的批量編輯功能是一個亮點，它最多可執行20條目錄同時批量編輯，對于錄入相同著錄項或改寫相同著錄項，這一功能非常實用。BS的檢索功能也值得一提，通過查詢界面，利用錄入框中的相應條件，即可查詢到相應文件，如果不知道文件字號，可在題名框中輸入最有可能在題名中出現的文字即可顯示查詢結果，方便快捷。在BS系統中還可進行庫房日常溫濕度記錄，需要的時候打印輸出記錄即可。此外BS系統還可實現檔案預約借閱功能，簡化了檔案管理工作流程。
二、CS系統體系
（一）CS系統簡介。
CS模式體系的結構分為兩層：一是在客戶機系統的基礎上添加了用戶界面與業務邏輯的客戶端程序。二是利用網絡結合了數據庫的服務器端。CS結構能夠合理地將任務分配到服務器端及客戶端，大大降低了系統的通信開銷，充分發揮了服務器端與客戶端硬件環境的優勢。在早期軟件系統中，客戶端需要安裝專用的軟件。CS結構的優點在于其能夠充分發揮客戶端的處理能力，大部分工作可以先經客戶端處理然后提交給服務器，從而使客戶端的響應速度快，便于操作。
（二）CS系統在企業檔案管理中的重要作用。
CS系統較BS系統具有更強大的功能。在BS系統錄入檔案數據后，在CS系統可打印卷內目錄、案卷目錄等各類表報，實現移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等統計功能，免去了制作大量表格的麻煩。機關檔案管理人員可給項目設置用戶并授予相應權限，從而通過網絡檢查檔案數據錄入是否規范，指導項目完成檔案數據錄入及更改。較傳統的指導、答疑方式節省了專職檔案人員的時間，從而使專職檔案人員有更多的時間從事檔案開發利用工作。在檔案年報管理方面，在系統中填寫年報數據后，利用數據上傳功能，即可將數據上傳至上級檔案管理部門進行數據接收，無需報送紙質報表，極大地提高了工作效率、簡化的工作流程。
三、BS系統與CS系統的比較
企業管理檔案信息的兩種常見模式是CS系統與BS系統，他們各有優點和缺點，同時適用的業務范圍也不相同。在系統的投入成本上，BS系統由于只有一次投入成本，之后的投入只在服務器端的特點，它的投入成本比CS系統少很多。在系統的安全維護上，BS系統相比于CS系統略顯不足，因為BS系統的前臺效率不高，表現力低下所以安全系數并不高。企業應當根據自身發展狀況及業務需求來選擇適合的檔案管理模式。通常來說，CS系統適用于業務量較大且復雜的企業，因為CS系統能使企業在檔案管理上更快捷更有效。而BS系統則適用于有眾多異地分支機構的集團及企業或者業務量小且邏輯簡單的企業，因為BS系統能簡化網絡模式，減少投資成本開支。筆者公司檔案部門用的是CS及BS，BS主要用于錄入，CS用于管理管理。
四、結束語
綜上所述，檔案綜合管理系統的使用能夠提高檔案管理的效率，促進檔案管理的標準化、規范化。它是檔案現代化管理進程中的里程碑，是檔案現代化管理模式的必然發展趨勢。
作者：金鑫 單位：中鐵大橋工程局集團第二工程有限公司
1高校試卷檔案管理現狀
1．1試卷數量大，重視程度不夠
隨著我國高等教育的普及，辦學規模逐步擴大，試卷檔案與日俱增，高校對教學檔案管理工作也日益重視。但是部分高校因為人員、資金等問題，并沒有對試卷檔案進行有效的管理。教育部門要評估時，臨時抱佛腳，組織人力進行整理歸檔。對試卷檔案保存不夠重視，造成很多教學檔案缺失。
1．2管理流程復雜，歸檔整理不及時
試卷管理包含教務管理部門、任課教師、審題人員等實體，各實體之間關系復雜，試卷管理過程繁瑣。目前沒有規范的試卷檔案管理流程，出現試卷管理過程混亂，試卷出題、批閱不規范，試卷附件資料回收不全，回收的試卷不能及時歸檔等問題。
1．3檔案存放混亂，后期管理困難
試卷檔案特點是數量巨大、類別復雜及周期性強。許多高校都有專門的檔案室，但沒有規范的分類和存放規則，試卷檔案存放混亂，查詢、復核比較困難。
2試卷檔案管理工作分析
試卷管理工作是教學管理中一項重要的常規工作。試卷管理工作中有教務管理人員、任課教師、審題人員、印刷人員、監考人員、回收審核人員、入檔人員、日常管理人員參與。其中教務管理人員制定試卷模板，任課教師組織出題，審核人員對試題進行審核，審核完畢交由印刷人員印刷。正式考試時，監考教師填寫考場記錄并提交試卷，由教務人員負責回收，并組織任課教師批閱試卷，回收批閱后的試卷、成績單及其考試附件材料。審核人員最終審核無誤組織入檔。
3試卷檔案管理系統需求分析
3．1系統性能分析
（1）實用性。試卷檔案管理系統開發以管理流程為依據，利用計算機強大的處理能力和高校優越的校園網環境進行開發。（2）可靠性。系統以php＋mysql作為開發環境，運行在Linux服務器環境下，因Linux開源免費及其與Php＋Mysql良好兼容性特點，系統開發投入少，安全穩定。（3）準確性和及時性。試卷檔案數量巨大，使用計算機進行系統化存儲、處理，保證了數據的準確性、及時性。
3．2系統任務分析
試卷檔案管理系統需完成以下任務：①試題的在線提交、在線審核；②對教師提交的試卷進行管理；③考試安排；④試卷批閱通知；⑤批閱試卷及其試卷附件材料的提交審核；⑥試卷編號入檔；⑦對試卷的統計、查詢等操作；⑧數據的導入導出及報表打印；⑨數據庫設計。
3．3系統用戶分析
系統用戶分權限管理，不同的用戶分配不同的權限，相同權限的用戶定義成同一角色，系統管理員對用戶的權限和角色進行定義、修改和刪除等操作。分為系統管理員、試卷審核員、任課教師、教務管理人員、檔案管理人員、數據庫管理員等。不同角色用戶登錄，具有相應的系統操作權限。
4系統設計
4．1總體設計
系統總體設計包含系統的硬件和軟件設計，硬件主要是系統運行的網絡和服務器環境。軟件主要是操作系統環境和軟件運行環境。高校檔案管理系統運行在校園網上，使用的服務器是IBM，操作系統使用Linux系統，開發環境使用Php＋Mysql環境，系統開發過程中要充分考慮系統和數據的安全性。
4．2系統功能設計
系統功能模塊有：任課教師信息管理、試卷回收審核管理、用戶信息管理、試卷檔案信息管理、試卷檔案操作管理、考試安排管理、數據導入導出管理、報表管理、數據庫管理、系統管理等。
5系統實現
5．1總體實現思路
系統開發使用php語言與mysql數據庫，網頁制作過程使用html、css層疊樣式、Javascript等技術。實現過程充分考慮到系統的開發成本以及系統的安全性、實用性、先進性、可靠性等目標。開發過程中盡量做到代碼優化以提高代碼的執行效率。在滿足第三范式的基礎上，對數據表進行優化，保證數據完整性，操作更加方便，查詢的執行效率更高。
5．2實現流程
5．3系統相關模塊設計與實現
5．3．1權限管理模塊設計
試卷檔案管理系統模塊采用用戶組模式。用戶組設置主要是兩方面：一方面是用戶組成員，同一用戶可以分配到不同的用戶組；另一方面是功能列表，可以設置用戶組的訪問權限，不同的用戶組，所看到的功能列表也不同，這樣可以使用戶的權限更加細化，提高系統的安全性。
5．3．2系統功能菜單設計
系統的功能菜單根據當前登錄的用戶信息（通過SESSION），在數據庫中查找對應的權限。
5．3．3試卷檔案入庫管理
教師批改完試卷，網上填報成績并遞交紙質版成績單后，由教務管理人員（檔案入庫員）審核試卷和教學文檔是否齊全，在系統中做出標志。確認無誤后，點擊試卷入庫。系統會自動根據事先設置好的專業、年級、考試形式、存放檔案室的位置生成試卷檔案編號。
6結語
基于B／S模式的高校試卷檔案管理系統，經過嚴格測試，在試卷檔案管理工作中應用效果良好，基本解決了學校試卷檔案管理規范化、系統化、網絡化等問題，節省了大量的人力物力。
作者：樊偉宏 劉文 孫士鶴 李亞瓊 單位：新疆農業大學科學技術學院 新疆工程學院電氣工程系
一、人事檔案管理概述
人事檔案管理指的是在企事業單位中，建立的以職工姓名、年齡、學歷、工作年限等基本信息為主的文件材料為主的管理工作。由于人事檔案具有真實性、動態性、全面反映人事屬性等特點，使得人事檔案管理工作成為企事業單位管理體系的一個重要組成。因此，人事檔案管理工作作為一項復雜性、系統性工作，為保障企事業單位人力資源建設與發展，應建立和完善人事檔案管理體系。面對，當前人事檔案管理工作中工作質量與效率低下，保密性差等問題，人事檔案管理體系的建立可有效的方便人事檔案信息查找，促進了檔案管理成本的降低、有效的提升了人事檔案管理工作質量和效率。
二、人事檔案管理系統分析
人事檔案管理系統主要從系統可行性分析、系統需求分析和系統結構分析三方面分析，具體為：
1.在系統可行性分析方面
主要從經濟可行性和技術可行性兩方面進行分析。其中，系統經濟可行性分析主要考慮系統在編程過程中開發隊伍經費、軟件的后期維護費用等；系統技術可行性分析主要針對人事檔案基本信息管理中，對數據添加、刪除、修改、統計、查詢等基本操作，以及利用對象的連接于嵌入（OLE）技術等。
2.在系統需求分析方面
人事檔案管理系統需求分析主要針對人與人之間的通信，對專業業務的理解、環境的不斷變化三個問題。解決這三個問題，一方面需要加強需求系統分析員與用戶間的合作，另一方面則需要一定的專業工具和技術支持。專業工具通常指的是具有直觀、合理的圖表，其不但可以方便系統與用戶間的交流，而且有助于為系統分析理清思路。系統需求主要從系統性能需求、系統主要功能需求和運行需求三方面進行分析。其中系統性能需求主要指的是系統的實用性、安全可靠性、易維護性、可擴充性和標準化、良好容錯性以及易操作性；系統主要功能需求指的是系統對檔案信息資料的添加、刪除、修改、備份功能，系統的設置功能，系統的幫助功能，系統對檔案接收、借閱和變動內容功能等；運行需求指的是軟硬件接口運行需求。
3.在系統結構分析方面
主要包括系統用例圖描述和用戶操作流程分析兩方面。其中，系統用例圖描述中規定“管理員”可以對任何模塊進行操作，而“用戶”僅能夠對與自己信息相關的數據資料進行查詢；用戶操作流程分為“管理員”用戶操作流程和“客戶”用戶操作流程，“管理員”用戶可對信息查詢、檔案操作、數據處理、系統設置等模塊進行打印、查詢、修改操作，“客戶”用戶僅可以對與自己單位相關的人事檔案信息模塊進行操作。
三、人事檔案管理系統的設計
1.設計原則。
為提高人事檔案管理系統的易操作、易維護和易擴展性，其設計過程中應堅持以下幾方面原則，主要有：（1）在人事檔案管理系統中，子系統在劃分過程中應相對獨立，促進系統操作簡便性和可維護性；（2）盡量降低體系中各子系統間相互依賴關系，實現子系統間接口的簡便化，進而提升子系統的功能性；（3）為提高子系統的工作效率，在子系統結果劃分過程中，應盡量使結果對數據冗余影響小。此外，在人事檔案管理系統設計中，還應堅持系統的擴展性原則、系統的高性能價格比以及系統的先進性原則。
2.設計策略。
為保證在系統規模日趨增大情況下，人事檔案管理系統能夠有效的滿足客戶需求，其設計過程中可通過以下幾點策略實現，具體有：（1）分層設計法，將系統按照一定層次分解后，對每個層次各自職責及各層次間相互關系進行定義和明確，這樣就將復雜系統簡單化和層次化處理；（2）應用框架法，為提高人事檔案管理系統結構的一致性和可靠性，通過選用應用框架，使得系統的擴展性和維護性更加清晰；（3）業務層技術模型法，針對人事檔案管理系統可靠性、對事務處理的保障能力以及可伸縮性等需求，通常選用業務層技術模型法；（4）分布式架構法，針對部系統需要使用到集群結構，在系統每個處理節點上部署所有對象，并通過本地調用方式，促進系統運行速度的提高。
3.系統總體設計與特點。
結合人事檔案管理系統實際特點，設計分為登陸部分設計和后臺管理部分設計兩方面。其中，登陸部分設計主要為了對用戶身份進行驗證，當用戶身份驗證模式登入后，若用戶輸入信息與數據庫信息不相符，則人事檔案管理系統就會自動提示信息，從而確保系統的安全性、保密性和可靠性；而后臺管理部分主要是對企事業單位相關工作人員的個人信息進行管理。
四、展望
當前，科學技術水平日趨提高，計算機網絡信息化技術應用于各行業領域之中，并且發揮著愈來愈重要的作用。通過利用計算機技術，實現對人事檔案管理系統的設計，不但有利于企事業單位正規化、科學化管理體系的建立，而且對于人事檔案管理工作的保密性、可靠性、簡便性等方面具有積極作用。相信在不久的未來，隨著計算機網絡信息技術的更加完善，人事檔案管理系統設計將不斷優化，并且完全取代傳統的手工式人事檔案管理。人事檔案管理系統建立和完善，將有效的提升企事業單位管理體系水平，同時為其他相關管理系統的建立提供寶貴的技術支持和實踐經驗。
作者：李愛愛 單位：文水縣人事局
1測繪成果資料管理信息系統的目標
1.1提高數據分析整理的速度
結合貴州省的實際測繪成果資料管理體系的情況，采用地理信息信息系統技術，將測繪資料及產品目錄與測繪綜合信息采編、網站維護管理、測繪信息管理、資料檔案管理、成果分析結合為一體。針對“貴州省測繪檔案管理信息系統”，將基礎測繪成果及產品的信息在網上，專門建立貴州省測繪網站，盡力自己的信息窗口，結合全省的基礎類測繪項目的信息，加強貴州測繪隊伍建設，在今后發展過程中逐漸形成專業的信息管理空間，將測繪隊伍、政策法規、科技活動等有效的結合起來，同時結合網絡的強大功能，宣傳測繪工作，宣傳相關法律。
1.2建立數據采編與管理體系
針對各類數據的特點，建立數據組織存儲方案。針對貴州省的測繪資料檔案管理部門的具體業務，實現對各種測繪資料的科學性管理，資料數據從查詢、登記、到最后的提交。整個過程要求自動化。利用空間可視化的形式信息，要求互聯網能夠通過空間查詢手段實現對資料的查詢、統計、整理。在統一的，集成的構架下進行采編管理操作，各類數據的不同特點技術支持下，通過對功能框架的不同具體實現來表現，提供多種來源，多種形式的各類數據的輸入功能，同時在管理過程中要變換數據的導入，兼顧其他系統與本系統的交換，提供自主導入功能。在數據錄入、圖形錄入、資料錄入過程中完善管理體系，及時更新操作，每個數據并不是在每個環節都直接與目錄數據進行交互，而是作為工作數據單獨保存在檔案管理數據庫中。
2如何加強測繪成果檔案管理信息系統管理
2.1加強檔案管理系統的操作功能
按照管理的檔案類型進行縱向劃分，對地圖檔案管理，成果管理，航測檔案管理等進行系統化操作管理。其次可以按照檔案管理工作流程進行橫向劃分，包括對檔案資料的接受、檔案歸檔管理，對分發、借用、檢查、查詢的過程要進行系統化分析，有針對性的加強管理力度。
2.2建立測繪成果資料檔案數據庫
測繪成果資料對你感數據庫是一個包括空間數據和屬性數據的大型關系型數據庫，空間數據庫和屬性數據庫在一定意義上隸屬于不同的數據體系，以邏輯思維的角度是統一的，數據庫是用來存放各種測繪成果資料的檔案信息，是整個系統高效運轉的優秀，也是各個部門系統的出發點和目標。要積極建成局域網環境信息管理平臺，實現測繪安全，進行高效管理和系統化分析，為成果檔案的信息化工作打下堅實的基礎。
編輯系統是整個數據庫建立過程中的重要工作，在系統建立完成后，要及時采用自身維護手段和更新方式，建立一套功能靈活，體系完善，方法多樣的錄入編輯系統，對檔案的錄入、編輯、刪除等功能進行統一化管理。除了編輯系統，同時更重要的是瀏覽系統，在網絡的影響下，C/S結構是當前測繪資料查詢和統計的重要工具，包括對圖表進行查詢，統計，兩大方法。編輯系統和瀏覽系統在整個數據庫建立過程中有著至關重要的作用。
2.4建立分發管理子系統
為了滿足當前檔案有效管理，對檔案的外接、閱讀體系要有嚴格的規范，制定一套嚴格地管理體系，將信息查詢、外接情況、統計分析、圖單打印等工作有合理的規劃，保證每個子系統的協調高效運轉。同時建立管理子系統也勢在必行。為了保證整個管理系統運行，必須保障對每個管理子系統的正常運行，建立相關安全保護措施，維護系統用戶的升級，對角色創建，信息管理等方面進行有效管理。
2.5完善現有館藏測繪檔案管理體系
在進行測繪檔案管理進程中要注意對檔案進行系統化分類，注意完善編碼體系，從技術上和流程上加強對檔案管理的力度。同時在管理過程中要注意為管理人員提供管理平臺，提高檔案管理的安全性的同時提高工作效率。相關技術人員要努力掌握嵌入式微操作系統的能力，針對測繪檔案管理的特殊性和復雜性，對光盤庫進行深層次的制定和封裝，整理形成讀取、刻錄、歸檔等一系列操作規范和流程。使用戶通過最簡便的操作實現對后臺大量光盤的精確控制。
3如何維護系統安全
要想對測繪成果檔案管理信息進行有效的管理，必須保護系統的安全性，檔案信息的完整性是系統保護問題之一，要保證數據信息之間的結構不受破壞，爭取保證整個不同副本的同一個數據基本一致。
3.1規范操作程序
信息系統在運行過程中難免會出現各種故障。操作程序存在問題，對信息系統的并發控制不當，系統硬件出錯等，信息系統在在工作過程中會約到很多突發性事件，所以在操作過程中要注意維護系統安全，如果不慎出現錯誤，要及時采取措施盡快恢復原樣。登錄檔案信息系統要對子系統進行規范性操作，首先檢查用戶收入的用戶名及密碼是否正確，如果輸入過程中出現錯誤，則不能正常進入系統，頁面會顯示登陸人員的身份已受到限制。在進入系統之前要檢查登陸者的身份是否合理，保證身份合理的情況下，要進行審核，保證資料的保密性，同時要規范操作者的操作能力，不同的人員只有對自己相應的項目進行修改或錄入，對其他人的欄目無權修改，在登錄過程重要保證職責分明，各司其職。
3.2及時對信息進行備份
數據庫備份是日常維護工作的重要組成部分，要求在工作過程中對備份機制進行定期備份，利用數據采編管理系統進行備份，充分利用Or－acle本身完整的機制。由于內網的數據不能直接更新，所以在系統設計中要采用數據過度的方式，將內外數據庫架構導出成XML文件，在將XML文件通過數據采編導入外網數據庫，該功能設計實際上也是一種備份和恢復功能，可以將XML文件存放于其他機器中，在出現故障時要利用XML文件數據及時恢復。
4結束語
地理信息系統在實際運用過程中有著重要的作用，具有信息采集、管理、分析和輸出等多種地理信息能力，具有空間性和動態性。可以快速、準確、綜合的對復雜的地理環境進行分析和探究，具有重要的實際意義。測繪資料檔案積累了大量珍貴的測繪成果資料和檔案資料，測繪成果資料檔案信息是一個可以被多個用戶同步訪問大型數據庫系統，不僅可以像傳統的數據管理系統那樣管理數據和文字信息，同時可以管理空間信息，為空間處理體系提供各種分析方法，對不同的空間信息進行綜合性分析，提供有助于地理信息的查詢、管理、統計分析等功能，適應測繪成果資料檔案信息化的需要。
作者：吳霞 單位：貴州測繪資料檔案館
1業務分析
業務管理層內容包括兩個模塊，其一是服務過程管理模塊，其二是檔案信息管理模塊。前者的功能是檔案館的管理人員的流程管理，內容有用戶審核、用戶繳費、用戶調檔、信息錄入/修改、信息校對、打印信息、通知用戶取件、用戶取件登記等流程。后者的功能是管理高校學生的所有檔案信息，它組成了檔案館永久檔案的一部分。檔案信息系統的數據主要源于紙質的學生檔案以及從教務處獲取的數據庫文件，的得到這些數據之后，管理人員導入這些數據、數字化處理和加工學生檔案，如此來滿足用戶不同情況的信息檢索、信息查詢或者是信息打印等需要。
應用基礎層次的內容包括三個方面，其一是權限管理模塊，其二是日志服務模塊，其三是信息統計模塊。權限管理的功能是保證不同級別的用戶擁有不同程度的操作權限。日志服務模塊的功能是追蹤用戶在系統內的所有操作行為與記錄。信息統計模塊的功能是對客戶需求、檔案館管理人員工作量、服務質量與數量以及費用收取等信息進行統計，作為檔案館其他工作的參考內容。
2系統的總體設計
本章首先針對特定的設計目標和需求目標，總體設計了檔案信息管理系統，同時分為功能相異的字模塊，具體描述了其中關鍵模塊的功能，剖析了系統中的關鍵業務流程，最終得出檔案信息管理系統的總體框架，同時定義了系統各個子模塊的功能以及數據庫模式。然后重點分析如何設計和實現貴州商業高等專科學校學生檔案信息管理系統服務流程管理模塊。在體系結構方面，使用的架構是MVC，在實現業務管理層方面，利用的模式是傳統的C/S，有效達到學生檔案信息管理系統的功能。
以下介紹的是模塊的開發框架。檔案服務工作步驟包含申清、審核、繳費、調檔、錄入/修改、校對、打印、通知取件、取件、后臺。流程的目標是為了檔案館的社會公共服務功能特別是檔案服務、檔案交流而設定。涉及服務工作流程的角色依照任務和空間的不同，服務流程劃分為客戶、超級管理員、借貸專員、錄入專員和打印專員。系統的用戶管理模塊是門戶模塊，用戶登陸用戶管理模塊之后才可以訪問檔案信息管理系統。
3系統詳細設計
學生檔案信息管理系統就是為了解決這種事件的前后排序關系，以滿足客戶需求。初步設計的系統構架包括4個部分，分別是最底層的windows操作系統，中間層的服務器和數據庫，業務管理層和業務表現層。其中中間層的服務器包括IBM，BEAWebLogic，數據庫系統SQL。業務管理層面向檔案館的管理人員，包括服務過程管理和學生檔案管理兩個模塊。過程管理模塊用于對學生檔案服務工作的全程管理，包括數據導入、審核、繳費、調檔、校對、打印等。學生檔案管理模塊的作用主要是對學生檔案信息的增加、刪除、修改、查找等。
4系統總結
通過系統的基本功能的設計，可以完成系統的主要需求。滿足高校學生檔案管理的基本功能，極大的減少了學生檔案管理的工作強度，并且在系統的設計中加入了權限的管理可以對學生檔案的管理起到了保密的作用。
作者：池磊 姚軍 崔成 單位：石家莊職業技術學院
一、系統剖析在高校資產檔案管理實踐中的重要意義
一方面，資產檔案管理作為資產管理活動的映像反映，要求我們客觀地記錄、反映高校資產管理活動的真實狀況;另一方面，我們可以從系統性的檔案管理活動出發，反溯資產管理實踐中的不足，尋找解決問題的方法，提高資產管理活動的水平。此外，系統性還要求我們將檔案管理中的每個子系統放在整體中去分析其作用及相互關系，分析出影響檔案管理的關鍵因素，反溯出資產管理中的關鍵環節，從而促進資產管理和資產檔案管理水平的提高。
二、系統性視閥下高校資產檔案管理的主要因素
從系統論的視角來剖析高校資產檔案管理活動，可以將其整體分為主客體二大因素系統，每個系統下又可分為若干個子系統。主體系統主要解決“誰”，即由“誰”來主導完成檔案管理工作的問題;客體系統則主要解決“什么”和如何完成檔案管理工作的問題。
(一)高校資產檔案管理的主體系統
主體既指事物的主要部分，也指具有認識和實踐能力的人。一般而言，事物的主體似乎是明確的，而就高校資產檔案管理來說并非如此，其管理主體問題一直沒有得到很好的解決。在理論探討方面，筆者通過中國知網檢索發現，截止2013年底，僅檢索到高校資產檔案管理相關論文20余篇，未見有文獻對此作出明確闡述;在管理實踐中，很多高校并沒有明確專門的部門或個體負責這項工作，造成大量的資產檔案，特別是資產使用檔案無序保管，開發利用率低下，需要我們以系統性的方法加以剖析，明確責任主體。
1．組織系統。高校學校層面與資產檔案管理密切相關的部門主要是檔案和資產二個部門。那么誰應當是責任主體呢?這個問題在許多學校沒有得到很好的解決。資產管理檔案是學校檔案的一部分，按照檔案法規的要求，學校的檔案管理部門應當負責起管理責任;而按系統性分析，資產檔案管理活動是具體的資產管理活動的映像反映，那么資產管理部門也應當是資產檔案不可分離的管理主體之一。也就是說，資產檔案管理應當是二元主體，關系到資產和檔案管理兩個組織系統，兩個責任主體。由于高校檔案管理的內容十分龐雜，量大而人員不足，而資產管理專業性十分強，資產檔案管理的主體工作需要依靠資產管理部門完成，應根據二者的職能進行合理分工。檔案管理部門主要承擔組織、協調、指導職責，而資產管理部門則在檔案管理部門的指導下，主要負責資產檔案資料的收集、篩選、整理、歸檔和開發利用工作，從而形成二元主體的組織系統。
2．人員系統。明確了高校資產檔案管理的組織系統，那么相關部門的工作人員自然應當承擔所在單位的資產檔案管理職責。學校檔案館(室)應明確專人負責資產檔案的組織、協調、指導工作;資產管理部門應有專人負責資產檔案資料的收集、篩選、整理和開發利用;各二級單位的資產管理員應在兼職檔案員的指導協助下完成本部門的資產檔案收集與管理工作。
(二)高校資產檔案管理的客體系統
客體是主體認識和實踐的對象。高校資產檔案管理的客體系統指該檔案管理實踐中除主體系統外的客觀事物。按性質可分為三大體系。
1．內容體系。即高校資產檔案的全部內容范疇。包括三個方面:一是資產形成檔案，指在資產產生過程中產生的檔案資料，如各種論證報告、批文、合同書、安裝調試記錄等。二是資產使用檔案，指在資產使用、運行過程中產生的檔案資料，如各種操作規范(標準)、使用記錄、保管記錄、維修記錄等。三是開發利用檔案，指對資產檔案中的相關信息進行挖掘、加工，為教學、科研和管理服務過程中產生的檔案資料。資產檔案的內容體系實際上是資產從形成、使用、運行、滅失到信息利用的全部過程在檔案管理中的映射，是高校資產檔案管理的優秀部分。
2．運行體系。指對高校資產檔案管理活動進行干預和調節過程中形成的檔案資料。包括資產檔案管理部門、崗位的工作職責，資產檔案管理制度、運行機制、監測考評體系等。也包括檔案管理過程中形成的各種工作計劃、總結、會議記錄等。3．保障體系。指高校各部門為資產檔案管理提供支持、幫助過程中形成的資料。如學校支持檔案管理的政策、經費、人力和技術保障等等。
三、高校資產檔案管理子系統在實踐中的相互關系
盡管我們用系統論的方法將高校資產檔案管理體系分成主客體二大系統，其下又分為若干個子系統，每個子系統間有其內在的邊界，但它們之間并不是割裂的，而是相互關聯、相互支持、相互影響的，共同構成完整的管理體系。
(一)主客體的關聯性
對一件事物而言，主客體之間總是相互伴生、相互關聯的，高校資產檔案管理亦是如此。高校資產檔案管理部門、崗位和人員的存在或變化是為完成資產檔案管理工作這個客體實踐服務的;主體在認知和行為能力方面的變化會直接影響客體質量。反之，客體的變化，會對主體的素質和能力提出新的要求。只有主客體協調一致，才能促進事物和諧，可持續發展。
(二)主體要素間的依存性
如果我們將高校資產檔案管理主體的組織系統和人員系統視為二個要素的話，它們之間應是一種依存關系。從要素產生的角度看，設置一定的資產檔案管理組織或崗位，是因為有一定的檔案管理工作任務，需要有相應的人員去完成;人員職責也要根據組織或崗位目標與工作任務來安排，二者相互依存。從事物發展的角度看，資產檔案管理組織、崗位和工作任務發生變化，人員也應隨之調整，否則會出現有崗無人或有人無崗的情況，影響工作的開展。
(三)客體系統中的整體性
客體系統中的幾個部分是根據高校資產管理實踐工作性質的不同所作的人為劃分，實際上它們是相互支持、相互影響、密不可分的。一方面，這幾個部分缺一不可。內容體系不明，我們會迷失工作目標;運行體系不暢會導致工作程序混亂;保障體系不力，工作就會失去支持。另一方面，整體水平的高低，不是取決于水平最高的那部分，而是決定于水平最低的那部分，“短板”決定整體水平。
四、高校資產檔案管理系統中存在的問題及優化建議
(一)主客體邊界不清
由于大多數高校對資產檔案管理工作重視程度不高，對其主客體的作用認識不夠，建設投入不力，造成主客體邊界不清。主要表現為三種現象:一是部分高校至今沒有設立專門的資產檔案管理部門或崗位，造成主體缺失，客體質量十分低下;二是雖有具體的責任部門或崗位，但客體建設不力，作用不明顯;三是系統性不強，用政策代替制度，用人員代替崗位，用運行中的做法代替崗位職責，用部分成果代替整體水平，造成整體水平低下。要改變這一現狀，需要各高校的檔案管理工作者加大宣傳，游說力度，讓學校領導充分認識到資產檔案的巨大作用，支持相關部門進一步明晰責任主體，完善客體體系建設，促進水平的整體提高。
(二)主客體不協調
這種不協調主要體現在主體建設不適應客體要求上。從近年監測的數據來看，各高校的資產動輒數以億計，這些資產在形成、使用、運行過程中會產生海量的檔案信息，需要有專門的部門組織人手去管理。但從各高校的管理來看，很少有學校設置專門的資產檔案管理部門或崗位，專職人員職數幾乎為零，從而造成大量的資產檔案信息缺失、變形或掩藏。建議各高校應以年度為時間單位，對學校的資產檔案管理工作進行評估，根據評估結果及時設置、調整崗位和人員職數。
(三)子體系水平參差
部分學校為了人才培養工作評估或特定的目標，比較重視內容體系建設，而忽視了運行體系或保障體系的建設，造成“短板”現象時有出現，整體水平下降或后續發展無力。建議各高校根據學校的實際情況，建立系統的資產檔案管理績效考評體系，全面考核資產檔案建設水平，發現“短板”，立即整改，促進資產檔案管理水平的整體提高。
作者：劉春霞 周曉蘭 單位：黃岡職業技術學院國有資產管理處 黃岡林業學校
摘要：
隨著網絡技術、信息技術的發展，計算機技術也逐步向著數字化和智能化的方向發展，隨即產生大量的電子文件，傳統手工記錄信息的方式已經不能滿足人們的需求。企業或政府部門為提高信息質量的正確性，開始大力開發各種檔案管理系統，做好檔案管理工作尤為重要。以檔案管理需求為研究視角，提出了開發檔案管理系統所需的理論知識及技術支持，詳細介紹了檔案管理系統主要功能模塊，以期為類似研究提供一定指導。
關鍵詞：
檔案管理系統；需求分析；功能模塊
檔案管理在企業占有重要的地位，隨著信息量的增多，任務繁重，管理不便。目前我國正處于電子檔案的研究。為了推動檔案管理的效率、建設信息化的資源發展方向。結合實際需要的檔案管理系統的特點進行開發檔案管理系統，以提高檔案信息管理的質量。
1研究背景
隨著計算機的不斷改革創新與換代，人類的生活逐漸趨于科技化、信息化。如今，計算機已成為大眾日常生活不可缺少的一部分，不僅能逐漸豐富我們的視野，也可以加深人類對世界的認知，帶領大眾走向新的天地。隨著計算機的進步，信息在人們生活中不斷地更換角色。信息化時代給人們帶來更多的發展空間。當今，無論是在企業單位還是政府部門工作都需要大量信息的篩選與收集。信息的完整性與規范性決定了企業的發展，甚至相關企業專門成立了信息整合小組，用來負責各種各樣的信息進行整合、歸納等。計算機的便捷就成了必不可少的工作項目，有利于提高企業的優秀效率。面對大量的信息資料，傳統手工記錄信息的方式已經遠遠不能滿足人們的需要，而且信息容易丟失，這樣給企業利益造成極大的損失。為了降低和減少人工帶來的失誤，現在企業政府的相關文件都是通過檔案的形式記錄的，有助于方便查找與調動，工作效率更高。采用計算機進行管理檔案具有它獨特的優勢，但是我國關于電子檔案的發展目前還在進一步完善。在管理制度和管理規范中存在一定的局限性，在檔案管理方面，積極探索新的管理方法，適應新時代的發展需求。基于此，創新現代檔案信息管理系統，提高系統操作效率及安全性，使其滿足現代化業務及借閱者的需求，具有重要的現實意義。
2開發系統技術支持
2.1相關理論及技術
2.1.1J2EE多層應用模型
J2EE多層應用模型包含很多組件，不同于傳統的技術開發架構，J2EE多層應用模型的本質是為了方便應用程序和系統之間的交互。在實際運用過程中，J2EE依托多層分布式應用模型，依據邏輯功能劃分，依據不同應用組件所處層分布在不同機器上[1]。使用J2EE多層模型的優點在于它能實現各層的獨立工作，同時還能提供系統的可擴展性。
2.1.2MVC設計模式
MVC設計模式是一種典型的軟件設計典范，是模型視圖控制器的簡稱，目的是將業務模型和用戶界面的實現代碼分離，從而達到同一個程序有不同的表現形式。MVC設計模式有很多的框架和控件組成。這種設計模式的優點在于耦合性低，重用性高，生命周期成本低，部署快，可維護性高，有利于軟件工程化管理。對于系統而言選擇一個好的框架應用在項目中，將會對項目的效率和可重用是至關重要的。
2.1.3Servlet
Servlet是用Java編寫的服務器端程序，服務器上需要一些程序，通常是根據用戶輸入訪問數據庫的程序，工作流程是借助客戶端發送到服務器上，服務器開基于實際需求的檔案管理系統功能開發范桂泉（濰坊護理職業學院，山東青州262500）摘要：隨著網絡技術、信息技術的發展，計算機技術也逐步向著數字化和智能化的方向發展，隨即產生大量的電子文件，傳統手工記錄信息的方式已經不能滿足人們的需求。企業或政府部門為提高信息質量的正確性，開始大力開發各種檔案管理系統，做好檔案管理工作尤為重要。以檔案管理需求為研究視角，提出了開發檔案管理系統所需的理論知識及技術支持，詳細介紹了檔案管理系統主要功能模塊，以期為類似研究提供一定指導。關鍵詞：檔案管理系統；需求分析；功能模塊啟并調Servlet，它依據客戶端請求直接生產響應內容并將其上傳給服務器，由服務器把響應信息返回至客戶端，Servlet根據客戶端請求生成相應內容[2]。Servlet具有運用方便、功能強大等優勢，成為開發相關系統傳統的技術之一。
2.1.4SQLServlet數據庫
數據庫最早由美國推出的關系型數據庫，在實際的操作過程中，使用SQL語句進行數據的添加、修改、刪除等功能。具有方便快捷高效率的發展優勢。同樣可以實現數據加密及數據備份的功能。SQL語句可以嵌套在宿主語言的程序中使用，可以進行視圖和基本表的查詢等操作。因此SQL語句可以是應用程序，也可以是終端用戶。
2.2系統應具備的特性
根據實際需求的檔案管理，在系統規劃中，檔案管理系統需遵守嚴謹、規范準確和高效的管理模式。達到統一的要求，實現自動化管理的思維模式。因此基于實際需求的檔案管理有以下特性：安全性：凡是牽涉到信息資源的相關操作都要保證系統的安全性能，加強防范意識。高效性：本系統使用J2EE架構，其被廣泛應用到大型分布式企業應用軟件平臺中，能夠為開發人員提供良好的工作平臺。數據庫技術中的模式能夠將系統的需求充分地展現出來，客戶端使用B/S開發模式，其是Web開發的主要趨勢，具有良好的操作性、靈活性及集成性。在計算機的發展速度上提高信息資源的方便快捷性。統一性：根據各個部分統一的規范標準，確保每個部門檔案信息的具有良好的交互性。開發成本少：本系統在研發過程中使用的成本較少，開發周期較短，因為使用的軟件都是開源軟件，系統能夠提高檔案信息管理的簡便性，從而提高工作效率。
3系統整體架構及各功能模塊
3.1系統功能需求
在軟件需求規格說明書中，功能需求充分說明系統展現給用戶的行為和執行的操作等。案管理系統的主要功能模塊功能如下：數據錄入部分是指根據界面要求錄入修改的各類檔案數據，并完成檔案文本與電子檔案的掛接，還可開展檔案案卷、文件等錄入操作。（2）所設計的檔案管理系統中的文件管理分為基本信息及類別信息的管理。前者主要包括檔案新的編輯、添加等；后者主要包括檔案的編號、類別、入庫時間、借閱情況等管理。（3）用戶管理主要包括借閱人員基本信息和種類信息的管理，主要包括借閱人員姓名、編號、工作部門、聯系方式及狀態等管理。（4）借閱管理查詢就是查詢借閱人員之前在所借閱檔案的情況，能夠得到借閱檔案的信息，比如：名稱、借閱時間、條形碼等[3]。借閱檔案歷史查詢便于了解借閱者之前的信息，例如：檔案歸還時間等。借閱檔案流程為：提出申請—判斷身份是否合法—錄入信息并且保存———提供所借閱的檔案。
3.2系統整體架構
根據實際需求的檔案管理功能需求；關于檔案管理設計的業務整合范圍有收集、檔案整理和檔案著錄整理等。檔案收集是通過各部門的歸檔人員將有價值的信息進行存檔。檔案整理是由歸檔人員將整理好的信息提交上來并進行審核，審核通過則進入移交操作。在按照電子檔案的相應規則進行模擬上架操作。著錄整理根據歸檔人員提交的材料信息進行著錄，附上相關著錄信息說明。上交的相關部門給予審批處理后，移交給檔案部門進行管理。系統開發利用的目的主要是是將大量的信息進行分類，便于相關部門管理查找。依據功能需求，構建系統的總體框架。
3.3系統各功能模塊
設計的模塊功能嚴格按照完整性和一致性的原則，開發擁有規模強大、操作簡便的檔案管理系統。在實現自動化管理的過程中，通常采用模塊化的分析方法，將系統劃分為以下幾個模塊進行設計：
3.3.1用戶管理
用戶登錄系統之前，需要輸入相應的賬號及密碼，要求用戶先實施身份驗證，如果使用者輸入的用戶名稱和密碼正確，會自動進入檔案管理系統[4]。如果輸入的信息中有一項錯誤，系統會給出相應的提示。用戶權限分為普通用戶、系統管理員和檔案室人員管理。普通用戶權限可以進入系統查閱相關的資料；系統管理員權限的范圍比較廣。可以設置用戶的權限及日常信息的維護，檔案室管理員可以對文件進行查詢修改的設置。用戶登錄后需要記入到日志庫中，登錄界面如圖1所示。
3.3.2數據管理
本模塊具有數據維護和數據備份功能，其中，數據備份就是對用戶輸入的檔案或檔案卷信息給予備份管理。輸入數據過程中，必須考慮使用者連續輸入的情況，可由這些記錄中復制到新紀錄內。依據不同檔案輸入不同的數據，這個模塊還配備數據維護權限。數據維護主要對刪除的檔案進行處理判斷該問卷是否進行恢復或徹底刪除。
3.3.3文件管理
該模塊主要實現收文、文件分類、修改、打印等操作，設計這項功能方便技術對辦公自動化系統轉來的文件實施歸檔處理，實現文檔一體化管理的目的。檔案室人員可以根據用戶的要求進行文件的查詢、添加、修改和刪除等操作，并對經過修改的信息實施保存處理。
3.3.4借閱管理
該模塊主要對借閱人員的借閱、歸還等管理，具備借閱管理權限的使用者可以操作這個模塊，其中，外借模塊旨在對檔案文件進行借出及歸還登記[5]。電子借閱申請由具備借閱管理權限的用戶展開相關操作。一般使用者提出閱讀電子文檔的請求后，被同意方會將問卷發送給借閱人。
3.3.5數據備份及恢復
該模塊主要完成數據的備份及恢復操作，數據備份可依據檔案保存年度、檔案種類等條件進行部分或完全備份。數據恢復能夠將通過備份出來的數據恢復至數據內。此外，備份操作中會生成一個XML文件，恢復時也由此完成。
4結語
在我國計算機技術不斷發展的過程中，部分檔案信息可以實現共享，電子管理模式也可應用至檔案管理系統中，以此創建一體化的管理平臺。通過設計一些基于實際需求的檔案管理功能，初步對檔案管理有更深刻的認識。利用J2EE平臺、數據庫數據庫等對系統進行模塊化設計，并詳細介紹系統中檔案借閱、文件管理等模塊情況，以期為檔案管理技術達到先進水平提供一定指導。
作者:范桂泉 單位:濰坊護理職業學院
摘要：隨著計算機技術及其互聯網的普及，檔案管理出現了新的發展機遇，電子檔案管理系統也成為了公共部門電子政務的一個重要組成部分。本文就電子檔案管理系統的基本操作進行分析。
關鍵詞：電子檔案；管理系統；基本操作
1檔案查閱者的實踐操作
1.1選擇模擬對象。
用戶登錄電子政務模擬教學系統后，選擇檔案管理系統進入，選中“檔案查閱者”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點擊“進入”，在頁面的左邊將出現菜單樹。
1.2檔案申請歸檔。
點擊菜單樹的一級節點“檔案申請歸檔，里面有兩個子節點‘：申請歸檔’和申請記錄查看”。
1.2.1歸檔申請。
點擊“申請歸檔”后，進入到歸檔申請頁面。用戶要先上傳要歸檔的文件，點擊“上傳檔案文件”鏈接，跳入到上傳文件頁面(規定最多只能上傳三個文件)，上傳成功后，填入相關信息(申請時間、文檔名稱、文件格式、文件密級等)，然后點擊“提交”按鈕，即完成申請歸檔操作。
1.2.2查看申請記錄。
點擊“申請記錄查看”，進入查看自己所有申請歸檔的記錄信息的頁面，檔案查詢者可以在“申請檔案名稱”欄目中輸入所要查詢的檔案文件名稱進行查詢。同時，也可以在頁面下部的選項中選擇合適的條件進行篩選，從而找出符合條件的檔案記錄。
1.3檔案申請查詢
1.3.1申請查詢。
點擊“申請查詢”，進入查詢頁面。查詢者在查詢申請詳細表單中填入相關申請信息(如申請人、查詢方式、申請組織等)，然后點擊“提交申請”按鈕完成申請查詢的操作。
1.3.2申請記
錄查看。點擊“申請記錄查看”節點，進入查看所有自己的申請查看檔案的記錄。也可以根據檔案名稱、檔案密級、文件格式、審核狀態等不同的查詢方式進行查詢。
2檔案管理員和領導者(主管)的實踐操作
2.1選擇模擬對象。
用戶登錄電子政務模擬教學系統后，選擇檔案管理系統進入，選中“檔案管理員”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點擊“進入”，在頁面的左邊將出現菜單樹。
2.2檔案申請歸檔。
點擊電子檔案管理系統菜單樹的一級節點“檔案申請歸檔”，里面有兩個子節點：“審核歸檔”和“申請記錄查看”。
2.2.1審核歸檔。
點擊左邊樹節點“檔案申請歸檔”，進入審核中請歸檔記錄頁面。此時，頁面加載的是所有申請記錄的詳細信息，檔案管理員可以根據檔案名稱，是否通過審核來查詢申請記錄，并進行審核歸檔操作。以“電子公文歸檔管理暫行辦法”條例，點擊“審核歸檔”鏈接，進入到審核頁面，如檔案管理員可以看到申請記錄的相關信息，如申請人、申請時間、檔案名稱、文件類別等。檔案管理員在審核結束后，可以通過點擊“同意”或“拒絕”按鈕進行“通過申請”、“拒絕申請”的審核操作。
2.2.2申請記錄查看。
點擊樹狀菜單中的“申請記錄查看”節點，頁面顯示的是所有申請歸檔記錄，檔案管理員可以根據檔案名稱進行模糊查詢，也可以根據檔案審核情況進行查詢。點擊“查看”鏈接，檔案管理員可以查看檔案審核的詳細信息。
2.3檔案申請查詢。
點擊電子檔案管理系統菜單樹的一級節點“檔案申請查詢”，里面有兩個子節點：“審核查詢”和“申請記錄查看”。
2.3.1審核查詢。
點擊“審核查詢”菜單，頁面顯示的是所有在審核的申請查詢信息。用戶可以根據檔案名和檔案類型、檔案文件格式等進行查詢。檔案管理員可以選擇其中一條記錄，點擊“審核”鏈接進入審核查詢頁面。在審核頁面中，顯示的是當前要審核的查詢申請的詳細信息，檔案管理員可以根據情況，選擇“通過申請”或者足“拒絕中請”進行處理。
2.3.2申請記錄查看。
具體操作與上述“申請記錄查看”相同，檔案管理片可以查看所有的申請查閱檔案申請記錄。
2.4檔案申請銷毀。
該菜單的主要功能是檔案管理員對相關檔案進行管理，經過檔案主管領導審核通過后予以銷毀。點擊電子檔案管理系統菜單樹的一級節點“檔案申請銷毀”，里面有兩個子節點“：銷毀申請”和“申請記錄查看”。
2.4.1銷毀申請。
選擇“銷毀申請”菜單，點擊進入有關信息申請銷毀頁面。進入頁面后，加載的是所有檔案信息，檔案管理員可以根據檔案名稱查詢，也可以根據是否通過申請歸檔審核進行查詢。點擊“申請銷毀”，進入到申請銷毀頁面，檔案管理員填寫申請銷毀理由以后，點擊“剖自銷毀”按鈕即可完成申請銷毀。
2.4.2申請記錄查看。
點擊“申請記錄查看”菜單，進入“申請記錄查看”頁面，該頁面顯示的是檔案管理員所有的申請銷毀記錄。
3系統管理員的實踐操作
首先以管理員的身份登陸電子政務實踐平臺系統，用戶登錄電子政務模擬教學系統后，選擇檔案管理系統進入，點擊“管理員入口”鏈接。出現檔案系統管理的功能菜單。
3.1檔案信息管理。
此菜單的功能是檔案左邊的菜單樹上的“檔案信息管理”菜單，進入“檔案信息查詢”頁面顯示的是所有的檔案信息，管理員可以根據檔案名稱和檔案類別進行查詢。
3.1.1查看。
點系統管理員可以查看、刪除所有檔案信息。
3.1.2查詢。
點擊擊要查看的檔案行的“查看”鏈接，將會在負面的下分顯示一個顯示該檔案所包含文件的列窗框。系統管理員可以點擊下載文件，查看檔案的相關內容。
3.1.3刪除：
管理員根據實際需求，刪除檔案文件。可以多條刪除文檔，首先把要刪除的檔案前的復選框選中，然后再點擊“刪除”按鈕，即完成檔案刪除操作。
3.2檔案申請歸檔記錄管理。
此菜單的功能是檔案系統管理員可以查看所有申請歸檔記錄，可以根據檔案名稱和審核狀態進行查詢，并且可以根據需要刪除記錄。
3.2.1查看檔案申請歸檔記錄。
點擊左邊的菜單樹上的“檔案申請歸檔”菜單，然后再點擊“申請記錄管理”進入申請記錄管理頁面，頁面顯示的是所有檔案信息。
3.2.2刪除檔案申請歸檔記錄。
選擇要刪除記錄的行起碼復選框，然后點擊“刪除”按鈕完成刪除操作。檔案文件也將同時被刪除掉。
3.3基礎信息維護。
此菜單的功能是系統管理員對檔案文件的基礎信息進行維護，包括文件類型、檔案重要等級、檔案密級、文件格式等。也可以進行檔案文件的添加、刪除和編輯等操作。
3.3.1文件類型管理。
點擊頁面左邊的菜單樹“基礎信息維護”下的“文件類型管理”子菜單，系統管理員可以對檔案文件的格式類型進行添加、編輯和刪除等操作。
3.3.2檔案文件等級管理。
點擊頁面左邊菜單樹“基礎信息維護”下的“檔案重要等級哲理”子菜單，系統管理員可以對檔案文件的等級進行添加和刪除操作。
作者：韓黎明 單位：杜爾伯特蒙古族自治縣文廣體局文化市場
摘要：筆者首先分析了農機安全監理工作中宣傳教育不到位、檔案管理形式過于落后以及電子檔案系統有待完善等問題，其次探討電子檔案管理系統在農機安全監理中的應用意義，提出了在加強農機安全監理電子檔案管理的具體措施。以期為農機安全監理部門及從業人員提供參考。
關鍵詞：電子檔案；管理系統；農機安全監理
1當前農機安全監理中存在的問題
1.1沒有及時開展宣傳教育工作
農機安全監理工作的落實，能夠促進農機設備使用的安全性得到提升，但工作在具體落實階段卻受到很大的阻礙影響，工作開展形式缺乏規范性。農機監理宣傳達不到預期的目標，大部分基層群眾都不理解這一工作存在的意義，因此安全監理人員也并不能為群眾解決農機應用期間遇到的問題。農民對農機養護缺乏專業知識，受自身文化水平限制，很難理解農機安全宣傳知識，仍然按照自身理解對設備進行操作使用，留下了安全隱患。現階段的農機安全監理工作，存在（三差一低）現象[1]。這些問題為農業生產帶來了隱患，農機監理工作開始階段沒有及時開展教育宣傳活動，因此風險問題遲遲得不到解決。
1.2沒有嚴格規范檔案管理制度
農機監理工作開展期間，會產生大量的檔案信息，如果不對這部分信息進行保存管理，丟失后很難再次補充，增大了日后管理工作開展的難度；工作任務落實期間，基層工作人員對崗位責任認識不夠，存在基礎工作不規范的現象；在工作期間，農機監理不能起到監管作用，不明確農機使用階段的詳細安全準則，對不規范的操作更正，農機設備發生故障的幾率也增大。
1.3沒有意識到檔案管理工作的重要性
檔案是后續農機安全監理工作開展的依據，意義重大。電子檔案管理理念雖然已經提出，但并沒有落實。目前，檔案管理工作并沒有得到重視，甚至存在專業性不足的現象。個人責任意識不足檔案管理是服務性工作，但目前大部分在崗人員重視管理輕視服務，造成檔案不能在農機監理中發揮作用。
1.4沒有完善的電子檔案管理系統
電子檔案的制作需要專業設備，通過掃描處理等工序將檔案存儲在計算機設備中。農機安全監理單位缺乏專業設備，計算機辦公系統得不到更新，很難完成檔案的制作與存儲任務。電子檔案可以基于網絡環境下使用，減少信息傳遞所用時間，但在網絡環境中也存在一些病毒風險，一旦入侵到計算機系統中，必然會造成嚴重的信息丟失問題。現有系統的防御能力并沒有達到安全標準，因此電子檔案制作計劃仍不能快速開展。
2電子檔案管理系統在農機安全監理中的應用意義
1）全面落實電子檔案管理工作，加強基礎設施建設，可為農機安全管理工作任務的開展提供保障。農業機械是不斷發展進步的，安全監理應當做出調整，隨著農機設備進步。電子檔案據需求對內容進行補充以及調整，符合農機監理工作需求。
2）加強農機電子檔案管理為農機監理工作人員制定工作計劃、進行日常執法活動以及規范安全監理提供了重要的參考資料，其中所記載的機手肇事與事故處理案例使其成為農機安全宣傳的重要教材，電子檔案管理系統在農機安全監理中的應用，提高了農機安全監理的效率和質量，促進了農機安全理的科學化、規范化和標準化[2]。
3）加強農機電子檔案管理是現代社會發展的需要，實現信息資源的有效整合，符合科學發展觀的要求，有利于促進農機檔案資料整理、保管及其規范化和標準化，有利于農機安全監理信息資源的共享，有利于促進我國農業機械化事業快速發展。
3加強農機安全監理電子檔案管理的措施
1）完善電子檔案管理系統。傳統管理理念中存在的弊端問題來進行改進，提升管理制度的落實程度。紙質檔案管理要在完善的體系下來進行，針對常見的損壞丟失問題，可以作為管理任務開展的重要內容，做好檔案防火防潮處理。電子檔案制作期間要對信息完善程度做出檢驗，避免出現內容的遺漏。
2）應對電子檔案制作以及應用技術的普及。由于檔案管理人員在固定模式下工作，很難在信息化模式下工作。所以，必須通過培訓講座的方式來提升員工適應能力，更高效的完成農機安全監理檔案管理任務。電子檔案與傳統的檔案相比較，更安全便于使用，可以根據使用者的需求進行信息共享以及備份，即使辦公計算機系統受到病毒的攻擊，通過備份恢復保障檔案管理系統的正常使用，這一特征是傳統管理模式不具備的。
3）農機安全監理工作開展期間應當對信息資料及時保存，并隨著產生錄入到計算機設備中。完善電子檔案管理體系，培養高素質人才關鍵，檔案管理應當與農機安全監理得到同等的重視，培養檔案管理人員的計算機操作能力，解決電子檔案系統運行期間問題。檔案管理人員的服務態度需要提升，可以定期開展交流會議，員工之間交換提升工作質量的有效建議。
4結束語
我們應當注意加強對農機電子檔案管理基礎設施的建設與管理，有效利用信息技術來加強農機安全監理檔案管理工作，促進農機安全監理檔案管理的現代化、提高農機安全監理檔案管理工作人員的素質，促進農業機械化事業的快速發展。
作者：張偉欣 單位：黑龍江省嫩江縣農機安全監理站
