時間：2023-05-05 09:50:57
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇職工檔案管理條例，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1 檔案丟失、損毀。由于企業改組、改制、兼并、破產或是由于單位歸屬變化、單位搬家、檔案管理人員變動等原因，職工檔案沒有及時妥善處置，造成職工檔案的丟失、損毀。
2 檔案信息失真。由于部分單位具體工作人員或本人沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，檔案年齡前后不一致、出現多個參加工作時間、個人經歷前后記錄不完整等，造成個人檔案信息失真、可信度差。
3 自動“棄檔”。在市場經濟環境下，有些職工頻繁“跳槽”，幾經調動后，個人檔案已不知去向-還有些職工在單位不同意調動的情況下，不辭而別，自動“棄檔”，對個人檔案棄置不顧。
4 強行“扣檔”。一些單位為了留住人才，在留人不成的情況下，強行扣留職工檔案，還有一些單位以員工離開單位時不交培訓費、不退住房、不交納違約金為理由扣留職工檔案不放；更有個別單位為達到控制職工的目的，強行扣押檔案不給，使職工辦不成調轉手續、養老保險或醫療保險等。
5 自行“建檔”。針對“扣檔”現象，一些單位提出可以不要檔案，而在用人單位重建檔案以達到人才引進的目的。重新建檔的內容主要有恢復原有身份、連續計算工齡等。
6 職工檔案轉遞問題。有些單位由于經濟不景氣，管理松懈，對職工檔案的轉遞制度執行不嚴，放任職工自帶檔案直接去就業；還有個別職工圖方便，干脆把檔案放在自己手里。
7 不建立職工檔案。有些勞動密集型企業、為數不少的私營企業和一些計劃經濟時代的集體企業，用工不規范，與企業職工不簽用工合同，不建立職工檔案。
職工檔案管理存在問題的原因
1 收集鑒定工作不到位，內容缺乏實用性和真實性。一些基層單位檔案意識薄弱，檔案材料收集不全，不能做到及時補充新材料，導致部分檔案材料不完整，不能跟上個人經歷的變化。另外，是鑒定工作問題。近幾年來，年齡、工齡、學歷等造假現象嚴重影響了職工檔案的真實性和嚴肅性，給有關部門工作帶來了很多麻煩。在這些問題中，無論是個人為了自己的利益而故意篡改檔案，還是填寫過程中的失誤和管理的差錯，歸根到底還是職工檔案管理標準不統一、管理制度不健全及鑒定工作沒有真正發揮作用。收集和鑒定工作的不到位，直接導致職工檔案的作用被削弱，嚴肅性降低。
2 職工檔案管理“分散多頭”。主要表現在兩個方面：一是保管分散。職工檔案有的保存在當前用人單位，有的保存在過去的單位，還有的保存在人才交流中心、職業介紹中心，甚至保存在私人手中，使得一個單位的職工檔案處于一種“分散”的管理狀態。二是隸屬混亂。現行的職工檔案管理體制是在計劃經濟時代建立起來的，參與管理職工檔案的有組織、人事、勞動、企業主管等部門，甚至一些無權保存和管理人事檔案的部門、單位、中介機構也保存和管理職工檔案。職工檔案出現“多頭”管理狀態，常常導致在出現問題的時候各個部門之間權責不明、相互推諉。職工檔案的“分散多頭”管理，使得職工檔案成為許多單位控制人才流動的一種重要工具。
3 職工檔案管理費用過高。按照現行的職工檔案管理政策，職工檔案保存在用人單位、人才交流中心或職業介紹中心。保存在用人單位的，可以不需要交納檔案保管費用。保存在人才交流中心或職業介紹中心的，需要交納一定的檔案保管費用。目前的收費標準大約在每人每月10～20元之間，但從人才交流中心或職工介紹中心調出職工檔案時，尤其是流動人員的檔案，有些地方需要一次納4000～6000元不等檔案管理費。這樣的標準對于還沒有找到正式工作、還不能掙取生活費用的人來說，是一種嚴重負擔，結果導致不少人員被迫或主動“棄檔”。
4 檔案法律法規不健全，可執行性差。涉及職工檔案和專門針對職工檔案的法律法規有不少，寬泛的有《檔案法》，專門的有《干部檔案工作條例》、《企業職工檔案管理工作規定》、《流動人員檔案管理條例》等等，但這些法律法規管理調節范圍卻難以涵蓋到所有職工檔案工作情況，或有涉及卻難以真正執行，與現實中的問題存在矛盾，在一定程度上缺乏可行性。
加強職工檔案管理的根本措施
加強職工檔案管理的根本措施就是要緊緊圍繞“以人為本”、“構建和諧社會”的原則和要求，抓緊對《檔案法》的修改，將職工檔案的管理規范納入檔案管理體系之中，切實保障人民群眾的合法權益。修改《檔案法》增加職工檔案管理內容要體現以下幾點原則：
1 “救濟”的原則。救濟的思路，是指為保護當事人的原權利，在當事人的原權利受損的情況下，賦予原權利人救濟受損權利的權利。它是不當行為人的行為發生時，法律對社會資源的再分配，屬于“矯正的正義”范疇。從執政為民關注民生的角度來看，建立人事檔案救濟制度不失為當前的一種有效措施，《檔案法》的修改也應從救濟的角度考慮。黑龍江省哈爾濱市和江蘇南通市分別通過地方法規和規范性文件，對此進行了有益的嘗試，值得借鑒。《哈爾濱市檔案管理條例》第二十條：“機關、團體、企業事業單位和其他組織人事檔案發生丟失、損毀的，有關單位應當及時采取補救措施。補救材料由市人民政府指定的市級行政管理部門予以認定或者批準。具體認定辦法由市人民政府另行制定。經認定的補救材料與原檔案具有同等的法律效力。”南通市在實踐上先行了一步，為確保人事檔案的完整與安全，保障檔案合法、有效利用，切實保護公民的有關合法權益不受侵犯，出臺了《南通市人事檔案救濟的暫行規定》，明確指出人事檔案救濟是指公民因人事檔案缺損、丟失等原因影響有關待遇的正常享受，由公民本人或其所在單位提出申請，由行政機關啟動的行政救濟制度，并從啟動、救濟、效力等幾方面作了具體的規定。
為使學院科研工作穩步、快速、有序地發展，規范科研工作的管理，充分利用科研信息和科研資源，進一步形成學院以教學為中心，教學、科研相互促進的良好機制，特制定如下暫行辦法。
一、建檔的主要目的
（一）科研成果建檔是高校檔案工作的重要組成部分，是實施產、學、研三結合的重要工作內容。對科研檔案進行規范化管理是提高教學科研整體水平、完善科研管理工作的必要條件。
（二）分時段、分類別、系統收集我院教職員工科研成果，并進行統計分析，為學院及上級領導機關準確、有效地提供相關信息作好基礎工作。
（三）對科研成果的全面收集、系統整理、歸檔保存、建立調檔、提檔、保密等管理條例，是有效、充分利用科研資源，實施科研成果轉化的有力措施。
二、科研檔案管理原則
（一）我院科研檔案實施院、分院二級建檔，由科研處統一管理。
（二）凡分院（部）建檔的材料均需上報一份給科研處。科研處負責全院科研檔案的收集、整理、分析。各分院（部）負責本分院（部）的科研成果建檔管理工作。
（三）科研成果以保存原始材料為主，至少應有成果的復印件。
（四）應盡量分時間、分類別、分對象按照本單位的特點設立建檔項目，做到完整不漏，分類清晰、簡明易查。
（五）考慮到檔案的變化情況，要實行靜、動結合的檔案管理模式，年內要動態地不斷修改充實原有檔案，年終都要綜合整理核查一次后歸檔靜態保存，任何修改都要履行嚴格審批手續后方可進行。
（六）科研檔案管理應遵循保密原則。凡屬保密的科研成果必須履行嚴格的審批手續方可調閱或借閱，原則上禁止外借。
三、科研檔案歸檔范圍
凡具有指導性、理論性、學術性、技術性、應用性、科普性、檢索性的文、理、工、藝等領域的文章、論文、有學術價值的自編教材和實驗報告、專利及教學科研成果的系統資料均屬重點歸檔范圍，具體作如下分類：
（一）科研文書檔案
1．上級機關有關科研工作文件、通知。
2．本院（分院、部）科研管理條例、制度、辦法。
3．本院（分院、部）科研工作文件、工作計劃、總結。
4．本院（分院、部）科研成果的統計分析資料。
5．科研項目的申請及批復。
6．科研成果的評審結果和獲獎情況登記。
7．科研學術活動審批存單。
8．科研項目、學術活動、財務核算清單。
9．本校教職員工在各類學術組織任職情況。
（二）科研信息檔案
1．國內外相關專業的科研動態。
2．國內外高校管理及教育研究動態。
3．高等職業教育專業設置、課程改革、學科建設、產學研結合動態。
4．全國職業本科院校系列學術交流活動動態。
（三）科研成果檔案
1．有一定學術價值的自編教材、實驗指導教材和實驗報告的原稿或印制品。
2．已出版的著、譯作或主要部分的復印件。
3．國內外各類報刊上發表的論文、文章的復印件（包括刊物封面、目錄、英文目錄、正文、英文摘要、封底）。
4．在省級以上各類學術會議上發表的論文復印件。
5．獲省級獎勵多媒體課件。
6．各類相關科研的省市級以上的獎勵證書獎品原件或復制品、照片
7．專利證書、編文證書復印件。
8．科研成果轉讓協定書復印件、成果利用或推廣的使用資料。
四、歸檔要求和程序
（一）歸檔材料由個人或項目組負責人收集提供，材料必須真實可靠，最好提供原始資料。
（二）歸檔資料紙質要優良，字跡要清晰，嚴禁用鉛筆、圓珠筆、復寫紙書寫，紙張規格統一為16開（或A4）書寫紙。
（三）歸檔材料必須一年進行一次系統整理，按卷、冊、袋、盒組成保管單元系列，并貼上封面標識，由有關人員撰寫好歸檔序言或歸檔說明。
（四）一般成果歸檔一份，重要的使用頻繁的歸檔兩份。
（五）學院科研歸檔材料由科研處第一負責人審核后歸檔；分院（部）科研材料由分院（部）主任審核后歸檔。
（六）檔案要妥善保管，防止泄密和遺失。
五、檔案管理與交接
（一）檔案不僅僅是為了保存，更重要的是為了利用，要充分發揮科研檔案的應用功能，檔案工作者應盡量滿足、方便利用者的需要。
（二）檔案主要為校內教師和職工服務，一般不對外。
（三）調檔或借閱要經過主管部門領導批準后辦理調檔或借閱手續，并在規定時間內迅速退還，不得拖延。
（四）不論何種原因造成泄密、遺失事實，要追究有關人員責任并給予必要處理。
公路養護單位人事檔案不規范。通過“三定”工作，發現人事檔案管理工作存在諸多問題，如管理人員少、管理手段落后，沒有建立電子檔案信息庫，個人信息資料收集不全、檔案材料格式不規范等，人事檔案管理的科學化信息化程度不高等問題。
二、對策及建議
（一）深入學習《事業單位人事管理條例》
加強培訓學習，組織管理人員尤其是組織人事部門工作人員深入學習《條例》規定的關于崗位設置、公開招聘和競爭上崗、聘用合同、考核培訓、獎勵處分、工資福利和社會保險、人事爭議處理和法律責任等各章節的內容，準確把握原則、程序及方法，深刻理解精神。加強宣傳教育，在深入學習領會的基礎上，充分利用召開會議、座談會、下基層等機會積極向職工講解宣傳開展“三定”工作的重大意義，教育引導職工正確認識并積極支持開展“三定”工作，提高工作效率。組織開展人事管理工作研討會，深入探討傳統人事管理工作和現代人力資源管理工作之間的差異，創新人事管理理念，轉變思想認識，把職工看作最重要的資源，重視才能的發揮和潛能的挖掘，從而實現人事管理工作的系統化、規范化、標準化和管理手段的現代化。
（二）構建完善的人事管理制度體系
1.崗位管理制度。崗位管理制度是事業單位人事管理的基本管理制度，崗位設置是事業單位人事管理工作的基礎。事業單位的公開招聘、競聘上崗、合同管理、教育培訓、辭聘解聘、考核獎懲、績效評價、收入分配、人員調配等人事綜合管理工作，都要以規范的崗位設置為依據。公路養護單位應根據單位的特點、任務、工作需要和發展目標，在嚴格落實省編辦、省交通運輸廳批復的“三定”方案核定編制的前提下，制定符合本單位實際情況和發展需要的崗位設置方案，按照科學合理、精簡效能的原則進行崗位設置，實行按需設崗、競聘上崗、按崗聘用，對上崗人員確定具體崗位，明確崗位等級，簽訂聘用合同。
2.人事考核制度。健全以聘用合同和崗位職責為依據的考核制度，是建立事業單位績效評價機制的重要內容，是制定本單位中長期人力資源發展規劃，決定職工薪酬、晉級晉職、獎懲及培訓的主要依據。主要包括：職工日常考勤管理制度、績效考核管理制度、廉政考核制度、獎懲管理制度、結果反饋制度等。在績效考核工作中，應充分考慮日常考核、專項考核、年度考核、任期考核等各種考核的比重，合理確定德、能、勤、績、廉各部分所占分值，制定具有科學、公正、客觀、透明、可操作性強的績效考核標準。
3.分配激勵制度。分配激勵制度是關心、尊重、滿足職工的合理要求，調動職工的工作積極性，最大限度地激發職工的潛能，推動單位事業發展的重要保障。激勵機制包括精神激勵和物質激勵。精神激勵包括表彰和評優選先，對在工作中表現出色、成績突出的單位與個人進行表彰。物質激勵包括職務激勵和薪酬激勵，職務激勵是在工作實踐中將那些優秀的人才選拔到領導崗位，通過職務的提拔和使用，使其能力得到進一步的發揮，取得更好的成績；薪酬激勵是與職務激勵相輔相成的，通過支付更多的勞動報酬，促使其在本職崗位上做出更大的貢獻。
4.聘用合同管理制度。聘用制度是事業單位的基本用人制度。事業單位和工作人員都要按照聘用合同管理的規定，在平等自愿、協商一致的基礎上簽訂聘用合同，通過聘用合同規范事業單位和工作人員的基本人事關系。
5.競聘上崗制度。競聘上崗制度是規范事業單位工作人員競聘上崗，促進事業單位人事管理由身份管理向崗位管理，由固定用人向合同用人轉變的一項基本制度。事業單位進行崗位聘用，要根據崗位空缺情況和崗位具體任職條件，按照競聘上崗的規定擇優聘用。競聘上崗可以采取個人自薦、組織推薦等方式，根據崗位的不同特點，運用筆試、面試、民主測評、考核、專家評議等方法進行。
6.公開招聘制度。是規范事業單位進人行為，保證進人質量，優化人才結構，維護社會公平的一項重要制度。事業單位新進人員除國家政策性安置、按照干部人事管理權限由上級任命和崗位等經核準確需使用其他方法選拔任用工作人員外，都要根據公開招聘的政策規定，按照公開、平等、競爭、擇優的原則，面向社會公開招聘，禁止以各種名義規避公開招聘規定的行為。
7.培訓與開發制度。培訓與開發制度是事業單位有計劃地組織管理人員和職工參加培訓，不斷地提高職工隊伍的管理水平與崗位技能水平，從而滿足本單位可持續發展需要的一項基本制度。
（三）提升職工隊伍素質
公路養護單位加強職工培訓工作，舉辦各類培訓班、鼓勵職工參加學歷教育，不斷提高文化素質和專業技能水平。制定合理人才引進計劃，通過組織事業單位人員公開招考，有步驟地引進單位缺乏的高學歷高職稱的各類專業人才，如工程、會計、法律、政工等，改善職工隊伍結構。加強青年職工的培養，有計劃委派他們參加工程建設施工，合理規劃他們的發展途徑，促進人才成長速度。
（四）加強人事檔案管理
關鍵詞:醫院;公積金檔案;規范;基數;歸檔
中圖分類號:F83文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)28-0088-02
中國住房公積金起步晚,規范管理更晚,全國至今沒有統一規范的管理制度,與之相對應的公積金檔案管理,更沒有明確的規定。各地市住房公積金管理中心憑經驗,制定了一些簡要的檔案管理方面的制度,既缺乏全面性、系統性,也缺乏約束力。
近年來,隨著衛生事業的快速發展和人才流動,在房地產不斷升溫的社會大背景下,公積金檔案管理成為醫院不可忽視的一項重要工作,各醫院每年新職工公積金開戶、職工調進調出、職工退休等公積金匯繳以及公積金提取等,形成了大量公積金檔案。本文結合醫院公積金檔案管理的業務特征,就公積金檔案管理的現狀及如何規范管理談些認識,以促進醫療系統公積金檔案管理的健康、有序發展。
一、醫院公積金檔案管理的現狀
1.領導重視程度不夠,檔案管理存在安全隱患。一些醫院,尤其是綜合性醫院分科細,病員多,醫療用房非常緊張。本著一切為醫療讓步的原則,公積金檔案庫房無法保證,設施及其簡陋不規范,或是閣樓或是地下,根本達不到各種材質檔案對光線、溫度、濕度、氣體、灰塵的控制要求,使得部分檔案在自然作用下出現老化、退色和信息失真。
2.檔案管理人員非專業化。醫院住房公積金檔案管理往往是本單位從事管理的人員來做,鮮有專職檔案員。且公積金檔案管理者常身兼數職,既管理檔案又是單位的公積金經辦人,進行業務憑證及檔案的整理歸集存檔中缺乏檔案管理的基本理論和工作經驗,難以對檔案實施有效的管理和利用。
3.住房公積金業務檔案管理不規范,難以保證其準確性完整性。當前,各醫院除對組織人事、財務審計等檔案資料有專人重點保存外,對住房公積金日常業務檔案的歸檔和保管隨意性較大,只是大體將各項業務憑證按日期順序歸檔裝訂成冊存放,沒有進行科學的立卷和專門的分類整理,造成資源浪費和工作效率低下。
二、如何規范管理醫院住房公積金檔案
(一)公積金檔案管理人員的從業素質要過硬
1.思想素質過硬。要進一步解放思想,提高對住房公積金檔案地位和作用的認識,依法進行管理,變被動為主動,積極為廣大職工服務。加強《中華人民共和國檔案法》和《住房公積金管理條例》等有關法律法規的宣傳,讓職工了解住房公積金檔案工作,并把有關資料及時傳遞到廣大職工手中,方便職工了解有關公積金方面的信息。
2.業務素質過硬。一般來說醫院職工住房公積金經辦人也就是公積金檔案管理人員,不但要了解庫藏檔案內容,清楚檔案成分的構成,檔案的門類、檔案的分類、保管期限、存放位置及多種查找方法,還要有科學的工作態度、高度的工作責任心和熟練掌握住房公積金的有關法律法規,以便在盡可能短的時間內向人們提供最佳服務,以提高工作效率。比如:職工提取公積金,需要了解是公積金貸款、商業貸款還是組合貸款;是住宅還是商用;房產共有人情況等等,根據不同的類型提交不同的檔案材料,準確填寫住房公積金提取申請審核表,順利完成每一筆公積金的提取。檔案人員必須堅持不懈地學習,除需要了解公積金信貸檔案外,還要熟悉計算機的知識與使用技能,掌握復制、縮微、監測等現代技術,不斷適應信息社會對專業檔案人員的要求,做一名合格的公積金檔案管理人員。
(二)公積金管理要規范化
1.公積金檔案存放要規范:安排防火、防盜、防潮、防蟲、防曬的設施;對住房公積金檔案進行集中統一保管。根據職工公積金繳交、補繳、變更、轉移、基數調整以及公積金提取等業務,設置檔案類別、門目、卷號;收集、整理、裝訂檔案資料,以便開展材料文獻檢索和咨詢服務。
2.公積金辦理程序要規范:(1)加強檔案管理,防止憑證遺失,確保信息數據真實準確。對人事部門下達的工資通知單要逐一逐筆予以核實計算,并復印保留,確保每一位職工每一筆公積金數據準確無誤。(2)公積金文件材料及時整理歸檔,做好數據整理和備份工作。住房公積金業務要日清月結,及時做好業務憑證及檔案的整理歸檔和交接手續,在條件允許的情況下,基礎信息數據要按日做好多項備份以防止信息丟失。(3)建立健全公積金檔案借閱制度、公積金領取雙簽字制度,公積金查詢制度,保證業務檔案管理的完整性、準確性、安全性。如醫院職工較多,每月因退休、購房提取公積金的業務量較大,為保障職工所提交材料的安全性,應分別建立退休職工公積金領取登記表和在職職工公積金領取登記表,內含相關材料簽收明細,實行雙簽字,按年度裝訂成冊存檔,方便職工查詢,杜絕管理隱患。
(三)公積金檔案管理要科學化
1.明確住房公積金業務檔案管理的目的,明確公積金業務檔案的保存期限,銷毀程序。住房公積金業務檔案數量多,時效性強。及時、準確地銷毀無效檔案,是有效管理、利用好有效檔案的有效措施。
2.采取住房公積金業務檔案數字化管理模式,將住房公積金業務檔案資料全部制作成電子檔案,利用電子檔案存儲量大、便于備份、利于檢索、隨時上傳、下載的優勢和可還原性,實現住房公積金業務檔案資料的永久性保管。應開辟公積金管理中心的網上電子平臺,擁有公積金繳存管理系統,隨時記錄存儲職工的公積金匯繳變更、公積金基數調整和公積金繳存比例變更資料,以提高工作效率和管理質量。
3.公積金檔案管理人員要定期進行培訓,加深對有關法律法規的了解,熟練掌握業務知識和技能,做到收集的檔案材料“數量足、門類齊、內容全、質量好”;保管檔案材料“不壞、不丟、不散、不亂”;服務職工“應其所需,無所不能”。新的行業和領域不斷形成,這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰。作為檔案工作主體的檔案管理人員,面對高科技浪潮、全面信息化,要不斷更新管理意識和知識,不斷“充電”,拓寬視野,了解所涉及工作領域的現狀及發展動態,運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作,實現由單一專業型向多樣復合型轉變。
參考文獻:
[1]王焱.淺談公積金檔案的特點[J].蘭臺世界,2008,(7):24.
關鍵詞:高校人事檔案管理 檔案管理意識 規范性管理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
加強高校人事檔案管理的必要性
高校人事檔案管理是高校組織、人事管理工作的重要內容,是干部、教師隊伍建設的基礎，也是衡量一所高校工作質量的標志之一。高校人事檔案管理為高校改革、發展、穩定提供服務，是落實干部政策、選拔干部、調整工資、解決待遇、通過國家教學水平評估等工作的重要依據，影響組織、人事工作的宏觀決策,直接關系到教職工本人的切身利益。高校人事檔案管理將關系到高校人才隊伍建設, 是高校“知人、用人”的重要依據。
高校人事檔案管理的現狀
1、檔案管理人員人事檔案意識薄弱 ，對高校人事檔案管理的重要性認識不夠。 長期以來，相當一部分人員對高校人事檔案管理認識不足，認為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務工作，與教學和科研沒有直接聯系，不能為高校創造經濟效益，只要不丟失、不泄密，能應付干部調動或提拔時的查檔工作就行。 因此，使得人事檔案管理工作變得默默無聞，很少有人過問，在一定程度上缺乏應有的理解與重視，人事檔案管理工作處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地。
2、目前高校人事檔案基礎設施建設滯后,檔案室面積狹小、設備簡陋、管理人員數量不夠,許多高校達不到國家規定的編制。許多檔案管理人員專業化不夠、培訓不足,影響了高校人事檔案管理科學化、現代化。一方面,高校人事檔案管理涉及的事務繁雜,并要做到高度保密、隨叫隨到,另一方面,不少高校的人事檔管理人員職務、職稱晉升困難，待遇偏低,許多專業人員不愿到檔案室工作。同時,由于高校教師等專業人員的流動非常頻繁,高校對檔案的利用,以至于依賴程度在增強。高校幾乎所有與教職工相關的工作都需要人事檔案提供相關信息。
3、檔案管理人員存在年齡較高,學歷層次較低，專業化知識不足。高校的檔案管理人員中只有少部分檔案專業畢業,其它專業畢業的管理人員其學歷也大多是中專畢業。年齡較高,學歷層次較低是這些高校檔案管理人員的明顯特點。非檔案專業的畢業生缺乏專業知識與技能。檔案員所學專業不對口,有的只取得檔案管理專業方面的單科合格證。實踐也充分證明,這些非檔案專業畢業的檔案管理者面對新的管理方法與模式無所適從,其在檔案管理中很難勝任此項工作。
4、高校人事檔案材料準確性、規范性、及時性有待加強。教職員工人事檔案材料的真實性、完整性難以保證。在許多人事檔案材料中，我們看到部分內容是經過干部本人或者是相關管理人員人工填寫上去的，例如出生年月、工作日期、入黨日期等情況。但是在實際工作中，我們經常發現很多人事檔案的部分內容出現前后不一致的情況，并且存在較多錯誤。例如：一個人不同檔案中的出生年月能夠相差好幾年，出現了許多次前后不一致的情況，這為職工管理工作造成了許多阻礙；另外，高校干部經歷、干部任職時間、工資調整與數額等方面也經常出現誤差。我國組織部出臺的《干部檔案管理條例》中明確規定了，“收集歸檔的材料應真實、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續完備。需經組織審查蓋章或本人簽字的, 蓋章簽字后方能歸入干部檔案”。然而，現實的高校人事檔案材料中，普遍存在著缺少加蓋的公章、簽字，字跡并不符合國家規定的檔案材料，尤其是院校新調進來的教職員工，人事檔案材料內容可謂是五花八門。例如有些履歷表并沒有填表年月日期以及本人簽字，也沒有上層組織審查意見與公章，部分考核表也存在著諸多類似的問題。部分人事檔案材料中字跡有圓珠筆寫的，有藍色水筆寫的，甚至有鉛筆寫的，這些諸多不合格的人事檔案材料不但增強了人事檔案材料管理的難度，也使得人事檔案材料不完整。
加強高校人事檔案管理的對策
1、提高認識，加強領導，重視發展，加大投資。高校應成立檔案工作領導組，提高黨委對人事檔案管理工作的重視，專題研究人事檔案工作，必須做到認識到位、組織到位、措施到位，將檔案工作與學校的長遠發展規劃、教師職工隊伍建設、干部隊伍建設、退休人員管理、年度計劃及相關部門的職責考評相結合， 同步發展，定期召開專題會議，學習有關文件精神，總結檔案工作中遇到的問題， 不斷探討和研究工作中出現的新情況、新問題并提出可行性方案并付之實施。 同時，還需加強對人事檔案管理工作的宣傳力度，將人事檔案管理工作放在高校發展建設中的重要地位并充分發揮其作用，切實提高教職工的思想認識，認真對待檔案材料，將自己的實際情況收錄于檔案之中，自覺禁止弄虛作假。 加大投入，加強和完善基礎設施建設，改善基本條件，建立人事檔案專用庫房，實行檔案室、閱檔室、辦公室的分開，同時建立健全檔案管理工作考核機制，對檔案工作實行考核管理，建立“ 定性、定量、定質” 的標準化管理，配合人事管理制度改革的進度，為促進高校人才合理流動做出貢獻。
2、實現高校人事檔案管理的標準化。人事檔案工作的標準化就是要對人事檔案實行統一、簡化、協調等有序化管理控制,以獲得最佳檔案管理效益,既要建立和完善人事檔案的術語、代碼、分類、計量、統計等基礎標準,也要建立和完善檔案的收集、整理、編目、檢索、鑒定等技術標準。高校人事檔案管理的標準化,就是按照國際通行的做法管理和處理檔案,使檔案材料的歸類、借閱和保護制度符合國家和國際標準。標準化也意味著規范、科學、人性化,是檔案建設和管理的時代要求。
3、實現高校人事檔案管理的規范化。高校人事檔案的規范化,就是根據檔案管理的相關制度和要求建設和管理檔案,嚴格按照制度和國際通行的做法進行檔案材料的收集、歸檔、整理、轉移、查閱和保護。由于檔案的類型、功能、時效性等存在 差異,因此,應該制定不同的規范和制度,促進檔案與檔案管理工作不斷走向科學化、現代化。《干部檔案工作條例實施細則》對工作體制、人員配備和職責,內容及分類,管理范圍,材料收集、鑒別和歸檔,檔案的整理、保管與保護,提供、利用和遞轉等,都有嚴格的要求和規定。這些規定是人事檔案管理走向規范化的重要保證。高校人事檔案應該嚴格按照這些規范進行管理。
[關鍵詞] 醫院管理；檔案工作；體會
[中圖分類號]R19 [文獻標識碼]C [文章編號]1673-7210（2008）01（a）-117-02
醫院檔案是醫院在工作活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案[1]。醫院檔案工作水平在一定程度上體現了醫院管理水平[2],檔案工作人員應充分認識檔案工作在醫院工作中的重要作用，努力提高業務技能，力求檔案管理規范化、科學化、現代化，積極開發檔案的利用價值，為醫院各項工作服好務。
1 加強領導，提高檔案管理水平
檔案管理工作是專業性強、涉及到醫院工作方方面面的一項工作，爭取領導的重視和支持是做好檔案工作的前提。我院成立了檔案工作領導小組，由院黨委書記兼院長擔任領導小組組長，建立了院內檔案管理網絡，配備了專(兼)職檔案員。由于領導重視，對檔案工作給予了大力支持，醫院逐年增加對檔案基礎設施的投入，給檔案室配置了專用計算機、激光打印機、掃描儀、復印機、空調、抽濕機、專用檔案柜和檔案必備的用具，安裝了安全防盜設施等，使檔案工作條件不斷改善，檔案管理手段更加科學。
2 建章立制，規范管理
醫院檔案工作要根據《中華人民共和國檔案法》及相關法規、條例，按照國家檔案局及衛生部的有關要求，結合本單位工作實際，制定科學規范的管理辦法。近年來，我院制定了一系列檔案工作管理制度，科學規范檔案工作的各個環節，使醫院各類檔案管理工作有法可依，有章可循。
3 充分認識檔案工作在醫院工作中的地位
醫院檔案工作人員要緊緊圍繞醫院各項工作需要，及時、準確地做好編研工作[3]，便于開發利用，為醫院的建設與發展服務。同時，要充分認識檔案的價值和作用，通過收集和積累反映醫院某一時期各方面工作經驗，創造出新的價值，為醫院乃至社會創造效益。我院檔案工作人員根據日常工作中收集的信息，對現有的檔案進行收集整理，編寫了一些便于查閱的編研材料，如《醫院規章制度匯編》、《醫院診療常規匯編》、《論文匯編》、《文明創建材料匯編》、《病歷書寫規范》、《基礎護理問答》及每年《發文匯編》等，大多成為醫院的工作的工具書，方便了日常工作。
4 努力提高檔案工作人員業務水平
醫院檔案工作人員沒有過硬的業務基礎，就很難使檔案工作為醫院的各項工作服好務，因此，檔案工作人員要不斷學習檔案專業知識和實際工作技能。為了提高專業水平，我院組織檔案專兼職工作人員學習了《中華人民共和國檔案法》、《湖北省檔案管理條例》、《實用立卷方法指南》、《檔案工作人員崗位培訓系列講座》、《湖北省檔案館室業務文件》等相關專業知識，檔案室還征訂了《湖北檔案》、《秘書工作》等雜志，以提高檔案工作人員理論水平。同時，積極主動地與市檔案局取得聯系，經常請他們來院傳授檔案工作相關知識，不斷提高文書處理、分類、立卷等基本技能。力求做到公文形成規范，檔案收集完整，分類科學合理，案卷質量達標。此外，凡省、市組織的有關檔案專業培訓班，我們都派檔案工作人員參加，及時更新檔案工作人員理論知識，學習新業務、新技能，使醫院的檔案工作能夠與時俱進。
5 做好收集工作，確保檔案規范完整
我院平時重視文件材料的形成和積累，為了完整地收集醫院主要職能活動和各時期發展各方面文件材料，檔案工作人員就必須掌握醫院各項工作的信息，做個有心人，處處留心收集，積極主動參與醫院及各部門的重大活動，一方面可以現場拍攝影像資料，另一方面可以收集在活動中形成的各種文字材料。只要明確歸檔范圍，增強大家歸檔意識，就能做到及時完整地收集檔案材料。
6 嚴格把關，確保檔案規范完整
檔案員定期收集各類檔案，防止檔案流失或缺損，更好地保護檔案；對醫院發文嚴格按照《國家行政機關公文格式》進行審核，確保文書檔案格式規范；定時檢查卷內文件，質量問題及時糾正，如有些記錄不完整的文件要及時補充和更正；同時，注意合理組卷,系統排列，案卷組卷要有利于檔案提供利用。
7 力求檔案管理現代化[4]
檔案管理現代化是解決日益繁重的檔案管理任務與有限人力、物力和資源矛盾的最佳選擇。檔案工作人員必須認真研究實現檔案管理現代化的有效措施，學習和掌握現代管理技術，采用現代化的設備對檔案進行管理和開發，逐步實現文件形成電子化、文件傳遞網絡化、文件存儲數字化、文件管理動態化的現代化管理方式。應用計算機數據庫建立健全醫院檔案信息系統，提高檔案信息的收集、儲備、檢索開發、利用的速度和質量。傳統的檔案管理對象以紙質載體形式為主，隨著辦公自動化和信息技術的發展，檔案管理對象將轉向電子檔案中，可將檔案信息的存儲以圖像、動畫、視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存儲和利用。如醫療技術規范操作可集圖、文、聲于一體的多媒體表現，并進行每步動作的分解。近年來，我院投入大量資金建立了院內電腦網絡系統，利用檔案管理軟件建立目錄數據庫，購置了筆記本電腦、攝像機、數碼照相機、錄音筆、光盤刻錄機、多媒體設施等，極大地提高了檔案的管理水平和提供利用的效率及效果。
[參考文獻]
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領導重視，加強學習是保障
學校檔案管理工作的科學管理首先最重要的是領導重視，把檔案管理工作作為學校管理的重要工作，并列入學校的發展規劃和年度工作計劃。
成立以校長為組長、副書記為副組長、各處室主任為組員的檔案管理工作領導小組，配備一名取得檔案管理崗位資格證的同志為專職檔案管理員，負責綜合檔案室的管理；各處室設有兼職檔案管理人員。
專職指導兼職，分塊管理，綜合處理，形成了完善的檔案管理網絡。并深入持久地組織教職工對《檔案法》、《保密法》、《云南省檔案管理條例》等檔案管理的相關法律法規的學習和宣傳教育活動。
結合實際，領導帶頭，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。對學校檔案管理各（部門）處室職責、管理人員責任，材料收集、鑒別歸檔、整理、安全保密、借（查）閱、轉遞、檢查核對等工作都要做到詳細明確具體要求，建立健全從收集、整理、保管到借（查）閱、轉遞、保密等一整套規章制度。
日常工作中，堅持工作標準，嚴格工作紀律，對進出的檔案嚴格把關，履行好一系列手續，才能確保檔案管理的萬無一失。面對涉及內容瑣碎、操作具體、標準要求高、責任重大的檔案管理工作，一是要加強理論和業務知識學習。二是要注重實踐。按照檔案管理標準的要求，分類必須準確、編排要有序、目錄要清楚、裱糊裝訂須整齊美觀等技術要求。三是要學習現代化管理知識。檔案不僅是紙質的，隨著科學技術的不斷發展，檔案管理信息化目標管理的推進和深入，我們必須掌握現代管理知識，使用《南天檔案管理軟件》建立計算機管理數據庫、編制檢索工具，實現目錄全文、部分檔案原文的錄入、修改、打印、登記、轉遞、匯集、統計等工作。只有推動檔案信息化、現代化建設步伐，才能滿足學校自身發展和適應信息時代檔案事業發展的需要。
學校檔案的科學管理，收集材料是基礎
學校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據，做好文件材料收集是確保檔案材料齊全、完整的前提和基礎，也是直接反映學校工作實績的有力證明。
學校文件材料收集能否齊全完整，一要建立健全歸檔制度，增強歸檔的自覺性和主動性（在次年6月前必須完成學校的歸檔工作）。二要樹立動態收集材料的觀念，及時補充新材料，如年度考核、職務（職稱）晉升、表彰獎勵等常規性、普遍性的材料做到與相關工作同步進行定期收集；對于入黨、出國（境）政審、學習培訓等零散、不具普遍性的材料，進行不定期收集，對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯系的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔，利用復印的機會收集。檔案人員在復印文件材料時，對有價值、需要歸檔的文件材料當即留下原件，以備日后歸檔。三要及時發現和處理不符合歸檔要求的材料。發現缺少材料的要及時進行補充完善，手續不全的材料要退回形成材料的處室進行補辦，以確保材料的齊全完整、手續完備，保證學校檔案的權威性、準確性和真實性。
充分開發檔案信息資源，提高服務的有效利用
學校檔案信息資源的開發與有效利用。我們應堅持按規章制度辦事，注重改善服務態度，提高服務質量，做到熱情、主動、準確、迅速。
努力開發檔案的利用功能，使檔案由過去的以收藏為主轉化為以開發利用為主。如：楊春云老師利用錄像帶《新課程的具體目標》、《新課程教師行為的變化》進行教師繼續教育教學培訓；童保祥老師利用楊興旺同志全國優秀教師獎狀參加“校園文化節”布展；王玉廷老師利用《教育藝術》2002第六期進行小學教育大專班授課；王發權老師利用《關于確認專業技術職務任職資格的通知》辦理教師資格證；為縣教育志的編寫查閱相關檔案；特別在學校達標晉級中，需要撰寫大量的材料其中的《辦學簡介》、《組織沿革》等從檔案中查到了第一手的詳實材料。
要加強檔案的開發利用，實現信息共享，就必須加強檔案基礎管理。檔案管理員在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫的同時，著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檔案檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統、完整地提供，滿足學校檔案利用工作的需要。
適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高學校檔案利用的質量和水平，更好地發揮學校檔案的作用。例如：建水縣教師進修自建校以來，就狠抓檔案管理工作，在2002已達到國家檔案管理二級標準，2006年晉升為五星級管理標準，并連續多年在全縣檔案工作檢查中考評為優秀。
高校會計檔案既是學校在教學、科研、行政管理、后勤服務中經濟活動的歷史記錄和證據，又是高校檔案的重要組成部分，是一種重要的經濟信息資源，與人事檔案、科研檔案、教學檔案一起在學校建設和教育改革發展中有著重要作用。
1．企事業單位經濟活動的憑據
在構建社會主義和諧社會過程中，會計檔案作為經濟活動中形成的第一手資料，其原始記錄性、憑證依據作用、資政決策作用、社會調節作用使其成為黨和國家進行社會主義建設和經濟發展不可缺少的服務工具，是不可替代的經濟檔案。高校會計檔案同樣也是學校經濟活動和教育教學科研活動的重要記錄。
2．企事業單位領導決策的依據
管理學認為，領導決策的前提和先導是信息和數據，而數據信息近50％來自會計檔案。財務部門提供的準確的財務數字和報告，就是領導做出決策的可靠依據，是決策不失誤的可靠保證。近年來，某高校為了學校發展前景，擴大辦學規模，征用土地進行新校區建設，同時開展了置換老校區工程，但在工程建設中，一些老職工因原土地、資產處置事項不明晰，因而集體阻止工程建設，影響了工程進度。為了學校穩定和工程盡快復工，單位領導組織召開了解決爭議協調會，但在協調會上雙方爭論不休，都不愿做出實質性的讓步；最后還是單位檔案部門提供當年原始資產分配、處置檔案，為領導決策提供了依據，事件得以圓滿解決。
3．各項財務糾紛處理的憑證
學校內部各部門之間、學校與兄弟院校及社會各單位之間，都會有一些經濟往來，時間長了，就會形成陳年老賬，部分債務出現了不明確或失繳狀況。此時，這些債務糾紛的處理就需要借助準確可靠的會計檔案。某院校曾發生這樣的事情，一教師拿著多年前早已退還的學校內部集資收據在財務處與工作人員發生爭執，要求退還集資款，財務人員稱當年全校的集資已全部退還，早已做賬。這時財務主管讓財務檔案管理人員到檔案庫房查找當年會計檔案，原來當年退款時，該教師找不到原始收據，以為丟失，便上交書面情況說明書，領導簽字同意，附在整個支出匯總表后，時間長了，該教師忘了這一回事。嚴謹的會計檔案很好地化解了這場糾紛。
4．企事業單位反腐倡廉的保證
改革開放以來，我國經濟建設快速發展，到處一片生機和活力，同時，因為原有法規制度的某些不完善，也出現了一些單位和個人的現象，如巧立名目加大公款消費，擅立專項公款吃喝購物游玩，使國家財政支出大大增加。而這些違法、違紀、違規的情況恰恰被會計檔案及時準確地記錄下來，從而可以發現問題，解決問題，有效控制和阻止腐敗的滋生和蔓延，確保國家、單位和人民的經濟利益不受侵犯。
二、高校會計檔案管理存在的問題
當今社會會計檔案仍不受足夠重視，整理不嚴格、不規范，保管不安全的現象還是很多，普遍在各個領域存在。隨著市場經濟的快速發展，高校體制改革步伐的加快，高校會計檔案管理也遇到新的機遇和挑戰，其管理也進入了全新時期。如何準確、有效、便捷地開展會計檔案管理，是高校健康發展過程中不容忽視的問題，這就要求我們查找會計檔案管理過程中存在的問題并妥善解決。
1．會計檔案認識觀念相對滯后
一些高校領導和財務人員思想觀念陳舊，未意識到會計檔案的重要性，不把其管理當回事，也未把其工作列入學校議事日程。有的領導平時只注重會計憑證、會計賬簿、會計報告等紙質資料的管理，疏忽對會計電子檔資料的存儲備份工作；有的領導忽視文書檔案的管理、忽略學校固定資產明細、折舊資料的檔案管理；還有一些會計人員本身意識淡薄，態度欠端正，在檔案管理過程中敷衍了事。這些行為嚴重制約了學校財務活動的檔案管理。
2．會計檔案管理制度不夠完善
一是會計檔案管理程序不規范。許多高校除了國家制定的《會計法》、《會計檔案管理辦法》等法律法規以外，沒有根據自身特點，制定具體財務檔案管理條例，這使得高校會計檔案工作在檔案行業管理中缺少了專業性、針對性。不同地區、不同高校，個體上也千差萬別，尤其是一些地區近年來實行了國庫集中支付、政府采購、預決算分析、資金收支等，以及職工收入納稅申報、校園一卡通等等，這些工作嚴重缺乏統一系統的規范管理，無據可依，無章可循。二是會計檔案管理制度不完整。現在，很多高校的會計檔案管理缺乏專業性、專職性，均由一般財務人員兼職管理，更有甚者，由出納員兼管會計檔案管理，嚴重違反了《會計檔案管理辦法》的規定。還有一些單位財務部門，為方便自己部門就地查閱相關資料，在規定期限內，遲遲不向學校檔案室上繳會計檔案，這種行為嚴重影響學校檔案工作的整體管理。三是會計檔案的利用制度不健全。對新舊軟件操作系統版本保護不全，造成數據不一致。對于電算化會計檔案，由于信息技術的快速發展，會計操作軟件的升級，從原低版本操作系統生成的會計信息，如果不將備份數據及時歸檔和保留，就會導致舊版本中所產生的數據和文件在新版本中無法解讀，給單位的經濟管理活動帶來巨大損失。
3．會計檔案管理工作不到位
一是會計檔案的整理工作不到位。立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀是高校會計檔案管理的六大環節，每個環節在《會計檔案管理辦法》中都有明文規定。遺憾的是有些高校的會計檔案未能及時整理立卷、裝訂成冊，始終被堆放在角落里，沒有設立專門的庫房；有些部門雖然進行了整理，但案卷質量不高，紙質檔案和電子檔案沒有同步歸檔。這些問題都對檔案管理工作造成了巨大的阻力。二是鑒定銷毀工作不到位。在許多單位，會計檔案的鑒定和銷毀工作未引起應有的關注和重視。大量到期的、過期的、甚至無保存價值的會計檔案，因相關領導害怕承擔責任，未能按程序進行及時銷毀處理。整個工作出現無人來銷、無人敢銷的局面，造成存放會計檔案的檔案櫥越積越多，占用庫房面積越來越大，浪費了大量的物力、財力、精力，從而影響了整體會計檔案管理的質量。三是約束不得力。上級主管部門、學校分管領導、財務處和審計處等部門長期以來對會計檔案管理的忽略，造成了執行過程中的不給力，由此產生的一些違規行為往往采用大事化小、小事化了的解決方式，缺乏強效的威懾力。
三、加強和改善高校會計檔案管理的措施
以上總結的問題現象在教育系統中普遍存在，只是不同的單位程度有輕重區別，但絕對不可以輕視。加強高校會計檔案管理可采取的措施有：
1．完善會計檔案管理制度
各高校應根據《會計法》、《檔案法》、《會計檔案管理辦法》，結合本校實際情況，建立健全學校會計檔案各項管理條例，將會計檔案管理工作納入學校整體工作規劃，同時，將學校固定資產采購計劃、招投標合同、財政集中支付、預決算分析、二級核算執行情況、職工所得稅申報、后勤相關合同文書等方面的會計檔案管理納入學校檔案工作的總體，使財務檔案工作規范化、目標明確化，分清責任，做到有法可依、有章可循。
2．加強領導，提高會計檔案人員素質
一是提高校內外各級領導對會計檔案管理的重視程度。對檔案管理工作的重視，不能僅停留在高校領導層面上，校內外的各級人員都應給予思想上的高度重視，尤其是各級主管領導、上級教育主管部門、財政部門等單位的會計機構、學校內部分管領導和財務負責人。財政、教育等主管部門可以把會計檔案工作作為高校會計工作的一項考核項目，常抓不懈、持之以恒，定期實施監督檢查。學校各級領導應加大人力、物力、財力的投入，使會計檔案管理制度化、科學化、常規化。同時學校各級會計人員也要提高認識，達成紙質檔案與電子檔案、會計檔案與文書檔案、立卷歸檔與日常管理同樣重要的共識，認真做好檔案六大環節的工作。二是提高會計檔案管理者的素質和能力。會計檔案管理是政策性、專業性、技術性很強的工作，會計檔案管理人員的業務素質和能力是這項工作科學管理的關鍵。這就需要檔案管理人員首先必須具有良好的思想政治素質，擁有嚴于律己、獨立公正、廉潔奉公的工作精神。其次，會計檔案管理者不僅要具備相應的會計專業知識，掌握檔案管理學知識，同時還要會運用現代化的管理手段，熟練使用各種管理軟件系統。在新形勢下，信息技術的高速發展，科技手段的不斷更新，及時充電是檔案管理人員必不可少的工作。高校可通過每年的輪訓學習、繼續教育、業務進修、定期與各兄弟院校相互溝通交流，多管齊下培養合格的現代化會計檔案管理人員。
3．規范會計檔案管理業務
一是會計檔案的歸檔應要求明確，立卷準確。會計檔案收集的范圍不僅包括傳統概念上的憑證、賬薄和報表等記錄一切經濟業務的史料和證據，還包括電算化會計檔案———會計電算化過程中形成的紙質文件、電子文件和系統文件，分別是會計數據檔案（會計憑證、會計賬簿、會計報表等），系統開發與維護更新文本檔案（包括系統設計、系統使用說明書、程序源代碼以及系統數據字典等各項文本）和系統操作痕跡記錄檔案。二是裝訂及時，歸檔有序，全盤考慮。高校當月會計系統產生的相關會計數據資料應于月末用噴墨打印機或激光打印機打印出來（從檔案專業保管角度講，這兩種打印機打印出來的紙質易長時期保存，字跡不模糊），進行歸類整理，同時將附在原始憑證上的夾子、大頭針、回形針等一一清理掉，然后統一裝訂成冊。已經輸入的電子數據定期復制，刻錄為光盤，統一編號、簽字、蓋章，進行實物保管。三是安全保管，手續齊全。學校的財務部門和檔案部門相互配合，相互協調，加大力度做好保管工作。首先，會計檔案必須是專業人員管理。其次，為了保管更規范、標準，學校應設置專門的庫房、購置標準的檔案柜架設施，同時還要認真做好防蟲、防磁、防蛀、防潮、防盜、防曬、防火等“七防”安全措施。第三，會計檔案的電子檔與紙質檔必須一起歸檔，計算機處理的會計信息應定期復制，刻錄為光盤，雙份備份，存放于不同地點，按會計年度集中履行歸檔手續。
4．加大會計檔案管理投入
一是各高校應在每年的財務預算中安排足額的會計檔案管理經費，實行專款專用，并將其列入學校經常性項目管理，任何部門、個人都不得借用、擠占、克扣，以保證檔案管理工作的可持續性發展。二是保管場所應達到相應標準。第一，庫房的設置應考慮到避開一些大功率發電機等磁場，同時安裝空調和溫濕度測定儀器，以確保庫房溫度控制在15～30℃，相對濕度保持在45％～65％，以防止盤片變形。第二，配置相應的防盜門、防盜窗、滅火器、窗簾等安全設施，要達到規定的“七防”效果。第三，為了進一步提高安全保障，加快會計檔案工作現代化步伐，條件好的高校可在庫房內安裝電子監控設備，增設打印機、去濕機、掃描儀、復印機等現代化辦公設備。同時聯合學校后勤部門和設備采購部門，定期對庫房、設備、家具進行日常修繕，維護保養，更新換代。三是財務檔案電子檔入庫規范化。由于電子檔的特殊介質，存放要求更為嚴格，檔案柜必須是特制的具有防磁性能的，檔案盒也不能是紙質的，而必須是特制的軟件盒。平時還應進行常規檢查，定期復制，從根本上防范電算化會計檔案管理的事故風險。四是財務檔案數據保存與電算化軟件版本保持一致。同步計算機系統和檔案管理文件的升級，做到軟件版本與數據的保存一致。已使用過的舊的財務軟件必須嚴格按電子檔入庫要求保存，防止在財務系統軟件升級后，出現舊版本的財務資料不能讀取現象。平時應選用質地優良的磁盤對已經形成的財務檔案進行雙備份保存，并分開存放，防止自然災害等意外造成的損失，盡可能保證財務檔案數據的安全和穩定。
5．加強會計檔案管理監督
為貫徹國務院《住房公積金管理條例》（以下簡稱《條例》）《*市人民政府關于進一步加強住房公積金管理的通知》（以下簡稱《通知》），切實做好我縣住房公積金管理工作，促進住房公積金管理規范化、法制化建設，現就有關事項通知如下：
一、充分認識全面推進城鎮住房公積金制度的重要性和必要性
住房公積金制度是構建城鎮職工住房基本保障體系的一項基礎性制度。全面推進住房公積金制度，是城鎮住房制度改革的核心環節，是停止住房實物分配、實現住房分配貨幣化的主要途徑，也是促進城鎮住房建設、支持個人住房消費、實現居住小康的重要保障措施。我縣自建立住房公積金制度以來，在改善城市居民居住條件方面發揮了積極的作用，但在推行和完善住房公積金制度方面離《條例》要求差距還較大。主要表現在：部分單位不同程度地存在不繳存住房公積金、隨意停繳緩繳、繳存基數低、繳存比例低、繳存不規范等問題。各級各部門要充分認識建立住房公積金制度的重要性和必要性，從解決民生問題和構建社會主義和諧社會的高度，依法行政、維護職工合法權益和社會穩定。同時要認真按照《條例》和《通知》要求，加強領導、強化責任，切實增強抓好全面推進住房公積金制度的緊迫感和責任感。
二、認真做好住房公積金應繳盡繳工作，進一步規范住房公積金的管理
（一）已將職工住房公積金單位負擔部分納入預算的縣?D2?D
級各部門和各鄉（鎮）人民政府，要從*年1月起為職工建立住房公積金制度，各事業單位要從*年1月起全面建立住房公積金制度。單位自行歸集的住房公積金，應統一繳入*市住房公積金管理中心*管理部住房公積金專戶，已建立住房公積金制度的單位，應當按時、足額繳存，不得逾期拖欠。對挪用住房公積金的單位，一經發現，將嚴肅追究有關責任人的責任。*年縣委、縣政府把此項工作列入年終工作目標考評項目，年底將進行考評督查。
（二）凡未建立住房公積金制度的鄉（鎮）醫療、衛生、教育等單位，要從*年1月起建立住房公積金制度，并按規定及時足額繳存住房公積金。其單位匹配部分住房公積金，應由財政負擔的，由縣人民政府納入政府支出預算；應由單位自行負擔的，各單位要積極籌措資金，確保資金來源。縣級衛生行政主管部門及教育行政主管部門要切實擔負起責任，督促指導醫療、衛生、教育等單位嚴格按《條例》的規定，建立健全住房公積金制度。
（三）從*年1月1日起，凡未按《條例》規定建立住房公積金制度的城鎮集體企業、外商投資企業、城鎮私營企業及其他城鎮企業、事業單位、民辦非企業單位、社會團體必須到“中心”及其下屬管理部辦理住房公積金繳存登記手續，并從*年1月1日起為職工繳存住房公積金，其中有補繳條件的，對以前年度應予上溯補繳?D3?D
。
（四）單位為職工繳存的住房公積金按照以下規定列支：機關在預算中列支；事業單位由財政部門核定收支后，在預算或者費用中列支；企業在成本中列支。職工和單位住房公積金的繳存比例分別按上一年度月平均工資總額的5%執行。職工個人繳存的住房公積金,由所在單位從職工工資中代扣代繳，每月在發放工資之日起五日內,將代扣的職工住房公積金及單位自籌配套的住房公積金匯繳到住房公積金專戶內，再由管理部劃入職工個人帳戶。其中有補繳條件的，對以前年度應予上溯補繳。
（五）嚴格住房公積金繳存基數“一年一核”制度。從*年起，每年7月份為住房公積金繳存審核月，所有單位都必須按照規定到縣管理部核定下一年度住房公積金繳存基數和繳存比例，縣財政部門應將財政預算單位住房公積金調整基數、調整比例增額部分列入當年財政預算。
三、規范住房公積金信貸管理工作，建立健全住房公積金貸款風險監控制度
管理部要按照《條例》的規定，加強住房公積金的管理，要在不斷提高住房公積金繳存率的同時，努力提高住房公積金使用率，在有效防范風險的前提下，改善服務，提高效率，加大住房公積金個人貸款的投放力度，讓更多的職工群眾通過住房公積金低息貸款改善住房條件，提高生活質量，推動我縣住房公積金事業健康、穩定地發展
。
（一）嚴格貸款對象審查。管理部和受托銀行應按照委托貸款協議的規定，認真審查申請住房公積金貸款的對象和條件，嚴格審核借款人身份、還款能力和個人信用，以及購建住房合法性和真實性。要按規定測算貸款人還款能力，確定貸款金額的時限。必須完善貸款審批資料，加強檔案管理，做到符合貸款條件，符合貸款用途，資料齊全，手續完善。
（二）嚴格個人住房貸款的發放。住房公積金貸款的辦理和發放，必須按照《*市住房公積金個人購房貸款管理暫行辦法》的規定操作，并且符合市住房公積金管理委員會批準的個人貸款最高限額和貸款最長期限，不得隨意突破。做到逐筆貸款審批，逐筆委托銀行辦理貸款手續。
（三）加強住房公積金貸款管理。必須建立完善規范的信貸臺帳制度，建立健全貸款明細帳，建立住房公積金信貸檔案。管理部每月末必須與受托銀行的貸款明細帳進行對帳，以保證貸款和還款金額的準確無誤。
（四）建立完善的住房公積金風險防范機制。按規定足額提取住房公積金貸款風險準備金。住房公積金風險準備金的提取比例，按照不低于當年末住房公積金貸款余額的1%提取。
（五）建立健全住房公積金貸款風險監控制度。加強與受托銀行信息交流，及時掌握貸款和還款動態，對發生逾期貸款，要分析原因，落實責任，配合受托銀行按規定清償還款。
四、加強宣傳工作，擴大群眾對住房公積金制度的知曉
關鍵詞：建設工程 檔案管理問題 對策
中圖分類號： TU198 文獻標識碼： A
前言
工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批，勘察設計、生產準備、施工、安裝、監理、驗收等工程建設及工程管理過程形成并應歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設項目管理工作的重要組成部分。工程檔案資料，是傳承人類文明的重要載體，是建設項目全過程的原始、真實記錄。對工程質量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。
一、建設工程與檔案管理關系
1建設工程檔案是建設工程的有機組成部分
一般來說，遠在建設工程施工之前，建設工程檔案就開始產生并積累了。建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，是項目經費落實和項目具體實施的根本依據。項目概要設計、招投標都必須以立項文件為依據。而項目預算、概要設計、招投標產生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據。也就是說，在工程開工建設前，已經有大量的文件材料形成了。如果把這個文件積累過程從建設工程中剔除，建設工程是根本無法成立的，也是無法開展的。即使是在施工過程中，文件材料的產生與具體施工進程也是不能割離的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要進行送檢，只有檢測合格才能使用，這些檢測文件材料是非常重要的依據。在建筑材料使用過程中，應該根據指令實施，如用什么標號水泥，怎么配比，用量多少等，在實施過程中還有監督記錄和檢測記錄，出現了問題還有調整指令和變更說明等等。
2建設工程檔案是建設工程質量的直接反映
建設工程質量最初是一個生活化的概念，是一種感受性評價，是對建設工程性能、品質和安全的綜合性表述。但隨著建設工程項目廣泛實施和現代科學管理思潮的發展，對建設工程質量有了嚴格定義，即：建設工程質量是指工程滿足業主需要，符合國家法律、法規、技術規范標準、設計文件及合同規定的特性綜合。它包括：適應性、耐久性、安全性、可靠性、經濟性、與環境協調性六個方面。特別是隨著量化分析和精細化管理的推動，對建設工程質量有了一系列精確的評價體系。當我們的評價有感受性的經驗模式上升到以數據和現狀圖紙為依據的體系化模式時，對建設工程質量的評價就不在是以工程現場看看就行了，而是以建設工程檔案為基礎，以指標量化統計分析為手段，進行綜合測評了。實際上，建設工程檔案直接反映了建設工程質量，我們應以建設工程檔案為重要依據全面評價工程質量。
二、建設工程檔案管理中存在的問題
1工作職責劃分不明確，工作中容易出現相互推諉現象
工程檔案管理是一個系統化的工作，要求條理清晰，分工明確，各司其職，各負其責。由于城建檔案管理人員編制不全或專業分工等方面的原因，導致各級城建檔案管理部門在管理城建檔案時出現分工不明確，職責不清的現象。出現了問題互相推諉，誰也不承擔責任。有些檔案管理人員業務不熟悉，沒有認真地系統地學習和掌握城建檔案管理工作所需要的專業知識和技能。城建檔案管理是一個專業性很強的工作，它既需要管理人員懂得工程建設方面的知識，還要懂得檔案管理方面的知識，二者兼備，缺一不可。我們的檔案管理人員應該加強學習，掌握好系統的城建檔案管理知識，認真履行自己的職責，開展好各方面的工作。而管理者應按工作流程，按每個人所掌握的專業知識和特長來進行合理分工，理清職責。做到既分工明確，又互相配合 ，做好分工與協同的統籌。
2施工單位檔案管理人員專業素質參差不齊
施工單位的檔案管理人員是負責收集工程檔案資料的一線人員。他們工作的質量，會直接影響到工程檔案的管理水平。但施工單位人員流動大，工作職責分工不明確，有的單位檔案管理人員身兼數職，施工單位對工程檔案資料的管理工作不夠重視等導致諸多問題。這就要求城建檔案管理人員加強對施工單位的管理，制定合理的法律法規對施工單位進行約束，同時要求施工單位檔案員、資料員要做到持證上崗。對于施工單位而言，檔案資料管理人員具備與崗位相應的資格資歷或者在上崗前必須經過系統的城建檔案管理方面專業知識的學習和培訓，通過考核合格后方能持證上崗。
3工程檔案資料收集不全
工程項目要進行全生命周期管理，即從可行性研究、工程設計、設備選型、采購、安裝、運營、維護到最后報廢的全過程。工程檔案資料收集整理工作始終貫穿這一過程，做到記錄真實，齊全。經驗表明，工程前期的資料、監理資料和施工資料收集不完整、不齊全的現象普遍存在。尤其是前期資料，立項之初，人員不到位，資料遺失現象比較嚴重。監理和施工階段相對較好，但缺失也時有發生。目前，我國城建檔案管理機構對工程檔案管理法規多止于工程竣工，對于工程后期的運營維護基本沒有相關政策法規，因此工程后期檔案資料管理只停留在運營單位層面，運營維護單位根據所需自行決定檔案資料的去留。某些城建檔案管理人員在工作中也會出現重視施工資料的收集，輕視工程準備階段文件資料和監理資料收集的現象。
這些容易缺失的資料包括：
（1）工程準備文件，例如工程征地文件、工程的招投標文件、工程的項目建議書等
（2）工程設計文件，尤其是初設文件，包括初設和擴大初步設計、批準概算書等。
（3）工程施工文，如開工批復，質量監督報告，竣工驗收報告等。
（4）監理文件，有的監理月報、季報缺失等。
（5）運營維護檔案資料：小型技術改造升級資料、設備維護資料等。
工程檔案資料收集是貯存工程信息資源的重要途徑；是實現檔案集中統一管理的基本手段；是檔案管理其他業務環節的基礎，必須從各個環節加強這一基礎且重要的工作。
4工程檔案整理不規范
工程檔案整理工作就是要把零散的和需要條理化的資料進行分類、組合、排列和編目，使之系統化、有序化。工程檔案整理的質量直接關系到檔案的利用，在檔案管理環節中具有重要意義。在實際工作中，整理不規范現象時有發生。如文件材料編目不規范，不按專業進行組卷，排列順序不正確，次序混亂等。要解決這些問題就要求檔案管理專業人員精心立卷，確保案卷質量，在整理過程中做到規范化、系統化、科學化。對現場資料管理人員加強業務指導監督，保證建設工程檔案材料的系統性完整性。定期組織檢查驗收，確保整理質量。
5工程檔案電子化水平極低
在我國，工程檔案管理工作至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差。沒有統一的利用平臺，檔案只會成為歷史文物。另外，工程檔案電子化技術規范工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施。還有檔案信息管理人員的素質有待提高，尤其是施工單位檔案、信息處理復合型人才就更奇缺。這些都嚴重影響工程檔案信息的共享借鑒利用。
工程管檔案信息電子化的建設和實現存在著許多問題和困難，但是檔案信息的電子化是未來檔案管理的發展方向。數字時代的大勢所趨，檔案館室不可能獨立其外。不過我們應當認識到檔案信息電子化管理的建設和發展是分階段的，其過程也是漫長的。
三、對策
1依據國家有關法律、法規，制定操作性強的地方規范性文件，嚴格執行。建立、完善自上而下的法規、規范體系,是保障建設工程檔案工作正常運行的基本條件。近年來我國加大了對建筑工程的管理力度，陸續出臺《城市建設檔案管理規定》、《建筑法》、《建設工程質量管理條例》，使建設工程檔案管理有法可依。但如何做到有法必依，就必須出臺地方規范性文件與之配套。目前全國大部分省、市都出臺了城市建設檔案管理辦法，各市應根據國家有關法律、規定,結合本地實際，出臺具體的、操作性強的規章制度，為建設工程檔案管理提供政策保障。同時加大對城建檔案管理者和施工企業的執法和監督力度，強化職能，分清責任。建設工程檔案管理部門的城建檔案管理處,具備行政執法資格,應加強執法力度，對不按規定報送工程檔案的建設單位應依據《建設工程質量管理條例》，予以處罰，維護法律的嚴肅性。
2將建設工程檔案管理納入建設管理程序,建立并認真落實建設工程檔案責任制。為確保建設工程檔案的齊全、真實,必須將建設工程檔案整理報送納入規劃或建設施工許可程序和工程質量備案程序。建設單位在與城市建設檔案館簽訂《建設工程檔案報送責任書》后,方可辦理《規劃許可證》或《施工許可證》; 在工程竣工驗收前,必須由城市建設檔案館對該項建設工程檔案進行預驗收,檔案驗收合格,由城建檔案館發放《建設工程檔案驗收合格證》,工程質監部門憑證予以辦理工程質量備案。這一作法目前在全國許多省、市已經實行，效果較好。
建立建設工程檔案責任制，明確由建設單位對建設工程檔案負全面責任，各責任單位按照各自職責范圍對建設工程檔案承擔相應責任。督促建設單位嚴把合同關，建設單位在與各參建單位簽訂相關合同時，必須在合同中明確勘測、設計、監理、施工等單位形成并應提交的有關文件材料的內容及整理要求，確定竣工圖的編制責任及相關費用，在條款中要明確建設工程檔案的相關違約處罰。
3城建檔案管理部門要加強宣傳、督促和指導，對建設工程檔案工作實行超前控制。建設工程檔案是進行城市規劃、建設和管理的依據，是工程質量的可靠依據和真實鑒證。鑒于建設工程檔案的重要性及目前社會上對該項工作還認識不足，必須加大宣傳力度。在宣傳上可采取靈活多樣的形式，如展覽、刊物、會議、培訓等，有針對性地對建設單位、施工單位、監理單位及城市建設管理部門宣傳城市建設檔案工作，擴大影響，提高檔案意識。其次，應提高主動服務意識。作為城建檔案管理部門，必須深人基層，掌握建設工程進度，了解建設單位的需要，切實幫助建設、施工等單位解決實際問題。
4加強人員培訓,提高人員素質。由于工程建設的專業性和復雜性,檔案人員的素質直接決定了建設工程檔案質量的好壞，建立一支具有高度責任心、事業心、業務精、技術強的檔案專業隊伍至關重要。城建檔案管理部門首先要加強對建設單位、施工單位的工程檔案編制及管理人員的技術培訓，提高他們的檔案意識，重點講解建設工程檔案的歸檔范圍、竣工圖的編制方法、建設工程檔案的分類及整理方法； 其次，建設主管部門的檔案管理人員也應加強自身建設，參加上崗培訓，自覺鉆研專業業務以勝任本職工作。
5成立城建檔案服務中介機構。針對目前不少建設單位缺少檔案專業人員，無力整理、編制合格的工程檔案的現狀，建設單位可聘請城建檔案服務機構代為編制，實行有償服務； 城建檔案服務中介機構應配合城建檔案館檔案業務工作。這樣既可滿足部分建設單位的需要，又可彌補城建檔案館的經費不足。
6加強監督檢查
工程檔案的管理部門要建立并健全相關檢查機構，配置人員，組織監督、檢查工作，按程序辦事，認真負責。對在工程檔案工作上操作不規范的建設單位及其相關負責人隨時提出意見建議或批評，并要求限期改正，真切的起到監督、檢查的相關作用。要做好工程檔案的管理工作，需要工程檔案的管理部門與工程建設單位的通力協作、緊密配合、全力溝通，更需要工程建設的行政管理部門與相關部門的大力支持與幫助。各部門在工程檔案管理工作中應做到：提前介入、全程參與、確保質量、有效落實、加強培訓。只有秉承著這樣的工作原則，并將上述制定的相關措施切實執行，才能真正發揮出工程檔案管理工作所應有的價值。
7加強信息化建設，提高建設工程檔案管理效率
跟上時代的發展步伐，工程建設檔案管理要應用計算機信息管理技術。適應工程項目現代管理模式，探索檔案信息資源體系，根據建設工程和單位信息化管理實際情況，使用檔案管理軟件，實行工程建設檔案網絡遠程傳輸、查閱、保管，使電子工程檔案的收集、保管、利用工作高效、規范、有序。建立和共享電子檔案數據庫，提高建設工程檔案管理效率。
結束語：
工程檔案管理要把工程檔案的質量視為工程質量管理同等重要來抓，搞好建設工程檔案管理一定要采取積極有效的方法和措施，提高建設工程檔案的質量，在促進企業自身現代化管理的同時，更好地為社會主義經濟和發展服務。
參考文獻
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[3] 李鏑鳴,馬建莫;加強工程檔案管理的對策研究[J];新疆農墾經濟;2005年06期
關鍵詞：檔案；管理工作；重要性
Abstract: The project files reflect the details of project, project quality assessment, after the completion of the project management and maintenance, as well as the construction of new preparation, it has the important use value. So the establishment of a complete set of highway engineering archives, scientific management of the highway construction also has a very important significance.
Keywords: Archives; management; importance
中圖分類號：G271
一、公路檔案管理工作的重要性
1.憑證作用。檔案是歷史的真憑實據，具有一定的法律效用，這一點它不同于其他文獻。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點和檔案本身的特點所決定的。公路檔案是公路建設過程中直接形成的，是作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表聲像等不同形式的歷史記錄，這種形成的自然性，決定檔案記錄歷史情況的客觀性。檔案是令人信服的歷史證據。從檔案自身的物質體態上看，它保留當事人的歷史真跡，如親筆手稿、圖表等，有些文件還保留當事人的聲音、視頻等等。這些都反映公路檔案是確鑿的真憑實據。
2．參考作用。檔案作為一種歷史記錄，不僅具有憑證作用，而且具有參考作用，這是因為檔案不僅真實地記錄和反映人們社會實踐活動的深度，也反映實踐活動的廣度，為人們認識自然、改造自然提供正反兩方面的經驗。檔案的參考作用，其主要特點在于它的可靠性和廣泛性。
二、公路工程檔案管理存在的問題
1.主觀上對檔案管理工作沒有足夠的重視
現在的不少建設項目的建設單位、施工單位及監理單位對工程檔案的收集、管理不夠重視。主要表現在項目建設過程中關注的是工程質量、工程投資、工程進度及安全管理工作，并形成一系列的質量管理、安全管理體系和制度，明確責任；在各次例會中檔案管理總是最后順帶提一下，不會作為重點進行強調。對檔案管理的工作往往是不到檢查不整理，不到竣工不歸檔的思想。這種現象造成工程檔案的收集不及時、不全面、不客觀，影響檔案自身的質量。
2.客觀上對檔案管理工作的投入不足。
在工程建設當中不少單位在檔案管理工作中不僅沒有專門的職能部門，甚不設專人，使用兼職人員；沒有明確的檔案管理體系和制度，責任不明確。造成工程期間人員更換頻繁，互相推諉，交接手續不齊全，前后脫節或者部分檔案丟失等現象。如果沒有建立相應的工程檔案管理體系，工程檔案就處于乏人管理狀態，這對工程建設及工程檔案的收集、整理和管理工作都是十分不利的，其結果必然會影響工程的建設。
檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，檔案管理工作不生產物質財富。所以不少單位在經費投入上是盡可能的削減；也不制定切實的考核標準和獎懲措施。檔案管理工作自身比較枯燥乏味，工作量大，對工程技術人員的業務水平提高幫助不大，造成工程技術人員誰也不愿做專職的檔案管理人員。
3、工程檔案的“李鬼”多
這個問題主要存在施工單位的施工資料和監理單位的抽檢資料中。公路工程的行業特征注定了其檔案的特殊性，一道工序所需資料就能達10多張甚至20張，那么隨著施工的進展，一個分項下來，其數量又多又雜。不少項目的資料不是隨工程進度同步進行，而是工程即將完成或完成后進行編制，這樣資料容易缺失，伴隨產生了“李鬼”。這種工程檔案只是為了應付檢查，為了工程可以交竣工所做的，沒有任何價值。不要說為以后的養護維修提供參考數據，就是對工程自身的總結也是敷衍。
三、提高工程檔案管理的對策
1.思想上要重視工程檔案管理工作
工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內業資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。
2.建立健全檔案打理制度是做好公路工程檔案管理的基礎
為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合公路建設實際情況制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。
3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關
工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。
4.公路工程檔案收集要系統完整
公路工程收集整理是一項系統性、長期性、繁瑣乏味的工作,牽涉的部門很多,覆蓋的范圍很廣。因此需要本系統本單位領導職工的共同努力。我們要改變檔案工作長期封閉的局面,摒棄“檔案工作無關緊要”的舊觀念,創新發展,開拓視野,全力以赴地搜集相關的檔案信息。單位各部門、各科室的每個職工均負有搜集上交相關數據文件的職責,部門領導要周密部署,明確專人負責工程的文件、具體數據、聲像資料的收集歸檔整理工作,對每個公路工程都不放過,要把施工中形成的報告、請示、批復、圖紙、合同、招投標書賬冊、協調活動、會議記錄等資料收集歸檔,做到應收盡收,應納盡納,確保歸檔文件、數據和聲像資料的完整性。從領導到職工都要增強“檔案意識”,通過強有力的輿論宣傳,發動全體領導職工,抓實抓好檔案管理,營造“公路工程檔案、人人有責”的濃厚氛圍,激發大家收集整理檔案的工作熱情,為檔案工作的完整提供堅強的組織保證。在檔案資料的收集中要做到兩個結合:①是辦公室收發文件時把關收集與檔案管理人員專項收集相結合。②是日常收集與每年年底歸檔整理時查漏補缺相結合。通過領導職工的共同努力,將公路工程檔案收集得更為齊全完整,在今后的公路建設中,把最系統的、最有價值的檔案信息傳遞給使用者,更好地為我國道路交通現代化建設服務。
5.及時做好傳遞和變更記錄
在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。
四、結束語
檔案管理工作在新形勢和任務的條件下，不僅要學會和認識、理解檔案管理工作的中的重要性及作用，還要使檔案資源成為所需要的財富。由于檔案所記錄的內容反映著以往歷史的情況，是最為有效的考察依據，因此基于它所具有的重要性，作為檔案管理工作的企業和單位就必須從基礎做好檔案管理工作，并進行妥當的保管。
參考文獻:
[1] 王麗梅;簡談新時期檔案管理工作的重要性[J];青年文學家;2008年10期
2007全年工作匯報
07年以來，注冊科在縣局黨組的正確領導下，緊緊圍繞縣委、縣政府提出的“開發興縣、工業富縣、園區強縣、可持續發展”的戰略目標，以高度的政治責任感，圍繞工作職責下工夫，內強素質，外塑形象，較好地完成了各項工作任務。現將主要工作匯報如下：
一、嚴把市場準入關，依法登記。
截止到11月底，共登記注冊各類企業××戶，其中：內資企業××戶，私營企業××戶,合伙企業××戶，農民專業合作社××戶，外資企業××戶。2007年新注冊企業××戶，變更××戶，注銷××戶，核準企業名稱××戶。其中：冠市級名稱12戶，省級名稱5個。在登記工作中，嚴格執行國家法律、法規，嚴格審批程序，對涉及前置審批的企業作到政件齊全，不隨意增加或減少前置審批項目，重點抓好危險化學品、網吧、煙花爆竹、民爆器材、餐飲娛樂及涉及公共安全、人身安全等高危行業的市場準入，切實維護廣大人民群眾的生命財產安全。
二、認真做好年檢工作。3月底，完成了全縣個體工商戶的驗照貼花工作，實檢××戶。在企業年檢中，依照新的《公司法》、《公司登記管理條例》、《企業年度檢驗辦法》的要求，加大年檢力度，特別是對高危企業，重點審查企業的生產經營狀況，注冊資本是否到位，前置手續是否過期。共年檢企業××戶。通過年檢，共查處抽逃資金案××起，罰款××萬元，為××戶企業辦理登記事項變更手續。
三、抓服務，切實轉變工作作風，真正做到便民、利民，為縣域經濟發展做貢獻。
1、認真落實“一審一核”制，減少辦事環節，提高工作效率，凡是手續齊全，且符合法定形式的，予以當場核準發照。
2、實行標準化、敞開式、“零距離”服務，做到特事特辦，急事急辦。在2006年度企業年檢中，我們上門年檢××戶，上門年檢率達98%，并積極與市局外資科聯系，為11戶外資企業實行集中年檢。一年來共接待群眾咨詢××余人次，協助職能部門查檔××起。
3、提前介入項目工作，支持縣域經濟發展。按照縣委、縣政府提出的“一區七園”的目標，出臺了“固安縣工商局關于支持‘一區七園’建設的協調實施意見”，成立了協調小組對列入縣園區的重點項目，我們責成專人負責，積極做好協調服務，同時積極開展送法上門活動，先后為縣工業園區及鄉鎮園區講解公司法三次，從而有效地減少了企業注冊登記的時間，提高了工作效率。
4、認真做好下崗職工再就業工作。截止截止目前，全縣共為××名下崗職工免費辦理了營業執照，累計減免各項規費××萬元。對下崗職工再就業實行扶上馬，送一程。
5、堅持“扶上馬，送一程”的全程服務理念，引導轄區農民專業合作社健康發展。通過媒體設立專欄，宣傳《農民專業合作社法》等有關法律法規，并印發宣傳材料必發放到農民手中，并實行了預約服務、上門服務、跟蹤服務、限時辦結服務、延時辦公服務的”五項服務”制度，為農民申請登記合作社提供了極大的方便。截止目前，我局共辦理民專業合作社××個，成員總數××人。
四、扎實做好企業信用分類監管工作。
在做好企業登記書式檔案管理，完善登記臺賬，前置審批臺賬，下崗職工再就業臺賬等的基礎上，我們按照市局的要求對企業檔案進行掃描工作，實現了企業檔案數據化管理，依照《檔案查詢和披露企業信息規定》，本著誰檢查、誰錄入，誰登記、誰錄入，誰處罰、誰錄入的原則，積極與相關科室、分局聯系，確保錄入信息真實、準確、完整、有效，為企業信用分類監管奠定了堅實的基礎。
五、扎實做好安全生產工作。
