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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇教師檔案管理系統，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞:Visual Studio2005;SQL Server2000;數據庫;檔案管理
中圖分類號:G271 文獻標識碼:A文章編號:1007-9599 (2010) 11-0000-02
Design&Implement of University Teachers’Archives Management System Base on WEB
Xie Zeqi,Zhang Huimin
(Sias International University of Zhengzhou University,Zhengzhou451100,China)
Abstract:In order to achieve a more scientific and efficient library management,meet the needs of teachers and allow the administrators to operate the system easily,we build this Archives Management Information System.We use Visual Studio2005 and SQL Server2000 database development platform.This system allows teachers to isearch and manage and other multiple functions related to the management.It can be applied to all small and medium university has a good promotion and basically to achieve a dynamic information management.
Keywords:Visual Studio2005;SQL Server2000;Database;Archives management
高校教師檔案管理系統是教育單位不可缺少的部分,對于學校的決策層和管理層來說都至關重要,所以高校教師檔案管理系統應該能為用戶提供充足的信息和快捷的查詢方式。在此之前,高校使用傳統的手工方式管理文件檔案,這種管理方式存在這許多缺點和漏洞。例如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產生大量的文件和數據,這給文件的查找、更新和維護都帶來了不少的困難,高校教師檔案管理系統能有效地解決了這一難題。
一、系統需求分析
(一)需求分析
根據實際調查,要求本系統具有以下功能:
1.要求系統具有良好的人機界面。
2.要求有較好的權限管理。
3.要求能分類顯示教師的相關檔案信息。
4.要求能方便數據查詢,并支持多條件查詢。
5.要求本系統操作數據方便簡單、數據穩定性強。
6.支持打印功能。
(二)系統功能
本系統主要有前臺用戶管理模塊和后臺管理員管理模塊兩大部分組成。
1.前臺功能模塊
主要包括登錄模塊、基本檔案信息模塊、科研檔案信息模塊、學術檔案信息模塊、教學業務信息模塊、師資隊伍列表和強大的搜索功能等模塊。
2.后臺管理模塊
主要包括管理員登陸模塊、教師基本信息管理和權限設置等功能模塊。
(三)系統性能要求
作為高校信息化建設的一部分,要求系統總體性能不僅實用、先進、高效和具有較好的可擴展性與可維護性,而且要求系統能夠跨平臺可靠運行的能力和較好的保密性與安全性。
二、設計與實現
(一)系統開發環境
本系統后臺數據庫采用Microsoft SQL Server2000,該數據庫系統在安全性、準確性、運行速度方面有絕對的優勢,并處理數據量大,效率高;前臺系統要求安裝IIS及其相關組件,采用Microsoft公司的Visual studio2005作為主要的開發工具,可與SQL Server2000數據庫無縫連接。
(二)系統數據庫設計
本系統的數據庫中數據庫名及其對表的命名采取英文縮寫加下劃線連接的命名規則。數據庫命名為db_TFM,其中有6張表,分別是:系統配置表dbo.tb_config、學術檔案信息表dbo.tb_ academic、科研檔案信息表dbo.tb_reserch,基本檔案信息表dbo.tb_basic,教學業務信息表dbo.tb_teaching,用戶信息表dbo.tb_userinfo。
(三)功能模塊的實現
1.WebConfig配置
為了方便對數據的操作和限制,本系統在web.config文件中配置參數,主要是數據庫的連接字符串,具體配置如下:
2.功能模塊實現
由于系統功能模塊較多,下面僅以基本檔案信息模塊為例,說明本系統功能的實現。檔案信息模塊包括基本檔案信息模塊、學術檔案信息模塊以及科研檔案信息模塊,每個模塊又由不同的頁面組成,實現不同檔案的管理。由于各個頁面實現的具體操作大致相同,這里只給出基本檔案信息模塊中的后臺功能代碼。當頁面加載時,在事件Page_Load中調用自定義gvListBind()方法,顯示用戶的教育背景,并根據用戶的操作權限顯示或隱藏控件。gvListBind()方法代碼如下:
if(Convert.ToInt32(Session[“Admin”])= =1)
{
SqlCommand myCmd=Obj.GetSRICmd();
//調用PersonRecordClass類中的自定義方法GetSRICmd,獲取SqlCommand對象
Obj.GVBind(myCmd,gvlist,”AResume”);
//調用PersonRecordClass類中的自定義方法GVBind,獲取數據綁定到GridView控件
}
else
{
SqlCommand myCmd=Obj.GetSRICmd(1, Convert.ToInt32(Session[“UID”]);
Obj.GVBind(myCmd,gvlist,”Aresume”);
}
3.疑難問題分析與解決
3.1存儲過程中實現多條件查詢
為了方便用戶的快速查詢,大多是提供詳細查詢功能即多條件查詢,其方法是在程序代碼中利用“if-else”語句編寫,但是這樣編寫將導致代碼比較繁瑣。本系統通過在SQL Server中創建存儲過程,然后在網頁設計過程中直接調用實現。在創建存儲過程中,首先利用declare語句聲明變量,然后利用set語句為聲明的變量指派值。
3.2解決SQL注入式攻擊
SQL注入式攻擊是指利用設計上的漏洞,在目標服務器上運行sql命令以及進行其他方式的攻擊,動態生成sql命令時沒有對用戶輸入的數據進行驗證,此為sql注入攻擊得逞的主要原因。
檢查用戶輸入的最佳途徑是通過存儲過程實現。存儲過程可以在SQL Server中創建,也可以通過C#語言創建。本系統是通過在SQL Server中創建存儲過程,然后在網頁設計過程中直接調用實現的。
三、結束語
本高校教師檔案信息管理系統測試成功后,在本單位進行使用,證明該系統可明顯提高人員管理的效率,實現了預期功能;此外,本系統的一個重要特點是廣泛的適用性,即可經過簡單的模塊處理以及后臺數據庫的修改,轉化為其他信息管理系統,如學生信息管理系統等,具有較廣闊的發展空間。
參考文獻:
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[2]李容.Visual C# 2008開發技術詳解[M].電子工業出版社,2008
關鍵詞：高校；檔案管理；云平臺；大數據
一、引言
隨著信息技術的發展，我國高校教育信息化已日趨完善。高校每天從各個信息管理平臺產生了大量的電子文檔，特別是教學平臺產生的大量音頻視頻文件，日積月累，將給高校各信息系統的正常運行和檔案管理帶來巨大挑戰。以前針對大量的電子文檔一般采用措施是：增加硬盤存貯空間、提高硬件性能或只保留規定年限內的，其余刪除。目前，有一種新的解決方案：引入“云平臺+大數據”技術。云平臺可通過對大量普通PC機的集群，實現存貯空間的以快速低廉的成本進行擴充。大數據是以海量的信息、多種數據類型、知識密集度低等特征為高校檔案信息資源實現數據分析與數據挖掘提供技術上的支撐。
二、高校檔案管理現狀
目前高校檔案管理主要存在如下幾方面的問題：1、由于歷史原因，檔案管理信息系統一般都獨立存在，如：教師信息有教師信息管理系統、學生信息有學生信息管理系統、圖書館有圖書館信息管理系統、教學有專門的網站等，系統之間數據基本獨立。2、由于技術的限制，目前一般的信息管理系統都采用關系型數據庫存貯數據，對結構化數據信息存取比較方便，但對非結構化電子文件，如文檔、表格、網頁、音頻視頻等存貯比較困難，所以目前這些非結構化文件在檔案處理過程中，很多高校依然采用紙質或統一以普通文件存放，造成管理不全面。3、目前國內高校檔案管理中普遍存在“重館藏輕利用”的現象[1]，檔案管理員對館藏數量比較重視，但對如何提高檔案信息的利用率及應用服務不夠重視。
三、高校檔案的特性
與一般檔案相比，高校檔案有其自身的特征，大致可歸納為如下幾個方面：
1、檔案形式廣泛、內容多樣。高校檔案包括教師個人檔案、教師教學檔案、教師科研檔案、學生個人檔案、學校行政檔案、各分院行政檔案、資產檔案、圖書資料檔案等。如果將目前網絡教學平臺資料、學校OA平臺各類文件、各分院網絡平臺資料也歸入檔案進行統一存貯管理，內容將更全面、豐富。
2、檔案存貯形式多樣。由于高校檔案來源廣泛，勢必造成有多種存貯形式，如教師個人檔案、學生個人檔案、資產檔案等以結構化數據存貯為主；但對不少教學資料檔案、行政檔案、圖書資料檔案、各類教師學生獲獎證書等，大多還以紙質形式存貯，或以電子掃描文件存貯；網絡教學平臺、學校OA平臺等發送的文件，一般以文檔、音視頻文件等形式存貯[2]。
3、檔案調用頻繁，利用率高。高校檔案大多都需要頻繁調用，如學生每學年的評優、每一屆畢業生的調檔；教師每年晉升職稱查檔；上級主管部門的教學評估和學校內部教學質量檢查調檔；學生轉專業、教師人事調動調檔等。
4、檔案價值密度較大。由于高校檔案資源主要來自校內已有的信息系統，從這些系統中獲取的資料格式規范、內容完整，其檔案信息的價值密度較高。
四、云平臺+大數據的應用
云平臺分公有云和私有云[3]，主要用于解決大容量存貯問題。公有云目前常用的有阿里云服務器、騰迅云服務器、百度云服務器等，可通過租賃的方式獲取云空間。私有云目前常用Hadoop框架進行搭建，相對公有云，私有云的優勢在于采用自主管理，在擴充存貯空間方面相對比較方便，并能對數據、安全性提供有效控制。
大數據技術是在合理時間內完成海量數據的采集與處理，最后將處理結果反饋給用戶，給用戶決策提供幫助。大數據有4V特征，分別是：數量（Volume），即數據巨大，從TB級別躍升到PB級別；多樣性（Variety），即數據類型繁多，不僅包括傳統的格式化數據，還包括來自互聯網的網絡日志、視頻、圖片、地理位置信息等；速度（Velocity），即處理速度快；真實性（Veracity），即追求高質量的數據[4]。
根據高校檔案的特性，采用云平臺+大數據技術可以很好的解決目前高校檔案管理中存在的問題。圖1是結合“云平臺+大數據”的高校檔案管理系統設想。在該圖中，通過建立Hadoop私有云平臺，在該平臺下，采用HDFS和Database相結合的數據庫存貯方式，將結構化數據和非結構化數據進行分別存貯，根據需要由大數據引擎的數據處理層進行調配。HDFS和Database相結合的數據庫處理方式有利于充分發揮關系型數據庫和非關系型數據庫的優勢，使系統的處理效率更高。數據來源通過對已有的不同信息系統建立相應的接口進行處理，通過在休息時間由系統自動調用接口，更新高校檔案管理系統數據庫。在應用層，通過不同的業務訪問檔案管理系統時，可通過應用接口層訪問數據庫處理層，再由數據庫處理層訪問到HDFS/Database數據庫。
五、結束語
通過結合“云平臺+大數據”的高校檔案管理系統，由于將高校各種檔案管理或教學網站等信息系統的數據庫集成到一起，不但能解決目前高校檔案管理各自為戰，信息不全，且查詢不方便的問題，而且如果能引入大數據中的數據挖掘技術，還可找出檔案信息之間、用戶之間以及檔案與用戶之間潛在的邏輯關聯規則，從而能夠為學校教學、學生綜合素質評價提供幫助與決策。
參考文獻：
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關鍵詞：檔案管理；信息化；構建
1 高校檔案信息化管理體系構建的意義
1.1 高校檔案信息化管理能大幅提高檔案管理工作的質量和效率
體系的構建使得高校檔案管理的各個環節得以簡化，包括檔案資料的收集、歸檔、保存階段，還包括在使用階段對檔案的檢索、查詢階段等。不再局限于紙質版資料的查詢，而是將檔案電子化，簡化工作流程的同時提升了相關人員的工作效率。
1.2 使高校檔案資料中的科研成果實現共享
高校檔案中含有大量的學術、科研等成果。建立高校檔案信息化管理體系后，通過建立學術、科研研究成果的平臺，使資料共享，同時網絡信息的傳輸亦方便教師及學生查閱、檢索，促進高校學術科研活動的發展。
1.3 降低了高校檔案管理的工作量
高校檔案信息化管理體系的構建，通過使用信息網絡技術，將原有的工作模式改良為通過應用簡單的操作系統而進行檔案資料的管理，使檔案電子化，通過網絡檢索平臺快速的找尋到所需資料，因此檔案管理的工作人員最重要的任務就是將檔案資料的信息錄入正確，減少了原有的冗余的工作程序，降低高校檔案管理的工作量。
1.4 構建環境友好型、資源節約型社會的基本要求之一
檔案管理的信息化，不僅降低了工作人員的勞動量使檔案資料的電子化極大的節約了紙張，保護了環境，同時虛擬化的存儲方式為高校節省了大量空間，縮減了檔案管理的各項開支，因此高校檔案信息化管理體系平臺的建設是構建環境友好型、資源節約型社會的基本要求之一。
2 高校檔案信息化建設現狀
近些年，雖然我國高校在檔案管理信息化平臺的建設上有長足的發展，但相比于高校信息化的程度依然差距較大，建設的過程中仍然存在一些問題。
2.1 高校檔案管理之間具有差異性，檔案管理系統未能形成統一的標準，使信息化平臺的可用范圍降低
各高校間管理方式有差異導致了檔案管理工作的要求和標準也各不相同，因此建設高校共享的統一平臺的難度較大。同時，隨著信息技術的不斷發展，網絡系統的風險也隨之而生，有些高校往往忽視了網絡系統安全會給高校的檔案管理帶來巨大的問題。此外，系統升級所需的技術要求較大，必然的要求高校投入更多的資金給予支持。
2.2 受傳統案案管理模式束縛，忽視檔案信息化系統
高校檔案管理工作普遍由年齡較大的教師擔任，這類教師的思想受傳統檔案管理模式所束縛，忽視檔案信息化系統的使用，使原本簡單的工作程序變復雜。隨著信息技術的發展，高校構建檔案信息化管理的平臺就是為了轉變原有檔案管理的工作模式，隨著時間的推移，高校學術工作的開展，使得檔案管理工作的難度增加，檔案的數量增加，檔案的材質等為檔案管理工作都提出了新的要求，因此相關工作人員應當從傳統的檔案管理模向信息化的管理模式進行轉變，以適應不斷變化的檔案管理工作要求。
2.3 片面追求檔案資料數量會間接造成檔案信息化管理系統的浪費
高校檔案信息化管理為了應對學校或上級主管機關的檢查，通常會追求檔案的數量而忽視其質量，對高校檔案信息管理系統缺少分析和研究，這樣就會造成學校網絡信息資源的浪費，應用較高的檔案管理系統卻未真正的將其效能發揮出來，是一種間接資源浪費。
2.4 檢索功能未落到實處
即使高校檔案信息管理系統投入到日常工作中，但是多數高校僅僅是實現了檔案資料的電子化，將目錄、內容進行掃描和上傳，重要的檢索功能卻未落到實處，在查找使用方面還未處分的體現出高校檔案信息化的管理。實際上如果檢索功能未落到實處，在人們使用該檔案管理系統時，亦不便捷、易操作。
2.5 當今社會處在風險社會，高校的檔案信息管理系統也受到威脅
系統的設計并非毫無漏洞，若一旦被不法分子識別或被人進行惡意操作，那么高校的檔案將會面臨巨大的破壞危險，且這種破壞很難補救，因為檔案資料上傳后由于其的電子屬性，代碼被篡改或數據被改變，那么該檔案資料就很難進行修復，因此如何對高校的檔案管理系統進行維護是風險社會對體系構建提出的又一難題。
3 高校檔案管理體系信息化建設措施研究
3.1 強化高校檔案信息化管理基礎設施的建設
系統基礎設施的建設是構建高校檔案管理信息化體系的基礎，基礎設施包括硬件設施和軟件設施。硬件設施是：計算機、顯示器、顯示屏、存儲器、復印、掃描等。軟件設施包括：編程、代碼的維護、系統的升級等。不論是硬件設施還是軟件設施，都需要高校投入大量的人力、物力、財力。
3.2 完善高校檔案資料信息化的網絡建設
高校檔案管理系統的信息化的最終目的是簡化檔案工作流程，便于檔案資料的查閱，實現檔案資料的共享。因此，為了提高高校檔案資料的使用以及實現資源的共享，就應當不斷的完善高校檔案資料信息化的網絡建設。具體而言，將高校檔案管理系統主要分為三個部分：檔案數據庫管理系統，檔案查詢（檢索）系統，檔案管理維護系統。這三個部分就是綜合了存儲、查詢、維護于一體的高校信息化管理體系。
3.3 實現高校檔案管理信息體系建設的標準化
工作的開展應當履行一定的規范，管理系統的建設亦不能例外，高校的檔案資料管理，國家檔案局制定了相應的《電子文件歸檔與管理規范》、《公務電子郵件歸檔與管理規則》以及《磁性載體檔案管理與保護規范》等規范，各高校都應當嚴格履行，其次高校收集的科研、學術類的檔案資料較多，也應當遵守教育部對電子檔案管理而制定的相關規范，以實現高校檔案管理信息體系建設的標準化和檔案資料的共享。
3.4 加強高校檔案信息化管理的師資隊伍，對高校檔案管理的教師進行專業化的培訓
檔案管理信息化意味著相關的工作人員既能負責檔案資料的收集整理，又能熟練的使用信息化管理系統，在面對系統的漏洞時，能作出及時而必要的維護，從而防止高校電子檔案的不可挽回的損失，因此在檔案信息化管理體系下，對檔案工作管理人員提出了更高的要求，在上崗之前進行必要的培訓是不可或缺的。
4 結束語
高校檔案信息化管理體系構建是實現檔案資料共享的關鍵，各高校應當給予充分的重視，實踐中，高校檔案信息化管理體系還存在一些問題，針對相對應的問題，做好檔案信息化管理的基礎設施建設，對網絡系統的風險做好必要的預防措施，按照相關部門的規定履行檔案管理工作從而實現工作的標準化。提高檔案信息化管理的師資隊伍建設，上崗前進行必要的培訓等等，以此來不斷地加快高校檔案信息化管理體系構建的進程。
參考文獻
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[2]劉常鵬.信息技術與高職會計課程的整合[J].群文天地，2012（22）.
關鍵詞：電子檔案；高職院校；整合管理；路徑
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1002-4107（2013）08-0089-02
經過計算機處理的檔案所呈現出的文件形態就是電子檔案，電子檔案不僅具有二進制數字計算的信息處理方式，還具有整合信息資源的能力，同時還表現出管理學生檔案的能力和特色。電子檔案在數字化處理信息時，超越了傳統的管理紙質文件方式，把檔案內容如圖像、文字、數字等編寫成信息符號，進行信息融合，形成學生檔案信息的要素，從而使檔案信息不僅能提供單一性查詢，還具有管理能力，即進行個性化記錄和信息共享能力。電子檔案在國內外檔案機構和企事業單位專項管理中早有運用，新時期，我國高職院校引入電子檔案管理系統，不僅是高職院校教學改革的需要，也是文件數字化管理的必然要求。
一、高職院校電子檔案管理存在的弊端
（一）管理方式封閉，缺乏共享觀念
各高職院校在各自的檔案管理上仍以封閉式管理為主，缺乏檔案信息資源的共享和溝通管理觀念。基于此，電子檔案信息資源的建設屬性沒有得到充分發揮，仍然處在形式轉變或被忽略的誤區中，一方面造成信息資源流失現象嚴重，另一方面造成信息資源存檔重復，浪費資源現象嚴重。
（二）技術差異，成為資源共享的障礙
領導重視程度的不同，各高職院校電子檔案管理水平也隨之不同。有技術支持的檔案信息資源建設，可以直接與企業進行技術簽約并共同開發；而沒有經費或缺乏技術支持的高職院校檔案管理的狀況會怎樣我們可想而知。因此，各個高職院校的電子檔案整合管理的實現必須有后臺技術的大力支持，而技術水平的差異，造成校際之間的技術對接的難度。目前各高職院校存在的信息孤立現象尚未彌合，造成校際間的信息無法鏈接，難以實現電子檔案的整合。
（三）割據管理，無法滿足社會需求
高職院校的學生和教師在參與社會各項活動中，他們所涉及的出國、推薦、評獎等方方面面，無不需要母校給予檔案資料的提供。而高職院校檔案資源的割據性、獨立性和分散管理，盡管已經實行電子檔案管理，但仍不能使用戶的社會需求得以滿足。例如，高職院校學生的成績檔案，在學生參與就業、留學、考研等方面可以通過信息查詢而提供真偽證明的價值和依據，其應用頻率極高。
二、高職院校電子檔案整合管理的現實意義
2003年7月28日，國家檔案局的第6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》中，對電子公文歸檔管理工作的實施辦法和基本條例規定的非常明確，闡述了檔案數據庫和電子公文錄入與共享的合理前提。《中華人民共和國電子簽名法》于2005年4月1日正式頒布實施，突破性地闡述了電子簽名的法律效力，并提出了電子檔案管理的改革依據。因此，在政策的指導下，新時期加大電子檔案整合力度，實現信息資源廣泛共享。
（一）電子檔案的整合管理是檔案信息安全的保證
在高職院校成績錄入系統和學分制選課系統中引入互聯網技術，為學生成績檔案的電子管理創造了得天獨厚的條件。考試前由教務員把學生進行門類劃分，劃分標準是選修課、基礎課和必修課等，然后通過后臺錄入各門課程的基本信息，考試后，任課教師經批卷獲得成績數據。在成績提交存檔之前，由教務員――教務管理終端來制定限制更改的權限，來限制教師和學生更改成績，從而確保學生成績檔案保存的真實性和客觀性。
（二）電子檔案的整合管理是推動信息資源共享的重要前提
使用檔案是檔案管理和保存的最終目的。各高職院校由于存在技術上的差異，所以各校的電子檔案數據庫的保存形態各不相同，如大多處于全文數據庫、條目數據庫和多媒體數據庫三種形態，從而造成院校間對接難，用戶的社會需求服務難以滿足。新時期，電子檔案要實現整合管理，可以建立檔案聯盟委員會，各高職院校間的電子檔案管理進行統一調配，實現統一的技術，優化信息資源，從而提高高職院校電子檔案的服務能力和利用率，推動信息資源共享。
（三）電子檔案的整合管理有利于提高檔案教育與培訓的針對性
各高職院校培養的檔案人員就業以后，在崗的檔案人員培訓大多培養教育各單位的骨干群體。由于各高職院校檔案管理人員的實際管理能力和學歷水平存在差異，其培訓層次和內容往往無法完全滿足檔案人員的不同需求。然而電子檔案整合管理后，檔案管理人員的崗位、學歷背景、工齡的差異就清楚的呈現在我們面前，這樣，檔案培訓機構在確立培訓方式和培訓選題時就更具有針對性，從而使檔案人員的客戶應對服務能力提高，提升電子檔案管理的管理水平。
（四）電子檔案的整合管理有利于檔案的開放利用
檔案保管的核心和根本目的就是利用。要實現檔案信息資源的合理共享和有效配置，最有效的做法就是實現高職院校檔案信息資源的網絡化建設。當前各高職院校檔案館都存在各自為政現象，數據庫標準化程度低、規模小、不規范、又缺乏整體性，其利用率受到嚴重影響。當前高職院校檔案館建立的數據庫多數是條目數據庫，極其缺少多媒體數據庫和全文數據庫，用戶的個性化需求無法滿足。
三、高職院校電子檔案整合管理的路徑
當下，縱觀國內外檔案管理的先進經驗，檔案管理的信息化模式不外乎分散和集中兩種管理模式。我們當前主張的整合管理類似于集中管理模式，整合管理對電子檔案的負載形式不做任何要求，只對電子檔案的數據標準和形態做要求，電子信息資源的聯系是通過檔案機構的控制和組織能力來實現[1]。美國一直以來以運行集中式電子檔案管理為主，美國政府將州政府與中央政府之間的關聯數據運用集中式管理的方式來整合，然后通過保管、歸檔的方式建立數據源并統一口徑，建立直觀形象的搜索引擎供社會用戶使用，實現靈活多樣的個性化檔案服務。
（一）構建檔案協調管理機構，實現電子檔案整合管理
電子檔案實現整合，就要在各高職院校間建立關聯，然而要實現服務能力的社會化，并非是某個院校能解決的問題。究其原因，必須由教育主管部門方能解決這個問題，授權一個能制定政策、調配資源、協調院校的永久管理機構。具體實施辦法是，由教育部下達指示，各高職院校響應組建成員機構，重點院校建立永久組織機構，促進高職院校網絡服務和電子檔案資源體系的構建。依據我國高職院校當前情形，具有檔案專業學位授權和教育的高職院校，不僅能進行檔案培訓，還能召開和承辦檔案會議，這種具有資深調動和協調能力的院校應成為電子檔案整合管理的中心，應以此為基礎，構建權益和職能明晰的各級檔案管理機構。
（二）加強技術研發，構建電子檔案整合管理系統
電子檔案管理系統是一種計算機網絡系統，其功能是具有接收電子文件歸檔、變動通知檔案、組卷整理、電子查閱復制、檔案檢索編目。能自主使用的多元化的電子檔案管理系統，其技術水平必須是較強的。電子檔案管理系統一般由多個互相聯系的子系統構成，在其數字化過程中還包含知識產權保護、文件的格式標準等問題，并綜合運用文字識別技術、計算機網絡技術、檔案管理技術[2]。高職院校應依托計算機網絡與本校校園網連接，架構高職院校電子檔案局域網，對外部和內部數據庫實施全面管理；并加大技術研發力度，構建高職院校檔案信息交流平臺――電子檔案管理系統，實現收集、整理、統計和利用電子檔案，其系統技術包括檔案文件存儲格式兼容技術、OCR 實現技術，海量數據儲存技術、加密技術、數據安全和數據呈現技術。
（三）樹立社會化服務理念，實現電子檔案整合管理
要從檔案的內涵上真正明確電子檔案的服務方向和價值，信息資源自身優勢是確保電子檔案集中管理的重要條件，從高職院校在科研和教學中應用電子檔案的過程中體會到電子檔案的作用和價值，由此把高職院校檔案管理傳統思維打破。傳統上認為，高職院校檔案的作用是在學生就業、離校和調動單位等方面時需要查詢使用證明，然而，實際上，在知識產權認證和各類公用文書等方面的使用與歸檔，對科學研究和教學上的輔助作用是很大的。現在以職業院校為例，師生的發明和科研經由國家的質量標準認證以后，往往形成書面的證明材料就馬上歸檔，其他教師即使在同一個學校如果聯系不密切是無法知道這個信息的。各高職院校教師的科研成果、教學改革、課題方面大多都是如此，所有取得的科研和教學成果都會在各自院校的檔案管理數據系統中孤立保存，這些成果對社會普通用戶來說是無法使用和調用的，也不利于相同領域科研、教學的交流和提高，這就為電子檔案集中管理提出了迫切要求。為此，高職院校應樹立社會化服務理念，建立校園網，實現電子檔案的整合集中管理[3]。
（四）加大經費投入，提高電子檔案系統安全防護能力
檔案在進行數字化、電子化的過程中，來自互聯網的安全問題很多，不光是高職院校的成績檔案，只要有網絡共享和信息服務的行為產生，就會有非正規渠道獲取信息的行為出現。可以建立對抗病毒入侵的防火墻、對教務網絡、軟件和數據庫進行加密，采取系統跟蹤維護和計算機系統殺毒來進行安全防護，但這些都是目前高職院校在電子檔案管理上十分缺失的。在檔案管理中，高職院校應加大經費投入，確保檔案系統的安全防護，由此引發我們對高職院校檔案管理工作是否重視的思考，高職院校的教學和科研的確重要，經費開支自然向教學和科研開綠燈，而學生成績檔案與教學、科研關系密切，也是一個重要環節。因此，高職院校應充分考慮教學和管理的結構平衡，加強電子檔案系統的安全管理，提高系統防護能力。
參考文獻：
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（一）系統調查
1.現在許多學校基本還是依靠文本這一類紙質介質來處理相關信息，不僅工作效率不高，對于檔案的管理也不科學。
2.系統的維護功能不強，可以通過增加一些適當的項目來彌補。
3.數據比較容易丟失，安全性還不高。
4.各個部門之間的交流相對較少，這樣對于開展工作是不利的。綜上所述，可以通過建立起完善的學生檔案管理系統使得學校的檔案管理更加科學化，提高工作效率，便于以后查找數據，提高檔案系統的安全性，一個完善的數據管理系統對于提高教學質量是至關重要的。
（二）系統可行性分析
1.技術可行性。就現在的情況來看，計算機技術高速發展，可以說每個學校都有計算機，這就為設計這個系統提供了很好的硬件環境。在建立了校園網之后，校園網在學校的基本場所都有所覆蓋，比如，教學樓、圖書館、學生宿舍、教職工宿舍等等，這些都可以作為信息通道。同時，其他部門的一些系統也在不斷建立起來，比如說教務管理系統、財務管理系統等等，在這一系列的系統建立之后，也在一些方面為設計檔案管理系統提供了或多或少的幫助。
2.用戶可行性。在應用該系統之后就可以在極大的程度上提高工作效率，一旦數據輸入到網絡數據庫之后就可以實現資源的共享，也可以快捷的完成查詢工作，這樣不僅提高了工作效率，也保證了工作的準確性。與此同時，工作人員也都可以熟練的應用計算機技術，在使用新的系統之后，他們也可以比較迅速的進入工作狀態，開始新的工作。在使用新的系統之后，學生可以更加便利的查詢相關數據，在操作方面也更加簡單，只需要按照頁面的提示，選擇自己所需要的功能，就可以查找到需要的數據，而至于系統的結構以及運行也不是使用者將會關心的事情。對于管理者來說，該系統的操作也并不復雜，管理者只需要將需要的數據錄入到系統中，在平時負責一些簡單的管理工作即可。而這些功能都是可以再以后的操作過程中實現的，也就是說，該系統在使用可行性方面上不存在問題。
3.經濟可行性。在使用這種新的學生檔案管理系統之后，不僅僅可以提高檔案管理工作的工作效率以及工作質量，并且還可以極大的節約人力物力，節約資源，在加快處理學生信息之后，對于學校的教學質量也將會有極大的提升。
（三）功能需求
學生檔案管理系統主要就是為了實現高效科學管理學生檔案的目的，該系統還可以對學生的個人信息、課程信息以及試卷情況等等這一系列的信息進行整理和維護。學生在這個系統的幫助下也可以隨意地瀏覽所需的資料，并且還支持下載以及打印功能，這對于學生來說無疑會有很大的幫助。而系統管理員對于班級、成績、學生、教師、畢業設計選課、試卷、公告及留言信息等等可以進行統一管理。
（四）性能需求
在設計系統的時候就應該考慮全面，不僅需要考慮到現在系統的“標準性、安全性、兼容性、高效性、保密性、可維護性”，更加需要為以后系統的升級考慮，同時還需要注意系統在什么樣的環境下使用，所以系統還需要具備以下幾個功能即全面性、可靠性、安全性、兼容性、高效性、可維護性。
二、高職院校學生檔案管理系統設計的關鍵技術和工具
（一）ASP技術
在這個信息技術高速發展的社會，社會大眾對于信息技術要求越來越高，同時Web頁面技術也在不斷的發展，增強了Web站點的功能性，供給大眾使用的功能也在增多。從HTML、ClientScript到CGI,再由JAVA到ActiveX,Web頁面設計一直在受到沖擊，微軟公司對之前的設計作分析討論，從新出發，設想Web頁面設計的真正目的，最后，設計出了Ac-tiveServerPages(ASP)來替代CGI(Com-monGatewayInterface，通用網關接口)的技術。
（二）ODBC技術
ODBC（開放數據庫互連，OpenDat-aBaseConnectivity）是Microsoft公司開發的一套開放的數據庫系統的應用程序接口規范，這樣一來的話就可以更好的規范該軟件可以使用的環境，在ODBC操作技術的開發進程中，最常使用到的就是ODBC接口、SQL語言，至于另外的一些操作的話可以借助數據庫的一些相關驅動來幫助實現。這樣一來的話就使得應用程序有著更加全面的功能。
（三）B／S模式
B/S模式已經采用了新型的MIS系統的平臺模式，以WEB技術為模板共同完成對于系統的任務。B/S模式的客戶端對于客戶端的簡化工作有著很大的幫助，不但可以免除許多的硬盤存儲的問題，還可以保證整個網絡系統的靈活性和簡便性。B/S使得傳統的MIS的功能有所擴大，其中最主要的特點就是網上信息的工作，可以大大的提高了工作的效率，減少了人力和物力，提高了經濟效應。
（四）SQLServer2005
SQLServer2005具備兩種重要的特性，一方面能夠以強大的數據庫服務器進行有效地工作，另一方面，數據庫引擎也可以用于本地的存儲獨立數據庫中，進行數據的快捷運行和提高工作效率。
三、高職院校學生檔案管理系統的總體設計
（一）系統模塊設計
1.系統管理模塊
系統管理模塊主要分為以下幾個部分：系統登錄設計、用戶賬戶管理、系統權限設置和系統維護功能。
2.學生信息模塊
學校對學生資料都需要進行詳細的登記，而這些重要的資料也是以后學生參加各項活動的基礎，一定需要進行定時的維護。主要信息有學生的專業、學號等等。
3.學生成績模塊
在每個學期期末的時候都會將學生的成績錄入到系統中，以便于學生查找自己的成績，對于考試沒有提高的學生來說也可以盡早做好準備，報名參加補考，而老師要做的就是將成績匯總到教務科。
4.公共管理模塊
在這個模塊中主要有留言管理、通告管理等等。如系統功能模塊圖1：
（二）系統數據流程圖
數據流圖由以下元素組成：數據流(DataFlow)，處理(Process)，數據存儲以及數據源。數據流(DataFlow)：為有名稱以及流向的數據，一般通過箭頭表示。處理(Process)：對已有的數據進行相關的處理，表示方式為矩形。輸入的數據將指向已有的數據，輸出的數據則指向相反的位置。數據存儲：以文件方式或者通過數據庫存儲方式保存的數據，主要的表示方式也是借助于箭頭。數據源以及數據終點：主要的作用就是為了表示數據的去向，在一般狀況下只在起點或者在終點出現，它還可以被叫做外部實體。該系統數據流圖如圖2：
（三）系統E-R圖
數據庫概念概念結構設計要建立在需求分析的基礎之上，然后設計出可以滿足客戶需要的實體，這樣也可以為接下來的邏輯設計打下堅實的基礎。所謂的E-R模型之間的聯系主要是建立實體之間的聯系。在需求分析之后，便需要對不同的實體進行相關的考察，然后才能夠發現其中所存在的聯系。這樣一來的話就能夠的出實體之間是以1:N，M:N，或者是1:1。在此之后還需要進行一項工作，就是需要考察一個實體，兩個實體，或者是多個實體之間存在怎樣的聯系。E-R圖為實體-聯系圖，可以用來表示實體型的屬性以及聯系。這也是用來描述顯示世界的概念模型。在E-R圖中表示方法如下所示實體型：可以通過矩形來表示，在矩形內輸入的實體名；屬性：用橢圓表示，要將實體連接起來的話就需要用到屬性。聯系：用菱形來表示，可以在菱形內輸系名，并且還可以和實體連接起來。與此同時在旁邊標明聯系的類型（1:1，1:n或m:n）。“學生檔案管理系統”的全局ER模式：見學生檔案管理系統的全局E-R圖3
（四）數據庫設計
在充分完成對學生管理系統的分析以及對數據流圖、E-R圖的研究之后就可以得出數據庫的相關數據項以及相關數據結構。學生信息表見下表1：在該表中主要涉及到的有以下一些數據：學號、姓名、民族出生日期、家庭情況、入校成績、進入學校的政治面貌、實際住址、相關專業、郵政編碼等等類似的信息。不僅如此還需要收集學生家長的相關信息，其中就包括：父母親的工作崗位、父母親的具體職位、父母親的文化程度、父母親的具體聯系方式。表名稱標識：student
四、高職院校學生檔案管理系統的實現
（一）系統管理模塊的實現
（1）系統的登錄設計
在登錄設計的過程中，一般分為兩個小的模塊，分為管理者登錄以及學生登錄兩種。管理者想要進入系統中的話，在登錄界面需要先選擇登錄用戶的類型，然后按照具體要求輸入正確的用戶名以及密碼之后就可以進入系統。
（2）用戶賬戶管理
系統的管理員一般可以憑借對用戶的管理實現對新用戶的注冊，或者是刪除等等相關操作。
（3）權限管理功能實現
在單擊界面菜單之后，通過“用戶管理->權限管理”就可以進入權限管理界面，根據界面的提示先需要輸入用戶編號，之后可以借助界面中間的兩個向左向右鍵，幫助選擇權限，最后在操作基本完成之后只需要點擊“確定”鍵即可完成全部操作。
（二）學生信息模塊的實現
對于學生信息窗體來說，其功能就是可以對學生的信息進行一定的操作。只需要點擊錄入按鈕，然后于光標所在地添加需要的信息。
（三）學生成績管理模塊的實現
學生成績管理模塊主要包括以下幾個模塊，考試課程信息的設置，考試成績查詢，考試成績錄入及考試成績的統計匯總等等。需要查詢成績的是時候可以通過進入系統的“成績管理”然后點擊“學生成績查詢”菜單項，然后就會出現一個對話框，我們可以依照需要查詢的范圍，輸入需要的信息，就可以查詢到所需要的成績了。
（四）公告管理模塊的實現
一、大學生心理健康檔案的建立
2004年，教育部曾要求在直屬高校秋季入學的所有大學新生中都建立心理檔案，到目前為止，全國很多高校都為學生建立了心理健康檔案。但是，這其中也存在一些問題，比如：學生的心理健康檔案在學生入學的時候建立起來，保存一些學生的基本信息，之后便成為一個無人問津的“死庫”等等，這些問題使得學生的心理健康檔案有名無實，浪費了人力、財力、物力資源，卻沒有發揮應有的作用。筆者認為，要想對大學生心理健康檔案“才盡其用”，首先是要建立起完善的大學生心理健康檔案。
在建立大學生心理健康檔案的過程中，首先涉及的一個問題是“由誰建”，也就是由誰牽頭的問題。一般來講，學生學習生活在班級、學院、學校這樣一個三級體系之中，在這個體系中的每個層級，都會產生學生的心理健康檔案。而且，從目前情況來看，很多學校都成立了專門的心理機構，解決學生的心理問題，這個過程中又會產生大量的心理健康檔案。學生的心理健康檔案雖大量形成，但卻散亂在不同的層面上。要想解決這一問題，首先必須確定一個主體，把這些散亂的檔案集中起來。各學校應根據自身的實際情況來確定這一主體，比如，對于學生比較多的學校可以以學院為主體，對于心理機構比較完善的學校則可以以心理部門為主體。
其次面臨的問題是“怎么建”。從目前情況來看，多數學校是以心理檔案系統為依托的。現在大學生心理檔案管理系統很多，如教育部牽頭開發的“中國版”學生心理檔案管理系統、安人大學生心理檔案系統、北森大學生心理檔案系統等等，各具特色。值得注意的是，在大學生心理檔案管理系統中，除了需要包括在線形成的以及直接生成的數字化的檔案信息外，還要注意對其他載體（比如紙質等載體）檔案信息的數字化，這樣建立起來的檔案管理系統才是完整的、合理的。
二、大學生心理健康檔案的管理
對大學生心理健康檔案的有效管理是心理健康檔案發揮作用的必由之路，管理工作的優劣直接決定著檔案發揮作用的大小。在對大學生心理健康檔案的管理過程中，首先，要確保大學生心理健康檔案的齊全、完整。如果檔案殘缺不全，檔案發揮作用將無從談起。當前的大學生心理健康檔案，主要包括學生個人的基本情況、家庭背景、心理健康測評及結果等等各種反映學生心理健康狀況的記錄。這些記錄形式多樣，其形成有些是定期的、有些是不定期的，但無論是哪種類型的記錄，都將為做好大學生心理健康工作提供必要的依據和憑證。所以，要及時收集整理各種形式、各種載體的學生的心理健康記錄，及時更新和維護學生心理健康檔案管理系統，使之處于一種動態狀態，從而確保系統的活力，為這些檔案發揮作用打下良好的基礎。這里也有一個需要注意的問題，強調檔案的齊全完整，并非要求有“文”必檔，玉石不分，所有關于學生心理的記錄一并入庫，而應根據實際情況，根據工作需要，有選擇的入庫。
其次，在對大學生心理健康檔案進行管理的過程中，要及時對檔案信息進行分析整合。大學生心理健康檔案紛繁復雜，對于其的管理，不僅僅是把這些數據集中起來，更重要的是要使這些數據產生1＋1>2的效果，并直接作用于大學生的心理健康工作，這就離不開對檔案的分析整合。比如，大學生心理健康檔案系統保存了大量的學生心理測試量表，在管理過程中，把這些量表集中起來并不難做到，但是，應該考慮到，對這些量表進行什么樣的“加工”，才能使利用者利用起來更直觀、更方便。所以，在整理的過程中，可以從縱橫兩方面來考慮，一方面，保證一定時期一個學生各類量表的連續性，另一方面，應該力爭使其能夠體現在同類一量表中，不同學生的比較，只有這樣，才能更有利于利用者全方位的做好學生的心理健康工作。
當然，在對大學生心理檔案管理的過程中，不免會涉及很多心理學的知識，需要心理學專業人才的配合，但檔案工作者憑借自身的專業知識，在這其中所發揮的重要作用是不可代替的。所以，筆者認為，大學生心理健康檔案能否發揮出其應有的價值，與我們檔案工作者有直接的關系。
三、大學生心理健康檔案的利用
第一，重視對大學生心理健康檔案的利用，有利于促進學生的全面發展。首先，從學生個人角度而言，在大學校園里，很多學生往往對“我是誰”“我究竟是一個什么樣的人”等問題感到困惑，學習和生活中會出現過于自信或自卑的現象，諸如此類問題都根源于學生對自己沒有一個很好的了解，對自己的心理特點沒有一個準確的認識。學生通過對自己心理健康檔案的利用，能夠更好地了解自我、認識自我、正視自我，并能夠有意識的調節自我，使自己的心理狀況沿著健康的道路發展。其次，從學校的角度來看，大學生心理健康檔案是教師管理學生的重要依據。每個學生的成長經歷和生活環境的不同，造就了學生不同的心理特點，不同的心理特點使得教師在教育過程中不可能有一把“萬能鑰匙”，而必須做到“一把鑰匙開一把鎖”，心理健康檔案恰恰為教師提供了這樣的捷徑。教師根據學生的心理健康檔案，可以對學生有一個全方面、相對真實的了解和認識，便于教師因材施教。比如，我校的心理健康檔案管理系統，記錄了學生成長中對其影響最大的事，我們了解了這些“大事”，便不難對本不理解的學生的想法和做法做出更好的解釋，便可以更好的和學生進行交流，更合理地引導學生，做到防患于未然。
第二，關于大學生心理健康檔案利用中的開放與保密。大學生心理健康檔案，涉及學生的很多隱私。所以，心理健康檔案工作者必須要做到尊重學生的隱私，為其做好保密工作。在利用過程中，對于不同的用戶，開放的程度和內容也應根據實際情況而定，要嚴格做好對用戶身份和權限的驗證。比如，學生只可利用其本人的檔案；對于班級的輔導員，其有權查閱本班學生的檔案；專門的心理機構，根據需要，其可以對全校學生的心理健康檔案進行查閱，等等。對于在一定范圍內利用學生心理健康檔案的任何人，都必須做好保密工作，尤其不可將學生心理健康檔案的內容當作談資，否則帶來的危害是難以預料的。
第三，大學生心理健康檔案應成為高校學生檔案的重要組成部分。目前，多數高校學生檔案主要包括政治表現方面（如入團、入黨的申請書、政審材料等）、學籍和學習成績方面（如各種成績單、學位證書等）、身體健康狀況方面（如入學體檢表、畢業體檢表）等內容。我們可以看到，學生的身體健康狀況記錄是學生檔案必不可少的一部分。在現代社會，身心健康同樣重要。將心理健康檔案作為學生檔案的重要組成部分，不僅對學生、學校有重要作用，對學生走上社會，立足社會，為祖國和社會做出應有的貢獻更具有重大意義。比如，現在很多單位在招聘的過程中都加入了心理測試環節以更加全面地了解學生，心理健康檔案無疑更好地滿足了招聘單位的這一需求，用人單位通過學生的心理健康檔案能夠更加全面、具體地了解學生的心理特點，可以更好地判斷出學生是否適合某職位。對于學生，這就是在幫助其找準位置，找到一個適合自己工作，有利于減少今后走上工作崗位后的諸多不適應；對于整個社會，這是人盡其才，才盡其用的一種有效途徑。
參考文獻：
1、吳桂敏：《高校建立大學生心理健康檔案的理性思考》，《廣西教育學院學報》2007年第3期。
2、楊孝：《大學生心理健康檔案的建立與利用研究》，《咸寧學院學報》2006年第10期。
3、李開平：《關注大學生心理健康建立心理健康檔案》，《檔案與建設》2006年第1期。
4、河北大學心理健康教育中心，
關鍵詞：廣播電視大學 招生檔案 規范化管理 檔案信息資源
“一個國家如果沒有檔案，它將失去歷史而變成傳說”；檔案的重要性不言而喻。招生檔案是招生工作的真實記錄，是錄取結果的重要依據，也是存檔憑據的有效證明。隨著電大招生改革的逐步深化以及互聯網應用的深人和發展，廣播電視大學已經建立了一個以數據庫服務器為核心，以現代網絡通信技術為依托，覆蓋全國電大系統的、科學可行的、方便靈活的、通過網絡操作的招生管理平臺。實現了網上遠程錄取、電子檔案、無紙化辦公、工作效率極大提高等飛躍。作為基層電大，如何盡快適應新的招生形勢、開拓創新電大招生檔案的管理是擺在電大人面前新的課題、是電大招生人員的當務之急。
1 招生檔案的重要性
1.1 為電大的科學管理提供決策依據
建好學生招生檔案，能為學校的科學管理提供依據，它可以及時準確地掌握和了解學校的招生規律、特點及發展趨勢。如可以從個體檔案中探尋出學校教育、管理的方法；可以為實現電大因材施教目標提供科學、全面的參考消息；還可以為豐富課外活動、滿足學生的個體需求提供決策依據；可以采取恰當的方法進行教育與管理工作，有助于教師客觀地了解學生在道德認識和道德情感及行為上的發展水平；為社會上評價電大的教育水平提供科學的評估系統；可以幫助教師有效地了解學生在特定社會環境下的政治態度、思想問題和意見要求等。
1.2 為教師的教學科研提供原始信息
教師要提高教育教學質量，必須了解學生個體間的差異；學生招生檔案的建立有助于教師更好地貫徹因材施教的原則。能為教師提供學生的相關信息，可以使教師全面了解每個學生的能力差異、個性特點、學習欲望等，為教師科學地管理和教育學生提供直接的方法，從而使教師在教育工作中做到有的放矢，減少盲目性，提高針對性，進而提高教育教學質量。同時，它有助于教師了解學生的個性特點個別差異；有助于教師發現和診斷學生個人或班集體存在的問題。同時，學生招生檔案還可以揭示教師教育教學工作中的問題，反映學生的發展軌跡，能促進學校和教師更新教育觀念、轉變教育思想、改革教育方法、創設良好的學校環境，進而通過各種手段去進行教育和訓練，提高學生的品質，促進學校的發展。
1.3 為學生的健康成長提供監測手段
學生可以通過檔案了解自己的各個時期發展狀況及整體成長軌跡，建立學生招生檔案為學生當前健康發展乃至整個學習期間與將來的職業規劃提供十分重要的依據。如在發現自己有心理問題時，就可以積極尋求心理輔導和咨詢，學生通過檔案的原始記錄比照自己的心路發展過程，它對每位學生個人的心智成長和潛能開發可以提供相應的幫助和重要保證，更加有利于幫助學生了解自己的性向、興趣、能力以及所處的環境，有利于學生充分發揮自己的主觀能動性，同時協調自己的學習行為，以達到自我發展的目的，在這個過程中，可以及時發現和化解自己在發展過程中的障礙。
2 電大招生檔案管理的措施
2.1 完善招生檔案管理系統
學生檔案管理系統是一個教育單位不可缺少的部分，它的內容對于學校的決策者和管理者都至關重要，學生檔案管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。學生檔案管理系統能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢，它的內容對于學校的決策者和管理者都至關重要，它是一個教育單位不可缺少的部分。一是換擋提速，效果明顯。如能夠為將來學校評估、上網做好準備；可以迅速查到所需信息；只需一到二名檔案錄入員即可操作系統，節省大量人力；存儲量大，可以存儲歷屆的學生檔案，確保安全與高效。二是立足創新，開拓進取。要善于運用現代先進的技術與工具，彰顯手工管理無法比擬的優點，使用計算機對學生檔案信息進行管理，這些優點能夠極大地提高學生檔案管理的效率，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等方面。它是學校科學化、正規化管理和與國際接軌的重要條件。三是深刻剖析，揚長避短；知己知彼，百戰不殆。要充分剖析和查找過去使用傳統人工方式管理學生檔案中存在的缺點，它們給儲藏、查找、更新和維護都帶來了不少的困難。最常見的就是，時間一長，將產生大量的文件和數據，經常出現效率低、保密性差等問題。
2.2 把握建檔信息主要內容
招生檔案是揭示或了解到的有關學生狀況、特點等的材料。學生招生檔案的內容，應盡可能全面反映學生的特點，從而為學校教育提供可靠準確的信息。學生招生檔案一般包括兩大方面：一是影響學生招生發展的基本資料，亦即學生基本情況，包括個人基本情況、家庭生活情況、學校學習生活情況及對個人生活有影響的重大社會生活事件等。二是反映學生狀況和特點的資料，包括智力水平、個性特征、健康狀況、學習情況、職業能力等。如學生基本情況中包括個人簡介、家庭生活環境、個體身心健康狀況等。再如能力狀況及其教育建議包括學生的智能水平、言語概括、言語推理、解決問題的能力、能力傾向鑒定及創造力測量等。
2.3 依照招生平臺規范管理
一是試行報名一張紙。改變過去招生簡章、報名表、承諾書相對分立的做法，試行報名一張紙（即在一張A4紙的正面印制電大招生平臺錄入中必填的相關信息及承諾書，在反面印制我校的招生簡章；學員入學前在正面張貼1張照片的同時把相關信息一次性填好，反面直接粘貼身份證、畢業證、學歷認證報告等復印件，生源介紹人及我們招辦人員當場在核對無誤的情況下簽字把關）。既節約紙張、避免散發和傳遞過程中的零亂和丟失，又節省過去要求學員交兩張照片的成本和整理過程中的忙中出錯機會，還可減少網上錄入時因過多無用信息干擾可能導致的失誤。二是認真填寫登記表。在收取核對無誤的一張紙后，招辦人員認真填寫招生登記表，并按照專本科分開的辦法將一張紙裝入相關的資料袋。尤其是在填寫招生登記表時寧慢勿亂，填后認真核對學員信息，確保準確無誤。三是搞好網上錄入。網上錄入是注冊之前的最后一道工序，也是電大招生工作中最嚴謹、最細致、最準確的工作，它關系到上級電大的注冊、錄取與審核，更關系到后續教務系統和班主任管理工作的需要。做到在錄入前認真核對學員報名一張表和招生登記表，環環相扣、萬無一失。必須以“零失誤、零差錯”的原則和服務宗旨確保網上錄入精準無誤。采取及時性錄入辦法，避免注冊前夕因事務過多造成的“忙亂慌和打爛仗”。在到省電大注冊前將所有錄入后的網上信息打印后一一核對。
參考文獻：
[1]楊凱.《新時期高校檔案管理工作研究》《科技信》2008.23.
關鍵詞：多媒體設備；設備維修；檔案管理
0 引言
隨著現代信息和多媒體技術的飛速發展，多媒體教學設備已成為各院校日常教學的必備工具。[1]多媒體教學設備是將基礎設施、軟件資源結合為一體的現代化教學設備，是教育教學現代化的一種手段。科學技術的突飛猛進，尤其是物聯網技術的飛速發展，使得現代教育裝備產品呈現智能化、網絡化、微型化、集成化、芯片化等特點，以上特點也決定了高校多媒體教學設備的維修工作將更趨復雜化和個性化，由此對教學設備的維修工作提出了更高要求和嚴峻挑戰[2]。
多媒體設備是教師上課展示和講解多媒體課件的平臺。多媒體設備的管理得當與否， 密切關系著教師的課堂教學效率和學生的學習效果。[3]多媒體設備的使用是教育教學改革發展的趨勢，多媒體設備管理的核心是維護好設備，服務于教學。多媒體設備的管理是一項繁紛復雜的工作，多媒體管理員在設備的管理和維護工作中起著很重要的作用。[4]
因此，分析高職院校教室多媒體設備維修檔案存在的問題，建立多媒體設備維修檔案管理系統，對于減少設備故障、加強教室多媒體設備管理和維護以及學校的教育教學工作將起到很好的推動作用。
1 高職院校教室多媒體設備維修檔案存在的問題
高職院校教室多媒體設備檔案主要由設備購置、安裝調試、運行記錄、維護保養、檢修、報廢等各個階段的資料、說明和記錄數據等組成。其設備維修檔案是在教室無課時，對設備進行檢查、維修和維護后，將故障時間、原因、現象、運行正常時間和狀態的文字、圖表等科技資料記錄歸檔。目前，教室多媒體設備使用檔案在建立過程中主要存在以下幾個方面的問題：
1.1 設備使用記錄漏記、不完整
設備使用人員不重視設備使用記錄的填寫，有時太忙或忘記了，存在漏記情況，有些項漏記或有些內容漏記。
1.2 設備日常管理記錄漏記、不完整
由于記錄工作每天重復且單調，管理員沒有給予足夠的重視，設備日常管理記錄存在漏記情況，即使記錄了有的內容也不完整。
1.3 維修和維護記錄內容不完整
有的維修和維護人員的注意力只在機器上，而忽視記錄機器發生故障的時間、原因、現象、運行正常時間和狀態等，造成維修和維護記錄內容和設備檢修存檔不完整。
1.4 記錄堆積
設備使用人員和管理人員不能及時地將記錄進行整理和存檔，經常發生檔案不及時移交的現象，造成原始記錄堆積。
1.5 維護資料歸檔不及時、不規范
有些檔案部門存在"你交我存，你來我借"的情況，新購設備的使用說明、故障判斷等驗收資料收集不到位，造成在設備檢修期間，常發生現用現找，現場混亂現象。
以上所述使用記錄存在的問題、日常管理記錄存在的問題、維護資料等歸檔不及時、不規范方面存在的問題均是教室多媒體設備維修檔案管理方面應改進的問題。
2 加強教室多媒體設備維修檔案管理的應對策略
目前學校配置的一種教室多媒體設備主要有，計算機、DVD、 中控、音響、功放、投影、擴音系統、實物展臺、教師顯示器等。[4]。針對這些設備開展維修、維護及管理工作需要采取的措施是：
2.1 成立面對全校的多媒體設備維修檔案管理組
該小組負責教育技術理論指導和技術支持，并制定相關規章制度，同時落實到專人負責。尤其是對任課教師及相關教室管理人員進行培訓和宣傳工作，使接觸到多媒體設備的人員清楚自己在使用和管理多媒體設備的工作中應承擔的責任和所盡的義務，做到責任明確。
2.2 制定相關規章制度
根據國家有關規定，制定相關規章制度，如：《教室多媒體設備管理方案》、《教室多媒體設備的操作流程》、《教室多媒體教學設備管理和使用規定》、《教室多媒體設備故障登記簿》和《教室多媒體設備使用記錄簿》
2.3 培訓教師和管理人員
在每學期開學之前對教師及管理人員進行培訓，包括：宣傳《教室多媒體設備管理方案》、《教室多媒體設備的操作流程》、《教室多媒體教學設備管理和使用規定》等文件，講解多媒體設備各部分是如何工作、如何連接在一起的，哪些地方容易出現問題，應如何解決，舉例說明教室多媒體設備故障登記和使用記錄的正確填寫等，為規范教室多媒體設備維修檔案管理打下良好的基礎。
2.4 建立簡單易查找的使用手冊
將常見故障處、解決方法，找管理人員的方法總結成小冊子，簡單易查，降低設備故障發生率，特別是人為使用不當所帶來的損失，減少設備維修和維護人員的工作強度，延長設備的使用壽命。
2.5 及時收集和歸檔
對教室多媒體設備故障登記和使用記錄及時整理歸檔，對設備的故障原因進行分析，對設備的故障登記和使用記錄可通過網上的教室多媒體設備維修檔案系統完成。
3 建立教室多媒體設備維修檔案系統的必要性
目前，計算機數據庫技術應用非常普遍。利用Microsoft公司推出的 Access數據庫，建立高校多媒體設備維修檔案數據庫，促進多媒體設備維修管理信息化工作的開展，不僅可以提高設備維修檔案的管理水平，而且還能及時保存維修數據，縮短設備的維修周期，使各類設備的故障具有可參考性、對比性和統計性，使維修人員可以隨時了解設備的常見故障和使用狀況，尤其是對大型設備的跟蹤監控。這樣有了先進的教學設備，再加上具有高技能的教育技術人員和先進的管理模式，就可對多媒體設備的正常運行起到良好的監督作用，減少設備故障率，提高教師利用多媒體教學的積極性。
多媒體設備維修檔案管理信息系統的建立目標是：通過實時記錄設備及其維修的基本情況，使工作記錄成為維修人員的工作參考， 由此進行的積累和總結，將成為今后制定維修和改進計劃的主要依據。
4 結束語
目前，教師利用教室多媒體設備開展教學活動已成為一種常態。隨著各院校對多媒體教學設備投資規模的不斷增大，加強教室多媒體設備的維修檔案管理和建立統一有效地檔案管理系統迫在眉睫，這對于減少機器故障率，提高教室多媒體資源的利用率，維護正常的教學工作將有重大意義。
參考資料
[1]焦軍宏.高校多媒體設備管理與發展[J].教師探索，商情，2014（36）：214-215.
[2]楊再明，張凱，王志怡.基于RCM理論的高校多媒體教學設備維修工作探析[J].中國現代教育裝備，2015，（17）：4-7.
關鍵詞：高校；檔案；信息化；管理
隨著信息技術的不斷發展，各行各業已經開展了關于信息化管理模式的改革。在檔案管理中，運用信息技術可有效提高單干管理效率及質量，而進行檔案管理信息化建設又是國家信息化戰略提出的要求。面對這樣的趨勢，高校檔案管理進行信息化建設已成必然趨勢。
1 當前時期下高校檔案信息化管理存在的問題
1.1 檔案信息化管理基礎設施較為落后
檔案信息化管理需要一些基礎設施的支持，如計算機等，而現階段，很多高校并沒有加大檔案信息化管理基礎設施建設力度，使基礎設施較為落后，滿足不了現代檔案信息化管理的需要，具體體現在以下幾點：（1）很多信息化基礎設施并沒有配置，如用于進行檔案信息化管理的服務器等。同時，很多基礎設施都已經使用了很多年，如計算機還是“大頭機”，打印機、復印機也相對落后。（2）很多高校并沒有實行網絡化的檔案管理模式，如檔案管理用的計算機并沒有連入網絡，很多辦公軟件還是單機版本。（3）有些高校檔案管理雖然在原先的基礎上連入了局域網絡或互聯網，但各方面設置并沒有進行系統的完善，使其存在很多缺陷，無法用于現代化的檔案信息化管理中[1]。
1.2 高校檔案信息化管理缺乏規范性
高校檔案信息化管理缺乏規范性具體體現在以下幾個方面：（1）檔案信息化管理的規范并沒有進行統一，這就導致在實際工作過程中，工作人員沒有一個完整的標準作為行為的依據。同時，存在多檔案管理系統生成的數據無法兼容的現象，這就導致在數據的轉換時，可能出現信息失真問題[2]。（2）在實際操作中，檔案信息化管理系統還應該和高校其他類型的管理系統存在聯系，如教學管理系統、學生管理系統等，這些管理系統生成出來的數據最終會流入到檔案管理系統中。但由于這些管理系統又相對獨立，所生成出來的數據標準不一，無法有效的完成與檔案管理系統的對接。
1.3 檔案信息資源質量不高
大多數高校檔案信息資源存在以下幾點現狀：（1）很多高校的檔案信息資源只是記錄了各類檔案的目錄，而并沒有檔案全文數據。（2）在高校進行檔案資源整理時，只考慮檔案的數量，沒有對檔案資源的有用性進行合理分析，這就導致高校檔案信息庫存在大量毫無作用的檔案，不僅占用了檔案數據庫的庫存，同時還增加了管理成本[3]。
1.4 信息化管理人才專業素質不高
高校檔案信息化管理最終還是需要人來進行基礎操作，而在這一過程中，工作人員的素質直接決定檔案管理的質量及效率，很多高校沒有認識到這一點問題，沒有加大這方面的資源及精力投入力度，這就導致檔案信息化管理工作人員的素質普遍不是很高。具體體現在以下幾點：（1）很多檔案管理人員還沒有掌握現代信息化檔案管理的相關技能，不能順利使用計算機進行各類檔案管理操作。（2）信息技術人員對檔案管理相關知識了解較少，不能有效的把信息技術運用到實際的檔案管理工作中[4]。
1.5 缺乏有效的安全保障措施
在檔案信息化管理系統下，存在很多安全風險。如因工作人員不正當的操作導致的數據信息遺失、損壞等問題，如因黑客及不法分子攻擊導致的系統癱瘓或數據信息失竊等問題。而高校缺乏有效的安全保障措施取決于高校領導這方面意識的匱乏，認為檔案不具備直接經濟效益，所以不會發生安全風險。很多高校檔案管理系統都沒有配置相應的殺毒軟件等安全防范措施，甚至沒有對工作人員進行安全教育，從而使工作人員樣成了很多不良習慣，加大了安全風險發生的幾率[5]。
1.6 館藏檔案信息數字化發展步伐十分緩慢
目前，我國大多數高校開始了一項這樣的工作，即：將原本紙質版的檔案轉化成為數字化的版本進行保存、館藏，這也是高校檔案信息化的一項基礎性工作。眾所周知，對日常科研以及教學、行政管理等文件直接生成電子版過程比較容易，然而若將高校數十年甚至是百余年的所有紙質版的檔案資料轉化成為數字化版本，并將其存于光盤或者硬盤之中，構建全套的檔案全文數據庫，那么這就需要花費大量的時間與代價，這就相當于一個非常大的宏偉工程，需要大量的人、財、物等的支撐。當前時期下，各個高校在該方面的工作進展十分緩慢，且投入不足。
2 改善高校檔案信息化管理問題的對策
2.1 加強檔案信息化管理基礎設施建設
高校想要做好檔案信息化管理，首先需要加強檔案信息化管理基礎設施建設，具體可從以下幾點出發：（1）加大資金投入力度，高校應該在力所能及的范圍之內，不斷擴大基礎設施購買的經費，并合理利用資金，不斷提高資金的利用效率，把每一筆資金都花在“刀尖”上[6]。（2）加強高校檔案信息化管理系統的開發力度。可聘請外界專業的制作團隊，結合高校實際檔案管理需求，設計出功能齊全、操作簡便、安全性能高的信息花冠里系統。（3）在建設好硬件和軟件之后，高校還需要建立檔案信息化管理專用網站，通過網站來收集、整合各類數據。同時，還應該加入檢索和咨詢功能，檔案使用人員只需要通過該網站就可以獲取所需要的檔案數據，從而提高檔案利用效率。
2.2 建立統一的檔案信息化管理標準
建立統一的檔案信息化管理標準，可有效規范各項管理操作，提高管理效率和質量。具體如下：（1）制定一套完善的電子檔案、文件、數據信息的生成標準，如數據編碼、信息轉換等。這樣就可以解決過去階段中，各類數據轉換無法兼容的現象。同時，格式統一的各類數據信息，可提高轉換效率，便于檔案信息化管理工作的開展。（2）做好檔案信息化管理系統和校園其他管理系統的對接工作。一方面，加強各管理系統之間的協調，尤其是員工工作上的配合。另一方面，數據信息標準要進行同意，從而使各類數據信息在不同系統間有效傳遞[7]。
2.3 優化檔案資源管理，提高檔案資源質量
目前，我國很多高校檔案資源數據庫只是單單的目錄庫，針對這一現象，高校可在目錄庫的基礎上增加檔案資源全文數據庫。而優化檔案資源管理的對策如下：（1）做好電子文件的收集工作。一方面，高校其他各類管理系統中生成出來的數據及時進行整合，使其規范化后再納入檔案數據庫中。另一方面，非管理系統文件的收集可在紙質文件的基礎上，提出收集電子文件的需求，即各管理部門在上交紙質文件的同時，還需要上傳電子稿。這種機制下，可有效減輕檔案資源整合的負擔。最后，還需要重視對非文字資料的收集，如圖片、聲音等，這類非文字文件可單獨建立一個特殊數據庫進行歸檔，以便今后需要時快速取出。（2）對檔案數據進行數字化加工，如一些社會價值高的檔案。同時，還需要對高校檔案數據庫進行清理工作，一些沒有實質用處的可及時清理，避免這類文件占用數據庫庫存，同時也減少管理成本。數字化加工工作可以打包給外界先進的數字化制作團隊，這一做法可緩解高校檔案信息化管理工作人員的工作負擔，同時也提高數字化加工的質量[8]。（3）高校還可以把一些尚未被納入到檔案信息庫且對高校管理有用的數據進行規整，并納入到數據庫中，以備將來的不時之需。如教師方面的業績數據，高校科研成果數據，學生考試成績數據等。
2.4 加強人才隊伍建設
加強人才隊伍建設也是高校做好檔案信息化管理的關鍵所在，只有一直專業素質過硬、作風優良的管理團隊，才能促進高校檔案管理水平的提高。高校領導應該改善傳統觀念，不斷提高對高素質人才的重要性認識，并不斷加大人才隊伍培養的精力、資源投入力度。首先，建立崗位責任制度，明確在檔案信息化管理中各工作人員的職責，并以職責來約束工作人員的行為。改善用人機制，實行“能者上、庸者下”的崗位任免機制，摒棄過去“講資歷、論輩分”的思想。其次，建立長期的、系統的培訓機制，定期開展信息化知識、技能的培訓工作，培訓內容要從現代先進的檔案信息化理論、技能中篩選。同時，還需要幫助管理人員樹立終身學習思想，倡導員工加入到繼續教育，通過不斷的學習來提高自身專業素質。再次，建立激勵制度和獎懲機制，每月對員工績效進行考核，并科學評價考核結果，分析出員工上一階段的工作情況，并以此作為依據實施獎懲措施，從而提高員工工作的積極性，最后，加大對外界先進人才的引入，尤其是現代檔案信息化管理需要的復合型人才。提高高校檔案管理崗位的薪資待遇，優化工作環境，從而吸引人才并留住人才[9]。
2.5 做好安全風險防范工作
做好安全風險防范工作可從以下幾點出發：（1）建立保密制度，即檔案管理人員不得在任何時間以任何形勢來泄露高校檔案信息，從而避免一些管理人員為了利益而泄露高校機密的行為發生。（2）健全檔案管理人員行為規范，并樹立安全意識，改正工作人員不良的操作習慣。（3）做好高校檔案信息化管理系統的安全防護措施，引入先進的系統安全保護軟件，定期開展殺毒工作，避免病毒潛伏在管理系統中。（4）對檔案數據庫進行定期備份，從而避免數據丟失無法找回。（5）信息系統管理人員要結合實際工作需要，來設定各崗位和檔案使用人員的訪問權限，對于系統核心及最重要的文件，應該是除管理員以外不允許任何人訪問的。（6）對檔案管理過程進行實時監控，建立風險預警系統，在發生危險操作時，及時提醒員工或管理人員，使其在第一時間制止風險，防止風險擴散[10]。
2.6 加強硬件和數據庫建設
檔案信息化首先要從相關硬件和數據庫建設做起。物質條件是高校檔案信息化的基礎和前提。高校檔案館為了早日實現管理信息化，首先要加強相關硬件建設，從實際出發，在充分利用現有設備的基礎上，適當購置適合的先進設備。購置時要充分發揮專家的作用，聽取專家的意見。既保證設備的先進性，又避免不必要的浪費[11-12]。
3 總結
當前形勢下，我國高校檔案信息化建設中任然存在很多問題，這些問題不僅影響了檔案管理的效率及質量，還降低了各類數據資源的利用效率。只有不斷加強檔案信息化管理基礎設施建設，建立統一的檔案管理各類標準，并優化檔案資源管理提高檔案數據質量，同時還要加強人才隊伍建設，做好安全風險防范工作，才能有效解決現階段高校檔案信息化管理存在的問題，并提高高校檔案管理水平。
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【關鍵詞】 學生檔案管理 信息技術 高校 影響
【中圖分類號】 G47 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1006-5962（2013）02（b）-0242-01
學生檔案是人事檔案的重要組成部分，是記錄和反映學生個人經歷、德才能績、學習和工作表現的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。隨著科學技術的不斷提高以及互聯網技術的日漸成熟，人工管理檔案的手法效率低、保密性差以及不便于查找、更新和維護等問題日益暴露，面臨著改革和更新。現代信息技術的發展和普及促使高校學生檔案管理從傳統的紙質檔案向現代化的電子檔案轉變。高校為了適應這一轉變，強化了檔案管理隊伍的建設，并改革檔案管理模式，促使檔案管理工作的觀念、手段和方式出現了重大變化。
1 提高了對高校學生檔案管理的重視程度
現代化信息技術更新了高校的檔案管理技術條件，檔案管理理念也隨之而逐步完善。國內越來越多的高校改變了“檔案管理只是輔工作”的傳統觀念，把學生檔案管理等工作作為學生管理體系的重要組成部分。同時，信息技術管理復雜性的提高促使高校針對檔案管理工作，建立了一套較為健全的培養、考核機制，完善了檔案管理的配套設施。在這一系列條件和機制的影響下，檔案管理人員更加認識到檔案管理對促進學生全面發展、完善高效人才培養制度、促進學生就業擇業等方面的重要作者用，提高了重視程度。此外，現代化信息技術轉變了學生檔案管理工作的思路，增強了工作人員的創新意識。各高校為了適應電子檔案管理的需要，提高了對人員的專業素質考核，要求管理員具備靈活操作電子檔案管理系統的能力，并切實履行工作職責。工作條件和工作要求的變化促使管理員調整管理理念，適應檔案來源、工作方法、檔案載體等方面的變化，從而提高了管理員對工作的重視程度。
2 強化了高校學生檔案管理工作的規范化程度
檔案管理工作對細節有著極為嚴格的要求。管理員不僅要對學生的學籍信息、學歷材料、處分記錄、畢業成績等進行歸類整理，而且要在保存、維護、傳遞等環節中都要注重細節性操作，確保檔案信息的準確無誤。這些細節要求在紙質檔案管理中容易出現混亂，即耗費大量的人力，又難以保障信息的準確性。而利用信息化技術建成的電子檔案則能夠很好地彌補紙質檔案管理的不足和弊病，可以在建立學生的檔案的時候即進行信息的有效篩檢，并在系統中歸類、保存信息，創建檢索詞條，提高信息篩選、查找的速度和效率，最大限度地減少人為翻找的所耗費的人力和時間，使得管理工作規范化、科學化。同時，現代信息技術的發展擴大了高校學生檔案建立和管理的范圍。具備技術條件的高校可以從學生人校時便發給新生入學登記卡，由學生本人填寫過、院系鑒定審核后進行歸檔，把學生的檔案信息直接錄入管理系統中，從根源開始加強高校學生電子檔案的建立工作。此外，高校還可以通過建立電子檔案來擴大信息的存儲量，記錄更多的學生信息，如活動記錄、考場記錄、宿舍情況、畢業生信息反饋等，使得檔案信息更全面、更規范。
3 增加了高校學生檔案的時效性和安全性
信息化的高校學生檔案管理不僅可以實現檔案信息的規范化，而且可以在一定程度上增加高校學生檔案的時效性，提高檔案的利用程度。相關管理員可以運用信息技術及時、快速地輸入學生的信息，并借助發達的互聯網技術實現同時傳播和分享，使得其他管理員、教師、學生等不同身份的人員能夠在第一時間獲取有用信息，真正發揮了高校留存學生檔案的作用。此外，現代信息技術還能完善高校的檔案管理模式和制度，并通過信息技術的落實來提高學生檔案信息的安全性，維護學生的隱私權。管理員依照工作規范，憑借專業素質和安全管理意識，努力完善學生檔案的存儲、利用環境，能夠最大程度地減少因粗心等因素而造成的信息錯漏現象，提高檔案的管理效率。
4 打破了高校學生檔案管理的時空限制
信息技術實現了檔案信息的擴大化，突破了傳統人工檔案管理的時間、空間限制，最大程度地促進了信息的時空交流和共享，實現學生檔案信息利用的最大化。電子信息技術分離了傳統的紙質載體和檔案內容，為檔案管理中的分別管理奠定技術基礎。這將減輕高校的信息管理壓力，促進電子檔案館中的內容進行豐富及更新，以實現資源需求者對于資源共享的要求。同時，信息技術還消除了傳統紙質檔案的管理障礙，如檔案管理工作太過零碎、難以及時更新管理等。目前我國部分高校的學生檔案信息仍通過學生處等社團機構來收集、上報，并由學院輔導員負責整理。信息的收集是檔案管理的開端，具有十分重要的意義。但這些工作一直沒有得到院系的充分重視而匆匆完成，甚至到了學生畢業之際才以突擊的方式進行信息收集整理。這樣的工作方式和態度往往使得高校學生檔案管理工作變得十分倉促，檔案混亂且容易出現缺失遺漏問題。現代信息技術的應用則能夠很好地克服這一問題。檔案管理員需要根據電子檔案的特征來逐步建立數據庫，在格式規范下逐步填寫具體的信息內容。此外，電子檔案管理系統的時間能夠避免和杜絕各院系工作人員以突擊整理的方式上報學生信息，要求各院必須在固定的時間內匯總學生的相關信息。這些工作的落實能夠最大程度地保證了高校學生檔案管理工作的順利進行，為檔案信息的時空交流奠定基礎。
5 結語
現代信息技術在高校學生檔案管理工作上的應用能促進管理員對工作的重視程度，提高檔案管理工作的規范性、時效性和安全性，并打破時空限制，擴大信息交流共享的范圍，實現檔案信息利用的最大化。高校應充分重視檔案管理的信息化，通過引入先進數據庫技術、提高人員素質、改革管理模式等途徑，全面實現檔案管理的數字化，促進高校人才培養系統的完善。
參考文獻
大學生是一個特殊的社會群體。大學生年紀輕輕，卻被家庭和社會寄予厚望，這種厚望也許能成為學習的動力，也許讓其不堪重負。此外，一些大學生還面臨貧困、就業、情感等問題困擾，心理問題較為嚴重。不健康的心理必然會導致不健康的行為。有的學生沉迷于網絡，有的學生與老師、學校甚至社會對抗。甚至于，有的學生產生罪惡的念頭，最后走向犯罪的深淵。因此，對大學生進行心理疏導實屬必要。如果能夠加強對大學生心理檔案的管理，就容易發現問題和解決問題。目前很多高校都設有心理咨詢室，但大多是學生有了問題自己去找老師。大多數高校僅在新生人校時對學生進行心理測評，之后就將心理檔案束之高閣，不再對資料進行更新，測評結果缺乏系統性。這種管理具有粗放性和隨意性，使得發現問題和解決問題滯后，很難針對問題采取一些預防措施，做到防患于未然。很多高校也建設了大學生心理檔案，但這些高校建立心理檔案的主要目的就是排查出有心理問題的學生，而忽略了絕大多數正常學生的心理需要。大學生心理檔案應該是普適的，如果過于重視大學生心理檔案的診斷功能，就可能忽視大學生心理檔案的預測價值，忽視正常大學生的心理發展，忽視對大學生心理檔案全面的、有價值的、有效率的研究和開發。
二、完善大學生心理健康檔案的可行性
(一)高素質師資隊伍為心理檔案的建立提供專業知識保障2005年教社政1號文件及時提出了對大學生進行心理健康教育的意見和建議。文件要求各高校要建設一支高素質的大學生心理教育和心理咨詢工作隊伍。這種要求反映了高校擴招的實際和高校自身建設和發展的需要。如果不及時解決大學生心理健康問題，高校的質量和聲譽將受到影響。目前絕大部分高校都建立了大學生心理咨詢室，有專業的心理咨詢老師，高素質的專業化師資隊伍已初具規模，這為大學生心理檔案管理的完善和發展提供了可靠的專業知識保障。
(二)計算機與網絡的發展為心理檔案提供技術支持隨著科技的不斷進步，計算機、多媒體和網絡技術已經融入社會生活的各個領域，并不斷發展壯大，這為進一步完善心理健康檔案的管理系統，提高其使用效率提供了技術支持。檔案管理的現代化程度不斷提高，各種各樣的心理檔案管理軟件得到開發應用。目前出現的心理檔案管理軟件一般分為單機型和網絡型兩種：單機型仍然依賴紙筆測試，將所得的團體數據輸入計算機，然后通過軟件進行分析，并將統計分析結果存儲在計算機系統中；網絡型是通過計算機與網絡技術來實現個人及團體的心理測驗、分析統計與評估工作。
三、完善大學生心理健康檔案的建議
(一)加強相關師資隊伍建設
1．擴大師資規模一定的專職師資規模是加強心理健康管理的保障。在發達國家，學校心理服務人員一般都占一個較高的比例。為了解決學生心理問題，加強學生心理研究，日本國立大學專職心理咨詢老師與大學生的比例是1：5000—1：10000，而私立大學則為1：30O0～1：50O0。我國高校一般只有1～2名心理健康管理人員，與學生的比例約為1：15000，但是高校為數不少的思想政治輔導員應當成為心理健康管理隊伍的強大后備軍，根據《教育部關于加強高等學校輔導員班主任隊伍建設的意見》中“專職輔導員總體上按1：200的比例配置”的要求，經過近l0年的發展，高校輔導員隊伍已形成規模，而且他們直接面對學生，容易與學生建立友誼和加強溝通，更有利于了解學生的心理問題。
2．強化專業培訓大學生心理健康管理人員需要具備專業的心理學、教育學、管理學、統計學、檔案學等相關知識，掌握心理咨詢、統計歸檔、跟蹤服務的技巧和方法，因此強化心理健康檔案管理人員的專業知識和技能，才能保證心理健康檔案管理的準確性和有效性。在美國，心理輔導人員必須符合美國人事指導協會制定的標準，一般要求學校心理輔導人員具有碩士或者博士學位，要在心理學和教育學兩方面都受過專業的訓練。
(二)加快大學生心理健康檔案系統開發
1993年北京理工大學開發出單機版學生心理檔案管理系統，2000年王建中開發了心理測驗與統計軟件系統，目前應用比較廣泛的是2004年開發出的金海大學生心理檔案系統，這些都是單機版的大學生檔案管理系統，便于檔案的統計與分析，但建檔和管理不方便。北京心知章文化交流有限公司1999年出版發行“心海學生心理檔案管理系統”和北京安人測評技術有限責任公司2003年發行的“京湘學生心理檔案系統(安人軟件)”都是網絡版，但這些系統重點在心理測試上，不便于高校心理健康工作者的歸檔、管理和操作，且在同時段測試人數過多時，容易出現癱瘓。2008年南昌大學碩士羅亮亮采用Application+XML緩存機制，以XML作為數據的傳輸格式，開發了一套網頁版的大學生心理健康檔案管理系統，但這套系統還沒有得到充分的實踐檢驗和推廣。大學生心理健康檔案系統的開發仍是一件任重而道遠的工作。
(三)深入挖掘大學生心理檔案的應用價值
建立心理健康檔案的目的是為了更好地使用它，而目前許多數高校對心理檔案的利用仍停留在診斷和篩查有心理障礙的學生層面，而忽略了絕大多數正常學生的心理需要。心理學家認為，心理疾病的形成大致經歷心理危機、心理障礙、精神疾病、心理衰退四個階段。心理危機是心理疾病的肇始，詳盡、準確的心理檔案資料，能夠幫助心理健康工作者及時了解大學生身邊發生的危機事件，有助于及早開展心理危機干預，防微杜漸。除此之外，心理健康檔案還有更多使用價值。如法國，學校心理檔案的利用更趨于綜合化，把實踐的重心放在三個方面：定向、預防、綜合。心理健康專家通過建立學生心理檔案了解和分析學生的心理狀況，以幫助教師和管理者確定未來的教學方向，給家庭提出建議，幫助學生ca我評價。德國學校心理檔案除用于特殊教育、行為矯治和學業指導外，還在學生的職業指導和定向工作中發揮巨大作用。這些國家的學校心理健康檔案管理經過長期摸索，逐漸成熟，為我們提供了頗有價值的參考。
(四)建立成長性心理健康檔案
關鍵詞：中學檔案；檔案信息化；信息化建設
隨著信息技術的迅速發展，傳統的中學檔案管理模式已經不適應新時代的要求 ，因此中學檔案管理工作的信息化改革迫在眉睫，這不僅是時展的趨勢，也是學校管理工作不斷發展的客觀要求。然而中學檔案信息化建設給我們帶來便捷的同時也帶來了挑戰，如何解決這些困境成為我們思考的重點。
1 中學檔案信息化建設的意義
檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。
檔案信息化建設相對比傳統模式有以下意義：（一）、便于管理，有效提高中學檔案管理的工作效率。檔案信息化建設的過程中，所有檔案信息的存儲都依靠數據庫來實現，存儲形式可以包括文字、圖像、音像等多媒體形式。利用數據庫來進行管理可以有效提高工作效率。（二）、便于利用，有效提高中學檔案的利用率。檔案的信息化管理通過數據庫來進行檢索查閱，方便快捷，改善了紙質檔案利用受時間地點限制的缺點，大大提高了檔案的利用率。（三）、便于存儲和共享，有效降低存儲空間和有利于檔案的二次利用。檔案信息化后存儲的時間相對傳統檔案更為長久，從存儲空間上來講，也更加有效降低存儲空間。同時電子檔案也便于共享，促進檔案的二次利用。
2 中學檔案信息化建設過程中面臨的困境
（一）、中學檔案管理觀念落后，對檔案信息化管理的認識程度不足。在學校的日常管理中，檔案管理工作一直是一個無足輕重的角色，目前許多學校雖然有建立綜合檔案室，但是由觀念不強，重視程度不夠，導致檔案室成為一個保管資料的倉庫。學校管理層領導對檔案信息化管理意識更是欠缺，使得檔案利用率不高，成為制約檔案信息化建設發展阻礙因素之一。
（二）、中學檔案管理投入資金有限，硬件設施陳舊落后。檔案信息化建設離不開對硬件設施的大力投入，目前中學管理工作的重心主要集中在教育教學及學校的整體發展，對檔案管理需要的現代化設備投入是相當有限，有些單位連綜合檔案室配備的基本要求都難以達到，更別提要滿足相關設備（比如刻錄機、掃描儀、檔案管理軟件等）的更新換代。
（三）、高素質檔案管理專業人才匱乏。目前，中學人員編制緊張，檔案管理員多半是“身兼數職”，沒有經過業務培訓直接上崗，兼職管理員的教師日常教學任務繁重，根本無暇關注這個崗位。即使學校招聘專業檔案人員，極少是檔案管理專業，也缺乏業務的實際經驗，同時檔案管理人員也需要兼職其他任務教輔工作，導致檔案管理員這個職位形同虛設。檔案信息化管理人員，首先要具有檔案專業知識和管理經驗，掌握多媒體等信息技術，同時具備以上條件的高素質檔案管理專業人才可謂是少之又少。
（四）、檔案信息存在保密及安全風險。在檔案信息化實現資源共享的同時也面臨檔案信息保密和安全問題的挑戰。一是人為因素，檔案管理人員檔案保密意識和安全意識不強，導致檔案泄密。二是技術因素，檔案管理系統容易出現漏洞，極可能感染病毒或遭受攻擊，存在安全隱患，這對檔案工作造成威脅。
3 加強中學檔案信息化建設的策略構建
（一）、強化檔案信息化管理意識。首先學校管理層領導要加強檔案管理意識培養，意識到檔案信息化建設的意義和重要性。首先要成立檔案建設工作領導小組，并將檔案建設工作納入學校工作計劃和目標管理中。同時，建立檔案建設工作網絡，形成以副校長掛帥，檔案室具體負責，各部門協助抓的三級檔案建設網絡。
（二）、加大對中學檔案信息化管理建設的資金投入。檔案信息化建設需要軟件及硬件設施的大力投入，這需要上級主管政府撥款還有學校管理層領導的大力支持。有了資金保障，學校才能擁有規范的綜合檔案室，才能采購相關的硬件及軟件設備。要實現檔案信息化，不僅僅是基礎的軟硬件設施，還要跟隨電子信息技術的不斷進步，對網絡、檔案管理系統、安全防火墻等進行升級，對電子產品更新換代，使之適應信息化時代的發展。
（三）、引進和培養高素質檔案管理專業人才。學校要設立檔案專業管理人員崗位，招聘引進具有檔案管理專業的人才。檔案管理人員同時要具備強烈的責任心、良好的職業素養和服務意識等職業要求。學校也要提供檔案管理人員外出培訓學習的機會，更新檔案管理理念，掌握多媒體等信息技術，使其不斷提升專業技能和信息化知識，將檔案管理人員打造成具有雙重知識機構的高素質檔案管理專業人才。
（四）、加強檔案信息化的安全管理，建立完善的安全管理制度。檔案管理的最終目的是要實現其利用的最大化，實現資源共享。為了杜絕安全隱患，必須制定一套完善的安全管理制度，從每個環節保障檔案信息的安全。第一要建立保密制度，如電子文檔借閱審批制度、檔案管理網絡系統使用權限制度等等。第二要設置電子文件借閱權限。在制作電子文件時要保證借閱人只能以只讀方式查看，以防被篡改或誤操作，造成文件失真或損壞。第三要對定期對電子文件進行異地備份，避免因人為、自然災害等因素造成檔案丟失。第四要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，保持溫度和濕度，防止存儲介質的磁化。第五要升級計算機服務器和數據庫的硬件設施，保證檔案信息數據庫在保存和運輸過程中穩定、安全。
4 總結
綜上所述，中學檔案信息化建設是今后檔案管理的趨勢，要成功推行，需要政府部門、單位擁有高度贊同的態度，相互配合，上下一心，克服困難。逐步實現中學檔案信息化建設的科學發展和創新進步。
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