時間：2022-11-01 09:55:16
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇企業檔案信息化，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 037
[中圖分類號] F272.7；G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）16- 0060- 02
企業檔案管理的信息化指的是在企業檔案機構的統一指導與組織下，將各種先進的信息化技術融入到企業的檔案管理工作中，對檔案的信息資源進行科學、合理的編排與規范，以此提高檔案服務水平，進而提高檔案管理的工作效率。企業檔案信息化管理主要涉及的內容包括構建檔案管理的信息化資源、制定相應的信息化標準、搭建信息化管理平臺等。
1 企業檔案信息化管理的必要性
近幾年來，企業的發展速度非常快，規模也在不斷擴大，形成檔案的數量種類與數量也隨之增多，顯著地增加了企業檔案管理人員的工作量，想要在紛繁復雜的檔案中找到有價值的信息，就應該實現檔案信息化管理。企業檔案管理信息化的必要性主要表現在兩個方面：一方面，檔案信息化管理能夠有效地彌補傳統檔案管理中存在的不足，傳統的檔案管理通常以人工操作的方式，通過檔案管理人員將需要歸檔的文件進行分類、編排以及儲存，當需要尋找某個檔案時，也需要依靠人工進行檢索，這種檔案管理的歸檔、檢索過程相對較慢，導致檔案管理效率較低。并且由于檔案資源在長期儲存的過程中，各種因素還會導致檔案的資源丟失、損害等問題。通過采用信息化檔案管理方法，通過利用計算機技術能夠將繁雜的檔案信息錄入到電腦中，以電子文件的形式儲存，電子檔案的空間不但傳遞查閱方便、儲存量大，還不受環境的影響，不會出現檔案丟失或者損壞等問題。另一方面，檔案信息化管理能夠擴大檔案工作的發展空間，通過運用計算機網絡在互聯網上建立檔案管理數據庫，通過利用網絡傳媒的優勢，能夠實現檔案資源的共享。其具體表現為：建立檔案數據庫，將檔案資源分為非限制和限制級別，這樣能夠保證檔案資源的保密性，然后創建新型的檔案服務方式，能夠為查閱者提供更多、更好、更快捷的查閱服務。想要充分彰顯信息化管理的優越性，這就需要加強編錄人員與查閱人員之間的交流，促使檔案管理工作形成一個系統的整體，提高企業檔案管理的水平。
2 提升企業檔案信息化管理水平的策略
（1）創建計算機網絡檔案管理系統。想要實現企業檔案的信息化管理，首先應該根據企業檔案管理的實際狀況，利用計算機網絡技術，創建適合企業自身情況的計算機網絡檔案管理系統。通過計算機網絡的運行，能夠突破企業檔案信息資源所有者的限制，創建一個既能控制又能方便利用的檔案信息網上查詢系統，例如，創建企業內部局域網，通過加密保護、身份驗證、信息驗證、數字簽名等，保管好企業的一些機密性檔案以及知識產權檔案，對于一些公開地宣傳企業的檔案資源，企業還可以通過局域網進入國際互聯網，進一步擴大檔案信息收集與利用的范圍。
（2）建設企業檔案信息資源。企業檔案結構的工作人員應該充分地利用計算機技術與網絡技術，加寬檔案機讀目錄數據庫的建設，不斷提升檔案資源檢索、利用的服務水平。企業檔案的信息化管理應根據國家以及省市檔案局的關于電子文件、文件歸檔、儲存以及管理的相關規定與標準，積極地應用與推廣適應企業性質、職能需要以及管理特點的檔案資源管理軟件，實現企業檔案資源的采集、分析、整理、歸檔、存檔、查閱、利用、鑒定以及銷毀等工作的管理和監督，以此保證檔案資源電子文件的可識別性、安全性、準確性、完整性以及真實性等，進而保證電子文件的法律憑證地位。例如，建立公開信息資源檔案，對外宣傳企業，別人通過查詢能夠全面地了解企業的信息，能夠保證企業之間進行規范的商業往來和合資合作，建立企業雙方的資信關系，通過信用調查消滅不必要的信用風險和交易風險。
（3）企業全員參與到檔案管理工作中。因為企業的檔案信息數據庫應用系統通常是由一些專業的技術人員設計，導致在一些企業中存在檔案信息化管理系統和企業需求脫節的問題，這樣嚴重地影響了檔案信息化管理系統并不能充分地發揮和實現自身的價值。因此，企業員工作為檔案信息化管理系統建設中的一員，應該積極主動地參與到系統建設的各個環節中，例如，企業內部任何人員，可以通過身份認證在任何一機電腦根據自身的需要，能夠隨時在自己的電腦上自動查詢所需要的檔案資源，盡可能地和開發者進行思想溝通，全員參與到檔案信息化管理工作中，及時地反饋自己的意見，以此實現與系統開發者達成共識，進而設計出符合企業檔案管理實際狀況的檔案信息化管理系統，提高信息系統開發的成功率與實用性。
（4）企業檔案信息化建設和企業改革相結合。隨著社會的發展，企業為了能夠跟上時代的腳步，其自身也在不斷的改革中，因此，企業檔案信息化建設應該和企業改革相結合。首先，應該創建一支高素質的檔案信息化管理人才隊伍，通過對檔案管理人才進行檔案管理技術、信息技術的培訓，提高檔案人員運用信息技術的技能，同時還可以引進檔案信息化管理水平高的人才，以此滿足企業檔案信息化管理的要求；其次，與企業檔案管理模式相結合，積極地展開對企業檔案信息化管理的探索，認真研究信息化條件下企業檔案管理現代化的新要求，及時地溝通和交流，不斷地積累和推廣經驗。此外，企業檔案信息化建設應該始終堅持變“被動管理”為“主動管理”，堅持以效益為重點、以利用為中心的指導思想，有針對性地研究市場經濟條件下企業信息化檔案建設需要改革的地方，最大限度地滿足各項工作利用檔案的需求。
3 結束語
總而言之，傳統的檔案管理方法已經不能夠滿足現代企業的實際需求，檔案信息化管理以其便捷、高效、優質、方便等特點，逐漸取代了企業傳統的檔案管理方法，并且逐漸成為適應社會與時展的必然趨勢。因此，企業的檔案管理人員應該充分重視檔案信息化管理的重要性，然后采取相應有效的措施不斷地提高檔案信息化管理水平。
主要參考文獻
1在企業建立房產檔案信息化管理的困難
1.1領導重視不足。許多企業管理人員對企業檔案管理信息化的重要性認識不足，許多檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。一些領導管理觀念陳舊，而工作人員也并不習慣于在網上了解信息，不接受網絡辦公的方法，習慣用傳統的手工操作方式處理房產檔案信息。
1.2技術手段落后。目前，很多企業房產檔案管理部門的電腦應用仍然停留在文字處理、財務管理等數據處理上，無論信息化基礎設施建設、應用水平，還是對互聯網的認知度、參與度等都遠低于其他行業。大多數企業的房產管理部門管理介質仍為紙質檔案，光盤技術和機讀方式運用十分有限，數據庫的建設與當今信息傳輸的技術要求相差甚遠，檔案應發揮的作用遠遠未能有效挖掘出來。
1.3檔案管理人員專業素質不高。目前，企業的檔案管理人員專業素質水平差異比較大，缺乏協作精神。采用網絡化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達到方便、快捷的辦公目的。
2如何建立房產檔案管理的信息化建設
2.1提高對檔案管理信息化建設的認識。要建立完善的檔案信息化管理，首先，要充分認識加快房產檔案管理信息化建設的重要意義。科學技術不斷發展，檔案內容多樣化，檔案載體發生了很大的變化，隨著計算機、多媒體、光盤以及縮微技術等的廣泛應用，傳統的管理模式和管理手段已不適應時代的變革，運用現代信息處理技術手段來開發房產檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發能力和利用效率，使房產檔案管理的各個方面發生深刻變化，促進房產檔案管理整體水平明顯提高。
2.2完善房產檔案信息歸集、檢索系統。為了全面、準確地收集信息，一方面，房產檔案信息系統與房產交易系統有機地結合，將房屋產權信息自動歸入房產檔案信息系統，形成文本信息；另一方面，要利用掃描儀、數碼相機等先進設備，將有關資料以圖像信息方式歸入房產檔案信息系統。由于房產產權頻繁異動的特點，房產檔案的更新速度很快，因此，檔案數據庫的更新、管理、維護上要實現實時控制，保證房產檔案信息與房產產權狀況的同步變動，這是房產檔案管理的核心所在。由于房屋租賃、房產交易等不同業務的特點不同，對房產檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個多角度的檔案檢索系統。要充分利用計算機強大的檢索功能，將房屋坐落、產權人姓名、房屋面積、產權狀況等房屋產權管理中的每一要素都作為檢索點，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，實現萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務。
2.3建立準確的房地產檔案數據分析系統。房產檔案信息不僅要滿足產權人產權交易的需要，而且，也應該為企業職能部門進行宏觀調控提供科學的決策依據。通過數據分析系統，對房地產市場的現狀和發展趨勢作出準確的判斷，以便相關職能部門能夠及時運用相關調控手段，使企業房產需求保持基本平衡、結構基本合理，達到科學決策，回避風險的目的。
2.4提高管理人員的綜合素質。檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現代化技術和管理方法的檔案專業人員來實現。檔案工作者不能滿足于現狀，應正視自己的業務水平，積極推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動強度，提高工作質量和工作效率。管理人員要充分利用計算機與檔案管理軟件，提高檔案的存儲和處理能力，為相關部門提供方便、快捷、及時、準確的參考信息，充分發揮檔案的信息服務功能。
一、企業檔案管理信息化內涵
信息化建設就是充分利用先進的企業思想以及先進的技術手段，對企業內部的生產經營以及管理活動進行有效的資源配置以及調控，使得企業的管理做到科學化、有效化，從而促進企業利潤的增加，不斷提高企業的核心競爭力。對于檔案管理工作來說也是如此，企業檔案管理信息化，可以極大地提高企業檔案管理的科學性以及有效性，實現對于企業檔案管理的網絡、信息化，通過檔案管理信息化以及數字化，實現企業檔案服務的高效化，從而實現企業檔案管理的資源共享，提高企業檔案管理的效率，為企業檔案管理的進一步發展提供便利。
二、企業檔案管理信息化存在問題
企業檔案管理信息化是一項復雜科學的工作，企業檔案管理信息化建設好壞直接影響著企業的檔案管理的健康穩定發展，對于提高企業檔案管理科學性以及有效性至關重要。我國企業在檔案管理信息化建設方面經驗還不是很豐富，在實際的企業檔案管理信息化建設中存在著眾多的問題。總體來講，企業檔案管理信息化建設存在的問題主要由以下幾個方面，第一，檔案信息化建設發展不平衡。我國很多企業進行了檔案管理信息化建設，但是總體來講，檔案管理信息化建設水平與程度都存在著不平衡的現狀。規模大、效益好的企業可以實現檔案管理信息化建設高效化，但是對于那些規模小、效益差的企業，檔案管理信息化建設設置無從談起。第二，基礎條件薄弱，技術、資金不足。檔案管理信息化建設對于企業基礎條件、技術、資金的要求很高，很多企業尤其是中小型企業很難做到基礎條件、技術、資金的高水準，加上企業檔案管理信息化人才缺乏，甚至缺少相應的設備以及技術支持，導致企業對于企業檔案管理信息化建設深度以及力度不夠，給企業檔案管理帶來不便。第三，缺乏統籌規劃，盲目建設。目前我國企業在檔案管理信息化建設方面普遍存在著規劃以及組織建設，另外，加上企業在檔案管理信息化建設規章制度以及標準建設缺乏統一的規定，導致企業檔案管理信息化低效率、高重復建設建設問題嚴重。第四，與其他信息管理沒有實現有效銜接。企業檔案管理信息化建設并不是孤立的，是同企業其他管理以及建設項目相結合的，例如文書處理、生產活動等方面都與檔案管理信息化密切相關。由于我國企業在檔案管理信息化建設機制以及管理機制上存在問題，導致企業檔案管理信息化同其它管理環節以及生產環節缺乏必要的聯系，為能夠實現檔案管理信息化建設同其他信息化管理的有效結合。
三、企業檔案管理信息化策略探析
(一)加強檔案管理信息化人才培養
檔案管理信息化人才是企業做好檔案管理信息化的關鍵，畢竟信息化檔案管理工作是由檔案管理信息化人才來執行的。為此，企業應該加強檔案管理信息化人才招聘以及培養。檔案管理信息化建設是一項極其科學。專業性強的工作，它對于檔案管理信息化人才的要求極高。檔案管理人員應該不斷增加檔案管理信息化管理基礎以及專業知識學習，包括信息技術、法律、管理學科以及計算機技術的學習。另一方面，檔案管理信息化人才還應該轉變思想觀念，樹立檔案管理市場意識，使得檔案管理信息化適應市場需求。另外，企業還應該加大對于新技術的引進，從資金、技術等各個方面做好檔案管理信息化建設，加強檔案管理信息化隊伍建設。
(二)加快檔案信息化標準規范制定
標準規范以及規章制度是企業進行檔案管理信息化建設的基礎，是企業進行檔案管理信息化建設的制度保障，只有在一定的標準規范以及規章制度約束下，才可以更好地做好檔案管理信息化建設。首先，企業應該建立檔案管理信息化管理機構，增強人員檔案管理信息化管理責任意識，強化檔案管理信息化管理機構管理職能。其次，建立健全檔案管理信息化管理制度體系建設，在基本信息化管理制度體系的基礎上，還應該加強信息化管理制度體系執行力，使得企業檔案管理真正的做到有法可依、有規章制度可依，從而促進信息化檔案管理的科學化。
(三)企業檔案管理信息化建設注意原則
企業檔案管理信息化建設注意的問題有很多，總體來講，檔案管理信息化建設應該注意以下原則。第一，實用性原則。企業檔案管理信息化建設的目的在于促進企業檔案管理信息資源的共享，提高企業的社會效益以及經濟效益，促進企業檔案管理的科學化、有效化。第二，逐步推薦原則。企業檔案管理信息化建設并不是一朝一夕所能解決的，它需要企業投入大量的時間以及精力，企業應該抓住檔案管理信息化建設大好時機，實現企業管理與檔案管理信息化建設同步前進。第三，效益原則。企業進行檔案管理信息化建設的主要目的是為了獲得更多的利潤，一旦進行檔案管理信息化建設，企業應該將檔案管理信息化建設同企業的短期以及長期效益相結合。第四，全面協調發展。企業檔案管理信息化建設并不是孤立的，需要同其他部門其他人員進行相應的合作，必須與企業的信息化建設和經濟基礎相協調，必須與企業的信息需求相協調，必須與信息技術發展相協調，必須與全國信息化工程相協調。
四、總結
一、當前企業檔案管理中的主要問題
（一）檔案管理信息化的意識薄弱在實際情況中，部分企業僅僅是簡單的將其看作是檔案存儲、使用方式的改變，沒有認識到這是企業管理理念的轉變，沒有考慮到建立一個綜合性檔案管理信息化系統。有一些企業錯誤地認為檔案難以給企業帶來經濟效益,盲目的把資金投入到其他建設項目,對檔案事業疏于建設和管理,對檔案信息化建設所需設備和配備不予以重視。
（二）管理人員素質有待提高在檔案信息化建設中，管理人員的綜合素質較低。檔案信息化管理要求管理人員不僅有一定程度的專業管理能力，而且必須掌握信息技術處理能力，同時也要對企業的工作流程和工作方式有著深刻的了解。可是現有的企業檔案管理人員很少具備這樣完備的綜合素質，難以滿足信息化檔案管理的高要求。
（三）信息化建設尚未完善隨著信息化的不斷深入,檔案管理基礎數據技術的標準化無法滿足企業的需求,嚴重影響了檔案信息的及時性、準確性和規范性,令企業遇到了許多本可以避免的問題。除了上述幾點問題外，還有許多細節方面的問題也需要企業時刻關注。首先，要做到對員工的信息審核和更新，信息化檔案建設依靠的是信息技術，可是檔案的管理以來的人，對于老員工的離職和新員工的加入，檔案管理要跟進。其次，對于檔案的管理要注意安全措施，檔案是一個人的個人信息和企業內部資料的集合，要加強安全管理工作。
二、完善檔案管理信息化的策略
（一）從企業內部強化檔案管理理念檔案管理信息化管理理念直接決定信息化建設的實施力度及信息化的程度。加強檔案管理信息化建設,領導者要把檔案信息化概念和期許轉變成實踐及現實,正視檔案管理建設的艱巨性和復雜性,在資金、人才、設備等方面進行合理和準確的投入,針對內部檔案管理工作的各項問題，不僅要予以關注，更要在具體操作上予以支持。
（二）引進優秀管理人員信息化管理建設對于企業來說是發展的必要歷程，企業的檔案管理信息化需要引進優秀、專業的管理人才，在工作中對其教育和培養，完善企業的檔案管理工作，促進企業實現檔案管理信息化，推動企業進一步發展。企業針對管理工作需要引進科學的管理方式和管理體系，為企業檔案管理提供制度保障和人才支持。
（三）完善企業信息化建設企業應針對檔案管理的信息化投入設備、人力和資金支持，為企業的檔案管理建立更為有效的管理模式。檔案的信息化管理能夠建立有效的管理搜索模式和管理利用方式，能夠立足于企業檔案的特點,建立健全企業檔案信息數據庫。譬如企業項目數據庫,能夠集合企業在項目規劃、項目立項、項目建設以及企業資料等有關信息,為進一步開拓市場和技術創新提供參考。
三、總結
實現檔案管理信息化是企業發展的重要方向，企業的檔案和信息是企業建設和發展的見證依據和發展保障，在現如今的信息化時代，信息化建設是大勢所趨，健全的信息化檔案管理能夠給企業的發展帶來巨大的幫助。相信隨著信息化的發展，不僅是檔案管理，在更大更廣的范圍內，信息化建設都會成為企業發展的推動力。
作者：鄒玉玲單位：海南省建設項目規劃設計研究院
關鍵詞：企業檔案；信息化建設；對策
引言
隨著全球化、信息化進程的加快，信息技術的不斷創新為我們的工作提供了極大的便利。對于企業檔案管理而言，檔案信息化建設將成為今后檔案管理工作的趨勢。目前，企業檔案信息化建設的狀況不容樂觀。因此，我們應采取有效措施加強企業檔案信息化建設，以提高企業的管理效率，更加有效地發揮檔案的作用。
一、企業檔案信息化建設的必要性
檔案信息化建設是實現資源共享的必要條件。當今社會，加快信息化建設的步伐不僅是加快經濟和社會全球化的需要，而且是實現檔案信息共享的需要。檔案信息化建設可以進一步促進資源的開發利用、保存和傳遞，促使資源共享的實現；檔案信息化建設是檔案事業發展的快速通道。檔案事業是企業及其它單位發展的先決條件，在我國現代化建設中占有重要的地位，檔案信息化建設是奠定檔案事業的關鍵環節。在檔案管理的新時期，檔案工作的內部和外部需求均發生了較大的變化，為了順應檔案工作的變化就必須實現檔案信息化建設；檔案信息化建設是實現高效率管理及節約資源的重要途徑。與傳統檔案管理相比，檔案信息化建設大大地提升了檔案管理的效率，而且節約了很多資金。
二、企業檔案信息化建設存在的問題
（一）重視程度不夠
首先，由于企業相關領導對檔案信息化認識不夠，忽視其建設進程，從而出現經費投入不足、專業人才匱乏、管理不善等問題，直接影響了企業檔案信息化建設進程。其次，由于企業對檔案信息化知識的理解較為膚淺，不能有效地開展檔案信息化建設工作，從而制約了企業檔案資源信息建設，制約了企業發展。
（二）專業人才不夠充足
首先，大部分企業特別是中小型企業檔案人員多為兼職，專業人員很少，這就直接導致了專業水平普遍較低，檔案管理水平長期得不到有效改進；其次，多數檔案管理人員還是習慣于手工操作，缺乏專業的計算機操作知識，對現代化管理知識更為欠缺，不能適應檔案信息化建設要求；其三，由于檔案管理工作歷史條件的制約，大部分檔案人員專注于對文書檔案管理，忽視了電子檔案等新載體管理，管理內容相對較單一。
（三）投入資金不足
要想推進檔案信息化建設的發展，就一定要不斷的更新技術，并且還要采用高科技手段來對其進行管理，例如：引進一些高科技的硬件設施，計算機和數據庫。在進行檔案信息化建設運行的時候，也需要大量的資金，但是我國很多企業都面臨著資金嚴重匱乏的問題，這樣就使得檔案管理的信息化工作很難得到推行，并且一直停留在理論層面，從而就使得檔案管理的工作效率比較低。因此，在進行檔案信息化建設的時候，一定要加強資金的投入，不然就會使得技術得不到更新，管理理念比較落后等。
（四）安全措施不到位
企業檔案的安全主要體現在兩個方面，第一方面是電子文件的安全；第二方面是電子檔案數據的安全。在實際的運行過程當中，因為各種客觀因素的存在，企業檔案的安全往往受到不同程度的影響，這會間接影響企業檔案信息化建設的進程。企業檔案的管理主要靠的是工作人員的操作，這就難免的會出現操作的問題，導致檔案信息安全系統受到破壞。企業檔案信息系統是一個半開放的系統，使用者在對其利用的過程中可能會對檔案信息系統造成破壞，比如使用者隨意的更改和刪除原檔案中的數據。
三、企業檔案信息化建設對策
（一）提高企業檔案管理人員的水平和能力
企業檔案管理工作做得不到位，還有一部分的原因在于管理人員的水平和能力有限，使得企業檔案不能更好地被管理。因此，要對企業檔案管理人員進行相應的培訓，并且還需要進行相應的考核。對于考核優秀的人員要給予一定的獎勵，對于考核不合格者要重新進行培訓，直到考核合格為止。這樣通過相應的理論教學，再加上相應的實際操作，就能相應的提高管理人員的管理能力，從而來提高企業檔案信息化建設的水平。
（二）增加資金投入，增設軟、硬件設施
企業檔案信息化建設離不開資金支持，因此企業必須加大對檔案信息化建設的資金投入。另外，檔案信息化建設還需要依靠軟件和硬件設施來實現，因此有關單位需要大力地提供技術支持，將現有的軟件、硬件投入到檔案信息化建設中，而且還要加強對新型檔案管理軟件及硬件的開發，爭取為檔案信息化建設提供最大的技術支持。
（三）加強檔案信息化基礎設施建設
在實踐中，企業需要為檔案管理部門配備現代化的檔案管理系統，用科技武裝自己，提高管理者的操作能力。隨著檔案信息管理軟件性能的不斷提高，對計算機硬件也有了一定的要求。企業需要對網絡服務器、計算機、錄入設備和輸出設備等硬件做好調查，從而為檔案管理工作者配置較好的硬件設施。在檔案管理方面，可運用計算機進行檔案的收集、整理和編制檢索工具、內容介紹和檔案目錄，還可用于檔案庫房的管理。此外，還可用于特殊的檔案工作項目，使各項工作網絡化，以達到資源共享的目的。
（四）加強企業檔案信息化建設的安全管理
信息的安全管理是檔案工作中最重要的環節之一，電子信息化建設固然給檔案管理工作帶來便捷，但其中存在的安全隱患也不容忽視。為確保信息安全，單一手段是不解決問題的。必須采用多樣化的計算機防護系統來提高安全性，并進行定期的防護加密、監控保養來保證硬件的安全運行。重要的企業資源要進行備份，確保文件的不丟失。此外，病毒也對網絡安全工作造成危害，西方國家因木馬、黑客等網絡犯罪已造成高額損失，這些損失警示著我們高度的開放也會給信息化建設工作帶來漏洞，因此，我們更倡導內部局域網封閉式網絡。
結束語
在全球范圍內，產業信息化已經成為一種發展的趨勢，企業要想在激烈的市場競爭中占有一席之地，保證企業能夠健康穩定的發展，就必須要緊跟時代的發展潮流，實現企業檔案管理上的信息化。企業檔案的信息化管理工作時企業眾多工作中的一個重要部分，做好這一部分工作能夠實現公司經濟效益的提高，所以企業要重視企業檔案信息化建設，加大對企業檔案信息化建設的研究力度，充分的發揮檔案信息化建設在促進公司發展中的積極作用，實現公司健康穩定的發展。
參考文獻
[1] 和夢吉.企業檔案信息化建設對策研究[D].山東大學，2012.
關鍵詞：企業管理；檔案管理；信息化建設；基礎設施建設；電子文件；信息安全 文獻標識碼：A
中圖分類號：TP391 文章編號：1009-2374（2016）21-0154-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2016.21.075
1 信息化建設的基本內容
1.1 基礎設施建設
軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網絡，它是檔案信息傳輸交換和資源共享的必要手段。
檔案信息網絡是一個資源性網絡、廣域性網絡、開放性網絡。它是在網絡環境下的檔案業務的重新設計，是檔案技術與檔案業務模式的有機結合。它應具有網上信息服務、網上文檔管理、檔案行政管理、網上檔案宣傳、網上檔案教育等功能。檔案網建設的基本任務
包括：
1.1.1 硬件環境建設。包括檔案館局域網建設、檔案網站的建設等。局域網的建設應根據企業的實際情況選擇合適的網絡拓撲結構（星型結構、總線結構、環形結構、網狀結構），對等網絡與基于服務器。檔案網站是在檔案館（室）相互聯系的公共服務的網絡上建立的站點，以主頁方式提供相關信息和相關服務（WEB服務）構成公共服務網絡的一個結點。它應是集宣傳、中介、服務、對話交流五個窗口功能為一體的開放性對外平臺。檔案網站內容包括五個方面：（1）檔案館（室）職能信息，包括檔案館（室）及其管理機構的基本職能、部門設置、主要領導、崗位職責、聯系途徑等；（2）檔案館（室）資源信息、庫藏全宗名冊、系列案卷目錄、特種館藏目錄、專題目錄索引等介紹性信息和檢索性信息；（3）檔案利用、服務信息；（4）檔案工作信息；（5）相關資源信息。
以我公司目前的情況，檔案室網站建設也可以從五個方面來考慮：（1）檔案室的職能信息。在這一板塊可以介紹檔案室的基本職能以及需要協助的相關部門的相應責任、主要負責人及其職責、聯系方式、值班安排情況等，這樣有利用明確分工，落實責任；（2）檔案室的資源信息。可以設置館藏系列案卷目錄。如產品類案卷目錄、設備儀器類案卷目錄、基建案卷目錄等。此外還可以設置專題目錄索引，以方便專門項目方面資料的查詢與利用，如嶺澳二期項目；（3）檔案利用、服務信息，可以設置用戶問答界面，根據用戶的需求，提供有針對性的服務，如資料的借閱。利用者可以在網上提出借閱申請，在通過計算機權限審核或身份認證后，就可以在網上直接查閱資料了；（4）檔案工作信息。在這一板塊，一部分可以介紹目前檔案工作的概況、重點，必要的話還可以開辟評論區，以便交流經驗，改進工作。一部分還可以介紹一些在檔案工作方面的標準規范和制度（國家的、行業的、公司的）；（5）相關信息資源，可以公布最近公司以及集團公司的檔案管理動態，還可以涉及最近國內外的先進管理理念、手段、軟件等。
1.1.2 信息資源建設。能作為在檔案信息網絡上使用的資源是NIR，是電子化的檔案信息。要及時、適時地對公司日常運行中形成的紙質文件、電子文件進行收集、整理、鑒定、管理、歸檔。工作人員要明確分工，確定責任。各部門形成的電子文件必須按時上報，由專人管理，按年度、部門、類別由專用微機存儲。避免了電子文件的丟失，保證了年度電子文件的完整性。
1.2 應用系統建設
在這里主要指的是標準化的檔案管理軟件。所謂標準化的檔案管理軟件是指符合國家檔案管理標準規范的，適用于政府機關，企事業單位和各級各類檔案館用于對檔案信息和檔案實體進行輔助管理的計算機應用軟件系統，如OA、MIS、GIS和電子文件管理系統（ERKS）信息系統（IS）文件管理系統（DMS）檔案計算機管理系統（ACAMS）等。它應具備以下四種功能：
1.2.1 實現有快速檢索和查找功能的數據庫系統。要對檔案信息進行快速檢索和查找就要建立合理靈活的數據庫管理系統。企業檔案信息化建設就相當于將紙質的資料在電腦中進行備份，這樣就可以有序地將企業檔案分門別類地歸納好。在建立起企業檔案目錄數據庫之后，要檢索和查找所需資料就可以直接輸入關鍵詞，以此來得到自己需要的檔案資料。并且企業檔案數據庫管理系統還可以直接進行修改或者刪除，因此也能加快企業檔案的更新。
1.2.2 文件檔案管理一體化。如果企業的檔案管理與建設還是和之前傳統的方式一樣，那么相比于企業檔案信息化建設就需要更多的人力。但是如果企業檔案建設和管理可以實現一體化，那么工作流程將減少一些不必要的麻煩，比如文書部門的文件可以通過計算機的輔助實現歸檔，工作人員可以在網上接收整理，企業檔案從電子文件形式到電子歸檔都只需要工作人員運用計算機進行操作。由此可見企業檔案的管理就實現了前端控制，操作過程也更加簡單。
1.2.3 檔案的保存功能。企業檔案信息化建設與管理有助于保存企業信息，并且更易于工作人員將文字信息轉化成不同形式的資料，如Excel、不同形式的圖片文件等。如果檔案部門將檔案信息儲存到計算機中，企業的工作人員就可以通過服務器上的身份認證，在企業內部對檔案信息進行查詢，這樣在一定程度上有利于工作人員提高工作效率。
1.2.4 企業檔案信息的記錄功能。為了避免企業檔案的泄露所造成的麻煩，對檔案進行信息化的建設和管理可以有效地對查閱和檢索檔案的時間、內容進行嚴格的記錄。檔案業務管理的自動化，可以對企業檔案進行實時監控和管理，同時也有助于工作人員對檔案進行進基本的情況統計，并且這種統計方式更加簡單精準，使檔案管理更加規范化、科學化。
1.3 標準規范建設
標準規范建設是檔案信息化建設的一項重要的工作，要將公司內部的信息資源有序、協調組織，通過網絡系統實現共享，關鍵在于標準建設。要遵循國家標準，《電子文件歸檔與管理規范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，結合其行業的管理標準和特點，加快制定切實可行的檔案信息化相關規范、制度、標準，明確電子檔案信息的歸檔標準，規范檔案信息收集、整理、存儲傳送和程序，真正做到步步有章可循、件件標準規范，保證檔案信息的真實性、完整性、安全性。
標準規范建設應該是公司檔案信息化建設之初工作的一個重點。目前，標準規范體系還未建立，現有的國家相關標準、行業標準并不能全面指導檔案工作的進行，公司的相關文件制度還不夠完善，大大降低了檔案工作的效率以及服務的質量。
1.4 人才隊伍建設
企業中檔案管理的工作好像在企業建設中并沒有受到社會各界的廣泛關注，尤其是在信息化建設沒有正式實行之前。但是如今的社會科技發展迅速，要使信息化技術真正走進企業檔案的建設和管理，就應該大力建設人才隊伍。目前，一些企業對檔案管理的工作人員都要求其具備運用計算機解決檔案管理工作中的問題，但是我國大型企業和中小型企業之間對檔案信息化建設和管理中還是存在較大的差距，這使得市場對企業檔案管理人員有更加迫切的需要。人才隊伍的建設應該從各個方面著手，比如加大培訓力度、提高人員素質和業務水
平等。
2 信息化建設應注意的問題
隨著社會科技的快速發展和企業市場的需求，我國企業信息化建設與管理已經逐漸走上正軌，但是與一些發達國家相比，我國的檔案信息化建設還是稍顯落后，并且在管理方面還是存在一些問題，我們可以從以下方面來分析：
2.1 政府企業領導對檔案信息化建設和管理認識不到位
一些企業領導忽視檔案信息化建設和管理的重要性是因為他們認為信息化的管理并不會為企業帶來經濟效益，這樣的思想觀念使得他們不會對檔案信息化管理人才給予太多的關注，由此就會導致人才的供求不平衡。
2.2 企業檔案信息化管理缺乏保密意識
如上文所說，企業檔案信息化建設與管理使得工作人員對檔案的查找更加便捷，但是由于計算機并不能保證檔案信息的完全安全，因為計算機是聯網設備，企業的檔案信息很有可能會被竊取，所以企業一定要加強對檔案管理的保密意識與計算機的安全保障系統。
2.3 企業檔案信息化管理的工作人員缺少專業性
檔案信息化管理的工作人員并不是只要會用基本的計算機操作將檔案進行整理和歸納就可以了，而是需要通過專業的培訓，使他們有能力發現檔案管理中存在的問題并且能夠提出相應的解決措施，這也正說明企業檔案信息化建設與管理需要的是高素質、專業的復合型
人才。
2.4 檔案信息化管理的設備不夠完善
因為在我國的企業檔案信息化建設與管理中還是存在很多的不足，其中計算機等設備作為信息化管理中最重要的組成部分，在現實中企業對這些設備的利用還不夠完善。這些基礎條件差，就會導致信息化管理在企業的建設與發展中不能發揮其最大的功能，這樣雖然對企業檔案實行了信息化管理，但是它對企業真正的效益就會大大降低。所以計算機等設備作為企業檔案信息化管理的前期投資，必須得到企業的高度重視。
3 結語
隨著公司的日益發展以及現代化管理的迫切需要，檔案信息化管理顯得越來越重要。基礎設施建設、標準規范建設、應用系統建設、人才隊伍建設應該在信息化系統建立之前就予以全面、客觀的考慮，這樣才能在系統運行中避免和減少失誤，即使出現問題，也有相應的措施及時、有效地解決，全面提高檔案工作效率以及服務質量，為公司日常工作的開展以及戰略性發展做出應有的貢獻。
參考文獻
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關鍵詞：企業檔案管理信息化
Abstract: this article from the original file to the protection; To simplify the finishing improve work efficiency; For the file information resources integration and sharing; For the file using a retrieval and discusses the importance of enterprise document management informatization. From the archives standards and regulations of insufficient; The construction of the contingent of file personnel is insufficient; Information technology development degree of the shortcomings of the several aspects discusses the enterprise document management informatization existing problems.
Keywords: enterprise document management informatization
中圖分類號：C29文獻標識碼：A 文章編號：
一 企業檔案管理信息化的重要性
計算機的快速發展使我們步入了一個信息化、網絡化的時代，信息技術幾乎已經滲透到了社會活動的方方面面，作為現代社會活動的技術基礎，正在逐步改變著社會活動的運行方式。檔案作為記錄企業發展的歷史證物，見證著企業發展的每一步。企業的檔案管理是一個集企業安全、生產、經營、管理以及勞動者個人檔案、勞動性質、征用土地等諸多事項為一體的管理過程，其最初形成的最原始的、最真實的記錄，是企業檔案管理工作中重要的組成部分，是維護企業的經濟利益、合法權益和維護歷史真實面貌的重要性、基礎性工作，保存好利用好這些檔案是企業管理的重中之重。
企業檔案資料的積累和利用，直接關系著企業的經營管理水平。企業的檔案管理信息化，不僅重要而且必要。針對企業檔案管理信息化的重要性綜合分析有以下幾點：
（一） 有利于檔案原件的保護
企業在其運行過程中，首先產生的就是企業的征用地檔案。征用地檔案是企業在土地征購、租賃等活動中形成的具有保存價值的最重要的文件材料。準確記載企業所征土地位置、界址、數量、權限等基本情況的原始資料，它是企業無形資產的一部分，又是有形資產的可靠證明。將這些最重要的檔案資料信息化處理后，可以避免檔案原件被過多的直接使用、或過多借閱而造成原件的損壞和丟失，可以達到保護檔案原件的目的。
（二） 有利于簡化整理 提高工作效率
企業的生產技術、產品工藝、財務管理、員工檔案、用工性質等，也是檔案管理別重要的組成部分。這些檔案的收集、整理關系著一個企業運作的系統性、完整性和穩定性。檔案信息化條件下分類可以取消，對收集來的文件材料，劃定保管期限后，在每個保管期限下進行編號，每年一個流水號，這樣簡單易行，也便于日后插件（即把沒有按時歸檔的文件插入整理好的文件后），查閱可以在檔案管理系統中快速找到、打印。不進行分類可以讓檔案人員從繁瑣的整理事務中解脫出來，把更多的精力放到加強收集、深化檢索、開發利用、編研等更有意義的工作上來，更好地提高了工作效率。
（三） 有利于檔案信息資源的整合和共享
檔案資源整合重在體現檔案信息的系統性、有效性和共享性，其最終目的是進一步擴大檔案資源的利用范圍，這是檔案事業順應社會信息化潮流的趨勢所在。檔案信息經過及時有效的傳遞后，還必須通過利用者的有效利用，活化檔案信息。因此，可以建立同行業區域性的信息網絡系統，開展互借、交換目錄等，及時有效地傳遞信息，促進資源共享。
（四） 有利于檔案的檢索和利用
實現檔案信息化能充分利用現代網絡技術，實施檔案信息網上查找、咨詢和直接提供利用的過程，它是檔案信息化的主要目的，也是檔案信息化的重要標志。將檔案信息化處理后，采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供快捷的電子信息查詢系統，在檔案的檢索利用上，企業各部門、處（科）室，可以根據自己的需要獲得及時、準確的資料信息。
二 當前企業檔案管理信息化存在的主要問題
（一）標準規范及制度法規的不足
檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。但目前的狀況是：計算機軟件開發缺乏整體規劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在一定的不足，計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統一的硬件環境；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。同時，由于在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序，原本清晰的法律責任界限變得模糊。缺乏法律依據使得大量的電子檔案無法充分發揮其應有的使用價值，相關法律條例的制定迫在眉睫。
（二）檔案人才隊伍建設的不足
人是最核心的資源,沒有相應的人才,任何先進的技術和管理手段只能是流于形式,信息化也只能是空談。而目前對檔案管理人員的素質提高很少納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統的檔案知識培訓，許多檔案管理人員專業知識單一，普通操作型人才居多，系統開發、程序維護、咨詢服務和信息導航復合型人才十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理信息化建設的質量和速度。
（三）信息技術發展程度的不足
檔案管理信息化后檔案的存在形式主要是電子文檔，具有易于復制、修改的特點，因此其保密和安全措施應該更為完善。在傳輸、保存過程中，電腦病毒的橫行，黑客的惡意攻擊以及網絡技術的不成熟，電子檔案尤其是一些高度機密的檔案，容易被他人竊取、修改甚至偽造，這無疑是給檔案管理構成了極大的威脅，同時由于檔案保存的長期性，對載體壽命、電子計算機軟硬件的生命周期和載體所載檔案與電子計算機軟硬件平臺的一致性也有一定的要求，基于以上原因，信息化的加密技術、權限控制、防寫措施必須達到相應的水平，檔案管理信息化才能順利進行。因此，信息技術發展程度也直接影響檔案管理信息化的建設。
三、實現企業檔案管理信息化的對策
（一）制定統一細則，完成檔案信息存儲的數字化
檔案信息存儲的數字化，是指檔案信息的存儲載體與方式由傳統的紙質形態轉向以計算機管理為前提的數字形式，它包括檔案數字化的輸入和數字化檔案的接收兩個方面。
一是檔案數字化輸入。是將傳統檔案信息輸入計算機，由計算機提供查詢并進而直接提供檔案信息為企業服務。
二是數字化檔案的接收與管理。關注電子文件的形成和積累，研究其運作規律，提出質量要求；做好電子文件歸檔工作，制定歸檔細則和管理規范，研制歸檔軟件，使產生于不同平臺和數據庫的電子文件，按照歸檔要求及時歸檔；檔案部門接收各單位紙質檔案時，要同時接收電子檔案，電子檔案接收工作要按照檔案部門統一的格式進行數據轉換，并與館藏檔案的數字化工作融為一體。
（二）創新方式，建立完整的檔案信息利用系統
建立完整的檔案信息利用系統，實行一體化管理。可分為兩個層次：一是單向傳輸。就是終端管理機構對檔案實現以數字化為平臺的計算機管理，并根據各網絡終端用戶需求，進行數字信息的單項定向傳輸。二是雙向或多向傳輸。就是各立檔單位均實現信息化管理，上下級單位及各立檔單位之間，均可根據需求進行數字信息的多項雙向和多向傳輸。使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息，從而提高了館(室)藏資源的利用率，避免不必要的重復和浪費，同時也有效地緩解了存儲空間擁擠，人員、資金緊張等矛盾，更好地滿足企業的需要，實現資源共享。
目前，企業有些單位的檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者可以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。
（三）注重培養，不斷提高檔案隊伍素質
信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。因此，檔案部門必須加大人才培養力度，為提高檔案人員工作素質創造良好環境。一是檔案部門在進行培訓前，應做好需求調研，按需設計內容，將培訓課程內容與工作相結合，也就是說，培訓應該是因需產生的。二是制定科學系統的培訓計劃，注重提高教學者層次，注重教學、自學、研討和實踐的有機結合。三是增加檔案工作者之間、相關專業工作者之間的交流，為他們提供學習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優秀經驗，掌握和運用現代技術的方法，更新知識儲備。四是應加大培訓內容中計算機知識的比例，重視網絡知識的運用，注重信息能力、技術應用的培養，適當增加檔案現代化管理課程。
（四）統一標準，促進檔案信息管理標準化
檔案信息管理的標準化指在實現檔案實體管理逐步轉向信息管理的過程中所必須依賴的相關業務規范和技術標準，由檔案行政管理部門會同有關部門予以研究、制定并頒布實施的過程。這是檔案信息化的前提和基礎。
檔案信息化程度越高，范圍越廣，對檔案信息管理標準化的要求也就越高。主要內容有以下五個方面。一是檔案信息采集標準化：檔案信息在著錄與標引時要嚴格按照國家檔案局制定的（檔案著錄規則）等一系列標準進行；二是檔案信息存儲的標準化：指檔案信息全文數字化存貯形式與方式的標準，目前多以硬盤為存貯方式；三是檔案信息管理的標準化：檔案信息管理與檔案實體管理的明顯區別，在于信息載體的特殊性；四是檔案信息網絡的標準化：由于檔案信息的特殊性，決定了大量信息局限于內部局域網范圍，檔案信息網絡必須分出層次，以決定檔案信息利用的范圍；五是檔案信息管理軟件標準化：檔案信息管理軟件標準化主要體現在應用軟件的通用性和統一性兩個方面。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么整個檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。
綜上所述，檔案信息化是企業發展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代，檔案中蘊藏的豐富信息將在企業各項工作中發揮不可替代的作用。在信息時代，實現企業檔案管理信息化，對于加強企業檔案的管理和充分發揮企業檔案信息的價值，對加快企業的建設與發展具有十分重要的意義。
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【關鍵詞】企業；檔案；信息化
信息化是當今世界發展的大趨勢，是推動經濟社會變革的重要力量。上個世紀末和本世紀初興起的信息化浪潮，正在改變著數千年的經濟形態，改變著生產和銷售模式，改變著全球的交往和交換模式，改變著人類的生產和生活方式，改變著人類幾千年來的思維定式。在這個以信息科學為主要應用技術之一的新時代里，整個人類社會和生活都發生或正在發生著巨大變化。人們生活再也不能離開現代信息技術手段，信息化成為了人們日益關注的問題。
在檔案界，信息化的呼聲也越來越高，特別是在信息化最活躍的企業，“檔案信息化”更成為擺在企業檔案部門面前的一個重要課題。
企業檔案是有價值的信息資源和重要的企業資產。對于機構和社會來說，為了保護并保存活動的證據，采用系統的方法對檔案進行管理是必要的。檔案管理系統是業務活動的信息源，這些信息可以為業務決策及其后續活動提供支持，也可以確保對當前和未來的受益人的責任承諾。
一、檔案信息化管理的必要性
企業檔案對于經濟發展的推動具有十分重要的意義，主要表現在兩個方面：一是作為管理要素參與管理活動，可有效提高經濟管理、生產管理的水平。根據經濟學原理，經濟增長的三要素是指資本、勞力和綜合要素，其中綜合要素是科技、教育、管理等軟要素的集成。檔案是科技、教育和管理活動中最具有影響力和輻射力的關鍵性要素之一，它是科學決策的依據，是知識共享的承載，是科技創新的基礎，是組織和調動物質、資金、人才等其他資源合理流動的“引擎”。因此，充分挖掘檔案的價值，對于提高經濟管理水平，提高綜合要素貢獻率，進而提高企業經濟發展水平是一個必要而有效的途徑。如通過利用檔案信息而降低技術開發、產品設計、生產過程的成本，以充分的檔案信息支持決策，降低或消除因為信息失靈而導致的市場缺陷和決策失誤，實現資源配置優化等。因為完全競爭市場是理想的市場結構，而這種市場結構的假設條件之一就是生產者和消費者都擁有充分、準確的信息，這其中當然包括作為原始記錄的文件和檔案信息。
二是作為生產要素進入產品化和產業化的過程，獲取經濟收益。近年來世界各國信息資源產業迅猛發展，全球年增長率高達33%，成為一大經濟增長點。如美國年產值達7000億美元，年增長率40%，成為第一大出口產業；歐盟年產值4300億歐元，已超過電信和IT制造業；日本內容產業年產值1600億美元，超過鋼鐵業的兩倍，相當于汽車業的一半。檔案作為信息資源的組成部分，完全有可能獨立的，或與其他信息資源聯合形成具有市場需求的產品，擴展我國信息資源產業的發展空間，進而擴展信息服務業的發展空間，推動國民經濟信息化進程和新型工業化道路的實現。
二、企業檔案管理必須走信息化管理之路。
企業檔案信息化建設是企業信息化的重要組成部分。企業檔案信息化建設，實現企業檔案信息知識資源的建設、共享、創新利用，有利于促進企業檔案創新管理和提升企業的核心競爭力。
企業檔案信息化調研現狀分析表明，企業信息化的加速發展，必然要求企業檔案信息化。近年來，企業信息化和電子商務發展較快，尤其是大型企業的信息化，已經從簡單的數據處理發展到實現企業資源計劃管理的信息化，將信息技術應用到了研制和生成的全過程，有力地推動了信息技術對傳統產業的改造和提升。對于那些已經實現資源計劃管理和生產全過程信息化的企業來說，生產和主要業務管理就像高速公路上疾馳的汽車，如果作為基礎保障的檔案工作還是停留在手工管理階段，就像推著一輛手推車在高速公路上行走，如何能趕上疾馳的汽車并為之提供服務？實踐表明，檔案管理信息化可以給企業帶來顯而易見的效果和效益。
從長遠來說，信息時代下的檔案工作如果不實現信息化，將可能出現“斷檔”現象，進而影響企業的可持續發展。現代企業特別是已經實現無紙化辦公的企業，如果不能充分認識檔案信息化建設的重要性和緊迫性，不僅會使檔案管理與其他各項工作脫節，還有可能造成大量已生成電子文件的流失，導致文件歸檔不齊全、不完整甚至“斷檔”，給企業的可持續發展造成無可挽回的損失。
三、科學開發檔案信息資源。
信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從社會各個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不彰顯其獨特的魅力，也成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。
檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個環節都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各局域網絡，建立企業檔案信息網絡，實現企業館藏檔案數字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。
電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高企業檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網。使各項工作網絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。
四、加強檔案信息化人才隊伍建設
關鍵字：標準化問題、業務流程、技術性、職能分類、信息安全、經費、管理體制
近幾年來，中國企業連續不斷地跨越了工業化、市場化，然后進入了信息化階段，而檔案信息化工作又是企業信息化建設的極其重要組成部分，且信息時代檔案事業的一個重要分支就是企業檔案信息化建設。數字化時代下的企業檔案信息具有三個特點：普遍性、集成性和動態性。為適應我國信息化社會的發展形勢，企業對企業檔案信息的管理工作越來越重視，信息技術為檔案信息化帶來了很多機遇，同時相隨而來的也有一大堆問題。
一、檔案的信息化進程中所產生問題的探究
1、標準化問題
數字化和信息化的檔案的前提是標準化的規則。數字化后的檔案信息在該行業中通行無阻則需要建立起來行業統一認證共同認可的規則。因此，需要在業務、技術和管理三個方面進行改進。
（1）業務流程規范化。業務流程規范化不僅可以大大地提高檔案信息系統的工作效率，而且對行業內處理事務的能力的提高也有極大的幫助。計算機作業，任務是多通道和多對象，這樣極大地提高了信息管理工作的效率，并且對于部門和多余人員進行精簡和整合。
（2）技術性的規范化。對于技術性的規范化要求，需要在檔案信息化過程中軟件和硬件兩面方面著手。軟件方面，包括系統和平臺的建設指標和相關的操作規范，軟件所需要達到的功能和軟件開發進展的規劃等信息。另外，檔案信息化過程中數據的精度、存儲格式及所建的檔案網站平臺的技術參數等等都需要進行詳細的規定。
（3）企業信息化管理應遵循“先搭臺子后唱戲”的法則。傳統檔案管理由于歷史局限存在許多問題，如傳統檔案收集整理需要大量的專業人才且還要大量的時間。另外，傳統檔案的保存不僅占據較大的空間，并且存量增長的需求得不到保證。還有一點，傳統檔案的安全性保障很低，那些紙質記錄時間久了會遭受蟲咬鼠啃、火情、雨情、盜情等一系列事情。因此，檔案資料進行信息化管理勢在必行。
2、檔案職能分類面對的處境分析
（1）類目層次過多，分類過細且職能分類給文件準確定位帶來困難。比如，某類文件數量很少，但也需要設一個數據庫，而這樣計算機的批量檢索效率就會大大降低。另外，由于現代企業職能分工越來越細化，因此有時候無法涵蓋一些新的職能活動。
（2）檔案職能分類法容易造成企業檔案與文件歸屬管理事實上的沖突，因此職能分類法有礙文檔的一體化管理。文件分類其實是按照文件傳閱、辦理對象來分的。對此，有兩種分類方法，一種是完全的組織機構分類法，另一種是組織機構與職能聯合分類法。在面臨分類困境時，要進行仔細考量，對這兩種方法擇優而行。
3、檔案工作職能定位不準確
（1）檔案人員，尤其在企業，不少檔案工作人員是兼職的，很多時候由于不了解文件的使用價值屬性，因此無法準確判定文件保管期限，所以，檔案人員劃分單位文件的保管期限和密級，不科學，不合理。
（2）鑒定工作在極大的程度上還是盲區，鑒定工作客觀性和技術內涵有所欠缺。在分類過程中，對文件沒有開展價值的鑒定與分析，檔案人員無法從專業技術角度對文件進行全面、真實性的鑒定。
（3）檔案管理要求與專業領域規定脫節。例如財務報表的保存，一般月、季度報表，除財務分析報告外，財務部門的規定是三年，但是許多檔案管理卻要求一律規定為永久保存。
二、企業檔案信息化建設中存在的問題分析。
1、企業領導重視程度不夠，經費不到位
檔案信息化需要消耗大筆資金的硬件和軟件的支持，例如：信息化管、理技術的提升、檔案數據庫、管理系統及安全的防護等等，這些都離不開一定的經費的支撐。還有，檔案的信息化和數字化也需要一大批多媒體設施的配合。企業領導往往對此不加以重視，在檔案建設信息化建設中，減少經費或將一些經費投資在其他部門，而硬件設備以及軟件投入滯后則阻礙了企業檔案信息化建設。
2、企業檔案信息化建設處于弱勢
電子計算機和網絡技術的廣泛應用，產生了越來越多的電子文件。電子文件的產生不僅意味著一種新型載體檔案的誕生，而且也標志著人類記錄信息、承載信息、傳達信息、留存信息和開發信息的方式發生了深刻的革命。這場革命是紙張發明和近現代檔案學理論的產生，它直接影響著檔案工作的運作方式、基本理論及思維觀念。目前，不少企業對檔案人員配備不全，很多是兼職管理，這些企業檔案管理人員雖然在檔案信息化建設中做了大量工作，但可以說與信息時代計算機發展的驚人速度相比，仍處于弱勢。
3、信息安全有待提高
隨著信息化的快速發展，檔案信息的安全也面臨著巨大的挑戰。在開放性的網絡環境下，家喻戶曉的病毒入侵、黑客入侵，造成了檔案信息的泄密以及相關資料信息損毀等后果。設備本身就要避免那些存在的安全漏洞，然后更加注意的是網絡環境和操作過程中的安全防范措施，這就要求一定的技術。
4、企業檔案信息化建設發展不平衡，相應的標準規范欠缺
對于一些中小企業的檔案信息化建設，在各種因素的影響下，檔案部門的生存和發展面臨著一系列威脅，檔案工作倍受冷落，比如企業的檔案部門受到企業的減員增效所波及。另外，我國的檔案信息的建設相應的標準規范欠缺。就我國現在情況，不遵守相應制度的行為已經對檔案信息的數字化進程產生了不小的障礙。因此，制定相應標準、規范、法規，館藏檔案數字化和電子文件接收，都應該堅持所制定的規范性原則。企業各個部門之間應加強交流協作的精神以及信息資源的共享手段。各個部門之間實現無成本的即時的信息交流，會大大加快企業檔案數字化的進程，提高管理軟件的通用性。
三、關于企業檔案信息化建設的建議。
1、企業要在信息化建設上加大投入，檔案信息化的軟硬件基礎設施建設是前提，尤其是對于對于開放型企業來說，它們生存發展的基礎就是檔案信息化建設。企業發展需要檔案支持，而企業規模和效益決定了其信息化水平。
2、檔案數據庫和檔案管理系統是實現檔案信息化的軟件保證，企業檔案主管部門要加強對企業檔案信息化建設的指導和協調。并且，企業應不定期地對檔案人員進行培訓，提升各種知識結構，掌握信息和網絡運用技能。
3、企業要把檔案信息化工作列入重要工作日程，強化檔案管理，實現檔案管理系統的信息化和檔案業務管理自動化。檔案信息化管理系統的目標是升級強化檔案管理。
4、改革檔案管理體制，充分發揮企業主體檔案的優勢。企業檔案主管部門應該掌握主營業務知識人員的專家團隊。專家往來靈活機動，處理問題目的性強，效率高，十分有利于企業檔案信息化建設。
參考文獻
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一、企業檔案信息化的特征
（一）信息化檔案整理準確迅速現代計算機系統已經相當的智能，可以根據個人需要，按照不同條件對文件進行分類。采用信息化檔案管理制度，從每份檔案的收集工作開始，就可以記錄該份檔案的原始屬性，如檔案的所屬項目名稱、生成時間、保密級別、整理人、負責人等等信息，在之后的一系列工作，都可以直接調用此原始信息，對檔案進行分類歸檔整理。不同于傳統檔案整理過程中的人工操作，利用信息化方法對檔案進行整理，不僅效率高，準確率高，還便于查看檔案時迅速的找出并傳遞所需檔案。
（二）信息化檔案保管安全可靠檔案的妥善保管是檔案管理里最為重要的工作，也是最容易令檔案遭受損失的一個環節。對于工程單位檔案來說，保管期限基本都是在50年以上甚至永久，在如此長的一段時間內，如何才能確保檔案萬無一失。傳統檔案以紙質檔案為主，容易因受潮、蟲蝕、霉變、火災等災害而損壞，而音視頻檔案往往以磁帶方式保存，容易受電子設備產生的磁場影響。因此，檔案管理部門必須為這些檔案設置專用的檔案柜，在房間內安裝控制溫度濕度的設備，還要定時對保管環境的實時變化做記錄，每年仍需投入大量的經費來保證檔案的安全。利用檔案的信息化管理，不僅能夠提高檔案信息的存儲量，也能實現文字、圖表、聲音、視頻等各種形式信息的同時存儲，而目前可利用的存儲設施也能滿足在各種環境下安全妥善保存檔案的要求。以目前最常見的STAT機械硬盤為例，可承受溫度范圍為-40～70℃，可承受濕度范圍為5%～90%RH，而新興的固態硬盤，不僅抗震防摔，可承受溫度更達到了-40～85℃，這無疑在很大程度上減小了檔案保管的難度，增大了安全性。
（三）信息化檔案利用方便快捷傳統檔案的傳遞查閱過程非常的繁瑣，一是必須到檔案存放地進行借閱；二是需要人工進行檢索、提檔、借閱登記、送還簽收。不僅消耗時間而且稍有差池便會令檔案原件遭到損壞。利用檔案信息化系統，在查閱時只需利用計算機，連接到存儲檔案數據的服務器，簡單進行搜索，就可以在計算機顯示器上看到查詢的檔案信息，無論是文字，圖像還是音視頻，都可以利用同一臺計算機直接播放，無需其他的設備。如果網絡足夠安全，足夠完善，甚至可以直接利用移動設備（如智能手機、掌上電腦、平板電腦等）進行查閱。檔案的遠距離傳遞也可以通過互聯網即時發送，不受距離限制。
二、企業檔案信息化建設中的新難點
（一）技術換代成本高從傳統檔案管理向信息化的檔案管理轉變在技術層面上無疑是一次大的提高，但在轉變過程中需要投入一定的成本。首先，在檔案信息化建設初期，一要配備與之相適應的計算計、掃描儀、將大量的紙質檔案通過各種設備轉化為數字化檔案；二要配備檔案管理應用軟件建立檔案管理信息系統。
（二）網絡安全可能存在漏洞計算機系統和網絡本身就存在安全漏洞，可能受到黑客及病毒的攻擊。檔案信息系統在建設時需要保證一定的獨立性，在一定范圍內不會受到外來攻擊的影響，而檔案信息系統在發展過程中，又必然需要和其他系統，如辦公系統，進行數據交換、接收，影響其獨立性。因此，要保證檔案系統的安全，必須不斷地進行監控及維護。
（三）數字化檔案生成缺乏統一標準我國檔案管理體系比較復雜，管理相對分散，沒有相應的立法，各地政策也多有不同。在數字化檔案館建設的過程中，為了保證數字化檔案的保管、傳遞、查閱、利用等工作能夠有序順利的進行，就必須制定統一的規范標準，在原始檔案向數字化檔案轉化的過程中，統一轉化為固定的標準格式，避免出現各檔案管理組織之間各自為政、互不兼容的情況。
（四）企業檔案管理人員知識結構“老化”，技術培訓不到位目前很多企業檔案管理人員年齡結構偏大，知識結構、思想觀念相對老化，而且，對電子檔案處理未進行深入學習或參加培訓，沒有足夠的信息化技術處理知識。有的不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術；不能及時了解到有關檔案管理的新規定、新要求。這樣，制約了整個檔案事業的創新發展。
三、新時期如何穩步推進企業檔案信息化建設
（一）部門努力，吸引關注為了讓企業管理者關注企業檔案管理，使之有實施檔案信息化的動力與決心，企業檔案管理部門應通過自身工作的努力，吸引企業管理者對檔案管理的關注，然后適時提交檔案信息化規劃，抓住時機跟進企業信息化步伐。
（二）全面規劃，重點突破企業檔案信息化無論采取何種模式，全面規劃絕對不能放棄。全面規劃不意味著全面實施。在進行檔案信息化時應從企業實際需要出發，堅持“有所為、有所不為”，確定企業檔案信息化的發展重點，選擇檔案信息化的突破口，使有限的資源發揮出最大的效益。
（三）建立規范體系檔案信息化使得越來越多的歸檔文件以光盤、硬盤的形式存在，現行的檔案整理、分類、著錄方法及相關規定已不能完全適應，檔案信息化工作缺乏統一要求。因此，重新制定新的標準規范體系十分必要。
（四）加強技術支持檔案信息化建設需要引進大量新的設備，在設備引進的同時就必須掌握新的技術來利用這些設備，而新的檔案管理系統的開發與應用，也離不開技術支持。缺乏過硬的技術支持，檔案的信息化管理，將難以進行。
（五）完善安全體系檔案的信息化建設終歸是要靠人來執行，因此，只有檔案管理人員安全意識的提高，才能從根本上保證檔案資料的安全可靠。建立網絡防火墻，定時進行數據備份，對接觸檔案人員進行身份認證也是十分必要的手段。
（六）持續人才建設檔案信息化建設離不開計算機和網絡技術，對檔案工作者知識水平要求較高，必須具備一定的計算機知識，能夠熟練地操作各類設備。這就要求不斷地對檔案工作人員進行培訓，使他們及時的掌握新技能，學習新知識。
關鍵詞：信息化；檔案管理；自動化
科學合理的檔案管理對企業的發展而言十分重要，一方面，企業營銷部門可以從收錄的人員資料中發現潛在的客戶；另一方面，可以對過去的案例進行再思考，便于探索更加高效的業務開展流程。但是，在信息化已成為商業領域主流趨勢的背景下，當前仍有不少企業采用舊有的人工管理方式開展檔案管理工作，這嚴重的影響了其他部門的工作進程，制約了企業的發展。因此，以企業目前的信息管理部門硬件為基礎，探索出一套檔案管理自動化系統意義重大。
一、企業應用自動化檔案管理的必要性
（一）傳統人工管理無法適應當前的高速的信息流
當前信息流已成為企業的生命線，處于信息優勢地位的公司往往可以較為容易的擴大客戶群，開展經營活動。在此背景下，有不少大型企業（尤其是國有企業）查看一個之前簽訂的合同往往需要多個管理人員的同意才能獲得權限，大大的阻礙了工作的開展，人工檔案管理繁瑣的流程很有可能成為企業業務拓展的制約。
（二）檔案人工管理與公司其他業務的網絡化管理不相匹配
當前，市場上大中型企業的核心部門大多已經實現了辦公的自動化，而檔案管理由于難以直接帶來經濟利益，所以往往會被企業管理者所忽視，仍采用舊有的管理方式。當市場人員向檔案管理部門索要歷史記錄時，往往要經歷一番查找，若是查找影像資料，可能還需要觀看一段錄影帶才能確定。如此，就造成了檔案管理部門和企業其他部門之間的脫節，在一些情況下檔案管理甚至會成為特定業務開展的控速環節，給企業的經營帶來了負面的影響。
二、信息化檔案管理的特點
（一）管理一體化
信息化檔案管理不是簡單地等于使用電腦進行檔案管理，事實上，如果檔案管理人員僅僅是將紙質版的文件錄入到電腦上而不做任何的歸類或比對，或需要進行復雜的目錄輸入，那么就仍屬于傳統檔案管理的范疇。管理一體化是區分信息化檔案管理和傳統人力檔案管理的一個重要標志，傳統的檔案管理方式是檔案管理部門將公文進行整理、分類、歸檔，并由業務性部門對產品技術、經營活動、合作協議等文件進行歸納。而信息化的檔案管理系統下，歸檔和管理可以一個步驟完成，檔案管理部門無需進行文件的掃描、錄入、上傳，避免了重復性工作。系統自動生成的表單也減輕了檔案管理工作者的目錄錄入工作量。
（二）便利的信息檢索
與傳統的人力檔案管理相比，信息化檔案管理在檢索的便利性上具有十分突出的優勢。首先，檔案管理系統上的文檔是拿到紙質版后立即掃描記錄的，因此不存在信息丟失的問題；其次，不同的電子版文件存放在不同的類別下，可以針對性的進行篩選；最后，可通過關鍵詞或文件名稱模糊匹配方式查找所需資料，而不需要像紙質版檔案管理時期那樣一個個文件拿出來對照。
（三）對操作人員有一定的技術要求
使用自動化的手段進行檔案管理時，往往會用到access等數據庫軟件，這就需要檔案管理人員熟悉掌握基本的操作，如查找、篩選、錄入、刪除等。必要情況下，還需要掌握簡單的應用公式或編程技能。而檔案管理工作的從業者的專業背景大多為文史類，信息技能正是其弱項所在。
三、在信息化的背景下優化企業檔案管理的路徑探析
（一）構建科學合理的檔案管理制度
企業要想充分發揮信息化檔案管理的優勢，就必須建立起一套符合自身特點的、行之有效的管理制度，并通過嘗試，探索出最佳的操作流程，以提高檔案管理的效率。這套制度應做到除機密文件外的所有文檔可以在全公司范圍內共享，以實現與信息化的開放性相適應（已確定即將離職的職工應取消訪問這一系統的權限）。另外，這一管理制度還應具備相對寬松的檔案存儲制度和比較嚴格的刪除制度。這是因為，寬松的存儲制度方便公司各部門的員工及時將到手文件掃描上傳，而嚴格的刪除制度則是為了避免發生信息的誤刪給后續使用帶來困擾。每位員工應按照相應的類別上傳掃描件，而檔案管理人員需定時對新加的文件進行核對，及時發現問題并聯系錄入人員修改。
（二）注重選拔、培訓專門的信息化檔案管理人員
企業內部建立起自動化的檔案管理渠道，并不是要用計算機完全取代人的作用，而是通過集成化的系統輔助檔案管理人員做好自己的工作。企業在選拔新員工時，因著重聘任基本業務能力過硬，且對數據庫操作有興趣的人員。入職后，則要及時安排老員工或人力部門對其進行培訓，使其能夠迅速適應工作環境。為適應公司業務的發展，檔案管理軟件可能要不定期的進行升級，這就需要及時的對檔案管理部門工作人員開展培訓，使其盡快適應新系統，避免發生誤操作。此外，檔案管理系統的構建往往是由公司的信息部門進行，而檔案管理人員是最熟悉檔案存取操作的人，有必要參與到軟件的功能開發中去，為系統的搭建提出建設性的觀點。
（三）強化檔案管理監管
企業的自動化檔案管理系統是幾乎全公司所有部門及員工都要應用到的，一但出現錯誤，可能造成較為嚴重的問題。因此，檔案管理必須要嚴格監督，且應做到全流程的管理。在檔案錄入首先要篩選出無關文件，有選擇性的上傳；文件上傳后，經過短暫的緩沖期，這一期間只有檔案管理部門和文檔上傳者所在部門員工可以看到，經過檔案管理人員確定無誤后，方可向全公司公開；當檔案在使用期間被重新編輯時，也應經過兩方的確認才能公開。總之，為實現自動化管理系統的高效、準確，檔案管理應嚴格做到全過程的規范化。
參考文獻：
1、全面提高企業文書檔案管理水平
大數據時代背景下，現代化信息技術、智能技術、現代科技持續發展。隨著供電企業業務量的不斷上升，其文書檔案的信息量、數字量也持續累積，在數字信息技術的輔助支持下，能夠極大地提高文書檔案管理效率，方便信息的快速搜索、查詢，從而實現檔案資源的高效利用，推動企業文書檔案管理的積極創新。所以，創建并形成供電企業自身的檔案管理信息系統，對其管理水平的提高具有十分積極的意義。
2、推動企業文書檔案管理的數字化、網絡化
在大數據背景下，網絡技術、信息技術都體現出超強的數據計算、檢索、查詢、儲存等功能，也能夠實現數據信息的遠距離傳輸、轉譯等。功能健全的數據化信息系統為供電企業的文書檔案管理與利用開辟了全新的渠道和途徑，實現了規范化、準確化、高效化管理，這是因為數字化信息技術能夠對文書檔案進行加密處理，從而確保信息安全。相反，企業文書檔案的數字化管理又推動了其網絡化管理的實現。因為在數字信息技術的支持下，一些檔案資料可以以數據、信息的形式被輸入網絡系統，通過網絡系統登錄能夠實現信息的查詢、更新與咨詢等功能。
3、促進文書檔案的利用與共享
在現代化數字信息系統的有效支持下，供電企業文書檔案的功能和作用能夠得到充分地開發和利用，具體體現在：為企業各個部門、各個階層、各個崗位的工作人員提供及時、快速、有效的信息咨詢與查詢服務。網絡信息數據背景下，供電企業各部門人員通過資格認證的方式登錄企業檔案網絡數據系統，就能夠實現檢索、查詢、查找、分析與保存等操作，這其中保證了企業內部員工的信息咨詢權限，同時，也維護了企業檔案信息資源的安全，通過數字信息系統、網絡系統能夠實現檔案信息資源的不同層次、不同地域間的有效共享。
4、促進文書檔案管理走向現代化
現代化的社會是數據信息社會，大數據時代賦予了各行各業全新的改革與發展任務，供電企業必須緊跟時展步伐，其各項管理工作要邁向數字化、智能化、信息化行列，要融入計算機技術、網絡技術、通訊技術等行列，善于利用這些技術來武裝自身，文書檔案管理只有走向信息化才能真正同現代社會接軌，才能加快文書檔案管理的現代化步伐，才能更加適應現代社會，才能實現同其他行業的有效對接，也才能為客戶提供更加滿意的服務。
二、供電企業文書檔案的信息化管理及利用
1、創建并完善檔案數字化管理制度
健全的制度是檔案數字化管理的有效依據，因為只有創建規范、完善的檔案管理制度，才能實現檔案數字化管理的規范化、制度化、正規化。因此，供電企業必須意識到制度的重要性，建立健全一套科學合理的檔案管理制度，并嚴格要求相關人員依照制度開展工作，圍繞制度進行管理，利用制度來規范管理人員行為，以此達到文書檔案的規范化、正規化管理。
2、文書檔案的數字化管理
以往的文書檔案管理形式為紙張管理，其特征為：繁雜、工作量大、占用空間大、查詢不靈活等。數字時代的來臨，數字信息技術的使用則化解了其中的矛盾和問題，通過借助現代信息技術、數字化軟件、數據信息系統等可以最大程度地減少工作量、控制工作強度。供電企業必須推動文書檔案的數字化管理，創建電子數據庫，從舊式的紙張式管理上升為電子化、數字化管理，形成電子檔案系統，使供電企業檔案文書管理納入數字化管理行列，以此來推動檔案的信息化管理。
3、強化文書檔案的網絡化管理
供電企業文書檔案走向數字化管理后，依然要朝著網絡化管理方向發展，這是因為只有通過現代網絡系統進行聯網，依托于網絡系統來加強各個區域間的聯系，才能實現各個地域、網絡系統中用戶之間的信息資源共享，可以說文書檔案的網絡化管理是一大發展趨勢，具體的網絡化管理包括：文書檔案的網絡分類、歸檔、組卷、借閱、查詢、檢索、傳輸、下載、讀取、保存等。借助網絡數據信息系統能夠進一步擴大文書檔案資源的普及范圍，加大文書檔案資源的開發和使用力度，以此來確保供電企業文書檔案資源價值的發揮。
4、企業文書檔案的安全化管理
企業文書檔案的信息化管理與利用是利弊并存的，其優勢方面不言而喻，然而，其最大的不利條件為可能面臨著嚴重的安全威脅。安全問題也是大數據背景下所普遍面臨的問題，信息能否被安全、合理地傳輸和利用是供電企業非常關心的問題，因為它關系到企業秘密信息的安全度，關系到企業的經濟利益。供電企業必須加大信息技術與數據系統的改進、更新、維護與升級管理力度，做好保密工作，維護系統安全，確保信息安全，具體可以從以下方面做起：第一，加強安全防護。提高工作人員的業務素質與工作能力，控制其失誤操作，及時排除系統故障，定期清理系統病毒、增設網絡安全防護系統，防止黑客、病毒等的非法攻擊，徹底維護文書檔案信息的安全性、保密性。第二，做好安全密保工作。供電企業對于自身文書檔案信息的保密性一定要做到心中有數，一切涉及企業秘密的文件都必須進行密保設置，這樣才能全面提升文書檔案信息化管理的安全性。
5、推進文書檔案的信息化利用
現代社會是信息化智能社會，信息技術已經滲透到各行業，為各行業的經營、運營與管理提供了全新的動力，創造出了可觀的效率和效益。電力行業文書檔案管理作為一項復雜性、繁瑣性的工作，也必須借助現代信息技術的大力支持，供電企業必須加大力度推進文書檔案的信息化利用。首先，供電企業必須積極引進、推廣并使用現代化檔案信息管理軟件，例如：易度資料管理軟件，等。招納優秀的信息技術人才，為企業編制專門的文檔管理信息系統，并做好信息系統的定期檢查與維護工作，維護系統的安全、常規運轉，推動企業逐步走向文書檔案的電子化管理。其次，檔案部門要強化信息服務理念與敏感度。檔案管理人員必須具備較強的信息意識，根據信息的源頭來收集、儲存信息，必須對公開的信息保持高度警惕意識。同時，能夠根據已有的用戶信息，進行深入、系統的分析，從而掌握客戶需求，再圍繞客戶需求來規劃出一套有針對性、有層次的服務策略，不斷提升對文書檔案信息資源的開發、整理、分析與轉化能力，充分挖掘電子文書檔案的信息功能價值，發揮對企業的信息服務功能，從而支持供電企業的高效運轉。供電企業文書檔案的信息化管理，是電子信息與紙質文件管理同步進行的過程，企業既要加大電子信息系統的開發和利用力度，同時，也要加大對紙質信息資源的管理力度，只有這樣才能有效控制對電子信息系統的依賴，也能為文書檔案信息資源提供有效依據。再次，拓展文書檔案的信息化利用與服務。供電企業文書檔案應該在企業的整個生產、研究、管理、運營各個方面發揮信息服務功能與作用，為供電企業決策的制定、發展目標的確立、未來發展規劃等提供參考依據和信息咨詢，體現出信息化管理模式下，檔案資源信息服務的智能化、現代化、便捷化，例如：通過E-mail，網絡對話系統、短信息通訊等模式來實現信息的傳輸與傳送，以此來實現對企業內部人員的信息服務，啟動網絡硬盤、電子郵件系統等來為用戶提供遠距離的信息傳輸服務，確保企業員工能夠通過下載、保存等形式來獲得信息。供電企業還可以依靠信息系統面向廣大服務對象來公開信息，以此來拓展服務范圍，提高供電服務水平，確保用戶能獲得及時、有效的信息咨詢服務。
三、總結
