時(shí)間：2022-11-01 09:55:16
開(kāi)篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇企業(yè)檔案信息化，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
[關(guān)鍵詞] 企業(yè)；檔案信息化管理；必要性；提升
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 037
[中圖分類號(hào)] F272.7；G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）16- 0060- 02
企業(yè)檔案管理的信息化指的是在企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一指導(dǎo)與組織下，將各種先進(jìn)的信息化技術(shù)融入到企業(yè)的檔案管理工作中，對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行科學(xué)、合理的編排與規(guī)范，以此提高檔案服務(wù)水平，進(jìn)而提高檔案管理的工作效率。企業(yè)檔案信息化管理主要涉及的內(nèi)容包括構(gòu)建檔案管理的信息化資源、制定相應(yīng)的信息化標(biāo)準(zhǔn)、搭建信息化管理平臺(tái)等。
1 企業(yè)檔案信息化管理的必要性
近幾年來(lái)，企業(yè)的發(fā)展速度非常快，規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，形成檔案的數(shù)量種類與數(shù)量也隨之增多，顯著地增加了企業(yè)檔案管理人員的工作量，想要在紛繁復(fù)雜的檔案中找到有價(jià)值的信息，就應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。企業(yè)檔案管理信息化的必要性主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，檔案信息化管理能夠有效地彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足，傳統(tǒng)的檔案管理通常以人工操作的方式，通過(guò)檔案管理人員將需要?dú)w檔的文件進(jìn)行分類、編排以及儲(chǔ)存，當(dāng)需要尋找某個(gè)檔案時(shí)，也需要依靠人工進(jìn)行檢索，這種檔案管理的歸檔、檢索過(guò)程相對(duì)較慢，導(dǎo)致檔案管理效率較低。并且由于檔案資源在長(zhǎng)期儲(chǔ)存的過(guò)程中，各種因素還會(huì)導(dǎo)致檔案的資源丟失、損害等問(wèn)題。通過(guò)采用信息化檔案管理方法，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)⒎彪s的檔案信息錄入到電腦中，以電子文件的形式儲(chǔ)存，電子檔案的空間不但傳遞查閱方便、儲(chǔ)存量大，還不受環(huán)境的影響，不會(huì)出現(xiàn)檔案丟失或者損壞等問(wèn)題。另一方面，檔案信息化管理能夠擴(kuò)大檔案工作的發(fā)展空間，通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在互聯(lián)網(wǎng)上建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)傳媒的優(yōu)勢(shì)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享。其具體表現(xiàn)為：建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案資源分為非限制和限制級(jí)別，這樣能夠保證檔案資源的保密性，然后創(chuàng)建新型的檔案服務(wù)方式，能夠?yàn)椴殚喺咛峁└?、更好、更快捷的查閱服?wù)。想要充分彰顯信息化管理的優(yōu)越性，這就需要加強(qiáng)編錄人員與查閱人員之間的交流，促使檔案管理工作形成一個(gè)系統(tǒng)的整體，提高企業(yè)檔案管理的水平。
2 提升企業(yè)檔案信息化管理水平的策略
（1）創(chuàng)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。想要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理，首先應(yīng)該根據(jù)企業(yè)檔案管理的實(shí)際狀況，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)建適合企業(yè)自身情況的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行，能夠突破企業(yè)檔案信息資源所有者的限制，創(chuàng)建一個(gè)既能控制又能方便利用的檔案信息網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，例如，創(chuàng)建企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，通過(guò)加密保護(hù)、身份驗(yàn)證、信息驗(yàn)證、數(shù)字簽名等，保管好企業(yè)的一些機(jī)密性檔案以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，對(duì)于一些公開(kāi)地宣傳企業(yè)的檔案資源，企業(yè)還可以通過(guò)局域網(wǎng)進(jìn)入國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息收集與利用的范圍。
（2）建設(shè)企業(yè)檔案信息資源。企業(yè)檔案結(jié)構(gòu)的工作人員應(yīng)該充分地利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加寬檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，不斷提升檔案資源檢索、利用的服務(wù)水平。企業(yè)檔案的信息化管理應(yīng)根據(jù)國(guó)家以及省市檔案局的關(guān)于電子文件、文件歸檔、儲(chǔ)存以及管理的相關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，積極地應(yīng)用與推廣適應(yīng)企業(yè)性質(zhì)、職能需要以及管理特點(diǎn)的檔案資源管理軟件，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源的采集、分析、整理、歸檔、存檔、查閱、利用、鑒定以及銷毀等工作的管理和監(jiān)督，以此保證檔案資源電子文件的可識(shí)別性、安全性、準(zhǔn)確性、完整性以及真實(shí)性等，進(jìn)而保證電子文件的法律憑證地位。例如，建立公開(kāi)信息資源檔案，對(duì)外宣傳企業(yè)，別人通過(guò)查詢能夠全面地了解企業(yè)的信息，能夠保證企業(yè)之間進(jìn)行規(guī)范的商業(yè)往來(lái)和合資合作，建立企業(yè)雙方的資信關(guān)系，通過(guò)信用調(diào)查消滅不必要的信用風(fēng)險(xiǎn)和交易風(fēng)險(xiǎn)。
（3）企業(yè)全員參與到檔案管理工作中。因?yàn)槠髽I(yè)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)通常是由一些專業(yè)的技術(shù)人員設(shè)計(jì)，導(dǎo)致在一些企業(yè)中存在檔案信息化管理系統(tǒng)和企業(yè)需求脫節(jié)的問(wèn)題，這樣嚴(yán)重地影響了檔案信息化管理系統(tǒng)并不能充分地發(fā)揮和實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。因此，企業(yè)員工作為檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)中的一員，應(yīng)該積極主動(dòng)地參與到系統(tǒng)建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)中，例如，企業(yè)內(nèi)部任何人員，可以通過(guò)身份認(rèn)證在任何一機(jī)電腦根據(jù)自身的需要，能夠隨時(shí)在自己的電腦上自動(dòng)查詢所需要的檔案資源，盡可能地和開(kāi)發(fā)者進(jìn)行思想溝通，全員參與到檔案信息化管理工作中，及時(shí)地反饋?zhàn)约旱囊庖?jiàn)，以此實(shí)現(xiàn)與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)者達(dá)成共識(shí)，進(jìn)而設(shè)計(jì)出符合企業(yè)檔案管理實(shí)際狀況的檔案信息化管理系統(tǒng)，提高信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的成功率與實(shí)用性。
（4）企業(yè)檔案信息化建設(shè)和企業(yè)改革相結(jié)合。隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)為了能夠跟上時(shí)代的腳步，其自身也在不斷的改革中，因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)該和企業(yè)改革相結(jié)合。首先，應(yīng)該創(chuàng)建一支高素質(zhì)的檔案信息化管理人才隊(duì)伍，通過(guò)對(duì)檔案管理人才進(jìn)行檔案管理技術(shù)、信息技術(shù)的培訓(xùn)，提高檔案人員運(yùn)用信息技術(shù)的技能，同時(shí)還可以引進(jìn)檔案信息化管理水平高的人才，以此滿足企業(yè)檔案信息化管理的要求；其次，與企業(yè)檔案管理模式相結(jié)合，積極地展開(kāi)對(duì)企業(yè)檔案信息化管理的探索，認(rèn)真研究信息化條件下企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的新要求，及時(shí)地溝通和交流，不斷地積累和推廣經(jīng)驗(yàn)。此外，企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)該始終堅(jiān)持變“被動(dòng)管理”為“主動(dòng)管理”，堅(jiān)持以效益為重點(diǎn)、以利用為中心的指導(dǎo)思想，有針對(duì)性地研究市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)信息化檔案建設(shè)需要改革的地方，最大限度地滿足各項(xiàng)工作利用檔案的需求。
3 結(jié)束語(yǔ)
總而言之，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代企業(yè)的實(shí)際需求，檔案信息化管理以其便捷、高效、優(yōu)質(zhì)、方便等特點(diǎn)，逐漸取代了企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方法，并且逐漸成為適應(yīng)社會(huì)與時(shí)展的必然趨勢(shì)。因此，企業(yè)的檔案管理人員應(yīng)該充分重視檔案信息化管理的重要性，然后采取相應(yīng)有效的措施不斷地提高檔案信息化管理水平。
主要參考文獻(xiàn)
1在企業(yè)建立房產(chǎn)檔案信息化管理的困難
1.1領(lǐng)導(dǎo)重視不足。許多企業(yè)管理人員對(duì)企業(yè)檔案管理信息化的重要性認(rèn)識(shí)不足，許多檔案資料其實(shí)只是處于長(zhǎng)期堆放的狀態(tài)，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，更談不上利用。一些領(lǐng)導(dǎo)管理觀念陳舊，而工作人員也并不習(xí)慣于在網(wǎng)上了解信息，不接受網(wǎng)絡(luò)辦公的方法，習(xí)慣用傳統(tǒng)的手工操作方式處理房產(chǎn)檔案信息。
1.2技術(shù)手段落后。目前，很多企業(yè)房產(chǎn)檔案管理部門的電腦應(yīng)用仍然停留在文字處理、財(cái)務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理上，無(wú)論信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用水平，還是對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)知度、參與度等都遠(yuǎn)低于其他行業(yè)。大多數(shù)企業(yè)的房產(chǎn)管理部門管理介質(zhì)仍為紙質(zhì)檔案，光盤技術(shù)和機(jī)讀方式運(yùn)用十分有限，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與當(dāng)今信息傳輸?shù)募夹g(shù)要求相差甚遠(yuǎn)，檔案應(yīng)發(fā)揮的作用遠(yuǎn)遠(yuǎn)未能有效挖掘出來(lái)。
1.3檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，企業(yè)的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平差異比較大，缺乏協(xié)作精神。采用網(wǎng)絡(luò)化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達(dá)到方便、快捷的辦公目的。
2如何建立房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)
2.1提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。要建立完善的檔案信息化管理，首先，要充分認(rèn)識(shí)加快房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義?？茖W(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，檔案內(nèi)容多樣化，檔案載體發(fā)生了很大的變化，隨著計(jì)算機(jī)、多媒體、光盤以及縮微技術(shù)等的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的管理模式和管理手段已不適應(yīng)時(shí)代的變革，運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來(lái)開(kāi)發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開(kāi)發(fā)能力和利用效率，使房產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面發(fā)生深刻變化，促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理整體水平明顯提高。
2.2完善房產(chǎn)檔案信息歸集、檢索系統(tǒng)。為了全面、準(zhǔn)確地收集信息，一方面，房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合，將房屋產(chǎn)權(quán)信息自動(dòng)歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，形成文本信息；另一方面，要利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，將有關(guān)資料以圖像信息方式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)。由于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)頻繁異動(dòng)的特點(diǎn)，房產(chǎn)檔案的更新速度很快，因此，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的更新、管理、維護(hù)上要實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制，保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀況的同步變動(dòng)，這是房產(chǎn)檔案管理的核心所在。由于房屋租賃、房產(chǎn)交易等不同業(yè)務(wù)的特點(diǎn)不同，對(duì)房產(chǎn)檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個(gè)多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能，將房屋坐落、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋面積、產(chǎn)權(quán)狀況等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一要素都作為檢索點(diǎn)，編制各種檢索工具，形成計(jì)算機(jī)檢索與手工檢索互補(bǔ)的檔案信息檢索體系，實(shí)現(xiàn)萬(wàn)能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務(wù)。
2.3建立準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)。房產(chǎn)檔案信息不僅要滿足產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)權(quán)交易的需要，而且，也應(yīng)該為企業(yè)職能部門進(jìn)行宏觀調(diào)控提供科學(xué)的決策依據(jù)。通過(guò)數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，對(duì)房地產(chǎn)市場(chǎng)的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)作出準(zhǔn)確的判斷，以便相關(guān)職能部門能夠及時(shí)運(yùn)用相關(guān)調(diào)控手段，使企業(yè)房產(chǎn)需求保持基本平衡、結(jié)構(gòu)基本合理，達(dá)到科學(xué)決策，回避風(fēng)險(xiǎn)的目的。
2.4提高管理人員的綜合素質(zhì)。檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現(xiàn)代化技術(shù)和管理方法的檔案專業(yè)人員來(lái)實(shí)現(xiàn)。檔案工作者不能滿足于現(xiàn)狀，應(yīng)正視自己的業(yè)務(wù)水平，積極推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率。管理人員要充分利用計(jì)算機(jī)與檔案管理軟件，提高檔案的存儲(chǔ)和處理能力，為相關(guān)部門提供方便、快捷、及時(shí)、準(zhǔn)確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。
一、企業(yè)檔案管理信息化內(nèi)涵
信息化建設(shè)就是充分利用先進(jìn)的企業(yè)思想以及先進(jìn)的技術(shù)手段，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以及管理活動(dòng)進(jìn)行有效的資源配置以及調(diào)控，使得企業(yè)的管理做到科學(xué)化、有效化，從而促進(jìn)企業(yè)利潤(rùn)的增加，不斷提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)也是如此，企業(yè)檔案管理信息化，可以極大地提高企業(yè)檔案管理的科學(xué)性以及有效性，實(shí)現(xiàn)對(duì)于企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)、信息化，通過(guò)檔案管理信息化以及數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案服務(wù)的高效化，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的資源共享，提高企業(yè)檔案管理的效率，為企業(yè)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展提供便利。
二、企業(yè)檔案管理信息化存在問(wèn)題
企業(yè)檔案管理信息化是一項(xiàng)復(fù)雜科學(xué)的工作，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)好壞直接影響著企業(yè)的檔案管理的健康穩(wěn)定發(fā)展，對(duì)于提高企業(yè)檔案管理科學(xué)性以及有效性至關(guān)重要。我國(guó)企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)方面經(jīng)驗(yàn)還不是很豐富，在實(shí)際的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在著眾多的問(wèn)題。總體來(lái)講，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題主要由以下幾個(gè)方面，第一，檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡。我國(guó)很多企業(yè)進(jìn)行了檔案管理信息化建設(shè)，但是總體來(lái)講，檔案管理信息化建設(shè)水平與程度都存在著不平衡的現(xiàn)狀。規(guī)模大、效益好的企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)高效化，但是對(duì)于那些規(guī)模小、效益差的企業(yè)，檔案管理信息化建設(shè)設(shè)置無(wú)從談起。第二，基礎(chǔ)條件薄弱，技術(shù)、資金不足。檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于企業(yè)基礎(chǔ)條件、技術(shù)、資金的要求很高，很多企業(yè)尤其是中小型企業(yè)很難做到基礎(chǔ)條件、技術(shù)、資金的高水準(zhǔn)，加上企業(yè)檔案管理信息化人才缺乏，甚至缺少相應(yīng)的設(shè)備以及技術(shù)支持，導(dǎo)致企業(yè)對(duì)于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)深度以及力度不夠，給企業(yè)檔案管理帶來(lái)不便。第三，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，盲目建設(shè)。目前我國(guó)企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)方面普遍存在著規(guī)劃以及組織建設(shè)，另外，加上企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)規(guī)章制度以及標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)定，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理信息化低效率、高重復(fù)建設(shè)建設(shè)問(wèn)題嚴(yán)重。第四，與其他信息管理沒(méi)有實(shí)現(xiàn)有效銜接。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)并不是孤立的，是同企業(yè)其他管理以及建設(shè)項(xiàng)目相結(jié)合的，例如文書處理、生產(chǎn)活動(dòng)等方面都與檔案管理信息化密切相關(guān)。由于我國(guó)企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)機(jī)制以及管理機(jī)制上存在問(wèn)題，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理信息化同其它管理環(huán)節(jié)以及生產(chǎn)環(huán)節(jié)缺乏必要的聯(lián)系，為能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)同其他信息化管理的有效結(jié)合。
三、企業(yè)檔案管理信息化策略探析
(一)加強(qiáng)檔案管理信息化人才培養(yǎng)
檔案管理信息化人才是企業(yè)做好檔案管理信息化的關(guān)鍵，畢竟信息化檔案管理工作是由檔案管理信息化人才來(lái)執(zhí)行的。為此，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理信息化人才招聘以及培養(yǎng)。檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)極其科學(xué)。專業(yè)性強(qiáng)的工作，它對(duì)于檔案管理信息化人才的要求極高。檔案管理人員應(yīng)該不斷增加檔案管理信息化管理基礎(chǔ)以及專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，包括信息技術(shù)、法律、管理學(xué)科以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)。另一方面，檔案管理信息化人才還應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想觀念，樹(shù)立檔案管理市場(chǎng)意識(shí)，使得檔案管理信息化適應(yīng)市場(chǎng)需求。另外，企業(yè)還應(yīng)該加大對(duì)于新技術(shù)的引進(jìn)，從資金、技術(shù)等各個(gè)方面做好檔案管理信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理信息化隊(duì)伍建設(shè)。
(二)加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定
標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及規(guī)章制度是企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的制度保障，只有在一定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及規(guī)章制度約束下，才可以更好地做好檔案管理信息化建設(shè)。首先，企業(yè)應(yīng)該建立檔案管理信息化管理機(jī)構(gòu)，增強(qiáng)人員檔案管理信息化管理責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理信息化管理機(jī)構(gòu)管理職能。其次，建立健全檔案管理信息化管理制度體系建設(shè)，在基本信息化管理制度體系的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該加強(qiáng)信息化管理制度體系執(zhí)行力，使得企業(yè)檔案管理真正的做到有法可依、有規(guī)章制度可依，從而促進(jìn)信息化檔案管理的科學(xué)化。
(三)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)注意原則
企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)注意的問(wèn)題有很多，總體來(lái)講，檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該注意以下原則。第一，實(shí)用性原則。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的目的在于促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息資源的共享，提高企業(yè)的社會(huì)效益以及經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、有效化。第二，逐步推薦原則。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)并不是一朝一夕所能解決的，它需要企業(yè)投入大量的時(shí)間以及精力，企業(yè)應(yīng)該抓住檔案管理信息化建設(shè)大好時(shí)機(jī)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理與檔案管理信息化建設(shè)同步前進(jìn)。第三，效益原則。企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的主要目的是為了獲得更多的利潤(rùn)，一旦進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，企業(yè)應(yīng)該將檔案管理信息化建設(shè)同企業(yè)的短期以及長(zhǎng)期效益相結(jié)合。第四，全面協(xié)調(diào)發(fā)展。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)并不是孤立的，需要同其他部門其他人員進(jìn)行相應(yīng)的合作，必須與企業(yè)的信息化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)相協(xié)調(diào)，必須與企業(yè)的信息需求相協(xié)調(diào)，必須與信息技術(shù)發(fā)展相協(xié)調(diào)，必須與全國(guó)信息化工程相協(xié)調(diào)。
四、總結(jié)
一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理中的主要問(wèn)題
（一）檔案管理信息化的意識(shí)薄弱在實(shí)際情況中，部分企業(yè)僅僅是簡(jiǎn)單的將其看作是檔案存儲(chǔ)、使用方式的改變，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這是企業(yè)管理理念的轉(zhuǎn)變，沒(méi)有考慮到建立一個(gè)綜合性檔案管理信息化系統(tǒng)。有一些企業(yè)錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案難以給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益,盲目的把資金投入到其他建設(shè)項(xiàng)目,對(duì)檔案事業(yè)疏于建設(shè)和管理,對(duì)檔案信息化建設(shè)所需設(shè)備和配備不予以重視。
（二）管理人員素質(zhì)有待提高在檔案信息化建設(shè)中，管理人員的綜合素質(zhì)較低。檔案信息化管理要求管理人員不僅有一定程度的專業(yè)管理能力，而且必須掌握信息技術(shù)處理能力，同時(shí)也要對(duì)企業(yè)的工作流程和工作方式有著深刻的了解。可是現(xiàn)有的企業(yè)檔案管理人員很少具備這樣完備的綜合素質(zhì)，難以滿足信息化檔案管理的高要求。
（三）信息化建設(shè)尚未完善隨著信息化的不斷深入,檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化無(wú)法滿足企業(yè)的需求,嚴(yán)重影響了檔案信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性,令企業(yè)遇到了許多本可以避免的問(wèn)題。除了上述幾點(diǎn)問(wèn)題外，還有許多細(xì)節(jié)方面的問(wèn)題也需要企業(yè)時(shí)刻關(guān)注。首先，要做到對(duì)員工的信息審核和更新，信息化檔案建設(shè)依靠的是信息技術(shù)，可是檔案的管理以來(lái)的人，對(duì)于老員工的離職和新員工的加入，檔案管理要跟進(jìn)。其次，對(duì)于檔案的管理要注意安全措施，檔案是一個(gè)人的個(gè)人信息和企業(yè)內(nèi)部資料的集合，要加強(qiáng)安全管理工作。
二、完善檔案管理信息化的策略
（一）從企業(yè)內(nèi)部強(qiáng)化檔案管理理念檔案管理信息化管理理念直接決定信息化建設(shè)的實(shí)施力度及信息化的程度。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè),領(lǐng)導(dǎo)者要把檔案信息化概念和期許轉(zhuǎn)變成實(shí)踐及現(xiàn)實(shí),正視檔案管理建設(shè)的艱巨性和復(fù)雜性,在資金、人才、設(shè)備等方面進(jìn)行合理和準(zhǔn)確的投入,針對(duì)內(nèi)部檔案管理工作的各項(xiàng)問(wèn)題，不僅要予以關(guān)注，更要在具體操作上予以支持。
（二）引進(jìn)優(yōu)秀管理人員信息化管理建設(shè)對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是發(fā)展的必要?dú)v程，企業(yè)的檔案管理信息化需要引進(jìn)優(yōu)秀、專業(yè)的管理人才，在工作中對(duì)其教育和培養(yǎng)，完善企業(yè)的檔案管理工作，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，推動(dòng)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。企業(yè)針對(duì)管理工作需要引進(jìn)科學(xué)的管理方式和管理體系，為企業(yè)檔案管理提供制度保障和人才支持。
（三）完善企業(yè)信息化建設(shè)企業(yè)應(yīng)針對(duì)檔案管理的信息化投入設(shè)備、人力和資金支持，為企業(yè)的檔案管理建立更為有效的管理模式。檔案的信息化管理能夠建立有效的管理搜索模式和管理利用方式，能夠立足于企業(yè)檔案的特點(diǎn),建立健全企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。譬如企業(yè)項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù),能夠集合企業(yè)在項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目建設(shè)以及企業(yè)資料等有關(guān)信息,為進(jìn)一步開(kāi)拓市場(chǎng)和技術(shù)創(chuàng)新提供參考。
三、總結(jié)
實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是企業(yè)發(fā)展的重要方向，企業(yè)的檔案和信息是企業(yè)建設(shè)和發(fā)展的見(jiàn)證依據(jù)和發(fā)展保障，在現(xiàn)如今的信息化時(shí)代，信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨，健全的信息化檔案管理能夠給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)巨大的幫助。相信隨著信息化的發(fā)展，不僅是檔案管理，在更大更廣的范圍內(nèi)，信息化建設(shè)都會(huì)成為企業(yè)發(fā)展的推動(dòng)力。
作者：鄒玉玲單位：海南省建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化建設(shè)；對(duì)策
引言
隨著全球化、信息化進(jìn)程的加快，信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新為我們的工作提供了極大的便利。對(duì)于企業(yè)檔案管理而言，檔案信息化建設(shè)將成為今后檔案管理工作的趨勢(shì)。目前，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的狀況不容樂(lè)觀。因此，我們應(yīng)采取有效措施加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，以提高企業(yè)的管理效率，更加有效地發(fā)揮檔案的作用。
一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性
檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)資源共享的必要條件。當(dāng)今社會(huì)，加快信息化建設(shè)的步伐不僅是加快經(jīng)濟(jì)和社會(huì)全球化的需要，而且是實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的需要。檔案信息化建設(shè)可以進(jìn)一步促進(jìn)資源的開(kāi)發(fā)利用、保存和傳遞，促使資源共享的實(shí)現(xiàn)；檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的快速通道。檔案事業(yè)是企業(yè)及其它單位發(fā)展的先決條件，在我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)中占有重要的地位，檔案信息化建設(shè)是奠定檔案事業(yè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在檔案管理的新時(shí)期，檔案工作的內(nèi)部和外部需求均發(fā)生了較大的變化，為了順應(yīng)檔案工作的變化就必須實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)；檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)高效率管理及節(jié)約資源的重要途徑。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案信息化建設(shè)大大地提升了檔案管理的效率，而且節(jié)約了很多資金。
二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題
（一）重視程度不夠
首先，由于企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)不夠，忽視其建設(shè)進(jìn)程，從而出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)投入不足、專業(yè)人才匱乏、管理不善等問(wèn)題，直接影響了企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。其次，由于企業(yè)對(duì)檔案信息化知識(shí)的理解較為膚淺，不能有效地開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，從而制約了企業(yè)檔案資源信息建設(shè)，制約了企業(yè)發(fā)展。
（二）專業(yè)人才不夠充足
首先，大部分企業(yè)特別是中小型企業(yè)檔案人員多為兼職，專業(yè)人員很少，這就直接導(dǎo)致了專業(yè)水平普遍較低，檔案管理水平長(zhǎng)期得不到有效改進(jìn)；其次，多數(shù)檔案管理人員還是習(xí)慣于手工操作，缺乏專業(yè)的計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，對(duì)現(xiàn)代化管理知識(shí)更為欠缺，不能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)要求；其三，由于檔案管理工作歷史條件的制約，大部分檔案人員專注于對(duì)文書檔案管理，忽視了電子檔案等新載體管理，管理內(nèi)容相對(duì)較單一。
（三）投入資金不足
要想推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，就一定要不斷的更新技術(shù)，并且還要采用高科技手段來(lái)對(duì)其進(jìn)行管理，例如：引進(jìn)一些高科技的硬件設(shè)施，計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)運(yùn)行的時(shí)候，也需要大量的資金，但是我國(guó)很多企業(yè)都面臨著資金嚴(yán)重匱乏的問(wèn)題，這樣就使得檔案管理的信息化工作很難得到推行，并且一直停留在理論層面，從而就使得檔案管理的工作效率比較低。因此，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，一定要加強(qiáng)資金的投入，不然就會(huì)使得技術(shù)得不到更新，管理理念比較落后等。
（四）安全措施不到位
企業(yè)檔案的安全主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，第一方面是電子文件的安全；第二方面是電子檔案數(shù)據(jù)的安全。在實(shí)際的運(yùn)行過(guò)程當(dāng)中，因?yàn)楦鞣N客觀因素的存在，企業(yè)檔案的安全往往受到不同程度的影響，這會(huì)間接影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。企業(yè)檔案的管理主要靠的是工作人員的操作，這就難免的會(huì)出現(xiàn)操作的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案信息安全系統(tǒng)受到破壞。企業(yè)檔案信息系統(tǒng)是一個(gè)半開(kāi)放的系統(tǒng)，使用者在對(duì)其利用的過(guò)程中可能會(huì)對(duì)檔案信息系統(tǒng)造成破壞，比如使用者隨意的更改和刪除原檔案中的數(shù)據(jù)。
三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)對(duì)策
（一）提高企業(yè)檔案管理人員的水平和能力
企業(yè)檔案管理工作做得不到位，還有一部分的原因在于管理人員的水平和能力有限，使得企業(yè)檔案不能更好地被管理。因此，要對(duì)企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，并且還需要進(jìn)行相應(yīng)的考核。對(duì)于考核優(yōu)秀的人員要給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于考核不合格者要重新進(jìn)行培訓(xùn)，直到考核合格為止。這樣通過(guò)相應(yīng)的理論教學(xué)，再加上相應(yīng)的實(shí)際操作，就能相應(yīng)的提高管理人員的管理能力，從而來(lái)提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)的水平。
（二）增加資金投入，增設(shè)軟、硬件設(shè)施
企業(yè)檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)資金支持，因此企業(yè)必須加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入。另外，檔案信息化建設(shè)還需要依靠軟件和硬件設(shè)施來(lái)實(shí)現(xiàn)，因此有關(guān)單位需要大力地提供技術(shù)支持，將現(xiàn)有的軟件、硬件投入到檔案信息化建設(shè)中，而且還要加強(qiáng)對(duì)新型檔案管理軟件及硬件的開(kāi)發(fā)，爭(zhēng)取為檔案信息化建設(shè)提供最大的技術(shù)支持。
（三）加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
在實(shí)踐中，企業(yè)需要為檔案管理部門配備現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，用科技武裝自己，提高管理者的操作能力。隨著檔案信息管理軟件性能的不斷提高，對(duì)計(jì)算機(jī)硬件也有了一定的要求。企業(yè)需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、錄入設(shè)備和輸出設(shè)備等硬件做好調(diào)查，從而為檔案管理工作者配置較好的硬件設(shè)施。在檔案管理方面，可運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理和編制檢索工具、內(nèi)容介紹和檔案目錄，還可用于檔案庫(kù)房的管理。此外，還可用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，使各項(xiàng)工作網(wǎng)絡(luò)化，以達(dá)到資源共享的目的。
（四）加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的安全管理
信息的安全管理是檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)之一，電子信息化建設(shè)固然給檔案管理工作帶來(lái)便捷，但其中存在的安全隱患也不容忽視。為確保信息安全，單一手段是不解決問(wèn)題的。必須采用多樣化的計(jì)算機(jī)防護(hù)系統(tǒng)來(lái)提高安全性，并進(jìn)行定期的防護(hù)加密、監(jiān)控保養(yǎng)來(lái)保證硬件的安全運(yùn)行。重要的企業(yè)資源要進(jìn)行備份，確保文件的不丟失。此外，病毒也對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全工作造成危害，西方國(guó)家因木馬、黑客等網(wǎng)絡(luò)犯罪已造成高額損失，這些損失警示著我們高度的開(kāi)放也會(huì)給信息化建設(shè)工作帶來(lái)漏洞，因此，我們更倡導(dǎo)內(nèi)部局域網(wǎng)封閉式網(wǎng)絡(luò)。
結(jié)束語(yǔ)
在全球范圍內(nèi)，產(chǎn)業(yè)信息化已經(jīng)成為一種發(fā)展的趨勢(shì)，企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有一席之地，保證企業(yè)能夠健康穩(wěn)定的發(fā)展，就必須要緊跟時(shí)代的發(fā)展潮流，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理上的信息化。企業(yè)檔案的信息化管理工作時(shí)企業(yè)眾多工作中的一個(gè)重要部分，做好這一部分工作能夠?qū)崿F(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益的提高，所以企業(yè)要重視企業(yè)檔案信息化建設(shè)，加大對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的研究力度，充分的發(fā)揮檔案信息化建設(shè)在促進(jìn)公司發(fā)展中的積極作用，實(shí)現(xiàn)公司健康穩(wěn)定的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1] 和夢(mèng)吉.企業(yè)檔案信息化建設(shè)對(duì)策研究[D].山東大學(xué)，2012.
關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；檔案管理；信息化建設(shè)；基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；電子文件；信息安全 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
中圖分類號(hào)：TP391 文章編號(hào)：1009-2374（2016）21-0154-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2016.21.075
1 信息化建設(shè)的基本內(nèi)容
1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)，它是檔案信息傳輸交換和資源共享的必要手段。
檔案信息網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)資源性網(wǎng)絡(luò)、廣域性網(wǎng)絡(luò)、開(kāi)放性網(wǎng)絡(luò)。它是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案業(yè)務(wù)的重新設(shè)計(jì)，是檔案技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)模式的有機(jī)結(jié)合。它應(yīng)具有網(wǎng)上信息服務(wù)、網(wǎng)上文檔管理、檔案行政管理、網(wǎng)上檔案宣傳、網(wǎng)上檔案教育等功能。檔案網(wǎng)建設(shè)的基本任務(wù)
包括：
1.1.1 硬件環(huán)境建設(shè)。包括檔案館局域網(wǎng)建設(shè)、檔案網(wǎng)站的建設(shè)等。局域網(wǎng)的建設(shè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況選擇合適的網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)（星型結(jié)構(gòu)、總線結(jié)構(gòu)、環(huán)形結(jié)構(gòu)、網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)），對(duì)等網(wǎng)絡(luò)與基于服務(wù)器。檔案網(wǎng)站是在檔案館（室）相互聯(lián)系的公共服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)上建立的站點(diǎn)，以主頁(yè)方式提供相關(guān)信息和相關(guān)服務(wù)（WEB服務(wù)）構(gòu)成公共服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)結(jié)點(diǎn)。它應(yīng)是集宣傳、中介、服務(wù)、對(duì)話交流五個(gè)窗口功能為一體的開(kāi)放性對(duì)外平臺(tái)。檔案網(wǎng)站內(nèi)容包括五個(gè)方面：（1）檔案館（室）職能信息，包括檔案館（室）及其管理機(jī)構(gòu)的基本職能、部門設(shè)置、主要領(lǐng)導(dǎo)、崗位職責(zé)、聯(lián)系途徑等；（2）檔案館（室）資源信息、庫(kù)藏全宗名冊(cè)、系列案卷目錄、特種館藏目錄、專題目錄索引等介紹性信息和檢索性信息；（3）檔案利用、服務(wù)信息；（4）檔案工作信息；（5）相關(guān)資源信息。
以我公司目前的情況，檔案室網(wǎng)站建設(shè)也可以從五個(gè)方面來(lái)考慮：（1）檔案室的職能信息。在這一板塊可以介紹檔案室的基本職能以及需要協(xié)助的相關(guān)部門的相應(yīng)責(zé)任、主要負(fù)責(zé)人及其職責(zé)、聯(lián)系方式、值班安排情況等，這樣有利用明確分工，落實(shí)責(zé)任；（2）檔案室的資源信息?？梢栽O(shè)置館藏系列案卷目錄。如產(chǎn)品類案卷目錄、設(shè)備儀器類案卷目錄、基建案卷目錄等。此外還可以設(shè)置專題目錄索引，以方便專門項(xiàng)目方面資料的查詢與利用，如嶺澳二期項(xiàng)目；（3）檔案利用、服務(wù)信息，可以設(shè)置用戶問(wèn)答界面，根據(jù)用戶的需求，提供有針對(duì)性的服務(wù)，如資料的借閱。利用者可以在網(wǎng)上提出借閱申請(qǐng)，在通過(guò)計(jì)算機(jī)權(quán)限審核或身份認(rèn)證后，就可以在網(wǎng)上直接查閱資料了；（4）檔案工作信息。在這一板塊，一部分可以介紹目前檔案工作的概況、重點(diǎn)，必要的話還可以開(kāi)辟評(píng)論區(qū)，以便交流經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作。一部分還可以介紹一些在檔案工作方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和制度（國(guó)家的、行業(yè)的、公司的）；（5）相關(guān)信息資源，可以公布最近公司以及集團(tuán)公司的檔案管理動(dòng)態(tài)，還可以涉及最近國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)管理理念、手段、軟件等。
1.1.2 信息資源建設(shè)。能作為在檔案信息網(wǎng)絡(luò)上使用的資源是NIR，是電子化的檔案信息。要及時(shí)、適時(shí)地對(duì)公司日常運(yùn)行中形成的紙質(zhì)文件、電子文件進(jìn)行收集、整理、鑒定、管理、歸檔。工作人員要明確分工，確定責(zé)任。各部門形成的電子文件必須按時(shí)上報(bào)，由專人管理，按年度、部門、類別由專用微機(jī)存儲(chǔ)。避免了電子文件的丟失，保證了年度電子文件的完整性。
1.2 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)
在這里主要指的是標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件。所謂標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件是指符合國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的，適用于政府機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位和各級(jí)各類檔案館用于對(duì)檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行輔助管理的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，如OA、MIS、GIS和電子文件管理系統(tǒng)（ERKS）信息系統(tǒng)（IS）文件管理系統(tǒng)（DMS）檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)（ACAMS）等。它應(yīng)具備以下四種功能：
1.2.1 實(shí)現(xiàn)有快速檢索和查找功能的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。要對(duì)檔案信息進(jìn)行快速檢索和查找就要建立合理靈活的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)就相當(dāng)于將紙質(zhì)的資料在電腦中進(jìn)行備份，這樣就可以有序地將企業(yè)檔案分門別類地歸納好。在建立起企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)之后，要檢索和查找所需資料就可以直接輸入關(guān)鍵詞，以此來(lái)得到自己需要的檔案資料。并且企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)還可以直接進(jìn)行修改或者刪除，因此也能加快企業(yè)檔案的更新。
1.2.2 文件檔案管理一體化。如果企業(yè)的檔案管理與建設(shè)還是和之前傳統(tǒng)的方式一樣，那么相比于企業(yè)檔案信息化建設(shè)就需要更多的人力。但是如果企業(yè)檔案建設(shè)和管理可以實(shí)現(xiàn)一體化，那么工作流程將減少一些不必要的麻煩，比如文書部門的文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)的輔助實(shí)現(xiàn)歸檔，工作人員可以在網(wǎng)上接收整理，企業(yè)檔案從電子文件形式到電子歸檔都只需要工作人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作。由此可見(jiàn)企業(yè)檔案的管理就實(shí)現(xiàn)了前端控制，操作過(guò)程也更加簡(jiǎn)單。
1.2.3 檔案的保存功能。企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理有助于保存企業(yè)信息，并且更易于工作人員將文字信息轉(zhuǎn)化成不同形式的資料，如Excel、不同形式的圖片文件等。如果檔案部門將檔案信息儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)中，企業(yè)的工作人員就可以通過(guò)服務(wù)器上的身份認(rèn)證，在企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢，這樣在一定程度上有利于工作人員提高工作效率。
1.2.4 企業(yè)檔案信息的記錄功能。為了避免企業(yè)檔案的泄露所造成的麻煩，對(duì)檔案進(jìn)行信息化的建設(shè)和管理可以有效地對(duì)查閱和檢索檔案的時(shí)間、內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的記錄。檔案業(yè)務(wù)管理的自動(dòng)化，可以對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理，同時(shí)也有助于工作人員對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)基本的情況統(tǒng)計(jì)，并且這種統(tǒng)計(jì)方式更加簡(jiǎn)單精準(zhǔn)，使檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化。
1.3 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)
標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要的工作，要將公司內(nèi)部的信息資源有序、協(xié)調(diào)組織，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)共享，關(guān)鍵在于標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。要遵循國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，結(jié)合其行業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)和特點(diǎn)，加快制定切實(shí)可行的檔案信息化相關(guān)規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)，明確電子檔案信息的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案信息收集、整理、存儲(chǔ)傳送和程序，真正做到步步有章可循、件件標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保證檔案信息的真實(shí)性、完整性、安全性。
標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)應(yīng)該是公司檔案信息化建設(shè)之初工作的一個(gè)重點(diǎn)。目前，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系還未建立，現(xiàn)有的國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)并不能全面指導(dǎo)檔案工作的進(jìn)行，公司的相關(guān)文件制度還不夠完善，大大降低了檔案工作的效率以及服務(wù)的質(zhì)量。
1.4 人才隊(duì)伍建設(shè)
企業(yè)中檔案管理的工作好像在企業(yè)建設(shè)中并沒(méi)有受到社會(huì)各界的廣泛關(guān)注，尤其是在信息化建設(shè)沒(méi)有正式實(shí)行之前。但是如今的社會(huì)科技發(fā)展迅速，要使信息化技術(shù)真正走進(jìn)企業(yè)檔案的建設(shè)和管理，就應(yīng)該大力建設(shè)人才隊(duì)伍。目前，一些企業(yè)對(duì)檔案管理的工作人員都要求其具備運(yùn)用計(jì)算機(jī)解決檔案管理工作中的問(wèn)題，但是我國(guó)大型企業(yè)和中小型企業(yè)之間對(duì)檔案信息化建設(shè)和管理中還是存在較大的差距，這使得市場(chǎng)對(duì)企業(yè)檔案管理人員有更加迫切的需要。人才隊(duì)伍的建設(shè)應(yīng)該從各個(gè)方面著手，比如加大培訓(xùn)力度、提高人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水
平等。
2 信息化建設(shè)應(yīng)注意的問(wèn)題
隨著社會(huì)科技的快速發(fā)展和企業(yè)市場(chǎng)的需求，我國(guó)企業(yè)信息化建設(shè)與管理已經(jīng)逐漸走上正軌，但是與一些發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)的檔案信息化建設(shè)還是稍顯落后，并且在管理方面還是存在一些問(wèn)題，我們可以從以下方面來(lái)分析：
2.1 政府企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)和管理認(rèn)識(shí)不到位
一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案信息化建設(shè)和管理的重要性是因?yàn)樗麄冋J(rèn)為信息化的管理并不會(huì)為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，這樣的思想觀念使得他們不會(huì)對(duì)檔案信息化管理人才給予太多的關(guān)注，由此就會(huì)導(dǎo)致人才的供求不平衡。
2.2 企業(yè)檔案信息化管理缺乏保密意識(shí)
如上文所說(shuō)，企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理使得工作人員對(duì)檔案的查找更加便捷，但是由于計(jì)算機(jī)并不能保證檔案信息的完全安全，因?yàn)橛?jì)算機(jī)是聯(lián)網(wǎng)設(shè)備，企業(yè)的檔案信息很有可能會(huì)被竊取，所以企業(yè)一定要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的保密意識(shí)與計(jì)算機(jī)的安全保障系統(tǒng)。
2.3 企業(yè)檔案信息化管理的工作人員缺少專業(yè)性
檔案信息化管理的工作人員并不是只要會(huì)用基本的計(jì)算機(jī)操作將檔案進(jìn)行整理和歸納就可以了，而是需要通過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，使他們有能力發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題并且能夠提出相應(yīng)的解決措施，這也正說(shuō)明企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理需要的是高素質(zhì)、專業(yè)的復(fù)合型
人才。
2.4 檔案信息化管理的設(shè)備不夠完善
因?yàn)樵谖覈?guó)的企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理中還是存在很多的不足，其中計(jì)算機(jī)等設(shè)備作為信息化管理中最重要的組成部分，在現(xiàn)實(shí)中企業(yè)對(duì)這些設(shè)備的利用還不夠完善。這些基礎(chǔ)條件差，就會(huì)導(dǎo)致信息化管理在企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展中不能發(fā)揮其最大的功能，這樣雖然對(duì)企業(yè)檔案實(shí)行了信息化管理，但是它對(duì)企業(yè)真正的效益就會(huì)大大降低。所以計(jì)算機(jī)等設(shè)備作為企業(yè)檔案信息化管理的前期投資，必須得到企業(yè)的高度重視。
3 結(jié)語(yǔ)
隨著公司的日益發(fā)展以及現(xiàn)代化管理的迫切需要，檔案信息化管理顯得越來(lái)越重要?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)應(yīng)該在信息化系統(tǒng)建立之前就予以全面、客觀的考慮，這樣才能在系統(tǒng)運(yùn)行中避免和減少失誤，即使出現(xiàn)問(wèn)題，也有相應(yīng)的措施及時(shí)、有效地解決，全面提高檔案工作效率以及服務(wù)質(zhì)量，為公司日常工作的開(kāi)展以及戰(zhàn)略性發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理信息化
Abstract: this article from the original file to the protection; To simplify the finishing improve work efficiency; For the file information resources integration and sharing; For the file using a retrieval and discusses the importance of enterprise document management informatization. From the archives standards and regulations of insufficient; The construction of the contingent of file personnel is insufficient; Information technology development degree of the shortcomings of the several aspects discusses the enterprise document management informatization existing problems.
Keywords: enterprise document management informatization
中圖分類號(hào)：C29文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
一 企業(yè)檔案管理信息化的重要性
計(jì)算機(jī)的快速發(fā)展使我們步入了一個(gè)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，信息技術(shù)幾乎已經(jīng)滲透到了社會(huì)活動(dòng)的方方面面，作為現(xiàn)代社會(huì)活動(dòng)的技術(shù)基礎(chǔ)，正在逐步改變著社會(huì)活動(dòng)的運(yùn)行方式。檔案作為記錄企業(yè)發(fā)展的歷史證物，見(jiàn)證著企業(yè)發(fā)展的每一步。企業(yè)的檔案管理是一個(gè)集企業(yè)安全、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理以及勞動(dòng)者個(gè)人檔案、勞動(dòng)性質(zhì)、征用土地等諸多事項(xiàng)為一體的管理過(guò)程，其最初形成的最原始的、最真實(shí)的記錄，是企業(yè)檔案管理工作中重要的組成部分，是維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要性、基礎(chǔ)性工作，保存好利用好這些檔案是企業(yè)管理的重中之重。
企業(yè)檔案資料的積累和利用，直接關(guān)系著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平。企業(yè)的檔案管理信息化，不僅重要而且必要。針對(duì)企業(yè)檔案管理信息化的重要性綜合分析有以下幾點(diǎn)：
（一） 有利于檔案原件的保護(hù)
企業(yè)在其運(yùn)行過(guò)程中，首先產(chǎn)生的就是企業(yè)的征用地檔案。征用地檔案是企業(yè)在土地征購(gòu)、租賃等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的最重要的文件材料。準(zhǔn)確記載企業(yè)所征土地位置、界址、數(shù)量、權(quán)限等基本情況的原始資料，它是企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的一部分，又是有形資產(chǎn)的可靠證明。將這些最重要的檔案資料信息化處理后，可以避免檔案原件被過(guò)多的直接使用、或過(guò)多借閱而造成原件的損壞和丟失，可以達(dá)到保護(hù)檔案原件的目的。
（二） 有利于簡(jiǎn)化整理 提高工作效率
企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品工藝、財(cái)務(wù)管理、員工檔案、用工性質(zhì)等，也是檔案管理別重要的組成部分。這些檔案的收集、整理關(guān)系著一個(gè)企業(yè)運(yùn)作的系統(tǒng)性、完整性和穩(wěn)定性。檔案信息化條件下分類可以取消，對(duì)收集來(lái)的文件材料，劃定保管期限后，在每個(gè)保管期限下進(jìn)行編號(hào)，每年一個(gè)流水號(hào)，這樣簡(jiǎn)單易行，也便于日后插件（即把沒(méi)有按時(shí)歸檔的文件插入整理好的文件后），查閱可以在檔案管理系統(tǒng)中快速找到、打印。不進(jìn)行分類可以讓檔案人員從繁瑣的整理事務(wù)中解脫出來(lái)，把更多的精力放到加強(qiáng)收集、深化檢索、開(kāi)發(fā)利用、編研等更有意義的工作上來(lái)，更好地提高了工作效率。
（三） 有利于檔案信息資源的整合和共享
檔案資源整合重在體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和共享性，其最終目的是進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資源的利用范圍，這是檔案事業(yè)順應(yīng)社會(huì)信息化潮流的趨勢(shì)所在。檔案信息經(jīng)過(guò)及時(shí)有效的傳遞后，還必須通過(guò)利用者的有效利用，活化檔案信息。因此，可以建立同行業(yè)區(qū)域性的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，開(kāi)展互借、交換目錄等，及時(shí)有效地傳遞信息，促進(jìn)資源共享。
（四） 有利于檔案的檢索和利用
實(shí)現(xiàn)檔案信息化能充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)施檔案信息網(wǎng)上查找、咨詢和直接提供利用的過(guò)程，它是檔案信息化的主要目的，也是檔案信息化的重要標(biāo)志。將檔案信息化處理后，采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供快捷的電子信息查詢系統(tǒng)，在檔案的檢索利用上，企業(yè)各部門、處（科）室，可以根據(jù)自己的需要獲得及時(shí)、準(zhǔn)確的資料信息。
二 當(dāng)前企業(yè)檔案管理信息化存在的主要問(wèn)題
（一）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及制度法規(guī)的不足
檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。但目前的狀況是：計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在一定的不足，計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號(hào)各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒(méi)有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。同時(shí)，由于在電子文檔的形成過(guò)程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來(lái)順序，原本清晰的法律責(zé)任界限變得模糊。缺乏法律依據(jù)使得大量的電子檔案無(wú)法充分發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值，相關(guān)法律條例的制定迫在眉睫。
（二）檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的不足
人是最核心的資源,沒(méi)有相應(yīng)的人才,任何先進(jìn)的技術(shù)和管理手段只能是流于形式,信息化也只能是空談。而目前對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高很少納入計(jì)劃和要求，檔案管理人員平時(shí)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，許多檔案管理人員專業(yè)知識(shí)單一，普通操作型人才居多，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、程序維護(hù)、咨詢服務(wù)和信息導(dǎo)航復(fù)合型人才十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。
（三）信息技術(shù)發(fā)展程度的不足
檔案管理信息化后檔案的存在形式主要是電子文檔，具有易于復(fù)制、修改的特點(diǎn)，因此其保密和安全措施應(yīng)該更為完善。在傳輸、保存過(guò)程中，電腦病毒的橫行，黑客的惡意攻擊以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不成熟，電子檔案尤其是一些高度機(jī)密的檔案，容易被他人竊取、修改甚至偽造，這無(wú)疑是給檔案管理構(gòu)成了極大的威脅，同時(shí)由于檔案保存的長(zhǎng)期性，對(duì)載體壽命、電子計(jì)算機(jī)軟硬件的生命周期和載體所載檔案與電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的一致性也有一定的要求，基于以上原因，信息化的加密技術(shù)、權(quán)限控制、防寫措施必須達(dá)到相應(yīng)的水平，檔案管理信息化才能順利進(jìn)行。因此，信息技術(shù)發(fā)展程度也直接影響檔案管理信息化的建設(shè)。
三、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的對(duì)策
（一）制定統(tǒng)一細(xì)則，完成檔案信息存儲(chǔ)的數(shù)字化
檔案信息存儲(chǔ)的數(shù)字化，是指檔案信息的存儲(chǔ)載體與方式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)形態(tài)轉(zhuǎn)向以計(jì)算機(jī)管理為前提的數(shù)字形式，它包括檔案數(shù)字化的輸入和數(shù)字化檔案的接收兩個(gè)方面。
一是檔案數(shù)字化輸入。是將傳統(tǒng)檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)提供查詢并進(jìn)而直接提供檔案信息為企業(yè)服務(wù)。
二是數(shù)字化檔案的接收與管理。關(guān)注電子文件的形成和積累，研究其運(yùn)作規(guī)律，提出質(zhì)量要求；做好電子文件歸檔工作，制定歸檔細(xì)則和管理規(guī)范，研制歸檔軟件，使產(chǎn)生于不同平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)的電子文件，按照歸檔要求及時(shí)歸檔；檔案部門接收各單位紙質(zhì)檔案時(shí)，要同時(shí)接收電子檔案，電子檔案接收工作要按照檔案部門統(tǒng)一的格式進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，并與館藏檔案的數(shù)字化工作融為一體。
（二）創(chuàng)新方式，建立完整的檔案信息利用系統(tǒng)
建立完整的檔案信息利用系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理?？煞譃閮蓚€(gè)層次：一是單向傳輸。就是終端管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)以數(shù)字化為平臺(tái)的計(jì)算機(jī)管理，并根據(jù)各網(wǎng)絡(luò)終端用戶需求，進(jìn)行數(shù)字信息的單項(xiàng)定向傳輸。二是雙向或多向傳輸。就是各立檔單位均實(shí)現(xiàn)信息化管理，上下級(jí)單位及各立檔單位之間，均可根據(jù)需求進(jìn)行數(shù)字信息的多項(xiàng)雙向和多向傳輸。使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識(shí)、信息，從而提高了館(室)藏資源的利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，同時(shí)也有效地緩解了存儲(chǔ)空間擁擠，人員、資金緊張等矛盾，更好地滿足企業(yè)的需要，實(shí)現(xiàn)資源共享。
目前，企業(yè)有些單位的檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會(huì)和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者可以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫(kù)，在網(wǎng)上公開(kāi)部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動(dòng)中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于宣傳和利用。
（三）注重培養(yǎng)，不斷提高檔案隊(duì)伍素質(zhì)
信息化時(shí)代，一切競(jìng)爭(zhēng)，最終都反映在人才的競(jìng)爭(zhēng)上。因此，檔案部門必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。一是檔案部門在進(jìn)行培訓(xùn)前，應(yīng)做好需求調(diào)研，按需設(shè)計(jì)內(nèi)容，將培訓(xùn)課程內(nèi)容與工作相結(jié)合，也就是說(shuō)，培訓(xùn)應(yīng)該是因需產(chǎn)生的。二是制定科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，注重提高教學(xué)者層次，注重教學(xué)、自學(xué)、研討和實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合。三是增加檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會(huì)，使其拓寬知識(shí)面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，掌握和運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識(shí)儲(chǔ)備。四是應(yīng)加大培訓(xùn)內(nèi)容中計(jì)算機(jī)知識(shí)的比例，重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用，注重信息能力、技術(shù)應(yīng)用的培養(yǎng)，適當(dāng)增加檔案現(xiàn)代化管理課程。
（四）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化
檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化指在實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理逐步轉(zhuǎn)向信息管理的過(guò)程中所必須依賴的相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，由檔案行政管理部門會(huì)同有關(guān)部門予以研究、制定并頒布實(shí)施的過(guò)程。這是檔案信息化的前提和基礎(chǔ)。
檔案信息化程度越高，范圍越廣，對(duì)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化的要求也就越高。主要內(nèi)容有以下五個(gè)方面。一是檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)化：檔案信息在著錄與標(biāo)引時(shí)要嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局制定的（檔案著錄規(guī)則）等一系列標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行；二是檔案信息存儲(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)化：指檔案信息全文數(shù)字化存貯形式與方式的標(biāo)準(zhǔn)，目前多以硬盤為存貯方式；三是檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化：檔案信息管理與檔案實(shí)體管理的明顯區(qū)別，在于信息載體的特殊性；四是檔案信息網(wǎng)絡(luò)的標(biāo)準(zhǔn)化：由于檔案信息的特殊性，決定了大量信息局限于內(nèi)部局域網(wǎng)范圍，檔案信息網(wǎng)絡(luò)必須分出層次，以決定檔案信息利用的范圍；五是檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化：檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化主要體現(xiàn)在應(yīng)用軟件的通用性和統(tǒng)一性兩個(gè)方面。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立；如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么整個(gè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。
綜上所述，檔案信息化是企業(yè)發(fā)展的重要保證，在以知識(shí)和信息為主要特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在企業(yè)各項(xiàng)工作中發(fā)揮不可替代的作用。在信息時(shí)代，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化，對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)檔案的管理和充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息的價(jià)值，對(duì)加快企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展具有十分重要的意義。
參考文獻(xiàn)：[1]路鳳英、衣玉琛《社會(huì)信息化的發(fā)展和檔案工作的對(duì)策》[J]，《檔案學(xué)研究》，1999年03期。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案；信息化
信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢(shì)，是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)變革的重要力量。上個(gè)世紀(jì)末和本世紀(jì)初興起的信息化浪潮，正在改變著數(shù)千年的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，改變著生產(chǎn)和銷售模式，改變著全球的交往和交換模式，改變著人類的生產(chǎn)和生活方式，改變著人類幾千年來(lái)的思維定式。在這個(gè)以信息科學(xué)為主要應(yīng)用技術(shù)之一的新時(shí)代里，整個(gè)人類社會(huì)和生活都發(fā)生或正在發(fā)生著巨大變化。人們生活再也不能離開(kāi)現(xiàn)代信息技術(shù)手段，信息化成為了人們?nèi)找骊P(guān)注的問(wèn)題。
在檔案界，信息化的呼聲也越來(lái)越高，特別是在信息化最活躍的企業(yè)，“檔案信息化”更成為擺在企業(yè)檔案部門面前的一個(gè)重要課題。
企業(yè)檔案是有價(jià)值的信息資源和重要的企業(yè)資產(chǎn)。對(duì)于機(jī)構(gòu)和社會(huì)來(lái)說(shuō)，為了保護(hù)并保存活動(dòng)的證據(jù)，采用系統(tǒng)的方法對(duì)檔案進(jìn)行管理是必要的。檔案管理系統(tǒng)是業(yè)務(wù)活動(dòng)的信息源，這些信息可以為業(yè)務(wù)決策及其后續(xù)活動(dòng)提供支持，也可以確保對(duì)當(dāng)前和未來(lái)的受益人的責(zé)任承諾。
一、檔案信息化管理的必要性
企業(yè)檔案對(duì)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)具有十分重要的意義，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是作為管理要素參與管理活動(dòng)，可有效提高經(jīng)濟(jì)管理、生產(chǎn)管理的水平。根據(jù)經(jīng)濟(jì)學(xué)原理，經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的三要素是指資本、勞力和綜合要素，其中綜合要素是科技、教育、管理等軟要素的集成。檔案是科技、教育和管理活動(dòng)中最具有影響力和輻射力的關(guān)鍵性要素之一，它是科學(xué)決策的依據(jù)，是知識(shí)共享的承載，是科技創(chuàng)新的基礎(chǔ)，是組織和調(diào)動(dòng)物質(zhì)、資金、人才等其他資源合理流動(dòng)的“引擎”。因此，充分挖掘檔案的價(jià)值，對(duì)于提高經(jīng)濟(jì)管理水平，提高綜合要素貢獻(xiàn)率，進(jìn)而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平是一個(gè)必要而有效的途徑。如通過(guò)利用檔案信息而降低技術(shù)開(kāi)發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)過(guò)程的成本，以充分的檔案信息支持決策，降低或消除因?yàn)樾畔⑹ъ`而導(dǎo)致的市場(chǎng)缺陷和決策失誤，實(shí)現(xiàn)資源配置優(yōu)化等。因?yàn)橥耆?jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)是理想的市場(chǎng)結(jié)構(gòu)，而這種市場(chǎng)結(jié)構(gòu)的假設(shè)條件之一就是生產(chǎn)者和消費(fèi)者都擁有充分、準(zhǔn)確的信息，這其中當(dāng)然包括作為原始記錄的文件和檔案信息。
二是作為生產(chǎn)要素進(jìn)入產(chǎn)品化和產(chǎn)業(yè)化的過(guò)程，獲取經(jīng)濟(jì)收益。近年來(lái)世界各國(guó)信息資源產(chǎn)業(yè)迅猛發(fā)展，全球年增長(zhǎng)率高達(dá)33%，成為一大經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)。如美國(guó)年產(chǎn)值達(dá)7000億美元，年增長(zhǎng)率40%，成為第一大出口產(chǎn)業(yè)；歐盟年產(chǎn)值4300億歐元，已超過(guò)電信和IT制造業(yè)；日本內(nèi)容產(chǎn)業(yè)年產(chǎn)值1600億美元，超過(guò)鋼鐵業(yè)的兩倍，相當(dāng)于汽車業(yè)的一半。檔案作為信息資源的組成部分，完全有可能獨(dú)立的，或與其他信息資源聯(lián)合形成具有市場(chǎng)需求的產(chǎn)品，擴(kuò)展我國(guó)信息資源產(chǎn)業(yè)的發(fā)展空間，進(jìn)而擴(kuò)展信息服務(wù)業(yè)的發(fā)展空間，推動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)信息化進(jìn)程和新型工業(yè)化道路的實(shí)現(xiàn)。
二、企業(yè)檔案管理必須走信息化管理之路。
企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化的重要組成部分。企業(yè)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息知識(shí)資源的建設(shè)、共享、創(chuàng)新利用，有利于促進(jìn)企業(yè)檔案創(chuàng)新管理和提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。
企業(yè)檔案信息化調(diào)研現(xiàn)狀分析表明，企業(yè)信息化的加速發(fā)展，必然要求企業(yè)檔案信息化。近年來(lái)，企業(yè)信息化和電子商務(wù)發(fā)展較快，尤其是大型企業(yè)的信息化，已經(jīng)從簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)處理發(fā)展到實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源計(jì)劃管理的信息化，將信息技術(shù)應(yīng)用到了研制和生成的全過(guò)程，有力地推動(dòng)了信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的改造和提升。對(duì)于那些已經(jīng)實(shí)現(xiàn)資源計(jì)劃管理和生產(chǎn)全過(guò)程信息化的企業(yè)來(lái)說(shuō)，生產(chǎn)和主要業(yè)務(wù)管理就像高速公路上疾馳的汽車，如果作為基礎(chǔ)保障的檔案工作還是停留在手工管理階段，就像推著一輛手推車在高速公路上行走，如何能趕上疾馳的汽車并為之提供服務(wù)？實(shí)踐表明，檔案管理信息化可以給企業(yè)帶來(lái)顯而易見(jiàn)的效果和效益。
從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)說(shuō)，信息時(shí)代下的檔案工作如果不實(shí)現(xiàn)信息化，將可能出現(xiàn)“斷檔”現(xiàn)象，進(jìn)而影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展?，F(xiàn)代企業(yè)特別是已經(jīng)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公的企業(yè)，如果不能充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性，不僅會(huì)使檔案管理與其他各項(xiàng)工作脫節(jié)，還有可能造成大量已生成電子文件的流失，導(dǎo)致文件歸檔不齊全、不完整甚至“斷檔”，給企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展造成無(wú)可挽回的損失。
三、科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源。
信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無(wú)論是從社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)無(wú)不彰顯其獨(dú)特的魅力，也成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具?？梢哉f(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。
檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡(luò)，建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)館藏檔案數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高企業(yè)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用，以達(dá)到資源共享的目的。
四、加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)
關(guān)鍵字：標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題、業(yè)務(wù)流程、技術(shù)性、職能分類、信息安全、經(jīng)費(fèi)、管理體制
近幾年來(lái)，中國(guó)企業(yè)連續(xù)不斷地跨越了工業(yè)化、市場(chǎng)化，然后進(jìn)入了信息化階段，而檔案信息化工作又是企業(yè)信息化建設(shè)的極其重要組成部分，且信息時(shí)代檔案事業(yè)的一個(gè)重要分支就是企業(yè)檔案信息化建設(shè)。數(shù)字化時(shí)代下的企業(yè)檔案信息具有三個(gè)特點(diǎn)：普遍性、集成性和動(dòng)態(tài)性。為適應(yīng)我國(guó)信息化社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)，企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案信息的管理工作越來(lái)越重視，信息技術(shù)為檔案信息化帶來(lái)了很多機(jī)遇，同時(shí)相隨而來(lái)的也有一大堆問(wèn)題。
一、檔案的信息化進(jìn)程中所產(chǎn)生問(wèn)題的探究
1、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題
數(shù)字化和信息化的檔案的前提是標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)則。數(shù)字化后的檔案信息在該行業(yè)中通行無(wú)阻則需要建立起來(lái)行業(yè)統(tǒng)一認(rèn)證共同認(rèn)可的規(guī)則。因此，需要在業(yè)務(wù)、技術(shù)和管理三個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)。
（1）業(yè)務(wù)流程規(guī)范化。業(yè)務(wù)流程規(guī)范化不僅可以大大地提高檔案信息系統(tǒng)的工作效率，而且對(duì)行業(yè)內(nèi)處理事務(wù)的能力的提高也有極大的幫助。計(jì)算機(jī)作業(yè)，任務(wù)是多通道和多對(duì)象，這樣極大地提高了信息管理工作的效率，并且對(duì)于部門和多余人員進(jìn)行精簡(jiǎn)和整合。
（2）技術(shù)性的規(guī)范化。對(duì)于技術(shù)性的規(guī)范化要求，需要在檔案信息化過(guò)程中軟件和硬件兩面方面著手。軟件方面，包括系統(tǒng)和平臺(tái)的建設(shè)指標(biāo)和相關(guān)的操作規(guī)范，軟件所需要達(dá)到的功能和軟件開(kāi)發(fā)進(jìn)展的規(guī)劃等信息。另外，檔案信息化過(guò)程中數(shù)據(jù)的精度、存儲(chǔ)格式及所建的檔案網(wǎng)站平臺(tái)的技術(shù)參數(shù)等等都需要進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定。
（3）企業(yè)信息化管理應(yīng)遵循“先搭臺(tái)子后唱戲”的法則。傳統(tǒng)檔案管理由于歷史局限存在許多問(wèn)題，如傳統(tǒng)檔案收集整理需要大量的專業(yè)人才且還要大量的時(shí)間。另外，傳統(tǒng)檔案的保存不僅占據(jù)較大的空間，并且存量增長(zhǎng)的需求得不到保證。還有一點(diǎn)，傳統(tǒng)檔案的安全性保障很低，那些紙質(zhì)記錄時(shí)間久了會(huì)遭受蟲咬鼠啃、火情、雨情、盜情等一系列事情。因此，檔案資料進(jìn)行信息化管理勢(shì)在必行。
2、檔案職能分類面對(duì)的處境分析
（1）類目層次過(guò)多，分類過(guò)細(xì)且職能分類給文件準(zhǔn)確定位帶來(lái)困難。比如，某類文件數(shù)量很少，但也需要設(shè)一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，而這樣計(jì)算機(jī)的批量檢索效率就會(huì)大大降低。另外，由于現(xiàn)代企業(yè)職能分工越來(lái)越細(xì)化，因此有時(shí)候無(wú)法涵蓋一些新的職能活動(dòng)。
（2）檔案職能分類法容易造成企業(yè)檔案與文件歸屬管理事實(shí)上的沖突，因此職能分類法有礙文檔的一體化管理。文件分類其實(shí)是按照文件傳閱、辦理對(duì)象來(lái)分的。對(duì)此，有兩種分類方法，一種是完全的組織機(jī)構(gòu)分類法，另一種是組織機(jī)構(gòu)與職能聯(lián)合分類法。在面臨分類困境時(shí)，要進(jìn)行仔細(xì)考量，對(duì)這兩種方法擇優(yōu)而行。
3、檔案工作職能定位不準(zhǔn)確
（1）檔案人員，尤其在企業(yè)，不少檔案工作人員是兼職的，很多時(shí)候由于不了解文件的使用價(jià)值屬性，因此無(wú)法準(zhǔn)確判定文件保管期限，所以，檔案人員劃分單位文件的保管期限和密級(jí)，不科學(xué)，不合理。
（2）鑒定工作在極大的程度上還是盲區(qū)，鑒定工作客觀性和技術(shù)內(nèi)涵有所欠缺。在分類過(guò)程中，對(duì)文件沒(méi)有開(kāi)展價(jià)值的鑒定與分析，檔案人員無(wú)法從專業(yè)技術(shù)角度對(duì)文件進(jìn)行全面、真實(shí)性的鑒定。
（3）檔案管理要求與專業(yè)領(lǐng)域規(guī)定脫節(jié)。例如財(cái)務(wù)報(bào)表的保存，一般月、季度報(bào)表，除財(cái)務(wù)分析報(bào)告外，財(cái)務(wù)部門的規(guī)定是三年，但是許多檔案管理卻要求一律規(guī)定為永久保存。
二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題分析。
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，經(jīng)費(fèi)不到位
檔案信息化需要消耗大筆資金的硬件和軟件的支持，例如：信息化管、理技術(shù)的提升、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、管理系統(tǒng)及安全的防護(hù)等等，這些都離不開(kāi)一定的經(jīng)費(fèi)的支撐。還有，檔案的信息化和數(shù)字化也需要一大批多媒體設(shè)施的配合。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)往往對(duì)此不加以重視，在檔案建設(shè)信息化建設(shè)中，減少經(jīng)費(fèi)或?qū)⒁恍┙?jīng)費(fèi)投資在其他部門，而硬件設(shè)備以及軟件投入滯后則阻礙了企業(yè)檔案信息化建設(shè)。
2、企業(yè)檔案信息化建設(shè)處于弱勢(shì)
電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了越來(lái)越多的電子文件。電子文件的產(chǎn)生不僅意味著一種新型載體檔案的誕生，而且也標(biāo)志著人類記錄信息、承載信息、傳達(dá)信息、留存信息和開(kāi)發(fā)信息的方式發(fā)生了深刻的革命。這場(chǎng)革命是紙張發(fā)明和近現(xiàn)代檔案學(xué)理論的產(chǎn)生，它直接影響著檔案工作的運(yùn)作方式、基本理論及思維觀念。目前，不少企業(yè)對(duì)檔案人員配備不全，很多是兼職管理，這些企業(yè)檔案管理人員雖然在檔案信息化建設(shè)中做了大量工作，但可以說(shuō)與信息時(shí)代計(jì)算機(jī)發(fā)展的驚人速度相比，仍處于弱勢(shì)。
3、信息安全有待提高
隨著信息化的快速發(fā)展，檔案信息的安全也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。在開(kāi)放性的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，家喻戶曉的病毒入侵、黑客入侵，造成了檔案信息的泄密以及相關(guān)資料信息損毀等后果。設(shè)備本身就要避免那些存在的安全漏洞，然后更加注意的是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和操作過(guò)程中的安全防范措施，這就要求一定的技術(shù)。
4、企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡，相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范欠缺
對(duì)于一些中小企業(yè)的檔案信息化建設(shè)，在各種因素的影響下，檔案部門的生存和發(fā)展面臨著一系列威脅，檔案工作倍受冷落，比如企業(yè)的檔案部門受到企業(yè)的減員增效所波及。另外，我國(guó)的檔案信息的建設(shè)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范欠缺。就我國(guó)現(xiàn)在情況，不遵守相應(yīng)制度的行為已經(jīng)對(duì)檔案信息的數(shù)字化進(jìn)程產(chǎn)生了不小的障礙。因此，制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)，館藏檔案數(shù)字化和電子文件接收，都應(yīng)該堅(jiān)持所制定的規(guī)范性原則。企業(yè)各個(gè)部門之間應(yīng)加強(qiáng)交流協(xié)作的精神以及信息資源的共享手段。各個(gè)部門之間實(shí)現(xiàn)無(wú)成本的即時(shí)的信息交流，會(huì)大大加快企業(yè)檔案數(shù)字化的進(jìn)程，提高管理軟件的通用性。
三、關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的建議。
1、企業(yè)要在信息化建設(shè)上加大投入，檔案信息化的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是前提，尤其是對(duì)于對(duì)于開(kāi)放型企業(yè)來(lái)說(shuō)，它們生存發(fā)展的基礎(chǔ)就是檔案信息化建設(shè)。企業(yè)發(fā)展需要檔案支持，而企業(yè)規(guī)模和效益決定了其信息化水平。
2、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的軟件保證，企業(yè)檔案主管部門要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)。并且，企業(yè)應(yīng)不定期地對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升各種知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用技能。
3、企業(yè)要把檔案信息化工作列入重要工作日程，強(qiáng)化檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的信息化和檔案業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化。檔案信息化管理系統(tǒng)的目標(biāo)是升級(jí)強(qiáng)化檔案管理。
4、改革檔案管理體制，充分發(fā)揮企業(yè)主體檔案的優(yōu)勢(shì)。企業(yè)檔案主管部門應(yīng)該掌握主營(yíng)業(yè)務(wù)知識(shí)人員的專家團(tuán)隊(duì)。專家往來(lái)靈活機(jī)動(dòng)，處理問(wèn)題目的性強(qiáng)，效率高，十分有利于企業(yè)檔案信息化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
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一、企業(yè)檔案信息化的特征
（一）信息化檔案整理準(zhǔn)確迅速現(xiàn)代計(jì)算機(jī)系統(tǒng)已經(jīng)相當(dāng)?shù)闹悄埽梢愿鶕?jù)個(gè)人需要，按照不同條件對(duì)文件進(jìn)行分類。采用信息化檔案管理制度，從每份檔案的收集工作開(kāi)始，就可以記錄該份檔案的原始屬性，如檔案的所屬項(xiàng)目名稱、生成時(shí)間、保密級(jí)別、整理人、負(fù)責(zé)人等等信息，在之后的一系列工作，都可以直接調(diào)用此原始信息，對(duì)檔案進(jìn)行分類歸檔整理。不同于傳統(tǒng)檔案整理過(guò)程中的人工操作，利用信息化方法對(duì)檔案進(jìn)行整理，不僅效率高，準(zhǔn)確率高，還便于查看檔案時(shí)迅速的找出并傳遞所需檔案。
（二）信息化檔案保管安全可靠檔案的妥善保管是檔案管理里最為重要的工作，也是最容易令檔案遭受損失的一個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)于工程單位檔案來(lái)說(shuō)，保管期限基本都是在50年以上甚至永久，在如此長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，如何才能確保檔案萬(wàn)無(wú)一失。傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)檔案為主，容易因受潮、蟲蝕、霉變、火災(zāi)等災(zāi)害而損壞，而音視頻檔案往往以磁帶方式保存，容易受電子設(shè)備產(chǎn)生的磁場(chǎng)影響。因此，檔案管理部門必須為這些檔案設(shè)置專用的檔案柜，在房間內(nèi)安裝控制溫度濕度的設(shè)備，還要定時(shí)對(duì)保管環(huán)境的實(shí)時(shí)變化做記錄，每年仍需投入大量的經(jīng)費(fèi)來(lái)保證檔案的安全。利用檔案的信息化管理，不僅能夠提高檔案信息的存儲(chǔ)量，也能實(shí)現(xiàn)文字、圖表、聲音、視頻等各種形式信息的同時(shí)存儲(chǔ)，而目前可利用的存儲(chǔ)設(shè)施也能滿足在各種環(huán)境下安全妥善保存檔案的要求。以目前最常見(jiàn)的STAT機(jī)械硬盤為例，可承受溫度范圍為-40～70℃，可承受濕度范圍為5%～90%RH，而新興的固態(tài)硬盤，不僅抗震防摔，可承受溫度更達(dá)到了-40～85℃，這無(wú)疑在很大程度上減小了檔案保管的難度，增大了安全性。
（三）信息化檔案利用方便快捷傳統(tǒng)檔案的傳遞查閱過(guò)程非常的繁瑣，一是必須到檔案存放地進(jìn)行借閱；二是需要人工進(jìn)行檢索、提檔、借閱登記、送還簽收。不僅消耗時(shí)間而且稍有差池便會(huì)令檔案原件遭到損壞。利用檔案信息化系統(tǒng)，在查閱時(shí)只需利用計(jì)算機(jī)，連接到存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)的服務(wù)器，簡(jiǎn)單進(jìn)行搜索，就可以在計(jì)算機(jī)顯示器上看到查詢的檔案信息，無(wú)論是文字，圖像還是音視頻，都可以利用同一臺(tái)計(jì)算機(jī)直接播放，無(wú)需其他的設(shè)備。如果網(wǎng)絡(luò)足夠安全，足夠完善，甚至可以直接利用移動(dòng)設(shè)備（如智能手機(jī)、掌上電腦、平板電腦等）進(jìn)行查閱。檔案的遠(yuǎn)距離傳遞也可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)即時(shí)發(fā)送，不受距離限制。
二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的新難點(diǎn)
（一）技術(shù)換代成本高從傳統(tǒng)檔案管理向信息化的檔案管理轉(zhuǎn)變?cè)诩夹g(shù)層面上無(wú)疑是一次大的提高，但在轉(zhuǎn)變過(guò)程中需要投入一定的成本。首先，在檔案信息化建設(shè)初期，一要配備與之相適應(yīng)的計(jì)算計(jì)、掃描儀、將大量的紙質(zhì)檔案通過(guò)各種設(shè)備轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案；二要配備檔案管理應(yīng)用軟件建立檔案管理信息系統(tǒng)。
（二）網(wǎng)絡(luò)安全可能存在漏洞計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)本身就存在安全漏洞，可能受到黑客及病毒的攻擊。檔案信息系統(tǒng)在建設(shè)時(shí)需要保證一定的獨(dú)立性，在一定范圍內(nèi)不會(huì)受到外來(lái)攻擊的影響，而檔案信息系統(tǒng)在發(fā)展過(guò)程中，又必然需要和其他系統(tǒng)，如辦公系統(tǒng)，進(jìn)行數(shù)據(jù)交換、接收，影響其獨(dú)立性。因此，要保證檔案系統(tǒng)的安全，必須不斷地進(jìn)行監(jiān)控及維護(hù)。
（三）數(shù)字化檔案生成缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)我國(guó)檔案管理體系比較復(fù)雜，管理相對(duì)分散，沒(méi)有相應(yīng)的立法，各地政策也多有不同。在數(shù)字化檔案館建設(shè)的過(guò)程中，為了保證數(shù)字化檔案的保管、傳遞、查閱、利用等工作能夠有序順利的進(jìn)行，就必須制定統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，在原始檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，統(tǒng)一轉(zhuǎn)化為固定的標(biāo)準(zhǔn)格式，避免出現(xiàn)各檔案管理組織之間各自為政、互不兼容的情況。
（四）企業(yè)檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”，技術(shù)培訓(xùn)不到位目前很多企業(yè)檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，知識(shí)結(jié)構(gòu)、思想觀念相對(duì)老化，而且，對(duì)電子檔案處理未進(jìn)行深入學(xué)習(xí)或參加培訓(xùn)，沒(méi)有足夠的信息化技術(shù)處理知識(shí)。有的不懂電子文件形成、信息的存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù)；不能及時(shí)了解到有關(guān)檔案管理的新規(guī)定、新要求。這樣，制約了整個(gè)檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。
三、新時(shí)期如何穩(wěn)步推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)
（一）部門努力，吸引關(guān)注為了讓企業(yè)管理者關(guān)注企業(yè)檔案管理，使之有實(shí)施檔案信息化的動(dòng)力與決心，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)通過(guò)自身工作的努力，吸引企業(yè)管理者對(duì)檔案管理的關(guān)注，然后適時(shí)提交檔案信息化規(guī)劃，抓住時(shí)機(jī)跟進(jìn)企業(yè)信息化步伐。
（二）全面規(guī)劃，重點(diǎn)突破企業(yè)檔案信息化無(wú)論采取何種模式，全面規(guī)劃絕對(duì)不能放棄。全面規(guī)劃不意味著全面實(shí)施。在進(jìn)行檔案信息化時(shí)應(yīng)從企業(yè)實(shí)際需要出發(fā)，堅(jiān)持“有所為、有所不為”，確定企業(yè)檔案信息化的發(fā)展重點(diǎn)，選擇檔案信息化的突破口，使有限的資源發(fā)揮出最大的效益。
（三）建立規(guī)范體系檔案信息化使得越來(lái)越多的歸檔文件以光盤、硬盤的形式存在，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄方法及相關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)，檔案信息化工作缺乏統(tǒng)一要求。因此，重新制定新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系十分必要。
（四）加強(qiáng)技術(shù)支持檔案信息化建設(shè)需要引進(jìn)大量新的設(shè)備，在設(shè)備引進(jìn)的同時(shí)就必須掌握新的技術(shù)來(lái)利用這些設(shè)備，而新的檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，也離不開(kāi)技術(shù)支持。缺乏過(guò)硬的技術(shù)支持，檔案的信息化管理，將難以進(jìn)行。
（五）完善安全體系檔案的信息化建設(shè)終歸是要靠人來(lái)執(zhí)行，因此，只有檔案管理人員安全意識(shí)的提高，才能從根本上保證檔案資料的安全可靠。建立網(wǎng)絡(luò)防火墻，定時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，對(duì)接觸檔案人員進(jìn)行身份認(rèn)證也是十分必要的手段。
（六）持續(xù)人才建設(shè)檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)檔案工作者知識(shí)水平要求較高，必須具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，能夠熟練地操作各類設(shè)備。這就要求不斷地對(duì)檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們及時(shí)的掌握新技能，學(xué)習(xí)新知識(shí)。
關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；自動(dòng)化
科學(xué)合理的檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展而言十分重要，一方面，企業(yè)營(yíng)銷部門可以從收錄的人員資料中發(fā)現(xiàn)潛在的客戶；另一方面，可以對(duì)過(guò)去的案例進(jìn)行再思考，便于探索更加高效的業(yè)務(wù)開(kāi)展流程。但是，在信息化已成為商業(yè)領(lǐng)域主流趨勢(shì)的背景下，當(dāng)前仍有不少企業(yè)采用舊有的人工管理方式開(kāi)展檔案管理工作，這嚴(yán)重的影響了其他部門的工作進(jìn)程，制約了企業(yè)的發(fā)展。因此，以企業(yè)目前的信息管理部門硬件為基礎(chǔ)，探索出一套檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)意義重大。
一、企業(yè)應(yīng)用自動(dòng)化檔案管理的必要性
（一）傳統(tǒng)人工管理無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的高速的信息流
當(dāng)前信息流已成為企業(yè)的生命線，處于信息優(yōu)勢(shì)地位的公司往往可以較為容易的擴(kuò)大客戶群，開(kāi)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。在此背景下，有不少大型企業(yè)（尤其是國(guó)有企業(yè)）查看一個(gè)之前簽訂的合同往往需要多個(gè)管理人員的同意才能獲得權(quán)限，大大的阻礙了工作的開(kāi)展，人工檔案管理繁瑣的流程很有可能成為企業(yè)業(yè)務(wù)拓展的制約。
（二）檔案人工管理與公司其他業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化管理不相匹配
當(dāng)前，市場(chǎng)上大中型企業(yè)的核心部門大多已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了辦公的自動(dòng)化，而檔案管理由于難以直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益，所以往往會(huì)被企業(yè)管理者所忽視，仍采用舊有的管理方式。當(dāng)市場(chǎng)人員向檔案管理部門索要?dú)v史記錄時(shí)，往往要經(jīng)歷一番查找，若是查找影像資料，可能還需要觀看一段錄影帶才能確定。如此，就造成了檔案管理部門和企業(yè)其他部門之間的脫節(jié)，在一些情況下檔案管理甚至?xí)蔀樘囟I(yè)務(wù)開(kāi)展的控速環(huán)節(jié)，給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)帶來(lái)了負(fù)面的影響。
二、信息化檔案管理的特點(diǎn)
（一）管理一體化
信息化檔案管理不是簡(jiǎn)單地等于使用電腦進(jìn)行檔案管理，事實(shí)上，如果檔案管理人員僅僅是將紙質(zhì)版的文件錄入到電腦上而不做任何的歸類或比對(duì)，或需要進(jìn)行復(fù)雜的目錄輸入，那么就仍屬于傳統(tǒng)檔案管理的范疇。管理一體化是區(qū)分信息化檔案管理和傳統(tǒng)人力檔案管理的一個(gè)重要標(biāo)志，傳統(tǒng)的檔案管理方式是檔案管理部門將公文進(jìn)行整理、分類、歸檔，并由業(yè)務(wù)性部門對(duì)產(chǎn)品技術(shù)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、合作協(xié)議等文件進(jìn)行歸納。而信息化的檔案管理系統(tǒng)下，歸檔和管理可以一個(gè)步驟完成，檔案管理部門無(wú)需進(jìn)行文件的掃描、錄入、上傳，避免了重復(fù)性工作。系統(tǒng)自動(dòng)生成的表單也減輕了檔案管理工作者的目錄錄入工作量。
（二）便利的信息檢索
與傳統(tǒng)的人力檔案管理相比，信息化檔案管理在檢索的便利性上具有十分突出的優(yōu)勢(shì)。首先，檔案管理系統(tǒng)上的文檔是拿到紙質(zhì)版后立即掃描記錄的，因此不存在信息丟失的問(wèn)題；其次，不同的電子版文件存放在不同的類別下，可以針對(duì)性的進(jìn)行篩選；最后，可通過(guò)關(guān)鍵詞或文件名稱模糊匹配方式查找所需資料，而不需要像紙質(zhì)版檔案管理時(shí)期那樣一個(gè)個(gè)文件拿出來(lái)對(duì)照。
（三）對(duì)操作人員有一定的技術(shù)要求
使用自動(dòng)化的手段進(jìn)行檔案管理時(shí)，往往會(huì)用到access等數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，這就需要檔案管理人員熟悉掌握基本的操作，如查找、篩選、錄入、刪除等。必要情況下，還需要掌握簡(jiǎn)單的應(yīng)用公式或編程技能。而檔案管理工作的從業(yè)者的專業(yè)背景大多為文史類，信息技能正是其弱項(xiàng)所在。
三、在信息化的背景下優(yōu)化企業(yè)檔案管理的路徑探析
（一）構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理制度
企業(yè)要想充分發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，就必須建立起一套符合自身特點(diǎn)的、行之有效的管理制度，并通過(guò)嘗試，探索出最佳的操作流程，以提高檔案管理的效率。這套制度應(yīng)做到除機(jī)密文件外的所有文檔可以在全公司范圍內(nèi)共享，以實(shí)現(xiàn)與信息化的開(kāi)放性相適應(yīng)（已確定即將離職的職工應(yīng)取消訪問(wèn)這一系統(tǒng)的權(quán)限）。另外，這一管理制度還應(yīng)具備相對(duì)寬松的檔案存儲(chǔ)制度和比較嚴(yán)格的刪除制度。這是因?yàn)?，寬松的存?chǔ)制度方便公司各部門的員工及時(shí)將到手文件掃描上傳，而嚴(yán)格的刪除制度則是為了避免發(fā)生信息的誤刪給后續(xù)使用帶來(lái)困擾。每位員工應(yīng)按照相應(yīng)的類別上傳掃描件，而檔案管理人員需定時(shí)對(duì)新加的文件進(jìn)行核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并聯(lián)系錄入人員修改。
（二）注重選拔、培訓(xùn)專門的信息化檔案管理人員
企業(yè)內(nèi)部建立起自動(dòng)化的檔案管理渠道，并不是要用計(jì)算機(jī)完全取代人的作用，而是通過(guò)集成化的系統(tǒng)輔助檔案管理人員做好自己的工作。企業(yè)在選拔新員工時(shí)，因著重聘任基本業(yè)務(wù)能力過(guò)硬，且對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)操作有興趣的人員。入職后，則要及時(shí)安排老員工或人力部門對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠迅速適應(yīng)工作環(huán)境。為適應(yīng)公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，檔案管理軟件可能要不定期的進(jìn)行升級(jí)，這就需要及時(shí)的對(duì)檔案管理部門工作人員開(kāi)展培訓(xùn)，使其盡快適應(yīng)新系統(tǒng)，避免發(fā)生誤操作。此外，檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建往往是由公司的信息部門進(jìn)行，而檔案管理人員是最熟悉檔案存取操作的人，有必要參與到軟件的功能開(kāi)發(fā)中去，為系統(tǒng)的搭建提出建設(shè)性的觀點(diǎn)。
（三）強(qiáng)化檔案管理監(jiān)管
企業(yè)的自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)是幾乎全公司所有部門及員工都要應(yīng)用到的，一但出現(xiàn)錯(cuò)誤，可能造成較為嚴(yán)重的問(wèn)題。因此，檔案管理必須要嚴(yán)格監(jiān)督，且應(yīng)做到全流程的管理。在檔案錄入首先要篩選出無(wú)關(guān)文件，有選擇性的上傳；文件上傳后，經(jīng)過(guò)短暫的緩沖期，這一期間只有檔案管理部門和文檔上傳者所在部門員工可以看到，經(jīng)過(guò)檔案管理人員確定無(wú)誤后，方可向全公司公開(kāi)；當(dāng)檔案在使用期間被重新編輯時(shí)，也應(yīng)經(jīng)過(guò)兩方的確認(rèn)才能公開(kāi)?？傊?，為實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理系統(tǒng)的高效、準(zhǔn)確，檔案管理應(yīng)嚴(yán)格做到全過(guò)程的規(guī)范化。
參考文獻(xiàn)：
1、全面提高企業(yè)文書檔案管理水平
大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，現(xiàn)代化信息技術(shù)、智能技術(shù)、現(xiàn)代科技持續(xù)發(fā)展。隨著供電企業(yè)業(yè)務(wù)量的不斷上升，其文書檔案的信息量、數(shù)字量也持續(xù)累積，在數(shù)字信息技術(shù)的輔助支持下，能夠極大地提高文書檔案管理效率，方便信息的快速搜索、查詢，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用，推動(dòng)企業(yè)文書檔案管理的積極創(chuàng)新。所以，創(chuàng)建并形成供電企業(yè)自身的檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)其管理水平的提高具有十分積極的意義。
2、推動(dòng)企業(yè)文書檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化
在大數(shù)據(jù)背景下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)都體現(xiàn)出超強(qiáng)的數(shù)據(jù)計(jì)算、檢索、查詢、儲(chǔ)存等功能，也能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)信息的遠(yuǎn)距離傳輸、轉(zhuǎn)譯等。功能健全的數(shù)據(jù)化信息系統(tǒng)為供電企業(yè)的文書檔案管理與利用開(kāi)辟了全新的渠道和途徑，實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化、準(zhǔn)確化、高效化管理，這是因?yàn)閿?shù)字化信息技術(shù)能夠?qū)ξ臅鴻n案進(jìn)行加密處理，從而確保信息安全。相反，企業(yè)文書檔案的數(shù)字化管理又推動(dòng)了其網(wǎng)絡(luò)化管理的實(shí)現(xiàn)。因?yàn)樵跀?shù)字信息技術(shù)的支持下，一些檔案資料可以以數(shù)據(jù)、信息的形式被輸入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)登錄能夠?qū)崿F(xiàn)信息的查詢、更新與咨詢等功能。
3、促進(jìn)文書檔案的利用與共享
在現(xiàn)代化數(shù)字信息系統(tǒng)的有效支持下，供電企業(yè)文書檔案的功能和作用能夠得到充分地開(kāi)發(fā)和利用，具體體現(xiàn)在：為企業(yè)各個(gè)部門、各個(gè)階層、各個(gè)崗位的工作人員提供及時(shí)、快速、有效的信息咨詢與查詢服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)背景下，供電企業(yè)各部門人員通過(guò)資格認(rèn)證的方式登錄企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，就能夠?qū)崿F(xiàn)檢索、查詢、查找、分析與保存等操作，這其中保證了企業(yè)內(nèi)部員工的信息咨詢權(quán)限，同時(shí)，也維護(hù)了企業(yè)檔案信息資源的安全，通過(guò)數(shù)字信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的不同層次、不同地域間的有效共享。
4、促進(jìn)文書檔案管理走向現(xiàn)代化
現(xiàn)代化的社會(huì)是數(shù)據(jù)信息社會(huì)，大數(shù)據(jù)時(shí)代賦予了各行各業(yè)全新的改革與發(fā)展任務(wù)，供電企業(yè)必須緊跟時(shí)展步伐，其各項(xiàng)管理工作要邁向數(shù)字化、智能化、信息化行列，要融入計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)等行列，善于利用這些技術(shù)來(lái)武裝自身，文書檔案管理只有走向信息化才能真正同現(xiàn)代社會(huì)接軌，才能加快文書檔案管理的現(xiàn)代化步伐，才能更加適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)，才能實(shí)現(xiàn)同其他行業(yè)的有效對(duì)接，也才能為客戶提供更加滿意的服務(wù)。
二、供電企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用
1、創(chuàng)建并完善檔案數(shù)字化管理制度
健全的制度是檔案數(shù)字化管理的有效依據(jù)，因?yàn)橹挥袆?chuàng)建規(guī)范、完善的檔案管理制度，才能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化、制度化、正規(guī)化。因此，供電企業(yè)必須意識(shí)到制度的重要性，建立健全一套科學(xué)合理的檔案管理制度，并嚴(yán)格要求相關(guān)人員依照制度開(kāi)展工作，圍繞制度進(jìn)行管理，利用制度來(lái)規(guī)范管理人員行為，以此達(dá)到文書檔案的規(guī)范化、正規(guī)化管理。
2、文書檔案的數(shù)字化管理
以往的文書檔案管理形式為紙張管理，其特征為：繁雜、工作量大、占用空間大、查詢不靈活等。數(shù)字時(shí)代的來(lái)臨，數(shù)字信息技術(shù)的使用則化解了其中的矛盾和問(wèn)題，通過(guò)借助現(xiàn)代信息技術(shù)、數(shù)字化軟件、數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)等可以最大程度地減少工作量、控制工作強(qiáng)度。供電企業(yè)必須推動(dòng)文書檔案的數(shù)字化管理，創(chuàng)建電子數(shù)據(jù)庫(kù)，從舊式的紙張式管理上升為電子化、數(shù)字化管理，形成電子檔案系統(tǒng)，使供電企業(yè)檔案文書管理納入數(shù)字化管理行列，以此來(lái)推動(dòng)檔案的信息化管理。
3、強(qiáng)化文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理
供電企業(yè)文書檔案走向數(shù)字化管理后，依然要朝著網(wǎng)絡(luò)化管理方向發(fā)展，這是因?yàn)橹挥型ㄟ^(guò)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，依托于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)加強(qiáng)各個(gè)區(qū)域間的聯(lián)系，才能實(shí)現(xiàn)各個(gè)地域、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中用戶之間的信息資源共享，可以說(shuō)文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理是一大發(fā)展趨勢(shì)，具體的網(wǎng)絡(luò)化管理包括：文書檔案的網(wǎng)絡(luò)分類、歸檔、組卷、借閱、查詢、檢索、傳輸、下載、讀取、保存等。借助網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)能夠進(jìn)一步擴(kuò)大文書檔案資源的普及范圍，加大文書檔案資源的開(kāi)發(fā)和使用力度，以此來(lái)確保供電企業(yè)文書檔案資源價(jià)值的發(fā)揮。
4、企業(yè)文書檔案的安全化管理
企業(yè)文書檔案的信息化管理與利用是利弊并存的，其優(yōu)勢(shì)方面不言而喻，然而，其最大的不利條件為可能面臨著嚴(yán)重的安全威脅。安全問(wèn)題也是大數(shù)據(jù)背景下所普遍面臨的問(wèn)題，信息能否被安全、合理地傳輸和利用是供電企業(yè)非常關(guān)心的問(wèn)題，因?yàn)樗P(guān)系到企業(yè)秘密信息的安全度，關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。供電企業(yè)必須加大信息技術(shù)與數(shù)據(jù)系統(tǒng)的改進(jìn)、更新、維護(hù)與升級(jí)管理力度，做好保密工作，維護(hù)系統(tǒng)安全，確保信息安全，具體可以從以下方面做起：第一，加強(qiáng)安全防護(hù)。提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與工作能力，控制其失誤操作，及時(shí)排除系統(tǒng)故障，定期清理系統(tǒng)病毒、增設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，防止黑客、病毒等的非法攻擊，徹底維護(hù)文書檔案信息的安全性、保密性。第二，做好安全密保工作。供電企業(yè)對(duì)于自身文書檔案信息的保密性一定要做到心中有數(shù)，一切涉及企業(yè)秘密的文件都必須進(jìn)行密保設(shè)置，這樣才能全面提升文書檔案信息化管理的安全性。
5、推進(jìn)文書檔案的信息化利用
現(xiàn)代社會(huì)是信息化智能社會(huì)，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各行業(yè)，為各行業(yè)的經(jīng)營(yíng)、運(yùn)營(yíng)與管理提供了全新的動(dòng)力，創(chuàng)造出了可觀的效率和效益。電力行業(yè)文書檔案管理作為一項(xiàng)復(fù)雜性、繁瑣性的工作，也必須借助現(xiàn)代信息技術(shù)的大力支持，供電企業(yè)必須加大力度推進(jìn)文書檔案的信息化利用。首先，供電企業(yè)必須積極引進(jìn)、推廣并使用現(xiàn)代化檔案信息管理軟件，例如：易度資料管理軟件，等。招納優(yōu)秀的信息技術(shù)人才，為企業(yè)編制專門的文檔管理信息系統(tǒng)，并做好信息系統(tǒng)的定期檢查與維護(hù)工作，維護(hù)系統(tǒng)的安全、常規(guī)運(yùn)轉(zhuǎn)，推動(dòng)企業(yè)逐步走向文書檔案的電子化管理。其次，檔案部門要強(qiáng)化信息服務(wù)理念與敏感度。檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的信息意識(shí)，根據(jù)信息的源頭來(lái)收集、儲(chǔ)存信息，必須對(duì)公開(kāi)的信息保持高度警惕意識(shí)。同時(shí)，能夠根據(jù)已有的用戶信息，進(jìn)行深入、系統(tǒng)的分析，從而掌握客戶需求，再圍繞客戶需求來(lái)規(guī)劃出一套有針對(duì)性、有層次的服務(wù)策略，不斷提升對(duì)文書檔案信息資源的開(kāi)發(fā)、整理、分析與轉(zhuǎn)化能力，充分挖掘電子文書檔案的信息功能價(jià)值，發(fā)揮對(duì)企業(yè)的信息服務(wù)功能，從而支持供電企業(yè)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。供電企業(yè)文書檔案的信息化管理，是電子信息與紙質(zhì)文件管理同步進(jìn)行的過(guò)程，企業(yè)既要加大電子信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和利用力度，同時(shí)，也要加大對(duì)紙質(zhì)信息資源的管理力度，只有這樣才能有效控制對(duì)電子信息系統(tǒng)的依賴，也能為文書檔案信息資源提供有效依據(jù)。再次，拓展文書檔案的信息化利用與服務(wù)。供電企業(yè)文書檔案應(yīng)該在企業(yè)的整個(gè)生產(chǎn)、研究、管理、運(yùn)營(yíng)各個(gè)方面發(fā)揮信息服務(wù)功能與作用，為供電企業(yè)決策的制定、發(fā)展目標(biāo)的確立、未來(lái)發(fā)展規(guī)劃等提供參考依據(jù)和信息咨詢，體現(xiàn)出信息化管理模式下，檔案資源信息服務(wù)的智能化、現(xiàn)代化、便捷化，例如：通過(guò)E-mail，網(wǎng)絡(luò)對(duì)話系統(tǒng)、短信息通訊等模式來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的傳輸與傳送，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)部人員的信息服務(wù)，啟動(dòng)網(wǎng)絡(luò)硬盤、電子郵件系統(tǒng)等來(lái)為用戶提供遠(yuǎn)距離的信息傳輸服務(wù)，確保企業(yè)員工能夠通過(guò)下載、保存等形式來(lái)獲得信息。供電企業(yè)還可以依靠信息系統(tǒng)面向廣大服務(wù)對(duì)象來(lái)公開(kāi)信息，以此來(lái)拓展服務(wù)范圍，提高供電服務(wù)水平，確保用戶能獲得及時(shí)、有效的信息咨詢服務(wù)。
三、總結(jié)
