時間：2022-07-01 11:23:40
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇科研檔案，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
（一）真實性
科研檔案是醫院科學研究過程中產生的，它真實地記錄了醫院的科研活動、科研水平，反映了醫院科研活動的歷時過程。
（二）實用性
科研檔案是經過收集、分類、鑒定等科學方法形成的具有內在聯系的有價值的文件體系，是醫院廣大專業技術人員勞動和智慧的結晶，它能為科研管理機構和科技人員在科研管理、科技決策、科學研究、技術交流、著書立說、職稱晉升、經驗總結等方面提供信息和依據，起到憑證和參考作用。
（三）保密性
科技知識和科研成果在一定時間和一定范圍內擁有其知識產權的有價性。
（四）專業性
各醫院有各自的專業特點，有各自的專業優勢。因此，檔案管理工作人員要具有專業技術知識。
二、科研檔案人員的基本任務和職責
《科學技術研究檔案管理暫行規定》第二十一條明確規定了科研檔案人員的基本任務和職責，主要有以下幾個方面：
貫徹國家有關科技檔案工作的方針政策和法規，制訂本單位的實施細則和有關規章制度。
參與本單位的科研計劃管理、成果管理和技術市場的開發活動，及時提出對科研檔案的管理要求。
指導、監督、檢查和協助本單位各部門的科研人員做好科研文件材料的形成、積累和
立卷歸檔工作。檢查、驗收科研項目或上報評獎成果的檔案是否完整、準確、系統。
三、醫學科研檔案管理存在的問題
（一）醫學科研檔案管理的特殊性
醫學科研檔案專題性強，時間跨度大，周期長，研究均以一個專題為研究對象，都是圍繞著某種疾病病因的探討、治療和預防，某種化學物質對人體的損傷等進行專題研究。許多重大項目更是多專業、多學科綜合研究、共同攻關完成。因此，除了項目初始的技術路線制定完成后，研究課題就步入了主要階段，有的是每個病例信息歸檔后就納入分析系統，有的是等全部試驗調查數據收集齊全后進行系統分析，最后通過比較、分析、總結，從而得出一種新的臨床治療方法或是對傳統技術的一種改進方案。原始數據的收集只能在課題完成后，也因此導致科研材料收集、歸檔不齊。
（二）課題組成員組成的特殊性
科研人員工作繁忙，往往身兼數職，既要每天應對臨床醫療工作，又要進行學術交流、進修，還要給本科生、研究生上課。同時一個經歷二三年課題研究的課題組，成員中不僅有正式員工，還有研究生、進修生；不僅有本科室固定的員工，還有處于輪轉中的住院醫師；有專門從事臨床實驗工作的人員，也有專門從事實驗室實驗工作的人員。科技人員在研究工作中形成的研究材料比較分散，這樣對于日常科研材料的收集、整理，往往難有較高的收集完整度。
（三）科研人員科研檔案意識淡薄
一是對《檔案法》和《檔案法實施辦法》宣傳力度不夠，二是受市場經濟利益的驅動，造成部分科研人員對醫學科研檔案工作促進醫學科研事業發展的認識不夠，或認為科研資料是自己的心血，應該歸自己所有，不愿將自己的科研核心內容資料完整地、系統地移交檔案部門。
四、醫院科研檔案的措施
（一）加強制度建設，實現集中統一管理
根據國務院批準頒布的《科學技術檔案工作條例》第五章規定：“各單位都要按照集中統一管理檔案的基本原則，根據科技檔案必須完整、準確、系統、安全和有效利用的要求，建立健全科技檔案工作，建立必要的規章制度，實行科學管理”。可見，建立和健全科研檔案管理制度，實行集中統一管理是實現醫院科研檔案有效管理和規范管理的基本要求和根本保證，也是檔案工作發展的必然趨勢。醫院科研檔案做到集中統一管理要糾正兩種錯誤認識：
一是重科研活動，輕檔案資料管理；二是圖自己方便多，從大局著想少。醫院科研檔案只有實行集中統一管理，利用起來才能方便。至于有規章制度約束，使用時要辦手續，是為了保證醫院科研檔案不失散，不損壞的必要手段，也是保證長期使用方便的重要措施。理部門及檔案形成部門在科研檔案管理中的責任。
（二）實行課題全過程管理，確保科研檔案質量
為保證醫院科研檔案內在質量的真實性，實現科研課題研究全過程的檔案管理，確保科研檔案的質量，根據我院科研檔案工作的特點，在遵照醫療科技檔案規范管理原則的基礎上，
從以下四方面確保科研檔案質量。
1.立項指導。臨床科研人員往往對檔案收集的程序不熟悉，在科研立項時，由科教科的一名兼職檔案員根據科研設計的內容，將科研項目的歸檔內容和要求書面告知項目負責人，
并對其進行指導，同時兼職檔案員具體負責該項目所形成的各種文件材料的收集。
2.中期檢查。在科研項目開展過程中，科教科的兼職檔案員要及時了解和掌握科研項目進展的動態，針對開展項目的每一階段應形成的原始材料進行檢查，發現問題及時糾正，確保研究活動中原始材料形成的真實性和準確性。
關鍵詞：高校 ；科研檔案管理；對策
21世紀以來，科學技術發展迅猛，高等院校的科研水平得到了進一步提高。據不完全統計，全國兩院院士的37%以上集中在高校, 全國重大科技成果的1 /3出自高校[2]。科研檔案作為高校科研工作的衍生品，真實記錄了高校科研活動的全過程。不過，目前的高校科研檔案管理工作仍然存在著管理模式陳舊、檔案意識薄弱、管理人員素質低下等問題，制約了高校科研工作。如何破解科研檔案管理中的難題，提高科研檔案的效益，這是很多學者關注的一個重要話題。
一、高校科研檔案管理的特點
據國家檔案局的規定：“科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文字材料。”[3]高校科研檔案作為高校科研工作的衍生物，是凝結廣大高校科研工作者智力勞動的結晶，具備著一定的學術價值，具備以下特點4:
1、歷史階段性與成套性的矛盾統一
高校科研檔案作為高校廣大師生從事科研活動的原始證據，它記錄和表達了當時的科研工作狀況。與其他類型的教學檔案一樣，科研檔案起到了承上啟下的作用，具有一定的歷史價值。它真實、準確、完整地再現了高校科研工作的片段或整個過程、發展軌跡。科研檔案管理，可以體現出一個學校的學術研究水平。與此同時，科研檔案是圍繞著某個科研項目的開展的，這樣自然而然地形成了一系列相關的科研文件，它們之間既以不同的工作階段相區別，又依靠總體的科研程序和科研內容緊密銜接，構成了一個反映該項科研活動的文件整體。
2、現行性與保密性的矛盾統一
有學者指出所有檔案都與原單位有密切聯系階段，具有現行性的特點，所以說，科研檔案在進入檔案部門保存后，其承載的科技信息在較長時間內仍然具有很強的現實效用。而與此同時，隨著信息技術的發展，信息日益成為一種重要的戰略資源，有的科研檔案直接影響到科研部門的專利權和相關利益。在市場經濟條件下，某些科研檔案還具有一定的保密性。總之科研檔案，是現行性和保密性的統一，對于高校檔案管理工作提出了更高的要求。
3、科研檔案專業性與管理人員知識單一性的矛盾統一
科研檔案管理就具體的高校和科研部門而言，都有特定的范圍、業務內容和職責，具有很強的專業性。我國高等學校科研門類多、學科多、覆蓋廣，同時各專業載體和媒介具有一定獨特性。正所謂隔行如隔山，不同的科研工作對相應的科技檔案工作內容，在搜集、保管環節均提出了不同的要求。而我國的科研檔案管理人員自身知識結構存在缺陷：第一種是文科出身，具有較扎實的檔案管理技能，卻缺乏行業專業知識；第二種是理工科出身，他們具有較強的專業知識和實踐經驗，但他們不了解檔案管理知識和技能。
二、高校科研檔案管理存在的問題5
根據筆者了解和掌握的情況，結合杭州市多所本科院校調研的基礎上，高校科研檔案管理還存在以下問題:
第一，歸檔范圍界定不到位，歸檔難。高校科研檔案歸檔范圍的界定的原則不明確，沒有保證成果性和記錄性并舉。檔案材料不能保證其成果性、記錄性、完整性、憑證性，這樣直接影響高校科學技術研究的效果。多數科研人員在科研過程中，重視結果輕過程，重得獎輕積累，他們認為科研檔案管理是檔案部門的事，與自己無關。個別科研工作者私心較重，尋找各種理由拒絕歸檔，將核心技術檔案據為己有，造成檔案歸檔難。
第二，重視程度不夠，歸檔意識淡漠。6多數高校的科研檔案工作并沒有得到應有重視，檔案管理人員的歸檔意識較差，不能及時準確地把材料歸檔，在科研實際工作中沒有明確歸檔內容、范圍，各種規章制度形同虛設，沒有落到實處。
第三，管理機構不完善，管理人員不穩定。我國大多數高校都設立檔案館等管理結構，卻主要是針對文書檔案而言。科研檔案管理目前處于起步階段，各管理部門多頭管理，分工不清晰，檔案管理出現問題互相推諉責任。檔案管理人員有的出生文科，卻缺乏行業專業知識；大部分出生理工科，多數是兼職，檔案專業知識和技能欠缺，也沒有充分的時間和精力從事科研檔案管理工作。
第三，檔案保管條件差，管理設備陳舊。我國高校的科研檔案單獨設立科研檔案室的較少，在實際檔案管理中，紙質檔案多電子檔案少，傳統設備多現代化管理工具少。多數高校科研檔案并沒有進行嚴格規范化管理，普遍存在管理混亂、隨意堆放現象，既不利于后期查詢，還存在一些安全隱患。
第四，科研檔案利用率不高，開發效益低。目前不少高校科技檔案管理存在重建設輕利用、重管理輕開發的問題。大部分高校的科研檔案不向廣大師生開放，很多珍貴科研文獻資料堆放在檔案室中漸漸陳舊。科研檔案本身具備著經濟效益和社會效益，而目前高校科研檔案的利用處于真空狀態。
三、加強高校科研檔案管理的對策
上述科研檔案管理的現狀和問題，需要高校管理者統籌兼顧，合理地處理其中存在的矛盾，采取有效的措施。借鑒國外科研檔案管理的先進經驗，筆者認為加強科研檔案管理，提高科研檔案的效益，可以從以下幾個方面入手：
一、增強檔案意識，建立健全檔案管理制度
首先，應該要得到學校領導的支持重視，增強科研檔案意識，把科研檔案工作納入學院工作的議事日程，加強《檔案法》的學習與宣傳，使科研工作者增強檔案意識，形成良好的科研檔案管理氛圍。
其次，應當建立健全科研檔案管理制度，高校必須制定行之有效的管理制度，如科研檔案歸檔、保存、借閱、開發制度等。制定規范化的科研檔案管理流程，使科研檔案管理人員有法可依，消除目前檔案管理無序現狀，予以有力制度保證。
再次要明確科研檔案管理內容，采取最優管理模式。應采取多元化視角和文件連續體模式，保證科研檔案的多樣化來源模式，以保持科研檔案的真實性、完整性、可靠性、長久可用性為主要目標，實現科研檔案的社會價值。7
二、加強隊伍建設，提高檔案工作人員素質
在信息化、數字化背景下，檔案管理者將要扮演多重角色，承擔多重任務，既是科研證據的收集者保管者、社會記憶的形成者，又 是科研檔案信息和知識的構建者。科研檔案工作人員要加強學習，成為復合型管理人才，有必要掌握一些相關法律知識，如專利法、合同法等等。同時，還要學會利用網絡化手段，實現檔案資料查詢和檢索的數字信息化，切實提高檔案管理水平和工作效率。
三、轉變工作思路，提高科研檔案的社會效益
在信息共享時代，高校科研檔案工作應該擴大社會服務職能，體現科研檔案的社會價值，發揮科研檔案的作用和價值。高校科研檔案管理者必須轉變思想觀念，站在情報信息管理的高度，來重現認識和構建高校科研檔案工作。應該借鑒國外檔案管理的方法，吸納客戶關系管理理念，采用基于客戶服務的科研文件管理思想，積極開發和利用科研檔案的經濟效益和社會效益。
四、積極主動上門，加強科研檔案的動態管理
科研檔案管理應該建立在動態的全員參與基礎上，而非純粹的靜態控制。檔案管理部門要注重科研檔案成果開發，加強校內外科研技術合作，邊保存邊開發，使高校科研檔案管理工作在良性循環的模式下運行。
參考文獻：
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5 張玉霞.高職院校科研檔案管理芻議[J]. 大家.2011.15
1.創新管理模式
在醫院中，科研檔案是科研管理中的重要部分，其不僅可以為科研成果的管理、推廣、轉讓等提供重要的條件和物質基礎，而且可以為科研活動的決策以及計劃等提供相關的依據。每項科研成果可以通過科研檔案來體現，當每項科研結束之后，需要一套完整的、系統的以及準確的科研檔案對其進行記錄，并且還需要科研人員認真做好科研文件的形成、積累以及歸檔等工作。并且需要根據相關規定將科研成果納入科研管理制度當中，在檔案管理模式的創新當中，科研管理部門需要與檔案管理部門進行深入的交流和溝通，相互協作，根據醫院科研工作的實際情況進行分析研究，對其管理方法進行有效的創新和優化。首先，需要提前介入到檔案管理工作中來。針對每一項新的科研課題需要立即建立檔案追蹤袋，要求課題嚴格按照相關要求做好記錄和收集、歸檔工作，并且定期檢查，確保工作無誤。其次，需要對課題的負責人采取立卷歸檔責任制。針對每一個項目，需要確定專業的檔案負責人員對其科研資料和信息進行收集和管理。再次，在科研成果進行驗收的時候，需要由科研管理部門以及檔案管理部門等相關人員加入，并且對歸檔的科研文件進行現場驗收。另外，針對沒有提供完整的、準確的以及系統的科研資料的項目，不得給予鑒定，不得進行驗收，并且檔案管理部門不得進行建檔證明。同時，醫院科研檔案管理部門可以建立適當的激勵機制，確保檔案管理人員將積極性充分投入到檔案管理工作中來，以便提高檔案管理的效率和質量。
2.創新開發利用模式
研檔案的收集、管理以及技術的支持等均是為了檔案信息資源的開發利用，通過不斷的創新，以便提高檔案信息資源的利用效率，以便為醫院科研事業的發展提供更優質的服務。在對檔案資源管理開發利用模式進行創新的時候，主要是從兩個方面來分析的，其一，是利用數字化的平臺進行創新。可以在傳統的文件查閱以及復印功能之外，還可以將科研檔案的首頁中有關醫學科研檔案歸檔的說明內容導入計算機內，并建立形式多樣化的檔案管理數據庫，例如，科研項目基本情況數據庫、以及研究論文數據庫等。通過計算機進行排序、檢索，以便提供更多查詢方式，方便用戶檢索查詢。另外，還可以使用醫院內部的局域網，建立檔案信息資源管理的網頁，以便實現遠程檢索和查詢的功能。其二，是利用各種方式進行創新。通過充分利用上述的各種數據庫對科研檔案進行加工處理，編輯各種形式的參考資料，例如專項簡介、研究論文題錄匯編等。總之，需要對醫院科研檔案管理進行開發利用，以便有效的為科研項目提供服務。
3.總結
在醫院科研檔案管理工作中，需要對當今社會發展需求進行分析研究，通過對現代的信息技術分析，以便在科研檔案管理工作中有效的借鑒先進的科學技術，以便對檔案管理機制進行創新和優化，從而提高醫院檔案管理工作的質量和水平，為醫院科研項目的研究提供豐富的信息資料，并充分發揮出其應有的價值
作者：張敏玲 單位：清遠市中醫院科教部
農業科技檔案是指在農業科研項目、設施、經費、試驗、人才、知識產權、成果轉化、政策法規等系統管理過程中，從考察、預備試驗到申請立項、執行、總結、結題、鑒定、成果申報及示范推廣活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據和圖片、聲像等各種形式和載體的文件材料。農業科研檔案，不僅記錄了農業科研的真實過程，也記錄了農業科技工作者從事科研活動的意圖、思想、數據、成果、得失等詳細情況，為以后的科研工作考查既往情況、總結經驗教訓、研究事物發展規律、從事發明創造、宣傳農業科技、普及農業科研成果等提供可靠的參考，是農業科研成果鑒定、專利申請、技術轉讓的重要依據，也是農業科研單位管理創新、技術創新和提高競爭力的一種重要智力資源[3]。因此，科研檔案管理工作是農業科研單位一項必不可少、具有較強專業性的工作。
2農業科研檔案管理的工作流程
農業科研檔案管理工作是對農業科研活動中直接形成的各種科技文件材料進行收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、開發和提供利用的一個流程性工作。檔案的收集是管理工作的起點，目的是積累豐富、真實的館藏資料，做到經常化、及時化，注重日積月累；整理是根據檔案的形成規律進行合理的分類、立卷、編制目錄，必須做到科學化、專業化，是檔案管理的核心；鑒定是做好檔案整理和管理的一項基礎性工作，首先應通過專家的論證，對收集的檔案做出客觀正確地評價，以確定收藏價值；保管是檔案管理的日常性工作，必須制度化、嚴格化，以確保檔案完好無損；查詢檢索是檔案管理與服務的主要手段，應快捷化、實用化，講求服務效率和質量；編研開發是體現檔案管理價值的重要途徑之一，必須做到有用化、長期化，注重實用實效。總之，科研檔案管理工作量大、面廣、專業性強，需要及時收集、堅持日常維護管理，是一項綜合性、系統化的管理工作。
3存在的問題
3.1檔案收集不及時、不齊全
農業科研檔案主要來自于田間開展的科研試驗及農業生產過程中的觀察、記載而直接形成的各種文字、圖片、錄像等材料，由于農業科研工作的特殊性，檔案來源比較分散，不能及時收集，加之科研人員和檔案管理人員檔案意識淡薄，身兼數職，人員變更等因素，常常造成科研材料不全或遺失。在科研項目上題、立項、試驗設計、生產過程中，檔案部門無法參與整個項目實施過程，檔案管理人員只能按科研人員提交的材料進行歸檔，缺乏全面、系統收集項目材料的途徑。不重視收集當年未鑒定驗收或申報專利，或成果周期性長的科研項目（或課題）的材料，科研材料分散在科研部門或科研人員手中，時間一長，容易丟失，這也是造成檔案的資源流失主要原因之一。
3.2管理人員兼職，手段落后，利用率低
根據國家《檔案法》的規定，科研單位應當設立檔案資料室，配備專職檔案管理人員。但對農業科研單位來說，檔案管理僅僅是一項輔工作，部分農業科研單位不太重視檔案管理工作，不專門設立檔案管理工作崗位和人員，多為兼職。但眾所周知，在農業科研項目實施過程中，必然會產生大量的科研數據、圖片、影像等資料，對這些資料隨意堆放，沒有專職人員進行日常管理，長期下去必然造成檔案管理的無序與混亂。同時由于兼職檔案管理人員工作精力有限，不能及時有序地收集、整理科研人員提供的材料，更無法利用有限的時間和精力來建立查詢檢索系統和進行編研開發工作。目前，部分農業科研單位科研檔案管理工作的初衷仍然是為保管而保管，重保管輕利用，不講求社會效益和經濟效益，作為農業科研檔案管理者不僅要熟悉檔案管理業務，而且要掌握一定的農業科技知識，并能夠熟練掌握計算機等現代化辦公設備應用。但多數農業科研單位檔案管理人員，無論是專職或兼職，農業科技知識欠缺，觀念陳舊，知識老化，加之人員更換頻繁，不經專業培訓，這些因素在一定程度上制約了農業科研檔案管理工作的規范化。
4思考
4.1完善農業科技檔案管理制度
檔案管理制度不僅是檔案管理工作標準化、規范化的依據，而且是日常管理工作的操作指南。科研檔案管理制度主要包括科研檔案工作制度、科研文件管理規范、檔案部門工作規范等。科研檔案工作制度是根據國家法律、法規，對本單位形成的檔案的范圍、管理體制、管理分工、職責、檔案保密、檔案利用原則等所做的規定，是所有課題組、項目部和其它部門以及科技人員都要執行的規范性文件[3]。科研文件管理規范包括農業科研文件材料的歸檔范圍、分類方案、整理歸檔要求、鑒定標準等。檔案部門工作規范包括檔案工作人員崗位職責、檔案庫房管理制度、借閱制度、移交規則、交接手續、檔案利用制度、內部資料管理制度等操作規范性文件。制度建設具有根本性、長期性、穩定性，檔案管理人員要認真學習檔案法律法規，掌握黨和國家對檔案事業發展的基本要求，并依據檔案法律法規，進一步完善和加強科研檔案管理制度體系。
4.2明確農業科技檔案的歸檔范圍
農業科研文件材料的歸檔范圍，主要包括①科研準備階段的課題或項目審批文件、任務書、委托書、開題（立項）報告，調研報告，方案論證和協議書、合同等文件。②試驗研究階段的各種載體的試驗、觀察、測試、分析等重要原始記錄；田間記載數據、試驗報告、計算材料等以及設計文件、圖紙，關鍵技術、關鍵配方、工藝流程、技術路線和統計分析材料；研究階段的音像資料、技術說明、重要來往技術文件等。③總結鑒定驗收階段的研究工作總結、科研報告、科研論文、科研專著、查新報告、用戶使用意見、效益證明材料、專家評審意見、鑒定證書、鑒定會材料、推廣應用意見、參加人員名單，技術鑒定材料，科研投資，決算材料等。④成果和獎勵申報階段主要有成果和獎勵申報表與審批文件，獲獎及審批材料，專利申請、專利受理通知書、專利證書，推廣應用證明材料等。⑤推廣應用階段的推廣應用方案、總結，擴大生產的設計文件、工藝文件。⑥生產定型階段的鑒定材料、轉讓合同、協議書、用戶反饋意見等有保存備查價值的材料。
4.3加強科研檔案人員業務培訓
農業科研檔案管理工作有較強的專業性，要求從業人員必須具備一定的政治理論水平和農業科學技術知識，以及檔案專業知識技能。現代檔案管理不再局限于手工整理、裝訂、抄寫案卷題名、編目錄等簡單勞動，而豐富的專業知識、計算機操作技術和先進的管理理念，將是檔案管理人員必備的素質，也是衡量檔案管理水平的基本標準。因此首先要建立檔案管理工作人員培訓制度，開展業務培訓和職業教育，使檔案管理工作人員掌握檔案管理的新理論、新技能、新方法，精通農業科研檔案管理業務，熟練掌握計算機等現代化辦公設備的操作技術，提高農業科研檔案管理知識水平。其次要加強對農業科研檔案管理工作人員的管理。檔案管理工作人員應當忠于職守，遵紀守法，愛崗敬業，具備檔案管理專業知識，熟悉農業科研業務知識，并持有檔案管理資格證。對在檔案管理工作崗位上長期工作的同志，要激勵他們將長期從事檔案工作積累的實際經驗與改革發展的新要求結合起來，從舊傳統、舊觀念、舊框框中解脫出來，樹立市場觀念、競爭觀念、效益觀念和服務的思想。各有關部門和各科研單位應建立獎勵機制，對政治思想好、責任心強、有創新精神，并在工作中取得顯著成績的科技檔案工作人員給予表彰獎勵；對工作失職，違反規定，泄露機密，造成工作損失者，應視其情節輕重，給予懲處。
【關鍵詞】科研項目；檔案管理；紙質檔案；電子檔案；整合利用
改革開放以來，隨著中國的迅速發展，科研項目中的檔案整理工作也越來越多。科研項目，即開展科學技術研究的一系列獨特的、復雜的并相互關聯的活動，這些活動有著一個明確的目標或目的，必須在特定的時間、預算、資源限定內，依據規范完成。在現實生活中，紙質檔案已經不能完全滿足時代的需求，電子檔案在科研項目檔案管理中已經占據重要地位，電子檔案具有簡便、省時、易攜帶等特點，已經逐漸取代紙質檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個事物，客觀面對紙質檔案和電子檔案的優缺點，并適當對其加以利用。
一、電子檔案與紙質檔案的優缺點
（一）電子檔案的優缺點。隨著當代科學技術的飛速發展，許多行業隨之進入了全新的時代。當代的各行各業以及生活中處處離不開科學技術的滲入。檔案管理工作也有了全新的發展。在信息發展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業中，還是在社會交流與國際聯系中，互聯網都發揮著巨大的作用。在科研項目管理中，電子檔案緊緊依賴于計算機而存在，因此電子檔案的優勢顯而易見，且其記憶速度和運算速度高達數億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費的時間，優化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲時間長、存儲容量大、儲存困難等特點。在科研項目中，電子檔案可對檔案資料進行長時間的儲存，科研檔案在科研管理活動中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對于今后的科研計劃、科研政策的制定具有重要的參考價值。因此，電子檔案長時間的儲存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計算機的特殊功能對科研項目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進行原件保存。但是，電子檔案儲存難度大，因其對計算機的依賴性強，一旦計算機受到病毒等的侵害，就會造成不可恢復性的損失，這不僅會對科研項目中的檔案管理工作造成危害，還會間接影響到科研項目的成果。總而言之，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲存所需信息，存儲量大且運算和記憶速度已經達到數億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節約大量時間，最大程度地發揮其共享他人資源的優勢。除此之外，電子檔案可以長時間保存相關信息，不會隨時間的延長造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個信息全球化的社會，只有充分發揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進自身產業的發展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項主要表現在構建、儲存、保護、防丟失等方面。其一，在電子檔案構建的同時，相關工作人員要建立妥善的資料格式，以達到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲存是關鍵步驟，相關工作人員要牢記資料的儲存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴重后果。電子檔案的最大缺點即存儲信息的安全性受到嚴重威脅，當今社會科技發展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機密性文件可能因為黑客的侵入而造成嚴重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴格做好防盜措施，設立嚴密的防盜網絡，保護電子檔案完整不被侵害。
（二）紙質檔案的優缺點。科研項目中的檔案管理仍然離不開紙質檔案的幫助，科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料都離不開紙質檔案的使用。大量的紙質檔案在人工查閱時可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質檔案進行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項目檔案管理中的紙質檔案。除此之外，在書寫上，紙質檔案能夠直觀、簡明地表現出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點也不可避免，紙質檔案占據空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質檔案的廣泛使用，需要對其紙質進行篩選，并且妥善保存、管理。
二、電子檔案與紙質檔案的整合與利用
（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發展促進了紙質檔案的進一步發展，同時，由于電子檔案的產生也進一步代替紙質檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費，不僅能夠簡化紙質檔案管理，還能夠高效地實現電子檔案和紙質檔案的轉化，使得科研項目的完成更加高效。在電子檔案和紙質檔案的相互轉化關系中，相關工作人員要充分發揮電子檔案和紙質檔案各自的優勢，對于紙質檔案應加以妥善保存，同時建立電子檔案與紙質檔案的聯系，使得只要輸入有效關鍵字就可以準確無誤地對紙質檔案進行搜索。就科研項目的長遠發展來看，電子檔案永遠無法完全取代紙質檔案的位置。因此，在科研項目檔案管理工作中，電子檔案與紙質檔案必將共同發展，只有將電子檔案和紙質檔案進行合理的整合利用，并建立雙向聯系，電子檔案為紙質檔案梳理位置及信息，紙質檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內容。兩者相輔相成，共同發展，不僅可以發揮各自的最大優勢，還能有效地提高工作效率，進一步加強和改進科研項目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續健康發展服務。
（二）電子檔案與紙質檔案的整合利用。科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。只有綜合利用電子與紙質檔案的優缺點才能有效完成科研項目的檔案管理工作。電子檔案、紙質檔案兩者的優缺點特征明顯，因此在科研項目檔案管理工作中應盡量結合兩者優缺點整合利用過程，相關人員要盡最大努力對檔案的優點加以最大程度地利用，而對于其缺點，要盡量避免，實現兩方面優勢互補，為科研項目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚長避短，共同作用才能發揮更大的優勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學性，其在科技方面的優勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當的法律效力，此方面不可替代的優勢要加以保留。將兩者的優勢結合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進一步得到優化。
三、結束語
在高速發展的信息時代，電子檔案管理已經是檔案管理工作的發展趨勢，但每一項文化遺產必然有它不可取代的優勢，因此電子檔案和紙質檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發展構成了完整的檔案管理系統，檔案管理人員只有結合科研單位實際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質檔案，促進檔案管理工作進一步科學化、規范化，才能全面提升科研項目檔案管理工作水平。
【參考文獻】
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關鍵詞：農業科研；科研檔案；管理
中圖分類號：S-3 文獻標識碼：A 文章編號：1674－0432(2011)05－0014－1
農業科研檔案管理是農業科研工作中的重要環節。深入認識農業科研檔案管理工作，加強管理手段，及時思考和分析農業科研檔案管理過程中遇到的問題，加以調整和改進，必將使農業科研檔案在農業科研工作中發揮重要的科學性、前瞻性作用。
1 當前農業科研檔案管理工作現狀
1.1重視不足，管理力量薄弱
由于對科研檔案在農業科研工作中的重視力度不足使得農業科研檔案管理意識薄弱。部分科研單位認為檔案保存不出錯，檢查時可以過關就行。并沒有將檔案工作計入年底考核范圍內，無法調動起科研人員對于檔案工作的重視。加之檔案員兼職現象普遍存在。農業科研單位中檔案管理人員大多不具有檔案管理專業理論知識，又因為身兼他職，也就沒有時間按要求展開檔案工作，必然導致檔案管理質量大打折扣。在檔案管理人員發生工作變動時，大多更替倉促，移交手續缺失。由于對科研檔案管理的認識不足，部分科研單位常常忽略檔案工作的復雜性和專業性。檔案人員工作發生變動，沒有必要的移交清單，檔案移交大多缺失或不力。這就直接導致了新老檔案人員在沒有專人負責監督的情況下倉促交接。致使舊任“一甩包袱”，新任“一頭霧水”。舊任檔案員怎么交，新任檔案員就只能怎么接。
1.2歸檔材料不足
在農業科研管理過程中，雖已將農業科研檔案管理納入日常的科研管理工作，但由于部分科研人員將工作重心放在科研實踐和科研成果上，忽視了項目實施過程中產生的原始材料移交的環節；以及部分科研工作者由于意識上的缺失，逃避科研檔案的歸檔管理，直接將本應屬于科研單位的成果保存在個人手中，成了私有成果；還有些項目執行期較長，參與的人數多，項目文件沒有一處保存，也造成了歸檔文件的散失。這既不利于保證科研檔案的完整性與系統性，又造成了科研成果的散落。由于缺乏系統的保存數據，項目文件散落各處，必然導致檔案的實用性不佳，無法使農研檔案得到更高效的拓展及利用。
1.3保護工作不細
科研檔案的保存和利用是一個復雜的過程。目前，大多科研單位沒有對檔案利用場所制定相應的規章制度。有些檔案被外借到不利于檔案保存的環境中造成檔案的損壞。對于保存檔案的載體，也未做到專業性的防護，如此勢必會影響檔案的保存期限。
2 提升農業科研檔案管理水平的對策
2.1爭取支持，加大重視力度
農業科研檔案管理工作順利開展并可以不斷的提高，這和領導的支持分不開的。這就要求檔案管理人員在不斷提高檔案管理水平的同時，還要就檔案管理過程中遇到問題及時跟領導進行溝通，并定期匯報檔案工作管理情況，以增加領導對農業科研檔案的關注與重視。
2.2規范化管理，健全各項管理制度
在農業科研工作進行之初，農業科研檔案管理就隨之開始。首先，使科研項目材料完整歸檔，需要制定相應的歸檔制度。應結合農業科研項目的實際情況，合理性、科學性的制定出農業科研材料歸檔制度。該制度既要符合科研單位的實際應用，又能夠發揮出歸檔制度的指導及規范的作用；其次，在檔案使用過程中要建立檔案使用記錄制度。做好農業科研檔案使用的真實記錄。可包括：檔案編號、檔案名稱及數量、使用人姓名、使用目的、使用時間、歸還日期，領導批示后，移交檔案時還要有交件人及收件人簽字，歸還后還要檢查清楚是否完好；再次，為了避免由于檔案管理人員變動，檔案移交倉促引起的檔案管理混亂。還應該建立檔案管理工作交接制度。新、舊任檔案管理人員在領導監督下，要按照交接制度進行檔案管理的交接工作，經確認后在交接單上簽字。
2.3對檔案的載體加強保護
首先，設有獨立的檔案室。農業科研工作中，科研檔案的管理人員大多是兼職人員，科研檔案時常跟著檔案員走。檔案管理人員的研究室也是檔案室，除了出現歸檔材料與其他工作材料劃分不清的情況外，更主要的是日常工作的研究室也無法提供檔案保存所需要的溫度、濕度、光照等條件。其次，優化復印方式。在農業科研項目中所形成的原始材料除了是科研項目過程的真實記錄、科研成果的組成部分之外，更是科研成果產權的法律保障。這類紙質檔案保存期限很長且利用率高。為了減少該類檔案在復印過程中的損害，應該采取較為先進和科學的復印方式。復印機光源的高強度照射容易破壞紙質檔案的理化性能，一些保存久遠的紙質文件就會受到強烈的破壞。為了延長其保存時間，可以再利用原件的復印件進行復印，并對其復印件定期的拷貝替換。另外，有條件的科研單位也可選用數字復印機以降低對檔案的損傷程度。最后，做好檔案保存和利用場所的安全防火工作。農業科研工作中，大多科研項目都需要歷經數年甚至數十年的研究才能完成。由此農業科研檔案才所以珍貴。因此做好保存和利用場所的安全防火也就尤為重要。檔案管理人員除了做好檔案室的溫度、濕度、光照監控等工作外，還應該定期檢查有無安全隱患。
2.4提高檔案管理人員專業素質
結合實際中的農業科研檔案管理工作，進一步加強檔案學的專業知識，隨著知識更新不斷調整，深化服務理念，最大限度的熟悉歸檔材料，整合檔案中的信息，最快速的為農業科技人員提供所需科研數據，并結合信息化的管理手段，真正做到使農業科研檔案科學化、高效化、前瞻化的服務農業科研工作。
參考文獻
關鍵詞：醫學科研檔案；特點；管理；措施
醫學科研檔案是醫院在科研活動中形成的具有保存價值的文字、數據、聲像、圖表等各種載體，并且按一定的歸檔制度作為真實歷史記錄集中起來保管的科學技術文件材料，它真實記錄了醫院的醫療衛生科技活動，是醫學科技知識的重要載體，包含著大量的科研成果、高新技術等科研信息，是醫院的寶貴財富。科研檔案管理可以為醫學科研活動提供所需要的信息資源，也可以指導成果轉化、技術交流，促進科研成果向產業化、市場化方面轉化和實現科研價值的提升。
1醫學科研檔案的特點
1.1專題突出，成套性強
醫學科研工作的研究對象一般都是一個專題。圍繞一種疾病的治療；一種流行病，傳染病的預防；一種新藥的篩選、研制等專題開展，每個專題都是一個完整的科研過程，所形成的檔案也是一套完整的，不可分割的。由于醫學科研檔案的這個特點，在檔案利用過程中多為成套利用，分類時必須保持每個專題檔案的完整性、成套性，使之始終成為一個有機的整體。
1.2形成周期比較漫長，具有較強的連續性
醫學科研檔案的形成周期與科研項目的執行周期密切相關，醫學科研連續性強，研究周期長，醫學課題立項到結束的時間相比較一般科研項目要長，一般的研究項目在2～3年，重大項目在3～5年或更長時間。針對一個項目的資料，涉及的內容隨著課題時間的長度增加而增多，資料在項目執行期間的歸檔連續性強。檔案的保存時間則更具應用的價值而不同，一般保存至少30年，重要資料則永久保存。
1.3學科突出，專業性強
醫療臨床研究有內外科、婦兒科之分，基礎醫學則講究病理分析和藥理分析。因此必須注重專業區別，分專業歸檔，體現檔案管理的專業性。
1.4學科協作性、綜合性強
醫學科學研究是多學科的綜合研究。由于疾病發生、發展的原因是復雜的，因此許多研究課題必須匯集多個學科進行綜合研究，聯合攻關。在分類時既要保持各個學科的相對獨立性，又要保持完整性和綜合性。
1.5載體形式多樣，數量較大
醫學研究比較復雜，不同學科采用的研究方法不同，同一學科不同的研究課題采用的技術方法也不相同，直接記錄的實驗結果的載體，如：各種標本、病歷、化驗單、儀器檢測結果等材料也是多種多樣，因此，每一科研課題形成的醫學科研檔案往往載體形式多樣，數量較大。
2管理措施
針對醫學科研檔案的上述特點，要做好醫學檔案管理工作，必須認真做好以下幾項工作：
2.1加強制度建設，建立健全檔案管理規章制度
根據《《中華人民共和國檔案法》等法律相關的規定，構建由院長、檔案管理委員會、檔案管理機構、兼職檔案員組成的檔案行政管理網絡系統，強化其行政監督、指導的管理職能。按照集中統一管理檔案的基本原則，制定文件材料歸檔范圍及保管期限、檔案的接收、管理、保管、借閱、統計、保密、鑒定、銷毀、庫房管理等制度及各部門檔案管理細則，幫助相關部門實行預立卷制度，確保檔案管理完整、準確、系統、安全和有效。
2.2加強業務培訓，優化檔案管理人員的綜合素質，提高服務意識
醫學科研檔案的建立和完善對醫學科研工作有著十分重要的意義，檔案管理人員的業務素質直接影響著檔案管理水平。因此醫院應在優化檔案管理人員的政治素質和理論素質外，加強對檔案管理人員的業務培訓，采用多種形式提高檔案管理人員的專業知識和計算機操作技能，有計劃的組織檔案管理人員進行知識更新和繼續教育。由于醫院科研檔案管理工作的特殊性，應當鼓勵檔案管理人員學習一些醫學科研知識，熟悉科研活動各類文件的形成規律，根據醫學科研檔案的來源及特點，進行分類、整理、歸檔，從而提高醫學科研檔案的管理水平，在醫學科研檔案資源利用中，要變被動服務為主動服務，由于醫學科研檔案管理人員全面掌握了本單位的科研項目信息，所以應該主動向科研工作者提供多方面、多層次和有實效的醫學科研信息，避免因選題不當造成科研勞動浪費，最大限度的發揮檔案的價值和作用，更好地為醫院的科研工作服務。
2.3增加科研檔案資金投入，加強檔案管理的信息化建設
科研檔案是記錄科研歷程與科研積淀的重要載體見證。保護好和利用好科研檔案，并且發揮其自身重要的價值是擺在檔案管理者面前的課題。科研檔案是記載科研活動的各種記錄與證據材料的統稱。管好并用好既有科研檔案對于提升科研工作水平至關重要。科研檔案是承載科技單位價值的重要資產。隨著創新驅動戰略的實施，科研檔案在單位事業發展中的作用和地位顯得尤為重要。應用最新的技術手段，創新檔案管理思路和方法，是當前創新驅動需求、“互聯網+”與大數據應用環境下的現實需要。
二、科研檔案管理發展現狀及問題
1.管理人員歸檔意識淡薄
科研檔案是科研管理的重要一環，體現著單位的積淀與文化，代表著科技實力與競爭力。由于認識不足，尤其是管理人員將精力更多地放在了申報與報獎環節，從而忽略了將科研檔案工作融入科研全過程，使其成為科技活動鏈條中不可或缺的部分。科技人員由于忙于技術攻關，對檔案工作認識不到位，歸檔意識薄弱，更不利的是多數單位的績效與科研產出掛鉤，導致重產出績效獎勵和榮譽，沒能把檔案工作融入到日常科研管理活動中，致使檔案歸檔不完善，不能為后續的科技活動提供參考借鑒，影響到科研管理水平的提高。
2.管理制度和約束手段不健全
多數單位都是借鑒常規性的檔案管理辦法，缺乏相應的科研檔案管理專項制度，大多是催交和提醒方式，加之科技人員固有的知識產權思維和保密要求，很容易將檔案管理人員
拒之門外。這導致重要、具有價值的科研檔案的搜集難上加難，以至于科研管理人員很難做到檔案的專業與統一，造成檔案搜集質量參差不齊。
3.科研檔案管理人員專業水平有待提高
在從事科研檔案管理的人員中，兼職人員是主力。有的管理人員是還有很多其他重要的工作，沒有更多的精力投入其中；有的人員本身就是外行，更沒有接受過檔案工作相關知識和技能的培訓，對檔案工作感到陌生，不知道該從何下手；還有的人員年齡結構偏高，學歷層次相對較低，對檔案管理的熱情不高，無法跟上檔案工作的時展需要，更談不上專業創新。
三、加強科研檔案建設與管理問題的思考
科研項目申報作為科研管理中的重要環節，越來越受到科研管理部門的重視。隨著我國科技創新的快速發展、國家自然基金的調整與改革政策的實施，以及《國家自然科學基金資助項目資金管理辦法》和配套文件的出臺，科研人員參與科學研究的積極性被顯著激發。科研單位在國家級項目上的競爭越來越激烈，獲得資助的國家基金項目數量和經費一度成為考核評比的重要指標。
科研檔案是附屬于科學研究的重要載體。檔案建設的重中之重在于檔案采集。檔案的采集工作是檔案管理過程的基礎，在管理過程中及時采集、分析、整理、清洗、存儲科研檔案的相關材料，最終形成完整、系統、準確的科研檔案信息。科研檔案與整個科研過程疊加在一起，需要檔案管理人員同科研人員緊密聯系，跟蹤收集已形成的各種材料。較好的做法是在課題組固定一名檔案員，在熟悉課題進展和關鍵環節的前提下，依據檔案整理規范，在科研檔案的搜集建檔過程中，自然而然地加強了過程資料的搜集與整理。通過檔案管理過程的完整積累和系統的文件材料整理歸檔，實現了對科技活動全過程的有效監督和管理。
做好科研檔案的跟蹤搜集，需要建立一套完整的科研檔案歸檔制度體系。制度中應明確檔案管理人員的職責與義務，完善檔案資料的搜集、歸檔、開發利用規程，明確科研歸檔的范圍、形式與內容，只有這樣才更有利于收集到真實而完整的檔案材料。
四、提高科研檔案管理的幾點建議
1.要加強科研過程中檔案資料的整理與搜集
借助課題組科研檔案員的協助，對于項目實施全過程中的資料，如項目申報書、實驗數據的搜集與整理、實驗的過程及中間結果、人員分工與參與情況、結題報告、實驗報告、論文、成果與專利情況等，均要分類歸檔，集中裝訂入冊。電子檔案應建立系統加以管理和監督，在確保安全保密的前提下，讓用戶通過檔案信息管理系統直接網上全文檢索和瀏覽檔案信息，提高查詢應用的時效性及便捷性。
2.要提升科研人員的檔案資料歸檔意識
科研人員，尤其課題負責人作為專業技術人員，專注于科研課題的研究與具體實施，可能無暇熟悉具體的檔案管理規程，檔案歸檔意識淡薄在所難免。為了彌補這一缺陷，需要加強溝通和培訓，以提升科研人員的檔案歸檔意識，建立檔案管理人員與科研人員之間的互信，提升專業人員業務檔案的榮譽感。另外還要加強課題組人員兼職檔案員的管理和培訓。
3.重視科研檔案應用，培育檔案附加值和延伸成果
歐美科技檔案管理的先進經驗啟示我們，應該重視科技檔案的情報價值，重視科技檔案數據庫建設，重視多元主體共建共享，重視網絡信息技術的應用。科研檔案的價值在于應用，應該利用已有檔案獨有的原始數據和資料，挖掘潛在價值，指導科研申報，理順學科交叉思路，共享科研基礎，促進科技成果轉化。要通過培育檔案附加值，提升檔案成果，挖掘科研檔案的潛在價值，引領檔案的可視化應用，讓科技工作者真正體會到檔案的價值所在，促進科研檔案搜集與有效利用間的正循環。
4.挖掘科研檔案價值，由傳統服務向知識服務轉變
積累檔案的價值在于應用，如何挖掘科研檔案價值，提供個性化服務和知識服務是當今的主流趨勢。傳統檔案服務僅僅關注客體的需要，而個性化和知識服務關注的則是方案，提供的是知識。要實現知識服務，檔案管理部門就必須以服務對象的需求為導向，用現代管理理念引領檔案應用，以服務用戶滿意為目標宗旨，把控檔案管理的全過程。要通過加強科研檔案的統計與分析，加強檔案信息挖掘，分析既往或前期科研的學術積累，為課題申報提供思路，分析研究基礎與研究優勢，為科研攻關提供基礎積累與共享應用，促進科技成果轉化并發揮科研檔案獨特的展示、傳播與共享作用。
關鍵詞: 高校科研檔案整理 歸檔范圍 規范化
高校科研管理是高校管理工作的重要組成部分。科研檔案是科研部門及科研工作人員,在科學研究過程中,經過一定整理,具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。隨著高等院校科研水平的不斷提高和科學技術的飛速發展,高校科研檔案作為重要信息資源在教學、科研、管理和文化建設等方面發揮著越來越重要的作用,促進了學校教學和科研工作的可持續性發展,成為高校事業發展不可缺少的重要部分。因此,如何有效進行科研檔案管理成為學校管理工作的一個重要課題。
一、重新界定高校科研檔案的歸檔范圍
借助于檔案,我們能夠更好地了解過去,把握現在,預見未來。因此,界定科研檔案的歸檔范圍就顯得尤為重要。科研檔案具體可以包括:科研課題管理檔案、科研文書檔案、科研成果檔案等。在整理科研檔案中要堅持成果性和記錄性并舉,可用成果價值是保存它的重要原因和主要依據,而記錄性則強調其完整性、憑證性。有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。在科技加速進步的進程中,檔案管理應不斷豐富高科技實用信息,不斷拓寬檔案的利用范圍,集中各方面信息,加以利用整合,形成良性循環。因此,積極界定高校檔案工作范圍,以科學的態度管理該項工作,是十分緊迫的任務。
1.高校科研課題檔案
科研課題材料檔案是科學研究實踐活動的直接表述。主要包括:科研準備階段中的科研課題申請書、審批文件、任務下達書、項目計劃書、開題報告、調研報告、方案論證等材料,研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料,總結驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果,獎勵申報材料及審批材料構。后兩個階段中的材料是科研檔案存檔的主體。
2.高校科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄,包括科研計劃、科研總結、學校制定上級管理部門下發的科研管理文件、各項科研管理制度,以及課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策,并有計劃地、有順序地進行課題申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據,也是科研檔案的重要部分,對科研管理工作起到很好的指導作用。
3.高校科研成果檔案
科研成果主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文、編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果是檢驗高校科研實力的依據之一,因此,科研成果檔案管理在科研管理中也占有重要的位置。
二、提高科研檔案管理人員的歸檔意識和服務意識
這就要求加強科研檔案管理人員的自身建設,使其認識到科研檔案管理要開闊思路,著眼于由內轉向外,擴大科研檔案資源共享,參與科研活動,及時了解和掌握科研第一手資料,確保科研檔案質量。同時,還要增強工作責任感,以認真負責的敬業精神和良好的職業道德,面向本單位、社會,主動為學校、教師和科研人員提供有價值的最新的科研動態和信息,利用各種服務途徑傳遞科研檔案管理信息,為科研人員提供優質的、全方位的科研檔案服務,為科研檔案工作開創新局面。
三、加強檔案信息化建設,使科研檔案管理規范化
科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映,又不僅僅局限于某一項科研課題或者科研成果。它是課題及成果之間、學科與學科之間的綜合反映,因而就形成了科研檔案的四個特點:專業性、系統性、集體性、階段性。為了規范科研檔案管理工作,必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全有效利用要求”歸檔,避免可能造成大量科研檔案材料零散在外的現象出現。為此,必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來,走實現科研工作與科研建檔兩者協調統一的發展道路,建立合理的歸檔程序,掌握科研檔案管理工作的規律,保證高校科研檔案的準確、完整、系統,最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道,提高科研檔案歸檔的質量和效率。
在現代科學技術快速發展的今天,檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,查閱起來既耽誤時間又浪費人力。盡管目前多數高校科研檔案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄輸入,科研檔案規范化管理無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,依托計算機和網絡技術,實現科研檔案管理的電子化、網絡化,將現代辦公技術與科研檔案管理相結合,運用計算機、光盤、復印機、多媒體等先進技術和設備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中,從而實現科研檔案管理的規范化、標準、系統化。
總之,要采取各種方法加大科研檔案工作的重視程度,增強高校科技人員的檔案意識,做好高校科研檔案的平時收集、整理、開發利用等檔案管理工作,提高高校科研檔案的現代化管理水平,讓高校科研檔案為高校科研工作再出成果發揮應有的積極作用。
關鍵詞：高校；科研檔案；規范化
1高校科研檔案管理工作的內涵及作用
高校科研檔案管理是指高等學校在科學技術研究過程中直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。科研檔案是科研活動的真實記錄，是科技儲備的一種形式，是一項重要的信息資源。它真實地記述了科研、生產活動的過程和成果及有關科研人員的科技思想、方法和經驗，具有原始記錄的基本屬性，同時具有法律憑證、促進交流、提供資源再開發利用物質基礎等作用。
2高校科研檔案管理的歸檔范圍
對于高校科研檔案管理必須集中統一管理，確保完整、準確、系統、安全，以利開發利用。目前，根據《科學技術研究檔案管理暫行規定(1987)》高校科研檔案管理包括五個階段，即科研準備、研究實驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用。
2．1科研準備階段
許多檔案工作者會忽略此階段的檔案收集，往往此階段的資料又存在一些重要信息。如:項目申報通知，項目申報書(含經費預算)、項目審批文件、任務書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議書、合同等文件。
2．2研究實驗階段
各種載體的重要原始記錄(各類錄音或錄像資料、照片，電子或紙質筆記等)，實驗報告，計算材料，專利申請的有關文件材料，設計文件、圖紙，關鍵工藝文件，重要的來往技術文件等，同時，應注意收集項目的年度進展報告。
2．3總結鑒定驗收階段
工作總結，科研報告，科研成果(專利、論文、專著)，技術鑒定材料，科研投資情況、決算材料、驗收材料的整套文件。
2．4成果和獎勵申報階段
成果和獎勵申報材料及審批材料、獲獎證書、推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。
2．5推廣應用階段
推廣應用方案、總結，擴大生產的設計文件、工藝文件，生產定型鑒定材料，轉讓合同，用戶反饋意見等。根據教育部令第27號文件:《高等學校檔案管理辦法》科研類檔案應當在項目完成后兩個月歸檔。
3科研檔案的規范化管理
3．1完善科研檔案管理制度
目前，高校科研檔案管理大多數是參照《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》要加強科技檔案管理，保證科研檔案的系統、準確、完整，各高校應當根據自身實際，制定屬于本單位的《檔案管理辦法》。辦法應該明確科研檔案管理的總則、科研檔案歸檔范圍、歸檔材料細節整理要求、各部門職能分工、歸檔責任人、歸檔時間截點、歸檔后管理及保管期限。
3．2實現科研檔案管理信息化
檔案管理并不是一成不變的，隨著時代的不斷進步，電子檔案也已成為趨勢，對于該些檔案的處理，需要高校科研部門與時俱進，定期組織檔案管理人員進行學習。學校科研處應有功能完善的科研信息管理系統，并對該系統的維護落實到人。構建完善的科研管理信息體系，首先需要管理機制的建設，加強信息化管理的規劃。信息管理系統日新月異，在舊有系統的基礎上不斷完善是必要的，新建的系統也必須要有“先行一步”的預知感，能夠彰顯人性化并做到短期內不落后。科研信息系統應實現每個科研檔案管理人員都擁有自己的賬號，隨時登陸以便能對檔案進行收集、整理、歸檔，實現科研檔案多渠道、多方式的管理軌道。一個合格的科研信息管理系統，應實現科研項目管理的數據化，各項指標有據可查;科研資料管理標簽化，檔案資料進行分類整理，做出詳細目錄;資料信息整理標準化，一是對每一個項目做統一順序整理，二是按照綜合利用信息化要求，實現項目數據標簽的錄入建庫;科研檔案交接、查閱記錄的信息化，規范完整的交接、移交記錄，建立必要的查閱審批授權制度，做好科研檔案保密管理和查閱記錄。［1］
3．3提高科研人員歸檔意識
在很多的一段時間里，高校科研項目管理的過程中，高校只對項目申報、項目驗收、項目成果評定等環節非常重視，對科研項目數量和到賬經費特別看重，而忽略了科研檔案的收集和歸檔。目前，科研檔案歸檔工作已經慢慢得到重視，但仍有部分科研人員對科研檔案的管理的意識薄弱。對于項目負責人來說，他更多的精力在于項目的研究與結題，而忽視了項目由申報到結題的資料整理，待項目結題時該項目的前期資料已經遺失。由于高校科研項目多、人員雜，僅僅依靠科研處的少數工作人員，根本無從掌握項目現實的研究階段，更無法完成每個項目的資料歸檔。還有部分科研人員將科研成果看做自己的私有財產，許多具有歸檔價值的資料，如獲獎證書、專利證書、論著等均不愿上交或移交檔案時拖拖拉拉，有所保留。檔案工作的“三參加”(即檔案工作納入到企業計劃，納入到領導議事日程，納入到企業職工的經濟責任制、崗位責任制中)在科研檔案管理工作中同樣適用。科研檔案工作就應該納入高校工作計劃、納入校領導的議事日程、納入到每一位科研人員的崗位職責中。明確知識產權為判定高校科研實力與核心競爭力的主要標準，應采取各種形式加強對科研檔案工作重要性的宣傳。［2］強化科研人員與科研檔案管理人員的檔案意識，高校應該實現資料歸檔的各級責任人，以實現科研項目歸檔的系統、準確、完整。項目立項之時，應要項目負責人提交《科研項目責任書》，該文件中應明確項目組成員及個人分工(含檔案管理人)。各二級學院應有專職科研秘書，對各學院科研教師全面掌握，督促各項目負責人在時間截點內交材料，并統一項目盡量做到有一式兩份的檔案，一份交校科研處，一份留在二級學院，二級學院應該小型科研資料檔案室。校科研處在全校科研材料歸檔方面責無旁貸，應配專職人員對全校科研檔案進行管理，對項目全過程材料進行整理，保護材料完整性，注意材料裝訂細節，在科研系統對歸檔材料作登記，并定期交校檔案室。科研檔案管理人員是科研檔案工作的主體，能否充分認識檔案管理工作的重大意義和所承擔的重任，能否及時督促科研人員歸檔，是確保檔案整體質量、提高科研檔案內在價值和利用率的關鍵一環，也是為經濟建設和科技服務的一個必要前提。［3］
3．4提高科研檔案利用率，保證科研檔案完整性
針對目前情況而言，使用率和完整性都較好的是縱向項目，尤其是國家級、省級項目，這些材料在科研教師職稱評定、再次申請項目、獎項申報等時候，尤為重要，科研教師對縱向項目的檔案收集也相對認真，相比之下，橫向項目的檔案管理就較為欠缺。橫向項目沒有固定的申報書、合同等，這就需要科研處對橫向項目所需要的材料進行規范，提倡教師使用格式合同，填報格式一致的責任書，監督教師定期進行中期檢查，對符合驗收條件的項目應敦促其盡快結題。對于經常有科研項目的教師而言，對于該些步驟較為熟悉，并不需要科研秘書的再三叮囑就可完成檔案收集，但是，對于一些項目不是太多，忙于教學，并對科研檔案整理缺乏耐心的教師而言，往往對以上步驟產生誤會、厭倦、反感，覺得職能部門“多此一舉”，往往因此不斷找借口，基層秘書及工作人員不好再三“得罪”該些教師，最終將導致科研項目的不完整。由不同時間段出現的分散資料到一個完整的科研檔案的出現，并不是一個人努力的結果，它需要一個團隊付出精力，需要制度來規范團隊中每一個人的行為，為此，科研處應制定相關條例，對不能按時提交材料的項目進行處理，例如，未能交《責任書》就不能立項，未能交《驗收表》就不能辦結題手續，未能辦結題手續就要預留響應百分比的項目經費等。古語云，溫故而知新，科研檔案的整理和再次利用，將迸發出更多創作的火花。
作者:歐建韶 單位:電子科技大學中山學院科技與研究生處
參考文獻:
［1］李俊霖．高校科研檔案管理信息化的研究［J］．技術與創新管理．2011，11(32)．
農業科研檔案主要包括農業科學研究中從客廳立項、申報、進程、總結、結題再到成果鑒定這一系列過程中的各種檔案材料，當然，不僅僅是只是農業，還包括林業、副業、漁業、牧業等。其是科研工作者在研究過程中形成的各種聲像、電子、文字材料等的總稱。也是農業科技檔案的重要組成部分。由于在管理農業科研檔案的過程中還存在一些問題，導致一些問題的發生，從而產生資源的重大浪費。因此，有效的管理農業科研檔案是檔案管理人員最重要的工作[1]。
1.檔案管理中存在的問題
1.1不重視檔案管理工作
有很多的科研工作人員和科研單位的工作領導只重視給單位和個人能帶來利益的工作，比如：申請科研項目、申報科研成果、落實科研計劃等這些都是能給單位或者是個人帶來直接利益的。從而忽略了科研檔案工作。因為，科研檔案并不能為他們帶來立竿見影的利益成效，導致他們不會重視這份工作，尤其是對形成科研檔案的中間環節最不重視，從而就造成了檔案不完整及流失的現象。
1.2不重視檔案管理工作的性質
由于有的單位科研檔案人員被消減或者是兼職，更有甚者是沒有分管領導，把檔案管理工作安排給閑散人員去做，而檔案管理人員又頻換的更，從而使檔案管理工作非常的混亂。
1.3工作人員歸檔不積極
由于，檔案管理工作和工作檔案管理工作人員的切身利益不掛鉤，這也是導致他們工作消極的原因。同時，有些成果的研究人員受到經濟的影響，讓他們想將發明據為己有，且單位又沒有具體的制度約束他們，甚至有的科研人員為了自己的方便，從而不將檔案歸檔[2]。
1.4不注意科研文件的積累
科研檔案的前身就是科研文件，科研文件具有很高的再利用價值及指導價值都是因為其記錄了科研成果的研究過程。但，檔案人員和科研人員平時不注意保存科研文件，導致歸檔時科研文件收集不完整，從而造成很大的損失。
1.5檔案管理方式落后
檔案的數量隨著時間的推移和科技的進步越來越大，這給提供利用和保管的工作都帶來了很大的困難，再加上管理的手段和方法都不先進，非常的落后，檢索工具也是單一的，工具單一通常表現在查閱工具，用的最多的查閱工具就是手工制作的目錄或者是專題卡片，檢索方法速度慢而且還很落后，準確率又不高。同時，在檔案管理上計算機運用的很少，這就導致了檔案信息在加工、存貯及傳遞等方面都缺乏了先進的技術設備[3]。
1.6開展編排工作不夠
提供檔案服務的一種高層次形式是檔案編研。其是一種創造性的勞動。檔案的開發利用和檔案編研工作的好壞有直接關系。我國大多數單位目前還停留在一、二次文獻的編研上。
1.7檔案管理人員業務水平低
隨著現代農業的發展，由于以往的農業科研檔案管理人員文化水平普遍低下，特別是檔案專業的管理人員就不用說了，他們的現狀很難適應我國目前的現代科技飛速發展的需要。且他們的工作效果也不能給科研帶來方便和效益。
1.8檔案內容不完整
雖然科研單位對農業科研成果進行了歸檔，但是，科研檔案工作中還存在內容不完整、歸檔手續不齊全的問題。這都表現在：核心內容不準確或缺少、科研文件缺失、歸檔手續中缺少相應的文件等。
2.規范農業科研檔案工作
2.1設立專門的科研檔案機構
由于農業科研單位都不是很重視檔案管理工作，導致檔案管理工作非常的混亂。因此，要改變這種情況，唯有設立一個專門的可以檔案機構，讓專業人員負責檔案管理。同時還要加大力度宣傳科研檔案工作，并讓工作人員都認識到這份工作的重要性。并且，還應完善獎勵制度，讓檔案管理工作和切身利益掛鉤，保證他們受到科研人員的同等待遇及尊重，以增強他們的責任感[4]。
2.2建章立制，從頭抓起
制定相應的規章制度，首先要根據檔案法的要求，并結合自己所在單位的具體情況才能建立。建立規章制度是為了讓科技人員能夠了解形成檔案的各種要求，并有意識的開始收集和整理檔案材料。同時確保材料的內容和質量。其次是，定期對各個材料歸檔進度進行檢查，發現有沒有及時歸還的檔案，要提醒科研人員將材料及時的歸還。通過建章立制這樣一個方法讓檔案管理人員和科研人員共同努力，從而形成規范的、完整的、科學的檔案原始材料。
2.3建立激勵機制，做好科研檔案收集工作
為了做好農業科研檔案收集工作，我們首要要根據其特點，將收集的工作范圍概括為：歸檔課題、立項課題、鑒定成果、品種備案等不同的階段。且每個階段都要記錄數據、往來文件、報告、圖紙、書寫材料等，并且保存。因為這些都是農業科研活動的直接記錄。為了促進科研檔案材料的完整、全面、科學，應根據實際情況制定考核獎罰制度。將歸檔完整、系統、全面、科學作為卡考核內容。從而科研人員和檔案管理人員的工作熱情及積極性[5]。
2.4開發利用農業科研檔案信息資源
開發利用農業科研檔案應該考慮幾個問題。第一是考慮檔案管理人員的事業心和責任感。第二是要考慮農業科研檔案有沒有按照農業部頒布的標準進行分類。第三是考慮有沒有針對性和實用性。第四要考慮加強農業科研檔案工作的保密。第五是要從更深層次的方面去研究農和開發農業科研檔案的信息資源。其開發利用方式有三種，分別為：編制各級各類目錄，豐富檢索手段、加強安全保密工作、通過口頭或直觀方式宣傳報導科技成果。
2.5管理方式現代化
自進入新世紀，檔案管理工作的發展方向勢必往檔案管理微機化方向發展。一些條件還可以的科研單位可以利用計算機系統開發并研制有查詢、檢索、閱讀等功能的農業科研檔案數據庫，并制成光盤。這樣一方面可以開展有償信息服務，且可以作為科研交流和科研活動的饋贈資料，以擴大檔案信息。另一方面可以永久的保存和記錄農業科研檔案。這些都要求科研工作者有很高的業務水平，同時熟練掌握微機知識。就算不能跟編制軟件，那也要回使用軟件[6]。
2.6及時做好編研工作
及時做好編研工作有三個步驟。首先是將深奧的科研成果編研成可操作、簡明、可直接應用于生產時間的農業實用技術，并通過各種形式傳播給農民。其次是參考檔案資料并搞好立項。最后是通過查閱并收集往年有關的同一個問題的農業科研檔案，并分析歸納整理成綜合評述。
2.7提高農業科研檔案管理人員的綜合素質
檔案管理工作不但需要工作人員具有認真負責的工作態度，還要求他們就具有相當熟練的專業水平，具有現代的管理意識和技能。因此，提高檔案管理人員的管理質量，就必須要提高他們的專業素質和文化素質。除了提高他們的綜合素質還要讓他們掌握黨和國家的各項科研方面制定的方針政策。同時還要完善檔案的管理制度[7]。
2.8規范檔案收集內容
檔案管理工作的基礎和關鍵就是檔案材料的收集。目前，我國檔案法規定，國家規定的立卷歸檔的材料要定期地移交給單位檔案機構，個人不得據為己有，這樣方便集中管理。檔案管理人員還應該根據科研檔案的特點，要求課題調研人員一定要按照嚴格要求執行，并將他們在科研活動中的過程都按按計劃的分階段積累和收集，然后按規定移交到檔案室，從而保證原始檔案材料的規范、統一、科學、標準。
隨著計算機技術在科研工作中廣泛應用，工作中形成了大量科研電子檔案，管理好科研電子檔案對于維護科研工作秩序、推動科研項目發展，具有重要現實意義。構建檔案網絡管理系統、強化檔案安全保障措施，是加強科研電子檔案管理的重要內容。
關鍵詞：
科研電子檔案；檔案網絡管理系統；檔案安全保障措施
科研檔案是科學研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等資料，是對科研活動的真實記錄和總結，也是衡量科研水平的重要標志。隨著計算機技術在科研工作中廣泛應用，工作中形成了大量科研電子檔案，管理好科研電子檔案對于維護科研工作秩序、推動科研項目發展等具有重要現實意義。
1構建科研電子檔案網絡管理系統
應建立符合科研單位實際需求的科研電子檔案網絡管理系統，以滿足科研人員對科研檔案的利用需求、提升檔案人員工作效率、充分發揮科研電子檔案的作用。以筆者所在的單位為例，我單位正在建設新的辦公大樓，大樓建設中規劃了大面積的公共實驗室場所，投入使用后將會進行大量的科研活動，并產生大量的科研數據，必須對這部分數據進行及時歸檔與安全保管。為此，需要構建科研電子檔案網絡管理系統。從公共實驗室管理和科研人員利用檔案數據的角度看，在單位信息化建設平臺之上構建科研電子檔案網絡管理系統，有利于防止科研檔案資料泄密事故發生，便于通過身份認證方式把科研檔案從系統嚴格的公共實驗環境中轉移出來，便于科研人員提取所需的或與所負責科研工作相關的科研檔案，同時保護他人的檔案數據不被非法訪問。目前，我單位數據中心擁有近40TB的存儲空間，這為構建科研電子檔案網絡管理系統提供了充足的業務負載空間。具體來說，科研電子檔案網絡管理系統建設應包含以下內容。一是實驗室桌面虛擬化環境建設。數據中心部分，在數據中心放置高配置的虛擬化服務器，內置桌面虛擬化軟件，將需要在終端使用的操作系統全部內置于服務器中；實驗室環境部分，在實驗室環境下采用網絡準入方式，禁止所有連接實驗儀器的PC及終端設施訪問外部網絡，同時使用客戶機模式部署近30個虛擬終端，通過網絡連接所有實驗儀器終端，所有實驗儀器終端的數據通過內部網絡交換至虛擬桌面系統保存，實際保存于數據中心統一的存儲空間中；辦公環境，科研人員可以通過各自賬號在辦公環境終端登錄虛擬桌面系統獲取自己的實驗數據。二是數據備份系統建設。構建基于實驗室虛擬桌面系統的數據環境和數據中心虛擬化運行環境，使用專業數據備份系統，利用時、日、周等時間周期對相應設定的數據存儲區域進行完全或差異備份，實現數據環境的安全可靠。三是網絡接入系統建設。為單位多個樓宇提供接入設備改造服務，實現網絡統一控制和管理。四是數據機房服務器遷移改造。為適應實驗室桌面虛擬化運行環境及專業備份系統運行的需求，將舊有機房內服務器設施及網絡設備遷移至新數據中心并進行升級改造。
2強化科研電子檔案安全保障措施
2.1加強檔案載體安全防護
一是加強軟盤安全防護。應嚴格執行軟盤保管規范要求，選購高質量軟盤，并統一使用規格；將軟盤存放在無塵、無腐蝕性氣體、無震動、無強磁場性干擾、溫濕度適中的環境，環境溫度應在14℃至24℃之間、濕度應在40％至50％之間；對加密盤進行嚴格管理，存盤時需顯示文件名，解密后要進行歸檔保存；嚴格防范病毒侵襲，軟盤需通過嚴格的病毒檢測，并置于保護狀態；盡可能將軟盤存放轉換為光盤存放，實現長久保存。二是加強光盤安全防護。確保光盤存放環境具備適宜的濕度與溫度，一般來說濕度要在40％至65％之間，溫度要在14℃至24℃之間；做到避光存放，防止光盤老化；采取定期讀取檔案數據、按期復制轉存等措施，確保光盤的可讀性。
2.2加強數據庫安全防護
