時間：2023-10-13 16:13:59
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇供應商檔案管理制度，希望這些內容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1 政府采購檔案管理工作所面臨的問題
1.檔案收集周期長，影響歸檔完整性
所收集檔案的完整性關系到檔案歸檔工作的順利度，在實際工作中，部分政府由于沒有規(guī)范科學的進行采購，致使在收集采購資料時出現問題，資料收集不齊全，延誤了資料的歸檔，影響了采購檔案管理工作的順利進行[1]。影響資料完整性的情況有以下幾種，第一，缺乏健全的投訴機制，投訴人往往在投訴時選擇當地主要領導或紀委，直接略過了政府采購部門和采購中心，致使由領導的政務批示決定采購的結果，但是實際情況是，相關領導政務繁多，對于相關部門提供的材料不能及時處理，增加了得到結果的時間。第二，采購人沒有出示驗收證明、拒絕簽訂相關合同、中標人遲遲不履行合約、中標供應商確定后采購人要求退貨等行為都會影響采購資料收集的完整性。第三，部分采購中心將工作重心放在日常開標事物上，無暇處理積累的檔案，導致檔案管理缺乏規(guī)范性。
2.缺乏專業(yè)的檔案管理人員
檔案管理是一項長期復雜的工程，對于檔案管理工作人員的素質要求較高。對于檔案管理工作各地政府持有不同的意見，有相當大一部分政府對檔案管理工作的重視不足。主要表現如下，一些地方采購中心因為各種各樣的原因沒有設立專職的檔案管理人員，在實際開展檔案管理工作時，工作人員之間互相推諉，逃避責任，缺乏敬業(yè)心，導致檔案管理工作無人可管，工作效率低。一些采購部門沒有對采購檔案管理工作的工作難度進行正確的評估，所安排的檔案管理人員缺乏專業(yè)性，要么根本不懂檔案管理，要么業(yè)務水平較低，采購檔案管理工作開展較為困難，達不到預期效果[2]。還有一些基層部門沒有制定嚴格的獎懲制度，對一些不良現象采取得過且過的態(tài)度，懲罰力度不到位，這種負面影響比較惡劣，大幅度的降低了工作人員的積極性，影響了工作效率。
3.檔案管理的保密工作不到位
之所以進行采購信息的收集歸檔，就是因為這是該政府獨有的能夠推動其發(fā)展進步的資料，這是一把雙刃劍，利用的好可以改進不足，謀求發(fā)展。利用的不好就會被別有用心的人利用做一些違法的事情，所有檔案資料信息的保密性非常重要。但是在實際管理工作中，多數是采用電子檔案的形式，電子檔案是依托于計算機信息技術而發(fā)展的，具有信息技術資料健全、高效、便捷特點的同時，也相應的傳承了計算機信息技術的缺點，即安全性問題。在進行電子檔案的發(fā)送、接收、保管和歸檔時，可能會被篡改、偽造、泄密、竊聽，或者遭到病毒入侵、黑客攻擊等。由于電子檔案的保護措施不到位，相關資料信息被泄露的情況頻頻發(fā)生，帶來了一定的隱患。另外，工作人員泄露資料、崗位設置不合理、檔案管理存在漏洞等也同樣會導致資料信息的泄露。
4.沒有進行合理檔案開發(fā)利用
檔案收集管理的目的就是為了使用，要與實際情況相結合，充分發(fā)揮檔案管理的原始功能。制作評分辦法和標書需要參考相關的供應商投標技術方案和技術參數，售后服務承諾、財務狀況等方面的資料。供應商登記資料證明了其資質水平，記錄了供應商的資信等級、履約能力、技術水平，能夠為中標候選人產生、投標名單確定提供一定的依據。但是，有些采購中心過于重視資料的保密性，嚴禁檔案資料的借閱，使檔案僅僅成為了一堆無用的材料，導致資源的浪費。
5.檔案室軟硬件設備配備不足
一些采購中心所配備的檔案室容量較小，使用的是簡單的檔案柜，所收集的資料都一股腦的堆積在里面，缺乏檔案密集架的使用。還有些采購中心連檔案室都沒有配備，所收集的資料多是胡亂放置。增加了資料尋找的難度。還有部分的采購中心沒有將采購信息電子化，缺乏計算機設備的配備。
2 加強政府采購檔案管理的措施
1.建立健全相關的規(guī)章制度
建立健全政府采購檔案的各項規(guī)章制度，實施高效、科學、規(guī)范的管理，讓采購檔案管理走出無序化狀態(tài)。現有的采購檔案之間缺乏聯(lián)系，導致無法進行集中管理。為了充分的開發(fā)利用采購檔案，發(fā)揮其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善檔案的管理制度。詳細規(guī)定檔案的制作、審查、收集、保管、整理等環(huán)節(jié)，并且各部門要協(xié)調配合，加大對采購檔案的監(jiān)督、檢查力度。檔案管理制度是檔案管理工作的依據，有利于規(guī)范工作人員的行為，實行檔案的統(tǒng)一集中管理。
2.提高工作人員的專業(yè)水平
現階段的采購檔案管理人員，不僅要具備檔案管理的知識和經驗，還要能夠熟練的操作計算機。首先，要加強對于工作人員的培訓，讓其學習采購檔案管理的專業(yè)知識，了解采購檔案管理工作的作用，加強對采購檔案管理工作的重視，增強責任心。同時，提高計算機的操作水平。其次，在錄取人員時要偏向專業(yè)性，能夠滿足檔案管理的基本需要。各部門人員要加強交流，多聽取意見，優(yōu)化采購檔案管理方案。最后，要設立專門的檔案管理人員，在采購項目完成后，及時將資料整理好，上交保存。
3.提高檔案管理的安全性
檔案的安全是檔案管理中的一大重點，首先，要設置訪客權限，根據檔案的保密程度設置權限，劃分讀取人群，保障采購檔案的保密性。其次，對一些保密性較強的檔案設置使用期限，控制使用范圍。另外，電子采購檔案的管理人員要開啟電子檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控和自動記錄功能，防止檔案的外流。
4.加強信息化建設，建立數字化數據庫
根據統(tǒng)一的信息化建設標準，建立數字化數據庫，為實現采購文檔的共享提供基礎。通過數據庫的建立，實現檔案資料的資源共享，降低人工出錯的幾率，在最大程度上保證人們的信息查詢。同時，數據庫的建立可以讓工作人員及時更新檔案資料的內容，保障采購檔案信息的準確性和完整性。另外，建立采購檔案信息系統(tǒng)，利用計算機信息技術實現案卷的重新整合，規(guī)范檔案的標號、標題，提高檔案的檢索功能，提升檔案管理工作水平。
5.完善采購檔案管理的工作設備
首先，要設立獨立的采購檔案管理工作間，如陳列室、閱覽室、檔案庫房、辦公用房等。其次，配備統(tǒng)一的數字化信息設備，如計算機等，實現采購檔案的自動識別、上載、轉化、存儲等。最后，建立強大、專業(yè)的采購檔案管理系統(tǒng)，實現采購檔案的統(tǒng)一化管理。
【摘要】隨著計算機技術、網絡技術的迅猛發(fā)展，辦公自動化、標準化、網絡化日趨完善，信息化是當今世界經濟和社會發(fā)展的趨勢，企業(yè)管理模式不斷走向現代化及信息化也是時展的必然趨勢。作為掌握企業(yè)知識資源最多的檔案部門，將檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變，推進檔案信息化建設是企業(yè)發(fā)展的必然需要。
【關鍵詞】檔案管理 計算機技術
推動檔案信息化建設的其中一個重要措施是建立檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)是用來管理檔案信息資源的計算機系統(tǒng)，包括部分硬件基礎設施、操作系統(tǒng)、數據庫管理系統(tǒng)、應用軟件等。在檔案系統(tǒng)運用到實際工作中時，發(fā)現一個問題：檔案信息系統(tǒng)是處在被檔案人員“綁架”的狀態(tài)。這種現象主要體現在檔案人員在檔案系統(tǒng)操作運用過程中，根據自身需要，由檔案人員或者檔案系統(tǒng)供應商按照企業(yè)工作實際修改檔案系統(tǒng)中的一些卡片格式、案卷目錄、移交目錄等設置。
“被綁架”的檔案管理系統(tǒng)這一現象引發(fā)了我對檔案管理系統(tǒng)的幾點思考：
首先，為什么會出現“被綁架”的情況呢？對此，本人總結概括為幾點：第一，企業(yè)檔案管理工作是具有個性化的這一特點。不同的單位，不同的部門，不同的機構，所產生的企業(yè)檔案文件和文件類別是有差別的，不同的檔案類別，所要求的歸檔方式和歸檔內容也是不同的。根據不同企業(yè)檔案形成的獨立個性，對于檔案管理系統(tǒng)的要求與設定肯定是要與企業(yè)經營發(fā)展相適應的，因此，檔案管理系統(tǒng)根據自身需要做更改是必不可少的。第二，檔案工作制度的不完善。檔案工作制度是系統(tǒng)設計和實施的主要依據，主要內容應嵌入檔案信息管理系統(tǒng)。作為運用檔案信息化管理系統(tǒng)的工作依據，檔案工作的法律法規(guī)和規(guī)章制度，各項制度標準的不完善，必然會影響檔案管理系統(tǒng)的施行，在運用過程中肯定會存在阻礙。
那么，對于檔案管理系統(tǒng)所出現的被綁架情況應該怎么辦呢？
第一，完善檔案管理制度。檔案工作制度是開展檔案工作的基本法，檔案信息化過程遭遇到的操作規(guī)程問題需要通過標準規(guī)范來解決。《檔案法》規(guī)定：“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，對全國的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導。”因此，國家機關及國家檔案行政管理部門要加快制定頒布實施符合檔案管理工作中的基本法，立足長遠，做好頂層設計，確保各單位、企業(yè)在制定自身檔案管理制度時具有統(tǒng)一的、規(guī)范的、基本的標準法律、行政法規(guī)及行政規(guī)章依據。企業(yè)要在學習吸收一系列國內外企業(yè)優(yōu)秀管理制度規(guī)范和標準的同時，根據自身行業(yè)特點，加快相關制度標準的制定及出臺，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一制度，統(tǒng)一標準，為檔案信息化建設提供制度基礎。
第二，推動檔案管理系統(tǒng)設計的個性化。檔案信息化建設賦予新時期檔案工作嶄新的內容，為檔案工作帶來了前所未有的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。檔案信息系統(tǒng)是一項需運用各種學科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建設發(fā)展到目前階段，研究探討對系統(tǒng)的協(xié)調組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。由于各單位、企業(yè)自身特點、行業(yè)不同，如建橋單位、房地產企業(yè)、交通運輸等不同行業(yè)，在檔案管理系統(tǒng)的運用實施過程中對于檔案工作的要求和重點也會不同。《中央企業(yè)檔案信息化建設工作指引》中規(guī)定，檔案管理系統(tǒng)建設應遵循“規(guī)范、先進、實用”的原則，以適應企業(yè)檔案信息化發(fā)展為基本要求。傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)必須要根據時展需要不斷創(chuàng)新與進步，檔案系統(tǒng)軟件供應商，應該根據不同企業(yè)的需求，在保證大制度、大標準不變的前提下，繼承與創(chuàng)新，設計出符合不同企業(yè)、行業(yè)類別的檔案工作信息化管理模式，從而進一步推動檔案信息化建設。
第三，重視人才培養(yǎng)。現代信息化技術的發(fā)展，對于人員素養(yǎng)的要求也在提高，檔案信息化建設對于人才的重視度也必須提高。在舊的觀念和認識中，很多人都認為檔案部門就是一“養(yǎng)老”部門、是不重要、不受重視的部門，受這種觀念影響，很多單位、企業(yè)的檔案部門安排的人員少、結構老齡化、知識業(yè)務素養(yǎng)不夠，這就成為檔案信息化建設中的“跛腳”。檔案工作是一項管理性、科學性、技術性、服務性的工作。檔案部門有著這樣一個共同感慨：“既懂信息技術又懂檔案專業(yè)的人才實在太少了！”這個事實是許多企業(yè)信息化水平徘徊不前、許多檔案軟件不適用、許多檔案工作者難以準確描述檔案管理軟件需求的根源所在。對于企業(yè)而言，由于專業(yè)知識在不停地快速更新，檔案信息化工作需要的人才并不僅限于復合型人才，也需要更為專業(yè)的檔案人才、管理人才、技術人才。對于整體而言，人才培養(yǎng)，需要在教材建設、師資建設等多方面同步努力，也需要學校教育、社會機構教育、國際交流等多渠道進行，同時應將培養(yǎng)人才和吸引人才、留住人才并重。對于企業(yè)而言，要在積極引進人才的同時，提高現有檔案隊伍素質，強化計算機應用知識、數字化技術知識及現代管理知識的培訓，盡快建立以管理型人才為基礎、復合型人才為重點、高科技專門人才為骨干的檔案隊伍體系，以滿足企業(yè)檔案信息化建設的需要。
企業(yè)檔案是企業(yè)的知識資產和信息資源， “知識是打開21世紀經濟霸權大門的鑰匙”。建立檔案管理系統(tǒng)，利用計算機及網絡技術對檔案業(yè)務管理工作進行信息化管理，建設檔案資源數據庫，健全網上查詢功能與程序，提高檔案管理和利用的現代化水平，是企業(yè)發(fā)展的必要手段。
會計基礎工作在整個會計核算中,是數據最原始的積累,是核算的開始、結束,沒有嚴格的規(guī)范化管理,勢必影響整個核算流程,因此,漣鋼財務部制訂了《漣鋼會計基礎工作規(guī)范細則》、《ERP會計業(yè)務操作細則》、《漣鋼會計檔案管理制度》、《漣鋼財務部會計憑證管理辦法》、《會計報表編制及要求》、《票據管理辦法》、《內部結算管理辦法》、《資金收付內部控制制度》等一系列規(guī)章制度,強化基礎工作管理,建立《財務檢查考核辦法》,由會計科實施定期與不定期檢查,發(fā)現問題及時采取措施,將錯誤消滅在萌芽中。
2做好憑證制單人與審核人銜接,搞好成本費用歸口管理
漣鋼在2003年實施ERP,會計核算由二級成功轉換為一級核算,原來成本費用劃分到二級單位控制。實施ERP后,統(tǒng)一由財務部各科室分類控制管理,駐二級單位財務人員制作憑證必須由相應主管科室審核,各主管科室將成本費用細分工落實到人。成本類由成本預算科審核控制,費用類由費用科歸口控制,福利、工資、資金等由會計科匯總審核。做到成本費用專人專科控制管理。實施ERP后成果顯著,2006年1~2月漣鋼生產成本較年度目標計劃降低22706萬元,在同行業(yè)排名21名。
3統(tǒng)一采購付款,加強明細帳管理
漣鋼實施ERP前,采購付款是由駐采購部財務科、駐進出口部財務科根據所在單位計劃付款。有的供應商在幾個部門都有業(yè)務,既是供應商又是銷售客戶,信息沒有溝通共享,造成付貨款給供應商,供應商又欠公司銷售貨款,浪費資金資源。實施ERP后,在系統(tǒng)內將信息資源共享,同一客戶應收應付款抵減,隨時可查客戶余額情況。在實際操作中,根據財務部《采購物資承諾付款管理辦法》,由資金科按計劃統(tǒng)一審核支付,避免重復或應抵減銷售貨款款項支付,相應節(jié)約了資金資源和財務費用,財務費用1~2月較年目標計劃節(jié)約2189萬元。應收應付明細帳由銷售結算科、采購結算科專門管理,賬目清晰,差錯率為0。
4規(guī)范憑證制作、傳遞,保障原始單據
完整、真實漣鋼在ERP系統(tǒng)中,會計人員按崗位職責給予權限,由專人負責管理,嚴格規(guī)定憑證摘要、科目設置、附件說明等,使系統(tǒng)按照憑證科目歸集成本費用、應收應付明細帳,確保明細帳與總帳相符。漣鋼財務部每月憑證約有2000份之多,翻閱查詢不便,憑證摘要描述簡潔明確是查詢的基礎,因此根據《漣鋼財務部會計憑證管理辦法》,要求憑證制單人按照規(guī)范填寫摘要、附件說明,使附件完整,查詢快捷,減少時間浪費。由于會計憑證號是系統(tǒng)內自動連貫生成,憑證匯集需各個科室協(xié)助完成,漣鋼財務部實際操作是:付款憑證由會計人員直接送到資金科出納柜,以免憑證及附件遺失。銀收、銀付、現收現付憑證由資金科銀行核算會計整理,造具清單送檔案室,記賬憑證由各科室專人歸集造清單送檔案室,最終由檔案管理會計裝訂成冊。避免了原始單據丟失、憑證缺號,保障原始單據完整、真實。
5利用計算機信息系統(tǒng),規(guī)范報表
在現代企業(yè)中,以計算機為中心,加強信息溝通,已成為規(guī)范會計基礎工作的重要手段。會計報表是會計核算工作最終總報告,是企業(yè)經營成果的濃縮反映,是決策層決斷的依據。漣鋼下屬11個子公司,在合并報表中占有重要地位,財務部會計科利用計算機區(qū)域信息網絡,規(guī)范子公司報表格式、報出時間,使數據信息共享,加快報表報出時間,提高合并報表數據準確率,為領導決策贏得時間。
關鍵詞：材料采購計劃；物資供應；重要性；炸藥廠
采購計劃是開展產品生產的開始，在炸藥廠日常運營中發(fā)揮著巨大的作用，科學合理的材料采購計劃有助于保障炸藥廠物資供應的充足，從而推進炸藥廠健康可持續(xù)發(fā)展。材料采購計劃對于企業(yè)競爭力的提升具有積極的促進作用，企業(yè)可以通過制定科學合理的材料采購計劃，降低采購過程中的風險，避免出現重大經濟損失，從而增強企業(yè)的競爭實力。本文重點分析材料采購計劃在炸藥廠物資供應中的作用，以及探討如何發(fā)揮采購計劃對炸藥廠物資供應作用的措施分析。
一、材料采購計劃的編制分析
采購計劃的編制工作所包含的內容較多，并且這也是整個采購工作開展的基礎，因此炸藥廠在制定采購計劃時必須高度重視其可行性經濟性，這樣才能夠保證后期采購活動的正常高效的開展。同時設計人員在編制采購計劃時還需要對企業(yè)的各項經濟活動有一個大體的了解，其中具體包括資金的周轉、成本的降低、提升原料利用率等指標，這樣可以為其編制采購計劃提供依據。此外采購計劃的編制工作還與企業(yè)的規(guī)劃密切相關，這就需要工作人員詳細解讀企業(yè)本年的預算計劃以及戰(zhàn)略規(guī)劃，以保證采購計劃內容詳細的記錄采購物資的名稱、數量、質量要求、金額等標準，這樣可以為后期采購活動提供強有力的指導。
1.編制采購資金計劃
采購資金計劃的編制工作在材料采購計劃中占據重要地位，因為資金是保證企業(yè)正常運行的基礎，如果出現資金鏈斷裂的情況很容易導致企業(yè)的破產倒閉，因此在制定采購計劃時工作人員必須將采購資金計劃納入到整體的考量標準之中，并且通過制定科學合理的采購資金計劃來提高炸藥廠資金的利用效率，提高資金的周轉率，保證企業(yè)的日常運行，從而為企業(yè)帶來巨大的經濟效益。
2.編制采購物資計劃
炸藥廠應該根據物資供應的實際情況編制采購物資計劃，其具體內容應該報告材料采購的數量、質量、技術規(guī)格等內容，必要時還應該考慮材料供應商。為了確保物資采購計劃編制的科學性和合理性，炸藥廠必須針對物資的使用和儲存情況開展詳細的調查，具體內容應該包括以下幾個方面：首先調查往年炸藥廠物資的使用情況和物資采購的數量，為編制采購計劃提供一定的依據；其次工作人員還應該對物資的現有庫存開展調查，并且保證安全庫存標準的科學合理，如果物資出現庫存不足的情況，這應該及時補充；最后在實際采購過程中必須要各個部門之間相互協(xié)作溝通，加強部門間信息溝通的效率水平，從而避免出現重復采購的情況，這也是提高物資采購計劃科學性的重要依據。
二、編制采購計劃的具體內容
在編制采購計劃之前，必須做好充分的準備工作。采購準備的重要內容之一是進行廣泛的市場調查和市場分析，從而熟悉市場，掌握有關項目所需要的產品和服務的市場信息。炸藥廠物資供應中采購計劃的編制工作涉及到的內容較多，并且各個內容還具有密切的聯(lián)系，因此編制人員應該對材料采購計劃編制內容有一個全面的掌握，這樣才能保證工作人員編制出符合實際情況的物資采購計劃。材料采購計劃主要包括了以下幾個方面的內容：第一，市場調查，材料的采購價格會隨著市場供需情況出現波動，在制定采購計劃時工作人員必須開展相應的市場調查，并且還應該對調查結果進行詳細的記錄，這樣可以為后期的采購計劃的編制工作提供依據，能夠準確的把握各種材料的價格走勢，從而降低企業(yè)的經濟損失。第二，采購預算計劃，在開展采購計劃編制時必須對采購預算進行深入分析，采購預算主要內容為材料采購所需要花費的資金，為了確保整個物資采購工作的效率，保證采購資金的利用效率，炸藥廠就必須編制科學合理的采購預算計劃，同時在后期還應該對各項采購資金進行跟蹤調查，以確保各項配置資金真正落實到實際的物資采購，進而保證炸藥廠物資采購的效率和質量水平。第三，供應商選擇，炸藥廠在制定物資的采購計劃時必須充分考慮到供應商的選擇問題，一般情況下可以通過招標的方式進行，但是必須考慮到供應商的社會信譽，以及供應商材料的質量和技術規(guī)格是否滿足炸藥廠日常運行的需要，防治出現材料質量不合格的問題。同時還應該加強對材料運輸和儲存的管理，進而為企業(yè)日常運行提供質量可靠的物資供應。
三、建立供應商檔案管理，確定準入標準
為了提高炸藥廠物資供應的質量和提高材料采購計劃編制的科學性，炸藥廠應該加強對供應商的管理，具體可以建立供應商誠信檔案管理，并且嚴格落實準入管理制度，對于誠信缺失的供應商應該剔除，這樣可以保證供應商提供材料的質量水平。炸藥廠在對供應商開展誠信檔案管理工作時應該重點從以下幾個方面開展：首先對供應商的資質進行評價，這樣可以確保其產品質量滿足相應的技術要求；其次還應該對材料進行定期抽樣檢測，一旦發(fā)現質量不合格的問題應該及時向上級反映，并且記錄到檔案之中；再次炸藥廠應該安排專人對供應商進行實時的追蹤評價，這樣可以保證評價結果的實時性和科學性；最后炸藥廠需要保證三家以上的穩(wěn)定供應商，這樣可以保證物資供應渠道，避免出現物資供應緊張的情況，同時還可以防治供應商過度提高價格現象的發(fā)生，從而確保企業(yè)的經濟效益。
四、探究炸藥廠發(fā)展現狀，推動炸藥廠材料采購成本控制的對策
1.我國炸藥廠的發(fā)展現狀分析
近年來，炸藥廠在得到快速發(fā)展的同時，越來越多的問題也逐漸暴露出來。炸藥廠生產工藝滯后就是比較突出的問題。主要體現在炸藥廠生產工藝智能化、機械化、自動化等方面水平很低。炸藥廠在以往的發(fā)展過程中過于重視經濟效益，忽視了技術層面上的創(chuàng)新，導致炸藥廠技術創(chuàng)新能力不足，無法做到與時俱進，炸藥廠缺乏高新科技產品的支持，所以很難打造出全國都知名的品牌，這不僅使得炸藥廠服務質量被降低，還使得炸藥廠逐漸向勞動密集型企業(yè)發(fā)展。科技是第一生產力，炸藥廠的技術創(chuàng)新能力在很大程度上體現著炸藥廠的發(fā)展?jié)摿ΓS著時代的不斷進步，炸藥廠的不斷發(fā)展，技術創(chuàng)新能力的重要性愈發(fā)突顯，這就使得國家也相繼出臺了關于技術創(chuàng)新方面的進步指導意見，所以，炸藥廠要想得到更好的發(fā)展，就必須做到與時俱進，不斷更新發(fā)展觀念，重視技術的創(chuàng)新，積極引進先進技術，加大新技術、新工業(yè)的推廣和應用力度。與此同時，為了促使產品更新?lián)Q代速度的加快，提高產品的使用性和安全性，還應不斷提高民爆產品質量，這樣還能在一定程度上起到環(huán)保作用，進一步提高炸藥廠效益。此外，炸藥廠還應具有前瞻性，成立企業(yè)內部研發(fā)機構并加大資金投入，加強同行之間的技術交流與合作，重視技術層面的創(chuàng)新，以此促使企業(yè)科研水平與技術創(chuàng)新能力得到有效提高，積極借鑒國際先進經驗，引進先進技術，進一步完善企業(yè)自身。
2.炸藥廠物資供應中企業(yè)材料采購成本的控制措施
（1）加強原材料儲存與分類管理加強原材料存儲與分類管理能夠避免不必要的原材料損耗。特別是炸藥廠的原材料，屬于特殊性質的化學材料，價格昂貴且危險性很高。在原材料入庫存儲之前，應按照相關規(guī)定對原材料進行合理分類，對于接觸后容易發(fā)生化學反應的原材料應分開進行存儲，對于易燃易爆的原材料必須嚴格按照相關安全規(guī)范進行合理安置。不同原材料，所具有的特性也不同，所以在選擇存儲方式和區(qū)域時應根據原材料特性來選擇。具體應該是，在入庫儲存前要根據相關規(guī)定對其進行基本的分類，易發(fā)生化學反應的原材料應分別存儲，避免原材料在存儲過程中在一些特殊條件下如光照、高溫等條件下相互接觸發(fā)生化學反應造成損耗。易燃易爆的原材料還應按相關安全要求的規(guī)定進行安置。其次，根據不同原材料的特性選擇合理存儲地點和方式。（2）加強材料采購控制加強材料采購控制是降低材料成本的重要途徑。采購人員在選擇材料供應商時做到貨比三家，優(yōu)中選優(yōu)，選擇資質實力雄厚、市場信譽高、能夠長期供貨的材料供應商。確定材料供應商后，應與其多加溝通，爭取建立長期合作關系，而后就材料價格方面進行商議，盡量降低采購材料價格，即便不能低于市場材料均價，也必須與市場材料均價保持一致。原材料的采購資金量較大，在結算時宜采用承兌匯票的結算方式，這有利于節(jié)約材料成本。在編制原材料采購計劃時，編制工作人員必須對企業(yè)的實際情況有充分了解，例如企業(yè)實際生產能力、原材料使用量等情況。編制好材料采購計劃后應進行驗證，確保材料采購計劃內容符合企業(yè)需求。在材料采購時，要求采購人員必須嚴格按照采購計劃進行采購工作。材料采購計劃與企業(yè)生產計劃有著密切關聯(lián)，若是企業(yè)生產計劃發(fā)生變化，則應根據變化后的生產計劃和材料庫存情況，重新制定材料采購計劃。材料庫存量與生產進度有密切關聯(lián)，為了保證生產進度，應定期對材料庫存進行盤點，并將盤點結果予以通報。材料管理人員應做好管理工作，充分發(fā)揮工作職能，避免出現材料浪費或丟失現象。一旦發(fā)現有上述情況必須及時進行制止，并上報上級領導。依據情節(jié)的嚴重程度采取相應的處罰措施與力度。另外，還應實時監(jiān)控市場原材料價格，若是市場原材料價格呈上漲趨勢，則應減少采購量，以此控制好采購成本，若市場原材料價格呈下降趨勢，則應根據企業(yè)生產計劃和材料庫存量情況，盡量加大采購量。（3）制定科學的材料成本管理制度制定科學的材料成本管理制度，能夠有效提高企業(yè)材料成本管理水平，對材料預算、采購到入庫、使用等環(huán)節(jié)進行規(guī)范，促使企業(yè)各部門做到有規(guī)章制度可依循。在制定材料成本管理制度時應對企業(yè)各部門實際情況進行充分全面的考慮，以此確保制定的管理制度具有針對性、可操作性。同時，還應建立監(jiān)督考核機制，從而正確評價工作成果。建立專職部門，采取定期或不定期抽查的方式對材料管理工作進行檢查，建立指標考核體系，通過考核實行獎優(yōu)罰劣，以此提高工作人員的工作積極性。（4）重視預算管理，實行統(tǒng)一招標管理一是通過預算能夠為企業(yè)的經營發(fā)展提供方向指導，其重要性不言而喻，所以企業(yè)必須重視預算管理。企業(yè)應結合去年企業(yè)的實際經營發(fā)展情況在年初就合理制定出可行性高的年度計劃，對企業(yè)生產計劃與規(guī)模以及工作人數等方面的因素進行全面考慮，從而科學制定出企業(yè)業(yè)務收入和成本預算計劃，同時充分考慮企業(yè)成本變化因素，結合預算可操作性，從而有效分解企業(yè)的全年預算。企業(yè)各部門以企業(yè)制定的總年度計劃為基礎依據，合理制定部門自身年度計劃，然后將企業(yè)全年預算分解融入到企業(yè)各部門制定的年度計劃中，與此同時，企業(yè)各部門再將年度計劃分解到月計劃中。二是在預算監(jiān)督控制中融入過程檢驗。企業(yè)通過年度考核、季度分析、月計劃等方式來控制成本，促使企業(yè)做到及時發(fā)現問題，迅速采取有效方法進行解決。三是在年初除了制定年度計劃外，還應確定統(tǒng)一招標項目，實行統(tǒng)一招標管理。通常情況下最少宜選擇兩到三家中標單位，然后對供應商情況進行評估，從而選擇最佳的供應商。（5）重視內部管理，落實年度經營目標責任制一是實施分級控制。企業(yè)必須重視內部管理，促使管理部門對自身的職能有充分明確，這有利于提高管理人員的工作積極性，充分發(fā)揮管理工作的真正效用，從而促使企業(yè)各項經濟指標均根據其性質有效分解，并落實到各部門及各個工作人員中，做到分級控制。二是加強費用審批控制。企業(yè)所有成本費用在支出前都必須進行嚴格的審批，只有通過審批后才能支付費用，以此保證成本費用的合理性。三是加強庫存成本控制，加強庫存管理，實現庫存管理的科學化和信息化，確保庫存量始終處于合理范圍內，避免庫存量過大而占用資金，從而保證庫存工作的及時性與準確性。
五、結束語
綜上所述，炸藥廠物資供應中對材料采購計劃的依賴性較強，因此必須確保材料采購計劃的科學性和可行性，其中在制定采購計劃時工作人員必須確保提高采購資金的利用效率，不僅僅要采購炸藥廠日常運行過程中所需要的物資，而且還應該確保資金的周轉率，提高采購工作的效率和質量水平，這都需要制定科學合理的采購計劃。因此炸藥廠物資供應中應該根據實際情況組織專業(yè)人員制定材料采購計劃，以保證炸藥廠健康持續(xù)發(fā)展。
參考文獻
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關鍵詞：醫(yī)療設備 合同檔案 管理
中圖分類號：C939 文獻標識碼：A
醫(yī)療合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，對醫(yī)院的生存和發(fā)展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場經濟的發(fā)展，合同檔案在醫(yī)院采購管理工作中的重要作用日顯突出，加強合同檔案管理工作，已經成為醫(yī)院檔案工作中的一項重要內容。
隨著許多高新技術醫(yī)療設備的引進，醫(yī)療服務質量和診斷水平的提高。醫(yī)院采購管理工作成為不可或缺的重要環(huán)節(jié)，科學、規(guī)范、標準的合同檔案管理是采購管理工作的可靠保障。這些檔案的形成清楚地反映出采購過程完整的經濟活動，真實地記錄了醫(yī)療設備購置的歷史，在整個醫(yī)院的檔案管理中具有重要意義。
一、醫(yī)療設備合同檔案管理的重要性
（一）現實憑證作用
分析研究《合同法》我們可以發(fā)現，合同檔案最突出也是重要的特點是要依據憑證性，也就是說依法訂立的合同， 對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務的轉讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據合同檔案，否則，就要承擔由此產生的法律后果[1]。醫(yī)療設備合同檔案是處理醫(yī)療設備糾紛的依據。醫(yī)療設備管理中，難免發(fā)生這樣、那樣的問題，如：技術資料的丟失、購買后質量不好或缺件、不按操作規(guī)程使用損壞設備或配件、經濟效益發(fā)揮不好等。這些問題要明確責任進行處理，就必須依據醫(yī)療設備檔案中的材料，按制度進行分析和落實責任。這樣才能使管理水平逐步提高，防止類似問題再次發(fā)生。因此，在醫(yī)療設備采購中，合同檔案不僅是對合同訂立雙方的憑據，也是醫(yī)院內部協(xié)調的憑據。不同的職能處室收集不同的合同檔案資料，承擔相應的職責，在合同訂立和后期實施過程中，存在的各種矛盾和責任追究，就需要通過合同檔案來細化和評判。
（二）轉化參考作用
合同檔案可以為醫(yī)院再次購置同品牌同型號醫(yī)療設備及領導決策提供歷史依據，將合同檔案轉化為重要的經濟信息，從而降低設備購置和維護的成本，爭取在采購談判中的有利地位。在采購招標過程中，經常能遇到供應商報價高的問題，而這時合同就成為我們的有利參考。醫(yī)院采購的歷史合同、兄弟醫(yī)院的購買價格和配置，都是我們談判的有力依據，使醫(yī)院在采購過程中節(jié)約大量的資金，保證以最優(yōu)的價格購置需要的設備。
（三）潛在預備作用
當醫(yī)療設備突然出現故障時，為工程師判斷出現故障的原因和維修提供參考，減少判斷和維修的時間和費用。在醫(yī)療設備招標采購時，我們會依據設備的情況，在合同中訂立相關的補充條款，例如重要零配件的價格、相關的服務、后期維保的費用等，這些對于我們今后在設備使用過程中有很大的幫助，能夠最大程度地保證機器的正常運行和病人的正常診療。
二、合同檔案管理中存在的風險
（一）合同的規(guī)范化
合同是合同檔案管理的主題，一份合同是否能夠發(fā)揮它的重要作用，最根本的在于合同的訂立是否規(guī)范，是否能夠在現實的經濟活動或買賣過程中起到憑證作用。現在的醫(yī)療設備購置合同，很多都存在不規(guī)范、不嚴謹，或有不平等的霸王條款等，這樣的一份合同在法律意義上，很難體現它重要的憑證作用。醫(yī)院作為醫(yī)療設備采購活動中的強勢主體，在合同訂立時具有一定的主導作用，這往往會使訂立合同的雙方無法保持平等的地位，這是目前醫(yī)院在訂立醫(yī)療設備采購合同時可能會存在的問題。
（二）檔案資料收集的完整性
對于醫(yī)院醫(yī)療設備采購來說，合同檔案的收集是檔案管理中最難的。合同檔案管理是一個過程，不是買賣雙方簽訂合同后就完成了所有檔案資料的收集。醫(yī)療設備采購的合同檔案管理包括：醫(yī)療設備的申請、審批，采購的調研論證，設備招標參數及與招標有關的一切資料，采購合同，驗收單，技術資料，這些組成了一套完整的合同檔案。而在實際工作中，有可能由于疏忽或隨意，使得合同檔案資料的收集不完整、有缺失。一般醫(yī)院大型醫(yī)療設備采購項目的合同檔案在收集方面比較重視，對于常規(guī)醫(yī)療設備合同和零星采購設備合同的檔案收集則不太重視。此外，有些醫(yī)院根本沒有將醫(yī)療設備采購合同列入當前的檔案歸檔管理范圍，使得材料游離在醫(yī)院檔案室實際的管理范圍外，也導致了醫(yī)療設備合同檔案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一個問題是在審核、審批、簽署的過程中，因為類別和性質的不同，各種檔案在辦理的時候經過了不同的承辦部門，存在著各種不同的承辦問題，需要在承辦的連貫性和一致性上有所提高。送交所有責任方，最后簽署，合同的收集才完畢[2]。
（三）缺乏專職檔案管理人員
基于醫(yī)療設備合同檔案的復雜性和重要性，就需要有專職檔案管理人員和檔案室，這樣更便于合同檔案的管理。但是由于采購部門繁重的采購工作，無法安排專職人員來進行管理，合同檔案的保存也沒有固定的檔案室，這對于醫(yī)療設備合同檔案的保管和維護有一定的風險，長此以往可能會導致資料搜集的不完整甚至是資料的缺失。
（四）檔案管理信息化程度低
目前的合同檔案管理還停留在普通的紙質管理階段，保存過程中容易有丟失，且紙質文件的保存要求較高，需要有專門的保存場所。有些通過對紙質文件的掃描，將文檔進行保存，方便查詢。但隨著醫(yī)院信息化的發(fā)展，紙質文件的保存已經跟不上現代化醫(yī)院發(fā)展的腳步，醫(yī)療設備合同檔案管理的低信息化程度不能滿足醫(yī)院后期發(fā)展的需要。
三、關于醫(yī)療設備合同檔案管理的幾點建議
（一）納入正常檔案管理范疇，規(guī)范醫(yī)療設備合同檔案管理
將醫(yī)療設備的合同檔案管理納入醫(yī)院的檔案管理，才能使它得到足夠的重視。醫(yī)療設備合同檔案的特殊性，使它在整個醫(yī)院的運行中有著不可取代的地位。因此，重視并嚴格管理好醫(yī)療設備合同檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。
除此之外，制定完善的醫(yī)療設備合同管理制度，明確合同管理辦法和實施細則，包括制定合同的簽訂和履行制度、變更與解除制度、合同糾紛處理制度等，是合同檔案規(guī)范管理的重要保證。醫(yī)院只有制定醫(yī)療設備合同管理制度和配備專職合同管理人員，才能保證醫(yī)療設備合同的合理、合法及實現合同集中管理，才能實現合同檔案齊全收集及規(guī)范管理，減少資料缺失和遺漏的問題發(fā)生。
（二）合同檔案資料的收集要全面、準確、及時
通過對合同檔案形式與內容的規(guī)范性的分析， 我們可以知道， 人們對合同檔案的全面性與準確性的要求較之于其他種類的檔案要高得多。這就要求檔案管理人員熟悉相關的法律法規(guī)， 了解合同的辦理狀況， 保證不遺漏與合同有關的檔案材料， 能夠準確、有力地反映當事人的合法權益[3]。醫(yī)療設備合同檔案需要了解醫(yī)療設備的相關政策法規(guī)，收集相關的資質證明材料，以保證購買醫(yī)療設備的合法性、合理性。基本醫(yī)療設備資料有醫(yī)療器械注冊證、供應商及生產商的資質、授權，特殊醫(yī)療設備還需提供計量證明、壓力證明等相關資質，這是醫(yī)療設備合同資料的特別之處。及時性，也是合同檔案資料收集的要求。合同本身是具有時效性的，因此合同資料的收集也需要及時，及時收集資料，及時整理歸檔，才能使合同檔案完整，并為以后的工作提供依據和參考。此外，檔案管理員應當加強與相關職能處室之間的溝通交流，充分發(fā)揮主觀能動性，了解不同職能處室合同檔案資料的產生情況，避免遺漏；要用發(fā)展的眼光來看待醫(yī)療設備合同檔案的收集工作，著眼于全局，做到未雨綢繆。
（三）運用信息化手段管理醫(yī)療設備合同檔案
運用信息技術科學地管理醫(yī)療設備合同檔案，實現醫(yī)療設備合同檔案數據采集自動化、檔案管理規(guī)范化、流程化，還可以解決原有檔案管理過程中存在的紙質合同檔案收集不完整、歸檔不及時的難點問題，解決管理模式與利用需求的沖突問題，解決檔案管理手段落后的問題。目前，我院運行的合同管理系統(tǒng)，是針對合同的信息化管理系統(tǒng)，包括合同內容、簽訂時間、付款信息、合同附件信息等，相較于傳統(tǒng)的紙質資料，更便于查詢、統(tǒng)計，而這就是信息化給管理所帶來的便捷。在醫(yī)療設備合同檔案管理中，使用信息化管理，將更大程度的確保檔案內容完整、利于檔案保存、方便檔案查詢，使得檔案管理人員更便于進行檔案管理。
合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分，是
醫(yī)院管理中的一項重要內容，是維護醫(yī)院合法權益的有力保障，具有十分重要的作用，可以為醫(yī)院的經營決策提供依據，有利于促進醫(yī)院的發(fā)展。隨著經濟生產和人們生活對醫(yī)療需求的增加，醫(yī)院合同檔案管理工作的內容不斷增多，管理工作變得越來越復雜，大大提高了醫(yī)院合同檔案管理的難度[4]。這就更需要全面了解合同檔案管理，采取科學的管理措施，實現高效、完整、科學化、信息化的合同檔案管理，才能充分發(fā)揮合同檔案的重要作用，為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定基礎。當前，新的時代給檔案事業(yè)的發(fā)展提供了新的機遇。總之，機遇與挑戰(zhàn)并存，基層的檔案事業(yè)發(fā)展還有很大的進步空間。我們在做好日常歸檔工作的同時，還應當積極思考，從提升檔案服務效率的角度出發(fā)，不斷地用實際行動去檢驗、去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。
參考文獻：
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關鍵詞 檔案管理；質量控制；關鍵點；實驗室
中圖分類 G482 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739（2016）23-0262-01
檔案管理是對檔案實體及信息進行管理并提供服務的各項業(yè)務工作的總稱。其最終目的是提供檔案信息為實驗室檢驗檢測服務。《檢驗檢測機構資質認定評審準則》規(guī)定了檢驗檢測實驗室必須要建立的程序，如文件的控制程序，評審客戶要求、標書、合同的保持程序，服務和供應商的保持程序等，對中國境內的檢驗檢測實驗室有強制性的約束。然而準則中的這些內容都需要檔案管理。通過控制檔案資料管理的質量解決檔案的諸多狀況（分散、零亂、質雜、量大、孤本等）[1-2]，達到檢驗數據量值溯源。作為實驗室質量體系文件中的重要內容，檔案資料的管理應該放到重要位置。但在實驗室實際的操作中，遇到了許多顯而易見的困難。 本文詳細探討這些問題，并提出對策，以供參考。
1 實驗室檔案管理工作存在的問題
1.1 檔案每年都會有變化，導致檔案管理有難度
實驗室的檔案數量龐大，包括人員檔案、記錄檔案、設備檔案、財務檔案等，每年大量的檔案都要根據實驗室的需要進行改動，每年的檔案都會出現大量的添加和改動，改完后又重新入檔，花費大量的人力和時間。比如每年的人員培訓、儀器設備的期間核查和檢定校準等各種工作最終都要把相關文件歸檔。
1.2 檔案管理缺乏完善的制度
實驗室領導很關注檢驗檢測一線的工作，但是往往不重視檔案管理。這種情況下，許多實驗室沒有專門的檔案管理員，即使有也大多是兼職，往往是每個科室自己管理自己的檔案，即使有專職檔案管理員的實驗室，由于沒有完善的檔案管理制度，檔案的管理水平也參差不齊。
1.3 檔案管理崗位人員的待遇不理想，責任心欠缺
由于檔案管理員的待遇往往是實驗室最低的，該崗位的工作人員往往沒有積極性和較強的責任心，領導無法調動檔案管理人員的主觀能動性。解決這些問題的關鍵是要將檔案管理的重要性灌輸給實驗室領導和每個工作人員，讓他們知道文件資料歸檔管理的重要性。
2 加強實驗室檔案管理的對策
2.1 建立和完善檔案管理制度，對檔案管理人員進行系統(tǒng)培訓
通過完善的制度來提高檢驗檢測實驗室里每個工作人員的積極性，認真完成自己應盡的職責，從而提高檔案管理的質量。具體來講，實驗室的各項工作必須嚴格執(zhí)行實驗室制定的管理體系文件的各項制度和操作規(guī)程，以使實驗室的管理體系正常有序地運行，還應定期進行全面質量管理及檔案管理意識的教育培訓。實驗室應設立專門的檔案管理部門，資料工作全部交由該部門統(tǒng)一管理，一線的檢驗科室工作應該結合檔案管理的要求進行，檔案人員不僅僅是單純的資料文件的管理，還應接近、了解整個實驗室的工作流程，從而減少實驗室各部門間的重復工作[3-5]；由于檢驗檢測實驗室工作的專業(yè)性強，應對檔案管理員進行系統(tǒng)的培訓。
2.2 抓住實驗室體系運行中的關鍵點進行檔案管理
實驗室的檔案管理工作繁瑣復雜，要管理好非常不容易。檔案管理工作不直接產出物質財富，檔案的本身也不是由檔案管理部門或檔案管理員產生和利用，它是實驗室里各部門在質量檢驗工作過程中形成的各種歷史文件資料，檔案管理部門或檔案管理員僅僅對這些文件資料進行管理。但有了檔案管理，它就可以通過提供檔案信息為其他各個部門服務、為社會所利用。
要讓檔案管理在檢驗檢測實驗室的質量體系運行里更好地發(fā)揮作用，檔案管理的質量控制顯得尤為重要。檔案管理的質量控制其實就是提綱挈領，抓住檢驗檢測實驗室體系運行中的一些關鍵點進行有的放矢的管理控制。這些關鍵點主要包括以下方面的內容。
2.2.1 人員的檔案管理。人員的檔案管理是檢驗質量的重要保障之一。檢驗檢測實驗室的人員檔案中應該有各類工作人員檔案，如抽樣人員、操作設備人員、檢驗檢測人員、簽發(fā)報告人員等；同時還需有所有技術人員的具體檔案，需要記錄人員相關資格、能力確認、授權、教育、培訓和監(jiān)督等內容。
2.2.2 實驗室的設備設施和場所環(huán)境條件的檔案管理。開展檢驗工作最基本的資源是設備和設施。實驗室應該正確配置包括抽樣工具、物品制備、數據處理和分析等檢驗所需的儀器設備和設施，所用儀器設備的技術指標和功能應滿足要求。定期對儀器設備的配備、使用、維護、標識、檢定、校準進行跟蹤，從而保證檢驗結果的準確、可靠。同時實驗室應有滿足檢驗檢測的工作場所和環(huán)境，對標準和技術規(guī)范有環(huán)境條件要求的，應建立相應的監(jiān)控手段并做好相應記錄。
2.2.3 檢驗檢測方法檔案管理。檢驗方法是檢驗工作的依據。為了保證檢驗方法的科學性、可靠性和準確性，監(jiān)控檢驗過程中方法的選擇、制訂和確認的全過程，須對檢驗方法確認后方可使用。方法確認后所有資料和原始記錄及時歸檔。實驗室應建立并保持《方法的選擇和確認程序》對檢測方法的選擇、確認，自制方法進行控制，使用適合的方法和程序進行所有檢測，其中包括檢驗檢測物品的抽樣、處理、運輸、存儲和準備。適當時，還應包括測量不確定度的評定和分析檢驗檢測數據的統(tǒng)計技術[6-7]。檢測方法包括標準方法、非標準方法，非標準方法包括超出預期用途使用的標準方法、修改的標準方法、設備廠商給定的方法、自制方法等。采用非標準方法時，按《方法的選擇和確認程序》對非標準方法建立作業(yè)文件并進行確認，同時所有檢驗方法按序歸檔管理。
2.2.4 建立和保持評審客戶要求、標書、合同的程序。各類檢驗、檢測的要求、標書和合同的評審及與客戶的溝通是實驗室對外業(yè)務的資料文件。評審客戶的要求、標書和合同，確認實驗室的能力、資源是否能滿足客戶的要求，在客戶的期望和要求得到充分理解后，形成被雙方接受的合同，并予以實施和保證，評審過程或結構要做相應的記錄并按序歸檔管理。
2.2.5 建立服務與供應品商的檔案。為保證采購物品和相關服務的質量，實驗室應對采購物品和相關服務進行有效的控制和管理，應按程序對服務、試劑試藥、耗材的購買、驗收、存儲進行控制，以保證檢驗檢測結果的質量。對重要的耗材、供應品和服務的供貨單位和服務的提供者進行評價，并保存這些評價的記錄和合格供應商的名單，并按序歸檔管理。
2.2.6 有分包要求的檢驗檢測實驗室要對分包方進行評價和選擇的檔案管理。因設備設施、工作量、關鍵人員、環(huán)境條件和技術原因無法完成檢驗檢測任務的可以分包給依法取得檢驗檢測機構資質認定并有能力完成分包項目的檢驗檢測機構。分包前應建立分包的管理程序，從合格分包方目錄中選擇合適的分包方并按序做好歸檔管理。
2.2.7 管理體系的內部和外部文件控制程序的檔案管理。與檢驗檢測相關的各個場所使用的文件必須現行有效、合法有據、標識明確[8]；應定期審查文件，將已作廢、失效的文件或版本及時清理收繳、封存或銷毀，不得在工作現場出現，如果因為某種原因確實需要保留在現場的，必須加以明顯標識，以防誤用。及時批準最新文件或版本，確保所有質量文件始終處于嚴密的受控狀態(tài)并按序歸檔。
2.2.8 抽樣及樣品處置的檔案管理。制定《抽樣管理程序》和《樣品管理程序》并監(jiān)督實施。抽樣需符合相關的技術規(guī)范或者標準的要求。沒有相關的技術規(guī)范或者標準的，抽樣人員根據適當的統(tǒng)計方法制定抽樣計劃或抽樣方案[1-2]。對抽樣過程的各個環(huán)節(jié)進行有效控制，分析抽樣對檢驗檢測結果的影響，以確保檢驗結果的有效性。按照制定的《抽樣管理程序》的要求記錄與抽樣有關的資料和操作，抽樣記錄內容齊全、信息準確，應包括所用的抽樣計劃、抽樣人、環(huán)境條件，必要時有抽樣位置的圖示或其他等效方法，如可能，還應包括抽樣計劃所依據的統(tǒng)計方法[9]。
實驗室應按《樣品管理程序》來規(guī)范樣品的接收、流轉、貯存、處理以及樣品的標識等各個環(huán)節(jié)。樣品應有唯一性的標識和檢驗中的狀態(tài)表示，通過對標識的控制能夠知道樣品流轉到了哪一個步驟。
2.2.9 檢驗結果及檢驗報告控制的檔案管理。實驗室的產品就是最終的數據和報告。檢驗報告是實驗室對外出具檢驗結果的正式憑證，是對樣品的技術鑒定，是具有法律效力的技術文件。為確保檢驗報告的客觀、公正和準確[4-6]，并能滿足客戶需求，對影響檢驗報告書質量的各種因素都能使其處于受控狀態(tài)。為保證檢驗數據的準確、可靠、可信，滿足社會和市場的需要，建立了有效的實驗室數據和報告檔案管理體系。
3 結語
綜上所述，檔案管理是包含在整個實驗室檢驗過程中的，不僅忠實地記錄和保存了實驗室體系運行的一切信息，還能反饋實驗室的檢驗檢測工作，使之更加完善。同時，還要認清檔案管理的科學發(fā)展性。隨著時代的進步，實驗室自身也要不斷發(fā)展完善，這就要求實驗室的管理部門要定期進行相關人員質量意識的教育培訓[1]，各項工作要嚴格執(zhí)行實驗室的操作規(guī)程，同時還應提高檔案管理人員的素質和責任心。
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【關鍵詞】 合同；采購；審查；管理
《中華人民共和國合同法》第2條規(guī)定：“合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。”采購的買方代表的是企業(yè)實施采購行為，貨物的質量、價格等等關系到本機關或組織的利益，一旦忽視合同的審查和保管，直接危害到企業(yè)的利益。因此，在整個采購合同簽訂的過程中，不僅要審查供應商提供的物品是否符合要求，還要核實物品的質量是否符合采購標準，不能以次充優(yōu)，濫竽充數。除此之外，還要審查供應商本身的資質，以及采購程序是否合法等。要做好采購合同的審查和管理必須做到以下幾點：
一、認識采購合同
采購合同的主要條款包括主體、標的、數量、質量、價格、價款支付方式、違約責任、爭議解決等。
（1）主體
在合同當中必須明確雙方的基本情況和資質要求。如最基本的審查供應商的法定代表人、地址、年檢等基本信息，保證其基本信息準確合法。以明確供應商的資質要求符合法律規(guī)定和合同要求。
（2）明確物品的質量、數量、價格
明確物品的名稱、數量、品牌、型號、質量、品質要求、價格、含稅單價（稅率明確）等要素，以避免發(fā)生不必要的糾紛。同時，還需要明確標的物的數量計算方法、執(zhí)行的技術資質和要求。
（3）交付方式
交付方式包括了貨物的交付方式，如由哪一方負責運送，承擔運送費用，另一方如何配合等；還包括了價款的支付方式，即給付現金還是票據，何時以何方式給付等。
（4）違約責任
如果合同的一方發(fā)生了合同約定或者法律法規(guī)規(guī)定的違約行為，那么必須承擔相應的違約后果。合同中應明確約定違約后責任的承擔方式和救濟方法。
（5）爭議解決條款
在采購合同的簽訂中，必須約定合同雙方發(fā)生爭議的解決方式，“先小人后君子”，約定解決方法，一旦發(fā)生糾紛，就有了處理的依據。如約定仲裁庭仲裁或特定法院訴訟的解決方式。
二、明確對合同審查的內容范圍
1. 基本內容的核對
對合同的審查，最基本的要求是審查合同的語句表達是否有錯別字、是否通暢、是否有歧義，以及合同內容是否和競標、補充約定的內容相一致；合同內容的約定是否有違法違規(guī)的情況發(fā)生等。這項工作也許是最枯燥和乏味的，但卻是合同審查中最重要和最基本的要求。
2. 主體資格
審查合同的主體資格，主要包括兩個方面。第一，合同雙方的基本情況。如供應商的營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證明、簽約人的身份資格等。第二，合同的簽訂符合法定的程序。像大批量的涉及金額比較大的采購合同需要通過招標形式確定供應商，擇優(yōu)選擇合格的供應商。為了防止商業(yè)賄賂等不公平競爭情形的出現和維護企業(yè)的利益，合法的程序才能帶來實質的公正。
3. 履約能力
合同雙方的履約能力是合同實質審查的重要方面。所謂履約能力，就是合同雙方履行合同約定內容的能力。對采購方而言，主要是指對財政資金的使用是否有授權，可以是概括性的職能授權，也可以是特別事項的臨時授權。對供應商而言，主要是指供應商本身的經營狀況，銀行資信、審計情況等，以判斷供應商的資產負債情況和產品質量擔保情況。
三、合同履行過程中的監(jiān)管
在合同的履行過程中需要加強合同的監(jiān)督和管理。例如在合同簽訂成功后，加強對供應商的督促，不斷跟進合同的最新進展，對于需要按照樣品或圖紙加工的物料，如果存在加工周期長、監(jiān)控過程復雜且變數多的現象，要求供應商提供進度安排，方便聯(lián)絡和協(xié)商，確保物料能及時運送。另外，要做好貨物的驗收和入庫工作。如果出現問題，及時和供應商溝通，協(xié)商解決的辦法，使損失最小化。
四、合同審查及管理的后續(xù)工作
1、 合同的存檔
首先，從合同的訂立到合同的履行整個階段中，做好一切資料的收集和整理。一方面，有利于保證合同雙方的義務能很好的得到履行；另一方面，可以在發(fā)生糾紛的時候作為證據使用。其次，在合同存檔中，需要建立一套完整高效的存檔制度，不要根據個人的習慣隨意留存合同。應該嚴格按照公司或單位的檔案管理制度，做好合同的分類和及時更新、存檔。第三，在合同的存檔中，要做好核實工作，注意存檔的合同具有原始的文件證明效力，印章簽名清晰，不要出現存檔文件是復印件或未經簽署的文件等。
2、合同臺賬
負責采購的部門、機構或公司，在合同的履行過程中，應建立合同的履約臺賬管理制度。詳細的書面記錄雙方的履約情況，并配合保留履約的原始憑證。適當的時候，取得對方負責人員的簽字蓋章確認，以更好的督促合同的履行和提供救濟的證據鏈條。
3、恰當的處理合同糾紛
若單位與供應商所簽訂的合同出現糾紛時，可先與供應商協(xié)商解決，以求盡快和平的處理，或者請第三方協(xié)調解決。若仍無法解除糾紛，則可通過法律途徑或者由仲裁機關進行仲裁。
4、 管理人員要遵守合同管理紀律
人是管理的決定性因素。合同的簽訂人員與合同的審查管理人員都要遵守合同的管理紀律，不泄露合同內容，不私自更改合同內容，在合同簽訂及資料保管中充分考慮本機關和單位的切實利益，并妥善保管和維護合同。
五、結束語
【關鍵詞】教育裝備；采購管理；政府采購
一、教育裝備與采購管理
1.教育裝備
近幾年教育裝備的相關研究越來越受到重視，從2004年開始至今對其各方面研究開始廣泛。艾倫（2006）教授認為教育裝備學是教育學與裝備學的交叉學科，來優(yōu)化教育過程，提高教學質量[1]。呂波（2006）從辭海、發(fā)展歷史、軍事等角度對教育裝備進行定義。他對于教育裝備的定義為：是指在教育領域中，為實施和保障教育教學活動而配備的各種資源總和以及對其進行相應配置、配備的行為與過程。并且認為該定義包括兩部分內涵，名次形式與動詞形式[2]。殷常泓（2006）并提出“教育裝備管理”定義：以教育教學目標為依據，為教學活動的開展提供物質基礎，通過一系列的技術、經濟、組織措施，對裝備的規(guī)劃、設計、制造、選型、購置、安裝、使用、維護、修理、改造、更新直至報廢的全過程進行科學的管理[3]。
本人基于XX政府長期采購實際情況，將學校一般采購的教育信息化裝備分成以下類別：
教學設備：電腦、投影儀、交互電子白板、觸摸電視、相關微機室設備等；
網絡設備：服務器、交換機、綜合布線等；
其他輔助設備：監(jiān)控系統(tǒng)、音響系統(tǒng)、有線電視系統(tǒng)等；
由于不同地域、不同的學校組織會對不同的設備有著不同的分類，而以上分類及應用具有一定的普及實用性。
本文主要采取以上研究者觀點，這也是目前教育裝備比較權威的觀點。
2.采購管理
采購管理是項目管理中重要組成部分。一直以來眾多的文獻認為有效地采購能夠對公司起到促進作用。如，Cousins，P.D.，Spekman，R.，（2003）論述采購管理中的關系，認為有效的采購能夠促進企業(yè)發(fā)展[4]。沈小靜（2003）等在采購管理一書中定義采購管理為：保障企業(yè)物資供應而對企業(yè)采購任務進行的管理活動。為保質、保量、經濟、及時地供應所需的物料對購買、儲蓄、供應的一系列計劃組織協(xié)調等活動[5]。董剛（2010）中論述采購時，廣義的含義為泛指企業(yè)在一定條件對所需資源的購買。采購是連接供應商與外部企業(yè)重要的節(jié)點，它不僅滿足了企業(yè)的資源需求，更加強了整個供應鏈的完整與流通[6]。
由此可見，由于行業(yè)、企業(yè)的特殊性，不同的企業(yè)會采取相適應的采購管理。其特點、采購環(huán)節(jié)、采購管理系統(tǒng)都不盡相同。本文所指為教育裝備在采購過程中所進行的管理活動。
二、教育裝備的采購管理
目前對教育裝備的采購管理還沒有較為廣泛的研究，對于教育裝備的研究基本上局限在教育裝備的范疇、教育裝備的管理體制、績效管理、信息系統(tǒng)管理、壽命周期費用等方面。
本文以XX市對教育裝備的采購管理為例進行流程論述與理論研究。
學校根據自身發(fā)展需求，設定自身所需要的相關儀器設備，并生成申請報告交付政府管委會，然后管委會根據財務預計等相關政策決策后通過政府采購進行公開招標，具體招標由招標辦負責。招標后根據各個供應商的條件選取，最后簽訂合同，進行交付即可。
將具體流程分為以下幾步主體活動：
1.學校
學校是需求的發(fā)起人也是整個采購過程的最終用戶。首先，學校根據自身發(fā)展情況，列舉出需要購買的設備，此項包括基本設施，如視聽設備、pc機、顯示設備、主機等基礎設施、人員培訓、軟件平臺、軟件系統(tǒng)開發(fā)等。
然后學校根據所需情況填寫教育裝備采購申請報告，并在學校內公示，得到學校方面領導決策然后提交。
再次環(huán)節(jié)，學校作為需求的發(fā)起方，需要注意需求的正確性。學校應當根據自身發(fā)展情況，在財務預算的合理情況下設立需要采購目標，切不可盲目追隨其他高校，而更多地是根據同類學校的教育條件、教育需求設立相關采購計劃。學校應當在采購計劃設定的同時注意自身的教育裝備的管理，如教育設備使用規(guī)章制度，教育裝備管理制度，維護、更新負責制度等。只有這樣才能切實促進教育裝備對教學的發(fā)展、教育效率的提高起到作用。
2.管委會
政府管委會的任務是根據各個學校提交的采購申請計劃表格進行統(tǒng)一分類，并根據政府財政預算對各個學校教育裝備采購計劃進行初步把關。在這一環(huán)節(jié)中，管委會應當提出不切實際采購行為，對過高要求的采購進行否決。在對各個學校采購計劃申請詳細信息考核完畢后，得出初步的采購決策方案，提交到上層得到有關部門的決策同意后便可以進行采購行為。這一環(huán)節(jié)中，管委會作為采購整個過程中的控制者，需要及時明確各個學校采購情況，對不同學校提出的采購行為進行預判，控制采購金額、規(guī)范采購數目，做到合理審批、規(guī)范采購等行為。
3.政府招標辦
目前本地對于教育裝備的采購采取的是政府招標形式，政府招標辦便是執(zhí)行主體。招標辦根據管委會提交采購具體情況，擬定采購招標，經過核實便可在政府網站或者相關采購平臺，如中國教育裝備網、慧聰教育裝備等進行招標。然后，根據供應商提供的招標信息進行分析評比，得到最終的供應商方案。
在此環(huán)節(jié)中，招標辦需要盡可能的擴大招標范圍，尤其在達到采購需求的同時選取性價比高的供應商。供應商的選擇一直以來是采購環(huán)節(jié)中的重要問題，也是采購成敗的關鍵因素。因此，招標辦需要考核供應商的資質、品牌效應、服務、產品質量、環(huán)境等一系列指標。
三、采購管理建議
在采購環(huán)節(jié)中往往涉及的主體較多，會產生復雜的管理關系，因此應當注意處理跟蹤、控制等環(huán)節(jié)。以下是本文對采購管理中的相關建議：
1.控制與跟蹤管理要做好
整個環(huán)節(jié)中學校基本不需要進行對采購流程的監(jiān)控等，其他如管委會、招標辦及政府相關部門都會對采購進行必要的控制欲跟蹤管理。由于采購所牽扯的財力、人力較多，為達到采購目標政府應當采取監(jiān)控措施。定時匯報制度、采購管理制度、采購環(huán)節(jié)負責制、監(jiān)督平臺設立、評議小組成立這些措施都能有效的對采購流程進行監(jiān)控。
2.做好合同檔案管理工作
由于學校、政府、供應商在采購過程中涉及教育裝備信息較為繁雜，因此做好合同檔案的管理需要引起重視。對于政府與供應商簽訂的購買合同、學校向政府提交的采購申請檔案、政府采購決策、政府控制評定檔案等一系列涉及合同檔案管理的工作需要專人、專部對此進行整理，并進行存檔。這樣可約束供應商、政府相關行為，做到有法可依，有據可依。合同檔案的管理工作同時還能促進政府通過教育裝備的采購情況了解學校教育水平，對促進教育教學發(fā)展起到推動作用。
四、結論
本文以XX市本地教育裝備的采購管理為例，論述了教育裝備采購的一般管理流程，并對其環(huán)節(jié)中所涉及的步驟進行說明，對參與主體進行了描述性建議。教育裝備的采購作為政府采購中的重要環(huán)節(jié)，需要學校、政府相關部門、供應商等通力合作。根絕各地實際情況，恰當的學校教育裝備采購需求、控制嚴密合理的政府采購、服務到位質量保證的供應商選擇都是保證教育裝備采購行為實施的成功保障。
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目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業(yè)的數據被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規(guī)避風險最有效的方式，也是最經濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關的系統(tǒng)操控，而無關的人員沒有權利操作系統(tǒng)等。
3.及時消除風險。為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。二、緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解?目前，許多企業(yè)開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。
三、分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經常使用的規(guī)避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網絡供應商互相協(xié)調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估風險的措施
文獻標識碼：A
文章編號：16723198（2015）13007801
醫(yī)療設備檔案是指在醫(yī)療設備申請、論證、購置、到貨、驗收、安裝、使用、質量控制、計量、維修、養(yǎng)護直至報廢各個環(huán)節(jié)所形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的各類技術資料及證明文件。隨著醫(yī)療新技術的不斷發(fā)展，醫(yī)院引進的設備數量逐步增長，精密度愈發(fā)提高，醫(yī)院對于設備的檔案管理工作也日益重視。
1醫(yī)療設備檔案管理的重要性
醫(yī)療設備檔案能夠為強化資產管理、開展設備養(yǎng)護、臨床應用風險評估以及追溯監(jiān)督采購行為提供準確、詳實和可靠的依據。醫(yī)療設備檔案具有涉及環(huán)節(jié)眾多、資料文件復雜多樣及歸檔時間較長等特點。一臺醫(yī)療設備，從論證、購置到安裝、使用直至維修、報廢，具有相當長一個周期，涉及眾多職能部門和使用科室，將會形成大量的文件和證明材料。醫(yī)療設備檔案能為醫(yī)院提供詳盡而準確的設備信息資料，有助于領導合理配置醫(yī)療設備，使現有的設備效能充分發(fā)揮，避免醫(yī)療設備閑置浪費，也避免盲目重復引進同樣的醫(yī)療設備。醫(yī)療設備的全生命周期管理是近年來設備管理部門提出的全面管理新理念，這也是體現醫(yī)院精細化管理的重要部分。
2新建醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理面臨的問題
某院是在優(yōu)質醫(yī)療資源下沉、市校合作的基礎上的新建三甲醫(yī)院。其引進的設備均是參考省內一流三甲醫(yī)院的標準配置的優(yōu)質資源。醫(yī)院臨床醫(yī)學工程部是醫(yī)療設備管理職能部門，在醫(yī)院籌建階段一直在不斷探索和實踐醫(yī)療設備的全生命周期管理，以期為醫(yī)院資源的合理利用，設備的合理引進發(fā)揮更大的作用。新建醫(yī)院設備檔案管理主要面臨以下問題。
2.1人員短缺
新建三甲醫(yī)院開業(yè)必備的醫(yī)療設備就有大大小小上千余種，涉及金額上億。這些醫(yī)療設備從立項審批到組織考察、資金落實、立項招標到安裝、驗收等過程中產生了一系列的重要文件，具有非常重要的保存價值。然而在醫(yī)院籌建期間，采購職能科室基本沒有專職的檔案管理人員來負責檔案的收集管理工作，所有的資料只有由采購員兼職管理。由于籌建期間采購任務重，時間緊迫，采購項目是接連進行。采購員幾乎是分身乏術，無暇進行精細化、完善化的管理。
2.2管理缺少規(guī)范和制度
新建醫(yī)院萬事待興，既沒有專門的檔案管理部門，也沒有專職的檔案管理人員，醫(yī)院更沒有針對醫(yī)療設備檔案管理制定專門的規(guī)章制度，對于醫(yī)療設備檔案的管理只是停留在建檔、收納這一表層，沒有更為深入的管理。
2.3技術手段落后于需求
醫(yī)院籌建期間，信息化系統(tǒng)的建設遠遠落后于需求。盡管新建醫(yī)院都標稱是數字化醫(yī)院，但信息化建設一般是優(yōu)先完成保證臨床需求的HIS和PACS等系統(tǒng)，而涉及固定資產管理的OA系統(tǒng)或者HRP系統(tǒng)，則是延后進行。因此，檔案管理人員只能靠手工登記已采購的設備相關的檔案信息。尤其是設備的驗收、何時開始保修、何時進行PM修護等信息都只有工程師的手工單，查閱起來非常麻煩，并且容易遺漏和丟失。
3如何加強新建醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理
根據《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等法規(guī)和JIC標準、等級醫(yī)院評審要求，新建醫(yī)院要在既定時間內通過相關的評審，必須從開始就提高管理層對設備檔案管理的重視，加強醫(yī)療設備檔案管理工作。
3.1建立完善的制度
首先要從管理層面，根據各級監(jiān)管部門的規(guī)定，制定符合規(guī)范的醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理制度。明確需要歸檔范圍，一般而言對于價值1千元以上的設備都需要有申購審批材料、招標資料和采購合同及供應商的三證、安裝驗收報告及PM維護記錄等。對于單價10萬以上的醫(yī)療設備要做到一機一檔。做到醫(yī)療設備檔案資料的收集與設備立項、招標、安裝、驗收、維護維修、調撥、捐贈、報廢同步。
實行醫(yī)院、設備科、使用科室操作人員的三級管理。使用科室必須要做好日常維護保養(yǎng)記錄，每半年將整理好的記錄上報設備科。設備科核查并整理完善后移交綜合檔案室歸入檔案，形成一個有效管理流程。
3.2信息系統(tǒng)管理
醫(yī)療設備檔案資料文件復雜多樣，收集整理過程涉及環(huán)節(jié)眾多，加之歸檔時間較長，完全依賴人工進行
管理容易出現人為疏漏而造成重要檔案資料遺失，導
致資料完整性難于查驗、資料檢索困難，不利于調閱使用等情形，利用信息系統(tǒng)是醫(yī)療設備檔案管理的信息化是解決上述問題的有效方案。目前已有成熟的軟件開發(fā)公司在進行醫(yī)療設備的固定資產管理信息系統(tǒng)開發(fā)，可以借助其開發(fā)經驗并根據醫(yī)院實際需求，進行醫(yī)療設備檔案的動態(tài)實時管理，有效提高資源的利用率。
3.3提高管理人員的意識和素質
醫(yī)院管理層需重視醫(yī)療設備檔案管理，在設備科設置專職的檔案管理人員，負責醫(yī)療設備的全程檔案資料的收集整理、歸類工作。有計劃、有目的對設備檔案的專職人員和業(yè)務相關人員開展設備管理和建檔工作培訓，提高整體專業(yè)人員業(yè)務素質。
關鍵詞：采購業(yè)務；內部控制；實務
企業(yè)采購業(yè)務管理是為了促進企業(yè)合理采購，滿足生產經營需要，規(guī)范采購行為，防范采購風險，以實現企業(yè)目標。根據2011年8月9日國家統(tǒng)計局公布的今年7月全國工業(yè)生產者出廠價格(Product Price Index，下稱PPI)，比去年同月上漲7.5％。工業(yè)生產者購進價格比去年同月上漲11.0％(國家統(tǒng)計局網站)。PPI反映的是全部工業(yè)產品出廠價格總水平的變動趨勢和程度的相對數，從一定程度上可以顯示企業(yè)生產過程中所面對的成本壓力。
在當前充分競爭的市場條件下，在全國漲“薪”一片的大環(huán)境中，企業(yè)采購業(yè)務作為企業(yè)經營目標實現的基礎環(huán)節(jié)，如何取得質優(yōu)價良的物資和服務，降低生產成本，逾來逾重要。采購在企業(yè)中占據著非常重要的地位，因為購進原材料和輔助材料成本要占到一般加工制造業(yè)生產成本的50％以上，采購物料成本更是占了中信大錳產業(yè)園內的各個產品最終產品生產成本的84％～98％，甚至有一個新能源產品人工成本占總生產成本的比重低于2％。這意味著，在獲得物料方面所做的點滴成本節(jié)約都會對利潤產生重大的影響。加強采購管理控制是中信大錳產業(yè)園提升內部管理的重要任務之一，是為了提供不間斷的物料流和物資流從而保障正常生產，降低生產成本，提高產品質量，發(fā)展有競爭力的供應商，當條件允許的時候，將所購物料標準化，以最低的總成本獲得所需的物資和服務，使公司在激烈的市場競爭中占據有利地位，以最終實現企業(yè)價值最大化。
一、目前企業(yè)采購業(yè)務管理面臨的主要問題和風險：
1.采購制度不統(tǒng)一，部門間的協(xié)調和溝通不暢
中信大錳產業(yè)園采用供銷一體化經營策略與公司采購制度不統(tǒng)一，達不到與整個公司的協(xié)同效應。部門間的協(xié)調和溝通不暢，項目部門(生產單位)對物流部的工作經常采取強硬態(tài)度，而負責采購的物流部與項目部門(生產單位)的合作不熱心，導致有時采購回來的商品不符合實際需要，導致了部門間的沖突和扯皮推諉現象，造成了時間和資源浪費。例如，物流部按采購計劃購買了一臺高精度的材料元素分析專用實驗設備，價值近百萬元，設備回來后才發(fā)現某些指標、性能不能完全滿足實驗需要，而該設備是國外進口的，退貨，維護升級成本很高，后來只能將就著使用，造成極大的不便。采購隊伍力量有待加強。
2.零星材料采購業(yè)務組織
中信大錳產業(yè)園從201 1年才正式投產，為提高工作效率，早日建成投產，今年以前在項目建設期的一些零星材料采購業(yè)務都是項目組自行組織采購；但投產半年以來，并沒有把該零星材料采購業(yè)務轉移到物流部，不利于采購業(yè)務的集中管理和降低采購成本，提高采購效率，堵塞管理漏洞。
3.供應商的選擇和采購機會
中信大錳產業(yè)園內的項目都是新能源新材料高新技術產品，有特殊性，項目負責人依仗技術優(yōu)勢，往往對采購業(yè)務施加了不恰當的影響，甚至于在很多進時候直接就決定了供應商人選，有很大程度主觀性。不利于企業(yè)在采購價格、質量、效率方面的風險控制。供應商的評估和準入制度還有待完善。采購信息收集、分析、處理和使用水平有待提高，原料采購的缺乏快速反應機制，容易錯失最佳的采購機會。而新能源新材料產品的主要原料如錳原料、鈷原料、鋰原料價格變動的影響因素多，價格波動大。例如，2010年金屬錳的最高和最低價的差額超過5000元，四氧化三鈷的價格2010年3月份到5月份2個月的時間內，每噸價格波動達到2萬－3萬元，這對產品的成本影響很大。
4.產品質量的監(jiān)控
產品的驗收往往是到貨檢驗，不能對供應商的產品質量進行全程的動態(tài)監(jiān)控，一旦出現質量問題，不容易發(fā)現質量隱患，難于解決出現的殘次品問題，也容易造成停工損失。
5.績效考核
缺乏可操作性強的績效考核制度，使績效考核流于形式。對供應方的考核局限于定性的主觀判斷，缺乏規(guī)范的流程和科學依據。對物流部的考核缺乏具有可操作性實施細則，不利于做到責、權、利的統(tǒng)一。
二、對企業(yè)采購業(yè)務管理的對策和建議
1.建立統(tǒng)一的、科學可行的采購管理制度
盡可能地做到集中采購，使企業(yè)的采購業(yè)務集中，避免多頭采購或分散采購，以提高采購業(yè)務效率，降低風險。加強各項目部門(生產單位、技術中心)與物流部的溝通，避免因為溝通不暢而使采購業(yè)務的執(zhí)行偏離預期目標。打造個體素質高、群體結構優(yōu)、專業(yè)門類全、人才數量足、發(fā)展后勁強，能夠為中信大錳工業(yè)園提供物有所值的商品的采購隊伍。
2.改善供應商的開發(fā)和管理
供應商的開發(fā)和管理是整個采購管理體系的核心，其表現好壞與否也關系到整個物流部的業(yè)績。一般來說，供應商開發(fā)包括的內容有：供應市場競爭分析，尋找合格供應商，潛在供應商的評估，詢價和報價，合同條款的談判，最終供應商的選擇，在供應商的開發(fā)和選擇上。供應商的選擇是采購的第一道關口，優(yōu)質的供應商才能保證產品的質量，優(yōu)化采購成本，對于關系到量產產品的供應商要有嚴格的評價過程。在大多數的跨國公司中，供應商開發(fā)的基本準則是“Q.C.D.S”原則，也就是質量，成本，交付與服務并重的原則。考慮到控制的成本、效益原則，建立科學、可行的供應商開發(fā)和管理制度是必要的。
(1)建立科學的供應商評估和選擇制度，企業(yè)管理部負責組織制定供應商體系評價標準，負責組織相關部門進行供應商管理體系評價，負責供應商評價工作小組的組織、管理工作。物流部參與供應商的體系評價工作，負責對供應商的日常評價工作，負責提供現行供應商的的信息資料。技術中心負責評編制供應商的評價計劃，參與供應商評價工作，負責維護供應商資源庫并提供相關信息資料。技術中心把供應商的評價計劃傳遞到企業(yè)管理部，物流部把供應商的日常評價傳遞到企業(yè)管理部，企業(yè)管理部制定評價計劃。
(2)成立有技術中心、企業(yè)管理部、財務部、項目部門(或生產單位)、物流部人員參與的供應商評價工作小組，工作小組將供應商自查表先發(fā)給供應商自查，供應商將自查結果資料交報給工作小組，工作小組審定結果合格后組織現場評價，對供應商的資質信譽作出初步評價。
(3)由有技術中心、企業(yè)管理部、財務部、項目部門(或生產單位)、物流部人員參與組成的小組，對供應商實地考察。在實地考察中對供應商管理體系、合約執(zhí)行能力、財務狀況、設計開發(fā)、生產運作、測量控制和員工素質等方面進行現場評審和綜合分析評分。主要考察供應商的質量體系；計量管理；設備管理；供應商對其上游供應商管理；培訓管理，關鍵崗位人員是否有完
善的培訓考核制度和記錄。最后形成雙方簽字認可的考察報告。
(4)根據評價組對供應商作的評價結論報首席執(zhí)行官審批后與合格供應商簽定質量保證協(xié)議。公司受理供應商的投訴，按情況是否屬實和嚴重性決定是否對供應商評價工作小組進行考核，以防范舞弊風險。
(5)由物流部負責人督促采購主管對供應商進行每月績效跟蹤考核，包括3月一次的驗收與缺陷記錄；交付和價格績效。建立供應商年審制度，業(yè)績引導訂貨機制，相關部門根據批準后的供應商評價報告和更新供應商管理系統(tǒng)信息作出供應商名單的調整。
3.加強采購價格控制
市場競爭日趨激烈，企業(yè)在提高產品產量、保證產品質量的前提下，首當其沖是價格戰(zhàn)。因此，企業(yè)除加強管理、優(yōu)化組織結構、降低生產成本外，更應注重構成產品的生產資料的采購成本的降低。而企業(yè)中各相關部門購進的原、輔材料、設備、建筑材料、各類商品及其他物資，都在不同層面影響產品生產成本和產品質量。采購價格控制是采購管理中的重要一環(huán)。采購不僅僅是物的問題，因此價格控制的本質也不是以價論價的過程，它的本質是建立一套適應市場發(fā)展的管理機制，是規(guī)范物資采購的手段，是企業(yè)精細化管理、降低產品成本的一個極為重要方面。
(1)價格決策。提高決策效率，建立原料采購的快速反應機制，把握好最佳采購機會。采購過程中的價格決策要做到科學有效、公開公正、比質比價、監(jiān)督制約，杜絕采購過程中的不正當行為發(fā)生，大宗采購要盡可能的采用公開招標。公司成立由主要領導任主任，成員包括各部門負責人的價格管理委員會，統(tǒng)一領導和負責公司的價格管理工作。
(2)情報。物流部和財務部要廣泛收集采購物資的質量、價格等市場信息，掌握主要采購物資的信息變化。做到對主要采購物資價格變化的即時的、動態(tài)管理。提高采購信息收集、分析、處理和使用能力，獲取充分的市場信息，做出正確的采購決策，盡可能做到在低點用合同鎖定采購價格。
(3)采購價格的確定流程。首先，物流部向供應商詢價。接受詢價的供應商應在三家以上，詢價過程和供應商的報價要如實登記備案。其次，采購價格經財務部審核，按照審批權限報有關領導審批后，進行采購合同談判、簽訂合同與執(zhí)行。公司常年使用的大宗物資采購業(yè)務，由公司首席執(zhí)行官率領采購談判小組與生產廠商直接談判、簽訂采購合同。最后，物流部把采購資料及合同交財務部一份做好備案。
4.完善采購業(yè)務流程
由項目部門(或生產單位)提出需求計劃，生產安環(huán)部審核后報分管領導后再報首席執(zhí)行官審批。物流部憑審批過的需求計劃表安排采購事宜。貨物采購回來后由使用單位或者專門的驗收部門驗收，并出具驗收報告(單)，財務部根據已審批完的付款申請書按合同約定付款。企業(yè)嚴格預付賬款和定金的管理。涉及大額或長期的預付款項，每月進行追蹤核查，綜合分析預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等情況，發(fā)現有疑問的預付款項，及時采取措施。采購業(yè)務的執(zhí)行過程中，要實行內部牽制制度，保證計劃、授權審批、執(zhí)行、付款、記錄由不同的人執(zhí)行，相互牽制。事前、事中、事后對供應商的產品質量進行全程的動態(tài)監(jiān)控，避免因采購產品質量事故造成損失。
5.加強會計系統(tǒng)控制，建立退貨管理制度，績效考核制度。
企業(yè)按新會計準則加強對購買、驗收、付款業(yè)務的會計系統(tǒng)控制，詳細記錄供應商情況、請購申請、采購合同、采購通知、驗收證明、入庫憑證、商業(yè)票據、款項支付等情況，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。企業(yè)指定專人通過對帳單等方式，定期與供應商核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項。
企業(yè)建立退貨管理制度，公司在與供應商的合同中明確退貨條件、退貨手續(xù)事宜。對退貨事宜，要及時收回退貨貨款。涉及符合索賠條件的退貨，由物流部負責人考核并要要求采購主管督促經辦人在索賠期內及時辦理索賠事宜。
要建立績效考核制度，由企業(yè)管理部每月對采購價格、到貨及時率、驗收合格率、檔案管理、合理采購量等指標進行考核，將物流部人員薪酬與采購業(yè)務指標完成情況掛鉤，要把供應商也納入到考核體系中來，確保內控措施能得到切實執(zhí)行。從管理體制上加強對物資采購決策者的監(jiān)督；對物資采購人員形成長期有效的教育機制；凡是主觀上有意做出損害中信大錳產業(yè)園利益的人員，一經查實，必須追回損失，并堅決辭退當事人員和追究有關領導的責任，觸犯法律的移交司法機關處理。
第二條本規(guī)范適用于廣東省政府采購活動涉及的政府采購當事人。
第三條本規(guī)范所稱政府采購當事人包括采購人、供應商和采購機構。
第四條政府采購當事人在政府采購活動中，必須按照《政府采購法》等國家法律法規(guī)和廣東省政府采購有關規(guī)定，依法開展政府采購活動。
第五條政府采購當事人在政府采購活動中，應當遵循公開、公平、公正和誠實信用原則，維護政府采購信譽。
第二章采購人行為規(guī)范
第六條采購人要加強本部門政府采購管理，明確內部政府采購職能機構，建立本部門政府采購管理制度，組織實施本部門的政府采購工作。
第七條采購人應按規(guī)定編制政府采購預算，按時編報政府采購計劃，及時、全面、準確報送政府采購信息統(tǒng)計報表及其他政府采購信息。
第八條采購人采購公開招標數額標準以上的政府采購項目，應當采用公開招標方式采購，不得將依法應當公開招標的項目化整為零或者以其他任何方式規(guī)避公開招標。
第九條采購人采購公開招標數額標準以下，屬政府集中采購目錄部門集中采購項目和采購限額標準以上的政府采購項目，依法選擇采購方式，并按照法定程序組織實施。
第十條采購人采購納入政府集中采購目錄內通用類的政府采購項目，必須委托集中采購機構采購；采購屬于政府集中采購目錄部門集中采購項目以及限額標準以上的政府采購項目，可以委托集中采購機構或具有政府采購資質的采購機構采購。
政府集中采購目錄的通用類政府采購項目以各地級以上市公布的政府集中采購目錄為準。
采購人在辦理委托時，應當向采購機構提交詳細的用戶需求書，配合采購機構編制采購文件，并及時確認采購文件。
第十一條采購人不得在采購文件或向采購機構提交的用戶需求書中列入限制、排斥潛在供應商的商務、技術條款；不得列入單一品牌的規(guī)格技術標準及其他有違公平競爭的條款，不得以不合理的注冊資本金、銷售業(yè)績以及資格條件等條款對潛在供應商實行歧視或差別待遇。
第十二條采購人應當接受咨詢專家對采購文件的審核意見，不得隨意更改咨詢專家的審核意見或擅自對已審定的采購文件做出修改。
第十三條采購人應當依法組建評審委員會，并確保評審過程在公正、安全、保密的情況下進行；發(fā)現違規(guī)違紀行為的，應及時向有關部門報告。
第十四條在評審過程中，采購人應如實記錄評審委員會的評審意見，不得在評審記錄中篡改評審委員會的評審意見和評審結論。
第十五條在評審過程中，采購人代表不得發(fā)表影響評審委員會公正評審的傾向性、歧視性言論。與供應商有利害關系的，應當主動回避。
第十六條采購人應當按照評審委員會依法推薦的中標、成交候選人順序確定中標、成交供應商，并在七個工作日內向采購機構出具書面確認函。無合法依據，不得擅自在評審委員會推薦的中標、成交候選人之外確定中標、成交供應商。
第十七條采購人應當依據《政府采購法》及《政府采購供應商投訴處理辦法》的相關規(guī)定，及時對供應商的詢問作出解釋，對供應商的質疑作出書面答復。
第十八條采購人不得在招標采購過程中與投標人及其他供應商進行協(xié)商談判。
第十九條采購活動一經開始，無合法依據，采購人不得隨意中止或終止采購活動。
第二十條采購人應當公開采購標準，公布采購結果。
第二十一條采購人在政府采購活動中，應依法遵守相關保密規(guī)定，不得泄露以下信息：
（一）已獲取采購文件的供應商名單；
（二）評審委員會成員名單；
（三）評審過程情況及尚未公布的評審結果；
（四）有關法律法規(guī)規(guī)定的保密事項。
第二十二條采購人在采購過程中不得索取或接受供應商賄賂或獲取不正當利益；不得與供應商、采購機構相互串通損害國家利益、社會公共利益和其他相關人的合法權益。
第二十三條采購人與中標、成交供應商應當在中標、成交通知書發(fā)出之日起三十日內，按照采購文件確定的事項簽訂政府采購合同。不得無故拒絕與中標、成交供應商簽訂政府采購合同；不得與中標人簽訂有悖于合同實質內容的協(xié)議或補充合同；不得擅自變更或終止政府采購合同。
第二十四條政府采購項目的采購合同自簽訂之日起七個工作日內，采購人應當將合同副本報同級政府采購監(jiān)督管理部門備案。屬采購機構采購的，還需將采購合同副本送采購機構歸檔。
第二十五條采購人應嚴格按照生效的政府采購合同及時辦理項目驗收、資金支付事宜，不得在辦理項目驗收、資金支付時設置障礙，謀取不正當利益。
第二十六條采購人對每項采購活動的采購文件應當按照《政府采購法》及《廣東省政府采購檔案管理辦法》的相關規(guī)定進行建檔保存。
第二十七條采購人應當積極配合、自覺接受政府采購監(jiān)督管理部門、監(jiān)察機關、審計機關的監(jiān)督檢查，并如實反映情況，提供有關材料。
第二十八條采購人應當對本部門政府采購活動進行監(jiān)督檢查。
第三章供應商行為規(guī)范
第二十九條在政府采購活動中，供應商應當誠實信用，不得弄虛作假，騙取政府采購供應商資格；不得以任何手段詆毀、排斥其他供應商參與競爭；不得提供虛假資料謀取中標或成交。
第三十條供應商不得與采購人、采購機構及其工作人員和其他供應商串通，損害國家利益、社會公共利益和其他相關人的合法權益。
第三十一條供應商不得向采購人、采購機構及其工作人員、評審委員會成員及其他相關人員行賄或者采取其他不正當手段謀取不合法利益。
第三十二條供應商應當在規(guī)定的時間內對采購人或采購機構要求確認的澄清修改文件進行書面確認。
第三十三條在招標采購過程中，供應商不得與采購人進行協(xié)商談判。
第三十四條供應商中標、成交后，應當按規(guī)定與采購人簽訂政府采購合同，并嚴格履約，為采購人提供符合規(guī)定質量標準的貨物、工程和服務，不得銷售偽劣、冒牌、走私商品。
無合法依據，供應商不得拒絕與采購人簽訂采購合同，不得擅自變更或者終止政府采購合同。
第三十五條供應商應當主動積極配合政府采購項目的驗收工作。
第三十六條供應商應按照有關規(guī)定實名書面向采購人或采購機構質疑，實名書面向政府采購監(jiān)督管理部門投訴，不得進行虛假、惡意的質疑與投訴，阻礙政府采購活動的正常進行。
第三十七條供應商應當接受政府采購有關部門的檢查并如實反映情況和提供材料。
第四章采購機構行為規(guī)范
第三十八條采購機構依法接受采購人的委托，遵循公開、公平、公正和誠實信用原則，按照確定的采購方式和法定的程序組織實施。
第三十九條采購機構可以依據物價部門的有關規(guī)定收取服務費用。
第四十條采購機構不得弄虛作假騙取政府采購資格，不得超越權限開展政府采購業(yè)務，不得采用任何方式阻撓和限制供應商自由進入本地區(qū)和本行業(yè)政府采購市場。
第四十一條采購機構應當建立健全內部監(jiān)督管理制度，明確內部的采購活動執(zhí)行程序，形成相互監(jiān)督、相互制約的機制。
第四十二條采購機構的采購人員應當具有相關職業(yè)素質和專業(yè)技能，符合政府采購監(jiān)督管理部門規(guī)定的專業(yè)崗位任職要求。
采購機構對其工作人員應當加強教育和培訓；對采購人員的專業(yè)水平、工作實績和職業(yè)道德狀況定期進行考核。采購人員經考核不合格的，不得繼續(xù)任職。
第四十三條采購機構不得與采購人、供應商和評審專家串通，采取任何方式暗箱操作，內定成交、中標供應商。
第四十四條采購機構及其工作人員在政府采購活動中，應依法遵守相關保密規(guī)定，不得泄露以下信息：
（一）已獲取采購文件的供應商名單；
（二）評審委員會成員名單；
（三）評審過程情況及尚未公布的評審結果；
（四）有關法律法規(guī)規(guī)定的保密事項。
第四十五條采購機構不得在采購文件中列入限制、排斥潛在投標人的商務、技術條款；不得為迎合采購人列入單一品牌的規(guī)格技術標準及其他有違公平競爭的條款；不得以不合理的注冊資本金、銷售業(yè)績及資格條件等條款對潛在供應商實行歧視或差別待遇。
第四十六條采購機構要按有關規(guī)定在指定的媒體上采購信息，并按采購信息的時間、地點接受供應商報名。
第四十七條采購機構應當將采購項目的澄清修改文件按規(guī)定時間發(fā)送給所有已獲取采購文件的供應商。
第四十八條采購機構應當依法組建評審委員會，并確保評審過程在公正、安全、保密的情況下進行；發(fā)現違規(guī)違紀行為的，應及時向有關部門報告。
第四十九條在評審過程中，采購機構應如實記錄評審委員會的評審意見，不得發(fā)表影響評審委員會公正評審的傾向性、歧視性言論；不得在評審記錄中篡改評審委員會的評審意見和評審結論。
第五十條采購機構應當按規(guī)定公示采購結果，公示期期滿，應當向中標、成交供應商發(fā)出中標、成交通知書，向未中標、成交供應商發(fā)出招標結果、談判結果、詢價采購結果通知書。
第五十一條采購機構應當按照《政府采購法》及《政府采購供應商投訴處理辦法》的相關規(guī)定，及時對供應商的詢問作出解釋，對供應商的質疑做出書面答復。
第五十二條未按規(guī)定程序報批，采購機構不得隨意更改經政府采購監(jiān)督管理部門確定的采購方式。
第五十三條采購機構對每項采購活動的采購文件應當按照《政府采購法》及《廣東省政府采購檔案管理辦法》的相關規(guī)定進行建檔保存。
