時(shí)間：2023-05-16 11:09:14
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇企業(yè)檔案文件管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
堅(jiān)持企業(yè)定位、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)的建設(shè)原則
商業(yè)性文件中心從成立以來(lái)一直把自身定位為獨(dú)立核算、自負(fù)盈虧的營(yíng)利性和服務(wù)型企業(yè)，進(jìn)行市場(chǎng)化經(jīng)營(yíng)和運(yùn)作。換言之，明確企業(yè)定位、堅(jiān)持市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)是商業(yè)性文件中心的特點(diǎn)。筆者在研究中發(fā)現(xiàn)，商業(yè)性文件中心進(jìn)入國(guó)際化發(fā)展階段，依然保持這一特點(diǎn)，將堅(jiān)持企業(yè)定位和市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)作為跨國(guó)建設(shè)的基本原則。
20世紀(jì)90年代后期起，世界范圍內(nèi)出現(xiàn)了商業(yè)性文件中心國(guó)際化發(fā)展的3個(gè)典型――lron Mountain、Recall和GuaranteeRecords Management(GRM)，它們的跨國(guó)建設(shè)既有共性也有差異性，既有經(jīng)驗(yàn)也有教訓(xùn)。相對(duì)而言，lIon Mountain和Recall的國(guó)際化發(fā)展成績(jī)顯著，二者受益成為全球規(guī)模最大、知名度最高和影響力最強(qiáng)的商業(yè)性文件中心，而GRM的國(guó)際化發(fā)展經(jīng)歷了一定波折。1951年成立的Iron Mountain從美國(guó)波士頓起家，1997年起展開跨國(guó)建設(shè)，借助多次并購(gòu)將市場(chǎng)范圍從美國(guó)本土拓展至世界各地，現(xiàn)已建成在39個(gè)國(guó)家和地區(qū)設(shè)立600多個(gè)運(yùn)營(yíng)中心、擁有14萬(wàn)客戶和兩萬(wàn)名員工的跨國(guó)集團(tuán)。Recall原是全球支持服務(wù)集團(tuán)公司Brambles的子公司，Bramblesl991年開始涉足文件管理領(lǐng)域，借助―系列并購(gòu)，1999年正式建ececall，現(xiàn)已建成在全球21個(gè)國(guó)家和地區(qū)沒(méi)立300多個(gè)運(yùn)營(yíng)中心、擁有8萬(wàn)客戶和4500名員工的跨國(guó)集團(tuán)。筆者認(rèn)為，Iron Motmtain和Recall的國(guó)際化發(fā)展之所以成功，很重要的一點(diǎn)原因是它們?cè)诳鐕?guó)建設(shè)中始終堅(jiān)持企業(yè)定位、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)的原則。
GRM是規(guī)模僅次于Iron Mountain和Recall的商業(yè)性文件中心，1987年成立于美國(guó)紐約。20世紀(jì)90年代后期開始本土擴(kuò)張，在亞特蘭大、芝加哥、洛杉磯、邁阿密、紐約、費(fèi)城、舊金山、華盛頓8地建立分支機(jī)構(gòu)，市場(chǎng)范圍覆蓋全美。GRM的國(guó)際化發(fā)展從2000年起步，與IronMountain和Recall不同，GRM跨國(guó)建設(shè)的地點(diǎn)首先選擇中國(guó)，目前也只有中國(guó)。該年，GRM在上海設(shè)立海外首個(gè)分支機(jī)構(gòu)――上海信安達(dá)檔案文件管理有限公司，這是與上海市檔案館所屬上海創(chuàng)造實(shí)業(yè)公司共同建立的中外合作公司，也是中國(guó)首家得到政府許可從事文件信息管理服務(wù)的供應(yīng)商。運(yùn)營(yíng)數(shù)年后，上海信安達(dá)檔案文件管理有限公司更名為信安達(dá)(中國(guó))信息管理服務(wù)公司，與上海創(chuàng)造實(shí)業(yè)公司脫鉤，變成外資獨(dú)資公司，下設(shè)上海、北京和廣東3個(gè)分公司，經(jīng)營(yíng)地點(diǎn)遍及7市――上海、北京、天津、深圳、蘇州、廣州和東莞。總體而言GRM的國(guó)際化發(fā)展比較富于特色。首先，它選擇進(jìn)入中國(guó)市場(chǎng)，跨國(guó)建設(shè)的地域目標(biāo)有別于IronM0untain和Recall，市場(chǎng)選擇有自己的特點(diǎn)。其次，信安達(dá)(中國(guó))信息管理服務(wù)公司在發(fā)展速度和規(guī)模方面相對(duì)理性，有利于自身發(fā)展。
筆者認(rèn)為，GRM國(guó)際化發(fā)展的特色與其理念相關(guān)，它無(wú)論在美國(guó)還是中國(guó)，均力求提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。但是，GRM的國(guó)際化發(fā)展也有教訓(xùn)需要吸取――如果不堅(jiān)持企業(yè)定位和市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)的基本原則，商業(yè)性文件中心的國(guó)際化發(fā)展就可能遭受波折。GRM的跨國(guó)建設(shè)起初是借助與上海市檔案局所屬上海創(chuàng)造實(shí)業(yè)公司合作實(shí)現(xiàn)的，這種合作表面看是兩家企業(yè)的合作，但檔案局和實(shí)業(yè)公司的關(guān)聯(lián)可能容易把行政和企業(yè)攪合在一起，這種特殊背景對(duì)上海信安達(dá)檔案文件管理有限公司有利有弊。利處是在中國(guó)特殊國(guó)情下，檔案局的行政背景有利于公司獲得進(jìn)入檔案文件管理市場(chǎng)的資格；弊處是“政企不分”的體制容易制約公司的企業(yè)化經(jīng)營(yíng)。囿于資料所限，筆者無(wú)法也無(wú)意詳細(xì)解讀上海信安達(dá)檔案文件管理有限公司更名和變更合作的原因，只是通過(guò)分析GRM初人中國(guó)市場(chǎng)的波折說(shuō)明商業(yè)性文件中心的跨國(guó)建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持企業(yè)定位、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)的原則，否則中心就會(huì)喪失自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧、自我約束、自我發(fā)展的市場(chǎng)主體地位，難以健康、持續(xù)發(fā)展。
走多元化建設(shè)道路
1 跨國(guó)并購(gòu)
跨國(guó)并購(gòu)是跨國(guó)企業(yè)全球化擴(kuò)張經(jīng)常采用的一種方式，Iron Mountain和Recall的國(guó)際化發(fā)展主要采用的就是跨國(guó)并購(gòu)，并購(gòu)詳情參見表1和表2。
Iron Mountain和Recall的跨國(guó)并購(gòu)具有一些共性。一是類型相同，均以橫向并購(gòu)為主。橫向跨國(guó)并購(gòu)是指“兩個(gè)以上國(guó)家生產(chǎn)或銷售相同或相似產(chǎn)品的企業(yè)之間的并購(gòu)”，二者的并購(gòu)對(duì)象都主要集中于文件信息管理服務(wù)行業(yè)。二是成效相似。兩家公司借助跨國(guó)并購(gòu)基本實(shí)現(xiàn)了跨國(guó)建設(shè)的一般目標(biāo)――擴(kuò)大經(jīng)營(yíng)規(guī)模，降低成本費(fèi)用，形成規(guī)模效益；提高市場(chǎng)份額，擴(kuò)大市場(chǎng)占有率，提升行業(yè)戰(zhàn)略地位；提高企業(yè)知名度，提高企業(yè)產(chǎn)品或服務(wù)的附加值，獲取超額利潤(rùn)；優(yōu)化生產(chǎn)技術(shù)、管理經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)人才等資源，提高企業(yè)整體競(jìng)爭(zhēng)力、實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。
2 新建投資
新建投資也是跨國(guó)公司對(duì)外擴(kuò)張的主要方式，與跨國(guó)并購(gòu)不同，新建投資是企業(yè)在其他國(guó)家境內(nèi)直接投資建設(shè)新企業(yè)，設(shè)立分支機(jī)構(gòu)。GRM的國(guó)際化發(fā)展主要采用的是新建投資方式。
如前所述，GRM的海外擴(kuò)張首選中國(guó)市場(chǎng)。無(wú)論是初期的上海信安達(dá)檔案文件管理有限公司，還是后來(lái)的信安達(dá)(中國(guó))信息管理服務(wù)公司，均是GRM新建投資的成果。筆者目前尚未發(fā)現(xiàn)有資料顯示GRM在中國(guó)的并購(gòu)案例，這說(shuō)明GRM的國(guó)際化發(fā)展道路沒(méi)有與IronMountain和Recall求同。也許是因?yàn)镚RM本身規(guī)模不是特別龐大，跨國(guó)建設(shè)的目標(biāo)地域也相對(duì)集中，新建投資方式對(duì)其而言比較適合、穩(wěn)妥。
歸結(jié)起來(lái)，以上分析說(shuō)明商業(yè)性文件中心的國(guó)際化發(fā)展具有多元方式，盡管跨國(guó)并購(gòu)相比新建投資而言更多地被大型商業(yè)性文件中心采用，但它們各有利弊，商業(yè)性文件中心可結(jié)合自身實(shí)際靈活選用。
業(yè)務(wù)設(shè)置實(shí)行差異化提供
Iron Mountain、Recall和GRM作為大型商業(yè)性文件中心，業(yè)務(wù)內(nèi)容豐富廣泛，覆蓋文件信息的全生命周期，包含傳統(tǒng)文件保管和現(xiàn)代信息管理的全套服務(wù)。它們跨國(guó)建設(shè)的第三個(gè)明顯特點(diǎn)表現(xiàn)在業(yè)務(wù)設(shè)置方面，即多實(shí)行差異化提供，具體說(shuō)來(lái)就是針對(duì)不同市場(chǎng)設(shè)置和提供不同的業(yè)務(wù)內(nèi)容。針對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)、市場(chǎng)需求旺盛、文件信息管理服務(wù)行業(yè)較為成熟的國(guó)家或地區(qū)，商業(yè)性文件中心設(shè)置的業(yè)務(wù)全面系統(tǒng)，提供全套服務(wù)；但在一些文件信息管
理服務(wù)行業(yè)起步或初步發(fā)展階段的國(guó)家和地區(qū)，商業(yè)性文件中心則會(huì)因時(shí)、因地制宜地提供適合其需要的業(yè)務(wù)。這一特點(diǎn)在GRM的國(guó)際化發(fā)展中表現(xiàn)最為典型。
借助網(wǎng)絡(luò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，GRM針對(duì)美國(guó)本土市場(chǎng)設(shè)置的業(yè)務(wù)分為11大類35小項(xiàng)，具體內(nèi)容參見表3。
進(jìn)入中國(guó)市場(chǎng)后，GRM針對(duì)中國(guó)市場(chǎng)的特點(diǎn)和需求，集中提供5項(xiàng)核心業(yè)務(wù)，具體內(nèi)容參見表4。
與美國(guó)本土相比，GRM在中國(guó)市場(chǎng)的業(yè)務(wù)設(shè)置具有明顯的差異化提供特點(diǎn)。信安達(dá)(中國(guó))信息管理服務(wù)公司以提供基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)為主，其業(yè)務(wù)層次較低、種類較少、分工粗略。這種差異化提供顯然更適合中國(guó)國(guó)情。我國(guó)目前文件信息管理服務(wù)行業(yè)的發(fā)展尚處在初步發(fā)展階段，業(yè)務(wù)需求較為簡(jiǎn)單，技術(shù)發(fā)展水平偏低，服務(wù)內(nèi)容不夠精細(xì)。這種情況下，信安達(dá)(中國(guó))信息管理服務(wù)公司設(shè)置差異化的業(yè)務(wù)是必要和適合的。如果機(jī)械照搬GRM的業(yè)務(wù)，就可能導(dǎo)致資源浪費(fèi)。因此，商業(yè)性文件中心在跨國(guó)建設(shè)時(shí)應(yīng)因時(shí)因地進(jìn)行業(yè)務(wù)設(shè)置，將資源集中于市場(chǎng)需求最大、最適合的業(yè)務(wù)內(nèi)容，才能獲得最佳收益。
針對(duì)性確立目標(biāo)市場(chǎng)
1 市場(chǎng)環(huán)境
商業(yè)性文件中心的國(guó)際化發(fā)展不是盲目的，它們選擇和確立目標(biāo)市場(chǎng)時(shí)首要考慮的是市場(chǎng)環(huán)境因素。市場(chǎng)環(huán)境作為一個(gè)綜合概念，包含的內(nèi)容較為豐富和復(fù)雜。對(duì)商業(yè)性文件中心而言，市場(chǎng)環(huán)境主要包括經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r和文件信息管理行業(yè)的成熟度。
一方面，商業(yè)性文件中心開展跨國(guó)建設(shè)十分關(guān)注目標(biāo)市場(chǎng)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r，包括經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度。例如Iron Mountain和Recall大多選擇經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)或經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度較快的國(guó)家和地區(qū)作為目標(biāo)市場(chǎng)。這是因?yàn)檫@些國(guó)家和地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平較好，經(jīng)濟(jì)環(huán)境和市場(chǎng)機(jī)制較為健全，有利于商業(yè)性文件中心的建設(shè)和發(fā)展。另一方面，商業(yè)性文件中心開展跨國(guó)建設(shè)十分關(guān)注目標(biāo)市場(chǎng)文件信息管理行業(yè)的成熟度。商業(yè)性文件中心作為提供文件信息管理服務(wù)的企業(yè)，必須選擇文件信息管理行業(yè)發(fā)展較為成熟的國(guó)家和地區(qū)作為跨國(guó)建設(shè)的目標(biāo)市場(chǎng)。只有行業(yè)發(fā)展的成熟度高，市場(chǎng)需求才會(huì)較旺盛，市場(chǎng)秩序也才會(huì)較良好。試想，商業(yè)性文件中心假如選擇經(jīng)濟(jì)落后、行業(yè)成熟度低的國(guó)家和地區(qū)作為國(guó)際擴(kuò)張的目標(biāo)市場(chǎng)，必然遭遇慘烈的結(jié)果。
Iron Mountain和Recall跨國(guó)建設(shè)確立目標(biāo)市場(chǎng)的實(shí)踐就充分證明商業(yè)性文件中心的國(guó)際擴(kuò)張注重選擇經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)、行業(yè)成熟度高的目標(biāo)市場(chǎng)。從上文對(duì)二者跨國(guó)并購(gòu)過(guò)程的分析，不難看出它們基本按照從北美市場(chǎng)到歐洲市場(chǎng)再到其他大洲的順序進(jìn)行國(guó)際擴(kuò)張。這種先后順序就印證了經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r和文件信息管理行業(yè)成熟度對(duì)商業(yè)性文件中心國(guó)際化發(fā)展具有的重要影響。
1.1檔案管理對(duì)象的變革
社會(huì)在不斷的發(fā)展，我國(guó)的科技信息技術(shù)越來(lái)越多，而且還產(chǎn)生了較多的電子文件，為了提高檔案管理的效率，必須采取有效的措施提高檔案管理水平，還要增加檔案館的容量。電子文件的種類具有多樣性，在對(duì)這些電子文件進(jìn)行歸檔與分類時(shí)，需要將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，這也體現(xiàn)了檔案管理對(duì)象的變革，使得數(shù)字檔案在檔案管理中所占位置越來(lái)越重要。電子文件是一種新的檔案管理方式，這與紙質(zhì)檔案記錄方式有較大區(qū)別，數(shù)字檔案是在二進(jìn)制環(huán)境下生產(chǎn)的，所以，在對(duì)電子檔案進(jìn)行了歸檔、分類以及保管時(shí)，需要采用不同技術(shù)，需要依賴計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。為了保證電子文件的安全性，必須增強(qiáng)文件載體的穩(wěn)定性，為了形成完整的電子文件，還需要對(duì)其內(nèi)容以及背景信息進(jìn)行擴(kuò)充，所以，檔案管理對(duì)象的變革，使得我國(guó)檔案管理工作呈現(xiàn)出了數(shù)字化的發(fā)展特征。
1.2管理手段的變革
在檔案管理中，需要根據(jù)不同的對(duì)象，設(shè)置不同的管理方式，在數(shù)字化的檔案環(huán)境下，需要對(duì)檔案管理手段進(jìn)行改革。在現(xiàn)代檔案管理機(jī)構(gòu)中，都配備了計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)字技術(shù)，可以有效保證電子文件管理的安全性。在當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域中，采用的管理手段也在不斷變革，相關(guān)人員結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)電子文件進(jìn)行了快速的處理；利用網(wǎng)絡(luò)以及通信技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的實(shí)時(shí)傳輸；利用現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫(kù)，也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的海量存儲(chǔ)，擴(kuò)大了檔案館的容量。另外，檔案館工作人員還對(duì)信息檢索方式進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)了檔案目錄檢索的便捷性，利用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，還可以提高保密文件的安全性，有利于維護(hù)檔案系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。
1.3檔案管理方法的革新
隨著社會(huì)與科技的不斷發(fā)展，我國(guó)電子文件的數(shù)量越來(lái)越多，這對(duì)電子檔案的歸類提出了更高的要求，檔案管理機(jī)構(gòu)的工作人員，必須對(duì)傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行革新，這樣可以才能檔案載體運(yùn)行的可靠性，才能保證電子文件存儲(chǔ)的安全性。在進(jìn)入信息時(shí)代后，檔案管理也迎來(lái)了電子文件時(shí)代，所以，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不在適用當(dāng)前的檔案機(jī)構(gòu)，如果檔案部門仍然沿用傳統(tǒng)管理方法，會(huì)極大的制約檔案事業(yè)的快速發(fā)展。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，在檔案管理方法上，改變了傳統(tǒng)的文件與檔案管理工作流程，依據(jù)電子文件和檔案管理工作的業(yè)務(wù)流程的變化、管理系統(tǒng)的特點(diǎn)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，某些工作環(huán)節(jié)需要提前監(jiān)控，某些重復(fù)性的工作環(huán)節(jié)需要撤銷合并等。
2檔案管理的發(fā)展
僅有信息化技術(shù)和手段是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，重要的是需要檔案管理理念、方法和思路的全面革新。面對(duì)電子文件的技術(shù)特性和管理手段的變化引起，傳統(tǒng)的檔案管理理念和方法的變革勢(shì)在必行，只有采用科學(xué)的現(xiàn)代管理思想，才能充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，管理好電子文檔。在電子文檔時(shí)代，前端控制和全程管理理念顯得比紙質(zhì)文件時(shí)代更加重要。所謂“前端控制”，是指檔案工作者不能再想傳統(tǒng)文件和檔案管理時(shí)代那樣靜坐等待，需要在電子文件形成之時(shí)甚至生成之前，即在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)就積極介入其中，把電子文件（包括歸檔電子文件）的管理要求融入系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)之中。在電子環(huán)境中，如果管理人員不積極借入文件的形式和保管過(guò)程，文件將可能不存在，也可能降低檔案文件的利用率。所謂“全程管理”，是指對(duì)電子文件從產(chǎn)生到最終銷毀或永久保存進(jìn)行全過(guò)程的監(jiān)控和管理。在電子文件時(shí)代，電子文件從產(chǎn)生到最終銷毀或永久保存是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，而且個(gè)個(gè)運(yùn)動(dòng)階段之間的界限不再像紙質(zhì)文件那樣明顯、容易區(qū)分，這就更加需要對(duì)電子文件從生成、運(yùn)轉(zhuǎn)到保管、利用和銷毀的整個(gè)生命過(guò)程實(shí)行實(shí)時(shí)能夠，以確保電子文件的完整性、真實(shí)性、可靠性、安全性和可讀性。信息技術(shù)和現(xiàn)代管理理論的發(fā)展與應(yīng)用也為現(xiàn)代檔案管理理論的發(fā)展提供了新的機(jī)遇。在整個(gè)社會(huì)現(xiàn)代化和信息化發(fā)展進(jìn)程中，檔案收集、整理、保管、利用的理念、體制和工作方式都在經(jīng)歷重大變革。這給現(xiàn)代檔案管理帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)，也帶來(lái)了檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的新契機(jī)。同時(shí)，作為一項(xiàng)管理性活動(dòng)，檔案業(yè)務(wù)也要求檔案工作者必須融合現(xiàn)代管理理念，從經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等多角度審視現(xiàn)有的檔案管理理論，對(duì)檔案管理理論進(jìn)行全方位的創(chuàng)新與變革，提高檔案工作的管理效率和管理水平。市場(chǎng)化帶來(lái)了檔案所有權(quán)的多元化。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，我國(guó)是行了公有制為主體、多種所有制經(jīng)濟(jì)共同發(fā)展的基本經(jīng)濟(jì)制度，出現(xiàn)了公有制實(shí)現(xiàn)形式多樣化、經(jīng)濟(jì)成分多元化的格局。與此相適應(yīng)，檔案作為國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的歷史性產(chǎn)物和憑證性記錄，其所有權(quán)歸屬也呈現(xiàn)多元化態(tài)勢(shì)，除黨政機(jī)關(guān)、國(guó)有企業(yè)事業(yè)單位形成的國(guó)有檔案之外，包括集體所有檔案、私人檔案、民營(yíng)企業(yè)檔案、三資企業(yè)檔案等在內(nèi)的非國(guó)有檔案大量產(chǎn)生。
3結(jié)束語(yǔ)
一、思維思路與服務(wù)理念的創(chuàng)新
第一，思維思路的創(chuàng)新。
檔案管理工作思維思路的轉(zhuǎn)變，首先需要檔案工作者創(chuàng)造性思維的概念轉(zhuǎn)變。總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，解放束縛的思想，利用前瞻性思維實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。在企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，必須按照企業(yè)對(duì)檔案部門工作時(shí)間和實(shí)踐的要求，繼續(xù)深化檔案管理人員對(duì)檔案管理各種文件的認(rèn)識(shí)，時(shí)刻關(guān)注檔案工作出現(xiàn)的新形勢(shì)，把握好企業(yè)檔案工作未來(lái)的發(fā)展方向，在信息網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理中，檔案管理人員要有超越自我的勇氣和敢于挑戰(zhàn)權(quán)威的信心，做到檔案文件的標(biāo)準(zhǔn)管理，使自己從檔案管理的新理論，新系統(tǒng)，新技術(shù)，新方法，新的服務(wù)和創(chuàng)新的理念中取得進(jìn)步，成為新時(shí)代創(chuàng)新型的檔案管理人才。
第二，樹立信息服務(wù)的概念。
在檔案管理工作中，要建立信息服務(wù)的概念，使信息系統(tǒng)廣泛得到應(yīng)用，形成有深度的、大量高品質(zhì)的電子文獻(xiàn)信息資源，讓更多的用戶群體使用信息系統(tǒng)，來(lái)進(jìn)行更廣泛的信息服務(wù)，這就要求檔案工作人員必須建立信息服務(wù)的概念。
進(jìn)行檔案管理工作的信息服務(wù)，就要專注于主動(dòng)服務(wù)。檔案部門對(duì)信息來(lái)源，信息共享需要保持高度的敏感性，要多想辦法，找不同的渠道去收集信息，還要對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行調(diào)查和了解，在得知他們的需求后進(jìn)行有針對(duì)性的規(guī)劃、設(shè)計(jì)不同層次的服務(wù)，形成電子文檔信息，便于資源的開發(fā)，加工，改造，并制作成信息產(chǎn)品和服務(wù)的計(jì)劃。公共信息系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)，要對(duì)文件和檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行充分的功能性考慮。目前在用戶使用信息的時(shí)候，更多的只是想找到文件本身，希望快速、準(zhǔn)確的獲得信息。在全面調(diào)查信息需求的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建專題收集，篩選，加工信息，依靠先進(jìn)的技術(shù)，使用光盤進(jìn)行存儲(chǔ)，使用多媒體進(jìn)行宣傳，這樣就可以為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息產(chǎn)品的信息服務(wù)，也可以為用戶遠(yuǎn)程通信的使用要求，提供時(shí)間和空間的信息服務(wù)。
第三，創(chuàng)新服務(wù)的核心。
檔案管理工作創(chuàng)新服務(wù)的核心是創(chuàng)新服務(wù)的內(nèi)容。這就需要在檔案服務(wù)的領(lǐng)域上、對(duì)象上、模式上、態(tài)度上、環(huán)境上、時(shí)間上都要隨著時(shí)間的推移去不斷創(chuàng)新。電子文件成為檔案室廣泛使用的一種新形式信息資源，增加了檔案室的檔案存儲(chǔ)性能和文件管理功能，新的檔案管理工作正從實(shí)體文件管理逐步轉(zhuǎn)化到傳輸文件的信息資源管理，這就需要在檔案管理中管理者積極增加應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的對(duì)象技術(shù)，增多通信技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用。檔案工作要緊跟時(shí)代和改革發(fā)展的實(shí)際需要，為不同領(lǐng)域、不同層次的用戶進(jìn)行檔案管理服務(wù)，新時(shí)代對(duì)檔案管理要實(shí)現(xiàn)突破性發(fā)展的要求必須要緊抓創(chuàng)新服務(wù)的核心，依靠科技創(chuàng)新，加快檔案信息化建設(shè)，增加信息技術(shù)和設(shè)備投資，增強(qiáng)員工的業(yè)務(wù)能力。
二、在檔案服務(wù)效率上創(chuàng)新
第一，建立企業(yè)檔案網(wǎng)頁(yè)，開展網(wǎng)上服務(wù)。新的檔案管理需要適應(yīng)新時(shí)展的需求，尤其是在很多企業(yè)都開通自己的網(wǎng)站進(jìn)行宣傳后，作為企業(yè)檔案管理部門也要在企業(yè)網(wǎng)站中建立自己的網(wǎng)頁(yè)，以適應(yīng)新時(shí)期企業(yè)檔案管理部門為企業(yè)服務(wù)的需求。企業(yè)的檔案管理人員應(yīng)在企業(yè)內(nèi)廣泛收集信息，盡快完成企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，在網(wǎng)頁(yè)上要進(jìn)行實(shí)時(shí)的管理，并設(shè)立電子文檔存儲(chǔ)區(qū)域，網(wǎng)頁(yè)的建立，可以使檔案管理轉(zhuǎn)向數(shù)字檔案信息資源的管理，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期企業(yè)檔案自動(dòng)化管理工作。
第二，建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。企業(yè)檔案部門要利用新時(shí)代的信息化技術(shù)，在企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門大量信息收集的基礎(chǔ)上，建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，使企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)、信息數(shù)據(jù)可以集中進(jìn)行管理，尤其是一些具有保密性質(zhì)的文件，檔案室可以采用光盤、硬盤等形式進(jìn)行保存，檔案管理部門在網(wǎng)頁(yè)上也可以提供限制性或非保密電子文檔的查詢、使用服務(wù)，可以實(shí)現(xiàn)電子文檔信息資源共享，提高文件的使用效率。
第三，電子文件的自動(dòng)上傳收集。單一的電子文檔的管理與收集，是信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案收集不可忽視的問(wèn)題。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理與收集，電子文檔的收集可以采用文件下載和上傳的形式，更快捷方便，正因?yàn)槿绱?，檔案部門可以改變傳統(tǒng)的經(jīng)營(yíng)模式，在網(wǎng)頁(yè)上創(chuàng)建的窗口里自動(dòng)上傳電子文檔，形成了檔案管理的快速收集和歸檔。
第四，開展在線服務(wù)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展，檔案查閱與展覽、拷貝等必然要使用新的服務(wù)形式。傳統(tǒng)的檔案文件和檔案部門的紙質(zhì)檔案，特別是原始檔案，想進(jìn)行查閱與展覽、拷貝是很不方便的，但是電子信息的存在改變了人們的工作、學(xué)習(xí)、生活環(huán)境，使人們更加注重通過(guò)信息系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)的信息來(lái)及時(shí)、準(zhǔn)確地獲得各種信息，這就要求信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的企業(yè)檔案管理要在服務(wù)上開展創(chuàng)新，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)的在線服務(wù)，方便用戶信息查找的途徑。
第五，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著社會(huì)發(fā)展和人民群眾的檔案法律意識(shí)水平逐年增加，在這個(gè)階段，越來(lái)越多的企業(yè)已經(jīng)經(jīng)歷了重組、合并和轉(zhuǎn)移，工人需要保護(hù)自己的合法權(quán)益，并希望能夠更方便地了解政策信息，這些都需要企業(yè)的檔案部門進(jìn)行完善。
三、充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行資源共享的創(chuàng)新
計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，電子文檔的廣泛使用，都對(duì)新時(shí)期企業(yè)的檔案管理工作提出了新的要求，企業(yè)更加需要檔案管理部門提供各種信息，檔案部門也需要快速、廣泛的收集信息，這些都要求檔案管理工作必須實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，使檔案資源實(shí)現(xiàn)最大限度地共享。這就要求檔案工作者要改變傳統(tǒng)的檢索方法，逐步過(guò)渡到使用標(biāo)準(zhǔn)的信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案的分類和編目工作中，發(fā)展收集數(shù)據(jù)庫(kù)的功能，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的檔案信息資源共享。
第一，電子文件的自動(dòng)上傳收集。
信息網(wǎng)絡(luò)化使檔案信息的收集更加快速。新時(shí)代的檔案管理部門，可以在自己的網(wǎng)頁(yè)上設(shè)置自動(dòng)上傳電子文檔窗口，在網(wǎng)頁(yè)上創(chuàng)建檔案室，可以將新的檔案信息存檔到服務(wù)器里。這就需要一個(gè)新的信息化管理的系統(tǒng)，目前國(guó)內(nèi)外有很多相關(guān)的檔案管理信息系統(tǒng)，這些系統(tǒng)的工作原理大致差不多，都是企業(yè)相關(guān)人員通過(guò)網(wǎng)站發(fā)送自己?jiǎn)挝坏姆菣C(jī)密性文件的文本到企業(yè)的檔案室的網(wǎng)頁(yè)上，企業(yè)的檔案室通過(guò)信息系統(tǒng)進(jìn)行分類歸檔。這樣就可以省去發(fā)送檔案人員的時(shí)間，再需要檔案的時(shí)候也可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢以及電子郵件和其他服務(wù)的方式，實(shí)現(xiàn)與檔案室的網(wǎng)上信息交流，使服務(wù)更快捷。檔案室對(duì)檔案的歸檔也可以采用光盤、硬盤、電子文檔、紙質(zhì)文檔等多種形式，保證檔案材料的真實(shí)性和保存價(jià)值。
第二，檔案信息開發(fā)創(chuàng)新發(fā)展。
檔案信息的開發(fā)和利用是企業(yè)檔案管理的重要組成部分，好的檔案管理服務(wù)，是對(duì)企業(yè)管理的有效補(bǔ)充，檔案管理可以為企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、質(zhì)量管理、成本核算等多方面提供需要的信息，因此，做好檔案信息的開發(fā)和利用對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展有著重要的意義。在新形勢(shì)下，企業(yè)檔案信息的開發(fā)和利用更多的采用電子文檔的形式，通過(guò)信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行的深層次的知識(shí)管理和發(fā)展，增加文件信息，促進(jìn)企業(yè)的每一名員工和決策者實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享、知識(shí)交流，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中促進(jìn)知識(shí)的重要性。
四、結(jié)語(yǔ)
一、限定接收格式類型
遴選并限定接收進(jìn)館的電子文件格式類型是破解電子文件格式困局的第一招，這是檔案部門最早使用而且沿用至今的招數(shù)。“弱水三千只取一瓢飲”實(shí)乃不得已而為之，格式林林總總，此消彼長(zhǎng)，總不能照單全收吧。由于環(huán)境不同，選擇標(biāo)準(zhǔn)不同，偏好不同，各國(guó)檔案館挑選進(jìn)館的電子文件格式不盡相同。2003年1月，英國(guó)國(guó)家檔案館公布《電子文件管理鑒定和保護(hù)指南》，該指南對(duì)向檔案館移交的電子文件格式進(jìn)行了規(guī)定，要求這些格式比較穩(wěn)定，具有較長(zhǎng)的壽命，且可以很容易地轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行的文件格式，具有潛在的“未來(lái)保證”，具體格式包括PostScript、TIFF、SGML、PDF等。馬來(lái)西亞國(guó)家檔案館要求向該館移交的電子文件必須是不綁定軟硬件的簡(jiǎn)單、經(jīng)濟(jì)、開放、易于轉(zhuǎn)換和遷移的格式，具體包括ASCII和unicode編碼純文本，以及XML、SGML、PDF、TIFF、PCD、JPEG格式。美國(guó)國(guó)家檔案文件管理署(NA R A)最初僅接收ASCII和EBCDIC編碼的平面電子文件(flat file)，其接收形式和要求后來(lái)由美國(guó)聯(lián)邦法規(guī)(36 CFR Part1228)形式加以規(guī)定。2002－2004年間，NARA根據(jù)形勢(shì)發(fā)展，相繼補(bǔ)充規(guī)定，增加接收了可帶附件的電子郵件，JPEG、TIFF、PNG、GIF、BIIF格式的圖像文件，XML、PDF格式的文本文件，符合地理置標(biāo)語(yǔ)言(GML)或36 CFR 1228，270規(guī)范的數(shù)字空間數(shù)據(jù)，Web內(nèi)容文件等。。澳大利亞維多利亞檔案館接收的電子文件格式包括TXT、PDF、PDF／A、TIFF、JPEG、JPEG－2000、MPEG－4等。
我國(guó)地方檔案館接收電子文件時(shí)，對(duì)格式也提出了限定。例如，《青島市電子文件歸檔與管理規(guī)范(試行)》規(guī)定：文本文件收集時(shí)應(yīng)統(tǒng)一將其轉(zhuǎn)換為TXT文檔或XML文檔，現(xiàn)階段允許收集Word97、WPS格式文檔；靜態(tài)圖像文件收集時(shí)應(yīng)統(tǒng)一將其轉(zhuǎn)換為TIFF、PDF、JPEG，現(xiàn)階段允許收集S2格式文檔；影像文件收集時(shí)應(yīng)按MPEG2方式壓縮；聲音文件收集時(shí)應(yīng)統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為M P3格式；自主開發(fā)的計(jì)算機(jī)程序必須收集軟件的源程序及其開發(fā)、編譯工具?！斗鹕绞须娮游募平桓袷綍盒幸?guī)定》要求移交到市檔案館的電子文件的格式統(tǒng)一為：DOC、RTF、WPS、XLS、ET、TIF、JPEG、PDF。
二、格式轉(zhuǎn)換
按照一定標(biāo)準(zhǔn)遴選進(jìn)館電子文件類型，只是被動(dòng)地規(guī)避格式紛繁復(fù)雜、千變?nèi)f化造成的困擾。因?yàn)榫芙^不合要求的格式進(jìn)館，對(duì)于處置內(nèi)容重要而格式欠缺的電子文件時(shí)，會(huì)不可避免地“把孩子連同洗澡水一起潑掉”。為了有效地化解這一難題，各國(guó)檔案工作者使出了第二招：格式轉(zhuǎn)換。仍以英國(guó)國(guó)家檔案館為例，該館不接受HTML格式的文件，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為，這種格式文件的標(biāo)準(zhǔn)是動(dòng)態(tài)的和不穩(wěn)定的，易于受到商界的壓力，如果政府機(jī)關(guān)已經(jīng)使用HTML格式形成文件，并且這些文件需要移交到檔案館永久保存，或者需要在本單位保存，則都必須轉(zhuǎn)換成檔案館可以接受的格式。澳大利亞國(guó)家檔案館(NAA)在格式轉(zhuǎn)換方面有其獨(dú)特做法，積累了成功經(jīng)驗(yàn)。NAA開發(fā)了可免費(fèi)下載使用的開源軟件XENA(Xml Electronic Normalising forArchives，XMLiE規(guī)化電子文件)，該軟件可以檢測(cè)數(shù)字對(duì)象的文件格式并將其封裝轉(zhuǎn)換為開放的XENA信息包用于長(zhǎng)期保存。其軟件界面見圖1。
與此同時(shí)，NAA還開發(fā)了可免費(fèi)下載使用的開源軟件DPR(DigtalPreservation Recorder，數(shù)字保存記錄器)，它作為工作流軟件，支撐XENA格式轉(zhuǎn)換，在電子文件病毒隔離、檢查和向數(shù)字檔案館保存過(guò)程中形成并留存完整的審計(jì)跟蹤元數(shù)據(jù)。其軟件界面見圖2。
格式轉(zhuǎn)換已經(jīng)被國(guó)際檔案界視為解決電子文件長(zhǎng)期保存和利用難題的一種基本方法。國(guó)內(nèi)一些檔案機(jī)構(gòu)也開始研究和使用這一方法，例如，南京大學(xué)檔案館就通過(guò)南大之星軟件的“電子文件標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)換中心”功能模塊將多種類型的電子文件轉(zhuǎn)換成PDF格式進(jìn)行歸檔保存。沈陽(yáng)市檔案局則專門研發(fā)了“電子文件格式轉(zhuǎn)換及歸檔系統(tǒng)”，將不同格式的電子文件轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的TIF格式，將不同數(shù)據(jù)庫(kù)文件轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的XML格式。
三、格式分析與注冊(cè)
今天，電子文件已經(jīng)遍布世界的各個(gè)角落。然而，電子文件格式管理還處在無(wú)序的世界。就像每一個(gè)父親都有權(quán)利給自己的孩子取名一樣，每一個(gè)軟件公司(或有能力對(duì)數(shù)字進(jìn)行編碼的人)都有可能成為格式的定義者。假如我們能夠理解電話本上為什么有那么多相同的人名，我們就會(huì)理解不同格式的電子文件為什么會(huì)是同一個(gè)擴(kuò)展名。以擴(kuò)展名為，dat的文件來(lái)說(shuō)，它既有可能是一個(gè)VCD的視頻流文件，可用視頻播放器打開，還有可能是殺毒軟件病毒庫(kù)或軟件資料類的數(shù)據(jù)文件，可用記事本或?qū)Ｓ密浖蜷_。對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，如何正確地區(qū)分和利用類似，dat這樣的電子文件呢，IT專家和檔案工作者們想出了第三招：格式注冊(cè)。格式注冊(cè)通俗地說(shuō)就是給格式“上戶口”。目前，世界上的電子文件格式注冊(cè)系統(tǒng)主要有：
(1)多用途網(wǎng)際郵件擴(kuò)展協(xié)議媒體類型注冊(cè)(MIME MTR，MediaTypes Registry)。由Internet編號(hào)分配機(jī)構(gòu)(IANA，Internet AssignedNumbers Authority)維護(hù)管理，提供Internet上文件格式的權(quán)威定義和相關(guān)參數(shù)信息。其登記的屬性包括：MIME類型名稱、必備參數(shù)、可選參數(shù)、編碼要求、安全要求、互操作要求、說(shuō)明、所支持的應(yīng)用、聯(lián)系人等。MIME MTR支持在線自愿登記，且沒(méi)有嚴(yán)格的約束，所以，有些格式雖有登記但不見應(yīng)用，有些格式登記信息殘缺不全。
(2)全球數(shù)字格式注冊(cè)(GDFR，Global Digital Format Registry)。由于MIME MTR沒(méi)有提供足夠的格式屬性表示信息。美國(guó)哈佛大學(xué)牽頭建立了全球化數(shù)字格式登記系統(tǒng)，美國(guó)國(guó)家檔案文件管理署是這一系統(tǒng)的積極參與者。
DGFR依據(jù)OAIS信息模型，定義了格式表征信息的4方面屬性：一般屬性，如格式標(biāo)識(shí)符；特征屬性，描述格式語(yǔ)法和語(yǔ)義；操作屬性，描述已登記格式輸入輸出的系統(tǒng)與服務(wù)；管理屬性，描述登記本身的重要管理事項(xiàng)。
(3)英國(guó)國(guó)家檔案館數(shù)字信息長(zhǎng)期保存項(xiàng)目(PRONOM)。PRONOM提供一個(gè)文件格式數(shù)據(jù)庫(kù)，收集記錄了大量的文件格式信息，以支持對(duì)格式屬性和軟件產(chǎn)品的檢索。英國(guó)國(guó)家檔案館還專門開發(fā)了用于格式分析的工具DROID(DigitalRecord Object Identification，數(shù)字文件對(duì)象識(shí)別軟件)，供免費(fèi)下載使用，見圖3。
(4)統(tǒng)一數(shù)字格式注冊(cè)(UDFR，Unified Digital Format Registry)。由于GDFR和PRONOM的各自為政，暴露了相對(duì)局限性，有關(guān)國(guó)家IT和檔案領(lǐng)域?qū)＜艺J(rèn)識(shí)到，有必要建立一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)字格式注冊(cè)系統(tǒng)，2009年4月UDFR項(xiàng)目正式成立。這一系統(tǒng)是融合GDFR和PRONOM兩者優(yōu)點(diǎn)的聯(lián)合項(xiàng)目，根據(jù)其公開的計(jì)劃和路線圖，到2010年7月將正式開發(fā)完成并部署使用。
四、制定開放的格式標(biāo)準(zhǔn)
如果把遴選并限定接收電子文件格式比喻為“矮子里面拔將軍”，格式分析與注冊(cè)則等同于“上戶口”，格式轉(zhuǎn)換無(wú)異于上演“變色龍”游戲。限定接收格式以及格式分析與注冊(cè)的特點(diǎn)是被動(dòng)式跟進(jìn)，格式轉(zhuǎn)換的特點(diǎn)是適應(yīng)環(huán)境變遷、以變制變，上述方法體現(xiàn)了檔案界對(duì)日新月異的信息技術(shù)發(fā)展的適應(yīng)力，但沒(méi)有借此獲取電子文件管理的主導(dǎo)權(quán)。為爭(zhēng)取主動(dòng)，以不變應(yīng)萬(wàn)變，近年來(lái)，IT企業(yè)、檔案界和相關(guān)數(shù)字資源管理領(lǐng)域的專家們祭出了第四招：制定開放的電子文件格式標(biāo)準(zhǔn)。
1 適應(yīng)政府職能轉(zhuǎn)變的需要
改革開放以來(lái)，深圳市先后進(jìn)行了幾次機(jī)構(gòu)改革，逐漸轉(zhuǎn)變政府職能，以期建設(shè)“小政府大社會(huì)”。機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)和人員調(diào)整，使檔案工作面臨新的問(wèn)題：一是講求效益的原則與嚴(yán)重緊缺的機(jī)構(gòu)檔案工作人員財(cái)物的矛盾日益突出一二是機(jī)構(gòu)檔案管理人員的非專職性和頻繁調(diào)動(dòng)，影響了機(jī)構(gòu)檔案工作的健康有序發(fā)展；三是“小而全”的機(jī)構(gòu)檔案管理方式與現(xiàn)代信息處理與傳播技術(shù)的矛盾；四是社會(huì)的發(fā)展以及文件記錄手段的進(jìn)步與多樣化，導(dǎo)致更多新領(lǐng)域、新載體檔案的產(chǎn)生，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理論與管理方法提出挑戰(zhàn)。深圳政府職能的轉(zhuǎn)變，以及機(jī)構(gòu)檔案工作出現(xiàn)的新特點(diǎn)和面臨的新形勢(shì)，需要實(shí)行多元化的管理方式，使得實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)文件集中管理成為迫切需要。
2 經(jīng)濟(jì)高效化的需要
經(jīng)過(guò)改革開放30年的發(fā)展，深圳各項(xiàng)事業(yè)取得令人矚目的成就，全市文件檔案數(shù)量急劇增長(zhǎng)，尤其是社會(huì)管理、公共服務(wù)職能較強(qiáng)的部門檔案用房普遍不足，紛紛要求單獨(dú)興建檔案庫(kù)房。隨著深圳經(jīng)濟(jì)建設(shè)的高速發(fā)展，在帶來(lái)物質(zhì)財(cái)富的同時(shí)，深圳面臨著土地空間、資源、環(huán)境承載力、人口重負(fù)等四個(gè)難題。各部門要求建立“小而全”的檔案用房與深圳土地資源的相對(duì)匱乏之間的矛盾日顯突出。
1999年，作為深圳市行政、文化中心的“市民中心”開始設(shè)計(jì)，計(jì)劃將有20多個(gè)政府部門集中在該中心辦公。按照國(guó)外慣例，同時(shí)鑒于深圳土地資源匱乏的實(shí)際，市政府在“市民中心”專門劃撥給檔案局一萬(wàn)平方米，供統(tǒng)一管理各部門文件使用，這使深圳文件集中管理獲得了優(yōu)越的基本條件。有關(guān)議題得到了市政府最高領(lǐng)導(dǎo)層的支持。2001年8月2日，深圳市政府三屆三十四次常務(wù)會(huì)議議定：“實(shí)行黨政機(jī)關(guān)文件的集中管理，資源共享，降低檔案管護(hù)成本，提升檔案的使用價(jià)值。今后政府工作部門原則上不再設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，除不適宜集中和國(guó)家有特殊規(guī)定的檔案外，各部門、各單位應(yīng)將辦理完畢的文件材料在一定期限內(nèi)統(tǒng)一移交市檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行集中管理。”深圳市政府常務(wù)會(huì)議的決定使得深圳文件集中管理變?yōu)榭尚小?/p>
3 信息化建設(shè)具備一定基礎(chǔ)
隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的迅猛發(fā)展，深圳市的信息化建設(shè)取得了較大的進(jìn)展。“十五”期間，深圳通過(guò)信息技術(shù)在有關(guān)領(lǐng)域的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)政府、企業(yè)、社會(huì)公共領(lǐng)域、社區(qū)管理的信息化。建立政府信息網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通，成為全國(guó)電子政務(wù)建設(shè)試點(diǎn)城市。深圳檔案部門的技術(shù)設(shè)備和管理手段有了明顯改善。這些都為實(shí)現(xiàn)文件集中管理及便捷的利用提供了強(qiáng)有力的技術(shù)保障。
4 適應(yīng)文件生命運(yùn)動(dòng)規(guī)律
20世紀(jì)90年代以來(lái)，我國(guó)檔案學(xué)者結(jié)合中國(guó)文件檔案管理實(shí)踐，在對(duì)國(guó)外文件生命周期理論研究的同時(shí)，提出了文件運(yùn)動(dòng)理論，認(rèn)為：
文件的運(yùn)動(dòng)具有整體性與階段性相結(jié)合的特點(diǎn)。文件運(yùn)動(dòng)的整體性決定了對(duì)文件的管理必然是一個(gè)連續(xù)的過(guò)程，構(gòu)成同一個(gè)系統(tǒng)工程。文件運(yùn)動(dòng)的階段性決定了涉及文件的管理要素可以因運(yùn)動(dòng)階段不同而存在一定差異。文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程中各種因素之間存在著特定的內(nèi)在聯(lián)系。文件的所有階段都是相互關(guān)聯(lián)的，所以對(duì)文件運(yùn)動(dòng)的全過(guò)程，必須實(shí)行連續(xù)的、具有整體性的一體化全程管理。文件運(yùn)動(dòng)理論為文件活動(dòng)從機(jī)構(gòu)層面向國(guó)家層面、從分散管理模式向集中管理模式、從環(huán)節(jié)分離管理向無(wú)縫式流程管理的轉(zhuǎn)變提供了堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)，也為深圳實(shí)現(xiàn)文件集中管理提供了理論依據(jù)。
深圳市開展文件集中管理的實(shí)踐
1 建立文件管理中心
2002年4月26日，深圳市三屆人大常委會(huì)第十五次全體會(huì)議通過(guò)并已正式頒布的《深圳市檔案與文件收集利用條例》，首次以地方立法形式提出了“文件中心”的機(jī)構(gòu)設(shè)置?！稐l例》第八條明確指出：“市、區(qū)政府設(shè)立的文件中心是集中保管與提供利用同級(jí)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位處理完畢的文件的機(jī)構(gòu)?！睆亩埂拔募行摹钡慕⑷〉昧朔梢罁?jù)和保障。
2002年9月。深圳市機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)正式下文《關(guān)于成立深圳市檔案局文件管理中心的批復(fù)》，批準(zhǔn)正式建立文件中心機(jī)構(gòu)，副處級(jí)建制，人員編制9人。
2004年深圳市檔案管理體制發(fā)生變化，文件管理中心更名為文檔服務(wù)中心，主要職能之一是負(fù)責(zé)市直機(jī)關(guān)、事業(yè)單位處理完畢應(yīng)歸檔的紙質(zhì)和電子文件的接收、整理、鑒定和保管。
2 相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)
為了規(guī)范文件中心的管理運(yùn)作，深圳市檔案局先后制定了《深圳市市屬機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位文件集中管理暫行辦法》、《深圳市市屬機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位文件接收和整理規(guī)范(試行)》、《市民中心內(nèi)辦公單位形成的文件利用暫行辦法》、《檔案目錄數(shù)據(jù)、文件目錄清冊(cè)數(shù)據(jù)及電子文件移交進(jìn)館要求》，制定文件中心工作程序與業(yè)務(wù)流程等。并參與起草國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《基于XML電子公文歸檔管理規(guī)范》、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《公務(wù)電子郵件歸檔管理規(guī)則》(已頒布)、《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》、《數(shù)字檔案館設(shè)計(jì)與建設(shè)規(guī)范》等。近期，起草并將出臺(tái)《深圳市電子文件管理辦法》，以取代原《深圳市電子文件歸檔及管理辦法》。
3 文件管理系統(tǒng)建設(shè)
為了適應(yīng)文件中心電子文件接收管理需要，2006年，深圳市檔案局開展了數(shù)字檔案館二期――電子文件接收管理系統(tǒng)的研制開發(fā)，建立了電子文件中心與數(shù)字檔案館一體化系統(tǒng)架構(gòu)及三級(jí)管理模式。如圖1。
應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)以ISO 14721《開放檔案信息系統(tǒng)參考模型(OAIS)》、《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》為基礎(chǔ)，以對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)的捕獲、管理與控制為主要手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景及管理過(guò)程信息的生成、捕獲，長(zhǎng)期保存及利用。根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)總體目標(biāo)及要求，確定項(xiàng)目建設(shè)主要內(nèi)容如下：
(1)電子文件前端控制系統(tǒng)
(2)電子文件元數(shù)據(jù)登記系統(tǒng)
(3)文件／檔案數(shù)據(jù)交換平臺(tái)
(4)電子文件元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)
(5)文件／檔案信息集成管理平臺(tái)
(6)文件／檔案信息管控中心
(7)文件／檔案存儲(chǔ)管理系統(tǒng)
(8)政務(wù)內(nèi)網(wǎng)檔案信息服務(wù)平臺(tái)
(9)檔案信息社會(huì)化服務(wù)平臺(tái)
(10)工作流智能化引擎
(11)專用閱讀器
應(yīng)用系統(tǒng)架構(gòu)如圖2。
2008年1月25日，系統(tǒng)通過(guò)了有關(guān)專家的科技成果鑒定。在文件檔案管理及服務(wù)方面發(fā)揮了重要作用。
4 文件資源建設(shè)及利用情況
2007年4月，深圳市民中心檔案新館落成，深圳市文件管理中心開始全面履行其工作職能，開展深圳市市民中心各單位文件的接收、保管和利用工作。
目前，文件中心共接收市民中心23家單位2006～2007年度文件159921件，并采用電子文件中心系統(tǒng)全部進(jìn)行了整理著錄及數(shù)字化，數(shù)字文件已達(dá)80多萬(wàn)頁(yè)。
為了便捷地為文件移交單位提供服務(wù)，采取館內(nèi)電話預(yù)約、調(diào)閱復(fù)印、發(fā)送傳真、專人送達(dá)、網(wǎng)上傳送、發(fā)送文件智能查詢系統(tǒng)使用手冊(cè)等多種方式，各相關(guān)單位均可通過(guò)電子文件中心系統(tǒng)利用端口――文件智能查詢系統(tǒng)查閱本單位形成的文件目錄及內(nèi)容。文件集中管理工作的開展，進(jìn)一步加強(qiáng)了文件的科學(xué)管理和安全保管，降低了管理成本，便于集中利用檔案文件，適應(yīng)了電子政務(wù)建設(shè)的需要，受到各相關(guān)單位和社會(huì)各界的廣泛歡迎。
幾點(diǎn)思考
經(jīng)過(guò)幾年的實(shí)踐，深圳市在文件集中管理模式、運(yùn)行機(jī)制、規(guī)范、系統(tǒng)及資源建設(shè)等方面進(jìn)行了有益的探索。在總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，對(duì)文件管理有以下幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)：
1 應(yīng)加強(qiáng)文件前端控制，以保證檔案的完整性與安全性。文件和檔案是同一事物在不同運(yùn)動(dòng)階段上價(jià)值形態(tài)變化的體現(xiàn)，管理和處理好現(xiàn)行和半現(xiàn)行文件，是檔案館館藏的質(zhì)量保證。但在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，不少單位普遍存在較多地考慮文件現(xiàn)實(shí)利用需要，忽視文件的長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值和歷史文化價(jià)值的現(xiàn)象。對(duì)文件的形成質(zhì)量、收集歸檔、價(jià)值鑒定、移交進(jìn)館等管理環(huán)節(jié)重視不夠，從而導(dǎo)致文件歸檔不齊全不完整，造成文件流失。
2 應(yīng)采取得力措施保證文件的真實(shí)性，提高檔案的可靠性與效力性。隨著電子政務(wù)的廣泛應(yīng)用和普及，電子文件作為記錄各單位工作活動(dòng)的新的信息載體，成為文件檔案不可或缺的重要組成部分。目前已實(shí)行電子政務(wù)管理的單位，其文件管理工作大多采取“雙套制”，即紙質(zhì)文件與電子文件并存管理的辦法。由于電子文件容易被修改，在電子文件管理法規(guī)制度不健全，缺乏保證其真實(shí)性、完整性和長(zhǎng)期可讀管理系統(tǒng)的情況下，無(wú)法實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中電子文件背景信息的捕獲，導(dǎo)致歸檔的電子文件缺乏證據(jù)力，電子文件真實(shí)性無(wú)法得到保障。由電子文件生成的紙質(zhì)文件，由于不具有證據(jù)效力，無(wú)法成為當(dāng)前和，今后處理事務(wù)、證明事項(xiàng)的可靠依據(jù)，也不具有作為檔案資源移交進(jìn)館長(zhǎng)久保存的價(jià)值。同時(shí)，由于各單位辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)的功能需求，技術(shù)路線各異，數(shù)據(jù)異構(gòu)情況嚴(yán)重，缺乏統(tǒng)一的機(jī)構(gòu)電子文件數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)接口及模板，給數(shù)據(jù)的跨庫(kù)采集、轉(zhuǎn)換、遷移帶來(lái)諸多問(wèn)題，管理難度大及成本高。
3 應(yīng)實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)管，保障檔案的管理質(zhì)量與效率。在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，不少機(jī)構(gòu)文件管理缺乏統(tǒng)一有效的監(jiān)管，文件收集歸檔制度不落實(shí)，文件的移交歸檔范圍隨意性較大，一方面一些重要的應(yīng)歸檔文件沒(méi)有移交；另一方面，大量不具有長(zhǎng)久保存利用價(jià)值的文件卻當(dāng)作檔案移交給檔案部門。檔案部門投入大量的人力、財(cái)力、物力長(zhǎng)期管理這部分無(wú)利用和研究?jī)r(jià)值的材料，造成嚴(yán)重浪費(fèi)。
綜上所述，筆者對(duì)完善加強(qiáng)文件管理工作有以下幾點(diǎn)想法。
1，實(shí)現(xiàn)文件全程統(tǒng)一管理是提高文件管理質(zhì)量的必要條件
理論和實(shí)踐表明，文件管理最經(jīng)濟(jì)和有效的方式是全程統(tǒng)一規(guī)范管理。電子文件有效管理的四項(xiàng)策略是制定政策、推行標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)系統(tǒng)及實(shí)施。要加強(qiáng)文件檔案的有效管理，應(yīng)理順文件檔案統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)機(jī)制，由檔案行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)文件質(zhì)量(包括紙質(zhì)文件、電子文件及其他載體的文件)和檔案管理方面的宏觀政策、管理制度、業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制訂和監(jiān)督執(zhí)行，以實(shí)現(xiàn)對(duì)文件從產(chǎn)生、整理、保存、歸檔到移交進(jìn)館整個(gè)流程的有效控制。一方面要加強(qiáng)對(duì)文件形成辦理階段的前端控制，對(duì)機(jī)構(gòu)文件管理職能及人員分工、相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)功能、文件質(zhì)量等方面給予實(shí)質(zhì)性的指導(dǎo)檢查監(jiān)督。為加強(qiáng)電子文件管理，檔案部門應(yīng)參與機(jī)構(gòu)文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)、牽頭組織文件集中管理系統(tǒng)與文件長(zhǎng)期保存系統(tǒng)(數(shù)字檔案館)設(shè)計(jì)，提供兼容性好且能實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)異構(gòu)數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)及模板，從而實(shí)現(xiàn)文件的全程統(tǒng)一規(guī)范管理。另一方面，應(yīng)強(qiáng)化文件中心管理服務(wù)職能，實(shí)現(xiàn)與文件形成單位的無(wú)縫連接，在文件的捕獲、管理與利用過(guò)程中實(shí)現(xiàn)效益的最大化，達(dá)到集約化管理與資源共享的目的。
2 健全的文件管理法規(guī)體系是文件集中管理的根本保障
法規(guī)體系是政府、行業(yè)對(duì)信息行為及相關(guān)活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范和引導(dǎo)最重要的手段。在當(dāng)前我國(guó)政府信息公開、政府信息資源開發(fā)利用逐漸推進(jìn)的大背景下，構(gòu)建科學(xué)、完善、先進(jìn)的文件管理法規(guī)體系具有重要的意義。應(yīng)以相關(guān)法律為依據(jù)，在確立規(guī)范功能需求的前提下確立文件管理的規(guī)范體系框架，有規(guī)劃、分步驟地制定具體規(guī)范，最終構(gòu)建整個(gè)規(guī)范體系。大至“文件法”、“檔案法”，細(xì)至文件形成與管理、保管、移交、利用、長(zhǎng)久保存都有指南、標(biāo)準(zhǔn)，能實(shí)現(xiàn)為機(jī)構(gòu)提供文件檔案管理“一站式”規(guī)范和指導(dǎo)。
日前，深圳市檔案局正對(duì)原有的《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)檔案與文件收集利用條例》進(jìn)行修改，增加了文件管理章節(jié)。下一步將在這個(gè)法規(guī)的基礎(chǔ)上，結(jié)合深圳文件集中管理的實(shí)踐，進(jìn)行文件管理的標(biāo)準(zhǔn)、政策及指南的體系構(gòu)建。從具體規(guī)范來(lái)看，既包括紙質(zhì)文件與電子文件管理的共用規(guī)范，又包括電子文件管理專有規(guī)范。
3 完善的安全措施是文件集中管理的可靠前提
在文件集中管理過(guò)程中，由于接收的現(xiàn)行文件時(shí)效性強(qiáng)，特別是電子文件的接收，其特點(diǎn)是信息量大，類型繁多，有結(jié)構(gòu)型的也有非結(jié)構(gòu)型的。如何對(duì)這些海量數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的組織、管理，構(gòu)建一個(gè)合理的保管、存儲(chǔ)體系，來(lái)適應(yīng)不斷增長(zhǎng)的信息數(shù)據(jù)量，同時(shí)滿足各方實(shí)時(shí)的利用需要，是文件集中管理機(jī)構(gòu)面臨的不可回避的問(wèn)題。需從接收、保管、利用及長(zhǎng)期保存等多方面綜合規(guī)劃，合理配置，加強(qiáng)管理。
關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；建設(shè)；發(fā)展策略
1 檔案數(shù)字化建設(shè)的主要含義
數(shù)字化時(shí)代，是指利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，信息技術(shù)和通信技術(shù)以及現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，去實(shí)現(xiàn)信息資源的收集與整理，并且對(duì)各類分散的利用信息資源分類的有效存儲(chǔ)和加工之后用統(tǒng)一的管理方式和面向網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行連接，讓用戶使用互聯(lián)網(wǎng)可以方便快捷地獲取的個(gè)人資料，以及相關(guān)的法律合規(guī)操作的授權(quán)，以提高資源利用率，實(shí)現(xiàn)資源共享。
通常的情況下，檔案的數(shù)字化建設(shè)主要涉及到了以下的幾個(gè)方面：一是現(xiàn)有存檔和數(shù)字資源。文件管理將紙文件，包括文本，圖像，圖形和其他原始文件通過(guò)現(xiàn)代技術(shù)掃描，縮微膠片等納入電子資源數(shù)據(jù)庫(kù)的手段，建立信息資源庫(kù)，需要快速查詢存檔的索引信息，改變紙質(zhì)檔案散亂的局面，優(yōu)化檔案管理一體化，提高工作效率。另一種是通過(guò)整合，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理，文件管理信息必須集成到網(wǎng)絡(luò)建設(shè)面對(duì)面的方式對(duì)信息服務(wù)方式進(jìn)行改變使其變成一體的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，減少人力、財(cái)力、物力、時(shí)間和占用的其他資源。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)不是一個(gè)單純的技術(shù)問(wèn)題，而是一個(gè)技術(shù)水平和相互結(jié)合過(guò)程的一個(gè)復(fù)雜性的系統(tǒng)工程。
2 數(shù)字化時(shí)代檔案信息在資源上的管理
2.1 檔案數(shù)字化建設(shè)
檔案數(shù)字化建設(shè)是基于檔案的全面而有效的數(shù)字化管理，使數(shù)字化能夠?yàn)楣芾矸?wù)提供更好的檔案信息。檔案數(shù)字化建設(shè)是信息發(fā)展的目標(biāo)，是數(shù)據(jù)積累可持續(xù)發(fā)展的重要組成部分。在檔案進(jìn)行進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，主要應(yīng)該對(duì)檔案數(shù)字化管理人員的素質(zhì)加以完善。涉及信息技術(shù)的管理檔案信息，只有提高管理人員素質(zhì)，以文件信息管理有序開展。其次，檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，我們要建立檔案信息科學(xué)的模式，保障運(yùn)營(yíng)的有序性。
2.2 檔案數(shù)字化的整合以及使用
傳統(tǒng)檔案管理也有許多缺點(diǎn)：缺少檔案的深刻理解，檔案管理不健全，人事檔案管理人員的素質(zhì)低，檔案管理不夠重視等。伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制發(fā)展，以往的檔案管理以經(jīng)不能夠與現(xiàn)代化的社會(huì)發(fā)展相互適應(yīng)。當(dāng)前數(shù)字化文件的時(shí)代已經(jīng)出現(xiàn)，能夠以全面的方式對(duì)自身的數(shù)字化信息進(jìn)行整合并且加大深度的進(jìn)行使用。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的現(xiàn)在，對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)，能夠以現(xiàn)代科學(xué)管理去為內(nèi)部管理者進(jìn)行服務(wù)。當(dāng)前現(xiàn)代化的檔案管理不但數(shù)據(jù)量大、內(nèi)容復(fù)雜、涉及面廣、分類不科學(xué)等，傳統(tǒng)的基于筆或卡的檔案文件管理已經(jīng)落后于現(xiàn)代的社會(huì)發(fā)展。現(xiàn)在的數(shù)字化建設(shè)是以云計(jì)算為核心的技術(shù)上的創(chuàng)新，對(duì)復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行組合，進(jìn)行信息歸檔的一體化管理。
3 檔案管理的數(shù)字化制度建設(shè)
首先，建立現(xiàn)代管理制度，檔案需要提高業(yè)務(wù)流程和文件的數(shù)字化管理意識(shí)，文化是由人針對(duì)數(shù)字化管理上創(chuàng)建的，只有提高對(duì)數(shù)字化檔案管理在管理中的作用，全面發(fā)展文化檔案，以便為對(duì)未來(lái)發(fā)展更好的整體規(guī)劃的數(shù)字化檔案管理。
其次，除了要擁有對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)管理的知識(shí)，還應(yīng)該更為全面的掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、外語(yǔ)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全技術(shù)、生產(chǎn)和管理經(jīng)驗(yàn)以及如何實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理人員的優(yōu)化配置。
再次，從具體的數(shù)字化發(fā)展情況，尋找適合自身發(fā)展的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)不僅要滿足對(duì)文件管理的功能，也需要對(duì)內(nèi)部的制度建設(shè)進(jìn)行一致化的統(tǒng)一。這需要針對(duì)數(shù)字化管理系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部整體發(fā)展情況進(jìn)行調(diào)整。
最后，建立相關(guān)部門建立了現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。優(yōu)化檔案信息的分配與發(fā)展，在檔案管理系統(tǒng)建立時(shí)，可以設(shè)置相關(guān)職能部門對(duì)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)
4 檔案數(shù)字化建設(shè)的體制與模式上的創(chuàng)新
4.1 體制和模式的創(chuàng)新的含義
檔案管理系統(tǒng)和模式上創(chuàng)新主要是在檔案管理時(shí)，處于探索開始階段，對(duì)管理體制模式進(jìn)行開發(fā)，實(shí)施合理的創(chuàng)新，這種創(chuàng)新進(jìn)行與科學(xué)的結(jié)合。檔案管理制度以及模式的創(chuàng)新是創(chuàng)新的文化的一部分。
4.2 系統(tǒng)以及需要?jiǎng)?chuàng)新模式
檔案管理數(shù)字化建設(shè)和創(chuàng)新模式是記錄管理決策變化的方式轉(zhuǎn)變。從檔案管理開始產(chǎn)生，直到結(jié)束的全過(guò)程。檔案管理系統(tǒng)與創(chuàng)新在發(fā)展中有著重要的地位。在另一方面，數(shù)字化發(fā)展還需要對(duì)發(fā)展模式進(jìn)行創(chuàng)新。如果檔案管理還停留在以前的模式舊模式下，檔案管理的創(chuàng)新模式不能改變，那么發(fā)展必將受阻。
4.3 完成檔案數(shù)字化建設(shè)體制與模式創(chuàng)新方式
首先，需要?jiǎng)?chuàng)新檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)的發(fā)展模式，要求檔案管理相關(guān)人員具備一定創(chuàng)新意識(shí)。沒(méi)有創(chuàng)新的思想就無(wú)法進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，因此創(chuàng)新檔案數(shù)字化制度和模式的建立，就必須有創(chuàng)新意識(shí)。
其次，需要有創(chuàng)新的檔案數(shù)字化建設(shè)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的核心是信息技術(shù)，檔案數(shù)字化建設(shè)的時(shí)代，使電子信息更加的便捷，節(jié)省空間的同時(shí)運(yùn)用檔案數(shù)字化建設(shè)的形式去對(duì)信息技術(shù)的管理效率加以提升，帶去更好的內(nèi)部效益。
最后，我們需要?jiǎng)?chuàng)新檔案數(shù)字化建設(shè)。進(jìn)行數(shù)字化的建設(shè)可以使內(nèi)部的信息管理更加的快捷，例如，我們可以在進(jìn)行信息的登記與對(duì)信息進(jìn)行審計(jì)的階段，或是在進(jìn)行瀏覽器的查詢階段，對(duì)于數(shù)據(jù)進(jìn)行更新。在進(jìn)行相關(guān)的文件檢索時(shí)，增加聯(lián)絡(luò)功能，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行情況說(shuō)明，填補(bǔ)內(nèi)部樓案管旦上的漏洞。
5 結(jié)束語(yǔ)
當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代的產(chǎn)生，能夠看出傳統(tǒng)的檔案管理形式對(duì)發(fā)展存在制約，需要積極應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)，可以說(shuō)這是實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的方式。檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)內(nèi)部信息進(jìn)行管理。為持續(xù)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
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每年采取集中培訓(xùn)的方式，通過(guò)以下培訓(xùn)途徑和內(nèi)容，從職業(yè)素質(zhì)業(yè)務(wù)能力等方面提高圖檔管理人員的整體管理水平"2.1通過(guò)企業(yè)文化培訓(xùn)加強(qiáng)圖檔管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)企業(yè)文化是企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的精髓，通過(guò)邀請(qǐng)有關(guān)部門勞模市場(chǎng)管理人員做講解或報(bào)告，使圖檔管理人員珍惜自己的工作崗位，認(rèn)識(shí)到自身的工作質(zhì)量與企業(yè)信譽(yù)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)息息相關(guān)，從而提升所從事工作的榮譽(yù)度，產(chǎn)生強(qiáng)烈的企業(yè)發(fā)展有我的自豪感和責(zé)任感"。邀請(qǐng)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化部門和設(shè)計(jì)部門的專家，針對(duì)圖檔管理人員的工作需要，有針對(duì)性的對(duì)汽車基本知識(shí)企業(yè)產(chǎn)品平臺(tái)機(jī)械制圖知識(shí)汽車產(chǎn)品型號(hào)和零部件編號(hào)規(guī)則等進(jìn)行培訓(xùn)，使圖檔管理人員了解汽車各大總成的構(gòu)造和原理，理解設(shè)計(jì)人員在圖紙更改單中所描述的語(yǔ)言，熟練掌握識(shí)圖改圖等基本要領(lǐng)，做到準(zhǔn)確校對(duì)設(shè)計(jì)人員更改電子圖和底圖的內(nèi)容正確更改藍(lán)圖，而不是照貓畫虎"經(jīng)過(guò)培訓(xùn)和實(shí)踐，圖檔管理人員能發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)人員疏忽造成的一些錯(cuò)誤，提前糾正，確保為工藝檢驗(yàn)人員提供的圖紙工藝文件少出差錯(cuò)減少?gòu)U品"。
檔案管理知識(shí)培訓(xùn)必須定期組織，可以采取外培內(nèi)培兩種方式"外培方面，一是參加每年省檔案局定期組織的上崗培訓(xùn)，對(duì)缺乏檔案管理知識(shí)的人員進(jìn)行輪訓(xùn)，掌握檔案學(xué)概論文書檔案管理科技檔案管理電子文件管理與歸檔檔案保管與保護(hù)，夯實(shí)檔案管理理論基礎(chǔ)知識(shí);二是參加省級(jí)以上檔案學(xué)會(huì)組織的標(biāo)準(zhǔn)宣貫等專業(yè)性強(qiáng)的培訓(xùn)，如企業(yè)檔案工作規(guī)范項(xiàng)目建設(shè)檔案歸檔整理辦法和電子文件和信息化管理辦法等;三是組織圖檔管理人員到檔案管理先進(jìn)單位進(jìn)行實(shí)際考查和學(xué)習(xí)，當(dāng)面交流提問(wèn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，對(duì)改善工作方法見效較快"內(nèi)培方面，一是請(qǐng)企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作中有經(jīng)驗(yàn)的人員進(jìn)行培訓(xùn)，介紹工作經(jīng)驗(yàn)和方法;二是請(qǐng)外出培訓(xùn)回來(lái)的人員將所學(xué)內(nèi)容進(jìn)行分享，一人外出學(xué)習(xí)，多人受益;三是邀請(qǐng)檔案局老師到企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行培訓(xùn)交流和指導(dǎo)檢查，這樣有的放矢，更有利于對(duì)管理方法的改進(jìn)"內(nèi)培一般可采用脫產(chǎn)一天的時(shí)間集中培訓(xùn)，同時(shí)將檔案管理系統(tǒng)的文件通知要求宣貫到集團(tuán)公司所有單位"。計(jì)算機(jī)和各類信息化軟件在公司的普遍應(yīng)用，不得不對(duì)圖檔管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作方面的培訓(xùn)"一是培訓(xùn)計(jì)算機(jī)軟硬件基本知識(shí)和辦公自動(dòng)化軟件，掌握基本操作技能;二是培訓(xùn)數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)，使圖檔管理人員能積極與程序開發(fā)人員溝通，提出開發(fā)需求或使用中的改進(jìn)意見;三是進(jìn)行pLM(產(chǎn)品生命周期管理)系統(tǒng)操作培訓(xùn)，正確系統(tǒng)任務(wù)，熟練查閱系統(tǒng)中的部件圖紙和文檔版本信息，查閱系統(tǒng)中的工藝路線變更情況以便及時(shí)將圖紙派發(fā)到生產(chǎn)單位"。質(zhì)量體系文件包括質(zhì)量手冊(cè)程序文件和作業(yè)文件，包含企業(yè)各單位的工作流程和操作方法，由各崗位具有多年工作經(jīng)驗(yàn)的人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和工作流程不斷修訂后編制而成的"組織圖檔管理人員學(xué)習(xí)有關(guān)體系文件，了解產(chǎn)品從市場(chǎng)調(diào)研設(shè)計(jì)開發(fā)試制到生產(chǎn)等流程，便于熟練對(duì)技術(shù)文件的收集歸檔和整理"圖檔管理人員一般都是人員，學(xué)習(xí)保密知識(shí)是必不可少的"掌握保密知識(shí)，建立保密臺(tái)帳，做好保密標(biāo)識(shí)，熟悉對(duì)不同權(quán)限的人員采取不同的借查閱手續(xù)，既維護(hù)檔案文件的安全，又在合理的范圍提供利用，使技術(shù)文件借閱發(fā)放有法可依"。
經(jīng)過(guò)三年多培訓(xùn)，培訓(xùn)師收到圖檔管理人員的反饋意見，對(duì)培訓(xùn)課件不斷完善，使培訓(xùn)效果越來(lái)越好"實(shí)踐證明，全方位培訓(xùn)使圖檔管理人員整體業(yè)務(wù)水平普遍提高，能夠全面勝任崗位工作;加強(qiáng)培訓(xùn)使圖檔管理人員在企業(yè)里有被重視的認(rèn)同感，以更加積極的態(tài)度和創(chuàng)新的意識(shí)實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，提高了服務(wù)效率;有利于互相交流，借鑒工作經(jīng)驗(yàn)，高效地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)"。
本文作者：王豐錦工作單位：陜西汽車集團(tuán)有限責(zé)任公司
筆者認(rèn)為，我國(guó)不僅存在建立文件中心的現(xiàn)實(shí)需要，而且這一需要還很迫切。理由主要來(lái)自兩個(gè)方面：一是經(jīng)濟(jì)高效化的要求；二是多元化的需求。
首先，盡管我國(guó)已建立有比較完備的機(jī)關(guān)檔案室體系，但其整體效能與具有經(jīng)濟(jì)和高效優(yōu)點(diǎn)的文件中心相比還是存在一定差距。
其次，不斷變化的社會(huì)環(huán)境和檔案工作環(huán)境使半現(xiàn)行文件管理呈現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)，相應(yīng)產(chǎn)生了建立半現(xiàn)行文件管理機(jī)構(gòu)的多元化需求。我國(guó)當(dāng)前正處在變革時(shí)期，社會(huì)環(huán)境復(fù)雜多變，這對(duì)檔案工作環(huán)境產(chǎn)生了相當(dāng)大的沖擊和影響。一方面，國(guó)家政治體制改革引發(fā)的機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)和人員調(diào)整使得相當(dāng)一批政府機(jī)關(guān)的檔案部門不得不撤銷或合并，檔案人員也不得不下崗或分流。另一方面，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的確立和發(fā)展使我國(guó)所有制成份和企業(yè)資產(chǎn)形式從單一走向多元化，三資企業(yè)和私營(yíng)企業(yè)大量建立，國(guó)有中小企業(yè)大量改組、轉(zhuǎn)制、兼并甚至破產(chǎn)，這些企業(yè)的檔案工作或需要新建，或需要調(diào)整，或需要移交。政府機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案工作出現(xiàn)的新特點(diǎn)和面臨的新形勢(shì)需要實(shí)行多元化的管理方式，以適應(yīng)不同特點(diǎn)和需求。
必須強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，筆者針對(duì)上述現(xiàn)實(shí)需要提出我國(guó)當(dāng)前建立文件中心的設(shè)想必須基于一個(gè)前提，那就是應(yīng)將文件中心不再視為半現(xiàn)行文件管理機(jī)構(gòu)的一種特定稱謂，而應(yīng)視為半現(xiàn)行文件管理最佳組織形式的代名詞。假如一味糾纏于文件中心的狹義概念，結(jié)果可能就會(huì)像某些學(xué)者那樣，依據(jù)我國(guó)沒(méi)有對(duì)應(yīng)稱謂得出“我國(guó)沒(méi)有文件中心”的結(jié)論1。退一步說(shuō)，即使如此，這一結(jié)論并不意味著我國(guó)沒(méi)有建立文件中心的必要，相反恰恰證明了建立的迫切需要。實(shí)踐證明，在追求文檔管理最優(yōu)化目標(biāo)的驅(qū)動(dòng)下，我國(guó)已經(jīng)開始出現(xiàn)了一些新型檔案管理組織形式，它們與文件中心可以說(shuō)是名異而實(shí)同的。
二、我國(guó)現(xiàn)有新型檔案管理機(jī)構(gòu)
及其與文件中心的關(guān)系
一聯(lián)合檔案室
聯(lián)合檔案室主要是針對(duì)區(qū)、縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理的不足，從80年代起建立的一種新型機(jī)關(guān)檔案管理組織形式。一般做法是在相同的行業(yè)系統(tǒng)或區(qū)域，在充分考慮機(jī)關(guān)單位駐地遠(yuǎn)近和檔案利用方便的基礎(chǔ)上，將原來(lái)若干“小而全”的機(jī)關(guān)檔案室以縱向或橫向的方式聯(lián)合起來(lái)，組織成為一個(gè)綜合性的檔案管理機(jī)構(gòu)，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、整體開發(fā)、綜合利用。這種聯(lián)合檔案室大多歸屬于牽頭單位領(lǐng)導(dǎo)，它的庫(kù)房、經(jīng)費(fèi)和編制由牽頭單位和參聯(lián)單位共同解決。80年代以來(lái)，我國(guó)不少區(qū)、縣都出現(xiàn)了聯(lián)合檔案室，較富代表性的包括河北張家口地區(qū)地直機(jī)關(guān)聯(lián)合檔案室、四川長(zhǎng)壽縣縣直機(jī)關(guān)聯(lián)合檔案室、吉林市船營(yíng)區(qū)區(qū)直機(jī)關(guān)聯(lián)合檔案室等等。
近20年的實(shí)踐證明，聯(lián)合檔案室取得了明顯的成效。它不僅有利于消除區(qū)、縣級(jí)機(jī)關(guān)原有單一檔案室管理模式中存在的機(jī)構(gòu)不健全、人員不穩(wěn)定、制度不規(guī)范、管理水平不高等不足，更重要的優(yōu)點(diǎn)是節(jié)省了人財(cái)物資源，符合精簡(jiǎn)高效的原則。因?yàn)槁?lián)合檔案室可以通過(guò)人財(cái)物資源的集中配備和使用確保檔案室設(shè)施的齊備，改變了原來(lái)檔案工作各自為政、參差不齊的局面，提高了管理質(zhì)量。僅以吉林市船營(yíng)區(qū)區(qū)直機(jī)關(guān)聯(lián)合檔案室為例，它是由區(qū)政府下屬16個(gè)機(jī)關(guān)檔案室聯(lián)合而成的。聯(lián)合前共有16名兼職檔案人員，庫(kù)房面積累計(jì)192平方米；聯(lián)合后只設(shè)2名專職檔案人員，庫(kù)房面積僅用35平方米就滿足了工作需要。為此，理論界對(duì)聯(lián)合檔案室的優(yōu)越性給予了充分肯定，認(rèn)為它是一種適合區(qū)、縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理的切實(shí)可行的組織形式。目前，聯(lián)合檔案室已經(jīng)推廣到全國(guó)許多地區(qū)，成為檔案室體系中的一種新型形式。
二檔案寄存中心
檔案寄存中心主要是針對(duì)企業(yè)檔案的多元化管理需要到90年代末建立的一種新型檔案管理組織形式。這種多元化管理需要是我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的結(jié)果。在過(guò)去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，我國(guó)的企業(yè)只不過(guò)是政府分支機(jī)構(gòu)，它們與政府機(jī)關(guān)一樣也是無(wú)論大小均設(shè)置檔案室保管檔案。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的確立和發(fā)展，企業(yè)的性質(zhì)和特點(diǎn)發(fā)生了明顯變化。從性質(zhì)上看，企業(yè)從政府的附屬物轉(zhuǎn)變成為自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，成為以市場(chǎng)為中心、追求最大經(jīng)濟(jì)效益的利益主體。從特點(diǎn)上看，企業(yè)不僅數(shù)量急劇增加，而且類型大大豐富。多元化的所有制形式和多層次的資產(chǎn)聯(lián)合改變了過(guò)去國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)單一化的形式，企業(yè)的類型劃分具有多標(biāo)準(zhǔn)、多結(jié)果的特點(diǎn)。
企業(yè)類型的多元化使得各個(gè)企業(yè)的外部環(huán)境和內(nèi)部條件都存在相當(dāng)差異，檔案工作自然也是千差萬(wàn)別，相應(yīng)產(chǎn)生了多元化的管理需求。特別是90年代以來(lái)，無(wú)論是國(guó)有企業(yè)還是非國(guó)有企業(yè)，檔案管理都出現(xiàn)了一些新情況和新問(wèn)題。一方面，國(guó)有企業(yè)改革中出現(xiàn)了企業(yè)檔案管理不善甚至流失的現(xiàn)象。在“抓大放小”的指導(dǎo)思想下，不少國(guó)有中小企業(yè)由于破產(chǎn)、拍賣、改組、兼并、轉(zhuǎn)制等因素導(dǎo)致產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)，長(zhǎng)期生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的企業(yè)檔案處于失控狀態(tài)，整理不及時(shí)、管理不完善、流向不合理的情況常有發(fā)生，有的檔案落入個(gè)人手中，有的檔案甚至被當(dāng)成廢紙銷毀，致使大量檔案流失。另一方面，非國(guó)有企業(yè)的檔案管理大多處于混亂和無(wú)序狀態(tài)。近年來(lái)，三資企業(yè)和私營(yíng)企業(yè)發(fā)展相當(dāng)迅速。它們大多租房辦公，部門設(shè)置簡(jiǎn)單，人員流動(dòng)頻繁；加之在盈利目的驅(qū)動(dòng)下，主要精力放在生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理上，很難投入足夠的人力物力來(lái)設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案人員，致使檔案保管條件較差，檔案的損毀現(xiàn)象比較嚴(yán)重。這兩方面的問(wèn)題表明，企業(yè)在檔案室撤銷或者根本沒(méi)有建立的情況下需要采取新的形式來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的安全保管，否則就會(huì)造成國(guó)家檔案財(cái)富的流失。
企業(yè)檔案管理的新形勢(shì)和新問(wèn)題在經(jīng)濟(jì)特區(qū)表現(xiàn)得尤為明顯。因此，深圳市先行一步，探索出了一種以檔案部門代管企業(yè)檔案的管理模式，成為最早建立檔案寄存中心的地區(qū)。1996年以來(lái)，深圳市檔案館就接收和代管了一些破產(chǎn)國(guó)有企業(yè)的檔案，有效地避免了企業(yè)檔案的流失。為了進(jìn)一步適應(yīng)企業(yè)以及其他單位或個(gè)人的檔案管理需求，深圳市檔案局館于1998年專門設(shè)立了檔案寄存中心，用于為本市不具備檔案安全保管條件或有需要的企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人提供檔案寄存的有償服務(wù)。這一舉措是檔案部門適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需求的大膽改革，是向檔案社會(huì)化管理的積極邁進(jìn)。在深圳市帶動(dòng)下，目前我國(guó)一些市縣檔案館或其他有關(guān)部門也都設(shè)立了檔案寄存機(jī)構(gòu)或開展了檔案寄存業(yè)務(wù)。比較典型的有山東省濟(jì)南市成立了非公有制檔案服務(wù)中心、湖北省姊歸縣檔案館為本縣財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司的檔案提供有償寄存服務(wù)、北京市農(nóng)科院情報(bào)所代管了市科委的全部成果檔案，等等。
三聯(lián)合檔案室、檔案寄存中心與文件中心的關(guān)系
筆者認(rèn)為，聯(lián)合檔案室和檔案寄存中心都是我國(guó)追求檔案管理組織形式高效化進(jìn)程的產(chǎn)物。它們與文件中心均有著緊密聯(lián)系，甚至可以說(shuō)它們都是文件中心的一種形式，都是有中國(guó)特色的文件中心。
聯(lián)合檔案室與文件中心的共同之處可概括為五點(diǎn)。第一，二者的性質(zhì)相同。從文檔管理系統(tǒng)的所處階段來(lái)看，它們同為半現(xiàn)行文件管理機(jī)構(gòu)，都是介于機(jī)關(guān)與檔案館之間的過(guò)渡性機(jī)構(gòu)，都具有“中轉(zhuǎn)站”的性質(zhì)。第二，二者的基本功能相同。半現(xiàn)行文件的價(jià)值特性決定了它們都具備兩項(xiàng)基本功能：一是妥善保管機(jī)關(guān)的半現(xiàn)行文件，滿足機(jī)關(guān)的利用需求；二是對(duì)半現(xiàn)行文件進(jìn)行最終處置，將其中具有長(zhǎng)久價(jià)值的部分移交檔案館保存。第三，二者保管對(duì)象的歸屬權(quán)一致。聯(lián)合檔案室保管的檔案和文件中心保管的文件，都仍然歸屬形成機(jī)關(guān)所有。第四，二者的建立目的一致。它們都是為了避免各機(jī)關(guān)分散保存半現(xiàn)行文件、降低保管成本、精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)和人員而建立的一種機(jī)構(gòu)。第五，二者都具有明顯的效益優(yōu)點(diǎn)，包括節(jié)省保管費(fèi)用、精簡(jiǎn)人力物力資源、實(shí)現(xiàn)規(guī)模效益等等。美國(guó)早在70年代末就嘗到了建立文件中心帶來(lái)的效益，聯(lián)邦政府每年因此可節(jié)省經(jīng)費(fèi)上億美元。我國(guó)張家口地區(qū)地直機(jī)關(guān)聯(lián)合檔案室1984年的一組對(duì)比數(shù)據(jù)，也可反映這種效益優(yōu)點(diǎn)：28個(gè)參聯(lián)機(jī)關(guān)在聯(lián)合前有專兼職檔案員28名、檔案柜52套、庫(kù)房面積為150平方米；聯(lián)合后檔案人員為2名、檔案柜38套、庫(kù)房面積為75平方米。
檔案寄存中心與文件中心的關(guān)系相對(duì)復(fù)雜一點(diǎn)，因?yàn)榧拇嬷行氖且环N隸屬于檔案部門，為有需要的企業(yè)、團(tuán)體或個(gè)人提供檔案寄存有償服務(wù)的機(jī)構(gòu)。國(guó)外文件中心就隸屬關(guān)系而言，有屬于政府檔案系統(tǒng)、某一特定機(jī)構(gòu)、甚至私人之分；就服務(wù)方式而言，也有無(wú)償服務(wù)和有償服務(wù)之分。據(jù)此，筆者認(rèn)為寄存中心同樣可以看成是文件中心的一種特殊形式，原因主要基于五點(diǎn)：第一，二者保管對(duì)象的歸屬權(quán)一致，它們保管的檔案或文件都仍然是原形成機(jī)關(guān)的財(cái)產(chǎn)，檔案或文件的所有權(quán)并未發(fā)生轉(zhuǎn)移。因此，二者都只是機(jī)構(gòu)，它們受形成機(jī)關(guān)的委托，負(fù)責(zé)為機(jī)關(guān)提供檔案或文件的代管服務(wù)。第二，二者的基本功能相同。它們既要為形成機(jī)關(guān)提供代管服務(wù)，滿足機(jī)關(guān)利用需求；又要對(duì)屬于檔案館接收范圍內(nèi)的那些機(jī)關(guān)提供檔案或文件處置服務(wù)，確保進(jìn)館檔案的質(zhì)量。第三，二者的隸屬關(guān)系存在相同之處。寄存中心隸屬于政府檔案系統(tǒng)，這一點(diǎn)與國(guó)外政府文件中心相同。第四，二者的服務(wù)方式也有相同特點(diǎn)。實(shí)行有償服務(wù)的寄存中心與國(guó)外商業(yè)性文件中心一致。第五，二者也都具有效益優(yōu)點(diǎn)，它們以集中的方式保管若干機(jī)構(gòu)的檔案或文件，同樣可以獲得節(jié)省保管費(fèi)用、精簡(jiǎn)人力物力資源和實(shí)現(xiàn)規(guī)模效益的良好效果。
之所以說(shuō)聯(lián)合檔案室、檔案寄存中心都是有中國(guó)特色的文件中心，主要是因?yàn)樗鼈冏鳛閭鹘y(tǒng)檔案室的革新形式，吸取了文件中心的突出優(yōu)點(diǎn)棗經(jīng)濟(jì)和高效。一方面，它們以聯(lián)合或集中的方式避免了機(jī)關(guān)檔案管理盲目追求“小而全”的傾向，取得了明顯的效益優(yōu)點(diǎn)，具有經(jīng)濟(jì)實(shí)用的特征；另一方面，它們，特別是寄存中心可以使檔案館全面控制檔案從機(jī)關(guān)直至進(jìn)館的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程并確保質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)管理高效化。但是，它們與文件中心并非毫無(wú)差別。聯(lián)合檔案室與文件中心的最大區(qū)別在于隸屬關(guān)系的定位不同，聯(lián)合檔案室大多歸屬牽頭機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，文件中心則大多歸屬檔案部門領(lǐng)導(dǎo)。這種定位差別表明國(guó)外多將文件中心納入檔案系統(tǒng)，更有利于檔案館通過(guò)控制文件中心來(lái)實(shí)現(xiàn)文件的全過(guò)程管理。寄存中心則是國(guó)外政府文件中心與商業(yè)性文件中心的有機(jī)結(jié)合，它的隸屬關(guān)系和經(jīng)費(fèi)來(lái)源與政府文件中心相同，它的保管任務(wù)與服務(wù)方式卻與商業(yè)性文件中心一致。這表明寄存中心的建立充分體現(xiàn)了中國(guó)國(guó)情，既能保證政府檔案系統(tǒng)對(duì)國(guó)家檔案的有效控制；又能符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下追求利益和效益的要求。總之，聯(lián)合檔案室與檔案寄存中心作為我國(guó)尊重現(xiàn)有國(guó)情建立的兩種經(jīng)濟(jì)高效化的半現(xiàn)行文件管理機(jī)構(gòu)，就可以說(shuō)成我國(guó)建立文件中心的兩種有效形式。
三、我國(guó)建立文件中心的總體形式和布局
應(yīng)當(dāng)說(shuō)我國(guó)在建立文件中心進(jìn)程中已取得了初步成效，迄今為止，除了聯(lián)合檔案室與寄存中心外，我國(guó)還出現(xiàn)了企業(yè)檔案托管中心、檔案中介機(jī)構(gòu)、檔案事務(wù)所等新型檔案管理組織形式。盡管名稱各異，但它們都有著力圖追求經(jīng)濟(jì)高效的共同特征。因此，筆者認(rèn)為對(duì)文件中心建立形式這一問(wèn)題，預(yù)測(cè)可能出現(xiàn)的具體名稱既無(wú)必要，也無(wú)法窮盡。筆者僅就文件中心建立的總體形式和布局提出較為宏觀的設(shè)想。當(dāng)然這是檔案行政管理部門管轄的事務(wù)，筆者無(wú)權(quán)也無(wú)意插手，只是通過(guò)理論探討提供一點(diǎn)參考意見。
國(guó)外文件中心的類型可以為我國(guó)建立文件中心的總體形式提供參考。概括起來(lái)國(guó)外文件中心包括三大類：一是政府系統(tǒng)的文件中心，包括聯(lián)邦政府和地方政府州市、縣等的文件中心，一般是指由政府出資建立，歸屬政府檔案部門領(lǐng)導(dǎo)，免費(fèi)為政府機(jī)關(guān)提供半現(xiàn)行文件保管和利用服務(wù)的機(jī)構(gòu)。二是特定機(jī)構(gòu)的文件中心，這類文件中心分布很廣，從學(xué)校、企業(yè)、醫(yī)院到社團(tuán)組織均有設(shè)立，嚴(yán)格說(shuō)來(lái)屬于特定機(jī)構(gòu)的內(nèi)部文件管理機(jī)構(gòu)，類似于我國(guó)的機(jī)關(guān)檔案室。以上兩類均是非營(yíng)利性機(jī)構(gòu)。三是商業(yè)性文件中心，一般是指為工商企業(yè)或其他有需要的機(jī)構(gòu)或個(gè)人提供文件管理有償服務(wù)的營(yíng)利性機(jī)構(gòu)。其中，政府文件中心和商業(yè)性文件中心應(yīng)當(dāng)說(shuō)更集中體現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)高效的優(yōu)點(diǎn)，而且它們也分別代表了服務(wù)方式的兩種發(fā)展方向棗無(wú)償服務(wù)和有償服務(wù)。
依據(jù)國(guó)外經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本國(guó)國(guó)情，筆者認(rèn)為我國(guó)建立文件中心總體上可以采取兩種形式：一種是政府系統(tǒng)中設(shè)立無(wú)償服務(wù)的文件中心，專門面向各級(jí)各類政府機(jī)關(guān)和國(guó)有企事業(yè)單位等機(jī)構(gòu)提供檔案保管、利用和處置服務(wù)。這種文件中心與傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案室的不同之處在于，每一個(gè)機(jī)關(guān)單位不再單設(shè)一個(gè)檔案室，而是由國(guó)家統(tǒng)一安排，分級(jí)、分區(qū)域、分系統(tǒng)設(shè)立若干文件中心。每一個(gè)文件中心集中保管若干機(jī)構(gòu)的檔案文件。如果可能，這種文件中心最好能歸屬于各級(jí)綜合檔案局館領(lǐng)導(dǎo)，必要時(shí)一些行業(yè)系統(tǒng)的文件中心也可歸屬專業(yè)檔案館領(lǐng)導(dǎo)。另一種是適應(yīng)檔案管理的多元化需要設(shè)立的有償服務(wù)的文件中心，專門面向有需要的企業(yè)、團(tuán)體或個(gè)人，提供檔案寄存或者是檔案保管、利用和處置全方位服務(wù)。這種文件中心又可以分兩種方式設(shè)置，一是以各級(jí)檔案館為依托設(shè)置，借助檔案館的專業(yè)管理和人才資源優(yōu)勢(shì)，對(duì)有需要或是不具備安全保管條件的單位或個(gè)人提供檔案代管服務(wù)，這既能減輕形成機(jī)關(guān)的壓力，又能避免國(guó)家檔案財(cái)富的流失。二是允許設(shè)置純粹商業(yè)性的文件中心，好處是可加快實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)化管理，激發(fā)良性競(jìng)爭(zhēng)；但在目前條件下，國(guó)家可以通過(guò)采取一定措施對(duì)它加以控制和規(guī)范，避免出現(xiàn)盲目追求利益的不良后果。
文件中心的總體布局是指國(guó)家對(duì)需要設(shè)置文件中心的地區(qū)、部門或機(jī)構(gòu)作出全盤規(guī)劃和統(tǒng)籌安排。根據(jù)上述設(shè)想的文件中心的總體形式，筆者認(rèn)為除了商業(yè)性文件中心以外，國(guó)家均可對(duì)政府系統(tǒng)文件中心和以各級(jí)檔案局館為依托的文件有償服務(wù)中心進(jìn)行合理布局。這可以從兩方面來(lái)分析：一方面，就政府系統(tǒng)文件中心而言，我國(guó)目前中小城市和區(qū)縣的機(jī)關(guān)建立了其中的一種形式棗聯(lián)合檔案室，但這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還應(yīng)上下延伸，在大中城市的大、中型機(jī)關(guān)以及鄉(xiāng)鎮(zhèn)推廣建立文件中心。另一方面，就以各級(jí)檔案局館為依托的文件有償服務(wù)中心而言，我國(guó)可以在總結(jié)深圳市檔案寄存中心先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的城市或開發(fā)區(qū)如經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)、高新技術(shù)開發(fā)區(qū)等建立，然后逐步向有需要的地區(qū)推廣。這是因?yàn)樵诮?jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的城市或開發(fā)區(qū)，檔案管理的多元化需求比較突出，而且人們的效益觀念也比較明顯。只要文件中心能夠?yàn)槠髽I(yè)、單位或個(gè)人的檔案管理提供省時(shí)、省力、省財(cái)?shù)膬?yōu)厚回報(bào)，它的前景就必然光明。對(duì)于這一點(diǎn)，文件中心自身的效益優(yōu)點(diǎn)以及檔案部門的資源優(yōu)勢(shì)可以提供有力的保證。
至此，筆者對(duì)文件中心這一熱點(diǎn)問(wèn)題的思考暫時(shí)告一段落。
注釋：
[1]參見林清澄：《我國(guó)沒(méi)有文件中心》，《北京檔案》，2000年第5期。
【關(guān)鍵詞】 高校；檔案管理；對(duì)策
一、檔案管理在高校管理中占有很重要的位置
高校檔案在教學(xué)、科研、管理過(guò)程中形成的檔案資料，是一種不能再生的信息資源，是記錄和反映高校整體工作全貌的載體。 國(guó)家教委 6號(hào)令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》第三條明確指出：“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，各高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理?！庇纱丝梢?，作為記錄和承載學(xué)校歷史沿革的檔案管理工作，是整個(gè)學(xué)校發(fā)展過(guò)程中不可忽視的重要部分。 特別是隨著經(jīng)濟(jì)、信息、科技和人才競(jìng)爭(zhēng)的日益全球化，高校在整個(gè)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中所占地位日漸提高，作為重要信息資源的高校檔案，其價(jià)值越來(lái)越被社會(huì)所認(rèn)同，只有不斷提升檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用水平，才更有利于促進(jìn)學(xué)校的健康快速發(fā)展，提高和擴(kuò)大高校的知名度。
二、高校檔案管理工作存在的主要問(wèn)題
1、檔案宣傳不夠、檔案意識(shí)缺乏
不論是領(lǐng)導(dǎo)、教師還是管理人員本身，檔案意識(shí)都不強(qiáng)。有的領(lǐng)導(dǎo)，文件到手里之后，就自己收起來(lái)，甚至弄不見了。如果檔案管理員不去主動(dòng)索取，就會(huì)造成檔案文件材料的遺漏。同樣，教師們?cè)诮虒W(xué)中所做的工作，如果沒(méi)有及時(shí)把它記錄下來(lái)，并交給檔案管理員收集整理，一旦需要相關(guān)材料，只有隨便弄一個(gè)。這樣整理出來(lái)的材料既不詳細(xì)又不具體，教學(xué)工作也就失去了準(zhǔn)確的記錄。
2、文件材料收集、整理不齊全
歸檔門類不全，比較注重紙質(zhì)資料的搜集?，F(xiàn)在很多高校只注重公文、財(cái)務(wù)、人事、基建等方面的檔案收集，而對(duì)于磁帶、圖片、光盤、錄像帶一類檔案的收集往往不重視，沒(méi)有及時(shí)歸檔，造成這些寶貴資料的遺失。比如，在校企合作過(guò)程中形成的一些圖片資料和影像資料保存不全，平時(shí)進(jìn)行社會(huì)調(diào)研以及學(xué)生到企業(yè)頂崗實(shí)習(xí)的圖片資料不注意收集，沒(méi)有及時(shí)歸檔。隨著人員的變動(dòng)和時(shí)間的流逝，這些寶貴的一手資料就遺失了。
3、檔案管理現(xiàn)代化程度低
檔案材料從收集、整理到保管、利用等環(huán)節(jié)主要依靠傳統(tǒng)的手工操作，工作進(jìn)度慢，利用效率低。這一現(xiàn)狀與高校管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的要求差距甚大。雖然也有一些人事檔案管理部門配置了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，但由于軟件比較落后，常常只能歸、不能用。
4、基層檔案工作人員隊(duì)伍不穩(wěn)定、檔案管理技能欠缺
根據(jù)《普通高等高校檔案管理辦法》的規(guī)定，高?；鶎硬块T應(yīng)該增設(shè)專兼職檔案人員?，F(xiàn)實(shí)是，基層檔案管理人員以兼職人員為主，主要是系部秘書、輔導(dǎo)員等兼任，工作人員的精力分散，檔案收集工作的責(zé)任心不強(qiáng)，日常資料的收集沒(méi)有形成制度化。另外，基層檔案管理的工作人員以兼職為主，缺乏必要的檔案管理意識(shí)，檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。
三、提高高校檔案管理工作水平的對(duì)策
1、加強(qiáng)檔案工作的宣傳，增加全員檔案意識(shí)
各級(jí)檔案工作人員要樹立服務(wù)意識(shí)，做好本部門的檔案資料收集和整理工作。比如，可以將一些檔案利用后產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的成果做成宣傳圖片，大力宣傳，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教職工、學(xué)生知道檔案的巨大作用。增強(qiáng)檔案工作的服務(wù)意識(shí)，有義務(wù)向大家普及檔案知識(shí)，建立暢通的溝通渠道，這對(duì)檔案收集工作會(huì)有很大的促進(jìn)作用。通過(guò)宣傳，使大家認(rèn)識(shí)到檔案的形成、積累與每個(gè)人有關(guān)，檔案是不可再生資源，無(wú)價(jià)之寶，檔案必須集中統(tǒng)一，歸國(guó)家所有。否則，將會(huì)違法，受到制裁。
2、建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)和規(guī)章制度
建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，培訓(xùn)工作人員。建立本單位的檔案管理規(guī)章制度，統(tǒng)一內(nèi)部的做法及規(guī)范，是科學(xué)管理、有效利用的需要。檔案管理制度、分類大綱及不歸檔范圍、保管期限表、控制措施、考核制度與經(jīng)濟(jì)掛鉤等。檢查各部門日常工作的義務(wù)；產(chǎn)生原始資料的部門應(yīng)負(fù)有收集、整理的責(zé)任，加大對(duì)個(gè)職能部門的監(jiān)督、指導(dǎo)力度。
3、選準(zhǔn)切入點(diǎn)，疏通檔案收集渠道，保證文件材料收集齊全、完整、準(zhǔn)確
必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則，避免分散在業(yè)務(wù)部門或個(gè)人手中。收集工作要遵循檔案的自然形成規(guī)律。收集工作要保證按制度接收，有切實(shí)可行的控制措施。 疏通和確定收集渠道，定向、定內(nèi)容收集，對(duì)具體文件應(yīng)落實(shí)到人，做到“三納入、四參加”。做好收集工作的幾個(gè)“結(jié)合”接受歸檔與現(xiàn)場(chǎng)收集相結(jié)合；隨時(shí)收集和集中收集相結(jié)合；收集工作同計(jì)劃管理相結(jié)合；對(duì)內(nèi)收集和對(duì)外收集相結(jié)合。總的講，加強(qiáng)控制手段，發(fā)揮檔案人員的監(jiān)督職能，保證文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。各職能部門收集職責(zé)范圍形成的文件。涉外、協(xié)作的大項(xiàng)目應(yīng)各單位負(fù)責(zé)各自形成的文件。以能夠反映單位整體面貌為基本原則。根據(jù)文件材料的查考、保存價(jià)值確定歸檔范圍。根據(jù)責(zé)任主體確定歸檔范圍?！稒C(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（2006年12月18日國(guó)家檔案局令第8號(hào)公布實(shí)施）10號(hào)令《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）。文件材料的質(zhì)量必須字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，簽字 認(rèn)可手續(xù)完備；需永久、長(zhǎng)期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料書寫、繪制；復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清洗劑牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求；錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性；長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。
4、掌握業(yè)務(wù)規(guī)范，夯實(shí)基礎(chǔ)工作
學(xué)習(xí)、掌握現(xiàn)行法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)?！稒n案工作基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T1-2000）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（2006年12月18日國(guó)家檔案局令第8號(hào)公布實(shí)施）《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、（財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)）《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》（DA/T39-2008）《照片檔案管理辦法》（GB/T11821-2002）《磁性檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-95）《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》（國(guó)檔發(fā)[1987]19號(hào)）《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T13-94）《科學(xué)技術(shù)檔案案卷卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）《電子文件歸檔技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38-2008）《印章檔案整理規(guī)則》（DA/T40-2008）實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)應(yīng)注意件的概念、件號(hào)（會(huì)議材料、會(huì)議記錄）歸檔章（頁(yè)數(shù)可填可不填）、 裝訂（成冊(cè)成套的可算一件）、歸檔文件目錄（可裝盒）成套性、完整、齊全、準(zhǔn)確、分類宣傳、質(zhì)量跟蹤、用戶反饋前期、原材料出廠證明、竣工圖前期調(diào)研、安裝調(diào)試、維修紀(jì)錄，原始記錄、數(shù)據(jù)計(jì)算 ，照片、底片的編號(hào)，實(shí)物檔案。檔案室設(shè)施與安全保管也必須重視。配備適合的庫(kù)房和設(shè)施，安全隱患如老化電線、水管、灶房。檔案管理現(xiàn)代化與單位管理現(xiàn)代化同步，搭建計(jì)算機(jī)管理文件平臺(tái)、實(shí)時(shí)歸檔、雙重鑒定、信息保護(hù)、元數(shù)據(jù)應(yīng)用文件管理融入業(yè)務(wù)管理之中；文件管理嵌入電子政務(wù)、電子商務(wù)系統(tǒng)；電子文件管理納入信息化戰(zhàn)略和電子化業(yè)務(wù)體系。
5、牢固樹立服務(wù)意識(shí)、改進(jìn)服務(wù)手段、提供主動(dòng)服務(wù)
牢固樹立服務(wù)意識(shí)為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)；為基層管理、政務(wù)公開、民主管理、綜合考核等各項(xiàng)工作提供有效憑證；搭建服務(wù)平臺(tái)：檢索工具-案卷級(jí)、文件級(jí)、機(jī)讀目錄、編研資料、局域網(wǎng)、展室；改進(jìn)服務(wù)方式：上門、發(fā)放目錄、電話調(diào)卷；建立工作渠道：了解情況、跟蹤、超前服務(wù)；拓展服務(wù)功能：政策、法規(guī)公布、門戶網(wǎng)站、愛(ài)國(guó)主義教育。
6、引進(jìn)、培養(yǎng)人才，加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)
一、機(jī)關(guān)檔案室的文書檔案現(xiàn)狀分析
檔案室是各機(jī)關(guān)（包括團(tuán)體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等）統(tǒng)一保存和管理本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，是整個(gè)機(jī)關(guān)的組成部分，是屬于機(jī)關(guān)管理和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè)機(jī)構(gòu)[1]。黨、政、軍等機(jī)關(guān)單位的檔案室，又是機(jī)關(guān)的機(jī)要部門之一。從全國(guó)檔案工作來(lái)說(shuō)，檔案室是國(guó)家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。
檔案管理歷來(lái)都是各個(gè)機(jī)關(guān)單位的管理工作中的重要內(nèi)容，特別是傳統(tǒng)形式下的檔案管理，工作任務(wù)是十分繁瑣的。從目前的角度看，機(jī)關(guān)檔案室要負(fù)責(zé)的文書檔案的數(shù)量是十分驚人的。在眾多文件檔案中既要按照保存時(shí)間及重要性選擇合適的分類，又要將不同性質(zhì)的檔案歸總收檔。但是領(lǐng)導(dǎo)以及部分檔案管理人員對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)是明顯不充分的，特別是檔案鑒定方面，檔案鑒定工作在我國(guó)的起步是比較晚的，在各機(jī)關(guān)真正的鑒定應(yīng)用上，一直都發(fā)揮不到鑒定應(yīng)起的作用和貢獻(xiàn)。雖然國(guó)家在此方面有政策規(guī)定，諸如《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》及《文書檔案保管期限表》等管理規(guī)范條例，但由于檔案管理的規(guī)定缺乏系統(tǒng)而條理的標(biāo)準(zhǔn)，在很大程度的規(guī)劃上界限不分明，靈活性方面十分難把握，就像“重要的”、“一般的”、“主要的”、“其它的”等此種界限的機(jī)關(guān)單位有時(shí)候是很難把握的。除此之外，類型檔案的防潮防塵也是文書檔案文件管理中的重中之重，一旦文書檔案被因潮發(fā)霉、被蟲蛀或是檔案破損遺失，引發(fā)的后果都是不可估計(jì)的。除此之外，傳統(tǒng)的檔案管理都是人為進(jìn)行的，但是管理人員的職業(yè)操守和保密意識(shí)是有高低之分的。很多文檔是需要保密的，一旦發(fā)生信息泄露，會(huì)給當(dāng)事人造成很多困擾，帶來(lái)很多不必要的麻煩[2]。
所以，傳統(tǒng)模式下的檔案管理是存在著明顯的缺陷和不足的，我們應(yīng)該以一種更為高效便捷的方式來(lái)適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，以一種更現(xiàn)代、更全面的檔案鑒定系統(tǒng)來(lái)解決這些文書檔案的傳統(tǒng)問(wèn)題。
二、新形勢(shì)下檔案鑒定工作的發(fā)展分析
首先，要建立健全檔案鑒定系統(tǒng)。一個(gè)完善的檔案鑒定系統(tǒng)是進(jìn)行高效管理工作的前提和保障，機(jī)關(guān)單位就更是如此了[3]。一個(gè)健全的檔案鑒定系統(tǒng)可以幫助機(jī)關(guān)單位減少許多繁瑣的人工工作，把大量的工作交給信息化來(lái)完成，更好的保證的檔案管理正確率，減少人為可能會(huì)發(fā)生的一系列弊端。而這個(gè)檔案鑒定系統(tǒng)并不單純的是指以現(xiàn)代化工具進(jìn)行管理和鑒定，而是包含著有效配置單位內(nèi)部及其相關(guān)單位的各種資源、運(yùn)用各種信息渠道，以更準(zhǔn)確的信息和更便捷的服務(wù)管理對(duì)常規(guī)工作進(jìn)行更好的服務(wù)的管理過(guò)程。
其次，規(guī)范鑒定軟件的權(quán)限、加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。鑒定系統(tǒng)的優(yōu)越性自是不言而喻，但是還應(yīng)該規(guī)范鑒定軟件的使用權(quán)限。畢竟檔案信息的處理和歸編過(guò)程還是一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)而保密的工作，對(duì)鑒定軟件使用人員必須嚴(yán)格篩選，不能發(fā)生泄露等不符合職業(yè)道德的行為。另外，一個(gè)健全的信息數(shù)據(jù)庫(kù)體系可以幫助我們減少許多繁瑣的人工工作，不僅可以更好的保證的設(shè)備的可靠性，減少人為可能會(huì)發(fā)生的一系列弊端，還可以提高各部門的工作效率，加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系，使我們?cè)诠ぷ髦锌梢詫?shí)現(xiàn)更好的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。另外，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)對(duì)于檔案鑒定系統(tǒng)來(lái)說(shuō)也是相當(dāng)重要的，它可以讓機(jī)關(guān)檔案室的管理可以更好的發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。
最后，還要加強(qiáng)檔案鑒定系統(tǒng)的安全保障措施。檔案保存環(huán)境并不是那么安全可靠的，網(wǎng)絡(luò)上亦存在許多竊取信息的不法分子，因此對(duì)于已經(jīng)歸檔的檔案來(lái)說(shuō)，保證信息安全，防范信息泄露也是不容忽視的重要工作。要定時(shí)定期的進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和升級(jí)，給機(jī)關(guān)單位的服務(wù)系統(tǒng)提供一個(gè)安全的內(nèi)環(huán)境。同時(shí)，也應(yīng)該積極響應(yīng)各個(gè)殺毒或防火墻安全公司提供的安保服務(wù)，在系統(tǒng)安全方面，我們永遠(yuǎn)都要提高警惕，保持較高的警覺(jué)，時(shí)刻為系統(tǒng)安全進(jìn)行保護(hù)工作[4]。在安全系統(tǒng)中，一定要定期檢測(cè)、殺毒，防患于未然，避免信息失竊的情況發(fā)生，要確保檔案內(nèi)電子文件的完整性、有效性和真實(shí)性。
三、結(jié)束語(yǔ)
加強(qiáng)文書檔案鑒定建設(shè)是加速機(jī)關(guān)檔案室檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高檔案鑒定工作水平的必經(jīng)之路。因此，我們必須要重視這個(gè)問(wèn)題，雖然在檔案鑒定的建設(shè)道路中也會(huì)存在各種各樣的問(wèn)題，但是任何事物的發(fā)展都是曲折的，因此我們應(yīng)該正確的拿出積極的態(tài)度來(lái)面對(duì)所有可能遇到的難題和困擾，努力加強(qiáng)檔案信息的鑒定建設(shè)[5]。只有不斷的隨著時(shí)代的變化而變化，隨著時(shí)代的變化發(fā)展而創(chuàng)新的機(jī)關(guān)單位才有能力在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中存留，才能夠不斷的發(fā)展壯大。
摘要：檔案的電子化管理,是檔案工作中的一個(gè)新課題,它面臨一些不可回避的新問(wèn)題,它是在檔案工作初步實(shí)踐中的一個(gè)新生物,雖然還存在一些有待解決的問(wèn)題,本文通過(guò)對(duì)檔案工作電子化發(fā)展中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，并拿出一些對(duì)策供大家探討。
關(guān)鍵詞：檔案工作電子化發(fā)展電子檔案問(wèn)題對(duì)策
電子檔案的管理,在檔案現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動(dòng)程度,而且極大地提高了工作效率,隨著現(xiàn)化化進(jìn)程的不斷深入,檔案管理軟件系統(tǒng)的不斷開發(fā),電子文件檔案的管理將在現(xiàn)代的檔案管理工作中發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。
信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用使人類生活的各個(gè)方面發(fā)生了巨大的變化。計(jì)算機(jī)應(yīng)用于辦公自動(dòng)化和自動(dòng)化工程設(shè)計(jì),已產(chǎn)生了大量的CAD或公文性電子文件。由此引起的對(duì)電子文件和電子檔案的管理,是檔案工作者面臨的新問(wèn)題。電子文件被廣泛地認(rèn)識(shí)和應(yīng)用,成為勢(shì)不可擋的潮流。計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用、電子文件的大量產(chǎn)生、信息高速公路的建成,為縮小檔案保存空間,快捷傳遞交流信息,搞好信息服務(wù),實(shí)現(xiàn)信息共享,無(wú)疑將會(huì)帶來(lái)極大的方便,同時(shí)也給檔案工作帶來(lái)了一系列的新情況新問(wèn)題。
一、現(xiàn)代的檔案管理工作的轉(zhuǎn)變
（一）檔案載體的轉(zhuǎn)變
在管理活動(dòng)中,電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)大量出現(xiàn)。通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項(xiàng)較大項(xiàng)目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬(wàn)份的圖紙,而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果,因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力,保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時(shí)、省力并且有意義得多。
（二）企業(yè)檔案的分類變化
舊有的關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、 會(huì)計(jì) 檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破,取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中,計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同,但可以肯定的是計(jì)算機(jī)管理過(guò)程中檔案分類更能貼近管理的需要,分類也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。
（三）檔案接收和保管上也有所改變
在電子環(huán)境中,如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過(guò)程,文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說(shuō)檔案人員如果不進(jìn)入到信息集成系統(tǒng)中去,則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。
無(wú)時(shí)無(wú)刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使檔案工作者再也無(wú)法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。參照國(guó)家有關(guān)文件制定出本單位的《電子文件管理辦法》,提請(qǐng)信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過(guò)程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)運(yùn)用專門的檔案信息接收管理平臺(tái),要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性,掌握電子檔案信息的收集、管理。
此時(shí)企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具,更多的經(jīng)過(guò)檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫(kù)房”。
二、電子檔案工作面臨的問(wèn)題
（一）電子檔案原件的真實(shí)性問(wèn)題
電子文件很容易被刪改,且改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過(guò)程中,擬稿者無(wú)法留下自己的筆跡,單位負(fù)責(zé)人也無(wú)法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā),日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改,也難以發(fā)現(xiàn)和確定。
（二）電子檔案內(nèi)容的保密性問(wèn)題
用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件。另一方面,一個(gè)終端上的電子文件也可同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端。這對(duì)于在一段時(shí)間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問(wèn)題,帶來(lái)了極大的威脅。
（三）電子檔案保存的長(zhǎng)久性問(wèn)題
隨著辦公自動(dòng)化的不斷深入,好多單位將會(huì)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公,所有的情況、決策、信息存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)中,人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實(shí)為檔案的歸檔存儲(chǔ)簡(jiǎn)化了程序,也方便了利用,但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀,如出現(xiàn)“黑客”問(wèn)題,遇到病毒問(wèn)題或其它方面的故障,電子文件可能會(huì)在一瞬間同時(shí)消失,造成難以彌補(bǔ)的損失。
三、應(yīng)對(duì)方案
（一）盡快培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案專業(yè)人才
培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人才已是檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。當(dāng)前要在加強(qiáng)全員計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)的同時(shí),通過(guò)招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用人才,使他們不僅精通計(jì)算機(jī)技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務(wù),熱愛(ài)檔案事業(yè);不僅會(huì)操作而且會(huì)設(shè)計(jì)程序,能夠開發(fā)軟件。
（二）建立健全維護(hù)電子文件真實(shí)和安全的法規(guī)
在電子文件的形成、處理、歸檔,電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié),信息都有被更改、丟失的可能性,即使擁有完善的信息安全技術(shù),也需要有相應(yīng)的管理措施來(lái)保證其得以實(shí)施。因此,建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度,對(duì)于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性,保證其安全具有重要的意義。要通過(guò) 法律 形式將電子檔案的保管和利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定下來(lái),使人們能夠自覺(jué)地遵守這些規(guī)定。同時(shí)要通過(guò)立法確認(rèn)電子文件、電子檔案的法律憑證作用,確保國(guó)家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。
（三）制定電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
一、檔案信息資源整合不可避免
隨著我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)的高速發(fā)展，“信息孤島”已顯露出冰山一角。例如，政府機(jī)構(gòu)中有多少個(gè)部委辦就可能有多少個(gè)信息系統(tǒng)，每個(gè)信息系統(tǒng)都有自己的數(shù)據(jù)庫(kù)、自己的應(yīng)用軟件，各自為政、不連不通，政府大小部門之間最終形成了一個(gè)個(gè)“信息孤島”，致使豐富的信息資源難以得到共享。
筆者始終認(rèn)為：我國(guó)檔案信息化的關(guān)鍵是檔案信息資源的關(guān)聯(lián)應(yīng)用，而檔案信息資源的關(guān)聯(lián)應(yīng)用必須實(shí)現(xiàn)社會(huì)化，也就是說(shuō)，讓社會(huì)成員共享檔案信息化的成果。否則，檔案就不會(huì)受到社會(huì)的重視，檔案工作也很難改變?cè)趯W(xué)術(shù)界和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中無(wú)作為的形象。如果錯(cuò)過(guò)了在電子政務(wù)中大發(fā)展的歷史機(jī)遇，檔案還有可能被拋棄于時(shí)代的角落，更久遠(yuǎn)地深藏于機(jī)關(guān)大院的庫(kù)房之中。
當(dāng)一些同志為檔案信息資源整合觸動(dòng)本部門利益感到不悅時(shí)，不妨把檔案信息資源整合放到檔案信息化發(fā)展歷史機(jī)遇的大框架中，放到電子政務(wù)建設(shè)的大背景下，心情便會(huì)開朗。全球信息化的歷史潮流既然如此，我們何不做個(gè)順勢(shì)而為的檔案信息資源整合的推動(dòng)者呢?
現(xiàn)實(shí)表明：一方面，電子技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了信息設(shè)施建設(shè)，并正在強(qiáng)烈地影響著社會(huì)公眾的信息需求心態(tài)：另一方面，信息設(shè)施建設(shè)大比拼和無(wú)序化，尤其是缺失信息資源支持的“信息孤島”現(xiàn)象正面臨著不斷深化的全國(guó)性風(fēng)險(xiǎn)。因此筆者認(rèn)為，根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況以及需求推進(jìn)發(fā)展的原理，作為重要的信息資源之一，檔案信息資源整合已是不可避免。
二、檔案信息資源整合中的新問(wèn)題
整合國(guó)家檔案信息資源是新工作，自然會(huì)遇到新問(wèn)題。為尋求破解之道，我們選取幾例新情況，實(shí)證分析。
例一：企業(yè)產(chǎn)權(quán)多元化深刻影響檔案資源整合。
在社會(huì)轉(zhuǎn)型期，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，出現(xiàn)了民營(yíng)企業(yè)實(shí)力不斷增強(qiáng)、部分國(guó)有企業(yè)轉(zhuǎn)型成為股份制企業(yè)等新情況。企業(yè)產(chǎn)權(quán)的多元化格局必然要造成檔案所有權(quán)的多元化。顯然，這種多元化給各地檔案資源整合增加了工作難度。
目前，根據(jù)《中華人民共和國(guó)物權(quán)法》(以下簡(jiǎn)稱《物權(quán)法》)、國(guó)家經(jīng)濟(jì)政策與現(xiàn)實(shí)情況，一方面我們不能再套用對(duì)國(guó)有檔案館、機(jī)關(guān)檔案室的老辦法，用達(dá)標(biāo)升級(jí)之類的手段來(lái)加重非國(guó)有單位與個(gè)體的負(fù)擔(dān)；另一方面對(duì)他們所持有的“對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案”，又不能放任自流，只能通過(guò)法律法規(guī)來(lái)促進(jìn)社會(huì)的這部分組織與個(gè)人自律，以保證社會(huì)的這部分檔案規(guī)范、完好地保存下來(lái)。所以，在研討國(guó)家檔案資源整合法規(guī)建設(shè)時(shí)，我們不能不特別注意：
1，強(qiáng)調(diào)社會(huì)成員有保護(hù)國(guó)家檔案資源的義務(wù)，強(qiáng)化“對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值”檔案的管理。
2，充分考慮社會(huì)轉(zhuǎn)型期大量“單位人”轉(zhuǎn)為“社會(huì)人”的客觀現(xiàn)實(shí)，真正從以人為本出發(fā)，既要體現(xiàn)對(duì)個(gè)體的約束，也要體現(xiàn)對(duì)個(gè)體利益的維護(hù)。
3，非國(guó)有單位與個(gè)人所有的、對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者是應(yīng)當(dāng)保密的檔案，所有者自當(dāng)妥為保管。無(wú)條件保管者，可向國(guó)家檔案館寄存。為充分體現(xiàn)所有者的權(quán)益，檔案所有者可以自行決定是否向國(guó)家檔案館出賣或捐贈(zèng)。但國(guó)家檔案館可以對(duì)其中有價(jià)值的進(jìn)行復(fù)制。
例二：安徽省在檔案資源整合工作中遭遇的難題。
1996年7月5日公布施行的《中華人民共和國(guó)檔案法》(以下簡(jiǎn)稱《檔案法》)第六條規(guī)定：“縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”。第十一條規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”。
而1997年12月23日公布的現(xiàn)行法規(guī)《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》第三條規(guī)定：“縣級(jí)以上地方人民政府建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的城建檔案管理工作，業(yè)務(wù)上受同級(jí)檔案部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。城市的建設(shè)行政主管部門應(yīng)當(dāng)設(shè)置城建檔案工作管理機(jī)構(gòu)或者配備城建檔案管理人員，負(fù)責(zé)全市城建檔案工作。城市的建設(shè)行政主管部門也可以委托城建檔案館負(fù)責(zé)城建檔案工作的日常管理工作?！?/p>
兩相比較，不難看出：同是縣以上的地方區(qū)域，檔案行政管理部門和建設(shè)行政主管部門都可以主管、負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的城建檔案管理工作。《檔案法》第十一條雖然規(guī)定“必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”，但并沒(méi)有明確向什么檔案館移交，相反，《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》卻明確了“可以委托城建檔案館負(fù)責(zé)城建檔案工作的日常管理工作”。于是有人就認(rèn)為，城建檔案館可以不參與檔案資源整合，甚至以各種理由拒絕將城建檔案移交給地方的國(guó)家綜合檔案館。
筆者認(rèn)為，安徽檔案資源整合工作遭遇質(zhì)疑，應(yīng)該引起充分注意。針對(duì)其中執(zhí)法主體問(wèn)題，建議修改《檔案法》時(shí)給予充分明確，而針對(duì)信息孤島不斷涌現(xiàn)的新情況以及勢(shì)在必行的檔案信息資源整合問(wèn)題，修改《檔案法》時(shí)則應(yīng)更加明確：“檔案的移交與管理，應(yīng)以便于信息資源整合為原則?！被蛘?，索性進(jìn)一步明確：“為推進(jìn)社會(huì)信息資源共享，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的各類檔案，必須按照規(guī)定，定期向綜合檔案館移交”。
例三：電子文件中心也有“法律問(wèn)題”。
值得注意的是，在電子文件中心向社會(huì)提供電子政務(wù)信息的“一站式”服務(wù)的同時(shí)，也可能產(chǎn)生“法律糾紛”。因?yàn)楝F(xiàn)行的《檔案法》規(guī)定，檔案的公布權(quán)源自檔案所有權(quán)，公民只有利用權(quán)，并無(wú)公布權(quán)。如果有人在享受“一站式”服務(wù)的方便之后，也將相關(guān)內(nèi)容公開引用或提供他人使用，就會(huì)有“侵權(quán)”的可能。而電子文件中心為避免“侵權(quán)”糾紛的纏繞，也可能選擇不作為，不向社會(huì)提供有效文件，但這樣的結(jié)果，社會(huì)公眾一定不會(huì)滿意。
有些國(guó)家的法律在此問(wèn)題上已有考慮，例如日本法律明確要求，政府必須向公共圖書館、檔案館以書刊、地圖、圖片、膠片或電子文件等形式，提供任何已公開的政府信息，并保證每位讀者對(duì)這些信息的查閱使用權(quán)。此外，只要不涉及國(guó)家安全、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私，利用者都應(yīng)有權(quán)向社會(huì)公布所利用的檔案，如果利用者沒(méi)有權(quán)力在公開發(fā)表的著述中引用這些檔案內(nèi)容，檔案的利用就失去了主要意義。
因此，筆者建議：在修改《檔案法》時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)電子文件的相關(guān)立法，尤其應(yīng)明確“國(guó)家檔案館、電子文件中心和有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)是按期公布檔案文件的責(zé)任者，主管部門應(yīng)定期對(duì)政府信息公開工作進(jìn)行考核、評(píng)議”，并應(yīng)明確規(guī)定：“凡公布的檔案文件即為可以引用(特別說(shuō)明公開范圍的除外)”。
這樣的改動(dòng)，可以從我國(guó)新頒發(fā)的法律中得到支持，例如2004年7月1日起施行的《中華人民共和國(guó)行政許可法》第五條“設(shè)定和實(shí)施行政許可，應(yīng)當(dāng)遵循公開、公平、公正的原則。有關(guān)行政許可的規(guī)定應(yīng)當(dāng)公布：未經(jīng)公布的，不得作為實(shí)施行政許可的依據(jù)”；第三十三條“行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立和完善有關(guān)制度，推行電子政務(wù)，在行政機(jī)關(guān)的網(wǎng)站上公布行政許可事項(xiàng)，方便申請(qǐng)人采取數(shù)據(jù)電文等方式提出行政許可申請(qǐng)；應(yīng)當(dāng)與其他行政機(jī)關(guān)共享有關(guān)行政許可信息，提高辦事效率”。
三、檔案信息資源整合的法律訴求
不可回避，一些同志在認(rèn)識(shí)世界時(shí)還不能在科學(xué)的程序下進(jìn)行全面、理智的思維，這是造成只看到眼前利益和部門利益，產(chǎn)生電子文件管理中“信息孤島”問(wèn)題的一大根源。信息資源共享是互惠互利的，如果都強(qiáng)調(diào)電子文件的自有自留，實(shí)現(xiàn)信息資源共享就是一句空話。
在實(shí)際工作中，我們前所未有地感受到，檔案要“為現(xiàn)實(shí)、為老百姓、為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)”，首先要有相應(yīng)的檔案信息資源；而市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，檔案信息資源的配置在一定程度上受到市場(chǎng)“看不見的手”的諸多制約。1996年7月5日公布施行的修改后的《檔案法》為解決社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下檔案工作遇到的新問(wèn)題、新情況提供了法律依據(jù)，其里程碑的意義世人有目共睹。
