時間：2023-05-04 08:42:16
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇企業檔案管理分類方案，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、企業多元化發展格局對檔案工作產生的影響
1煤炭資源整合，需要對資源整合礦井進行探礦權、采礦權的變更，需要進行礦區勘查和礦井的擴能技改。這就必然形成大量的地質勘測資料和煤炭基本建設資料，如何管理好這些檔案資料，是我們當前檔案管理工作的新課題。
2引進外資及對外投資合作建設新項目，企業的資產結構逐漸形成了多元化格局。企業資產結構的多元化格局，帶來了企業檔案管理工作的多元化。企業檔案工作內容、檔案管理體系均發生了新的變化。檔案工作如何適應新形勢、新任務的要求，成為目前檔案工作者的當務之急。
面對新形勢，我認為應從以下幾方面予以關注和重點解決。
3煤炭資源整合后礦井的檔案管理問題
由于煤炭資源整合的需要，*集團要向新整合礦井委派大批礦井管理人員和技術人員，對整合礦井辦理探礦權、采礦權變更手續，對礦井進行改擴建。由于煤炭地下作業的特殊性以及五大自然災害隱患（瓦斯、煤塵、頂板、水、火），決定了煤炭檔案對煤炭生產安全有著特別的重要性。所以，整合礦井檔案管理工作應當做在其他工作的前面，即從雙方開始簽定合作協議之日起，就應指定專門領導負責此項工作，設立檔案室，配備檔案管理人員負責對檔案資料的收集整理。這樣，才能保證資料的齊全完整，科學規范，為今后礦井順利通過竣工驗收打好基礎，為礦井投產后的安全生產和可持續發展提供有效的參考依據。
4外國投資企業、出資參股企業的檔案管理問題
*（集團）公司引進外資、對外投資，合作項目不斷擴大，范圍涉及文化事業、煤炭資源、電力、建材、醫療衛生、高科技產品開發等多個領域，形成了跨地區、跨行業的以煤炭為主業、多種產業并存的大企業集團。隨之而來，集團公司的檔案管理門類、檔案全宗，也將體現多載體、多專業行業。如與美國合資建設的2×135MW綜合利用熱電廠，檔案分類就要按照電力行業的分類方案進行整理。檔案門類的新構成，檔案分類規則的不同，事實上已形成了煤礦企業檔案管理的“一企兩制”。即：按照國家電力行業分類大綱整理電廠檔案。這就要求我們學習、掌握電力行業的分類方案，使檔案管理工作更加適應電廠的生產建設。又如*四礦與泰國萬浦集團合資組建的中泰公司，在組建過程中，簽定了一系列的中、英、泰三種文字對照的合同、協議、章程等，檔案工作者應及時收集整理好這些資料。中泰公司成立后，泰方委派專人入駐公司，公司的生產經營狀況均受泰方監管，在今后的生產經營過程中，這些資料都是雙方友好合作的前提和基礎。再如，出資參股豫鶴同力水泥有限公司日產5000噸水泥熟料工程項目，由于*不是控股方，檔案管理就以合作方為主要管理部門，作為參股方面的檔案管理人員應積極與對方溝通，及時收集有關生產經營方面的檔案資料，確保集團公司投資的根本利益。以往國有企業占主導地位，現在煤炭企業實施戰略重組，與外資企業、其他行業企業合作，建立了控股參股、投資主體多元化的股份公司，其結果必將決定著公司的檔案所有制（檔案的有形資產和無形資產）形式的多元化，即從以往獨有的國有企業檔案，逐步新增了國有企業與其他行業企業、外國企業合資的聯營經濟檔案、國有控股經濟檔案、參股經濟檔案等門類。檔案所有制發生的改變，客觀上決定著檔案工作性質發生的變化。比如：檔案部門在改制后的隸屬關系、檔案的形成和歸檔、檔案的科學管理、檔案信息資源開發、改制前后企業檔案管理的新舊銜接、檔案人員專業素質的再培訓等。
二、新時期*（集團）公司生產經營格局的顯著變化
近年來，隨著企業改制進程的不斷深化，企業發展步伐的加快，特別是為落實省委、省政府關于煤炭資源整合和實施煤炭企業大集團戰略指示精神，*煤業（集團）公司依靠煤炭資源優勢，引進國內外資本和戰略合作伙伴。*四礦以改擴建為主要項目與泰國萬浦集團合資成立*中泰礦業有限公司；與美國新能源投資公司簽定戰略合作意向書和2×135MW綜合利用熱電項目意向書；出資參股了豫鶴同力水泥有限公司日產5000噸水泥熟料工程項目、*興鶴發電有限責任公司2×600MW火電廠項目。圍繞做強做大煤炭主業，加強外部煤炭資源整合。與香港富拉爾等四家公司合資成立“河南華安煤業有限責任公司，共同建設*煤電十一礦；整合了*市*振興煤礦、*王河煤礦、*井等。這些工作，對公司礦井接替及煤炭主業長遠發展具有重要意義，企業的資產結構也逐漸形成了多元化格局。
在這種新的企業（公司）管理運作模式下，檔案工作應重新定位，依照國家的政策、法規和現代化企業制度去摸索和實踐，學習新知識，借鑒其他行業的管理辦法，建立和健全一套新的行之有效的管理體系。
【關鍵詞】企業檔案；管理體制；新體制
一、在新體制下企業檔案管理模式建設的方案策劃
經過認真的調查研究，我們向各個分、子公司提供可供選擇的三種檔案管理體制方案。
（一）集中統一管理模式
檔案管理機構的基本構成是：
1.設立文件、圖紙資料制作的文印室，配備電腦、打印機、復印機、掃描儀、工程復印機等硬件設備及相應軟件，采用聯網打印方式，承擔企業所有紙質文件制作及分發、傳遞任務。
2.設立資料檔案室，配備庫房、文件柜和聯網電腦，統一管理企業的現行文件、半現行文件和各類檔案。承擔企業全部或者大部分紙質版本、電子版本文件材料的接收、分類、管理、提供利用、版本有效性管理任務。
（二）大分散，小集中管理模式
按照"誰產生，誰管理"的要求和統一的制度、標準，將現行文件、半現行文件與檔案分開管理，制作、傳遞、保存、管理等環節分開管理，不同種類的文件、檔案在不同的業務部門安排人員專管或者兼管，形成檔案、信息管理各個環節互相配合、互相監督的管理機制。
檔案管理體制的基本構成是：
1.技術文件和經營文件的制作、分發業務，分別由相關業務部門根據情況指定人員專管或者兼管，因為圖紙的復制分發工作量大，在技術部門可以設專人管理。
2.現行文件、半現行文件和檔案均由產生文件的部門予以相對集中，指定人員負責管理。其中圖紙資料由于涉及版本有效性管理，可以在車間設立資料室，由專人負責管理，其他文件、檔案由相應單位指定人員兼管。
3.各部門業務工作中形成的應當長期保存的文件，由各部門分別指定人員兼管，負責收集、立卷、每年定期送公司辦公室歸檔保存，其它種類的檔案由形成部門相對集中管理。
（三）建立在少紙化辦公基礎上的"分散+集中"管理模式
全力推行"少紙化"、"無紙化"辦公。信息傳遞盡量在內部網絡進行，運用專門軟件做好電子信息的歸檔保存工作。
紙質文件集中管理，電子文件由計算機系統管理。在企業的綜合管理部門如辦公室派人兼管紙質檔案和電子檔案，在生產車間設專人管理圖紙資料。
除產品、人事、基建、設備、財務、實物（營業執照、資格證書等）檔案以外，所有的檔案一律以電子信息保存，在條件許可的情況下，產品、人事、基建、設備檔案也可逐步轉化為電子檔案保存。
（四）三個方案的優劣比較
經過分析、研究、比較，首都航天機械公司新建、擴建、遷建的分、子公司根據自身的情況，分別采取了不同的管理模式。如首都航天機械公司采用了第一種模式，天津分、子公司采取了第二種模式。懷柔分、子公司則由母公司直接負責其檔案信息管理工作。總之，無論采用何種方式，都是根據分、子公司的具體情況確定的，目的是使這些企業的檔案信息管理工作一開始就走上"規范、明確、高效"的軌道。
二、在新體制下企業檔案管理模式建設的制度準備
（一）以檔案法規為依據
檔案管理工作的法律依據，不僅有《檔案法》，還有《知識產權保護法》、《會計法》等專業法律法規，此外《保密法》等法律法規，也是檔案管理工作不可缺少的法律依據和保證。
（二）以國家標準和行業標準為指南
經過幾代檔案工作者的不懈努力，我國已經建立起由國家標準、行業標準組成的檔案信息管理標準、規范體系。特別是我們航天系統的信息管理制度《文書檔案案卷格式》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等，都是我們建立檔案管理規章制度體系的依據性文件。
（三）重視法規、標準、制度的執行情況考核
這是在企業檔案管理規章制度體系建設中非常重要，又很容易被忽視的問題。要解決這個問題，一是母公司要擔負起對分、子公司檔案管理工作的監督管理職能，二是分、子公司自身要確定法規、標準、制度的執行情況檢查考核的責任單位，明確責任內容，三是分、子公司要建立法規、標準、制度的執行情況，檢查考核的具體操作辦法，其基本要求是簡便易行，四是分、子公司要把檢查考核結果與獎懲掛鉤，保證管理標準、制度的有效性。
經過各級檔案工作者的共同努力，首都航天機械公司所有的分、子公司均相繼建立了較為健全的檔案信息管理規章制度體系。
表1三個方案的優缺點比較
比較/方案1方案一1方案二1方案三優點11.便于專業化操作。11.專職人員數量減少。11.管理人員數量減少。12.易于規范化。12.環節減少，效率提高。12.有利于管理規范化。13.責任明確，減少扯皮。13.資源分管，責任分擔。13.有利于提高管理效率。14.對管理條件要求最低。14.對管理條件要求最低。14.大幅度減輕管理工作量。缺點11.人員數量較多。11.影響管理的規范化。11.對管理條件要求高。12.管理效率受到影響。12.人員數量似減實增。12.管理起點高。13.對形勢變化適應性不強。13.不利于信息共享。13.管理的規范化不易保證。
參考文獻
[1] 虞亞梅. 新時期，檔案信息資源的管理和利用[J]. 檔案學通訊，2009，1.
[2] 劉守華. 新時期，需要我們轉變的八個觀點[J]. 中國檔案，2002，1.
論文關鍵詞：技術檔案；管理：服務；供電企業
檔案管理是企業管理不可分割的重要組成部分。在供電企業加快實現“一強三優”現代企業的進程中，如何促進檔案管理水平全面提升，實現檔案工作由“事務型”向“參謀型”，由“傳統型”向“開拓型”、由“被動型”向“主動型”的“三個轉變”，是檔案工作者義不容辭的職責。筆者認為，在信息社會化和社會信息化不斷發展的今天，作為供電企業的檔案工作者，首先應該增強檔案為企業中心工作服務的意識，緊緊圍繞企業的需要，各部門的需要和職工的需要，主動開發檔案信息資源，并對檔案信息資源進行綜合加工、深度開發，為企業的科學發展提供經過提煉、深層次高質量的檔案產品，創造檔案信息服務的新形勢，開拓檔案信息服務的新領域，實現檔案信息服務的新目標，歸根結底一句話，就是要把技術檔案管理放在首要的位置上，并以此服務企業的中心工作。
一、技術檔案管理是企業檔案管理的主要業務
檔案最簡單的定義是“直接形成的歷史記錄”。所謂“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，所謂“歷史記錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻。檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、法律性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現性為其本質屬性。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。
企業檔案的內容性質可以分為行政檔案、人事檔案、技術檔案等等。在以往很長的一個歷史階段，企業檔案管理往往被認為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問津的神秘色彩，而所謂的技術檔案僅僅當成了資料管理。改革開放以來，特別是進入市場經濟以來，由于人力資源實行了廣泛流動，企業員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，技術檔案越發受到企業的高度重視，并成為企業檔案管理的主要業務。
一般而言，技術檔案是指企業在生產經營活動中形成的，有具體事務的技術文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細內容包括任務書、協議書、技術指標、審批文件、研究計劃、方案大綱、技術措施、調查材料、設計資料、試驗和工藝記錄等等。技術檔案一般為內部使用，不公開出版發行，有些有密級限制，因此在參考文獻和檢索工具中極少被引用。
創造最佳的經濟效益，促進企業科學穩定持續發展，是市場經濟條件下企業的中心工作，也就是我們常說的“經濟工作是企業的中心工作”。技術檔案盡管不是企業的核心經濟業務，但是它對于企業的核心經濟業務卻有著不可或缺的促進作用，特別是在市場經濟的大環境中，管好用好檔案，對資源開發的作用尤為明顯。企業的檔案管理工作要想更好地服務于企業的中心工作，就得把技術檔案管理擺在首要的位置上。
筆者在本文中就加強技術檔案管理，服務企業中心工作這一課題，并結合編制供電企業輸變電工程檔案管理導則的實際，做以下闡述。
二、編制供電企業輸變電工程技術檔案管理導則課題的提出和運用的技術手段
近年來，供電系統電力建設尤其是輸變電工程項目日益增多，在供電企業技術檔案管理中占據頭等地位，受到國家相關部門和國家電網公司的高度重視。《國家重大建設項目檔案驗收辦法》、國家電網公司輸變電工程達標投產考核辦法、國家電網公司優質工程評選辦法，都將檔案工作列為工程驗收和評比的重要內容。同時，電網建設、生產運行以及依法維權等工作中對工程項目檔案的需要也日益提高。實現工程項目檔案的規劃化、標準化管理是保證在項目文件的齊全、完整和及時歸檔，提高建設項目檔案管理水平，最大限度地滿足各方面需求的重要途徑，歸根結底還是要實現為企業經濟發展這一中心工作服務的根本目的。
編制電網建設工程技術檔案中包括輸變電工程管理檔案導則，對該導則采取以下三種技術手段。
1.豐富完善工程項目檔案文件的歸檔范圍
一是以電力企業檔案分類表為綱。《電力企業檔案分類表》按工程建設的不同階段，設列了應歸檔文件的類別名稱和部分文件名稱，雖然不完整、不詳細、不全面，但結構上還是較為合理的。收集工程項目文件的歸檔范圍和內容時，以分類表為大綱，充實相關內容，有利于編制工作的有序開展，同時避免大的漏洞。
二是以《國家重大建設項目文件歸檔范圍》為基礎。《國家重大建設項目文件歸檔范圍》是面向全國各行各業各類建設工程的文件歸檔范圍，具有普遍指導意義。編制技術檔案中的輸變電工程管理檔案時，必須以此為依據，充分利用已有的成果，補充電網建設工程技術檔案特有的文件材料，同時，剔除電網建設工程項目中不可能產生的文件類型，使其既具有豐富性、完整性，又具有簡便性、實用性。
三是以建設部管理規定、規范和標準為依據，豐富完善電力建設工程項目文件歸檔范圍。這些文件主要是指《電力建設施工質量驗收及評定標準》、《電力建設工程質量監督檢查典型大綱》、《建設工程監理規范》、《國家電網公司輸變電工程達標投產考核辦法》、《國家電網公司輸變電優質工程評選辦法》等等，依據這些文件全面收集工程建設管理、施工管理、監理、質量監督、驗評等各項活動中形成的各類文件材料，確定工程項目文件的歸檔范圍，豐富歸檔內容。同時在編制過程中吸收檔案業務骨干、工程管理人員、施工技術人員、監理人員、兼職資料員參加，發揮其了解各類管理范圍和標準，了解建設過程及需求的優勢，使歸檔范圍的制定更加符合電網建設工程項目的實際情況。
2.明確類目設置
電力工業企業檔案分類表制定于1991年，由于歷史的局限有些類目設置不科學，很多文件無法判斷其類屬；加上隨著電力建設的發展，形成很多新類型的文件，其無法歸入原來的類目中，在整理建設工程項目文件時給建設、施工、監理等單位兼職檔案員造成很多困擾，影響了工作效率。為解決這些問題，可以在研究電力工業企業檔案分類表的類目設置情況的基礎上，掌握類目設置的思想、原則、方法，根據其按工程的建設階段為主線，結合文種進行類目設置的情況，在不違背分類方案基本原則和分類體系的基礎上，依照檔案分類學的原理，調整不合理的類目設置，增加個別類目，明確新增文件類型的歸類方法，使新的類目設置結構更加科學合理、內容更加完善。
3.確定整理方式
按照尊重文件形成的規律，保持文件內在聯系，保證歸檔文件完整、系統的原則，設計工程項目文件的整理方式，達到便于操作、便于查找利用。如工程項目質量驗評文件，按照工程項目質變過驗評標的結構設置單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批的結構層次，設立各層次應歸檔文件名稱，在整理案卷時，按照檢驗批文件、分項工程文件、分部工程文件、單位工程文件的順序依次排列，實現結構層次清晰、排列有序、不漏文件。同時，尊重文件材料的形成規律，保持層次文件之間的有機聯系，保證歸檔文件的完整、系統，從而使操作便利，也有利于歸檔文件分類檢索和查找。
三、供電企業輸變電工程技術檔案管理的突破及其實施效果
1.工程項目文件的歸檔范圍
國家檔案管理部門出臺的相關規范是面對全國各行各業的各類工程檔案的，具有普遍的指導意義。但是，所列文件歸檔范圍不能滿足電力建設工程項目特別是輸變電工程的實際需要。所以我們應該編制從立項審批、前期準備、施工建設、竣工投產到驗收檢查各階段產生的各類應歸檔文件內容和項目文件歸檔范圍，從而解決建設項目產生哪些文件，哪些文件需要歸檔的問題，為項目文件的齊全、完整和系統提供保障。
2.工程項目文件的分類方法
編制電網建設工程項目檔案管理導則，明確所有應歸檔文件的分類號，解決《電力工業企業檔案分類表》中因類目設置不規范造成的分類不統一、不明確的不足，提高電網建設工程項目文件整理的規范化、標準化水平。
3.工程項目文件的整理方法
編制電網建設工程項目檔案管理導則，按照分類號、文件順序號的結構，詳細排列所有電網建設工程項目文件，為整理項目文件提供依據，為項目文件的齊全、完整提供保障，使項目檔案的分類編目更加科學合理，有利于日后的檢索查找，從而提高建設、施工、監理等單位整理項目檔案的效率。
電網建設工程項目檔案管理導則的實施，受到各單位專職檔案員、施工管理人員、監理人員、兼職檔案員的歡迎。導則實施后，項目文件的收集更加齊全、完整，整理更加規范，歸檔更加及時，查找更加方便快捷，為檔案專項驗收、達標投產驗收和創優檢查的順利通過提供了方便條件，為日后的查找利用奠定堅實的基礎。
四、供電企業輸變電工程技術檔案管理的應用范圍及其效益
電網建設工程項目檔案管理導則適用于輸變電工程項目法人單位、建設管理單位、施工單位、監理單位、設計單位、設備制造單位、試驗單位等。
它為企業帶來了直接、間接經濟效益和社會效益：
第一，提高了勞動生產率。電網建設工程項目檔案管理導則的實施，提高了項目文件歸檔的工作效率，以往，一個變電工程項目完成收集整理工作大約需要12人30個工作日，而現在用15個工作日即可完成，勞動生產率提高100%。
1 新時期__（集團）公司生產經營格局的顯著變化
近年來，隨著企業改制進程的不斷深化，企業發展步伐的加快，特別是為落實省委、省政府關于煤炭資源整合和實施煤炭企業大集團戰略指示精神，__煤業（集團）公司依靠煤炭資源優勢，引進國內外資本和戰略合作伙伴。__四礦以改擴建為主要項目與泰國萬浦集團合資成立__中泰礦業有限公司；與美國新能源投資公司簽定戰略合作意向書和2×135mw綜合利用熱電項目意向書；出資參股了豫鶴同力水泥有限公司日產5000噸水泥熟料工程項目、__興鶴發電有限責任公司2×600mw火電廠項目。圍繞做強做大煤炭主業，加強外部煤炭資源整合。與香港富拉爾等四家公司合資成立“河南華安煤業有限責任公司，共同建設__煤電十一礦；整合了禹州市淺井鄉振興煤礦、滎陽王河煤礦、鞏義谷山井等。這些工作，對公司礦井接替及煤炭主業長遠發展具有重要意義，企業的資產結構也逐漸形成了多元化格局。
2 企業多元化發展格局對檔案工作產生的影響
2.1煤炭資源整合，需要對資源整合礦井進行探礦權、采礦權的變更，需要進行礦區勘查和礦井的擴能技改。這就必然形成大量的地質勘測資料和煤炭基本建設資料，如何管理好這些檔案資料，是我們當前檔案管理工作的新課題。
2.2引進外資及對外投資合作建設新項目，企業的資產結構逐漸形成了多元化格局。企業資產結構的多元化格局，帶來了企業檔案管理工作的多元化。企業檔案工作內容、檔案管理體系均發生了新的變化。檔案工作如何適應新形勢、新任務的要求，成為目前檔案工作者的當務之急。
面對新形勢，我認為應從以下幾方面予以關注和重點解決。
2.2.1 煤炭資源整合后礦井的檔案管理問題
由于煤炭資源整合的需要，__集團要向新整合礦井委派大批礦井管理人員和技術人員，對整合礦井辦理探礦權、采礦權變更手續，對礦井進行改擴建。由于煤炭地下作業的特殊性以及五大自然災害隱患（瓦斯、煤塵、頂板、水、火），決定了煤炭檔案對煤炭生產安全有著特別的重要性。所以，整合礦井檔案管理工作應當做在其他工作的前面，即從雙方開始簽定合作協議之日起，就應指定專門領導負責此項工作，設立檔案室，配備檔案管理人員負責對檔案資料的收集整理。這樣，才能保證資料的齊全完整，科學規范，為今后礦井順利通過竣工驗收打好基礎，為礦井投產后的安全生產和可持續發展提供有效的參考依據。
2.2.2 外國投資企業、出資參股企業的檔案管理問題
（一）在進行檔案信息化建設初期階段，對其調研力度不足。
目前，我國建筑施工企業普遍存在在開展企業檔案信息化建設工作前期，對檔案信息化建設調研不充分的問題。因此，如果企業對檔案信息資源進行合理科學的分類、整合、進行檢索以及編碼工作，就可以很容易形成一套有效的管理企業信息檔案的規章制度，從而從真正意義上形成數字化檔案信息管理庫，做到真正的利用電子計算機進行檔案信息的管理，實現檔案信息化。有數據顯示，目前我國只有2%的企業能夠使用計算機進行企業檔案信息等相關數據的管理。由此可見，建立數字化的檔案數據庫是建筑施工企業實現現代化的前提。檔案信息化建設的成功更有利于企業更好的收集、處理、積累具有信息價值的龐大的檔案數據。因此在檔案信息化建設初期，要加強對其調研。
（二）對檔案信息化建設重視力度不夠，針對性不強，檔案從業人員業務水平參差不齊。
在我國建筑施工企業中，檔案信息化建設受到很多企業內部因素的影響，比如高層領導不夠重視，導致協調溝通不到位，又如檔案人員對檔案的管理能力不夠好，對檔案信息化建設的重要性認識不足，單純認為檔案管理工作只是簡單的對工程檔案進行收集、整理、歸檔、保管，因而不需要太專業的知識和專業人才，導致檔案管理人員專業知識水平不高、業務水平偏低、來源雜亂，這對檔案信息化管理建設有很大的阻礙作用。
（三）檔案信息化的探索、開發和建設傳統化。
目前國內大多數建筑施工企業檔案信息化的開發都流于“表層化”，仍然以比較簡單的介紹、匯編和存儲為主。比如在數字化的掃描或者目錄錄入方面，只是由傳統方式轉變為數字化的網絡化的保管，在建立開發的工作中，更多的是改變了檔案信息存儲方式，沒有從根本上改變，沒有實質上的突破，甚至有一些企業的檔案管理人員從不進行檔案的編研及相關的檢索工作，至于具有綜合性、專題性的檔案信息化的調研更是少之又少，甚至沒有。
二、關于解決建筑施工企業檔案信息化管理的方案
（一）通過幾種手段提高建筑施工企業的信息化，加強對企業檔案信息化的管理。
加強對檔案信息管理人員的培訓。對工作人員的培訓，要有針對的根據建筑企業檔案的實際情況進行，要著重于計算機、網絡與應用系統等方面的相關知識與操作的培訓。同時也要加強企業檔案信息化軟件系統維護人員的培訓，這其中包含：數據的管理、各個業務模塊使用權限的控制以及意外事故的處理等。加強建立檔案移交、管理分類方案。對于工程項目竣工檔案，集團公司檔案管理部門要形成一整套的收集、整理、移交規范。對企業檔案、文件的分類以及其組卷原則，都要有統一的要求。
（二）從頂層設計入手，同時培育復合型人才，積極建設并完善企業檔案信息化管理。
將檔案信息化管理規劃到企業的發展中去，依照國家及行業的規劃，同時結合企業自身檔案信息化發展現狀，制定切合實際的的發展檔案信息化發展規劃。總體規劃要從信息化現狀、建設目標、系統構架、行動路線、與企業信息化的關系等方面出發，既要有短期要求，又要保證檔案信息化工作的長期目標，使檔案信息化不盲從、雜亂。要加強基礎理論、業務技能的培訓，提高對企業檔案管理人員學歷要求、專業對口性要求。加強對相關人員現代化信息技術方面的培訓，在恰當的時機引進專業人才，增強團隊實力，為企業更好地服務。
（三）在檔案信息化建設中引進新的方法，用應用來促進檔案信息化管理的建立。
改變企業檔案一歸檔、保管工作為主的局面，注重檔案的應用、擴展范圍，提高員工參與檔案管理的比例，形成全員參與的好局面。同時應用更加專業檔案管理方法，充分利用IT新技術。
三、結束語
（一）知識管理在企業檔案中的作用
作為企業活動的記錄者，隱性知識是企業檔案管理的主題，也是企業知識資源的核心組成部分，有助于企業檔案共享傳遞。當知識有了傳遞過程，才有應用價值。隨著知識應用范圍擴大，檔案價值也隨之擴大。如：發生知識產權糾紛時，企業檔案可以有效保護知識產權。同時，企業檔案反應出整體企業文化，不僅具備一定的知識框架，也成為企業價值觀和企業戰略的一部分。
（二）知識管理是企業檔案工作心方向
順應經濟時展要求，檔案管理工作也要實現以知識經濟為主的現代化技術管理體系。作為社會系統中占據主導地位的知識管理，有提升企業核心價值和競爭力等優勢，知識管理從促使企業檔案管理創新，在一定程度上使傳統操作方式向現代化技術轉換，為企業深度發掘知識價值。（三）知識管理是企業檔案管理必然趨勢企業檔案管理拓展實現智能化服務，也能看成是知識管理的重要組成部分。檔案人員的身份也從保管員向知識保護者咨詢者轉換。因此，企業檔案管理者應積極投身于優化館藏資源的工作中，合理利用數字化手段，完善檔案館數字化建設。對于現今企業檔案管理技術來說，信息化發展是不然之路，實現智能化服務可以通過知識導航、知識庫建設實現。同時，工作人員素質也是提升檔案分析處理能力的關鍵。
二、知識管理視角構建檔案管理模式
（一）構建檔案知識資源管理目標
隨著信息化發展，檔案管理者思想也要不斷改變，其目的在于檔案知識資源信息化、資源化，更有利于搜索、查詢、分類保存。充分分析管理決策過程，設立訂閱機制，對未來知識型文檔設計模板，方便員工收集獲取知識資源。同時，構建并配備支持員工考試及事務工作相對應的分類知識庫，使員工充分了解制度形式和制度環境。依托網絡資源，實現分等級的訪問權限。
（二）集中化構建知識資源庫系統
知識檔案管理的目標是集資源庫收集、資源庫委托、應用功能系統等功能與一身。知識資源管理方案可以設計為知識資源管理中心和知識資源管理團隊，推進和完善知識資源管理體系。
（三）企業實施檔案知識資源管理的必要條件
由于檔案知識資源管理步驟明確，包括制度調查、軟硬件完善以及技術資源和人才資源，首先要制定實施目標，以一定的網絡基礎設施作為核心前提建立保障體系及檔案知識管理機制。
三、結束語
關鍵詞：檔案管理；轉變；規范；對策
中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9599 （2012） 20-0000-02
圖檔資料是電力系統保存設計信息的重要手段，也是管理和檢修設備的重要依據。隨著信息技術的快速發展和大規模應用，人們生活的各個方面發生了巨大的變化，電力設計院在正常運轉過程中，產生的CAD或公文性電子文件越來越多，資料所在空間越來越大，為了縮小檔案保存空間，快捷傳遞交流信息和實現信息共享，必須提出切實可行的、符合新環境的解決方案。
1 現代的檔案管理工作的轉變
1.1 檔案存儲載體的轉變
隨著信息化程度不斷提高，電子文檔以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件，電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現，通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，同時節約了成本，提升了便捷性。
1.2 企業檔案的分類變化
新環境下，傳統分類方案將被打破，取而代之以電子檔案管理，在電子檔案管理過程中，一份完整的檔案信息可以分散在幾個管理系統中，信息系統依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目，盡管各企業檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是電子檔案管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細、更科學、更規范。
1.3 檔案保存方式上也有所改變
在信息系統中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統中去，則很難接觸到檔案。
大量的電子圖紙不可能最后歸檔，管理者必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。參照國家相關政策制定出電力設計院的《電子文件管理辦法》，要求電力圖檔系統使用者在其系統的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等電子檔案管理內容。使用者可以在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，也要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性。
2 電子檔案目前面臨的問題
2.1 檔案的真實性有待確認
電子文件與紙質文件不同，其特性決定文件很容易被第三方修改，且很難追蹤修改信息。計算機創建文件并不像傳統文件的一樣簽字、筆跡容易辨認，創建者可以隨意更改電子文件創建者的相關信息。
2.2 檔案安全性問題突出
由于互聯網、3G網絡的普及，電子文件很容易分發出去。此外，一個終端上的電子文件也可同時發給若干個網絡終端。這對于在一段時間需保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。
2.3 檔案保存時間性問題
隨著OA的不斷深人，很多設計院將會實現無紙辦公，日常業務中所有的情況、決策、信息存儲在網絡中，使用者只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網絡突然癱瘓或被毀，如出現“黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。
2.4 檔案內容的一致性問題
軟件的兼容性和拓展性會造成電子圖檔的統一性問題，計算機軟件研制大大落后于硬件的發展，遠不適應各方面存儲的需要。檔案系統各地區之間、單位之間不使用統一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯網。
3 建議采取的對策
3.1 加強對電子檔案人才的培養
合格的電子檔案管理人才不僅應該精通業務，同時對計算機操作和電子檔案的特性要熟悉。目前計算機技術飛速發展，OA、CRM、HR等大型管理軟件日益普及，電子檔案的管理必須經過專業培訓才行，企事業單位應送出員工到先進的IT企業和信息管理咨詢企業進行進修和學習，使得操作人員在熟悉業務的同時，精通計算機操作和信息管理。
3.2 完善電子檔案相關的安全法規
在信息系統中，所有的安全策略實施過程中最主要的因素是人，因此完善員工對電子檔案操作的規范，強調安全的責任意識顯得尤為重要。電子檔案在形成和歸檔的過程中有眾多環節，每個環節的工作人員都有不同的職責，對電子檔案的都有一定的操作權限，即使有比較先進的信息安全技術，但在人為操作層面仍有漏洞，因此，只有通過完善制度最大限度降低人為造成的安全漏洞，才是提升電子檔案系統安全性的根本途徑。
3.3 建立健全電子檔案的工作標準
電子檔案在業務系統中的流轉是一個標準的過程，要有和業務系統向配套的電子檔案工作標準，嚴格控制檔案從創建、保存、上傳、審批各個環節的操作步驟，從源頭上降低任務誤操作造成的風險，形成一套科學、規范、嚴格的電子檔案管理規范。
3.4 構建一套統一標準的檔案管理系統
電網系統的檔案安全涉及到國計民生，必須集中一切優勢資源來研發電網檔案管理系統，建議由國家電網策劃、組織和實施電網檔案管理系統的研發工作，利用國家電網的優勢人力、物力和管理資源研發一套高可靠、高效率、高兼容性、具有嚴格標準的檔案管理系統。
4 典型案例分析：通用圖檔管理系統
該類系統一般采用最新的WEB技術，實現圖檔全程無紙化流轉，系統中采用的先進的工作流機制，對圖檔創建、共享、審核等各個環節進行嚴格的權限控制，保障的圖檔的一致性，提升了圖檔修改、查詢效率，在大大提升工作效率的同時，保證了圖檔安全，同時系統中還內化一些科學管理理念，確保電網系統的安全、穩定運轉。
系統特征：采用微軟.NET等開發平臺，構建系統表現層；采用B/S架構模式，客戶端瀏覽方便安全，數據完整可追溯；所有類型用戶的權限統一集中管理。
系統功能：系統具有對設計圖檔（Auto CAD）、一般圖檔（掃描圖片、文字資料等）集中管理、綜合查詢、瀏覽、在線打印、批量下載等常用功能，數據庫系統采用SQL Server或Oracle系統。可提供簽入、簽出、自動歸檔功能，流程清晰簡捷，便于修改和刪除。
系統版本：分布式版本可以進行分布式部署，適用于省市級電力公司對下屬分公司的圖檔進行集中控制和管理；集中式版本適用于各級電力公司、電廠、電站等，系統可以對圖檔進行科學規范的管理；普及版本主要強調對圖檔的管理，適用于所有的CAD設計機構、設計院、電力或工程設計公司等，價格相對較低。
關鍵詞：電力企業；會計檔案；分析
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
我國電力企業對國家經濟發展起著支柱的重要作用，電力企業的會計事業可以說關系到國計民生。因此，加強電力企業會計檔案管理迫在眉睫。在強化電力企業會計檔案管理的工作中可以根據過去的會計檔案管理方法進行對比分析，并根據問題采取針對性措施，從而提高會計檔案管理工作的質量。但是，由于我國大部分電力企業在會計檔案管理工作上投入不足，導致我國電力企業會計案管理質量和效率都不高。
1電力企業會計檔案管理的現狀
受傳統計劃經濟體制的影響，多數企業只重視對事業收入、經費支出、資金的管理利用，而對會計檔案資源利用卻沒有引起足夠重視，很少利用會計檔案來分析經濟管理過程中的各項活動，在一定程度造成了會計檔案資源的浪費。同時，由于電力企業會計檔案管理制度中或多或少地存在過分強調保密的問題，對利用會計檔案人員的身份和利用目的作了嚴格的限制，導致一批現實的會計檔案用戶被拒之門外，潛在的會計檔案用戶得不到轉化，會計檔案的史料和參考作用難以最大限度地發揮。
2電力企業會計檔案利用的意義
2.1掌握整個企業的整體資金狀況。企業管理者隨時都能方便地對會計檔案目錄、數據進行查詢，實時、動態、完整地掌握整個企業范圍內的整體資金狀況，包括賬戶基本情況、交易記錄、余額信息，提高分析和駕馭市場的能力。
2.2監控資金動態。防范風險、堵塞漏洞。利用會計檔案可方便地隨時監測異動，加強對投資、融資、擔保和匯率等方面的風險管理，為企業減少風險；同時，可方便隨時摸“家底”，查問題，找原因；對癥下藥，堵塞漏洞，完善各項管理制度和內控制度，提高管理水平，為企業的改革和發展奠定堅實的基礎。
2.3提高資金的使用效益。利用會計檔案，實時掌握企業可支配的資金總量，可以向商業銀行爭取較高的協議存款利率，可以在公司內部調劑余缺，可以盡量利用自有資金、減少財務費用，向資金要效益，提升企業價值。
3加強電力企業會計檔案管理工作的措施
3.1進一步完善企業會計檔案管理制度實施細則。制度是保障公司和單位穩定和高效運行的根本，當然電力企業的會計檔案管理機構也不例外，只有明確檔案管理各方的具體職責，并建立健全相關制度，使得檔案管理得到細化和明確，才能從更大程度上提高電力企業會計檔案管理的管理水平。在會計檔案管理的管理制度中要明確檔案保護和檔案管理的重要性，尤其是相關會計數據檔案的保護和儲存也是極為重要的，它對會計檔案管理的業務水平提高有重要影響，因此，對會計檔案的保護與管理應該受到電力企業高層的重視，有關的工作人員應該自覺、主動地增強自身的檔案管理意識與理念，對檔案進行定期的、仔細全面的檢查與核對，一旦發現不合理的地方應該立即報告相關處理機構，進行快速有效的處理。另外，在當前日新月異的社會發展中，會計檔案管理制度的完善必須要有對檔案管理工作充足的認識，這不僅包括管理人員和工作人員，更包括領導和上層部門。加強對檔案管理的計劃方案設計和未來發展規劃的制定，這對檔案管理工作的未來發展方向有著極為重要的指示作用。
3.2加強會計檔案管理的硬件投入。會計檔案管理工作具有很強的系統性、綜合性，管理起來是相當復雜的，在管理過程中極容易受到眾多不確定性因素的影響和制約，除了對檔案保管人員的個人能力與素養有較為嚴格的要求外，相應的硬件設備也是比不可少的。電力企業應該增加對會計檔案管理工作的支持力度，包括人力、物力和財力三個方面，積極購進先進的硬件檔案管理設備，淘汰舊有的檔案管理設施，購進的硬件管理設備應當具有防塵、防電磁干擾以及防潮等特點，而且還需要進行相應的計算機硬件病毒防火墻的設置，防止病毒入侵造成的檔案信息泄露和丟失，只有這樣才能從硬件上保證會計檔案管理工作的順利進行。
3.3加強組織領導，提高會計檔案管理水平。要想從根本上提高檔案管理的水平就必須提高管理人員的管理意識，因為意識是行動的基礎和先導，若想提高事業單位檔案資料的管理質量，首先要加大對檔案管理知識的宣傳力度，只有讓事業單位的內部人員都對檔案管理有了正確、充分的認識，才能用心做好檔案管理工作，才能增強檔案管理意識，明確自己在檔案管理方面應盡的責任和義務，為提高檔案管理水平和質量貢獻出自己的力量。另外，要想加強會計檔案管理的水平，就必須加強對會計檔案管理人員培訓，提高能力。對檔案管理人員的培訓是必備工作。檔案管理人員要著重增強其專業知識、專業技能，提高業務素質，既要精通檔案管理工作，又能熟知技術領域，保證檔案管理工作的規范化。除了提高相關人員的自身素質之外，還要提高檔案管理從業人員的資格準入標準與門檻，保證引進的管理人員具有很高的工作能力和技術水平。其次，就是要加強相應制度和規范的建立，健全制度，落實責任。
3.4加強會計檔案利用工作。伴隨著我國社會和經濟環境的不斷變化和發展，我國電力企業會計檔案管理將會更加信息化和科技化，并且對會計檔案的利用也將更加便捷化、人性化和自由服務化，在進行電力企業會計檔案的利用時要注意保證利用的信息化、高效化和聯合化，而且利用時應該注重利用形式的制度化、利用的合理化以及檔案信息的保護等。在進行會計檔案利用時，要轉變傳統的觀念，建立超前意識、加強自我觀念、創新利用服務形式以及加強信息資源共享等，這些都是提高會計檔案利用質量的關鍵所在。另外，對會計檔案的利用要圍繞整個電力企業的發展目標、方案、生產經營形式等，這樣能夠保證會計檔案利用的根本目的是企業的未來發展，而且，利用時要對企業內部人員進行分職權性的信息開放共享，從而加強會計檔案信息的保護。
結語
總而言之，電力企業會計檔案管理工作不論對于電力企業而言還是社會而言都是一項重要的工作，而且會計檔案管理工作對于電力企業的未來健康發展起著極為關鍵的作用，所以，會計檔案管理的形式應該力求適應社會和公司的發展，不斷創新會計檔案管理的管理形式，采取針對性的措施進行管理缺陷和問題的解決，并注入符合時代潮流的新的元素，最終實現會計檔案管理的經濟效益和社會效益。
隨著社會保險制度改革的深入，社會保險覆蓋范圍逐漸擴大，參保人數不斷上升，由此產生的大量檔案信息資料，是勞動者依法享受社會保險待遇的原始依據。鶴崗市社會保險事業管理局主管全市近10萬企業職工的養老保險工作，每年收繳養老保險費1.5億元，發放養老保險金1.4億元，每年新增參保職工6000人，新增退休人員3000人，由于養老保險的綜合性，工作的全面性、收繳情況的復雜性等，決定了社會保險檔案的規模大，種類多，內容繁，全市社保檔案形成6大門類，總數達40余萬份。因此，用科學、規范的方法加強社會保險檔案管理勢在必行。檔案行政管理部門在檔案服務民生工作中不斷更新理念、創新思維、創造條件、加大對社保檔案的工作力度，有針對性地提供指導服務。
一、突出重點，強化社保檔案業務指導
一是鶴崗市檔案局主動與市社會保險事業管理局協調，多次召開座談會，研究社保檔案工作中出現的問題和面臨的形勢，提出具體的解決方案和辦法，并與市勞動和社會保障局聯合下發了《關于做好社保檔案工作的通知》，去年就這一文件的貫徹落實情況，聯合對市區進行了檢查。工作中，注意典型引路先后抓了鶴崗市社會保險事業管理局和鶴崗市地稅局這兩個典型，在全市樹立了典型，使新社保檔案人員學有榜樣，趕有目標，在系統中營造了一種良好的工作局面。二是整章建制，形成規范的社保檔案管理制度。依據《檔案法》、《黑龍江省檔案管理條例》和有關業務規范標準要求，積極指導各社會保險經辦單位建立健全本單位各種檔案的管理辦法，保管期限表以及檔案登記、借閱、保管、保密鑒定銷毀等各項管理制度，狠抓規章制度的落實，對于沒有照章辦事或者制度落實不力的單位進行批評甚至通報。幫助指導鶴崗市社保局制定了《文件材料整理及歸檔辦法》、《各類檔案分類方案》、《文件材料歸檔范圍及保管期限表》以及保管、借閱、利用、鑒定等10余項制度，進行了有效的指導和嚴格審核，形成了一整套監督制約機制，指導社保局將社保檔案工作納入了各科室的崗位責任制和年度目標考核，責任到人，有效地保障了社會保險檔案工作的正常開展。
二、加大對社保檔案管理的資金投入，同時提升管理人員的綜合素質
大力宣傳社保檔案工作的重要性，積極引導社保系統加大資金投入，加強社保檔案的保管條件，取得了明顯成效。市社保局克服了辦公條件緊張，資金短缺等困難。想方設法為社保檔案工作開展提供了硬件基礎和必要保障，按著檔案管理基礎設施建設的有關要求。一是調整了檔案庫房，改變了過去庫房狹小，條件簡陋的狀況。二是為各檔案管理機構配備了計算機、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、空調機、除濕機等現代化設備。三是安裝了一套10組的密集架。四是加強培訓，不斷提高社保檔案管理人員綜合素質。抓基礎，要求凡有檔案管理的部門，都要配備一名專職檔案人員，確保檔案管理人員素質，必須兼職人員不可兼職過多，應以檔案管理為主，保證檔案管理的工作時間。抓培訓，通過舉辦各種不同類型的檔案管理人員培訓班，來不斷地更新觀念，更新知識提高業務水平，同時鼓勵檔案管理人員不斷地學習檔案管理工作的積極性和主動性。
三、指導社保局提高社保檔案現代化管理水平
一是調入兩名計算機專業人員充實到社保檔案數據庫建設工作當中，利用網絡信息技術和數據庫技術，對利用頻率很高的社保檔案優先進行數字化加工和數據資源整合，建立社保檔案專題目錄和全文數據庫，為當事人提供快捷方便服務。二是電子檔案的管理由局信息科負責，統一將收集到的大量基礎信息，錄入計算機形成電子檔案，由信息科授權，各業務科室使用，并建立新產電子檔案，這一作法，顯示出了電子檔案使用迅速快捷的特點，大幅度提高了工作效率。其次檔案錯誤的修改，由檔案管理委員會主要領導掌握，這樣作的目的是保證信息的準確性，杜絕了不良檔案信息的產生。同時根據工作需要建立了一整套的工作流程，使電子檔案的建立健全、使用都在一條良性的軌道上發展。三是文字檔案的管理采取當年文字檔案由各使用科室分類管理，方便了檔案使用，保證了文字檔案的完整。四是接收人事檔案由個體科分管，由專管人員按接收日期將并軌轉制人員檔案編號入柜，同時使用計算機建立檔案索引目錄，并將檔案索引信息，自動由計算機生成保管接收單據發給檔案所有人，這樣在保證檔案安全下，最大限度的縮短了檔案查詢時間，統籌安排，分類管理這一作法，目的是電子檔案保證最快速的使用這些檔案的基礎信息，提高工作效率，文字檔案保證了信息的歷史性和連續性，接收檔案方便了使用者的查詢。
當今社會正在創新各種社會服務和信息化的道路上高速前行，檔案管理的電子化已經成為大勢所趨。目前企業管理之中信息管理系統和計算機技術的應用已經十分普遍，這要求檔案管理要盡快進行科學化建設和創新化建設。所以檔案管理工作亟待創新，利用科學規范的檔案管理工作實現其對企業價值的提升，這是當前企業管理者和檔案管理工作者需要解決的首要問題。
一、企業檔案管理存在的主要缺陷
（一）企業對檔案管理重要性沒有足夠的認識。當前很多企業的檔案管理工作顯得相對陳舊，缺乏科學性，造成這種現象的根本原因在于企業往往將檔案管理工作邊緣化。一些企業的管理者將管理的重點放在經濟效益的獲得上，但是卻沒有意識到檔案管理在提升企業經濟效益上的推動作用，導致了很多企業檔案管理工作浮于表面、流于形式。企業的不重視導致了企業工作人員對檔案管理工作也不重視，他們對檔案管理工作缺乏熱情和責任感，通常檔案管理工作沒有專人負責。這種企業上下覺得檔案管理無用的觀念導致了企業發展嚴重失衡。
（二）企業缺乏完善的檔案管理制度。企業缺乏制度化的檔案管理模式，主要表現為以下幾個方面：首先，檔案收集過程不規范。企業沒有專門的檔案收集制度，部分企業雖然設置了相應的規章制度但也只是流于形式。其次，企業檔案收集過程不規范。企業內部一些檔案管理人員專業知識淺薄，尤其是一些新入職的工作人員缺乏相應的工作經驗，由于檔案管理人員素質良莠不一，檔案將會在立卷中會出現很大的問題。一次立卷現象的出現不僅僅會影響檔案查詢，還違反了事畢立卷的工作原則。最后，企業檔案管理綜合力度不強。當前很多企業檔案管理采取的是班組管理模式，這種管理模式在行政管理上的權限有限，在檔案管理的重大問題上不可自主決定，需要向上級主管匯報，而上級主管通常并不是檔案管理專業人員，他們很難完全顧及檔案管理工作，這導致了檔案綜合管理存在一定的障礙。
（三）企業檔案管理信息化建設不足。雖然很多企業在內部管理上已經大力推行了信息化建設，但是檔案管理在文件傳輸和資料輸入上仍然信息化程度不高，這導致了檔案管理質量一直難以提升。由于企業沒有建立完善的檔案管理信息系統，難以給予大力的技術支撐和強力的系統保障，這也是檔案管理信息化不足的一個重要原因。一些企業雖然建立了檔案管理信息系統，但是卻和檔案管理工作實際狀況相去甚遠，使得檔案管理效率低下，導致檔案管理科學化、創新化一直受到阻礙。
二、促進檔案管理科技建設和創新的對策
首先，企業要轉變檔案管理理念。企業的領導者和檔案管理工作人員應該意識到檔案管理的重要性，將管理的重點擴展到經營管理之外，把檔案管理工作納入到企業管理體系之中并將之作為管理的重點，充分意識到檔案管理工作對于企業價值提升的重要作用，企業的管理者應該加大宣傳力度，讓員工意識到檔案管理的重要性，各級領導要以身作則，與時俱進，積極運用現代化的管理手段和相應的科學技術來完善企業內部檔案管理工作。檔案管理工作效果的提升需要資金的支持，企業應該加大力進行檔案管理的基本設施建設，使得管理設備逐步完善，讓檔案管理體系走向創新化、科學化、信息化和現代化的道路。另外，檔案管理人員要不斷進行專業素質的提升，和其他工作人員進行交流和溝通，吸收先進的工作經驗和方法，在工作中責任感強烈。
其次，企業要建立完善的檔案管理制度。高質量的檔案管理工作需要健全的檔案管理制度作為依托，檔案管理欲實現科學化和創新化就必須在管制度的完善上努力。企業應該遵循《中華人民共和國檔案法》、《檔案管理整理規劃》等法律法規，并在此基礎上建設檔案管理相關的制度，檔案管理制度一方面要切合企業實際，另一方面則要達到國家的制度要求，符合國家標準。另外，檔案管理制度要考慮企業生產服務的需求，企業各個部門的領導者和檔案管理人員要切實溝通，商討檔案管理需求和要點，全面討論之后起草檔案管理方案。企業制度好的檔案管理制度應該采取首先試運行，在個別部門進行試點，在運行中發現不足之處可以及時進行針對性修改，使得檔案管理走向創新和科學的道路。
最后，檔案管理應該走電子化道路。網絡化和數字化已經成為當時社會的時代特征，這為檔案管理工作的創新和科學提出了新的要求。檔案管理模式也應盡快從傳統的管理模式轉變為電子管理模式，傳統模式下以可視記錄識別為主，電子管理模式下以機器識別代碼為主，我們通常所說的電子檔案就是機器識別代碼型。電子檔案中的文件是由檔案工作者直接書寫在磁盤之上，文件被錄入或者修改之后，即時存儲到辦公的信息數據之中。在這個過程中檔案人員和技術人員實現了信息的共享，這使得文件和檔案的界限漸漸變得模糊。在企業生產經營的各項管理活動之中，電子文件正在取代紙質文件，以其精確、快捷的特點覆蓋企業管理全過程。即便是復雜的圖紙也可以實現電子化，并且利用計算機和輔助工具設計出的電子圖紙更形象和具體。傳統企業檔案中將檔案劃分為文書、聲像、科技、會計、人事和基建等部分，電子檔案管理模式下企業信息集成系統將信息劃分為各個管理模塊和流程，電子檔案管理使得系統之中各個管理模塊的檔案信息能夠隨時進行調動、調整并設置分類方案。所以，新時期的檔案管理工作應該推行電子檔案和電子文件管理，形成科技化、信息化、數字化和創新化的發展趨勢。
結語：企業高效運作和安全發展離不開良好的檔案管理工作的支持，新時期檔案管理工作要做到與時俱進，向著規范、科學、創新的方向發展。企業應該轉變檔案管理理念，建立科學的檔案管理制度，實現電子檔案管理，促進檔案管理發揮最大效用，實現企業價值最大化。良好的檔案管理能夠促進企業可持續發展，為經濟發展做出巨大貢獻。
關鍵詞 檔案；檔案信息化；數據；保護
中圖分類號G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2015）138-0075-01
隨著現今社會的信息普及程度越來越高，檔案數據的信息化也是一項高效的檔案管理手段。實體檔案往往會占用較大的空間，并且在使用時手續較為繁瑣，十分的不便利，通過檔案的信息化能很好地改善這些情況。然而正由于電子檔案在存儲過程中有數據密集、傳播快捷等特點，導致電子檔案一旦失效、丟失、泄漏，將會帶來很大的損失與風險。本文主要探討如何在如今信息錯綜復雜的環境下對檔案以及其信息化的數據進行保護，對檔案管理制度提出了一些改進辦法。
1 檔案的大致分類
檔案是對一些事實和過程的紀錄文件。可以說明文件的原始性也保存了文件的記錄性，是再現事實的一個重要依據。其中個人檔案可以說是個人的生命軌跡輪廓，用人單位可以通過其來了解所需要招收的人才情況的重要途徑，在進行競選等政治活動時也是必不可少的部分。為了工作與生活，每個人都需要和社會上的單位、部門等進行交流和接觸，由于工作以及社會、生活的需要而必須建立起的個人檔案，其重要性絕不可忽視。沒有檔案的人不便于被單位或企業所了解和認識，對于個人生存十分不利。除了屬于個人的個人檔案之外，檔案還大致包括：民生政務類檔案（包括企業政務公開、部分公民在參與選舉或者進行申訴等方面）；社會保障類檔案（包括個人在單位就業、獲得職稱、工資福利情況、收入情況、生育保險、養老保險、技能培訓等方面）；國企轉制類（包括國企轉制后企業的資產評估、流向以及職工安置等各方面處理事項的記錄）；教育衛生類檔案（包括教育收費、學生的學籍管理和招錄信息，居民健康、居民醫保、患者處理、食品藥品安全管理等方面）；工商管理類檔案（包括企業及個體各工商戶在登記注銷等方面）；民政司法類檔案（包括婚姻情況、軍隊入伍退伍情況、收養情況、殘疾人、低保、法律援助等方面的檔案）。這些檔案和廣大居民群眾的自身利益關系匪淺，是構件和諧社會的基本條件。
2 現今檔案管理中存在的問題
2.1 對檔案管理的重視度不夠
檔案在管理過程中，由于本身數量較大，導致管理工作量較大，并且工作環節十分繁瑣。并且相關管理人員對于檔案的管理過程并不重視，管理單位也容易出現缺少相應的管理設備和軟件、管理人員分配不足、經費下發不到位等情況，使得檔案管理難以保質保量地進行。
2.2 管理機制不暢
部分檔案在各類問題上涉及的方面較為廣泛，由于不同類別的檔案需要部署到不同的管理部門進行管理。就現行的管理機制而言，不同的管理部門對檔案的管理方法各不相同，使得相關部門溝通困難，在進行檔案整合等工作時很難順利進行。
2.3 檔案管理制度尚未完善
根據目前檔案管理管理的基本手段，大部分類別的檔案管理方式由各自的主管部門所指定，導致不同類別的檔案收集范圍和保護形式、保管期限都各不相同。在群眾對檔案需求時，不同類別的檔案的數字化程度和獲取方法都各不相同，導致在取用檔案時產生很多繁瑣的程序。
2.4 檔案數據標準不一
目前，檔案數字化進程中存在著大量的問題，例如在對檔案目錄進行數據錄入時，部分案卷目錄和該卷內的文件目錄無法正常對接，對日后案卷的檢索調閱工作帶來很大的阻礙；在對檔案進行掃描存檔時，由于設備問題導致保存像素過低，產生的圖像模糊不清的情況，讓檔案在提取后無法正常使用。另外，數字化檔案的管理缺乏統一有序的標準。在檔案管理部門中，對于檔案的管理包括處理各機構所上傳的電子檔案文件，需將其分類歸檔管理，并對部門內部已有的檔案進行整合。在對各機構所上傳的檔案進行管理時，最好的方案是對電子文件采用自然歸檔，使其和文檔進行一體化的管理，而大部分管理部門的管理系統分為辦公自動化和檔案管理兩套系統，并且不同單位的管理系統也各不相同，由于這些因素而產生的各類差異導致檔案數據在傳遞時難以轉換，這樣一來對電子文件進行歸檔時就會出現相關的難題。
3 相關管理手段與對策
3.1 對實體檔案加強管理
將相關單位的檔案管理機制和檔案管理軟件進行統一，實行整體有序的管理方式，實現檔案管理由管理型工作向服務性工作轉變，保證群眾在使用檔案和提取檔案時能夠更加方便快捷，便于日常生活的使用。同時在對檔案管理過程中，加強管理的規范性和標準性建設，采用相應的制度將不同檔案標準不一的現象徹底改善。檔案行政管理部門通過自身對責任的傳達與分發，督促各部門在檔案的形成、整理和保管的過程中按照相應的制度進行操作，使得檔案的管理過程能夠有序統一，管理規范，形成良好的檔案資源整合共享環境。另外，在對相關部門管理制度方案進行統一后，對于檔案管理要做相應的宣傳，爭取上級各部門以及政府對于檔案管理工作有相應的重視與支持，能夠加大資金投入量，解決在檔案管理過程中產生的更換落后設備，新建庫房等資金問題。
3.2 重視檔案信息化加工工作
實體檔案由于數量巨大，在管理過程中所消耗的時間也較多，通過為這些檔案建立電子檔，能夠很快捷地將這些檔案方便地送到需求人員手中，這些電子檔案在接受檢查時的全面率和準確率高達99%，不僅精確方便，也便于檔案的存儲和歸類，所以在后續的工作過程中，檔案數字化應該作為保護與利用檔案的重心來完成。
3.3 加強檔案數據的保護
由于檔案的信息化設計的專業面廣、過程較為復雜，在實施時有一定的難度。外聯工作的保護是其重要的第一步，從立項起，通過選擇國內知名度高有實力且誠信的外包單位來對檔案進行管理，能夠很好地保證檔案的安全性。由于目前檔案信息化的形成度不高，社會中各機構和各部門對信息化檔案的認知程度各不相同，而檔案部門若不實行相同的體制，就會導致檔案在管理過程中出現數據資源和業務流程差異過大，無法形成完成的互聯狀態，從而出現管理漏洞，造成檔案信息的外流的情況。此外，相關部門還需要加強檔案管理內部的整體性，對管理部門內部的資源進行整合，優化內部管理網絡、資源結構和相關設備，滿足檔案需要被大量利用的特點。
電子檔案在存儲過程中有數據密集、傳播快捷等特點，導致電子檔案一旦失效、丟失、泄漏，將會帶來很大的損失與風險。對此管理部門應當要在檔案管理方面貫徹未雨綢繆的思想，在處理高密度，大規模的檔案信息管理時，對管理技術要嚴加監督，保證資源的安全，同時和政府部門、各檔案所屬社區都保持一定的聯絡，形成嚴格的管理機構對檔案的安全進行管理。最后，加快完善相關管理制度和規定，強化管理人員的責任心，制定相應的技術措施，對各種突發事件做好預防，提高抗風險能力，使得整個檔案管理過程處于可控制狀態。
參考文獻
[1]朱嫻.從個人信息保護標準到檔案信息倫理的思考[J].蘭臺世界，2013（8）：19-20.
[2]王瑞芳.檔案信息化及其服務過程中個人隱私權保護問題[J].科技創新導報，2012（27）：251-251.
[關鍵詞]科技檔案；管理和利用；規范化
科技檔案是在各項生產、基建、科研設計、工程勘察和測量等科研過程中直接形成的應當歸檔保存的圖紙、文字、錄像等科技文件資料，記載了相關內容的基本構思方案和設計方法。其種類較多，如工程技術檔案、基建檔案、設備檔案、科研檔案、測繪檔案等。它具有知識儲備功能、依據憑證功能，情報功能、促進生產力發展和提高效益功能。科技檔案的有效管理和設計方案、實驗開發及項目研究之間存在一定的聯系，其管理內容具有多樣性，在實踐中必須以科學技術為依托，重視科學信息技術的利用，達到提升檔案管理與有效利用之目的。
一、科技檔案的特點與重要性
科技檔案具有專業性強、種類多樣、成套性、現實性的特點。首先，不同專業形成的科技檔案管理體制、整理分類各不相同；其次，專業門類繁多、類型復雜，多樣化特點鮮明；第三，科技檔案圍繞一個科研項目進行，有規律地形成一系列成套的相關科技文件資料；最后，科技檔案具有較強的現實使用性，它記錄和反映著科技、生產、建設等活動，即使在歸檔后，也依然有很高的利用價值。
在生產領域、科學研究、工程設計、基礎建設、或企業管理中，科技檔案在整個檔案中所占的比例顯著增加，在科學管理中所處的地位也越顯重要。它是科技發展的催化劑，是知識形態的生產力，同時它也是一個單位實力的重要組成部分，是項目成功的金橋。
二、科技檔案規范化管理的內容分析
根據科技檔案管理的特點，在實踐中必須明確任務要求，從科技檔案規范化管理的內容著手進行分析。
1.建檔管理規范化
科技文件材料歸檔管理對提升管理的有效性至關重要。由于材料自身的形成規律各不相同，為了達到有效管理，必須按照科技材料的形成過程、積累量和信息資源的開發條件對其進行規范化管理[1]。
2.科技檔案信息資源的應用
不同的歸屬部門間涉及到不同的管理內容，必須保證信息資源的內容面向社會和大眾，所有的服務方式都必須重視科技檔案的開發和利用建設。根據實際情況，積極為利用者提供信息資源，并做到及時發現問題，總結問題，進而達到檔案管理的規范化[2]。
3.管理崗位與制度規范化
科技檔案管理除了包括常規性信息資源管理外，檔案管理崗位必須明確，只有責任落實到人，才能做好管理。不同單位受自身發展因素和外部因素的雙重影響，頻繁的對人事進行調整，有些科研項目資料收集了一半，換了人員，前后若銜接不暢，則容易造成資料缺損。又比如在進行電子化檔案管理過程中，人員操作不規范，信息錄入不全面，沒有統一標準，也沒有校對，則又會使科技文件資料出錯。為了提升管理的有效性，必須遵循在規范化的發展理念，提供內容真實、詳盡的科技成果材料，從而推動科技成果轉化。
二、科技檔案的管理方式及利用服務
規范的管理目的在于更好地提供利用服務。重視科技檔案管理，加強利用服務，從而促進科技生產活動。
1.加強業務建設
科技檔案業務建設是根本，檔案開發利用的效果直接反映了檔案資源規范化管理的水平。要從管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和歸檔等方面，針對基礎性業務的重要性，要求相關工作人員做好日常管理工作，禁止出現內容單一、管理不規范的情況，要不斷豐富館藏，擴大進館檔案范圍，并保證檔案材料的齊全、準確和完整[3]。
2.提升管理人員的素質
科技檔案管理現代化是規范化管理的前提，管理人員應接受專業的培訓后再上崗。在當前管理實踐中，有些管理人員對檔案管理的規范制度欠缺了解，有些科研人員對檔案意識淡薄，資料保存不全。或者只重視科研活動的過程和科技成果的鑒定與報獎，而忽視科技文件材料的保存和積累，為了減少此方面的不良影響，要求檔案管理人員必須靈活應用現代管理學方面的知識，在最短的時間內，優化自身知識結構和能力水平。同時要積極學習計算機和網絡技術，將電子化、網絡化現代辦公技術和檔案管理結合起來，進而達到優化管理形式的目的。
3.創新服務方式
科技檔案管理也需要不斷創新，與時俱進，提供服務利用更要充分體現以人為本、以最大化利用為目的，利用現代信息技術建立檔案管理中心，充分利用網絡技術、實現無紙化科技檔案管理，可設置專業的控制中心，并將全部的電子檔案集中納入電子檔案數據管理中心，通過電子檔案數據中心對其進行分類處理，進一步提高科技檔案管理效率和實現檔案信息資源的共享。可根據實際情況，設計信息訪問權限，設置免費電子文件的查找形式。該方式不僅能為相關科技人員提供豐富的在線資源，同時提升了單位時間內利用效率。通過可實行的在線服務方式來提高檔案資源的利用服務，從而實現檔案資源管理上的創新，并不斷擴展應用領域，把科技檔案管理工作提高到一個新的層次。
4.擴大服務領域
隨著信息技術的不斷發展，信息技術在各個領域中有關鍵性的作用，包括工作、學習和生活中，檔案管理最大的作用是為人所用，因此在實踐中必須不斷擴大服務領域。科技的方案管理已經逐漸滲透到各個領域，在社會中的作用也越來越明顯。如果仍然采用原有的單一性的管理模式，會在很多程度上限制各個服務領域的發展需要。在知識經濟的發展背景下，為了實現信息化管理，必須建立實體管理中心，將檔案管理落到實處，使檔案管理更好的面向社會服務。
結束語
科技檔案管理正逐漸滲透到各個領域，為了突出其本質作用，在實踐中根據其發展情況，對資源進行有效的利用和分析。在信息化技術的影響下，實現檔案管理創新是擺在檔案管理人員面前的重要難題，必須發揮檔案管理的功能，實現資源共享，進而推動科技檔案管理事業的可持續發展。建立規范的科技檔案管理流程，為后續管理保留較大的空間，檔案工作人員要立足于實踐，從現有的發展趨勢入手，不斷突破，不斷擴展科技檔案的應用范圍，充分利用檔案信息的指導性作用，讓大家及時了解動態進展。科技檔案的有效管理與利用，將對社會發展起到推動化作用。
參考文獻
[1]汪志遠.淺談科技查新檔案的管理與利用[J].青春歲月，2012（2）：255-256.
