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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇采購合同管理規范，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：電力物資；采購合同；合同風險防范；合同風險管理；電力企業 文獻標識碼：A
中圖分類號：F426 文章編號：1009-2374（2016）28-0183-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2016.28.091
隨著社會經濟的迅猛發展，我國各行各業都得到了快速的進步，電力企業作為國家基礎行業，更是受到了社會各界的廣泛關注。從本質上來看，人們最關心的就是電力企業的內部管理情況以及電力的供應情況，物資管理作為內控的重點，是企業發展的核心，物資采購中的任何一個疏漏都會影響工作的順利進行，特別是其中存在的合同采購風險，嚴重的時候甚至會造成整個企業無法正常運轉。現如今，電力企業領導者的法律意識已經有了明顯的提高，對合同制定的重視度也有了增強。但是由于傳統觀念的束縛，導致企業在物資采購中還存在很多不足，合同制定沒有規范化的流程作指導，常常發生合同風險，防范管理也不到位。本文就從電力企業物資采購的實際情況入手，簡單闡述一下如何做好合同風險的防范工作，并強化內部管理，制定健全的管理規范，保證合同的履行，為電力企業的進一步發展奠定堅實的基礎。
1 有關電力物資采購合同風險的概述
1.1 合同
合同是基于兩大主體構成的協議，主要是指平等的自然人、法人或其他組織之間設立的被雙方接受的協議，具有一定的法律效力，違反合同的行為涉及違規操作，其中的一方有權提出上訴賠償。
1.2 電力物資采購合同
顧名思義，電力物資采購合同的主體是電力企業，是企業在生產過程中對所需物資進行采購而設立的協議，當買賣雙方就合同達成一致意見的時候，就會簽署合同。常見的電力物資采購合同具有多樣性，包括設備采購合同、銷售合同、辦公室家具買賣合同等。
1.3 電力物資采購合同管理
合同管理是對協議進行的有效的把控，一般而言是指當事人在實現自身合同規范要求的過程中進行的一系列具體管理操作，也是在合同法規定的要求之上做出的內部制度管理規章，屬于合同訂立、履行、變更的概括。電力物資采購合同管理是電力企業內部控制的重要環節，只針對電力企業開展的合同管理工作，它必須遵守國家的法規制度，與企業的內部控制相協調，對于減少物資花費具有積極的意義。另外，加強電力物資采購合同管理還能夠防范企業面臨的風險，提高合同的法律效力，促進電力企業的良好經營。
2 電力物資采購合同風險類別
電力企業物資采購涉及到的環節眾多，任何疏漏都會影響物資采購合同風險，具體風險類別主要有以下五個方面：
2.1 品質風險
品質風險是針對電力企業電力供應情況而言的風險之一，判斷電力企業物資采購是否成功的根據，就是能否準時收到物資以及所接收物資的品質和數量是否達標，所以物資品質對電力企業來說至關重要。如果電力企業所采購的物資品質不佳將會對企業的生產造成嚴重影響。
2.2 存貨風險
電力企業在購買物資的過程中，由于前期分析或判斷的失誤，難免會多購進一些物品，一旦存貨過多或由于市場價格變動引起物資價格的下降或是存貨出現問題，都會造成企業資金的浪費，導致供應鏈受阻，從而引發存貨風險。
2.3 服務風險
服務是企業的無形資產，良好的服務能夠增強企業的信譽和形象，一旦物資采購過程中存在服務不到位的問題，就有可能引發一系列風險，例如因物資供應商服務質量不佳所造成的風險以及采購無形服務所引發的風險等。
2.4 交期風險
物資采購都會涉及到交款、交貨的時間問題，嚴格按照規定在確定的日期進行交期，能夠保證企業不會因為供應不足而引起問題。相反，一旦交期后延，就很可能導致企業生產鏈條的斷裂。只有嚴格根據規定，按照合同依據，在規定的時間段完成物資交付，才能降低風險，保證企業的正常運轉。
2.5 彈性風險
電力物資采購最常見的風險之一包括彈性風險，企業為了保證生產的順利性，往往會在采購物資之前做出預測，對一段時間內所需的物品進行核查，并根據預測的結果向供應商提交訂單。然而因某些外在因素甚至出現緊急插單等現象，供應商因自身產品供應的彈性問題會引發一定的風險，此外還存在采購方在拿到產品后因進行價格調整、產品修正等而引發的彈性風險。
3 電力物資采購合同風險的防范與管理
從上述內容中，我們已經直觀清晰地認識到了電力企業物資采購合同風險與管理的概念，明確了采購風險表現出的各種類別。想要提高物資的購買能力，降低資金的消耗，最大限度地防范合同風險，就必須加強合同管理水平，做好內部控制工作。
3.1 重視合作，強化采購合同創新管理
電力物資采購合同涉及到購買雙方的利益，與彼此之間的合作關系息息相關，無論是企業供應還是電力采購機構都要言出必行，堅持誠信經營，重視彼此的合作，只有這樣才能實現長期合作，達到雙方共贏的目的。電力企業在物資購買的過程中以及簽訂合同的時候，要保證供應的物資不間斷，不會影響電力的持續性。從某種意義上而言，采購合同是電力企業與供應商之間的合作協議，受到法律的保護，也關乎彼此的利益，對整個工作的順利開展具有十分重要的作用。創新合同的簽訂內容，確立內部的細則，可以最大限度地降低采購中的風險，提高供貨的效率和質量。當然，電力企業還要不斷完善自我，強化自我監管，制定健全的采購方案和計劃，從根本上創新制度，在需要購買物資過多的時候，要分清采購的主次，精準做出市場定位，判斷價格漲幅，確保物資供應不會出現斷裂的情況，從而將合同風險降到最低。
3.2 靈活制定合同，加強合同彈性
合同是維護雙方利益最有力的保障，但是電力物資采購過程中由于外部因素的影響，經常會出現各種各樣的不確定性。因此供應商和電力企業在合同簽訂的過程中應該將這些不確定因素納入考慮的范疇，適當增加合同的彈性，以保證雙方的利益。具體問題具體分析，根據具體情況適當對合同進行變更，將風險和雙方的利益損失降到最低。無論是電力企業還是供應商都要加強自身的應變能力，以合同中適度的彈性來保持雙方合作的最佳狀態。良好的合作關系是保證雙方工作順利進行的前提，無論是電力企業還是供應商，都應該重視合同的作用，不斷完善合同管理體制，優化合同條款，確保雙方能夠真正做到利益分享和風險的共擔。
3.3 健全采購合同內部控制制度
“沒有規矩不能成方圓”，電力企業采購部門必須重視合同的內部管理工作，不斷健全相關體系，發揮出合同管理的作用。首先，電力采購物資工作要按照不同的購買環節做出具體的人員分配，落實崗位責任制，從而更好地強化監管，提高工作的效率，避免分工不當導致的互相推諉；其次，對物資采購的各個環節進行明確的分工和一定程度上的責任限制，保證購買工作的合理性，確保物資質量符合標準；最后，要不斷完善內部控制管理者的綜合素質，對電力企業的相關人員進行培訓，組織他們開展集體學習，培養他們樹立工作責任感，切實完善合同管理，為企業貢獻力量。
4 結語
總而言之，電力物資采購作為電力企業經營發展和內部管理的重要環節，其重要性不言而喻，合同的管理和制定直接影響著電力物資的持續供應，與供電質量也密切相關。對此，電力企業必須明確采購合同可能存在的風險，做好防范與管理工作，制定管理制度，確保電力企業更好地發展。
參考文獻
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關鍵詞：高校；合同；風險；管控
改革開放以來，伴隨著高校辦學體制和管理體制改革的不斷深入，高校辦學自主性不斷增強，高校經濟活動日益復雜，對外合同行為日趨頻繁。因此，防范高校合同風險，對于維護高校合法權益，促進高校科學發展顯得極為重要。
一、新時期高校合同風險管控的重要性
所謂高校對外合同行為，是指高校基于自身發展需要對外實施的一種旨在確立各自權利和義務的法律行為。高校合同風險管控則是高校對合同立項、談判、起草、審查、簽訂、履行、變更、解除、終止、爭議的解決處理等環節予以規范和審查監督的行為。合同風險管控存在于合同立項到合同履行完成整個過程，一旦其中任何一個環節出現問題，都極有可能使高校出現法律風險或陷入合同糾紛，蒙受不必要的經濟損失。加強高校合同管理，提高高校合同風險管控能力，不僅促進高校規范化管理，而且將有助于高校在對外經濟交往中避免經濟合同糾紛的出現，最大限度地維護高校的利益。
（一）高校合同類型的有限性
高校參與對外經濟活動所簽訂的合同在內容上具有鮮明的高校特色。高校主要是圍繞產、學、研等方面參與經濟活動，合同內容主要涉及基本建設、招標采購、技術研發轉讓、招商引資、學校日常設施修繕和維護以及房產租賃等方面，對外合同主要包含上述幾大類，在合同類型及內容上較易于把握。這種較為封閉的、有限的合同類型為高校合同簽訂及合同的風險管控提供了便利條件。
（二）高校合同簽訂涉及部門多
高校合同從立項、簽訂到履行整個過程往往不是某一部門能獨立完成的。對單一合同而言，往往有多個部門的參與。就筆者所掌握某高校招標采購合同簽訂流程來看，通常要經過使用部門、采購部門、財務部門、審計監督等多個部門的會簽，重要合同還要提請法律顧問審核把關，最后由學校法定代表人或授權人簽署才能得以實施。而實施的主體一般表現為需求部門與相關主管部門配合完成，在整個過程中涉及到學校多個部門。所以，可以看出在高校合同管理過程中牽涉的部門多，管理程序性強以及合同的審簽與合同的履行的分離等諸多特點。對高校合同的風險管控不應只停留于合同文本的簽訂，而應該結合高校對外合同的自身特點，加強合同履行的動態管理，以期達到風險管控的目的。
三、新時期高校對外經濟合同風險管控中存在的問題
（一）從業人員法律意識淡薄，對風險管控意識不強
高校合同風險管控是指以高校自身為合同主體即合同當事人的合同的立項、簽訂、履行、變更、終止等行為的審計、監督和控制的完整的動態行為。這就要求高校相關從業人員應當具有較強的法律意識以及管控法律風險的能力。然而，現實情況是，目前高校部分管理人員受計劃經濟觀念的影響，工作思維與市場經濟要求不相適應，對合同管控的重要性認識不足，法律意識淡薄，風險意識不強。以采購合同為例，實際簽訂和履行合同部門往往把簽訂合同看做包袱，只為應付審計監督部門，草率簽訂合同。實際履行中也存在不按照合同約定行為，更看重傳統人情、習慣等，以人情、習慣做法代替合同約定條款，將合同束之高閣情況較為普遍。在整個合同的簽訂和履行的過程中，管、辦及監督各部門多流于形式，走過場，使得高校合同風險管控面臨真空化，得不到實際落實。
（二）合同簽訂形式化，合同內容不嚴謹
合同行為是規定當事人之間權利與義務的具有法律效力的法律行為。在簽訂合同時，當事人雙方應該在合同文本中明確合同標的、數量、質量、價款、履行期限以及履行地，履行方式、違約責任、爭議解決途徑等主要條款，防范因合同內容不嚴謹、用詞不當等導致合同糾紛的發生。時下部分高校在對外經濟合同的簽訂過程中采取形式化，對合同內容把關不嚴，用詞不專業現象比較普遍，這都給高校帶來極大的合同風險。
（三）合同內部審計監督不到位
對高校的經濟合同的風險管控涉及高校利益的維護，更體現為對國有資產流失的防范。高校經濟合同由于其自身特點，合同涉及部門多，時間跨度大等因素影響，容易在合同簽訂以及履行過程中損害高校利益以及滋生腐敗等問題，特別在一些大型基建工程及物資設備招標采購等方面更易出現。因此，加強內部審計監督力度，是防范高校合同簽訂及履行過程中腐敗滋生、防止國有資產流失的有效利器。但實際情況是，盡管我國高校在對外經濟活動中多從制度上引入了監察審計，但是由于多是從宏觀制度層面引入，缺乏相應的審計監督實施細則。使得審計監督部門在合同簽訂和履行過程中的位置相對尷尬，缺乏對合同的實施的有效干預，對合同履行情況難以做到完全掌握。
（四）合同缺乏有效歸檔管理
當前，高校在合同管理層面普遍存在沒有專門的合同檔案管理部門，合同管理混亂。各個部門各自為政，對本部門負責的合同進行管理，例如，基建后勤部門管理基建項目合同、各種采購合同則分散由各采購或使用單位進行管理。這樣的分頭管理，各自為政的管理方式，不利于學校領導和管理部門從宏觀上對學校的對外合同的掌控，不利于學校領導了解學校的整體運行情況，將會給高校帶來潛在的經濟合同風險以及存在合同糾紛的隱患。
四、強化高校合同風險管控的對策
（一）建立和完善合同管理制度體系
無規矩不成方圓，任何工作如果缺乏制度的完善都不會順利開展。對高校合同風險的管控也是如此，要使合同管理規范化、科學化和法律化，首先就得從制度的完善著手，加強高校的合同管理制度建設，以規范高校的合同管理行為。
1.高校合同管理實施細則
高校合同具有自身的鮮明特點，應依據《中華人民共和國合同法》制定切合高校實際的合同管理實施細則。在實施細則中應明確合同的管理機構及其職責；合同的立項、訂立、審查、會簽、合同的簽署、履行、合同變更、解除、終止以及糾紛處理機制等；同時也應該適應市場經濟需要，設立合同專用章制度；合同歸檔制度以及相應的處罰規定。高校合同管理實施細則的出臺將會改變當前高校合同管理上各自為政的混亂局面，將會有助于高校合同行為的規范化運行，降低高校合同風險。
2.高校合同的會簽制度
會簽制度是高校相關部門參與具體合同管理的有效方式。會簽制度對于高校對外合同行為具有防火墻作用，對于杜絕違紀，維護學校利益以及保障合同行為程序合法性上具有相當積極的意義。例如一項采購合同，采購職能部門要負責合同項目的可行性研究及合同對方資信情況審查，對合同的真實性、合法性、可行性、效益性負責；財務部門要對資金使用是否符合財經法規和財務管理規定、合同款項支付是否有經費來源保障等進行審查，對合同標的價格、結算方式、票據等方面進行審查；監察審計部門要審核合同簽訂程序和內容是否合法、合規，參與審查對方的資信情況，負責從合同立項到合同履行全過程監督，參與重大合同項目的論證、考察、招標投標、合同談判，負責審核涉及辦理結算審計的合同內容等。合同的會簽審批制度，應該制定統一格式文件，按照合同涉及管理部門逐一進行審查提出意見，實行流程式審批，以實現合同行為的實體合法和程序合規。
3.合同主體資格審查及信用管理制度
當前高校對外簽訂合同在主體上最容易出現的問題在于未對合同對方的主體資格進行審查。應當在制度上明確在簽訂合同前，由相關部門對合同對方的主體資格、履約能力以及對方以往的信用進行全面的調查，并對相關履約情況和信用記錄登記在案；逐漸完善高校的信用登記評價體系，以期使學校在對外交往中與信用優良合作伙伴進行長期合作，降低學校的合同風險。
4.建立授權委托制度
在我國民法上，高校作為整體對外實施民事法律行為。也就是說，高校對外開展經濟活動只能以學校名義進行，學校法定代表人是學校對外簽訂合同的法定簽約人，任何二級單位及個人未經學校授權均不能對外實施合同行為。因此，必須建立授權委托制度，學校法定代表人可以簽發《授權委托書》委托學校副校長、職能部門主要負責人為委托人簽訂合同，《授權委托書》必須載明具體的人、事項以及期限，委托人不得將事項擅自委托他人，簽訂合同時不得超越和濫用權限。
5.完善合同監督體系
合同監督管理是一個動態過程，貫穿于合同的訂立、履行直至終止全過程。建立和完善合同跟蹤監督體系對合同行為的合法性以及維護學校利益、防止國有資產流失具有積極意義。針對高校合同行為的具體特點，筆者認為，應該充分發揮高校紀檢監察審計部門的優勢，除對合同文本條款進行合法性和合理性審查外，在合同履行過程中也應該進行實時監督，對用款情況等進行跟蹤審計，保證合同在預算內進行，最大限度地維護學校利益。
高校對外開展經濟活動具有典型高校特點，對外合同行為類型上易于把握，因此，應該積極推行高校對外合同格式文本化。以國家相關部門的合同示范文本為基礎，根據自身特點進行修訂，形成高校自身的合同示范文本，將有利于避免由于合同管理人員法律專業水平不足帶來的合同風險。
（二）合同相關從業人員的培養
1.培養提高合同管理人員法律意識
高校應該加強對法律的宣傳和普及，提高教職員工的法律意識。特別針對合同管理人員及合同參與人員更應該進行法律普及，增強他們自覺按照法律規定辦事的意識。合同行為是法律行為，合同管理人員應該牢固樹立把《合同法》及相關法律法規作為合同行為的依據的意識，摒棄那種不看合同文本，將合同束之高閣，一切以人情和習慣作為辦事依據的想法。
2.提高合同管理人員的業務素質
高校合同管理牽涉到方方面面知識，如法律、審計、財會、基建等專業性相當強的學科知識，從業人員如果沒有過硬的知識儲備將很難完成工作。因此，學校應該采取措施，如定期培訓，招聘專業人員充實隊伍等諸多形式，改善合同管理隊伍業務水平現狀。有了更加專業的合同管理人員隊伍，高校合同管理才能更加高效、專業，高校治理水平才能真正得到提高。
總之，合同行為是一種法律行為，合同關系也是一種法律關系。任何合同相關事項都應該在法律的框架下進行。以法律作為基石，合同管理相關制度作為指引，全面提高合同管理人員的法律意識和業務素質，才能真正提高高校合同管理水平，防范合同風險的出現，實現對高校合同風險的全面管控。
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關鍵詞：企業合同；合同檔案；檔案管理
Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.
Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management
1 引言
在現今社會大環境下，企業為了維護自身的權益，都越來越重視合同的簽訂。合同作為維系市場秩序和社會關系的重要紐帶，不僅成為了企業進行經濟活動的重要文件，也是解決各種事務糾紛的重要憑證①。正因如此，注重企業合同檔案的管理，發揮其在現代企業管理體制下的作用，就顯得尤為重要。據此，本文根據合同建立的必要性，結合目前企業合同管理中存在的問題對企業合同檔案的管理進行闡述。
2 企業合同檔案建立的必要性
企業合同是指該企業合同承辦部門為了實現某種經濟目的，依照合同法及其有關法規和規定，代表該企業與平等民事主體之間簽訂的設立、變更、終止民事權利與義務關系的書面協議。企業合同檔案是企業在經濟活動中為合同的簽訂、履行、終止而形成的、作為原始記錄保存起來，以備查考利用的文件材料②。提高企業合同檔案管理水平，保證合同檔案的完整性及保密性，有利于保障企業合法權益，防范法律風險。作為一家核電企業集團下的二級子公司，涉及的合同大多數是以核電技術服務合同為主，與核電廠的運行和服務工作都密切相關。因此，做好本企業的合同檔案管理工作，其重要性是不言而喻的。
2.1 外部環境的影響
隨著經濟的迅速發展，全球大環境日新月異，市場競爭力的日益增強，近年來，國家提倡大力發展核電，對本企業的發展勢必帶來重大影響。國家引進、消化、吸收AP1000和發展CAP1400第三代核電，作為承載著第三代核電任務的本企業，管理層在順應時展潮流，尊重客觀規律，增強法制法律觀念，處理國際關系時，需要取長補短，汲取精髓，遵循規則，增加自身合同風險化解能力，提高企業核心競爭力。而企業為維護自己的利益， 在生產經營，提供技術服務時會簽訂許多合同協議。眾多的合同文本需要保存， 勢必會產生合同檔案， 因此，企業需建立完善科學的合同檔案管理機制③。
2.2 內部發展的需求
企業每一項經濟活動都離不開合同的簽訂，合同是由簽約雙方或數方根據國家法律和行政法規，遵循平等互利、協商一致的原則，為實現一定的經濟目的和明確相互間的權利義務而訂立的一種契約，它只適用于合同當事人，對合同當事人之外的任何單位和個人都不具有約束力，也不受任何限制④。本企業的合同主要以技g服務為主，當然也有采購合同，租賃合同、勞動合同等其他合同種類。不論是哪類合同，一旦出現任何糾紛或問題，當事方都需要通過利用合同檔案進行處理和解決。為此企業要發展，要保持穩定，遵照合同規章履行相應條款，必須要建立合同管理辦法⑤。
3 企業合同檔案管理中存在的問題
3.1 合同收集歸檔不及時
目前，企業合同中技術服務合同是由負責商務活動的部門進行管理，而采購合同是由業務需求部門自行負責。基本上，合同審批流程是由合同承辦人負責，在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經過一系列復雜的環節。這樣，合同文件管理就相對比較分散，且在走流程時所花的時間不確定，周期長短不一，易出現文件遺失或保管不全等現象，從而導致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業合同歸檔是是由合同管理部門按年度向檔案部門進行移交的，但往往移交歸檔不及時，甚至發生兩年后才歸檔的情況出現。
3.2 合同檔案的管理不規范
現國家對合同檔案的管理沒有制定專門的管理規范和辦法，也就是說，對企業的合同檔案的管理缺乏相應宏觀性的依據文件和具有指導性的工作指南。企業對合同檔案的管理范圍、內容、要求及開發利用工作等沒有形成明確的規章制度，企業現僅對合同文本進行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應該歸檔哪個文本，沒有明確的說法。至于與之相關的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔保書、抵（質）押書、資質證明書、法人授權委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉讓、終止文件材料及合同的調解書、判決書、執行書、會議紀要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠遠不夠。
3.3 合同檔案質量有待加強
現階段，企業對文件的管理沒有專門的機構進行把控，雖然企業有設置質量管理機構，但其職責并不對企業的文件模板、格式、內容進行負責。部門里設置的質量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責范圍和工作要求企業沒有文件對崗位進行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八T，書寫不規范、格式不齊全，合同編號出現重復等現象，也使得合同文本生成質量大打折扣。
4 深化企業合同檔案管理的工作思路
4.1 建立完善的合同檔案管理制度
企業合同檔案管理是企業生產、經營和管理等各項活動正常運轉的重要保障，也是當事人重要的法律憑證⑥。企業根據檔案相關規定，需制定一套與本企業相符合的合同檔案管理辦法和實施細則，構建和完善企業檔案管理體系，提高合同檔案管理的規范性。合同檔案管理規定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業合同檔案收集完整性、規范性和準確性。
按照國家對檔案工作實行“統一領導、統一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統一管理⑦。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業的寶貴財富，是體現企業技術水平、經濟實力、資質、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規范。
4.2 規范企業合同檔案科學管理
現企業里的合同檔案是作為企業檔案中的一個專門的獨立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強質量把控，明確文本格式和歸檔符合規范要求外，還需要加強管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關的附屬內容，以確保合同檔案的成套性、內容完整性和準確性。
在需要得到企業領導大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規范，并能有效利用，使管理層認識到企業合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發生事務糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發揮出來，能為企業在維護自身權益時起到關鍵性的重要作用，也就能讓領導管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結果會大不相同。為此，需要企業檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準確、快速查找和安全利用⑧。
4.3 加快信息化建設，提升合同檔案管理的網絡化和信息化水平
“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏。”在信息化快速發展的今天，通過檔案信息化建設，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現檔案信息處理計算機化、信息存儲數字化、信息采集實時化、檔案利用網絡化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標準化的方式進行管理，利用網絡連接手段提高資源利用率，實現信息資源共享。同樣，在企業合同管理工作中，采用先進的信息化技術，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現網絡平臺的在線處理和管理，完成實現合同管理一體化的目標，保證合同檔案信息的齊全、準確，也有利于合理開發和利用合同檔案⑨。
企業在辦公平臺上納入了合同管理系統，從合同準備、訂立、執行和合同關閉等都實現了文件追蹤查詢，但其基礎信息錄入還待加強，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進行更改；另外，對紙質文件也要按照合同管理要求同步管理。
4.4 加強宣傳，樹立檔案意識和法律意識
近年來，企業加大了對部門兼職文檔員和檔案人員的培訓力度，但對企業合同檔案方面的培訓相對比較少，爭取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關的法律知識和簽約技巧，增強企業經營合同檔案管理人員的合同法律意識與工作責任感；另一方面加強業務部門經辦人員的檔案意識和法律意識，為企業合同檔案的管理奠定良好的基礎。除此之外，努力推進檔案宣傳的常態化，將宣傳滲透到日常工作中。
4.5 處理好合同檔案利用與保密的關系
《合同法》規定：當事人在訂立合同中知悉的商業秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當地使用該商業秘密給對方造成損失，應當承擔損害賠償責任。許多合同檔案不可避免地會涉及當事人的一些重要機密，如商業秘密、技術秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據法律法規或交易規則，自覺遵守保密原則，嚴格履行合同檔案利用的審批權限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎上大力開發合同檔案資源，服務于企業的各項工作⑩。
5 結束語
在經濟快速發展的新背景下，合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強重視企業合同檔案管理，建立完善的管理機制，增強企業經營合同管理人員的效率意識和效益意識，才能有效提高企業經驗合同檔案的管理水平，最終提升企業業務糾紛法律抗風險能力。如果糾紛一旦發生，我們可以及時運用合同檔案記載的內容和原始依據，依法維護企業的合法權益，將企業發展壯大。
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[關鍵詞] 工程項目；物資管理；質量保證；過程控制
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 21. 060
[中圖分類號] F273 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）21- 0117- 03
物資管理就是通過用料申請、審批、采購、運輸、倉儲、保管、領用等活動，解決物資供需之間存在的時間、空間、數量、品種以及價格和質量等方面的矛盾，銜接好生產中的各個環節，確保生產的順利進行。目的是通過對物資有效管理，降低生產成本、加速資金周轉，保證企業的收益并提升市場競爭能力。航天型號產品用元器件管理實行“五統一”管理原則，即：統一標準選用、統一組織采購、統一監制和驗收、統一補充篩選和到貨檢驗、統一失效分析；航天型號產品用材料管理實行“四統一”管理原則，即統一選用、統一復驗、統一認定、統一失效分析。型號產品物資配套管理需要開展全流程的物資管理工作。
1 物資選用控制
新研發單機需進行物資選用審查，需編制元器件選用清單、材料選用清單。
根據物資選用情況，需完成的專項審批包括：目錄外元器件和目錄外材料審批、首次選用進口元器件審批、元器件的不一致情況審批。元器件和材料的選用應按照型號選用元器件、材料質量保證要求的規定，在選用目錄內選用，選用目錄外的元器件和材料，要上報物資中心，經過主管所領導審批后方能選用。如型號任務有特殊要求，應在型號任務指定的選用目錄內選用元器件、材料。
首次選用是指在引進元器件選用目錄或型號指定的引進元器件選用目錄范圍內首次選用的在上天產品中無使用經歷的進口元器件，對于品種規格相同但生產廠家變更的，也視為首次選用；對于選用超出選用目錄或型號指定的引進元器件選用目錄規定的進口元器件按目錄外管理辦法執行。首次選用進口元器件按照規定填寫首次選用進口元器件審批單，上報物資中心經過主管所領導審批后實施。
元器件在使用等過程中出現的與標準規范及相關型號元器件保證要求規定存在低等級、不合格、超出最長存儲壽命仍需使用等不一致情況時，按照管理要求，需填寫元器件不一致情況審批單，上報物資中心經過主管所領導審批后實施。
新品物資的各項技術指標，要緊密結合型號任務的需要，既要跟蹤世界先進水平，又要考慮國內的基礎，不能脫離實際。新品物資應按照需求論證、申請立項、簽訂研制合同、研制過程管理、鑒定定型等過程進行項目管理。新品物資必須經過定型鑒定和適用性驗證，確認滿足產品要求后，方能應用于型號任務。滿足型號使用要求，由型號承擔單位或型號承擔單位與元器件生產廠一起設計，其加工、制造、生產的部分或全部在型號承擔單位或元器件生產廠的元器件屬于專用元器件，其按照專用元器件管理辦法執行。
外協產品中的新研發單機需進行物資選用審查，供方編制元器件選用清單、材料選用清單提交外協方。外協方組織相關人員進行物資選用審查，形成選用審查意見，并明確需提交專項審批的項目清單，供方向外協方提交專項審批的審批單。供方在型號研制過程中，新增物資選用品種時，應將新增部分提交外協方進行物資選用審查，選用變更后的選用審查程序同首次選用審查進行控制。
2 物資采購控制
包括由自行采購元器件、材料的組件研制、通用單機、定制單機類任務和自行采購材料的零件機加類任務。
采購物資申報根據型號或產品任務需求編制配套物資需求清單，并同時明確或編制采購物資的訂貨技術要求和驗收要求。應組織對采購申請文件進行審查，確保所規定的采購要求是充分與適宜的，并留有記錄。采購信息除了包括有關產品的要求之外，適當時包括對供方的產品、程序、過程和設備提出有關批準和鑒定的要求，還包括對供方某些崗位的人員的資格和技能提出要求、對供方通過質量管理體系認證的要求，必要時可提出審核的要求。
航天型號產品用國產和進口元器件的采購工作由物資中心統一組織管理，負責采購并對采購過程進行管理，進口元器件也可委托有資質的物資中心負責采購和管理，元器件集中采購流程如圖1所示。
應建立配套物資合格供方管理辦法，編制合格供方名錄，采購物資的供方應在合格供方名錄中選擇。應對供方提供的物資進行質量監督，發現問題及時向供方反饋，并對合格供方名錄進行動態管理。
采購合同或訂單要以批準的采購文件為依據，應符合采購信息的要求，符合產品或型號質量保證的要求，采購物資的供方應在批準的合格供方名錄中選取。采購合同或訂單要寫明訂購物資的名稱、型號（牌號）、規格、供應狀態、技術條件、包裝、交貨日期、驗收方式等內容。對需要下廠監制和驗收的物資，要在采購合同或訂單中明確。采購合同或訂單除了對采購物資的要求，適當時還應包括對供方的其他控制要求，采購合同管理流程如圖2所示。
3 物資質量保證
包括自行采購元器件、材料的組件研制，通用單機、定制單機類任務和自行采購材料的零件機加類任務。
元器件（含線纜）應送有資質認定的元器件可靠性中心進行質量驗證；憑開具的合格證入庫、裝機使用，經補充篩選或復驗不合格的元器件應及時隔離和處理。根據采購物資的質量驗證要求，材料由具備質量驗證資質的單位和人員進行質量檢驗，需要時進行現場監制驗收。
采購物資到貨后，應將物資放在“待復驗”區域，采購人員和保管員應及時根據采購合同及訂單，核對采購物資的名稱、型號規格、數量及質量證明文件等，檢查物資的包裝及外觀。經質量驗證合格的物資，由質量檢驗人員開具檢驗合格證明并交保管員，對質量驗證不合格的材料，執行不合格品審理程序并及時通知采購人員。憑質量驗證合格證明辦理入庫，入庫時保管員要對采購物資的實物和質量驗證合格證明的一致性進行核對，有效期或油封期符合有關規定。產品研制中出現的元器件和材料失效，按照元器件及材料失效分析管理辦法，將失效元器件送可靠性中心進行失效分析，根據失效分析報告的結論采取處理工作。不合格品審理后，不能使用的物資應做出“禁用”標識，并隨禁用物資附禁用記錄，包括型號任務、單板或零組件編號、物資型號規格、批次號、禁用原因、填寫日期等。禁用物資應采取隔離措施，在產品的元器件清單備注欄應填寫“更換”字樣。禁用物資應定期進行回收處理，從生產現場清除，確保不發生禁用物資誤用。
當接到元器件、材料質量問題舉一反三的通知后，應依據元器件質量問題和材料固有質量問題處理管理辦法等管理要求，開展舉一反三的檢查和處理工作。物資發生質量問題后，要按規定進行不合格品審理，根據審理結果完成后續工作。經失效分析判定為批次性質量問題的，應及時將信息報送外協方，并開展舉一反三工作。應根據元器件和材料使用常見多發問題及風險控制要求，加強元器件、材料使用過程的質量控制。
4 物資領用控制
包括帶料加工的零件機加類任務，委托采購元器件的組件研制、通用單機、定制單機類外協任務，由外協方提供元器件的電裝固封類外協任務。
應明確專人負責物資的領用工作，領用人員依據領用憑證領用物資，負責對領用物資和領用憑證的一致性進行復核，負責接收物資的實物管理，負責實物標識的有效轉移，負責將質量證明文件有效傳遞到下一個工序。應對領用航天型號產品用元器件的人員進行防靜電專項培訓，確保領用人員在領用和轉運元器件時采取有效的靜電防護措施。
帶料加工的零件機加類任務，依據帶料加工申請表領用材料；委托采購元器件的組件研制、通用單機、定制單機類任務，填寫元器件領用清單，清單中明確元器件的型號規格，質量等級、數量等，依據元器件領用清單領用元器件；由外協方提供元器件的電裝固封類任務，按照提供的藍圖和配套元器件清單領取元器件。
5 物資倉儲管理
包括零件機加、電裝固封、組件研制、通用單機、定制單機類任務。
采購物資應按性質、類別、型號、規格、爐（批）號等分別貯存和保管。入庫物資應及時建賬、建卡，將標識置于醒目位置。貯存采購物資的場所應滿足物資的貯存要求，型號產品配套使用的元器件、金屬和非金屬材料以及機電材料等應分別貯存在清潔、通風、無腐蝕性氣體的倉庫內，專人保管。貯存配套物資的場所還應滿足物資其他的特殊要求，如防靜電、磁屏蔽、濕度、油封等。保管員應每年對庫存物資的外觀情況進行檢查并保持檢查記錄。對有貯存期要求的物資應該及時檢查，對已到有效貯存期的物資應加明顯標志隔離，并及時通知有關人員按規定復驗或轉庫。
發放物資的型號 、規格、爐（批）號、技術標準、質量等級、供應狀態和數量等，應與配套元器件清單或零件材料明細表等發放依據性文件的內容一致，并符合有效貯存期的規定。保管員應根據物資發放的依據性文件定額發料，并如實記錄發放物資的數量、批次號、復驗合格證號等信息。物資不能混批發料，發放物資的批次號信息應記錄在物資領用單據中，并隨發放物資一同傳遞，物資庫存管理流程如圖3所示。
6 物資配套風險控制
包括通用單機、定制單機類任務。
要對存在配套風險的物資進行有效識別，編制風險物資清單，并制定針對性的解決措施。要及時統計型號物資配套進展信息，不能滿足產品生產、交付計劃要求時，要及時將配套風險、風險等級及采取的相關措施報送外協方。要按照型號配套物資信息上報要求，完成型號物資配套信息的報送工作。
7 結 語
總之，在科研院所航天型號項目管理中，對物資的控制管理有著十分重要的作用。這樣不僅可以對項目成本進行有效的控制，還保障了科研任務的進度和質量，促進科研單位的總體競爭能力得到不斷提升。但是，從當前物資管理工作的實際情況來看，還存在著許多問題，這需要勇于進行大膽的實踐和探索，完善和優化物資管理流程和控制程序，鞏固用戶、物資中心及供應商之間的協作關系，形成以用戶為導向、內部管理規范、供方支撐有力的航天型號物資供應鏈體系，不斷提高科研管理創新能力和管控水平。
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建筑施工標準化應該堅持真實性、規范化和信息化原則。需要詳細收集項目工程建設資料，確保資料真實、全面反映工程建設基本情況。真實性是指數據資料能準確反映工程施工基本情況，完整記錄項目建設基本內容。規范性是指施工技術資料在填寫、整理和使用時，與技術規范標準相符合。信息化是指要重視計算機技術應用，構建數據庫，做好數據資料整理、分類和歸檔工作，方便資料查閱和使用，為建筑施工提供參考。
2實現建筑施工標準化的意義
落實標準化施工理念，嚴格遵循建筑工程建設基本要求，能有效指導現場施工，對建筑項目工程建設的作用是不言而喻的，主要表現在以下幾點。有效指導工程施工。落實標準化施工理念，實現合同、資料、質量和安全的標準化管理，能規范建筑施工各項活動，有效促進施工活動順利進行，為工程建設創造條件。確保施工質量和安全。根據現場施工安全和質量管理需要，構建施工安全和質量標準化管理體系，能推動施工順利進行，防止質量和安全隱患發生。進而降低不必要損失，有效保障施工質量和安全。促進建筑施工效益提升。落實標準化施工理念，能有效規范現場施工活動，實現對資金使用的科學化與合理化。同時還能有效安排工程建設各項活動，避免不必要的損失出現，保證工程質量和安全，防止索賠現象發生，有效提升資金利用效率，促進建筑工程取得更好的效益。
3實現建筑施工標準化的創新策略
為有效規范現場施工，讓建筑工程建設取得更好的效果，結合工程建設基本情況，可以采取以下創新策略，實現建筑施工標準化。施工合同標準化的創新策略。建筑施工合同類型繁多，包括項目經理負責制合同、分包合同、租賃合同、采購合同等。在標準化管理中，施工單位應該明確自身職責，根據自身實際和項目工程建設基本情況，對施工合同進行有效管理。可以立足于項目經營收益這一目標，分析合同的履約風險、安全風險和質量風險，然后有針對性的采取預控措施，明確各方權利和義務，保證各項條款得到落實，實現合同管理規范化。施工資料標準化的創新策略。重視建筑施工現場資料收集和整理，將水泥、砂石、外加劑、鋼筋、防水材料等做好檢測和驗收工作，認真記錄，然后錄入標準化管理資料庫。認真審核建筑施工技術方案、施工組織設計方案、技術交底方案等，對存在的不足及時改進。將編制的施工技術文件下發給施工單位，進行技術交底，明確施工要求。建立現場資料標準化管理數據庫，做好編碼工作，方便查閱和使用。施工質量標準化的創新策略。提高思想認識，建立施工質量管理體系，推動質量管理標準化進程。明確質量控制目標，建立建筑施工質量管理標準化體系，規范現場施工質量控制各項活動。落實建筑施工質量控制責任制，讓施工人員明確自身職責，有效規范現場施工各項活動。施工人員要增強責任意識，明確質量控制目標，推動現場施工順利進行。建立工程質量標準化激勵考核機制，激發施工人員主動性。落實文明安全施工理念，確保建筑現場施工質量達標。施工安全標準化的創新策略。落實施工安全標準化建設理念，完善安全管理制度，推動安全管理制度化和規范化。建立施工現場管理控制制度，明確安全管理目標和流程，更好約束各項活動。建立安全事故預警機制，重視施工現場巡視和檢查，定期和不定期開展安全檢查監督，及時排除安全隱患，保證建筑施工安全。
4結語
整個建筑工程施工中，通過加強施工標準化建設，不僅能更好約束和規范現場施工人員的各項活動，還能保證施工現場秩序良好，有效滿足工程建設要求，推動工程建設順利進行。并且還能保證施工安全，提升建筑工程質量，提高資金利用效率，促進建筑工程項目施工效益提升。
作者:劉艷 單位:沈陽標準化研究院
參考文獻
關鍵詞：高校 合同管理制度 意義
高校為保障學校各方面工作有序運行，制定了一系列制度，在對制度落實的過程，進行對學校的管理。管理是否有效在于制度的落實，制度再好，落實不到位，也難以發揮出應有的效力。相反，即使一套存在缺陷的制度，如果能夠認真落實不斷改進，也會最終完善成一個合理的制度。
一、合同管理制度的含義及其重要性
制度也稱規章制度，是國家機關、社會團體、企事業單位為了維護正常的工作、勞動、學習、生活的秩序，保證工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束力的應用文，是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱。現代高校的業務往來以及教職工的管理等活動，主要通過合同形式進行，合同是高校開展業務的基礎，是高校運行的保障。合同管理的內容包括：合同的訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止。合同管理的本質是要求高校規范化、標準化管理。高校要想實現合同管理工作規范有序，必須形成合同管理制度。通過制度化建設，提高管理的科學化，可以避免因為合同糾紛給學校造成的不良社會影響和經濟損失。
二、合同管理制度的建設背景分析
合同管理制度是一種約束機制，其產生實際效力依賴于被執行、遵守的程度。雖然高校制定了一系列的規范，保障合同得到科學的管理，但是由于在制度落實過程中，存在著一系列主客觀因素，造成制度并沒有得到有效落實。只有充分了解了目前的狀況和存在的問題，才能真正去建設一個科學的合同管理方式和合理的合同管理制度。
（一）合同管理制度化水平不高
縱觀合同管理制度運行的情況，可以發現學校制度本身原則性規定較多，但也存在著操作性不強、標準不統一和細化不夠等問題。主要包括：一是合同行文格式不規范，不同部門制定的合同內容格式不一致，部分合同管理制度以工作通知、便函等形式出現；二是合同管理制度中缺乏制定目的、適用范圍、解釋權歸屬、施行日期、監督與考核等形式要件；三是合同管理制度暫行（試行）時間過長；四是應急性制度比較多，宏觀制度不足。五是不同制度間相互矛盾的現象還很突出，制度和流程數量眾多，格式多樣，詳略不一，關系復雜，存在重復、沖突、缺失、冗余及描述不清晰的問題。這些現象削弱了制度應有的科學性和嚴肅性，使制度的權威性大打折扣，也使制度的作用得不到充分發揮。
（二）合同管理制度系統化不夠
高校在發展過程中不斷地引入并應用各種先進的管理理念和方法，這些理念和方法的引進一般都以項目實施的形式展開，并隨著項目的結束以各種制度和流程文件的形式給單位留下一套套管理體系。這些項目通常是以一個或幾個部門為單位展開的，職能部門由于職責分工所造成的邊界效應也進一步加劇了所謂“管理體系孤島”的形成。“管理體系孤島”給高校造成的直接問題就是使職能部門的邊界不清楚，業務界限不太清晰、部門間溝通不夠通暢，管理鏈條過長等諸多問題。同時，合同主管部門分散，每個部門自行制定合同管理規范，權限、分工不明晰，造成部門之間、工作人員之間責任不明、推諉扯皮，各行其是。合同管理制度作為制度管理的重要內容，更應該系統化，使合同管理帶有自己的工作特點，自成一體。
（三）合同管理制度落實方式不完善
合同管理過于依賴人去執行。工作人員的業務素質、領悟能力、熟悉程度、工作自覺性、執行規章的原則性等等，都會影響到制度執行的準確性、全面性和及時性。同時工作人員執行制度意識不強，缺乏責任心和持久執行的韌勁，使合同管理制度落實不徹底。同時，由于手工操作具有一定的隨意性，使流程在實際操作中容易出現偏失，從而使合同管理制度實施的效果受到影響。另外，由于缺乏高效的合同管理程序，合同經辦人員和管理部門在合同簽訂和審核過程中無法按一定的方式、時間和順序進行工作，致使辦事效率降低；而合同簽訂后沒有一定的傳遞、監督程序，使合同的執行處于無序狀態，影響合同的正常履行。
（四）缺乏專業的合同管理人才
由于沒有成立專門的合同管理機構，合同管理人員大多不專業，造成制定的合同條款不規范，合同簽訂不嚴謹。合同管理的意識差，管理的技術含量相對較低，思想上不夠重視。合同法制觀念淡薄，缺乏合同法律的相關知識，風險意識不強。簽訂合同時缺乏了解對方當事人，對方的履約能力不了解，沒有嚴格審核對方的營業執照、資質，不能認真根據國家法律和學校文件制定合同，對合同的主要條款沒有認真推敲，隨意草率地簽訂合同，致使在履行合同過程中時常出現糾紛和違約現象，給學校造成了不良的社會影響和不必要的經濟損失。
三、合同管理制度的構建
文章在總結本校合同管理制度、借鑒國內外高校與其他單位合同管理制度的基礎上，認為科學的合同管理制度應該包括以下要件：
（一）合同管理的全生命周期管理
確定制度的生命周期。合同管理制度的全生命周期，可以概括成從部門內部最初的確定管理機構和明確職責開始，經過合同訂立依據、合同談判組織、合同審批，到合同授權、合同簽署、合同生效，再經過合同履行與合同終結，對合同運作全過程進行逐步改進與優化，形成整個單位的合同管理制度。
首先，從組織上采取措施，實施規范化、制度化、標準化的合同管理，制定一整套合同管理的有關工作制度和規定，對合同管理的組織、合同管理的程序以及合同的起草、談判、審查、簽訂、履行、檢查、清理等每一個工作環節均作出明確規定。
其次，實現全過程、動態的合同跟蹤管理。對合同實施過程中的變更、調整、補充等的管理，保證合同履行的統一性和連續性。重視合同變更處理的程序和依據，發生重大變更時，應同時進行合同變更；發生與約定不符的情況時，要及時協商，簽訂補充協議，并明確相應作廢的條款、協議，以便對建設項目合同管理進行動態控制，真正實現全過程管理。
（二）合同管理業務處理制度化
制度是管理的基礎、業務操作的規范。針對合同管理，建立一套嚴密的合同管理工作制度，建立“統一領導，分級負責”的管理體制，制定工作發展所要求的新機制、新規范，并通過政策來保障制度的運行。
首先是合同管理制度標準化設計。合同管理標準化，對合同管理程序體系建立、合同流程規范化、合同管理模式、合同形成、合同內容、合同有效執行等所做的標準化規范。結合管理實際，對制度存在問題進行復核，提出對原制度改造、整合、拆分或廢止、增刪等建議，對常用合同進行文本格式化和通用條款要約優化等工作。合同訂立的依據參考，是否符合國家法律法規和上級的有關要求，根據《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國招標投標法》等法律法規和學校合同管理辦法，制定合同。確定合同權限管理，對不同文本、不同金額、不同類型等合同明確合同權限，例如用人合同、采購合同等審核的權限。
其次，完善單位合同管理崗位責任制。主要目的在于對于合同管理的主辦部門、協辦部門以及主管部門的職責和合同管理人員的日常工作的責任明確，建立完整清晰的權責利關系，監督合同管理人員認真完成工作范圍內的管理工作，明確職責分工，形成完善的合同管理體系。學校合同管理遵循統一領導、歸口管理、分級負責的原則。校長全面領導合同管理工作，分管校領導、有關職能部門依照崗位和部門職責履行相應的合同管理職責。
（三）合同管理制度內容表式化
為能更好地理解和掌握合同管理制度的內容，更加形象化的瀏覽合同管理制度，將合同管理制度進行表式化，用表格化的方式展現內容。一是對合同內容進行匯總簡化，認真設計表格行列格式和內容，確保表格簡單化和美化。一張張簡單明了的表單，以直觀的圖形或簡潔的文字將文字制度執行中的關鍵節點以表單的方式予以體現；二是確定合同管理標準件，全省采取統一的填寫格式或者審核格式，確保工作的可行性和有效性。照表單中項目和步驟執行，就是遵章實施的過程。實行表單化管理，員工“照單執行”，避免了由于對文本制度理解上的差異，大大降低了員工的執行成本。員工作業時，只需要嚴格執行表單，照表單既定的步驟和內容執行就可以了，不需要靠記憶和對文本制度的理解執行，使復雜問題簡單化，能夠得到“想違章”都難的效果。例如合同審核表、合同履約單和合同終結表。三是表述合同管理權限，對合同管理制度中明確的不同合同審核權限具體明確，并運用表格的形式確定。固化審批業務流程和審批權限，明確審批責任，杜絕人為偏差，使操作流程更加規范化，真正達到依靠制度規范牽引。
（四）合同管理制度的表式內容流程化
各種制度和流程之間的關聯直接決定了整個管理體系是否有效銜接，也決定了其運轉的效率及效果。業務流程管理就是對業務流程的執行、管理、監控以及優化的過程。通過進一步固化流程，讓制度更廣泛的“落地”。制定在線審批流程，合同簽訂后，按照系統預先固化的步驟和權限，在起點開始傳送帶式自動在線流轉，在預先設計的控制點自動停留，等待處理。
本節點人員審批處理完成后，自動向下一節點流轉，直至業務流程終點，不受人為干擾。借助信息系統平臺，將合同涉及的各部門活動固化到信息系統，實現在線流轉。將所有與合同相關的制度、崗位職責、權限指引通過業務分類與流程進行一一關聯，并全部固化到系統中。通過對內容的流程管理，使合同的運行情況一目了然。
（五）流程內容信息化
以現代通信、網絡、數據庫技術為基礎，對合同各要素匯總至數據庫，將合同過程數字化，并加工生成新的信息資源，提供給各層次的人們洞悉、觀察合同業務中的一切信息。信息化管理使合同制度在橫向和縱向上集成，展現出完整的端到端的流程，真正實現所謂管理的“橫向到邊，縱向到底”。
合同管理模塊的各部分，如合同訂立、合同審核會簽、合同簽署、合同履行、合同終結等要件，全部數字化，合同概況信息可查詢、檢索，合同內容可在線瀏覽、全文檢索；合同與業務部門的應用實現數據級的共享交換；合同與業務部門的工作流程實現應用級的互聯互通。
借助現代信息化技術和手段，將業務流程、審批控制點和權限在系統中進行格式化固定，實現網上區分業務，流程自動流轉，審批控制點不可逾越的審批模式，如果超出權限，則系統會發出業務預警。通過建設授權機制，明確不同級別流程的管理權限，部門與合同類型的對應；合同類型、合同金額與合同權限的對應；合同履行與合同審核對應；合同結算與合同履行對應；合同終結與合同履行對應，從而使合同管理更加有效。信息化管理能動態跟蹤業務活動的信息，實時提供歷史數據，可以有效掌握合同活動過程。這樣可提高合同審批的效率和透明度，誰拖而不辦流程就會停止在誰那里，責任顯而易見。
四、合同管理制度建設的意義
經過對合同管理制度的實行，從效果上來說，既能保證合同不折不扣的被嚴格遵守，還取得了不少其他成果。
（一）實現半紙化、無紙化辦公
充分利用OA系統和綜合處理系統，啟動半紙化辦公。實現了從訂立、復核、履行和終結等一系列程序，基本取消了紙質審批。從有紙化到無紙化辦公的轉變，這不僅節約了辦公成本，促進了厲行節約，建設節約型機關，還極大提高了辦公效率，提升了信息化工作水平。
合同管理系統可實現遠程業務處理，改變過去以人力攜帶紙質資料逐環節辦理業務的審批方式，業務審批依托網絡自動流傳，審批流程透明，審批速度加快。減少紙質憑證的人工傳遞，免除了業務人員在各辦公場所區間的往返，使審批業務由固定場所、固定時間的審批，轉變為任意場所、任意時間的審批，解決了因內控流程復雜、審批流轉單據多，數據量大而造成的管理成本高、效率低的問題，實現“無紙化、無腿化、省錢化”辦公。
（二）節省費用
合同管理系統的運用，節省了物力和人力資本，直接結果是運營成本的降低，由于減少了事故的發生，也節省了因不當操作帶來的損失。在工作實施中，每一步都精確標明，或文字或示圖。該項工作的開展，只需按照表單的說明一項項操作就可以順利完成。傳統的審判方式是固定時間、固定場所、固定人員的審批方式，這種方式使業務操作人員因審批者開會、出差等原因造成無法及時審核而增加工作量甚至影響業務開展，而在線的管理方式則消除了這種弊端，利用網絡優勢，實現遠程控制，使內部控制及審批業務，由固定場所和固定時間的審批，轉變為隨時隨地的審批，有利于提升工作效率，節省了辦公費用。另外，加強單位的合同管理可以更好地提高合同的履行率，在很大程度上能夠避免一些不必要的經濟損失。
（三）制度無形執行
實施信息化的管理系統，將其固化在信息系統中，讓員工不得不按既定的制度和流程辦事。制度的執行按程序進行，各部門各負其責，使制度運行合理，使員工養成遵守制度，遵守章程的好習慣。合同管理制度成功推行后，員工們感受到制度落地帶來的便捷和成就感，會自然而然地認同并習慣這些制度。在這種基礎和環境下，順勢陸續推行其它制度就會更加順利。同時充分發揮員工的首創精神，鼓勵員工結合實際大膽地探索一系列行之有效的合同管理方式，并及時總結經驗、予以推廣。
讓員工自覺樹立按流程辦事的觀念和流程管理的思想，改善了培育遵章習慣的途徑，提高了生產人員的工作效率。由于標準一致且執行過程不因人而異，工作成果的不確定問題得到控制。由高調高壓式靠人推行管理，轉變為靜悄悄靠系統踐行自我管理，形成“制度至上”的單位文化。
（四）有效避免事故的發生
關鍵詞 基本建設 投資項目 代建制
中圖分類號：F283 文獻標識碼：A
1軍隊基本建設投資項目實施代建制的模式分析
（1）集中代建模式更符合現行軍隊管理體制的需要。軍隊各項建設正處于新軍革的重要機遇期，軍事工程建設任務極為緊迫；軍事工程建設的軍事時效性，也要求軍隊各級部門在保證工程建設質量的同時，加快工程建設速度。因此，需要代建單位很好地貫徹軍隊建設意圖。雖然這樣做存在一定的問題，但我們必須要正視現實。在現行的軍隊管理體制之下，由于許多軍事工程項目前期工作嚴重不足，沒有嚴格執行基本建設程序，倉促上馬，“三邊”工程仍然存在，分散代建模式必然阻力重重，委托人、代建人之間容易引起經濟糾紛。
（2）分散代建模式的發展由于缺乏配套的法律法規而受到嚴重制約。相對于集中代建模式，分散代建模式委托人和代建人存在較大的相對利益關系，其行為的規范性顯得尤為重要。但目前“代建制”既規避了原有的法律調整，又沒有新的法律規定出臺。由于有關法規建設滯后，對代建人的管理以及代建行為，沒有一套完整的管理規范。在這種情況下，集中代建模式由于具有一定的行政委托性質，反而容易協調相關當事人的利益關系，并且集中代建單位還具有一定程度上的建設單位職能，受現行的建設法律法規所規范。
（3）集中代建模式有利于加強建筑市場監管。目前建設工程項目招標投標市場還不夠規范和完善，特別是對于缺乏專業人才的軍隊單位，分散代建模式難以做到擇優選擇代建企業。在分散代建模式下，一方面代建企業承接軍隊基本建設投資項目透明度不高，難以避免“暗箱操作”等人為因素；另一方面代建企業之間從自身利益出發必然會出現盲目壓價或嚴重圍標串標等現象，給軍事工程項目管理者造成消極影響，再加上作弊的方法和手段更加隱蔽，監管難度比沒有實行代建制更加大。相對而言，集中代建模式具有一定的行政委托性質，受到軍隊行政監督和民主監督力度比較大，監督方式更直接，確保了權力在陽光下運行，有效地從源頭上預防和治理了腐敗的發生。
2軍隊基本建設投資項目實施集中代制模式的具體運行程序
2.1軍隊基本建設投資項目立項審批
可行性研究是一種系統的建設決策分析研究方法，是項目建設決策前，對擬建項目的所有方面（工程、技術、財務、環境等）進行全面的、綜合的調查研究，對工程項目從技術的先進性、功能的可行性、建設的可能性、經濟的合理性等進行比較評價，從中選出最佳方案的研究方法。方案論證，是工程前期準備工作的重要內容之一，是工程建設的基礎性工作。工程建設的主要方案有：總體建設方案、設計方案、施工方案等。以上各種方案論證的質量，對提高工程質量，滿足部隊使用，優化整體規劃，控制軍事工程投資等都起著極為關鍵的作用。在可行性研究、方案論證的基礎上，可以對軍隊基本建設投資項目進行立項，并批準代建單位組織軍隊基本建設投資項目建設。
2.2確定代建項目管理機構
代建項目管理機構，主要是指代建單位，對于軍隊基本建設投資項目，其代建單位是依托各軍區、各軍兵種而設置的軍隊基本建設投資項目管理機構。其應承擔的工作及職責主要是根據使用單位的要求，編制設計任務書，組織設計招標、評標，篩選最佳方案供上級機關及使用單位審定；由代建單位內各專業的技術人員與設計單位配合完成初步設計、組織初步設計及投資概算審核工作，報上級審定。再根據批復精神，與設計單位密切配合組織施工圖設計；負責全部合同管理工作，簽訂設計委托、施工總承包與專業分包合同，以及合同文件的準備，標定合同文本的增減條款。代建單位必須配備熟悉有關法律法規的法律工作者參與并審定各項合同文本。
2.3代建單位組織實施建設管理
一是招標投標。代建單位接到上級軍隊基本建設投資項目建設任務后，按照軍事工程相關內容，組織招標投標。二是物資供應。組織軍隊基本建設投資項目物資供應，應注意把握好供貨單位、供貨方式、物資籌措價格、物資采購合同等幾個環節。三是工程財務。在軍隊基本建設投資項目中，凡是涉及到經費、投資、財務效益等問題，都要有軍隊財務部門參與研究，征求財務部門意見。軍隊財務部門要對代建單位各項財務活動實施全過程管理，切實發揮基建財務監察的作用，把工程財務工作的重點由工程經費請領、撥款、決算、結算管理轉變到抓投資效益管理上來。四是現場管理。全面建立施工現場管理網。實行領導現場監督、監理現場監督、質檢現場監督、現場工程師監督以及施工單位管理相結合的多級管理網，相互制約，加強協調，共同做好施工現場管理工作。
關鍵詞：內部審計；內部控制評審；新常態；管理
中圖分類號：F239 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2015）005-000-02
一、開展內部控制評審的意義
內部控制評審是指審計人員通過調查了解被審計單位內部控制的建立和實施情況并進行相關的測試，來對其健全性和有效性作出評價，據以確定實質性測試的范圍、重點和規模的過程。其最終目的是確定被審計單位內部控制的健全性、有效性和風險水平，從而決定對它的依賴或信賴程度，確定采用抽樣還是詳查，以及抽取樣本的規模和數量。強化內部控制制度建設呈現全球化浪潮，在日益倡導向風險管理轉變的現代國有企業，內部控制評審得到越來越多的關注。特別是為適應我國經濟發展的新常態，國有企業重新審視和開展內部控制評審具有重要意義。
首先，內部控制評審是現代審計的基礎，現代審計與傳統審計的一項重要區別就在于現代審計能夠通過對內部控制的了解、檢查、測試和評價來確定進一步審計的方向，從而提高審計的工作效率，降低審計成本和審計風險。
其次，內部控制評審是保證內部控制體系健全、有效的重要手段和途徑。內部控制制度就如一個項圈，環環相扣、緊緊相連，如果哪個環節有疏漏，就會給企業帶來不同程度的資產流失。越是優秀的企業，規范管理越有無形的作用。企業經營好比一湖清水，管理規范好比千里長堤，水從堤轉，才能因而得福，如果大堤本身千瘡百孔就會顯得十分危險。由此可見，內部控制評審對于保證國有企業內控體系健全、有效的意義非同小可。
第三，通過對企業內部控制的評審，還可以發現國有企業經營管理中的漏洞及薄弱環節，有利于防范和控制國有企業經營風險，實現企業的規范化管理，從而保證企業整體效益的實現。因此，加強內部控制的監督和評審對國有企業自身生存和發展意義重大。
二、開展內部控制評審的背景和依據
內部控制評審在全球多數國家和地區的獨立審計中已很好的開展，我國目前也進行了積極有益的探索。內部審計作為企業內控體系的重要組成部分，其突出特點是具有監督的功能和相對獨立的地位。因此，內部審計應當充分發揮在國有企業內控評審中的優勢和監控性、服務性作用，通過對內控制度進行評價，深入分析制度中存在的問題和缺陷，提出改進意見、建議和措施，并在后續審計中重點關注相關內控制度的整改情況，達到完善內控體系建設的目的。
為了進一步加強企業內部控制，提高企業經營管理水平和風險防范能力，我國財政部、證監會、審計署、銀監會、保監會于2008年5月聯合下發了《企業內部控制基本規范》的通知，通知要求自2009年7月1日起在上市公司范圍內施行，并鼓勵非上市的大中型企業執行。通知明確要求企業應當對內部控制的有效性進行自我評價，披露年度自我評價報告。2010年4月上述五部委又根據《基本規范》印發了《企業內部控制配套指引》的通知，規定自2011年起在境內外同時上市的公司施行，自2012年起在國內主板上市公司施行，并擇機在中小板和創業板上市公司施行，也鼓勵非上市大中型企業提前執行。因此，企業當前開展內部控制評審工作顯得尤為緊迫和必要。
根據《企業內部控制基本規范》的規定，企業內部審計機構應當結合內部審計監督，對內部控制的有效性進行監督檢查，對監督檢查中發現的內部控制缺陷，應當按照企業內部審計工作程序進行報告；對監督檢查中發現的內部控制重大缺陷，有權直接向董事會及其審計委員會、監事會報告；企業應當結合內部監督情況，定期對內部控制的有效性進行評價，出具內部控制評價報告。內部審計如何有效發揮“免疫系統”的基礎防線作用，目前來看，最有效的途徑就是開展內部控制評審，通過發揮內部審計確認、監督和咨詢、評價等服務，能夠及時發現企業管理的不足和內部控制的薄弱環節，有針對性地提出改進意見和管理建議，進而規范企業的內部控制，優化業務流程等，提升企業的內部控制水平，有效化解風險，應對風險，達到促進企業提高效益，為企業增加價值的目的。
三、開展內部控制評審業務的具體做法
內部審計部門開展內部控制評審業務應遵循內部審計業務操作規程，按計劃分階段組織實施。通常要根據公司的業務特點，制定內控評審工作計劃，明確了各個層面以及各個部門的職責，確定評審范圍，尤其要關注重要會計科目和預算指標、重要經營場所和分支機構、重要業務流程和工作場所、關鍵控制點和風險點等，并組織實施評審。
（一）了解并描述內部控制制度評審內部控制制度，首先應了解內部控制制度。一般來說，任何一個企業，無論規模大小和生產經營特點如何，其內部總是有一定的內控制度，存在的差異主要表現為其內部控制制度的健全性、有效性在程度上的不同。了解內控制度主要應作好以下兩項工作：1.搜集資料和進行初步調查。搜集資料指收集有關內部控制制度的文件、管理制度、規章制度、圖表、規程等書面的或尚未成文的規定。
（二）實地測試內部控制制度通過搜集資料和了解描述，我們對一個企業的內部控制系統的基本情況就已初步掌握。但內部控制系統是否有效，僅靠書面資料或初步的調查是難以作出判斷的。審計實踐經驗證明：再好的內部控制制度，哪怕寫在紙上，貼在墻上，如果有關工作人員有章不循或者陽奉陰違，都將直接影響內部控制系統的控制效果。因此，內部控制系統必須進行實地測試。實地測試內部控制制度一般有兩種方法：1.抽查有關資料進行實地測試。這種方法是針對所要審查的某一內部控制系統，抽取一部分資料進行審查，看其對經濟業務的處理是否符合內部控制系統的原則。2.實地觀察。實地觀察就是深入現場，根據前述經濟業務的傳遞程序，到各個環節進行實地觀察、驗證。
四、開展內部控制評審面臨的主要問題及應對措施
（一）開展內控評審面臨的主要問題
雖然內控評審在內部審計中應用廣泛，但由于認識誤區、操作不規范和人員知識結構不合理等原因，部分國有企業在內控評審方面還沒有充分發揮其應有的作用，主要表現在以下方面：
第一，內控評審隨意性強，內控評審缺乏操作規程。雖然審計項目要求審計人員對被審計單位內部控制的健全性、合理性和有效性進行綜合評價，如何進行內控評審在一些理論書上也有所闡述，但在實際操作過程中，審計人員卻感覺指導性不強。內控評審應該如何具體操作，缺少可依據和遵循的標準。
第二，評審人員知識結構欠佳，難以適應內控評審需要。審計人員對業務流程及相關法律法規不夠熟悉，理解不深不透，評審經驗欠缺，與內控評審相關的審計技術方法應用還不熟練；同時，內控評審涉及面廣，專業性強，涵蓋了計劃、生產、銷售、配送等多個方面的業務。目前，一些國有企業審計人員對內控評審存在膚淺認識，認為內控審計項目比較簡單，無非是看看資料，查查制度，把方案中擬定的業務流程簡單的穿行測試一遍，打打分數，對內控評審項目的重要性認識不足，沒有真正把內控評審項目同其他常規項目同等看待，只是對問題的查證停留在表面，沒有下功夫去揭示內部控制背后的深層次管理問題，影響了內控評審質量的提升。
第三，對內部評審發現的問題缺乏后續跟進措施。內部評審只是內部控制完善的第一步，其根本目的是被評審部門根據審計部門發現的內控缺失及改善建議，對相關內部控制進行完善。但在現實工作中，部門企業重視前端內部評審而忽視后端的改善跟進，對發現的問題束之高閣，未能達到內部評審的真正目的。
（二）優化現階段內控評審的有效舉措
第一，注重理論研究，深入加強內控評審理論學習，制定內控評審操作規范。要解決內控評審操作不規范的問題，關鍵是制定一套科學、適當的評審辦法，從評審原則、程序、內容、方法等方面做出具體規定，使評審工作做到有章可循。
第二，完善內部控制評審底稿。完善內部控制評審底稿，可以按照如下步驟進行：1）將被評審企業的業務按照內容劃分為若干相關關聯的循環，如采購與付款、銷售與收款、生產與存貨、貨幣資金、合同管理等；2）將每個循環劃分為若干流程，如采購與付款循環可以劃分為需求計劃、采購計劃、選擇供應商、確定采購價格、訂立框架協議或采購合同、管理供應過程、驗收入庫及付款等；3）針對每個流程識別出該流程的控制目標、風險屬性（主要風險還是一般風險，財務風險還是合規風險以及風險的歸屬部門）以及控制屬性（如標準控制活動、控制類型、控制方式以及執行頻率等）；4）針對每個流程的控制目標、風險屬性以及控制屬性，設計相應的評審程序（如盤點、細節測試、分析性程序等）
第三、將內部控制缺失的改善納入考核體系。為保證內部控制評審發現的問題能夠及時有效地跟進，可以將被評審部門對內部控制缺失改善的及時性、有效性，納入公司考核體系，以保證公司內部控制的持續改善。
第四，優化審計人員知識結構，提升評審隊伍綜合素質。在內部審計中較好的應用內控評審，要求審計人員必須具有豐富的知識，在掌握財務、統計、審計知識的同時，還需熟識國家的法律法規和經濟改革的方針政策，掌握現代管理、工程技術、法律法規等綜合知識，具有敏銳的洞察力和判斷力。因此，應改善內審人員的知識結構，配備精通財經、企業管理、信息技術、法律、工程、項目管理相關專業的人才，并且對原審計人員進行多渠道、多層次、多形式地立體培訓，提升評審隊伍綜合素質，促使審計人員知識結構滿足內控評審的需要。
參考文獻：
[1]陳海清.內部控制評審主體研究[J].審計與經濟研究，2002，06：9-11.
