時間:2022-08-27 21:41:00
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關鍵詞:驗資證明 內部審計 規范管理
2010年下半年,為規范驗資證明(注冊驗資、增資驗資)業務管理,浙江某合作銀行對該行的驗資證明業務進行了專項審計,內審部門根據各支行提供的各項檔案材料結合綜合業務系統、OCR影像系統進行了審計,對審計出的問題進行了匯總和處理。本文結合該次審計的相關內容,對審計出現的問題進行了系統分析和論述,并結合相關法律法規以及相關的工作經驗,提出了解決這些問題的看法和建議。
一、驗資證明業務管理的現狀
通過對銀行驗資證明業務的專項審計,可以看出銀行在驗資證明業務管理上確實做出了艱苦的努力。業務經辦人員能夠認真學習驗資證明業務的相關制度和業務知識,對該項業務的有效運行做出了努力。管理層對該項業務所涉及的各個方面進行了系統的設計和運行,落實專人負責業務操作與管理,執行賬戶管理、驗印系統管理等相關制度,做好驗資證明業務操作、管理和資料的歸檔工作,確保了驗資證明業務的正常開展。
在審計中還發現,內部控制在驗資證明業務中發揮了十分重要的作用,內部控制能夠貫穿驗資證明業務決策、執行的全過程,業務流程能形成相互制約、相互監督的完整體系。
但是,受外部環境和工作人員自身能力的限制,驗資證明業務沒有達到完美的地步,仍然出現了較多的問題,例如在業務操作上存在不規范的行為、在驗證業務檔案資料完整性上存在著一些問題等。
二、銀行驗資證明業務存在的主要問題
1、認識不足,控制意識薄弱
在辦理驗資證明業務時,在驗資賬戶使用方面存在操作不規范現象主要表現在:根據相關規定,銀行在辦理驗資證明業務時,企業使用匯票、本票出資的,匯票、本票不得背書轉讓,“持票人向銀行提示付款簽章”處的簽章應為開立驗資戶時約定的預留印鑒。復印一份開立驗資戶時簽訂的“銀行結算賬戶管理協議書”作匯票、本票的附件一并交事后監督中心。但是審計中發現,有的本票上‘持票人提示付款簽章’處未加蓋預留印鑒(為持票人簽名);未將“銀行結算賬戶管理協議書”作為會計憑證附件進行管理;在身份核查方面存在:經辦人員在對出資人、人公民身份的核查上不夠重視,銀行對受理的驗資證明業務,有存在未按照相關的規定和程序對出資人和人公民身份信息進行核查。
2、驗資證明基本內容審核流于形式
支行內勤主管和行長為驗資證明的有權簽字人、蓋章人,負責審核驗資證明業務辦理的合規性,證明內容的真實性,準確性,嚴謹性,完整性。支行管理層對業務層遞交的驗資證明,未能嚴格審查銀行詢證函要素,對銀行詢證函上的截止日期、公司名稱、法定代表或委托人簽名等要素均未填寫或未按要求填寫。而根據相關辦法和政策的要求,內勤主管應根據客戶遞交的業務申請書、存款憑證和銀行詢證函,審核后在申請書上簽署意見,填寫完整的銀行詢證函及驗資人提交的驗資證明文件、驗資資金入賬憑證等驗資資料一并報上級審查。詢證函要素的不完整會對銀行后續工作的順利實施帶來風險,有可能會影響銀行聲譽。
3、風險意識不強,檔案資料不完整
根據相關銀行的資信證明管理辦法,企業驗資獲核準登記后,應留存營業執照和開戶許可證正本復印件各一份,并與原驗資資料一起專夾保管,但是,在審計中發現有些支行未留存任何公司的開戶許可證復印件等相關資料。銀行在受理驗資證明業務時,需要開立驗資賬戶,會計主管應留存授權委托書、開戶申請書、預留印鑒原件等相關資料,而實際執行中,開立驗資賬戶資料留存資料未齊全。
4、其他方面存在的問題
除了上述問題以外,在審計過程中還發現了以下幾方面的問題。一是支行在辦理驗資證明業務時,存在不認真審核驗資資金來源的現象,沒有及時發現客戶在資金方面的違規問題,增加了銀行面臨的信貸風險和法律風險。二是,相關人員在辦理驗資證明業務時,均未按規定要求客戶填寫存款資信證明申請書。三是,在辦理完驗資證明業務后,在對客戶預留印鑒處理方面存在問題,驗印系統管理員未對驗資賬戶預留印鑒建立印模,未滿足相關規定的要求。
三、改善銀行驗資證明業務管理的有關建議
審計中發現的銀行在開展驗資證明業務中出現的問題,在多數銀行中都有較明顯的痕跡,可以說,這些問題是銀行在開展該項業務過程中較為普遍的問題。同時,這些問題的存在會對銀行和客戶雙方帶來不同的影響,對客戶來說,銀行規章制度在實際操作中也存在漏洞,會對銀行信譽產生影響;對銀行來講,容易使銀行受到客戶的牽連,面臨各方面的風險。因此,銀行應該認真解決這些問題,規范驗資證明業務的相關操作,提升銀行的信用水平和社會形象。
1、規范業務操作,強化隊伍建設
規范的業務操作是使銀行各項工作得以健康安全運行的有效保證,尤其是銀行開展的會對本身帶來風險的中間業務,更要強化規范性意識。在開展驗資證明業務時,銀行應從上到下,從管理層到業務層都應該認真學習《商業銀行中間業務管理暫行規定》、《人民幣銀行結算賬戶管理辦法》以及本行自身制定的一些管理辦法等制度措施,要更深層次的理解這些制度方法的內容和內涵,從主觀上規范自身的行為,為該項業務的真正有效開展奠定思想基礎。
規范業務操作還需要銀行在隊伍建設上作出努力,提高員工的綜合素質。首先,強化領導的責任意識,加大對該項業務的監督檢查力度,努力將風險束縛在可控制的范圍內,該項業務的直接責任主管,還要增強風險意識,對該項業務可能出現的風險進行事前的控制。其次,要努力提高員工的業務素質,定期或不定期的開展業務培訓,增加員工的專業知識儲備和實際經驗的積累。第三,強化員工責任意識,提高員工的職業道德素質,從而從總體上提高整個隊伍的綜合素質,為該業務的順利開展打造堅強的隊伍。
2、增強風險防范意識,完善相關資料
銀行不僅有內部風險,還有與控制目標相關的各類外部風險。銀行開展驗資證明業務除了增加自身收入的目的以外,還需要滿足客戶對該項業務的相關要求,因此,銀行在開展該項業務時應認真審查其驗資資金來源是否符合要求,嚴禁貸款給驗資人驗資,在合法合規的前提下,盡最大的努力滿足客戶對該項業務的要求。按照相關規定向客戶索取相關資料,按照要求對這些資料進行整理歸檔,以留備用。
根據上述部分中銀行在辦理該項業務時出現的驗資資金來源及案資料不健全的問題,銀行及相關責任人應及時吸取教訓,對信貸資金直接或間接用于驗資的資金應及時進行收回,并將注冊驗資開立的賬戶進行銷戶處理。其次嚴格按制度規定留存驗資證明檔案資料,對客戶提供的材料不齊全或不符合要求的,銀行應要求其及時補充或更換,確保相關資料的真實完整。
3、完善流程設計,強化監管
無論是驗資證明業務操作不規范,還是其他與銀行各項規定不相符的現象,從總體上來說,還是在監管上存在著問題,因此,要從根本上解決這些問題,除了要對癥下藥,從規范上和業務操作上采取措施以外,還需要在流程的設計上和監管上采取措施。
審計發現存在的問題,銀行內部各業務部門進行分析,對于發現的內部控制缺陷,及.時加以改進,運用信息技術,對經辦人員辦理驗資證明業務操作上容易忽視的驗印環節,會計系統控制實行自動控制,采取有效的監控措施。
在流程設計上,要在原來的操作流程的基礎上,除了在初始環節上強化業務培訓,增強員工的業務能力以外,還應在復核環節加大檢查的力度,為該項業務增加一層安全防護網。
在監管上,狠抓落實整改,各支行根據內審部下達的審計整改通知,對照存在的問題召開會議,全面掌握資信證明業務,規范員工日常業務操作,防范操作風險和法律風險。加強銀行對驗資證明業務的管理,比如憑證空白處必須加蓋“此欄空自”章;銀行詢證函中的“款項用途”欄目必需填寫,應嚴格按照申請人的進賬單、現金交款單用途欄所標字樣進行描述;受托人辦理業務要有授權委托書、委托人和受托人簽章及身份證復印件等。同時要加強內部控制,積極完善風險提示、信息溝通、違規糾錯、科技導入和績效考核機制,充分發揮內部審計的監督檢查功能,保證銀行驗資證明業務的順利開展。
四、結語
銀行開展的驗資證明業務,面臨著操作風險和法律風險等風險,本文只是對操作層面上的一些問題進行了比較系統的分析,其他層面上的問題,還需要銀行進行比較全面內部審計,通過內部的監督檢查尋找出自身所存在的問題,從而能夠對癥下藥,從根本上解決銀行在驗資證明業務管理中所面臨的困難和問題。
參考文獻:
[1]師澤.淺析商業銀行對公驗資資金證明法律風險.中國鄉鎮企業會計,2009;06