時間：2022-03-02 09:07:13
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇信息電子化，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
摘 要：隨著社會信息化程度的提高、網絡技術的發展，電子文件大量產生，傳統的檔案管理工作模式已經逐漸被電子信息技術模式所取代。電子檔案信息管理以其操作方便、存儲空間小、信息容量大等特點，具有傳統管理模式無法比擬的優勢。如何做好電子信息技術條件下的檔案管理工作，保障電子檔案有效利用，已經成為當今社會人們所關注的一個重要問題。
關鍵詞：檔案信息；電子化；管理
一、檔案信息電子化基本現狀
1.1 缺乏通用性信息管理功能的檔案軟件。目前，多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，開發功能簡單，使現代化設備不能盡其用，檔案部門各自開發的軟件不能互用，這制約了檔案信息電子化的進程。
1.2 標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于多種原因，目前檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準。
1.3 檔案信息電子化經費投入不足。檔案信息電子化，目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，信息成果就無法擴大社會影響，更好服務社會。
1.4 檔案的技術標準和工作程序標準滯后。由于現行的檔案管理標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔文件是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。檔案信息電子化，需要超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來信息高速公路中有一檔信息打下基礎。
1.5 檔案信息管理人員素質尚需提高。實現檔案信息電子化，要求管理人員有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化對策探討
2.1 建立合理的歸檔方法
2.1.1 是建立電子文件網絡歸檔專用系統。利用計算機網絡系統，建立電子文件歸檔專用子系統，將所有上網與未上網的、具有保存價值的電子文件通過專用系統傳遞給檔案部門。同時，檔案部門與信息管理部門通力合作，選擇具有通用性的電子文件格式，實行統一管理。
2.1.2 是由計算機與信息管理部門負責電子文件歸檔管理業務。由于計算機與信息管理部門具有一定的技術優勢和方便條件，可將電子文件歸檔任務交由計算機與信息管理部門負責。由計算機與信息管理部門具體實行規劃、統籌電子文件歸檔管理活動，開發集中統一的信息管理系統，提高檔案管理質量。
無論采取何種電子文件歸檔方式，都必須關注電子文件的真實性、完整性、有效性與安全性。檔案部門都必須積極參與其中，承擔業務指導與監督職能，保障電子文件的有效管理與科學利用。
2.2 建立歸檔管理質量體系
2.2.1 是保障電子文件的真實性。無論電子文件的歸檔格式與其生成、發送或者接收的格式相同與否，都必須能夠準確地表現原來生成、發送或者接收的內容；保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過程中的各類憑證信息真實、可靠；對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實行有效監控，保證管理工作的連續性；能夠識別電子文件的發送、接收人員與時間。
2.2.2是保障電子文件的完整性。確保應歸檔的電子文件全部歸檔。同時存在電子文件及相應的紙質或者其他載體形式的文件時，電子文件與紙質或者其他載體形式的文件應一并歸檔，并切實保證其在內容、格式以及相關說明與描述上的完全一致。
2.2.3是保障電子文件的有效性。必須有效地表現電子文件中所記載的內容，并保證其可以隨時調用；保證存儲歸檔電子文件的載體長期有效，并確保能夠隨著軟、硬件的升級換代而及時進行有關電子文件的遷移作業。
2.3做好電子檔案保密工作
電子文件與紙質文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。電子信息檔案保存管理相對方便，便于調閱和使用。但由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，在提高檔案管理工作服務社會的能力的同時，一些信息也容易流失。由于電子信息技術自身特點，類檔案一旦泄密，其傳播速度快、傳播內容豐富等特點會給檔案管理工作和經濟社會發展帶來巨大危害。電子信息技術傳受主體多樣性的特點決定了電子信息檔案泄密后，其損失難以在短時間內彌補。因此，要多部門協同，共同做好電子檔案保密工作。
2.4提高電子檔案管理人員綜合素質
電子文件歸檔管理問題是檔案管理工作中的一個新課題，需要掌握新的知識理論與技術手段。而現有的檔案工作人員檔案信息化知識匱乏，年齡偏大，知識結構老化，尚不能很好地勝任電子文件歸檔管理工作的需要。因此，必須通過組織業務學習與技術培訓等活動，盡快提高檔案工作人員對電子文件管理基本知識、實踐技能的掌握與應用能力，使其盡早擔負起電子文件歸檔管理工作的重任。檔案管理人員首先要掌握豐富的檔案專業知識，如歸檔文件整理方法、電子文件歸檔方法等知識，用豐富的檔案專業知識指導和失去電子文件歸檔工作。其次，要掌握檔案信息化、數字化知識及電子計算機應用技術，并要具有較強的寫作、閱讀、制圖能力，從而提高電子檔案的管理水平。（作者單位：銅山區傳染病醫院）
參考文獻：
[1] 《中華人民共和國檔案法》，法律出版社，2003年5月.
一、檔案信息電子化管理常見問題
1.認知度偏低
檔案信息的電子化管理是檔案管理專業發展歷史上一次劃時代的進步與飛躍，傳統檔案管理形式結合現代化計算機與網絡技術形成綜合性、一體化的電子信息檔案管理系統，將使檔案的使用效率與便捷性得到成倍提高。然而，傳統管理模式與固有的業務操作理念使大多數檔案管理人員仍然習慣于既有的檔案管理手法，對于電子信息化體系的功效與作用認識程度偏低，了解不深。傳媒行業管理層對于檔案管理現代化發展也不夠了解和重視，滿足于現有的檔案管理與應用程度，沒有從根本上認識到電子信息化對提高企業行業工作效率和效能的重要促進作用。傳統檔案管理方式的低效率又使現有的工作人員面臨著較大的工作量無眠顧及新知識、新技能的學習與更新，由此造成檔案信息電子化管理推廣程度不足。
2.缺乏科學完整的體系
作為新時代經濟發展與改革的產物，檔案管理的電子信息化在當前的中國還沒有健全的行業標準進行完備、全面的指導和約束。因此，不同地區和單位在推行廣播電視檔案信息電子化體系過程中不僅發展速度各有快慢，而且出現了分類不一、標準各異的問題。缺乏科學完整體系的問題不僅使檔案信息電子化發展缺乏統一標準，更嚴重阻礙了在全國范圍內推行標準體系的構建。科學完整的體系不僅有利于實現檔案信息電子化的高質與高效，改變傳統檔案管理模式耗費大量人、財、物和潛在諸多不安全因素的缺陷，而且能夠提高檔案使用效率與便捷性，提高檔案資料對行業發展的參考與指導作用，幫助行業在未來發展中作出正確決策。
二、優化措施
1.根據檔案的類別與級別區別管理
做好檔案信息電子化管理的前提在于分類和分級，不同類別和級別的檔案信息采取不同的管理手段。隨著傳媒業的發展與擴大，檔案資料的發展趨勢必然是數量越來越多，規模越來越龐大。沒有分類和分級的檔案信息電子化最終也必將落入臃腫和混亂的困境，這對于檔案的儲存與使用而言將是降低工作效率甚至導致失誤與錯誤的災難。一般來說，檔案基本可以分為兩大類：重要、關鍵類；相對次要、普通類。重要和關鍵的檔案信息在數量可以承受的范圍內可以采取在本地存貯和使用的模式，尤其是數字化檔案資料。此時較適宜使用雙備份策略。檔案的存貯介質一般是本地服務器，要求做好存貯前的殺毒處理并定期升級病毒庫、打補丁以及安全檢測等。檔案資料所在單位應安排專業的網絡技術管理人員負責這些檔案信息的電子化管理工作。相對次要和普通檔案信息則可充分利用云存貯技術，在盡量降低存貯成本的基礎上實現檔案的大批量保存與便捷的調用。云存貯的優勢在于費用極其低廉，客戶不再需要自行投入巨額資金準備大量存貯設備，也不需要為維護和管理在云端的存貯設備另外花費金錢，只需要支付少量的上網費用便可享受幾乎無止境的存貯容量。劣勢在于安全性相對不足，一旦將數據存放于“云”上，等于喪失了對數據的絕對控制權，無論出于何種目的，云儲存服務提供商或其他個人或集團都有機會偷窺或竊取這些數據。這再次凸顯了檔案分類與分級的重要性，在尚未足夠確保信息安全性的前提下，應當只將相對次要、普通的檔案信息通過“云”存貯和使用，從而避免造成不必要的損失。
2.定期梳理檔案重要程度，調整安全級別
[論文摘要]隨著全球和國內信息化技術的廣泛應用和城市經濟的飛速發展，現代辦公呈自動化、無紙化發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，加快城建檔案信息電子化數字化建設，已成為城建檔案事業發展的必然要求。
追溯檔案部門應用電子計算機的歷史是在上世紀70年代，隨著信息技術的發展和應用水平逐步提高。建設部2004年批準了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》，為我國全面實現城建檔案信息處理和管理的現代化做了準備。
一、城建檔案信息電子化數字化的現狀
城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統，并開始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統由DOS轉向Wondows，數據庫也由最初單機版的dBascII轉向支持局域網操作的Foxpro，繼而向大型數據庫發展。現在部分城建檔案館建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發展階段。這一現狀與實現電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現在：
1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統軟件各異，開發的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數字化的進程。
2.建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄
各城市城建檔案信息系統和網絡建設形式、深度不同，規范性、開發性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標準化、規范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業務水平發展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。
4.城建檔案信息網絡技術有待提高
城建檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網絡技術有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質有待提高
實現檔案信息電子化，首先要有具有現代化知識的人，管理人員要有較高的專業知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門應用軟件系統跟不上現實的需求
各地城建檔案部門各自為政地開發設計應用軟件系統，重復開發導致浪費了大量的人力和物力，并由于現代信息技術的飛速發展導致了技術落后，跟不上現實的需求。
7.城建檔案網絡建設資金缺乏
數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。
二、城建檔案信息電子化的發展趨勢
現代辦公自動化、無紙化的發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數字化檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發展方向就應該是：
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數字化。
2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設有著各地方特色城建檔案的數據庫，能更好地提供專業信息和專業服務，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向專業特色的城建檔案館發展，向社會提供網上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：
1.可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前多數基層城建檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。
2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調閱，提高服務效率。
3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產出，節約經費，信息成果可多份拷貝。并能長效保存信息。
1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化的發展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。
三、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：
1可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。
2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
3檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
一、電子文件的分類
以“載體的異同”劃分標準。可以把電子文件分為光盤文件，硬盤文件，軟盤文件和磁帶文件。（1）以“文件的不同用途”分，又可以把光盤文件，硬盤文件，軟盤文件，磁帶文件可分為程序文件和數據文件兩大類。程序文件是管理設備，生成數據文件的文件，數據文件是供人們利用加工的數據信息的集合，而程序文件又有系統軟件和應用軟件之分，以“文件內數據的組合形態”為劃分標準，數據文件又有數據庫文件和非數據庫文件之件，數據庫文件內的數據關聯性強，非數據庫文件內的數據關聯性弱。（2）以“不同屬性”為劃分標準，數據庫文件又有FOXBASE數據庫，FOXPRO數據庫，ACOF3數據庫，OGOAL數據庫等。（3）而無論數據庫文件還是非數據庫文件，又有文本文件，超文本文件和純文本文件之分，文本文件帶有一定的格式，超文本文件是集文，像，聲于一體的多媒體文件，純文本文件是不帶格式的文本文件（4）以“數據的表現形式”為劃分標準，它有字符文伯，表格文件，圖文混排文件，數據庫文件，圖形文件，動態影像文件與聲音文件之分。
二、當前電子文檔管理面臨的挑戰
1.電子文件的原始件鑒別和保存、輸出形式的多元化。電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式。（1）電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。（2）電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現。（3）電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，迫使電子文件必須不斷地適應新的“生存環境”，這種適應往往需要以自身結構，格式的改變為代價。（4）電子文件不再具有固定的存儲載體，根據利用需要，人們可以采和不同的方式輸出。（5）電子文件不再具有特定的字跡。人們可以根據需要以不同的字體，字號以將電子文件輸出，無法從字跡上分辯其原始性。（6）目前電子文件的簽署技術還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。
2.電子檔案管理需要信息化技術的支持。對于電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，需要計算機技術和數據通信技術的協同管理，如果檔案管理人員不懂電子文件形成，存儲，傳輸，檢索，利用等技術，就無法對電子文件，電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進行管理，更無法達到長期保存和開發利用電子檔案的目的。此外，對于檔案管理人員來講，怎樣保證電子檔案的可存或可取性，可用性，可理解性，怎樣確定和保證電子檔案的開放年限，保密級別，以及怎樣解決跨館利用等問題，都是必須要面對和解決的問題。
三、檔案管理信息電子化的優點
所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集，篩選和不同層次的加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其長處有（1）可以充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。（2）縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。（3）檔案信息電子化。可一次投入，多次產出，可改變信息加式工作受經費限制局面。（4）檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。（5）檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝。
四、加強檔案信息電子化的措施
1.實施電子文檔標準化管理。電子檔案管理是一項極其復雜的技術工程，與紙質等載體檔案截然不同，所以一開始就要充分注意到電子檔案的各項管理標準，法規，制度的建立。制定出本單位的電子檔案的管理規章和制度，制定統一的工作流程。
2.對電子文件的“原始性”概念進行重新界定。電子文件的自身特點使我們無法采用與紙質文件相同的標準和方法來判斷它的原始性，這就需要建立一個新的“原始性”概念。對于一份電子文件來說，只要它的內容確確實實是當時，由原作者撰寫或制作出來，此后從未修改過，我們就應該承認它是原始的。
3.加強辦公自動化系統安全防護工作。首先要抓好信息存儲載體制成材料問題。嚴把電子文件制成材料質量關，提高電子文件載體的保存壽命。一般應存入光盤，最好不用磁盤存貯，二是要保證計算機網絡系統的運行安全，可設定登錄限制，使用文件權限和文件屬性等。三是做好數據庫備份工作，保證信息安全。罩要在計算機系統上安裝防毒軟件，預防病毒，防止網絡系統遭受到侵害，對電子檔案的管理也應做到不壞，不丟，不散，不亂。
4.以人為本，建設復合型文檔管理人才資源。電子檔案管理，實質是一項檔案技術工程的管理，電子文檔管理的發展趨勢，要求檔案專業人員必須成為既能從事現代文書的處理和檔案的管理，又難從事檔案，又能從事檔案，圖收，情報等綜合信息的管理，文檔案室管理人員既要掌握文書知識和又要具備檔案管理基礎知識，熟練地掌握電子計算機軟硬件技術，數字通信技術等。
五、電子文檔管理的發展趨勢
1.信息內容數碼化。電子文件是將文字，圖形，圖像，影像，聲音等信息，按照一定的格式轉換為數碼或符號，進行存儲，傳輸，通過相應的軟硬件技術還原后才能知曉。
2.文檔處理一體化。在電子文件形成階段，檔案人員要參與，進行指導，使產生的電子文件能按歸檔要求歸檔，并能進行統一管理和長期保存，同時還要了解具有長期保存價值的電子文件產生背景，設計思想，數據形式，以及相應的電子計算機軟硬件技術等。
關鍵詞 政府采購 電子化 改革 采購信息 透明度
中圖分類號：F812 文獻標識碼：A
新頒布的《中華人民共和國政府采購法實施條例》第十條規定，國家實行統一的政府采購電子交易平臺建設標準，推動利用信息網絡進行電子化政府采購活動。這條規定的出臺，對于推動我國政府電子化采購改革提供了制度支持并指明了方向，為實現采購信息的公開透明奠定了基礎。
1政府電子化采購建設現狀分析
我國政府電子化采購建設起步比較早，包括中央政府、中直機關和各地省市政府，都在探索各種各樣的電子化采購形式。經過多年的發展，目前我國的政府電子化采購建設還處于分散建設階段，各個省市政府各自建設、互不聯系，導致我國政府電子化采購建設還存在很多問題，主要表現在政府采購網絡建設標準不統一、網站建設結構不合理、采購信息共享渠道不通暢、法制環境不成熟等方面，嚴重阻礙了政府電子化采購的發展，亟需推動政府電子化采購的改革，從而提升采購信息的公開透明度。
2政府電子化采購改革發展方向分析
從各個省市政府電子化建設情況可以發現，經過前些年的分散建設后，目前政府電子化采購建設相關技術已經非常成熟，能夠實現從信息到評標的全程電子化，降低了交易成本、減少了人為干預、規范了企業行為、強化了全程監控，實現了采購信息的公開透明。但是由于分散建設，目前還存在很多問題，因此政府電子化采購改革發展方向應該是變分散建設為集中統一，從而從根本上解決網絡建設標準不統一、結構不合理、信息不共享等問題，且從瑞典的政府采購也可以發現，實施政府采購的統一建設能夠實現政府各部門業務的協同和功能的整合，節省資源，具有重要的意義。
3政府電子化采購建設研究
（1）加強領導組織機構的建設，保障工作的科學有序。瑞典政府電子化采購建設從一開始就由國家司法部統一負責建設、運行和維護，因此，為了推動我國政府電子化采購改革發展，首要問題是加強領導組織機構的建設，建立高效的組織管理機構，從而保障工作的科學有序。建議成立國務院采購中心，負責全國的水利、交通、機電等各類采購工作，下轄政府采購管理辦公室，管理中央國家機關政府采購中心、中央直屬機關采購中心以及各地省、市政府采購中心，負責政府采購工作的統一指導與協調工作，有關部門要積極配合，共同保障政府采購工作的順利實施。
（2）規范網絡建設的標準格式，確保工作的標準統一。在充分調研的基礎上，由國務院政府采購中心制定統一的標準和格式，各個省市政府、中央直屬機關以及中央國家機關均按照統一標準和格式獨立制作或完善自己部門的門戶網站并與主站鏈接，門戶網站主要完成信息引導功能，用于幫助用戶查找信息，從而實現用戶的“一站式”服務。
（3）開展綜合管理系統的集中建設，實現政府電子化采購的集中統一。目前供應商庫、評審專家庫、采購中介機構庫的建設還處于分散階段，各個采購中心數據不共享，造成重復建設和資源的浪費，不利于全國的推廣。因此需要開展綜合管理系統的集中建設，在全國范圍內開展評審專家管理系統、供應商管理系統、采購中介機構管理系統以及企業誠信管理系統等子系統的建設，各個政府采購中心可以得到授權，下載使用子系統數據，從而保障數據庫建設的綜合統一，為政府電子化采購的集中統一奠定基礎。
（4）完善信息共享機制，提升政府部門間的工作管理水平。當前各個政府部門間存在信息壁壘，降低了工作開展的效率，不利于提升工作管理水平。因此需要實行“協議式”信息共享機制，提高政府部門間信息交流共享水平，同時要制定信息安全標準，解決信息傳遞過程中的信息保密和安全問題，從而最大限度地加強政府部門間的工作溝通與合作，提升政府部門間的工作管理水平。
關鍵詞：鄉鎮衛生院；醫療檔案；信息化建設；建議措施
1.農村地區居民醫療健康檔案概述
1.1 醫療健康檔案的意義
健康不僅是人身體狀況的一項重要綜合指標，同時也是人的一項基本權利，更是人生財富的一種體現。狹義上的健康是指人的身體沒有疾病，而廣義上的健康則包含了心理健康及精神健康。完善的居民健康檔案伴隨人的一生，以個人健康為核心，覆蓋了多方面動態信息的有機整合。當疾病發生時，能夠依據人的綜合健康狀況，確定合理的治療方案，獲得更佳的治療效果。
1.2 檔案信息的主要內容
居民健康檔案涵蓋了姓名性別、出生日期、身高血型、病歷病史等諸多方面，從本質上來說是對于個人的一種衛生服務記錄。從建檔日期開始，涵蓋了人的整個生命過程，涉及到所有發生過的重要衛生事件。不僅要保證檔案的真實性、完整性和連續性，還應保證其科學及可用 [1]。個人健康檔案又可分為兩個方面，一是對于各種存在或已發生的健康問題記錄，二是以預防為導向的服務實施記錄。
2.鄉鎮衛生院檔案信息化概況
2.1 檔案信息工作現狀
我國的醫療衛生檔案信息建設工作，已經從最初的紙質化檔案管理模式，逐步過渡到電子化模式。一些大型醫院的信息管理能力，已經達到或接近世界先進水平，實現了從采集、存儲到管理、傳輸的一體化服務。鄉鎮衛生院由于起步晚、基礎設施差，在檔案信息化進程中存在著諸多先天不足。為此，黨和政府出臺了一系列的政策和措施，加大了醫療衛生改革的力度，加強了對農村地區的扶持，鄉鎮衛生院的信息化建設迎來了新的發展契機，得到了很大的改善。
2.2 信息化基礎設施缺乏，地區間發展不均衡
醫療健康檔案的信息化建設，需要一定的物質基礎，更離不開一些的現代化設施和技術。由于鄉鎮衛生院大多地處農村地區，長期的城鄉二元結構，使得農村地區的經濟社會發展水平嚴重滯后于城市。盡管目前省市縣三級衛生信息服務平臺已初步建成，而到了鄉鎮一級卻難以貫徹到底。整體而言，我國鄉鎮衛生院的檔案信息電子化程度還處于較低的水平，存在著很多問題和不足。不僅與城市大中型醫院存在著極大的差距，且地區間發展不平衡現象普遍。東部和中部經濟交往發達的地區，鄉鎮衛生院往往有著較好的信息化建設基礎，能夠實現資源共享甚至遠程治療。而西部地區由于經濟發展落后，鄉鎮衛生院的信息化建設長期停滯不前，極大的限制了醫療水平和環境的發展。
2.3 主觀認識不足，資源利用率低
從主觀上來看，一些鄉鎮衛生院由于觀念落后，對檔案信息的電子化工作重視程度不足。鄉鎮衛生院的經費本身就相對有限，大部分經費又用于到硬件設施之中，真正投入到信息化建設的資金少之又少。同時，檔案信息的建設工作涉及面較廣，從管理權限、到工作量分配、再到利益均衡，使得醫療系統內部存在著重重阻力。對于管理軟件本身的價值，缺乏正確的認知，觀念意識方面的滯后，對于信息化的安全存在頗多擔憂，信息化之路更加任重而道遠[2]。
醫療信息電子化起始于財務收費核算管理，逐步發展到電子病歷、健康檔案的收集和管理，以實現區域間的信息資源共享為成熟標志。對于鄉鎮衛生院來說，由于受到各方面條件的約束，檔案信息的電子化管理水平相對較低。手工輸入的方式普遍存在，不僅效率低下，且數據的質量難以得到充分保障。信息在醫院內部缺乏有效流動，部門之間難以做到互聯互通，造成了大量的信息孤島現象，使得資源共享舉步維艱。信息資源利用率的偏低，不利于醫療質量的改善，以及管理水平的提升。
2.4 標準規范不健全，人員素質不匹配
實現醫療檔案的信息化管理，是基于基礎工作的規范化和標準化而言的。由于開發和使用主體的不同，不同的檔案信息管理系統存在著較大的差異性，往往局限于某一家醫院或某一個專業。不僅缺乏統一的規范標準，水平更是參差不齊，難以做到全面推廣。既不利于檔案管理和服務水平的提升，也不利于信息資源的互通共享。一些地方仍然沿用紙質化時代的標準與模式，與電子化的要求顯得格格不入。
任何工作的執行，人的因素永遠是第一位的。現代化的醫療信息檔案工作，需要具備較高的知識水平和業務技能，掌握從檔案管理到信息處理的綜合能力。而現有檔案管理人員中，尤其是在鄉鎮衛生院，很多都是年齡偏大、文化程度不高、從一線崗位退居養老的職工。無論是知識層面還是操作能力，都與醫療檔案的信息化要求相去甚遠，即便擁有現代化的設施設備，依然難以發揮作用。
3.提升信息化水平的建議與措施
3.1 提高認識，轉變意識
醫療健康檔案是一項極為重要的工作，它是以人的健康為中心，關系到人民群眾的切身利益。因此，必須從思想上提高認識程度，積極轉變工作意識，將其作為一項基本的衛生服務工作來抓。從醫院領導來的層面，要予以高度的重視和大力支持，從資金、政策、人員配備等方面予以適度的傾斜。在深刻理解檔案工作意義和重要性的基礎上，不斷提高檔案工作的管理水平，加快檔案信息電子化的進程。檔案工作人員要增強主動服務的觀念，加強自身業務和技能的學習，遵循良好的職業道德，更好的為人民群眾服務。要認真落實好關于各級政策和文件的精神，因地制宜的找出加快檔案工作信息化發展的方法，不斷提升基層鄉鎮衛生院的電子化辦公能力和水平[3]。
3.2 加大資金設施投入力度，加強新技術的推廣應用
各級地方政府要加大財政資金的投入力度，并確保資金充分由于醫療健康檔案的信息化建設之中，以及經費的連續性。酌情提高檔案工作人員的工作補助，以調動其工作的積極性。加強對基層鄉鎮衛生院的物資供應保障，尤其是涉及到檔案信息化建設所必須的基礎設施。按照相關標準配備足夠數量的計算機，引進技術條件較為成熟的軟件管理系統，對現有的檔案存儲條件進行改善，從根本上確保基礎設施的數量和水平。加強新技術的推廣應用，以云計算服務為例，無論是功能系統還是網絡存儲，都有著強大的功能和應用價值。不僅簡化了設計與開發的環節，更加提高了系統的更新和升級速度。
3.3 提高信息安全共享，深度挖掘業務潛能
工作的開展，是依據一定的制度和標準而進行的，管理工作的水平直接影響到整體工作的質量。各級主管部門和醫院本身，還要逐步完善信息化建設的規范標準，建立健全各項工作的規章制度。相關部門應積極對標準和制度進行協商討論，形成合理的、具有權威性的書面規范。應當從法律、制度等方面予以約束，對相關的各個環節進行充分評估，以保障檔案信息的安全。
通過打造一支專業化的檔案管理人員隊伍，以提升醫院整體的檔案信息化工作水平。充分發掘現有基礎設施的潛能，加強對計算機等設備的開發使用，努力提升設備的利用率和工作效率。加強部門之間、機構之間的信息互認與共享，提高數據的對接與分析處理能力，實現檔案信息的高度接軌。堅持以需求為導向，加強軟硬件建設，促使鄉鎮衛生院的檔案信息電子化水平，不斷邁上新的臺階。
參考文獻
[1]趙琦，趙根明.我國部分地區鄉鎮衛生院現狀與對策研究[J].中國衛生資源.2009（12）
關鍵詞：勘察設計；檔案資料管理；電子信息化
近年來，電子信息不斷普及，這就為檔案管理創造了良好的發展機遇，檔案管理工作越來越向著信息化、專業化、數字化方向發展，而勘察設計單位的檔案管理工作也必須適應信息化時代大環境。如今，勘察設計單位的檔案管理工作已經難以適應社會經濟的發展，所以勘察設計單位檔案管理工作必須適應時代要求，實現勘察設計單位檔案資料管理電子信息化。本文是就勘察設計單位檔案管理電子信息化的必要性進行論述。
1 勘察設計單位勘察設計單位檔案資料概況
勘察設計是每一項工程必不可少的環節。近些年我國經濟不斷發展，基礎設施也在不斷完善，各項工程也不斷進行著，勘察設計單位也隨之得到長足發展。而檔案管理作為勘察設計單位工作的重要組成部分，在勘察設計單位工作中有著重要作用與意義。
勘察設計單位的檔案主要涉及人事檔案以及勘察資料檔案兩部分，人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。勘察設計單位人事檔案則是國家人事檔案的組成部分，是勘察設計單位工作人員在進行工程勘察期間的出勤、工作及各種創新獎勵、榮譽的真實歷史記錄，是勘察設計工作人員工作及其今后選拔、任用、考核的主要依據。勘察資料檔案是勘察設計單位在勘測、規劃、設計活動過程中收集的資料，包括圖表、聲像、圖紙、文字以及計算性形式保存的勘察材料。勘察資料檔案是勘察設計單位工作成就的歷史記錄，是勘察設計單位非常寶貴的信息資源，勘察資料檔案是勘察設計單位發展的重要保障。
2 勘察設計單位傳統紙質檔案
紙質檔案是勘察設計單位傳統的檔案管理方式，其地位不斷受到新型的檔案載體的沖擊，其弊端缺點在科技不斷創新的當代表現也越來越突出，很難適應當代勘察設計單位檔案資料管理的需要。1、紙質檔案受環境因素影響大。在高溫、潮濕、光感強、有有害氣體的環境里，在氧化劑的作用下紙質檔案容易發生氧化反應，氧化紙張，使其受損變碎，從而損害了紙張上的檔案資料，變得模糊，使其失去了其價值，這對勘察設計工作帶來了巨大的損害，影響了工作進程。2、在勘察設計中會有大量資料與數據，紙質檔案儲存會產生大量的紙張，這樣便會占有大量的儲存空間。而勘察設計的檔案類型多種多樣，各種分類就會需要不同的檔案室與檔案架，這些檔案室與檔案架的設置需要大量的資金。3、勘察設計方案資料多種多樣，紙質檔案管理方法對這些勘察設計方案資料分類需要消耗大量的人力、物力、財力，同時對檔案管理者也是一種負擔。4、勘察設計的紙質檔案資料甚多，攜帶不便而且受災害影響也大，遇到自然災害或人為災害時，會有巨大損失，不容易挽回。
3 勘察設計單位電子信息檔案
3.1 概況
電子檔案是通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。勘察設計單位的工作人員將收集的資料以計算機光盤、磁片等化學磁性材料為載體，儲存在云盤或磁盤里。
3.2 特點
1、檔案信息的非人工識讀性：電子檔案不需要人工識讀，它由計算機儲存制作而形成，它通過計算機解碼裝換成人們能認識的符號字體然后被人們認識和使用。
2、檔案信息存儲的高密度性：電子檔案儲存在虛擬的空間里，它以磁盤和移動硬盤為載體，儲存空間大，可以儲存海量的信息。但不占用與其比例相等的空間，便于攜帶查閱。
3、檔案信息與載體之間的可分離性：電子檔案儲存在虛擬空間里，可以沒有固定現實位置，不需要通過紙質載體來傳輸，其以非實體的方式進行管理加工、復制傳輸、攜帶閱讀。具有超時空的共享性。
4、多種信息媒體的繼承性：電子檔案繼承了各種信息媒體的特點，它把文字、圖像、動畫、聲音等匯聚一身，方便了勘察設計工作人員的查閱。
5、電子檔案對系統依賴性：電子檔案是需要高科技支持，它的儲存與閱覽需要電子軟件與硬件來實現。
4 勘察設計單位電子檔案較傳統紙質檔案的優勢
4.1 共享性
勘察設計單位電子檔案的共享性是指同一份電子檔案超越時空，不受時空限制，實現電子檔案的共享。而紙質檔案大多是獨份，有固定的時空限制，難實現共享。
4.2 多樣性
勘察設計的電子檔案形式多樣，有文字，有聲音，有動畫及視頻，以多種形式呈現在需求者面前，而且電子檔案易于修改，如改變其格式、內容、及錯誤點，使電子檔案變得更加靈活便攜，使用效率大大提高。而紙質檔案形式單一，對紙質檔案的修改不易進行。
4.3 經濟環保性
科技進步，電腦應用也隨之普遍，因此勘察設計的電子檔案是既經濟又環保的有效手段。電子檔案在網絡環境下，利用電腦網絡的虛擬性擁有虛擬的儲存空間，其通過電腦網絡的共享性來實現電子檔案的傳輸與利用，從而減少了資源的浪費；而紙質檔案需要大量的紙張與人力去整理，這樣既不經濟又不環保。
4.4 保護原件性
電子檔案再利用時可以減少文件的損耗，方便使用者重復使用，而紙質檔案受各種因素影響容易損耗原檔案的資料，不利檔案的保存。
4.5 便于傳輸性
電子檔案可以通過網絡虛擬傳送，穿越時空限制進行電子檔案的傳輸，大大提高了檔案信息資源的可用性。而紙質檔案需要多種傳輸媒介，而且有時間的限制，不利提高檔案利用效率。
結論：從上述的論述與對比我們可以明顯看出勘察設計單位檔案電子信息化的優越性，它是傳統紙質檔案所無法比擬的，因此勘察設計單位檔案資料管理實現電子化信息化是勘察設計單位檔案管理工作的內在要求，是適應時代要求的，是非常必要的。
參考文獻
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[2] 楊策媛、秦艷.《電子檔案的特點與管理》，2011
關鍵詞：電子化 基本建設檔案 信息資源 資源共享
隨著計算機技術在基本建設全過程管理中的應用和普及，必須把文檔一體化的管理理念延伸到基建檔案的管理工作中，對基建檔案實行紙質文件、圖紙等的電子化管理，是對基建檔案的完整性、系統性和準確性的有效控制。計算機網絡技術的發展，為基建檔案管理軟件在基建檔案管理中的運用提供了技術支撐，基建檔案管理軟件網絡版可以在一個單位內部或網絡多用戶的環境下，由不同的角色完成基建檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用、編研等工作，并通過系統管理權限的設定，實現基建檔案信息資源共享。那么，如何實現電子化背景下基建檔案信息資源的共享呢？筆者認為應做好以下四個方面的工作：
1 基建文件材料收集必須重視電子文件的來源
基建檔案是直接記述和反映基建活動的文件材料，必須尊重基建文件材料的來源原則，基建檔案來源于建設單位、審批部門、設計單位、施工單位、審計部門、財務部門等環環相扣的職能部門。基建檔案材料由工程前期、中期、后期三個階段組成，即立項目階段、實施階段、試運行及竣工驗收階段。三個階段由不同的單位與部門根據不同的職責形成了成套性基建檔案材料。其形成的規律是遵循基本建設的程序，既從基本建設中長期計劃，項目建議書、可行性研究到地質、水文、消防、抗震、初步設計、施工準備、施工圖設計、招投標、施工至初步驗收、試運轉、竣工驗收、工程審計、決算等各階段文件材料的形成到轉化為檔案的分類、整理、編目是一個完整的運動過程。在實際工作中，要將基建文件材料管理工作納入工作計劃，納入工程建設工作程序及管理部門職責范圍和相關人員的崗位責任制，以保證工程文件材料收集齊全完整、準確系統。各單位、各部門要根據基建活動不同的階段，不間斷地對基建電子文件的內容、結構、背景等信息進行及時、全面的收集，并使電子文件的主體信息與相關信息形成整體結構，保證電子文件的齊全完整，為實現數據資源共享打下良好基礎。
由于基建文件材料的來源是多方面的，其產生的文件材料沒有采用統一格式的電子文檔，某些單位只能形成紙質材料。這就要求立檔單位要注重對不同來源的文件材料、圖紙、計算書等進行電子數據的轉換工作。對紙質材料進行電子掃描處理，對于立檔單位基建檔案管理軟件數據不能兼容的電子文件進行數據接口，這樣才能確保基建檔案系統文件材料數據來源的齊全完整與準確。
2 使用統一標準的檔案軟件，為基建檔案數據資源的共享提供良好的介質條件
基建檔案數據資源共享的實現比文書檔案數據資源共享要困難得多，因為基建檔案的形成是跨系統、跨部門，而各系統、各部門還沒有使用相同的檔案管理軟件，如果各單位不是使用統一的基建管理軟件，就會存在著系統文件格式標準和數據庫的設置不同等問題，這將影響數據資源共享的實施。
在基建檔案管理軟件功能方面，軟件實用性和靈活性兩方面要完美地結合。實用性指的是軟件的總體模塊設置，要符合基建檔案管理工作的范疇。軟件界面設置的人性化，檔案人員跨入計算機管理檔案的門檻就會變得很低。因為，人機對話界面的合理性、易懂性，能使檔案人員迅速地駕馭計算機。檔案人員在操作中遇到困難時，軟件能在線提供清晰明確完整的解決問題的幫助信息。另外，軟件在一定的范圍內應具備靈活性，一是根據不同行業的需求和基建工程管理流程，由用戶自行配置系統模塊的銜接和使用權限的審核。二是經常使用的子系統，如著錄、檢索、立卷歸檔等模塊，能提供檔案人員根據本單位的管理需求，自主進行數據項的設置，其包括靈活的科技文件材料實體分類、標準著錄與動態著錄、報表靈活設計與輸出等。這樣，才能適應不同的行業運用計算機管理基建檔案。基建檔案管理軟件必須具有較高的安全性能，包含數據存儲的安全性、系統必須提供多種存儲備份方法，保證數據的安全；數據要有相應級別的安全管理措施，防止被非法修改、刪除，保證數據的原始性。總之，基建檔案軟件要讓使用人員一看就懂，一用就會，基建檔案數據各種操作都應便于掌握，易于操作。只有使用統一標準的基建檔案管理軟件，才能夠為基建檔案數據資源的共享提供良好的介質條件。
3 基建檔案電子文件格式著錄必須標準化
基建檔案在基建活動中形成的文件材料，根據載體可以分為文書文件、圖紙、計算書。要建立基建檔案數據資源共享的著錄和檢索體系，在各個工作階段各個職能部門中對文書文件、圖紙、計算書等信息進行著錄存儲。著錄的條目和電子文件數據的格式要標準化、規范化，以建立專業性、地區性或全國性的文件中心和聯機檢索中心。由于文書文件、圖紙、計算書等文件材料形成單位不同，因此基建檔案管理軟件中的工程文件管理模塊、設計文件管理模塊、施工管理模塊、監理管理模塊、審計部門管理模塊、財務管理模塊，如“正題名、第一責任者、時間、分類號、檔號、縮微號、主題詞”等要依據國家的《檔案著錄規則》標準進行設計；在對各類基建檔案進行著錄時，各模塊所采用的字符、字段也必須一致；此外，單機版的基建檔案管理軟件也應該與網絡版基建檔案管理軟件的著錄格式一致；另外，文書文件、圖紙、計算書等電子文本文件、計算機輔助圖紙設計、計算書的數據格式也必須一致，這是因為目前的基建檔案在運用計算機進行管理的過程中，還很難實現網絡一體化管理，只能由產生基建文件材料的各來源單位把基建電子文件數據送到立檔單位的檔案保管部門，再由檔案保管部門的立卷人員對基建檔案資料進行數據轉換。如果各來源單位的電子文件格式不一致，將會給檔案保管部門在對基建文件材料進行立卷、編目時帶來不利影響。
關鍵詞：檔案；電子化管理；現狀；對策
中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9599 (2012) 09-0000-02
計算機網絡的發展對人們的工作、生活產生了極大的影響，科技的進步不僅提高了人們的生活質量，還對人們的日常工作模式產生了深刻的影響。電子化技術在各行各業得到廣泛使用，檔案的電子化管理無論是在檔案的管理質量上還是管理模式上，都是以往檔案管理模式所無法比擬的，檔案電子化管理具有極大的優勢。
一、檔案電子化管理概述
（一）檔案電子化管理概念。檔案的電子化管理是指檔案管理人員利用計算機硬件、檔案管理軟件系統和網絡技術的手段，對檔案資源實行計算機現代化管理的過程。檔案電子化管理包括檔案的收集、整理、卷內目錄錄入、文件上傳和查閱、利用，是檔案管理與現代科學技術結合的產物。檔案的電子化管理實現了多種學科知識、多部門協作和多專業配合的系統化管理體系，是當今各行各業進行檔案管理的趨勢。現代電子化檔案的發展改變了傳統檔案管理的弊端，在管理形式以及管理模式上都具有非常重要的意義。
（二）檔案電子化管理的優勢。傳統的檔案管理需要借用大量的紙質媒介，在檔案的記錄、使用以及交流過程之中都具有極大的不便，檔案的電子化管理有效的解決了這些管理上的難題。首先，檔案的電子化有利于保護檔案的原件。檔案具有重要的參考價值，過多的使用和借閱檔案原件會造成檔案原件的損害，甚至會丟失重要的資料。檔案的電子化文件方便了人們的查閱，極大程度上保護了原件。其次，檔案的電子化提高了檔案管理部門的工作效率。人們只要輸入要查找的關鍵字，計算機檔案管理系統就能迅速調閱電子檔案或定位該紙質檔案存放位置，縮短了查找的時間，極大的提高了工作效率。再次，節省人力，減少經費的支出。原來的檔案管理部門由于檔案材料極多，需要大量的檔案管理人員，管理部門不僅要投入大量的經費，還造成了管理部門的臃腫。此外，檔案管理的電子化還對資源實現共享使檔案成了“活”的記錄，檔案是用來做分析的，并非用來一味保留的，利用檔案做數據分析，數據挖掘，這樣我們的檔案才有價值，我們的信息化也才更有動力！
二、我國檔案電子化管理的現狀
隨著改革開放的日漸深入，全球化的信息浪潮和先進的技術早就席卷了我國的大江南北，我國的檔案管理信息化、數字化在各行各業檔案管理中已經普遍推廣使用。但是，目前我國的檔案電子管理還存在一定技術上和管理上的問題，需要我們進行正確的認識。
（一）對檔案電子化管理的認識水平比較低。檔案管理的電子化和信息化是在新時期新形勢下對檔案管理手段的創新，檔案的電子化管理急需得到廣大檔案管理部門的正確認識和有效利用。但是長期以來人們對檔案管理的電子化認識具有一定的狹隘性，一些人僅把檔案管理的電子化和分類保存聯系在一起，認為把卷內目錄用計算機打印出來就是檔案管理計算機化了；一些人認為電子化的管理不可靠，電腦若出現問題整個電子文檔便不復存在了；有些人認為，花十幾萬甚至二三十萬上套檔案管理系統不值得；
（二）檔案保密方面的問題。檔案是單位的寶貴財富，檔案的保密性與真實性是檔案管理人員最為注重的。檔案管理的電子化實現了管理的便捷，在很大程度上實現了資源的共享，但是也加大了檔案管理的風險。計算機檔案信息管理系統是以數據和查詢為特征的數據庫應用系統，數據庫的安全，計算機系統正的常運行，都需要有相當計算機知識的人員來維護，檔案管理人員目前還沒有達到較高的計算機水平，檔案管理的電子化對他們的工作帶來了極大的挑戰和不便。
（三）檔案電子化管理技術上的問題。檔案的電子化管理對計算機設備具有極強的依賴性，硬件方面，單機版的需要較高的計算機配置，網絡版的需要服務器、交換機、網線等的支撐；軟件方面，需要一支非常專業的計算機軟件開發隊伍，經過對檔案工作深刻細致的調研，開發出檔案管理軟件系統，按照檔案管理的要求科學地、標準地、規范地、簡潔地完成電子檔案的錄入、生成、上傳、查閱、銷毀、各種報表統計等。此外，檔案的電子化管理國家尚沒有形成統一的規則，檔案電子化管理的質量還有待提高。
（四）電子檔案的法律效力問題。我們知道原始紙質的檔案材料經相關部門的蓋章，具有極強的法律效力。在查閱檔案或者傳達命令時都需要加蓋印章的原始檔案材料，電子版的檔案在現階段不具有很強的法律效力。電子版的檔案目前只限于信息的通報和會議的通知，對于比較正式的人事任命和處理決定，相關部門還需要出示加蓋印章的檔案材料。電子檔案還不能得到相關部門的認可，同樣它也不具有很強的法律效力。
三、對檔案電子化管理的幾點思考
時代在進步，科技在發展，各行各業已經阻擋不住信息化技術前進的腳步。同時在這場信息技術革命中，各個行業都不能置身其外。檔案的管理工作是一件技術性和保密性極強的工作，廣大的檔案管理部門以及檔案管理人員要在現有管理技術的水平上加強對檔案管理電子化的認識，在現有基礎上完善檔案的電子化管理。
（一）檔案電子化管理技術的提高。廣大的檔案管理部門以及相關的使用部門之所以不信賴檔案的電子化管理，主要原因還是檔案電子化技術的不成熟。技術的革新是檔案信息化的靈魂，檔案電子化缺乏了技術上的支撐勢必只是一句空話。首先，配備性能良好、質量可靠的計算機設備。這是檔案管理部門進行電子化管理的保障。其次，設計出適合檔案管理部門的檔案信息管理軟件，使檔案管理實現真正的規范化、標準化、信息化、自動化、系統化。此外，檔案管理部門還要提高檔案管理人員的計算機水平，保證計算機軟件和硬件的正常運行。
（二）維護電子檔案的安全。檔案極具重要的參考價值和歷史價值，檔案電子化管理的安全問題也是檔案電子化管理最要注重的問題。首先，檔案管理部門要保存一套完整的、真實的紙質檔案原件，在電子檔案丟失和損毀的情況下，可以進行電子檔案的修復。其次，管理部門的信息共享機制要有嚴格的規劃和限制，檔案管理部門不能將機密的檔案到互聯網上，建立自己部門的信息網絡和信息安全管理制度。此外，檔案管理需要有安全的操作制度和使用制度，既做到對檔案的方便使用，又做到對檔案的嚴格保密。最重要的是做好數據庫備份，常殺病毒，保證數據安全的。
（三）提高檔案管理人員的素質。檔案管理人員要摒棄以往傳統手工管理的死板模式，傳統管理下的檔案里里外外都是老古董。檔案的利用只限在一定范圍內和少數人之中，對外提供服務的工作幾乎沒有開展，使許多有利用價值的檔案成為死檔案，嚴重制約了檔案工作的自身發展。在使用新的管理手段時，要加強自身的業務素質。首先，管理部門人員要認識到電子檔案管理的優越性，放下對檔案管理電子化的戒備心理，在這場電子革命中充分實現管理手段的更新。其次，管理人員要定期進行學習，掌握先進的管理手段，在運用電子化技術進行檔案管理的同時，做好電子檔案的保密工作。此外，檔案管理人員還要嚴防檔案管理部門以外人員對檔案的使用，加強本部門的保密制度建設，嚴格遵守本部門的使用細則和信息共享細則。在做好本職工作的同時，增強自身素質。
（四）轉變觀念，加強電子檔案的法律效力。檔案管理的電子化進程還是一個比較漫長的過程。在檔案的電子化管理中，不僅檔案管理部門的人員需要轉變觀念，加強對電子化技術的認識，相關部門也要改變傳統的觀念，改變對電子檔案的認識。立法工作者還要結合國外的案例，對我國電子檔案的法律效力做出正確的定位。世界范圍內的信息技術革命是不可避免的，相關法律部門要配合檔案管理人員做好檔案的電子化管理，增強檔案管理人員進行檔案管理電子化改革的信心。相關的使用部門也要在認定中轉變觀念，承認電子檔案的效力。
結語：
檔案管理的電子化是檔案管理部門迎合時展潮流的重要產物，檔案的電子化管理趨勢不可避免。檔案的電子化管理在檔案的使用、保存以及傳送上都具有極大的便利，是對原有檔案管理模式的更新。由于受以往檔案管理模式的影響，現階段我國范圍內的檔案電子化管理還存在一定的問題。檔案電子化管理是一個復雜而漫長的過程，相關的管理部門要在現有管理技術的基礎上加強學習，轉變原有的觀念和態度，增強對檔案管理電子化的認識，真正實現檔案管理的信息化、技術化、便利化。
參考文獻：
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［關鍵詞］ 檔案管理； 電子化； 信息技術； 思考
［中圖分類號］ G271 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）15- 0099- 02
加快檔案信息電子化建設，實現檔案工作各個環節的自動化，是實現檔案工作現代化，提高檔案信息管理系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。檔案信息電子化是一項需要運用多種學科知識、多專業配合、多部門協作的復雜系統工程。2005年金溝河流域管理處檔案室初步建成了文書檔案處理信息系統，2009年完善了全處范圍的局域網建設，使檔案管理不斷向信息電子化管理的目標推進。
1 檔案信息電子化的作用
在辦公自動化系統中，電子文件從起草、定稿到印發都在計算機上進行，它便于修改、復制的特性，使得在紙質檔案中最能體現檔案原始性的形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理中的最后一個文本，沒有草稿與正稿的區別，文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。在信息電子化條件下，傳統的檔案工作開始引進現代化技術，使得檔案工作中的技術含量明顯增加，對檔案管理工作造成非常大的影響。檔案信息電子化的作用主要有以下幾個方面：
（1） 檔案信息電子化，可充分利用現代化辦公設備技術，減少對紙張等自然資源的耗費，提高工作效率。
（2） 檔案信息電子化，可改變信息再次利用受人員經費限制的影響，依靠個人即可較容易地根據需要進行再開發，避免了因外在因素的限制，使檔案工作者的勞動成果利用較難的現象。
（3） 檔案信息電子化，可利用計算機網絡，使電子檔案方便地傳輸共享，單位領導及相關人員可方便快捷地得到所需的文件資料，有效地提高了服務質量。
2 實現檔案管理電子化應注意的問題
本文結合金溝河流域管理處在檔案管理電子化中遇到的問題，談一些粗淺的看法。
2．1 實現檔案管理電子化，首先應做到檔案標準化、規范化
在推進檔案管理電子化的過程中，主要問題不是硬件設備的不完善，而是軟件的功能與單位的實際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標準化、規范化滯后和應用軟件太多太亂等問題，對整體應用水平的提高帶來了較大的不利影響。要推進檔案電子化建設，必須考慮檔案工作的各個方面和細節，做到檔案標準化、規范化，才能發揮系統的作用。
2．2 電子化系統的開發應注重系統整體水平的提高
檔案信息電子化系統的開發應注重整個系統功能的完善，組成系統的各個子功能模塊都應周密考慮，特別應重視網絡功能的利用，這樣才能充分提高系統的綜合能力。部分功能模塊或一個重要模塊的不完善，都可能造成系統應用水平的低下。系統開發完成后，應進行充分的測試，針對單位的實際應用，逐一檢測每個功能模塊，通過不斷細致的修改完善，使系統的整體管理水平有較大的提高。
2．3 重視檔案信息數據庫的建設
檔案電子化管理的核心和基礎是檔案信息數據庫，檔案信息數據庫是指在計算機上存儲的相互關聯的，具有一定組織結構的檔案信息數據的集合。數據庫建設中一定要統一認識，軟件開發人員同檔案業務人員應充分溝通，協同配合，明確檔案數據的收集來源，針對不同的來源和類型，做好信息數字化的處理、歸檔，方便后期信息數據的錄入。同時，要面向應用，充分考慮計算機軟硬件平臺的飛速發展變化，不斷完善數據庫的內容結構。
2．4 應制訂切實有效的技術方案
在實現檔案管理電子化的過程中，應根據本單位的情況，實事求是地分析現狀，充分考慮本單位的發展需求及先進技術的未來發展，制訂出切實可行的方案，追求經濟與效益的最優比，避免追求大而全，高標準高檔次，造成系統設備購置后不能充分利用，投資浪費現象的發生。
要充分做好歸檔電子文件的技術處理工作，保護電子文檔的安全。通過采取技術手段，將已歸檔的電子文件進行安全處理，保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性。
要解決好電子文件的保存問題。要根據不同存儲介質的特性，注重外界光、水分、灰塵、磁場等對電子文件的影響，加強防護，同時做好定期檢查和備份，以保證電子文件中原始信息的長期保存。
2．5 根據單位實際加強管理
檔案信息電子化的管理，最終目的是要做到集中管理和方便應用相結合。由于歷史的原因，在不少的單位都不同程度地存在集中統一管理不力和使用不方便的問題。通過電子化的推進，使用不方便的問題可逐步解決。但是，集中統一管理問題，因許多檔案信息歸類到單位內不同的部門，由各自管理，未歸入檔案部門進行管理，使檔案信息電子化系統信息不全，形成信息分割，一方面造成資源浪費，另一方面也影響了信息的使用。
2．6 重視人才管理
檔案信息電子化的最終落實，要通過檔案管理人員的應用來實現，其素質水平的高低直接影響電子化水平的應用效果。對于單位來說，應加強組織領導，有針對性地進行業務培訓，使檔案管理人員其基本掌握信息技術的新知識，熟練系統的操作；檔案管理人員要加強自身的學習，不斷補充新知識，努力鉆研業務，以適應信息時代檔案事業的發展要求。
總之，檔案信息電子化管理的最終目的在于開發應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。實現檔案管理的電子化，要充分考慮單位的實際情況，統籌兼顧，循序漸進，利用先進技術，逐步完善系統的各項功能；同時，在建設過程中，要充分調動各方面的積極性，通過深入分析與電子化相關的諸多方面的情況及發展趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑，以達到提高檔案管理水平的目的。
主要參考文獻
[關鍵詞]電子化采購；信息化；優勢；策略
[中圖分類號]F253.2 [文獻標識碼]A [文章編號]1005－6432(2009)02－0134－02
電子化采購是指通過互聯網，借助計算機管理企業的采購業務，即網上采購。具體講就是通過建立電子商務交易平臺，采購信息，或主動在網上尋找供應商、尋找產品，然后通過網上洽談、比價、網上競價實現網上訂貨，甚至網上支付貨款，最后通過網下的物流過程進行貨物的配送，完成整個交易過程。
1 電子化采購優勢分析
電子化采購使企業通過網絡尋找合適的供應商和物品，隨時了解市場行情和庫存情況，編制銷售計劃，在線采購所需的物品，并對采購訂單和采購物品進行在途、臺賬和庫存管理，實現采購的自動統計分析，網上采購使采購流程得以優化，并在降低采購成本、提高采購效率、增加采購透明度等方面使采購企業和供應商雙方受益，實現“雙贏”。
1.1 電子化采購可使企業掌握采購主動權
首先，企業根據自己的實際需求，通過網絡公布采購的物品及其采購的要求，要求供應商按需求提供采購物資，從而減少了采購的盲目性；其次，企業利用網絡所需的物品，供應商展開網上價格和質量競爭，中標者將質優價廉的商品配送到指定地點；最后，企業可以通過網絡隨時和供應商進行溝通，以便及時獲取售后服務。
1.2 電子化采購可使企業降低采購成本
網上采購擴大了供應商范圍，從中選擇報價和服務最優的供應商，突破傳統采購供應商數量的局限性，實現本地化采購向全球化采購的轉變。同時，網上采購可節省差旅費開支，通過網站信息的共享，實現無紙化辦公。
1.3 電子化采購可使企業提高采購的透明度
電子化采購是通過將采購信息在網站公開，采購流程公開，避免交易雙方有關人員的私下接觸，由計算機根據設定標準自動完成供應商的選擇工作，有利于實現實時監控，避免“暗箱操作”，提高了采購商品和采購價格的透明度。
1.4 電子化采購可使企業提高采購效率
首先，企業利用互聯網可快速獲取信息和傳遞信息，節約了尋找所需物品的時間，企業也可根據自己的要求自由設定交易時間和交易方式，縮短了采購周期；其次，電子化采購實現了采購信息的數字化、電子化，提高了采購的準確性；最后，采購流程的自動化有效地提高了采購的管理效率。
1.5 電子化采購可使企業優化采購管理過程
電子商務采購是在對業務流程進行優化的基礎上按軟件規定的標準流程進行，可以規范采購行為和采購市場，有利于建立一種比較良好的經濟環境和社會環境，減少采購過程的隨意性；同時，網上采購實現了企業采購行為集中統一，既能降低采購價格，又能使采購活動統一決策，協調運作；另外，電子化采購是一種“即時性”采購，使企業由“為庫存而采購”轉變為“為訂單而采購”，提高物流速度和庫存周轉率，實現采購管理向供應鏈管理的轉變，達到逐步由高庫存生產向低庫存生產的目的，直至實現零庫存生產。
1.6 電子化采購有利于強化供求雙方的業務聯系
網上采購把大量的買方和賣方聚集在一起，形成公平的市場交易價，供求雙方在公平價格的基礎上建立起長期的、互利的、信息共享的合作關系，以保證雙方共同利益，實現“雙贏”的目的。
1.7 電子化采購有利于提高企業的價值創造力
電子化采購的價值創造能力表現為現代企業在網絡環境下的企業競爭力、生存能力和發展能力。具體可以表述為企業充分利用網絡的搜索能力、交易能力，通過對企業內部、外部的各種有形資源、無形資源的整合，降低采購成本，提高企業管理效率，增強企業的競爭力。
2 電子化采購實施策略
電子化采購不僅影響到企業的采購流程，還將從根本上改變企業的運營方式，企業只有內外結合、“軟(件)硬(件)兼施”，才能建立一套運行良好的電子化采購體系，才能充分發揮電子化采購的優勢。
2.1 實現企業內部的信息化
電子化采購必須有內部信息系統做支持，企業只有建設內聯網，應用ERP管理系統，把企業進貨、銷貨、存貨、生產及財務、計劃等各個環節通過網絡連接起來，再把內聯網延伸到企業外部，與電子化采購系統對接，才能有效發揮電子化采購的優勢。
2.2 采用適宜的電子化采購軟件
實施電子化采購要求把填寫訂購單、審核訂貨單、聯系供應商、選擇供應商和采購結算整個電子化采購流程通過網絡并借助計算機軟件來實現，因此，電子化采購必須建立在Internet基礎上，包括CA認證、支付功能、定價服務、集成功能等，能和ERP及辦公自動化等后臺系統集成。同時，采購軟件要簡單明了，易于操作。
2.3 堅定不移地推進電子化采購和強化人員培訓
企業領導要認清電子化采購是企業采購的發展趨勢，充分認識到電子化采購的優勢，特別是在提高企業競爭力方面的重要作用，堅定不移地、有計劃、有步驟地推動企業電子化采購的實施。
2.4 嘗試現代企業電子化采購新方式
①使用電子采購卡。采購卡的使用明顯減少了當地采購的費用，其費用節約主要體現在減少了書面工作，縮短了供應商確認和訂單處理的時間，減少了采購工作量。②建立網上采購中心。建立采購中心是電子化采購的又一大創新，它將擁有相同產品種類、不同供應商的產品目錄在線整合在一起，進行聯合在線采購，從而獲得價格優惠，增強了自身的采購能力。③集成采購/支付系統。集成采購/支付系統提供不同的分析程序，控制購買和支付決策。通過單一文件維護所有相關的供應商數據，并與支票支付系統接口。
3 電子化采購的實施步驟
電子化采購是通過相關的應用軟件來實現的，不同的管理軟件提供的解決方案不同，但其基本步驟都是一致的，主要包括：
第一步，要進行采購分析與策劃，對現有采購流程進行優化，制定出適宜網上交易的標準采購流程。
第二步，建立網站。可以通過虛擬主機、主機托管、自建主機等方式來建立網站，特別是加入一些有實力的采購網站，通過它們的專業服務，可以享受到非常豐富的供求信息，起到事半功倍的作用。
第三步，采購單位通過互聯網招標采購信息詳細說明對物料的要求，包括質量、數量、時間、地點等，對供應商的資質要求等。
第四步，供應商登錄采購單位網站，進行網上資料填寫和報價。
第五步，對供應商進行初步篩選，收集投標書或進行貿易洽談。
第六步，網上評標，由程序按設定的標準進行自動選擇或由評標小組進行分析評比選擇。
