時間：2023-07-12 17:08:37
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇采購訂單的管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關(guān)鍵字：計算機；軟件系統(tǒng)；采購軟件；系統(tǒng)設(shè)計；
中圖分類號：G623文獻標識碼： A
1、企業(yè)的采購部門業(yè)務(wù)的優(yōu)劣和效率直接關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)成本的高低，從而影響到企業(yè)的市場競爭力，因此做好采購信息管理工作關(guān)系到企業(yè)的生存與發(fā)展。然而，對于中小企業(yè)而言，去引進一套ERP系統(tǒng)成本過高。只能對重要的部門進行信息化建設(shè)。
2.總體設(shè)計
2.1系統(tǒng)空間硬件結(jié)構(gòu)的設(shè)計
(1)軟件配置：在數(shù)據(jù)庫設(shè)計方面運用了Access2010。操作系統(tǒng)可以選擇Windows 7或Windows 2003。
（2）硬件配置：根據(jù)對系統(tǒng)的穩(wěn)定性要求、系統(tǒng)的容量、系統(tǒng)的吞吐量以及用戶的維護水平選擇服務(wù)器為中型計算機設(shè)備。
（3）網(wǎng)絡(luò)配置方面：備選網(wǎng)絡(luò)方案為百兆模式。
圖
公司內(nèi)部網(wǎng)
圖2.1系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)拓撲圖
2． 功能模塊設(shè)計
如下圖所示系統(tǒng)劃分為以下幾個模塊
圖2.1系統(tǒng)功能模塊圖
3．詳細設(shè)計
通過上述設(shè)計我們可以在總體的基礎(chǔ)上進行管理系統(tǒng)的詳細設(shè)計，它以采購單為主線，實現(xiàn)了對采購流程的跟蹤管理，包括采購申請、制訂采購計劃；維護和修改采購單；查詢各種采購單的執(zhí)行狀態(tài)；收貨、退貨管理等功能。可以分為以下幾個部分
（1）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對系統(tǒng)中經(jīng)常重復(fù)使用的公用數(shù)據(jù)、基礎(chǔ)靜態(tài)數(shù)據(jù)進行定義和維護，保證數(shù)據(jù)的規(guī)范性和準確性，并提高效率。包括：訂單方式維護、交貨方式維護、采購員維護、退貨維護、采購系統(tǒng)維護。
（2）采購計劃管理
采購計劃管理與MRP系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)結(jié)合，用于完成采購計劃的編制工作。可隨時進行計劃編制和生成。包括：請購計劃維護、請購計劃合并、采購計劃生成。
請購計劃維護
請購計劃維護中的請購單可以利用MRP和BOM表產(chǎn)生，也可以由人工產(chǎn)生。本系統(tǒng)沒有集成MRP、BOM表，ERP系統(tǒng)的請購單由人工產(chǎn)生。各部門的負責人員根據(jù)需求、用料預(yù)算和庫存情況，開出請購單，注明物料的名稱、數(shù)量、需求日期、規(guī)格、及注意事項，請購單在審批之前可以修改。
請購計劃合并
經(jīng)審核后的請購單，根據(jù)所需物料的分類情況分配到相應(yīng)的采購員處。采購人員結(jié)合請購單的需求日期和所需物料，將多張請購單合并成一張采購訂單或者一張采購訂單的多個分類訂單。采購員通過對供應(yīng)商信息的查詢選擇價格優(yōu)惠、信譽、供應(yīng)服務(wù)能力、供應(yīng)質(zhì)量最佳的供應(yīng)商。根據(jù)采購提前期，確定采購訂單的收貨日期。為了避免過于依賴一家供應(yīng)商，導(dǎo)致供應(yīng)商左右價格。可以選擇兩個供應(yīng)商，將一張采購訂單按一定比例分成兩張訂單給兩個供應(yīng)商訂貨。這樣可以使供應(yīng)商形成競爭，起到控制采購成本和質(zhì)量的效果。
（3）采購訂單管理
采購訂單管理的完成是基于合同控制的所有采購業(yè)務(wù)的管理。包括：采購訂單維護、采購合同維護、訂單終止或取消、訂單結(jié)案。
采購訂單維護
采購訂單包括數(shù)量、單價、時間等基本信息。在此子模塊，調(diào)出要處理的訂單，繼續(xù)就付款方式、收貨地點、交貨時間及罰金比例等重要信息進行確定。還反映訂單中的價格、最后總金額等重要信息。在采購訂單由采購主管審核后，不可隨意更改。
采購合同維護
采購部門與供應(yīng)商對物料的采購細節(jié)(例如：收貨時間、地點、數(shù)量、質(zhì)量等指標)簽訂采購合同，保障采購交易活動有據(jù)可依。此時，前期制定的采購訂單轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的采購合同，合同編號還要與采購訂單的編號對應(yīng)起來，以便在查詢采購訂單時，反映出合同情況。
訂單終止取消訂單結(jié)案
訂單結(jié)案方式有兩種，分別為自動生成結(jié)案和手動生成結(jié)案。
（4）采購收貨管理
采購收貨管理把收貨過程納入企業(yè)生產(chǎn)計劃控制范圍，確保及時收貨和過程控制，從而縮短了產(chǎn)品的生產(chǎn)周期、加強對供應(yīng)商的監(jiān)督。包括：采購收貨維護、采購過賬處理、更正處理。
采購收貨維護
采購訂單進行收貨處理，由質(zhì)檢部門對物料進行檢驗，以單據(jù)形式反饋給采購部門。檢驗后確定接收物料，可以將到貨數(shù)量、實收數(shù)量反饋到相應(yīng)的采購訂單中。對于檢驗不合格物品，根據(jù)質(zhì)檢部門和采購部門意見進行退貨處理，開出退貨單，在明細表中表明退貨原因。
采購過賬處理
可以在過賬單中清楚查看采購部門所有的采購應(yīng)付款項及其付款的情況。所有的應(yīng)付帳管理的數(shù)據(jù)提交系統(tǒng)處理。
（5）采購權(quán)限管理
在采購管理系統(tǒng)中，對于權(quán)限的管理應(yīng)貫穿于整個采購管理系統(tǒng)，它是區(qū)分個人職責的重要體現(xiàn)。其中包括：用戶信息維護、用戶權(quán)限維護。
（6）供應(yīng)商管理。
供應(yīng)商管理是申佳公司采購管理的重要組成部分，它是基于供應(yīng)鏈管理的一利，新型采購模式。采取后向一體化原則，和主要的供應(yīng)商共贏互利，極大提高了供貨質(zhì)量和速度，整合企業(yè)問的優(yōu)勢，真正使企業(yè)能夠全面協(xié)調(diào)企業(yè)后向資源，并使企業(yè)的管理全面走向信息化。企業(yè)管理的視角從“內(nèi)視型”向“外視型”的轉(zhuǎn)換。
供應(yīng)商管理實現(xiàn)供應(yīng)商基本信息管理，供應(yīng)商考核信息管理(送貨和售后服務(wù)管理，不良事件信息管理)和采購信息預(yù)算和決算。具體包括供應(yīng)商分類管理，增加招投標的范圍和公平性，定期根據(jù)物資使用的反饋信息，對供應(yīng)商進行考核，記錄供應(yīng)商的考核信息，用于招投標管理，從審批信息數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)物資需求量的預(yù)算和決算。
供應(yīng)商管理是主要是對現(xiàn)有供應(yīng)商的日常表現(xiàn)進行監(jiān)控和考核。其主要日的是：
(1)確保供應(yīng)商的企業(yè)信譽，產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。
(2)在供應(yīng)商之間競爭比較，以便選擇優(yōu)秀的供應(yīng)商合作，淘汰績效考坪較差的供應(yīng)商，從而提高物資采購的質(zhì)量和服務(wù)水平。
(3)了解供應(yīng)存在的不足之處，將其反饋給供應(yīng)商，促進和提高供應(yīng)商的效率。
4.課題總結(jié)
本論文研究的是中小公司采購管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)。目前，我國中小型企業(yè)中，多數(shù)企業(yè)規(guī)模不大、信息化程度不高，資金不雄厚、技術(shù)力量薄弱，生產(chǎn)流程相對簡單，決策相對靈活，生產(chǎn)管理與其他制造類企業(yè)有很大的不同。
通過實際調(diào)研中小企業(yè)的采購管理的特點和業(yè)務(wù)流程，嘗試的開發(fā)適合該企業(yè)的采購管理系統(tǒng)。
參考文獻
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1.1系統(tǒng)的技術(shù)結(jié)構(gòu)框架
采購管理系統(tǒng)使用struts+sPring+Hibemate的結(jié)構(gòu)框架進行設(shè)計，近些年以來的系統(tǒng)開發(fā)過程中，不斷產(chǎn)生各種多層結(jié)構(gòu)框架的設(shè)計模式。Struts+Spring+Hibernate屬于其中的一種類型，SSH結(jié)構(gòu)框架是現(xiàn)階段應(yīng)用較為廣泛的架構(gòu)體系，大多數(shù)大型企業(yè)的官方門戶網(wǎng)站都是選擇這種結(jié)構(gòu)框架作為企業(yè)業(yè)務(wù)管理的支撐架構(gòu)，其相應(yīng)的實際開發(fā)應(yīng)用流程己經(jīng)進入到成熟的發(fā)展階段。由于這個系統(tǒng)對于計算機網(wǎng)絡(luò)存在著一定程度的依賴性，因此對于計算機系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)通信接口要求標準也相對較高。計算機網(wǎng)絡(luò)協(xié)議需要遵循相應(yīng)的TCP/IP協(xié)議，另外應(yīng)當確保8080端口處于不被占用的狀態(tài)，因此這系統(tǒng)的服務(wù)器默認形式通信連接端口為8080。
1.2數(shù)據(jù)庫表的設(shè)計原則
1）邏輯結(jié)構(gòu)的設(shè)計要點。使用表格的形式進行信息存儲處理，主要包含系統(tǒng)管理員的信息表、采購員的采購信息表、供應(yīng)商的產(chǎn)品信息表、采購清單的信息表、競標單的信息表與供應(yīng)單的產(chǎn)品信息表等。2）物理結(jié)構(gòu)的設(shè)計要點。采購管理系統(tǒng)具體使用的數(shù)據(jù)存儲要求為數(shù)據(jù)庫，各個數(shù)據(jù)選項應(yīng)當在數(shù)據(jù)庫中進行存取操作，存取的單位是表格，存儲區(qū)域通常是存儲在系統(tǒng)的硬盤內(nèi)部，系統(tǒng)數(shù)據(jù)應(yīng)當滿足保密性原則，各個系統(tǒng)用戶都需要設(shè)置各自的權(quán)限，只有達到權(quán)限標準的系統(tǒng)用戶才可以運用某項具體數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)用戶輸入相應(yīng)的用戶名時需要進行權(quán)限判斷處理。
2采購管理系統(tǒng)的實現(xiàn)分析
2.1管理員模塊實現(xiàn)
選擇菜單項中的查看預(yù)審核采購訂單通知，可以看到當前需要進行審核操作的采購訂單通知數(shù)目和具體列表，選擇各個通知右邊位置的查看選項，可以查看到其它的具體通知。進行采購清單的管理時需要選擇菜單項中的匯總分配，可以看到當前需要操作的采購清單列表，這部分采購清單一般是對各種不同產(chǎn)品的具體要求。進行匯總時系統(tǒng)會將產(chǎn)品根據(jù)具體的類型進行分類處理，統(tǒng)計具體的總數(shù)量同時顯示出來。點選擇返回按鈕可以返回到之前出現(xiàn)的頁面。點擊選擇按鈕以后系統(tǒng)會相應(yīng)顯示確認的提示性操作，選擇確定之后將對應(yīng)的采購訂單分配到相應(yīng)的采購員。在匯總分配過程中需要同時操作多個數(shù)據(jù)表：對于采購清單表實行相應(yīng)的修改操作處理，狀態(tài)位置為1，對采購訂單表實行添加操作處理，對采購員和產(chǎn)品的對應(yīng)關(guān)系表實行查詢處理。
2.2采購員模塊實現(xiàn)
輸入系統(tǒng)用戶名與密碼之后假如通過對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫驗證則會跳轉(zhuǎn)到對應(yīng)的采購員功能頁面。選擇相應(yīng)的采購訂單菜單，則可以進入到采購訂單的頁面。系統(tǒng)頁面顯示系統(tǒng)管理員要求采購員需要的采購訂單信息，選擇按鈕則會相應(yīng)彈出需要確認的窗口。
2.3供應(yīng)商模塊實現(xiàn)
供應(yīng)商模塊通常包含了四個方面的實際功能，其分別為查看系統(tǒng)通知、競標、競標單管理與訂單管理。系統(tǒng)通知一般包含了兩個部分，其分別為查看待簽訂單通知與取消訂單通知，查看取消訂單通知通常只能夠查看由系統(tǒng)管理員取消的采購訂單。
3結(jié)束語
關(guān)鍵詞：C/S；B/S；物資采購；平臺
中圖分類號：TP311.52
隨著企業(yè)全面深化體制機制改革的發(fā)展，物資采購從原來的分散采購轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一采購，將原來分散在不同部門的物資采購職能統(tǒng)一到一起，成立獨立的物資采購中心。按照集中采購模式，集中管控供應(yīng)商、采購價格與庫存情況，降低采購成本。信息化手段做為提升企業(yè)經(jīng)營和管理不可或缺的輔助工具，在物資采購信息管理平臺的建設(shè)上以“數(shù)字采購、協(xié)同采購”為目標，從采購需求、采購計劃入手，通過訂單管理、采購檢驗入庫與訂單結(jié)算等業(yè)務(wù)審批流程控制與痕跡化管理，規(guī)范采購流程；同時，積極推進采購管理向上游供應(yīng)商的延伸，建立供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)協(xié)作采購模式，引入供應(yīng)商管理庫存（VMI）與準時生產(chǎn)（JIT）等理念，通過供應(yīng)商選取、與供應(yīng)商的全面協(xié)作，考核評估等環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)集成與流轉(zhuǎn)，使得整個物資采購環(huán)節(jié)型成一個PDCA閉環(huán)，切實做到通過信息化來提升采購力。
1 企業(yè)信息化現(xiàn)狀
在企業(yè)成立物資采購中心之前，已經(jīng)建設(shè)有ERP、MES、財務(wù)管理、物流信息系統(tǒng)（LIS）、主數(shù)據(jù)管理平臺、數(shù)據(jù)交換平臺等系統(tǒng)。新建設(shè)的物資采購信息管理平臺考慮保護既有投資，避免重復(fù)建設(shè)，將企業(yè)已建系統(tǒng)中的一些相關(guān)業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)集中到一起，通過業(yè)務(wù)協(xié)同，數(shù)出一門，實現(xiàn)采購管理、供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)協(xié)作、供應(yīng)商管理等功能。
2 現(xiàn)行物資采購業(yè)務(wù)管理存在的問題
（1）當采購的物資是新物資時，采用電話、傳真或電子郵件的方式進行詢價，雖然可以完成詢價工作，但收集的數(shù)據(jù)分散、表現(xiàn)形式多樣，不利于詢價工作的統(tǒng)一管理和統(tǒng)計分析；（2）與供應(yīng)商的采購訂單確認采用傳真方式，該方式雖然保證了采購訂單蓋章確認的合法性，但當訂單需要多次調(diào)整確認時，無法做出快速的調(diào)整和反饋；（3）需要了解供應(yīng)商的庫存情況，一般采用電話、傳真或電子郵件的方式進行咨詢，無法實現(xiàn)對供應(yīng)商庫存數(shù)據(jù)的實時、動態(tài)了解。
3 系統(tǒng)設(shè)計
3.1 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計
物資采購信息管理平臺的系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計遵守高內(nèi)聚、低耦合的原則，C/S部分采用PowerBuilder+Oracle模式開發(fā)，B/S部分采用基于J2EE多層架構(gòu)和組件開發(fā)技術(shù)，進行系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計和系統(tǒng)開發(fā)。
3.1.1 采用C/S與B/S模式相結(jié)合。根據(jù)企業(yè)信息化實際情況，物資采購在企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)管理部分，業(yè)務(wù)量大且內(nèi)容相對復(fù)雜，對業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)安全、響應(yīng)速度的要求高，如計劃管理、訂單管理、采購合同、到貨登記、質(zhì)量檢驗、入庫管理等。對于這部分內(nèi)容，采用C/S模式來實現(xiàn)。利用C/S模式，方便個性化流程設(shè)計，減少對服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)資源的占用，更好對數(shù)據(jù)進行安全保護。同時，還可以利用企業(yè)原有的數(shù)據(jù)資源和數(shù)據(jù)分發(fā)機制，實現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。
針對企業(yè)的供應(yīng)商數(shù)量多，地域分散等特點，采用B/S模式，開發(fā)面向互聯(lián)網(wǎng)與供應(yīng)商業(yè)務(wù)互動部分的內(nèi)容，很好地解決了系統(tǒng)的使用與維護管理問題。
3.1.2 系統(tǒng)集成方面。（1）確保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)唯一性。為保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)出處的唯一性，物資采購信息管理平臺所用到的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)一從企業(yè)主數(shù)據(jù)管理平臺獲取，如供應(yīng)商編碼、材料編碼，備件編碼、計量單位編碼、人員編碼、組織機構(gòu)編碼等；（2）業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成與交互。物資采購信息管理平臺需要與ERP、MES、OA、財務(wù)管理、物流信息系統(tǒng)（LIS）等業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行信息交互。接口設(shè)計要求遵循企業(yè)現(xiàn)行的標準規(guī)范，同時要考慮盡量減少對暨有系統(tǒng)的改造。
3.2 系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能設(shè)計
3.2.1 采購計劃管理。根據(jù)不同物資類別需求計劃為編制依據(jù)，實現(xiàn)采購月計劃和采購月調(diào)整計劃的錄入、修改、查詢功能。
3.2.2 采購合同管理。實現(xiàn)采購合同按采物資類別分類進行管理，并將采購合同與采購計劃、采購訂單建立關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的追蹤。
3.2.3 訂單管理。采購訂單按物資類別進行分類，依據(jù)采購月計劃和采購月調(diào)整計劃編制，實現(xiàn)與采購計劃、采購合同建立關(guān)聯(lián)和業(yè)務(wù)追蹤。
3.2.4 訂單確認。采購方和供貨方通過網(wǎng)上交互，進行網(wǎng)上協(xié)作，解決了紙制單據(jù)傳遞和電話溝通中存在信息中斷問題。
3.2.5 發(fā)貨單管理。該功能實現(xiàn)供應(yīng)商發(fā)貨情況的管理。在發(fā)貨單管理中，一份發(fā)貨單僅記錄一次發(fā)貨的情況，是采購訂單的一個子集。通過發(fā)貨單銜接了采購訂單和到貨登記，使采購業(yè)務(wù)的信息流變得完整、順暢。
3.2.6 到貨登記管理。實現(xiàn)對物資貨物的暫存管理。通過與發(fā)貨單的關(guān)聯(lián)查詢和到貨登記單據(jù)的自動生成，在管理上控制和避免了供應(yīng)商發(fā)出的物品與實際采購的物品有差異的問題，減少了庫管員錄入的工作量和錄入錯誤。
3.2.7 質(zhì)量檢驗申請管理。依據(jù)到貨登記編制質(zhì)量檢驗申請，通過質(zhì)量檢驗申請和到貨登記一對一的關(guān)系，實現(xiàn)質(zhì)量檢驗申請單據(jù)的自動生成，并與到貨登記、質(zhì)量檢驗單建立關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)采購信息的跟蹤。
3.2.8 質(zhì)量檢驗管理。通過設(shè)置提交、提交、已審核、作廢四個狀態(tài)，現(xiàn)質(zhì)量檢驗單據(jù)的生成、錄入、修改、查詢等管理功能。并通過聯(lián)查功能，實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)追蹤信息的追蹤。
3.2.9 入庫管理。實現(xiàn)已檢驗合格的物資貨物的入庫管理業(yè)務(wù)。依據(jù)到貨登記編制暫估入庫單，并在入庫管理中實現(xiàn)暫估入庫單的錄入、修改、查詢、暫估入庫單單據(jù)據(jù)聯(lián)查功能。
3.2.10 供應(yīng)商管理。該功能實現(xiàn)供應(yīng)商基本信息管理。供應(yīng)商基本信息是供應(yīng)商的基礎(chǔ)信息資料，包括供應(yīng)商代碼、名稱、地址、聯(lián)系人等信息。
3.2.11 供應(yīng)商評價管理。實現(xiàn)對供應(yīng)商綜合評價信息的管理。根據(jù)供應(yīng)商到貨執(zhí)行率、到貨質(zhì)量、到貨的及時性等信息，給供應(yīng)商進行綜合評定，并將信息反饋回給供應(yīng)商。
3.2.12 統(tǒng)計分析。實現(xiàn)采購計劃執(zhí)行情況的統(tǒng)計和分析。內(nèi)容主要包括物品月度計劃量、訂單下達量、截至當前日期的發(fā)貨量、截至當前日期的到貨量、截至當前日期的入庫量、當前庫存量及相關(guān)比率等信息。
3.2.13 消息提醒。該模塊采用DWR消息推送，實現(xiàn)供應(yīng)商與采購業(yè)務(wù)員之間消息互動，及時提醒供應(yīng)商與采購業(yè)務(wù)員協(xié)同業(yè)務(wù)處理。當采購業(yè)務(wù)員發(fā)出報價單和采購訂單后，系統(tǒng)會自動發(fā)送消息提醒供應(yīng)商及時填寫報價單和進行訂單確認。同時采購業(yè)務(wù)員與供應(yīng)商可以在線或離線狀態(tài)下互相發(fā)送消息。
3.2.14 權(quán)限管理。物資采購信息管理平臺權(quán)限管理作為系統(tǒng)的安全保障機制，要求靈活可配置。
物資采購信息管理平臺的用戶既有企業(yè)員工，也有供應(yīng)商方人員。因此，對權(quán)限管理有系統(tǒng)和全面的規(guī)劃要求很高，具體到功能級和數(shù)據(jù)級的權(quán)限配置和管理。權(quán)限管理分為兩個部分，分別是在C/S模式下實現(xiàn)的功能權(quán)限管理和在B/S模式下實現(xiàn)的功能權(quán)限管理。
4 結(jié)束語
通過建立統(tǒng)一的物資采購信息管理平臺，實現(xiàn)了采購集中化、業(yè)務(wù)流程標準化、管理過程效率化的管理要求，可以滿足公司集中采購模式下多種管理模式的采購業(yè)務(wù)管理，規(guī)范采購行為，有效降低公司采購成本、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、大大提高公司集中采購的運作效率。
參考文獻：
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[關(guān)鍵詞] 工作流 ERP 業(yè)務(wù)流程重組
一、引言
通用ERP采購管理系統(tǒng)即要適應(yīng)不同中小業(yè)務(wù)流程，特別是采購業(yè)務(wù)中的不定性比較多企業(yè)中不同的組織結(jié)構(gòu)和不同的采購、變化比較大這個現(xiàn)象，又要增強系統(tǒng)的柔性，提高對市場的應(yīng)變能力。所以，有必要在ERP采購管理系統(tǒng)中應(yīng)用業(yè)務(wù)流程重組(BRP)和工作流技術(shù)來解決以上問題。
業(yè)務(wù)流程重組BPR(Business Process Reengineering)是對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進行根本性、徹底的再設(shè)計，從而獲得在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等方面業(yè)績的戲劇性的改善。BPR最早由美國人提出，強調(diào)以業(yè)務(wù)流程為改造對象和中心、以關(guān)心客戶的需求和滿意度為目標、對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進行根本的再思考和徹底的再設(shè)計，利用先進的制造技術(shù)、信息技術(shù)以及現(xiàn)代化的管理手段，建立全新的過程型組織結(jié)構(gòu)，從而實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等方面的戲劇性改善。ERP采購系統(tǒng)需要不斷地優(yōu)化它的業(yè)務(wù)流程，使整個經(jīng)營活動更加符合科學管理的要求。因此，實施BRP是ERP采購系統(tǒng)具有柔性的保證。
工作流技術(shù)通常是實施BRP的一個較好的方法，因為工作流提供了經(jīng)營過程邏輯與它的信息支撐系統(tǒng)的分離，并實現(xiàn)了應(yīng)用邏輯和過程邏輯分離，這種方式在進行企業(yè)實際應(yīng)用時具有顯著的優(yōu)點。它可以在不修改具體功能模塊實現(xiàn)方式(硬件環(huán)境、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、編程語言、應(yīng)用開發(fā)工具、用戶界面)的情況下，通過修改過程模型來改進系統(tǒng)性能，實現(xiàn)對生產(chǎn)經(jīng)營過程部分或全部的集成管理，有效的把人、信息和應(yīng)用工具合理的組織在一起，提高軟件的重用率，發(fā)揮系統(tǒng)的最大性能。
二、基于工作流的ERP采購系統(tǒng)的設(shè)計
本系統(tǒng)構(gòu)造了三層模式，這種系統(tǒng)結(jié)構(gòu)除了具有三層結(jié)構(gòu)的可伸縮性好、可管理性強、安全性高、軟件重用性好以及節(jié)省開發(fā)時間等諸多優(yōu)點外，其最重要的意義在于將企業(yè)中和采購相關(guān)的部門連接，使采購供應(yīng)鏈的參與者方便地參與企業(yè)的采購過程，從而為企業(yè)提高采購的效率創(chuàng)造了前提。
工作流管理系統(tǒng)在實現(xiàn)上一般將定義時功能和運行時功能進行相對獨立的實現(xiàn)。我們在系統(tǒng)設(shè)計中繼承了這一思想，在體系結(jié)構(gòu)上，系統(tǒng)由兩大部分組成：定義環(huán)境和運行環(huán)境。在定義環(huán)境下，定義者定義和維護過程定義數(shù)據(jù)，即工作流過程的執(zhí)行所需要的所有信息，然后在運行環(huán)境下，執(zhí)行這些工作流過程。系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)下如右圖所示。
三、基于工作流的ERP采購系統(tǒng)的實現(xiàn)
本系統(tǒng)目前在采購訂單審批和付款管理兩個主要的流程中設(shè)計實現(xiàn)了工作流的應(yīng)用，能夠較了的支持采購的業(yè)務(wù)流程重組。本采購系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)公司內(nèi)部基本的采購工作和不同部門之間、員工之間的采購訂單信息共享以及信息安全與保密工作，能很好的規(guī)范公司內(nèi)部的管理機制，并且擁有較好的可擴展性和良好的人機界面。本系統(tǒng)主要分為過程建模、供應(yīng)商管理、訂單管理、查詢管理、系統(tǒng)維護五個模塊。系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如左圖。
1.建模工具WFMT下嵌入到本系統(tǒng)中，相對獨立的實現(xiàn)過程定義的功能。
2.供應(yīng)商管理是用來對供應(yīng)商的詳細信息進行錄入、編輯等操作，以便于采購員中選擇更合適的供應(yīng)商完成訂單申請，以及在付款管理中更好地與供應(yīng)商協(xié)調(diào)。
3.訂單申請是供用戶來完成訂單的內(nèi)容，對訂單中的詳細信息進行增加、刪除、修改等操作。其中，申請單編號是根據(jù)系統(tǒng)當前的日期和當前的訂單數(shù)自動生成;申請人和申請時間是系統(tǒng)根據(jù)當前的使用的用戶和當前時間自動輸入，不能由用戶更改。當用戶完成訂單后，如果選擇提交，則啟動了訂單的審批流程。如果沒有提交，則該訂單會以未提交訂單保存起來，留待以后編輯提交。
4.訂單審核是供用戶對訂單進行審核的界面。當審核員審核完訂單后，按“提交”按鈕，則該訂單的審核信息會被系統(tǒng)自動保存到數(shù)據(jù)庫中，并根據(jù)訂單的審批模型開始流轉(zhuǎn)到下一個結(jié)點。
5.訂單跟蹤是為了便于了解訂單的審核情況而設(shè)計的。當擁有該權(quán)限的用戶進入系統(tǒng)后，便可通過此窗口來了解某項訂單的審批情況，并可對滯留在某個結(jié)點的訂單發(fā)出催辦通知。
6.查詢管理主要是對訂單進行查詢。在查詢管理界面中，幾個固定查詢是方便可進行常用的查詢。另外，還支持將綜合查詢，報表打印和生成Excel表三項功能。
7.人員管理界面主要是對工作人員的詳細信息(如人員所在的部門、名稱、密碼等)進行編輯、錄入等操作，特別是對人員角色的定義以方便過程定義的流轉(zhuǎn)。
8.權(quán)限管理界面是用來設(shè)置人員的權(quán)限，系統(tǒng)根據(jù)此權(quán)限賦予用戶相應(yīng)的系統(tǒng)功能。只有系統(tǒng)管理員才擁有此權(quán)限。
四、總結(jié)
工作流技術(shù)是近年來迅速發(fā)展起來的一項新興技術(shù)，以工作流技術(shù)構(gòu)建的管理系統(tǒng)具有很好的靈活性、良好的可擴展性等。本文對系統(tǒng)的體系機構(gòu)和功能模塊進行了設(shè)計，建立了采購申請單審批工作流模型和付款管理工作流模型，并介紹了實現(xiàn)的主要功能模塊。
參考文獻：
關(guān)鍵詞：精益制造；生產(chǎn)執(zhí)行系統(tǒng)；銷售模塊；訂單；需求分析；軟件設(shè)計
中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）25-6000-03
Function Design of MES Sale Module Oriented to Lean Manufacturing
SUN Li-qun
（Department of Information Suzhou Institute of Trade & Commerce，Suzhou 215009，China）
Abstract： Manufacturing Execution System oriented to Lean Manufacturing should construct foundation for manufacturing enterprise’s information construction ， which help enterprise invest less but gain more profits . compared to sales module of traditional ERP ，sales module of MES can utilize those advantages of the production data gather and response from MES running system on real time . This paper would illustrate relative requirements details and design strategies.
Key words： Lean Manufacturing；MES；sales module；orders；requirements analysis；software design
1 系統(tǒng)設(shè)計需求與目標
面向精益制造的生產(chǎn)執(zhí)行系統(tǒng)本項目是為制造類企業(yè)生產(chǎn)過程的智能化精益管理而開展的技術(shù)研究和項目研發(fā)。利用信息技術(shù)發(fā)展換代成果，更好實現(xiàn)精益制造在企業(yè)落地應(yīng)用，滿足品質(zhì)和交付能力持續(xù)提高的要求。項目以產(chǎn)品級的MES為載體，與企業(yè)合作研發(fā)的產(chǎn)品。實現(xiàn)從訂單下達到產(chǎn)品完成的整個生產(chǎn)過程的優(yōu)化管理，對生產(chǎn)中實時事件及時反應(yīng)、報告和處理，減少企業(yè)內(nèi)部無附加值活動，使其既能提高及時交貨能力，改善物料流通性能，又能提高生產(chǎn)回報率。
本文主要是對該系統(tǒng)中的銷售接口模塊的功能需求與設(shè)計理念進行闡述
1）詢價處理。客戶正式下訂單前，從產(chǎn)品價格、產(chǎn)能、技術(shù)裝備、庫存和物料采購能力等條件對客戶訂購需求作可行性評估，各條件均確認后生成正式訂單。
①自動生成訂單供貨方式。詢價評估過程中，系統(tǒng)自動匹配成品庫存并可預(yù)測未來庫存，生成詢價單中各產(chǎn)品的缺省供貨類型組合，如直接發(fā)貨、自制生產(chǎn)和成品外協(xié)采購。
②自動生成缺省物料采購需求。對于自制生產(chǎn)供貨方式，系統(tǒng)可自動匹配物料庫存，生成缺省的物料采購需求（包括品種和數(shù)量）清單。
③產(chǎn)品定價輔助決策。詢價中確認產(chǎn)品價格時，系統(tǒng)具有產(chǎn)品價格輔助決策功能，能自動提品的各類參考價格。
④詢價數(shù)據(jù)除可錄入外，支持excel格式數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入。
2） 創(chuàng)建銷售訂單。詢價單經(jīng)公司和客戶雙方確認后，生成正式訂單，確認供貨方式，啟動后續(xù)供貨任務(wù)。
①訂單自動流轉(zhuǎn)。正式訂單生成后，根據(jù)訂單中需求產(chǎn)品的供貨類型，自動生成需求任務(wù)并推送至處理節(jié)點。成品發(fā)貨的生成銷售發(fā)貨通知至倉庫，成品外協(xié)采購的生成采購申請單至采購，自制生成的生成生產(chǎn)通知單至生產(chǎn)管理部門。
②靈活安全的的訂單變更處理。允許正式訂單創(chuàng)建后，因需變更訂單數(shù)據(jù)。無論變更時訂單已執(zhí)行至哪一階段，系統(tǒng)自動生成覆蓋所有任務(wù)節(jié)點的事件提醒并提供缺省的自動處理流程，用戶也可完全自己決定處理策略。系統(tǒng)都將自動保證訂單生產(chǎn)、采購和庫存數(shù)據(jù)的邏輯正確和完整。
3） 訂單跟蹤。為及時響應(yīng)客戶需求，銷售部可實時查看客戶訂單的完成進度狀況。
系統(tǒng)貫徹了精益生產(chǎn)的管理模式，可追溯客戶訂單每項產(chǎn)品的物料準備，生產(chǎn)進度的實時狀況。銷售部可查看到訂單中每項產(chǎn)品的可供庫存數(shù)，直接外購數(shù)及其采購計劃交期。需自制生產(chǎn)可查看物料組成，每種物料的備庫情況，需采購數(shù)及其采購計劃交期。在制品數(shù)量及質(zhì)量數(shù)據(jù)，成品檢驗數(shù)據(jù)，完工入庫數(shù)量等。以便對訂單完成情況實時評估，達到更好的客戶滿意度。
4）銷售訂單發(fā)貨。銷售部按照客戶訂單交期進行產(chǎn)品出庫發(fā)貨處理。
①銷售發(fā)貨提醒。系統(tǒng)自動對入庫數(shù)量滿足發(fā)貨條件的訂單和接近發(fā)貨日期訂單發(fā)送發(fā)貨提醒和警告。
②支持一個訂單的分批發(fā)貨。對于一個銷售訂單內(nèi)交期不同的產(chǎn)品，可進行分期發(fā)貨
③智能選擇發(fā)貨產(chǎn)品來源。系統(tǒng)能自動關(guān)聯(lián)為本訂單入庫產(chǎn)品，并且根據(jù)產(chǎn)品的不同來源（采購、備庫或生產(chǎn)）和批次選擇銷售出庫的產(chǎn)品。
④靈活安全的產(chǎn)品――訂單綁定策略。既支持銷售訂單與為本訂單生產(chǎn)或外購的產(chǎn)品嚴格綁定，也可在緊急情況下使用為其他訂單準備的同類產(chǎn)品，并保證所有訂單可完全執(zhí)行。
2 銷售接口模塊功能設(shè)計
2.1詢價處理
銷售接口模塊的流程設(shè)計如圖1。客戶正式下訂單前，對產(chǎn)品價格、產(chǎn)能、技術(shù)準備、庫存和物料采購能力等條件作可行性評估，各條件均確認后生成正式訂單。
詢價單主要內(nèi)容包括。詢價單表頭主要內(nèi)容包括客戶名稱，客戶聯(lián)系方式，詢價日期，交貨方式，銷售人名稱。詢價單表體為各產(chǎn)品求信息（采購項）。采購項記錄主要內(nèi)容為產(chǎn)品名稱，產(chǎn)品規(guī)格，產(chǎn)品圖號，訂購數(shù)量，溢短裝數(shù)量，實際訂購數(shù)量，產(chǎn)品單價，交貨日期，預(yù)計開始生產(chǎn)日期。每個采購項要經(jīng)過技術(shù)評估確認和供貨能力評估確認。采購項的技術(shù)確認部分可包括若干技術(shù)因素確認，生產(chǎn)部全部確認后表明技術(shù)準備可行。
采購項的供貨能力部分包括產(chǎn)品庫存期望數(shù)，產(chǎn)品外購數(shù)，產(chǎn)品生產(chǎn)數(shù)三個數(shù)值以及確認選項。這三個數(shù)值分別代表可直接發(fā)貨、成品外購，產(chǎn)品自制三種供貨方式的組合。庫存期望數(shù)為未被其他訂單占用的產(chǎn)品實際庫存數(shù)與備庫生產(chǎn)中還未入庫的在制品數(shù)量之和。
在詢價可行性評估階段，由計劃部區(qū)分出庫存成品三種方式的組合。系統(tǒng)能根據(jù)庫存實時狀況，自動查找計算出可供的產(chǎn)品庫存期望數(shù)量，需自制的產(chǎn)品數(shù)量，并根據(jù)bom定義自動計算各處物料需求數(shù)量，根據(jù)各種物料庫存量（未被其他訂單占用的數(shù)量）自動計算出需外購的各類物料數(shù)量。用戶可直接接受上述自動計算的數(shù)量組織供貨。也可根據(jù)業(yè)務(wù)安排手工修改三者數(shù)量關(guān)系，但庫存期望數(shù)只能作減少操作，表示本銷售訂單只使用部分庫存。
三個數(shù)據(jù)生成后，采購部對生成的成品采購和物料采購需求進行采購能力確認，系統(tǒng)自動計算訂單每個產(chǎn)品物料分解及其需要的采購數(shù)量，采購部可評估在預(yù)計開始生產(chǎn)日期前采購產(chǎn)品、物料是否能到貨。計劃部確認生產(chǎn)能力是否能滿足生產(chǎn)需求。當技術(shù)準備、采購能力和生產(chǎn)能力都經(jīng)過確認，評估工作完成。
2.2訂單資源的占用分配策略
從詢價操作開始，被某個詢價單確認使用的庫存產(chǎn)品就如同被預(yù)訂的車票一樣被占用，不能再被別的詢價單（訂單）所使用，但考慮實現(xiàn)業(yè)務(wù)的靈活性。系統(tǒng)對此處理策略為。
詢價時無論是成品庫存期望數(shù)還是生產(chǎn)所需的物料庫存期望數(shù)，都必須來自未被其他詢價單和訂單占用的同類品的合計數(shù)。不足部分的數(shù)量，只能用外購成品或外購物料進行生產(chǎn)的方式。在此基礎(chǔ)上，保證了產(chǎn)品和物料供應(yīng)量精確滿足需求量。但銷售訂單由于優(yōu)先級的不同，如交貨期緊張、vip客戶等因素。可能需要立即銷售發(fā)貨，而為其生產(chǎn)、外購的產(chǎn)品資源還未及準備充分。在這種情況下銷售發(fā)貨使用資源的順序是。
可使用的供貨資源按序如下。未被其他訂單占用的庫存成品； 為本銷售訂單采購的成品；為本銷售訂單生產(chǎn)的成品；可使用其他訂單占用的庫存成品或采購成品或生產(chǎn)成品（如依次使用交期目前最遠的訂單）。這種發(fā)貨策略又可保證在總體資源進出平衡的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)靈活的資源流出使用次序。
2.3生成訂單
詢價單經(jīng)公司和客戶雙方確認后，生成正式訂單。正式訂單生成后，已有成品庫存處于待銷售發(fā)貨狀態(tài)。成品外購部分生成“采購申請單”，由采購部執(zhí)行采購任務(wù)自制部分生成“生產(chǎn)通知單”，由計劃部據(jù)此生成“生產(chǎn)計劃”，采購部再根據(jù) “生產(chǎn)計劃”生成“物料采購申請”。生成訂單后，根據(jù)系統(tǒng)需求跟蹤訂單的實時狀態(tài)。
2.4 訂單變更
正式訂單產(chǎn)生后，發(fā)生訂單內(nèi)容更改情況。包括產(chǎn)品數(shù)量增加或減少，產(chǎn)品品種增加或減少，還可能發(fā)生交付日期發(fā)生變更。訂單變更發(fā)生的時間節(jié)點情況比較復(fù)雜，可分為下列處理方式。
1）包括正式訂單還未生成生產(chǎn)通知單，已生成“生產(chǎn)通知”但還未生成“生產(chǎn)計劃”
說明訂單后續(xù)采購、生產(chǎn)處理流程還未開始，該情況處理方式同“生成新訂單”，重新生成“生產(chǎn)通知”。
2） 若訂單變量時，“生產(chǎn)計劃”已經(jīng)生成。表明訂單后續(xù)處理流程可能處于任一階段。為此，系統(tǒng)采取一種靈活、安全的處理方式。系統(tǒng)會將訂單變更事件發(fā)送到相關(guān)工作結(jié)點，工作結(jié)點“必須”響應(yīng)訂單更改事件并做出具體處理。
“生產(chǎn)計劃”處理節(jié)點響應(yīng)方式為根據(jù)需要對生產(chǎn)計劃修改或不修改（如后續(xù)生產(chǎn)任務(wù)已下達執(zhí)行中）。“生產(chǎn)任務(wù)”處理節(jié)點響應(yīng)方式為若生產(chǎn)計劃不更新，則可不作更改。若生產(chǎn)計劃更新，則必須更改以滿足更新后的生產(chǎn)計劃。“物料（成品）采購”處理節(jié)點響應(yīng)方式為根據(jù)需要對采購計劃修改或不修改（如訂單更新某產(chǎn)品需求量減少，但物料已完成采購）。
采用以上處理方式，當訂單變更是產(chǎn)品數(shù)量或品種增加的情況，“生產(chǎn)計劃”、“生產(chǎn)任務(wù)”和“物料（成品）采購”處理節(jié)點是添加操作，不會產(chǎn)生副作用。而當訂單變量是產(chǎn)品數(shù)量減少或品種減少的情況時，“生產(chǎn)計劃”、“生產(chǎn)任務(wù)”和“物料（成品）采購”處理節(jié)點若不便進行對應(yīng)的減少處理。可能會產(chǎn)生的副作用包括，對于更新后訂單，發(fā)生物料（成品）多采購，產(chǎn)品多生產(chǎn)，物料多領(lǐng)料（已按原訂單數(shù)量領(lǐng)料但按新數(shù)量生產(chǎn)）。這些副作用情況實質(zhì)是增加物料或產(chǎn)品的庫存，可以自然得納入系統(tǒng)的退料，增加備庫庫存或進一步退貨中處理。
2.5 銷售發(fā)貨
銷售部按照客戶訂單交期進行產(chǎn)品發(fā)貨處理。訂單產(chǎn)品中成品外購，生產(chǎn)自制兩類都需先邏輯入庫（可能不進行實際入庫）后才能銷售出庫。
倉庫查看瀏覽各領(lǐng)料申請單，選擇某個領(lǐng)料申請執(zhí)行領(lǐng)料出庫操作。銷售部發(fā)送銷售出庫申請至倉庫。銷售出庫申請記錄主要內(nèi)容包括。銷售訂單號，產(chǎn)品名稱，產(chǎn)品規(guī)格，訂購數(shù)量，出庫數(shù)量，交貨日期，出庫日期。銷售出庫申請記錄數(shù)據(jù)由銷售訂單數(shù)據(jù)自動生成。
入庫、出庫匹配策略。銷售出庫產(chǎn)品所對應(yīng)的庫存成品來源性質(zhì)分為。未被其他訂單占用的庫存成品； 為本銷售訂單采購的成品；為本銷售訂單生產(chǎn)的成品；因本銷售訂單優(yōu)先級高（如交期緊張），可使用其他訂單占用的庫存成品或采購成品或生產(chǎn)成品（如依次使用交期目前最遠的訂單）；
系統(tǒng)自動按這五類策略的前后順序向?qū)Р僮魅藛T的出庫操作，直到銷售出庫數(shù)量滿足申請要求或可拒絕占用其他訂單的成品。銷售出庫操作自動更新產(chǎn)品庫存和銷售訂單對應(yīng)產(chǎn)品項的發(fā)貨數(shù)量。
3 總結(jié)與下一步目標
根據(jù)精益制造目標，生產(chǎn)制造型行業(yè)在銷售環(huán)節(jié)要盡可能按需啟動后續(xù)資源配置和生產(chǎn)過程。我們在這一層面的需求分析上，突出強調(diào)這一能力構(gòu)建。并在功能設(shè)計和策略定義上充分考量。達到了預(yù)期目標。當然由于企業(yè)現(xiàn)實運作環(huán)境的約束條件復(fù)雜多變。不存在統(tǒng)一的解決方案。
下一階段，我們繼續(xù)追求在精益制造目標下，在垂直維度上，如何通過先進的軟件設(shè)計理念實現(xiàn)功能在復(fù)雜度、細膩度上柔性替換，以適應(yīng)不同管理水平和成長階段的同功能業(yè)務(wù)需求。水平維度上，不同功能模塊如何自由組合，適配不同企業(yè)間功能量體裁減的需求。
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關(guān)鍵詞：管理系統(tǒng)；工作量；提高；功能模
系統(tǒng)需求分析
1系統(tǒng)邊界
采購管理系統(tǒng)是根據(jù)廠家對采購信息的管理需要來設(shè)計開發(fā)的，目標是提高廠家管理采購信息的工作效率，為廠家提供強大的管理支持和查詢服務(wù)。因為不同廠家對采購信息的要求未必相同，所以系統(tǒng)重點不僅是要具體顯示采購的哪些確定信息，而且要增加相應(yīng)的功能模塊，使用戶更加方便，快捷，安全的使用本系統(tǒng)。系統(tǒng)主要包括廠家對功能的需求。
（1）采購計劃管理
根據(jù)生產(chǎn)計劃、庫存情況及采購規(guī)則形成采購計劃。
（2）采購過程管理
根據(jù)采購計劃、供應(yīng)商選擇規(guī)則形成采購訂單并執(zhí)行訂單。
（3）供應(yīng)商管理
完成供應(yīng)商的增、刪、改、查等基本功能。
（4）生成報表
根據(jù)上述需求可以將采購管理系統(tǒng)劃分為以下幾個模塊，劃分結(jié)果如下。
1）采購計劃管理模塊：從生產(chǎn)部門拿來生產(chǎn)情況表單，根據(jù)倉庫部門庫存情況表，經(jīng)計算自動生成采購計劃。
2）訂單管理模塊：采購計劃經(jīng)過審核生成訂單后可以對其進行查詢、若原料還需采購可以繼續(xù)審核后生成訂單，若訂單生成以后不合理則采購主管可以對其修改或者刪除訂單信息。
3）采購合同管理模塊：合同的增刪改查及其狀態(tài)，從而體現(xiàn)采購流程。
4）供應(yīng)商管理模塊：當收到采購單以后，需確定能夠滿足此需求的供應(yīng)商。在這個模塊里，先查詢數(shù)據(jù)庫中相關(guān)供應(yīng)商，如果數(shù)據(jù)庫中沒有合意的供應(yīng)商，則根據(jù)現(xiàn)實信息添加供應(yīng)商信息，若供應(yīng)商的某些信息有改動還需對其進行修改，某供應(yīng)商無法提供合格原料時刪除該供應(yīng)商。
5）入庫驗收模塊：當供應(yīng)商收到訂單并發(fā)貨時，就進行入庫作業(yè)。向系統(tǒng)中輸入采購后的原料信息生成入庫單給倉庫部門。
6）生成報表模塊：生成訂單表，入庫表給財務(wù)部和倉庫部門。
采購管理系統(tǒng)的工作重心：根據(jù)生產(chǎn)部門和倉庫部門提供的信息和供應(yīng)商及時聯(lián)系，適時通知供應(yīng)商供貨，使庫房貨源充足。
2.系統(tǒng)執(zhí)行者和用例
采購管理系統(tǒng)只負責供應(yīng)商管理，訂單管理，原料采購等一系列功能，對于企業(yè)商品的生產(chǎn)和原料的庫存以及使用功能不包括在內(nèi)。
經(jīng)上述系統(tǒng)需求可知，采購管理系統(tǒng)有3個執(zhí)行者，即計劃人員，采購人員，供應(yīng)商客戶，采購主管。
1）計劃人員：制定采購計劃。
2）采購人員：與客戶簽訂采購合同負責監(jiān)督合同的正常執(zhí)行，合同執(zhí)行完畢，設(shè)置履約標志。
3）供應(yīng)商客戶：與采購人員簽訂采購合同，并發(fā)送原料。
4）采購主管：參與制定采購計劃，審核采購訂單。
根據(jù)需求分析中客戶對系統(tǒng)功能提出的要求，可以找出系統(tǒng)用例。采購是企業(yè)主要業(yè)務(wù)活動之一。為了保證企業(yè)采購到合適原料，必須認識了解采購過程，做好采購業(yè)務(wù)決策，加強對采購過程的監(jiān)督，確保采購工作的圓滿完成。
3.系統(tǒng)開發(fā)的必要性
隨著企業(yè)的擴大，供應(yīng)商的增加，傳統(tǒng)的手工記錄或者已有的舊系統(tǒng)已不能滿足企業(yè)日常需求，而計算機技術(shù)的日趨成熟也為開發(fā)新系統(tǒng)提供支持，競爭對手給的壓力，供應(yīng)商的需求也會迫使企業(yè)進行系統(tǒng)更新，所以系統(tǒng)的開發(fā)相互的更替是無法避免也是必需要進行的。
4.管理可行性
采購管理是企業(yè)為了達成生產(chǎn)或者銷售計劃，從適當?shù)墓?yīng)商，在確保適當品質(zhì)下于適當?shù)臅r期，以適當?shù)膬r格，購入必須數(shù)量的物品或者勞務(wù)所采取的一切管理活動。采購管理信息系統(tǒng)在取得物品與勞務(wù)的過程中統(tǒng)籌兼顧事前的規(guī)劃，事中的執(zhí)行以及事后的控制，以達到維持正常的產(chǎn)銷活動，降低產(chǎn)銷成本的目的。
5.經(jīng)濟可行性
采購系統(tǒng)帶來的經(jīng)濟效益是明顯的，其最主要的表現(xiàn)就是減少了企業(yè)管理費用和人力開支，不僅節(jié)省了大量的時間，還為企業(yè)的采購決策提供了寶貴的資料，同時可以提高企業(yè)的采購效率，從良莠不齊的供應(yīng)商中挑選出性價比最高的，降低成本并且提高原材料質(zhì)量，即提高了企業(yè)的經(jīng)濟效益。所以說在經(jīng)濟方面，采購系統(tǒng)是完全可行的。
6.技術(shù)可行性
該采購系統(tǒng)擁有有好的人機互操作界面，操作人員只需要進行少量的培訓，采購系統(tǒng)的功能基本上就能順利實現(xiàn)。所以在技術(shù)上采購系統(tǒng)也是可行的。
7.系統(tǒng)分析
7.1系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)圖
8.性能需求分析
根據(jù)用戶對本系統(tǒng)的要求，確定系統(tǒng)在響應(yīng)時間、可靠性、安全性等方面的性能要求。
8.1界面需求
1）頁面內(nèi)容：主題突出，站點定義、術(shù)語和行文格式統(tǒng)一、規(guī)范、明確，欄目、菜單設(shè)置和布局合理，傳遞信息準確、及時。
2）導(dǎo)航結(jié)構(gòu)：頁面具有明確的導(dǎo)航指示，且便于理解，方便用戶使用。
8.2響應(yīng)時間需求
無論是客戶端還是管理端，當用戶登錄進行任何操作時，系統(tǒng)應(yīng)該及時地進行反應(yīng)，反應(yīng)的時間在5秒內(nèi)。
8.3可靠性需求
系統(tǒng)保證在多人同時使用時不死機，用戶能正常使用
8.4開放性需求
系統(tǒng)應(yīng)具有靈活性
［關(guān)鍵詞］ SAP系統(tǒng)；MRP閉環(huán)；生產(chǎn)管理；采購管理；庫存管理
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 17. 035
［中圖分類號］ F270.7 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）17- 0061- 02
1 石化行業(yè)SAP系統(tǒng)內(nèi)部集成功能模塊介紹
生產(chǎn)計劃管理模塊功能主要包括需求管理、主生產(chǎn)計劃（MPS）、物料需求計劃（MRP）、根據(jù)制造工藝路線與各工序的能力編排工序加工計劃，下達車間生產(chǎn)計劃并控制計劃執(zhí)行進度，完成產(chǎn)料入庫。
銷售管理模塊功能主要包括客戶主數(shù)據(jù)管理、定價與報價、供貨量核實、合同管理、調(diào)撥、發(fā)送與交付、退貨處理、客戶信貸管理等功能，不僅可以利用銷售支持功能更有效地完成銷售流程和提高對現(xiàn)有客戶的服務(wù)水平，還可以用來識別新客戶來源。
采購與庫存管理模塊功能主要包括物料主數(shù)據(jù)管理、供應(yīng)商信息管理、采購與服務(wù)管理、采購需求計劃管理以及庫存的接收、發(fā)放、存儲、保管等功能，為企業(yè)提供生產(chǎn)與銷售所需的各種物料。
2 石化行業(yè)SAP系統(tǒng)內(nèi)部集成功能模塊間關(guān)系
SAP系統(tǒng)內(nèi)部集成開始于銷售和管理。在銷售中，包含實際客戶需求的銷售訂單直接需求從市場獲得。在需求管理中，通過銷售預(yù)測提前制訂銷售計劃。用此信息創(chuàng)建的計劃獨立需求觸發(fā)物料需求計劃。為了滿足客戶需求，必須計算重訂貨數(shù)量和日期以及對應(yīng)的采購元素。在計劃運行中，該采購元素是計劃訂單，而對于外部采購，則是請購單。這兩個采購元素是內(nèi)部計劃元素，它可以在任何時候被更改、重計劃或刪除。
如果一個物料是自制的，系統(tǒng)通過展開物料清單來計算相關(guān)需求，或生產(chǎn)成品或部件所需的組件數(shù)量。如果存在物料短缺，可創(chuàng)建計劃訂單以滿足需求。
一旦系統(tǒng)完成數(shù)量和日期計算，這些計劃元素、采購元素就被轉(zhuǎn)換成準確的采購元素：自制的生產(chǎn)訂單和外部采購的采購訂單。自制物料的訂單處理通過生產(chǎn)訂單控制。生產(chǎn)訂單括排產(chǎn)過程、能力計劃和狀態(tài)管理。通過單個生產(chǎn)訂單來執(zhí)行成本會計。外部采購的物料觸發(fā)采購相關(guān)流程。內(nèi)部生產(chǎn)或外部采購的物料被放置在庫存中并通過庫存管理進行管理。這樣就形成了生產(chǎn)計劃管理、銷售管理、采購與庫存管理三者之間的集成關(guān)系。
3 石化行業(yè)SAP系統(tǒng)內(nèi)部集成的應(yīng)用
通過SAP系統(tǒng)MRP閉環(huán)過程實現(xiàn)石化行業(yè)生產(chǎn)計劃管理、銷售管理、采購與庫存管理系統(tǒng)內(nèi)部功能之間的有效集成，物料需求計劃（MRP）以市場需求為導(dǎo)向，把由市場決定而不是能由企業(yè)決定的外部需求稱之為“獨立需求”，把出廠產(chǎn)品需要使用的相關(guān)物料稱為“相關(guān)需求”。舉個例子，首先構(gòu)建一個物料結(jié)構(gòu)層次，頂層物料是生產(chǎn)制造出的銷售物料，處于最底層的物料是采購物料。
下面進一步說明MRP 如何根據(jù)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)逐層展開計算各層物料的需求量，以及 MRP如何合并計算同一子產(chǎn)品用于多個產(chǎn)品不同層次的需求量。
以 M、N兩種產(chǎn)品中的A、C兩個子產(chǎn)品舉例說明。例中 A是產(chǎn)品 M的第一層子件，C是M、N兩種產(chǎn)品的通用件，但在兩種產(chǎn)品中所處的層次不同，需用的數(shù)量也不同。
下面用 C件在時段 1的需求計算來說明 MRP的運算方法。某時段下層物料的毛需求是根據(jù)上層物料在該時段的計劃投入量和上下層數(shù)量關(guān)系計算的。在時段1，M的計劃投入量為10，引發(fā)對 A的毛需求10，A件現(xiàn)有庫存量為20，可以滿足。但在時段3，A的預(yù)計可用庫存量（5）不能滿足毛需求（10），系統(tǒng)顯示負值－5，說明將出現(xiàn)短缺，此時SAP系統(tǒng)可觸發(fā)生產(chǎn)管理功能，生成5件A產(chǎn)品的生產(chǎn)計劃或者通過外部采購的方式生成5件A產(chǎn)品的外采計劃補足庫存。按A提前期為 2時段倒排計劃，在時段 1生成 A的計劃投入量5。每件 A需要 2件C，共需 10件 C。再將N的計劃投入量 20對 C件的需求 20合并，生成 C件在時段 1的毛需求30。當物料有成品率或損耗率時，系統(tǒng)會自動計算增補量，并加到計劃投入量中。在此時，計劃投入量將會大于計劃產(chǎn)出量。 此過程中如果A產(chǎn)品被銷售，SAP系統(tǒng)會在MRP閉環(huán)流程中將這部分數(shù)量通過生成生產(chǎn)計劃或是生成外部采購計劃體現(xiàn)出來，同時經(jīng)過完整的生產(chǎn)管理流程或物料采購流程完成A產(chǎn)品收料。
通過MRP的計算邏輯，石化行業(yè)的企業(yè)在面對客戶需求發(fā)生變更時，可以靈活掌握目前庫存的基本情況，同時合理調(diào)配資源，確保按期交貨，滿足客戶需要。
4 總 結(jié)
SAP系統(tǒng)內(nèi)部集成實現(xiàn)了石化行業(yè)內(nèi)部資源的共享，增強了企業(yè)內(nèi)部流程操作的有序性，加強了各業(yè)務(wù)部門之間的溝通和整合，重組、優(yōu)化和改造了企業(yè)的物流、資金流、信息流，從而促使企業(yè)在管理水平和生產(chǎn)能力上發(fā)生質(zhì)的變化，進而帶來巨大的效益，提高企業(yè)的核心競爭力。
主要參考文獻
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［3］羅鴻，王忠民．ERP原理·設(shè)計·實施［M］．第2版.北京：電子工業(yè)出版社，2002．
電子商務(wù)采購為采購提供了一個全天候、超時空的采購環(huán)境，即365×24小時的采購環(huán)境。該方式降低了采購費用，簡化了采購過程，大大降低企業(yè)庫存，使采購交易雙方易于形成戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。從某種角度來說，電子商務(wù)采購是企業(yè)的戰(zhàn)略管理創(chuàng)新......
目前，中國傳統(tǒng)的采購模式存在六大問題：一是采購、供應(yīng)雙方都不進行有效的信息溝通，互相封鎖，呈典型的非信息對稱博弈狀態(tài)，采購很容易發(fā)展成為一種盲目行為；二是無法對供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期進行事前控制，經(jīng)濟糾紛不斷；三是供需關(guān)系一般為臨時或短期行為，競爭多于合作；四是響應(yīng)用戶需求的能力不足；五是利益驅(qū)動造成暗箱操作，舍好求次、舍賤求貴、舍近求遠，產(chǎn)生腐敗溫床；六是生產(chǎn)部門與采購部門脫節(jié)，造成庫存積壓，占用大量流動資金。
現(xiàn)代采購模式六大優(yōu)勢：
一、可以擴大供應(yīng)商比價范圍，提高采購效率，降低采購成本，突破傳統(tǒng)采購模式的局限，從貨比三家到貨比百家、千家，大幅度地降低采購費用，降低采購成本，大大提高采購效率。
二、實現(xiàn)采購過程的公開化，有利于實現(xiàn)實時監(jiān)控，使采購更透明、更規(guī)范。
三、實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)操作程序化，必須按軟件規(guī)定流程進行，大大減少了采購過程的隨意性。
四、促進采購管理定量化、科學化，實現(xiàn)信息的大容量和快速傳送，為決策提供更多、更準確、更及時的信息，決策依據(jù)更充分。
五、生產(chǎn)企業(yè)可以由“為庫存而采購”轉(zhuǎn)變?yōu)椤盀橛唵味少彙薄Ｔ陔娮由虅?wù)模式下，采購活動是以訂單驅(qū)動方式進行的。用戶需求驅(qū)動制造訂單的產(chǎn)生，制造訂單驅(qū)動采購訂單產(chǎn)生，采購訂單再驅(qū)動 供應(yīng)商生產(chǎn)，該模式可以即時響應(yīng)用戶需求，降低庫存成本，提高物流速度和庫存周轉(zhuǎn)率。參與采購的供需雙方進入供應(yīng)鏈，從以往的“輸贏關(guān)系”變?yōu)椤半p贏關(guān)系”。供需雙方之間建立起長期的、互利的合作關(guān)系，使自己在供應(yīng)鏈中成為不可替代的角色。
六、實現(xiàn)采購管理向外部資源管理的轉(zhuǎn)變。由于與供需雙方建立起長期的、互利的合作關(guān)系，因此采購方可以及時將質(zhì)量、服務(wù)、交易期的信息傳送給供方，使供方嚴格按要求提品與服務(wù)。根據(jù)生產(chǎn)需求協(xié)調(diào)供應(yīng)商的計劃，實現(xiàn)準時化采購。
電子商務(wù)采購為采購提供了一個全天候、超時空的采購環(huán)境，即365×24小時的采購環(huán)境。該方式降低了采購費用，簡化了采購過程，大大降低企業(yè)庫存，使采購交易雙方易于形成戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。從某種角度來說，電子商務(wù)采購是企業(yè)的戰(zhàn)略管理創(chuàng)新。
1 企業(yè)簡介
武漢XX汽車飾件有限公司成立于2010年8月，公司位于武漢市漢，交通方便，占地面積約53846m2（已建廠房13766m2、待建廠房41785m2）；固定資產(chǎn)達1.2億元，是一家以汽車內(nèi)飾材料及相關(guān)產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售為一體的綜合型公司，配套于東風日產(chǎn)、東風本田、東風神龍等汽車廠家。
2 項目背景
隨著武漢XX汽車飾件有限公司日益發(fā)展，組織機構(gòu)的變化，現(xiàn)實企業(yè)管理需求發(fā)生了一定程度的變化，需要通過引入計算機技術(shù)，進行信息化建設(shè)來加強管理、提高管理、堵塞管理漏洞，建立完善的管理辦公體系。該公司目前管理存在的一些問題。
目前XX缺乏專業(yè)管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)不是有機的統(tǒng)一整體，公司內(nèi)部的數(shù)據(jù)不能及時共享。產(chǎn)品品種繁多，變形多，客戶需求變化頻繁。客戶單一，客戶指定供應(yīng)商，供應(yīng)商單一，無采購詢價的記錄，不能及時查看有效期內(nèi)產(chǎn)品的采購價格的對比，在某一時間不能迅速的采購物優(yōu)價廉的材料。生產(chǎn)過程中，需要協(xié)調(diào)多處的生產(chǎn)產(chǎn)能，工料廢料控制困難。產(chǎn)品生產(chǎn)成本未進行有效核算，未進行費用的分攤，對于產(chǎn)品銷售價格的制定無衡量的指標。
3 系統(tǒng)目標
通過業(yè)務(wù)管理（進銷存）系統(tǒng)的實施，建立統(tǒng)一的業(yè)務(wù)管理平臺，幫助企業(yè)各個業(yè)務(wù)部門的人員不斷提高管理效率與管理水平，降低管理成本，加強企業(yè)的銷售控制與管理，加強應(yīng)收賬款等管理，提高資金占用效益，采購管理模塊的實施確保采購工作高質(zhì)量、高效率及低成本執(zhí)行。通過實施庫存管理系統(tǒng)和生產(chǎn)管理系統(tǒng)，加強存貨管理、存貨核算、生產(chǎn)排程、生產(chǎn)進度、生產(chǎn)成本的管控，實現(xiàn)可用庫存管理。通過BOM的計算，在客戶下單時能夠立即查詢可用庫存，以便合理安排采購，降低庫存資金占用，加強原材料的發(fā)料控制管理，加強廢料的管控。加強訂單的跟蹤管理，增強客戶履約率和客戶滿意度。
4 供應(yīng)鏈ERP流程規(guī)劃
4.1 銷售業(yè)務(wù)
4.1.1 銷售部目前存在的問題
1）目前銷售處客戶量少，無客戶的開拓；2）銷售訂單到達生產(chǎn)部門后，銷售處不能及時查看生產(chǎn)進度，僅依據(jù)每天的發(fā)貨來查看；3）無歷史交易比對分析，不能準確了解公司的主力產(chǎn)品、滯銷產(chǎn)品的銷售狀況；4）無銷售報價的有效期規(guī)定，無利潤預(yù)估。
4.1.2 銷售業(yè)務(wù)流程規(guī)劃
4.1.3 流程詳細描述
1）商務(wù)部
負責與客戶通過各種方式聯(lián)系拜訪，使之成交；同時接到客戶訂單，報價，填寫銷售報價。如果有存貨，主管復(fù)核銷售報價單，并轉(zhuǎn)為銷售訂單，復(fù)核，再轉(zhuǎn)為銷售出庫單，無存貨，主管審核銷售訂單，并通知生產(chǎn)部，將此單納入為生產(chǎn)工單。
2）計保部
負責接到銷售出庫單，確認有成品，則復(fù)核銷售出庫單，并將產(chǎn)品出庫，通知業(yè)務(wù)經(jīng)理該產(chǎn)品已出庫的工作。
3）制造部
根據(jù)計劃生產(chǎn)單、銷售訂單、出口訂單這些進行生產(chǎn)排程。
4）財務(wù)部
根據(jù)銷售訂單、銷售出庫單開具銷售發(fā)票，并收款，通知業(yè)務(wù)員款已收到，員工工資計算生成員工工資報表，并發(fā)放。
4.1.4 銷售管理解決方案
業(yè)務(wù)員根據(jù)拜訪、聯(lián)系的情況可填寫拜訪記錄單，包括拜訪的日期、方式、達成的效果、拜訪的內(nèi)容等，了解業(yè)務(wù)員業(yè)績完成的來源，客戶拜訪的情況，以判定業(yè)績是否能夠完成，詳細的分解業(yè)務(wù)，以達成業(yè)務(wù)目標。確認以出入庫單據(jù)認定賬款，可以清楚地表達業(yè)務(wù)原本的流程，而銷售發(fā)票僅僅是記錄的作用。
在整個業(yè)務(wù)流程以及生產(chǎn)管理中可以開啟流程窗功能，以此查詢每個單據(jù)的來源及流向，同時可以核查單據(jù)在轉(zhuǎn)單過程中是否有被修改的現(xiàn)象。若訂單出現(xiàn)異常，需要停止產(chǎn)品出庫，則將銷售訂單的單況切換為已結(jié)案，出庫單上也切換為已結(jié)案；若該訂單完全未能出貨，需停止該業(yè)務(wù)，則將單況切為無效。
4.2 采購業(yè)務(wù)
4.2.1 采購部目前存在的問題
1）對供應(yīng)商無檔案管理，由客戶指定供應(yīng)商，無定期的詢價、比價過程，對采購詢價或采購價格不能及時查詢；2）采購部目前由綜合部與采購部同時負責，當上級需要核算采購數(shù)據(jù)時需要兩個部門同時配合提供；3）采購無臺賬，造成月底與供應(yīng)商的對賬混亂，變成由倉庫與供應(yīng)商對賬；4）采購的需求量以庫存和生產(chǎn)任務(wù)單主觀判斷采購的數(shù)量，無安全庫存的控制；5）耗材的采購由綜合部負責，不走流程，不入庫，作為當月的費用處理，且未按部門領(lǐng)取，不確定各部門的使用消耗情況。
4.2.2 采購業(yè)務(wù)流程規(guī)劃
4.2.3 流程詳細描述
1）采購部/綜合部
根據(jù)各部門已復(fù)核的采購請購單，向供應(yīng)商進行詢價，比價，填寫采購詢價單；主管復(fù)核采購詢價單，轉(zhuǎn)為采購訂單，并復(fù)核。若產(chǎn)品不需要檢驗，則登打采購入庫單。
2）計保部/綜合部
通知采購部及其他各部門到貨物品，根據(jù)檢驗員填寫的采購入庫單，按實物入庫，各部門憑采購請購單、生產(chǎn)工單進行生產(chǎn)領(lǐng)料出庫、其它出庫。主管復(fù)核采購入庫單、生產(chǎn)領(lǐng)料單、其它出庫單；根據(jù)MRP運算，下達采購請購單，復(fù)核，并進行生產(chǎn)排程。按工單，下達生產(chǎn)領(lǐng)料單；根據(jù)生產(chǎn)狀況，進行發(fā)料。
3）財務(wù)部
根據(jù)采購入庫單和采購發(fā)票進行付款，員工工資計算生成員工工資報表。
4.2.4 采購解管理決方案
進行定期進行采購詢價，填寫采購詢價單，并確認相關(guān)供應(yīng)商定價的有效期，在同期內(nèi)對比確認供應(yīng)商的供貨價格的高低、產(chǎn)品質(zhì)量的優(yōu)劣、供貨及時的能力，并且在采購的時候，可以使用采購詢價單轉(zhuǎn)單生成采購訂單。在共用資料里面填寫供應(yīng)商的資料，對供應(yīng)商進行信用等級與經(jīng)營范圍等的維護；在系統(tǒng)里面，如果采購入庫的數(shù)量大于采購訂單量即供應(yīng)商送貨量大于公司下達訂單的量，在采購入庫單保存的時候會有提醒，并且在輸入數(shù)量時可以看到庫存。
采購發(fā)生以后，會有采購匯總報表及明細報表等，可以根據(jù)時間、供應(yīng)商、產(chǎn)品查詢到采購的明細，到月底與供應(yīng)商結(jié)賬時，就可以具體查詢在各個供應(yīng)商進貨的明細，與供應(yīng)商進行對賬。在下達采購訂單時，填寫預(yù)入庫日，同時在提醒精靈里面可以設(shè)定到入庫日或到入庫日前n天提醒，以提醒保證產(chǎn)品及時到貨。辦公室日用品的采購按部門進行費用分攤，每個月就可以清楚的看到各部門領(lǐng)用的詳細情況并分攤到各部門管理費用當中。
4.3 倉庫管理
4.3.1 倉庫目前存在的問題
1）未對材料進行多單位的換算，可能導(dǎo)致生產(chǎn)部按需領(lǐng)料，領(lǐng)料無退料過程，不能對生產(chǎn)部的材料耗用做管控；2）未設(shè)定材料的安全庫存，僅以平時工作的經(jīng)驗主觀判斷材料到貨的入庫。
4.3.2 倉庫業(yè)務(wù)流程規(guī)劃
4.3.3 流程詳細描述
1）商務(wù)部
進行銷售出庫單、銷售退貨單的管理。
2）制造部
進行生產(chǎn)領(lǐng)料單、生產(chǎn)退料單、生產(chǎn)入庫單的管理。
3）計保部/綜合部
配合完成各部門的出入庫動作，根據(jù)各部門的單據(jù)以及其他出入庫單、產(chǎn)品組裝拆卸單作為庫存的賬面數(shù)據(jù)作為月底盤點的依據(jù)進行盤點，倉庫之間的產(chǎn)品進行調(diào)撥，賬面數(shù)據(jù)與庫存實際數(shù)據(jù)不一致時進行復(fù)盤，確認盤虧盤盈后，填寫實際的盤點數(shù)據(jù)并進行成本調(diào)整，進行庫存成本的計算工作。
4）采購部/綜合部
采購部的采購入庫單、采購?fù)素泦巍?/p>
5）財務(wù)部
對倉庫的盤點進行復(fù)盤，并確認成本調(diào)整單。
4.3.4 倉庫管理解決方案
1）倉庫應(yīng)當定期盤點，且當實際庫存與賬面不一致時，財務(wù)上應(yīng)該復(fù)盤，若發(fā)生盤虧盤盈財務(wù)上應(yīng)做成本調(diào)整或有相關(guān)人負責承擔，以實際庫存為準進行成本調(diào)整；2）車間領(lǐng)料中若單位量大于生產(chǎn)用量且管理上不便于退料時，在系統(tǒng)中依然要做退料的動作（但實際上不一定把原料歸回倉庫），等下次生產(chǎn)時再將此材料做領(lǐng)料處理；3）倉庫應(yīng)設(shè)定產(chǎn)品的安全庫存，當原材料過高或過低時應(yīng)注意申請材料的采購量；4）為了方便倉庫的出入庫和領(lǐng)料盤點等，該系統(tǒng)提供多單位的核算，并且當用某一單位發(fā)生庫存變化時，其他的單位會自動進行計算。同樣系統(tǒng)提供多倉庫，多儲位管理；5）庫存里面的產(chǎn)品，若有借出或者換取的現(xiàn)象，應(yīng)按公司規(guī)定，辦理相關(guān)的手續(xù)，作其他出入庫處理，記數(shù)量不計單價；6）倉庫的成本核算方式確定為月加權(quán)平均法；7）對于物料的損耗使用其它出庫單處理，計數(shù)量，但是單價設(shè)置為零，物料的損耗同樣計入成本。
【關(guān)鍵詞】SAP;采購收貨;發(fā)票校驗;集成;影響
mySAP ERP系統(tǒng)是一種可以實現(xiàn)跨地區(qū)、跨部門、甚至跨公司整合實時信息的企業(yè)管理信息系統(tǒng),講究賬實相符和集成。正確理解和掌握SAP系統(tǒng)采購收貨和發(fā)票校驗的集成性對會計業(yè)務(wù)的影響,可以為物料數(shù)據(jù)分析和成本數(shù)據(jù)分析提供有力工具,保證數(shù)據(jù)真實、完整、實時和豐富,為企業(yè)管理者提供決策支持。
一、 關(guān)于SAP系統(tǒng)的簡要介紹
mySAP ERP系統(tǒng)是德國SAP公司在全球廣泛推廣的管理軟件系統(tǒng),約有120多個國家的超過19300家集團運行SAP系統(tǒng)。mySAP ERP系統(tǒng)能夠使會計的核算監(jiān)督管理職能和業(yè)務(wù)緊密聯(lián)系在一起,從而使計劃、預(yù)算、監(jiān)控、分析的觸角直接深入企業(yè)各個職能部門的終端,為企業(yè)的運作提供決策支持。
作為一種企業(yè)資源計劃系統(tǒng),SAP系統(tǒng)具備兩大特點:一是基于配置而不是基于開發(fā),最大限度降低實施的風險;二是分模塊管理,相互集成。采購收貨和基于收貨的發(fā)票校驗功能充分體現(xiàn)了SAP系統(tǒng)物流模塊和財務(wù)模塊的集成關(guān)系。
通過基于收貨的發(fā)票校驗,系統(tǒng)可以從采購訂單和收貨中獲取相關(guān)數(shù)量和金額的信息;完成過賬動作時,數(shù)據(jù)實時自動傳入財務(wù)會計模塊。二者通過一個中轉(zhuǎn)科目“GR/IR”(相當于物資采購科目)對清結(jié)轉(zhuǎn),并要求財務(wù)人員完成三單包括采購訂單、收貨和發(fā)票校驗的匹配審核工作,加強了內(nèi)部控制管理機制。
二、采購收貨和發(fā)票校驗?zāi)Ｊ?/p>
(一)采購收貨的模式
采購收貨按照系統(tǒng)配置的移動類型執(zhí)行完成,例如通常以編碼101作為采購收貨的移動類型。
采購訂單收貨是執(zhí)行采購訂單的一個環(huán)節(jié),屬于采購和倉儲部門的職責范圍,系統(tǒng)通過自動記賬功能生成會計憑證。
(二)發(fā)票校驗的模式。收到發(fā)票后,通過發(fā)票校驗實現(xiàn)應(yīng)付賬款掛賬。
在SAP系統(tǒng)中,輸入發(fā)票可以有三種模式:
1.參照采購訂單。操作人員只需要輸入采購訂單號,系統(tǒng)會根據(jù)采購收貨情況,自動帶入發(fā)票的數(shù)量、金額、稅率和付款條款等項目。如果實際收到的發(fā)票和默認值有差異,在容差限制額度內(nèi)可以更改。
2.參照采購收貨單。這種方法同(一)的操作相似,不同之處在于輸入發(fā)票時選擇參照收貨單號。
3.不做參照,手工在財務(wù)模塊處理。這種方法不集成,由財務(wù)人員手工輸入發(fā)票項,分別計入總賬、存貨或固定資產(chǎn)。
本文僅考慮參照采購訂單及采購收貨單、要求基于收貨進行發(fā)票校驗的模式。
三、影響會計科目的因素
收貨及發(fā)票校驗動作完成后,系統(tǒng)按照預(yù)先配置設(shè)定的科目自動生成會計憑證。涉及的會計科目主要受以下因素影響:
(一)存貨計價方法
SAP比較典型的兩種存貨計價方法為標準成本價和移動平均價。
(二)收貨與發(fā)票校驗的先后次序
一種為已收到發(fā)票未收到貨的情況,發(fā)票晚于收貨,通常稱之為GNB;
另一種為已收到貨未收到發(fā)票的情況,收貨晚于發(fā)票,通常稱之為BNG。
物資采購科目在SAP系統(tǒng)中通常設(shè)置為“GR/IR”,主要用于收貨和發(fā)票校驗時的過渡科目。
四、采購收貨和發(fā)票校驗的集成性對財務(wù)會計的業(yè)務(wù)影響
(一)GNB/標準成本價
發(fā)票價差是發(fā)票價格和采購訂單價格之間形成的差異,計入“材料成本差異”會計科目。
(二)GNB/移動平均價
收貨時直接按采購訂單計入存貨價值;收發(fā)票時的價差,視庫存充足與否影響科目。
1.如果庫存充足,系統(tǒng)直接更新庫存價值;
2.如果庫存低于發(fā)票數(shù)量,按庫存比例追加到庫存價值,不足部分計入“材料成本差異”科目。
(三)BNG/標準成本價
收到發(fā)票進行校驗時,按發(fā)票金額計入“GR/IR”;收貨時按照標準成本計入存貨科目,采購訂單與發(fā)票之間的差異計入“材料成本差異”科目。
(四)BNG/移動平均價
收到發(fā)票進行校驗時,按發(fā)票金額計入“GR/IR”;收貨時按照采購訂單價格計入存貨科目,采購訂單與發(fā)票之間的差異計入“材料成本差異”科目。
五、現(xiàn)舉例說明如下(為賬目清晰起見,以下事例均不考慮增值稅)
標準成本價:20元/件(初始移動平均價:25元/件)
采購訂單價:23元/件 發(fā)票價格:22元/件
初始庫存數(shù)量:100件收貨:100件 發(fā)貨:120件
(一)GNB/標準成本價
收貨時:
借:存貨20×100=2 000
材料成本差異 3×100=300
貸:GR/IR 23×100=2 300
收到發(fā)票校驗時:
借:GR/IR23×100=2 300
貸:應(yīng)付賬款―供應(yīng)商 22×100=2 200
材料成本差異1×100=100
(二)GNB/移動平均價/庫存充足
收貨時:
借:存貨 23×100=2 300
貸:GR/IR 23×100=2 300
收到發(fā)票校驗時:
借:GR/IR23×100=2 300
貸:應(yīng)付賬款―供應(yīng)商22×100=2 200
存貨 1×100=100
(三)GNB/移動平均價/庫存不足
收貨時:
借:存貨23×100=2 300
貸:GR/IR23×100=2 300
發(fā)貨時的移動平均價為(25×100+2 300)/200=24元/件
借:成本或其他類科目24×120=2 880
貸:存貨24×120=2 880
收到發(fā)票校驗時:
借:GR/IR23×100=2 300
貸:應(yīng)付賬款―供應(yīng)商22×100=2 200
存貨1×80=80
材料成本差異1×20=20
(四)BNG/標準成本價
收到發(fā)票校驗時:
借:GR/IR 23×100=2 300
貸:應(yīng)付賬款―供應(yīng)商22×100=2 200
材料成本差異 1×100=100
收貨時:
借:存貨20×100=2 000
材料成本差異3×100=300
貸:GR/IR23×100=2 300
(五)BNG/移動平均價
收到發(fā)票校驗時:
借:GR/IR23×100=2 300
貸:應(yīng)付賬款―供應(yīng)商 22×100=2 200
材料成本差異1×100=100
收貨時:
借:存貨 22×100=2 200
材料成本差異1×100=100
貸:GR/IR23×100=2 300
每月末收貨和發(fā)票校驗完畢,會計人員通過執(zhí)行SAP系統(tǒng)的事務(wù)碼,可以按照系統(tǒng)后臺配置對GR/IR科目自動進行評估結(jié)轉(zhuǎn),分別按照貨到票未到或票到貨未到的情況結(jié)轉(zhuǎn)至應(yīng)付賬款暫估或在途物資。
如果考慮增值稅發(fā)票,系統(tǒng)也可以通過配置稅率及其運算參數(shù),在發(fā)票校驗過賬時自動計算,并自動檢查是否正確,予以提示性的警告信息,完全正確匹配后才可以過賬生成會計憑證。
企業(yè)在實施ERP系統(tǒng)上線時,需要綜合考慮本單位的采購管控需求,制訂合理的配置方案,避免采購差異過大造成的未分攤或未分配過大,確保物料賬運行平穩(wěn),系統(tǒng)運行的產(chǎn)品成本與實際成本趨于一致,為企業(yè)管理者提供決策支持。
【參考文獻】
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一、銀企互聯(lián)系統(tǒng)――實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)處理系統(tǒng)與銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成高效作業(yè)
（一）銀企互聯(lián)背景 隨著公司業(yè)務(wù)規(guī)模的逐漸增大，大量的收付款業(yè)務(wù)操作業(yè)務(wù)需要在網(wǎng)上銀行進行；但網(wǎng)上銀行同企業(yè)的財務(wù)處理系統(tǒng)沒有任何對接，所有這些業(yè)務(wù)需要人工跟進查詢收付款、取回單，并將該信息同步到企業(yè)的財務(wù)信息系統(tǒng)（如ERP系統(tǒng)等）中；這種跨平臺操作網(wǎng)上銀行和財務(wù)信息管理系統(tǒng)的方法，會產(chǎn)生查詢不便，數(shù)據(jù)不同步，人工錄入數(shù)據(jù)存在出錯等問題；所以傳統(tǒng)的單點作業(yè)方式不僅使企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)同銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)不同步，而且數(shù)據(jù)量巨大，導(dǎo)致人工投入也很多。
（二）業(yè)務(wù)優(yōu)化思路 筆者所在的公司在2009年6～8月上線了銀企互聯(lián)系統(tǒng)，上線后有了以下改進：一是信息的同步性大大提高：上線之前，企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)和銀行數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)是兩個獨立的系統(tǒng)，系統(tǒng)之間的往來業(yè)務(wù)處理需要依據(jù)紙質(zhì)單據(jù)的傳遞和手工錄入的處理。由于單據(jù)傳遞的滯后性等因素導(dǎo)致兩個系統(tǒng)數(shù)據(jù)時常不一致，同步性太差；上線之后，銀企互聯(lián)有機集成了企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)和銀行業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，往來款通過系統(tǒng)的對接可以同時在兩個系統(tǒng)之間產(chǎn)生信息記錄，提高了銀企之間業(yè)務(wù)信息的同步性。二是信息處理的準確度和效率大大提高：上線之前，資金往來需要根據(jù)銀行賬單手工輸入企業(yè)的系統(tǒng)，不僅效率低而且難免有出錯的時候；上線之后，ERP系統(tǒng)中的客戶往來信息憑證可以自動生成，避免了手工的低效率和誤操作，提高了財務(wù)工作的效率和準確率。三是數(shù)據(jù)的安全保障級別進一步提升：上線之前，銀企之間的資金往來大部分節(jié)點采用手工控制，在人手緊張的階段出現(xiàn)過不相容崗位集一人的情況，導(dǎo)致時常發(fā)生錯誤甚至舞弊；上線之后，對于原始數(shù)據(jù)的提報、業(yè)務(wù)內(nèi)容審核、資金劃轉(zhuǎn)的審批等分別有不同的崗位設(shè)置不同的權(quán)限進行操作，實現(xiàn)了流程化控制。通過系統(tǒng)定期自動提示更換密碼等系統(tǒng)流程控制，更有利于防止錯誤和舞弊。
（三）系統(tǒng)上線后的再生風險防范 由于上線該系統(tǒng)后，款項的往來、費用的報銷等全部在系統(tǒng)中進行，可能會由于兩個以上的人員互相串通而使企業(yè)的資金輕而易舉的轉(zhuǎn)了出去。由此，整體層面上，企業(yè)需要對員工的道德進行正面引導(dǎo)，加強員工的道德守則控制。具體控制層面上，包括：使不相容的權(quán)限不能集中在一個人身上；對系統(tǒng)審批的授權(quán)需要更加嚴格；定期更換權(quán)限密碼，防止泄露；加強對審批的紙質(zhì)單據(jù)的定期檢查，防止造假及舞弊。
二、客戶訂單管理系統(tǒng)――整合企業(yè)與客戶間資源，提高訂單管控效率
（一）客戶訂單管理系統(tǒng)背景 在傳統(tǒng)的從下訂單到發(fā)貨（假設(shè)制造商的產(chǎn)品通過經(jīng)銷商賣給最終用戶）的處理流程中，會有以下幾個方面的不便：一是訂單處理效率低下，經(jīng)銷商通過傳真等手工方式進行，制造商的業(yè)務(wù)部門再用電話等方式確認后通過手工錄入發(fā)貨系統(tǒng)，這樣導(dǎo)致處理時間的緩慢和低效率。二是訂單運行透明性較差，經(jīng)銷商自下訂單之日起，該訂單在制造商倉庫里是否有是不知道的。若沒有，何時排產(chǎn)、何時生產(chǎn)、何時入庫、何時發(fā)貨等都需要人工的溝通，不能對該訂單進行實時跟蹤和監(jiān)控。三是制造商和經(jīng)銷商或客戶的信息共享性較差，一方面，客戶對于制造商的庫存等信息的溝通停留在人工處理層面，效率低下；另一方面，制造商對于已經(jīng)售出的產(chǎn)品跟蹤情況（比如最終客戶的背景資料、跟蹤服務(wù)狀況等）難以持續(xù)，這對于制造商對后期的產(chǎn)品規(guī)劃很不利。
（二）客戶訂單管理業(yè)務(wù)優(yōu)化思路 依托ERP系統(tǒng)上線客戶訂單管理系系統(tǒng)后，上述問題得到了極大程度的改善：訂單處理快捷、方便，經(jīng)銷商通過該網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以遠程下訂單，解決了手工處理訂單可能涉及信息失真及處理的低效率問題；訂單運行透明、高效，經(jīng)銷商通過該系統(tǒng)的終端，可以隨時查詢自己所下訂單的分配、生產(chǎn)、驗收、儲存、發(fā)運等過程；避免了因為訂單狀態(tài)與制造商的來回溝通，使信息傳遞更為高效。制造商與經(jīng)銷商信息高度共享：一方面，經(jīng)銷商可隨時查詢制造商的庫存情況及賬款往來情況，對于經(jīng)銷商快速撲捉商機提供了便利；另一方面，對于制造商來說，該系統(tǒng)可以幫其隨時掌握產(chǎn)品在經(jīng)銷商的出入庫及存貨管理情況、及時監(jiān)控產(chǎn)品是否超期、經(jīng)銷商賣給最終用戶的價格是否符合其銷售政策、經(jīng)銷商對于意向客戶的跟蹤管理情況及保有客戶的回訪等維護情況。及時指導(dǎo)經(jīng)銷商改進管理，提高客戶滿意度，促進產(chǎn)品的銷售。通過筆者所在公司2008年～2009年上線前后的對比變化：該系統(tǒng)縮短了80%的訂單處理時間，有效的加快了物流、信息流、財務(wù)流的同步速度，提升了客戶滿意度。
（三）需要防范的風險 該系統(tǒng)雖然極大地方便了客戶，但也存在一些系統(tǒng)風險：由于客戶訂單操作失誤導(dǎo)致發(fā)錯產(chǎn)品時常存在，所以需要對客戶經(jīng)常進行培訓以使其能夠熟練掌握；客戶隨時下訂單及取消訂單，對制造商安排生產(chǎn)造成了極大不便，需要對訂單處理制定嚴格的管理制度；由于該系統(tǒng)的開放性可能會導(dǎo)致制造商或經(jīng)銷商的某些信息泄露，需要雙方加強信息系統(tǒng)安全的防護。
三、采購信息管理系統(tǒng)――整合企業(yè)與供應(yīng)商資源，提升采購管理效率
（一）采購信息管理系統(tǒng)背景 傳統(tǒng)的采購管理在信息化環(huán)境下面臨以下問題：供應(yīng)商管理方面，沒有系統(tǒng)化的、詳細的資供應(yīng)商信息庫，檔案維護量巨大、查詢效率極低，不利于形成一個公司戰(zhàn)略供應(yīng)商體系的建立；成本管理方面，無成本豎向、橫向分析信息庫，成本對比分析比較困難，不能為采購員提供有效的降成本談判依據(jù)；成本分析方面，基礎(chǔ)報價資料手工收集，效率低；合同管理方面，合同手工管理數(shù)據(jù)量大，查詢不便，與供應(yīng)商傳遞合同方式效率很低；采購信息管理方面，供應(yīng)商與采購方通過EMAIL、傳真信息交流，易出現(xiàn)信息發(fā)送不及時、混亂、漏發(fā)等問題。
（二）采購信息管理業(yè)務(wù)優(yōu)化思路 筆者所在公司近期上線了采購信息管理系統(tǒng)的，從采購部門得到的反饋來看，實現(xiàn)以下業(yè)務(wù)的優(yōu)化。供應(yīng)商管理方面，建立統(tǒng)一的供應(yīng)商電子信息庫，通過對企業(yè)的四百多家供應(yīng)商分類管理，使供應(yīng)相同件的供應(yīng)商進行優(yōu)化整合，減少了25%的供應(yīng)商數(shù)量，提高了對供應(yīng)商的管理水平；成本管理方面，以系統(tǒng)為支撐建立縱橫價格信息庫，通過系統(tǒng)集成，快速生成參考目標價，不僅為成本談判提供較為準確的數(shù)據(jù)支撐，而且為內(nèi)部成本管理也提供了較好的支撐，信息傳遞及時高效，通過互聯(lián)網(wǎng)競價還可以降低費用、提高效率；成本分析方面，通過建立縱橫價格信息庫，可以從不同緯度對成本數(shù)據(jù)進行抓取，有利于成本分析快速、高效；合同管理方面，通過系統(tǒng)自動生成合同并管理，對于公司簽訂諸如鋼材等隨行就市的產(chǎn)品提供了極大方便；同時，還可以實現(xiàn)異地談判和合同電子簽章，避免了紙質(zhì)合同的低效率；信息管理方面，通過統(tǒng)一的供應(yīng)商管理平臺信息交互，實現(xiàn)了供需雙方的資源高效共享，提高了溝通的效率和效果。
（三）需要注意的事項 對于采購信息管理系統(tǒng)，一方面，提供了一個較好的信息共享平臺。但共享的同時導(dǎo)致某些信息的保密性降低，所以需要加強采購管理的控制水平，使其能夠?qū)崿F(xiàn)采購方和供應(yīng)商的雙贏；另一方面， 該系統(tǒng)僅僅是一個采購管理的平臺，用以提升采購管理效率，但本身是不會帶來成本的降低，需要更多的依賴人去溝通和談判，來完成成本的降低。
四、倉庫管理系統(tǒng)――提高庫存物流與信息流的一致性，提升存貨管理水平
（一）倉庫管理系統(tǒng)背景 對于大中型制造企業(yè)來說，由于存貨品種的多樣性及及性狀的復(fù)雜性，現(xiàn)代倉庫管理面臨諸多的問題：作業(yè)效率低問題，靠手工在辦公室PC把業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入ERP系統(tǒng)，不能移動、不實時、操作不方便；庫存不準確問題，事后手工錄入ERP單據(jù)繁瑣易錯、數(shù)據(jù)延遲，導(dǎo)致ERP庫存數(shù)據(jù)不準確、不及時；出入庫常發(fā)生錯漏問題，出入庫時靠人工核對物品、數(shù)量容易錯漏，導(dǎo)致發(fā)錯料、收錯貨，影響生產(chǎn)和服務(wù)質(zhì)量；物資積壓問題，即使建立了先進先出的物資管理規(guī)定，也會發(fā)生由于沒有系統(tǒng)控制導(dǎo)致發(fā)貨隨意性太大，先入庫的物資隨著時間的推移變成了積壓物資，造成存貨積壓損失。
（二）物流管理業(yè)務(wù)優(yōu)化思路 筆者所在公司通過上線倉庫管理系統(tǒng)有效解決了上述問題：通過倉庫管理系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)的對接，利用掃描槍、條形碼識別等工具，實現(xiàn)物資的入庫、倉儲、出庫等環(huán)節(jié)的電子化，提高了該管理環(huán)節(jié)的物流和信息流的一致性；相比之前公司對于兩萬多個品種的零部件實行手工的操作導(dǎo)致物流和信息流不一致來說，此系統(tǒng)穩(wěn)步提升了賬實相符率，為采購等后續(xù)管理行為提供較為可靠的庫存決策依據(jù)；通過ERP系統(tǒng)與倉庫管理系統(tǒng)對接，減少了手工操作，節(jié)省了人工成本；通過系統(tǒng)來管理和規(guī)范作業(yè)員作業(yè)，提高了作業(yè)人員的工作效率，管控了作業(yè)人員未按流程的弊端，使上下工序的連接性更加緊密；通過庫齡管理模塊，利用系統(tǒng)嚴格執(zhí)行先進先出的辦法，縮短物資在倉庫的放置周期，提高倉庫面積的利用率及周轉(zhuǎn)率
（三）需要關(guān)注的問題 包括：一是倉庫管理系統(tǒng)使收發(fā)貨及與供應(yīng)商的結(jié)算等交易處理依賴于系統(tǒng)中的BOM（物料清單）和已經(jīng)維護的價格作為依據(jù)，缺乏可視軌跡。由此需要加強對系統(tǒng)中BOM清單及結(jié)算價的維護和管理，防范由此帶來的成本及結(jié)算的錯誤。二是倉庫管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)為兩套獨立的系統(tǒng)，如果兩者接口做的不好，會導(dǎo)致兩套系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不一致，更加難以為管理提供可靠地數(shù)據(jù)支撐。由此，對于接口一定要充分重視，做好后先進行有效模擬，成功后方可上線。三是倉庫管理系統(tǒng)為外部系統(tǒng)，系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性和保密性管理難度大。由此，應(yīng)有系統(tǒng)管理部門制定相應(yīng)的流程標準，做好權(quán)限和主要節(jié)點的控制，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。
對于大中型公司來說，上述信息系統(tǒng)能否促進企業(yè)業(yè)務(wù)處理的優(yōu)化，應(yīng)關(guān)注兩個方面的問題：第一，信息系統(tǒng)的實施必須立足于企業(yè)所處的環(huán)境實際情況，直面企業(yè)治理薄弱環(huán)節(jié)，從企業(yè)管理控制的實際角度出發(fā)，做好業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制與信息系統(tǒng)控制的融合，避免與企業(yè)實際格格不入的“空降兵”式信息系統(tǒng)；第二，關(guān)注信息系統(tǒng)本身的風險。一方面，需要堅持在上述信息系統(tǒng)的規(guī)劃、分析、設(shè)計、實施、變更和維護方面做好預(yù)防性控制；另一方面，做好上述信息系統(tǒng)的輸入、處理及輸出等環(huán)節(jié)的應(yīng)用控制，確保信息系統(tǒng)控制的完整性、準確性、經(jīng)過授權(quán)和訪問控制。在此基礎(chǔ)上，定期評價上述信息系統(tǒng)控制措施的效果，及時反饋和改進，使信息系統(tǒng)更好的服務(wù)于業(yè)務(wù)的運行，達到企業(yè)在上述環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)處理優(yōu)化的加成效果。
關(guān)鍵詞：營改增 運輸費用 用友U8 處理
中圖分類號：F275 文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914（2016）12-115-03
2013年12月財稅【2013】106號文件規(guī)定，從2014年1月1日起，鐵路運輸業(yè)由營業(yè)稅改征增值稅，自此全部交通運輸服務(wù)均納入增值稅征稅范籌。“營改增”后，在商品交易過程中，運輸費用的承擔方及支付方式影響著交易雙方的賬務(wù)處理、涉稅金額，根據(jù)運輸費承擔方及支付方式的不同可以將運輸費用的處理分為以下幾種情況：一是運輸公司的發(fā)票（專用發(fā)票）開給采購方，運輸費由銷售方先行墊付，后再向采購方收回；二是運輸公司的發(fā)票（專用發(fā)票）開給銷售方，運輸費由銷售方負擔；三是小規(guī)模納稅人運輸公司開出的運輸發(fā)票（普通發(fā)票），不涉及到稅費抵扣。隨著會計信息化的推廣和運用，如何在用友U8―V10.1軟件中對上述幾種運輸費用進行處理，操作過程中有哪些注意事項？本文通過實例逐一對其進行分析探討。
一、運輸公司的發(fā)票（專用發(fā)票）開給采購方，運輸費由銷售方先行墊付，后再向采購方收回
任務(wù)描述一：4月1日，銷售員與某公司簽訂銷售合同，銷售男士普通太陽鏡4000副，無稅單價90元，增值稅稅率17%。合同約定，當日發(fā)出貨物并開出增值稅發(fā)票（票號為XS5678，價稅合計421200元），同日收到并轉(zhuǎn)交運輸公司開出的運費增值稅發(fā)票（票號為YFZ0001，運費930元，稅率為11%，價稅合計1032.3），運輸費先行由銷售方以現(xiàn)金支票方式墊付，增值稅發(fā)票和運費發(fā)票隨貨送出，款項尚未收到。
（一）銷售方的業(yè)務(wù)處理
操作流程：
崗位說明：銷售員負責填制銷售訂單（審核）、生成發(fā)貨單（審核）、銷售專用發(fā)票的生成（復(fù)核）、填制代墊運費單（審核）；倉管員負責生成出庫單（審核）；會計負責應(yīng)收單據(jù)審核及制單、銷售成本記賬及生成憑證。
操作步驟：
1.填制、審核銷售訂單。供應(yīng)鏈銷售管理銷售訂貨銷售訂單增加錄入銷售訂單資料保存審核。
2.生成、審核銷售發(fā)貨單。供應(yīng)鏈銷售管理銷售發(fā)貨發(fā)貨單生單保存審核。
3.生成銷售專用發(fā)票。供應(yīng)鏈銷售管理銷售_票銷售專用發(fā)票（參照發(fā)貨單）生成錄入發(fā)票號碼保存。
4.填制代墊運費單。供應(yīng)鏈銷售管理銷售開票銷售專用發(fā)票代墊代墊費用單（注意：費用項目為“運輸費”、代墊金額為“1032.3”）保存。
5.審核代墊單。供應(yīng)鏈銷售管理代墊費用代墊費用單審核（找到相應(yīng)費用單）。
6.復(fù)核銷售發(fā)票。供應(yīng)鏈銷售管理銷售開票銷售專用發(fā)票復(fù)核（找到相應(yīng)銷售發(fā)票）。
7.銷售出庫單。供應(yīng)鏈庫存管理出庫業(yè)務(wù)銷售出庫單生單保存審核。
8.應(yīng)收單據(jù)審核。應(yīng)收款管理應(yīng)收單據(jù)處理應(yīng)收單據(jù)審核過濾審核（選中銷售專用發(fā)票、代墊費用單）。
9.應(yīng)收單據(jù)制單。應(yīng)收款管理制單處理過濾（注意：過濾條件為“發(fā)票制單”、“應(yīng)收單制單”）制單（注意：分別生成銷售專用發(fā)票、代墊運費應(yīng)收憑證）保存。
銷售專用發(fā)票生成憑證：
借：應(yīng)收賬款 421200
貸：主營業(yè)務(wù)收入 360000
應(yīng)交稅費―增值稅―銷項稅 61200
代墊運費生成憑證：
借：應(yīng)收賬款 1032.3
貸：銀行存款 1032.3
10.銷售成本確認（存貨記賬、生成憑證）。供應(yīng)鏈存貨管理業(yè)務(wù)核算正常單據(jù)記賬過濾選定單據(jù)記賬財務(wù)核算生成憑證選擇查詢條件“銷售出庫單”生成憑證保存。
借：主營業(yè)務(wù)成本 300000
貸：庫存商品 300000
（二）采購方的業(yè)務(wù)處理
操作流程：
崗位說明：采購員負責填制采購訂單（審核）、采購到貨單（審核）、采購專用發(fā)票的生成、填制運費專用票、結(jié)算（手工）；倉管員負責生成入庫單（審核）；會計負責應(yīng)付單據(jù)審核及制單、存貨記賬及生成憑證。
操作步驟：
1.填制、審核采購訂單。供應(yīng)鏈采購管理采購訂貨采購訂單增加錄入采購訂單資料保存審核。
2.生成、審核到貨單。供應(yīng)鏈采購管理采購到貨到貨單生單（采購訂單）保存審核。
3.生成、審核采購入庫單。供應(yīng)鏈庫存管理入庫業(yè)務(wù)采購入庫單生單（采購到貨單（藍字））過濾選單保存審核。
4.生成采購專用發(fā)票。供應(yīng)鏈采購管理采購發(fā)票采購專用發(fā)票生單（入庫單）過濾選單保存；（注意修改發(fā)票號）。
5.填制運費專用發(fā)票。供應(yīng)鏈采購管理采購發(fā)票采購專用發(fā)票增加錄入運費專用發(fā)票資料（注意：存貨名稱為“運輸費”，數(shù)量為“1”，原幣單價為“930”，稅率確認或編輯為“11”）保存。
6.采購手工結(jié)算。供應(yīng)鏈采購管理采購結(jié)算手工結(jié)算過濾結(jié)算條件選單（選中上窗格的采購專用發(fā)票和運費專用發(fā)票，再選中下窗格中對應(yīng)的入庫單）費用分攤（按數(shù)量）結(jié)算確定。
7.應(yīng)付單據(jù)審核。應(yīng)付款管理應(yīng)付單據(jù)處理應(yīng)付單據(jù)審核過濾選擇單據(jù)（全選）審核。
8.應(yīng)付單據(jù)制單。應(yīng)付款管理應(yīng)付單據(jù)處理制單處理過濾（發(fā)票制單）制單（注意：分別生成采購專用發(fā)票、運費發(fā)票應(yīng)付憑證）保存。
采購專用發(fā)票生成憑證：
借：材料采購 360000
應(yīng)交稅費―增值稅―進項稅 61200
貸：應(yīng)付賬款 421200
運費發(fā)票生成憑證：
借：材料采購 930
應(yīng)交稅費―增值稅―進項稅 102.3
貸：應(yīng)付賬款 1032.3
9.采購成本確認（存貨記賬、生成憑證）。供應(yīng)鏈存管理業(yè)務(wù)核算正常單據(jù)記賬過濾選定單據(jù)記賬財務(wù)核算生成憑證選擇查詢條件“采購入庫單（報銷記賬）”生成憑證。
借：庫存商品 360930
貸：材料采購 360930
二、運輸公司的發(fā)票（專用發(fā)票）開給銷售方，運輸費由銷售方負擔
這種業(yè)務(wù)相當于銷售方為了銷售支付了一筆銷售費用，按照稅法規(guī)定，企業(yè)不論是因為采購，還是銷售只要收到運輸發(fā)票，都可以把運輸發(fā)票拿到稅務(wù)局認證，并確認11%的進項稅額。所以銷售方可以通過“采購模塊”的采購專用發(fā)票來反映該筆業(yè)務(wù)。
任務(wù)描述二：4月12日，銷售批發(fā)部與某公司簽訂銷售合同，出售女士普通太陽鏡4000副，無稅單價108元，增值稅稅率為17%。合同約定，當日發(fā)出貨物并開出增值稅發(fā)票（票號為XS5680，價稅合計505440元），貨物委托運輸公司托運，運輸公司開出的運費增值稅發(fā)票（票號為YFZ0004，運費1000元，稅率為11%，價稅合計1110），運輸費由銷售方負擔并以轉(zhuǎn)賬支票方式支付。
操作流程：
崗位說明：銷售員負責填制銷售訂單（審核）、生成發(fā)貨單（審核）、銷售專用發(fā)票的生成（復(fù)核）；采購員負責填制運費專用發(fā)票（審核）；倉管員負責生成出庫單（審核）；會計負責應(yīng)付單據(jù)審核及制單、應(yīng)收單據(jù)審核及制單、銷售成本記賬及生成憑證。
操作步驟：
1.填制、審核銷售訂單。供應(yīng)鏈銷售管理銷售訂貨銷售訂單增加錄入銷售訂單資料保存審核。
2.生成、審核銷售發(fā)貨單。供應(yīng)鏈銷售管理銷售發(fā)貨發(fā)貨單生單保存審核。
3.生成銷售專用發(fā)票。供應(yīng)鏈銷售管理銷售開票銷售專用發(fā)票（參照發(fā)貨單）生成錄入發(fā)票號碼保存 復(fù)核。
4.填制、審核運費專用發(fā)票。供應(yīng)鏈采購管理采購發(fā)票采購專用發(fā)票增加錄入運費專用發(fā)票資料（注意：存貨名稱為“運輸費”，數(shù)量為“1”，原幣單價為“1000”，稅率確認或編輯為“11”）保存現(xiàn)付錄入結(jié)算方式及金額（注意：結(jié)算方式轉(zhuǎn)賬支票，結(jié)算金額1110）確定。
5.銷售出庫單。供應(yīng)鏈庫存管理出庫業(yè)務(wù)銷售出庫單生單保存審核。
6.應(yīng)付單據(jù)審核。應(yīng)付款管理應(yīng)付單據(jù)處理應(yīng)付單據(jù)審核過濾選擇單據(jù)（全選）審核。
7.應(yīng)付單據(jù)制單。應(yīng)付款管理應(yīng)付單據(jù)處理制單處理過濾（現(xiàn)結(jié)制單）制單保存。
借：銷售費用 1000
應(yīng)交稅費―增值稅―進項稅 110
貸：銀行存款 1110
8.應(yīng)收單據(jù)審核。應(yīng)收款管理應(yīng)收單據(jù)處理應(yīng)收單據(jù)審核過濾審核。
9.應(yīng)收單據(jù)制單。應(yīng)收款管理制單處理過濾（注意：過濾條件為“發(fā)票制單”）制單保存。
借：應(yīng)收賬款 505440
貸：主營業(yè)務(wù)收入 432000
應(yīng)交稅費―增值稅―銷項稅 73440
10.銷售成本確認（存貨記賬、生成憑證）。供應(yīng)鏈存貨管理業(yè)務(wù)核算正常單據(jù)記賬過濾選定單據(jù)記賬財務(wù)核算生成憑證選擇查詢條件“銷售出庫單”生成憑證保存。
借：主營業(yè)務(wù)成本 320000
貸：庫存商品 320000
三、小規(guī)模納稅人運輸公司開出的運輸發(fā)票（普通發(fā)票），不涉及到稅費抵扣
根據(jù)稅法規(guī)定，對于取得小規(guī)模納稅人交通運輸企業(yè)開具的普通發(fā)票，由于其不能抵扣，因此企業(yè)收到這種類型的運費單據(jù)時，不能按“營改增“之前的方法將運費的7%計入進項稅，而應(yīng)全額計入相關(guān)的費用或成本科目。
任務(wù)描述三：4月16日，銷售部與某公司簽訂銷售合同，出售兒童精品太陽鏡5000副，無稅單價88元，增值稅稅率為17%。合同約定，當日發(fā)出貨物并開出增值稅發(fā)票（票號為XS5688，價稅合計514800元），貨物委托運輸公司托運，運輸公司是小規(guī)模納稅人，開出的普通運費發(fā)票，金額為1200元，款項尚未結(jié)算。
（一）銷售方承擔運費的業(yè)務(wù)處理
操作流程：
崗位說明：銷售員負責填制銷售訂單（審核）、生成發(fā)貨單（審核）、銷售專用發(fā)票的生成（復(fù)核）、填制銷售費用支出單；倉管員負責生成出庫單（審核）；會計負責應(yīng)付單據(jù)審核及制單、應(yīng)收單據(jù)審核及制單、銷售成本記賬及生成憑證。
操作步驟：
1.填制、審核銷售訂單。
2.生成、審核銷售發(fā)貨單。
3.生成銷售專用發(fā)票。
這三個操作步驟同任務(wù)描述二的前三個步驟相同。
4.填制銷售費用支出單。供應(yīng)鏈銷售管理費用支出銷售費用支出單增加錄入運輸費用資料（注意：費用項目為“運輸費”、支出金額為“1200”、單據(jù)流向為“其他應(yīng)付單”、費用供貨商名稱為“運輸公司”）保存審核。
5.銷售出庫單。供應(yīng)鏈庫存管理出庫業(yè)務(wù)銷售出庫單生單保存審核。
6.應(yīng)付單據(jù)審核、制單。應(yīng)付款管理應(yīng)付單據(jù)處理應(yīng)付單據(jù)審核過濾選擇單據(jù)（全選）審核立即制單保存。
借：銷售費用 1200
貸：應(yīng)付賬款 1200
7.應(yīng)收單據(jù)審核。應(yīng)收款管理應(yīng)收單據(jù)處理應(yīng)收單據(jù)審核過濾審核。
8.應(yīng)收單據(jù)制單。應(yīng)收款管理制單處理過濾（注意：過濾條件為“發(fā)票制單”）制單保存。
借：應(yīng)收賬款 514800
貸：主營業(yè)務(wù)收入 440000
應(yīng)交稅費―增值稅―銷項稅 74800
9.銷售成本確認（存貨記賬、生成憑證）。供應(yīng)鏈存貨管理業(yè)務(wù)核算正常單據(jù)記賬過濾選定單據(jù)記賬財務(wù)核算生成憑證選擇查詢條件“銷售出庫單”生成憑證保存。
借：主營業(yè)務(wù)成本 350000
貸：庫存商品 350000
注意：根據(jù)稅法規(guī)定，銷售方收到小規(guī)模納稅人交通運輸企業(yè)開具的普通發(fā)票，不能抵扣企業(yè)的銷項稅，列入銷售費用，通過銷售費用支出單反映。因此須先調(diào)整費用支出單單據(jù)格式，把表頭項目中的“單據(jù)流向”、“費用供應(yīng)商編碼”顯示出來，從而使單據(jù)流向中可以選擇“其他應(yīng)付單”，形成應(yīng)付賬款。
（二）采購方承擔運費的業(yè)務(wù)處理
操作流程：
崗位說明：采購員負責填制采購訂單（審核）、采購到貨單（審核）、采購專用發(fā)票的生成、填制運費普通發(fā)票、結(jié)算（手工）；倉管員負責生成入庫單（審核）；會計負責應(yīng)付單據(jù)審核及制單、存貨記賬及生成憑證。
操作步驟：
1.填制、審核采購訂單。
2.生成、審核到貨單。
3.生成、審核采購入庫單。
4.生成采購專用發(fā)票。
這四個操作步驟同任務(wù)描述一采購方的前四個步驟相同。
5.填制運費普通發(fā)票。供應(yīng)鏈采購管理采購發(fā)票采購專用發(fā)票增加錄入運費普通發(fā)票資料（注意：存貨名稱為“運輸費”，數(shù)量為“1”，原幣單價為“1200”，稅率為“0”）保存。
6.采購手工結(jié)算。供應(yīng)鏈采購管理采購結(jié)算手工結(jié)算過濾結(jié)算條件選單（選中上窗格的采購專用發(fā)票和運費發(fā)票，再選中下窗格中對應(yīng)的入庫單，輸入分攤金額“1200”）費用分攤（按數(shù)量）分攤結(jié)算確定。
7.應(yīng)付單據(jù)審核。應(yīng)付款管理應(yīng)付單據(jù)處理應(yīng)付單據(jù)審核過濾選擇單據(jù)審核。
8.應(yīng)付單據(jù)制單。應(yīng)付款管理應(yīng)付單據(jù)處理制單處理過濾（發(fā)票制單）制單（合并制單）保存。
借：材料采購 441200
應(yīng)交稅費―增值稅―進項稅 74800
貸：應(yīng)付賬款 516000
9.采購成本確認（存貨記賬、生成憑證）。供應(yīng)鏈存貨管理業(yè)務(wù)核算正常單據(jù)記賬過濾選定單據(jù)記賬財務(wù)核算生成憑證選擇查詢條件“采購入庫單（報銷記賬）”生成憑證。
借：庫存商品 441200
貸：材料采購 441200
本文在Windows7及用友ERP-U810.1（院校專版）環(huán)境下調(diào)試驗證，與全國職業(yè)院校技能大賽的評分標準一致。
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