時間：2023-06-02 09:59:30
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇國家檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：檔案管理；數碼照片；國家標準
隨著數碼時代的到來，數碼相機得到普及和廣泛應用。數碼照片特有的成像快、處理快、傳輸快、查閱快和成本低、存儲久等特點，使其大有取代傳統膠片型照片的趨勢，成為照片技術發展的主流。如何對數碼照片進行收集、整理、歸檔和保管，是基層檔案工作者面臨的新課題。
目前，國家尚未出臺相關的標準和技術規范，現行的國家標準《照片檔案管理規范》（GB/T 11821－2002）僅是適用于銀鹽感光材料照片檔案，也就是傳統膠片型照片檔案的收集、整理和保管工作。盡管目前數碼照片檔案管理問題已經引起各級檔案管理部門的重視，一些省、市和單位出臺了在本地、本部門試行的數碼照片管理規范，但存在標準不統一、內容不完整、操作性不強等問題，數碼照片管理從總體上來說，仍處于一種無“法”可依、無“章”可循的狀況。筆者認為，對《照片檔案管理規范》（GB/T 11821－2002）進行修訂迫在眉睫，使該標準既適用于傳統膠片型照片的檔案管理，又適用于數碼照片的檔案管理，提高檔案管理的標準化、規范化水平。建議對《照片檔案管理規范》（GB/T 11821－2002）從以下幾方面進行修訂：
一、在“1 范圍”條目中，去掉“銀鹽感光材料”這一界定，使得《照片檔案管理規范》的應用范圍涵蓋數碼照片。
二、由于數碼照片是一種電子文件，應符合《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）要求，建議在“2 規范性引用文件”條目中，增加“GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規范”。
三、在“3 術語和定義”中增加數碼照片的定義：“數碼照片electronic photograph 是用數碼相機、掃描儀等設備獲得的，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件。”
四、由于數碼照片依賴計算機系統進行閱讀、處理，一方面，其數據信息很容易被修改，數碼照片檔案管理必須保證照片的原始性、真實性。另一方面，必須符合電子文件的規范要求。建議在“4.2 收集要求”中，增加以下條目內容：“對存在真偽疑義或修改處理的照片應采取必要措施進行鑒定，確保照片的原始性、真實性”；“數碼照片以JPEG、TIFF為通用格式，用數碼相機直接拍攝的數碼照片，其光學精度至少在300萬像素以上；用掃描儀對紙質照片掃描形成的數碼照片，其掃描光學分辨率一般應在600dpi以上，數碼照片遷移、格式轉換、歸檔過程中，應保持原有精度和不丟失圖像交換信息”。將“4.2.6 對無底片的照片應制作翻拍底片；對無照片的底片應制作照片”修改為“對無底片的照片應按照標準掃描或制作翻拍底片；對無照片的底片應制作照片；對永久或長期保存的照片，歸檔時，應同時制作紙質照片，按雙套制要求保存”。
五、為滿足紙質照片和數碼照片編號的需要，在“5.4 照片的整理”中，“照片的編號”應采用以下格式：“全宗號―門類―年度―保管期限代碼―冊號（盤號）―張號”。門類是用來區分紙質照片和數碼照片的代碼，分別用“ZP”、“SP”表示。冊號（盤號）是在某一全宗某一保管期限內紙質照片冊或存儲數碼照片光盤的排列從“1”開始的順序號。需要增加“數碼照片文件的命名”、“數碼照片的存儲及說明”條目，內容如下：“數碼照片文件命名規則為‘門類―年度―保管期限代碼―張號’，張號用五位阿拉伯
數字表示，位數不足的在前面補‘0’。如‘SP20091
00003.jpg’，其中，第1～2位表示門類，第3～6位表示歸檔年度，第7位表示保管期限，第8～12位表示張號?！薄皵荡a照片應采用只讀光盤作為保存載體，一個歸檔年度的數碼照片應存儲在一張或多張光盤中，幾個歸檔年度的數碼照片一般不允許存儲在一張光盤中?？讨乒獗P時，應選擇‘一次性寫入’方式，刻制一式三套，套別分別為‘A’、‘B’、‘C’，其中，‘A’表示封存，‘B’表示利用，‘C’表示異地保存。光盤背面應注明全宗號、門類（類目）、年度、盤號，格式為：‘全宗號―門類―年度―保管期限―盤號’。書寫時，應使用光盤專用書寫材料，不得直接在光盤上粘貼任何標記。每張光盤的根目錄下應有說明文件、著錄文件、數碼照片子目錄。說明文件文件名‘README.TXT’，文件內容應包括全宗號、門類、年度、保管期限、盤號、全宗名稱、形成時間、件數、套別、制作人、審核人、制作時間等信息。著錄文件文件名‘DESCRIPT.XML’，文件內容：數碼照片光盤內目錄的電子版本。該文件應使用經過檔案行政管理部門認定的計算機檔案管理系統自動生成。文件格式‘XML文件’。數碼照片子目錄目錄名‘DATA’，目錄內容：存放經過整理后的數碼照片。光盤封面正面應打印或使用符合檔案要求的書寫材料填寫上述說明文件的內容。”
六、在“5.5 照片檔案目錄的編制”中的“目錄種類”，增加“文件目錄”內容和條目：“數碼照片文件目錄應逐張照片編制，使用經過檔案行政管理部門認定的計算機檔案管理系統進行目錄的編制、管理。數碼照片文件目錄項目包括全宗號、門類、年度、保管期限、光盤號、張號、題名、拍攝者、拍攝時間、備注?！?/p>
七、在“6 照片檔案的保管”中的“6.1 包裝物與裝具”，增加“光盤”條目：“存儲數碼照片的光盤應放在堅硬的光盤盒內存放?！痹凇?.5 保管要求和措施”中，增加“光盤在光盤盒中應豎立存放，避免擠壓，不得彎折，不得堆疊，遠離強磁場環境，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。光盤只有在使用時，才能將其從包裝物中取出，使用后及時放回。如果光盤有污漬，可用照相機鏡頭的綿紙或非常軟的刷子從中心向邊緣輕輕擦拭，也可用水或中性清潔劑如酒精沿著磁軌的中心循環向外清洗，不得使用玻璃清潔劑或溶劑擦拭。提供檔案借閱服務時，應盡量使用數碼照片。每隔四年，應對數碼照片光盤轉存一次，原盤同時保留時間不少于四年”。
社保檔案就是社會保障檔案，是社會保障體系中不可或缺的一員。在近幾年的努力奮斗下，我國在社保檔案的管理上取得了一定的成效，在與許多部門積極合作，共同努力下，逐漸形成了適合社會主義社會民生發展的獨特體系?，F如今，由于電子計算機和網絡應用的普及，社保檔案已經實行了電子信息化，很多信息百姓們利用計算機在網上就可獲知。使得行政部門和一些社會保障機構節省了很多的工作步驟，提高了辦事效率。
二、我國檔案管理工作存在的問題
（一）檔案管理工作存在的問題
我們國家實行的檔案管理制度存在著一些不合理的地方。在我們國家有很多的部門，大家各司其職，都在自己的崗位上努力工作，但因為部門的多樣化，使得我國的社會保障制度，形成了分散型的制度。養老的歸一個部門管，發福利的歸另一個部門管，發保險還有自己相應的政府部門去負責，這樣如此多的管理機構，對于公民來說只有一個人，當公民使用自己的檔案去辦理相關事務的時候，各種問題和矛盾就會浮出水面。例如：因為我國的管理機構分化的過于細致，導致我們在了解一個公民檔案管理情況時就需要跑多個地方，許多部門，這樣不僅會給政府部門增加工作量，也會給許多公民，帶來許多麻煩，并需要付出許多時間。另一方面，由于檔案管理工作過于分散，也會給國家對人才管理造成一定的影響，例如，一些下崗職工就會在就業問題中引發問題，這是由于工人或職工下崗以后，國家為了保障他們最基本的生活標準，就會按照國家規定，對每一個下崗職工，每人發放一筆保障金，使他們在生活上得到基本的保證，以免出現問題。但是，也會有一些職工下崗后，他們憑借自己多年的經驗，經過努力奮斗，他們又可以重新回到工作崗位上。這時候問題就出現了，下崗的職工又有了工作，也就是說他們又有能力可以保障自己的生活，那么國家通過認證調查以后，就應該停止繼續對這些職工發放生活保證金?？墒?，就是因為這種分散性的檔案管理工作，沒有辦法及時的反映他們的這種情況，因此也沒有解決這方面的問題，這就使再就業的職工們，依然可以拿著國家的保證金，郵政的另一份工作的薪酬，這樣，就會使國家財力受到損失，造成資源的浪費;另一方面，真正需要的人又會因此被耽擱，這樣就會影響他人利益，也會使民眾的利益，不能得到保障，這就會影響社會的和諧穩定。
（二）檔案管理制度的不完善
因為我們國家實行社會保障制度的時間較短，因此，當前的社會保障體系還不完善，由于制度的不完善，就會導致一些行政主管部門對社保檔案的忽略，就會使一部分檔案管理工作人員得不到重視，使檔案管理者沒有信心，沒有足夠的意識到檔案管理工作的重要性。再就是由于檔案管理工作量大，盡管管理人員的工作環節得到改變，但是，雖然在計算機的調節下得到變化，但檔案管理工作仍然顯得很繁瑣。因此檔案管理人員依然會感覺到枯燥，乏味，而且工作任務也很煩累。又因為在檔案管理工作上，國家沒有給出一定的評判標準和績效，檔案管理機構又過于細化，因此，盡管檔案管理工作者會對工作要求嚴格，但由于行政部門的不重視，使檔案管理工作無法更好地為社會穩定作出較大的貢獻。
（三）利用現代的計算機技術
現在，我們已經進入網絡時代，計算機的使用，使得檔案管理工作可以更好地保存和存儲。但是，即使計算機，互聯網已經達到普及的階段，但檔案管理依然存在著很多問題。形成的原因很簡單，依然是政府機構的分散性。因為各個政府機構都有自己的組織和行為準則，行為規范，彼此間很少有能資源共享的系統。分散的部門間互又缺乏信任，這就使彼此間的系統筑起堡壘，難以使得資源智能交換或共享利用。
（四）對檔案管理統一管理
由于沒有對檔案管理進行統一的管理，對檔案管理也沒有給出固定的要求。國家在檔案管理的這一方面出現了嚴重的缺乏管理。我們國家曾在1992年制定過《企業職工檔案管理規定》。隨著時代的發展和社會的變遷，國家的制度中的條款已經不再適合現代檔案管理工作了，因此，在地方的一些機構中，他們自己制定了一些檔案管理的標準，這就使檔案的管理工作更加混亂，增加了檔案管理工作的難度。
三、加強檔案管理的對策和建議
（一）制定統一國家檔案管理標準
應該制定統一國家檔案管理標準，要由國家出面制定統一的標準，把一些沒有必要存在的機構及時撤銷，節約資源，讓資源可以高效的利用。同時，也應該引進國家的法律法規，使檔案管理的各個層級可以有序工作，減少出現混亂情況，讓檔案管理工作可以標準化，規范化。同時，也應該自覺的接受政府、民眾和輿論的監督，使檔案管理的工作更加科學化，透明化。促進社會的和諧穩定。
（二）積極宣傳檔案知識
應積極的對民眾宣傳關于檔案的知識。在計算機和互聯網高速發展的時代，政府可以通過報紙，報刊，電視新聞以及網絡上的微博、貼吧等，進行大力的宣傳，讓檔案工作的重要性不斷深入民心，這樣就可以加快促進社會的和諧與穩定。
【關鍵詞】社保檔案；管理制度；建立；完善思路
社保是國家實施的惠及弱勢群體的福利制度，對改善弱勢群體生活，促進社會穩定具有重要作用。而社保檔案管理是社保制度得以順利實施的基礎，應引起足夠的重視。
一、建立與完善社保檔案管理制度的意義
近年來，我國各項改革工作穩步推進，使得政府相關部門工作面臨嚴峻挑戰。一方面，企業生產運營中打破了終身聘用模式，增加企業工作人員流動性的同時，不可避免地造成一些人員的失業。為保障社會穩定，這些失業人員的生活保障需由政府承擔，因此需建立與完善社保檔案管理制度，促進我國社會保障體系的進一步完善，以更好地解決失業人員生活問題。另一方面，我國社會保障體系涵蓋社會救濟、社會優撫、社會福利以及社會保險四個層面，尤其社會保險極其重要，確保社會保險各項工作的順利實施，可有效解決失業人員生活保障問題、老齡化問題、醫療問題。因此，政府相關部門應不斷提高服務質量，牢記“為人民服務”宗旨，構建與完善社保檔案管理制度，為社會保障工作的順利實施奠定基礎。
二、當前社保檔案管理現狀
當前，受多種因素影響，社保部門在社保檔案管理方面仍存在一些問題，主要體現在以下幾點：（一）檔案管理不夠重視。部分社保管理部門對社保檔案管理工作意義認識不充分、不深刻，缺乏一定的管理意識，未嚴格按照上級部門文件要求開展檔案管理工作。同時，缺乏完善的檔案管理制度支撐，導致檔案管理工作隨意性較大，一定程度上影響檔案管理工作質量。另外，部分地區的社保檔案管理未配備專門的管理人員，而是由其他人員臨時負責檔案管理，由于缺乏專業的檔案管理知識，導致檔案管理工作出現較多問題。（二）檔案管理不夠系統。當前我國社保檔案管理部門較多，職權劃分不明確，一定程度上影響檔案管理工作系統性，給社保檔案管理工作的開展造成阻礙。例如，社會保障中心負責管理保險資料、醫療資料、養老資料等，而民政部門負責對居民最低生活保障資金的管理。檔案管理工作較為分散，嚴重影響辦事效率，尤其需要借助社保證辦理其他業務的公民，往往多次往返管理部門之間，甚至還會遭遇“踢皮球”的不良狀況。（三）檔案管理不夠透明。受傳統管理觀念影響，我國社保檔案管理工作存在保密問題，公民無法查閱相關文件，有時即便能夠查詢也受到較多限制，檔案管理工作這種不透明性，嚴重影響參保人員的積極性，給社保體系的長遠、健康發展造成較大負面影響。同時，當前信息技術發展迅速，借助信息技術提高社保檔案的共享性能充分挖掘其應用價值，然而社保管理部門認為社保信息并非屬于公共資源，不注重與其他單位的信息共享。另外，部分社保檔案管理人員信息專業水平不高，僅會一些簡單的計算機操作，高素質人才較為缺乏，一定程度上影響社保檔案共享的實現。
三、建立與完善社保管理制度的思路
針對社保檔案管理的重要意義，職能部門應加強認識，立足檔案管理具體實際，認真分析檔案管理中存在的問題，積極探索尋找建立與完善社保管理制度的有效思路，不斷提高社保檔案管理工作水平與質量，為促進我國社保體系進一步完善貢獻應有力量。（一）深化社保檔案管理意識。社保檔案管理制度的建立與完善，需職能部門的大力支持，尤其應注重社保檔案管理意識的進一步深化，使職能部門及檔案管理人員提高思想認識與覺悟。首先，做好檔案管理工作重要性宣傳。社保檔案主管部門應認真貫徹國家社保相關政策、方針，結合社保檔案管理工作開展狀況，做好檔案管理宣傳工作，定期組織社保檔案管理主要負責人召開宣傳工作會議。一方面，認真傳達上級管理部門社保檔案管理要求，要求各負責人對照實際，制定切實可行的落實措施。另一方面，鼓勵、動員各負責人定期開展檔案管理工作教育活動，為廣大檔案管理人員講解社保檔案管理的意義及重要性，提高其思想覺悟及工作責任心，依照相關規定切實做好檔案管理工作。其次，做好社保檔案管理工作科學部署。社保檔案管理是一個長期工作，為確保檔案管理目標的順利實現，職能部門應充分發揮應有職責，加強檔案管理工作科學部署，既要制定明確的開展目標，又要制定完善的實施計劃，確保檔案管理細節工作的認真落實。最后，積極開展社保檔案管理抽查工作。職能部門應定期抽查檔案管理工作，及時掌握檔案管理工作中的不足，制定切實可行的優化方案。（二）構建統一檔案管理機構。為提高檔案管理工作效率，減少不必要的辦事環節，國家職能部門應注重構建統一的社保檔案管理機構，集中社保檔案管理職權，不斷完善社保檔案管理工作存在的弊端。一方面，做好社保檔案管理調研工作，搜集社保檔案管理相關信息，從長遠角度對社保檔案管理工作加以科學規劃，成立專門的社保檔案管理部門，避免職權分散的情況發生。另一方面，針對當前社保檔案管理存在的問題，向社會征集良好的解決方案，集思廣益，認真分析征集的意見，并成立專家組對征集的意見進行分析、論證，吸取可取之處，通過試點總結成功經驗，而后逐步在全社會推廣，改善社保檔案管理工作的不足。另外，加強社保檔案管理人員責任意識的培養。職能部門做好社保檔案管理人員責任意識培養，定期選舉出先進的個人，給予適當的物質及精神獎勵，以肯定其在社保檔案管理工作中的優秀表現，提高管理人員工作積極性。同時，在部門開展學習先進的活動，不斷提高管理人員的責任心，樹立全心全意“為人民服務”的工作理念，促進社保檔案管理工作的圓滿完成。（三）推進社保體系法制建設。為充分發揮社保體系作用，為社保檔案管理工作的開展提供法律支撐，國家職能部門應加快推進社保體系法制建設，立足“以人為本”思想，切實“為人民服務”。首先，出臺相關法律法規。國家職能部門應將社保體系立法工作提上議事日程，注重借鑒西方發達國家成功經驗，出臺針對性法律法規，彌補現有社保制度存在的不足，為社保檔案管理工作以及其業務的開展提供法律保障。其次，加強執法力度。在完善法律法規前提下，要求社保檔案管理人員認真學習相關法律政策，不斷提高自身法律素養，避免社保檔案管理工作出現違法違章行為。同時，職能部門應加大執法力度，加強對違法工作的查處，切實維護法律權威，促使社保檔案管理人員切實履行自身職責。最后，做好總結與分析。推進社會保障體系法律建設中難免出現一些新的問題，因此，國家職能部門應加強法制建設工作的總結與分析，認真分析轄區內檔案管理工作開展狀況，尤其認真聽取檔案管理工作負責人的匯報，分析問題出現的原因，協調相關資源，為社保工作尤其社保檔案管理工作的順利開展創造有利條件。（四）構建全國聯網管理系統。當前我國信息技術發展迅速，職能部門應注重利用信息技術構建全國聯網社保檔案管理系統，提高社保檔案管理工作效率。首先，加大聯網硬件設施投入。國家職能部門應增加在社保聯網硬件設施方面的投入，尤其應撥付專門款項支持各級社保管理部門的信息化建設，不斷提高社保管理部門信息化水平。其次，提高社保檔案管理工作透明度。社保檔案管理各級部門應在遵守國家相關規范基礎上，加大社保檔案管理工作透明度，尤其應向外界提供可查詢平臺，使更多的人了解自身的參保情況。同時，借助網絡技術實現與其他部門信息的共享，防止人們在辦理相關業務時輾轉多個部門，盡最大努力為人們提供服務，提高參保人員的積極性。最后，提高檔案管理人員信息化水平。當前形勢下，為提高社保檔案管理水平，職能部門應積極采取針對性措施，提高社保管理人員信息化水平。一方面，加強在職檔案管理人員信息化知識培訓。根據社保檔案管理狀況，定期組織管理人員學習信息化知識，使其了解相關操作軟件使用方法及工作原理，做好社保檔案管理信息化管理工作。另一方面，面向社會及各大高校招聘掌握檔案管理及信息技術的高素質人才，并通過提高待遇及福利條件，將其留在社保檔案管理部門，不斷提高整個社保檔案管理隊伍水平，為社保檔案管理工作的高效開展提供人才支撐。
四、結語
隨著我國社保體系的不斷完善，社保檔案管理工作逐漸引起了人們的重視，本文結合自身多年工作經驗，對社保檔案管理制度的建立與完善進行探討，得出以下結論：一是社保檔案管理對我國社會保障工作的順利開展以及社會穩定具有積極的促進意義，因此，職能部門應提高認識，充分認識到社保檔案管理的重要性，認真貫徹與落實國家職能部門的政策方針。二是職能部門應結合自身實際，分析社保檔案管理工作存在的不足，積極尋找完善與建立社保檔案管理制度的有效策略，不斷提高社保檔案管理水平與質量。
【參考文獻】
[1]尚立冬.社保檔案管理制度的建立與完善[J].辦公室業務,2016（18）:154.
[2]孫浩.提高社保檔案管理,促進社保事業健康發展[J].現代經濟信息,2015（13）:110.
Abstract： The archives are one of the assessment indicators for the final acceptance， goal realization and power generation and good quality of the power grid construction project. Faced with the new situation that power grid construction accelerating during the "Twelve-Five" period， we should further raise awareness of the project documentation management， incorporated it into the project management process， strengthen the whole process supervision to achieve standardization， standardization of file management.
關鍵詞： 電網建設；項目檔案；檔案管理
Key words： power grid construction；project files；archives management
中圖分類號：TM7 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）34-0084-02
1 新形勢下國家電網建設現狀
“十二五”是國家電網公司發展的重要戰略機遇期，也是加快公司發展方式和電網發展方式轉變的關鍵階段?！笆濉逼陂g黑龍江省電網將建成以500千伏電網為骨干網架、各地區電網聯系緊密、各級電網協調發展的堅強智能電網。其中，一是要加快推進特高壓直流輸變電工程建設，實現省內東部大型煤電化基地及風電基地的集約化開發和合理消納；二是要加強500千伏電網與特高壓工程的協調對接，完善東部500千伏送端網架結構，保證東部煤電化基地電力可靠外送，完善西部500千伏電網結構，建設西部第二個500千伏輸電通道，加速推進500千伏電網向建三江等地區延伸；三是不斷優化220千伏電網分層、分區結構；四是加大城鄉配電網改造升級力度；五是加快電力生產運行各環節的智能化建設和改造；六是加快建設荒溝抽水蓄能電站，支持風電等可再生能源發展?！笆濉逼陂g，電網建設總投資高達300多億元。
2 新形勢下電網建設項目檔案管理的必要性
電網建設項目檔案是電網建設項目的重要組成部分，是項目建設管理過程的真實記錄，也是公司重要的國有資產。電網建設項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經檔案驗收或檔案驗收合格的項目，不得進行或通過項目竣工驗收，而且對于輸變電工程達標投產和優質工程評優，檔案都考核、評選的指標之一。面對著電網大建設、大發展的新形勢，為了確保電網建設項目從立項開始直至竣工驗收及試運行全過程的順利進行，必須切實加強項目檔案管理工作。在新的形勢下，為了確保電網建設項目檔案管理工作能夠適應項目建設發展的新，更好服務于公司的“兩個轉變”、服務于堅強智能電網的建設，必須在進一步提高對電網建設項目檔案管理意義認識的基礎上，采取更為有效的措施，實現項目檔案管理的規范化、標準化、系統化，達到齊全、完整、準確的要求。
3 新形勢下電網建設項目檔案管理的思考
3.1 應進一步提高對電網建設項目檔案管理的認識
3.1.1 電網建設項目檔案是指電網建設項目在立項、審批、采購（含招投標）、勘測、設計、施工、調試、監理、竣工驗收及試運行全過程中的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式和紙質、光盤等不同載體的全部文件，也就是說，電網建設項目檔案的形成牽涉到上述的各個單位或部門，確保這些文件材料全部歸檔，不僅僅是檔案管理人員的責任，而且與這些文件材料形成的單位、部門和人員密切相關，最為關鍵的應是提高相關人員對檔案管理的認識，將其納入項目管理程序，納入“項目法人制、招投標制、合同管理制、工程監理制”管理[2]。
3.1.2 為了提高相關人員對檔案管理工作的認識，各級檔案管理部門以及項目檔案管理部門有責任進行檔案管理意義的宣傳和進行電網建設項目檔案管理專業知識的培訓。這種宣傳與培訓的對象不應只限于檔案管理人員，應擴展到相關單位或部門的主管人員以及相關的工作者，使檔案意識深入到檔案管理的各個環節，貫穿檔案管理的全過程，讓大家意識到檔案管理是全員參與，人人有責；每個部門、每個工作環節都在檔案管理過程中發揮不可替代的作用，都在影響著檔案管理的質量，以更好地實現檔案管理的全過程控制和全員參與意識。
3.1.3 為了確保依法加強電網建設項目檔案管理工作，宣傳與培訓的重點內容應包括：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、DA/T28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、GB/T11822-2008《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、檔發[2006]2號文《重大建設項目檔案驗收辦法》，以及國家電網辦[2010]250號文《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法（試行）》和國家電網基建[2011]146號文《國家電網公司輸變工程達標投產考核辦法》及《國家電網公司輸為優質評選辦法》（2008版）的相關條款。
3.2 必須明確項目檔案歸檔時間 國家電網公司及下屬單位的項目建設職能部門，在完成各自職責范圍內工作后1個月內，向項目法人和建設管理單位移交項目歸檔文件。①參加項目建設的各施工、監理、調度等單位需將施工過程中形成的文件材料，按規范整理，項目檔案在竣工投產后1個月內移交到建設管理單位。②設計單位必須按項目檔案的管理和工程進度同步的要求，將通過審查、審批后的可研、初設、施工圖設計的文件材料整理組卷，1個月后向建設管理單位移交。在項目竣工投產后，設計單位根據竣工圖的編制要求進行項目的施工圖編制，并在兩個月內將竣工圖提交施工、監理單位審核簽章。③采購機構（招標機構）、物資采購供應單位在完成環評、水保、設計、監理、施工、設備（材料）等招投標及簽訂合同、技術協議、設備監造等工作后1個月內，將形成的文件材料移交到物資管理部門（招投標管理中心），由物資管理部門（招投標管理中心）按要求，組織有關單位整理、組卷并向項目法人移交或向項目法人委托的建設管理單位移交。
3.3 必須以合同保證檔案的移交
3.3.1 《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法（試行）》（以下簡稱《管理辦法》）規定：“電網建設項目檔案管理應納入電網建設管理程序、工作計劃及合同管理。在簽訂項目設計、施工及監理合同，協議時，應設立專門條款明確有關提交項目檔案的責任[2]?！?，即要求在簽訂項目設計、施工及監理等合同時，應明確各方提交項目檔案的套數、整編、移交范圍、移交時間及電子文件等具體的責任。合同對于雙方或多方是一種具有法律約束力的文件，是市場經濟的主要協調手段，將檔案移交納入到合同管理中，進一步地使檔案管理走向了法制化軌道，必然對電網建設項目檔案管理發揮良好的保證作用，從另一方面來講，這也是“依法治企”的一項重要內容。
3.3.2 為了充分發揮合同的作用，除了各參與合同起草、簽訂單位應注意到對項目檔案管理、移交的責任外，應主動邀請檔案管理人員參與招投標文件、合同等關于檔案管理、移交條款的制定、審核以及合同談判，切實保證能明確規定對檔案的要求、相關條款的詳盡，同時應在罰則中明確占質量保證的比例，保證檔案管理部門參與合同支付控制。通過合同管理，制約檔案形成的主體，進而確保檔案標準的統一和檔案管理的提高。
3.4 明確責任，各負其責 電網建設項目檔案管理涉及項目建設的全過程，貫穿項目建設的始終，也就是說項目建設的全過程也是檔案管理的全過程。《管理辦法》按照“統一領導、分級管理、層層負責”的原則，明確地規定了項目法人、建設管理單位以及包括設計、監理、施工、調試、采購（含招標）、物資供應及運行等各參建單位的檔案管理職責，要求各單位建立項目檔案管理機構，明確管理職責，將項目檔案工作納有關領導、相關部門及工作人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制中[3]。
項目法人負責建設全過程的組織、協調、監督和服務性工作，管理或全權委托建設管理單位負責項目檔案管理工作。當項目范圍涉及兩個或兩個以上建設管理單位時，項目法人應明確一個建設管理單位，其他建設管理單位為配合協調方，負責其管轄范圍內的檔案工作。電網建設項目法人負責建設項目檔案全過程的組織管理，并按照統一領導、分級管理、層層負責的原則，建立自上而下的分級管理體系。建設管理單位、各參建單位及物資采購、供應部門應遵循“誰形成，誰負責”的原則，完成各自職責范圍和合同規定的整理、歸檔及項目檔案的編制、移交工作，確保項目檔案的完整、準確、系統。
落實責任，首先要明確責任，必須使有關領導、相關部門及工作人員明確自己在檔案的形成、積累、整理和歸檔工作中的責任。一提到檔案工作，人們往往單純認為這只是檔案部門或檔案管理人員份內的事，卻忽略了自身的責任。為了治療這種通病，正如前面所提到的，必須加強對有關領導、相關及工作人員的宣傳和檔案管理知識的培訓，不斷提高其對檔案管理工作的認識，只有涉及檔案管理的所有部門、所有人員明確了責任、負起了責任，才能保證順利地完成檔案的形成、收集、整理和歸檔等各項工作，才能確保項目檔案的完整、準確、系統、安全和有效保管、利用。
3.5 應建立相應的監督機制 為了確保電網建設項目檔案管理工作與項目建設同步進行，各參建單位能認真地履行自己在檔案管理方面的職責，必須建立相應的電網建設項目檔案管理工作監督機制。一方面，監理單位應切實把檔案管理工作納入到監理范疇中，承擔起對設計、施工單位的檔案管理日常監督工作；另一方面，按照《管理辦法》的規定，項目法人負責組織、協調和指導各參建單位的檔案管理工作，或委托建設管理單位債權負責檔案管理工作，項目法人或建設管理單位應對各參建單位的項目檔案工作進行監督指導；同時檔案管理部門應對項目法人或建設管理的項目檔案工作進行監督指導。
3.6 應做好項目檔案驗收工作 項目檔案驗收時項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行項目竣工驗收。①國家發展改革委組織驗收的項目，由國家發展改革委向國家檔案局提出驗收申請，并由國家檔案局組織檔案的驗收。②各區域電網公司、省電力公司組織驗收的項目，由各區域電網公司、省電力公司的檔案管理部門提出驗收申請，由省檔案局負責組織項目檔案的驗收，驗收結果報國家電網公司備案[4]。項目檔案專項驗收由建設管理單位提出申請，申請報告的主要內容應包括：①項目建設及項目檔案管理概況；②保證項目檔案的完整、準確、系統所采取的控制措施；③項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況；④竣工圖的編制情況及質量情況；⑤檔案在項目建設、管理、試運行中所起的作用；⑥存在的問題及解決措施。
項目檔案專項驗收前，項目法人或建設管理單位應組織設計、施工、監理、運行等單位的負責人及有關人員，根據國家有關項目檔案驗收的要求進行自檢，并在項目投產后3個月內向項目檔案專項驗收組織單位報送項目檔案驗收申請表。凡檔案驗收不合格的建設項目，驗收組應提請項目法人或建設管理單位于項目竣工驗收前，限期對存在問題進行整改，并安排項目檔案的復查工作。整改后復查仍不合格的，項目檔案驗收不予通過。
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一、檔案管理科學化的實際意義
檔案管理是維系檔案信息正常有序的必要條件，檔案管理的水平決定著檔案信息資源作用的發揮。為了實現檔案信息的有效及最大限度的開發，更好地服務本單位乃至全社會，不斷改革檔案管理模式，不斷提高檔案管理科學化水平成為檔案工作的重中之重。
（一）新時期的發展對檔案工作提出的新要求。新時期黨和國家對各項工作提出“科學發展”，作為檔案和國家工作的重要組成部分，檔案工作管理科學化不僅是落實科學發展觀的重要內容，同時也是創新檔案工作的重要要求。
（二）信息化建設的需要。信息技術的發展，給檔案工作帶來了翻天復地的變化。傳統的檔案管理方法已經不適應現代社會發展的需要，檔案計算機檢索已經逐步取代手工檢索，檔案查詢網絡化、檔案信息化、檔案內容數字化已經席卷檔案界。國家信息化建設的發展，使得改變原來的檔案管理方法，采用科學的檔案管理模式，創新檔案管理模式，時不我待。
二、檔案管理科學化水平的提升路徑
經濟全球化使得各行各業對信息服務的需求和要求都在不斷地提高，人們對檔案信息的需求也不例外，這就要求我們改變傳統的的檔案管理工作方法，轉變觀念，建立新型的現代化檔案管理模式，來適應時展的需要。筆者認為提高科學的檔案管理水平，需要從轉變檔案管理觀念，提高檔案管理人員的檔案管理意識、加大檔案信息化力度、科學制定檔案管理制度和提高檔案管理人員綜合素質等方面進行。
（一）增強檔案管理的意識，樹立全新的檔案管理觀念。隨著時代的發展和進步，檔案管理的工作需要創新，更需要轉變檔案管理工作的觀念和意識。因此，檔案管理人員需要具備一定的長遠目光，擺脫傳統的管理理念。那些陳舊的檔案管理思想如果不進行更新，只會將問題處在過去時，檔案管理工作永遠不會得到新發展。檔案管理是一項非常嚴謹的工作，管理人員應該把這項工作的重要性高度地認識起來，并跟隨時代的發展和社會的需要，時刻要求自己的檔案管理觀念是切合實際的，是緊隨時展的全新的管理理念。
（二）加大現代化技術的投入和建設。傳統的檔案管理模式一般僅僅是實現手工目錄檢索，全文檢索更是不能進行。隨著信息技術的發展，計算機在各項工作之中的應用，促進了電子政務在全社會的推廣，這一趨勢使得檔案工作面臨著新挑戰，檔案管理模式得到新的變革。檔案管理系統網絡化，檔案目錄實現計算機檢索，檔案通過數字化實現全文檢索等等現代化的檔案管理模式都需要加大現代化技術的投入。可以說，計算機檔案管理乃至數字檔案館建設都需要加大現代化技術投入和建設才能夠實現，這也是當代檔案管理實現科學化水平最重要的決策。
（三）增強檔案管理人員的綜合素質。想要提升檔案管理的科學化水平，首先就要保證管理人員具備較高的專業知識，因為在檔案管理的過程中，涉及到的工作內容和方向非常的廣泛，并且所需要的專業知識也很多，尤其是在現代化的檔案管理中，就需要管理人員懂得相關的電腦操作以及相關軟件的運用，如果電腦操作不熟練，就會在接下來的工作中帶來很多不必要的麻煩，還有的就是要具備一定的文化專業知識，比如在法律法規類的檔案中，就需要相關的工作人員能夠掌握一定的法律知識，進行檔案歸類和劃分。檔案管理更是一個私密性很強的工作，很多都涉及到國家或者企業內部的信息，這就需要相關人員具備較高的職業道德和素養，能夠將國家和單位的利益放在首位，不會泄露工作中的任何信息，相關單位和部門應該將檔案管理人員進行專業的綜合培訓，為提升檔案管理科學化水平打下基礎。
1.我國檔案管理體制改革重點思路
為順應時展，促進社會穩定發展，需對我國當前的檔案管理工作進行有效的改革創新，在進行創新的過程中需要對當前檔案管理中的幾個重點當面進行分析，確定具體的改革思路。
1.1檔案管理需要同我國政府角色與職能轉變相適應
當前我國的經濟體制主要為計劃經濟體制下特色市場經濟，我國政府在經濟的宏觀調控中扮演的角色進一步被削弱。在傳統經濟體制下的檔案管理職能逐漸與社會經濟體制相脫離，為促進我國檔案管理工作的有效運行，政府部門需逐漸放手檔案管理工作，提高檔案管理工作的靈活性。
1.2同現代化公共行政運作形式的轉變相適應
建立在傳統制度下的行政管理工作能夠在其基礎上不斷進行行政功能的拓展，實際運行中能夠借助與系統的管理職能發揮其功效。傳統行政運作形式已經無法適應當前社會的發展需求，對于當前公共行政而言缺少的是分權和間接運作。
1.3同政府觀念轉變相適應
中國特色市場經濟體制能夠有效促進我國社會經濟的流通，有利于激發納稅人的積極性，政府部門通過納稅人的稅收進行國家的管理及調控。當前我國社會經濟的發展變化多端，因此必須提高國家宏觀調控及管理的效率及服務理念等。
2.檔案管理體制改革的難點分析
2.1實現黨政合一
當前我國對于檔案管理工作由各個管理部門共同執行，從大的方面來說就是黨和國家。黨和國家對于檔案的管理因為彼此職能的不同導致管理目標存在一定差異。大多數人都認為當合國家在檔案管理過程中直接對檔案管理工作負責，這只是表面上的，很多人其實不理解這二者在職能上存在的差異，因此在很多人眼中檔案管理看似是一件比較神秘的事情，即一般人難以捉摸。因此導致企業及社會相關部門難以通過檔案管理中心獲得有效信息，檔案管理工作的職能無法得到發揮。
2.2轉變后的滯后性
隨著社會人才資源總量的不斷提升，檔案管理機制需要與時俱進，適應社會的發展。從某種意義上來說，檔案管理工作體制的科學轉變有利于我國檔案管理事業的健康發展，但這種促進作用并非立竿見影，而是需要一個漫長的持續性過程。因此檔案管理體制革新后其作用相對滯后，導致很多創新工作難以展開，這也是造成我國檔案管理工作比較混亂的原因之一。
2.3實現政、事分開
當前各項系統為提高其效率及功效，首先提高系統的功能性，通過系統的多功能性推動系統的全面發展，因此在我國檔案管理過程中常常會出現對管理系統具有政、事部分的情況，管理系統能夠在多方面展開管理。隨著社會經濟的發展以及人才總量的不斷提升，政、事部分的管理系統已經難以適應當今的檔案管理模式，甚至會造成我國檔案管理工作創新的停滯、檔案管理服務質量下降以及人才資源的浪費等。
2.4防止集權過度
在現有的經濟體制模式下，當今企業經營模式分工都十分明確，對各項工作都會進行有效的統籌規劃，檔案管理工作也會有比較科學的方案。這種管理模式在根本上提高了企業管理效率，但該種管理模式比較落后，管理方法過于單調，嚴重束縛了管理人員的工作行為，更加不利于檔案管理工作的創新，阻礙了管理人員的創新思想，不利于管理工作的發展。
3.我國檔案管理體制改革重點及建議
3.1加強檔案資源的整合統一管理
我國檔案管理的主要指導思想為建立集中化管理體制，對我國的檔案實行統一管理。實踐已經證明通過加強檔案資源的整合統一管理能夠有效解決我國檔案管理工作過程中出現的各自為政、管理混亂的狀況。在檔案管理過程中必須加強對檔案管理人員的思想教育，使其在管理過程中能夠堅持統一管理的基本思想，確保檔案管理過程中的完整性，提高檔案管理的安全性。在檔案管理過程中加強對我國檔案資源的開發管理，并對各檔案資源進行有效整合，構建成大檔案，逐步優化檔案資源管理配置，使得檔案資源能夠被社會有效共享。
3.2推動檔案管理體制的多元化發展
市場經濟的發展推動了我國檔案管理的多元化發展，對我國檔案實行集中管理后即滿足了檔案所有權情況，同時也保證我國檔案管理的完整性和安全性，對于我國當前的非國有企業來說其檔案管理工作應該針對管理中存在的問題進行針對性分析，在法律允許的范圍內可以對檔案進行一定的自由管理，選取與相適應的管理模式，從根本促進管理多元化發展。
Han Zhuoquan
（Baoji University of Arts and Sciences，Baoji 721013，China）
摘要：市場經濟活動中形成的檔案在現階段主要處于分散管理的狀態，國家對這些大量產生的具有經濟和社會價值的檔案缺少必須的管轄和監督。通過市場化的手段相對地集中市場形成的檔案，可以說是從根本上解決市場松散檔案管理問題的關鍵。
Abstract: The files formed in the market economy activities are the dispersion management in the present stage, and the government does not hold a necessary control and management to these files with high economic and social values. The method of collecting the files relatively formed in the market through the marketability can be considered to be key in fundamentally solving the problems on the loose market records management.
關鍵詞： 檔案 市場化管理 信安達公司
Key words: file；marketability management；Xin'anda Corporation
中圖分類號：F20 文獻標識碼：A文章編號：1006-4311（2011）29-0118-01
0引言
檔案的市場化管理，就是通過建立相應的市場運作機構，對市場主體自身產生、且尚未進行科學管理的檔案實體進行合理、有效的管理。在市場經濟日臻完善的今天，要為企業和市場服務就只能通過拓展國家綜合檔案館的功能來實現。所以20年來，國家綜合檔案館在功能拓展方面不斷力求貼近市場經濟，加大檔案用品經營、檔案整理、數字加工、檔案寄存、業務咨詢等方面的力度。然而非常明顯的是，由于國家綜合檔案館在市場經濟體制確立后，已經不具有接收現行企業檔案的功能（已破產等類型的企業檔案除外），僅靠邊緣業務接近市場和企業，無法通過自身的主體服務提供企業需要的各類經濟信息。從整體上看，根本達不到檔案工作為企業和市場服務的目標。
1市場經濟條件下我國企業檔案的管理中存在的問題
市場經濟條件下我國企業檔案的管理中存在的問題主要表現為：第一、企業發展不平衡帶來的問題。一些發展較早、規模較大、科技含量較高的企業，由于其發展需要借助原有基礎，需要循序漸進的科技進步，需要階段性的整固和提高，所以，對自身形成的檔案就會較為重視。許多企業直接借鑒國家有關企業檔案管理的規定，使檔案管理有章可循。檔案管理也相對科學合理。而那些剛剛起步、相對缺乏科技含量的企業則缺少對自身形成檔案的有效管理；第二、企業效益不平衡帶來的問題。對于那些利潤較高、經濟效益較好的企業，檔案管理相對投入較大，管理環境也較為寬松。企業檔案管理容易達到國家的有關要求。而那些利潤較低、經濟效益較差的企業，檔案管理投入嚴重不足，直接制約了檔案的科學管理。第三；對檔案理解不同帶來的問題。不同企業，決策者對檔案的理解不同，主觀認識就可以決定檔案的管理水平。那些具有戰略眼光，文化素養較好，對檔案信息認識理解程度較高的企業決策者，會十分看重企業檔案的管理和應用；第四、檔案所有權歸屬不明帶來的問題。市場經濟下我國眾多的企業檔案的管理的企業既沒有按照國家對企業檔案管理的要求建立健全相應的檔案管理機構、配置足額的人員，也沒有領略到國家檔案行政管理部門的有效指導與合理監督。這種檔案管理宏觀調控的失調與檔案與企業各種有形資產融合后產生的企業資產理念，直接造成了企業對檔案產權歸屬認識的混亂，造成了企業認為可以自由處置檔案的錯誤認識。
2建立我國市場化檔案管理機制必須考慮的問題
2.1 明確企業檔案所有權、管轄權和使用權無論何種類型的企業，只要在我國境內生產經營，其形成的檔案均屬于我國國家檔案的組成部分。企業檔案的管轄權既可以由企業自身行使，也可以通過企業認可的具有相應等級信譽的市場化運作公司來承接。企業檔案的使用權則由企業自主決定。為了使企業明確各項權利，除國家有關部門制定相應的法律法規外，還需要檔案、工商、稅務以及其他市場監管部門在實際工作中逐一落實檔案產權的明晰和執行情況。
2.2 市場化的檔案管理公司，必須完全按照市場機制進行運作
通過多元投資、市場競爭、價格機制與激勵機制等方式實現自身的經濟價值。在市場競爭中，通過樹立自身檔案管理品牌，提升檔案管理企業的形象。同時，通過多元化的管理形式，豐富市場經濟檔案管理的流程與方法，在不斷創新中擴大自身的規模。
2.3 市場化檔案管理必須具有自身的特性通過自身經營，通過檔案管理企業的市場影響力，不斷擴大對市場各類企業的影響，豐富企業檔案的數量。通過降低成本、通過合理規劃，不斷提升檔案管理企業的經濟效益，增強企業的發展能力。通過簡化整理，通過強化服務，不斷密切企業與客戶的聯系，準確及時地提供客戶需求的信息。通過安全措施，通過保密手段，不斷消除在市場公平競爭中存在的安全隱患，提高廣大客戶的放心程度。
2.4 檔案的市場化服務更具優勢與國家綜合檔案館相似，檔案市場化管理機構同樣可以通過各種渠道，對自身客戶進行廣泛的宣傳。就市場而言，第三方對企業文化、企業產品、企業信譽、企業等級等方面宣傳具有更大的可信度，也更容易被對方所接受。對此，檔案市場化管理機構應當充分發揮自己的優勢，加大對自身客戶基本情況的宣傳力度。在安全、客觀的基礎之上，讓更多的人了解和掌握客戶的主體經營業務。
2.5 利用網絡等手段及時向客戶提供相關信息通過各種公開渠道收集與客戶經營活動相關的各類信息，及時向客戶提供參考，這是市場化檔案管理特有的經營優勢。任何一個企業，在市場經營過程中，都需要同行業、同類型企業發展變化的相關信息，也需要針對企業自身不斷拓展的特點尋求不同領域經濟發展的情況。因此，隨時掌握行業公開信息、及時服務終端客戶的方式，是市場化檔案管理有別于一切檔案館和檔案室功能的基本特性，也是檔案管理企業迅速贏得廣大客戶青睞的重要手段。
由此可見，在現有的檔案管理體制下，市場經濟形成的檔案必須通過市場化的手段加以管理，這既符合市場發展的基本規律，也符合國家檔案管理對企業化檔案產權界定的要求。它必將在不斷發展的市場中孕育而生，也必將在不斷地理論探索和實踐操作中得到完善。
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近年來，隨著信息技術高速發展，傳統檔案管理正面臨著前所未有的變革從紙質和電子混合檔案向全數字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業、跨地域檔案管理轉變。
一、檔案管理信息平臺深化應用的背景
當前，國家電網公司加快實現電網和公司發展方式轉變，努力創建一強三優(電網堅強、資產優良、服務優質、業績優秀)現代公司。國家電網公司高度重視檔案管理工作，并將其作為企業管理重要組成部分，大力推進檔案管理信息化。2006年，國家電網公司與紫光電子檔案事業部合作開展國家電網公司檔案管理信息平臺建設項目2009年，在國家電網公司公司總部、華中電網公司、四川省電力公司等網省公司試點成功。目前，國家電網檔案管理信息平臺已成功嵌入國家電網公司協同辦公系統，福建省電力公司隨即也全面推廣應用，廈門電業局作為國家電網公司轄區內唯一的特區供電企業，在福建省電力系統內率先深化應用該檔案管理信息平臺。
廈門電業局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系統率先晉升為國家一級，連續3年獲得省公司檔案管理先進單位、連續6年獲得廈門市檔案先進集體稱號。截至2010年底，共有綜合檔案室1個，二級綜合檔案室17個，共有文書、科技、會計檔案近30萬卷(件)，機讀目錄12萬余條，照片檔案4000余張，及音頻、視頻檔案200多份。
二、檔案管理信息平臺深化應用的目標
福建省電力公司根據自身工作實際，在國家電網公司檔案管理信息平臺的基礎上，采用B/S多層應用體系結構，應用SOA、J2EE等先進技術對軟件應用系統進行深度開發，建成符合福建電力檔案業務工作要求的功能模塊和界面處理，實現了電子文件與電子檔案全程管理。同時，福建電力數字檔案信息資源管理系統創新性地開發了全宗定制、門類定制等多種定制功能，使系統可隨著業務的變化而進行自行定制，減少了因業務變動而導致的二次開發費用和時間，極大地方便了使用;創新性提出了現行文件層、整編文件層和永久檔案層三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數檔中心和控制平臺，實現了信息管理系統電子文件網絡采集、整合、處理、歸檔全過程數字化。
檔案管理信息平臺主要應用模塊包括應知應會、企業知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數字化檔案存放在企業知識模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。
用戶可根據工作考查、學術研究、經濟建設、落實政策、個人取證等不同目的進行檔案檢索。檔案管理信息平臺內嵌智能操作平臺(IDOL)，在檢索的同時對信息進行智能理解，主要完成檔案內容資源的各項分析服務，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類聚類、內容提煉等，從無序的海量數據中，找到數據之間的關系和規律，進一步提高檔案資源的利用價值。此外，還有一些特殊應用，例如，檔案分類并不完全采用業務職能分類方法，而是在按業務活動劃分類別的基礎上，綜合運用了機構級別、機構性質、所屬區域、文件格式等分類標準。
檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關單位的一體化綜合平臺，使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后，將實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發揮檔案部門的信息服務功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創新與技術方法創新，最終實現電子數據的共享利用和綜合應用，為企業生產、管理提供決策服務，真正實現檔案管理水平質的飛躍。
【關鍵詞】檔案管理；信息化；事業單位
一、事業單位檔案管理現存問題
（一）部分領導對檔案管理工作重視不到位
事業單位的檔案管理很大程度上是無人領導、無人管理的狀態，在檔案管理工作上很少有直接的領導負責人，由于部分單位領導對檔案管理的不重視，導致檔案管理工作人員積極性不高，工作不熱情，致使檔案管理的工作很難開展，檔案收集工作也很困難，檔案管理工作的連續性、材料的完整性很難實現。
（二）事業單位檔案管理人員知識匱乏
很多事業單位沒有專職的檔案管理工作人員，大部分兼職檔案管理工作人員接手檔案管理工作之前幾乎沒有接觸過檔案管理工作，對于檔案管理工作屬于零基礎知識儲備，更不用說單位其他工作人員對于檔案管理工作的認知程度。對于單位委派接手檔案管理工作的人員來說，由于接手后沒有接受正規的檔案管理知識培訓，在工作過程中也是摸索前進，很多管理工作都不規范，沒有嚴格按照國家制定的檔案管理標準進行檔案的收集、保存、歸檔和立卷，這就給以后的檔案管理工作帶來了很多的不便，增加了檔案管理工作與信息化融合的難度。
（三）事業單位檔案管理設備陳舊
由于部分事業單位領導對檔案管理不重視，致使檔案管理的設備落后，有部分先進地區也僅僅是配備了電腦、打印機等基礎設備。另外多數單位的存放檔案環境達標率很低，給傳統的紙質檔案保存工作帶來很大影響，大部分紙質檔案在整理存放過程中造成了信息的缺失、材料的不完整、紙面的破損和字跡不清晰等現象。
二、事業單位檔案信息化管理的優勢
隨著網絡的發展和軟件的逐步升級，給事業單位的檔案管理提供了良好的技術支持和優越的發展環境。
（一）比紙質保存更永久
事業單位的檔案管理工作很長一段時間都是紙質保存，紙質檔案的保存很容易受到自然天氣、室溫的影響，易受空氣潮、蟲咬、干燥、浸染等因素的破壞，致使檔案保存難度增加。而且紙質保存對空間要求很高，查詢起來也比較困難和麻煩，檔案材料缺失的可能性很大。而檔案管理信息化則解決了這一難題，檔案管理信息化可以實現檔案的多份備存，將檔案用掃描、拍照等方法存儲到電腦磁盤里，節省了檔案存放的空間，也加快了檔案查詢的速度，提高了檔案查詢的辦事效率。同時也保證了檔案管理的永久性和完整性。
（二）有效地促進便捷工作
傳統的檔案管理比較繁瑣，建檔存檔需要花費很長一段時間，面對大量的歷史檔案，查詢起來也很費時，且程序繁雜。而實現檔案信息化管理后，應用先進的查詢工具，輸入查詢檔案的幾個關鍵詞，與之相關的檔案材料都會出現在一個頁面上，查詢起來省時省力，大大地提高了工作效率。
（三）信息化管理改變了存儲方法
加強事業單位檔案信息化管理，從本質上改變了傳統檔案管理工作的方法，在很大程度上拓展了檔案管理工作的職能，檔案的信息化管理將傳統的紙質媒介、人工錄入整理等方式轉變為以電子錄入方式、網絡平臺為媒介的新方法，使檔案的傳統職能轉變成為信息資源的采集、管理、存儲等相關類型的服務，推動了檔案信息化管理工作方式的轉變。
三、提升事業單位檔案管理信息化建設的建議
（一）加強領導對檔案信息化建設的重視程度
一是事業單位領導應該清楚地認識到檔案管理工作對于一個單位的發展及領導決策起到的重要作用，應該把檔案信息化管理作為工作中的一項重要內容，嚴格按照國家規定的檔案管理標準開展檔案管理信息化工作。二是設置專門的檔案管理辦公室，提升辦公配置水平，包括所有的門窗和存儲設備；加強檔案信息化管理的保密性，委派專職的檔案管理人員，嚴格檔案查詢程序步驟，提升檔案管理工作的嚴密性。三是定期組織檔案管理工作人員對檔案知識的學習，提升檔案管理工作的專業性，同時調動檔案管理工作人員的積極性。更好地為單位檔案管理工作服務。逐步普及單位其他員工的檔案管理知識，為檔案管理工作順利推進奠定良好的群眾基礎。
（二）將檔案信息化管理與傳統的紙質檔案管理相結合
目前，由于我國很多事業單位還是以傳統的紙質檔案管理保存為主要方法，檔案信息化管理發展會有一個緩沖期，不能因為信息化的推進而影響檔案管理工作，所以在推進事業單位檔案信息化管理過程中，要將傳統的檔案管理與檔案信息化管理相結合，逐步實現檔案管理工作的信息化。
（三）建立完善的檔案信息化管理制度
一是事業單位要結合自身的實際情況，根據國家的檔案管理制定辦法，建立健全適合本單位自身情況的檔案管理制度，只有在完善的制度下檔案管理工作才能長遠有序地開展。同時要制定檔案工作的考核制度，提高檔案管理工作人員的工作積極性，逐步提升單位員工對檔案信息化管理的認知。二是在制定事業單位檔案管理制度的前提下，對國家出臺的《檔案法》要開展持續地學習，在學習的基礎上更好地制定完善的檔案管理制度，做到檔案管理工作中有法可依，使檔案管理工作更加規范。
（四）建立完善的檔案信息化管理設施，促進資源建設
一、事業單位檔案管理的特征
事業單位的檔案管理具有保密性。事業單位是我國的重要信息管理機構，一般是由國家設置的，雖不屬于政府機構，但是其所存放的檔案主要用于為國家各類機關提供檔案管理和信息支持。事業單位進行檔案管理，履行參與社會事務管理的職責，涉及教、科、文、衛等各個方面，包括國家各個行業機密文件的保存，具有保密性。事業單位的檔案管理具有公共服務的特性。事業單位是由國家出資設置的具有公益性的組織，保存的各類文件檔案，是對社會各行業的信息收集匯總。這些信息因為無法讓社會市場自動參與資源調配，需要借用事業單位進行檔案管理。這些事業單位不具備盈利性質，無條件給國家機構和社會提供相關信息查詢、咨詢和借閱等服務，以為社會服務為宗旨，具有公共服務的特性。
二、事業單位檔案規范化管理的重要性
檔案是過去工作和歷史情況的真實記錄。檔案是在社會實踐活動中直接形成的，而非后人編造的，客觀地記錄了歷史情況，是確鑿的原始材料和歷史證件。對事業單位而言，首先，檔案是檔案人一生的真實記述，是第一手參考材料。其次，它是事業單位本身的成長記錄，是單位信息最基礎、最集中的記錄，完整地反映了單位發展變化的歷程。檔案可以對事業單位的業績及管理水平進行科學合理地評價。檔案記錄著單位發展的整個歷程，記錄著每一階段單位的業務發展情況和資金運轉情況，記錄著每階段發展的優秀成果。單位管理者可以通過這些檔案資料更好地對過去的工作進行總結，做出科學合理的分析，從而制定出最有利于單位發展的政策。檔案可以提供便利的查詢服務。這是近年來事業單位檔案的一項重要用途和事業單位登記管理機關的一項新服務內容。主要是為法律部門提供檔案查詢服務，在事業單位涉及各類訴訟情況時會發生，但是檔案查詢業務必須要有嚴格的法定程序，以確保事業單位的合法權益，充分發揮現代技術和管理的作用，始終把做好各種載體檔案的利用服務作為宗旨，加強檔案信息資源建設，才能促進檔案工作的發展。
三、事業單位檔案規范化管理的措施
1.加強領導，提高認識，強化服務。隨著時代的進步，社會各界與檔案管理工作接觸密切，對檔案工作的重視程度愈來愈高。應該加強組織領導、落實管理責任，明確領導分管本單位的檔案管理工作，定期對檔案管理工作進行檢查、指導和督促。結合本單位檔案管理工作實際，建立有效的考核機制，完善管理體系，推進檔案工作制度化、規范化和科學化建設。2.注重對檔案管理人員進行培訓，建立高素質的檔案管理隊伍。加強檔案管理人員的培訓，具體的培訓內容包括檔案管理理論、檔案管理技巧、檔案修復技巧和檔案管理制度的培訓。有必要加強對檔案管理人員的薪資福利管理，盡可能地提高工資待遇和福利待遇水平，為他們提供良好的晉升空間和發展空間，并做好離職人員的工作交接管理。強化檔案管理從業人員的服務意識及敬業奉獻精神，加強檔案基本專業技能的培養以及相關知識的學習，從根本上提高業務水平。3.加大資金投入，提升檔案工作保障力度。我國檔案管理已進入電子化時代，實行電子化管理是必然的發展趨勢。檔案管理中應用計算機能夠提高管理水平，加快辦事效率。因此，各單位要配置專門的檔案室、檔案柜、照相機、專用微機、打印機等設備，購置專用檔案整理物品，安裝防盜門，加固窗戶，要防潮，遮光，防鼠，配備防火器等，防止檔案丟失和損壞，維護檔案的完整性和安全性，提高檔案工作保障力度。4.完善檔案管理制度，推進科學信息化管理。檔案信息是社會信息資源的重要組成部門，有著不可替代的原始性、真實性等特點，充分利用網絡的資源優勢，將信息化、科技化與檔案管理工作相結合，能夠提升檔案管理工作效率，準確、及時地傳遞信息，通過信息化建設，才能達到真正意義上信息共通共享，提高檔案管理工作效率和工作質量，提升檔案工作現代化和信息化程度。檔案信息化建設是檔案工作向現代化邁進的必由之路。要使檔案最大限度地發揮作用，就必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理。首先，要加強電子檔案歸檔管理，要通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現紙質檔案與電子檔案并存。其次，要充分利用網絡技術進行檔案管理創新。通過網絡，將不屬于保密范圍的檔案信息向社會共享，向社會提供優質高效的檔案信息服務，從而大大提高檔案信息的利用率。
作者:孟凡秀 單位:吉林日報社
關鍵詞：檔案管理；現代化；科學化
一、引言
隨著時代的發展，檔案管理已經成為現代企業的重要組成部分，對于電力企業來說，更是如此。提高檔案管理科學化、現代化水平是現代企業建設和發展的必然要求。隨著信息技術的發展，企業檔案信息量以及信息復雜化程度都在上升，提高檔案管理水平則更好地順應了現代社會的發展趨勢?，F代企業管理者要對檔案管理工作給予高度的重視，要特別注意對企業檔案管理工作體系進行建立和完善。隨著信息技術在檔案管理中的應用程度不斷加深，現代企業管理應該一改傳統的檔案管理理念，必須注意對現代信息技術設施進行充分利用，以不斷提高檔案管理科學化、現代化水平。
二、提高檔案管理科學化水平的必要性和重要性
檔案資料包含了大量的信息，以企業檔案為例，檔案管理包含了企業內部的人事信息及人才儲備信息，還包括重要的會議及談話記錄，這些都對企業未來發展起著重要的作用，是企業從事各項管理工作的基礎。如通過決策者制定決策時所采取的方案資料等，可以了解企業的經營狀況，可明確企業未來發展方向；再如企業人事檔案，是企業用人、留人、提升人的依據；企業的財務信息可以為企業下一年度的發展作財務預算提供依據。思想決定行動，要提高檔案管理科學化水平，必須從檔案管理負責人開始，從思想上提高對檔案管理工作重要性的認識，通過不斷的學習，提高檔案管理科學化對檔案工作的重要性的認識。建立檔案管理服務意識，檔案管理工作不僅是資料整理與歸檔的地方，更是一項服務性的工作，要切實作好檔案管理服務的主動性與預見性，加強檔案管理人員對當前社會發展、經濟形式的認識，全面了解用戶需求，才能更有針對性地為用戶提供服務；落實檔案管理工作的安全意識，確保檔案信息公共化但不受侵害，不斷提高檔案管理信息的安全性與完整性；建立檔案管理責任制，要求各檔案管理部門明確自己的分工與任務，結合自身特點，完善崗位工作職責，以部室主任為領導，各部門采取專人專管的形式，責任到人，確保檔案管理工作切實落實到位。
三、提高檔案管理科學化、現代化水平化是現在時代要求
1.提高檔案管理科學化、現代化水平是提升國家文化軟實力的需要
從宏觀角度來看，隨著時代的發展，文化已經成為民族凝聚力和創造力的重要源泉之一，已經成為提升一個國家綜合國力的重要因素。檔案中存放著很多歷史資料，這給人們留下了寶貴的精神文化財富，這對于推動中國特色社會主義文化建設意義重大，對于繁榮我國文化有著不可替代的作用。通常情況下，檔案中會有某些事件的原始記錄，這就意味著檔案可以對某些歷史活動進行客觀再現，這就使得檔案所提供的信息更加的真實，有著更強的說服力，對于鞏固社會意識形態意義重大。
2.提高檔案管理科學化、現代化水平是順應信息化發展趨勢的需要
就目前的情況來看，受到信息技術發展的影響，計算機網絡已經非常普及，我國的網民數量已經突破了4億，而且擁有智能手機的用戶越來越多，通過手機終端進行上網的用戶已經突破了2億，在上網過程中，很多用戶都會用到QQ、微信等網絡及時通訊工具。信息技術的發展以及應用程度的不斷深入，極大地豐富了檔案管理的載體、渠道和樣式，這就促使檔案管理工作發生了巨大的變革，系統化、數字化、網絡化已成為檔案管理的重要發展趨勢。檔案管理的信息化程度不嗵岣咭丫成為一種趨勢，而且將信息技術運用檔案管理中，可以進一步提升檔案信息的安全性，也可以提高管理效率，符合社會發展方向。
3 加強檔案管理人員責任心及事業心，提高檔案管理科學化
認真核實收集到的材料，加強檔案管理工作宣傳，并將真實可靠的檔案材料收入到人事檔案中，嚴把檔案管理質量關。鑒別檔案時，單位的檔案管理人員應采取認真負責的態度，保證單位檔案的真實完整，提高對檔案管理工作重要性的認識，逐漸改進檔案管理工作的工作方式和方法，并逐漸提高單位業務素質和工作效率，創新工作模式。
四、檔案信息建設管理原則
1.嚴格遵循國家規定進行檔案信息建設
企業檔案信息資源建設是一項非常嚴謹的工作，為了確保工作實施的有效性，也為了確保信息資源的可靠性，在檔案信息資源建設過程中，必須遵循國家的相關規定，根據相應的標準和程序進行嚴格操作，確保企業檔案信息資源建設的規范化。這樣才可以保證所建立的信息資源在必要時發揮應有的作用。但是，在實際工作開展過程中，還應該結合所在企業的實際情況，通過相互協調，使檔案建設既符合國家的規定又符合企業的發展方向。
2.檔案信息完整、真實、準確
檔案信息的完整、真實、準確是企業檔案信息資源建設的基本原則，這對于檔案信息在企業管理決策中發揮應有的參考價值意義重大。隨著信息技術的大力發展和應用，企業檔案信息資源建設也必然會實現信息化，這對于檔案信息的完成性、真實性和準確性提出了更高的要求。所以，企業工作人員在進行檔案收集和整理過程中，必須保證企業檔案信息的完整、真實和準確。
3.企業檔案信息資源要長期的保管和利用
對于電力企業來說，其檔案信息必須進行長期保存，因為這些信息資源在任何時候都可能發揮作用，所以，在建立企業檔案信息資源時，一定要堅持這些檔案信息可以保管和利用的原則。隨著信息技術的運用發展，企業檔案信息資源的保存更加的便利和完善，但是，為了確保企業檔案信息的丟失，在日常管理中，對信息系統進行定期地維護和升級管理則顯得必不可少。
結語：
在新的時期，做好檔案管理現代化建設是檔案管理發展的必然，我們在推動檔案管理現代化建設的時候，必須真正地認識到其中存在的問題，從思想、人員素質、管理基礎建設等方式，深入研究社會經濟發展水平與用戶的實際需求，采取切實有效的方式提高檔案管理的科學化水平，提高檔案管理的質量。
參考文獻：
[1] 張寅瑋.甘肅省電子檔案管理研究[D]. 蘭州大學，2011：30-42
關鍵詞：境外企業 檔案 檔案管理
近年來，隨著經濟全球化日益加速、我國對外開放程度不斷加深，我國企業紛紛“走出去”，在境外開展業務、設立駐外機構、建立海外子公司，從而產生了大量境外企業檔案。這些境外企業檔案是我國企業檔案全宗的重要組成部分，也是我國企業境外資產的重要組成部分。加強境外企業檔案管理研究具有十分重要的理論價值和現實意義。筆者對1992年至2012年我國境外企業檔案管理研究文獻進行了調查統計與分析評述。
一、文獻統計分析
筆者于2012年7月22日，以中國知網（）的“中國期刊全文數據庫”、“中國博士學位論文全文數據庫”、“中國優秀碩士學位論文全文數據庫”和“中國重要會議論文全文數據庫”4大數據庫為基礎，用“境外檔案”、“跨國檔案”、“境外企業檔案”、“海外企業檔案”、“跨國企業檔案”5個關鍵詞，分別進行題名檢索，檢索精度為模糊，共檢索出有效的相關文獻33篇。
從文獻發表時間來看，1992年首次有人提出境外企業檔案管理的問題，2001年之前有關境外企業檔案管理研究的文獻較少，2001年中國加入世界貿易組織之后，相關文獻數量開始增加（2002年為3篇），尤其是2010年以來增幅明顯（2011年為8篇）?？梢灶A見，隨著我國企業“走出去”戰略的逐步推進，有關境外企業檔案管理研究的文獻數量將呈快速上升的趨勢。
二、主要研究成果
（一）境外企業檔案的價值
學者們都認識到，境外企業檔案作為一種原始憑證，是維護企業合法權益的重要武器，尤其在是贏得法律訴訟、規避合同風險時發揮著不可替代的作用。除此之外，一些學者還認為：
第一，境外企業檔案是企業經營管理的重要基礎。王強、唐振華指出：“境外檔案工作也是加強境外單位內部管理和控制的重要基礎，是檢驗境外單位整體管理水平的抓手”。[1]羅亞利提出，跨國企業參考總部和境外子公司的檔案材料可以加深對彼此的了解，促進企業內部的文化融合，還能為企業總部管理層決策提供重要依據。[2]
第二，境外企業檔案是企業重要的信息資源和知識資產。張斌指出，境外企業檔案“不僅記錄了境外企業經營管理的活動過程，同時也沉淀了境外企業經營管理的經驗，是企業不可或缺的知識資源和財富”。[3]王強、唐振華認為，境外檔案是境外單位的重要知識資產和核心信息資源，為境外單位提供了可靠的信息資源保障，在服務國際化經營上發揮著重要作用。[4]
第三，境外企業檔案對促進我國境外企業的整體發展意義重大。李向群認為，“加強境外企業檔案管理是加強境外資產管理的重要內容，檔案工作對境外中央企業資產保值增值意義重大?！盵5]吳廣平認為，管理好國有境外企業檔案，不僅是國有境外企業自身經營和發展的需要，也是國家政策研究及經濟戰略發展的需要。[6]
（二）境外企業檔案的特點
境外企業在資產屬性、經營模式、管理方法等方面，與境內企業相比存在諸多不同之處，相應地作為境外企業活動伴生物的檔案也有著不同的特點：
第一，形成與保管的分散性。許多學者提到，跨國企業的境外企業或駐外機構點多面廣，涉及多個國家、地區，檔案的形成地域很分散，檔案保管也是分散的，基本上是誰經辦誰保管，甚至留存在個人手中。
第二，來源及內容的單一性。高衍[7]、郭潤華[8]、林阿娜[9]等認為：境外企業在文件來源上，基本上是本公司形成的，境內主管機關的文件一般不發至境外企業，文件來源比較單一；在文件內容上，主要以商貿往來文件為主，黨群類的文件較少。
第三，語言文字的多樣性。檔案記錄語言文字的多樣性，一直是困擾跨國企業檔案管理的一大難題。郭潤華指出，中石化公司的駐外機構檔案材料語種復雜多樣，不僅僅有中文，還有相當一部分涉及駐在國的語種，如英語、德語、法語、日語等。[10]王強、唐振華也指出：“石油企業境外單位較多分布在非母語英語國家，文件檔案記錄的文字往往涉及多語種問題，如果這些外文文檔得不到及時翻譯，就容易造成利用上的困難”。[11]
（三）境外企業檔案管理現存的問題及原因
學者們認為，目前我國境外企業檔案管理主要存在以下問題：境外工作人員檔案意識淡薄，檔案工作沒有得到足夠的重視；國內檔案法規對境外企業檔案管理缺乏有效制約，境外企業檔案管理制度不健全；文件形成和保管分散，檔案收集困難；缺乏有力的檔案業務指導，檔案專業人才不足。境外企業檔案的知識產權歸屬、價值鑒定，電子文件的收集、保管與利用等也是困擾檔案部門的難題。究其原因，學者們認為主要在于以下幾個方面：
一是國內有關境外企業檔案管理的法規不健全。目前，我國已頒布的有關境外企業檔案管理的部門規章或規范性文件主要有《關于加強境外投資、承包工程、設計咨詢科技合作和勞務合作項目檔案工作的通知》（國家檔案局、國家計劃委員會、對外經濟貿易部1993年）、《關于加強駐外機構和境外企業檔案工作的意見》（國家檔案局2005年頒布）、《關于加強在境外發行證券與上市相關保密和檔案管理工作的規定》（2009年證監會、國家保密局和國家檔案局頒布）。此外，一些地方了一些相關的地方性法規制度，如《廣州市境外企業檔案管理辦法》（廣州市政府1994年頒布）、《廣東省駐境外及港澳地區國有企業檔案管理辦法》（廣東省人民政府2002年頒布）等。但總體而言，國內有關境外企業檔案管理的法規不夠健全，使得境外企業檔案工作面臨無法可依的困境。鄧達宏認為：“企業‘走出去’戰略實施后，境外國有企業檔案的監管仍缺少明確的法律法規。我國的檔案法規中涉及到關于境外國有企業檔案管理的條款太少，且規定不甚明確?！盵12]
二是受所在國家或地區的法律限制。境外企業所在國家或地區對于企業檔案有著不同于國內的法律規定，從而增加了境外企業檔案管理的復雜性。例如，郭潤華論及，英國規定，與企業稅務有關的檔案材料最少要保存6年以上，以備稅務部門檢查；也門、沙特等國不允許將地質檔案材料帶出國境。[13]任鳳仙指出：對于企業財會檔案，日本的民法、商法、稅法中明確規定，在規定的保管期限內，企業有保管這些檔案材料的義務，而超過保管期限的檔案材料如何處置由企業自己決定；有的國家或地區規定企業形成的財會文件材料須交由當地律師樓保管；香港地區的法律對有裝訂痕跡的證據材料是不承認其法律效力的。[14]孟秀麗提到，中原油田對境外項目產生的會計檔案要按當地國家稅務審計的要求而存放在境外，接受當地國家定期或不定期的稅務審計和稽查。[15]
三是受分散式管理體制的制約。張斌指出：“我國企業檔案管理遵循集中統一管理原則，實行企業檔案綜合管理。而一些國家的企業檔案大多處于分散管理狀態，沒有統一的管理體系和制度加以約束，我國一些境外企業的管理模式或組織設計基本上模仿所在國的企業管理模式，這樣往往會帶來文件檔案流向不清、管理缺失的問題，而一些境外企業卻沒有認識到這種管理上的漏洞，極有可能造成企業知識的流失以及國有資產的流失。”[16]
四是跨區域、遠距離的障礙。王勤[17]、孟秀麗[18]認為，由于距離遙遠、境外企業駐地分散，母公司檔案部門對境外檔案的業務指導難以開展。張斌指出，跨區域是企業境外檔案管理的兩大難題之一，跨國企業的境外企業往往涉及多個國家或地區，使文件檔案具有明顯的分散性。[19]
五是檔案人員多為兼職且流動頻繁。中石油檔案室指出：“針對資源國對外籍員工勞務簽證的嚴格限制，以及嚴峻的政治、安全風險，同時為提高海外業務國際化程度，境外基層檔案隊伍一般都是兼職人員。”[20]
（四）加強境外企業檔案管理的策略
第一，強化檔案意識培養。鄧達宏指出，要樹立“大檔案”的理念，提高境外國有企業檔案意識，把大檔案的理念貫徹到企業的生產、經營、銷售的始終，貫徹到企業的檔案工作中。[21]任鳳仙認為，要將檔案工作列入境外企業國內主管單位舉辦的境外企業管理人員培訓內容，培訓工作應重點提高境外企業專兼職檔案人員的思想素質、業務素質以及語言素質。[22]中石油檔案室認為，針對公司人員輪換頻繁和基層檔案隊伍兼職的特點，加強培訓工作成為培養員工檔案意識、規范公司檔案管理的有效途徑。[23]潘艷敏等提出應有計劃地實施檔案培訓，對海外項目員工采取“普及”培訓的方式，側重檔案宣傳教育；對海外兼職檔案員采取“一對一”培訓的方式，側重檔案工作操作規范和技術標準。[24]
第二，完善檔案法規體系。吳廣平認為，要加強對國有境外企業檔案管理的立法，以法律的規范約束國有境外企業檔案工作行為。[25]鄧達宏認為，要分階段進行立法，檔案行政管理部門要加強調研，研究新情況、新問題，搞好規劃、現行試點，制定地方關于境外國有企業檔案方面的規章制度。[26]
第三，理順檔案管理體制。郭潤華指出：應堅持“統一領導、分級管理”的檔案管理體制，形成檔案管理部門、外事管理部門、駐外機構主管單位齊抓共管、分工負責的運行機制；應確立駐外機構和境外企業檔案工作由主管單位的檔案部門指導和監督的原則。[27]許多學者提出，境外企業檔案管理應制定專人負責并與領導責任及經濟利益掛鉤。中石油明確了各級領導的檔案業務管理職責，公司建立了以國內總部檔案室、海外單位檔案機構為業務管理主線，以各專業系統和海外項目兼職檔案員為基層工作隊伍的檔案工作網絡體系。[28]中國交通建設集團規定由駐外辦事處總經理、項目負責人負責檔案工作，檔案部門提供的各駐外機構工程項目歸檔情況作為年終獎金發放的依據之一。[29]中原油田對外經濟貿易總公司規定，項目經理為境外項目檔案管理的第一責任人，實行檔案“一票否決”權，將檔案歸檔情況與項目經理工作業績和經濟效益掛鉤。[30]
第四，健全檔案管理制度。王勤建議，將“實施檔案檢查”的內容加入到對下屬境外企業的內部審計工作中。[31]宋瑩認為：對于境外項目檔案管理，“‘項目經理負責制’是最好的辦法，以項目經理為主，如何操作則由其根據工程的具體情況指定專人或兼職人員管理，就可加強境外檔案管理。”[32]許多企業針對境外企業檔案的特點與管理要求，制定了因地制宜、針對性強的規章制度。例如，中原油田對外經濟貿易總公司修訂了《關于加強境外項目檔案的管理辦法》，并建立健全了境外企業（項目）檔案管理制度和辦法。[33]中國石油天然氣勘探開發有限公司制定了《關于加強海外檔案管理工作的意見》《關于加強海外檔案工作的通知》《境外檔案工作管理實施細則》和《中國石油海外勘探開發公司境外檔案工作考核辦法（試行）》等。[34]中國交通建設集團制定了《駐外機構工程項目科技文件資料歸檔辦法》。[35]
第五，創新檔案管理機構。一者建立信息中心。鄧達宏認為：“境外國有企業應建立起檔案信息資料中心，統一、動態地管理本企業的文件信息，并定期地傳送給境內企業總部，以便總部的監督。”[36]任鳳仙認為，要以企業檔案工作為依托，成立海外市場信息服務中心，建立網上檔案管理系統，為企業搜集情報，提供咨詢服務。[37]二者建立寄存中心。張斌指出：“可以將非核心機密的文件檔案交由當地信譽度較高的文件中心，文件檔案寄存或保管機構代為保存?！盵38]任鳳仙[39]、吳廣平[40]認為，可以嘗試采用托管方式，在境外成立服務性的檔案托管機構保管企業檔案資源。
第六，應用先進信息技術。境外機構與境內機構相距遙遠，使得境內母公司對境外子公司的指導和監督比較困難，互聯網技術的應用有助于克服這一難題。例如，2010年國資委對駐港澳臺地區的中央企業的檔案工作進行調研后，認為要“確立中央企業檔案信息化和企業信息化的關系，將檔案信息化納入企業信息化總體規劃，通過技術手段推動境外中央企業檔案管理的規范化和制度化?！盵41]中國中化集團公司在集團公司 IT 部的支持下，通過全集團的局域網，在 NOTES 平臺上建立了“檔案專欄”，使境內外機構的檔案人員可以了解到檔案工作的政策法規、行業標準、檔案知識等方面的內容，并與集團公司檔案部門進行業務交流。[42]中國石油海外勘探開發公司總部機關搭建了檔案資源管理遠程檢索信息平臺，建立了檔案管理系統，各境外單位可以通過網絡遠程把數據上傳到服務器，實現了檔案信息的網絡管理。[43]中原油田外經貿總公司的檔案人員用內部管理系統登錄公司網站，在“業務往來”中對境外公司進行業務指導。[44]
第七，多種收集方法相結合。田巧玲認為，境外項目檔案不方便帶回時，可以按照年度向國內主管部門移交當年的歸檔目錄，如所在國不同意帶回的，應將復印件或備份件報國內主管部門統一備案后歸檔移交。[45]宋瑩認為，可以采取定期收集、隨時收集與重點收集、跟蹤收集相結合的辦法進行資料收集工作，采用光盤或電子文件的形式是境外項目檔案接收最有效的方式，針對其中重要的、最有法律效力的紙質文件進行接收。[46]楊琦認為，對于境外企業檔案的管理，要有適當的靈活性，重點要求境外企業做到重要文件，如企業注冊登記、業務檔案、法律文書、合同協議、資產權屬證明、業務經營權的批準文件等重要文件予以歸檔。[47]
三、總體評價
（一）研究不足
總體上，國內在本領域已取得一定成果，但仍存在如下不足：
第一，視野高度不夠。多數學者僅從企業檔案部門的自身業務或者從本行業，如檔案收集、項目檔案、會計檔案等出發，著眼于確保境外檔案完整齊全開展研究，未能從服務企業整體經營戰略，促進企業全面發展的角度出發進行研究；亦未能順應全球化趨勢，從國家推進“走出去”的戰略高度出發，立足于維護國家與企業權益和安全進行審視。
第二，研究深度不足。許多論文僅從表面論述境外企業檔案管理的現存問題和應對策略，沒有透徹分析問題背后的深層次原因，未能提出一套科學有效的境外檔案管理體系。
第三，思想理念陳舊。多數學者未運用現代檔案管理理論來指導實踐工作，或者試圖套用舊的檔案學理論分析新出現的境外企業檔案問題，未能“跳出檔案圈看檔案”，運用新的管理理念開展研究。
（二）研究方向
筆者認為，將來可從著重以下幾個方面進行探索：
第一，加強境外國家或地區企業檔案法律研究?？鐕髽I檔案管理的基本原則之一是“雙重遵從”，即既遵從母公司所在國家或地區的檔案法律，同時又遵從子公司所在國家或地區的檔案法律。因此，我國應加強對“走出去”的重點國家或地區檔案法律的研究，深入了解這些國家或地區對于其管轄范圍內企業的檔案管理有哪些具體的規定和要求，從而才可能提出在“雙重遵從”原則下境外檔案管理的可行解決方案。
第二，運用先進的管理理念。應該突破原有理論框架，“跳出檔案圈看檔案”，從企業檔案作為企業核心信息資源、重要知識資產，作為內部控制、國有資產監管重要工具的角度出發開展研究。
第三，開展案例分析及實證研究。鑒于目前本領域內宏觀研究較多、具體研究較少，理論研究較多、實證研究較少，可以選擇幾個中國企業“走出去”的重點國家或地區的幾家具有代表性的境外企業作為典型個案，開展案例分析和實證研究。通過分析這些境外企業檔案管理面臨的問題，提出因地制宜、具有針對性的解決方案，進而探索我國如何建立境外企業檔案管理體系。
本文為國家社會科學基金項目“國有企業境外檔案監管體系研究”（批準號：12CTQ036）階段性研究成果之一。
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