時間：2023-05-30 10:35:44
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇流動人才檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【摘要】經濟的進步推動了社會的發展，新時期社會獨立體的競爭就是人才的競爭，如何有效掌握人才流動情況，建立健全完整的流動人才檔案管理模式引起了各人力資源管理部門的高度重視，要從全新的層面分析，才能針對具體情況建立更加切實有效的創新機制。本文對流動人才檔案管理模式的構建要素進行了簡要分析，并著重闡釋了流動人才檔案管理模式的創新機制和探索結構，旨在為相關單位提供有價值的管理建議，以供參考。
【關鍵詞】流動人才愛檔案管理模式 構建 創新
一、流動人才檔案管理模式的構建要素
（一）流動人才檔案管理模式的人員構成
通常意義上的流動人才管理檔案模式構成主要包括以下兩類，第一，辭職或者被辭職的機關工作人員，由于不同原因脫離了機關。第二，企事業單位的專業技術人員以及管理人員。在建立基本的人事檔案管理過程中，要對這兩類人的信息檔案進行集中管控。另外，在實際工作推進過程中，管理人員對用人單位消除勞動合同的專業技術人員以及管理人員也要進行檔案的集中管理，確保其信息的有效性，并且提升管理機制和管理效果。最后，就是要對待業的大中專畢業生進行檔案管理，從而對社會流動人才的基本情況進行全面統計和核定。
除此之外，有相關檔案管理部門也要對自主就業的部隊轉業軍人進行檔案管理，以提升信息的完整度和社會使用價值。
（二）流動人才檔案管理模式的管理特征
在對流動人才檔案管理項目進行綜合分析和管理的過程中，相關部門要集中管控相應的管理措施。第一，流動人才檔案管理凸顯出較強的社會價值。在市場經濟背景下人才流動性較大，正是基于此，不利于不同組織對人才進行吸納。而人才檔案管理模式中，能對信息進行集中管控，確保人才檔案管理的實效性。第二，流動人才檔案管理凸顯出較強的廣泛性和多變性。在計劃經濟時代，建立流動人才檔案管理模式，能提升檔案管理的廣泛度，規避了原始檔案管理的局限性。第三，流動人才檔案管理凸顯出較強的開放性。盡管是流動性人才，但是在實際管理過程中，人才檔案管理機構就借助有效的管控措施，確保管理方式以及手段能得到有效的升級，借助數字化網絡結構將人才檔案進行統籌管理，實現個人信息向開放交流形式的轉變。
二、流動人才檔案管理模式的創新方式探索分析
（一）創建更加系統化的流動人才檔案信息管理模式
在對流動人才檔案信息管理的過程中，管理人員要對整體管理項目進行集中管控，確保管理模式順應時展的訴求，能在吸收經驗的基礎上，強化人才檔案管理項目的實效性，特別要注意的是，在實際管理工作開展進程中，管理人員要提升管控機制，由于流動人才檔案信息給科研工作提供了十分有效的信息數據和基礎資料，因此，能助力企業提高信息管理的實效性，并對檔案進行集中完善，也能有效提高檔案管理能力。另外，流動人才檔案管理項目的管理人員要提高項目的認知度，建立科技檔案以及信息管理控制模型的過程中，運行更加完善的檔案管理機制。總之，只有強化人才檔案信息執行項目的科學化標準和貴規范性管控措施，才能真正建立更加高效的流動人才檔案管理模式。
（二）完善流動人才檔案管理模式的管理系統
管理人員要針對具體問題進行綜合分析和合理化管控，確保整體運行結構的完整度，提升檔案管理項目的實效性。相關管理人員要從思想認知層面提高管理機制，確保建立健全完整的流動模式。在建立系統化管理框架以及系統的過程中，需要相關研究人員建立集中的檔案管理系統，實現完整度和水平的同步提升。另外，管理人員要針對具體問題建立具體處理機制，確保監管制度和管控措施的有效性，順利提升檔案管理的基本水準，確保檔案信息完整性的同時，優化管理效果。
（三）優化升級流動人才檔案管理模式中對于人才素質的要求
在檔案管理項目建立過程中，對于人才素質的管理是重點。也就是說，人才檔案管理工作的優劣是由管理人員的基本素質決定的，只有提升管理人員的基本素質和信息收集能力，才能提升整體項目的運行效果和管理質量。管理單位要針對管理人員進行集中的素質培訓，確保其管理能力得到有效的升級，在培訓中，不僅要對管理人員的管理能力和管理方式進行集中管控，也要提高其管理素質，確保整體專業技能和職業操守的同步，順利建構完整的流動人才檔案管理模式。另外，管理部門也要強化管控效果和管理實效性，提升人才管理人員的工作管理流程以及工作管理分配機制，建立系統融合以及統一化的管理框架，確保相關資料項目按照標準化順序和流程進行統籌管控。在項目管控結構中，要建立區域性的人才檔案管理中心，進一步滿足市場經濟發展的需求，也是人才檔案管理工作系統化的需求，要保證人才檔案管理項目的實效性，作為一種社會信息資源管理要求，借助有效控制，確保系統運行框架更加標準規范，且在實際運行過程中具有現代化特征。
結束語：總而言之，在實際項目運行和處理過程中，管理人員要提高流動人才檔案管理項目的實效性，確保管控機制和管理水準得到有效優化，實現訓練課程的完整度，保證檔案管理人員專業知識訓練得到有效落實，讓流動人才檔案管理發揮最大化的社會價值。
參考文獻：
1醫院流動人員人事檔案管理出現的新問題
根據十余年醫院人事檔案管理的實踐，筆者就醫院流動人員人事檔案管理出現的一些新問題談幾點拙見。
1.1檔案移交不及時
已辭職、辭退、解除勞動合同等流動人員的人事檔案，有些沒有及時移交當地人才服務中心，有些沒有人事權的單位擅自保管流動人員人事檔案，造成部分流動人員人事檔案丟失、材料不齊全、手續不完備等情況出現。
1.2“棄檔”現象較嚴重
一是人事檔案作用逐步淡化，醫院在聘用專業技術人員時往往只是面試即可。
二是人才流動日益頻繁，有的人受利益的驅動，不顧組織是否同意，一走了之，新用人單位還可以在當地人事部門的幫助下為其重新建檔。
三是人事費普遍過高，也是導致“棄檔”的原因。
1.3檔案管理不規范
有的單位對檔案的作用缺乏足夠的認識，用人不規范，考核、檔案工資晉升、評定機制不健全，不注意平時材料的形成，導致檔案材料缺失，給出國政審、職稱評定、出具人事檔案相關證明和辦理流動手續工作帶來一定的困難。
1.4人事缺少特色服務
目前大部分地方人事還處在單一服務階段，在很多業務領域里還是空白，缺少個性化、專業化的服務，無法滿足社會和個人的發展需要。
1.5檔案管理隊伍建設有待加強
檔案管理人員業務培訓機制尚未健全，部分單位檔案管理人員變化較大，對人事檔案管理業務不熟悉，有待加大對檔案管理人員的培訓力度。
2加強醫院流動人員人事檔案管理的對策
為了保證醫院流動人員人事檔案的真實性、嚴肅性，促進衛生事業單位人才合理流動時流動人員人事檔案的完整性、真實性，應該加強對其的管理，認真做到以下幾點。
2.1加大宣傳教育的力度，營造人事檔案規范化管理氛圍要加強領導，廣泛宣傳流動人員人事檔案管理的政策規定，提高檔案管理人員整體素質，建立檔案管理人員業務培訓機制，定期對檔案管理人員進行業務培訓，努力提高檔案管理人員的業務知識和管理水平。
2.2完善流動人員人事檔案管理政策法規
一是對過去不合時宜，制約人事檔案管理方面的政策加以完善，建立全國統一的法律法規，杜絕各地區各部門各自為政的現象，以適應我國經濟社會的發展需要。
二是加強對企事業單位人事檔案管理的力度，規范對人才中介機構的管理，不準民營和合資人才中介機構從事人事和人事檔案管理以及人事調動業務，促進我國人才中介機構的健康發展。
2.3創新人事服務形式
要不斷豐富人事檔案的內容，提高人事檔案的使用價值，經常了解用人單位和人才對人事檔案材料的新要求，樹立人事檔案利用的“受眾”意識，變過去“守攤式”服務為“開發式”服務，重視研究人事檔案用戶的多方位需求，有針對性地提供個性化服務。健全管理人事檔案的機構，要在條件具備的地方成立人才服務機構檔案管理部門，認真做好人員配置、經費來源、安全保密等方面的工作，通過檔案管理機構的規范化管理，促進流動人員人事檔案管理朝著科學化、制度化和規范化方向發展。
檔案管理是我國人力資源管理的重要組成部分，尤其是流動人員的檔案管理，受到流動人員自身特征的影響，流動人員檔案管理難度較大，而且隨著信息技術的發展，流動人員數量迅速增加，導致檔案管理難度在不斷增大，下面就來分析一下當前形勢下我國檔案管理中存在的問題。
1.新形勢下流動人員人事檔案管理中存在的問題
1.1多頭管理問題突出
受到客觀因素的影響，當前我國諸多部門都有檔案保管職能，不論是省市的人才交流機構還是各級職業介紹機構，乃至社保部門都有這一權限，同時社會中介組織、行業機構所辦的人才交流機構、職業介紹都可以管理流動人員檔案，多頭管理，毫無秩序，無法實現統一管理。
1.2流動人員對檔案管理不夠重視
很多流動人員都將檔案找到可以存放的單位后便置之不理，而一些民營企業更是不在乎流動人員的檔案在何處。一些流動人員認為檔案在其找工作或求職中不夠重要，而且這種情形還受到年紀影響，越年輕越不夠重視檔案，同時也反映出檔案管理在黨政機關、事業單位和大型國有企業中的種種管理制度同其他各類非公企業和自主創業人員檔案在用途上的差異較大。而從企業的角度來說。人事檔案并無法準確判斷人才的真實情況及準確客觀背景，這都在一定程度上影響流動人員檔案管理的標準化與正規化趨向。
1.3部分檔案的管理職能無法有效發揮
在我國現有的體制中，對檔案接收有一定限制，例如沒有報到證或民辦院校畢業生的檔案接收問題等；其次是各省區彼此間轉移檔案時對轉正定級的要求不同，由于當前我國個人托管的檔案很多是在轉遞的時候才根據對方接收單位的要求辦轉正定級，那么現辦、補辦等問題各省區的處理標準不統一；最后是政策與收費方面，某些省份在畢業生畢業后的2年是免費的，但大多數省份仍然是收費的，是必須要支付一定的費用的。可以說人力資源和社會保障部門承擔著合理配置人才資源的職能，通過加強流動人員檔案管理來推動流動人才的管理，實現人才流動管理的規范化。
2.增強流動人員人事檔案管理社會化服務水平的對策
為了適應社會主義市場經濟和國家實施西部大開發戰略的需求，要增強政府人力資源和社會保障部門公共服務水平，提高流動人員人事檔案管理的社會化服務水平勢在必行。
2.1建立共識，推動發展
要想強化流動人員的人事檔案管理工作必須要強化對流動人員認識檔案轉遞過程的控制，受到當前我國流動人員特征的影響，而且各省所采取的標準不一，導致檔案在轉遞過程中調節問題較難。對此，國家人力資源及社會保障部門必須要發揮主動作用，規范全國各省區間的檔案轉遞的標準，通過強化人事檔案流轉過程的管理實現對檔案管理的標準化與規范化，引導人才流動，體現出人事檔案的價值。
2.2增強檔案材料的收集、歸檔與鑒別的規范化
要想提高人事檔案管理的的質量，關鍵是要做好檔案的一系列工作，包括從材料的收集到后期的補充與歸檔，這些都將影響到歸檔的質量，對所收集的檔案材料必須要按照規范檢驗其手續是否完備，核實其內容是否準確，精煉，仔細鑒別，確保所歸檔的產品是符合規定的，而對不符合要求的材料要及時返回，限期修改，確定準確后方可歸檔，而對那些不在歸檔范圍內的材料要及時退還給相關單位，避免丟失與積壓。
2.3受到地域影響較大
受到地域特征的影響，各地流動人員數量不等，情形不同，尤其受到經濟發展影響較大，因此我國在進行流動人員管理的過程中要考慮到各地的情況采取不同的管理方法，促進管理水平的提高。
2.4加強人口分類管理效率
人事檔案管理必須要遵循我國的相關法律，不僅要按照《中華人民共和國檔案法》、《流動人員人事檔案管理暫行規定》進行管理，要遵循集中統一、歸口管理的原則，所以流動人員人事檔案管理機構為縣以上黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構，當前我國檔案多頭管理問題較為嚴重，檔案服務水平差距較大，而且各地、各部門服務水平差距較大，無法實行統一的規范標準，要想改善流動人員的人事檔案工作效率，就要改善人口檔案管理的效率，做好分類管理工作。
2.5做好人事檔案的保密工作
一直以來，我國的檔案工作的都被定義為服務型的工作，但其實該項工作涉及面較廣，牽涉到很多機要部門，因此其保密工作同樣重要，與一般的服務工作不同，該項工作的保密性較強，一般我國檔案工作是被歸類為機要部門，是自然形成的，很多材料都是單一性的，不可復制的，一旦丟失那么將無法修補，因此，做好人事檔案的安全工作十分重要。所以，要想增強流動人員人事檔案管理工作的社會化水平就必須要在結構設置、人事安排、經費保障等環節做好相應的規范，從制度上、組織上對流動檔案人事管理提供充分的保障。
2.6實現流動人員檔案管理的法制化目標
一直以來，我國人事檔案都是由組織人事部門進行統一管理，從工作特性來看，是組織人事部門為社會提供公共服務。流動人員人事檔案仍然在政府人力資源與社會保障部門的服務范疇內。因此，要想提高流動人員人事檔案的社會化服務水平就要以解決流動人員的切身利益為首要解決的問題，尤其是對流動人員的身份認證、檔案工作調整等問題，同時要建議相關單位及時出臺對流動人員檔案的管理策略，并制定具有可操作性的程序，做好流動人員人事檔案的材料收集與管理問題，實現流動人員人事檔案管理的法制化目標。
【關鍵詞】流動人員；人事檔案；管理
一、人員流動現狀
改革開放的新形勢下，全國的流動人員人數逐年增加。據統計，“十二五期間”，我國流動人口每年增加約800萬人，2014年年末已達到2.53億人。一方面，高校畢業生在就業的過程中形成了大規模的人員流動。2015年全國高校畢業生人數創歷史新高，達到749萬人，比2014年增加22萬，大學生就業面臨嚴峻的挑戰；另一方面，組織間再就業人員流動的數量也非常龐大。隨著我國經濟增長方式的轉變，產業結構調整、國有企業改革等一系列宏觀政策的穩步推進，造成一大批“下崗待就業”人員。盡管國家出臺一系列保障措施促進下崗職工再就業，但短時間內這類失業人員的基數仍很大。此外，還包括農村剩余勞動力向城市非農產業的流動。這三大類的流動人員對我國國民經濟的發展起著重要的作用。
二、流動人員人事檔案存在的問題分析
（一）檔案材料難以收集，歸檔信息不完整。人事檔案作為記錄個人歷史真實面貌的文件材料，必須具有真實性、完整性。然而，在現實流動人員管理的過程中，檔案歸檔材料很難收集完整。人事檔案包括十大類的材料，涵蓋學歷、工作經歷、政治面貌、獎勵與處分等多個方面，許多單位對人事檔案重視程度不夠，將精力集中在對流動人員的使用上，對工作中形成的檔案材料沒有加以收集和整理。一些單位和高校在人員流出后并未按檔案管理的相關規定，及時將檔案轉移至人才服務中心，而是交由本人代為保管。檔案信息的不完整為流動人員日后在干部選拔、職稱晉升、工齡認定等方面帶來了很大的麻煩。
（二）流動人員的檔案材料的真實性不高。人事檔案是組織考察個人基本情況的重要依據，也是本人在工作、退休期間享受政治待遇、物質待遇、精神待遇的重要參考。“三齡兩歷一身份”（年齡、工齡、黨齡和學歷、工作經歷、干部身份）是人事檔案的核心，也是流動人員人事檔案最容易失真的信息。由于流動人員檔案的管理還不完善，流動人員工作不固定，有些人為了個人私利，擅自涂改出生日期、工作經歷、入黨時間等重要信息，出現年齡越來越小、榮譽越來越多等混亂的現象，這就使得流動人員人事檔案的可信程度大大降低。
（三）檔案轉遞不完善，人檔分離的現象十分突出。流動人員的本質特點決定了檔案傳遞工作在流動人員人事檔案管理中的重要地位。《流動人員人事檔案管理暫行規定》中明確指出，流動人員人事檔案在轉遞時必須完整齊全，應通過機要交通或專人送取，不得郵寄或交流動人員本人自帶。目前，流動人員人事檔案的轉遞很不完善，移交不及時，甚至出現不移交等現象。一些單位在轉移時不按規定采用機要信件的方式，隨意選擇快遞公司投遞檔案，或者交由個人代為移交，導致檔案的缺損、涂改和遺失。在現實的檔案管理工作中，流動人員的檔案因為沒有履行正規的轉遞手續而出現“死檔、黑檔”等人檔分離的情況時有發生。
三、流動人員人事檔案管理的建議
（一）嚴格檔案轉遞手續，實行動態化管理。隨著市場經濟體制改革的不斷深入，人員的流動越來越大，越來越頻繁，這對流動人員的人事檔案轉遞工作提出了更高的要求。單位應嚴格執行檔案管理相關規章制度，切實做好流動人員的人事檔案轉遞工作。在轉遞人事檔案前，單位應對檔案的基本信息進行核對。檔案中缺少的重要材料，如工資審批材料、年度考核材料、政治面貌等，須及時補充，確保檔案的完整性、準確性。通過選派具有檔案管理資質的人員或采用機要信件的方式投遞人事檔案，對于流動人員自帶的檔案材料，人才服務機構不得接收。
（二）做好檔案收集整理工作，確保檔案真實完整。由于流動人員流動的無規律性、不固定性，這給流動人員的檔案收集、整理、核對工作都帶來了很大的難度。要確保流動人員檔案的真實性，首先須建立健全人事檔案收集環節的管理制度。流動人員在與用人單位簽訂勞動合同時，應對檔案的收集、保存、轉遞等工作作出約定，以契約的形式在法律的層面上明確勞資雙方的責任和義務。完善流動人員人事檔案的收集網絡，可采用定時收集、跟蹤收集、補充收集等多種形式和方法。其次，改變以往被動的收集保管方式。人才服務機構應加強與用人單位之間的動態聯系，以單位集體的名義存放流動人員的人事檔案。流動人員的工資晉升材料、年度考核材料、學歷晉升材料、獎懲材料等先由單位完成，正式材料形成之后一定期限內交由人才服務中心，人才服務中心根據檔案管理的規定和要求進行整理和審核。
（三）加強檔案基礎設施建設，優化人才隊伍建設。基礎設施建設是推動流動人員人事檔案發展的前提條件。各級人力資源保障部門應加大對檔案人財物的投入力度和政策扶持，保證流動人員人事檔案存放的安全性、完整性。根據國家檔案的相關規定和要求，參照自身實際情況，改善檔案室的硬件水平，努力把檔案室建設成為符合“十防”要求的合格檔案室，強化安全保障措施。同時，加強檔案信息化建設，管理部門應針對流動人員的特點，開發出適合流動人員人事檔案管理的軟件，結合互聯網技術，建立包含人員信息、業績評價、工資晉升等業務的人才跟蹤系統，實行流動人員人事檔案動態化管理。加強檔案管理人才隊伍建設是推動流動人員人事檔案發展的關鍵。選拔政治素質高，業務能力強的人員充實流動人員檔案管理隊伍，推進檔案人員持證上崗制度，加強崗位管理與考核。積極開展繼續教育、專題討論、學術交流等方式的檔案培訓工作。定期組織檔案管理人員系統的學習檔案學理論知識、學習檔案管理部門、組織部門關于檔案的最新文件和精神、了解本專業的學科發展動態，不斷完善和豐富檔案知識結構體系，提高檔案人員的綜合素質。
【參考文獻】
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[4]嚴建南,紀紅衛.試論“人檔分離”[J].檔案學研究,2003(05).
關鍵詞：人事 人才流動 檔案管理 改革
隨著人才流動的頻繁，傳統意義上的流動人員在迅速增長，人事檔案數量大幅攀升，人才中介機構也由政府人事部門單家獨辦變為其他政府部門、民營、外資共同參與的多元結構。這對如何管好用好人事檔案提出了嚴峻的挑戰。
一、人事及人才流動檔案管理的內容
人事檔案是在人事管理活動中形成的記述和反映個人經歷、思想品德、業務能力、工作狀況以及所受獎勵、處罰等方面情況并以個人為單位歸檔保存的原始記錄。流動人員人事檔案管理的范圍主要包括行業的大中專畢業生、自費出國留學人員；辭職或被辭退的機關人員、企事業人員；外商投資、鄉鎮以及各類民營企業等；與用人單位解除勞動合同的人員；駐華外國企業機構中方雇員等。
流動人員人事檔案管理機構為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構。檔案管理的具體工作包括檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等；流動人員身份認定、檔案工資記載、出國（出境）政審工作；經授權的職稱資格考評、合同簽證、社會保險等社會化服務工作。
二、人事和人才流動檔案管理的主要問題
1.“檔案商品化”和“檔案管理盈利化”問題日益突出。目前從每年大量的大學畢業生，到從國有單位流向其他所有制單位的專業技術人員，從高科技的私營企業，到國有性的事業單位，涵蓋了我國幾乎所有行業和人群。但是由于我國發展條件的制約，流動人員人事檔案管理還沒有實現完全的公益化，人事檔案管理的經費來源還要依靠收取檔案管理費，這一定程度上為某些部門提供了尋利空間，輕服務而重盈利的趨勢開始出現。“檔案商品化”和“檔案管理盈利化”的問題日益突出，最終導致檔案多頭管理，檔案的公益性程度不高，面臨失信危險。流動人員人事檔案管理中的盈利化傾向造成的一個直接危害就是人事檔案面臨失去信譽的危險，同時刺激多頭管理現象產生。造成檔案管理混亂，嚴肅性、公信力不足。一些中介機構受利益驅使，“搶奪”、騙取、截留、扣壓檔案以及涂改、抽取、銷毀、偽造等違規現象時有發生。嚴重擾亂了正常的人事檔案管理工作有序開展，阻礙了人才流動。此外中介機構舍本逐末，惡性競爭的情況時有發生，影響了中介機構自我發展和人才市場健康有序運行。
2.檔案管理效能低下，嚴重影響檔案管理發揮應有作用。現行人事檔案在內容上仍然保持著計劃經濟時期的特點，偏重靜態性資料描述，不能動態反映個人信用。市場經濟條件下檔案的主要功能是對個人的工作能力和道德信用進行綜合的動態評價，為人才的高效流動提供參考，但現行人事檔案顯然無法滿足這一點。同時，隨著流動人員群體的逐漸壯大，“人檔分離”正在成為趨勢，以往檔案收集方法和程序無法施行，尤其是在一些私營企業，人事管理非常不規范，很少對員工進行規范化的考核，個人的業績資料進入檔案信息非常困難，很多人才中心存放的檔案很長時間沒有信息補充。較為普遍地存在重收檔（收費）、輕管理的現象。一些單位檔案管理力量薄弱，缺乏熟悉檔案管理政策和業務的專業人員，檔案不能及時收集、整理、分類、補充和更新，“死檔”較多，檔案信息應用也就少之又少了。
三、人事檔案及人才流動檔案管理改革思考
1.借助計算機技術實現社會化檔案管理。在同一的管理制度指導下，實行人事檔案與人在特定條件下的適度分離，借助于現代網絡信息手段，實現對有關于人員的全面了解。具體說，就是利用現代計算機技術和網絡通信技術等，把以往分管與不同處所的人事檔案，在信息的查詢與利用上實現社會化服務。社會化、開放式管理模式預示著更大范圍內人事檔案管理的一種方向和發展趨勢。我們所處的這個新世紀，是一個更加開放的時代。知識經濟的發展，人力資源的競爭將會越來越激烈，人才流動的數量和質量會逐步加強，這種社會發展趨勢，也為在更大范圍內實行社會化、開放式人事檔案管理提供了可能性。
2.改革人事檔案管理機構實現機制變破。今后我國政府機構改革的幅度和力度將進一步加大，機構龐雜臃腫、人浮于事的現狀將得到整治，精簡機構、聯合辦公的大口徑管理方式將被采用。人事檔案管理制度的改革總之不僅應有利于管理，更應著眼于保護跟人的權利，特別是知情權、再調查的請求權、錯誤的改正請求權、提出異議的權利、檔案資料傳播和使用目的的控制權等。另外，對人事檔案管理部門也應強調一下義務和責任：確保人事檔案質量的義務、負有保護人事檔案信息安全的義務、以及保證人事檔案被正當使用的義務等。
參考文獻
[1]流瀅.淺述完善企業流動人員人事檔案管理工作的措施[J].科技致富向導，2012（9）：320
【關鍵詞】 檔案管理 完整性
1 人事檔案人員離崗離職之前認真做好檔案移交
1.1《檔案工作業務建設規范》規定：“檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后方能離開崗位。”然而在實際工作中經常會忽視這一工作環節，存在如下問題： 一是檔案交接不及時。老檔案人員離了崗，新檔案人員進了崗，而檔案交接手續還未辦妥，以致出現檔案數量等問題責任不明、界限不清。使得人事檔案工作前后脫節。 二是檔案交接手續不嚴密。按工作性質和崗位職責要求，檔案人員交接應是一項認真細致、手續嚴密，責任重大的工作，而在一些醫院人事檔案人員離崗或調動工作時，移交不按程序辦事，手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現一些醫院人事檔案交接只有一串鑰匙的現象，忽視了檔案交接工作中的重要內容，忽視了檔案交接工作的基本要求。
1.2做好人事檔案交接工作，應采取如下措施：
1.2.1人事檔案交接要納入醫院的議事日程、工作程序和規章制度之中。做到人事檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續，然后再辦理調動手續，對未辦理檔案交接手續的人事檔案人員，不得簽發調動工作通知，不得辦理工資轉移手續，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中
1.2.2人事檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，對于移交方來說在正式移交之前主要做到對所保管的人事檔案進行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數；對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統有序；按檔案移交要求編制檔案移交文據及表格；撰寫人事檔案移交說明。對于接收方來說，在接收之前要做到了解移交單位職能活動內容和工作活動情況；向前任檔案人員了解檔案保管和人事檔案工作情況；必要時要了解或檢查人事檔案移交準備工作情況。只有交接準備充分，才能保證交接工作順利進行。
2 醫院流動人員人事檔案管理
2.1醫院流動人員出現檔案移交不及時，已辭職、辭退、解除勞動合同等流動人員人事檔案，有些沒有及時移交當地人才服務中心，有些沒有人事權的單位擅自保管流動人員人事檔案，造成部分流動人員人事檔案丟失、材料不齊全、手續不完備等情況。有些人由于種種原因不顧組織是否同意，舍棄檔案一走了之，新用人單位還可以在當地人事部門的幫助下為其重新建檔。人事費普遍過高，也是導致“棄檔”的重要原因。
2.2為了保證醫院流動人員人事檔案的真實性、嚴肅性，促進衛生事業單位人才合理流動時流動人員人事檔案的完整性、真實性，應該加強對其的管理，認真做到以下幾點。
2.2.1加大宣傳教育的力度，營造人事檔案規范化管理氛圍要加強領導，廣泛宣傳流動人員人事檔案管理的政策規定，提高檔案管理人員整體素質，建立檔案管理人員業務培訓機制，定期對檔案管理人員進行業務培訓，努力提高檔案管理人員的業務知識和管理水平。
2.2.2明確職責，理順關系。本著對流動人員高度負責的態度及時與他們進行溝通與協調，明確各自的人事檔案管理范圍。根據《流動人員人事檔案管理暫行規定》，專業技術人員和管理人員的檔案應當移交人才服務機構管理，并建議流動人員的人事檔案應當打破身份、學歷、職稱、行業等各種限制，由政府人事部門所屬的人才服務機構統一管理。同時強化流動人員人事檔案管理的公共服務職能，應以服務為主、適當收費的辦法減少“棄檔”現象。
3 結論
人事檔案是反映個人經歷、德才能績、工作表現的真實歷史記錄。醫院人事檔案管理是為醫院人力資源管理和利用創造條件、提供相關人事數據和信息支持的重要活動，在醫院人才開發中起到了人才“信息庫”和“資政院”的重要作用。在醫院人事檔案管理工作中，增強檔案管理意識，更新人事檔案管理的服務理念，改進人事檔案管理方法，提高人事檔案管理人員素質，人事檔案人員離崗離職之前認真做好檔案移交和做好醫院流動人員人事檔案管理工作，盡可能地將個人人事信息客觀、真實、系統、全面地提供給組織人事管理部門，積極對人事檔案進行開發、挖掘和利用，使其發揮最大化地利用效力，將是人事檔案工作者努力的方向，也是今后醫院人事檔案改革的主導方向。
參 考 文 獻
（一）開展人才市場檔案管理工作是用人單位的實然需要
“得人才者得天下”，知識經濟的勃然興起，使國家之間、用人單位之間的競爭更加聚焦于人才之上。用人單位以“唯才是舉”作為選人的重要標準，都從自身利益出發來決定人才的留用和培養。檔案記錄了一個人所受到的教育、培訓、走向社會以后的經歷，從事過的工作、收獲等信息，這些信息是對一個人做出客觀評價的重要依據，可以幫助用人單位對本單位人員做出綜合分析和配置。在此過程中一方面可以避免“學非所用、用非所學”，另一方面可以“用其所長，避其所短”。由此看來，檔案已不再只是黨政機關部門的使用專利，而是關乎整個社會行業的發展。
（二）開展人才市場檔案管理工作是社會發展的必然趨勢
人才市場檔案管理模式預示著更大范圍內檔案管理的一種方向和發展趨勢。作為華南地區規模最大、影響最大、專業經驗最豐富的人力資源服務機構———南方人才市場，于1997年實現了檔案信息網絡化。據調查，只要在南方人才市場檔案管理覆蓋的網絡區域就可以搜索到成千上萬條各類人才檔案信息，不僅如此，它還可以為用人單位提供人才信息網絡終端，可以通過已開發成功的人才測評軟件系統為個人進行人才綜合素質測評，這些都已經經過實踐操作并取得了很好的效果，有力地說明了我國實行人才市場檔案管理模式既是必要的，也是可行的，必將是社會發展的大勢所趨。
二、現行人才市場檔案管理工作中存在的問題分析
據有關資料顯示，沈陽人才市場有四千多份找不到“主人”的檔案；成都人才中心的“棄檔”高達三萬多份。根據我國人事部和上海、南京、成都等地大型人才市場的不完全統計，全國至少有70萬“棄檔族”。不僅如此，如若在網上任意搜尋“人才市場”或“人才中心檔案管理”方面事宜，會出現一系列“檔案收費不合理、服務人員態度傲慢、后悔把檔案托管于人才市場”等差評，這不得不讓我們提高警惕，反思人才市場檔案管理現狀。
（一）檔案收費管理不合理，增加流動人員經濟負擔
當前，人才市場對流動人員檔案的保管、利用、轉遞等業務都要求支付相應的費用。21世紀初我國各地人才市場對托管后的檔案要求每月支付100-500元不等的檔案管理費。而自2013年元旦起，我國對人才市場托管檔案開始實施新的收費標準：個人由每份每月15元降為10元（即120元/年）；單位由每份每月20元降為12元（即144元/年）；單位或個人委托單純存檔由每份每月5元降為3元（即36元/年）。可是，當前廣州、天津等地的收費稍高于國家標準，各地人才市場檔案管理部門在對檔案人員辦理個人業務時收費標準并不一致，往往還會采取單次收費，比如：開一個證明要交“證明費”，加急要交“加急費”，調檔要交“調檔費”，評職稱要交“評審費”等，這類收入已經成為許多國有人才市場的主要收入來源（占收入的60%-80%左右）。社會流動人員不同于在國有單位、事業編制單位的員工，他們在求職、就職的過程中本身就面臨著種種成本和風險，而年復一年的檔案管理費用儼然已經成為流動人員不小的經濟負擔。
（二）“人檔分離”現象導致檔案內容陳舊失真和檔案功能的弱化
相對于市場經濟條件下人才流動日益活躍的趨勢，記載個人經歷的檔案內容更新速度顯然已經跟不上節奏。部分用人單位認為這類缺乏新增記錄的檔案不能客觀真實地反映流動人員的整體素質與面貌，也就無法以此為依據為單位選拔人才。“人檔分離”帶來的材料搜集困難、信息補充不及時、查閱手續繁雜、工作環節冗雜等現實困擾，更加劇了檔案內容陳舊失真的問題，阻礙了人才市場誠信建設和人才素質評價機制構建。由此，檔案功能不僅不能得到提升反而會逐步弱化。
（三）檔案管理歸屬關系不明確并伴隨信息管理方式不完善
1.人才市場檔案管理部門和用人單位雙方檔案管理歸屬關系不明，職責不清，成為人才流動的“絆腳石”。
目前，普遍現象是用人單位和人才市場互相依賴于對方對相關材料進行收集、整理、歸檔、轉遞、政審等，彼此職責劃分不清，一旦出現問題就互相指責、推諉、逃避責任。
2.檔案管理分散，查詢手續繁雜，增加用人單位檔案管理員的工作量。
在單位人事活動中，每年都會產生大量的員工績效考核表、工資核定表、職稱評定表以及學歷、技能等級證書等，這些材料的收集、整理、鑒定、移交等工作一般都由用人單位內部人員完成，然后再移交給人才市場檔案管理部門。此外，用人單位在辦理員工入黨、生育證等事宜時，必須要前往人才市場檔案管理部門進行一系列借閱程序來查閱員工檔案，手續繁瑣，這期間明顯會增大用人單位工作人員的時間和精力，降低了工作效率。
3.材料更新、移交不及時，缺乏時效性。
當前許多用人單位對檔案工作并不重視，有的是兼職人員主持工作或者根本不設置該崗位，這類人員檔案基礎知識和專業技能欠佳，不能科學地管理員工檔案。加之用人單位到人才市場往往有一定距離，來往不便，常常造成歸檔材料移交不及時、手續不得當等情況出現，人才市場檔案管理部門也就無法保證檔案的完整性和準確性，不能全面、動態地反映一個職工的全貌。這使得檔案在用人單位和個人之間沒有發揮到“橋梁”的作用，不利于人才合理流動及充分就業。
4.管理手段落后，操作程序不規范，管理設備有待更新。
社會流動人員眾多，檔案管理工作量激增，人才市場檔案管理部門的基礎設施建設明顯滯后于社會人員的流動頻率，難以達到市場經濟條件下優質高效服務的標準。人才市場檔案管理的部分工作人員不具備專業素質，加上資金投入不足，基礎設施落后，檔案管理工作幾乎處于被動應付狀態，服務質量很難得到提高。
（四）人才市場檔案管理部門的服務理念亟待轉變
人才市場檔案管理部門有義務、有責任對已經收集到的材料及時整理歸檔，積極為用人單位和檔案人員提供優質服務。然而事實上目前的人才市場檔案管理人員的工作過程中沒有體現“為人民服務”的理念，很多業務仍是用人單位和檔案人員自己奔波辦理，比如：明明有更簡便的收費方法、辦理程序，人才市場檔案管理人員往往只字不提，只按最高標準收費，不清楚交代用戶在辦理相應手續所需證件和具體時間，導致他們多次奔波，浪費大量的時間、精力和車旅費，影響辦事效率。這樣的人才市場檔案管理部門只是提供一個保存檔案的“空中樓閣”。
三、現行人才市場檔案管理工作建設探索
（一）規范檔案管理工作收費標準，加大財政投入，深化公益程度，做到“取之有道、收支有據”
《流動人員人事檔案管理暫行規定》指出“人才市場應當以社會效益為主，按照國家和物價局、財政部門的相關規定實行有償服務”。據此，我們可以得知人才市場檔案管理收費是有法律依據的,應當根據規定統一規范各地區收費標準。各地人才市場交流中心應當優先為人民群眾服務，不能以盈利為目的，同時，為了更好地為廣大人才提供優質、方便的服務，公共財政應當加強財政投入。如若條件允許，各地人才市場皆可向南京人才市場看齊：《南京人才市場檔案管理費退費公告》規定“我中心自2009年1月起取消人事檔案保管費”，如遇特殊情況需要收費時，人才市場檔案管理部門應該合理核定檔案收費標準，張貼公告，公開透明，做到取之有道、收支有據。
（二）加強檔案信息化建設，及時更新現有檔案信息，“人才信息數據庫”結合“用人單位信息庫”，從縱向、橫向加深對檔案的開發與利用程度
由于人才流動的日益頻繁，人才市場的時效性特征日趨明顯，這對檔案工作效率提出了更高的要求。人才市場檔案管理部門應該在現有檔案信息基礎之上，及時更新信息，建立真實、可靠、權威的“人才信息數據庫”。同時，可根據人才市場所采集的市場信息，做好分析與綜合，建立起分門別類、內容豐富、特點鮮明的“用人單位信息庫”，從而構造一個各地區、各部門分工協作、縱橫相連、具有靈活反應能力的人才供求信息網絡。根據需要可進一步開發人才檔案信息網頁，人才信息，把個人信息檔案和業績檔案分類建立、全網絡管理，并建立“個人誠信檔案專欄”，一方面，可以用誠信檔案來約束其道德行為，另一方面，可以為流動人員和用人單位提供及時、準確的供求信息，讓檔案成為個人的“介紹信”、用人單位的“說明書”，真正發揮其作用和價值。目前我國上海市人才市場已經建立了人才績效檔案，主要是結合了SWOT分析法元素，通過是對優秀人才進行整體測評、分項評估，為單位人才選拔、個人職業規劃提供有價值的參考，現已有大量流動人員在此登記建檔，讓流動人員擁有一份能不斷升級的人才績效檔案，使之成為求職者的“新型武器”，從而提高就業率，實現人才充分就業。與此同時，江蘇省吳江市人才市場建立了畢業生網絡在線管理系統，為畢業生提供查詢服務，讓用戶及其單位隨時掌握最新的檔案情況。只要在該系統界面輸入要查詢的用戶姓名，點擊“搜索”按鈕，就可以查詢到法律法規規定范圍內的檔案信息，還可以在線互動及時反饋信息、解答疑問。
（三）調整現有法規政策，出臺配套行為準則，建立系統的檔案委托保管工作制度以保證檔案代管工作有章可循、良性發展
我們不僅要真正貫徹執行現有的人才市場檔案管理法律法規和政策，還應該出臺與之相配套的具體行為準則，加強對人才檔案的依法管理，規范操作程序，強化服務功能，上級主管部門更應加強對人才市場檔案管理活動進行監督和管理。從人才市場檔案管理部門和用人單位職責不清、互相推諉的情況來看，人才市場必須建立一套科學、規范的檔案委托保管工作制度，在檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、移交、保管等工作中明確各自職責范圍，保證檔案代管工作有章可循、有法可依，從而促進人才市場檔案代管工作健康、規范、有序發展。從人才市場檔案管理分散、檔案管理員的工作壓力大和材料收集不及時等情況來看，檔案部門應該與用人單位加強溝通和協作，理順辦事程序，減少不必要的手續。例如：在出國政審時，人員的政審表填寫、上報審查等工作可由人才市場檔案管理部門完成。有條件的人才市場可增加人員、購置專用車輛，定期到用人單位接收歸檔材料，通過主動服務減輕用人單位檔案管理員的負擔，保證代管人事檔案的完整和時效性，用實際行動讓廣大用人單位及人員體會到人才市場檔案制度的優越性。
（四）提升檔案管理人員的整體素質，從根本上扭轉服務理念，開展形式多樣的宣傳活動，加強與用戶互動反饋，使用人單位與人才市場檔案部門成為推動檔案事業發展的兩股積極力量
論文摘要：在我國社會實現由計劃經濟向市場經濟轉型的過程中,人才的流動已經成為一種客觀的事實,,但是在傳統人事檔案管理制度中總是存在著主觀隨意性強、容易弄虛作假、以及多頭管理混亂等弊端,使得檔案制度改革難以實施。本文主要從人事檔案管理制度改革出發,從人才強國的戰略高度,提出了相應的改革意見和建議。
檔案是知識的寶庫與歷史的見證，是人們在長期的社會實踐活動中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會不同時期、不同階段的發展歷程，對了解歷史、查考現實、總結經驗教訓、制定政策規劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個單位在制定各項改革方案、描繪未來發展藍圖時，都要參考檔案資料;又如學校、單位、企業，通過檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來教育人、感染人，增加職工的責任感、榮譽感、歸屬感等等。
一、傳統人事檔案管理中的弊端
（一）主觀隨意性強
傳統人事檔案中有“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規定。這一規定源自干部人事檔案制度，并應用到其他人事檔案規定中。對當事人保密的目的一般認為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，因為信息壟斷而使“組織意見”主觀隨意性增強。
（二）弄虛作假,以檔謀私
在傳統管理方式控制下，“以檔謀私”現象屢屢出現。欲從行政部門、國有企事業單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質檔案”現象并不鮮見。部分“棄檔族”在進入需要人事檔案的單位就業辦理調轉、報考公務員、考研等時候，也徒嘆“檔到用時方恨無”。現實中有個別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級領導崗位;也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現象的屢屢出現,使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢受挑戰。由于傳統的人事檔案管理無法適應我國經濟的高速發展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當前的檔案管理工作出現一些新情況和新問題。
（三）社會主義市場經濟進程中呈現“棄檔族”
過去個人只能對人事檔案所決定的命運無條件接受，而在現在這一轉軌時期，大量新階層與流動人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據不完全統計，全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯系。作為60多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業，檔案現在對他們來講沒有什么用;有人甚至長期拖欠人才流動服務中心檔案托管費，且未作補交的打算。調查顯示:有68%的被訪者認為檔案在他們求職及職業發展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對于流動人員而言，調整檔案工資、進行職稱評審、提供合同鑒證、辦理社會保險和出國政審等人事項目實際上也并不需要。流動人員并不在國有單位，按照黨政機關、事業單位的工資制度給他們定級、晉資可謂是畫蛇添足。
（四）在非公企業，不關心員工人事檔案
與部分人自動拋棄檔案相應的是許多非公企業在招聘員工時也并不關心人事檔案。企業經理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評價聘用員工。某咨詢公司的一項調查表明，不關心員工人事檔案的企業占了調查總數的80%。在政府機關或國有企事業單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過程中“還是相當重要的。”如今，企業必須在市場上尋找最優秀的人才，以應對激烈的競爭。但現有的人事檔案，在很大程度上已經不能夠幫助他們正確判斷某個人的真實才能和準確的客觀背景，有些甚至提供了與實際情況截然相反的結論。因此，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無味，棄之可惜”。三是對人事檔案處于越來越忽略的狀態。目前，眾多跨國公司、民營企業、上市公司越來越多地轉向去做人才的背景調查，而對人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時，卻又發現或多或少需要建立每個人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現在有著更多不同的形式:有的企業是建立在人事信息管理系統之中，有的企業干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場經濟的發展和各種所有制市場參與者的大量涌現，具有社會公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實有其存在的價值，現行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。
（五）人事檔案管理改革難以推進的原因
人事檔案雖小，但關系到千百萬勞動者的切身利益，關系到我國人事制度改革進程的進一步深入，關系到依法治國和人才強國戰略的具體實施。由于傳統體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關部門，特別是由于檔案收費管理為政府所屬人才流動服務機構、職業介紹機構帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進程。
二、對新型人事檔案管理制度的設想
（一）明確流動人員人事檔案管理的公共服務性質
在組織人事部門成立人才交流機構之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統一管理的，在性質上屬于公共服務，而且帶有很強的政治性。出于深化機構改革和機關轉變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務機構后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務性工作委托或授權給人才交流服務機構負責，但這并未改變流動人員人事檔案管理的公共服務性質。所以應當進一步明確流動人員人事檔案管理的公共服務的性質，維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善流動人員人事檔案管理的公共服務體系和人才流動社會化服務體系。（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度
從長遠看，我國的人事檔案制度改革必須明確所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權利和責任，不管公共部門或三資、民營企業都應在法律規定的制度和原則下享有人事檔案的管理權。為保障流動人員權益和各單位的專有知識信息，非公單位的人事檔案應以單位為中心建立，主要用于企業日常管理，不得作為個人身份證明隨個人在不同單位之間調動。個人到新的單位供職服務，則新的服務單位應重新為其建立檔案。個人離職后原單位應在若干年內保留其人事檔案。
個人求職或服務的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權，原單位應無償提供。非經個人授權，任何單位和個人不得以任何理由扣留、公開、披露個人檔案信息。
（三）發揮好人事檔案管理工作服務作用
檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容。比如《人事檔案管理暫行規定》第七條明確:“人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作，認真做好與流動人員人事檔案管理有關的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。”為了適應服務人事工作的需要,《規定》還要求“做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實流動人員人事檔案的內容。”這些服務內容是今后人事檔案管理的很重要內容,也是發揮檔案作用，促進經濟發展的有效途徑。
(四)執行“收支兩條線”
為了保證規定落到實處，應當收取少量服務費，必須嚴格執行物價部門批準的標準，并接受群眾監督。但是要堅決執行“收支兩條線”，收取的服務費要如數上繳政府財政部門，不得私自截留。“收支兩條線”是對行政事業費的管理措施，對企業則無法執行，這也從另一個側面說明了企業是不能管理流動人員人事檔案的,因為那樣一來，實際就把這項公共服務變成了企業行為。
總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來進行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障人事檔案當事人的合法權利得到保障，才能解除就業者的后顧之憂，讓人們安居樂業，使現有制度的既得利益者在公共平臺上實現共贏，促進社會主義和諧社會建設。
參考文獻
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1 人才流動引發人事檔案管理的問題
1.1 重建檔案現象增多
單位的發展壯大離不開優質人才，這一資源尤為重要，但是近些年因為人才流動不規范，造成重建檔案的現象日益增多。此外，在人事檔案管理中，檔跟隨著人員的流動而遷移是一項重要制度，然而由于現階段市場經濟不斷發展，極大影響了這一制度。因此，為了經濟可持續發展，各地政府、企業等加大力度吸引各方面的人才，甚至常打開綠色通道，允許人才僅提供個人證明材料進行檔案重建。針對以上現象，若時有發生，便會形成嚴重的惡性競爭，從而使得人才流動不規范，進一步增加重建檔案的現象，以及制約市場經濟的健康發展。
1.2 出現棄檔、死檔、人檔分離等現象
由于我國經濟全球化進程加快，促進了外資、民營私企的快速發展，同時也極大創新了用人機制，轉變了擇業觀念，為人才的發展提供了更多良好地契機。然而，由于各單位缺乏科學完善的擇人標準制度，因而造成產生了嚴重的棄檔的問題，比如，企業招聘人員過程中，對其實力和發展潛力不夠重視，僅讓求職者提供個人簡歷、學歷學位證書、職業資格證等證明文件即可，再對其潛在發展能力進行評價，最后確定錄用與否，因此，“人到檔到”的要求被忽視；再比如，事業單位與國有企業，在檔案方面上的要求也不夠重視，只要看中人才即可。以上措施雖然為人才發展提供了較多的機會，但實際上導致跳槽現象越來越明顯，繼而逐漸出現棄檔情況，以致于棄檔、死檔、人檔分離等現象越來越多，并且越來越嚴重。
1.3 檔案相關材料出現缺失現象
一般來說，用人單位工作期限內全部員工的人事檔案通常有人事部門進行保管。由于頻繁的人才流動促使檔案的流動性逐漸增大，但目前在人事檔案管理中還沒有規范、完善的材料移交制度，同時加上人事檔案管理較大的復雜性，進而導致檔案相關資料移交不完整，甚至出現缺失現象。所以，如果人事檔案中證明材料一旦丟失，便會造成極為嚴重的后果，極不利于人才的調整和使用。
2 人才流動的人事檔案管理對策
2.1 完善人事檔案管理制度
由于人事檔案信息和人事管理間具有緊密的聯系，當前，人才流動不斷加快，傳統檔案管理制度下的用人單位可能面臨檔案信息嚴重缺失的問題，不能繼續開展原有的人事管理工作，必須適應當前制度的要求作出相應的改革。通過制度的形式，明確確定人事檔案管理部門對外提供相關人事檔案信息的責任，也就是對全部單位的人事檔案管理部門保管職責的再次確定，并且要利用另一種形式將原單位人員的檔案信息提供給流出人員現在所在單位，進而實現人事管理實踐對檔案信息的需要。如此，既滿足了現行人事管理實踐對檔案信息的需要，同時也可為人才作用的充分發揮和人才發展提供相應檔案信息保障。表面上看，如此改革現行檔案信息管理制度，是在“縱容”人才流動，其實不然。既然人才流動是市場經濟社會的一種正常現象，想用人事檔案來制約人才流動既不可能也不可取，在這種情形下，出于保障現有人事管理工作正常開展，同時也為人才作用的發揮和進一步發展提供信息保障的考慮，我們就有必要改革傳統的單位人事檔案信息管理制度，以此來順應現實社會發展所出現的新情形。
2.2 更新工作理念
在傳統人事管理基礎上建立的人事檔案管理理念，具有顯著地部門特點，換言之，人事檔案管理是以為本單位的人事管理實踐提供服務的。面對當前人才作為企業發展重要因素的時代，該理念具有一定的合理性。然而，當前市場經濟社會中人才的流動已經司空見慣，因而這一理念也將被推翻。其問題的核心在于基于這種服務理念的影響，人事檔案管理的現實將對人才流動產生極大制約作用，也就是利用人事檔案這一固定的事物，將對“活人”產生限制。而受到人才綠色通道的影響，該限制措施將失去其有效性。如果人才流出原服務單位，其人事檔案還留在原單位，則將大大失去其現實價值。所以，當前必須充分結合市場經濟社會人才流動的現狀，對人事檔案管理理念作出革新，也就是人事檔案管理不但要為人事管理服務，還必須為人的全面發展發揮服務的作用。轉變管理理念對人事檔案管理有至關重要的意義，主要體現在，人事檔案管理不但要結合人在組織內部中的發展，按照人事管理需要建立完善的人事檔案，同時要符合離開原單位的人在新范圍發展對反應其成長、展現其歷史能力和業績的檔案信息的要求。只要??現上述要求，則將徹底改變傳統人事檔案管理的性質，拓寬其服務范圍，不再僅僅是為本單位的人事管理和單位內部人員發展服務，更重要的是為其相關部門的人事管理和相關人員的發展提供良好地服務。人事檔案管理理念的這一轉變既根源于市場經濟社會人才流動對人事檔案管理的內在要求，同時也是人事檔案的特殊性對有效發揮人事檔案管理功效所提出的要求。就前者而言，既然人才流動是一種正常的社會現象，那么作為服務于人事管理的人事檔案管理就因具有社會視野，即立足社會來從事檔案信息管理。否則，所有單位都面臨著潛在的現實人事管理缺乏必要的人事檔案信息保障的困擾。從這一意義上講，在人事檔案信息管理上與人方便等于與己方便；就后者而言，人事檔案管理及其開發利用直接關涉人的發展與自我實現。人事檔案與人的發展的內在關聯性客觀上要求檔案管理理念順應人的發展路徑轉變的要求。
2.3 建立流動人才人事檔案信息網絡
面對當前不斷發展的網絡時代，廣泛應用信息技術，逐漸使得檔案管理和檔案信息管理相分離。詳細而言，如果用人單位接受，能繼續對人員檔案進行保管，進而使得本單位的檔案更豐富。另外，充分使用當前現代信息存儲和傳播技術，構建獨立的區域性和行業性，廣闊分布于全國范圍的人事檔案信息網絡。作為公務信息網絡，從原則上說，該業務必須保持嚴密性，不得對外開放，只開放給加入單位或授權單位。考慮到現有基礎，可以考慮把這項工作交由各地的人才交流中心來承擔。具體說來，可以首先由省級人才交流中心牽頭，由交流中心與各用人單位合作，將已流出本單位的人才的人事檔案進行數字化處理，然后將處理后的人事檔案信息匯集成流動人才人事檔案信息庫，在此基礎上，組建全國性的人才人事檔案信息中心。人事檔案信息庫的日常管理、維護以及信息的對外提供利用工作，統一由人才交流中心負責。由人才交流中心負責制定人事檔案信息利用規則與收費標準，并向用人單位的人事部門發放檔案信息查詢授權。用人單位欲查詢相關人員的人事檔案信息，只要在網上繳納相應費用，便可隨時查詢。人才交流中心除了保管流動人才的人事檔案信息外，還應主動與各用人單位合作，收集各類兼職人員的人事檔案信息，以便形成相對完整的人事檔案信息，以此來解決因人事檔案分單位形成和管理而造成的某一處人事檔案對人才基本情況反映不全面的問題。此外，人才交流中心還可以根據用人單位的要求，在必要時接收流動人才的全部或部分人事檔案，實現流動人才人事檔案管理的相對集中。
【關鍵詞】高校畢業生 人事檔案管理 對策與思考
隨著我國市場經濟的發展,我國教育體制和用人制度進行了相應的改革,國家培養人才的方式方法發生了很大變化,大中專畢業生的就業制度改革也不斷深入,打破了人才由國家培養,統一分配的傳統做法。取而代之的是供需見面、雙向選擇、擇優錄用的高校畢業生就業工作新機制。隨之而來的是高校畢業生的人事檔案管理的管理機構、檔案內容、轉遞渠道、管理方法、開發利用、重視程度等各方面出現了很多與市場經濟發展不協調的現象,出現了隨意涂改檔案內容、檔案自我管理、由于企業破產造成檔案丟失、企業員工不能辦理退休、因為檔案內容不全不能夠辦理社會保險繳納、轉移等諸多問題,大大制約了高校畢業生的就業與合理流動。近期,就進入我市就業的高校畢業生采取了座談交流會、書面統計和實地調查形式,對高校畢業生人事檔案管理的情況進行了深入調研。
1 我市高校畢業生檔案管理工作現狀
高等學校畢業生檔案是畢業生政治表現、學習成績、個人特長、身體狀況以及在校獎懲情況等綜合記錄,是用人單位了解畢業生,挑選人才,合理使用人才的重要依據。我市人力資源行政管理部門高度重視高校畢業生的人事檔案管理工作,東營市畢業生就業辦公室和東營市人才服務中心是專門負責我市生源畢業生和來我市就業的大中專畢業生就業服務的專門機構。主要服務范圍是學生報道、檔案轉遞、就業協議簽訂、就業培訓、創業扶持、三支一扶考試、職業介紹、社會保險繳納等一系列針對畢業生就業的管理與服務工作。2009年,我市接收高校畢業生共計有12108人,登記就業10590人,未就業1518人,就業率達到87.5%。
2 存在的主要問題
(1)管理機構不統一
我市現管理高校畢業生檔案的部門大致有五類機構:一是考取了機關事業單位的高校畢業生,由用人單位上級行政部門進行管理。二是未就業或到非公企業就業的高校畢業生由人力資源和社會保障部門所屬的人才服務中心和職業介紹中心管理;三是師范類高校畢業生由教育行政部門進行管理;四是具有人事管理權限的國家企業或國有控服企業,例如:國有四大銀行、商業銀行、保險機構、電力部門等。五是由于學校和學生個人的原因,還有相當數量的學生檔案目前還存放在原學校、學生個人手中或非公企業人力資源部。
(2)轉遞渠道不規范
現在高校畢業生的檔案大部分由學校直接寄往學生畢業前所簽約單位所在城市的高校畢業生就業機構,然后再由畢業生就業機構根據高校畢業生畢業生所簽約單位所在市縣區將其人事檔案轉遞至所在市縣區人才服務機構。有的高校為了就業率,直接將學生檔案寄往學生所簽約用工單位。過了幾個月這個學生要求到其它企業工作時,企業把檔案扣住,造成嚴重混亂。有一部分在學生畢業前將檔案讓學生自帶回家。有一部分學生檔案由于各種各樣的原因滯留在原就讀學校。
(3)檔案內容更新不及時、內容簡單、檔案內容與檔案相對人不統一,個別有不真實的檔案材料。筆者在整理檔案過程中,發現同是研究生畢業的學生,有的有畢業設計書(論文)和學位認定書,有的檔案沒有這類材料。有的一份人事檔案里面有兩名畢業生的人事檔案材料。還有的內容十分單一,就三五張紙,沒有任何參考價值,特別是高職類或技工類學校畢業生的檔案內容,很不完善。轉入人才服務機構的學生檔案,后續檔案材料不全面,無法依據檔案材料為其出具社會化證明材料。
(4)學生的檔案意識不強,認為“可有可無”。有的學生畢業十幾年了,還不知道自己的檔案在哪兒,也不知道評職稱、繳保險、考資格證等各項社會化人才服務項目,結果耽誤了自己的職業發展。
3 對策建議
(1)統一管理機構,從制度上避免高校畢業生檔案多頭管理的現狀。大部分高校畢業生畢業后分布在在非公有制企業,屬流動人員范疇。人發【1996】118號《流動人員人事檔案管理暫行規定》明確:流動人員人事檔案管理機構為縣以上黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務機構,其他任何單位和個人不得擅自管理流動人員人事檔案。流動人員人事檔案管理遵循“集中統一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監督和指導。此《規定》的頒布明確了高校畢業生檔案的管理機構就是各地人才服務機構,其他任何機構不得擅自管理高校畢業生人事檔案,這為高校畢業生人事檔案價值的實現提供了制度保證。下一步工作中必須加強人才流動服務機構的檔案管理職能,加強人才流動服務機構與畢業生就業部門的工作銜接,切實維護高校畢業生人事檔案的真實性、嚴肅性,完善人才流動社會化服務體系,促進人才的合理流動。
(2)統一轉遞渠道,從源頭上杜絕高校畢業生檔案管理混亂的局面。現在高校畢業生就業或未就業都必須在高校畢業生就業信息網上注冊個人信息后,才能夠離開學校。所以各級各類學校、各級畢業生就業管理部門要充分利用高校畢業生就業信息網,在學生網上注冊時,提前告知學生將其人事檔案轉遞到工作單位所在地人才服務機構或戶籍所在地人才服務機構,其他任何機構不得接收學生檔案。然后各級人才服務中心再根據實際情況再細分到縣區人才服務機構。這樣就不會出現學生找檔案,檔案找不到當事人的情況。學生畢業后,用到人事檔案時,會自覺到當地人才服務機構來完善、查詢、利用自己的人事檔案,充分發揮人事檔案的價值。
(3)提高檔案意識,拓寬服務內容,發揮檔案價值。高校畢業生人事檔案是人才信息的重要載體,準確、齊全、完整的畢業生人事檔案,歷史全面地記載著畢業生的經歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息,是反映畢業生綜合素質的最重要依據。所以各級各類學校要重視學生在校期間的表現,本著對社會負責、對學生負責的態度,及時準確的將學生本人的各類檔案材料歸檔。為學生走向社會做好做一些必要的準備。比如學生在校期間的榮譽、參加社會活動的證明、畢業論文設計等等,為用人單位提供必要的參考。人才服務機構也應該適應新形勢發展,就需要對人事檔案的內容進行調整,不僅要繼續保留傳統和共性的反映個人年齡、經歷、社會關系等內容,更要突出創建反映個人專長、知識水平、業務能力、職業道德等個性化的內容。創建能力檔案,重點記載個人文化程度、專業水平、繼續教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。
一、含義
這種模式是在市場經濟條件下建立的一種新模式，與市場經濟的發展和社會信息化程度密切相關，所以它應是一種社會化、開放式管理模式。這種模式的含義有以下四點。
1人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性
市場經濟的建立，產生了多種經濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人事制度發生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事檔案管理機構，只收集管理本單位人事檔案，市場經濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向社會，其管理對象包括該社區范圍內所有流動人員的人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。
2人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性
人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可以來自該社區范圍內各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也非常豐富多樣。
3利用者對人事檔案需求的多樣性
市場經濟的發展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業生社會就業，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導致對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現出多種多樣的需求。
4人事檔案管理方式和服務方式的開放性
市場經濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網的飛速發展，改變了人事檔案管理和服務方式。可以采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。
二、特點
1人事檔案社會化開放式管理模式，是市場經濟條件下的一種新模式，是對人事檔案管理模式的補充，與傳統人事檔案管理模式處于并存發展階段
市場經濟條件下的新模式，與計劃經濟時代傳統人事檔案管理模式有所不同。傳統模式中，人事檔案是由各單位內部組織人事機構分別管理，比較封閉和內向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應成為現代人事檔案管理中唯一的模式，而應更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現代人事檔案管理模式的補充。
這兩種管理模式處于并存發展階段，各有利弊。傳統人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構使用具有優勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規范化、網絡化管理難度較大；新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構和人員利用，易采用現代化、網絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應充分發揮兩者優勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。
2人事檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于流動人員人事檔案管理
由于流動人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點，因而在管理模式與方法上也應有所不同。
流動人員一般沒有固定的單位、工作變動較大，與原單位沒什么聯系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機構具有社會性、開放性和市場性的特點，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場還不規范，在流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進一步改進。
3社會化開放式管理模式預示著更大范圍內人事檔案管理的一種方向和發展趨勢
即將到來的21世紀，是一個更加開放的社會。知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才流動的數量與質量會逐步增強，在更大范圍內實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。
今后我國政府機構改革的幅度和力度將進一步加大，機構龐雜臃腫、人浮于事的現狀將得到整治，精簡機構、合署辦公、聯合辦學的大口徑管理方式將被采用，每個小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時，政治體制改革的深化，會使政府對人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。
企事業職工、科研人員及教師等類人事檔案的內容大多是關于其業績、專長、愛好等經歷經驗的記載，值得保密的內容不多；同時，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級別看得并不重要，特別是企業破產、兼并出現之后，企業干部任用上出現招聘廠長、經理，企業干部自己可自由擇業，教師和科研人員可轉崗下崗，企事業單位的干部、職工、科研人員變動日益頻繁，構成逐漸復雜，不可能也不必要嚴格按照干部、職工等級由組織人事部門分開管理，完全可以實行社會化開放式管理模式。
三、意義
在中國，人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用。如果某人想調到更適宜于發揮自己專長特點的地方和單位工作，原單位領導若不同意調走，其人事檔案和戶口就不能轉走，那么，既便是這個人調走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都會遇到很多麻煩。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式，每個人是社會人而不只是單位人，每個人的人事檔案由社會化的人才機構集中統一管理，與戶籍制度、人事制度協調運行，那么許多問題都會迎刃而解。可見，在社會主義市場經濟條件下，建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。
關鍵詞：高職院校；人事檔案管理；問題；對策
Abstract: With the expanding scale of Higher Vocational Colleges， higher vocational college personnel archives management faces the new challenge, the article analyzes the present management of personnel archives in higher vocational colleges the main problems and proposed to further strengthen the management of personnel archives in higher vocational colleges the effective strategy.
Key words: higher vocational colleges; personnel management; problem; countermeasure
中圖分類號：G271
一、現行高職院校檔案管理中存在的問題
1.1 管理思想落后，服務質量不高。組建前，在人事檔案管理中普遍存在著重視不夠的問題，把檔案管理工作看成只是保存資料，沒有開發利用的價值，不能把檔案工作擺到應有的位置。檔案管理人員變動頻繁，甚至沒有專職管理人員，有的學校甚至是每學期抽調富余人員兼管檔案，這就造成了檔案管理隊伍不夠穩定，從事檔案管理工作的人員多數都是邊干邊學，專業對口的少。檔案管理制度不健全，思想觀念陳舊，跟不上學校發展對檔案管理工作的要求。特別是投入嚴重不足，造成設施落后，管理手段單一，導致檔案工作長期處于被動應付，服務質量不能得到有效的提高。
1.2檔案內容不夠規范化、科學化。有些中專學校原來對人事檔案審核不嚴格、不嚴密，把姓名相同的兩個人的材料混淆，錯誤歸類。有些出現偽造的人事檔案材料，如，有的人年齡越填越小，參加工作的時間越填越早，學歷越填越高。有的組織考核、考察、評鑒材料不規范、不嚴格，只有優點沒有缺點，不能真實地反映教職員工本人的實際情況，很難據此準確地評價一個人。還有些檔案材料或有破損、或是紙質很差、或是圓珠筆書寫，字跡模糊或是書寫頂格頂邊等填寫格式不規范，這給計算工齡、調資、定職等工作帶來很多麻煩。這些問題使干部人事檔案的真實性、動態性、完整逐漸趨于弱化。學校教師中高學歷、高層次的人才很多，但現今的人事檔案材料中，卻存在著憑證材料居多、科研材料偏少的情況。因此，在他們的檔案信息中，應該要多增加一些與其學術范圍及研究成果有關的內容。
1.3 管理手段仍以傳統的手工操作為主，整檔工序繁瑣復雜。以前各個中專學校的人事檔案都歸校辦公室管理，或由文書檔案人員兼管。檔案大都以紙質檔案為主，專業管理隊伍人員較少，力量薄弱，疲于應付各種檔案材料的收集、整理、裝訂，沒有時間和精力進行檔案材料的編研和電腦輸入，不能建立完備詳實的人才庫。對人員信息的采用，只能靠記憶和印象，現在面臨的問題是高校、科研單位之間信息的交流溝通更無從談起，科研隊伍不能在更大范圍內進行優化組合。
1.4“人檔分離”現象越來越多。現代社會，人才流動加劇，這與傳統的人才觀念和人事管理模式形成矛盾，加之一些不合理、不規范的流動，造成人才流動與檔案轉遞不同步，造成“人檔分離”。有些教師檔案無法及時轉過來，有些教師已經流動，檔案仍在學校人事部門，這給人事檔案管理提出了新的難題。
二、加強高職院校檔案管理的對策與措施
2.1更新理念，建設專業化檔案管理隊伍。人事檔案管理是一門高度綜合的社會科學，具有自身的理論和發展規律，從事人事檔案管理的人員應加不斷強理論學習，增強業務能力，正確認識人事檔案管理工作的重要地位和巨大作用。在職能上要從管理型向服務型轉變，從服務觀點出發，以服務促管理，以管理完善服務，在思想上要做到解放思想，摒棄舊觀念，以強烈的責任心和緊迫感去大膽改革，立足本職，在工作實踐中進行理論研究和探索。檔案管理人員應樹立超前服務意識，根據學院的工作規劃，圍繞教學、科研、機構改革這些中心工作，一方面必須與時俱進，抓緊學習，要勤于鉆研業務，系統掌握檔案業務知識專業和理論知識，使自己具有精深的專業知識；另一方面要加強計算機使用知識和互聯網使用知識的培訓，這樣才能夠有效地提高人事檔案管理的效率和質量，使之能夠滿足學院各級單位及個人的需要，適應新時期人事檔案管理標準要求，實現人事檔案管理的現代化。
2.2 建立科學的管理制度，規范管理。對于不適應新形勢的規章制度, 必須要進行改革, 及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度。比如：在人事檔案的收集上要及時、完整、對收集的內容和渠道要做到心中有數；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據, 舍之有理”；檔案的借閱應根據具體情況具體分析, 對不同部門的借閱應有所區別。真實性是人事檔案最基本的特征, 沒有真實性, 人事檔案的其他特征就失去了意義, 也就失去了人事檔案的利用價值。因此，組織人事部門對人事檔案材料進行加工甄別，鑒定其價值，進行取舍，力求真實完整，手續完備，符合歸檔要求。對于不屬于歸檔的材料應及時傳遞或按有關規定銷毀。
2.3 進一步加強人事檔案管理信息化建設。人事檔案管理信息化是為各級領導和有關部門提供快速、全方位、準確的人事信息，獲取教職員工的自然情況、簡歷、專業、學位、特長、職務及德、能、勤、績等方面的綜合信息。其特點主要是快速、準確、全面，這就改變了過去那種單從紙質檔案了解干部的傳統方式。極大地提高了人事檔案管理工作的效率和質量。我們可以利用先進的計算機技術和科學的檢索系統，進行人事檔案動態管理。采用將人事檔案資料輸入電腦的方法，使檔案數據化、信息化，同時，實現檔案的借閱、查閱、歸檔、統計等工作的微機操作。在此基礎上，建立人事檔案數據庫系統，這樣不僅能全面記錄和反映干部的情況，而且便于在干部職務和技術職稱變化時，能夠及時更改，確保人事檔案信息的時效性、真實性和準確性。
2.4 探索管理新模式，實現流動人員人事檔案管理的規范化和現代化。在學院中有許多涉及個人切身利益的事項，如職稱評定、干部任免、出國（出境）政審等都需要人事檔案；甚至單位分房、更名等生活中的事也都需要檔案。然而，人事檔案并不等同于個人檔案。雖然人事檔案是個人活動的歷史記錄，但它的形成者并不只是人事檔案所記載的當事人，其本身不是嚴格意義上的個人檔案，其所有權也就不應歸屬個人，而應歸屬建立人事檔案的單位。因此，包括流動人員人事檔案在內的所有人事檔案只能由組織管理，不能由當事人保管，更不能交由他人保管。許多流動人員棄檔不顧的一個重要原因，就是流動人員人事檔案調檔轉檔難，手續繁雜。要解決這個問題，關鍵在于建立一個有利于人才流動的人事檔案轉遞和補充更新機制，要簡化調檔轉檔手續，提高辦事效率，這就要求利用計算機技術對流動人員人事檔案進行信息存貯、查找，進而實現對流動人員人事檔案的現代化和網絡化管理，這也是當前人事檔案管理部門需要重點研究的課題。學院人事部門要在現有人事檔案管理軟件的基礎上，研制適合流動人員人事檔案管理的軟件，以便對檔案信息實行動態化管理。同時，利用現代網絡通訊技術，建立人才業績跟蹤系統，做到人才流動到哪里，檔案信息系統就跟蹤到哪里，始終保持流動人員人事檔案內容的鮮活性，不斷提升人事檔案的使用價值，盡可能減少“死檔”的形成。
