時間：2023-05-30 08:54:49
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇機關檔案數字化，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
檔案資源的管理是每一個機關事業單位不可缺少的，重視機關事業單位的檔案管理，可以為單位提供有效的信息資源。隨著數字化的發展進程加快，檔案管理打破傳統的人工管理，開始進行數字化檔案管理，但是目前階段，機關事業單位數字化檔案管理呈現不同的問題，這就需要我們有效地解決，不斷提高機關事業單位的管理效率。
一、機關事業單位數字化檔案管理呈現的現狀
（一）現代化辦公設備欠缺。現階段，大多數的機關事業單位數字化檔案管理欠缺相應的硬件設備，這就導致檔案管理的不規范，甚至有些機關事業單位檔案室存在檔案堆積的現象，也沒有對應的防潮、防盜等管理對策，這與現代數字化檔案管理嚴重脫節。由于檔案的調閱和查訪沒有很好的現代化手段使用，從而影響了機關事業單位檔案管理的完整和安全。此外，辦公設備的欠缺使事業單位對檔案資源進行有效的利用發揮不夠，只是處于管理的階段，這不利于對檔案資源的有效利用。
（二）檔案檢索效率低。現在的機關事業單位數字化檔案管理，對檔案的檢索大部分還處于手工檢索的階段，還沒有實現計算機檢索，這在一定程度上影響了機關事業單位檔案信息檢索的準確率與速度，增加了檔案查閱工作量，給檔案借用人員增添了麻煩。再加上人力手工檢索具有局限性，從而大大降低了機關事業單位檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各個機關單位保存的信息不一樣，這給檔案工作人員帶來不必要的困擾和麻煩。
（三）檔案管理人員綜合素質問題。機關事業單位數字化檔案管理的實施，需要檔案管理者了解信息化方面的專業知識和技能，這樣可以有效地利用數字化檔案管理設備。但目前階段的老員工，對網絡化信息接觸比較少，對信息化的知識學習起來比較困難，即使機關事業單位擁有了自己的現代化數字檔案管理設備，由于工作人員的技能問題，對數字化檔案管理依然無法順利進行。因此，機關事業單位的檔案管理員，要迅速建立屬于數字化管理的信息知識體系，提升自己的工作效率，達到對數字化檔案管理的需要水準。
二、優化機關事業單位數字化檔案管理對策
（一）創建現代化數字檔案管理系統。網絡信息技術的發展，給數字化檔案管理提供了便利，影響了人們的日常工作，是未來檔案管理的發展趨勢。對于事業單位數字化檔案管理，這是一個綜合性的管理，牽涉的內容比較多，因此，這就需要事業單位建立一個高效的數字化管理系統。我們可以根據機關事業單位的實際情況，結合自身的優勢，創建現代化數字檔案管理系統，把檔案、系統、光盤備份等進行相關的處理，嚴格控制檔案信息儲存質量與安全，避免相關的硬件隱患，為數字化檔案管理創建一個有利的環境，這有利于機關事業單位工作的順利發展。
（二）提高數字化管理效率。1.檔案管理能力提升。對于網絡控制的數字化檔案管理系統，我們要充分發揮其優勢，從而提高機關事業單位數字化檔案管理的質量和效率。因而我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，對數字化檔案管理系統性能進行提升，還可以增加系統內部儲存量。2.強化檔案管理的可靠性。對檔案管理的可靠性進行強化，這就需要嚴格要求磁盤陣列產品的結構和硬件的組成要依據嚴格的標準，這為數字化檔案管理的系統未來功能的更新奠定了基礎。加上磁盤陣列需要多元化的保護級別，這有利于數字化檔案管理的使用者，系統功能得到了保障，這樣數字化檔案管理系統的數據有了安全性的基礎。3.檔案管理使用性能提升。數字化檔案管理需要選擇的是光纖磁盤的陣列產品，這對系統的維護性能具有相當的優勢，對數字化檔案管理系統可以實現在線升級的功能。系統網絡具有開放性，保證了相關人員對檔案資源的調取和查閱，這樣數字化檔案管理系統有了更強大的功能發揮。
（三）提升檔案管理人員素質。檔案管理人員是數字化檔案管理的執行者和操作者，這對檔案管理工作的質量具有一定的影響，這就需要機關事業單位采用多元化的方式，提升檔案管理人員的素質。例如，對老員工進行現代化設備的學習，針對數字化檔案管理進行相關的培訓工作，提升他們的工作技能，定期考核他們對現代化設備知識的學習和操作水平，進而了解其工作現狀。此外，還可以建立相關的激勵機制，鼓勵檔案管理人員提升自身素質，以保證工作的發展需求，從而實現數字化檔案管理從管理型向服務型邁進。
三、結語
綜上所述，信息技術的發展，對機關事業單位數字化檔案管理提供了技術支持，這使檔案管理打破傳統的手工管理，讓檔案管理向數字化趨勢發展，機關事業單位數字化檔案管理方式順應了時代趨勢，有利于提高機關事業單位檔案管理的效率和質量，我們要不斷優化與創新數字化檔案管理系統，提高檔案的利用效率和安全性，讓數字化檔案管理服務于我們。
關鍵詞：機關檔案；數據分析；管理新模式；管理風險防范
隨著信息技術的發展，互聯網在各方面的應用日益廣泛，在多個領域均是采用互聯網之間的關聯進行信息的傳輸和管理，尤其是在檔案管理方面，互聯網的出現使得檔案管理變得更加便捷。當前我國機關檔案管理機構主要以機關檔案室為主，機關檔案室是管理基層檔案最普遍的形式，機關檔案室是收集管理檔案的機構。該機構具有將檔案材料積累，將重要的，具有長遠保存價值的檔案移交給國家檔案機構的作用。我國機關檔案建設的組織形式主要有在機關內部設立檔案室，該機關檔案主要是負責管理檔案和保管檔案的職能。再就是機關內只建立檔案庫房，不設立專門的檔案行政管理部門，這是機關檔案庫房式的基本管理模式，目前我國機關檔案管理由紙質版逐漸實現電子版轉化，電子檔案管理主要依賴于網絡資源共享。電子檔案具有可共享性，復制性，傳輸性等特點，能夠從一定程度上彌補紙質檔案的缺點。當然，數字化管理檔案具有易丟失、易更改而且容易被黑客盜取有價值的信息而泄露信息，所以電子檔案的一定缺點這就會讓我們的機關檔案的重要信息受到一定的威脅。那么如何加強機關檔案數字化管理成為機關檔案部門管理工作的一大挑戰，這就需要在數字化檔案的數據分析和數據存儲方面來加強風險防范。
一、機關檔案數字化管理的重要性
機關檔案一般是指具有原始性和法律性效用的檔案材料，主要是國家機關、企事業單位等在工作活動中所形成的文件資料以及人事檔案等檔案信息。機關檔案理部門是保存和辦理機關檔案的重要部門機構，這是從事檔案管理人員的基本工作。機關檔案管理工作是與機關單位利益以及工作人員個人利益具有緊密聯系的，既需要承擔檔案管理工作，同時還需要確保檔案管理質量。實行分級、分專業管理國家檔案的工作原則，能夠對國家檔案開展分專業分層管理，這種專業機關檔案室是基于該原則構建的，能夠從一定程度上利于在專業系統內實現檔案流轉，確保檔案的完整性，安全性，也利于實現規范化檔案管理。
二、目前機關單位檔案管理的新模式——聯合檔案室
紙質版檔案主要是印刷在紙張上，只是把檔案占據上的空間，在查閱過程中難度大，很難實現轉移，同時很容易受到水、火、蟲等影響，容易出現檔案丟失的問題，但相對來看紙質檔案保存時間長，會受到空間距離產生的不利影響，進行大量檔案移交時通常會花費大量的人力、物力以確保檔案無損轉移，相比紙質版檔案來說電子檔案成本較低，所占的空間更小，也更利于環保。電子版檔案與紙質版檔案的差異性有許多不同，一是電子版檔案與紙質版檔案存儲信息的介質不同，電子檔案可儲存在計算機相應路徑中，包括硬盤光盤，U盤等，通常計算機儲存量大，可容納大量文件信息，據統計一個光盤可容納約7萬頁紙質版內容。但由于電子版信息依賴于網絡建設，部分內容會由于長時間儲存而出現的流失二是相比紙質版來說，電子檔案移交方式存在差異，在管理檔案時很難避免不同部門出現檔案轉移翻閱的問題，而相比紙質版檔來說，電子檔案在移交和遞送過程中流程較為簡單，比如對一些保密檔案來說可通過光盤介質復制，移交，無需保密檔案可直接通過互聯網傳輸且檔案傳輸速度較快，無需花費大量人力、物力去移交。三是查閱檔電子檔案的檢索方式與紙質版權的差異，紙質版檔案整理歸檔后在查閱過程中只能依靠人為開展翻閱，這個過程會花費大量的人力、物力，尤其對于一些保存年代較久的檔案查閱難度較大，而電子檔案通常儲存于相應的計算機路徑中，只需要檢索關鍵詞便可以準確查閱，可以節約人力、時間。
三、機關檔案管理存在的問題
（一）電子檔案保存存在的問題。機關檔案室是機關重要的內部組織之一，是由機關內部資源進行經費分配的，由于不同機關其職權不同，因此在財力支配方面也會存在差異，機關電子檔案主要儲存于計算機相應路徑中，包括硬盤，光盤，U盤等，這些硬盤保存期為5年左右，相比一些紙質版檔案來說保存時間顯著縮短，同時電子儲存原件使用周期較短，制造材料穩定性差，很容易受到火、水的損害。其次，在讀取和使用電子檔案時需要依靠計算機軟件，互聯網，通常儲存計算機無法使用時，也無法正常讀取電子檔案信息。（二）機關電子檔案可能存在的安全性問題。電子檔案成本相對較低其所占空間小，能夠從一定程度上利于環保，進而實現廣泛應用，但由于其具有較強的便捷性，因此也存在較大安全漏洞，從一定程度上來看，電子檔案具有雙面性，在安全性方面會受到網絡病毒感染，病毒感染是電子檔案損壞中常見問題，由于電腦病毒感染會連帶損壞儲存于計算機中的文檔，其次在受到計算機網絡攻擊時這對于機關檔案來說是比較嚴重的，由于黑客對于一些重要文件具有較大的攻擊性，導致部分重要機密檔案信息泄露、損壞，給當事人帶來嚴重的經濟損失，由于機關電子檔案具有一定的獨特性，因此檔案部門在管理過程中既考慮其便捷性，同時還需要考慮面臨的挑戰。
四、機關檔案管理新模式——數字化管理措施
（一）妥善保存儲存器。由于對于計算機檔案儲存原件來說很容易受到外界環境，包括溫度、濕度影響，因此在保存時需要選擇合適環境，防止受到磁場、塵土、強光照射或劇烈震動，同時還需要注意介質保存期，定期需要對儲存價值進行檢查，對于達到使用期限的介質需要及時更換，由于電子導航很容易丟失，因此需要定期進行重要檔案備份，可以在不同儲存器或者計算機完成信息備份。（二）提高機關檔案管理員工作的能力和創新性。由紙質版到電子檔案的變化也從一定程度上標志著檔案管理發展，對于從事相關工作的管理人員提出了更高的管理創新要求，培養管理人員的創新意識，倡導管理工作內容和工作方式的創新性，為提高檔案專業人員信息化工作的能力，進一步在崗位職責中規范電子文件歸檔與電子檔案管理的相關工作，檔案管理部門需要定期對從事檔案管理的工作人員進行制度技術培訓，而工作人員還需要積極配合參與檔案管理部門舉辦的相關業務培訓學習，提高自身的管理能力，適應新時代的管理者，更好地服務本單位。當然在基于創新意識下，需要按照檔案管理程序有序開展檔案的管理歸檔、保存，進而能夠避免由于人為因素導致出現檔案遺漏問題，確保檔案的完整性，安全性。（三）建立機關電子檔案的目錄數據庫。因為機關內各種人事檔案不僅數目多類型也多，完善的數字化目錄數據庫可以把眾多檔案信息存儲到云盤端，這有利于經過網絡傳輸給客戶，既方便了客戶根據自己的需要進行目錄檢索查詢，也方便檔案管理員的統計整理，完善數字化目錄數字庫對建立機關檔案非常重要。機關電子檔案形成數字化的前提是完善機關電子檔案的目錄，因為建立電子檔案目錄可以方便從繁多的檔案當中查詢目標檔案信息，詳細具體的電子目錄可以使數字化的檢索功能更為條理化和規范化。
五、小結
總之，針對機構電子檔案在管理過程中是與工作人員個人利益以及國家機關機密息息相關的，在日常開展機關檔案管理時需要不斷完善檔案管理制度，能夠從一定程度上促進機關檔案管理模式實現可持續性健康發展。
參考文獻：
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【關鍵詞】檔案數字化 獨立經濟 監督視域
為加強審計機關的工作效率，需要在現今不斷變化的經濟形勢下積極推進審計工作的信息化建設，充分利用多媒體等高新技術手段，加強審計檔案的規范管理，逐步形成檔案信息高效處理的整體環境，并改變相關職工老舊的固有思維方式和傳統觀念，實現集中管理，提高經濟管理水平。
一、審計軟件在檔案工作中的應用
審計軟件傳統定義是指利用計算機強大的輔助功能，編寫相應的計算機軟件，以便輔助審計工作的進行，提高工作效率。而現今主要應用的審計軟件主要分以下兩個方面：
（一）基于C/S模式下的審計檔案管理系統軟件
C/S模式下的檔案管理系統主要是按各種類別：文書、文件、音像、影像等對各種材料進行管理分類，是便于查詢、統計、管理的綜合信息平臺。相關人員在進入此平臺后，能極為便捷的找到自己所需要的審計資料，而管理人員進行檔案管理時，也能減輕較大的工作負擔。另外，由于計算機自身可以和云客戶端進行聯系，這在一定程度上保證了相關資料的完整性和安全性，若存在缺失或者丟失的情況，可以進行數據恢復和備份。
（二）基于B/S模式下的審計檔案管理系統軟件
基于B/S模式下的審計檔案管理系統軟件與C/S模式的區別就是它有其自身的專用網，和互聯網是分離的，因此不會出現檔案泄露等一系列安全問題。其優點是，它整體上的結構更為清晰，各個模塊之間是分離的，系統的各個功能融入審計之間，能較為方便的實現項目計劃的建立和安全管理，各種文件的流轉，為出差在外的人員提供了一個信息查詢平臺。
二、數字化檔案管理系統
傳統檔案管理已經無法和現代化的經濟發展相配合，在如此形勢下，信息化檔案管理應運而生，它是管理工作的一次創新，不僅能夠實現傳統檔案具有的檔案收集、鑒別、整理、統計等基本特性，還具有網上數字化瀏覽和遠程查詢等現代化特征，這在極大程度上便利了相關出差在外人員的工作，充分提高了其工作效率。
數字化檔案管理系統現今主要可以分為日常業務管理、檔案數字化采集系統和數字化檔案查閱系統三大部分。以下是對這三個部分的簡單介紹：
（一）日常業務管理系統
日常業務管理系統主要是實現各種人事檔案的管理工作。包括對相關人員檔案及材料的收集、鑒別、整理、缺少材料登記、其任前審核、檔案轉遞、統計、查閱等業務處理功能。
（二）檔案采集系統
數字化檔案采集系統主要進行對紙質檔案材料的數字化采集，將紙質素材轉成數字化形式。現今較為常見的檔案采集系統主要有了目錄編輯、檔案采集、數據審核這三大功能。并在現今高新的現代化網絡技術的服務下，能夠實現單客戶端多人使用、多客戶端多人等運行模式，能夠同時對多本檔案和材料進行采集和數據整理，為數據的入庫提供了很大的便利，也便于查閱。
（三）檔案查閱系統
檔案查閱系統是以組織系統專用網為網絡基礎，采用B/S模式架構，系統主要在安全方面進行了多方面的考慮：可按日期、時間等多種方式，判斷是否具有閱讀檔案的權利，并對其閱檔的過程進行詳細的記錄。也可以采用信息采用加密信道傳輸等方式，確保檔案真實安全可靠。
三、檔案數字化替代傳統檔案管理的先進性
隨著電子信息化技術在各個方面的綜合使用，在審計檔案管理上也推進了信息化建設，為審計工作高質量、高效率的展開提供了保證，主要優點分以下三個方面：
（一）提高經濟效益
過去一旦出現檔案管理不夠完善，規整出現困難的情況，我們一般就會采用增加辦公人員的方式來解決問題，這就導致了職工人數過多，財政支出相應增加，管理成本大幅上漲。
另外一個方面，數字化的檔案管理大大節約了紙張，油墨等物質，將傳統的紙質材料轉化成可以重復使用的電子材料，大大節約了成本和保護了環境，很大程度上節約了人力物力財力，提高了經濟效益。
（二）提高辦公效率
數字化檔案管理有其自身的特征，能保證使用過的資料存有記錄，也不會因為他人的使用對后來人員的使用造成了阻礙。以相關組織部門為例，干部的聘請和提拔都需要極為詳細而準確的檔案信息，檔案數字化管理是完全可以提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務的。
同時，數字化檔案管理真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的流動速度快，對空間沒有限制等特點，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也基本變成了利用方便的信息控制中心，大大提高了辦公效率。
（三）增強檔案原件保護
將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，也可以防止部分檔案被隨意修改的行為。
四、結束語
現今各種現代化技術的發展無疑為檔案信息化建設帶來了便利，審計機關及時推進審計工作的規范化，法制化，根據整體經濟要求，將文件、檔案管理提高到空前的高度，將審計工作帶入數字化時代，并實現檔案數字化管理。
參考文獻
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關鍵詞：數字化；檔案資源；典藏；保存
中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2014）22-0183-02
檔案是真實歷史原貌重現的一種紀錄媒介，對國家社會，乃至個人都有極為重要的意義。然而，不論是紙質或是其他載體形式的檔案，都可能因為保存時間與保存條件的差異，而面臨檔案日漸劣化，甚至無法再提供利用等問題。因此，許多檔案典藏單位以微縮、數字或其他方式儲存各類檔案，期望通過多元的保存媒體格式，讓具有價值的重要檔案內容得以永久保存于檔案典藏單位，從而提供檔案的永久使用。近年來由于信息科技的進步，國內外各檔案管理單位無不紛紛投入資源，進行檔案數字化工作，使得以數字格式儲存具有歷史價值、特殊性與稀有性的檔案數據，成為檔案管理單位主要的保存策略。而數字化工作的進行勢必對檔案或數據的典藏與保存產生若干沖擊，進而可能影響整體的經營與運作，此為檔案管理單位在面對未來發展中必須關注的課題。
數字化技術的發展促使各檔案典藏單位用數字形式產生、復制和儲存包含文字、影像、地圖、影音、插圖及多媒體等大量數據，并通過通信網絡，以便捷有效的方式來操作和采集這些數字資源。各檔案典藏單位針對其典藏的珍貴檔案所進行的數字化計劃，都是為了落實保存文化資產，促使文化更為普及，進而達到全民共享與促進數字化信息增值的目的。而檔案典藏單位為此目的所進行的數字化工作對檔案典藏與保存工作產生很大的影響。
一、數字化技術對實體檔案典藏和保存的影響
（一）降低實體檔案的損傷
在檔案管理的各項環節中，或多或少都會對實體檔案造成損傷，甚至遭到竊取。為減少這些不良因素的產生，除了在各作業環節中細致地整理與使用檔案，或對破損的實體檔案加以修護外，推動檔案數字化亦是保護實體檔案的另一種方法。實體檔案數字化后，將檔案原件置放于檔案庫房中，改以數字化形式提供用戶閱覽與復制，非必要時不得隨意調閱檔案原件，將可使得對檔案原件的損傷降至最低限度，既可達保護實體檔案的目的，也可以延長實體檔案的保存時間。
（二）減少調閱實體檔案的數量和人力
以往用戶使用檔案皆由檔案管理人員以人工方式提調，使得有限的人力資源無法充分發揮其應有效能。然而，在檔案數字化后，只要有計算機并連接因特網，用戶便可上網查詢檔案目錄，進而通過在線直接瀏覽或打印文件全文。如此一來，實體檔案的調閱工作將可大量減少，進而降低檔案管理人員的負荷，使人力能夠更有效地運用與調配。
（三）改變檔案典藏空間的分配
當政府大力推動電子化公文達到一定成果，電子公文成為主要的文書檔案形式時，以紙本為載體的文書檔案數量將大為減少，因而將使得對于現今以紙本檔案為大宗、需要極大典藏空間的情形將有所改變，亦即以數字化形式處理和儲存的文書檔案，對于實體典藏空間需求將大為降低，轉而將這些空間重新配置為存放處理與儲存數字檔案所需設備的場所。在現今仍以紙本檔案為主的檔案管理環境中，對機關檔案管理單位而言，若以數字化方式處理并儲存其紙本檔案，在后續的銷毀與轉移過程中，將可因為機關內部仍保有數字檔案的情況下，而能配合銷毀與轉移中對紙本檔案的清理，因而使得內部紙本檔案的典藏空間得到舒緩。但對國家檔案館或歷史檔案典藏機構來說，由于紙本檔案仍屬這些典藏機構永久保存的文化資產，即使紙本檔案均已數字化處理，紙本檔案仍是各典藏單位持續長期保存的對象。
（四）改變典藏的思考重點
數字形式的檔案對于“以檔案作為實體進行管理的概念”是一大挑戰，對檔案人員來說，已經非常習慣文書檔案的概念是一個紙質的實體對象。在保存的議題上，檔案人員注重的問題是如何保存這個實體對象，因為只要這個對象被保存，文書檔案就會被保存。雖然數字形式的文書檔案與實體檔案一樣，在行政管理上具有相同的目的，但卻與實體檔案有著非常不一樣的特點，那就是數字化文書檔案不再具有實體形式，而是必須借由硬件與軟件的結合，方能觀看或體驗其中的信息；換句話說，對檔案人員而言，由于數字檔案是科技與數據結合的結果，因此，在典藏的思考重點將不再只有是對實體的檔案對象的保存與維護，而是要通過什么樣的方式或系統讓這些不具實體的數字對象得以繼續存在，以便提供進一步的應用服務。
（五）改變館藏的概念
對檔案典藏單位來說，館藏的概念因為數字化發展而有所改變，即館藏概念不再只有實體形式的檔案，如紙本檔案或視聽檔案，而是擴展到各種以數字形式儲存的檔案數據。對檔案管理人員或使用者而言，館藏的意象不再只是陳列在書架上可被觸摸的實體對象，還包括儲存在計算機主機、磁盤、磁帶或光盤等各種媒體上的數據。而館藏范圍也不再只限于該檔案典藏單位實際保存的實體檔案，還擴及非該單位所擁有或典藏的實體對象，即只要該單位典藏其他單位實體檔案的數字對象，便可提供同樣檔案的應用服務。
二、數字化技術對數字檔案的影響
以數字形式儲存的文書檔案，其來源有二：一為實體檔案以數字化技術復制其數字對象，為非原生數字檔案；其二則為原生數字檔案，即文書檔案的產生直接是以數字形式儲存，并需借助計算機系統檢索使用。無論是原生或非原生數字化檔案，在其典藏或保存所牽涉的議題是，如何能夠讓這些數字檔案不會因為使用科技硬件與軟件的過時而影響到其內容信息的應用，即在典藏數字檔案時，檔案管理單位必須保證這些數字檔案能夠不因時間因素而喪失其信息內容。由于受到信息科技快速演變的影響，各項軟硬件的研發推陳出新，檔案數字化后所面臨的是長久保存及數據內容日后能否讀取等問題。舉例來說，電子媒體極易損壞，且壽命較短，原來的材料、設備、硬件、驅動程序等的改版升級，都可能造成日后數字檔案數據的無法使用。因此，保存數字信息所面臨的困境主要有二點：第一，如何維持硬件和軟件系統可用性方面的技術問題；第二，則是有關使用、組織、資源、法律及政策等方面的問題。
為解決技術方面的問題以維護數字信息的持續可用，現今主要的保存方法有技術保存、更新、轉置、模擬、標準化、封裝、重制、印成紙張或其他模擬媒體等。這些數字信息的保存方法各有其優缺點，檔案典藏單位需從實體保存、功能保存及組織保存這三方面來思考數字化檔案的長期典藏與保存。然而，最好的方式應為發展一套與計算機硬件及軟件都無關的保存方法。至于非技術方面的問題，則是需要針對數字信息的使用、價值、成本、社會、經濟、政治及完整性進行評估后，擬定數字信息保存政策與策略來引導和規范數字信息的創造、管理與保存及使用。
三、英國的經驗
英國國家檔案館于1995年開始著手進行“電子文件管理系統計劃”（簡稱EROS）。此計劃分為三個部分：（1）研究政府部門文件管理政策與實務：負責研究跨部門的文件管理問題，除定期公布年度研究結果外，還提供文件管理標準與進行最佳實務的案例研究；（2）建立文件管理流程：負責發展鑒定文件的指導方針，建立搜集與保存文件的程序；（3）制定文件長期傳送與存取策略：提供各公務部門長期性文件傳輸標準及相關軟件，以備文件未來移轉至國家檔案館時，不會喪失其文件內容及系統功能。EROS認為完善的電子文件保存系統牽涉組織、文件管理和信息系統三個層面的問題，三者之間是彼此關聯而互相影響的。首先在組織層面，EROS建議各機關要依據英國標準協會電子文件管理系統所承認的信息儲存標準與信息安全架構來建置其信息系統和進行信息安全管理及系統備份工作。其次，在文件管理層面，EROS建議電子文件管理系統需要具備登錄、組織、保存、安全維護及應用檢索功能。而信息系統層面則是源自于文件管理流程的系統發展問題，EROS對此建立了整體信息系統發展及文件管理流程。整體來說，英國國家檔案館所推動的EROS是從組織、文件管理流程及系統需求等三個層面來思考電子文件的保存需求，進而建立相關的作業流程與標準，達到建置符合文件真實性、完整性的電子檔案管理系統的目標。
四、數字化背景下檔案典藏單位的對策
數字化發展趨勢的確對檔案的典藏與保存工作產生一些影響，然而，并非全盤改變檔案典藏單位對實體檔案的處理方式。首先，數字化并未影響國內外檔案典藏單位對實體檔案的典藏與保存，主要原因在于這些數字化的檔案原件均為各館獨特珍貴或重要的館藏項目，屬于永久保存范圍，因此，在數字化后仍會依據原先的典藏和保存策略，提供合適的保存環境典藏這些珍貴原件。而檔案單位的整體典藏與保存政策，目前不因數字化而有所調整，對于現階段各檔案典藏單位而言，并未將數字化因素納入整體典藏與保存的考慮之中。其次，在典藏空間部分，亦不因數字化的發展而有所減少，因為實體檔案仍是目前各檔案單位的主要館藏項目，對實體典藏空間的需求持續存在。實體檔案能夠透過數字化的方式獲得合適的維護與保存環境，進而延長其保存壽命。
此外，數字化對象作為實體檔案的另一種備份的做法，受到各檔案單位的肯定，因為數字檔案復制性，可制作多份備份分存于不同地方，更加容易達到異地備份的目的。館藏的概念則因數字化因素而產生變化，在內涵方面，檔案典藏單位管理的館藏，不再只限于實體原件，還包括各種以數字形式儲存于各種數字媒介的數字資源，即館藏管理不僅要考慮實體對象的需求，還要納入數字對象的需求。而館藏范圍也不再只限于館內所擁有的實體對象，只要能夠整合他館的數字資源，便能提供相同的檔案應用服務。而通過取得他館的數字對象的方式，將可在不增加本身的實體典藏空間的情況下，豐富自身的館藏規模與內容豐富度。在數字化的趨勢下，提高了使用者對檔案館提供館藏應用的期待，特別是在建構全國檔案信息資源整合性平臺，提供單一檢索窗口，方便用戶的查找和獲取資源。
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【關鍵詞】 數字化 檔案 電子檔案 紙質檔案 問題 對策
“電子檔案和紙質檔案”中紙質文件和電子文件的各自特點及其互補性紙質文件是歸檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。紙質文件是當前信息存貯和傳播的主導介質。紙質文件以文字、圖形附著于紙質載體，它所提供的信息可直接讀取，不可與載體分離。易于保持其原始性和真實性，保存壽命長；但其不易增刪，信息存貯量小，遠距離傳播速度慢，共享性差。
一、電子檔案和紙質檔案概念
所謂電子檔案和紙質檔案是指文件歸檔后紙質文件與電子文件二者的共存，也稱作“雙套歸檔”。電子檔案和紙質檔案的實現，可以是對紙質文件進行數字化；也可以是對電子文件制作紙質拷貝。雙套歸檔使同一份文件的紙質版本和電子版本共同處于留存和可利用狀態。
兩套檔案的來源，主要包括兩個方面：一是隨著當前辦公自動化的應用和普及所產生的大量電子文件和與之相伴的紙質文件，按歸檔要求，需一并進入檔案室并移交給檔案館；二是隨著數字檔案館的建設，現有檔案館藏紙質檔案也將逐漸實行數字化，也會隨之產生大量電子檔案。此外，對某一機關而言，也不是機關的全部檔案都存在兩套的情況，而只有發文部分才會既有紙質文件又有電子文件，收文卻只有紙質文件，電子文件存放在對方發文機關。不過，當全國所有機關間的辦公都實現了網絡化后，文件的傳輸和閱讀都在計算機上進行時，就沒有這種區別了。但是，由于人們長期形成的閱讀紙質文件的習慣，想必人們還會將機上文件下載轉化為紙質文件閱讀，這樣也將出現電子文件和紙質文件并存的局面。
在信息化時代，特別是在當前大力倡導建設數字化檔案館之時，檔案電子檔案和紙質檔案問題有其必要性和特殊的意義。檔案電子檔案和紙質檔案紙質檔案雙套保存，主要是基于檔案的安全和利用的方便這兩個基本目的，但內容和載體完全相同的檔案雙套保存，是一種重復保存。
二、電子檔案和紙質檔案有其存在的必要性和合理性
“電子檔案和紙質檔案”中紙質文件和電子文件的各自特點及其互補性紙質文件是歸檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。紙質文件是當前信息存貯和傳播的主導介質。紙質文件以文字、圖形附著于紙質載體，它所提供的信息可直接讀取，不可與載體分離。易于保持其原始性和真實性，保存壽命長；但其不易增刪，信息存貯量小，遠距離傳播速度慢，共享性差。電子文件是指在計算機及網絡環境中生成的社會活動記錄，即以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。電子文件增刪容易，存貯量大，易于快速遠距離傳播信息，共享性強。它們具有更準確、形象、生動，以及最簡單的信息記錄方式和便于檢索、海量存儲等優勢。電子文件自計算機誕生以來，特別是近十年計算機軟硬件技術的發展已經使之超過了除紙質以外的任何現行文件。未來與紙質文件并駕齊驅，乃至超過紙質文件，將是必然的發展趨勢。但我們也應認識到電子文件具有易更改，安全性差，壽命短，原始性難以保證，長期保存困難很大等方面的不足。所以按其形成規律將二者有機銜接起來，取各自所長，避各自所短。
電子檔案和紙質檔案有沒有存在的必要性和合理性，關鍵要看兩種檔案是否完全相同，能否相互取代。如果兩套檔案從內容到載體形式都完全相同，電子檔案和紙質檔案則是完全重復保存制，顯然是無此必要的，但如果兩套檔案只要在某方面存在差異，那電子檔案和紙質檔案就不算重復保存制，該不該實行電子檔案和紙質檔案就要做具體分析了。無論是電子檔案紙質化還是紙質檔案電子化后形成的兩套檔案，雖然兩者在內容方面完全相同，但其載體形式和功能、效力卻有較大差異。
二、電子檔案和紙質檔案面臨的問題與對策
信息化社會的到來，使得長期以來作為信息主要承載形式的檔案的存儲介質發生了巨大的變化，主要表現在由以紙張為介質的傳統紙質檔案正逐步向以磁盤、光盤等形式為介質的電子文件過渡。但是由于當前技術力量、設備配置、法律保障等問題不能得到同步發展，因此，在從現在開始的相當長的時期內，檔案工作將處于紙質檔案與電子文件并存的階段。如何做好這一過渡時期基層檔案管理機構的檔案管理工作，完成手工檔案管理向現代化檔案管理的過渡，是我們檔案工作者所面臨的全新課題。
兩套檔案的來源，主要包括兩個方面：一是隨著當前辦公自動化的應用和普及所產生的大量電子文件和與之相伴的紙質文件，按歸檔要求，需一并進入檔案室并移交給檔案館；二是隨著數字檔案館的建設，現有檔案館藏紙質檔案也將逐漸實行數字化，也會隨之產生大量電子檔案。此外，對某一機關而言，也不是機關的全部檔案都存兩套的情況，而只有發文部分才會既有紙質文件又有電子文件，收文卻只有紙質文件，電子文件存放在對方發文機關。
目前要明確而具體地劃定實行電子檔案和紙質檔案的檔案范圍是極其困難的，本文無力完成這一重任，這需要我國檔案學界對此做深入的調研，特別是國家檔案局要盡快出臺有關方面的法規和規章。目前我們可以首先制定實行電子檔案和紙質檔案的原則。筆者認為，至少應包括這方面：我國檔案部門在人力、物力和財力方面具有承受力，有利于檔案的安全保管和方便利用，所選檔案要有典型性和代表性。
電子文件與紙質檔案并存的現實性。以紙張為介質的紙質檔案和以新型載體材料為介質的電子檔案，二者之間各有自己的特點和不足，認識和掌握各自的特點和存儲的規律，對調整和制定相應的管理策略，改進檔案管理模式，促進檔案管理科學化、規范化具有一定的指導作用。從電子文件產生起，直至最終取代紙質文件是一個相當長的歷史時期。在這段時期內，電子文件和紙質檔案將，優勢互補，共同發揮“歷史的記憶”的作用。
參考文獻
[1] 彭堅.關于檔案“電子檔案和紙質檔案”管理問題的探討[J].檔案學研究，2002，（1）.
【關鍵詞】檔案；信息化
【中圖分類號】G2 【文獻標識碼】A
【文章編號】1007-4309（2013）03-0125-1
一、加強電子政務建設
檔案是人類社會發展的歷史記錄，是一種原始的、獨有的、不可替代的信息資源，也是電子政務建設中不可缺少的重要信息資源。因此。要把檔案信息化建設和電子政務建設的大環境結合起來、從陽關執法、政務公開的大局中去思考、去規劃，使檔案信息化建設、檔案信息資源的開發應用真正成為電子政務的重要組成部分。加強檔案信息化建設是當前和今后一個時期檔案部門的一項重點工作。我們要穩步推進電子政務建設與檔案信息化建設的協調發展，配合電子政務建設和政務公開的深入，發揮和整合檔案信息資源的作用。
二、加快檔案管理現代化基礎設施建設，保證電子文件
有效安全運行和歸檔。檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提，關系著檔案信息化建設的成敗和整體水平。檔案信息化基礎設施建設整體規劃包含了檔案信息化建設的整個硬件平臺和網絡。要在建立檔案局域網的基礎上，與辦公自動化、政府網與互聯網等系統相連，建立電子文件歸檔及電子檔案接收應用系統，推進電子文件歸檔、接收、保管與利用，加快檔案目錄中心及檔案信息資源數據庫的建設。
三、調整館藏結構，加快數字檔案館建設
在數字時代，由于信息量的急劇增加，信息傳遞速度的大幅度提高，無論是一個人、還是一個地區、乃至一個國家，獲取信息的能力的高低將會直接影響其競爭力。因此，一定要加快數字檔案館建設。近年來，各地檔案館積極開展檔案資源建設年活動，豐富檔案館藏，增加檔案門類，調整館藏結構，加快傳統載體檔案信息資源的數字化進程，擴大數字檔案信息資源總量，充分發揮綜合檔案館綜合管理的優勢，整合各類檔案信息資源，并逐步實現各部門檔案信息的數字化。
四、加快檔案信息資源管理的統一規范
檔案信息化管理的核心問題是檔案信息資源建設，如果沒有可提供利用的檔案信息資源為基礎，檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案信息化建設的主要內容是檔案信息數字化建設。檔案信息數字化建設要堅持規范性原則，統一標準、統一規范，使電子文件的歸檔，傳統載體檔案的數字化，數字化檔案的保管、傳遞與利用等工作都實現有序化、標準化和規范化。要積極推廣應用了統一規范的易初檔案系統管理軟件，并做好本單位的電子計算機積累、鑒定、著錄和歸檔管理等工作，確保檔案信息交換與實現檔案信息資源共享。
五、加強信息技術人才的培養工作
【關鍵詞】檔案管理；信息化；行政機關；管理模式
根據調查結果顯示，部分行政機關并未采用檔案信息化管理，而是依舊采用傳統的管理模式，這在一定程度上并不利于機關的發展和改革。本文就檔案信息化管理的必要性以及如何實現檔案信息化管理進行探究和分析：
一、檔案管理在行政機關實現信息化的必要性
我們所說的檔案信息化管理是指把檔案內容進行信息化，又檔案實體管理轉為信息化的檔案信息管理工作。檔案的信息化管理不僅能夠有效對檔案信息進行類別區分，還可以對信息進行加工整理，提高信息整合和提取的效率，提高檔案管理的高效性和效益。信息化管理與傳統的管理模式相比更具有靈活性和效益性，避免了傳統模式中的缺漏和不足之處，使得檔案信息的分享度更加廣，操作更加便捷。信息化檔案管理還有利于檔案信息的利用率，這有利于降低檔案管理的人工成本。
手工的人事管理工作使得管理過程比較繁瑣復雜，使得單位或機關的人力資源管理具有局限性。在尋找相關檔案信息時也依賴人工操作，大大增加了人工管理檔案的成本，不利于檔案信息共享的系統的構建，使得檔案管理脫離了時代的發展。為了更好地適應社會的發展需求以及信息化的普及，這需要行政機關對本部門的檔案管理模式進行積極地探究，改善傳統的檔案管理模式，提高檔案管理者的技能和水平，滿足社會和時代的發展需求，從意義上真正實現現代化的檔案信息化管理。
二、行政機關檔案管理信息化應制定相關規劃
檔案管理信息化的規劃應該以行政機關的發展戰略部署為依據，根據實際發展情況制定適合本機關的有特色的辦公模式，明確自身的發展戰略目標，在實踐和探索中進行分析，始終堅持與時俱進的發展目標和有特色的管理方針，積極探索全方位的、多角度的大規模管理模式，在不同的發展階段設定不同的檔案管理信息化的不同目標，促進檔案管理信息化的健康、可持續發展。另外，機關檔案管理信息化的兩個重要特征是靈活性和延展性，為了充分考慮機關檔案信息化管理的未來發展和規劃，需要把兩個特征充分發揮出來，在規劃的實行中應該注意與行政機關的實際情況，提高檔案管理信息化發展的有效性，使得行政機關的信息服務更到位、更高效。
三、建立高效檔案信息網站
在實踐中，最為有效的方式之一就是根據本機關在當地的檔案管理中的問題和先關流程建立自身的、有特色的、實用性較強的檔案網站，為人們提供更加便利的服務。這種信息站點組建成一個廣大的網絡，為人們提供豐富的內容和便捷的條件，人們可以通過在網站上的搜索、查詢等功能，能夠盡快找到相關的檔案信息解決遇到的相關問題，提高人們的工作效率也提高檔案管理的利用率。檔案信息網站的使用與傳統的檔案管理系統相比更具便捷性和高效性，避免由于繁雜的過程造成時間和人力的浪費。傳統的手工操作檔案的方式正逐步被信息網站所代替，這就是行政機關檔案管理信息化改革的發展方向。
信息化網站的構建需要設置相關的檔案管理體系，為了促進機構的長遠發展，需要把檔案管理體系與行政機關的管理體系相融合，構建一套符合行政機關發展的戰略部署，提高檔案信息共享的有效性，從而提高檔案管理的水平和能力。
四、加大力度實現行政機關檔案管理的信息資源數字化建設
檔案信息資源的數字化建設是檔案信息化建設的基礎條件，它能夠有效地保護檔案原件。檔案數字化建設需要先進的信息手段，根據原始檔案建立成數據庫，并不斷對構建的數據庫進行及時地更新和內容整理，為人們的查詢和檢索更加便捷。對不斷更新的數據要進行信息整合，在整理和分析中提出信息的重點內容，促進檔案管理信息資源數字化建設模式的構建，使得行政機關的檔案管理體系更具科學性和規范性。
五、行政機關檔案信息化建設注重標準與規范
行政機關檔案管理體系建設的重點內容之一是其標準和規范，在構建中應該格外注重檔案管理的水平，確保其發展能夠達到現代化水平。每個行政機關都有自身的發展特點和內部的管理標準，在檔案管理信息化過程中要以這兩點為依據，在構建中及時發現問題并采用有效的方式解決，使得信息化建設更高質、更高效。
六、加大對行政機關檔案信息管理人員的素質要求
檔案信息化管理需要專業的從業人員進行相關的操作和工作，作為檔案管理信息化的主要負責人需要不斷地更新管理理念，定期接受相關的教育培訓，用最佳的工作態度和心態投入到工作中。除此之外，管理者自身的專業素養需要有意識地提高，不斷吸收新的知識內容，在時代高速發展的大潮中占據一席之地，在計算機的操作上要精通，學會多樣的管理方式和模式，提高搜索和索引的有效性，滿足人們對信息網站的需求，發揮檔案信息內容的最大價值和作用，成為人們獲取信息服務的高效平臺。
綜上所述，行政機關檔案信息化管理需要長時間的嘗試和探索，我們應該在實踐中不斷積累經驗，認真做好每一環節的工作，穩抓穩打。先進的檔案管理模式應該適應社會和時展的需求，在制定和完成規劃中要加大管理力度，提高檔案信息管理工作的效率。
參考文獻：
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一、基本思路
以利用為導向，以共享為目標，先易后難，逐步規范，這是青島市電子文件管理的基本思路。2002年電子文件管理起步時，有關電子文件許多具體問題還沒有從根本上解決，譬如電子文件的真實性問題、法定效力問題和存儲格式問題等，而如果等到這些問題全部解決再抓電子文件歸檔接收，還需要很長時間。在這種情況下，如果不加強管理，許多電子文件就會消失，造成資源的浪費。鑒于這種情況，青島市根據國家的有關標準和本地實際情況，開發了“易初檔案管理系統”，供各機關使用，有效地解決了相關標準和軟件技術問題。而對真實性問題，先從管理角度入手，即只要是按規定程序歸檔的，暫時視為有效的，即使有萬分之一的差錯，但畢竟還有紙質檔案并存，何況多數利用者主要是利用檔案信息，不一定都作為法律憑證。在實施電子文件管理的過程中，不斷發現問題，解決問題。如果不實踐，就不可能發現問題，也不可能一步就達到盡善盡美。按照這樣的思路，自2002年以來，青島市在業務指導上把重點放在電子文件管理上，從軟件使用到質量檢查，從數據管理到檔案利用，對各機關進行系統指導監督，促使電子文件管理在較短的時間內基本走上正軌。
二、管理模式
隨著經濟和科技發展，黨政機關和各行各業都在采用計算機提高效率，加速現代化進程，隨之產生大量電子文件。電子文件操作方便，傳遞快捷，存儲空間小，具有傳統文件無可比擬的優勢，但從目前的情況看，由于電子文件真實性、安全性還沒有完全解決，在很長一段時間將與紙質文件并存，因此，電子文件管理必須與紙質文件聯系起來考慮，實行“四同步”，即“同步歸檔、同步著錄、同步整理、同步利用”。
（一）同步歸檔：在文件生成、運轉過程中，我們要求各單位電子文件要制作紙質拷貝，紙質文件要進行數字化形成電子文件。文件歸檔時，由文書人員核對文件材料是否完整，同時核對其電子版本的真實性與原始性，如果不符合要求，文書人員重新制作電子文件，如果符合有關要求，則將電子文件保存到計算機硬盤中進行物理歸檔。
（二）同步著錄：電子文件在收文、發文登記及其流轉過程中按照公文處理的要求進行著錄，并隨文件的流轉而補充和確認，文件歸檔后，按照歸檔文件整理要求補充與電子文件相對應的紙質文件應包含的檔案信息（如：全宗號、保管期限等），電子文件與其對應的紙質文件共享這些著錄信息。未經收發文處理的歸檔文件及電子文件著錄信息采取歸檔時集中錄入的方式進行。
（三）同步整理：我們認為同一份文件的電子版本和紙質版本應該采用相同的分類方法，具有相同的保管期限，在電子文件管理系統中確定電子文件的檔號，歸檔紙質文件與其對應電子文件使用相同的檔號，電子文件根據全宗號、年度、保管期限、件號等著錄信息生成存放路徑保存（如C:\DATA\000012003100001，其中“DATA”為規定的存儲電子版本的文件夾；“000012003100001”為存儲一件電子文件的文件夾，文件夾可通過全宗號、年度、保管期限、件號自動產生，其中第1-5位為全宗號；第6-9位為年度；第10位為保管期限，永久是“1”，長期是“2”，短期是“3”，第11-15位為件號。）。
（四）同步利用：在文件查閱時，利用者可以通過同一“檔號”，檢索到紙質和電子兩種類型的同一文件。在提供利用時以電子文件利用為主，將可公開的電子文件在網上直接提供利用，另外還可通過刻錄光盤或復制軟盤提供利用。由于電子文件的真實性、憑證作用、法律效力尚未根本解決，因此在需要發揮檔案憑證性作用時，可按照同一件號調閱紙質文件。
“四同步”管理模式可以充分利用文件管理的成果，提高了電子文件歸檔齊全完整程度，實現文檔一體化；可以使紙質文件及其電子版本建立準確、可靠，即統一的標識關系；可以有效地發揮電子文件便于利用和資源共享的優勢，又便于確保具有憑證依據作用的實體檔案的安全，是電子文件法律效力尚不明確階段檔案整理的較好模式。通過“四同步”方法管理電子文件及紙質文件有利于對紙質文件及其電子版本進行一致性的核對，提高電子文件的有效性和完整性；有利于縮短文件管理的時間，消除紙質文件整理過程中不便利用的弊端；有利于避免文件管理時間過長容易造成歸檔材料丟失，使重要文件能夠及時整理歸檔；有利于檔案行政管理部門監督指導，從網絡上檢查文件材料歸檔的情況，提高工作效率。
三、初見成效
我們在開展電子文件歸檔整理的同時發現，不能僅要求各單位歸檔、整理、移交電子文件，還要讓各單位充分感受到電子文件利用的好處，進而提高各單位實施電子文件歸檔的積極性，如果只給各單位檔案人員壓任務，要各單位增加投入而感受不到實惠，就很難全面推進電子文件歸檔的有效開展。為此，我們以電子文件資源共享為目標，并在信息共享方法上進行了研究探索，推動電子文件資源共享工作的全面開展。青島市電子文件信息資源共享工作總體分三個部分。首先是建設數字檔案室，利用局域網實現本單位電子文件信息共享，其次是建設青島市數字文件中心，依托全市電子政務網實現面向全市各單位電子文件共享，第三是全面實現網絡環境下的館室一體化。
（一）依托數字檔案室，解決電子文件在各單位內部利用問題。2004年，我們制發了《青島市機關數字檔案室建設標準》，在市直機關開始數字檔案室建設。考慮到各單位不僅僅利用新形成的電子文件，以前紙質檔案的利用率也比較高的特點，我們在數字檔案室標準中提出“存量數字化，增量電子化”的要求，各單位不但要通過本單位局域網實現電子文件的收集、管理和利用，還要將室藏檔案全部數字化，在局域網上同時提供利用，使本單位工作人員“自助式”查閱檔案信息資源成為可能。目前，青島市已經有30多家單位建成了數字檔案室，實現了電子文件網絡查詢。實踐證明，這種利用方式不但為各單位內部實現信息資源共享奠定了基礎，而且為全市范圍內的信息資源共享打好了基礎。
（二）依托青島市數字文件中心，實現全市機關電子文件信息資源共享。在全市數字檔案室建設全面啟動基礎上，為進一步提高電子文件資源共享水平，2004年，青島市檔案局開始建設青島市數字文件中心，借助青島市電子政務信息網建立電子文件歸檔、管理、利用一體化的工作平臺，實現全市各單位公開級電子文件的實時聯網查詢，在市直機關范圍內開展電子文件信息資源共享。目前，各有關機關及其工作人員已逐步轉變檔案利用觀念，從在機關內部四處找檔案員查閱相關文件，變為即時利用青島市政務信息網上的檔案查詢模塊開展電子文件查閱，省時、省力、高效便捷。數字文件中心為各單位解決了文件查閱難題，實現了機關檔案信息資源共享，在全市各單位引起很大反響
【摘要】本文論述了公路工程檔案數字化前處理工作。主要內容包括：嚴格確定公路工程檔案數字化的范圍；規范公路工程檔案的前處理流程；提前修復受損的公路工程檔案；確保公路工程檔案的信息安全。
關鍵詞 公路工程；檔案數字化；前處理
公路工程檔案數字化前處理工作，是對公路工程檔案進行數字化轉換之前開展的一種專業化技術準備工作，是在充分尊重檔案原有整理的基礎上，從便于保管利用的角度出發，為適應檔案數字化的技術要求開展得一項基礎性工作。前處理工作包括檔案的鑒定、整理調整、病檔修復、檔案信息錄入等工作。公路工程檔案數字化前處理工作是檔案信息化的基礎，開展前處理工作具有十分重要的意義。
一、嚴格確定公路工程檔案數字化的范圍
公路工程檔案包括工程項目的提出、立項、審批、勘察設計、項目管理、施工文件、監理文件、竣工驗收等工程建設和管理過程中形成的各類文字、圖表、聲像、圖紙等不同形式的記錄。在檔案整理過程中，難免會出現重復歸檔，檔案漏頁、跳號等現象。在劃定檔案數字化范圍時，應從方便檔案利用的實際出發，遵循檔案的形成規律，充分利用原有的整理基礎，只要有規可循，有目可查，就應當保持原有的整理體系。特別是對項目前期準備和審批文件，更應當慎重對待，力求保持歷史原貌，全部掃描。對項目建設過程中的業主指令與工程變更聯系單等檔案要一同進行數字化前處理。對項目竣工圖、竣工驗收文件，特別是橋梁、隧道工程圖紙檔案等利用價值高的工程檔案要認真對待，優先數字化。以便“一橋一檔”地建立和檢查利用。
二、規范公路工程檔案的前處理流程
由于公路工程項目建設周期長、參建單位雜、檔案數量多，人工整理可能出現一定的偏差。檔案數字化前處理階段是對檔案進行仔細清點核對的最佳時機。為此，在前處理流程上更應該制定嚴格的操作流程。一是檔案出入庫中必需登記，辦理出入庫手續，責任到人。一個批次的出庫檔案不能過多。二是在清點檔案的過程中，要清點到頁。對漏編頁號的檔案，要補打頁碼，并在備考表中注明。三是核對檔案目錄，確保目錄與文件內容的一致。對單份文件無題名或題名不能揭示文件內容的，原題名照錄，并根據文件內容另擬題名附后，加“〔〕”號。四是確保檔案號的唯一性。同時，一個機關檔案室室藏檔號必須指代單一，保持穩定，并留有適當的遞增容量。
三、提前修復受損的公路工程檔案
公路工程檔案是在項目建設過程中形成的，有的檔案形成和保管條件比較差，檔案破損、霉變在所難免。在開展檔案前處理工作之時，應當對這些受損的檔案進行搶救性修復。一是對破損嚴重的卷皮、卷盒進行更換，對發生蟲蛀、霉變的檔案要進行標注并及時進行修復處理，修復完成后再進行數字化。二是對案卷內小于A4 或16 開的紙張，如票據、存根、回執等文件資料，要粘貼到A4 或16 開紙上，方便檔案的裝訂。三是對大尺寸、形狀不規則的圖紙要進行標注并使用工程圖紙掃描儀進行掃描。對褶皺明顯掃描文件無法正常利用的圖紙，要用玻璃板壓平后再進行掃描。
關鍵詞：檔案；信息化；數字化；檔案館；設想
隨著現代社會信息化程度的提高，檔案信息化和數字化建設成為檔案界普遍關注的問題，它是適應社會信息化發展的必然產物，也是全面提升檔案工作為社會服務能力的一個不可缺少的手段。尤其是將來檔案信息網絡的建設，更是突破單位和行業界限，為當地引進資源，搞活經濟提供良好的信息服務軟件環境，突破區域界限，實現全社會的檔案信息共享，最大限度發揮檔案的自身價值。國家檔案館早在2000年的全國檔案工作會議上，就正式提出了檔案信息化的概念，之后檔案信息化、數字化建設在全國各類檔案館和機關檔案室中蓬勃開展起來，《檔案信息化建設導論》一書對檔案信息化和數字化建設是這樣定義的：在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。
1 對檔案信息化建設的認識
檔案信息化建設是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以現代化的檔案信息實體的數字化信息處理和利用的這種主要形式向社會提供服務為重點的轉變過程。但是由于這方面的技術在我市發展時間較短，人們對檔案信息化建設的理解和認識上還有一些偏差和不足，在思想觀念上還需要有進一步的更新和突破。
第一，更新檔案管理的舊有觀念。長期以來，檔案工作者普遍思想觀念比較陳舊，認為檔案工作是一個簡單的，默默無聞的工作，只要守好攤、看好門，不讓檔案丟失就行，社會大眾也把檔案部門看成是一臺“文件保險箱”，因此，要真正實現檔案信息化，就必須更新檔案管理的觀念，樹立信息意識、服務意識、法制意識、效益意識，通過檔案信息服務帶動整個檔案工作水平的提高。
第二，正確理解現代化、數字化與信息化的關系。檔案信息化建設是一個長久的、系統的、龐大的工程，它包括檔案信息資源的有序整理，檔案信息數據庫的建立、檔案信息網絡的建設以及檔案信息資源的最終開發利用。檔案現代化是旗幟，數字化是基礎，而檔案的信息化才是最終的目的，信息化的實現需要有明確的指導思想和領導的重視與支持，需要檔案工作人員腳踏實地的工作態度，需要資金和技術的保證，只有把現代信息技術手段的運用與現代信息管理方法的應用有機結合起來，才能確保檔案信息化建設取得最優化的效果。
2 我市檔案數字化建設進程
過去的紙質檔案在多次反復查閱的過程中都產生了或大或小的損傷，利用現代化的技術手段對紙質檔案進行全文數據處理就能長久的保管好紙質檔案，延長使用壽命。
這幾年來，我局領導高度重視檔案的數字化建設，投入了大量的人力、物力、財力為我局檔案的數字化建設提供了良好的發展空間，多次派干部到省局、黃岡市局以及江漢區、江岸區、青山區等其他的檔案管理部門學習檔案的數字化處理方法，并結合我館的實際對麻城市檔案館的重點全宗檔案進行了數字化處理，目前已錄入目錄數據接近100萬條，進行全文掃描323萬余幅，位居全省前10名，全市機關單位中也有近80家安裝使用了科怡檔案管理軟件，對本單位的檔案進行全文數字化處理，這也為我館將來建設復合型數字檔案館打下了堅實的基礎。自2008年我館搬遷進新館以來，我館已逐步使用現代化的管理方法為利用者提供服務，在復退軍人檔案、婚姻檔案、退休干部檔案等檔案門類中已不需要再到庫房翻閱原始文件，而是直接通過科怡管理軟件打印出利用者需要的文件材料，既縮短了查閱檔案的時間，極大地方便了利用者和檔案館的工作人員，也保護了這些門類檔案的紙質材料。延長了他們的使用壽命。
3 未來的復合型數字檔案館
（一）、復合型數字檔案館是發展趨勢
隨著社會的發展，人們獲取信息的方式發生了翻天覆地的變化。檔案管理工作將隨著信息技術的發展和進步，步入一個新時代。我們可以從信息產業部2001年6月的《國家信息化指標構成方案》中看出我國對檔案館未來建設的發展方向。檔案管理工作也將隨著社會的發展進入一個新的信息化時代。檔案信息已從以往的紙制檔案，在質上發生了根本的轉變，從最初單一的文字圖片資料擴展為音頻、視頻、數碼照片、數據通訊、文件傳輸、電子郵件、遠程登錄、網絡新聞、壓縮和存儲技術等各種信息資源。信息資源的重要存儲基地，網絡也就成為數字化信息資源服務的主要工具，網絡上的數字化信息資源的管理就成為建設數字化檔案的關鍵。檔案收藏的目的在于利用，檔案界理應走在信息時代的前列，順應時代的潮流，以網絡作為一個全新的平臺為社會提供檔案服務，從現在已進入信息數字化時代，無紙化辦公已逐步興起，建立未來的“數字檔案館”是勢在必行之舉。
然而數字化檔案館的發展，還需要有個過程，數字化時代傳統檔案館不可能消亡，復合型檔案館是檔案館發展模式的現實選擇。也就是說，在未來社會里，將會有三種檔案館存在：一是純數字檔案館，主要是指一些跨館、跨系統、跨地區的網絡檔案館；二是純傳統檔案館，主要是存在于一些基層或經濟欠發達地區，這些檔案館將隨著社會的發展，其館藏檔案結構也將由純印刷型檔案向印刷型檔案與電子型檔案并存發展，其檔案館工作將由純手工操作向逐步實現計算機自動化管理的方向發展；三是傳統檔案館與數字檔案館有機結合的檔案館，有數字化程度高的，也有數字化程度低的，這將是目前改進中大量存在的檔案館，這類檔案館就是復合型數字檔案館。
（二）、未來復合型數字檔案館發展前景的設想
未來的數字檔案館可以直接面向最終的檔案用戶創辦自己的電子雜志。 檔案利用者在訪問檔案館的主頁時可以隨時訂閱，以便定期獲取最新的檔案信息和館藏信息。檔案館的電子雜志內容可包括新增加的開放檔案目錄、新增加的可供網上直接查閱的檔案圖像信息、本館新增加的服務內容、國家新近出臺的有關檔案的政策法規，以及檔案簡訊、業界動態、熱點新聞等。檔案館可以將這些內容通過電子郵件提供給注冊用戶。另外，檔案館的網頁可以相互鏈接，可以在自己的網頁上創辦交流園地進行學術交流，可以設立聊天室和留言板，可以接受檔案方面的稿件在網上刊登。總之，可以開辦的業務不僅僅是對利用者進行查閱取證服務，數字化檔案館將為檔案工作開辟了一個全新的天地。
數字化檔案館絕非是在政府上網時創建的網頁上加一個選項或鏈接而已，應該有自己獨立的域名和網站。“數字化檔案館”應創建自己獨具特色的網頁，開發可多級查詢檔案信息的應用程序，發展注冊用戶，給予注冊用戶更多的訪問權限或提供更加優質的服務。只要辦出特色，吸引檔案界和更多的非檔案界人士的訪問，就會提高了檔案館的影響和館藏檔案的利用率，也有利于提高全民檔案意識。社會效益的提高就意味著經濟效益的獲得。如果檔案館的網頁訪問量大，廣告、合作、贊助等各種經濟行為會隨之而來，這就會加強檔案部門的自身“造血”機能，緩解檔案館常年經費緊張的狀況。
隨著計算機網絡的進一步發展，信息高速公路進一步拓展，復合型數字檔案館將會離我們越來越近，數字化數據、信息將滲透到我們生活的各個領域，任何人和機構只要通過計算機網絡，均可擁有和使用數字檔案信息。在這個信息化建設的進程中，檔案工作會遇到各種各樣的困難和挑戰，我們將會不斷摸索，研究新方法，解決新問題，建設一個符合我市實際情況的復合型數字檔案館。
參考文獻
[1]楊公之：《檔案信息化建設導論》
[2]陳春紅：檔案信息化建設初探[J]，上海檔案，2006（05）
[3]國家檔案局頒發的《數字檔案館建設指南》2010年6月
2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發的《全國檔案事業發展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現代化建設研討會上宣布：十五期間，我國將加快數字化檔案館的建設。由此，傳統檔案館數字化建設的問題引起了人們的關注，并且有一些檔案館已經開始對此投資建設。我們認為，傳統檔案館的數字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環節進行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規劃和解決好檔案館的數字化之路，為今后的數字化檔案館進而是數字檔案館、虛擬檔案館的建設打好基礎。近年來，我們臨海市檔案部門在數字化建設方面進行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數字化建設也給檔案工作帶來了極大的方便。
首先我們充分認識到檔案數字化建設的緊迫性
1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
2、形勢發展的需求
21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數字檔案館是數字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，數字臨海就不是真正意義上的數字臨海。所以，要建設數字臨海，首先要建設數字檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強烈需求
當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是僻遠山區的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者
二、檔案數字化建設的內容
1、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平
目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平
檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
3、有重點地抓好數據庫建設
目前，我們臨海檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。
三、檔案數字化建設的步驟
1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數據庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數字化建設十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地市經濟建設和社會發展的良好環境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮兩級機關和企事業單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統或其它綜合信息管理系統。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外依托市政府OA網上辦公系統，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。
參考資料
1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《中國檔案報》2000年第547期
一、電子檔案的法律效力問題與處理
電子文件的易變性、信息與特定載體之間的可分離性，造成人們對電子文件和電子檔案存在著“信任危機”。眾所周知，在電子檔案的輸入、存儲、傳輸和提供利用過程中存在著信息失控、污染、干擾、丟失、竊取、病毒侵犯、人為破壞等不安全因素，使電子檔案容易失真，因而難以成為合法的證據。此外，通常文件的法律效力都是通過與其載體相關聯來確定的，電子檔案沒有固定的載體，從這一角度來講，電子檔案就失去了強調其原件的意義，這樣，制定相應的法律認定條文自然就遇到很大困難。
首先，要加強管理，保障電子檔案的真實與完整。電子檔案可以隨時變換載體，或被不留痕跡地改動，為確保其真實與完整，有的辦公軟件就用電子印章或電子簽名的方法對電子檔案進行簽發處理，有的可自動對每份電子檔案的修改、存取、傳輸等操作進行實時記錄，以密碼形式存儲并有防刪改措施，從而為隨時印證該電子檔案的來龍去脈提供完整、細致的查考信息。目前，不少國家都是以這樣嚴格的管理程序來保證電子檔案的法律效力。應該說，電子檔案的真實性、有效性是可以通過嚴格管理措施、技術措施和科學監控程序來加以判別和實現的。
其次，電子檔案要成為法律證據，一個重要的前提還是必須用法律的形式明確其法律效力，規定其作為證據的合法性。由于人們對電子檔案的認識還有待加深，加之目前的技術手段不甚發達，導致不同的國家對電子檔案的法律效力問題持不同態度。以電子郵件為例，美國聯邦區級法院申明打印出來的電子郵件具有證據價值，而在丹麥則認為電子郵件沒有作為證據的審判先例，其法律地位尚不能承認。
電子檔案法律效力的實現是一種必然的法律趨勢。確保電子文件和電子檔案的法律效力，除了以技術方法和嚴格的管理來保證電子文件和電子檔案的真實與完整外，應在國家的法律、法規及相應的檔案法規中明確其法律地位，同時制定切合實際、切實可行的電子檔案管理法規，以促進電子檔案的合法化和檔案工作的現代化，這是檔案數字化的需要，也是整個社會全面進入數字化生存空間的需要。
二、檔案數字化權問題與處理
數字化檔案利用的高效率促使越來越多的機構開始利用數據庫、數據壓縮、掃描等技術手段，將紙質、聲像、圖片等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫，并把這些數字化檔案信息上網，通過網絡傳輸、利用，實現檔案信息資源共享，從而充分發揮檔案信息的價值。
數字化檔案信息資源的來源途徑通常有兩條，一是接收電子文件歸檔，一是把傳統介質的檔案數字化。在對傳統介質檔案數字化過程中，有些檔案是享有著作權的作品檔案，在對這些享有著作權的作品檔案進行收集、加工與整理過程中，必然涉及將作品檔案數字化時的“權利許可問題”。
首先，要進行檔案數字化，應該首先明確其來源，正確劃分受著作權法保護與否的檔案信息。對于那些受著作權法保護的檔案信息，要考慮檔案數字化權的問題，應積極與檔案著作權人協商，獲其許可。對于那些不受著作權法保護的檔案信息，有兩種情況，一種是不適用《著作權法》保護范圍的，如：法律、法規，國家機關的決議、決定、命令和其他具有立法、行政、司法性質的文件，及其官方正式譯文、時事新聞、歷法、通用數表、通用表格和公式等，在對其進行數字化時，不必考慮著作權問題。一種是著作權保護期限已滿的檔案信息，在對其進行數字化時，也不必考慮數字化權問題。
其次，做好檔案所有權和檔案著作權的確認工作。在數字化建設過程中,為了真正做好數字化檔案信息資源的共享工作，不僅要考慮檔案的所有權問題，還要考慮檔案的著作權問題，因為檔案所有權與檔案著作權是兩個不同的概念，擁有檔案所有權并不一定擁有檔案著作權，這要具體問題具體分析。如，就公共性檔案館的館藏檔案來說，其檔案所有權和檔案著作權有很多種情況：
第一，館藏檔案是通過接收的方式，把原本屬于國家所有的檔案收進館中，這種檔案的所有權和著作權都屬于國家所有，檔案館代為行使，在這種情況下，檔案館在遵守有關法律的前提下，有權根據需要自主進行數字化。
第二，檔案館通過購買集體或個人所有的受著作權保護的作品檔案，在這種情況下，如果檔案館沒有購買其著作權，則著作權仍屬于原所有者，因此檔案館要對此類檔案進行數字化，必須在征得原所有者的同意。
第三，館藏中的一些作品檔案是通過受捐贈的方式得來的，這種情況下，捐贈人一般只是將檔案實體所有權贈給檔案館，自己仍保留著作權，所以在數字化這類檔案時，同樣要征得檔案著作權人的法定許可，并向其支付一定的報酬后方可進行，當然在捐贈時，聲明將所有權和著作權一并捐贈給檔案館的情況除外。
第四，一些寄存在檔案館里的檔案，不發生所有權和著作權的轉移，檔案館在進行數字化之前，必須征得檔案所有者的同意，否則就侵犯檔案所有者的權益。
三、數字化檔案的網絡傳輸權問題
數字技術的發展使得傳統媒介中的檔案信息可以自由地再現在網上，人們可以輕易地復制、上傳、下載各種網上信息，但同時容易引起網上侵權事件，使網絡中傳輸的數字化檔案信息的保護問題變得尖銳和復雜。因為網上傳輸的相當一部分數字化檔案信息來源于受著作權保護的作品檔案，作品的網絡傳輸權利是屬于著作權人的專有權。沒有經過其著作權人的同意，是不能隨意上網傳輸的，否則就是侵權。因此，保護數字化檔案信息的網絡傳輸權問題隨著網絡的發展變得日益突出。
首先，要增強法律意識。檔案部門要深刻認識到網絡傳輸權是屬于檔案著作權人的專有權利，在對傳統介質的檔案數字化時，要考慮檔案數字化權問題，在把經過數字技術處理過的檔案信息放在網上傳輸時，同樣要考慮網絡傳輸權問題。檔案部門在數字化建設過程中，必須樹立起知識產權及其保護意識，保護檔案所有者的合法權益，依法進行上網傳輸。
其次，與檔案著作權人協商，獲得著作權人許可。檔案部門在把具有作品性質也受著作權法保護的檔案上網傳輸之前，應該要明確網絡傳輸權的歸屬，國家所有的數字化檔案信息只能由國家授權的檔案館或有關機關上網傳輸，屬于個人或集體所有的數字化檔案信息上網傳輸時，必須征得檔案所有者的許可，并支付其一定報酬。
四、檔案數字化建設中的保密與隱私權問題
在實施檔案數字化、網絡化服務過程中，在開發利用數字化檔案信息的同時，也要特別注意保密和保護公民個人隱私。在數字檔案館環境下，由于信息傳遞的方便性和快捷性，用戶控制的難度加大，如何對檔案保密、對隱私權保護就受到更加嚴峻的挑戰，變得更加突出。這一方面需要技術上的支持，另一方面更需要檔案法律和相關法律的完善及有機的銜接。
檔案具有保密性，不同密級的檔案只能在特定的范圍內加以利用，并且具有密級的檔案中不可避免地包含大量的個人隱私信息，這些個人隱私信息沒有經過檔案所有者的同意是不能公開的，而網絡的公開性對信息資源中有關個人隱私權問題構成威脅，再加上當數字化檔案信息在傳輸時會遇到病毒的感染、黑客的惡意攻擊等問題，這些都使得數字化檔案與傳統介質的檔案相比，泄密問題、侵犯隱私權問題更容易發生。
首先，要處理好數字化檔案信息的利用與保密的關系。二者之間的關系是辯證統一的。開發利用檔案信息是檔案工作的根本目的。只有通過提供利用，才能充分發揮檔案的潛在作用，實現檔案的價值。但是利用并不是毫無原則和毫無控制地利用，要做好數字檔案信息的利用，必須同時做好檔案信息的保密工作。保守檔案信息機密，也必須在有助于促進開發利用的前提下進行。正確處理數字檔案信息的利用與保密的關系，應該是在充分利用數字檔案信息的過程中加強保密工作，在加強保密工作的過程中促進數字檔案信息的利用。
