時間：2023-05-16 11:09:10
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇單位檔案管理基本情況，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
檔案是社會組織或個人在其特定的社會活動中積累而成的，是按照一定的來源有規律地形成的、保存備查的各種形式和載體的數據、信息和知識的記錄，它是現代社會的核心信息資源的重要門類，它是原始的數據、信息和知識的記錄。一個企業的發展，離不開檔案所發揮的作用，做好檔案的收集、整理、保管、提供利用工作就尤為重要。檔案的統計工作也是不可忽略的一個環節，要有足夠的耐心、細心，將每個數據統計準確，使其邏輯關系清楚。通過這些數據，反映出檔案庫存量的不斷豐富，也體現出企業不斷壯大的歷程。因此，檔案的統計工作也是企業檔案管理工作的重要組成部分。檔案的統計工作就是以表冊、數字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關情況。檔案統計工作的內容包括檔案的接收、移交、整理、鑒定、保存數量和保管狀況的登記，檔案利用情況的登記以及檔案構成、檔案利用、檔案機構和人員等情況的基本統計和其他專門統計。概括說來，檔案統計工作包括檔案的基本登記和綜合統計兩部分。
從統計的對象來劃分，檔案統計工作大致上可分為兩點：一是對檔案實體及其管理狀況的統計；二是對檔案事業的組織與管理狀況的統計。河鋼股份有限公司邯鄲分公司檔案館負責全公司二級廠、機關部室檔案的統計工作，按照上級有關要求，填寫《全國檔案事業統計綜合年報》檔基2表《檔案館基本情況年報》。按照《檔案館基本情況年報》統計表的要求，不能很好地反映出企業的具體數據。1.在企業中由于機構設置、人員配備等，有的部門可能會單獨設置檔案室，有的部門也有可能將檔案工作職責設置在其他科室，隸屬于不同的部門，如技術科、設備管理科、辦公室等。2.在企業中從事檔案工作的人員在做好檔案管理工作的同時，他們身兼數職，有的檔案人員可能還擔負著本單位的女工工作、辦公室辦事員等工作職責，因此，他們的技術職稱除了檔案類技術職稱之外，有的人員的技術職務可能會是政工類、經濟類、工程類等，在《檔案館基本情況年報》不能很好地體現出來。3.在《檔案館基本情況年報》中館藏全部檔案以案卷、以件為保管單位檔案形式表現出來，不能很好地體現出企業檔案館藏的真實情況。因此，相關工作人員應該在涵蓋了《檔案館基本情況年報》的基礎上，結合本企業情況，加以補充、完善，力求真實反映出本企業檔案管理工作概況，即按照如下分類：1黨群工作類、2行政管理類、3經營管理類、4生產技術類、5產品類、6科研類、7基建類、8設備儀器類、9會計類、10干部職工類、11地質類、12設計類、13工程施工類、14教學類、15新聞書稿類、16招投標檔案、17廢舊印章、18榮譽品等進行統計。因此，邯鋼公司檔案館結合本企業檔案管理工作中的實際情況，特制定了《檔案館藏基本情況統計臺賬》，包括了檔案管理工作中各個方面的統計，從而加強了檔案統計的基礎工作。臺賬共設為四大部分，即檔案人員及設施設備統計臺賬，如表1~表3；文書統計，如表4~表6、館藏檔案統計，如表7~表9、公共統計，具體內容如下表。第一，檔案統計是認識檔案工作的一種重要手段。它以檔案工作中大量的現象為對象，通過從量、質聯系中對數量的觀察和研究，以指示檔案和檔案工作諸現象的發展過程、現狀及其一般的規律性。但檔案統計并不是認識檔案工作中一切問題的唯一工具，在檔案工作中只有以數量表現的現象，才能進行統計，而且僅靠統計本身也不能認識清楚，因此，要對檔案和檔案工作中各種現象的量有正確的理解，做出科學的判斷。第二，檔案工作也是一個系統的工程，組織檔案管理系統的一系列工作，都應當胸中有數。建立科學的檔案統計工作，才能把對檔案和檔案工作的定性分析和定量分析結合起來，以檔案的大量數據作為分析的依據，才能更好地了解和掌握檔案和檔案工作情況，使檔案工作更加完善。第三，檔案統計是檔案事業建設的一項重要基礎工作，檔案工作越發展，統計工作越要加強。建立、健全檔案統計工作，可以準確地反映各級檔案部門工作的真實狀況，可以對各級檔案部門的工作進行分析和比較，便于對檔案實行科學管理，便于更好地了解和掌握檔案工作的規律、水平和發展趨勢，便于對各級檔案部門的工作進行分類指導，監督和檢查，進一步提高檔案工作水平，充分發揮檔案的作用。第四，檔案統計工作可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業發展規劃提供依據。通過科學的檔案統計工作，能夠系統地反映檔案產生的數量、速度、館藏檔案的狀況和變化，利用檔案的頻率和發展趨勢，能夠系統地反映檔案部門的工作量以及人力、財力的需求量，能夠系統地反映檔案事業在企業的經濟發展中的地位和作用，為企業領導對檔案事業決策提供科學數據和可靠依據。
檔案統計工作的要求。第一，要保證統計資料的準確性、客觀性和科學性，這是檔案統計的重要要求。第二，檔案統計工作要符合企業建設要求，對檔案統計要標準化，統計調查工作要科學化、系統化，統計服務優質化。第三，充分發揮檔案統計工作的服務和監督作用。檔案統計工作，不僅是有關部門從事研究、進行決策不可缺少的耳目和參謀，不局限于一般的登記、填送報表，同時，還是通過檔案統計發現問題、解決問題的依據。邯鋼公司非常重視檔案統計工作，公司檔案館承擔全公司檔案管理職責及檔案業務指導工作。在檔案管理工作中責令各單位定期開展自糾、自查、自改工作，形成文字報告上報公司檔案館，便于掌握一手資料，統籌管理。同時，由公司檔案館牽頭，組成檢查小組，由檔案館館長帶隊，2~3名具有副研究館員職稱的人員為組員，不定期地對公司所屬二級廠、機關部室的檔案部門進行檢查工作，依據本企業制定的《檔案館藏基本情況統計臺賬》所涵蓋的各項工作逐條逐項進行檢查，核實所統計數據的準確性、真實性，發現問題，及時提出整改意見，對個別問題由公司檔案館檢查組事后匯總，形成文字報告上報相關部門，請求支持。通過一系列舉措，加強了檔案統計基礎工作，確保檔案統計數據準確、翔實，才能更好地服務企業生產、經營等項工作。邯鋼公司檔案館承擔著全公司檔案基本情況統計工作，公司檔案館指定專人負責檔案統計管理工作，按照國家、省、市檔案局的有關要求，在本公司制定的《檔案館藏基本情況統計臺賬》基礎上，認真填寫《全國檔案事業統計綜合年報》檔基2表《檔案館基本情況年報》，針對這一項工作，公司檔案館利用公司內部局域OA網、電話等形式下發通知，要求公司所屬29個具有檔案室的單位報送統計表。并對報送的4200條數據逐條、多次審核，直到數據準確、邏輯關系清楚，匯總后經過公司領導簽字、蓋章，將電子版、紙質報表報送邯鄲市檔案局，圓滿完成歷年來《全國檔案事業統計綜合年報》統計、上報工作。加強內部培訓，提高檔案人員業務能力，確保檔案統計工作順利進行。在企業降低成本、挖潛增效、節能減排的主旋律下，機構的整合、人員配置調整、人員到齡退休等情況經常發生，從事檔案管理的人員也經常發生變動，給檔案管理工作也帶來了一定的影響。邯鋼公司檔案館針對這種情況，在要求各單位報送統計數據之前特舉辦一期“檔案統計工作業務”培訓班，對全公司檔案工作專、兼職人員進行培訓。培訓班內容針對《檔案室藏基本情況統計臺賬》《全國檔案事業統計綜合年報》檔基2表《檔案館基本情況年報》進行逐條講解，闡明各數據之間的邏輯關系，強調了重點部分、共性問題。例如，在統計報表中有一項“未整理零散檔案排架長度”是按米為單位計算統計的，因為是未整理零散的檔案，可能會以捆、箱、包等形式存放，但是在統計時不能以幾捆、幾箱、幾包來統計，會使檔案的實際數量統計不精確。對個性問題舉例說明，引以為戒。培訓班的實用性、可操作性很強，受到廣大檔案人員的一致好評，特別是對新接手檔案工作的人員幫助很大，幫助他們理清了頭緒，找準了切入點，解答了疑難問題，為做好檔案統計工作創造了條件。培訓班由公司檔案館具有副研究館員職稱的人員擔任講師，講師自行制作授課課件，該講師也是檔案檢查組成員，所以對基層工作也很了解，在授課時能夠抓住重點，對學員提出的問題能夠一一解答。通過加強內部培訓，講師能夠從基礎工作入手，照顧到點、面的問題，學員能夠帶著本單位實際問題來咨詢，從而提高了學員業務能力。通過內部培訓形式，減少了外培經費，也為企業降低成本發揮微薄之力。檔案統計工作是檔案管理工作的重要組成部分，也是檔案管理基礎工作，通過對檔案的收集、移交、整理、鑒定、保管、提供利用等情況最基本內容的記載，揭示了它們形成過程、現狀和變化，反映出企業由小到大的歷程，因此，檔案工作者要有高度的責任心、事業心，在加強提高業務能力的同時，以一顆平凡心做好檔案統計工作，為企業建設、發展貢獻自己的力量。
作者:楊 芳 陳林濤 徐志紅 單位:河鋼股份有限公司邯鄲分公司
參考文獻：
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[3]劉宏偉.淺談撰寫檔案統計分析報告的方法與要求[J].山東檔案，2000（2）：24.
關鍵詞：檔案；管理；研究
中圖分類號：U673.2 文獻標識碼：A
An Integrated Management Mode of Archives
CHEN Weiguang ， JIN Qinmei
（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）
Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.
Keyword： Archive；Management；Research
1 國內檔案工作發展現狀
在當今全球經濟一體化的發展形勢下，檔案不僅具有記錄信息資源和知識資產的價值，也是單位資產與產權的法律憑證依據。有效的檔案管理是單位法規遵從的關鍵，也是管理控制的根本。因此，有效的檔案管理是為單位的發展服務、能夠創造經濟效益的重要工作。在推行現代企業制度“產權清晰、權責明確、管理科學”的環境下，無論是企業還是科研院所，對檔案工作的作用和意義的認識都在不斷提高，投入也顯著增加。
國家對檔案管理工作的法規建設非常重視。2009年，國家檔案局頒布了新的《企業檔案工作規范》，規定企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一標準。近年來，中船集團公司內的企事業單位檔案工作發展很快，如708所、上海船廠、文沖船廠、黃埔船廠、廣船國際及龍穴造船等單位，都先后引進了檔案管理系統，實現了檔案管理信息化，檔案綜合管理水平不斷提高。
2 廣船院檔案工作基本情況和存在的主要問題
2.1 基本情況
我院自1974年建院至今已經歷了四十多年的發展，其中組織機構也發生多次的變化和調整，但檔案工作基本維持著初創時期的以產品技術檔案管理為中心的分門類、分部門歸口管理的模式。截止2014年，科技檔案室作為院二級管理機構設于科技部門下，主要承擔產品技術檔案管理工作；公文、財務、黨群和勞資檔案，則由相應的職能部門分管。
2.2 存在的主要問題
分門類、分部門歸口的分散式管理模式存在比較多的問題，主要表現為：分散式的檔案管理造成較多的管理漏洞和真空地帶；各部門檔案管理人員變動大，工作無法有效傳承；沒有建立起全院統一的檔案管理制度和考核機制；檔案法規執行力不足。
（1）分散式管理模式形成很多檔案工作真空區，分類、分部門、各自為政的管理模式帶來兩方面的突出問題：第一，工作界面過于清晰，使檔案收集工作僅在公文、人事、財務和科技檔案方面開展，而在經營、質量體系、基本建設及規劃、信譽證照、投資和子公司管理等方面，檔案不完整，甚至缺失；第二，分類管理模式，導致部分檔案從產生、收集到管理均在同一部門內部運行，缺乏監管機制，存在一定的管理風險，特別是在文書檔案、財務檔案和黨群、勞資檔案方面的管理。
（2）缺乏全院統一的檔案管理制度，科技檔案室作為院檔案工作的業務歸口部門，由于沒有在制度上對其管理權限和職責予以明確，因此缺乏監管依據和管理的權威性。檔案工作沒有明確的管理定位和與各項工作同計劃、同落實。
（3）長期以來，檔案工作沒有系統地納入院總體發展規劃中給予重視和安排，在推動檔案信息化發展方面缺乏具體措施和資金投入，檔案基礎設施的建設、更新和改造缺乏條件，檔案保管的八防技術要求很難達到，不利于檔案的長期保管。
3 檔案綜合管理模式的建設
為改變廣船院原有檔案管理模式，通過對國家有關檔案管理法律、法規的深入研究，結合廣船院實際對檔案綜合管理模式開展研究，提出以下建設方案：
3.1 檔案工作組織體系建設
建設綜合檔案管理體系，首先要建立檔案工作組織體系，包括檔案工作領導機構、專業管理機構的設置和兼職管理員隊伍的建立。同時需要調動全體員工在檔案工作中的積極性，發揮主觀能動性作用。
（1）建立檔案工作委員會 ，由主管院領導任主任，相關部門中層領導和專家組成的專門工作委員會，是院檔案工作組織體系的頂層，對院的檔案工作行使領導權和決策權。
檔案工作委員會的主要職責包括但不限于：審定本院檔案工作發展規劃；審核本院檔案工作制度；審批檔案工作年度工作計劃；審批檔案鑒定工作小組工作方案；討論決定有關檔案工作的重要事項等。
（2）建立綜合檔案室，對全院科研設計和管理等各項工作中形成的檔案實行統一管理。根據我院機構設置和運行的實際情況，綜合檔案室的建立可以在目前檔案管理業務相對成熟的科技檔案室的基礎上，通過對其職能的擴充和硬件條件的適當補充，組建成立我院綜合檔案室，實現全院檔案的綜合管理。
2015年5月，按廣船院〔2015〕33號文的通知，信息管理處下設綜合檔案室，把公文、科研、產品、質量、財務、資產、黨群以及實物等檔案納入綜合檔案室統一管理。綜合檔案室檔案業務管理范圍涉及全院的各個業務部門，其中職工人事檔案由于其特殊性，按照國家有關的法規仍由人事處獨立管理，其他部門（包括子公司）均需把工作中形成的檔案提交綜合檔案室管理。
（3）建立兼職檔案員系統，目的是為了使我院產品設計和管理各項工作的檔案能夠有效的收集和歸檔，落實《企業檔案工作規范》中管理檔案工作三納入、四參加、四同時要求。兼職檔案員的主要職責包括：直接參與所在部門或項目的檔案收集和歸檔工作；監督檔案制度的落實；承擔所在部門和項目的歸檔檔案預組卷工作等。
2015年8月完成了部門兼職檔案員的報備工作，并組織了一次部門兼職檔案員的內部培訓工作。
（4）調動全員參與檔案工作，依據國家檔案法賦予每個員工的檔案工作義務和責任，制定相應的措施，在企業內部通過宣貫使員工了解檔案工作是一項全員參與的工作，不僅局限于檔案部門和專職人員，從而落實全體員工的檔案工作職責。
本院檔案工作組織體系示意圖如圖1所示：
3.2 綜合檔案管理制度體系建設
制度建設是開展綜合檔案管理的基石，我院現有的檔案管理制度是由各個分管部門分別編制，例如：科技方面的有《科技檔案管理制度》；公文管理方面的有《辦公室公文檔案管理的有關規定》、《文書、檔案管理規則》；人事管理方面的有《干部人事檔案管理辦法》等。這些制度管轄范圍以外的其他檔案，則缺乏收集和管理制度依據，尚未形成統一標準下的、完整的管理制度體系。而現有的部分管理制度編制年代距今已久，存在一些與現行標準規范不相適應的問題，應按照國家相關法律法規的要求，結合本院的實際情況進行全面的修改和完善。
2015年5月，我院頒布了《廣船院檔案工作管理制度》及《廣船院檔案工作規范》兩份文件，規定了檔案形成者、檔案管理者及檔案利用者的工作要求和責任，使我院的綜合檔案管理工作能夠依據制度體系順利開展。其中：《廣船院檔案工作管理制度》規定了我院各層級檔案工作的責任、工作界面、借閱管理及檔案工作考核獎懲措施；《廣船院檔案工作規范》則依據DA/T42-2009《企業檔案工作規范》，并結合我院各項業務開展的實際情況制定，《規范》首先規定了黨群工作、行政、經營管理、生產技術管理、產品、科研、基建、設備、會計、職工管理等類別文件的歸檔范圍、歸檔責任部門和保管期限，然后對各門類文件的形成與積累、整理與歸檔、歸檔時間、歸檔交接、檔案整理、檔案保管、檔案鑒定、檔案統計、開發利用等業務流程作出了詳細規定，對文件收集責任部門與檔案管理部門在檔案工作各個環節中所承擔的責任進行了細致劃分，有效避免了互相推諉、推卸責任等情況的發生，更好地保障了檔案工作的順利開展，《規范》同時對檔案信息化建設、檔案工作設施設備等工作提出了具體要求。
3.3 綜合檔案管理基礎設施建設
在基礎設施建設方面，我院根據綜合檔案管理需要，增加檔案庫房面積，配備相適應的檔案密集架。近兩年新增庫房面積共88.425 m2，新增檔案排架長度453 m。同時對溫濕度控制、安全警報監控等設施進行了改造，更好地滿足防盜、防火、防潮、防蟲等“八防”管理要求。
4 結論
當今，檔案的知識資產和信息資源屬性已逐步被大家認識，質量體系審核時有一句話“沒有記錄的事件等于沒有發生”，這句話近乎苛刻卻又是基本原則。沒有檔案記錄，就沒有了以史為鑒的發展記錄，沒有了企業的知識資產和信息資源。一個單位的檔案工作開展情況，很大程度上反應了單位的管理水平，因此對檔案工作加以重視，把檔案工作搞好，是本院發展的需要，目前我院已經按照研究方案開展綜合檔案管理工作，成效顯著。
參考文獻
關鍵詞：人事檔案，人檔分離，人事制度
一、人事檔案管理存在的問題
自謀職業，造成畢業生就業單位的不確定性及變動頻繁，也給人事檔案管理帶來了許多困難。而有些學校或用人單位為了圖省事，無視檔案保密原則，讓畢業生將檔案自揣于身，檔案亂放、涂改、遺失現象屢見不鮮。人事檔案摘要是一些領導以權謀私，部分檔案管理人員政治覺悟、職業道德水平不高，以及管理制度不健全等原因造成的。
（一）整理不規范。
整理人事檔案是一項細致的技術性較強的工作，《干部檔案整理工作細則》要求整理工作做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”“通過整理使每一個檔案達到完整、真實、精練、實用”的目的。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖己立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。博士論文，人事制度。博士論文，人事制度。
盡管我們對人的評價標準始終是又紅又專、德才兼備，即從政治和業務兩個方面來全面反映一個人的基本情況。然而，事實上由于受“左”的思想影響，我們總是會自覺不自覺地將政治作為唯一的標準來評價人，并且將政治思想與品德作風、工作表現分離開來，因此是空頭政治。在重政治輕業務觀念的影響下，人事檔案部門沒有嚴格把屬于反映個人政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、實績貢獻等情況的人事檔案作為收集歸檔的范圍，而是側重于政治思想表現材
料的收集，能反映個人業務能力的活的材料相對較少，即使有數量也有限或者補充不及時。
(二)人檔分離現象日趨嚴重，“無頭檔案”增多。
隨著人事制度改革的深化，人才流動日趨頻繁，人檔分離現象也日趨增多，其中最突出的表現是大量“無頭檔案”的出現。“無頭檔案”是指查不到當事人下落的人事檔案，這種檔案主要產生于下述情況:
第一、人員主管機關變動與檔案的流動未同步進行。產生此種情況的原因有二:一是人事管理部門工作制度不健全，人員調動長期不通知人事檔案管理部門，等人事檔案管理部門發現時，人員已不知去向;二是工作機構或人員大規模急劇變化，造成一些人員的去向不明。
第二、轉遞工作不準確。在人事檔案轉遞過程中經常出現的問題有:
1、在工作調動時，由于社會上不正之風的影響，少數人以不正當的渠道進入接收單位，手續不規范。不是先調檔案后調人，或調檔與調人同步進行，而是先調人后調檔，人調入后，轉檔的事就拖下來了，接收單位沒有及時索要檔案，轉出單位也未能及時將檔案轉出;或是先調檔后調人，但檔案轉出后，調人的事要么遇到人事凍結，要么本人又不愿調出仍留原單位工作，而轉出的檔案又未及時索回，時間拖久了，就造成人與檔案的脫節。
2、有的人事干部對工作不負責任，在檔案轉遞時，不按規定的渠道和方式轉檔，而將檔案直接轉至基層單位，甚至交由本人自帶，因此檔案材料的丟失、錯遞現象時有發生。
3、在大中專畢業生畢業時，有部分學生在就業方案確定后又重新改派，而檔案卻未能及時改轉。
4、個別檔案管理人員工作不仔細，轉遞時對接收單位名稱書寫不清楚，或書寫不準確，接收單位在接收時不仔細核對，誤收誤存，成了“無頭檔案”。
三、解決對策
“無頭檔案”的存在給人事檔案管理工作帶來了極大的麻煩，嚴重影響了人事檔案工作的質量，因此積極預防和妥善處理“無頭檔案”顯得十分重要。
（一）防止“無頭檔案”產生的措施
為了防止“無頭檔案”的產生，各單位人事檔案管理部門必須健全制度，堵塞漏洞，通常可采取以下措施:人事檔案管理部門要與有關人事管理部門建立聯系制度，及時獲得人員工作和職務變動的準確信息，包括人員調出的時間、調入單位的名稱、主管機關的名稱、調動的原因、是否為正式調動等，然后及時將檔案轉入該人員新的主管部門，使檔案與人員流動同步進行。
第一，機關人事檔案管理工作人員要樹立高度的工作責任心，充分認識人事檔案工作的重要性，及時傳遞，認真細致、準確詳細地書寫轉遞檔案通知單和收文機關名稱，杜絕誤轉現象的發生。第二，建立嚴格的人事檔案收進轉出登記制度和定期檢查核對制度。博士論文，人事制度。檔案的進出登記，是檔案流轉的真實記錄，是檢查核對和確定檔案來龍去脈的依據。檢查核對制度，是驗證收進轉出檔案是否準確無誤的手段。要認真進行登記，定期檢查核對，就能及時堵死轉遞和保管工作中的漏洞，從而防止“無頭檔案”的產生。具體而言，要做到以下幾點:
(1)在人事調動或職務變動時，有關單位應及時將其任免通知告訴人事檔案管理部門。檔案管理部門應密切配合，加強聯系，及時催問或索要檔案。轉遞檔案時，必須按照“干部檔案轉遞通知單”的項目詳細填寫。收到檔案的單位經核對無誤后，立即做好入庫登記，并在回執上簽名蓋章。回執在一個月內未退回者，轉出單位應主動催問，以防檔案丟失。
(2)大中專畢業生就業方案確定后，畢業生所在學校應及時將檔案隨同就業名冊同時轉遞到所去單位所在地的縣(市)組織人事部門，在交接檔案時，應與就業名冊逐一對照，登記注冊，做到有檔無人不簽收，有人無檔不分配，重新改分或錯轉的檔案要認真核查，及時改轉。
(3)轉出或接收的檔案必須完整、齊全，任何單位和個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉出。檔案接收人員在驗收時，如發現材料不齊或丟失，要設法查找或索取必要的組織證明。博士論文，人事制度。
(4)檔案轉遞時，必須嚴格密封，以機密件通過機要渠道轉送或派專人送取，并要簽字注冊。嚴禁公開郵寄或自帶，以保證檔案在轉遞過程中的絕對安全。
（二）對“無頭檔案”的處理
處置“無頭檔案”是一項重要而繁瑣的工作，關系到對人的使用以至人的政治生命問題，必須嚴肅認真，謹慎對待，其處置的辦法是:第一，認真鑒別檔案材料的保存價值。博士論文，人事制度。機關檔案管理工作人員在處置“無頭檔案”時，必須依據有關規定，鑒別判定檔案材料是否具有保存價值。對一般性簡歷登記表格和作為組織參考性的人事檔案，可以登記造冊，報領導批準后銷毀。對重要的有保存價值的人事檔案，要繼續保存，或查清下落，轉給有關部門。
第二，仔細分析，認真查閱檔案人的下落。可以通過人事檔案的形成部門、當事人原來工作單位、甚至愛人、子女或社會關系等線索進行查詢，查詢時一般由查詢機關提供被查人的基本情況，讓有關單位查復。博士論文，人事制度。
第三，經過多方查詢，確實找不到下落的“無頭檔案”，根據規定可轉當事人原籍檔案館保存。當事人人事檔案不齊全的部門，可以向當事人原籍檔案館查詢。
參考文獻
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一、強化各級管理者對檔案信息化的重視
（一）加強領導對檔案信息化的重視
企業領導應該認識到檔案信息化建設的重要性，其目的在于提高企業領導的決策和管理水平，并且應認識到建設一支檔案信息化人才隊伍是企業檔案自動化的客觀要求，同時，加大力度推廣檔案信息化建設，要求全體員工積極配合。
（二）強化法制意識
樹立法制意識，是做好企業檔案工作的基礎。搞好企業檔案工作要從“提高認識、強化制度”上下功夫，使依法治檔深入人心。首先是提高執法認識，要大力宣傳《檔案法》等國家法律法規，做到知法、懂法，明確執法的嚴肅性，提高工作的自覺性，從而解決和杜絕檔案工作可有可無等錯誤思想。其次要提高重要性的認識。企業領導和檔案工作人員對檔案工作重要性的正確認識是推進和搞好檔案工作的重要基礎。第三要加強檔案工作的制度建設和管理網絡建設，把檔案工作列入企業發展規劃和年度計劃，保證檔案工作專項經費，落實各級領導檔案工作責任制，使依法治檔工作落到實處。
二、做好信息化建設管理布局
（一）依托企業單位局域網，構建本單位信息管理平臺
在局域網上，檔案管理信息系統與各業務信息應用系統（OA、PDM、ERP等）互相聯通，資源共享。通過系統間的數據接口，可以解決電子文件及元數據的采集、加工、鑒定、歸檔、管理和維護問題，對各系統產生的電子文件實施前端控制和全程管理，實現文檔一體化管理，可以保障檔案信息資源類別的豐富和總量的增加，并保證數據真實、完整、有效;同時，整合各類檔案信息資源，建設一批專題數據庫，對其實施統一管理，既可避免出現信息孤島，又方便信息管理和利用。
（二）以檔案綜合資源管理系統為平臺，管理館藏傳統和各門類檔案信息
檔案綜合資源管理平臺建設以檔案信息資源共享為目的，以現場技術資料控制為重點。其基本構成檔案信息網頁，檔案管理系統、文檔一體化系統，網上遠程檢索系統、電子文件和檔案全過程管理系統。其上流轉的文件資料信息以電子文件形式存在，設計、試驗、制造各個環節的電子文件實現了有效傳遞交換和共享，突破了信息管理孤島，形成了集成化的檔案管理業務環境。在該平臺上，可對檔案數據實行動態管理，包括動態采集、動態更改、動態跟蹤、動態。
（三）以綜合辦公系統（OA）為管理平臺，對煤炭企業事務信息實施全電子化管理
綜合辦公系統對企業單位公文實施收發管理的同時，實現了全面、系統地記錄企業單位各項事務活動。充分發揮綜合辦公系統效率高、權限分明、自動歸檔、檢索準確、使用方便的優勢，按照文檔一體化原則，對政務工作中的電子文件實施全過程管理，即在文件形成、收集、鑒定、歸檔、保存和利用的全過程發揮作用，實現各項工作的記錄和電子文檔緊密相連和對文件實施全程閉環管理，確保信息渠道暢通。
（四）以檔案網站為核心，建立各類檔案信息資源平臺
建立企業單位檔案網站的首要目的是向單位內部提供檔案信息的查詢服務，可使用戶借助網絡實現方便的檔案信息查詢、分類查詢和專題查詢等多種方式查詢檔案目錄信息，也可以實時了解文件資料借閱的更改狀況，進行電子文件歸檔，查看照片檔案，瀏覽檔案全文等。
三、做好檔案信息化管理的數據管理
（一）要積極推動網絡化歸檔工作
利用煤炭企業的網絡化辦公平臺，實現檔案管理的網絡化歸檔。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統籌規劃和在專職檔案人員的指導下，根據自己的權限范圍將所在部門產生的需要歸檔的文件備注處理意見，通過自動化辦公平臺傳輸到檔案館數據庫，年終時只要向檔案科移交一份組卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計算機輸入工作。檔案科只需要對數據進行一些深層次的處理開發，便可完成檔案的及時、準確歸檔。
（二）建立重要檔案數據庫，保證重要數據的安全
關鍵詞：檔案隊伍；結構問題；調整優化；思路措施
1 河南油田檔案隊伍結構的現狀、問題及成因
長期以來，河南油田檔案隊伍普遍存在著“四化一失衡”的突出問題（即年齡老化、知識老化、能力退化、非專業化，結構嚴重失衡），已經成為制約油田企業檔案事業科學發展的人力人才資源的“瓶頸”。如何破解這一難題，這是擺在檔案部門面前亟待研究解決的重大課題，必須引起足夠重視，并采取有效措施逐步加以解決。
1.1 調查摸底。為適應新形勢下油田企業檔案事業科學發展的需要，全面了解掌握檔案隊伍結構基本情況的第一手資料，為逐步調整優化檔案隊伍結構提供科學依據，河南油田檔案館于2012年3月組織開展了檔案隊伍結構基本情況調查摸底工作。檔案館設計了專職檔案人員基本情況調查表，并下發專門通知，對調查摸底工作提出明確要求。各單位檔案部門積極行動，組織專職檔案人員認真填報調查表，經本單位檔案主管部門審核、人事部門審定后，上報檔案館匯總，以確保調查摸底資料的真實可靠。
1.2 結構現狀。經統計匯總， 截至2012年3月底，河南油田共有專職檔案人員122人。隊伍結構現狀的基本情況見下表：
綜合解讀上表，可以看出以下幾個方面的特點和問題：
一是檔案隊伍中女性職工居絕對多數，占80%以上，男性職工相對較少，不足20%；
二是黨員不足30%，低于油田干部隊伍中黨員的平均比例水平；
三是中專、高中、技校及初中學歷占18%，這部分人員文化程度明顯偏底，計算機及網絡技術水平相對落后，難以適應現代檔案管理工作和檔案信息化管理的需要；
四是檔案管理、計算機及網絡信息技術、石油工程及相關專業等三大主體專業不足43%，而非檔案及非油田主體專業占57%以上，檔案隊伍非專業化的問題比較突出；
五是第一學歷為檔案管理的部分同志，大都是上個世紀八十年代中后期畢業的本科生，目前不同程度存在著知識老化、專業素質弱化、能力退化的問題，需要通過繼續教育或培訓“充電”逐步實現知識更新和能力提升；
六是高級及中級職稱人員只占45%，而初級職稱及無職稱人員近55%，亦即目前仍有半數以上人員尚未達到中等專業技術水平，說明專業技術力量比較薄弱；
七是目前檔案隊伍中專家型、復合型、全能型人才比較缺乏，少數具有高級職稱和中級職稱的同志，存在“高職低能”的問題，即具有的職稱等級與具備的能力不匹配，在實際工作中難以發揮骨干作用，需要盡快提升綜合素質和能力水平；
八是年齡老化問題異常突出，30歲以下人員是個空當，30～40歲人員不足15%，而40歲以上人員高達85%以上，而且其中有近半數的人員將在今后1～5年內相繼達到退休年齡，目前已經進入退休高峰期。因此，解決隊伍新老接替問題已刻不容緩、迫在眉睫。
綜合上述情況，河南油田檔案隊伍結構現狀和存在的突出問題，比較符合中國石化所總結出的檔案隊伍普遍存在的“四多四少”現象（即女同志多、男同志少，年齡大的多、年輕的少，文化程度低的多、文化程度高的少，照顧安置的多、加強工作的少）。根據目前掌握的情況，河南油田檔案隊伍結構現狀、特點和問題，在中國石化具有一定的代表性、普遍性。可以這么說，河南油田檔案隊伍的結構情況，是整個中國石化檔案隊伍的縮影。
需要明確一點，勇于查找和正視檔案隊伍存在的問題，并不否定檔案隊伍建設所取得的成績。只有不斷地查找問題、研究問題和解決問題，才能謀取新突破、新跨越、新發展，這本身就是科學發展觀的應有之義。
1.3 成因分析。客觀地講，造成這種隊伍結構現狀和不良局面，其原因是多方面、多層面的。既有歷史原因，也有現實原因；既有管理體制方面原因，也有運行機制方面原因；既有客觀原因，也有主觀原因。從總體上綜合分析，筆者認為有以下幾個方面的主要原因：
一是企業檔案管理的弱勢地位，不利于隊伍建設和結構調整優化。企業檔案管理存在的“三性”（即在企業管理環節所處位置的末端性、檔案工作的后臺性、發揮作用或產生效益的漸顯性），決定了檔案隊伍、檔案部門、檔案工作最容易被忽視。加之部分領導干部對檔案工作的地位、作用、重要性認識不到位，重視程度不夠，投入力度不夠，客觀上造成了檔案隊伍、檔案部門、檔案工作已經或正在被不同程度地“邊緣化”。
二是內外環境因素的影響和限制，造成隊伍結構失衡和難以調整優化。從社會大環境來看，全員性的檔案法制意識和檔案意識沒有牢固樹立，全國上下普遍重視檔案工作的大環境尚在形成的過程當中。從企業內部環境來看，目前許多職工群眾甚至部分領導干部認為，檔案工作是一項無關緊要的一般性、極平凡的工作，沒有“高精尖”的技術含量，從事檔案工作不需要多大本事，什么人都可以干，這是其一。其二，正是部分領導干部有這樣的看法和意識，過去一度把檔案部門當作職工養老養病的地方，將其他系統退下來的“老弱病殘”人員照顧安置到檔案部門，使檔案隊伍成為名副其實的弱勢群體。其三，由于歷史欠賬太多，基層單位檔案部門和檔案人員辦公條件較差，檔案庫房基礎設施普遍落后，部分檔案人員的待遇偏低，這些因素勢必對檔案隊伍建設和結構調整優化造成不容忽視的負面影響。
三是部分基層檔案主管部門和檔案人員不作為，影響了隊伍結構調整優化。通過對基層單位檔案工作綜合調研，了解到部分基層檔案主管部門放松對檔案人員的管理、教育和培養，對檔案人員的調入和調出不進行嚴格把關，需要的人員進不來、留不住，不需要的人員調入時一路綠燈、暢通無阻，人員流動比較頻繁和隨意。少數基層檔案人員的確存在著不作為、混日子的思想和“低老壞”（低水平、老毛病、壞習慣）的問題，有的檔案人員自身定位不準，把自己當成資料整理員、庫房保管員，長年從事檔案資料收收發發、存存取取等重復性簡單勞動，本該大顯身手的檔案資源研究開發和檔案服務利用卻沒有太大的作為，檔案管理的效能低下，檔案部門、檔案人員和檔案工作的地位、作用和效益得不到彰顯，企業當然不會把優質人力人才資源配置到檔案部門、充實到檔案隊伍中來。因此，檔案隊伍現狀不容樂觀、令人擔憂，存在結構失衡、有待優化的問題，也就不足為奇了。
2 檔案隊伍結構調整優化的目標、思路和措施
隊伍是制勝之本、發展之基、力量之源。如果沒有一支結構相對合理、綜合素質高、業務技能強、作風形象好，善管理、能吃苦、勤鉆研、肯奉獻的過硬隊伍，實現檔案事業科學發展只能是一句空話。因此，必須在持續加強隊伍建設的同時，不斷調整優化隊伍結構，以提升隊伍的凝聚力、戰斗力、執行力和管理效能。
2.1 調整優化的原則。調整優化隊伍結構，必須遵循一條基本原則，就是隊伍的管理幅度、工作職責、所承擔的工作量要與人員數量、管理力量、業務能力相匹配，在學歷、專業、年齡等方面形成相對合理的梯次結構，有效遏制檔案隊伍“邊緣化”趨勢，確保檔案事業可持續發展，努力使檔案管理水平、檔案事業發展目標與企業發展狀況、發展戰略目標相適應，實現人力人才資源配置方案最優化、效益最大化。
2.2 調整優化的目標。檔案隊伍結構調整優化只是一個定性的動態概念。能否確定一套切實可行的量化標準，作為企業檔案隊伍調整優化的追求目標，目前國內外業界尚無定論。如果確定的目標過低或過于保守，無法滿足實際工作需要，也將影響企業檔案事業的可持續發展；相反，如果確定的目標過高或超越現實承受能力，則可能使調整優化目標難以實現，即使實現了，也將在一定程度上造成人力人才資源的浪費。筆者認為，中國石化檔案工作評價指標體系明確的檔案隊伍結構合理目標參考值，具有一定的針對性、指導性和可操作性，可以作為石油石化企業檔案隊伍結構調整優化的指導性目標：即大專以上學歷80%；檔案管理專業人員40%以上、信息技術專業人員10%以上、主營業務人員20%以上；40歲以上40%，30～40歲40%，30歲以下20%。當然，每個企業的情況不同，在統籌配置人力人才資源時，應根據實際工作需要，研究確定相對合理的檔案隊伍結構調整優化的愿景目標。
2.3 調整優化的思路。如何在目前專業化管理改革沒有完全到位、檔案管理存在條塊分割的體制機制情況下，有效破解檔案隊伍結構嚴重失衡的難題，努力實現河南油田“十二五”檔案事業跨越式發展目標，首要的一條，就是要從加強檔案隊伍建設抓起，著力持續調整優化隊伍結構。即在堅持狠抓隊伍的思想政治建設、作風形象建設、業務技能建設和黨風廉政建設等“四大建設”不放松的基礎上，牢牢抓住隊伍新老接替的歷史機遇，著力調整優化檔案隊伍結構，到“十二五”末，基本完成隊伍新老接替任務，努力實現隊伍結構調整優化目標。
2.4 調整優化的措施。今年上半年，河南油田檔案館以《檔案工作動態》信息形式，將檔案隊伍結構現狀基本情況調查結果向全油田進行了通報，引起各級領導干部的廣泛關注和重視。目前，油田各基層單位正在按照檔案館提出的建議措施，著手解決人員接替和隊伍結構調整優化問題。為了加強對基層單位的宏觀指導，提出了檔案隊伍結構調整優化的建議措施。
一是要把檔案隊伍建設、人員接替和結構調整優化提升到企業發展戰略的高度，予以重視和著力推進，把檔案部門的人力人才需求納入企業干部人事部門議事辦事日程，研究制定并實施檔案隊伍結構調整優化措施方案，合理調配人力人才資源，實現常態化管理，形成持續調整優化檔案隊伍結構的長效機制；
二是根據企業檔案事業發展戰略和實際工作的需要，適當引進一些檔案、計算機及信息技術專業的本科及以上學歷的大學畢業生，在基層單位鍛煉后適時充實到檔案部門；
三是在企業內部人力人才資源統籌調配時，適當考慮將一些綜合素質好、熱愛檔案事業，專業對口、專業相近（如檔案、計算機、信息、圖書、情報）或石油及相關專業的專業技術干部，及時調整充實到檔案隊伍中來；
四是把好檔案隊伍調整的“入口”關和“出口”關，在解決檔案人員新老接替時，可以考慮采取公開招聘的方式，盡量選拔那些年輕有為、事業心和責任心強、有志于在檔案崗位建功立業的干部職工從事檔案工作，同時還要采取一些事業留人、待遇留人、環境留人和感情留人的政策措施，避免檔案管理人才流失；
現對照(本鎮的)縣檔案局下發的“山東省檔案管理考核書”，結合本真的實際情況，我們進行了一次自我檢查，現將檢查情況匯報如下：
一、體制人員方面
為確保檔案管理各項措施落實到位，鎮黨委政府把檔案管理工作列入了重要議事日程，納入我鎮目標管理考核之中，不斷強化管理，結合本單位的檔案管理工作實際情況，成立了由第一副書記任組
長的檔案工作領導小組，統籌我鎮的檔案管理工作。配備了業務素質高，管理水平強的專職檔案管理員，并在各鎮直部門中落實了兼職檔案管理員，在村級組織中，由村文書任檔案管理員，形成一個嚴
密的檔案管理網絡;建立健全了各項檔案管理制度，使檔案管理制度裝裱上墻，把檔案工作列入單位公文處理、財務管理、資產管理和具體業務工
作程序，把檔案工作與相關人員的年度考核、獎懲掛鉤，同時鎮領導從強化檔案管理著手，組織檔案管理人員參加縣里舉辦的培訓班，為檔案規范化管理奠定了良好的基礎。
二、制度設施方面
檔案室內建立了文件材料歸檔制度，檔案保管、保密、統計鑒定銷毀、查閱利用、檔案設備維護使用、重大活動檔案登記等到內容完整、操作性強的制度，同時作硬件設施建設，我鎮立足本鎮實際
，高標準、嚴要求，整修了檔案專用庫房，面積達到40平方米;同時在檔案室內落實了防水、防火、防盜、防蟲、防高溫、防潮、防強光、防塵、防鼠等“九防”措施。檔案櫥架、盒、夾、卷皮等檔案裝
具規范、標準、數量充足;計算機、掃描儀、光盤刻錄機、復印機同黨政辦合用，同時有檔案管理軟件。
三、管理利用方面
為做好檔案資料的確良收案整理工作臺，保全檔案的完整，明確歸檔范圍，把反映本鎮工作活動、具有查考利用價值的文件資料和各種載體的檔案管理資料均敖歸檔范圍。我鎮2009年檔案資料的整
理歸檔工作從今年4月份開始，根據整理歸檔的新標準進行了集中分類。對收集整理照片、磁盤、光盤、實物等載體檔案，編寫文字說明、內容包括時間、地點、人物、制作者，力求做到圖文并茂，對擬
修訂和簽批的公文，按保管要求逐一審查，對書寫不符合規定的文件及時改正，對破損文件進行修補，對字跡模糊或退色文件進行復制，檔案合格率達到80%以上，檔案內容涵蓋文書、會計、基建、設備
、科研、照片、錄音、電子、實物等12個方面的內容。但由于綜合檔案室面積受限，所以這些檔案都由各站所保存。注重在檔案住處開發和效果利用上下功夫，建立健全了案卷目錄，全引目錄、字號索
引、專題目錄等多種檢索項，便于隨時查閱，為領導決策、經營管理、資產保全等方面發揮了重要作用。
四、監督指導方面
根據省縣有關規定，結合實際，制定了*鎮檔案工作辦法，對全鎮各部門單位村的檔案管理進行了統一指導，組織各部門單位村的兼職檔案人員進行研究，并參加縣檔案局舉辦的管理業務培訓，
進行統一學習，及時更新知識，提高技能。
檔案館管理體系的核心便是檔案管理，加強檔案工作的規范化管理一方面可以有效做好檔案征集工作，不斷地豐富館藏；另一方面也可以推動檔案管理工作持續、有序的進行。要做好檔案工作，需要利用相關的法律法規規范化管理檔案的征集工作。因此，新時期下，各檔案館在開展檔案征集工作的同時，應出臺和完善相關的檔案征集管理條例和辦法，對檔案進行有效地利用和保護，從而才能更好的保證檔案工作的順利開展。
1.檔案工作中存在的問題簡析
1.1嚴重缺乏檔案征集的意識
受傳統觀念的影響，當前我國檔案工作人員仍然沿用傳統的檔案管理方式“重視收集、輕征集”。一些工作人員缺乏主動征集檔案的意識，不愿主動走出去拓寬征集渠道，工作積極性不高，嚴重制約了檔案征集工作的順利進行。此外，由于對檔案管理工作的重要性缺乏宣傳，導致社會群眾及一些單位的領導對檔案征集工作的認識不到位，不愿配合或支持這項工作。
1.2缺乏完善的檔案征集機制
新時期下，隨著相繼出臺《檔案法》及其《實施辦法》，同時一些地區也根據實際情況制定了相應的規定，在一定程度上有效地促進了檔案征集工作的發展。但由于缺乏完善的檔案收集、征集方面的法律制度，部分相關法律法規存在模糊不清的狀況，缺乏健全完善的相關組織保障體系，從而嚴重阻礙了征集工作的發展進度。
1.3檔案征集方式較滯后
當前我國各級檔案館為了確保檔案工作的順利開展，在檔案征集工作方面花費的很大的精力，也取得了理想的效果。但由于受到經費、庫房等方面的限制，檔案征集方式仍然以主動宣傳、被動接受為主的方式，沒有采取新的手段，因此，在很大程度上減少了征集渠道，也不能與民間、市場相聯系，不能全面了解檔案資料情況。
2.對檔案工作規范化管理的探討
為了對檔案工作加強規范化管理，檔案工作人員必須采取措施，嚴格規范檔案征集工作中的各個工作步驟和工作流程，制定相關的規定和制度，作為檔案征集工作管理的依據。只有從源頭上規范化了檔案的征集工作，才能從根本上保證檔案工作的規范化管理。
2.1制定合理可行的工作計劃
在檔案征集工作的整個流程中，提前制定合理可行的工作計劃對整個征集工作的順利開展有著重要的指引作用，是評估和鑒定征集對象的重要依據之一。一般來說，檔案征集計劃的主要內容包括征集的方式、原則、標準及范圍等，檔案工作人員應該熟悉并明確每個階段的征集目標，包括明確征集的重點以及整個征集過程的各項經費預算等。征集的檔案應交由征集人員進行分類歸檔管理，由本單位的財務人員實行對檔案的接收。檔案工作人員應根據征集對象的評估報告、征集檔案的審批表、持有人簽訂的征集協議、征集過程中的經費支付憑證、專家鑒定回憶的會議記錄及檔案點交記錄表等方面對檔案進行歸檔。
2.2提出征集意向，做好檔案評估
在檔案征集前，應由兩名以上的檔案征集人員以書面的形式提出征集檔案的意向，并準備好相關的征集材料，主要包括檔案征集意向書、檔案征集申請表、征集對象原件及相關材料。通過上交檔案征集意向書，可以確認征集對象的持有人是否完全自愿地出讓征集對象，為了更好的提出意向，必須認真記錄清楚征集對象的基本情況描述和持有人所提出的要求，將征集對象的名稱、所屬年代、出產地及數量等基本情況明確記錄在案，對持有人所提出的要求包括對所有權的分配情況等也應一并記錄。除此以外，為了確保檔案征集的后續工作有序的進行，工作人員還應登記持有人的有效聯系方式并請對方確認簽名。檔案征集表的準備，一方面便于征集人員提出征集的意見和建議，另一方面也便于更好地確定評估專家。
2.3召開專家鑒定會
檔案工作人員負責準備好專家鑒定會的材料，主要材料包括檔案征集的意向書、申請表、征集對象的圖片和資料及征集對象的評估報告。從檔案征集專家庫中抽取此次鑒定會的鑒定人員，最后以專家對征集對象的鑒定會會議紀要形成文件，其中應包括對征集價格方面的建議。由檔案整理人員將歸檔所需要的資料移交給業務檔案管理部門。在移交資料的時候，應將征集對象的圖片和相關資料、檔案征集申請表和意向書的正本、征集對象專家鑒定會會議紀要及征集對象評估報告正本等按照程序移交給業務檔案管理部門。
關鍵詞:農業科研單位 干部人事檔案 管理工作 創新開展
干部人事檔案工作是黨和國家干部工作的重要組成部分,是黨和國家歷史資料的核心內容,也是國家檔案的組成部分。干部人事檔案是干部職工個人經歷、思想政治、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績的真實記錄,是干部人事工作的重要基礎。而農業科研單位,作為我國農業人才的集散地,也是增強我國綜合國力的重要領域,其干部人事檔案工作就顯得尤為重要。新形勢下,如何加強科研單位對干部人事檔案的管理,充分發揮干部人事檔案的作用,為科研單位提供強有力的人才支撐,是每一位干部人事檔案管理工作者面臨的新課題。現以中國熱帶農業科學院(簡稱熱科院)為例,圍繞以下幾方面簡要談談如何創新開展干部人事檔案工作。
一、干部人事檔案管理工作基本情況
近年來,熱科院高度重視干部人事檔案管理工作,在農業部的直接領導和指導下,認真組織院屬單位學習和貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》、《農業部干部人事檔案管理辦法》等有關規定,遵循“統籌協調、分類管理、分級負責”的原則,加強基本條件建設,不斷提高業務工作水平,并以開展全院干部人事檔案工作自查、檢查和調研為契機,理順干部人事檔案管理工作。通過認真履行干部人事檔案管理宏觀指導職能,健全機構、規范制度、加強指導,推動全院干部人事檔案管理水平不斷提高。
截至目前,全院共管理人事檔案5863冊,其中干部人事檔案1844冊(在職干部1354冊、離退休干部490冊);此外還管理著在職及退休工人檔案3878冊,其他人員檔案141份。全院在職局級干部由農業部統一集中管理,在職處級干部、高級專業技術職務人員和院機關工作人員的人事檔案由人事處統一集中管理,其他人員人事檔案由各院屬單位負責集中管理。人事處除管理相關干部人事檔案外,還負責全院人事檔案管理工作的統籌協調、監督指導工作。
二、農業科研單位干部人事檔案管理存在的問題
經過調研分析,當前科研單位的干部人事檔案管理工作中存在的主要問題如下:
1.人事檔案管理力量薄弱。目前,各科研單位干部人事檔案一般由組織人事部門的檔案室管理,大部分管檔人員都是兼職人員,管理力量薄弱。按照干部人事檔案管理的有關規定,對于收集歸檔的材料要及時做好登記備案,在一個月內進行歸檔,并定期整理裝訂。僅熱科院人事處就負責管理481位干部的人事檔案,每年各種與工資調整、評優表彰、職務任免、職稱晉升、業務進修、學歷提高、年終考核等有關工作而形成的資料約 2000余份,僅材料歸檔一項業務,每年都需要把所有的案卷梳理一至兩遍。另外,熱科院每年新引進近300名高校畢業生或調入的科技干部的人事檔案必須經過人事處審核后方能轉至各單位,檔案中所缺材料必須及時與原單位索要,歸檔材料要做到分類準確、目錄清楚、裝訂整齊。由于每年都有新增材料,整檔工序的繁雜,管檔人員常年忙于材料的收集、整理、入袋等大量、簡單、重復性的勞動,使得檔案管理人員沒有時間和精力考慮開發案卷的內在信息,也不利于檔案的安全管理。
2.人事檔案收集不完善。干部人事檔案管理工作材料收集管理不夠嚴格,不夠完整。大部分科研人員歸檔意識不強,有的人員畢業好幾年,學籍材料始終保留在個人手中,或是放在學校里;收集來的材料常規的多,重復的多,但諸如科研成果、業務獎勵、著作和高質量的論文等能體現科研人員個人業務水平的材料少。新進人員由高校轉入時的檔案材料基本都是零散狀態,需要重新分類整理。而從企業調入的工作人員普遍缺少與工作經歷相關的材料,如干部履歷表、招工(聘用)合同、考核表、工資表等材料,導致單位難以為其按事業單位標準確定工資。
3.人事檔案歸檔不規范。隨著科研單位不斷加大科技人才引進、培養、選拔、使用工作,干部人事檔案在專業技術崗位和領導職位升遷方面是一項主要的參考依據,這就要求每份材料的來源和內容一定是真實可靠的。然而,在工作實踐中發現,有些人填寫履歷表時,年齡、工齡、學歷填寫時有出入,有的僅僅參加了課程培訓班或專業證書班,在填表時卻寫成大學本科或研究生;還有些檔案材料或是紙質很差,甚至用圓珠筆寫,字跡模糊;有的年度、階段或掛職考核、考察、評鑒材料,不規范,不嚴格,對干部的評價沒有具體化、客觀化,不能真實地反映本人的實際情況;歸檔紙張沿用16K辦公用紙,但由于歷史原因,部分干部人事檔案尺寸標準不統一。
4.人事檔案信息化不高。目前,各科研單位干部人事檔案管理大都以紙質檔案為主。管理人員疲于應付各種檔案材料的收集、整理、裝訂,沒有時間和精力對檔案材料進行信息化處理,導致檔案材料反映的信息無法發揮最大效率,難于及時給領導在人事方面的決策提供參考。目前,熱科院院屬17個單位已初步建立檔案管理系統,在職人員的基本信息,行政職務、專業技術職務晉升、工資變動情況等信息已錄入計算機系統內,大大提高了人員信息的查詢效率,但仍然存在信息采集不完整,信息維護不及時等問題。
5.人事檔案重視程度不夠。長期以來,不少科研單位對干部人事檔案的重要性認識不足,對待檔案工作“說起來重要,做起來次要,忙起來不要”,沒有真正列入工作考核指標;管理人員不到位、經費不到位、監理不到位、規章制度不健全。一些檔案管理人員缺乏主動性和創新意識,不能及時更新觀念,提高自身的思想素質和業務素質,不能積極發揮干部檔案的自身優勢與潛力,限制了人事檔案的開發利用工作,制約了人事檔案工作的創新發展。
一、實驗中心（室）工作檔案管理的內容
1．實驗中心（室）概況：學校和業務主管部門下發的實驗中心（室）建設與管理的有關文件和資料。實驗中心（室）建設與發展規劃，實驗中心（室）占用的房間數、面積及改造等資料。
2．實驗中心（室）任務：實驗教學大綱、實驗教學進度表、實驗課程及項目、每學期實驗教學任務及實驗開課記錄、實驗教學科表及實驗項目統計、實驗教學的考核方法及歷年試題、實驗報告等有關記錄，承擔的科研和社會服務項目及工作量。
3．實驗中心（室）儀器設備、低制耐用品及材料：儀器設備的固定資產帳、卡、分戶統計帳、低制耐用品分戶帳、領用單、使用維修記錄、技術資料等，大型儀器設備的論證報告、訂貨合同、安裝驗收報告、損壞維修記錄說明書、使用記錄、說明書等，材料領用記錄等。
4．實驗中心（室）管理制度和工作記錄：實驗中心（室）人員崗位責任制、實驗中心（室）專職人員工作日志、實驗中心（室）研究活動記錄、人員考核記錄、培訓計劃及實施情況，實驗中心（室）工作計劃、研究論文、成果鑒定證書、自制或改造的實驗儀器設備裝置的驗收報告等。
5．實驗中心（室）經費使用：實驗中心（室）年度儀器設備購置、實驗材料消耗、儀器設備維修、條件建設等經費支出情況統計、實驗中心（室）年度科研項目、對外培訓、測試、技術協作、勞務等收入情況統計資料。
6．實驗中心（室）每年上報的各種統計報表。
二、實驗中心（室）工作立卷歸檔的管理
1．實驗中心（室）及設備管理工作法規、制度文件卷：
（1）國家及國家教育部與各部位、市教委有關實驗中心（室）工作的法規文件；
（2）學校有關實驗中心（室）發展建設與改革等文件；
（3）實驗中心（室）建制審批（含實驗中心或實驗室建立、合并、調整、撤消等）文件；
（4）實驗中心（室）管理的各項規章制度；
（5）實驗中心（室）建設發展規劃；
（6）實驗中心（室）年度工作總計及實驗中心（室）內工作人員考核表等。
2．以學校名義向上級部門定期或不定期報出的實驗中心（室）工作的各種報告、報表或數據卷：
A.實驗中心（室）基本情況類
（1）學校各實驗中心（室）任務及人員情況學年度傳送數據與報表；
（2）學校實驗項目學年度數據傳送數據與報表；
（3）學校專職實驗工作人員學年度數據傳送數據與報表；
（4）學校基礎課教學實驗中心（室）基本情況學年度數據傳送數據與報表。
B．設備管理類
（1）學校各實驗中心（室）教學科研硬件與軟件建設與使用年度數據傳送數據與報表；
（2）學校各實驗中心（室）教學科研硬件與軟件增減情況傳送數據與報表；
3．實驗中心（室）管理卷：
（1）實驗中心（室）環境條件的增擴與實驗中心（室）改革方案文件；實驗中心（室）工作的評估；實驗中心（室）工作人員及其變更情況；實驗中心（室）管理方面的重要實施細則；實驗中心（室）主任工作守則與工作人員崗位責任制等；
（2）儀器設備固定資產卡片；
（3）大型精密貴重硬件、軟件技術檔案。如申購可行性報告、訂貨合同、裝箱單、使用說明書、技術資料、驗收報告及其履歷本、降等降級報告和報損報廢等資料。（其中使用說明書和技術資料經校檔案室建檔后可由實驗中心或實驗室借用保管）。
4．實驗教學管理卷：
（1）實驗教學大綱、教材、講義、實驗指導書；
（2）每學年度實驗教學進度計劃表；
（3）實驗項目（題目）的更新、改造與淘汰等資料；
（4）實驗教學課程、項目（題目）卡片（統一建立實驗項目庫）。
三、實驗中心（室）工作檔案管理
1．本制度適用于西南財經大學各級各類實驗中心、實驗室。
2．實驗中心（室）檔案管理應在學校檔案館的指導下進行，各單位要有專人負責此項工作，單位主管領導要認真負責檔案管理及監督檢查工作。
3．實驗中心（室）工作檔案，從實驗中心（室）建立之日起開始建檔，并逐年積累，嚴加保管。
4．各單位根據實驗中心（室）工作檔案的內容進行統計整理、編目、立卷、定期歸檔。
林業技術檔案的管理
1健全林業技術檔案的管理體制
健全林業技術檔案的管理體制，是加強檔案管理的重要保證。從中央到基層應嚴格地建立對口專業管理體制，加強領導，實行統一的技術標準，專人負責、分級管理、及時修訂、逐年統計匯總上報的管理制度。使林業技術檔案成為提高森林經營水平及上級機關制定規劃、計劃和檢查領導的假科學依據。各級林業主管部門，要加強林業技術檔案工作的領導，配備工作責任心強、有林業專業知識的技術人員專職負責檔案管理工作，建立健全管理制度。檔案管理技術人員要保持相對穩定，定期組織技術培訓和交流，積極采用新技術，充分利用電子計算機在檔案管理工作中的應用，不斷提高檔案管理技術水平。
2檔案管理技術人員的職責
檔案管理技術人員在工作中必須認真負責，嚴格履行自己的職責。檔案管理人員的職責主要有以下幾點：1）深入現場調查，切實掌握森林資源消長變化，準確地進行測定記載，及時做好數據和圖表的修正工作；2）統計和分析森林資源，按時提報年度森林資源數據及其資源分析報告；3）深入了解本單位的各項生產、科研等活動和有關會議，密切配合林管員或護林員工作，互通情況，及時掌握資源變化信息；4）組織固定標準地和樣地的設置，按規定時間復測；5）收集森林資源、經營利用、科學實驗等文字和圖面資料，并整理歸檔；6）嚴格執行檔案借閱、保密等管理制度，杜絕檔案資料丟失；7）積極宣傳和貫徹執行《中華人民共和國森林法》和有關方針政策，對生產部門森林資源的經營利用活動進行監督；8）努力學習先進技術，總結管理經驗，不斷改進工作。
林業技術檔案管理的基本任務
檔案管理工作的基本任務，是按一定的原則和要求科學地管理，及時準確地提供利用，為生產和科研服務，為各項工作需要服務。林業技術檔案管理工作也和其它技術檔案管理工作一樣，其基本任務包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等具體工作。
1檔案的收集和整理
檔案的收集工作，就是搜集和接收具有保存和利用價值的技術檔案，把它集中保存在檔案室和檔案柜里。檔案資源的收集工作，是檔案管理工作的基礎，是實現集中統一管理的具體措施之一。1）林業技術檔案的收集工作，就是根據建檔的需要，及時的搜集和接收森林資源調查、各種專業調查、各項生產作業的設計與實施以及科學研究成果等有保存價值的資料。歸檔的要求和手續，一般要求歸檔工作要由各業務技術機構或部門來承擔負責將日常工作活動中形成的科技文件材料收集整理歸檔。歸檔的科技文件材料必須進行系統的整理，組成保管單位再移交給檔案室。2）檔案的整理，就是對檔案資料進行分類，組織保管單位，系統排列和編目，把檔案材料分門別類，使之條理化和系統化。林業技術檔案的分類一般分為大類、屬類和小類。檔案的編目是整理工作的最后一道工序，其內容包括編張號、填寫保管單位目錄、備考表和編制保管單位封面等四項工作。另外，林業技術檔案與其它技術檔案不同之處就是管理森林資源，建立森林資源檔案。
2檔案的保管與鑒定
檔案資料的保管，要求保護檔案資料的完整和安全，維護檔案的機密，最大限度地延長檔案的壽命。林業技術檔案是國有的重要資料，應建立責任制度，認真保管，防止損壞和丟失。檔案資料的鑒定，就是用全面的、歷史的和發展的觀點來確定檔案的科學的、歷史的和現實的價值，從而確定不同的保管期限，把有保存價值的檔案妥善地保管好，把無須保存的檔案經過一定的批準手續揀出銷毀。保管期限一般分為永久、長期（15年以上）和短期三種。
一、事業單位人事檔案具有舉足輕重的作用
21 世紀的競爭是人才的競爭，現代管理理論強調管理的核心是人的管理。而人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據，它既存儲了反應的“人”的歷史和現狀的基礎信息，真實地記述了檔案人的個人經歷、德才表現及發展過程。因此，人事檔案對于每個人來說都非常重要，它是一個人生命軌跡的證明，個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等，都需要檔案中的信息來體現，作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個人的權益都無法得以保障。一是對用人單位的作用。檔案的作用主要體現在為單位人事部門提供依據。檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案可以清楚地了解一個人的過去。特別是事業單位要做到知人善任、選賢舉能，必須通過考察現狀與查閱檔案材料中的思想言行、業務水平、個人素質、歷史情況等原始材料來對一個人進行綜合的評價和估量。因此用人單位在人員錄用、晉級、考核時，都會經常使用檔案，考察其德、能、勤、績等情況，從而全面準確地了解個人的情況，為正確選人用人起到了重要參考作用。二是檔案對個人的作用。當前，對于普通人檔案的作用僅僅體現在憑證作用上。但是在當今人才流動頻繁的時代，檔案對于每個人來說就顯得十分重要了。無論是就業、考研、公招、公考、出國政審還是評職晉級、社會保險、入黨入團、退休手續辦理以及各項證明的出具等手續都將以檔案材料的審核為重要依據。所以說人事檔案在一個單位的管理和每個人的一生中具有舉足輕重的作用。
二、人事檔案管理中存在的問題
（1）人事檔案管理手段落后。人力資源管理要求人事檔案規范化管理，能夠及時有效地提供各種檔案信息，為人力資源管理提供服務。但是，目前的人事檔案管理仍沿用傳統的管理模式，以手工操作、檢索為主，管理人員滿足于“看攤守點”，缺乏創新和競爭。這些情況嚴重制約了人力資源的開發，難以為現代人力資源開發、使用提供有效的服務。
（2）檔案管理的硬件設施相對薄弱。有的單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀、個別單位的檔案夾都被蟲蛀多處小孔，影響檔案的美觀整潔、完整，有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。
（3）管理機制呆板。一方面檔案材料收集制度過分“行政”化。材料收集是人事檔案管理的重點和難點，目前，主要是依賴于政府的行政手段，但隨著政府職能的轉變，這項工作的難度將越來越大。另一方面，目前人事檔案管理工作中材料收集范圍和如何對進檔材料進行鑒別等各項制度與新《條例》對人才考察任用時需提供材料提出的新要求不相適應。新《條例》對個人經歷和基本情況的要求更加明確和細化。另外，對離任審計、任前公示等材料應如何收集，收集時應注意哪些問題，在制度上沒有明確，在實踐中缺乏可操作性。
（4）檔案管理人員素質不高、管理制度執行不夠好。近幾年管檔人員工作變動頻繁，新手較多，專業知識缺乏，業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，在接、轉調出、轉入、工資、退休時需要查檔案時不能嚴格履行手續按規定辦事，部門與管檔單位協調不夠，各做各的，需要用檔案時，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，叫本人自己提，這就很容易造成個人檔案材料造假、銷毀、丟失、涂改等問題，給檔案管理工作帶來很多的問題。規范人事檔案管理，為現代人事資源提供有效服務隨著社會規范化、誠信化程度的不斷提高和信息化時代的到來，人事檔案作為人力資源管理的憑證、參考和依據，必須引起重視，積極拓展管理職能，更新人事檔案管理理念。采取切實有效措施，全面提高人事檔案管理水平，為合理開發、使用人才，加強個人誠信提供強有力的保障。
三、規范人事檔案管理，為現代人力資資源提供有效服務
（1）加快人事檔案工作科學化、現代化進程。隨著時代的發展，檔案材料越積越多，傳統的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時間，而且出錯率較高。建立人事檔案現代化信息管理系統勢在必行。人事檔案現代化信息管理系統是以員工個人人事信息為基礎的信息聯網系統，通過微機終端和系統互聯，可以實現個人信息微機檢索和聯網查詢，及時更新檔案信息，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務，更好地為單位各項事業的發展做出貢獻。
（2）加大對檔案管理工作的投入力度。要建立由公共財政全額提供經費的投入機制，從而以機構的獨立性、職能的專業性、服務的無償性為基礎，逐步建立為社會公信力強的人事檔案管理機構。另一方面，檔案管理所在的單位要建立定期的投入機制，在建立檔案管理相應設施和提供服務的經費來源方面，可采取“以檔養檔、適當收費”的辦法，補充檔案管理經費不足的問題，以確保檔案管理工作的有效開展。
關鍵詞：科研檔案；功能模塊；數據庫；設計
中圖分類號：TP315文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2012)03-0729-03
Design and Implementation of Management Platform of Scientific Research Archives in Colleges Based on Java
MIAO Xing-hua, CHEN Lu
(Taizhou Polytechnic Institute, Taizhou 225300, China)
Abstract: The paper introduces how to design and implement management platform of scientific research archives in colleges on the basis of Java. Based on the analysis of the system requirements, the system’s design goal, design of system function modules and database design are debated. Finally several key problems in system implementation are discussed also.
Key words: scientific research files; function models; database; design
科研檔案是科研人員在從事科學研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種載體的科技資料，是高職院校檔案中的重要組成部分，是科研活動的真實記錄。近年來，隨著我國高等教育事業的不斷發展，高校對科研工作的重視程度也不斷提升，科研檔案管理的科學化、規范化將直接影響科研管理的整體水平和工作效率。
1系統需求分析
1.1開發背景與目標
當前高校的科研檔案管理機制，多數還只是一個上傳下達的行政性管理機構。其主要工作仍然局限于傳統的對科研項目、科研經費、科研成果登記鑒定、報獎等的被動管理，很少進行科研信息、科技服務信息的搜集、加工和傳遞等方面的工作。在人們越來越習慣于利用網絡獲取所需的服務的新形勢下，高校科研管理需要更新觀念，變革科研管理人員思維方式，強化“管理就是服務”的服務職能，必須樹立信息觀念，擴大信息來源，加強信息管理，提供信息服務，加強與社會的全方位聯系。同時，高校科研項目與成果的規范化、信息化管理，對于提升高校綜合實力也有著極其重要的意義。由此可見，提高管理效率、減輕科研管理的工作量，降低科研管理人員的勞動強度，開發和運用科研檔案管理平臺，實現科研檔案管理的自動化、信息化、網絡化，是科研管理部門急需解決的問題。
本文設計與實現的基于java的高校科研檔案管理平臺（以下簡稱平臺），是針對我院科研檔案管理的實際情況而研制的。該平臺服務于我院的科研管理工作，可以實時動態科研信息，提供科研信息檢索渠道，為我院的各級科研機構、科研人員提供便利，為輔助領導進行科研管理決策提供有力的信息支持，有助于我院整體科研工作水平的提高。
通過該平臺，可以實現我院科研工作的網絡化管理，形成一個新的科研數據中心和科研管理溝通平臺，全面、實時、準確提供學校的有關科研信息，為學校領導有關科研決策提供輔助支持，為學校教師開展科研活動提供方便快捷的服務，為全院科研信息交流提供良好平臺，使科研管理人員從事務性的工作中脫離出來，將更多精力投入到課題策劃、成果推廣中去，全面提高科研服務水平。1.2系統體系結構及運行環境
本系統基于J2EE基本技術體系，采用B/S應用體系結構，表現層則采用JSP頁面、靜態HTML、AJAX等多種表現形式，數據庫服務器系統、Web服務器系統和應用服務器系統可以運行于包括Windows NT/2000/XP、Unix和Linux等多個操作系統平臺。普通科研人員、科研秘書、管理員等各級用戶通過Internet即可登陸并使用系統，克服了時間、地域的限制，大大提高了科研管理的效率。
系統運行硬件支持環境：Web服務器一臺、客戶端Web瀏覽器若干臺、數據庫服務器一臺。系統運行軟件支持環境：Web服務器（Windows XP + Tomcat 6.0.16）、數據庫服務器（Windows XP + Access 2003）。
2系統設計
2.1功能模塊
本文設計的科研檔案管理平臺主要分十大功能模塊：科研機構管理、人員管理、科研項目管理、科研成果管理、科研考核管理、 學術活動管理、技術服務管理、項目申報和評審、網站管理、系統維護等。
1)科研機構管理：本平臺所設科研機構包括院系所、研究機構、重點研究基地等三類，可以列表顯示這些機構的基本情況、人員構成、在研項目以及已經取得的成果等。對于普通科研人員僅給予瀏覽的權限，各單位的科研秘書可以編輯各機構的基本情況，而對于機構的人員構成、項目情況及成果情況則由系統根據相應的功能模塊中的數據自動生成。
2)人員管理：本平臺設定的人員有三類：科研人員（指從事科研工作的人員）、科研秘書（指各科研機構的科研管理人員）以及管理員。該模塊可以實現人員新增、人員列表、人員檢索等功能。人員列表和人員檢索功能中，不僅可以顯示人員的基本信息，同時可以顯示該人員所有的項目和成果信息，這些數據從項目和成果管理模塊中自動獲取。管理員可以對人員的信息設定修改權限，科研人員只能修改自己的基本信息，科研秘書可以修改本機構人員的信息，管理員則擁有最高權限。系統初始運行時，由管理員設定初始賬號、密碼、所屬機構等人員的基本信息，然后由科研人員本人通過普通用戶的身份登錄，輸入屬于自己的信息。人員庫建立后，可以及時掌握學校科研人員的基本情況，并可以相應的生成學校的專家庫等。
3)科研項目管理：科研項目指已經立項后的項目，包括不同來源、不同級別、橫向縱向等各類項目。主要由新增項目、檢索項目、列表項目、經費管理等子模塊組成。項目管理的權限設定類似人員管理，但經費管理的權限僅對管理員開放。
4)科研成果管理：科研成果一般可以分為科研論文、著作、鑒定成果、專利、獲獎等。平臺提供輸入界面，由科研人員分門別類輸入這些數據。
5)科研考核管理：科研考核主要是通過建立科研工作量化指標和設置崗位考核指標，通過對科研項目、科研成果、科研獎勵、學術交流等信息的綜合分析，計算科研人員和科研機構的科研工作量。考核管理只對管理員開放。
6)學術活動管理：學術活動指學校主辦或者參與的學術會議、發表的會議論文、國內國外的學術交流等。本模塊主要完成三個功能，一是科研處主動在網上最新學術活動的通知，二是科研處根據各科研機構上報的學術活動計劃定時學術活動通知，三是科研處在每個學期統計各科研機構學術活動的開展情況，作為學院考核各科研單位的依據。
7)技術服務管理：技術服務主要是指學校為地方企事業單位等解決的技術難題。本模塊主要完成三個功能，一是科研處主動在網上最新技術服務需求，二是各科研機構上報各自在每個學期的技術服務情況，三是科研處每學期統計各科研機構技術服務開展情況，作為學院考核各科研單位的依據。
8)項目申報和評審：通過平臺可以完成校級項目的在線申報、項目中期檢查、項目結題評估評審等工作。
9)網站管理：此項功能僅由管理員使用。
10)系統維護：對于管理員來說，在系統維護模塊中可以進行數據初始化、數據導出、數據清除、用戶維護、數據庫維護等工作，而對普通用戶來說，則只能維護自己的個人信息。2.2數據庫設計
數據庫設計是本平臺的核心部分。大量的數據都存放在數據庫中，數據庫設計不合理會嚴重影響系統的正常運行。在開發前應先規劃好每個數據表，不但要使其關聯合理，而且每個數據表中的字段設計也要合理、規范。
本系統采用Access作為數據庫，使用鏈接字符串與數據庫相連，數據庫的名稱是kygl.mdb，根據實際處理的數據情況和系統的功能在數據庫內創建了人員信息表(tzy_ryxx)、科研機構表(tzy_kyjg)、科研項目表(tzy_kyxm)、論文表(tzy_lunwen)、著作表(tzy_shu)、研究報告表(tzy_report)、專利表(tzy_zhuanli)、獲獎情況表(tzy_hjqk)、科技服務表(tzy_kjfw)、學術交流表(tzy_xsjl)、通知公告表(tzy_notice)等用來存放科研檔案管理的基本數據。
3系統實現
3.1基本界面
平臺的首頁如圖1所示。
圖1系統首頁
除了平臺的首頁外，不同權限的用戶在用戶區登錄后將進入各自可操作的頁面。如科研人員登錄后將進入科研人員頁面，可進行個人基本信息維護、項目申報、項目查看、獎項申報等。
3.2 ActionForm類
ActionForm類是Struts框架的核心組件之一，是Struts的關鍵視圖組件。ActionForm本質上是一種JavaBean，是專門用來傳遞表單數據的DTD(Data Transfer Object,數據傳遞對象)。它包括用于表單數據驗證的validate()方法和用于數據復位的reset()方法。本系統利用ActionForm Bean在視圖組件和控制器組件之間傳遞HTML表單數據，通常每個HTML表單對應一個ActionForm Bean，HTML表單中的字段和ActionForm Bean中的屬性一一對應。利用ActionForm Bean的Validate()方法對用戶輸入的數據進行合法性驗證。
表單驗證是ActionForm的主要功能之一。要實現這個功能，需要采取4個步驟：1)重寫validate()方法；2)在資源文件Applica? tionResources.properties中設置可能的驗證錯誤的標識；3)要在配置文件struts-config.xml中，把元素的validate屬性設置為true（默認已經是true），并添加元素以指明資源文件的存放路徑；4)在相應輸入頁面的相應位置加入錯誤標記< html:errors>，以輸出可能的驗證錯誤。
3.3 Action類
Action類是用來處理業務邏輯的一個類，負責單個事件的流程控制。在收到相應的請求后，ActionServlet會為該請求選擇適當的Action，在必要的時候會創建一個Action實例，調用Action的perform()方法。如果ActionServlet不能找到有效的映射，它會調用默認的Action類(定義在配置文件中)；如果找到了有效映射，ActionServlet將適當的ActionMapping類轉發給Action，這個Action使用Ac? tionMapping找到本地轉發，然后獲得并設置ActionMapping屬性。
4結束語
基于Java的高校科研檔案管理平臺集科研管理和信息服務為一體，適用于高校的科研管理部門，具有科研機構管理、人員管理、科研項目管理、科研成果管理、學術活動管理、技術服務管理等多項功能，既實現了科研管理的自動化，又利用網絡的優勢信息，方便了教師的研究，方便了工作人員各種表格的填寫，大大提高了工作效率，使學院的科研管理水平上了一個新的臺階。
參考文獻：
[1]張興科.JSP動態網站設計項目教程[M].北京:中國人民大學出版社,2010.
