時間：2023-04-24 08:54:02
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇高?？蒲袡n案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1.1 統一管理制度。在保護知識產權以及促進教學研究檔案開發的基本原則之下，建立高?？蒲袡n案管理中統一的管理制度是現階段提升高校檔案管理質量的有效途徑。第一，統一高?？蒲袡n案管理制度不僅能夠全面、完整地對所有知識產權問題進行及時記錄與轉讓，同時這一過程對于知識成果的有效管理也大有裨益。第二，檔案管理部門與使用者之間并不存在利益關聯，因此，檔案管理工作的開展在保密性方面就得到了充分體現。第三，對于知識產權問題的及時記錄與保存在有效保護高校檔案信息與資料的同時也實現了檔案管理工作的統一化開展，這對檔案管理工作質量也是一種保證。第四，統一管理制度的建立一定程度上還是一種知識產權保護意識的體現，這對相關知識產權法律的普及與推廣有著重要的推動作用。需要注意的是，高校檔案管理工作的開展是對高校科研研究過程與成果的及時記錄，這一真實運行軌跡有著不可忽視的歷史價值，同時也是對高校自身科研成果的重視，因此，這一保護機制的構建就顯得尤為重要。
1.2 高校科研檔案管理中的“四同步”?？蒲袡n案作為高?？蒲泄ぷ髡叩闹腔勰?，需要在檔案管理過程中體現必要的檔案管理責任意識，珍惜廣大教職工的科研成果，因此，必要的“四同步”管理就顯得尤為必要?！八耐健惫芾硎且环N檔案管理責任制度的集中體現，這一管理制度也是基于對知識產權的有效保護，其基本內容主要包括以下幾點：①計劃任務的傳達以及科研文件的歸檔必須同步實施；②計劃任務的查詢以及相關科研文件與資料的搜集也必須同步開展；③對于科研成果的驗收以及相關課題材料的整理也需要同步；④高校檔案管理部門在證明材料搜集以及上報資料登記方面也需要表現出一定的同步性特征。基于“四同步”檔案管理原則指導下高?？蒲袡n案管理工作的開展需要針對文件材料的形成與積累進行必要的立卷與整合，確定文件管理期限，做好科研檔案的封面簡介，突出高校本身在科研檔案管理過程中的主動性。這一較為完整的科研檔案管理模式在實際運行過程中需要高校檔案管理各部門通力配合，在加強自身宣傳工作的同時也需要切實保障自身科研資源的完整性，促進知識產權問題的有效解決。
1.3 物質獎勵與精神獎勵并舉。高?？蒲袡n案管理工作的開展也需要對應必要的考核和評比措施，針對科研材料以及科研成果進行定期的課題質量評選，對于其中課題研究存在重大突破的教職工給予必要的物質獎勵和精神獎勵。相反的，對于破壞高?？蒲袡n案管理秩序的個人或是集體也應對其追究相關事件責任，并給予適當的批評以及懲罰。對于科研檔案管理過程中存在杰出貢獻以及取得較大進步的科研人員作出表揚以及物質獎勵。物質獎勵與精神獎勵并舉不僅能夠促進高?？蒲袡n案管理工作不斷得到優化，同時也能針對其中存在的問題給予及時糾正，做到獎懲分明，促進科研工作者工作積極性的提高，也推動高校科研檔案管理工作不斷得到優化與完善。
1.4 人才隊伍管理與建設?；谥R產權保護的管理核心已經成為當前高?？蒲袡n案管理的主要發展趨勢，而其中專業人才隊伍的建設與管理問題直接關系到高校科研檔案管理的質量，是體現科技元素以及時展對于檔案管理重要促進作用的主要方面。在這樣的發展背景下，高?？蒲袡n案管理工作的開展更應該重視對人才的培養，提升專門科研檔案管理人員的知識產權保護意識，樹立以人為本的管理理念，促進科技手段在科研檔案管理中的有效運用。傳統科研檔案管理模式過分注重對人員專業知識與技能的培養，而忽視了服務性本質在科研管理工作中的體現，這與當前終身教育的思想顯然是不相適應的。因此，只有不斷強化高?？蒲袡n案管理人員的綜合素養，才能更好地促進檔案管理模式的構建。
2 高?？蒲袡n案管理的利用途徑
2.1 實現高?？蒲袡n案管理的多渠道開發。高校科研檔案管理中檢索手段的更新是對信息管理系統的有效運用，而這一信息管理系統不僅包括了相關信息的處理與加工過程，同時也在輸出和利用方面實現對檔案信息的及時編輯與歸檔。作為高校科研檔案管理多渠道開發的主要環節，信息檔案管理制度的建立從編研速度以及信息目錄建立等多方面形成了有效的系統框架，而這些功能在現階段資源使用過程中顯然是不夠完善的?，F代化信息檢索系統的建立對于當前高?？蒲袡n案管理工作開展而言無疑是系統功能的呈現過程，這對提高信息檢索的速度極為有利?，F代化網絡通訊手段在高?？蒲袡n案管理中的應用還是對高?，F有檢索系統的有效更新，通過網絡信息的使用來合理促進檔案管理工作的開展。第一，從信息管理中心角度實現對高校科研檔案管理的全方位查詢，這對于高?？蒲行畔⒌挠行д弦饬x重大。第二，強化圖書情報與高?？蒲袡n案管理之間的聯系，在高檔設備使用方面解決科研檔案管理過程中的經費不足問題，這也是現代化制度與體系在高?？蒲袡n案管理工作中的有效體現。隨著當前網絡通訊技術的飛速發展，高校在科研檔案管理方面也形成了必要的校園網絡系統，將辦公自動化內容移入高?？蒲袡n案管理工作當中，這是高校檔案管理工作的重要組成部分，而這一信息系統的完善對于檔案資料的開發與利用也勢必產生深遠影響。
2.2 重視高?？蒲袡n案管理過程中的法制建設。社會主義市場經濟發展下高校科研檔案管理工作的開展面臨著前所未有的機遇與挑戰，這一新問題的出現使得法制建設問題在高校科研檔案管理工作開展中顯得尤為重要。高?？蒲袡n案管理在實施監管過程中應切實加強對科研成果及商業秘密的安全保護，通過各種法律手段的運用來突出法制建設對于高校檔案管理工作的重要意義。知識產權問題是高?？蒲袡n案管理過程中尤其需要重視的問題，因此，必要的產業管理工作開展以及信息中心加工就顯得尤為必要，這是體現科研檔案管理價值的重要方面，同時也是體現科研檔案管理市場化格局形成的有效依據。法制建設的核心在于從信息市場的構建方面體現高校科研檔案管理的優勢，及時關注市場發展動態，在促進高?？蒲谐晒麆撔碌耐瑫r也要關注科研檔案管理對于高校管理領域的重要指導作用。
2.3 在反饋機制中突出高?？蒲袡n案管理的整合功能。高校科研檔案管理中反饋機制的構建從信息的整理與搜集等方面突出了對科研檔案管理的整合功能，這也是必要的管理體制在檔案管理工作中的體現。從高?？蒲袡n案信息管理的側重點出發，不同信息反饋機制的構建對于科研檔案管理的利用途徑也提出了有價值的參考建議，類似科研檔案的編碼與信息搜集，或是相關檔案管理制度的構建都在一定程度上促進了高?？蒲袡n案管理工作中反饋機制的有效構建。值得注意的是，高校科研檔案管理工作中反饋機制的構建應當是具體且具備一定的針對性特征的，如此反饋機制的構建才能從根本上促進高?？蒲袡n案管理工作的有效開展。從反饋機制當中所獲得的反饋信息可以輔助高校科研檔案管理工作進行必要的分析與數據調查，這是高校自身管理機制的優化過程，同時也是其整合與實踐功能在具體檔案管理工作中的有效體現。
2.4 從配套設施方面促進科技手段的融入。當前高校科研檔案管理工作中對于先進科學方法的掌握顯得不夠到位，現代化檔案管理配套設施并沒有在高?？蒲袡n案管理中發揮重要作用，這就需要高?？蒲袡n案管理工作能夠從配套設施建設方面突出檔案管理工作與現代化科學技術手段的有效融合，切實提高科研檔案管理工作的質量與效率。第一，檔案信息資源當中檢索工具的使用能夠最大限度體現高?？蒲袡n案管理工作中的科技元素，信息編制過程的完成、檔案信息的檢索等都是體現科技手段的重要方面。各種檢索工具的使用，像全引目錄或著錄卡片使用等，都是技術手段在檔案管理工作中的有效運用。第二，互聯網技術及網絡通訊技術的快速發展也為檔案資料的搜集與整體提供了便捷途徑，電子檔案的建立或是計算機網絡輔助檔案管理工作的開展都使得高?？蒲袡n案管理工作的開展在彰顯自身信息化發展趨勢的同時也表現出一定的智能化特征，這是數字化處理方式對于高校科研檔案管理工作的積極影響。
一、高?？蒲袡n案管理的內容
（一）科研項目材料檔案
科研項目檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄，它記載和反映了科學研究活動的全過程和具體成果.這部分檔案是科研檔案的主體部分，主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等文件；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報資料及審批材料；推廣應用階段中的推廣應用方案、總結、轉讓合同、協議書、生產鑒定材料，擴大試生產的設計方案，推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等.
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，它記載和反映科研管理活動的歷史過程和經驗.包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。其中，上級管理部門下發的科研文件在科研文書檔案中又占主要地位，包括各級各類的項目申報文件、各種項目立項文件和成果獲獎文件。另外，高校自己制定的有關科研工作的一些規章制度文件和每年一度的項目匯總等文件，這些都是平時使用和查閱頻率較高的文件，這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。
（三）科研成果檔案
一所高?？蒲袑嵙Φ母叩椭苯尤Q于科研成果的數量，而且近年來高校科研實力的增強，使其科研成果得到不斷增加，所以需要對這部分科研成果進行規范化的管理，避免由于管理不善而導致科研成果的缺失，為以后工作中查找和利用帶來諸多的不便。
二、高?？蒲袡n案管理創新的具體措施
（一）強化科研檔案的開放性
科研檔案開放性的實現，即需要加強對科研檔案的開發利用工作，這就需要高?？蒲袡n案管理人員首先需要加強對科研檔案的認識，其次要做好科研工作者的工作，使其能夠及時轉變觀念，努力提升科研檔案的完整性。科研檔案的開發利用工作，需要檔案管理人員和每個科研工作者的共同參與與配合。
（二）強化科研檔案的可延續性
高校在校學生是我國科研工作潛在的力量，向高校學生開放科研檔案，不僅能及早地教育學生養成科研意識、科研檔案意識，而且能為他們在校期間及今后從事科研工作打下良好的基礎?？蒲袡n案來自教師在教學科研中的科研實踐，其內容、方法與教師的教學內容、研究方法、方向關系密切。學生在課堂上聽了教師對他的研究課題和主攻方向的介紹后，再從科研檔案中尋找教師的相關科研成果、科研實踐路徑，可以更好地理論聯系實踐，使他們較早地進入該領域該專業的學術前沿。
（三）強化科研檔案的輻射面
為了更好的提高科研檔案的價值和實際意義，需要進一步對科研檔案的輻射面進行拓展，這就需要高?？蒲袡n案管理工作人員需要加強與國內外其他高校的聯系，吸收和借鑒對方科研檔案管理中的成功經驗。同時還要提供服務，增強國內外其他高校對本?？蒲袡n案動態的了解。這樣使各高校之間建立了友好互術的關系，不僅可以有效的推動高校檔案管理水平的提升，而且也能夠更好的促進高?？蒲泄ぷ髡叩姆e極性，從而增強本校的科研實力。
（四）完善配套手段，提高科研檔案的科技含量
首先，科學完善地建立多種檢索工具，最大限度地揭示檔案信息資源?？蒲袡n案的檢索工具編制越完整、越科學，用戶查詢檔案所用時間就越短，查全率、查準率就越高，就能把信息及時、準確、系統地傳遞出去，方便用戶利用，適用于科研工作。
其次，電子檔案的出現，對高校檔案管理人員提出了更高的要求。在這種情況下，高校檔案管理人員就需要不斷的增加自身的服務意識，加快高?？蒲袡n案管理工作向科學化和現代化的方向轉變。通過加強自身的學習，從而更好的實現對電子檔案的接收和保管工作。同時充分的利用當前網絡和多媒體技術，使檔案工作的空間得到進一步拓展，利用校園網在確保檔案資源保密范圍內實現資源的共享，從而更好的推動高校的快速發展。
關鍵詞：科研檔案；功能模塊；數據庫；設計
中圖分類號：TP315文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2012)03-0729-03
Design and Implementation of Management Platform of Scientific Research Archives in Colleges Based on Java
MIAO Xing-hua, CHEN Lu
(Taizhou Polytechnic Institute, Taizhou 225300, China)
Abstract: The paper introduces how to design and implement management platform of scientific research archives in colleges on the basis of Java. Based on the analysis of the system requirements, the system’s design goal, design of system function modules and database design are debated. Finally several key problems in system implementation are discussed also.
Key words: scientific research files; function models; database; design
科研檔案是科研人員在從事科學研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種載體的科技資料，是高職院校檔案中的重要組成部分，是科研活動的真實記錄。近年來，隨著我國高等教育事業的不斷發展，高校對科研工作的重視程度也不斷提升，科研檔案管理的科學化、規范化將直接影響科研管理的整體水平和工作效率。
1系統需求分析
1.1開發背景與目標
當前高校的科研檔案管理機制，多數還只是一個上傳下達的行政性管理機構。其主要工作仍然局限于傳統的對科研項目、科研經費、科研成果登記鑒定、報獎等的被動管理，很少進行科研信息、科技服務信息的搜集、加工和傳遞等方面的工作。在人們越來越習慣于利用網絡獲取所需的服務的新形勢下，高校科研管理需要更新觀念，變革科研管理人員思維方式，強化“管理就是服務”的服務職能，必須樹立信息觀念，擴大信息來源，加強信息管理，提供信息服務，加強與社會的全方位聯系。同時，高?？蒲许椖颗c成果的規范化、信息化管理，對于提升高校綜合實力也有著極其重要的意義。由此可見，提高管理效率、減輕科研管理的工作量，降低科研管理人員的勞動強度，開發和運用科研檔案管理平臺，實現科研檔案管理的自動化、信息化、網絡化，是科研管理部門急需解決的問題。
本文設計與實現的基于java的高?？蒲袡n案管理平臺（以下簡稱平臺），是針對我院科研檔案管理的實際情況而研制的。該平臺服務于我院的科研管理工作，可以實時動態科研信息，提供科研信息檢索渠道，為我院的各級科研機構、科研人員提供便利，為輔助領導進行科研管理決策提供有力的信息支持，有助于我院整體科研工作水平的提高。
通過該平臺，可以實現我院科研工作的網絡化管理，形成一個新的科研數據中心和科研管理溝通平臺，全面、實時、準確提供學校的有關科研信息，為學校領導有關科研決策提供輔助支持，為學校教師開展科研活動提供方便快捷的服務，為全院科研信息交流提供良好平臺，使科研管理人員從事務性的工作中脫離出來，將更多精力投入到課題策劃、成果推廣中去，全面提高科研服務水平。1.2系統體系結構及運行環境
本系統基于J2EE基本技術體系，采用B/S應用體系結構，表現層則采用JSP頁面、靜態HTML、AJAX等多種表現形式，數據庫服務器系統、Web服務器系統和應用服務器系統可以運行于包括Windows NT/2000/XP、Unix和Linux等多個操作系統平臺。普通科研人員、科研秘書、管理員等各級用戶通過Internet即可登陸并使用系統，克服了時間、地域的限制，大大提高了科研管理的效率。
系統運行硬件支持環境：Web服務器一臺、客戶端Web瀏覽器若干臺、數據庫服務器一臺。系統運行軟件支持環境：Web服務器（Windows XP + Tomcat 6.0.16）、數據庫服務器（Windows XP + Access 2003）。
2系統設計
2.1功能模塊
本文設計的科研檔案管理平臺主要分十大功能模塊：科研機構管理、人員管理、科研項目管理、科研成果管理、科研考核管理、 學術活動管理、技術服務管理、項目申報和評審、網站管理、系統維護等。
1)科研機構管理：本平臺所設科研機構包括院系所、研究機構、重點研究基地等三類，可以列表顯示這些機構的基本情況、人員構成、在研項目以及已經取得的成果等。對于普通科研人員僅給予瀏覽的權限，各單位的科研秘書可以編輯各機構的基本情況，而對于機構的人員構成、項目情況及成果情況則由系統根據相應的功能模塊中的數據自動生成。
2)人員管理：本平臺設定的人員有三類：科研人員（指從事科研工作的人員）、科研秘書（指各科研機構的科研管理人員）以及管理員。該模塊可以實現人員新增、人員列表、人員檢索等功能。人員列表和人員檢索功能中，不僅可以顯示人員的基本信息，同時可以顯示該人員所有的項目和成果信息，這些數據從項目和成果管理模塊中自動獲取。管理員可以對人員的信息設定修改權限，科研人員只能修改自己的基本信息，科研秘書可以修改本機構人員的信息，管理員則擁有最高權限。系統初始運行時，由管理員設定初始賬號、密碼、所屬機構等人員的基本信息，然后由科研人員本人通過普通用戶的身份登錄，輸入屬于自己的信息。人員庫建立后，可以及時掌握學?？蒲腥藛T的基本情況，并可以相應的生成學校的專家庫等。
3)科研項目管理：科研項目指已經立項后的項目，包括不同來源、不同級別、橫向縱向等各類項目。主要由新增項目、檢索項目、列表項目、經費管理等子模塊組成。項目管理的權限設定類似人員管理，但經費管理的權限僅對管理員開放。
4)科研成果管理：科研成果一般可以分為科研論文、著作、鑒定成果、專利、獲獎等。平臺提供輸入界面，由科研人員分門別類輸入這些數據。
5)科研考核管理：科研考核主要是通過建立科研工作量化指標和設置崗位考核指標，通過對科研項目、科研成果、科研獎勵、學術交流等信息的綜合分析，計算科研人員和科研機構的科研工作量。考核管理只對管理員開放。
6)學術活動管理：學術活動指學校主辦或者參與的學術會議、發表的會議論文、國內國外的學術交流等。本模塊主要完成三個功能，一是科研處主動在網上最新學術活動的通知，二是科研處根據各科研機構上報的學術活動計劃定時學術活動通知，三是科研處在每個學期統計各科研機構學術活動的開展情況，作為學院考核各科研單位的依據。
7)技術服務管理：技術服務主要是指學校為地方企事業單位等解決的技術難題。本模塊主要完成三個功能，一是科研處主動在網上最新技術服務需求，二是各科研機構上報各自在每個學期的技術服務情況，三是科研處每學期統計各科研機構技術服務開展情況，作為學院考核各科研單位的依據。
8)項目申報和評審：通過平臺可以完成校級項目的在線申報、項目中期檢查、項目結題評估評審等工作。
9)網站管理：此項功能僅由管理員使用。
10)系統維護：對于管理員來說，在系統維護模塊中可以進行數據初始化、數據導出、數據清除、用戶維護、數據庫維護等工作，而對普通用戶來說，則只能維護自己的個人信息。2.2數據庫設計
數據庫設計是本平臺的核心部分。大量的數據都存放在數據庫中，數據庫設計不合理會嚴重影響系統的正常運行。在開發前應先規劃好每個數據表，不但要使其關聯合理，而且每個數據表中的字段設計也要合理、規范。
本系統采用Access作為數據庫，使用鏈接字符串與數據庫相連，數據庫的名稱是kygl.mdb，根據實際處理的數據情況和系統的功能在數據庫內創建了人員信息表(tzy_ryxx)、科研機構表(tzy_kyjg)、科研項目表(tzy_kyxm)、論文表(tzy_lunwen)、著作表(tzy_shu)、研究報告表(tzy_report)、專利表(tzy_zhuanli)、獲獎情況表(tzy_hjqk)、科技服務表(tzy_kjfw)、學術交流表(tzy_xsjl)、通知公告表(tzy_notice)等用來存放科研檔案管理的基本數據。
3系統實現
3.1基本界面
平臺的首頁如圖1所示。
圖1系統首頁
除了平臺的首頁外，不同權限的用戶在用戶區登錄后將進入各自可操作的頁面。如科研人員登錄后將進入科研人員頁面，可進行個人基本信息維護、項目申報、項目查看、獎項申報等。
3.2 ActionForm類
ActionForm類是Struts框架的核心組件之一，是Struts的關鍵視圖組件。ActionForm本質上是一種JavaBean，是專門用來傳遞表單數據的DTD(Data Transfer Object,數據傳遞對象)。它包括用于表單數據驗證的validate()方法和用于數據復位的reset()方法。本系統利用ActionForm Bean在視圖組件和控制器組件之間傳遞HTML表單數據，通常每個HTML表單對應一個ActionForm Bean，HTML表單中的字段和ActionForm Bean中的屬性一一對應。利用ActionForm Bean的Validate()方法對用戶輸入的數據進行合法性驗證。
表單驗證是ActionForm的主要功能之一。要實現這個功能，需要采取4個步驟：1)重寫validate()方法；2)在資源文件Applica? tionResources.properties中設置可能的驗證錯誤的標識；3)要在配置文件struts-config.xml中，把元素的validate屬性設置為true（默認已經是true），并添加元素以指明資源文件的存放路徑；4)在相應輸入頁面的相應位置加入錯誤標記< html:errors>，以輸出可能的驗證錯誤。
3.3 Action類
Action類是用來處理業務邏輯的一個類，負責單個事件的流程控制。在收到相應的請求后，ActionServlet會為該請求選擇適當的Action，在必要的時候會創建一個Action實例，調用Action的perform()方法。如果ActionServlet不能找到有效的映射，它會調用默認的Action類(定義在配置文件中)；如果找到了有效映射，ActionServlet將適當的ActionMapping類轉發給Action，這個Action使用Ac? tionMapping找到本地轉發，然后獲得并設置ActionMapping屬性。
4結束語
基于Java的高?？蒲袡n案管理平臺集科研管理和信息服務為一體，適用于高校的科研管理部門，具有科研機構管理、人員管理、科研項目管理、科研成果管理、學術活動管理、技術服務管理等多項功能，既實現了科研管理的自動化，又利用網絡的優勢信息，方便了教師的研究，方便了工作人員各種表格的填寫，大大提高了工作效率，使學院的科研管理水平上了一個新的臺階。
參考文獻：
[1]張興科.JSP動態網站設計項目教程[M].北京:中國人民大學出版社,2010.
一、高等科研檔案的管理和保護工作現狀
然而，筆者發現，雖然目前高校對科研檔案的重要性有了一定的認識，但是，從實際的情況來看，高等科研檔案的管理和保護工作存在著以下幾點問題。
1.1管理制度缺失和管理設施缺乏
目前，高校的科研檔案管理制度不盡如人意，一般采用常規性的檔案管理方式，而這種方式遠遠不能適應當前工作需求。相應的管理制度和監管手段的缺失也直接導致了檔案管理人員對歸檔的具體工作的敷衍。
高校的科研檔案管理缺乏必要的基本管理設施，很多高校并沒有建立專門的檔案室和檔案柜，這也一定程度上導致了實際的檔案管理人員沒有對科研檔案有足夠的認識，沒有充足的時間來對科研檔案進行系統管理。
1.2科研檔案管理意識缺乏
科研檔案管理意識的缺乏不僅僅存在于檔案管理人員，也存在于具體的科研人員?？蒲腥藛T的不重視，使科研檔案在初始階段就失去了有效的控制，一般情況下就會形成項目進行到最后才進行補充，造成資源和人力的浪費。
高校管理者的科研管理意識水平也有待提高，目前學校對于科研檔案的管理也存在著管理、檢查不到位的情況，同時也沒有相應的規定來約束和規范科研檔案管理和保護工作。
1.3科研檔案的知識產權保護不到位
高校的科研檔案作為一種信息資源，應當對閱覽、下載、復制、轉載等手段進行控制和約束，嚴禁杜絕非法利用。但是在實際的科研檔案管理工作中，知識產權保護意識還是相當缺乏，很多高校并沒有相應的規定，或者有了大概的相關規定，但是在執行方面也沒有完全落實。
1.4科研檔案管理工作宣傳不足
隨著科研檔案管理工作的重要性日益突出，科研事業的不斷發展也需要科研檔案管理工作的支撐，但是當前很多高校對于科研檔案管理工作的宣傳遠遠不夠，導致了很多科研人員并不了解科研檔案管理工作，也同時導致了很多從事相關檔案管理工作對自身工作重要性的認識不足，這也嚴重制約和科研檔案管理工作的進一步發展。
二、高等科研檔案的管理和保護工作改善與優化
針對上述問題，筆者就高等院?？蒲袡n案的科學管理，談幾點個人的淺見。
2.1規范高?？蒲袡n案管理機制，完善配套設施
首先，從宏觀上來說，學校領導要高度重視科研檔案管理工作，從制度上和資金上給予科研管理工作傾斜。建立明確和詳盡的工作管理制度，以及合理的歸檔程序。并且，在具體的實際管理工作中，也要保證管理人員經費、辦公設施的到位，從而提高管理人員的工作積極性，更好地落實工作制度。
其次，從微觀上來講，高校科研檔案管理必須依托現代管理理念，以網絡技術和計算機技術為基點，實現科研檔案管理的網絡化和電子化。同時把科研檔案管理和現代辦公技術結合起來，來達到科研檔案管理的規范化目標。具體來說，科研項目的申報環節、研究試驗階段的各種原始數據和報告等、驗收階段的研究報告、論文等、成果申報階段中成果登記、成果應用等。這些所有的案卷，都要按照科學的管理制度進行歸檔和保存。并且還要注重檔案管理過程中分類檢索原則，充分適應當前檔案規范化管理的要求。
2.2提升科研檔案管理意識，規范科研檔案管理
首先，從科研檔案管理人員的角度來說，要不斷的提升自己的業務素質能力，開闊自身的眼界和思路。不僅僅把自己看做一個服務人員，而要進一步投入到實際的科研活動中，及時掌握科研工作中的原始資料，從初始階段就保證科研檔案的高質量。通過科研檔案管理人員的自我提升，為學校提供高效的服務，從而為高校的檔案管理工作打開新的局面。
其次，從科研人員的角度來說，要增強科研人員對科研檔案重要性的理解和認識，使其充分明白科研檔案的具體價值。這也進一步要求科研人員要重視科研檔案的歸檔和管理，把這份工作作為自身日常工作中至關重要的一個部分，這也是科研檔案管理發展的必要基礎。
再次，從學校管理者角度來說，要注重培養優秀的檔案管理人員，提升具體管理人員的業務素質和能力，為其創造良好的學習條件，適應當前時代對優秀科研管理人員的要求。并且，要為科研檔案管理人員和科研人員建立一個溝通的平臺，使二者互動交流，并能有效的促進檔案管理人員有效的為科研人員進行高效服務。
2.3規范高校檔案管理管理，保護知識產權
首先，建立統一的管理制度，來保護高校的知識產權。對所有的知識產權的產生、獲取、流轉等具體過程要真實和完整的記錄，合法并且合理的來利用科研活動所產生的知識成果。利用歸檔保存的方式對知識產權進行保護，統一集中管理，促進知識產權的流轉規范化，以及在下一步的科研活動中的推廣和利用。
其次，相關規章制度要落實到人，做到有責必查，出現問題能夠找到相關的責任人?？蒲形臋n的形成、積累、完成由科研負責人負責?？蒲胸撠熑藢ξ臋n的管理期限和密集提出建議，并且要對科研檔案進行超前控制，確?？蒲形臋n的準確性和完整性。并且相關的檔案管理工作人員對于科研負責人進行監督和知道，幫助科研負責人保護原始科研文檔的完整性和保密性，雙重保護促進科研文檔的知識產品不受侵犯。
論文摘 要: 科研檔案是高校檔案的重要組成部分，反映了一所高校具備的學術水平和實力，但是新建本科院校由于自身發展過程中的諸多問題，使得科研檔案管理水平滯后。本文在分析新建本科院?？蒲袡n案管理存在的問題的基礎上，提出了加強新建本科院?？蒲袡n案管理的有效對策，以期能提高科研檔案的管理水平。
高校科研檔案是高校在科研管理和實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料，是高?？蒲谢顒拥恼鎸嵱涗?，在科研工作中發揮著知識儲備的作用。隨著高校科研事業的不斷深入和發展，科研檔案在高校發展和建設中的作用地位越來越突出。但對于20世紀末后建立或升格起來的普通本科院校來說，由于本科辦學歷史不長，科研能力和學術水平較低，對科研檔案管理的重要性認識不足，使得科研檔案管理水平滯后，無法保證科研檔案價值的實現。因此，研究分析科研檔案管理中存在的問題，探討解決問題的途徑，對于提高新建本科院?？蒲袡n案整體管理水平，發揮科研項目檔案的利用效益，更好地為教學和科研服務有著積極的意義。
一、高校科研檔案管理的作用
1.有利于促進高?？蒲泄ぷ鞯陌l展。在知識經濟背景下，信息與知識成了發展的最重要的因素。無論哪個行業，能否持續發展，在很大程度上取決于是否擁有足夠的知識，只要擁有足夠的知識，就能夠更快地獲取知識，就會在知識經濟時代獲得成功。高校是創造知識和傳播知識的場所，是教學科研中心，而高校科研檔案又是教學、科研知識資源的存儲載體，詳細記載了高?？蒲谢顒拥娜^程和具體成果，是學校教育改革與科技知識資源的重要組成部分。它匯集了學校教育、科研的最新成果，為學?？蒲腥藛T開展科研提供了背景資料和所研究領域的最新成果。從這個意義上說，完整、系統、準確的科研檔案對科學研究是必不可少的。
2.有利于促進高校科研管理的決策?？蒲袡n案具有依據憑證的功能，它直接反映了高校科研活動的原貌與進步，真實反映了學校的科研水平及辦學實力，是高校提高科研管理水平的基礎和前提。有效地管理好科研檔案，可以為學校領導和科研部門的工作決策提供重要憑證和依據，實現科研管理的科學化、規范化、現代化，促進高校科研工作的持續發展。
3.有利于促進科研成果的利用和推廣?？蒲袡n案管理不僅僅是將科研材料整理、分類和保管，而是歸檔后的再利用，以實現科研成果的經濟效益和社會效益。有效地管理好科研檔案，既可以完整、準確、系統地記錄科研活動的全過程，更為重要的是也為進一步的項目研發和成果推廣提供技術資源，從而實現科研成果的經濟效益和社會效益。
二、新建本科院?？蒲袡n案管理存在的問題
高?？蒲袡n案具有成套性、階段性、集體性、專業性強、載體多樣、內容多、范圍廣等特點。這些特點對科研檔案的管理提出了很高的要求。但是，由于新建本科院?；A弱、管理意識不到位等原因，雖然科研工作得到了快速發展，但是科研檔案管理工作卻存在著種種弊端，影響了科研檔案的質量及開發利用。
1.檔案意識薄弱，科研檔案管理的重要性認識不足。為提高競爭力，新建本科院校都把大量的精力集中用于校園基礎設施建設，提高教學質量和科研水平之上，卻忽視了檔案工作的發展，檔案意識薄弱，沒有認識到檔案工作在學校發展中的作用，使得學校檔案事業嚴重滯后于其它各項工作。在這種環境影響下，各級領導、科研人員和科研管理部門往往忽視了科研檔案管理的重要性，沒有認識到科研檔案管理在整個科研工作中占著舉足輕重的作用。首先，受傳統觀念的影響，部分科研人員認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理，從而輕視研究過程中檔案資料積累、歸檔工作，往往把它們排斥在檔案管理之外。其次，部分科研人員沒有認識到自己是科研檔案的主體，只重視科研項目的申報、立項及科研成果的發表、獲獎，認為歸檔是檔案管理人員的事，與己無關;或者認為在科研過程中形成的材料屬于個人資源，是否歸檔無關緊要，擔心交到檔案部門后給自己查找利用帶來不便而不愿意上交。再次，科研管理部門重視的是項目的申報、評比，追求的是項目數量、經費的增加，只要科研材料不會影響到項目的申報、鑒定、評比即可，并不對科研檔案的歸檔提出明確、具體的規定和要求，從而使得科研人員只片面強調科學研究的重要性，對科研檔案工作的投入不足，重視不夠。
2.歸檔材料質量不高，科研檔案原始性、完整性、系統性差。高?？蒲袡n案收集的準確性與完整性是保證歸檔材料質量的前提。一套完整齊全的科研項目檔案應包括科研準備階段的項目申請書、審批文件、論證材料、項目計劃任務書、開題報告和相關協議等文件材料，研究實驗階段的原始記錄、實驗報告、計算材料等文件材料，總結鑒定驗收階段的工作總結、結題報告、論文、專著、結題鑒定等材料。部分科研項目檔案還包括申報獎勵階段的成果材料、獎勵申報與審批材料、獲獎材料、推廣應用階段的轉讓協議、推廣應用方案及推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。然而，在新建本科院科研檔案的實際歸檔中，無論是縱向科研項目，還是橫向科研項目，其歸檔的材料都普遍存在著依據性、結果性文件多，科研記錄少;文字材料多，磁盤、光盤、照片、實物少;復印件多、原件少等的問題。這些問題直接影響了科研檔案的系統性、完整性、原始性，使得科研檔案的價值大打折扣，最終不能有效地開發和利用科研檔案。
3.管理制度缺失，科研檔案歸檔工作的職責不明確。目前，新建本科院校大都根據《中華人民共和國檔案法》、《科學技術檔案工作條例》、《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法規，結合各單位實際，制定了相應的科研檔案管理辦法，堅持由科研課題(項目)立卷的制度，再由科研管理部門對項目檔案進行檢查驗收，然后在一定期限內由科研管理部門統一向學校檔案部門移交。這種模式也是比較易于落實科研檔案的“三納入”、“四同步”管理。但是，在實際工作中，各高校制定的管理辦法往往不具體，未明確科研檔案管理過程中科研管理部門、科研檔案管理員、課題負責人的職責，科研管理部門對課題文件材料的形成和積累的管理把關不嚴，科研人員不配合，科研檔案管理員交什么收什么。有的學校雖然也有“三納入”、“四同步”的制度，但在實際操作上困難重重，科研管理部門、檔案部門之間缺乏統籌協調，科研管理部門把工作的重點和核心放在立項、經費及成果管理上，科研檔案的管理往往由于事務性、瑣碎性的特點而不受重視;檔案部門由于不是科研工作的管理主體，又缺乏相應的配套措施和有效的制約手段，對科研檔案的監管力度很小甚至無力監管，使得科研檔案“三納入”、“四同步”制度形同虛設，科研檔案歸檔管理處于失控狀態。
4.工作意識落后，科研檔案歸檔工作的業務指導不到位。長期以來，高校檔案部門都處于封閉狀態，“藏在深閨人未識”，內無動力，外無壓力，工作缺乏競爭和創新，只注重移交后科研檔案的管理，忽視了對移交前的科研材料建檔工作的業務指導、監督和檢查，基本上處于你交多少、我管多少的情況。而科研人員、科研檔案管理員沒有經過正規檔案管理教育與培訓，專業性不強，業務素質偏低，對科研檔案歸檔的內容不明確，對歸檔范圍把握不準，再加上他們還要承擔其他大量的工作，投入到檔案管理的時間有限，而檔案部門業務指導又不到位，難免不影響到項目材料歸檔的質量和數量。
三、加強新建本科院?？蒲袡n案管理的對策
為確?？蒲袡n案的完整、準確、系統，提高科研檔案質量，針對目前新建本科院校科研檔案管理中存在問題，我們必須采取一系列的措施加強科研檔案的管理，充分發揮科研檔案為教學和科研工作服務的重要作用。
1.增強檔案意識，提高科研檔案形成者歸檔工作的主動性。檔案意識是人們對檔案及檔案工作的認識，以及以這種認識為基礎形成的對檔案和檔案工作的思想觀念，它是檔案工作存在和發展的基礎。因此，科研檔案管理水平的提高，增強全校師生檔案意識尤為重要。首先，檔案部門要經常向學校領導匯報檔案工作，爭取學校領導和科研管理部門領導的支持，將科研檔案管理納入科研工作的程序和檢查內容，增強科研人員對科研檔案的責任意識。其次，學校檔案部門要利用各種場合和機會深入宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》、《普通高等學校檔案管理辦法》等檔案法規及檔案基本知識，讓檔案貼近教職工，提高科研人員檔案法制觀念，使大家認識到科研檔案管理工作的重要性，從根本上理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作，主動承擔科研檔案歸檔的職責。再次，檔案部門要改變“重藏輕用”的舊觀念，積極開發科研檔案信息資源，編制各種檢索工具和專題目錄，為科研人員利用提供方便?！皾櫸锛殶o聲”，科研人員逐步認識到科研檔案在教學、科研中的重要作用，就不會產生抵觸情緒，反而會主動支持和配合科研檔案歸檔工作。
2.完善管理制度，促進科研檔案工作的規范化?！陡叩葘W校檔案工作規范》中明確規定:“科研檔案必須實行集中統一管理，確保完整、準確、系統和安全，便于開發利用?！薄陡叩葘W校檔案管理辦法》也規定:“科研類檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔，并且個人對其從事科研活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有?！睘榇?，新建本科院校應堅持集中統一管理的原則，理順檔案部門、科研管理部門、科研人員之間的工作關系，明確各級各類人員在科研檔案工作中的職責，建立行之有效的科研檔案歸檔制度和模式，使“三納入”、“四同步”真正落實。制度應包括科研項目從開始到結題的過程材料的管理，明確所有科研項目檔案歸檔的操作方式，如項目檔案的收集內容、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管程序和提供利用等，這樣才能使各個業務環節都有章可循，從而促使科研檔案管理工作朝著制度化、規范化方向發展。此外，還應該采取一定措施，把科研檔案的歸檔情況與科研項目的驗收、成果申報掛鉤，在課題驗收時，要由檔案部門對歸檔材料進行審查，凡是歸檔材料不完整的不予項目驗收、報獎，從而保證科研檔案的質量。
3.加強跟蹤收集，實現科研檔案歸檔工作的全程監督。在實際工作中，由于大部分科研人員還肩負著繁重的教學任務，投入到檔案管理的時間有限，難免在科研檔案的材料積累和收集上有遺漏或對應歸檔的材料把握不準，導致歸檔材料的不完整、不準確。因此，檔案部門不能只注重移交后的檔案管理，而應根據科研檔案形成的特點，堅持前端控制的原則，提前介入，將科研檔案的跟蹤收集工作貫穿于科研活動的全過程，才能真正保證科研檔案的完整、準確、系統。在計劃管理、課題管理、成果管理等階段，檔案部門應同科研管理部門、科研項目人員加強聯系，密切配合，及時了解和掌握科研課題的整體進程，指導和協助科研人員將整個科研活動中有價值的文件材料收集齊全，確?？蒲袡n案的質量。
重大、重點科研項目及高級別獲獎成果最能反映出一所高校的科研能力，但由于新建本科院校缺乏科研競爭力，爭取到的重點、重大科研項目鳳毛鱗角，其所形成的科研檔案資源既是學?？蒲心芰Φ臍v史見證和進一步提升科研能力的基礎，又是新技術、新創新的基礎，對學校有重大意義。這些科研項目，往往研究周期長，涉及范圍廣，研究人員多，檔案內容復雜多樣，甚至還包括若干科研子課題，如果仍按一般課題一樣進行收集歸檔，極易造成檔案材料割裂的現象。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，配備專門的檔案管理員參與全程，從科研材料形成之始就注意收集整理，以免遺漏，確保重點、重大科研項目檔案的完整、系統、準確。
4.提升檔案管理者綜合素質，強化為科研檔案工作服務的能力。人的素質是關系到工作成敗的最重要的因素，因此科研檔案人員綜合素質的提高是做好科研檔案管理工作的根本保證。一方面，科研檔案的特點，要求檔案人員要有較為廣博深厚的知識基礎，系統學習檔案學概論、檔案管理學、科技檔案管理學等理論知識，還要不斷擴展知識領域，優化自身的知識結構和能力結構，掌握國內外先進的科研檔案管理方法和技術，具備科研項目管理知識，熟悉科研項目檔案的來源情況和產生工作規律。唯此，檔案人員才能具備較高的綜合素質，增強科研檔案工作服務能力。另一方面，檔案部門要轉變觀念，克服“坐等上門”等傳統封閉的工作意識，樹立服務意識，積極開展對科研人員、科研管理部門兼職檔案員的業務培訓，使他們熟悉科研檔案管理工作的各個業務環節的基本技能;主動加強與課題組、科研管理部門的溝通協調，指導科研人員、兼職檔案員做好平時的預立卷歸檔，定期檢查或抽查立卷歸檔工作，逐步提高科研人員、兼職檔案員的業務水平和工作能力。
參考文獻:
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尤其是在高校體制改革和現代技術高速發展的今天，科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學?？茖W管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學術著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環節。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學技術委員會、國家檔案局1987年頒發了《科學技術研究檔案管理暫行規定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高校科研綜合交稿日期：檔案的管理進行思考和探討。
一、高?？蒲袡n案歸檔范圍需要重新界定
界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學技術研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學?？茖W技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質并舉?？蒲袡n案的具體歸檔范圍應包括以下內容:
（一）科研項目檔案
科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。
（三）科研成果檔案
主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等?？蒲谐晒亩嗌偈歉咝？蒲袑嵙Υ笮〉囊罁唬虼?，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高?？蒲袡n案管理工作存在的問題及原因
（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。
（二）高?？蒲腥藛T檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。
（三）高校科研檔案制度不健全?？蒲袡n案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保證，不能做到上、下集中統一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高?？蒲袣w檔管理工作處于失控狀態。
（四）高校科研檔案重心偏離。在高?？蒲袡n案中，紙質材料多、電子檔案少，傳統簡易設備多，現代化管理工具少，不能有效地開發和利用高?？蒲袡n案材料。
鑒于此，高?？蒲袡n案中出現了“四多四少”現象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高校科研檔案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價值的發展和信息資源的開發利用。
三、對加強高?？蒲袡n案管理工作的幾點見解
（一）建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性、和階段性。為了規范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現象的出現。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證高?？蒲袡n案的準確、完整、系統，最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。
（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創新的基礎。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學校和國家都有重大意義。
（三）提高高?？蒲腥藛T的科研檔案歸檔意識?？蒲腥藛T是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高?？蒲袡n案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道，將會使高?？蒲袡n案管理工作邁上一個新的臺階。
（四）推廣科研檔案的開發利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用?！币虼?科研檔案管理的工作要考慮其開發利用問題。“檔案的開發利用是企事業單位管理水平的一面鏡子?！蹦壳暗臋n案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數高校科研檔案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,使相關網站成為有效開發利用科研檔案的窗口。
同時,高校的科研檔案保管的是一批學者和科研人員的學術成果,它是體力和腦力勞動的結晶,包含著一定的知識產權。這就決定了高?？蒲袡n案開發利用的特殊性,在對高校科研檔案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產權,學會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權的后果。
為在實際利用中避免侵犯作者的知識產權,可進行這樣幾項工作:
(1)對科研檔案中享有著作權的作品,在卷內目錄上打上明顯的著作權目錄標記,以提醒利用者注意。
(2)對科研檔案中有著作權的作品應限制在合理的范圍之內利用。
本文通過對高校體育檔案的重要性的分析，提出了高校學生體育檔案管理信息化的發展途徑。只有充分認識到高校學生體育檔案管理信息化建設的重要意義，才能更好地促進高校學生體育檔案管理工作的發展。
【關鍵詞】
高校；體育檔案管理；重要性；信息化
隨著高校檔案管理發展的日益成熟，其專業化程度也越來越高，高校體育檔案也就應運而生。高校體育檔案主要記載了高校體育的發展歷程，教學、教改、科研中形成的文字、圖片、影像等資料，通過分析體育檔案資料能夠清晰地捋順高校體育發展趨勢，并及時調整教學目標、教學計劃、教研方向等。同時作為學校寶貴的檔案資源，其也成為了學校自身文化積淀的一部分，這對于增強學校的文化底蘊有著重要的作用。隨著我國高校擴招規模不斷增大，高校的配套發展如果不能與其相適應電話，將會嚴重制約高校的長遠發展，而這將對我國的教育事業造成很大的危害。高校體育檔案是高校配套重要的一方面，其是體育教學重要的數據支撐和經驗總結，對于體育教學的成敗興衰有著很大的影響，對于學校的體育風氣和氛圍有著深厚的影響，只有認識到其重要性，并使其管理更加現代化才能使我國的高校更好地發展。
1高校體育檔案的重要性
高校體育檔案作為高校檔案的重要組成部分，隨著體育教學的重要性逐漸被人們所認知，體育檔案所起的作用也越來越顯著，只有認識到其重要性，才能找到最適合其發展的途徑，才能促進我國高校體育檔案管理工作更加快速的發展。
1.1制定體育教學計劃的依據
高校體育教學改革的進行離不開其自身的發展歷程，要制定最適合高校體育發展的教學計劃，就需要對高校的體育檔案進行詳細的了解。高校的統御檔案是高校體育發展的重要依據，其反映了高校發展的梗概和整體結構，對于高校體育改革有著重要的指導作用。通過分析高校體育檔案能夠使高校的管理者能夠進行更加科學的分析和決策，能夠保證政策與事實相符的程度。
1.2高校體育事業發展的珍貴史料和重要數據資料
以史為鑒，可以知得失。通過對高校體育檔案的分析，我們能夠了解高校在其各個發展過程中重要的教學內容、法規、改革等方面的內容。這些內容本身都凝結著重要的歷史信息和經驗教訓，通過了解和分析這些重要的歷史信息，能夠避免先進的高校發展產生同樣的錯誤，這樣就為高校體育改革提供了必要的歷史依據和成敗教訓。
高校體育檔案本身就是重要的資料，通過對這些資料的橫向、縱向的分析，能夠使高校清楚地認識到自身存在的不足和亟待解決的問題，能夠為高校體育事業的發展指明方向，少走彎路。通過對這些數據進行數據模型分析、軟件分析，能夠得出許多有益的信息，從而使高校體育事業的發展更加科學化。
1.3進行體育科研的必要條件
隨著計算機網絡技術、通訊技術的長足進步，體育科研的手段也逐漸產生變化，以往的體育科研往往是以座談、經驗分析等形式展示，大部分都是主觀的意見或者建議，缺乏科學性，導致高校體育事業發展走了不少彎路。隨著新技術的應用，體育檔案的逐漸完善，通過對這些檔案資料的研究，就能為體育科研人員以更多的依據，使體育科研活動可以更加迅速的開展。其中的身體素質、比賽成績、教學計劃都是高?？蒲械闹匾馁Y料，這些客觀的資料，更加具有說服力，也更能夠激發科研人員的研究熱情，從而促進高校體育事業的發展。
1.4體育教學工作評價的重要依據
體育教學越來越受到人們的重視，而為了能夠更好的發現體育教學中存在的問題，及時進行教學改革，就需要對體育教學工作進行評價。只有完善的評價才能夠更好促進體育教學的發展，而這就需要借助高校體育檔案的重要作用。要對體育教學工作進行公正、客觀、有效的評價，就需要細致了解高校體育教學工作的必要的記錄，而體育檔案正是提供這些記錄的原始數據。有很多高校雖然在教學改革方面做了大量的工作，也取得了不錯的成績，但是由于對高校體育檔案工作不夠重視，所以導致在對其評價的時候往往達不到理想的效果。
2高校體育檔案管理現狀
2.1 檔案管理不規范
高校體育檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，但是在現在的高校檔案管理中，體育檔案的管理卻很不規范。這主要體現在以下幾個方面：首先，對體育檔案的管理缺乏必要的認識，很多教師并沒有認識到體育檔案資料的重要性，對體育檔案資料所起的作用并沒有很好的認識，所以就導致了其長期將某些資料占為己有，處于自身的目的而導致了體育檔案收集工作的困難。同時由于對這些資料所具有的價值了解不深，所以導致了大量資料的丟失，影響到了體育檔案資料的完整性。其次，投入不足。高校體育檔案管理工作的發展需要充分的人力、物力、財力的保證，如果不能提供這些保證，高校體育檔案的管理將會成為一紙空談，嚴重阻礙高校體育檔案管理工作的進行。但是在目前的高校體育檔案管理工作中，缺乏相應的專業管理人員，往往是將高校體育檔案管理工作掛靠在其他檔案管理部門，由于缺乏必要的權責要求，高校體育檔案的管理工作進行受到了很大的阻礙。除此之外，由于高校管理者并未認識到高校體育檔案管理工作的重要性，其在體育檔案必要的場所、設備、資金等方面的投入相應不足，造成了對這些資料的管理難度加大，實施條件不足，使得高校體育檔案管理工作始終不能得到很好的發展。最后，服務意識不強。高校體育檔案作為重要的資料數據，對于教學計劃的制定、科研活動的進行等方面都起著重要的作用，但是由于其管理體制存在的缺陷，導致了體育檔案管理人員的服務意識不強，使得這些資料很難發揮其重要作用。
2.2在教學中體育檔案利用率低
在現在的體育課程教學中，一般所采用的都是示范的辦法，而高校體育檔案作為總要的體育信息資料卻并未得到足夠的重視。教師由于缺乏利用體育檔案資料的意識，對其在教學過程中形成的經驗和教訓并不能很好的吸收，導致了在教學過重中過于死板，并不能達到理想的教學效果。只有教師真正做到以人為本，認知分析和研究體育檔案中所涉及的教學計劃、教學改革、教學科研等方面的重要信息，才能使教師的教學能夠更好地被學生接受，才能達到最佳的教學效果。
2.3體育檔案管理缺乏專業人才與工具
高校體育檔案管理本身存在著一定的綜合性，以往的檔案基本上以對資料的收集、分類、編碼、檢索等內容為主，相對來說對于信息資料的操作性要求并不是很高。而體育檔案管理需要檔案管理人員具備一定的體育以及健康方面的知識，只有檔案管理人員具備這樣的知識，才能在收集資料、更新檔案的時候得心應手。但是現在高校的體育檔案管理發展還非常不成熟，在設備配給和人才培養上都存在著一定的問題。由于缺乏專業的設備，學校的檔案管理很難實現信息化和現代化；此外，很多檔案管理人員缺乏必要的體育以及健康知識，對體育檔案的收集和處理方面的能力都不是十分純熟，這在一定程度上也影響了高校體育檔案管理信息化的實現。
2.4體育檔案管理缺少部門合作，造成檔案數據不全面
體育檔案管理涉及到的部門比較多，但是現在的體育檔案管理還是按照以往的那種檔案管理方式。由于并未重視到各個部門之間的配合，所以在收集資料的時候往往會遇到由于很多師生取法對于體育檔案管理重要性的認識，在體育檔案資料的收集過程中往往受到很大的阻力，而這也就導致了檔案數據的不全面。隨著素質教育的發展，高校體育檔案管理對于學生所起的作用越來越重要，其不但是提高學生身體素質和健康水平的重要手段，而且也是我國教育體制改革的重要內容。只有處理和協調好各個部門之間的關系才能更好地促進高校體育檔案管理的現代化和信息化。
3高校體育教學檔案管理信息化措施
3.1提高思想認識
高校體育檔案管理的信息化依托的是現代化的新技術，學校的管理者或是傳統的檔案管理可能對這種新型的檔案管理辦法缺乏深入的了解。思想認識不夠，在日常的管理中就無法很好的貫徹執行。為了更好地加深學校的管理者和檔案管理人員對檔案管理信息化的認識，就需要普及相應的理論知識、進行必要的體驗。現在學校的管理者由于年齡比較大，對新事物的接受速度慢，為了更好地解放其思想，就需要對領導者進行理論加案例的知識普及，并且使其進行親身體驗，通過比較傳統檔案管理以及信息化的檔案管理，能使其了解信息化檔案管理的運作模式。在這樣的比照之下，學校的管理者就能夠進行很好的取舍，提高其思想認識。而對于檔案管理人員來說，為了能夠提高其思想認識，可以采取培訓、交流等方式，使檔案管理人員能夠結合自身的工作經驗來吸取信息化檔案管理的優點。
3.2加強部門之間的協作
高校體育教學檔案管理不僅僅是檔案管理人員的事，其還涉及到宣傳部門、體育部門、團委黨委等，為了能夠促進體育教學檔案管理信息化水平，不僅僅需要先進的設備、一流的技術，同時還需要各個部門的協調配合。首先體育教學檔案在高校還是一個比較新鮮的事情，廣大師生對其認識還不夠深刻，這就需要學校的宣傳部門進行宣傳，使師生加深對體育教學檔案的認識，能夠對體育檔案的收集工作積極的配合。其次，體育檔案的收集還關系到體育部門，教師需要對學生的相關數據進行了解，并配合檔案管理部門的工作，只有在教師的配合下才能更好地對這些資料進行收集、更新。最后，學生的體育檔案還涉及到學生的病史、健康狀況等方面的內容，這些內容需要團委黨委等部門根據每個學校的具體情況來進行收集，檔案管理部門對于這些內容的收集能力上存在著明顯的不足。只有加強這些部門之間的協作，才能夠促進高校體育教學檔案管理信息化進程。
3.3依托網絡平臺，建立體育教學檔案管理系統
隨著高校的信息網絡平臺逐步完善，為了能夠更好地發揮體育教學檔案的信息化功能，就需要建立必要的維護系統。檔案管理人員可以依托自己的專業優勢，結合計算機技術開發體育教學檔案管理系統，其不但能夠實現對于檔案資源的更新和維護，還能提高檔案的利用率，對學校體育檔案的信息化有著巨大的推動作用。
3.4培養專業化的人才
體育檔案的信息化管理不但需要豐富的檔案管理經驗，還需要檔案管理人員對各種新技術能夠得心應手的運用。信息化體育檔案的管理主要是依靠計算機來進行，這就要求檔案管理人員具備很強的計算機操作水平，不僅要熟悉其中的信息收集儲存、檔案管理、資源維護等內容，還能夠將這些資源能夠實現優化以及更廣泛的應用。同時由于檔案資源涉及到學生的個人信息，屬于保密資源，所以還需要要求檔案管理人員具備良好的職業操守和職業道德。只有這樣的人才才能促進高校體育檔案管理信息化的發展。
4總結
高校體育檔案具有著重要的作用，為了能夠發揮其功能，就需要及時更新管理手段，利用體育檔案管理的信息化來促進高校體育檔案管理工作的進行，從而使高校體育檔案管理工作更好地開展。
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一、高校科研檔案管理的特點
1形成科研檔案的原因
某些科研課題的周期特別長，經歷選題、開題、評審、實施、驗收、鑒修等多個階段，而每個階段都必須建立科研檔案。但是，由于這些環節、階段并非來自同一部門，有時涉及多個高校部門、機構，導致前來歸檔的機構、單位非常多，且復雜，甚至歸檔儀員自身也難以了解檔案的歸屬問題。此時，就可能使得同一課題的檔案分散、缺少完整性。由于源頭眾多，單人甚至多人的科研檔案管理團隊都很難對這些檔案進行有效的管理，導致經常出現差錯、漏項等不良清況。某些高?？蒲姓n題周期非常長，甚至能夠達到5一10年，同時涉及的單位、部門、機構也眾多，人員更為復雜，而高校的檔案館不可能參與全校的科研課題中，因此，管理人員對于各項科研課題的復雜程度、進展程度都難以完全了解。經常出現管理儀員已經劉某課題進行結題歸檔，結果不久后技術人員又對該課題進行歸檔，對管理儀員造成大量的反復工作量，且容易出現分割檔案、漏檔的現象，甚至出現張冠彗三戴等現象。
2檔案定級返工沒有約束
對于高校的科研檔案，一般都會對其進行定級，如省級課題、市級課題、校級課題、院級課題等。但是，有時候這些檔案定級并非一成不變。由于科研檔案的特殊性，優秀的校級課題可能會申報為市級、省級課題，此時，就需要對檔案歸檔定級工作進行返。同時，由于課題申報定級后，仍然需要一段時間來對課題進行深化研究修改等工作，再次對課題進行歸檔時，可能距離課題申報高等級課題時間已經過去數月，在統一管理模式下，科研檔案存在一定的滯后性。由于我國高校體制管理日不在缺陷、漏洞，科研檔案的管理沒有一定的約束力。根據我國已經出臺的相關政策，凡是申報獎勵的課題必項進行歸檔工作。但是在實際操作過程中，科研檔案的歸檔工作經常被人們忽視，沒有任何約束力，造成大量檔案遺失、流失等現象。
二、存在的問題
數十年以來，科研檔案的管理工作已經有了初步的發展，無論是從技術管理上、儀員配備上、管理理念上都取得了很大的進步。但是，實行統一管理模式的高?？蒲袡n案管理僅是近幾年才興起的，在建立統一管理模式實踐時，由于缺乏相關的理論知識研究與實踐經驗，劉科研檔案管〕蟹丈程中產生了許多無效管理，整洲莫式下存在一系列問題。例如，在統一管理模式下的管理理念，仍未擺脫傳統管理理念束縛，難以完全實現統一管理的優勢;在重建的高校科研檔案管理的統一機構方面，由于工作職能分割太細，經常出現部門機構間的推誘扯皮等現象;由于統一管理模式是新型管理模式，科研檔案管理的技術人員學歷普遍較低，或者實踐技能仍然不熟練等現象，產生人才與管理互相矛盾的現象;相關的科研檔案的管理軟件未及時更新、升級、研發，導致技術水平與管理互才目矛盾的現象。
三、管理措施
根據統一管理模式下的科研檔案的特點，及目前應用情況存在的問題，有針對性地提出了有效管理的措施，具體如下。思想決定理含，理念決定管理，一切的管理都應從理念的樹立與改變開始。雖然高校的科研檔案管理在形式上已經由傳統模式轉變為統一管理模式，但是僅僅停留在形式層面上。高?？蒲袡n案管理的領導層并未從思想上完全轉變，在實際管理過程中，僅僅是形式上的統一管理，實質仍然是傳統管理。這種管理理念并非有效管理，是無效管理，只會浪費高校管理資源。因此，高?？蒲袡n案方面的領導必須樹立有效管理的概念，這就刊領導層提出了更高的要求。首先領導層必須注意分析科研檔案管理的恃點，善于分析總結;其次必須加強劉科研檔案管理工作者的重視，提高其業務水平與收人待遇。要求檔案管理儀員成為復合型人才，不僅需要管理檔案，還應掌握檔案信息的開發與維護。從而，真正實現統一管理模式下的有效管理，實現高校科研檔案管壓卿瓢正的統一一體化管理。在統一管理模式下，科研檔案的工作機構已經進行了改變，一般來說是由學校新成立一個單獨部門一一檔案館協會，負責所育科研檔案的歸檔、管理、整理工作;其次是設立監督管理部門，負責對檔案館協會進行監督、檢查、考核與驗收;最后是設定決策部門，負責對于檔案館重大事件的判斷與決策時的主持;還需要設置行政管理部門與刊外服務部門，負責日常對外服務工作。但是這樣一種模式下，也存在職能區分過細，容易導致在職能部門間產生業務盲點。例如，當課題組人員需要歸類某科研檔案時，首先去日常對外服務部門，可是檔案材料又不符合歸檔要求。而檔案館協會可能會劉此事不了解，被要求去監督管理部門進行核對，若他們同意歸檔，我們也同意歸檔。此類相互推誘的事情時育發生。因此，針對這.現象，應在原工作機構的基礎上進行機構優化。例如合玲檔案館協會與決策部門，對外服務部門增加審核權限。這樣可以有效避免才目互推誘，盡量消除科研檔案工作過程中盲點區域，達到有效管理的效果?？蒲袡n案的工作優劣，直接由檔案館工作人員的職業素質與技能有關。要在統一管理模式下實王財斗研檔案的有效管理，離不開高素質、高學歷、高技能的專業人才隊伍，健康有序的、可持續發展的人才隊伍結構必須合理，老中青搭配，才能形成階梯形隊伍，避免因人才的流失、轉移等人力資源問題，劉科研檔案的管理帶來混亂。由于科研檔案涉及國家最高科研實力，因此其人才隊伍首‘先必項保證忠誠、保密、思想政治修養扎實;其次，需要加強職業道德素質教育，讓責任心深深扎人每一位檔案館工作人員的心中;第三，需要不斷培養和提升檔案館工作人員的業務水平，鼓勵工作人員工作之余進修學歷、出國考察、學習先進的管理知識，提高隊伍的整體素質;最后，仍然需要不斷引進新鮮血液，引進高端管理人才，使人才隊伍保持積極向上的精神。只有保證了人力資源的健康發展，才能實王財斗研檔案的有效管理?，F代信息技術的高速發展，為高校科研檔案的管理工作帶來了新的思路。在目前統一管理模式下，雖然已經很少再有儀紙質管理檔案的現象，計算機化已經非常普及。但是，由于資金投人等方面的問題，科研檔案管理的應用軟件仍然是傳統管理模式下的應用軟件。因此，為了能夠真正實現統一管理模式下的有效管理，而非僅限于形式上的統一，必須對既有軟件進行研發、更新、換代、升級，以保記環斗研檔案管理的工具是育效的。高校每年都有大量的科研課題的研究，科研課題成果的檔案管〕酬人旱種程度曰是說，也標志著高校的科研實力和管理實力。目前，科研檔案基本實行了統一管理模式，但由于實踐時間較短，仍然難以擺脫傳統模式的影響。使得僅僅停留在形式上的統一管理，并未實現有效管理。因此，本文對統一管理模式下的科研檔案管理的特點進行了詳細分析，找出其衫不在的問題，詳細探析了高?？蒲袡n案有效管理的方式與方法。
作者：劉金亮單位：北京建筑大學
關鍵詞：網絡環境；高等學校；教學檔案管理；模式；策略
中圖分類號：G647文獻標識碼：A文章編號：1009-0118（2013）01-0208-02
高校的教學檔案主要是指已經開展過的科研活動、教學活動及管理中形成的各種具有儲藏價值的圖表、文字及聲像等多種載體形式的教學文檔，是高校檔案的有效組成部分。高校教學的管理主要是對教學檔案進行整理、收集、保管、加工并進行開發利用的工作總稱，并且教學檔案和文件會隨著高?？蒲?、教學以及管理活動的進行持續產生。在當前的網絡環境下，高校在教學檔案的管理工作上逐漸呈現出集成性、虛擬性及網絡化的特點。
一、網絡環境下高校教學檔案管理的有效模式
網絡化的檔案信息管理逐漸增強，傳統意義的檔案試實體管理無法很好地適應高校在管理及教學科研方面的發展需要。而教學檔案管理的網絡化，需要檔案部門有效結合本校的自身優勢也特點，實現管理模式在理論與實踐上的雙重突破。
（一）集中式的管理模式。
1、集中式管理的內容
集中式的管理模式是高校以內部的教學檔案管理和教學管理機構為主題，從而形成對教學檔案的信息的集中管理，并提供有效服務的模式。在實際操作中，它是利用高配置的網絡服務器，建立教學檔案信息的網站，通過互聯網為校內外的用戶提供服務。
2、集中式管理的利弊
集中式管理有利于硬件的集中購置，避免重復，這有利于學校檔案信息的集中管理，有效增加了網絡的信息安全性；但同時也存在一定的弊端，會使教學檔案信息的更新速度較慢，會導致數字檔案信息的流失，給檔案管理造成不便。
（二）分布式的管理模式。
1、分布式管理的內容
分布式的管理能夠充分利用當前各大高校已有的教學管理機構與網絡硬件資源，再通過互聯網的幫助，及時將教學檔案信息上傳，從而較分散地為用戶提供利用服務的方式。
2、分布式管理的利弊
分散式服務可以實現教學檔案信息的快速更新，并且信息量大，便于利用；這種管理方式的弊端在于軟硬件系統的管理難度相對較大，其購置資金投入也比較大，因此對檔案信息的安全性存在威脅。
（三）集成式的管理模式。
1、集成式管理的內容
在網絡的環境下，集成式管理是當前高檔案管理的有效模式。在對檔案信息進行集成式管理下，高校的工作需要多措并舉，從而綜合地運用多種資源，這包括技術層面與管理層面的相關內容，真正實現多種因素的有效整合并集成。
2、集成式管理的實現
集成式管理模式是高校教學檔案管理的發展趨勢，特別是在網絡的大環境下，教學檔案信息的數字化要有效結合高校的信息管理系統，對信息進行系統構成，從而實現網絡互通與系統資源的共享共建，充分實現高校電子證據的存在價值。
（1）以高校的局域網為基礎，有效實現對學校檔案信息的集成管理。各大高校普遍建立起了校園局域網，從而形成了高校內部在科研、教學及管理信息的交換平臺。而局域網的安全性很高，并且傳輸速度快、易于維護，能有效滿足高校教學檔案的集成管理需要。高校內的教學檔案普遍分布于高效的科研部門與管理部門手中，通過校內互聯網的構建，可以將具有保存價值的教學檔案文件進行物理或邏輯歸檔，實現文檔的服務器傳輸工作進行集中歸檔，最終實現高校師生對教學檔案的有效利用，實現教學檔案信息的價值。
（2）CERNET是遠程教育的重要平臺，所以可以利用CERNET來實現各大高校之間的教學檔案集成服務與管理。有效發揮校內局域網的教學檔案信息整合與集成，依靠CERNET進入互聯網。在當前互聯網的環境下，要根據高校管理服務的實際情況，進一步豐富教學檔案的信息資源，例如教案示例、論文集、教學經驗與方法、電子教室、科研成果及課件等教學的檔案信息，借由網絡向社會及各大高校公布，積極主動地為用戶服務。
二、網絡環境下高校教學檔案管理的有效策略
高校在網絡環境下，對教學檔案的管理要勇于創新、轉變思路，有效利用高校的人次與智力密集、網絡和管理的先進系統等條件，真正推進高校的教學檔案管理工作。高校在教學檔案管理工作中要采取有效的策略，有效提高教學檔案的管理質量與服務水平，這就需要其實做好以下幾方面工作：
（一）推進教學檔案管理的標準化、規范化建設
高校教學檔案的標準化、規范化建設是現代化管理的發展要求，它可以為教學檔案管理的數字化提供信息資源服務和管理的需要，是教學檔案實現網絡化服務和管理的重要前提。因此在網絡的環境下，傳統的教學檔案管理方式難以適應現代化的管理需求，尤其是高校的不同院系在檔案的管理上起步較晚，因此缺乏有效的執行標準，也沒有相應的配套設施，從而導致教學檔案在分類、收集及整理上出現混亂的現象。總而言之，我國高校在教學檔案管理的工作上起步較晚，文檔信息主要以傳統的紙質為主，并在科研教學和管理服務的過程中大量存儲，從而有效保證原始記錄的真實性前提下，結合數據相關要求和標準，實現教學檔案管理的網絡化和數字化，從而促進檔案管理工作的標準化與規范化。高校的教學管理部門與各大院系間的數字教學文檔，因為它們對環境及數字設備有很強的依賴性，所以在形成電子文件之前進行適當的前端管理與控制，這會使部分高校的教學電子文件處于電子文件的管理系統之外，因而阻礙了高校在教學檔案管理上的發展。
（二）轉變觀念，注重管理人才
高校的方案管理主要靠其檔案管理的工作人員，所以高校需要切實加強教學檔案管理隊伍的建設，從而培養出具有現代管理技術、檔案專業知識及開拓精神的工作管理人員，保證教學檔案信息管理與開發工作的有序進行。部分高校領導對教學檔案管理沒有充分的思想認識，因此導致在人員編制和配備的不足，影響了教學檔案管理工作的質量，從而阻礙了高?？蒲?、教學、服務和管理水平的進一步發展。同時，也有不少從事教學檔案管理工作的人員沒有符合現代化檔案工作的需求，表現為檔案管理著的服務理念落后、管理意識低以及網絡操作不夠熟練等。所以，提高教學檔案的管理工作水平，應做好以下工作：
1、提升檔案專業人員的專業素質和思想素質。
2、切實掌握網絡服務與信息管理的知識與技能，實現檔案信息的數字網絡化服務，踩我啊還需要掌握知識管理與數據庫的基本知識，并在開發檔案信息的過程中靈活運用。
3、要了解本校在教學管理部門及各院系在教學檔案的形成和儲存情況，通過網絡為校內用戶提供服務，在條件允許的時候要為廣大校外用戶提供教學檔案信息的網絡服務，從而有效擴大本高校的影響力及自身的服務范圍。
4、高校在教學檔案管理上要構建一個合理、科學的人才梯隊，真正加強對教學檔案管理工作人員的培訓和教育。
（三）加強教學檔案信息資源的信息化建設
數學教學檔案的建設是有效開發和利用檔案信息資源的重要條件。傳統意義上的高校教學檔案主要是以紙質作為主要的載體，因此現代化的檔桿管理需要將傳統的紙質載體盡心數字化處理。例如，傳統檔案管理載體主要為圖像文字掃描、數字處理、識別技術及自動著錄的標引技術等的應用，這些都可以有效提升創痛載體教學檔案的建庫效率和數字化，促進了有特色、高質量的教學檔案庫的建立。例如，教師試卷庫、教案庫、碩士及本科的論文庫等等，并以此為基礎進一步開展教學檔案的網絡化及服務打下良好的基礎。
三、總結
目前，高校的教學檔案工作人員需要樹立正確的思想觀念，逐漸建立并完善體現本校優勢與特色的教學檔案信息的數據庫，并積極開發和利用。因此，各大高校在進行教學檔案信息數據庫的建設時，要強化共享和共建的理念，有效利用并發揮網絡與高校教育之間的優勢，沖破校際間的網絡阻隔，從而建立起安全、統一和開放的檔案信息網絡，進一步促進教學檔案信息資源的利用和開發，實現高校在教學及其他檔案信息資源的共享與共建。
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【關鍵詞】會計檔案 高校 管理信息化
高校會計檔案是高校檔案的重要組成部分，是記錄和反映高校經濟業務的重要史料和證據。加強高校的會計檔案管理，可為領導制定財務規劃、預測經費開支、實行有效管理和科學決策提供必要的財務信息。因此，如何開拓適合現代高等教育需要的會計檔案工作新模式，改進高校會計檔案工作，已是新形勢下擺在我們面前的—個重要課題。
一、高校會計檔案管理信息化的意義
（一）高校的會計檔案管理的內容與特點
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業資料，是記錄和反映單位經濟業務重要史料和證據。高校會計檔案其內容是直接對學校全部經濟收支內容的反映。在經濟數據的歸類整理及歸檔中，都是由專業的會計人員進行，具有較強的專業性，經濟數據的嚴謹性，作為可靠的信息保證，以準確的數據為依據。
（二）高校會計檔案管理信息化的優勢
隨著計算機和校園網絡技術在高校的普及應用，信息資源已經成為高校的重要戰略性資源，從而使得高校會計檔案管理工作具有很多優勢，比如會計檔案的存儲介質形式多樣，可以保存在網絡、銀盤、光盤等，也可直接輸出打印成紙質存檔；在信息的更改修正、拷貝和重置等問題上十分快捷方便，電子會計檔案的數字化和網絡化可以實現資源共享，需求者根據提供的用戶權限可以通過網絡直接訪問檔案庫，可以極大的節省時間，提高了工作效率。
二、高校會計檔案管理信息化創新方向的探析
（一）加強宣傳，轉變思想，使會計檔案管理信息化服務方式創新
利用多種方式宣傳，積極利用辦公自動化、網絡技術，加強和引導學校領導、各部門、各系科正確認識。根據自身實際和高校發展的需要，充分發揮自身優勢，開展特色服務，積極為教學、科研提供會計檔案數據信息實行網上服務，變被動為主動。服務于學校的經濟管理和決策，高效率的滿足不同利用者的需求，使會計檔案服務躋身于高校教學、科研、生產、服務的第一線。
（二）利用高校自身條件，完善基礎設施建設，提升會計檔案管理信息化效率
可利用學?，F有的人力和物力資源優勢，調動信息技術人員及教師的積極性，在開發和設計會計檔案管理軟件時，集思廣益，綜合考慮各方所需，站在被服務者的角度拿出設計思路，提高網絡的軟硬件建設，配備相適應的現代化檔案管理設備，如互聯網設備、掃描儀、計算機等；同時應建立相對應的會計檔案查詢系統，實現檔案管理與財務系統有機結合，根據檔案卷號查詢調閱相對應的原始憑證檔案，會計電子檔案的利用將更加高效更加快捷。
（三）完善管理制度，加強技術培訓，使會計檔案管理標準化、科學化
標準化是實現會計檔案工作現代化、信息化的重要手段，是科學管理的重要組成部分，應當將檔案管理工作納入學校工作的總體，并建立健全一套檔案管理制度，而管理人員必須突破原有的檔案管理理念，及時更新知識，積極學習并適應檔案信息化管理的內容與要求，引進和培養高層次的信息資源管理人才。使得高校財務會計檔案規范化，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務會計檔案信息化管理工作有章可循。有條件的高校也可采用外派委培、脫產學習等方式進行知識更新，通過學習與實踐提升個人業務素質，逐漸培養自身利用網絡技術熟練進行會計檔案管理的業務能力，從而提高檔案管理的服務質量。
隨著會計工作改革的不斷深入，會計檔案信息利用的主體越來越多，從校內領導、各部門、各系逐步發展到校外的投資者、債權人、捐贈人等，這就需要高校會計檔案信息化管理的創新，從而使會計檔案真正發揮在高校教學、科研、行政管理和后勤服務工作中的作用，為高校的事業發展提供財務依據。
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[文獻標識碼]A
[文章編號]1671- 5918（ 2015） 08- 0032- 02
doi：10. 3969/j.issn.1671-5918.2015.08-016
[本刊網址]http：//hbxb.net
系部檔案是真實記錄高校二級系部單位全部活動的檔案材料，詳細的記錄該二級單位的發展歷程，同時也是該二級單位的重要信息資源。系部檔案管理是系部日常管理工作的關鍵環節，收集和保存著所有教學檔案、學生檔案、行政檔案和黨員發展檔案等，非常詳細的記錄系部的日常管理工作，有利于為系部領導做出科學決策的智力寶庫，是系部增加效益的重要保證。
一、系部檔案管理科學化的必要性
（一）檔案管理是系部日常管理的根本
檔案管理是系部日常管理工作的根本，管理著全系部的重要檔案信息，包括教學檔案，學生檔案，行政檔案，甚至是未公開未申請專利保護的技術檔案。這些檔案記錄著各項教學活動或科研教學或實踐教學的原始數據，是最有說服力的原始證據。系部檔案管理無序或零亂不規范都有可能給系部造成損失，例如，實驗室實踐數據等流失會造成實驗結果泄漏，重則可能泄漏技術機密；會議記錄丟失會造成領導管理層內部混亂，重則可能涉及人員任命機密；學生檔案不詳細或隨意篡改，影響學生終身評價。因此，必須加強系部檔案管理科學化，避免產生各部不必要的損失，影響系部的生存與發展。
（二）檔案管理是系部信用管理的保證
檔案管理是系部信用管理的保證，真實反應系部的管理水平、財務狀況和科研水平。檔案是我國信用信息的重要組成部分，真實反映了一個單位或個人的信用信息。系部檔案是反應系部真實信用的資源，一套完善的系部檔案可以完整的展示該系部的自身誠信。隨著國家信用體系的完善，反映學生或教師的系部誠信檔案一直備受關注，用人單位希望高校畢業生具有較高的信用，社會科研機構希望信用高的科研人員參與企業技術的開發與研究。因此，必然加強系部檔案的信用化發展道路，時刻牢記系部檔案是個人或單位信用保證的基礎。
（三）檔案管理是系部文化建設的供給
檔案管理是系部文化建設的供給，展現整個系部的精神文明面貌。談到一個單位的文化建設，肯定是從它的淵源歷史開始的。要反映歷史，只能從檔案材料里找。系部檔案是完整反應系部的管理水平，系部文化的提煉離不開系部檔案，檔案是歷史文化的存在形式。因此，只有加強系部檔案管理科學化，才能助推系部校園文化建設。
二、當前高校系部檔案管理的主要困境
（一）系部檔案管理不受重視
高校系部檔案管理普通不受重視，大部分系部領導認為系部檔案管理就是保管資料，整理整理內務的事情，差不多能應付就行。大部分系部師生員工也都認為系部檔案管理就是管理管理學生或教師的日常教學管理工作資料而已，資料齊全與否并不是非常重要的事情。更有甚者，許多系部檔案長期沒人管理，灰塵滿地；或者用兼職管理人員來管理，壓根不懂檔案管理知識，只負責開門，這些都大大限制了系部檔案管理的發展。
（二）系部檔案管理水平不高
高校系部檔案管理水平普遍不高，沒有專業背景的檔案管理員。有些檔案管理人員沒有經過專業的培訓，不懂檔案管理的簡單操作，不熟悉整個檔案管理的流程，連基本的收集、整理、裝訂等技術都沒有掌握。還有些檔案管理人員是由教工家庭兼職，沒有文化，也沒有時間認真歸檔，或檔案收集不及時，不全面就歸檔，造成大部分檔案不全，或數據處理方法不當，造成檔案不真實，嚴重影響檔案的信用管理。
（三）系部檔案管理模式相對落后
高校系部檔案管理模式相對落后，大部分檔案處在分散管理的狀態。目前，全國高校的檔案管理基本都是以部門為陣，教務處有教學檔案，人事處有師資檔案，財務處有財務檔案，科研處有科研檔案，系部有日常教學管理檔案，但各種檔案是分散管理的，且冗余重重復，甚至是不一致。管理模式和管理方法，技術要點不統一，零散無序。大部分系部采用“信袋式”的管理模式，只管把檔案裝進檔案袋，不管科學性，也不管是不是利用查閱。
（四）系部檔案管理現代化水平不高
高校系部檔案管理現代化水平不高，大部分系部采用人工管理的方法，非常不利用查閱。隨著計算機影像技術的發展，許多檔案可以利用掃描或攝像的技術實現電子文件化，通常檔案管理系統來管理和查閱檔案，這有利用保護原始檔案不受損壞，尤其是紙質材料。全國高校系部檔案管理幾乎沒有實現現代化水平管理，偶爾有幾個，那也是簡單的電子化，沒有充分考慮檔案查閱的方面性，或檔案管理的實質性。
三、改進高校系部檔案管理的措施
（一）加強系部檔案管理認識
系部檔案管理是系部日常教學科研管理的重要環節，應該加強系部檔案管理的認識。系部檔案管理在各項教學質量評估，就業評估，黨建評估，師資水平評估中都發揮著重要的作用，對于提高教學質量，研究教學規律都起到調節作用。應該轉變檔案管理認識，不要傳統的檔案管理認識來看待今天的檔案管理，一貫認為檔案可有可無，任何人都可以做檔案管理工作。檔案管理人員要認真營銷自己，重新樹立“檔案管理人”的形象，心中牢記競爭意識，創新思維，多學習專業知識，使用現代化檔案管理水平來支撐教學、科研工作。
（二）爭取系部師生員工的大力支持
系部檔案管理要想引起重視，就必須爭取系部師生員工的大力支持，牢記系部檔案資料為師生員工服務的宗旨。首先，積極主動爭取系部領導的支持，多為領導獻計獻策，挖掘系部檔案的信息價值，讓系部領導感覺得到系部檔案管理的存在，引起領導對檔案管理工作的重視。然后，大力推廣系部檔案管理的營銷推廣，為廣大師生員工提供服務窗口，實實在在的通過檔案服務來幫助師生員工解決實際問題，為全系部的教學、科研、日常管理提供智力支持，營造出人人重視檔案管理的良好氛圍。
（三）強化檔案管理員隊伍
系部檔案管理看似誰都可以干的工作，但實質上不同的人做檔案管理，結果卻完全不一樣。只有認真負責、具有檔案管理常識的檔案管理員才能收集好，歸類好，保管好系部檔案。目前，大部分高校系部檔案管理員都是由系部辦公室主任或辦公室工作人員兼職或全職，他們熟悉整個系部工作的流程，承擔著辦公室的大量工作。應該強化檔案管理員隊伍，定期開展檔案管理知識的培訓，并且鼓勵檔案管理員安于本職工作，待遇等傾向檔案管理員，另應該保證檔案管理員工作的繼續性，盡量保證檔案管理隊伍的穩定性，提高所有教職員工的檔案管理意識。
（四）加強檔案管理制度建設
系部檔案管理具有檔案管理的基本特征，也具有學校檔案管理的獨特特征。所謂沒有規矩不成方圓，要改進高校系部檔案管理方法，一定要加強檔案管理制度建設，通過規章建制，嚴格規范檔案管理的流程，通過明確檔案管理員的職責，規定檔案服務的內容，明確檔案查閱手續與檔案歸檔等最終時間，建立非常合理的檔案管理制度，讓系部檔案管理進入良性發展軌道。
（五）注重檔案信息資源的開發
系部檔案價值可能不會像文物古董那樣有價值，但系部檔案卻是反應系部一線教學、科研單位的一手資料。在高校教學、科研管理與評估過程中起著不可替代的作用，教學質量評估，系部師資隊伍建設，人才培養計劃建設，課程設置等方面都要依賴于系部檔案。應該注重檔案信息資源的開發，充分發揮系部教職員工的工作積極性，以系部檔案為基礎，做好系部檔案的分析統計工作，探討教學規律。還可以及時參與教學改革課題，提供大數據樣本給相關的就業保障部門或學生管理部門，深入探討學生成績管理，誠信管理，畢業生就業管理等方面的價值。打破傳統檔案價值利用的局限，向社會單位或用人單位或企業單位開放檔案查閱功能，擴大檔案服務內容，給系部檔案信息資源開發一個新的局面。
(一)檔案管理是系部日常管理的根本
檔案管理是系部日常管理工作的根本，管理著全系部的重要檔案信息，包括教學檔案，學生檔案，行政檔案，甚至是未公開未申請專利保護的技術檔案。這些檔案記錄著各項教學活動或科研教學或實踐教學的原始數據，是最有說服力的原始證據。系部檔案管理無序或零亂不規范都有可能給系部造成損失，例如，實驗室實踐數據等流失會造成實驗結果泄漏，重則可能泄漏技術機密;會議記錄丟失會造成領導管理層內部混亂，重則可能涉及人員任命機密;學生檔案不詳細或隨意篡改，影響學生終身評價。因此，必須加強系部檔案管理科學化，避免產生各部不必要的損失，影響系部的生存與發展。
(二)檔案管理是系部信用管理的保證
檔案管理是系部信用管理的保證，真實反應系部的管理水平、財務狀況和科研水平。檔案是我國信用信息的重要組成部分，真實反映了一個單位或個人的信用信息。系部檔案是反應系部真實信用的資源，一套完善的系部檔案可以完整的展示該系部的自身誠信。隨著國家信用體系的完善，反映學生或教師的系部誠信檔案一直備受關注，用人單位希望高校畢業生具有較高的信用，社會科研機構希望信用高的科研人員參與企業技術的開發與研究。因此，必然加強系部檔案的信用化發展道路，時刻牢記系部檔案是個人或單位信用保證的基礎。
(三)檔案管理是系部文化建設的供給
檔案管理是系部文化建設的供給，展現整個系部的精神文明面貌。談到一個單位的文化建設，肯定是從它的淵源歷史開始的。要反映歷史，只能從檔案材料里找。系部檔案是完整反應系部的管理水平，系部文化的提煉離不開系部檔案，檔案是歷史文化的存在形式。因此，只有加強系部檔案管理科學化，才能助推系部校園文化建設。
二、當前高校系部檔案管理的主要困境
(一)系部檔案管理不受重視
高校系部檔案管理普通不受重視，大部分系部領導認為系部檔案管理就是保管資料，整理整理內務的事情，差不多能應付就行。大部分系部師生員工也都認為系部檔案管理就是管理管理學生或教師的日常教學管理工作資料而已，資料齊全與否并不是非常重要的事情。更有甚者，許多系部檔案長期沒人管理，灰塵滿地;或者用兼職管理人員來管理，壓根不懂檔案管理知識，只負責開門，這些都大大限制了系部檔案管理的發展。
(二)系部檔案管理水平不高
高校系部檔案管理水平普遍不高，沒有專業背景的檔案管理員。有些檔案管理人員沒有經過專業的培訓，不懂檔案管理的簡單操作，不熟悉整個檔案管理的流程，連基本的收集、整理、裝訂等技術都沒有掌握。還有些檔案管理人員是由教工家庭兼職，沒有文化，也沒有時間認真歸檔，或檔案收集不及時，不全面就歸檔，造成大部分檔案不全，或數據處理方法不當，造成檔案不真實，嚴重影響檔案的信用管理。
(三)系部檔案管理模式相對落后
高校系部檔案管理模式相對落后，大部分檔案處在分散管理的狀態。目前，全國高校的檔案管理基本都是以部門為陣，教務處有教學檔案，人事處有師資檔案，財務處有財務檔案，科研處有科研檔案，系部有日常教學管理檔案，但各種檔案是分散管理的，且冗余重重復，甚至是不一致。管理模式和管理方法，技術要點不統一，零散無序。大部分系部采用“信袋式”的管理模式，只管把檔案裝進檔案袋，不管科學性，也不管是不是利用查閱。
(四)系部檔案管理現代化水平不高
高校系部檔案管理現代化水平不高，大部分系部采用人工管理的方法，非常不利用查閱。隨著計算機影像技術的發展，許多檔案可以利用掃描或攝像的技術實現電子文件化，通常檔案管理系統來管理和查閱檔案，這有利用保護原始檔案不受損壞，尤其是紙質材料。全國高校系部檔案管理幾乎沒有實現現代化水平管理，偶爾有幾個，那也是簡單的電子化，沒有充分考慮檔案查閱的方面性，或檔案管理的實質性。
三、改進高校系部檔案管理的措施
(一)加強系部檔案管理認識
系部檔案管理是系部日常教學科研管理的重要環節，應該加強系部檔案管理的認識。系部檔案管理在各項教學質量評估，就業評估，黨建評估，師資水平評估中都發揮著重要的作用，對于提高教學質量，研究教學規律都起到調節作用。應該轉變檔案管理認識，不要傳統的檔案管理認識來看待今天的檔案管理，一貫認為檔案可有可無，任何人都可以做檔案管理工作。檔案管理人員要認真營銷自己，重新樹立“檔案管理人”的形象，心中牢記競爭意識，創新思維，多學習專業知識，使用現代化檔案管理水平來支撐教學、科研工作。
(二)爭取系部師生員工的大力支持
系部檔案管理要想引起重視，就必須爭取系部師生員工的大力支持，牢記系部檔案資料為師生員工服務的宗旨。首先，積極主動爭取系部領導的支持，多為領導獻計獻策，挖掘系部檔案的信息價值，讓系部領導感覺得到系部檔案管理的存在，引起領導對檔案管理工作的重視。然后，大力推廣系部檔案管理的營銷推廣，為廣大師生員工提供服務窗口，實實在在的通過檔案服務來幫助師生員工解決實際問題，為全系部的教學、科研、日常管理提供智力支持，營造出人人重視檔案管理的良好氛圍。
(三)強化檔案管理員隊伍
系部檔案管理看似誰都可以干的工作，但實質上不同的人做檔案管理，結果卻完全不一樣。只有認真負責、具有檔案管理常識的檔案管理員才能收集好，歸類好，保管好系部檔案。目前，大部分高校系部檔案管理員都是由系部辦公室主任或辦公室工作人員兼職或全職，他們熟悉整個系部工作的流程，承擔著辦公室的大量工作。應該強化檔案管理員隊伍，定期開展檔案管理知識的培訓，并且鼓勵檔案管理員安于本職工作，待遇等傾向檔案管理員，另應該保證檔案管理員工作的繼續性，盡量保證檔案管理隊伍的穩定性，提高所有教職員工的檔案管理意識。
(四)加強檔案管理制度建設
系部檔案管理具有檔案管理的基本特征，也具有學校檔案管理的獨特特征。所謂沒有規矩不成方圓，要改進高校系部檔案管理方法，一定要加強檔案管理制度建設，通過規章建制，嚴格規范檔案管理的流程，通過明確檔案管理員的職責，規定檔案服務的內容，明確檔案查閱手續與檔案歸檔等最終時間，建立非常合理的檔案管理制度，讓系部檔案管理進入良性發展軌道。
(五)注重檔案信息資源的開發
系部檔案價值可能不會像文物古董那樣有價值，但系部檔案卻是反應系部一線教學、科研單位的一手資料。在高校教學、科研管理與評估過程中起著不可替代的作用，教學質量評估，系部師資隊伍建設，人才培養計劃建設，課程設置等方面都要依賴于系部檔案。應該注重檔案信息資源的開發，充分發揮系部教職員工的工作積極性，以系部檔案為基礎，做好系部檔案的分析統計工作，探討教學規律。還可以及時參與教學改革課題，提供大數據樣本給相關的就業保障部門或學生管理部門，深入探討學生成績管理，誠信管理，畢業生就業管理等方面的價值。打破傳統檔案價值利用的局限，向社會單位或用人單位或企業單位開放檔案查閱功能，擴大檔案服務內容，給系部檔案信息資源開發一個新的局面。
四、結語
