時間：2022-05-10 01:15:38
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇城建檔案論文，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關(guān)鍵詞:城建檔案;人才;館藏;信息化;創(chuàng)新文獻(xiàn)標(biāo)識碼:B
1前言
改革開放30年來,我國建設(shè)事業(yè)迅猛發(fā)展,城市變化日新月異。作為城市建設(shè)事業(yè)發(fā)展真實記錄的城建檔案工作就是在這一過程中形成并發(fā)展壯大的。從工作范疇上講,城建檔案工作主要是管理建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理類檔案和眾多的建設(shè)工程檔案。在新的形勢下,我們需要不斷解放思想,創(chuàng)新思維,使城建檔案工作得到升華和創(chuàng)新發(fā)展。“創(chuàng)新是民族進步的靈魂,是國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力”,也是城建檔案工作保持蓬勃生機的力量源泉。我們應(yīng)以創(chuàng)新為動力,為建設(shè)事業(yè)和城建檔案工作新的30年大發(fā)展進行規(guī)劃、探索和思考。
2創(chuàng)新學(xué)習(xí),一流的人才隊伍干出一流的事業(yè)
我國城建檔案工作起步于上世紀(jì)80年代初,現(xiàn)在絕大部分城建檔案館業(yè)務(wù)骨干和領(lǐng)導(dǎo)隊伍都是從那個時候成長起來的。這些同志實踐經(jīng)驗豐富,愛崗敬業(yè),勤勤懇懇;但因為多種原因,相當(dāng)一部分同志沒有受過高層次的專業(yè)訓(xùn)練,對現(xiàn)代高新科技不是很熟悉。對一些剛參加城建檔案工作的年輕人來說,對城建檔案工作這種經(jīng)驗性強,牽涉到建設(shè)系統(tǒng)眾多方面的特點又缺乏體會。加上最近幾年建設(shè)系統(tǒng)體制改革變化很大,建設(shè)工程檔案管理程序和措施的落實也有很大困難。這一切都要求我們創(chuàng)新學(xué)習(xí),以學(xué)習(xí)提高隊伍素質(zhì),以學(xué)習(xí)建立一流的隊伍,干出一流的事業(yè)。在創(chuàng)新學(xué)習(xí)方面要做到:
2.1樹立創(chuàng)新意識。城建檔案工作的創(chuàng)新來自對建設(shè)系統(tǒng)檔案管理的創(chuàng)新思路和理念,沒有創(chuàng)新的意識,城建檔案工作創(chuàng)新就無從談起。我們正在面對的是一個以信息、網(wǎng)絡(luò)和知識為基礎(chǔ)的全新經(jīng)濟時代,檔案的收集、保管與利用正在變?yōu)樾畔⒌馁Y源整合和開發(fā),建設(shè)系統(tǒng)也在走向信息化,城建檔案工作要適應(yīng)這種新時代的要求,就應(yīng)當(dāng)有創(chuàng)新的意識和思想,城建檔案工作者要充分理解創(chuàng)新工作為知識經(jīng)濟的靈魂,在檔案工作網(wǎng)絡(luò)化方面,滲透創(chuàng)新思想,開展創(chuàng)新實踐。
2.2培養(yǎng)創(chuàng)新能力。城建檔案工作者應(yīng)努力優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu),堅持探索的精神,樹立求變求新的態(tài)度并擁有在復(fù)雜多變的條件下進行綜合選擇的能力,使自己成為適應(yīng)、符合時代要求的復(fù)合型人才。城建檔案工作者還應(yīng)有檔案新知識、新理論和新技術(shù)的創(chuàng)造能力。只有這樣,才能充分發(fā)揮自己的潛力,積極培養(yǎng)出自己對新知識的敏感性和善于將知識轉(zhuǎn)化為有效服務(wù)的能力。
2.3掌握創(chuàng)新技術(shù)。城建檔案工作者應(yīng)充分掌握有關(guān)信息處理的基礎(chǔ)理論知識、基本技術(shù)手段和方法;包括計算機網(wǎng)絡(luò),數(shù)據(jù)庫技術(shù),文檔高速掃描和工程圖紙真彩掃描技術(shù),GIS技術(shù),數(shù)字城建檔案館技術(shù),網(wǎng)站建設(shè)技術(shù)等。特別要加強計算機信息處理技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用,熟練使用計算機網(wǎng)絡(luò)和共享信息應(yīng)成為每位城建檔案工作者的基本功。最好還能根據(jù)工作實際需要,獨立開發(fā)利用城建檔案網(wǎng)絡(luò)信息資源,在管理方面實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)管理,做到城建檔案信息資源共享。
3豐富館藏,夯實基礎(chǔ)才能創(chuàng)造輝煌
城建檔案工作的基礎(chǔ)就是實體檔案的收集和保管。在高速發(fā)展的城市建設(shè)中,建設(shè)檔案的門類日益豐富,數(shù)量迅猛增長,收集難度也在加大。怎么樣才能收集全?怎么樣才能保證檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性是城建檔案工作的一個基礎(chǔ)性難題。從城建檔案工作現(xiàn)代建設(shè)的目標(biāo)上講,信息資源建設(shè)是信息開發(fā)利用的基礎(chǔ),也是創(chuàng)新城建檔案工作的前提。因此在創(chuàng)新城建檔案工作的過程中,要不斷豐富和完善城建檔案信息資源。我們認(rèn)為應(yīng)做好四個結(jié)合:
3.1將“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”與“檔案接收”相結(jié)合,強化歸檔收集。在新的形勢下,城建檔案工作者如果仍墨守陳規(guī),守株待兔,必然導(dǎo)致城建檔案工作的被動。在思想認(rèn)識上,必須努力克服檔案收集難的畏難思想,出于對城建檔案事業(yè)的責(zé)任和使命,樹立主動服務(wù)意識,不斷提高服務(wù)質(zhì)量,努力改善自身形象,增強工作的主動性與靈活性。檔案工作者就是管檔案的,不能只說不做,不能怕麻煩,不能拒絕具體事務(wù)。我們應(yīng)把“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”和“檔案接收”結(jié)合起來,業(yè)務(wù)指導(dǎo)是方法、是手段,檔案收集是目標(biāo),是結(jié)果。在業(yè)務(wù)指導(dǎo)上,應(yīng)勤跑工地,堅持項目追蹤,收集信息,了解情況,隨時進行檢查指導(dǎo),把政策講透,把要求講透。在具體工作中,必須主動參與各項重要建設(shè)活動和工程的竣工驗收,把工作做到現(xiàn)場,超前控制,把問題解決在檔案進館之前,確保檔案收集完整、全面。一些重點工程或外商投資項目,由于領(lǐng)導(dǎo)重視,社會關(guān)注,地位特殊而享有一些特殊政策,對其竣工檔案歸檔的監(jiān)督難以落到實處,對這些項目的檔案歸集工作,要積極向領(lǐng)導(dǎo)匯報,及時與企業(yè)溝通,改善與建設(shè)單位的關(guān)系,爭取建設(shè)單位的積極配合。在檔案接收方面,我們應(yīng)充分利用建設(shè)行政程序把關(guān),建立建設(shè)工程檔案初驗認(rèn)可制和檔案驗收合格報送移交制。從長沙和懷化館的做法來看,我們要求建設(shè)工程竣工驗收前一定要進行工程檔案初步驗收,檔案基本合格后,發(fā)放《初驗認(rèn)可證》,才可以召開竣工驗收會;在工程備案后,一定要對工程檔案進行合格驗收,合格驗收并移交后,再發(fā)放《合格證》,工程才能辦理產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍手續(xù)。這一系列具體措施,把業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案接收結(jié)合成一套完整的程序,使檔案歸檔、接收不再虛弱,強化了歸檔收集,做到了應(yīng)收盡收。
3.2將“編制深度”與“歸檔廣度”相結(jié)合,拓展歸檔渠道。城建檔案涉及部門、單位有幾十家,內(nèi)容涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的方方面面。一般來說,建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生或管理的建筑工程檔案、部分市政檔案、房建檔案等收集難度相對較小,歸集率較高;而非建設(shè)系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案種類多,數(shù)量大,收集矛盾多,難度大。我們要運用行政、經(jīng)濟、法律等各種手段,突出重點、以點帶面、不斷拓展,積極做好收集工作。一是城市地下管線檔案。主動與有關(guān)部門溝通,采取有力措施,加強地下管線檔案的接收和收集,開展地下管線檔案信息的綜合動態(tài)管理。長沙館通過制定《城市地下管線工程檔案管理條例》,使地下管線檔案有法可依,保證了管線檔案按要求歸檔。二是開發(fā)區(qū)的檔案。開發(fā)區(qū)的城建檔案是城建檔案不可缺少的組成部分。要按照國家集中統(tǒng)一管理城建檔案的基本原則,依法加強對開發(fā)區(qū)城建檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo),定期接收城建檔案。三是圍繞社會主義新農(nóng)村建設(shè)的目標(biāo),采取多種形式,切實做好小城鎮(zhèn)建設(shè)、新農(nóng)村建設(shè)檔案的收集工作。豐富館藏包括量的擴展和質(zhì)的提升,沒有數(shù)量就無質(zhì)量可言,而沒有質(zhì)量的館藏,無論數(shù)量多么“龐大”,都難以充分地為城市建設(shè)和經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)。因此,豐富館藏應(yīng)當(dāng)是檔案資料的大數(shù)量和高質(zhì)量的統(tǒng)一體,是規(guī)模與品位的“雙優(yōu)”。豐富館藏的渠道拓寬了,接收方法也解決了,就應(yīng)特別注重質(zhì)量問題,即既要擴容又要提質(zhì)。在擴容提質(zhì)上,主要注重以下三方面:一是嚴(yán)格按城建檔案歸檔范圍接收檔案,不在此列的拒之門外,確保專館專用,節(jié)約政府公共資源。二是以最低限度數(shù)量的檔案保存最大限度的必要的信息量,盡量避免重復(fù)的、價值不大的檔案進館,確保數(shù)量優(yōu)化。三是對整理不規(guī)范、殘缺不全,模糊不清的資料盡量拾遺補缺,修訂完善,確保質(zhì)量優(yōu)化。
3.3將“依法治檔”和“行業(yè)管理”相結(jié)合,提高城建檔案法律意識。城市建設(shè)檔案管理是一個跨行業(yè)、跨部門、跨專業(yè)的系統(tǒng)工程。建設(shè)系統(tǒng)以外的單位產(chǎn)生的城建檔案,接收難度大,工作紛繁復(fù)雜。我們要充分運用法律法規(guī)賦予的權(quán)力,大膽靈活地履行收集檔案、行政執(zhí)法和行業(yè)管理的職責(zé),主動開展工作。一是加強檔案法規(guī)宣傳,強化全社會檔案法律意識。要多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》、《建筑法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī),使之深入人心。長沙、懷化館最近幾年大力開展建設(shè)工程資料員培訓(xùn),向建設(shè)、施工、監(jiān)理單位的技術(shù)負(fù)責(zé)人和工程資料員宣傳城建檔案法律法規(guī)和技術(shù)規(guī)范,提高他們的素質(zhì)和工作技能,產(chǎn)生了較大的成效。二是要建立目標(biāo)管理考核機制。要通過建設(shè)行政和檔案行政部門對基層單位的年度目標(biāo)管理考核,將檔案接收和館藏量增長列為量化指標(biāo),年初下目標(biāo)、年終抓督促,強化行政管理和工作責(zé)任意識。三是充分利用法律法規(guī)授權(quán),依法治檔。嚴(yán)格按城建檔案管理有關(guān)法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定,加強法制建設(shè),開展執(zhí)法檢查。一方面,在充分利用現(xiàn)有城建檔案工作法規(guī)、規(guī)章和依法行政的基礎(chǔ)上,根據(jù)各區(qū)、縣(市)實際,抓緊制定本區(qū)、縣(市)《城建檔案管理辦法》、《城市地下管線檔案管理辦法》以及城建檔案接收歸檔、開發(fā)利用管理等方面規(guī)范性文件。另一方面,每年可以適當(dāng)開展執(zhí)法檢查,對不按規(guī)定執(zhí)行的建設(shè)單位,在工程竣工驗收備案后逾期不交檔案的,及時提出口頭或書面整改意見,仍拒不移交構(gòu)成違法事實的,上報建設(shè)行政主管部門立案,依法予以處罰。
3.4將“庫房管理”與“檔案利用”相結(jié)合,突出城建檔案的利用價值。檔案整理入庫上架不是檔案工作的終結(jié),從檔案工作最高目的來講,這還僅僅是開始,是起點。我們在做好檔案庫房管理,確保檔案安全的同時,應(yīng)進一步突出檔案利用工作,充分發(fā)揮城建檔案為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理和經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)的作用。一是充分搞好檔案日常查閱利用。要熱情接待,建立檔案利用反饋登記制度,對檔案利用情況有登記、有統(tǒng)計分析,不斷尋找利用熱點,總結(jié)利用規(guī)律,改進利用服務(wù)。二是充分改善利用條件。應(yīng)廣泛采用現(xiàn)代化手段管理城建檔案信息資源,提高館藏檔案的開發(fā)利用水平。可以建立計算機檢索系統(tǒng),提高檔案查閱速度和查全率、查準(zhǔn)率;有條件的可以建立檔案全息掃描系統(tǒng),建立數(shù)字城建檔案館;還可以在互聯(lián)網(wǎng)上建立城建檔案查閱利用平臺,方便遠(yuǎn)程自由查閱,提高城建檔案信息社會知情度。三是充分發(fā)掘檔案潛在利用價值。利用檔案信息進行編研是一個重要的方面。此外,基于聲像檔案的直觀性,利用城建檔案在聲像工作方面的優(yōu)勢,開展電視專題片制作,承辦展覽、畫冊,建立愛國主義教育基地都是發(fā)掘城建檔案潛在利用價值,提升城建檔案館藏建設(shè)水平的好思路、好辦法。長沙館最近幾年利用館藏聲像檔案制作電視專題片40多部,宣傳了城市建設(shè),促進了招商引資,產(chǎn)生了廣泛社會影響。提高檔案工作質(zhì)量和管理水平,實現(xiàn)檔案整理規(guī)范化,目標(biāo)管理制度化,做到檔案收集完整,劃分保管期限準(zhǔn)確,整理和編目科學(xué),檢索和利用方便,保管條件科學(xué)安全,消除部門檔案移交進館時突擊整理,返工整理等現(xiàn)象。
4重點突破,以信息化引領(lǐng)城建檔案工作騰飛發(fā)展
信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢,也是城建檔案工作騰飛發(fā)展的必由之路。面對信息時代給城建檔案工作帶來的千載難逢的發(fā)展機遇,建設(shè)系統(tǒng)檔案部門要搶抓機遇,使信息方便、快捷、超時空地進行傳遞成為現(xiàn)實,大大改善城建檔案的傳遞途徑,給城建檔案資源的開發(fā)利用提供最佳的平臺和技術(shù)手段。城建檔案管理所具有的特點決定了它必須與時俱進地走信息發(fā)展的道路,把城建檔案中蘊含著的豐富內(nèi)容開發(fā)出來,發(fā)揮出更多更大的作用,為現(xiàn)代化的城市建設(shè)和經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)。超級秘書網(wǎng)
4.1爭取領(lǐng)導(dǎo)支持,為城建檔案信息化建設(shè)營造良好的發(fā)展環(huán)境。信息時代已經(jīng)到來,如何依托計算機技術(shù),建立高效、方便、快捷的檔案信息系統(tǒng),更好地服從、服務(wù)于建設(shè)系統(tǒng)的發(fā)展是檔案工作面臨的重要課題。但城建檔案信息化建設(shè)必須以一定的資金、技術(shù)和人才為基本備件,而這些基本條件恰恰是當(dāng)前城建檔案工作發(fā)展里程中的緊缺資源。因此,如何取得領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持已成為城建檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵問題。今年以來,懷化市城建檔案不斷派員參加各種學(xué)習(xí)活動,在湖南省檔案局局長親自帶領(lǐng)下專門跟班學(xué)習(xí)了上海浦東城建檔案檔案館(建設(shè)信息中心)數(shù)字城建檔案管理技術(shù)及經(jīng)驗,得到了很大啟發(fā)。懷化館還爭取建設(shè)局主管副局長親自帶隊,全館同志前往長沙市城建檔案館學(xué)習(xí)考察,回來后即專題匯報,得到了領(lǐng)導(dǎo)高度重視,對城建檔案信息化建設(shè)給予了大力支持。
4.2必須統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)布局。只有在領(lǐng)導(dǎo)的重視和大力支持下,確立了工作目標(biāo),部門內(nèi)同志們的積極配合,檔案資料歸檔上網(wǎng)進入系統(tǒng)化,檔案信息化建設(shè)才能邁上快速健康發(fā)展的軌道。一是要有計劃地充實、完善檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備,力爭實現(xiàn)檔案儲存數(shù)字化、檢索計算機化、保護科學(xué)化、辦公自動化。當(dāng)前,要選擇好適合于城建檔案館特色的管理軟件,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),將以往形成的,可開放利用的檔案按照規(guī)范的目錄和標(biāo)引要求,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。二是要建立電子文件管理制度和工作程序。當(dāng)前,電子文件歸檔問題研究中最重要的是如何緊密跟蹤信息技術(shù)的發(fā)展、變化、充分借鑒先進建設(shè)系統(tǒng)的經(jīng)驗,采取科學(xué)的管理方法和手段,以保證已產(chǎn)生的需要長久保存歸檔的電子文件的真實性、完整性和安全性。
4.3以城建檔案信息化創(chuàng)新城建檔案利用服務(wù)機制。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和城市建設(shè)的到來,建設(shè)系統(tǒng)和社會各屆對城建檔案需求在內(nèi)容上越來越廣,在利用頻率上越來越快,在服務(wù)領(lǐng)域上越來越寬,在服務(wù)方式上越來越活。為此,建設(shè)系統(tǒng)各部門要緊跟形勢,抓住機遇,加快城建檔案信息化工作的發(fā)展步伐,改變一切不適應(yīng)新形勢要求的思想觀念和單一被動的服務(wù)方式。按照“堅持創(chuàng)新,突出服務(wù)”的思路加強城建檔案部門的業(yè)務(wù)建設(shè)。首先,城建檔案開發(fā)利用要向深層次服務(wù)轉(zhuǎn)化。大力開發(fā)城建檔案資源,應(yīng)根據(jù)使用優(yōu)先、保護優(yōu)先、特色優(yōu)先的原則,制定城建檔案數(shù)字化策略,分期分批將重點城建檔案數(shù)字化,建立數(shù)據(jù)庫并開展查閱利用;如歷史檔案、重點工程檔案、高層建筑檔案、地下管網(wǎng)檔案等。在提供主動服務(wù)、超前服務(wù)上下功夫。比如根據(jù)工作的需求編研一些資料;其次,要向多種服務(wù)轉(zhuǎn)化。除做好上門利用服務(wù)外,還要主動與科研、行政管理部門共同研發(fā)有關(guān)項目,建立咨詢服務(wù)等。改進服務(wù)方法,更新服務(wù)手段,提高服務(wù)水平,提升服務(wù)功能。通過深層服務(wù)和多功能服務(wù)。最大限度地滿足建設(shè)系統(tǒng)發(fā)展對檔案的利用需求。
近年來，全國城建檔案館在檔案信息化建設(shè)方面都作了大量的工作，經(jīng)歷了從單一到綜合，從獨立到網(wǎng)絡(luò)，從內(nèi)部到Internet的發(fā)展過程，建立了相應(yīng)的計算機管理系統(tǒng)，發(fā)揮了較大的作用。天津城建檔案館為了適應(yīng)發(fā)展，一直十分注重進行檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，致力于將最新的計算機技術(shù)運用于檔案工作。1997年成立了《城建檔案信息計算機光盤管理系統(tǒng)》課題小組。并于1999年與“北京高電光盤技術(shù)聯(lián)合公司”聯(lián)合開發(fā)了城建檔案信息管理系統(tǒng)，（基于WindowsNt操作系統(tǒng)，Oracle8i數(shù)據(jù)庫，客戶機/服務(wù)器的C/S操作模式）系統(tǒng)以城建檔案信息為開發(fā)主體和核心，加大了城建檔案信息處理的深度和廣度，是一個全方位、多層面管理的檔案信息管理系統(tǒng)。2000年系統(tǒng)一期開發(fā)完成，2001年，購置HPLH6000服務(wù)器，雙機熱備份，HPR12磁盤陣列柜，完成了高速局域網(wǎng)的建設(shè)。磁盤陣列存儲，雙機熱備系統(tǒng)，解決了檔案系統(tǒng)海量數(shù)據(jù)存儲與實時查詢的矛盾，又提高了系統(tǒng)的安全可*性及抗災(zāi)難性。2002年實現(xiàn)了館藏7萬卷檔案的數(shù)字化處理工作。著錄檔案73000卷，掃描文件33026卷，掃描圖紙20756卷，目前總數(shù)據(jù)量已達(dá)230G.。初步實現(xiàn)了館藏檔案信息的計算機管理，大大提高了工作效率。城建檔案館計算機的應(yīng)用水平也有了很大的提高，城建檔案館的信息化工作取得初步成果。
但隨著數(shù)字技術(shù)和計算機及其設(shè)備的成熟和發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子政務(wù)的快速推進，城建檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心向檔案的信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移，目前現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)工作模式，以及現(xiàn)有的城建檔案館的日常辦公模式都難以適應(yīng)新的需求，主要體現(xiàn)：1系統(tǒng)平臺的局限，原來系統(tǒng)是由PowerBuilder開發(fā)完成，在Internet飛速發(fā)展的今天，利用C/S體系結(jié)構(gòu)開發(fā)的系統(tǒng)在很大程度上無法達(dá)到數(shù)字化城建檔案館的要求，從平臺選擇的本質(zhì)上必須作調(diào)整，采用Browser/Server體系結(jié)構(gòu)。2.功能的局限：原有系統(tǒng)在統(tǒng)計的靈活性、全面性、方便性無法滿足社會各方面高層次的需求，查詢系統(tǒng)無法實現(xiàn)跨庫查詢，使檔案利用出現(xiàn)不便，3.業(yè)務(wù)、行政辦公自動化不成體系，無法適應(yīng)數(shù)字局的基本要求，雖然我館已擁有臺式機、打印機等基礎(chǔ)IT終端與外設(shè)產(chǎn)品但電腦應(yīng)用仍然停留在文字處理、財務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理上。檔案館自身的技術(shù)和信息化基礎(chǔ)設(shè)施相對落后。4提供利用方式傳統(tǒng)單一，仍未走出封閉狀態(tài)。仍停留在必須到館查詢的階段，與不斷增長的需求量和現(xiàn)代信息利用方式差距較大，
5隨著新技術(shù)革命的不斷深入檔案的存儲載體發(fā)生了變化，紙質(zhì)檔案已不在是唯一的檔案存儲載體，聲像檔案、電子檔案等現(xiàn)代技術(shù)制作的機讀檔案數(shù)量不斷增加，如何存儲、開發(fā)成為新的課題，電子文件接收歸檔管理仍沒提上日程。
因此采用現(xiàn)代高新技術(shù)和數(shù)碼信息處理技術(shù)對城建檔案的收集、管理、利用各工作環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，已成為城建檔案向綜合開發(fā)利用為中心的現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)化的必然趨勢，我們迫切需要加快數(shù)字城建檔案館建設(shè)。
二、數(shù)字城建檔案館開發(fā)原則：
數(shù)字城建檔案館開發(fā)需遵循“先進實用、安全可*、開放靈活”的原則，系統(tǒng)以開發(fā)利用城建檔案信息，建設(shè)數(shù)字城建檔案館為目的，以城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為依托，以數(shù)據(jù)庫為管理手段，以磁盤陣列為存儲介質(zhì)，利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息處理技術(shù)、圖象處理技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)新技術(shù)，實現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案的信息數(shù)字化及海量存儲，實現(xiàn)城建檔案登記、監(jiān)督、指導(dǎo)、驗收等管理環(huán)節(jié)，及接收、整理、檢索、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計等業(yè)務(wù)工作全過程的計算機管理，同時系統(tǒng)輔助以城建檔案館的日常工作流程和行政辦公事務(wù)處理功能，支持互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用和遠(yuǎn)程查詢，有效提高城建檔案館的管理水平和數(shù)字化水平。
三、建設(shè)目標(biāo)：
1提高城建檔案館的信息化建設(shè)整體水平，建設(shè)全國一流的數(shù)字檔案館。
這次開發(fā)將建設(shè)一個館藏檔案的信息化、文檔管理一體化、保管智能化和服務(wù)現(xiàn)代化、辦公自動化的數(shù)字城建檔案館。實現(xiàn)館藏檔案資源的合理配置和有序高效的開發(fā)利用，滿足社會各方面的利用需求，具備數(shù)字化檔案的管理能力，具備數(shù)字化信息的處理能力，具備數(shù)字化信息的傳輸能力，做“數(shù)字城市、數(shù)字局”合格的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源。城建檔案館將更加貼近城市建設(shè)的脈搏，將為城市建設(shè)提供更及時、準(zhǔn)確的檔案信息。
2實現(xiàn)對檔案信息的多功能開發(fā)，更加合理利用檔案信息資源。
1999年，我館在開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)時，率先提出了城建檔案計算機管理系統(tǒng)應(yīng)以“城建檔案信息”為主體和核心的觀點，系統(tǒng)水平在全國一直處于領(lǐng)先地位。這次升級新系統(tǒng)將運用當(dāng)今新的開發(fā)工具，克服PB這種老開發(fā)工具的局限性，在原有C/S結(jié)構(gòu)上，增加B/S結(jié)構(gòu)，我們將通過升級改造，1完善各項功能，2增加信息量：開發(fā)聲像檔案、地礦檔案、地名檔案等新類型檔案的信息，通過業(yè)務(wù)信息與現(xiàn)有檔案信息系統(tǒng)的銜接，進一步整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實現(xiàn)檔案信息更深層次的開發(fā)，我們將建立一套針對檔案實體、檔案信息并行管理的新模式。為實現(xiàn)數(shù)字城建檔案館管理探索一條新路，發(fā)揮城建檔案在數(shù)字城市建設(shè)中的重要作用。
3簡化工作程序，提高工作效率與質(zhì)量。
（1）城建檔案館主要業(yè)務(wù)工作是圍繞檔案管理進行的，建立基于檔案業(yè)務(wù)管理的辦公自動化系統(tǒng)，充分運用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、管理、檢索、瀏覽、統(tǒng)計、打印等工作，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公。將手工作業(yè)交給計算機，將信息處理交給網(wǎng)絡(luò)，可以改變目前我館目前有些工作周轉(zhuǎn)時間長，程序多。工作量大，耗費時間長，準(zhǔn)確率低，工作煩瑣的現(xiàn)象
（2）業(yè)務(wù)辦公、行政辦公自動化的實現(xiàn)，使城建檔案館的信息化工作從點發(fā)展達(dá)到面，改變了原先在辦公自動化應(yīng)用方面的空白，并可通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段直接查詢、統(tǒng)計，從而獲得最新的最準(zhǔn)的工作信息，大大提高工作效率。使之能夠適應(yīng)規(guī)劃國土資源局對全局的信息化工作的要求，適應(yīng)城市建設(shè)、發(fā)展的基本需要。
（3）相關(guān)電子數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入系統(tǒng)，保證了檔案信息質(zhì)量。
目前檔案接收、著錄環(huán)節(jié)中數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，造成的人力、物力浪費。通過建立電子檔案接收數(shù)據(jù)格式，推廣應(yīng)用相關(guān)的城建檔案整理著錄軟件，實現(xiàn)信息管理的提前介入，使檔案、信息同時進館。從源頭抓起，達(dá)到準(zhǔn)確信息，節(jié)約資源的目的，促進檔案形成者、利用者、保管者、管理者之間的合作，共同產(chǎn)生更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而保證我們能鑒定、保存和利用真實、可*、完整的文件和檔案。從根本上解決檔案著錄數(shù)量大、時間長、費用高的問題，改變由檔案館來進行數(shù)字化的被動局面。
4實現(xiàn)檔案信息的資源共享，為城市建設(shè)、規(guī)劃、管理服務(wù)。
城建檔案管理信息系統(tǒng)通過與局電子檔案系統(tǒng)的連接，將檔案管理直接延伸到文件初始形成及流轉(zhuǎn)過程，這不僅實現(xiàn)電子文件、檔案一體化管理。更重要的是實現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)與現(xiàn)實數(shù)據(jù)的互動交換、有效查詢，。它將一方面為規(guī)劃、設(shè)計、管理人員，為城市規(guī)劃、管理工作提供更方便、更快捷的服務(wù)，另一方面，也為檔案館豐富館藏，更好為社會服務(wù)開啟了一扇新的大門。
5實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理工作的程序化、規(guī)范化。
通過辦公自動化系統(tǒng)推廣業(yè)務(wù)工作中的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一工作程序，統(tǒng)一指導(dǎo)思想，實現(xiàn)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、接收、保管各環(huán)節(jié)的科學(xué)化管理，克服人為因素給工作帶來的不確定性，保證進館檔案實體及其信息的質(zhì)量。
6.開發(fā)網(wǎng)上辦公，實現(xiàn)服務(wù)模式的根本轉(zhuǎn)變。
隨著城建檔案館服務(wù)模式轉(zhuǎn)變的需要，深層次服務(wù)與利用成為當(dāng)前城建檔案服務(wù)的主題與發(fā)展方向。提供利用方式也隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，發(fā)生了根本的改變，用戶從網(wǎng)上查詢城建的檔案的需求日益增加，開發(fā)建立高速互動、突出本行業(yè)特點的網(wǎng)站，成為城建檔案館由被動服務(wù)變主動服務(wù)的一個主要途徑，成為城建檔案館為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的一個重要窗口。
7.引進最新的立體倉庫的建設(shè)思想，改變傳統(tǒng)的庫房管理方式。
在庫房管理中運用三維立體顯示技術(shù)與溫濕度監(jiān)控、自動報警系統(tǒng)相結(jié)合，是我們這次開發(fā)的又一亮點，它將立體顯示各庫房的情況，如：溫濕度監(jiān)控、庫存檔案占位情況、庫房空位情況、某卷檔案在庫房中的具置等，實現(xiàn)庫房管理真正意義上的現(xiàn)代化管理。
四、開發(fā)內(nèi)容：
1.城建檔案信息系統(tǒng)升級。
實現(xiàn)由原C/S結(jié)構(gòu)，升級為B/S結(jié)構(gòu)，同時增加以下主要功能：
（1）信息查詢實現(xiàn)各類檔案信息的跨庫查詢。
（2）著錄信息項動態(tài)維護，能自行編輯定義統(tǒng)計報表，加強信息編研功能，實現(xiàn)靈活信息分析匯總功能。
（3）建立標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口：滿足與國土資源局電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換功能；工程檔案電子文檔接收與檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入接口；圖紙錄入能支持各種圖形文件（包括CAD格式圖紙）的導(dǎo)入。
（4）實現(xiàn)與辦公自動化系統(tǒng)的銜接。
（5）開發(fā)管理、整理著錄小程序。
（6）解決聲像檔案（錄像帶）信息數(shù)字化海量存儲、管理。
（7）實現(xiàn)庫房管理的三維模擬圖形處理及恒溫恒濕系統(tǒng)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接入。
（8）新增地名、土地出讓等檔案類別的數(shù)據(jù)庫管理功能。
2.業(yè)務(wù)辦公自動化：圍繞城建檔案館目前業(yè)務(wù)工作，實現(xiàn)各項工作網(wǎng)上辦公、信息共享。
3.行政辦公自動化：實現(xiàn)館內(nèi)公文的網(wǎng)上運轉(zhuǎn)、歸檔、管理。實現(xiàn)館內(nèi)行政事務(wù)辦理的網(wǎng)上督察、考核。實現(xiàn)固定資產(chǎn)、辦公用品、工資的自動化管理。
4.網(wǎng)站：建立一個為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的，具備宣傳城建館形象、檔案查詢、信息、網(wǎng)上辦公等功能的高度互動的網(wǎng)站。重點是實現(xiàn)基于數(shù)據(jù)庫的、即時的在線查詢系統(tǒng)，用于各類信息的實時，要求具有管理功能強大，速度快，可擴充能力強等特點。
五、開發(fā)技術(shù)路線：
系統(tǒng)技術(shù)路線：操作系統(tǒng)平臺：采用Windows系列Windows2003Server
數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)：采用Oracle9i
WEB服務(wù)器:采用MicrosoftInternetInformationServer(IIS)
系統(tǒng)開發(fā)模式：基于Brower/Server體系結(jié)構(gòu)
開發(fā)工具：采用微軟的.NET技術(shù)。
六、目前實施情況
1、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：截止2004年8月，天津市城建檔案館已完成著錄檔案8萬卷。掃描文件44000余張，圖紙36000卷。
2、標(biāo)準(zhǔn)制定：幾年來先后制定《城建檔案分類大綱》《城建檔案著錄細(xì)則》《聲像檔案分類大綱》《城建照片檔案檔案整理細(xì)則》《天津市建設(shè)工程文件整理歸檔規(guī)范》等一系列標(biāo)準(zhǔn)化文件。
3、技術(shù)開發(fā)：業(yè)務(wù)辦公、。業(yè)務(wù)辦公自動化系統(tǒng)已開發(fā)完成，現(xiàn)已進入試運行階段，檔案信息管理系統(tǒng)升級將在9月10日完成，網(wǎng)站也將在九月中旬開通。SAN存儲區(qū)域網(wǎng)建設(shè)已經(jīng)完成設(shè)備采購，進入安裝調(diào)試階段。
七、幾點體會：
1、提高認(rèn)識，樹立信息化的意識。
在全球信息公開程度越來越高的形勢下。檔案的文化性質(zhì)和社會性質(zhì)逐步強化，利用的范圍和對象逐步擴大，必須在思想上充分認(rèn)識檔案信息資源的重要意義，增強信息化的緊迫感和責(zé)任感，要認(rèn)識到在這個信息時代，只有充分發(fā)揮檔案信息資源在現(xiàn)代化建設(shè)中的作用，將“死檔案”變?yōu)榛钚畔ⅰn案部門才能有自己的地位，才能獲得上級支持，加大資金投入。
2、解放思想，轉(zhuǎn)變觀念。
首先要樹立以市場需求為導(dǎo)向的觀念，圍繞社會需求開展數(shù)字館的建設(shè)，檔案館館藏的檔案資源浩瀚，不加選擇地全部數(shù)字化是不必要的。我們應(yīng)根據(jù)社會需求，研究確定數(shù)字化的原則，我館采用的原則是部分館藏數(shù)字化，優(yōu)先數(shù)字化館藏中利用率高的、重點工程、特色檔案。這樣一方面加快實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化的速度，另一方面節(jié)約資金。其次樹立服務(wù)觀念，要以向社會提供高效能的服務(wù)為最終目的。為社會服務(wù)，傳統(tǒng)地提供檔案原件的方式，不能適應(yīng)社會需要，只有對城建檔案信息進行標(biāo)準(zhǔn)化處理，加大檔案資源的開發(fā)深度，才能滿足全方位，多層次，多專業(yè)的需求。我們對館藏十幾類檔案進行了詳細(xì)的調(diào)研、分析，特別是進行了利用分析，我們沒有采用當(dāng)是較為普遍的通用的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，而是根據(jù)各類檔案的不同特點設(shè)置了十三類庫結(jié)構(gòu)。通過多層著錄，深度標(biāo)引大大加強了檔案資源的開發(fā)深度，同時我們還本著“以人為本”的設(shè)計思路，在檢索圖徑、檢索層次、可瀏覽內(nèi)容等各方面都充分考慮利用者的需求。第三要樹立以“檔案信息”為主要管理對象的觀念。轉(zhuǎn)變以檔案實體為主要管理對象的傳統(tǒng)觀念。數(shù)字檔案館的建設(shè)要圍繞這一觀念去進行。
3、注重前期準(zhǔn)備，突出開發(fā)需求。
我館從長遠(yuǎn)維護考慮，采用“以我為主，聯(lián)合開發(fā)原則”開發(fā)方式。因此開發(fā)的前期準(zhǔn)備工作十分關(guān)鍵。我館分六個階段進行準(zhǔn)備，第一階段是市場調(diào)研。既對開發(fā)技術(shù)、開發(fā)公司又對館內(nèi)、社會需求進行調(diào)研。
第二階段考察階段，對有關(guān)軟件開發(fā)公司進行考察，審核其相關(guān)的資質(zhì)材料、開發(fā)業(yè)績。第三階段是需求，我們召開城建檔案館數(shù)字化開發(fā)需求會，組織通過初選的軟件開發(fā)公司來館，了解館目前業(yè)務(wù)情況及原有系統(tǒng)情況。聽取館開發(fā)需求，并提出統(tǒng)一要求，限時上報開發(fā)方案。第四階段方案評審階段。為了保證開發(fā)工作的科學(xué)、嚴(yán)密、公平、公正，我館聘請計算機、檔案等專業(yè)的有關(guān)專家組成專家評審組。召開城建檔案館數(shù)字化建設(shè)方案評審會：由各軟件公司匯報方案。由專家評審組，對參評單位的方案進行評審。第五階段確定合作的開發(fā)公司。我們根據(jù)專家意見及商務(wù)談判的結(jié)果，選擇優(yōu)尼泰信息技術(shù)有限公司為開發(fā)合作公司。第六階段深化需求階段。館計算機開發(fā)部門同開發(fā)公司、相關(guān)業(yè)務(wù)部門一起對用戶需求進行功能性的深化。初步摸清城建檔案館的業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)流程和數(shù)據(jù)規(guī)模，明確各職能科室所要處理的數(shù)據(jù)，科室間的發(fā)生的數(shù)據(jù)量，以及對計算機系統(tǒng)的功能需求和性能要求，規(guī)范了各類表格、名稱。我們用需求推動開發(fā)，用開發(fā)拓展需求。讓用戶與計算機開發(fā)人員充分交流，，讓用戶在開發(fā)初期，就能看到原型。增加開發(fā)過程透明度，盡量減少后期的修改，實現(xiàn)效率、質(zhì)量的雙贏。
4、檔案信息質(zhì)量是數(shù)字檔案館的根基。
信息質(zhì)量關(guān)系到整個系統(tǒng)建設(shè)的成敗，在檔案數(shù)字化過程中，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。我館為嚴(yán)把檔案信息質(zhì)量關(guān)，建立檔案數(shù)字化的全程控制，我們編寫了著錄掃描培訓(xùn)教材，對每個上崗人員進行崗位培訓(xùn)。同時建立三級審驗制度。一是錄入人員要對數(shù)字化的檔案進行整理檢查。看看是否符合整理規(guī)范，分類排序是否正確。二是科室項目負(fù)責(zé)人對數(shù)字化檔案進行數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖象質(zhì)量的檢查，并對著錄數(shù)據(jù)進行核查。三是室主任對數(shù)字化檔案進行抽查。保證檔案信息數(shù)字化的質(zhì)量。
5、基礎(chǔ)工作是數(shù)字化的前提，基礎(chǔ)工作先行才能保證系統(tǒng)的，從1999年系統(tǒng)開發(fā)，我館一直同步抓好檔案的基礎(chǔ)工作。
（1）進行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范體系的建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)是實現(xiàn)數(shù)字館的保證、基礎(chǔ)、條件，系統(tǒng)建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)先行，只有安計劃有步驟地作好信息標(biāo)準(zhǔn)化，才能建立堅實的數(shù)據(jù)管理基礎(chǔ)。我館目前已從管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三方面出發(fā)，圍繞數(shù)字檔案的采集，信息著錄管理，信息安全與維護等內(nèi)容分階段分步驟來進行數(shù)字城建檔案館的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)。目前已完成《城建檔案分類大綱》《城建檔案著錄細(xì)則》《聲像檔案分類大綱》《城建照片檔案檔案整理細(xì)則》等標(biāo)準(zhǔn)化文件的制定工作。（2）館藏檔案進行標(biāo)準(zhǔn)化整理，幾年來，我館先后完成建管檔案、用地檔案、規(guī)劃檔案、地名檔案等4萬余卷舊檔案的整理。為館藏檔案的數(shù)字化打下了堅實的基礎(chǔ)。
（3）通過業(yè)務(wù)指導(dǎo)，規(guī)范新進館的檔案質(zhì)量。
6、基礎(chǔ)設(shè)施投入統(tǒng)籌規(guī)劃、分步進行。
1檔案工作者要加強自身的建設(shè)
城建檔案工作具有非常強的業(yè)務(wù)性，在以往的城建檔案工作中，主要都是紙質(zhì)檔案，但是最近幾年，電子計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中也得到了十分廣泛的應(yīng)用，因此，電子檔案也大量的出現(xiàn)在了城建檔案管理的工作中，而傳統(tǒng)的工作形式也受到了非常大的沖擊，因此在管理好檔案之后才能更好的對其進行利用。檔案工作者還要在實際的工作中不斷的加強自身的工作質(zhì)量和工作水平，還要做好專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，每一個檔案都有其專業(yè)性，城建檔案利用的過程中也涉及到很多的內(nèi)容，所以，檔案工作者必須要學(xué)習(xí)與之相關(guān)的知識，這樣才能更好的保證城建檔案的管理質(zhì)量。在我國的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的情況下，應(yīng)該從多個角度進行檔案工作，檔案工作者要從多個方面掌握科學(xué)知識，同時還要在自身的工作中充分的應(yīng)用這些科學(xué)知識和理論，這樣才能更好的為檔案工作的順利開展提供更好的條件，給檔案信息的使用者也提供更加豐富、更加全面的信息內(nèi)容，這樣才能更好的體現(xiàn)出檔案價值，也為檔案信息的保管和再利用提供了良好的條件，促使檔案人員積極發(fā)揮自身的職能。很多城建檔案管理工作中,都非常注重檔案人員素質(zhì)的培訓(xùn),還建立了職工教育資金,要求在職人員要具有專業(yè)知識、大專以上的理論水平,無論是科技人員、管理人員還是檔案人員,必須達(dá)到一定的專業(yè)水平,才能上崗,先后取得了大專、本科學(xué)歷,并系統(tǒng)的掌握有關(guān)理論知識,在管理好檔案的同時,利用所學(xué)的理論知識,積極搜取信息,建立信息網(wǎng)絡(luò),互通有無,為科技人員服務(wù),并建立本行業(yè)設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)圖集及科技書籍供銷點,這樣不僅服務(wù)于本單位也給社會帶來了效益,有力的促進了本地區(qū)工程設(shè)計的發(fā)展,由于利用管理檔案和熟悉家底的優(yōu)勢,積極向外推薦,已經(jīng)不屬保密范圍的城建檔案,使其在城市建設(shè)上建筑物加固、加層、套用等項目上,積極推薦利用建設(shè)檔案,大大提高了檔案的利用率,也創(chuàng)造了經(jīng)濟效益及社會效益。
2管理檔案是為了檔案的再利用
這在城建系統(tǒng)中來講是很普遍的要求。隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展,效益觀念已深入人心,由此人們越來越重視檔案工作產(chǎn)生的經(jīng)濟效益和社會效益,也給檔案工作帶來了生機和活力。但是在使用城建檔案時,要注重檔案的使用范圍。在使用中要注意兩點,一是對檔案保密,確定檔案的使用范圍,對于長久的檔案,該解密的要及時解密,以便檔案的再利用。二是檔案的再利用不能只注重經(jīng)濟效益,也要注重社會效益。城建檔案的價值一般是隨時間的推移增加。檔案發(fā)揮作用有一個長期過程,檔案工作具有穩(wěn)定性、長期性等特點,這就決定了對檔案工作的投入到見效的周期相對較長。所以,在實際工作中,講究效益要有遠(yuǎn)謀,更要有遠(yuǎn)慮,不可急功近利,竭澤而魚,搞短期行為,如進行檔案信息咨詢服務(wù)見效快,效益明顯,對比投入的時間與人力等相對較多,這無疑是正確的,但是與此同時,絲毫不能因為檔案整理、保護等基礎(chǔ)工作一半時見不到成效,因而不加重視。要辯證地看到,在開發(fā)信息、產(chǎn)生效益,既是現(xiàn)在投入勞動的結(jié)果,也是與過去圍繞這些檔案所做的整理與保護分不開的,現(xiàn)在對城建檔案整理、保護工作給予的投入,會產(chǎn)生長遠(yuǎn)效益。如果看不到這一點。不在這方面給予的投入使檔案的質(zhì)量受損,必將給檔案工作造成無可挽回的損失,影響檔案再利用。在利用城建檔案的過程中,要謹(jǐn)防產(chǎn)生負(fù)效應(yīng)。事物都有其兩面性,城建檔案在利用上制定使用范圍,以防產(chǎn)生負(fù)效應(yīng),要注意檔案保密范圍。在城建檔案的復(fù)制、交換、轉(zhuǎn)讓中應(yīng)該按照國家有關(guān)規(guī)定辦理。檔案工作具有機密性,按照國家有關(guān)規(guī)定辦理強化保密觀念,落實保密制度,確定使用范圍時,就要嚴(yán)格把關(guān),不能因為有社會需求,就盲目的使用,否則會給國家和社會造成危害。
3結(jié)束語
在檔案管理中，保證管理質(zhì)量的最終目的就是要保證其可以得到有效的利用，檔案工作在開展的過程中也是一項具有復(fù)雜性的工作，因此它需要檔案工作者共同的努力，同時還需要不斷的創(chuàng)新思想，處理好各方面之間的關(guān)系，只有這樣，城建檔案才能更好的被利用起來，發(fā)揮其積極的作用。
作者：柴媛單位：大慶市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館
為什么會出現(xiàn)檔案數(shù)字化“前處理”階段呢？通過近幾年城建檔案數(shù)字化探索和實踐，我們感到：檔案數(shù)字化方便檔案的收集、保管和利用，是檔案工作現(xiàn)代化在網(wǎng)絡(luò)時代的必由之路，也是深化檔案社會化服務(wù)的必然要求，但不能一蹴而就、一步到位，這是因為：
1.資金短缺。
各縣城建檔案數(shù)字化建設(shè)的撥款有多有少，普遍撥款不足，滿足不了實行城建檔案數(shù)字化必須添置一定數(shù)量計算機及其輔助設(shè)備的資金需求。如按常規(guī)我館一年財政撥款為5萬元，包括檔案維護費及日常其他費用，而購買一臺一般的文書掃描儀就要3～8萬元。資金緊缺成了開展檔案數(shù)字化建設(shè)的瓶頸。
2.基礎(chǔ)設(shè)施相對落后。
缺少硬件設(shè)備或者現(xiàn)有設(shè)備老舊，不能適應(yīng)數(shù)字化技術(shù)對數(shù)字處理的要求。如我館用于數(shù)字化建設(shè)的電子計算機只有4臺，這些計算機年齡在6～8歲左右。這種現(xiàn)象在縣級城建檔案普遍存在。
3.專業(yè)人員整體水平不高。
像我們這種基層城建檔案館，從業(yè)人員中檔案專業(yè)出身的較少，更不用說既有檔案專業(yè)又具有現(xiàn)代化技術(shù)的復(fù)合型人才了。城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一個跨學(xué)科、多專業(yè)、涉及面廣的復(fù)雜系統(tǒng)工程，檔案管理人員的素質(zhì)影響整個城建檔案數(shù)字化建設(shè)的進程。
4.館藏檔案實體不夠規(guī)范。
目前縣級城建檔案中的多數(shù)工程檔案是由施工單位進行編制，由于施工單位一般注重施工質(zhì)量及安全，對于檔案的編制，多數(shù)是臨時指派些未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人員來做，使報送的檔案質(zhì)量較低，在檔案數(shù)字化建設(shè)中對這些檔案要重新進行整理加工。
5.各檔案館大多存在著一定的信息安全隱患。
城建檔案的數(shù)字化管理，主要依賴于強大而穩(wěn)定的局域網(wǎng)作為技術(shù)支持,但由于計算機病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等攻擊，以及局域網(wǎng)運行的不穩(wěn)定性，都對電子檔案的安全保管和長期保存帶來很大威脅。
二、解決檔案數(shù)字化問題的辦法
資金、設(shè)施、技術(shù)、規(guī)范、安全是要實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化必須解決的五個實際問題。盡管困難重重，但也不是不能攻克,關(guān)鍵是要有“困難與機遇并存”意識，做好檔案數(shù)字化前處理中各項工作：
1.數(shù)字化城建檔案館建設(shè)是一項需要較大投資的工程。
“前處理”階段中，城建檔案館要進一步爭取各級領(lǐng)導(dǎo)對數(shù)字城建檔案館建設(shè)工作的重視和支持，保證數(shù)字城建檔案館建設(shè)有必要的專項資金，同時發(fā)揮主動性拓展籌資渠道,否則數(shù)字城建檔案館建設(shè)將成一句空話。俗話說“巧媳婦難做無米之炊”，加大資金投入，確保資金到位，是數(shù)字化城建檔案館建設(shè)的必要條件。
2.數(shù)字化城建檔案館建設(shè)又是一項以先進設(shè)施為依托的工程。
“前處理”階段中，必須夯實物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化建設(shè)要求具備一定的硬件設(shè)備，如專用服務(wù)器電腦工作臺、工程文檔高速掃描儀、工程文檔打印機、光盤刻錄機等都是必需的，檔案館增添設(shè)備、配件應(yīng)因地制宜，不貪大求洋，合理配置，適度超前。
3.數(shù)字化城建檔案館建設(shè)更是一項依靠技術(shù)支撐的工程。
“前處理”階段中，必須加強人才隊伍的建設(shè)，一方面加大力度，公開公平選調(diào)熱衷于城建檔案事業(yè)，并在計算機領(lǐng)域能靈活使用檔案管理軟件，勝任文檔存儲、編輯、檢索、利用等工作的復(fù)合型人才，另一方面加強培訓(xùn)，對在職人員進行應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法以及良好的信息道德等各種形式的再教育，使他們逐步適應(yīng)城建檔案數(shù)字化的工作需要。
4.除上述三項外，數(shù)字化城建檔案館建設(shè)“前處理”階段中，同時需要認(rèn)真做好承上啟下規(guī)范化銜接工作。
（1）對現(xiàn)有檔案進行數(shù)字化處理。縣級城建檔案館要在短期內(nèi)進行全部檔案數(shù)字化可能難以做到，可采取分步實施的辦法解決：先選擇利用率相對高的檔案進行檔案數(shù)字化，后再所有檔案數(shù)字化，開展時應(yīng)將檔案實體進行整理，使其符合掃描的要求。整理方法為：掃描前對較厚不易掃描的案卷先拆卷，把卷皮封面復(fù)印、編號，檢查卷內(nèi)檔案內(nèi)容，如果沒有頁碼的，先要用鉛筆輕輕寫上頁碼，以免卷內(nèi)頁碼在掃描、著錄過程中發(fā)生混亂。檢查案卷是否有卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄與卷內(nèi)文件是否吻合，如不吻合需重新著錄，沒有卷內(nèi)目錄的要補上。如遇卷內(nèi)目錄不符合數(shù)字化系統(tǒng)錄入要求，則需重新建立卷內(nèi)目錄，為卷內(nèi)條目和卷內(nèi)電子文件的對應(yīng)導(dǎo)入作好準(zhǔn)備。對于破損、存放不當(dāng)起皺、折痕較深的檔案，則采用裱糊、熨燙的方法進行整理。對有些薄、脆、已損壞的檔案，采用塑料薄膜模板保護的方法，進行掃描。（2）強化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理，檔案數(shù)字化加工的程序環(huán)節(jié)較多，包括條目的補錄、數(shù)字化加工文件的選擇、圖像的掃描、掃描后條目及圖像的檢驗等，如果沒有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，就會影響檔案數(shù)字化的質(zhì)量。（3）組織施工單位、建設(shè)單位等資料員培訓(xùn)，從檔案源頭抓起，確保以后形成的檔案符合檔案規(guī)范化要求。
5.數(shù)字化城建檔案館建設(shè)“前處理”階段中，還應(yīng)確立保證系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的措施。
一、新型城鎮(zhèn)化及其規(guī)劃
新型城鎮(zhèn)化是從我國基本國情出發(fā)，總結(jié)我國城鎮(zhèn)化的實踐經(jīng)驗，并對世界多元城鎮(zhèn)化發(fā)展模式進行分析與借鑒后提出的。不同于傳統(tǒng)城鎮(zhèn)化主要依賴工業(yè)化、注重追求城市規(guī)模擴大和空間擴張、重城輕鄉(xiāng)、粗放式用地和用能、主要依靠中心城市帶動等方式，其基本內(nèi)涵為：堅持以人為本，以新型工業(yè)化為動力，以統(tǒng)籌兼顧為原則，推動城市現(xiàn)代化、城市集群化、城市生態(tài)化、農(nóng)村城鎮(zhèn)化，全面提升城鎮(zhèn)化質(zhì)量和水平，走科學(xué)發(fā)展、集約高效、功能完善、環(huán)境友好、社會和諧、個性鮮明、城鄉(xiāng)一體、大中小城市和小城鎮(zhèn)協(xié)調(diào)發(fā)展的城鎮(zhèn)化建設(shè)路子。新型城鎮(zhèn)化規(guī)劃按照走中國特色新型城鎮(zhèn)化道路、全面提高城鎮(zhèn)化質(zhì)量的新要求，明確了未來城鎮(zhèn)化的發(fā)展路徑、主要目標(biāo)和戰(zhàn)略任務(wù)，統(tǒng)籌了相關(guān)領(lǐng)域制度和政策創(chuàng)新，是指導(dǎo)全國城鎮(zhèn)化健康發(fā)展的宏觀性、戰(zhàn)略性、基礎(chǔ)性規(guī)劃。該規(guī)劃宣告了我國城鎮(zhèn)化開始進入一個新的階段，具有里程碑式意義。因此，研究新型城鎮(zhèn)化背景必須要以該規(guī)劃為主要對象，認(rèn)真解讀其中“促進各類城市協(xié)調(diào)發(fā)展”、“加強市政公用設(shè)施建設(shè)”、“提高城市規(guī)劃建設(shè)水平”、“推動新型城市建設(shè)”、“健全防災(zāi)減災(zāi)救災(zāi)體制”、“建設(shè)社會主義新農(nóng)村”等與城建檔案工作密切相關(guān)的章節(jié)內(nèi)容。
二、新型城鎮(zhèn)化背景下如何發(fā)展城建檔案工作
從城建檔案工作與城鎮(zhèn)化的關(guān)系來看，新型城鎮(zhèn)化既是城建檔案工作發(fā)展的機遇也是挑戰(zhàn)，城建檔案工作在抓住機遇、順勢而為地發(fā)展的同時，必須要肩負(fù)起如何服務(wù)好新型城鎮(zhèn)化這一重任。面對新型城鎮(zhèn)化規(guī)劃，我們既不能逐章逐節(jié)、巨細(xì)無遺地對應(yīng)每一項城建檔案工作來研究，也不能片面或斷章取義地進行理解；只有通過宏觀整體、有側(cè)重點地結(jié)合城建檔案工作實際進行研究，才能找出城建檔案工作發(fā)展的途徑。筆者認(rèn)為，在新型城鎮(zhèn)化背景下，城建檔案工作應(yīng)當(dāng)抓住以下幾個主要方面來發(fā)展。
（一）做好城建檔案收集工作，服務(wù)城市建設(shè)城建檔案包括勘測、規(guī)劃、建設(shè)管理、市政工程、公用設(shè)施工程、交通運輸工程、建筑工程、名勝古跡、園林綠化、環(huán)境保護、村鎮(zhèn)建設(shè)、防災(zāi)工程、水利、地下管線等方面的檔案，做好各類檔案的收集工作是服務(wù)城市建設(shè)的基礎(chǔ)。針對新型城鎮(zhèn)化規(guī)劃中提到的“嚴(yán)格建筑質(zhì)量管理”一節(jié)，要特別加強建設(shè)工程檔案收集工作，把好建設(shè)工程檔案的審核驗收關(guān)，嚴(yán)防弄虛作假現(xiàn)象的發(fā)生。目前雖然很多城建檔案部門的收集工作都已卓有成效，并且越來越規(guī)范化；但是還存在著收集的內(nèi)容和種類不夠齊全、接收的檔案質(zhì)量不高、檔案進館渠道不暢等一些問題，制約著館藏的資源豐富和結(jié)構(gòu)優(yōu)化。為進一步加強城建檔案收集工作，首先，要根據(jù)新型城鎮(zhèn)化的需要，重新明確城建檔案的歸檔范圍，完善歸檔制度，保證各類檔案收集完整、齊全；其次，要加強與規(guī)劃建設(shè)部門的溝通協(xié)調(diào)，理順檔案移交進館的各個環(huán)節(jié)，利用行政管理的強制力保證檔案接收順暢；再次，要積極主動地開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)，特別對于那些重大建設(shè)工程和省市重點工程，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要經(jīng)常深入工地現(xiàn)場，實行全程跟蹤指導(dǎo)，保證工程資料的質(zhì)量；最后，要建立健全城建檔案法律法規(guī)體系，加強對檔案收集過程的監(jiān)管和執(zhí)法力度，保證檔案移交的及時性、真實性和完整性。
（二）完善城市地下管線檔案的動態(tài)管理城市地下管線工程包括城市供水、排水、燃?xì)狻崃Α㈦娏Α㈦娦拧⒐I(yè)等各類地下管線及相關(guān)的人防、地鐵等工程，在城市地下縱橫交錯，密如蛛網(wǎng)，是現(xiàn)代化城市基礎(chǔ)設(shè)施的重要組成部分。新型城鎮(zhèn)化規(guī)劃中明確提到“加強市政公用設(shè)施建設(shè)”，這就要求科學(xué)建設(shè)和管理好城市地下管線網(wǎng)絡(luò)。地下管線幾乎每天都在變化著，不但種類繁、數(shù)量大，而且管線工程建設(shè)分布在各個不同的系統(tǒng)和部門。如果不摸清地下管線的鋪設(shè)現(xiàn)狀，將很容易因挖破管線而導(dǎo)致停水、斷電、中斷通訊，甚至燃?xì)獗ǖ仁鹿实陌l(fā)生，這是在一個現(xiàn)代化城市里不應(yīng)該看到的。因此，只有開展城市地下管線普查與補測，對各權(quán)屬單位的地下管線檔案實行集中收集和統(tǒng)一管理，并利用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)地下管線檔案的動態(tài)管理；才能為城市地下管線的規(guī)劃、建設(shè)、改造和維護提供科學(xué)的依據(jù)，以便達(dá)到縮短工期、節(jié)省資金、安全施工、方便維護等目的。
（三）加強城建聲像檔案工作，促進人文城市建設(shè)聲像檔案具有客觀真實、形象生動、易于復(fù)制傳播等特點，是以文字為記錄手段、以紙張為載體的檔案所不能替代的，尤其是在現(xiàn)代影像信息時代中，聲像檔案的地位越來越突顯。城建聲像檔案以其獨特的專門屬性，在記錄城市建設(shè)和發(fā)展變遷的過程中發(fā)揮著極為重要的作用。特別是近年來，不少大中城市的城建檔案館通過加強聲像檔案工作，積極參與“城市記憶工程”項目，在記錄城市歷史風(fēng)貌與現(xiàn)狀、弘揚和保護歷史文化方面取得了一定成效。為促進人文城市建設(shè)，城建聲像檔案需要加強三方面的工作。其一，拍攝城市現(xiàn)狀風(fēng)貌，對城市現(xiàn)存的物質(zhì)文化遺產(chǎn)和非物質(zhì)文化遺產(chǎn)，以及城市在市政基礎(chǔ)設(shè)施、交通、建筑、園林和綠化等方面的建設(shè)現(xiàn)狀展開拍攝，用影像記錄人文歷史，留住城市記憶。其二，向社會廣泛征集城市老照片和歷史音像資料，主動走訪一些年老的干部、專家、藝人、攝影師和收藏家，動員其參與征集或捐贈活動，以此豐富城市歷史聲像檔案的館藏。其三，在做好前兩項工作的基礎(chǔ)上，積極開展城建聲像檔案編研工作，通過編制畫冊、攝制專題片、舉辦展覽等各種形式，發(fā)掘和宣傳城市人文歷史和地方特色文化。
（四）建設(shè)數(shù)字城建檔案館，助力智慧城市和人文城市一樣，智慧城市是新型城鎮(zhèn)化規(guī)劃中“推動新型城市建設(shè)”的內(nèi)容之一，智慧城市建設(shè)要求統(tǒng)籌城市發(fā)展的各種資源利用，推動物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)用，實現(xiàn)與城市經(jīng)濟社會發(fā)展深度融合。數(shù)字城建檔案館是綜合運用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建城建檔案數(shù)字資源庫，通過高速網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)互操作技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，并建立城建信息服務(wù)平臺，為城市提供信息支撐、保障和服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng)。它既是城建檔案工作的發(fā)展趨勢，又是智慧城市的必然要求。目前，大連、上海、杭州、廣州、珠海等地早已開展數(shù)字城建檔案館項目的建設(shè)工作。數(shù)字城建檔案館建設(shè)包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定、數(shù)據(jù)建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)等方面的內(nèi)容，任務(wù)艱巨，需要投入大量的資金和人力，不可能一蹴而就。各地城建檔案館要根據(jù)自身條件和實際情況，盡早規(guī)劃，先逐步解決當(dāng)前在館藏檔案數(shù)字化、檔案信息管理系統(tǒng)升級、檔案信息網(wǎng)站優(yōu)化、建設(shè)工程電子文件歸檔等方面存在的基礎(chǔ)問題，再進行更深層次的建設(shè)。此外，數(shù)字城建檔案館建設(shè)還應(yīng)結(jié)合城建檔案編研工作，充分開發(fā)城建檔案信息資源，支持城市道路交通智能化、城市環(huán)境保護智能化、住宅小區(qū)智能化、城市規(guī)劃管理信息化、城市建設(shè)管理智能化、城市生態(tài)建設(shè)或改造虛擬現(xiàn)實等，全面服務(wù)新型城鎮(zhèn)化。
（五）大力發(fā)展中小城市和小城鎮(zhèn)城建檔案工作根據(jù)新型城鎮(zhèn)化規(guī)劃第三篇提到的“逐步使符合條件的農(nóng)業(yè)轉(zhuǎn)移人口落戶城鎮(zhèn)”、“全面放開建制鎮(zhèn)和小城市落戶限制”，和第四篇提出的“加快發(fā)展中小城市”、“有重點地發(fā)展小城鎮(zhèn)”，可知加大加快中小城市和小城鎮(zhèn)的建設(shè)步伐必是新型城鎮(zhèn)化的一大趨向和重要內(nèi)容。然而，當(dāng)前中小城市和小城鎮(zhèn)的城建檔案工作普遍存在著人員少、人員不夠?qū)I(yè)、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠、管理工作不到位、庫房面積緊張、軟硬件差等問題，嚴(yán)重滯后于中小城市和小城鎮(zhèn)的快速發(fā)展。面對新型城鎮(zhèn)化，大力發(fā)展中小城市和小城鎮(zhèn)城建檔案工作已迫在眉睫。住房城鄉(xiāng)建設(shè)部在2007年印發(fā)的《關(guān)于加強中小城市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案工作的意見》（下文簡稱《意見》）具有非常正確和全面的指導(dǎo)作用，大力發(fā)展中小城市城建檔案工作的關(guān)鍵就是爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，貫徹落實該《意見》。較之中小城市，小城鎮(zhèn)城建檔案工作現(xiàn)狀可謂堪憂。就以中山的鎮(zhèn)區(qū)為例，大部分鎮(zhèn)區(qū)沒有專職的城建檔案工作人員，多為兼職，而且專業(yè)水平低；城建檔案收集不完整、整理不規(guī)范、保管條件差、利用率低等現(xiàn)象普遍存在，這與中山的鎮(zhèn)區(qū)建設(shè)發(fā)展水平是極不相稱的。借鑒《意見》，需要從三方面大力發(fā)展小城鎮(zhèn)城建檔案工作，第一，加強機構(gòu)建設(shè)和基礎(chǔ)管理。設(shè)立城建檔案室，并配備專職人員；確保工作經(jīng)費；建立健全各項規(guī)章制度，規(guī)范城建檔案接收、整理、保管和利用等基礎(chǔ)管理。第二，加大各類城建檔案監(jiān)管和收集保管力度。完善城建檔案執(zhí)法機制，加強對建設(shè)工程檔案、規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案和地下管線工程檔案的收集保管；特別是針對社會主義新農(nóng)村建設(shè)，切實做好村莊建設(shè)檔案管理工作。第三，逐步開展城建檔案信息化建設(shè)，并強化服務(wù)意識，不斷提高服務(wù)水平。
作者：莫理生單位：廣東省中山市城建檔案館
[論文摘要]隨著全球和國內(nèi)信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用和城市經(jīng)濟的飛速發(fā)展，現(xiàn)代辦公呈自動化、無紙化發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，加快城建檔案信息電子化數(shù)字化建設(shè)，已成為城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。
追溯檔案部門應(yīng)用電子計算機的歷史是在上世紀(jì)70年代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用水平逐步提高。建設(shè)部2004年批準(zhǔn)了《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》，為我國全面實現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。
一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀
城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫也由最初單機版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫發(fā)展。現(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識經(jīng)濟時代的到來的要求也相距甚遠(yuǎn)。這集中表現(xiàn)在：
1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進程。
2.建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機讀目錄
各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。
4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高
城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實的需求
各地城建檔案部門各自為政地開發(fā)設(shè)計應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開發(fā)導(dǎo)致浪費了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實的需求。
7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏
數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計算機、存儲、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。
二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
現(xiàn)代辦公自動化、無紙化的發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。
2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會提供網(wǎng)上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻(xiàn)進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其作用有：
1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前多數(shù)基層城建檔案館室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準(zhǔn)確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。
3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產(chǎn)出，節(jié)約經(jīng)費，信息成果可多份拷貝。并能長效保存信息。
【關(guān)鍵詞】城建檔案； 信息化； 建設(shè)
[Abstract] this paper discusses the importance ofinformatization construction, analyzes the existingproblems in information technology, puts forward the urban construction archives (room) the specific measuresto speed up the informatization construction.
[keyword] urban construction archives; informatization;construction
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：2095-2104（2013）
城建檔案信息化建設(shè)隨著信息社會的發(fā)展，運用現(xiàn)代信息技術(shù)建設(shè)數(shù)字化城建檔案館，在各個工作環(huán)節(jié)均取得顯著進展。為深入推進城建檔案信息化建設(shè)，提升城建檔案工作水平，實現(xiàn)城建檔案信息化工作目標(biāo)，最大限度地發(fā)揮其作用，更好地為經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展和社會各界提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，當(dāng)前仍然要堅持科學(xué)發(fā)展，特別注意抓好以下幾點：
一、加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障城建檔案信息化發(fā)展
軟件、硬件基礎(chǔ)設(shè)施是城建檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)保障，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，直接關(guān)系著信息化建設(shè)的深入發(fā)展。
要重視信息處理設(shè)備的配置，在城建檔案信息化中，目前大部分檔案館（室）信息處理設(shè)備配有計算機、服務(wù)器、打印機、復(fù)印機、掃描儀等，配置偏低，工作效率不高，不能滿足當(dāng)今城建檔案事業(yè)發(fā)展的需要。當(dāng)前要實現(xiàn)數(shù)字環(huán)境中的信息保管和資源共享，建設(shè)數(shù)字城建檔案館，就必須配置性能高、穩(wěn)定性強、容量大的計算機，服務(wù)器，高速掃描儀，磁盤陣列，磁帶機、媒資服務(wù)器、高清攝錄設(shè)備等，以適應(yīng)城建檔案信息化的發(fā)展。
2、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)要更新。檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)作為檔案信息資源管理的技術(shù)保障，關(guān)系到城建檔案信息化建設(shè)的速度和質(zhì)量，體現(xiàn)著城建檔案信息化建設(shè)的效益。目前，各地城建檔案管理系統(tǒng)仍有一部分為十年前所開發(fā)，版本較低，有些內(nèi)容不夠完善，無法滿足當(dāng)前工作的需要，急需更新?lián)Q代，使新的城建檔案管理系統(tǒng)能覆蓋全館各工作環(huán)節(jié)。
3、加強檔案館（室）網(wǎng)站建設(shè)。城建檔案信息化建設(shè)的深入發(fā)展，要求檔案管理工作不能停留在簡單的計算機管理上，而是朝著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，如網(wǎng)上完成接收電子文件、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、查閱利用、咨詢服務(wù)等檔案管理業(yè)務(wù)工作。因此，加強檔案館（室）網(wǎng)站建設(shè)是非常必須的。如我館網(wǎng)站經(jīng)過進一步完善后，提高了綜合服務(wù)功能，開通了服務(wù)大廳、及時宣傳工作動態(tài)、進行檔案查詢、舉辦在線展覽、開展檔案編研、實施業(yè)務(wù)指導(dǎo)、在線互動服務(wù)等等。通過網(wǎng)站，展示了檔案信息化發(fā)展的水平，為城市建設(shè)和社會發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
二、加強檔案信息資源建設(shè)，推進城建檔案信息化發(fā)展水平
1、立足本館，開展特色數(shù)據(jù)庫建設(shè)。館藏特色的城建檔案能夠代表檔案館館藏質(zhì)量和工作成就，反映一個檔案館的館藏宗旨和風(fēng)格，對于提高檔案館的聲譽地位和提高服務(wù)質(zhì)量水平具有重要意義。因此，城建檔案信息資源建設(shè)要立足本館的優(yōu)勢，著力建立具有本館特色的檔案資源數(shù)據(jù)庫。比如可以建成城市規(guī)劃管理數(shù)據(jù)庫、建設(shè)工程數(shù)據(jù)庫、聲像資料數(shù)據(jù)庫、地下管線綜合數(shù)據(jù)庫等各種專題數(shù)據(jù)庫，以擴大數(shù)字化內(nèi)涵，豐富提供內(nèi)容，更好地為城市建設(shè)、規(guī)劃、管理和社會發(fā)展提供專題信息服務(wù)。
2、加快步伐，推進館藏檔案數(shù)字化進程。數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)中任務(wù)繁重的一項階段性工作，它是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、圖像照片、聲像檔案和縮微膠片等通過掃描、攝錄、采集等手段轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式的計算機文件的過程。檔案數(shù)字化是新形勢下檔案工作發(fā)展的要求，它能夠提高檔案利用效率，保護歷史檔案，規(guī)避安全風(fēng)險，緩解庫房空間的緊張，便于檔案移交及檔案異地備份，最大限度地發(fā)揮檔案資源的價值。檔案館（室）配備電腦，構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)，可以營造檔案信息利用的高速通道。高速通道的有效發(fā)揮，則取決于有無豐富的數(shù)字檔案資源。當(dāng)然，檔案數(shù)字化工作也不可能一蹴而就，它是一個龐大的系統(tǒng)工程，耗時耗財。各地應(yīng)根據(jù)自身實際情況，采取多種方式開展館藏檔案數(shù)字化工作。可以自行掃描，分階段有步驟的實施館藏檔案數(shù)字化；也可采取外包形式，將館藏檔案打包給外包公司進行掃描數(shù)字化，館（室）做好監(jiān)督和服務(wù)工作。無論是自行還是對外打包，都應(yīng)嚴(yán)格按技術(shù)要求和規(guī)范進行操作，以確保數(shù)字化信息的質(zhì)量和檔案的安全。
3、注重接收，從源頭解決檔案數(shù)字化。國家2011年的《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》綜合評估體系，各評估項目的評估標(biāo)準(zhǔn)對信息化建設(shè)提出了更高的要求。住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部辦公廳《關(guān)于的通知》，提出應(yīng)積極組織開展城建檔案異地備份工作，要求各級建設(shè)（規(guī)劃）行政主管部門要高度重視并積極督促城建檔案館（室）開展城建檔案信息化建設(shè)。各館（室）在積極有序地推進館藏檔案數(shù)字化的同時，還要按上級要求認(rèn)真開展電子檔案的接收工作。應(yīng)按照《建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》的要求，制定電子城建檔案管理辦法，開展電子檔案離線移交及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的遠(yuǎn)程接收，從源頭解決館藏檔案數(shù)字化；也可采取幫助建設(shè)單位先指導(dǎo)檔案整理，然后建設(shè)單位再進行檔案數(shù)字化，實現(xiàn)建設(shè)工程檔案電子化報送。各館（室）對建設(shè)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔做好全過程的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證電子檔案的質(zhì)量。要堅持紙質(zhì)檔案與電子檔案并重的原則，建設(shè)工程檔案要做到紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案同步接收，以提高數(shù)字化管理水平。
另外，我們還應(yīng)該積極爭取上級行政主管部門給予大力支持，將檔案數(shù)字化工作所需經(jīng)費及時納入財政預(yù)算，把檔案數(shù)字化工作計劃列入年度考核范圍，按照城建檔案目標(biāo)管理的要求分步抓好落實。
三、加強隊伍建設(shè)，提高城建檔案工作人員信息化素養(yǎng)
信息化人才是推動城建檔案信息化發(fā)展的動力。重視信息化人才培養(yǎng)，提高城建檔案人員的信息化素養(yǎng)和信息技能，造就一支穩(wěn)定、適應(yīng)城建檔案信息化建設(shè)的人才隊伍，是當(dāng)今城建檔案信息化建設(shè)的迫切要求。
隨著城建檔案事業(yè)的發(fā)展，城建檔案隊伍不斷充實、更新、壯大，人才建設(shè)有了長足的進步，總體素質(zhì)也有了明顯提高。但按目標(biāo)管理的要求，城建檔案信息化人才隊伍還存在不少問題，如信息化素養(yǎng)總體偏低，管理型、技術(shù)型、技能型等人才普遍缺乏；有些館(室）人員流動大，不穩(wěn)定，專職檔案人員長期被借用的現(xiàn)象依然存在，這些都會影響信息化建設(shè)的發(fā)展。針對目前現(xiàn)狀，解決眼下問題，還應(yīng)從以下幾方面著手。
1、加強培訓(xùn)學(xué)習(xí)。城建檔案信息化建設(shè)，是利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案管理模式的改革和創(chuàng)新，是涉及所有環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工程，其成敗受制于全體城建檔案人員的信息化素養(yǎng)。因此，面對城建檔案信息化建設(shè)的緊迫形勢，加強城建檔案工作人員信息化意識、信息化知識、信息化技能等方面的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)極為重要。首先我們應(yīng)結(jié)合自身條件，為在職員工學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，掌握新技能、新方法提供學(xué)習(xí)環(huán)境和條件，有計劃地組織、舉辦一些時間短、效率高、內(nèi)容專一、形式靈活的專題講座、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等。如城建檔案著錄、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識，以及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。其次應(yīng)鼓勵大家加強自學(xué)，不斷調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，不僅要掌握檔案基礎(chǔ)理論知識，還應(yīng)熟悉檔案管理業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，熟悉信息技術(shù)應(yīng)用，由單一管理型人才向復(fù)合型城建檔案管理型人才轉(zhuǎn)型，以盡快適應(yīng)城建檔案信息化建設(shè)發(fā)展的需求。
關(guān)鍵詞：城市 發(fā)展 保護 文化 檔案
中圖分類號： TU984 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：
引言：城市記憶是城市發(fā)展、繁榮的重要證據(jù)，也是對物質(zhì)與非物質(zhì)的文化遺產(chǎn)進行傳承的一種手段，城市的記憶必須有其準(zhǔn)確性和時間性，要使其能符合時代的發(fā)展需求。保存城市的記憶，不僅是保留歷史，更是現(xiàn)代化城市發(fā)展的需要，目前我國的城市規(guī)劃和建筑風(fēng)格承受著西方文化的嚴(yán)重沖擊，所以城市記憶工程對于城市發(fā)展起到無可替代重要性。
一．城市記憶工程與城市建設(shè)
現(xiàn)階段我國的城市建筑和老城區(qū)的改造速度很快，很多城市在建設(shè)過程中忽略了對傳統(tǒng)文化的保護，鋼筋水泥已經(jīng)切斷了地域性歷史文化的傳承，使很多城市在原生態(tài)保護、城市文化保存都出現(xiàn)了嚴(yán)重的障礙。以江蘇淮安發(fā)展為例，在明清兩代境內(nèi)置淮安府，府治于山陽縣（今楚州淮城）。明永樂年間，淮安（今楚州）漕運又興，境西北清江浦鎮(zhèn)也隨之開始興起。到了近代淮安府撤銷，市境大部始屬淮揚道，后屬淮陰行政督察區(qū)。境內(nèi)漕、鹽、河、榷之利皆失，進一步衰微。改革開放后淮安市城市建設(shè)步伐加快，城市發(fā)生了翻天復(fù)地的變化。這造成了建筑文化性和真實性的遺失。所以加強城市記憶工程與城市建設(shè)的連帶關(guān)系是非常重要的，我們不能讓古城區(qū)的建筑風(fēng)格只停留在照片上和檔案館中，不能將現(xiàn)代化城市的高樓大廈 、立交橋、高架路 ，強加給老城區(qū)，要在城市發(fā)展的過程中保證老城區(qū)的生態(tài)環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施的良好，要使優(yōu)秀的歷史文化能在現(xiàn)代化城市內(nèi)得到很好的傳承。
二．城市記憶工程與古城保護
幾百年來我國有很多城市都形成了獨特的地域文化特性和人文底蘊，我們必須使其得到完成的傳承，不能刻意的修改和破壞，所以對古城的發(fā)展要注意對地域風(fēng)格保住，這就需要加強對城市古建筑的保護。城市記憶工程通過對城區(qū)原有建筑的記憶，使城市的規(guī)劃可以圍繞著老城區(qū)進行發(fā)展，而且杜絕了因政治工程項目造成城市破壞事件的發(fā)生。同時在制定城市規(guī)劃和發(fā)展的過程中要注意城市的科學(xué)性規(guī)劃，尤其要在規(guī)劃和實施過程中要注意對古城的保護，在充分體現(xiàn)地方風(fēng)格和地域環(huán)境特征的基礎(chǔ)上，以保持建筑風(fēng)格和建筑多樣性為基礎(chǔ)。本文就在古城保護過程中運用城市記憶工程提取以下幾點看法：
要確定老城區(qū)的保護區(qū)域，并對其中的歷史建筑制定保證等級，使在保護老城區(qū)文化傳統(tǒng)的條件下有效合理的解決城市發(fā)展問題。
通過城市記憶工程中對城市建筑街區(qū)進行評估和審核，利用相應(yīng)的措施和管理細(xì)則進行控制。
如果在城市擴建過程中出現(xiàn)破壞老區(qū)建筑的事件要堅決予以禁止，不能對體現(xiàn)古城風(fēng)貌的建筑進行任何的拆除、改造。
要是古城區(qū)在實用性上的到升級，要積極聽取廣大市民的建議，進行城區(qū)改造的設(shè)計，在利用建筑手法和使用材料的問題上做到，重塑歷史、尊重文化。要將最完整的地域文化留給我們的后人。
三．城市記憶工程與城市文化
城市記憶是每個城市發(fā)展過程的重要體現(xiàn)，它也是城市在結(jié)合本地域和發(fā)展過程中對歷史文化和人文歷史的積累，很多城市在進行古城保護中都采取了系統(tǒng)有效的措施，例如北京在進行城市記憶工程開展中以胡同文化入手，將很多名人的故居都納入了保護范圍之內(nèi)，而廣州則是利用高科技手段，采取航拍的方式，使整個城市的更新和發(fā)展進行了系統(tǒng)性的記錄，并使其具有鮮明的經(jīng)濟特區(qū)性質(zhì)。而上海則制定了城市檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，通過政策性的手段建立了館藏檔案數(shù)字化、檔案資源搶救、城市數(shù)字記憶、檔案開發(fā)服務(wù)等以系列城市文化搶救項目，并針對有特色的城市文化建筑進行了專項保護，將上海市城市文化和城市精神進行傳承。城市記憶工程的建設(shè)目標(biāo)已經(jīng)由記錄城市發(fā)展轉(zhuǎn)變?yōu)楸Ａ舫鞘形幕滋N和人文精神為主，并與人民大眾的日常生活相互結(jié)合。同時將城市記憶工作的工作重點深入到對建筑的細(xì)節(jié)保留這對城市文化的傳承起到至關(guān)重要的作用。
四．城市記憶工程與城建檔案
城建檔案是城市記憶的重要組成部分，是城市發(fā)展變化的“活化石”，通過城建檔案。可以清晰地顯示城市的過去 、現(xiàn)在和預(yù)示未來 ，是傳承城市建設(shè)文脈與各個歷史時期建筑特 色 、銜接現(xiàn)代化城市建筑的橋梁和紐帶 。挪威檔案學(xué)家列威 · 米克倫曾經(jīng)說過 ：“ 沒有檔案的世界 ，是一個沒有記憶 、沒有文化 、沒有法律權(quán)利 、沒有歷史 的世界 。”詹姆斯·B·羅茲也認(rèn)為 ：“ 檔案的首要作用是它作為整個國家的歷史記錄，能使一個社會立足于過去經(jīng)驗的認(rèn)識 ，去理智地規(guī)劃未來 ”下面本文介紹國內(nèi)外的兩件事例來說明城建檔案對于城市記憶保留的重要性和在進行城市文化傳承方面的重要性。
例一.第二次世界大戰(zhàn)前夕 ，希特勒準(zhǔn)備發(fā)動侵略戰(zhàn)爭 ，叫囂要消滅波蘭。波蘭華沙大學(xué)建筑系的師生們出于對祖國建筑文化遺產(chǎn)的熱愛，集中力量把華沙古城的主要街區(qū)、重要建筑物都作了測繪記錄。戰(zhàn)爭一爆發(fā)。他們把這些圖紙資料全部藏到了安全的山洞里。戰(zhàn)爭中，房屋街道毀了，但珍貴的圖紙資料保存下來了。戰(zhàn)后重建華沙城市時，華沙大學(xué)的師生們把戰(zhàn)前畫的老城圖紙拿出來，在城市的主要地段 ，按原來古城格局和所有建筑樣式進行建設(shè) 。華沙的重建，依賴的就是波蘭華沙大學(xué)建筑系的師生們做的老建筑 、老城 市的測繪圖 ， 這些城市記憶檔 案，就是恢復(fù)老城建設(shè)的科學(xué)技術(shù)依據(jù) 。值得一提的是華沙古城后來最為重要的歷史建筑被收錄在《世界遺產(chǎn)名錄》，但是世界遺產(chǎn)是不會接收重建的建筑的，正因為城市記錄檔案為華沙的重建和歷史遺跡的保住中期到了重要的證據(jù)。這個事例不僅對荷蘭的民族文化和歷史傳承中起到重要作用，也為歐洲乃至世界古建筑保留做出了榜樣
例二.北京城是古代建筑的杰作，按照著名學(xué)者侯仁之的說法：“ 北京舊城規(guī)劃嚴(yán)整，宮殿建筑富麗輝煌 ，舉世之封建，無與倫比 ”，“舊城規(guī)劃之初，紫禁城外繞以皇城，皇城之外更有內(nèi)城，其后大城之南復(fù)加筑外城，于是有內(nèi)外城之分。內(nèi)城九門，外城七門，各有城樓，形制不一 。每門之外，又建甕城及箭樓，亦各不相同。內(nèi)外兩城之四隅，各筑箭樓 ，于是城防形制粲然大備 ，為任何前代都城所未有。” 明清以來的北京城有三圈半，中心是作為皇宮的紫禁城，紫禁城的外面是皇城，皇城的外面是內(nèi)城，內(nèi)城的外面是外城 。不過只在南部有 。建筑的形式、規(guī)模 、色彩，都按照皇帝、貴族、平民來區(qū)分等級，體現(xiàn)皇權(quán)至高無上的威嚴(yán)。北京城在城市的整體規(guī)劃、建設(shè)、布局、施工技術(shù)、色彩用韻等很多方面都具有較高的藝術(shù)性。北京的建筑保留就是因為城市的檔案建立十分完善，使其的歷史性和文化性都得到了有利的傳承，隨著時間的流逝，這種價值會更好的得到體現(xiàn)。
結(jié)束語：
本文針對城市記憶工程對城市發(fā)展中幾個相關(guān)問題進行分析，并應(yīng)用了一些案例對城市記憶工程的重要性進行了闡述，希望城市記憶工程能在日后的發(fā)展中受到重視，將我國的古城文化更好的保留。
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論文關(guān)鍵詞：環(huán)衛(wèi)；檔案管理；技術(shù)培訓(xùn)；信息化管理
近年來，我國城市化發(fā)展進程速度非常快，人們對城市生活的質(zhì)量提出了越來越高的要求，作為環(huán)衛(wèi)檔案管理部門如何適應(yīng)現(xiàn)代城市發(fā)展的需要，搞好城市市容環(huán)境衛(wèi)生工作，是目前急需解決的問題。而要解決好環(huán)衛(wèi)檔案管理，使之適應(yīng)時展需要，環(huán)衛(wèi)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理是非常重要的。
一、環(huán)衛(wèi)檔案在城市建設(shè)中的地位與作用
檔案是國家機構(gòu)、社會組織及個人在政治、經(jīng)濟、軍事、科學(xué)、技術(shù)、文化和宗教等各個領(lǐng)域重大活動的歷史記錄，是人類社會活動的真實反映，具有歷史的見證作用。環(huán)境衛(wèi)生工作是城市生活鏈條的終端，它與城市生活的各個方面聯(lián)系緊密，其工作質(zhì)量和水平的高低直接反映了一個城市的生活水平。環(huán)衛(wèi)檔案作為城市環(huán)境衛(wèi)生工作的原始記錄者，是歷史的真憑實據(jù)，作為人類智慧的主要載體在整個城市建設(shè)發(fā)展中起到了舉足輕重的作用。檔案在領(lǐng)導(dǎo)進行決策時能夠發(fā)揮應(yīng)有的作用。通過建立歷史數(shù)據(jù)可以更好地分析城市垃圾投放點的不足，建立優(yōu)化機制，使之更好地滿足城鎮(zhèn)居民日常生活的需要。同時，也便于決策者更好地對垃圾處理或者綜合利用。
環(huán)衛(wèi)檔案在城市建設(shè)中的重要性主要體現(xiàn)在三個方面。首先，它反映了一個城市的經(jīng)濟發(fā)展水平。城市經(jīng)濟的發(fā)展與環(huán)衛(wèi)檔案的管理水平是相輔相成的，正是人們生活水平提高了，對環(huán)衛(wèi)工作的重視程度就會加強，從而環(huán)衛(wèi)檔案的管理工作隨之會得到強化。反之，城市居民在起碼的溫飽都難以保證的前提下，就很難去談環(huán)衛(wèi)工作，環(huán)衛(wèi)檔案工作更是無從談起。其次，反映了一個城市居民的素質(zhì)水平。環(huán)衛(wèi)工作是一個社會問題，工作質(zhì)量和水平的高低要靠全社會的努力，更多的還要靠城市居民的自我支持。如果城市居民素質(zhì)高了，可以將垃圾分成有機垃圾和無機垃圾，不但可以使環(huán)衛(wèi)工人更好地收集回收利用，增加了經(jīng)濟效益，也可以節(jié)省城市垃圾的管理成本，增加其社會效益。最后，可以反映出城市管理者的水平。城市管理者的首要任務(wù)就是提高居民生活水平，其中很重要的一部分就是生活環(huán)境水平。環(huán)衛(wèi)檔案管理水平會間接體現(xiàn)出城市管理者的行政領(lǐng)導(dǎo)能力。
二、目前環(huán)衛(wèi)檔案管理中存在的問題
環(huán)衛(wèi)檔案作為城建檔案的一部分，隨著城市化進程的加快及社會經(jīng)濟的發(fā)展，環(huán)衛(wèi)檔案的管理工作得到了較大的提升，培養(yǎng)和鍛煉了一批較好的檔案管理業(yè)務(wù)骨干。隨著信息化的發(fā)展，建立了電子數(shù)據(jù)檔案和影像檔案，查閱者可以更加方便、快捷地獲取相關(guān)有價值的數(shù)據(jù)資料和文獻(xiàn)。但是，基于目前我國環(huán)衛(wèi)檔案的管理現(xiàn)狀，尚存在一定不足。
1.環(huán)衛(wèi)檔案管理人員普遍存在技能水平較低的現(xiàn)象
隨著城市建設(shè)的發(fā)展需要，對環(huán)衛(wèi)檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求越來越高。他們不僅要有檔案管理的專業(yè)知識，還需要熟悉和掌握各種相關(guān)檔案管理軟件的操作和系統(tǒng)維護。就當(dāng)前我國環(huán)衛(wèi)檔案管理而言，普遍存在管理人員整體水平不高的現(xiàn)象，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代環(huán)衛(wèi)檔案事業(yè)的發(fā)展需要。大部分環(huán)衛(wèi)檔案管理人員對環(huán)衛(wèi)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不夠?qū)I(yè)，受到的專業(yè)檔案知識培訓(xùn)較少，致使其檔案收集意識薄弱，尤其是不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案信息化管理的需要。環(huán)衛(wèi)檔案管理人員還存在身兼數(shù)職的現(xiàn)象，對檔案管理工作投入的精力不足，沒有更多的精力和時間顧及檔案業(yè)務(wù)，只是將相關(guān)環(huán)衛(wèi)管理材料放入檔案盒，做不到及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了環(huán)衛(wèi)檔案管理的水平。
2.環(huán)衛(wèi)檔案管理不規(guī)范
經(jīng)過調(diào)研和不完全統(tǒng)計，大多數(shù)城市環(huán)衛(wèi)檔案管理普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在檔號不夠規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)、案卷標(biāo)題不統(tǒng)一、案卷缺少卷內(nèi)目錄、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。
3.一些歸檔的材料不夠真實和準(zhǔn)確，且數(shù)據(jù)更新不及時
真實性是環(huán)衛(wèi)檔案最基本的要求，但目前檔案材料中不真實的問題十分突出。由于對環(huán)衛(wèi)檔案管理工作不夠重視，始終認(rèn)為檔案工作就是保管的事務(wù)性工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要守住攤，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。因此，在材料的歸檔方面，往往疏于管理和嚴(yán)格把關(guān)，將一些不夠真實的數(shù)據(jù)資料進行了歸檔，給環(huán)衛(wèi)檔案管理帶來了嚴(yán)重的不足，失去了其應(yīng)有的價值。并且存在檔案收集不及時的現(xiàn)象，不能將有價值的數(shù)據(jù)資料快速歸檔，錯過了資料收集的最佳機會，造成大量原始數(shù)據(jù)遺失，不能保證環(huán)衛(wèi)檔案的完整性。
4.信息化水平不高
環(huán)衛(wèi)檔案信息化管理是環(huán)衛(wèi)檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升環(huán)衛(wèi)檔案工作為社會服務(wù)能力的必然選擇。近年來，環(huán)衛(wèi)檔案大力推進管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與城市建設(shè)發(fā)展同步。但是，目前大量環(huán)衛(wèi)檔案不能做到信息化管理，相關(guān)目錄和索引沒有進行數(shù)字化管理，不能快速有效地進行檢索和查閱，始終停留在過去傳統(tǒng)手工檢索的基礎(chǔ)上，影響了城建檔案管理的效率。
5.對環(huán)衛(wèi)檔案管理的投入較少
在環(huán)衛(wèi)檔案管理過程中，設(shè)備、硬件、軟件系統(tǒng)、人員技術(shù)等方面的配套需要投入大量的資金，同時還需大量的資金支持維護。由于落后思想觀念的制約，環(huán)衛(wèi)檔案管理工作不能帶來直接的經(jīng)濟效益，致使管理者無暇顧及環(huán)衛(wèi)檔案工作中的硬件更新，配套資金不能到位，有時經(jīng)費還會被一些更為緊急或者重要的工作所臨時挪用，因而無法購置好的硬件設(shè)備和建立高起點的檔案網(wǎng)絡(luò)，更談不上對硬件設(shè)備的及時更新，致使環(huán)衛(wèi)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足，檔案柜等設(shè)施落后，庫房、檔案室建設(shè)簡陋、條件差，為檔案資料的長期保存帶來較大困難，制約了檔案管理的現(xiàn)代化進程。
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三、對環(huán)衛(wèi)檔案管理的對策建議
為適應(yīng)現(xiàn)代城市建設(shè)的發(fā)展需要，切實加強城市環(huán)衛(wèi)檔案管理工作，有效促進城市發(fā)展進程，建議環(huán)衛(wèi)檔案管理做好以下五個方面工作。
1.加強檔案專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，提高環(huán)衛(wèi)檔案管理人員素質(zhì)
要提高環(huán)衛(wèi)檔案人員的素質(zhì)，必須要做好兩方面的工作：首先，要把住人才入口關(guān)，引進有文化專業(yè)知識、有專業(yè)技術(shù)和技能的人才充實檔案隊伍；其次，要加強專業(yè)技術(shù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。
環(huán)衛(wèi)檔案管理的關(guān)鍵取決于檔案工作人員的素質(zhì)水平。環(huán)衛(wèi)檔案工作者的業(yè)務(wù)水平、工作能力、文化素養(yǎng)、創(chuàng)新意識、敬業(yè)精神是影響環(huán)衛(wèi)檔案管理整體服務(wù)水平的重要因素。因此，環(huán)衛(wèi)檔案工作人員要特別注重日常自身專業(yè)水平的提高。現(xiàn)有檔案工作人員的專業(yè)繼續(xù)教育是目前一項重要的工作任務(wù)，檔案人員可以通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，從而有效提高自身素質(zhì)、工作效率和檔案質(zhì)量。此外，針對目前檔案管理的信息化，環(huán)衛(wèi)檔案人員還必須能熟練運用計算機以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備進行電子文件的制作、使用和維護。因此，檔案管理人員除了進行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，還要具備較強的開拓創(chuàng)新意識，熟練掌握現(xiàn)代辦公軟件。
2.完善環(huán)衛(wèi)檔案規(guī)章制度、實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理
在檔案管理工作中，要始終把檔案制度的建設(shè)與落實放在重要位置，沒有健全的檔案管理規(guī)章制度就難以確保環(huán)衛(wèi)檔案工作的順利開展。建立科學(xué)的環(huán)衛(wèi)檔案管理體系和健全的檔案管理規(guī)章制度是檔案管理的關(guān)鍵。通過建立與環(huán)衛(wèi)工作相適應(yīng)的科學(xué)檔案管理體系，理順環(huán)衛(wèi)檔案管理體制，完善檔案收集網(wǎng)絡(luò)，逐步形成責(zé)任落實、人員到位、職責(zé)明確、分工合理、制度健全的檔案工作管理機制，將環(huán)衛(wèi)各個門類、不同載體的檔案體系進行統(tǒng)一管理，使檔案管理與環(huán)衛(wèi)業(yè)務(wù)同步考核、同步發(fā)展。
要從制度上促進和確保環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理事關(guān)檔案事業(yè)的發(fā)展。制定規(guī)范的、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，或者按照國際、國內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范開展環(huán)衛(wèi)檔案管理工作，是現(xiàn)代環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的必要組成部分，也是檔案工作現(xiàn)代化、信息化的重要環(huán)節(jié)，只有這樣，才能確保檔案資料的系統(tǒng)性、完整性和連續(xù)性。因此，環(huán)衛(wèi)資料文件從收集到歸檔，涉及到的崗位和人員眾多，要確保收集到的檔案信息的真實性、完整性和有效性，就必須在文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置、歸檔等各個環(huán)節(jié)實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化的管理，確保同一類型的檔案在不同的部門和人員之間產(chǎn)生的電子文檔格式、大小、樣式一致，方便對檔案實行規(guī)范化管理。
3.加強環(huán)衛(wèi)檔案信息化建設(shè)
隨著現(xiàn)代信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)環(huán)衛(wèi)檔案管理現(xiàn)狀已不能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展需要，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子商務(wù)的加快推進，使環(huán)衛(wèi)檔案信息管理工作從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案館藏轉(zhuǎn)向以網(wǎng)絡(luò)信息資源為主。信息化為環(huán)衛(wèi)檔案管理提供了新的途徑，也為推進檔案事業(yè)的發(fā)展提供了強有力的支持。只有改變以往的檔案保存、利用、檢索方式，建立健全適合現(xiàn)代化管理模式的檔案信息化體系，解決手工操作運轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，才能使檔案管理工作適應(yīng)社會潮流，避免檔案管理變成單純的收藏，才能有效地保護城建歷史檔案，可以有效節(jié)約資源，提高環(huán)衛(wèi)檔案管理工作效率，創(chuàng)造更多的社會和經(jīng)濟效益。
環(huán)衛(wèi)檔案管理信息化應(yīng)重點加強以下方面的建設(shè)：信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，如服務(wù)器、計算機等硬件基礎(chǔ)設(shè)施，應(yīng)用系統(tǒng)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)等軟件基礎(chǔ)設(shè)施；檔案信息資源建設(shè)，重點從信息的儲備和數(shù)字化兩方面加強相關(guān)工作；檔案的信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，主要包括電子文件的歸檔和電子檔案管理等；檔案信息化的應(yīng)用體系開發(fā)與維護；信息化人才隊伍建設(shè)。
4.確保環(huán)衛(wèi)檔案管理資金投入
有效、充足的資金投入是確保環(huán)衛(wèi)檔案事業(yè)順利發(fā)展的保證。環(huán)衛(wèi)檔案管理資金的投入主要包括館舍建設(shè)與維護、檔案柜、辦公器材、計算機、掃描儀等硬件設(shè)施投入；人才引進、人員學(xué)習(xí)與繼續(xù)教育、軟件開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)支持系統(tǒng)購買等軟件設(shè)施的投入。要制訂資金投入計劃，做到專款專用，使相關(guān)投入發(fā)揮最大效用，全面提升環(huán)衛(wèi)檔案管理軟、硬件設(shè)施檔次和水平。
5.強化服務(wù)意識，創(chuàng)新服務(wù)理念
檔案管理的最終目的就是快速、便捷地為使用者提供利用，因此，環(huán)衛(wèi)檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，端正工作態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，提高工作主動性，使環(huán)衛(wèi)檔案為社會各階層工作提供服務(wù)。在符合檔案安全、合理的利用原則的情況下，檔案管理人員要積極開展多種編研活動，對信息進行開發(fā)，編寫各種專題匯編，從多個方面滿足環(huán)衛(wèi)各項工作的需求，從而增強環(huán)衛(wèi)檔案館的服務(wù)功能。服務(wù)質(zhì)量的高低是衡量城建檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為城市現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是每一個環(huán)衛(wèi)檔案工作者的歷史使命。
關(guān)鍵詞:信息化處理;檢索;統(tǒng)計;壓縮技術(shù);國際互聯(lián)網(wǎng)INTERNET;信息
On the Computer Technology in Records Management Application
YANG Zhen-dong
(Inner Mongolia, Ulan Hot Property Authority, Ulan Hot 137400, China)
Abstract: Modern computer technology for file management, using computer technology, manage files to meet the economic and social needs of the information is an essential requirement of modern records management, files can extend life, improve the file services. For China's modernization drive.
Key words: information processing; retrieval; statistics; compression technology; the Internet INTERNET; information release
隨著社會的進步和科技水平的日益提高,各種形式的檔案管理和利用各種載體向社會提供利用的 問題,檔案管理從最初的輔助手工管理,公文、檔案一體化管理,發(fā)展到對絕密檔案的計算機管理。在“國家863計劃十五周年成就展覽會”上展出的“國務(wù)院絕密文檔管理系統(tǒng)”標(biāo)志著政府公文、檔案管理信息化進入了一個嶄新的發(fā)展階段。利用先進的計算機技術(shù)管理和利用檔案,可以最大限度的發(fā)揮檔案的利用效率,延長檔案的實用年限。如果處理不當(dāng)則可能導(dǎo)致檔案資料的損失,甚至損害國家及檔案所有者的利益。當(dāng)今社會是知識經(jīng)濟的信息社會,誰優(yōu)先掌握以計算機技術(shù)為先導(dǎo)的信息技術(shù),將它運用到各個領(lǐng)域,誰就會再在激烈的市場競爭中立于不敗之地。
1 檔案管理信息化的含義
檔案管理信息化就是將檔案資料轉(zhuǎn)化為計算機可處理的數(shù)字形式的檔案,方便以后的存儲和利用。檔案管理信息化可充分利用和發(fā)揮計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)的潛能,提高利用率,縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間,提高檔案信息的時效性。檔案管理信息化,還可一次投入,多次產(chǎn)出,可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。檔案管理信息化,信息成果可多份拷貝,將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門,容易擴大社會影響,拓寬服務(wù)范圍。檔案管理信息化,可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段,但檔案管理只要注意這方面發(fā)展動向,超前拿出對策,使檔案管理工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求,使現(xiàn)在的勞動信息化,為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。
2 計算機技術(shù)在檔案管理中的重要性、必要性和迫切性
2.1 重要性
1) 計算機技術(shù)是現(xiàn)代科技技術(shù)的產(chǎn)物,它具有數(shù)字化的特點,可以使檔案管理規(guī)范化。計算機技術(shù)錄入,掃描,微縮等形式的檔案信息(聲音,圖像,文本)都以計算機語言的0或1的 二進制來表示,使檔案管理工作變得規(guī)范準(zhǔn)確。
2) 計算機技術(shù)具有智能化的特點。可以促進檔案管理工作的科學(xué)性。以計算機為首的信息技術(shù)具有良好的人機交互環(huán)境,智能化的判斷能力,能高效,準(zhǔn)確的識別檔案的相關(guān)信息,自動進行檔案的檢索,查閱等業(yè)務(wù)。
3) 計算機技術(shù)具有網(wǎng)絡(luò)化的特點。能促進檔案信息的共享。計算機網(wǎng)絡(luò)(國際互聯(lián)網(wǎng)INTERNET)可以連接世界各地的檔案信息系統(tǒng),使不同區(qū)域的人們可以隨時方便的查詢對方的檔案信息。極大的方便了人們對檔案的查詢需求,節(jié)省了大量的時間和經(jīng)費。
4) 計算機技術(shù)還具有強大的存儲能力和信息處理能力,可促進檔案管理工作的現(xiàn)代化。可以快捷準(zhǔn)確的收集,整理,統(tǒng)計匯編各種檔案信息(聲音,圖像,文本),利用壓縮技術(shù),可以達(dá)到有效的海量存儲。
總之,計算機技術(shù)是實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化,現(xiàn)代化,規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的有力手段和主要工具,在現(xiàn)代檔案管理工作中具有十分重要的作用。
2.2 必要性
1) 計算機技術(shù)具有促進經(jīng)濟發(fā)展的作用,促進檔案管理工作為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的最終目標(biāo)的順利實現(xiàn)。檔案信息是信息社會中的一個重要組成部分,是其中的主要信息資源。二十一世紀(jì)信息時代知識經(jīng)濟時代,進行經(jīng)濟建設(shè)離不開信息資源,人類信息資源的開發(fā)利用能力成為生產(chǎn)力發(fā)展水平的重要體現(xiàn)。計算機技術(shù)使知識經(jīng)濟由意識形態(tài)的生產(chǎn)力向客觀世界的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)變,促進生產(chǎn)力的發(fā)展,同時計算機技術(shù)運用其收集,存儲,傳遞,處理信息的能力,有力推進了知識經(jīng)濟和信息社會的快速發(fā)展。
2) 人類社會高度依賴信息經(jīng)濟的各類信息成果。首先,掌握信息技術(shù)的人,可極大的提高其工作效能,能為信息社會所接受,其從事的工作才能順利進行,為社會所承認(rèn)。其次,在國際化的社會化的大生產(chǎn)中很難找到與檔案信息無關(guān)的事務(wù)。只有大力發(fā)展信息技術(shù),才能在當(dāng)今的市場競爭中立于不敗之地。
總之,要做好現(xiàn)代檔案信息管理工作,必須充分利用信息技術(shù),尤其是以計算機技術(shù)為首的信息技術(shù)。
2.3 迫切性
1) 信息社會為檔案管理工作的發(fā)展帶來前所未有的機遇
由于計算機技術(shù)在我國普及以前,西方發(fā)達(dá)國家已有幾十年的發(fā)展歷史,無論是計算機技術(shù),還是其在檔案信息化的應(yīng)用都領(lǐng)先雨我們。但是,當(dāng)今社會是世界經(jīng)濟一體化的社會,信息技術(shù)使先進技術(shù)知識迅速傳播,我們可以享用其先進成果,高起點高速度發(fā)展,站在巨人的肩膀上后來者居上。所以,檔案管理的信息化發(fā)展面臨歷史性的機遇。
2) 檔案管理工作面臨巨大挑戰(zhàn)
計算機技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用踩剛剛開始,實際成功開發(fā)應(yīng)用的項目很少。但是,我們多年積累的珍貴歷史檔案資料非常需要計算機技術(shù)來保護,開發(fā)和利用。我們目前高速健康發(fā)展的社會主義市場經(jīng)濟建設(shè)迫切需要信息技術(shù)提供方方面面各種各樣的檔案信息。我們和西方發(fā)達(dá)國家相比,計算機技術(shù)的應(yīng)用開發(fā)隊伍還很薄弱,存在很大的差距,因此,信息社會使現(xiàn)代檔案管理工作面臨巨大挑戰(zhàn)。
3 計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用體系
根據(jù)我國現(xiàn)行的檔案管理性質(zhì)和特點,并借鑒國外先進經(jīng)驗,筆者認(rèn)為檔案管理中的計算機應(yīng)用有以下幾個方面。
1) 數(shù)字檔案庫
歷年我們國家在各級政府努力下,已經(jīng)積累了很多有價值的可供利用開發(fā)的檔案資料。首先,一些檔案歷史較長,破損嚴(yán)重,如果不抓緊時間利用計算機技術(shù)對其進行數(shù)字保存,這些檔案也許將永遠(yuǎn)在世界上消失,那樣我們就會由于工作上的失誤而成為千古的罪人。所以,建立數(shù)字檔案庫已經(jīng)刻不容緩。目前,在保護檔案方面,較為成熟的技術(shù)有縮微技術(shù),數(shù)字壓縮存儲技術(shù)。存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì),還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。其次,運用計算機技術(shù)完成日常檔案的檢索查閱工作,極大的減少檔案的磨損,把檔案資料的正常程度降到最低,從而延長檔案的壽命,對需要永久保存的檔案資料效果特別明顯,使檔案保護工作實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。
2) 檔案檢測系統(tǒng)
檔案資料來源于社會生產(chǎn)和生活的各個方面,是現(xiàn)實經(jīng)濟,社會人文歷史狀態(tài)的真實記錄。古人云“觀歷史可知興替”,利用計算機技術(shù)智能化的特點,對相應(yīng)的社會問題有針對性的建立監(jiān)測分析系統(tǒng),及早預(yù)報事件變化趨勢,防患于未然,采取必要的措施將問題解決在萌芽狀態(tài)。例如在1998年的我國長江流域特大洪水抗洪搶險戰(zhàn)斗中,計算機汛情預(yù)報檢測系統(tǒng)為我國軍民準(zhǔn)確預(yù)報汛情,并最終戰(zhàn)勝洪水不可磨滅的汗馬功勞。
3) 檔案信息處理系統(tǒng)
檔案資料來源于社會的各個層面,原本雜亂無章,沒有規(guī)律性,不能為社會各界,特別是高層領(lǐng)導(dǎo)所利用。利用計算機技術(shù)的收集,整理,匯編,分類,分析,匯總和統(tǒng)計能力,將紛繁復(fù)雜的檔案資料轉(zhuǎn)化為符合各階層要求的,科學(xué)有序的數(shù)據(jù)情報,利用它們指導(dǎo)生產(chǎn)促進生產(chǎn),從而促進知識經(jīng)濟和諧社會的快速發(fā)展。這是檔案資料成為有價值的能為社會各界利用的信息的關(guān)鍵。
4) 檔案信息系統(tǒng)
檔案管理工作最終目標(biāo)是為社會各界提供利用,計算機技術(shù)在檔案管理中的利用水平,決定著檔案管理的工作水平。應(yīng)用計算機技術(shù)的快速傳遞,復(fù)制和多媒體技術(shù),建立檔案信息系統(tǒng),充分利用目前日益流行的計算機城域網(wǎng),計算機國際互聯(lián)網(wǎng)(INTERNET)技術(shù),將有價值的檔案資料(聲音,圖像,文本)到世界的任何一個角落,發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
4 計算機技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用原則
1) 現(xiàn)代檔案管理要依托計算機技術(shù),檔案計算機應(yīng)用要面向檔案現(xiàn)代管理未來的發(fā)展趨勢。二者交叉滲透,相互促進,相互發(fā)展,形成科技檔案一體化的發(fā)展格局。檔案工作者不僅要熟練掌握檔案專業(yè)知識,還需具備一定的自然科學(xué)知識、計算機知識,掌握漢字輸入方法,熟練操作計算機,掌握檔案管理軟件的使用方法。
2) 我們的檔案計算機技術(shù)應(yīng)用要走創(chuàng)新,跨越式的發(fā)展道路。檔案管理要充分利用世界上先進的科技成果武裝自己,同時加強創(chuàng)新能力,后來者居上,發(fā)展自主知識產(chǎn)權(quán)能力,這樣才能不至于受制于人,才能百尺竿頭,再上層樓。
3) 檔案計算機技術(shù)應(yīng)用要加強組織,堅強管理,堅強交流,有組織有計劃的開展合作,分工協(xié)作,優(yōu)勢互補,使檔案科技化工作健康有序的發(fā)展。
4) 檔案計算機技術(shù)應(yīng)用應(yīng)面向市場,走商品化,產(chǎn)業(yè)化,科學(xué)化的道路,堅強科技成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的步伐。
5) 檔案計算機技術(shù)應(yīng)用應(yīng)走開放道路。在健全相應(yīng)法制基礎(chǔ)上,建立國家和世界信息的信息共享機制,利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)信息共享,提高檔案利用價值。
6) 注重信息安全, 政府的檔案涉及國家集體利益,特別是涉及國家秘密的檔案關(guān)系到國家安全。政府機構(gòu)的信息安全建設(shè)從本質(zhì)上講不是個人或部門行為,而是國家行為。要按照國家制定的信息安全框架從總體上開展信息安全建設(shè)。在檔案管理信息化建設(shè)中,信息安全管理是核心要素,其中最重要的原則是必須是在國家有關(guān)主管部門的指導(dǎo)下,按照國家有關(guān)主管部門制定的規(guī)章、制度、標(biāo)準(zhǔn)開展工作。
7) 檔案計算機技術(shù)應(yīng)建立開發(fā),流動,聯(lián)合,競爭機制,檔案管理服務(wù)部門積極進行技術(shù)研究,開發(fā),應(yīng)用,加快科技應(yīng)用步伐,成為推進檔案科技現(xiàn)代化的主體。
8) 國家要抓好檔案科學(xué)管理研究的立項和科學(xué)成果的嚴(yán)格驗收工作,協(xié)調(diào)好重點項目的推進工作。
5 結(jié)束語
知識經(jīng)濟催生檔案管理工作的現(xiàn)代化,現(xiàn)代化的檔案管理又進一步促進知識經(jīng)濟迅猛發(fā)展,檔案管理部門應(yīng)在運用計算機技術(shù)提高檔案管理水平的同時,提高為社會各界的服務(wù)水平,從而實現(xiàn)檔案管理工作的最終目標(biāo)。我們相信隨著現(xiàn)代科技的快速發(fā)展,我們綜合國力的不斷加強,檔案事業(yè)的明天會更加美好。
參考文獻(xiàn):
論文摘要：檔案工作現(xiàn)代化，是要樹立先進的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機構(gòu)、組織行為、管理方法和手段，以達(dá)到預(yù)期目的。面對我國檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢、新任務(wù)，必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。檔案信息化，建設(shè)是一項耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標(biāo)，抓住機遇，加強協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實現(xiàn)檔案信息化，推動檔案工作的改革。
電子計算機技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工作。
計算機檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位，給檔案工作注入生機和活力。
一、知識經(jīng)濟時代檔案管理工作面臨的問題
首先，知識經(jīng)濟時代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經(jīng)濟形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點永遠(yuǎn)都不會改變。在知識經(jīng)濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以，信息屬性已成為知識經(jīng)濟時代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，新的載體形式將會不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關(guān)系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學(xué)、合理。
第二，依托先進的技術(shù)設(shè)備，知識經(jīng)濟將推動檔案事業(yè)發(fā)展進程。知識經(jīng)濟是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)智能化、信息化、高級化的結(jié)果。先進和技術(shù)設(shè)備是知識經(jīng)濟的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段。沒有先進的技術(shù)設(shè)備，任何思想和技術(shù)方法都無法落于實處。當(dāng)今社會，先進的技術(shù)設(shè)備已運用于社會生產(chǎn)、生活的各個領(lǐng)域。檔案工作也是如此：計算機廣泛應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計和檢索；微縮技術(shù)在檔案的保管方面具有十分重要的意義。總之，計算機、光盤、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)、微縮復(fù)制技術(shù)的普遍應(yīng)喲內(nèi)個將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進程，使之進入現(xiàn)代化管理的先進行列。
第三，知識經(jīng)濟將為擔(dān)案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識經(jīng)濟不僅以為著知識的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，它更代表著先進的、科學(xué)的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經(jīng)濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學(xué)術(shù)自由精神。更需要引進圖書館學(xué)，情報學(xué)的相關(guān)理論，加強基礎(chǔ)工作，調(diào)整供求關(guān)系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結(jié)合。
第四，知識經(jīng)濟時代，對檔案工作蛇的素質(zhì)將提出更高的要求。選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬攀侵R經(jīng)濟時代的核心內(nèi)容。實質(zhì)經(jīng)濟時代的檔案人員一方面要具備較高的專業(yè)知識、自然科學(xué)知識和相關(guān)應(yīng)用知識。這樣，才能使先進的科學(xué)技術(shù)、管理方法和優(yōu)秀人才結(jié)合起來，發(fā)揮出最大的效能泥腿動檔案事業(yè)發(fā)展。
二、加快檔案管理工作現(xiàn)代化進程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清輕重緩急，循序漸進檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
4、要加強檔案信息素質(zhì)教育加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉(zhuǎn)換意識。提高運用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，獲取檔案信息技術(shù)和設(shè)施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的效益功能。
5、要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化計算機技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。以為對于雜亂無章沒有系統(tǒng)整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復(fù)雜化而使其效率大大降低。因此，要適應(yīng)知識經(jīng)濟發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。
6、要強化服務(wù)意識，拓寬服務(wù)領(lǐng)域要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經(jīng)濟主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識經(jīng)濟和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)餓軌道上來。做到知識經(jīng)濟發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關(guān)檔案工作整體水平的同時，要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜，在注重國有經(jīng)濟領(lǐng)域檔案工作的同時，把非公有制經(jīng)濟領(lǐng)域檔案工作納入服務(wù)范疇。
7、培養(yǎng)一批包層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，有懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟的到來做好充分的準(zhǔn)備。
總之，知識經(jīng)濟的興起給檔案界提供了一個挑戰(zhàn)與機遇并存的契機；趕上這次浪潮，我們就會縮短與先進國家的差距，在知識經(jīng)濟的發(fā)展中大顯身手。相信經(jīng)過全體檔案界同仁的共同努力，我們定會在新世紀(jì)這張白紙上寫出最新、最美的文章，畫出最新、最美的圖畫。
參考文獻(xiàn)：
兩年來，本人在縣委、縣政府和上級團委的領(lǐng)導(dǎo)下，立足團的崗位，圍繞縣委工作大局，解放思想、開拓創(chuàng)新，腳踏實地、狠抓落實，以務(wù)實的工作作風(fēng)、飽滿的工作熱情和旺盛的工作精力，全面履行職責(zé)，較好地完成了各項工作任務(wù)。現(xiàn)將兩年來的思想、工作和作風(fēng)等方面情況匯報如下：
一、強化學(xué)習(xí)，不斷提高自身思想政治素質(zhì)。
本人認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的十六大精神、xx“七一”重要講話和《“三個代表”重要思想學(xué)習(xí)綱要》，把握“三個代表”重要思想的時代背景和實踐基礎(chǔ);結(jié)合學(xué)習(xí)在團十五大期間的講話精神，把握團組織和團員青年肩負(fù)的光榮使命，按照黨的十六大提出的“形成全民學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)的學(xué)習(xí)型社會”的要求，把加強學(xué)習(xí)作為增強自身為民服務(wù)本領(lǐng)、適應(yīng)新形勢需要的一項重要任務(wù)努力做好。堅持在加強政治理論學(xué)習(xí)的同時，不斷加強世貿(mào)組織規(guī)則、市場經(jīng)濟理論、科技、法律和現(xiàn)代管理等多方面知識學(xué)習(xí)。能較好地處理工學(xué)矛盾，在學(xué)習(xí)過程中努力做到學(xué)以致用，注意把政治理論學(xué)習(xí)同改造自己世界觀，同指導(dǎo)當(dāng)前工作實際緊密結(jié)合起來，在實踐中不斷增長才干。通過學(xué)習(xí)，不斷增強了自身政治敏銳性和鑒別力，統(tǒng)攬全局、科學(xué)決策的能力以及解決實際問題的能力。年上半年以參加市委選拔副處級崗位領(lǐng)導(dǎo)為契機，相對集中了一段時間來學(xué)習(xí)有關(guān)知識。月份期間參加了在市委黨校舉辦的第期中青年干部培訓(xùn)班學(xué)習(xí)，共整理讀書筆記萬多字，撰寫心得體會兩篇。學(xué)習(xí)期間表現(xiàn)良好。
二、恪盡職守，狠抓落實各項工作。
圍繞“小康路上團旗紅”主題活動的開展，以服務(wù)青年、促青年增收成才為工作出發(fā)點和落腳點，積極探索工作新經(jīng)驗和新方法，充分調(diào)動團委全體干部、職工的積極性，做到團結(jié)一致、齊心協(xié)力。經(jīng)過努力，較好地打開了我縣共青團工作新局面，創(chuàng)建了工作新格局。去年，團縣委榮獲“某省省團建先進縣(市、區(qū))”、“~年度市級文明單位”、“市級團建先進縣”榮譽。今年，團縣委榮獲“省‘邁好青年門，走好成人路’主題競賽活動優(yōu)秀組織獎”、“市暑教先進縣”、“市青工‘五小’評選活動組織獎”等榮譽。
創(chuàng)新形式，進一步加強青少年思想教育工作。一是以縣一中為重點，在全縣各中小學(xué)校全面鋪開的“學(xué)生帶法回家”普法實踐活動，深受省市縣有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，并計劃通過上級各有關(guān)部門共同努力在全市范圍內(nèi)推廣。在今年月日的縣“學(xué)生帶法回家”普法實踐經(jīng)驗報告暨表彰會上，有個先進集體、名先進個人、位同學(xué)的征文受表彰。二是“道德銀行”的成立使全縣廣大師生形成了積累“道德資產(chǎn)”和培養(yǎng)“道德富翁”的濃厚氛圍，有利推動了高尚道德在社會的普及和推廣。三是今年以貫徹黨十六大、團十五大為主題的思想教育活動，在廣大團員青年中興起了新的學(xué)習(xí)熱潮，大力加強了團員意識教育，培育了團員的社會責(zé)任感。四是以重大節(jié)日為契機，組織開展了系列主題活動，有效提高了廣大青少年愛國主義、集體主義、社會主義思想。年還以建團周年和“五四”運動周年為契機，開展了赴瑞金、井崗山重走路、尋訪革命足跡“紅色之旅”等系列具有重要意義的活動。五是去年抓住“特區(qū)衛(wèi)士”章飛云返鄉(xiāng)作事跡報告的有利時機，組織各級團組織以座談會、主題班隊會、演講賽、征文賽等形式，在全團上下掀起學(xué)先進、爭先進的熱潮。
抓住重點，有效實施城鄉(xiāng)青年行動。今年圍繞團省委提出實施“共青團城鄉(xiāng)互動百千萬工程”活動，團市委提出實施“小康燎原工程”的契機，組織全縣個鄉(xiāng)、村級團組織與省、市、縣直機關(guān)團委互動結(jié)對，實現(xiàn)城鄉(xiāng)之間組織、人才、市場、信息、產(chǎn)業(yè)、文化等方面的良性互動。及時成立了領(lǐng)導(dǎo)小組，建立了層層抓落實的工作機制，多次帶隊深入基層開展調(diào)研活動，協(xié)調(diào)解決活動開展過程中出現(xiàn)的困難和問題。各級團組織通過出資、出物、出技術(shù)等形式推動互動活動有序展開，已初見成效。建立了名縣級農(nóng)村青年創(chuàng)業(yè)致富帶頭人檔案，實現(xiàn)“一帶三”結(jié)對互動貧困戶戶，“小康燎原工程”的建檔管理階段已全面完成。同時，認(rèn)真抓好駐村工作。對掛包的文江鄉(xiāng)民主村，多次帶領(lǐng)技術(shù)人員到現(xiàn)場開展食用菌等農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)指導(dǎo)。在抗旱期間，積極組織村民開展抗旱自救活動，今年共為村里捐助抽水機臺，水管米，總價值達(dá)元。
規(guī)范創(chuàng)建，扎實推進青年文明工程。開展的“向雷鋒同志學(xué)習(xí)”活動有力推動了新時期學(xué)雷鋒和志愿服務(wù)活動的深入發(fā)展;“保護母親河”為主題的環(huán)保活動，有利增強了青少年環(huán)保意識，今年組織開展的石牌老厝、均溪仙峰等河段水質(zhì)水量實地勘查活動，為均溪河的污染防治工作提供了較可靠的數(shù)據(jù)，同時形成調(diào)研論文篇;兩年來，青年文明號集體累計為居民做好事余件，捐錢捐物多元。去年，人行大田縣支行合作股被授予全國級“青年文明號”榮譽，建設(shè)鎮(zhèn)派出所等個單位被授予市級“青年文明號”榮譽。今年縣城建大隊等個單位被授予市級“青年文明號”榮譽，縣城建大隊被授予省級“青年文明號”榮譽，縣人行農(nóng)核股被授予全國級“青年文明號”榮譽。
