時間：2022-05-10 01:15:38
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇城建檔案論文，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1前言
改革開放30年來,我國建設事業迅猛發展,城市變化日新月異。作為城市建設事業發展真實記錄的城建檔案工作就是在這一過程中形成并發展壯大的。從工作范疇上講,城建檔案工作主要是管理建設系統業務管理類檔案和眾多的建設工程檔案。在新的形勢下,我們需要不斷解放思想,創新思維,使城建檔案工作得到升華和創新發展。“創新是民族進步的靈魂,是國家興旺發達的不竭動力”,也是城建檔案工作保持蓬勃生機的力量源泉。我們應以創新為動力,為建設事業和城建檔案工作新的30年大發展進行規劃、探索和思考。
2創新學習,一流的人才隊伍干出一流的事業
我國城建檔案工作起步于上世紀80年代初,現在絕大部分城建檔案館業務骨干和領導隊伍都是從那個時候成長起來的。這些同志實踐經驗豐富,愛崗敬業,勤勤懇懇;但因為多種原因,相當一部分同志沒有受過高層次的專業訓練,對現代高新科技不是很熟悉。對一些剛參加城建檔案工作的年輕人來說,對城建檔案工作這種經驗性強,牽涉到建設系統眾多方面的特點又缺乏體會。加上最近幾年建設系統體制改革變化很大,建設工程檔案管理程序和措施的落實也有很大困難。這一切都要求我們創新學習,以學習提高隊伍素質,以學習建立一流的隊伍,干出一流的事業。在創新學習方面要做到:
2.1樹立創新意識。城建檔案工作的創新來自對建設系統檔案管理的創新思路和理念,沒有創新的意識,城建檔案工作創新就無從談起。我們正在面對的是一個以信息、網絡和知識為基礎的全新經濟時代,檔案的收集、保管與利用正在變為信息的資源整合和開發,建設系統也在走向信息化,城建檔案工作要適應這種新時代的要求,就應當有創新的意識和思想,城建檔案工作者要充分理解創新工作為知識經濟的靈魂,在檔案工作網絡化方面,滲透創新思想,開展創新實踐。
2.2培養創新能力。城建檔案工作者應努力優化自己的知識結構,堅持探索的精神,樹立求變求新的態度并擁有在復雜多變的條件下進行綜合選擇的能力,使自己成為適應、符合時代要求的復合型人才。城建檔案工作者還應有檔案新知識、新理論和新技術的創造能力。只有這樣,才能充分發揮自己的潛力,積極培養出自己對新知識的敏感性和善于將知識轉化為有效服務的能力。
2.3掌握創新技術。城建檔案工作者應充分掌握有關信息處理的基礎理論知識、基本技術手段和方法;包括計算機網絡,數據庫技術,文檔高速掃描和工程圖紙真彩掃描技術,GIS技術,數字城建檔案館技術,網站建設技術等。特別要加強計算機信息處理技術的學習和應用,熟練使用計算機網絡和共享信息應成為每位城建檔案工作者的基本功。最好還能根據工作實際需要,獨立開發利用城建檔案網絡信息資源,在管理方面實現計算機網絡管理,做到城建檔案信息資源共享。
3豐富館藏,夯實基礎才能創造輝煌
城建檔案工作的基礎就是實體檔案的收集和保管。在高速發展的城市建設中,建設檔案的門類日益豐富,數量迅猛增長,收集難度也在加大。怎么樣才能收集全?怎么樣才能保證檔案的真實性、完整性和系統性是城建檔案工作的一個基礎性難題。從城建檔案工作現代建設的目標上講,信息資源建設是信息開發利用的基礎,也是創新城建檔案工作的前提。因此在創新城建檔案工作的過程中,要不斷豐富和完善城建檔案信息資源。我們認為應做好四個結合:
3.1將“業務指導”與“檔案接收”相結合,強化歸檔收集。在新的形勢下,城建檔案工作者如果仍墨守陳規,守株待兔,必然導致城建檔案工作的被動。在思想認識上,必須努力克服檔案收集難的畏難思想,出于對城建檔案事業的責任和使命,樹立主動服務意識,不斷提高服務質量,努力改善自身形象,增強工作的主動性與靈活性。檔案工作者就是管檔案的,不能只說不做,不能怕麻煩,不能拒絕具體事務。我們應把“業務指導”和“檔案接收”結合起來,業務指導是方法、是手段,檔案收集是目標,是結果。在業務指導上,應勤跑工地,堅持項目追蹤,收集信息,了解情況,隨時進行檢查指導,把政策講透,把要求講透。在具體工作中,必須主動參與各項重要建設活動和工程的竣工驗收,把工作做到現場,超前控制,把問題解決在檔案進館之前,確保檔案收集完整、全面。一些重點工程或外商投資項目,由于領導重視,社會關注,地位特殊而享有一些特殊政策,對其竣工檔案歸檔的監督難以落到實處,對這些項目的檔案歸集工作,要積極向領導匯報,及時與企業溝通,改善與建設單位的關系,爭取建設單位的積極配合。在檔案接收方面,我們應充分利用建設行政程序把關,建立建設工程檔案初驗認可制和檔案驗收合格報送移交制。從長沙和懷化館的做法來看,我們要求建設工程竣工驗收前一定要進行工程檔案初步驗收,檔案基本合格后,發放《初驗認可證》,才可以召開竣工驗收會;在工程備案后,一定要對工程檔案進行合格驗收,合格驗收并移交后,再發放《合格證》,工程才能辦理產權產籍手續。這一系列具體措施,把業務指導和檔案接收結合成一套完整的程序,使檔案歸檔、接收不再虛弱,強化了歸檔收集,做到了應收盡收。
3.2將“編制深度”與“歸檔廣度”相結合,拓展歸檔渠道。城建檔案涉及部門、單位有幾十家,內容涉及城市規劃、建設和管理的方方面面。一般來說,建設系統內部產生或管理的建筑工程檔案、部分市政檔案、房建檔案等收集難度相對較小,歸集率較高;而非建設系統的建設工程檔案種類多,數量大,收集矛盾多,難度大。我們要運用行政、經濟、法律等各種手段,突出重點、以點帶面、不斷拓展,積極做好收集工作。一是城市地下管線檔案。主動與有關部門溝通,采取有力措施,加強地下管線檔案的接收和收集,開展地下管線檔案信息的綜合動態管理。長沙館通過制定《城市地下管線工程檔案管理條例》,使地下管線檔案有法可依,保證了管線檔案按要求歸檔。二是開發區的檔案。開發區的城建檔案是城建檔案不可缺少的組成部分。要按照國家集中統一管理城建檔案的基本原則,依法加強對開發區城建檔案工作的監督、檢查和指導,定期接收城建檔案。三是圍繞社會主義新農村建設的目標,采取多種形式,切實做好小城鎮建設、新農村建設檔案的收集工作。豐富館藏包括量的擴展和質的提升,沒有數量就無質量可言,而沒有質量的館藏,無論數量多么“龐大”,都難以充分地為城市建設和經濟社會發展服務。因此,豐富館藏應當是檔案資料的大數量和高質量的統一體,是規模與品位的“雙優”。豐富館藏的渠道拓寬了,接收方法也解決了,就應特別注重質量問題,即既要擴容又要提質。在擴容提質上,主要注重以下三方面:一是嚴格按城建檔案歸檔范圍接收檔案,不在此列的拒之門外,確保專館專用,節約政府公共資源。二是以最低限度數量的檔案保存最大限度的必要的信息量,盡量避免重復的、價值不大的檔案進館,確保數量優化。三是對整理不規范、殘缺不全,模糊不清的資料盡量拾遺補缺,修訂完善,確保質量優化。
3.3將“依法治檔”和“行業管理”相結合,提高城建檔案法律意識。城市建設檔案管理是一個跨行業、跨部門、跨專業的系統工程。建設系統以外的單位產生的城建檔案,接收難度大,工作紛繁復雜。我們要充分運用法律法規賦予的權力,大膽靈活地履行收集檔案、行政執法和行業管理的職責,主動開展工作。一是加強檔案法規宣傳,強化全社會檔案法律意識。要多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》、《建筑法》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》等法律法規,使之深入人心。長沙、懷化館最近幾年大力開展建設工程資料員培訓,向建設、施工、監理單位的技術負責人和工程資料員宣傳城建檔案法律法規和技術規范,提高他們的素質和工作技能,產生了較大的成效。二是要建立目標管理考核機制。要通過建設行政和檔案行政部門對基層單位的年度目標管理考核,將檔案接收和館藏量增長列為量化指標,年初下目標、年終抓督促,強化行政管理和工作責任意識。三是充分利用法律法規授權,依法治檔。嚴格按城建檔案管理有關法律法規的有關規定,加強法制建設,開展執法檢查。一方面,在充分利用現有城建檔案工作法規、規章和依法行政的基礎上,根據各區、縣(市)實際,抓緊制定本區、縣(市)《城建檔案管理辦法》、《城市地下管線檔案管理辦法》以及城建檔案接收歸檔、開發利用管理等方面規范性文件。另一方面,每年可以適當開展執法檢查,對不按規定執行的建設單位,在工程竣工驗收備案后逾期不交檔案的,及時提出口頭或書面整改意見,仍拒不移交構成違法事實的,上報建設行政主管部門立案,依法予以處罰。
3.4將“庫房管理”與“檔案利用”相結合,突出城建檔案的利用價值。檔案整理入庫上架不是檔案工作的終結,從檔案工作最高目的來講,這還僅僅是開始,是起點。我們在做好檔案庫房管理,確保檔案安全的同時,應進一步突出檔案利用工作,充分發揮城建檔案為城市規劃、建設、管理和經濟社會發展服務的作用。一是充分搞好檔案日常查閱利用。要熱情接待,建立檔案利用反饋登記制度,對檔案利用情況有登記、有統計分析,不斷尋找利用熱點,總結利用規律,改進利用服務。二是充分改善利用條件。應廣泛采用現代化手段管理城建檔案信息資源,提高館藏檔案的開發利用水平。可以建立計算機檢索系統,提高檔案查閱速度和查全率、查準率;有條件的可以建立檔案全息掃描系統,建立數字城建檔案館;還可以在互聯網上建立城建檔案查閱利用平臺,方便遠程自由查閱,提高城建檔案信息社會知情度。三是充分發掘檔案潛在利用價值。利用檔案信息進行編研是一個重要的方面。此外,基于聲像檔案的直觀性,利用城建檔案在聲像工作方面的優勢,開展電視專題片制作,承辦展覽、畫冊,建立愛國主義教育基地都是發掘城建檔案潛在利用價值,提升城建檔案館藏建設水平的好思路、好辦法。長沙館最近幾年利用館藏聲像檔案制作電視專題片40多部,宣傳了城市建設,促進了招商引資,產生了廣泛社會影響。提高檔案工作質量和管理水平,實現檔案整理規范化,目標管理制度化,做到檔案收集完整,劃分保管期限準確,整理和編目科學,檢索和利用方便,保管條件科學安全,消除部門檔案移交進館時突擊整理,返工整理等現象。
4重點突破,以信息化引領城建檔案工作騰飛發展
信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢,也是城建檔案工作騰飛發展的必由之路。面對信息時代給城建檔案工作帶來的千載難逢的發展機遇,建設系統檔案部門要搶抓機遇,使信息方便、快捷、超時空地進行傳遞成為現實,大大改善城建檔案的傳遞途徑,給城建檔案資源的開發利用提供最佳的平臺和技術手段。城建檔案管理所具有的特點決定了它必須與時俱進地走信息發展的道路,把城建檔案中蘊含著的豐富內容開發出來,發揮出更多更大的作用,為現代化的城市建設和經濟社會發展服務。超級秘書網
4.1爭取領導支持,為城建檔案信息化建設營造良好的發展環境。信息時代已經到來,如何依托計算機技術,建立高效、方便、快捷的檔案信息系統,更好地服從、服務于建設系統的發展是檔案工作面臨的重要課題。但城建檔案信息化建設必須以一定的資金、技術和人才為基本備件,而這些基本條件恰恰是當前城建檔案工作發展里程中的緊缺資源。因此,如何取得領導的重視與支持已成為城建檔案信息化建設的關鍵問題。今年以來,懷化市城建檔案不斷派員參加各種學習活動,在湖南省檔案局局長親自帶領下專門跟班學習了上海浦東城建檔案檔案館(建設信息中心)數字城建檔案管理技術及經驗,得到了很大啟發。懷化館還爭取建設局主管副局長親自帶隊,全館同志前往長沙市城建檔案館學習考察,回來后即專題匯報,得到了領導高度重視,對城建檔案信息化建設給予了大力支持。
4.2必須統籌規劃、科學布局。只有在領導的重視和大力支持下,確立了工作目標,部門內同志們的積極配合,檔案資料歸檔上網進入系統化,檔案信息化建設才能邁上快速健康發展的軌道。一是要有計劃地充實、完善檔案管理現代化設備,力爭實現檔案儲存數字化、檢索計算機化、保護科學化、辦公自動化。當前,要選擇好適合于城建檔案館特色的管理軟件,建立檔案目錄數據庫系統,將以往形成的,可開放利用的檔案按照規范的目錄和標引要求,建立檔案目錄數據庫。二是要建立電子文件管理制度和工作程序。當前,電子文件歸檔問題研究中最重要的是如何緊密跟蹤信息技術的發展、變化、充分借鑒先進建設系統的經驗,采取科學的管理方法和手段,以保證已產生的需要長久保存歸檔的電子文件的真實性、完整性和安全性。
4.3以城建檔案信息化創新城建檔案利用服務機制。隨著市場經濟的發展和城市建設的到來,建設系統和社會各屆對城建檔案需求在內容上越來越廣,在利用頻率上越來越快,在服務領域上越來越寬,在服務方式上越來越活。為此,建設系統各部門要緊跟形勢,抓住機遇,加快城建檔案信息化工作的發展步伐,改變一切不適應新形勢要求的思想觀念和單一被動的服務方式。按照“堅持創新,突出服務”的思路加強城建檔案部門的業務建設。首先,城建檔案開發利用要向深層次服務轉化。大力開發城建檔案資源,應根據使用優先、保護優先、特色優先的原則,制定城建檔案數字化策略,分期分批將重點城建檔案數字化,建立數據庫并開展查閱利用;如歷史檔案、重點工程檔案、高層建筑檔案、地下管網檔案等。在提供主動服務、超前服務上下功夫。比如根據工作的需求編研一些資料;其次,要向多種服務轉化。除做好上門利用服務外,還要主動與科研、行政管理部門共同研發有關項目,建立咨詢服務等。改進服務方法,更新服務手段,提高服務水平,提升服務功能。通過深層服務和多功能服務。最大限度地滿足建設系統發展對檔案的利用需求。
近年來，全國城建檔案館在檔案信息化建設方面都作了大量的工作，經歷了從單一到綜合，從獨立到網絡，從內部到Internet的發展過程，建立了相應的計算機管理系統，發揮了較大的作用。天津城建檔案館為了適應發展，一直十分注重進行檔案管理的現代化建設，致力于將最新的計算機技術運用于檔案工作。1997年成立了《城建檔案信息計算機光盤管理系統》課題小組。并于1999年與“北京高電光盤技術聯合公司”聯合開發了城建檔案信息管理系統，（基于WindowsNt操作系統，Oracle8i數據庫，客戶機/服務器的C/S操作模式）系統以城建檔案信息為開發主體和核心，加大了城建檔案信息處理的深度和廣度，是一個全方位、多層面管理的檔案信息管理系統。2000年系統一期開發完成，2001年，購置HPLH6000服務器，雙機熱備份，HPR12磁盤陣列柜，完成了高速局域網的建設。磁盤陣列存儲，雙機熱備系統，解決了檔案系統海量數據存儲與實時查詢的矛盾，又提高了系統的安全可*性及抗災難性。2002年實現了館藏7萬卷檔案的數字化處理工作。著錄檔案73000卷，掃描文件33026卷，掃描圖紙20756卷，目前總數據量已達230G.。初步實現了館藏檔案信息的計算機管理，大大提高了工作效率。城建檔案館計算機的應用水平也有了很大的提高，城建檔案館的信息化工作取得初步成果。
但隨著數字技術和計算機及其設備的成熟和發展，信息技術的廣泛應用和電子政務的快速推進，城建檔案的基礎業務建設的重心向檔案的信息化建設轉移，目前現有的檔案管理系統工作模式，以及現有的城建檔案館的日常辦公模式都難以適應新的需求，主要體現：1系統平臺的局限，原來系統是由PowerBuilder開發完成，在Internet飛速發展的今天，利用C/S體系結構開發的系統在很大程度上無法達到數字化城建檔案館的要求，從平臺選擇的本質上必須作調整，采用Browser/Server體系結構。2.功能的局限：原有系統在統計的靈活性、全面性、方便性無法滿足社會各方面高層次的需求，查詢系統無法實現跨庫查詢，使檔案利用出現不便，3.業務、行政辦公自動化不成體系，無法適應數字局的基本要求，雖然我館已擁有臺式機、打印機等基礎IT終端與外設產品但電腦應用仍然停留在文字處理、財務管理等數據處理上。檔案館自身的技術和信息化基礎設施相對落后。4提供利用方式傳統單一，仍未走出封閉狀態。仍停留在必須到館查詢的階段，與不斷增長的需求量和現代信息利用方式差距較大，
5隨著新技術革命的不斷深入檔案的存儲載體發生了變化，紙質檔案已不在是唯一的檔案存儲載體，聲像檔案、電子檔案等現代技術制作的機讀檔案數量不斷增加，如何存儲、開發成為新的課題，電子文件接收歸檔管理仍沒提上日程。
因此采用現代高新技術和數碼信息處理技術對城建檔案的收集、管理、利用各工作環節進行優化，已成為城建檔案向綜合開發利用為中心的現代化管理模式轉化的必然趨勢，我們迫切需要加快數字城建檔案館建設。
二、數字城建檔案館開發原則：
數字城建檔案館開發需遵循“先進實用、安全可*、開放靈活”的原則，系統以開發利用城建檔案信息，建設數字城建檔案館為目的，以城建檔案管理標準規范為依托，以數據庫為管理手段，以磁盤陣列為存儲介質，利用計算機網絡技術、信息處理技術、圖象處理技術等現代科學新技術，實現館藏紙質檔案、聲像檔案、電子檔案的信息數字化及海量存儲，實現城建檔案登記、監督、指導、驗收等管理環節，及接收、整理、檢索、保管、利用、鑒定、統計等業務工作全過程的計算機管理，同時系統輔助以城建檔案館的日常工作流程和行政辦公事務處理功能，支持互聯網的應用和遠程查詢，有效提高城建檔案館的管理水平和數字化水平。
三、建設目標：
1提高城建檔案館的信息化建設整體水平，建設全國一流的數字檔案館。
這次開發將建設一個館藏檔案的信息化、文檔管理一體化、保管智能化和服務現代化、辦公自動化的數字城建檔案館。實現館藏檔案資源的合理配置和有序高效的開發利用，滿足社會各方面的利用需求，具備數字化檔案的管理能力，具備數字化信息的處理能力，具備數字化信息的傳輸能力，做“數字城市、數字局”合格的基礎數據源。城建檔案館將更加貼近城市建設的脈搏，將為城市建設提供更及時、準確的檔案信息。
2實現對檔案信息的多功能開發，更加合理利用檔案信息資源。
1999年，我館在開發檔案信息管理系統時，率先提出了城建檔案計算機管理系統應以“城建檔案信息”為主體和核心的觀點，系統水平在全國一直處于領先地位。這次升級新系統將運用當今新的開發工具，克服PB這種老開發工具的局限性，在原有C/S結構上，增加B/S結構，我們將通過升級改造，1完善各項功能，2增加信息量：開發聲像檔案、地礦檔案、地名檔案等新類型檔案的信息，通過業務信息與現有檔案信息系統的銜接，進一步整合檔案信息，優化信息源，實現檔案信息更深層次的開發，我們將建立一套針對檔案實體、檔案信息并行管理的新模式。為實現數字城建檔案館管理探索一條新路，發揮城建檔案在數字城市建設中的重要作用。
3簡化工作程序，提高工作效率與質量。
（1）城建檔案館主要業務工作是圍繞檔案管理進行的，建立基于檔案業務管理的辦公自動化系統，充分運用信息技術和網絡通訊技術實現檔案的收集、整理、編目、管理、檢索、瀏覽、統計、打印等工作，實現網上辦公。將手工作業交給計算機，將信息處理交給網絡，可以改變目前我館目前有些工作周轉時間長，程序多。工作量大，耗費時間長，準確率低，工作煩瑣的現象
（2）業務辦公、行政辦公自動化的實現，使城建檔案館的信息化工作從點發展達到面，改變了原先在辦公自動化應用方面的空白，并可通過數據庫技術及網絡技術等手段直接查詢、統計，從而獲得最新的最準的工作信息，大大提高工作效率。使之能夠適應規劃國土資源局對全局的信息化工作的要求，適應城市建設、發展的基本需要。
（3）相關電子數據直接導入系統，保證了檔案信息質量。
目前檔案接收、著錄環節中數據重復錄入，造成的人力、物力浪費。通過建立電子檔案接收數據格式，推廣應用相關的城建檔案整理著錄軟件，實現信息管理的提前介入，使檔案、信息同時進館。從源頭抓起，達到準確信息，節約資源的目的，促進檔案形成者、利用者、保管者、管理者之間的合作，共同產生更為優質的服務，從而保證我們能鑒定、保存和利用真實、可*、完整的文件和檔案。從根本上解決檔案著錄數量大、時間長、費用高的問題，改變由檔案館來進行數字化的被動局面。
4實現檔案信息的資源共享，為城市建設、規劃、管理服務。
城建檔案管理信息系統通過與局電子檔案系統的連接，將檔案管理直接延伸到文件初始形成及流轉過程，這不僅實現電子文件、檔案一體化管理。更重要的是實現歷史數據與現實數據的互動交換、有效查詢，。它將一方面為規劃、設計、管理人員，為城市規劃、管理工作提供更方便、更快捷的服務，另一方面，也為檔案館豐富館藏，更好為社會服務開啟了一扇新的大門。
5實現業務管理工作的程序化、規范化。
通過辦公自動化系統推廣業務工作中的規范化標準，統一工作程序，統一指導思想，實現業務指導、接收、保管各環節的科學化管理，克服人為因素給工作帶來的不確定性，保證進館檔案實體及其信息的質量。
6.開發網上辦公，實現服務模式的根本轉變。
隨著城建檔案館服務模式轉變的需要，深層次服務與利用成為當前城建檔案服務的主題與發展方向。提供利用方式也隨著互聯網的普及，發生了根本的改變，用戶從網上查詢城建的檔案的需求日益增加，開發建立高速互動、突出本行業特點的網站，成為城建檔案館由被動服務變主動服務的一個主要途徑，成為城建檔案館為社會提供優質服務的一個重要窗口。
7.引進最新的立體倉庫的建設思想，改變傳統的庫房管理方式。
在庫房管理中運用三維立體顯示技術與溫濕度監控、自動報警系統相結合，是我們這次開發的又一亮點，它將立體顯示各庫房的情況，如：溫濕度監控、庫存檔案占位情況、庫房空位情況、某卷檔案在庫房中的具置等，實現庫房管理真正意義上的現代化管理。
四、開發內容：
1.城建檔案信息系統升級。
實現由原C/S結構，升級為B/S結構，同時增加以下主要功能：
（1）信息查詢實現各類檔案信息的跨庫查詢。
（2）著錄信息項動態維護，能自行編輯定義統計報表，加強信息編研功能，實現靈活信息分析匯總功能。
（3）建立標準的數據接口：滿足與國土資源局電子檔案管理系統數據交換功能；工程檔案電子文檔接收與檔案信息系統的數據導入接口；圖紙錄入能支持各種圖形文件（包括CAD格式圖紙）的導入。
（4）實現與辦公自動化系統的銜接。
（5）開發管理、整理著錄小程序。
（6）解決聲像檔案（錄像帶）信息數字化海量存儲、管理。
（7）實現庫房管理的三維模擬圖形處理及恒溫恒濕系統系統的數據接入。
（8）新增地名、土地出讓等檔案類別的數據庫管理功能。
2.業務辦公自動化：圍繞城建檔案館目前業務工作，實現各項工作網上辦公、信息共享。
3.行政辦公自動化：實現館內公文的網上運轉、歸檔、管理。實現館內行政事務辦理的網上督察、考核。實現固定資產、辦公用品、工資的自動化管理。
4.網站：建立一個為社會提供優質服務的，具備宣傳城建館形象、檔案查詢、信息、網上辦公等功能的高度互動的網站。重點是實現基于數據庫的、即時的在線查詢系統，用于各類信息的實時，要求具有管理功能強大，速度快，可擴充能力強等特點。
五、開發技術路線：
系統技術路線：操作系統平臺：采用Windows系列Windows2003Server
數據庫系統：采用Oracle9i
WEB服務器:采用MicrosoftInternetInformationServer(IIS)
系統開發模式：基于Brower/Server體系結構
開發工具：采用微軟的.NET技術。
六、目前實施情況
1、數據準備：截止2004年8月，天津市城建檔案館已完成著錄檔案8萬卷。掃描文件44000余張，圖紙36000卷。
2、標準制定：幾年來先后制定《城建檔案分類大綱》《城建檔案著錄細則》《聲像檔案分類大綱》《城建照片檔案檔案整理細則》《天津市建設工程文件整理歸檔規范》等一系列標準化文件。
3、技術開發：業務辦公、。業務辦公自動化系統已開發完成，現已進入試運行階段，檔案信息管理系統升級將在9月10日完成，網站也將在九月中旬開通。SAN存儲區域網建設已經完成設備采購，進入安裝調試階段。
七、幾點體會：
1、提高認識，樹立信息化的意識。
在全球信息公開程度越來越高的形勢下。檔案的文化性質和社會性質逐步強化，利用的范圍和對象逐步擴大，必須在思想上充分認識檔案信息資源的重要意義，增強信息化的緊迫感和責任感，要認識到在這個信息時代，只有充分發揮檔案信息資源在現代化建設中的作用，將“死檔案”變為活信息。檔案部門才能有自己的地位，才能獲得上級支持，加大資金投入。
2、解放思想，轉變觀念。
首先要樹立以市場需求為導向的觀念，圍繞社會需求開展數字館的建設，檔案館館藏的檔案資源浩瀚，不加選擇地全部數字化是不必要的。我們應根據社會需求，研究確定數字化的原則，我館采用的原則是部分館藏數字化，優先數字化館藏中利用率高的、重點工程、特色檔案。這樣一方面加快實現館藏檔案數字化的速度，另一方面節約資金。其次樹立服務觀念，要以向社會提供高效能的服務為最終目的。為社會服務，傳統地提供檔案原件的方式，不能適應社會需要，只有對城建檔案信息進行標準化處理，加大檔案資源的開發深度，才能滿足全方位，多層次，多專業的需求。我們對館藏十幾類檔案進行了詳細的調研、分析，特別是進行了利用分析，我們沒有采用當是較為普遍的通用的系統結構，而是根據各類檔案的不同特點設置了十三類庫結構。通過多層著錄，深度標引大大加強了檔案資源的開發深度，同時我們還本著“以人為本”的設計思路，在檢索圖徑、檢索層次、可瀏覽內容等各方面都充分考慮利用者的需求。第三要樹立以“檔案信息”為主要管理對象的觀念。轉變以檔案實體為主要管理對象的傳統觀念。數字檔案館的建設要圍繞這一觀念去進行。
3、注重前期準備，突出開發需求。
我館從長遠維護考慮，采用“以我為主，聯合開發原則”開發方式。因此開發的前期準備工作十分關鍵。我館分六個階段進行準備，第一階段是市場調研。既對開發技術、開發公司又對館內、社會需求進行調研。
第二階段考察階段，對有關軟件開發公司進行考察，審核其相關的資質材料、開發業績。第三階段是需求，我們召開城建檔案館數字化開發需求會，組織通過初選的軟件開發公司來館，了解館目前業務情況及原有系統情況。聽取館開發需求，并提出統一要求，限時上報開發方案。第四階段方案評審階段。為了保證開發工作的科學、嚴密、公平、公正，我館聘請計算機、檔案等專業的有關專家組成專家評審組。召開城建檔案館數字化建設方案評審會：由各軟件公司匯報方案。由專家評審組，對參評單位的方案進行評審。第五階段確定合作的開發公司。我們根據專家意見及商務談判的結果，選擇優尼泰信息技術有限公司為開發合作公司。第六階段深化需求階段。館計算機開發部門同開發公司、相關業務部門一起對用戶需求進行功能性的深化。初步摸清城建檔案館的業務流程、數據流程和數據規模，明確各職能科室所要處理的數據，科室間的發生的數據量，以及對計算機系統的功能需求和性能要求，規范了各類表格、名稱。我們用需求推動開發，用開發拓展需求。讓用戶與計算機開發人員充分交流，，讓用戶在開發初期，就能看到原型。增加開發過程透明度，盡量減少后期的修改，實現效率、質量的雙贏。
4、檔案信息質量是數字檔案館的根基。
信息質量關系到整個系統建設的成敗，在檔案數字化過程中，要注重全面的質量檢查，加強數據的質量控制。我館為嚴把檔案信息質量關，建立檔案數字化的全程控制，我們編寫了著錄掃描培訓教材，對每個上崗人員進行崗位培訓。同時建立三級審驗制度。一是錄入人員要對數字化的檔案進行整理檢查。看看是否符合整理規范，分類排序是否正確。二是科室項目負責人對數字化檔案進行數據質量、圖象質量的檢查，并對著錄數據進行核查。三是室主任對數字化檔案進行抽查。保證檔案信息數字化的質量。
5、基礎工作是數字化的前提，基礎工作先行才能保證系統的，從1999年系統開發，我館一直同步抓好檔案的基礎工作。
（1）進行標準化規范體系的建設。標準規范體系建設是實現數字館的保證、基礎、條件，系統建設，標準先行，只有安計劃有步驟地作好信息標準化，才能建立堅實的數據管理基礎。我館目前已從管理、業務、技術三方面出發，圍繞數字檔案的采集，信息著錄管理，信息安全與維護等內容分階段分步驟來進行數字城建檔案館的標準規范體系建設。目前已完成《城建檔案分類大綱》《城建檔案著錄細則》《聲像檔案分類大綱》《城建照片檔案檔案整理細則》等標準化文件的制定工作。（2）館藏檔案進行標準化整理，幾年來，我館先后完成建管檔案、用地檔案、規劃檔案、地名檔案等4萬余卷舊檔案的整理。為館藏檔案的數字化打下了堅實的基礎。
（3）通過業務指導，規范新進館的檔案質量。
6、基礎設施投入統籌規劃、分步進行。
一、探究城建檔案資料數字化應用常見的問題
（一）需提升網絡技術蘊含量從城建檔案的工作程序以及技術角度來看，現在的城建檔案工作以及管理標準并沒有考慮到網絡技術的特點以及未來發展，再加上現在很多歸檔城建工程的圖紙以及數據資料是通過光盤、U盤以及磁盤進行分類、管理，這就導致了現階段的城建檔案的分類規范、檔案整理辦法以及管理標準滿足不了城建檔案日益發展的需求。而且我國現仍舊缺乏完善、可靠的城建檔案安全保障體系，所以網絡技術安全程度有待加強。
（二）需加強城建檔案工作的規范化程度以及標準化程度城建檔案管理標準化以及規范化是檔案工作的數字化、高科技化的基礎。但是從實際情況來看，我國普遍存在各地的檔案業務能力以及發展程度不均衡，系統軟件缺乏移植性能，檔案著錄沒有相容性，案卷質量、水平較低等問題。再加上現在仍舊沒有一個統一的城建檔案自動化管理的標準，同時已有的自動化管理規范只適用與個別城市建設檔案館，不能滿足所有城市建設檔案館的需求，所以該自動化管理規范得不到推廣以及應用，這也就導致了城建檔案數字化的推廣以及應用工作受阻。
（三）需提升相關工作者的素質水平要想實現、加強城建檔案數字化程度，“人”的力量是必不可少的，所以城建檔案管理人員不僅要能掌握先進技術，可熟練應用專業知識，同時還能夠掌握一定的計算機技術。但是從實際情況來看，大部分城建檔案機構的檔案人員并沒有專業的計算機技術知識，同時也沒有能熟練應用計算機知識的人才，更沒有不僅能夠建檔，同時也可以對信息進行處理的高級復合型人才。雖然部分城建檔案機構引進了現代化的機械、設備，但是由于沒有可以熟練應用設備的人才，導致設備的作用得不到發揮，進而導致城建檔案數字化發展受阻。
二、優化提升城建檔案資料數字化應用的辦法
（一）提升城建檔案信息資料數字化工作的標準性提升城建檔案信息資料數字化工作的完善程度，首先應當促使城建檔案信息資料數字化工作更為標準化。也就是說，城建檔案信息資料數字化工作規范化、標準化是構建數字化城建檔案信息資料的基本前提，是落實好城建檔案信息資料數字化應用的必要前提，在這角度來看，城建檔案需具備統一、完善、規范以及具有可實施性的操作文件以及標準處理措施，需落實好城建檔案信息資料數字化的規范化、標準化工作。我國當前的城建檔案信息資料數字化規范標準一般可以分為兩部分，也就是數字化檔案管理以及信息化標準規范。其中數字化檔案管理包含需建立檔案接收標準，與相應的檔案管理以及具體落實細則等；信息化標準包含加強城建檔案信息資料采集、整理，對城建檔案信息資料進行網站式的管理，數字化建檔需要的格式標準，與給予城建檔案信息資料更為全面的安全保障等等。只有在現有的城建檔案信息資料數字化規范標準基礎上，不斷地基于實際對規范標準進行不斷的完善，城建檔案信息資料數字化才能夠得以實現，才可以保證數字化應用的接收、管理與信息資料資源共享順利完成。
（二）提升城建檔案信息資料數字化建設應用隊伍的綜合水平城建檔案信息資料數字化建設應用會涉及到很多的專業、實際問題以及理論知識，所以只有不斷提升檔案從業人員的理論專業知識水平以及實踐能力，建立起一支專門進行城建檔案信息資料數字化建設應用的隊伍，城建檔案信息資料數字化才能得以實現。對檔案從業人員進行專業的教育培訓，同時根據城建檔案信息資料數字化應用的實際情況，幫助檔案從業人員不斷積累經驗，以加強城建檔案工作者的檔案信息資料數字化實際應用能力以及專業知識水平。另外城市建設機構還需要不斷引進專業的人才，引進高校對口的專業畢業生，為城建檔案信息資料數字化管理注入新的血液，內外結合快速提升整個建設應用隊伍的綜合素質水平。
（三）優化城建檔案信息資料數字化技術的辦法城建檔案信息資料數字化工作由于涉及各種高新技術，而且也沒有案例、經驗可以依靠，所以必須通過實踐積累經驗，不斷完善管理系統以對數字化城建檔案信息資料技術進行不斷的優化。這點的實現需要城建檔案的相關工作人員提升城建檔案信息資料分析以及技術應用等的實踐應用以及相關知識理論探析，以不斷提升數字化城建檔案信息資料的技術水平。優化提升數字化城建檔案信息資料工作的技術水平實質上是對城建檔案進行數字集成化管理控制，主要是通過對檔案資料轉變的所有流程進行全過程監控，以促進各個技術之間更為協調。通過集成多種計算機技術，比如說計算機網絡安全技術、數據交換技術、通訊技術以及網絡技術等的，對分散在不同區域以及載體的檔案資料進行集成化管理，使得不同計算機技術的作用均可以在檔案資料的數字化應用中綜合發揮出來。
三、結語
綜上所述，隨著城市化的發展愈演愈烈，以及科學技術的不斷進步，城建檔案事業一定要與時俱進，不斷發展，促使城建檔案館向著高科技化、數字化不斷發展、前進。但是城建檔案數字化受到多種醫生怒的影響，屬于系統工程，同時工作量又非常龐大，再加上現階段沒有經驗可以借鑒，所以相關人員一定要通過實踐不斷積累經驗，尋求不但可以提升數字化館藏檔案以及紙質檔案的安全程度，同時也可以加強檔案的利用效率的有效手段。
作者：楊海露單位：枝江市城市建設檔案館
為什么會出現檔案數字化“前處理”階段呢？通過近幾年城建檔案數字化探索和實踐，我們感到：檔案數字化方便檔案的收集、保管和利用，是檔案工作現代化在網絡時代的必由之路，也是深化檔案社會化服務的必然要求，但不能一蹴而就、一步到位，這是因為：
1.資金短缺。
各縣城建檔案數字化建設的撥款有多有少，普遍撥款不足，滿足不了實行城建檔案數字化必須添置一定數量計算機及其輔助設備的資金需求。如按常規我館一年財政撥款為5萬元，包括檔案維護費及日常其他費用，而購買一臺一般的文書掃描儀就要3～8萬元。資金緊缺成了開展檔案數字化建設的瓶頸。
2.基礎設施相對落后。
缺少硬件設備或者現有設備老舊，不能適應數字化技術對數字處理的要求。如我館用于數字化建設的電子計算機只有4臺，這些計算機年齡在6～8歲左右。這種現象在縣級城建檔案普遍存在。
3.專業人員整體水平不高。
像我們這種基層城建檔案館，從業人員中檔案專業出身的較少，更不用說既有檔案專業又具有現代化技術的復合型人才了。城建檔案數字化建設是一個跨學科、多專業、涉及面廣的復雜系統工程，檔案管理人員的素質影響整個城建檔案數字化建設的進程。
4.館藏檔案實體不夠規范。
目前縣級城建檔案中的多數工程檔案是由施工單位進行編制，由于施工單位一般注重施工質量及安全，對于檔案的編制，多數是臨時指派些未經過專業培訓的人員來做，使報送的檔案質量較低，在檔案數字化建設中對這些檔案要重新進行整理加工。
5.各檔案館大多存在著一定的信息安全隱患。
城建檔案的數字化管理，主要依賴于強大而穩定的局域網作為技術支持,但由于計算機病毒、網絡黑客等攻擊，以及局域網運行的不穩定性，都對電子檔案的安全保管和長期保存帶來很大威脅。
二、解決檔案數字化問題的辦法
資金、設施、技術、規范、安全是要實現城建檔案數字化必須解決的五個實際問題。盡管困難重重，但也不是不能攻克,關鍵是要有“困難與機遇并存”意識，做好檔案數字化前處理中各項工作：
1.數字化城建檔案館建設是一項需要較大投資的工程。
“前處理”階段中，城建檔案館要進一步爭取各級領導對數字城建檔案館建設工作的重視和支持，保證數字城建檔案館建設有必要的專項資金，同時發揮主動性拓展籌資渠道,否則數字城建檔案館建設將成一句空話。俗話說“巧媳婦難做無米之炊”，加大資金投入，確保資金到位，是數字化城建檔案館建設的必要條件。
2.數字化城建檔案館建設又是一項以先進設施為依托的工程。
“前處理”階段中，必須夯實物質基礎。檔案數字化建設要求具備一定的硬件設備，如專用服務器電腦工作臺、工程文檔高速掃描儀、工程文檔打印機、光盤刻錄機等都是必需的，檔案館增添設備、配件應因地制宜，不貪大求洋，合理配置，適度超前。
3.數字化城建檔案館建設更是一項依靠技術支撐的工程。
“前處理”階段中，必須加強人才隊伍的建設，一方面加大力度，公開公平選調熱衷于城建檔案事業，并在計算機領域能靈活使用檔案管理軟件，勝任文檔存儲、編輯、檢索、利用等工作的復合型人才，另一方面加強培訓，對在職人員進行應用新技術、新設備、新方法以及良好的信息道德等各種形式的再教育，使他們逐步適應城建檔案數字化的工作需要。
4.除上述三項外，數字化城建檔案館建設“前處理”階段中，同時需要認真做好承上啟下規范化銜接工作。
（1）對現有檔案進行數字化處理。縣級城建檔案館要在短期內進行全部檔案數字化可能難以做到，可采取分步實施的辦法解決：先選擇利用率相對高的檔案進行檔案數字化，后再所有檔案數字化，開展時應將檔案實體進行整理，使其符合掃描的要求。整理方法為：掃描前對較厚不易掃描的案卷先拆卷，把卷皮封面復印、編號，檢查卷內檔案內容，如果沒有頁碼的，先要用鉛筆輕輕寫上頁碼，以免卷內頁碼在掃描、著錄過程中發生混亂。檢查案卷是否有卷內目錄，卷內目錄與卷內文件是否吻合，如不吻合需重新著錄，沒有卷內目錄的要補上。如遇卷內目錄不符合數字化系統錄入要求，則需重新建立卷內目錄，為卷內條目和卷內電子文件的對應導入作好準備。對于破損、存放不當起皺、折痕較深的檔案，則采用裱糊、熨燙的方法進行整理。對有些薄、脆、已損壞的檔案，采用塑料薄膜模板保護的方法，進行掃描。（2）強化標準規范管理，檔案數字化加工的程序環節較多，包括條目的補錄、數字化加工文件的選擇、圖像的掃描、掃描后條目及圖像的檢驗等，如果沒有規范的標準，就會影響檔案數字化的質量。（3）組織施工單位、建設單位等資料員培訓，從檔案源頭抓起，確保以后形成的檔案符合檔案規范化要求。
5.數字化城建檔案館建設“前處理”階段中，還應確立保證系統網絡安全的措施。
一、新型城鎮化及其規劃
新型城鎮化是從我國基本國情出發，總結我國城鎮化的實踐經驗，并對世界多元城鎮化發展模式進行分析與借鑒后提出的。不同于傳統城鎮化主要依賴工業化、注重追求城市規模擴大和空間擴張、重城輕鄉、粗放式用地和用能、主要依靠中心城市帶動等方式，其基本內涵為：堅持以人為本，以新型工業化為動力，以統籌兼顧為原則，推動城市現代化、城市集群化、城市生態化、農村城鎮化，全面提升城鎮化質量和水平，走科學發展、集約高效、功能完善、環境友好、社會和諧、個性鮮明、城鄉一體、大中小城市和小城鎮協調發展的城鎮化建設路子。新型城鎮化規劃按照走中國特色新型城鎮化道路、全面提高城鎮化質量的新要求，明確了未來城鎮化的發展路徑、主要目標和戰略任務，統籌了相關領域制度和政策創新，是指導全國城鎮化健康發展的宏觀性、戰略性、基礎性規劃。該規劃宣告了我國城鎮化開始進入一個新的階段，具有里程碑式意義。因此，研究新型城鎮化背景必須要以該規劃為主要對象，認真解讀其中“促進各類城市協調發展”、“加強市政公用設施建設”、“提高城市規劃建設水平”、“推動新型城市建設”、“健全防災減災救災體制”、“建設社會主義新農村”等與城建檔案工作密切相關的章節內容。
二、新型城鎮化背景下如何發展城建檔案工作
從城建檔案工作與城鎮化的關系來看，新型城鎮化既是城建檔案工作發展的機遇也是挑戰，城建檔案工作在抓住機遇、順勢而為地發展的同時，必須要肩負起如何服務好新型城鎮化這一重任。面對新型城鎮化規劃，我們既不能逐章逐節、巨細無遺地對應每一項城建檔案工作來研究，也不能片面或斷章取義地進行理解；只有通過宏觀整體、有側重點地結合城建檔案工作實際進行研究，才能找出城建檔案工作發展的途徑。筆者認為，在新型城鎮化背景下，城建檔案工作應當抓住以下幾個主要方面來發展。
（一）做好城建檔案收集工作，服務城市建設城建檔案包括勘測、規劃、建設管理、市政工程、公用設施工程、交通運輸工程、建筑工程、名勝古跡、園林綠化、環境保護、村鎮建設、防災工程、水利、地下管線等方面的檔案，做好各類檔案的收集工作是服務城市建設的基礎。針對新型城鎮化規劃中提到的“嚴格建筑質量管理”一節，要特別加強建設工程檔案收集工作，把好建設工程檔案的審核驗收關，嚴防弄虛作假現象的發生。目前雖然很多城建檔案部門的收集工作都已卓有成效，并且越來越規范化；但是還存在著收集的內容和種類不夠齊全、接收的檔案質量不高、檔案進館渠道不暢等一些問題，制約著館藏的資源豐富和結構優化。為進一步加強城建檔案收集工作，首先，要根據新型城鎮化的需要，重新明確城建檔案的歸檔范圍，完善歸檔制度，保證各類檔案收集完整、齊全；其次，要加強與規劃建設部門的溝通協調，理順檔案移交進館的各個環節，利用行政管理的強制力保證檔案接收順暢；再次，要積極主動地開展業務指導，特別對于那些重大建設工程和省市重點工程，業務指導人員要經常深入工地現場，實行全程跟蹤指導，保證工程資料的質量；最后，要建立健全城建檔案法律法規體系，加強對檔案收集過程的監管和執法力度，保證檔案移交的及時性、真實性和完整性。
（二）完善城市地下管線檔案的動態管理城市地下管線工程包括城市供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信、工業等各類地下管線及相關的人防、地鐵等工程，在城市地下縱橫交錯，密如蛛網，是現代化城市基礎設施的重要組成部分。新型城鎮化規劃中明確提到“加強市政公用設施建設”，這就要求科學建設和管理好城市地下管線網絡。地下管線幾乎每天都在變化著，不但種類繁、數量大，而且管線工程建設分布在各個不同的系統和部門。如果不摸清地下管線的鋪設現狀，將很容易因挖破管線而導致停水、斷電、中斷通訊，甚至燃氣爆炸等事故的發生，這是在一個現代化城市里不應該看到的。因此，只有開展城市地下管線普查與補測，對各權屬單位的地下管線檔案實行集中收集和統一管理，并利用現代信息技術實現地下管線檔案的動態管理；才能為城市地下管線的規劃、建設、改造和維護提供科學的依據，以便達到縮短工期、節省資金、安全施工、方便維護等目的。
（三）加強城建聲像檔案工作，促進人文城市建設聲像檔案具有客觀真實、形象生動、易于復制傳播等特點，是以文字為記錄手段、以紙張為載體的檔案所不能替代的，尤其是在現代影像信息時代中，聲像檔案的地位越來越突顯。城建聲像檔案以其獨特的專門屬性，在記錄城市建設和發展變遷的過程中發揮著極為重要的作用。特別是近年來，不少大中城市的城建檔案館通過加強聲像檔案工作，積極參與“城市記憶工程”項目，在記錄城市歷史風貌與現狀、弘揚和保護歷史文化方面取得了一定成效。為促進人文城市建設，城建聲像檔案需要加強三方面的工作。其一，拍攝城市現狀風貌，對城市現存的物質文化遺產和非物質文化遺產，以及城市在市政基礎設施、交通、建筑、園林和綠化等方面的建設現狀展開拍攝，用影像記錄人文歷史，留住城市記憶。其二，向社會廣泛征集城市老照片和歷史音像資料，主動走訪一些年老的干部、專家、藝人、攝影師和收藏家，動員其參與征集或捐贈活動，以此豐富城市歷史聲像檔案的館藏。其三，在做好前兩項工作的基礎上，積極開展城建聲像檔案編研工作，通過編制畫冊、攝制專題片、舉辦展覽等各種形式，發掘和宣傳城市人文歷史和地方特色文化。
（四）建設數字城建檔案館，助力智慧城市和人文城市一樣，智慧城市是新型城鎮化規劃中“推動新型城市建設”的內容之一，智慧城市建設要求統籌城市發展的各種資源利用，推動物聯網、云計算、大數據等新一代信息技術創新應用，實現與城市經濟社會發展深度融合。數字城建檔案館是綜合運用現代信息技術，構建城建檔案數字資源庫，通過高速網絡及數據互操作技術，實現數據共享，并建立城建信息服務平臺，為城市提供信息支撐、保障和服務的應用系統。它既是城建檔案工作的發展趨勢，又是智慧城市的必然要求。目前，大連、上海、杭州、廣州、珠海等地早已開展數字城建檔案館項目的建設工作。數字城建檔案館建設包括軟硬件基礎設施建設、標準規范的制定、數據建設、應用系統開發等方面的內容，任務艱巨，需要投入大量的資金和人力，不可能一蹴而就。各地城建檔案館要根據自身條件和實際情況，盡早規劃，先逐步解決當前在館藏檔案數字化、檔案信息管理系統升級、檔案信息網站優化、建設工程電子文件歸檔等方面存在的基礎問題，再進行更深層次的建設。此外，數字城建檔案館建設還應結合城建檔案編研工作，充分開發城建檔案信息資源，支持城市道路交通智能化、城市環境保護智能化、住宅小區智能化、城市規劃管理信息化、城市建設管理智能化、城市生態建設或改造虛擬現實等，全面服務新型城鎮化。
（五）大力發展中小城市和小城鎮城建檔案工作根據新型城鎮化規劃第三篇提到的“逐步使符合條件的農業轉移人口落戶城鎮”、“全面放開建制鎮和小城市落戶限制”，和第四篇提出的“加快發展中小城市”、“有重點地發展小城鎮”，可知加大加快中小城市和小城鎮的建設步伐必是新型城鎮化的一大趨向和重要內容。然而，當前中小城市和小城鎮的城建檔案工作普遍存在著人員少、人員不夠專業、領導重視不夠、管理工作不到位、庫房面積緊張、軟硬件差等問題，嚴重滯后于中小城市和小城鎮的快速發展。面對新型城鎮化，大力發展中小城市和小城鎮城建檔案工作已迫在眉睫。住房城鄉建設部在2007年印發的《關于加強中小城市城鄉建設檔案工作的意見》（下文簡稱《意見》）具有非常正確和全面的指導作用，大力發展中小城市城建檔案工作的關鍵就是爭取領導重視，貫徹落實該《意見》。較之中小城市，小城鎮城建檔案工作現狀可謂堪憂。就以中山的鎮區為例，大部分鎮區沒有專職的城建檔案工作人員，多為兼職，而且專業水平低；城建檔案收集不完整、整理不規范、保管條件差、利用率低等現象普遍存在，這與中山的鎮區建設發展水平是極不相稱的。借鑒《意見》，需要從三方面大力發展小城鎮城建檔案工作，第一，加強機構建設和基礎管理。設立城建檔案室，并配備專職人員；確保工作經費；建立健全各項規章制度，規范城建檔案接收、整理、保管和利用等基礎管理。第二，加大各類城建檔案監管和收集保管力度。完善城建檔案執法機制，加強對建設工程檔案、規劃業務檔案和地下管線工程檔案的收集保管；特別是針對社會主義新農村建設，切實做好村莊建設檔案管理工作。第三，逐步開展城建檔案信息化建設，并強化服務意識，不斷提高服務水平。
作者：莫理生單位：廣東省中山市城建檔案館
[論文摘要]隨著全球和國內信息化技術的廣泛應用和城市經濟的飛速發展，現代辦公呈自動化、無紙化發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，加快城建檔案信息電子化數字化建設，已成為城建檔案事業發展的必然要求。
追溯檔案部門應用電子計算機的歷史是在上世紀70年代，隨著信息技術的發展和應用水平逐步提高。建設部2004年批準了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》，為我國全面實現城建檔案信息處理和管理的現代化做了準備。
一、城建檔案信息電子化數字化的現狀
城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統，并開始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統由DOS轉向Wondows，數據庫也由最初單機版的dBascII轉向支持局域網操作的Foxpro，繼而向大型數據庫發展。現在部分城建檔案館建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發展階段。這一現狀與實現電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現在：
1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統軟件各異，開發的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數字化的進程。
2.建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄
各城市城建檔案信息系統和網絡建設形式、深度不同，規范性、開發性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標準化、規范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業務水平發展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。
4.城建檔案信息網絡技術有待提高
城建檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網絡技術有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質有待提高
實現檔案信息電子化，首先要有具有現代化知識的人，管理人員要有較高的專業知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門應用軟件系統跟不上現實的需求
各地城建檔案部門各自為政地開發設計應用軟件系統，重復開發導致浪費了大量的人力和物力，并由于現代信息技術的飛速發展導致了技術落后，跟不上現實的需求。
7.城建檔案網絡建設資金缺乏
數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。
二、城建檔案信息電子化的發展趨勢
現代辦公自動化、無紙化的發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數字化檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發展方向就應該是：
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數字化。
2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設有著各地方特色城建檔案的數據庫，能更好地提供專業信息和專業服務，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向專業特色的城建檔案館發展，向社會提供網上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：
1.可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前多數基層城建檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。
2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調閱，提高服務效率。
3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產出，節約經費，信息成果可多份拷貝。并能長效保存信息。
【關鍵詞】城建檔案； 信息化； 建設
[Abstract] this paper discusses the importance ofinformatization construction, analyzes the existingproblems in information technology, puts forward the urban construction archives (room) the specific measuresto speed up the informatization construction.
[keyword] urban construction archives; informatization;construction
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：2095-2104（2013）
城建檔案信息化建設隨著信息社會的發展，運用現代信息技術建設數字化城建檔案館，在各個工作環節均取得顯著進展。為深入推進城建檔案信息化建設，提升城建檔案工作水平，實現城建檔案信息化工作目標，最大限度地發揮其作用，更好地為經濟建設發展和社會各界提供優質高效的服務，當前仍然要堅持科學發展，特別注意抓好以下幾點：
一、加強基礎設施建設，保障城建檔案信息化發展
軟件、硬件基礎設施是城建檔案信息化建設的物質保障，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，直接關系著信息化建設的深入發展。
要重視信息處理設備的配置，在城建檔案信息化中，目前大部分檔案館（室）信息處理設備配有計算機、服務器、打印機、復印機、掃描儀等，配置偏低，工作效率不高，不能滿足當今城建檔案事業發展的需要。當前要實現數字環境中的信息保管和資源共享，建設數字城建檔案館，就必須配置性能高、穩定性強、容量大的計算機，服務器，高速掃描儀，磁盤陣列，磁帶機、媒資服務器、高清攝錄設備等，以適應城建檔案信息化的發展。
2、檔案管理應用系統要更新。檔案管理應用系統作為檔案信息資源管理的技術保障，關系到城建檔案信息化建設的速度和質量，體現著城建檔案信息化建設的效益。目前，各地城建檔案管理系統仍有一部分為十年前所開發，版本較低，有些內容不夠完善，無法滿足當前工作的需要，急需更新換代，使新的城建檔案管理系統能覆蓋全館各工作環節。
3、加強檔案館（室）網站建設。城建檔案信息化建設的深入發展，要求檔案管理工作不能停留在簡單的計算機管理上，而是朝著網絡化方向發展，如網上完成接收電子文件、業務指導、查閱利用、咨詢服務等檔案管理業務工作。因此，加強檔案館（室）網站建設是非常必須的。如我館網站經過進一步完善后，提高了綜合服務功能，開通了服務大廳、及時宣傳工作動態、進行檔案查詢、舉辦在線展覽、開展檔案編研、實施業務指導、在線互動服務等等。通過網站，展示了檔案信息化發展的水平，為城市建設和社會發展提供更優質的服務。
二、加強檔案信息資源建設，推進城建檔案信息化發展水平
1、立足本館，開展特色數據庫建設。館藏特色的城建檔案能夠代表檔案館館藏質量和工作成就，反映一個檔案館的館藏宗旨和風格，對于提高檔案館的聲譽地位和提高服務質量水平具有重要意義。因此，城建檔案信息資源建設要立足本館的優勢，著力建立具有本館特色的檔案資源數據庫。比如可以建成城市規劃管理數據庫、建設工程數據庫、聲像資料數據庫、地下管線綜合數據庫等各種專題數據庫，以擴大數字化內涵，豐富提供內容，更好地為城市建設、規劃、管理和社會發展提供專題信息服務。
2、加快步伐，推進館藏檔案數字化進程。數字化是檔案信息化建設中任務繁重的一項階段性工作，它是將傳統的紙質檔案、圖像照片、聲像檔案和縮微膠片等通過掃描、攝錄、采集等手段轉化成數字形式的計算機文件的過程。檔案數字化是新形勢下檔案工作發展的要求，它能夠提高檔案利用效率，保護歷史檔案，規避安全風險，緩解庫房空間的緊張，便于檔案移交及檔案異地備份，最大限度地發揮檔案資源的價值。檔案館（室）配備電腦，構建信息網絡，可以營造檔案信息利用的高速通道。高速通道的有效發揮，則取決于有無豐富的數字檔案資源。當然，檔案數字化工作也不可能一蹴而就，它是一個龐大的系統工程，耗時耗財。各地應根據自身實際情況，采取多種方式開展館藏檔案數字化工作。可以自行掃描，分階段有步驟的實施館藏檔案數字化；也可采取外包形式，將館藏檔案打包給外包公司進行掃描數字化，館（室）做好監督和服務工作。無論是自行還是對外打包，都應嚴格按技術要求和規范進行操作，以確保數字化信息的質量和檔案的安全。
3、注重接收，從源頭解決檔案數字化。國家2011年的《城建檔案業務管理規范》綜合評估體系，各評估項目的評估標準對信息化建設提出了更高的要求。住房和城鄉建設部辦公廳《關于的通知》，提出應積極組織開展城建檔案異地備份工作，要求各級建設（規劃）行政主管部門要高度重視并積極督促城建檔案館（室）開展城建檔案信息化建設。各館（室）在積極有序地推進館藏檔案數字化的同時，還要按上級要求認真開展電子檔案的接收工作。應按照《建設電子文件歸檔與電子檔案管理規范》的要求，制定電子城建檔案管理辦法，開展電子檔案離線移交及網絡環境下的遠程接收，從源頭解決館藏檔案數字化；也可采取幫助建設單位先指導檔案整理，然后建設單位再進行檔案數字化，實現建設工程檔案電子化報送。各館（室）對建設電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔做好全過程的監督和指導，保證電子檔案的質量。要堅持紙質檔案與電子檔案并重的原則，建設工程檔案要做到紙質檔案、電子檔案、聲像檔案同步接收，以提高數字化管理水平。
另外，我們還應該積極爭取上級行政主管部門給予大力支持，將檔案數字化工作所需經費及時納入財政預算，把檔案數字化工作計劃列入年度考核范圍，按照城建檔案目標管理的要求分步抓好落實。
三、加強隊伍建設，提高城建檔案工作人員信息化素養
信息化人才是推動城建檔案信息化發展的動力。重視信息化人才培養，提高城建檔案人員的信息化素養和信息技能，造就一支穩定、適應城建檔案信息化建設的人才隊伍，是當今城建檔案信息化建設的迫切要求。
隨著城建檔案事業的發展，城建檔案隊伍不斷充實、更新、壯大，人才建設有了長足的進步，總體素質也有了明顯提高。但按目標管理的要求，城建檔案信息化人才隊伍還存在不少問題，如信息化素養總體偏低，管理型、技術型、技能型等人才普遍缺乏；有些館(室）人員流動大，不穩定，專職檔案人員長期被借用的現象依然存在，這些都會影響信息化建設的發展。針對目前現狀，解決眼下問題，還應從以下幾方面著手。
1、加強培訓學習。城建檔案信息化建設，是利用現代信息技術對檔案管理模式的改革和創新，是涉及所有環節的系統工程，其成敗受制于全體城建檔案人員的信息化素養。因此，面對城建檔案信息化建設的緊迫形勢，加強城建檔案工作人員信息化意識、信息化知識、信息化技能等方面的培訓和學習極為重要。首先我們應結合自身條件，為在職員工學習新知識、新技術，掌握新技能、新方法提供學習環境和條件，有計劃地組織、舉辦一些時間短、效率高、內容專一、形式靈活的專題講座、學習培訓等。如城建檔案著錄、數字化技術、網絡技術等知識，以及有關標準規范等。其次應鼓勵大家加強自學，不斷調整知識結構，不僅要掌握檔案基礎理論知識，還應熟悉檔案管理業務的各個環節，熟悉信息技術應用，由單一管理型人才向復合型城建檔案管理型人才轉型，以盡快適應城建檔案信息化建設發展的需求。
關鍵詞：城市 發展 保護 文化 檔案
中圖分類號： TU984 文獻標識碼： A 文章編號：
引言：城市記憶是城市發展、繁榮的重要證據，也是對物質與非物質的文化遺產進行傳承的一種手段，城市的記憶必須有其準確性和時間性，要使其能符合時代的發展需求。保存城市的記憶，不僅是保留歷史，更是現代化城市發展的需要，目前我國的城市規劃和建筑風格承受著西方文化的嚴重沖擊，所以城市記憶工程對于城市發展起到無可替代重要性。
一．城市記憶工程與城市建設
現階段我國的城市建筑和老城區的改造速度很快，很多城市在建設過程中忽略了對傳統文化的保護，鋼筋水泥已經切斷了地域性歷史文化的傳承，使很多城市在原生態保護、城市文化保存都出現了嚴重的障礙。以江蘇淮安發展為例，在明清兩代境內置淮安府，府治于山陽縣（今楚州淮城）。明永樂年間，淮安（今楚州）漕運又興，境西北清江浦鎮也隨之開始興起。到了近代淮安府撤銷，市境大部始屬淮揚道，后屬淮陰行政督察區。境內漕、鹽、河、榷之利皆失，進一步衰微。改革開放后淮安市城市建設步伐加快，城市發生了翻天復地的變化。這造成了建筑文化性和真實性的遺失。所以加強城市記憶工程與城市建設的連帶關系是非常重要的，我們不能讓古城區的建筑風格只停留在照片上和檔案館中，不能將現代化城市的高樓大廈 、立交橋、高架路 ，強加給老城區，要在城市發展的過程中保證老城區的生態環境和基礎設施的良好，要使優秀的歷史文化能在現代化城市內得到很好的傳承。
二．城市記憶工程與古城保護
幾百年來我國有很多城市都形成了獨特的地域文化特性和人文底蘊，我們必須使其得到完成的傳承，不能刻意的修改和破壞，所以對古城的發展要注意對地域風格保住，這就需要加強對城市古建筑的保護。城市記憶工程通過對城區原有建筑的記憶，使城市的規劃可以圍繞著老城區進行發展，而且杜絕了因政治工程項目造成城市破壞事件的發生。同時在制定城市規劃和發展的過程中要注意城市的科學性規劃，尤其要在規劃和實施過程中要注意對古城的保護，在充分體現地方風格和地域環境特征的基礎上，以保持建筑風格和建筑多樣性為基礎。本文就在古城保護過程中運用城市記憶工程提取以下幾點看法：
要確定老城區的保護區域，并對其中的歷史建筑制定保證等級，使在保護老城區文化傳統的條件下有效合理的解決城市發展問題。
通過城市記憶工程中對城市建筑街區進行評估和審核，利用相應的措施和管理細則進行控制。
如果在城市擴建過程中出現破壞老區建筑的事件要堅決予以禁止，不能對體現古城風貌的建筑進行任何的拆除、改造。
要是古城區在實用性上的到升級，要積極聽取廣大市民的建議，進行城區改造的設計，在利用建筑手法和使用材料的問題上做到，重塑歷史、尊重文化。要將最完整的地域文化留給我們的后人。
三．城市記憶工程與城市文化
城市記憶是每個城市發展過程的重要體現，它也是城市在結合本地域和發展過程中對歷史文化和人文歷史的積累，很多城市在進行古城保護中都采取了系統有效的措施，例如北京在進行城市記憶工程開展中以胡同文化入手，將很多名人的故居都納入了保護范圍之內，而廣州則是利用高科技手段，采取航拍的方式，使整個城市的更新和發展進行了系統性的記錄，并使其具有鮮明的經濟特區性質。而上海則制定了城市檔案事業發展規劃，通過政策性的手段建立了館藏檔案數字化、檔案資源搶救、城市數字記憶、檔案開發服務等以系列城市文化搶救項目，并針對有特色的城市文化建筑進行了專項保護，將上海市城市文化和城市精神進行傳承。城市記憶工程的建設目標已經由記錄城市發展轉變為保留城市文化底蘊和人文精神為主，并與人民大眾的日常生活相互結合。同時將城市記憶工作的工作重點深入到對建筑的細節保留這對城市文化的傳承起到至關重要的作用。
四．城市記憶工程與城建檔案
城建檔案是城市記憶的重要組成部分，是城市發展變化的“活化石”，通過城建檔案。可以清晰地顯示城市的過去 、現在和預示未來 ，是傳承城市建設文脈與各個歷史時期建筑特 色 、銜接現代化城市建筑的橋梁和紐帶 。挪威檔案學家列威 · 米克倫曾經說過 ：“ 沒有檔案的世界 ，是一個沒有記憶 、沒有文化 、沒有法律權利 、沒有歷史 的世界 。”詹姆斯·B·羅茲也認為 ：“ 檔案的首要作用是它作為整個國家的歷史記錄，能使一個社會立足于過去經驗的認識 ，去理智地規劃未來 ”下面本文介紹國內外的兩件事例來說明城建檔案對于城市記憶保留的重要性和在進行城市文化傳承方面的重要性。
例一.第二次世界大戰前夕 ，希特勒準備發動侵略戰爭 ，叫囂要消滅波蘭。波蘭華沙大學建筑系的師生們出于對祖國建筑文化遺產的熱愛，集中力量把華沙古城的主要街區、重要建筑物都作了測繪記錄。戰爭一爆發。他們把這些圖紙資料全部藏到了安全的山洞里。戰爭中，房屋街道毀了，但珍貴的圖紙資料保存下來了。戰后重建華沙城市時，華沙大學的師生們把戰前畫的老城圖紙拿出來，在城市的主要地段 ，按原來古城格局和所有建筑樣式進行建設 。華沙的重建，依賴的就是波蘭華沙大學建筑系的師生們做的老建筑 、老城 市的測繪圖 ， 這些城市記憶檔 案，就是恢復老城建設的科學技術依據 。值得一提的是華沙古城后來最為重要的歷史建筑被收錄在《世界遺產名錄》，但是世界遺產是不會接收重建的建筑的，正因為城市記錄檔案為華沙的重建和歷史遺跡的保住中期到了重要的證據。這個事例不僅對荷蘭的民族文化和歷史傳承中起到重要作用，也為歐洲乃至世界古建筑保留做出了榜樣
例二.北京城是古代建筑的杰作，按照著名學者侯仁之的說法：“ 北京舊城規劃嚴整，宮殿建筑富麗輝煌 ，舉世之封建，無與倫比 ”，“舊城規劃之初，紫禁城外繞以皇城，皇城之外更有內城，其后大城之南復加筑外城，于是有內外城之分。內城九門，外城七門，各有城樓，形制不一 。每門之外，又建甕城及箭樓，亦各不相同。內外兩城之四隅，各筑箭樓 ，于是城防形制粲然大備 ，為任何前代都城所未有。” 明清以來的北京城有三圈半，中心是作為皇宮的紫禁城，紫禁城的外面是皇城，皇城的外面是內城，內城的外面是外城 。不過只在南部有 。建筑的形式、規模 、色彩，都按照皇帝、貴族、平民來區分等級，體現皇權至高無上的威嚴。北京城在城市的整體規劃、建設、布局、施工技術、色彩用韻等很多方面都具有較高的藝術性。北京的建筑保留就是因為城市的檔案建立十分完善，使其的歷史性和文化性都得到了有利的傳承，隨著時間的流逝，這種價值會更好的得到體現。
結束語：
本文針對城市記憶工程對城市發展中幾個相關問題進行分析，并應用了一些案例對城市記憶工程的重要性進行了闡述，希望城市記憶工程能在日后的發展中受到重視，將我國的古城文化更好的保留。
參考文獻
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論文關鍵詞：環衛；檔案管理；技術培訓；信息化管理
近年來，我國城市化發展進程速度非常快，人們對城市生活的質量提出了越來越高的要求，作為環衛檔案管理部門如何適應現代城市發展的需要，搞好城市市容環境衛生工作，是目前急需解決的問題。而要解決好環衛檔案管理，使之適應時展需要，環衛檔案的標準化和規范化管理是非常重要的。
一、環衛檔案在城市建設中的地位與作用
檔案是國家機構、社會組織及個人在政治、經濟、軍事、科學、技術、文化和宗教等各個領域重大活動的歷史記錄，是人類社會活動的真實反映，具有歷史的見證作用。環境衛生工作是城市生活鏈條的終端，它與城市生活的各個方面聯系緊密，其工作質量和水平的高低直接反映了一個城市的生活水平。環衛檔案作為城市環境衛生工作的原始記錄者，是歷史的真憑實據，作為人類智慧的主要載體在整個城市建設發展中起到了舉足輕重的作用。檔案在領導進行決策時能夠發揮應有的作用。通過建立歷史數據可以更好地分析城市垃圾投放點的不足，建立優化機制，使之更好地滿足城鎮居民日常生活的需要。同時，也便于決策者更好地對垃圾處理或者綜合利用。
環衛檔案在城市建設中的重要性主要體現在三個方面。首先，它反映了一個城市的經濟發展水平。城市經濟的發展與環衛檔案的管理水平是相輔相成的，正是人們生活水平提高了，對環衛工作的重視程度就會加強，從而環衛檔案的管理工作隨之會得到強化。反之，城市居民在起碼的溫飽都難以保證的前提下，就很難去談環衛工作，環衛檔案工作更是無從談起。其次，反映了一個城市居民的素質水平。環衛工作是一個社會問題，工作質量和水平的高低要靠全社會的努力，更多的還要靠城市居民的自我支持。如果城市居民素質高了，可以將垃圾分成有機垃圾和無機垃圾，不但可以使環衛工人更好地收集回收利用，增加了經濟效益，也可以節省城市垃圾的管理成本，增加其社會效益。最后，可以反映出城市管理者的水平。城市管理者的首要任務就是提高居民生活水平，其中很重要的一部分就是生活環境水平。環衛檔案管理水平會間接體現出城市管理者的行政領導能力。
二、目前環衛檔案管理中存在的問題
環衛檔案作為城建檔案的一部分，隨著城市化進程的加快及社會經濟的發展，環衛檔案的管理工作得到了較大的提升，培養和鍛煉了一批較好的檔案管理業務骨干。隨著信息化的發展，建立了電子數據檔案和影像檔案，查閱者可以更加方便、快捷地獲取相關有價值的數據資料和文獻。但是，基于目前我國環衛檔案的管理現狀，尚存在一定不足。
1.環衛檔案管理人員普遍存在技能水平較低的現象
隨著城市建設的發展需要，對環衛檔案管理人員的綜合素質要求越來越高。他們不僅要有檔案管理的專業知識，還需要熟悉和掌握各種相關檔案管理軟件的操作和系統維護。就當前我國環衛檔案管理而言，普遍存在管理人員整體水平不高的現象，已經不能適應現代環衛檔案事業的發展需要。大部分環衛檔案管理人員對環衛檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不夠專業，受到的專業檔案知識培訓較少，致使其檔案收集意識薄弱，尤其是不能適應現代檔案信息化管理的需要。環衛檔案管理人員還存在身兼數職的現象，對檔案管理工作投入的精力不足，沒有更多的精力和時間顧及檔案業務，只是將相關環衛管理材料放入檔案盒，做不到及時整理歸檔，嚴重影響了環衛檔案管理的水平。
2.環衛檔案管理不規范
經過調研和不完全統計，大多數城市環衛檔案管理普遍存在管理不規范的問題，主要表現在檔號不夠規范和標準、案卷標題不統一、案卷缺少卷內目錄、組卷混亂現象比較嚴重。
3.一些歸檔的材料不夠真實和準確，且數據更新不及時
真實性是環衛檔案最基本的要求，但目前檔案材料中不真實的問題十分突出。由于對環衛檔案管理工作不夠重視，始終認為檔案工作就是保管的事務性工作，不能給單位創造經濟效益，只要守住攤，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。因此，在材料的歸檔方面，往往疏于管理和嚴格把關，將一些不夠真實的數據資料進行了歸檔，給環衛檔案管理帶來了嚴重的不足，失去了其應有的價值。并且存在檔案收集不及時的現象，不能將有價值的數據資料快速歸檔，錯過了資料收集的最佳機會，造成大量原始數據遺失，不能保證環衛檔案的完整性。
4.信息化水平不高
環衛檔案信息化管理是環衛檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升環衛檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來，環衛檔案大力推進管理信息化建設，力圖使檔案工作與城市建設發展同步。但是，目前大量環衛檔案不能做到信息化管理，相關目錄和索引沒有進行數字化管理，不能快速有效地進行檢索和查閱，始終停留在過去傳統手工檢索的基礎上，影響了城建檔案管理的效率。
5.對環衛檔案管理的投入較少
在環衛檔案管理過程中，設備、硬件、軟件系統、人員技術等方面的配套需要投入大量的資金，同時還需大量的資金支持維護。由于落后思想觀念的制約，環衛檔案管理工作不能帶來直接的經濟效益，致使管理者無暇顧及環衛檔案工作中的硬件更新，配套資金不能到位，有時經費還會被一些更為緊急或者重要的工作所臨時挪用，因而無法購置好的硬件設備和建立高起點的檔案網絡，更談不上對硬件設備的及時更新，致使環衛檔案管理基礎設施建設投入不足，檔案柜等設施落后，庫房、檔案室建設簡陋、條件差，為檔案資料的長期保存帶來較大困難，制約了檔案管理的現代化進程。
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三、對環衛檔案管理的對策建議
為適應現代城市建設的發展需要，切實加強城市環衛檔案管理工作，有效促進城市發展進程，建議環衛檔案管理做好以下五個方面工作。
1.加強檔案專業技術培訓，提高環衛檔案管理人員素質
要提高環衛檔案人員的素質，必須要做好兩方面的工作：首先，要把住人才入口關，引進有文化專業知識、有專業技術和技能的人才充實檔案隊伍；其次，要加強專業技術的學習和培訓。
環衛檔案管理的關鍵取決于檔案工作人員的素質水平。環衛檔案工作者的業務水平、工作能力、文化素養、創新意識、敬業精神是影響環衛檔案管理整體服務水平的重要因素。因此，環衛檔案工作人員要特別注重日常自身專業水平的提高。現有檔案工作人員的專業繼續教育是目前一項重要的工作任務，檔案人員可以通過自學、參加培訓等方式努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，從而有效提高自身素質、工作效率和檔案質量。此外，針對目前檔案管理的信息化，環衛檔案人員還必須能熟練運用計算機以及各類現代化辦公設備進行電子文件的制作、使用和維護。因此，檔案管理人員除了進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，還要具備較強的開拓創新意識，熟練掌握現代辦公軟件。
2.完善環衛檔案規章制度、實現標準化、規范化管理
在檔案管理工作中，要始終把檔案制度的建設與落實放在重要位置，沒有健全的檔案管理規章制度就難以確保環衛檔案工作的順利開展。建立科學的環衛檔案管理體系和健全的檔案管理規章制度是檔案管理的關鍵。通過建立與環衛工作相適應的科學檔案管理體系，理順環衛檔案管理體制，完善檔案收集網絡，逐步形成責任落實、人員到位、職責明確、分工合理、制度健全的檔案工作管理機制，將環衛各個門類、不同載體的檔案體系進行統一管理，使檔案管理與環衛業務同步考核、同步發展。
要從制度上促進和確保環衛檔案管理工作的標準化和規范化。檔案管理工作的標準化、規范化管理事關檔案事業的發展。制定規范的、統一的標準，或者按照國際、國內的標準規范開展環衛檔案管理工作，是現代環衛檔案管理工作的必要組成部分，也是檔案工作現代化、信息化的重要環節，只有這樣，才能確保檔案資料的系統性、完整性和連續性。因此，環衛資料文件從收集到歸檔，涉及到的崗位和人員眾多，要確保收集到的檔案信息的真實性、完整性和有效性，就必須在文件的形成、流轉、處置、歸檔等各個環節實行標準化、規范化、制度化的管理，確保同一類型的檔案在不同的部門和人員之間產生的電子文檔格式、大小、樣式一致，方便對檔案實行規范化管理。
3.加強環衛檔案信息化建設
隨著現代信息化的發展，傳統環衛檔案管理現狀已不能適應檔案事業的發展需要，信息技術的廣泛應用和電子商務的加快推進，使環衛檔案信息管理工作從傳統的紙質檔案館藏轉向以網絡信息資源為主。信息化為環衛檔案管理提供了新的途徑，也為推進檔案事業的發展提供了強有力的支持。只有改變以往的檔案保存、利用、檢索方式，建立健全適合現代化管理模式的檔案信息化體系，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，才能使檔案管理工作適應社會潮流，避免檔案管理變成單純的收藏，才能有效地保護城建歷史檔案，可以有效節約資源，提高環衛檔案管理工作效率，創造更多的社會和經濟效益。
環衛檔案管理信息化應重點加強以下方面的建設：信息化的基礎設施建設，如服務器、計算機等硬件基礎設施，應用系統、檔案信息網絡等軟件基礎設施；檔案信息資源建設，重點從信息的儲備和數字化兩方面加強相關工作；檔案的信息標準化和規范化建設，主要包括電子文件的歸檔和電子檔案管理等；檔案信息化的應用體系開發與維護；信息化人才隊伍建設。
4.確保環衛檔案管理資金投入
有效、充足的資金投入是確保環衛檔案事業順利發展的保證。環衛檔案管理資金的投入主要包括館舍建設與維護、檔案柜、辦公器材、計算機、掃描儀等硬件設施投入；人才引進、人員學習與繼續教育、軟件開發、網絡支持系統購買等軟件設施的投入。要制訂資金投入計劃，做到專款專用，使相關投入發揮最大效用，全面提升環衛檔案管理軟、硬件設施檔次和水平。
5.強化服務意識，創新服務理念
檔案管理的最終目的就是快速、便捷地為使用者提供利用，因此，環衛檔案管理人員要樹立服務意識，端正工作態度，提高服務質量，提高工作主動性，使環衛檔案為社會各階層工作提供服務。在符合檔案安全、合理的利用原則的情況下，檔案管理人員要積極開展多種編研活動，對信息進行開發，編寫各種專題匯編，從多個方面滿足環衛各項工作的需求，從而增強環衛檔案館的服務功能。服務質量的高低是衡量城建檔案工作者職業道德標準的重要尺度，發揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為城市現代化建設服務，是每一個環衛檔案工作者的歷史使命。
關鍵詞:信息化處理;檢索;統計;壓縮技術;國際互聯網INTERNET;信息
On the Computer Technology in Records Management Application
YANG Zhen-dong
(Inner Mongolia, Ulan Hot Property Authority, Ulan Hot 137400, China)
Abstract: Modern computer technology for file management, using computer technology, manage files to meet the economic and social needs of the information is an essential requirement of modern records management, files can extend life, improve the file services. For China's modernization drive.
Key words: information processing; retrieval; statistics; compression technology; the Internet INTERNET; information release
隨著社會的進步和科技水平的日益提高,各種形式的檔案管理和利用各種載體向社會提供利用的 問題,檔案管理從最初的輔助手工管理,公文、檔案一體化管理,發展到對絕密檔案的計算機管理。在“國家863計劃十五周年成就展覽會”上展出的“國務院絕密文檔管理系統”標志著政府公文、檔案管理信息化進入了一個嶄新的發展階段。利用先進的計算機技術管理和利用檔案,可以最大限度的發揮檔案的利用效率,延長檔案的實用年限。如果處理不當則可能導致檔案資料的損失,甚至損害國家及檔案所有者的利益。當今社會是知識經濟的信息社會,誰優先掌握以計算機技術為先導的信息技術,將它運用到各個領域,誰就會再在激烈的市場競爭中立于不敗之地。
1 檔案管理信息化的含義
檔案管理信息化就是將檔案資料轉化為計算機可處理的數字形式的檔案,方便以后的存儲和利用。檔案管理信息化可充分利用和發揮計算機和計算機網絡的潛能,提高利用率,縮短二次文獻信息的加工時間,提高檔案信息的時效性。檔案管理信息化,還可一次投入,多次產出,可改變信息加工工作受經費限制的局面。檔案管理信息化,信息成果可多份拷貝,將拷貝成果送到領導及各個部門,容易擴大社會影響,拓寬服務范圍。檔案管理信息化,可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段,但檔案管理只要注意這方面發展動向,超前拿出對策,使檔案管理工作適應這一客觀形勢的變化和要求,使現在的勞動信息化,為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。
2 計算機技術在檔案管理中的重要性、必要性和迫切性
2.1 重要性
1) 計算機技術是現代科技技術的產物,它具有數字化的特點,可以使檔案管理規范化。計算機技術錄入,掃描,微縮等形式的檔案信息(聲音,圖像,文本)都以計算機語言的0或1的 二進制來表示,使檔案管理工作變得規范準確。
2) 計算機技術具有智能化的特點。可以促進檔案管理工作的科學性。以計算機為首的信息技術具有良好的人機交互環境,智能化的判斷能力,能高效,準確的識別檔案的相關信息,自動進行檔案的檢索,查閱等業務。
3) 計算機技術具有網絡化的特點。能促進檔案信息的共享。計算機網絡(國際互聯網INTERNET)可以連接世界各地的檔案信息系統,使不同區域的人們可以隨時方便的查詢對方的檔案信息。極大的方便了人們對檔案的查詢需求,節省了大量的時間和經費。
4) 計算機技術還具有強大的存儲能力和信息處理能力,可促進檔案管理工作的現代化。可以快捷準確的收集,整理,統計匯編各種檔案信息(聲音,圖像,文本),利用壓縮技術,可以達到有效的海量存儲。
總之,計算機技術是實現檔案管理科學化,現代化,規范化和標準化的有力手段和主要工具,在現代檔案管理工作中具有十分重要的作用。
2.2 必要性
1) 計算機技術具有促進經濟發展的作用,促進檔案管理工作為經濟建設服務的最終目標的順利實現。檔案信息是信息社會中的一個重要組成部分,是其中的主要信息資源。二十一世紀信息時代知識經濟時代,進行經濟建設離不開信息資源,人類信息資源的開發利用能力成為生產力發展水平的重要體現。計算機技術使知識經濟由意識形態的生產力向客觀世界的生產力轉變,促進生產力的發展,同時計算機技術運用其收集,存儲,傳遞,處理信息的能力,有力推進了知識經濟和信息社會的快速發展。
2) 人類社會高度依賴信息經濟的各類信息成果。首先,掌握信息技術的人,可極大的提高其工作效能,能為信息社會所接受,其從事的工作才能順利進行,為社會所承認。其次,在國際化的社會化的大生產中很難找到與檔案信息無關的事務。只有大力發展信息技術,才能在當今的市場競爭中立于不敗之地。
總之,要做好現代檔案信息管理工作,必須充分利用信息技術,尤其是以計算機技術為首的信息技術。
2.3 迫切性
1) 信息社會為檔案管理工作的發展帶來前所未有的機遇
由于計算機技術在我國普及以前,西方發達國家已有幾十年的發展歷史,無論是計算機技術,還是其在檔案信息化的應用都領先雨我們。但是,當今社會是世界經濟一體化的社會,信息技術使先進技術知識迅速傳播,我們可以享用其先進成果,高起點高速度發展,站在巨人的肩膀上后來者居上。所以,檔案管理的信息化發展面臨歷史性的機遇。
2) 檔案管理工作面臨巨大挑戰
計算機技術在現代檔案管理中的應用踩剛剛開始,實際成功開發應用的項目很少。但是,我們多年積累的珍貴歷史檔案資料非常需要計算機技術來保護,開發和利用。我們目前高速健康發展的社會主義市場經濟建設迫切需要信息技術提供方方面面各種各樣的檔案信息。我們和西方發達國家相比,計算機技術的應用開發隊伍還很薄弱,存在很大的差距,因此,信息社會使現代檔案管理工作面臨巨大挑戰。
3 計算機技術在檔案管理中的應用體系
根據我國現行的檔案管理性質和特點,并借鑒國外先進經驗,筆者認為檔案管理中的計算機應用有以下幾個方面。
1) 數字檔案庫
歷年我們國家在各級政府努力下,已經積累了很多有價值的可供利用開發的檔案資料。首先,一些檔案歷史較長,破損嚴重,如果不抓緊時間利用計算機技術對其進行數字保存,這些檔案也許將永遠在世界上消失,那樣我們就會由于工作上的失誤而成為千古的罪人。所以,建立數字檔案庫已經刻不容緩。目前,在保護檔案方面,較為成熟的技術有縮微技術,數字壓縮存儲技術。存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質,還可以是網絡上傳遞的代碼序列。其次,運用計算機技術完成日常檔案的檢索查閱工作,極大的減少檔案的磨損,把檔案資料的正常程度降到最低,從而延長檔案的壽命,對需要永久保存的檔案資料效果特別明顯,使檔案保護工作實現質的飛躍。
2) 檔案檢測系統
檔案資料來源于社會生產和生活的各個方面,是現實經濟,社會人文歷史狀態的真實記錄。古人云“觀歷史可知興替”,利用計算機技術智能化的特點,對相應的社會問題有針對性的建立監測分析系統,及早預報事件變化趨勢,防患于未然,采取必要的措施將問題解決在萌芽狀態。例如在1998年的我國長江流域特大洪水抗洪搶險戰斗中,計算機汛情預報檢測系統為我國軍民準確預報汛情,并最終戰勝洪水不可磨滅的汗馬功勞。
3) 檔案信息處理系統
檔案資料來源于社會的各個層面,原本雜亂無章,沒有規律性,不能為社會各界,特別是高層領導所利用。利用計算機技術的收集,整理,匯編,分類,分析,匯總和統計能力,將紛繁復雜的檔案資料轉化為符合各階層要求的,科學有序的數據情報,利用它們指導生產促進生產,從而促進知識經濟和諧社會的快速發展。這是檔案資料成為有價值的能為社會各界利用的信息的關鍵。
4) 檔案信息系統
檔案管理工作最終目標是為社會各界提供利用,計算機技術在檔案管理中的利用水平,決定著檔案管理的工作水平。應用計算機技術的快速傳遞,復制和多媒體技術,建立檔案信息系統,充分利用目前日益流行的計算機城域網,計算機國際互聯網(INTERNET)技術,將有價值的檔案資料(聲音,圖像,文本)到世界的任何一個角落,發揮其應有的作用。
4 計算機技術在檔案管理中應用原則
1) 現代檔案管理要依托計算機技術,檔案計算機應用要面向檔案現代管理未來的發展趨勢。二者交叉滲透,相互促進,相互發展,形成科技檔案一體化的發展格局。檔案工作者不僅要熟練掌握檔案專業知識,還需具備一定的自然科學知識、計算機知識,掌握漢字輸入方法,熟練操作計算機,掌握檔案管理軟件的使用方法。
2) 我們的檔案計算機技術應用要走創新,跨越式的發展道路。檔案管理要充分利用世界上先進的科技成果武裝自己,同時加強創新能力,后來者居上,發展自主知識產權能力,這樣才能不至于受制于人,才能百尺竿頭,再上層樓。
3) 檔案計算機技術應用要加強組織,堅強管理,堅強交流,有組織有計劃的開展合作,分工協作,優勢互補,使檔案科技化工作健康有序的發展。
4) 檔案計算機技術應用應面向市場,走商品化,產業化,科學化的道路,堅強科技成果轉化為生產力的步伐。
5) 檔案計算機技術應用應走開放道路。在健全相應法制基礎上,建立國家和世界信息的信息共享機制,利用互聯網實現信息共享,提高檔案利用價值。
6) 注重信息安全, 政府的檔案涉及國家集體利益,特別是涉及國家秘密的檔案關系到國家安全。政府機構的信息安全建設從本質上講不是個人或部門行為,而是國家行為。要按照國家制定的信息安全框架從總體上開展信息安全建設。在檔案管理信息化建設中,信息安全管理是核心要素,其中最重要的原則是必須是在國家有關主管部門的指導下,按照國家有關主管部門制定的規章、制度、標準開展工作。
7) 檔案計算機技術應建立開發,流動,聯合,競爭機制,檔案管理服務部門積極進行技術研究,開發,應用,加快科技應用步伐,成為推進檔案科技現代化的主體。
8) 國家要抓好檔案科學管理研究的立項和科學成果的嚴格驗收工作,協調好重點項目的推進工作。
5 結束語
知識經濟催生檔案管理工作的現代化,現代化的檔案管理又進一步促進知識經濟迅猛發展,檔案管理部門應在運用計算機技術提高檔案管理水平的同時,提高為社會各界的服務水平,從而實現檔案管理工作的最終目標。我們相信隨著現代科技的快速發展,我們綜合國力的不斷加強,檔案事業的明天會更加美好。
參考文獻:
論文摘要：檔案工作現代化，是要樹立先進的管理思想，學習科學的管理理論，繼而采用與之相適應的組織機構、組織行為、管理方法和手段，以達到預期目的。面對我國檔案事業建設與發展的新形勢、新任務，必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。檔案信息化，建設是一項耗資巨大、復雜的系統工程，必須明確目標，抓住機遇，加強協調，統一建設，重視培養一支高素質的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實現檔案信息化，推動檔案工作的改革。
電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。
計算機檔案管理系統一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質檔案載體，在檔案領域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。
一、知識經濟時代檔案管理工作面臨的問題
首先，知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。
第二，依托先進的技術設備，知識經濟將推動檔案事業發展進程。知識經濟是現代化科學技術智能化、信息化、高級化的結果。先進和技術設備是知識經濟的物質基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域。檔案工作也是如此：計算機廣泛應用于檔案管理、統計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義。總之，計算機、光盤、多媒體、現代通信技術、微縮復制技術的普遍應喲內個將大大加快檔案事業的發展進程，使之進入現代化管理的先進行列。
第三，知識經濟將為擔案事業提供現代化的管理思想和管理方法。知識經濟不僅以為著知識的不斷創新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。
第四，知識經濟時代，對檔案工作蛇的素質將提出更高的要求。選拔德才兼備的人才是知識經濟時代的核心內容。實質經濟時代的檔案人員一方面要具備較高的專業知識、自然科學知識和相關應用知識。這樣，才能使先進的科學技術、管理方法和優秀人才結合起來，發揮出最大的效能泥腿動檔案事業發展。
二、加快檔案管理工作現代化進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清輕重緩急，循序漸進檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
4、要加強檔案信息素質教育加快建立檔案信息網絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。提高運用現代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的效益功能。
5、要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。
6、要強化服務意識，拓寬服務領域要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務餓軌道上來。做到知識經濟發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關檔案工作整體水平的同時，要向企業和科技事業單位傾斜，在注重國有經濟領域檔案工作的同時，把非公有制經濟領域檔案工作納入服務范疇。
7、培養一批包層次的檔案信息專業人才和新型化高層次管理人才要盡快培養既懂專業知識，有懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。
總之，知識經濟的興起給檔案界提供了一個挑戰與機遇并存的契機；趕上這次浪潮，我們就會縮短與先進國家的差距，在知識經濟的發展中大顯身手。相信經過全體檔案界同仁的共同努力，我們定會在新世紀這張白紙上寫出最新、最美的文章，畫出最新、最美的圖畫。
參考文獻：
兩年來，本人在縣委、縣政府和上級團委的領導下，立足團的崗位，圍繞縣委工作大局，解放思想、開拓創新，腳踏實地、狠抓落實，以務實的工作作風、飽滿的工作熱情和旺盛的工作精力，全面履行職責，較好地完成了各項工作任務。現將兩年來的思想、工作和作風等方面情況匯報如下：
一、強化學習，不斷提高自身思想政治素質。
本人認真學習黨的十六大精神、xx“七一”重要講話和《“三個代表”重要思想學習綱要》，把握“三個代表”重要思想的時代背景和實踐基礎;結合學習在團十五大期間的講話精神，把握團組織和團員青年肩負的光榮使命，按照黨的十六大提出的“形成全民學習、終身學習的學習型社會”的要求，把加強學習作為增強自身為民服務本領、適應新形勢需要的一項重要任務努力做好。堅持在加強政治理論學習的同時，不斷加強世貿組織規則、市場經濟理論、科技、法律和現代管理等多方面知識學習。能較好地處理工學矛盾，在學習過程中努力做到學以致用，注意把政治理論學習同改造自己世界觀，同指導當前工作實際緊密結合起來，在實踐中不斷增長才干。通過學習，不斷增強了自身政治敏銳性和鑒別力，統攬全局、科學決策的能力以及解決實際問題的能力。年上半年以參加市委選拔副處級崗位領導為契機，相對集中了一段時間來學習有關知識。月份期間參加了在市委黨校舉辦的第期中青年干部培訓班學習，共整理讀書筆記萬多字，撰寫心得體會兩篇。學習期間表現良好。
二、恪盡職守，狠抓落實各項工作。
圍繞“小康路上團旗紅”主題活動的開展，以服務青年、促青年增收成才為工作出發點和落腳點，積極探索工作新經驗和新方法，充分調動團委全體干部、職工的積極性，做到團結一致、齊心協力。經過努力，較好地打開了我縣共青團工作新局面，創建了工作新格局。去年，團縣委榮獲“某省省團建先進縣(市、區)”、“~年度市級文明單位”、“市級團建先進縣”榮譽。今年，團縣委榮獲“省‘邁好青年門，走好成人路’主題競賽活動優秀組織獎”、“市暑教先進縣”、“市青工‘五小’評選活動組織獎”等榮譽。
創新形式，進一步加強青少年思想教育工作。一是以縣一中為重點，在全縣各中小學校全面鋪開的“學生帶法回家”普法實踐活動，深受省市縣有關領導的認可，并計劃通過上級各有關部門共同努力在全市范圍內推廣。在今年月日的縣“學生帶法回家”普法實踐經驗報告暨表彰會上，有個先進集體、名先進個人、位同學的征文受表彰。二是“道德銀行”的成立使全縣廣大師生形成了積累“道德資產”和培養“道德富翁”的濃厚氛圍，有利推動了高尚道德在社會的普及和推廣。三是今年以貫徹黨十六大、團十五大為主題的思想教育活動，在廣大團員青年中興起了新的學習熱潮，大力加強了團員意識教育，培育了團員的社會責任感。四是以重大節日為契機，組織開展了系列主題活動，有效提高了廣大青少年愛國主義、集體主義、社會主義思想。年還以建團周年和“五四”運動周年為契機，開展了赴瑞金、井崗山重走路、尋訪革命足跡“紅色之旅”等系列具有重要意義的活動。五是去年抓住“特區衛士”章飛云返鄉作事跡報告的有利時機，組織各級團組織以座談會、主題班隊會、演講賽、征文賽等形式，在全團上下掀起學先進、爭先進的熱潮。
抓住重點，有效實施城鄉青年行動。今年圍繞團省委提出實施“共青團城鄉互動百千萬工程”活動，團市委提出實施“小康燎原工程”的契機，組織全縣個鄉、村級團組織與省、市、縣直機關團委互動結對，實現城鄉之間組織、人才、市場、信息、產業、文化等方面的良性互動。及時成立了領導小組，建立了層層抓落實的工作機制，多次帶隊深入基層開展調研活動，協調解決活動開展過程中出現的困難和問題。各級團組織通過出資、出物、出技術等形式推動互動活動有序展開，已初見成效。建立了名縣級農村青年創業致富帶頭人檔案，實現“一帶三”結對互動貧困戶戶，“小康燎原工程”的建檔管理階段已全面完成。同時，認真抓好駐村工作。對掛包的文江鄉民主村，多次帶領技術人員到現場開展食用菌等農業生產技術指導。在抗旱期間，積極組織村民開展抗旱自救活動，今年共為村里捐助抽水機臺，水管米，總價值達元。
規范創建，扎實推進青年文明工程。開展的“向雷鋒同志學習”活動有力推動了新時期學雷鋒和志愿服務活動的深入發展;“保護母親河”為主題的環保活動，有利增強了青少年環保意識，今年組織開展的石牌老厝、均溪仙峰等河段水質水量實地勘查活動，為均溪河的污染防治工作提供了較可靠的數據，同時形成調研論文篇;兩年來，青年文明號集體累計為居民做好事余件，捐錢捐物多元。去年，人行大田縣支行合作股被授予全國級“青年文明號”榮譽，建設鎮派出所等個單位被授予市級“青年文明號”榮譽。今年縣城建大隊等個單位被授予市級“青年文明號”榮譽，縣城建大隊被授予省級“青年文明號”榮譽，縣人行農核股被授予全國級“青年文明號”榮譽。
