時間：2023-05-31 09:46:19
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇城建檔案管理辦法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
在全面推進依法治國的背景下，城建檔案的完善化、系統化與安全化必須依賴于法治建設，城建檔案的利用范圍、深度和廣度都日益擴大，有法可依的城建檔案才是全面完整的，才能滿足現代社會經濟建設與精神文明建設的雙重客觀需求。明確城建檔案的立法現狀，加強其法治建設，是擺在社會及人們面前的一項重要任務。
一、我國城建檔案法治建設的立法現狀
（一）立法現狀。建國以后10年間，我國國務院經過長期計劃運籌頒布了《關于改進檔案資料工作的方案》，方案對國家技術委員會、國家建設委員會、農業部、地質部以及國家統計局等單位在基礎建設、工業交通、經濟和農業等方面提出了要求，要求建立一套具有資料管理功能的法治化體系，即城建檔案管理體系。1960年，國家檔案局正式向國務院提交了《關于加強管理城市基本建設檔案的意見》，經過一年后轉批，首次強調了城建檔案對于我國城鄉建設規劃、社會發展的關鍵屬性，為此，城建檔案管理工作也已經被提升到了一定的政治及經濟高度。進入80年代，國務院與國家建委等多家單位共同頒布了《科學技術檔案工作條例》，規定了各個單位應該對自身的每一項產品試制、基建工程、技術項目與科研成果進行鑒定和驗收，同時一定要有科研檔案部門參與其中，對應該進行歸檔的科研文件材料進行驗收，最終整理制作出相對完善、完整、準確和系統的科研文件材料。這也意味著城市中必須建立檔案館，收集和永久管理城鄉范圍內的所有科研資料，這也是涉及城建檔案管理的最初法律條文，它們都被收錄于《科學技術檔案工作條例》中。90年代末，國家建設部第61號令頒布了《城市建設檔案管理規定》（1997）與《城市建設檔案管理規定》（2001），它們對城建檔案的法治建設內容進行了修正與完善。
（二）立法特點。我國各個城鄉地區在建立城建檔案管理體制以后，對相關機構、檔案接收能力以及保管利用思路進行了強化。在基于立法成果的基本理念下，大部分地區基本上實行了城建檔案的保證金制度，該制度要求城建檔案建設單位必須預先繳納一定額度的保證金來促使建設單位能夠在基礎工程項目和科研項目完成以后主動向城建檔案管理機構報送相關檔案資料。該辦法在城建檔案法治行政手段尚不成熟的現階段來看，確實起到了一定的規制作用，它迎合了城建檔案工作的開展需求，也強化了城建檔案的歸檔理念，使城建檔案館的建設工作更加完整化。2004年以后，《中華人民共和國行政許可法》正式開始實施，它讓城建檔案管理工作拋棄了傳統的管理模式，嚴格規范了城建檔案館的行政許可設定權與行政許可事項范圍，使其從宏觀調控轉向了社會服務方向，這也使得城建檔案單位的管理工作更加細致、系統，其行政執法的開展也比之前更具針對性。
二、強化城建檔案法治建設的相關建議
如上文所述，隨著城建檔案工作的長期開展和社會發展的迫切需求，為其制定一系列相關立法法案，強化其法治建設是必然的。本文結合具體工作介紹一下開展和強化城建檔案工作法治建設的相關建議。
（一）統一城建檔案管理法。我國應該盡快啟動制定并統一城建檔案的管理法律及相關行政法規，明確城建檔案管理的法律地位。就目前來看，我國城建檔案在法治建設過程中依然缺少一部專屬性的、權威性的國家上位法。所以國家必須加快城建檔案的法治建設步伐制定并啟動一部相對統一的城建檔案管理行政法規，確保城建檔案的權威性與法律地位。
（二）明確城建檔案管理部門的監管職責。在我國的《高等學校檔案管理辦法》中就規定了國務院教育行政部門所主管的全國高校檔案工作，它規范了全國高校在檔案管理方面的業務指導體系、監督體系和檢查辦法，目前該法律體系已經相當完善，對我國高校檔案管理的發展具有促進作用。因此我國的《城市建設檔案管理規定》也應該學習和借鑒高校對檔案的管理辦法，明確管理主體資格，爭取在未來發展進程中出臺能夠明確城建檔案管理主體部門及監管部門職責的上位法規。
（三）明確城建檔案資料相關工作手段。要明確城建檔案資料管理的相關工作手段和途徑，尤其是對重點工程建設項目，檔案資料工作應納入項目管理程序中，與項目建設實行同步管理。進行收集、整理和歸檔時，一定要首先明確它的收集歸檔范圍，針對該范圍做出明確界定以后，才能繼續順利進行有針對性的收集工作。同時，也要厘清檔案的歸檔過程，明確檔案所涉及到的部門與部門之間的關系，并基于此來設定相應的管理手段，開拓法治建設工作途徑，確保檔案管理業務與技術在健全法治的保護下不斷平穩進步。
（四）加強地方城建檔案部門的法治建設。近年來，由于我國城鎮化建設的高速發展，城市基礎設施建設相對落后，“馬路拉鏈”“空中蜘蛛網”并存現象屢見不鮮。土地集約化利用要求的提出、地下空間開發利用城市的綜合管廊建設，一些省和市的原《城建檔案管理辦法》已經無法適應當前城鎮化建設的發展步伐。加速地方城建檔案部門的法治建設迫在眉睫。
目前就我國地方城建檔案部門的法治建設應該注意以下4點內容：第一，要具有針對性，可以針對城建檔案管理的每一個環節設置相應合理的法律條款。第二，要具有前瞻性，它要求在滿足城建檔案管理現行規定、需求的基礎上來考慮城鄉規劃體制，考慮未來時間里城建檔案管理工作及其法治建設的相關事項，迎合城建檔案管理工作的未來發展趨勢。第三，要具有可操作性，因為設立立法條款不僅僅是簡單的法律條文，它應該起到實效作用，使條款的類目與現實條件相一致，這也有利于城建檔案法治建設的強化。第四，應該具備創造性，要在不違背上位法的前提條件下創造法律條款，增加它的法律可拓展性，真正實現城建檔案管理的有法可依，使法律能夠保護和引導城建檔案管理工作漸漸走向正軌，做到落到實處、依法治檔。
（五）普及城建檔案法律意識。要提高城建檔案管理部門領導和相關工作人員的法律意識，鎮江城建檔案館采取“請進來走出去”的方式，有針對性地聘請檔案專家 、大學教授傳授檔案知識，解答工作中遇到的難題，派相關人員出去深造，拓寬視野。檔案管理部門以外的企業和團體，檔案從業人員知識結構、檔案法律意識都比較弱，開展檔案法律培訓尤為重要。城建檔案館運用網絡信息資源實施遠程培訓，同時還主動到“高校產業園區”“北汽華東產業基地”“孟家港國際物流園”等重點工程項目單位服務。在服務中普及、貫徹《城建檔案業務管理規范》（CJJ/T158-2011）。指導建設主體建立和完善檔案管理規章制度，使重點工程項目形成的前期文件資料從形成、編制、積累、審核和移交法律手段來集中統一管理。在該過程中確保了建設主體的各項目部門和相關人員在立項階段就有了城建檔案的法律意識。所以，只有全面普及城建檔案法律意識，才能保證其檔案資料內容與工作建設步驟的完整性。
三、總結
總而言之，對我國城建檔案法治建設的強化工作應該是多方面的，它不僅僅要求相關部門能夠將城建法規與檔案管理法規融會貫通，也應該對法治建設工作本身有較高的覺悟與認識，做到知法懂法，遵法守法。在實踐工作中不斷學習、以法律手段促成檔案行為的自律性，調整和完善城建法規體系，才能讓其實現真正的法治化，使城建檔案管理工作更加規范。
【參考文獻】
[1]李中福.關于加強城建檔案法制建設研究的幾點思考[J].卷宗，2015（1）：423-424.
第二條為了加強城市地下管線工程及檔案的管理，防止和減少城市建設對管線的損害而造成災難性事故的發生，根據《中華人民共和國城鄉規劃法》、《中華人民共和國檔案法》、國務院《建設工程質量管理條例》、建設部《城市地下管線工程檔案管理辦法》以及《*省建設工程質量監督管理條例》、《*省城市建設檔案管理辦法》的有關規定，結合本市實際，制定本辦法。
第三條本辦法所稱城市地下管線工程，是指城市市區內新建、擴建、改建的各種地下管線以及相關的地下工程，包括給水、排水、電力、電信、熱力、燃氣、人防、工業管道等地下工程。
第四條*市城鄉規劃行政管理部門主管本市地下工程及檔案的管理、利用和監督工作；檔案業務上接受市檔案行政管理部門的指導。
第五條*市城鄉管理綜合執法局負責地上地下管線工程的日常監管，對任何地上地下管線工程未取得建設工程規劃許可證、施工許可證的，要及時發現、制止；并及時通報市城鄉規劃管理局，依法處理。
第六條地下管線工程的建設單位應當與市城建檔案館簽定《報送建設工程竣工檔案責任書》，未簽定建設工程檔案責任書的，城鄉規劃行政管理部門不予辦理建設工程規劃許可證。
第七條地下管線工程的設計必須符合國家規范。建設單位和施工單位應嚴格按照批準的設計圖紙施工。確需變更設計的，應當按規定辦理變更設計批準手續，并如實反映在竣工圖及電子文件上。
第八條城鄉規劃行政管理部門在審查報建的地上地下管線工程或相關的建設項目，核發建設工程規劃許可證時，應依據城市總體規劃要求提出明確的規劃設計條件；嚴格城市地下管線工程建設的定線和竣工{覆土前}測量制度。城市地下管線探查和測量必須執行建設部頒發的有關技術標準和使用城市統一的平面和高程系統；地下管線工程覆土前，建設單位必須委托具備相應測繪資格的單位，按照國家地下管線探測技術標準進行竣工{覆土前}測量。竣工{覆土前}測量進度與工程進度相適應。
第九條地下管線工程施工中發現未建檔的管線，建設單位應及時報告市城鄉規劃行政管理部門，由市城鄉規劃行政管理部門查明管線性質、權屬，責令產權單位委托具備相應資質測繪部門探測竣工圖，并及時向市城建檔案館報送有關檔案資料及電子文件。
第十條組織地下管線工程竣工驗收，應當將地下管線工程檔案驗收列為專項內容。地下管線工程竣工驗收組織的成員應當包括城建檔案館。地下管線工程竣工{覆土前}的測量成果，如：地下管線的各轉點的x、y、z三維坐標、檢查井[井蓋、井底]三維坐標，兩點直線的坡度等相關內容及技術標準，應列為地下管線工程竣工質量驗收的重要內容，所形成的質量鑒定材料應當包括這項內容。
對違反前款規定的，不得進行竣工驗收，工程質量監督機構不給予備案手續，地下管線工程不得投入使用。
第十一條建設單位應在地下管線工程竣工驗收后六個月內，應向城建檔案館移交下列材料：
（一）地下管線工程項目的建設工程規劃許可證及附件、附圖，施工許可證、計劃、規劃、設計、用地、開工批準文件及其它審批材料；
（二）地下管線測量精度分析、測量成果及竣工測量數據；
（三）地下管線工程施工技術文件材料和竣工驗收文件材料；
（四）地下管線工程竣工圖及電子文件；
（五）其它應當歸檔的文件材料。
第十二條地下管線投入使用進行改建、擴建或者對重要部位進行維修的，建設單位和施工單位應當根據實際變動情況修改原竣工圖，并于竣工驗收后三個月內向市城建檔案館報送修改部分的工程竣工檔案。
第十三條地下管線工程竣工檔案必須完整、準確、真實、清楚，反映現狀，并由編制單位技術負責人簽名蓋章。
第十四條專業管理部門應當向市城鄉規劃行政管理部門及市城建檔案館提供專業管線圖和有關資料，并及時報送更改、報廢、漏測部分的現狀圖。
第十五條移交的地下管線工程竣工檔案不完整的，市城建檔案館有權拒絕接收，并責成建設單位重新按要求探測制作后移交。
第十六條市城鄉規劃行政管理部門應組織有關部門依據地下管線工程竣工檔案和各專業管理部門的專業管線數字化圖，及時修改全市地下管線綜合圖，并輸入城市地下管線信息系統,對地下管線工程實行動態管理。
第十七條政府有關部門應當定期組織城市地下管線普查和補測補繪。普查和補測補繪所行成的地下管線檔案成果，應由城建檔案館統一接收和管理。
第十八條凡在市區范圍內進行開挖、爆破、鉆探等活動的，建設單位必須到市城鄉規劃行政主管部門、城建檔案館查清該施工地段的地下管線情況，然后到有關部門辦理開工手續。
管線搶修工程，需調用地下管線工程檔案的市城建檔案館應隨時提供服務。
第十九條市城建檔案館應當定期公布開放檔案目錄。開發檔案信息資源，實行有償使用。
第二十條市城建檔案館應當建立健全科學的管理制度，依法做好城建檔案的接收、整理、鑒定、統計、保管、利用、保密工作。
城建檔案館工作人員應忠于職守，保證檔案的完整、準確、系統、安全和有效的利用，具備城建檔案管理專業知識，并依法取得崗位資格證書。
第二十一條建設單位未按規定簽定《報送建設工程竣工檔案責任書》的,由市城鄉規劃行政主管部門或市城建檔案館責令限期改正，逾期未改的,依據《*省城市建設檔案管理辦法》處以5千元以上5萬元以下的罰款；地下管線工程竣工驗收后,建設單位未向市城建檔案館移交地下管線工程竣工檔案的，依據《城市地下管線工程檔案管理辦法》由主管部門責令限期改正，逾期未改的,處1萬元以上10萬元以下的罰款；對單位直接負責的主管人員和其他直接責任人員，處單位罰款數額5％以上10％以下的罰款；未按規定期限移交地下管線工程檔案的，由主管部門責令限期改正，逾期未改的,處1萬元以下的罰款；因建設單位或地下管線專業管理單位未移交地下管線工程檔案，造成施工單位在施工中損壞地下管線的，建設單位或地下管線專業管理單位依法承擔相應的責任。并暫停該建設單位新的工程立項審批手續；
第二十二條工程測量單位未按照規定提供準確的地下管線測量成果，致使施工時損壞地下管線給他人造成損失的，依法承擔賠償責任。
本文作者：牛俊霞 單位：高平市住建局檔案室
城建檔案是城市規劃建設管理工作的真實記錄，是城市建設和發展的重要依據和必要條件，是國家的寶貴財富。中國社會主義現代化建設快速向前邁進，社會各行各業都在經歷著深刻的變化，在這樣的形式下，城建檔案事業也面臨著機遇和挑戰，對于城建檔案事業如何才能適應新的形勢需要，更好的收集整理管理檔案資料，快速高效地反饋有關信息，作為一名城建檔案工作者應具備以下幾種素質：
一、加大宣傳力度，提高依法治檔的意識
城建檔案專業人員要針對性地加大宣傳城建檔案工作，尤其對我們直接服務的建設項目的各參建單位進行宣傳，讓他們徹底摒棄重建輕檔的思想，充分認識城建檔案在項目建設，完工結算，質量保證等方面的作用，從思想上真正重視城建檔案工作。同時要定期不定期對社會上的廣大人民群眾進行宣傳，讓他們了解城建檔案在維修改造、抗災、減災房屋產權產籍等方面有巨大的參考作用和價值。而宣傳方式渠道等多樣也可以通過媒體宣傳資料，培訓班等方式進行，關鍵是我們要有依法治檔的意識，當然作為城建檔案工作者對《中華人民共和國檔案法》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理辦法》、《地下管線管理辦法》等一系列法律法規要特別熟悉理解，這是我們工作中的法律武器，在工作中我們必須熟練地運用，對各種新出臺的政策，對新出臺的政策要第一時間學習學透，要做到知法懂法守法用法，在各項法律允許的范圍內盡可能地做好服務與工作，要敢于依法治檔，依法管理，對市內各項重點建設項目，民生建設項目，要更強服務，更強管理，以保證資料的完整性真實性。
二、勤奮學習，增進檔案工作者的文化知識素質
作為新時期的檔案工作者，必須勤奮好學，刻苦鉆研，掌握淵博的文化知識素質，21世紀城建檔案管理不僅僅是簡單的資料保存和查閱，也不是傳統的繼承和遞進，而是同建設高速發展同步前行的，這就需要每一個管理者具備一定的文化知識素質，文化知識素質的不足不僅制約了個人的發展和提高，更重要的是將會給國家和人民財產造成不可估量的災難和重大損失，為此，必須增進文化知識素質和城建檔案綜合業務能力，包括法律檔案建設規劃市政管理計算機等幾十門專業知識以及語言表達溝通協調等公共關系能力，所以作為城建檔案專業人員，我們要加強知識的學習同時也要多感知，將這些理論運用于實踐的方法。制定自學計劃，不斷用人類的知識豐富自己的頭腦，強化專業知識，豐富文化知識。其次要掌握新時期的文化知識，接收新事物新觀念，適應新時期城建檔案管理的綜合性活動，不僅要熟悉培養聯系密切的專業知識，還要了解社會科學，人文教育，自然科學，只有具備淵博的知識，堅實的文化才能為城建檔案管理事業做出突出的貢獻。當今信息時代，計算機技術普遍用于檔案管理，將檔案管理人員從繁重低效率的手工操作方式中解脫出來，因此掌握和提高計算機網絡的應用能力對當今城建檔案工作者來說勢在必行，這樣才能使自己的工作得心應手，緊跟時代步伐，通過艱苦的努力不懈的堅持，爭做一名合格的檔案管理者。
三、積累經驗，提高業務技能，增強服務社會意識
城建檔案的主要來源是靠接收與征集，善于積累經驗、總結經驗并掌握一套行之有效的收集管理方法，要從高層次多角度認識管理的科學性和深奧性。城建檔案管理既是科學又是藝術，所以每個城建檔案工作者必須注重平時工作的過程，必須在理論和實踐的過程中體驗和積累，必須在艱苦的日常事物中不斷嘗試磨煉。經驗是業務技能管理的中介，是知識升華為能力的催化劑，為此對接收進館的檔案資料，無論是在載體上還是在信息的記錄上，負責城建檔案接收的工作人員都應該仔細驗收檢查，對簽字不完整的、蓋章不規范的要指導其按要求改正，嚴把進館檔案質量關。對檔案要有安全保護意識，不僅要對已進館的檔案進行安全保護，對未進館的或要進館的檔案安全保護意識也同樣要加強。維護檔案的齊全與安全是檔案保管工作的中心任務。那么，檔案保管工作人員的責任更是重大，要保衛檔案館庫房的安全，要嚴防檔案館藏檔案文件的損壞，要認真細致的做好防盜竊，防破壞，防火，防水，防潮，防鼠，防蟲，防光等工作，要對損壞的檔案及時進行修裱，對丟失的檔案要及時進行追查，盡可能地最大限度地延長檔案的壽命，維護檔案的完整與安全。檔案館保存檔案的根本目的就是根據社會各方面的需要，開發檔案信息資源，積極提供檔案信息利用，而作為一名負責檔案利用的工作人員，在履行服務職責時，對于特別珍貴或易脆易損的文件在提供利用時要加倍監護和管理。
在復制外借檔案使用時，應嚴格按照制度執行，通過審批手續方可借閱，同時督促借閱者按期歸還，在收回借閱的檔案時，對案卷的數量和卷內文件情況要及時細致的檢查，確保檔案完好無損。工作中要有優良的服務質量，這就要求我們要有過硬的綜合能力，才能對具體事項，做出迅速地判斷，繼而妥善處理，多總結經驗提高工作能力，優化服務質量，從而更好的服務社會。隨著現代化信息技術的飛速發展和網絡的日益普及，數字化管理已成為必然，在檔案信息化建設的過程中，檔案信息安全保護極為重要，這就要求工作人員要勤奮學習，刻苦專研，不僅只滿足于能掌握計算機的操作技術，還要深入學習和掌握數字化檔案館的基礎理論，檔案信息化建設基本理論，不斷提高確保檔案信息安全，網絡安全，系統安全的業務技能。城建檔案管理工作者要甘于平凡淡薄名利，要有樂于奉獻的高尚風格。綜合素質必須德才兼備，只有具備良好的職業道德，社會公德，依法治黨意識，精深得專業知識和業務技能，城建檔案管理的綜合素質就得到了跨越式的提升和實現質的飛躍，只有綜合素質全方位提高，才能經得起考驗，才能不負眾望，從而積極創新，樂觀向上的投入到檔案事業中去，也只有這樣，我們的城建檔案事業才能充滿活力，蓬勃發展。
*市建委，各地級以上市、順德市建設局、規劃局（規劃國土局）、房地產管理局：
城市建設檔案（簡稱“城建檔案”）是城市規劃建設管理工作的重要組成部分。為貫徹落實建設部《城市建設檔案管理規定》（部令90號）和《城市房地產權屬檔案管理辦法》（部令101號）等規定，進一步加強城建檔案的管理，適應我省加快城市化進程的需要，特通知如下：
一、提高認識，健全城建檔案管理機構。加強城建檔案管理工作是保證城市規劃建設和管理安全、正常運作的重要保障，城建檔案的接收、管理和利用是基建程序不可缺少的環節，各級城市規劃建設行政主管部門要提高對城建檔案工作重要性的認識，抓住機構改革的有利時機，采取措施進一步建立健全城建檔案管理機構，充實管理人員，配備相應專業技術人員。設市城市應設立城市建設檔案館；中心鎮及經濟發展較快、建設量較大的鎮也應設立專門的城建檔案館（室）。未設立專門城建檔案館（室）的城鎮，城鎮規劃建設行政主管部門要指定專人負責收集和管理本地區的城建檔案，并接受上級城建檔案館的業務指導，加強對城建檔案的收集和管理。要多渠道爭取城建檔案館的經費來源，探索城建檔案有償使用的途徑，爭取將城建檔案的管理經費列入地方財政。各市城建檔案館要加強對縣、鎮城建檔案館（室）的業務指導和人員培訓工作。
二、進一步做好城建檔案的收集和管理。各級城市規劃建設行政主管部門要把城建檔案工作列入建設事業發展規劃，發揮其在城市規劃、建設和管理中的作用，促進城建檔案事業與城市建設同步發展。建設工程竣工驗收備案制度是保證城建檔案完整、準確、及時接收的重要手段，各級建設行政主管部門要認真貫徹省建設廳印發的《廣東省房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收及備案管理實施細則（試行）》（粵建管字[*]35號）和《轉發建設部關于認真貫徹國務院第279號令和建設部第78號令，切實加強工程檔案管理工作的通知》（粵建管字[*]105號）精神，支持城建檔案館（室）對竣工工程進行檔案預驗收。無城建檔案主管部門出具的建設工程竣工檔案驗收認可證明的，不能辦理竣工驗收備案手續。同時，要積極做好有關文件的宣傳工作，進一步提高建設單位以及勘察、設計、施工、監理等單位對工程檔案工作的認識，督促做好工程檔案收集和整理，并按規定及時向城建檔案館移交。
城建檔案的收集和管理要嚴格按照建設部第90號、101號令的要求進行。城建檔案的著錄和歸檔整理必須嚴格按照國家頒布的《城市建設檔案著錄規范》、《建設工程文件歸檔整理規范》的要求進行。
三、加強作風建設，提高服務水平．
各級城建檔案管理部門要切實加強作風建設，提高服務水平。（一）要樹立“有為才有位”的思想，提高服務意識，由坐等建設單位報送檔案轉向積極主動上門、跟蹤指導服務，對建設工程檔案提供必要的技術服務，有條件的城建檔案館要提前介入建設工程，派專業技術人員深入現場，指導建設單位、施工單位收集和編制工程檔案。（二）要加強建章立制工作，按照國家頒布的有關規范、規定，結合實際在城建檔案的接收、歸檔、管理及利用等方面制定具體的工作制度和程序，并向社會公布，進一步規范辦事程序，提高辦事效率。（三）進一步提高工作人員素質，增強工作人員的社會責任感，要有計劃地安排業務人員參加各類崗位培訓，實行持證上崗制度。（四）推廣城建檔案的自動化管理，提高城建檔案的自動化管理水平和利用率。有條件的城市要結合城市地理信息系統的開發利用，實現城建檔案資料的動態管理，實現城建檔案即時更新，提高服務質量和水平。要按照建設部的要求建立起城建檔案統計制度，各城建檔案館（室）要指定專人負責此項工作，并按時報送統計資料。（五）進一步搞好城建檔案館的達標升級活動，各級城建檔案館要結合實際，把達標升級列入工作計劃，通過達標升級活動全面提高城建檔案管理工作上臺階。
【關鍵詞】 城建工程；檔案；館藏質量
城市建設檔案是城市面貌和基本建設歷史和現狀的真實記錄，是進行城市規劃、建設和管理的重要科學依據。隨著城市建設規模的不斷擴大，城建檔案顯得越來越重要，它對于加強工程質量控制，追究工程質量責任，懲治工程領域腐敗行為，以及工程日后維修、改建、擴建等，具有重要作用，是國家的珍貴財富。如何確保城建檔案的質量，盡可能保證接收進館的檔案真實、準確，與工程實際相符合，就成了業務指導人員的工作重心。
目前，由于建設工程項目多、周期長、人員素質不一、工作變動頻繁等因素的影響，使得我們在接收檔案的過程中常常碰到這樣那樣的問題，如：有的建設單位“重建設，輕檔案”，工程竣工四、五年還不向城建檔案館移交資料，而自身又保管不善，致使工程資料大量丟失，一旦維修卻無據可依；有的單位一套工程資料還未交清，工作人員已換了兩三個，不但工程情況說不清，還使大量資料流失在外，無法找到；有的單位資料管理人員沒有一定的專業技術知識，對工程檔案內容不清楚，無法保證檔案的系統完整；有的施工單位怕麻煩，沒有編繪竣工圖，使竣工圖與實物不符，不能反映建筑物的真實情況等。這些情況的發生都不能保證竣工檔案的進館質量，更無法滿足日后對檔案的開發、利用。
基于此，本文結合工作實踐，對如何保證工程檔案的進館質量談幾點看法。
一、加強執法力度，擴大宣傳范圍
有法可依、有法必依、執法必嚴、違法必究是法制建設的中心內容，只有建立完整、必要的規章制度，才能保證進館檔案的質量。
近年來，從國家到地方相繼出臺了一系列有關城建檔案的法律、法規和規范性文件，如《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》、《建設工程文件歸檔整理規范》及《蘭州市城市建設檔案管理辦法》等，對城建檔案的歸檔范圍、質量要求、編制原則、立卷方法都做了明確的規定，從而為“依法治檔”打下了良好的基礎。對不按規定移交建設工程資料的單位，我們將采取以下措施：對建設項目已竣工卻不按時移交竣工資料的單位，送達《城建檔案催交通知書》，限期整理、移交全套資料；對拒不按規定移交檔案的單位，情節嚴重的，我們將上報建設行政管理機關，對其進行行政處罰；構成犯罪的，提請司法機關依法追究刑事責任。
對城建檔案不重視最主要的原因還是人們檔案意識淡薄；對城建檔案的地位、作用了解甚少；采取處罰等措施僅僅是一種制約手段，卻無法從根本上解決檔案的質量問題。只有加大宣傳范圍，利用一切可利用的新聞媒體，對城建檔案的法律、法規和各種規章制度，城建檔案的重要性及其開發利用等多方面開展宣傳教育，用現實生活中經常碰到的一些問題，如土地、房屋的產權糾紛；對建設工程的維修，改、擴建；市政建設中各種管道的開挖、維修等因城建檔案管理不善或無資料可查造成經濟損失、發生事故等實例，讓全社會都來關注城建檔案，認識城建檔案，只有思想認識提高了，工程檔案的質量才能有保證。
二、組織集中培訓，深入基層指導
1、不定期舉辦城建檔案業務人員培訓班
對建設單位、監理單位、施工單位的檔案技術人員進行業務培訓，向他們宣傳法律、法規，講解技術文件材料的形成、收集、整理過程中應注意的問題和解決方法；竣工圖的編制要求；工程檔案的案卷質量要求等，使這些人員了解城建檔案工作的知識，掌握城建檔案的業務規范和技術標準，并使之運用到工作實踐中去，為更好的開展城建檔案工作奠定基礎。
2、對重點建設工程項目，實行同步跟蹤管理
業務指導人員應直接到施工現場進行業務指導，對工程形成的文件材料、圖紙、技術文件等跟蹤了解，摸清情況，做到心中有數，及時解決檔案材料形成過程中出現的問題，提出城建檔案館對工程竣工檔案編制的要求和做法，杜絕檔案資料當時不做，事后造假的現象發生，確保重點工程檔案質量。
三、做好工程檔案的竣工預驗收工作
城建檔案預驗收是指工程開竣工驗收會之前，城建檔案館業務指導人員對工程竣工資料進行專項預驗收，落實工程檔案的移交事項，對工程資料中存在的問題，及時提出整改要求，督促相關單位改進，以保證檔案的準確性；同時使自己對工程項目中所產生的文件資料做到心中有數，避免工程檔案移交時被漏交或不交，以保證檔案的完整性；向各參建單位宣傳有關檔案的法規規范，使他們進一步認識到檔案的重要性，積極配合做好檔案的移交工作，保證檔案及時進館。因此，做好城建檔案預驗收工作是保證檔案質量的有效措施。
四、提高業務指導人員自身素質
業務指導人員自身素質的高低，也直接影響工程檔案的質量。首先，業務指導工作專業性強，要求工作人員有較強的專業知識和技能。不但能夠理解掌握城建檔案政策法規，同時還要了解相關的工程專業知識，能及時準確的發現檔案存在的問題，并有效的加以解決。其次，業務指導人員要有高度的責任心。因為對檔案的審核驗收是一項枯燥乏味的工作，又臟又累，若沒有一點責任心，對移交的檔案不審核，粗略一看或干脆不看就照單全收，根本無法保證工程檔案的進館質量。第三，業務指導人員要有強烈的參與意識。即從工程項目立項開始就及時參與進去，了解工程概況和進度，深入到施工第一線，做到每一步都心中有數，才能確保城建檔案的系統完整。
總之，城建檔案工作是一項“功在當代，利在千秋”的工作，只有保證了工程檔案的進館質量，才能真正做到對檔案進行開發和利用。因此，業務指導人員一定要本著實事求是，一絲不茍的精神，嚴把檔案質量關，為城建檔案事業的發展盡心盡責。
【參考文獻】
[1]中華人民共和國國務院令第279號. 建設工程質量管理條例.
[2]中華人民共和國建設部令第90號.城市建設檔案管理規定.
關鍵詞：城建檔案；管理；問題；對策
中圖分類號：C912.81 文獻標識碼： A
隨著城市建設的不斷發展，在城市的規劃、建設和管理過程中產生了大量的城建檔案，百姓對城建的檔案的認識也隨著經濟社會的不斷發展而愈發深入，城建檔案的價值作用也日益凸顯。加快新型城鎮化建設新形勢下，應積極探索新形勢城建檔案管理工作的出路。
一、城建檔案管理存在的問題
1、業務管理不夠規范
城建檔案的工作環節主要表現在收集、整理、鑒定、保管、開發、利用等方面，但在實際操作過程中，由于受經費和人為因素的制約，普遍反映在管理制度不健全、庫房建設不標準、業務建設不規范、檔案保護措施不利、服務對象狹隘等諸多問題上。這些不同程度地影響了城建檔案工作向主
動服務轉變及實現城建檔案數字化的進程，阻礙了城建檔案工作向現代化信息化發展的速度，也不符合社會經濟和城市建設的要求。
2、法規制度不健全
檔案管理法制建設不健全，致使城建檔案管理工作陷入困境。在城建檔案管理中，城建檔案執法細則有待進一步完善，檔案管理法制建設不健全制約著城建檔案事業的發展。《中華人民共和國城鄉規劃法》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》和《城市地下管線檔案管理辦法》等規劃建設專業法規的相繼頒布實施，從法律法規條款上進一步對城建檔案工作給予了支持，同時也拓展了城建檔案的服務地域和范圍，如：城市、鄉村都納入了城建檔案的業務范疇，隨著新型城鎮化進程的加快，相應的城鄉建設檔案管理工作實施細則尚無進一步修訂或完善。另外，城建檔案管理的法律意識較低，使得城建檔案的行政執法工作比較被動，也造成了城建檔案管理法制建設的不健全。
3、信息化工作滯后
在城建檔案管理的過程中，信息化建設的現狀不容樂觀。具體說來，城建檔案管理信息化薄弱主要表現在三個方面，一是城建檔案管理的信息化建設的觀念亟待轉變。在城建檔案管理信息化建設中，由于管理人員的信息化意識不足，在城建檔案管理實際工作中沒有發揮信息化的優勢，仍然停留在傳統的城建檔案管理的階段，不利于現代城建檔案管理工作的進行。二是城建檔案管理信息化的硬件軟件投入滯后。在城建檔案管理工作中，由于對信息化建設的硬件投入不足，使得城建檔案管理的硬件設施落后。三是城建檔案管理的軟件系統開發過于緩慢。以上情況的也制約了城建檔案與城市建設的同步協調發展。[1]
二、加強城建檔案管理的對策
1、注重對城建檔案的宣傳教育
加強城建檔案工作管理，首先必須提高人們的檔案社會意識，消除重建設輕檔案，重使用輕管理思想。城建檔案管理工作從無到有，從單一到全面，從簡單到復雜，經歷了相應的發展過程，在大多數人都對城建檔案工作有所認識的今天，仍然有部分人對城建檔案缺乏全面的認識和了解，這就需要我們加大城建檔案管理和利用的宣傳、教育工作，用城建的有效利用事實去說話，作為一名基層城建檔案工作者，我們必須清楚的看到檔案社會意識薄弱會出現建設管理工作與建設檔案利益相脫節，規劃資料不歸檔，建設施工不查檔，建設完畢不建檔，城建管理不用檔等現象，以上都是只顧眼前利益，不顧長遠利益的集中反映，都不利于城建檔案的管理和今后的發展，城建檔案館要在抓好對社會宣傳教育的同時，組織作好對建設系統內規劃、市政、建管、園林、村鎮、人防等專業管理單位及城建檔案基層管理人員的培訓教育，形成城建檔案管理網絡，讓全社會都了解、支持城建檔案工作，這也能充分提高城建檔案館的社會地位和知名度，利于城建檔案管理工作的持續發展。
2、建立健全管理機構和制度
城建檔案是城市建設活動的真實歷史記錄，是在城市規劃、建設及其管理相關活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖紙、圖表、照片、影片、錄像等不同載體
和形式的真實歷史記錄。隨著新型城鎮化化進程的加快和城市化水平的提高，城建檔案作為城鄉建設的重要檔案的永久保管基地和信息中心，在城鄉建設活動中起到了不可替代的重要作用。城建檔案管理機構的建立和管理體制的健全，是城建檔案管理工作的前置和保障。我們萊州市作為縣級市城建檔案館成立于1989年，城建檔案管理工作開展較早，隸屬萊州市住房和規劃建設管理局，經費、人員、設備配備比較齊全，法規制度建立健全，城建檔案管理包括接收、整理、著錄、利用等業務基礎工作到建設竣工檔案及竣工圖、地下管線綜合系統圖的審驗、近幾年全面執行國家和行業標準《城建檔案業務管理規范》CJJ/T158-2011、《城建檔案著錄規范》GB/T50323-2001、《建設工程文件整理歸檔規范》GB/T50328-2001、《城市地下管線探測技術規程》CJJ61-2003等，城建檔案各項業務工作逐步完善和加強，城建檔案館加掛了城市建設信息中心、城建檔案管理辦公室兩塊牌子，城建檔案體制實現管理服務三位一體，同時健全各項業務和內部管理制度，城建檔案管理與服務工作齊頭并進。[5]
3、加強城建檔案的信息化建設
信息化和新型城鎮化要求我們不斷創新城建檔案管理模式，加強城建檔案數字化工作，實現城建信息現代化管理是我們的工作目標。各級各地城建檔案館都應將城建檔案信息化建
設作為當前和今后一個時期城建檔案事業發展的戰略任務。近年來，各地市城建檔案管理機構根據建設部關于城建檔案信息化和數字化建設的要求和城市建設的快速發展不斷加大投入，在作好各項業務工作的基礎上，加強計算機軟硬件的配備，不少地方已經進行計算機連結上網，實現城建檔案信息快速傳輸檢索和利用。城建檔案信息化建設是今后城建檔案工作的發展方向，要求我們基層城建檔案工作者根據本地城市建設發展的實際和城建檔案管理現狀，做好適合本地情況的計算機軟件的選用和設計，逐步摸索城建檔案數字化管理的模式，具體作好綜合數據管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統維護等基本功能的維護和運行，現階段作為我們縣級市在運行初期主要任務是作好城建檔案信息管理系統的構建，建立規劃、建筑、管線、市政基礎設施等各專業數據庫，作好基礎數字化工作，為今后信息化工作的深入開展打下堅實的基礎。為了應對城建檔案信息多元化的挑戰，需優化傳統的服務方式。我們要根據社會各界和城市建設的需要，以用戶為中心，結合城市建設的進程，編研出專題信息成果進行提供利用，利用城建聲像檔案的優勢，用專業主題片、照片接片等方式解決規劃、設計人員必須到現場的問題，從內容、形式上實現完全不同與以往有聲有色的主動服務。[2][3][4]
三、結束語
綜上所述，隨著社會的不斷發展，城建檔案提供利用已呈現出社會化、多元化、全面化、法制化、科學化、現代化的發展趨勢。為適應城市建設發展的需要，城建檔案管理部門必須強化城市建設檔案管理工作，保證檔案的完整、準確和規范，為城市的規劃、建設和管理及和諧社會建設發揮更大的作用。在未來的發展中，管理城建檔案會成為國家工作的一個重要環節，百姓對于城建檔案的管理也會逐步重視，相信在將來的發展中，管理城建檔案一定會朝著積極的方向發展，將難點全部解決。
參考文獻：
[1]高明波.現代化城建檔案管理特點及實現途徑[J].中小企業管理與科技（上旬刊）.2011（04）
[2]于靜.以科學發展觀指導城建檔案管理工作[J].城建檔案.2011（02）
[3]彭瑞雯.淺析城建檔案管理的現狀及對策[J].廣東科技，2011，（06）.
【關鍵詞】檔案；建筑工程；管理
建筑工程檔案不僅能夠給其他工程的施工、設計、策劃起到借鑒、指引作用，還是工程改造、維修、拓展建設的權威性的重要證據，能夠給建筑工程科學技術的探索與發展起到正面的影響。但是，建筑工程的建設周期較長、施工人員多、施工規模大、牽涉面廣，其工程檔案的管理也相對而言較復雜。所以，本文通過對建筑工程檔案管理的難題的具體分析，給出可行性高、效果好的檔案管理措施，從而對竣工檔案歸檔的完整性、系統性、準確性以及建筑工程檔案管理的規范化發展起到一定的引導作用。
1 建筑工程檔案管理的難題
1.1 難收集檔案
作為工程檔案管理工作的中心內容及其基礎，檔案收集工作占據著極其重要的位置。然而，由于建筑工程的建設周期長、規模大、檔案資料多、分散性強，使檔案收集難度加大。但是某部分重點工程結束施工具有深遠的影響，由于有較高的時間限制，施工工期緊，因此大部分項目管理人員光顧著追趕施工進度卻忘了工程檔案的同步規整，導致大部分關鍵的檢測報告與試驗報告分散在原始資料的形成單位。以上所說的材料的無秩序的管理特別容易導致檔案原件毀損、丟失。
1.2 對于分包單位檔案工作的監督與指引難度大
實際上，工程檔案管理具有較高的科學性與系統性，因此建設單位要有序地監督并指引參建單位工程資料的產生、積累與立卷工作，以達成竣工檔案歸檔系統、準確、完整的目標。建筑工程分包單位量大，建筑工程作用多種多樣，但是各個專業分包隊伍檔案的管理意識都很弱，管理水準低，如此無疑會加大建設單位監管指引各個分包單位檔案工作的難度。
2 處理以上所說的難題的對策剖析
為解決上述難題，建設單位應運用經濟手段對參建單位的檔案管理行為進行管束，加大重視各個單位對于檔案工作的力度。另外，總包、建設、城建檔案管理機構以及監理單位應當在建設工程過程中緊密合作，力求在管理手段上找到突破點，深入規范工程檔案的管理工作，重視全方位提升各個參建單位的檔案管理水準與管理意識。
2.1 完善檔案管理體系，經崗位責任制貫徹落實到實處
為確保建筑工程檔案管理工作開展的順利性，完善檔案組織工作體系是很有必要的。身為項目管理者，建設單位在開展項目建設工作時要積極組織各大參建單位構建起涵蓋諸多單位的檔案管理體系，一級一級地將崗位責任制貫徹落實下去，自源頭起把工程檔案歸至管控范疇當中。
2.2 制定可行性高、可操作性強的檔案管理辦法
檔案管理辦法既要對檔案的收集與編制組卷的手段、檔案收集范疇、歸檔程序及內容等進行明確，還要針對檔案的產生、收集、匯總、規整等給出詳細的要求，讓各個參建單位在編制及收集檔案的過程中有一定的標準、規律可以遵循。
2.3 對檔案交底工作展開科學地組織
要想確保檔案匯總、規整工作能有序、規范地開展下去，就必須在項目開工之前做好全面、系統的檔案交底工作。尤其是建筑工程，建設單位務必要緊抓該環節，積極組織監理、施工、設計等有關單位的檔案工作主管領導、各個專業的技術負責人、檔案員以及技術員等加入到交底大會中，以交底會的內容為會議紀要。
2.4 加大力度對過程的指引與監督檢查
2.4.1 加大監督檢查的力度，處理好檔案收集難度大的問題
身為建設單位，應積極與監理單位聯合，充分按照檔案管理辦法的有關要求，加大力度監督并檢查各個參建單位檔案的規整、收集工作，并就已出現的問題給出整改的建議，從而才能有效地處理好建筑工程同工程建設進度不是同步的的問題。
2.4.2 加大力度細化對分包單位的檢查和指引
由于分包單位的管理水平及其意識都比較薄弱，因此，建設單位應當積極地同總包單位展開緊密地合作，加大力度細化對分包單位的檢查和指引，高度重視檔案員的業務水平的提升，大力監督并催促各個分包單位同步進行檔案的整理與收集工作。首先，要對項目各個分包單位的信息有一個清晰的認識。身為建設單位，其應當對各個分包單位的施工內容、檔案工作負責人的聯系方式、進退場時間有具體的了解，產生項目分包單位檔案管理工作統計表，從而給檔案指引、檢查、在規定時間內完成竣工階段檔案的匯總工作做好鋪墊。其次，要積極開展業務培訓并觀摩學習。作為建設單位，其可以大力聘任有著豐富的經驗的專業人員當分包單位的檔案員開展專業技術培訓工作，并每隔一段時間讓其親身前往總包單位現場以學習檔案的規整、組卷手段；再者，要加大力度檢查、指引分包單位退場。這是因為施工人員具有很大的流動性，如若分包單位離場了，那么建設單位要向再監管其檔案工作的難度就會變得相當大。所以，總包單位與建設單位在各個分包單位退場之前務必要詳細地檢查好各個單位工程檔案編制的貫徹落實狀況，并對其展開仔細地監督，確保檔案轉交到系統。
3 努力進行城建檔案業務指導
要想促使檔案管理朝著規范化的方向發展、大力提高各個參建單位檔案管理水平，就必須要進行高效的業務指導工作。就建筑工程檔案管理的難題，城建檔案館指引者應充分切合工程建設的詳細狀況努力進行業務上的指導。
3.1 不斷提升業務指導人員的素質
業務指導工作既要求指導人員具備城建檔案管理方面的實踐與理論基礎，又需具備工程專業的技能與知識。但是在實際操作過程中，存在大量問題需前往施工現場加以了解、剖析與探索，并及時加以處理。所以，業務指導人員既要在實踐過程中不斷積累、總結新的業務知識以提升自身的業務素質，又要積極主動地學習與檔案、工程專業相關的知識。
3.2 積極主動地搞好工程檔案管理的技術培訓工作
城建檔案館業務指導人員應當樹立其主動的服務意識，自項目立項開始就必須同建設單位展開主動聯系，爭取在第一時間對工程的建設信息進行了解，同時與建設單位相配合以共同開展工程檔案預驗收之前及項目開工之前的集中培訓工作，宣讀檔案的法規、法律及有關技術規范，從而提升檔案管理人員及技術人員的檔案專業知識水平及其實踐能力。但是就部分特殊工程項目，也要與它的建設施工特性相結合，一起開展竣工檔案編制專題培訓工作，重點處理竣工圖編制及竣工檔案科學組卷的問題。
綜上所述，城建檔案工作對于我國的城市發展來說其作用是不可忽視的，隨著當前我國不同級別城市的快速發展，城建檔案工作也日益得到社會各界的高度重視。目前，城建檔案的數量和種類都在不斷地遞增，城建檔案的優越性也日漸突出。因此，我們必須要抓住時展的新機遇，深入分析城建檔案工作的創新思路，實現城建檔案的與時俱進，群策群力，積極行動起來，不斷完善我們的城建檔案管理工作，從而進一步推動我國城市的快速發展。
參考文獻：
[1]李忠謀.城市建設檔案工作五十年[M].2001.
一、城建檔案數字化及信息化進程中存在的主要問題
1.城建檔案工作的人力資源薄弱。調查數據顯示，目前城建檔案管理的工作人員中僅有48%的本科生，相近專業的高水平人才僅有38.5%，普遍存在學歷偏低問題且數字化、信息化方面的專業技術人才不到3%。這就導致很多城建檔案工作人員的業務素質、思想觀念和整體水平跟不上日新變化的信息時代的腳步。人力資源缺乏必要的素質和活力，直接影響整個城建檔案數字化及信息化的進程。人手不足，工作量與人員配備不成正比，這必然導致城建檔案工作數字化及信息化發展緩慢和滯后，跟不上時展的步伐，更不能為城市的發展提供優良服務。
2.實現城建檔案數字化及信息化的資金條件不足。在一些不發達地區，由于資金條件有限，直接導致城建檔案信息化進程中的硬件軟件設備投入都不足，因為在21世紀的今天，高配置的計算機、打印機、先進的信息管理系統、掃描儀等設備室城建檔案建設中不可或缺的設備，以及信息管理系統的運行和維護都需要大量的資金支持。而現狀是很多地方在上述設備的投入中力度不大，沒有引起管理層的高度重視。
3.城建檔案工作前期準備工作不充分。前期準備工作是城建檔案數字化及信息化的重要基礎和基本前提，而現階段城建檔案的前期準備工作仍存在一些漏洞和不足之處。尤其是在紙質檔案的資料不完善、資料質量偏低、保存不安全等方面，城建檔案管理的專業要求較高，因為檔案涉及社會的各行各業，這就需要擁有較強綜合能力的專業人員負責工作。很多城建檔案部門過于重視文本文件的資料收集，而忽略了視頻、音頻、圖片等電子文件檔案的收集。
二、實現城建檔案數字化及信息化的具體措施
1.著力打造專業城建檔案建設人才隊伍。首先，要構建一個高素質水平的人才隊伍。培養一個優秀的專業城建檔案建設人才隊伍是城建檔案工作的必要條件和前提基礎，只有加強專業人才隊伍的建設才能使城建檔案工作有效順利的開展。其次，要嚴格要求，科學管理。《南通市城市建設檔案管理辦法》中提到對于在工作中有“、、”的人員，不僅要給其所在單位和上級主管行政處分，還要上報司法部門追求其刑事責任。這樣嚴格的要求，不僅利于人員的管理，更利于城建檔案工作的科學開展。再次，要強化人才隊伍的專業素質，提升城建檔案數字化管理技術。一是要明確工作范圍，工作職責。江蘇南通的城建檔案數字化信息建設包括城鄉建設規劃、管理中涉及的圖表、文字、圖片、影音聲像、圖紙等多種形式的承載著歷史記錄的檔案資料。二是要提升數字化、信息化建設管理水平。
2.相關部門要加大對城建檔案工作的資金投入力度。城建檔案數字化及信息化需要技術力量和物質條件作為支撐，無論是在優秀人才的引進和培養、信息系統的開發，還是先進設備的引進、系統網站的維護都需要大量資金的支持和維護。因此，相關部門首先要對城建檔案數字化及信息機化建設管理引起重視，要將其納入議事議程并付諸行動，加大其資金的投入力度。以江蘇某城建檔案館為例，管內配置了檔案密集架、底圖柜、聲像檔案防磁柜等檔案裝具，并配備2臺服務器，1TB容量的數字檔案存儲磁盤陣列，25臺計算機，20臺空調，10臺去濕機，為該市規劃、建設、城建執法、解決房產糾紛和房改等工作提供了依據和憑證。
3.建設標準化、規范化的檔案信息。目前我國檔案工作還缺乏一套完整、切實可行的系統化、標準化的規則，以此來保證城建檔案的規范統一以及完善，從而達到資源的充分共享和有效利用。
三、結論
在數字化和信息化的過程中要注意方式方法，避免急于求成，要循序漸進，統攬全局，實現檔案管理歷史性的跨越，為促進我國經濟社會發展，維護社會政治穩定提供快捷有效的檔案信息服務，并對后世做出更大的貢獻。
作者：韓雙單位：蘇州太湖國家旅游度假區管委會
加強隊伍建設。隨著城鄉一體化建設的深入發展，數字信息化是城建檔案館發展的必然趨勢。要適應檔案管理現代化的需要，就必須從多方面培養隊伍。1、有計劃引進高素質專業人才。積極引進具有檔案專業、相關工程技術、信息處理技術、多媒體技術和通信技術的人才，優化檔案隊伍人才結構，為促進現代化、數字信息化城建檔案建設發展注入新動力。2、提高檔案人員的綜合素質，使其不僅在思想觀念，更要在業務水平等各方面與城鄉一體化城建檔案的需要接軌。對此各級檔案部門要加強專業人員培訓，特別是縣級、鄉鎮檔案管理人員培訓，要采取學術交流、業務培訓、在職進修等方式，幫助檔案工作者了解新信息、掌握新知識、新技能和新規范。從而優化隊伍專業知識結構，提高專業層次，培養一支高素質的檔案隊伍。
提升服務理念。充分發揮服務功能，是城鄉一體檔案工作的落腳點和歸宿，也是價值所在，更是地位和作用的凸顯。因此檔案部門要以資政惠民為目標，主動承擔社會公益事業服務責任，充分發揮自身資源優勢，把服務貫穿于檔案工作開發利用的全過程，扮演好服務者的角色。1、加強與相關專業單位以及質監、市政、房產、規劃、城建等兄弟單位之間的交流溝通，把城建檔案工作納入到城鄉一體建設管理的各個環節中去，拓寬和理順城建檔案的收集渠道，為提升服務理念作館藏保障。2、在服務方式和服務內容上要進行變革，不但要科學保管好檔案，而且要了解政策走勢和城鄉一體建設重點，了解社會用戶對城建檔案信息需求的方向、范圍和要求，豐富館藏資源，提供多方式、多信息的優質服務。從而滿足社會不同類型群體對城建檔案信息的服務需求，將城建檔案館建成一個功能齊全的社會化服務窗口。
加快信息化進程。推進城建檔案信息化建設城鄉一體發展的需求，應用現代計算機、網絡通信等信息技術把檔案中蘊藏的豐富信息開發出來，變“死檔案”為“活檔案”，向可視化、立體化發展。1、逐步完善信息化基礎設施建設。加大信息化載體平臺建設投入，推進信息化基礎設施建設，利用計算機管理系統軟件完成城建檔案的收集、整理、立卷、保管和檢索利用。2、積極開展城建檔案信息資源庫建設。城建檔案管理機構要積極建立市、縣、鎮三級城建檔案資源目錄中心系統，完善館藏檔案目錄數據庫建設，實現館藏檔案檢索全套計算機化，并實現資源三級共享。積極創建地下管線檔案信息管理數據庫、規劃審批成果數據庫、重要竣工項目數據庫、聲像資料數據庫等各種專題信息數據庫。3、豐富城建檔案信息資源現代化服務利用，收集和包括地方建設動態、政策法規、統計數據等在內的政務信息。從而實現城鄉一體建設檔案開發利用的信息化成果。
加大收集范圍，優化館藏結構。1、隨著城鄉一體化建設的不斷推進，各類地下管線也得到了快速發展，與人民群眾生活息息相關的電力、電信、給水、排水、燃氣等各類地下管線檔案資料日益豐富。規劃、建設、市政等行政主管部門要抓好《城市地下管線工程檔案管理辦法》的貫徹落實，協調各方、建立分工合作、密切配合、資源共享的地下管線檔案信息管理體制和運行機制及聯動機制，由城建檔案館統一接收和集中管理，建立城市地下管線檔案信息管理系統，實現對地下管線信息的動態管理和綜合開發查詢利用服務。2、做好城鄉建設聲像檔案的收集保管工作。各地城建檔案館要加大對城市建設的重點工程、重大規劃建設活動以及歷史文化街區（名村、名鎮）、城市道路、特色建筑、古文化建筑的影像素材的收集歸檔工作，逐步建立起影像和圖片資料庫，并編輯制作傳承城鄉一體建設發展的專題片，保存城鄉一體建設發展歷史的聲像記錄，通過發展和豐富館藏信息資源，傳承和記錄具有地方特色的城鄉一體建設發展的歷史和建筑文化城建檔案。
加強檔案信息化過程中的安全管理。1、利用網絡技術把收集、整理、利用各種城建檔案信息，已經成為城鄉一體城建檔案發展，實現歷史性轉變的途徑，但“電腦黑客”這只“無形的手”很可能輕而易舉地摘走多年辛勤耕耘的果實，因此，既要實現城建檔案數字信息化又保證信息不丟失、不被破壞，又要實現安全管理，城建檔案館要充分利用社會各種資源，加強同公安、網絡技術等部門的合作，安裝專業軟件，預存備份文件，配備專業網絡管理人員，確保檔案信息安全。2、切實加強內部管理，完善管理制度，嚴格落實保密安全管理機制，強化“庫房七防”安全措施。城鄉建設一體化的目標是實現城鄉之間的共同進步，彌合城鄉之間的差別，促進城鄉經濟社會各方面的共同發展。城鄉檔案建設也要緊跟這一時代要求，逐步實現城鄉建設檔案的無差別化開發利用服務，全面建設適應城鄉一體化需要的、現代化、信息化城建檔案事業。
本文作者：陸香琴作者單位：江蘇省張家港市城建檔案館
關鍵詞：新時期；城建檔案；管理模式；思考
中圖分類號：G271； 文獻標識碼：A ； 文章編號：
城建檔案是在城市行政轄區范圍內進行城市建設的規劃、設計、施工、管理和科學研究等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、數據和聲像等各種載體的真實歷史記錄。在進行社會管理、提供公共服務、保障城市生產生活秩序、維護城市安全、應對城市突發事件及反恐、防災等工作中發揮著極其重要的作用。
一、通過調研分析，筆者認為城建檔案管理工作主要存在以下困難和問題：
1、社會檔案意識不強。
城市基礎設施特別是地下管線工程檔案管理是城建檔案管理中的重要內容。各地雖然相繼出臺了城市地下管線工程檔案管理的有關規定，但在實施過程中還是存在許多問題。主要反映在：城市地下管線涉及城市供水、排水、燃氣、電力、通訊、工業、人防、國防等諸多產權單位，地下管線檔案管理分散，相互之間缺乏配合與協調，建設行政主管部門組織協調的力度不夠，地下管線信息化動態管理難度大。
2、城建檔案館庫等硬件設施不完善。
各地城建檔案館發展不平衡，一些地方建設經費投入不足，原有館庫面積小、設施陳舊，大多不具備“防火、防盜、防雷、防蟲、防洪”等檔案保管的基本條件，功能日顯單一，用于檔案管理的設備、設施無法及時更新和添置，現代化的科技手段得不到很好應用，致使檔案管理手段和水平得不到提升，硬件設施已經遠遠不能適應開發區經濟建設快速發展的需要。
3、城建檔案專業技術人員不足。
城建檔案管理是一門綜合性很強的工作，內容的多樣性要求城建檔案
工作者必須具有多方面的知識，既要有城市建設方面知識，又要有檔案管理方面知識，城建檔案工作專業性強，需要有相應的專業檔案管理人員。而目前，檔案隊伍中掌握現代化管理技術、計算機技術等專業人才短缺、比例失衡。
針對這些問題，筆者認為應開展以下工作，以增強城建檔案管理的水平。
二、主要對策及發展設想
1、城建檔案法制建設
1.1、建立健全城建檔案管理法規體系。
認真貫徹實施《中華人民共和國檔案法》、《工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》（建設部令第90號）以及《城市地下管線工程檔案管理辦法》（建設部令第136號）等法律、法規和規章。特別是要推進城區地下管線工程檔案及聲像、電子檔案的管理工作力度。
1.2、網絡環境下的檔案信息安全需求。
為加強建設工程電子文件的歸檔管理，建立真實、準確、完整、有效的建設工程電子檔案，保證建設工程電子文件和電子檔案的安全形成、科學歸檔、妥善保管與有效利用。在推進建設工程電子檔案工作穩步開展，逐步規范電子檔案管理工作的同時，還存在行業管理部門間有關建設工程電子檔案的管理工作對接力度不夠，尚未真正做到全面普及和推廣，在一定程度上制約著檔案信息資源平臺的創建。
1.3、強化法律法規宣傳力度，堅持依法治檔，依法管檔。
加強宣傳報道工作力度。應定期組織有針對性地召開綜合性、專業性的工作會議、經驗交流會和業務討論會，解決宏觀管理、專業管理和業務工作中的問題，是進行監督、指導和檢查的有效方法，對推動城建檔案工作的開展有積極的意義。
建立城建檔案業務指導網絡，促進城建檔案室事業的發展。特別城建電子檔案的實施階段，應積極處理好行政區與經濟區城建檔案管理機構的屬性關系，真正意義上做到推廣和普及。
2、城建檔案管理機構建設
2.1、加強檔案室功能建設。充分發揮城建檔案室收集、保管、利用檔案資料的基本功能和記錄歷史、服務現實的社會功能，充分體現社會公共服務職能，做到創新服務理念、強化服務意識、增強服務本領，把城建檔案室真正建成保管城市重要建設檔案、提供城市建設信息和城市歷史信息的信息服務中心。
2.2、開展檔案職業技能鑒定。
目前，檔案界對檔案職業主體客體、聲望價值、道德意識、定位走向的探討較為集中和深入，對知識管理、數據挖掘、網絡技術等具體技能在檔案工作中的應用較為熱衷和重視，卻對檔案職業技能的整體分析缺乏熱情。
筆者認為：這種現象部分根源于對檔案職業技能的信心不足，同時也在某種程度上受到社會對檔案職業技能錯誤認識的影響。這一思想的直接依據是現實社會中檔案實際工作門檻較低，上手容易，方法易學，程序簡單，崗位要求政治化而非專業化。其實，城建檔案管理是一門多專業、綜合性很強的工作，內容的多樣性要求城建檔案工作者必須具有多方面的知識，既要有城市建設方面知識，又要有檔案管理方面知識。因此，開展檔案職業技能鑒定勢在必行。
3、進一步加大城市地下管線工程管理力度
3.1、加強領導，提高認識，完善地下管線管理法規體系建設
隨著城市建設的快速發展，城市地下空間的不斷開發利用，我們應深刻認識到，加強城市地下管線管理是在必行。加強領導、提高認識、明確責任，重視地下空間的開發利用和有效管理；把城市地下管線信息管理納入重要議事日程，力求做到地上地下統一規劃，統一運行和管理，嚴格執行地下管線工程規劃許可、施工許可、備案管理等管理程序，使地下管線的管理有法可依、有章可循。
3.2、加強地下管線檔案管理，嚴格地下管線建設管理程序
地下管線檔案是城建檔案館的“拳頭檔案”、“核心檔案”，它對于提高城建檔案館的地位、體現城建檔案館的價值，具有舉足輕重的作用。一方面要制定地下管線檔案管理的具體工作計劃，依法將地下管線工程檔案的管理納入建設管理程序，建立健全的地下管線工程檔案管理的綜合動態管理體系，另一方面要做好地下管線工程檔案的統一管理，將檔案專項預驗收作為工程竣工備案的條件之一，確保工程檔案的移交順利進行，更好地為城市規劃、建設和管理服務。
4、提升檔案管理水平和管理人員的素質
4.1、加強城建檔案管理的基礎性工作，進一步提高建設工程檔案的編制質量和水平。
首先，要主動了解和掌握重點建設項目信息，從源頭上抓好重點項目檔案的收集管理。在項目單位簽訂《報送建設工程竣工檔案責任書》的同時，發放城建檔案管理流程及城建檔案歸檔范圍資料，促使項目單位進一步即使了解歸檔事宜，使其盡早進行該項目的建檔工作。
第二，圍繞項目建設過程，主動做好服務工作。由于工程建設周期長，作為城區建設檔案的管理部門，必須介入工程全過程，適時實行工程檔案監理制，除加強對建設單位業務指導外，還必須注重對工程施工和監理單位、設計單位、勘察單位的現場業務指導，切實發揮作用，協助建設單位理順與參建單位的關系。
第三，加強建設主體的城建檔案培訓工作，業務培訓工作，不僅僅要針對項目建設單位，還應包括監理單位、設計單位等建設主體，重點要對施工管理人員、質量監督人員、項目經理等相關責任人員進行培訓，使其能掌握一定的檔案理論知識，具備一定的檔案意識。
4.2、加快采用信息化手段的步伐，提高服務水平和質量
隨著社會的進步和經濟的發展，檔案業務也隨之不斷地改進和更新，從而對檔案管理人員的素質提出了新的要求。檔案管理人員不僅要有過硬的政治素質和業務水平，同時要適應時代要求，掌握檔案工作先進的方法和現代化管理技術。
【關鍵詞】：城建檔案 見證者 發展 信息化 數字化 提高管理水平
中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：
城建檔案管理的重要性
見證城市發展
每個城市在其發展過程中，都會在政治、經濟、文化方面留下深刻的印跡，而這些發展和變化，最重要的“見證人”便是城建檔案，城建檔案用最真實、最樸素的方式記錄下城市在每一個時刻所發生事件，為后人提供可借鑒的素材。人們可以通過城建檔案，回顧歷史，總結某些時段城市建設過程中的成功之處以及走過的誤區，為后期城市建設提供依據，可謂是新時期的“資治通鑒”。
合理的城建檔案管理，可以讓城市的發展歷程更加清晰，信息保留更加豐富，更加便于搜索、查詢、總結等。因此城建檔案管理在見證城市的發展中起著至關重要的作用。
推動城市發展
作為城市發展的見證者，城建檔案為城市工程建設提供了重要的信息資源，工程后期檢查、排修等都需要依賴城建檔案。
一些優秀的案例，被記錄后可以用于其它城市的城市建設中，也可以用于本城市多年后的工程建設（例如城市的改造、拆遷等），減少作業過程中走的彎路。而一些失敗的工程案例，更加可以作為后期的借鑒，避免曾經的誤區。如此，便大大減少了城市建設的時間、人力、物力的成本。
城建檔案管理若能很好的總結出過去檔案中案例，進行合理的區域塊劃分，對后人借鑒，以及推動整個城市快速發展都有良好的促進作用。
應對突發事件
現如今，城市建設有大量的工程在地下，因此對于地下管線的記錄和管理，成了城市運作的重要內容。而當突如其來的自然或認為災害來臨時，城建檔案為突發事件的的處理提供了重要依據。
以2012年北京的那場暴雨為例，正是因為在過往的城建檔案中，地下水道的處理的相關檔案并不豐富，因此造成了暴雨中的悲劇。另一方面，這次的暴雨事件，使得相關部門提高了警惕，必會努力完善地下水道機構，并將相關經驗記錄到檔案中，當下次此類的自然災害發生時，相關部門便可以根據檔案資料實施解決方案。
城建檔案管理中的問題和困難
檔案收錄問題
檔案收錄是城建檔案工作的基礎且核心的內容，因為檔案本身，是萬物之本，后期的管理工作都根據它而展開。
而在目前檔案收錄的過程中，最常出現的問題便是內容收錄不全。由于城建檔案內容繁多且復雜，涵蓋了黨政機關、工程建設以及民事管理等或大或小的問題，如此龐大的信息量，在有限的工作量下，收錄經常出現遺失、漏失的現象。
城建檔案種類繁多，各種檔案的分類問題，也是相當棘手，部分跨三四個領域的檔案，在分類時會出現分歧。
而一些過于專業的工程數據，甚至一些設計商業秘密的數據，在檔案收錄時也是較大的障礙，數據的小小偏差，會導致“失之毫厘，差之千里”的結果。
檔案利用率低
理論來講，檔案越豐富，種類越多，內容越全面，對于城市發展和建設，貢獻越大。而工作人員在實踐中發現，龐大的信息量，可以被利用的內容少之又少，有些類別的檔案記錄后便不會被翻閱，因此如何合理解決檔案的利用率問題，使利用率高和利用率低的檔案有所區分，并采用不同的管理方式，是當務之急。
管理水平低
由于大部分城市的城建檔案管理工作并非是專業人士，因此對于檔案管理的原則、方法等并不十分清楚，只是按照傳統的、粗糙的方法進行管理，并沒有進入一個規范化的流程，因此會大大降低城建檔案對城市發展所起的作用。
而在這個信息化的時代，采用信息化操作，會大大提高城建檔案管理的效率，而在國內實際操作時，真正做到信息化管理的并不多。
人才缺失
新世紀，檔案以多種信息化、數字化的方式存在，而檔案管理的專業性要求越來越高，很多地區還將檔案管理作為一種傳統工作方式，并未引進符合新時代要求的專業型人才。
除此之外，專業型人才的培養，也將會是未來越來越重要的內容，檔案管理同其他大學專業課程一樣，具有超強的理論性、實踐性以及技術性。
吸引當代大學生對檔案管理的興趣，培養其創新意識，是培養專業型人才，補充人才缺口的重要手段。
地下管線檔案管理相對薄弱
城市地下設施的規模越來越大，結構越來越復雜，小到排水、燃氣管道，大到地鐵、防控洞等。這些地下管線的管理并沒有得到足夠的重視，因此也缺乏一個統一的、獨立的管理系統。
為了盡快的、安全的開發地下空間，保障地下工程有條不紊的進行，對于越來越龐大的地下設施系統，采用系統化、信息化的獨立管理模式，是大勢所趨。
如何提升城建檔案管理水平
轉變觀念，更新意識，提高重視度
城建檔案管理水平一直居低不上，處在溫熱的水準，最主要的原因是還沒有引起相關部門的足夠重視，部分人認為城建檔案管理是可有可無的內容，低調求導致了低水準。因此，轉變觀念，提高相關部門的重視度才是問題的根源。
在提高重視的前提下，城建檔案管理必須服從并服務于城市建設、社會經濟發展，順應時代的要求，無論是內容、形式還是技術方面，都要采用新的處理方式，為城建檔案管理事業注入活力。
加強人才隊伍建設
我國從上世紀末便開始了人才強國戰略，對一個國家而言，人才是根本，對于城建檔案管理亦是如此。具有過硬的思想政治素質和道德作風素質、一定的文化知識、專業水平及工作能力且一專多能、博大精深的求知意的高素質專業管理人員，是做好城建管理工作不可缺因素。
在引進高素質人才的同時，也要對在職人員進行專業培訓，爭取在實踐的基礎上，加強理論訓練，將他們打造成為高素質人才。這樣即可以減少成本輸出，也便于人才的留用。
加大資金投入力度
資金是城建檔案管理運行的保障，在相關部門對城建檔案提高重視的同時，要加大資金的投入。這體現在，一、對硬件的改善，對檔案室的規模擴張，環境改善等。二、引進先進的信息技術，聘請專業的軟件供應商，設計系統，符合檔案管理需求。三、對人才的資金投入，引進高素質人才，對已有人才的培訓等。
加強信息化建設
在這個互聯網高速發展的時代，幾乎每一項工作都可以利用網絡和數字媒體的便利，城建檔案管理工作也不例外。
對城建檔案而言，最具體的方式就是加強數字化檔案庫建設，一方面要加強網絡建設，使得信息傳輸的時間與金錢成本降低，另一方面，對數據庫進行數據化管理，針對不同行業、專業，系統地分門別類，在搜索引擎的幫助下，會使得對檔案的查閱、引用方便許多。
建立健全法規制度
蔡孟奇CAI Mengqi
摘 要:在我國建設事業迅猛發展的今天,包括業務管理檔案、建設工程檔案等在內的城建檔案都在大量快速形成和積累,給收集、保管和開發利用帶來了新的挑戰。城建檔案工作應搶抓機遇,加強人才隊伍培養,夯實館藏基礎,推進信息化建設,才能爭得主動,迎來新一輪發展。該文作為解放思想大討論活動的成果對城建檔案工作有一定的借鑒作用。
關鍵詞:城建檔案; 人才; 館藏; 信息化; 創新
中圖分類號:G271
文獻標識碼:B
文章編號:1008-0422(2009)02-0116-03
1前言
改革開放30年來,我國建設事業迅猛發展,城市變化日新月異。作為城市建設事業發展真實記錄的城建檔案工作就是在這一過程中形成并發展壯大的。從工作范疇上講,城建檔案工作主要是管理建設系統業務管理類檔案和眾多的建設工程檔案。在新的形勢下,我們需要不斷解放思想,創新思維,使城建檔案工作得到升華和創新發展。“創新是民族進步的靈魂,是國家興旺發達的不竭動力”,也是城建檔案工作保持蓬勃生機的力量源泉。我們應以創新為動力,為建設事業和城建檔案工作新的30年大發展進行規劃、探索和思考。
2創新學習,一流的人才隊伍干出一流的事業
我國城建檔案工作起步于上世紀80年代初,現在絕大部分城建檔案館業務骨干和領導隊伍都是從那個時候成長起來的。這些同志實踐經驗豐富,愛崗敬業,勤勤懇懇;但因為多種原因,相當一部分同志沒有受過高層次的專業訓練,對現代高新科技不是很熟悉。對一些剛參加城建檔案工作的年輕人來說,對城建檔案工作這種經驗性強,牽涉到建設系統眾多方面的特點又缺乏體會。加上最近幾年建設系統體制改革變化很大,建設工程檔案管理程序和措施的落實也有很大困難。這一切都要求我們創新學習,以學習提高隊伍素質,以學習建立一流的隊伍,干出一流的事業。在創新學習方面要做到:
2.1 樹立創新意識。城建檔案工作的創新來自對建設系統檔案管理的創新思路和理念,沒有創新的意識,城建檔案工作創新就無從談起。我們正在面對的是一個以信息、網絡和知識為基礎的全新經濟時代,檔案的收集、保管與利用正在變為信息的資源整合和開發,建設系統也在走向信息化,城建檔案工作要適應這種新時代的要求,就應當有創新的意識和思想,城建檔案工作者要充分理解創新工作為知識經濟的靈魂,在檔案工作網絡化方面,滲透創新思想,開展創新實踐。
2.2 培養創新能力。城建檔案工作者應努力優化自己的知識結構,堅持探索的精神,樹立求變求新的態度并擁有在復雜多變的條件下進行綜合選擇的能力,使自己成為適應、符合時代要求的復合型人才。城建檔案工作者還應有檔案新知識、新理論和新技術的創造能力。只有這樣,才能充分發揮自己的潛力,積極培養出自己對新知識的敏感性和善于將知識轉化為有效服務的能力。
2.3 掌握創新技術。城建檔案工作者應充分掌握有關信息處理的基礎理論知識、基本技術手段和方法;包括計算機網絡,數據庫技術,文檔高速掃描和工程圖紙真彩掃描技術,GIS技術,數字城建檔案館技術,網站建設技術等。特別要加強計算機信息處理技術的學習和應用,熟練使用計算機網絡和共享信息應成為每位城建檔案工作者的基本功。最好還能根據工作實際需要,獨立開發利用城建檔案網絡信息資源,在管理方面實現計算機網絡管理,做到城建檔案信息資源共享。
3豐富館藏,夯實基礎才能創造輝煌
城建檔案工作的基礎就是實體檔案的收集和保管。在高速發展的城市建設中,建設檔案的門類日益豐富,數量迅猛增長,收集難度也在加大。怎么樣才能收集全?怎么樣才能保證檔案的真實性、完整性和系統性是城建檔案工作的一個基礎性難題。從城建檔案工作現代建設的目標上講,信息資源建設是信息開發利用的基礎,也是創新城建檔案工作的前提。因此在創新城建檔案工作的過程中,要不斷豐富和完善城建檔案信息資源。我們認為應做好四個結合:
3.1將“業務指導”與“檔案接收”相結合,強化歸檔收集。在新的形勢下,城建檔案工作者如果仍墨守陳規,守株待兔,必然導致城建檔案工作的被動。在思想認識上,必須努力克服檔案收集難的畏難思想,出于對城建檔案事業的責任和使命,樹立主動服務意識,不斷提高服務質量,努力改善自身形象,增強工作的主動性與靈活性。檔案工作者就是管檔案的,不能只說不做,不能怕麻煩,不能拒絕具體事務。我們應把“業務指導”和“檔案接收”結合起來,業務指導是方法、是手段,檔案收集是目標,是結果。在業務指導上,應勤跑工地,堅持項目追蹤,收集信息,了解情況,隨時進行檢查指導,把政策講透,把要求講透。在具體工作中,必須主動參與各項重要建設活動和工程的竣工驗收,把工作做到現場,超前控制,把問題解決在檔案進館之前,確保檔案收集完整、全面。一些重點工程或外商投資項目,由于領導重視,社會關注,地位特殊而享有一些特殊政策,對其竣工檔案歸檔的監督難以落到實處,對這些項目的檔案歸集工作,要積極向領導匯報,及時與企業溝通,改善與建設單位的關系,爭取建設單位的積極配合。在檔案接收方面,我們應充分利用建設行政程序把關,建立建設工程檔案初驗認可制和檔案驗收合格報送移交制。從長沙和懷化館的做法來看,我們要求建設工程竣工驗收前一定要進行工程檔案初步驗收,檔案基本合格后,發放《初驗認可證》,才可以召開竣工驗收會;在工程備案后,一定要對工程檔案進行合格驗收,合格驗收并移交后,再發放《合格證》,工程才能辦理產權產籍手續。這一系列具體措施,把業務指導和檔案接收結合成一套完整的程序,使檔案歸檔、接收不再虛弱,強化了歸檔收集,做到了應收盡收。
3.2將“編制深度”與“歸檔廣度”相結合,拓展歸檔渠道。城建檔案涉及部門、單位有幾十家,內容涉及城市規劃、建設和管理的方方面面。一般來說,建設系統內部產生或管理的建筑工程檔案、部分市政檔案、房建檔案等收集難度相對較小,歸集率較高;而非建設系統的建設工程檔案種類多,數量大,收集矛盾多,難度大。我們要運用行政、經濟、法律等各種手段,突出重點、以點帶面、不斷拓展,積極做好收集工作。一是城市地下管線檔案。主動與有關部門溝通,采取有力措施,加強地下管線檔案的接收和收集,開展地下管線檔案信息的綜合動態管理。長沙館通過制定《城市地下管線工程檔案管理條例》,使地下管線檔案有法可依,保證了管線檔案按要求歸檔。二是開發區的檔案。開發區的城建檔案是城建檔案不可缺少的組成部分。要按照國家集中統一管理城建檔案的基本原則,依法加強對開發區城建檔案工作的監督、檢查和指導,定期接收城建檔案。三是圍繞社會主義新農村建設的目標,采取多種形式,切實做好小城鎮建設、新農村建設檔案的收集工作。豐富館藏包括量的擴展和質的提升,沒有數量就無質量可言,而沒有質量的館藏,無論數量多么“龐大”,都難以充分地為城市建設和經濟社會發展服務。因此,豐富館藏應當是檔案資料的大數量和高質量的統一體,是規模與品位的“雙優”。豐富館藏的渠道拓寬了,接收方法也解決了,就應特別注重質量問題,即既要擴容又要提質。在擴容提質上,主要注重以下三方面:一是嚴格按城建檔案歸檔范圍接收檔案,不在此列的拒之門外,確保專館專用,節約政府公共資源。二是以最低限度數量的檔案保存最大限度的必要的信息量,盡量避免重復的、價值不大的檔案進館,確保數量優化。三是對整理不規范、殘缺不全,模糊不清的資料盡量拾遺補缺,修訂完善,確保質量優化。
3.3將“依法治檔”和“行業管理”相結合,提高城建檔案法律意識。城市建設檔案管理是一個跨行業、跨部門、跨專業的系統工程。建設系統以外的單位產生的城建檔案,接收難度大,工作紛繁復雜。我們要充分運用法律法規賦予的權力,大膽靈活地履行收集檔案、行政執法和行業管理的職責,主動開展工作。一是加強檔案法規宣傳,強化全社會檔案法律意識。要多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》、《建筑法》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》等法律法規,使之深入人心。長沙、懷化館最近幾年大力開展建設工程資料員培訓,向建設、施工、監理單位的技術負責人和工程資料員宣傳城建檔案法律法規和技術規范,提高他們的素質和工作技能,產生了較大的成效。二是要建立目標管理考核機制。要通過建設行政和檔案行政部門對基層單位的年度目標管理考核,將檔案接收和館藏量增長列為量化指標,年初下目標、年終抓督促,強化行政管理和工作責任意識。三是充分利用法律法規授權,依法治檔。嚴格按城建檔案管理有關法律法規的有關規定,加強法制建設,開展執法檢查。一方面,在充分利用現有城建檔案工作法規、規章和依法行政的基礎上,根據各區、縣(市)實際,抓緊制定本區、縣(市)《城建檔案管理辦法》、《城市地下管線檔案管理辦法》以及城建檔案接收歸檔、開發利用管理等方面規范性文件。另一方面,每年可以適當開展執法檢查,對不按規定執行的建設單位,在工程竣工驗收備案后逾期不交檔案的,及時提出口頭或書面整改意見,仍拒不移交構成違法事實的,上報建設行政主管部門立案,依法予以處罰。
3.4將“庫房管理”與“檔案利用”相結合,突出城建檔案的利用價值。檔案整理入庫上架不是檔案工作的終結,從檔案工作最高目的來講,這還僅僅是開始,是起點。我們在做好檔案庫房管理,確保檔案安全的同時,應進一步突出檔案利用工作,充分發揮城建檔案為城市規劃、建設、管理和經濟社會發展服務的作用。一是充分搞好檔案日常查閱利用。要熱情接待,建立檔案利用反饋登記制度,對檔案利用情況有登記、有統計分析,不斷尋找利用熱點,總結利用規律,改進利用服務。二是充分改善利用條件。應廣泛采用現代化手段管理城建檔案信息資源,提高館藏檔案的開發利用水平。可以建立計算機檢索系統,提高檔案查閱速度和查全率、查準率;有條件的可以建立檔案全息掃描系統,建立數字城建檔案館;還可以在互聯網上建立城建檔案查閱利用平臺,方便遠程自由查閱,提高城建檔案信息社會知情度。三是充分發掘檔案潛在利用價值。利用檔案信息進行編研是一個重要的方面。此外,基于聲像檔案的直觀性,利用城建檔案在聲像工作方面的優勢,開展電視專題片制作,承辦展覽、畫冊,建立愛國主義教育基地都是發掘城建檔案潛在利用價值,提升城建檔案館藏建設水平的好思路、好辦法。長沙館最近幾年利用館藏聲像檔案制作電視專題片40多部,宣傳了城市建設,促進了招商引資,產生了廣泛社會影響。提高檔案工作質量和管理水平,實現檔案整理規范化,目標管理制度化,做到檔案收集完整,劃分保管期限準確,整理和編目科學,檢索和利用方便,保管條件科學安全,消除部門檔案移交進館時突擊整理,返工整理等現象。
4重點突破,以信息化引領城建檔案工作騰飛發展
信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢,也是城建檔案工作騰飛發展的必由之路。面對信息時代給城建檔案工作帶來的千載難逢的發展機遇,建設系統檔案部門要搶抓機遇,使信息方便、快捷、超時空地進行傳遞成為現實,大大改善城建檔案的傳遞途徑,給城建檔案資源的開發利用提供最佳的平臺和技術手段。城建檔案管理所具有的特點決定了它必須與時俱進地走信息發展的道路,把城建檔案中蘊含著的豐富內容開發出來,發揮出更多更大的作用,為現代化的城市建設和經濟社會發展服務。
4.1 爭取領導支持,為城建檔案信息化建設營造良好的發展環境。信息時代已經到來,如何依托計算機技術,建立高效、方便、快捷的檔案信息系統,更好地服從、服務于建設系統的發展是檔案工作面臨的重要課題。但城建檔案信息化建設必須以一定的資金、技術和人才為基本備件,而這些基本條件恰恰是當前城建檔案工作發展里程中的緊缺資源。因此,如何取得領導的重視與支持已成為城建檔案信息化建設的關鍵問題。今年以來,懷化市城建檔案不斷派員參加各種學習活動,在湖南省檔案局局長親自帶領下專門跟班學習了上海浦東城建檔案檔案館(建設信息中心)數字城建檔案管理技術及經驗,得到了很大啟發。懷化館還爭取建設局主管副局長親自帶隊,全館同志前往長沙市城建檔案館學習考察,回來后即專題匯報,得到了領導高度重視,對城建檔案信息化建設給予了大力支持。
4.2 必須統籌規劃、科學布局。只有在領導的重視和大力支持下,確立了工作目標,部門內同志們的積極配合,檔案資料歸檔上網進入系統化,檔案信息化建設才能邁上快速健康發展的軌道。一是要有計劃地充實、完善檔案管理現代化設備,力爭實現檔案儲存數字化、檢索計算機化、保護科學化、辦公自動化。當前,要選擇好適合于城建檔案館特色的管理軟件,建立檔案目錄數據庫系統,將以往形成的,可開放利用的檔案按照規范的目錄和標引要求,建立檔案目錄數據庫。二是要建立電子文件管理制度和工作程序。當前,電子文件歸檔問題研究中最重要的是如何緊密跟蹤信息技術的發展、變化、充分借鑒先進建設系統的經驗,采取科學的管理方法和手段,以保證已產生的需要長久保存歸檔的電子文件的真實性、完整性和安全性。
4.3 以城建檔案信息化創新城建檔案利用服務機制。隨著市場經濟的發展和城市建設的到來,建設系統和社會各屆對城建檔案需求在內容上越來越廣,在利用頻率上越來越快,在服務領域上越來越寬,在服務方式上越來越活。為此,建設系統各部門要緊跟形勢,抓住機遇,加快城建檔案信息化工作的發展步伐,改變一切不適應新形勢要求的思想觀念和單一被動的服務方式。按照“堅持創新,突出服務”的思路加強城建檔案部門的業務建設。首先,城建檔案開發利用要向深層次服務轉化。大力開發城建檔案資源,應根據使用優先、保護優先、特色優先的原則,制定城建檔案數字化策略,分期分批將重點城建檔案數字化,建立數據庫并開展查閱利用;如歷史檔案、重點工程檔案、高層建筑檔案、地下管網檔案等。在提供主動服務、超前服務上下功夫。比如根據工作的需求編研一些資料;其次,要向多種服務轉化。除做好上門利用服務外,還要主動與科研、行政管理部門共同研發有關項目,建立咨詢服務等。改進服務方法,更新服務手段,提高服務水平,提升服務功能。通過深層服務和多功能服務。最大限度地滿足建設系統發展對檔案的利用需求。
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