時間：2023-06-06 09:01:45
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇城建檔案管理規(guī)范，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
（一）信息資源建設(shè)情況
1、紙質(zhì)檔案數(shù)字化情況：有相當(dāng)一批城建檔案館開展了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。兩種模式：一種是全部館藏檔案數(shù)字化。武漢是全國全部館藏檔案數(shù)字化第一家；第二種模式：館藏重要檔案、利用率高的檔案先行數(shù)字化。目前大部分為此種模式。
2、電子文件歸檔情況：有少數(shù)城建檔案館開展了電子文件歸檔工作的實踐。典型城市有珠海、天津、大連、蕪湖、廊坊等。從電子文件歸檔領(lǐng)域來看，僅限于工程領(lǐng)域，還沒有發(fā)展到建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理。工程電子文件歸檔有四種模式：第一種，無軟件模式，如景德鎮(zhèn)、無錫市城建檔案館。這種模式的優(yōu)點是簡便；缺點是沒有背景信息，不能前端控制，真實、完整、有效性不能保證；與檔案管理軟件對接困難；成本高；占用空間大。第二種，“歸檔軟件+掃描”模式，如天津、廣州市城建檔案館。這種模式的優(yōu)點是與檔案軟件對接方便，一定程度上保證了真實、完整、有效性；缺點是成本高，占用空間大。第三種，“歸檔軟件+格式轉(zhuǎn)換+掃描”模式，如蘇州、昆山市城建檔案館。這種模式優(yōu)點是格式統(tǒng)一，便于保存和利用；節(jié)省掃描費用；節(jié)省存儲空間。缺點是仍不能取代一些文件的掃描。第四種，“資料文檔一體化軟件+格式轉(zhuǎn)換+掃描”模式，如珠海、大連、蕪湖市城建檔案館。這是一種最理想的模式，這種模式的優(yōu)點是更方便建設(shè)、施工、設(shè)計、監(jiān)理單位；缺點是需要協(xié)調(diào)，兩個軟件融合統(tǒng)一有難度。
（二）保障體系情況政策法規(guī)方面：
國家層面的文件有：電子公文歸檔管理暫行辦法(2003.7國家檔案局令第6號)；《電子文件管理暫行辦法》（廳字[2009]39號）；《國家電子文件管理工作規(guī)劃》（2011-2015）；住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部2004年了《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面：國家建設(shè)部門頒布了5個標(biāo)準(zhǔn)：《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323-2002）；《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）；《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）；《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》（CJJ/T187-2012）；正在修訂《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328）等。
（三）信息資源服務(wù)情況
1、信息化對檔案信息資源開發(fā)利用的作用：內(nèi)部檢索。
2、信息共享問題：各城建檔案館的檔案管理系統(tǒng)彼此獨立，互不相通，形成一個個信息孤島，沒有實現(xiàn)共享。目前沒有全國性和地區(qū)性的城建檔案目錄中心，沒有一個權(quán)威的中國城建檔案網(wǎng)站，更沒有全國城建檔案數(shù)據(jù)中心。城建檔案信息資源與相關(guān)單位和部門政務(wù)網(wǎng)的鏈接很少。
（四）信息安全管理情況
1、信息安全意識很強（上網(wǎng)檔案幾乎沒有），技術(shù)措施有待加強。
2、異地備份：各地開展了異地備份相關(guān)工作，按照住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部異地備份工作方案，河北、江西、浙江、貴州、廣西、安徽、江蘇、新疆、湖北、吉林、山西、四川、廣東、山東等省均開展了省際合作。
二、存在的問題
目前，全國城建檔案信息化存在以下問題：法律缺失。受《電子簽名法》局限，電子文檔（接收、數(shù)字化）在法律上沒有憑證作用，這對檔案界是個重要打擊。沒有法律地位的電子文檔路在何方？觀念陳舊。一是重要性認識不足。對信息化的認識僅僅停留在：信息化只是為提高工作效率；現(xiàn)代化的名片沒有認識到；信息化是適應(yīng)社會環(huán)境的必然之路，信息化決定了城建檔案館的生存。第一，電子檔案的形成對檔案館的壓力：公文，業(yè)務(wù)管理文件，工程資料。不能順應(yīng)形勢必將被歷史淘汰；第二，檔案利用方式對檔案館的壓力：如對地下管線的利用，不能發(fā)揮作用的檔案，就如同一堆廢紙；第三，檔案庫房的壓力：二是檔案是保密信息，不能上網(wǎng)、不能信息化。錯誤之處在于：第一，大部分檔案不保密，不能以小部分的不可行排除大部分的可行性。即使是保密文件，最長30年后也必須解密。第二，不是說敏感信息就不能上網(wǎng)。三是沒有證據(jù)作用，不接收電子檔案。原始憑證性，信息化難以達到，由此導(dǎo)致許多城建檔案館不接收電子文件，尤其是在地下管線檔案問題上。效果不顯著。一是信息化沒有減輕工程檔案形成單位的負擔(dān)。“甩掉圖板”、使用軟件，但是移交檔案仍然必須以紙質(zhì)形式提交，而且要求兩套制，不僅沒有減輕負擔(dān)，反而增加了負擔(dān)。二是信息化對城建檔案館起到的作用不夠顯著。動力不足。一是外部沒有用戶導(dǎo)向；二是內(nèi)部沒有生存壓力。
三、信息化建設(shè)的發(fā)展方向
總體來看，城建檔案信息化發(fā)展方向有以下幾個趨勢：
（一）從檔案管理到信息管理。城建檔案信息化是形勢所迫，全球信息化浪潮、電子計算機的普遍使用、查閱利用的需求。檔案管理與信息管理的區(qū)別是，檔案管理只管檔案載體，你查我調(diào)，領(lǐng)上路；信息管理要管檔案內(nèi)容，你求我供，送到家。
（二）從筑建檔案庫到構(gòu)建數(shù)據(jù)庫。
（三）從紙質(zhì)檔案數(shù)字化到接收檔案數(shù)字化。
（四）從工程檔案庫到城建檔案庫。
（五）從孤立建設(shè)到融合發(fā)展（數(shù)字化城管、數(shù)字城市、電子政務(wù)等）。
城建檔案信息化的核心是檔案信息資源的幵發(fā)利用,城建檔案信息化的實現(xiàn)在于各種檔案信息經(jīng)由公共信息通道實現(xiàn)互通互聯(lián),從而滿足多用戶在不同的時間、地點便捷而有效地利用城建檔案信息。城建檔案數(shù)字信息化建設(shè)主要包括以下幾項內(nèi)容:
(一)硬件建設(shè)
硬件建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)保障,是城建檔案信息化建設(shè)不可缺少的前提條件,硬件建設(shè)的主要內(nèi)容包括計算機硬件、輸入輸出設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。在城建檔案信息化的過程中,必須注重硬件與軟件配制的成套性、集成性,并注意適度超前。
(二)軟件建設(shè)
主要指進行城建檔案信息的采集、處理、加工、管理、存貯、傳遞的各種應(yīng)用軟件。軟件建設(shè)是城建檔案信息資源利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障,關(guān)系到城建檔案信息化的速度與質(zhì)量。因此,城建檔案信息化管理軟件應(yīng)選擇符合城建檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),并經(jīng)實際實用證明,技術(shù)成熟、水平較高,適應(yīng)各地檔案管理實際的應(yīng)用軟件,確保除能夠完成業(yè)務(wù)管理、事務(wù)管理、檔案利用等工作外,還能與資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相互融合,構(gòu)成一個有機整體,形成從數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)管理到數(shù)據(jù)加工、輸出全過程的應(yīng)用。
(三)數(shù)據(jù)庫建設(shè)
城建檔案數(shù)據(jù)是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源,是城市檔案信息化建設(shè)取得成效的關(guān)鍵。城建檔案信息資源幵發(fā)利用的程度是衡量檔案信息化水平的重要標(biāo)志。城建檔案數(shù)據(jù)主要包括工程狻工項目數(shù)據(jù)庫、地下管線綜合檔案數(shù)據(jù)庫、城鄉(xiāng)建設(shè)聲像資料數(shù)據(jù)庫等各種專題數(shù)據(jù)庫。加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)一方面要采取相關(guān)技術(shù)搞好原有檔案信息數(shù)據(jù)庫的充實和完善;另一方面要對現(xiàn)有館(室)藏檔案的數(shù)字化處理,利用現(xiàn)代化信息技術(shù)將形成檔案信息資源進行壓縮處理并轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息。同時要按照不同種類數(shù)據(jù)的內(nèi)容和特點,建成空間型多媒體數(shù)據(jù)庫,真實反映城市建設(shè)信息資源的空間分布特征。
(四)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)
隨著計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用,網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸和擴展,需要確保城建檔案信息資源的真實、可靠和安全,就要構(gòu)建和遵循關(guān)于城建檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是城建檔案信息化的重要基礎(chǔ),主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理,檔案信息的資源標(biāo)識,描述儲存、查詢、交換、管理使用等。
(五)安全保障體系建設(shè)
信息技術(shù)的發(fā)展給人們帶來極大快捷便利的同時,也給人們帶來極大的風(fēng)險和危險,隨著信息技術(shù)的日益普及和廣泛運用,城建檔案信息的安全問題也應(yīng)成為檔案工作者須關(guān)注的首要問題。城建檔案部門在幵展信息化建設(shè)時應(yīng)嚴格按照《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》的要求,保證內(nèi)部局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離。布線時內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)分別布線。對不同的用戶給予不同的權(quán)限,防止非法登錄和非法操作數(shù)據(jù)庫。重要數(shù)據(jù)嚴格備份并異地保存。在英特網(wǎng)上提供已公開的檔案目錄査詢服務(wù),采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施,保證計算機系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全保密。
(六)人才隊伍建設(shè)
發(fā)展檔案事業(yè),關(guān)鍵在于人,開展城建檔案信息化工作更離不幵一支高效、優(yōu)質(zhì)的人才隊伍。城建檔案一方面要根據(jù)信息化發(fā)展的需要引進專門技術(shù)人才,同時也要做現(xiàn)有隊伍中領(lǐng)導(dǎo)層、管理人員、技術(shù)人員和業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)工作,加強對城建檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)人員掌握和應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)的技能。
二、加強城建檔案信息化建設(shè)的幾,點思、考
(一)推進城建檔案信息化建設(shè)應(yīng)把握的幾個原則城建檔案信息化建設(shè)面廣量大,任務(wù)艱巨,我們在具體幵展工作時應(yīng)把握以下幾個原則:
1、統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施原則
要按照現(xiàn)有國民經(jīng)濟信息化總體部署和建設(shè)事業(yè)信息化規(guī)劃的總體要求,統(tǒng)籌規(guī)劃城建檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo),分步付諸實施,并逐步加以完善。
2、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、資源共享原則
要遵循已有的國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和地方標(biāo)準(zhǔn)。按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建資源共享的城建檔案信息體系。
3、注重實效、服務(wù)社會原則
城建檔案信息化應(yīng)與政府部門電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)和數(shù)字化城市工作結(jié)合,因地制宜、務(wù)求實效,全力為城市經(jīng)濟、社會、文化的發(fā)展提供城建檔案的專業(yè)信息服務(wù)。
(二)推進城建檔案信息化建設(shè)應(yīng)把握的幾個環(huán)節(jié)
1、以硬件建設(shè)為突破口,提升信息化的檔次
要按照檔案管理的要求配備好檔案安全保管保護的相應(yīng)設(shè)施設(shè)備,同時要按照信息化的要求配齊、配好信息化管理設(shè)備。
2、以軟件建設(shè)為著眼點,提升信息化的水平
一是要建設(shè)好檔案信息網(wǎng)絡(luò)。要以城建檔案部門的內(nèi)部局域網(wǎng)、黨政機關(guān)政務(wù)網(wǎng)為基礎(chǔ),加強城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。二是要提高信息化水平。應(yīng)用軟件的信息處理技術(shù)必須兼容各種載體形式的文檔乃至多媒體預(yù)覽功能,尤其要考慮對今后大量產(chǎn)生的城建電子文件的適用。
3、以數(shù)據(jù)庫建設(shè)為重點,提升檔案資源的利用率
要加快幵展館(室)藏城建檔案的數(shù)字化工作。對利用頻率較高的城建設(shè)檔案優(yōu)先進行數(shù)字化、逐步將所有實體資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息資源,并以數(shù)字信息資源數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ),利用計算機網(wǎng)絡(luò)為社會和政府服務(wù)。
(三)推進城建檔案信息化應(yīng)注意的兩個問題
1、注意與相關(guān)部門的密切配合、整體推進
城建檔案工作涉及范圍較廣、工作量大、技術(shù)要高,因此光靠城建檔案部門的力量是遠遠不夠的,城建檔案部門要切實增強協(xié)作意識,與檔案、建設(shè)、城市規(guī)劃、交通、水利、電信、廣電等部門密切合作、相互配合,整體推進城建檔案信息化建設(shè)。
2、注意把握工作重點
隨著現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展，城建檔案的載體也出現(xiàn)了磁盤、U盤、光盤等大量電子文件形式，因此傳統(tǒng)的城建檔案管理模式必須走數(shù)字化建設(shè)的道路，才能進一步適應(yīng)信息化發(fā)展的要求。文章以南陽市城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案館為例，分析城建檔案向著信息化、數(shù)字化方向發(fā)展的策略。
關(guān)鍵詞：城建檔案；數(shù)字化；建設(shè)
中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼： A
一、檔案管理數(shù)字化的概念
檔案是包括文字、圖像、聲音及其它形式的原始記錄，其內(nèi)容是國家機構(gòu)、社會組織及個人在社會實踐活動中所形成的、保存的各種記錄，以備后續(xù)查看。檔案數(shù)字化建設(shè)就是把傳統(tǒng)存儲介質(zhì)的原始檔案資料利用數(shù)字化手段轉(zhuǎn)換成數(shù)字化形式進行存儲，即利用掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖像、聲像等形式，利用U盤、光盤等存儲管理技術(shù)將其存儲于其它大量的存儲介質(zhì)上。數(shù)字化檔案管理可以大大提高檔案資料檢索查詢的效率，并且可以連接局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)數(shù)字檔案的管理網(wǎng)絡(luò)。
二、城建檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性與迫切性
首先，全球信息化發(fā)展趨勢促使城建檔案管理工作必須與新形勢相適應(yīng)，才能順應(yīng)時展要求。現(xiàn)代社會中，越來越多的人們通過信息數(shù)字化技術(shù)獲取信息，互聯(lián)網(wǎng)幾乎成為各行各業(yè)的主要依托，城建檔案信息包含了城市建設(shè)、規(guī)劃及管理過程中所有原始的信息資源，而在信息社會中數(shù)字化建設(shè)是必經(jīng)之路。其次，城建檔案的信息形態(tài)及結(jié)構(gòu)不斷發(fā)生變化。建設(shè)工程在各個階段均離不開計算機輔助技術(shù)，施工、出圖等環(huán)節(jié)會形成大量的電子文件，CAD、CAC等技術(shù)的普遍應(yīng)用均決定了城建檔案管理工作必須進入數(shù)字時代。再次，未來信息化社會對城建檔案服務(wù)功能的要求促使其必須向著數(shù)字化方向發(fā)展。傳統(tǒng)的實體利用形式無法滿足社會對城建檔案信息檢索及應(yīng)用的需求，城市建設(shè)規(guī)劃過程中，各部門均推行信息化建設(shè)模式，在設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位會形成大量的建設(shè)電子文件，因此城建檔案管理只有采用信息化、數(shù)字化管理模式，才能與其它各相關(guān)部門工作相適應(yīng)。最后，城建檔案管理向著信息產(chǎn)業(yè)化的方向發(fā)展。實際工程中各個環(huán)節(jié)會形成大量的電子文件，如果未得到及時有效的收集，則會導(dǎo)致資源流失或重復(fù)加工。而加強城建檔案的數(shù)字化管理會促使這些電子文件、電子檔案得到更加廣泛的應(yīng)用，基于信息時代背景下，真實、長期的保存城市建設(shè)活動中的各種原始記錄，真實實現(xiàn)城建檔案成為城市建設(shè)資源庫的作用。
三、城建檔案數(shù)字化建設(shè)重點內(nèi)容
以南陽市城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案館為例，其城建檔案數(shù)字化建設(shè)的重點內(nèi)容包括以下幾個方面：
（一）系統(tǒng)基本功能
首先要具備數(shù)據(jù)采集功能。基于電子文件歸檔交換平臺，利用電子文件網(wǎng)上報送系統(tǒng)多層面、多門系、多維度采集各類城市建設(shè)規(guī)劃信息，城建信息必須符合必須長期存儲、與歸檔要求相符；應(yīng)歸檔單位及時向城建檔案管理部門移交各類電子檔案，再通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)將資源檔案集中在一起，便于后續(xù)檢索、應(yīng)用，從而更好的服務(wù)于城市建設(shè)。其次，數(shù)據(jù)保存與利用功能，利用磁盤、光盤等各類技術(shù)手段，對所采集的信息進行備份、存儲；而利用數(shù)據(jù)掃描、智能檢索等功能，則可將相關(guān)信息方便、快捷的檢索出來，并實現(xiàn)及時輸出。再次，數(shù)據(jù)管理功能，即對大量原始電子檔案進行系統(tǒng)化管理，對其進行分類、排序、價值鑒定、數(shù)據(jù)檢驗、生成檢索目錄、數(shù)據(jù)統(tǒng)計及自動打印輸出等，并加強數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全技術(shù)管理，利用身份認證保密技術(shù)、詢問控制技術(shù)等，以保證電子檔案信息的安全性。最后，城建檔案的宣傳功能。充分發(fā)揮數(shù)字城建檔案的重要作用，便于公眾對城市面貌及發(fā)展歷程有所了解，將其制作成視頻、畫冊等形式，向社會宣傳城建檔案管的服務(wù)功能，使其對城建檔案工作有更多了解與支持。
（二）信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)
一方面，城建檔案信息化建設(shè)必須堅持標(biāo)準(zhǔn)先行的原則，參照國家信息化建設(shè)相關(guān)規(guī)范與檔案行業(yè)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)，與南陽城建檔案館的實際情況相結(jié)合，制定統(tǒng)一的城建檔案信息化工作技術(shù)規(guī)范。另一方面，要認真執(zhí)行相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，包括國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求》等，以保證數(shù)據(jù)規(guī)范、資源格式的統(tǒng)一。
（三）加大基礎(chǔ)性投入
城建檔案信息化建設(shè)的有效性必須依賴成熟的技術(shù)與完善的設(shè)備，因此城建檔案管理部門要向上級職能部門說明城建檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性與必要性，獲取更多的資金支持與技術(shù)支持。具體而言，城建檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)性投入包括以下兩個部分：一方面服務(wù)器的配置要能夠滿足海量數(shù)據(jù)存儲與快速檢索利用的需求；在音頻、視頻、多媒體設(shè)備方面加大投入，提高相機的質(zhì)量，存儲卡、錄音筆等硬件設(shè)備也要保證質(zhì)量；配置計算機、移動硬盤、DVD刻錄機、光盤打印機及高速掃描儀等日常辦公必需的硬件設(shè)備。另一方面，要建立健全異地容災(zāi)系統(tǒng)，對重要數(shù)據(jù)進行容災(zāi)備份，保證計算機系統(tǒng)在受到自然災(zāi)害或網(wǎng)絡(luò)攻擊時可迅速恢復(fù)正常工作；設(shè)置計算機網(wǎng)絡(luò)化消防監(jiān)控系統(tǒng)，對溫濕度等環(huán)境配套系統(tǒng)進行完善，最大程度上保證城建檔案的安全性。
（四）信息資源建設(shè)
首先進行目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》要求建立目錄數(shù)據(jù)檢查審核制度，對目錄數(shù)據(jù)進行定期檢查，以保證數(shù)據(jù)錄入過程及錄入結(jié)果的規(guī)范性；其次，建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫，普通數(shù)據(jù)庫存儲僅存儲某個文件的關(guān)鍵字，而全文數(shù)據(jù)庫則采用模糊查詢即可檢索到更多涉及到文章的內(nèi)容，從而獲取更為豐富、具體的資源信息。加快開發(fā)全文檔案系統(tǒng)和多媒體信息檢索系統(tǒng)，全文數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計應(yīng)符合檢索優(yōu)先原則，推薦使用通用格式。最后，加強多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。對館藏珍貴、重要的影像、照片、紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理。對新建歸檔資料全部進行數(shù)字化歸檔，一律使用數(shù)字化錄入歸檔保存。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；檔案；管理
檔案是黨和國家的寶貴財富, 也是信息資源的重要組成部分。開發(fā)檔案信息資源是檔案工作為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的重要途徑, 是檔案工作自我完善的重要內(nèi)容。隨著科學(xué)技術(shù)的進步和社會經(jīng)濟的發(fā)展, 以計算機技術(shù)為核心的現(xiàn)代化信息處理技術(shù)正在逐漸深入到城建檔案管理之中。怎樣有效開發(fā)檔案信息資源、以怎樣的方式實現(xiàn)工作管理的創(chuàng)新,運用現(xiàn)代化的管理技術(shù)最大限度地服務(wù)于社會等,已經(jīng)成為各級城建檔案管理部門面臨的問題。
一、城建檔案管理面臨的新形勢
（一）世界經(jīng)濟一體化下與國際慣例接軌的要求
世界經(jīng)濟一體化的形勢在不斷地變化，對城建檔案管理工作來說，至少提出了兩點新要求，一是要求檔案管理工作要更加規(guī)范，要盡可能縮短與世界發(fā)達國家檔案管理水平之間的距離，滿足與國際慣例接軌的要求。二是要求檔案管理要發(fā)揮為社會經(jīng)濟發(fā)展提供支撐和依據(jù)作用，隨時為城市規(guī)劃與建設(shè)、招商引資等提供“全、新、準(zhǔn)”的信息。
（二）我國加快現(xiàn)代化與城市化進程的形勢
對于城鎮(zhèn)特別是大城市來說，加快現(xiàn)代化與城市化進程的一個重要變化，就是城市快速、不斷地向橫向拓展和縱深發(fā)展。老城由于空間有限，更新改造往往采用立體化方式向空中和地下縱深發(fā)展，為更好地解決老城問題，很多城市特別是大城市還將向新區(qū)拓展。城建檔案管理面臨的將是信息量加大和信息更新速度加快帶來的工作量的加大，這對管理手段和管理效益提出了新要求。
（三）我國加快法制建設(shè)和公民法律意識加強的形勢
隨著我國市場經(jīng)濟體系的逐步完善，體制和制度改革力度的加大，我國加快了立法的速度，公民的法制意識也進一步加強。
二、城建檔案管理的特點
（一）復(fù)雜性
城市作為功能多元的綜合體特征，決定了城市檔案管理的復(fù)雜性。城建檔案涉及城市規(guī)劃、城市建設(shè)管理、城市環(huán)境保護、抗震防災(zāi)、城市規(guī)劃管理政策法規(guī)等數(shù)十個方面或?qū)I(yè)，包含城市空中、地面、地下的各種建筑物、構(gòu)筑物、管線、設(shè)施等各種類型，以及文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的記錄，其復(fù)雜性可想而知。
（二）動態(tài)性
城市無論是興旺還是衰落，都在時刻經(jīng)歷著不斷變化的過程，而作為真實記錄城市發(fā)展變化過程的城市建設(shè)檔案，其保管的城建信息具有動態(tài)性的特征。動態(tài)性就是要求檔案管理能夠及時提供真實反映城市建設(shè)管理現(xiàn)狀的最新信息。
（三）準(zhǔn)確性
大到與城市相關(guān)的系統(tǒng)性基礎(chǔ)設(shè)施的改擴建、尤其是地下系統(tǒng)的建設(shè)，中到某一個建設(shè)工程的改擴建，小到一套房子的法律糾紛，城建檔案作為歷史性記錄，都將成為重要的建設(shè)和法律依據(jù)，如果不能保證其準(zhǔn)確性和可靠性，將會給國家、企業(yè)、個人造成重大經(jīng)濟損失，甚至引起災(zāi)害性事故。
三、城建檔案管理問題的具體對策分析
（一）以創(chuàng)新的工作管理模式逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理
創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂, 是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力,也是一個政黨永葆生機的源泉。當(dāng)前，我國經(jīng)濟迅猛發(fā)展，改革開放深入進行，城市化步伐加快， 城市建設(shè)日新月異，這些對新時期城建檔案工作提出了新的要求，傳統(tǒng)的檔案觀念和老的做法已經(jīng)難以適應(yīng)新的形勢。所以，如何創(chuàng)新性地開展城建檔案工作，逐步實現(xiàn)工作的現(xiàn)代化是城建檔案工作者著重思考的問題。城建檔案管理現(xiàn)代化其實質(zhì)是檔案管理模式和工作方式從傳統(tǒng)的以檔案實體保管為主向現(xiàn)代化的檔案數(shù)字化收集、存儲、轉(zhuǎn)送等轉(zhuǎn)變, 以信息化形式為社會提供服務(wù)。因此，只有創(chuàng)新工作管理模式才能逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。
第一，檔案載體不斷發(fā)展導(dǎo)致管理載體方式的創(chuàng)新。檔案載體是檔案信息存儲的介質(zhì), 它與社會發(fā)展階段相適應(yīng)，具有鮮明的時代特征。檔案的載體從古代的甲骨、金石、簡牘、紙張逐漸發(fā)展到現(xiàn)在的以膠片、光盤、磁帶等為代表的影像技術(shù)載體。尤其是隨著計算機技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，計算機系統(tǒng)所需的信息載體越來越成為現(xiàn)代檔案的主要載體，電子文件、電子檔案也會越來越多地出現(xiàn)在我們的工作和生活中。新型載體檔案需要特定的保管條件、技術(shù)和利用手段，這些都是傳統(tǒng)檔案管理方式所不能勝任的。另外，歲月的流失使得古老檔案逐漸自然老化，也需要采用先進的技術(shù)手段進行搶救。檔案載體的現(xiàn)代化必然導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化。
第二，現(xiàn)代化城市建設(shè)發(fā)展是實現(xiàn)創(chuàng)新管理的主體。城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理工作的真實記錄，是城市建設(shè)發(fā)展的重要依據(jù)和城市管理科學(xué)化的窗口。與一般檔案相比，城建檔案有其獨特性：真實性、廣泛性、系統(tǒng)性和依據(jù)性。隨著我國城建開發(fā)事業(yè)的蒸蒸日上，城建檔案數(shù)量劇增，工作量不斷增加，利用率越來越高，城建檔案的管理難度也將日益增大。原始的手工管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代化城建檔案管理的需求，城建檔案管理工作正在逐步從原始的手工管理向采用現(xiàn)代化技術(shù)手段過渡，由實體化管理向信息化管理發(fā)展。
（二）以創(chuàng)新的服務(wù)理念逐步實現(xiàn)管理現(xiàn)代化
為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)、為城市建設(shè)服務(wù)是城建檔案工作的根本目的。城建檔案工作必須緊緊圍繞這個中心。必須關(guān)注社會變化、跟蹤經(jīng)濟全球化的趨勢，緊隨城市化的潮流，適應(yīng)經(jīng)濟建設(shè)、城市建設(shè)和社會各項事業(yè)的潛在需求，注重服務(wù)觀念、方式、手段的不斷創(chuàng)新, 實現(xiàn)傳統(tǒng)型服務(wù)向新型服務(wù)的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)城建檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
（三）在創(chuàng)新工作中隨時發(fā)現(xiàn)和關(guān)注現(xiàn)代化建設(shè)中出現(xiàn)的問題信息化發(fā)展參差不齊
目前，我國各地城建檔案信息化水平發(fā)展參差不齊，經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)和大城市檔案管理部門信息化水平相對較高，在管理模式、手段和方法上大多比較規(guī)范，而中小城市由于經(jīng)濟發(fā)展水平和業(yè)務(wù)發(fā)展水平的不同，有些信息化程度比較高，管理比較規(guī)范，有些就遠遠不夠。因此制定全國統(tǒng)一的、科學(xué)的檔案管理規(guī)范和技術(shù)規(guī)則，即檔案管理模式，是檔案電子化和網(wǎng)絡(luò)化的需要，也是我國城建檔案管理事業(yè)發(fā)展的需要。檔案管理模式的規(guī)范化，便于以計算機為核心的信息技術(shù)在城建檔案管理中的應(yīng)用，沒有規(guī)范化的模式就沒有檔案管理的現(xiàn)代化。只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案管理的質(zhì)量和效率, 才能更好地為城市建設(shè)和經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。
不斷加強檔案人員隊伍建設(shè)。實現(xiàn)城建檔案管理現(xiàn)代化離不開高素質(zhì)、多元化的復(fù)合型檔案管理人才。城建檔案的內(nèi)涵十分廣泛，涉及城市規(guī)劃、城市勘測、城市建設(shè)、土地管理、建筑管理等多個專業(yè)部門的檔案，具有涉及面廣、環(huán)節(jié)眾多、內(nèi)容復(fù)雜、綜合性和整理性強的特點。因此，城建檔案管理人員不但要有一定的城建檔案專業(yè)知識，同時又要熟練掌握計算機系統(tǒng)管理、計算機數(shù)據(jù)庫、硬件管理、程序管理和信息系統(tǒng)管理技術(shù)等現(xiàn)代化管理技術(shù)手段，以適應(yīng)信息化建設(shè)時代的發(fā)展要求，最大程度地發(fā)揮好城建檔案作用。新型載體檔案的安全性問題。電子文件、電子檔案給人類的工作、生活和學(xué)習(xí)帶來方便、快捷的同時，也帶來了一定的麻煩和不安全因素。它與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，有著本質(zhì)的不同：如電子文件的數(shù)字化信息形態(tài)、信息與載體的可分離性、讀寫信息的系統(tǒng)依賴性、信息的易修改、易丟失和共享性等特點，存在嚴重不安全性。因此，檔案管理系統(tǒng)必須采取一定的安全防范措施，提高信息系統(tǒng)的安全性，保護系統(tǒng)硬件和軟件免受自然災(zāi)害和人為的破壞，確保檔案信息的安全。
參考文獻
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[關(guān) 鍵 詞]網(wǎng)絡(luò)環(huán)境城建檔案 管理利用
中圖分類號： G271 文獻標(biāo)識碼： A 文章編號：
城建檔案是在城市規(guī)劃建設(shè)及其管理活動中直接形成，對國家和社會具有保存價值的歷史記錄。是社會信息的原生信息源。隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和圖像處理技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，人們對信息獲取和傳播方式發(fā)生了根本性變化。信息領(lǐng)域正呈現(xiàn)出一個信息資源數(shù)字化，傳輸網(wǎng)絡(luò)化的重要發(fā)展態(tài)勢。城建檔案事業(yè)正面臨著一場深刻的革命。這場革命不僅引起城建檔案館技術(shù)設(shè)備的換代，更多的體現(xiàn)在管理理念、管理技術(shù)的更新、管理模式和服務(wù)利用方式的變革。標(biāo)志著城建檔案事業(yè)進入了一個嶄新的歷史階段。
一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下城建檔案的管理
城建檔案作為一個國家一座城市社會發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，是再現(xiàn)歷史書寫未來的決策依據(jù)。社會的巨大變革使城建檔案呈幾何數(shù)增長，其擁有的信息量急劇膨脹。而計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊傳播技術(shù)以及多媒體技術(shù)的互相滲透融合，必將激發(fā)人們對信息交流與合作的渴望。城建檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化，是實現(xiàn)城建檔案資源共享的信息處理手段和信息傳播方式。
(一)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下城建檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)
標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的前提條件和準(zhǔn)則。標(biāo)準(zhǔn)化是一個體系，包括軟、硬件標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和信息存儲、傳遞、利用標(biāo)準(zhǔn)等。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下城建檔案管理的發(fā)展方向是國際化與標(biāo)準(zhǔn)化，集成化與合作化、職業(yè)化與社會化的交融，這就要求檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)要具有兼容性、一致性、可持續(xù)性和動態(tài)發(fā)展性。
架構(gòu)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下城建檔案標(biāo)準(zhǔn)體系應(yīng)在堅持國家法律、法規(guī)、行政規(guī)章等帶有強制性的法律性、政策性規(guī)范的前提下進行。業(yè)務(wù)規(guī)范:包括檔案信息的積累、共享和交流的規(guī)范;管理規(guī)范:包括對網(wǎng)站、數(shù)字化檔案館的規(guī)范; 檔案的開放與安全規(guī)范；技術(shù)規(guī)范：包括對硬件系統(tǒng)功能要求和元數(shù)據(jù)的采集規(guī)范等。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息管理標(biāo)準(zhǔn)必須遵從真實性、可靠性、完整性和可用性原則。
城建檔案數(shù)字化就是為城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)提供信息資源，達到對城建檔案信息管理和利用的高效、準(zhǔn)確，最廣泛、最大限度的發(fā)揮城建檔案應(yīng)有的價值。城建檔案信息資源未來的發(fā)展趨勢不單在本單位局域網(wǎng)上運行，還要在其他地區(qū)廣域網(wǎng)上運行，形成國家城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)。所有的入網(wǎng)信息資源都必須執(zhí)行統(tǒng)一的國家數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，形成統(tǒng)一的邏輯數(shù)據(jù)庫。近幾年來全國性的城建檔案法規(guī)紛紛出臺，但針對電子、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境制定的規(guī)范尚少且通用性不強。因而建立系統(tǒng)、規(guī)范、通用具有可操作性的城建檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)體系是當(dāng)務(wù)之急。
(二)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下城建檔案管理的變革
1、城建檔案管理方式和管理手段
城建檔案數(shù)字化是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，高速掃描技術(shù)等高新技術(shù)手段將紙質(zhì)、聲像等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子文檔，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的城建檔案信息庫。是一項高技術(shù)含量的系統(tǒng)工程。
面對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的挑戰(zhàn)，城建檔案管理已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的飛躍。傳統(tǒng)的城建檔案管理是對檔案文本信息的管理，主要包括手工編制的目錄、索引、文摘等二次文獻 。即便運用計算機技術(shù)，在單機管理時代，管理的仍舊是目錄級二次信息，起到檔案檢索工具的作用。而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下城建檔案信息呈多元化格局，既有傳統(tǒng)文本信息也有多媒體信息，檔案管理的形式也呈現(xiàn)多元化。基于全息信息的出現(xiàn)，對檔案信息的描述深度已經(jīng)深入到全文的知識單元、信息單元。其目的是為了最大限度的開發(fā)和利用城建檔案資源，其管理理念和手段已經(jīng)轉(zhuǎn)移到一切已利用為主，以用戶為中心的模式上來，管理的范圍明顯擴大，深度明顯增加。傳統(tǒng)的城建檔案管理模式已無法滿足網(wǎng)絡(luò)功能的需求效果，必將為現(xiàn)代化管理模式所取代。
2、城建檔案的開發(fā)和利用
針對城建檔案專業(yè)繁雜、載體多樣、信息量大且具有動態(tài)性和地域性的特點，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下城建檔案管理的核心就是實現(xiàn)檔案資源的整合與共享。即從對檔案實體、二次文獻的單一管理向?qū)n案信息的獲取、處理和整合等多元化管理的變革。從檔案利用由被動、直接、實物互交式服務(wù)向主動、虛擬、網(wǎng)絡(luò)互動式服務(wù)的變革。其中包括對館藏城建檔案的數(shù)字化，電子文件的收集與歸檔，網(wǎng)絡(luò)城建檔案信息的采集、數(shù)字信息的網(wǎng)絡(luò)和利用等。
3、城建檔案信息資源庫的安全和維護
城建檔案的本質(zhì)屬性是原始性。具有完整、真實、準(zhǔn)確的特點和憑證作用。而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息具有明顯的不穩(wěn)定性，信息的易逝性、易變性和可操作性，極大的沖擊著檔案信息的安全。維護數(shù)字信息的真實性和永久存儲性是重中之重。在獲取和傳遞檔案信息的過程中要忠實檔案實體，切勿更改。特別是對電子文檔的收集、歸檔和處理，要設(shè)置安全維護標(biāo)準(zhǔn)，存儲電子文檔在形成過程遺留的所有印記。城建檔案信息有相當(dāng)一部分是有密級的，要控制利用范圍。因而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全管理和高效運轉(zhuǎn)的關(guān)系非常關(guān)鍵。必須考慮共享與保密、邏輯性處理與物理性存儲管理等問題。這是從保護檔案實體的一勞永逸到保護檔案信息的可獲取、可讀、可用，檔案信息內(nèi)容的真實、準(zhǔn)確、完整的變革。城建檔案信息資源庫的安全與維護主要包括信息加工處理的安全與維護，信息存儲的安全與維護和信息利用的安全與維護等。
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下城建檔案的利用
城建檔案數(shù)字化的目的是數(shù)字檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，最終實現(xiàn)城建檔案信息共享。城建檔案提供利用網(wǎng)絡(luò)化，就是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為利用者提供檔案信息的查詢服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)檔案利用服務(wù)顯現(xiàn)檔案數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、存儲海量化、服務(wù)快捷化、信息共享化的多功能特性。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案部門將匯集紙質(zhì)檔案、特殊載體檔案等多種檔案資源，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)建立起集檔案信息開發(fā)、檢索、利用等功能于一體的服務(wù)系統(tǒng)，運用計算機多媒體技術(shù)傳遞文字、聲像信息，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的傳輸作用和功能。網(wǎng)絡(luò)傳播作為一種新的傳播方式，已經(jīng)打破了時間和空間的界限，為城建檔案資源為社會所用開辟了廣闊的服務(wù)領(lǐng)域。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下城建檔案提供利用服務(wù)的范圍、內(nèi)容、方式、層次、手段都發(fā)生了根本性的變革。即服務(wù)范圍由單純的內(nèi)向型向內(nèi)外結(jié)合型的變革，服務(wù)內(nèi)容由檔案實體型向檔案信息型的變革、服務(wù)方式由被動應(yīng)付式向主動開放式的變革，服務(wù)層次由原件提供的低層次向開發(fā)整合信息資源的高層次的變革。服務(wù)手段由手工檢索、單機檢索、面對面?zhèn)鬟f信息轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)傳輸和在線服務(wù)的變革。
（一）城建檔案信息數(shù)據(jù)庫服務(wù)
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下大多數(shù)城建檔案信息是以數(shù)據(jù)庫形式存在的，數(shù)據(jù)庫管理模式是檔案信息資源管理的主要形式。它是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)將館藏檔案資源組成各種通用或?qū)Ｓ眯蛿?shù)據(jù)庫，對城建檔案信息進行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)用戶遠程異地檢索的形式。即建立一個科學(xué)、系統(tǒng)、結(jié)構(gòu)合理和相互配套的檔案信息檢索網(wǎng)絡(luò)。數(shù)據(jù)庫模式應(yīng)具有開放性、網(wǎng)絡(luò)性和共享性的特點。可根據(jù)檔案信息的開放程度，設(shè)置全文數(shù)據(jù)庫或目錄數(shù)據(jù)庫。網(wǎng)絡(luò)下的數(shù)據(jù)庫還可進行聯(lián)機檢索從單一檢索點的線性檢索發(fā)展到多元的非線性的檢索。提供的信息不僅包括目錄、索引、全文等文字信息，還包括聲音、圖像等多媒體信息。用戶可通過網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)在各種媒體信息中自由瀏覽，找到任何媒體所載錄的相關(guān)信息。
數(shù)字檔案館電子商務(wù)服務(wù)
關(guān)鍵詞：基層城建檔案工作；問題；對策；案例分析
中圖分類號：G271
文獻標(biāo)識碼：B
文章編號：1008-0422(2011)08-0112-02
1 引言
城市建設(shè)檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是城市建設(shè)的技術(shù)成果和歷史依據(jù)。隨著我國城市化的高速發(fā)展和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，特別是計算機技術(shù)、信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和普及應(yīng)用，城建檔案工作在取得巨大成就的同時，也經(jīng)歷著深刻的變革。相對大中城市城建檔案工作來說，區(qū)縣(市)城建檔案工作屬于基層城建檔案工作，基礎(chǔ)要薄弱一些，發(fā)展步子要緩慢一些，還存在著一系列的新情況和老問題，對這一些問題的研究、思考和處理，對促進我國城建檔案工作整體均衡發(fā)展有著特別重要的意義。
2 當(dāng)前基層城建檔案工作存在的主要問題
2.1歸檔意識不強
一般情況下，城建檔案需要經(jīng)過十幾年或更長時間之后才能體現(xiàn)它的價值，而我國各區(qū)縣(市)城建檔案工作都起步比較晚，城建檔案在建設(shè)、規(guī)劃、管理中的作用體現(xiàn)還不突出。因此，相當(dāng)多的人認為城建檔案不重要，沒有多大作用，以致違法行為頻繁發(fā)生。
有一部分建設(shè)單位其從事基建工作的管理、技術(shù)類人員，甚至包括一些領(lǐng)導(dǎo)，重建設(shè)、輕檔案的思想突出，只注重工程的投資、規(guī)模、工藝、質(zhì)量等問題，對建設(shè)工程檔案在收集過程中是否齊全、完整、真實等重視不夠，有的甚至沒有把檔案管理提到正常的工作范圍，更沒有建立一套規(guī)范的管理機制，來保障建設(shè)檔案管理的完整和齊全。因此當(dāng)檔案接收進城建檔案館后，不是檔案資料被損毀、遺失或移交不齊全，就是檔案資料存在部分復(fù)印件等情況。
2.2城建檔案管理工作人員專業(yè)水平不高
近年來，雖然已經(jīng)基本形成以城建檔案館為主體，以城建檔案室、建設(shè)系統(tǒng)基層檔案室和建設(shè)單位基建部門為基礎(chǔ)的城建檔案工作網(wǎng)絡(luò)。但在整個建筑行業(yè)中，許多資料員都是由施工員兼職，相對于專業(yè)的檔案員、資料員，這些兼職人員對城建檔案的收集、整理的能力較低。而且根據(jù)新的國標(biāo)，許多人對工程檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)、歸檔要求等諸多問題把握能力有限，使工程檔案的形成落后于建設(shè)工程建設(shè)進度，導(dǎo)致許多工程檔案在收集整理失真、遺漏，接收時不全、零散、丟失等現(xiàn)象時有發(fā)生。有些建設(shè)部門是第一次搞建設(shè)，對城建檔案歸檔的要求更是一頭霧水。如果城建檔案管理部門不重視主動服務(wù)，就容易造成許多資料由于保管不力而丟失的嚴重后果。
9.3城建檔案法律法規(guī)建設(shè)不健全，依法治檔落后于形勢需要
近幾年，建設(shè)部先后頒布了《城市建設(shè)分類大綱》、《城建檔案主題詞表》、《城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定》、
《城市建設(shè)檔案館目標(biāo)管理考評辦法》、《城市管線工程檔案管理辦法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、
《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《城建檔案管理規(guī)范》等法規(guī)或業(yè)務(wù)規(guī)范。這些法律法規(guī)，對促進城建檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化管理意義重大。但就依法治檔整體形勢而言，城建檔案法規(guī)建設(shè)遠遠不能適應(yīng)新形勢、新任務(wù)需要。一是無全國性專業(yè)條例法律支撐，只有法規(guī)或規(guī)章，依法治檔的權(quán)威性不夠。二是全國絕大部分省、自治區(qū)、直轄市未出臺城建檔案條例，只有政府規(guī)章，地方開展城建檔案工作缺乏剛性法律支撐，彈性較大。面對城建檔案隊伍提出的“參公”要求，整體進展不夠理想，職工工作積極性受到嚴重影響。三是城建檔案法規(guī)體系尚未形成。中央、地方已形成的域建檔案法規(guī)不配套，很多地方還沒有把城建檔案事業(yè)的發(fā)展列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃之中，工作上仍然存在有法難依、有章不循的現(xiàn)象，影響和制約著城建檔案工作的開展。四是城建檔案法規(guī)與建設(shè)行業(yè)以及文書檔案相關(guān)法規(guī)的銜接與配套方面存在一定的矛盾。
2.4有關(guān)部門對城建檔案工作重視不夠，不能提供嚴謹?shù)穆毮芄芾碜饔?/p>
城建檔案的收集、保管工作需要建設(shè)行政管理部門的大力支持，需要規(guī)劃、管理等有關(guān)單位的協(xié)作配合，光靠城建檔案部門努力顯得力不從心。比如，有關(guān)部門對城建檔案的產(chǎn)生、收集等環(huán)節(jié)不重視、不銜接，就有可能導(dǎo)致工程備案和檔案進館的脫節(jié)，造成檔案收集工作的散、漏。盡管國家有相關(guān)法規(guī)明確規(guī)定，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時收集整理建設(shè)項目各環(huán)節(jié)的文件資料，并按照程序，在建設(shè)工程竣工驗收后，及時向建設(shè)行政主管部門移交建設(shè)工程項目檔案。但在具體實施過程中，除了一般的建設(shè)工程由于要工程備案而必須取得建設(shè)工程檔案合格證這要件把關(guān)較嚴外，其他的檔案門類，由于跨系統(tǒng)、跨部門行政管轄，特別是與城市安全息息相關(guān)的電力、通信、地下管線等重要工程項目檔案不能及時接收進館。
3 促進基層城建檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的對策和思路
推進區(qū)縣(市)建設(shè)事業(yè)發(fā)展是統(tǒng)籌城鄉(xiāng)建設(shè)、促進區(qū)域共同和諧發(fā)展的重大舉措，而促進基層城建檔案工作創(chuàng)新發(fā)展將為區(qū)縣(市)建設(shè)事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供支持和保障。針對上述制約基層城建檔案工作發(fā)展的主要問題，應(yīng)注意抓好以下幾項工作：
3.1加強宣傳，提高意識
城建檔案管理部門應(yīng)積極行動起來，加強對城建檔案的宣傳，增強全社會的城建檔案意識。采取多種形式，廣泛宣傳城建檔案的價值、作用，擴大城建檔案的社會影響，形成城建檔案是城市建設(shè)的重要內(nèi)容，是城市變遷的真實歷史記錄，它既有政治價值、更有經(jīng)濟、科技價值和安全價值的共識。并進一步加強城建檔案管理工作，以出色的工作業(yè)績，引起全社會對城建檔案工作的高度重視和高度關(guān)注，確保城建檔案工作健康有序開展。
3.2不斷提高檔案管理人員素質(zhì)能力
城建檔案工作不僅需要精通業(yè)務(wù)的“專家”，更需要思想活躍、應(yīng)變能力強的“通才”。應(yīng)采取各種有效措施，加強人才隊伍建設(shè)，努力提高素質(zhì)能力。一要加強政治思想和職業(yè)道德建設(shè)，增強奉獻精神。二要不斷更新知識、吸收新“營養(yǎng)”，采取“走出去，請進來”的辦法，不斷更新城建檔案專業(yè)理論知識和實際技能，建立起一支政治業(yè)務(wù)素質(zhì)強、結(jié)構(gòu)合理、相對穩(wěn)定、充滿活力，既具備檔案專業(yè)知識，又具備相當(dāng)?shù)挠嬎銠C及外語水平，以及通曉城市建設(shè)行業(yè)知識和法律知識的復(fù)合型城建檔案人才隊伍。三要努力創(chuàng)造一個城建檔案工作人員能夠充分發(fā)揮潛能的良好工作環(huán)境，為人才隊伍的成長創(chuàng)造良好的環(huán)境和條件，以適應(yīng)新時期城建檔案工作的發(fā)展需要。
3.3加強與相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)
努力爭取建設(shè)行政相關(guān)職能部門的支持，
為建設(shè)工程檔案提供相應(yīng)的監(jiān)督和制約保障。比如，通過與質(zhì)監(jiān)部門合作，在建設(shè)單位移交檔案時，嚴格按手續(xù)辦事，做到責(zé)任明確。實行建設(shè)工程檔案驗收合格制度，并請審批中心協(xié)作，使建設(shè)單位在工程立項審批時就簽訂責(zé)任書等手段，加強與有關(guān)職能部門的溝通，爭取他們的支持和配合，加強與各部門之間的信息交流，特別是請規(guī)劃、建管等部門共同參與管理和監(jiān)督城建檔案的收集工作。
3.4加大行政執(zhí)法力度
依法治檔、健全制度，是城建檔案事業(yè)能夠健康有序發(fā)展的保障。城建檔案部門，一是要加強現(xiàn)有法律規(guī)章及規(guī)范性文件的清理修訂工作，根據(jù)新情況開展立法工作，確立城建檔案管理工作的行政執(zhí)法主體的地位，以便加大行政執(zhí)法力度。二是要加強執(zhí)法力度的宣傳，提高社會對城建檔案的認識，制定相應(yīng)的域建檔案管理制度，使檔案管理工作做到有章可循，有法可依。三是對檔案接收過程中個別建設(shè)單位存在的不愿移交、拖延移交檔案等問題，檔案管理部門在做好宣傳解釋工作的同時，應(yīng)嚴格依法辦事，理直氣壯地接收檔案，從而保存了城市建設(shè)真實的歷史記錄，為今后城市建設(shè)的管理和維護收集了原始性、依據(jù)性材料。為了保證工程檔案與工程建設(shè)同步進行，保證工程檔案的真實性、及時性、完整性，在行業(yè)主管部門的帶領(lǐng)下，還應(yīng)對在建工程項目檔案進行執(zhí)法檢查。對不按規(guī)定收集檔案的建設(shè)單位，在工程竣工驗收后，在規(guī)定時間內(nèi)不移交檔案，或檔案遺失、偽造等現(xiàn)象及時提出口頭和書面的整改意見，對拒不移交檔案的單位，在上報建設(shè)行政主管部門后，依照相關(guān)法規(guī)進行處罰。真正做到有法必依、違法必究、做到依法治檔，使城建檔案工作步入法制化建設(shè)的軌道。
4 案例分析：大足縣城建檔案室的實踐與體會
最近幾年，大足縣城建檔案室克服各種困難，采取一系列行之有效的舉措，推動了城鄉(xiāng)建設(shè)檔案工作快速發(fā)展。2010年，大足縣城建檔案室共接收工程檔案1160卷，涉及工程項目452個，庫存檔案達到13629卷，照片1362張，工程檔案進館率達100％；同時該室還接待檔案查詢利用340人次，提供檔案資料580卷次，最大限度地發(fā)揮了城建檔案在城市建設(shè)工作中的應(yīng)有作用。其主要措施有：
4.1加強檔案“專業(yè)化”業(yè)務(wù)指導(dǎo)
針對城建檔案的產(chǎn)生單位，采取主動“請進來”、“走出去”等多種形式，加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。主要從四個過程未強化業(yè)務(wù)指導(dǎo)：
4.1.1工程開工在辦理建設(shè)工程《施工許可》之前我室與建設(shè)單位簽訂《建設(shè)工程檔案報送責(zé)任書》告知相關(guān)單位實施城市建設(shè)檔案管理的工作程序及步驟，提交資料目錄，講解具體內(nèi)容與要求，及收集資料中應(yīng)注意的事項、收集的連貫性和完整性。
4.1.2施工過程中，派專人對該項工程進行跟蹤服務(wù)。指導(dǎo)、抽查工程資料的形成是否與工程進度同步、是否真實準(zhǔn)確，主要以督促檢查為主。
4.1.3工程完成后的專項驗收時的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在檔案專項驗收工作中，建設(shè)單位形成的資料主要是看前期及各項驗收手續(xù)的辦理是否齊備；施工文件主要針對文件內(nèi)容的“三性”要求即“完整性、準(zhǔn)確性、真實性”未審核，對不完善部分一次性告知并及時提出整改意見，工程檔案預(yù)驗收合格后方可同意組織工程竣工驗。
4.1.4建設(shè)工程檔案接收時的審核，對即將接受進館的檔案主要對其整理上的審核是否達到“兩化”即規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化。
4.2強化檔案“信息化”管理
4.2.1逐步推進館藏檔案電子著錄
檔案電子著錄是我們實現(xiàn)檔案的信息化管理的第一步，目的在于編制統(tǒng)一的檢索工具，便于檔案信息資源的開發(fā)利用。城建檔案的著錄分為：項目級、案卷級、文件級三級。為確保著錄數(shù)據(jù)的統(tǒng)一與規(guī)范，嚴格按照市城建檔案館制定的檔案電子著錄系統(tǒng)進行項目級著錄。
4.2.2積極推行城建檔案數(shù)字化
按照《重慶市檔案信息化建設(shè)規(guī)劃綱要實施意見》，積極推行數(shù)字化檔案，督促建設(shè)單位填報電子表格，對前期文件、竣工圖紙按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行掃描，收集和整理聲像檔案。并對形成的數(shù)字化檔案嚴把質(zhì)量關(guān)，確保數(shù)字化檔案信息資源的質(zhì)量，為檔案利用環(huán)節(jié)創(chuàng)造條件。
4.3加大檔案“系統(tǒng)化”開發(fā)利用
4.3.1優(yōu)化館藏檔案，提供齊全可靠信息
一是嚴格控制進館檔案的質(zhì)量。對接收進館檔案質(zhì)量嚴格把關(guān)，一旦發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的檔案，責(zé)令其整改合格后方可接受進館，以確保館藏檔案的質(zhì)量。二是定期進行檔案鑒定，剔除無保存價值的檔案和到期檔案。
4.3.2加大檔案開發(fā)力度，確保檔案信息安全
要建立健全解密制度，把握好開放與保密的關(guān)系，嚴格執(zhí)行制度，加強管理，把檔案信息安全保障體系建設(shè)落到實處，嚴把檔案利用審查關(guān)。
4.3.3強化服務(wù)職能，提高服務(wù)質(zhì)量
為全面開發(fā)檔案信息資源，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，一是在服務(wù)程序上，變繁瑣為簡便，方便利用者。二是在服務(wù)措施上，改變以往“守株待兔”式的被動服務(wù)措施，使過去基本處于封閉狀態(tài)的城建檔案，向全社會開放采取上門服務(wù)、電話服務(wù)、電腦服務(wù)、現(xiàn)場服務(wù)等靈活多樣的措施拓寬檔案利用渠道。為利用者提供多方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
一、城建檔案信息化管理的必要性
城建檔案作為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過程直接形成的真實記錄，蘊藏著豐富的信息資源，涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理等的各個專業(yè)部門，載體形式主要有文字、圖紙、圖表、照片、磁盤、光盤及錄音、錄像等。城市管理工作自身具有綜合性、多樣性的特點，做好城建檔案管理工作對促進未來城市建設(shè)發(fā)展尤為重要，它促使檔案管理要深層次地開發(fā)檔案信息資源為城市文化建設(shè)服務(wù)，通過檔案真實反映一個城市過去的面貌，擴大城市知名度，增強城市市民的榮譽感和使命感。檔案工作要緊緊圍繞城市中心工作，開拓新的服務(wù)領(lǐng)域充分利用各種方式方法，廣泛收集各類技術(shù)、管理等方面的動態(tài)資料編寫不同類型的參考資料，主動選擇、分析、匯總信息資源，提供檔案資料，擴大服務(wù)對象和服務(wù)范圍，以提高城市文化建設(shè)的品牌形象。
開發(fā)城建檔案信息是充分發(fā)揮城建檔案作用和價值的重要手段。作為城建檔案的存儲介質(zhì)，目前我國大多數(shù)城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等。這些傳統(tǒng)的紙制檔案存儲空間大、維護成本高、查閱不便，難以適應(yīng)數(shù)字化時代的飛速發(fā)展，隨著計算機技術(shù)尤其是辦公自動化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了越來越多的電子文件，許多工程圖紙也直接以數(shù)字化形式存在于電子文件中。而錄音、錄像帶作為聲像檔案的重要組成部分，如何保管和有效利用也是一個值得研究的問題。從構(gòu)成錄音、錄像帶的檔案看，其載體均為磁性物質(zhì)，該物質(zhì)容易受外界環(huán)境如空氣、溫度、濕度等的影響而改變，從而影響其壽命。因此，將錄音、錄像帶通過計算機技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子文件，延長其壽命是聲像檔案保管利用的最佳途徑和必然趨勢。通過管理內(nèi)容數(shù)字化，新的管理模式采用現(xiàn)代高新技術(shù)和數(shù)碼信息處理技術(shù)對城建檔案的收集、整理、利用各工作環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實現(xiàn)業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，實現(xiàn)城建檔案資源的合理配置、最大開發(fā)利用，實現(xiàn)對檔案實體的保護，方便了利用者，減少了中間環(huán)節(jié)，也大大方便了網(wǎng)上傳輸，為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質(zhì)量的城建檔案信息產(chǎn)品，使城建檔案工作更好地為城市的現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
二、城建檔案信息化管理的主要歷程
城市建設(shè)檔案工作，是20世紀(jì)80年代在改革開放大潮中伴隨突飛猛時宜的城市建設(shè)而產(chǎn)生的一項新興事業(yè)，20世紀(jì)80年代的初創(chuàng)階段、90年代快速發(fā)展階段，短短十幾年時間從無到有，從小到大形成了全國規(guī)模的城建檔案管理體系，從而徹底改變了過去“管建設(shè)、不管檔案，只建設(shè)不存檔”以致埋下種種隱患，建設(shè)事故屢屢發(fā)生的混亂狀態(tài)，使城建檔案資料得到妥善保管和開發(fā)利用，并在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理中發(fā)揮了重要作用，城建檔案館也成為我國城市建設(shè)走向科學(xué)管理的標(biāo)志。
隨著高科技在各領(lǐng)域的滲透，90年代末城建檔案開始向現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)邁進。跨入新世紀(jì)，“數(shù)字城建檔案館”成為城建檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和宏偉藍圖，關(guān)于“數(shù)字城建檔案館”的討論異常熱烈。通過積極的探索與實踐，逐步認識到城建檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是一個循序漸進的過程。當(dāng)前，城建檔案管理引入信息技術(shù)，改進工作方式和管理模式勢在必行，如何指導(dǎo)和推動城建檔案工作的信息化建設(shè)，是新形勢下行業(yè)管理部門應(yīng)該重點思考的問題。為順應(yīng)時展的潮流，充分發(fā)揮檔案工作在城市管理中的重要作用。城建檔案工作，作為國家檔案事業(yè)的重要部分，作為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中重要的信息資源的支持保障，應(yīng)積極地將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理技術(shù)和方法結(jié)合起來，目前國內(nèi)多數(shù)城建檔案館已經(jīng)啟動了信息化建設(shè)工程。
三、城建檔案信息化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
檔案的信息化應(yīng)以現(xiàn)實需要為前提，分階段、分步驟穩(wěn)妥實施，重點加強對珍貴、重要、易損和利用頻率高的城建檔案和現(xiàn)行公開文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，逐步實現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數(shù)字化，建立數(shù)字資源庫。在信息化城建檔案館從理念走向現(xiàn)實的過程中，必須解決好幾個關(guān)鍵問題。一是電子檔案的法律憑證問題，電子文件的法律效力等基礎(chǔ)性問題必須有法律依據(jù)徹底解決電子檔案的接受與管理問題，否則難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性。二是數(shù)字化檔案信息資源的長期存取問題。數(shù)字信息載體的脆弱性以及數(shù)字信息所依賴的計算機硬軟件的不斷更新，造成數(shù)字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。三是統(tǒng)一數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)格式問題。檔案信息共享的前提是標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，它包括檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范化、檔案館運作規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化、信息交換規(guī)范化。全國各地城建檔案館，包括眾多相關(guān)信息提供單位，只有大家按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、格式來進行數(shù)字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快城建檔案數(shù)字化的進程。
四、樹立城建檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃理念
關(guān)鍵詞:城建檔案工作;和諧社會建設(shè);服務(wù)工作機制
1城建檔案工作主要內(nèi)容
城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的重要基礎(chǔ)資料,是建設(shè)各主管部門依法實施行政管理、行政許可、市場監(jiān)管和執(zhí)法監(jiān)督的重要依據(jù),是抗震防災(zāi)、應(yīng)對突發(fā)事件的重要信息,也是工程建設(shè)、維修養(yǎng)護、改建擴建、審計稽查、維護權(quán)益的可靠信息和憑證。城建檔案工作就是圍繞城市建設(shè)開展的一系列檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管保護、鑒定、統(tǒng)計、開發(fā)利用等,是城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)的重要組成部分。按照國務(wù)院《科技檔案工作條例》(國發(fā)[1980]302號第二十八條,大中小城市都應(yīng)建立專門的城建檔案管理機構(gòu),特別是大中型城市必須建立城建檔案館,收集和保管本城市應(yīng)當(dāng)長期和永久保存的基本建設(shè)檔案。小城市和縣鎮(zhèn)按照要求,也要建立城建檔案館或設(shè)立城建檔案室,并配備專職檔案管理人員。
2城建檔案工作現(xiàn)狀分析
目前,全國80%的縣級建設(shè)行政主管部門設(shè)立了城建檔案室(館),大中城市普遍建立了城建檔案館,負責(zé)收集、保管和提供利用本地區(qū)形成的城建檔案,相當(dāng)一部分城建檔案館(室)被賦予“城建檔案管理處(辦公室)”職能,指導(dǎo)監(jiān)督本地區(qū)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案工作,形成了“一個機構(gòu)、兩塊牌子”的工作體制。許多地方和部門以及建設(shè)單位,將建設(shè)項目檔案工作作為工程建設(shè)的重要內(nèi)容,納入項目建設(shè)管理計劃和工作程序、崗位責(zé)任制,逐步走上良性發(fā)展的軌道。各建設(shè)行政主管部門將工程檔案管理納入規(guī)劃許可、施工許可和備案管理程序,普遍推行“一書一證”制度(即工程開工前建設(shè)單位要與城建檔案館(室)簽訂《建設(shè)工程檔案報送責(zé)任書》,工程竣工驗收備案前要由城建檔案管理部門出具《城建工程檔案驗收合格證》),工程檔案接收率達90%以上。城建檔案館(室)檔案數(shù)量快速增長,各館配備了相應(yīng)的硬件設(shè)備,如密集架、計算機、掃描儀、溫濕度自動監(jiān)控設(shè)備等,按照國家標(biāo)準(zhǔn)《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》、《建設(shè)工程文件歸檔管理規(guī)范》和建設(shè)部頒布的《城建檔案分類大綱》、《城建檔案保管期限與密級劃分》等一系列技術(shù)規(guī)范整理檔案,檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化程度大大提高,村鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作開始起步,各地積極貫徹《城市地下管線工程檔案管理辦法》,初見成效。
湖南省株洲市城建檔案館(城建檔案管理處)2004年晉升為“國家一級城建檔案館”;縣級城建檔案館(室)在各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持下逐步發(fā)展壯大。醴陵市2006晉升為省一級城建檔案館,攸縣設(shè)立專門的城建檔案館,株洲縣、茶陵縣、炎陵縣等建設(shè)局設(shè)立了專門的檔案室。無論是人員配置、庫房建設(shè)都相應(yīng)的增加和擴大,整個縣(市)館藏由原來的幾千卷上升到3萬余卷。
我國已進入全面建設(shè)小康社會和構(gòu)建社會主義和諧社會的新階段,各地各部門正全面落實科學(xué)發(fā)展觀,統(tǒng)籌城鄉(xiāng)發(fā)展,開展社會主義新農(nóng)村建設(shè),推進城鎮(zhèn)化進程,在這種形勢下,城市建設(shè)事業(yè)將獲得前所未有的發(fā)展,對城建檔案工作提出了更高的要求。城建檔案工作面臨新挑戰(zhàn),出現(xiàn)了新的問題和不足:城建檔案的服務(wù)效能有待提高;地下管線工程檔案管理滯后;信息化、數(shù)字化建設(shè)步子不大,建設(shè)檔案工作仍然停留在“收集保管型”,沒有實現(xiàn)向“信息服務(wù)型”的根本轉(zhuǎn)變。
3創(chuàng)新工作機制,積極為城市建設(shè)和經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)
挑戰(zhàn)意味著機遇,問題就是機會。我們必須抓住機遇,解放思想,與時俱進,創(chuàng)造性地開展工作,建立城建檔案信息資源主動服務(wù)工作機制,把城建檔案工作推向新境界,使之在社會主義和諧社會建設(shè)中取得突破性進展。立足構(gòu)建社會主義和諧社會對城建檔案工作的要求和當(dāng)前形勢,努力創(chuàng)新城建檔案工作機制,積極為城市建設(shè)和經(jīng)濟發(fā)展服務(wù),我認為應(yīng)做好以下幾點:
3.1抓好重大建設(shè)項目檔案工作,加強對重要數(shù)據(jù)的收集,將城建檔案館(室)建設(shè)成為城市建設(shè)重要數(shù)據(jù)的備份中心。
積極實施重大建設(shè)項目檔案工作全過程管理,即以項目法人為管理核心,以納入合同為管理依據(jù),以監(jiān)理控制為重要手段,在檔案行政管理部門、專業(yè)主管部門、城建檔案部門及項目建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理單位全方位參與下,實施事前介入、事中控制、事后稽查、驗收把關(guān)的全過程控制的新的重大建設(shè)項目管理模式。國家對城市防災(zāi)抗災(zāi),應(yīng)對突發(fā)事件和反恐怖等工作十分重視,各城建檔案館(室)應(yīng)緊密配合有關(guān)部門預(yù)防和應(yīng)對城鄉(xiāng)突發(fā)事件,一是做好重要工程包括重要建設(shè)、地下管線、人防工程、防洪工程等檔案的收集管理;二是加強與政府公共安全和應(yīng)對突發(fā)事件機構(gòu)的合作,做好重點檔案的備份和安全保管,建立緊急情況下重要工程檔案的利用機制和受損恢復(fù)機制;三是加強對重要工程檔案的研究分析,為制定應(yīng)急預(yù)案和搶救方案提供及時準(zhǔn)確的服務(wù)。
株洲市城建檔案館在抓好重大項目檔案工作方面取得了一定的成效。通過加大業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作力度,工作人員經(jīng)常性地深入施工現(xiàn)場,跟蹤服務(wù),及時介入,多方協(xié)調(diào),進行業(yè)務(wù)指導(dǎo),確保了資料收集的完整性和及時性。2001年至2006年,全市共辦理竣工驗收備案項目1591項,重點工程210項左右,僅2005、2006年共收集重點工程檔案約4000卷。6年來新增入庫檔案約38000卷,為全市城市建設(shè)發(fā)展做出了一定的貢獻。
3.2加強地下管線工程檔案的收集管理,將城建檔案館(室)建設(shè)成為本地區(qū)地下管線工程檔案信息中心。
地下管線是城市的生命線。2005年建設(shè)部136號令頒布了《城市地下管線工程檔案管理辦法》。各級建設(shè)部門要建立配套政策措施,納入行政審批環(huán)節(jié),把《辦法》所規(guī)定的查詢制度、告知制度、竣工測量制度、檔案移交制度、預(yù)驗收制度、檔案動態(tài)管理制度、責(zé)任制度等,納入規(guī)劃管理、施工管理、備案管理相關(guān)環(huán)節(jié),建立起各部門、各行業(yè)加強協(xié)調(diào)、分工合作、密切配合、資源共享的地下管線檔案信息管理體制和運行機制,保證各類地下管線檔案信息及時移交,借助計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化管理手段,建立城市地下管線信息管理系統(tǒng),為城市建設(shè)提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
2004年,長沙市城建檔案館通過省、市人大出臺了《長沙市城市地下管線工程檔案管理條例》,通過行政執(zhí)法和地下管線工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)以及檢查督促,推動了地下管線工程檔案工作全面發(fā)展。目前,全市包括引水、供水、排水、燃氣、通信、電力等專業(yè)管線工程檔案都做到了業(yè)務(wù)指導(dǎo)到位、檔案編制規(guī)范、收集工作有力、報送移交及時;2005年至2008年共接收各類管線工程檔案4000多卷;并根據(jù)城市隧道工程、輕軌工程的發(fā)展,適時跟進,出臺了一系列規(guī)范文件,主動提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。特別是在地下管線檔案信息中心建設(shè)方面,長沙館自2006年以來,通過市財政投入3370多萬元,完成了“長沙市地下管線信息化工程(一期)”,實現(xiàn)了地下管線信息的動態(tài)管理,把長沙市城建檔案館打造成了城市規(guī)劃、建設(shè)和管理以及長沙市經(jīng)濟社會數(shù)字化發(fā)展的基礎(chǔ)工作平臺,充分展示了城建檔案工作在城市建設(shè)和經(jīng)濟發(fā)展的作用。
3.3推進城建檔案工作信息化,實現(xiàn)由“收集保管型”向“信息服務(wù)型”的轉(zhuǎn)變。
當(dāng)前我國信息化建設(shè)正在進行戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型,即從信息技術(shù)階段轉(zhuǎn)向信息資源階段,從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)階段轉(zhuǎn)向深入應(yīng)用階段,從數(shù)量建設(shè)階段轉(zhuǎn)向質(zhì)量建設(shè)階段,從粗放配置階段轉(zhuǎn)向集約經(jīng)營階段。檔案是國家的基礎(chǔ)性原生性信息資源,檔案部門是信息資源大戶,檔案工作從本質(zhì)上來說就是信息化工作,面對國家信息工作戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型,檔案工作特別是檔案信息化工作必須轉(zhuǎn)變工作思路,把重點轉(zhuǎn)移到加快檔案信息化資源建設(shè),發(fā)揮檔案信息資源的重要作用上來。
當(dāng)前多數(shù)城市采用計算機管理系統(tǒng)對城建檔案進行管理,不少城市開設(shè)了局域網(wǎng),有的開始建設(shè)數(shù)字化城建檔案館,但各地發(fā)展極不均衡,距離社會主義和諧社會對“信息化服務(wù)”的要求甚遠。各城建檔案部門一定要認清形勢,居安思危,積極應(yīng)對,國家檔案局、國務(wù)院信息化工作辦公室于2006年9月聯(lián)合啟動了檔案信息資源開發(fā)利用試點工作。試點確定了6個方面主題和16個試點單位,其中沈陽市房地產(chǎn)檔案館與另外兩家單位聯(lián)合承擔(dān)“檔案信息資源社會化服務(wù)”的試點任務(wù),要求對利用信息化手段、采取不同運行機制、運用多種形式對檔案信息資源進行深度開發(fā)、提供社會化服務(wù)等方面工作進行探索實踐、總結(jié)歸納。各城建檔案部門應(yīng)主動融入對接全國檔案信息化工作,努力把城建檔案館(室)建設(shè)成為本地區(qū)建設(shè)信息資料中心。“十五”期間,株洲市城建檔案館先后投資60余萬元,用于聲像設(shè)備和計算機信息化建設(shè)。安裝了局域網(wǎng),開發(fā)了“城建檔案信息系統(tǒng)”,建立了株洲市城建檔案信息網(wǎng)站,逐步實現(xiàn)了城建檔案收集、管理、利用、統(tǒng)計的現(xiàn)代化,結(jié)束了手工操作和人工查閱的歷史。建館以來,共接待查閱利用者36980人(次)、查閱檔案35019卷,復(fù)制資料50000余份,為城市建設(shè)、重點工程建設(shè)提供了大量的基礎(chǔ)資料,也為全市各行各業(yè)及人民群眾改擴工程、解決糾紛、補辦手續(xù)、史志修編、新聞宣傳等提供了大量服務(wù),創(chuàng)造了可觀的經(jīng)濟效益和社會效益。
3.4抓好村鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作,為社會主義新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)。
總理在今年的《政府工作報告》中提出,要切實把國家基礎(chǔ)實施建設(shè)和社會事業(yè)發(fā)展的重點轉(zhuǎn)向農(nóng)村,大力加強農(nóng)村基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),加快農(nóng)村水利、道路、電網(wǎng)、通信、安全飲水、沼氣等設(shè)施建設(shè),集中力量用兩到三年時間基本完成全國大中型和重點小型病險水庫改造。各地建設(shè)規(guī)劃部門必須加強與檔案、民政、農(nóng)業(yè)等部門的合作,將村鎮(zhèn)建設(shè)工程檔案管理納入三農(nóng)工作、村鎮(zhèn)建檔工作,進一步納入村鎮(zhèn)建設(shè)工程規(guī)劃管理、施工管理、備案管理程序,保證村鎮(zhèn)建設(shè)檔案的收集、保管和開發(fā)利用。
對株洲市各縣(市)村鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作來說,一是要進一步建立健全工作機構(gòu),提高工作人員素質(zhì)。特別是在鎮(zhèn)一級,一定要指定專人負責(zé),目前鎮(zhèn)域規(guī)劃建設(shè)發(fā)展很快,建設(shè)檔案工作要跟上新農(nóng)村建設(shè)步伐,不能留下空白。二是要進一步加大投入,提高硬件配置,落實工作場地和檔案保管庫房,配備必要的工作設(shè)備設(shè)施,改善技術(shù)工作條件。三是要進一步爭取領(lǐng)導(dǎo)重視,努力用好地方政策,以有為爭有位,不斷打開工作局面。四是要進一步營造城建檔案工作一盤棋的工作氛圍,加強市、區(qū)縣(市)、鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作聯(lián)動,建立信息員隊伍和工作網(wǎng)絡(luò),開展業(yè)務(wù)培訓(xùn),加強橫向交流,增強建設(shè)檔案工作為社會主義新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)的整體實力和成效。
做好城建檔案工作,服務(wù)和諧社會,是我們每個檔案人應(yīng)盡的職責(zé)。認認真真工作,踏踏實實做人,敢于創(chuàng)新,城建檔案事業(yè)正如這五月石榴花一樣,將會綻放出艷麗奪目之彩!
目前，一個快速增長且復(fù)雜的大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來到我們面前，它給城建檔案工作帶來了挑戰(zhàn)，但同時對城建檔案事業(yè)來說也是一個發(fā)展的機遇。大數(shù)據(jù)對于檔案工作者而言不僅是項新技術(shù)，也意味著思維方式的改變。在大數(shù)據(jù)時代，通過云計算平臺從海量復(fù)雜的數(shù)據(jù)中挖掘檔案的隱藏價值，將成為城建檔案發(fā)展的主旋律。
關(guān)鍵詞：
城建檔案；大數(shù)據(jù)；云計算平臺；檔案價值
當(dāng)互聯(lián)網(wǎng)進入到云時代后，大數(shù)據(jù)也開始引起人們的關(guān)注。2012年3月22日，美國總統(tǒng)奧巴馬宣布將投資2億美元用于發(fā)展大數(shù)據(jù)相關(guān)產(chǎn)業(yè)，并把大數(shù)據(jù)比喻為“未來的石油”，由此可看出大數(shù)據(jù)在未來社會發(fā)展中的重要性。大數(shù)據(jù)，或稱巨量資料，指的是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。[1](p17)對于大數(shù)據(jù)的特點，業(yè)界概括為4個“V”：第一Volume（大量），據(jù)不完全統(tǒng)計，目前全球互聯(lián)網(wǎng)用戶每天產(chǎn)生上傳的數(shù)據(jù)已經(jīng)達到了22TB以上。[2](p216)第二Velocity（高速），即計算速度快。第三Variety（多樣），指數(shù)據(jù)類型繁多，包括我們?nèi)粘＝佑|的文字，圖像、地理位置信息以及購買商品記錄等等。第四Value（價值），雖然大數(shù)據(jù)的價值密度低，但是挖掘出的價值含金量高。現(xiàn)在商業(yè)、經(jīng)濟以及其他領(lǐng)域中，有許多決策與方案是根據(jù)挖掘大數(shù)據(jù)中的信息來制定的，這就是大數(shù)據(jù)的價值所在。
一、大數(shù)據(jù)帶領(lǐng)城建檔案建設(shè)進入新的時代
2013年1月29日，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部公布了首批90個智慧城市的試點，由國家統(tǒng)一規(guī)劃和施行的智慧城市建設(shè)正式起步。[3]江蘇省住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳也加強了建設(shè)工程電子檔案與聲像檔案編報的指導(dǎo)工作，督促建立數(shù)字城建檔案館。隨著智慧城市的建設(shè)發(fā)展，各項建設(shè)工程形成的檔案資料急劇增加，與此同時社會也在要求城建檔案部門能較好地應(yīng)對相關(guān)的需求變化。巨量資料，大需求推動著城建檔案的收集、整理和利用工作進入大數(shù)據(jù)時代，[4]其中檔案信息化是實現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)工作。目前大部分城建檔案的征集、保管和利用等工作都是以紙質(zhì)檔案為主，這種檔案管理模式把檔案內(nèi)容與檔案載體合二為一，這樣的管理效率與檔案利用率都比較低。這些年城市建設(shè)的迅猛發(fā)展，各項建設(shè)工程與基礎(chǔ)設(shè)施形成的檔案呈爆炸式增長，對各檔案館的庫房造成了不小的壓力，“脹庫”問題突出。因此將檔案信息化能擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的局限，提高了檔案管理和利用效率。此外檔案信息化建設(shè)能較好地實現(xiàn)檔案信息資源的高效整合，更大程度地滿足用戶對檔案信息的需求。
二、大數(shù)據(jù)時代背景下城建檔案發(fā)展所面臨的挑戰(zhàn)
受到經(jīng)濟水平、人才資源等因素的影響，城建檔案的信息化建設(shè)發(fā)展將經(jīng)歷一段逐步發(fā)展的過程。由于我國各地區(qū)發(fā)展不均衡，各個地方的城建檔案信息化發(fā)展情況有所差異，檔案信息管理技術(shù)應(yīng)用平臺還不十分成熟，這種情況也必然使檔案信息化的建設(shè)只能是逐步發(fā)展的。[5]另外對于城建檔案信息化與電子聲像文件的編報工作應(yīng)當(dāng)建立細致統(tǒng)一的歸檔制度和相應(yīng)的業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。目前國家了《建設(shè)電子文件歸檔與管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007），建設(shè)部的《建設(shè)電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》等等。這些規(guī)范基本上滿足我們?nèi)粘n案接收與管理等業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)需求，但是要想實現(xiàn)檔案的數(shù)據(jù)共享與管理應(yīng)用，相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范在具體細節(jié)上還應(yīng)當(dāng)進一步研究細化，使之進入可操作化層面。除了城建檔案信息技術(shù)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)需要細化之外，缺少一批信息產(chǎn)業(yè)的復(fù)合型人才也是制約當(dāng)前城建檔案發(fā)展的重要因素。曾說過決定戰(zhàn)爭勝負的因素是人，而不是武器。因此對于新時期的檔案工作既要建立擁有先進技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)，也要建設(shè)一支具有較高檔案專業(yè)理論水平，又具有相當(dāng)計算機及外語水平，同時又具有一定判斷力、管理能力和決策能力的復(fù)合型人才隊伍。[6]
三、初步建立城建檔案的云計算平臺
盡管目前我們城建檔案的大數(shù)據(jù)建設(shè)發(fā)展還面臨著許多問題，但大數(shù)據(jù)已經(jīng)應(yīng)用到了生活中的方方面面。要想將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案工作中需要借助云計算平臺，云計算是基于互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)服務(wù)的增加、使用和交付模式，這種模式提供可用的、便捷的、按需的網(wǎng)絡(luò)訪問，進入可配置的計算資源共享池（資源包括網(wǎng)絡(luò)，服務(wù)器，應(yīng)用軟件等）。從技術(shù)上看，大數(shù)據(jù)與云計算的關(guān)系就像一枚硬幣的正反面一樣密不可分。大數(shù)據(jù)必然無法用單臺的計算機進行處理，必須采用分布式計算架構(gòu)，因此建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)首先要搭建檔案的云計算平臺。
（一）制定相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)目前各地城建檔案部門開始了初步的檔案信息化工作，但各地標(biāo)準(zhǔn)不一，并且各地部門的數(shù)據(jù)庫是獨立的。要明確的一個概念是幾個城市的檔案數(shù)據(jù)不能成為大數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)不僅是大，而且要全面。因此標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一既是缺陷，也是一個契機。應(yīng)當(dāng)盡早在檔案信息化發(fā)展的初期制定詳細的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)的存儲，處理，傳輸，共享等應(yīng)用功能，以保證應(yīng)用的云計算平臺技術(shù)能夠符合檔案管理與服務(wù)的基本要求
（二）節(jié)約初期建設(shè)與日常維護成本制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)據(jù)模型后，可以逐步建設(shè)檔案云計算平臺。云計算是通過使計算分布在大量的分布式計算機上，而非本地計算機或遠程服務(wù)器中。基本原理是用戶只需要登錄云計算中心就可以處理存儲在互聯(lián)網(wǎng)大規(guī)模服務(wù)器集群中的數(shù)據(jù)，并且云計算可以為客戶提供每秒10萬億次的運算能力。有了云計算，各地的檔案管理部門只需要花費較少的投入就可以使用架設(shè)在互聯(lián)網(wǎng)的云端服務(wù)，滿足各部門的數(shù)據(jù)存儲、分析以及共享等功能需求，不再需要自己購買昂貴的服務(wù)器，也不再需要投入大量的人力物力去維護，對于節(jié)約社會建設(shè)總成本來說這具有良好的經(jīng)濟效益。
（三）信息共享促進高效利用有了檔案的云計算平臺，可以促進檔案信息的高效整合，進而獲得檔案的大數(shù)據(jù)，加上云計算自身的超強計算能力，大數(shù)據(jù)的分析應(yīng)用才能實現(xiàn)。通過云計算平臺將各項信息有機地整合在一起，然后主動對信息數(shù)據(jù)挖掘分析，充分利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)為城市規(guī)劃，土地調(diào)查以及防范災(zāi)害等方面決策提供重要的參考價值，提高城建檔案部門的形象與知名度。此外存儲在云端的檔案信息數(shù)據(jù)兼有異地備份的功能，當(dāng)遭遇火災(zāi)、建筑物破壞甚至是地震等高風(fēng)險事故時，可以通過云端的數(shù)據(jù)服務(wù)器恢復(fù)數(shù)據(jù)，以保障檔案業(yè)務(wù)的連續(xù)性。
四、大數(shù)據(jù)時代城建檔案的發(fā)展與應(yīng)用
（一）大數(shù)據(jù)時代帶來思維方式的轉(zhuǎn)變構(gòu)建城建檔案的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)不僅僅是滿足檔案數(shù)據(jù)的存儲與共享，大數(shù)據(jù)的核心在于從海量的數(shù)據(jù)中挖掘價值。[7]將簡單而直接的信息共享活動轉(zhuǎn)換為更為高級的信息價值的共享，即需要對自身所掌握的信息的價值有清晰的掌握和準(zhǔn)確的理解。[8]這就要求我們檔案工作者不僅要知道自己管理著哪些檔案，更要了解檔案的作用和服務(wù)功能，對檔案利用服務(wù)有更加深入的認識，從而發(fā)揮城建檔案的“隱藏”價值。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案工作者可以運用大數(shù)據(jù)技術(shù)更好地提取檔案信息的價值，更重要的是檔案服務(wù)理念的提升，對檔案價值有全面而敏銳的“嗅覺”。
（二）大數(shù)據(jù)技術(shù)能更好地挖掘城建檔案價值當(dāng)城建檔案的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)建立完善后，我們可以著手分析用戶重點關(guān)心的對象，在此基礎(chǔ)上對自身工作做出相應(yīng)的調(diào)整，以便提高城建檔案部門的服務(wù)水平，檔案的利用方式也更加豐富。例如檔案工作大致分為征集——整理——保管利用等幾個階段，若我們通過分析用戶檢索檔案信息的相關(guān)數(shù)據(jù)，知道用戶的需求重點則可以對檔案征集范圍進行適當(dāng)?shù)貎?yōu)化。又比如在進行檔案編研工作時，利用大數(shù)據(jù)分析掌握社會的需求重點，制定貼近群眾的檔案編研選題，通過共享數(shù)據(jù)與其他部門合作，優(yōu)勢互補，提高編研成果內(nèi)在知識含量和科技含量，爭取打造出滿足社會需求的高水平文化產(chǎn)品。在大數(shù)據(jù)時代擋案系統(tǒng)中除了大量的文檔之外,還有海量數(shù)據(jù),并且數(shù)據(jù)利用的效果要大于文檔利用效果。
[9]除了自身檔案利用方面的價值，城建檔案還能為城市的發(fā)展規(guī)劃提供參考。例如我們通過城建檔案的數(shù)據(jù)相關(guān)性來整合部分檔案資源，經(jīng)過比較和學(xué)習(xí)各城市的發(fā)展建設(shè)與規(guī)劃理念等等，將整理獲得的數(shù)據(jù)資料有針對地提供給相關(guān)部門，為城市規(guī)劃發(fā)展獻計獻策，真正實現(xiàn)檔案價值的多樣化。與傳統(tǒng)的統(tǒng)計方法不同，大數(shù)據(jù)要求的是全樣本分析，數(shù)據(jù)采集越完整，分析得出的結(jié)果越準(zhǔn)確。因此在大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的手工登記電腦匯總的工作模式將失去原有的意義。[4]在檔案大數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，自動服務(wù)終端設(shè)備或者相應(yīng)的用戶應(yīng)用軟件是不可缺少的。當(dāng)用戶使用自動服務(wù)終端或軟件時，相關(guān)的應(yīng)用記錄以及數(shù)據(jù)都將實時傳輸?shù)叫畔⑾到y(tǒng)中自動存儲，這樣既提高了工作效率，也保證了采集數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。從經(jīng)濟效益與產(chǎn)品實用性等方面考慮，開發(fā)相應(yīng)的用戶軟件（例如手機APP等）是目前不錯的選擇。
五、總結(jié)
大數(shù)據(jù)給我們帶來的不僅僅是技術(shù)層面的創(chuàng)新，更是一種思維的革命。大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)講將以復(fù)雜模擬為代表的計算型科研范式帶入到以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)密集型科研發(fā)現(xiàn)的第四范式時代。[10]作為一名城建檔案工作者，我們既要認識到大數(shù)據(jù)技術(shù)對城建檔案未來發(fā)展中的重要性，也要認識到大數(shù)據(jù)時代的到來對城建檔案工作的挑戰(zhàn)。只要堅持科學(xué)規(guī)劃，合理部署，積極建設(shè)，城建檔案工作也能從各種挑戰(zhàn)中主動把握機會，吸取營養(yǎng)，更好地為城市發(fā)展助力。
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論醫(yī)院檔案管理與利用開發(fā)
淺談測繪檔案在數(shù)字城市建設(shè)中的地位與作用
淺談醫(yī)院病案檔案管理流程
淺談技工學(xué)校檔案管理存在的問題和對策
我國經(jīng)過幾十年來特別是改革開放以來的快速持續(xù)建設(shè),我國在隧道及地下工程領(lǐng)域已得到了很大的發(fā)展,至今已建成各類隧道超過7000座,隧道總長度超過4000km,隧道數(shù)量和總延長位居世界首位,并且目前仍以每年新建200-300km隧道的速度在增加。
21世紀(jì)是我國隧道及地下工程大發(fā)展的世紀(jì),據(jù)有關(guān)專家預(yù)測,到2020年,我國將要完成近6000km的地下隧道建設(shè),平均每年約300km。到2010年,國內(nèi)各種地下工程建設(shè)約需巖石掘進機、盾構(gòu)機約180臺(不包括微型機),年均需求量約為30臺。截至目前,使用的盾構(gòu)總數(shù)約有200多臺次。
集.1城市地鐵快速發(fā)展,對盾構(gòu)需求最多。我國城市地鐵正處在高速發(fā)展期,地鐵和軌道交通規(guī)劃總長度已超過3000km。目前已建成和在建的數(shù)量僅占規(guī)劃數(shù)量的10%左右,未來城市地鐵建設(shè)仍將快速發(fā)展。
1.2越江隧道建設(shè)方興未艾,對大直徑和超大直徑盾構(gòu)的需求將有快速增長。至今有10個城市已建或在建20多座盾構(gòu)法越江隧道。計劃中的越江盾構(gòu)隧道更多。
1.3城市各種地下管線隧道有待發(fā)展,對盾構(gòu)的潛在需求大。有關(guān)專家預(yù)測,我國城市的給水、排水、電纜、電訊、熱力、輸氣等隧道工程的長度將超過1000km,其對小型盾構(gòu)、微型盾構(gòu)或掘進機的需求量也相當(dāng)大。
1.4長大、特長鐵路公路及水工隧道增加,對掘進機需求增加。
2盾構(gòu)法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理存在的主要問題,亟待解決
一是涉及行業(yè)和城市多,要求規(guī)定不一致。行業(yè)涉及地鐵、鐵路、公路、市政、水利水電等;涉及城市目前在建地鐵城市15個。
二是采用的規(guī)范不準(zhǔn)確。我國各城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理有的依照地鐵、有的依照鐵路、有的依照公路、有的依照水利水電等規(guī)范,再結(jié)合市政規(guī)范來實施,給施工文件與城建檔案規(guī)范化管理增加了難度。
三是新參與的施工、監(jiān)理隊伍多,對我國城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理要求、水平、起點不一,條件各不相同。目前參與盾構(gòu)施工的單位超過40家,分布于多個地區(qū)、多個行業(yè),并且還在增加。
四是更新型的盾構(gòu)機數(shù)量大、類型全、技術(shù)含量更高,至今我國使用的盾構(gòu)機數(shù)量已超過200臺次。包括了土壓、泥水、復(fù)合式,雙圓等類型,直徑從3m至15.2m等。其施工文件與檔案管理要求有的甚至是空白。
五是檔案意識淡薄。施工企業(yè)重施工生產(chǎn)輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在,如,工程技術(shù)資料的收集整理,本應(yīng)始于工程開工,終于工程竣工,卻未能及時列入工作日程,與工程施工不能同步;在工程項目中,平時不重視工程檔案和內(nèi)業(yè)資料的收集整理,一旦得知業(yè)主或上級檢查,就搞突擊,臨時補資料,甚至對檔案管理人員反映的問題未引起重視,使工程檔案管理工作處于被動局面。對于工程項目部來講,一般都未配專職人員,而是由項目經(jīng)理臨時指派缺少盾構(gòu)施工檔案管理知識的人員兼職,更沒有專門的資料室與相應(yīng)的設(shè)備,往往使應(yīng)該歸檔的資料分散在專業(yè)技術(shù)人員手中,很容易丟失或損毀。
檔案質(zhì)量欠佳,目前大多數(shù)盾構(gòu)施工的工程檔案都存在原始資料填寫的不完整、不及時、不連續(xù);檔案電子文件、電子信息缺漏;部分歸檔資料不具有完備的法律手續(xù)等等情況,由于盾構(gòu)施工檔案多,目前檔案移交工作普遍滯后。難以達到工程竣工檔案向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交的要求。
3盾構(gòu)法在城市過江隧道施工中,提高施工文件與檔案管理水平的途徑
盾構(gòu)施工的工程檔案是工程項目實施中階段形成的有保存價值的,以文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等為載體的文件資料。它是城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目確保工程質(zhì)量的一個重要組成部分,更是城建檔案的一個重要組成部分。同時,盾構(gòu)施工是高度機械化的一種施工,每日產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù),如何對這些海量數(shù)據(jù)進行有效地歸檔處理也擺在了我們面前。
針對盾構(gòu)施工工程檔案的重要性及存在的問題,提出了施工文件與檔案管理規(guī)范化管理的解決途徑。
一是明確規(guī)范,嚴格實施。
2008年3月1日,中華人民共和國住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部、中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局聯(lián)合了《盾構(gòu)法隧道施工與驗收規(guī)范》,該《規(guī)范》于2008年9月1日實施。因此,盾構(gòu)法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理工作必須嚴格按此《規(guī)范》實施。其次,要主動參照市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工技術(shù)文件主要項目的統(tǒng)一規(guī)定,依照《盾構(gòu)法隧道施工與驗收規(guī)范》,制定盾構(gòu)法隧道施工與驗收技術(shù)文件主要項目的統(tǒng)一規(guī)定及表格表式目錄。例如:在《盾構(gòu)法隧道施工與驗收規(guī)范》中,選定盾構(gòu)法隧道施工工序質(zhì)量評定項目一覽表,依照《盾構(gòu)法隧道施工與驗收規(guī)范》的要求和盾構(gòu)法施工的特點,制定每一項目的《工序質(zhì)量評定表》。
二是用準(zhǔn)規(guī)范,嚴格管理。
按該《規(guī)范》1總則1.0.6條,“盾構(gòu)法隧道工程的施工與質(zhì)量驗收除應(yīng)執(zhí)行本規(guī)范外,尚應(yīng)符合國家現(xiàn)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定”的要求,針對盾構(gòu)法隧道施工一般只實施隧道主線的特殊情況,對非隧道主線施工的出入口、隨匝道等,其施工文件與檔案管理則按建設(shè)部《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工技術(shù)文件管理規(guī)定》建城(2002)221號文件的規(guī)定要求進行管理。同時,建議中華人民共和國住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部盡快起草、制定和實施《盾構(gòu)法隧道施工技術(shù)文件管理規(guī)定》,統(tǒng)一施工文件表格,以規(guī)范盾構(gòu)法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理工作。
三是提高認識,加強領(lǐng)導(dǎo)
第一是要充分認識盾構(gòu)施工工程檔案的作用。是要強化設(shè)計、施工、監(jiān)理、檢測、質(zhì)監(jiān)、安全等單位的領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)技術(shù)人員的檔案意識,使他們認識到工程檔案是建設(shè)經(jīng)驗的積累和寶貴的技術(shù)儲備,充分開發(fā)、利用工程檔案這個寶貴的信息資源,可以為促進社會的技術(shù)進步和創(chuàng)造巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。
第二是要健全制度,建立健全工程檔案及內(nèi)業(yè)資料的形成、積累、整理歸檔制度。明確“科學(xué)收集、分級管理、統(tǒng)一歸口、定向移交”的具體操作程序;出臺工程檔案的考核與獎懲辦法等,使檔案管理工作真正做到有章可循,有序進行。根據(jù)檔案管理的檢查內(nèi)容和考核評分標(biāo)準(zhǔn),采取定期考核制度,形成職責(zé)明確、獎懲分明的檔案管理激勵約束機制,加強檔案職能部門對檔案工作的指導(dǎo)與監(jiān)督,把工程檔案管理工作提高到一個新的水平。
四是科學(xué)收集,嚴格要求。
其一,科學(xué)收集施工資料。盾構(gòu)施工屬于地下工程施工,許多理論還不完善,施工經(jīng)驗對同類工程有重要的借鑒作用。由于地下工程未知因素很多,盾構(gòu)施工會發(fā)生一些沒有預(yù)計的情況。因此,各地工程質(zhì)監(jiān)站、城建檔案館必須加強施工文件與檔案管理工作的業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo),明確施工文件與檔案管理工作的規(guī)范和要求。在工程開工前,議定項目施工文件與檔案管理工作的具體詳細的實施方案。針對盾構(gòu)法施工中的特點,對工程大部分情況需要用影像記錄、數(shù)據(jù)記錄,表格的實時記錄。如,對文字、圖表的大小及格式做出明確規(guī)定;圖紙附加電子文檔一份保存,便于存儲及查詢。對于盾構(gòu)機安裝、盾構(gòu)進出洞、旁通道的施工等關(guān)鍵工序,均應(yīng)采用聲像資料來記錄,并將拍攝內(nèi)容、時間、格式也應(yīng)做出相應(yīng)規(guī)定。
其二,檔案工作與工程同步進行。盾構(gòu)施工由于工程量大,資料數(shù)量多,施工時間相對較長,需要配備經(jīng)培訓(xùn)合格的專職檔案人員,并做到“三參加”,即檔案人員應(yīng)參加生產(chǎn)調(diào)度會或工程例會,參加工程安全質(zhì)量檢查,參加工程驗收,檔案資料做到“圖、表、物”相符、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,填寫、審批、簽章手續(xù)要完備,無擅自修改、偽造和后補現(xiàn)象,達到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),符合歸檔要求,使檔案人員了解工程動態(tài),及時收集、整理原始檔案資料。
參考文獻:
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[關(guān)鍵詞]工程檔案；規(guī)范管理；工程質(zhì)量
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.048
[中圖分類號]G275[文獻標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2013）08-0084-02
1 建設(shè)工程檔案的重要性
建設(shè)工程檔案是指產(chǎn)生于工程建設(shè)的活動中，以文字、圖表、圖像、聲音等為表現(xiàn)形式的原始記錄，具有一定的儲存收藏價值。隨著經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，城市建設(shè)的日新月異，建設(shè)工程的數(shù)量日漸增加，而形成于工程中有價值的記錄資料也日益累積：有形成于工程建設(shè)前準(zhǔn)備活動中的批文、巖土勘察、設(shè)計文本、施工圖、投投標(biāo)文件、施工合同；形成于建設(shè)活動中的工程竣工驗收資料、審核資料；竣工后相關(guān)單位的驗收資料、工程結(jié)算資料、竣工圖及后期附加服務(wù)的記錄資料等等。這些檔案記錄了工程建設(shè)的方方面面，是最原始最真實的文獻資料，在建設(shè)工作中有著極其重要的功能。
（1） 一個建設(shè)工程完工后必須要接受驗收，而要檢驗工程質(zhì)量是否合格，其最重要的依據(jù)之一就是建設(shè)活動中形成的真實檔案和施工管理記錄文件。這從側(cè)面體現(xiàn)出工程建設(shè)不是兒戲，是要遵循科學(xué)，經(jīng)受考驗的，這也成為了工程質(zhì)量等級評價機制的一項評判指標(biāo)[1]。
（2） 工程施工過程中難免會出現(xiàn)一些問題，而當(dāng)問題日益凸顯、隱患漸漸形成甚至于工程事故突發(fā)，調(diào)查人員要對問題出現(xiàn)的原因，事故發(fā)生的原因進行調(diào)查時，則必須從查看工程檔案開始，進而提出正確的處理措施。
（3） 在工程竣工驗收通過后，建設(shè)單位還要履行今后的維修、保養(yǎng)、管理服務(wù)，因此，建設(shè)工程檔案的儲存就是工程享受后期服務(wù)的重要參考依據(jù)。
（4） 一個建設(shè)工程檔案價值不僅僅限于對本工程的貢獻價值，它還能成為其他同類工程建設(shè)的“教材”，具有很高的參考價值，一個高水準(zhǔn)的工程建設(shè)所形成的全面規(guī)范的工程檔案將會是同種工程建設(shè)的指明燈，其中展現(xiàn)的經(jīng)驗、可參考的數(shù)據(jù)，可借鑒的技術(shù)水平是新工程建設(shè)中收獲的一大筆財富，因此建設(shè)工程的檔案是為更大的經(jīng)濟效益服務(wù)的，它潛在的價值是不可估量的[2]。
（5） 如今城市現(xiàn)代化的發(fā)展不斷向周邊農(nóng)村滲透，城市建設(shè)步伐日益加快，而城市的科學(xué)規(guī)劃則需要建設(shè)工程檔案提供相應(yīng)參考依據(jù)。一個城市擴建方案的確立、決策的作出都需要從建設(shè)工程檔案中獲取原始資料進行參考，有效地利用檔案可以避免城市建設(shè)的盲目規(guī)劃，減少不必要資金的流失，把資金用在刀刃上，合理配置人員和物資，達成社會效益和經(jīng)濟效益的統(tǒng)一。
2 加強建設(shè)工程檔案規(guī)范化管理的建議
（1） 提高認識，建立健全檔案管理制度。工程的建設(shè)周期一般需要好幾年，操作復(fù)雜，相關(guān)聯(lián)的部門設(shè)置也繁多，每個程序之間幾乎都有聯(lián)系，如果檔案記錄過程中相關(guān)人員沒有認真的工作態(tài)度，那么很多細微的環(huán)節(jié)會出現(xiàn)紕漏，甚至被忽略，這樣便使得檔案記錄的資料缺少完整性。由此可知，建立一個規(guī)范的檔案管理制度是十分有必要的。完善現(xiàn)存檔案管理制度，① 應(yīng)該設(shè)置專業(yè)性較強的專業(yè)管理員； ② 以甲方代表作為每個工程點一手檔案的形成和收集，確保歸檔材料的完整性； ③ 人員的配置要優(yōu)先選擇專業(yè)性強職業(yè)素養(yǎng)高的人員，并且對其做好培訓(xùn)工作。
（2） 加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，落實檔案工作責(zé)任制。工程建設(shè)的檔案人員和技術(shù)人員都必須要有良好的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，因此加強檔案工作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)是推動檔案規(guī)范化管理建設(shè)的重要一步，要培養(yǎng)這些人員的法律意識，在專業(yè)知識培訓(xùn)外，要讓他們清醒地認識到工程檔案與工程質(zhì)量的緊密聯(lián)系。要提高工程檔案管理的地位，引起有關(guān)部門和人員的高度重視，如若忽視檔案文件的管理就要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，在建設(shè)單位和工程承包方簽訂的合同中明確承包法人違反檔案管理規(guī)定應(yīng)付的責(zé)任，收集整理檔案材料的各個環(huán)節(jié)要保證全面到位[3]。
（3） 參照標(biāo)準(zhǔn)，使檔案整理更規(guī)范化。一套有價值有完整意義的建設(shè)工程檔案通常包括以上級的工程審批文件為前提進行立項，通過合法程序征地、對施工地進行勘察測量，繪制圖表、設(shè)計施工方案，有關(guān)施工的技術(shù)和完工后工程質(zhì)量檢驗的資料記錄等等。為了方便甲方整理檔案資料，加強檔案管理，統(tǒng)一檔案合格標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)部根據(jù)實際情況制定了《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》，這一規(guī)范的內(nèi)容涉及了可歸檔的資料的范圍、檔案符合歸檔要求的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檔案進行移交和驗收等，規(guī)定詳細明確，給檔案工作者今后的歸檔工作提供了便捷和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因此，作為檔案管理人員必要牢記此規(guī)范，一切工作活動以規(guī)范的要求為出發(fā)點，同時要發(fā)動思維根據(jù)具體情況對檔案管理工作進行完善。
（4） 努力實現(xiàn)檔案工作與工程建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。工程項目具有持續(xù)時間長、涵蓋面廣等特點，因而為了更好地進行工程項目管理，確保工程項目能順利早日完成，作為工程項目的總負責(zé)人，要在項目管理時重視工程檔案的管理，努力實現(xiàn)檔案工作與工程建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，從而完善工程項目的管理體系。① 工程監(jiān)理貫穿于工程項目建設(shè)的始終，即從建設(shè)項目立項開始到建設(shè)項目竣工的所有文件材料、例會資料都需建檔備案； ② 將工程文件材料的歸檔工作納入施工單位日常監(jiān)理范圍，從制度層面確保工程檔案的管理工作更加完善。
（5） 提高效率，加強工程檔案的信息化建設(shè)。現(xiàn)代科技日新月異，市場競爭激烈，傳統(tǒng)的工程檔案管理顯然已經(jīng)無法適應(yīng)如今的經(jīng)濟發(fā)展，因此，我們必須把注意力轉(zhuǎn)移到建設(shè)工程檔案的信息化建設(shè)上，我們要實現(xiàn)信息收集的迅速化，保證儲存的安全，不斷開發(fā)更新更先進的管理手段。比如：在各不同檔案信息的交流共享方面，充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，把各個部門納入統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)管理體系，實現(xiàn)信息的快速交換、共享，這既可以節(jié)省時間也可以獲得大量精華信息。
3 結(jié) 語
建設(shè)工程檔案是最原始的記錄，包含著豐富的資源信息，是建設(shè)工程領(lǐng)域的重要資料文獻。只有不斷地更新加強工程檔案管理的相關(guān)制度，制定管理規(guī)范，引進先進的檔案管理技術(shù)水平，才能順應(yīng)發(fā)展潮流，符合科學(xué)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，促進現(xiàn)代化城市的建設(shè)。
主要參考文獻
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