時間：2023-06-06 09:01:45
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇城建檔案管理規范，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
（一）信息資源建設情況
1、紙質檔案數字化情況：有相當一批城建檔案館開展了紙質檔案數字化工作。兩種模式：一種是全部館藏檔案數字化。武漢是全國全部館藏檔案數字化第一家；第二種模式：館藏重要檔案、利用率高的檔案先行數字化。目前大部分為此種模式。
2、電子文件歸檔情況：有少數城建檔案館開展了電子文件歸檔工作的實踐。典型城市有珠海、天津、大連、蕪湖、廊坊等。從電子文件歸檔領域來看，僅限于工程領域，還沒有發展到建設系統業務管理。工程電子文件歸檔有四種模式：第一種，無軟件模式，如景德鎮、無錫市城建檔案館。這種模式的優點是簡便；缺點是沒有背景信息，不能前端控制，真實、完整、有效性不能保證；與檔案管理軟件對接困難；成本高；占用空間大。第二種，“歸檔軟件+掃描”模式，如天津、廣州市城建檔案館。這種模式的優點是與檔案軟件對接方便，一定程度上保證了真實、完整、有效性；缺點是成本高，占用空間大。第三種，“歸檔軟件+格式轉換+掃描”模式，如蘇州、昆山市城建檔案館。這種模式優點是格式統一，便于保存和利用；節省掃描費用；節省存儲空間。缺點是仍不能取代一些文件的掃描。第四種，“資料文檔一體化軟件+格式轉換+掃描”模式，如珠海、大連、蕪湖市城建檔案館。這是一種最理想的模式，這種模式的優點是更方便建設、施工、設計、監理單位；缺點是需要協調，兩個軟件融合統一有難度。
（二）保障體系情況政策法規方面：
國家層面的文件有：電子公文歸檔管理暫行辦法(2003.7國家檔案局令第6號)；《電子文件管理暫行辦法》（廳字[2009]39號）；《國家電子文件管理工作規劃》（2011-2015）；住房和城鄉建設部2004年了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》。標準化建設方面：國家建設部門頒布了5個標準：《城市建設檔案著錄規范》（GB/T50323-2002）；《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/T117-2007）；《城建檔案業務管理規范》（CJJ/T158-2011）；《建設電子檔案元數據標準》（CJJ/T187-2012）；正在修訂《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328）等。
（三）信息資源服務情況
1、信息化對檔案信息資源開發利用的作用：內部檢索。
2、信息共享問題：各城建檔案館的檔案管理系統彼此獨立，互不相通，形成一個個信息孤島，沒有實現共享。目前沒有全國性和地區性的城建檔案目錄中心，沒有一個權威的中國城建檔案網站，更沒有全國城建檔案數據中心。城建檔案信息資源與相關單位和部門政務網的鏈接很少。
（四）信息安全管理情況
1、信息安全意識很強（上網檔案幾乎沒有），技術措施有待加強。
2、異地備份：各地開展了異地備份相關工作，按照住房和城鄉建設部異地備份工作方案，河北、江西、浙江、貴州、廣西、安徽、江蘇、新疆、湖北、吉林、山西、四川、廣東、山東等省均開展了省際合作。
二、存在的問題
目前，全國城建檔案信息化存在以下問題：法律缺失。受《電子簽名法》局限，電子文檔（接收、數字化）在法律上沒有憑證作用，這對檔案界是個重要打擊。沒有法律地位的電子文檔路在何方？觀念陳舊。一是重要性認識不足。對信息化的認識僅僅停留在：信息化只是為提高工作效率；現代化的名片沒有認識到；信息化是適應社會環境的必然之路，信息化決定了城建檔案館的生存。第一，電子檔案的形成對檔案館的壓力：公文，業務管理文件，工程資料。不能順應形勢必將被歷史淘汰；第二，檔案利用方式對檔案館的壓力：如對地下管線的利用，不能發揮作用的檔案，就如同一堆廢紙；第三，檔案庫房的壓力：二是檔案是保密信息，不能上網、不能信息化。錯誤之處在于：第一，大部分檔案不保密，不能以小部分的不可行排除大部分的可行性。即使是保密文件，最長30年后也必須解密。第二，不是說敏感信息就不能上網。三是沒有證據作用，不接收電子檔案。原始憑證性，信息化難以達到，由此導致許多城建檔案館不接收電子文件，尤其是在地下管線檔案問題上。效果不顯著。一是信息化沒有減輕工程檔案形成單位的負擔。“甩掉圖板”、使用軟件，但是移交檔案仍然必須以紙質形式提交，而且要求兩套制，不僅沒有減輕負擔，反而增加了負擔。二是信息化對城建檔案館起到的作用不夠顯著。動力不足。一是外部沒有用戶導向；二是內部沒有生存壓力。
三、信息化建設的發展方向
總體來看，城建檔案信息化發展方向有以下幾個趨勢：
（一）從檔案管理到信息管理。城建檔案信息化是形勢所迫，全球信息化浪潮、電子計算機的普遍使用、查閱利用的需求。檔案管理與信息管理的區別是，檔案管理只管檔案載體，你查我調，領上路；信息管理要管檔案內容，你求我供，送到家。
（二）從筑建檔案庫到構建數據庫。
（三）從紙質檔案數字化到接收檔案數字化。
（四）從工程檔案庫到城建檔案庫。
（五）從孤立建設到融合發展（數字化城管、數字城市、電子政務等）。
城建檔案信息化的核心是檔案信息資源的幵發利用,城建檔案信息化的實現在于各種檔案信息經由公共信息通道實現互通互聯,從而滿足多用戶在不同的時間、地點便捷而有效地利用城建檔案信息。城建檔案數字信息化建設主要包括以下幾項內容:
(一)硬件建設
硬件建設是檔案信息化建設的物質保障,是城建檔案信息化建設不可缺少的前提條件,硬件建設的主要內容包括計算機硬件、輸入輸出設備和網絡設備。在城建檔案信息化的過程中,必須注重硬件與軟件配制的成套性、集成性,并注意適度超前。
(二)軟件建設
主要指進行城建檔案信息的采集、處理、加工、管理、存貯、傳遞的各種應用軟件。軟件建設是城建檔案信息資源利用和檔案信息網絡建設的技術保障,關系到城建檔案信息化的速度與質量。因此,城建檔案信息化管理軟件應選擇符合城建檔案管理規范標準,并經實際實用證明,技術成熟、水平較高,適應各地檔案管理實際的應用軟件,確保除能夠完成業務管理、事務管理、檔案利用等工作外,還能與資源數據庫系統相互融合,構成一個有機整體,形成從數據錄入、數據管理到數據加工、輸出全過程的應用。
(三)數據庫建設
城建檔案數據是國民經濟和社會發展的戰略資源,是城市檔案信息化建設取得成效的關鍵。城建檔案信息資源幵發利用的程度是衡量檔案信息化水平的重要標志。城建檔案數據主要包括工程狻工項目數據庫、地下管線綜合檔案數據庫、城鄉建設聲像資料數據庫等各種專題數據庫。加強數據庫建設一方面要采取相關技術搞好原有檔案信息數據庫的充實和完善;另一方面要對現有館(室)藏檔案的數字化處理,利用現代化信息技術將形成檔案信息資源進行壓縮處理并轉化為數字信息。同時要按照不同種類數據的內容和特點,建成空間型多媒體數據庫,真實反映城市建設信息資源的空間分布特征。
(四)標準規范建設
隨著計算機技術的廣泛應用,網絡的不斷延伸和擴展,需要確保城建檔案信息資源的真實、可靠和安全,就要構建和遵循關于城建檔案信息的標準和規范。標準規范是城建檔案信息化的重要基礎,主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理,檔案信息的資源標識,描述儲存、查詢、交換、管理使用等。
(五)安全保障體系建設
信息技術的發展給人們帶來極大快捷便利的同時,也給人們帶來極大的風險和危險,隨著信息技術的日益普及和廣泛運用,城建檔案信息的安全問題也應成為檔案工作者須關注的首要問題。城建檔案部門在幵展信息化建設時應嚴格按照《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》的要求,保證內部局域網與互聯網物理隔離。布線時內網與外網分別布線。對不同的用戶給予不同的權限,防止非法登錄和非法操作數據庫。重要數據嚴格備份并異地保存。在英特網上提供已公開的檔案目錄査詢服務,采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施,保證計算機系統和數據的安全保密。
(六)人才隊伍建設
發展檔案事業,關鍵在于人,開展城建檔案信息化工作更離不幵一支高效、優質的人才隊伍。城建檔案一方面要根據信息化發展的需要引進專門技術人才,同時也要做現有隊伍中領導層、管理人員、技術人員和業務人員的培訓工作,加強對城建檔案業務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓,提高業務人員掌握和應用現代技術的技能。
二、加強城建檔案信息化建設的幾,點思、考
(一)推進城建檔案信息化建設應把握的幾個原則城建檔案信息化建設面廣量大,任務艱巨,我們在具體幵展工作時應把握以下幾個原則:
1、統籌規劃、分步實施原則
要按照現有國民經濟信息化總體部署和建設事業信息化規劃的總體要求,統籌規劃城建檔案信息化建設的總體目標,分步付諸實施,并逐步加以完善。
2、統一標準、資源共享原則
要遵循已有的國際標準、國家標準、行業標準和地方標準。按照統一標準構建資源共享的城建檔案信息體系。
3、注重實效、服務社會原則
城建檔案信息化應與政府部門電子政務系統建設和數字化城市工作結合,因地制宜、務求實效,全力為城市經濟、社會、文化的發展提供城建檔案的專業信息服務。
(二)推進城建檔案信息化建設應把握的幾個環節
1、以硬件建設為突破口,提升信息化的檔次
要按照檔案管理的要求配備好檔案安全保管保護的相應設施設備,同時要按照信息化的要求配齊、配好信息化管理設備。
2、以軟件建設為著眼點,提升信息化的水平
一是要建設好檔案信息網絡。要以城建檔案部門的內部局域網、黨政機關政務網為基礎,加強城建檔案信息網絡建設。二是要提高信息化水平。應用軟件的信息處理技術必須兼容各種載體形式的文檔乃至多媒體預覽功能,尤其要考慮對今后大量產生的城建電子文件的適用。
3、以數據庫建設為重點,提升檔案資源的利用率
要加快幵展館(室)藏城建檔案的數字化工作。對利用頻率較高的城建設檔案優先進行數字化、逐步將所有實體資源轉變成數字信息資源,并以數字信息資源數據庫為基礎,利用計算機網絡為社會和政府服務。
(三)推進城建檔案信息化應注意的兩個問題
1、注意與相關部門的密切配合、整體推進
城建檔案工作涉及范圍較廣、工作量大、技術要高,因此光靠城建檔案部門的力量是遠遠不夠的,城建檔案部門要切實增強協作意識,與檔案、建設、城市規劃、交通、水利、電信、廣電等部門密切合作、相互配合,整體推進城建檔案信息化建設。
2、注意把握工作重點
隨著現代數字技術的不斷發展，城建檔案的載體也出現了磁盤、U盤、光盤等大量電子文件形式，因此傳統的城建檔案管理模式必須走數字化建設的道路，才能進一步適應信息化發展的要求。文章以南陽市城鄉規劃建設檔案館為例，分析城建檔案向著信息化、數字化方向發展的策略。
關鍵詞：城建檔案；數字化；建設
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
一、檔案管理數字化的概念
檔案是包括文字、圖像、聲音及其它形式的原始記錄，其內容是國家機構、社會組織及個人在社會實踐活動中所形成的、保存的各種記錄，以備后續查看。檔案數字化建設就是把傳統存儲介質的原始檔案資料利用數字化手段轉換成數字化形式進行存儲，即利用掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖像、聲像等形式，利用U盤、光盤等存儲管理技術將其存儲于其它大量的存儲介質上。數字化檔案管理可以大大提高檔案資料檢索查詢的效率，并且可以連接局域網、互聯網，實現數字檔案的管理網絡。
二、城建檔案數字化建設的必要性與迫切性
首先，全球信息化發展趨勢促使城建檔案管理工作必須與新形勢相適應，才能順應時展要求。現代社會中，越來越多的人們通過信息數字化技術獲取信息，互聯網幾乎成為各行各業的主要依托，城建檔案信息包含了城市建設、規劃及管理過程中所有原始的信息資源，而在信息社會中數字化建設是必經之路。其次，城建檔案的信息形態及結構不斷發生變化。建設工程在各個階段均離不開計算機輔助技術，施工、出圖等環節會形成大量的電子文件，CAD、CAC等技術的普遍應用均決定了城建檔案管理工作必須進入數字時代。再次，未來信息化社會對城建檔案服務功能的要求促使其必須向著數字化方向發展。傳統的實體利用形式無法滿足社會對城建檔案信息檢索及應用的需求，城市建設規劃過程中，各部門均推行信息化建設模式，在設計、施工、監理等單位會形成大量的建設電子文件，因此城建檔案管理只有采用信息化、數字化管理模式，才能與其它各相關部門工作相適應。最后，城建檔案管理向著信息產業化的方向發展。實際工程中各個環節會形成大量的電子文件，如果未得到及時有效的收集，則會導致資源流失或重復加工。而加強城建檔案的數字化管理會促使這些電子文件、電子檔案得到更加廣泛的應用，基于信息時代背景下，真實、長期的保存城市建設活動中的各種原始記錄，真實實現城建檔案成為城市建設資源庫的作用。
三、城建檔案數字化建設重點內容
以南陽市城鄉規劃建設檔案館為例，其城建檔案數字化建設的重點內容包括以下幾個方面：
（一）系統基本功能
首先要具備數據采集功能。基于電子文件歸檔交換平臺，利用電子文件網上報送系統多層面、多門系、多維度采集各類城市建設規劃信息，城建信息必須符合必須長期存儲、與歸檔要求相符；應歸檔單位及時向城建檔案管理部門移交各類電子檔案，再通過數據庫技術將資源檔案集中在一起，便于后續檢索、應用，從而更好的服務于城市建設。其次，數據保存與利用功能，利用磁盤、光盤等各類技術手段，對所采集的信息進行備份、存儲；而利用數據掃描、智能檢索等功能，則可將相關信息方便、快捷的檢索出來，并實現及時輸出。再次，數據管理功能，即對大量原始電子檔案進行系統化管理，對其進行分類、排序、價值鑒定、數據檢驗、生成檢索目錄、數據統計及自動打印輸出等，并加強數據庫系統的安全技術管理，利用身份認證保密技術、詢問控制技術等，以保證電子檔案信息的安全性。最后，城建檔案的宣傳功能。充分發揮數字城建檔案的重要作用，便于公眾對城市面貌及發展歷程有所了解，將其制作成視頻、畫冊等形式，向社會宣傳城建檔案管的服務功能，使其對城建檔案工作有更多了解與支持。
（二）信息化標準建設
一方面，城建檔案信息化建設必須堅持標準先行的原則，參照國家信息化建設相關規范與檔案行業內標準，與南陽城建檔案館的實際情況相結合，制定統一的城建檔案信息化工作技術規范。另一方面，要認真執行相關技術標準，包括國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與管理規范》、《CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求》等，以保證數據規范、資源格式的統一。
（三）加大基礎性投入
城建檔案信息化建設的有效性必須依賴成熟的技術與完善的設備，因此城建檔案管理部門要向上級職能部門說明城建檔案數字化建設的重要性與必要性，獲取更多的資金支持與技術支持。具體而言，城建檔案數字化管理基礎性投入包括以下兩個部分：一方面服務器的配置要能夠滿足海量數據存儲與快速檢索利用的需求；在音頻、視頻、多媒體設備方面加大投入，提高相機的質量，存儲卡、錄音筆等硬件設備也要保證質量；配置計算機、移動硬盤、DVD刻錄機、光盤打印機及高速掃描儀等日常辦公必需的硬件設備。另一方面，要建立健全異地容災系統，對重要數據進行容災備份，保證計算機系統在受到自然災害或網絡攻擊時可迅速恢復正常工作；設置計算機網絡化消防監控系統，對溫濕度等環境配套系統進行完善，最大程度上保證城建檔案的安全性。
（四）信息資源建設
首先進行目錄數據庫建設。要根據《檔案著錄規則》要求建立目錄數據檢查審核制度，對目錄數據進行定期檢查，以保證數據錄入過程及錄入結果的規范性；其次，建設全文數據庫，普通數據庫存儲僅存儲某個文件的關鍵字，而全文數據庫則采用模糊查詢即可檢索到更多涉及到文章的內容，從而獲取更為豐富、具體的資源信息。加快開發全文檔案系統和多媒體信息檢索系統，全文數據庫結構設計應符合檢索優先原則，推薦使用通用格式。最后，加強多媒體數據庫建設。對館藏珍貴、重要的影像、照片、紙質檔案進行數字化處理。對新建歸檔資料全部進行數字化歸檔，一律使用數字化錄入歸檔保存。
參考文獻：
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[2] 趙群. 探討城建檔案數字化管理發展模式[J]. 科技信息,2010(3)
關鍵詞：城市建設；檔案；管理
檔案是黨和國家的寶貴財富, 也是信息資源的重要組成部分。開發檔案信息資源是檔案工作為現代化建設服務的重要途徑, 是檔案工作自我完善的重要內容。隨著科學技術的進步和社會經濟的發展, 以計算機技術為核心的現代化信息處理技術正在逐漸深入到城建檔案管理之中。怎樣有效開發檔案信息資源、以怎樣的方式實現工作管理的創新,運用現代化的管理技術最大限度地服務于社會等,已經成為各級城建檔案管理部門面臨的問題。
一、城建檔案管理面臨的新形勢
（一）世界經濟一體化下與國際慣例接軌的要求
世界經濟一體化的形勢在不斷地變化，對城建檔案管理工作來說，至少提出了兩點新要求，一是要求檔案管理工作要更加規范，要盡可能縮短與世界發達國家檔案管理水平之間的距離，滿足與國際慣例接軌的要求。二是要求檔案管理要發揮為社會經濟發展提供支撐和依據作用，隨時為城市規劃與建設、招商引資等提供“全、新、準”的信息。
（二）我國加快現代化與城市化進程的形勢
對于城鎮特別是大城市來說，加快現代化與城市化進程的一個重要變化，就是城市快速、不斷地向橫向拓展和縱深發展。老城由于空間有限，更新改造往往采用立體化方式向空中和地下縱深發展，為更好地解決老城問題，很多城市特別是大城市還將向新區拓展。城建檔案管理面臨的將是信息量加大和信息更新速度加快帶來的工作量的加大，這對管理手段和管理效益提出了新要求。
（三）我國加快法制建設和公民法律意識加強的形勢
隨著我國市場經濟體系的逐步完善，體制和制度改革力度的加大，我國加快了立法的速度，公民的法制意識也進一步加強。
二、城建檔案管理的特點
（一）復雜性
城市作為功能多元的綜合體特征，決定了城市檔案管理的復雜性。城建檔案涉及城市規劃、城市建設管理、城市環境保護、抗震防災、城市規劃管理政策法規等數十個方面或專業，包含城市空中、地面、地下的各種建筑物、構筑物、管線、設施等各種類型，以及文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式的記錄，其復雜性可想而知。
（二）動態性
城市無論是興旺還是衰落，都在時刻經歷著不斷變化的過程，而作為真實記錄城市發展變化過程的城市建設檔案，其保管的城建信息具有動態性的特征。動態性就是要求檔案管理能夠及時提供真實反映城市建設管理現狀的最新信息。
（三）準確性
大到與城市相關的系統性基礎設施的改擴建、尤其是地下系統的建設，中到某一個建設工程的改擴建，小到一套房子的法律糾紛，城建檔案作為歷史性記錄，都將成為重要的建設和法律依據，如果不能保證其準確性和可靠性，將會給國家、企業、個人造成重大經濟損失，甚至引起災害性事故。
三、城建檔案管理問題的具體對策分析
（一）以創新的工作管理模式逐步實現現代化管理
創新是一個民族進步的靈魂, 是一個國家興旺發達的不竭動力,也是一個政黨永葆生機的源泉。當前，我國經濟迅猛發展，改革開放深入進行，城市化步伐加快， 城市建設日新月異，這些對新時期城建檔案工作提出了新的要求，傳統的檔案觀念和老的做法已經難以適應新的形勢。所以，如何創新性地開展城建檔案工作，逐步實現工作的現代化是城建檔案工作者著重思考的問題。城建檔案管理現代化其實質是檔案管理模式和工作方式從傳統的以檔案實體保管為主向現代化的檔案數字化收集、存儲、轉送等轉變, 以信息化形式為社會提供服務。因此，只有創新工作管理模式才能逐步實現現代化管理。
第一，檔案載體不斷發展導致管理載體方式的創新。檔案載體是檔案信息存儲的介質, 它與社會發展階段相適應，具有鮮明的時代特征。檔案的載體從古代的甲骨、金石、簡牘、紙張逐漸發展到現在的以膠片、光盤、磁帶等為代表的影像技術載體。尤其是隨著計算機技術應用的不斷深入，計算機系統所需的信息載體越來越成為現代檔案的主要載體，電子文件、電子檔案也會越來越多地出現在我們的工作和生活中。新型載體檔案需要特定的保管條件、技術和利用手段，這些都是傳統檔案管理方式所不能勝任的。另外，歲月的流失使得古老檔案逐漸自然老化，也需要采用先進的技術手段進行搶救。檔案載體的現代化必然導致檔案管理現代化。
第二，現代化城市建設發展是實現創新管理的主體。城建檔案是城市規劃、建設和管理工作的真實記錄，是城市建設發展的重要依據和城市管理科學化的窗口。與一般檔案相比，城建檔案有其獨特性：真實性、廣泛性、系統性和依據性。隨著我國城建開發事業的蒸蒸日上，城建檔案數量劇增，工作量不斷增加，利用率越來越高，城建檔案的管理難度也將日益增大。原始的手工管理模式已經不適應現代化城建檔案管理的需求，城建檔案管理工作正在逐步從原始的手工管理向采用現代化技術手段過渡，由實體化管理向信息化管理發展。
（二）以創新的服務理念逐步實現管理現代化
為經濟建設服務、為城市建設服務是城建檔案工作的根本目的。城建檔案工作必須緊緊圍繞這個中心。必須關注社會變化、跟蹤經濟全球化的趨勢，緊隨城市化的潮流，適應經濟建設、城市建設和社會各項事業的潛在需求，注重服務觀念、方式、手段的不斷創新, 實現傳統型服務向新型服務的轉變，實現城建檔案事業的可持續發展。
（三）在創新工作中隨時發現和關注現代化建設中出現的問題信息化發展參差不齊
目前，我國各地城建檔案信息化水平發展參差不齊，經濟發達地區和大城市檔案管理部門信息化水平相對較高，在管理模式、手段和方法上大多比較規范，而中小城市由于經濟發展水平和業務發展水平的不同，有些信息化程度比較高，管理比較規范，有些就遠遠不夠。因此制定全國統一的、科學的檔案管理規范和技術規則，即檔案管理模式，是檔案電子化和網絡化的需要，也是我國城建檔案管理事業發展的需要。檔案管理模式的規范化，便于以計算機為核心的信息技術在城建檔案管理中的應用，沒有規范化的模式就沒有檔案管理的現代化。只有實現檔案管理現代化，提高檔案管理的質量和效率, 才能更好地為城市建設和經濟發展服務。
不斷加強檔案人員隊伍建設。實現城建檔案管理現代化離不開高素質、多元化的復合型檔案管理人才。城建檔案的內涵十分廣泛，涉及城市規劃、城市勘測、城市建設、土地管理、建筑管理等多個專業部門的檔案，具有涉及面廣、環節眾多、內容復雜、綜合性和整理性強的特點。因此，城建檔案管理人員不但要有一定的城建檔案專業知識，同時又要熟練掌握計算機系統管理、計算機數據庫、硬件管理、程序管理和信息系統管理技術等現代化管理技術手段，以適應信息化建設時代的發展要求，最大程度地發揮好城建檔案作用。新型載體檔案的安全性問題。電子文件、電子檔案給人類的工作、生活和學習帶來方便、快捷的同時，也帶來了一定的麻煩和不安全因素。它與傳統的紙質文件相比，有著本質的不同：如電子文件的數字化信息形態、信息與載體的可分離性、讀寫信息的系統依賴性、信息的易修改、易丟失和共享性等特點，存在嚴重不安全性。因此，檔案管理系統必須采取一定的安全防范措施，提高信息系統的安全性，保護系統硬件和軟件免受自然災害和人為的破壞，確保檔案信息的安全。
參考文獻
[1] 城市建設檔案著錄規范 [M].中華人民共和國建設部 國家質量技術監督局聯合 2001 7
[關 鍵 詞]網絡環境城建檔案 管理利用
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：
城建檔案是在城市規劃建設及其管理活動中直接形成，對國家和社會具有保存價值的歷史記錄。是社會信息的原生信息源。隨著計算機技術、網絡技術和圖像處理技術的發展和應用，人們對信息獲取和傳播方式發生了根本性變化。信息領域正呈現出一個信息資源數字化，傳輸網絡化的重要發展態勢。城建檔案事業正面臨著一場深刻的革命。這場革命不僅引起城建檔案館技術設備的換代，更多的體現在管理理念、管理技術的更新、管理模式和服務利用方式的變革。標志著城建檔案事業進入了一個嶄新的歷史階段。
一、網絡環境下城建檔案的管理
城建檔案作為一個國家一座城市社會發展的重要戰略資源，是再現歷史書寫未來的決策依據。社會的巨大變革使城建檔案呈幾何數增長，其擁有的信息量急劇膨脹。而計算機技術、網絡技術、通訊傳播技術以及多媒體技術的互相滲透融合，必將激發人們對信息交流與合作的渴望。城建檔案數字化和數字檔案網絡化，是實現城建檔案資源共享的信息處理手段和信息傳播方式。
(一)網絡環境下城建檔案管理的標準
標準建設是網絡環境下檔案管理的前提條件和準則。標準化是一個體系，包括軟、硬件標準、數據標準和信息存儲、傳遞、利用標準等。網絡環境下城建檔案管理的發展方向是國際化與標準化，集成化與合作化、職業化與社會化的交融，這就要求檔案標準體系的建設要具有兼容性、一致性、可持續性和動態發展性。
架構網絡環境下城建檔案標準體系應在堅持國家法律、法規、行政規章等帶有強制性的法律性、政策性規范的前提下進行。業務規范:包括檔案信息的積累、共享和交流的規范;管理規范:包括對網站、數字化檔案館的規范; 檔案的開放與安全規范；技術規范：包括對硬件系統功能要求和元數據的采集規范等。網絡環境下的信息管理標準必須遵從真實性、可靠性、完整性和可用性原則。
城建檔案數字化就是為城建檔案信息網絡提供信息資源，達到對城建檔案信息管理和利用的高效、準確，最廣泛、最大限度的發揮城建檔案應有的價值。城建檔案信息資源未來的發展趨勢不單在本單位局域網上運行，還要在其他地區廣域網上運行，形成國家城建檔案信息網絡。所有的入網信息資源都必須執行統一的國家數據標準，形成統一的邏輯數據庫。近幾年來全國性的城建檔案法規紛紛出臺，但針對電子、網絡環境制定的規范尚少且通用性不強。因而建立系統、規范、通用具有可操作性的城建檔案信息管理標準體系是當務之急。
(二)網絡環境下城建檔案管理的變革
1、城建檔案管理方式和管理手段
城建檔案數字化是利用數據庫技術，數據壓縮技術，高速掃描技術等高新技術手段將紙質、聲像等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子文檔，系統組織成具有有序結構的城建檔案信息庫。是一項高技術含量的系統工程。
面對網絡環境的挑戰，城建檔案管理已經發生了質的飛躍。傳統的城建檔案管理是對檔案文本信息的管理，主要包括手工編制的目錄、索引、文摘等二次文獻 。即便運用計算機技術，在單機管理時代，管理的仍舊是目錄級二次信息，起到檔案檢索工具的作用。而網絡環境下城建檔案信息呈多元化格局，既有傳統文本信息也有多媒體信息，檔案管理的形式也呈現多元化。基于全息信息的出現，對檔案信息的描述深度已經深入到全文的知識單元、信息單元。其目的是為了最大限度的開發和利用城建檔案資源，其管理理念和手段已經轉移到一切已利用為主，以用戶為中心的模式上來，管理的范圍明顯擴大，深度明顯增加。傳統的城建檔案管理模式已無法滿足網絡功能的需求效果，必將為現代化管理模式所取代。
2、城建檔案的開發和利用
針對城建檔案專業繁雜、載體多樣、信息量大且具有動態性和地域性的特點，網絡環境下城建檔案管理的核心就是實現檔案資源的整合與共享。即從對檔案實體、二次文獻的單一管理向對檔案信息的獲取、處理和整合等多元化管理的變革。從檔案利用由被動、直接、實物互交式服務向主動、虛擬、網絡互動式服務的變革。其中包括對館藏城建檔案的數字化，電子文件的收集與歸檔，網絡城建檔案信息的采集、數字信息的網絡和利用等。
3、城建檔案信息資源庫的安全和維護
城建檔案的本質屬性是原始性。具有完整、真實、準確的特點和憑證作用。而網絡環境下的檔案信息具有明顯的不穩定性，信息的易逝性、易變性和可操作性，極大的沖擊著檔案信息的安全。維護數字信息的真實性和永久存儲性是重中之重。在獲取和傳遞檔案信息的過程中要忠實檔案實體，切勿更改。特別是對電子文檔的收集、歸檔和處理，要設置安全維護標準，存儲電子文檔在形成過程遺留的所有印記。城建檔案信息有相當一部分是有密級的，要控制利用范圍。因而網絡環境下檔案信息安全管理和高效運轉的關系非常關鍵。必須考慮共享與保密、邏輯性處理與物理性存儲管理等問題。這是從保護檔案實體的一勞永逸到保護檔案信息的可獲取、可讀、可用，檔案信息內容的真實、準確、完整的變革。城建檔案信息資源庫的安全與維護主要包括信息加工處理的安全與維護，信息存儲的安全與維護和信息利用的安全與維護等。
網絡環境下城建檔案的利用
城建檔案數字化的目的是數字檔案信息網絡化，最終實現城建檔案信息共享。城建檔案提供利用網絡化，就是利用網絡技術為利用者提供檔案信息的查詢服務。網絡檔案利用服務顯現檔案數字化、傳遞網絡化、存儲海量化、服務快捷化、信息共享化的多功能特性。在網絡環境下檔案部門將匯集紙質檔案、特殊載體檔案等多種檔案資源，借助網絡技術和信息技術建立起集檔案信息開發、檢索、利用等功能于一體的服務系統，運用計算機多媒體技術傳遞文字、聲像信息，充分發揮網絡的傳輸作用和功能。網絡傳播作為一種新的傳播方式，已經打破了時間和空間的界限，為城建檔案資源為社會所用開辟了廣闊的服務領域。在網絡環境下城建檔案提供利用服務的范圍、內容、方式、層次、手段都發生了根本性的變革。即服務范圍由單純的內向型向內外結合型的變革，服務內容由檔案實體型向檔案信息型的變革、服務方式由被動應付式向主動開放式的變革，服務層次由原件提供的低層次向開發整合信息資源的高層次的變革。服務手段由手工檢索、單機檢索、面對面傳遞信息轉向網絡傳輸和在線服務的變革。
（一）城建檔案信息數據庫服務
網絡環境下大多數城建檔案信息是以數據庫形式存在的，數據庫管理模式是檔案信息資源管理的主要形式。它是利用數據庫技術將館藏檔案資源組成各種通用或專用型數據庫，對城建檔案信息進行統一管理，實現用戶遠程異地檢索的形式。即建立一個科學、系統、結構合理和相互配套的檔案信息檢索網絡。數據庫模式應具有開放性、網絡性和共享性的特點。可根據檔案信息的開放程度，設置全文數據庫或目錄數據庫。網絡下的數據庫還可進行聯機檢索從單一檢索點的線性檢索發展到多元的非線性的檢索。提供的信息不僅包括目錄、索引、全文等文字信息，還包括聲音、圖像等多媒體信息。用戶可通過網絡結構在各種媒體信息中自由瀏覽，找到任何媒體所載錄的相關信息。
數字檔案館電子商務服務
關鍵詞：基層城建檔案工作；問題；對策；案例分析
中圖分類號：G271
文獻標識碼：B
文章編號：1008-0422(2011)08-0112-02
1 引言
城市建設檔案是指在城市規劃、建設和管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是城市建設的技術成果和歷史依據。隨著我國城市化的高速發展和現代科學技術，特別是計算機技術、信息處理技術和網絡技術的迅猛發展和普及應用，城建檔案工作在取得巨大成就的同時，也經歷著深刻的變革。相對大中城市城建檔案工作來說，區縣(市)城建檔案工作屬于基層城建檔案工作，基礎要薄弱一些，發展步子要緩慢一些，還存在著一系列的新情況和老問題，對這一些問題的研究、思考和處理，對促進我國城建檔案工作整體均衡發展有著特別重要的意義。
2 當前基層城建檔案工作存在的主要問題
2.1歸檔意識不強
一般情況下，城建檔案需要經過十幾年或更長時間之后才能體現它的價值，而我國各區縣(市)城建檔案工作都起步比較晚，城建檔案在建設、規劃、管理中的作用體現還不突出。因此，相當多的人認為城建檔案不重要，沒有多大作用，以致違法行為頻繁發生。
有一部分建設單位其從事基建工作的管理、技術類人員，甚至包括一些領導，重建設、輕檔案的思想突出，只注重工程的投資、規模、工藝、質量等問題，對建設工程檔案在收集過程中是否齊全、完整、真實等重視不夠，有的甚至沒有把檔案管理提到正常的工作范圍，更沒有建立一套規范的管理機制，來保障建設檔案管理的完整和齊全。因此當檔案接收進城建檔案館后，不是檔案資料被損毀、遺失或移交不齊全，就是檔案資料存在部分復印件等情況。
2.2城建檔案管理工作人員專業水平不高
近年來，雖然已經基本形成以城建檔案館為主體，以城建檔案室、建設系統基層檔案室和建設單位基建部門為基礎的城建檔案工作網絡。但在整個建筑行業中，許多資料員都是由施工員兼職，相對于專業的檔案員、資料員，這些兼職人員對城建檔案的收集、整理的能力較低。而且根據新的國標，許多人對工程檔案歸檔標準、歸檔要求等諸多問題把握能力有限，使工程檔案的形成落后于建設工程建設進度，導致許多工程檔案在收集整理失真、遺漏，接收時不全、零散、丟失等現象時有發生。有些建設部門是第一次搞建設，對城建檔案歸檔的要求更是一頭霧水。如果城建檔案管理部門不重視主動服務，就容易造成許多資料由于保管不力而丟失的嚴重后果。
9.3城建檔案法律法規建設不健全，依法治檔落后于形勢需要
近幾年，建設部先后頒布了《城市建設分類大綱》、《城建檔案主題詞表》、《城市建設檔案案卷質量規定》、
《城市建設檔案館目標管理考評辦法》、《城市管線工程檔案管理辦法》、《城市建設檔案管理規定》、
《城市建設檔案著錄規范》、《建設工程文件歸檔整理規范》、《城建檔案管理規范》等法規或業務規范。這些法律法規，對促進城建檔案工作規范化、科學化管理意義重大。但就依法治檔整體形勢而言，城建檔案法規建設遠遠不能適應新形勢、新任務需要。一是無全國性專業條例法律支撐，只有法規或規章，依法治檔的權威性不夠。二是全國絕大部分省、自治區、直轄市未出臺城建檔案條例，只有政府規章，地方開展城建檔案工作缺乏剛性法律支撐，彈性較大。面對城建檔案隊伍提出的“參公”要求，整體進展不夠理想，職工工作積極性受到嚴重影響。三是城建檔案法規體系尚未形成。中央、地方已形成的域建檔案法規不配套，很多地方還沒有把城建檔案事業的發展列入國民經濟和社會發展計劃之中，工作上仍然存在有法難依、有章不循的現象，影響和制約著城建檔案工作的開展。四是城建檔案法規與建設行業以及文書檔案相關法規的銜接與配套方面存在一定的矛盾。
2.4有關部門對城建檔案工作重視不夠，不能提供嚴謹的職能管理作用
城建檔案的收集、保管工作需要建設行政管理部門的大力支持，需要規劃、管理等有關單位的協作配合，光靠城建檔案部門努力顯得力不從心。比如，有關部門對城建檔案的產生、收集等環節不重視、不銜接，就有可能導致工程備案和檔案進館的脫節，造成檔案收集工作的散、漏。盡管國家有相關法規明確規定，建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集整理建設項目各環節的文件資料，并按照程序，在建設工程竣工驗收后，及時向建設行政主管部門移交建設工程項目檔案。但在具體實施過程中，除了一般的建設工程由于要工程備案而必須取得建設工程檔案合格證這要件把關較嚴外，其他的檔案門類，由于跨系統、跨部門行政管轄，特別是與城市安全息息相關的電力、通信、地下管線等重要工程項目檔案不能及時接收進館。
3 促進基層城建檔案工作創新發展的對策和思路
推進區縣(市)建設事業發展是統籌城鄉建設、促進區域共同和諧發展的重大舉措，而促進基層城建檔案工作創新發展將為區縣(市)建設事業可持續發展提供支持和保障。針對上述制約基層城建檔案工作發展的主要問題，應注意抓好以下幾項工作：
3.1加強宣傳，提高意識
城建檔案管理部門應積極行動起來，加強對城建檔案的宣傳，增強全社會的城建檔案意識。采取多種形式，廣泛宣傳城建檔案的價值、作用，擴大城建檔案的社會影響，形成城建檔案是城市建設的重要內容，是城市變遷的真實歷史記錄，它既有政治價值、更有經濟、科技價值和安全價值的共識。并進一步加強城建檔案管理工作，以出色的工作業績，引起全社會對城建檔案工作的高度重視和高度關注，確保城建檔案工作健康有序開展。
3.2不斷提高檔案管理人員素質能力
城建檔案工作不僅需要精通業務的“專家”，更需要思想活躍、應變能力強的“通才”。應采取各種有效措施，加強人才隊伍建設，努力提高素質能力。一要加強政治思想和職業道德建設，增強奉獻精神。二要不斷更新知識、吸收新“營養”，采取“走出去，請進來”的辦法，不斷更新城建檔案專業理論知識和實際技能，建立起一支政治業務素質強、結構合理、相對穩定、充滿活力，既具備檔案專業知識，又具備相當的計算機及外語水平，以及通曉城市建設行業知識和法律知識的復合型城建檔案人才隊伍。三要努力創造一個城建檔案工作人員能夠充分發揮潛能的良好工作環境，為人才隊伍的成長創造良好的環境和條件，以適應新時期城建檔案工作的發展需要。
3.3加強與相關部門的溝通協調
努力爭取建設行政相關職能部門的支持，
為建設工程檔案提供相應的監督和制約保障。比如，通過與質監部門合作，在建設單位移交檔案時，嚴格按手續辦事，做到責任明確。實行建設工程檔案驗收合格制度，并請審批中心協作，使建設單位在工程立項審批時就簽訂責任書等手段，加強與有關職能部門的溝通，爭取他們的支持和配合，加強與各部門之間的信息交流，特別是請規劃、建管等部門共同參與管理和監督城建檔案的收集工作。
3.4加大行政執法力度
依法治檔、健全制度，是城建檔案事業能夠健康有序發展的保障。城建檔案部門，一是要加強現有法律規章及規范性文件的清理修訂工作，根據新情況開展立法工作，確立城建檔案管理工作的行政執法主體的地位，以便加大行政執法力度。二是要加強執法力度的宣傳，提高社會對城建檔案的認識，制定相應的域建檔案管理制度，使檔案管理工作做到有章可循，有法可依。三是對檔案接收過程中個別建設單位存在的不愿移交、拖延移交檔案等問題，檔案管理部門在做好宣傳解釋工作的同時，應嚴格依法辦事，理直氣壯地接收檔案，從而保存了城市建設真實的歷史記錄，為今后城市建設的管理和維護收集了原始性、依據性材料。為了保證工程檔案與工程建設同步進行，保證工程檔案的真實性、及時性、完整性，在行業主管部門的帶領下，還應對在建工程項目檔案進行執法檢查。對不按規定收集檔案的建設單位，在工程竣工驗收后，在規定時間內不移交檔案，或檔案遺失、偽造等現象及時提出口頭和書面的整改意見，對拒不移交檔案的單位，在上報建設行政主管部門后，依照相關法規進行處罰。真正做到有法必依、違法必究、做到依法治檔，使城建檔案工作步入法制化建設的軌道。
4 案例分析：大足縣城建檔案室的實踐與體會
最近幾年，大足縣城建檔案室克服各種困難，采取一系列行之有效的舉措，推動了城鄉建設檔案工作快速發展。2010年，大足縣城建檔案室共接收工程檔案1160卷，涉及工程項目452個，庫存檔案達到13629卷，照片1362張，工程檔案進館率達100％；同時該室還接待檔案查詢利用340人次，提供檔案資料580卷次，最大限度地發揮了城建檔案在城市建設工作中的應有作用。其主要措施有：
4.1加強檔案“專業化”業務指導
針對城建檔案的產生單位，采取主動“請進來”、“走出去”等多種形式，加強業務指導工作。主要從四個過程未強化業務指導：
4.1.1工程開工在辦理建設工程《施工許可》之前我室與建設單位簽訂《建設工程檔案報送責任書》告知相關單位實施城市建設檔案管理的工作程序及步驟，提交資料目錄，講解具體內容與要求，及收集資料中應注意的事項、收集的連貫性和完整性。
4.1.2施工過程中，派專人對該項工程進行跟蹤服務。指導、抽查工程資料的形成是否與工程進度同步、是否真實準確，主要以督促檢查為主。
4.1.3工程完成后的專項驗收時的業務指導，在檔案專項驗收工作中，建設單位形成的資料主要是看前期及各項驗收手續的辦理是否齊備；施工文件主要針對文件內容的“三性”要求即“完整性、準確性、真實性”未審核，對不完善部分一次性告知并及時提出整改意見，工程檔案預驗收合格后方可同意組織工程竣工驗。
4.1.4建設工程檔案接收時的審核，對即將接受進館的檔案主要對其整理上的審核是否達到“兩化”即規范化，標準化。
4.2強化檔案“信息化”管理
4.2.1逐步推進館藏檔案電子著錄
檔案電子著錄是我們實現檔案的信息化管理的第一步，目的在于編制統一的檢索工具，便于檔案信息資源的開發利用。城建檔案的著錄分為：項目級、案卷級、文件級三級。為確保著錄數據的統一與規范，嚴格按照市城建檔案館制定的檔案電子著錄系統進行項目級著錄。
4.2.2積極推行城建檔案數字化
按照《重慶市檔案信息化建設規劃綱要實施意見》，積極推行數字化檔案，督促建設單位填報電子表格，對前期文件、竣工圖紙按相關標準進行掃描，收集和整理聲像檔案。并對形成的數字化檔案嚴把質量關，確保數字化檔案信息資源的質量，為檔案利用環節創造條件。
4.3加大檔案“系統化”開發利用
4.3.1優化館藏檔案，提供齊全可靠信息
一是嚴格控制進館檔案的質量。對接收進館檔案質量嚴格把關，一旦發現不符合歸檔要求的檔案，責令其整改合格后方可接受進館，以確保館藏檔案的質量。二是定期進行檔案鑒定，剔除無保存價值的檔案和到期檔案。
4.3.2加大檔案開發力度，確保檔案信息安全
要建立健全解密制度，把握好開放與保密的關系，嚴格執行制度，加強管理，把檔案信息安全保障體系建設落到實處，嚴把檔案利用審查關。
4.3.3強化服務職能，提高服務質量
為全面開發檔案信息資源，變被動服務為主動服務，一是在服務程序上，變繁瑣為簡便，方便利用者。二是在服務措施上，改變以往“守株待兔”式的被動服務措施，使過去基本處于封閉狀態的城建檔案，向全社會開放采取上門服務、電話服務、電腦服務、現場服務等靈活多樣的措施拓寬檔案利用渠道。為利用者提供多方位的優質服務。
一、城建檔案信息化管理的必要性
城建檔案作為城市規劃、建設和管理過程直接形成的真實記錄，蘊藏著豐富的信息資源，涉及城市規劃、建設和管理等的各個專業部門，載體形式主要有文字、圖紙、圖表、照片、磁盤、光盤及錄音、錄像等。城市管理工作自身具有綜合性、多樣性的特點，做好城建檔案管理工作對促進未來城市建設發展尤為重要，它促使檔案管理要深層次地開發檔案信息資源為城市文化建設服務，通過檔案真實反映一個城市過去的面貌，擴大城市知名度，增強城市市民的榮譽感和使命感。檔案工作要緊緊圍繞城市中心工作，開拓新的服務領域充分利用各種方式方法，廣泛收集各類技術、管理等方面的動態資料編寫不同類型的參考資料，主動選擇、分析、匯總信息資源，提供檔案資料，擴大服務對象和服務范圍，以提高城市文化建設的品牌形象。
開發城建檔案信息是充分發揮城建檔案作用和價值的重要手段。作為城建檔案的存儲介質，目前我國大多數城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等。這些傳統的紙制檔案存儲空間大、維護成本高、查閱不便，難以適應數字化時代的飛速發展，隨著計算機技術尤其是辦公自動化技術和網絡技術的快速發展，產生了越來越多的電子文件，許多工程圖紙也直接以數字化形式存在于電子文件中。而錄音、錄像帶作為聲像檔案的重要組成部分，如何保管和有效利用也是一個值得研究的問題。從構成錄音、錄像帶的檔案看，其載體均為磁性物質，該物質容易受外界環境如空氣、溫度、濕度等的影響而改變，從而影響其壽命。因此，將錄音、錄像帶通過計算機技術轉化為數字化電子文件，延長其壽命是聲像檔案保管利用的最佳途徑和必然趨勢。通過管理內容數字化，新的管理模式采用現代高新技術和數碼信息處理技術對城建檔案的收集、整理、利用各工作環節進行優化，整合檔案信息，優化信息源，實現業務工作標準化、規范化，實現城建檔案資源的合理配置、最大開發利用，實現對檔案實體的保護，方便了利用者，減少了中間環節，也大大方便了網上傳輸，為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質量的城建檔案信息產品，使城建檔案工作更好地為城市的現代化建設服務。
二、城建檔案信息化管理的主要歷程
城市建設檔案工作，是20世紀80年代在改革開放大潮中伴隨突飛猛時宜的城市建設而產生的一項新興事業，20世紀80年代的初創階段、90年代快速發展階段，短短十幾年時間從無到有，從小到大形成了全國規模的城建檔案管理體系，從而徹底改變了過去“管建設、不管檔案，只建設不存檔”以致埋下種種隱患，建設事故屢屢發生的混亂狀態，使城建檔案資料得到妥善保管和開發利用，并在城市規劃、建設及管理中發揮了重要作用，城建檔案館也成為我國城市建設走向科學管理的標志。
隨著高科技在各領域的滲透，90年代末城建檔案開始向現代化管理和信息化建設邁進。跨入新世紀，“數字城建檔案館”成為城建檔案信息化建設的目標和宏偉藍圖，關于“數字城建檔案館”的討論異常熱烈。通過積極的探索與實踐，逐步認識到城建檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，是一個循序漸進的過程。當前，城建檔案管理引入信息技術，改進工作方式和管理模式勢在必行，如何指導和推動城建檔案工作的信息化建設，是新形勢下行業管理部門應該重點思考的問題。為順應時展的潮流，充分發揮檔案工作在城市管理中的重要作用。城建檔案工作，作為國家檔案事業的重要部分，作為城市規劃、建設、管理中重要的信息資源的支持保障，應積極地將現代信息技術與檔案管理技術和方法結合起來，目前國內多數城建檔案館已經啟動了信息化建設工程。
三、城建檔案信息化管理的關鍵環節
檔案的信息化應以現實需要為前提，分階段、分步驟穩妥實施，重點加強對珍貴、重要、易損和利用頻率高的城建檔案和現行公開文件的數字化轉換工作，逐步實現館藏紙質檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數字化，建立數字資源庫。在信息化城建檔案館從理念走向現實的過程中，必須解決好幾個關鍵問題。一是電子檔案的法律憑證問題，電子文件的法律效力等基礎性問題必須有法律依據徹底解決電子檔案的接受與管理問題，否則難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性。二是數字化檔案信息資源的長期存取問題。數字信息載體的脆弱性以及數字信息所依賴的計算機硬軟件的不斷更新，造成數字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。三是統一數字化標準格式問題。檔案信息共享的前提是標準化與規范化，它包括檔案業務管理規范化、檔案館運作規范化、網絡標準規范化、信息交換規范化。全國各地城建檔案館，包括眾多相關信息提供單位，只有大家按照統一標準、格式來進行數字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快城建檔案數字化的進程。
四、樹立城建檔案信息化建設的規劃理念
關鍵詞:城建檔案工作;和諧社會建設;服務工作機制
1城建檔案工作主要內容
城建檔案是指在城市規劃、建設及管理工作中形成的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城建檔案是城市規劃、建設和管理的重要基礎資料,是建設各主管部門依法實施行政管理、行政許可、市場監管和執法監督的重要依據,是抗震防災、應對突發事件的重要信息,也是工程建設、維修養護、改建擴建、審計稽查、維護權益的可靠信息和憑證。城建檔案工作就是圍繞城市建設開展的一系列檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管保護、鑒定、統計、開發利用等,是城鄉建設事業的重要組成部分。按照國務院《科技檔案工作條例》(國發[1980]302號第二十八條,大中小城市都應建立專門的城建檔案管理機構,特別是大中型城市必須建立城建檔案館,收集和保管本城市應當長期和永久保存的基本建設檔案。小城市和縣鎮按照要求,也要建立城建檔案館或設立城建檔案室,并配備專職檔案管理人員。
2城建檔案工作現狀分析
目前,全國80%的縣級建設行政主管部門設立了城建檔案室(館),大中城市普遍建立了城建檔案館,負責收集、保管和提供利用本地區形成的城建檔案,相當一部分城建檔案館(室)被賦予“城建檔案管理處(辦公室)”職能,指導監督本地區城鄉建設檔案工作,形成了“一個機構、兩塊牌子”的工作體制。許多地方和部門以及建設單位,將建設項目檔案工作作為工程建設的重要內容,納入項目建設管理計劃和工作程序、崗位責任制,逐步走上良性發展的軌道。各建設行政主管部門將工程檔案管理納入規劃許可、施工許可和備案管理程序,普遍推行“一書一證”制度(即工程開工前建設單位要與城建檔案館(室)簽訂《建設工程檔案報送責任書》,工程竣工驗收備案前要由城建檔案管理部門出具《城建工程檔案驗收合格證》),工程檔案接收率達90%以上。城建檔案館(室)檔案數量快速增長,各館配備了相應的硬件設備,如密集架、計算機、掃描儀、溫濕度自動監控設備等,按照國家標準《城市建設檔案著錄規范》、《建設工程文件歸檔管理規范》和建設部頒布的《城建檔案分類大綱》、《城建檔案保管期限與密級劃分》等一系列技術規范整理檔案,檔案規范化、現代化、信息化程度大大提高,村鎮建設檔案工作開始起步,各地積極貫徹《城市地下管線工程檔案管理辦法》,初見成效。
湖南省株洲市城建檔案館(城建檔案管理處)2004年晉升為“國家一級城建檔案館”;縣級城建檔案館(室)在各級領導的高度重視和支持下逐步發展壯大。醴陵市2006晉升為省一級城建檔案館,攸縣設立專門的城建檔案館,株洲縣、茶陵縣、炎陵縣等建設局設立了專門的檔案室。無論是人員配置、庫房建設都相應的增加和擴大,整個縣(市)館藏由原來的幾千卷上升到3萬余卷。
我國已進入全面建設小康社會和構建社會主義和諧社會的新階段,各地各部門正全面落實科學發展觀,統籌城鄉發展,開展社會主義新農村建設,推進城鎮化進程,在這種形勢下,城市建設事業將獲得前所未有的發展,對城建檔案工作提出了更高的要求。城建檔案工作面臨新挑戰,出現了新的問題和不足:城建檔案的服務效能有待提高;地下管線工程檔案管理滯后;信息化、數字化建設步子不大,建設檔案工作仍然停留在“收集保管型”,沒有實現向“信息服務型”的根本轉變。
3創新工作機制,積極為城市建設和經濟發展服務
挑戰意味著機遇,問題就是機會。我們必須抓住機遇,解放思想,與時俱進,創造性地開展工作,建立城建檔案信息資源主動服務工作機制,把城建檔案工作推向新境界,使之在社會主義和諧社會建設中取得突破性進展。立足構建社會主義和諧社會對城建檔案工作的要求和當前形勢,努力創新城建檔案工作機制,積極為城市建設和經濟發展服務,我認為應做好以下幾點:
3.1抓好重大建設項目檔案工作,加強對重要數據的收集,將城建檔案館(室)建設成為城市建設重要數據的備份中心。
積極實施重大建設項目檔案工作全過程管理,即以項目法人為管理核心,以納入合同為管理依據,以監理控制為重要手段,在檔案行政管理部門、專業主管部門、城建檔案部門及項目建設、設計、施工、監理單位全方位參與下,實施事前介入、事中控制、事后稽查、驗收把關的全過程控制的新的重大建設項目管理模式。國家對城市防災抗災,應對突發事件和反恐怖等工作十分重視,各城建檔案館(室)應緊密配合有關部門預防和應對城鄉突發事件,一是做好重要工程包括重要建設、地下管線、人防工程、防洪工程等檔案的收集管理;二是加強與政府公共安全和應對突發事件機構的合作,做好重點檔案的備份和安全保管,建立緊急情況下重要工程檔案的利用機制和受損恢復機制;三是加強對重要工程檔案的研究分析,為制定應急預案和搶救方案提供及時準確的服務。
株洲市城建檔案館在抓好重大項目檔案工作方面取得了一定的成效。通過加大業務指導工作力度,工作人員經常性地深入施工現場,跟蹤服務,及時介入,多方協調,進行業務指導,確保了資料收集的完整性和及時性。2001年至2006年,全市共辦理竣工驗收備案項目1591項,重點工程210項左右,僅2005、2006年共收集重點工程檔案約4000卷。6年來新增入庫檔案約38000卷,為全市城市建設發展做出了一定的貢獻。
3.2加強地下管線工程檔案的收集管理,將城建檔案館(室)建設成為本地區地下管線工程檔案信息中心。
地下管線是城市的生命線。2005年建設部136號令頒布了《城市地下管線工程檔案管理辦法》。各級建設部門要建立配套政策措施,納入行政審批環節,把《辦法》所規定的查詢制度、告知制度、竣工測量制度、檔案移交制度、預驗收制度、檔案動態管理制度、責任制度等,納入規劃管理、施工管理、備案管理相關環節,建立起各部門、各行業加強協調、分工合作、密切配合、資源共享的地下管線檔案信息管理體制和運行機制,保證各類地下管線檔案信息及時移交,借助計算機、網絡技術等現代化管理手段,建立城市地下管線信息管理系統,為城市建設提供高效優質服務。
2004年,長沙市城建檔案館通過省、市人大出臺了《長沙市城市地下管線工程檔案管理條例》,通過行政執法和地下管線工程檔案業務指導以及檢查督促,推動了地下管線工程檔案工作全面發展。目前,全市包括引水、供水、排水、燃氣、通信、電力等專業管線工程檔案都做到了業務指導到位、檔案編制規范、收集工作有力、報送移交及時;2005年至2008年共接收各類管線工程檔案4000多卷;并根據城市隧道工程、輕軌工程的發展,適時跟進,出臺了一系列規范文件,主動提供優質服務。特別是在地下管線檔案信息中心建設方面,長沙館自2006年以來,通過市財政投入3370多萬元,完成了“長沙市地下管線信息化工程(一期)”,實現了地下管線信息的動態管理,把長沙市城建檔案館打造成了城市規劃、建設和管理以及長沙市經濟社會數字化發展的基礎工作平臺,充分展示了城建檔案工作在城市建設和經濟發展的作用。
3.3推進城建檔案工作信息化,實現由“收集保管型”向“信息服務型”的轉變。
當前我國信息化建設正在進行戰略轉型,即從信息技術階段轉向信息資源階段,從基礎設施建設階段轉向深入應用階段,從數量建設階段轉向質量建設階段,從粗放配置階段轉向集約經營階段。檔案是國家的基礎性原生性信息資源,檔案部門是信息資源大戶,檔案工作從本質上來說就是信息化工作,面對國家信息工作戰略轉型,檔案工作特別是檔案信息化工作必須轉變工作思路,把重點轉移到加快檔案信息化資源建設,發揮檔案信息資源的重要作用上來。
當前多數城市采用計算機管理系統對城建檔案進行管理,不少城市開設了局域網,有的開始建設數字化城建檔案館,但各地發展極不均衡,距離社會主義和諧社會對“信息化服務”的要求甚遠。各城建檔案部門一定要認清形勢,居安思危,積極應對,國家檔案局、國務院信息化工作辦公室于2006年9月聯合啟動了檔案信息資源開發利用試點工作。試點確定了6個方面主題和16個試點單位,其中沈陽市房地產檔案館與另外兩家單位聯合承擔“檔案信息資源社會化服務”的試點任務,要求對利用信息化手段、采取不同運行機制、運用多種形式對檔案信息資源進行深度開發、提供社會化服務等方面工作進行探索實踐、總結歸納。各城建檔案部門應主動融入對接全國檔案信息化工作,努力把城建檔案館(室)建設成為本地區建設信息資料中心。“十五”期間,株洲市城建檔案館先后投資60余萬元,用于聲像設備和計算機信息化建設。安裝了局域網,開發了“城建檔案信息系統”,建立了株洲市城建檔案信息網站,逐步實現了城建檔案收集、管理、利用、統計的現代化,結束了手工操作和人工查閱的歷史。建館以來,共接待查閱利用者36980人(次)、查閱檔案35019卷,復制資料50000余份,為城市建設、重點工程建設提供了大量的基礎資料,也為全市各行各業及人民群眾改擴工程、解決糾紛、補辦手續、史志修編、新聞宣傳等提供了大量服務,創造了可觀的經濟效益和社會效益。
3.4抓好村鎮建設檔案工作,為社會主義新農村建設服務。
總理在今年的《政府工作報告》中提出,要切實把國家基礎實施建設和社會事業發展的重點轉向農村,大力加強農村基礎設施建設,加快農村水利、道路、電網、通信、安全飲水、沼氣等設施建設,集中力量用兩到三年時間基本完成全國大中型和重點小型病險水庫改造。各地建設規劃部門必須加強與檔案、民政、農業等部門的合作,將村鎮建設工程檔案管理納入三農工作、村鎮建檔工作,進一步納入村鎮建設工程規劃管理、施工管理、備案管理程序,保證村鎮建設檔案的收集、保管和開發利用。
對株洲市各縣(市)村鎮建設檔案工作來說,一是要進一步建立健全工作機構,提高工作人員素質。特別是在鎮一級,一定要指定專人負責,目前鎮域規劃建設發展很快,建設檔案工作要跟上新農村建設步伐,不能留下空白。二是要進一步加大投入,提高硬件配置,落實工作場地和檔案保管庫房,配備必要的工作設備設施,改善技術工作條件。三是要進一步爭取領導重視,努力用好地方政策,以有為爭有位,不斷打開工作局面。四是要進一步營造城建檔案工作一盤棋的工作氛圍,加強市、區縣(市)、鎮建設檔案工作聯動,建立信息員隊伍和工作網絡,開展業務培訓,加強橫向交流,增強建設檔案工作為社會主義新農村建設服務的整體實力和成效。
做好城建檔案工作,服務和諧社會,是我們每個檔案人應盡的職責。認認真真工作,踏踏實實做人,敢于創新,城建檔案事業正如這五月石榴花一樣,將會綻放出艷麗奪目之彩!
目前，一個快速增長且復雜的大數據時代已經來到我們面前，它給城建檔案工作帶來了挑戰，但同時對城建檔案事業來說也是一個發展的機遇。大數據對于檔案工作者而言不僅是項新技術，也意味著思維方式的改變。在大數據時代，通過云計算平臺從海量復雜的數據中挖掘檔案的隱藏價值，將成為城建檔案發展的主旋律。
關鍵詞：
城建檔案；大數據；云計算平臺；檔案價值
當互聯網進入到云時代后，大數據也開始引起人們的關注。2012年3月22日，美國總統奧巴馬宣布將投資2億美元用于發展大數據相關產業，并把大數據比喻為“未來的石油”，由此可看出大數據在未來社會發展中的重要性。大數據，或稱巨量資料，指的是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。[1](p17)對于大數據的特點，業界概括為4個“V”：第一Volume（大量），據不完全統計，目前全球互聯網用戶每天產生上傳的數據已經達到了22TB以上。[2](p216)第二Velocity（高速），即計算速度快。第三Variety（多樣），指數據類型繁多，包括我們日常接觸的文字，圖像、地理位置信息以及購買商品記錄等等。第四Value（價值），雖然大數據的價值密度低，但是挖掘出的價值含金量高。現在商業、經濟以及其他領域中，有許多決策與方案是根據挖掘大數據中的信息來制定的，這就是大數據的價值所在。
一、大數據帶領城建檔案建設進入新的時代
2013年1月29日，住房和城鄉建設部公布了首批90個智慧城市的試點，由國家統一規劃和施行的智慧城市建設正式起步。[3]江蘇省住房城鄉建設廳也加強了建設工程電子檔案與聲像檔案編報的指導工作，督促建立數字城建檔案館。隨著智慧城市的建設發展，各項建設工程形成的檔案資料急劇增加，與此同時社會也在要求城建檔案部門能較好地應對相關的需求變化。巨量資料，大需求推動著城建檔案的收集、整理和利用工作進入大數據時代，[4]其中檔案信息化是實現大數據管理的基礎工作。目前大部分城建檔案的征集、保管和利用等工作都是以紙質檔案為主，這種檔案管理模式把檔案內容與檔案載體合二為一，這樣的管理效率與檔案利用率都比較低。這些年城市建設的迅猛發展，各項建設工程與基礎設施形成的檔案呈爆炸式增長，對各檔案館的庫房造成了不小的壓力，“脹庫”問題突出。因此將檔案信息化能擺脫傳統紙質檔案的局限，提高了檔案管理和利用效率。此外檔案信息化建設能較好地實現檔案信息資源的高效整合，更大程度地滿足用戶對檔案信息的需求。
二、大數據時代背景下城建檔案發展所面臨的挑戰
受到經濟水平、人才資源等因素的影響，城建檔案的信息化建設發展將經歷一段逐步發展的過程。由于我國各地區發展不均衡，各個地方的城建檔案信息化發展情況有所差異，檔案信息管理技術應用平臺還不十分成熟，這種情況也必然使檔案信息化的建設只能是逐步發展的。[5]另外對于城建檔案信息化與電子聲像文件的編報工作應當建立細致統一的歸檔制度和相應的業務技術標準。目前國家了《建設電子文件歸檔與管理規范》（CJJ/T117-2007），建設部的《建設電子文件元數據規范》等等。這些規范基本上滿足我們日常對檔案接收與管理等業務工作的指導需求，但是要想實現檔案的數據共享與管理應用，相關的標準與規范在具體細節上還應當進一步研究細化，使之進入可操作化層面。除了城建檔案信息技術系統標準需要細化之外，缺少一批信息產業的復合型人才也是制約當前城建檔案發展的重要因素。曾說過決定戰爭勝負的因素是人，而不是武器。因此對于新時期的檔案工作既要建立擁有先進技術的檔案管理系統，也要建設一支具有較高檔案專業理論水平，又具有相當計算機及外語水平，同時又具有一定判斷力、管理能力和決策能力的復合型人才隊伍。[6]
三、初步建立城建檔案的云計算平臺
盡管目前我們城建檔案的大數據建設發展還面臨著許多問題，但大數據已經應用到了生活中的方方面面。要想將大數據技術應用到檔案工作中需要借助云計算平臺，云計算是基于互聯網的相關服務的增加、使用和交付模式，這種模式提供可用的、便捷的、按需的網絡訪問，進入可配置的計算資源共享池（資源包括網絡，服務器，應用軟件等）。從技術上看，大數據與云計算的關系就像一枚硬幣的正反面一樣密不可分。大數據必然無法用單臺的計算機進行處理，必須采用分布式計算架構，因此建設檔案大數據首先要搭建檔案的云計算平臺。
（一）制定相關的檔案數據標準目前各地城建檔案部門開始了初步的檔案信息化工作，但各地標準不一，并且各地部門的數據庫是獨立的。要明確的一個概念是幾個城市的檔案數據不能成為大數據，大數據不僅是大，而且要全面。因此標準不統一既是缺陷，也是一個契機。應當盡早在檔案信息化發展的初期制定詳細的檔案數據標準，規范檔案數據的存儲，處理，傳輸，共享等應用功能，以保證應用的云計算平臺技術能夠符合檔案管理與服務的基本要求
（二）節約初期建設與日常維護成本制定統一的標準與數據模型后，可以逐步建設檔案云計算平臺。云計算是通過使計算分布在大量的分布式計算機上，而非本地計算機或遠程服務器中。基本原理是用戶只需要登錄云計算中心就可以處理存儲在互聯網大規模服務器集群中的數據，并且云計算可以為客戶提供每秒10萬億次的運算能力。有了云計算，各地的檔案管理部門只需要花費較少的投入就可以使用架設在互聯網的云端服務，滿足各部門的數據存儲、分析以及共享等功能需求，不再需要自己購買昂貴的服務器，也不再需要投入大量的人力物力去維護，對于節約社會建設總成本來說這具有良好的經濟效益。
（三）信息共享促進高效利用有了檔案的云計算平臺，可以促進檔案信息的高效整合，進而獲得檔案的大數據，加上云計算自身的超強計算能力，大數據的分析應用才能實現。通過云計算平臺將各項信息有機地整合在一起，然后主動對信息數據挖掘分析，充分利用大數據系統為城市規劃，土地調查以及防范災害等方面決策提供重要的參考價值，提高城建檔案部門的形象與知名度。此外存儲在云端的檔案信息數據兼有異地備份的功能，當遭遇火災、建筑物破壞甚至是地震等高風險事故時，可以通過云端的數據服務器恢復數據，以保障檔案業務的連續性。
四、大數據時代城建檔案的發展與應用
（一）大數據時代帶來思維方式的轉變構建城建檔案的大數據系統不僅僅是滿足檔案數據的存儲與共享，大數據的核心在于從海量的數據中挖掘價值。[7]將簡單而直接的信息共享活動轉換為更為高級的信息價值的共享，即需要對自身所掌握的信息的價值有清晰的掌握和準確的理解。[8]這就要求我們檔案工作者不僅要知道自己管理著哪些檔案，更要了解檔案的作用和服務功能，對檔案利用服務有更加深入的認識，從而發揮城建檔案的“隱藏”價值。在大數據時代背景下，檔案工作者可以運用大數據技術更好地提取檔案信息的價值，更重要的是檔案服務理念的提升，對檔案價值有全面而敏銳的“嗅覺”。
（二）大數據技術能更好地挖掘城建檔案價值當城建檔案的大數據系統建立完善后，我們可以著手分析用戶重點關心的對象，在此基礎上對自身工作做出相應的調整，以便提高城建檔案部門的服務水平，檔案的利用方式也更加豐富。例如檔案工作大致分為征集——整理——保管利用等幾個階段，若我們通過分析用戶檢索檔案信息的相關數據，知道用戶的需求重點則可以對檔案征集范圍進行適當地優化。又比如在進行檔案編研工作時，利用大數據分析掌握社會的需求重點，制定貼近群眾的檔案編研選題，通過共享數據與其他部門合作，優勢互補，提高編研成果內在知識含量和科技含量，爭取打造出滿足社會需求的高水平文化產品。在大數據時代擋案系統中除了大量的文檔之外,還有海量數據,并且數據利用的效果要大于文檔利用效果。
[9]除了自身檔案利用方面的價值，城建檔案還能為城市的發展規劃提供參考。例如我們通過城建檔案的數據相關性來整合部分檔案資源，經過比較和學習各城市的發展建設與規劃理念等等，將整理獲得的數據資料有針對地提供給相關部門，為城市規劃發展獻計獻策，真正實現檔案價值的多樣化。與傳統的統計方法不同，大數據要求的是全樣本分析，數據采集越完整，分析得出的結果越準確。因此在大數據時代，傳統的手工登記電腦匯總的工作模式將失去原有的意義。[4]在檔案大數據系統中，自動服務終端設備或者相應的用戶應用軟件是不可缺少的。當用戶使用自動服務終端或軟件時，相關的應用記錄以及數據都將實時傳輸到信息系統中自動存儲，這樣既提高了工作效率，也保證了采集數據的準確性。從經濟效益與產品實用性等方面考慮，開發相應的用戶軟件（例如手機APP等）是目前不錯的選擇。
五、總結
大數據給我們帶來的不僅僅是技術層面的創新，更是一種思維的革命。大數據的出現講將以復雜模擬為代表的計算型科研范式帶入到以大數據為基礎的數據密集型科研發現的第四范式時代。[10]作為一名城建檔案工作者，我們既要認識到大數據技術對城建檔案未來發展中的重要性，也要認識到大數據時代的到來對城建檔案工作的挑戰。只要堅持科學規劃，合理部署，積極建設，城建檔案工作也能從各種挑戰中主動把握機會，吸取營養，更好地為城市發展助力。
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我國經過幾十年來特別是改革開放以來的快速持續建設,我國在隧道及地下工程領域已得到了很大的發展,至今已建成各類隧道超過7000座,隧道總長度超過4000km,隧道數量和總延長位居世界首位,并且目前仍以每年新建200-300km隧道的速度在增加。
21世紀是我國隧道及地下工程大發展的世紀,據有關專家預測,到2020年,我國將要完成近6000km的地下隧道建設,平均每年約300km。到2010年,國內各種地下工程建設約需巖石掘進機、盾構機約180臺(不包括微型機),年均需求量約為30臺。截至目前,使用的盾構總數約有200多臺次。
集.1城市地鐵快速發展,對盾構需求最多。我國城市地鐵正處在高速發展期,地鐵和軌道交通規劃總長度已超過3000km。目前已建成和在建的數量僅占規劃數量的10%左右,未來城市地鐵建設仍將快速發展。
1.2越江隧道建設方興未艾,對大直徑和超大直徑盾構的需求將有快速增長。至今有10個城市已建或在建20多座盾構法越江隧道。計劃中的越江盾構隧道更多。
1.3城市各種地下管線隧道有待發展,對盾構的潛在需求大。有關專家預測,我國城市的給水、排水、電纜、電訊、熱力、輸氣等隧道工程的長度將超過1000km,其對小型盾構、微型盾構或掘進機的需求量也相當大。
1.4長大、特長鐵路公路及水工隧道增加,對掘進機需求增加。
2盾構法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理存在的主要問題,亟待解決
一是涉及行業和城市多,要求規定不一致。行業涉及地鐵、鐵路、公路、市政、水利水電等;涉及城市目前在建地鐵城市15個。
二是采用的規范不準確。我國各城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理有的依照地鐵、有的依照鐵路、有的依照公路、有的依照水利水電等規范,再結合市政規范來實施,給施工文件與城建檔案規范化管理增加了難度。
三是新參與的施工、監理隊伍多,對我國城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理要求、水平、起點不一,條件各不相同。目前參與盾構施工的單位超過40家,分布于多個地區、多個行業,并且還在增加。
四是更新型的盾構機數量大、類型全、技術含量更高,至今我國使用的盾構機數量已超過200臺次。包括了土壓、泥水、復合式,雙圓等類型,直徑從3m至15.2m等。其施工文件與檔案管理要求有的甚至是空白。
五是檔案意識淡薄。施工企業重施工生產輕檔案管理的現象普遍存在,如,工程技術資料的收集整理,本應始于工程開工,終于工程竣工,卻未能及時列入工作日程,與工程施工不能同步;在工程項目中,平時不重視工程檔案和內業資料的收集整理,一旦得知業主或上級檢查,就搞突擊,臨時補資料,甚至對檔案管理人員反映的問題未引起重視,使工程檔案管理工作處于被動局面。對于工程項目部來講,一般都未配專職人員,而是由項目經理臨時指派缺少盾構施工檔案管理知識的人員兼職,更沒有專門的資料室與相應的設備,往往使應該歸檔的資料分散在專業技術人員手中,很容易丟失或損毀。
檔案質量欠佳,目前大多數盾構施工的工程檔案都存在原始資料填寫的不完整、不及時、不連續;檔案電子文件、電子信息缺漏;部分歸檔資料不具有完備的法律手續等等情況,由于盾構施工檔案多,目前檔案移交工作普遍滯后。難以達到工程竣工檔案向當地城建檔案館移交的要求。
3盾構法在城市過江隧道施工中,提高施工文件與檔案管理水平的途徑
盾構施工的工程檔案是工程項目實施中階段形成的有保存價值的,以文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等為載體的文件資料。它是城市基礎設施建設項目確保工程質量的一個重要組成部分,更是城建檔案的一個重要組成部分。同時,盾構施工是高度機械化的一種施工,每日產生大量的數據,如何對這些海量數據進行有效地歸檔處理也擺在了我們面前。
針對盾構施工工程檔案的重要性及存在的問題,提出了施工文件與檔案管理規范化管理的解決途徑。
一是明確規范,嚴格實施。
2008年3月1日,中華人民共和國住房和城鄉建設部、中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫總局聯合了《盾構法隧道施工與驗收規范》,該《規范》于2008年9月1日實施。因此,盾構法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理工作必須嚴格按此《規范》實施。其次,要主動參照市政基礎設施工程施工技術文件主要項目的統一規定,依照《盾構法隧道施工與驗收規范》,制定盾構法隧道施工與驗收技術文件主要項目的統一規定及表格表式目錄。例如:在《盾構法隧道施工與驗收規范》中,選定盾構法隧道施工工序質量評定項目一覽表,依照《盾構法隧道施工與驗收規范》的要求和盾構法施工的特點,制定每一項目的《工序質量評定表》。
二是用準規范,嚴格管理。
按該《規范》1總則1.0.6條,“盾構法隧道工程的施工與質量驗收除應執行本規范外,尚應符合國家現行相關標準的規定”的要求,針對盾構法隧道施工一般只實施隧道主線的特殊情況,對非隧道主線施工的出入口、隨匝道等,其施工文件與檔案管理則按建設部《市政基礎設施工程施工技術文件管理規定》建城(2002)221號文件的規定要求進行管理。同時,建議中華人民共和國住房和城鄉建設部盡快起草、制定和實施《盾構法隧道施工技術文件管理規定》,統一施工文件表格,以規范盾構法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理工作。
三是提高認識,加強領導
第一是要充分認識盾構施工工程檔案的作用。是要強化設計、施工、監理、檢測、質監、安全等單位的領導和專業技術人員的檔案意識,使他們認識到工程檔案是建設經驗的積累和寶貴的技術儲備,充分開發、利用工程檔案這個寶貴的信息資源,可以為促進社會的技術進步和創造巨大的社會效益和經濟效益。
第二是要健全制度,建立健全工程檔案及內業資料的形成、積累、整理歸檔制度。明確“科學收集、分級管理、統一歸口、定向移交”的具體操作程序;出臺工程檔案的考核與獎懲辦法等,使檔案管理工作真正做到有章可循,有序進行。根據檔案管理的檢查內容和考核評分標準,采取定期考核制度,形成職責明確、獎懲分明的檔案管理激勵約束機制,加強檔案職能部門對檔案工作的指導與監督,把工程檔案管理工作提高到一個新的水平。
四是科學收集,嚴格要求。
其一,科學收集施工資料。盾構施工屬于地下工程施工,許多理論還不完善,施工經驗對同類工程有重要的借鑒作用。由于地下工程未知因素很多,盾構施工會發生一些沒有預計的情況。因此,各地工程質監站、城建檔案館必須加強施工文件與檔案管理工作的業務工作的指導,明確施工文件與檔案管理工作的規范和要求。在工程開工前,議定項目施工文件與檔案管理工作的具體詳細的實施方案。針對盾構法施工中的特點,對工程大部分情況需要用影像記錄、數據記錄,表格的實時記錄。如,對文字、圖表的大小及格式做出明確規定;圖紙附加電子文檔一份保存,便于存儲及查詢。對于盾構機安裝、盾構進出洞、旁通道的施工等關鍵工序,均應采用聲像資料來記錄,并將拍攝內容、時間、格式也應做出相應規定。
其二,檔案工作與工程同步進行。盾構施工由于工程量大,資料數量多,施工時間相對較長,需要配備經培訓合格的專職檔案人員,并做到“三參加”,即檔案人員應參加生產調度會或工程例會,參加工程安全質量檢查,參加工程驗收,檔案資料做到“圖、表、物”相符、數據準確,填寫、審批、簽章手續要完備,無擅自修改、偽造和后補現象,達到完整、準確、系統,符合歸檔要求,使檔案人員了解工程動態,及時收集、整理原始檔案資料。
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[關鍵詞]工程檔案；規范管理；工程質量
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.048
[中圖分類號]G275[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2013）08-0084-02
1 建設工程檔案的重要性
建設工程檔案是指產生于工程建設的活動中，以文字、圖表、圖像、聲音等為表現形式的原始記錄，具有一定的儲存收藏價值。隨著經濟的迅猛發展，城市建設的日新月異，建設工程的數量日漸增加，而形成于工程中有價值的記錄資料也日益累積：有形成于工程建設前準備活動中的批文、巖土勘察、設計文本、施工圖、投投標文件、施工合同；形成于建設活動中的工程竣工驗收資料、審核資料；竣工后相關單位的驗收資料、工程結算資料、竣工圖及后期附加服務的記錄資料等等。這些檔案記錄了工程建設的方方面面，是最原始最真實的文獻資料，在建設工作中有著極其重要的功能。
（1） 一個建設工程完工后必須要接受驗收，而要檢驗工程質量是否合格，其最重要的依據之一就是建設活動中形成的真實檔案和施工管理記錄文件。這從側面體現出工程建設不是兒戲，是要遵循科學，經受考驗的，這也成為了工程質量等級評價機制的一項評判指標[1]。
（2） 工程施工過程中難免會出現一些問題，而當問題日益凸顯、隱患漸漸形成甚至于工程事故突發，調查人員要對問題出現的原因，事故發生的原因進行調查時，則必須從查看工程檔案開始，進而提出正確的處理措施。
（3） 在工程竣工驗收通過后，建設單位還要履行今后的維修、保養、管理服務，因此，建設工程檔案的儲存就是工程享受后期服務的重要參考依據。
（4） 一個建設工程檔案價值不僅僅限于對本工程的貢獻價值，它還能成為其他同類工程建設的“教材”，具有很高的參考價值，一個高水準的工程建設所形成的全面規范的工程檔案將會是同種工程建設的指明燈，其中展現的經驗、可參考的數據，可借鑒的技術水平是新工程建設中收獲的一大筆財富，因此建設工程的檔案是為更大的經濟效益服務的，它潛在的價值是不可估量的[2]。
（5） 如今城市現代化的發展不斷向周邊農村滲透，城市建設步伐日益加快，而城市的科學規劃則需要建設工程檔案提供相應參考依據。一個城市擴建方案的確立、決策的作出都需要從建設工程檔案中獲取原始資料進行參考，有效地利用檔案可以避免城市建設的盲目規劃，減少不必要資金的流失，把資金用在刀刃上，合理配置人員和物資，達成社會效益和經濟效益的統一。
2 加強建設工程檔案規范化管理的建議
（1） 提高認識，建立健全檔案管理制度。工程的建設周期一般需要好幾年，操作復雜，相關聯的部門設置也繁多，每個程序之間幾乎都有聯系，如果檔案記錄過程中相關人員沒有認真的工作態度，那么很多細微的環節會出現紕漏，甚至被忽略，這樣便使得檔案記錄的資料缺少完整性。由此可知，建立一個規范的檔案管理制度是十分有必要的。完善現存檔案管理制度，① 應該設置專業性較強的專業管理員； ② 以甲方代表作為每個工程點一手檔案的形成和收集，確保歸檔材料的完整性； ③ 人員的配置要優先選擇專業性強職業素養高的人員，并且對其做好培訓工作。
（2） 加強業務培訓，落實檔案工作責任制。工程建設的檔案人員和技術人員都必須要有良好的職業素養和業務水平，因此加強檔案工作的業務培訓是推動檔案規范化管理建設的重要一步，要培養這些人員的法律意識，在專業知識培訓外，要讓他們清醒地認識到工程檔案與工程質量的緊密聯系。要提高工程檔案管理的地位，引起有關部門和人員的高度重視，如若忽視檔案文件的管理就要承擔相應責任，在建設單位和工程承包方簽訂的合同中明確承包法人違反檔案管理規定應付的責任，收集整理檔案材料的各個環節要保證全面到位[3]。
（3） 參照標準，使檔案整理更規范化。一套有價值有完整意義的建設工程檔案通常包括以上級的工程審批文件為前提進行立項，通過合法程序征地、對施工地進行勘察測量，繪制圖表、設計施工方案，有關施工的技術和完工后工程質量檢驗的資料記錄等等。為了方便甲方整理檔案資料，加強檔案管理，統一檔案合格標準，建設部根據實際情況制定了《建筑工程文件歸檔整理規范》，這一規范的內容涉及了可歸檔的資料的范圍、檔案符合歸檔要求的質量標準、檔案進行移交和驗收等，規定詳細明確，給檔案工作者今后的歸檔工作提供了便捷和統一的標準，因此，作為檔案管理人員必要牢記此規范，一切工作活動以規范的要求為出發點，同時要發動思維根據具體情況對檔案管理工作進行完善。
（4） 努力實現檔案工作與工程建設的協調發展。工程項目具有持續時間長、涵蓋面廣等特點，因而為了更好地進行工程項目管理，確保工程項目能順利早日完成，作為工程項目的總負責人，要在項目管理時重視工程檔案的管理，努力實現檔案工作與工程建設的協調發展，從而完善工程項目的管理體系。① 工程監理貫穿于工程項目建設的始終，即從建設項目立項開始到建設項目竣工的所有文件材料、例會資料都需建檔備案； ② 將工程文件材料的歸檔工作納入施工單位日常監理范圍，從制度層面確保工程檔案的管理工作更加完善。
（5） 提高效率，加強工程檔案的信息化建設。現代科技日新月異，市場競爭激烈，傳統的工程檔案管理顯然已經無法適應如今的經濟發展，因此，我們必須把注意力轉移到建設工程檔案的信息化建設上，我們要實現信息收集的迅速化，保證儲存的安全，不斷開發更新更先進的管理手段。比如：在各不同檔案信息的交流共享方面，充分應用網絡的優勢，把各個部門納入統一網絡管理體系，實現信息的快速交換、共享，這既可以節省時間也可以獲得大量精華信息。
3 結 語
建設工程檔案是最原始的記錄，包含著豐富的資源信息，是建設工程領域的重要資料文獻。只有不斷地更新加強工程檔案管理的相關制度，制定管理規范，引進先進的檔案管理技術水平，才能順應發展潮流，符合科學的建設標準，促進現代化城市的建設。
主要參考文獻
[1] 賀遠程. 工程檔案管理對促進建設工程質量作用的研究[J]. 中外建筑，2010（11）：89-90.
