時間：2022-12-02 22:25:12
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇數字檔案論文，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【正文】
隨著現代信息技術的迅速發展和大量電子文件的產生，數字檔案館的研究和建設成為我國檔案界關注的熱點。數字檔案館與傳統檔案館相比，有著豐富的數字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優點，使傳統的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應該清醒地認識到數字檔案館存在的缺陷，數字檔案館的建設還存在著諸多的難點和問題亟待深入研究解決。如果對存在的問題視而不見，或掉以輕心，必將給未來的檔案事業留下巨大而無法彌補的遺憾。
1數字檔案的憑證價值問題
檔案的基本價值有兩方面，憑證價值和參考價值，而尤以憑證價值最為重要，雖然，“目前人們對數字化檔案具有參考價值這一點已無疑義，然而，由于一系列技術和立法問題還未解決，數字化檔案目前還不具備法律憑證效力”[1]這無疑使數字檔案的作用大打折扣。因此，確認數字檔案的憑證價值就成為數字檔案館建設中無法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問題：
1.1認識上的問題。數字檔案不具備“白紙黑字”的直觀性，必須依賴特定的計算機設備加以解讀。數字檔案完全脫離了以往人人對檔案“原件”的認識，從而引起人們對其原始性、可靠性的懷疑。而且，有些數字檔案即使載體保存完好，內容亦可能在無形中丟失，它不像紙質檔案那樣載體與內容“一損俱損，一榮俱榮”。數字檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡牘檔案再到紙質檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒有改變其直觀性，而數字檔案的非人工識讀性與其他載體的檔案有著質的區別。要確認數字檔案的憑證價值，恐怕不僅僅是改變觀念的問題，要真正認識數字檔案，確認其憑證價值，可能還需要走很長的路。
1.2技術上的問題。數字檔案是高新技術的產物，它給人們帶來極大便利的同時，也給人們留下了困惑與難題。其一，數字檔案具有易復制、修改、刪除的特點，使得檔案“原件”的概念變得難以確認。其二，計算機硬、軟件技術不斷更新換代，迫使數字檔案必須不斷適應新的“生存環境”，不斷地變換載體、格式，因而無法通過載體、格式的鑒定來判定其原始性。其三，數字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將其輸出，傳統的字跡鑒定技術無法分辨數字檔案的原始性。其四，數字檔案對背景信息和元數據具有很強的依賴性。“電子文件的背景信息常常與文件內容信息相分離保存，一旦失去背景信息，文件的內容即便仍有意義，但也不再具有憑證價值。元數據是電子文件、電子檔案所特有的，“元數據由于其隱含性而易被忽視，而元數據一旦丟失或破壞，電子文件的原始性就會改變。”[2]
1.3管理制度上的問題。“傳統檔案之所以具有憑證價值，在一定程度上取決于嚴格的管理制度”，而目前“從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規范的程序化管理，缺乏嚴格而科學的標準體系和業務管理制度，一些標準、制度雖已制定，但全面推行尚需時日”[3]而且也有一定的難度。
2數字檔案信息的長期存取問題
數字檔案信息的長期存取問題是數字檔案館建設的一個具體而又棘手的難題。“據報道，美國航空航天局在20年前發射的‘海盜’號火星探測器上的計算機中，已經有20%的數據完全丟失，還有大約4000卷的統計數據因存儲的格式模糊無法讀出，程序員也無法保證將其恢復”。[4]數字檔案信息長期存取所面臨的主要問題有：
2.1存儲的介質材料。“現代介質的存儲設備還不可能解決計算機數據存儲問題”。[5]一般說來，磁盤的壽命是3～5年，光盤也不過30年左右，與能保存千年以上的紙質載體相比，其壽命相差甚遠，而且它還要受到溫度、磁場、記錄存儲格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經常使用的5.25英寸的軟盤，現在已經沒有一臺普通電腦可以讀出來。
2.2機讀語言格式。“計算機語言平均每三個月就會問世一種，而語言之間的互換大部分存在問題。很難想象，若干年以后，我們用現行的機器語言描述的數據，還能百分之百的還原”。[6]
2.3對設備的依賴。數字檔案必須依賴于計算機設備才能讀出，這個特征對其長期存取帶來很多問題：“如設備發生故障、系統癱瘓，電子文件就讀不出來；電子文件對其它設備環境的不兼容性，使其只能在某種設備上處理，而不能在其它設備上處理；不同軟件環境形成的電子文件存貯在載體上，有時難以互換；電子文件加密后，不解密就無法識別；技術設備更新時，不及時解決格式轉換問題，也無法讀取等等”。[7]
3數字檔案的失真問題
“檔案數字化工作的生命線在于其能夠保持檔案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，還難以保質保量地完成館藏檔案數字化的任務。如已研制出的OCR掃描輸入技術，其平均識別率是95%。這對于追求最大程度真實性的檔案來說無疑是致命弱點”。[9]數字化的主要方式是掃描加工，在這一過程中造成數字檔案失真的原因還有以下幾個方面：其一，技術參數選擇不當。針對不同色調、紙質和字跡，有時需調整不同的技術參數，如分辨率、明暗度、對比度等，選擇不當會直接影響掃描的質量，造成信息丟失、圖像模糊或產生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復勞動，難免有時失誤。如掃錯檔案或打錯順序，或存錯，或在建索引時鏈接錯誤等，如不及時發現，將直接導致數字化檔案失真。其三，轉換過程中的失真。在進行數字檔案的遷移或在提供利用時，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當，同樣會導致數據發生變化。
4數字檔案信息的安全問題
安全問題是計算機網絡世界最為頭痛的難題，也是數字檔案館中的重大難題之一。數字檔案館雖然被稱之為“館”，但它的存在更仿佛是一個巨大的沒有警察的自由市場，給不法分子帶來可乘之機，主要表現為：其一，計算機病毒。網絡信息安全的最主要的敵人就是計算機病毒。“國外有人估計，現在計算機病毒的傳染每兩個月增加1倍。網絡病毒的泛濫已對計算機網絡系統構成嚴重的威脅”。[10]其二，計算機黑客。由于網絡的加密性和匿名性，使入侵者難以被發現。黑客對信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰，程序設計高手可以篡改系統控制參數。其三，有竊取行為的間諜活動，窺視其機密信息進行復制或擴散。其四，有意破壞，摧毀系統的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產生的不可預知的事件、網絡系統軟件硬件的故障、電子系統故障引發的系統問題等，所有這些，都使數字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。
5數字檔案館建設的諸多技術問題
數字檔案館完全是高新技術、電子設備和計算機網絡技術支撐起來的產物，離開了高新技術的支撐，就沒有了數字檔案館。但是高新技術也給數字檔案館帶來了致命的弱點，真是“成也蕭何，敗也蕭何”。諸多的技術問題成為制約數字檔案館建設的難點。
5.1數字化設備技術條件。網絡系統中的硬件技術之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語音、圖像、影像檔案，以便實現多網互連、高速互訪，實現跨平臺、跨系統、跨語種的互相轉換和鏈接。毫無疑問，足夠的帶寬條件和用戶對網絡信息傳輸的需求將一直是一對矛盾體。
5.2技術難題。數字檔案館是以信息源、網絡、數據庫為基礎的，其相關技術是較復雜較先進并且不斷發展的，它幾乎囊括了計算機網絡技術所需要解決的所有問題，技術密集。如數字化圖像的存儲與壓縮、數據組織技術、信息檢索技術、多語言平臺互換互訪技術、海量信息存儲與調配技術等，既是計算機網絡技術的難關，也是制約數字檔案館建設發展的難題。此外，“數字檔案館的建設和運行需要解決一些特殊問題，為此必須開發應用一系列新技術，如：身份認定、智能檢索、信息隱蔽、數字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術有創新性”。[11]這些技術也都是不容易解決的問題。
5.3技術過時問題。在飛速發展的IT業中，電腦硬件、操作系統、應用軟件及存儲載體等不斷地被新產品所替代，IT產品是真正的“短命鬼”。雖然絕大多數新產品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數在跨越若干年后，舊的數字信息就很難被新的硬件設備和軟件系統讀出。“技術過時”的陰影一直會籠罩著數字信息。專家們提出的解決方案是數據遷移，但遷移卻存在著一個致命弱點，就是每次遷移總會丟失一定的相關信息，這些丟失的信息積累起來會造成數字檔案信息無法準確恢復原貌。
6數字檔案館建設的標準化問題
數字檔案館建設的目的是要使地區檔案館、全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個整體，以實現檔案信息資源共享。這個整體性的數字檔案館事實上是一種基于網絡環境下的數字化檔案信息資源共享的社會檔案館系統，是一個面向對象的分布式的網狀結構模式，是由一個個相對獨立的數字檔案館實體組成的。要對這分散在各地的數字檔案信息資源進行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環境，要有一致的文件格式、統一的著錄標引標準、數據描述標準、元數據標準、全文數據庫標準等等，這些標準也僅僅是幾個主要的標準。“而實際上，在數字檔案館建設中，標準化是一個體系，是一個系統，因此對于我們來說，如何結合我國實際，迅速建立起一個適合我國數字檔案館建設的標準化體系是擺在我們面前的一個迫切需要解決的新問題”。[12]然而，要解決這個問題并不容易，我們面臨著很多問題：其一，一個嚴峻的事實是我國檔案信息系統沒有相應的具體標準可遵循；其二，有些標準規范要超出檔案工作的范圍，如綜合數據處理格式就需滿足跨行業、跨部門的要求。如何統一是一個很麻煩的問題；其三，與整個檔案工作的標準相銜接的問題；其四，與國際通用標準的接軌問題；其五，由于計算機技術更新速度非常快，每次技術設備的更新，都會對原標準產生相應的影響，因而必須不斷適時修訂標準。
7數字檔案館建設的投入與產出問題
數字檔案館建設存在著投入與產出不協調的問題。如果我們把數字檔案館與數字圖書館作比較，會對這個問題看得更清楚。數字檔案館建設投入的費用是巨大的，而且它的建設費用要遠遠高于數字圖書館的建設費用。由于圖書有復本，許多圖書館保存的圖書都一樣。因而國家圖書館和省市圖書館的部分圖書數字化后，其他圖書館特別是中小型圖書館完全可以坐享其成，不必再花費資金重復建設。而檔案館則不行，全國各個檔案館保存的檔案幾乎都是孤本，因而檔案館在用于檔案數字化的費用上要比圖書館多，如，僅檔案館進行數字化檔案目錄的“工作量約是圖書館的35倍”。[13]但是檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數相比卻少得多，“以北京市檔案館和國家
圖書館（原北京圖書館）為例，前者年利用人次約四五千人，后者一年的讀者數不少于二百萬人”。[14]兩者相差400倍。“即使一、二史館和中央檔案館三個國家檔案館的年平均利用人次也不過5960人次”，[15]三個館加起來與國家圖書館相比仍相差100多倍。檔案館的利用長期處于低谷已是不爭的事實，就是建成數字檔案館后，這種情況也不會改變多少，因為檔案信息有保密和時效的限制，有利用者的限制，并不會增加太多的利用者，更不可能趕上數字圖書館的讀者人數。事實上，傳統檔案館本來就存在著投入與產出不協調的問題，只不過未引起人們的關注，但是，數字檔案館的建設卻拉大了這種不協調的距離，使這個問題凸現出來。它也成為擺在數字檔案館建設面前很難解決的問題。
8數字檔案中的經濟問題
與其說數字檔案館是高新技術支撐起來的，不如更實際地說是由巨額資金支撐起來的，因為所有的高新技術和設備都將由資金來兌現。數字檔案館的建設與利用，不論對于檔案部門還是利用者，都有很重的經濟負擔，經濟問題可能是困擾數字檔案館建設的根本性難題之一。
8.1檔案部門方面的問題。
8.1.1數字檔案館建設的費用問題。數字檔案館的建設費用是巨大的，開發一個稍具規模的數字檔案館系統，不論是購買軟件和硬件，還是開發專用軟件，還是館藏檔案的數字化工作，都需要花費可觀的人力、財力和時間，這些都需要有強大的經濟實力做后盾。而數字檔案館的建設說到底，仍是以政府投入為主。但國家的綜合國力不可能在短期內發展到較高的水平。因此，資金短缺是建設數字檔案館的最不好解決的難題。檔案館是公益性和社會性的部門，也不能走“以文養文”、“以館建館”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的數字檔案館存在著投入與產出的巨大反差，即使對利用者收費，數字檔案館也根本不可能收回投資成本。數字檔案館建設的巨額費用對于本來就經費緊張的檔案部門來說是有相當難度的。而對中西部欠發達地區的大部分市、縣檔案館來說，連維持日常工作的經費都成問題，建設數字檔案館恐怕在相當長的時間內都是可望而不可及的。
8.1.2數字檔案館的使用和維護費用問題。雖然數字檔案館的建設費用巨大，但它并不是一勞永逸的。它的維護和使用的費用并不少于初建的費用。數字檔案館就像一個“無底洞”，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運轉。
8.1.2.1平時正常的使用和維護費用。數字檔案館是靠技術支撐起來的，平時正常的使用和維護也需要很大一筆資金才能維持，如通信費、數據使用費和設備維護費等都需要不斷地支出，且費用不低。
8.1.2.2設備更新費用。現代信息處理技術發展迅猛，其軟硬件更新非常快，而在市場經濟利益的強大動因驅使下，更加快了這種更新速度，“錄制、存貯信息的設備、方法及軟件隨著新產品、新方法的問世，正以5-9年的周期更新，新產品、新方法的不斷問世，必將導致原有設備及軟件的淘汰”[16]。數字檔案館要維持正常使用，也必須不斷地更新設備和軟件，但要更新設備和軟件，卻又要花費大量的資金，而且是每隔幾年就要又投入一次。
8.1.2.3數字檔案信息長期存取使用的費用。正如上文所述數字檔案信息長期存取是數字檔案館的一個具體而棘手的難題。而數字檔案館又必須使用數字檔案信息，專家們給出了一個不得已而為之的方案，就是不斷地使數字檔案信息遷移轉錄。但是遷移轉錄的費用是相當可觀的和不可預知的。一般檔案館能否承受這不斷遷移轉錄所需的費用，也是一個既不可預見又不容易解決的難題。
8.1.3向利用者收取數字檔案信息利用費的問題。檔案法規規定檔案館向社會提供利用檔案，可以收取費用。數字檔案館建設投資大，收取一定的費用也是應該的。但是，如何制定收取利用費的收費制度，如標準、數量、繳納程序等，也是數字檔案館建設的難題之一。
8.2利用者方面的問題。利用者的經濟承受能力，也是影響和制約.數字檔案館建設發展的問題之一。數字檔案館需上網閱覽，從目前我國上網所需資費來看，每小時的費用是發達國家的10多倍，而用戶的平均收入又低于發達國家的若干倍。我國80-90%的用戶認為網絡收費過高，通信費難以承受。再一點是下載檔案信息的打印費用，盡管并不是要將所有下載的檔案信息打印出來，就是部分打印也需要承受可觀的打印費。如果再加上數字檔案信息使用費，這些費用加在一起，將會相當高。必將影響利用者對數字檔案館的使用，也將使數字檔案館的建設失去應有的作用和意義；
9數字檔案館法律法規方面的問題
數字檔案館建設中會涉及到許多法律問題，而這些法律問題恰恰又是亟待解決而又難以一時解決的問題。
9.1檔案法規方面的問題。面對數字檔案館產生的新情況、新特點.檔案法規中的一些內容已不適應，而要解決起來仍有一定的難度。如對利用者的身份認證問題，在網上進行借閱限定和身份認證不僅增加技術難度，而且還要增加開支。而對外國利用者來說，由于限制得更嚴格，在網上操作更加困難。數字檔案館是開放的，是不受國界限制的，數字檔案館建設的初衷就是實現檔案信息的社會共享。但如果取消身份認證，那么就等于中外利用者都一樣沒有限制。因此，真要修改完善檔案法規，兼顧到方方面面，還是有相當的難度。
9.2著作權、知識產權、隱私權的保護問題。在數字檔案館的環境下，由于檔案信息通過網絡進行傳遞，它極容易被獲取、被復制、被傳播，對利用者控制的難度加大。原來意義上的著作權、知識產權、隱私權的保護方式對權利人已無法提供有效的保護，著作權、知識產權和隱私權很容易被侵犯。因此，如何對檔案著作權、知識產權和隱私權進行有效保護成為數字檔案館建設面臨的一大挑戰。從技術上說，真正切實可行的保護技術，目前尚屬于極其薄弱的環節。從完善相應法律法規方面說，目前進展緩慢，尚有許多難題不易解決。
9.3數字檔案的法律效用問題。對于數字檔案的法律效用問題，它是數字檔案館建設中一個不能回避的特殊難題。要想讓它得到法律的認可，恐怕還需要相當長的時間。而“如果電子檔案的法律憑證問題得不到解決，數字檔案館的數字化館藏也就失去了利用的價值、存在的意義”。[17]
10數字檔案館的基礎理論問題
數字檔案館的建設必然要受到數字檔案館理論研究的影響和指導。目前，對數字檔案館的研究還處于起步階段，許多認識不相同，統一尚需時日。而且有關數字檔案館的一些基礎理論問題，都是一些不易解決的難題。
10.1數字檔案館的概念問題。自從數字檔案館概念出現以來，“關于數字檔案館的認識并不統一，其定義就有數十種之多，勢必會造成對數字檔案館建設方向把握上的不一致”。[18]觀點不一樣，建設的數字檔案館就不一樣，建設的難易程度、工作流程、服務功能、配套措施、系統邊界和社會影響等等也都會截然不同”。[19]而統一認識或基本統一認識都非一日之功。但這個問題不解決，將對數字檔案館的實踐產生不利影響。
10.2數字檔案館的系統邊界問題。“數字檔案館支持以網絡連接的相關檔案部門的數字化館藏，能夠提供分布于不同地區的檔案信息。然而信息網絡的一個重要特征就是鏈接，這種在技術上可以無限鏈接的情況下，就涉及到了系統的邊界問題”。[20]數字檔案館系統邊界的界定決定著數字檔案館所擁有的功能特性。同時也決定著數字檔案信息在信息中的地位。然而，“在圖書館情報學界，人們討論數字化圖書館時有種傾向，認為因特網就是一個數字圖書館，任何人都可以到這個無所不包的圖書館中查閱文獻、學習知識、合作交流甚至著書立說。這就把數字圖書館的地址空間和信息資源空間定位很廣，其系統邊界也無所不包。它不僅包括了書目文獻管理、信息網絡信息資源的組織與作用，甚至包括檔案館和博物館的信息內容，因此建設規模異常龐大”。[21]數字圖書館的這種“擴張”，使本來就處于“弱勢”地位的檔案信息的地位更加岌岌可危，如果不對數字檔案館的系統邊界給以恰當的界定，并采取相應的技術措施，那么，在不久的將來，數字檔案館將會消失在數字圖書館的海洋里，成為數字圖書館的一部分。
10.3數字檔案的概念問題。數字檔案是數字檔案館生存的基礎。但是目前對數字檔案概念的認識卻并不統一和清晰。其一，對數字檔案概念的研究并未引起檔案界太多的關注；其二，一些對數字檔案概念的認識，大部分都是以傳統的檔案概念為基礎的，仍舊把數字檔案當作電子文件的轉化物來認識，無非是傳統檔案概念在數字時代的翻版。這里暫不說傳統的以文件為屬概念的檔案概念本身就有許多可商榷的地方。單說在數字信息時代文件的概念、檔案概念和其他信息的概念都會受到影響而發生變化，它們之間有互相融合的趨勢。如何區分它們將變得越來越困難。在數字時代的信息網絡環境下，數字文件、數字檔案、數字圖書、數字情報、數字資料、數字文獻籌有什么不同？如何區分它們？如果不能把數字檔案從這些其他數字信息中區分出來，那么數字檔案的概念的存在就將走向消亡，而在數字檔案概念基礎上建立起來的數字館大廈也將隨之傾覆。因此，必須把數字檔案概念從其他數字信息中區別出來，數字檔案館才能生存。但這是一道擺在我們面前的并不容易找到答案的難題。
【參考文獻】
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17譚zhēng＠①培.數字檔案館建設面臨的問題及其對策.浙江檔案，2002;3
18朱蒙生.傳統檔案館向數字檔案館跨越所面臨的問題.中國檔案，2003;3
關鍵詞 數字檔案館 信息資源 質量管理
中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A
我國在數字檔案館信息資源研究的方向上，具有以下特點：
對數字檔案館的理論研究主要是關于數字檔案館信息資源、資源建設、資源管理、資源服務、資源共享、信息鑒定、知識產權等，但是對數字檔案館信息資源的質量管理卻鮮有涉及。
一、數字檔案館信息資源建設。
（一）數字檔案館資源建設概念。
張志云認為：數字檔案館信息資源具有狹義和廣義之分。廣義意義上的數字檔案館是指納入數字檔案館建設范疇的一切信息資源，包括數字化的檔案信息資源、其他相關信息網絡上的檔案資源以及與數字檔案館相關的人員信息、技術信息、信息系統等；狹義意義上的數字檔案館信息資源僅指數字化的檔案信息資源及與之相關的其他信息網絡上的檔案信息資源等。從國內已有的研究成果來看，大部分學者采用廣義的數字檔案館信息資源概念。
（二）數字檔案館實體資源建設。
一般認為，數字檔案館信息資源的來源主要包括館藏傳統檔案的數字化、電子文件的歸檔和網絡信息資源的采集三個方面，張立新，劉雁則提出：還應包括專業的數字檔案館信息資源庫產品。
（三）數字檔案館智能信息系統建設。
張志云主張采取超媒體數據庫方式進行數字檔案館信息組織，且認為信息組織的內容包括信息資源的描述、信息資源的序化和信息資源的整合。康粟豐、何嘉蓀則認為：對集中式和分布式存儲的具有多樣性、異構性的電子文件進行集成管理并且確保其長期有效；數字檔案館還應具備強有力的、能夠建設專題檔案信息資源庫和進行管理的編研工具；對電子文件保管處置的業務流程進行智能化處理；實現對分布式、異構信息資源的跨庫檢索；以用戶為中心的網絡信息服務。總之，數字檔案館應是具備“收集、管理、存儲、利用”等功能的數字檔案智能信息系統，實現檔案管理各業務環節的自動化、網絡化。
二、檔案質量管理的定義、特點及內容
國內學術界對質量管理在檔案領域的研究主要集中在傳統檔案方面，對于檔案質量管理的定義和特點、檔案質量管理的內容等方面論述較為豐富。
（一）檔案質量管理的定義及特點。
檔案質量管理，是全體檔案人員參加的，以科學方法為手段，充分發揮科學管理和專業技術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系，從而保證高質量的檔案管理。
檔案質量管理的特點已取得一定共識，一般認為包括全體人員參加、全過程控制和科學的手段三個方面。
（二）檔案質量管理的內容。
檔案質量管理應包括檔案質量策劃、檔案質量控制和檔案質量改進；同時應包括提前介入機制、事中控制機制和竣工檔案的編制與驗收。
三、數字檔案管理的現狀
從這些現有研究成果來看，盡管對數字檔案館信息資源質量管理的研究已經有一些零散的研究成果，但從總體上來看，目前國內外在此方面的研究仍處于探索階段，尚未形成系統的數字檔案館信息資源質量管理思想、理論和方法，具體表現在：
（一）數字檔案館信息資源建設重視了量的積累，忽視了信息質量建設。
數字檔案館的的最終目的就是通過信息資源共享，為用戶提供高質量的信息服務，它將通過數據整合、加工、信息服務項目創新等最終為用戶提供服務，故需要提高數字檔案館的信息質量，加強質量控制的手段和方法，使合適的信息在合適的時候以合適的方式傳遞給合適的用戶，從而最終實現信息價值。否則，數字檔案館信息資源只能是一堆信息垃圾。
（二）數字檔案館信息資源質量控制環節薄弱，缺乏有效信息資源質量管理機制。
盡管我國數字檔案館信息生產已具備了一些嚴格的采集、標引、錄入管理規范，但尚沒有信息質量管理機制，缺乏統一的數據交換標準、規范、質量控制和信息服務體系。另外，在實際工作中，由于缺乏標準化和數字化的處理和相應的傳播手段，造成信息資源的準確性、可靠性差，使大量的信息資源無法被用戶便捷獲取，從而影響了數字檔案館信息資源的有效利用。
（三）數字檔案館信息資源建設的法規制度建設滯后，缺乏信息資源質量管理的執行依據。
數字檔案館信息資源在數據生產過程中確實信息質量指導的政策法規，數據產出的形式及容差別很大，導致信息資源質量良莠不齊，許多重要信息資源不能得到有效處理、整合，造成數據資源共享難、集成難。因此，有必要對數據公開與保密、采集、與儲存、共享交換、信息質量監督等方面制定相關管理法規和制度，缺乏這些操作層面的規則容易使信息資源建設無法可依，缺乏信息質量控制的執行依據，影響信息質量監督實施效力。
參考文獻：
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關鍵詞：檔案學；生態學；檔案生態研究；述評；展望
20世紀90年代末，檔案界開始關切檔案生態研究，嘗試從生態學角度分析檔案系列問題，初步提出了相關命題，開了檔案生態研究的先河，為后期檔案生態研究奠定了學術基礎。今天，生態學普遍應用在人文社會科學研究中，成果凸顯。在圖書、情報、檔案領域，利用生態學理論分析專業問題也不再陌生，相關概念如圖書館生態、信息生態、情報生態及檔案生態、檔案信息生態系統、數字檔案館生態系統等被不斷提及并被學術界持續關注，同時，國家各層次相關社科基金也紛紛為此研究立項，支持學術界持續、深入地開展相關研究。為此，本文將在文獻綜述基礎上，梳理并分析檔案生態研究現狀和發展趨勢。
1檔案生態研究發軔
單純從生態學融入人文社會科學的角度觀之，環境問題是人文社會科學引入生態學理論的重要基點。正是在全球化的浪潮中，全球環境問題、地區環境問題等成為人們關注的焦點，生態學思想也恰好進入了人們的視野。由此，環保問題、生態安全問題、轉基因問題、物種問題等，成為生物學家和社會學家共同關注的問題。在此基礎上，相關的交叉學科不斷涌現，相關的交叉研究層出不窮，相關的交叉成果琳瑯滿目。檔案界也正是在此背景下，在信息生態的關注中開始關注并研究檔案生態問題，提出了檔案信息生態、檔案文化生態、數字檔案館生態系統等研究命題，為檔案生態研究開了先河。
1.1生態研究及其應用。生態學（Ecology），是德國生物學家恩斯特•海克爾于1866年定義的一個概念：它是研究生物體與其周圍環境（包括非生物環境和生物環境）相互關系的科學。英語ecology是由希臘語詞匯“Οικοθ”（居住在同一家庭中的人）和“Λογοθ”（學科）組成，意思是“研究居住在同一自然環境中的動物的學科”，目前，已經發展為“研究生物與其環境之間的相互關系的科學”。[1] 20世紀40年代以來，生態學發展迅速，應用廣泛，研究對象與領域不斷拓展，相關分支學科不斷涌現。[2]生態學發展至今，其內涵和外延都有了變化，尤其是隨著全球人口猛增，環境問題和資源問題不斷凸顯，促使當今生態學研究日益從以生物為研究主體發展到以人類為研究主體，從自然生態系統的研究發展到人類生態系統的研究，因此，生態學的定義應當反映這種變化，把研究人與環境的相互關系包括在內。為此，在集成眾多生態學研究成果的基礎上，鄒冬生、高志強認為，當今生態學可以定義為：生態學是從系統的高度，研究生物與其環境之間相互作用關系的科學，其中的生物包括人類、動物、植物和微生物，而環境則包括自然環境、人工環境以及社會經濟環境；[3]曹湊貴認為，生態學可定義為“研究生物生存條件、生物及其群體與環境相互作用的過程及其規律的科學，其目的是指導人與生物圈（即自然、資源及環境）的協調發展”。[4]
20世紀80年代以來，隨著全球化的推進，生態問題成為全球問題之一，生態學也從誕生時的生物學范疇衍生到政治、經濟、文化、社會領域，尤其是在政治學與經濟學領域，生態學的應用可謂百花齊放，各類成果不勝枚舉。筆者認為，生態學由自然科學進入人文社會科學，最大的功效是為人文社科提供了思維導圖，使人們嘗試運用生態學理論從觀察自然界轉移到觀察社會生活，如企業生態、政治生態、社會生態以及文化生態等。其中，生態位理論尤為明顯，生態位概念揭示的是生態個體、種群和物種生存與競爭的普遍規律，該理論20 世紀80 年代開始被引入社會科學研究的領域，成為研究人類社會巨系統中的一個分析工具。[5]
1.2檔案生態研究。檔案生態問題，不言而喻，正是借用生態學理論和思想，參考其他人文社會科學的研究成果，積極地將生態思想引入檔案學研究領域的專業學術研究，根本目的，是在拓展檔案學研究視野基礎上，為檔案事業的發展出謀劃策或者是提供思維導圖。而如何去實現，如何去選擇生態學的理論，怎樣使得生態理論和思想與檔案研究之間取得關聯等，這便是檔案研究者、檔案從業者需要面對和思考的直接問題。隨著生態學知識在圖書情報檔案界的應用，除圖書館生態、信息生態、情報生態研究外，檔案生態研究也業已初步展開，并取得一定成果。據筆者通過中國知網以“檔案+生態”為關鍵詞，以“題名”為限定條件進行檢索統計，截至2011年8月，顯示相關文章98篇，與檔案生態研究直接相關文章近20篇，其中，有關檔案信息生態系統研究最能體現檔案生態研究之思想，不僅積極引用借鑒生態學知識思考檔案問題，在此基礎上，提出了檔案信息生態系統理念，為學術界認識和研究檔案問題奠定了基礎。據統計，在目前有關檔案生態研究的文獻中，明確提出“檔案信息生態系統”的有3篇，分別為薛春剛《檔案信息生態系統的平衡與檔案事業的可持續發展》、種金成《檔案信息生態失衡問題研究》 [6]及葛翠玲的《檔案信息生態失調原因探析》[7] ，其中，薛春剛一文[8]對檔案信息生態系統進行了初步界定：它是指以實現檔案信息的產生、積聚、傳遞、開發、利用等為目的，具有特定的結構和秩序的由各種要素組成的相互關系的總和，其組成要素有人、信息、設備及指導其運行的檔案學術理論等。并指出，理想的檔案信息生態系統應該是平衡的、穩定的系統，是“人造系統”、“開放系統”以及“動態系統”，突出強調人、信息傳遞、環境變換在檔案信息生態系統中的表現。
目前，生態學理論和知識在學術研究領域得到廣泛應用，成為跨學科研究的典范之一。借鑒生態學知識開展專業研究，不僅適用于歷史學、經濟學、社會學等傳統人文社會學科，也同樣適用于新興社會學科。盡管檔案生態研究業已開展了初步研究，但不可否認的是，檔案生態研究仍然處于起步狀態，但研究的問題深度不夠，成果不多，有關專著更是鮮見。為此，筆者以為，擺在檔案生態研究面前的首要問題，是進一步推動檔案生態研究的開展，使得檔案生態研究在廣度與深度上同時得到提高，即有更多的人參與檔案生態研究，更多的成果體現檔案生態研究，更多的問題驅動檔案生態研究。
2檔案生態研究現狀
通過“檔案生態研究發軔”的論述，我們對檔案生態研究的主題有了基本把握，也對檔案生態研究的前因后果有了初步認識，為今后檔案生態研究提供了參照。接下來，筆者將以傳統文獻綜述的方式詳細分析檔案生態研究現狀，為檔案生態研究的未來提供系統的文獻梳理和問題導向。
2.1文獻回顧。檔案作為社會存在一分子，檔案工作作為社會工作的重要組成部分，檔案與生態有自然的內在關聯，實際上，我們從傳統檔案管理實踐來看，作為檔案管理重要內容之一的“檔案保護”問題，其實，涉及諸多自然科學知識，尤其是生物學知識和傳統生態理念，這在《檔案保護技術學》這門課程上得到鮮明體現。同時，告訴我們，利用生態學知識開展檔案保護工作，也是檔案事業建設與發展重要手段之一。前文中，筆者通過中國知網檢索統計，截至2011年8月，顯示相關文章98篇，其中，與檔案生態研究直接相關文章近20篇。而在國家社科基金立項層面上，金波教授《數字檔案館生態系統研究》課題、卞昭玲教授《信息生態學理論與我國居民電子健康檔案管理研究》課題，分別在2008、2010年度獲得立項研究。通過分析檢索出的文章，我們發現，檔案生態研究起步于20世紀90年代末期，其中，《利用農業科技檔案為生態農業建設服務》[9]一文，是檔案界最早從生態角度開展檔案研究的專業論文，作者從檔案的角度，分析了農業科技檔案為生態農業建設服務的系列問題，盡管，不是我們所說的檔案生態研究，但對我們后期開展檔案生態研究具有啟發意義；而《檔案信息生態系統的平衡與檔案事業的可持續發展》[10]一文，應是檔案生態研究的開山之作，該文旗幟鮮明地從生態學角度探討檔案信息生態問題，并首次從生態系統的高度，認識檔案事業可持續發展問題，誠如其文所說，意在“著重探討影響檔案信息生態系統平衡的諸因素，及保持和恢復檔案信息生態系統平衡的途徑”。
新世紀以來，在上世紀末研究基礎上，生態思想進一步被檔案學界借鑒和引用。有人撰文提出建立“生態檔案館”，[11]當然，這純粹是從建筑生態的角度認知檔案館建設低碳、環保問題，是傳統檔案保護技術研究的傳承；有人提出，要關注“檔案生態位”， [12]分析了檔案作為社會信息群中的一個子系統，在社會信息系統中獨樹一幟的原因，指出，“檔案，作為社會信息群中的一個子系統，……以它的真實性、開發性、系統性、滯后性等特點，區別于其他信息，而在社會信息系統中獨樹一幟，并由此，形成它獨特的‘生態位’――司法工作的憑證，戰略決策的依據，科學研究的參考，宣傳教育的憑據等”，雖然文章較短，但“標題黨”效應明顯，明確地將處于生態學核心理論之一的“生態位”理論引入檔案學研究，并提出“檔案生態位”問題，至今不乏參考意義。事實上，這已經涉及檔案與其他事務之間的生態生存問題，可以說，已經很“生態”了；有人提出“生態式思想與檔案館管理制度”，[13]此文已經將生態思想貫徹深入到檔案管理制度層面，具有一定的研究深度；還有提到“我國檔案業務工作環節的生態學考察”，[14]此文引入生態式管理理念，可以彌補傳統“科學管理”的不足。生態式管理追求管理的整體功效，向一切等級制挑戰，它使人生發新的潛能，使檔案工作可持續發展，這已經從檔案業務環節內部開始了檔案生態考察，為我們全面認識檔案管理工作開啟了新的分析視角；同時，將文化生態有關理念引入檔案學研究，也成為新的研究增長點。《從文化生態學視角看檔案文化市場的構建》[15]、《文化生態與中國傳統檔案文化》[16]、《文化生態對中國傳統檔案文化的影響》[17]以及《試析檔案文化的社會生態系統屬性》[18]等文，這些研究，已經集中體現了檔案文化生態研究的初步成果。《數字檔案館生態系統的建構》[19]一文，通過生態學的理念，全面引入到數字檔案館的研究中，把數字檔案館作為一個有機的生態系統，系統分析數字檔案館生態系統各生態因子及其相互關系，建構數字檔案館生態系統結構模型，為數字檔案館建設與研究提供參考。而本文也正是作者主持國家社科基金“數字檔案館生態系統研究”（編號08BTQ040）的項目成果之一。而作者近年來以課題為支柱，已經指導多篇有關數字檔案館生態系統研究的碩士學位論文，有數字檔案館生態系統環境、結構、保障機制、運行機制以及評估等系列研究。南昌大學張東華則在《數字檔案館信息生態平衡及其策略研究》[20]一文中，論述了保持數字檔案館信息生態平衡的意義，分析了數字檔案館信息生態失衡的表現及原因，并提出了保持數字檔案館信息生態平衡的應對策略。
2.2研究述評。縱觀上述文獻回顧和分析，我們看出，目前，檔案生態研究還處于起步階段，相關研究成果還不是很多，尤其是專著除了傳統檔案保護技術學教材外更是鮮見。從國家社科基金的立項來看，反映了檔案生態研究在檔案學學術領域受到重視，且相關課題也被提到國家層面，需要開展深度研究以解決實際問題。從已有的成果分析來看，我們認為，主要研究突出表現在初步的借鑒層面，缺乏深度的專業研究且研究層面比較分散，呈現零星研究狀態，缺乏系統深度研究層次。可喜的是，近年來，國家社科基金已持續關注檔案生態研究，相信隨著這類以課題為中心的檔案生態研究，將會呈現出不一樣的成果。
筆者以為，借鑒生態學理論研究檔案問題、探索檔案發展等，這其實是涉及學科嫁接這一基本問題，不算創新。若想提升至創新層次，迫切需要直面“如何選擇、如何關聯”問題，進而回答“如何實現”，即通過學科嫁接或者理論嫁接抑或思想嫁接，最終是“為我所用”，使生態理論為檔案事業作“嫁衣裳”。雖然，檔案生態問題客觀存在，但實際上，檔案生態卻仍是個新生問題，相比相關學科而言，我們的交叉研究剛剛起步，我們的專業關注還很薄弱，我們的專業視野還很狹窄。為什么說客觀存在？我們知道，生態問題與環境之間息息相關，檔案與環境之間關系也很密切，相關的研究也很多，但缺乏理論深度和社會高度，生態學的問世及應用為檔案與環境研究提供了理論視角和思想路線。作為新生問題，只緣從生態學視野關注、研究檔案問題的太少，已經提出的檔案生態問題聲音太弱，迫切需要檔案人開始高度關注，積極研究，充分應用相關研究成果，形成檔案生態理論和思想，促進檔案工作發展。
3檔案生態研究展望
檔案生態研究，盡管在20世紀90年代末業已開啟，在新世紀初得以全面展開，并在國家社科基金立項課題層面進入深入研究序列，可見，生態學與檔案學之間的關聯研究，業已獲得了國家層面的認可。但從目前的研究成果來看，相關深度研究仍然缺乏，其研究空間仍然廣闊，需要學人在前期研究基礎上繼續深入研究，不斷拓展檔案生態研究的廣度和深度。筆者以為，在未來檔案生態研究層面，可以從以下諸角度開展研究。
3.1檔案事業生態環境研究。目前，檔案事業發展迅速，特別是在信息網絡技術驅動下，檔案事業發展呈現諸多新特點，如新領域的開拓（數字檔案館的建設與發展所帶來的系列專業問題）、新環境的呈現（檔案事業發展環境需要直面信息網絡技術驅動下的網絡社會現實環境）、新問題的困境（檔案事業在“傳統與現代化”的轉型歷程中出現的各類問題，如檔案信息化、檔案信息資源組織、電子文件的采集與長期保存、數字檔案館等結構與功能等）等，所有這些新領域，均可歸結為檔案事業發展的生態環境問題，需要學術界有針對性地開展專題研究，一方面，從生態學的視角分析檔案事業建設與發展的新問題，另一方面，通過跨學科的介入拓展傳統檔案學研究的范圍。
3.2數字檔案館生態系統研究。實際上，數字檔案館生態系統理念的提出，是基于生態系統的角度觀察與分析數字檔案館系列問題，而提出的跨學科性研究課題。該課題，在金波教授主持的國家社科基金課題推動下，目前，已經取得初步成果。就數字檔案館生態系統研究課題本身而言，我們認為，數字檔案館生態系統理念的提出，是建立在生態系統理論對數字檔案館建設與發展的戰略影響的前提下提出的全新概念，這也是近年來，生態學理論與生態系統理念在人文社會科學領域具體應用的進一步發展。面對未來，數字檔案館生態系統的培育與發展問題至關重要，這不僅涉及數字檔案館的進一步可持續發展問題，且關切到中國檔案事業在政治、經濟、文化、社會等各領域的全面推進與發展。我們可以從生態系統理念的角度，提出數字檔案館生態系統理念，并從戰略上規劃數字檔案館發展，為數字檔案館生態系統的培育與發展指點迷津。可以預見，隨著數字檔案館建設投入的加大和相關研究的深入，該課題將會面對更多新情況，需要學人持續跟進，從生態學、系統學角度進一步研究和分析數字檔案館生態系統相關的各類問題。
3.3檔案文化生態研究。目前，文化生態研究是人文社會科學領域的重要研究內容，據百度百科解釋，文化生態核心思想有三：[21]①廣義指人類在社會歷史實踐中所創造的物質財富和精神財富所顯露的美好的姿態或生動的意態；②狹義指社會的意識形態以及與之相適應的制度和組織機構；③泛指人類在社會歷史實踐中所創造的物質財富和精神財富的狀況和環境。檔案作為人類文明的承載，它自身蘊含著豐富的文化特性，通過文化生態的引入分析檔案文化生態問題。目前，檔案界在檔案生態研究成果中已有初步涉獵，有涉及檔案文化市場研究的，如《從文化生態學視角看檔案文化市場的構建》；有從中國傳統檔案文化角度分析的，如《文化生態與中國傳統檔案文化》與《文化生態對中國傳統檔案文化的影響》以及《試析檔案文化的社會生態系統屬性》。這些研究，已經集中體現了檔案文化生態研究的部分成果，但還有待于進一步展開系統深入研究，從文化生態學視角，深度探討文化屬性層面的檔案及檔案文化與“大文化”、“文明”等關聯命題。從檔案自身文化屬性以及文化生態研究趨勢來看，系統從生態學、文化學等角度，分析檔案文化生態課題具有廣闊的空間，它不僅有利于拓展檔案學自身研究的領域，而且，可以提升檔案學研究的深度，也是傳統檔案文化研究的升華。
3.4檔案生態管理研究。生態管理（ecosystem management，也有學者稱之為“eco-management”），20世紀70年代起源于美國，20世紀90年代，成為研究和實踐的熱門。由于自身的復雜性，生態管理無論是作為理論還是實踐至今仍處于發展中。生態管理的理論基礎非常廣泛，它跨越了生態學、生物學、經濟學、管理學、社會學、環境科學、資源科學和系統論等學科領域。[22]生態管理思想是生態管理理念的集中體現，認為“生態系統是自然-社會-經濟復合而成的系統，對于它的管理與調控，必須在遵循生態學原理的同時，受到社會、經濟規律的調節和制約”，需要通過生態管理思維達到“維持依賴于自然資源的社會經濟修通之間的一種平衡”。 [23]鑒于生態管理在社會領域的廣泛應用，作為從生態學、系統學等多學科角度綜合提出的檔案生態研究命題，生態學自然對其影響深遠，不僅是此概念提出的直接動因，為其進一步發展提供了動力源泉。傳統檔案學學科體系中，檔案管理學處于核心地位，這與檔案管理活動的實踐性以及檔案學起源于檔案管理實踐密不可分。在生態思維大力引入管理實踐的今天，作為管理性特征突出的檔案管理實踐來說，引入生態管理思想具有邏輯的合理性。我們認為，在未來檔案生態研究中，引入生態管理思想滲透入檔案管理實踐具有必要性，借鑒生態管理理論研究檔案管理活動具有實踐的可行性。
檔案生態研究盡管已經起步并有諸多成果問世，但學無止境，檔案實踐也在不斷地變化發展著，需要學界同仁持續跟進，進一步探索檔案生態研究的前沿課題，不斷拓展檔案生態研究領域，為檔案事業建設與發展提供理論指導。
注：本文系國家社科基金項目：“數字檔案館生態系統研究”（08BTQ040）成果之一。
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關鍵詞：檔案圖像；恢復算法；檔案圖像信息系統
中圖分類號：TP391.41 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 24-0000-02
一、引言
隨著計算機的普及和Internet的發展，檔案的數字化要求越來越強烈，檔案數字化已成為檔案管理工作的歷史必然趨勢[1]。在檔案管理和老照片保存的過程中，由于時間過長，經常會出現缺損的現象，檔案圖像質量的好壞直接影響到檔案圖像信息系統的質量。因此，在檔案和老照片的恢復中，圖像恢復技術有著極其重要的作用[2]。
二、檔案圖像的特點
（一）檔案圖像與自然圖像的差別：檔案圖像對文字的空間分辨率要求較高，對色彩分辨率要求較低，而自然圖像則正好相反。如圖1所示，圖1（a）和圖1（c）分別是檔案圖像和自然圖像，圖1（b）的空間分辨率為圖1（a）的1/8，圖1（d）的色彩分辨率為圖1（c）的1/4。可以看出，檔案圖像中的文字越來越不清楚，自然圖像的灰度級越來越少。反之，則對原始圖像的視覺效果影響很小。
（二）文字檔案圖像的特點：1.文字檔案圖像存在許多空白區域，即非文字區域；2.文字檔案圖像中的符號會重復出現，存在大量冗余信息；3.文字檔案圖像中的文字筆畫之間存在大量形態相關性；4.文字檔案圖像中，文字符號占用的空間位置相等，行之間距離以及段落之間距離固定不變。
三、文字檔案的傾斜校正
（一）圖像結構分析
六、結論
通過對檔案圖像固有特點的分析，針對不同檔案圖像提出了具體的恢復方法，并在實際檔案圖像中對恢復方法進行了測試，對實驗結果進行了分析。實驗結果表明，提出的檔案圖像恢復方法具有較好的有效性，進而體現出其實際應用價值，為今后的檔案圖像信息系統應用研究奠定了基礎。
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21世紀 ，計算機在檔案館的普遍應用將會取代傳統的手工作業 ，網絡環境將會打破時空限制與隔閡 ，而檔案信息資源的網絡上傳輸 ，將會使檔案館的形態發生根本性的變化。借助于發展迅速、日益先進的信息技術，傳統的檔案館也將轉變為現代的數字檔案館，但是，我們必須清醒的認識到數字檔案館的建設還存在著許多迫切需要解決的問題，這些問題的解決程度將決定數字檔案館的建設水平與運行狀況。因此，在大規模建設數字檔案館之前，對有關問題進行研究是當務之急。只有這樣才能更好地促進我國數字檔案館理論研究與實踐建設的發展。
一、什么是數字檔案館？
由于數字檔案館是一個新生事物，處在發展之中，因此，出現對數字檔案館的不同認識是必然的。總體上反映出，現階段人們的共識是：數字檔案館本質是“檔案館”+“數字化”+“標準化”。
我們可以給它下這樣一個定義，“數字檔案館”就是“以數字資源為主要采集對象，實施檔案的數字化存儲、管理與維護，及提供數字檔案信息的網絡傳輸、利用服務，并架構于一個完整的標準化體系基礎之上的檔案館。” “數字檔案館”概念的外延則是所有以數字化檔案為主要處理對象的檔案館的總體。如果我們用一個公式表達就是：數字檔案館 =“檔案館”+“數字化”+“標準化”。
可以從以下三個角度理解：
（一）數字檔案館的歸屬檔案是原始信息，具有憑證價值，而圖書是非原始信息，不具有憑證價值，由此數字檔案館與數字圖書館二者在所采用的標準和技術規范等方面就必然有所不同。所以，“檔案館”是數字檔案館的歸屬，在研究與建設數字檔案館時，應該始終堅持“檔案館”的屬性，否則，就會偏離方向。
（二）數字檔案館的運作形態 “數字化”是“數字檔案館”的主體運作形態，即通過應用數字化網絡和通信技術，將數字形態的檔案作為數字化檔案館的主要采集、整理與處理的對象，從而構成數字化的館藏資源以提供利用。“數字化”是一個動態的過程，其內涵具有兩個層面，一是檔案信息資源的數字化及與之相適應的管理手段、職能實現與服務方式的數字化；二是數字檔案館的階段過渡性，即它對傳統檔案館具有繼承性，二者具有互相依存、互相補充、互為促進的關系。也就是說，在研究與建設數字檔案館時并不排斥傳統檔案館。
（三）數字檔案館標準化—— “生命線”
數字檔案館沒有“標準化”就沒有現代化，所以在數字檔案館定義中， “標準化”是數字檔案館的生命線。通過“標準化”這一定義要素，將其他兩個定義要素“檔案館”與“數字化”有機地聯系起來。一方面，由于數字檔案館具有其自身的標準化體系，這是其他如數字圖書館的標準體系所不可替代的；而另一方面，無論在標準的體系性、先進性方面，還是在其科學性方面，數字檔案館的標準化程度都是傳統檔案館所無法比擬的，這就使得標準化在未來數字檔案館中的地位與作用更顯重要。
從概念中，我們不難發現構建檔案數據庫標準體系的必要性和重要性。
二、標準體系的重要性
標準體系是為了使一定范圍內的標準建立起協調的秩序， 并達到規定的功能所應當具備的、具有內在聯系的標準的有機整體。檔案數據庫建設的核心內容是檔案信息資源， 也是檔案信息系統的中心模塊， 全國以及各地方的檔案信息化規劃中都將檔案數據庫建設作為其重點內容。但現有標準規范對檔案數據庫建設的支持比較缺乏， 主要表現在標準配套性能有限、約束范圍狹窄、尚未形成標準體系。尤其是標準體系的缺失導致了目前檔案數據庫缺乏統籌、設計盲目、邏輯結構缺乏規范、質量不容樂觀等問題。
隨著檔案信息化的不斷發展， 標準化對象的復雜度日益增加， 系統之間的聯系也越來越密切， 許多系統本身就是復雜的對象。如檔案數據庫系統，系統內外活動的復雜性必然要求在各組成要素在自我表達、交互作用、信息傳遞等諸多過程中采用約定的標準進行聯系， 同時要求體現諸多標準之間的相互關系， 這就要求建立結構優良、功能齊全的標準體系。
目前在檔案數據庫建設的過程已經積累了大量的標準規范。其中包括數據庫建設規范、各級各類檔案信息資源的描述規范、檔案數據庫功能規范等； 包括國際標準、國家標準、行業標準、地方標準、部門標準等各種層級的標準規范； 包括管理標準、技術標準、管理標準等標準類型。
通過構建合理的適用于檔案數據庫建設的標準規范體系， 發揮系統論中“1+1>2”的系統優勢， 不但能夠對這些性質各異的標準規范進行有機組合， 切實指導檔案數據庫建設， 還能夠為確定未來相關標準的發展趨向， 為信息資源管理和信息共享提供堅實的規范基礎。
三、標準體系的結構
標準體系內部標準應按照一定的結構進行邏輯組合， 而不是雜亂無序的堆積。標準體系實質上是標準的邏輯組合， 是為使標準化對象具備一定的功能和特征而進行的組合。由于標準化對象的復雜性，體系內不同的標準子系統的邏輯結構可能體現出不同的表現形式。主要有以下兩種：
（一）層次結構。層次結構是表達標準化對象內部上級與下級、共性與個性等關系的良好的表達形式。層次結構類似樹結構， 父節點層次所在的標準相較子節點層次的標準， 更能夠反映標準化對象的抽象性和共性， 反之， 子節點層次的標準能更多地反映事物的具體性和個性。層級深度如何， 也體現了對標準化對象的管理精度。標準層次結構的完備性， 標志著標準體系的靈活與彈性， 是標準體系適應現實多樣性的一個重要方面， 像檔案著錄標準子系統、交換格式子系統等都可以用層次結構來進行表達。
（二）線性結構。又叫做程序結構， 是指各標準按照過程的內在聯系和順序關系進行結合的形式。該結構主要體現了標準化對象在活動流程中的時間性， 比如檔案數據庫的設計過程、檔案數據庫應用系統的開發都有比較嚴格的流程控制， 它們都是由若干階段前后相繼完成的， 前一階段的標準是后續階段標準得以實施的前提， 如檔案數據庫設計過程中需求標準與邏輯設計規范之間就是線性結構。
四、檔案數據庫建設標準體系的構建原則
（一）開放性。所謂開放標準是指那些知識產權明確屬于公共領域、采用開放語言和標準格式描述、有可靠的公共登記和持續的維護機制、有可靠的開放轉換和擴展機制、公開詳細技術文件并可公共獲取的標準規范。在檔案數據庫標準體系構建過程中， 應優先考慮采用那些已經被廣泛接受和應用的開放標準， 一則可以避免重新編制已經存在的標準帶來的重復勞動， 二則能夠保證比較高的標準水平， 有效降低建設風險。積極采用國際標準就是開放性的一個重要表現。國際標準是由國際標準化組織所制定的標準， 是由世界各國的專家參與制定的， 它含有大量科技成果和成熟的管理經驗， 代表著當代科學技術和生產管理水平。國際標準優先的原則也是我國標準化工作倡導的主要原則。盡量采用國際標準、國際范圍內通用的行業標準或者先進國家的國家標準， 根據本地需求按照國際標準的邏輯框架可以進行定制和擴展本地標準。對于檔案數據庫這類以資源管理為主的項目， 尤其應當注意與國際有關信息資源管理標準的接軌， 為擴大檔案信息資源的共享利用范圍提供標準保障。就我國檔案資源開發實際情況而言， 大量采用有關國家公共標準也是標準體系開放性的重要體現， 像行政區劃代碼、文獻保密等級、語種等相關標準只需要直接引用就可以了。
（二）系統性。系統性是構建標準體系的一個主要出發點。在一個標準體系中， 標準的效應除了直接產生于各個標準自身之外， 還需要從構成該標準體系的標準集合之間的相互作用中得到。構成標準體系的各標準， 并不是獨立的要素， 標準之間相互聯系、相互作用、相互約束、相互補充， 從而構成一個完整統一體。根據系統性原則， 在構建檔案數據庫標準體系時必須注意：
1、注重構成標準體系的各標準之間的各種聯系， 做到互相聯系、互相協調、互相適應。標準之間應當避免互相矛盾、自話自說。
2、標準體系是建立在一定數量的標準基礎之上的， 因此需要積極發展和積累有關的標準規范。
3、從更大范圍看， 檔案數據庫標準體系是檔案信息管理等標準體系的子系統， 因此也要注重與其他有關標準系統的一致性。
4、制定標準時必須明確其在標準體系中的地位， 充分考慮到該標準在系統中所起的作用及其與其他標準之間的關系。許多標準在其“引用標準”說明中都會對有關標準進行引用說明， 從標準體系的角度看可以認為這些標準都是其支撐標準， 代表了一定的系統性。如《檔案著錄規則》內容說明中就對引用的“GB/ T3792.1- 1983 文獻著錄總則、GB/ T7156 - 1987 文獻保密等級代碼GB/ T9704 -1988、國家機關公文格式GB/ T15418- 1994 檔案分類標引規則、GB/ T3860- 1995 文獻敘詞標引規則、DA/ T1-1992 檔案工作基本術語、DA/ T19- 1999 檔案主題標引規則”等作了說明， 這些標準對于著錄規則標準作用的發揮起著基礎支撐的作用。
5、構合理。標準體系的結構是指標準系統內各標準內在有機聯系的表現方式， 合理的標準體系結構要求具備合理的標準層級、時間序列和數量比例。具體到在構建檔案數據庫標準體系時， 應注意在如下方面搭建標準體系的結構。
（1） 合理的標準層級結構。要求對國際標準、國家標準、行業標準、地方標準等標準層級進行合理搭配。從理論上說， 層級越高的標準抽象性、基礎性較強， 盡量采用高層級的標準有助于提高構建的檔案數據庫的穩定性和通用性。層級較低的標準的具體性和專指性更強，能夠保證檔案數據庫的實用性和可操作性。在構建時應當仔細研究分析各層級的標準， 通過合理的結構實現不同層級標準之間的繼承和互補關系， 為標準體系系統性能的發揮奠定基礎。
（2） 技術標準、管理標準、工作標準結構合理。從檔案數據庫建設的影響因素分析中可知， 檔案數據庫不是簡單的靜態信息資源， 其建設過程中包含大量管理和工作程序內容， 在標準體系構建中將這幾類不同性質的標準進行綜合考慮， 是獲得高質量的數據庫和有效管理的基本保證。
（3） 注重各專業標準結構。檔案數據庫的建設是涉及多個專業的綜合性項目， 包括檔案、數據庫工程、相關行業業務等專業內容， 因此需要為數不少的相關專業標準的支持， 特別需要注意涉及多個專業的綜合性標準。
（4） 功能結構合理。在標準體系的構建中， 要考慮到各種功能實現標準的合理配置。包括數據著錄、數據交換、數據管理、數據庫設計、質量控制等功能標準的合理組合。
（5） 兼顧多種標準規范形式。作為標準體系， 其組成對象盡可能采用正式標準， 但在實際構建過程中， 特別是鑒于目前正式標準缺失的狀況， 可以將工作中采用的其他規范形式納入標準體系的范疇。
6、可維護性。為保證標準體系的有效性， 標準體系需要開展持續的維護工作。標準在大多數情況下只是某一時期技術水準、管理水平和經驗的反映， 具有一定的先進性。但隨著各方面情況的發展， 標準對象的變化、技術或者管理水平的提升都要求制定或修訂相關標準， 這就要求對標準進行可持續的維護， 包括修改、修訂、廢止等操作。對于標準體系的維護， 除了標準個體的維護之外， 還需要從系統的角度出發， 保證體系內標準之間的協調一致。
7、立足現實。標準體系的構建是一個長期的過程， 一個理想的標準體系是在相對完善的單個標準的基礎之上對這些標準實施組合、協調的結果。但事實上， 像檔案數據庫建設這樣一個具有動態性的標準系統， 與其相關的很多信息標準還處于較大的變化之中， 有的標準甚至尚未完全形成， 在此基礎上要建設一個比較完善的標準體系是存在先天困難的， 因此在建設過程中必須考慮到現實的約束條件。特別是由于我國檔案界目前的標準化水平還比較落后， 國家級別或行業級別的正式標準數量并不是很多， 與檔案數據庫建設有關的就更少了， 在進行標準體系的建設時對參與標準體系建設的標準形式可以采取靈活的選取策略， 充分考慮現實應用的基礎情況。
五、在數字檔案的建設中，我國數字檔案館已有的標準體系
（一）《ISO Z39.50檢索協議》標準。該標準是國際標準化組織制定的應用于開放網絡信息檢索的服務定義和協議。該標準主要可用于解決數字檔案館遠程異構系統之間目錄信息數據的可互操作性與透明檢索問題，從而實現檔案目錄信息資源共享。
（二）《標準通用置標語言》（簡稱 SGML）標準。該標準是國際標準化組織于1986年10月的信息處理標準。它是一種對數字化文獻進行描述和處理的元語言，可以有效標記元數據的所有元素；同時它又是用來定義文檔邏輯結構的語言標準，因此，數字檔案館采用SGML 語言標準的文檔便于計算機識別和處理。
（三）《可擴展置標語言》（簡稱XML）標準。該標準是國際互聯網聯盟制定的用于定義處理元數據的置標語言標準。從語法上說，它是國際標準SGML語言的一個子集，是一種最新的電子文件格式化通用標準語言；從功能上說，由于其格式的通用性，它使機器之間交換數據及網頁的搜索和分析過程都大大簡化，準確性也大為提高。在數字檔案館中應用該置標語言可以跨平臺地描述結構化數據，便于更精確地描述內容并具有更有意義的搜索查詢能力。
（四）《標準置標著錄》標準（簡稱EAD）。該標準是專門用于網上電子檢索工具置標著錄的最新標準。它是模式化表達檔案檢索工具內容、形式等各部分結構的一種規范形式，以此規則編碼的檔案檢索工具可在任何計算機平臺上進行查詢、檢索、顯示與交換，因此345的實質是&-./在檔案中的具體應用。該標準還吸收了檔案機讀目錄格式的長處———著錄性編碼及其公共性，其突出優點是具有跨平臺及可提供檔案目錄信息的全文置標與檢索。
（五）《檔案機讀目錄格式》（簡稱MARC AMC）標準。采用該標準有利于實現檔案信息管理與利用的自動化與網絡化，從而為數字檔案館的建設奠定基礎。與EAD標準相比較而言，MARC標準是對檔案目錄信息的概略性著錄，而EAD標準是對檔案目錄信息的全文著錄，兩者互相兼容，互相補充。因此，在數字檔案館標準化建設過程中，應積極探索將現有MARC數據與新生成EAD數據整合存儲與處理及交換使用。
（六）元數據標準。在數字檔案館的建設中，對信息資源進行存儲、組織管理和發現利用是十分重要的。數字化信息的描述和標引是數字檔案館的關鍵，這涉及到元數據的制作。在檔案領域元數據特指用于電子文件管理系統的元數據，同時也能起到補充著錄的作用。具體來講，元數據在數字檔案館中的作用是說明、描述數據的形式與內容，從而實現對數據的查詢、檢索利用和科學化管理，最終有利于信息利用率的大大提高。因此在建立數字檔案館之初就應該制定一個詳細全面的元數據標準，將龐大的信息和數據處在嚴格的控制之下，為數字檔案館的規模化發展奠定良好的基礎。
（七）資源描述框架標準。資源描述框架標準（簡稱RDF），它為XML提供元數據編碼定義。這種體系結構通過對通常意義上的語義、語法和結構的支持，從而提供了各種不同的元數據體系之間的互操作性。
以上列舉的僅僅是對數字檔案館建設起重要作用的幾種主要的標準，還有許多標準本文尚未涉及。而實際上，在數字檔案館建設中，標準化是一個體系，是一個系統，因此對于我們來說，如何結合我國實際，迅速建立起一個適合我國數字檔案館建設的標準化體系是擺在我們面前一個迫切需要解決的新問題。
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[4]曹淑芹 ：《21世紀的檔案管理現代化》，《檔案》 1999年第 1期。
關鍵詞：檔案管理；檔案信息化；推進
檔案信息化是指在國家檔案建設管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現代技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。本文從檔案管理現狀出發，主要就檔案信息化推進問題，談幾點初步認識。
檔案管理現狀及檔案信息化的必然趨勢
（一）檔案信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。當前，檔案信息化處于檔案標準化、規范化滯后狀態，這些都影響了系統整體水平的提高。由于傳統檔案管理存在業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案信息化工作尚無統一標準，給檔案工作帶來了極大的不便。
（二）檔案信息化建設制度和規范滯后，檔案信息資源共享程度低。在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
（三）檔案信息化技術研究和開發缺少整體規劃和統籌協調，檔案管理應用軟件缺乏通用性。檔案部門使用各自開發的軟件由于不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，造成各單位之間不能互調，不能使公司與檔案局保持同步發展，這制約了檔案信息化的進程。
（四）硬件設備不齊全，硬件的功能并沒有得到充分發揮。軟硬件基礎設施是檔案信息建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎。但是進行數字化掃描必須購置相應的硬件設備，就目前大多數檔案部門的現狀來看，此類設備嚴重短缺，且技術配置也不高。
（五）檔案工作人員的知識結構和技術能力相對欠缺，難以適應檔案信息化建設的需要。開展檔案信息化建設，要求檔案管理人員據百較高的知識層次和一定的技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏檔案和信息處理復合型的人才。盡管引進了數字化設備，仍不能充分發揮作用，檔案信息化建設缺乏應有的人才素質保障。
推進檔案信息化建設的策略
加強對檔案信息化建設工作，迫在眉睫。結合全省電力系統的實際，我認為當前重點應當抓好以下工作：
1、根據國家檔案局8號令及省電力公司的有關規定，為了便于各單位準確地劃分檔案保管期限，使保存的檔案既能反映企業的歷史面貌，又便于保管和利用，應抓好《南通供電0-5大類檔案分類表及保管期限規定（試行）》的貫徹實施，提高檔案管理業務基礎工作的規范化和標準化水平，為推進和完善檔案信息化建設奠定基礎。
2、按照信息集中集成的要求，實現在數字檔案館環境下以電子文件歸檔；實現文書、科技、照片檔案電子文件和實體同時歸檔；開展重要歷史檔案的數字化處理工作；完成統一身份論證，抓緊數字檔案館的全員開放使用，有利于利用者及時查詢利用檔案信息；實現數字檔案館與辦公自動化系統的無縫連接；實行工程檔案離線客戶端管理，提高檔案管理現代化水平。
3、提高技術含量，增強軟件適應性，完善配套硬件設施，加快推進檔案信息化進程。構建檔案內部局域網，并接入外網，是信息化建設得以進行的必要基礎。由于種種原因，各單位的檔案軟硬件平臺的不同，這給集成檔案數據庫造成困難。檔案信息化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，提高系統的綜合能力，這樣才能發揮整體優勢。硬件設施也是檔案信息化建設不可缺的基本條件，加強檔案信息化硬件設備的配備。
4、加強檔案工作人員信息意識的培養和信息技術應用能力的培養，不斷提高檔案工作人員在工作中積極運用信息資源管理理論和現代信息技術的技能，造就一支高素質的復合型檔案干部隊伍，實現檔案信息資源的科學管理和有效開發利用。人才是檔案信息化建設成功的關鍵所在，各級領導要關心檔案人員，保持檔案人員的相對穩定，切實解決檔案隊伍青黃不接的問題，為檔案信息化建設提供人才保障。
三、結語
檔案信息化建設的發展，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。檔案信息化建設的最終實現將意味著，可以通過網絡在任何時間、任何地點查閱利用檔案，為人們敞開了便利的大門。讓我們為這些目標而努力。
參考資料
韓杰同志在全省檔案工作會議上的報告《團結奮進 開拓創新 又好又快地發展檔案事業》，《檔案與建設》2007年第2期
筆者所在的國有大型企業研究所，研究范圍涵蓋了制造業鑄鍛、機加、化工、裝備自動化等12個專業，在其新材料，新工藝、新技術、新裝備開發研制及推廣應用中，積累了大量科研檔案，特別是近年來承擔完成了十余項國家“863”計劃、國際科技合作專項、國家科技重大專項等。目前已擁有106項專利授權，制定頒布實施的國家、行業、企業標準近百個；年發表科技論文200余篇，在推動企業工藝水平提升、制造技術進步及行業科技發展過程中以每年產生50余項科研項目檔案遞增，傳統的面向文字圖紙信息的結構化關系型數據庫已不適應多媒體、網絡化技術發展，作為數字檔案館信息資源組成部分的電子文件、電子圖紙等新型載體的出現，在特性上也與傳統檔案有著根本改變。基于此，在借鑒企業檔案管理先進技術和管理經驗基礎上，探索建設企業數字檔案館、構建項目管理和檔案信息化管理于一體的PLM 項目管理系統，使科研全生命周期中產生的科技檔案的管理日趨科學化、規范化。
2技術架構
2.1 構建企業數字檔案館建設平臺。制造業檔案信息集成已成為勢在必行的發展趨勢，在科研環境下，產品生命周期管理（Production Lifecycle Management，PLM） 自?Q生之日起就扮演著企業數字檔案館管理平臺的角色，成為企業追逐的焦點，而企業數字檔案館是適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用計算機技術與手段，以電子檔案為對象，進行采集、加工、存儲、管理，實現網絡檔案收集、整理、保護及信息共享的管理系統。通過PLM信息化網絡平臺以期實現企業研發全過程管控與檔案信息資源協同共享的無縫集成。
2.2實現以紙介質管理中心向電子數據為中心管理的轉變。以PLM為平臺建立企業科研項目BOM管理中心，通過計算機網絡和數據庫技術，以科研項目為核心，應用項目結構與配置管理把與之相關數據及檔案信息資源和過程集成統一管理，使檔案信息資源在其生命周期內保持一致、完整和安全，建立企業數字檔案館技術數據管理中心，提高檔案信息資源的重用度和通用性。
2.3通過工作流管理系統體現其特性
2.3.1擴展性。通過柔性、開放的平臺化建設和多層分布體系結構，將數據、業務邏輯與使用者界面分開，并根據技術需求集成相應的應用系統。系統集設計、仿真、管理于一體，在提供較完善的設計管理功能基礎上進行二次開發與集成，開放通用規范的API接口。項目資源可方便使用動態權限管理。在設計過程中使用分布式資源數據庫架構，實現資源庫動態擴充，借助平臺API接口，將設計、仿真數據統一管理。
2.3.2有效性。系統自動記錄項目檔案資料生命周期狀態以及所處階段，并按照系統流程自動保存歷史版本和記錄并有序地動態變化。可確定檔案來源的真實性、合法性，并可追溯。通過系統完整性檢查功能設置及規則制定，確保檔案資料完整和沒有被有意或無意地篡改。
2.3.3安全性。從技術、管理和標準法規等方面，以積極防御和動態保障為原則，以等級保護制度下的風險評估為手段，保障系統安全的持續性。根據權限設置，使非合法授權者不得使用。可隨時進行各種數據備份功能和快速系統重建、數據恢復功能。
2.3.4 協同性。使不同階段不同參與角色在相同平臺下進行協作，構造單一研發管理和協同平臺，協同筆記簿和線上討論功能支持項目成員合作建立新的文檔，實時獲取/交換團隊相關的意見、記錄、評論、鏈接和文檔，促進知識共享與創新效率。
3創新實踐
3.1搭建PLM系統運行環境、基本模型、流程、制度、權限。針對科研項目實施過程中形成的檔案資料設置文檔大類，規定圖檔錄入方式、圖紙變更、下載申請等技術規范，制定PLM圖文檔管理、錄入、系統權限劃分、審批流程等相關使用規范。
3.2管理推進
3.2.1圖檔管理。建立電子數據庫，采用樹形管理結構，安全、高效進行項目檔案資料的存儲、創建、瀏覽、編輯、修改、備份等操作，保證數據存放合理、主次分明、瀏覽有序、結構清晰，圖檔數據由原來保存在個人電腦上統一至服務器上集中管理。瀏覽文件格式為主流二維AutoCAD、三維格式（ugnx、Pro-E等）、工藝仿真分析、虛擬制造、office各版本、txt、各種圖片格式、pdf等。
3.2.2版本控制。根據需求自動生成保留版本和臨時版本，并對修訂版本進行簡短修改說明，實現檔案資料交換與追蹤。
3.2.3借用引用功能。在原有圖紙基礎上可進行借用、引用操作，保持和原有圖紙一致。
3.2.4圖文檔查詢。根據查詢條件，對系統管理文檔進行快速查詢，減少信息定位時間，提高研發效率。
3.2.5清單管理。完成設計后系統可直接從CAD中提取產品BOM清單信息，并可添加CAPP等工藝信息和工藝仿真信息，為以后的信息化項目輔助制造CAM、數字化制造DNC/MES等提供準確的產品原始數據。
3.2.6流程管理。根據工作流程實行電子數據電子化審批。可在各種格式文件中進行紅線批注功能并自動歸檔、永久記錄審批過程意見，實現無紙化審閱文件。PDM流程滿足多人中任一人審核即可通過的能力。
3.2.7編碼管理。對進入系統的各類檔案資料，按其屬性自動進行編碼，保證系統內文檔做到一物一碼。
3.2.8日志管理。提供對系統的運行狀態和所有用戶的操作進行細致完善的記錄，可以對系統進行實時監控，同時建立安全事故有據可查的證據。
3.2.9權限管理。權限控制分為通過角色直接賦權、對文檔屬性進行設定、在工作流程中權限設置三種模式。不同人員工作桌面及產品樹不同，互相屏蔽，針對不同人員分配權限，并進行工作記錄以杜絕非法操作。
3.2.10過程控制。通過過程中產生的文件審批流程控制和生效檔案資料的更改、項目完成后權限重置、項目歸檔流程控制形成整體閉環。
3.2.11使用規范。系統審批流程的使用規范按照項目及圖文檔檢入后的校對、批準審核等相互關聯、銜接有序的工作方法，設定項目、圖紙、文檔、圖文檔下載申請、圖文檔打印五類審批流程。
4實施效果及突顯特性
4.1實施效果。經過近5年的努力，檔案人員協助對該所科研項目及其成果（專利、獎項、論文等）進行了PLM系統的應用實施，將所內圖文檔分成8大類69個小類以及基本流程8個，建立系統用戶和注冊用戶132人、系統角色36個、各類項目100項、項目資料9706件、業務流程模板12個、運行審批流程107個。并以此形成了以項目為龍頭、以紙介質管理中心向電子數據為中心管理的轉變，實現了基于業務規則的科研協同和電子數據自動分發，在線查詢，推動了檔案信息化管理模式創新及信息功能發揮，使科研環境、檔案信息資源保障環境發生了改變，檔案管理工作轉移到基于需求、基于科研過程、基于知識發現與集成形態為利用者檔案信息服務的學科化。為檔案信息資源的科學保管和開發利用共享平臺創造了技術條件，推動了檔案安全保障服務體系由注重檔案實體靜態安全向檔案實體動態使用安全與檔案信息安全并重的轉變。隨著科研項目檔案管理的有序推進，PLM系統也在不斷完善。
4.2突顯特性
4.2.1共享與網絡化。根據系統權限設置可全程資源共享，支持多途徑、多角度檢索和利用方式，滿足各類查檔需求。系統可運行在網絡環境下并保證數據的一次存儲，支持在網絡環境下產品工藝數據的共享和各不同層次人員網絡環境下的項目協同。
關鍵詞：高校信息化；檔案資源數字化；管理過程智能化；檔案服務信息化
2014年9月，國家檔案局局長楊冬權就指出：“在今天這樣的信息化時代，檔案決不僅是‘故紙堆’，而是寶貴的信息。檔案部門也決不僅是保管重地，而是檔案信息管理與的重要職能部門。檔案工作者要有現代的眼光和思維，牢固樹立信息化是檔案事業發展的必由之路的思想，以檔案信息化推動檔案管理工作的現代化。”高校檔案工作有著自身發展的特點，高校內擁有各類專業背景人才，在信息化技術和創新服務理念方面有著得天獨厚的優勢，更容易做到與時俱進。
一、高校檔案信息化建設的必要性
高校檔案承載著“記載校史校情，傳承大學精神”的重要使命，同時也是維護學校和師生根本利益的重要依據。隨著高校辦學規模的擴大，高校館藏檔案案卷數也在逐年增加，同時，隨著國家的發展和社會的需求，每年各類人才流動、戶籍變更、留學、移民的人數也在逐年攀升[1]34。以同濟大學檔案館為例，館里保存著建校一百多年的檔案27萬余卷，案卷每年以2萬余卷遞增，每年前來檔案館辦理各類檔案證明的達8000余人次，然而檔案館的工作人員不增反減，人均工作量不斷增長，勢必會在每年的畢業季等一些特殊時段形成業務量堆積的現象。針對這些問題，大力推進高校檔案信息化建設工作已經成為亟待解決的問題。
二、高校檔案信息化建設的基本思路探索和應用
高校檔案信息化建設是提高檔案工作水平的重要途徑，它的建設是一項龐大的系統工程。根據高校檔案的具體情況，歸納總結為三方面，即檔案資源數字化、管理過程智能化、檔案服務信息化。
1.檔案資源數字化。主要指直接歸檔的數字檔案和對館藏各種載體檔案的進行數字化加工工作。（1）數字檔案的歸檔。數字檔案也可稱為“電子檔案”。電子文件是指依托計算機及網絡技術等現代化辦公條件和設備，存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體的文件，而具有查考利用價值并應當歸檔保存的電子文件就被稱為數字檔案，它必須依賴電子設備進行閱讀和處理。在高校檔案形成過程中，會產生很多的數字檔案，比如電子公文(俗稱OA文件)就屬于此類檔案。電子公文是指通過學校協同辦公系統處理公文后形成的具有規范格式的電子數據，對學校和社會具有相當重要的保存價值。同濟大學在進行電子公文歸檔的實際應用中，創新提出在檔號編制規則中增加部門代碼，使同一部門的檔案相對集中，便于查找和利用。整個歸檔過程依舊采用電子數據和紙質檔案“雙套制”歸檔模式，即在協同辦公系統中將電子公文數據通過接口傳輸至檔案管理系統自動歸檔，同時還須將已辦結的電子公文制成紙質公文，與電子公文一同歸檔，電子公文與紙質公文互為鏡像，實現了文檔一體化。(2)館藏檔案數字化加工。長期以來，檔案館所存放的檔案大多是紙質檔案，檔案利用也都是采用手工翻閱紙質檔案來進行。而如今信息時代的數字信息管理模式，已開始深刻地影響著檔案管理全過程。為了能迅速、方便、準確地提供檔案利用，共享可公開的檔案信息資源，更好地滿足社會各界對檔案利用的需求，就必須進行檔案的數字化加工工作，將紙質檔案轉化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本，真正實現對館藏檔案進行現代化管理。同濟大學的館藏檔案數字化加工采用數字化外包的方式進行。項目實施前，檔案館工作人員需要對檔案的種類、數量、案卷質量以及檔案的整理方法、著錄方法、檔號編制方法等進行詳細了解，制訂出一系列操作規范和規章制度，選擇綜合實力雄厚、擁有一定資質的檔案數字化加工專業公司作為承包方。項目實施過程中，針對“調卷整理掃描還卷質檢著錄總檢掛接備份”等流程及加工環境，對照國家檔案局《檔案數字化外包安全管理規范》逐條檢查，全面管理。
2.管理過程智能化。主要包括部門立卷網絡化、庫房環境自動化和檔案管理智能化三大方面。（1）部門立卷網絡化。部門立卷是指由檔案材料的形成部門在檔案管理部門的指導下，具體完成檔案從收集、整理、組卷、錄入管理系統、著錄目錄到系統，并定期移交歸檔的全部工作。立卷工作可分為平時立卷（預立卷）和年終立卷，兩者是相輔相成的。預立卷為年終立卷打下了基礎，年終立卷又可以檢驗預立卷，以便根據工作的變化及時調整類目，為新的一年編制立卷類目提供根據。同濟大學檔案館使用的管理系統采用瀏覽器/服務器結構，部門檔案員只要有一網的計算機就可以登錄到系統中，使用系統的各種功能進行操作，檔案館工作人員可以同步實時監督部門檔案員的立卷過程，發現問題及時指出和修改，降低了歸檔的錯誤率。
3.庫房環境自動化。檔案庫房是永久保管檔案的基地，加強檔案庫房管理是保護檔案的重要途徑。隨著信息技術的發展，通過智能設備和信息技術進行交互和控制，克服了傳統庫房管理存在的弊端，減少了人工工作量，提高了管理效率。同濟大學檔案館在庫房環境自動化建設中，先后在庫房中更新安裝了紅外視頻監控系統、門禁———照明聯動控制系統、溫濕度自動控制系統、空氣凈化系統、七氟丙烷自動滅火系統，以及變頻控制電梯設備等。其中紅外視頻監控系統通過在庫房內安裝雙頭紅外攝像頭對庫房進行24小時全面無死角、不間斷圖像監控。庫房管理人員可以通過回放，調取任意時間段的庫房監控錄像[2]51。門禁———照明聯動控制系統，一改傳統的鐵鎖把門模式，通過門禁管理系統根據不同的時間段和工作需要，針對每一個庫房房門對不同的人員進行授權，做到了庫房管理權限精細化。每一個進出庫房的人必須刷卡才能打開門禁進入庫房。通過刷卡，系統自動記錄每個工作人員的出入信息，有力保證了庫房的安全。溫濕度自動控制系統和空氣凈化系統，在庫房營造了一個恒溫恒濕的檔案保護環境，最大限度延長檔案壽命。當庫房溫度不在14℃—24℃之間，空調就會自動開啟；相對濕度如果超出45%—60％，除濕機就會自動開始運作，進行除濕工作。空氣凈化系統定期自動開啟，有效提高全封閉的庫房空氣清潔度。同濟大學檔案館歷來就是學校的重點安全保護單位。因受到檔案館庫房層高的限制，庫房安裝采用了造價相對較高的七氟丙烷氣體滅火系統。七氟丙烷是無色、無味、不導電、無二次污染的氣體，具有清潔、低毒、電絕緣性好等特點，是一種滅火效率高的潔凈氣體滅火劑。如果庫房層高能滿足排設管道的高度，可安裝具有造價低、性能穩定、安全性高等優點的高壓細水霧滅火裝置。（3）檔案管理智能化。一個功能無比強大的檔案管理系統是檔案信息化的核心。隨著計算機技術在檔案管理中的廣泛運用，檔案管理軟件日臻成熟完善。各個立卷部門，依托計算機和局域網進行登錄系統，對檔案案卷進行案卷和文件的著錄、修改、刪除、檢索、統計匯總、打印案卷目錄和卷內文件目錄，一次錄入多次輸出，將原來案卷的檢索功能交給高效的計算機，提高檢索率和利用率。同濟大學檔案管理系統基于TCP/IP（網絡互聯協議）協議，系統用戶不受地域限制，不需要安裝客戶端軟件就可操作。該系統不僅可以進行全文自動著錄與標引、全文管理與全文檢索，還可以對圖像、錄音等多媒體檔案，通過網絡遠程上傳至系統，并可以對各類檔案信息資料進行靈活統計。檔案的存放離不開密集架。同濟大學在新置智能電動密集架的時候，要求可通過計算機系統實時檢測密集架的各種狀態，并進行操作控制，同時要求做到密集架管理控制系統與計算機智能連接，通過網絡，在電腦上直接對密集架進行操作，實現檔案密集架的智能化管理。
4.檔案服務信息化。目前主要是指在線提供檔案信息和遠程辦理檔案證明兩部分。（1）在線提供檔案信息。信息技術的發展，使互聯網逐漸成為人們日常生活的一部分，在高校在數字校園大環境下，上網用戶越來越多，在線提供檔案信息，不僅可以為廣大檔案利用者提供便利，同時也能更好地提高了檔案利用的效率。同濟大學檔案館通過檔案系統開放數字化檔案資源。需要在線查閱學校檔案信息者必須是通過學校統一身份認證平臺認證的部門或個人，檔案查閱者首先向檔案館提出查詢申請，并簽訂《同濟大學檔案電子信息查詢安全協議》，經審核通過后，系統管理員根據查閱者的工號開設查詢賬戶，根據不同級別、不同權限予以授權。授權后，查閱者即可在線查閱相關檔案信息。（2）遠程辦理檔案證明。遠程服務又稱RAS服務,是指讓用戶可在局域網以外的地方用自己的電腦去訪問位于局域網絡中信息資源的技術，它被認為是“以人為本”的服務。基于服務對象的需求這一外因，和提高工作效率這一內因，同濟大學檔案館于2013年11月正式開通網上“檔案服務利用系統”，此系統為國內高校首例[3]。同濟大學“檔案服務利用系統”，突破了身份認證和財務收費兩大瓶頸難題，通過前后臺的網上互動，將電子商務的理念應用到檔案的服務利用過程中，為檔案利用者提供一站式遠程在線服務。用戶可根據需要隨時在網絡環境下進行注冊、登錄、申請辦理相關的檔案業務，通過檔案館人員后臺審核后，用戶可用網銀、支付寶等相關渠道支付所需費用，并根據需要選擇快遞或至檔案館窗口自取已制作完成的檔案證明文件。此系統徹底打破時間和空間的限制，避免了利用者奔波之苦，真正做到了全天候的檔案服務，使“被動服務”演變為“主動服務”。系統開通至2015年4月，已由最初的13項出證業務增加到21項，匯總數據顯示，受理業務人數和數量快速增長，并持續保持在較高水平上。高校檔案信息化建設作為一個新鮮事物，在實施中可能還會有一些意想不到的困難和問題出現，伴隨著檔案信息化建設的深入，以及對檔案服務方式創新的不斷探索，高校檔案工作也一定會隨著信息技術的發展而不斷改進和提高，更好地為社會服務。
參考文獻
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信息與技術服務中心檔案室主要負責保管行政檔案，而學生考試試卷、考試成績、財務檔案則由信息與技術服務中心記錄室負責管理，圖書館特藏檔案室以及游樂檔案室主要負責管理學生論文和手稿，在其游樂檔案室中，其館藏范圍是面向全英國，而不局限于謝菲爾德市或者謝菲爾德大學，收藏有大量文件、報紙、期刊、圖書、畫冊、圖片、海報等，其中有的還是19世紀留存下來的游樂檔案。在謝菲爾德大學的檔案管理中，其各個檔案管理機構之間不存在任何隸屬關系，也很少有業務往來。雖然英國高校中采取分散式檔案管理體制，但是分散的檔案管理機構并沒有直接影響到高校檔案資料的收集保存，而且各個檔案管理機構管理有序、分工協調，確保各類檔案的完整性和齊全性。
二、英國高校檔案管理資金來源
和高等教育經費來源一致，英國高校檔案管理經費來源渠道較為多元化，主要來自于社會捐贈和政府財政撥款。據統計，英國各個高校在2008年至200年度共收到5.32億英鎊的社會慈善基金，其中劍橋大學和牛津大學受到的社會捐贈數量最多。和劍橋大學、牛津大學等一流名校相比，一般高校受到社會捐贈數量就較為有限，甚至是杯水車薪。英國高校社會捐贈大部分來源于校友捐贈。在政府財政撥款方面，自從其聯合政府上臺以后，為了進一步削減公共支出，就對高校經費進行大幅削減，直接造成英國各個高校辦學經費日益緊張，其檔案管理經費同樣面臨著經費不足的問題。謝菲爾德大學雖然規定每年有7000萬英鎊的研究經費，但是在檔案管理方面沒有進行明確規定。在政府財政撥款辦學經費不斷削減的前提下，各個高校財政投入檔案管理經費也在不斷縮減，以至于一些高校不得不考慮將學費上漲，呼吁更多校友和社會人士捐贈，使其有更為充足的辦學經費。
三、英國高校檔案保管制度
在英國，曾經涌現出許多著名文學家、藝術家、科學家等，其珍貴書稿基本上都保存在高校圖書館中。例如在英國劍橋大學圖書館中，就藏有牛頓大量關于萬有引力、光學、微積分、運算等方面的珍貴手書書稿，還有哈定、克魯、鮑德溫等人論稿、學位論文、手稿等。在愛丁堡大學的圖書館中，珍藏著達爾文親手書寫的《物種起源》非常重要的一頁，這一頁曾經一直被夾在了音樂圖書館中的一部書中，直到一位圖書管理員發現了它。在格拉斯哥大學圖書館中，收藏著著名物理學家愛因斯坦的許多手稿，曼徹斯特大學圖書館中基本上收集了所有領域學術論文、研究專著，甚至還有從公元前3000年至今的100多萬部的檔案和學術手稿，伯明翰大學圖書館中收藏了大約300多萬份的檔案和手稿，諾丁漢大學圖書館收藏了大約100多萬份的期刊和各種書籍，在倫敦大學的圖書館中收藏著100多萬冊、4000多種語言價值連城、珍稀手稿、地圖、重要檔案等。
四、英國高校檔案管理技術
英國高校檔案管理技術十分先進，主要體現在以下幾個方面：第一，英國高校檔案管理在技術上十分注重實用性。特別是在信息化時代，數字檔案無疑已經逐漸取代傳統紙質檔案，傳統檔案管理原則和思想在指導數字檔案建設過程中已經不再適用。英國高校檔案管理人員十分重視數字檔案建設，更多選擇現代技術保存檔案，不僅有效保護了原始檔案，而且還可以對檔案資料進行有效利用，提供網上檔案查詢，實現高校檔案管理的良性循環。第二，英國高校檔案管理的開放性。英國人力成本較高，促使其檔案管理必須要進行現代化建設，其檔案網站建設就證明了。英國高校檔案管理網站網頁較為簡潔，主要內容就是提高檔案資料的查詢，高校師生都有可以查詢的賬號，在中央服務器上有自己的安全控件，不僅在校內可以查詢，校外同樣也可以對檔案資料進行查詢。第三，英國高校檔案資料的共享性。為了有效實現檔案資源共享、檔案原件保護，加強檔案利用，英國許多高校積極實施了高校檔案數字化建設。目前，英國的150多所高校，參與到了國家檔案資源共享合作計劃。在實施這個計劃以后，就可以實現檔案管理資源的共享和著錄標準的統一，為實現檔案管理資源共享奠定了基礎。例如，在英國的格拉斯哥大學中，其所建立的蘇格蘭高校檔案信息資源整合門戶網站，對蘇格蘭地區的十多所高校檔案信息資源進行整合，以數據庫和檢索工具為支撐，為英國高校的學生研究以及公眾檔案信息資源的查詢提供更為便捷服務，促使高校檔案資源共享。而且在一些高校檔案管理工作中，博物館、檔案館、圖書館、大學之間進行交流合作，共享各自檔案資源，具有很強的開放性特點。
五、英國高校檔案管理的服務性
1.英國高校檔案管理的休閑。英國著名檔案管理學者庫克認為，整個社會都應該把檔案館看成是一個文化機構，甚至被貼上了文化娛樂或消遣的標簽也是無可厚非的，而且檔案館與圖書館、博物館一樣，雖然和純粹的娛樂機構有著更為嚴肅的地方，但是它都屬于根據個人興趣活動，由社會建立起來的公共機構。在英國的一些高校檔案管理機構中，不僅提供一些檔案的復制品或原件查詢，而且還有檔案展覽、網上指南等二次檔案信息，查閱者可以在閱覽區邊休息邊查看。
2.英國高校檔案管理的親民。英國許多高校的檔案館都有專門為殘疾人準備的輪椅等設施，而且可以為查詢者免費提供紙筆等。為了始終保持檔案館內的安靜衛生整潔，檔案館內禁止任何人大聲喧嘩和隨意走動，甚至還有一些用墻壁隔斷的會議室，供檔案查閱者進行討論交流，只是這些會議室數量較少，需要提前預定。
3.英國檔案管理的便捷。在英國的許多高校檔案館內，都設有專門的計算機或者縮微閱讀器供查詢者使用，而且還可以通過電子郵件、信函、電話等多種方式與高校檔案館取得聯系，查詢相關檔案。高校檔案管理人員也會給予詳細解答，并且在法律允許的范圍內提供聯系人聯系方式或者郵箱，便于雙方的進一步溝通聯系。
4.英國檔案管理的平等。在英國所有高校中，無論檔案利用人員的國籍、年齡、種族、身份、地位如何不同，只要他們能夠提供合法證件，在檔案查詢中填寫檔案查詢理由，都可以直接進入到高校檔案館的公共瀏覽區域或開放的檔案室內進行檔案查詢利用。
5.英國高校檔案管理的合理。在英國的許多高校中，都有規定，在允許范圍內進行復印、翻拍檔案，對于那些特別珍貴的檔案需要由檔案館管理人員親自復制，而那些非珍貴檔案則可以由查詢者個人翻拍復印，但是必須是有軟鎮紙、托板等，嚴禁使用閃光燈。而且在高校檔案館內復印、翻拍、查詢檔案，除使用檔案館內的器材設備需要收費以外，其他一律免費。
六、英國高校檔案的借閱管理規定
關鍵詞：社會信息化；檔案管理；背景
隨著網絡應用人群的逐步增加及通過網絡獲得信息的便捷，人們渴望通過快捷的方式獲得所需要檔案資料的意愿也逐步增強，如何更有效、更便捷、更安全的為人們提供與之生活相密切的社會管理與社會服務功能成為目前需要解決的主要問題。如何使檔案信息更有效、更廣泛的為人民群眾服務，更為便利的、系統的為社會發展提供便利，在這一過程中相關的檔案管理部門及工作人員應拋棄傳統的檔案實體管理模式，發展傳統檔案管理與信息化檔案管理相結合的檔案管理模式，在發展信息化檔案管理的過程中要注意對各系統檔案資料的整合，通過以各級綜合檔案館為主，各類內部檔案管理機構為輔，使檔案資料覆蓋文化、教育、歷史、科技等不同系統、不同行業。本文主要圍繞在信息化社會背景下深入研究檔案信息化管理改革的內涵，探明社會信息化檔案管理的改革的根源，明確信息化背景下檔案管理改的路線及策略，促進我國檔案管理工作及檔案事業的發展，從而提高檔案管理部門為公眾提供檔案信息服務的效率及服務質量。
一、社會信息化背景下傳統檔案管理改革的含義
1、檔案管理信息化改革第一步就需要檔案信息資源整合，傳統的檔案信息管理是檔案歸屬于當地所在檔案館或相關檔案管理機構內，各檔案館之間信息流通較少，造成了檔案信息的蔽塞，不利于發揮檔案信息服務社會的作用，另外也很難為群眾服務。根據國家的相關規定，我國縣級以上的綜合檔案館接收范圍只接收所屬一級機構的檔案和有代表性的二、三級機構的檔案，這就造成很多的二級、三級檔案無法進館，從而這些檔案很難被群眾所檢索到，更難被利用到。信息化背景下的檔案管理是在網絡技術快速發展的背景下，以數字化的傳播手段，結合檔案館、系統內、企業、社會等多方的檔案信息資源，以數字檔案館為信息平臺，使該平臺成為檔案信息的匯集，從而為社會、公眾提供全面、便捷的檔案信息服務。
2、檔案的信息化管理不僅僅是指通過計算機、網絡、存儲器等軟硬件設備構成的數理化檔案管理實現檔案信息的高效管理與利用，而忽視傳統的實物檔案信息的收集、整理、歸檔、保存等管理職能，信息化背景下的檔案管理改革，各級、各部門、各單位的檔案管理機構應在履行傳統的檔案管理工作的基礎上，利用便利的互聯網技術，搭建信息平臺、信息交流平臺，豐富網絡檔案信息的查詢手段，建立不同類別的檔案信息數據庫，拓寬服務渠道，滿足公眾對檔案信息的需求，同時要注意確保檔案管理系統的安全性。
二、信息化背景下傳統檔案管理工作改革的原因
（一）適應社會信息化發展的需求
進入新世紀以來伴隨我國經濟的快速發展，我國大力建設網絡及通信等基礎設施，目前我國網絡普及率達到50.3%，過半數中國人已經接入互聯網。網絡基礎設施逐漸完善，移動網絡的速度也在提高，截至2015年12月，手機網民中通過手機無線上網的比例高達90%。因此公眾通過網絡所獲得信息的方式將成為一種新的生活方式和生活習慣。
（二）擴大檔案信息利用范圍的需要
傳統的檔案信息查詢只能是查詢者到檔案所在的檔案館或相關資料管理部門查詢，在實際的應用中檔案的需求者可能與檔案所在館距離非常遠，因此不能給檔案需求者提供便利的查詢、利用條件，檔案利用范圍非常有限。信息化背景下檔案管理改革就是要通過信息技術手段不斷實現檔案信息的便利化、數字化，同時檔案資料在進行數字化、信息化的過程中，同樣要遵守檔案資料保存的保密制度，在數字信息平臺所公布的檔案信息一定是在保證檔案信息資料安全的前提下進行的，通過網絡傳輸技術將分散在各個檔案館、各地、各部門、各單位的檔案信息匯集到專門的檔案信息查詢平臺上，便于公眾查詢、使用。
（三）便于檔案資料信息的整合
如何將分散在各地、各部門的檔案信息整合到一起，各檔案部門首先要進行的就是檔案信息的數字化、信息化建設，在檔案信息數字化建設的過程中首先就是要保證檔案信息的安全性，同時規范檔案資料的分類、效益等。在進行檔案資料數字化、信息化的過程中不能一味的追求速度，應在保證資料信息的真實性的前提下逐步將檔案資料信息化、數字化。傳統的檔案信息在檔案室保管階段檔案的信息是按照問題集中，移交檔案館后按照全卷宗整理，不同部門、機構的檔案管理部門按照自己的管理方式進行檔案管理，從而造成各個部門之間的檔案信息的不流通性。信息化檔案管理模式要求各級、各檔案管理部門在符合保密和開放的前提下，根據社會及公眾的需要采用以數字化、網絡化等形式對各級、各部門的內部檔案管理機構的檔案信息進行整合，做到對檔案信息的相對集中管理、查詢，從而為社會、公眾提供便利的檔案信息查詢工作。
三、社會信息化背景下傳統檔案檔案管理改革的原則
（一）信息技術應用與檔案資料資源整合相協調
在信息技術背景下，通過網絡信息技術將各個檔案館的檔案資料進行信息整合，這樣不僅有利于各類信息的分類統一管理，也有利于加強各檔案館及管理機構之間的聯系，建立相關的查詢平臺，便于公眾查詢。隨著網絡技術的快速發展，信息間傳遞的速度越來越快、傳遞時間越來越短，在此背景下國家檔案館、省檔案館或相關檔案管理部門應首先對目前各自的檔案保管情況的相關信息進行相互交流，并對如何構建合理的資源平臺進行探討，對各自的檔案信息化平臺進行統一的規劃建設，并使各系統平臺之間能夠順暢的進行信息交流，最終達到以點帶面，逐漸形成一個檔案館群，形成一個互利共贏的公眾服務機構。
（二）擇優分類與循序漸進并重
在對檔案信息信息化、數字化的分類過程中，檔案信息的分類應按照保密程度、公眾需求程度、社會反響等方面進行有針對性的分類，對于公眾與社會需求較大的檔案信息資料，應優先對這部分資料進行信息化、數字化分類，便于公眾查詢利用。另外，在進行數字化信息化分類的過程中，檔案管理部門也應該對所有檔案資料進行預測，對將來一段時間可能需求量較大的檔案信息進行優先分類。在檔案資料信息化的過程中要明確紙質檔案的信息類型，由于檔案都是原始數據或信息的最真實憑證，在提供利用時要保障其完整性和真實性。
（三）區分緩急與先易后難兼顧
檔案數字化最大的優點之一就是查詢電子版的檔案資料信息可以有效保護原版檔案資料，通過查閱電子檔案減少對原版資料的查閱次數，從而減少人為的對檔案原件的損害。因此在進行數字化檔案的初期，就應該先對珍貴的資料進行數字化。對于原來就是數字化的檔案資料，在經過前期的整理、歸檔鑒定、保管等步驟后，符合保密制度便于向公眾開放的數字化信息資料可通過網絡上傳到相應的查詢平臺供用戶查詢、使用。而對于紙質、膠片、聲像等檔案就需要先進性數字化轉換。在轉換的過程中就需要各級根據檔案信息轉換的難易程度分別進行上傳，對于較為容易上傳的資料，應優先上傳。對于不同類別的檔案資料要根據其類別逐步實現數字化、信息化。
四、信息化背景下傳統檔案管理改革策略
（一）正確運用與檔案管理相關的法律法規，可以有效地促進各檔案管理部門間的協調發展
就目前來看，各級部門、各系統內的檔案管理部門分別屬于不同的系統、部門，對檔案資料的管理有著不同的管理方式及特點，在工作中正確、靈活地運用相關法律法規可以有效的協調各部門、系統間的檔案交流工作，并可以及時調節他們之間的矛盾。不斷健全與完善法律、法規是信息化背景下檔案管理改革的的重要保障。
（二）制定統一的檔案信息化、網絡化管理制度及執行標準
在檔案資料數字化、信息化的發展初期，難免會出現諸多的問題，究其根源就是大家在數字化、信息化建設的過程中沒有統一的建設標準。據相關數據統計，目前已經建成使用的檔案網站中竟然有將近30%的網站無鏈接。因此，制定統一的檔案信息化建設標準是目前檔案信息化工作的重中之重。目前各級檔案管理部門就檔案管理也制定了相關的規章制度及執行標準，但制定的各類制度與標準都是其系統內自己的標準，就執行標準來看，各檔案管理部門的檔案管理制度和標準之間還存在著很大的矛盾，如果這種情況還繼續存在，檔案數字化信息的統一管理就無從談起了。因此，制定統一的、規范的管理制度及執行標準不僅有利于檔案資料的管理，更有利于促進各部門、單位間檔案資料的有效共享利用，從而最終提高檔案的利用效率。
（三）逐步構建數字檔案信息服務平臺
數字檔案信息服務平臺包含高速的網絡傳輸功能、健全的安全保障體系、先進的軟硬件設施等，利用各網絡站點的信息互聯技術將各個站點的檔案信息資料進行匯總，以國家檔案館和地方綜合為整合主體將各部門、單位內的檔案資料進行匯總，用戶即可以通過該平臺進行信息查詢、信息瀏覽、信息下載等。
（四）提升檔案工作者的信息技術應用水平
隨著科學技術的快速發展，對檔案管理工作者的工作提出了新的要求，他們不但要熟練掌握傳統的檔案管理專業知識外，還要熟練掌握一定的電腦操作技術、信息管理技術等相關信息化知識。如在對電子文件進行資料管理的過程中就需要檔案管理工作者掌握數據庫及網絡知識等，在進行信息化檔案管理的工作中需要檔案管理工作者不斷地提升自身的信息應用技術技能，利用信息化技術提升檔案管理水平。隨著科學技術的迅猛發展，檔案作為社會信息資源的重要組成部門，必然要融入到數字化新媒體當中，檔案目前也以多種載體形式呈現在大眾的面前，無線傳輸技術、快速掃描技術對檔案網絡管理也提供了極大的便利。因此，檔案工作者在工作的過程中要不斷地加強學習，不斷地提高自身的信息化素質，在工作中要敢于創新，敢于嘗試新鮮事物，敢于突破自己，只有這樣，檔案管理工作者才能更好地提高自身的專業素養，從而更好地做好自己的本職工作。信息化背景下的檔案管理改革勢必會經歷一個漫長發展的完善過程，在這一過程中不僅需要國家相關部門對檔案管理工作的重視與幫助，也需要檔案管理部門自身在改革與發展中充分認識信息化檔案管理改革的必要性，積極推動檔案工作的信息化建設。
作者:許長春 單位:山東省體育訓練結算中心
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我來競聘，是因為我具有以下優勢： 第一，善"學"。七年來，我善于學習和思考，并不斷地自我提升。工作給予了我學習探索的動力，學習賦予了我工作的激情。我的碩士畢業論文研究方向是多媒體技術和數字圖象的水印算法。照片盜版的泛濫是當前聲像工作中的一大困擾。我以城建檔案館的標志作為水印，設計了一個新型算法，嵌入到數字圖像中，作為版權的保證。實踐證明算法是相當可行的。學有所用，用有所成，那一刻，我充滿了激情。我的論文在答辯中被評為唯一的優，不久又被第十一屆全國多媒體學術會議錄用。工作和學習的互相促進，使我找到了自我提升的價值。
除了善學、會管、能寫、夠專，我還具有反應快，容易接受新鮮事物的優勢。這一點，也是多媒體工作室主任應有的素質。
我來競聘也有兩個不利因素。第一是我的性別。由于攝影工作對體能的高要求，人們也許會認為這一職位應由身強力壯的男士來擔任。但是，我認為，除了身體條件好以外，還應有過人的魄力。這兩點，我都具備。我年輕，我的字典里面，沒有嬌滴滴三個字。外出拍攝，不管多累多苦，我都不會因為自己是女性而退縮。曾經兩次，我隨林市長外出視察，由于我的突出表現和善于抓拍，在一群身材魁梧的攝影記者里面,林市長都唯一地注意到我,并親切地詢問我的單位。當我自豪地說出城建檔案館時，我不再感到，性別會成為影響我工作能力的障礙。
第二是我的性格含蓄，不愛張揚，不大善于在人面前表現自我。為了克服這個缺點，我決心工作上要多向館領導匯報，在領會上級精神的同時讓領導知道自己的想法，同事之間多作溝通和思想交流；生活上學會推銷自己，化被動為主動。
假如我競聘失敗，那說明有很多地方我做得還不夠。我將總結經驗，改進方法，積極愉快地工作；假如我競聘成功，我會全力以赴，實現心中的藍圖。我的工作設想具體有A、B、C、D四大計劃：
A計劃（Accumulation）是集腋成裘計劃。主要內容是多途徑、多渠道地搜集聲像檔案。首先要依靠自己，主動出擊。繼續跟蹤拍攝一批重點工程；積極配合規劃局和建委完成重要會議活動的拍攝；完整系統地搜集規劃專項工程例如番禺南沙開發區、生物島、城中村改造的聲像素材。第二，開辟聲像檔案搜集的新途徑，逐步加強多媒體工作室對聲像檔案業務指導的功能。改變"單槍匹馬闖天下"的方式，制定聲像檔案的接收標準，依靠基層網絡單位，征集聲像檔案。"集腋成裘，聚沙成塔"，我相信，A計劃能夠及時而有效地豐富我館聲像檔案的內容。
B計劃（Business）是商業運作計劃。我館聲像檔案忠實地記錄了十多年來廣州城市面貌的變遷，是在座各位共同擁有的寶貴財產。B計劃是憑借已有的素材，運用多媒體技術，開發集聲音、圖像、文字于一身的多媒體產品，并借助商業運作的模式，開展有償服務。B計劃利用館藏聲像檔案的不動產，創造具有市場價值的多媒體產品這一流動資產，將為我館帶來源源不斷的財富。
C計劃（Cooperation）是跨部門合作計劃。橫向交流，縱向合作是C計劃的宗旨。首先要密切與本館內各部門的合作。近期來說，對內合作計劃有三個內容：第一，與編研部合作，編輯一條專題片，宣傳檔案館建館20周年。另外，提供編研部編輯畫冊和籌備網站所需的聲像資料；第二，與監督指導室合作，增強聲像檔案的業務指導職能，在網絡單位征收聲像檔案；第三，與技術開發部合作，參與數字檔案館中數字多媒體信息管理系統的開發，向我館和市規劃局的相關用戶提供城建聲像檔案的多媒體查詢系統。合作計劃的另一方面是加強對外合作。第一，強調主動服務的觀念，與市建委、市規劃局合作。積極配合政府決策部門，制作規劃方案和國際招標所需的電視專題片。第二，講求互惠互利，各施所長的原則，與電視臺、報社等大型媒體機構合作。利用媒體優勢和本館資源，開展宣傳策劃活動。第三，以平等互利，資源共享為原則，和城建系統的兄弟單位合作。通過舉辦攝影作品展覽、多媒體信息交流的活動，加強與兄弟單位的聯系，保證跨部門工作的順利開展。
D計劃（Digitization）是數字化計劃。概括地說，D計劃有兩方面內容：其一，多媒體信息的建庫工作。多媒體建庫方案將運用當前先進的數字圖像采集和壓縮技術、數字多媒體安全技術、光盤海量存儲技術、網絡技術、數據庫技術，將我館現有的城市建設聲像資料轉換成電子文件，建立城建聲像數據庫，服務政府決策部門和社會公眾，最終實現資源共享。其二，多媒體信息安全工作。運用信息隱藏和信息加密技術，在數字圖像中嵌入數字水印或電子簽名，以此作為多媒體信息在網絡傳輸中的版權保證。由于本人有了一定的研究基礎，我相信我館的多媒體信息安全工作能在同行業中走得更快更好。
隨著世界向信息時代的邁進，信息已同人、財、物并稱為當今社會的四大資源，成為人們決策的依據。能否及時、有效地開發、利用信息，直接關系到決策的敗。在眾多的信息源中，檔案已成為一個巨大的軟科學信息資源寶庫。它以其原始憑證性、不可再生性及可重復利用性日益受到人們的關注。但目前，豐富的檔案資源和偏低的檔案利用率的反差還相當大，造成了巨大的資源浪費，檔案的信息價值未能得到充分發揮，因而使這個博大的信息資源庫沒有受到應有的重視。這一方面說明全社會對檔案信息這種“看不見的資源”的價值缺乏了解，檔案意識尚有待提高；另一方面，檔案人員的素質也是其中的一個重要原因。因為檔案人員的素質直接決定著檔案管理質量的高低，而管理質量的高低叉決定著檔案的利用率，所以，檔案人員的素質至關重要。特別是現在許多檔案館已引進了現代化技術，正向電子檔案館、數字檔案館方向發展，與傳統檔案館相比，現代檔案館是以信息資源網絡化、業務管理自動化為主要特征，所有這些都對檔案人員的素質提出了更高更新的要求。
一、信息時代檔案人員必備的素質
所謂素質是指人們通過學習、訓練和內化過程而形成的相對穩定的、內在的、人的整體質量水平。從某種意義上說，素質就是具有復雜結構的身心各方面的能力及品質特征的總和。檔案人員從事的雖然是一項業務性強而又極其平凡的服務性工作，但就其深遠意義來說它又是一項功在當代、利在千秋的偉大事業。隨著信息化、網絡化的發展，檔案人員只有不斷提高自身的素質，特別是信息素質，才能適應信息社會的需求。那么，信息時代的檔案人員應當具備怎樣的素質呢?筆者認為有以下幾個方面。
1．檔案人員的信息素質
在信息時代，檔案人員首先應具有信息素質。信息素質作為人的整體素質的重要組成部分，它是人們在信息社會生存的基本條件之一，也是人們在信息時代必須具備的能力。這一概念最早出自于美國信息產業協會主席波爾(PaulZurkouski)在1974年向全美圖書館學與信息學委員會提交的一份報告中，并被概括為“利用大量的信息工具及主要信息源使問題得到解決的技術和技能。”此后，這一概念不斷得到發展。1997年，紐約州立大學圖書館館長將信息素質定義為：“能清楚地認識到何時需要信息，并能確定、評價、有效利用信息以及有利用各種形式交流信息的能力。”筆者認為，信息素質是人們對信息與信息活動的認知能力和對信息綜合利用能力的一種體現。它是信息社會的人，特別是信息人員(圖書館員、檔案館員等)的基本能力。固然傳統檔案館員也需要具有很好的信息素質，但是在信息時代，數字檔案館人員與傳統相比，其所具有的信息素質在內容上和程度上都有很大的不同。從內涵上講，現代檔案人員的信息素質應包括三個方面：信息意識、信息道德和信息能力。
(1)信息意識
良好的信息意識是具有較高的信息素質的前提，同時也是信息資源開發和利用的強大動力。檔案館是各類文獻信息的集中保管基地，檔案人員擔負著準確、快速地收集檔案信息，有效地提供檔案信息的重要職責，因此要求檔案人員必須具有強烈的信息意識。檔案人員的信息意識應包括兩層涵義：Bp一般意義上的信息意識和特殊的檔案信息意識。一般意義的信息意識是指人對信息的敏感程度，是人們對自然界和社會各種現象、行為、理論觀點等從信息角度的理解、感受和評介。它是特殊的檔案信息意識的基礎。檔案人員的檔案信息意識是指其對檔案的信息屬性、對檔案信息組織、開發、傳播、利用的一種內在的、專注的心理傾向。這種信息意識具體表現在：
a．充分認識到信息的重要性，認識到有價值的信息可以在生活和工作中起到非常重要的作用，有時甚至是決定性的作用。檔案信息是社會的寶貴資源和財富，應當并且能夠在社會上流通，而且應當認識到，檔案工作者在信息社會發揮著重要的作用．肩負著傳播檔案信息為大眾服務的重任。
b．對信息具有分析鑒別能力。一是對所接觸的信息，能判斷出屬于哪種類型，產生于哪個領域，主要服務對象是誰。二是能判斷出此信息是否有價值，并能估測出價值大小。
c．充分認識到信息社會信息量的膨脹程度以及信息流動速度和更新速度的快捷性。
(2)信息道德
信息道德習慣上也稱為信息品德，從廣義上講，信息道德是指在整個信息化活動中調節信息創造者、信息傳播者、信息使用者之間相互關系的行為規范的總和。作為檔案信息管理者，其信息道德又有其特定具體的內涵，它與職業道德密切相連，可以說是職業道德在信息社會的拓展與延伸。檔案人員的信息道德，就是指檔案工作者在檔案信息的管理、開發、傳遞和利用服務等活動中，其思想與行為所應遵循的信息規范和倫理準則。檔案人員在工作中，應該兢兢業業地為用戶服務。及時、全面地向用戶提供信息。這里除了一般的職業道德問題外，還需特別指出的是關于知識產權的保護問題，由于在網絡環境下，往往缺乏社會有關機構的監督和管理，而且數字檔案館本身也要進行檔案信息的數字化工作，所以這個問題在信息時代就顯得重要、復雜和敏感。
(3)信息能力
這主要是指檔案人員獲取、鑒別、組織和開發檔案信息的能力。
a．對檔案信息的獲取能力。在信息社會，由于數字信息產生和傳播的特點，信息的密集程度，信息分布的復雜程度以及更新程度都是工業社會不可比擬的。所以檔案人員必須熟悉各個數字館藏的內容及查找方式、各種商業數據庫的內容以及獲取方式，各種搜索引擎的有效利用等等，及時收集各類檔案信息，以豐富館藏。
b、鑒別檔案信息的能力。這是檔案人員的一項基本信息素質。對檔案信息的鑒別包括對其原始性、真實性的判別和檔案價值的評估。確定檔案信息的真偽，是一項十分重要的工作，特別是在信息社會．產生了大量的電子文件和數字檔案，其真實性的判定就更為重要，難度也更大。這就需要有比較專業的信息鑒別能力。對檔案信息價值的評估和鑒定，區分其價值的大小，是在確定了真實性后的又一個重要工作，是檔案信息開發利用的基礎。
c．檔案信息的組織開發能力。檔案信息組織開發己成為信息時代檔案工作的核心內容，各類檔案信息必須按照一定的方式進行組織整理，形成各種專題數據庫，并能根據用戶需求對信息進行深層次的開發，形成二次文獻、三次文獻等。而檔案信息開發的深度和廣度，以及檔案信息開發的時效性，則依賴于檔案人員的信息開發能力。組織開發能力決定著檔案服務的質量和社會用戶的檔案信息利用程度，影響著檔案事業的發展進程。要求檔案人員有一種對檔案信息的職業敏感性，能及時了解用戶的需求熱點，有效地組織檔案信息并向社會傳播。因此．檔案信息組織開發能力是檔案人員信息能力中最主要、最核心的內容，居于信息能力的最高層次，是具有創新性質的能力。
2、其他各項基本素質
這些基本素質是對傳統檔案人員素質的繼承，也是形成和提高檔案人員自身信息素質的基礎，涉及的范圍較廣，包括政治素質、業務素質、心理素質、身體素質等等，這與傳統檔案人員的素質要求大致相同，在此不作贅述。下面主要強調一下在信息社會必需的幾項基本素質。
(1)掌握檔案專業基礎理論與方法
作為一名檔案工作者，首先必須掌握檔案專業知識，了解檔案信息的收集、整理到利用的全套理論與方法，并能將這些檔案學理論與現代信息技術相結合。
(2)掌握現代信息技術
21世紀是信息高速發展的時代，現代檔案信息管理與傳統上有很大的不同，需要既懂檔案學又掌握了先進的信息技術的“復合型”人才方可勝任。這里的“現代信息技術”主要是指計算機網絡與通訊技術、聲像技術、多媒體技術、數據庫技術、數據存取技術、人工智能技術等。信息數字化和網絡化為用戶提供了在更大范圍內查閱信息的機會，但同時也把用戶帶入了一個陌生的數字信息海洋，這就要求檔案人員能盡快地適應信息環境，能根據用戶需求及時通過網絡系統快捷地獲取檔案信息，并把分散的片斷信息組合整理出新信息提供給用戶，成為用戶信賴的咨詢員。
(3)較好的外語能力
隨著國際交往的加強，熟練地掌握一種外語已成為迫切需要的工作能力。一是因為檔案館是對外交往的窗口；二是檔案館的職能也要求館員外語能力必須加強，這不僅是因為外文信息在館藏中占有重要比例，而且隨著網絡化程度的加強、聯機檢索的需要、資源共享的擴大，檔案人員只有熟練掌握一門以上的外語知識才能更好地為用戶服務。
(4)具有豐富的科學知識和科學管理能力
檔案專業人員，除具備檔案專業知識外，還應具有比較全面、系統的文化、理論、科學技術知識，才能更好地勝任自己的工作。
檔案信息管理是一項實踐性很強的工作，檔案管理、流通借閱、藏用關系等都是檔案工作中值得研究學習和實踐的問題。一個好的檔案館員不僅要掌握檔案館的管理知識、運行規律，還要了解各業務部門之間的內在聯系。
二、目前檔案人員的素質現狀及培養途徑
在信息社會，檔案作為一種“原生信息”或“信息資源”，其重要意義不言而喻。無論是發達國家還是發展中國家，都在積極地發展其檔案事業。而是否擁有充足的、高素質的人才資源已成為檔案事業能否持續發展的關鍵所在，人才資源的開發必然涉及到檔案專業的教育培訓問題。
1、檔案人員的知識結構狀況
近二十年來，隨著檔案學教育的發展，檔案專業人員的素質有了明顯的提高。接受檔案專業教育的人占總檔案人員的60％以上，而且教育程度也呈上升趨勢。大中專教育已不再是培訓的主體，而是轉向本科生教育，國家也加大了檔案專業教育的投人力度。但問題在于，一是檔案專業人員的總體教育程度不高。據統計，從業人員中，大部分只接受過專科或在職短期培訓，具有本科學歷的約占5％，有研究生學歷的更是寥寥無幾，僅占0．5％左右。仍有不足4o％的檔案人員未接受過任何專業訓練，并且年齡大都在35歲至5O歲之間，這些人很難勝任信息時代的檔案工作。這是一個十分嚴峻的現實，解決這個問題是中國檔案教育最迫切的任務。二是檔案專業教育尚未走出傳統的桎梏。首先是專業設置過窄，培養目標過專，為檔案館(室)機構外殼所束縛；再者，課程設置不合理，未能反映出信息社會發展的趨勢，學生知識面狹窄，且缺乏必要的實踐技能；三是在職教育以“針對性教育”為模式，培訓不系統，檔案人員信息素質問題未能從根本上解決。
2、提高檔案人員自身素質的途徑
以學校專業教育為主體，大力發展在職繼續教育，以全面提高檔案人員的素質，具體地說應從以下幾個方面進行。
(1)完善檔案專業的教育體制，發展本科教育，積極探索研究生教育，在教育方針上堅持“大檔案學”的觀念，既把檔案學放到信息學和管理學的大系統中，而不要只局限于檔案學。在課程設置上要增加現代信息技術的內容，從而擴大學生的知識面和綜合能力，其中著重培養其信息素質。使未來的檔案工作者成為具備良好的信息能力、合理的知識結構、掌握現代信息技術的高素質“通才”。
(2)對在職人員開展“多元化、全方位”的在職繼續教育模式。可以從以下幾個方面著手：首先，檔案館可以在經費允許的惰況下有計劃地組織培訓，使檔案館員能夠盡可能多地掌握新知識、新技能，提高其業務素質。另一方面，可聘請信息專業教授、專家有針對性地舉辦一些專題講座。為促使檔案館員自覺地學習新的技能，還可將計算機、信息網絡技能的考核與館員的提拔、使用、晉級、聘任等掛鉤，并使其制度化，以此調動檔案人員參加繼續教育的積極性。
(3)培養自學能力
