時(shí)間:2022-11-18 00:59:04
開篇:寫作不僅是一種記錄,更是一種創(chuàng)造,它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感,將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇信息檔案室工作計(jì)劃,希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友,陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
局辦公室:
《關(guān)于報(bào)送2017年檔案工作情況及2018年工作計(jì)劃的通知》已收悉。中心辦公室組織對(duì)2017年中心的檔案工作進(jìn)行了全面檢查總結(jié)并結(jié)合中心重點(diǎn)工作和國(guó)家、省、市檔案工作發(fā)展趨勢(shì),對(duì)2018年的檔案工作進(jìn)行了研究討論,制定了中心檔案工作計(jì)劃。具體情況如下:
一、2017年檔案工作總結(jié)
1、我中心根據(jù)工作實(shí)際,修改完善了中心綜合檔案管理制度。先后建立修改了檔案移交審核責(zé)任制、工程檔案歸檔、檔案借閱、檔案保管、檔案鑒定銷毀等管理規(guī)定,重點(diǎn)修訂完善了《深圳市燈光環(huán)境管理中心檔案管理規(guī)定》,進(jìn)一步規(guī)范了檔案管理工作。
2、加強(qiáng)綜合檔案庫房軟硬件建設(shè),做好“八防”工作。2017年,硬件方面,中心為綜合檔案室更新了兩臺(tái)智能空調(diào),實(shí)現(xiàn)了庫房溫濕度控制,有利于檔案的長(zhǎng)期保存。軟件方面,中心對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行了升級(jí),實(shí)現(xiàn)了電子全文分級(jí)檢索功能和分類制表等功能。同時(shí),中心還對(duì)綜合檔案庫房的布局進(jìn)行了科學(xué)調(diào)整,提高了單位面積的使用率。中心檔案員按要求每日對(duì)檔案庫房環(huán)境及溫濕度情況進(jìn)行檢查記錄,認(rèn)真做好“八防”工作。
3、嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱登記審批制度。中心綜合檔案室在為中心機(jī)關(guān)各部室及管理所、上級(jí)主管部門、服務(wù)對(duì)象、相關(guān)業(yè)務(wù)往來部門等提供檔案利用便利的同時(shí),嚴(yán)格按照檔案借閱管理規(guī)定做好登記審批,確保檔案利用的安全性、保密性。2017年,中心綜合檔案室為業(yè)務(wù)工作提供檔案利用52人次,基建工程檔案96卷,381件次,文書檔案39件次,實(shí)物檔案9件次,聲像檔案64件次。此外,中心還為深圳市公共藝術(shù)與棲居設(shè)計(jì)促進(jìn)會(huì)籌辦的“光”公共藝術(shù)展提供深圳市城市亮化(夜景)發(fā)展歷史資料12件。
4、按“省特級(jí)”檔案管理標(biāo)準(zhǔn)組織整理歸檔了2016年形成的文件、工程材料,其中基建工程檔案2241卷,即25174件,文書檔案261件,實(shí)物檔案12件,聲像檔案4冊(cè),即116件。同時(shí),在我中心OA上實(shí)現(xiàn)了電子文件歸檔功能。
二、2018年檔案工作計(jì)劃
1、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全管理,健全“人防、物防、技防”三位一體的檔案安全防范體系,嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度和安全保密制度,落實(shí)責(zé)任,定期檢查,杜絕檔案毀損、丟失、泄密事件發(fā)生。
2、加強(qiáng)基建工程檔案管理,嚴(yán)格執(zhí)行基建工程檔案項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核制,從各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)基建工程檔案的建檔歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督管理。
3、結(jié)合中心重點(diǎn)工作,編制中心重大建設(shè)項(xiàng)目、重大科研項(xiàng)目、重大紀(jì)念活動(dòng)等專題匯編,為收集圖冊(cè)資料、編印宣傳資料、檔案移交、布展等做好準(zhǔn)備。
根據(jù)文明單位創(chuàng)建的有關(guān)規(guī)定,為了進(jìn)一步加強(qiáng)我局文明單位創(chuàng)建工作的日常管理,規(guī)范創(chuàng)建工作的文書檔案,促進(jìn)文明單位創(chuàng)建資料歸檔工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化,不斷提高文明單位的創(chuàng)建水平,特提出如下意見,請(qǐng)貫徹執(zhí)行。
一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),切實(shí)提高認(rèn)識(shí)
創(chuàng)建文明單位檔案資料,是我局在創(chuàng)建文明單位工作過程中直接形成的對(duì)本單位和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字資料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,是綜合、全面地反映我局創(chuàng)建文明單位過程中的主要成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)等情況的重要文獻(xiàn)資料。加強(qiáng)文明單位創(chuàng)建資料的規(guī)范化管理,是精神文明創(chuàng)建的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,不僅有利于反映創(chuàng)建工作取得的成果,更有利于經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、進(jìn)一步提升促進(jìn)創(chuàng)建工作。
為加強(qiáng)對(duì)創(chuàng)建文明單位檔案資料工作的領(lǐng)導(dǎo),區(qū)局創(chuàng)建文明單位領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室下專門成立檔案資料管理工作小組,由分管文明單位創(chuàng)建工作的局領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng),辦公室、人教科、監(jiān)察室以及機(jī)關(guān)黨委、工會(huì)、團(tuán)委、婦委會(huì)負(fù)責(zé)人任組員,具體負(fù)責(zé)創(chuàng)建文明單位檔案資料管理規(guī)范的制訂、資料鑒定等工作。
二、文明單位創(chuàng)建檔案資料的種類
根據(jù)我局文明單位建設(shè)的實(shí)際要求,創(chuàng)建檔案分為三大類:
(一)文字資料。文字資料可分:思想建設(shè)類;工作成績(jī)類;環(huán)境衛(wèi)生類;道德風(fēng)尚類;文化教育類;榮譽(yù)類;創(chuàng)建活動(dòng)類等。
(二)圖片資料。主要包括我局獲得的榮譽(yù)標(biāo)志、組織開展的各類具有余杭國(guó)稅特色的重大活動(dòng)照片,用影集或?qū)iT圖片欄、檔案冊(cè)分類存貯,并配備必要的文字說明。
(三)音像資料。是指文明單位創(chuàng)建活動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的信息資料,通過錄音、攝像的形式記錄下來的載體,這類資料較文字、圖片更為直觀、生動(dòng)形象、感染力強(qiáng),更能準(zhǔn)確地反映文明單位創(chuàng)建活動(dòng)的原貌。
三、文明單位創(chuàng)建檔案資料內(nèi)容收集及具體歸檔范圍
(一)思想建設(shè)類。
1.省、市、區(qū)(含上級(jí)主管部門)關(guān)于精神文明建設(shè)文件(通知、信息、簡(jiǎn)報(bào)),文明單位管理辦法、文明單位評(píng)比通知,申報(bào)文明單位事跡材料,上級(jí)審批表、表彰決定。
2.本單位兩個(gè)文明建設(shè)長(zhǎng)期規(guī)范(目標(biāo))、年度三個(gè)文明建設(shè)計(jì)劃(要點(diǎn)),創(chuàng)建文明單位規(guī)劃(目標(biāo))、相應(yīng)考核辦法(措施)和文明創(chuàng)建方案,實(shí)施過程中檢查考核記錄資料,半年和全年三個(gè)文明建設(shè)工作總結(jié),單位在三個(gè)文明建設(shè)中獲得上級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)的證件、證書資料。
3.組織機(jī)構(gòu)建設(shè):精神文明建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和辦事機(jī)構(gòu)文件,責(zé)任分工及工作人員名單。
4.班子建設(shè):理論學(xué)習(xí)、政治教育、黨建工作計(jì)劃、學(xué)習(xí)教育內(nèi)容資料、黨委中心組學(xué)習(xí)記錄、民主生活會(huì)記錄、黨支部“”資料、學(xué)習(xí)黨的方針政策論文、學(xué)習(xí)心得體會(huì)等。
5.黨風(fēng)廉政建設(shè):中央、省、市、區(qū)關(guān)于黨風(fēng)廉政建設(shè)條規(guī)、工作計(jì)劃(措施)、責(zé)任制度、檢查情況通報(bào),有關(guān)事跡材料、經(jīng)驗(yàn)交流、表彰決定等材料。(責(zé)任單位:監(jiān)察室)
6.思想政治工作:思想政治工作教育計(jì)劃、工作責(zé)任制度(網(wǎng)絡(luò)表圖)、開展思想政治工作情況反映、經(jīng)驗(yàn)材料、論文匯編、學(xué)習(xí)英模活動(dòng)資料、申報(bào)先進(jìn)(個(gè)人)表格,表彰決定等。
(二)工作成績(jī)類。
1.工作目標(biāo):年度隊(duì)伍建設(shè)和業(yè)務(wù)工作計(jì)劃(目標(biāo))文件。
2.制度建設(shè):各項(xiàng)工作管理制度、各類崗位(人員)工作責(zé)任制度、安全管理制度等。
3.完成工作目標(biāo)情況分析通報(bào)、工作報(bào)表等。
4.行政工作管理:局務(wù)會(huì)議記錄、工作總結(jié)、工作質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、行政效能檢查記錄等。(責(zé)任單位:辦公室、監(jiān)察室)
5.職工福利事業(yè)、后勤保障工作資料、辦實(shí)事情況反饋等。(責(zé)任單位:辦公室)
(三)環(huán)境衛(wèi)生類。
1.環(huán)境建設(shè):創(chuàng)“三優(yōu)”(優(yōu)美環(huán)境、優(yōu)良秩序、優(yōu)質(zhì)服務(wù))工作計(jì)劃,綠化、美化、亮化情況,“門前三包”制度,衛(wèi)生責(zé)任區(qū)制度,衛(wèi)生工作制度。
2.創(chuàng)建衛(wèi)生先進(jìn)(單位)活動(dòng):省、市、區(qū)創(chuàng)建衛(wèi)生先進(jìn)單位文件、單位創(chuàng)建衛(wèi)生先進(jìn)單位各項(xiàng)指標(biāo)達(dá)標(biāo)情況、除害滅病工作達(dá)標(biāo)情況、檢查評(píng)比記錄和工作總結(jié)等。
3.環(huán)境保護(hù):市、區(qū)和上級(jí)有關(guān)環(huán)境保護(hù)工作文件、單位環(huán)境保護(hù)(節(jié)能減排)情況、環(huán)境保護(hù)工作資料、獲得上級(jí)表彰證件和證書、工作總結(jié)等。(責(zé)任單位:辦公室)
(四)道德風(fēng)尚類。
1.社會(huì)公德建設(shè):市民守則、“六不”行為規(guī)范文件、單位開展教育和實(shí)踐活動(dòng)工作計(jì)劃、開展活動(dòng)情況反映、培訓(xùn)人員情況、教育材料、考試成績(jī)表、表彰決定和工作總結(jié)等。(責(zé)任單位:人教科)
2.職業(yè)道德建設(shè):職業(yè)道德教育規(guī)劃、干部職工崗位培訓(xùn)情況、規(guī)范服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)承諾制度、崗位規(guī)范、教育成績(jī)表、社會(huì)監(jiān)督情況反映材料和工作總結(jié)。(責(zé)任單位:人教科)
3.主旋律(三愛、社會(huì)主義榮辱觀)教育:教育計(jì)劃、開展教育活動(dòng)情況反映、(三愛、社會(huì)主義榮辱觀)教育先進(jìn)事跡材料和工作總結(jié)。(責(zé)任單位:人教科)
4.干群關(guān)系:干部職工隊(duì)伍管理規(guī)定、民調(diào)工作情況反映材料。(責(zé)任單位:人教科、辦公室、監(jiān)察室)
5.社會(huì)治安綜合治理:普法教育規(guī)劃、考核考試成績(jī)表、工作總結(jié);社會(huì)治安綜合治理工作計(jì)劃(要點(diǎn))、責(zé)任書、規(guī)章制度(措施)、工作網(wǎng)絡(luò)圖表、檢查考核記錄資料、工作總結(jié);禁“黃、賭、毒”工作情況、目標(biāo)管理措施、情況反映和工作總結(jié)材料。(責(zé)任單位:辦公室、人教科)
6.計(jì)劃生育工作:計(jì)劃生育工作情況反映材料。(責(zé)任單位:婦委會(huì))
(五)教育培訓(xùn)類。
1.人力資源管理目標(biāo)與規(guī)范:工作規(guī)劃、人員結(jié)構(gòu)統(tǒng)計(jì)表、有關(guān)情況反映材料。(責(zé)任單位:人教科)
2.教育培訓(xùn)實(shí)施:教育培訓(xùn)規(guī)劃;學(xué)歷教育、職稱(技術(shù)資格)教育、專門業(yè)務(wù)培訓(xùn)情況;學(xué)習(xí)成果反映、獎(jiǎng)勵(lì)規(guī)定、活動(dòng)記錄和工作總結(jié)材料。(責(zé)任單位:人教科)
3.文體活動(dòng):文體活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)、工作安排、投資計(jì)劃、文體器材統(tǒng)計(jì)表、國(guó)稅文化活動(dòng)資料,體育(競(jìng)技)比賽活動(dòng)資料、文體活動(dòng)總結(jié)。(責(zé)任單位:工會(huì)、團(tuán)委、婦委會(huì))
(六)其它創(chuàng)建類。
1.齊抓共管:工會(huì)、共青團(tuán)、婦委會(huì)工作情況反映。(責(zé)任單位:工會(huì)、團(tuán)委、婦委會(huì))
2.參與共建工作:文明單位結(jié)對(duì)共建、文明社區(qū)共建、軍民共建等活動(dòng)情況反映材料。(責(zé)任單位:人教科、辦公室)
(七)榮譽(yù)類。
反映三個(gè)文明建設(shè)的各種圖片匯編、新聞報(bào)道資料匯編、錄像資料等。(責(zé)任單位:辦公室、人教科、監(jiān)察室及相關(guān)活動(dòng)的組織科室)
一、改進(jìn)措施
1.宣傳檔案法規(guī)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)北京市昌平區(qū)婦幼保健院的檔案管理工作由副書記直接領(lǐng)導(dǎo),并由信息科主任負(fù)責(zé),為檔案工作的順利開展提供了可靠的保證。檔案員利用各種形式向領(lǐng)導(dǎo)、全院職工大力宣傳《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》以及科技檔案的重要性,爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持和科室的配合,增強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員自覺歸檔的意識(shí)。
2.全面開放收集科技檔案科技檔案收集是檔案工作的基礎(chǔ),收集的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)是保證科技檔案有效價(jià)值的根本保證。擴(kuò)大科技檔案的收集視野,以檔案室為中心主動(dòng)“輻射”,把屬于科技檔案的材料全部收集到。擴(kuò)大科技檔案的收集范圍、收集內(nèi)容,檔案員到各個(gè)科室、病區(qū)收集歸檔材料,提醒各科負(fù)責(zé)人歸檔時(shí)間。收集每一項(xiàng)完整的科研材料,收集科研項(xiàng)目全過程的、全方面的記錄,收集成果性、總結(jié)性、鑒定性和獲獎(jiǎng)證書的歸檔材料。提高檔案員的工作態(tài)度,明確工作責(zé)任,甚至予以獎(jiǎng)懲,提高檔案員收集的主動(dòng)性和積極性,保證科技檔案收集的全面、準(zhǔn)確、及時(shí)。
3.健全完善科技檔案管理制度醫(yī)院檔案的科學(xué)規(guī)范管理,能夠?yàn)獒t(yī)院發(fā)展提供寶貴借鑒,對(duì)推動(dòng)醫(yī)院的學(xué)術(shù)、技術(shù)進(jìn)步,推動(dòng)醫(yī)院管理水平的提高具有重要的支持作用。建立科技檔案管理制度,結(jié)合醫(yī)院實(shí)際制訂了《科技檔案工作制度》、《科技檔案歸檔范圍與要求》,科研檔案管理納入了管理制度和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。
4.科技檔案工作納入同步管理北京市昌平區(qū)婦幼保健院真正實(shí)行了“三納入”、“四同步”的管理制度。把科技檔案的形成、收集、管理、歸檔工作納入醫(yī)院工作程序;科技檔案歸檔納入工作計(jì)劃;把科技檔案管理納入職責(zé)范圍。計(jì)劃任務(wù)與要求歸檔同步;檢查科研進(jìn)度與檢查科研材料同步;驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步;評(píng)審科研成果與檔案室出具科研課題歸檔證明材料同步。各科課題從立項(xiàng)起,由負(fù)責(zé)人收集、保管和整理本課題科研過程中形成的全部文件材料。在科研項(xiàng)目完成后,將科研文件材料整理歸檔。每年科研辦給檔案室列出本年結(jié)題需歸檔的課題目錄,檔案室出具歸檔證明。恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用一定的經(jīng)濟(jì)手段,也是做好科研文件材料歸檔工作的有效措施。醫(yī)院上報(bào)成果、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)時(shí),檔案材料歸檔齊全、完整,檔案室才能在申報(bào)材料上加蓋檔案章。
5.調(diào)動(dòng)醫(yī)務(wù)人員歸檔的積極性北京市昌平區(qū)婦幼保健院正在改革階段,對(duì)科技人員的業(yè)績(jī)進(jìn)行考核,重新設(shè)崗定位。2013年對(duì)醫(yī)務(wù)人員的職稱評(píng)定晉升工作有新的規(guī)定,科研論文、著作、文件材料必須歸檔。科研人員在填寫考核表、職稱申報(bào)表時(shí),發(fā)表的科研論文、出版的著作、獲得的獎(jiǎng)狀必須由檔案室核對(duì),個(gè)人提供的材料與檔案室核對(duì)一致才有效,否則以檔案室提供的為準(zhǔn)。醫(yī)院做好離崗人員科研材料的歸檔。科研人員在離崗時(shí),檔案室人員檢查是否有借閱檔案未歸還。科研辦對(duì)科研檔案審查工作有重要規(guī)定,科研人員在辦理手續(xù)時(shí),經(jīng)手的課題所形成的文件材料是否交接完畢,如果科研人員所經(jīng)手的課題已結(jié)題,必須整理歸檔,如果課題尚未結(jié)束,必須有本人辦理課題材料交接手續(xù)。這項(xiàng)改進(jìn)的實(shí)施,保證了科研檔案的及時(shí)收集、整理,也使科研人員、課題負(fù)責(zé)人更加重視科技檔案。
6.樹立檔案工作的效益觀念醫(yī)院在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中,檔案員要樹立效率觀念,及時(shí)、準(zhǔn)確地為利用者提供服務(wù),要充分認(rèn)識(shí)到檔案的利用價(jià)值,特別要認(rèn)識(shí)到醫(yī)學(xué)科技檔案就是潛在的生產(chǎn)力,一旦發(fā)揮作用,就能為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。
二、利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)
1.科學(xué)管理優(yōu)質(zhì)服務(wù)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為平臺(tái),學(xué)習(xí)檔案管理的新技術(shù)。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn),使檔案管理人員的知識(shí)適應(yīng)檔案資源數(shù)字化、管理標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的需要。北京市昌平區(qū)婦幼保健院2010年安裝了檔案信息管理系統(tǒng),建立了文書檔案數(shù)據(jù)庫、基建檔案數(shù)據(jù)庫、科技檔案數(shù)據(jù)庫、科研成果檔案數(shù)據(jù)庫、科技論文數(shù)據(jù)庫、科研著作、獎(jiǎng)狀等數(shù)據(jù)庫,逐步實(shí)現(xiàn)了檔案工作的現(xiàn)代化管理。實(shí)現(xiàn)了全院人員查找、利用檔案時(shí),以最便捷的方式、短時(shí)間內(nèi)為他們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。科研檔案既有公開的也有保密的。嚴(yán)格做好有密級(jí)的科研檔案保密工作,只有參加課題的人員才能借閱,其他人員必須經(jīng)本課題負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱。在做好科技檔案的保密性的基礎(chǔ)上,為醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員提供相關(guān)技術(shù)咨詢、查詢服務(wù)。
一、主要成效
(一)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),落實(shí)了主管部門,明確了責(zé)任主體,配備了專職或兼職檔案員,構(gòu)建了檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。
(二)檔案管理機(jī)制業(yè)已形成。各單位均設(shè)立了綜合檔案室,并建立了各項(xiàng)檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn);能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門的檔案,并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),對(duì)當(dāng)年形成的各門類檔案進(jìn)行了收集、整理、編目,基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范;市公安局和市總工會(huì)堅(jiān)持開展檔案工作系統(tǒng)內(nèi)檢查評(píng)比,做到了經(jīng)常化和規(guī)范化;市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過年檢的形式,對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),市教育局還堅(jiān)持每年一個(gè)專題,收效明顯。
(三)檔案保管條件得到進(jìn)一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加,檔案工作基礎(chǔ)條件得到進(jìn)一步改善,滿足了檔案工作開展的需要。市勞動(dòng)局在搬遷到新辦公場(chǎng)所后,投入30余萬元,對(duì)檔案庫房進(jìn)行了改造;市交警支隊(duì)新建辦公樓時(shí),專門建設(shè)了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級(jí)檢察院以此次檢查為契機(jī),把檔案用房的配套建設(shè)納入重要工作計(jì)劃,狠抓組織落實(shí),并且基本完成了各門類檔案目錄的計(jì)算機(jī)錄入,實(shí)現(xiàn)了微機(jī)檢索。市農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行大力推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程,電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架,解決了多年來檔案庫房狹小,檔案存放擁擠的難題。
(四)檔案利用服務(wù)收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí),積極開展檔案利用工作,產(chǎn)生了良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
二、存在的問題
在這次檢查中,也發(fā)現(xiàn)了一些問題,主要表現(xiàn)在四個(gè)方面:
一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動(dòng),有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自查工作重視不夠,有的檔案室自查自糾的工作主動(dòng)性不強(qiáng),不少單位沒有按時(shí)上報(bào)自查材料。截止11月底,市直機(jī)關(guān)中按照要求上報(bào)自查材料的只有44家單位,占總數(shù)的69%。
二是個(gè)別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整,專門檔案及時(shí)歸檔的意識(shí)還不強(qiáng);少數(shù)單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時(shí),甚至幾年沒有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多,檔案的日常管理難以顧及,有的單位檔案人員變動(dòng)頻繁,隊(duì)伍不夠穩(wěn)定,對(duì)檔案工作的順利開展造成了影響。
三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個(gè)單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件,占總數(shù)的27%,直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
四是個(gè)別行業(yè)主管機(jī)關(guān)沒有很好履行對(duì)所屬單位的檔案工作所負(fù)有的監(jiān)督和指導(dǎo)職能,以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。
三、幾點(diǎn)要求
針對(duì)存在的問題,希望各部門、單位引起高度重視,及時(shí)加以整改。同時(shí),為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作,更好地服務(wù)于我市兩個(gè)文明建設(shè),提出如下要求:
(一)要加速檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化是檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)。目前,檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作的新熱點(diǎn)。根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案工作的規(guī)定,今后各有關(guān)單位向檔案館移交檔案,必須同時(shí)報(bào)送符合《文書檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》規(guī)定的電子目錄。這是對(duì)檔案室工作新的規(guī)范要求,也是建設(shè)數(shù)字檔案館、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數(shù)字化建設(shè),適當(dāng)安排一些經(jīng)費(fèi)購置檔案管理軟件,切實(shí)提高檔案管理水平。
(二)要加強(qiáng)新型載體檔案的管理。隨著辦公自動(dòng)化的深入推進(jìn)和辦公條件的改善,電子文件、數(shù)碼照片等在各單位大量出現(xiàn),相應(yīng)的磁盤、光盤等新的存貯載體被廣泛使用,檔案實(shí)體和檔案管理模式也有了相應(yīng)的變化,對(duì)檔案管理提出了新的要求。各單位要加強(qiáng)新型載體檔案的管理,做好對(duì)這些檔案的積累、收集和整理工作,保證檔案的齊全完整。
(三)要今年9月市檔案局下發(fā)《關(guān)于開展全市檔案工作執(zhí)法檢查的通知》后,各部門、單位認(rèn)真對(duì)照檢查內(nèi)容開展了自查,針對(duì)存在問題,制定整改措施,如期上報(bào)了自查材料。在各部門、單位自查的基礎(chǔ)上,市檔案局于12月份抽查了市環(huán)保局、經(jīng)委、公安、檢察系統(tǒng)等14個(gè)單位的檔案工作。從自查和抽查的情況看,近年來我市學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》、《安徽省檔案條例》和推動(dòng)檔案管理工作的總體形勢(shì)較好,但也存在一些問題。
一、主要成效
(一)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),落實(shí)了主管部門,明確了責(zé)任主體,配備了專職或兼職檔案員,構(gòu)建了檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。
(二)檔案管理機(jī)制業(yè)已形成。各單位均設(shè)立了綜合檔案室,并建立了各項(xiàng)檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn);能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門的檔案,并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),對(duì)當(dāng)年形成的各門類檔案進(jìn)行了收集、整理、編目,基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范;市公安局和市總工會(huì)堅(jiān)持開展檔案工作系統(tǒng)內(nèi)檢查評(píng)比,做到了經(jīng)常化和規(guī)范化;市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過年檢的形式,對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),市教育局還堅(jiān)持每年一個(gè)專題,收效明顯。
(三)檔案保管條件得到進(jìn)一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加,檔案工作基礎(chǔ)條件得到進(jìn)一步改善,滿足了檔案工作開展的需要。市勞動(dòng)局在搬遷到新辦公場(chǎng)所后,投入30余萬元,對(duì)檔案庫房進(jìn)行了改造;市交警支隊(duì)新建辦公樓時(shí),專門建設(shè)了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級(jí)檢察院以此次檢查為契機(jī),把檔案用房的配套建設(shè)納入重要工作計(jì)劃,狠抓組織落實(shí),并且基本完成了各門類檔案目錄的計(jì)算機(jī)錄入,實(shí)現(xiàn)了微機(jī)檢索。市農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行大力推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程,電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架,解決了多年來檔案庫房狹小,檔案存放擁擠的難題。
(四)檔案利用服務(wù)收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí),積極開展檔案利用工作,產(chǎn)生了良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
二、存在的問題
在這次檢查中,也發(fā)現(xiàn)了一些問題,主要表現(xiàn)在四個(gè)方面:
一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動(dòng),有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自查工作重視不夠,有的檔案室自查自糾的工作主動(dòng)性不強(qiáng),不少單位沒有按時(shí)上報(bào)自查材料。截止11月底,市直機(jī)關(guān)中按照要求上報(bào)自查材料的只有44家單位,占總數(shù)的69%。
二是個(gè)別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整,專門檔案及時(shí)歸檔的意識(shí)還不強(qiáng);少數(shù)單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時(shí),甚至幾年沒有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多,檔案的日常管理難以顧及,有的單位檔案人員變動(dòng)頻繁,隊(duì)伍不夠穩(wěn)定,對(duì)檔案工作的順利開展造成了影響。
三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個(gè)單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件,占總數(shù)的27%,直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
四是個(gè)別行業(yè)主管機(jī)關(guān)沒有很好履行對(duì)所屬單位的檔案工作所負(fù)有的監(jiān)督和指導(dǎo)職能,以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。
三、幾點(diǎn)要求
針對(duì)存在的問題,希望各部門、單位引起高度重視,及時(shí)加以整改。同時(shí),為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作,更好地服務(wù)于我市兩個(gè)文明建設(shè),提出如下要求:
(一)要加速檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化是檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)。目前,檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作的新熱點(diǎn)。根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案工作的規(guī)定,今后各有關(guān)單位向檔案館移交檔案,必須同時(shí)報(bào)送符合《文書檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》規(guī)定的電子目錄。這是對(duì)檔案室工作新的規(guī)范要求,也是建設(shè)數(shù)字檔案館、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數(shù)字化建設(shè),適當(dāng)安排一些經(jīng)費(fèi)購置檔案管理軟件,切實(shí)提高檔案管理水平。
一、高度重視,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
今年以來,我局高度重視機(jī)關(guān)檔案管理工作,將機(jī)關(guān)檔案管理工作納入工作日程,加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),真正做到了認(rèn)識(shí)到位,組織到位,措施到位。XX年,新一屆領(lǐng)導(dǎo)班子調(diào)整后,及時(shí)調(diào)整了安陽市文化局檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,并把檔案工作列入全局的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)中,把檔案工作作為機(jī)關(guān)管理的一項(xiàng)重要的內(nèi)容納入年度目標(biāo),與機(jī)關(guān)其它工作同部署、同組織、同考核。同時(shí),配備了具有較高專業(yè)素質(zhì)工作人員任檔案管理人員,建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò),形成了以主管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負(fù)責(zé)、各職能科室協(xié)助抓的四級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
為進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作管理,局機(jī)關(guān)舍得在檔案設(shè)施上投入,局機(jī)關(guān)搬入市黨政綜合大樓辦公后,在辦公用房十分緊張的情況下,專門擠出辦公房設(shè)立了文書檔案室、人事檔案室;撥出經(jīng)費(fèi),購置檔案柜20余節(jié),為檔案室配置了計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備,投入資金購買安裝了益友檔案管理系統(tǒng),使檔案管理在硬件上有了保障,適應(yīng)了現(xiàn)代化管理的需要。
二、加強(qiáng)制度建設(shè),規(guī)范檔案管理
為進(jìn)一步加強(qiáng)我局的檔案管理制度建設(shè),規(guī)范機(jī)關(guān)的文書檔案管理,XX年以來,先后制定了《安陽市文化局檔案管理辦法》及有關(guān)規(guī)章制度。如:《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等,明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù),以及的歸檔范圍及整理要求,使各有關(guān)單位對(duì)文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依,同時(shí),制定了《檔案人員崗位責(zé)任制》和考核、獎(jiǎng)懲制度,并納入機(jī)關(guān)的崗位責(zé)任制,充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性。
為規(guī)范檔案管理,提高檔案管理質(zhì)量,XX年,我局按照市檔案局要求,在全市率先安裝了《益友檔案管理系統(tǒng)》軟件。對(duì)所有須歸檔的文件材料經(jīng)整理后,全部輸入計(jì)算機(jī)管理,極大地提高了檢索速度和檔案的質(zhì)量。在歸檔過程中,我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內(nèi)文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計(jì)算機(jī)打印;文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒,文件不易被腐蝕、變質(zhì),有利于檔案的保存,使我局的檔案檔案逐步走向了規(guī)范化、科學(xué)化管理軌道。
四、采取有力措施,做好歸檔和利用工作
XX年以來,我局按照市檔案局的要求,全力做好文書檔案的歸檔和移交工作,截止目前,共歸檔文書檔案1100余卷、件,財(cái)務(wù)檔案900余卷。其中,XX年,一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷;XX年,歸檔文書檔案313件,較好地完成了歸檔任務(wù)。并按照市檔案局要求,制訂工作計(jì)劃,組織市戲曲研究所專門人員,積極開展全市藝術(shù)檔案的收集、歸檔工作。協(xié)助市檔案局制作了《崔蘭田藝術(shù)生平展》、《張寶英舞臺(tái)藝術(shù)展》網(wǎng)頁,在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術(shù)生平展》;與市檔案局聯(lián)合出版了《崔蘭田藝術(shù)研究》,為落實(shí)“文化興市”戰(zhàn)略,弘揚(yáng)崔派戲曲藝術(shù)做出了積極貢獻(xiàn)。
五、積極參加檔案培訓(xùn),完成上級(jí)交辦的任務(wù)
為進(jìn)一步提高檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理水平,我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓(xùn)班,購買了《檔案工作法規(guī)文件與業(yè)務(wù)知識(shí)匯編》、《歸檔文件整理規(guī)則匯編》等重要工具書,對(duì)檔案工作的開展,提供了科學(xué)依據(jù)。XX年上半年,由于機(jī)關(guān)搬遷至東區(qū)黨政綜合樓辦公,按照市檔案局有關(guān)要求,必須在當(dāng)年6月底前向檔案局移交建國(guó)以來形成的所有文書檔案。在時(shí)間緊、任務(wù)重的情況下,我局克服重重困難,從基層抽調(diào)10余名人員,并在檔案局領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和支持下,完成了近30年的文書檔案與財(cái)務(wù)檔案的整理歸檔任務(wù),為我局檔案管理邁上新臺(tái)階奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
六、工作中的不足和今后打算
1、加強(qiáng)宣傳工作力度,提高全員檔案意識(shí)。由于對(duì)檔案法規(guī)宣傳力度不夠,缺乏全員檔案意識(shí)。因此,造成歸檔不規(guī)范,歸檔質(zhì)量差等,今后,我們將著力加強(qiáng)檔案法制宣傳,不斷強(qiáng)化檔案意識(shí)。
2、加大資金投入,強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化管理。隨著時(shí)代的發(fā)展,社會(huì)信息化程度越來越高。我們將進(jìn)一步加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理,有效發(fā)揮檔案的信息功能。加大資金投入,做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作,加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理,不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平,充分發(fā)揮檔案的作用,為推進(jìn)全市文化事業(yè)繁榮發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。
(一)分管檔案工作局領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制
1、領(lǐng)導(dǎo)局系統(tǒng)的檔案管理工作。
2、審定局系統(tǒng)檔案管理各項(xiàng)制度,并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。
3、解決檔案工作中的實(shí)際問題。
(二)主管檔案工作辦公室領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制
1、組織制定檔案管理制度,并認(rèn)真執(zhí)行。
2、抓好局機(jī)關(guān)和局屬單位檔案建設(shè)與管理工作。
3、定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策,不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。
(三)檔案管理人員崗位責(zé)任制
1、對(duì)機(jī)關(guān)各處室和局屬各單位形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
2、負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案以及有關(guān)資料。
3、為黨和國(guó)家積累檔案財(cái)富,按規(guī)定將具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向省檔案館移交。
4、貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)及各項(xiàng)方針政策,建立健全檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度。
5、對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)管理,熟悉所藏檔案情況,積極提供利用,為全局各項(xiàng)工作服務(wù)。
6、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。
二、文書檔案立卷歸檔制度
檔案是本單位在工作活動(dòng)中形成的保存?zhèn)洳榈脑加涗洝榱藲w檔文件材料的齊全完整,提高歸檔案卷的質(zhì)量,結(jié)合實(shí)際制定本制度。
(一)凡是各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的、具有查考利用價(jià)值的文件及其他材料,均屬于接收范圍。具體包括重要的收發(fā)文件、會(huì)議文件、內(nèi)部文件、會(huì)議紀(jì)要、調(diào)查報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃總結(jié)、重要件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、電報(bào)、電話記錄、本單位編印的刊物、聲像材料以及圖表、簿冊(cè)等。以上應(yīng)立卷歸檔的文件材料,由各處(科)室文書管理人員負(fù)責(zé)組織整理、立卷,并按期向局綜合檔案室或所在單位檔案室移交,任何人不得私自拆取和銷毀文件材料,也不得據(jù)為己有。
(二)文件立卷工作實(shí)行誰辦理誰立卷的原則,即由哪個(gè)處室辦理的文件材料,就由哪個(gè)處室立卷歸檔。
(三)歸檔的文件材料要按規(guī)定進(jìn)行分類,每份文件的頁數(shù)及卷內(nèi)目錄、備考表應(yīng)齊全完整,每一案卷一般不得超過200頁。
(四)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件放在一起組卷。
(五)不同年度的文件,一般不得放在一起立卷。跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年份立卷;沒有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年立卷。
(六)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。
(七)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次給有文字的每面材料編寫頁號(hào),正面頁號(hào)編在右上角,背面頁號(hào)編在左上角。編寫頁號(hào)一律用黑色鉛筆,并做到不重復(fù)、不漏頁。號(hào)碼一律用阿拉伯?dāng)?shù)字。
(八)歸檔的案卷必須按規(guī)定的格式填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表,填寫的字跡要工整、清晰,一律用毛筆或鋼筆書寫,鋼筆要求用炭素墨水或藍(lán)黑墨水,禁用純藍(lán)墨水。卷內(nèi)文件目錄放在卷首,備考表應(yīng)置卷尾。
(九)卷宗內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對(duì)破損的文件材料應(yīng)裱糊,理順取齊,案卷采用三孔一線的方法裝訂,孔距7公分。
(十)案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明,準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容,要用鋼筆書寫或微機(jī)打印,字跡要工整、清晰,標(biāo)題末尾不用句號(hào),保管期限欄內(nèi)必須填明保管期限。
(十一)歸檔。每年四月底以前,各部門必須將上年度的文件材料及相關(guān)資料整理立卷,向檔案室移交歸檔。歸檔時(shí),交接雙方核對(duì)案卷,并在檔案移交登記表上簽字。
三、檔案利用制度
(一)檔案室所藏檔案,主要是供局機(jī)關(guān)、局屬單位及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)利用。
(二)檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況,根據(jù)機(jī)關(guān)工作的需要,編制必要的檢索工具,充分利用檔案信息資源,為全局工作服務(wù)。
(三)凡利用檔案資料者必須確保檔案的安全,不得遺失、涂改、勾畫、批注、剪裁、拆卷和折疊。
(四)利用檔案工作結(jié)束后,利用者須如實(shí)填寫《檔案利用效果登記表》,及時(shí)交檔案室存查。
(五)歸還檔案時(shí),檔案管理人員必須當(dāng)面嚴(yán)格檢查核對(duì),如發(fā)現(xiàn)與原卷不符或其他問題,應(yīng)及時(shí)報(bào)告。
(六)檔案管理人員要注意收集檔案利用效果的反饋意見,不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),做好檔案開發(fā)利用工作。
四、檔案保密制度
(一)檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密法規(guī)及檔案管理的規(guī)章制度,確保保密檔案的安全。
(二)保密檔案的保管和利用,密級(jí)的變更和解密,必須按照國(guó)家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)辦理。
(三)保密檔案要嚴(yán)格限制查閱利用范圍,查閱利用須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。利用保密檔案,嚴(yán)禁復(fù)印、摘抄、涂改、偽造、圈劃、抽換、批注、折縐,如發(fā)現(xiàn)此類情況,應(yīng)及時(shí)追查并報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。
(四)保密檔案要專人管理,定期檢查。嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律,對(duì)失密、泄密事件要及時(shí)報(bào)告并認(rèn)真查處,情節(jié)嚴(yán)重者要追究法律責(zé)任。
(五)檔案管理人員要嚴(yán)守秘密,不得將保密檔案私自帶出檔案室,言談通信中不得涉及保密檔案事宜。
五、檔案保管制度
(一)檔案室(庫)由專人管理,未經(jīng)工作人員許可,不得擅自進(jìn)入檔案室(庫)。
(二)嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱、歸還登記制度,個(gè)人不得私自保存檔案。
(三)檔案保管工作要做到四不:不散、不亂、不丟、不壞。
(四)檔案閱覽室及檔案室(庫)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁在其周圍堆放易燃易爆物品。
(五)檔案室(庫)要保持衛(wèi)生清潔,做到“八防”:防潮、防塵、防光、防火、防高溫、防盜、防蟲、防鼠,確保檔案的安全。
(六)隨時(shí)檢查庫房消防設(shè)備、電器電源及門窗等設(shè)施設(shè)備的安全情況,發(fā)現(xiàn)問題要立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并采取有效措施及時(shí)解決。
六、檔案查閱、借閱制度
(一)查閱檔案,必須在檔案室進(jìn)行。局機(jī)關(guān)各處室、局屬各單位查閱檔案須與檔案管理人員聯(lián)系,并履行審批登記手續(xù)。外單位查閱檔案,必須持單位介紹信,經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組副組長(zhǎng)批準(zhǔn),并辦理登記手續(xù)后方可進(jìn)行。
(二)查閱檔案,如需復(fù)印或摘抄,需經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組副組長(zhǎng)同意。復(fù)印材料由檔案管理人員負(fù)責(zé)辦理。摘抄的材料,由檔案管理人員認(rèn)真審查核對(duì),不得有誤。
(三)檔案一般不外借,如有特殊情況需借閱時(shí),可持單位介紹信,說明原因,經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組副組長(zhǎng)批準(zhǔn),履行借閱手續(xù)。
(四)借閱檔案時(shí)間最長(zhǎng)為一個(gè)月,如不能按時(shí)歸還,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱的檔案必須妥善保管,不得泄密、遺失或轉(zhuǎn)借他人,更不得在材料上涂改、污損或作任何標(biāo)記。
(五)歸還檔案時(shí),檔案管理人員必須詳細(xì)檢查檔案材料是否完整無損,并在借閱登記簿上注明歸還時(shí)間。
七、檔案鑒定和銷毀制度
(一)局檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)本局保存的檔案進(jìn)行鑒定。
(二)局檔案鑒定小組每年年初對(duì)各處室交回的案卷進(jìn)行鑒定,對(duì)不符合要求的案卷退回重新整理。每年年終根據(jù)《檔案保管期限表》的規(guī)定,對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定,決定銷毀確無利用價(jià)值的檔案。
(三)銷毀檔案需逐卷登記造冊(cè),經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組副組長(zhǎng)簽字批準(zhǔn),在保密局指定地點(diǎn)銷毀。銷毀時(shí)必須由兩人以上監(jiān)銷。監(jiān)銷人員要認(rèn)真負(fù)責(zé),防止在銷毀過程中遺失材料,保證絕對(duì)安全。
八、檔案統(tǒng)計(jì)制度
(一)檔案統(tǒng)計(jì)工作由檔案管理員負(fù)責(zé)。
(二)檔案統(tǒng)計(jì)要實(shí)事求是,如實(shí)反映客觀情況,做到準(zhǔn)確、及時(shí)、完整、系統(tǒng)。
(三)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容主要有:檔案機(jī)構(gòu)人員情況,保存檔案、資料狀況,檔案資料收進(jìn)和移出數(shù)量,檔案利用情況,檔案庫房、設(shè)備情況以及上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案部門要求統(tǒng)計(jì)的其他內(nèi)容。
(四)上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案部門要求報(bào)送的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、資料,必須按照要求統(tǒng)計(jì)、填寫,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可報(bào)出。
關(guān)鍵詞:檔案;信息化;困境應(yīng)對(duì)
一、平陽法院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及梳理
(一)檔案存儲(chǔ)情況
我院現(xiàn)存檔案分為訴訟檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)憑證檔案和聲像等檔案,從1949年至2015年10月,我院檔案室?guī)齑嬖V訟檔案131680卷,169802冊(cè)。從檔案管理系統(tǒng)顯示,我院訴訟檔案從1949年至今共有案件133459件,其中已將案件材料掃描進(jìn)入系統(tǒng)的共有131194件,比例為已存案件的98.3%,并且訴訟檔案的數(shù)量還在不斷增加。
(二)檔案管理利用現(xiàn)狀
從檔案管理使用方面看,隨著司法公開的不斷深入,案件審理的透明度也不斷增強(qiáng),社會(huì)公眾對(duì)涉及自身利益的檔案關(guān)注度也越來越高,對(duì)訴訟檔案的查詢需求也與日俱增。
(三)檔案信息化建設(shè)情況
目前,我院共有6名工作人員從事檔案管理工作,其中兩名檔案人員有正式編制,聘用人員流動(dòng)較頻繁且具有檔案專業(yè)背景的人員的比例僅16.6%。另外,檔案室尚未完全建立檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制,現(xiàn)有檔案人員管理結(jié)構(gòu)很難適應(yīng)未來檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。
二、基層法院檔案信息化建設(shè)困境
(一)檔案電子化利用效率不高
當(dāng)前全省法院訴訟檔案信息化建設(shè)步伐不斷加快,目前使用的審判信息管理系統(tǒng)優(yōu)化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié),檔案信息化工作完成檔案掃描、錄入階段后,已基本實(shí)現(xiàn)法院外、法院間卷宗調(diào)閱。由于公檢刑事偵查卷并未掃描入庫,使得刑事案件仍處于紙質(zhì)借閱狀態(tài)。實(shí)際上刑事檔案查閱在檔案利用中占比達(dá)63.26%,如果不進(jìn)行掃描,顯然影響電子化數(shù)據(jù)運(yùn)用,進(jìn)而影響檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。
(二)實(shí)踐中檔案歸檔模式不統(tǒng)一
省高院要求結(jié)案后5日內(nèi)必須歸檔報(bào)結(jié),我院則結(jié)合現(xiàn)實(shí)狀況,因地制宜,創(chuàng)新留庭保管模式。考慮到兩個(gè)派出法庭距離院機(jī)關(guān)比較遠(yuǎn)和送達(dá)難等客觀因素,允許法庭在1個(gè)月內(nèi)必須完成歸檔入庫,以達(dá)到省高院要求案件審結(jié)后5日內(nèi)裝訂入庫達(dá)70%,十個(gè)工作日裝訂入庫達(dá)90%的工作要求,每統(tǒng)計(jì)月因送達(dá)等原因需留庭保管的案件嚴(yán)格控制在10%以內(nèi)。
(三)對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足
少數(shù)部門、部分同志對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性了解不夠,認(rèn)為這是可有可無的事,即使?fàn)巹?chuàng)檔案信息化一級(jí)達(dá)標(biāo),也是辦公室檔案人員的事,與己無關(guān)。但檔案信息化工作沒有其他辦案人員的共同配合、協(xié)助,單單靠檔案管理人員,是很難實(shí)現(xiàn)檔案信息化。
三、基層法院檔案信息化建設(shè)對(duì)策
(一)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),穩(wěn)步布置信息化建設(shè)工作
檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)堅(jiān)持以利用為中心,充分發(fā)揮檔案信息化工作的效用,服務(wù)于司法審判工作,服務(wù)于社會(huì)公眾。我院始終堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā),將檔案信息化建設(shè)列為全年重點(diǎn)工作計(jì)劃,注重檢查檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)展情況,幫助協(xié)調(diào)工作中的矛盾,解決實(shí)際困難。
(二)加強(qiáng)有序管理,夯實(shí)硬件基礎(chǔ)設(shè)施
我院以新審判大樓搬遷為契機(jī),依托先進(jìn)管理技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案庫房智能化管理,在檔案庫房配備10區(qū)73列智能密集架、24小時(shí)控制的新風(fēng)空調(diào)、7臺(tái)庫內(nèi)自控除濕機(jī),21臺(tái)熱氣溶膠自動(dòng)滅火裝置、庫區(qū)內(nèi)配有自動(dòng)恒溫電腦數(shù)據(jù)采集、防磁柜5臺(tái)。
(三)推廣應(yīng)用律師服務(wù)平臺(tái),探索網(wǎng)上檔案預(yù)約查詢
根據(jù)最高院要求,在訴訟服務(wù)中心開設(shè)律師志愿者服務(wù)窗口,由律師為當(dāng)事人無償提供訴訟咨詢和幫助。積極與縣司法局、律師協(xié)會(huì)建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制,嘗試推廣應(yīng)用浙江律師服務(wù)平臺(tái),進(jìn)一步提升律師服務(wù)當(dāng)事人的效率。積極探索網(wǎng)上檔案預(yù)約查詢功能,當(dāng)事人通過登陸法院門戶網(wǎng)站填寫姓名、聯(lián)系電話、案號(hào)、預(yù)約時(shí)間等基本信息完成檔案查詢預(yù)約,實(shí)現(xiàn)檔案定點(diǎn)定時(shí)查詢。
(四)開展法院間遠(yuǎn)程調(diào)閱卷工作,落實(shí)便民訴訟
在訴訟服務(wù)中心專設(shè)電子檔案查詢窗口,當(dāng)事人或其律師可申請(qǐng)異地檔案查閱,在完成對(duì)申請(qǐng)查閱檔案的異地遠(yuǎn)程查閱授權(quán)后,當(dāng)事人即可查閱異地法院的授權(quán)電子檔案并自行打印。法院間遠(yuǎn)程調(diào)閱不僅卷免去當(dāng)事人遠(yuǎn)赴外地查閱檔案的奔波之苦,更是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代法院間積極配合便民訴訟創(chuàng)新之舉。
四、結(jié)語
總之,隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入推進(jìn),檔案管理工作在當(dāng)前審判活動(dòng)中的地位將日益重要。法院訴訟檔案管理必須及時(shí)改進(jìn)組織架構(gòu),實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效管理,并以“科技強(qiáng)院”為契機(jī),著力建設(shè)訴訟檔案信息化。在“互聯(lián)網(wǎng)+審判”時(shí)代,檔案信息化工作不僅給法院自身檔案管理帶來便利,還能夠共享全社會(huì)的法律資源,從更高層面上推動(dòng)了審判工作的公平、公正與公開。
作者:鄭永建 單位:平陽縣人民法院
[參考文獻(xiàn)]
[1]張旭.檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案電子化管理初探[J].檔案與建設(shè),2014(3).
[2]石潔.法院檔案的信息化管理[J].檔案與建設(shè),2010(11).
在區(qū)、局檔案主管部門的領(lǐng)導(dǎo)下,教育中心的檔案工作在以往成績(jī)的基礎(chǔ)上,不斷深入。在檔案管理制度化、規(guī)范化上,在檔案利用率擴(kuò)大上,在檔案工作人力、物力、財(cái)力的加強(qiáng)投入上,在檔案員的培訓(xùn)上作了一些工作,取得了一些成效。現(xiàn)申報(bào)2010年度區(qū)檔案工作先進(jìn)單位。
一.領(lǐng)導(dǎo)的重視與大力支持,保證了檔案工作的順利開展。
自從教育中心成立以來,原單位的職能擴(kuò)大,職能處室增多,需要?dú)w檔的材料猛增。中心領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)調(diào)配人員,成立了以1名綜合檔案員、14名兼職檔案員為主的檔案管理機(jī)構(gòu)。并積極鼓勵(lì)、支持檔案人員參加區(qū)檔案局組織的各項(xiàng)專業(yè)培訓(xùn)。其中綜合檔案員還參加了上崗證的培訓(xùn)且取得了上崗資格證書。對(duì)于合并后的檔案工作,中心分管領(lǐng)導(dǎo)多次與區(qū)檔案局領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商,重新確立了《教育中心檔案分類試行方案》、《教育中心編研工作實(shí)施方案》、《教育中心2010年檔案工作試行方案》。并牽頭召開了中心檔案工作會(huì)議。組織檔案人員學(xué)習(xí)了《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》,分析了當(dāng)前中心檔案工作的形勢(shì),布置了《2010年檔案工作的計(jì)劃》。在工作中,不論中心的資金多么緊張,保證為檔案人員訂閱檔案雜志,對(duì)檔案工作使用設(shè)備及裝具的購買也從來都是大力支持。為了促進(jìn)中心檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程,中心領(lǐng)導(dǎo)還專門為檔案室配備了兩臺(tái)專用電腦、一臺(tái)復(fù)印機(jī)、一臺(tái)激光打印機(jī);考慮到現(xiàn)在中心兩院辦公的不便,還特意購買了兩套《今易》檔案管理軟件。
二.加強(qiáng)培訓(xùn),不斷提高檔案人員的專業(yè)知識(shí)水平。
中心成立以后,新成立的檔案工作機(jī)構(gòu)中,有不少人員從來沒接觸過檔案工作。而且隨著天津市檔案工作的不斷發(fā)展,檔案工作又出臺(tái)了一系列新的法規(guī)、制度及實(shí)施方案,這就要求全體檔案人員緊跟形勢(shì),不斷學(xué)習(xí),不斷更新自己的專業(yè)知識(shí),提高自己的專業(yè)技能。為此,我單位堅(jiān)持從兩個(gè)渠道對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)。一是積極組織檔案人員參加區(qū)檔案局組織的所有培訓(xùn),讓檔案人員不斷獲取新的檔案工作相關(guān)信息,不斷更新自己的觀念。二是結(jié)合本單位的實(shí)際,制定我單位的學(xué)習(xí)計(jì)劃,定期組織檔案人員學(xué)習(xí)。先后學(xué)習(xí)了《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》、《文書檔案保管期限表》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《2010年檔案工作要點(diǎn)》、《教育局檔案工作制度、歸檔范圍及保管期限表、分類編號(hào)方案》等等材料,同時(shí)還對(duì)所有檔案人員進(jìn)行了使用《今易》軟件的培訓(xùn)。通過這些培訓(xùn),提高了所有檔案人員的專業(yè)知識(shí)水平。從而保證了入庫檔案的質(zhì)量,為檔案的開發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。新晨
三.增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神,樹立優(yōu)質(zhì)的服務(wù)意識(shí)。
在日常的工作中,所有兼職檔案人員能夠以大局出發(fā),在繁忙的本職工作的同時(shí),積極配合中心的整體檔案工作,嚴(yán)格執(zhí)行中心的檔案工作計(jì)劃,在編排盒號(hào)的程序中,從未因一人影響整個(gè)中心檔案工作的進(jìn)程。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作,因此,全體檔案人員從一開始就樹立了“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。工作中,每位檔案人員都能做到忠于職守、積極認(rèn)真、一絲不茍、任勞任怨。隨著中心職能的擴(kuò)大,檔案室的服務(wù)范圍已經(jīng)擴(kuò)展到全區(qū)的中小學(xué)、幼兒園。對(duì)于各種檔案材料的查閱,我們的檔案人員從來都是做熱情、周到、準(zhǔn)確、快捷。因此,受到了全區(qū)各校的好評(píng)。
一.領(lǐng)導(dǎo)的重視與大力支持,保證了檔案工作的順利開展。
自從教育中心成立以來,原單位的職能擴(kuò)大,職能處室增多,需要?dú)w檔的材料猛增。中心領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)調(diào)配人員,成立了以1名綜合檔案員、14名兼職檔案員為主的檔案管理機(jī)構(gòu)。并積極鼓勵(lì)、支持檔案人員參加區(qū)檔案局組織的各項(xiàng)專業(yè)培訓(xùn)。其中綜合檔案員還參加了上崗證的培訓(xùn)且取得了上崗資格證書。對(duì)于合并后的檔案工作,中心分管領(lǐng)導(dǎo)多次與區(qū)檔案局領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商,重新確立了《教育中心檔案分類試行方案》、《教育中心編研工作實(shí)施方案》、《教育中心**年檔案工作試行方案》。并牽頭召開了中心檔案工作會(huì)議。組織檔案人員學(xué)習(xí)了《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》,分析了當(dāng)前中心檔案工作的形勢(shì),布置了《**年檔案工作的計(jì)劃》。在工作中,不論中心的資金多么緊張,保證為檔案人員訂閱檔案雜志,對(duì)檔案工作使用設(shè)備及裝具的購買也從來都是大力支持。為了促進(jìn)中心檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程,中心領(lǐng)導(dǎo)還專門為檔案室配備了兩臺(tái)專用電腦、一臺(tái)復(fù)印機(jī)、一臺(tái)激光打印機(jī);考慮到現(xiàn)在中心兩院辦公的不便,還特意購買了兩套《今易》檔案管理軟件。
二.加強(qiáng)培訓(xùn),不斷提高檔案人員的專業(yè)知識(shí)水平。
中心成立以后,新成立的檔案工作機(jī)構(gòu)中,有不少人員從來沒接觸過檔案工作。而且隨著天津市檔案工作的不斷發(fā)展,檔案工作又出臺(tái)了一系列新的法規(guī)、制度及實(shí)施方案,這就要求全體檔案人員緊跟形勢(shì),不斷學(xué)習(xí),不斷更新自己的專業(yè)知識(shí),提高自己的專業(yè)技能。為此,我單位堅(jiān)持從兩個(gè)渠道對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)。一是積極組織檔案人員參加區(qū)檔案局組織的所有培訓(xùn),讓檔案人員不斷獲取新的檔案工作相關(guān)信息,不斷更新自己的觀念。二是結(jié)合本單位的實(shí)際,制定我單位的學(xué)習(xí)計(jì)劃,定期組織檔案人員學(xué)習(xí)。先后學(xué)習(xí)了《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》、《文書檔案保管期限表》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《**年檔案工作要點(diǎn)》、《教育局檔案工作制度、歸檔范圍及保管期限表、分類編號(hào)方案》等等材料,同時(shí)還對(duì)所有檔案人員進(jìn)行了使用《今易》軟件的培訓(xùn)。通過這些培訓(xùn),提高了所有檔案人員的專業(yè)知識(shí)水平。從而保證了入庫檔案的質(zhì)量,為檔案的開發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
三.增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神,樹立優(yōu)質(zhì)的服務(wù)意識(shí)。
在日常的工作中,所有兼職檔案人員能夠以大局出發(fā),在繁忙的本職工作的同時(shí),積極配合中心的整體檔案工作,嚴(yán)格執(zhí)行中心的檔案工作計(jì)劃,在編排盒號(hào)的程序中,從未因一人影響整個(gè)中心檔案工作的進(jìn)程。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作,因此,全體檔案人員從一開始就樹立了“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。工作中,每位檔案人員都能做到忠于職守、積極認(rèn)真、一絲不茍、任勞任怨。隨著中心職能的擴(kuò)大,檔案室的服務(wù)范圍已經(jīng)擴(kuò)展到全區(qū)的中小學(xué)、幼兒園。對(duì)于各種檔案材料的查閱,我們的檔案人員從來都是做熱情、周到、準(zhǔn)確、快捷。因此,受到了全區(qū)各校的好評(píng)。
二十世紀(jì)八十年代末期開始,按照國(guó)家、省檔案局的有關(guān)規(guī)定,市縣檔案行政主管機(jī)關(guān)以開展檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)活動(dòng)為主要手段,督促指導(dǎo)各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在加強(qiáng)檔案行政管理、規(guī)范檔案業(yè)務(wù)、改善保管條件、開發(fā)檔案利用等方面進(jìn)行整改提高,實(shí)現(xiàn)檔案室工作的規(guī)范化、制度化建
設(shè)。多年來,經(jīng)檔案行政主管機(jī)關(guān)和有關(guān)市縣級(jí)單位的共同努力,大多數(shù)單位通過了檔案目標(biāo)管理等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收,全面提高了機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案綜合管理水平,形成積累了一大批保存價(jià)值大、整理質(zhì)量好的檔案資源,為檔案館豐富館藏并順利接收檔案奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
然而,我們也應(yīng)清醒的看到,近年來,機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作的鞏固發(fā)展情況并不令人樂觀。從臨滄市、縣級(jí)單位檔案工作現(xiàn)狀看,新情況不斷發(fā)生,老問題又恢復(fù)重現(xiàn),新老問題交織在一起,給檔案室工作的向前發(fā)展造成了嚴(yán)重障礙。主要表現(xiàn)在:少數(shù)單位檔案法制意識(shí)淡薄,不依法履職的現(xiàn)象在一定范圍內(nèi)不同程度存在,檔案管理混亂的落后狀況得不到及時(shí)改變;部分單位檔案目標(biāo)管理達(dá)等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)成果不能鞏固發(fā)展,檔案業(yè)務(wù)建設(shè)出現(xiàn)倒退,不能按時(shí)完成年度歸檔,檔案室工作年度考核檢查僅為基本合格或不合格;新領(lǐng)域、新單位的組織者或當(dāng)事人,不明白怎樣建立并開展檔案工作,單位成立初期,文件材料收集不齊,檔案管理混亂現(xiàn)象較普遍;一些單位隨著機(jī)構(gòu)、人員的調(diào)整變更,沒有及時(shí)配備檔案人員,檔案工作出現(xiàn)了斷層現(xiàn)象。
針對(duì)上述存在問題,究其原因可能很多,但歸結(jié)起來,主要還是不了解掌握開展檔案工作的基本途徑,沒有堅(jiān)持依法治檔,無章可循,無徑可行而造成的。突出表現(xiàn)在責(zé)任不落實(shí),無人具體管;任務(wù)不明確,不知怎么做;檔案專業(yè)技能欠缺,做不好。因此,把握開展檔案工作基本途徑,堅(jiān)持依法管理,認(rèn)真做好檔案室工作是對(duì)各立檔單位的客觀要求。
二、做好市縣級(jí)單位檔案工作的基本途徑
確保市縣級(jí)單位檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展,涉及的具體工作內(nèi)容雖然很多,但是,萬變不離其宗,只要牢牢把握住開展檔案工作的基本途徑,其他問題就能迎刃而解,抓住了關(guān)鍵環(huán)節(jié),檔案室工作就會(huì)得到鞏固發(fā)展。經(jīng)多年的工作實(shí)踐總結(jié),筆者認(rèn)為,做好各單位檔案室工作的基本途徑就是:建立健全檔案工作體制,堅(jiān)持依法辦事;明確職責(zé)任務(wù),切實(shí)履行職責(zé);掌握業(yè)務(wù)技能,規(guī)范檔案管理。
(一)、健全檔案工作體制,堅(jiān)持依法辦事
建立健全機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作體制,形成開展工作的有效運(yùn)行機(jī)制,提供堅(jiān)強(qiáng)組織保證,是做好檔案工作的根本前提。當(dāng)前一些單位檔案工作不能正常開展,最關(guān)鍵的一點(diǎn),就是隨著單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員的變更,檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員沒有及時(shí)調(diào)整充實(shí),出現(xiàn)了無人管的不良狀況。綜合檔案室形同虛設(shè),發(fā)揮不了職能作用。各級(jí)各立檔單位必須提高檔案法制意識(shí),依照檔案法律法規(guī),健全完善檔案工作管理體制,保證檔案工作依法開展。
《中華人民共和國(guó)檔案法》、《云南省檔案條例》都明確規(guī)定:國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)和配備檔案人員,負(fù)責(zé)管理本單位的檔案,并對(duì)下屬單位的檔案工作實(shí)施監(jiān)督指導(dǎo)。健全機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作體制,實(shí)質(zhì)上就是成立檔案工作機(jī)構(gòu),明確檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)分管,有專人具體負(fù)責(zé),這種管理體制的形式,就是要成立并健全各單位的綜合檔案室,發(fā)揮其管理職能作用。多年檔案工作實(shí)踐告訴我們,在各立檔單位內(nèi)成立綜合檔案室,明確單位分管領(lǐng)導(dǎo),確定綜合檔案室主任和檔案人員,并根據(jù)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)情況配備兼職檔案人員,形成檔案管理網(wǎng)絡(luò),是符合當(dāng)前檔案室工作實(shí)際的。綜合檔案室負(fù)有集中統(tǒng)一管理本單位檔案和監(jiān)督指導(dǎo)所屬單位檔案工作雙重職能,既要對(duì)本單位全部檔案實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。又要切實(shí)監(jiān)督指導(dǎo)好下屬單位的檔案工作。
在健全檔案工作體制的基礎(chǔ)上,要堅(jiān)持依法管理,實(shí)現(xiàn)檔案工作的“有法必依,執(zhí)法必嚴(yán)、違法必糾”,用法制保障檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。各單位堅(jiān)持依法管理檔案工作,主要是體現(xiàn)在制定并認(rèn)真執(zhí)行檔案工作制度,用制度保證各項(xiàng)具體任務(wù)的順利完成。一般機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位,應(yīng)建立并落實(shí)好檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員崗位職責(zé)、檔案工作綜合管理辦法、文書處理、歸檔文件整理、檔案保管、保密、利用、鑒定銷毀等制度。
(二)、明確職責(zé)任務(wù),切實(shí)履行職責(zé)
根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》和《云南省檔案條例》有關(guān)規(guī)定,機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)履行下列職責(zé):“貫徹執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)和國(guó)家有關(guān)方針政策,建立健全本單位的檔案工作規(guī)章制度;指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作;統(tǒng)一管理本單位的檔案,并按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案;監(jiān)督指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。”國(guó)家對(duì)各級(jí)各立檔單位的檔案工作法定職責(zé)是十分明確的,關(guān)鍵是要認(rèn)識(shí)到位,依法履職。
按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定,機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位要進(jìn)一步明確在檔案管理方面的職責(zé)任務(wù),增強(qiáng)責(zé)任心和使命感,尤其是要制定出檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員的具體職責(zé)任務(wù),便于監(jiān)督、檢查、落實(shí)。首先要明確單位分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé),主要從加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),把檔案工作納入 計(jì)劃和議事日程,創(chuàng)造工作條件,督促檢查落實(shí)上加以規(guī)定。其次要明確綜合檔案室主任的職責(zé),主要從組織學(xué)習(xí)檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),督促收集歸檔工作,對(duì)本單位檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度等進(jìn)行規(guī)定。第三是要明確檔案人員的職責(zé),主要從統(tǒng)一管理本單位全部檔案,統(tǒng)一檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),組織開展各類檔案的歸檔整理,確保歸檔質(zhì)量,業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范化、積極提供利用等進(jìn)行規(guī)定。只有任務(wù)明確,職責(zé)分明,檔案管理網(wǎng)絡(luò)各崗位人員各負(fù)其責(zé),認(rèn)真履職,按制度辦事,才能保證檔案工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
(三)、掌握業(yè)務(wù)技能,規(guī)范檔案管理
市縣級(jí)單位在健全工作體制,明確職責(zé)任務(wù)的基礎(chǔ)上,關(guān)鍵就看檔案專兼職人員是否熟練掌握檔案專業(yè)技能,結(jié)合單位實(shí)際,切實(shí)做好各類檔案的收集歸檔和保管利用工作。從邊疆民族地區(qū)市縣級(jí)單位實(shí)際出發(fā),面對(duì)檔案專兼職干部新手多,業(yè)務(wù)生疏,開展檔案工作難度大的狀況,綜合檔案室檔案人員,在學(xué)習(xí)掌握檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上,應(yīng)把握并做好三個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵工作。
1、制定好全宗內(nèi)檔案實(shí)體分類與保管期限劃分方案。樹立起統(tǒng)一管理全宗內(nèi)各類檔案的觀念,結(jié)合單位實(shí)際制定出一個(gè)科學(xué)、適用的檔案分類及保管期限劃分方案,規(guī)范全宗內(nèi)各類檔案實(shí)體的歸檔整理。綜合檔案室檔案人員首先要了解掌握全宗檔案的構(gòu)成情況,分清檔案門類、明確歸檔范圍、正確判定歸檔文件保管期限。其次要制定出檔案分類及保管期限劃分方案,基本方法是:
第一,分清檔案門類。就市縣級(jí)單位一般情況看,檔案門類主要有:文書、會(huì)計(jì)、科技(基建)、音像、實(shí)物、職工檔案。少數(shù)單位還有專業(yè)(業(yè)務(wù))檔案。第二,對(duì)每一門類檔案進(jìn)行分類,合理設(shè)置類目。比如有的單位就把文書檔案分為綜合類、組織人事類、業(yè)務(wù)類(體現(xiàn)主要職能特點(diǎn)的類別)。第三,確定基本歸檔范圍條款,在每一門類檔案的類目之下,細(xì)分出歸檔范圍條款。第四,對(duì)歸檔范圍的文件劃定參考保管期限。把檔案門類、類目、歸檔范圍條款、保管期限等項(xiàng)目?jī)?nèi)容以表格形式制作出來,就形成了檔案分類及保管期限劃分方案。示例:
某單位檔案分類及保管期限劃分方案
檔案
門類
類目
歸檔范圍條款
保管
期限
一
文
書
檔
案
┊
略
綜
合
類
┊
略
1.本單位年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表。
2.本系統(tǒng)下屬單位年度工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表、重要報(bào)告。
3.有關(guān)行政主管機(jī)關(guān)普發(fā)的就業(yè)、勞動(dòng)保障、獎(jiǎng)懲、工資政策規(guī)定。
┊
略
永久
長(zhǎng)期
短期
二
會(huì)
計(jì)
檔
案
┊
略
會(huì)
計(jì)
憑
證
類
┊
略
1.本單位會(huì)計(jì)原始憑證、計(jì)帳憑證、傳票匯總表。
┊
略
15年
一個(gè)立檔單位的檔案分類及保管期限劃分方案,是指導(dǎo)并規(guī)范本單位各類檔案歸檔整理的重要業(yè)務(wù)文件,它能使檔案人員在從事檔案工作時(shí),一目了然的進(jìn)行對(duì)號(hào)入座的歸檔整理,便于較好地把握歸類合理、范圍清楚、期限判定準(zhǔn)確、確保歸檔質(zhì)量的要求,從而保持檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化建設(shè)的連續(xù)性。檔案分類與保管期限劃分,根據(jù)不同的檔案門類,國(guó)家檔案行政主管機(jī)關(guān)和專業(yè)主管機(jī)關(guān)有不同的規(guī)范要求,要結(jié)合實(shí)際選擇參照標(biāo)準(zhǔn)。值得注意的是,企業(yè)檔案分類還要參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》。
2、依照檔案分類方案和相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),開展認(rèn)真細(xì)致的歸檔整理工作。在堅(jiān)持遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管利用原則的前提下,按照各門類檔案的具體標(biāo)準(zhǔn)和分類方案,對(duì)各類歸檔文件材料進(jìn)行收集、分類、鑒定、組件或組卷、裝訂、排列、編檔號(hào)、編目錄、裝盒、統(tǒng)計(jì)、上架等的規(guī)范化整理。檔案專兼職人員必須掌握并應(yīng)用好如下的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),即:文書檔案整理執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》;會(huì)計(jì)檔案整理執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》;科技檔案整理執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案構(gòu)成的一般要求》;音像檔案整理執(zhí)行《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》;電子文件歸檔整理執(zhí)行《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》,等等。
同時(shí),各立檔單位上一年度文件歸檔整理,必須在下一年的6月底前完成,并向同級(jí)檔案行政主管機(jī)關(guān)報(bào)送歸檔情況。檔案室工作年度考核檢查必須達(dá)到合格。真正建立起管理科學(xué)、業(yè)務(wù)規(guī)范、保管安全、方便利用的檔案室工作。
2017人事專員入職工作計(jì)劃范文(一)
轉(zhuǎn)眼間,來到XXXX公司已經(jīng)半年多了。在經(jīng)過了一段時(shí)間的新員工入職培訓(xùn)后,我了解到了公司的概況,包括公司的起源和發(fā)展,學(xué)習(xí)了公司的企業(yè)文化,對(duì)公司的組織結(jié)構(gòu),日常工作流程等方面有了一些初步認(rèn)識(shí)。而隨后的人事專員崗位職責(zé)培訓(xùn),在行政人事部主管的悉心教導(dǎo)和幫助下,我邊學(xué)習(xí)邊工作,從一個(gè)門外漢到現(xiàn)在對(duì)人事專員工作的熟練掌握,讓我有感而發(fā)寫下這篇報(bào)告,既是對(duì)我這樣一個(gè)初次接觸人事工作的新人的一種總結(jié)和積累,又是為了以后能夠更好的展開工作提供幫助,同時(shí)以此文章來鞭笞自己,讓自己更好的對(duì)這份工作全面具體的認(rèn)識(shí),也讓部門領(lǐng)導(dǎo)看到我想做好這份工作的決心。
行政人事部,這個(gè)開始讓我感到陌生的部門,在經(jīng)過一段時(shí)間的學(xué)習(xí)工作后,現(xiàn)在的我已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)了這個(gè)部門。作為為公司整體運(yùn)行服務(wù)的一個(gè)基礎(chǔ)職能部門,行政人事部主要對(duì)公司行政事務(wù)、后勤總務(wù)、人力資源等工作負(fù)有實(shí)施、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理的職責(zé)。而我擔(dān)任的人事專員一職,主要負(fù)責(zé)員工的招聘、培訓(xùn)、社保、勞動(dòng)合同管理等工作,配合相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)制定、組織實(shí)施公司人力資源計(jì)劃,最大限度地開發(fā)人力資源,為實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)提供人才保障。
一、下面我將分類對(duì)我這幾個(gè)月的工作做一個(gè)詳細(xì)總結(jié):
1、招聘工作;
a、結(jié)合20XX年各部門人員需求計(jì)劃,并根據(jù)各部門人員的實(shí)際需求,通過各種招聘渠道有針對(duì)性、合理性招聘各類優(yōu)秀員工以配備各崗位;
b、20XX年行政人事部共參加了X次招聘會(huì)(其中X次畢業(yè)院校雙選會(huì)),吸引了大量人才前來應(yīng)聘,并最終滿足了相關(guān)崗位的人員需求。
2、建立、健全、規(guī)范人事檔案管理;
a、為新員工辦理入職手續(xù),建立并完善其電子檔和紙質(zhì)檔案(含身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、職稱資格證書、體檢報(bào)告、照片等信息),并為其發(fā)放《員工手冊(cè)》,20XX年公司新入職職工人數(shù)為:X人;
b、協(xié)助部門主管及時(shí)為符合轉(zhuǎn)正條件的員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù);
c、為離職員工辦理離職手續(xù),督促其物品/工作交接的順利完成,20XX年公司離職員工人數(shù)為:X人;
d、參與收集整理20XX年度及之前年度的各類檔案材料,將其按年份及種類進(jìn)行分類歸檔,放置于X樓檔案室,并建立相應(yīng)的電子檔案,方便查閱;
e、每月底對(duì)新進(jìn)、轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、離職人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)核對(duì)并發(fā)至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
3、員工培訓(xùn)工作;
協(xié)助部門主管對(duì)新入職員工開展入職培訓(xùn),20XX年行政人事部共組織開展了X次針對(duì)入職XX以內(nèi)職工的培訓(xùn)課,培訓(xùn)內(nèi)容主要包括公司發(fā)展歷程、企業(yè)文化、公司各種規(guī)章制度。
4、勞動(dòng)合同及社保保險(xiǎn)的綜合管理;
a、社會(huì)保險(xiǎn)是指基本養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、基本醫(yī)療保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn);
b、及時(shí)與符合條件(通過公司考核)的員工簽訂勞動(dòng)合同,并及時(shí)為其辦理社保保險(xiǎn)的增加,20XX年與公司簽訂勞動(dòng)合同并增加社保的職工人數(shù)為:X人;
c、及時(shí)辦理離職員工的勞動(dòng)合同的解除工作,并及時(shí)辦理其社保的減少工作,20XX年與公司解除勞動(dòng)合同并減少社保的職工人數(shù)為:X人。
5、值日及值班工作的綜合管理;
a、及時(shí)更新、完成公司日常及周末值日(值日人員)的安排檢查評(píng)比;
b、完成法定節(jié)假日的放假通知及值班安排工作,從我進(jìn)入公司以來,在部門主管的指導(dǎo)下順利完成了X個(gè)節(jié)假日的放假通知及值班安排工作。
7、管理公司工會(huì),定期或不定期配合協(xié)調(diào)組織員工開展各種形式的活動(dòng),并做好與上級(jí)工會(huì)組織的對(duì)接、溝通工作。
二、下面是我的工作體會(huì)
1、學(xué)習(xí)是做好工作的重中之重;
我認(rèn)為工作價(jià)值的是在工作中,得到不斷地提升,不斷地去學(xué)習(xí)得到進(jìn)步。特別是從事一份跨專業(yè)且從未接觸過的工作,在這個(gè)相對(duì)陌生的領(lǐng)域,更應(yīng)該通過學(xué)習(xí)加強(qiáng)各個(gè)方面知識(shí)才能更好的進(jìn)行工作。
2、之前的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)對(duì)目前工作的幫助;
畢業(yè)之后我在X公司從事了X年X的工作,其業(yè)務(wù)范圍與XXXX公司大致相同,相同的行業(yè)背景,使我能更快的了解公司的各種情況及行業(yè)情況;同時(shí)XXXX工作使我熟練于數(shù)據(jù)的整理、管理及報(bào)表的制作整理工作,我在開始從事這份新工作時(shí)也使我能更快、更好的掌握員工信息表的更新管理工作及檔案的整理、歸類、建檔工作。
3、虛心請(qǐng)教,融入集體;
進(jìn)入了行政人事部,我會(huì)找準(zhǔn)自己的工作定位,做到踏實(shí)肯干,積極和同事討論在工作過程中|||的問題,有一些專業(yè)上不懂的地方我虛心向領(lǐng)導(dǎo)及其他有經(jīng)驗(yàn)的同事請(qǐng)教,聽從領(lǐng)導(dǎo)的指揮,快速的融入這個(gè)新的環(huán)境。
4、認(rèn)真負(fù)責(zé)的做好工作;
手中的每一份工作,不僅是為了部門和公司,同樣也是為自己而做,在工作過程中,所得到的并不僅僅是工作的報(bào)酬,還有技術(shù)的鍛煉,品質(zhì)的提升,我努力培養(yǎng)自己盡職盡責(zé)的工作精神。
5、工作中存在的不足。
a、由于今年才入職,當(dāng)工作中面對(duì)一些突況時(shí),應(yīng)變能力不夠快,還有待提高;
b、有時(shí)會(huì)因工作雜、事情多而暫時(shí)忽略掉個(gè)別工作任務(wù),說明我在工作過程中還不夠細(xì)心,以后應(yīng)加強(qiáng)做事情的條理性,可以用備忘錄的形式規(guī)劃好工作的步驟,保證工作的順利完成。
c、處理一些復(fù)雜的工作時(shí)不夠認(rèn)真,導(dǎo)致工作的完成情況不夠理想,在20XX年里,我將以最好的工作態(tài)度來迎接這份工作,面對(duì)挑戰(zhàn)絕不退縮。
三、20XX年工作計(jì)劃
在20XX年的工作基礎(chǔ)上,在20XX年里,我除了要做好基本的日常工作外,20XX年將重點(diǎn)做好、完善以下工作:
1、將人事資料與勞動(dòng)合同整理完善,做到無漏洞;
2、將公司的文件、檔案整理完善,建立完整的檔案目錄表;
3、將公司人員社保購買到位;
4、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好對(duì)公司員工的人文關(guān)懷,增強(qiáng)員工的歸屬感,減少員工的離職率;
新的一年我將更加努力學(xué)習(xí),力爭(zhēng)在提高自身專業(yè)素質(zhì)上取得新突破,爭(zhēng)取更好的勝任目前崗位。不僅是人事專員崗位的知識(shí),還要學(xué)習(xí)做人的道理,處世的方法,加強(qiáng)人際間的溝通,更好的適應(yīng)公司的大環(huán)境。積極參與部門各類知識(shí)的培訓(xùn),及時(shí)更新自己的知識(shí),提高自己的工作和專業(yè)能力。虛心向同事學(xué)習(xí),取他人之長(zhǎng),補(bǔ)自己之短。我會(huì)努力工作爭(zhēng)取做出好成績(jī)。隨著公司不斷擴(kuò)大、規(guī)范、完善,可以預(yù)料我們的工作將更加繁重,要求也將更高,收集整理,需掌握的知識(shí)需更廣,為此,我將更加勤奮學(xué)習(xí),提高自身各項(xiàng)素質(zhì)和技能,適應(yīng)公司發(fā)展要求。
以上是我的20XX年年終工作總結(jié),請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督和指正。
2017人事專員入職工作計(jì)劃范文(二)
(一)充分深入地了解公司情況。
我要了解的公司信息主要包括公司的愿景、發(fā)展戰(zhàn)略、管理理念、企業(yè)文化等,公司的主營(yíng)業(yè)務(wù)、各項(xiàng)工作流程、組織結(jié)構(gòu)等。獲取信息的方式如下:
1.在征得人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)的前提下,從文件檔案室調(diào)閱有關(guān)公司愿景、發(fā)展戰(zhàn)略、管理理念、企業(yè)文化、公司的主營(yíng)業(yè)務(wù)、內(nèi)部管理流程、組織結(jié)構(gòu)等的文件資料。
2.在征得人力資源部經(jīng)理同意的前提下,到企業(yè)內(nèi)刊主管部門查閱企業(yè)重要內(nèi)刊及最近一段時(shí)間的內(nèi)刊文章,進(jìn)一步了解企業(yè)的愿景、發(fā)展戰(zhàn)略、管理理念、企業(yè)文化、公司的主營(yíng)業(yè)務(wù)等。
3.查閱公司所在行業(yè)協(xié)會(huì)的重點(diǎn)刊物和外界相關(guān)主要媒體對(duì)公司的報(bào)道,來了解行業(yè)發(fā)展情況、企業(yè)在行業(yè)中所處的地位以及媒體公眾對(duì)企業(yè)的看法等。
4.通過公司的新員工入職培訓(xùn)等培訓(xùn)活動(dòng)來獲取信息。通過公司的新員工入職培訓(xùn),我可以對(duì)公司的企業(yè)文化、管理制度等有初步的了解。
5.請(qǐng)教老員工,與老員工交流。通過和老員工的交流,可以了解公司的發(fā)展背景、發(fā)展路徑等,熟悉公司的發(fā)展脈絡(luò)。
(二)深入認(rèn)識(shí)和領(lǐng)會(huì)自己的工作職責(zé)。
了解了公司的基本情況后,我還需要了解人事主管這個(gè)職位在公司的職位序列中所處的位置。
1.在征得人力資源部經(jīng)理同意的前提下,查閱人事主管的職位說明書,并就其中載明的相關(guān)職責(zé)、權(quán)力、工作匯報(bào)關(guān)系、溝通方式等和人力資源部經(jīng)理進(jìn)行溝通。
2.同時(shí),還需要了解下屬的職位說明書,并就下屬職位說明書中載明的相關(guān)要求和其日常工作方面進(jìn)行充分的溝通。
3.查閱人力資源管理的相關(guān)制度和工作流程,進(jìn)一步明確自己在工作中的主要職責(zé)。
(三)在以上兩方面的基礎(chǔ)上,找準(zhǔn)自己的工作定位,進(jìn)而制定工作目標(biāo)和工作重點(diǎn)。
在了解了公司的愿景和發(fā)展戰(zhàn)略等基本情況、深入領(lǐng)會(huì)了自己的工作職責(zé)的基礎(chǔ)上,對(duì)自己的工作進(jìn)行定位,按照人事主管職位對(duì)公司的重要程度來明確工作重點(diǎn),并就這些工作重點(diǎn)制定工作計(jì)劃方案和備選方案。
(四)具體業(yè)務(wù)開展。
1.在征得人力資源部經(jīng)理同意的前提下,找文件檔案室領(lǐng)取人事主管的職位說明書和前任人事主管的離任工作交接清單,對(duì)照職位說明書對(duì)人事主管的日常性工作進(jìn)行熟悉,對(duì)前任人事主管已經(jīng)完成的各項(xiàng)工作計(jì)劃進(jìn)行了解,對(duì)其未完成的工作計(jì)劃按照其工作計(jì)劃方案來進(jìn)行完成。
2.對(duì)照人事主管的職位說明書,就人事主管工作范圍內(nèi)人力資源管理工作中某些環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的問題,按照輕重緩急進(jìn)行分等,對(duì)最重要的、需要迅速解決的問題擬定提案,和人力資源部經(jīng)理進(jìn)行溝通,征得人力資源部經(jīng)理的同意。
2017人事專員入職工作計(jì)劃范文(三)
轉(zhuǎn)眼間,來到XXXX公司已經(jīng)半年多了。在經(jīng)過了一段時(shí)間的新員工入職培訓(xùn)后,我了解到了公司的概況,包括公司的起源和發(fā)展,學(xué)習(xí)了公司的企業(yè)文化,對(duì)公司的組織結(jié)構(gòu),日常工作流程等方面有了一些初步認(rèn)識(shí)。而隨后的人事專員崗位職責(zé)培訓(xùn),在行政人事部主管的悉心教導(dǎo)和幫助下,我邊學(xué)習(xí)邊工作,從一個(gè)門外漢到現(xiàn)在對(duì)人事專員工作的熟練掌握,讓我有感而發(fā)寫下這篇報(bào)告,既是對(duì)我這樣一個(gè)初次接觸人事工作的新人的一種總結(jié)和積累,又是為了以后能夠更好的展開工作提供幫助,同時(shí)以此文章來鞭笞自己,讓自己更好的對(duì)這份工作全面具體的認(rèn)識(shí),也讓部門領(lǐng)導(dǎo)看到我想做好這份工作的決心。
行政人事部,這個(gè)開始讓我感到陌生的部門,在經(jīng)過一段時(shí)間的學(xué)習(xí)工作后,現(xiàn)在的我已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)了這個(gè)部門。作為為公司整體運(yùn)行服務(wù)的一個(gè)基礎(chǔ)職能部門,行政人事部主要對(duì)公司行政事務(wù)、后勤總務(wù)、人力資源等工作負(fù)有實(shí)施、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理的職責(zé)。而我擔(dān)任的人事專員一職,主要負(fù)責(zé)員工的招聘、培訓(xùn)、社保、勞動(dòng)合同管理等工作,配合相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)制定、組織實(shí)施公司人力資源計(jì)劃,最大限度地開發(fā)人力資源,為實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)提供人才保障。
一、下面我將分類對(duì)我這幾個(gè)月的工作做一個(gè)詳細(xì)總結(jié):
1、招聘工作;
a、結(jié)合20XX年各部門人員需求計(jì)劃,并根據(jù)各部門人員的實(shí)際需求,通過各種招聘渠道有針對(duì)性、合理性招聘各類優(yōu)秀員工以配備各崗位;
b、20XX年行政人事部共參加了X次招聘會(huì)(其中X次畢業(yè)院校雙選會(huì)),吸引了大量人才前來應(yīng)聘,并最終滿足了相關(guān)崗位的人員需求。
2、建立、健全、規(guī)范人事檔案管理;
a、為新員工辦理入職手續(xù),建立并完善其電子檔和紙質(zhì)檔案(含身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、職稱資格證書、體檢報(bào)告、照片等信息),并為其發(fā)放《員工手冊(cè)》,20XX年公司新入職職工人數(shù)為:X人;
b、協(xié)助部門主管及時(shí)為符合轉(zhuǎn)正條件的員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù);
c、為離職員工辦理離職手續(xù),督促其物品/工作交接的順利完成,20XX年公司離職員工人數(shù)為:X人;
d、參與收集整理20XX年度及之前年度的各類檔案材料,將其按年份及種類進(jìn)行分類歸檔,放置于X樓檔案室,并建立相應(yīng)的電子檔案,方便查閱;
e、每月底對(duì)新進(jìn)、轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、離職人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)核對(duì)并發(fā)至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
3、員工培訓(xùn)工作;
協(xié)助部門主管對(duì)新入職員工開展入職培訓(xùn),20XX年行政人事部共組織開展了X次針對(duì)入職XX以內(nèi)職工的培訓(xùn)課,培訓(xùn)內(nèi)容主要包括公司發(fā)展歷程、企業(yè)文化、公司各種規(guī)章制度。
4、勞動(dòng)合同及社保保險(xiǎn)的綜合管理;
a、社會(huì)保險(xiǎn)是指基本養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、基本醫(yī)療保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn);
b、及時(shí)與符合條件(通過公司考核)的員工簽訂勞動(dòng)合同,并及時(shí)為其辦理社保保險(xiǎn)的增加,20XX年與公司簽訂勞動(dòng)合同并增加社保的職工人數(shù)為:X人;
c、及時(shí)辦理離職員工的勞動(dòng)合同的解除工作,并及時(shí)辦理其社保的減少工作,20XX年與公司解除勞動(dòng)合同并減少社保的職工人數(shù)為:X人。
5、值日及值班工作的綜合管理;
a、及時(shí)更新、完成公司日常及周末值日(值日人員)的安排檢查評(píng)比;
b、完成法定節(jié)假日的放假通知及值班安排工作,從我進(jìn)入公司以來,在部門主管的指導(dǎo)下順利完成了X個(gè)節(jié)假日的放假通知及值班安排工作。
7、管理公司工會(huì),定期或不定期配合協(xié)調(diào)組織員工開展各種形式的活動(dòng),并做好與上級(jí)工會(huì)組織的對(duì)接、溝通工作。
二、下面是我的工作體會(huì)
1、學(xué)習(xí)是做好工作的重中之重;
我認(rèn)為工作價(jià)值的是在工作中,得到不斷地提升,不斷地去學(xué)習(xí)得到進(jìn)步。特別是從事一份跨專業(yè)且從未接觸過的工作,在這個(gè)相對(duì)陌生的領(lǐng)域,更應(yīng)該通過學(xué)習(xí)加強(qiáng)各個(gè)方面知識(shí)才能更好的進(jìn)行工作。
2、之前的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)對(duì)目前工作的幫助;
畢業(yè)之后我在X公司從事了X年X的工作,其業(yè)務(wù)范圍與XXXX公司大致相同,相同的行業(yè)背景,使我能更快的了解公司的各種情況及行業(yè)情況;同時(shí)XXXX工作使我熟練于數(shù)據(jù)的整理、管理及報(bào)表的制作整理工作,我在開始從事這份新工作時(shí)也使我能更快、更好的掌握員工信息表的更新管理工作及檔案的整理、歸類、建檔工作。
3、虛心請(qǐng)教,融入集體;
進(jìn)入了行政人事部,我會(huì)找準(zhǔn)自己的工作定位,做到踏實(shí)肯干,積極和同事討論在工作過程中|||的問題,有一些專業(yè)上不懂的地方我虛心向領(lǐng)導(dǎo)及其他有經(jīng)驗(yàn)的同事請(qǐng)教,聽從領(lǐng)導(dǎo)的指揮,快速的融入這個(gè)新的環(huán)境。
4、認(rèn)真負(fù)責(zé)的做好工作;
手中的每一份工作,不僅是為了部門和公司,同樣也是為自己而做,在工作過程中,所得到的并不僅僅是工作的報(bào)酬,還有技術(shù)的鍛煉,品質(zhì)的提升,我努力培養(yǎng)自己盡職盡責(zé)的工作精神。
5、工作中存在的不足。
a、由于今年才入職,當(dāng)工作中面對(duì)一些突況時(shí),應(yīng)變能力不夠快,還有待提高;
b、有時(shí)會(huì)因工作雜、事情多而暫時(shí)忽略掉個(gè)別工作任務(wù),說明我在工作過程中還不夠細(xì)心,以后應(yīng)加強(qiáng)做事情的條理性,可以用備忘錄的形式規(guī)劃好工作的步驟,保證工作的順利完成。
c、處理一些復(fù)雜的工作時(shí)不夠認(rèn)真,導(dǎo)致工作的完成情況不夠理想,在20XX年里,我將以最好的工作態(tài)度來迎接這份工作,面對(duì)挑戰(zhàn)絕不退縮。
三、20XX年工作計(jì)劃
在20XX年的工作基礎(chǔ)上,在20XX年里,我除了要做好基本的日常工作外,20XX年將重點(diǎn)做好、完善以下工作:
1、將人事資料與勞動(dòng)合同整理完善,做到無漏洞;
2、將公司的文件、檔案整理完善,建立完整的檔案目錄表;
3、將公司人員社保購買到位;
4、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好對(duì)公司員工的人文關(guān)懷,增強(qiáng)員工的歸屬感,減少員工的離職率;
新的一年我將更加努力學(xué)習(xí),力爭(zhēng)在提高自身專業(yè)素質(zhì)上取得新突破,爭(zhēng)取更好的勝任目前崗位。不僅是人事專員崗位的知識(shí),還要學(xué)習(xí)做人的道理,處世的方法,加強(qiáng)人際間的溝通,更好的適應(yīng)公司的大環(huán)境。積極參與部門各類知識(shí)的培訓(xùn),及時(shí)更新自己的知識(shí),提高自己的工作和專業(yè)能力。虛心向同事學(xué)習(xí),取他人之長(zhǎng),補(bǔ)自己之短。我會(huì)努力工作爭(zhēng)取做出好成績(jī)。隨著公司不斷擴(kuò)大、規(guī)范、完善,可以預(yù)料我們的工作將更加繁重,要求也將更高,收集整理,需掌握的知識(shí)需更廣,為此,我將更加勤奮學(xué)習(xí),提高自身各項(xiàng)素質(zhì)和技能,適應(yīng)公司發(fā)展要求。
以上是我的20XX年年終工作總結(jié),請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督和指正。
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【摘要】文章分析了當(dāng)前藥檢檔案管理工作存在的一些問題,并提出了一些對(duì)策,以求發(fā)揮檔案信息資源的基礎(chǔ),以求更好地為藥檢工作服務(wù)。
【關(guān)鍵詞】檔案管理藥檢
藥檢檔案是指導(dǎo)藥檢、促進(jìn)藥檢、發(fā)展藥檢事業(yè)、保障和服務(wù)民生,為藥監(jiān)工作提供堅(jiān)強(qiáng)有力技術(shù)支撐的重要工作手段。當(dāng)前應(yīng)當(dāng)重視藥檢檔案的收集、整理和管理。
1藥檢檔案的基本內(nèi)涵
藥檢檔案即藥品檢驗(yàn)、鑒定檔案,是藥檢機(jī)構(gòu)在藥品檢驗(yàn)實(shí)踐、科研、培訓(xùn)和管理活動(dòng)中直接形成的,反映了藥檢機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)實(shí)力和檢驗(yàn)水平的佐證,屬于科技檔案范圍,既具有科技檔案相同的屬性,又與其他檔案一樣,具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價(jià)值”的屬性,還具有材料分散性、時(shí)效性強(qiáng)等自己的特性。
藥檢檔案其內(nèi)容主要包括藥檢管理和藥檢業(yè)務(wù)兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有:上級(jí)工作指示、通知、決定,藥檢管理工作計(jì)劃、總結(jié)、教學(xué)管理有關(guān)通知、決定、檢驗(yàn)事故、差錯(cuò)、糾分處理等,這些材料是帶有文書材料性質(zhì)的檔案;藥檢業(yè)務(wù)部分檔案材料主要有:檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告、藥品標(biāo)準(zhǔn)、中藥材質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品批文、原始數(shù)據(jù)資、儀器檔案等,這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區(qū)別導(dǎo)致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的獨(dú)特個(gè)性的檔案。
2當(dāng)前藥檢檔案管理中存在的主要問題
2.1藥檢檔案管理格局不明晰,管理機(jī)構(gòu)不健全,管理職能不明確。工作中,藥檢檔案管理一般由行政辦公室負(fù)責(zé)。由于歷史沿革等原因和藥檢行業(yè)管理要求,檔案室一般只管理文書檔案,而藥品檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告書檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、圖書檔案等分屬藥檢機(jī)構(gòu)各個(gè)業(yè)務(wù)科室管理,在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門管理檔案格局。
2.2檔案管理制度不健全,檢查督促考核落實(shí)不力。在藥檢所管理中,一般按照《產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證/審查認(rèn)可(驗(yàn)收)評(píng)審準(zhǔn)則》及其繼承和發(fā)展準(zhǔn)則——《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》要求,制定了較為健全的《質(zhì)量手冊(cè)》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書》等質(zhì)量保證體系、管理制度手冊(cè)和各科室、各類人員的崗位工作職責(zé),而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責(zé)較少,沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施,沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。
2.3藥檢機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)容界定不清,管理范圍不明。當(dāng)前檔案系統(tǒng)的內(nèi)涵和外延發(fā)生了較大變化,藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(yàn)(測(cè))設(shè)備及其使用時(shí)產(chǎn)生的圖文、數(shù)據(jù)檔案、實(shí)物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數(shù)字化檔案等等新型檔案。由于未對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容賦予明確要求,在實(shí)際工作中,各藥檢機(jī)構(gòu)均根據(jù)自己的理解和實(shí)踐實(shí)施管理,使許多應(yīng)該納入管理的藥檢檔案沒有納入管理。
2.4未能將檔案管理與藥檢業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在藥檢機(jī)構(gòu)近、遠(yuǎn)期規(guī)劃中,一般對(duì)檢驗(yàn)(測(cè))設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平、質(zhì)量目標(biāo)、檢驗(yàn)項(xiàng)目及能力等都會(huì)作比較詳盡的規(guī)劃,而對(duì)藥檢檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃,造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業(yè)務(wù)同步發(fā)展。藥檢檔案管理水平的滯后,在一定程度上影響了藥檢業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展,和實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)的認(rèn)定。
2.5檔案管理水平不高,現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用能力較差。隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在藥檢機(jī)構(gòu)管理中的廣泛運(yùn)用,藥檢機(jī)構(gòu)管理手段在不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的少,信息量小,基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上,缺乏利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的手段,不利于藥構(gòu)檔案的收集、編研、開發(fā)和利用,加之檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊,不利于發(fā)揮藥檢檔案更大的、應(yīng)有的技術(shù)支撐作用。
3適應(yīng)形勢(shì)的需要,進(jìn)一步做好藥檢檔案管理工作
新的形勢(shì)和任務(wù),要求藥檢機(jī)構(gòu)調(diào)整管理思路、改進(jìn)檔案管理方法,進(jìn)一步重視和加強(qiáng)藥檢檔案管理工作。
3.1建立健全藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)。應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè),重視平時(shí)材料的積累和歸檔,明確專、兼職檔案人員,使藥檢機(jī)構(gòu)每個(gè)單位從橫向(藥檢——藥監(jiān))到縱向(檔案室——各業(yè)務(wù)、檢驗(yàn)室,稽查隊(duì))組成一個(gè)檔案管理的整體網(wǎng)絡(luò),并將管理工作納入目標(biāo)責(zé)任中,形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內(nèi)容結(jié)構(gòu)模式,確保文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。
3.2加強(qiáng)藥檢檔案制度建設(shè)。一是建立健全相應(yīng)的檔案工作管理機(jī)制和各項(xiàng)規(guī)章制度,完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度,完善檔案工作程序,逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統(tǒng)一綜合管理。二是堅(jiān)持檔案檢查驗(yàn)收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。三是將檔案工作同業(yè)務(wù)工作放在同等重要的位置,與業(yè)務(wù)工作一樣同計(jì)劃、同布置、同檢查、同落實(shí)、同考核,同時(shí)采取措施調(diào)動(dòng)檔案工作人員和專兼職文檔人員的積極性,使他們能夠主動(dòng)收集、整理、歸檔,從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統(tǒng)性。四是設(shè)立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎(jiǎng)勵(lì)基金(或勞務(wù)費(fèi))和藥檢科研項(xiàng)目中明確一定比例(或數(shù)額)的檔案保證金,保證業(yè)務(wù)和科研檔案及時(shí)形成并在完成后按時(shí)向綜合檔案室移交,確保檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和相互配套。
3.3注重信息化建設(shè)。現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為檔案開發(fā)利用提供了很多新的手段。為此,應(yīng)以藥監(jiān)系統(tǒng)信息化建設(shè)、政務(wù)信息公開為核心,以實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審為契機(jī),加大投入。大力增強(qiáng)藥檢檔案管理工作的手段和能力。如創(chuàng)造條件購置必要的現(xiàn)代化設(shè)施、建立本單位的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、采辦GD2000等適用的檔案計(jì)算機(jī)管理軟件及有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和資料,使檔案管理能力不斷增強(qiáng),實(shí)現(xiàn)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化和科學(xué)化,使藥檢檔案發(fā)揮最大效益。