時間：2022-09-21 15:54:15
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇數字檔案工作計劃，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
隨著計算機技術、通信技術以及多媒體網絡技術的快速發展，數字檔案管理應運而生，它將各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，通過網絡連接，利于資源共享，另外它還有方便攜帶與信息交流的優點。數字檔案管理的建立作為網絡信息高速發展的重要標志，被廣泛應用于學校、企事業單位、檔案館中，其未來發展前景十分可觀。
一、檔案管理數字化存在的問題分析
1.1數字檔案管理中存在諸多問題
數字檔案缺乏真實性。網絡信息環境的不安全性，對檔案管理的數字化發展造成極大的不良影響，相比于傳統檔案的管理，數字檔案缺乏紙質文件所具有的真實性，在儲存過程中，數字文件受周圍環境和人為因素的影響，個人會在某種利益的驅使下對檔案進行改動，并且不易被察覺，造成文件的儲存很困難并且缺乏真實性。
數字檔案缺乏永久性。在真實記錄了檔案文件后，數字檔案的儲存永久性面臨著技術的挑戰，存儲介質易于氧化和受到磁場的影響，極易破壞數字文件的保存內容，另外隨著互聯網技術的發展及多媒體的普遍應用下，對于圖像、聲音及各類插件的存儲，保存的介質變得復雜化，要求的技術也更高，而全球甚至國內不同地方的技術發展不一致，沒有一致的標準化管理，導致數字檔案的內容不便流通分享。
數字檔案缺乏安全性。在數字時代里，由于計算機病毒、網絡黑客和系統不穩定等因素存在，數字檔案管理的發展受到了嚴重的威脅。對于一些需要保密的檔案文件，在傳輸的過程中受到病毒的侵蝕或者網絡黑客的攻擊，被他人截取、竊聽以及盜用，致使檔案文件的保密性丟失。
1.2數字檔案的管理工作相對滯后
傳統的檔案管理的只注重保管而不加以充分利用的舊工作意識已經制約了數字檔案管理的發展，管理者對數字文件的管理意識比較淡薄，重視度較低，一些聲像資料往往忽視歸檔，致使資源流失，需要利用時就會采取臨時補錄、補拍的措施，使得檔案喪失真實性。另外，數字檔案在構成、存儲的過程中，缺乏系統規劃的管理標準，所以檔案文件在運用及管理中存在較大的隨意性。
二、數學檔案中存在的問題對策探析
2.1完善數字檔案管理的發展弊端
任何事物的發展都需要在時間的累積中逐漸修改和完善，由于數字檔案管理是近些年新興起來的，發展時間尚短，相關管理條案都不成熟，所以存在一定的問題在所難免，重要的是找到解決辦法，使其更好地發展成熟。建立相關的管理條例顯得十分必要，明確數字檔案同樣具有法律效力，結合現有《檔案法》，頒布更加具體的法律條例，確保數字檔案的法律效力，并且可以借鑒國際上成功的數字檔案管理案例，結合國內具體實情發展具有中國特色的高標準檔案管理執行法則。
2.2運用相關技術確保數字檔案的真實性、永久性和安全性
建立完整全面的規章制度，嚴格要求管理人員在整理數字檔案的過程中認真整理，并嚴格監控周圍環境，確保檔案文件的真實性和完整性。在排除人為因素的情況下，還可合理運用相關的技術措施來解決，比如周期性的鑒別和驗收檔案文件，及時整理，并且使用分組密碼來確保檔案數據的完整，運用不可逆存儲介質來最大程度的防范數據文件被修改，保證檔案信息的真實性。
建立數字檔案信息系統，及時備份新收集、新歸納的數字檔案信息，以方便在需要的時候進行有效利用，組織人員定期對檔案數據庫進行必要的維護，防止信息泄露或丟失。另外可以通過建立數字圖書館，方便信息交流，資源共享，同時能夠保證檔案信息的完整性。建立完善的檔案分類標準是保證檔案信息安全永久性的重要手段，可以根據信息內容、收集時間、數據類型等不同對檔案信息進行分類保存，方便查找所需信息，保證數據信息的永久性。
加強硬件設施的建設，采用高質量的介質存儲數字檔案，同時對數字檔案管理系統安裝安全防護措施，如建立防火墻。定期清理計算機垃圾，查、殺病毒，定期更新相關系統軟件。及時對數字檔案信息進行備份，定期檢查，如果發現問題要及時恢復，將儲存數字檔案的介質妥善保管到安全處。及時升級防護軟件，如有需要，將數據格式轉換為不可逆的只讀格式，防止檔案信息被盜用或者篡改，保證檔案信息的安全性。
2.3強化檔案管理人員的工作意識
將檔案管理工作納入工作計劃中，組織檔案管理人員進行培訓，培養管理人員的職責意識和法律意識。對于一些重要的聲像資料，必須強化工作人員的管理意識，使其正視檔案的儲備價值及利用價值。全面提升檔案管理人員的文化素質，加強其知識儲備量，并制定適宜的獎罰政策，促使管理人員更好地進行管理工作。
參考文獻：
覆蓋區域人口檔案信息管理和服務總平臺的內涵及實現方式
當前，我國沿海開放地區正處于工業化中后期向信息社會過渡時期，信息技術的發展，改變了人們生產和生活方式，也使檔案及檔案工作發生了前所未有的變革。檔案的資源種類、載體形式、服務利用方式等都發生了翻天覆地的變化。數字檔案館、數字檔案室應運而生。文檔一體化、館室一體化、館際一體化、電子文件與數字檔案登記備份等先進的檔案管理模式和手段推陳出新，廣泛應用。這些模式和手段在推進檔案事業快速發展的同時，又加速了檔案信息資源的集聚和整合，使檔案利用效率成倍增長。
在海量檔案資源中，隱藏著大量個人信息，一個自然人的信息往往雜亂地記錄于不同時期、不同門類、不同形式的檔案載體中，而且因工作關系或社會關系與其他人的信息相互關聯。面對零亂無序的個人信息，我們可以從創新社會管理和服務的需求出發，集聚整合檔案資源，變革傳統檔案管理模式，借助現代信息技術，對檔案中所有關于人的信息進行梳理、抽取，按照人的身份證號碼為唯一代碼所匯聚的信息的獨立性、排他性、關聯性等特征，進行重新排列組合，就可以形成記錄公民個人有關從出生到死亡，凡是有檔案記錄的個人生產生活和參加各種社會活動的所有信息。
由此可見，建立區域人口檔案信息服務和管理平臺，是檔案行政部門對以全宗為管理單位的傳統檔案管理模式的大膽突破。其原理就在于利用現有的全部檔案資源特別是數字檔案資源，采用現代信息技術手段，通過激活所有包含人的信息的檔案，有效采集人口過去的信息，作為一種重要的人口信息參數，強化對人口信息監測研判，有效服務于社會建設和管理。區域人口檔案信息管理和服務總平臺，是連接區域內各級各類綜合檔案館（室）有關人的檔案信息的基本業務信息系統的數據交換和共享平臺，是有關人的各類檔案和不同電子業務系統間進行信息集聚整合的載體。這個平臺一旦建成，將成為建立國家人口信息庫的基礎和有機組成部分，是實現“以證管人、以房管人、以業管人”的服務管理新模式的前提和基礎。
建立覆蓋區域人口檔案信息管理和服務總平臺的重要意義
一是市場經濟條件下實現好、維護好、發展好廣大人民群眾利益的需要。檔案是真實的歷史記錄，在紛繁蕪雜的經濟社會發展環境中，檔案能對一個市場主體的合法地位和權益、對一個公民的政治、經濟、社會地位作出具有權威價值與法律效用的界定。如經濟生活領域中工商檔案對參與市場經營活動的每一個市場主體合法權益的界定；社會生活領域中個人檔案對每一個公民戶籍、學籍、工作簡歷、職業職稱，以及婚姻狀況、社會關系、財產收入等的記載保存，在規范社會秩序，維護社會穩定中起著舉足輕重的作用。建立覆蓋區域人口檔案信息管理和服務總平臺，使人與人、人與社會的各種政治、經濟、文化、社會關系脈絡更加清晰，利益邊緣界定更易區分，建設和運用好ig——系統平臺，可以避免自然人的角色和利益的錯位現象，也使偽造年齡、學歷、身份等類似現象不能得逞。
二是建設誠信社會、法治社會、和諧社會的基礎性工程。社會矛盾很大程度上需要由檔案部門或相關職能部門提供檔案憑證（原始法律憑證）來加以疏導、化解。現實生活中，利用公民戶籍和職工檔案解決社保糾紛，利用地籍、山林檔案解決田地、山林糾紛，利用房產檔案解決城市拆遷補償糾紛等案例，不勝枚舉。而隨著信息化發展，以上關系國計民生的傳統紙質檔案在查閱利用上逐步被電子文件、數碼音像文件、電子業務數據等形式的數字檔案所代替。所以在新世紀新階段，重視和加強涉及所有人的檔案的數字化以及與人的利益密切相關的電子文件（檔案）資源的整合，將涉及民生的各種門類的電子業務系統和數字檔案資源，以人為單元、以居民身份證號為唯一代碼，加以科學管理和有效利用，開發建設覆蓋區域人口檔案信息綜合管理和查詢服務平臺，是維護政治、經濟、文化、社會秩序，加強社會服務管理的重要內容。同時，也是有效化解各種矛盾，維護社會公平正義，促進社會安定團結，推進和諧社會建設的基礎性工作。
三是貫徹落實各級黨委《關于加強和創新社會管理實施意見》的重要工作。在各級黨委的《實施意見》中均強調，要進一步完善社會管理服務體系，提高社會管理水平，其中很重要的舉措就是要加強人口綜合信息平臺建設。人口基礎信息一般包括出生、性別、血型、指紋、身高、學歷、就業、配偶、戶籍、住址、職業、職稱以及置業購房等。筆者認為，人口基礎信息庫應以公安部門“人口信息管理系統”為基礎，以民政、社保、工商、城鄉建設、教育及流動人口管理等有關部門關于人的實時動態信息（各部門電子業務系統）和辦結歸檔信息（歸檔檔案資源）為補充。而有關部門關TA的實時動態信息和辦結歸檔信息，可以通過檔案部門進行整合和提供，檔案部門牽頭建立區域人口檔案信息庫，是人口基礎信息庫的有效補充。
紹興市建立覆蓋區域人口檔案信息管理和服務總平臺的探索
1.扎實推進“為普通人建檔”，建立覆蓋區域人口的檔案形成和管理體系
2007年以來，我們積極爭取市委、市政府的重視、關心和支持，將行政村、社區等基層單位檔案工作列入市委、市政府對各縣（市、區）黨委、政府年度崗位目標責任制考核。采取“兩條腿”走路方法推進“為普通人建檔”工作。
一是以行政村、社區、企業、學校等基層單位為工作對象，加強行政村、社區檔案室規范化建設；以企業、學校檔案室升級達標為載體，突出村民檔案、居民檔案、企業用工檔案、學生檔案這些重點，著力抓好覆蓋自然人基本面的基層單位檔案工作規范化建設，提升人的檔案的形成和管理水平。近幾年我們又進行鞏固和提高，截止到2011年年底，全市行政村、社區檔案規范化建設達標率已達到98%；全市1074所全日制學校100%建有綜合檔案室，202所學校達到縣一級以上認定標準；全市規模以上（營業額和銷售收入一億元以上）企業，建檔率達90.6%。
二是以機關（部門）為工作對象，以貫徹實施國家檔案局8號令為抓手，完成了機關部門（單位）文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制和審批工作，采取檔案年檢、目標管理認定、數字檔案室建設、重要民生檔案登記備份等途徑，加強涉民機關部門（單位）檔案的行政監管，確保機關部門（單位）依法行政中產生的與人民群眾生產生活密切相關的民生檔案的完整齊全與及時歸檔。全面實施《紹興市2008至2010年檔案接收工作計劃》，接收46個單位54760卷（盒）檔案進館。
與此同時，我們積極探索檔案管理體制創新，推動檔案資源向國家綜合檔案館整合和集聚。以全面清理轉制、破產企業檔案為抓手，全面接收市區30多家原國有轉制（破產）企業檔案21.9萬卷，形成了紹興市區國有轉制（破產）企業檔案保管和查詢中心；以全省檔案資源整合和綜合利用試點為契機，積極協調相關部門單位采取提前進館、委托保管、數字移交等方式，共整合77個涉民部門（單位）34791卷民生檔案。去年我們接收完成市區退休職工檔案5萬余卷。目前，市檔案館館藏已由2007年的20萬卷（件）提升到42萬卷（件），擁有比較完整的婚姻檔案、計生檔案、勞動就業檔案、二輪土地承包檔案、林權檔案、戶糧檔案、公證檔案、學籍檔案、房產納稅檔案等民生檔案館藏群，檔案資源日趨豐富多元。
2，扎實推進檔案信息化建設，著力提升檔案為現實服務能力
紹興市檔案館新館建成后，我們相繼推出三個建設項目提升全市檔案信息化水平。
一是以新館配套設施項目實施為契機，高標準建設軟硬件平臺，全面完成市本級數字檔案館建設，實現“文檔一體化”。與中國人民大學合作，成功實施“區域性電子形式政府文件集成管理的建設與研究”項目，2007年獲國家檔案局優秀科技成果三等獎。運用業務流程重組理論，研究開發出集“收集、保管、利用”功能于一體的綜合業務管理系統，2010年獲國家檔案局優秀科技成果二等獎。在加快推進館藏檔案數字化的同時，實現了在電子政務環境下政府電子文件從產生到歸檔進館的現代化管理，構建了紹興市電子文件中心，出色完成國家檔案局《全國數字檔案館建設方案制訂及其推廣應用》試點任務，2010年11月國家檔案局數字檔案館建設指南宣貫現場會在紹興市召開。
二是創新檔案信息化和檔案信息資源整合推進機制。實施《市本級數字檔案館（室）一體化及安全管理項目》，加快推進館室一體化進程。2009年完成調研并立項，2010年6月包括館藏實體檔案在內的市級138個機關部門（單位）共3721萬頁紙質檔案、32312張照片、3110盒錄像（音）帶的檔案數字化項目全面實施，到2012年年底將全面完成。
三是大力推進檔案信息資源市與各縣（市）“館際一體化”。積極組織實施《面向用戶的區域數字檔案館資源集成共享模式研究與平臺設計》項目，先后獲得國家檔案局科技立項和市發改委立項，2012年上半年正式實施，這個項目完成后，紹興地區區域性民生檔案管理和服務總平臺正式形成。
與此同時，我們十分重視和加強電子文件（檔案）管理，積極組織實施數字檔案館內網網建設，將館藏數字檔案資源按密級和可公開的范圍劃分為A、B、C、D四類，區分查閱利用權限，保證檔案信息管理和服務利用的絕對安全。
3.積極實施檔案和電子文件登記備份戰略，強化涉民部門檔案和電子文件的行政監管和資源整合
自2009年以來，紹興市各級檔案部門認真貫徹落實省市“兩辦”《關于開展電子文件和數字檔案登記備份工作的通知》，根據浙江省檔案局統一部署，結合紹興市實際，全面推進檔案登記備份工作。2011年，市財政總投資1725多萬元，分四年投入完成市本級檔案與電子文件登記備份中心平臺建設，并實現市本級27個機關部門（單位）主要涉民電子業務系統的在線式登記備份。年底在完成中心平臺建設后，實施完成了民政、衛生醫療、住房公積金等6個重要民生部門8個電子業務系統的在線式登記備份工作。結合館室一體化項目的實施，同步開展60多個機關部門數字化成果的登記備份，有效整合了320個G的數字檔案資源。通過登記備份這一重大戰略部署的實施，既實現了檔案證據保全、檔案安全保障，又有效地推動了檔案信息資源的整合。
鑒于以上這些年的工作積累，我們認為紹興市建立覆蓋區域人口檔案信息管理和服務總平臺的基本條件已經具備。但同時也面臨著一些困難和問題。
一是思想認識問題。受傳統檔案館工作事后服務思維的影響，一些同志認為加強社會建設，創新社會管理與檔案部門的工作關系不大，缺乏站到前臺，服務一線的勇氣和信心。
二是資源分散、分割的問題。全市各個民生部門所擁有的檔案資源仍處在系統分割、相互獨立的狀態，信息難以交換和共享。
三是體制機制問題。現行檔案管理體制僅賦予檔案行政管理部門對轄區范圍內檔案和檔案工作的監管權，沒有檔案資源的整合權等。
四是要素投入問題。主要是信息化建設資金投入不足和檔案系統專業人才匱乏的問題。
建立覆蓋區域人口檔案信息管理和服務總平臺的對策思考
一是要充分認識檔案、檔案工作在加強社會建設，創新社會管理中的地位和作用。筆者認為，檔案事業是一項基礎性的社會事業，建立覆蓋區域人口檔案信息管理和服務總平臺是市場經濟條件下政府職能轉變對檔案管理體制的新訴求；是責任政府為履行其社會管理職責，規范和維護社會秩序，規范和維護人民群眾利益而建立的一項具有創新意義的管理舉措。為此，檔案部門應著眼長遠、超前思維，解放思想、順應變革，走出檔案看檔案、跳出檔案發展檔案事業，努力找準服從服務于加強和創新社會管理的切入點，積極投身到加強和創新社會管理這個大局之中。
二是要確立大檔案、大整合的理念，加快推進“三個一體化”和檔案登記備份進程。繼續以“為普通人建檔”為重點，大力實施“資源提升”戰略，扎實推進覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系建設。首先要鞏固和提升“十一五”基層檔案規范化建設成果。其次要進一步加強機關部門特別是涉民部門檔案工作的行政監管和資源整合。第三要以市級數字檔案“館（室）一體化”和全市“館際一體化”為抓手，積極推進檔案信息資源整合和共享，構建完成區域性公共檔案信息資源管理和服務的總平臺。
【摘要題】數字信息化
【關鍵詞】數字檔案/信息安全/互聯網
【正文】
1.數字檔案網絡化應用的安全問題
數字檔案的產生、移交、歸檔、管理和利用都是基于互聯網、專用網和局域網環境下進行。系統的應用模式主要采用兩種方式（即基于瀏覽器的Browser/Server結構和基于客戶服務器模式的Client/Server結構），這兩種方式都可以實現網上對檔案信息的轉換、存貯和訪問。在數字檔案的歸檔、管理和服務利用等過程中，檔案數據的安全問題往往表現在多個層面。
1.1網絡級安全。是指支撐系統運行的物理設備的安全問題，包括網絡基礎建設如網絡布線、網絡聯接、局域網和廣域網環境的構建、設備的選型及其各個環節安全策略的考慮。往往會根據需要采用適當的防火墻設備及網絡管理軟件來確保局域網的內外用戶的訪問權限和網絡上數據包的檢測與過濾；選用可靠的硬件安全設備保證整個系統的穩定運行，如雙機熱備份、磁盤陣列等設備的采用來保證一臺服務器出現故障而不會導致整個系統的癱瘓問題，等等。網絡級安全策略是整個系統得以安全運行的基本保障，這是需要在系統規劃階段嚴格把關的重要內容之一。
1.2數據級安全。主要是指涉及到系統存貯的檔案數據的安全問題，包括操作系統、數據庫管理系統、檔案數據存貯、數據備份、數據格式的轉換以及各類電子文件的保管和異地存貯策略等，以防止數據版本的更新、數據格式的轉換、硬件設備的意外損壞、存貯介質的老化、失效、自然災害等造成的數據丟失、數據損壞甚至是計算機系統的破壞和癱瘓。操作系統和數據庫管理系統的安全問題雖說主要是取決于軟件供應商所開發的商品化軟件的穩定性和安全的保障問題，但對于建立網絡化檔案管理信息系統，首要考慮的是選擇什么樣的操作系統來確保應用系統的安裝和運行，目前主流的操作系統有Unix、Windows和Linix，他們各自有其優越性，安全問題也各有特點，關鍵是如何選擇滿足用戶實際需求的操作系統和數據庫管理系統。當然考慮檔案元數據的存放規則和保管策略也是本階段非常重要的問題之一，如數據庫的分布式或集中式存放模式、數據的異地備份、電子數據格式的定期升級和保存介質的更換等，需要一定的保管制度來約束。這些都是在系統設計和具體實現的過程中需要綜合考慮的關鍵因素，也是檔案應用系統能夠安全運行的根本保障。
1.3應用級安全。是指檔案管理信息系統在實際應用操作的過程中應考慮的基本問題，主要取決于檔案部門所采用的應用系統的用戶模型的定義模型和使用規則。一般情況下，檔案管理信息系統的用戶模型分多個層次、多個角色、多種功能或多種形式混合使用，來分別定義用戶權限。系統常常按功能權限劃分為系統管理、數據操作和數據瀏覽等3大類用戶：每類用戶角色的定義可以按照各業務職能的實際需求，對其操作權限和操作功能進行定義，如單位領導、部門領導、普通業務員等。但不論采用哪種用戶模型，要求應用級的安全至少包括兩項功能，一是對系統中各個功能模塊的操作權限的定義，另一個是對系統數據的分層管理和操作權限的定義。比如，兩個不同的用戶可以操作同一個功能模塊，但所能看到的數據只能是本用戶所在單位的數據，而不應看到另一個用戶所在單位的數據，這是網絡版檔案管理信息系統的基本操作需求；再如上級領導能夠看到下級人員所操作的數據，而下級人員則無權看到上級領導權限范圍內的數據。
2.網絡基礎環境的安全技術方案
網絡基礎環境的安全建設是防止系統外部非法用戶和不安全數據包侵犯的主要措施，常常采取的主要方法是物理隔離、應用防火墻以及身份認證等安全技術。防火墻技術是實現內外網的隔離與訪問控制的最基本、最流行、最經濟的、也是很有效的措施之一，這里以防火墻為例來討論數字檔案的網絡基礎環境的安全解決方案。
2.1防火墻安全解決方案。
防火墻是多個網絡之間的安全隔離網，其基本原理是設置安全策略，控制（允許、拒絕、檢測）出入網絡的數據包，它本身具有較強的抗攻擊能力，可以實現以下幾種安全功能：一是限制未被授權的用戶進入內部網絡，過濾掉不安全的數據包；二是防止入侵者接近本系統的防御設施；三是限定內部網絡用戶訪問特殊站點；四是為監視Internet安全提供方便。清華大學檔案館防火墻安全運行結構采用了三臺對外提供服務利用的服務器，都部署在非軍事管轄區（DMZ區），服務器通過特定的端口對外提供服務，如Web服務的8085端口，數據服務的1528等，避免了外界用戶對服務器其他端口訪問的可能性。如果少數的檔案室需要數據服務器特別指定用戶，可以采用防火墻用戶認證及用戶規則來限制，這樣除了經過已認證的用戶外，所有本局域網以外的用戶在訪問內部網絡時都需要通過防火墻進行過濾和篩選，具體使用時可以通過對客戶端IP地址或者網卡的MAC地址進行判斷和識別，以及通過對可疑數據包的檢測進行過濾，以保證整個網絡系統的安全運行。
這種鏈接方式是采用了防火墻的路由模式來實現的。檔案館內部的辦公PC統一使用內部定義的網址如192.168.X.X，為私有IP，通過防火墻的NAT功能訪問互聯網，保證了安全性。外界不能直接訪問到檔案館內部的PC，減少被攻擊的可能性；提高了可管理性，所有PC都可以實現MAC地址綁定，可以針對需要控制內部用戶的上網時段和訪問內容。
2.2網絡安全管理的人文策略。
硬件設備和網絡管理軟件是保證網絡安全運行的基本手段，同樣加強網絡的安全管理，采取科學有序的管理策略也是非常重要的人為因素，往往諸多的不安全因素恰恰反映在組織管理和防范不當等方面，因此必須引起足夠的重視。
系統管理員采用雙人負責制和任期有限的基本原則，防止人員流動或缺崗造成損失，避免職位壟斷或由于時間過長。
安全級別確定應根據工作的重要程度來確定，根據確定的安全等級，確定安全管理的范圍。
制定的機房管理制度：對于安全等級要求較高的系統，要實行分區控制，限制工作人員出入與己無關的區域。出入管理可采用證件識別或安裝自動識別登記如門禁系統，采用磁卡、身份卡等手段，對人員進行識別、登記管理。
制定嚴格的操作規程：操作規程要根據職責分離和多人負責的原則，各負其責，不能超越自己的管轄范圍。
制定完備的系統維護制度，如數據保護，數據備份等工作計劃。重要數據維護時要首先經主管部門批準，并有安全管理人員在場，隨時將出現故障的原因、維護內容和維護前后的情況要詳細記錄。
制定應急措施，保證緊急情況下，如何盡快恢復的應急措施，使損失減至最小。建立人員雇用和解聘制度，對工作調動和離職人員要及時調整相應的授權。
3.檔案管理信息系統的安全方案
數字檔案信息的錄入和維護主要依靠管理信息系統所提供的各項功能來完成，由于用戶角色的不同，權限的差異，要求應用系統能夠提供一套完整的用戶安全管理策略，以保證檔案信息的完整性和安全性。檔案管理信息系統的安全管理主要體現在3個方面。一是要采用成熟先進的計算機應用系統運行結構：二是對系統用戶按照工作需要進行角色和等級的區分；三是對檔案數據的安全管理級別如保密、開放等狀態按照檔案法規定和實施細則進行多級安全管理，以區別不同類型用戶的訪問。
3.1應用系統的體系結構。
三層Browser/Server體系結構有著多層數據安全機制、日常維護工作量小、對客戶端的運行環境要求也比較低（只要有瀏覽器即可）、客戶端物理位置可以靈活設置等諸多優點，因此采用三層B/S的系統結構無疑是一個先進且明智的選擇。安全防護措施有三級，即防火墻安全措施、應用系統的身份認證安全措施以及數據庫管理系統的安全模型，
3.2應用系統用戶權限管理：
系統用戶權限的管理和角色分配與檔案管理的業務功能、操作流程、檔案數據的管理層次密切相關。一般情況下用戶分3大類，即管理級用戶、業務級用戶和瀏覽級用戶。管理級用戶負責系統整體數據備份，日常維護，系統模塊設置、公共字典維護、用戶定義及用戶權限設置等；業務級用戶負責各個業務崗位上數據的錄入、修改、刪除、統計、檢索等功能，該類用戶對系統中的數據具有完全的存取訪問權限，每個用戶的操作功能和訪問數據內容的權限將根據其業務職能的不同而有所區別；瀏覽級用戶主要是通過Internet網查詢已經開放的檔案信息，絕不允許對系統中的數字進行修改和刪除。無論是哪一類用戶，他在訪問系統的過程中主要是通過嚴格的身份認證技術來保證系統的安全性。因此系統用戶的安全管理也是非常重要的。各業務人員在操作過程中切不可將密碼帖在機器上，或者設置非常簡單的密碼，這些都是不利于安全管理的常見錯誤做法。
一、主要成效
（一）檔案工作領導體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領導，落實了主管部門，明確了責任主體，配備了專職或兼職檔案員，構建了檔案工作網絡體系。
（二）檔案管理機制業已形成。各單位均設立了綜合檔案室，并建立了各項檔案管理制度和業務建設標準；能夠集中統一管理本單位、本部門的檔案，并按照規范標準，對當年形成的各門類檔案進行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環保局科技檔案管理尤為規范；市公安局和市總工會堅持開展檔案工作系統內檢查評比，做到了經常化和規范化；市教育局和市檢察院系統通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進行監督和指導，市教育局還堅持每年一個專題，收效明顯。
（三）檔案保管條件得到進一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎條件得到進一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進行了改造；市交警支隊新建辦公樓時，專門建設了符合規范的檔案用房。市區兩級檢察院以此次檢查為契機，把檔案用房的配套建設納入重要工作計劃，狠抓組織落實，并且基本完成了各門類檔案目錄的計算機錄入，實現了微機檢索。市農業發展銀行大力推進檔案數字化進程，電子檔案管理初現成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。
（四）檔案利用服務收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎業務建設的同時，積極開展檔案利用工作，產生了良好的社會效益和經濟效益。
二、存在的問題
在這次檢查中，也發現了一些問題，主要表現在四個方面：
一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領導對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強，不少單位沒有按時上報自查材料。截止11月底，市直機關中按照要求上報自查材料的只有44家單位，占總數的69%。
二是個別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時歸檔的意識還不強；少數單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時，甚至幾年沒有照片歸檔的現象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊伍不夠穩定，對檔案工作的順利開展造成了影響。
三是檔案管理現代化工作普及面比較小。市直63個單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數的27%，直接影響了檔案管理現代化的進程。
四是個別行業主管機關沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負有的監督和指導職能，以致檔案工作出現一定程度的滑坡。
三、幾點要求
針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時加以整改。同時，為了進一步加強檔案工作，更好地服務于我市兩個文明建設，提出如下要求：
（一）要加速檔案管理現代化的進程。
檔案管理標準化、信息化是檔案信息資源開發利用的基礎。目前，檔案信息化建設已經成為檔案工作的新熱點。根據國家有關檔案工作的規定，今后各有關單位向檔案館移交檔案，必須同時報送符合《文書檔案文件級目錄數據庫結構與著錄細則》規定的電子目錄。這是對檔案室工作新的規范要求，也是建設數字檔案館、實現檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數字化建設，適當安排一些經費購置檔案管理軟件，切實提高檔案管理水平。
（二）要加強新型載體檔案的管理。隨著辦公自動化的深入推進和辦公條件的改善，電子文件、數碼照片等在各單位大量出現，相應的磁盤、光盤等新的存貯載體被廣泛使用，檔案實體和檔案管理模式也有了相應的變化，對檔案管理提出了新的要求。各單位要加強新型載體檔案的管理，做好對這些檔案的積累、收集和整理工作，保證檔案的齊全完整。
（三）要今年9月市檔案局下發《關于開展全市檔案工作執法檢查的通知》后，各部門、單位認真對照檢查內容開展了自查，針對存在問題，制定整改措施，如期上報了自查材料。在各部門、單位自查的基礎上，市檔案局于12月份抽查了市環保局、經委、公安、檢察系統等14個單位的檔案工作。從自查和抽查的情況看，近年來我市學習貫徹執行《檔案法》、《安徽省檔案條例》和推動檔案管理工作的總體形勢較好，但也存在一些問題。
一、主要成效
（一）檔案工作領導體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領導，落實了主管部門，明確了責任主體，配備了專職或兼職檔案員，構建了檔案工作網絡體系。
（二）檔案管理機制業已形成。各單位均設立了綜合檔案室，并建立了各項檔案管理制度和業務建設標準；能夠集中統一管理本單位、本部門的檔案，并按照規范標準，對當年形成的各門類檔案進行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環保局科技檔案管理尤為規范；市公安局和市總工會堅持開展檔案工作系統內檢查評比，做到了經常化和規范化；市教育局和市檢察院系統通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進行監督和指導，市教育局還堅持每年一個專題，收效明顯。
（三）檔案保管條件得到進一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎條件得到進一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進行了改造；市交警支隊新建辦公樓時，專門建設了符合規范的檔案用房。市區兩級檢察院以此次檢查為契機，把檔案用房的配套建設納入重要工作計劃，狠抓組織落實，并且基本完成了各門類檔案目錄的計算機錄入，實現了微機檢索。市農業發展銀行大力推進檔案數字化進程，電子檔案管理初現成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。
（四）檔案利用服務收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎業務建設的同時，積極開展檔案利用工作，產生了良好的社會效益和經濟效益。
二、存在的問題
在這次檢查中，也發現了一些問題，主要表現在四個方面：
一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領導對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強，不少單位沒有按時上報自查材料。截止11月底，市直機關中按照要求上報自查材料的只有44家單位，占總數的69%。
二是個別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時歸檔的意識還不強；少數單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時，甚至幾年沒有照片歸檔的現象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊伍不夠穩定，對檔案工作的順利開展造成了影響。
三是檔案管理現代化工作普及面比較小。市直63個單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數的27%，直接影響了檔案管理現代化的進程。
四是個別行業主管機關沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負有的監督和指導職能，以致檔案工作出現一定程度的滑坡。
三、幾點要求
針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時加以整改。同時，為了進一步加強檔案工作，更好地服務于我市兩個文明建設，提出如下要求：
（一）要加速檔案管理現代化的進程。
檔案管理標準化、信息化是檔案信息資源開發利用的基礎。目前，檔案信息化建設已經成為檔案工作的新熱點。根據國家有關檔案工作的規定，今后各有關單位向檔案館移交檔案，必須同時報送符合《文書檔案文件級目錄數據庫結構與著錄細則》規定的電子目錄。這是對檔案室工作新的規范要求，也是建設數字檔案館、實現檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數字化建設，適當安排一些經費購置檔案管理軟件，切實提高檔案管理水平。
一、堅持全面貫徹落實《關于加強新時期檔案工作意見》
全縣各級檔案部門要繼續把貫徹落實《意見》精神作為一件大事抓緊抓好。首先，要通過深入學習，領會其精神實質，統一思想，提高認識，明確新時期檔案工作的任務和責任。同時，要利用多種方式，廣泛進行宣傳，營造發展檔案事業的新環境。其次，要結合實際，分析存在問題，尋找差距，有針對性地研究制定可操作性的措施，提出加強本地區本部門檔案工作的實施意見。各地各部門也要抓緊出臺實施方法。第三，要切實解決好本地區本部門檔案工作發展中存在的突出問題，將《意見》精神落到實處。
二、深化現行文件查閱中心和愛國主義教育基地建設。
各地要認真學習領會*同志對現行文件利用工作的重要批示精神，深刻認識現行文件利用工作的重要意義，全面推進現行文件利用中心建設，把現行文件查閱中心建設納入政務信息公開體系，明確現行文件查閱中心機制，未掛牌的檔案館要抓緊掛牌對外服務，已對外服務的現行文件查閱中心要加強設施建設和資源建設，強化服務意識，把工作做深、做細、做實。同時各地要把檔案館愛國主義教育基地建設納入“文明城縣”創建活動，各級檔案館要充分發揮檔案資源優勢，面向社會，開展各種形式的愛國主義教育活動，積極爭取創建政府掛牌的愛國主義教育基地。
三、全面推進、重點提升，著力推進民營企業檔案工作。
各級檔案部門要認真貫徹全省民營企業工作座談會的會議精神，繼續密切關注民營企業發展的動態，及時了解掌握國有企業改革和發展工作提出的新要求，理順思路，明確工作重點，結合各地實際，創造性地開展民營企業檔案工作。各縣、縣要完成60%的億元產值以上民營企業的建檔工作，規范指導，樹立典型，及時推廣經驗，推進民營企業檔案工作規范發展。
四、繼續開展社區檔案規范建檔工作
各地要根據《加強社區檔案工作意見》的要求，及時總結經驗做法，抓緊推廣，既要有量的發展，要求年內全縣至少100%的社區完成規范建檔。又要有質的提高，進一步健全工作體系、完善規章制度、豐富檔案內容、提高管理水平，有基礎的社區可實施新立卷制度，開展檔案目標管理。同時，要不斷拓展新的領域，要把現行文件查閱中心機制延伸到社區，利用社區檔案資源和設施，設立社區文件查閱室，面向居民開展服務。有條件的地方，應依托社區引導家庭建檔，將檔案管理理念和管理技術推廣到家庭。
五、積極探索信用檔案工作。
各級檔案部門要圍繞各級政府誠信建設，積極幫助有關專業主管部門制定信用檔案采集、整理和利用的方法、標準，配合工商、稅務、質量監督、審計、文明辦等管理監督部門建立和完善信用檔案，幫助有條件的地方建立信用評級數據庫，建立信用網站，公開信用信息，充分發揮信用檔案的監督作用，為整頓和規范縣場經濟秩序、加快“誠信*”建設服務。各地都要抓出一兩個典型，以推動全縣信用檔案建設。
六、圍繞服務“三農”中心，拓展農業和農村檔案工作內容。
要以建設現代農業、繁榮農村經濟、增加農民收入、保持農村穩定為核心，繼續深化農業和農村檔案工作。要配合*農技110被推薦為“聯合國公共服務獎”候選單位工作，抓緊縣、縣、鄉農技檔案的收集和管理。要主動介入“千村示范、萬村整治”工作，深化行政村規范建檔工作。
七、以項目檔案管理為抓手，加強重點工程和工業園區（高新技術園區）檔案工作
各級檔案部門要繼續圍繞我縣“招商引資”“項目推進”中心工作，以項目檔案管理為突破口，切實抓好重點工程、重大技改項目和工業園區（高新技術園區）檔案工作。各級檔案局要組織人員圍繞我縣明確的110個重點項目，開展調研，重點加強對執法檢查發現問題的整改督查工作。同時，要結合實以目標管理為抓手，創造性地開展工作，規范項目檔案管理，服務經濟建設大局。
八、推行檔案目標管理，促進檔案規范化建設
各地要進一步明確檔案工作目標管理認定任務，加大指導和監督，規范運作，確保已列入目標管理計劃的單位都能完成達省標的工作任務，促進我縣檔案工作規范化發展
九、抓住機遇，明確重點，加快檔案信息化建設
1、依托政府電子政務建設，探索電子文件歸檔辦法。各地各部門要將電子文件歸檔管理納入電子政務和辦公自動化建設的總體規劃，爭取整體設計，同步實施，實現文檔管理一體化。要按照國家檔案局《電子文件歸檔與管理規范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》的規定，結合實際，盡快出臺電子文件的收集、整理、歸檔和接收進館具體業務技術標準，妥善做好電子文件的保真、保密和保存工作。
2、加快實施數字檔案館工程。各級綜合檔案館要認真制訂完善檔案信息數據庫建設規劃，以檔案目錄數據庫建設為基礎，以建成全文數據化檔案館和多媒體數字檔案館為目標，加快檔案館信息化建設。開化、江山、龍游檔案館要繼續開展館藏檔案文件級條目微機錄入工作，要求完成10萬條文件級條目的微機錄入任務，衢江、柯城檔案館也要抓緊開展。全縣各級檔案館都要積極參加省現代化檔案館綜合評估。
3、進一步加強檔案信息網站建設。增加網站信息量，提高網站質量，提升點擊率。未建立局域網的檔案館要爭取建立局域網。
4、購置視頻信息自動采集設備。實現同步接收刻錄電視新聞，解決聲像檔案征集難的問題，進一步豐富優化館藏檔案
十、注重檔案資源建設，努力豐富檔案館藏
一是抓好名人、名產、名勝檔案的征集工作，特別是要更大規模和范圍地收集社會各界為我省經濟和社會發展做出重大貢獻的名人名家的檔案資料，借助名人效應，提升檔案館社會地位。二是抓好聲像檔案的收藏，及時將各新聞單位形成的聲像檔案收集進館。三是抓好國際友人、友好城縣、國外政府組織贈送禮品的收藏。五是抓好散存在社會上珍貴檔案資料的收藏。
十一、強化檔案學會工作
下半年，檔案學會換屆，各地要借機大力發展會員，壯大隊伍。同時要結合檔案工作實際，進一步開展形式多樣的學術研究和業務研討活動，爭取出一批有價值的檔案學術成果，繁榮我縣檔案學術研究。
【關鍵詞】檔案管理； 數字化技術；
【 abstract 】 the development of digital technology and used for urban construction archives technology to promote the efficiency of management bring great convenience. The author combined with the personal working experiences under the condition of informatization, urban construction archives with digital construction technology management platform, enter the orbit of a more scientific and more efficient.
【 key words 】 file management; Digital technology;
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：2095-2104（2013）04-0000-00
城建檔案管理部門肩負著保管文字、圖紙、地形圖、聲像等各種載體的城市建設檔案資料任務，是城市重要的信息基礎部門。隨著經濟的發展和社會的進步，信息資源的重要性日益突出。城建檔案工作要在城市數字化建設的機遇和挑戰中，獲得自己的生存和發展空間，就必須抓住城市數字化帶來的契機，發展、提高自己，加速城建檔案管理數字化建設，全面提升城建檔案工作在城市建設中的地位和作用。下面結合筆者個人工作經驗談信息化條件下，城建檔案技術管理如何借助數字化建設平臺，邁入更科學、更高效的軌道。
一、城建檔案管理人員要轉化觀念，加快檔案管理數字化建設
城建檔案管理人員要樹立檔案管理數字化意識。以加快館藏數字化進程為基礎，特別是網絡化的建立，檔案管理部門要加快檔案管理數字化建設步伐，以適應社會公眾對檔案信息技術需求。所以，必須從思想上提高對加快檔案管理數字化建設步伐的認識，并以積極的態度抓好這項工作，使檔案管理數字化工作跟上時代的步伐。提高檔案管理現代化水平。檔案管理數字化建設的逐步推進，館藏紙質或其他類型載體檔案的數字化工作，已經成為檔案管理數字化建設的重要內容之一。許多檔案原件是非常珍貴的，把珍貴的檔案原件錄入計算機形成數字化的多媒體文件，用機讀的方式提供作用，不僅能提高利用率，而且還有利于原件的保管。利用數據庫檢索方式提供檔案利用所具有的全面、快速、準確的特點，擴大了檔案利用范圍，使檔案利用更為便捷。現在由于檔案管理數字化建設和計算機網絡的發展為檔案信息資源共享成為可能。檔案學科的新名詞“數字檔案館”就是旨在通過網絡，使檔案利用者能夠跨越時空對所需檔案、資料進行查詢利用，將封閉的檔案服務擴展成開放性的、社會化的服務。
二、管理部門要優化組織運行，提高城建檔案管理的效益
管理部門要有高瞻遠矚的全局意識。城建檔案數字化需要開展四個階段的工作：其一，策劃準備階段，這個階段主要是為檔案數字化工作的開展進行戰略策劃，并根據計劃的內容，為工作的開展作好準備及前期工作；其二，初步開展和試行調整階段，在這一階段各方面工作已經展開，但是也出現了一些問題，工作在不斷改進中前進；其三，趨于成熟階段，這一階段數字化系統配置已經較為完善，數字化工作體系初步形成，但是信息庫并沒有建設完整，信息資源利用率低；其四，成熟階段，這一階段主要特征是信息庫已經建立完善，檔案工作流程已經完成數字化改造，依托數字化系統建立起了高效率的工作業務流程，拓展服務內容和質量是這一階段工作的重點。這四個階段相互依賴，逐層遞進，在開展工作時必須注意各階段的先后順序，一步一個腳印，讓前面的工作為后面打好基礎，后面的工作體現前面工作的價值。防止不切實際的冒進或者漫無計劃的遍地開花，避免出現目的被計劃拖累的局面。需要制定詳盡合理的工作計劃。在開展數字化工作的四個階段中，策劃準備階段是開頭部分，也是整個工作的核心部分。只有把頭開好了，后面的路才能夠走得正、走得直。在制定計劃時，決策者應該考慮清楚自己單位的需求，明確開展工作的目的。這是一個看上去非常簡單的事情，所以往往會被輕視甚至忽視，不過越來越多的案例表明，設計時需求的混亂、開展工作時目的的不明確，是很多數字化工作陷入瓶頸的原因。
各部門要進行相關的網絡建設。通過網絡建設，建立規范的城建檔案目錄，實現城建檔案部門與相關的聯網，提高城建檔案信息資源的利用效率，實現資源共享，使各級城建管理人員及時掌握城建工作及檔案管理的基本信息，進而及時為城市建設活動提供優質、高效的信息服務。
三、建立數字化城建檔案管理系統措施
城建檔案應當在辦公自動化管理的基礎上，利用信息管理系統，將業務管理和檔案管理有序鏈接，實現電子文件從登記、歸檔、著錄的一體化管理。
城建檔案接收是城建檔案管理工作的源頭，隨著電子文件的日益增多，要從傳統紙質檔案“后控制”管理升級為“前端控制”管理，不僅要參與電子文件生成、運轉、歸檔過程的管理，還要在辦公自動化管理的基礎上，利用業務管理和檔案管理的有序連接，減少傳統檔案整理、錄入環節，實現電子文件從登記、立卷、著錄到歸檔的一體化管理。
電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵和有害氣體的侵害，從理論上講能夠長期保存。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，一方面電子文件必須采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮禮會效用；另一方面對于長久保存的電子文件，還需要定期進行復制，防止信息損失。
四、加強城建檔案數字化網站建設
網站是現代社會信息公開的重要工具，開設城建檔案網，或將城建檔案信息化納入電子政務系統，到政府的網站上，實現信息資源在互聯網上的共享，能擴大城建檔案的服務范圍，使城建檔案成為政府政務公開的一部分，更好地為領導決策、經濟建設和社會公眾服務。要利用城建檔案信息多元化優勢開展信息的深加工，從城建檔案資料的收藏者和提供者轉變為信息產品的生產者、開發者和提供者，主動接近檔案用戶，以用戶為中心，結合城市建設的進程，編研出信息成果進行提供利用，從內容、形式上實現完全不同于以往的主動服務，并利用網絡環境實現不同服務方式之間的優勢互補，實現大量館際信息資源的的廣泛共享，有效、快速、優質地為社會提供檔案信息服務。
城建檔案信息網絡的成熟運用，為數字化城建檔案館提供了極好的網絡環境，也為開展城建檔案信息個性化服務提供了良好的條件。未來城建檔案利用服務的主要方式將不再是提供物理存在的實體，而是指引終端用戶通過網絡獲得存儲在檔案館庫的數字化信息。只要城建檔案編制與城建檔案檢索采用同一系統軟件，將檔案內容用一定的格式固定下來，再進行分類、歸檔、編號等管理，在編制檢索時隨機調出，組成各種不同類型信息檢索工具，通過網上開展電子檢索服務，從而方便地互傳、互換信息。可使任何一位利用者不受時間、空間的限制，在任何時間、任何地點只需有一網的電腦，即可進入城建檔案管理系統查詢自己需要的信息。這種網上利用服務的開展，將會使城建檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入一種良性的循環狀態。
五、結束語
科技的發展對城建檔案技術管理工作提出了新的要求，本文結合筆者個人工作經驗，談了數字化信息建設在城建檔案技術管理中的應用，希望能為城建檔案技術的提高做出自己的貢獻。
【參考文獻】
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[2]曾娜;吳建華;;城市公共安全信息資源建設——兼論城建檔案與城市公共安全的關系[J];中國名城;2011年06期
【關鍵詞】城建檔案； 信息化； 建設
[Abstract] this paper discusses the importance ofinformatization construction, analyzes the existingproblems in information technology, puts forward the urban construction archives (room) the specific measuresto speed up the informatization construction.
[keyword] urban construction archives; informatization;construction
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：2095-2104（2013）
城建檔案信息化建設隨著信息社會的發展，運用現代信息技術建設數字化城建檔案館，在各個工作環節均取得顯著進展。為深入推進城建檔案信息化建設，提升城建檔案工作水平，實現城建檔案信息化工作目標，最大限度地發揮其作用，更好地為經濟建設發展和社會各界提供優質高效的服務，當前仍然要堅持科學發展，特別注意抓好以下幾點：
一、加強基礎設施建設，保障城建檔案信息化發展
軟件、硬件基礎設施是城建檔案信息化建設的物質保障，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，直接關系著信息化建設的深入發展。
要重視信息處理設備的配置，在城建檔案信息化中，目前大部分檔案館（室）信息處理設備配有計算機、服務器、打印機、復印機、掃描儀等，配置偏低，工作效率不高，不能滿足當今城建檔案事業發展的需要。當前要實現數字環境中的信息保管和資源共享，建設數字城建檔案館，就必須配置性能高、穩定性強、容量大的計算機，服務器，高速掃描儀，磁盤陣列，磁帶機、媒資服務器、高清攝錄設備等，以適應城建檔案信息化的發展。
2、檔案管理應用系統要更新。檔案管理應用系統作為檔案信息資源管理的技術保障，關系到城建檔案信息化建設的速度和質量，體現著城建檔案信息化建設的效益。目前，各地城建檔案管理系統仍有一部分為十年前所開發，版本較低，有些內容不夠完善，無法滿足當前工作的需要，急需更新換代，使新的城建檔案管理系統能覆蓋全館各工作環節。
3、加強檔案館（室）網站建設。城建檔案信息化建設的深入發展，要求檔案管理工作不能停留在簡單的計算機管理上，而是朝著網絡化方向發展，如網上完成接收電子文件、業務指導、查閱利用、咨詢服務等檔案管理業務工作。因此，加強檔案館（室）網站建設是非常必須的。如我館網站經過進一步完善后，提高了綜合服務功能，開通了服務大廳、及時宣傳工作動態、進行檔案查詢、舉辦在線展覽、開展檔案編研、實施業務指導、在線互動服務等等。通過網站，展示了檔案信息化發展的水平，為城市建設和社會發展提供更優質的服務。
二、加強檔案信息資源建設，推進城建檔案信息化發展水平
1、立足本館，開展特色數據庫建設。館藏特色的城建檔案能夠代表檔案館館藏質量和工作成就，反映一個檔案館的館藏宗旨和風格，對于提高檔案館的聲譽地位和提高服務質量水平具有重要意義。因此，城建檔案信息資源建設要立足本館的優勢，著力建立具有本館特色的檔案資源數據庫。比如可以建成城市規劃管理數據庫、建設工程數據庫、聲像資料數據庫、地下管線綜合數據庫等各種專題數據庫，以擴大數字化內涵，豐富提供內容，更好地為城市建設、規劃、管理和社會發展提供專題信息服務。
2、加快步伐，推進館藏檔案數字化進程。數字化是檔案信息化建設中任務繁重的一項階段性工作，它是將傳統的紙質檔案、圖像照片、聲像檔案和縮微膠片等通過掃描、攝錄、采集等手段轉化成數字形式的計算機文件的過程。檔案數字化是新形勢下檔案工作發展的要求，它能夠提高檔案利用效率，保護歷史檔案，規避安全風險，緩解庫房空間的緊張，便于檔案移交及檔案異地備份，最大限度地發揮檔案資源的價值。檔案館（室）配備電腦，構建信息網絡，可以營造檔案信息利用的高速通道。高速通道的有效發揮，則取決于有無豐富的數字檔案資源。當然，檔案數字化工作也不可能一蹴而就，它是一個龐大的系統工程，耗時耗財。各地應根據自身實際情況，采取多種方式開展館藏檔案數字化工作。可以自行掃描，分階段有步驟的實施館藏檔案數字化；也可采取外包形式，將館藏檔案打包給外包公司進行掃描數字化，館（室）做好監督和服務工作。無論是自行還是對外打包，都應嚴格按技術要求和規范進行操作，以確保數字化信息的質量和檔案的安全。
3、注重接收，從源頭解決檔案數字化。國家2011年的《城建檔案業務管理規范》綜合評估體系，各評估項目的評估標準對信息化建設提出了更高的要求。住房和城鄉建設部辦公廳《關于的通知》，提出應積極組織開展城建檔案異地備份工作，要求各級建設（規劃）行政主管部門要高度重視并積極督促城建檔案館（室）開展城建檔案信息化建設。各館（室）在積極有序地推進館藏檔案數字化的同時，還要按上級要求認真開展電子檔案的接收工作。應按照《建設電子文件歸檔與電子檔案管理規范》的要求，制定電子城建檔案管理辦法，開展電子檔案離線移交及網絡環境下的遠程接收，從源頭解決館藏檔案數字化；也可采取幫助建設單位先指導檔案整理，然后建設單位再進行檔案數字化，實現建設工程檔案電子化報送。各館（室）對建設電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔做好全過程的監督和指導，保證電子檔案的質量。要堅持紙質檔案與電子檔案并重的原則，建設工程檔案要做到紙質檔案、電子檔案、聲像檔案同步接收，以提高數字化管理水平。
另外，我們還應該積極爭取上級行政主管部門給予大力支持，將檔案數字化工作所需經費及時納入財政預算，把檔案數字化工作計劃列入年度考核范圍，按照城建檔案目標管理的要求分步抓好落實。
三、加強隊伍建設，提高城建檔案工作人員信息化素養
信息化人才是推動城建檔案信息化發展的動力。重視信息化人才培養，提高城建檔案人員的信息化素養和信息技能，造就一支穩定、適應城建檔案信息化建設的人才隊伍，是當今城建檔案信息化建設的迫切要求。
隨著城建檔案事業的發展，城建檔案隊伍不斷充實、更新、壯大，人才建設有了長足的進步，總體素質也有了明顯提高。但按目標管理的要求，城建檔案信息化人才隊伍還存在不少問題，如信息化素養總體偏低，管理型、技術型、技能型等人才普遍缺乏；有些館(室）人員流動大，不穩定，專職檔案人員長期被借用的現象依然存在，這些都會影響信息化建設的發展。針對目前現狀，解決眼下問題，還應從以下幾方面著手。
1、加強培訓學習。城建檔案信息化建設，是利用現代信息技術對檔案管理模式的改革和創新，是涉及所有環節的系統工程，其成敗受制于全體城建檔案人員的信息化素養。因此，面對城建檔案信息化建設的緊迫形勢，加強城建檔案工作人員信息化意識、信息化知識、信息化技能等方面的培訓和學習極為重要。首先我們應結合自身條件，為在職員工學習新知識、新技術，掌握新技能、新方法提供學習環境和條件，有計劃地組織、舉辦一些時間短、效率高、內容專一、形式靈活的專題講座、學習培訓等。如城建檔案著錄、數字化技術、網絡技術等知識，以及有關標準規范等。其次應鼓勵大家加強自學，不斷調整知識結構，不僅要掌握檔案基礎理論知識，還應熟悉檔案管理業務的各個環節，熟悉信息技術應用，由單一管理型人才向復合型城建檔案管理型人才轉型，以盡快適應城建檔案信息化建設發展的需求。
關鍵詞:電子文件中心;蘇南模式;安徽模式;比較研究
2007年4月26日-27日,國家檔案局分別在常州和合肥召開了全國電子文件中心建設經驗交流會。會上,有兩種模式的電子文件中心特別引人注目。一種是蘇南模式,另一種便是安徽模式。這兩種模式的電子文件中心僅是有地域上的區別,還是有質的不同?它們的前景又怎樣?為摸個水落石出,本項目組選取適當的研究對象,對之開展了文獻調研和實地調研,在此基礎上進行了較為全面的比較分析職稱論文。
1研究對象的選擇
對蘇南模式的電子文件中心,本項目組選取了常州、南京、丹陽三家作為研究對象。常州市電子文件中心是我國第一家電子文件中心,地處“蘇錫常”經濟發達地區。南京是江蘇省會城市,丹陽是鎮江市下轄的縣級市。這三地的選擇,基本能代表蘇南五市各級別的電子文件中心。對安徽模式的電子文件中心,本項目組選取了安徽省電子文件中心和蕪湖市電子文件中心。安徽省電子文件中心是國家檔案局關于電子文件中心項目的試點單位,蕪湖市電子文件中心是安徽省電子文件中心的試點單位。這些研究對象的選擇是具有典型性和代表性的。
2比較分析
本項目組分別從電子文件中心產生的緣由、職能職責、系統功能、人員概況、經費來源、管理規章、安全與災備、運行情況及發展態勢等九個方面進行了比較分析。
2.1電子文件中心產生的緣由
各家建設電子文件中心的起因或者目的主要有二:一是為了加強電子文件管理,二是為了政務信息資源共享。安徽模式的電子文件中心還強調維護電子文件的安全性、有效保存人類記憶、履行法定職責、促進政務公開、密切黨群關系、節約政務管理成本,等等。這些,其實是加強電子文件管理和政務信息資源共享兩大功能目標的拓展或者說是延伸。另外,電子文件中心的產生與檔案主管機構的政策號召有很大的關系。比如,安徽省檔案局與南京市檔案局建設電子文件中心的另一個主要原因就是為了響應上級主管機構的號召。
2.2電子文件中心的職能職責
各家都叫電子文件中心,但性質是否相同?職能職責是否大同小異呢?顯然不是。蘇南模式的電子文件中心是按地區建立的介于文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性的電子公文管理利用中心。它只是現行文件或半現行文件利用中心,不具備歸檔功能,不能代替檔案歸檔,各立檔單位還是需要將各類電子文件進行整理后再提交給檔案館以進行歸檔。很明顯,蘇南模式的電子文件中心是政務信息公開的產物,提供現行文件和半現行文件的利用是它的職責。而安徽模式的電子文件中心與蘇南模式的有著明顯的區別。二者最大的不同在于安徽模式的電子文件中心具有歸檔功能,它最大的目標是為了保障電子文件完整、真實、有效,使得電子文件像紙質文件一樣得到永久保存。在完整、真實、有效地長期保存電子文件的基礎上,電子文件的利用僅是長期保存電子文件這一功能的拓展或延伸。
2.3電子文件中心應用系統的功能模塊
由于這兩種模式的電子文件中心性質不同,所以,它們的應用系統的功能模塊也有很大的區別。蘇南模式側重現行文件和半現行文件的利用,所以,文件的審核、及查閱或檢索是其主要模塊。而安徽模式側重歸檔與長期保存,所以,其功能模塊比蘇南模式的要復雜得多。捕獲、數據管理、檔案存儲與保存規劃是其主要模塊。僅從數據管理這一模塊上說,蘇南模式僅需要管理電子文件及其主要的目錄數據,以供檢索、備份和統計。而安徽模式,為維護電子文件的完整性、真實性和有效性,不僅需要保存和管理電子文件本身,還需要保存并管理電子文件整個生命周期中與其產生、管理、歸檔、保存和利用等重要環節相關的一系列重要的元數據,而不單單局限于一些簡單的目錄數據。在安徽模式中,維護電子文件的完整性、真實性和有效性的原則始終貫穿著每個模塊。
2.4電子文件中心人員概況
電子文件中心不是獨立的組織機構,所以,各家都沒有專門的編制。安徽模式將電子文件中心作為一個向數字檔案館過渡的長期保存人類遺產的項目,所以,項目組成員人數較多。該項目的試點工作組負責組織和協調。職能小組負責標準起草、方案修訂、科研攻關等。蘇南模式將電子文件中心作為電子政務平臺上的一個應用系統,所以,電子文件中心只有l至3名不等的兼職人員,負責系統的日常維護和數據的、備份等。
2.5電子文件中心的經費來源
電子文件中心的啟動經費多由政府部門以專項經費的形式撥付,只有南京市電子文件中心是以科研經費的形式啟動。而日常運行費用都只由各檔案局在辦公經費中列支。顯然,由于復雜程度不同,蘇南模式的電子文件中心投資小,而安徽模式的電子文件中心投資大。
2.6電子文件中心的管理標準或規章
蘇南模式的電子文件中心均未建立專門的管理標準或規章。而安徽模式的電子文件中心針對電子文件管理和電子文件中心運行所涉及的各個重要環節,建立了一系列詳細的標準與規章,從行業標準到地方標準再到機構規章,從上至下形成了三級規范體系。尤其是安徽省電子文件中心項目負責編制的三個行業標準已于今年6月1日起實施,成為檔案界的新熱點。它們的制定及推廣,有利于電子文件擺脫軟硬件對它的束縛,為維護電子文件的完整性、真實性、有效性和長期可用性提供了制度保障和技術準備,為電子文件的歸檔掃清了障礙,鋪平了道路。
2.7電子文件中心的安全與災備
在安全防范與災難備份方面,蘇南模式僅采用了技術手段進行防范。而安徽模式不僅從技術上,而且還從管理層面上進行了制度建設,使安全與災備有了制度保障。
2.8電子文件中心的運行情況
作為現行或半現行電子公文利用中心,蘇南模式的電子文件中心建設周期短,見效快,使政務網內各機關單位很快地實現了政務信息資源共享,一度受到這些機關單位的好評。但2008年5月,《中華人民共和國政府信息公開條例》實施后,各級人民政府作為政務信息公開的義務主體,紛紛在自己的門戶網站上建立政務公開欄目。這些欄目公開的文件類型除公文外,還有工作計劃、工作總結、統汁信息、預案、規章制度、法律條文等。而電子文件中心中的文件類型只有公文,顯然,在服務的“產品”類型上,電子文件中心有失豐富多樣性。其次,政府門戶網站除公開本級政府及各部門的政務信息外,還公開垂直管理部門、公用企事業單位及下級政府機關的信息。而電子文件中心只能公開政務內網中各機關單位的信息。由于歷史原因,或因經費、軟硬件等問題,進入政務內網的機關單位總是不全,有的政務內網中連本級政府各部門機關都不全,更別提下級機關、條管單位和企事業單位了。這樣,電子文件中心在服務的“產品”數量上明顯不及政府門戶網站的政務公開了。由此,現行或半現行公文利用功能受到嚴重沖擊,蘇南模式的電子文件中心利用率急轉直下。
安徽模式的電子文件中心因為具有歸檔功能,以長期保存電子文件,維護電子文件完整性、真實性和有效性為己任,所以,建設周期長,見效慢。經過3年多,目前,只是完成了基礎建設,處于試運行時期,利用效果尚不明顯。
2.9電子文件中心的發展態勢
因受到政府門戶網站中政務信息公開的沖擊,蘇南模式的電子文件中心的現行文件和半現行文件利用率非常低,有時甚至為零利用。除文件利用外,它的另一個功能是文件備份,即相當于對政務內網中各機關單位的電子公文進行了同城異地備份。然而,實際上,政務內網中的所有數據,各地的信息化發展機構會負責備份,電子文件中心的備份功能顯得無足輕重。最終,蘇南模式的電子文件中心只得將發展目光放到歸檔功能上。然而,由于電子文件中心最初的定位只是現行文件或半現行文件的利用中心,在應用系統的功能設計上沒有為歸檔預留出路,這樣,蘇南模式的電子文件中心就處于進退兩難的境地了。
安徽模式的電子文件中心一開始定位就很明確,它不是以現行文件或半現行文件的利用為目的,而是以保證電子文件完整、真實、有效和長期或永久可用作為根本目的,以歸檔作為主要職責。它除接收本級檔案館接收范圍內所有單位形成的電子文件外,還將逐步建立起省、市、縣三級電子文件中心互聯,并且將電子文件中心的數據與安徽省分布式檔案基礎數據庫整合,實現電子文件和數字化檔案信息資源的集中管理和利用。很明顯,它今后的發展方向是電子檔案中心或數字檔案館。
3結論
蘇南模式和安徽模式的電子文件中心既有區別又有聯系。在性質上,這兩種模式的電子文件中心是有區別的。蘇南模式的電子文件中心是現行電子公文或半現行電子公文利用中心,它沒有歸檔功能。它投資少,建設周期短,見效快。而安徽模式的電子文件中心是以維護電子文件的完整性、真實性和有效性為目標的長期或永久保存電子文件的歸檔基地,它具有歸檔功能。它在人力、物力上投資多,建設周期長,見效慢。它必須嚴格遵守行業標準和管理規章。它們之間又是有聯系的:①二者同時抓住了電子政務發展的契機,借助電子政務內網作為電子公文傳輸和收集的一個主要渠道;②目前,二者收集和管理的對象都是電子公文;③二者都可以實現政務信息資源共享,提供現行公文或半現行公文的利用。
從運行情況和發展趨勢來看,自2008年5月,《中華人民共和國政府信息公開條例》實施后,政府門戶網站開辟政務信息公開欄目,使得電子文件中心的現行或半現行公文的利用功能受到沖擊。因此,主要以現行或半現行公文利用為目標的蘇南模式的電子文件中心漸顯衰微。而以歸檔基地為目標的安徽模式的電子文件中心不受此條例的影響,它向著電子檔案中心或數字檔案館的方向大步邁進。這兩種同樣基于電子政務發展起來的電子文件中心為什么會有如此不同的發展前景呢?原因在于,二者在角色定位上有著質的不同。安徽模式緊緊抓住了檔案管理機構不同于其他任何管理機構的職責所在一一有效地長期或永久地保存對國家和社會具有保存價值的歷史記錄(即檔案)。以此為出發點,一般而言,不會與其他機構存在職能上的重大沖突。
安徽模式的電子文件中心定位準確,前景廣闊,那是不是就一帆風順呢?不是的。安徽模式的電子文件中心仍存在一些難以解決的問題。目前,它收集歸檔的對象只是電子公文,而以后若向電子檔案中心或數字檔案館發展的話,僅局限于電子公文肯定是范圍過于狹窄。非公文的其他文本文件及文本類型外的諸如音頻、視頻、多媒體、數據庫文件也應該盡可能地列入歸檔管理范圍。但目前,在維護電子文件完整性、真實性、有效性和長期可用性方面,安徽模式僅就文本類型的電子公文提出了解決方案。其他類型的文件,因為格式太多且又復雜并夾雜其他原因,還難以提出合適的解決方案。這也是國內外檔案界共同面臨著的業務難題,僅靠一個省級電子文件長期保存的試點項目來解決,是不大可能的。
目前,我國電子文件中心的建設方興未艾,在前進的道路上,走一些彎路是在所難免。如何使電子文件中心少走彎路?本項目組建議國家檔案主管機構對電子文件中心的性質及其職能進行定位,為各地方電子文件中心的建設指明方向。同時,面對電子文件管理提出的挑戰,應出臺相應的管理規范和標準,為電子文件中心的建設掃清障礙。
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關鍵詞：醫療設備 計量管理 科學規范 信息化 質量控制
根據《中華人民共和國計量法》相關規定，醫療衛生單位使用的用于疾病診斷、治療和預防保健的計量器具，如輻射源、激光源、超聲源、心電圖機、麻醉機、呼吸機、血壓計等，都屬于強制檢定計量器具，必須接受質監部門的定點、定期檢定[1]。若計量設備超過檢定周期，則醫師無權使用，患者亦有權拒絕醫師使用該醫療設備為其檢查身體。此外，原國家衛生部頒發的《三級綜合醫院評審標準實施細則》中也對醫療設備的計量管理提出了具體要求：需加強計量設備檢定管理，需具備相關規章制度、計量設備臺賬、定期檢定記錄、維修記錄等，在用的計量器具必須有計量檢定合格標志且在有效期內，為臨床提供準確的計量設備，無因計量錯誤原因所致的醫療安全事件[2]。由此可見，醫療設備計量在醫院管理系統中具有重要地位。
1 醫院開展醫療設備計量工作的重要性在診斷疾病的過程中，醫師通常會借助多種醫療設備，小到體溫計、血壓計，大到CT、MRI，其中的任何一件醫療設備出現誤差，均可能導致誤診或漏診，進而造成不可估量的后果。放射性醫療設備（如X光機）會釋放對人體有害的射線，劑量過小無法檢出病灶位置，劑量過大又會對人體造成損傷，而在搶救過程中使用的急救生命支持類醫療設備更不能發生差錯，因此，醫院須定期對醫療設備進行計量檢定，以保護患者的生命安全。
2 醫院開展醫療設備計量管理工作的措施2.1 引起領導重視，完善規章制度
《中華人民共和國計量法》的頒布使得醫療設備的計量成為一項法制性、強制性的工作。隨著醫學技術的不斷發展，社會對醫院的要求也越來越高，提高自身醫療服務質量和診療水平，愈發受到醫院的重視。近年來，在鹽城市鹽都區市場監督管理局、鹽城市計量測試所、江蘇省計量科學研究院等各級部門的幫助和指導下，我院成立了由分管院長直接領導的計量管理小組，設立了設備科計量室，各科室設兼職計量員，制定了計量相關的規章制度，明確分工，落實責任。設備科每年將計量工作納入年度工作計劃中，月度內審或季度內審時質量管理辦公室會對計量管理工作進行督促檢查，反饋的問題會及時整改到位。2019年，我院獲得“醫學計量先進單位”的光榮稱號，這是對我院計量管理工作的肯定，也是對今后工作的激勵。
2.2 加大宣傳力度，提高計量認知度
計量是一項系統工程，涉及較多種類的醫療設備和多個科室，在日常工作中，醫護人員是計量設備最直接的使用者，其工作素養直接影響計量檢定的結果。在平時工作中，我院利用內網、企業微信等工作平臺在廣大職工中宣傳普及計量相關知識，強調計量法規及檢定工作的重要性，同時，聯合護理部、臨床使用科室的兼職計量內審員按需開展計量工作技術培訓，進一步深化認識。此外，我院領導十分重視對計量內審員的培養，多次安排相關人員參加計量內審員培訓，及時傳達計量最新規定，與其他醫院開展計量管理交流會，取長補短，努力造就一支業務技術精湛的專業人才隊伍，提升我院計量管理水平。
2.3 認真開展強檢計量器具的周期檢定工作
近兩年，國家對強制檢定的計量器具目錄進行了多次調整，有部分計量器具被劃出強制檢定范圍，但我院依然沿用以往的計量檢定目錄，未刪減任何計量設備。為方便統一管理，我院計量內審員制定了詳細的計量檢定計劃，根據計量設備的不同種類，每年8月上旬邀請鹽城市計量測試所的工作人員來院對監護儀、心電圖機、注射泵、嬰兒培養箱、氧氣吸入器等常規醫療設備及衡器進行周期檢定；8月下旬邀請江蘇省計量科學研究院的工作人員來院對MRI、CT、彩超等大型計量器具及高頻手術電刀、呼吸機、麻醉機等精密計量器具進行周期檢定。檢定合格的計量器具一律貼上綠色合格標簽，標明有效期，不合格的計量器具及時維修，對完全無維修價值的計量器具會及時撤離現場，作報廢處理。
我院2020年度計量檢定工作已經完成，南北院區共檢定計量器具約3 500臺件（含水銀血壓計、電子血壓計、氧氣吸入器等），與以往的人工登記方式不同，今年以醫療設備管理軟件中自動生成的計量臺賬為基礎，查漏補缺，受檢率明顯提高。檢定過程中，計量內審員全程陪同并作記錄，及時更新計量臺賬。科室的兼職計量內審員會按照更新后的臺賬逐臺檢查自己科室的計量設備，避免出現漏檢、漏貼合格標簽的現象，若發現漏檢醫療設備，則及時上報設備科匯總，聯系檢測機構補檢，確保計量器具的受檢率達到100%。
2.4 加強醫療設備計量管理的信息化建設
信息化在醫院管理中無處不在，如醫學影像歸檔及傳輸系統、醫院信息系統、電子病歷管理系統等，其為臨床工作帶來了諸多便利。但大多數醫療設備的使用記錄、維修記錄、周期檢定計劃等都還處于傳統的紙質建檔階段，儲存查閱均不方便，且易丟失，故十分必要建立醫療設備計量信息化管理系統。我院設備科購入了一套醫療設備管理系統軟件，投入使用已近一年，實現了各管理環節全程數字化。該軟件包含單獨的計量管理模塊，設有計量計劃、計量實施等功能，不僅可記錄計量證書編號、檢定時間、檢定周期、領用科室等信息，還可根據檢定時間生成下次檢定計劃，并設有計量提醒功能，按照近7、30 d內需計量的醫療設備予以提醒，并按不同顏色標注，具有方便快捷、不易發生漏檢等優點。
3 對醫療設備計量管理工作的建議目前，我院引進的醫療設備管理系統軟件仍處于摸索試用階段，很多功能尚待開發，在醫療設備管理的標準化、精細化方面還需繼續努力。現結合我院計量管理工作的開展情況，提出以下幾點建議。
3.1 加強計量檢定與質量控制的配合
在經過維修交付科室使用之前，工程技術人員必須檢查醫療設備的性能和電氣安全，確保其各項技術性能指標的準確性。通常情況下，醫療設備的計量校驗周期是每年一次，故難以保證其在日常使用時的質量狀況，對直接關系患者生命安全的用于生命支持的搶救類醫療設備而言，應縮短其檢定周期，檢測機構雖可偶爾提供報檢服務，但實際操作時會耽誤時間，而醫療設備的質量控制工作正好與此互補[3]。工程技術人員可結合計量時間，并根據醫療設備使用頻率及運行情況，自主制定質控檢測周期，如半年、三個月等，以便盡早發現安全隱患并及時排除。目前，我院可自主檢測呼吸機、除顫儀、監護儀、心電圖機、高頻電刀、血壓計及電氣安全，加強計量與質量控制的協調配合，實現兩者的優勢互補，可更好地保證醫療設備處于良好的運行狀態，進而可使疾病診斷更加科學、有效。
3.2 自主選擇合適的檢測機構
隨著醫院不斷引進新的醫療設備，需計量的醫療設備數量不斷增加，每年的計量費用成為醫院的一項重要支出，若更多有檢測資質的檢測機構可加入檢測行列，即可打破壟斷，醫院可選擇性價比更高、服務更好的檢測機構[4]。
3.3 建立計量信息化管理系統
大多數醫院的計量檔案管理仍是傳統的紙質證書、電子表格記錄，計量證書每年都會更新，收集查閱時煩瑣費時。若檢測機構可提供證書的電子掃描件，計量內審員則可將證書直接導入設備管理軟件，進而完善電子臺賬，今后只需通過輸入醫療設備型號、序列號，即可在同一屏幕內直觀顯示該醫療設備的數字檔案，包括運行情況、計量結果、維修保養記錄等。數字檔案可用于數據的對比分析，故能夠為醫院管理者作購買醫療設備的決策時提供數據支持，更具說服力。
現代化數字醫院離不開信息技術的支持。從醫院的長遠發展來看，目前我院迫切需將醫用計量器具納入電子化、信息化及網絡化管理，實現與醫院其他信息系統的無縫對接，實現信息的互聯互通及數據資源的共享，形成醫院內部統一的信息集成平臺，充分發揮信息資源在醫院發展中的作用，進一步改善醫院的計量管理工作[5]。
4 小結醫學計量貫穿醫療設備的全生命周期，是保證醫療設備準確安全可靠的必要手段，是醫院現代化科學管理的重要內容。各醫院可利用現代化信息技術手段，建立醫學計量信息化管理系統，并將計量檢定與質量控制結合起來，完善醫院質量控制體系建設，從而為診療質量的提高提供保障，使醫學量值更加準確可靠，進而推動整個醫療事業的發展[6]。
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【關鍵詞】電力；檔案管理；信息化
一、電力檔案管理的涵義
電力企業檔案管理是電力企業管理工作的基礎和重要環節，對電力企業經濟發展具有重要影響，是電力企業贏得市場競爭主動權的有力保證。電力企業檔案是電力企業生產經營活動的原始記錄，它涉及范圍廣、門類多、信息量大，對生產經營起著至關重要的作用，是電力企業成長發展歷程的真實寫照，具有廣泛的科技資源和特有的知識信息，是電力企業不可估量的寶貴財富。因此，面對目前電力企業檔案管理現狀，檔案部門要以科學創新的理念，抓住機遇，加快企業檔案管理信息化步伐，建立適應社會主義市場經濟的管理體制，不斷拓展企業檔案工作新領域，為促進電力企業經濟發展提供強有力的信息保障。
二、電力檔案管理存在的問題
（1）電力企業對檔案管理的重要性認識不足。“電”是工業革命的產物，中國電力的大發展也就近幾十年時間，一直以來，電力企業只注重加快電力工程的建設，而忽視了企業的檔案建設。部分企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責任心不強，直接導致原有一些檔案資料的缺失，電力企業庫藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業的發展提供檔案服務和工作支持，使企業對于檔案的需求和對檔案的利用難以取得預期效果。在文件、圖紙、資料等轉化為檔案工作者的活勞動和物化勞動過程中，企業進行了大量人力、物力的投資，但是在企業產權改革中，有些地方對檔案資產的管理流于形式，存在著管理不善，使檔案資產的開發利用效益沒有充分發揮出來，沒有認識到檔案作為有形資產和無形資產的原始憑證和記錄，其本身就是企業資產的組成部分。（2）企業檔案管理現代化體制機制還不健全。電力企業內部分工較細，未形成檔案管理部門與各業務部門工作的有效聯動，在工作過程中形成的材料歸檔還比較難，導致電力企業的檔案管理工作與其它工作相比相對滯后。（3）企業檔案管理與電力技術發展還不能有機融合。電力服務涉及千家萬戶，電力從生產、傳輸、運行，到銷售、計量、使用、結算、管理是一個十分復雜繁瑣的過程，為實現管理需要，電力企業建立了一系列各種專業的計算機管理系統，這些系統承載著大量的電力企業管理信息，并且隨著電力的發展而快速的更新。但一些系統在先期開發時并未考慮與檔案系統相融合，檔案管理人員如果不進入到企業信息集成系統中去，則很難掌握到企業信息的核心部分或基本接收不到檔案。（4）檔案隊伍的素質與電力的發展還不相適應。一個合格的檔案管理人員，應具備一定的理論水平和政治素養；具備一定的工作能力和文字表達能力。面對電力建設和信息高速公路的飛速發展，電力檔案隊伍中還需要一批現代化信息管理技術方面的人才。在檔案管理現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案管理人員才能發揮作用。檔案網絡化建設，對檔案管理人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡技術，成為信息和知識的導航員。目前電力檔案隊伍中整體素質普遍不高，不適應高速發展的計算機工作環境。檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不能很好地適應檔案網絡化建設和電力檔案事業的發展需要。（5）電力工程檔案管理混亂。由于電力建設項目的施工單位多，項目檔案管理工作面廣量大，各施工單位歸檔工作的要求和做法不盡一致，導致電力工程檔案的管理混亂。（6）信息化建設要提高。一是個別企業領導對檔案信息化建設認識不夠，未把檔案信息化建設納入企業信息化整體規劃，致使檔案信息化建設缺乏必要的資金投入。二是企業檔案信息化相關制度、標準不健全，開展過程中缺乏具體可行的措施和依據。三是數字化硬件設備使用效率低。有的企業雖配備了檔案數字化設施，但數據錄入量有限。四是對檔案信息資源的開發利用不足。有的企業檔案數字化下了很大功夫，但是沒有對數字化資源進行開發利用；還有的企業檔案雖已實現了計算機檢索、利用，但僅限于檔案室內部使用，不能實現整個企業信息資源的網絡共享。
三、解決問題的對策
（1）加強對電力檔案管理工作重要性的認識。檔案是人類社會實踐活動的真實記錄。充分開發利用檔案信息資源，對實現知識的價值和推動知識經濟的進程有著重大意義。實現檔案管理現代化，充分發掘、利用檔案信息資源，是知識經濟時代的必然要求。領導重視是檔案規范化管理的關鍵。檔案部門必須重宣傳、重造勢，在積極探索改制企業檔案處置工作的同時，加大宣傳工作力度，通過新聞媒體，強勢宣傳推介檔案規范管理工作，引起領導的極大關注，贏得社會各界的大力支持和監督，為檔案工作的順利推進創設良好的氛圍。要讓企業的領導者和決策者充分認識到企業檔案是“企業知識資產和信息資源的重要組成部分”，是企業管理的重要組成部分，是一項需要人人參與的重要工作。要將檔案工作納入企業的生產經營活動的工作計劃上，擺上領導的重要議事日程，納入職工崗位責任考核的制度中，對檔案工作做到有領導分管，有部署、有檢查、有總結、有獎懲，使這項工作得到持續健康發展。（2）管理機制健全是做好檔案管理的保證。要按照國家檔案局新頒發執行的《企業檔案工作規范》，結合電力企業檔案工作的特點，制定并完善檔案工作的各項規章制度，建立并貫徹落實部門立卷責任制，切實將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業各項工作流程，嚴格責任分工、規范過程管控、形成閉環管理。同時要建立檔案管理機構負責，企業所有部門參與的檔案管理領導機構，形成專兼職檔案員相互配合、上下聯系，部門和檔案室相互貫通、左右協調、縱橫結合的檔案工作網絡。（3）融入企業主體，為企業生產、經營提供優質服務。在電子環境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或到少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。新形勢下，檔案工作應積極參與到企業生產經營的各個方面，在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。在各個系統的設計和運行過程中就應主動介入，加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容。檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。（4）加強業務培訓，提高檔案管理人員綜合素質。電力企業檔案工作要發展，必須加強檔案人員的業務培訓，重視檔案人才的教育和培養，激發和調動檔案人員的自覺性、積極性，提高檔案人員的工作能力。培訓的方式因地因人而異，可以現場培訓，將培訓和實際操作相結合，使檔案人員較快地掌握檔案工作基本要領。在日益發展的新形勢下，要想做好電力企業檔案管理工作，必須建立一支有專業知識，有文化素質，政治強、業務精、紀律嚴、作風好的檔案干部隊伍，定期培訓則是建立高素質檔案工作人員隊伍的重要途徑。通過培訓使檔案專業人員更加適應信息技術和檔案事業的發展，采取積極措施抓好知識更新、引進、消化，適應信息技術的成果，擁有更廣博的知識，能用信息化、數字化管理手段來管理人事檔案信息。電力檔案管理人員要精通《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《建設工程文件歸檔整理規范》和電力行業檔案的整理規范和分類標準，同時要熟悉建設部門的《工程項目管理規范》、《工程項目監理規范》及相關的管理標準和要求，注重工程建設中新技術、新標準、新要求的信息掌握，還要了解一些文秘、歷史學、目錄學、社科情報等相關學科知識，在檔案管理工作中應具備有積極主動的組織協調能力、觀察和分析能力、處理業務水平的能力及應用現代手段的管理能力。所以企業必須將檔案人員綜合素質培養納入單位人才培養計劃，通過專業培訓、繼續再教育、進修學習等方式全面提高檔案管理人員提高業務能力和知識水平。（5）嚴格規范電力檔案管理制度與標準。要使檔案工作有序進行，必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度，從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面作出明確規定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。在工程建設開始，檔案室應向各施工單位分發國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、行業標準《歸檔文件整理規則》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范》以及《電力建設施工、驗收及質量驗評標準匯編》，同時還應發放本企業的項目文件歸檔制度說明，在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標準一致、職責分明。（6）推進電力檔案信息化建設。檔案信息化建設包括：檔案信息網絡建設、檔案信息技術的應用，檔案信息人才隊伍的培養等。實行檔案信息化管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術要求。電子革命給未來的檔案事業帶來一個質的變化，電子檔案的優勢將會給人們以充分的展示：信息與載體之間脫離了原有的一一對應關系，檔案利用者利用檔案時，可以通過網絡等形式截取檔案信息，而不必同時獲取原檔案的載體。雖然這種本質的變化將會給我們帶來理論性的、思想性的、技術性的困惑，將會使我們原有的傳統管理模式產生巨大的變化，紙介質和磁介質雙軌制的收集、整理、編目和保管，磁介質檔案的形成、積累、開發、利用，將會給檔案工作者帶來雙倍或超過雙倍的工作量。所以，要改變當前檔案工作的重點，在注重收集紙介質檔案的同時關注磁介質檔案的積累，以適應這場變革，也是擺在檔案工作者面前的首要任務。為此，我們要加強信息的選取和積累，在管理好傳統檔案的同時大力開發電子信息，以期達到服務于企業各項工作的目的。
四、結語
綜上所述，檔案管理工作涉及范圍廣、門類多、信息量大，對生產經營起著至關重要的作用。電力檔案管理人員，一定要更新觀念，適應21世紀的時代要求，樹立與時俱進、勇于探索、積極創新的時念；全面加強對電力檔案的收集、整理、保護、開發與利用，不但要為電力事業的發展留下寶貴的檔案資料，還要增強自身素質，不斷提高信息化管理水平和檔案的編研能力，充分發揮檔案這一無形資產的寶貴價值，積極為電力行業提供多渠道、全方位、高效率的優質服務，為祖國電力事業的發展做出應有的貢獻。
參 考 文 獻
[1]葉萍.電力檔案管理現代化建設初探——淺析發展中的電力檔案管理自動化[J].電力檔案.2002（2）
[2]信陽市電業局檔案室.緊隨企業步伐的信陽電力檔案管理[J].檔案管理.2005（1）
[3]程林紅.淺談電子信息時代電力檔案管理工作的轉變[J].電力檔案.2005（4）
[4]高慧.淺談發展中的電力檔案管理自動化[J].天中學刊.2003（2）
[5]林麗萍.福建電力數字檔案信息資源管理系統達到國內領先水平[M].中國電力網
第一條為規范高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，制定本辦法。
第二條本辦法所稱的高等學校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。
第三條高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。
第四條國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作。
國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查。
第五條高校檔案工作由高等學校校長領導，其主要職責是：
（一）貫徹執行國家關于檔案管理的法律法規和方針政策，批準學校檔案工作規章制度；
（二）將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；
（三）建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需設備以及經費；
（四）研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。
分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作。
第二章機構設置與人員配備
第六條高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。
具備下列條件之一的高等學校應當設立檔案館：
（一）建校歷史在50年以上；
（二）全日制在校生規模在1萬人以上；
（三）已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上。
未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室。
第七條高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構，應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。
需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據實際需要設立分室單獨保管。分室是高校檔案機構的分支機構。
第八條高校檔案機構的管理職責是：
（一）貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，綜合規劃學校檔案工作；
（二）擬訂學校檔案工作規章制度，并負責貫徹落實；
（三）負責接收（征集）、整理、鑒定、統計、保管學校的各類檔案及有關資料；
（四）編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源；
（五）組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；
（六）開展檔案的開放和利用工作；
（七）開展學校檔案工作人員的業務培訓；
（八）利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能；
（九）開展國內外檔案學術研究和交流活動。
有條件的高校檔案機構，可以申請創設愛國主義教育基地。
第九條高校檔案館設館長一名，根據需要可以設副館長一至二名。綜合檔案室設主任一名，根據需要可以設副主任一至二名。
館長、副館長和綜合檔案室主任（館長和綜合檔案室主任，以下簡稱為高校檔案機構負責人），應當具備以下條件：
（一）熱心檔案事業，具有高級以上專業技術職務任職經歷；
（二）有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神；
（三）年富力強，身體健康。
第十條高等學校應當為高校檔案機構配備專職檔案工作人員。
高校專職檔案工作人員列入學校事業編制。其編制人數由學校根據本校檔案機構的檔案數量和工作任務確定。
第十一條高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。
第十二條高校檔案機構中的專職檔案工作人員，實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。
第十三條高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，應當按照法律法規的有關規定采取有效的防護措施防止職業中毒事故的發生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇，并可以按照有關規定予以補助。
第三章檔案管理
第十四條高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。
第十五條高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔范圍是：
（一）黨群類：主要包括高等學校黨委、工會、團委、派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結；上級機關與學校關于黨群管理的文件材料。
（二）行政類：主要包括高等學校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要；上級機關與學校關于人事管理、行政管理的材料。
（三）學生類：主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。
（四）教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》（（87）教辦字016號）的相關規定執行。
（五）科研類：按原國家科委、國家檔案局的《科學技術研究檔案管理暫行規定》（國檔發〔*〕6號）執行。
（六）基本建設類：按國家檔案局、原國家計委的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》（國檔發〔*〕4號）執行。
（七）儀器設備類：主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備（價值在10萬元以上）的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。
（八）產品生產類：主要包括高等學校在產學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。
（九）出版物類：主要包括高等學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。
（十）外事類：主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料；學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料；學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料；學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。
（十一）財會類：按財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》（財會字〔*〕32號）執行。
高等學校可以根據學校實際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。
第十六條高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。
學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律，對文件材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構移交。
第十七條歸檔的檔案材料應當質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-*）執行。
第十八條高校檔案材料歸檔時間為：
（一）學校各部門應當在次學年6月底前歸檔；
（二）各院系等應當在次學年寒假前歸檔；
（三）科研類檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔，基建類檔案應當在項目完成后三個月內歸檔。
第十九條高校檔案機構應當對檔案進行整理、分類、鑒定和編號。
第二十條高校檔案機構應當按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，經有關部門鑒定并登記造冊報校長批準后，予以銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
第二十一條高校檔案機構應當采用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案，應當及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化，加工成電子檔案保管。
第二十二條高校檔案由高校檔案機構保管。在國家需要時，高等學校應當提供所需的檔案原件或者復制件。
第二十三條高等學校與其他單位分工協作完成的項目，高校檔案機構應當至少保存一整套檔案。協作單位除保存與自己承擔任務有關的檔案正本以外，應當將復制件送交高校檔案機構保存。
第二十四條高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有。
對于個人在其非職務活動中形成的重要檔案材料，高校檔案機構可以通過征集、代管等形式進行管理。
高校檔案機構對于與學校有關的各種檔案史料的征集，應當制定專門的制度和辦法。
第二十五條高校檔案機構應當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應當立即向校長報告，及時處理。
檔案庫房的技術管理工作，應當建立、健全有關規章制度，由專人負責。
第二十六條高校檔案機構應當認真執行檔案統計年報制度，并按照國家有關規定報送檔案工作基本情況統計報表。
第四章檔案的利用與公布
第二十七條高校檔案機構應當按照國家有關規定公布檔案。未經高等學校授權，其他任何組織或者個人無權公布學校檔案。
屬下列情況之一者，不對外公布：
（一）涉及國家秘密的；
（二）涉及專利或者技術秘密的；
（三）涉及個人隱私的；
（四）檔案形成單位規定限制利用的。
第二十八條凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關登記手續后，均可以利用已公布的檔案。
境外組織或者個人利用檔案的，按照國家有關規定辦理。
第二十九條查閱、摘錄、復制未開放的檔案，應當經檔案機構負責人批準。涉及未公開的技術問題，應當經檔案形成單位或者本人同意，必要時報請校長審查批準。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密，應當經學校保密工作部門批準。
第三十條高校檔案機構提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應當經檔案機構負責人批準。
加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件，與原件具有同等效力。
第三十一條高校檔案開放應當設立專門的閱覽室，并編制必要的檢索工具（著錄標準按《檔案著錄規則》（DA/T18-*）執行），提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢系統等，為社會利用檔案創造便利條件。
第三十二條高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。
高校檔案機構應當為社會利用檔案創造便利條件，用于公益目的的，不得收取費用；用于個人或者商業目的的，可以按照有關規定合理收取費用。
社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，高校檔案機構應當無償和優先提供。
第三十三條寄存在高校檔案機構的檔案，歸寄存者所有。高校檔案機構如果需要向社會提供利用，應當征得寄存者同意。
第三十四條高校檔案機構應當積極開展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案，應當經檔案形成單位同意，并報請校長批準。
第三十五條高校檔案機構應當采取多種形式（如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網站等），積極開展檔案宣傳工作。有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課。
第五章條件保障
第三十六條高等學校應當將高校檔案工作所需經費列入學校預算，保證檔案工作的需求。
第三十七條高等學校應當為檔案機構提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適應檔案事業發展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照《檔案館建設標準》（建標103-*）的要求及時進行改擴建或者新建。
存放檔案應當設有專門庫房。
存放聲像、電子等特殊載體檔案，應當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設施。
第三十八條高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。
第六章獎勵與處罰
第三十九條高等學校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵：
（一）在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；
（二）在檔案的保護和現代化管理工作中做出顯著成績的；
（三）在檔案學研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的；
（四）將重要的或者珍貴的檔案捐贈給高校檔案機構的；
（五）同違反檔案法律法規的行為作斗爭，表現突出的。
第四十條有下列行為之一的，高等學校應當對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。
（一），造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；
（二）違反保密規定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；
（三）涂改、偽造檔案的；
（四）擅自出賣、贈送、交換檔案的；
一、檔案機構的主要類型
法國檔案機構分公共、非公共和檔案學術與教育三種類型。公共檔案機構是按集中統一的管理原則建立的，有統一行政隸屬關系并且符合行政區劃結構的國家檔案機構體系，包括法國檔案局、法國國家檔案館、95個省檔案館及其所轄的30多個省文件中心和3.6萬個市鎮檔案館以及醫院檔案館。非公共檔案機構系統是指國家檔案系統之外的大量私人檔案館、教會檔案館、大學和科研機構檔案館等。這些非公共檔案機構與國家和省檔案館沒有上下隸屬關系，也不受法國檔案局的統一領導，彼此之間互為獨立。檔案學術與教育機構則主要有法國檔案工作者協會和法國國立文獻學院。
（一）法國檔案局
法國檔案局是法國檔案事業最高行政管理中心，成立于1884年，最早隸屬于教育部，后歸內政部，1959年以后歸屬于文化部。自2010年1月1日起，為適應檔案數字化發展的形勢需要，法國檔案局調整更名，但仍隸屬于文化部，繼續保留原有的絕大部分職能。
法國檔案局作為文化部下屬負責掌管全國公共檔案和公共檔案建設的機構，以指導和監督中央和地方國家檔案館工作為主要任務，主要職責包括審議和研究檔案工作的重大問題，協助起草檔案工作計劃、條例、辦法，以及負責互聯網條件下檔案機構之間的協調與合作等。由于法國非常重視文化遺產保護工作，法國檔案局承擔著法國重要文化遺產的保護功能，因而不僅在法國檔案界享有足夠權威，而且在法國社會各界贏得良好聲譽。
（二）國家檔案館
法國國家檔案館是中央級綜合性檔案館，成立于1790年，其前身是1789年成立的國民議會檔案館。法國國家檔案館的名稱先后幾次發生變化。1804年更名為“帝國檔案館”，并于1808年移至蘇比茲宮。1814年，“帝國檔案館”又改名為“王國檔案館”，1871年又復名為“國家檔案館”。從1959年起，法國國家檔案館屬法國文化部領導。
作為掌理國家檔案事業的中央級檔案館，法國國家檔案館主要從事全國性檔案的收集、整理、分類、編排描述、保存維護與傳播等工作，以維護公共利益、人民權利并提供研究所需。法國國家檔案館由四個部、六個處以及在巴黎總部外分設的檔案中心組成。四個部分別是：保存1790年之前檔案的古代檔案部，保存1790年至第二次世界大戰之前檔案的近代檔案部，保存二戰以來檔案的現代檔案部，以及科學、文化、技術活動部。六個處分別是：歷史研究與資料處、照片與縮微膠卷處、信息處、書刊檔案與地名處、培訓處及出版處。檔案中心包括楓丹白露現代檔案中心、埃斯佩朗縮微膠片保管檔案中心、海外檔案中心和勞工檔案中心。
（三）省部級檔案館
從1796年起，法國各省在行政區檔案館的基礎上開始建立省檔案館。到目前為止，法國各省都建立了檔案館，共有95個。此外，作為過渡性的檔案保護機構，一些地方還建有省文件中心，目前這些隸屬于省檔案館的省文件中心已達35個。
與此同時，法國一些重要機關如外交部、國防部、司法部等根據所承擔的不同政府職能均設有自己的檔案館，這些檔案館的屬性是非公共檔案機構，并不隸屬于法國檔案局。例如，司法部檔案館的工作任務為：第一是與法國國家檔案（局）館共同制訂司法系統的檔案整理規則；第二是做好司法部檔案館所保管檔案的收集、移交、保管和利用工作；第三是對法官、書記官、民事、刑事案件文件的匯集進行協調；第四是對司法部檔案的開放、鑒定做出規定；第五是做好內部服務工作，為各個部門制定相關的歸檔制度；第六是對相關部門的工作人員進行檔案業務知識培訓。
（四）教會檔案館
教會檔案館大多是從封建社會留存下來的，藏有大量歷史檔案，內容豐富、數量眾多，是研究中世紀宗教史和文化史的寶貴史料。
法國教會檔案館收藏有相當數量的與中國相關的檔案資料，包括大量的十七、十八世紀有關中國的文獻，這與當時的傳教士們在中國的活動密切相關。比如17世紀末路易十四選派第一批來華的耶穌會士，于清康熙二十六年（1687）抵達中國后，留心搜集有關中國的各種資料，將中國文化有系統、大范圍、多方面地介紹到歐洲，先后出現白晉撰寫的《圖說中國現狀》、張誠撰寫的《韃靼紀行》、李明撰寫的《中國現狀新志》等，這些著作推動了歐洲漢學的發展，并在此基礎上編纂出18世紀歐洲漢學的“三大巨著”，即《耶穌會士通信集》《全志》和《中國雜纂》。其中，《耶穌會士通信集》是歐洲旅居中國和東印度傳教士們的書信和報告集，1702年至1776年共刊出34卷。1843年在巴黎重新出版，記載了康熙、雍正、乾隆年間的白晉、馬若瑟等眾多法國耶穌會士的通信，現保存在巴黎耶穌會教會檔案館中。
二、法國國家檔案館及四大檔案管理中心
作為法國檔案局的直屬機構，同時也是世界上第一個具有現代意義的綜合性國家檔案館，法國國家檔案館主要收藏了1789年法國大革命前的歷史檔案和法蘭西共和國各中央機關的檔案。2013年，法國國家檔案館新館大廈于在塞納河畔的皮埃爾菲特鎮建成使用。大廈占地4.5公頃，建筑面積10萬平方米，其東部是庫房和閱覽大廳。西部則是接待大廳和辦公室。新館內共有280個庫房，每個庫房200平方米（為法國檔案庫房最大隔離面積），設計館藏量為320千米排架長度，建材以鋼和水泥為主，其中保溫隔熱水泥墻體特意設計為30公分厚。閱覽大廳擁有310個座位，整個大廳和通道外墻以灰色鋁皮包裹并飾以菱形圖案，恢弘大氣。
（一）法國國家檔案館館藏概況
在法國國家檔案館的館藏檔案中，1841年以前的檔案按事由原則分類保管，共分為24大類，綜合概括為立法文件、行政文件、歷史文件、地形測量文件、財產文件和司法文件六部分；1841以后的則逐漸改為按全宗原則分類保管即“尊重全宗原則”，該原則明確規定：一是來源于一個特定機構（包括行政機關、公司、家庭、個人等）的所有檔案組成一個全宗，二是全宗內的文件按主題類別整理，三是主題類下的文件按照年代、地區或字母順序排列，四是同一全宗的文件不得與其他全宗的文件混淆。
法國國家檔案館老館的館藏檔案存放的主要是從7世紀至1790年以前形成的最高當局、法院、監察院、財政機關、寺院等各種機構的檔案，僅法院1254～1790年的檔案按排架長度就有7千米，館藏檔案約3億件，在世界上名列前茅。其中最古老的檔案是公元627年的莎草紙檔案，內容是某商人將財產贈給圣丹尼修道院的遺囑，以及公元780年的查理曼大帝即位詔（莎草紙）。還有一些比較古老的檔案，如7世紀以來記錄國王生平和活動的羊皮檔案、路易九世的內臣于1256-1257年建立王宮財務機構的蠟版檔案、波斯蒙族王阿爾貢1289年致腓力四世的信及商人要求到東方經商致查理六世的信。
法國國家檔案館新館中的館藏檔案主要是1790年后形成的檔案，如：1791年警察總署檔案中關于法國駐廣州行的文件，1835年法國文學家雨果曾來館研究過的財產賬簿、支付清單等財務文件，1871年巴黎公社檔案、路易十六親自批閱的《人權宣言》原件、巴士底獄的鑰匙以及大革命時期各機關的檔案、拿破侖帝國及其后歷屆政權的檔案等，1887-1891年教育部檔案中的19世紀末法國學者在中國的考察，1900年以前檔案中關于傳教士在中國的傳教活動，1907年關于日俄戰爭時期的日本軍隊的檔案以及第二次中的法國人員與物資問題的檔案等。此外，還有現代技術產生的聲像檔案和機讀檔案。
（二）法國國家檔案館的四大檔案中心
現今一些私人檔案和民間組織機構的檔案也相繼存入國家檔案館，因此法國國家檔案館的館藏檔案數量極為龐大。由于檔案日益增多，國家檔案館在巴黎以外還分設了幾個檔案中心即楓丹白露現代檔案中心、埃斯佩朗縮微膠片保管檔案中心、海外檔案中心以及勞工檔案中心，以滿足檔案收藏的需要。
1.楓丹白露現代檔案中心
現代檔案中心位于巴黎近郊的楓丹白露，于1977年建成，建筑面積為8.9萬平方米，分地上和地下兩部分，地下為該館的主體部分，包括10個面積相等的庫房，每個庫房可容納80千米排架長度檔案。館內還安裝了電子計算機系統，用于監測庫房的恒溫、恒濕以及庫房管理。
現代檔案中心作為法國國家檔案館的分館之一，館藏主要是1958年以后中央政府和公共機構的歸檔材料，例如農業部、環境部、交通部等檔案資料，但外交部和國防部的檔案不在此處。另外，該中心每年還要接收大批量檔案，內容涉及政府機構各個領域，如政治、經濟、文化、社會、科技等部門的行政檔案以及相關的公告、地圖、照片、微卷、錄音數據、視聽數據與電子化等各種形式的檔案數據。
該中心從20世紀70年代開始使用計算機，對接收的檔案，該中心都要通過計算機進行登記，輸入立檔單位、編號、案卷名稱、入庫時間、保管期限和存放地址等。此外，該中心還建立了專題數據庫，如公證材料數據庫、議會材料數據庫、受勛人員數據庫、19世紀行政機關數據庫、古代人名和地名數據庫等。
2.埃斯佩朗縮微膠片保管檔案中心
縮微膠片檔案保管中心位于法國南部加爾省的圣吉爾，是由一座具有悠久歷史的城堡公園改建而成。當這座建于14世紀的古堡由埃斯佩朗家族于1964年無償捐獻給國家后，法國從1970年開始對埃斯佩朗城堡進行改建。除主樓和副樓外，該城堡還建造了一個地下洞庫，使用面積為610平方米，分為4個地下密閉式庫房，有空調、檢查和監控自動化設備。1973年9月，作為法國國家檔案館分館之一的縮微膠片檔案保管中心正式成立，主要負責保管國家檔案館和省檔案館的縮微品檔案正片（母片），并承擔縮微復制任務，還出售、交換、出版發行縮微檔案復制品。
截止到1970年，法國的檔案館保存著自1941年以來歷年積累的長度為2500千米的縮微膠片。到2007年底，埃斯佩朗檔案中心保管的縮微膠片總長度已達5000千米，為了延長縮微膠片壽命，中心還優先采用鋁和不銹鋼等金屬材質的檔案盒來保存膠片，并嚴格按照國際標準保管。
3.海外檔案中心
海外檔案中心位于法國南部的大學城――普羅旺斯，1966年建成使用，是一個集中保管殖民地檔案的機構，收藏了舊帝國時期許多有價值的公開或私人檔案，以及17世紀到20世紀殖民事物的相關檔案文獻。海外檔案中心于2007年更名為海外國家檔案館，并先后經過兩次擴建，庫房可容納排架長度為43千米的檔案，同時又新建了一個攝影實驗室、一個修復裝訂室、一個縮微膠片閱覽室，擴大了公共服務區域。目前，該中心擁有館藏檔案的排架總長度38千米，有照片150000張、圖片和地圖60000張，還設有一個擁有120000冊（份）圖書、雜志、報紙的圖書館。
4.勞工檔案中心
勞工檔案中心位于法國北部傳統紡織工業城的魯貝市。為促進當地社會經濟的綜合發展，魯貝市在20世紀90年代開始進行大規模舊城改造。如同在其他地方因地制宜將很多閑置的古建筑改建成檔案館一樣，法國人將1843年建成的紡織廠改建成為現在的法國勞工檔案中心，其主要目的在于收集、處理、維護、存放有關勞工的所有檔案。該中心于1993年落成并對公眾開放，其館藏檔案內容涵蓋范圍廣泛，包括工業界、商業界、建筑界、銀行保險業、職業團體、職工會等各方面的檔案。同時值得注意的是，其中大部分檔案是來自私人收藏的。
三、結語
法國檔案管理機構與國家檔案館建設，既體現出法國政府對檔案事業的重視與扶助，也反映出法國社會各界對檔案事業的關注與支持，并激發出檔案事業特有的社會影響力。目前，我國檔案事業的發展日新月異，但在爭取社會支持與提升社會影響力方面，與法國這樣的國家相比尚有很大差距。我們應該高度重視這種差距，認真總結分析并從實際出發予以借鑒，一方面繼續爭取政府主管部門的高度重視與大力扶助，另一方面努力讓社會各界力量更加關注和支持我們的檔案事業，進而為全面促進和整體提升我國檔案事業奠定堅實的社會基礎。
參考文獻：
[1]王增強.法國國家縮微膠片及數字檔案中心[N].中國檔案報，2015-05-11（3）.
