時間：2022-08-25 10:28:43
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇高校宣傳辦公室，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞： 高校圖書館 辦公室工作 準確定位
圖書館是高校的文獻信息中心，是為教學科研服務的學術機構，與師資隊伍、實驗設備共譽為高校的三大支柱，更是同學們求學的第二課堂。把圖書館看作一個系統，高校圖書館辦公室又在其中發揮著舉足輕重的作用，它是圖書館的行政和業務管理部門，負責全館的政策、計劃、控制、協調、公關等工作。
1.高校圖書館辦公室工作的基本內容
1.1圍繞學院教學、科研工作，協助館長搞好館藏建設、開發與利用，為讀者提供多元化服務。
1.2做好接待工作，搞好內外溝通，掌握各種信息，收集管理好上級文件及業務檔案，為領導的決策提供依據。
1.3做好讀者咨詢工作，經常開展問卷調查，及時了解不同讀者需求。
1.4接受和傳達上級的指令，貫徹和督促各項規章制度執行，輔助館長處理好圖書館內部行政事務和各項業務的開展。
1.5組織和安排好全館各種會議學習、業務學習及公共活動，做好后勤保障工作。
2.高校圖書館辦公室工作的特點
2.1服務對象多樣
高校圖書館是為高校教學科研服務的信息中心，服務的對象是以學生、教師為主的群體。長期遵循“讀者第一，服務至上”的宗旨，作為圖書館的綜合性辦事機構的辦公室，同樣體現了這一宗旨，只不過服務的對象更為寬泛。圖書館服務的對象僅僅是讀者和教學科研機構，而辦公室的服務對象還包括館領導、館內各部室、學校相關職能部門，兄弟院校，上級業務主管部門，以及圖書館界相關業務單位。
2.2行政事務繁雜
隨著高校圖書館事業的不斷發展，圖書館辦公室的行政事務管理工作也由過去單一化、模式化轉向了多元化、復雜化，具有較強的綜合性和隨機性特點。它在圖書館工作中是一個綜合性機構，日常工作上到與地方圖工委、圖書館學會及兄弟館之間的聯系，下到館內龍頭漏水的維修、庫室鑰匙的配備等，其工作內容十分繁雜、瑣碎而具體。
2.3工作要求全面
圖書館辦公室崗位的特殊性，要求工作人員既具備從全局出發的眼光和能力，勝任文秘工作、檔案管理、設備管理、后勤保障、對外宣傳、多方協調、會議組織、活動組織、財務管理等圖書館日常行政工作，又是優秀的圖書館專業技術人員，能夠充分發揮專業技術能力，及時掌握和處理文獻信息資訊，開展讀者閱讀咨詢與輔導，積極參與圖書館科研項目撰寫科研論論的同時，認真做好圖書館科研服務工作。
3.圖書館辦公室的作用
3.1參謀咨詢作用
辦公室要為館長決策當好參謀，為館長決策提供文件、資料、情報，并為館長想辦法、提建議、獻良策。決策的科學性，直接影響著圖書館的發展，所以要當好個參謀，必須具備敏銳的觀察力和獨立思考能力，并要有超前意識和創新精神，同時不斷豐富自己的知識，提高分析問題、解決問題的能力。
3.2承上啟下作用
圖書館辦公室是領導和各基層業務部門之間的一個不可缺少的環節，它上承館領導的意圖，是領導層貫徹執行黨的方針政策及上級部門指令的助手，下對各業務部門負有督導、檢查和向領導層反饋情況的職責。
3.3綜合協調作用
圖書館各部門都有著各自特殊的職能，要想使各部門充分發揮職能，整個圖書館工作系統運行和諧，必須有一個協調機構，這個機構就是辦公室。它就相當于一個大家庭的管家，既要全面、準確地領會館長的意圖，又要將各部室的步伐協調起來，確保圖書館各項決策的執行效果。這個綜合協調職能發揮的情況，直接影響著圖書館的整體工作。
3.4對外溝通作用
高校圖書館之間的密切聯系，可以大大促進圖書館事業的發展。辦公室在這其中應本著互相尊重、互相支持的原則，配合各業務部門開展好館際互借、資源共享、經驗交流、學術討論、參觀學習等工作，引進先進的管理理念、服務方法和服務內容，促進館際之間互惠互利和共同發展、共同進步。
3.5后勤保障作用
辦公室一項重要的工作就是做好全館人員的后勤保障，如工資、獎金的發放，辦公用品、勞保用品的領發，職工福利待遇的落實等工作。同時要關心同志們的生活，排解職工和領導的后顧之憂。
4.如何做好圖書館辦公室工作
4.1明確兩個定位
4.1.1辦公室職責與定位
若要充分發揮上述高校圖書館辦公室的作用，首先就要明確各方面具體工作的定位。
4.1.1.1處理事務。辦公室要將眾多繁雜的事務有條不紊地處理好，就要力爭做到“到位”絕不能“越位”，要有“力度”又不能“過度”，要“主動”又不能“妄動”。
4.1.1.2參與政務。盡職盡責完成圖書館行政事務。在對本館基本情況、整體工作全面了解的基礎上，辦公室要向領導決策提供必要的分析材料，自下上呈的材料最好先通覽一遍，摘出要點，為領導決策做好服務工作。
4.1.1.3服務工作。辦公室上服務領導，下服務館員、讀者，服務對象多，情況又各不相同，這就要求辦公室要增強高效服務、主動服務意識，切忌推諉扯皮、拖拖拉拉，要做到讓領導放心，館員、讀者滿意。
4.1.1.4會務辦理。組織和策劃會議是辦公室工作的一項重要內容。在辦會過程中要求細心，考慮周全，將會議可能出現的情況都考慮進去，如會場布置的合理性，燈光、音響、投影等設備故障，照、錄像人員的安排，等等，要做足后備，確保會議的順利進行。
4.1.2辦公室主任角色的定位
辦公室主任是圖書館辦公室的責任人，直接參與圖書館發展規劃和各項規章制度的制定與實施，肩負著聯系上下、溝通館內外的使命，在圖書館的行政體系中扮演著十分重要的角色。
4.1.2.1“參謀員”角色。辦公室主任應為領導決策主動提出實施方案或進行可行性論證，但要把握好分寸、尺度，注意方式、方法，切忌直接影響領導決策。
4.1.2.2“協調員”角色。辦公室主任應協調好館領導和館員之間的關系、辦公室和各業務部門之間的關系及各業務部門之間的關系，將各部門步調協調起來，使其有機配合。
4.1.2.3“監督員”角色。辦公室主任應監督領導決策的落實情況，掌握各項工作的進展和執行情況，并及時向館領導做匯報，保證各項工作的順利開展。
4.1.2.4“服務員”角色。辦公室主任應具備腳踏實地、淡泊名利的個人品質，秉承“服務至上”的工作宗旨，任勞任怨，甘于奉獻，對工作耐心和細心，對同事和讀者有誠心和愛心。
4.1.2.5“宣傳員”角色。辦公室主任應具備主動宣傳的意識，利用網絡、報紙、展板甚至電視等媒介向廣大師生讀者宣傳圖書館做了哪些工作，取得了怎樣的成績，將來打算如何開展工作。通過宣傳使讀者了解圖書館工作，懂得如何利用圖書館，樹立圖書館良好的形象。
4.2突出四個字
4.2.1慎
高校圖書館辦公室工作大到領導重要決策的實施，小到燈泡、龍頭的維修，都看似為一些瑣碎小事，但稍有紕漏就很可能變成大問題，因此各項工作的開展都要慎重，要做到大事不誤，小事不漏。尤其是關乎職工利益的事情，辦公室要高度重視，切忌漫不經心;對待館內其他業務部室，自己也不可頤指氣使，把辦公室凌駕于其他部門之上。
4.2.2精
高校圖書館辦公室工作事無巨細，但每個環節都關系全局，這就要求辦公室工作人員具備嚴謹、求“精”的作風，一絲不茍，追求卓越。在具體工作中善于思考和謀劃，條理清晰，未雨綢繆，預計可能出現的各種情況，做到“精心、精細、精準、精益求精”。
4.2.3勤
辦公室的工作人員還應做到“五勤”，即“嘴勤、眼勤、腦勤、手勤、腿勤”?！白烨凇本褪且谡埵?，勤匯報，準確領會領導意圖，做到反映問題不失真，傳達指示不走調?！把矍凇本褪且嘤^察，多學習，多看一些有利于工作的資料?！澳X勤”就是平時多思考、多想幾個“為什么”，多想幾個“怎么辦”，不斷提高預見和應變能力。“手勤”就是要多寫、多記，注重平時材料的積累，有備無患?！巴惹凇本褪且洺Ｉ钊敫鱾€部門調查研究，克服困難，多做工作。
4.2.4和
辦公室工作需要團隊協同“作戰”,因此成員之間若不和就無法共事。一個辦公室不管有多少人，都要做到人人有事做，分工不分家，大家在一起干工作要和諧有序、配合密切，切不可形成“自掃門前雪”的工作局面。
4.3養成兩個習慣
4.3.1好的工作習慣
高校圖書館辦公室工作涉及面廣，內容繁多，辦公室工作人員若想各項工作干起來得心應手，就要養成良好的工作習慣。
首先，工作要計劃性。不能盲目地等著干，也不能推著干，長期有年計劃，短期有周計劃，每天要列出當日工作清單，對大項工作要做好專項計劃，臨時工作合理安排。其次，工作中要考慮到最優化的問題。當多項工作擺在面前時，辦公室工作人員應區分大小輕重緩急，統籌安排，不能“眉毛胡子一把抓”。再次，辦公室工作人員還要熟練應用各類計算機辦公軟件及其它現代化的辦公手段來提高工作效率。最后，定期進行工作總結。及時地進行總結有助于辦公室工作人員進行理性思考，找出工作中存在的不足和下一步努力的方向，以有助于今后工作的開展和人員自身的成長進步。
4.3.2好的學習習慣
圖書館工作是一項業務性較強的工作，與館內業務部門密切聯系的圖書館辦公室工作人員，應該是圖書館行政和業務工作中的多面手。這就要求辦公室工作人員必須養成學習的習慣。首先，要學習圖書館的專業知識，系統掌握各部門的工作的性質、特點和流程，這樣才能在實際工作中應付自如。其次，要學習文秘和計算機知識，以提升組織管理、寫作和現代化辦公的能力。最后，要學習國家相關的方針、政策，不斷增強自身的政治素養，樹立崇高的職業道德。
綜上所述，做好高校圖書館辦公室工作不是一件容易的事，它需要全體辦公室人員運用智慧，不懈地努力和無私地奉獻，不斷加強學習，提高自身素質和能力，在準確定位的前提下，轉變觀念，開拓思路，創新工作，以適應不斷發展的圖書館事業。
參考文獻：
［1］楊紅玲，.淺議高校圖書館辦公室工作.科技情報開發與經濟，2008.7.
［2］楊宇飛.高校圖書館辦公室工作之我見［J］.科技情報開發與經濟，2008：13.
［3］黃嘉慧.高校圖書館辦公室工作漫議［J］.圖書館論壇，2003.2：58-59.
招募工作按以下程序進行：
1、組織招募：各級工作協調管理辦公室和各高校要充分利用廣播、電視、報刊、互聯網等媒體，廣泛宣傳有關政策，積極動員高校畢業生踴躍報名；
2、確定人選 6月下旬，省“三支一扶”辦公室對各市確定的人選審核后，統一指定時間和醫院，對入選學生進行體檢。體檢標準執行人事部《高校畢業生“三支一扶”計劃健康狀況要求》。經審核、體檢合格的大學生，由省“三支一扶”辦公室組織其填寫《山東省高校畢業生“三支一扶”計劃登記表》，同時與服務單位簽署《山東省高校畢業生“三支一扶”計劃協議書》。6月底前，將確定的“三支一扶”大學生名單上報全國“三支一扶”辦公室備案。
（來源：文章屋網 ）
根據《關于組織開展高校畢業生到農村基層從事支教、支農、支醫和扶貧工作的通知》精神，結合我省實際，現就組織開展20*年高校畢業生到農村基層從事支教、支農、支醫和扶貧工作（“三支一扶”）的有關事項通知如下：
一、工作程序：
（一）組織領導。省“三支一扶”工作協調管理辦公室負責全省“三支一扶”的總體規劃和協調指導工作。各州、地、市人事部門會同同級教育、財政、農牧、衛生、扶貧和團委負責“三支一扶”計劃的上報，高校畢業生的招募、體檢、培訓和派遣工作。各縣（區）人事部門會同有關部門負責“三支一扶”高校畢業生服務崗位的安排和管理工作。
（二）確定計劃。省“三支一扶”工作協調管理辦公室將全省“三支一扶”需求計劃上報全國“三支一扶”工作協調管理辦公室，經批準后下達各州、地、市，并向社會公開招募計劃信息。
（三）招募對象主要為我省高校應屆和往屆畢業生。同等條件下優先招募貧困大學生。
（四）宣傳動員。省“三支一扶”工作協調管理辦公室通過新聞媒體廣泛宣傳“三支一扶”的重要意義和到農村去，到基層去，到人民最需要的地方去建功立業的就業觀念；利用青海省人才市場網、青海省大中專畢業生就業信息網、人事廳網站招募計劃、招聘地區和崗位等信息。各高校應充分利用校園網、公告欄等途徑在校內招募條件、程序等信息，動員高校畢業生積極應招。各州、地、市應多形式、多渠道宣傳“三支一扶”計劃，本地區的招募方法、需求和聯系電話等信息。通過宣傳、動員，確保畢業生及時了解招募的相關情況。
（五）組織招募。
1、*月底至*月*日前，各州、地、市根據下達的招募計劃，按照省“三支一扶”工作協調管理辦公室指定的時間，組織高校畢業生報名并進行資格審查，報名時須填寫《高校畢業生“三支一扶”計劃登記表》（式樣附后）。報名工作結束后，各州、地、市按照公開、平等、競爭、擇優的原則對志愿報名者進行考核或考試，在此基礎上確定參加體檢的人員。
2、*月底前，各州、地、市組織入選畢業生進行體檢，體檢要按照全國“三支一扶”工作協調管理辦公室制定的健康狀況要求（要求附后）進行。體檢不合格的，應及時進行調換。
3、*月*日前，各州、地、市將合格人員的《高校畢業生“三支一扶”計劃登記表》報省“三支一扶”工作協調管理辦公室審批。
4、*月*日前，由各州、地、市人事部門組織確定人員進行3-5天的上崗前培訓。培訓內容主要是黨和國家有關農牧業發展、農牧區建設等方面的方針政策、本地區基層工作的現狀、擬服務單位和崗位的基本情況等。
（六）統一派遣。培訓工作結束后，由州、地、市人事部門出具《青海省高校畢業生“三支一扶”證書》（式樣附后）?！叭б环觥贝髮W生憑《“三支一扶”證書》在規定的時限內到服務縣（區）人事部門報到?？h（區）人事部門與“三支一扶”大學生簽訂《青海省高校畢業生“三支一扶”協議書》（式樣附后），并將他們送到服務單位。
二、服務管理
（一）各州、地、市人事部門將落實服務崗位的人員名單及時報省“三支一扶”工作協調管理辦公室備案，銜接經費核撥和管理等工作。
（二）縣（區）人事部門會同有關部門加強對“三支一扶”大學生的指導和管理，協調服務單位落實“三支一扶”大學生的服務崗位、住宿以及安全、健康、衛生等后勤保障，切實解決他們的困難。要建立定期聯系制度，深入了解他們的上崗服務情況，加強對其工作表現、服務業績等情況的考核。年度考核存入本人檔案，并上報州、地、市人事部門備案。
（三）服務單位為“三支一扶”大學生安排工作崗位，提供必要的生活條件，承擔日常管理和服務工作。
（四）“三支一扶”大學生要自覺遵守服務單位的各項規章制度，充分運用掌握的知識和技能為基層群眾服務。由于身體狀況等特殊原因不能繼續服務的，需本人及時提出申請，按程序經省“三支一扶”工作協調管理辦公室批準后，方可離開服務單位。離開服務單位前，州、地、市人事部門要收回其《“三支一扶”證書》，縣人事部門辦理與其終止服務協議的相關手續。
（五）“三支一扶”大學生的服務期為2年。服務期滿后自主擇業。（六）“三支一扶”大學生服務期滿后，服務單位、縣（區）和州、地、市人事部門分別在《“三支一扶”證書》上簽署考核意見，作為能否享受報考公務員、事業單位工作人員和研究生相關優惠政策的依據。
（七）“三支一扶”大學生服務期滿考核合格，報考公務員或事業單位工作人員的，憑《“三支一扶”證書》經人事部門認定后，在其筆試總成績中加5分。3年內報考省內院校碩士研究生的，經教育部門認定后，在初試總分中加10分。
三、經費保障
（一）“三支一扶”高校畢業生服務期間的有關費用，按照大學生西部志愿者計劃地方項目的標準執行，采取分級負擔的辦法。
（二）“三支一扶”高校畢業生服務期間的生活費補貼標準為600元/月/人；一次性體檢費100元/人。其費用由省財政負擔。生活費補貼發放方式由省“三支一扶”工作協調管理辦公室商銀行建立“三支一扶”高校畢業生生活費發放卡按月劃撥。
關鍵詞：高校；二級學院；黨政辦公室
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1002-4107（2013）10-0009-02
近年來，我國高等教育事業迅速發展，高校師生數量大幅增加，辦學規模日益壯大，對我國高校管理工作提出了更高的要求[1]。與此同時，也促進了高校管理體制的不斷改革和發展。隨著我國高校內部管理體制改革的進一步深化，我國現在很多高校采取的“二級管理，以院為主”的管理模式已經相對成熟。二級學院在黨務、教學、行政、科研等工作中獲得了更大的自，但隨之而來，所承擔的責任也越來越重。二級學院黨政辦公室是管理的中樞部門，因此，在高校管理中二級學院黨政辦公室扮演了非常重要的角色[2]。
一、二級學院黨政辦公室的地位及作用
（一）二級學院黨政辦公室的地位
高校中二級學院黨政辦公室（以下簡稱“學院辦公室”）是一個承上啟下、聯系內外、溝通左右的重要基層行政單位，是集黨務、行政、教學、科研等工作為一體的綜合管理部門，是學校與學院、學院與教師、教師與學生聯系的橋梁和紐帶，是學院的“窗口”。學院辦公室的工作作風、工作效率、工作能力是一個學院管理水平的直接體現，因此學院黨政辦公室在學院乃至學校管理中都占有極其重要的地位。
（二）二級學院黨政辦公室的作用
1.領導的參謀和助手[3]。目前我國高校中二級學院的領導多數是學科帶頭人、教學專家、教師骨干等，平時教學科研任務都比較重，在學院管理方面很難做到事必躬親。而學院辦公室工作人員多是專職人員，工作接觸面大、信息來源廣，對一些情況能較快、較全面了解，可以為領導提供最重要的一手資料和合理化建議，作為領導決策時的參考，以幫助領導作出科學準確的決策。領導決策后，學院辦公室常常是政策的直接執行者，對政策實施過程中實施對象的反映、政策效果有較為直接的了解，所以學院辦公室應及時收集信息，并形成總結材料向領導匯報情況，為領導以后的決策打好基礎。在學院辦公室的眾多作用中，參謀和助手作用應該排在首位，它對學院發展起到重要的輔助作用。
2.綜合協調各種關系。高校學院辦公室工作的另一作用是協調各種關系：協調部門與部門之間的關系，協調人與人之間的關系。學院的很多工作都要通過學院辦公室來完成，在工作過程中，學院辦公室要和學校很多相關職能部門打交道，協調好學院與學校相關職能部門的關系，對學院工作的開展具有重要意義。學院辦公室另一重要協調作用就是協調好以下三種人的關系：領導與領導的關系、領導與教師的關系、教師與學生的關系。學院辦公室常常是這三種關系的劑，當某一關系出現不和諧時，學院辦公室人員往往是第一知情人，及時作出合理的處理，才會使學院擁有融洽和諧的氛圍，才能更好地促進學院發展。
3.完成日常事務。學院辦公室的基本工作內容之一就是完成學院管理的日常事務。學校的文件、任務常常直接下達到學院辦公室，學院辦公室要及時完成上級主管部門交給的各項任務并及時反饋相關信息。同時學院的黨務、行政、教學、科研等很多常規性工作都要通過學院辦公室完成[4]。工作內容瑣碎而繁雜，學院辦公室的工作效率、工作方法是學院工作有序開展的有力保障。
4.服務師生。學院辦公室承擔學院的黨務、教學、科研、外事等各項工作，服務的對象和范圍十分廣泛。學院辦公室為領導做好服務，領導才可以從瑣碎的事務中解脫出來，才能有更多的時間考慮學院的整體發展；為廣大教職工做好服務，教師才能發揮所長全心全意地投入到教學科研工作中；為學生做好服務，才能使學生少走彎路，全面發展，順利完成學業。
二、二級學院黨政辦公室人員應具備的素質
高校學院黨政辦公室在高校管理中所具有的重要地位和作用，決定了其工作人員必須擁有較高的管理能力和水平，所以在高校學院黨政辦公室工作要具備以下素質。
（一）政治素養
高校二級學院黨政辦公室的工作具有很強的政策性，工作人員要了解國家、學校的政策、方針，要有領悟政策、方針、文件的能力，只有這樣才能準確地把學校、學院的相關政策進行領會與傳達，才能在工作中做到有法可依、有據可依[5]。作為領導的參謀和助手，為領導提供建議和意見，更要求辦公室人員具有較高的政治素養，這樣提出的建議和意見才會符合國家和學校的發展規律，才能更有利于本單位發展。
（二）服務意識
辦公室工作瑣碎繁雜，但都事關教職員工及學生的切身利益。工作過程中一個小小的疏忽都可能對人產生重大影響。因此辦公室人員要有服務意識，做到“想人之所想，急人之所急”，以微笑服務為宗旨，做到愛崗敬業，在工作過程中要做到耐心、細心、熱心，將全心全意為師生員工服務的思想貫穿于辦公室工作的始終。
（三）公文處理能力
在工作過程中，辦公室要處理上級下發的各類文件，并進行整理后傳達給本單位相關人員；有時還需要撰寫計劃、總結、申請、對外公函等。文字處理能力的高低是辦公室人員工作水平的重要體現，同時也是學院管理水平的重要體現。
（四）學習能力和習慣
辦公室工作的主要對象是教師和學生，隨著社會的進步與發展，工作對象的特點和思想都在發生變化。因此辦公室人員要不斷學習黨和國家的方針政策、學習先進管理知識、了解時事熱點，使知識結構更加合理、業務水平不斷提高，做到與時俱進，以適應現代管理的要求，更好地為廣大師生服務。
（五）計算機外語水平
現代化辦公設施早已進入高校，計算機已經成為必需辦公設施，擁有較高的計算機水平可以大大提高工作效率。另外，隨著高校的發展，辦學國際化已成為必然趨勢，這勢必要求辦公室人員擁有基本的外語聽說甚至是寫的能力。
三、二級學院黨政辦公室工作管理中存在的問題
（一）事務繁忙，缺少學習時間
學院辦公室日常工作事務繁雜，工作量大，黨務、教學、科研、發文、通知、宣傳、接待……一件事接著一件事，這件事沒辦完下一件事已經排上日程，千頭萬緒，使辦公室人員不得不把時間花在完成性事務上。而學院辦公室也經常會有教師和學生來往辦事，環境相對嘈雜，總體來講，辦公室人員缺少學習的時間和氛圍。
（二）非科班出身，缺少系統培訓
目前高校中學院辦公室人員一般都是從其他崗位調任或歸國人員家屬，即使學歷層次不低，但管理學、教育學、心理學等方面的知識也相對匱乏。而在工作中大多數情況是重使用、輕培養，缺少系統學習相關知識的機會，缺少理論指導。
（三）各方重視不夠
辦公室工作瑣碎而繁雜，很難量化，雖然工作任務很重，但在干部聘任、職稱評定、職業發展等方面沒有優勢，晉升機會少，發展空間有限，導致辦公室人員缺少前進的動力，存在“不求有功，但求無過”的消極思想，不能認真地對如何提高工作水平進行深入的思考。
四、改進二級學院黨政辦公室工作的方法與措施
（一）采用以人為本的管理模式
以人為本的管理模式是指從尊重人、信任人、發揮人的主觀能動性的角度實施管理。人是關鍵因素，是活躍因素，充分發揮人的作用，激發人的工作熱情，做到人與工作相結合，無論從管理者還是從被管理者的角度都符合科學發展觀的要求。領導重視辦公室工作，加強辦公室工作管理，提高辦公室人員的地位與待遇，辦公室工作人員感受到領導以人為本的管理理念，必然會增強責任感和使命感，工作積極性和主動性會大大提高；辦公室人員在平時工作中貫穿以人為本的工作原則，加強與師生聯系，做到尊重人、理解人、關心人、幫助人，最大限度地滿足師生的需求，可化解消極對抗情緒，使廣大師生真心實意支持辦公室工作，構建和諧辦公氛圍。
（二）加強培訓
根據辦公室的工作特點，安排適當途徑進行思想、業務、計算機應用等方面的培訓。培訓可采取講座、座談、參觀、定期發放學習資料、制訂讀書計劃并撰寫讀書心得等多種方式。通過培訓加強辦公室人員的思想政治素質、業務水平，為辦公室的科學管理提供理論基礎和實踐機會。
（三）建立“美好”辦公理念
首先要儀容美。學院辦公室每天要接待很多人，教師、學生、外來人員，辦公室人員干凈、莊重的著裝，微笑熱情的服務，積極上進的心態，都會給辦事者以眼前一亮的感覺。其次要環境美。辦公室人員多、工作雜、事情多、文件多，在工作中要做到責任到人，定期打掃清理，使辦公室、辦公桌干凈有序，整潔干凈的辦公環境會幫助人建立良好工作情緒，有利于工作開展。
（四）加強交流，學習先進經驗
現在我國高等學校教學、科研相關的培訓和學術交流日益增多，但辦公室管理人員卻很少有出外學習和交流的機會，沒有交流就看不到差距，就很難提高管理水平。因此，辦公室人員應該積極和兄弟院校交流，深入思考，查找自身差距，學習先進管理經驗，提高自身管理水平。
二級學院黨政辦公室在高校管理過程占有重要地位，提高學院黨政辦公室管理水平是一項長期的任務。因此在領導重視、自身努力、方法得當的共同作用下，構建一個學習型、創新型、服務型的辦公室，以適應新時期高校管理要求，從而更好地為師生員工服務，進而為我國高等教育事業的穩定繁榮發展作出有力保障。
參考文獻：
[1]王可.影響民族高校二級學院辦公室管理效能建設的問
題與對策[J].湖北經濟學院學報：人文社會科學版，
2008，（5）.
[2]黃若燕.淺談新時期高校二級學院辦公室工作水平的提
高[J].科技信息，2007，（8）.
[3]苗慧珠，孫川三.新時期高校辦公室工作芻議[J].中國
高教研究，2003，（5）.
[4]方紅光.加強高校二級學院辦公室工作芻議[J].湘潭師
范學院學報：自然科學版，2009，（31）.
摘 要：圖書館辦公室起著承上啟下、溝通調節的作用，在管理中起著非常重要的作用。本文通過圖書館辦公室對圖書館的管理所起到的作用，表述了辦公室的重要性；同時對傳統圖書館服務方法的變革，如何有利于圖書館的管理服務進行闡述。
中圖分類號：G250 文獻標識碼：A 文章編號：1003-1588（2012）03-0092-03
收稿日期：2012-04-09
作者簡介：相前（1978-），連云港職業技術學院圖書館館員。1 前言
傳統圖書館的管理模式主要是以書籍的收藏和管理作為重點，相應的建筑設施也是以易收藏、易管理為要求。隨著信息化及網絡化進程的不斷加快，當代大學生對信息的需求和來源也發生了很大的變化，館內書籍已無法滿足學生對信息的需求，因此，高校圖書館必須對管理模式和服務方法進行變革，擴大服務范圍、及時更新信息、提高管理和服務水平，滿足大學生對信息和知識的需求，最大限度地發揮圖書館對學生教育的作用。而在圖書館管理服務的變革中，圖書館辦公室的作用和服務方法的變革至關重要。
2 圖書館辦公室的作用
高校圖書館作為構成高校教育系統的組成部分，是由多個業務部門組成的圖書館管理服務系統，是一個有機的整體。而圖書館辦公室則是負責綜合協調各個層次、各個方面工作的辦事機構，對圖書館的整體起著綜合管理的作用，主要負責圖書館的規章制度的修訂、進行內外聯系、協調館內業務、接待來訪參觀、人事管理、圖書管理和收藏、設備管理和大量的行政事務，并且將認真貫徹執行黨和國家的各項方針政策以及學校的辦學任務，因此，辦公室工作涉及到圖書館的各個方面，是保證圖書館正常運行的不可忽視的重要環節。
2.1 圖書館辦公室的綜合管理作用
圖書館辦公室雖具有一定的專業性,但區別于其他各業務部門,它不直接承擔業務工作,而是協助館領導處理圖書館的全面工作，它的工作范圍廣泛,起著承上啟下、溝通內外、聯絡各方的樞紐作用［1］。因其職能與其他部門不同，涉及的工作不僅包括圖書館的日常業務和行政管理，還包括對館內各個部門的組織協調工作，不僅要認真執行領導安排的任務，還要對來館的學生負責，其工作具有一定的綜合性。
2.2 圖書館辦公室的服務作用
圖書館辦公室的工作還具有一定的服務性，對內辦公室要為領導提供全面、準確的資料，配合領導完成如接待類的工作，為館內的工作人員提供后勤保障；對外辦公室為學生提供一定的服務，諸如介紹書籍、辦理借記工作、提供閱讀環境等，同時為外來讀者辦證以及處理突發事件。
2.3 圖書館辦公室的規范作用
圖書館辦公室的工作之一就是負責全館規章制度的修訂、宣傳、監督執行。因此，辦公室對館內的工作制度、工作內容、工作程序、工作方法以及相應的標準和要求進行了統一的規定，使館內工作能夠有序的進行。
2.4 圖書館辦公室的協調作用
圖書館辦公室因其所處的特殊位置，承擔著領導與工作人員、領導與學生、工作人員與學生之間的協調任務，在他們之間起到了橋梁和紐帶的作用。
2.5 圖書館辦公室的創新作用
處在新的歷史發展時期,高校圖書館改革與發展的任務十分繁重。要求辦公室工作人員克服工作簡單化、程序化,陳舊保守的思想,樹立創新才能發展的觀念,積極探索,改革創新,優質高效地為圖書館黨政領導提供決策支持,為各部門工作的協調提供保障,為讀者服務工作的井然有序提供條件［2］。
3 圖書館管理和服務方法的變革
3.1 傳統的高校圖書館辦公室管理
隨著網絡信息的不斷發展，信息的增長速度不斷加快，信息來源也越來越多，信息的資源開始從紙質載體向電子、網絡載體轉型，傳統的圖書館管理模式和服務方式已達不到大學生以及其他讀者的需求，為適應這種轉變，圖書館的管理由館內向館外延伸，使得高校辦公室的管理模式、服務模式和理念都發生了很大的變化。
要完成這種轉變，我們必須認識到傳統高校圖書館辦公室的特點以及不足，才能從根本上完成這種轉型，傳統高校圖書館辦公室具有以下幾個特點：
3.1.1 服務的封閉性
高校圖書館，在長期的發展中，致使圖書館辦公室形成了為特定的區域、特定的范圍、特定的人群服務的模式，加上因人員、服務的有限，使得不能發揮更大的作用。
3.1.2 服務的滯后性
圖書館在發展過程中，其管理模式以及體制也是隨著圖書館的發展而逐漸確定的，其館內工作人員大多是由上級安排，在最初的發展中，起到了很大的作用，但是隨著信息化、科技化的發展，以及圖書館自身的發展，傳統的辦公室管理服務模式已不能滿足社會和學生對信息的需求，效率低下，已滯后于圖書館的發展。
3.1.3 服務的被動性和單一性
傳統的辦公室服務大多是被動的，其服務多是在得知上級任務、部門反映、學生反映之后才開始的，具有一定的被動性，而且圖書館辦公室的服務對象相對固定，與校內的其他部門較少來往，獲取信息的渠道以及方式也僅限于辦公室，因此還具有一定的單一性。
因此對圖書館辦公室進行變革，主要從管理模式和服務方法上進行變革，才能使圖書館更好地服務于社會、服務于讀者。
3.2 對傳統圖書館辦公室管理的變革
3.2.1 改變服務理念，提供個性化服務
高校圖書館作為高校信息資源和知識的存儲地，不僅要儲存好館內的書籍和多媒體資源，要使圖書館的利用率得到提高，就必須轉變傳統的服務理念和方法。辦公室在做好館內文獻借閱、咨詢服務的基礎上，還應當根據不同專業的學生或學生的興趣愛好，提供不同的信息服務，并且根據以下信息需求的特點，提供信息服務：①隨著科技的發展，信息的載體逐漸多元化，如書籍、電子、網絡、聲像光盤等，已形成了多媒介并存、相互補充的信息資源。②隨著信息資源的不斷增多，讀者對信息的需求范圍隨著時間、地域的不同，對信息的需求范圍也在發生變化。③隨著信息資源的來源不斷增多，信息的內容也非常豐富，讀者對信息的需求不僅需要近期的，而且對回溯性的信息資源也有很大的需求。
因此，高校圖書館應逐漸完善圖書館的軟硬件設施，實現信息資源的集約化，根據圖書館資源的豐富性和讀者需求資源的廣泛性，使圖書館辦公室在管理和服務上做到有針對性地開展服務，為讀者提供更好的信息資源。
3.2.2 轉變服務方式，提供人性化服務
傳統高校圖書館辦公室的服務主要是等待大學生進館借閱圖書，并且受到人員、經費、設備、體制的限制，使得高校圖書館辦公室的服務變得被動。因此，應采用主動的服務方式，為滿足大學生和社會讀者的信息需求，提供全面有效的信息服務，使圖書館的效益最大化，并主動與其他服務機構之間形成信息互補的機制，互通、共享資源，形成社會化的網絡信息服務體系，并發揮網絡優勢，通過郵件、傳真等方式，為讀者提供人性化、信息化、網絡化的信息服務。
3.2.3 整合信息資源，提高服務水平
隨著現代網絡技術的不斷發展，高校圖書館面臨著巨大的挑戰，要實現圖書館的價值，必須以讀者為中心，從讀者的需求出發，整合信息資源，提高信息利用率，首先辦公室應將圖書館自身所具備的資源，包括書籍資源、電子資源、視聽資源進行整合，并將其內容進行不同層次的劃分，以滿足不同需求的讀者，提高信息資源的有效利用率；其次，通過計算機網絡技術，建立虛擬圖書館，并按一定的主體，將不同的資源按類進行整合，滿足對不同信息的需求。因此，圖書館應在最短的時間以最高的效率，通過采集、收錄、管理、存儲的方式，將信息資源分層次地進行整合，方便讀者對信息的搜索和需求。
3.3 對傳統圖書館服務方法的變革
3.3.1 改善服務方式，提高服務效率
高校圖書館在長期的發展中，辦公室對圖書館內的書籍文獻主要是通過手工操作，進行登記、分類、編目等，隨著網絡的發展，建立了圖書館網站，進行虛擬圖書館操作，在網頁上設立導航，對學科、專業、主題等進行分類，利用網絡檢索，使讀者能夠更快地找到自己想要的信息，并對網絡信息進行共享建設，通過虛擬圖書館，提高資源的利用率。
3.3.2 利用網絡技術，創新服務平臺
當今世界是一個信息化的時代，網絡技術已深入各行各業，網絡已是生活中不可或缺的一部分，現代高校圖書館的服務平臺，已是集書籍、多媒體、網絡為一體的綜合性系統，對于高校圖書館的發展，必然與網絡密不可分，因此，圖書館辦公室應在網絡技術的基礎上，加強信息導航與信息內容的開發整理，整合信息化流程，利用網絡信息的快捷性和方便性提供更好的信息服務，逐漸向網絡化發展。將圖書館的信息資源進行整合，建立一個共同的服務平臺，利用圖書館的先進設備和網絡技術開發數字化的信息資源，提高信息服務的效率。
3.3.3 創新管理制度，提高服務質量
傳統高校圖書館辦公室的主要職責是對圖書館內的信息資源進行管理，并盡可能多的將信息資源提供給學生或讀者，隨著時代的發展，學生或讀者對信息資源的獲取渠道也越來越多，但是往往找不到自己想要的資源，因此，高校圖書館要為學生或讀者提供及時、有效、具有針對性的信息資源，首先必須要對圖書館辦公室的管理制度進行創新，才能夠解決本領域較為深層次的問題。為了達到更好的服務效果和效益，應做到以下幾點工作：首先，要了解大學生或讀者的需求，辦公室可以組織定期調查。其次，對有關的學科信息資源進行搜集和整理，建立數據庫，并利用網絡技術提供導航，方便讀者搜索和提供更全面的資源；再次，對于建立起來的信息資源數據庫，應加強宣傳和培訓，讓大學生讀者及相關的讀者了解信息資源數據庫的使用方法，并開設相應的咨詢服務臺；最后，加強與學院的其他院系的合作，并為相關的院系提供相應的學科資源，提供相應的咨詢服務和業務指導等。
3.3.4 加強溝通交流，提高工作效率
高校圖書館的建立，是為了給大學生或相關的讀者提供有效的信息服務，其本質就是服務學生或讀者，因此，圖書館辦公室應將工作的重心放在服務學生上，同時，為了增加學生或讀者對圖書館的了解，應讓學生或相關的讀者參與到圖書館的管理中，因為他們最了解讀者需要什么樣的信息和服務，因此加強與學生和相關讀者的溝通與交流，可以增進相互的了解，有利于提高工作效率。并建立相關的反饋機制，搜集讀者的需求和建議，對圖書館的管理進行調整，提高服務質量，改善服務內容，滿足讀者需求，提高工作效率。
4 結語
高校圖書館辦公室的工作是圖書館管理中的重要組成部分，做好辦公室工作，對于提高圖書館的服務質量至關重要，隨著網絡技術的發展，圖書館的管理方法也在不斷變化，只有不斷提高圖書館的管理水平和改善服務方法，才能提高圖書館的服務質量，并根據現代圖書館的發展要求，將高校圖書館建設成為適應網絡化、信息化的數字圖書館。
參考文獻：
［1］ 劉華梅.怎樣做好圖書館辦公室主任工作［J］.圖書館建設,1999(3).
［2］ 黃美英.高校圖書館辦公室管理工作探討［J］.黎明職業大學學報，2008(3).
為貫徹黨的*精神，落實總書記“在全社會形成關心國防、熱愛國防、建設國防、保衛國防的生動局面”的要求，根據教育部、總參謀部、總政治部有關文件精神，確定開展*省學校國防知識競賽活動。通過國防知識競賽活動，進一步推動《中華人民共和國國防法》、《中華人民共和國國防教育法》和《全民國防教育大綱》的貫徹實施，促進我省學校國防教育工作廣泛、深入、持久地開展，激發學生的愛國熱情，培養國防意識，增強國防觀念。
一、參與對象及形式
大學1~2年級以軍訓、閱兵式、國防知識答卷為主；高中1~2年級以軍訓、電視大獎賽、國防知識答卷為主；初中1~3年級以電視大獎賽和國防知識答卷為主；小學1~6年級以國防知識答卷為主。
二、競賽內容
本次國防知識競賽活動統一以國家國防教育辦公室推薦，教育部國防教育辦公室審定，人民出版社出版的小學、初中《國防教育》讀本、高中《高級中學軍事訓練教材》、大學《大學生軍事訓練教程》為主要內容。以上圖書由新華書店統一發行。
三、活動安排
（一）成立*省學校國防知識競賽活動組委會，下設辦公室，負責本次活動的組織實施工作。
（二）各市教育行政部門和各學?？沙闪⑾鄳慕M織領導機構或明確專門的機構，負責本市、本校競賽活動的組織實施。
（三）競賽活動分三個階段進行。
第一階段（20*年*—*月）
由各市教育行政部門、各高校組織實施。
（1）下發通知，制定方案。做好國防知識競賽的宣傳發動工作，采取講座、演講等多種形式，充分調動廣大學生參與國防教育的積極性。
（2）組織好本市、本校的“國防知識大獎賽”（或其他形式的市級“國防知識搶答賽”）。有關省電視大獎賽總決賽事項另行通知。
第二階段（20*年*月—*月）
由省學校國防知識競賽活動組委會，各市教育行政部門、各高校負責組織實施。
（1）大學組織軍訓、閱兵式。同時組織軍事知識學習和國
防知識答卷工作。
（2）中學組織軍訓、電視大獎賽和國防知識答卷工作。（中學生電視大獎賽于20*年*月舉行決賽，具體方案另行通知）。
（3）小學組織軍事知識學習、國防知識答卷工作。
（4）認真做好國防知識答卷的回收、評卷工作。
第三階段（20*年*月）
為表彰在這次活動中表現突出的單位和個人，設優秀組織獎、先進學校獎、優秀校長獎、先進個人獎。優秀組織獎標準是：組織領導深入扎實，參加活動的學校和學生數量多、比例大，國防教育知識競賽獲獎數量多、獎項高的市、縣（市區）教育行政部門。先進學校獎標準是：學校有國防教育領導小組，班組有國防興趣小組，有經常性國防教育活動，有國防教育知識競賽獲獎者。優秀校長獎、先進個人獎主要是表彰在活動中作出突出貢獻的先進個人。
四、活動要求
（一）各市、各高?；顒拥膶嵤┓桨?，于20*年*月*日前報*省國防知識競賽活動組委會辦公室。
（二）各市、各高?；顒忧闆r總結及相關材料，于20*年*月*日前報*省國防知識競賽活動組委會辦公室。
（三）各級教育行政部門及學校要提高對國防教育的認識，切實加強對活動的領導；活動應本著隆重、熱烈、簡樸、安全的原則，認真做好活動的宣傳、發動工作，確保本次活動順利開展并取得良好效果。
【關鍵詞】高校二級學院；行政辦公室；行政人員
校、院兩級管理是當前我國高等院校的常見管理模式。二級學院行政辦公室是高等學校的基層管理部門和綜合辦事機構，承擔著教學、科研、實驗輔助管理和行政服務等重要職責，也是鏈接學校、學院和學生的紐帶。在高校教育改革的大背景下，各高等院校的發展模式由傳統的規模擴張逐漸轉向質量提升，學院行政工作面臨新的問題和挑戰，這也就對行政管理人員提出了更高要求。本文在簡要概括高校二級學院行政辦公室管理工作特點的基礎上，提出了二級學院行政管理工作改革的幾點建議。
1）二級學院辦公室行政工作具有輔
近年來，隨著高校教育與管理體制改革的深入進行，越來越多的專家學者走上了管理崗位，擔任領導職務。這些教授、學者在任職初期可能會因為缺少相應經驗在行政管理方面無法做到面面俱到，從而需要學院辦公室提供必要的輔助服務。行政人員應時刻把握好學院各方面工作的動態和進展，協助領導熟悉教學、學生管理、科研、人事工作的各項章程、政策和要求，對領導布置的任務進行及時的跟蹤和處理，對緊急事項及時向院系領導層請示報告。
2）二級學院辦公室行政工作具有繁雜性
辦公室行政人員既需要處理日常的行政事務，承擔著協調、溝通和聯絡的任務，又擔任著院系領導的助手，服務的對象面向全院師生，行政事務非常繁雜。除上述職責外，辦公室涉及的日常事務還包括收文發文，重要文件整理和歸檔，會務籌備與接待，人事管理，固定資產登記與管理，會議紀要整理及相關新聞報道撰寫，院系網站建設、更新和維護，辦公設施的日常維護，辦公用品采購等。行政辦公室每天都有大量的事務性工作，常需要做到多任務處理。
3）二級學院行政辦公室承擔著上傳下達的重要職責
二級學院行政人員在傳達貫徹學校的工作精神，保障學院正常工作及聯系院系領導和各部門以及師生方面起著不可或缺的作用。辦公室需做好學校重要公文、資料、信息的宣傳報道工作，擔負著上情下達，下情上報的職責，是聯系廣大學生與校院教學機構，廣大教職員工與學校管理機構的重要橋梁和紐帶，還需加強對外聯絡，樹立良好的社會形象。
4）二級學院辦公室行政工作具有可預見性
高校常規行政工作具有一定的規律性和反復性。例如每年的新生入學、畢業生就業離校等學生工作，科研項目申報，職稱評審，教職工年終考核，人事招聘等事務都是在特定時間進行。這類工作的政策精神、指導思想往往具有一定的一貫性和持續性，可按照既定步驟和章程進行辦理，因此相應的行政工作具有一定的可預見性。
5）二級學院辦公室行政工作具有突發性
辦公室工作面向廣大師生及上級管理部門。因此，日常實踐中常會遇到突發狀況或接到臨時性緊急任務，這需要行政人員具有奉獻精神和良好的應急反應能力。
6）二級學院辦公室行政管理工作的重要性易被忽略
高校教師根據職責不同，一般可分為教學崗，科研崗，實驗技術崗，行政管理崗等。行政管理工作也往往容易招致誤解和忽略。辦公室行政人員應主動加強與廣大師生的溝通與協作，強化服務精神，提高工作效率，減少因忽略行政工作重要性而引起的誤解和矛盾。
針對二級學院辦公室行政工作上述特點，結合實踐中的具體情況，提出以下改革建議，以供參考和討論：
1）實現行政工作現代化管理
“辦公自動化”的普及已成為行政工作的常規模式。如今高校辦公室行政工作所涉及的數據量巨大，使得傳統的紙質和純人工辦公已經無法滿足日常工作需求。準確、高效的行政工作需求要求高校行政人員不斷提高自身對信息化設備的掌握水平。計算機、手機、電子郵件及辦公自動化系統將行政人員從繁雜低級的文字處理及文件報送等體力勞動中解脫出來，用網絡傳輸代替了人工傳輸，讓得他們能夠更加集中精力處理手頭亟待解決的工作任務，極大提高了整個單位的工作效率。
2）提高信息化安全程度
信息化辦公系統一般都存儲著大量的機密數據和信息，若這些信息通過明文傳送，易被攔截從而引發安全隱患。提高行政辦公系統的數字身份認證安全性，對機密的數據和信息進行保密處理，對電腦采取必要保護措施。
3）不斷提高行政人員的綜合素質
行政人員的綜合素質既包括政治、文化素質，也包括業務素質和心理素質。在實踐中常有一種觀點誤認為相較于教學科研崗而言，高校行政崗工作在技術層面沒有什么含金量，從事行政工作的人員并不需要專業知識儲備。然而，行政人員如果不能主動學習上級部門下達的相關政策和文件，不掌握相關業務技能，就無法為高校教職工提供較好的輔助工作。因此，行政人員在日常工作中需要不斷學習和提高自己的業務技能。此外，行政人員每天需要面對的工作非常繁雜，如何做到穩中有序，疏而不漏，就需要行政人員具備很強的統籌協調能力：需要先對手頭工作的輕重緩急進行區分，明確規劃，優先處理亟待解決的主要矛盾；同時還應學習如何對不同性質的工作任務進行歸納和分類，集中力量解決相同或相似類型的工作。概括而言，辦公室工作雖然繁瑣，但是有章可循，行政人員應根據某一類型工作的特點，建立科學詳細的工作制度，從而適應辦公室行政管理工作的各項需求。
4）落實行政人員定期培訓
高校行政人員的工作績效和業務水平極大程度關系到整個學校的發展和學生的利益。學校所制定的方針政策只有通過行政辦公室才能夠高效地傳達到各二級學院，再傳達給教職工和學生；與此同時，辦公室也需要對信息進行匯總和反饋。因此，行政人員尤其是關鍵崗位的行政人員需要定期接受相關培訓，包括對工作人員的專業知識、職業素養、業務水平及管理水平進行有計劃的培訓；定期組織行政人員分批外出參加學習，強化工作人員的責任感和服務意識。
5）建立健全行政管理工作績效評估體制
學校領導層要重視和認可二級學院行政人員的貢獻，目前，重科研成果、輕行政工作的現象還普遍存在于很多高等院校。由于沒有認識到行政隊伍對學院和學校建設的重要性，在很長時間內，行政工作被誤解為替代性很強的純事務性工作，這就造成人員配備上良莠不齊的現象時有發生。如果要提高行政隊伍的工作水平，就需要一定的激勵措施，需要對行政管理工作進行績效評估。但由于高校辦公室的行政工作具有復雜性和不確定性，難以直接進行工作成績的量化評估，因此，需要將定量指標與定性指標相結合進行評估，建立立體的績效評估體系，讓更多的相關人員參與到評估中來，才會使評估結果更加準確和客觀。
院系辦公室行政人員的工作繁瑣又平凡，但每一件工作都關乎院系師生的切身利益，他們的業績直接體現在院系的日常工作能夠正常高效進行。本文只是對高等院校二級學院辦公室行政管理工作的特點和改革建議進行探討，由于管理人員的諸多素質需要與他所服務的崗位相匹配，根據各院校不同的發展情況，行政人員可能還需具備許多特定的素質。總之，行政人員需要牢記自己的崗位職責，全面了解工作特點，不斷提高自身素質，為學院的發展做出更大貢獻。
【參考文獻】
[1]藺琛.高校行政管理改革與創新的思考[J].發展戰略，2015（4）.
[2]饒舒，劉睿，饒良輝.高校行政秘書崗位之析[J].科技信息，2009（12）.
[3]張寧.高校教學院系辦公室行政秘書服務意識與能力培養初探[J].黑龍江教育學院學報，2011（10）.
各盟市招生考試委員會辦公室：
根據《教育部關于做好2016年全國成人高?？荚囌猩ぷ鞯耐ㄖ罚ń虒W〔2016 〕7號）有關要求，我區2016年成人高校招生統一考試時間為2016年10月29日—31日，現將各科目考試時間安排公告如下：
2016年成人高校招生統一考試時間表
（一）高中起點升本、專科考試時間表
（二）專升本考試時間表
請各盟市據此安排好相關工作，并及時向廣大成人高考考生宣傳告知考試時間安排。
招生考試委員會辦公室
2016年9月7日
[論文摘要]高校辦公室系統的工作，不僅僅是具體的事務性、服務性工作，還廣泛涉及到許多人事關系、條塊關系，需要平衡協調好許多個人與集體、局部與整體的復雜關系。結合在高校的院系辦公室工作的經歷和實踐，以提高高校院系行政系統的管理效率，優化服務質量為主，對實際工作進行了總結，并對高校院系的管理進行了思考和探索。
高校辦公室系統的工作，不僅僅是具體的事務性、服務性工作，還廣泛涉及到許多人事關系、條塊關系，需要平衡協調好許多個人與集體、局部與整體的復雜關系。因此，高校的辦公室崗位既是責任重大的崗位，也是鍛煉和提高能力的崗位。如何配合做好院系的各項工作，則是院系辦公室主任的第一任務。
南京大學物理系于1920年建系，在我國是建立最早的物理系之一，是一個人才輩出、具有優良傳統的大系。南京大學物理系的發展，既受到校外院系的關注，也關系到南京大學相關學科的未來。因此，要將南京大學物理系建成國內最強的物理系，需要在教學、科研等方面做出大量的優秀工作，這就需要對物理系的方方面面進行科學的管理，增強行政執行力、為教職工提供優質的服務。
辦公、辦事、辦會，是辦公室的基本任務。區分好常規工作和緊急任務，分清事情的輕重緩急，做到不誤事則是辦公室工作最基本的職責。
始終圍繞南京大學“以學科建設為核心，師資隊伍建設為龍頭，樹立管理以教學、科研服務為目標”的指導思想，確立為教職工服務的意識，團結和組織好行政人員，做好行政人員的思想工作，提高大家的服務意識，增強條塊之間的配合協調，實行首問負責制，為物理系的教學、科研做好保障。
一、立足服務，規范日常工作
勤儉節約，充分利用網絡資源，堅持每天在校園網上及時查閱學校的最新文件、了解學校的最新事件，并將相關信息及時通知相關的老師。
為了做好物理系的對外宣傳工作，在原有基礎上，組織人員做好物理系主頁（/newphy/index.asp）的更新和維護工作。
從2006年3月28日起，組織編輯了第一期《南京大學物理系工作簡報》，將系內的大小事情客觀地向全系，并在系主頁上及時公布。
為規范管理，在年底組織行政人員從教學、科研、管理等方面對相關的年度工作進行總結，并將總結發到工作簡報上。
物理系的重大科研成果等都能在工作簡報中及時予以介紹，相關稿件還主動推薦給南京大學的《科技信息》。
為了做好《南京大學物理系工作簡報》的持續編輯工作，在2006年和2007年兩次全系聚會時，將全年的工作簡報裝訂成冊發給教職工，起到了很好的宣傳效果，并得到了大家的認可。大家有了需要或交流的信息時，就直接將稿件送到工作簡報中。
在全系教職工的支持和幫助下，到2008年2月底，已經堅持完成了71期工作簡報?，F在，《物理系工作簡報》已經成為物理系的一個專項工作，也是全系教職工及時信息、展現各自工作的一個平臺。同時，為各位老師在進行各類總結材料時提供了積累。
二、完善制度，提高辦公能力
努力做好無紙化辦公。做好每次系行政會的會議記錄，并整理出會議紀要，及時轉發給相關人員。
收集、整理好物理系上報給各級部門的文件，以及發給系內教職工的各類文件的電子檔案，使今后的工作能夠有據可依，同時也便于大家的監督。
積極參與學術交流活動的組織。隨著科研工作的不斷發展，各類國內外的交流活動也更趨頻繁。辦公室人員不斷加強自身的系統學習，以適應形勢的需要。在確保教師學術交流質量的前提下，積極參與相關活動的策劃、組織和總結，逐步形成具有自己傳統的會議組織模式，盡量減少教師在會議組織工作上的負擔。
三、配合教學，豐富學生活動
南京大學目前的校區分布在長江兩岸（江南的鼓樓校區和江北的浦口校區）。物理系一、二、三年級的本科生在蒲口校區學習，四年級本科生和研究生在鼓樓校區學習。協調和安排好學生的學習和生活一直是學生工作辦公室的難事，這就需要多動腦筋，處理好學生學習和生活中的瑣事，激發他們的學習熱情。
組織院士、長江學者等知名教授到浦口校區為本科生做報告，開設物理學前沿講座。精心選擇責任心強的老師擔任學生輔導員，充分發揮學生會的作用，經常結合物理教學、傳統節日、以及時事，組織有意義的學生活動，對學生進行拓展訓練，努力把學生向積極向上的方向引導。
學生工作的精彩內容及時在工作簡報中，讓學生感受到系里對他們的關心和支持，促進學生工作進入良好的自我管理模式中。
四、以人為本，做教職工的知心人
辦公室是全系的后勤保障部門，辦公室的工作定位于服務。要提供優質的服務，就必須不斷提高自己的工作能力。因此，平時注意廣交朋友，積累資源和經驗，配合做好其他各方面的工作，積極營造和諧的工作環境。在資源有限的情況下，努力做到用真情感動教職工、盡可能不讓教職工因瑣事而分散教學、科研的精力。
做好辦公室工作，不僅要辦好公事，還要在可能的范圍內努力為大家辦好私事。利用各種機會，加強與教職工的溝通，及時了解他們的想法和困難，幫助教職工解決一些實際困難，做教職工的知心人，讓大家為物理系的發展多講知心話、真心話。
尊重退休教職工，每年安排退休人員來系座談，向他們請教經驗，盡可能滿足他們的合理要求。
掌握身體狀況不佳的教職工的健康情況，在第一時間處理好生病教職工的一些事情，及時匯報給系領導，并按領導意見安排相關人員探望病人，讓他們感受到集體的溫暖。
關鍵詞：獨立院校 系辦公室建設 新思路
最近幾年，隨著我國高等教育不斷深化改革，獨立院校已經成為我國高等教育主力軍之一，承擔著培養高素質本科人才的歷史重任。為了更好發揮獨立院校系部辦公室在管理、溝通和協調方面的職能作用，需要我們切實做好辦公室建設工作，不斷創新，切實提升系部辦公室的工作質量和效率。
一、新時期獨立院校辦公室建設面臨的難題分析
（一）辦公室工作人員綜合素質有待進一步提升
在很多獨立院校中，獨立院校各個系部辦公室工作人員多數都是從機關干部、輔導員、教師群體中選調而來的，這些工作人員都屬于半路出家，并沒有接受過專業系統的學習和培訓教育，業務技能不強。有的工作人員是剛從學校畢業的學生，缺乏管理經驗和對高校系部具體管理實務的深刻認知，解決復雜問題的能力不足，把握全局的能力較差，這些都不同程度上會顯著影響到院系辦公室管理工作的質量和效率。在進行辦公室隊伍建設過程中，得不到高校的充分重視，在一些教學科研主體中認為辦公室工作誰都可以做，不需要對其進行優化配置。最終導致獨立院校系部辦公室工作隊伍凝聚力不足，人才流失嚴重，對獨立院校各個系部教學管理工作開展將會產生巨大不利影響。
（二）思想意識不夠開闊
在當前的獨立院校系部辦公室系統中還有不少工作人員的思想比較落后，工作思維一致停留在傳統工作領域，沒有及時做好改變和調整。辦公室工作隊伍對外宣傳主動意識不足，對外界的了解程度較差，不能緊跟時展進程，及時做出改變，自我提高意識較差，系部辦公室工作開展范圍不廣泛。在信息時代和知識經濟時代，獨立院校系辦公室工作人員審視和處理問題的能力不足，很難保證在具體工作中提高服務質量和工作效率。此外，在部分獨立院校很多系部領導的思想中，“管理干部隊伍也是一支重要的隊伍”的理念還未全面得到認可，要求系部辦公室工作人員服從并協調各方面工作，獨立院校系部辦公室工作隊伍一直從屬于高校教學科研主體之下。
（三）系部辦公室管理制度建設不完善
由于獨立院校系部辦公室管理制度建設不完善，工作人員在工作過程中不主動、不積極，面對工作消極對待，經常出現推諉扯皮的現象，由于缺少相應的考核制度，在制定方面缺少對辦公室工作人員的約束和限制，對獨立院校系部教學管理工作質量提升產生了不小的影響。目前，在很多獨立院校系部辦公室中在日常辦公、辦事、辦會等事務性工作開展過程中存在流程不順暢、隨性強、工作效率低下的現象，經常出現錯辦和漏辦現象。還有辦公室出現有些同事忙個不停，有些同事閑得沒事可做。這些問題是制度建設方面導致的。
二、獨立院校辦公室建設新思路分析
（一）建設一支高素質的獨立院校辦公室工作隊伍
獨立院校各個系部工作人員的專業素質直接影響到系部各項工作的高效開展，影響到各個工作流程的質量和工作效率。因此，需要系部辦公室重視專業人才隊伍建設，提高整個隊伍的整體工作能力，這樣才能切實保證辦公室工作能夠深入開展，做好辦公室各項工作。獨立院校系部辦公室在日常辦公過程中常常 面臨很多突發事件，需要辦公室工作人員及時反應，采取合理措施將其解決，這些突發事件常常工作時間緊，任務重，如果不能及時作出相應的反應，及時解決，會對獨立院校的整個教育工作的開展產生嚴重影響，甚至還會威脅到獨立院校在社會大眾心目中的形象和地位。在全新的歷史時期，還需要系部辦公室工作人員重視學習國家教育方針和政策，熟知各種規章制度，從而更好處理校園的各項事情。學校要切實了解系辦公室工作隊伍現狀，加強專業知識和文化知識學習，確保獨立院校更好發展。
（二）轉變理念，創新發展
一方面在繼續發揚系部辦公室傳統工作作風和優良習慣的基礎上，還要大膽創新，積極進取，在日常工作過程重要主動適應新形勢變化，提高實踐創新能力，不斷對工作中的有益經驗和教訓進行總結和回顧，不斷提高辦公室工作質量和效率。高校管理的本質是教書育人，創新管理模式才能提高育人質量，因此，系部辦公室工作人員在開展日常管理工作過程中，要及時轉變過去傳統的理念，時刻保持創新意識，提高整個工作隊伍的創新能力。在日常工作中，辦公室隊伍人員要不斷強化自身學習，拓展自身專業知識結構，提高文化修養和專業修養能力，強化對學生管理、系部管理專業知識學習。同時，重點加強工作隊伍計算機技術、網絡基礎知識、外語基礎知識培訓教育，實現系辦公室管理工作的創新發展。
（三）強化獨立院校系辦公室規章制度建設
強化獨立院校系辦公室規章制度建設是確?？茖W管理的基礎，更是科學化管理的重要標志。只有不斷對制度進行完善，才能進一步提升系辦公室管理的質量和工作效率。最近幾年，隨著高等教育不斷進行改革，獨立學院的辦學規模不斷擴大，這就對獨立院校系辦公室工作提出了更高的要求，針對這種變化就需要我們規范規章制度，從而保證系辦公室工作能夠高質量完成。要全面建設年度考核制度和任期考核制度，定期對獨立院校辦公室工作人員進行能力方面的考核，從而提高辦公室工作質量。
參考文獻：
[1]蘭仙平.新形勢下獨立學院辦公室工作的挑戰與對策[J].佳木斯教育學院學報，2013，（12）.
[2]高偉娜.學院辦公室工作相關問題研究[J].全國商情（理論研究），2013，（21）.
關鍵詞 延伸服務 高校圖書館 圖書館服務
圖書館延伸服務的概念早已有之。20世紀60年代，美國學者Westbrook和Waldaman就將延伸服務定義為除參考咨詢這一核心業務之外的圖書館服務。1993年，這兩位學者又將之重新界定為圖書館在館舍之外提供的所有服務。美國圖書館協會（ALA）掃盲和延伸服務辦公室（OLOS）明確規定，這一組織的使命是“致力于關注不能享受常規服務的弱勢群體（包括文盲人士、殘疾人士、偏遠地區人群、城市低收入者以及因種族、語言、年齡、性取向等因素受到歧視的人群）。一直以來，我們通常把圖書館延伸服務局限于公共圖書館為吸引更多的用戶而在原有服務的基礎上開展的拓展服務。相對于公共圖書館來說，高校圖書館延伸服務的意識較為滯后。本文嘗試澄清高校圖書館延伸服務的基本概念，并以案例分析的方式介紹美國高校圖書館開展延伸服務的主要模式，以供我國高校圖書館借鑒和參考。
1 高校圖書館延伸服務的概念界定
迄今為止，圖書情報界尚未對高校圖書館延伸服務這一概念達成共識。在美國，“大多數高校圖書館員認為，延伸服務主要是針對高校圖書館所在的學校社區成員（尤其是高校師生）而開展的服務”。美國研究圖書館協會（ARL）則將高校圖書館延伸服務定義為“圖書館員為高校圖書館社區之外的用戶（包括附屬和非附屬的遠程用戶）提供的圖書館服務，這些服務活動超越了圖書館員的教學、研究和本職工作任務范圍”。
筆者認為，高校圖書館延伸服務有廣義和狹義之分。廣義的高校圖書館延伸服務是高校圖書館在原有服務的基礎上開展的所有新型服務的總稱。從服務內容上看，延伸服務不再局限于圖書館的基礎服務，而是以用戶為中心，為用戶提供的多種形式的服務；從服務對象來看，延伸服務惠及校內師生、校外用戶以及虛擬用戶；從空間范圍來看，它不再局限于圖書館物理圍墻之內，而是館員走出圖書館館舍、主動為用戶提供的服務。狹義的高校圖書館延伸服務則是指高校圖書館在原有服務的基礎上，沖出圖書館物理圍墻的束縛，主動為本校師生提供的拓展式服務，其目的是為了使本校師生享受到基礎服務之外的更多服務。本文所說的高校圖書館延伸服務主要是指狹義的高校圖書館延伸服務。
2 美國高校圖書館延伸服務的開展情況
2.1 面向新生的延伸服務
一般來說，美國高校圖書館不僅具有相對寬敞的建筑空間，而且有較為豐富的館藏資源。Griffin研究發現，“學生在初次進入大學圖書館時，通常會感到束手無策和害怕。這不僅不利于他們將來的學習和研究，而且會直接影響他們對高校圖書館的利用”。為了使新生在入學之初就能夠了解圖書館的資源和服務、消除他們對高校圖書館的困惑和畏懼，奧克蘭大學克萊斯格圖書館針對新生開展了多項延伸服務，具體內容如下。
2.1.1 高?！坝隆狈?/p>
克萊斯格圖書館主動與該校的學生會合作，共同開展“迎新”服務。在“迎新”服務中，圖書館員會根據新生的特點設計宣傳手冊并發放給新生，宣傳高校圖書館的資源和服務。手冊內容主要涉及遠程信息獲取、全文數據庫檢索、電子書籍以及電子郵件參考咨詢服務。此外，由于新生的父母通常會對科技信息、圖書館資源和服務（尤其是在線資源和遠程服務）等方面的信息比較感興趣，圖書館員也會與學校的信息科技辦公室合作，共同解答新生父母咨詢的問題。
2.1.2 館員與新生交流會
以往，奧克蘭大學的新生一般會在入學后第二學期才能接受到較為系統的圖書館用戶教育?，F在，為使新生更早熟悉圖書館的運作和服務，消除他們在利用圖書館過程中產生的困惑，圖書館員會在新生開學的第一學期舉辦交流會。在交流的過程中，圖書館員只會對圖書館的資源和服務進行簡單的介紹，以便留出充裕的時間與新生互動，館員也能更好地解答他們有關圖書館利用的問題。
2.1.3 轉校生研習班
轉校生作為美國高校新生中的特殊群體，他們與大一新生最大的區別在于，在入學之前，他們通常已經在專科院?；蛘呱鐓^學院學習了兩年時間。Staines研究發現，由于大多數轉校生對之前院校的環境更加適應，因此，他們會回到之前的院校從事學術研究。為消除轉校生心理上對新圖書館的不適感，同時也考慮到奧克蘭大學的轉校生在其業余時間通常會做兼職或照顧家庭等因素，克萊斯格圖書館的館員會定期為轉校生開設短期研習班，介紹圖書館主要信息資源的利用。此外，圖書館還會舉辦“轉校生日”（Transfer Day）活動，以“圖書館之旅”、“研討會”和“免費咖啡”等形式，向轉校生宣傳圖書館服務的具體內容。
2.2 面向少數民族學生的延伸服務
美國是一個多民族國家，其民族和文化均呈多樣化的特點。同樣，美國高校的學生也來自不同的民族。為保證向所有學生提供高質量的資源和服務，美國高校圖書館會針對少數民族學生的需求開展相應的延伸服務。Walter研究發現，美國高校圖書館面向少數民族學生開展的延伸服務中，最受學生歡迎的延伸服務主要有兩種類型：一是以密歇根大學為代表的伙伴式信息咨詢服務，二是以華盛頓大學為代表的圖書館與多元文化中心合作開展的服務。
2.2.1 伙伴式信息咨詢服務
伙伴式信息咨詢服務（Peer Information Counseling，PIC）的理念最早由密歇根大學提出并實施。1985年，在密歇根大學教務處和大學圖書館的共同支持下，該校的本科生圖書館正式開展伙伴式信息咨詢項目。在這一項目中，圖書館員會聘請不同種族的學生承擔參考咨詢工作，并對他們進行圖書館知識、計算機技能和咨詢技能的培訓，以便使他們能協助圖書館員為與他們具有相同文化背景的其他學生提供有針對性的信息服務?；锇槭叫畔⒆稍冺椖康闹饕繕耸牵孩俑淖兩贁得褡灞究粕鷮D書館的態度；②提高少數民族本科生對圖書館和計算機的利用；③改善少數民族本科生的信息處理能力和計算機技能；④提高所聘學生的信息處理能力、計算機技能和咨詢技能；⑤幫助學校留住因種族問題、文化背景差異而輟學的少數民族本科生。
在伙伴式信息咨詢項目實施一個學期之后，密歇根大學本科生圖書館對他們所提供的這項服務以及學生的期望進行了歸納和評估。他們指出，伙伴式信息咨詢項目為學生提供的服務內容主要包括4個方面：①參考咨詢服務：伙伴式信息咨詢項目中的參考咨詢人員大部分上班時間會在咨詢臺前為用戶提供參考咨詢服務。服務的具體內容主要包括實時回答用戶咨詢的問題、幫助用戶查找圖書和期刊以及提供期刊索引和書目。②學期論文支持：在學生撰寫學期課程論文的過程中，參考咨詢人員幫助他們制定文獻檢索策略、進行文獻檢索，并輔導他們從事具體的研究。③計算機技能培訓：圖書館下屬的計算機中心會對參考咨詢人員進行計算機相關技能的培訓，經過培訓的參考咨詢人員再將所學技能傳授給圖書館與之有相同文化背景的用戶。④教學資料匯編：參考咨詢人員會以淺顯易懂的形式對教學資料進行匯編，為學生的研究提供相應的學科資源。
2.2.2 與多元文化學生中心合作開展服務
華盛頓州立大學多元文化學生中心主要由非裔美國學生中心、亞裔美國學生和太平洋諸島原著居民學生中心、奇卡諾拉丁學生服務中心和本土美國學生中心4個部分組成。2004年，華盛頓州立大學圖書館針對這4個學生中心的學生信息需求進行了調查。在此之后，該圖書館決定與多元文化中心進行合作，共同開展多元文化學生指導項目。在這一項目中，館員針對不同種族學生的文化背景和特點，為之提供有針對性的圖書館技能培訓。此外，館員會對圖書館的資源和所提供的服務內容進行匯編，并為少數民族學生編制特定的多元文化學生中心手冊。每年的秋季學期，館員將手冊直接分發給不同種族的學生，這不僅有利于幫助少數民族學生了解圖書館的資源和服務，而且對圖書館起到了積極有效的宣傳作用。
2.3 面向住校生的延伸服務
Garrett和Zabriskie的研究表明，校園生活不僅有利于學生的個人成長，而且有利于其學術研究能力的培養。一方面，學生宿舍的人群較為集中、環境比較舒適；另一方面，美國的許多高校認為，高校宿舍也承擔著教育使命，它是兼具學術研究和住宿生活兩重作用的學生活動場所。Strothmann指出，學生宿舍是高校圖書館開展延伸服務的理想之地。越來越多的美國高校圖書館開始意識到，圖書館在學生宿舍開展延伸服務相當重要。他們與學生宿舍管理人員積極合作，為住校學生提供圖書館延伸服務。通過分析相關案例，我們發現，美國高校圖書館面向住校生開展的延伸服務主要有兩種類型：一是以俄克拉荷馬大學圖書館為代表的住宿館員學生宿舍服務；二是以伊利諾伊大學為代表的宿舍圖書館服務。
2.3.1 俄克拉荷馬大學圖書館的住宿館員服務
俄克拉荷馬大學圖書館的住宿館員服務最初起源于該校的住宿教員項目（Faculty-in-Residence，FIR）。這一項目由俄克拉荷馬州大學宿舍生活辦公室發起，旨在促進師生溝通和互動，使大學宿舍成為學生學習和生活的理想之地。在FIR項目中，該校宿舍生活辦公室在校園的6個宿舍區分別設立了“志愿者教員之家”，參與FIR項目的教員住在學生宿舍內，每名教員的服務期限為3年。2002年，圖書館員Antell和FIR項目的發起者Riggs成為FIR項目中的第一批志愿者。Antell對高校圖書館延伸服務的開展具有濃厚的興趣。他將圖書館的服務內容融入到FIR項目之中，將高校圖書館的延伸服務拓展到學生宿舍。2005年以后，Antell不再在學生宿舍住宿，但該校圖書館又委派其他館員接替了他的工作，繼續在學生宿舍開展延伸服務。
住宿館員為住校生開展的延伸服務主要采取3種形式：①研究支持：住宿館員在學生宿舍大廳里為學生開展現場參考咨詢服務，隨時解答學生提出的問題。②講座與討論：館員定期在學生宿舍休息室為學生舉辦講座和小組討論活動。講座及討論主要是圍繞信息素養教育和學生關注的熱點問題進行。館員意識到，這些講座和討論不僅對學生起到了教育作用，而且為學生分析和解決問題提供了新的視野。③新生參考咨詢服務：在新生開學的第一天，圖書館員在學生宿舍的大廳里設置“咨詢臺”，既可幫助新生看管行李，也解答新生及其父母咨詢的問題。
2.3.2 伊利諾伊大學的宿舍圖書館服務
伊利諾伊大學的宿舍圖書館服務（ResidenceHall Library System，RHLS）最初是為了支持伊利諾伊州大學厄巴納-香檳分校的大學住宿項目，幫助住宿學生和教職員工而成立的。RHLS主要為學生提供各種學習機會和信息資源，以滿足他們對教育、社會和文化的需求。目前，伊利諾伊大學在其校園內的宿舍區建立了7個宿舍圖書館，其中6個宿舍圖書館位于厄巴納校區，1個宿舍圖書館位于香檳校區。此外，伊利諾伊大學還建立了大學宿舍網站（http：//housing.illinois.edu/），學生可以通過此網站鏈接訪問網上宿舍圖書館。
伊利諾伊大學宿舍圖書館項目提供的服務主要有：①流通服務：圖書館館藏有小說類和非小說類之分，內容涉及傳記、就業、科幻小說、研究指南和女性研究等多個主題。學校的師生和員工可以憑借他們的I-card在館內查找、借閱圖書和音像資料。②參考咨詢服務：學生可以利用電話、即時通訊、手機短信、電子郵件、在線聊天等方式向館員咨詢問題。③網絡課程下載服務：圖書館員會對校內課程資料進行網絡存儲，形成專門的數據庫。學生可以根據自己的需要從數據庫中下載所需課程資料。④讀者建議服務：讀者可以對宿舍圖書館的館藏內容和服務提出自己的建議，圖書館員會對這些建議進行仔細處理，以滿足讀者需求。
2.4 面向專門院系師生的延伸服務
美國高校圖書館在為專門院系師生開展延伸服務的過程中，它們通常會與各院系辦公室積極合作，并根據院系的學科特點、學生特點及其信息需求，拓展服務內容。美國高校圖書館會設置學科館員制度，學科館員作為院系和圖書館之間的聯絡員，他們會積極協調圖書館與院系之間的各種活動。以下介紹紐約州立大學布法羅分校圖書館和弗吉尼亞理工大學圖書館為院系師生提供的服務。
2.4.1 紐約州立大學布法羅分校圖書館的現場參考咨詢服務
布法羅分校是紐約州立大學人數最多的一所分校，由南校區、北校區以及市內校區3個校區組成。目前，布法羅分校圖書館主要是由10個分館組成，為該校28000多名全日制學生提供圖書館服務。截止到2011年，該校圖書館的36名學科館員不僅為用戶提供圖書館服務，而且承擔著與各個院系進行溝通聯絡的責任。2009-2011年間，布法羅分校圖書館的5名學科館員已經在該校的人類學系、古典文學系、通信工程學院、物理系等7個院系開展了現場參考咨詢服務。學科館員每周會在院系教學樓的走廊大廳、閱覽室、實驗室或者離院系辦公室較近、師生較多出現的地方設置參考咨詢服務臺。他們每周抽出大約1.5-4個小時在參考咨詢臺前為院系師生提供現場參考咨詢服務，隨時解答用戶提出的問題。此外，學科館員也會針對院系學生的學科特點開設相應的信息檢索課程，培訓學生利用圖書館專業數據庫和相關網站查找專業信息資源，并獲取全文信息資源。
2.4.2 弗吉尼亞理工大學圖書館的院系網站建設服務
弗吉尼亞理工大學圖書館的院系網站建設服務由該館的學院圖書館員項目發展而來。弗吉尼亞理工大學圖書館于1994年實施學院圖書館員項目，其目的是為全校教職員工提供信息服務，以滿足不同人群的信息需求。學院圖書館員所提供的服務主要包括：為學院采購各種圖書、期刊、電子出版物、數據庫；開展信息技能培訓；支持學術研究等。在該項目中，圖書館員利用微軟公司以及學院延伸項目提供的資金，購買教學軟件，建設教學軟件館藏，為學院網站建設提供服務。目前，該校圖書館的學院網站建設服務主要是根據不同學院的要求和學科特點，圖書館員為學院數據庫、網站建設提供軟件。在網站建設過程中，學院師生主要負責提供創建網站所需要的各種資源，圖書館員則負責提供軟件，對各種資源進行組織、整理，以豐富學院網站的內容。
3 美國高校圖書館延伸服務對我國的借鑒意義
美國高校圖書館延伸服務的開展不僅有利于館員與用戶之間的溝通，而且有利于用戶充分利用圖書館資源?？偨Y美國高校圖書館開展延伸服務的經驗，筆者認為，美國高校圖書館延伸服務對我國高校圖書館開展延伸服務的借鑒意義主要體現在4個方面：
3.1 拓展高校圖書館延伸服務的內容
從美國高校圖書館延伸服務的開展情況我們可以看出，美國高校圖書館延伸服務的內容并不局限于單一的服務，而是呈現多樣化的局面。主要服務內容有：①參考咨詢服務：包括現場參考咨詢服務和面向專門院系師生的參考咨詢服務。②學術研究服務：包括學期論文支持和教學資料匯編。③技能培訓服務：包括新生培訓和信息素養教育。④其他服務：包括開展各種講座、討論會，組織圖書館參觀活動等。我國高校圖書館可以借鑒美國高校圖書館延伸服務的內容，針對我國大學生的特點，開展特色化的服務。
3.2 合理安排高校圖書館延伸服務的空間和時間
從空間安排上看，美國高校圖書館通常會在教學區和生活區開展延伸服務。在教學區開展延伸服務時，圖書館員會選擇教學樓的走廊大廳、學院辦公室以及實驗室、學生活動中心等學生經常出現的空間。在生活區開展延伸服務時，圖書館員除了選擇食堂門口、宿舍樓大廳這些學生量較大的空間之外，還會選擇學生宿舍休息室、學生宿舍活動中心等學生熟悉的、環境舒適的空間。此外，從時間安排上看，圖書館員會盡量避免在學生上課時間以及各種節假日等時間內開展延伸服務，同時協調好館員正常上班時間、延伸服務時間及學生業余時間之間的關系。
3.3 采用靈活多樣的宣傳方式
美國高校圖書館重視對圖書館延伸服務的宣傳，他們通常會采用4種宣傳方式：①舉辦宣傳活動：館員會在教學樓、宿舍樓等學生量大的地方開展宣傳活動，為學生發放圖書館宣傳手冊；②張貼海報：館員通常會在圖書館或校園的公告欄上張貼海報，向用戶宣傳圖書館延伸服務的內容，吸引用戶的注意力；③網絡宣傳：館員會在圖書館網站上設置延伸服務專欄，介紹延伸服務的內容以及時間、地點的安排。④標識宣傳。館員會在食堂餐桌上貼上印有圖書館標識的標簽，或者在計算機的鼠標墊以及館員的T恤上印制圖書館的標識。我國高校圖書館可以借鑒美國高校圖書館的宣傳方式，采用多種宣傳方式對我國高校圖書館延伸服務進行宣傳。
3.4 加強同高校其他部門的合作
美國高校圖書館在開展延伸服務的過程中非常注重與其他部門的合作，他們通常會與學生會或多元文化學生中心等部門積極合作，共同為學生開展服務。鑒于我國高等院校的具體情況，高校圖書館的合作部門可以有各學院辦公室、學生會、學生社團組織以及宿舍管理部門。高校圖書館在與其他部門合作開展延伸服務的過程中，必須與合作部門確立共同目標，并努力實現這一目標。此外，高校圖書館有必要與相關合作部門形成一個可持續發展的合作體系。簡言之，高校圖書館與其他部門的合作是一種長期性合作。為此，他們應制定相應的規章制度，明確合作過程中各方的責任和義務。
一、焦作市高校的外事檔案管理工作中存在的問題
焦作市共有三所高等學府：河南理工大學、焦作師范高等?？茖W校、焦作大學。在高等教育國際化發展的大背景下，三所高校積極開展諸如聘請外籍教師、合作辦學等一系列外事活動，過程中產生了大量的文件、圖像、禮物等各種外事檔案。三所高校在保證外事檔案的完整性和真實性方面不斷努力，但目前三所高校的外事檔案管理還存在以下幾個方面的問題。
（一）思想上不重視，責任分工不明確
思想上的重視程度，決定了工作進行執行力度。在焦作大學和焦作師范高等專科學校兩所學校中，因其外事工作起步晚、對外合作與交流少，外事活動形成的檔案材料少，學校存在思想上不重視、責任分工不明確的現象。例如，國家教育部在高校外事工作的基本原則中規定：外事檔案必須實行集中統一管理，確保完整系統、準確和安全、便于開發利用[1]。雖然焦作師范高等專科學校也有這樣的規定，實際情況卻是綜合科檔案室只是負責上級的文件、批復、審核等紅頭文件，而對于學校與國外學校間的具體外事活動中形成的各種材料卻允許外事辦公室進行收集、歸檔和保存等工作;在焦作大學則是外事辦公室的檔案管理者身兼外事辦公室成員和學校檔案室管理者兩職，責任上沒有明確的分工。
（二）缺乏專門的管理人員，專業技能不高
河南理工大學、焦作師范高等專科學校、焦作大學三所學校均沒有配備專業的檔案管理人員，三所學校的外事管理工作人員共有9人，其中，河南理工大學5人――檔案科4人、國際交流處1人;焦作大學1人，同時兼外事檔案的所有工作和學校所有檔案的工作;焦作師范高等?？茖W校3人，綜合檔案室1人，外事辦公室2人。在這9人中，只有河南理工大學的檔案管理者中的1人是自修的檔案管理專業人才，其他人員則都是醫學、生物、英語等非檔案管理專業的人才。這些工作人員既不熟悉檔案管理的流程、方法等業務，也沒有經過專業的業務培訓，缺乏相應的專業技能。他們剛上崗時，管理工作出現諸多問題，例如，如何有效收集、積累材料，采取何種方法歸檔、保存等等，他們需要在工作中學習、在學習中工作，這就大大降低了工作效率。此外，他們的日常學術研究領域也非檔案學方面的，平時的學習也只是停留在最基本的層面。因此，這些工作人員既不能被認為是精通檔案管理的專業人才，也不能定義為是專業的外事管理人才。
（三）管理手段落后，時效性不高
20世紀50年代末以來，隨著計算機和網絡技術的出現和逐步的普及，信息對于社會的影響與要求與日俱增，因而實現信息化檔案管理是時展的必然。辦公自動化、無紙化等新事物的出現，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通信線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀的形式存在[2]。然而，因為思想上對外事檔案的不重視和缺乏專業的檔案管理人才，目前，焦作市高校對于外事檔案的管理仍處于傳統手工有紙化記錄、整理、歸檔、保存的階段，并沒有研發專門的適合本校的檔案數據庫管理系統。這就會產生檔案前與檔案后部分材料在形式上不一致的脫節現象，難以保證材料的原始性。此外，將電子化的材料再轉變為有紙的檔案的工作要求，首先會增加管理人員的工作量，不管是在歸檔入柜，還是整理、驗收時，都是一個需要耗時費神的過程。其次隨著外事檔案的不斷累積，學校也需要不斷更改檔案管理環境以及增加人員。
二、影響焦作市高校外事檔案管理工作開展的因素
首先，地理環境和社會環境是影響焦作市高校外事檔案管理現狀的客觀因素。焦作市因地處我國中部地區，非省會城市。無論是經濟發達指數、交通便利指數還是對外開放程度都沒有省會鄭州市的高，更比不上沿海地區。這樣的環境難以吸引國外企業、高校等來焦作市進行合作與交流，不利于學校開展外事活動。因而產生了焦作市各高校外事相對比較少、層次比較低、管理者不重視的現狀。
其次，學校自身是影響焦作高校外事檔案管理現狀的主要因素?，F將河南理工大學、焦作大學、焦作師范高等?？茖W校進行比較。三所學校均地處焦作市，但是各學校的外事檔案管理情況卻是大相徑庭，河南理工大學采取的歸口管理，學校檔案科和外事單位有明確的分工;而焦作大學和焦作師范高等專科則學校的檔案室與外事辦公室的分工不明確。再將河南大學、河南理工大學進行比較，河南大學地處開封市，其地理位置和社會環境與河南理工大學相差不多，但是在檔案管理方面，河南大學的檔案館，在規模、人員配備、信息技術等方面都比河南理工大學的檔案管理成熟和完善。所以，地理環境和社會環境的利弊不是絕對因素，學校自身的管理才是最重要的因素。
三、優化外事檔案管理工作機制
（一）轉變思想，強化責任意識
認識論指出，認識影響實踐，正確的認識、科學的理論對實踐具有巨大的指導作用，錯誤的認識、不科學的理論則會把實踐引向歧途[3]。因此，高校要實現外事檔案的信息化管理模式、構建健全的管理制度，必須轉變思想。首先，變不重視、忽視的思想為高度重視、密切關注的思想，明確責任意識。檔案管理工作人員必須認識到高校的外事工作是學校對外交往的窗口和國際交流的樞紐[4]，而高校的外事檔案管理是保證這一“樞紐”暢通與否的關鍵環節，對學校的外事工作、對外知名度、科研和教學發展以及學校對國際高等教育形勢的把握有著重要的影響。其次，變傳統的外事檔案管理思想為先進的電子化或信息化外事檔案管理的思想。當今，網絡技術、電子辦公技術日趨成熟，其高效、快捷的特點使得網絡技術應成為高校開展對外合作與交流活動的主要手段。信息化檔案管理模式會減少工作人員的勞動強度，也便于調檔查看和對外宣傳。故步自封，只能是被淘汰。因此，高校的外事檔案管理工作人員要堅持與時俱進、不斷創新。
（二）加強業務培訓，明確責任分工
在高校的檔案管理工作中，人是管理的主體，工作人員的業務素質和專業技能的高低直接決定了檔案管理的成效。我國古代著名的思想家、政治家墨子（公元前468―公元前376）曾說過：“江河之水，非一源之水也;千鎰之裘，非一狐之白也”（《墨子?親士》），強調人才的重要性。同樣，高校的外事檔案管理也需要眾多的人才，而且是專業的人才。因此，要提高地方高校的外事檔案管理水平，必須有專業的外事檔案管理人才做支撐。但對于學校而言，招納新一批專業人才并非是目前的最佳選擇，因為人才的招納勢必要造成人事的變動，且需要一段時間的等待。已上崗的工作人員雖非檔案管理專業出身，但是由于長時間的接觸，對檔案管理工作已有經驗。所以，對現有人員進行培訓，增加其業務素質和專業技能則是最好的解決方法。在人才培訓方面，學校應從兩方面著手。一是組織檔案管理人員和外事部門的檔案責任人定期去省內外檔案管理成熟的高校學習，或聘請專業人士來校培訓，并要求他們每學期上交檔案管理方面的工作總結。二是運用激勵機制，鼓勵工作人員在檔案管理方面的學術研究，督促他們不斷學習檔案管理理論，了解現代化檔案管理的動向。學校在加強人員培訓的同時，要強調檔案科（室）和外事部門各自的職責、明確分工，檔案科（室）要做好統籌工作，制定更為詳細的管理規范，及時督促外事部門積極做好收集、積累、歸檔和上交的工作;外事部門按照檔案科（室）的要求，委派至少一名的外事檔案管理人員負責日常所有材料的收集，定期（比如一個月或其他的周期等）整理已有材料，進行歸檔，如期上交檔案。若外事部門逾期或是未交規定的外事檔案，或上交的材料不合規范的，檔案科有權督促或責令返工修改材料的權利。學校對檔案科（室）和外事部門一年進行至少四次（每學期兩次）突擊考核，對于多次不合格的工作人員進行批評或給予相應的懲罰，比如取消其本年度的評優資格等。
（三）引進先進技術，開發資源數據庫
