時(shí)間：2023-02-25 14:36:37
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇高校檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
【關(guān)鍵詞】高校；會(huì)計(jì)檔案；檔案管理
科學(xué)規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案管理有利于促進(jìn)高校整體資金的運(yùn)籌發(fā)揮最大效益 。目前高校普遍存在對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，意識(shí)淡薄。高校財(cái)務(wù)檔案借閱制度不完善，不規(guī)范，管理環(huán)節(jié) 分散等問題，因此，加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化和科學(xué)化管理，對(duì)現(xiàn)階段高校的改革和發(fā)展具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。
一、高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》“會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)”，具體包括：①會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證；②會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)帳、輔助帳、其他會(huì)計(jì)賬簿；③財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度、財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明和其他財(cái)務(wù)報(bào)告；④其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)；⑤電算化會(huì)計(jì)檔案：是存儲(chǔ)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)告等的介質(zhì)，包括磁盤、磁帶、紙質(zhì)等，還包括：①每年一次的數(shù)據(jù)庫備份，②財(cái)務(wù)軟件升級(jí)前的數(shù)據(jù)庫備份，③打印輸出的經(jīng)過蓋章簽字的會(huì)計(jì)資料，④每年一次的經(jīng)系統(tǒng)管理員簽字的系統(tǒng)管理維護(hù)記錄本，⑤所有版本的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、軟件，⑥其他應(yīng)該存檔的有關(guān)資料或數(shù)據(jù)。
二、提高學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案管理
1.增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)，建立高校財(cái)務(wù)檔案領(lǐng)導(dǎo)體制
財(cái)務(wù)檔案首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把財(cái)務(wù)檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入組織學(xué)習(xí)好《檔案法》。校領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人帶頭學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案意識(shí)，使教職工做貫徹落實(shí)《檔案法》的先鋒，形成每個(gè)人都重視財(cái)務(wù)檔案，支持財(cái)務(wù)檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校財(cái)務(wù)檔案工作的氛圍。并結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，建立可行的檔案工作與高校整體發(fā)展相適應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案管理體系。
2.強(qiáng)化業(yè)務(wù)，提高能力
加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理者自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，一方面積極參加財(cái)務(wù)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)檔案專業(yè)知識(shí)理論，另一方面選拔 熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員。
3.加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案綜合服務(wù)功能
高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，嚴(yán)格的做好檔案開發(fā)利用工作，力爭(zhēng)全面系統(tǒng)完善財(cái)務(wù)檔案工作職能范圍，這樣才能為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)服務(wù)。目前檔案存在著大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被擱置，相當(dāng)一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解學(xué)校財(cái)務(wù)運(yùn)行情況，不能有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來，因此，健全檔案的各種檢索工具，匯編各種有利用價(jià)值的財(cái)務(wù)資料，使財(cái)務(wù)檔案管理方法科學(xué)、管理機(jī)構(gòu)高效、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，不斷增強(qiáng)檔案部門的綜合服務(wù)功能，讓財(cái)務(wù)檔案信息資源更好地為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。
4.加強(qiáng)檔案館的安全與保密工作是財(cái)務(wù)檔案管理的重中之重
要做還財(cái)務(wù)檔案的保密工作應(yīng)建立健全檔案管理規(guī)章制度。規(guī)章制度中應(yīng)把檔案保密工作列入管理參與者的行為準(zhǔn)則。促使人人都重視檔案保密工作，在工作中堅(jiān)持照章辦事。再者，提高檔案人員的安全防范意識(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)憑證利用者和查閱人，謹(jǐn)防偷撕或涂改，還要杜絕火災(zāi)隱患。增加必備手提式滅火栓，并定期檢查更換以確保長(zhǎng)期有效利用。定期檢查電氣設(shè)備線路安全使用情況，對(duì)有安全隱患的做到及時(shí)維修，確保電器設(shè)備安全運(yùn)轉(zhuǎn)。還要注意檔案的科學(xué)儲(chǔ)藏保護(hù)，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化工作。
5.做好財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，高校財(cái)務(wù)檔案管理作為高校信息化建設(shè)重要的一部分，運(yùn)用先進(jìn)的管理知識(shí)和現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，財(cái)務(wù)檔案信息 網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案信息利用效益最大化最佳途徑。通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺(tái)，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)為更多的用戶提供服務(wù)。利用校園網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的索引、統(tǒng)計(jì)、編集、檢索，替代傳統(tǒng)的手工抄寫勞動(dòng)，把部分紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的自動(dòng)化處理系統(tǒng)和網(wǎng)上檢索查詢。
盡管高校財(cái)務(wù)檔案管理在 建設(shè)上取得了一定的成就，但由于受到諸多客觀性因素的影響，目前高校財(cái)務(wù)檔案管理 建設(shè)還存在諸多有待研究解決的問題，應(yīng)抓緊對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案管理 建設(shè)的全面探析。才能確保檔案的質(zhì)量，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。
參考文獻(xiàn)：
校合并后從設(shè)館、用人、建網(wǎng)、規(guī)章制度建立等方面的高校檔案管理。
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；高校合并
根據(jù)高校檔案信息形成的規(guī)律，可把高校檔案分為黨政管理檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、人力資源檔案、財(cái)會(huì)檔案，再加上報(bào)表統(tǒng)計(jì)一項(xiàng)共七大類。對(duì)這些檔案的管理具有以下作用：一是可以把檔案事業(yè)各構(gòu)成要素更加緊密地結(jié)合在一起，相互促進(jìn)，使檔案事業(yè)在復(fù)雜的環(huán)境中順利進(jìn)行；二是可以綜合運(yùn)用各種知識(shí)和技能，去尋求成功的管理經(jīng)驗(yàn)與規(guī)律；三是可以有效地管理和開發(fā)檔案資源，最大限度地滿足知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代對(duì)檔案信息的需求。
檔案管理有以下要求：一是對(duì)人的要求，包括對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案干部隊(duì)伍的要求。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)所分管的檔案工作的歷史、現(xiàn)狀、今后發(fā)展思路以及檔案隊(duì)伍思想狀況、知識(shí)水平、年齡結(jié)構(gòu)等有基本的了解，以便對(duì)檔案隊(duì)伍的管理創(chuàng)新進(jìn)行有效考核，從而對(duì)管理創(chuàng)新形成強(qiáng)大的推動(dòng)力。檔案干部隊(duì)伍則要積極參與管理創(chuàng)新，在檔案管理中發(fā)揮更大的作用。二是檔案工作規(guī)章制度的要求。這些規(guī)章制度不能僅停留在以往的水平上，而要隨著社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的發(fā)展而發(fā)展。檔案工作部門和業(yè)務(wù)部門應(yīng)適時(shí)調(diào)整不適應(yīng)社會(huì)改革變化的檔案工作規(guī)章制度，以適應(yīng)社會(huì)實(shí)踐發(fā)展的需要。檔案工作規(guī)章制度要真正納入單位的各項(xiàng)管理中，不能僅停留在紙面上，而應(yīng)真正和單位各項(xiàng)管理活動(dòng)融為一體。三是對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的要求?，F(xiàn)代檔案管理的重要內(nèi)容就是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。不僅要有硬件設(shè)備，更重要的是檔案工作者要掌握現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用問題，使現(xiàn)代技術(shù)特別是信息技術(shù)在檔案工作中得到普遍應(yīng)用，從而提高檔案管理的科學(xué)水平。
針對(duì)我校是合并后形成的院校，本文對(duì)合并院校的檔案管理提出了以下建議：
首先，對(duì)合并前各單位的檔案應(yīng)根據(jù)原有館(室)藏特點(diǎn)、適用范圍、利用方便的情況，采取統(tǒng)一管理、分散存放的辦法，即原館(室)原地存藏各單位。一個(gè)機(jī)關(guān)的檔案，應(yīng)集中保存在一個(gè)機(jī)關(guān)檔案室；一個(gè)全宗的檔案不宜分散保管，不同全宗的檔案也不能混雜。只需將原形成館藏的檢索工具復(fù)制一份呈交給學(xué)校新成立的檔案館。
其二，繼續(xù)做好原單位檔案的收集、整理工作。如合并前各校在教學(xué)、科研甚至管理方面，按年度計(jì)劃中項(xiàng)目的連續(xù)性在合并時(shí)未完成的項(xiàng)目等方面產(chǎn)生的檔案繼續(xù)進(jìn)行收集、整理工作。
合并時(shí)，各校廢止不用的圖章、牌匾、獎(jiǎng)品、證書、校級(jí)文物、紀(jì)念品等，應(yīng)由學(xué)校的檔案部門繼續(xù)做好收集、整理、保管等項(xiàng)工作，以保持原全宗檔案的有機(jī)聯(lián)系。
第三，對(duì)合并后形成的檔案，要采取高起點(diǎn)的管理模式。按照檔案工作的規(guī)律，首先要建立適合保存檔案的專用庫房。要求恒溫、恒濕、防塵、遮光、消防安全，館藏容量在10～15 年左右。其次是組建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。這支隊(duì)伍的整體素質(zhì)要符合學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展需要，工作人員要有熱愛檔案事業(yè)的奉獻(xiàn)精神，人人要有管理檔案的較強(qiáng)能力。
第四，建立檔案網(wǎng)絡(luò)。這一網(wǎng)絡(luò)既要兼顧合并前各館（室）藏的特點(diǎn)，更要注意合并后檔案工作發(fā)展的新要求。筆者以為可取的模式是：合并后的高校設(shè)總館即綜合檔案館，原有的各校檔案館(室)設(shè)綜合檔案室，綜合檔案館主要負(fù)責(zé)管理好合并后的各門類檔案的同時(shí)，還必須在行政與業(yè)務(wù)上對(duì)本校所屬各分校的綜合檔案室工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，綜合檔案館為基層單位檔案工作服務(wù)。一方面是本專業(yè)管理體制的要求，另一方面也是綜合檔案館本身工作的需要。檔案室接受綜合檔案館的領(lǐng)導(dǎo)，繼續(xù)做好原有檔案的保管與利用，及時(shí)又要根據(jù)工作的實(shí)際需要，編制各種目錄、卡片、索引，編制各種參考資料，以便及時(shí)、主動(dòng)地提供檔案信息，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各項(xiàng)工作服務(wù)。
綜合檔案館成立后，按照檔案產(chǎn)生的不同來源，建立與學(xué)校黨政機(jī)構(gòu)、學(xué)科專業(yè)設(shè)置、科研方向選定等相適應(yīng)的由綜合檔案館在業(yè)務(wù)上縱向領(lǐng)導(dǎo)，在行政上橫向聯(lián)系的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。學(xué)校任何一個(gè)職能部門要按方便收集的原則確定相應(yīng)數(shù)量的專、兼職檔案員，這些專、兼職檔案員在行政上屬各部門領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上由檔案館領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)做好日常檔案的收集、整理、立卷，最后移交檔案館(室)的暫時(shí)性工作。
第五，建立必要的規(guī)章制度，使檔案管理按規(guī)范化動(dòng)作。新校的檔案工作雖在起步階段，但原有各單位在檔案的業(yè)務(wù)管理模式上有較為可行的規(guī)章制度，這些原有的模式或規(guī)章制度，為新校檔案的科學(xué)而規(guī)范管理打下了良好的基礎(chǔ)。新校檔案管理運(yùn)作前，要博采眾長(zhǎng)。繼承和發(fā)揚(yáng)原有規(guī)章制度的科學(xué)部分，建立和健全新的管理運(yùn)作模式，使檔案的鑒定、收集、保管、利用、編研等各項(xiàng)工作按規(guī)范化、科學(xué)化的規(guī)則運(yùn)行。通過以上措施，可以為合并后的高校信息整理提供借鑒，進(jìn)行信息的整合，為以后的信息管理以及信息查詢提供方便。
參考文獻(xiàn)
[1]李敏.高等學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化問題初探[J].山東省青年管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2004，7（04）.
[2]徐玫.關(guān)于建立高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的若干思考[J].廣東工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2003，9(03).
關(guān)鍵詞:電子檔案;檔案管理;高等學(xué)校
一、高校檔案管理現(xiàn)狀
縱觀近幾年高等教育發(fā)展情況，如表所示，2007年相較于2006年，高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了十所，學(xué)生總規(guī)模增加了兩百萬左右，高校教職工人數(shù)增加了十萬;而2008年相比于2007年，高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了三百多所，學(xué)生總規(guī)模增加了近兩百萬，高校教職工人數(shù)也是以萬為單位遞增;連續(xù)三年，高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。
每年，數(shù)以千萬的檔案變動(dòng)、更新、維護(hù)，確實(shí)是對(duì)檔案管理工作的巨大挑戰(zhàn)。根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案記載著學(xué)校的教育歷史，更是全校師生員工德、能、勤、績(jī)和學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，具有重要價(jià)值。這就更體現(xiàn)了檔案管理在高校工作中的重要地位。
具體地看，全國(guó)高校檔案管理現(xiàn)狀還存在著以下幾個(gè)方面的特點(diǎn):
第一，工作量大:由于高校的獨(dú)特環(huán)境，每年都有大量學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動(dòng)，錄入或者遷出，全國(guó)每年變動(dòng)的各類檔案都是以千萬計(jì)，加上就業(yè)、繼續(xù)深造等各種情況，檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量大、變動(dòng)頻繁、跨區(qū)域調(diào)度等特點(diǎn)，加上其他檔案的維護(hù)、保存，都需要消耗巨大的人力物力。
第二，電子信息化程度有待提高:信息技術(shù)是高效的信息處理手段，但是目前在檔案管理過程中還沒有完全發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段，管理工作人員對(duì)自動(dòng)化軟件的選擇和使用還未能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。
第三，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高:由于各個(gè)高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在差異，導(dǎo)致各高校之間對(duì)于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這就為檔案管理工作的效率帶來了障礙。
第四，遠(yuǎn)距離傳遞頻繁:由于學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)以及就業(yè)等情況每年都會(huì)發(fā)生，學(xué)生的流動(dòng)性強(qiáng)，所以檔案也經(jīng)常需要遠(yuǎn)距離傳遞，跨省市、跨地區(qū)甚至跨國(guó)調(diào)用都是時(shí)常出現(xiàn)的情況。
以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點(diǎn)，也是檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續(xù)就以上特點(diǎn)結(jié)合電子化檔案管理進(jìn)行應(yīng)用分析。
二、電子檔案管理的利弊
1.電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中的優(yōu)越性
首先，依靠計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力，能大大提高工作效率。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案的抄寫、用筆用字的規(guī)范、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)都需要耗費(fèi)大量人力，同時(shí)還容易疏漏出錯(cuò)。采用信息技術(shù)可以使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便，同時(shí)也具有很高的可靠性。
其次，通過電子文檔的方式存儲(chǔ)文件檔案，可以實(shí)現(xiàn)檔案的充分交流與共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案調(diào)檔搜索繁瑣，對(duì)于遠(yuǎn)距離共享或調(diào)度也十分不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困難等。利用信息化手段，高效的辦公自動(dòng)化軟件可以實(shí)現(xiàn)檔案的體系管理，索引更靈活，搜索查找更快速便利。還可以根據(jù)不同要求實(shí)現(xiàn)分類、搜索、排序、過濾等操作，使文檔的管理和調(diào)度更便捷。
此外，以電子文檔形式保存的檔案文件，其保存方式和對(duì)環(huán)境的要求較傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔要低。由于傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)媒質(zhì)為紙張，環(huán)境中的溫度、濕度以及微生物環(huán)境都可能影響其存儲(chǔ)壽命，所以在存放過程中對(duì)環(huán)境的要求較高，防潮防蟲等工作都是必不可少的。同時(shí)，大量的數(shù)據(jù)消耗紙張，不利于環(huán)境保護(hù)。而現(xiàn)代的電子文檔的存儲(chǔ)方式多樣，DVD光碟、閃存U盤、硬盤，存儲(chǔ)量大，1GB的存儲(chǔ)卡就可以存儲(chǔ)5億字，相當(dāng)于近1000套《三國(guó)演義》;且儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
最后，采用信息技術(shù)還能提高文件傳遞速度和安全性。普通閃存的讀寫速度都是以MB/s為單位，這樣的速度是傳統(tǒng)書寫無法比擬的;存儲(chǔ)卡體積小重量輕，兩個(gè)手指就能輕松移動(dòng)，如果傳遞記錄著5億文字的紙質(zhì)檔案，這是無法想象的。在安全性方面，高校檔案經(jīng)常涉及異地傳遞等遠(yuǎn)距離傳送，文件在郵遞過程中丟失等情況時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致一些重要文件的遺失，信息在調(diào)用過程中的丟失或延誤，都給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。所以充分利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享傳遞，能夠有效提高文件的安全性和時(shí)效性。
2.電子檔案在應(yīng)用中的風(fēng)險(xiǎn)
當(dāng)然，電子檔案也不是萬無一失的。事實(shí)上，電子檔案在存儲(chǔ)和使用的過程中，都存在著一定程度的風(fēng)險(xiǎn)。
(1)電子檔案存儲(chǔ)的安全性。由于存儲(chǔ)設(shè)備具有高速讀寫速度，倘若被盜取，受侵害的程度將遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)媒質(zhì)。另外，由于信息化手段采用統(tǒng)一字體、統(tǒng)一標(biāo)識(shí)，喪失了手寫漢字的特征性，不利于真假鑒別，受侵害的文件不易被發(fā)現(xiàn)。由于網(wǎng)絡(luò)的風(fēng)險(xiǎn)性存在，通過網(wǎng)絡(luò)的遠(yuǎn)距離調(diào)用存在信息被修改、被盜用等風(fēng)險(xiǎn)。由于高校保存的檔案多是學(xué)生、教職工的關(guān)鍵信息，安全問題不可忽視。
(2)電子檔案數(shù)據(jù)的完整性。對(duì)于傳統(tǒng)的手工文件，一次的筆誤或處理失誤，其影響范圍有限，而且容易在后面的錄入過程中被發(fā)現(xiàn)。而批量處理的文件，一次處理的文件量極大，一次誤操作就可能造成大范圍的結(jié)果受影響。此外，文件多處于開放狀態(tài)，更新不及時(shí)，便可能造成信息丟失。另外電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，存儲(chǔ)方式多樣，在各種方式轉(zhuǎn)換中也容易造成信息的缺失。
(3)電子檔案的長(zhǎng)期可讀性。電子檔案的信息存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，信息的存儲(chǔ)和讀取都需要特定的設(shè)備，造成了信息對(duì)軟硬件的依賴。當(dāng)前電子技術(shù)發(fā)展迅速，計(jì)算機(jī)軟硬件的更新?lián)Q代速度快，如果兼容性不夠好，也可能造成信息的丟失，從而直接縮短了電子檔案的壽命。
三、電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用
針對(duì)電子檔案在實(shí)際運(yùn)用中所涉及的風(fēng)險(xiǎn)問題，可以采取以下措施進(jìn)行預(yù)防:
第一，加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)的安全性。首先，保障存儲(chǔ)設(shè)備的安全，專機(jī)專用，定時(shí)進(jìn)行軟硬件更新升級(jí)，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行管理維護(hù)，保證存儲(chǔ)設(shè)備的良好狀態(tài);定期對(duì)存檔文件更新備份，防止文件在意外情況下的丟失;還可以通過網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防以及檔案及時(shí)備份、嚴(yán)格規(guī)定讀寫權(quán)限，加強(qiáng)電子檔案在存儲(chǔ)處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過程中的安全、保密，預(yù)防電子文件被其他用戶非法訪問和隨意刪改，應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。
第二，規(guī)范操作流程，杜絕檔案在操作過程中的風(fēng)險(xiǎn)。首先加強(qiáng)人員的職業(yè)道德意識(shí)和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時(shí)通過規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過程中存在的漏洞。其次，盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲(chǔ)的格式、處理軟件，防止文檔在格式轉(zhuǎn)換或者由于軟件兼容性問題被損壞。
第三，為了保證電子檔案的壽命，使用多種媒介手段進(jìn)行備份存儲(chǔ)，同時(shí)及時(shí)升級(jí)和更新存儲(chǔ)技術(shù)，保證文件存儲(chǔ)的安全性和可讀性。嚴(yán)格控制管理人員的權(quán)限，做到職責(zé)權(quán)限同步，防止由于管理人員操作時(shí)對(duì)其他信息造成的無意刪改。
四、結(jié)論
在這個(gè)高度信息化的時(shí)代，信息技術(shù)無疑為檔案管理，特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠(yuǎn)程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要，只有把工作重點(diǎn)放在信息化管理，網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè)，充分利用信息高速路的優(yōu)越性，才能使高校的檔案管理更健全、更高效。
參考文獻(xiàn):
[1]教育部.2006年全國(guó)教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào).2007.06.08.
[2]教育部.2007年全國(guó)教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào).2008.05.05.
【關(guān)鍵詞】高校評(píng)估；高校檔案；管理；發(fā)展
跟隨著時(shí)代的發(fā)展，教育已經(jīng)深深地進(jìn)入人們的心中，人們更是對(duì)教育有著更大的要求。從所周知，目前全部高校的工作重心是教學(xué).在高校里面，高校評(píng)估不僅僅是教育教學(xué)評(píng)估的主要組成部分，還是用來衡量跟提高一個(gè)高校的教學(xué)質(zhì)量。在學(xué)校的教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐以及各種其它的活動(dòng)中，能夠進(jìn)行保存下來，并且還有著價(jià)值的文字、實(shí)物圖表和聲像等許許多多的載體的資料文件，這就是所謂的高校檔案。一個(gè)學(xué)校的實(shí)力憑證，它的真正核心是高校評(píng)估。高校評(píng)估也是見證與描述一所高校歷年以來的建設(shè)與發(fā)展。本文對(duì)高校評(píng)估目前的狀態(tài)進(jìn)行分析，談?wù)摦?dāng)前我國(guó)教育的高校評(píng)估對(duì)高校檔案管理有何重要的影響，以此引出以后高校的發(fā)張與前景。
1.高校評(píng)估與高校教學(xué)質(zhì)量的關(guān)系
一個(gè)高校的教學(xué)質(zhì)量要想得到提高，必須要做好高校評(píng)估，這是一個(gè)最重要的管理手段。經(jīng)過我國(guó)教育部多年來所探索的、實(shí)驗(yàn)以及論證總結(jié)出來，開始決定從2003年起，我國(guó)將要執(zhí)行五年一輪的普通高等學(xué)校的教學(xué)評(píng)估體制的制度，這是對(duì)我國(guó)全部的普通高等學(xué)校進(jìn)行一次評(píng)估。目前我國(guó)高校教學(xué)評(píng)估的主要類型有4種：（1）進(jìn)行教學(xué)的綜合評(píng)估（2）進(jìn)行教學(xué)的專業(yè)評(píng)估（3）進(jìn)行教學(xué)的課程評(píng)估（4）進(jìn)行教學(xué)的教師評(píng)估。目前我國(guó)高校普遍進(jìn)行的評(píng)估形式主要有：課程是否合格、課程評(píng)估是否重點(diǎn)、課堂的檔案材料是否完整和是否真實(shí)，這些都是我國(guó)目前高校最普遍的評(píng)估形式。這些工作的進(jìn)程會(huì)影響到評(píng)估最后的準(zhǔn)確性。程度直接影響到評(píng)估結(jié)果的準(zhǔn)確性。
（1）高校評(píng)估工作的起點(diǎn)是檔案材料
高校檔案的形成主要是由教育的從事、教學(xué)黨政的管理以及其他教學(xué)的各項(xiàng)活動(dòng)。高校教育評(píng)估的主要信息是根據(jù)教育一定的目標(biāo)和搜集學(xué)校教學(xué)的一些信息。這樣學(xué)校才能客觀全面的評(píng)價(jià)其學(xué)校的辦學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量進(jìn)。如果學(xué)校的評(píng)估工作要保證得到客觀的真實(shí)，必須要做到進(jìn)行各項(xiàng)評(píng)估工作的時(shí)候，一定要充分的依賴于檔案的作用，所以，要想搞好教育評(píng)估的基礎(chǔ)，就必須做到完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確地收集好高校檔案。
2）高校教育評(píng)估工作的重要憑證是高校檔案
最普遍的使評(píng)估的高校得到接受的做法，一般是以館藏的檔案資料為基礎(chǔ)，然后根據(jù)評(píng)估的要求，對(duì)其中的檔案資料進(jìn)行必要的補(bǔ)充、加工和整理等一些基本的操作，進(jìn)而可以按照評(píng)估指標(biāo)體系的框架，把合理的檔案資料陳列在一起，這些將成為該學(xué)校本科教學(xué)工作的縮影，可以全面、系統(tǒng)地反映學(xué)校本科教學(xué)工作情況，以便提供專家的查閱。這些做法極大地發(fā)揮了檔案資料在高校本科教學(xué)評(píng)估工作中的重要憑證價(jià)值。本科教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系的特點(diǎn)是內(nèi)容全面、內(nèi)涵深刻，因此準(zhǔn)備專家評(píng)估材料將是本科院校在教育評(píng)估工作中需要完成的一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。要做好這項(xiàng)工作，必須地有檔案資料的支撐，那些通過評(píng)估的高校都是憑借檔案，才使得評(píng)估工作得以順利進(jìn)行的。
（3）高校評(píng)估對(duì)檔案管理的巨大影響
一般在高校評(píng)估中，檔案工作不直接納入評(píng)估指標(biāo)體系的。并且我們?cè)诟咝Ｔu(píng)估的檢查過程中，評(píng)估組不會(huì)直接跟隨著《高校檔案管理規(guī)范》的規(guī)范，來進(jìn)行對(duì)原始的檔案材料的收集和整理，相反的，它會(huì)直接按高校的評(píng)估指示，進(jìn)行查閱、搜集、復(fù)印、匯編學(xué)校的背景材料。由于這樣的評(píng)估體系跟評(píng)估方法，對(duì)管理高校檔案帶來了一些不必要的不利影響。檢查高校評(píng)估，這本來對(duì)檔案工作可以受到重視就是一件好事，但是到了一些高?；蚋咝５哪承┎块T卻使得它們變了味，在他們的眼里檔案管理只是臨時(shí)的任務(wù)，認(rèn)為如果把檔案搞好就是為了應(yīng)付臨時(shí)的檢查，上級(jí)向下級(jí)要什么，下級(jí)就要為他們準(zhǔn)備什么，說到管理，許多部分高?，F(xiàn)在已經(jīng)開始實(shí)施了?？墒俏覀兌贾?，教學(xué)檔案它不僅僅是屬于文件類的，它還有包括學(xué)籍檔案、學(xué)位檔案、試卷、論文等許許多多的專業(yè)的檔案.因?yàn)闆]有對(duì)高校檔案進(jìn)行統(tǒng)一的整理。目前的現(xiàn)狀，我國(guó)的教學(xué)檔案管理手段是非常的滯后.這樣嚴(yán)重影響了評(píng)估檔案的結(jié)果。
2.高校檔案以后的發(fā)展
目前，我國(guó)的高校檔案還存在以下的問題：（1）高校檔案的材料沒有準(zhǔn)備齊全（2）高校檔案材料沒有達(dá)到原本要求的規(guī)范。（3）高校教學(xué)檔案的管理手段相對(duì)還是比較的落后。高校評(píng)估給高校檔案的工作帶來的有壓力、動(dòng)力，還有許許多多有利的啟示。高校檔案是高校評(píng)估活動(dòng)對(duì)高校教育工作的認(rèn)證，高校評(píng)估在對(duì)學(xué)科、專業(yè)、課程、師資隊(duì)伍等方面的情況進(jìn)行驗(yàn)證認(rèn)可的同時(shí)，事實(shí)上，它也在偷偷的對(duì)高校檔案工作的正常運(yùn)行的質(zhì)量進(jìn)行了驗(yàn)證。高校的管理手段和管理所謂效率，以及管理隊(duì)伍建設(shè)的情況都受到高校檔案的影響。所以，建設(shè)高校檔案管理工作的自評(píng)機(jī)制，不僅僅可以加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，還可優(yōu)化檔案管理的人力資源。在以后的發(fā)展道路中，我們做好高校檔案的管理以及做好高校評(píng)估的工作。
總之，隨著我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展，高等教育事業(yè)的發(fā)展和教育改革也得到了不斷深化，高校評(píng)估與高校檔案有著緊密的聯(lián)系，管理在教育評(píng)估工作中的重要。個(gè)學(xué)校的好壞都是要通過高校的評(píng)估，而這評(píng)估的好壞要受到檔案管理的影響。為了學(xué)校學(xué)校的名譽(yù)，每個(gè)高校對(duì)高校檔案做到詳細(xì)、真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。
參考文獻(xiàn)：
[1]張藥.新時(shí)期高校檔案工作人員素質(zhì)建設(shè)新論[J].學(xué)理論，2010（6）
[2]梁容梅.淺析高校評(píng)估對(duì)檔案工作的促進(jìn)作用[J].廣西財(cái)經(jīng)學(xué)院學(xué)，2008，21（5）
[3]于雅娟.結(jié)合高校評(píng)估強(qiáng)化檔案管理[J].檔案管理，2009（4）
在如今的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)綜合發(fā)展的背景下，高校的檔案管理表現(xiàn)出了一個(gè)信息化發(fā)展趨勢(shì)。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化開展工作有利于提高高校在檔案管理工作中的工作效率及檔案的查全率，使死檔變活檔，實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。為了試著搜索和探尋高校的信息化檔案管理發(fā)展戰(zhàn)略，我試著從解析高校的信息化檔案管理信息技術(shù)發(fā)展的重要作用作為出發(fā)點(diǎn)。
一、信息化高校檔案管理的重要作用解析
?F如今我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)信息和相關(guān)應(yīng)用軟件的研究和發(fā)展，為我國(guó)高校的檔案管理打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。從網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的延伸和相關(guān)檔案信息化軟件的研發(fā)的各方面角度來觀察，檔案管理的信息化工作是如今檔案管理的重中之重，同時(shí)本人也對(duì)高校檔案管理做出了以下幾點(diǎn)分析。
在當(dāng)今我國(guó)對(duì)于科學(xué)技術(shù)的研究和信息化儲(chǔ)存信息的軟件研發(fā)上的深入，為我國(guó)高校的信息化檔案管理的量化和細(xì)化打下了非常好的基石。從信息技術(shù)和新的檔案管理軟件研發(fā)和發(fā)展的角度來看，原始文件的信息化是檔案管理的首要作用，為此做了以下分析。
1.高校的信息化檔案管理發(fā)展能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)久的保留檔案信息
高校里傳統(tǒng)檔案管理模式最常用的保存信息形式是使用紙質(zhì)文件?？墒莻鹘y(tǒng)的保存方式，有很大的躲避不開的缺點(diǎn)，一方面，需要我們?nèi)セㄙM(fèi)大量的時(shí)間對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行查找；另一方面，容易受到天氣和各方面因素的影響。同時(shí)，紙質(zhì)文件在潮濕的環(huán)境下非常容易霉變，一旦出現(xiàn)霉變的紙張文件，那么原始文件信息將會(huì)不能繼續(xù)保存，這將意味著一些重要的文件信息很可能會(huì)出現(xiàn)無法繼續(xù)被人們利用的情況。
實(shí)現(xiàn)高校的檔案管理信息化開展之后，將能夠成功備份檔案的各方面數(shù)據(jù)，同時(shí)，將檔案信息存儲(chǔ)在硬盤、陣列等存儲(chǔ)設(shè)備中，將會(huì)大大節(jié)省檔案信息存儲(chǔ)的空間，還改進(jìn)了檔案信息永久存儲(chǔ)的可能性，因?yàn)殡娮邮降臋n案信息不受控天氣和其他各方面因素的影響。
2.高校信息化檔案的加深可以很容易找到相關(guān)信息
高校傳統(tǒng)的檔案管理的方式方法是非常復(fù)雜的，使用或訪問檔案信息往往是通過復(fù)雜或者更復(fù)雜的過程進(jìn)行歸類或者查找。啟用高校的信息化檔案管理之后，可以根據(jù)關(guān)鍵詞查找所需檔案信息，另外，操作程序的特點(diǎn)是十分容易。而且，對(duì)于檔案信息的查找也可以隨時(shí)隨地，不受任何因素的影響。
二、高校信息化檔案管理的發(fā)展主要方針分析
實(shí)現(xiàn)高校的檔案管理信息化有著重要的作用和意義，這不僅可以儲(chǔ)存高校檔案的信息，也是研究高校的檔案管理信息化完善和發(fā)展的方式，對(duì)其他企事業(yè)單位檔案的管理有促進(jìn)和完善的作用。
1.著重針對(duì)高校的相關(guān)檔案人員加強(qiáng)專業(yè)技能的培訓(xùn)
提升高校信息化檔案管理中檔案人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能占有非常重要的地位，信息化檔案管理工作的深入程度直接影響了檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。因此，在實(shí)施信息化檔案管理的道路上，需加強(qiáng)對(duì)在崗的檔案管理人員的專業(yè)技能進(jìn)行培訓(xùn)，使他們能夠熟練的掌握和操作計(jì)算機(jī)及其信息技術(shù)平臺(tái)，提高他們使用計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)水平來解決工作中經(jīng)常面臨的重要問題的能力，有效地促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理的信息化發(fā)展。
2.在高校的信息化檔案管理上加大資金投入，才能推進(jìn)信息化檔案的發(fā)展
在信息化檔案管理過程中需要具有延續(xù)性的資金投入，使軟件和硬件設(shè)備在更新過程中，能更好的提高高校檔案管理水平，促進(jìn)高校的信息化檔案管理過程的快速發(fā)展。
3.不斷完善與開發(fā)在高校的檔案管理中的相關(guān)軟件
在如今的信息化發(fā)展進(jìn)程中，相關(guān)應(yīng)用軟件的檔案管理也應(yīng)當(dāng)被給予相當(dāng)?shù)闹匾?，?duì)所需軟件必須給予充足的配備并及時(shí)進(jìn)行研發(fā)和更新，做好研發(fā)和更新軟件的檔案管理，對(duì)我國(guó)高校的信息化檔案管理具有重要的意義。
4.對(duì)高校的信息化檔案管理發(fā)展平臺(tái)強(qiáng)化營(yíng)銷模式的建立
信息化檔案管理平臺(tái)，可以完善高校檔案管理的發(fā)展模式，為廣大用戶的信息需求，提供更好的服務(wù)。檔案管理信息平臺(tái)的發(fā)展可以提高檔案管理的可見性和顯著性，并且增加檔案管理信息平臺(tái)的影響力。此外，需要大公司的信息化管理的先進(jìn)理念和成功經(jīng)驗(yàn)，以此提高檔案管理平臺(tái)的效率，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理平臺(tái)的信息化程度。
5.要加強(qiáng)和重視對(duì)于高校的信息化檔案管理發(fā)展的領(lǐng)導(dǎo)
對(duì)于高校來說，信息化檔案管理發(fā)展具有非常重要的意義。必須更加重視領(lǐng)導(dǎo)方向，才能將信息化檔案管理作為重要內(nèi)容開展。第一方面，要注意保密性在檔案管理方面的作用；首先，需要有一個(gè)安全、干燥和穩(wěn)妥的地方進(jìn)行檔案管理工作，同時(shí)檔案管理人員必須及時(shí)做好門、窗的加固工作，并確保安全；其次，在檔案信息的保密和存儲(chǔ)程度方面，信息化檔案管理的辦公及設(shè)備存放場(chǎng)所都需有人全天候看護(hù)，并且無關(guān)人員嚴(yán)禁進(jìn)入，如確須進(jìn)入該場(chǎng)所或相關(guān)系統(tǒng)時(shí)，必須做好注冊(cè)和登記工作。第二方面，相關(guān)的高校對(duì)專門的檔案管理人員需要進(jìn)行定期的專業(yè)培訓(xùn)來提高他們的管理水平，使他們能夠勝任信息化檔案管理工作這個(gè)首要任務(wù)。
【論文摘要】擴(kuò)招背景下,《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》對(duì)我國(guó)高校教育發(fā)展提出了更高的要求。而高校的教學(xué)檔案工作是其各項(xiàng)工作順利開展的前提和基礎(chǔ)。要使其更具現(xiàn)代化和科學(xué)化水平,就必須從檔案管理人員及管理部門的整體素質(zhì)、硬件設(shè)備等方面進(jìn)行提高。那么如何更好地開展高校的教學(xué)檔案管理工作,本文將試做闡述。
百年大計(jì),教育為本。為提高國(guó)民素質(zhì)、建設(shè)富強(qiáng)、民主、文明、和諧的社會(huì)主義現(xiàn)代化國(guó)家,我國(guó)去年公布了《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》（以下簡(jiǎn)稱《綱要》）,《綱要》為我國(guó)的教育發(fā)展作了詳盡的規(guī)劃,對(duì)我們解決當(dāng)前普通高校教育中存在的各類問題都有重大的指導(dǎo)意義。
同時(shí),近幾年來,我國(guó)大多數(shù)高校在規(guī)模上快速擴(kuò)張,所帶來的教學(xué)檔案管理問題也是遇到了新的挑戰(zhàn)。
一、當(dāng)前我國(guó)普通高校教學(xué)檔案管理存在的普遍問題
《綱要》指出我國(guó)當(dāng)前教育所存在的問題時(shí)強(qiáng)調(diào):“我國(guó)教育還不完全適應(yīng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和人民群眾接受良好教育的要求,教育觀念相對(duì)落后,內(nèi)容方法比較陳舊……” 這也正是我國(guó)目前高校的教學(xué)檔案管理同樣存在的問題。
（1）對(duì)教學(xué)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。高校中某些部門甚至是領(lǐng)導(dǎo),對(duì)教學(xué)檔案管理工作重視程度不夠。從機(jī)構(gòu)設(shè)置到人員配置,再到經(jīng)濟(jì)投入,硬件建設(shè)上,難以滿足高校檔案工作發(fā)展所需條件。近年來,隨著高校的大范圍擴(kuò)招,國(guó)家的投入增加又相當(dāng)有限的情況下,不少高校只把資源用在與辦學(xué)直接相關(guān)的項(xiàng)目上,而對(duì)教學(xué)檔案管理難以做到按需足額投入。
（2）教學(xué)檔案管理工作的制度建設(shè)有待加強(qiáng)。部分高校教學(xué)檔案管理制度不健全,相關(guān)管理人員不能熟知《中華人民共和國(guó)檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案管理相關(guān)的法律法規(guī),或者未能嚴(yán)格按法規(guī)管理檔案,檔案管理混亂、不規(guī)范,導(dǎo)致部分檔案材料沒有及時(shí)收集歸檔;或者臨時(shí)收集的材料類別混雜,需要時(shí)難以發(fā)揮檔案服務(wù)作用。
（3）教學(xué)檔案管理隊(duì)伍人員結(jié)構(gòu)亟待調(diào)整。多數(shù)高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊,管理意識(shí)較薄弱,隊(duì)伍結(jié)構(gòu)亟待調(diào)整。教學(xué)檔案管理隊(duì)伍中,真正畢業(yè)于檔案管理專業(yè)或相關(guān)專業(yè)的人員十分缺乏,大多數(shù)來自于學(xué)校其他專業(yè)的老師,部分人員甚至是兼職管理檔案。 他們?nèi)狈n案管理的專業(yè)知識(shí)和理論素養(yǎng), 對(duì)檔案管理的重要性和嚴(yán)肅性認(rèn)識(shí)不足。 對(duì)檔案管理如何適應(yīng)新形勢(shì)變化而進(jìn)行改革缺乏思考。
二、普通高校教學(xué)檔案管理的改革思路
隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的改革和不斷發(fā)展,教學(xué)檔案作用的發(fā)揮顯得更加突出, 教學(xué)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化已成為高校檔案管理的重要內(nèi)容和舉措。
如何解決高校教學(xué)檔案管理面臨的這些問題,《綱要》為我們指明了方向。嚴(yán)格教學(xué)管理,健全教學(xué)質(zhì)量保障體系,改進(jìn)高校教學(xué)評(píng)估”、“做好學(xué)生成長(zhǎng)記錄,完善綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)。”具體說來包括以下幾點(diǎn):
（一）提高對(duì)教學(xué)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)
（1）高校教學(xué)檔案管理工作既是記錄高校教學(xué)工作的重要憑證,又是提高高校教學(xué)水平的主要途徑。 教學(xué)檔案有利于規(guī)范教學(xué)秩序,幫助完善教學(xué)過程,使高校教師在教學(xué)工作中能有章可循,有據(jù)可依。這樣可以大大提高教師工作的積極性,對(duì)教學(xué)工作起到一個(gè)很好的監(jiān)督作用。（2）教學(xué)檔案客觀地記錄了教師的教學(xué)工作,包含教師對(duì)每學(xué)期所任課程的教課記錄 指導(dǎo)學(xué)生學(xué)習(xí)的情況記錄 學(xué)生成績(jī)的評(píng)定記錄等,為學(xué)校教學(xué)評(píng)估提供了第一手資料,是高校檔案管理中必不可少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。（3）教學(xué)檔案是高校教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的重要依據(jù) 。高校教學(xué)質(zhì)量評(píng)估需要考察一個(gè)學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量如何,教學(xué)成績(jī)?nèi)绾?主要看教學(xué)檔案收集得是否齊全,教學(xué)檔案的文字資料、電子文檔是否合乎規(guī)范。
（二）強(qiáng)調(diào)教學(xué)檔案管理的規(guī)范性和流程性
1.明確檔案收集的范圍和收集主體
建立健全高校檔案管理制度,是做好教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)。面對(duì)高校教學(xué)工作中產(chǎn)生的各類檔案材料,有關(guān)管理部門應(yīng)該根據(jù)檔案分類和用途,明確各類檔案收集的范圍,以提高檔案管理工作的效率和效果。
2.制定教學(xué)檔案收集、整理、歸檔、登記、保管、利用的流程
高校教學(xué)檔案是由形成收集、整理、歸檔、登記、保管、利用等一系列環(huán)節(jié)組成的,哪個(gè)環(huán)節(jié)的缺位都會(huì)給工作帶來不便。要保證教學(xué)檔案產(chǎn)生過程的連續(xù)性,必須建立一套完整的教學(xué)管理制度,統(tǒng)一格式,規(guī)范內(nèi)容,做到有章可循、有據(jù)可依。
（三）提高高校教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理水平
（1）加強(qiáng)高校電子教學(xué)檔案的管理。隨著高校體制改革和招生規(guī)模的擴(kuò)大,電子文件歸檔與電子檔案管理工作成為新時(shí)期高校檔案工作面臨的一項(xiàng)十分迫切的任務(wù)。
高校檔案部門應(yīng)該參照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制訂適合高校的電子文件歸檔制度,對(duì)電子文件采取集中統(tǒng)一管理,根據(jù)電子檔案的特性,從維護(hù)其真實(shí)性、完整性、安全性等各方面統(tǒng)籌考慮,制訂電子文件的接收、檢驗(yàn)、保管、利用、鑒定、銷毀制度,加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)工作,把電子文件歸檔與電子檔案管理工作作為當(dāng)前的重點(diǎn)工作來完成。
（2）加快高校教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。建設(shè)高校教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)需要解決2個(gè)問題: 一是制定網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的總體規(guī)劃,制定出檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的總體規(guī)劃,使工程有計(jì)劃、有步驟、有重點(diǎn)地進(jìn)行。二是做好檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化。建設(shè)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)的目的是保證用戶能高效、快捷、簡(jiǎn)易地獲取網(wǎng)絡(luò)中任何檔案數(shù)據(jù)庫中的信息。
三、結(jié)束語
《綱要》指出:“全面提高高等教育質(zhì)量”和“提高人才培養(yǎng)質(zhì)量”,因此我們要從思想上認(rèn)識(shí)高校教學(xué)檔案管理的重要性,認(rèn)真學(xué)習(xí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》,結(jié)合高校自身特點(diǎn),積極配合學(xué)校教學(xué)檔案工作的開展,使教學(xué)檔案管理工作水平得到提高。使其能更好的為學(xué)校教學(xué)、科研、行政管理和其他各項(xiàng)工作服務(wù)。
參考文獻(xiàn):
[1]國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010-2020年)
[2]對(duì)加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的思考,白雯,甘肅教育201107
[3]高校檔案管理時(shí)代化對(duì)策淺析,李玲,科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)2010/21
關(guān)鍵詞：高校檔案管理 創(chuàng)新 思路分析
高校檔案管理工作為高校各項(xiàng)校務(wù)發(fā)展以及教學(xué)、科研等工作的進(jìn)行提供了強(qiáng)大的資料基礎(chǔ)，隨著信息化管理的不斷發(fā)展，高校檔案工作進(jìn)入了一個(gè)新的時(shí)期，創(chuàng)新成為檔案管理工作發(fā)展的主要?jiǎng)恿?，如何?chuàng)新高校檔案管理工作，值得我們進(jìn)行思考和探索。
一、高校檔案管理概述
（一）高校檔案管理現(xiàn)狀
當(dāng)下我國(guó)高校檔案管理從傳統(tǒng)管理進(jìn)入到了信息化管理模式下，立足于網(wǎng)絡(luò)的信息化管理模式能夠有效提高管理效能，但是傳統(tǒng)檔案管理的工作結(jié)構(gòu)仍然影響著該項(xiàng)工作的整體發(fā)展，各高校檔案管理部門都在尋求更科學(xué)的管理模式。
（二）創(chuàng)新高校檔案管理的必要性
創(chuàng)新是事務(wù)發(fā)展的不竭動(dòng)力，對(duì)于高校檔案管理工作來說，創(chuàng)新意味著從傳統(tǒng)的檔案管理工作中找到一條迅速發(fā)展的捷徑，這對(duì)高校檔案工作的服務(wù)價(jià)值發(fā)揮以及高校檔案管理工作的穩(wěn)步前進(jìn)是十分必要的。通過創(chuàng)新，我們能夠認(rèn)識(shí)到原有檔案工作的不足，也能夠不斷加強(qiáng)自身的管理能力，使檔案工作的效能發(fā)揮到最佳。
二、高校檔案管理創(chuàng)新的思路
（一）創(chuàng)新管理思路
“新”是創(chuàng)新檔案管理的基本要求，因此在具體實(shí)踐當(dāng)中，必須改變傳統(tǒng)的管理觀念，樹立新意識(shí)，即要求檔案管理部門整體努力，創(chuàng)新管理思路。管理思路是指導(dǎo)高校檔案管理工作的原則，只有管理思路有所創(chuàng)新，高校檔案管理工作才能得到根本的改變。首先，要改變?cè)械臋n案管理方式和檔案管理觀念，將原有的儲(chǔ)存和管理的檔案管理方式、只是當(dāng)做“藏書”的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槟軌虬l(fā)揮服務(wù)作用的檔案管理以及具有科研、經(jīng)濟(jì)價(jià)值的資料；其次，要對(duì)檔案管理工作的價(jià)值進(jìn)行創(chuàng)新，從檔案應(yīng)用出發(fā)，尋找檔案資料的新價(jià)值和應(yīng)用的新方法，以此作為改變檔案管理工作細(xì)節(jié)的基礎(chǔ)。高校檔案管理觀念的創(chuàng)新，要以事實(shí)為出發(fā)點(diǎn)，結(jié)合具體實(shí)際，全面審視和發(fā)展檔案管理工作。
（二）創(chuàng)新管理模式
高校傳統(tǒng)管理模式通常利用行政手段和方式，對(duì)本不屬于行政范圍之內(nèi)的部門或業(yè)務(wù)進(jìn)行干涉，往往束縛了這些部門或業(yè)務(wù)的發(fā)展。進(jìn)行管理模式創(chuàng)新是高校檔案管理創(chuàng)新的又一個(gè)重點(diǎn)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮之下，高校檔案管理更應(yīng)利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段，運(yùn)用于檔案管理工作的實(shí)踐之中，規(guī)范檔案的收集和保存，精確化檔案檢索，對(duì)檔案管理的結(jié)構(gòu)進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化，以實(shí)現(xiàn)部門工作效率和水平的提高。這是檔案管理模式創(chuàng)新的基本目標(biāo)，也是搞笑檔案管理工作創(chuàng)新中的重點(diǎn)。
（三）創(chuàng)新管理服務(wù)
傳統(tǒng)的檔案管理重視檔案資料收集和保存，盡管檔案具有著為高校提供發(fā)展建議的功能，但是大多數(shù)高校師生并不重視這些，個(gè)人檔案的利用效率高于學(xué)校校務(wù)檔案、檔案的應(yīng)用則主要以學(xué)生入學(xué)、退學(xué)以及教師應(yīng)聘、退休等檔案轉(zhuǎn)移為主。高校檔案的效用要得到完全發(fā)揮，就必須創(chuàng)新檔案管理服務(wù)，使檔案本身變成有利用價(jià)值的資料、檔案部門則成為提供這些資料、協(xié)助師生有效利用資料的機(jī)構(gòu)。
三、對(duì)高校檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐的建議
（一）積極引進(jìn)和培養(yǎng)管理人才
要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理思路，就必須使檔案部門全體工作者從傳統(tǒng)的工作模式中脫離出來，從創(chuàng)新的角度去審視管理工作，追求工作中的創(chuàng)造性發(fā)揮。這意味著高校必須積極引進(jìn)和培養(yǎng)相關(guān)的管理人才，以新鮮血液的注入實(shí)現(xiàn)檔案管理思路的改進(jìn)。相關(guān)工作人員應(yīng)破除原有體制的束縛，在考察和選拔人才時(shí)，秉承“不拘一格降人才”的原則，將綜合能力強(qiáng)的人才納入檔案管理的隊(duì)伍里來。
（二）積極推行信息化管理
信息化管理是高校檔案管理工作模式創(chuàng)新的餓主要途徑，雖然目前各高校已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了檔案管理電子化和信息化，然而，創(chuàng)新的管理模式不僅僅是應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案收集或者應(yīng)用，也不僅僅是改紙質(zhì)檔案為電子檔案，用電腦進(jìn)行檔案存儲(chǔ)等。信息化管理與其說是管理方法，不如說是一種新的管理模式，將檔案管理工作放置于高校校務(wù)工作的大環(huán)境中，以網(wǎng)絡(luò)化的思維去思考檔案管理工作的改進(jìn)方向和改進(jìn)方法。將已經(jīng)開展的信息化管理工作進(jìn)一步深化，不斷推行更高效的管理策略，都是信息化管理推進(jìn)的表現(xiàn)。
（三）開展全校范圍內(nèi)的檔案管理服務(wù)
檔案管理是檔案部門的主要職責(zé)，但是檔案服務(wù)和應(yīng)用這是全校師生的權(quán)利，利用檔案推進(jìn)高校各項(xiàng)工作的進(jìn)行，也是相關(guān)教師的工作責(zé)任。在檔案管理服務(wù)創(chuàng)新方面，應(yīng)著眼于開展全校范圍內(nèi)的檔案工作宣傳，如印發(fā)宣傳冊(cè)說明檔案資料的可用性以及應(yīng)用途徑，舉辦檔案管理及應(yīng)用研討會(huì)等，鼓勵(lì)全校師生和檔案管理工作人員積極投身于檔案的創(chuàng)新式應(yīng)用和研究。
四、結(jié)語
綜上所述，高校檔案管理的創(chuàng)新需要從管理思路、工作模式以及服務(wù)性發(fā)揮三方面入手，提高檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)、進(jìn)一步深化信息管理、開展全校范圍內(nèi)的檔案服務(wù)工作是時(shí)間管理創(chuàng)新的主要途徑。相信隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展，高校檔案一定能夠在高校建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮積極作用。
參考文獻(xiàn)：
[1]關(guān)玲.淺析信息化時(shí)代高校檔案管理的創(chuàng)新思路[J].賀州學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，（06）.
Abstract: Rapid development which constructs along with Our country University, is getting higher and higher to the university records management work's request, this article in carries on the analysis to Our country University current records management work present situation and the existence question in the foundation, proposed strengthens our country high xian supervisory work the countermeasure to suggest, can promote Our country University records management work by the time to provide uses for reference beneficially.
關(guān)鍵詞:高校檔案管理改進(jìn)
Key word: University records management improvement
高校檔案管理工作記錄著高校發(fā)展的方方面面,對(duì)高校的科學(xué)研究與各項(xiàng)建議起著重要的歷史借鑒作用,是高校管理事業(yè)的重要組成部分。隨著我國(guó)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,高校檔案管理工作進(jìn)入到一個(gè)全新的階段,同時(shí)工作中出現(xiàn)的許多新問題新情況,對(duì)檔案管理工作提了更高的要求,這需要我們的高校檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn),改變傳統(tǒng)的被動(dòng)式的檔案管理,以開放動(dòng)態(tài)的檔案管理工作模式來適應(yīng)時(shí)代的要求,推動(dòng)高校檔案管理工作的更好更快發(fā)展。
一、高校檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問題
在過去幾十年的發(fā)展過程中,高校檔案管理工作在基礎(chǔ)性工作與檔案隊(duì)伍建設(shè)上都取得一定的成績(jī),學(xué)校的檔案意識(shí)逐漸加強(qiáng),從業(yè)人員逐步壯大,具備了檔案管理工作上臺(tái)階的條件,但與時(shí)代的要求與高校發(fā)展的需要還有不小的差距,具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
1.1檔案管理體制建設(shè)不健全
由于對(duì)檔案管理工作重視程度不夠,目前我國(guó)高校檔案管理工作雖然以檔案法要求為目標(biāo),配備了檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)與工作人員,但制度建設(shè)上步伐太慢,檔案管理僅僅停留在做好檔案收集與記錄就算完成任務(wù)的程度,在人員的配置、檔案管理的具體制度等方面投入力量不足,致使檔案管理工作效率低下,甚至出現(xiàn)了一些高校檔案資料歸檔整理不及時(shí),造成檔案資料不齊全,查詢使用困難的不利局面,嚴(yán)重影響了高校檔案管理工作的效率,弱化了檔案管理工作應(yīng)有的功能。
1.2檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)不到位
高校建設(shè)如火如荼的開展,為檔案管理工作帶來了許多新內(nèi)容,為做好高校的檔案管理工作,必然需要更為堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)設(shè)施做保障。由于長(zhǎng)期的投入不足,檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)歷史欠帳太多,目前我國(guó)部分高校的檔案管理場(chǎng)所明顯太小,且缺乏必要的防火、防水的設(shè)施,對(duì)現(xiàn)代檔案管理所需的技術(shù)手段投入也處于空白局面,使這些高校的檔案管理工作疲于應(yīng)付,極易造成檔案資料的丟失與損壞,影響了高校檔案管理工作水平的提高。
1.3檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)不利
在我國(guó)大多數(shù)的高校中,由于檔案管理工作沒有得到重視,在檔案管理人員隊(duì)伍的配備上,沒有堅(jiān)持科學(xué)合理配置,一方面,檔案管理人員太少,專業(yè)技術(shù)人員嚴(yán)重不足,缺少專業(yè)化水平過硬的人員隊(duì)伍;另一方面,多數(shù)高校主要以兼職人員來充實(shí)檔案管理人員隊(duì)伍,造成人員隊(duì)伍的不穩(wěn)定,使檔案管理工作的持續(xù)性難以保障,檔案管理工作的隨意性太大,為規(guī)范檔案管理工作帶來了難度。
由于對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不到位,導(dǎo)致高校在檔案建設(shè)與人才配備上投入不足,使高校檔案工作存在許多問題。面對(duì)著蓬勃發(fā)展的現(xiàn)代高校建設(shè)事業(yè),檔案管理工作已明顯落在后面,如果高校檔案管理工作的這些問題得不到很好的解決,將嚴(yán)重影響高校的可持續(xù)發(fā)展。
二、對(duì)加強(qiáng)高校檔案管理工作的建議
加強(qiáng)高校檔案管理工作,就必須進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)力量投入,以高素質(zhì)的人才隊(duì)伍,進(jìn)行規(guī)范管理,緊緊圍繞學(xué)校中心工作開展檔案管理工作建設(shè),具體來說,要做好以下幾方面的工作:
2.1提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
高校的檔案管理是高校管理工作的重要組成部分,必須認(rèn)識(shí)到高校檔案資源對(duì)高校建設(shè)重要的信息支持作用,要加大對(duì)檔案管理工作的支持力度,為檔案管理工作的開展提供的便利條件,要在全校形成重視檔案工作,參與檔案工作的氛圍,為搞好高校的檔案管理工作提供良好的基礎(chǔ)。
2.2完善檔案管理工作機(jī)制
檔案管理工作牽涉部門廣泛,內(nèi)容繁多,必須堅(jiān)持科學(xué)規(guī)范的原則,建立完善的檔案管理工作機(jī)制,進(jìn)行規(guī)范管理、集中管理,對(duì)檔案的收集、整理、裝訂、歸檔與借閱等程序進(jìn)行嚴(yán)格的制度管理,以制度建設(shè)促進(jìn)檔案管理工作水平的提升。特別是要在檔案管理的信息化建設(shè)上建立健全相關(guān)的制度,為高校檔案工作的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化奠定良好的基礎(chǔ)。
2.3建設(shè)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍
高校檔案管理人才隊(duì)伍的素質(zhì)高低,決定著高校檔案管理水平的高低,要持續(xù)加強(qiáng)管理人才隊(duì)伍的建設(shè),從新進(jìn)管理人員的加入到管理人才隊(duì)伍的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn),再到引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,要以全方位、多層次的培養(yǎng)手段,確保高校檔案管理人才隊(duì)伍穩(wěn)定與素質(zhì)提升,推動(dòng)高校檔案管理工作向高水平發(fā)展。
三、結(jié)束語
時(shí)展與高校建設(shè)的需要,對(duì)我國(guó)高校檔案管理工作的要求有了進(jìn)一步的提高,必須提高對(duì)檔案管理工作的重視,不斷加大投入力量,以現(xiàn)代化的管理手段和高素質(zhì)的人才隊(duì)伍,才能切實(shí)提高我國(guó)高校檔案管理工作質(zhì)量,為高校的發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn):
關(guān)鍵詞 國(guó)外高校；檔案管理；信息化技術(shù)
中圖分類號(hào)：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B
文章編號(hào)：1671-489X（2016）09-0157-02
學(xué)生的學(xué)籍檔案占高校檔案的很大一部分，這直接關(guān)系到學(xué)生的畢業(yè)和就業(yè)情況。高校檔案管理建設(shè)是一個(gè)學(xué)校成長(zhǎng)和發(fā)展的運(yùn)動(dòng)軌跡，是一個(gè)學(xué)校多年積累的文化沉淀，是體現(xiàn)一個(gè)學(xué)校文化和價(jià)值的重要表現(xiàn)。但是，國(guó)內(nèi)高校普遍沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用，工作中仍然存在很多現(xiàn)實(shí)問題，所以做好高校檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的改革任務(wù)，也是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必經(jīng)之路。
1 國(guó)內(nèi)高校檔案管理的現(xiàn)狀
國(guó)內(nèi)高校檔案管理工作普遍存在或多或少的問題，這跟我國(guó)高校歷史發(fā)展有著緊密的聯(lián)系，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
1）學(xué)校檔案管理意識(shí)淡薄。高校普遍存在這樣的問題，無論是領(lǐng)導(dǎo)還是教師，重視都是教育教學(xué)。其實(shí)教學(xué)和檔案管理是相輔相成的，學(xué)生的檔案反映了學(xué)生最真實(shí)最全面的資料，教師要想管理好學(xué)生，首先應(yīng)該了解學(xué)生的基本情況，才能針對(duì)性地解決問題。
2）管理制度不健全。首先，學(xué)校對(duì)檔案的管理工作不重視，也沒有制定專門的針對(duì)檔案管理的制度，更沒有專門的檔案管理工作人員；其次，沒有建立檔案管理工作人員的考核和競(jìng)爭(zhēng)制度，很多高校的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理就是一個(gè)辦公室文職工作，沒有多大的工作壓力，也不需要很高的工作技能，所以對(duì)工作人員的要求也就相對(duì)放寬。正是因?yàn)檫@些不重視，導(dǎo)致檔案管理人員工作渙散，積極性不高，甚至出錯(cuò)都置之不理。
3）硬件條件差，管理工作落后。很多高校沒有把檔案管理作為一項(xiàng)專門的工作，所以在對(duì)其投資上就顯得捉襟見肘。在信息化的今天，好多學(xué)校還是采用比較原始的手工抄錄和登記方法，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，由此產(chǎn)生的大量的紙張資料不僅不利于保存，還不利于后期的檢索和查閱。
在社會(huì)轉(zhuǎn)型的今天，高校的檔案管理應(yīng)該作為一種服務(wù)來滿足各界的需求，不應(yīng)是被動(dòng)的服務(wù)方式。隨著我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理應(yīng)該是公開給每一個(gè)合法公民的，不應(yīng)該作為塵封的文件被深藏在檔案資料室，這是徹底改變我國(guó)檔案管理工作的一個(gè)非常重要的理念。
2 國(guó)外的高校檔案管理
國(guó)外的高校檔案管理，尤其在加拿大、英國(guó)、美國(guó)等先進(jìn)的西方國(guó)家的檔案管理工作水平都居于世界前端，他們不僅使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等設(shè)備輔助檔案管理，更是利用信息化技術(shù)把檔案資料細(xì)化分類、整理和歸檔，使得檔案資料分類明確，檢索快速省時(shí)，保存節(jié)能永久，使檔案工作更加細(xì)致化、信息化，使之真正發(fā)展成一種專門的職業(yè)。不僅如此，外國(guó)的檔案管理是面對(duì)每一個(gè)合法公民的，健全的法制使得檔案管理更加公開化。這些特點(diǎn)都是值得我國(guó)高校去學(xué)習(xí)和借鑒的。下面就詳細(xì)列舉加拿大和英國(guó)的高校檔案管理的特點(diǎn)，以希望對(duì)我國(guó)高校檔案管理工作有所啟發(fā)。
加拿大檔案管理特點(diǎn) 早在1978年，加拿大就頒布了《加拿大內(nèi)閣關(guān)于開發(fā)公共文件的指示》的法律文件，為檔案管理提供了法律依據(jù)。檔案的主要形式包括室內(nèi)閱覽資料、電子郵件、檔案復(fù)制、電話查詢等。檔案資料公開的合法化是加拿大社會(huì)文明的一個(gè)重要進(jìn)步，他們有專門的檔案管理人員，檔案管理人員有具體工作任務(wù)和職能，他們把檔案管理工作看作一種神圣的工作。文件中主要敘述了三種公開文件：
1）開放性檔案，指公民辦理合法手續(xù)就可以參閱的文件，一般都是普通的公開的歷史或者學(xué)校資料等；
2）限制性文件，指在有限的時(shí)間或者范圍之內(nèi)才能參閱的文件，這個(gè)需要有關(guān)部門的審核之后才能夠得到有關(guān)文件，一般指科學(xué)研究文件；
3）保密性文件，指特定的人有權(quán)看到的文件，這些文件一般都有保密期限，在期限到達(dá)之前一般不對(duì)外公開，期限到后便可以作為公開性文件向公眾開放借閱。
加拿大的這種檔案管理法制化推進(jìn)了其檔案管理事業(yè)的發(fā)展，使檔案管理具有一種必要的公共性。加拿大的檔案管理水平也是處于世界領(lǐng)先地位，首先，加拿大投入大量資金，使用先進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備輔助檔案管理；其次，在檔案的分類、檢索、整理工作上也是采用相近原則，使讀者能夠更快更準(zhǔn)地找到自己所需要的檔案資料；最后，在檔案管理的細(xì)節(jié)上，加拿大做得也比較好，縮微工作制度化、現(xiàn)代化，使得檔案管理工作更加具體化。
英國(guó)檔案管理特點(diǎn) 英國(guó)檔案管理的特點(diǎn)主要在于它的服務(wù)性。英國(guó)利用一切可以獲得的資源為大眾服務(wù)，包括查閱文件、復(fù)制資料、公開發(fā)行和舉辦展覽等。具體體現(xiàn)在以下幾方面。
1）檔案管理的親切、貼民。在英國(guó)，檔案管理作為社會(huì)發(fā)展的一部分，是社會(huì)文明發(fā)展的必然產(chǎn)物。作為社會(huì)的文化機(jī)構(gòu)，檔案管理部門在檔案管理設(shè)施上更多考慮服務(wù)大眾，在許多檔案館里面都設(shè)置了殘疾人通道，為讀者免費(fèi)提供紙張和筆，為讀者提供安靜溫馨的閱讀空間等。
2）檔案管理的方便、快速。在英國(guó)，可以利用一切聯(lián)系方式和檔案管理機(jī)構(gòu)取得聯(lián)系，并且可以詢問檔案資料的相關(guān)問題，檔案管理機(jī)構(gòu)會(huì)及時(shí)回復(fù)并且會(huì)做詳細(xì)解答。這種快捷的服務(wù)方式使得英國(guó)檔案管理快速發(fā)展。
3）檔案管理的公平、平等。英國(guó)檔案管理規(guī)定無論什么學(xué)籍、身份、年齡、地位，只要是合法公民并取得合法的手續(xù)，都可以查詢資料。
雖然英國(guó)檔案管理注重對(duì)公眾的服務(wù)，但是其管理制度也是十分嚴(yán)格的。首先，資料的性質(zhì)決定其公開程度，并不是所有的檔案資料都是公開給大眾的；其次，對(duì)獲取資料的人員都有專門人員審核資質(zhì)；最后，對(duì)待資料的查閱和復(fù)制，不能隨意地將檔案資料原件帶出。
雖然英國(guó)的檔案管理已經(jīng)處于世界領(lǐng)先水平，但是英國(guó)仍然在不斷改革，其服務(wù)核心理念是“利用信息技術(shù)的服務(wù)方法圍繞大眾設(shè)計(jì)”，使公眾能夠全面了解并接觸到學(xué)校文件和新聞信息。這一理念的推出，不僅為英國(guó)高校檔案建設(shè)指明了方向，更為檔案管理的信息化服務(wù)做出了明確的指導(dǎo)。
3 國(guó)外先進(jìn)的檔案管理對(duì)我國(guó)的啟示
加拿大和英國(guó)的高校檔案管理的鮮明特色，為我國(guó)高校檔案的建設(shè)提供了重要借鑒。加拿大檔案管理的制度化啟示檔案的合法性管理，要制定相關(guān)的法律法規(guī)來規(guī)范檔案管理機(jī)構(gòu)和管理人員的工作；英國(guó)檔案管理的信息化啟示注重對(duì)檔案管理的硬件投入，加大計(jì)算機(jī)設(shè)備和技術(shù)的設(shè)置和更新。社會(huì)在進(jìn)步，我國(guó)檔案管理信息化進(jìn)程也在不斷推進(jìn)，因此，國(guó)內(nèi)高校首先應(yīng)該樹立“以人為本，服務(wù)大眾”的理念，逐步建設(shè)高校檔案管理系統(tǒng)，分層整合檔案資源，豐富在檔檔案資源數(shù)據(jù)庫，建立信息化檔案管理系統(tǒng)，做好資源檢索和查詢工作，采取個(gè)性化檢索工具引導(dǎo)和幫助需要的用戶查詢資料。
我國(guó)的高校檔案管理水平與其他先進(jìn)國(guó)家的差距還比較大，必須結(jié)合自己高校檔案管理的實(shí)際情況，借鑒其他國(guó)家檔案管理的先進(jìn)制度和優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)，不斷探索和推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，那么我國(guó)高校檔案管理的信息化和現(xiàn)代化將會(huì)指日可待。
參考文獻(xiàn)
[1]李琴.論高校教學(xué)檔案管理中的主要問題及對(duì)策[J].湖北第二師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2011（4）：133-134.
(一)工作程序缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)難以形成制度化
1.高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容
高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容導(dǎo)致電子檔案無法歸檔；另外目前高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)種類繁多，高校與其二級(jí)學(xué)院的檔案管理相對(duì)獨(dú)立，因此許多關(guān)于檔案管理的應(yīng)用程序均由二級(jí)學(xué)院自行設(shè)計(jì)與維護(hù)。這樣就導(dǎo)致在高校內(nèi)部無法實(shí)現(xiàn)檔案材料的共享及其管理程序的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，高校間可以公開的檔案材料的共享與交流更無從談起。
2.高校檔案管理中可以公開的檔案材料無法實(shí)現(xiàn)開放管理
通常高校珍貴的檔案材料是不允許查閱及復(fù)印的，但是對(duì)于那些可以公開的檔案材料(如科研項(xiàng)目、學(xué)校發(fā)生的具有歷史意義的重大事件等)由于缺乏相關(guān)的機(jī)制無法向其他高校及全社會(huì)開放，導(dǎo)致許多有價(jià)值的檔案材料無法共享。
(二)高校檔案管理中工作程序方面弊端的解決方案
1.高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)與其檔案管理系統(tǒng)相互兼容
高校二級(jí)學(xué)院在自行開發(fā)與設(shè)計(jì)檔案管理的應(yīng)用程序時(shí)一定要兼顧學(xué)校相關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，在設(shè)計(jì)前由檔案管理者上下協(xié)調(diào)、充分溝通，使兩者能夠兼容互不沖突，實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部檔案材料的共享及其管理程序的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
2.對(duì)高校檔案管理中可以公開的檔案材料實(shí)現(xiàn)開放管理
高校檔案管理人員首先要對(duì)檔案材料進(jìn)行分類管理，如按照科研課題、建筑工程項(xiàng)目、人事檔案、高校重大事件等分類保存；然后再把上述檔案材料分成可以開放使用與不可公開使用兩大類；最后把它們按照日期順序進(jìn)行排列，便于日后檢索。另外要對(duì)可以對(duì)外開放的檔案材料的獲取資格做出相關(guān)規(guī)定：(1)申請(qǐng)獲取相關(guān)檔案材料的單位或個(gè)人必須持相關(guān)證明并且說明原因，經(jīng)本校檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才可以進(jìn)行檢索、復(fù)印高校檔案中可以對(duì)外公開的相關(guān)材料；如果想出版上述檔案材料必須經(jīng)檔案部門上報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可。(2)對(duì)于不能對(duì)外開放的相關(guān)檔案材料，未經(jīng)授權(quán)任何單位或個(gè)人不得擅自使用。
二、高校檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、現(xiàn)代化進(jìn)程中出現(xiàn)的弊端及解決方案
(一)高校檔案無法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、現(xiàn)代化管理
隨著多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字影像技術(shù)的高速發(fā)展，很多單位實(shí)現(xiàn)了文檔資料數(shù)字化管理。但是高校檔案管理遠(yuǎn)沒有達(dá)到數(shù)字化管理的水平，目前就高校檔案管理形式來看，通常是利用某種檔案管理軟件對(duì)檔案文件材料進(jìn)行錄入、存儲(chǔ)、排序等簡(jiǎn)單操作。
(二)高校檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、現(xiàn)代化管理的方案
高校檔案管理應(yīng)該采取電子化方式，把各種載體形式的檔案文件材料全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息形式，然后把結(jié)構(gòu)化的檔案信息存儲(chǔ)到關(guān)系型檔案數(shù)據(jù)庫中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備進(jìn)行管理；利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行鏈接，實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部、外部檔案信息資源共享。這樣有效避免了紙質(zhì)檔案文件容易丟失的弊端，節(jié)省了大量的存儲(chǔ)空間；由于建立了檔案數(shù)據(jù)庫，所以檢索相關(guān)檔案材料更加便捷，提高了高校檔案管理工作效率。
三、高校檔案管理進(jìn)程中的安全問題及解決方案
(一)高校檔案管理進(jìn)程中的安全問題
目前高校檔案材料的保存主要有紙質(zhì)版本與電子版本兩種方式，兩者除了需要穩(wěn)定、安全的檔案管理環(huán)境外，對(duì)于電子版本的檔案材料來說還面臨著其它的安全問題，如電子數(shù)據(jù)在傳遞、接收過程中容易失真，電子數(shù)據(jù)極容易丟失，電子檔案材料容易被竊取，互聯(lián)網(wǎng)易被病毒攻擊等安全問題。
(二)高校檔案管理進(jìn)程中安全問題的解決方案
高校檔案管理進(jìn)程中安全問題的解決方案主要包括以下四項(xiàng)內(nèi)容：1.首先要有一個(gè)安全、穩(wěn)定的檔案保管環(huán)境，另外檔案庫房還要滿足防潮、防強(qiáng)光、防盜、防高溫、防火、防蟲、防塵、防鼠等“八防”要求。2.電子檔案?jìng)鬏斨袝r(shí)常利用E-mail，其安全解決方案主要有SoftwareComPostOffice、send-mail、LotusNotes等幾十種，它們可以在很大程度上保證E-mail傳輸內(nèi)容的安全。3.建立安全的電子檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，利用專業(yè)的安全工具發(fā)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的漏洞，及時(shí)修補(bǔ)漏洞，解決安全隱患。4.高校檔案管理者的計(jì)算機(jī)必須進(jìn)行相關(guān)身份認(rèn)證后才能使用，對(duì)于不能公開的檔案信息必須通過授權(quán)才能獲取，對(duì)需要傳遞的檔案材料必須采用加密技術(shù)。
四、展望
[關(guān)鍵詞]檔案管理信息化 網(wǎng)絡(luò)化 信息服務(wù)體系
檔案工作的根本任務(wù)和目的就是科學(xué)地開發(fā)管理檔案,提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)。高校檔案信息資源是我們國(guó)家信息資源的重要組成部分。高校檔案是高等學(xué)校在教學(xué)、科研、學(xué)生管理、后勤管理、資產(chǎn)管理及其他各項(xiàng)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄,是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影和真實(shí)寫照。學(xué)校檔案對(duì)于學(xué)校推動(dòng)教育教學(xué)改革、深化教育科研、創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式、提高教育教學(xué)質(zhì)量、提高管理效能、維護(hù)學(xué)校權(quán)益等方面起著不可替代的作用。衡量一所學(xué)校管理水平高低的因素有多種,而檔案管理工作就是其中不可缺少的因素之一。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和高等教育的快速發(fā)展,高校檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn),同時(shí)也迎來了新的發(fā)展機(jī)遇。在信息化社會(huì)中,如何適應(yīng)高校改革的需要,大力做好檔案的綜合開發(fā)利用工作,為高校教學(xué)、科研、管理服務(wù),是高校檔案工作的根本目的和中心任務(wù)。為使高校檔案工作與高等教育同步發(fā)展,高校檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行。因此,高校應(yīng)該積極地將信息數(shù)字化技術(shù)與檔案管理的技術(shù)方法結(jié)合起來,加快高校檔案管理信息化進(jìn)程。
一、檔案信息化的定義和內(nèi)涵
檔案管理信息化是指在檔案管理過程中,將檔案信息資料通過加工處理,應(yīng)用數(shù)字化原理和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù),對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)合理的配置、開發(fā)和利用,以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享,提高檔案利用率。
檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面來理解:第一,要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。第二,要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化。第三,要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享。第四,要引發(fā)檔案管理模式的變革。
二、高校檔案管理信息化的必要性
1.檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是時(shí)展的要求。
實(shí)踐表明,數(shù)字化檔案信息能夠讓任何一位檔案使用者不受時(shí)間、空間的限制,在任何地點(diǎn)、時(shí)間只需有一網(wǎng)的電腦,就可以進(jìn)入檔案系統(tǒng)查閱所需要的檔案信息。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化不僅是提高檔案利用率非常有效的手段,而且還能提高檔案的效率。
2.高校檔案信息化是高校管理管現(xiàn)代化的必然要求。
高校檔案部門為了提高工作效率,節(jié)省人力物力,普遍使用計(jì)算機(jī)管理檔案,這樣就形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,并通過光盤、磁盤存儲(chǔ),不再是紙質(zhì)載體儲(chǔ)存,這樣一個(gè)高校檔案館幾十年、甚至上百年的全部館藏信息,通過數(shù)字化的手段,存儲(chǔ)在電腦里,任何個(gè)人和機(jī)構(gòu)都能很方便地進(jìn)行查閱。高校檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理是高校檔案工作發(fā)展的必由之路,是高校管理現(xiàn)代化的必然要求。
利用計(jì)算機(jī)管理檔案,通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳遞,不單單是為了取代手工操作,更主要的是用現(xiàn)代化管理手段改造傳統(tǒng)的管理體制,其目的是通過計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行收集、整理、編目、檢索等。實(shí)行科學(xué)管理,提供有效服務(wù),充分開發(fā)和利用檔案信息,最大限度地發(fā)揮檔案資源的作用,使檔案工作的技術(shù)水平上等級(jí)上臺(tái)階,即做到服務(wù)現(xiàn)代化、管理信息化。這是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代、信息社會(huì)檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì),是時(shí)代的呼喚。
檔案管理信息化不僅具有提供資料的存取和服務(wù)的能力,而且還能與國(guó)內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)相連。因此可以為高校內(nèi)部及社會(huì)廣大用戶提供各種文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的信息、檢索服務(wù)和咨詢服務(wù),實(shí)現(xiàn)資源共享,進(jìn)行學(xué)術(shù)交流,了解最新動(dòng)態(tài)。顯然,當(dāng)今的檔案管理面臨著一場(chǎng)大的革新,實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、信息化管理模式的時(shí)代潮流勢(shì)不可擋。
三、高校檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
1.強(qiáng)化檔案信息化意識(shí)
檔案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代化信息技術(shù)的觀念、技術(shù)、設(shè)備、方法對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程、管理模式進(jìn)行重新整合和定位。各級(jí)檔案工作者要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維,認(rèn)真看待檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程,樹立現(xiàn)代化檔案管理的意識(shí),學(xué)習(xí)有關(guān)檔案的法律法規(guī),學(xué)習(xí)上級(jí)檔案部門對(duì)檔案信息化的文件要求,開展檔案信息化大討論,結(jié)合工作實(shí)際,進(jìn)行專題研究,理清發(fā)展思路,努力提高工作水平、工作效率和服務(wù)質(zhì)量。
2.加快制定檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和制度
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管量現(xiàn)代化和信息化的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。各高校應(yīng)該根據(jù)自己學(xué)校的實(shí)際情況,結(jié)合一些已經(jīng)出臺(tái)的國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),來積極制定適合本校檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。如網(wǎng)絡(luò)通信及數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臉?biāo)準(zhǔn)、機(jī)讀格式標(biāo)準(zhǔn)、著錄規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)、文獻(xiàn)標(biāo)注的標(biāo)準(zhǔn)等。
3.建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫
檔案信息化首先要從相關(guān)硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)做起。物質(zhì)條件是高校檔案信息化的基礎(chǔ)和前提。高校檔案館要從實(shí)際出發(fā),在充分利用現(xiàn)有設(shè)備的基礎(chǔ)上,適當(dāng)購置適合的先進(jìn)設(shè)備。購置時(shí)要充分發(fā)揮專家的作用,聽取專家的意見。既保證設(shè)備的先進(jìn)性,又避免不必要的浪費(fèi)。
建立數(shù)據(jù)庫的具體做法為:要對(duì)原有館藏傳統(tǒng)載體檔案通過掃描、加工和處理,進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換,形成規(guī)范化、系列化的文字、聲像等檔案數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫;還要同時(shí)做好自身館藏檔案機(jī)讀目錄建設(shè),將每年產(chǎn)生的歸檔文件目錄以機(jī)讀目錄的方式存檔,并做到齊全完整、真實(shí)有效。加強(qiáng)文件目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),采集文件級(jí)目錄數(shù)據(jù),建設(shè)館藏檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫,然后形成全宗目錄數(shù)據(jù)庫,進(jìn)而建立各種專門檔案目錄的數(shù)據(jù)庫;檔案的數(shù)字化工作要建設(shè)高質(zhì)量、高水平的全文信息數(shù)據(jù)庫,利用數(shù)據(jù)庫技術(shù),通過對(duì)檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行挖掘整合,最后在此基礎(chǔ)上形成檔案基礎(chǔ)信息資源數(shù)據(jù)庫群,同時(shí)應(yīng)根據(jù)各高校的特色與實(shí)際情況,著重推出一批具有示范性的特色數(shù)據(jù)庫,使檔案信息資源開發(fā)利用服務(wù)能力不斷提高、質(zhì)量日益提升。
4.實(shí)現(xiàn)高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化
高校檔案主要包括了高校在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中所直接形成的具有保存價(jià)值的材料,真實(shí)地記錄高校發(fā)展的歷史,具有重要的意義。作為高校信息資源服務(wù)中心的檔案管理部門,應(yīng)該充分利用校園網(wǎng),積極開發(fā)建設(shè)適合于高校檔案信息的管理系統(tǒng),即高校檔案信息綜合管理軟件的開發(fā),做好檔案信息的收集、整理、管理、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)工作,建立全校性標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息數(shù)據(jù)庫,建設(shè)數(shù)字化檔案館,實(shí)現(xiàn)檔案管理、利用網(wǎng)絡(luò)化。使檔案管理部門的管理者通過網(wǎng)絡(luò)可以共享收集到的檔案資料,從而形成檔案信息化服務(wù)的良性循環(huán)。
5.加強(qiáng)檔案信息的安全管理
提高檔案管理者的安全防范意識(shí)。高校檔案管理者要認(rèn)識(shí)到檔案信息是對(duì)高校多年來建設(shè)過程的一個(gè)歷史記載,要確保檔案的完好無損,對(duì)涂改、偽造檔案、盜竊檔案、丟失或擅自銷毀檔案等不法行為采取堅(jiān)決制止或打擊;檔案管理者要嚴(yán)格規(guī)范個(gè)人行為,以免給檔案信息安全帶來隱患;檔案管理者要加強(qiáng)設(shè)備維護(hù)知識(shí)的學(xué)習(xí),及時(shí)對(duì)日常使用的殺毒軟件、防火墻進(jìn)行更新和維護(hù),最大限度地避免惡意病毒、黑客的攻擊。
加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的安全,一方面對(duì)網(wǎng)上公布的信息要嚴(yán)格審查,避免不當(dāng)?shù)男畔⒑捅Ｃ軆?nèi)容上網(wǎng);另一方面要保護(hù)上網(wǎng)信息的安全,從進(jìn)口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。采用防火墻、安全、權(quán)限控制等技術(shù)保護(hù)手段防止泄密和失密、數(shù)據(jù)丟失,按照公開信息、內(nèi)部信息、保密信息的不同,為不同用戶提供相應(yīng)等級(jí)的信息服務(wù)。同時(shí)要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理,數(shù)據(jù)庫服務(wù)器要采用主用和備用雙主機(jī),相互鏡像備份,并使用光盤作為檔案數(shù)據(jù)的備份,確保檔案信息的安全。
6.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)
檔案工作者是檔案管理的主體,是否具備極強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和相關(guān)能力是搞好檔案管理工作的關(guān)鍵。為了適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要,必須加強(qiáng)檔案部門的人才儲(chǔ)備。因此,一方面要引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才,一方面要對(duì)現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn),如加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、信息、網(wǎng)絡(luò)和多媒體等知識(shí)和技術(shù)的培訓(xùn)。更新其知識(shí)結(jié)構(gòu),提高檔案工作者的專業(yè)水平。檔案人員要不斷提高自身素養(yǎng),恪守檔案工作紀(jì)律,認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》,嚴(yán)守黨和國(guó)家、高校的機(jī)密,適應(yīng)新形勢(shì),樹立超前的管理意識(shí),發(fā)揮其自身的協(xié)調(diào)能力與各部門建立良好的關(guān)系,不斷提高自身綜合素質(zhì)。
四、高校檔案管理信息化建設(shè)的趨勢(shì)
高校檔案管理信息化建設(shè)是全國(guó)高校檔案建設(shè)共同的工作,對(duì)全國(guó)高校檔案今后的發(fā)展起積極的推動(dòng)作用,也對(duì)高校的各項(xiàng)工作產(chǎn)生積極的影響。因此,應(yīng)把高校檔案信息化建設(shè)與發(fā)展納入高校信息化建設(shè)的重要組成部分,切實(shí)做好相關(guān)工作,適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要,爭(zhēng)取把檔案信息化建設(shè)與國(guó)家和地區(qū)檔案信息化同步。高校檔案信息化將會(huì)成為各高校師生查閱信息最全、最新、最方便的場(chǎng)所。伴隨著網(wǎng)絡(luò)與通信技術(shù)的不斷發(fā)展,高校檔案部門將會(huì)逐步趨向于數(shù)字檔案館的建設(shè),未來的數(shù)字檔案信息將會(huì)形成一個(gè)巨大的信息空間,檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上被傳輸、檢索和利用。
參考文獻(xiàn):
[1]方剛.高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)初探[J].中國(guó)科教創(chuàng)新導(dǎo)刊, 2007,(25).
[2]馬海濤.高校檔案管理信息化建設(shè)探析[J].山東教育學(xué)院學(xué)報(bào),2008,(4).
[3]邱艷.高校檔案信息化建設(shè)的問題及對(duì)策探析[J].宿州學(xué)院學(xué)報(bào), 2009,(6).
[4]賈敏從.高校檔案信息化建設(shè)相關(guān)問題的思考[J].管理觀察,2009,(9):124-125.
[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；現(xiàn)狀；策略
21世紀(jì)是一個(gè)信息的世紀(jì)，隨著互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展，各行各業(yè)的信息化程度不斷提升，信息化必將成為21世紀(jì)的主導(dǎo)現(xiàn)象，影響到行業(yè)的各個(gè)方面，這對(duì)于高校檔案管理來說也不例外，信息化的建設(shè)成為當(dāng)前高校檔案管理建設(shè)中重要內(nèi)容，對(duì)高校檔案的管理產(chǎn)生重大影響。對(duì)于我國(guó)高校來說，應(yīng)該適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，不斷提升自身的信息化水平，要跟上時(shí)代的步伐，加快檔案管理建設(shè)的腳步。促進(jìn)高校檔案管理水平的不斷提升。
一、高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
我國(guó)高校對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)不足，設(shè)施建設(shè)起步較晚，信息化建設(shè)的現(xiàn)狀不容樂觀。
（一）檔案意識(shí)淡薄
當(dāng)前部分高校領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案管理的意識(shí)，檔案工作重視程度不夠，沒把檔案信息從資源的角度加以認(rèn)識(shí)，使得高校檔案管理長(zhǎng)期停留在建檔、管檔、查檔的水平上，許多有利用價(jià)值很高的檔案材料常年廢棄在角落里，忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用，不能形成把檔案作為一種資源去使用，給高校檔案管理帶來很多負(fù)面影響。
（二）人員素質(zhì)較低
目前許多高校檔案人員整體水平還較低，在人才結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)等方面和先進(jìn)國(guó)家的檔案管理人員相比差距較大，還不能適應(yīng)信息時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展需要。既精通檔案業(yè)務(wù)、又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)和相關(guān)知識(shí)的人才非常匱乏，制約了高校檔案管理信息化的發(fā)展。一些高校的檔案管理人員專業(yè)不對(duì)口，大部分屬于兼職的性質(zhì)，較低的綜合素質(zhì)難以勝任高校檔案信息化建設(shè)的重任，嚴(yán)重地阻礙了高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，造成一些高校檔案管理信息化建設(shè)的滯后。
（三）資金投入不足
制約我國(guó)高校檔案管理信息化建設(shè)的另一障礙是由于認(rèn)識(shí)不夠造成的資金投入不足，相關(guān)的設(shè)備和人員配備受到了制約，阻礙了高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要投入大量的資金，保證人員技術(shù)、硬件、設(shè)備、軟件系統(tǒng)等方面的配套，同時(shí)為了維持這些硬件和軟件的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，還需投入一定的資金進(jìn)行日常維護(hù)和集中管理。高校檔案管理部門屬于高校行政管理的范疇，學(xué)校的經(jīng)費(fèi)主要投入到教學(xué)、科研等領(lǐng)域，對(duì)檔案管理的投入力度有限，造成高校檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足，給高校檔案管理信息化建設(shè)帶來不利影響。
（四）網(wǎng)絡(luò)安全問題
檔案信息管理需要正確處理與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的關(guān)系，做到合理開放和嚴(yán)格保密相結(jié)合，這是由于檔案本身的特殊性決定的。高校檔案信息化建設(shè)，提升了檔案的利用效率，加強(qiáng)了檔案部門與外部間的聯(lián)系，降低了檔案保管與獲取的成本，但也相應(yīng)帶來了很多信息技術(shù)方面的問題，如電腦黑客破壞、電腦病毒、非法訪問等，給檔案的安全造成了較大的威脅。
二、高校檔案管理信息化建設(shè)的策略
（一）提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)
高校檔案管理要樹立“電子檔案”的觀念，必須轉(zhuǎn)變檔案管理以往只是簡(jiǎn)單的收集、借閱、整理模式，在觀念上與信息社會(huì)接軌，要摒棄手工操作管理的觀念，樹立通過檔案管理的信息化來實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理，認(rèn)識(shí)到檔案信息的價(jià)值不僅在于儲(chǔ)藏，其更大的價(jià)值在于傳播，通過信息化手段，使檔案的傳播更為便捷，使檔案的價(jià)值得到更好的實(shí)現(xiàn)，另外，要樹立電子檔案觀念，在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展的背景下，電子檔案由于其成本低、便于儲(chǔ)存和查詢速度快等方面的特點(diǎn)，必將取代紙質(zhì)檔案，作為高校檔案管理人員，要從行動(dòng)上跟上文件存儲(chǔ)電子化的腳步，通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的動(dòng)態(tài)化和便捷性。
（二）培養(yǎng)高質(zhì)量高素質(zhì)檔案管理人才
在提高現(xiàn)有檔案管理人員基礎(chǔ)素質(zhì)的基礎(chǔ)上，高校檔案管理部門要重點(diǎn)提升檔案管理人員的信息技術(shù)方面的技能，加強(qiáng)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員配置，適時(shí)進(jìn)行相關(guān)人員的信息化業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)，提升檔案管理人員利用信息化設(shè)備的技能，根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)需求，通過強(qiáng)大的人才隊(duì)伍建設(shè)，加速高校檔案管理信息化進(jìn)程。
（三）加強(qiáng)軟硬件系統(tǒng)和基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)
數(shù)字化設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是檔案信息傳輸、資源共享的基礎(chǔ)條件，是高校檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施。其核心是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，還包括交換機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)器、路由器、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等。因此，為真正實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享，必須建立一個(gè)全國(guó)高校檔案信息化網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制，同時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的查找、接收和歸還，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源最大限度地社會(huì)共享，充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
（四）建立檔案管理信息安全保障體系
要順利實(shí)施高校檔案管理信息化，必須重視高校檔案信息化建設(shè)過程中安全保障問題，通過投入人員和資金完善各類信息資源安全保障體系，不斷提升高校檔案管理系統(tǒng)信息安全防范和處理的能力。在制度上，要建立嚴(yán)格的安全制度，對(duì)相關(guān)管理人員加強(qiáng)安全教育，要通過防范機(jī)制杜絕非法操作；在管理上，定期升級(jí)、經(jīng)常維護(hù)。在技術(shù)上，通過部署硬件防火墻等措施，對(duì)檔案信息的安全進(jìn)行周密的保護(hù)。
三、結(jié)論
隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的興起，信息化建設(shè)已成為時(shí)展的主題，檔案作為重要的信息資料也不例外。當(dāng)前我們既要高度重視高校檔案信息化建設(shè)的重要性，也要充分認(rèn)識(shí)其復(fù)雜性和系統(tǒng)性。高?？赏ㄟ^提高檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)、培養(yǎng)高質(zhì)量高素質(zhì)檔案管理人才、加強(qiáng)軟硬件系統(tǒng)和基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、建立檔案管理信息安全保障體系等方法和策略，積極創(chuàng)造條件，采取有力措施推進(jìn)檔案信息化管理的發(fā)展，以適應(yīng)時(shí)展的要求，同時(shí)提高檔案的利用效率。
參考文獻(xiàn)：
