時間：2023-06-07 09:14:12
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇工程檔案的管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
Abstract: urban building itself and infrastructure engineering archives is urban planning and construction in the process of development of two results. Project files itself recorded not only the human engineering thought technology, it is also an important legal responsibility to verify project basis. And the management of engineering materials at the industry also has very important function, this paper engineering materials and engineering archives of the content of the management and application were discussed.
Keywords: engineering materials; Project files; management
一、工程技術材料管理
(一)工程技術材料的重要性及存在的管理問題。
工程技術材料具有備查與追究事故責任的功能，它是記錄并反映了整個工程的歷史記錄，其形式主要有文字、音頻視頻、圖紙、圖文文件等等，它是工程單位從工程的開工至工程結束這個過程中逐步形成的。因為工程技術材料具有的可備查性，所以管理好工程技術材料顯得尤為重要。
現階段，很多工程單位的工程技術材料的編制及審核中還存在很多不符合規范的地方，例如：用圓珠筆填寫表單、技術負責簽名并不真實等等問題。那么工程技術材料的可備查性就大打折扣，技術材料的價值更無從談起，當然也就不能作為質量事故分析的佐證。
(二)工程技術材料管理的突出問題及改進建議
(1)工程技術材料真實性存疑
隨著電腦的普及發展，很多領域依賴電腦進行日常工作的單位企業越來越多，現在很多工程技術材料都是在電腦中進行編制并完成的（包括技術負責人簽名、質量驗收記錄及實測偏差值）。利用電腦編制工程技術材料方便高效并兼顧美觀，但是這樣編制而成的技術材料若稍加改動就可以套用在其它的工程項目上，近而技術材料的真實性得不到有效的保證。因此，工程技術材料的編制必須嚴格按照相關行業規定由工程材料技術負責人進行手寫。
另外，在實際的工作中，工程技術材料由工程材料整理員代簽的現象較為普遍。這樣一來，如果出現質量事故，那么相關責任人很難明確，這給事故的處理加大了難度。綜上所述，工程技術材料的相關負責人必須認真負責，明確負責，該誰簽名就得簽，不得找人代簽，工程技術材料的核對員要認真核對，發現若有代簽、偽造簽名的情況必須立即提出并糾正、批評。
(2)工程技術材料的質量存在問題
由于管理不嚴加上檢查不力等等因素，很多時候工程單位不能把好技術材料的質量關。往往都是在迎接檢查時，工程單位通知材料員到現場臨時編制如原始數據、記錄、驗收表等等。因此，建設單位要加大對工程技術材料的監督和管理，不符合行業規范的堅決不能出具合格試驗報告。
(3)人們對工程技術材料管理重視不足
實際工作中，人們對工程技術材料管理的認知停留在編寫和歸檔上。如果工程當時遇到問題，人們往往慣性的找到參與設計建設的人員來了解回憶，然后根據建設人員的回憶推定相關技術問題，或是憑著“經驗值”來推定技術問題。不出現重大質量問題都不會去查證技術材料。因此，要建立起對工程技術材料的重視，不要等出了事才調出材料用來分清責任，應有效的利用工程技術材料來為建設保駕護航。
二、工程檔案管理
(一)建立工程檔案管理
工程檔案不僅是建筑規劃及使用、建筑改建、擴建的重要依據，更是工程負責查證的重要法律依據，同時它更是工程建設的潛在生產力。目前，隨著工程建設的飛速發展，工程檔案越來越受到人們的關注和重視，當務之急一定要做好工程檔案管理工作。工程檔案是工程發展與建設中一個重要環節，不可缺少。相關部門一定要引起高度重視。相關部門要組建檔案中心，將工程文書、工程基建等各類檔案統一管理，由專門的檔案管理員來負責管理工作。
(二)提高檔案管理人員的業務素質
管理―――顧名恩義，強調“管”與“理”兩方面。針對于檔案管理，在實際的工作中不能忽視“管”，但同時更重要的是“理”。不能只將收到的工程材料等簡單的分裝入庫就算完成任務，更要注意科學的編制排列并分類，制定檢索工具，這樣保證工程資料可以隨時快速的調檔以便查證。而在實際工作中，不難發現檔案管理人員對檔案的分類排列、鑒定、編目等方面的知識與經驗相當的缺乏。在建筑工程發展如火如荼的今天，對工程檔案管理員的要求也非常嚴格，有關檔案管理員、資料員必須持證上崗，同時相關單位還要對工程檔案的管理人員定期進行工程檔案管理有關方面的培訓、相關問題及標準的講解，加強管理人員的專業知識，以此保障工程檔案管理人員的業務理論水平和實際操作能力。
(三)將工程檔案管理要求列入工程合同與職責
“工程合同制”、“工程項目法人制”、“工程監理制”等等制度的建立體現出人們對超前控制手段的認識與利用。這些制度在為工程管理規范化上起到了促進的作用，同樣的，其制度也對工程資料檔案管理提出了更嚴更高的要求，其制度對工程檔案管理人員的責任與義務的要求進行了更為具體的明確，將其制度化，形成工程檔案管理的水平與檔案員的自身利益掛鉤，并將工程檔案管理人員的業務水平計入考評范圍。
(四)建立同步化管理，加強對檔案管理的過程控制
檔案管理部門應與基礎建設部門建立工作上良好的聯系制度，同步掌握工程建設中的動態。在工程建設開始時就要向基礎建設部門的主要負責人提出工程檔案管理、文件歸檔的要求，及時建立文件等的登記制度，遵照基礎建設的各個程序的各個階段文材料的自然形成規律，保證文件與文件間的聯系，對于往來的文件要逐一記錄在案。檔案管理方應根據基礎建設方文件的特點，給予指導，主動向工程項目資料員提供幫助，指導其進行對檔案的初步分類與組卷。同時，根據工程的進度，工程檔案管理員會同工程項目資料員一起與工程監理工程師進行有效的溝通，交流意見，統一看法，最終分工明確，這樣可以避免由于工作上缺乏溝通而引起的工作環節脫節，理解不統一，近而相互推諉責任的現象。如果在工作中，在檔案的管理上出現爭議，要馬上反應給基礎建設方的負責人并解決協商出解決辦法。由于工程檔案在實際工作中會出現檔案文件等調閱頻繁，因此基礎建設部門必須建立嚴格的工程檔案借閱制度。這樣在工程進行中，不僅可以保證隨時調用工程檔案進行查閱，在這基礎上還可以做到多而不亂，保證工程檔案文件的完整性。
(五)把好工程檔案文件驗收關
驗收前，基礎建設部門應要求工程有關方（包括施工方、設計方、監理方等）進行檔案資料的自查。對工程的具體情況、概況、文件處理、各類資料的歸檔等情況附加專項說明，從而形成工程檔案樣本，工程檔案管理人員可在現場進行指導，實際指導操作，講解有關工程檔案要求。之后，工程檔案管理員對提交上來的工程檔案文件進行審核，主要從準確性、系統性及完整性上嚴格要求。最后由總負責人簽字確認歸檔。這樣的優點在于分清責任，形成準確的責任制。
三、工程檔案、工程技術材料的管理同重同抓
工程技術材料管理、工程檔案管理，在整個工程中占有同樣重要的地位。它們為備查、明確工程質量責任提供重要而準確的數據。在實際工作中必須嚴格遵守工程技術材料管理、檔案管理的有關規范，確保真實與準確性，為工程的建設保駕護航。
參考文獻：
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關鍵詞：水運工程；檔案管理；分析
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
水運工程檔案是建設工程質量狀況的綜合反映, 是進行工程后續建設的重要參考資料, 是工程質量管理的重要環節, 是提高工程質量的有效手段。水運工程建設期間的檔案管理質量直接關系到工程檔案鑒定、保管、檢索、開發利用以及檔案信息化和管理現代化, 做好建設期間工程檔案管理對水運工程管理具有十分重要的意義。
水運是交通運輸事業（鐵路、公路、水運、民航、管道等5大塊）的重要組成部分，水運工程檔案是在水運工程建設活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是對工程進行檢查、維護、管理、使用的依據和憑證，是全面反映工程建設竣工情況的真實記錄，是全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據，對工程質量起著監督和驗證作用，其質量對工程質量和工程使用有著直接和深遠的影響。
1 水運工程檔案管理特點
1.1 工程檔案來源分散，涉及領域廣泛。形成周期長，同時內容繁雜、數量龐大。工程項目的完成要經過項目建議、可行性研究、勘察、設計、建設準備、施工、竣工驗收等多個階段，不僅涉及研究、決策、設計、建設、監理、施工、監督環保等多個部門和企業，還涉及多個專業、多種技術領域是多種技術、工藝的綜合運用。
1.2 工程檔案記錄形式的多樣性。工程內容繁多、形式多樣，也造成了記錄形式的多樣性。各種批文、說明、報告、往來公函等資料以鉛字印刷為主;工程內容、型式、施工工藝、施工進度、竣工結算等資料以圖紙、表格為主；為保證原始記錄的隱蔽記錄、材料檢測記錄等資料以手寫為主。隨著科技發展，為了形象表達工程效果，音像視頻材料也成為工程檔案記錄的一種。
1.3 檔案成果的系統性。水運工程本身是一個復雜的系統工程, 一個水運建設項目會包括不同功能的單項工程, 其設計、施工、監理等資料不僅復雜而且內容繁多, 各單項工程之間既相對獨立又相互聯系, 所以, 水運工程檔案也必然是由若干單項工程檔案有機地組合在一起的, 形成一個配套齊全的完整的檔案體系, 哪一個單項工程的檔案都不可淡化和缺少。
1.4 工程檔案的實用性。水運工程檔案是從工程建設前期開始到工程竣工驗收交付使用全過程的真實、完整記錄。所以, 水運工程檔案在建設時期, 是施工單位施工的工作依據, 也是監理單位對工程建設質量控制、進度控制、投資控制的依據; 在竣工驗收時, 是行政主管部門和工程質量監督部門驗收的依據; 在工程竣工投入使用后, 是運行管理部門調度運用和維修養護工程的依據; 在發生爭議時, 是雙方責任認定或舉證的重要憑據。因此, 工程檔案是水運建設和管理工作中最實用, 最具保存價值的歷史性資料之一。
2 當前水運工程檔案管理存在的問題
2.1 檔案管理意識淡薄，管理制度不夠完善。水運工程檔案形成貫穿于日常的文件收集和數據記錄、新建工程的前期準備、工程運行管理質量評定、工程竣工后的管理和維護等，是日常業務和工程項目的重要依據，也是水運工程完工后運行管理體系中的一個很重要的方面。但是，作為相關的領導和工程管理人員，在思想上普遍對檔案管理的重要性認識不足、重視程度不夠。在管理工作人員少、工作繁雜的情況下，工程檔案的收集、整理工作往往被忽視，缺乏相應的制度來規范日常系統的管理。
2.2 工作人員缺乏驗收資料的實踐經驗，致使驗收資料整理不夠全面水運工程是系統工程，這一因素決定了建設工程檔案的復雜性、科學性和系統性，它必須具備真實性、完整性和原始性這三個條件。檔案人員對工程檔案缺少管理經驗，不知所收集上來的資料是否齊全，只是被動地從工程項目負責人員那接收移交過來，往往是有多少接多少，往往存在著內容缺項、漏項、簽章手續不齊、隱蔽工程驗收記錄不準、整理不規范等現象。沒有把工程項目同工程技術資料的歸檔有機的結合起來，直接影響了檔案的齊全完整。
2.3 檔案管理體制和制度不健全。目前，部分重點工程建設單位在檔案管理體制上存在一定問題，沒有制訂應有的檔案管理規章制度，有些參建單位雖然有制度規章，但也不健全。
3 加強工程檔案管理的措施
3.1 加強對工程檔案管理的投入。水運工程檔案管理是直接關系到工程的安全運行及發揮效益,是水運工程運行中不可忽視的重要環節。是企業領導應加強對檔案管理人、財、物的投入，加強對檔案工作尤其是檔案基礎建設的領導，強化單位主要負責人的檔案管理現代化意識，樹立責任感，把檔案管理基礎建設放在應有的位置。
3.2 建立和完善檔案管理制度，落實崗位責任制。企業應建立完善工程檔案管理制度，強化工程管理部門及施工單位、質檢及監督、審計等部門的實施力度，并制定相應的措施，使檔案部門可以進行有效地監督和制約。同時，建立內部管理激勵機制，把檔案管理工作目標分解細化，層層加以落實，列入年度崗位目標責任制中，年終要有總結，嚴格考核獎優罰劣，真正地把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到工程建設結束，檔案資料管理通過驗收全過程。
3.3 提高檔案管理人員的業務素質和工作能力。針對工程檔案管理人員業務水平不高的實際，必須以人為本，培養一支高素質的檔案管理專業隊伍。工程檔案管理人員要定期參加專業理論學習，技術、會管理、業務精，并取得相應的管理資質、持證上崗；對外定期舉辦工程檔案工作的集中業務培訓，及時做好各種文件、標準的講解、培訓工作。
3.4 重視收集歸檔，不斷提高工程檔案管理效率。工程檔案整理的時間長，為便于管理，減少不必要的重復工作，已經收集整理完成的組卷應妥善保管、及時歸檔。充分利用計算機功能，提高檔案管理效率。計算機用的普及和網絡技術的發展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，能有效地實現工程檔案的動態管理從而節省大量的人力物力。
3.5 大力開發、利用計算機在水運工程檔案管理中的作用。隨著對計算機的廣泛認知 使計算機在檔案管理中的應用打下了基礎, 也提出了迫切要求。目前, 計算機在設計檔案管理中, 主要進行電子存檔和查閱。電子存檔要求,每項工程完成后,其原始數據、計算結果, 這些內容經設計人員整理后,傳到網上, 由檔案管理人員統一歸檔, 并刻光盤上保存。查閱功能主要指設計人員可能通過網絡查閱設計圖紙、圖書資料目錄, 個人借閱情況等。隨著社會的發展, 計算機在檔案管理中的作用也將進一步深入、廣泛。
4 結束語
近年來，隨著水運工程質量管理和實施工作的不斷規范，管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質量也有了很大的提高。但是，一些水運工程檔案仍存在著整理速度慢、內容不全、不規范、質量不高等問題。為此科學地進行檔案管理，大力開發水運工程檔案信息資源，多層次、多方位、多形式向各部門和社會提供利用，是實現水運工程檔案自身價值和檔案工作的根本目的。
參考文獻：
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關鍵詞:水利工程;檔案管理;問題;措施
一、水利工程檔案管理
水利工程檔案管理是水利工作的主要內容。在水利工程建設活動中,水利工程檔案管理是形成一種文件材料,即對國家和社會有保存價值的各種載體,它也是一種依據和憑證,它能夠全面反映建設竣工的真實情況,是追查事故的主要依據,它在工程中起著監督的作用,水利工程檔案管理的質量直接影響著工程質量。
在水利工程中,其技術含量是比較高的,質量要求也相對比較嚴格。水利是國民經濟的基礎。水利工程的基礎設施基本上都屬于地下工程。這就是它和別的工程不同的地方,正因為它的獨特,如果出現質量問題,其追查原因比較困難和復雜,水利工程檔案就是進行檢查、管理、維護的重要依據。
《水利基本建設項目工程檔案資料管理規定》(水利部水辦[1997]275號)明確規定“進行單位工程和分部工程等級評定和工程驗收包括單位工程與階段和竣工驗收時,要同時驗收歸檔文件資料的完整程度和整理質量,并在驗收后,及時整理歸檔。”這極大的說明了檔案的重要性。
二、水利工程檔案管理的重要性
水利工程檔案是從施工過程中直接提出相應的資料并形成了以各種形式保存的材料。水利工程檔案是在水利施工的過程中形成的,它直接且真實的反映著水利工程建設的全過程,也是檢水利質量的重要依據,水利工程檔案在水利工程建設和經濟建設中起著非常重要的作用,主要表現在以下幾個方面:第一,在實際應用中,在擬定計劃、水行政執法、工作總結、水利工程設計等方面檔案可以作為考察憑證;第二,檔案在防汛搶險時起著很重要的作用,它可以對過去的水情、水利工程的情況有清楚的了解,使得決策者作出更好的決策;第三,可以借助檔案進行水利方面的學術研究,通過前人的真實的記載資料,得出更好的研究成果;第四,水利工程會隨著實際的需要而變化,因此在對水利工程進行維護和擴建時,檔案可以作為合理設計和施工的依據,既節省的時間,有節約了開支。總之有利于創造更多的經濟價值;第五,檔案也可以作為工程質量鑒定、事故原因的查明、事故責任的追究的有效依據。
在水利工程建設中,水利工程檔案管理是重要的工作環節之一,也是保持工程質量長期穩定的重要環節之一,同時也是經濟建設發展的重要催化劑。為了滿足水利工程項目建設管理工作的需要以及國家和水利部的共同要求,必須對水利工程檔案管理工作進行建設和強化。國家水利部在檔案管理方面有明確的規定,只有在檔案管理合格的情況下,才能進行竣工驗收,否則,不可進行竣工驗收,水利工程檔案只有在管理的情況下才能發揮其應有的作用,如果沒有建立相應的水利工程檔案管理工作,那么就無人管理水利工程檔案,對水利工程建設和維護以及工程檔案的日常工作的發展起著阻礙作用,同時對水利工程的驗收工作也產生了很大的影響。因此,建立水利工程檔案管理工作是非常重要的,它為后人提供有效的、真實可靠的資料,促進水利工程順利的發展。
三、水利工程檔案管理存在的問題
(一)檔案管理制度滯后于與水利工程項目管理體制改革
隨著水利建設工程項目在投資、建設、管理等方面的變化,對工程檔案的收集、管理、歸檔、驗收提出了新的要求,尤其是計算機和網絡的普及,越來越多的文件將直接在電腦上產生和傳輸,面對無紙化辦公產生的電子文件、圖像文件、圖形文件等,傳統的檔案管理工作已表現出較大的滯后性和低效性,不能適應時代的要求。隨著國家對建設管理體制改革逐漸深入,水利工程建沒項目管理體制發生了重大變化,招投標制度、監理制度、竣工驗收備案制度和市場稽查制度逐步完善;政府轉變職能,行政審批進行改革,系統清理、修訂了部分規章和規范性文件,使工程建設項目檔案的內容、形式、規定、制度、以及各種檔案載體都發生相應變化。但與之相對應的各種檔案管理制度、法規未及時做相應調整和修改,工程檔案管理還沒有納入新的管理機制。
(二)檔案管理制度不健全,管理水平普遍較差
長期以來,水利工程建設單位和責任部門重工程輕檔案、未就項目檔案管理工作開展過專項整治,對此項工作的宣傳、指導、監督檢查和管理力度不足,造成水利檔案管理工作處于被動和不利的局面。有些單位檔案管理規章制度不健全,或雖然建立了相關的規章制度,但沒有形成有效的管理和監督機制,檔案規章制度形同虛設,在項目檔案管理工作上難以達到標準化、制度化和規范化。工作中隨意性大,導致部分檔案不能及時歸檔,使得水利技術檔案得不到豐富和發展,影響了技術檔案質量的進一步提高,也導致了水利管理人員對工程情況缺乏了解,增加了工程安全調度和消除險情的難度。
(三)對檔案管理的重視不足
隨著工程招投標制度、竣工驗收備案制度、監理制度、市場稽查等制度逐漸完善,工程檔案內容、形式等都發生相應變化,而相關的檔案法律法規和管理制度未及時做相應調整和修改,如何盡快完善建設項目檔案法規制度,目前缺乏相應的研究和應對措施。水利工程檔案管理是一項服務性、專業性很強的工作,需要給予高度重視。但現實中一些水利工程項目的建設單位和水管單位忽視了檔案資料管理的重要性,或不配專職檔案工作人員,或雖有專職人員但管理責任制流于形式。這種管理方式影響檔案工作的質量,給工程檔案造成很大的危害,使相隔時間較長的資料零散,無法完整無誤地歸檔,由此給工程建設、管理造成重大負面影響。
(四)管理人員素質偏低,檔案專業人才缺乏
水利建設工程大都在比較偏僻、艱苦的農村,工程點多線長,且施工隊伍流動性大,難以形成有效的檔案組織管理網絡,“四同步”工作難以真正落實。從近幾年參與我市水利工程項目建設的施工單位檔案管理情況來看,許多施工企業檔案管理體制上不健全,檔案規章制度形同虛設,沒有形成有效的管理和監督機制,造成檔案收集不齊全、整理不規范、分散保管現象較為普遍,在水利工程建設中,檔案人員一般是新參加工作的同志多、工程技術人員多,缺乏檔案專業知識,對工程檔案比較陌生,檔案專業畢業或者有檔案館員中高級職稱的人很少,熟悉檔案法規和制度,熟練掌握網絡技術、軟件應用,用電腦進行操作并對檔案進行開發再利用的專業人才更是奇缺。
四、水利工程檔案管理的應對措施
(一)加強水利工程檔案工作的管理,促進水利工程檔案管理工作全面協調發展
加強對檔案工作的集中統一管理,是水利工程檔案齊全、完整、規范的重要保證,我們遵照統一領導、統一制度、分級管理的原則。
成立檔案工作領導小組,統一協調檔案管理工作。由主要領導主管檔案情報工作,成立檔案情報室,設立專職檔案員,在各業務部門指定專業技術人員擔任兼職或專職檔案員,形成了全部的檔案管理網絡。同時。完善制度建設,修訂崗位責任制及檔案管理制度,做到職責分明,層層把關,無論是在工程各階段還是單位內的各個部門,都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失,使檔案管理工作實現系統化、規范化、標準化。
(二)轉變觀念,勇于創新,加強實踐,超前管理。要意識到檔案工作不是臨時性工作,制定一系列措施,對水利工程檔案進行超前管理。
從實際情況看,水利工程建設是比較復雜的,從項目申報到工程竣工的階段比較多,這種工程形成的文件材料涉及面廣、內容繁雜,涉及部門和人員多,經歷時間長,稍有疏忽,就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設周期短、形成的文件數量不多,不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復雜,往往工程任務一完成,臨時機構解散,檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整,我們一反過去等人將檔案送上門的做法,檔案管理人員首先了解水利工程建設工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排,掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料,對每種資料的內容、數量做到心中有數。在此基礎上采取以下收集方法:一是追蹤收集,這種方法適用于短期工程;二是分階段收集,這種方法適用于建設周期長的工程;三是強制性收集,這種方法對施工單位具有一定的約束力。可以保證檔案資料不會由于人為因素而流失。
(三)重視檔案人員的業務培訓,提高檔案管理水平
應對各專職或兼職檔案管理人員進行大量培訓,講解水利工程建設工作中會形成哪些類型的文件材料,哪些是屬于有保存價值的檔案,并講解具體的歸檔范圍,同時,按照檔案整理要求,對文件的起草、書寫要求和制成材料的規范需詳細講解。使大家對檔案內容提前了解,注意積累資料,在工作中更好地發揮作用。這種培訓使得檔案管理工作和工程同步進行。
(四)通過開發利用檔案信息,加強服務意識,促進檔案管理工作的可持續發展
對于檔案工作者來說,如果能將檔案信息及時提供給業務部門和水利工作者,使他們親身體驗到檔案信息的價值,就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。我們近幾年實施信息化管理,將檔案資料及時輸入電腦,隨時為業務部門提供更全面的信息資源。每當業務部門專業技術人員從利用檔案中獲得信息時,他們都會更積極主動地向檔案室歸檔,從而保證了水利工程檔案的完整性,促使了水利工程檔案管理工作的有序進行。
Abstract： Because the technology is more complex， the number of participation units is more， and there is a large number of engineering and technical documents， so there are a large number of file data in the construction of water conservancy projects. Thereby， it is important to increase the safety awareness of records management in water conservancy construction and strengthen its security management. In order to achieve the file security management of water conservancy projects， the units should strengthen leadership， perfect the system， establish security awareness， do well the training and publicity and education work for file manager， implement the responsibility system for file security， clear responsibility， develop safety emergency plan， and ready to respond to the emergencies may occur， and also should strengthen the safety management of records storage， in particular， to strengthen information security management， and eliminate security risks from all aspects of reproduction， transmission and use process to resolutely put an end to all kinds of file security incidents.
關鍵詞： 水利工程檔案；安全管理
Key words： hydraulic engineering files；security management
中圖分類號：TU714 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）14-0169-02
0 引言
檔案安全管理，是對檔案實體和信息內容采取有效保護措施，避免受到自然災害或人為侵害，使其處于安全狀態。在水利工程建設中由于技術較復雜，參建單位較多，交叉往來的工程技術文件數量龐大，產生了大量的檔案資料，因此提高水利工程建設中檔案管理的安全意識，加強水利工程檔案的安全管理，具有重要意義。
1 加強領導，健全制度
加強組織領導，為做好檔案工作提供堅強保證，強化措施，充分認識檔案工作在的重要地位和作用，切實加強對檔案工作的領導，檔案管理工作離不開領導的重視和支持，把檔案管理工作為一項重要內容來抓，把推動檔案事業發展作為重要職責，加大對檔案工作的支持力度，為檔案事業的發展創造更為良好的條件，提供更為有力的保障。進一步加強和規范檔案管理，促進檔案管理水平上一新的臺階，對檔案管理人員及相關人員提出檔案安全管理要求，牢固樹立安全管理意識，認真抓好檔案工作的落實。
1.1 加強檔案管理人員培訓，做好宣傳教育 水利工程建設中的檔案管理客觀上對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。從事水利工程檔案管理工作人員，專業知識和技能應該更全面。不僅要懂文書檔案，還要懂工程技術檔案，對收集到的檔案進行分類整理。因此，為達到水利工程檔案整理規范化的要求，應對檔案管理人員進行培訓、使檔案的標準化、規范化有—個切實的保障，另外還要做好檔案安全管理的宣傳教育工作，不斷增強檔案安全管理意識。
1.2 實行檔案安全責任制，責任到人 認真貫徹落實《檔案法》及檔案管理規章制度，將檔案安全工作列入議事日程和工作計劃，確保檔案安全管理工作責任的落實，及時的對水利工程建設中的檔案進行收集、整理、歸檔工作，嚴格審批制度，對于借閱的檔案進行登記。制定檔案管理安全責任制，明確責任，明確各部門分管檔案工作的責任人，把檔案安全管理納入績效考核指標，檔案資料歸檔和安全管理一并進行考核。
1.3 制定安全應急處置預案，加強應對措施 建立健全檔案安全應急處置預案。根據實際情況，制定檔案安全應急處置預案并加以不斷完善，隨時應對可能出現的各種突發性事件。
2 加強檔案庫房的安全管理
檔案庫房確定明確責任人，負責庫房安全工作，嚴格按照國家檔案局的《檔案庫房技術管理暫行規定》要求，堅持貫徹“以防為主，防治結合”的原則，切實做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染及照明管理和檔案保管狀況方面工作。庫房布局合理，檔案排列有序，柜子的排列避免陽光直射，并保持通風良好，加強檔案庫房的技術管理，達到檔案存儲要求的溫濕度，即：溫度控制在14℃-24℃，相對濕度45%-60%，配備溫濕度自動記錄儀器，掌握檔案室內溫濕度變化情況，對檔案室定期進行清潔，使檔案室清潔衛生，配備消防器材，嚴禁存放易燃、易爆物品。定期進行檔案庫房進行安全檢查，做好檢查記錄，要不斷改善檔案的保管條件，配備必要的保護設備和現代化管理設備，防止檔案的損壞，發現問題或存在的安全隱患應即使向領導匯報并采取相應的處理措施。
3 加強電子檔案的安全管理
隨著社會信息化建設的快速發展，電子檔案越來越多，電子文件以紙質文件無法比擬的高容量、高利用率加速了信息的高效率流動，充分體現出信息利用的價值。但在現階段電子文件也有其技術上所不可避免的缺點，即其安全性如何來保障，文檔的安全成為信息安全的最核心內容，因此要特別注重加強電子檔案的安全管理，確保電子檔案的安全性和保密性，做好電子文檔的復制、傳輸和使用工作，確保檔案不丟失、不遺漏，在電子文檔安全防護領域，利用電子文檔加密技術對文檔進行管理，加強計算機系統及操作系統的安全管理，及時對電子檔案使用的軟件進行升級，在加強檔案實體安全的同時，要確保檔案信息內容的安全，自覺做好檔案安全保密工作，消除安全隱患，杜絕各類危害檔案安全事故發生。
安全保管好檔案是檔案部門重要的責任，決不能有絲毫麻痹。確保檔案資料的安全是檔案部門的重要職責。水利工程檔案全面具體的記錄了工程建設的全部過程，不僅為工程建成后日常運行管理提供有效依據，還為以后的水利施工建設積累了寶貴的參考資料，是重要的史料資源，因此要做好水利工程建設中的檔案安全管理工作，確保每一份檔案的安全，堅決杜絕泄密事件的發生。切實做好水利工程檔案的安全保管工作，使水利工程檔案更好的為水利建設服務。
參考文獻：
[1]宋延玲.淺談水利工程檔案的管理工作[J].中國西部科技，2011（06）.
【論文摘 要】工程檔案是檔案的一個重要組成部分。本文首先分析了工程檔案管理的重要意義，分析了工程檔案與工程質量之間有著密切的關系，最后提出了如何做好工程檔案管理的應對措施，以確保工程質量。
工程檔案的管理是整個工程建設管理中一項重要的基礎工作，指建設項目在立項審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的以紙質、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件，包括前期文件、竣工文件和竣工驗收文件等。保證工程檔案資料的準確、完整和系統尤為重要，因此，如何加強工程項目檔案管理工作刻不容緩。
1. 工程檔案管理的重要意義
1.1 完善工程實施狀態，確保質量、進度、安全的全面控制。目前我國諸多工程項目一般采取項目經理承包責任制的方式，由項目經理全權負責工程施工的質量、進度、安全等，以便突出工作效益和經濟效益。項目經理承包責任制對確保工程項目的完成起著重要的作用，在工程項目承包合同中，針對不同內容，確定不同的目標，只有在工程項目完成后，所有目標達到先前所制定的考核標準，項目承包獎才能得到兌現，如果將工程施工文件歸檔工作也納人到工程項目承包合同中，就能保證工程施工文件材料的完整、準確、系統。
1.2 建設工程檔案是建設工程的有機組成部分。建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，在建設工程施工之前，建設工程檔案就開始產生并積累。在項目開工建設前已經形成并積累的文件被稱為建設工程準備階段文件，項目經費落實和項目預算編制、概要設計、招投標、及項目具體實施的根本依據。而項目預算、概要設計、招投標產生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據。如果把這一個文件積累過程從建設工程中剔除，建設工程是根本無法成立，也是無法開展的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要經送檢合格才能使用，這些檢測文件材料是非常重要的依據。在建筑材料使用進程中，應該根據指令實施，如用什么標號水泥，怎么配比，用量多少等，在實施中還有旁站監督記錄和檢測記錄，出現了問題還有調整指令和變更說明等等，這些都需要工程資料來指導。
1.3 建設工程檔案直接反映建設工程質量的好壞。建設工程質量關系到人民的生命財產安全，因此，質量問題是重中之重，建設檔案的管理好壞也直接影響到工程質量的好壞，隨著建設工程項目廣泛實施和現代科學管理思潮的發展，對建設工程質量有了嚴格的定義，即建設工程質量是指工程滿足業主需要的，符合國家法律、法規、技術規范標準、設計文件及合同規定的特性綜合。相信在檔案管理的前提下，工程質量也會更加得到重視。
2. 如何才能夠不斷完善工程項目檔案管理
2.1 做好項目實施前的準備工作。先期介入，控制為主。在工程準備階段，建設單位首先要貫徹精神，把檔案方面的規定要求向參與的單位和部門進行宣傳。每一個工程的建設都會涉及設計、施工、監理等多個單位以及建設單位不同的部門。不同單位和部門在工程的各個階段又有不同的資料收集任務，所以必須落實好各單位、各部門的責任。因此，為了確保每個基建項目的檔案資料能按時、按質、按要求收集齊全，建設單位首先應在各種施工合同中明確有關單位在檔案資料收集方面的要求及違約責任，做到以預防為主的重點。 轉貼于
2.2 檔案管理要明確范圍，突出重點。總的來說，每一個工程項目都必須經過工程準備、監理、施工、竣工驗收等幾個階段，而每個階段必然產生不同的文件資料。例如，在工程準備階段有立項文件、建設用地審批文件、勘測設計文件、招投標文件、開工審批文件、預算文件、工程管理機構文件等;在監理方面有監理規劃、監理會議紀要、進度控制、質量控制、造價控制和監理總結等;在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎設施文件、材料檢測文件和各種施工試驗及施工記錄文件等;竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業竣工圖、工程竣工總結、竣工驗收記錄、工程決算及交付使用財產文件、聲像及電子檔案文件等。不過，對于不同地區、不同規模、不同使用功能的項目在每個階段所產生的文件資料又有所不同。因此要把握重點，抓住主要環節。
2.3 完善工程項目檔案管理信息系統。檔案管理信息系統用于支持企業在施工過程中及施工完成后的管理工作，是適應現代企業制度要求，推動企業施工檔案管理科學化、規范化的必要條件，一套好的計算機檔案管理系統將對一個工程項目的順利實施起到非常重要的作用，而一套不好的管理系統可能會使檔案管理陷入混亂甚至使整個施工進程受到影響。因此，一套好的工程檔案管理系統應達到如下幾個方面的要求:(1)以工程項目檔案管理需求為背景，支持企業實現科學化、規范化的檔案管理;(2)支持檔案人員高效率完成施工檔案管理的日常業務，包括新增加的檔案建立，舊的檔案維護等，以提高公司的檔案管理效率;比如:施工人員信息資料，就應該包含施工人員的姓名、年齡、政治面貌、文化程度、施工技能程度、所學的專業、畢業時間等。每一條檔案信息都有其自身的屬性和特點，但也有相同點。如果不對這些信息進行細致的分析，將直接導致管理的混亂。(3)支持企業的管理層快速有效地獲取相關信息，以便做出科學的決策，推動企業科學化、規范化管理;(4)系統軟件應盡可能結構簡單，使用方便;(5)系統軟件要做到修改、添加、刪除檔案記錄準確，查詢檔案快捷、高效。采用計算機軟件系統來進行管理已經是當前水利水電施工檔案管理的迫切需要。
2.4 進一步提高項目檔案管理人員的素質。提高認識，加強培訓。一是要提高各檔案館(室)對新形勢下檔案工作重要性的認識，從思想上強化服務意識。二是加強對兼職檔案員和檔案管理人員以及施工單位檔案管理人員的培訓，提高業務素質。三是加強檔案宣傳力度和檔案法制建設，對嚴重影響基建檔案質量的，就要追究相關人員的責任。
3. 結語
相比一般的檔案管理，工程項目的檔案管理更加具有系統性、專業性。其檔案貫穿于工程實施的全過程，因此，是對工程項目的一個更加直接有效的控制，因此，在建設工程檔案管理已有成效的基礎上，進一步完善建設工程檔案管理工作，為建設社會主義和諧社會做出切實的努力。
參考文獻
［1］ 劉來芳. 對建筑工程技術資料管理若干問題的分析和建議. 城建檔案， 2007，(09) .
水利工程建設項目檔案是指從工程項目的提出、可行性研究、設計、決策、招（投）標、施工、質檢、監理到竣工驗收、試運行（使用）等全過程中形成的、應當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、數據、聲像等各種載體的文件材料。這些文件材料對水利工程建成投產后的管理、運行、養護、維修、改建、擴建等技術工作的決策、設計起著重要的憑證和依據作用，對其他工程也起著借鑒與參考的作用。水利工程建設項目檔案即是建設項目的真實記錄，是水利工作重要決策的依據，又是國家檔案的重要組成部分，即為今后本項目的建設、維修、管理、改擴建服務，又要為國家長遠經濟建設服務。因此，確保水利建設項目檔案的齊全完整和安全管理十分重要。如何加強水利工程建設項目檔案管理，管理好、利用好水利工程檔案，使其在水利建設和水利管理中充分發揮作用，更好地為水利事業服務，成為我們值得探討和深入思考的課題。
1、提高對水利工程建設項目檔案認識。首先，要提高有關領導對工程建設項目檔案工作的認識，糾正重建設、輕檔案的思想，無論是項目法人、工程技術人員、監管人員、管理人員，還是檔案管理者，都要有組織、有計劃地學習檔案管理方面的法律法規，并掌握相關的檔案專業知識，做到思想上統一認識、業務上統一標準、工作上統一要求，充分認識工程建設項目檔案管理的重要性，做到上下結合、步調一致。其次，要把檔案工作責任制層層落實到人，增強搞好工程建設檔案管理工作的自覺性、使命感和責任意識，明確項目法人職責，構建從上到下、分級負責、職責明確、科學嚴密的工程建設項目檔案管理體系，形成明確責任分工、群策群力、千方百計促進水利工程檔案轉化為現實生產力，使其在現代水利工作中發揮重要作用。
2、抓組織落實，完善工作機制。各級水利部門應把水利工程檔案工作列入重要的議事日程，要確立領導專人負責制。水利工程建設項目檔案是隨著項目建設步步延伸，段段相連，環環相扣，自始至終逐漸形成的，工程一旦竣工，工程檔案就應該齊全完整。要充分做到這一點，在工程項目一開始，就應確立領導專人負責，成立由建設單位、監理單位、施工單位組成的領導小組，對建設項目的檔案工作進行通盤考慮，統籌規劃，建立制度，制定措施，遵循工程建設和檔案工作的規律，堅持檔案工作與工程建設同步進行，保障工程項目檔案工作一開始就步入正軌，真正做到組織落實，思想到位，對水利工程檔案工作及時檢查督促，既要隨時了解掌握水利工程檔案工作發展動態，超前控制，又要加強橫向、縱向的信息聯通。完善水利工程檔案為水利服務的體系，建立激勵機制，盡快使工程檔案轉化為先進的生產力。鼓勵、引導水利工程檔案組織機構，按市場需求建立開放、推廣、培訓、服務、經營為一體的運行機制，開拓服務領域。
3、堅持各項業務規范和標準。水利工程建設項目檔案不僅涉及面廣，竣工圖要求高，而且原件收集歸檔難度大，這些竣工檔案又有著十分重要的利用價值。因此，必須按《中華人民共各國檔案法》的要求，嚴格執行《水利科學技術檔案管理規定》、《水利工程建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》、《科學技術檔案案卷構成一般要求》等一系列法規性文件，增強水利建設單位和施工單位檔案人員和工程技術人員的檔案意識和依法治檔的自覺性。由于工程管理者、技術人員和施工人員對工程項目的情況最了解，大量的檔案產生于他們手中，他們又是今后利用工程檔案的主體，應更多地依靠他們來保證這些工程檔案的齊全完整。
4、發揮監理部門協調配合作用，保障水利工程建設項目檔案立卷歸檔質量。按照國家水利部門的有關規定，把建設項目的建檔工作納入工程建設及管理程序，納入專業部門和專業人員職責范圍，充分發揮“三個監督機制”的作用，確保竣工檔案的內在質量。發揮“三個監督機制”即施工現場社會監理部門、指揮部的質安部門和施工單位工程材料部門，在工程施工監理和質檢過程中，對工程各種施工文件材料的形成、收集、整理，共同承擔檢查和督促責任，保證竣工資料的完整與準確。首先，要發揮社會監理部門的作用。對施工單位在施工過程中的技術文件、數據，要進行認真鑒定，對竣工圖的編制質量要仔細審核，做到發現問題，及時糾正，做到竣工圖編制與工程建設同步。監理部門把好第一關，能保證施工文件材料的真實性、可靠性，提高竣工檔案的內在質量。其次，各指揮部的質量安全部門要與施工單位現場協調施工計劃、進度，要求各單位做到象抓工程質量那樣抓檔案質量，創一流的工程，建一流的檔案。第三，要發揮各施工單位質量員、資料員的主觀能動性，積極配合工地，做好竣工檔案的收集變更工作。通過三個機制的層層把關，充分發揮專業部門與檔案部門的積極性，使工程竣工檔案質量得到保證。
5、創新工作方式，注重工作實效。一個工程項目大致分為立項階段、設計階段、施工階段、竣工驗收階段等階段，有的工程跨越的時間也比較長。為了保證工程項目檔案的齊全完整，可分階段，進行項目檔案的收集。收集時要注意方式方法。一是深入現場，收集檔案資料。水利工程檔案的大部分原始資料產生于施工過程的現場，檔案人員應親臨施工現場，收集資料。在收集資料時，必須十分注意資料的精確度仔細檢查核對，發現問題及時解決。二是主動配合，做好溝通銜接工作。檔案人員要積極與駐地監理工程師配合，充分發揮駐地監理工程師的作用，掌握工程進度、施工人員等素材。三是明確時限，力保檔案的完整性。檔案管理員必須區別不同情況，確定相應的工作時限，以保證檔案的完整性。對于那些形成周期短、時間性強的檔案要做到及時收集，對于形成周期長的檔案，則應明確劃分收集的時間區段，避免造成內容混淆、遺漏，降低檔案質量。在工程項目有關部門移交時，要注重工程項目檔案移交手續，明確工程項目檔案移交的重要性。
6、認真組織培訓，提高檔案人員的綜合素質。水利工程項目檔案管理的好壞往往取決于檔案人員的素質和能力，取決于檔案人員的事業心和責任心。由于水利工程項目檔案種類及載體的多樣化，對檔案管理人員知識、能力等方面提出了新的更高的要求。所以，水利工程檔案管理人員不但應具備良好的思想政治素質和較高的檔案學知識，還應對水利專業的相關知識有較多的了解，這樣才能具備相應的管理能力。如在繁雜的文件材料中分清性質類別，確保文件材料之間的有機聯系；能抓住時機及時收集，變單向收集為雙向收集。在工程竣工驗收時，應安排檔案管理人員參加；組織檔案管理人員進行短期培訓，學習有關檔案管理標準、規范；主管部門也應組織不定期的檢查、交流活動，不斷拓寬檔案管理人員的視野。從不同的層面提高檔案法律法規、檔案專業知識。同時，檔案管理人員要抓住工程建設的前期工作、關鍵工程施工、工程驗收等關鍵階段，深入施工現場監督指導檔案的收集、整理和歸檔工作，促進項目管理人員和工程技術人員不斷強化檔案意識，規范檔案管理，做到形成檔案講質量、利用檔案講安全，養成及時歸檔、用完即還的良好習慣，有效地保證工程建設項目檔案的完整規范。
關鍵詞：工程建設；工程檔案；科學管理
一、重點工程檔案的特點重點工程是指對國家或本行政區域國民經濟和社會發展有重大影響的骨干工程。重點工程投資大，工期長，要求高，涉及面廣，參與建設的單位多，是一項龐大的系統工程。重點工程檔案是指在重點工程建設全過程中形成的與建設工程各項活動有關的、對國家、社會和單位有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
重點工程檔案具有如下特點：一是時間跨度長。國家重點工程建設時間跨度比一般要長，而重點工程檔案管理的時間跨度比工程建設周期還要長。以河南寶泉抽水蓄能電站為例，建設周期為2003~2010年，而國家重點工程檔案管理周期把地質勘探階段包括在內是17年（1993~2010年）。
二是所涉及的學科和專業技術的門類廣。如河南寶泉抽水蓄能電站工程檔案涉及水文、氣象、地質、環保、土建、設備制造、安裝調試、超高壓電器設備等。三是檔案種類多，數量大，載體形式多樣。如河南寶泉抽水蓄能電站工程建設檔案包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案等種類，載體形式有紙質、磁帶、光盤、硬盤、照片、探傷光片、巖芯等。四是涉及的單位多。一般的重點工程項目，分為若干個合同標段由多個不同的施工單位負責施工，另外還有設計單位、監理單位、質量監督單位的共同參與。如河南寶泉抽水蓄能電站建設的主要參建單位，包括設備供應商和調試單位就達20多個。
正是因為重點工程檔案具有專業性、成套性、現實性強的特點，檔案管理工作宏觀歸檔控制和微觀實體管理都有很大難度。
二、重點工程檔案宏觀管理存在的問題重點工程檔案宏觀管理上普遍存在“重建設、輕檔案”的思想，只在工程即將竣工或投產之后，才納入議事日程；完全依靠檔案管理部門，完成整個工程檔案資料的收集、整理、分類、立卷和歸檔等工作，顯然，對數十個沒有行政隸屬關系的有關單位的檔案管控，僅靠一個不是獨立職能部門的檔案室是不夠的；工程檔案管理人員專業素質不高，檔案部門成了安排老弱病殘的“消閑部門”；檔案管理手段落后，保護設施不完善，多數檔案工作還停留在零散、慢速、低效的手工操作階段，不具備系統、快速、高效的信息化管理手段[1]。
三、重點工程檔案實體管理存在問題檔案實體管理是檔案管理工作的重點，普遍存在文件材料散失，收集不全；歸檔滯后，驗收前突擊整理，接收審查把關不嚴；檔案內容不準確、缺項，由變更、圖紙版本、數據改變引起的圖實不符；存在缺原件、簽字、蓋章手續不完備等無效文件；檔案載體不符合要求，圖紙污損，字跡不清；忽視錄音、錄像、照片、巖芯、探傷光片等非紙質檔案；忽視檔案內容，片面追求裝訂形式。
四、解決工程檔案管理不善問題的對策1．建設單位，全面負責，同時充分發揮監理的作用建設單位要建立健全檔案工作體制，決策層要統一領導，統籌安排，執行層要建立起檔案工作網絡和協調機制，檔案部門要牽頭總抓，負責組織、協調、檢查、指導本單位和參建各方檔案收集整理工作。同時充分發揮監理作用，要求監理對施工單位文件材料的形成情況進行質量檢查把關，統一各施工單位表單，按照監理規程要求，在控制節點進行審核、簽署，發現問題及時令其整改。
2．建立健全管理制度
建立健全檔案管理制度，規范檔案收集、整理、組卷、編目編號、鑒定、審核等各環節的程序和標準。明確檔案的收集范圍、保管期限和分類方案，確保檔案工作協調及時有力，檔案收集整理有章可循。主要制度、規范：分類編號方案，歸檔范圍和保管期限，各參建單位、各部門職責與考核制度，文件（圖紙）收發管理辦法，竣工文件編制與檔案整編要求，檔案檢查審核程序以及驗收移交辦法等。
3．納入合同管理
充分發揮合同的作用，與設計、施工、監理單位簽訂合同、協議時，都應當設立專門條款，明確規定各方應承擔的責任，包括套數、質量、費用、完成時間等內容，監理合同增加對設計、施工單位歸檔文件的審核責任。檔案人員要參與起草招標文件有關條款、合同談判；檔案管理有關條款要求詳盡、明確；罰則中明確工程檔案占質量保證金的比例，檔案部門參與合同支付控制。
4．文件檔案一體化管理
強化文件管理，使文件與檔案管理之間形成完整的管理鏈條。建立項目所有文件材料統一的收發端口，建立所有參建單位統一的文件、檔案編碼體系，統一模版，將文件管理與檔案管理統一起來，對文件材料實施全方位的一體化管理。
5．信息化管理
實現檔案管理系統與工程項目管理信息系統對接，或文件與檔案管理融入項目管理系統。利用檔案信息化管理平臺，對工程檔案材料收集的完整、準確、系統、及時性進行有效監控，對原生電子文件采集、歸檔、存儲進行有效管理，對紙質檔案進行數字化處理。
6．前端控制、同步管理
掌握文件材料形成規律，提前采取措施，提出要求，避免被動。可針對具體工程項目制定專門的檔案實施方案，加強培訓指導，深入現場，掌握工程進展，制定歸檔計劃。將檔案工作納入工程管理流程，與業務程序捆綁，實行節點控制。
五、重點工程檔案科學管理思路
1．加強宣傳教育，提高全員檔案意識建設單位要充分認識檔案工作的重要性，定期或不定期的開展檔案知識講座，深入學習《檔案法》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等法律法規。通過開展檔案知識答卷、印發檔案知識手冊等活動，逐步提工程技術人員的檔案意識，使工程技術人員從了解檔案工作的重要性，理解檔案整理規范要求的緣由，到支持檔案工作并最終發揮每個工程技術人員的作用，共同做好檔案工作。 2．注重協調，強化制約
建立協調機制，例如檔案工作例會、協調會，對內與單位領導、有關部門、人員進行進行溝通，對外與參建單位進行全過程溝通，還要與外部監管部門比如地方檔案行政管理機關或者上級檔案業務管理部門進行溝通。要善于抓住關鍵部門，主動溝通，協同工作，找準關鍵程序和節點，爭取權重。
3．采用全過程管理模式
全過程管理模式以項目法人為管理核心，以納入合同為管理依據，以監理控制為重要手段，在檔案行政管理部門、工程主管部門監督指導，及工程建設、設計、施工、監理單位全方位參與下，實施事前介入、事中控制、事后審核、驗收把關的管理模式。將檔案管理的要求與措施，貫徹于工程建設的全過程，并與之同步實施。
4．整合資源，借助外力
整合本系統的檔案管理專家資源，充分發揮既有人才的作用。建設單位要想方設法借助一切外力，包括上級單位檔案主管部門、地方檔案局推動工作。另外可合理利用社會中介提供的專業化服務。
5．宏觀管理要與實體整理齊頭并進宏觀管理上要強化監督指導、歸檔控制，不能被動接收、埋頭整理。同時對文件材料和案卷整編上，要減化整理，合理減少工作量。
6．堅持原則，適度靈活
檔案整編工作要遵循檔案管理的基本原則，注重維護原貌，保持文件有機聯系，便于利用和安全保管，要學習掌握檔案業務標準的實質，結合實際靈活處理，避免教條。務實而不求外在形式。
7．積極探索，善于借鑒
在重點工程檔案管理過程中，一方面積極探索，不斷創新工作方法，另一方面要善于學習借鑒其他工程項目的經驗，加大交流學習力度，請進來、走出去，避免走彎路。
關鍵詞：建設項目；檔案管理
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
一、建設項目檔案管理的必要性
工程建設項目檔案是指從工程項目的提出、調研、評議、決策、計劃、勘察、設計、施工、生產準備、竣工投產、交付使用全過程中的形成的應當歸類的文字、圖紙、圖表、數據、聲像等各種載體的文字材料。這些工程檔案是工程項目有關各方在建設管理、質量控制以及技術措施等方面的原始記錄,是工程竣工驗收的重要依據之一。同時也是對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建、擴建和技術改造提供各種真實可靠地記錄，是全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據，對工程質量起著監督和驗證作用，其質量對工程質量和工程使用有著直接和深遠的影響。近年來，隨著工程質量管理和實施工作的不斷規范，管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質量也有了很大的提高。但是，一些工程檔案仍存在著整理速度慢、內容不全、不規范、質量不高等問題。如果沒有建立相應的工程檔案工作，工程檔案就會處于無人管理狀態，這對工程建設與維護及工程檔案的收集、整理和管理工作都十分不利，其結果必然會影響工程的建設、管理與驗收工作工程建設項目檔案的好壞,直接反映建設項目管理水平。因此，確保建設項目檔案的齊全完整和安全管理十分重要。
二、現階段工程檔案存在的問題
1.對檔案工作重視不夠，責任心不強。
國家重點建設項目大都點多線長，且施工隊伍流動性強，目前還沒有形成有效檔案組織管理網絡，一是檔案工作人員網絡不健全，檔案人員的職責不清：二是檔案資料流向網絡不健全，使得工程建設中技術、施工人員調動、變更，導致人走檔案走，人走檔案沒人做的現象出現，相關質量難以落實，影響了檔案工作的質量。還有些工程檔案收集整理不及時，導致工程后期檔案文件積壓甚多，檔案人員無法下手分類歸檔，甚至還有遺失少件的現象發生。
2.檔案管理水平較差，未能達到標準化、制度化、規范化的管理。
檔案管理制度不健全,管理水平普遍較差。有些單位檔案管理規章制度不健全,或雖然建立了相關的規章制度,但沒有形成有效的管理和監督機制,檔案規章制度形同虛設,在項目檔案管理工作上難以達到標準化、制度化和規范化。工作中隨意性大,導致部分檔案不能及時歸檔,影響了技術檔案質量的進一步提高,也導致了工程管理人員對工程情況缺乏了解,增加了工程安全調度和消除險情的難度。
3.檔案人才缺乏，知識結構老話，知識層次低。
在重點工程建設中，檔案人員一般是新參加工作的同志多，工程技術人員多，缺乏檔案專業知識，對工程檔案比較陌生，檔案專業畢業或者有檔案館員中高級職稱的人很少，既沒參加過正規的檔案業務知識培訓，平時又忙于應付手頭日常工作，所以就很難在檔案管理業務學習上花時間、下功夫，檔案業務知識欠缺，管理很難做到規范。熟悉檔案法規和制度，熟練撐握網絡技術，軟件制作，用電腦進行操作并對檔案進行開發再利用的專業人才更是奇缺。
三、如何做好工程檔案工作
1.制定符合實際情況的制度
首先要加強對建設項目檔案工作的組織領導。根據建設項目的規模、特點和需要，合理配備檔案管理人員或建立相應的檔案工作人員網絡體系；其次是加強建設項目檔案管理制度建設，明確相關工程文件的形成、收集、整理和歸檔的內容，明確相關部門的職責，明確控制工程文件質量的措施。做到有法可依，有章可循，對違法違章而影響工程文件與工程檔案質量，甚至帶來一定后果的單位、部門和相關責任人應嚴肅查處。
2.提高檔案管理人員的業務素質和工作能力，必須以人為本，培養一支高素質的檔案管理專業隊伍。
工程檔案管理人員要參加相關部門舉辦的專業培訓班，并取得相應的管理資質、持證上崗；定期舉辦工程檔案工作的集中業務培訓，加強理論學習，懂技術、會管理、業務精，提高檔案管理人員的業務素質；還可以在適當時候召開工程檔案管理工作座談會，邀請有關領導、職能部門、各建設單位領導和檔案人員參加，就如何抓好工程檔案工作進行探討，增進相互間的經驗交流，群策群力，共同搞好某單位工程檔案工作。
3.掌握建設項目檔案的收集方法，并定期開展資料整理超檢查與監督。
檔案收集方法應體現全程跟蹤收集和管理的原則。特別是投資大、周期長的項目，往往參建單位眾多，形成的文件材料門類繁多，如果都由建設單位來整理是不現實的。因此建設單位在與設計、勘察、施工、監理、設備供貨安裝等各參建單位簽署各類合同、協議時, 要明確規定工程檔案應具備的質量和數量要求、移交時間等，或在工程招標合同中設專門條款說明對工程資料的要求，把項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款。項目檔案管理人員應對上述移交資料進行檢查、驗收和鑒定工作，符合存檔要求才可辦理移交手續。據以往經驗，一些重要的聲像材料，如項目開、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等是收集的難點；竣工圖章的簽署也不容忽視，實際工作中竣工圖多數是從施工圖直接轉化而來，有些單位就簡單地將施工過程未做改變的施工圖直接作為竣工圖保存，這里要強調的是，施工圖可以作為竣工圖保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。建設項目檔案收集是建設項目管理中的薄弱環節, 注重建設項目檔案的管理工作必須從重視收集工作開始。 定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排部署下步工作。
4.嚴格把握竣工質量。
［關鍵詞］建設工程檔案；管理的重要性；規范化
1建設工程檔案管理的重要性
建設工程檔案中的資料常常以文字、表格、圖像以及聲音等方式呈現，具有一定的儲存價值。但是隨著工程項目的增多，工程資料也不斷增多。在工程前期包括的資料主要有任務書、上級批示的文件、招標文件、勘察文件、施工合同等。而在實際施工過程中涉及到的資料主要包括施工材料、驗收材料以及關于質量的監督材料等。而在項目竣工之后，還會涉及到竣工圖紙、工程結算材料等。一般情況來講，這些材料都對施工過程進行了詳細介紹，是較為真實、全面的材料內容，對工程的質量有重要影響。就當前社會中各個行業的材料管理來講，檔案管理具有一定的社會屬性，并且在國家的相關部門中已經形成了一定的管理制度。但是無論從企業的方面來講，還是從個人的方面來講，檔案管理的實施都能實現對社會價值的良好呈現，因此在進行檔案管理的過程中，相關工作人員需要給予這方面內容充分重視。
2建設工程檔案管理的規范化措施
2.1充分了解建設工程的實施依據
就當前情況來講，我國就工程在前期的收集、積累、整理等方面制定了比較嚴格的法律和法規要求。例如《檔案法》、《檔案保管工作規定》等，而這些規律規定的制定能夠為工程的順利實施提供重要依據，進而使工程在實施過程中做到有章可循。
2.2建設工程檔案管理工作的程序化
在工程項目實施的過程中，一般會對相關檔案進行統一管理，按照分層的方式實施相應管理，而在具體實施的過程中，主要體現在以下幾方面；首先，實現檔案管理的體系化。在進行檔案管理的過程中，需要在實現集中領導的基礎上，實現管理的網絡化和扁平化。前幾年，在部分單位中對檔案管理的相關機構做出了調整，實現了檔案管理的網絡分層。同時設置了檔案監督小組、管理小組、檢查小組等，實現了對檔案管理職責的詳細劃分。其次，監督單位的檔案管理體系。一般來講，需要工程師對整體過程進行監控，同時也從設備、電氣儀表以及土建等多個方面進行監理，在實際監控過程中，一般運用巡視、平行檢驗以及旁站等形式來完成，并且在此過程中，逐漸形成有系統化的資料。最后，施工單位的管理體系。為了使檔案的完整性與準確性得到保證，施工單位需要設置五個部門和一個工作室，五個部門主要是包括工程部門、物資部門、計劃部門、財務部門以及技術質量部門，一個工作室主要是指檔案室，在工程實施的過程中，這幾個部門需要對工程項目的資料進行監測，進而使資料的準確性得以凸顯。
2.3做好對建設工程檔案管理工作的組織和協調
一般來講，每個建筑工程單位都有自己的檔案管理部門，部門的設置主要是為了實現對項目中涉及到資料的有效管理與運用，并且在實際使用過程中給予專業指導，使工程的實施的各方面得到有效協調，同時促進今后監督以及維護檢查工作的順利實施。因此對于實施建設工程材料管理的工作人員來講，需要多參與和工程相關的例會，使檔案管理中出現的問題能夠得到有效解決。同時需要對檔案的具體狀態進行詳細監管，組織工作人員對施工單位的具體實施情況進行定期檢查。除此之外，還可以加強對現代信息技術的運用，組織相關工作人員在網絡上進行自主學習、組織培訓班或者是讓檔案管理人員到現場進行具體解說。進而使工作人員對涉及到的相關技術，規章制度以及政策法規等有更深入了解，并且能夠實現對相關內容的傳播。在這種狀況下，能夠為各個部門對資料的整理與裝訂提供有效參考，促進資料管理工作效率的提升。
2.4做好對工程結算的控制
對于建設工程單位來講，在簽訂協議和合同時，在前期需要對和工程相關的資料進行搜集與整理，做好變更和移交，并且對這些內容提出明確、具體的要求，同時工程在最終的結算付款時，需要獲得檔案管理部門的認可和簽字，然后進行最終付款。
2.5確保各項措施落到實處
在工程建設的過程中，一般會設置相應的檔案管理部門、相關職能部門以及考核小組等，定時對工程資料進行歸納、整理以及累積，進而將檔案管理的職責更好落到實處，使工程質量有所保證。同時需要實施一定的獎懲制度，使工作人員的工作積極性得到激發。
2.6實現工程建設與檔案管理的協調發展
工程建設一般實施的時間比較長，從實施到竣工需要一個周期，因此在工程建設的過程中，實現有檔案管理的協調發展十分重要。工程項目中檔案的確立應該從工程設立階段就開始，同時在進展過程中需要對工程質量進行詳細監管，對相關文件材料進行詳細檢查。在項目簽訂正式的合同之后，需要實施相應的監理措施，使工程項目中的整體內容納入到監理范圍內，進而實現檔案管理體系的不斷完善，使檔案管理能夠在工程建設中的各個環節得到滲透。
3結束語
總之，在工程建設過程中，檔案管理是進行施工、運行、檢測、維護以及改建等工作實施的有效保證，同時也對整個項目內容進行著記錄，是建設工程中涉及到的核心內容，由此可見，檔案管理的實施程度對資源的管理和利用有重要影響。因此相關單位在進行檔案管理的過程中，需要加強人員素質建設，完善相關管理體系，實現部門之間的充分溝通與交流，使資料的真實性和完整性得到充分體現，進而使工程得以順利進行。
（一）缺乏專業素質高的合同文件檔案管理人才
高速公路的合同文件檔案管理工作必須具備較強的專業性與技術性，要有檔案管理專業的知識和管理經驗，又要有熟悉公路橋梁建設的基本知識，近年來，隨著高速公路工程建設的不斷開展，業務市場競爭十分激烈。為了促使我國高速公路工程合同文件管理的得到有序進行，需具備專業素質高、管理經驗豐富、資歷雄厚的檔案管理人員。然而，在目前的高速公路工程建設中，仍然比較缺乏合同文件專業檔案管理人才。多數合同文件檔案管理的人員素質不高，缺少較強的工作責任心，甚至不了解合同文件檔案的收集、整理及歸檔工作等，導致高速公路工程的合同文件檔案管理水平不高，加上多數檔案管理的人員主要是兼職人員，經常會有輪流上崗的情況發生，是造成整個項目工程合同文件檔案管理較為不規范關鍵，因此，培養合同文件檔案管理的隊伍是在必行，提高合同文件管理人才的素質是當務之急。
（二）合同文件檔案管理的意識不強
在我國加快高速公路的工程建設的進程中，各承包業務的施工單位競爭十分激烈。部分承包單位為贏得整個工程項目的權，不惜和業主簽下不規范的合同，這為往后的合同文件管理留下隱患。再有多數承包商在履行合同期間，往往違規辦事，根本沒有按照合同文件要求執行，甚至在出現利益糾紛時，完全拋開合同文件內容，而是通過關系、各種手段等形式處理工程中的疑難事情。由于大部分建設工程單位尚未設置專門的合同文件檔案管理部門，以致缺乏有效規范的操作流程及管理體系，進而無法及時跟蹤與監督整個工程項目的合同文件檔案動態。
（三）不規范的合同文件檔案
在高速公路的工程施工中，由于各個參建單位簽訂的合同條款種類繁多，通常有效的合同文件，是乙方承包商依照樣本擬定合同條款之后經過甲方業主認同，雙方才簽字的。但往往在合同擬定時，承包商與業主雙方沒有認真分析合同文本，或者對某些條款理解錯誤，對合同的風險評估不夠等，致使最終的合同款項和實際的招投標文本中的相關款項相差甚遠，最終導致合同無法很好的履行，產生較多的合同糾紛事件。要求合同文件書寫要規范、表格填寫要一致、單位印章要清晰、形成合同時間要統一，否則，不符合要的合同文件檔案部門應該給予指正和整改后才能接收，針對上述存在的問題，我們必須盡早采取有效可行的改進措施，才能逐步確保規范高速公路建設的合同文件檔案管理工作，從而也才能促使整個項目工程的有序進行，避免不必要的合同糾紛。
二、加強高速公路工程合同文件檔案的管理措施
（一）強化合同檔案管理的規范性
高速公路合同文件檔案管理的主要任務是收集、整理、歸檔、入庫各種合同文件，它是項目管理工作的根本，始終貫穿于整個項目工程的各個環節。因此，高速公路工程的技術人員與監理人員，需要與檔案管理人員密切聯系，同時，管理人員必須及時跟蹤工程的施工進度，確保檔案資料的收集完整及準確。另外，工程項目的監理人員也應認真檢查合同文件的內容是否完整、清晰，書寫有無統一、規范以及合同文件上有無雙方的簽字證明蓋章等。此外，工程單位的檔案管理部門也要確保合同文件的原始記錄，重視合同文件原始資料的收集與歸檔工作。只有這樣，才能減少相應的合同文件檔案管理問題的出現。
（二）構建完善的合同文件檔案管理制度
在高速公路的工程建設中，應根據合同協議來明確承包商與業主之間的權利與職責，保證雙方的利益平等。這就需要工程建設單位構建與完善合同檔案的管理制度，依照國家檔案局頒布的法律和法規，國家的合同法和建筑法以及招標投標法等法律政策認真擬定合同文件，明確合同雙方的權利與義務。如果任何一方隨意更改合同或違背合同的規定，均應承擔相應的法律責任，只有不斷完善工程建設的合同文件檔案，逐步規范工程建設的檔案法規，確保合同檔案的法律性。高速公路的業主單位、設計單位、建設單位、監理單位、國土單位、環保單位、水保單位應該主動提供合同文件作為檔案移交，還應明確規定合同文件的負責人，讓他們知道合同文件的收集范圍和歸檔期限等。合同檔案的管理人員應努力做好本職工作，分清單位內部各級別之間的關系，確定合同檔案管理工作的重要性，以此激發檔案管理人員的工作積極性，保證工程合同歸檔的完整性與及時性。合同文件檔案作為工程建設的重要組成部分，負責管理檔案的人員必須學會運用先進的科學理念，不斷完善工程建設的合同檔案管理工作，實施動態管理與實時管理，及時發現、分析及解決存在的管理問題，做好合同文件檔案的保密工作，確保工程建設單位的合法權益不受損害。
（三）強化合同檔案管理人員的知識培訓
強化合同檔案管理人員的知識面，是高速公路工程建設開展檔案管理工作的根本。提高專業人才的隊伍建設問題，不斷強化檔案管理人才的知識與技能培訓，同時引進更多素質高、技術性強的專業人才，可利用在職學習、進修等方式不斷提升合同文件檔案管理人員的知識水平；可以通過參加國家級、省級、市級檔案局檔案館的長期、短期培訓提高業務知識，也可以參加一些大學院校檔案專業的長期脫產在校學習，以加強現有檔案管理人員的素質，同時逐漸增強他們的職業道德和轉變思想理念，以及提升檔案管理人員的工程技術與檔案管理的能力，積極引進大量具有豐富管理經驗的檔案管理人才，以便為高速公路工程建設的合同檔案管理提供可靠性人才，加快合同文件檔案管理的工作效率。
（四）注重合同文件檔案的變更文件管理
高速公路項目工程的具體實施中，通常會出現合同變更的情況，這表示承包商可能有會要求業主索賠的行為，已獲得最大的經濟利益。對此，為減少該種情況的發生，在高速公路工程實踐中應對相關的變更合同文件進行仔細的登記，并作詳細記錄，保管好變更的合同文件，包括變更圖紙、變更施工方案、變更計量、變更工程量清單、變更匯總表、變更進度表、更改意見、變更人員會簽名單等都很重要，另外，負責管理合同檔案的人員在將變更合同文件歸檔時，不要因為它們是變更文件不予以重視收集和整理。檔案工作人員要明確的自己的工作權利與工作職責，完善構建相應的變更合同文件檔案管理體系，以便對合同文件檔案的歸檔范圍和保管期限進行及時跟蹤和動態管理，確保高速公路工程的合同文件檔案管理工作順利開展。
三、結束語
關鍵詞：工程設計 歸檔管理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
城建檔案是國家極具利用價值和潛在開發價值的重要資產，是國家重要的經濟資源，管理好、利用好城建檔案資源將對社會經濟發展產生巨大的推動作用。工程設計類檔案是城建檔案的重要組成部分，同時也是設計院（所）的主要檔案，它的收集完整、系統、齊全是檔案工作的基本要求，是充分發揮城建檔案憑證依據、查考、科技儲備作用的前提。但是，由于許多地級市中小型工程設計單位存在檔案材料不齊全、不完整，掉檔、漏檔時有發生，直接影響了城建檔案的質量，為檔案的利用帶來很大的局限性。因此，有必要分析工程設計檔案收集工作中存在的不齊全、不完整的問題及原因，探討提高工程設計類檔案歸檔率及完整率的有效方法。
1、工程設計檔案收集工作中存在的問題及原因分析
目前，據不完全統計，中小型設計院（所）工程設計檔案歸檔工作存在相當嚴重的不完整現象，表現為建設周期長、時間跨度大的設計項目檔案材料不完整、丟失；部分設計文件材料長期滯留在設計人員個人手中，破壞了科技文件材料自然形成的成套性，導致歸檔資料殘缺不全，很難收集；電子文件沒有統一規范的管理模式，處于自發形成和保管狀態，散落在設計人員手中，造成電子檔案損壞、失效、散失等，破壞了電子文件的系統完整性，以至無法提供利用，或利用范圍狹窄，只能是業務人員之間互相傳閱，效率低，無法實現科技檔案資源的充分共享。
主要原因在于（1）制度的問題:檔案管理系列制度不健全,執行制度不嚴格，致使歸檔工作無章可循，具有很大隨意性。（2）人員的問題：領導不了解文件歸檔的必要性，不重視歸檔工作，缺乏督導；工程設計人員或受傳統小生產習慣勢力影響，或是擔心資料被他人丟失，或是無時間整理，或是不明確歸檔范圍，將文件資料據為已有，取用方便，不及時清退；檔案人員有畏難情緒，不積極主動收集和督促清退文件，未提供快捷有效的檔案檢索服務，使得技術人員寧愿自行保管文件資料，隨時取用。（3）硬件設備的問題：由于計算機存儲容量有限，建設周期長的大型面目在項目后歸檔電子文件時，新產生的電子文件不斷覆蓋舊的電子文件，或計算機系統故障，造成電子文件不完整；此外，計算機病毒、硬件故障、人為誤操作、其他不可預見性因素都會造成電子文件損壞、丟失，很難與紙質文件保持一致。
2、如何提高工程設計檔案歸檔完整率
當前工程設計文件材料收集工作中存在著歸檔不完整的諸多問題，違背了城建檔案系統、完整的固有規律，影響了工程設計檔案的質量和使用價值，提高工程設計文件材料的歸檔完整率是必要的和緊迫的。針對問題存在的原因，可以從制度、人員、方法幾個環節著手，逐步提高工程設計檔案的歸檔完整率。
2.1建立、健全檔案制度
要做到工程設計檔案歸檔齊全完整，必須要從制度上約束，制定完善的歸檔制度，明確歸檔目的、時間、原則、要求、范圍等，使檔案部門與相關部門有章可循。為增強歸檔制度的權威性和約束力，應依據《檔案法》等有關法規制定。歸檔制度一經建立，則嚴格執行，以發揮實效。
規定明確、詳細的歸檔范圍。依據國家檔案局、建設部頒發的歸檔范圍的相關規定，結合工程設計活動的特點，制定明確、詳細的歸檔范圍，是保證歸檔齊全的重要前題。歸檔范圍應適度，從工程設計的整體概念出發，根據工程設計中形成文件材料的種類，把握重點，兼顧全面，明確、詳細地規定出各個設計階段的歸檔范圍。
建立逐級管理責任制。責任制是加強工作責任心、提高效率、保證秩序的一項有效措施，要想收集一套系統完整的檔案資料，首先工程設計人員要有較強的檔案意識和責任感，積極配合檔案人員進行檔案歸檔工作；其次檔案管理人員要經常深入到工程設計實際中去，注重了解工程設計的速度，在工程設計進入新階段前，就下步工程檔案的歸檔問題及時提醒有關領導和科技人員注意，并提出具體的歸檔要求。建立由主管總工――檔案管理人員――室主任――項目負責人組成的逐級管理責任制，把歸檔工作落到具體人員的崗位職責，可以使檔案收集工作跟上工程設計工作的每一環節，避免遺漏設計活動中形成的文件材料。
編制歸檔通報制。每年的總結通報上一年的歸檔情況，對質量好、歸檔率高的項目組予以表揚，同時批評歸檔率差的項目組，此外向全院員工通報檔案室工作的成績和不足，通報結果與設計人員的項目承包獎、設計評優獎掛鉤。編制歸檔通報是一種很好的檔案管理制度，一方面，以其公開、公正的方式在員工中形成一種主動清退設計文件、積極配合歸檔工作的風氣，并對缺乏檔案意識、不主動清退設計文件資料人員形成一種無形的壓力；另一方面，其合理地運用經濟原則，結合物質獎勵與懲罰，加強對工作設計文件材料形成、積累的監管，促進歸檔材料的完整、準確、系統。
階段定期歸檔制。按預可行性與工程可行性研究、初步設計、施工圖設計、施工及竣工驗收不同設計階段相應的歸檔范圍要求，分階段定期歸檔。原因在于基本建設是按照一定的程序依次進行的，大、中型工程項目設計的周期性較長，時間跨度大，相關人員變動也較大，如不分階段歸檔，大量的科技材料長期積壓在形成部門，對生產業務部門是一個很重的負擔，而且不利于維護有關文件材料的完整和安全。
隨時歸檔制。針對時間緊，任務重的項目，設計人員要加班加點工作，文件材料形成很快，分階段定期歸檔制已無法滿足需要，這就要求建立隨時歸檔制，加快節奏，提高效率，變定期歸檔為隨時歸檔。
2.2樹立檔案意識，提高檔案服務質量
提高工程設計文件材料的歸檔完整率，僅僅建立起完善的檔案管理制度是遠遠不夠的，只有在工程設計人員中普遍樹立檔案意識，提高檔案專業人員的服務質量，才能自覺嚴格執行檔案管理制度，形成主動清退文件與優質服務的良性互動。否則，一切制度都是空談，為此應做好以下幾點：
加快提檔速度，改進服務態度。科技檔案管理的目的是提供利用，對于科研人員，時間就是成果，所以，檔案人員應以最大限度縮短用戶查找檔案信息時間為已任，加快提檔速度，改進服務態度，耐心、熱情，解除工程設計人員的思想顧慮。
變“你來我查，你用我找”式的被動服務為“科技檔案參考咨詢”式的主動服務。以科學技術檔案為依據，積極發揮科技咨詢和科技參考的作用，具體應做到，采用先進的檔案檢索工具與方法，開展對新的科技檔案信息的報道和交流，以目錄、簡介等形式及時向有關部門和人員宣傳、介紹；實行開架閱覽，使密級低的檔案直接與用戶見面；積極進行檔案資料的綜合分析利用，根據不同的利用需求，整理出二、三次檔案文獻，主動提供給利用者。
2.3采用靈活多樣的檔案收集方法
采取靈活多樣的工作方法，多途徑、多方式收集檔案資料是提高檔案完整性的重要環節。平時注意了解本單位各個時期、各個方面的工作內容、特點、程序、產生文件的情況，做到收什么、向誰收、何時收、怎么收等心中有數，這樣就能有針對性地檢查督促文件材料清退歸檔，堵塞文件散失的漏洞。
健全文件材料收集網絡，平時由各科室配備的兼職檔案員收集分散的文件材料，由專職檔案人員指導、督促、檢查項目組檔案收集情況，保持與工程項目組的密切聯系，待工程設計結束時很快立卷歸檔。
2.4利用專業檔案館的人才優勢
各中小型設計院（所）可利用專業檔案館的人才優勢，為各設計院（所）提供全方位，多層次的服務。專業檔案館是市政府所屬的科學文化事業機構，所有工作人員都具有檔案管理的專業知識，可針對各專業部門的要求，提供檔案收集、整理、分類編目、建立利用臺帳服務，達到城建檔案可直接入庫保管并提供利用的目的，減少有關部門因人員緊，工作繁忙，專業知識欠缺引發的檔案管理工作薄弱的現象。
3.結語
綜上所述，只要建立起規范的檔案管理制度，樹立檔案意識，提高服務質量，采取行之有效的檔案收集方法，就可以逐步提高工程設計檔案的歸檔完整率，充分發揮工程設計檔案憑證、查考、科技儲備的作用。
參考文獻：
1系統功能設計
一是系統主切換面板。將交換機合理設置于建設處內部，連接起各臺機器，促使其形成一個局域網，為了實現不同機器之間的通訊，將TCP/IP協議應用了過來。因為施工單位和監理單位辦公地點是不同的，那么就可以分開整理資料，并且向管理系統中定期匯總這些資料。本檔案管理系統采用的應用程序架構是主機和客戶機，這樣既可以錄入、分類以及歸檔信息，又可以同步規范的進行工程檔案管理。并且系統在錄入和查詢的時候，依據是可視化界面，可以實現人機對話，降低了管理難度。具體來講，工程概況、存檔材料、工程支付以及參建單位和人員通訊等都屬于檔案管理系統的主切換面板。對材料收集之后，結合相關標準進行分類，然后編號和錄入，之后進行資料的歸檔，就可以很方便的對其進行查閱。二是資料存檔模塊。在檔案管理系統中，主要的數據源就是資料存檔模塊，為了實現其所有功能，一共設計了四個子面板，分別是資料登記、資料查閱、借閱登記和歸還登記；工作人員首先來分類編號收集到資料，然后在子面板上登記這些資料，在計算機中規范準確地錄入資料編號、資料名稱以及編制時間、錄入時間等內容，構建一個完整的數據庫。工作人員要想查詢資料，只需要借助于資料查詢子面板即可，在查詢的時候，可以依據編制時間、錄入時間以及資料編號等進行，十分的快捷和簡單。另外，在向計算機輸入資料數據時，系統也會將原始記錄形成于數據庫中，并且有順序產生，那么以后在對資料進行查詢時，只需要將資料編號提供出來即可。通過另外兩個子面板，可以有效實現資料的借出和歸還。資料的錄入可以通過局域網的內部機器來完成。三是材料歸檔模塊。要想得到完整的資料，就需要重視資料登記面板，要想促使檔案有效形成，就需要重視資料的歸檔工作。檔案管理人員在歸檔的過程中，除了要依據檔案分類規則之外，還需要借助于工程資料分類方案來完成，一般是錄入案卷題名，利用計算機查詢功能，分類預覽和選擇所有的收集資料，只有在相應的案卷目錄中導入這些歸檔的材料目錄，之后在相應的檔案盒中調入相應的紙質材料，然后通過排序和編號，就完成了歸檔工作。又因為在工程建設過程中，檔案資料管理并不是靜態的，那么要想同步的進行資料收集和歸檔工作，本系統在同一份資料上，分別給予了資料編號和資料檔號，這兩種標識一種是臨時碼，一種是永久碼，在查詢的過程中，它們互相對應，在工程建設過程中，要想查詢資料，通過兩種標識都可以。
2系統功能評價
一是安全可靠。結合具體的情況和需求，系統對用戶級別以及數據庫密碼進行科學設置，這樣就可以避免有一些不法分子來損壞或者竊取數據。另外，還可以定期備份相關數據庫文件，這樣就可以在一個安全的地方來復制數據庫文件。如果不慎有問題出現，破壞到了數據庫文件，只需要利用備份文件即可，促使數據庫的正常工作不受影響。二是經濟實用性較好。因為本ACCESS數據庫軟件對硬件性能沒有過高的要求，只需要借助于正常的辦公設施就可以在單機環境中廣泛應用本系統。采用的操作系統是微軟的XP系統，那么在操作、開發以及管理方面就沒有較大的難度。三是開發性和標準化。要想使用本軟件系統，只要保證電腦中安裝了基本的辦公軟件即可，并且因為本數據庫是微軟公司研發的，已經比較的成熟，可以有效兼容于其他的數據庫，那么就可以更好地進行檔案管理工作，以后如果有具體需求，可以在專業的檔案管理網絡型數據庫中導入這些檔案數據。四是操作界面比較的優良。綜上，本系統因為具有可視化窗口界面，那么人機對話就可以有效實現。在本系統的設計過程中，已經預先在數據庫中輸入了檔案分類規則，那么相關的工作人員在進行數據資料錄入時，系統會給予相應的提示，只要結合這些提示，就可以更好地分類錄入相關資料，促使數據的完整性得到保證，提高了資料收集的質量。
3結語
綜上，在南水北調工程中，會有大量的數據資料產生，如果采用傳統的數據管理模式，就會出現諸多的問題和弊端；針對這種情況，就可以將計算機網絡技術應用進來，借助于微軟公司的ACCESS數據庫技術，來提高信息資源管理的自動化水平，共享相關的數據資料，更好地利用檔案資源，更好地服務于水利工程建設。
作者： 單位：南水北調中線河南直管建管局南陽項目部
