時間：2023-06-06 09:30:22
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇干部人事檔案服務，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【關鍵詞】人事檔案；作用；現狀；建議
機關干部人事檔案是干部在社會活動中的原始記錄，是組織人事等有關部門在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載個人經歷、社會關系、德、能、勤、績、廉及獎懲等方面的文件材料，是知人善任，選賢舉能的重要依據。
一、干部人事檔案的重要作用
（一）干部人事檔案是組織、人事部門選拔、輸送干部和專業技術人才的重要依據。組織、人事部門負責對干部進行培養任用，選拔、輸送干部和專業技術人才時，除派人考察外，還必須查閱干部人事檔案，了解其在德、能、勤、績、廉等各方面的成長歷程中的表現，對擬提拔、輸送的干部進行全面分析，權衡利弊，擇其所長，避其所短，因人制宜，充分發揮每個干部的積極性，建立一支高素質的干部隊伍。
（二）人事檔案是澄清問題，維護個人利益的可靠憑證。從其形成看，人事檔案伴隨干部成長的歷程，記錄著當時干部工作情況、參加各項政治、經濟、文化活動的情況，是個人思想和行為的真實記錄，是令人信服的歷史證據。從其形勢看，它保留著真切的歷史標記，如當事人的親筆手書或親筆簽字以及組織審核認可的機關印信等，它是個人歷史和現實面貌的原始記錄，能比較客觀、全面地反映一個人各方面的狀況。個人利益受損、兌現待遇、糾正錯誤、調整工資級別、職稱評聘、合同鑒證、身份認定、退休等等，都需要檔案作為信證，為解決問題提供可靠的線索或憑證，保障個人的切身利益不受到損害。
（三）干部人事檔案為后人研究歷史提供可靠依據。每一份干部人事檔案都具有時代信息，反映當時社會經濟、文化、思想理論等建設情況。所以說干部人事檔案作為檔案的重要組成部分，為后人研究今天的歷史提供每一個時代及年代的共性信息。
二、干部人事檔案管理現狀
（一）工作人員兼職現象較多，責任意識淡薄。機關干部人事檔案管理工作人員多為兼職人員，由于檔案工作沒有較強的時限性，工作人員兼職工作內容較多，造成檔案工作者責任意識不強，使機關干部人事檔案管理人員既不注意檔案材料的收集歸檔，也不按照業務規范整理檔案，更不善于學習現代化管理手段。
（二）領導重視不夠，人員流動性較大。基層從事機關干部人事檔案管理工作人員多數為辦公室或人秘科工作人員，綜合性工作內容較多，平時工作任務繁雜而重要，人事干部檔案管理工作只是其中的一小部分，在行政管理和政務服務方面工作業績比較突出，職務升遷較快，造成人員調動頻繁，使人事檔案工作者的業務水平始終處于初級階段。再加上部門領導對檔案工作指導較少，業務培訓工作跟不上，使干部人事管理工作缺乏必要的業務知識，干部人事檔案管理工作較落后。
（三）在干部人事檔案管理中沒有建立基本的規章制度。多數機關及事業基層單位在干部人事檔案管理過程中，沒有建立基本的檔案管理制度，更談不上健全干部人事管理制度，沒有一個規范的管理標準，各自為政，主觀臆斷，分類混亂，參差不齊。
三、加強干部人事檔案工作管理的建議
（一）提高認識，加強領導。首先，單位領導要高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入議事日程。其次，要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，從嚴監督，嚴把歸檔材料質量關，發現問題及時解決。
（二）穩定檔案干部隊伍，加強工作人員業務培訓。專職干部人事檔案管理工作成績小，職務晉升慢，直接影響到檔案工作質量。因此部門領導要提高對穩定檔案隊伍重要性的認識，配備必要的合格的人事干部檔案管理人員，科學設置職務、職稱，調動管理人員工作積極性，鼓勵干部人事檔案管理工作者終身從事干部人事檔案管理工作，以保證干部人事檔案管理工作的相對穩定。對新上崗人員及在崗人員每年度進行定期培訓，不斷更新知識結構，精通專業知識，熟練掌握電腦知識和操作技能，不嗍視工作的新需要，向現代化邁進，使人事干部檔案管理工作與時俱進。要不斷強化干部人事檔案管理人員的自身素質，使之樹立強烈的事業心，責任心和政治責任感，以高度負責的態度，投入到干部人事檔案管理工作中
（三）建立健全規章制度，強化制約機制。要進一步建立干部人事檔案的材料審核、材料接轉及干部人事檔案質量通報登記等各項檔案管理基本制度，不斷充實內容，健全制度，及時糾正干部人事檔案中發現的問題，確保檔案內容真實可靠，維護干部人事檔案工作的嚴肅性。建立崗位責任制，結合崗位責任對干部人事檔案管理人員的工作任務、工作目標、職責權限和應遵守的紀律作出明確規定，促使工作人員積極主動、遵章守紀地做好干部人事檔案管理工作。
一、干部檔案管理工作存在的問題
（一）制度不到位，檔案材料的歸檔缺乏必要的約束
由于我國檔案法律服務工作起步晚，可借鑒的經驗不多，基本上處于探索階段，所以在操作過程中還存在一些問題：檔案觀念淡薄、人民群眾對于檔案的認識還處于一種模糊狀態，加之經費有限使得宣傳無力，檔案立法只好臨淵羨魚。
（二）對干部人事檔案管理工作的重要性認識不夠
長期以來，一些領導對干部人事檔案的重要性存在片面的認識，認為它是一項默默無聞的工作，出不了驚天動地的政績，能應付辦事就行了。一些檔案管理人員也不具備強烈的檔案使用意識，僅僅是“充當保管”的角色，嚴重影響了干部人事檔案管理水平。
（三）檔案歸檔不及時，材料收集不全，造成檔案材料的流失
收集人事檔案材料、補充人事檔案內容，是貫穿于人事檔案工作始終的一項日常性的工作。各單位政工人事干部變動頻繁，沒有專門的檔案專業人士管理人事檔案，很多代管人事檔案的干部并不知道干部人事檔案的工作程序，沒有及時收集到應存入干部個人檔案的材料，影響了干部人事檔案的連續性。
（四）鑒別不準確，損害了干部人事檔案的真實性
檔案的鑒別工作政策性很強，必須遵循“取之有據，舍之有理”的原則。取之有據是指歸入人事檔案材料要有依據，符合上級的有關規定。舍之有理，是指決定剔除的材料，要有足夠的理由，尤其是準備銷毀的材料，更須十分謹慎，不能武斷草率。有些干部人事檔案，把不該歸檔的材料也收集進來，影響了對干部的真實評價。
（五）檔案工作者自身不夠重視
檔案工作是一項業務性很強的工作，做好干部人事檔案的管理，檔案人員既要有一定的檔案專業知識，更重要的是要有責任心。但是有的檔案管理人員責任心不強、思想素質不夠高，未經過培訓就上了崗，對于自己分管的檔案工作兼而不做或是沉不下心來，無心做好檔案工作，這樣使得檔案工作擱淺。
二、做好干部檔案工作的建議
（一）加強領導，增強檔案意識
加強領導是搞好干部人事檔案工作的關鍵，干部人事檔案工作的好壞，關鍵取決于領導的重視程度。各級領導應充分認識到人事檔案工作的重要性，并把檔案工作列入議事日程，給予檔案工作各方面的支持。一是從人員配置上保證專職專用，保證管理人員安心工作，盡職盡責；二是從經費上保證投入，檔案工作需要的經費都給予支持，保證硬件設備符合達標要求；三是幫助解決干部人事檔案工作中遇到的困難和問題，為人事檔案管理工作的順利開展提供有力保證。
（二）加強宣傳，進一步提高人們對干部人事檔案工作的認識
干部人事檔案意識是人們對人事檔案和人事檔案工作了解的程度和認識的水平，關系每個干部的切身利益和政治前途。要加強宣傳，使各級領導和干部人事檔案工作人員充分認識到這項工作的重要性，把干部人事檔案工作上升到政治的高度，具體負責地抓好、落實好。
（三）建立健全各項制度，確保干部人事檔案的歸檔率
干部人事檔案的流失，在很大程度上是因為歸檔不及時。要制定專門的干部人事檔案歸檔制度，要在適當的時間統一進行清理、催收，以保證人事干部檔案材料的歸檔率達到100%。
（四）做好業務培訓，提高政工人事干部的整體水平
做好干部人事檔案管理工作，必須要安排在思想上、政治上、工作作風、業務能力等方面過硬的檔案管理人員。組織人事部門要定期對檔案管理人員進行業務培訓，讓其明確干部人事檔案的歸檔范圍、具體操作程序，一是建立定期培訓制度。采取舉辦培訓班、到上級管檔單位跟班學習等形式，不斷提高檔案管理人員水平。對新接手的干部檔案管理人員要求培訓才能上崗。二是建立定期指導制度。管檔單位每年要深入基層指導工作，幫助基層單位人事檔案管理上存在的困難，對存在的問題進行糾正。三是建立工作移交制度。新、老干部檔案管理員工作移交時，要履行交接手續，原干部檔案管理人員要負責處理好手上遺留的工作，使新接手工作的檔案管理人員能更進一步地做好工作。
（五）加強現代化管理，建立干部人事檔案信息網絡管理系統
當今處于信息化時代，干部人事檔案管理的現代化己提上日程。因此，領導和工作人員，要跟形勢的需要，就必需更新觀念，深入進行檔案管理工作的改革，更好地跟上干部人事檔案工作的飛速發展。
三、新形勢下做好干部人事檔案管理工作具有現實意義
（一）有利于發揮干部人事檔案在選用干部上的基礎作用
選拔使用干部，關鍵是知人善任。干部人事檔案是全面考察了解和選拔使用干部的一個重要依據，維護更新干部信息及時，保證信息的真實可靠，就能為組織上準確選人用人提供重要依據。
（二）在日常工作中，常會碰到年齡、工齡、學歷和待遇等方面的問題，不少都比較棘手
干部檔案的服務效應主要體現在能為干部個人提供歷史公正的憑證，可以為干部工作出據歷次任職憑證、工資變動憑證、黨團關系憑證、學歷層次憑證等，為晉升工資、晉升職稱、房屋公證、解決老干部待遇、機構人事改革等提供有價值的服務。
（三）有利于在學校的教師隊伍管理工作中起著促進作用
（一）嚴把審查核實關
檔案內容的真實準確是干部人事檔案的生命和價值所在。為確保干部人事檔案信息準確，我們建立了一套嚴格的審核制度，對不符合政策規定的學歷、出生時間、參加工作時間等，依照有關規定給予重新認定；對符合標準的，填寫驗收卡，經審核人簽字后入庫，切實做到干部檔案內容完整、分類準確、目錄工整、查閱方便。
（二）嚴把收集鑒別關
堅持定期收集和日常催收相結合，對年度考核、專業技術任職、獎勵等形成時間相對固定的材料，做到事前安排、事中指導、事后催要，定期集中收集；對新形成的檔案材料，堅持隨形成、隨辦結、隨歸檔，確保各類檔案材料即時歸檔、隨時整理，進一步健全了干部人事檔案材料收集的長效機制。為確保干部檔案精煉、翔實，對收集到的每份材料都一一進行仔細鑒別，對不該歸檔的堅決退回，不符合要求的一律拒收，對缺漏的及時催交。
（三）嚴把規范管理關
我們堅持以制度管人，以制度管檔案，將安全保密、查閱借閱、檔案轉遞等八項制度全部上墻，建立了《查（借）閱干部檔案登記簿》、《檔案轉遞登記簿》、《檔案材料銷毀登記簿》、《接收檔案登記簿》、《收、發檔案材料登記簿》等臺帳。為嚴肅紀律，我們實行“五不查”、“三不轉”制度，即：無《干部檔案查閱審批表》不準查、非正式黨員不準查，本人不準查，未經批準不準查，涉及親屬不準查；個人帶檔不轉，沒有調函不轉，接收單位不明不轉。這些制度實施以來，有效地規范了檔案查借轉遞工作，沒有發生一起泄密、涂改和丟失檔案的事件。加強干部人事檔案管理的目的，是為了充分利用干部人事檔案。為此，我們進一步創新服務手段，拓寬服務領域，通過強化服務來促進信息資源的開發，使干部人事檔案更好地為干部工作服務，為醫院改革與發展服務。
（四）實行信息式服務
為了更好地發揮計算機信息技術在干部人事檔案管理工作中的作用，我們安裝使用《干部人事檔案管理系統》軟件，建立和完善了干部人事檔案數據庫，并及時做好更新維護工作，動態化管理干部人事檔案信息，可以準確快捷地進行打印或瀏覽，為干部選拔任用等工作提供了便捷服務。
（五）實行咨詢式服務
關鍵詞：高職院校；干部人事檔案；管理與利用
abstract: higher colleges of the cadre and personnel records management and utilization of some problems, the author of the article to work, and to explore a number of practices and recommendations.
key words: higher vocational colleges; of the cadre and personnel files; management and use of
前言
近年來，我國高等職業教育管理體制改革取得了重大進展，合并升格的高職院校達1100多所，進一步完善了國家的高等教育結構，優化了教育資源配置，提高了辦學質量和辦學效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問題。干部人事檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著許多問題。
一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題
許多合并高職院校是由一些不同學科、不同層次的學校（如中等職業學校）合并而來，原來的學校對干部人事檔案沒有自主管理權，長期以來不能引起學校領導層的足夠重視，從而出現了諸多問題。
（一）領導重視不夠，專業人員缺乏
合并的高職院校，干部檔案管理實現了由被動式管理向主動式管理轉變的模式，師資隊伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設立單獨的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對管理人員政治素質、業務能力、管理水平的培訓與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展受到限制。
（二）檔案管理制度不規范，管理手段落后
合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規模、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統一的規格；收集過程中紙張大小不統一；檔案材料沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。
（三）信息開發利用率差，發揮服務作用程度低
干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發展黨員等方面，在師資培養、人才選拔、人才穩定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。
（四）升級達標工作任務繁重
很多學校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學校檔案工作起步不同，有的學校已經經過了上級部門的檢查驗收，達到干部檔案管理目標一級，二級或三級標準，有的規模甚至都沒有按新標準整理過，為了達到同一個等級或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準確外，檔案管理人員僅技術加工就有相當大的工作量。
二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問題的途徑
（一）領導高度重視，提高檔案管理人員素質
干部人事檔案是記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據，關系到每位教職工的切身利益。作為學校領導，尤其是主管組織人事工作的領導，應充分樹立起檔案意識，合并高職院校應在機構設置和人員編制上給以充分保證；在檔案經費上落實到位，增添必要的硬件設施；主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質，是做好這項工作的重要依據。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對在崗人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期高等職業教育事業發展對高校干部人事檔案管理的新要求。
（二）加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平
建立健全一套完整科學的干部人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發展，增加資金投入，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
（三）建立信息網絡，充分發揮服務效能
干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數字化；二是要把數字化的信息網絡化，要能實現網上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當前，人事檔案管理系統計算機信息軟件已在大多數高校使用，但其發揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術的人才和從事檔案信息管理構件或善于制作檔案管理網頁的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊伍，建立一套完整的人事檔案信息數據庫，利用計算機技術和網絡 （下轉第51頁）（上接第43頁）技術，實現對人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。
（四）充實干部檔案管理隊伍
為切實做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實現干部檔案升級達標任務，組織人事部門應當按照政策規定配備適當數量的專職干部從事此項工作，適當時間抽調部分政治素質高、原則性強的同志協助從事那些耗費時多、工作量大、技術性強的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進干部人事檔案管理上水平。 【參考文獻】
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關鍵詞：干部人事檔案；落實責任；優化環境；規范管理
近幾年來，宜昌市住建委認真貫徹市委組織部關于全面推進干部人事檔案管理的要求，強化規范管理，夯實基礎工作，干部人事檔案工作取得明顯成效。我委屬事業單位共10個，其中副縣級事業單位2個，公益一類事業單位4個、公益二類事業單位4個，有2個單位即將改企。現有在職人員檔案164冊，退休人員檔案51冊。檔案實行集中存放，統一管理，責任到人。2011年順利完成住建系統干部人事檔案改版升級工作；2015年完成住建委機關公務員和委屬事業單位科級干部人事檔案專項審核工作。目前住建系統11家單位均獲得檔案達標省一級、檔案達標3A、檔案達標2A級單位認證。
1 加強組織領導。落實檔案管理責任
我委高度重視干部人事檔案管理工作，堅持把檔案管理工作作為干部工作的一項重要內容，加強檔案工作的組織領導，定期研究、強化監督、檢查與指導。將理順管理體制作為檔案目標管理的首要任務，科學劃定管理范圍，住建委作為主管部門，承擔了全系統的干部檔案集中保管任務，負責對委屬單位管檔人員進行指導，采取集中培訓、以會代訓、現場指導、以查代訓等多種形式，對管檔人員進行系統的業務知識培訓，為干部人事檔案管理工作提供了人力保障。
2 注重基礎建設，優化檔案管理環境
我們一方面重視硬件設施建設，投入資金用于干部人事檔案基礎設施建設，按照規范做到 “三室”（檔案室、閱檔室、辦公室）分開，“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、放高溫）設施齊全，庫房防盜設施（鐵門、鐵柜）到位，提升了檔案管理環境。
另一方面，加制度建設，要求管檔單位，嚴格按照《干部檔案工作條例》，規范干部檔案日常管理，重點修訂完善了干部人事檔案收集、鑒別、整理、歸檔、查借閱、安全保密、轉遞移交、崗位責任等8項管理制度，健全了《干部檔案查借閱登記薄》、《干部檔案轉入、轉出登記薄》、《干部檔案材料轉入、轉出登記薄》等日常工作制度。做到制度上墻，責任落實，規范檔案的查、借、用、轉等管理程序，使干部人事檔案管理工作逐步精細化。堅決做到“五不查”、“四不借”、“三不轉”，即：無《干部檔案查借閱呈報表》不查，非利用單位范圍的不查，費正式黨員干部不查，本人及親屬的檔案不查，審批手續不全不查；未經領導批準不借，非特殊需要不借，手續不全不借，本人及親屬檔案不借；個人帶擋不轉，沒有調動的通知不轉，接收單位不明不轉。特別是針對干部流動與檔案轉遞不同步現象，嚴格按照管理權限，對不在本單位的人員的檔案及時妥善處理，有效避免“人檔分離”的情況發生。
3 提升內在質量，強化檔案管理基礎
始終把干部人事檔案內容建設作為工作重點，確保干部人事檔案能夠準確全面反映干部的基本信息和主要表現，做到“四個更加”：即材料更加齊全，手續更加完備，信息更加準確、歸檔裝訂更加規范，提升了干部人事檔案的內在質量和利用價值。一是建立了覆蓋干部人事檔案材料收集網絡，在普遍性、階段性工作中形成的特殊材料進行定期收集，并對所缺失的材料逐個填寫《缺失材料登記表》，明確按干部屬地管理原則進行收集。對已無法收集而必須存檔的原始材料及時調查核實，按照相關規定進行補辦。二是嚴格按照有關干部人事政策，對干部人事檔案中履歷材料、任免材料、工資材料、考察材料等手續不完備的信息項進行充實完善。三是嚴肅檔案管理工作紀律，對從事檔案管理的工作人員嚴格要求、嚴格管理，實行誰簽字、誰負責，確保檔案材料的完整性和真實性。四是嚴格按照政策要求和實事依據，對信息不一致的干部的“三齡兩歷”進行審核認定。將認定后的“三齡兩歷”直接反饋給干部本人，如有不同意見繼續調查核實后重新認定，確保了認定結果的準確性。五是按照干部人事檔案分類要求，在抓好干部人事檔案材料完整和信息準確的基礎上，認真對歸檔材料進行鑒別歸類，確保分類科學、裝訂規范。
4 加快信息建設，運用檔案管理成果
［關鍵詞］高校 人事檔案 信息化
［中圖分類號］G647 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1009-5349（2012）04－0179－01
高校的干部人事檔案真實記錄了教職員工的工作經歷、工作成績和道德水平，是高校進行職稱評定、選拔干部的重要參考。高校干部人事檔案的信息化就是利用現代化的信息技術和網絡技術對高校干部人事檔案進行管理。與傳統的檔案管理相比，檔案信息化管理最大的作用是提高了檔案的利用率和使用效率，易于保管和修改，有利于紙質檔案的保存。隨著計算機技術的普及和發展，信息化是高校干部人事檔案管理的必然選擇。
一、信息化有利于提高檔案管理人員的工作效率
我國高校傳統的人事檔案管理側重于檔案實體本身的管理，管理人員通過人工收集、整理檔案材料，然后提供給學校使用，這樣不僅工作量大，而且效率低，耗時、費力。在實行信息化管理后，檔案數據只需要錄入一次就可以反復利用多次，并還可以在檔案管理部門內部進行資源共享。傳統的檢索方式是檔案管理員從紛繁的檔案目錄中找出所需的檔案信息，通過手翻、眼觀，綜合判斷，最后整理得出所需的材料。干部人事檔案的信息化，建立了所有干部人事檔案的信息庫后，檔案的檢索就變得尤為方便。利用計算機系統，檔案的檢索與查詢只需要通過網絡就可以即時實現，而當其他相關部門需要某些人員的檔案信息時，查詢者甚至可以不通過檔案管理員就可以進入局域網，根據一定的授權進行查詢，極大提高了檔案管理的工作效率。
二、信息化管理有利于提高紙質檔案的保存年限
高校傳統的人事檔案是以紙張為載體，雖然說紙張的保存如果排除其他化學反應可以保存上百年甚至更長時間，但是高校干部信息變化迅速，如學位提升或者職務變動，都需要查閱原始的紙質檔案材料，在查閱過程中一不小心就有可能導致紙質檔案的破損，不利于紙質檔案的長期保存。特別是隨著招生規模的擴大，師資隊伍建設力度也不斷加大，教師的檔案信息更新也就越快，這無形中就給紙質檔案的長期保存增加了難度。而檔案的信息化管理，檔案管理人員只需將檔案信息錄入計算機系統，便可永久享用，一勞永逸。通過計算機檢索和翻閱檔案，不僅節省時間，提高工作效率，而且可以大大減少紙質檔案的使用次數，為紙質檔案的長期保存創造了有利條件。
三、信息化管理可以有效提高高校人事檔案的利用率
利用率是衡量干部人事檔案工作的一個標準。從目前高校的總體情況上看，干部人事檔案的利用范圍非常有限，主要使用在職務變動中，通過翻閱當事人的檔案來了解其基本情況，而在知人、用人、舉賢等方面并未發揮出應有的作用，尤其是高校集中了各類專業技術人才，彼此之間在學術或道德方面都不相伯仲，傳統的檔案管理方式難以滿足單位對檔案信息進行綜合分析的需要。但是通過信息化管理后，利用計算機及網絡信息系統，人事檔案部門建立了便于查找和比較的檢索工具，把所有人的檔案信息錄入系統，并隨著當事人的職稱、職務、學歷等變化做相應的調整，提高了查找信息的速度，除了在職務變動、調資等給相關部門以參考之外，還可以對所管理人員的情況進行研究總結，為領導決策用人做信息統計分析和情況預測。同時，配合高校的人事改革，檔案的信息化管理可以很方便地提供人事檔案信息，為人事改革的結構性調整、人才配置、定崗定編等提供各種統計信息，拓寬人事檔案的服務范圍，對人事檔案工作的改革和發展起到了促進作用。
四、有利于檔案管理人員綜合素質的提高
隨著高校師資隊伍建設的不斷加強，干部人事檔案的管理工作變得越來越繁重。目前高校干部人事檔案的管理主要還是依靠人工進行，檔案的收集、整理、分析、儲存、檢索等一系列工作都是沿用傳統的單一的管理手段。通過行政命令收集檔案，通過攤派任務整理檔案，查找檔案還是使用最原始的手工檢索方法。由于工作量大，檔案管理人員不能積極主動地去收集干部檔案信息，只能被動地接受相關部門移交的“十大類”檔案信息。另外，一些非專業的檔案管理人員，由于業務能力不高，責任心欠缺，在繁重的檔案整理和檢索工作中難免出現差錯，嚴重影響了干部人事檔案的使用。而人事檔案信息化后，各高校的檔案管理人員將從繁瑣的手工勞動中得以解脫，利用計算機來整理檢索人事干部檔案，不僅節省了大量時間，而且大大提高了檔案檢索的準確度。而檔案管理人員也不再擔任默默無聞的檔案保管員的角色，將有更加充足的時間去進行科學研究，積極探索，學習各種知識，不斷提高自己的綜合素質。尤其是在提高檔案管理的業務水平基礎之上去學習一些計算機技術，把計算機水平和檔案管理工作融合到一起，進一步搞好檔案管理工作。
高校干部人事檔案管理不同于國家機關，國家機關的檔案管理工作突出的是政治高度和保密強度，而高校的干部人事檔案管理強調的是以高校的改革發展為中心，為高校的人力資源開發、信息利用等提供優質的服務。隨著現代計算機技術的普及，傳統的高校人事檔案管理方式面臨的挑戰將越來越大，為了充分發揮干部人事檔案的重要作用，各高校應該積極利用計算機信息技術，促進檔案的信息化管理。
【參考文獻】
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關鍵詞：中職學校；干部人事檔案；管理現狀；管理策略
中職學校干部人事檔案在干部的任命和選拔上扮演著重要的角色，隨著教育的不斷發展，國家對中職學校越來越重視，中職學校干部人事檔案管理工作作為中職學校管理的一部分，也得到了人們的廣泛關注。現在中職學校干部人事檔案管理工作中面臨的問題也有很多，例如管理水平比較低下，干部的專業素質比較低下，硬件設備也極度缺乏，這樣就給中職學校干部人事檔案管理帶來了極大的難題，因此要改變對干部人事檔案管理的策略，促進整個學校檔案管理工作的不斷進步。
1 中職學校干部人事檔案管理的基本現狀
中職學校干部人事檔案管理工作是學校管理的一部分，也是學校制定用人計劃的重要依據，學校領導在選拔干部的時候，一定要綜合的考慮，干部人事檔案記錄了一些人員的日常情況，檔案記錄的內容也是其中十分重要的組成部分，在整個檔案人事選舉中扮演著重要的角。但是從現在中職學校干部人事檔案管理的現狀來看，依然存在著很多的問題。學校對干部人事檔案管理的重視程度不夠，有些檔案記錄僅僅是表面現象，這樣就給檔案管理工作帶來了極大的難題。有些學校領導認為學校與政府的職能部門存在著顯著的差異，政府對人事檔案的管理比較嚴格，任何的環節都不能出現漏洞，但是學校并不是政府部門，在干部人事檔案管理上不需要過于嚴格。學校的人事檔案管理人員也缺乏相應的管理知識，雖然在人員的設置上比較到位，但是這些工作人員缺乏專業的知識，這樣就導致了人事檔案管理停滯不前，甚至呈現出了落后的趨勢。
中職學校人事檔案管理的硬件設施不達標，在硬件設備的管理上還存在著一些問題，沒有通風、防火、防潮、和防盜的基本措施，這樣就導致了中職學校人事檔案管理設備容易受到損害，在使用的過程中極容易出現一系列的問題，例如學校的檔案保管箱沒有按時的進行更新，有些保管箱的磨損比較嚴重，但是卻沒有進行更換。檔案管理的手段也比較落后，在管理的過程中，沒有使用現代化的檔案管理設備進行人事檔案的管理，有些的中職學校雖然已經設置了人事檔案管理的設備，但是檔案管理人員缺乏著創新意識，沒有掌握現代化的檔案管理知識，在檔案的管理上缺乏規范性和完整性，在管理模式上也是極為簡單的，以上這些問題都是現代中職學校干部人事檔案管理中面臨的一系列問題，如果這些問題得不到解決，那么中職學校干部人事檔案管理就無法取得進步。
2 中職學校干部人事檔案管理的策略
2.1 健全檔案管理的制度
檔案管理制度對于中職學校檔案管理工作是極為重要的，在整個檔案管理的工作中，一定要結合中職學校的具體狀況進行人事干部的檔案管理，結合當前實際，建立起新的學校干部檔案管理工作，促進學校檔案的不斷發展。除此之外，還要建立檔案資料的收納和整理工作，做好檔案的轉入和準出工作，要集中統一的進行檔案的分配和管理，實行分級負責的管理制度，建立檔隨人走、一生只有一個檔案的管理制度，這樣在檔案的管理也不會出現混亂，各個學校在進行黨政辦公的時候，一定要將監督和檢查工作好，及時的發現問題，提供具體的解決意，進一步的規范學校干部人事檔案制度，促進人事檔案的不斷發展。
2.2 加大宣傳力度；增強員工的檔案意識
各個中職學校都要使用喜聞樂見的方式進行宣傳，加大宣傳力度，是每一人都了解職工檔案管理的重要性，加強職工的宣傳教育工作，促進檔案資料管理的不斷完善，使每一個員工都明確人事檔案的重要性。引導教職員工積極主動向檔案部門送交歸檔材料，保證人事檔案的完整性、真實性、可靠性。
2.3 加強領導，強化人事檔案管理人員綜合素質
干部人事檔案工作是學校的一項基礎性工作，同時也是一項與全體職工切身利益息息相關的工作。專職檔案管理人員要提高檔案意識和責任意識，要從過去的重點搞整理裝訂等基礎工作，迅速轉到廣泛收集和利用上來，及時完整收集檔案材料，及時準確更新檔案數據庫；維護人事檔案的完整與安全，檔案要完整齊全，實體不受損害，不丟失，不泄密，不被盜竊。
2.4 搭建中職學校人事檔案網絡平臺，實行動態管理
參照黨建E平臺對黨員信息進行管理的模式，利用計算機技術搭建中職學校人事檔案平臺，各學校人事專干將在職和離退休兩類人員分別建庫，再分別按崗位、職稱等條件將個人人事勞資、考核獎懲等信息錄入人事檔案平臺，建立基礎信息數據庫。爾后，定期維護，及時更新相關檔案信息。這樣，既保證人事檔案信息完整，促進人事檔案管理更加規范，又方便人事統計，為領導選拔人才提供正確有價值的參考資料。
3 中職學校人事檔案管理的發展趨勢
在人事制度變革的帶動下，中職學校的人事管理工作出現了許多新情況。一是人事管理過渡到崗位管理。隨著全員聘用和崗位設置等人事制度改革，中職學校人員管理調整為管理人員、專業技術人員和工勤技能人員三大類，改變了傳統的干部制度終身制，實現了人事管理從身份管理向崗位管理轉變，直接導致人事檔案分類更細，管理要求更嚴格。二是用人制度采取聘用制，人事關系出現新變化。中職學校教職工與學校之間的關系除事業單位的人事關系外，又增加了聘用關系、勞動關系、勞務關系等多種形式，人事檔案管理將逐漸變得錯綜復雜。三是分配制度和退休工資制度出現新突破。各中職學校都逐漸建立了多種分配方式下的績效工資制度，職工退休養老由退休工資制度向社會保險制度轉變。這些都無疑給中職學校的人事管理工作帶來壓力與挑戰。
4 結論
綜上所述，目前中職學校人事檔案管理還存在著重視不夠、管理水平低、硬件設施差、人事專干業務素質低等問題，而且學校人事制度改革也給人事檔案管理帶來了一系列新的變化。尤其是在整個經濟發展的今天，對于檔案的管理越來越重視，學校檔案管理也是如此。隨著我國人事制度改革的逐步深入，我們中職學校的人事檔案管理工作也要加快改革與發展的步伐，探索更先進的管理模式，提高管理水平，才能更好地提供具有服務價值的信息資源，配合學校的人事制度改革，適應中職學校的改革與發展。
參考文獻
[1]蔡晶.淺談中職學校干部人事檔案管理現狀與管理策略[J].求知導刊，2015（09）.
（一）干部人事檔案的保管方法不完備
目前醫院人事檔案的管理方法陳舊、滯后。因受客觀條件的限制，醫院對人事檔案管理工作經費投入不足，檔案用房狹小，管理設備陳舊、現代化管理手段還沒有引進人事檔案管理系統，人事檔案的信息利用停留在最直接、最簡單的程度，缺乏深度開發和利用。管理人員一直采用手工編輯、檢索，方法繁瑣，不易操作，反應較慢，現代化管理水平不高，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
（二）干部人事檔案的管理觀念落后
由于人們對人事檔案的開發利用認識不明確或對其重要性認識不足，甚至存在重醫療檔案輕人事檔案的觀念，使得人事檔案工作得不到應有的重視。目前醫院人事檔案的管理理念還相當保守，局限于對檔案實體的管理，“看堆式”的管理，重管理，輕服務，沒有了解檔案管理更重要的是通過管理反映出檔案當事人的自然情況，從而為挖掘人才、利用人才，發揮其所長服務。人事檔案服務開發意識差，造成合理利用上的諸多障礙。
二、完善醫院干部人事檔案收集整理保管和利用的措施
（一）規范檔案材料收集、歸檔和鑒別
領導干部和管理人員要側重于收集工作實績、領導和決策能力、協調控制能力、突發事件的應變能力、書寫語言表達能力、廉政和商業賄賂情況等。醫務人員則應注意收集醫德醫風、廉潔行醫、業務能力、理論水平等可以評價醫務人員思想素質、道德品行及工作情況的材料。人事檔案管理中幾乎鮮見鑒別工作這一流程，鑒別已收集完畢的檔案材料，應當考察其手續完備與否、表達是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，堅決剔除沒有價值的材料、假材料、對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時發回相關單位，盡量避免散失和積壓，凈化并優化人事檔案的內容。
（二）規范檔案的查、借、用、轉等程序
對查、借、用、轉等檔案流轉的程序加以規范，堅持“五不查”“四不借”“三不轉”的原則。現實工作之中，堅持“檔隨人走”，盡量避免出現檔案轉移不及時而導致的“有檔無人，有人無檔”的問題，避免出現假編和篡改檔案的現象。為了避免檔案發生泄漏和遺失，必須定期或不定期的進行核查，堅持人檔相符。
（三）加強管理信息化、實現檔案動態管理
采用計算機管理的形式，構建醫院人事檔案信息庫，并逐步向電子檔案管理發展，實現人事檔案管理網絡化，不但可以快速準確地獲取人員自然狀況、簡歷、特長、業績等方面的綜合材料，提高工作效率。醫院人事檔案應當進行動態的管理，本人的學歷材料、獎懲材料以及專業技術職稱材料等在查、借之后應當及時歸還存檔，由此才能做到實質意義上的動態化管理。
（四）加強對醫院人事檔案管理隊伍的建設
檔案管理人員自身素質需要提高。要樹立終身接受教育的學習觀，努力鉆研業務、不斷拓寬知識面、提高知識層次，以利于工作的順利開展。在檔案管理工作中運用競爭機制。通過制定傾向于人事檔案管理人員的規定和政策，以提升從業人員的經濟待遇，吸納處自正規檔案專業或在這方面希望有所建樹的檔案管理工作人員充實人事檔案管理隊伍。
三、總結
論文摘要：由于人事檔案真實地記載和反映干部個人經歷、政治思想，品德作風、業務能力等，是干部個人自身成長歷史的真實記載，為學校黨的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據，為學校合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著我國政治、經濟體制改革的不斷深入，學校人事檔案出現了許多新情況，新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰，檔案工作如何與時俱進，加快發展，更好地為黨的組織、人事工作服務，筆者結合幾年來檔案管理的實踐，就學校人事檔案的管理工作談談幾點體會。
一、人事檔案的定義
人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料，并按有關規定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。
二、人事檔案管理存在的問題
人事檔案制度自20世紀50年代產生以來，作為一項常規性的公共管理工具對中國的信用建設、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻。但隨著改革開放的進程加快和社會主義市場經濟的縱深推進，傳統人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺。“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質檔案”、“人檔脫節”、“檔案克隆”等現象也日益增多，其“二元化人事體制結構”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、”身份阻隔“等負功能愈加顯現，在一些人的心目中人事檔案已經淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜，其制度性生存愈發尷尬。因此，傳統人事檔案制度必將走向終結，新的、科學的人事檔案制度必將走向前臺。根據全國人才工作會議精神，要促進人才的合理流動，必須進一步消除人才流動中的城鄉、區域、部門、行業、身份、所有制等限制，發展人事業務，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準入政策，推廣以引進人才為主導的工作居住證制度，探索建立社會化的人才檔案公共管理服務系統。作者認為，人事檔案及其制度的公共政策創新必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發展，也就是說契約化、社會化、電子化、法制化是人事檔案制度創新的必然路徑。
內容上，立卷不夠規范，案卷質量不高。一是檔案材料內容填寫前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙，但現行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足企業發展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。
使用上，技術手段滯后，運行效率較低。在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。
三、筆者關于人事檔案管理的建議
保持人事檔案工作的高質量，就必須要有科學的管理方法。傳統的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的發展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實現管理的規范化和信息化：
1、實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。干部人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響進檔材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。
2、改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。對干干部人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進行，這兩種方法均有一定的科學性，但用記起來費時，用起來繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號進行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統：檢索系統和利用系統。同時，運行干部人事檔案原件管理系統，使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。
3、分類管理。國家公務員的檔案由組織人事部門按管理權限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學歷、職稱、行業、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構建立并統一管理。
4、人事檔案管理機構實行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標準，并加強執法檢查；同時，檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度，并定期考試更新知識。統一服務標準和收費標準。
5、利用現代化管理手段。人事檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對人事檔案實行動態化管理和維護，開發研制人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。
只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值，牽一發而動全身，人事檔案管理制度的改革、信用業績檔案的建立必將使人事檔案煥發新的生機與活力，必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解，必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。
參考文獻：
（1）王云慶苗壯《現代檔案管理學》青島：青島出版社2002年220
關鍵詞：獨立學院；人事檔案管理；現狀；完善
目前，為了使干部人事檔案管理工作逐步制度化、規范化、科學化，各獨立學院大都初步制定了檔案管理制度，這一做法對選拔、培養、使用干部發揮了重要的作用。但是獨立學院的干部人事檔案管理工作還處于初步階段,還有很多不足的地方，應該進一步完善基礎建設，重點是不斷提高管理工作水平，從而更好地有助于獨立學院的發展。
一、獨立學院干部人事檔案管理現狀
1、檔案管理制度尚待完善
首先在觀念和意識上檔案管理制度還不完善。各獨立學院由于建校時間大都不長,對干部人事檔案工作在學校工作中地位和作用的重要性認識不足, 檔案意識不強是普遍存在的問題, 人員、經費、管理不到位,以及沒有將干部人事檔案管理工作納入領導工作的議事日程, 不能適應干部隊伍建設和人事決策的要求，使檔案工作處于維持現狀、被動應付的狀況。其次是檔案管理歸檔不規范。廣大教職工對人事檔案歸檔內容、管理范圍知識缺乏的問題, 使應歸檔的材料不能及時送交管理,致使人事檔案歸檔不全。因為歸檔制度不健全, 導致對基層單位檔案形成部門缺乏有效的控制和制約機制,使得人事檔案部門收集、歸檔保存檔案制度得不到落實。對檔案檢查不及時、轉遞方式混亂、保衛保密措施不力、利用手續不全等也是檔案管理工作的另一個問題。即使制度比較完善的某些高校，在實際工作中也沒能按制度實施檔案管理, 致使獨立學院檔案保存很難做到規范化、科學化。
2、獨立學院檔案材料的準確性、完整性難以保證
歸檔不及時、材料不全面、信息不準確、干部信息未及時更新等是人事檔案材料收集工作存在的問題，特別是對反映個人能力、業績、繼續教育等情況的材料非常缺乏。隨著獨立學院的迅速發展，學院在師資隊伍建設方面力度逐漸加大，人才流動越來越頻繁，干部信息變化隨之越來越迅速，由于許多教師一邊工作一邊接受繼續教育，學歷、學位的變化很快，這些新的檔案材料形成后如果不能及時歸檔，就會給檔案管理和干部晉職、晉級、提拔、聘用等帶來很大的難度。有些檔案形成部門存在著獎懲、職稱評聘、學歷變化、業績考核、科研成果和崗位變動等歸檔材料分散、凌亂，以及短缺的檔案材料未能及時補充的問題。另外, 如缺乏干部履歷表等部分檔案材料不完整的情況，常常在身份確定時引起爭議。新引進的人員由于原單位檔案管理不完善導致檔案材料不完整，甚至缺乏大中專畢業生報到證和干部履歷表等。使人事部門不得不為此花費大量的時間和精力去解釋和說明，更影響了干部的工作積極性。因此，為適應學校快速發展的需要，干部人事檔案管理工作應當迅速、準確、及時地提供人才信息并歸檔。
二、完善獨立學院人事檔案工作管理的措施
近年來，我國先后成立了大量的獨立學院。除了硬件設施的不斷完善,提高教學水平是各獨立學院最重要的問題。以上分析表明，教學檔案管理是教學管理工作和教學實踐活動中的一項重要內容。加強檔案管理是提高其教學水平的一項重要舉措。應從以下幾個方面采取措施。
1、更新觀念, 提高認識
加強創新獨立學院干部人事檔案管理模式，使其向"人才"管理的模式轉變。實行信息化管理, 提高人才的利用率。采用現代化手段，利用計算機、復印機、掃描儀、縮微、攝像等現代化設備和人事檔案管理軟件，采用科學的方法和技術收集、整理、鑒別、裝訂、保管和利用干部人事檔案。建立完備的干部人事檔案信息庫系統，為人才隊伍的建設、人才交流、人才使用提供詳實的資料，促進人才的合理流動。由于領導的檔案意識起著決定性作用,專業教師的檔案意識則決定實際成效。因此，要通過對《檔案法》持續、深入、細致的宣傳，不斷提高領導和專業教師的檔案意識，將教學檔案工作作為學校建設的基礎工作來抓，并與提高教育質量和辦學效益結合起來。
2、建立人事檔案信息網絡化管理系統
為充分共享信息，提高勞動效率與工作質量，向領導和部門提供最新的一手資料，提高信息的時效性，應通過網絡使信息共享，在局域網內建立檔案信息網絡化管理系統。要注意管理權和使用權的問題，為使獨立學院人事檔案的利用率越來越高，通過確認密碼和身份提供所需信息，把檔案管理工作從繁重、低效中解脫出來，也是擺在我們面前的重要課題。在實現獨立學院干部人事檔案信息化管理、建立各種人才信息庫之后，根據信息的內容和有關制度要進一步建立檔案信息網絡，在不同的層次內實現信息共享，利用檔案信息網絡拓展獨立學院之間、獨立學院與社會各方面之間的聯系。一方面滿足公眾的知情權，另一方面有利于有關單位調用這些信息。加強獨立學院之間及獨立學院與社會各方面間的信息交流與溝通，以便使人才的作用得到最大化的發揮。
3、加強領導，完善人事檔案工作制度
獨立學院健康發展離不開人事檔案管理。所以應當加強對人事檔案管理工作的領導。在學院政策的指導下獨立學院人事檔案管理人員必須根據獨立學院的特點和管理工作的需要,做到按章辦事、遵紀守法。對專兼職檔案員，從歸檔、管理、利用、考核等方面提出具體規定和要求，并在實際工作中認真貫徹執行，使獨立學院人事檔案管理工作制度化、規范化。
4、加強干部人事檔案材料的收集工作，保證材料的真實性、準確性
干部人事檔案及其內容隨著干部職務的變化、干部經歷的豐富而不斷增加新的內容。因此,經常不斷地在變化、發展著并處于一個動態的過程。由于獨立學院人事檔案材料形成的不定期以及形成材料涉及校部機關、系部等較多的部門，因此不只是人事檔案管理人員的事情，收集工作同樣也是各有關材料形成部門的任務。形成人事材料的部門,充分發揮部門的主動性,嚴格執行有關制度，保證人事材料收集渠道的暢通，為防止人事檔案管理"人檔脫節"現象的發生，要建立送交人事材料歸檔的制度,又要加強對移交歸檔工作的管理和監督，做到不積壓、不丟失、準確無誤。在歸檔過程中要形成規范化標準，材料的接收、轉出、整理與裝訂等也要按規范化程序操作。
5、加強人事檔案管理隊伍建設，提高管理人員的素質
檔案管理人員是起主導和支配作用的人事檔案工作的主體，為了保證適應新時期獨立學院改革和發展的需要，培養和培訓高素質的檔案管理干部，已成為當務之急。首先，檔案管理是一項嚴肅、細致和一項政策性和專業性很強的工作，需要檔案管理人員具備高度的責任心和無私奉獻的精神。其次，要定期進行崗位培訓班，學習新的知識與技能。由于獨立學院是新建的教學機構，大多數檔案員缺少崗位技能和檢驗，故有必要進行崗位培訓,系統地學習檔案專業基礎知識，并經常舉辦各種形式的檔案業務專題講座，不斷提高業務水平。只有不斷進行專業知識、計算機知識及人事管理系統軟件知識的學習，掌握現代信息技術，才能提高綜合分析能力，適應人事檔案管理逐步現代化的發展趨勢，成為合格的具備檔案管理專業知識，以及計算機應用技術的復合型人才。
參考文獻：
[1]岑淑兒.高校二級學院檔案管理初探[J].浙江檔案,2005,(6)..
關鍵詞 檔案資源 功能 合理利用
中圖分類號：G271.2 文獻標識碼：A
二十一世紀是以知識和信息為特征的新時代，誰擁有知識，誰就可能擁有財富，誰獲得了信息，誰就具有獲取利益的可能。要使檔案學理論實現從“經驗科學”到“解釋性科學”的過渡，使其具有“科學”所應具有的基本品質，就必須找到整個理論體系得以發展和完善的邏輯起點，否則，檔案學就不可能成為一門真正的科學。
要發揮檔案作用，首先檔案工作者要認識到位。從檔案的形成及其發揮的作用來看，檔案具有社會性公益型和經濟性收益型兩種不同類型的屬性，它們產生的條件不同，利用的目的不同，利用后產生的效果也不同，將這兩種屬性有機地結合起來，在組織管理和利用上采取不同的方式、方法，達到最佳效果，才能在新經濟時揮檔案部門的工作優勢。
社會性公益型檔案是就服務對象和服務范圍而言的，它是立足于國家政權和全社會之上，在宏觀范圍內起作用。從檔案形成過程來看，國家機構的設立、運轉、上下左右的縱橫聯系，都有記錄產生，經過收集、整理、歸檔、建檔，形成文書檔案、科技檔案、人事檔案、教育檔案等等。其中一大類是國家法律、法規、制度等，涉及到國計民生的重大信息。我國政府在特定歷史階段，為了國家安全，對檔案工作制定了一套嚴密的管理制度，利用者可以憑證件在一定范圍內查閱。從利用檔案發揮的作用來看，宏觀效果是十分顯著的。
由檔案行政管理部門強制監督收集和管理，檔案體系的建設、保存、使用等制度完善，取得很好的效果。公益型檔案產生之時，就決定了要為國家的利益服務，為全社會服務，為大多數人的利益服務。國家、民族利益，澤惠千家萬戶，同時也要求全體國民學法、用法、依法辦事，自覺遵守政府的規定，約束自己的行為。
國家信息化領導小組第一次會議決定，把電子政務建設作為今后一個時期我國信息化建設工作的重點。不少地方政府、部門的檔案，逐步采取措施，向社會開放，把政策放到人民手中，由群眾來關心、監督政府工作，政府和人民產生聯動。吉林省檔案館承辦的“省現行文件閱覽中心”機構，為全省黨政機關、企事業單位、群眾提供現行文件查詢服務。該中心開放文件的范圍是從2012年1月1日以后產生的文件。目前總計有27個部門的138份文件，以后由閱覽中心每季度集中收集一次。以前只是在機關單位才能看到的“紅頭文件”，普通群眾只需要出示合法證件，就可到省檔案館現行文件閱覽中心免費查詢。
發揮社會性檔案的公益型作用，應該建立必要的保障制度。當前，由于國家重視并推行政務公開，各地相應采取了行動。吉林市政府制定了《吉林市政府信息公開規定》，并宣布將于2013年1月1日起施行。這是中國目前為止由地方制定的第一部全面、系統規范政府信息公開行為的政府規章。公開范圍包括事權、財權、人事權。根據《規定》，吉林省市各級人民政府及其職能部門以及依法行使行政職權的組織應當主動向社會公開事權、財權、人事權等方面的政府信息。經過半個多世紀的實踐證明，集中統一、分級負責的管理體制，是我國干部人事檔案工作的特有優勢。正是堅持了這一管理體制，才建立起具有全國規模的干部人事檔案工作，并始終沿著規范有序之路不斷向前發展。反之，人事檔案工作滯后或問題較多的地區或單位，往往是未能堅持好集中統一、分級負責的管理體制。其表現形式為：（1）在縣一級單位，有的過份強調了相對集中，事實上出現了多頭管理的分散現象，縣委組織部、縣人事局、教育局、衛生局……等多家管理干部人事檔案。（2）一些級別較高但人數較少的單位，未能執行其干部人事檔案由上一級單位管理的規定，自行設兼職人員管理。（3）未能很好貫徹執行《條例》對“每管理一千人的檔案需配備一名專職干部，有業務指導任務的單位，要配備相應的業務指導人員”的規定。結果出現了管理干部人事檔案的單位多，兼職人員多，管理人員少，財務物力投入少，機構小、保管條件差，管理水平低，嚴重影響了人事檔案工作的發展。上述現象的存在，從一個側面說明了干部人事檔案管理應走集約化、規模化、人員專職化之路。地（市）、縣一級的人事檔案，原則上應集中到地（市）、縣組織、人事部門設置的檔案機構集中統一管理，克服分散與多頭管理的現象。單位無論級別多高，凡不能設置專職人員或以兼職人員為主的，其干部人事檔案應集中到上一級管理，切實克服兼而不管或管理流于形式。為此，必須繼續堅持集中統一、分級負責的管理體制不動搖。
從檔案的來源看，收益型檔案是社會服務部門以及社會團體和個人，在生產經營、業務管理、提供服務、日常社會生活中產生的記錄資料，其形成方式和利用目的與國家機關形成的行政檔案有本質的區別。經濟收益型檔案與經濟收益有明顯聯系，它能滿足企業、事業單位以及家庭個人某些方面的需要，是從事科學研究、技術創新、經營獲利、家庭生活等方面的有用資料，成為一種社會資源。
[關鍵詞]干部人事檔案；制度化；規范化；科學化
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2013）11 — 0120 — 02
干部人事檔案工作是組織人事工作的重要組成部分，是干部工作、人才工作的基礎性工作和重要環節。近年來，隨著我國行政體制的改革，人事制度也加快了改革的步伐。相比而言，人事檔案管理改革的步伐則明顯滯后，盡管我國人事檔案管理也作出了一些調整，但是整體上仍在不斷的探索和調整之中，人事檔案管理仍存在不少問題。我們必須從全局和戰略的高度，不斷深化對做好這項工作重要意義的認識，進一步推進干部人事檔案工作制度化、規范化、科學化建設。
一、當前國家機關人事檔案管理中存在的問題
1. 檔案管理責任意識和誠信環境不容樂觀
人事檔案管理固然需要法律體系和必要的制度安排，但其在很大程度上取決于檔案工作者和公民誠信意識的培養。目前我國的檔案管理責任意識和誠信環境并不樂觀，比如一些人在利益的驅使下弄虛造假，而一些檔案管理人員責任意識不強，對人事檔案鑒定工作把關不嚴。我們知道，人事檔案的鑒定工作是國家機關人事檔案管理過程中的一個重要的環節，其主要工作是審查檔案材料，鑒別檔案的真偽以及是否完備，以判定其保存價值。鑒定工作是保證人事檔案真實性的重要工作，同時也是一項政策性很強的工作。而一些人事檔案管理人員，由于把關不嚴或者是受利益的驅使，沒有嚴格按照人事檔案鑒定工作的要求和步驟，采取了放任的態度，也導致了人事檔案中摻入了一些虛假信息，給人事檔案的公信力造成了不利影響。
2.檔案管理工作的規章制度不夠健全
我國在人事檔案鑒定制度的設計上，也缺乏針對檔案造假制定出相應的應對措施。在政府信息公開的背景下，人事檔案開放程度不高。在人事檔案的公開方面，我國沿用的依然是1990年中央組織部頒布的干部檔案工作條例，采取嚴格保密的方式。一些人甚至一輩子都沒有見過自己人事檔案的內容，對于里面寫了什么，檔案里面對自己反映的情況是否正確屬實，個人失去了必要的知情權和發言權，這也對人事檔案的真實性造成了一定的矛盾。
3.人事檔案的收集內容不夠全面
傳統意義上，干部人事檔案一般由個人履歷考核、政審、黨團、獎勵、處分、工資晉升及出國其他材料組成。這是構成人事檔案的基礎，然而，隨著時代的發展，一些檔案也需要在內容和形式上有所創新，而不能一直沿用過去的一套方式去收集。同時，傳統人事檔案呈現出內容單一空洞、政治歷史材料多、業績材料少、老材料多、新材料補充不及時等問題。
其實，人事檔案的收集決定著人事檔案內容的全面性和廣泛性，這也是做好對干部全面考察的基礎和前提。尤其是國家機關人事檔案，更是考察一個官員的重要依據。目前，我國國家機關人事檔案的收集渠道不夠廣泛，收集內容不夠全面。這些檔案內容在干部的考核和升遷過程中很難以起到應有的作用，既不能反應他工作的現狀，也不能反應出他的個人能力和素質。檔案中缺乏一些具體數據信息的支撐，多是一些官話、套話，難以對個人作出準確客觀的定性。這也給一些真正在平時的工作中有能力的人造成了不利，即個人的綜合情況不能在檔案中反應出來。
4.對人事檔案信息資源的開發不夠深入
人事檔案的信息資源開發，主要是發掘人事檔案中蘊藏的有利用價值的信息資源，通過鑒別篩選、加工整序、編目匯纂，尋找和獲取較為集中系統或者有特定價值的檔案信息資源。檔案收藏的目的是為了滿足應用的需求，而當前我國陷入了一個誤區，那就是為了收藏而收藏。把辛苦收集而來的人事檔案材料，收藏起來了之。通過人事檔案信息資源的開發，將一些人的經驗教訓，或者獨特技能以一種更加直觀的方式表現出來，不僅可以很好地體現出個人的綜合能力和素質，也可以為國家機構對于干部的考察和培養管理提供大量的現實素材。
5.新技術應用與傳統理念的沖突明顯
當前，許多國家開發了人事檔案管理信息系統，為人事檔案電子化提供了便利。但是我國由于受傳統管理理念的影響，限制了新技術作用的發揮。開發人事檔案信息管理系統的目的，是對人事檔案進行電子化的管理，節省人力物力資源。在這個過程中，很多單位僅僅是將傳統的紙質檔案進行了電子化處理，而在人事檔案的傳遞過程中，管理人員依然在采用傳統的紙質檔案方式方法，這種新技術與傳統管理理念的沖突，不僅影響了新技術作用的發揮，也對社會資源造成了浪費。
二、進一步推進干部人事檔案工作制度化、規范化、科學化建設的路徑思考
1.提高檔案工作者的思想覺悟和執行力
《干部檔案工作條例》指出，干部檔案管理工作人員必須由政治上可靠，黨性強，作風正，能夠遵守黨的紀律，嚴守黨的秘密，同時具有一定的工作能力和文化水平的黨員干部擔任。當前，我國機關檔案中出現的很多問題與檔案工作人員責任意識不強、缺乏思想覺悟有關。因此，在開展國家機關人事檔案管理制度改革的同時，也要對人事檔案的工作人員進行思想上的認識教育和培訓，使其認識到人事檔案工作的重要性。同時要提高人事檔案鑒別能力，確保檔案材料的真實性。國家公務員人事檔案是黨和國家的寶貴財產，也是國家選拔人才、任用人才的重要依據。因此，必須要加強對人事檔案的鑒別，消除人事檔案內容失真現象。
由于受社會不正之風的影響，個別人出于個人私利，弄虛作假，使一些人事檔案材料失去真實可靠性。針對近年來出現的一些高科技檔案造假，人事檔案工作部門要有相應的應對手段。對于在干部人事檔案中造假的人員，一定要加大打擊懲處力度，堅決杜絕這一現象。同時，要通過建立國家工作人員人事誠信檔案，對于涉嫌造假的人員，要在人事檔案中如實記錄下來，并且在人員的升遷和考核中，增加誠信檔案的比重。
2. 加強制度化建設，管理機制更加嚴密
在檔案目標管理工作中始終把制度建設貫穿于檔案管理工作全過程，建立了檔案收集、鑒別歸檔、檔案整理、安全保密、查閱借閱、檔案轉遞、檢查核對等八項制度，并分別裝訂上墻。針對我國人事檔案管理制度不健全的問題，應對人事檔案管理的三個基本環節，即鑒定、披露和查詢，制定相應的法律法規，明確違法應承擔的法律責任。要加快對政府監管制度的建設，修訂與現行人事檔案管理不適應的法律法規。
適當開放與保護個人隱私相結合。檔案管理的本質作用在于利用，如不積極加以利用，就會失去其存在的意義與作用。而要對人事檔案進行充分利用，對檔案信息內容的公開是前提和保障。但是，人事檔案中又包含著很多涉及個人隱私性質的內容，如健康狀況、婚姻狀況、財產收入狀況、職業經歷等不適宜對社會公開的內容，這就要求檔案公開要適度，保護個人的合法權益不受侵害。
此外，對于上級領導對員工的工作鑒定，本人可以查看鑒定結果，如本人對鑒定結果不滿，可向更上一級領導反映，以取得公正的評語，從而保證人事檔案的科學性。
強化領導負責制，對于檔案工作者出現的失誤，相關領導要承擔連帶責任，只有通過制度上的完善和工作人員素質的提高，才能最終提高我國國家機構人事檔案管理的質量。
3.加強規范化建設，嘗試信息化服務
全面收集、嚴審細甄、規范管理，促進檔案管理規范化建設。加強科學化建設，嘗試信息化。以《干部信息管理系統》、《干部人事檔案管理系統》為應用平臺，嘗試對干部檔案的日常工作進行計算機管理。
人事檔案信息化的目的就是更有效地管理和使用人事檔案信息資源。在公民的網絡檔案中包含著公民學習、工作的個人基本信息，以及個人的信用記錄、駕駛記錄、司法記錄等多方面內容。并且通過類似于身份證號碼的社會保險號碼可以對檔案的內容進行查詢，比如司法部門可以通過這個社會保險號碼調查每個人的司法記錄，公民個人也可以通過特定的密碼在網上進行查閱。
當前，隨著我國國家公務員隊伍的擴大，人事檔案管理工作和利用需求增加。我們可以積極地開發國家公務員人事檔案網絡化系統。一方面，可以全面收集人事檔案信息的內容。通過國家公務員人事案信息數據庫，進行公務員人事信息的查詢、檢索和統計分析，并且將個人信息以各種圖表和表格等直觀化的形式表現出來，在組織人事部門選拔考察干部時可以以更加的明確和對比的方式呈現每個人的優勢。另一方面，可以開發人事檔案信息資源，實現資源共享。通過大型掃描儀將個人的簡歷、政歷、組織鑒定、考核材料等內容都進行掃描，建立一個國家公務員系統人事檔案全文數據庫，利用者通過網絡就可以方便地查閱人事檔案信息，不僅可以實現單位內部人事檔案的電子化管理，還可以實現部門單位之間以及上級主管部門對全國公務員人事檔案信息資源的共享。同時，以《干部信息管理系統》、《干部人事檔案管理系統》為應用平臺，嘗試對干部檔案的日常工作進行計算機管理。以光盤為介質對電子檔案材料進行存儲，實現自動生成干部任免審批表、干部花名冊，對領導班子進行年齡、文化程度等多角度分析，以實現干部檔案自動編號、自動查找和表格套打等。
在新的歷史時期，檔案工作人員一定要不斷革新思想觀念，加強調查研究，積極征詢檔案教學科研單位和專家學者的意見，組織業務能手開展專題討論，在實踐中認真總結經驗，探索解決干部人事檔案工作制度化、規范化、科學化建設問題的新途徑、新方法。
〔參 考 文 獻〕
〔1〕 唐高計.揭去人事檔案的神秘面紗，增加檔案的透明度〔J〕.檔案學研究，2005，（06）.
〔2〕崔晶. 國外人事檔案管理的特點及啟示〔J〕.北京檔案，2006，（01）.
〔3〕方彤. 國外人事檔案管理的經驗及其啟示〔J〕.教育管理研究，2008，（09）.
