時間：2023-06-06 09:02:02
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇企業檔案管理規章制度，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：技改技措檔案 完整規范 管理
隨著我國社會主義市場體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變化，面對市場競爭愈加激烈的嚴峻形勢，很多企業的老廠區及老生產線已完全適應不了企業發展的需要。為了解決這個問題，企業只有對現有設施進行技術改造，通過采用新技術、新工藝、新設備、新材料努力提高產品質量，促進產品升級換代，降低能耗和原材料消耗，加強資源綜合綜合利用和治理污染等，提高社會綜合經濟效益和實現以內涵為主的擴大再生產。 這個生產建設活動過程中產生的檔案便是技改技措檔案。
技改技措檔案管理是指國家對企業投資的基礎能力建設項目、研保條件建設項目和批生產能力建設項目等專項技改項目以及本企業自籌資金建設的技改技措項目從立項到國家以及本企業驗收過程中所形成檔案的全過程管理。企業技改技措項目檔案是企業技改技措工程建設過程和建設成果的真實反映，它對于加強技改工程質量控制，以及工程日后維修、改建、擴建等具有重要作用。
技改技措項目檔案由于投資大、建設工期長、工種多，檔案資料多種多樣，管理難度很大。如何確保技改技措檔案管理的規范、完整，筆者認為只有明確部門和人員的職責范圍，制定嚴格的管理規章制度，加強檔案收集歸檔、整理組卷等各個環節的管理，才能確保技改技措項目檔案的完整規范。
一 、 技改技措項目檔案工作的基本原則
企業的技改技措工程是一項復雜的企業生產建設活動，它所產生的項目論證、立項、報批、批復等文件；各項設備儀器的招標采購，調試運行維修等文件；工程建設審批，勘察設計、實施到竣工驗收過程中形成的文件；以及以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體的電子文件等等，檔案種類繁多，牽涉到企業內部計劃部門、設備部門、儀器部門、基建部門、 科技信息部門、檔案部門等眾多部門，如何才能管理好這些檔案，筆者認為最重要的就是要有一個牽頭單位實行自上而下的責任保證體系和監督管理體系，這就是企業技改技措檔案工作的基本原則。
企業的技改技措項目檔案管理應該實行集中與分散管理相結合的管理體制。技改技措項目檔案包括科研檔案、設備儀器檔案、基建檔案和電子檔案等。其管理工作要納入到企業計劃部門所牽頭的技改技措項目檢查、協調、考核、組織驗收等全過程的管理工作。企業檔案部門應對其它部門的檔案管理工作進行督促和指導。
為確保技改技措項目檔案歸檔工作的及時有序，企業計劃部門應在下達技改技措項目計劃的同時，向各有關檔案管理部門通知相關內容，比如此次技改技措項目所牽涉的設備儀器的名稱、數目，基本建設工程的內容等，檔案人員心中有數，檔案管理從收集開始就有序進行，切實做到檔案管理與項目建設同時起步。
技改技措項目檔案的驗收工作是工程驗收中很重要的一項內容。計劃部門通知各部門驗收時間后，各相關部門的檔案管理人員應按時間節點對其管理的檔案進行整理、統計，然后向企業檔案部門提交報告，檔案部門進行匯總后，向計劃部門提交本次技改技措項目檔案管理總結報告，各相關單位檔案管理人員接受審查組對技改技措項目檔案的現場驗收。
二 、確保企業技改技措項目檔案規范管理的對策
1． 建立完善的歸檔制度。技改技措項目檔案中最讓人頭疼的問題就是技改技措工程實施期間所歸檔案不夠完整規范。比如在設備儀器檔案的管理中，由于相關技術人員的不重視，經常會出現前期招標文件、合同以及后期檢測運行維修過程中技術報告的丟失和遺漏等，都是檔案歸檔的不夠完整規范的具體表現。
針對這個問題，企業應根據國家相關法律法規規定，結合本單位實際情況制定切實可行的技改技措項目檔案管理制度，作為指導監督技改技措項目檔案管理的執法依據。使相關技術人員在工程管理的每一個環節中能夠有法可依，有章可循，杜絕部門和人員之間的推委扯皮，從而保證技改技措檔案歸檔的完整規范。 其次，結合工程項目施工進程所涉及的內容和單位，制定相關單位人員的職責范圍、工作標準及考核措施，加強對相關技術人員的考核，將檔案管理納入每一位員工的績效考核范圍，增強工作責任心，也便于監督、檢查和管理。
2．加強企業內部相關人員的檔案管理培訓。由于企業技改技措工程量大、施工時間長、所涉及的部門和人員多等特點，如果技術人員的檔案意識不夠強，自覺性、主動性較差，對國家及行業關于技改技措工程檔案的相關要求了解不深，就會直接影響技改技措檔案的規范管理。要解決這一問題，企業的檔案部門應該組織本企業與技改技措工程相關的專、兼職檔案員以及設備、基建、科技部門相關技術人員參加技改技措項目檔案管理培訓，使相關人員進一步理順技改技措項目檔案管理的工作思路和方式方法，對于與技改技措工程檔案相關的管理規定、編制規范等技改技措項目檔案管理標準有進一步的理解和認識，提高全員的檔案意識，為技改技措項目檔案工作的全面展開打下堅實的基礎。
3．加強各基層單位檔案管理人員對技改技措項目檔案認識，強化管理，加強工作責任感。技改技措項目檔案在企業整個生產經營活動中起著非常重要的作用，檔案管理人員在項目建立之初，就要重視檔案的收集歸檔工作，認真學習有關企業技改技措項目制度，對工程管理的每一個環節進行認識和了解，這樣才會在檔案收集方面變被動為主動，為檔案的完整規范打下基礎。其次，在檔案整理方面嚴格按照技改技措項目檔案管理制度執行，比如整理組卷時封面、標簽的填寫，頁碼的打印，裝訂的規格，目錄的制作等，按照統一的標準執行，切實做到技改技措項目檔案的齊全、完整、規范。
三、結語
總之，技改技措項目檔案作為近年企業檔案重要的組成部分，如何加強規范管理，直接影響著企業的生產和再生產。只有制定嚴格的管理規章制度，明確企業內部相關部門和人員的職責范圍，加強檔案收集、歸檔、整理、提供利用等各個環節的管理，才能確保技改技措項目檔案的完整規范，使技改技措項目檔案在企業的現代化建設中發揮其應有的作用。
參考文獻：
[關鍵詞]市重點工程建設項目；招投標；檔案管理
城市重點工程建設項目招投標檔案是指經市人大會議審議通過，由市發展改革行政主管部門印發的重點建設項目，在招標投標交易活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數字、符號、圖表、聲像等不同載體的原始記錄。重點工程建設項目招投標檔案是招標投標過程中的真實記錄，是招標投標管理工作的重要依據，重點工程建設項目因為規模大，既有勘察、設計、監理等服務，又有主體工程、配套工程、既有土建工程又有機械設備的采購安裝，形成周期長，招投標文件具有數量大種類多，發揮作用時間長的特點。作為檔案工作者，應當建立健全市重點工程建設項目招投標檔案工作，認真研究思考，采取積極的措施，保證招投標檔案的真實、準確、完整，為建設項目中標后的跟蹤管理和咨詢服務提供依據。
目前，城市重點工程建設項目招投標文件主要存在以下幾個問題：
首先，工程招投標檔案數量巨大、規格不一，給庫房管理帶來壓力。城市重點工程建設項目往往參加單位多，招投標文件數量龐大，沒有中標的單位招投標文件更是數量巨大，而且各類文件至少一式三套。目前，現行的檔案管理規范中沒有對工程招投標文件的規格大小、保管期限等沒有明確的規定。一些重點建設項目往往工期長，查閱頻繁，招投標文件大小又無法入盒，給檔案保管和利用帶來不小的管理難度。
其次，招投標檔案管理規章制度不完善，造成檔案資料管理混亂等問題。很多建設單位沒有真正建立招投標檔案管理工作機制，與招標簽訂合同后，招標給什么就接收什么；一些單位對重點工程招投標檔案的歸檔范圍、歸檔要求模糊不清，招投標文件隨意堆放，沒有分類標準，沒有按照按類排列、組卷，以至于給以后的檔案查詢利用、審計工作帶來很多困難。
再有，檔案管理專業軟件的單一性，無法滿足招投標文件數字化的需求，也制約了檔案資源的共享。現在不少企業采用了專業檔案管理系統，但目前的檔案管理系統只能滿足招投標檔案的目錄管理，不能與評標管理軟件實現對接，檔案的查閱利用，只能根據檔號到檔案室翻閱原始資料，不僅加大了工作量，也容易造成檔案資料的破損。
針對重點工程建設項目招投標檔案管理實際存在的一些問題，下面從管理職責、制度建設、規范要求等方面，提出幾點改進建議：
1、明確招投標檔案管理分工協作機制。應明確部門和相關責任人的職責，進一步規范檔案管理，做到分級管理、職責明確。重大建設項目工程招標委托招標機構進行的，由招標機構負責招標投標檔案原始記錄的收集、整理和移交工作，建設單位負責立卷、歸檔、集中保管。招投標交易活動結束后，中標通知書發出一周內，應按照歸檔范圍移交檔案部門，在規定時間內沒有按照要求上交的，可考慮不予劃撥費用。建設單位應建立由技術部門、綜合檔案室人員組成的小組，明確檔案管理負責人。負責接收、立卷、歸檔，并將其納入本單位檔案綜合管理分類體系，實現集中管理。
2、建立健全招投標檔案管理規章制度。在實際工作中，建設單位主要是依據《中華人民共和國招投標法實施條例》、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》整理招投標項目檔案，條例中并沒有對招投標檔案的管理做出詳細規定。因此，細化各地現行的工程招投標檔案管理辦法，才能規范招投標檔案管理工作。另外，要與交易中心加強聯系，業務審批人員在文件的收集過程中，嚴格執行標準和依據，對報送人的文件嚴格審查，不符合歸檔要求的不予辦理，從源頭上規范檔案材料。
3、規范檔案資料的收集、整理、鑒定工作。首先，細化資料收集清單，是精簡庫存數量的前提。重點建設項目招投標文件，建設單位檔案室收集保管的檔案材料主要有工程前期文件材料和工程招投標文件材料兩部分。在《條例》沒有具體規定的情況下，在實際工作中，筆者認為，市重點項目招投標檔案應主要包括：1、前期階段：包括立項批文復印件、招標協議、招標申請等。2、過程階段：招標公告、投標申請人匯總名單、投標資格預審、招標文件、招標答疑、工程量清單、預算控制價或投標限價、投標人標書，包括技術標、經濟標等；3、簽約階段：評標委員會名單、開標記錄、符合要求的投標一覽表、廢標情況說明、評標標準、中標通知書、合同副本、未中標人投標文件等。其次，在精簡招投標檔案方面，招投標辦公室在條件允許的情況下，建立企業誠信檔案和信用投標人，以后的投標項目資審文件和投標文件可不再提交有關人員業績、人員資歷材料等復印件。這樣，不但減少投標單位的重復工作量，同時也減少了檔案的數量。再有，建設單位應統一移交格式，方便以后的管理工作，移交前將歸檔范圍、移交表統一格式后發給招標，中標單位投標文件一正三副，不中標單位一套正本就可以了，改變以往招標將所有招標過程中產生的材料全部交給建設單位，造成資料重復，庫存緊張的狀況。最后，關于歸檔年限的設定，將市重點建設項目招投標文件劃分為永久、三十年、十年，中標單位土建部分建議劃為永久，設備按使用年限劃分為三十年和十年，未中標單位建議作為資料保管五年。
4、清晰招投標檔案的組卷。招標各階段的勘察設計、工程監理、施工、裝飾裝修、材料設備采購等應當分別組卷。招投標文件的立卷和歸檔，應遵循文件材料的形成規律。同一個項目分階段招標的，每一階段應分別組卷，內容相同的材料，不必重復歸檔，在備考表中注明即可，卷與卷之間保持相互聯系。
5、提高招投標檔案信息化管理和服務水平。通過對檔案專業管理系統與招投標管理系統的接口連接，實現條目檢索和全文檢索，逐步實現招投標檔案的數字化管理。做好檔案的編研工作，編制招投標項目匯編，包括錄入項目名稱、中標單位、合同金額、合同簽訂日期，并對主要數據進行分類、匯總、分析，對各類數據按照檔案的分類要求以及數據之間的聯系進行整合，各類分析報表的進行插件處理，改變以往單調、靜止的文檔提供利用方式，為用戶提供圖文一體化的利用服務，為投標單位和有關部門提供綜合性信息，實現檔案的精細化、科學化、信息化，充分發揮招投標檔案價值。
【關鍵詞】高校會計檔案管理;問題;對策
會計檔案管理工作是高校財務管理工作的重要組成部分，也是最后一環。在工作中往往沒有得到高度重視，忽略了其在高校財務管理中的重要作用，有效提高高校會計檔案管理工作應該與時俱進，高校會計檔案管理人員要積極主動學習，不斷更新觀念，高校財務部門應該建立行之有效的管理制度。
1高校會計檔案定義
高校會計檔案作為高校財務管理和財務活動中的產物，體現了高校財務活動情況，也體現了高校在一會計期間的資產、負債、所有者權益的狀況，包括某一會計期間的經營成果和現金流量狀況，并且反映了高校財務核算的具體內容、核算方法、核算過程和核算結果。和其他的檔案對比，高校會計檔案的屬性比較專業。建立健全會計檔案管理制度勢在必行，為了更好地理解高校會計檔案的概念，我們需要明確下面的內容:①高校會計檔案是處理完成的財務業務憑證和財務資料，并且核算行為已經完成，財務資料已經整理完畢。并按一定的邏輯規律整理完畢，具有保存價值。②會計檔案主要來源于外部接收獲得及內部直接形成;外部接收獲得主要從單位外部取得，包括發票、購銷合同、收據、銀行回單等。內部直接形成是指在會計核算的過程中所產生的會計資料，包括記賬憑證、明細賬、季度年度財務會計報告等。③電子會計檔案也屬于會計檔案的一種，只不過它的存儲形式、傳輸途徑及保存方式與普通檔案不同，是以計算機等電子設備為載體的。
2高校會計檔案管理工作中的問題分析
①高校財務部門往往覺得會計檔案管理工作是已經處理完了的會計業務憑證和會計資料，所以，高校對于會計檔案的管理沒有做到同會計業務一樣重視，管理不到位、不嚴格，沒有與會計工作有機的結合起來，導致財務管理成效不夠完整。大部分高校財務工作者只注重日常的財務業務的管理，對會計檔案的工作流于形式。高校會計檔案管理工作者有的沒有經過正規的培訓，有的并不是科班出身，業務水平很低，導致會計檔案管理工作沒有得到科學的管理。更有甚者不安排專業的會計檔案管理工作人員。②高校財務部門對會計檔案資料保存不齊全，不完整。一些高校只注重會計賬簿、會計憑證、會計報表等財務資料的歸檔與整理，而沒有對文件性的財務資料、電子存儲資料進行歸檔整理，導致了會計檔案管理工作不夠系統、不夠完整。③高校會計檔案管理制度不健全。高校會計檔案管理制度的建立健全有利于會計檔案工作人員有法可依，有章可循。往往在一些單位并沒有健全的會計檔案管理制度，會計檔案管理人員工作起來沒有抓手，沒有依據，更不能做到規范、科學的管理。④高校會計檔案的紙質資料沒能有效的和電子存儲會計檔案進行同步。一些高校沒能把儲存的電子資料進行有效的歸檔管理，導致高校財務信息丟失。目前，高校財務電算化發展很快，有的高校沒有與時俱進，財務軟件升級緩慢，嚴重影響了財務電算化檔案的有效調閱。財務會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視。
3解決高校會計檔案管理工作中存在問題的一些對策
①加強領導，科學管理。學校領導應該把會計檔案管理工作提到日常上來，當作日常業務來看，視為會計業務的最后一個流程。針對高校會計檔案管理工作組織定期的培訓，到兄弟單位進行學習交流，總結經驗，提高工作人員的業務水平，加強會計檔案的管理。《檔案法實施辦法》第五條則明確地規定:“各單位要高度重視會計檔案管理工作，加強領導，科學管理，要建立健全會計檔案管理規章制度，提高會計檔案管理人員工作能力，使會計檔案管理工作能夠做到及時歸檔、方便查閱、安全存儲保管。應該督促相關部門對會計檔案管理進行內部控制，定期督察，使高校會計檔案管理工作朝著又好又快的方向發展，高校財務管理也更完整有效。②提高高校會計檔案管理人員的業務水平和職業道德修養。高校會計檔案管理工作的提高最終落實在工作人員，工作人員的能力水平、職業操守決定會計檔案工作是否科學有效。高校對會計檔案管理給予高度重視，把檔案管理提到日常上來，把檔案管理與會計業務有機的結合起來，使其成為了一個整體，會計檔案管理人員就會主動的，自然而然的把會計檔案管理工作當成會計業務工作一樣重視。高校會計檔案管理工作者有義務有責任不斷學習會計檔案管理知識，更新觀念，提高會計檔案管理水平。高校財務部門應該通過自我學習和走出去學習相結合，每周定期組織培訓，還可以去兄弟院校去學習，彼此交流經驗，提高會計檔案管理工作的整體水平。另外，還要加強會計檔案管理的后續工作，針對會計檔案管理工作中存在的諸多問題做到防患于未然，使得會計檔案管理工作從人員素質到制度保障都能得到提高，促使高校會計檔案管理工作健康有序的開展，提高整個財務管理的水平。③建立健全有效的高校會計檔案管理工作相關制度。高校應該根據自身特點制定相應的會計檔案管理制度，做到有效監管，科學管理。財務部門也應該制定會計檔案管理規章制度，使會計檔案管理人員工作起來有章可循，有法可依，并且建立內控制度，財務部門內部進行監管，層層監督，防患于未然，使會計檔案管理工作制度化、規范化，合理化。高校財務部門還應該把會計檔案管理工作納入到日常工作當中來，目標就是規范高校會計檔案管理工作，明確高校責任人，并且完善一整套健全的高校會計檔案管理規章制度，合理的會計檔案管理制度確保高校會計檔案資料及時歸檔、科學保存、管理規范，使高校會計檔案管理工作有好的制度作為保障。④高校要根據相應的“會計檔案管理辦法”，對會計檔案做出準確的鑒定，判斷會計檔案是否已經保管到期，并及時進行銷毀，按照科學的流程進行處理。高校應該高度重視會計檔案的鑒定工作，根據“會計檔案管理辦法”對本單位的會計檔案給予正確的定位，確保各種會計檔案的保管期限，對于保管到期的及時銷毀，高校會計檔案工作者要對有價值的會計檔案保管妥當，對按規定可以銷毀的會計檔案進行及時有效的銷毀，并在銷毀及保管清冊的備注欄內標注。在會計電算化高速發展的今天，高校會計檔案管理工作也應該與時俱進，會計檔案管理工作者通過不斷學習，更新觀念，提高業務水平和職業道德修養，高校要建立健全會計檔案管理制度和內控制度，使會計檔案管理工作有法可依，有章可循，監管到位，最終確保高校會計檔案管理工作合理規范、科學有效。
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關鍵詞:事業單位；檔案管理；信息化；問題；對策
當前形勢下,社會得到高速發展,信息化程度越來越高,我國不斷改革和完善事業單位的檔案管理工作。雖然在事業單位檔案管理工作中,信息化技術和管理手段得以運用,并且獲得一定成效。但是,隨著管理方式的不斷創新,導致事業單位檔案管理工作出現了一定問題。下面就分析事業單位檔案管理現狀和問題,提出相應的解決問題的對策。
1事業單位檔案管理工作現狀及存在問題
1.1檔案管理信息化水平低
伴隨著當前科學技術的高速發展,各個事業單位和政府部門均采用先進的科學技術和設備,運用信息化系統,這從本質上提升了事業單位和政府部門自身的工作效率。縱觀事業單位檔案管理工作,我們不難發現,很多事業單位的檔案管理工作正在向信息化轉化。但是,一些事業單位僅僅運用檔案管理軟件進行檢索、排序以及錄入,沒有真正實現資源共享。這從本質上降低了事業單位檔案資料利用率,很多檔案管理工作的效能無法發揮出來。
1.2檔案管理制度存在缺陷
規矩是一切企業良好運行管理的基礎,任何職工做任何工作都需要遵循規章制度和道德規范,事業單位檔案管理工作更是如此。然而,很多事業單位并沒有健全的檔案管理制度,這從本質上降低了檔案管理工作的質量和水平。如案卷標題信息模糊,檔案序號繁亂,檔案卷內目錄不全等,甚至有些事業單位沒有借閱檔案、檔案保密、檔案保護、檔案收集、檔案整理等制度。有些事業單位雖然存在檔案管理制度,但是管理人員并沒有根據規章制度開展工作,導致檔案管理規章制度成為一種擺設,喪失了檔案管理規章制度的效能。
1.3檔案管理缺少經費
事業單位自身的檔案管理工作屬于涉及多個部門、十分復雜的工作,想要做好檔案管理工作,必須要對多方面要求進行滿足。首先,事業單位檔案管理工作必須要具有十分健全和完善的基礎設施和設備,并且經費充足。但是,當前形勢下,很多事業單位根本無法滿足這些要求。近些年來,辦公系統越來越完善,紙質檔案材料和電子檔案共同存在。但是,有些事業單位領導不重視,資金欠缺,很多事業單位并沒有完善的檔案基礎設施,沒有建設規范的檔案材料庫房,檔案管理的條件很差,沒有控制濕度和溫度,導致一些紙質檔案發生霉變。
2解決事業單位檔案管理問題的對策
2.1運用信息化方法
伴隨著當前科學技術的高速發展,人們工作和生活的各個領域中均大量運用計算機信息技術,檔案管理工作也要走向信息化。相關實踐表明,現代化的檔案管理方式,能夠從根本上提升事業單位檔案管理工作的水平、質量以及效率,更可以準確、及時反饋檔案信息,人們通過信息技術可以準確、快速查找檔案,并且借閱檔案。正因如此,事業單位的領導層必須要充分重視檔案管理工作,實現檔案管理信息化,加強運用互聯網技術和計算機技術,組織職工開展信息化管理學習和培訓,學習十分先進的檔案管理技術,如聲像技術、縮微技術、光盤技術等。除此之外,還要學習、參考和借鑒國外先進的檔案管理技術。由于當前事業單位的檔案管理工作正在面臨著新的挑戰和新的機遇,因此,事業單位加強自身檔案管理的信息化和現代化進程,能夠促進檔案管理最大程度發揮自身的職能。此外,還可以對信息社會發展需求進行滿足和適應,更可以從本質上為社會提供服務,為事業單位開展各項工作提供服務。
2.2提升檔案管理工作者素質
由于檔案管理工作自身具有綜合性特征、專業性特征以及復雜性特征,檔案管理工作的這些特征要求工作者必須要具備很高的能力和素質,檔案管理人員不僅要具備專業技能和知識,還要有很高的責任心和政治素養,可以說,檔案管理工作者自身素質直接影響到檔案管理工作的質量和水平。因此,事業單位必須要注重提升檔案管理工作者的素質。事業單位要盡可能避免檔案管理工作者頻繁變動,使檔案管理隊伍具有很強的穩定性。此外,事業單位要加強檔案管理工作者的培訓和教育,促使工作者具備良好的綜合素質。由于檔案管理工作需要堅持與時俱進,所以,事業單位對工作者進行培訓和考核,促使工作者對原有知識進行不斷總結和更新,注重提升工作者的職業道德,提升工作者的職業道德觀念以及榮譽感,這些均能夠從本質上提升事業單位檔案管理工作的水平和質量。
2.3健全和完善相關制度
管理制度是開展檔案管理工作的前提和基礎,所以,檔案管理部門必須要有完善和健全的規章制度,促使檔案管理人員有章可循和有法可依。因此,事業單位不僅要加強宣傳檔案管理工作的意義,促使事業單位職工和干部配合整理和搜集檔案材料,還要高度完善檔案設施,嚴格考核和督查檔案管理工作,將事業單位檔案管理設施納入到事業單位資金預算之中,實施年底考核。此外,檔案管理工作者還要對事業單位項目建設、生產經營、人事勞動、行政管理等過程中所產生和搜集的文件材料進行移交,建全獎懲制度和移交制度,保證各個門類的檔案能夠搜集全面,包括實物、圖片、文字、聲像等。
2.4加大檔案管理資金投入
想要提升檔案管理工作的水平和質量,不僅要在思想上和觀念上高度重視檔案管理工作,還要在物質上對檔案管理工作進行支持。因此,事業單位必須要加大資金投入,促使檔案管理工作的基礎設施得以逐步完善,更加有序、安全以及科學的存放檔案資料。首先,要求事業單位的領導層要高度重視檔案管理工作,對檔案管理工作的作用、重要性以及地位進行高度重視,為檔案管理部門撥放充足的資金,逐漸完善檔案室基礎設施。促使檔案管理部門建設檔案庫房,做到防火防潮,還要購買檔案柜。這樣可以對檔案進行妥善的保存,杜絕發生檔案材料損壞等情況。其次,要求檔案管理工作者必須要對檔案室基礎設施進行及時的檢查,包括檔案柜、空調、滅火設施等,一旦設施出現損壞,必須要及時上報,申請維修。
3結語
縱觀當今時代的發展趨勢,事業單位的檔案管理工作仍然存在著一定的問題。正因如此,要求事業單位領導必須要充分重視檔案管理工作,檔案管理人員還要主動、積極投身于工作中。并且及時發現問題、分析問題、解決問題和總結問題,杜絕問題再次出現,不斷豐富自身的工作經驗,通過采取各種具有很強針對性的措施和方案,逐個擊破和解決問題。此外,檔案管理人員還要不斷提升自身的綜合素養,堅持不懈地學習,真正實現事業單位檔案管理工作規范化和科學化。
參考文獻
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地方高校成人教育提供了成人接受高校學習的機會和平臺，檔案管理為保障地方高校成人教育的開展提供了基礎保障，在社會發展新格局下，地方高校成人教育檔案管理面臨新的轉型時期。通過對轉型時期地方高校成人教育檔案管理面臨的新形勢和新要求的詳細分析，總結了當前各地方高校開展成人教育時，檔案管理工作的現狀，解析了其存在的不足和困境，從而提出了優化檔案管理的對策建議。
［關鍵詞］
轉型時期；地方高校成人教育；檔案管理
1轉型時期地方高校成人教育檔案管理面臨的新形勢與新要求
在科技技術廣泛運用的今天，各行業領域發展日新月異，但同時面臨社會發展資源瓶頸、環境約束、人才資金困境，行業領域發展面臨新的要求，需要克服新形勢的挑戰，做好總體布局。對于地方高校的成人教育而言，檔案管理工作在轉型時期面臨著嚴峻的新形勢和新要求。
1.1檔案管理內容更加復雜多樣
對于地方高校而言，成人教育的檔案管理工作涉及的內容越發復雜，轉型時期衍生的新的檔案管理工作，給長期使用的檔案管理工作提出了更高的要求和挑戰。轉型時期，地方高校成人教育檔案管理內容將涵蓋更加復雜多樣的內容，既包括傳統的學籍檔案管理、考務檔案管理，還將需要對學科建設和相關實驗室建設的檔案管理、日常課堂教學的材料檔案管理納入進來，既記錄接受成人教育學生的學籍信息，還記錄學生考試、課堂學習和學校硬件實驗室建設等檔案信息［1］。
1.2檔案管理材料來源更加多元
在地方高校不斷創新成人教育模式的帶動下，成人教育所涉及的檔案管理信息來源就越發豐富，因此轉型時期，地方高校成人教育檔案管理材料來源將更加豐富［2］。從來源來看，一是文書檔案資料，來源有相關教育主管部門的法規政策，地方高校開展成人教育的規章制度，成人教育學生的學籍資料，教務教學計劃、教材等，畢業學生檔案等等；二是電子檔案資料，在電子信息技術廣泛應用到檔案管理后，地方高校成人教育的檔案管理資料也包括了電子檔案資料，包括學生電子檔案學籍信息等。
1.3檔案優化管理難點多
在電子信息技術的廣泛應用帶動下，地方高校成人教育檔案管理工作的信息化程度逐步提高，在工作效率、工作質量上都有明顯的提升，但是總的來看，實現更高水平的檔案管理，仍然面臨眾多的難題。這些難點的存在阻礙了地方高校高效地開展成人教育檔案管理工作，也滿足不了日益擴大的檔案管理需求，是必須高度重視，并加以改善的［3］。
2地方高校成人教育檔案管理現狀
在成人教育普及率逐步提高的大背景下，地方高校廣泛開展成人教育工作，為社會輸送了數量龐大的人才隊伍，提供了成人接受教育的機會和平臺。為了更好的提高地方成人教育工作的質量，做好成人教育的檔案管理奠定了堅實的基礎。總的來看，當前地方高校開展成人教育檔案管理工作現狀如下：
2.1管理分散、利用率低
在很多地方高校，進行成人教育的檔案管理，管理十分分散，行政部門中，多頭管理的現象十分普遍，比如一些地方高校的成教處、學生處，乃至院系教務處都在旅行成人教育的檔案管理職能，經常有重復管、漏管的現象出現，再加上各職能部門之間的信息交流不暢通，讓一些成人學生的檔案信息無法及時的形成系統資料［4］。另外，當前地方高校所形成的成人教育檔案相關資料的利用率普遍偏低，不達70%的率用率是對檔案管理工作成果的不利。
2.2規范化、信息化程度偏低
在很多地方高校，進行成人教育的檔案管理工作，遵循的是學校檔案管理規章制度、國家檔案管理法律法規，并沒有針對成人教育的特殊性設立單獨的檔案管理制度，因此在很多情況下，成人教育的檔案管理更容易失序，從而造成檔案信息的流失、管理紕漏［5］。
3轉型時期地方高校成人教育檔案優化管理對策措施
成人教育是為成人提供繼續學習機會的重要平臺，各地方高校將繼續擴大成人教育范圍，開設更多的符合社會發展需求的成人教育專業，越來越多的成人將到地方高校中接受成人教育，因此未來成人教育的檔案管理工作量將更大、涉及范圍也將更廣，必須在優化檔案管理上采取特定的對策措施。
3.1創新檔案管理模式
要應對當前地方高校中，成人教育檔案管理的分散形式，首先要在職能部門設置上進行強化，避免當前多頭管理的現象出現，一方面要在成人教育學院設置專門的檔案管理崗位，形成專人專崗，避免檔案管理的漏管、重復管，另一方面要形成成人教育檔案的動態管理，需要在學生接受學習的長時間內，對所有檔案進行動態管理；其次提高檔案的使用效率，提供更加方便的檔案查詢和使用途徑，供學生、企業查詢。
3.2提高規范化和信息化程度
提高地方高校的成人教育檔案管理的規范化程度，就是要從規章制度上進行規范，一方面國家行政管理部門，要針對成人教育的特殊性，從檔案管理的角度制定法律法規，供地方高校實際操作參考，另一方面各地方高校需要針對學校開展成人教育的特色，在學校規章制度中體現成人教育的檔案管理制度。
3.3加強對檔案管理的重視
管理層對地方高校成人教育檔案管理工作的不重視，是造成現狀困境的直接原因，因此要加強對地方高校成人教育檔案管理的重視，是緩解困難、進行優化的重要前提。首先是要不斷的提高對地方高校成人教育檔案管理的重視意識，從思想上正視成人教育檔案管理，從行動上制定成人教育檔案管理的相應制度，從模式上進行不斷的創新突破；其次要不斷加大對成人教育檔案管理專項經費的投入，要進行設備的更新、專業系統的開發、人才的引進、制度的創新，是要有更多的專項經費為保障基礎的，因此教育局要設立專項經費，供專家團隊進行系統研究，從而保障地方高校成人教育檔案管理的能力和水平。
作者：林曉 單位：賀州學院
主要參考文獻
［1］訾燕.對普通高校成人教育檔案管理隊伍建設的思考［J］.淮海工學學院學報：人文社會科學版，2016（5）.
在建項目檔案的管理是一個系統工程，牽涉到項目檔案管理機構人員的設置、項目檔案歸檔制度的建立、國家有關項目檔案標準規范的實施及建立項目檔案管理網絡等工作。在實際工作中凡遵循這一規律的，其項目檔案管理工作就能得心應手有條不紊地開展，其項目檔案分類組卷合理、整理編排規范、移交歸檔順利，否則不然。因此，單位在進行項目建設的同時，一定要重視項目檔案管理工作，在項目建設完成后，保證項目檔案達到“完整、準確、系統”的歸檔要求。具體要從以下方面著手：
1.要建立檔案管理組織體系。一個稍具規模的工程項目，從項目立項到完工這一過程將形成一定數量的項目檔案，對這些檔案如何管理是項目各參建單位、檔案管理部門不容忽視的問題。筆者認為，要做好這個時期項目檔案管理工作，主要有由上至下的組織機構作保證。一是項目業主單位要設立相應的機構。比如，設立項目部，由項目經理總負責，項目部下設施工組、質量組、計劃組、設備組、物供組等，配備相關的技術負責人，在負責完成項目任務的同時分別對項目檔案的形成、匯集情況進行檢查和監管。有條件的應配備項目檔案專（兼）職管理員負責集中管理項目檔案。二是施工承包單位要有技術負責人分管項目檔案工作，也可配備資料員負責項目檔案的收集整理。三是檔案業務主管部門要協調各部門做好項目檔案形成、收集、整理、歸檔工作，在協調做好這些工作的同時還要履行檔案的檢查指導監督職能。在實際工作中，凡建立了合理的組織體系的企業或部門，并進行有效地運作，各負其責各把其關，其項目檔案管理工作開展就有聲有色得心應手。
2.要建立健全項目檔案管理的規章制度。項目檔案管理既然是一個系統工程，那么就需要有相應的措施來管理，有相應的規范和制度進行約束。日常工作中，項目檔案管理需要建立的制度主要有：有關領導分工負責制；項目技術人員負責制；項目檔案歸檔范圍與分類標準；檔案移交制度；交工文件分類整理編制規范；檔案保管利用制度等。建立健全項目檔案管理的規章制度，既是項目建設管理工作的要求和重要內容，也是項目檔案管理有章可循的有效保證。要讓所有參加工程建設項目的工作人員懂得，在工程項目施工建設、安全質量控制的過程中，不可忽視項目檔案材料的形成、積累、歸檔工作；因此，要求各參建單位應針對本單位本部門在工程建設項目中承擔的角色認真負責，并制訂切實可行的工程項目檔案管理規章制度，真正做到把工程建設項目檔案管理“納入到企業管理工作的重要議事日程；納入有關人員的職責范圍；納入財務預算；納入合同管理之中”。使工程項目檔案管理工作更加規范和科學，達到項目檔案管理與項目施工建設同步進行的目標。實際工作中，凡是工程建設項目管理工作計劃性強，管理科學，制度落實，程序規范的單位和部門，其項目檔案管理工作也相應規范，否則不然。
3.要依據國家項目建設檔案管理規范。目前，項目建設檔案管理規范主要有：《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》，除此之外，還有各行業或地方政府頒布的有關項目建設檔案管理等規范性文件也需要了解和熟悉。參建單位只有針對性地去學習和了解，才能較好地管理項目建設檔案，保證項目建設檔案的收集齊全、完整歸檔。一談到檔案管理規范，有的人尤其是施工單位片面地認為這只是檔案管理部門及檔案人員應知曉的事情，于己關系不大。其實，一個工程項目建設從立項到完成中間有許多環節，主要包括：項目立項的可行性研究、立項審批、項目設計、施工、中交驗收等等。完成這些過程少不了設計單位、建設單位、施工承包單位、工程質量監理等單位的參與，同時也負責本部門形成的項目技術文件按要求整理移交歸檔。檔案管理部門在項目檔案管理方面是以國家或行業的檔案管理標準去履行檢查指導職能。在實際工作中我們得知，由于有的參建單位先前對國家或行業有關項目檔案管理規范不甚了解，因此，在做具體項目檔案時臨時抱佛腳或我行我素隨意亂套標準，結果在檔案移交時過不了關，常常使工作處于比較被動的局面。項目檔案只有在國家有關規范有效約束之下去操作去管理，才能滿足或達到歸檔要求，因此，對國家項目建設檔案管理規范的認識學習、熟悉了解是參建單位不容忽視的問題。
4.要建立項目檔案管理流向網絡。檔案工作者的任務就是要保證檔案的“完整、準確、系統”。“完整”是指項目全過程的文件收集齊全有序；“準確”是真實反映項目建設的概況，準確非常重要，如果檔案的準確性出了問題將會起誤導作用或造成不必要的損失；“系統”是指各專業類別的項目文件的有機聯系。有了完整、準確、系統的檔案，才能在項目日后改進工作中主管部門作參考決策以及項目后期維護保養提供可靠的憑證依據。如何保證項目檔案的“完整、準確、系統”呢？一般大中型及重點建設項目大都是規模大、周期長、點多線長，且施工隊伍流動性強，這給項目檔案的收集歸檔帶來一定的困難。針對這種情況，建立項目檔案管理網絡顯得非常必要：一是建立項目檔案管理人員信息網絡。一般情況下，參加項目建設的單位都會有一名專職或兼職人員負責項目檔案文件管理工作，要求項目主管部門建立好這些人員相關聯絡信息，有利于針對他們所負責的項目檔案情況進行及時跟蹤聯系，看檔案是否收集齊全完整、是否達到歸檔要求。二是建立項目檔案流向網絡。項目建設均由建設方向施工承包方提供設計施工技術文件，因此建設方在發放施工技術文件時一定要建立項目技術文件流向登記，并且有受發方簽名備案，這樣在項目建設完工時就知道該項目是由誰承包施工的，項目技術文件是否按相關規范整理移交了，責任非常明確。這也是項目建設單位在多年實際工作中總結出的一條行之有效的好方法。
（作者單位：中石化長嶺分公司）
一、建立離職管理規章制度體系
人力資源管理規章制度是人力資源管理行為的表現形式。在樹立“以人為本”管理理念的同時，以制度為形式來體現管理的理念、保障管理行為中勞資關系雙方的權益是必要的。“離職”是員工脫離企業的程序環節，是員工與企業利益、權益即將終結的環節，在此環節，企業更應著力于規范運作，從離職手續辦理的各個方面來建立健全相應的管理規章制度體系。
我國法律未對人力資源管理規章制度生效要件做出明文規定，根據現行法律法規、司法解釋及其體現的法律精神及基本法理，企業制定離職管理規章制度須符合以下條件：(1)必須合法，包括內容合法和程序合法。(2)不得違反勞動合同和集體合同的約定。若企業與員工的勞動合同中就離職有相關的權利與義務約定，應按其執行。企業不可通過規章制度在員工離職時增加員工的義務，除非員工認可，否則無效。(3)要向員工公示。公示也就是讓員工在制度實施時知悉，未經公示而在員工離職時才交予員工閱知的規章制度，對員工不具有約束力。《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》規定：用人單位根據《勞動法》第四條之規定，通過民主程序制定的規章制度，不違反國家法律、行政法規及政策規定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據。
通過建立離職環節的管理規章制度體系，企業得以加強自身管理離職行為的規范性，杜絕隨意辦理離職手續情況的出現，在程序上管理、約束企業與員工離職事務的處理。
二、加強員工離職商業秘密的保護
對于掌握企業商業秘密(含經營信息及技術信息)的關鍵崗位的重要管理人員和專業技術人員的離職，企業不僅要在離職辦理中注意防范問題的出現，而且應在勞動合同等法律文書中做出約定。
脫密期約定。所謂脫密期，是指對負有保守企業商業秘密義務的員工，企業在勞動合同解除或終止前的一定期限內，使其脫離涉及商業秘密的崗位。在企業與關鍵崗位的
核心員工簽訂的勞動合同中，可以對員工要求解除勞動合同的提前通知期做出約定，在這個期限內，企業可以讓了解、掌握企業商業秘密的員工脫離原工作崗位一段時間或變更其工作內容，同時企業應采用適當的保密設施及其他合理的脫密措施，使企業的商業秘密得到進一步的保護。
競業避止約定。 企業在員工入職、工作期間可與員工簽訂競業避止協議，也可以在員工離職時與員工簽訂。需要注意兩個問題，一是競業避止期限；二是競業避止補償。原勞動部(關于企業職工流動若干問題的通知)規定：“用人單位也可以規定掌握商業秘密的職工在終止或解除勞動合同后一定期限內(不超過3年)，不得再生產同類產品及有競爭關系的產品或經營同類業務，但用人單位應當給予該職工一定數額的經濟補償。”
因此，對于掌握商業秘密員工的離職，企業應從員工在職時即通過與員工簽訂相應的法律文件來約束其離職行為，依據法律規定進行企業權益的自我保護，防范法律風險的出現。
三、離職工作交接事務處理要點
員工離職時需將其負責的工作事項向企業做一交接對此，員工所在的工作部門及HR部門應認真處理。
歸還所領用的辦公物品。在實踐中，常發生員工帶著辦公設備(如筆記本電腦等易攜帶物品)擅自離職而不回公司辦理離職手續的情況，給企業正常工作造成一定負面影響與財產損失。針對此情況，一方面企業在辦理員工入職手續時即應要求提供并核實清楚員工的相關證件材料，以備追查員工線索；另一方面，在日常管理中應建立起相關工作制度與物品管理制度，對于辦公物品的管理與使用實行可行的登記備案；第三，企業應掌握一定的技巧，分析員工的離職心理，找到員工離職的動機，若因企業原因致使員工不信任企業不辭而別，企業應在法律規范內履行必要的義務，要求員工辦理正常的離職手續；第四，員工帶走公司財物，數額較大的，將構成侵占公司財產的犯罪行為，企業應及時向公安機關報案以維護企業利益，而不可拖延，貽誤了處理事件的時機。
工作內容的交接。在本文第二點中，我們已經介紹過離職員工若掌握一定的商業秘密，企業應針對其工作內容采取一定的包括簽署法律文件的措施。對于其他員工，工作內容的交接同樣是離職中必須履行的程序。如《會計法》第四十一條規定：會計人員調動工作或者離職，必須與接管人員辦清交接手續。根據此規定，若離職會計人員不予配合辦理工作交接手續，企業有權暫緩給其辦理離職手續。
四、離職中的薪資處理
勞動糾紛的發生常由員工離職時勞動關系雙方沒有就工資、補償金數額等問題達成一致意見引起。對此，筆者認為，企業應從以下幾點來考慮如何正確處理，以防范法律風險的出現。
1．關于工資結算。勞動關系雙方依法解除或終止勞動合同，企業應在解除或終止勞動合同時，即員工離職時，一次付清勞動者工資。員工向企業提供了勞動，有取得勞動報酬的權利，企業不得克扣或者無故拖欠勞動者的工資。需要說明的是，企業向離職員工結清工資應是離職手續中的一項，這是規范的做法。有些企業習慣于要求離職員工在企業下月正常發薪日來領取工資而不是離職時予以結清，這樣辦理容易留下隱患。例如，員工張某在公司任平面設計人員，從D公司辭職時，D公司未向其支付當月工資，張某擔心D公司扣減其工資，于是將其在公司所使用的計算機配件外置MO及整套設計圖庫光盤在交接中隱瞞并帶離公司。后公司發現缺少物品，拒絕向其發放工資。之后，經勞動爭議仲裁及法院一審、二審審理，判決要求D公司足額向張某支付工資，但對D公司要求返回物品的主張不予支持。從本案例可以看出，企業有必要建立離職薪資結算制度，以防范可能出現的糾紛。
2．關于經濟補償金和賠償金。在員工離職時，勞動關系雙方應依據勞動法律法規、政策及雙方的勞動合同約定，明確企業是否需要向員工支付經濟補償金及存在勞動關系一方是否有向另一方支付賠償金的義務。不論是法定義務還是約定義務，企業都不應推脫，應切實保障離職員工的正當合法權益，否則，容易導致勞動糾紛的發生。
3．其他薪酬福利事項的處理。員工在企業工作期間，企業為員工繳納各項社會保險及住房公積金等，在員工辦理離職時，企業應與員工協商確定轉移手續的辦理時間及雙方如何配合辦理等。
五、規范人事檔案轉移程序
員工因與企業解除勞動合同或其他原因而離職，企業有義務為員工辦理必要的相關手續，包括向員工出具離職證明、轉移員工個人人事檔案等。在實踐中，經常有企業以員工在離職時不向企業交付培訓費用、違約金、賠償金等為由扣留員工的個人檔案，也不給員工辦理有關離職手續，以為這樣就可以制約員工，限制其離職，實際上企業是以非法的手段維護自己的利益、糾正員工的違法或違約行為，這是錯誤的。
勞動部、國家檔案局在《企業職工檔案管理工作規定》中規定：企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。
通過上述規定可知，企業無權以任何理由來扣留已離職員工的檔案。企業只有依法處理事務才可以防范可能出現的法律風險：若員工拒絕承擔違約責任或賠償責任不辭而別，企業應通過提起勞動爭議仲裁申訴這種法律途徑來維護自己的合法權益。
六、對離職手續文件的要求
準備齊全的離職手續文件。在員工離職時，企業應要求離職員工簽署這些文件手續。
在制作文件手續時，應著重考慮將勞動關系雙方的權利義務的履行情況，在相關文件中得以明確表述。文件手續內容包括以下幾點：工作材料、工作內容交接的確認；離職薪資結算的確認；離職時雙方簽訂的協議文書；依具體情況需離職員工簽署的其他文件手續。
[關鍵詞]人力資源管理 退休 檔案管理體系
中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0150-01
職工退休一直是企業職工關心的熱點話題，而人事檔案是職工退休辦理的重要支撐和依據。因此如何做好人事檔案的管理與退休申報、辦理工作，是關系到職工切身利益，保障職工退休隊伍穩定，已成為當前企業極為重視的一項工作任務。
一、職工退休申報與人事檔案管理的關系
按照國家有關退休政策以及退休辦理流程對職工達到法定退休年齡，符合退休政策的職工進行退休申報和審批，并計算養老待遇等一系列的工作。但在為職工辦理退休申報手續過程中，出生日期、參加工作時間、職稱、工作履歷等重要信息的認定需要從職工人事檔案中進行核查，這是為職工退休辦理提供資料的重要依據，職工人事檔案是記述和反映職工的歷史和現狀，人事檔案由原始資料構成，包括職工歷年工作經歷、學歷、職稱、人事調動、新職工登記表、入伍表、工資待遇調整等信息。所以職工退休與人事檔案之間有著緊密的關系，退休審批需要職工人事檔案，人事檔案內容記載的是否清晰、準確也關系到職工的退休申報和審批。因此人事檔案管理和職工退休辦理是一個有機的整體，二者不可分離，同步發展。
二、辦理職工退休申報過程中出現的問題
（1）職工檔案資料記載模糊致使出生日期難以認定。尤其是職工入職或計算工齡的第一張表上的出生日期模糊或有涂改等現象，這就給企業的退休申報和社保機構經辦部門的退休審批工作帶來困難，也會直接影響到職工的退休時間。
（2）檔案資料不全，參加工作時間等退休信息不好認定。由于檔案管理不善，部分職工的人事檔案中缺少相應的資料。 從目前企業的人事檔案管理中，如職工履歷、工資、職稱、崗位變動等情況的材料未能及時歸檔，有的檔案里有聘任手續資料，但變為工人崗位時，無解聘等手續，或者到新的崗位上工作，沒有新崗位任何紙質材料及相關手續，還有的檔案記載是當兵入伍，但沒有退伍證明材料，以及職工履歷上記載是下鄉的，但沒有下鄉工齡認定材料和下鄉證明材料，由于檔案內容不完整，不能反映其本人的真實情況，不能客觀地反映一個人的全貌。也不能確定職工的參加工作時間，以及職工的身份和崗位等問題，致使會影響到職工的退休和待遇計算等問題，給職工造成不可彌補的損失。
（3）人事檔案中的紙質材料與企業管理系統上的電子信息不同步。隨著管理手段的提高，以及科技信息技術的進步，供電企業現在各項管理均利用計算機管理復雜的工作，人力資源管理方面推廣使用的是人力資源管控系統和ERP系統，系統中存儲了大量的人員基本信息。但是不同程度的存在有些員工的電子信息同紙質檔案并不完全相符的問題，如紙質檔案有材料而ERP系統沒有維護到位，或是ERP系統有信息而缺少相應的紙質檔案。動態管理工作水平有待于進一步提高。
檔案管理工作是關系到職工切身利益的大事，記載不清或者檔案卻是都會給職工、單位造成不必要的麻煩。完善檔案管理工作是一份長期而艱巨的任務，現在做得好不好有可能要到幾年甚至幾十年之后才能體現出它的效果。
三、申報退休遇到問題的原因分析
（1）表象原因。首先，由于歷史因素，職工檔案缺失或者是丟失。其次，職工人事檔案的記載比較模糊，有些企業并沒有對人事檔案設定專人管理，檔案一直都是無人管理的狀態，因此檔案的涂改、前后記載差異等等都是比較常見的問題，也導致了檔案的審查工作變得非常的困難。
（2）本質原因。職工在辦理退休手續的時候，除了有歷史原因影響之外，其檔案管理過程的不規范仍然是主要問題。我國在建國甚至改革開放初期的時候都是以經濟建設作為主要的工作內容來進行管理，因此對于人事檔案的關注度不高，檔案意識相對就比較落后，檔案管理思想更加如此，因此管理過程的規范性非常差。檔案管理人員自身的文化素質和業務能力的差異也讓檔案管理工作質量好壞不一，人事檔案并沒有作為企業的重要工作來開展，檔案丟棄也是因為管理疏漏導致的，因此這一現狀是比較嚴重和主要的問題，目前這一狀態還是沒有獲得很好的改善，因此需要建立起全局人事檔案管理的思想。
四、建立人事檔案管理體系，提升檔案管理工作。
（1）強化檔案管理認知能力。職工檔案作為企業職工退休的一個重要依據，是每一個職工都需要的重要資料，當這個資料沒有獲得妥善的管理和保護的時候，其企業職工的權益就會收到損害。所以加強企業各部門對于檔案管理的認知能力是提升檔案管理工作質量的首要任務，讓檔案管理的軟硬件設施能夠符合規范要求，制定出相應的管理制度來確保檔案的質量和安全性。
（2）組建檔案管理隊伍。檔案管理工作需要由專人來執行，那么組建一支高效、高水平的管理隊伍就是非常有必要的事情，當前的檔案管理隊伍正是因為能力不足、水平不高，才會容易出現檔案管理問題，因此企業的檔案管理部門應該對其員工進行培訓或者引入新的高新技術人才，讓檔案管理工作能夠規范、嚴格，這樣企業職工的檔案才能夠獲得妥善的管理和保存。
（3）增加企業檔案管理培訓項目。單位檔案部門的人員素質高低不齊，因此為他們開展專項培訓，提升他們的技能水平，能夠顯著的改善目前的問題。檔案部門管理人員的素質通過培訓項目有有針對性的培養和強化，能夠讓他們在不影響自身經驗的同時，增加業務能力，這樣等同于提升了檔案管理工作的質量，為企業職工的檔案管理提供了保障。
（4）建立職工知悉人事檔案的相關機制，建立人事檔案監督檢查機制。人事檔案管理工作非常的紛繁復雜，涉及的內容多，牽涉的部門廣，因此其工作需要建立一個多層面、立體的監督考核制度，通過檢查制度來督促檔案管理人員的工作質量，通過定期或不定期對檔案資源進行抽查和檢查，能夠讓檔案管理工作更加的規范，滿足時效性和規范性的要求。
（5）嚴格執行檔案管理規章制度。人事檔案管理工作要順利的進行，需要有一套嚴格的檔案管理規章制度來保障檔案收集、鑒別、轉移、查詢等一系列工作的有效運行，因此應當建立、健全《人事檔案收集制度》、《人事檔案利用權限轉移制度》、《人事檔案查詢制度》等制度，并且嚴格要求各單位按制度辦事，確保檔案管理工作的有效開展。
企業退休職工的申報和檔案管理之間的聯系非常緊密，檔案作為他們退休資料的一個基礎，如果不能夠保證其完整和完善，那么就會影響對職工退休各項福利的管理，損害了員工的利益，因此檔案管理工作必須要正確的認識，放在一個高度上來對待，加強檔案管理工作人員的素質，提升檔案管理工作質量，能夠讓企業退休職工的申報工作更加順利。
參考文獻
現代化社會的發展，對高速公路的需求量在不斷增大，公路建設項目在逐漸開展，在公路項目實施與建設的過程中，會涉及到大量的資料和檔案材料，且資料具有很高的存在價值，檔案管理工作一直都是一項重要的工作。為了強化對高速公路檔案的管理，應將信息化技術應用其中，轉變傳統單一的檔案管理模式，注重管理的全面化與系統化，將精細化管理模式應用其中是正確之選。為此，本文就高速公路檔案的精細化管理進行了分析與探究。
關鍵詞：
高速公路；檔案管理；精細化管理
在高速公路檔案管理工作中，其中涉及大量的資料內容，包含項目合同、成本、設計圖紙以及諸多的項目資料等，都屬于檔案管理的重要內容。為了提高檔案管理水平，應實現對檔案的精細化管理，旨在對檔案資料的綜合性管理，借助信息化、網絡化平臺開展數字化管理，無論在檔案歸檔、整理和調閱方面都相較于傳統有了明顯的提升，保證公路項目建設的全面性和系統性，進而提高管理效率。首先，對高速公路檔案管理的現狀進行分析。
一、精細化管理概述
精細化管理是一種全新的管理理念，注重管理“精”與“細”，以此來提高管理的效率和質量，是在原本常規管理的基礎上而開展更為深度的管理，管理更具全面性與系統性。精細化管理旨在強調管理責任的明確設定，做好社會分工，同時要求服務質量的精細化，管理模式的開展，應最大程度上的降低管理所消耗的資源和成本，既要降低成本，也要控制管理質量，是精細化管理的重要目標，在各個領域都得到了廣泛的應用。新時期，高速公路建設項目逐漸增多，會產生大量的檔案資料，管理起來難度較大，資料冗雜，針對此類問題，應注重公路檔案管理工作的明確分工，實現管理責任的明確劃分，各司其職，各自做好自己的本職工作，保證管理的效率和質量，能夠全方位、無死角式的對檔案資料予以管理。
二、高速公路檔案管理的現狀分析
1.對檔案管理的重視不夠。
在高速公路檔案系統中，所保存的資料和資源都是企業的重要資料，是項目開展的重要借鑒，是積累經驗的見證。但是，部分領導由于對檔案管理缺乏正確的認知，將企業經營的重點放在業務推進方面，往往忽視了檔案管理工作，認為檔案管理屬于后勤部的工作，當需要檔案資料時，檔案資料管理相對混亂，甚至部分重要資料丟失，會對企業帶來巨大的損失，已經為時已晚，若想加強檔案管理工作，強化對檔案管理工作的重視程度，從思想上予以重視。
2.管理模式相對滯后。
傳統的高速公路檔案管理模式相對滯后，大都會設置小型的項目管理部，由2-3個人進行管理，認為檔案管理工作只是簡單的記錄與登記，管理模式信息化建設缺失，未意識到信息化建設的影響力和功能，傳統的人工檔案管理模式已經不適應現代社會的發展趨勢，且高速公路項目涉及的材料和檔案資料較多，為管理工作帶來難度。另外，檔案資料的表現形式眾多，包含文書資料、影像資料、錄音文件等多種類型，若管理模式不當，會導致檔案的歸檔與整理工作不到位。
3.缺乏高素質管理人才。
人才是開展一切工作的重要條件，其專業性的發揮，決定著檔案管理的質量和效率[3]。但就目前形勢來看，企業為降低人力資源成本，會選擇非專業類或兼職類人員來負責檔案管理工作，其在檔案管理上的專業性有所缺失，在檔案收集、歸檔和整理等方面缺乏專業技能，缺乏檔案管理資質，是當前亟待解決的重要問題。
三、高速公路檔案精細化管理的措施
1.完善檔案管理制度，實現對檔案管理的系統性約束。
通過對高速公路檔案管理現狀的分析，了解到其在檔案管理方面存在著多種問題，管理質量和效率不高。為轉變當前的現狀，應完善檔案管理制度，嚴格約束管理人員的管理行為，制定嚴格檔案管理規章制度，強調制度編制的詳細程度，重視對檔案的收集、分析、歸檔與清點等重要工作，按照項目的類型或重要度予以分類。在檔案系統中，其中涉及的都是項目的相關重要資料，如施工合同、設計方案與圖紙、成本協議、人力資源方面的合同與協議等多項內容，其中當屬合同最為重要，其在起初項目承包時發揮重要作用的前提下，在最后的項目驗收過程中會發揮重要作用。驗收過程中，會對工程量的完成情況進行驗收，要與相關的合同材料予以核對，公路企業應出示相關的合同證明材料，以表示施工隊已經完成工程量，其決定著高速公路企業的經濟效益。為此，應成立項目管理的專項小組，制定科學的管理規章制度，若出現違規操作或檔案管理不到位等行為，應根據情節的嚴重性給予相應的處理與懲罰。
2.建設精細化的管理團隊，為檔案的全面管理提供條件。
管理團隊是實施公路檔案管理的執行者，必須加強對專業人員的篩選，必須具備檔案管理的專業化證書，規定持證上崗，淘汰非專業類或兼職類人員，發揮專業管理團隊的專業化優勢，可大大提高檔案管理的質量，為檔案的全面化管理提供條件。高速公路企業應及時吸引新一代的高素質人才，能夠為企業注入新的活力，能夠在檔案管理中具備創新性的觀點與方法。同時，選擇新一代的年輕人來加入管理團隊，主要是覬覦其專業的計算機操作能力，不僅僅要具備檔案管理專業技能，還要具備計算機操作技能，滿足檔案信息化系統建設的需求。同時，為了實現管理團隊人員的精細化，要從多個方面予以考慮，要具備公路交通、項目工程施工、環保、信息技術與檔案管理技能等多項技能，對后續的檔案管理工作會構成積極影響。
3.創新檔案管理開展模式，以實現對檔案的全方位的管理。
傳統的檔案管理模式對信息技術的應用力度不夠，對檔案的收集、分類與整理效率較低，為緩解當前的現狀，應創新檔案管理開展模式，以實現對檔案的全方位的管理，創設企業專屬的檔案信息化系統，將公路項目相關的項目名稱、項目設計資料、工程量、經典工程設計等內容設置多個專欄，將檔案信息上傳至網絡系統，可實現檔案信息的內部分享。建立內部檔案信息化系統，應為領導或重要人員設置專屬賬號，旨在保護檔案資料的安全性，項目檔案資料屬于企業的商業機密不容他人窺探，對信息化系統進行及時的維護，提高檔案信息的安全性。檔案管理團隊要定期的檔案信息化系統中的資料進行清點，如若有領導來調閱檔案資料，應及時進行登記，或為領導設置人臉識別技術，建立完善的監控系統，保證對檔案資料的全方位管理。檔案信息化系統的建立，在具備諸多優勢的同時，也存在著諸多的弊端，如信息錯刪、誤刪現象，亦或是信息化系統被黑客、病毒軟件襲擊等，會對信息的安全性與完整性構成威脅。因此，檔案信息管理人員應及時進行信息的備份，并運用計算機網絡安全技術對系統進行及時的保護，提高信息化系統的穩定性，實現對檔案資料的精細化管理。
四、結語
綜上所述，通過對現階段高速公路檔案管理現狀的分析，了解到其在管理意識、管理模式等方面還有所欠缺，檔案管理缺乏全面性，檔案管理意識不強，制約著高速公路檔案管理工作的開展。實施精細化管理模式，應從不同方面著手，強調檔案管理的精細化，其主要表現為檔案管理制度、檔案管理形式、管理人員等多方面，通過精細化的管理，以獲取足夠的檔案管理效能，為公路項目的實施提供保障。
作者：王志紅 單位：吉林省高速公路管理局長春分局
參考文獻：
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1.與時展相匹配。在我國現代化信息技術高速發展的大環境下，教育領域已經充分引入了這項技術，學校不僅已經全面實現了多媒體教學、電化教學、辦公自動化等，而且也在積極推進電子檔案管理工作。實現電子檔案管理在一定程度上能夠與現代化教學管理節奏相匹配，更好地滿足時展要求。2.為學校制定正確的發展決策奠定堅實基礎。發展決策是否正確會直接對學校穩健運營造成一定影響，而正確發展決策的制定離不開正確的數據信息。若是一個學校在面對機遇和挑戰的時候學校領導能夠根據正確的數據信息對現有的發展決策做出適當調整或制定出新的發展決策，那么就能夠對學校未來穩健發展起一定的促進作用。在學校信息數據管理中檔案管理是重要內容之一，實現檔案管理的信息化能夠充分實現信息數據快速整合，進而能夠為學校領導的正確決策提供信息支撐。3.使檔案管理效率得到提升。一個學校在開展日常教學、科研以及管理等工作過程中難免會產生大量的文書檔案、教學檔案、教務檔案以及學籍檔案等，其中有相當一部分檔案都具有重要的保存價值和使用價值。傳統檔案管理方式具有一定封閉性，這些檔案中的一些重要信息難以被充分發掘，而實現電子檔案管理使一些檔案變活，檔案中的信息能夠通過計算機被提取出來，進而使檔案管理的效益得到充分發揮，對學校事業和教育事業的發展起著重要的促進作用。4.全面實現信息資源共享。學校傳統檔案管理方式主要以紙張為載體，相關人員在使用檔案時復制和修改的成本都很高，不利于信息資源共享。而實現電子檔案管理之后管理載體由紙張變為計算機，相關人員要想使用某一檔案時不再需要通過復印、抄錄等方式進行使用，只需要被授權后通過網絡調取相關信息，使不同地點的人們進行自由交流、信息傳遞和協同工作，全面實現信息資源共享。
二、學校檔案管理工作開展過程中應用電子檔案的優勢與要求
1.電子檔案管理的優勢。相對于傳統檔案管理方式來說，電子檔案管理不僅具有存儲容量大的特點，而且更具便捷性和靈活性。使用電子檔案管理系統進行檔案信息檢索更加智能，而且由于電腦內存大可以大批量存儲各類檔案資源。同時，學校還可以根據自身實際情況對電子檔案管理平臺進行修改，使系統更能夠滿足檔案使用需要，促進檔案管理工作效率的提高。2.電子檔案管理的要求。學校傳統檔案管理并未對檔案管理人員的專業技術水平提出一定要求，因為傳統檔案是紙質的，檔案管理人員只需要具備基本的素質做好分類、日常管理等基本工作就可以了。但是實現電子檔案管理之后單純具備基本素質已經不能滿足實際需要，不僅需要具備計算機操作能力，能夠熟練運用檔案管理軟件，而且還需要掌握一些統計、法律等相關知識才能滿足電子檔案管理要求。
三、學校開展電子檔案管理工作過程中存在的幾點問題
1.檔案管理理念存在滯后性。目前，一些學校還沒有樹立正確的檔案管理理念，管理層沒有認識到實現電子檔案管理的重要性，對此項工作的進展不太關注，沒有對如何全面實現電子檔案管理提出一定要求，難以提高檔案管理人員的工作積極性。同時，一些檔案管理人員將電子檔案管理工作的側重點定位在對檔案進行分類、整合方面，沒有意識到電子檔案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性，自身工作主觀能動性較差，難以起到推進全面實現電子檔案管理的作用[1]。2.電子檔案管理規章制度有待完善。現階段各級學校都在不斷完善自身檔案管理工作，努力構建一套較為完善的檔案管理系統，并制定了相應的電子檔案管理制度。但是很多學校現有的電子檔案管理制度還不能完全滿足實際工作需要，有的學校存在著管理員權限責任不明的情況，一旦出現電子檔案丟失、篡改等情況難以落實到個人。還有的學校在電子檔案規章制度中沒有對一些新增的電子檔案類型進行準確定位，對于一些較為特殊的黨政活動、教學和科研檔案管理較為隨意，對電子檔案管理效率的提高非常不利。3.對電子檔案管理的監管力度不夠。一些學校的管理層對自身電子檔案管理力度不夠，沒有實現電子文件的形成、收集、處理、歸檔等工作過程的全方位監管，主要體現在以下幾點：第一，學校沒有安排相關人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業務進展情況，監督其相關檔案信息是否及時進行錄入、分類和歸檔。這樣一來就會間接導致一些人員不認真開展工作，難以確保電子檔案的準確性、真實性、安全性和共享性，不能使電子檔案的價值得以充分發揮；第二，有的學校管理層及時發現了電子檔案管理問題，但是由于缺乏相應的懲罰措施，不能夠切實改變一些工作態度不端正人員的錯誤行為，這樣也有可能導致電子檔案管理工作難以順利推進[2]。4.電子檔案管理設施有待進一步優化。電子檔案的特性決定了對它的存儲、歸檔和使用離不開計算機設備和網絡技術，要想更好地開展電子檔案管理工作必須重視軟硬件設備上的優化。但目前我國很多地區的學校在電子檔案管理設施上的投入不夠，有的雖然已經構建了電子檔案管理系統，但是由于現代化信息技術的不斷進步，一些系統已經被淘汰不能滿足實際工作需要，而學校方面沒有安排專業技術人員對系統進行升級和完善，進而使電子檔案管理工作效率低下。同時，一些學校沒有投入一定資金用于電子檔案管理系統的安全防護措施建設，沒有安裝和升級殺毒軟件和防火墻軟件，難以保證電子檔案在相對安全的環境中存儲和使用。還有的學校雖然能夠在電子檔案管理系統上下功夫，但是硬件設備存在著老化的情況，難以帶動系統運行，如果不及時對這些設備進行更新換代，那么電子檔案管理工作將會面臨著癱瘓的危險。5.電子檔案管理人員的綜合素質有待提高。在這個現代化信息技術蓬勃發展的大環境下，學校實現電子檔案管理對相關工作人員的綜合素質提出了更高的要求。但是一些學校的檔案管理人員綜合素質偏低，不能掌握和運用電子檔案管理系統對檔案進行錄入、分類、處理及歸檔，嚴重影響了此項工作效率。同時，學校也沒有加大對檔案管理人員專業技術能力及相關法律知識的培訓力度，致使一些工作人員對于新升級系統的操作方法及檔案管理法律知識一無所知，不利于其順利完成檔案管理的任務[3]。
四、對學校開展電子檔案管理工作的幾點建議
1.樹立正確的電子檔案管理理念。目前，學校應當積極樹立正確的檔案管理理念，管理層要認識到實現電子檔案管理的重要性，加大對此項工作進展情況的關注力度，加強對相關人員檔案管理重要性的宣傳力度，采取會議等方式落實檔案管理精神，明確電子檔案管理工作的側重點，探究合適的電子檔案管理模式和方法。同時，學校還應當對自身電子檔案管理提出一定要求，督促檔案管理人員積極開展工作調動其工作積極性，確保電子檔案管理工作順利開展。2.完善電子檔案管理相關規章制度。建立健全電子檔案管理機制是解決電子檔案管理問題的重要途徑。對此，各地區學校應當仔細研讀國家相關部門頒發的《全國檔案信息化實施綱要》《電子文件歸檔與管理規范》以及《電子公文歸檔管理暫行辦法》等文件，在此基礎上完善自身電子檔案管理相關規章制度。首先，學校應當對檔案管理人員的權責進行明確，給予相關人員管理員權限，一旦在某一環節出現問題能夠責任落實到個人，有效控制和防范電子檔案丟失、篡改等情況的發生。同時，學校還應當完善電子檔案規章制度中的內容，對一些新增的電子檔案類型進行準確定位，使較為特殊的黨政活動、教學和科研檔案準確歸檔，進而提高電子檔案的管理效率[4]。3.加大對電子檔案管理的監督力度。首先，學校應當安排相關人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業務進展情況，監督其相關檔案信息是否及時進行錄入、分類和歸檔，并將其業務進行情況與其績效相掛鉤，提高其工作的主觀能動性，確保學校電子檔案的準確性、真實性、安全性和共享性，使電子檔案的價值得以充分發揮；其次，學校還應當針對電子檔案管理工作制定相應的獎懲措施，對于一些工作完成出色的人員要給予其一定的精神和物質上的獎勵，樹立典型，對于一些工作拖拉的人員要嚴懲，從根本上杜絕其工作態度不認真情況的發生，進而提升電子檔案的管理效率。4.優化電子檔案管理設施。學校應當投入一定資金用于電子檔案管理設施的優化。在軟件方面，應當專業技術人員定期對電子檔案管理系統進行升級和完善，使系統能夠緊跟時展，間接起到提高電子檔案管理工作效率的目的。同時，學校還應當重視自身電子檔案管理系統的安全防護措施建設，安裝和升級殺毒軟件和防火墻軟件，保證電子檔案能夠在相對安全的環境中存儲和使用。在硬件方面，學習應當對一些已經老化和淘汰的設備進行清點，根據實際需要購進一些先進的硬件設備，使硬件設備能夠與系統相匹配，為學校電子檔案管理工作順利開展奠定堅實基礎。5.提高電子檔案管理人員的綜合素質。學校應當重視對電子檔案管理人員綜合素質培養，加大對檔案管理人員專業技術能力及相關法律知識的培訓力度，邀請專業人士采取講座或實地指導等多樣化方式來提升檔案管理人員對于新升級系統功能的認識、運用能力并普及檔案管理相關法律知識。同時，學校在檔案管理人員的選聘上也應當嚴格要求，不能只看其學歷，更應當通過面試及實習等方式考察其實務能力，盡可能地選擇一些業務能力強的人員擔任相應職務，為學校電子檔案管理工作全面推進提供一定保障。
參考文獻
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【關鍵詞】高效檔案；服務工作；理論研究
一、高效檔案管理
高校的檔案工作對于大學生來說是關鍵的一個環節，個人檔案直觀的反應一個人在學生生涯中的成長以及重要的信息數據，比如該學生在高校中，形成的學習信息以及在學習生活中的各種獎勵、表現等，均可以在人事檔案中表現出來，隨著學生步入社會，檔案中涵蓋的內容也大大增加，記錄的內容也更加詳細與細致。因此檔案的全面反映一個大學生全部學習履歷，對步入社會進入工作單位都具有非常重要的意義。高校對大學生的檔案管理要提高重視，改善目前的管理現狀與水平。
二、高校檔案管理意識薄弱
隨著社會的快速發展，高校中對于學生檔案管理的制度、體制以及人員編排都不到位，沒有把檔案管理當做一件重要的事看待。每年面對眾多的畢業生，檔案工作不僅毫無秩序而且錯誤百出，甚至有檔案丟失現象發生，這給學生造成很大的麻煩，也給學校管理帶來負擔。由于檔案管理工作的隨意性，很多畢業生的檔案中缺乏重要資料、登記表格等信息，管理人員仍然會將這些有缺失的檔案進行簽收備案，這樣就會使畢業生的參考價值大打折扣，嚴重的會影響到工作單位對畢業生的招收問題。
（一）高校檔案管理水平較低
在我國存在的普遍情況就是高校中負責管理檔案的人員不僅僅專業知識不過硬，工作也不盡心盡責，這對學生檔案管理方面帶來了很大的弊端。尤其是我國偏遠的落后地區，對于檔案管理的信息化技術缺乏，檔案管理人員業務不專業等因素，導致學生的檔案信息更新速度滯后、查找困難。并且對著歷年學生的增加和累，非信息化的手抄式檔案管理已經無法與社會進步接軌，不僅信息不能與其他院校同步，檔案管理的質量與水平也與社會大環境的水平相差較遠。很多畢業生的檔案中除了歷年的學習成績之外其他獲獎以及社會實踐的信息全無，導致應聘工作時，工作單位需要考核員工綜合實力時，學生的素質與個人能力無法得到真實的反應，對畢業生的個人發展帶來一定的影響。
（二）高校檔案管理人員的素質問題
高校管理學生檔案的人才服務中心，對于大學生檔案管理這件長期性的工作，要充分做好為大學生服務的內容，認真完成招聘企業以及畢業生需要的檔案等咨詢服務。高校檔案管理工作是需要很強的專業知識和良好的工作態度，才能在每年高校畢業季繁忙的工作中耐心的為畢業生提供服務與指導。部分高校人才服務中心在處理檔案問題時工作效率較低，工作態度不積極，畢業生會因為檔案的問題得不到及時的解答而一次次奔走于人才中心，不僅降低了辦事效率還給畢業生增添了不必要的麻煩。檔案管理人才目前比較缺乏，在偏遠落后的地區更甚，人才服務中心缺乏專業的檔案管理服務人員，對檔案管理的知識與技能并不嫻熟，對于畢業生的資料哪些需要入檔存放、那些資料需要蓋章等處理方法模糊，直接降低了高校檔案管理的水平與質量。
三、高校檔案管理發展的方向
隨著科技的快速發展和社會的不斷進步，檔案管理勢必要提高專業度才能更好的配合社會的人才需要，更好的為培養人才而服務。
（一）高校檔案管理信息化
高校的規模隨著教育改革的開展在一天天壯大，每年招收的新生人數也在不斷的遞增，檔案數量也在快速增長，檔案的形式也隨著傳統的紙質模式逐漸向電子信息文檔、多媒體格式發展。傳統檔案管理模式已經無法適應當前檔案工作量巨大的現狀，并且紙質的檔案保存與保管都需要更多的資源，因此信息化、數字化是檔案管理發展與進步的必然趨勢。
檔案管理信息化就是利用電子計算機把檔案原件掃描并存儲到計算機，然后以文檔的形式保存、管理，這樣不僅僅避免了龐大的紙質檔案存放的繁復性，還大大降低了檔案的破壞、丟失等風險性，還便于招聘畢業生查檔、調檔。在存儲學生檔案的時候也要注意對文檔進行保密處理，因為檔案中多存儲的是高校的學生以及在校職工的個人詳細資料，如果不妥善保管發生遺漏、丟失、泄密等事情發生，尤其是在當今科技發達的互聯網時代，都會在不同程度上對學生與教職員工造成不良的影響。因此檔案管理人員在掃描、存儲過程中要格外留意文檔的保密工作，防止對檔案工作造成不必要的影響。
（二）高校檔案管理制度化
要想提高高校檔案管理的水平與質量，就必須將檔案管理工作走向制度化、法制化，大學生檔案管理在高校檔案管理中占據著重要的地位，因此必須建立相關的規章制度進行管理，這樣可以速進大學生檔案管理工作完善、有效的進行。在遵循國家規定的相關檔案管理法律法規為前提，并建立符合高校檔案管理的管理制度，并要求管理檔案人員嚴格遵守。只有規范的檔案管理規章制度建立起來，才能夠保障檔案管理工作的質量、效率，并且檔案管理人員也會加強對工作的認識度，從根本上促進檔案管理工作越來越規范、越來越完善。
四、結語
高校檔案管理對于當前社會人才的培養與管理都有比較重要的意義，人才服務中心的大學生檔案管理人員也應明白其重要性并加強服務意識、端正服務態度，利用高科技、信息化的便利把高校學生檔案管理質量提高一個新層次。
參考文獻：
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【關鍵詞】人事檔案管理 發展趨勢
人事檔案管理是人力資源管理工作重要組成部分，隨著人們對人才管理重要的認識的不斷提高，人事檔案管理工作的地位也逐漸提高。加強人事檔案管理，使管理部門對人才有更全面、詳細、正確的了解和評價，是正確使用人才的重要依據，它能夠促進人才的合理使用、合理流動和合理配置，是保證人才隊伍素質的重要手段。
1人事檔案管理中的問題
1.1思想認識不夠
目前，在我國普遍存在管理部門對于人事檔案管理重視程度不夠，認識不到其重要性，只停留于保證人事檔案的安全，不丟失、不泄密的程度，沒能使人事檔案發揮出其人才調控作用，所以對于人事檔案管理工作的關注度不夠，導致檔案室由于經費不足其設施建設和配置都不夠標準、規范，嚴重阻礙了檔案工作的良性發展。
1.2人事檔案管理工作效率低
我國雖然有健全的人事檔案管理制度，但在實際工作中還是存在很多因素影響人事檔案的工作效率，如檔案收集歸檔過程相對緩慢，新技術手段并沒有在檔案管理中發揮其應有的作用，還無法實現真正意義上的現代化人力資源管理。在資料匯編時，由于外部信息少，不能及時、全面、準確地反應人員的實際信息情況，不能滿足人力資源管理形勢發展的需求，嚴重影響了人事檔案的利用率。而且在對人事檔案查詢和使用時，受到諸多因素的限制使其仍需要通過手工的形式來查閱資料，即費力又耗時。
1.3人事檔案管理不夠規范
在人事檔案管理工作還存在很多缺陷。由于人事檔案材料的搜集過程繁瑣，再加上工作人員的檔案管理意識較差，經常會將檔案資料放在臨時存放處，使其不能及時歸檔，有可能導致檔案資料不完整、不系統、連續性差等情況的出現。而且由于人才競爭非常激烈，單位對人才的招聘大都依靠人力資源開發中心，對于人事檔案的管理有些單位也會通過人事的方式進行。在人才發生流動時，由于檔案在轉遞和交接的過程中沒有第三方參與審查監管，經常會發生檔案資料損壞或丟失的現象。
1.4人事檔案管理現代化進程緩慢
通過計算機可以完成檔案的收集、開發、傳遞、查詢等工作，即節省了管理人員的時間又提高了檔案管理的工作效率，是最基本、最有效的現代化管理手段。但在實際工作中，雖然多單位都已經開發了人事檔案管理系統，但開發者并沒有從本單位的實際需求入，使其不能發揮其方便、快捷、高效的優點，以至于出現信息歸類不嚴謹、輸入困難、搜索結果不匹配等問題，使其很難得以運用，影響了人事檔案現代化管理的發展速度。
2人事檔案管理策略
2.1從思想上提高認識
管理部門要認識到人事檔案管理的重要性，并通過有效的手段引起領導的重視，并將人事檔案管理納入到發展計劃之中，除了要在思想上提高認識還要給予一定的資金支持，成立專門的人事檔案管理部門，并保證相關設施建設，建立規范化的檔案室，對于檔案的保護、維護和搶救待方面要有預留經費，有條件的單位還可以配備掃描儀等設備，以提高人事檔案的現代化管理水平，確保檔案室的檔案安全和完整。
2.2建立健全的信息化人事檔案管理體系
要想建立建立健全的信息化體系，首先要保證硬件配套設備齊全，保證能夠對檔案數據進行快速的處理，還能夠對圖片、視頻等各種形式的檔案進行保存和錄入處理。要要按統一的國家檔案管理標準建立完善的信息數據庫，通過網絡可以實現不同地區、專業系統的資源共享。另外，要重視信息安全保安系統的建設，網絡可以為工作帶來方便，同時也存在很大的安全隱患，一定要重視人事檔案信息的安全保密問題，對于數據庫內的信息要做好備份，以防由于意外或人為手段造成檔案信息的破壞或丟失。
2.3提高檔案管理人員的素質
人事檔案管理對于工作人員的要求比較高，這主要取決于由人事檔案管理工作的特殊性。人事檔案管理工作是一項原則性、政治性較強，保密性較高的工作。所以人事檔案管理工作人員不僅要具有較高的業務水平，還需要有一定的政治覺悟和道德修養。新時期人人事檔案管理工作人員必需要有高度的政治責任心、紀律性和敏銳性，同時要熟練掌握現代化的檔案管理方法。
2.4加強制度建設，使管理更加規范
嚴格執行人事檔案管理制度是實現人事檔案管理規范化的基本條件和重要手段，同時各單位還需要根據自己的實際情況建立相應的檔案管理規章制度，從檔案的收集、鑒別、歸檔、借閱等各方面都做出詳細的規定，使人事檔案管理工作有章可循。
3人事檔案管理的發展趨勢
3.1現代化人事檔案管理
雖然很多單位已經實行人事檔案信息化管理，但其中還存在很多的缺陷和弊端。堅持信息化管理方針，檔案的收集、歸檔、查閱等各階段都徹底地脫離紙質檔案的手工管理模式，全面實行電子化運行，統籌規劃，不斷提高人事檔案管理信息化的水平，建立完善的信息化管理體系，將成為人事檔案管理發展的主要方向。
3.2對人事檔案實施“三化”管理
“三化”管理即對人事檔案實行現代化、規范化、標準化管理。標準化是人事檔案管理信息化發展的基礎，是加快檔案管理數字化進程的重點，而規范化是實現人事檔案管理現代化的必要手段。其根本在于要徹底地改變檔案不規范、材料不統一、裝訂不整齊、內容不完整等問題，通過健全的規章制度對人事檔案管理工作實施有效的約束，以形成人事檔案管理標準體系，即有利于我國檔案事業的健康、持續的發展，又能夠有效地促進和提升人力資源管理工作，從而提高企事業單位的核心競爭力。
參考文獻：
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