時間：2023-06-06 09:01:28
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇學生學籍檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
對于學生的高校學籍檔案而言，是一份極為重要的資料，同時也是記錄在校每一位學生學習情況、社會實踐以及體現他們德、智、體美等多方面的重要資料和原始數據。可是就目前而言，在我國高校學生學籍檔案管理過程中，依然存在很多問題有待解決，本文就根據實際情況，從歸檔、整理、收集以及轉遞等四方面入手，對當今學生學籍檔案管理工作進行闡述。
【關鍵詞】
高校學生；檔案；管理；策儀
就學生學籍檔案而言，其中包括了學生的總成績、學籍卡片、學生名冊、學生變更資料、獎勵材料以及畢業生材料等等，它是衡量學生在校期間總體表現和日常學習情況的一個重要數據。當學生的學籍檔案被收集整理好之后，需要經過歸檔到最終的保存。可是，在這一系列繁雜的過程中，由于學籍檔案種類較多，且形式多變，所以在整體的轉遞、保管和利用過程中時常出現各種各樣的問題，所以，我國高校必須加倍重視學籍檔案管理工作，確保學籍檔案管理工作的整體質量。
一、學籍檔案所具有的作用
（一）學籍檔案具有憑證作用
正如之前所說，高校學生學籍檔案可以真實有效的反映出一個學生在校期間學習的基本情況、社會實踐以及體現他們德、智、體美等多方面，學籍檔案自身同樣具備真實性、可靠性以及準確性等特點，它可以客觀的反映出高校學生整體思想素質以及品德表現。除此之外，站在物跡特點的角度上講，學籍檔案還將學生的成長情況等資料記錄在內，是學生將來就業、升學或者留學的根本憑證。
（二）學籍檔案具有參考作用
除了上述內容之外，學籍檔案還詳細記錄了學生的轉學情況、退學情況、升學情況以及品行的優劣等等，為學校以及將來的用人單位提供了學生更加詳細的個人資料，方便學校或今后的用人單位更加全面、細致的了解每一位在校學生的整體情況，為學生綜合素質等各方面提供參考。學籍檔案同時也是社會選拔、培養、教育、上任人才的一個重要依據。
（三）學籍檔案具有評估作用
一個學校的辦學理念是否能適應社會需求，是否能夠幫助社會培養出更多優秀的人才，早已成為一種衡量高校辦學水平的重要指標。而學籍檔案則有學生就業方面、招生方面的內容，可以切實有效的反映出該學校生源的多少、各門專業受歡迎程度以及畢業生的就業傾向等等。對于學籍考核以及管理而言，則可以真實有效的反映出一個學校的教育質量以及教學水平，是評估教學、專業的一項重要內容，同時通過這些評估也可以直接看出一所學校的好壞。
（四）學籍檔案具有人才信息庫的作用
對于學校而言，其最終目的還是為了向社會輸送更多優秀人才，而眾多的學籍檔案則可以組成一個強大的學生資料數據信息庫，這種數據庫可以有效的為將來用人單位提供學生的各種數據以及基本信息，方便用人單位選拔適合本單位的人才，與此同時，學籍檔案可以有效地發揮出人才信息庫的作用。
二、當今我國學籍檔案現存的缺陷
（一）正是因為學籍檔案的特點，決定了管理方面的困難
對于學籍檔案工作而言，其自身具備很多特點，例如：首先，學生接受的教育形式相對復雜，其中有學歷教育，但同樣也存在非學歷教育。而單從學歷教育上講，又分成了脫產學習以及業余學習等等。非學歷教育則指的是成人教育、證書教育以及單科教育等。其次，學籍檔案的收集、轉遞以及歸檔等過程復雜，所花時間也相對較長。正是因為學籍檔案的種類較多，且歸檔難度較大，所在管理上難免出現困難。
（二）學籍檔案管理渠道較多
現如今，我國很多高校在學籍檔案管理這一塊都有多種渠道，例如教務處只負責學籍的變更以及成績變更；學生處只負責學生的獎懲情況；學生在日常學習生活中所參與的活動以及重大事件都是由輔導員負責，正是由于這樣的原因，致使學籍檔案在收集和整理過程中造成了極大不便。
（三）高校領導以及管理人員對學籍檔案管理工作不夠重視
就從我國來看，現在還有少數部分的校領導以及檔案管理者對學籍檔案工作不夠重視，因為對于學籍檔案而言，其發揮的作用通常都是隱性的、潛在的，很少涉及到經濟利益，因此并沒有得到校領導或管理人員的重視。
三、提高學籍檔案策儀
（一）讓學籍檔案受到足夠重視
對于學籍檔案管理人員而言，尤其是教學管理部門以及黨政部門等，要切實提高學籍檔案工作的認知度，加強學籍檔案管理工作，使高校學籍檔案發揮出自身應有的作用。
（二）不斷對學籍檔案進行規范化管理
要想切實做好學籍檔案管理工作，那么就應當加強學籍檔案的管理制度，使其逐漸走向規范化。要對在校每一位學生的學習成績以及學籍進行“文檔一體化”管理。根據規律統一編訂學生的學號，嚴格遵循學號唯一性原則，杜絕重號情況發生。在此基礎上，根據高等教育統一招生錄取名單，對剛如學的新生進行一一核對，確保資料與個人準確無誤。除此之外，還應當使學籍異動管理逐漸規范化，對每一位學生實行嚴格的考勤制度，確保不會有“在籍不在學”的情況發生。最后，要根據教育部頒發的電子注冊文件中的各項要求，對滿足畢業要求的畢業生進行畢業證書電子注冊號。
（三）當學籍檔案被錄入進計算機之后，要做好應有的安全防范工作
現如今，隨著信息化時代的到來，計算機已經成為了我們日常辦公中必不可少的一項重要設備。當學籍檔案管理工作逐漸實現自動化過程中，我們一定要嚴加重視學籍檔案保密工作。當學籍檔案入網之后，一定要對利用者進行權限設置，因為學籍檔案一檔被錄入進電腦之后，將不存在筆跡、字跡特征等特點，如果被篡改將很難查證。所以學籍檔案管理者要對檔案使用者進行權利限制，從根本上確保學籍檔案的安全性。
參考文獻：
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[3]趙奎安.高校學生學籍檔案的利用研究[J].青春歲月，2013，243-246
【關鍵詞】學生；學籍檔案；檔案管理
學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉學、轉專業、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實結、畢業生論文；（9）學位申報審批表、畢業證書、學位證書及結業證書；（10）畢業生學員鑒定登記表、畢業生調配表、檔案轉遞單、畢業生報到證存根及領取證書的印刷編號及畢業、結業情況等。
學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。
一、學籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業單位人事部門等，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等
二、完善學籍檔案工作的管理建議
1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。
2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。
3．加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業道德。
4．大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。
總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。
【參考文獻】
[1]底紅艷．對高校教學檔案管理的幾點認識[J]．晉圖學刊，2002，（3）．
關鍵詞：學籍檔案 管理工作 思考
隨著我國高等教育大眾化進度的加速和高校教育體制改革的不斷深化，高校在校學生人數在不斷增長，辦學規模在不斷擴大，辦學檔次在不斷提升，高校學籍檔案管理作為高校教學管理、學生管理和檔案管理的重要組成部分，如何加強和完善，使其制度化、規范化，科學化，是當前高校學籍檔案管理工作面臨的新問題和新挑戰。
1.學籍檔案管理工作的內涵
學籍檔案管理工作是以學籍為中心所開展的檔案管理工作，貫穿在學生入學到畢業的整個期間，是對學生的入學資格、在校學習情況及畢業資格的審核與管理；是對學生在校期間直接形成的不同載體的學籍檔案材料收集、整理、錄入、立卷歸檔。學籍檔案是保存利用價值的歷史記錄，具有原始性、真實性、信息準確性、可靠性等特點，具有重要的參考價值和憑證作用，它是學生在校期間全過程形成和積累真實地反映，有利于學校、個人及社會了解學生、掌握相關信息。同時也反映了學校各機關、系的教學、科學實驗和管理情況，為學校人才培養、接受上級各類評估檢查提供了可靠的材料。主要包括：1.學生學籍信息檔案的管理，如：新生錄取名冊、新生入學登記表、學生名冊、學籍管理卡片及新生電子注冊、學生學年注冊、學歷電子注冊等。2.學生學籍異動處理和考核違紀處理的管理，如：學籍變更材料(休學、保留學籍、復學、轉專業、退學、開除等)。3.學生在校期間成績的管理，如：學生成績單、外語四、六級統考成績、計算機等級考試成績、職業技能鑒定考試成績等。4.學生畢業信息檔案的管理，如：學歷電子圖像信息采集、畢業資格審核、畢業生登記表、畢業證號、證書發放及補辦畢業證明書等。5.學籍管理制度的建設及校風、學風建設活動等，如：各種獎懲、獎學金、助學金、心理健康教育、社會實踐、黨團組織等材料。
2.學籍檔案管理工作中存在的問題
2.1學籍檔案管理人員隊伍建設問題。多數高校各系由兼職檔案人員負責文件資料的收集、整理工作，由于兼職檔案人員工作雜，任務重，沒有經過專業崗位培訓 , 檔案意識不強，僅靠自身學習、實踐摸索，沒有過硬的專業能力和管理素質，因而在對學生檔案處理和評價時，兼職檔案管理人員自身也認為檔案管理并不是很重要，使檔案管理工作的開展受到一定的影響。
2.2檔案信息儲存分散、各部門缺乏溝通。由于部分高校招生就業處掌握著新生錄取的基礎信息，系擁有學生成績的原始記錄，學生處記錄學生獎勵、處分等信息，形成多頭管理，使得檔案管理的整體性發揮有限。這些部門缺乏有效的溝通協調機制，信息管理缺乏統一的規劃和部署，而且各自的管理制度和標準也不統一，造成學籍管理就難以準確快速地建立學籍信息庫，使學生的信息資源不能共享。另外，學生的許多檔案材料都來源于各部門，由于各部門對檔案工作重視程度上的不同，致使學籍檔案材料不能及時地按照檔案工作的要求進行收集、分類、整理、歸檔，導致學生信息材料不完全，檔案內容單一，并且對檔案資料真實度核審以及監管難度加大。
2.3學籍檔案管理手段落后。當前很多高校學籍檔案管理方式大部分以手工為主，工作量大，效率低，重復勞動多，準確性不高。計算機管理也僅限于學生基本信息及簡單的檢索查詢，檔案信息資源涵蓋不全，沒有真正對檔案信息進行深加工，不能從根本上改變檔案利用低等問題。此種管理手段已滿足不了學籍檔案管理現代化發展的需要。
2.4學籍檔案管理制度宣傳力度不夠。學籍檔案管理是針對每個取得學籍的學生進行的各方面管理，可以說關系到每個學生的切身利益。因為宣傳制度的工作力度不夠，可能導致許多在校學生對學籍檔案管理制度的不重視或一知半解，甚至一些管理人員和教師也認識不夠，給學籍檔案管理帶來了一些不必要的麻煩，例如：新生學籍信息學生本人確認和班主任（輔導員）核查的隨意，導致到學生畢業前進行畢業基本信息校對時才發現信息不準確，才開始辦理修改信息的佐證材料，給辦理畢業手續帶來麻煩。
3.切實加強和完善學籍檔案管理工作
3.1健全規章管理制度，嚴格執行學籍檔案管理制度
學籍檔案管理關系到學生切身利益，建立健全學籍檔案管理制度，是開展學籍檔案管理的可靠保證。高校學籍檔案涉及面廣，因此必須嚴格制定各項工作程序，細化工作流程，各相關部門應加強協調，做好建檔、歸檔、查閱、利用各個環節的銜接工作；要建立健全收集整理、檢查審核、歸檔轉交、保管保密與管理職責等各項規章制度，克服各行其是。如果學籍檔案管理制度不健全，移交手續不嚴格，各部門之間的工作銜接不好，就會導致學籍檔案材料的遺失，不齊全不完整。所以，嚴格執行學籍檔案管理制度不僅要“有規可循，有規必循”，而且要做到“循規必嚴，違規必究”，有利于實現學籍檔案管理工作的制度化。
3.2加強學籍檔案管理人員隊伍建設
高校學籍檔案管理是一項政策性和業務性很強的工作，學籍檔案管理人員素質的高低、能力的大小，直接影響著學籍檔案的準確性，而各系兼職檔案人員其檔案業務水平將直接影響到檔案收集的質量。因此，為了避免造成工作上的脫節和混亂，學校要定期舉辦各系兼職檔案人員培訓班，加強理論學習，熟悉學籍管理工作的整個流程，遵照檔案立卷歸檔的原則，從檔案材料形成的源頭抓起，規范學籍信息采集途徑，確立明確、標準的指標和項目，信息流通代碼要一致，做到信息共享，為做好電子學籍檔案鋪平道路，避免更多的重復勞動。指導他們明確歸檔范圍，實施動態管理，努力做到即收即歸。充分調動他們的積極性，使其在工作中更主動、更自如，有利于實現學籍檔案基礎業務工作的規范化。
3.3互動式檔案管理體系的建立
《中華人民共和國檔案法》確定了檔案工作的基本原則是“統一領導，分級管理”，加強各部門及人員之間的協調與配合，做到資源共享，是做好學籍檔案管理工作的基本保證。學院各職能部門應加強學生在校期間的資料收集、歸類歸檔、鑒別核對、轉遞送交等各項管理工作，建立統一的信息資源庫，使學籍管理信息能夠準確、及時，最終實現資源共享。
在高校學籍檔案管理中，要充分利用現代辦公技術，實現檔案管理的現代化。學籍檔案的內容和數量不斷增加，如果仍沿用傳統的手工方式去處理管理檔案已遠遠不能適應現代化的需要。利用計算機網絡技術，實現學籍檔案的電子化、網絡化管理，將紙質檔案材料信息化，以檔案管理部門為主，實現學生、班主任（輔導員）、檔案部門管理人員等多方信息增補和修正，提高檔案管理工作的效率。
當然，在檔案管理的信息化建設過程中，學籍檔案的檢索、統計和查閱與現代通信技術相結合，可以實現遠程傳遞檔案信息，但保密問題也不容忽視，鑒于檔案的多功能性，各種信息和數據都需要得到妥善的保護，只有確保檔案資源的安全性，才能真正發揮檔案管理信息化的優勢，有利于實現學籍檔案管理工作的科學化。
4.加強學籍檔案管理宣傳
學院可以在新生入學教育時組織班主任（輔導員）及學生進行《普通高等學校學生管理規定》、《高等學校檔案管理辦法》的專場教育，并通過宣傳欄、網上查詢等途徑讓師生了解學籍檔案管理制度 、“高校學生獲得學籍及畢業證書政策告知”、“應征入伍大學生學籍管理辦法”及其他有關的法規政策等，只有讓每位師生都了解，才能切實配合做好相應的學籍檔案管理工作，有利于實現學籍檔案管理工作的基礎化。
總之，高校學籍檔案管理工作是一項系統工程，需要在探索中求發展、求完善。為此，學籍檔案管理部門及管理人員應始終把握學籍管理為育人服務的方向，關注有關檔案管理新技術，探索新規律，不斷更新管理理念、管理手段，做好高校學籍檔案管理工作，使其成為學校人才培養工作的需要，成為服務于學生的需要，成為服務于社會的需要。
【中圖分類號】G 【文獻標識碼】A
【文章編號】0450-9889（2013）04B-
0095-02
學籍檔案管理工作是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準，是各個中職學校評估工作的重要內容。學籍檔案是學生在校期間個人學習經歷、能力及其重要社會實踐活動的真實記錄，是學校與社會聯系的渠道和紐帶，因此做好學籍檔案的規范管理具有現實意義。
一、中職學校學籍檔案主要涵蓋的內容
中職學校學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在校期間德、智、體、美、勞等方面的發展狀況，也是一個人接收某種教育程度的經歷及其所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案涵蓋的內容主要包括：（1）學生基本情況登記表；（2）新生錄取大表及畢業驗印大表；（3）體檢表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉學、轉專業、休學、復學、留級、退學、參軍入伍等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）畢業生學員鑒定登記表，檔案轉遞單及領取證書的印刷編號，畢業、結業情況等。
學籍檔案的建立主要包括收集、歸檔、轉遞以及利用等幾個階段。在日常管理工作中，如果管理不當就會很容易出問題，甚至造成嚴重的后果。因此，注重學校學籍檔案管理，切實抓好和不斷完善學校學籍檔案管理顯得十分重要。
二、當前中職學校學籍檔案管理存在的問題
1.領導重視不夠
一些中職學校沒有認真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》等法律法規，對檔案的重要性缺乏正確的認識，甚至有的學校領導認為，現代社會人才流動速度加快，學生檔案資料的重要性不大，沒必要在檔案管理投入太多精力，對檔案管理工作敷衍了事，沒有在人力、物力和財力上給予足夠的支持，導致檔案管理水平停滯不前。
2.規章制度不完善
中職學校在實施學籍管理的過程中，既要執行檔案管理的有關法規，又要結合辦學的具體情況，制定出符合自身特點的管理制度。由于缺乏完善的管理制度，中職學校學籍檔案管理不可避免地出現失誤、疏漏，嚴重影響檔案的完整性、規范性、系統性。當前科學技術全面發展，已進入以計算機技術為主導的信息化時代，學籍檔案管理日趨網絡化，許多學校目前沿用的管理制度只適合于傳統的檔案管理模式，更新管理制度勢在必行。
3.無法適應招生方式及人才培養模式的變化
近幾年，隨著黨和國家對職業教育工作的高度重視，中職學校的辦學規模不斷擴大，學校的招生已從計劃招生轉變成面向社會開放招生，基本為全年招生、全員招生，學生可以隨時隨地進入中職學校讀書。不可否認，這樣做，學生的流動性增強，但學籍管理難度卻加大了；加上中職學校人才培養模式的多樣化，給中等職業學校的檔案管理工作帶來了新的問題，具體表現在反映人才培養模式變革的材料沒有及時進入檔案，有的學校只注重《學籍卡片》《考試成績登記表》《中職學生思想品德考核表》等反映學生學科成績和思想品德的材料，而對《學生職業技能鑒定表》、學生實習實訓情況等反映職業學校實踐教學的內容涉及較少，不能客觀全面真實地反映學生的實際情況。
4.電子檔案網絡化管理不到位
學籍檔案管理的最終目標是實現檔案信息資源共享，而建立電子檔案、實現檔案管理網絡化正是使這一目標得以實現的有效手段。但是目前大多數中職學校電子檔案的管理還不是很完善。表現在學生電子檔案的真實性、安全性缺乏完善的管理制度（如系統用戶權限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續）作保證，還有網絡存在不安全性、計算機出現故障、電子檔案如何長期保存、軟件技術有待完善等問題亟待解決。
5.沒有充分發揮學籍檔案的服務功能
在學生通過市場實現就業的大背景下，學生的學籍檔案作為記載學生成長情況的重要材料，發揮著無可替代的媒介作用。目前中職學生學籍檔案管理沒有真正從服務中職學生實現成功就業的要求來實施，信息不全或失真的情況普遍，使檔案管理為就業服務的功能沒有得到很好的發揮。
6.缺乏學籍檔案管理的專業人才
一方面，中職學校檔案管理的理念、內容和方法及人才培訓方式陳舊，原有的檔案管理人員知識結構落后，已不能適應檔案管理網絡化的發展趨勢；另一方面學校辦學規模不斷擴大，學生學籍檔案隨之不斷增加，原有的學籍檔案管理人員已不能滿足學籍檔案數量日益增長帶來的工作需要。
三、加強中職學校學籍檔案管理工作的途徑
1.提高認識，加強領導
提高和增強對學生檔案工作重要性的認識，是搞好學校學籍檔案管理工作的先決條件。這就要求檔案管理人員要認真學習《檔案法》，深入學習檔案法律知識，深刻認識到學生檔案管理工作的重要意義，樹立和增強檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。嚴格按照檔案管理制度扎實做好學籍檔案管理工作，并及時解決學生檔案管理中出現的問題，學校綜合檔案室、教務科、學生科要齊抓共管，相互制約和協調，盡最大努力保證學生學籍檔案的資料完整齊全。
2.加強學籍檔案管理制度建設
為了充分發揮學籍檔案的積極作用，確保學校的全面健康發展，中職學校要進一步加強學籍檔案工作的制度建設，具體制定學籍信息登記制度、學籍歸類存放制度、學籍檔案借閱制度等；強化學生電子檔案的歸檔和管理，努力構建科學的學籍檔案管理體系，明確學籍檔案的收集、整理、歸檔、匯總、借閱等各環節的工作分工，形成檔案管理網絡；規范學籍檔案制作和控制程序，嚴格各環節的管理權限，對學籍檔案中的各類修改信息應予備注，不可任意刪除，杜絕學籍檔案安全事故的發生。
3.依據建檔原則開展學籍檔案的收集與整理工作
學籍檔案管理工作要按其自身的特點和原則進行。一是完整性。要嚴格執行國家教育部及地方教育行政部門的有關規定，對學生的入學注冊、學習成績考核、升級與留級、休學與退學、獎勵與處分和畢業等方面做完整的記載。二是及時性。為了保證學籍檔案的完整可靠，建檔必須及時，即做好平時立卷工作，對于任課教師送來的原始成績，必須堅持隨到隨收，及時登記；學期結束時，必須把該學期的材料整理好，及時入檔，確保檔案及時更新。三是真實性。真實性是檔案價值的核心，應本著實事求是的原則，對學生學籍的記錄做到客觀真實，切忌弄虛作假，杜絕偽造篡改現象發生，對于有爭議或模糊不清的資料必須及時核實，同時加大監管力度，確保學籍檔案的收集、整理工作有效順利地進行。
4.加快學籍檔案管理信息化建設步伐
隨著計算機網絡技術的迅速發展，我國已進入信息時代。中職學校學籍檔案管理工作必須改變傳統的手工操作方式，引入信息技術進行現代化管理。如購置計算機等硬件設備、建立內部局域網、連接外部互聯網，開發或購買功能齊全的管理軟件等，使檔案數字化管理工作納入正常工作范圍，從而提高管理效率。
5.加強學籍檔案管理隊伍建設
學籍檔案管理工作繁雜，要求檔案管理員具備較高的素質，要樂于奉獻、甘于吃苦。因此，檔案管理人員要有高度的責任感和主人翁精神，才能確保檔案管理工作的高效開展。學校要建立并完善學籍檔案管理網絡，形成一個由校長、主管校長、檔案專業管理人員及各部門具體負責人組成的管理體系。要有計劃地安排檔案管理人員參加各種培訓和與檔案管理工作相關的學術會議，通過專業化的培訓，不斷提高管理水平。還應建立配套的獎勵機制，通過激勵措施提高檔案管理人員的積極性和主動性，從而使其創造性地做好檔案管理工作，促進學校學籍檔案管理工作的規范化、標準化、現代化。
關鍵詞：中學；電子學籍檔案管理；對策
電子學籍檔案能夠全面地、完整地記錄學生在校期間的學習、生活情況，間接反映學生的德、智、體、美、勞等方面的發展狀況，是學校檔案的關鍵組成部分，具有高效、快捷、優質等特點。當前許多中學已經擁有自己獨立的電子學籍檔案管理系統，管理工作已形成一定的體系，但是電子學籍檔案處于發展初期，許多實際性問題尚未得到解決。
1 現階段中學電子學籍檔案管理存在的問題
（一）管理技術相對落后
目前，我國中學電子學籍檔案管理工作普遍存在管理技術相對落后的現象，主要表現為以下幾點：第一，部分學校仍使用紙質學籍卡，而紙質學籍卡需要人工填寫，相關人員在填寫時往往照搬早期的內容，省略了將信息與教育部下發的數據庫信息進行校核的步驟，致使數據庫信息與存檔學籍信息不一致；第二，負管理電子學籍檔案的部門較多，電子學籍檔案管理工作需要各部門溝通協作，非常繁瑣。人工管理學籍檔案勞動量大，再加上部分檔案資料未及時記載和歸整，造成信息不完善，不能準確、及時、有效地體現學籍檔案情況；第三，大部分中學缺乏完善的學籍檔案管理制度，學籍檔案管理難度大。
（二）系統管理軟件的兼容性較差
部分中學為統一學校管理體系，提高學校的管理效率，便引進了管理系統和管理軟件，如學生成績管理系統等。這些管理系統和管理軟件的來源可分為購買的和學校開發的兩大類，與電子學籍檔案管理軟件存在一定的差異，導致注冊新生學籍時下載和上傳的數據不兼容，難以歸檔。
（三）電子學籍檔案利用率低
電子學籍檔案的管理的全部環節均是在互聯網上進行的，所以其歸檔工作與傳統的紙質歸檔大不相同。然而當前部分中學尚未建立科學完善的電子學籍檔案標準，電子學籍檔案難以充分發揮其作用，利用率遠遠低于預期目標。此外早期的學籍檔案沒有電子錄入，如何把它電子化以共利用這是一項艱巨的任務。
（四）管理人員專業素質不強
我國中學電子學籍檔案管理工作人員普遍存在專業素質低、業務能力不強等問題，而造成問題的一部分原因是中學領導忽視了對電子學籍檔案管理人員的培訓。當前許多管理人員思想陳舊、停留于傳統的管理手段上，認為傳統的管理手段已能夠滿足學籍檔案管理的要求，而不需要花費額外資金投入到電子檔案建設中。因此，引進專業人才，對管理人員進行專業化培訓，才能從根本上解決問題。
2 提升中學電子學籍檔案管理水平的對策
（一）提高對電子學籍檔案管理工作的重視程度
現階段學校應加大力度宣傳電子學籍檔案管理的重要性，增強電子學籍檔案管理部門及各任課教師的歸檔意識，使其自始至終能夠完整、客觀、真實地反映學生發展情況。要加大資金投入，建立專門的電子學籍檔案室，同時加強安全防范，提高檔案的安全性。為保證電子學籍管理系統安全，要設立具有高度權限的用戶名與密碼，以確保學生學籍檔案信息不被他人竊取。對于故意販賣學生學籍檔案信息的行為，要嚴厲打擊、嚴懲不貸。
（二）引進科學先進的電子學籍管理系統
學校要加大資金投入，引進科學先進的電子學籍管理系統，并且學習高等院校電子學籍管理系統的優點，將其優點融入到中學電子學籍管理系統中，不斷調整、完善電子學籍管理系統，使學籍管理系統與軟件兼容，最大化簡便新生注冊手續，便于校核與管理。
（三）建立完善的電子學籍檔案管理制度，實施動態化管理
電子學籍信息是融合入學、轉學、休學、學業考試、升學、綜合素質評價、獎勵、處罰等信息為一體的學籍信息，其形成過程復雜而漫長，因此需要全體教師認真負責，做好記錄工作。由于電子學籍檔案信息時常變動，因此學校應制定健全的電子學籍檔案管理制度，使電子學籍檔案管理制度化、有序化、簡易化，便于學籍檔案信息的管理。此外，還應采取動態化管理方式，可從以下幾方面入手：第一，學校在入學之初應要求學生核對自己的個人錄取信息，確定沒有錯誤后再進行學籍注冊，注冊后將學生錄取信息與學籍管理信息系統建立連接。如果學生的重要學籍信息發生變動，應及時更新；第二，要對學生成績進行動態化管理，便于教師掌握學生學習情況，以制定相應的學習計劃，既有利于整理查閱，又有利于高校了解學生在中學時期的表現；第三，中學時期學生的學籍極易發生變動，如學生因個人原因退學、轉學等，而且由于中學時期學生對學籍的認識不足，常常會在未辦理相關手續情況下離開學校，因此電子學籍檔案管理人員要及時更新學籍信息，特別要注意學籍異動開始和結束的時間；第四，中學生在校期間會成為團員或預備黨員，還有各階段得到的獎勵和懲罰等內容，都應記錄到電子學籍檔案中，為以后學生發展作為參考依據；第五，大部分中學生畢業后會進入高校深造，電子學籍檔案管理工作的重點則是與學生考入的高校對接，將學生在中學時期形成的檔案傳送到相應高校，同時注冊新的電子學籍檔案。
（四）整合資源，提高檔案資源利用率
檔案的本質是信息資源，檔案資料的最終目的是充分利用信息資源，發揮檔案價值。當前我國大部分高校電子學籍檔案已實現全省聯網，中學可效仿高校電子學籍檔案全省聯網的模式，使學校、學生只要登錄相關網站即可隨時隨地查詢相關信息，這樣便能整合資源，提高電子學籍檔案管理的效率。相關部門還應及時導出畢業生在校期間的原始數據，進行歸檔保管，并選擇有永久保存價值的電子學籍檔案進行打印成紙質版本，提高檔案資源利用率。
（五）加強對檔案工作人員的培訓工作
中學電子學籍檔案工作繁瑣、重復性強，這就要求檔案人員應端正態度、認真負責，還要具備一定的處理檔案能力和計算機基礎知識。而當前學校的電子學籍檔案管理部門通常是由非專業人士組成，沒有經過專業化、系統化的培訓，業務能力低。因此，學校要加強對檔案人員的培訓工作，提升檔案工作人員的綜合素養，還可引進經驗豐富的專業人才對非專業人員進行指導，打造一支專業素質高、業務能力強的電子學籍檔案管理隊伍。
3 總結
綜上所述，由于我國全民教育意識的提高，很多家長愿意投入更多的資金來幫助學生接受更好的教育和追求更高的學歷，因此學生學籍具備較高的流動性，學籍檔案管理工作任務重。這就要求學校高度重視電子學籍檔案管理工作，建立專門完善的電子學籍管理制度，引進科學先進的電子學籍管理系統，加強對檔案工作人員的培訓工作，檔案管理部門要及時更新學生異動信息，定期組織學習電子學籍檔案管理方式，提高電子學籍檔案的整體管理水平。
參考文獻
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近年來，隨著我國職業教育的大力發展，高職院校擔負著培養社會主義經濟建設急需的技能型、應用型、實操型的高級專門人才的任務。詳細內容請看下文淺談高校學籍檔案管理的有效措施探討。
要實現這一任務，必須加強和完善學生學籍管理工作，因為學生學籍管理工作在穩定教學秩序、提高教學效果、優化育人環境、保證辦學目標的實現等方面有著十分重要的意義。本文認為，為加強高職院校學籍檔案管理，可采取以下有效措施：
1. 提高重視程度， 健全規章制度
在競爭日益激烈的今天，各個企業、各個部門的競爭， 更是各類專業人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學籍檔案發揮著重要的價值與作用， 直接關系到畢業生的就業與前途。高職院校領導、各職能部門以及學生本人， 都應提高對學籍檔案的重視和認識， 自覺收集、更新、完善學籍檔案。高職院校構成比較復雜，學籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實訓中心特別多，學生成分復雜， 時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞和管理利用等環節帶來一定的難度，因此校領導要切實加強對學籍檔案的建立和管理的督導工作， 在人、財、物配備上給予支持， 挑選有責任心的專職或兼職人員擔任學籍管理工作， 改善辦公、管理環境， 加強關于學籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學籍檔案管理規范化、科學化、現代化提供有力的保證。科學化、正規化管理學籍檔案的前提是建立和健全各項規章制度。依據《普通高等學校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學籍檔案形成的規律， 制定、完善學籍檔案從產生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規章制度， 規定專職和兼職檔案人員的工作職責和任務。如制定 學籍管理規定、學籍收集整理制度、 學籍管理人員崗位職責等， 使學籍檔案管理做到有章可循， 有據可依， 照章辦事。
2. 搞好學籍檔案的開發利用，做好檔案信息的社會化服務
隨著計算機技術和網絡技術的發展，學籍檔案管理也逐漸實現信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應社會的需要。高職院校學籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革不適應現代化管理要求的方法，將計算機技術引入學籍檔案管理工作中。高職院校可以建立先進的教學管理系統，集排課、選課、學籍等教學管理工作于一體，通過計算機網絡信息系統，建立一個學籍管理平臺，將新生錄取名冊、學生學籍、畢業生登記表、畢業證書編號等，由教務部門的總網站下轄各系的分網點，隨時檢索所需的學籍檔案材料，從而實現資源共享，提高工作效率，使學生學籍檔案管理走向科學化、規范化。
3. 加強檔案管理隊伍建設，提高學籍檔案管理人員的素質
加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理人員素質，是學籍檔案管理科學化、現代化的關鍵所在。高職院校必須采取切實措施，重視學籍檔案管理人員的崗位培訓和專題培訓，不斷提高他們的管理水平和業務素質。首先，在思想政治方面，檔案人員要努力學習黨的路線、方針、政策，樹立正確的人生觀和世界觀，熱愛檔案事業，愛崗敬業，認真學習檔案法律法規，維護學籍檔案的真實面貌;其次，在業務方面，學籍檔案管理人員不僅要熟悉掌握學籍檔案管理方面的政策和規定，還要努力學習檔案管理方面的專業知識和技能，熟練使用計算機等現代化管理設備，與時俱進，優化知識結構，在理論上和實踐上成為學籍檔案管理方面的行家里手;另外，還要保持學籍檔案人員隊伍的相對穩定，關心和激勵學籍檔案管理人員，使其安心本職工作，增強事業心和責任感。學校要努力創造條件，充分調動學籍檔案管理人員的工作積極性、主動性和創造性，促進高職院校學籍檔案管理工作逐步走向規范化、科學化和現代化。
編輯老師為大家整理了淺談高校學籍檔案管理的有效措施探討，希望對大家有所幫助。
關鍵詞：成人教育；學籍檔案；管理措施
學籍檔案管理是成人教育管理的一項重要內容，它關系到成人教育學生從入學到畢業在校教育和管理的全過程，對于提高教學質量以及維護學校的正常秩序都具有重要的意義。隨著國家對高等教育管理的重視以及實現教育公平的客觀要求逐漸強烈，教育部門以及學校的檔案管理部門都借助網絡技術手段，通過建立學籍學歷管理平臺，從而對學籍管理工作進行指導和監督，實現信息的全面化。所以成人高等教育也要從觀念上開始轉化，逐漸認識到學籍檔案管理的重要性，克服在學籍檔案管理中的問題，采取有效措施，使學校教育水平得以提高。
一、成人教育相關概述
成人高等教育是對符合規定標準的在業或非在業成年人實施的屬于高等教育水平的教育，旨在滿足成年人提高自身素質或是適應職業要求的需要。它的主要形式有地方的廣播電視大學、職工高等學校以及教育學院等，也實行全國統一招生，是一種有目的、有計劃、有組織的高級專業教育活動。而成人教育的學籍檔案管理則是教務管理工作的組成部分，并且依據相關方法和程序，對學生的在校情況，包括學習以及活動等各個環節都進行審核與記載。但由于成人教育的對象主要是社會上的成人學生，他們年齡不同，素質有別，來源廣泛，加大了學籍檔案管理的難度。
二、成人教育學籍檔案管理中遇到的問題
1.學生檔案資料不完整。學生檔案資料殘缺不齊是成人教育學籍管理中存在的基本問題。在新生學籍注冊工作中，成人高等教育的具體操作就是為新生錄取信息進行核對以及入學資格審核，但對學生的姓名、性別以及身份證等關鍵信息是否正確而沒有進行審核，這是直接導致日后檔案管理遇到重重困難的開始。當然造成學生檔案殘缺的原因是有多方面的。一方面是學生的認識不到位，提供給學校的個人信息不完整，或是不準確，有時又因為沒有及時向學校提供更改了的信息，從而嚴重影響學籍資料的完整。另一方面則是學校沒有及時按照制度準確、全面地收集與建立學生的檔案材料，從而導致遺漏的現象。
2.學籍檔案管理的制度不健全。在當前科學技術高速發展，知識經濟與信息技術緊密結合的背景下，成人教育的學科發展出現了新局面。但是在學籍檔案管理方面，其模式卻沒有得到有效改善，從而無法滿足教育改革發展的需要。就目前來看，由于學籍檔案管理制度的不完善，學籍管理工作充滿了隨意性，重復勞動多，效率低下，致使檔案管理部門送往人事部門的材料雜而亂。
3.學籍檔案管理隊伍的素質不夠高。成人教育中的學籍管理工作是一項十分復雜繁瑣的任務，它工作量大，影響因素多，因此要求管理人員要具備較高的業務素質以及熟練應用信息技術的能力。但是，就目前而言，大多數的學籍檔案管理人員并沒有經過系統的專業培訓，現代化知識以及管理知識都比較欠缺。另外，學籍教學管理的人員在工作中經常會有應付了事的現象，這對提高檔案管理的效率和水平是有阻礙作用的。
三、提高成人教育學籍檔案管理的有效措施
1.建立全面的學生學籍檔案。就如上文所說，學生檔案資料不全面、不完整是學生學籍檔案管理中存在的基本問題，所以建立多方面和完整的學籍檔案是實現成人教育學籍管理科學化的前提條件。對此，成人學校可以建立新生個人信息檔案以及班級檔案等，同時以教學班級為單位，建立學生的通訊錄，詳細登記學生的聯系方式，從而方便檔案的尋找與管理。另外，還要注重檔案材料的收集與整理，使學生的學籍材料始終保持完整與真實。
2.建立健全學籍管理制度。成人教育學籍檔案的管理必須要有統一的標準和規章制度，使學籍管理有法可依，有章可循，從而體現管理的政策性，又符合實際。在建立學籍管理規定中，相關部門要充分考慮學生在工作與學習之間的矛盾，讓學習時間充足、學習能力強的學生提前修完學分，提早畢業，顯得有靈活性。另外，在實施的過程中，相關部門在制作各類表格方面要有統一性，從而為歸檔后的管理和裝訂工作打下基礎。
3.提高學籍檔案管理人員的整體素質。由于檔案管理工作是一種比較枯燥的，而且責任重大的工作，所以很多管理人員都不愿一直堅持從事該項工作。因此，學校要充分認識到成人教育學籍管理工作的重要性，在各部門都配備一支思想素質高、業務精通的專業管理人員，注重對他們業務的培訓，特別是運用現代信息技術進行學籍管理與檔案歸類的能力。
綜上所述，學籍檔案管理在成人教育當中是不可分割、非常重要的組成部分，它直接影響學生與用人單位之間的關系。因此，成人教育學校一定要重視該項工作，加強對該工作相關制度的完善和人員的培養，以促進成人教育的完備和發展。
參考文獻：
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關鍵詞: 學籍檔案 管理 利用
一、學籍檔案的形成規律和特點
學籍檔案與其它類檔案相比有許多共同之處,但它作為一種專門檔案,在其發展過程中也形成了自己的特點。
1.檔案材料的分散性和私密性。學籍檔案的這些材料分散在學校不同的職能部門,學生學籍冊、學籍異動記錄,畢業材料等形成于教務科;學生錄取名冊、獎懲材料等形成于學生科與招生就業辦。因此,學籍管理涉及的部門多、范圍廣,這就給學籍檔案材料的收集帶來了一定的難度。學籍檔案本身的某些內容具有內部保密性,如考試成績、學籍變更等,其掌握和使用都有一定的限制和范圍,不宜公開和擴散,這就使學籍管理材料在收集過程中要注意遵守相關的規定和完善必要的手續。
2.檔案材料內容的原始性和真實性。學籍管理是由教務處和學生工作處、招生就業辦公室在教育教學工作中自然形成的歷史記錄,有特殊的原始性,如新生錄取名冊、歷年成績記載、學籍變更情況、獎勵懲處材料等,都必須是原始記錄、原件原物。這樣才能客觀反映學籍管理中的真實情況,反映每個學生在學校期間德、智、體、美等方面的發展狀況,即學籍檔案本身固有的屬性。
二、建立規范化、標準化的學籍檔案
1.對在校學生學籍、成績實行“文檔一體化”管理。學籍表是學籍檔案的主體。按照廣東省勞動和社會保障廳統一印發技工學校學生學籍表中需填報的學生個人信息資料發給新生填寫,再按一定規律統一編定學號,堅持學號的惟一性原則,不得重號。
2.對收集來的檔案要及時整理,確保檔案的完整性和真實性。檔案工作分為:收集、整理、統計、保管、利用等幾個方面。由于學籍檔案來源比較分散、內容豐富,具有復雜多樣的特點,給學籍檔案的管理工作帶來了很多麻煩,因為整理、裝訂、保管等工作是很辛苦、很繁瑣的一項工作。做好學籍檔案工作的第一步是檔案管理、利用工作的基礎。如果檔案人員工作不認真、不細致,在收集整理學籍資料不完整、內容不真實的情況下,都會給學籍檔案的利用帶來損失,因此,我們要認識到學籍檔案收集和管理的重要性,充分發揮主動性、創造性,并對收集到的檔案室材料進行認真的分類整理,使學籍檔案發揮應有的作用。
3.學籍檔案管理工作的規范性、系統性、科學性在學籍檔案形成后,檔案管理工作人員要認識到做好學籍檔案管理工作的重要性,嚴格遵守檔案工作的保管、保密等有關規定,努力適應現代化科學技術,自覺地提高業務水平,積極參加培訓,使自身的素質跟上形勢的變化。并按照科學性、規范性、系統性的原則進行學籍檔案管理工作,避免在檔案管理工作中出現檔案材料的損壞、遺失、泄密,從而給學籍檔案的利用造成損失。
三、大力開發利用學籍檔案信息資源,主動提供服務
學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的,也是學籍檔案管理部門的職責。學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況,客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面的發展狀況,也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案不僅僅停留在把它保管好,更重要的是積極加以開發和利用,使領導和有關部門隨時了解和掌握學校的教學動態和信息,以及科研社會活動、學術成果等方面的動態和信息,以便為制定學校的發展規劃,正確合理的培養、選拔和使用人才服務,實現學籍檔案的使用價值,發揮其在學校的特殊作用。要提高檔案利用率的關鍵在于檔案管理人員要有更新觀念、強化主動服務的意識,運用計算機網絡檢索,管理好學籍檔案材料,積極投身到檔案信息資源開發工作中。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系,管理好學籍檔案至關重要。
四、加強檔案干部隊伍建設,提高檔案工作人員素質
檔案在收集過程中雖然目標是檔案實體,但是它的工作對象卻是各職能部門的辦事員。他們的檔案業務水平直接影響檔案收集的質量,要實現學籍檔案管理現代化、科學化,就必須加強檔案干部隊伍建設,提高檔案工作人員的素質。一要有較高的政治思想覺悟,具有較強的事業性和工作責任感,能適應形勢,轉變觀念,敬業愛崗,樹立良好的檔案意識,在具體的學籍管理工作中對資料數據作出敏捷的反映,以便及時地收集、整理、保管。二要加強基礎理論知識的學習。學籍檔案管理人員不僅僅要熟練學籍管理方面的政策和規定,還要努力學習檔案管理的基本知識和技能,為檔案的信息化、網絡化奠定基礎。三要運用計算機參與學籍檔案管理,運用計算機管理好學籍檔案,是學校教學管理現代化的一個大發展,充分運用現代化的管理工具和手段,提高管理水平,更好地為學校建設服務。
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關鍵詞：成人教育；學籍檔案；存在問題；解決措施
一、成人教育學籍檔案的特點
1、學籍檔案本身對外提供的資料應具有真實可靠的特點，成人教育學籍檔案以其特有的原始性，真實性記錄了學生在校期間學習發展全過程，它不僅記錄了這一階段的成功和失敗，而且是成人教育教學和學生管理工作的重要組成部分[1]。用人單位可以通過學籍檔案來了解學生的基本學習情況及品德狀況，第一時間客觀的了解學生的相關信息和資料，以此作為基本依據來選拔人才及培養人才。
2、成人教育的學生教育層次高低不同，有本科生可能還有高中生，年齡結構較復雜，有青年人甚至還有老年人，對于不同領域，不同階段的學生，學校開設了相應的課程，而這些課程種類繁多，致使所學教材不同，教學方式難以統一，學籍檔案的管理也很難統一化。
3、有很多成人教育學校是附屬于普通成人高校的，這些學校比較重視普通高校的學籍檔案，忽略成人教育學生的檔案，再加上地理位置距離本部學校比較遠，所以管理方面比較松散，管理措施相對落后，使成人教育學籍檔案比較混亂且不規范。
4、成人教育的辦學形式多樣化，自考、函授、夜大等均屬于成人教育的辦學模式，各種方式下的學院入學時間、教育方式以及畢業時間等都不統一，導致學籍檔案的記載較為片面，內在聯系不強。
5、現今存在一些用人單位在選拔及培養人才時過分注重學歷，常常忽略一個人的過去的學習情況及工作水平，使學生的學籍檔案利用率降低，沒有對學籍檔案管理提出需求，極大地影響檔案工作者的積極性，降低了學籍檔案管理的效率。
二、成人教育學籍檔案管理中主要的問題
1、未認識到學籍檔案的重要性，缺乏管理意識
我國成人教育的起步較晚，由于社會當時正處于教育改革的初級階段并且本身教學模式的復雜性，使得成人教育學籍檔案管理系統一直未完善。成人教育開展的初級階段，由于對成人教育缺乏重視以及資金、管理的不到位，很多學籍檔案沒有及時整理、歸檔并移交檔案管理部門，長久下來越積越多，檔案管理人員意識單薄，沒有認真處理，導致很多學生的檔案混亂、零散、記載不全，使得檔案沒有機會發揮它的潛在價值，檔案管理工作無法順利進行。由此可見，提高對檔案的重視度，加強檔案管理意識對檔案的合理管理是至關重要的。有人認為，在市場經濟條件下檔案作用不大，這種觀點顯然對成人教育學籍檔案的重要性缺乏認識，在一定程度上制約檔案管理工作的開展和有效利用[2]。
2、學籍檔案管理的模式阻礙教育改革發展
隨著我國信息化和經濟化時代的飛速前進，傳統的成人教育學籍檔案管理模式及制度已經跟不上新時期的教育改革政策的腳步，隨著教育改革的不斷深化，成人教育高校對其教育計劃及專業結構進行全新調整，同時不斷探索、實施新的檔案管理技術，新的檔案管理模式的研發迫在眉睫，只有建立新的檔案管理模式，形成新的檔案管理制度及政策才能從根本上保證學籍檔案的質量，提高學籍檔案的利用價值，只有推出新的檔案管理手段及方法才可以杜絕檔案在送往檔案管理部門或人事部門的時候拆檔、泄密等不合規定的現象發生。
3、用人單位對學籍檔案的重視度不夠，學籍檔案的潛在價值無法開發
很多用人單位在招納選拔人才時，都把目光主要投放在畢業證及學位證上，狹隘的認為得到這兩個證的學生就是相對優秀的學生了，常常忽略學籍檔案的存在價值。其實，這兩個證只是完成教育的必要憑證，并不能證明該學生的學習能力及專業水平，這種“重證”的風氣就無形中為那些假證的經營者提供了平臺，有些學生想不勞而獲，花些錢做了假的畢業證、學位證來作為參加工作的敲門磚，由于用人單位沒有真的證件在手與之相比較且現在的造假手段越來越高明，根本沒有辦法客觀的判別人才的真偽及了解他的真才實學，可是，用人單位很少能考慮到通過學生的學籍檔案來對其核查，致使學籍檔案的潛在價值沒有得到發揮。
三、成人教育學籍檔案管理的有效措施
1、強化檔案管理意識，提高檔案管理水平
學生的學籍檔案是學生參加工作時的一個基本資料，它能客觀、真實的反應學生的綜合能力及素養，作為用人單位考察的憑證。學生的檔案管理水平不僅影響著用人單位對所需人才的了解認識及合理使用，同時影響整個學校的檔案管理完整度。因此，檔案管理人員應該認真學習《檔案法》及有關政策法規，加大檔案法規的宣傳教育力度，充分樹立檔案意識，真正從思想上認識到學籍檔案管理工作的重要性[3]，糾正對檔案管理工作的偏見和誤解，積極利用檔案資源推進高校成人教育的發展。
2、優化并統一成人教育檔案管理制度
任何制度的實行及舉措的實施若想成功，都必須達到系統的統一，只有上下一致、全局統一的執行該制度，此項措施在得以真正的落實。因此，成人教育學籍檔案主管部門應該制一套系統的標準，將各個檔案管理部門的基礎工作、技術水平以及操作程序統一化、明朗化，大到何種資料以何種方式收入檔案，小到檔案歸檔后所用紙張的材料及大小、表格的形式及規格，健全檔案管理所有程序的相關制度，讓管理人員不再無章可循、無據可依，在遵從規定、服從整體的思想下合理管理成人教育的學籍檔案，實現檔案管理模式的最優化。
3、用現代化手段管理成人教育學籍檔案
成人教育學籍檔案具有資料容量大、種類多、程序繁瑣的特點，隨著信息時代的到來，把信息技術引入學習工作的各個領域是我們適應信息社會的必要手段。高等成人教育學籍檔案管理機構應該積極開發一項先進的檔案管理軟件，該軟件應該具有存儲、傳遞及保密的功能，設置不同的權限，將學生的學籍信息傳到檔案管理軟件上，檔案管理部門可以通過軟件隨時管理學生檔案，學生和用人單位可根據需要通過該軟件了解相關信息，利用自動化手段實現成人教育學籍檔案管理的高效率。
四、結束語
知識改變命運的今天，我們要重視人才，保護人才，教育改革在重視普通高校的同時應該提高對成人教育的重視。成人教育學籍檔案管理的科學、合理化是保證接受成人教育學員資料的完整性及有效性的主要措施，學籍檔案管理部門應該采取各種手段提高成人教育高校的檔案事業，使學籍檔案為每位接受成人教育的學生提供走向工作崗位的有力保障，使其與學校的各項事業同步發展。
參考文獻
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進入新世紀以來，信息技術的發展速度日益加快，應用的范圍不斷擴大。隨著辦公自動化的普及，將信息技術尤其是計算機應用到學籍檔案管理中，已成為學籍檔案管理的必然趨勢。這對成人教育學籍檔案管理無疑具有重要的意義和作用。首先，計算機系統具有信息處理速度快，存儲容量大，信息查找方便等特點。利用計算機技術建立一套完整的檔案管理系統軟件，可以快速地輸入、閱讀、輸出和利用學籍檔案信息，方便快捷。
其次，計算機巨大的內存容量，滿足了當前招生規模擴大，學籍檔案數量迅速增加而需要的存儲空間需要。一臺計算機可以存儲歷屆學生的學籍檔案，并且能夠安全高效地完成各級學生學籍檔案的日常管理。由于實行專人管理，檔案的保密性強，工作效率高。
第三，計算機的搜索查詢功能，也為學籍檔案的查詢利用提供了方便，管理人員可以隨時輸入查詢條件，調取任一考生的信息，用傳統方式需要數小時甚至更長時間才能找到的數據現在僅需幾分鐘甚至更短的時間就可做到，為管理人員節約了大量的時間和精力。
第四，利用計算機中某些軟件，可以對相關學籍信息進行分析處理，對每個學生的信息進行綜合處理，為學生加深對自身的了解、高校提高管理水平、用人單位找到更合適的員工和制定合理的用人計劃提供方便。第五，利用計算機技術管理學籍檔案可以大大提高工作效率，節省人力。原來需要幾人才能完成的工作，現在僅需一到兩人就可做好，減少了檔案管理的人力成本。
二、將信息技術應用于成人教育學籍檔案管理的措施
高校要將計算機技術應用于成人教育學籍檔案的管理，實現學籍檔案管理的信息化，可以從以下幾個方面展開。
（一）要引進一套規范、標準的學籍檔案管理軟件
目前，在高校中使用的學籍檔案管理軟件一般是通過購買軟件公司開發的通用的檔案管理軟件或有實力的高校根據本校的實際情況自行開發的管理軟件這兩種途徑獲得的。軟件公司開發的檔案管理軟件，雖然其設計原理遵循了國家檔案實體分類法的規定，基本適應高校學籍檔案管理的需要，但是這類軟件更適用于文書檔案的管理，用于高校的學籍檔案管理稍顯牽強。另一類學校自行開發的軟件，完全根據本校實際進行設計，比較符合本單位檔案管理工作的特點，但其分類標準卻欠規范。因此，高校引進軟件時，可與軟件公司約定，要求開發人員根據本校實際，在原有通用軟件的基礎上做適當的修改，或有條件的高校在自行開發軟件時，在基于本校工作實際的基礎上，嚴格按照國家檔案實體分類法的規定制定分類標準，使其在適應自身學籍檔案管理需要的同時，更加標準和規范。
（二）配備專職管理人員并加強培訓
實現學籍檔案管理工作的信息化，除了先進的管理軟件之外，還必須建設一支掌握信息技術知識，同時能熟練操作使用這些管理軟件的專職管理隊伍。要保障學生學籍檔案管理的現代化，必須充分發揮檔案管理人員的積極性，大力提高他們的知識水平及管理能力，特別是熟練使用現代化辦公設施的能力。由于信息技術不斷更新，因此要重視和加強對檔案管理人員的培訓和繼續教育，使這些人員及時學習新技能、新知識，提高他們的信息管理意識和水平，讓他們更好地為本職工作服務。
（三）建立網絡互聯平臺，實現信息共享
學校各級管理部門對要求了解的學生的信息是不同的，實現學籍檔案管理系統與學校各部門管理系統的互聯，各部門可以根據工作需要直接調用學籍檔案中的信息，減少了重復勞動和查閱紙質檔案的時間。由于成人教育的特殊性，各級教育主管部門也要對成人教育學籍檔案的相關信息進行查詢，因此還應該實現成人教育學籍檔案相關管理模塊與教育主管部門的對接，這不僅有利于提高辦事效率，還可以促進區域教育網絡的進步。同時，由于成人教育學籍檔案管理工作涉及部門協調、人員管理、辦公自動化等方面，實現與教育主管部門的互聯，通過計算機管理同時輔以相應的規章制度的建立和完善，可以降低管理人員的工作量，保證成人教育學籍檔案管理工作的準確性、全面性和效率。
（四）注意學籍檔案的安全性和保密性
由于成人教育系統分布比較廣泛，有多個校區和工作站，總校與各分校及各分校之間都要進行相關信息的交流和傳遞，因此學籍檔案應有一定的開放性。同時學籍檔案中又包含了很多涉及學生個人隱私的信息，這些信息是需要保密的，要求管理軟件應具有一定的學籍信息安全與保密功能。一方面嚴格審查網上公布的信息，避免涉及學生隱私的信息及保密內容被到網上。另一方面確保學籍數據信息安全，采用防火墻、安全、控制權限等技術保護措施，防止泄密、數據丟失等問題，保障成人教育學籍檔案信息的安全。
三、總結
【關鍵詞】信息化管理；學生；學籍檔案管理；優越性
一、中職學校學籍檔案管理工作的信息化系統類的劃分
對于中職學校而言，其對學生的學籍檔案進行管理的過程中，所實行的信息化方式，其根本就是建立在傳統類型的學籍管理以及收集工作的基礎之上，通過互聯網絡技術以及計算機技術，柔和檔案管理工作相關的理論知識，更加集中以及安全的對學生的檔案文件進行妥善的保管，從而使得學生在檔案、學籍管理方面形成更加安全以及穩定、優質的管理空間以及儲存環境，使得檔案信息服務更加的真實、快捷。
對于中職學校而言，其在今年學籍檔案管理系統信息化建設的過程中，必須建立在實際情況的基礎上，開發一套高效、全面、科學、合理的信息化計算機系統。準確一點來講，便是中職學校的檔案部門按照一定的時間或者是不定期的進行檔案網絡化、信息化的傳遞以及儲存，并且在整個管理的過程中，通過一系列的信息化手段（計算機、光盤儲存以及圖文掃描）對檔案進行科學的分類以及全面的管理，同時后期通過信息化手段對其進行科學化、信息化的管理、維護。
在進行學生學籍檔案管理系統建設過程中，其主要內容有以下幾個方面：
（1）學生基本情況收錄表格；（2）學生在校期間行為表現；（3）應屆畢業生信息記錄表；
二、中職學校學籍檔案管理進行信息化改革的優勢分析
對于傳統方式的學籍檔案管理工作而言，其主要包括有檔案的收集、整理、歸檔、立卷、傳遞以及保管等幾個方面的內容。但是就學籍檔案而言，其包括的種類較多，形式多種多樣，并且學生對應的學籍檔案并沒有進行有效、科學的統一管理，致使統一的調用、閱讀以及管理得不到實現。每一個職能部門所形成的各式各樣的檔案在各個辦公室分布，并且始終都處于一種原始的狀態下，并且沒有專人進行相應的整理工作，使得整個檔案資料變得極為的殘缺，并且內容分散，同時因為保存環境的影響，導致所有檔案不能得到長久的保存，隨著時間的不斷推移，檔案將不斷的收到損壞，完全無法滿足后期的使用。但是，對中職學校學籍檔案管理進行信息化改革，從一定程度上的將上述的問題進行了有效的解決。
（一）信息化的歸檔方式
對中職學校學籍檔案管理進行信息化改革，保證了在學籍檔案完成相應的辦理工作以后能夠得到及時的檔案歸屬處理，或者是能夠使得檔案在某一個時期內（或定期）完成歸檔工作。當檔案形成部門將所有形成的檔案發送到相應的信息檔案部門，并且通過相應的工作人員對這些檔案進行接收處理，并且按照相應的檔案歸類原則對整個檔案進行訪問權限、分類號的確定，這就使得在日后的檔案調用以及查找過程中，得到方便的工作。對于學生相關的檔案管理工作而言，其信息化改革與現代化的信息技術發展而言，有著極高的契合度，并且整個工作流程簡單、高速，同時整個檔案文件不易毀壞，同時一定程度上避免檔案的遺漏，似的學生檔案的完整率以及歸檔率得到了有效的保證。
（二）易于檢索、查閱以及整理
對中職學校學籍檔案管理進行信息化改革以后，學生的紙質文檔就變成了電子檔案，電子檔案的管理工作以及方法與傳統紙質檔案的管理方法而言，有著一定的差異性，對于電子文件而言，其能夠較為容易的便實現以及完成文件級的管理工作。因此，對學籍檔案相關的文件進行和信息化處理的同時，將每一份檔案文件進行唯一序號的編制，并且對其進行唯一分類號以及檔案號的編制（可以根據文件之間的上下級關系，進行文件號的編制），這就使得后期的檔案調閱以及查詢工作變得更加的方便。
三、中職學校學籍檔案管理完成信息化改革后具體的實施要點分析
（一）將檔案管理人員自身業務水平進行提高
就目前而言，絕大部分的檔案管理人員在進行管理的過程中，技術水平較低，難以勝任工作，雖然校方引進了大量的現代化、信息化的技術設施，但是這部分管理人員并不能將其作用以及功效進行充分的發揮。對于這部分的檔案管理人員而言，必須強化自身改的業務水平以及綜合業務素質，同時強化對整個檔案管理工作的重要性認識，較為全面的將信息化檔案管理基本技能以及知識進行掌握，能夠肩負起學校學籍檔案相關的管理工作，使得電子檔案信息化、標準化、網絡化趨勢得到良性促進。
（二）完成相應的技術處理方面的工作
對于學生個留言，其學籍檔案室學生個人的私密信息，所以在對其進行信息化處理的過程中，必須對其安全性以及保密性進行絕對的保證，同時保證整個學籍檔案原始資料在進行信息化過程中不會受到惡意的篡改。從這一點進行分析，使得檔案管理人員在進行學生學習檔案相關的信息化管理以及使用過的過程中，首先便需要采用現代化的計算機技術對整個電子文件進行較好的加密保護措施，從而使得整個電子信息不會因為技術缺陷的原因導致受到惡意的篡改。除此之外，在學籍檔案中有一部分需要進行權限管理，因為其中大部分的信息都是屬于學生或者是學校的機密內容，其不允許被其他無關人員或者是機構獲知，如果沒有學校或者個人授權，無法進行查閱。這部分檔案在進行儲存的過程中，其安全問題就是一大難題，所以在對檔案管理工作進行信息化改革的過程中，相關工作人員必須通過信息化、科技化的手段對其進行強化處理，從而使得信息的安全性得到有效的保障。
結束語
對于中職學校而言，學生檔案管理工作是整個學校工作中不可或缺的重要環節，同時也是學校的基礎工作之一，更為深層的，也是對一說學校內部管理水平進行衡量的指標之一。只有充分的應用現代化管理技術以及信息化管理程序對其進行管理，才能保證管理工作的順利開展。在今后不斷的運用過程中，中職學校學籍檔案管理工作信息化程度也會不斷地深化，完善。
參考文獻
【摘要】本文對高校成人教育學籍檔案管理工作的特點進行了分析，對如何加強現代信息技術在檔案管理工作中的應用進行了討論，提出對策和建議，希望能夠為高校成人教育學籍檔案管理提供一些參考。
【關鍵詞】信息技術；高校；成人教育；學籍檔案管理
一、高校成人教育學籍檔案管理的特點
（一）多樣性。由于高校成人教育的學生通常來自于各行各業的相關人員，其在年齡、文化程度等方面存在著較大的差異。因此學校在辦學形式上需要根據學生的特點采取不同的教學形式和課程內容，如遠程教育、成人培訓班、業余教育、成人函授教育以及自學教學等多種形式。高校成教的這一辦學特點使其在教學上有著集中學習、分散管理、形式多樣等特點，進而在高校成人教育學籍檔案的管理上也表現出了多樣性的特點，主要體現在檔案種類、形式多樣，內容繁雜等方面。（二）分散性。高校成人教育的一個重要的特點是在教學時間、地點上的不固定，成人教育的學生通常不需要在學校中進行學習。例如，遠程教育主要依靠網絡使學生在任意時間、任意地點都可以進行學習；成人培訓班則主要是通過與其他單位聯合辦學來對學生進行培訓。由于高校成人教育教學的分散性，為了更好地對學生進行管理，其部分學籍檔案通常也會分散于多個教學機構或者單位，給高校成人教育學籍檔案管理工作的開展造成了不少的困難。
二、信息技術在學籍檔案管理中的應用策略
（一）轉變高校成人教育學籍檔案管理理念。在信息技術飛速發展的背景下，高校要想更好地實現成人教育學籍檔案管理工作的自動化、智能化發展，首先就要轉變傳統的檔案管理理念，將成人教育教學目標和高校的管理發展作為檔案管理工作的切入點，根據教學工作的需要完善檔案管理信息化建設，從而有效將現代網絡信息技術引入高校成人教育學籍檔案管理工作當中。實現檔案管理、服務工作的有效提高。（二）建立檔案數字化管理系統。高校成人教育學籍檔案數字化管理的實現必須要建立起完善、高效的檔案數字化管理系統。首先，要利用現代信息技術建立起學籍檔案數據庫，并將辦公自動化等技術應用到檔案管理工作當中。其次，要加快傳統紙質檔案轉化為電子檔案的進程，并利用信息技術對檔案進行分類和整理。最后，要考慮檔案管理系統交互界面的便捷性和高效性，例如，系統能夠對檔案的屬性或字段進行動態管理，提供多種查詢機制，具有較高的查詢效率和系統性能，檔案的后臺維護和更新方便等。（三）保證檔案資料的持續更新。隨著高校成人教育工作的不斷開展，學籍檔案資料的數量也會不斷增加。因此需要學籍檔案數據庫中的信息能夠持續進行更新。在檔案管理工作中，可以通過利用信息技術進行權限的分級管理，高校領導、教學負責人、教師等分別給予不同的檔案輸入權限，使其能夠及時對相關的學籍檔案資料進行更新，然后檔案管理人員對更改后的數據進行審查和批準后才能錄入系統，使學籍檔案的可靠性和完整性得到有效提高。（四）加強檔案管理人才隊伍建設。高校成人教育學籍檔案管理工作的網絡化、信息化建設對于檔案管理人員的專業素質和信息技能水平提出了新的要求。首先，高校必須要加強對檔案管理人才隊伍的建設，加強檔案管理人員對現代互聯網技術的培訓和學習，使其能夠更好地應用現代互聯網理念和網絡信息技術進行檔案管理工作。其次，高校要建立起多層次的檔案管理人才培養體系，建立起完善的人才引進和激勵機制，建立起一支高素質的檔案管理隊伍，從而更好地利用現代信息技術優勢使高校成人教育學籍檔案管理工作獲得更好的發展。（五）加強對檔案的開發利用。通過挖掘成人教育學籍檔案中潛藏的價值能夠為高校工作的發展起到非常重要的推進作用。因此，在高校成人教育學籍檔案管理工作中，檔案管理人員要積極利用信息技術加強對學籍檔案的開發和利用。例如，通過利用大數據技術對學籍檔案進行分析，了解學生職業、水平、文化程度的構成，并將分析結果在成人教育工作上進行實際應用；通過建立檔案數據平臺來收集、記錄和分析學籍檔案數據，并將分析結果提供給高校的領導層、各教學辦公室以及教師進行參考，從而使高校成人教育的教學水平得到提高。
三、結語
綜上所述，鑒于高校成人教育學籍檔案管理工作的特點，在檔案管理工作中應用信息技術時應當注意轉變管理理念、建立數字化檔案管理系統、加強檔案管理人才隊伍建設，并保證檔案資料的持續更新、加強對檔案的開發利用，從而使高校成教學籍檔案管理工作能夠更好地實現信息化發展。
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