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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇學校人事檔案，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：人事檔案管理；重要性；存在問題；應對措施
中圖分類號：G632文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2017）05-0013-01
桂林市第一中學是一所歷史悠久的學校，成立于1939年。其前身是國立"漢民中學"（胡漢民是中國元老）。為抗日救國培植青年學生，著名文史學家、詞曲學家、教育家任中敏先生于1937年在南京創辦了漢民中學，并擔任校長?？箲鸨l后，學校被迫于1938年2月遷至廣西桂林穿山，1944年日本入侵桂林，任中敏校長親率弟子遷徙數千里，輾轉永福壽城，最后到貴州榕江繼續辦學，1945年抗戰勝利后再度遷回桂林重建學校。現屬于桂林市教育局直屬單位。現擁有在職教職工人事檔案173份，離退休職工人事檔案120份，死亡人事檔案98份。
1.人事檔案管理的重要性
人事檔案是黨政軍群機關、企事業單位在管理所屬人員時形成的以各個個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為市局選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。
2.人事檔案管理與利用存在的問題
2.1干部人事檔案改版，改版工作時間緊任務繁重。2014年11月7日剛參加完市局舉辦的關于干部人事檔案培訓的通知，緊接著2014年11月25日就接桂林市教育局人事科下發《關于做好干部人事檔案改版工作的通知》，文件上時間要求在2014年12月31日前完成學校在職教職工干部人事檔案的改版工作，時間緊、任務重。全校在職教職員工檔案173份，這173份人事檔案的重新整理，僅技術加工，規范整理就有相當大的工作量。
2.2人事檔案管理硬件不足。本校由于k公條件限制，雖然管理390多份人事檔案，但沒有實現檔案庫房、閱檔室分開，人事檔案庫房沒有配置去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設備。
2.3專職檔案管理人員缺乏。本校主要是有學校辦公室人事工作人員兼職監管人事檔案管理工作，這樣勢必影響了教育局統一完成干部人事檔案改版工作的時間，雖然兼職人員也經常參加市局關于檔案管理的培訓，但是學習不夠系統完善。而這種管理模式，缺乏人事檔案管理人員業務能力、管理水平培訓與提高，使得本校人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展都受到限制。
2.4單位人事部門檔案意識不強。為規范各學校的人事檔案管理工作，桂林市教育局印發了由桂林市檔案監督指導科唐志紅科長編寫的《小學校各類檔案的整理方法及要求》。但是有時候辦公室事情繁雜，未能認真對照制度，及時將需要歸檔的人事材料及時更新，從而影響了人事檔案材料的利用效果。
2.5信息開發利用率差，發揮服務作用程度低。人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容，包括檔案信息的開發利用等。目前，我們學校的人事檔案管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于辦理退休手續、工資變動審核、干部考察、發展黨員等方面，未能真正起到應有的作用。
2.6檔案管理手段落后。現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。計算機在人事檔案管理中，只發揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用、打印新檔案編碼、個人散材料的分類整理等，人事檔案管理信息化功能尚未開發。
3.解決人事檔案的管理與利用問題的措施
3.1領導重視，組織得力。單位領導，尤其是分管組織人事工作的領導，應進一步增強檔案意識，充分認識到人事檔案工作在本校人事管理工作中的重要地位和作用，重視人事檔案管理工作，要將人事檔案工作列入議事日程，定期聽取工作匯報，切實解決人事檔案工作中的實際問題；要對人事檔案工作定期研究、部署，制定人事檔案工作近期或遠期規劃和實施方案，做到有計劃，有部署，有檢查，有落實；要主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。
3.2為人事檔案管理工作提供必要的物質條件。要將人事檔案工作所需經費列入單位財務計劃，保證經費落實；改善人事檔案管理工作的基礎設施，實現檔案庫房、閱檔室分開；要為人事檔案庫房配置去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設備。
3.3要配備專職檔案管理人員，提高檔案管理人員素質。為切實做好"干部人事檔案改版"任務，應當按照政策規定選好配足檔案管理人員，這樣可以保證人事檔案工作的長效性，促進人事檔案管理上水平；要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對檔案管理人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期國家教育發展事業對人事檔案管理的新要求；同時，也要加強人事檔案管理人員的思想素質教育，教育他們要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真、要能吃苦、耐勞，甘于奉獻。
3.4完善、落實人事檔案管理制度。在本?，F有收集歸檔制度、借（查）閱制度的基礎上，根據單位人事檔案工作實際情況，繼續制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉遞制度、保管保密制度、檢查核對制度等制度，努力形成一個完整的規章制度體系。
在制定制度的基礎上，更要關注制度的貫徹落實情況。要按照規章制度要求，定期檢查檔案管理人員對檔案制度的落實執行情況，督促其按照制度要求，及時將歸檔文件，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實，保證人事檔案工作逐步制度化、規范化，真正發揮人事檔案"見證歷史"的作用。
3.5提高人事檔案管理的現代化水平。要順應時代的發展要求，把現代先進的科學技術手段如：存貯技術：微機、縮微照相；防護技術：原子能處理、空調器、吸塵器；復制技術：復印機、掃描機；裝訂技術；自動打眼機等應用到人事檔案管理工作中，以提高檔案管理的工作效率，延長人事檔案壽命。
關鍵詞：學校；人事檔案；管理
學校人事檔案管理工作記錄了學校教職工的工作履歷、思想道德情況、獎勵處分、教學成果等內容，不僅是教職工平時工作、生活的記錄，更是學校合理調配人力資源、選拔優秀人才的重要依據。但是我國當前的學校中，對于人事檔案管理工作不重視、管理手段落后、缺乏完善的管理規范和管理人員綜合素質差等問題都制約著學校的發展。所以如何加強學校的人事檔案管理是我們當前必須要思考的問題。
1 人事檔案管理的定義及其重要性
1.1 人事檔案管理的定義
人事檔案管理是國家檔案事業與組織人事工作的重要工作，它能夠真實、客觀的記錄單位職工及其干部的個人社會經歷、思想品格、業務能力、工作業績等。就學校的人事檔案管理工作來說，除了包括上述內容之外還包括對教師的個人履歷、年度考核、教育經歷、職稱、學歷等專業技術職務的記錄，也包括對其聘用、獎勵、處分、退休、工資變動表等其他組織參考材料的記錄和整理。
1.2 學校人事檔案工作的重要性
首先，人事檔案管理工作可以說是教職工工作情況的重要體現，因為它清楚的記錄了教職工們的詳細信息。人事檔案是通過組織認可的個人材料、更是一種對個人經驗、思想素質、教學能力的詳細記錄，最能反映出一個人的真實水平。其次，學校人事檔案管理有助于學校進行準確、科學的人動和選擇，反映著組織對教職工的教育培訓過程，所以也是學校用來考核干部、培養干部的重要依據，在學校的人力資源配置和人才培訓過程中發揮著重要的作用。
2 學校人事檔案管理中存在的問題
2.1 對人事檔案管理工作不夠重視
目前，大多數學校由于對人事檔案管理工作缺乏重視，所以人事檔案的管理人員多半為兼職，一般還兼帶有其他學科的教學任務，所以將精力主要集中在了教學工作上，所謂的人事檔案管理工作也就是簡單的當一個檔案室的保管員，偶爾到檔案室查詢一下需要的資料。對于人事檔案管理的本職工作――人事檔案的收集、分類、歸檔、整理無法做到及時完整，導致學校的人事檔案資料短缺，無法為學校的人事考核和變動提供幫助。
2.2 人事檔案的管理手段落后
目前，大多數學校的人事檔案管理工作還在使用紙張對資料進行登記和管理，沒有采用電子數據庫管理。隨著社會的發展，學校對人事檔案管理工作的質量要求越來越高，如果不借助現代化的電子數據庫管理，那么很難快速、準確的將全體職工的信息資料進行全面、完整的記錄，所以目前以紙筆為主的人事檔案管理手段相對比較落后，已經不能適應當今時代的需求，也不利于學校人事制度的改革和發展。
2.3 人事檔案管理人員能力欠缺
人事檔案管理工作具有較高的專業性，需要管理人員對檔案材料具有一定的識別、分類、歸納、鑒別能力。很多學校由于人數不足，所以都選擇的一些年齡比較大或者即將退休的老職工來對人事檔案進行管理，后續也沒有相應的培訓，所以導致人事檔案管理人員工作水平差、材料分類混亂等，無法為學校提供準確的數據支持。
2.4 缺乏詳細的管理規范
當前眾多學校人事檔案管理的現狀是缺乏一個詳細的管理規范，導致收集檔案材料不齊全、紙張規格不一致的情況時有發生。人事檔案管理工作雖然難度不大，但是比較瑣碎，像一些個人自傳、思想報告、申請書、個人材料等這樣瑣碎的資料比較多，這些資料大多都是職工用手寫的，大小、規格不一，在入檔的時候，很容易造成遺失、缺頁或者褶皺，不利于保管和查詢。
3 如何做好學校的人事檔案管理工作
3.1 加強人事組織部門對檔案管理工作的重視
人事檔案管理工作能夠反映出學校的成長經歷和發展情況，更是學校選賢舉能、調動人事的重要依據，做好學校的人事檔案管理工作對學校的人力資源開發和學校的全面發展具有非常重要的意義。因此，我們必須走出傳統思想的誤區，將人事檔案管理工作提升到一定的高度，重視人事檔案管理、提高人事檔案管理的工作質量，才能最大限度的開發和利用學校的有效資源，促進學校的發展。
3.2 改進人事檔案管理方法
電腦和互聯網使我們進入了一個全新的網絡時代，信息技術已經成為當今世界經濟和社會發展的大趨勢。學校作為一個教書育人、傳授知識的地方，應該在各方面做到與時俱進，人事檔案管理工作也不能例外。網絡信息技術是當前最熱門的技術，所以我們應該利用網絡將人事檔案管理工作和數字化技術相結合，比如說可以將零散的資料碎片經過掃描、打印上傳至某一個網絡數據庫中，也可以將職工的個人履歷、教學成績、績效考核通過網絡的形式上傳到網上，借助計算機技術和網絡的幫助，實現人事檔案的有效管理和充分利用，提高學校人事檔案管理工作的效率和質量。
3.3 規范學校人事檔案管理制度
要想使得學校的人事檔案管理工作正常有序的進行，必須要有一個規范的人事檔案管理制度。學校可以從《人事檔案工作條例》入手，結合學校的實踐制定出一套規范、完善的人事檔案管理規范，對人事檔案的接收、獲取、轉讓、存儲等步驟做出明確而嚴格的規定，進一步完善人事檔案管理制度。
3.4 提高人事檔案管理人員的綜合素質
人事檔案管理除了要學校的監督、網絡的幫助之外，還必須要提高檔案管理人員的綜合素質，才能確保其正常有序的展開。首先要提高人事檔案管理人員的業務素質，學?？梢酝ㄟ^集訓、培訓、自主學習等多種方式，加強人事檔案管理人員對專業知識和技能的學習，提高自身的檔案管理能力；第二要提高檔案管理人員的職業道德，確保管理人員在工作的過程中能夠對自己的工作盡職盡責，富含責任心和耐心，才能夠將學校的人事檔案管理工作做好。
4 結論
學校的人事檔案管理工作準確的記錄了教職工的個人簡歷、工作經歷、思想道德、業務能力、績效考核等多項內容，在學校的人動和考核中發揮著重要的作用。學校只有加強人事組織部門對檔案管理工作的重視；改進人事檔案管理方法；規范學校人事檔案管理制度；提高人事檔案管理人員的綜合素質，才能夠切實有效的提高學校人事檔案管理的質量。
參考文獻
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[3]王曉云.淺談中專學校人事檔案管理中存在的問題及對策[J].黑河學刊，2013（05）
一、學校人事檔案管理模式存在的主要問題
現階段，國家人事檔案管理體制存在諸多有待改革和改進的地方，一是多頭管理，存在著嚴重的分散性，隸屬混亂，參加主管人事檔案的部門有組織、人事、勞動、民政等，兼管人事檔案的部門還有教育、醫療衛生等部門。二是管理體系上仍為傳統干部檔案、工人檔案和學生檔案三大類構成。三是管理模式上實行封閉式管理，從維護人事檔案真實性、準確性、保密性等方面因素的綜合考慮，人事檔案不對本人開放，多數公民難以接觸到人事檔案，人事檔案的利用效益非常低。學校人事檔案作為一種信息源，在學校人才管理中有著它的特殊作用。學校的人事檔案管理由于受國家人事檔案管理的傳統觀念及其他諸多因素影響，其管理模式也相應存在以下幾個主要問題：
一是學校人事檔案內容信息量少。
學校人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團材料、獎勵材料、處分材料、職務職稱工資材料等十大類材料，內容信息量小、實用性較差，不能適應現階段人才開發的要求。反映個人經歷、家庭情況及社會關系等方面的內容較多，反映個人工資變動、職稱評聘、黨團組織的材料比較齊全，而反映個人的德才表現、政績才能、管理能力的材料較少，能反映個人人才類型、技術專長、心理素質等個性特點的內容更微乎其微，因此人事檔案在利用時，只能提供一些膚淺的人才情況，滿足不了培養、選拔、使用人才的實際要求。
二是學校人事檔案管理分散化和非專業化。
體現在各個學校沒有統一由上級主管部門進行人事檔案集中管理，各個學校還通常根據各管理部門職能的不同，將教師的有關材料分散在幾個部門管理。例如，教務部門管理反映教師業務水平、教學能力、教學任務完成情況、教學獎懲情況的教學業務檔案材料，科研部門管理反映教師教材開發、、教科研立項的科研檔案材料，人事處管理反映教職工社會經歷、政治面貌、獎懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專業管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。
三是學校人事檔案管理方法落后、手段陳舊。
目前很多學校人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導致很多人事統計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。四是學校人事檔案管理投入不足。體現在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設置有專職的檔案管理人員，少數有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓；兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導致學校人事檔案建設滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行。五是學校人事檔案過度實行內向型、封閉式的模式。受國家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，學校很難對人事檔案進行信息開發，更談不上與其他單位實現人才信息的“互通有無”。
二、如何建立適應現代學校管理要求的人事檔案管理體制
我們應該從具有個性的人事檔案材料入手，加大學校人事檔案管理投入，建立一支高素質的管理隊伍，努力提高人事檔案材料的質量。同時，要緊緊抓住學校人事檔案管理的難點問題，改分散多頭管理為集中統一管理，建設區域性人事檔案管理中心，加快學校人事檔案信息化建設，建立社會化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放，爭取早日建立起適應現代學校管理要求的人事檔案管理體制，為人才開發提供更有價值的信息，讓人事檔案更好地服務社會。
一是建立具有個性的學校人事檔案材料。針對人事檔案內容陳舊和“千人一面”的狀況，在人事檔案材料內容建設上注意補充能反映當事人個性的檔案材料。以教師檔案為例，應補充的材料包括:(l)教師登記表，可反映教師專業方面的基本情況。(2)教師教育教學情況資料，可反映出教師的教育教學態度和水平以及教育教學工作量。(3)科學研究和學術活動情況資料，可反映出教師的學術水平、學術地位和學術研究的歷史。(4)業務進修情況資料，可反映出教師繼續教育的狀況。(5)獲獎和榮譽情況，可反映出教師在社會和學術界的影響和地位。如果教師檔案在原有人事檔案的基礎上，能及時地補充上述材料，就能較全面地、動態地反映教師的教學、科研水平，它有助于學校開展定量化、科學化工作，有助于師資隊伍建設工作的科學決策，有助于提高教師評價的客觀性和公正性，有助于形成高校管理者對教師評價的延續性，有助于在教師中形成良好的競爭激勵機制。
當今時代，計算機能夠幫助人事檔案管理人員在記錄、調配、工資、更新等管理方面提高效率、提高數據的準確性，為領導科學決策提供依據。我院教師編制復雜，更應加強計算機在人事檔案管理方面的應用，使計算機為人事檔案管理工作發揮更大作用。
1.計算機網絡技術在人事檔案管理工作中的作用
1.1什么是計算機網絡技術
計算機網絡是指以能相互共享資源的方式互連起來的獨立計算機的集合。計算機網絡技術是通信技術與計算機技術相結合的產物。
計算機網絡在網絡操作系統和網絡管理軟件及通信協議的管理和協調下，實現資源共享和信息傳遞。資源共享指共享硬件、軟件和數據資源，信息傳遞指對共享數據資源集中處理及管理和維護。
計算機網絡技術的最大貢獻是實現了資源共享，如此便極大地提高了工作效率，促進了辦公自動化的發展，因此這個當前最活躍的高新技術，被廣泛應用于政府、機關、學校等不同部門。
1.2什么是人事檔案管理
人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關本文由收集整理系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。
1.3計算機網絡技術在人事檔案管理工作中的作用
1.3.1提高管理效率
單位人事檔案儲存著員工個人履歷、德能勤績、人事關系變動、工資、獎懲等重要信息，是日常工作中領導和相關部門需要經常查閱的材料。計算機網絡技術使這些信息共享變得輕松容易，增強了實時性、準確性，節省了時間，提高了管理工作效率。
1.3.2節約成本
人事信息屬性繁多，各單位因性質不同而情況復雜程度不一。比如我單位是二級學院，包含了高校、中專和中小學編制三種，其中高校編制又包含三年制高專和三加二五年制初專兩種，人事信息除涉及履歷、自然信息等基本情況外，還包括不同編制下的工資統計、編制歸屬情況、老干部情況統計等方面，其涉及的面之廣，數據量之大可想而知，若利用手工進行統計，將花費大量的人力、物力、財力等。多媒體信息網絡系統建立以后，我們就可以快速準確調取信息，信息一經錄入，便可以共享，而且利用專業輔助軟件還可自動生成審批表等材料，節省了成本。尤其是，利用計算機存儲的電子信息，使紙質稿檔案可以減少翻閱次數，從而降低了原稿的磨損度，進而降低成本。
1.3.3多媒體信息的擴充
信息可以分為文字、圖像、聲音、影視、動畫等多種形式，稱為多媒體信息。隨著時代科技的發展，多媒體技術日漸成熟。人事資料可以通過多媒體技術采集聲、像、視頻等方式進行擴充，使人事信息更加全面、直觀和生動，在深度和廣度上有了進一步拓寬。而計算機網絡技術則使多媒體信息的儲存、傳輸和處理成為了可能。
1.3.4減少失誤率
由于計算機具有運算速度快、存儲容量大、計算精度高的特點，在管理工作中使用計算機就可以減少許多由人工抄錄引起的失誤，使數據更加準確。
2.我院人事檔案管理工作已實現的網絡技術
隨著計算機的應用和普及，運用計算機網絡技術實現檔案管理現代化乃大勢所趨。我院應用計算機網絡的情況總結如下：
2.1建立了基本信息查詢數據庫
只要輸入某種類別關鍵字，如“姓名”或“職務”等，就可以快速查閱到信息。
2.2建立了材料接收登記數據庫
人事檔案材料原件的接收、登記、歸檔、日期、接手人等信息通過計算機錄入成為電子信息，使檔案接收管理工作有序有據。
2.3建立了與上級管理部門關聯的網絡版數據庫
隨著網絡技術的發展與進步，各級人事管理部門統一了信息管理系統，便于信息的共享與交流，公文、郵件材料等更是通過網絡進行交互。
2.4建立了人事檔案目錄數據庫
人事檔案原件的編號、存放柜號是查找該檔案的關鍵信息，我院將所有員工檔案按職稱分類存放，建立了以“姓名”和“職稱”為檢索關鍵字的數據庫，使查找人事檔案存放位置變得更為快捷。
3.我院需要解決的網絡技術問題
我院在人事檔案管理工作上實現了基本的存儲和查詢等操作技術，但仍有許多問題需要解決。
3.1思想觀念較落后
隨著計算機網絡技術的發展，人事檔案管理工作由手工化轉
為自動化、網絡化是必然趨勢。但往往由于檔案管理人員的思想觀念未發生轉變，仍固守于原有的手工化處理的習慣，使這項現代化進展緩慢。在管理工作中，墨守成規的思維方式決定了人仍像以往一樣手工處理問題，而想不到計算機的快捷，明明知道用電腦寫更快，但還是愿意手寫，以至于最后還要做重復工作。所以提高管理人員的素質，加快思想觀念的轉變很重要。
3.2軟硬件建設跟不上
由于思想觀念的落后，導致經費投入不夠，進而導致設備不夠先進、管理人員的操作技術水平不受重視、技術培訓跟不上等問題是我院檔案管理現代化的阻礙。
3.3資源無法實現更大范圍的共享
由于我院網絡技術應用水平的限制，人事檔案管理的信息共享僅限于人事部門與上級和同類部門之間，我院需進一步提高計算機網絡應用水平，開發網絡數據庫軟件，使信息資源實現全院范圍內的共享，使領導和廣大員工更易查詢到自己想要的信息。
關鍵詞：新升格高職院校 人事檔案管理 存在問題 解決路徑
近年來，隨著國家對職業教育重視力度的加大，各地職業院校辦學規模和質量普遍得到長足發展，相當部分中職學校升格為高職院校，從高中階段教育跨越到高等教育行列。學校的升格不僅是形式上的升級，更要求內涵質量上的提升，各項工作均要相應跟進，以適應高等職業教育的要求。
學校人事檔案管理工作與教職員工切實利益密切相關，是學校人力資源管理和利用不可或缺的部分。筆者作為一名長期從事學校人事檔案管理的工作人員，也經歷了所在學校由中職升格為高職的轉型時期，在具體工作中有如下思考和見解。
一、新升格高職院校人事檔案管理存在的主要問題
學校人事檔案與教職工的工資、社保、職稱、組織關系等切身利益掛鉤，具有很強的政策性和嚴肅性。新升格高職院校人事檔案管理人員要充分認識到本職工作的重要性，結合升格后學校的新形勢，找到學校人事檔案管理工作與高職院校不相適應之處，即存在的主要問題。
1.人事檔案管理工作存在四個“不到位”
受中職學校慣性思維影響，新升格高職院校普遍未能將人事檔案管理工作列入重要議事日程，存在四個“不到位”。一是認識不到位。單位對人事檔案管理工作重要性認識不足，未看到它的長期效益和隱性貢獻，致使其處于邊緣地位。二是人員不到位。升格以后，隨著教師隊伍的擴大和教師信息的采集要求提高，檔案信息量驟增，原有的人事檔案管理人員明顯無法應對。此外，對人事檔案管理人員也缺乏檔案管理政策法規、專業知識和信息化手段應用等的培訓。三是硬件不到位。按照檔案管理要求，人事檔案要配備專用的檔案室，室內要達到 “六防”要求，并且要求配備專用設備和專用檔案柜。但部分新升格高職院校甚至還沒有專用人事檔案室，人事檔案和其他辦公場所共用，人員來往頻繁，不便于整理檔案，而且還存在安全隱患。四是協調不到位。升格以后，部門設置改變，教師數量增加，歸檔材料類別也發生變化，檔案材料收集和審核非人事檔案管理人員一己之力可為，需全院聯動，整體協調。
2.分散管理增加了人事檔案工作的復雜性
在目前我國高等職業教育管理體制下，對學校的管理仍然以行政化為主導。高職院校有些屬于副廳級，而另一些則屬處級建制，歸學校所在地級市教育部門主管。無論哪種情況，學校黨政領導的人事檔案都由上級組織部門管理。對于前者，學校具有管理其他教職工檔案的權限，而對于后者，干部檔案管理權限卻在上級主管部門。工人身份人員的檔案管理情況更為復雜，有的由勞動部門管理，有的由學校自己管理。這種情況對高職院校檔案管理工作帶來一定的復雜性，很容易造成“管用分離”的矛盾。
3.人力資源組成結構變化對人事檔案管理提出新要求
新升格的高職院校為保障教育教學工作盡快步入正軌，人力資源組成發生了變化。教師系列中，有在編教師、外聘教師（含已在其他院校退休的教師），還有流動性的兼職教師，有些學校還有人事身份的教師；工人系列中，有在編人員，還有臨時人員，并且隨著升格后學校的發展，臨聘人員數量會逐年增加。如果按照慣例，只做好在編人員的檔案管理工作，那么其他不同身份的教職工，他們之前人事檔案的歸宿，以及到校后工作履歷、社保記錄、獎懲情況、組織關系如何延續？職稱如何晉升？如何在人事檔案方面切實保障他們的利益，從而解決他們的顧慮，調動工作積極性？這都為新升格高職院校的人事檔案管理工作提出新的要求。
4.經驗性管理特點突出，制度化規范化不足
目前新升格高職院校人事檔案管理還普遍沿襲過去中職辦學階段的經驗化手段，缺乏相應的制度機制。首先，缺乏制度規范。檔案查閱、借閱、收集、歸檔、轉遞、檢查核對、保管、保密等制度不完備，且未形成系統，臺賬登記制度未能落實到位，統計制度流于形式。其次，檔案內容缺乏規范。文件格式、紙張大小不一，填寫項目隨意性強，重點不突出，且重要項目遺漏情況嚴重。再次，工作流程缺乏規范。檔案查閱、借閱未能嚴格履行程序，轉遞環節不符合保密性要求，檢查核對不嚴格。最后，監督機制不健全。由于學校尚未對人事檔案管理制定工作質量標準，加之具備檔案管理專業知識的人力缺乏，所以檔案管理工作往往是工作人員自己說了算，做好做差往往取決于工作人員的責任心和工作態度，缺失了外在的檢查監督。
5.數字化信息化手段嚴重滯后
隨著學校升格，高職院校對師資培養和教學、科研工作的重視力度明顯加大，教師教學和科研成果、培訓進修等信息量徒增，人事檔案材料的收集內容明顯增加。并且因教學評估、項目申報、職稱評審等原因，人事檔案利用率也成倍提高。傳統檔案管理模式弊端逐漸顯露，重復性工作多，工作效率低。
二、新升格高職院校人事檔案管理工作升級的路徑
當前，職業教育已經由規模發展轉向規模、質量并重的發展階段，教育“去行政化”的呼聲亦愈加強烈。在此大背景下，高職院校的內涵提升工程和現代大學制度建立提上了議事日程，人事檔案管理工作也迎來了發展的新機遇。在檔案管理工作中，必須克服固有思維，主動適應新形勢，通過以下六個方面來開創人事檔案管理工作新局面。
1.提高認識，加大投入，使人事檔案管理工作與學校發展同步
新升格高職院校要從學校長遠發展、內涵發展的角度提高對人事檔案管理工作重要性的認識，將其寫入學校發展規劃中，保證充足的財力、人力和物力。在經費方面，首先要將檔案管理所需經費納入學校年度經費預算，保障檔案管理工作的正常運行和發展需求。在人力支持方面，增加人事檔案管理工作人員，最好設有固定的專職人員。同時，要注重對人事檔案管理工作人員的培養。在物力支持上，要保障人事檔案管理工作用房，逐步做到查閱、庫存、辦公“三分開”；配備消防器材、排濕裝備等“六防”設施，確保人事檔案的安全存放和使用；配備電腦、掃描儀、復印機、數碼相機等電子器材和管理軟件等信息化工具，為實現人事檔案管理的信息化數據化創造充分的條件。
2.擴充人事檔案功能，服務教育教學
高職院校教師除過教學之外，還擔負科研、企業實踐等任務，只有將它們及時全面收集，才能真實、全面反映教職工的整體情況。此外，近年來，各級教育部門對高職院校教職工的信息數據采集要求越來越高，要求項目多，覆蓋面廣。以廣東省為例，僅2013年，就開展了“教育部高等職業教育高職專業建設與職業發展管理平臺”“廣東省教職工基礎信息平臺”的數據采集工作，每位教師對應的欄目達到40多項，并且這些信息每年都要更新。信息的準確性最終要由單位人事檔案管理部門審核把關，如果平時收集材料不及時、不全面，很難應對這些新工作。所以加強日常檔案工作的主動性，將能有力推動學校教育教學工作。
3.適應發展形勢，堅持以人為本，服務教職員工
外聘專職教師在來校之前的檔案一般寄存在當地或外地人才交流中心，要延續他們的“檔案生命”，就要將其在來校之后工作的情況及時、全面、準確地記錄，這樣才不至于影響他們未來評聘職稱、社保等方面的切身利益。對于臨時工，他們大多分布在后勤服務崗位，具有服務周期短、流動性大等特點。盡管如此，為他們建立檔案，也是維護他們權益的體現，通過檔案不但可以證明他們的工作經歷和表現，而且成為他們辦理和享受社會保險、重新就業等方面的重要依據。學校人事檔案管理人員只有切實做好該項工作，才能尊重他們的權益，調動他們的工作積極性。
4.以制度化促進規范化，以規范化實現科學化
做好人事檔案管理工作，制度化是基礎，規范化是目標，標準化是科學管理要求。首先要建立健全人事檔案各項管理制度，明確工作人員職責，并將制度和職責上墻，便于教職工了解相關內容，并能起到監督作用。在此基礎上，制定接收檔案、材料鑒別、分類歸檔、計算機數據錄入、入庫排架等各環節流程。流程僅僅表明了工作的順序，對每一個環節的質量控制才是關鍵。例如在材料鑒別環節，哪些文件可以歸檔，哪些不符合規定要剔除，這里面更多的蘊含著專業人員的規范化意識。有了制度和規范化流程，但落實的情況如何，最終要靠監督評價機制來完成。為此，新升格高職院校要建立起相關機構，或賦予學校已有部門權力，履行對人事檔案管理監督評價的職能，這樣才能使得人事檔案管理制度不會成為空文，流程不會成為擺設。
5.以信息化實現數據化，以數據化實現高效化
隨著高職教育管理和人事管理的信息化進程加快，人事檔案管理的信息化已經不可回避。目前要實現人事檔案管理的信息化，首先要解決的是將易變質、易損壞的紙質材料通過電子信息手段實現數據化，這不僅具有備份和安全意義，更重要的是維護了人事檔案材料的原貌；其次，教職工越來越多的材料以圖片和聲像形式呈現，必須將其按原始格式保存。在人事檔案信息化成果的利用上，最大的好處就是方便檢索，且可快速與各類人事信息數據庫互通；為克服人事檔案多頭管理的不足，可利用網絡化實施分級管理，通過局域網按照管理權限共享檔案信息。其實人事檔案網絡化管理在國外早已鋪開，國內支持者也不鮮見。不過基于保密原則，在人事檔案網絡化管理中，網絡安全體系的構建顯得非常重要。
新升格高職院校人事檔案管理工作在面臨各種挑戰的同時，也迎來發展的重要機遇。在工作中，要主動學習、借鑒和創新，既要寄希望于政府和學校政策的支持，也要不斷提升自身工作水平；既要充分發揮人事檔案的傳統作用，也要開發它在服務教育教學上的價值功能。
參考文獻：
1.對員工管理實現了分工合作
高校與員工通過簽訂相應的合同實現了學校與員工之間的合同關系。高校和其員工也必須依照合同履行相應的責任和義務。人事制度使高校對員工的管理實現了社會化，那么高校員工的人事檔案也就相應地歸人事機構管理。一般情況下，高校人事檔案的機構是人才服務中心。在合同期內，學?？梢砸罁嚓P內容對員工檔案進行相應的管理，一旦合同關系解除，員工的個人檔案就會轉到人才中心。這樣的人事檔案管理機制能夠減輕高校在人事管理上的壓力，實現自主用人。
2.部門和高校共同協作
高校人事檔案管理主要包括教職工檔案和進行人事的人員檔案。教職工檔案是學校聘用教職工的傳統基本信息，由學校檔案室或相關的人事部門進行管理。而實行人事的人員檔案則是與學校簽訂相應合同以后的員工的一系列檔案信息，由相應的人事機構代為管理。與此同時，人事機構應該對人員的人事檔案進行良好的保管、傳遞，為高校人事部門提供方便快捷的相關服務。高校人事部門也應及時將聘用人員的檔案資料進行收集、整理，及時轉交給人事機構，以方便其進行統一管理。
二、高校人事檔案管理中存在的問題
1.檔案管理不規范
一些機構在對相關的人事檔案進行管理時，往往只是簡單地進行一些檔案接收和檔案存放等流程性工作，而對檔案的審查、歸類、裝訂、錄入等方面的工作則十分欠缺。這就導致所的人事檔案存放比較散亂，不能通過一些現代化的手段進行有效的查找，甚至存在導致檔案丟失等現象的隱患。一些高校檔案管理部門對員工的人事檔案管理也不是很重視，沒有嚴格按照流程對員工檔案進行審核、歸檔等。
2.人事檔案的日常利用不方便
由于檔案管理規定比較嚴格，使得高?；騻€人在查閱或應用相關檔案時需要經過一系列的流程，這就給人事檔案的利用帶來了諸多不便。高校各部門由于各種需要而對其代管人員的檔案信息進行查閱時，往往需要由高校人事管理部門的相關人員到機構進行借閱，高校員工需要使用相關檔案信息時，必須要通過用人單位開具相關證明之后自己才能前去查閱。
3.人事檔案完整性缺失
人事檔案需要進行不斷的補充和完善，才能更好地體現出相關人員的信息和人事檔案的價值。然而一些機構的管理工作在這方面則顯得比較被動，往往不能及時對被人員的相關信息進行收集和補充。在檔案內容上，由于一些管理人員的管理素質和管理水平有限，導致被人員的檔案內容往往存在呆板、單一的情況，使一些能夠反映出被人員能力的檔案不能全面地呈現出來。此外，一些高校員工的進修、學歷學位變化、職位調動等情況在人事檔案中存在缺失的情況。
4.人事檔案存在重新建檔和遺棄檔案的現象
重新建檔本來是針對那些人事檔案丟失或者查找不出相關信息的情況而采取的一種人事檔案補救的辦法。但隨著聘用制的實施，高校為了防止人員流失情況的發生而采取扣留人事檔案的措施，有些高校為了引進人才就對那些被扣留人事檔案的應聘者采取重新建檔的辦法。雖然重新建檔能夠吸引一些人才，但也直接導致了“一人多檔”、“有檔無人”等情況的產生，違背了人事檔案管理原則。而有些高校的員工為了職業發展，尋找更適合自己的崗位，往往會主動放棄自己的檔案。高校不但不能將這些檔案處理掉，還得花費很多的時間和人力、財力對這些檔案進行相應的清理和管理，這就給高校造成一定的經濟損失。
三、完善高校人事檔案管理制度的對策
1.提高對人事檔案管理工作的重視程度
良好的檔案管理意識有助于推動高校人事檔案管理的發展。因此，人事機構人員和高校人事管理部門人員都應該樹立正確的檔案管理意識，充分認識到人事檔案管理工作在高校人事檔案管理中的重要性。人事機構人員應轉變觀念，重視被人檔案的收集、整理、分類等工作，并及時對這些檔案信息進行電子錄入，以方便查閱利用。同時，高校人事管理部門人員應重視人事檔案，并及時將相關員工的人事檔案材料送交人事機構補充留存。
2.提高相關人員的業務素質
一些人事機構和高校人事檔案管理人員由于自身素質不高，不能夠完全掌握人事檔案管理的相關業務環節和技能，從而導致不能高效合理地管理人事檔案。因此，應加強對人事機構和高校人事管理部門相關人員的培訓與考核，使他們能夠充分掌握人事工作的相關流程和操作技能。此外，高校或人事機構在對人事檔案管理人員的聘用上也應加強對人員綜合素質的考察，聘用合格的高素質人才從事人事檔案管理工作。
3.推進人事檔案標準化管理
標準化操作就是指在人事檔案管理的過程中實現各個步驟的標準化操作，使人事檔案管理更加規范化。人事機構在對被人員檔案進行收集、審核、整理、裝訂、錄入等流程時，應嚴格按照標準化操作模式進行，使每份人事檔案的整理都達到規范化、標準化。同時，高校在對員工人事檔案材料進行收集、整理時也要進行相應的核實和規范化整理，保證人事檔案真實可用。
4.建立健全人事檔案管理制度
關鍵詞：人事檔案；管理工作；思考與建議
一、引言
隨著社會水平、科學技術、信息技術等方面的快速發展，學校的管理水平也在發生非常大的變化，而人事檔案管理作為其中的重要一員，當然也不能落后，制約學校的管理建設水平，不能保障學校的權益不被損害。為了實現學校管理建設的快速增長，我們需要逐步實現人事檔案管理的信息化、數字化、網絡化與自動化等，讓檔案管理進行一體化發展，同時實現檔案材料的歸檔、存放、保存、備份等，不能把人事檔案管理分開討論。為此，我們需要構建完善的人事檔案管理機構，對檔案進行安全存放、合理歸檔。
二、新時期人事檔案管理的簡單敘述
人事管理是學校教職工信息的重要載體，全面記載教職工的基本情況，反映他們的個人經歷、能力和德才綜合表現，是學校全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。隨著社會各方面的快速發展，人事檔案管理不斷向信息化、數字化、網絡化、自動化發展。
三、新時期人事檔案管理的重要作用
隨著社會水平、科學技術、信息技術、管理建設、人才資源等方面的快速發展，企業的管理水平也在發生非常大的變化，以期適應逐步發展的社會的腳步，為企業的發展注入信息化的資源，為企業的人力資源保存提供最原始的記錄。企業檔案管理在企業管理建設中占據非常重要的地位，為了加快企業管理的發展腳步，我們需要漸漸地加強對企業的人力資源檔案管理，促進其不斷壯大，從而共同為企業的發展壯大而保駕護航。
四、研究與分析人事檔案管理的優化方法
1.把人事檔案進行收集和歸檔，便于統一管理。學校檔案管理人員對檔案進行保存的時候，需要對學校的人事檔案材料進行收集和歸檔，對于不同類別、不同性質、不同價值、不同意義的檔案材料，需要采取不同的歸檔、存放方式，使用不同的檔案管理箱對他們進行分類管理，為以后的檔案利用、安全的人力資源作保障，便于統一管理，進而保障學校的權益。2.對人事檔案需要采取備份管理，以備不時之需。對人事檔案需要采取備份管理，針對紙質檔案材料容易老化、破損、潮濕、變質等特點及電子信息檔案的易丟失、易被人竊取、一時的疏忽大意可能使得信息材料全無等特征，需要隨時準備兩手歸檔管理，一份做保存，一份供平時使用，以這樣的方式進行檔案管理，可以有效減少資源的損耗、丟失。3.對人事檔案需要進行不定時檢查，對人力資源循環了解。對于歸檔、存放的人事檔案資源，需要檔案管理人員對學校的人事檔案進行不定時檢查，以確保檔案資源的安全儲存，人力資源信息的完好無損，沒有出現破損、老化、文字的腐化缺失、霉變，確保電子信息檔案文件的存根、備份、原始材料安然無恙，沒有丟失一些有價值的人力資源材料等，做到對人力資源的循環了解、調查，保證檔案管理的安全，盡量保護學校的人力檔案資源完整而沒有外泄，以免引發一些損害學校利益的事情。4.對人事檔案進行定期地修復完善，以期構建一個完善的人力資源體系。對人事檔案需要進行定期修復完善，為其正常的工作進行做準備，特別需要注意的是：對于紙質檔案材料的管理需要注意其腐爛、潮濕等，因此對于這類型的檔案保存，需要檔案管理人員不定期地對其進行檢查、查看；對電子信息技術的檔案材料，需要及時地保留、存根、備份、信息檢查，確保檔案的健康、安全存放，盡量把檔案信息資源的損失降低到最小，以期構建一個完善的人力資源檔案管理體系。5.對于不同類別的人事檔案，需要分門別類進行安全存放。學校在發展過程中，需要分門別類，將不同載體的、不同類別的、不同材質的檔案材料進行不同的歸檔、安全存放。需要特別注意其中有特別意義的、特別珍貴的、對學校有重大價值的檔案，進行特別保護。一定要嚴格地保存完整，并保證時間的持續性，否則一旦資料丟失，處理起來就會相當麻煩。在此過程中，還需要逐步地建立較完善的檔案資料庫，從而對檔案信息資源進行分別存放，以期對各行各業的信息資源進行分類管理，便于工作需要資源的時候順手拿出來，使得學校的資料管理方面更加健全、完善、穩定。6.對于一些特別珍貴的人事檔案，需要進行特別的保護與儲存。學校在對檔案進行管理的時候，需要特別注意其中有特別意義的、特別珍貴的、對學校有重大價值和意義的檔案，并對這些特別的檔案材料，需要進行特別保護，專門設置一個特別的檔案管理中心，對他們實行重點保護與儲存，以防在需要資料的時候，翻遍所有資料庫都找不到需要的資料。那樣的話，既浪費了不必要的時間，又浪費了人力資源，更不能達到預期效果，得不償失。
五、結語
在學校的發展過程中，人力資源的發展對其起著非常重要的作用，為了保護人力資源安全、不外泄，我們需要對人事檔案進行管理，對檔案實行歸檔、存根、備份等，運用多形式的檔案管理安全保存方法，以此對人力資源檔案資源進行保護，為學校的發展提供完整的、準確的第一手人力材料資源，從而確保學校的正常開展而不被影響。
參考文獻：
［1］羊建國.對當前人事檔案工作的幾點思考［J］.湖南社會科學，2007（04）.
關鍵詞：高職院校；干部人事檔案；管理與利用
abstract: higher colleges of the cadre and personnel records management and utilization of some problems, the author of the article to work, and to explore a number of practices and recommendations.
key words: higher vocational colleges; of the cadre and personnel files; management and use of
前言
近年來，我國高等職業教育管理體制改革取得了重大進展，合并升格的高職院校達1100多所，進一步完善了國家的高等教育結構，優化了教育資源配置，提高了辦學質量和辦學效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問題。干部人事檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著許多問題。
一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題
許多合并高職院校是由一些不同學科、不同層次的學校（如中等職業學校）合并而來，原來的學校對干部人事檔案沒有自主管理權，長期以來不能引起學校領導層的足夠重視，從而出現了諸多問題。
（一）領導重視不夠，專業人員缺乏
合并的高職院校，干部檔案管理實現了由被動式管理向主動式管理轉變的模式，師資隊伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設立單獨的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對管理人員政治素質、業務能力、管理水平的培訓與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展受到限制。
（二）檔案管理制度不規范，管理手段落后
合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規模、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統一的規格；收集過程中紙張大小不統一；檔案材料沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。
（三）信息開發利用率差，發揮服務作用程度低
干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發展黨員等方面，在師資培養、人才選拔、人才穩定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。
（四）升級達標工作任務繁重
很多學校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學校檔案工作起步不同，有的學校已經經過了上級部門的檢查驗收，達到干部檔案管理目標一級，二級或三級標準，有的規模甚至都沒有按新標準整理過，為了達到同一個等級或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準確外，檔案管理人員僅技術加工就有相當大的工作量。
二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問題的途徑
（一）領導高度重視，提高檔案管理人員素質
干部人事檔案是記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據，關系到每位教職工的切身利益。作為學校領導，尤其是主管組織人事工作的領導，應充分樹立起檔案意識，合并高職院校應在機構設置和人員編制上給以充分保證；在檔案經費上落實到位，增添必要的硬件設施；主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質，是做好這項工作的重要依據。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對在崗人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期高等職業教育事業發展對高校干部人事檔案管理的新要求。
（二）加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平
建立健全一套完整科學的干部人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發展，增加資金投入，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
（三）建立信息網絡，充分發揮服務效能
干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數字化；二是要把數字化的信息網絡化，要能實現網上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當前，人事檔案管理系統計算機信息軟件已在大多數高校使用，但其發揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術的人才和從事檔案信息管理構件或善于制作檔案管理網頁的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊伍，建立一套完整的人事檔案信息數據庫，利用計算機技術和網絡 （下轉第51頁）（上接第43頁）技術，實現對人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。
（四）充實干部檔案管理隊伍
為切實做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實現干部檔案升級達標任務，組織人事部門應當按照政策規定配備適當數量的專職干部從事此項工作，適當時間抽調部分政治素質高、原則性強的同志協助從事那些耗費時多、工作量大、技術性強的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進干部人事檔案管理上水平。 【參考文獻】
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1.高校人事檔案管理員工教育與培訓的重要作用
通過對高校人事檔案管理人員進行有效的教育培訓，并對培訓中的各個環節的利弊和得失進行針對性的改進和嘉慶，可以有效的評估培訓的成效，有助于切實提高高校檔案管理人員的整體水平。并且員工培訓可以提高管理人員的思想認識，使管理人員學習更多先進科學的理論知識和管理理念，也可以通過技術教育培訓提高管理人員的技術水平。而且在組織員工進行教育培訓的過程中，不僅可以提高管理人員的思想水平以及業務能力，同時也有利于培養管理人員形成自主學習的良好習慣，這也是現代社會對人才的一項基本素質要求。其次，通過員工教育培訓有利于培養人事檔案管理人員形成良好團隊協作精神，提高人事檔案管理人員的向心力以及凝聚力，進而提高高校人事檔案管理水平。
2.提高高校人事檔案管理員工隊伍水平的建議
2.1加強員工教育培訓的宣傳
目前，很多高校人事檔案管理人員參與員工教育培訓的積極性不高，導致培訓單位的效能低下，很難有效提高人事檔案管理服務水平。高校應該全面調查、了解、分析人事檔案管理人員的實際需求，并且充分明確培訓對象、員工培訓需求，制定科學、合理的培訓課程。同時應該建立一個有效的“問答”雙向溝通平臺，客觀的評估員工培訓成效，研究擬定相關的員工培訓計劃。高校應該采用多元選擇、高質量的方式建立自己的特色課程，吸引更多的人事檔案管理員工參與到培訓中。
2.2激發人事檔案管理員工的學習熱情
想要提高高校人事檔案管理員工培訓效果，應該激發他們的培訓學習熱情。在員工培訓的過程中，鼓勵人事檔案管理員工能夠積極、主動發現問題，分析問題，并且討論問題，和培訓師共同研究、探討，爭取能夠找到新的論點，獲得關于業務方面的新知識，培養人事檔案管理員工的創新意識，促進人事檔案管理工作的創新和改革。其次，為了確保高校人事檔案管理員工培訓效果，應該選擇具有專業態度，同時能夠熟練掌握人事檔案管理工作內容以及員工培訓課程的培訓師。
2.3加強高校人事檔案管理員工的業務培訓
提高高校人事檔案管理員工的業務技能是做好人事檔案管理工作的關鍵，高校應該組織人事檔案管理人員到專門的教育培訓教育接受系統的專業化人事檔案管理教育課程，學習更多關于人事檔案管理的專業知識。同時，應該鼓勵人事檔案管理員工定期進行交流活動，比如經驗交流活動、研討會或者培訓班等，使人事檔案管理人員在相互交流的過程中學習、借鑒其他人的經驗，不斷豐富自我、完善自我。其次，高校應該采用相應的措施激勵人事檔案管理人員不斷鉆研人事檔案管理的業務知識，不斷提高自己的業務能力以及創新能力，進而提高高校人事檔案管理員工隊伍的整體水平。
2.4穩定高校人事檔案管理員工思想
關鍵詞：醫學；高等院校；人事；檔案管理；信息化
中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2012）08-0258-02
一、高校人事檔案管理的重要性
高校的檔案管理中的干部人事檔案是研究本校發展歷史經驗的有價值的資料，涉及本校教職工德、能、勤、績等人才管理歷史信息記錄。對于研究本校的學術價值、推動高校的教育可持續發展，與時俱進，發揮著重要的作用。高校人事檔案是高校相關部門對干部給予考查和任用的第一手材料。工作直接影響著本校的發展方向和價值取向。可見高校抓好人事檔案管理工作有著極其重要的作用。
二、目前高校人事檔案管理中暴露出的顯性問題
1.工作人員的準入門檻普遍偏低，工作水平相差較遠。多年來，部分高校對與人事檔案管理工作缺乏足夠的評價和正確的認識。將人事檔案管理工作，偏激地認為不過是簡單的裁剪、裝訂與保存。相對于專業學科上的教學與醫學上的科研，幾乎被忽視。原因就是認為不重要，與教學聯系不大，更不能給學校帶來經濟效益，所以在標準上就會自然地降低要求了——檔案不丟失、信息不被泄漏，人事上的調動升遷查檔屬實足矣。認為人事檔案管理工作誰都能干，誰都會干，所以在人員準入上大大地降低了要求，只要是人踏實，大專以上文化程度就給予考慮和錄用，從上到下對人事檔案管理在理解與重視上存在極大的偏差，最后也就造成了人事檔案管理工作的重要性只停留在口頭上，真的操作起來根本不被重視，聯查時能不要的就省略掉的狀況經常出現。
2.人事檔案管理制度存在但不健全，難落實到位。由于部分高校，在準入機制上就存在底線的降低，在重視程度上大打折扣，在管理人員的崗位職責的制定上模棱兩可，顯得很不明確。在檔案管理的規章制度上，制定得不系統，一些院校在人事檔案管理上，只存在相關的借閱制。部分高校制定了人事檔案管理制度，也沒有教學科研的規章制度完善和規范。沒有規范的制定作保障，人事檔案管理在工作中就會出現很難開展落實的境地，就會制約高校檔案管理工作的長遠、有序發展。
3.管理隊伍需要充斥，人員配備急需解決。高校生源的擴招，這樣高校的師資隊伍也相應地在壯大，使得高校人事檔案數量隨著教職工人員的增多而增加，教職工的進檔劇增，增大了高校檔案管理工作量。由于重視度欠缺，專職人員配備不足，該具備的檔案專業知識和技能不夠，高校專項培訓資金投入疲軟。多數的高校還是存在人事檔案管理人員兼職的現象，這就造成沒有充足的時間和飽滿的精力從事人事檔案管理。最后的結果就出現高校人事檔案滯后性，管理水平低下。對高校的長遠發展產生不利影響。
4.檔案保管硬件設施的安全性不達標。高校檔案管理庫房多與普通辦公室無差別。安排的環境給檔案在保管的安全性上帶來很大的危險性，因為檔案需要長期保留的，在這樣的環境下容易受到高溫和潮濕的損壞，給檔案造成不必要的麻煩。門窗防盜措施欠缺，即使安置了防盜門，在光照和庫房濕度上的注意也很欠缺，沒有按照教育部2003-2007年下發的《教育振興行動計劃》規定配置檔案安全保管的“八防”，使得檔案保管安全性上無保障。
5.管理缺乏現代信息化。據調查，高校人事檔案管理對象普遍還是紙質檔案的實體管理。人員的增加帶來工作上壓力大。沒用隨著信息化發展，啟用高校電子化人事檔案。
按照上級的要求，每所高校都為人事檔案室配備了電腦，但是并沒有很好地加以利用和用于工作上的改進。多數院校用來打印文檔和目錄使用較多。如果要進行本校人事信息檢索查詢，很繁瑣，需要多人，翻閱大量的紙檔案查詢。在人事上出現信息排序篩選、匯總分類上，多數靠人工動筆動手地逐個查對，造成人力的浪費和時間上的浪費?？梢娫诟咝Ｈ耸聶n案管理方面實施信息化管理，勢在必行。具有高效的信息化管理，才能保證高校人事制度改革朝著縱深方向發展。
三、助力醫學高校人事檔案管理水平提高的可操作性措施
1.加強宣傳力度，從上到下提高檔案意識。從高校的主要負責人就要重視本校的人事檔案管理工作，加強宣傳的力度，在思想上，從上到下提高教職工的人事檔案意識。贏得廣大教職工在工作上給予支持和搞好協助工作。主管領導要切實率先垂范，對本校的檔案管理的工作開展情況不定期進行詢問，及時了解現實中存在的問題，并積極與學校主動溝通，求得最佳解決方案。在人員隊伍的組織上，在制度上的建立和健全上給工作的開展以確實的保證。高校在人員配備上，在檔案管理的專業度上給予保證，在檔案管理的物力和財力上給予一定的傾斜，確保人事檔案管理工作的正常運轉和發展。加深檔案管理意識，在高校的人才引進和晉升的制度改革中，積極協助學校提出決策意見，為學校的改革和發展提出可參考的、富具前瞻性的建議，增強高校人事檔案管理的綜合信息服務職能。為高校的穩步發展做出相應的貢獻。
2.建立健全人事檔案管理制度，貫徹落實到位。高校建立本校特色的人事檔案管理制度，力爭將本校的人事檔案管理工作，發展為制度化和規范化。已經建立的制度，由于時展高校的擴招導致人數增多，在管理上難免出現新問題，這就需要認真研究《干部檔案工作條例》，以人事檔案管理略助力高校穩步發展為出發點，對已經形成的各項人事檔案管理制度進行完善和修訂。比如在教職工檔案的接收上，對教師調動檔案的傳遞上，對在校職工檔案的安全保管上，在相關部門對高校職工人事檔案的查閱與檔案材料的收集上，在上級部門聯查對人事檔案管理的審核上等，分環節分步驟地做出詳細的規定，使高校的檔案管理工作有章可循，在真正地貫徹和落實中做到有章可依，使高校在管理上實現規范化。
3.保證人事檔案管理人員素質，提高準入門檻。高校人事檔案案管理人員專人化，確保歸檔、建檔工作人員在時間和精力上的全身心地投入。由于人事檔案管理具有較強的專業性和技術性。在人員準入上提高標準，確保工作人員素養到位并做好培訓和考核。
4.充分利用現代化科技手段，實施人事檔案信息化。精選適合本校檔案信息管理的軟件，更新系統，設置訪問權限，使人事檔案信息公開網絡化。為提升高校發展服務。
5.醫學高校人事檔案管理急需人力資源信息系統的開發。由于醫學高校與其附屬醫院聯系緊密，一些學校編制的教師在醫院上班，而這些教師平時的管理考核也在醫院，這就需要我們在人事檔案管理時要加強與附屬醫院人事科的聯系和合作。隨著醫學高校的不斷發展，學校人員編制類型也進一步細化，有教師編制、科研編制、黨政管理編制和實驗教學編制等。復雜的人員構成給人事檔案管理帶來挑戰，急需開發醫學高校人力資源信息系統來增強實踐性?？傊咝Ｈ耸聶n案管理意義深遠，需要在管理層面上迅速轉型，變實體檔案為虛擬檔案進行信息化和網絡化管理，將檔案管理者發展為高校信息管理員，助力高校健康穩步發展。
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關鍵詞：高校人事檔案管理 ABC管理法 計算機信息網絡系統
1、利用ABC管理法管理人事檔案
隨著市場經濟的建立和發展，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進行了改革。與此同時，相關的人事檔案管理工作若繼續沿用黨政機關管理干部人事檔案的一種模式來管理所有類別的檔案，已經不能適應當今社會發展的要求。就高校來說，多數高校最近10多年來都進行了合并或升格，有的強強聯合，有的弱弱聯合，甚至有的本科院校與中等專業學校合并，人員來自不同層次的學校，原來人事檔案管理的水平差異較大。由于管理模式不統一，尤其是一些原來層次較低的學校普遍存在人事檔案材料收集不全、歸類不準確、整理不規范等問題，急需用新標準來統一。
合并高校人事檔案管理可以嘗試采用ABC管理法。ABC管理法最早源于巴雷特曲線圖，美國通用公司的狄凱于1951年將其應用于庫存管理，并命名為ABC管理法。這種管理法是運用數理統計的分法，對構成事物的影響因素按主次進行分類排列，以抓住事物的主要矛盾進而對它們實行分別控制的一種科學分類管理技術。它是按照分析的需要，將事物或管理對象的影響因素或所占比重的大小劃分為A、B、C三部分，并對其分別進行“重點“”次要”和“一般”3種不同程度的控制和管理，以便最經濟、最有效地使用人力、物力、財力獲得最大的經濟效益。正因為如此，半個多世紀以來，該分法被廣泛地應用于企業的各項管理工作中，如今在圖書、檔案等文獻資料管理領域也得到了應用［2］。所以，合并高校人事檔案無論原來隸屬于那所學校，只要按照組織人事部門統一的新要求，根據ABC管理法，將在職的干部教師檔案作為“重點”，將在職的工人檔案作為“次要”，將離休、退休、離職和死亡的職工檔案作為“一般”，進行分類管理，就能收到事半功倍的效果。
根據有關規定，人事檔案可以建立正本、副本。正本內容豐富，能全面反映員工的情況；副本內容比較概括，是正本材料的備份或復制件，主要在領導干部檔案中建立，一般人事檔案只建立正本。正本由一個員工的歷史和現實情況的材料所構成，包括履歷、自傳、鑒定、學歷、職稱、政審、獎勵以及職務、工資等方面的10類材料。根據ABC管理法，應重點加強在職人員材料的收集與鑒定工作；應建立學校各單位、各部門專人負責的收集制度，定期收集、定向收集、隨時收集、追蹤收集，并根據事實準確、材料完整、手續完備的要求，對各類人員的材料進行統一的甄別和審核，根據其真偽和價值決定取舍。工人檔案內容應突出評定崗位技能和學歷、勞動合同、工資、保險福利待遇等重點部分，對政審和參加黨團材料可從簡處置。而離職和死亡人員檔案可以先收集、不整理，以后根據需要再整理。
2、建立人事檔案計算機信息網絡系統
隨著人事檔案管理制度的改革，弱化了人事檔案政治化、神秘化的程度。與此同時，信息技術和因特網的飛速發展改變了人事檔案管理和服務方式，通過計算機網絡進行信息共享和信息交換，從傳播學的角度講，徹底改變了空間對人的約束。檔案計算機管理網絡化、檔案信息數字化或電子化是高校檔案工作高效發展的必然趨勢。南京大學檔案館目前已經能夠提供網上信息檢索“南京大學、院士簡介、中青年專家簡介、南大學籍、中大學籍、教授簡介、校友檔案、職稱評聘、研究生論文、科研成果”等內容，使人事檔案管理更加社會化，成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺。南京大學檔案館的做法值得學習和推廣。
建立干部人事檔案多媒體信息網絡系統是國家信息化和新時期組織的迫切需要。采用先進的電子信息技術來構建整個人事檔案信息網絡系統要涉及很多先進的技術，主要包括數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等，因此，要采用先進的應用軟件。目前，高校干部檔案適宜采用中央組織部《信息結構體系》，它是為實現干部信息的標準化及大范圍信息共享、按照人員管理機構及機構管理中科學的信息流程制定的，不僅具有較高的標準化、規范化程度，而且具有總攬全局的權威性。
高校在人事檔案信息計算機檢索系統中采用現代網絡通信技術，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯機檢索發展為智能檢索及網絡檢索，實現檢索信息傳遞網絡化。人事檔案通過計算機管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作的效益，提高勞動效率與工作質量，使人事檔案管理更加科學化。并且，與傳統檔案資料相比，數字檔案更易于保存、查詢和修改，而且可以通過網絡快速傳遞，提高檔案的利用率，降低了檔案管理的成本。當然，由于電子文件保存中存在著更新版本的不兼容性和不可識讀性，所以，儲存材料及載體的易損問題都不能忽視，處理不當會造成寶貴的人事檔案信息資源丟失。另外，還要正確運用加密功能，在嚴格界定檔案材料密級的基礎上對通用數據庫的數據根據使用權限進行系統的分類加密，防止信息丟失泄密，給單位和個人造成不應有的損失。
3、重視人事檔案信息資源的開發與利用
人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的一個方面。檔案是人們在各種實踐活動及思維活動中自然形成的歷史記錄，一般說來，其內容比較真實，譽者不過其實，抑者不損其真。正因為如此，檔案的憑證作用和參考作用在各種文獻中居于首位，這是我們應大力開發和利用人事檔案的主要原因。
現在許多高校正在或準備采用計算機信息網絡技術管理人事檔案，在人事檔案信息系統建設和應用過程中要重視信息資料的采集、開發與利用，不能為了購置先進的硬件設備而忽略信息資源及系統的應用。當前高校可以將不屬于個人隱私部分的內容材料上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流由單一的途徑變為開放式的交流模式。只有堅持以人為本，適度開放個人社會公信平臺，才能保障當事人的知情權，使現有制度的既得利益者在公共平臺上實現共贏，為大學研究性學習服務，促進高校教學的改革和發展，促進社會主義和諧社會建設。這是高校人事檔案管理政策的必然趨勢。
參考文獻：
［1］王云慶，苗壯.現代檔案管理學［M］.青島：青島出版社，2002.
【關鍵詞】信息化；高校人事檔案管理；創新
在這個飛速發展的時代，高校的建設越來越重要，對人才的需求量也與日俱增，人事檔案管理工作在高校人事管理工作中就顯得尤為重要。近年來，高校人事管理工作在進行著改革，但在人事檔案管理工作上還是有很多不足與缺陷。因此，高校應該采取新的相關措施來增強人事檔案管理者的素質與能力，提高人事管理工作的質量。
一、信息化背景下做好高校人事檔案管理工作的必要性
隨著科技的不斷進步與發展，信息化已逐漸成為衡量一個國家綜合國力的標志，也是社會發展的一個重要環節。在這種信息化背景下，高校人事檔案管理工作有著極其重要的作用。它主要的內容包括：將使用頻率較高的、重要的人事檔案進行網絡化和數字化保存，以方便日后的查閱和使用。增加人事檔案數據庫的規模和容量。使高校人事檔案信息的存儲更為方便。此外，它能為高校的人才聘用提供有效的信息和依據。
（一）為高校人才的選拔提供參考。
隨著高校的建設發展，人才的流動量加大，檔案信息也更為復雜。高校人事信息檔案的信息化，能夠使領導更為直接快捷地了解到相關人員各方面的信息。如對員工最基本的業務能力、興趣愛好、目標追求、專業特長等做一個全方位的了解。
（二）高校人事檔案管理工作能有效促進檔案信息的完整與準確。
在信息化背景下，做好人事檔案管理工作可以及時更新各種數據、檔案信息，以確保信息更為準確、完整。能夠快速地統計分析出各類人事檔案信息，提高工作效率。
二、高校人事檔案管理中存在的問題
（一）對人事檔案管理工作的認識不夠、重視程度不夠。
在人事檔案管理工作中，很多工作人員認為這只是一項輔的工作，并不能為高校的發展起到實質性的作用。而高校也沒有對人事管理工作引起重視，忽視了其對人才選拔任用的重要性?；蛘哂械墓芾韱T認為，人事檔案只要沒有損壞、丟失、泄密，對工作造不成多大影響，這就從一定程度上降低了工作人員對它的重視度。并且由于認識上的不足，管理者并不重視對人事檔案管理工作，淡化了其地位和作用。
（二）管理模式還很落后，效率較低。
許多高校人事檔案管理仍舊在使用傳統的管理模式，也就是檔案的提供和儲存以紙質為主。它也具有一定的優勢，如利用范圍廣、適應性較強、還可作為原始憑證。但紙質文檔的利用效率很低，并且容易丟失和損壞，儲存起來不方便等。很多高校并沒有對此引起重視，沒有制定相關的崗位，明確管理人員的職責，缺乏完善的制度。而在材料的真實性等方面，工作人員也沒有進行嚴格審查，造成了檔案的不完整以及失實等，對日后的各項工作的開展帶來很大的麻煩。
（三）缺乏統一的人事檔案管理系統及管理人員。
在部分高校的人事管理工作中，由于領導的忽視、資金的缺乏等種種原因，對專門的人事管理部門的設置及管理人員的培養上存在著很多缺陷。高校沒有形成科學專業的人事管理隊伍，也不設置專門的管理部門和專業的人事檔案管理員，而是隨便任用其他部門的人員兼職此項工作，這就造成了人事管理不規范，管理過程中出現各種問題。
三、信息化背景下高校人事檔案管理工作的創新
（一）提高對人事檔案管理的重視，認識到檔案管理工作
的重要性。要了解到人事檔案管理的工作關系著高校對人才選拔的重要性，它對學校的發展有著重要作用。人事部門可通過各種方式進行傳播，加大宣傳的力度，提高學院領導及教職工對它的重視。
（二）提高管理人員的素質，改進管理模式。
人事檔案管理人員自己要先重視這項工作，認識到檔案管理工作在高校發展中的重要性，不能產生消極心理。積極提高自身的管理能力，加強對工作的責任感，掌握現今的網絡環境和先進的科學技術，跟上時代的發展。
（三）加大對人事檔案管理工作的人力物力投資。
對檔案管理工作給予物質上的支撐，培養專業的管理人員，保證人事管理工作順利進行，解決檔案管理工作中財力方面的問題。
四、結束語
總而言之，在信息化背景下，高校人事檔案管理工作對于高校的發展有著重大意義。做好人事檔案管理工作，有利于學校選拔優秀人才，提升工作人員的質量。因此，高校應利用當今的科學技術，整合資源、提高認識、創新管理方式，使人事管理工作的進行更加科學合理。這樣才能更好地促進高校和社會的進步與發展。
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