時間：2023-06-04 10:47:51
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇畢業生檔案管理辦法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
高校學生檔案管理一般是由高校學生工作部門、畢業生就業的相關單位負責管理，與學校檔案管理中心或檔案室的綜合檔案管理各司其職、相互獨立。從90年代末開始，各個高校開始重視檔案管理，陸續建立檔案館，高校畢業生檔案逐步轉入學校檔案部門與社會人事中心進行統一全面管理。進入21世紀，學生檔案管理日益受到重視。2008年8月，國家教育部第27號令，《高等學校檔案管理辦法》9月正式施行。文件擴大了檔案的內容，首次將“學生類”檔案納入高校檔案管理的范圍，明確規定了學生檔案的管理內容、管理方式，標志著對高校學生檔案管理提高到一個新的高度。我國高校檔案工作進入了一個新的發展時期。
二、畢業生檔案管理存在的問題
1.管理主體多元化
（1）高校仍然存留畢業生檔案。畢業生檔案滯留學校，一方面原因是學校沒有統一規范要求，另一方面是學生檔案意識比較淡漠。特別是近年來，中小型民營企業在畢業生就業去向占有相當大比重，而中小企業一般不具備保管人事檔案的資質，也就不要求畢業生轉寄檔案。而畢業生通過網上簽約或書面協議均不能反映出檔案轉遞去向，他們或不知道檔案到底該去什么地方，或認為檔案根本沒有什么用，就會采取不要檔案或者把檔案暫留學校的方式。（2）畢業生存留個人檔案。畢業生檔案應該通過機要部門轉寄。但是個別高校為了節約經費，甚至采取讓學生自帶檔案的方式。畢業生擔心檔案丟失或是不清楚檔案應該存放何處，就會自己處置。畢業后留學或到國外工作的學生，因為不需要將檔案帶到國外，也會私自存留個人檔案。（3）地方人事機構存放畢業生檔案。一是各地方人事機構作為經政府人事部門批準的人才服務機構有償保存未就業生源地學生檔案；二是人事機構與無人事檔案保管職能的民營企業簽訂職工檔案有償保管協議；三是畢業生檔案在人事機構，但是畢業生本人不是生源地學生，也不是代管單位職工。
2.管理流程簡單化
（1）管理模式不完善。目前高校學生檔案管理主要有兩種模式，一種是新生入校后，由學校檔案館（室）統一管理，各院系按期將學生在校期間形成的檔案資料歸檔，由學校統一轉遞畢業生檔案。此模式人檔分離，歸檔、查閱手續煩瑣，不能充分體現學生檔案的服務功能。第二種模式是新生入校后，學生檔案隨學生分散到各院系所，由院系所派專人一般是輔導員負責管理，學院統一轉遞畢業生檔案。這種模式方便歸檔、查閱，便于實施動態管理。但是管理隊伍龐大，管理分散，且缺乏專門的管理場所，檔案的安全性和保密性皆無法保證。（2）檔案內容簡單化。目前的學生檔案在內容上仍存在簡單化、公式化的現象。如學生承擔社會工作，參加科技創新、社會實踐、文體活動、社團活動、志愿服務等的情況不能充分體現在檔案中；學生誠信考試、按期還貸等誠信檔案內容普遍沒有建立；學生心理健康檔案未納入到收集范圍。學生檔案內容簡單，不同個體評價性表達模板化、籠統化，缺乏針對性描述，生動性差。
3.服務功能弱化
學生檔案的服務功能主要體現在四個方面：一是服務學生成材，二是服務教育教學，三是服務學生就業，四是服務用人單位。但是由于畢業生檔案整理歸檔工作滯后，一般臨近離校時集中歸檔，致使用人單位來校查閱碩士研究生檔案看到的是本科階段的檔案材料，查閱本科畢業生檔案看到的是中學階段的檔案材料。
三、解決畢業生檔案管理失范的路徑探析
1.提高檔案意識，理順檔案管理機制
27號令把領導體制提升到“總則”中，首次規定了高校內部檔案工作由高校校長領導，并明確了其主要職責，進一步確立了學生檔案的價值和保存任務，明確了學校各級領導及工作人員在學生檔案管理過程中的職責。各高校應深入開展學習貫徹教育部27號令的活動，提高從學校領導、基層工作者到全體學生的檔案意識，建立高校檔案工作體系。畢業生檔案管理多元化的問題，是在市場經濟條件下，多種所有制經濟并存及單位與職工雙向選擇的現實決定的。27號令從根本上解決了教育行政部門與檔案業務主管部門在高校檔案管理的領導體制和職責上的不明確，進一步強化了省級及以上教育行政部門的高校檔案工作主管責任和檔案行政部門的業務指導監督義務。通過加強對畢業生檔案管理的監督和對托管畢業生的教育及托管單位的考核，使存放在人事機構的畢業生檔案得到動態更新，減少“棄檔”現象，為畢業生進一步就業打下基礎。
2.加強制度建設，引入檔案管理質量體系
高校應嚴格按照《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》的要求，結合學校工作實際，制定有關學生檔案管理的規范性文件，包括《高等學校學生檔案收集制度》、《高等學校學生檔案歸檔內容與范圍》、《高等學校學生檔案查閱借閱制度》等，對新生檔案的接收、日常的歸檔整理、畢業生檔案整理、轉遞等不同時段的工作明確工作要求，制定具體、詳細、切實可行的管理辦法。為了保證畢業生檔案管理工作的質量，應當引入ISO9000質量管理體系。利用其先進的質量管理理念，豐富和完善檔案質量管理理論，規范檔案管理，促進檔案質量的提高。另外，通過采用PDCA方法對檔案管理過程進行質量控制，對體系中的檔案過程控制進行優化，從而改革高校傳統檔案質量管理的觀念與模式，構建適應當前需要的檔案質量管理體系，完善并規范檔案管理流程，不斷提高高校學生檔案質量。
3.完善管理模式，提高檔案工作隊伍素質
高校應結合自身情況，健全高校檔案工作人員崗位責任制，規范檔案流轉的整個程序，確立本校檔案管理模式。對于招生規模較小的學校，可以實行檔案集中管理，但必須委派經驗豐富、責任心強、素質過硬的專業人員進行管理。對于招生規模較大的學校，可以由學校統一招聘、統一培訓學生檔案管理工作人員，然后分配至各院所。在提高檔案工作隊伍的綜合素質的問題上，要吸引人才，留住人才。加強檔案人員的業務培訓和知識拓展，要求檔案人員在掌握檔案基本理論和基本業務的基礎上，主動學習相關領域專業知識，掌握計算機、網絡、電子政務及辦公自動化、信息開發和數字檔案館建設等現代化管理知識，全面提高綜合素質。要轉變管理理念，澄清畢業生檔案的重要性及其服務于學生成長發展、服務于教育培養、服務于就業單位的意識。
4.重視檔案信息化建設，提升畢業生檔案后續服務功能
引言
檔案管理不僅能夠起到保護檔案的作用，更能夠延長檔案的使用壽命，進而使檔案存在價值得到發揮。檔案管理工作中需要進行分類、編號，以便于管理和使用。高校畢業生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是記錄高等人才信息的第一手資料。新時代背景下人才已成為最為寶貴的資源，人才能夠為企業創造更多利潤和財富，是企業持續發展的源動力，畢業生檔案是人才選用的重要參考。但隨著近些年我國高校擴招政策的實施，高校畢業生人數越來越多，畢業生檔案數量和信息量越來越大，高校畢業生檔案管理、轉遞工作面臨挑戰。當前我國高校畢業生檔案管理、轉遞工作現狀并不理想，各方面都有待完善。
一、高校畢業生檔案管理、轉送工作的意義
高校畢業生檔案屬于既要文件，記錄了學生主要經歷、政治面貌、社會關系、學歷職稱、個人信息、工作履歷表等信息，具有法律效益，是畢業生社會活動的重要依據。畢業生檔案由學籍檔案轉換而來，由學校交轉遞畢業生就業單位或人才交流機構管理，若無就業單位則由學校免費保存兩年。畢業生檔案轉遞需要按照《就業協議書》簽發《報到證》，完成轉遞檔案[1]。若就業單位是國有企業或企業事業單位那么檔案轉遞到工作單位。如果是非公有企業，那么檔案轉遞到人才交流機構。若離校未就業，則轉遞到戶籍所在地。對于高校畢業生來說不論考研、出國、就業都需要用到檔案，如檔案丟失便無法辦理相關證明。對于企業來說，通過畢業生檔案，用人單位可以對學生基本情況有一個初步了解，是用人的重要依據。可見做好高校畢業生檔案管理、轉遞工作的重要性和必要性。
二、當前高校畢業生檔案管理、轉遞工作存在的問題
（一）缺乏對高校畢業檔案特殊性的重視
高校畢業生檔案與其他檔案不同具有一定特殊性，有著流轉速度快、流動性強等特點，管理復雜性要遠遠大于傳統檔案。通常情況下畢業生檔案多保存在生源地、用人單位或人才交流中心。但近些年，我國畢業生跳槽率明顯增大，檔案管理、轉遞工作面臨著新問題、新情況[2]。但當前我國在高校畢業生檔案管理方面并沒有正確認識到畢業生檔案的特殊性，工作開中存在著不重視、敷衍應付等現象，管理方式粗放，一些時候甚至不能保障畢業生檔案完整性。
（二）不規范
雖然我國已了《高等學校檔案管理辦法》，但仍沒有具體且具有可操作性的高校畢業生檔案管理規定，當前我國在高校畢業生檔案管理、轉遞工作方面，管理體制十分混亂，并且缺少專職檔案管理人員，管理人員多沒有接受過專業檔案管理的系統培訓，并不具備專業檔案管理技能和知識，這嚴重影響了檔案管理、轉遞工作效率和質量，在檔案收集、整理、歸檔等工作中時常造成學生檔案的遺失、損壞。
（三）管理方式落后
隨著我國高等教育招生范圍的不斷擴大，高校畢業生數量大幅度增加，檔案信息量越來越大，檔案管理、轉遞工作復雜性也隨之提高。但當前大多機構在高校畢業生管理中仍停留在老模式、老思路當中。當前不僅學生檔案信息化程度不高，且管理中也缺乏對信息技術的運用[3]。傳統人工管理模式已無法適應新形勢下日益復雜的檔案管理工作需求，傳統人工管理方式不僅效率低下，也較容易出現紕漏。
三、高校畢業生檔案管理、轉遞工作改進思路
（一）正確認識高校畢業生檔案管理、轉遞工作
想要提高我國高校畢業生檔案管理、轉遞工作質量，就必須正確認識高校畢業生檔案管理、轉遞工作的特殊性，提高對畢業生檔案管理、轉遞工作的重視，積極改革畢業生檔案管理、轉遞工作，為其開展創造有利條件，加大投資力度強化對信息技術的應用，構建現代化管理工作模式，從而實現高校畢業生檔案信息化。信息化管理不僅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可備份，不易丟失。
（二）健全管理制度
高校畢業生檔案管理體制混亂，檔案管理、轉遞工作有效性差和缺乏必要的管理制度有著直接關系。想要提高高校畢業生檔案管理、轉遞工作水平，就是建立起科學、合理、規范，符合畢業生檔案管理特征的管理制度，通過制度保障畢業生檔案管理、轉遞工作的順利展開，利用制度增強工作人員責任心，提高工作有效性。制度不僅能夠為畢業生檔案管理、轉遞工作開展提供依據，更能夠有效協調各相關部門工作，使畢業生檔案管理、轉遞工作有條不紊的開展。
（三）提高管理工作人員綜合素質
檔案管理人員是畢業生檔案管理、轉遞工作開展的核心力量和前提基礎。如果管理人員自身不具備過硬的專業知識，便很難保證工作的順利開展。提高高校畢業生檔案管理、轉遞工作質量，必須要從工作人員抓起，工作人員素質直接決定管理效果和管理有效性。所以必須要先提高工作人員自身素質，通過多種學習方式，使其熟練掌握畢業生檔案管理技能和知識，保障畢業生檔案管理、轉遞工作的有效落實。
關鍵詞:高等學校檔案管理辦法;成人高校;檔案管理
《高等學校檔案管理辦法》(簡稱新《管理辦法》)是以1989年10月的國家教委第6號令《普通高等學校檔案管理辦法》(簡稱原《管理辦法》)為基礎修訂的,共七章四十三條,2008年9月1日正式實施。修訂后的新《管理辦法》,從高等學校檔案工作的定義、適用范圍等方面有了新的論述,對高等學校檔案的管理體制、制度建設和工作要求提出了更高的標準,充分體現國家對高等學校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位,為高校檔案工作的發展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。
一、新《管理辦法》的幾點變化
1.擴大適用范圍,把成人高校納入辦法適用對象
21世紀的高等教育事業蓬勃發展,除普通高校外,成人高等學校、高職高專學校和民辦學校也不斷得到發展,而且日益成為高等教育體系不可或缺的一部分,很顯然原《管理辦法》中只針對普通高等學校已經不能適應高等教育的發展現狀和要求。所以新《管理辦法》擴大了適用范圍,涵蓋了各級各類的高等學校,有利于促進所有高等學校檔案工作的發展。
新《管理辦法》明確規定“本辦法適用于各類普通高等學校、成人高等學校”,特別把成人高等學校列出,這為成人高校檔案管理工作提供了明確的方向,有利于規范成人高校的管理。根據新《管理辦法》,成人高校可以重新修訂本學校的檔案工作管理辦法,這為提升學校的管理能級、規范檔案管理工作和促進學校更加科學發展奠定了堅實的基礎。
2.明確了高校檔案的管理體制和學校領導的機制
新《管理辦法》規范了高校檔案工作的領導體制,規定“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作”,“國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查”,確定了政府教育行政部門對高等學校檔案工作的業務指導、監督和檢查職責,明確了高校檔案工作的領導關系和業務指導關系,領導體制層次清晰、責任明確,操作性強,有利于高校檔案管理工作的開展。
檔案管理工作既是一項基礎性工作,又是一項服務性工作。要做好這項工作,學校領導必須加以重視。新《管理辦法》明確了高等學校校長是高校檔案工作的第一責任人,強化了學校主要領導在高校檔案工作中的責任,《管理辦法》還規定“遇有特殊情況,應當立即向校長報告”。這些規定的推出有助于高校領導更新觀念,增強檔案意識,了解本校檔案工作的現狀,統籌全校檔案事業發展規劃,把檔案工作作為學校管理工作的重要事情來抓。
3.規范了檔案管理制度和檔案人員的職責
新《管理辦法》重新劃分了適應于學校檔案工作的11類歸檔范圍,這樣可以使學校檔案工作朝著規范化的目標發展,使學校檔案的歸檔內容更加全面。新《管理辦法》提出:高等學校“應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度”,以評促進檔案建設;“高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”,強化學校各部門立卷制度。
《管理辦法》要求“立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律,對文件材料系統整理組卷、編制頁號或者件號,制作卷內目錄,交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向學校檔案機構移交”,規定了各部門負責檔案工作人員的具體職責,保證學校各項管理活動中形成的檔案材料和科研研究材料的完整、齊全。
4.增加了“學生類”檔案管理內容
高等學校的主體是教師和學生,原《管理辦法》片面強調了學校管理、教師和教學,而忽視了學生和學習。教育以學生為本,學生以學習為本,新《管理辦法》對此進行了修訂。在新《管理辦法》中歸檔范圍里增加了“學生類”檔案的保管內容,具體內容“主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案,畢業生登記表等”。學生類檔案要求從學生入校開始到學生畢業結束,檔案中的記錄要伴隨學生在校學習的整個過程。把學生類檔案正式寫進檔案管理辦法中,把學生、學校和對社會有價值的檔案并列起來,充分說明了學生管理檔案在學校檔案工作中的重要性,體現了學校對學生的人性化管理。
5.從經費、文件的管理和檔案利用等方面提出檔案工作的信息化建設
隨著社會信息化的發展,數字校園的建設、數字檔案館建設勢在必行,新《管理辦法》明確規定“高等學校應當設立專項經費,為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施,加快數字檔案館(室)建設,保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行”。
新《管理辦法》在檔案機構的管理職責上明確規定:“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作。”提出了高等學校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”,突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質、錄音帶、錄像帶、實物等傳統檔案載體的局限,突出了電子或數字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位,這符合時展的要求。在檔案的利用方面規定:“應當設立專門的閱覽室,編制必要的檢索工具,提供開放檔案目錄、全宗指南,檔案館指南、計算機查詢系統等,為社會利用檔案創造便利條件”。
6.從職務聘任、待遇補助等方面彰顯對檔案工作者的人文關懷
新《管理辦法》中明確規定“高校檔案機構中的專職檔案工作人員,實行專業技術職務聘任制或者職員職級制,享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。”這個規定可以從根本上改變目前成人高等學校檔案機構工作人員,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了檔案工作人員學歷層次低、工作積極性差等不利于成人高校檔案工作發展的局面,為成人高校檔案工作發展的人才需要奠定了基礎。
對長期接觸有毒害物質的檔案工作人員,“保障其依法享有工傷社會保險待遇及其他有關待遇,并可以按照有關規定予以補助”,這使得多年來高校檔案界極力呼吁的對因為長期接觸有毒害物質的高校檔案工作人員建立職業保障和依法取得補助得到了落實,體現了以人為本的檔案科學發展觀以及對高校檔案工作者的人文關懷。
二、新《管理辦法》對成人高校檔案管理的影響
目前,成人高校檔案管理工作的發展與教育發展的實際需要還存在著一定的差距,特別是隨著成人高校工作能級的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實際相比,成人高校的檔案管理帶有明顯的滯后性。針對新《管理辦法》提出的規定和新要求,加強成人高校檔案管理的基本思路有以下幾點。
1.改變檔案管理模式,適應成人高等教育事業改革發展的需要
在當前科學技術迅猛發展,知識經濟和信息化浪潮日益發展的背景下,成人高等教育學校建設開始出現新的局面,使原有的檔案門類、數量和內容遠遠不能滿足教育發展的需要。隨著成人教育改革和發展形勢的需要,檔案工作重點應由以往收集、整理、保管為主轉向以開發、利用和服務為主,提高檔案的利用,擴大服務功能。成人高校的檔案工作是成人教育的信息資源,只有重視開發利用,不斷拓展業務范圍和服務領域,才能充分發揮信息資源的優勢。
2.加強檔案管理人員的隊伍建設,提高檔案人員的業務素質
要實現成人高校檔案的科學化管理,關鍵要提高檔案管理人員的素質。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質和職業道德修養,使之能熱愛檔案管理工作,有強烈的事業心、責任感和良好的職業道德修養。同時,要加強對檔案管理人員的業務技能培訓,不斷為其提供接受繼續教育的機會、更新檔案專業知識,通過系統學習,使之在專業的深度與廣度上都有較大的提高,在管理實踐中能夠具有進行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力,能夠積極開展檔案利用工作,為成人高校的發展和評估提供詳實的材料資源。只有這樣才能滿足新形式下成人高校教育發展與改革工作的需要。
3.大力加強電子檔案管理,不斷探索檔案管理現代化的新途徑
隨著人類進入信息時代,檔案的形式和載體、檔案信息的傳播方式和途徑等發生了根本變化;隨著教育的改革與發展,成人高等教育檔案資料呈現出復雜、繁瑣、量大的特點,這對高校檔案機構提出了新要求,必須應用現代化信息技術手段實現對成人高校檔案的管理,實現檔案資源和檔案管理的信息化。針對網絡和計算機的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部門的專門教育教務管理軟件,從錄取新生開始,將學生的姓名、性別、照片等基本信息錄入數據庫,將在讀學生的學籍信息輸入到互聯網以便于檢索,將學生在校期間的學科、專業、成績檔案等信息化管理。同時,成人高校要適應檔案管理發展的趨勢,對形成的重要文件建立紙質文本和電子檔案雙備份,減少紙質檔案的使用,努力做好檔案信息管理系統的使用、維護和安全工作。
總之,成人高校的檔案是衡量學校教育管理水平和教學質量的重要標志之一,也是學校開展教育教學、科研的重要信息來源與決策的依據。因此,作為成人教育檔案工作者,要按照法制化的要求不斷走上正規,不斷加強檔案管理意識,加強檔案的開發和利用,實現檔案的數字化管理,充分發揮成人教育檔案功能,為推動成人高等教育檔案事業的發展和促進學校各項工作做好服務和保障工作。
參考文獻:
[1]魏小寅.高校成人教育檔案管理的幾點思考[j].紹興文理學院學報,2006,(12):136-137.
關鍵詞：高校檔案管理；重要性；內容；措施
中圖分類號：G25 文獻標識碼：A文章編號：1005-5312（2011）27-0257-01
知識經濟時代的到來，要求高校科技創新、體制創新、知識創新。知識經濟社會必然是以知識為基礎，以高科技為支柱，以創造性的智力為依托，依靠知識和信息進行經濟可持續發展， 尤其高校檔案管理工作是高等學校事業發展的重要組成部分，當今世界已經進入了一個以創造和分配信息為基礎的信息時代，社會對信息的需求越來越廣泛，越來越迫切。這就要求高校檔案管理工作做出順應時代的創新。
一、高校檔案管理的重要性
教學檔案利于基層教學改革、基層教學管理，院系教學檔案建立以后。從事教育者根據大量以往的教學材料總結出新經驗，改進以往傳統教學當中的一些欠缺。從而更為有針對性地對教學過程、教學方法進行改造，提高教育水平，高校檔案管理能夠促進教育管理。教學檔案中保存有大量教師教學方式方法和學生學習成績、德育水平記錄，教師通過對教學檔案中的歷史記錄分析，可以總結經驗，改進教學方法，提高教學技能。學校教學檔案為教育管理者優化教學結構，制定管理政策等提供了重要依據。教學檔案是學生學籍管理的一種形式，由于教學檔案是長期保存的。―個學生畢業若干年后其學籍可能會散失，而教學檔案中保存著學生學籍的一些基本情況。可以為畢業生單位或其本人提供畢業生在校期間的基本檔案。
二、高校檔案管理創新的內容
首先是思路創新。觀念創新是檔案各方面工作創新的基礎。同時，要有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源。而且，檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案員的管理。檔案管理人員要面向用戶，走向用戶。其次是管理創新。面對信息化浪潮的劇烈沖擊，實現檔案管理現代化已是刻不容緩、時不我待。檔案管理工作只有改變傳統的手工管理方法，創新管理模式。尋求新途徑，才能適應知識經濟時代，才能滿足社會發展對檔案信息的需求。檔案部門要緊緊抓住信息時代帶來的發展機會。更新館藏設施，改善辦公條件，改變管理模式，建立完善檔案信息系統網絡，開發豐富的館藏內容，讓更多的人知道，使其發揮更多更大的作用。第三是服務創新。高校檔案管理工作是一項服務性很強的工作。它以為高校中心工作服務為目的。檔案開發利用工作向深層次服務轉化，向多種服務轉化，多結合高校教學和科研工作的需求。
三、高校檔案管理創新的措施
（一）加大宣傳力度，提高全員檔案信息意識
檔案信息對個體、群體而言都是非常重要的歷史信息資源。經過多年的努力，高校檔案信息管理工作無論在軟件還是硬件都得到了改善和加強。因此，要積極宣傳檔案在為社會服務和經濟建設中所發揮的作用，以生動鮮明的事例、豐富多彩的活動，利用各種媒介進行宣傳和指導，提高全員的檔案意識。
（二）建立科學的檔案管理體系
首先是檔案管理的制度化。要按照最新頒布的《高校檔案管理辦法》，結合本校實際情況，制定《高校檔案管理辦法》實施細則，把《高校檔案管理辦法》真正貫徹執行下去，是完善檔案管理制度體系、規范高校檔案管理工作的根本保證。其次是提高檔案管理人員的配置和業務水平。造就一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的復合型高素質的檔案管理隊伍。對高校檔案工作的科學、快速發展至關重要。第三要有先進的檔案管理設備。先進的檔案管理設備是現代化管理手段的根本保證，現代化管理手段靠先進的設備得以實現和發展。
（三）適應社會化服務的需要，逐步實現高校檔案管理的網絡化、數字化
全面推進檔案信息化網絡化數字化建設，有利于實現檔案信息的資源共享。檔案人員要培養提高信息處理的能力，充分掌握信息學的有關基礎知識和方法，掌握計算機網絡技術，學會用計算機處理檔案信息，從計算機數據庫中貯存檢索檔案信息，并能夠利用網絡進行檔案信息的應用和開發。數字檔案館是通過建立網絡支持平臺、信息服務平臺、業務管理平臺，實現檔案信息的傳輸網絡化、管理自動化、服務在線化。
四、總結
隨著社會的發展進步，在檔案事業發展的進程中出現了許多新情況、新問題。要使高校檔案齊全完整、準確率高，并能使之在學校今后的各項事業中產生最好的效果，要求檔案工作者具備創新精神，有敏銳的觀察力，對各類檔案實行超前管理和加強檔案立卷的超前指導，使檔案管理工作更具特色。
關鍵詞:獨立學院;學生檔案;管理;對策
doi:10．3969/j．issn．1006－8554．2016．02．094
0引言
獨立學院是近10年來我國高等教育辦學體制改革創新的重要成果，為發展民辦高等教育事業、促進高等教育大眾化做出了積極貢獻。在新模式、新機制下，學院內部各項工作全面、有序地進行，但是因學院的民辦性質，經費投入不足，管理不到位等原因，對學生檔案工作重視程度不夠。學生檔案是學生個人參加考研、出國、入伍晉升、轉正定級、申報職稱，甚至辦理養老保險必需提供的證明材料，在一定程度上也客觀體現了學院管理水平和管理體制的健全性，同時，也為用人單位選拔人才提供可靠的參考依據。因此，正確認識并解決獨立學院學生檔案管理方面存在的突出問題，做好學生檔案管理工作，有效地發揮學生檔案的重要作用，對獨立學院教育教學改革與發展，促進學生就業工作的開展尤為重要。
1獨立學院學生檔案管理工作面臨的主要問題
1.1管理不到位，制度缺失
獨立學院建立的時間普遍不長，相應的關于學生檔案的規章制度尚未完善，造成檔案在歸口、組建和移交的時候產生遺漏和錯誤。現行的轉遞新生入學前檔案主要有兩種渠道，一是由各省招辦歸口郵寄到錄入學校，這種方式傳遞的檔案經合格檢查不易丟失;另一種情況是入學前檔案沒有經過省招辦，而是學生自己帶到學校來，直接交給輔導員老師，這種方式容易造成移交過程中的遺失和一些不合格檔案乘虛而入。再就是一些獨立學院為了爭取多錄取學生，對學生有無入學前的檔案沒有嚴格審查，這樣使得新生建檔時就有部分學生的檔案出現了不完整。按照要求，在校期間學生的各種獎勵與處分等材料應裝入檔案，但由于民辦性質高校管理人員變動頻繁，使應裝檔的原始資料丟失，造成檔案錯裝漏裝材料;組建畢業檔案的時候，資料來源于不同部門，如成績單和學位證明由教務處負責，畢業生登記表和實習鑒定表由就業辦負責，體能測試表由體育部門負責，學生獎勵處分由學生處負責等，涉及部門多，范圍廣，每年都會因為部門之間協調的原因造成檔案積壓，給檔案管理部門造成壓力。
1.2學生檔案意識淡薄，加大學校管理難度
筆者在從事獨立學院檔案工作中，體會到學生的檔案意識較淡薄，如在新生入學初期，自行攜帶檔案時私自拆封甚至導致遺失，最終影響了檔案內容的真實性和完整性;學生在校期間由于缺乏檔案專業知識的教育，畢業時不知道個人檔案里包括哪些內容、有哪些作用、存放在哪里，如何辦理等。特別是因畢業生檔案通過機要方式轉遞，規定查詢期限為畢業后一年，如畢業生一年內沒有到自己的檔案所在地進行查詢確認，超過期限將無法查詢檔案去向，造成檔案遺失。在筆者工作中常會有已畢業多年的學生電話詢問自己的檔案現在何處。加之就業的企業從經濟利潤考慮，聘用人員但不接收檔案，造成事實上的“棄檔”，人檔分離的現象逐年增多。因此，由于畢業生自身檔案意識的缺失，不知道企事業單位職位招聘、公務員選拔、考研等都要審查檔案，也不知道辦理社保、職稱評定等也需要人事檔案，更不知道“棄檔”行為的后果，給自身利益帶來難以估量的損失。
1.3檔案沒有體現獨立學院學生優勢，不利于就業
獨立學院培養的學生大多是面向基層、面向生產一線的應用型人才，這類學生具有一定的理論基礎，但更具有較強的動手能力和社會活動能力。而傳統的畢業生人事檔案只包括成績單、報到證、體能測試表、畢業生登記表、實習鑒定表、畢業生就業推薦表、學位授予決定等材料，內容重政治表現，思想品德，但反映畢業生個人各方面素質的客觀分析性材料較少，且內容大同小異，要么公式化，要么簡單一律“同意”“情況屬實”等，沒有突出應用型人才的特點，沒有真實反映學生在校期間的全貌和個性發展特征，已嚴重影響獨立學院學生檔案應有的作用，影響了用人單位對學生檔案的重視程度。
1.4缺乏領導重視，經費投入不足
獨立學院作為民辦高校，在發展的過程中，重視生源、重視教學質量，卻常忽視檔案工作建設，對檔案基礎設施建設投入普遍不足，館舍設施建設不夠;防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設施缺乏;電腦、檔案箱、密集式檔案柜等現代化管理專用設備配置不到位，缺乏現代化軟硬件設備，畢業生檔案管理工作得不到保障。
2強化獨立學院畢業生檔案管理工作的幾點方案
2.1建立規范的學生檔案管理制度，實現科學化管理
獨立學院學生檔案從建檔、歸檔到畢業后轉遞，涉及的部門多，工作量大，而獨立學院從事學生檔案工作的人員少，流動性大，因此，應參照《檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法律法規，根據學生檔案管理工作的性質、任務、特點、作用、目的，建立健全收集整理、檢查核對、鑒別、歸檔、保管保密、轉遞送交和管理職責等各項規章制度，做到有章可循、有據可依、照章辦事，使檔案管理工作實現科學化、規范化、系統化，有了相應的法規和制度，才能保證學生檔案工作走向持續發展的軌道。
2.2加強檔案知識教育，提高學生檔案意識
應加強對學生檔案知識的宣傳教育，針對剛入學新生和畢業生開展專門的檔案知識專題講座，讓新生了解認識學籍檔案的組成，讓新生知道檔案將記錄學生在校期間的個人經歷，包括的具體組成內容，特別強調在校期間獎懲記錄都將歸入檔案伴隨終身，這樣更能激勵學生向積極方面發展，多拿獎、少受罰。針對畢業生開展的專題講座則著重讓他們了解國家有關畢業生檔案管理的政策，知道“學生檔案”怎樣轉為“人事檔案”，如何辦理，如何轉遞和存放，樹立“人往哪里走，檔案跟著走”的原則，明確檔案的價值和意義所在，提高檔案意識。同時，開設全校性的檔案課程，提高學生學習檔案常識的興趣，普及檔案知識，并在新生入學發放的《學生手冊》中加入學生學籍檔案的內容，結合檔案知識專題講座和選修課程，三管齊下，從根本上讓學生重視自己的檔案。
2.3豐富檔案內容，使學生檔案突出特色
從目前高校學生檔案來看，能反映學生在校表現的組織能力、實踐能力、思想素養、管理能力等比較有價值的檔案材料非常少，組建學生檔案工作應緊密結合新世紀人才培養模式和用人單位的需求，與時俱進，擴大歸檔的范圍，構建特色性的學生檔案。獨立學院培養的是應用型人才，應將職業技能證書、省級以上競賽獲獎證書、頂崗實習單位評價書、參加的社團組織證明、勤工助學材料，以及能體現本人誠信守信和心里健康狀況的大學生心理測試成績、反映學生貸款信用狀況的助學貸款還款情況和在校期間通過自學獲得的本科學歷證書等材料都歸入學生檔案，從而豐富學生檔案的內容，立體地、全面地反映出學生的發展情況，突出獨立學院學生應用型人才的特點，使學生檔案能真正成為用人單位選拔人才、使用人才的可靠依據，也為獨立學院學生在激烈的就業競爭中拓寬就業渠道。
2.4加大資金投入，加快檔案管理設施建設
學院領導要有一定的宏觀指導思想，提高對檔案管理工作的重視，本著“對學院負責、為學生著想”的原則，充分認識到學生檔案的價值和作用，意識到檔案管理工作的重要性。學院應把檔案管理工作納入到單位整體的工作計劃中來，將學生檔案組建工作納入到各職能部門年度考核和就業工作評比項目中。獨立學院經費有限，可以教育工作評估和民辦高校年檢等工作為契機，投入一定的人力、物力和財力支持檔案事業的發展，配合檔案管理的需要，解決實際問題，為開展學生檔案管理工作提供有力的保障。
3結語
在就業形勢十分激烈的大環境下，做好獨立學院學生檔案管理工作，具有極為重要的意義與作用，學院必須認真解決當前學生檔案管理存在的突出問題，逐漸完善學生檔案管理體系，逐步推動學生檔案管理工作走向精細化、標準化和規范化。
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【關鍵詞】高校;學生檔案;管理;對策
檔案是一種具有特殊價值的信息資源，是最原始、最權威的信息，在國家經濟社會發展中具有不可替代的作用。高校學生檔案是我國檔案事業的重要組成部分，這項工作直接關系到廣大高校畢業生的切身利益和用人單位檔案體系建設的質量和效率，關系到我國檔案事業的蓬勃發展。而以計算機技術為典型代表的現代信息化技術快速發展，極大地改變了我們的思想觀念，工作、學習都離不開計算機軟件的實際應用。目前各類高校的教學與管理都發生了重大的變化，需要用各種信息手段來改造現有的軟件信息，從而提高工作效率。高校學生檔案管理尤其是畢業生檔案管理的信息化建設在傳統的手工操作方式存在大量不可預知性等問題之下就顯得尤為迫切。 然而信息化建設不是一朝一夕就能完成的，它是一項長期、艱巨的任務。本文以山西農業大學學生檔案管理的特點入手，綜合分析高校學生檔案管理過程中存在的顯著問題，進而對高校學生檔案管理提出合理化建議，為高校學生檔案管理體系建設提供規范化建議和參考。
一、高校學生檔案管理的特點
高校學生數量大，檔案變動、更新、維護都對高校檔案管理工作提出巨大挑戰。根據2008年頒布的《高等學校檔案管理辦法》，對高等學校檔案工作的定義、適用范圍等有了新論述，對高等學校檔案的管理體制、制度建設和工作要求提出了更高標準，充分體現了國家對高等學校檔案工作的高度重視和檔案管理工作在高校中的地位，為高校檔案管理工作規范和發展提供了制度保障。新《管理辦法》規定高等學校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。
具體來看，高校學生檔案管理工作具有以下特點：
1.工作量大
隨著每年學生入學、畢業，檔案數據都會發生變動，錄入、遷出、就業、繼續深造等情況的變化促使檔案變化頻繁，呈現數量大、跨界調度等特點，加上檔案的維護、保存都需消耗大量人力物力。
2.檔案變動頻繁
學生檔案變動頻繁是高校學生檔案管理的有一個顯著特點。每年校內學生的學籍異動、專業變更，校際間學生的升學，校企間學生的就業都會伴隨檔案的遷移發送，這些工作的具體實施過程中，容不得一絲疏忽。
3.涉及部門及檔案種類繁多
高校教學檔案種類繁多，來自高校內部各教學管理部門的文件材料，教師教學材料、學術論文，學生考試材料、畢業設計或論文等許多方面。檔案內容具有多學科性，且學科與學科之間也存在著交叉;檔案管理層級較多，各層級下又分屬不同的管理部門，導致教學檔案整體上又呈現出很強的復雜性。以我校為例，除了紙張等傳統檔案形式，日益增多的圖文材料、課件、電子光盤、視頻資料、各種證書等導致教學檔案的數量和類型不斷擴張，加大了高校教學檔案的管理難度。
4.檔案管理的信息化
當前，高校檔案管理中最顯著的特點就是管理的信息化。我校從2009年就對學生檔案相關資料進行了信息化處理，自行開發并應用了學生檔案信息化管理系統，同時，網絡中的一些先進技術比如城市云等都可以運用到高校檔案管理中，使得檔案管理工作越來越趨向于無紙化和集中化。
二、高校學生檔案管理存在的問題
1.檔案管理技術落后
面對高校每年上千萬的注冊新生，檔案室的檔案管理技術顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校臨時人員調動，檔案的管理技術水平較為落后。檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調離。檔案的歸類采取傳統的編號、索引、查詢。尤其是對于紙質材料的大學生檔案，每次調檔、查看檔案等行為要重復打開檔案再密封存檔，對檔案袋及檔案內容的破壞不可避免。
2.安全性有待提高
學生畢業時大學生檔案一般由學校代為轉發，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風險，另外部分高校將已經考取研究生、考取公務員、就業單位接收檔案的學生個人檔案直接交由學生代轉，大學生檔案的安全性難以得到保障。此外，缺乏對電子檔案管理的風險評估體系。高校的電子檔案管理除了應該有安全軟件防護，還應該建立相應的風險評估體系，預知檔案管理中將會出現的風險，減少安全漏洞，并且做出應對風險的多個應急方案。但是，目前的高校電子檔案管理很少建立風險評估體制，無形中增加了檔案管理的風險。
3.硬件設施不足
隨著科學技術的進步，計算機網絡技術在學校檔案管理中也得到廣泛的應用，但是大多數學校還是運用落后的方式來管理學校檔案，如手工收集，卻很少有學校運用計算機網絡技術來管理學校檔案。同時，檔案的查閱、借閱等服務環節功能不完備，所以使得檢索檔案的方式非常繁瑣，這樣學校檔案管理人員的工作效率也會大幅度降低。
學校檔案真實地記錄一個學校的各方面的發展足跡，但是現在許多學校沒有按照標準去建造檔案室，各種檔案設施陳舊老化，檔案室的管理條件比較差，對檔案的保管使用效果造成嚴重影響。部分檔案存放室由于不通風、不防潮、不防霉、不防盜、不防火等因素，易致使檔案材料遭到破壞甚至缺失。同時保管檔案的設備參差不齊，難以滿足新時期檔案多元化的需求。檔案的隨意放置也給檔案管理工作增加了難度。
三、高校學生檔案管理工作建議
針對大學生檔案管理工作存在的一些缺失，國家應當硬性通知并通過財政補貼要求各高校建立專門的大學生檔案管理中心，專門負責學生檔案的存儲、查詢、接收和調離工作。并且通過競聘等形式錄取具有數字化圖書管理經驗的人員將大學生檔案管理工作數字化。建立學生電子檔案，記錄學生檔案中包含的全部材料清單及電子影印文件，方面檔案的電子查詢。引進新的大學生檔案存放制度，例如采用數字化方法，將大學生檔案全部寄回原籍，采用數字化方法記錄檔案的全部內容，相關單位需要用到大學生檔案時采用電子傳送的方式取代傳統的郵寄方式，提高檔案的存放安全性及檔案調取查閱的效率。
1.改變檔案管理模式，適應成人高等教育事業改革發展的需要
在當前科技迅猛發展，知識經濟和信息化浪潮日益臨近的背景下，高校建設出現新局面，原有的檔案門類、數量和內容遠不能滿足教育發展的需要。隨高校教育改革和發展形勢的需要，檔案工作重點應從以往收集、整理、保管為主轉向以開發、利用和服務為主，提高檔案的利用，擴大服務功能，高校學生檔案工作是學生教育的信息資源，只有重視開發利用，不斷拓展業務范圍和服務領域，才能充分發揮信息資源的優勢。
2.加強檔案管理人員的隊伍建設，提高檔案人員的業務素質
若要實現高校學生檔案的科學化管理，關鍵是要提高檔案管理人員的素質。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質和職業道德修養，使其熱愛檔案管理工作，有強烈的事業心、責任心和良好的職業修為。同時要加強檔案管理人員的業務技能培訓，不斷為其提供接受繼續教育和提升職稱的機會，更新專業知識，通過系統學習，使其在專業的深度和廣度上有較大提高，在管理實踐中具有信息收集、加工、存貯、傳遞的能力，能積極開展檔案利用工作，為高校的發展和評估提供材料資源。只有這樣才能滿足新形勢下高校教育發展和改革創新工作的需要。
3.加強電子檔案存儲設備及網絡安全性
加強電子檔案存儲設備及網絡安全性，首先保障存儲設備的安全，專機專用，定時進行軟硬件更新升級，定期對設備維護;定期對存儲文件更新備份;通過網絡防火墻、身份驗證、數字簽名、病毒預防、嚴格規定讀寫權限加強電子檔案在存儲處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密。要不斷改進現代化管理手段，努力提升檔案的安全保護水平。
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［關鍵詞］ 高職院校； 學籍檔案管理
近年來，隨著我國職業教育的大力發展，高職院校擔負著培養社會主義經濟建設急需的技能型、應用型、實操型的高級專門人才的任務。要實現這一任務，必須加強和完善學生學籍管理工作，因為學生學籍管理工作在穩定教學秩序、提高教學效果、優化育人環境、保證辦學目標的實現等方面有著十分重要的意義。本文認為，為加強高職院校學籍檔案管理，可采取以下有效措施：
1. 提高重視程度， 健全規章制度
在競爭日益激烈的今天，各個企業、各個部門的競爭， 更是各類專業人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學籍檔案發揮著重要的價值與作用， 直接關系到畢業生的就業與前途。高職院校領導、各職能部門以及學生本人， 都應提高對學籍檔案的重視和認識， 自覺收集、更新、完善學籍檔案。高職院校構成比較復雜，學籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實訓中心特別多，學生成分復雜， 時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞和管理利用等環節帶來一定的難度，因此校領導要切實加強對學籍檔案的建立和管理的督導工作， 在人、財、物配備上給予支持， 挑選有責任心的專職或兼職人員擔任學籍管理工作， 改善辦公、管理環境， 加強關于學籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學籍檔案管理規范化、科學化、現代化提供有力的保證。科學化、正規化管理學籍檔案的前提是建立和健全各項規章制度。依據《普通高等學校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學籍檔案形成的規律， 制定、完善學籍檔案從產生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規章制度， 規定專職和兼職檔案人員的工作職責和任務。如制定 “學籍管理規定”、“學籍收集整理制度”、 “學籍管理人員崗位職責”等， 使學籍檔案管理做到有章可循， 有據可依， 照章辦事。
2. 搞好學籍檔案的開發利用，做好檔案信息的社會化服務
隨著計算機技術和網絡技術的發展，學籍檔案管理也逐漸實現信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應社會的需要。高職院校學籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革不適應現代化管理要求的方法，將計算機技術引入學籍檔案管理工作中。高職院校可以建立先進的教學管理系統，集排課、選課、學籍等教學管理工作于一體，通過計算機網絡信息系統，建立一個學籍管理平臺，將新生錄取名冊、學生學籍、畢業生登記表、畢業證書編號等，由教務部門的總網站下轄各系的分網點，隨時檢索所需的學籍檔案材料，從而實現資源共享，提高工作效率，使學生學籍檔案管理走向科學化、規范化。
3. 加強檔案管理隊伍建設，提高學籍檔案管理人員的素質
加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理人員素質，是學籍檔案管理科學化、現代化的關鍵所在。高職院校必須采取切實措施，重視學籍檔案管理人員的崗位培訓和專題培訓，不斷提高他們的管理水平和業務素質。首先，在思想政治方面，檔案人員要努力學習黨的路線、方針、政策，樹立正確的人生觀和世界觀，熱愛檔案事業，愛崗敬業，認真學習檔案法律法規，維護學籍檔案的真實面貌；其次，在業務方面，學籍檔案管理人員不僅要熟悉掌握學籍檔案管理方面的政策和規定，還要努力學習檔案管理方面的專業知識和技能，熟練使用計算機等現代化管理設備，與時俱進，優化知識結構，在理論上和實踐上成為學籍檔案管理方面的行家里手；另外，還要保持學籍檔案人員隊伍的相對穩定，關心和激勵學籍檔案管理人員，使其安心本職工作，增強事業心和責任感。學校要努力創造條件，充分調動學籍檔案管理人員的工作積極性、主動性和創造性，促進高職院校學籍檔案管理工作逐步走向規范化、科學化和現代化。
總之，高職院校學籍檔案管理工作是一項涉及學生個人、高校、社會機構等多方面利益的服務工作，學生就業、提干、晉級、考評、學歷認證等都離不開學籍檔案，只有充分運用科學的管理方法、現代的管理技術、合理的管理手段，健全和完善學籍檔案的管理，加強學籍檔案信息資源的開發和利用，才能使高職院校學籍檔案的管理工作適應學校教學發展和社會發展的需要。
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人才市場是社會主義市場經濟體制下一個重要的要素市場,是人事部門服務經濟建設的窗口和前沿陣地,人才市場的發展水平直接影響到人事人才服務水平。隨著我縣經濟社會的快速發展,人才資源的作用將日益凸現,人才配置的市場化趨勢也將日益突出,加快人才市場建設,進一步發揮市場在人才資源配置中的基礎性作用,不僅十分必要，而且非常迫切。
一、___人才市場發展現狀
___人才市場成立于年，經過10多年的發展，已經初步建立起設施比較完善，功能比較齊全的市場體系。我們制定了《___縣人才市場章程》、《___縣人才市場管理辦法》、《___縣開展人事工作實施意見》等一系列政策法規;開展了人才招聘、人才培養、人事考試、人事、畢業生就業指導等多項服務;建立了人才信息庫和擁有15000多冊檔案的標準化檔案室，開通了___人事人才網站。人才市場的成立和發展，促進了___人才資源的優化配置，帶動了人才競爭和人才資源的開發。但從總體上看，___人才市場機制還不健全，市場作用發揮不夠，人才的市場化配置程度不高，依附行政比重較大，市場化業務比重較小,整體服務及信息化水平不高，基礎設施建設落后，人才交流場所建設不到位。這些與我縣的經濟社會發展不相適應。
二、人才市場建設的總體設想
按照建立和完善機制健全、運行規范、服務周到、指導監督有力的人才市場體系的總體要求，全面推進人才市場建設，進一步提高人才資源配置的市場化水平，使人才市場建設與全縣經濟社會發展相適應。基本思路是：通過完善政策法規，營造公平透明、競爭有序、規范運作、恪守誠信的市場環境；通過建立行業分市場和鄉鎮人才服務站，完善人才市場服務體系；通過加強信息化建設，帶動市場功能的提升；通過強化硬件建設和從業人員隊伍建設，提高人才市場服務能力和經營管理水平。
三、加快人才市場建設的主要措施
1、完善人才市場政策法規。制定完善人才流動、人才招聘、人才派遣、檔案管理、人事考試等政策規定，在完善原有政策基礎上，制定《加快人才市場建設指導意見》、《___縣事業單位公開招聘工作人員實施意見》、《___縣人才市場分市場管理辦法》等相關文件，切實維護用人單位和各類人才兩個市場主體的合法權益，營造公平競爭的市場環境。
2、健全人才市場服務體系。進一步明確教育、衛生人才分市場的職責，發揮其服務本行業的優勢；成立鄉鎮人才服務站，在試點的基礎上擴大服務網點建設，逐步形成以縣人才市場為核心，鄉鎮人才服務站、行業分市場、人才中介機構為網點的多層次、開放式的人才市場網絡體系。
3、加強地區、行業間的市場合作。促進人才市場與勞動力市場的貫通，形成信息互通、功能互補、競爭有序的人才大市場。
4、推進人才市場職能的轉變。積極發展人事人才公共服務，為用人單位和各類人才提供人事檔案管理、職稱評定、流動黨員管理、人才公共信息、公益性人才交流等項公共服務，滿足用人單位和各類人才的需求。
5、加快人才市場信息化建設。辦好___人事人才網站，開設網上人才市場，推進人才市場服務信息化、網絡化；建立專業化的動態人才信息庫，重點建設企業經營管理人才庫、高層次人才庫、高技能人才庫、各行業拔尖人才庫、在外工作的___籍專家信息庫;建立人才信息定期制度，及時反映人才市場供求變化情況，促進人才合理流動。
6、創新人才服務內容和手段。在做好現有服務項目的同時，大力拓展具有市場前景的新型服務，完善人才招聘、人事、人才推薦、人才培訓等傳統業務，開拓人才派遣、人才測評、人事考試等新興業務;要勇于探索，不斷創新服務手段和服務方法，完善原有的“人才服務月”、“與企業結對聯絡”等項特色服務，積極探索更為貼近用人單位的新的服務方式。
7、做好畢業生就業指導和市場服務工作。充分發揮人才市場的導向作用，引導畢業生選擇正確的就業期望值,鼓勵畢業生到民營經濟組織、企業就業或自主創業;積極為畢業生提供就業指導，認真組織畢業生參加事業單位招錄考試，改進考試辦法，提高考務水平;做好畢業生就業服務工作，為其提供檔案管理、合同鑒證、工資核定、轉正定級等全方位服務。
8、積極發揮行業協會在人才服務中的作用。聯合勞動保障部門成立全縣人才勞務中介機構行業協會，加強監督指導，發揮其在行業自律、溝通協調等方面的作用。加強人才市場與其他行業協會的溝通與合作，發揮各類行業協會在行業人才技能培訓、技術交流、信息收集以及消除行業無序競爭方面的積極作用，充實和完善人才市場的服務功能。
1.高校檔案資源建設存在的問題
1.1檔案種類不全，結構不合理。
高校檔案資源類別豐富，內容廣泛，涵蓋教學、科研、黨群、基建、行政、財會、設備、出版、產品、外事、聲像11大類。目前，由于高校檔案館建設相對滯后，檔案資源開發意識薄弱，部分高校檔案資源僅包括黨群、行政、教學、基建等最基本的類別，且現有類別的檔案資源開發不完善，檔案材料的系統性較差。除此之外，科研、聲像、外事等類別的檔案少之又少，有些高校的檔案中甚至沒有這方面的內容。高校檔案資源中的11個大類，在高校的建設、教育、科研與管理中均有著不可或缺的作用，平衡好各類檔案在高校檔案資源中所占的比重，是確保高校檔案資源結構合理性的重要基礎。目前，許多種類的檔案殘缺不全或根本未設立，檔案資源結構的合理性更無從談起。
1.2檔案資源載體單一。
2008年，新的《高等學校檔案管理辦法》中要求把電子檔案接收進檔案館。目前許多高等院校尚未對電子檔案資源的開發利用問題加以重視，高校檔案資源仍普遍以紙質資源為主，對聲像檔案、電子檔案等類型的檔案資源的開發力度明顯不足。
1.3檔案資源信息化發展滯后。
信息化時代下，強化信息化檔案資源的開發和利用，全面推進檔案資源管理工作的信息化發展，是順應當前高校檔案資源管理工作發展的必然選擇。國家檔案局早在2008年就已經提出：“將把加強檔案整理和數字化工作，加強電子文件管理，作為今后各級檔案館室基礎工作的基本路徑。”在此背景下，強化信息化檔案資源的開發和利用，顯得極為重要。但目前，一些高校檔案管理部門并未將利用率高并需永久保存的檔案資源進行信息化處理，導致一些紙質資源因年代久遠而字跡模糊，影響了其價值的發揮。此外，一些高校檔案館在檔案整理工作中，仍然采取手工組卷和實地查詢的方式，難以滿足信息化時代下高校檔案資源建設工作的要求。
2.高校檔案資源建設優化對策
為解決好上述問題，筆者認為應采取以下幾項措施，使高校檔案資源建設工作更具科學性、規范性和有效性。
2.1提升檔案資源建設意識。
樹立檔案資源建設意識，是促進高校檔案資源建設工作不斷完善的重要基礎。對此，應通過各種途徑增強高校有關領導、檔案部門負責人、檔案員等相關人員的檔案意識，使其正確認識檔案資源的價值及檔案資源開發建設工作的重要性。首先，高校有關領導應組織全校檔案工作人員間開展《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等法規文件的學習活動，并通過校報、海報、手抄報等形式，提升檔案工作人員的檔案資源開發意識，增強檔案管理、檔案開發工作的責任心和使命感。此外，高校檔案館負責人應結合高校發展前景、現有條件及其對檔案資源的需求情況，科學規劃高校檔案管理工作的年度計劃和中長期計劃，將檔案資源建設作為一項重要的戰略工作來抓。
2.2強化對檔案資源建設工作的監督指導。
高校檔案資源的建設開發，離不開全校各個文書、職能部門的配合與幫助。為了確保高校各部門的檔案資源開發行為符合現代高校檔案管理工作要求，高校檔案館應主動發揮自身指導與監督職能，對學校其他部門的檔案資源開發工作進行專業指導。此外，為了激勵高校全體教職工積極配合，支持檔案資源建設工作，檔案館應每年召開至少一次檔案工作總結、評比會議，對在檔案資源建設中表現突出的個人和部門給予表彰和鼓勵，最大限度地發揮高校各部門工作人員在檔案資源建設中的作用。
2.3強化各類檔案資源的收集歸檔。
針對高校檔案資源種類單一、結構失衡的現狀，應做好如下工作：（1）強化特色檔案建設，尤其對高校管理活動、重大會議、教學評估、名師培養、學位評估等各項重要檔案進行全面收集和科學建設；（2）強化民生檔案的收集整理，包括教師的繼續教育學歷檔案、職稱評定檔案，學生的錄取、學籍檔案、畢業生派遣檔案，等等；（3）強化科研檔案建設。對高校在辦學體制與教學方法、課程研究與特色專業設置，以及各學科的科研攻關檔案進行收集和開發。
2.4推進檔案資源建設的信息化發展。
信息化是現代檔案管理工作發展的必然趨勢，加快信息化改革與發展，是現代高校檔案資源建設工作的必然選擇。對此，高校檔案館可以把字跡材料不耐久、利用率高、有較高價值的檔案進行數字化，制成數據庫，為在校生和畢業生提供方便快捷的檔案查詢服務。此外，檔案管理人員應通過校園廣播、校園網、校報、圖書等途徑，積極追蹤學校新聞信息、重大事項、人物信息等，并對其進行科學篩選，繼而形成合適載體的檔案資源，使高校紙質檔案資源和電子檔案資源得到均衡發展。
關鍵詞：高等院校；學生檔案；檔案管理
中國分類號：C472.4 文獻標識碼：A
原標題：新時期高校學生檔案管理工作的理性思考及創新舉措
收錄日期：2013年5月30日
檔案在人類發展史上具有重要的歷史地位，其演變與人類社會物質文明、精神文明的發祥和進步程度密切相關，反映了人類記憶的發展脈絡和水平。進入新世紀，檔案這個歷史的產物面臨著深刻的機遇和挑戰。檔案的管理與研究應自覺與社會進步的要求相適應。作為“國家人事檔案的組成部分”，高校學生檔案記載著學生的學習經歷、成長過程和綜合表現，是學生立足社會和社會選拔任用人才的“原始依據”，關系著學生的前途命運。但由于復雜的歷史和現實原因，高校學生檔案一方面未能得到應有的重視，管理效率和現代化技術應用水平不高；另一方面未能充分發揮作用，為高等教育改革的深化和社會人才選拔機制的完善做出應有的貢獻。
一、高校學生檔案管理工作現狀
1、在社會觀念層面。隨著社會競爭的日趨激烈，檔案造假、履歷造假、學歷造假等不道德的事件時有發生，使學生檔案的嚴肅性受到影響，難以得到應有的重視。現在很多用人單位不再把學生檔案作為選拔錄用人才的依據，甚至還會發生丟失檔案的情況。受此影響，高校、學生對檔案的重視程度也在逐漸弱化。
2、在社會體制層面。隨著我國經濟體制改革的穩步推進，非公有制經濟得到長足發展，逐漸成為吸納高校畢業生就業的主要渠道。非公有制的用人單位沒有人事檔案管理權，事業單位、國有企業也在探索聘任制改革，人事管理逐步與市場接軌，而作為我國“新型人事管理社會化模式”的人事制度尚不完善，導致很多用人單位不過問學生的檔案，以勞動合同關系完全取代人事關系。這也是很多畢業生成為“棄檔戶”的原因。
3、在管理制度層面。高校學生檔案管理缺少明確的法律和制度依據，制度的缺位是制約高校學生檔案管理水平提高的主要原因。總體來說比較籠統，對具體操作的指導性不強，缺少標準化、規范化的指標體系。
4、在管理操作層面。高校學生檔案管理在體制機制、人員隊伍、建設開發、技術應用以及學生檔案意識培養等方面均存在一定的不足。增強學生的檔案意識，是學生檔案管理工作的一個重要部分。
二、提高高校學生檔案管理工作的新舉措
1、加強制度建設，規范管理行為。國家教育、人事、檔案等有關部門有必要依據《檔案法》、《干部檔案工作條例》等有關法律法規，根據當前高等教育改革和大學生就業工作的整體形勢，出臺具有較強針對性和操作性的高校學生檔案管理辦法、實施細則和評價體系，提出明確的任務目標和全面的歸檔范圍，細化檔案各個環節的基本規范和工作要求，保證學生檔案的連續性、完整性和安全性，為高校學生檔案管理工作提供合法、科學、有效的指導。
2、完善體制機制，提升管理成效。加強工作協調，成立有校領導參加的專項領導小組，明確牽頭單位和協同單位的具體職責，確立聯席會議等制度，定期整理、階段歸檔、規范轉接，增強工作的動態性，杜絕疏漏、臨時突擊等現象。積極創造條件，適當增加人員和經費，加強業務培訓，提升管理隊伍的整體素質和使命感。建立考核評價制度，定期組織抽樣檢查和系統考核，強化過程管理和監督。
3、鼓勵建設開發，豐富檔案內容。給予高校一定的自，鼓勵高校結合自身教育教學和人才培養改革的實際情況，根據用人單位挖掘人才和學生個性發展的需要，進行豐富檔案內容的有益探索，體現高校素質教育的成果和學生自我發展的過程。部分高校建立學生誠信檔案、心理檔案，推進素質學分、德育答辯等，力求全面反映學生的思想心理、綜合素質、實踐能力，使檔案更具個性特征，具有較高的借鑒價值。
4、做好宣傳教育，增強檔案意識。高校應通過入學教育、課堂教學、實踐活動、就業指導、畢業教育等環節向學生講解檔案的基本知識、管理規范以及相關的法律法規，增進學生對檔案和檔案管理的了解，使學生認真對待自己的檔案。結合學風建設，教育學生尊重檔案，通過刻苦學習、認真實踐，在完善自我的過程中不斷充實檔案，對自己的未來負責。
5、應用現代科技，拓展檔案服務。隨著高校教學改革和科學技術的發展，傳統的檔案載體正面臨著更新換代，電子檔案在高校源源不斷地形成和積累。當前招生、學籍、就業等都已基本實現信息化和網絡化管理，這為學生電子檔案的建設創造了條件。學校可以整合各方面信息資源，通過高速掃描、數碼成像、大容量存儲和數據庫等技術，開發學生檔案管理信息系統和電子檔案庫，依托互聯網建設學生檔案管理與服務網站，通過一定審批程序，為學生和社會提供便捷、準確的咨詢、查詢、檢索、認證和檔案轉接投遞管理等服務，而且可以實現遺留檔案的網絡化管理和學生檔案意識的網絡教育，從而大大提高工作效率和質量。
主要參考文獻：
[1]任永輝.高校學生檔案管理工作的現狀及對策[J].長春理工大學學報，2007.3.1.
Key words： social management；secondary vocational school；archive management；innovation measures
中圖分類號：G71 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2014）29-0191-02.
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0 引言
黨的十報告指出：“必須從維護最廣大人民根本利益的高度，加快健全基本公共服務體系，加強和創新社會管理，推動社會主義和諧社會建設”[1]。創新社會管理是指在現有社會資源和管理經驗的基礎上，引入新的社會管理理念、知識和方法，對傳統的社會管理模式和管理方法進行完善，以實現社會管理新目標的活動[2]。中職學校是我國教育機構的重要力量，培養了大量技能型人才，為國家的建設與發展作出了應有的貢獻。中職學校檔案管理是教育事業的一項重要內容，是社會管理的重要組成部分。在國家加快發展現代職業教育、全面提高技能型人才培養質量的背景下，以創新社會管理為理念，深入研究中職學校檔案管理，努力辦好人民滿意的職業教育，具有非常重要的現實意義。
1 中職學校檔案的重要作用
中職學校檔案是指中職學校在從事黨政管理、教學、科研等活動中形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。中職學校檔案涉及內容廣泛，包括教學研究與實踐、實驗室建設、招生與畢業生工作、學籍管理、財務管理、人事管理、綜合管理等。中職學校檔案在記載學校歷史、傳承學校文明、促進學校發展等方面發揮了重要的作用：中職學校檔案翔實記錄了學校的設立、校址變遷、機構設置、領導任免、學校重大活動等，是學校歷史的見證者；中職學校檔案翔實記錄了學校辦學理念、學校精神、學校艱苦創業和不斷發展的歷程，可以讓師生對積淀的校園文化產生認同感，對活躍校園文化生活、振奮師生精神有著積極的引導作用，是校園文化的助推者；中職學校檔案翔實記錄了學校各個歷史階段的工作成果、經驗與教訓，可以為學校進一步發展提供重要的參考依據，是學校發展的參謀者。
2 中職學校檔案管理存在的問題
中職學校檔案管理工作，從狹義上說，主要是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、編目、編研、統計、提供利用等八個環節。當前，中職學校檔案管理工作已取得一定的成績，為學校的教學、教研、管理和服務社會等作出了重大貢獻，但仍存在一些問題，主要體現在以下幾個方面。
2.1 檔案意識淡薄 與其他單位的檔案管理工作一樣，中職學校檔案管理工作在思想認識上長期處于“說起來重要、干起來次要、忙起來不要”的尷尬境地。行政主管部門注重的是學校行政、教育教學、學生管理工作，經常對學校教育教學工作進行檢查評估，但對學校檔案工作管理得較少。行政主管檔案部門雖然是學校檔案業務的主管部門，但一直以來較為忽視對中職學校檔案工作的指導，業務檢查流于形式，就是指導也是按照機關檔案的標準來要求[3]。部分中職學校領導對學校檔案管理工作缺乏重視，只有在上級檢查或需要利用檔案時才會過問，平常對學校檔案管理工作關心較少。大多數教職工不同程度地存在著“重教學、輕檔案”的現象，檔案歸檔意識不強，不善于利用學校檔案資源。
2.2 管理制度不完善 當前，國家并沒有制定出專門針對中職學校檔案管理的規定，大多數中職學校也沒有建立起完整、規范的檔案管理制度，中職學校檔案管理工作缺乏有效的制度保證。有的學校雖然根據主管部門或國家檔案局制定的《機關檔案管理辦法》制定了本校檔案管理制度，但中職學校在檔案范圍、保管期限等方面與機關存在很大的區別，簡單以《機關檔案管理辦法》指導中職學校檔案管理工作，勢必造成檔案管理的不規范。有的學校對檔案管理的環節沒有做出系統規定，往往單憑習慣或直覺開展工作。有的學校缺乏監督考核機制，對檔案管理人員難以進行有效管理。
2.3 管理人員素質不高 中職學校一般將檔案管理工作劃入辦公室，配置一名兼職檔案管理人員，而配置專職檔案管理人員的學校更是鳳毛羚角。現有的檔案管理人員大多數不是檔案管理專業畢業，缺少專業培訓，業務水平較低，在具體的檔案管理中，只能應付工作，對檔案的分類、歸檔、整理、保管、利用等業務知識不能熟練地掌握與運用，難以達到規范化管理的要求。有的檔案管理人員學歷較低、思想觀念落后、工作積極性不高、創新意識不強。有的檔案管理人員身兼數職，既擔任教學工作，又擔任文秘工作、后勤管理工作等，真正投入檔案管理工作的時間較少[4]。
2.4 管理手段落后 受傳統管理觀念的影響，當前很多中職學校的檔案管理手段落后，信息化程度低，無法適應信息時代背景下中職學校檔案管理的需求。文件立卷歸檔后，多數檔案管理人員乃采用手工作業的方式對檔案進行整理與編目。手工作業方式工作量大、速度慢、時間長，效率低，致使檔案管理人員無暇顧及檔案資料的開發利用。查閱檔案也因管理手段落后，案卷調動頻繁，而導致檢索速度慢、查找準確率低、查全低，檔案資料磨損嚴重。
3 創新中職學校檔案管理的對策
加強和創新社會管理，提高社會管理科學化水平，可以更有效地處理社會矛盾，妥善協調各方面的利益關系，維護社會秩序，促進社會和諧，保障人民安居樂業。加強和創新社會管理，提高社會管理科學化水平，必須“強化企事業、人民團體在社會管理和服務中的職責”[5]。新形勢下，中職學校檔案管理的任務是以服務為主題，科學管理檔案，有效開發利用檔案信息資源，最大限度地滿足學校和社會對檔案信息的需求。要以科學發展觀為指導，以創新社會管理為理念，積極探索與創新中職學校檔案管理對策，用人性化、科學化、制度化的管理確保中職學校檔案管理工作健康發展。
3.1 創新思想觀念，樹立全員檔案意識 創新思想觀念是創新社會管理的前提和根本。思想高度決定行動力度。創新中職學校檔案管理首先應進行思想觀念創新，樹立全員檔案意識。一是加強宣傳，充分利用校園網、校園廣播、校刊、板報、微信、飛信、QQ群等宣傳平臺，廣泛宣傳學習《中華人民共和國檔案法》等法律法規，增強全校師生員工檔案意識，使得人人知檔、存檔、用檔，保證學校檔案管理工作進入良性循環。二是加強領導，學校領導要主動關心檔案工作，建立健全學校檔案管理機構，增加經費投入，協調解決工作中存在的各種實際問題。三是全員參與，學校各職能部門都要設置兼職檔案員，負責本部門檔案管理工作；教職工要樹立“以我為主”的歸檔意識，主動收集、整理、上交具有保存價值的文件資料，要善于挖掘利用學校檔案資源，形成齊抓共管的檔案工作局面。
3.2 創新體制機制，規范檔案管理 體制機制創新是創新社會管理的有力措施和可靠保證。加強和創新社會管理，提高社會管理科學化水平，必須加強體制機制建設[6]。創新中職學校檔案管理應進行體制機制創新，堅持用制度管事管人，使檔案工作實現規范化管理。一是建議國家教育行政管理部門、檔案行政管理部門聯合制定《中職學校檔案管理辦法》，為中職學校檔案管理工作提供法律依據。二是檔案行政管理部門聯合中職學校主管部門對學校檔案進行定期指導監督。三是建立健全《檔案人員工作職責》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案室管理制度》等檔案管理規章制度，做到切實可行、職責明確、管理規范，確保學校的檔案管理工作有章可循。四是建立科學的獎懲激勵機制，把檔案管理工作列入檔案工作人員的目標考核中，對做出突出貢獻的人員給予獎勵，而對工作不力的人員給予追究相應責任。
3.3 創新隊伍建設，增強檔案管理人員綜合素質 加緊培養大批適合時展需要的人才隊伍，不僅是構建社會主義和諧社會的迫切需要，也是實現職業教育科學發展的一項重大任務。加強和創新社會管理，提高社會管理科學化水平，必須加強人才隊伍建設[7]。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平的高低，創新中職學校檔案管理應進行隊伍建設創新，增強檔案管理人員綜合素質。一是注重人才引進，要引進檔案管理專業畢業的人才進入檔案管理隊伍，使他們具備扎實過硬的業務功底，提升學校整體檔案管理水平。二是強化繼續教育，將檔案管理人員繼續教育納入學校人才培養計劃，通過專業培訓、進修學習、參觀考察等方式提高他們的知識水平和業務技能。三是大力開展思想政治教育和職業道德教育，增強檔案管理人員的服務意識和工作積極性、創造性，使他們真正做到“兢兢業業，愛檔如珍”。
【關鍵詞】電子文件管理；歸檔管理；學籍檔案
隨著現代信息技術的飛速發展，信息化進程的不斷加快，高校也從傳統的辦公過程產生的紙質文件已逐步被電子文件取代。在這種新形勢下，我們學院領導充分認清了電子文檔管理在學院各個部門現狀與存在的主要問題，既而采取科學可行的措施加強電子文件的管理，提高電子文檔資源利用率，充分的為學生服務，意義十分重大。
1.電子檔案原始收集工作
要收集積累的電子文件類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、超媒體鏈接文件、程序文件和數據庫文件。學院所屬機構在主要職能活動中產生的電子文件，凡有查考利用價值的均應定期制作文件備份，并要及時拷貝到U盤或刻錄到光盤上脫機保存。各系部、各管理處室指定專人負責電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管利納入系部、管理處室的程序內并賦予相關人員位責任。對電子文件日常管理的監督、指導、檢查和分類保管、開發利用等工作，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及保管。學院的檔案部門也積極的參與和指導電子文件的形成、辦理、收集和歸檔工作的各個工作環節。利用實行全過程管理與監控，保證管理工作的連續性。
2.加強學籍檔案管理工作及服務
高校主要檔案為學籍檔案，學籍檔案是學生在學習、實驗和實踐等項活動中形成的， 對學校、社會和學生個人具有保存、證明、使用價值的直接的、歷史的、真實記錄。高職院校學籍檔案包括學生的新生錄取名冊、在校生名冊、學籍冊、學籍變動、畢業生登記表等原始記錄。學籍檔案管理是繁雜的，但是學籍檔案管理是高職院校檔案管理工作的一個重要組成部分。隨著科技進步學籍檔案管理也從繁雜的紙質檔案逐漸實現信息化。以往以管理方式已逐漸不能適應社會的需要。高職院校學籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革掉不適應現代化管理要求的方法，將計算機技術引入學籍檔案管理工作中。高職院校可以建立先進的教學管理系統，集排課、選課、學籍等教學管理工作于一體，通過計算機網絡信息系統，建立一個學籍管理平臺，將新生錄取名冊、學生學籍、畢業生登記表、畢業證書編號等，由教務部門的總網站下轄各系的分網點，隨時檢索所需的學籍檔案材料，從而實現資源共享，提高工作效率，使學生學籍檔案管理走向科學化、規范化。
3.電子文件鑒定歸檔工作
電子文件鑒定工作應在檔案部門業務指導人員會同電子文件形成各系部、處室的工作人員協同開展。電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定，對電子文件內容、結構、可讀性的技術鑒定以及確定電子文件的密級、歸檔范圍和劃定保管期限等。電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定，對電子文件內容、結構、可讀性的技術鑒定以及確定電子文件的密級、歸檔范圍和劃定保管期限等。電子文件的物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。電子文件的歸檔可分為兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。按照國家現行法規，所有歸檔電子文件歸檔時必須歸一套對應的紙質文件。
4.歸檔電子文件的利用
歸檔電子文件移交到檔案館后，檔案館要制作三套，一套封存保管，一套查閱利用，一套異地保存。封存的電子文件不得利用和外借，利用時要使用電子文件的復制件。電子檔案查閱利用時應遵守保密規定。對具有保密要求的歸檔電子文件一般不在網上提供利用，確有必要以聯網方式利用時，應嚴格遵守國家和學校的有關保密規定，并采取穩妥的安全保密措施。
5.電子檔案的保存工作
在制作保管載體時應將電子文件和電子文件元數據一起保存。應定期對保存的歸檔電子文件進行抽樣檢驗，光盤每滿4年進行一次抽檢，抽檢率不低于40%，如發現問題應及時采取補救措施。如網絡系統擴充或系統設備更新，應確認庫存載體與新系統、新設備的兼容性，如不兼容，應及時對歸檔電子文件進行遷移。檔案館應及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。
6.加強對電子文件和電子檔案管理知識的培訓，提高檔案工作人員的業務素質
全校檔案人員要學習掌握計算機和電子文檔管理系統的操作技能，只要掌握豐富的檔案專業知識，如歸檔文件整理方法、電子文件歸檔方法等知識，用豐富的檔案專業知識指導和失去電子文件歸檔工作才能有效利用歸檔的電子文件，積極開展檔案編研、信息開發和服務利用工作。
總而言之 要充分利用現代科技手段對檔案管理工作的方式進行升級，優化整合檔案信息資源，提高檔案資源的利用率 更好的為學生服務和為 學院發展服務。
【參考文獻】
