時間：2023-06-01 08:52:36
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇采購合同管理辦法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、健全制度，規范操作
為加強合同管理，維護公司合法權益，樹立企業誠實守信的良好形象，公司制定實施了《許昌煙機公司合同管理辦法》并不斷修訂完善。對合同的審核和管理進行了詳細的規定，確保合同的規范性、合法性和科學性。
根據《許昌煙機公司物資采購招標管理辦法》規定，在簽合同前，對采購物資進行招標。與中標單位擬訂合同后，由采購部門填寫“合同審簽表”，并由公司主管領導和總經理審簽。“合同審簽表”與合同一起送審計部門審核，未經審計的合同不得加蓋合同章，合同不生效，財務部門不予結算和付款。健全的合同審計制度，規范的操作，不僅使審計人員在開展合同審計時有章可循，審計工作程序更加合理，而且大大提升了審計工作質量。
二、對合同主體進行審計
合同主體的合法性，是確保合同法律效力的前提。為保證合同的有效性、合法性，避免因簽訂無效合同造成企業經濟損失，必須對合同主體資格、經營范圍、履約能力等進行審計。
審查簽訂合同的主體。重點審查合同主體是否是依法登記的企業法人，或依法產生、存在的組織。不與不能獨立享有經濟權利和承擔義務的、不具備法定條件的經濟組織（如內部車間、分廠等）簽訂合同。
審查合同對方經營范圍。重點審查其經營范圍是否包括合同標的，是否超出了在工商行政管理部門登記注冊的范圍，是否無照經營。
審查合同對方主體有無履約能力。對對方的資質等進行調查，不與無履約能力的主體簽訂合同。
審查授權委托人的資格是否合法。經公司法人授權后的委托人方可代表本公司對外簽訂合同。委托人必須按照《合同法》及其他有關法規的規定，本著公平互利的原則，在委托權限及其期限范圍內，依法簽訂合同。
三、合同簽訂前進行招標比價審計
1、注重對價格信息的收集。根據物資采購合同審計的合法性、公平性原則及“貨比三家、比質比價”的原則，物資采購合同審計的重點之一就是價格審計。
建立合同審計臺賬，進行整理歸檔，對材料及產品價格、供應商信息進行跟蹤管理。
做好市場調查，通過報紙、互聯網了解價格信息的變動情況，及時掌握第一手資料，防止物資采購中的“暗箱操作”。
2、注重對信息化管理手段的運用。為使合同價格審計更便捷、更規范，公司信息管理中心的計算機專業人員，為我們在ERP管理軟件上建立了專門的“合同審計管理系統”及“物資采購招標系統”。事先將歷次采購物資的價格、數量、供應商、合同訂單號等情況按物料編碼存入系統，形成采購情況分析曲線圖。每次審計合同時，把需要采購的物料編碼輸入，該物料以前已采購批次的采購日期、價格、供應商、訂單號及審核日期、審核人情況就被自動顯示出來，如價格比原購入價格高，系統會自動提示，以便再次核實該物料價格。如價格沒問題，通過審計后在設定的時期內有效。這大大地方便了我們的工作，避免了人工操作可能出現的誤差，減少了差錯率，提高了合同審計工作效率，保證了審計工作質量。
3、注重對招標過程的審查監督。根據《許昌煙機公司物資采購招標管理辦法》的規定，在一般情況下，小量、小額采購“貨比三家”，在ERP管理系統上進行價格比較；批量、大額采購進行公開招標，由審計部門牽頭，成立由采購部門、使用部門、技術部門、質量部門為主的評標委員會進行評標。由監察室、財務部、工會組成的監督組對招標全過程進行監督。
審查招標程序的合法性及操作的規范性。采購招標是一項嚴肅認真的工作，其程序是否合法、操作是否規范，直接關系到招標結果的公正性。審計中重點審查評標委員會是否嚴格按照國家有關規定及《許昌煙機公司物資采購招標管理辦法》開展工作，有無主觀性、隨意性。并在審查合同時將合同與招標結果相核對，確保招標結果落到實處。
審查招標文件的完整性。招標文件是簽訂采購合同的重要依據，內容完整的招標文件是簽訂采購合同的基礎。應重點審查招標文件中對投標方主體資格、資質、履約能力的要求，以及采購物資數量、規格、技術要求、付款方式等重要內容。并在招標文件中明確規定“投標文件是中標后簽訂合同的一個組成部分，與合同具有同等法律效力”，為以后采購合同的審計奠定基礎。
審查評標辦法的合理性。嚴格按照《許昌煙機公司評標委員會和評標方法暫行規定》執行，出臺合理的項目采購招標評標辦法。本著公平、公正、科學、擇優的原則，對投標單位進行評價、比較、分析，選出信譽好、能夠保證質量、按時供貨的供應商，這對于保證供貨質量、降低采購成本有著至關重要的作用。
審查中標價格的公正性。為公平起見，我們把各投標商的投標價格輸入ERP“物資招標系統”，在保證質量、保證售后服務的前提下，遵循“成本最低原則”，系統自動篩選出最低投標價為中標價，并保存在系統中，作為下次招標的參考價。這樣，既保證了采購物資的質優價廉，又避免了在物資采購過程中舞弊的發生。
四、對合同條款的審計
1、對合同內容的審計。根據《許昌煙機公司合同管理辦法》的規定，對采購合同內容的真實性、合法性、有效性及可行性進行嚴格審查。在合同審計中，發現合同有缺陷、合同遺漏必要條款和有不利條款的情況，就及時指出并要求送審部門予以補正；對于不符合審批送審條件的合同，及時對送審部門予以說明并要求送審部門補辦手續后再送審；對于可行性有疑問的合同，會同技術、生產等有關部門慎重研究，得出一致意見，確保采購合同簽訂的可行性、合理性；對違反國家法律，損害企業利益，顯失公平的“霸王合同”，嚴格把關，堅決查處，避免因該類合同給企業帶來風險，造成損失。
2、對合同條款的審計。合同是一種法律文書。依法簽訂的合同，對雙方當事人具有法律約束力，當事人應該按照約定履行自己的義務。嚴密的合同條款是履行合同的前提，對采購合同條款進行審計，不僅有利于全面、及時履行合同，而且也可以減少雙方在執行合同時發生爭執，避免合同糾紛，從而有效降低合同風險。
當事人雙方名稱或姓名和住址。該條款是對合同主體的明確，也是落實合同權利和義務的前提。主要審查合同單位名稱與中標單位是否一致，與所加蓋的合同專用章名稱是否一致。
標的。標的指采購的物資、設備、備品備件等，沒有標的的合同是無法成立、無法履行的。審計時，重點審查合同標的物資是否與中標物資相符，是否按公司計劃采購，查實是否屬于無計劃或超計劃采購，型號規格是否齊全規范。
數量及質量要求。該條款是確定雙方權利、義務、責任大小的關鍵條款，合同上必須清楚具體地寫明。必須注明確切的數量及單位，如單位為套、對、盒等，要注明具體數量。質量要求要明確，如國家標準、行業標準、技術標準等。
價款或報酬。是指買方獲得標的向賣方以貨幣形式支付的代價，包括單價、總價。該條款是采購合同的核心條款。審計時要重點審查是否按招標中標結果簽訂合同，是否進行市場調查、詢價、比價，價格是否含稅，是否高于市場價。如價格過高，駁回合同，采購部門應查明原因，與賣方再次進行商談，力爭以公道價格采購到高質量的物資，最大限度地降低采購成本。
結算方式及期限。采購合同應明確結算方式和付款期限，不得含糊其辭，同時審查是否按公司結算規定執行。公司規定采購合同簽訂原則上都是驗貨付款，如遇特殊情況需辦理預付款，必須先經公司領導簽批方可辦理。付款期限應明確是一次性付清，還是分期付款。成套設備及重要備件是否留有一定比例的質保金，質保金什么時候付清等。
交付標的物的方式、時間、地點。采購合同應明確交貨方式、交貨時間、交貨地點。如貨物運輸是鐵路還是公路；交貨時間是否具體；交貨地點是許昌站還是公司等。
驗收標準、方法、地點及期限。驗收標準應注明是用國家標準、行業標準還是所簽訂的技術標準；是在賣方現場驗收還是到貨后在買方驗收；驗收期限是否約定。
違約責任及解決辦法。訂立合同時要做到“先小人，后君子”，對采購合同中能夠預見到的各種不利因素要以條款的方式加以防范，運用法律保護企業的合法權益。審計時要注意違約處罰是否明確具體，如違約金的比例、賠償范圍等。解決爭議的方式是否確定，如協商、仲裁、還是訴訟。
合同生效日期。合同是否經雙方委托人簽字并加蓋合同專用章后生效。
關鍵詞:采購管理;價格控制;價格跟蹤
隨著企業改革的不斷深化,市場競爭的日趨激烈,企業在提高產品產量、保證產品質量的前提下,首當其沖是價格戰。因此,企業除加強管理、優化組織結構、降低生產成本外,更應注重構成產品的生產資料的采購成本的降低。而企業中各相關部門購進的原、輔材料、設備、建筑材料、各類商品及其他物資,都在不同層面影響產品生產成本和產品質量。
眾所周知,在一個企業中財務部門的地位和作用是非常重要的,它既是一個核算部門,為各個相關部門承辦財務方面的經濟業務,又是一個預算部門,為企業的整體規劃來預算及籌集資金,它還是一個成本控制部門,這不僅僅包括日常票據審核報銷的控制,還包含了生產成本費用的控制。一個企業是由許多個相互聯系、相互制約部門組成的經營實體,在企業管理過程中,最容易發生的失控點則主要集中在直接管理人、財、物、和銷權力的重要崗位和環節上,而這其中,企業物資采購就是一個既敏感、復雜、又易出現問題的環節,所以,現在很多的企業給財務部門增加了一項特殊的工作:采購價格控制。
根據企業具體情況采購部門制定出有目標有戰略的招標采購管理辦法,并從根本上制止了采購方面的跑、冒、滴、漏,具體做法是:
1、建章立制,理順物資采購程序,規范采購行為
根據《國有企業物資采購管理暫行規定》、《中華人民共和國招、投標法》、《機電設備招、投標管理辦法》等相關規定,結合本單位的實際情況,應制定出既適合本單位現有條件,又不違反國家法規政策的制度、規定。我單位制定了《采購招標及合同評審管理辦法》,《物資采購與管理的考核規定》,明確了各部門的職責,做到責、權分明,使價格審計工作有章可循、有法可依,促使采購工作規范有序,改進和加強了企業的內部管理。我公司規定了“四個不準”,要求所有采購合同不經審計不準簽訂合同,不簽合同不準預付貨款,各項采購無資金來源及價格不經審計不準投產,價格未經審計不準報銷。
2、利用現代化管理手段,搞好采購管理工作
隨著計算機的發展,網絡充斥著每個人的生活,利用計算機及網絡管理采購工作,對采購工作和價格審計工作的影響也無疑有了質的飛躍。根據實際情況編制采購合同管理程序,將設計部門的電子版明細表直接導入采購合同管理程序,由財務部門按照事先做好的目標成本將成本細化到每一個零部件上,做為采購價格的限定價格,所有采購合同都輸入程序當中。如果最終輸入的采購價格高于限定的價格,將做出提示,如果不修改初始目標成本價格,不予通過。并且由專人進行程序內容錄入,在全公司內聯網,相關人員均可以在網上查詢到所需的數據。通過這樣的管理,可以有效地避免重復訂貨及多訂貨,并且通過查詢可以及時發現漏訂貨的現象。由于事先做出了目標成本,通過程序隨時控制成本發生的情況,對于成本即將高于目標限定價的,及時給予預警,高于目標的不予訂貨。用電腦代替人腦的控制,沒有了人際關系的干擾,對于成本控制工作的發展也會有較大的促進。
3、完善基礎工作,加強市場價格跟蹤
(1)編制原材料采購價格數據庫。
以前可利用的信息非常少,往往都是通過平時訂單的積累,手工的記錄,對方出具的價格本等來審計價格,每查一個價格都需要翻閱大量的資料,現在我們通過前期大量的工作,整理編制了原材料采購價格數據庫,將曾經簽訂過合同的價格統統整理出來,按照不同類別、不同規格進行分類,可以在計算機上隨時查詢相關或同類部件的供貨廠家和已簽訂的供貨價格,這樣就節省了后期很大的工作量,不必重復的翻閱厚厚的資料。
(2)編制原材料價格變動報表。
廣開渠道、多方收集信息,通過在網上查詢價格,電話詢價、報刊等手段,了解市場行情,隨時跟蹤市場價格的變動,形成原材料價格變動報表,并以此為依據指導零部件價格的變動,加強采購價格的精細化管理。
4、推動陽光工程,實施比質比價采購
為杜絕“暗箱操作”,應積極倡導“陽光工程”,對大宗采購實施招標或議標,成立招標評審小組,吸納生產、技術、采購、質量等相關人員參加,并對采購物資的質量實行跟蹤調查。建立《物資使用情況反饋制度》,不定時對各使用部門回訪,讓使用部門參與對采購物資的價格、質量監督;對物資采購中出現的問題,及時分析原因,根據情況提出處理意見,促使采購部門增強責任心。充分發揮管理職能,堅持全方位審核。對采購物資在審價過程中不是簡單的以價審價,而是結合生產情況、根據生產計劃、倉庫庫存等各方面信息,監督物資采購質量、控制物資的采購數量,盡量減少資金占用;在價格審核過程中及時發現管理中存在的問題,提出建議并監督實施。
5、 建立外協、采購戰略合作伙伴
【關鍵詞】建設工程；合同管理；管理措施；意義
1 建設工程合同的概述
《中華人民共和國合同法》(以下簡稱《合同法》) 以及其他相關法律、法規是在1999年頒布并實施的。其做到了與國際建筑市場接軌，最大的作用在于規范和完善了我國建筑市場, 加強了建筑工程的執法力度,確保了建設工程的質量和投資,維護了合同雙方當事人的合法權益,使建筑行業逐漸步入合法發展、快速發展的軌道。
在一個工程建設項目中，建設工程簽訂的合同種類可能有多種,主要有:1、建筑工程勘察設計合同。這一合同是指項目法人(業主、發包人)與勘察人、設計人(承包人)為完成一定的勘察、設計任務,明確雙方權利、義務而簽訂的協議。此合同的簽訂需要提交的內容包括有關基礎資料、勘察設計文件(包括概預算)的日期和質量要求、費用及其他協作條件等。簽訂合同的雙方可根據《建設工程勘察設計管理條例》(國務院293號令)、《建設工程勘察質量管理辦法》(建設[2000]167號)等法律條文來簽訂。2、建設工程委托監理合同。其可簡稱為監理合同，是一項高智能的技術，是指業主聘請監理單位代其對建設工程項目進行監督管理,明確雙方權利、義務、責任的協議。主要內容包括監理對象、雙方權利、義務、責任、酬金、違約責任和爭議解決方式。能夠支撐這一合同建立的法律依據有《工程建設監理單位資質管理試行辦法》(建設部令第16號)、《關于工程建設監理費有關規定的通知》(國家物價局,建設部(92)價費字479號)等。3、建設工程施工合同。這是一個承包人進行工程建設施工,發包人支付價款的合同。簽訂合同時要注意的是工程范圍、建設工期、開工與竣工時間、工程質量標準、工程造價、技術資料交付時間、材料設備供應、質量保修范圍和保證期、雙方互相協作條款等項目。要想維護自身合法權益，需要全面了解《中華人民共和國招標投標法》、《建設工程質量管理條例》(國務院279號令)、《建筑工程施工許可管理辦法》(建設部71號令)等法律文件。我國的另一實際具體情況是國家建設部、國家工商行政管理局(2000年)的《建設工程施工合同文本》是各類工業與民用建筑施工管理和設備安裝的合同樣本，我們應當正確使用法律武器，用法律來武裝自己的頭腦。4、建設工程物資采購合同。其是指具有平等主體的自然人、法人、其他組織之間為實現建設工程物資買賣,設立、變更、終止相互權利、義務關系的協議,包括兩種合同形式：材料采購合同和設備采購合同。這一合同詳細的記載內容是雙方當事人的詳情、合同價款、技術標準和質量標準、采購數量和計量方法、包裝方式、付款方式和辦法、交貨期限、違約責任及其他條款等。這一合同簽訂的法律依據有《建筑法》、《工程建設項目招標范圍和規模標準規定》(國家計委3號令)和地方法規等。5、建筑工程中較少用到的合同類型:加工承攬合同、技術合同、租賃合同等。
2 建設工程合同管理的內容
通過以上對建設工程合同的簡介，進而引出了建設工程合同管理的定義,指工程建設活動中發生的各種合同,對合同條件的擬訂、協商、制定、履行、索賠等情況的檢查和分析，從而進行科學化、規范化、系統化管理的工作。只有實行對合同的正確管理,才能達到建筑工程的各個目標,使工程在建設過程中實現有法可依、有章可循，公正地維護合同雙方的合法權益。
建設工程合同管理的內容包括：1、建立合理合法的合同管理體系及其管理制度,建立和健全合同管理檔案。2、在合同簽訂前對建設工程合同的管理。應采取認真、嚴格的態度,做好市場調研和市場預測、資信調查和訂立應具備的相應條件調查等合同訂立前的準備工作。3、在合同簽訂中對建設工程合同的管理。簽訂雙方應當時刻記住簽訂合同是一種法律行為,應當認真憑實據嚴肅擬定合同條款,做到合同合法、公平、全面、明確、有效。4、在合同履行中對建設工程合同的管理。認真分析和跟蹤管理合同執行情況,及時處理有關工程索賠事宜和合同糾紛事宜。
3 加強建設工程合同管理的措施及其意義
在建設工程合同管理的實踐過程中出現了一些問題，比如說1、合同訂立人對有關法律和法規的了解不全面或者不清楚；2、合同無臺賬，沒有專人管理等一系列問題。所以為了加強建設工程的合同管理，我們應當采取相應的的措施：1、要對建筑法規及合同法進行普及教育,對合同管理人才進行專業的培訓。合同當事人通過學習建設工程合同的有關法律法規,提高他們知法、懂法、用法的能力,從而公正、公開、獨立地開展工作,把建設工程合同管理工作做到最好。2、設立專門管理建設工程合同的機構并配備相應高素質的合同管理人員。設立的這些專門合同管理機構和配備的合同管理人員應當對建設工程合同實施登記、審查等監督管理,并建立和健全相關的規章制度。特別針對實施過程中出現的合同無臺賬的普遍問題，應加強改進，建立合同臺帳,并對臺賬進行定期的統計和檢查。3、制定合同示范文本，并積極推行合同示范文本制度。這樣對當事人了解、掌握有關法律法規和合同簽定的合法、公平、全面、明確、有效起到很大的作用。同時還方便政府合同管理機關對建設工程合同的監督和管理。4、引進計算機管理的方法，建立以數據庫系統為基礎的合同管理制度,把信息進行收集、整合、分析和儲存，從而方便信息資料的使用。
工程建設管理中一項重要的內容就是對建設工程合同的管理。在工程建設過程中的質量、工期、投資都需要合同管理的調整、保護和制約。其突出的特點是涉及面廣、綜合性強,所以應當重視對建設工程合同的管理。其意義在于：1、適應了社會主義市場經濟發展的要求。2、符合現代企業自身的發展要求。建筑工程合同中的合同的簽訂是業主與建筑施工企業進行工程建設的重要法律形式,是建筑施工企業入市的橋梁和紐帶,同時最重要的是關系到建設當事人雙方的切身利益。3、有利于提高合同履約率，保證了工程的質量。4、有利于建筑企業與國際市場接軌。我國已加入世界貿易組織，其國際通用條款就包括了要簽訂合同、要規范合同、當事人要自覺按合同辦事,以誠信來打開工程建設市場,促進中國建筑行業的發展,這對全面提高工程建設和管理水平具有重要和現實的意義。所以本行業的從業人員應當擔負起這一重任，為中國的建筑行業貢獻出一份力量。
4 結語
雖然《中華人民共和國合同法》頒布實施很多年了,但是在建筑工程的建設過程中,建設工程當事人對合同的簽訂和對合同的管理依然不夠重視。希望通過本文對建設工程合同及對其管理突出的實質性意義的介紹，能夠讓建設工程當事人進一步了解建筑工程合同，重視對建筑工程合同的管理，并且為了維護自身合法權益而付諸實踐。
參考文獻：
[1]全國監理工程師培訓教材編寫委員會.工程建設合同管理[M].北京:知識產權出版社,2001.
[關鍵詞] 工程項目；物資管理；質量保證；過程控制
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 21. 060
[中圖分類號] F273 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）21- 0117- 03
物資管理就是通過用料申請、審批、采購、運輸、倉儲、保管、領用等活動，解決物資供需之間存在的時間、空間、數量、品種以及價格和質量等方面的矛盾，銜接好生產中的各個環節，確保生產的順利進行。目的是通過對物資有效管理，降低生產成本、加速資金周轉，保證企業的收益并提升市場競爭能力。航天型號產品用元器件管理實行“五統一”管理原則，即：統一標準選用、統一組織采購、統一監制和驗收、統一補充篩選和到貨檢驗、統一失效分析；航天型號產品用材料管理實行“四統一”管理原則，即統一選用、統一復驗、統一認定、統一失效分析。型號產品物資配套管理需要開展全流程的物資管理工作。
1 物資選用控制
新研發單機需進行物資選用審查，需編制元器件選用清單、材料選用清單。
根據物資選用情況，需完成的專項審批包括：目錄外元器件和目錄外材料審批、首次選用進口元器件審批、元器件的不一致情況審批。元器件和材料的選用應按照型號選用元器件、材料質量保證要求的規定，在選用目錄內選用，選用目錄外的元器件和材料，要上報物資中心，經過主管所領導審批后方能選用。如型號任務有特殊要求，應在型號任務指定的選用目錄內選用元器件、材料。
首次選用是指在引進元器件選用目錄或型號指定的引進元器件選用目錄范圍內首次選用的在上天產品中無使用經歷的進口元器件，對于品種規格相同但生產廠家變更的，也視為首次選用；對于選用超出選用目錄或型號指定的引進元器件選用目錄規定的進口元器件按目錄外管理辦法執行。首次選用進口元器件按照規定填寫首次選用進口元器件審批單，上報物資中心經過主管所領導審批后實施。
元器件在使用等過程中出現的與標準規范及相關型號元器件保證要求規定存在低等級、不合格、超出最長存儲壽命仍需使用等不一致情況時，按照管理要求，需填寫元器件不一致情況審批單，上報物資中心經過主管所領導審批后實施。
新品物資的各項技術指標，要緊密結合型號任務的需要，既要跟蹤世界先進水平，又要考慮國內的基礎，不能脫離實際。新品物資應按照需求論證、申請立項、簽訂研制合同、研制過程管理、鑒定定型等過程進行項目管理。新品物資必須經過定型鑒定和適用性驗證，確認滿足產品要求后，方能應用于型號任務。滿足型號使用要求，由型號承擔單位或型號承擔單位與元器件生產廠一起設計，其加工、制造、生產的部分或全部在型號承擔單位或元器件生產廠的元器件屬于專用元器件，其按照專用元器件管理辦法執行。
外協產品中的新研發單機需進行物資選用審查，供方編制元器件選用清單、材料選用清單提交外協方。外協方組織相關人員進行物資選用審查，形成選用審查意見，并明確需提交專項審批的項目清單，供方向外協方提交專項審批的審批單。供方在型號研制過程中，新增物資選用品種時，應將新增部分提交外協方進行物資選用審查，選用變更后的選用審查程序同首次選用審查進行控制。
2 物資采購控制
包括由自行采購元器件、材料的組件研制、通用單機、定制單機類任務和自行采購材料的零件機加類任務。
采購物資申報根據型號或產品任務需求編制配套物資需求清單，并同時明確或編制采購物資的訂貨技術要求和驗收要求。應組織對采購申請文件進行審查，確保所規定的采購要求是充分與適宜的，并留有記錄。采購信息除了包括有關產品的要求之外，適當時包括對供方的產品、程序、過程和設備提出有關批準和鑒定的要求，還包括對供方某些崗位的人員的資格和技能提出要求、對供方通過質量管理體系認證的要求，必要時可提出審核的要求。
航天型號產品用國產和進口元器件的采購工作由物資中心統一組織管理，負責采購并對采購過程進行管理，進口元器件也可委托有資質的物資中心負責采購和管理，元器件集中采購流程如圖1所示。
應建立配套物資合格供方管理辦法，編制合格供方名錄，采購物資的供方應在合格供方名錄中選擇。應對供方提供的物資進行質量監督，發現問題及時向供方反饋，并對合格供方名錄進行動態管理。
采購合同或訂單要以批準的采購文件為依據，應符合采購信息的要求，符合產品或型號質量保證的要求，采購物資的供方應在批準的合格供方名錄中選取。采購合同或訂單要寫明訂購物資的名稱、型號（牌號）、規格、供應狀態、技術條件、包裝、交貨日期、驗收方式等內容。對需要下廠監制和驗收的物資，要在采購合同或訂單中明確。采購合同或訂單除了對采購物資的要求，適當時還應包括對供方的其他控制要求，采購合同管理流程如圖2所示。
3 物資質量保證
包括自行采購元器件、材料的組件研制，通用單機、定制單機類任務和自行采購材料的零件機加類任務。
元器件（含線纜）應送有資質認定的元器件可靠性中心進行質量驗證；憑開具的合格證入庫、裝機使用，經補充篩選或復驗不合格的元器件應及時隔離和處理。根據采購物資的質量驗證要求，材料由具備質量驗證資質的單位和人員進行質量檢驗，需要時進行現場監制驗收。
采購物資到貨后，應將物資放在“待復驗”區域，采購人員和保管員應及時根據采購合同及訂單，核對采購物資的名稱、型號規格、數量及質量證明文件等，檢查物資的包裝及外觀。經質量驗證合格的物資，由質量檢驗人員開具檢驗合格證明并交保管員，對質量驗證不合格的材料，執行不合格品審理程序并及時通知采購人員。憑質量驗證合格證明辦理入庫，入庫時保管員要對采購物資的實物和質量驗證合格證明的一致性進行核對，有效期或油封期符合有關規定。產品研制中出現的元器件和材料失效，按照元器件及材料失效分析管理辦法，將失效元器件送可靠性中心進行失效分析，根據失效分析報告的結論采取處理工作。不合格品審理后，不能使用的物資應做出“禁用”標識，并隨禁用物資附禁用記錄，包括型號任務、單板或零組件編號、物資型號規格、批次號、禁用原因、填寫日期等。禁用物資應采取隔離措施，在產品的元器件清單備注欄應填寫“更換”字樣。禁用物資應定期進行回收處理，從生產現場清除，確保不發生禁用物資誤用。
當接到元器件、材料質量問題舉一反三的通知后，應依據元器件質量問題和材料固有質量問題處理管理辦法等管理要求，開展舉一反三的檢查和處理工作。物資發生質量問題后，要按規定進行不合格品審理，根據審理結果完成后續工作。經失效分析判定為批次性質量問題的，應及時將信息報送外協方，并開展舉一反三工作。應根據元器件和材料使用常見多發問題及風險控制要求，加強元器件、材料使用過程的質量控制。
4 物資領用控制
包括帶料加工的零件機加類任務，委托采購元器件的組件研制、通用單機、定制單機類外協任務，由外協方提供元器件的電裝固封類外協任務。
應明確專人負責物資的領用工作，領用人員依據領用憑證領用物資，負責對領用物資和領用憑證的一致性進行復核，負責接收物資的實物管理，負責實物標識的有效轉移，負責將質量證明文件有效傳遞到下一個工序。應對領用航天型號產品用元器件的人員進行防靜電專項培訓，確保領用人員在領用和轉運元器件時采取有效的靜電防護措施。
帶料加工的零件機加類任務，依據帶料加工申請表領用材料；委托采購元器件的組件研制、通用單機、定制單機類任務，填寫元器件領用清單，清單中明確元器件的型號規格，質量等級、數量等，依據元器件領用清單領用元器件；由外協方提供元器件的電裝固封類任務，按照提供的藍圖和配套元器件清單領取元器件。
5 物資倉儲管理
包括零件機加、電裝固封、組件研制、通用單機、定制單機類任務。
采購物資應按性質、類別、型號、規格、爐（批）號等分別貯存和保管。入庫物資應及時建賬、建卡，將標識置于醒目位置。貯存采購物資的場所應滿足物資的貯存要求，型號產品配套使用的元器件、金屬和非金屬材料以及機電材料等應分別貯存在清潔、通風、無腐蝕性氣體的倉庫內，專人保管。貯存配套物資的場所還應滿足物資其他的特殊要求，如防靜電、磁屏蔽、濕度、油封等。保管員應每年對庫存物資的外觀情況進行檢查并保持檢查記錄。對有貯存期要求的物資應該及時檢查，對已到有效貯存期的物資應加明顯標志隔離，并及時通知有關人員按規定復驗或轉庫。
發放物資的型號 、規格、爐（批）號、技術標準、質量等級、供應狀態和數量等，應與配套元器件清單或零件材料明細表等發放依據性文件的內容一致，并符合有效貯存期的規定。保管員應根據物資發放的依據性文件定額發料，并如實記錄發放物資的數量、批次號、復驗合格證號等信息。物資不能混批發料，發放物資的批次號信息應記錄在物資領用單據中，并隨發放物資一同傳遞，物資庫存管理流程如圖3所示。
6 物資配套風險控制
包括通用單機、定制單機類任務。
要對存在配套風險的物資進行有效識別，編制風險物資清單，并制定針對性的解決措施。要及時統計型號物資配套進展信息，不能滿足產品生產、交付計劃要求時，要及時將配套風險、風險等級及采取的相關措施報送外協方。要按照型號配套物資信息上報要求，完成型號物資配套信息的報送工作。
7 結 語
總之，在科研院所航天型號項目管理中，對物資的控制管理有著十分重要的作用。這樣不僅可以對項目成本進行有效的控制，還保障了科研任務的進度和質量，促進科研單位的總體競爭能力得到不斷提升。但是，從當前物資管理工作的實際情況來看，還存在著許多問題，這需要勇于進行大膽的實踐和探索，完善和優化物資管理流程和控制程序，鞏固用戶、物資中心及供應商之間的協作關系，形成以用戶為導向、內部管理規范、供方支撐有力的航天型號物資供應鏈體系，不斷提高科研管理創新能力和管控水平。
主要參考文獻
[1]王思成.加強物資管理有效控制項目成本的探討[J].黑龍江科技信息，2014（16）：279.
[2]馬文生.軍工企事業單位物資管理信息化研究與分析[J].才智，2014（21）：291，294.
[3]厲立.航空科研院所物資管理優化研究[J].經營管理者，2013（19）：92.
[4]郭蓬舟，徐心宇，王朝陽，等.航天型號通用物資管理模式的探索與實踐[J].航天工業管理，2014（z1）：53-55.
關鍵詞：醫療設備 合同檔案 管理
中圖分類號：C939 文獻標識碼：A
醫療合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，對醫院的生存和發展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場經濟的發展，合同檔案在醫院采購管理工作中的重要作用日顯突出，加強合同檔案管理工作，已經成為醫院檔案工作中的一項重要內容。
隨著許多高新技術醫療設備的引進，醫療服務質量和診斷水平的提高。醫院采購管理工作成為不可或缺的重要環節，科學、規范、標準的合同檔案管理是采購管理工作的可靠保障。這些檔案的形成清楚地反映出采購過程完整的經濟活動，真實地記錄了醫療設備購置的歷史，在整個醫院的檔案管理中具有重要意義。
一、醫療設備合同檔案管理的重要性
（一）現實憑證作用
分析研究《合同法》我們可以發現，合同檔案最突出也是重要的特點是要依據憑證性，也就是說依法訂立的合同， 對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務的轉讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據合同檔案，否則，就要承擔由此產生的法律后果[1]。醫療設備合同檔案是處理醫療設備糾紛的依據。醫療設備管理中，難免發生這樣、那樣的問題，如：技術資料的丟失、購買后質量不好或缺件、不按操作規程使用損壞設備或配件、經濟效益發揮不好等。這些問題要明確責任進行處理，就必須依據醫療設備檔案中的材料，按制度進行分析和落實責任。這樣才能使管理水平逐步提高，防止類似問題再次發生。因此，在醫療設備采購中，合同檔案不僅是對合同訂立雙方的憑據，也是醫院內部協調的憑據。不同的職能處室收集不同的合同檔案資料，承擔相應的職責，在合同訂立和后期實施過程中，存在的各種矛盾和責任追究，就需要通過合同檔案來細化和評判。
（二）轉化參考作用
合同檔案可以為醫院再次購置同品牌同型號醫療設備及領導決策提供歷史依據，將合同檔案轉化為重要的經濟信息，從而降低設備購置和維護的成本，爭取在采購談判中的有利地位。在采購招標過程中，經常能遇到供應商報價高的問題，而這時合同就成為我們的有利參考。醫院采購的歷史合同、兄弟醫院的購買價格和配置，都是我們談判的有力依據，使醫院在采購過程中節約大量的資金，保證以最優的價格購置需要的設備。
（三）潛在預備作用
當醫療設備突然出現故障時，為工程師判斷出現故障的原因和維修提供參考，減少判斷和維修的時間和費用。在醫療設備招標采購時，我們會依據設備的情況，在合同中訂立相關的補充條款，例如重要零配件的價格、相關的服務、后期維保的費用等，這些對于我們今后在設備使用過程中有很大的幫助，能夠最大程度地保證機器的正常運行和病人的正常診療。
二、合同檔案管理中存在的風險
（一）合同的規范化
合同是合同檔案管理的主題，一份合同是否能夠發揮它的重要作用，最根本的在于合同的訂立是否規范，是否能夠在現實的經濟活動或買賣過程中起到憑證作用。現在的醫療設備購置合同，很多都存在不規范、不嚴謹，或有不平等的霸王條款等，這樣的一份合同在法律意義上，很難體現它重要的憑證作用。醫院作為醫療設備采購活動中的強勢主體，在合同訂立時具有一定的主導作用，這往往會使訂立合同的雙方無法保持平等的地位，這是目前醫院在訂立醫療設備采購合同時可能會存在的問題。
（二）檔案資料收集的完整性
對于醫院醫療設備采購來說，合同檔案的收集是檔案管理中最難的。合同檔案管理是一個過程，不是買賣雙方簽訂合同后就完成了所有檔案資料的收集。醫療設備采購的合同檔案管理包括：醫療設備的申請、審批，采購的調研論證，設備招標參數及與招標有關的一切資料，采購合同，驗收單，技術資料，這些組成了一套完整的合同檔案。而在實際工作中，有可能由于疏忽或隨意，使得合同檔案資料的收集不完整、有缺失。一般醫院大型醫療設備采購項目的合同檔案在收集方面比較重視，對于常規醫療設備合同和零星采購設備合同的檔案收集則不太重視。此外，有些醫院根本沒有將醫療設備采購合同列入當前的檔案歸檔管理范圍，使得材料游離在醫院檔案室實際的管理范圍外，也導致了醫療設備合同檔案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一個問題是在審核、審批、簽署的過程中，因為類別和性質的不同，各種檔案在辦理的時候經過了不同的承辦部門，存在著各種不同的承辦問題，需要在承辦的連貫性和一致性上有所提高。送交所有責任方，最后簽署，合同的收集才完畢[2]。
（三）缺乏專職檔案管理人員
基于醫療設備合同檔案的復雜性和重要性，就需要有專職檔案管理人員和檔案室，這樣更便于合同檔案的管理。但是由于采購部門繁重的采購工作，無法安排專職人員來進行管理，合同檔案的保存也沒有固定的檔案室，這對于醫療設備合同檔案的保管和維護有一定的風險，長此以往可能會導致資料搜集的不完整甚至是資料的缺失。
（四）檔案管理信息化程度低
目前的合同檔案管理還停留在普通的紙質管理階段，保存過程中容易有丟失，且紙質文件的保存要求較高，需要有專門的保存場所。有些通過對紙質文件的掃描，將文檔進行保存，方便查詢。但隨著醫院信息化的發展，紙質文件的保存已經跟不上現代化醫院發展的腳步，醫療設備合同檔案管理的低信息化程度不能滿足醫院后期發展的需要。
三、關于醫療設備合同檔案管理的幾點建議
（一）納入正常檔案管理范疇，規范醫療設備合同檔案管理
將醫療設備的合同檔案管理納入醫院的檔案管理，才能使它得到足夠的重視。醫療設備合同檔案的特殊性，使它在整個醫院的運行中有著不可取代的地位。因此，重視并嚴格管理好醫療設備合同檔案是醫院發展的重要環節。
除此之外，制定完善的醫療設備合同管理制度，明確合同管理辦法和實施細則，包括制定合同的簽訂和履行制度、變更與解除制度、合同糾紛處理制度等，是合同檔案規范管理的重要保證。醫院只有制定醫療設備合同管理制度和配備專職合同管理人員，才能保證醫療設備合同的合理、合法及實現合同集中管理，才能實現合同檔案齊全收集及規范管理，減少資料缺失和遺漏的問題發生。
（二）合同檔案資料的收集要全面、準確、及時
通過對合同檔案形式與內容的規范性的分析， 我們可以知道， 人們對合同檔案的全面性與準確性的要求較之于其他種類的檔案要高得多。這就要求檔案管理人員熟悉相關的法律法規， 了解合同的辦理狀況， 保證不遺漏與合同有關的檔案材料， 能夠準確、有力地反映當事人的合法權益[3]。醫療設備合同檔案需要了解醫療設備的相關政策法規，收集相關的資質證明材料，以保證購買醫療設備的合法性、合理性。基本醫療設備資料有醫療器械注冊證、供應商及生產商的資質、授權，特殊醫療設備還需提供計量證明、壓力證明等相關資質，這是醫療設備合同資料的特別之處。及時性，也是合同檔案資料收集的要求。合同本身是具有時效性的，因此合同資料的收集也需要及時，及時收集資料，及時整理歸檔，才能使合同檔案完整，并為以后的工作提供依據和參考。此外，檔案管理員應當加強與相關職能處室之間的溝通交流，充分發揮主觀能動性，了解不同職能處室合同檔案資料的產生情況，避免遺漏；要用發展的眼光來看待醫療設備合同檔案的收集工作，著眼于全局，做到未雨綢繆。
（三）運用信息化手段管理醫療設備合同檔案
運用信息技術科學地管理醫療設備合同檔案，實現醫療設備合同檔案數據采集自動化、檔案管理規范化、流程化，還可以解決原有檔案管理過程中存在的紙質合同檔案收集不完整、歸檔不及時的難點問題，解決管理模式與利用需求的沖突問題，解決檔案管理手段落后的問題。目前，我院運行的合同管理系統，是針對合同的信息化管理系統，包括合同內容、簽訂時間、付款信息、合同附件信息等，相較于傳統的紙質資料，更便于查詢、統計，而這就是信息化給管理所帶來的便捷。在醫療設備合同檔案管理中，使用信息化管理，將更大程度的確保檔案內容完整、利于檔案保存、方便檔案查詢，使得檔案管理人員更便于進行檔案管理。
合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分，是
醫院管理中的一項重要內容，是維護醫院合法權益的有力保障，具有十分重要的作用，可以為醫院的經營決策提供依據，有利于促進醫院的發展。隨著經濟生產和人們生活對醫療需求的增加，醫院合同檔案管理工作的內容不斷增多，管理工作變得越來越復雜，大大提高了醫院合同檔案管理的難度[4]。這就更需要全面了解合同檔案管理，采取科學的管理措施，實現高效、完整、科學化、信息化的合同檔案管理，才能充分發揮合同檔案的重要作用，為醫院的良好發展奠定基礎。當前，新的時代給檔案事業的發展提供了新的機遇。總之，機遇與挑戰并存，基層的檔案事業發展還有很大的進步空間。我們在做好日常歸檔工作的同時，還應當積極思考，從提升檔案服務效率的角度出發，不斷地用實際行動去檢驗、去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。
參考文獻：
[1] 田振英.論合同檔案管理[J].機電兵船檔案，2015（5）：49- 51.
[2] 吳鵬舉.醫院合同檔案的建立與管理探析[J].管理觀察，2014（31）：55- 56.
(一)采購計劃性不強，集中采購份額較低。需求計劃報送層次繁多，缺乏超前性、可預見性，需求計劃收集手段落后。由于采購信息沒有準確地收集和匯總，集中采購的推行難以實施，難以建立大宗采購與供應商的議價能力。
(二)設備資產盤活、保值增值有待改進。設備在項目完工后調配、處置以及閑置設備維護保養等方面，由于涉及資產產權、管理職責等方面的差異，容易造成設備經濟壽命降低，資產縮減。同時，設備資產結構需要進一步完善，設備配置、設備租賃的經濟技術分析論證工作需要加強。
(三)管理型項目設備物資管理力度不足。設備物資專業管理人員欠缺。設備安全、物資質量、采購核銷等關鍵環節存在一定風險。
(四)供應商管理模式有待改進。現有的設備、物資供應商管理方式落后，尚停留在統計備案基礎上，供應商申報、審批、維護的程序有待進一步規范;與供應商合作共贏的推進力度欠缺。
(五)信息化管理程度急待提升。面臨各項目點多面廣、資產結構龐大、管理環節繁多等特點，設備資產及運行管理，物資收發存與倉庫管理，采購及供應商管理等均需要通過信息系統實現。目前的設備物資管理信息系統在功能方面尚無法達到國際項目實際使用要求，制約了管理效率的提高。
二、實踐中的成功經驗
(一)必須以確保質量安全為第一要務。牢固樹立“安全供應第一、及時供應第二、經濟供應第三”的采購價值取向，始終把安全質量問題放在首位。通過深化供應商管理辦法，從源頭上防控采購質量風險;通過大力推進集團化采購，提高市場話語權，與實力雄厚、行業領先、產品質量可靠的大供應商建立穩定合作關系;通過強化駐廠監造、引入第三方檢驗機構，全程控制設備物資的質量問題。
(二)根據專業劃分處室和職能崗位，對內分工明確，對外有統一歸口。各處室有負責人統一管理，責任明確，專業化程度高，有利于專業精、業務熟。
(三)采用總部直接采購、總部組織集中采購和總部授權集中采購多種形式的集中采購，充分調動各直屬企業廣泛參與的積極性，最大限度地發揮集團化采購的規模優勢。
(四)完善供應商管理辦法，通過對供應商的考核和再考核，實現供應商管理的動態管控。
(五)堅持以信息化為重要手段，并讓各直屬企業直接參與到系統的操作，做到及時準確。通過專業軟件的實施，提高管理水平。
三、采取的提升措施
(一)重視制度建設，規范采購業務。制定和下發了《國際工程承包業務供應商管理辦法》、《關于規范采購款支付的通知》、《關于規范國際項目永久機電設備物資采購工作的通知》、《設備物資采購中心集中采購招標實施細則》、《設備物資集中采購招標管理辦法》和《出口退稅管理辦法》等管理辦法和制度。
(二)強化知識共享，指導引領提升。組織編寫了《國際工程項目貨物清關手冊》，為項目單位的實際工作提供指導和引領。
(三)創新業務流程，提高工作效率。開發了在線支付系統，通過付款工作流程的創新，各項目單位可以通過網絡自行查詢具體項目的賬戶資金余額，合理分配項目資金，在線發起資金支付申請，及時掌握采購合同款項的支付進度和審批流程，掌握合同簽署狀況，極大地提高了付款工作效率，有效避免了由于信息不對稱導致的工作脫節、付款進度滯后的現象。
(四)在項目投標階段，要求供應商參與，實現合作共贏、全生命周期總成本最低的新型管理。
(五)全程跟蹤重要機電設備的售后服務管控。
(六)為規避采購風險，建立了內部制衡機制，供應商準入、合同審核、付款由不同人員把關負責，采購工作的招標、評標、定標環節分別由不同負責人分管。
(七)加大對在建項目的“服務、引領、指導”工作，采取“超前服務、綠色通道、急事急辦、特事特辦、分類指導、知識共享”等措施，提升服務質量，提高工作效率，建立綜合信息管理系統。
(八)開始研究并拉開了推進戰略性和框架性合作協議的序幕。
四、實踐效果
(一)資源配置效果顯著提升1．通過總部和直屬企業兩個層面的集中采購，有效整合了物資需求資源。2．制定了供應商管理辦法，形成了國際工程的統一供應商名錄。與此同時，建立了扶優汰劣的動態量化考核機制，大幅度壓縮供應商數量，顯著提升了供應商網絡的整體質量。3．有效地整合了信息資源。建立了設備物資價格信息庫、物流信息庫、合格供應商信息庫。
(二)采購管理水平不斷提高1．逐漸確立安全供應、及時供應、經濟供應的價值取向。2．通過改革崗位流程設置，實行專業化分工、流程化操作運行機制。改變了以往部門“一條龍”職能設置，重操作、輕管理的局面，設備物資管理正在向更加嚴格、更加規范、更加科學的方向發展。3．以框架協議為主的策略型協議模式已經在貨運領域全面應用，并且嘗試在機電設備領域拓展戰略合作協議，采購集約化程度顯著提高。大幅減少了詢比價、招投標、簽合同等大量簡單的重復性具體操作，逐漸形成專業化管控的管理模式。
(三)反腐倡廉防線全面構筑1．將管理制度、業務流程固化在系統中，采購協議、價格等信息全部在軟件系統上記錄，讓采購信息透明化。2．通過實施專業化分工、流程化操作運行機制，徹底打破了傳統的“一竿子插到底”的工作流程，實現了供應商管理、詢價、合同會審、付款、物流等權力分置，形成了在業務過程之中、環節之間的相互監督制衡，對權力的約束性得到顯著增強。3．加強了合格供應商管理，實現供應商的動態量化評審，制止了不合格供應商混入供應商隊伍。
五、結束語
(一)加強制度建設。在總結以往工作經驗的基礎上，編寫有關設備物資管理方面的制度辦法，全面提升國際業務設備物資管理水平。
(二)計劃將供應商管理、合同管理、物流管理、投標報價管理、營運管理、綜合管理等子流程上線運行。
(三)加強與供應商的合作力度。通過與國際、國內知名供應商建立“合作共贏、高效運作”的伙伴關系，引領合作伙伴適應國際市場的競爭，提高公司的核心競爭力。
(四)加強永久機電設備的全過程管理，通過建立“分類指導、信息共享、風險管控、高效運作”的工作機制，全面提升永久機電設備的專業化團隊建設，為國際EPC項目投標、履約等提供堅強有力的支撐。
1.1項目分包方履約信用不合格如果分包方信用度不高、履約能力不強，那么就算分包合同條款擬的再好，他也無法按合同約定保質保量完成任務和義務。比如，產品質量不過硬、供貨能力不過關、服務水平不到位、墊資能力不達標等等，都是履約信用不強的具體表現。因此，如何科學選擇項目分包方，把好入口關，對確保項目分包方的戰斗力具有關鍵影響。分包方選擇科學與否主要在于其招投標是否公開透明，是否按照市場規律辦事。當前，多數項目在選擇分包方時都是項目責任人說了算，他說定誰就定誰。沒有引入相應的市場競爭機制，未對部分重要的分包分供單位進行招標采購，比如工程造價達到一定金額的專業工程分包、勞務分包；鋼材、混凝土、砌體、水泥、裝修工程主材、安裝工程主材等及占合同工程總造價一定比例以上的單項材料的采購；塔機、施工升降機、物料提升機、起重吊裝機、混凝土輸送泵等大型施工機具設備的租賃、安裝等，沒有起到擇優汰劣的效果。
1.2合同條款不嚴謹主要表現在以下兩個方面：①格式不嚴謹。作為合同起碼的格式和條款都沒有或者不全面，比如合同雙方和標的物都沒有寫，合同條款中沒有明確雙方的權利和義務等。②條款內容不嚴謹。具體包括條款書寫不規范、合同條款不全面、存在對發包方明顯不利的陷阱等，比如：合同中甲、乙雙方的具體名稱書寫不明，項目部的名稱和項目部加蓋的印章名稱不一致；合同內容中留有空格，沒有的內容未用“/”表示；合同條款中涉及到的重要條款未寫清楚。比如貨物驗收的具體人員及聯系方式未在合同中明確；合同條款手寫修改的內容沒有加蓋印章；關于合同條款中違約、爭議的地方未寫明具體的處罰措施或者是解決方法；合同中項目部違約罰款數額較高，且沒有上限；勞務合同中沒有明確勞務承包的范圍，價格、付款等具體信息；采購合同未明確采購材料的品種規格、交貨時間、驗貨人；設備租賃合同未明確設備的生產廠家、設備的編號、型號、出廠時間、設備檢驗是否合格等。合同條款不嚴謹，在合同履行過程中容易引發糾紛，產生負面影響。
1.3合同管理程序混亂①分包合同未履行嚴格的評審程序。分包合同簽訂前，項目經營部未組織項目職能部門進行合同評審。對于某些達到一定規模和金額的分包合同，按規定須報企業評審的，未及時報送企業評審。②合同評審流于形式，項目部對評審意見視而不見，未按企業合同評審意見修改分包分供合同。當不能按企業合同評審意見修改完善時，也未出具相應說明和承諾。③未嚴格履行工作流程，沒有評審就直接簽訂合同，或者“先斬后奏”，簽了合同后再走評審流程，變成了形式主義，失去了評審意義。
1.4分包合同履約過程檢查及糾偏不到位表現在分包合同簽訂后，項目部未及時組織項目管理人員進行合同交底，導致管理人員弄不清楚合同具體內容和需要注意的事項。項目部每月未組織項目分包分供合同的跟蹤（履約）檢查，未真實填寫跟蹤檢查記錄。分包分供合同跟蹤（履約）檢查后，未及時召開分包合同跟蹤（履約）檢查情況通報會議，未針對檢查發現的履約偏差及時糾偏。
1.5分包合同資料管理不規范分包合同資料沒有專人管理。分包合同履行過程中的條款變更和調整沒有及時記錄，雙方口頭議定的事項因為沒有形成書面記錄，事后由于缺乏證據保留容易引發糾紛。因為合同作為格式化、書面性的東西，如果記錄不明確、資料有缺失，很容易產生不同的解讀，造成不必要的麻煩。
2解決工程項目分包合同管理問題的具體對策
2.1嚴格評審和選擇工程項目分包方（1）規范合格項目分包方評審管理。為確保分包分供單位選擇的科學性，企業建立分包合格供應商名錄信息庫，項目經理部可在此名錄中選擇確定分包單位。若項目經理部在合格名錄之外自行選擇確定分包單位，必須按程序對分包單位進行評審，并保存評審資料及記錄，嚴禁未經評審確定分包單位。另外，公司對合格供應商名錄信息庫實行動態管理，定期對其進行評價和更新，符合要求的分包方繼續留在信息庫，達不到要求則拉入黑名單，絕不合作。（2）規范項目分包方的招投標采購管理。明確達到以下條件的分包單位的選擇，必須進行招標：工程造價超過50萬元及以上的專業工程分包、勞務分包；鋼材、混凝土、砌體、水泥、裝修工程主材、安裝工程主材等及占合同工程總造價的2%及以上的單項材料的采購；塔機、施工升降機、物料提升機、起重吊裝機、混凝土輸送泵等大型施工機具設備的租賃、安裝等。通過公開招標、邀請招標、詢價等多種方式，實現“貨比三家”，選擇到理想的項目分包合作方。
2.2規范使用統一的項目分包合同范本企業根據項目分包的頻率，組織召集企業、項目兩級相關的經營管理專家，群策群力，共同擬定并經常使用的項目分包合同范本，涵蓋專業分包、勞務分包、材料采購、設備租賃四大方面，提供給項目部選用。明確要求項目部不是特殊情況必須優先使用企業的分包合同范本。通過合同格式化實現對大部分條款的統一把關，可以大幅度地規避合同風險。
2.3重點把控常見的底線條款底線條款是指那些一旦突破就會形成潛在風險，一般情況必須確保的條款和內容，包括違反工程分包相關法律法規；條款約定明顯損害項目經理部利益；工程分包、勞務分包和建筑起重機械租賃安裝與無資質的個人、與無證照（營業執照、施工資質證、組織機構代碼證、稅務登記證、安全生產許可證）或證照不全的單位的；合同的承包范圍，工作內容描述不清，存在歧義；融資利息或延期付款利息高于月利息率2%以上；付款條件優于與建設單位簽訂的施工合同；工程分包、勞務分包未明確分部分項工程施工驗收標準，或驗收標準低于與建設單位簽訂的施工合同，低于公司創優標準；物資采購合同未明確建筑材料設備的質量標準和設計要求，未明確材料設備的技術條件、樣品要求，或未明確驗收依據；無《安全生產協議書》（主要物資采購合同除外）；工程分包和勞務分包未承諾不進行轉包或違法分包；勞務分包未明確合同外簽證或零星用工日（周）清月結要求；未明確雙方違約的情形及違約經濟責任等。底線條款不得輕易突破，若項目部因為特殊情況無法按底線要求擬定分包合同，必須嚴格按照程序進行評審，評審通過才能放行。
2.4規范履約過程檢查和糾偏重點是嚴格按照項目分包合同履約管理流程開展工作，包括組織日常和定期的分包合同履約自查、填寫跟蹤檢查記錄、召開檢查通報及分析會議、針對檢查發現問題制定糾偏措施、執行糾偏措施整改落實、整改落實情況復查等流程，環環相扣，進行PDCA循環，實現持續改進，不斷提升。
2.5項目分包合同資料檔案化管理①把項目分包合同資料分門別類，建立檔案，便于項目部查找和使用。②對項目分包合同資料實行動態化管理，根據項目分包合同從簽訂到過程管理的每一個環節，特別是對于合同條款的變更、補充等內容，做到及時更新、及時分析、及時存儲，確保分包合同資料管理完整、有序，為后續的工程結算做好充分準備。
3結語
關鍵詞：水電工程造價管理 控制
Abstract: Under the market economy the serious study of hydropower project cost controlling, find a practical approach, and to both can effectively control the project cost, and high quality, efficient completion of power station construction.
Key words: hydropower project; cost management; control
中圖分類號：TV7 文獻標識碼A 文章編號：
水電工程造價管理是一項非常復雜的系統工程，涉及到許多方面。造價的控制從總體上分宏觀控制和微觀控制二方面。宏觀控制是指國家通過總體指標進行的控制；微觀控制則是指在具體的工程項目施工中由建設單位、設計單位、監理單位及施工單位共同完成的控制。在市場經濟下認真的研究水電工程造價的微觀控制，更具有現實意義，也能更有效的合理的控制工程造價。 下面就水電工程造價微觀控制的幾個方面結合這些年的工程實踐談談自已的淺見。
一、現行水電工程造價的管理體制
近些年來，水電工程造價管理雖然逐步實現了從靜態向動態管理轉變，但有些項目仍習慣沿用舊的造價管理模式去控制投資，而建設項目的實施又處于市場經濟的環境之中，加之國內建筑市場不規范沒有一套完整的適應我國國情的政策法規可依，這就給水電工程造價管理帶來相當大的難度。
二、工程造價的宏觀控制
按現行規定，水電工程項目從規劃選點到竣工投產，要編制預可行性研究階段的投資估算，可行性設計階段的設計概算，技施設計階段的施工預算和工程竣工決算。下面僅對可研概算及施工圖預算進行探討。 可研是確定和控制基本建設投資，編制基本建設計劃，編制利用外資概算和執行概算，編制工程招標的標底，考核工程造價和驗收工程經濟合理性的依據。 因為水電工程規模大，技術復雜，建設周期長，不可預見因素多。從預可行研究到項目建成往往要跨越幾個政策階段，很難預見到國家政策法規何時調整及其對工程投資的影響程度，更難預測幾年，甚至十多年期間內的通貨膨脹率和物價上漲幅度。而基本預備費和價差預備費因規定的費率太低，遠遠不足以沖抵上述因素導致的投資增加，最后只得通過修編概來追加投資。所以可研概算只能作為國家宏觀調控的依據
三、工程造價的微觀控制
正因為上述種種不確定因素導致國家用于宏觀調控的可研概算，僅有指導意義，在市場經濟體制下，切實地抓好微觀控制更具有現實意義。首先建設單位應擔當起項目管理者的重任，對其建的工程項目要實施全方位的管理。他必須結合市場經濟的特點，從工期、質量、造價和社會效益等方面進行分析研究，對工程造成價微觀控制，以求得最佳的經濟效益和社會效益。
四、微觀控制的兩個重點
構成水電工程造價的內容有很多，但筆者認為重中之重的內容一是工程量，二是單價，如果在這兩方面能進行有效的控制，就可以有效的控制工程造價。水電工程是一個系統工程，比較龐大，比較復雜，要進行有效的微觀控制，必須建設單位、設計單位、監理單位、施工單位四方緊密配合，明確權責，并采用一些科學先進的管理方法，制定切實可行的制度，讓四方都作到有法可依。
五、如何實現兩個重點
下面結合松江河梯級電站工程談談如何實現兩個重點。
1、建立建全合同管理機制。主要簽訂三方面：①與設計單位簽訂設計合同。以優化設計為前提（設計合同中要求設計單位開展限額設計和優化設計），在實際施工中發現問題。②與施工單位簽訂工程承包合同。通過招標等方式，做到優勝劣汰，節省投資。③與物資供應部門簽訂物資采購合同。有效的控制主材的采購單價，充分體現了市場經濟的特點，并進行科學的材料儲備，合理的利用資金。
2、明確各種管理制度、辦法。 (1)以合同為依據制定工程投資控制實施細則，對合同預付款審定、工程價款結算、合同價格調整、施工機構設備租憑、材料定額消耗、價差結算、施工索賠處理、臨時工程簽證的工程程序、審核辦法、審批權限等作出詳細的規定。（2）圍繞工程投資控制，制定與之配套的一系列管理辦法：物資采購管理、施工機構設備管理、施工用水用電管理、施工設計管理、統計達標競賽評比辦法等等。（3）采用計算機技術，實現網絡資源共享。工程預算，統計報量、工、料、機械定額分析、施工網絡進度計劃等的編制，不僅減輕了經營管理人員的勞動強度，提高了工作效率，還曾加了合同管理工作的透吸度。這些管理辦法對控制工程造價，減少價格調整工作中的扯皮現象，起到了明顯的作用。
3、施工圖預算的審核。
松江河梯級電站在施工過程中合同外項目非常之大，編制單位工程單價占很大比重，施工圖預算的審核量非常大，審核工作越細致，就越能發現問題，甲、乙雙方對預算的審核都很敏感，因為這直接涉及到雙方的利益，甲方希望通過預算的審核，能有效的控的控制單價，從而控制工程造價。乙方希望預算能盡最大可能反映施工的實際情況，合理合法的創造效益。這就要求甲方在不違背原則的基礎上結合工程的實際情況合理的審核預算。松江河梯級電站工程采取了如下的劃施來控制工程造價：按照雙方都能接受的比市場價低的材料價格作為基礎價格，由甲方供應，編制預算時進直接費，不找價差，不取間接費。這種做法可節省投資10%左右，有效的控制了工程投資，降低了工程造價。
4、其他做法。
（1）在授權范圍內，對工程建設的進度、質量和投資實行監督控制和動態管理。
（2）引進競爭機制，降低工程造價。
（3）按審定的總進度，編制年度進度計劃、投資計劃和資金使用計劃。
（4）定期編制反映電站工程形象進度、資金使用、投資完成、下步工作安排等情況的工作報告。
（5）協調參加電站建設各承包單位、設計咨詢單位、監理工程師、地方政府之間的經濟關系并處理矛盾。
（6）嚴肅認真履行合同。審核承包單位、設計單位、監理單位的工程價款及費用結算。
（7）在不違背合同原則的前提下，實事求是地處理合同變更。
（8）組織設計、監理、承包單位認真研究和解決電站建設過程中的技術問題、優化設計方案、施工方案、采用新技術、新工藝、新材料，降低工程造價，提高工程質量。
（9）為了電站的整體經濟效益和總進度目標的需要，制定階段性進度目標，并對完成目標的各參加單位和做出貢獻的個人進行獎勵。
（10）負責電站主要材料物資設備的采購供應及成套設備的采購供應、保管。
EPC總承包，是港口機械工程項目的一種主流商業模式，包括工程設計、工程管理、設備供貨、施工、安裝、調試、服務等。港口機械EPC項目的主要成功因素包括四個方面，即行業背景（客戶關系）、重大項目業績、工程設計能力和項目管理能力等。隨著我國經濟發展進入結構調整階段，增長模式需要從粗放型轉變為內涵式發展。微觀層面而言，企業則要更加注重從管理效率的提高中得到效益，避免盲目擴大規模。這不僅僅是客觀環境的要求，也是企業發展的內在需要。實踐證明，管理水平深刻地影響著企業效益，而每一個港口機械EPC項目的商務管理水平則直接影響到工程企業的收入。因此，如何在具體EPC項目中實行科學有效的商務管理是很多企業關注的重點。
一、港口機械EPC項目的商務管理現狀
EPC項目的供應商通常是綜合實力比較均衡的企業，本文選取一家具有代表性的港口機械企業為研究案例。該企業自身定位于系統方案供應商，以港口機械工程設計與總承包為龍頭，設備的研發與制造為支撐，核心優勢業務以散狀物料輸送機械為主，客戶群體為國內外港口工程建設與運營商。目前，該企業已在業內頗具影響力，產品在國內外市場上都有一定知名度，整體方案設計能力得到認可。
該企業的EPC項目商務管理工作包括與項目各方建立協調關系，為項目實施創造良好合作環境；對項目的費用和進度做出綜合管理和控制；依據合同處理與業主或供應商的變更、糾紛、索賠、仲裁等事宜；港口機械竣工后組織交工和結算等工作，取得業主簽發的正式驗收文件；總結項目經驗，整理資料歸檔等。
（一）商務管理流程
1.項目策劃階段。這一階段主要進行EPC項目前期商務工作，包括項目可行性研究、項目總體規劃、合同條款設計等。該階段以業主需求的確定為標志，進行投標，以項目中標為成果。
2.項目啟動階段。啟動階段主要進行正式立項工作，包括組建項目團隊，制定項目實施方案和進度計劃、采購計劃，分析合同簽訂時的預計項目成本和收益。必要時，項目經理還應編制溝通計劃、費用計劃、風險管理計劃等。
3.項目實施階段。實施階段指的是按項目實施方案進行具體工作的階段，是港口機械項目實現產品的過程，該階段以機械設備的移交為標志。本階段的商務工作包括供應商評審選擇、監督制造與供貨等，是工作量最大，投入的人力、物力、財力最多的階段，商務管理的難度也最高。
4.項目結算階段。 項目完工后，項目經理在特定期限內組織與業主辦理完工項目的結算，并對業主開出全額發票；同時將完工報告提交財務部備案。
（二）商務管理核心員工
在港口機械EPC項目中，項目經理作為企業的代表與業主聯系，在合同條款和企業規定的范圍內對項目負全面責任。成本控制經理負責合同管理和有關商務文件的整理歸檔，對企業內部相關人員解釋EPC合同條款及變更，處理向業主催收款項及索賠等事項，制定項目費用控制計劃并編制報告，參與供應商評審。采購經理全面負責EPC項目材料采購工作，包括組織談判、簽訂采購合同并督促供應商履行供貨責任等。財務經理參加項目的經濟預測和決策，指導并監督項目的財務運作，歸集項目成本，編制項目的會計賬目，機械竣工后對整個項目成本進行分析。
二、商務管理中出現的問題
（一）尚未建立專業化的商務管理制度
合理高效的商務管理制度能夠為開展業務提供很好的指導。由于國內外港口機械工程市場競爭日益激烈，生產經營活動日益復雜，過去簡單的財務管理措施已不能滿足今天EPC項目的需求。目前我國對港口機械項目的研究較少，商務管理內部控制意識較差、管理手段落后，無法滿足企業現代化、精細化商務管理的要求。
（二）缺失項目風險識別和預防機制
項目業主、總包方、供應商都僅關注自身短期利益和資源耗損，一出現問題就通過法律訴訟解決，沒有建立風險預測和解決的機制。
（三）財務人員缺乏港口機械知識基礎
目前該企業港口機械項目商務管理的一個突出特點是項目財務管理水平較低，財會人員沒有多少機械知識基礎，缺乏既懂港口機械EPC項目預算、決算又能熟練編制會計賬目的復合人才。
三、加強商務管理的有效對策
（一）定制健全的EPC 項目商務管理制度
港口機械項目EPC項目的實際情況各不相同。在以往商務管理方法的基礎之上，如何根據企業自身的特點打造適合自身的商務管理制度是當前應重點關注的問題。商務管理制度包括項目招投標管理辦法、合同評審管理辦法、工期成本管理辦法、項目質量成本管理辦法、材料使用控制辦法等。建議企業汲取同行先進的管理經驗，借鑒類似工程企業的管理辦法，不斷創新，力求在短時間內實現商務管理制度的不斷完善。
（二）建立公平的考核機制和培訓體系
關鍵詞：招投標；造價控制；管理；
中圖分類號：TU723.3文獻標識碼：A文章編號：
所謂招標投標，是在市場經濟條件下進行大宗貨物的買賣、工程建設項目的發包與承包，以及服務項目的采購與提供時，所采用的一種交易方式。在這種方式下，通常是由項目采購(包括貨物的購買、工程的發包和服務的采購)的采購方作為招標方，通過招標公告或者向一定數量的特定供應商、承包商發出招標邀請等方式發出招標采購的信息，提出所需采購項目的性質及數量、質量、技術要求、交貨期、竣工期或提供服務的時間，以及對供應商、承包商的資格要求等招標采購條件，表明將選擇最能夠滿足采購要求的供應商、承包商與之簽訂采購合同的意向，由各有意提供采購所需貨物、工程或服務項目的供應商、承包商作為投標方，向招標方書面提出擬提供的貨物、工程或服務的報價及其他響應招標要求的條件，參加投標競爭。經招標方對各投標者的報價及其他條件進行審查比較后，從中擇優選定中標者，并與其簽訂采購合同。
一、建設工程招標類型
1、建設工程的全過程招標
全過程招標是指從工程項目可行性研究開始，包括可行性研究、勘察設計、設備材料采購、工程施工、生產準備、投料試車，直至投產交付使用為止全部工作內容的招標。全過程招標一般由業主選定總承包單位，再由其去組織各階段的實施工作。無論是由項目管理公司、設計單位，還是施工企業作為總承包單位，鑒于其專業特長、實施能力等方面的限制，合同執行過程中不可避免地采用分包方式實施。
全過程招標由于對總承包單位要求的條件較高，有能力承擔該項任務的單位較少，大多以議標方式選擇總承包單位，而且在實施過程中由總承包單位向分包商收取協調管理費，因此，承包價格要比業主分別對不同工作內容單獨招標高。這種招標方式大多適用于業主對工程項目建設過程管理能力較差的中小型工程，業主基本上不再參與實施過程中的管理，只是宏觀地對建設過程進行監督和控制。這種方式的優點是可充分發揮工程承包公司已有的經驗，節約投資，縮短工期，避免由于業主對建設項目管理方面經驗不足而對項目造成損失。
2、建設工程的單項招標
單項招標是指工程規模或工作內容復雜的建設項目，業主對不同階段的工作、單項工程或不同專業工程分別單獨招標，將分解的工作內容直接發包給各種不同性質的單位實施。如勘察設計招標、物資供應招標、土建工程招標、安裝工程招標等。
3、建設工程專項招標
專項招標是指某一建設階段的某一專門項目，由于專業性較強，通過招標擇優選擇專業承包商來完成。例如，勘察設計階段的工程地質勘察、洪水水源勘察、基礎或結構工程設計、工藝設計；施工階段的基礎施工、金屬結構制作和安裝等。
二、建設項目招投標階段造價控制的意義
1、招投標階段確定了建設活動的實施主體。通過招投標確定的施工單位，是建設活動的實施主體，其綜合素質的高低決定了項目質量、工期、安全等目標的實現程度，并最終體現在成本上。通過招投標這一競爭機制，選拔施工技術水平高、報價合理、資金實力雄厚、誠信可靠的施工單位，將有利于業主在項目實施過程中對成本的控制，有效避免施工質量安全問題造成的成本浪費、工期延誤帶來的成本損失、不合理報價中標單位后期索賠導致的成本追加。
2、招投標階段訂立的合同文件是控制工程造價的核心。首先，合同文件中訂立的中標價，即合同價，是建筑產品的初步價格，是確定最終結算價的基礎，應防止盲目壓低中標價，訂立合理的、招投標雙方均滿意的合同價，可減少索賠發生的可能性，使造價得到有效控制，同時也使招投標雙方把精力集中于保證工程質量、減少安全事故、確保工期等目標上，營造良好的經濟環境，確保建筑產品使用功能的有效實現；其次，合同條款訂立的嚴密性、合理性將對造價控制產生重要影響。合同中涉及費用的條款，如工程款的支付及結算、合同價的調整、索賠條款等都是造價控制的直接影響因素，一旦甲乙雙方在工程造價上出現爭議，合同條款就是索賠的依據，所以合同條款的約定直接影響最終的工程造價；再次，合同類型也是影響工程造價的重要因素。《建筑工程施工發包與承包計價管理辦法》明確規定：“合同價可采用固定價、可調價、成本加酬金的方式”，不同的合同類型將給承發包雙方帶來不同的風險因素。合同類型的選擇能否使業主規避風險，直接決定了其造價控制的成敗。
3、清單計價模式給招投標階段造價控制帶來新的挑戰。實行工程量清單招標的建設項目，其招標控制價、投標報價的形成均采取清單計價模式，可見招投標階段是實踐工程量清單計價的重要階段。然而，我國推行工程量清單計價模式的時間尚短，配套法律制度等尚不完善，必然使招投標階段的造價控制面臨新問題、新挑戰，只有充分做好招投標階段的造價控制工作，才能使業主享受到清單計價模式帶來的成本惠處。
三、招投標階段造價控制管理的主要方法
1、編制完備的招標文件。招標文件是業主控制工程造價的關鍵。一份完備的招標文件應包括：投標須知、擬簽訂合同的主要條款、招標技術要求、施工管理辦法、簽證管理辦法、設計文件、工程量清單等內容。其中，投標須知應明確招標范圍和工作內容，以避免界面劃分不清給造價控制帶來的負面影響；招標技術要求應明確擬建項目的功能質量標準，方便投標人正確理解招標意圖、合理報價；簽證管理辦法應明確可辦理簽證的情況及簽證辦理程序等內容，防止因規定不明而導致簽證費用得不到有效控制。
2、建立造價信息庫，合理編制招標控制價。2008清單計價規范以國家規范的形式明確提出了招標控制價的概念，招標控制價是招標人可接受的最高價格，高于控制價的報價可直接淘汰，以縮小評標對象范圍，集中精力評定出“合理低價”。
3、選擇最優評標定標方法。在評標定標方面，國外一般采用最低價中標法。但在我國，由于建筑業和市場經濟發育尚不成熟，隨著施工技術水平的普遍提高和投標競爭的日益加劇，在工程量清單招投標模式下宜采用合理低價中標法。合理低價中標法的基本思路是，先評技術標，再在通過技術標評審的單位中選出報價合理且最低的為中標人。
4、訂立嚴密的施工合同
4.1選擇最佳合同類型。工程量清單計價本質上是單價合同的計價模式。但在工程實踐中，業主可以根據招標工程的實際情況選擇最利于造價控制的合同類型，以實現風險的合理分擔。對于規模小、投資少、工期短的工程，可采用總價合同；對于大中型工程，多采用單價合同為主、總價合同為輔的合同形式，即合同中主要工程分項是包干單價、其他工程分項是包干總價。
4.2合同主要條款的約定 。一是約定工程款支付方式，目前常采用的支付方式有固定周期支付和按工程形象進度支付；二是約定工程計量條款，合同中應明確規定統一的計量規則；三是約定調整合同價款，細化條款內容，少留缺口； 四是約定雙方職責和索賠條款。
綜上所述，隨著工程量清單計價模式的推廣，招投標階段的造價控制應當引起造價管理者的充分重視，建設單位應建立正確清晰的清單計價模式下招投標階段造價控制管理思路，以確保成本目標的順利實現。
參考文獻：
[1]鄧定棟.淺析工程量清單計價模式下招投標階段的造價控制[J].四川水力發電，2010.3.
[2]潘建國，張蓓.建筑工程施工招投標階段造價控制研究[J].企業技術開發，2007.10.
[3]劉伊生.建筑工程招投標與合同管理[M].北方交通大學出版社.2002.
關鍵詞：物質供應；電算化；管理
中圖分類號：TN711 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9599 （2012） 17-0000-02
1 物質供應管理系統設計
1.1 物質采購管理系統
第一，采購計劃管理模塊。該系統模塊主要負責制定物質領用及申請計劃、外出與自制訂購物質計劃、以及匯總、修改和查詢物質計劃。該模塊還可為下年物質消耗計劃的制定提供依據，這主要是通過采用加權平均法對歷年物質消耗情況進行預算實現的。
第二，采購合同管理模塊。該系統模塊對訂貨合同的查詢、匯總和修改工作進行完備處理，分析合同的變更和履行情況、建立合同卡片，及時跟蹤合同到貨情況，按“經濟合同法”辦理每一份合同，打印合同變更和注銷便函。
第三，供應商管理模塊。該系統模塊建立各類物資的產品名錄庫，包括產品規格、名稱、最小訂貨量、型號和最低報價，此外還能建立各種物資的供應子庫，包含于對應供應名錄庫之下，節省采購費用和資金，實現采購物資的最優值。
第四，采購到貨管理模塊。該系統模塊主要負責按合同要求系統化管理到達貨物的規格、物資名稱、數量、批次和價格，并進行驗收和登記，查詢合同和到貨之間的關系是否平衡，防止少登、漏登、重登以及多登等常見于常規登帳過程中的現象。
1.2 物質庫存管理系統
隨著信息化時代的到來，市場經濟背景下在采用計算機管理物資的庫存可以克服原有的不足，實現倉庫的最優和最大利用，能夠實現對各類物資庫存數量的合理配置，減少物資倉儲時間，起到立竿見影的效果。庫存管理包括六大模塊，包括出庫登記管理、入庫登記管理、庫存盤點管理、物資調撥借出管理、聯網通訊管理、系統維護管理。
第一，入庫登記管理模塊。錄入形式為“驗收單”，以貨物資驗收入庫辦法為依據，完成入庫登記工作。包括供貨廠家名稱、物資規格、名稱、型號、驗收情況、到貨數量、運雜費處理情況、訂購價格等有關數據都被記錄在內，提供財務核算所需原始數據。
第二，出庫登記管理模塊。該模塊主要負責完成物資出庫登記工作，采取開據“領料單”的形式，記錄領料單位名稱、物資型號、規格、名稱、“實發數量”、“請發數量”、提貨人、開票人、單據編號和提貨日期等數據。自動在賬本上記錄數據，經過保管員發料后錄入單據，完成微機自動開票工作。
第三，物資庫存盤點管理模塊。該模塊可對物資庫存情況實現隨時統計和查詢，對各種物資領用數量、庫存數量及借出數量實現自動結余。自動完成盤盈和盤虧處理，確保賬實相符，自動平衡報表。
第四，物資借出和調撥管理模塊。該模塊可對每一種物資的借出和調撥情況進行自動跟蹤，顯示借出和調撥物資的狀態，包括借出歸還情況、借出單位情況以及調撥到哪里等，通過管理工作人員權限，落實責任到個人，防止實借出名調撥以及有借無還等現象，保證借出能還，調撥撥到實處。
第五，系統維護模塊。該模塊主要完成系統數據的刪除、備份、排序、恢復、索引、打印機選擇、系統參數設置、廠家通訊錄的增刪和修改，物資編碼庫等工作。
第六，統計查詢管理模塊。該模塊對匯總運算生成的系統數據的刪除、備份、排序、恢復、索引、打印機選擇、系統參數設置、廠家通訊錄的增刪和修改，物資編碼庫等進行查詢與打印。企業領導可根據報表和數字對企業經營管理水平、發展變化和結構等進行及時地了解和掌握。
1.3 會計處理系統
第一，報表管理模塊，包括資金匯總表、庫存明細表和各單位物資使用明細表。
第二，賬本管理、庫存財務管理模塊。該功能模塊較為獨立，特別適合倉庫保管員使用，該模塊包含一套獨立的出入庫記賬方法，在用戶面前將以往“手工記賬”模擬出來，使用起來直觀、靈活、方便，在用戶看來每筆賬務都歷歷在目，井井有條。如果用戶不想使用“合同管理”和“計劃管理”功能，對于微機管理要求不高，還可以獨立使用該功能達到靈活簡便的目的，最終拋棄過往“手工記賬”的方法，而使用計算機進行庫存財務管理。
第三，轉賬處理模塊。物資供應的每一環節，包括采購計劃編制、合同簽訂、貨物入庫、貨物調撥和借出、貨物歸還等都會自動生成各種報表，方便領導了解資金周轉和占用情況，加強庫房管理和采購管理，提供制定計劃的參考。
第四，物資賬薄查詢模塊。該模塊建立材料明細賬、庫房保管帳、材料差異帳、采購資金和采購物資的月報和日報等，供隨時統計和查詢。
2 物質供應管理電算化效益分析
物質供應管理電算化可極大提高企業的物資供應管理水平和經濟效益，減少資金和生產成本因產品超過保質期、賬實不符、庫存不足或過剩而被占用，降低管理工作的難度，從根本上解決了人工管理和手工記賬方式在物質供應管理方面的不足。物質供應管理電算化的具體效益如下：
第一，降低成本費用，減少人力成本支出。傳統物質供應管理方式是人工管理，由于分工較細，物質類別過多，同一項工作往往由多人共同完成，大大增加了費用支出，人浮于事的現象較為突出。實現物質供應管理電算化可有效解決這一問題，現代計算機技術的應用使得一個人完成原來需要多個人完成的工作變成可能，節約了費用開支和人力成本，并可將多余人員分流到急需人員的崗位。
第二，提高工作效率，降低勞動強度。傳統物資供應管理辦法依賴人工完成合同簽訂、物資計劃編制、保管、分類整理、供應、出入庫開票、財務憑證填制、財務人員記賬、財務報表編報、報表統計、信息的反饋、整理、收集等工作，特點是勞動強度大、點多人多、效率低、速度慢。實現物資供應管理電算化后，可以通過計算機完成大量工作，大大減少報表的統計和填報所需的時間，原來依靠人工需要3天時間，現在只需半天時間，從而將管理人員從單調和繁雜的事務中解脫出來，提高了工作效率，降低了勞動強度。
第三，降低庫存，提高計劃準確率。實現物資供應管理電算化之后，極大提高了物資計劃的準確率，實現物資的隨出隨進，增大庫存調劑量，與往年同期相比大大降低了儲備資金平均占用額。
第四，減少誤差，提高管理數字質量。傳統物資供應管理依賴手工方式處理數據，因此經常因為筆誤或不規范出現差錯，而電算化的實現則很好地解決了易漏記、誤記、錯記以及不統一和不規范等由手工記錄帶來的問題，提高數字質量。
第五，提高經濟效益，促進經營管理，加快信息流遞。物資供應管理電算化通過網絡系統及時地分析、匯總和記錄各類信息資源，并對其進行傳遞，極大提高了物資供應管理信息的共享程度、全面性、系統性和及時性，將經濟活動的一手信息及時提供給企業經營管理者并將之應用于經營管理，確保做出正確的決策，提高經濟效益。
3 結論
綜上所述，計算機在物資供應管理方面的應用是科學技術和經濟發展的必然結果，更是本行業適應市場經濟發展的需要，是新時展的產物。物資供應管理電算化和傳統物資供應管理相比具有巨大的優越性，它有利于企業做出正確的經濟決策，提高物資供應管理水平，降低生產成本，維持良好的資本運營，增加企業效益。
參考文獻：
關鍵詞：起草；評審；簽訂；履行；糾紛處理 中圖分類號：D923.6 文獻標識碼：A
一、合同的起草、洽談
項目合同主要分為項目保險合同、工程分包合同、物資采購合同、周轉材料租賃合同、機械租賃合同、地方協議、臨時租地協議、房屋租賃合同等
要由項目相關部門按照公司的合同范本起草，并項目部人員代表進行合同的洽談。訂立合同樣式參照公司相對應的合同范本執行，合同內容符合相關法律、法規要求，做到條款清楚，責任明確，特別是承包方式、結算辦法、付款方式、質量驗收標準、權利義務、違約責任、糾紛解決等條款要清楚、規范。
費用單價要充分考慮目前的市場行情以及現場的各種實際情況，并結合公司前期項目核算的內部預算指導價，進行洽談；
洽談選擇對象：對條件滿足要求，予以準入的協作隊伍要盡量多選幾家，原則最少不少于3家，通過資質、能力及報價等綜合評價，擇優選擇使用。
二、合同的評審
合同評審是指對擬定好的合同文本進行逐條審查和評價，包括合同相對人主體資格的合規性、合同履行的可能性、價格的合理性、內容的合法性以及表述的完整性、準確性等。
按“合同管理辦法”要求審核分包方的資質、能力；①建設工程施工合同、工序分包合同、專業分包合同、勞務分包合同等，對方必須是有資質的公司，應認真審查對方必須具備“五證一照”（ 企業法人營業執照、建筑業企業資質證書、安全生產許可證、組織機構代碼證、稅務登記證、法定代表人身份證明及非法定代表人簽訂合同時則需法人授權委托書）。其他買賣合同、租賃合同、加工承攬合同等，對方可以是自然人，法律另有規定的除外。②要求分包方所必須的勞力、材料、機械設備等資源配置必須滿足承包工程需要，必須具有在公司及其它類似企業中兩個以上項目施工類似工程的經歷。
審核合同措詞的嚴謹性、合法性，是否符合相關范本要求，特別是重點審核承包方式、結算辦法、材料供應、付款方式、質量驗收標準、權利義務、違約責任及糾紛解決等條款。審核合同的簽字蓋章。①雙方簽字、蓋公章（或合同專用章）；②雙方均加蓋騎縫章，保證自第一頁至最后一頁清晰、完整；③項目簽訂的合同需逐頁加蓋“項目公章”（正反兩面打印的亦需雙面加蓋）；④書脊處加貼封條，防止個別分包商惡意篡改合同。
審核履約保證金交納情況。按合同約定分包方應及時交納履約保證金施工完畢工程完工后，經有關部門驗收合格，按合同約定返還交納的履約保證金。
簽訂的合同必須經過評審并按評審意見修改后才能正式簽字、蓋章。禁止不簽不審、簽而不審、簽后再審、先進場施工后審簽合同的現象發生。
三、合同的簽訂
項目簽訂的合同，由相關部門主責人報請項目經理審核、簽字、加蓋項目公章，項目對外的一切經濟行為，必須以合同形式簽訂；不論是總價合同、單價合同，必須有詳細的工作量清單和甲供料清單，明確量和價。項目部對外簽訂合同，必須由項目經理簽訂，項目經理無權轉委托，其他任何人員均無權簽訂合同。
合同內容要求：應參照相應的合同范本執行，原則上不得使用合同相對人提供的格式文本訂立合同；確需使用的，必須注意避免該格式文本中有關免責、違約責任、爭議解決方式等加重公司及項目部的責任和義務、減免合同對方責任和義務的不利條款，否則不得簽約。
合同簽字蓋章。簽訂合同時，應當讓合同相對人先行簽字蓋章，或者雙方同時簽字蓋章。
四、合同的交底
合同簽訂完成5日內組織召集項目班子成員、項目各部門部長、各相關業務人員召開合同交底會議，由項目相關部門合同主責人當面交底，形成書面合同交底紀要書。交底效果要達到讓每位管理人員都對合同心中有數，對合同雙方的權利、義務都能正確、充分了解，重點要明確哪些費用由項目部承擔、哪些費用由對方承擔，以便于在合同履行過程中項目部做好管理和服務工作。
五、合同的履行
項目合同的履行，包括項目對《建設工程施工合同》的履行和項目對外簽訂的各類合同的履行兩個部分。
1、項目對《建設工程施工合同》的履行
（1）主要義務和權利：①主要義務：按設計圖紙施工；按合同約定工期開工、竣工、交驗工程項目；保證工程質量，確保施工生產安全。②項目經理部對業主的主要權利是：按合同約定及時收取預付款、計量款等；收回質量保證金，解除履約銀行保函的約束。對《建設工程施工合同》的履約管理，重點是要抓住工期、質量、付款、變更、索賠等環節的管理。
（2）當業主方發生不履行或不完全履行合同付款等義務時，項目經理部應及時、合理、客觀地督促業主履行合同；在對方不履行或不完全履行合同的情況較嚴重，影響到合同工期、質量、安全和公司經濟利益時，項目經理部應及時報告主管領導和公司相關部門，并重點做好相關索賠證據資料的收集、整理，并積極采取補救措施，盡量減少損失。
2、項目經理部對外簽訂的各類合同的履行
（1）主要義務和權利：主要義務是付款義務；主要權利是依據合同的約定，按期限、質量、數量，接受、接收合同約定的勞務成果、物資、機械、周轉料等。
（2）項目對外簽訂的各類合同履行過程中應注意做好：①遵照合同約定，正確履行合同；②做好“五證一照”有效期的監管工作；③及時發出必要的書函（會議紀要）：應簽證確認的一定要及時辦理簽證確認，并應當重視證據（資料）的法律效力；④抓住勞務作業的工期、質量、安全；⑤勞務分包方有無轉包、再分包合同的行為；⑥農民工工資發放的監管；⑦及時發現合同履行過程中對方可能發生和已經發生的違約情況，預防對方違約，并提出補足措施，保證合同正確履行。
（3）各主管部門在項目合同履行過程中應注意做好監督、檢查工作，督導項目部保證合同的順利履行。
（4）合同履行時應注意規避以下合同風險：①項目確認工程量、零用工及機械臺班要認真嚴格，必須由項目主管副經理每天審核并報項目經理簽字，過期無效。同時嚴格控制零用機械臺班及零用工用量；結算單形式要統一規范，所列項目齊全、數據準確，應扣款項顯示清晰，簽字人員簽字齊全有效。②協作隊伍交納的履約保證金要求簽約單位與匯款單位要一致，如果不一致必須向我公司出具證明書，防止法律上對方的“不當得利”。③大包項目嚴禁對外提供擔保，嚴禁協議隊伍以項目名義對外簽訂和履行租賃或買賣合同。
六、合同風險管理
各項目合同管理領導小組要以會議形式負責對本項目合同風險源進行識別、評估、提示、建立應急預案、及時處置。
項目經理部每月開一次有合同風險源級別確認和風險分析議題的會議，每季度必須召開一次合同風險源級別確認和風險分析的專題會議，通過會議討論分析，確定風險監控事項、監控程度等。
七、合同糾紛處理
發生合同爭議時，項目應首先積極的與對方進行溝通、協商，如協商不成應及時將有關情況向主管領導和公司法律事務部進行書面通報。
在遇有合同對方違反約定不履行義務時，項目經理部應積極采取措施催促對方繼續履行、補充履行、承擔違約與賠償責任等。
項目經理部應對履約出現問題的合同進行重點監控，包括合同履行完畢后超過一年仍未辦理完結算的、雙方有明確爭議導致款項拖欠的、以及合同對方明確表示要通過法律手段解決爭議的。
對合同糾紛、訴訟和仲裁案件，合同實施單位及其他有關部門要認真做好證據收集等工作，確保合同糾紛、訴訟和仲裁案件能得到充分合理的處置。
八、合同的變更、解除和終止
合同在履行過程中，對超出合同范圍的量、價變化必須及時簽訂補充合同，并嚴格遵循公司合同審批辦法執行，補充合同的審批程序與原合同審批程序相同。
解除、終止合同應簽訂書面協議，并按原合同性質確定審批手續。
九、合同內業管理
按合同的不同類型進行分類管理，并建立電子臺帳，臺帳中所登信息與合同內容、編號保持一致，實行“一合同一登記”原則，并根據實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效的開展合同文檔的查詢、利用工作。
加強合同基礎資料保存、使用及保密工作。合同原件應項目合同主管部門保管儲存，尤其注意合同原件保管的環境應當密閉、安全（建議專柜上鎖）。注意各類合同原件的保密工作，項目日常工作中應當盡量使用合同復印件（或掃描件），不宜使用原件；如確需使用原件的，應當嚴格按審批、借閱、歸檔制度辦理。保存的合同原件每月檢查核對一次，如有遺失、損壞，必須查明原因及時處理，并追究相關人員責任。
合同基礎資料，主要包括：①合同相對人的資信資料；②來往函件、數據電文、招投標文件、合同、變更合同、會議紀要、來往函件的簽收單據等；③計量結算憑證、物資結算憑證、機械結算憑證、財務結算憑證等；④會議紀要、備忘錄；⑤測量記錄、試驗檢驗報告、施工質量記錄、隱蔽工程記錄、施工日志、各類報告、申請、報表、驗工計價、氣象記錄及圖表、業主及監理的書面答復等；⑥反映工程實施情況的照片、錄像資料；⑦在工程實施過程中形成的各種記錄文件等。
項目對簽訂對方分發合同應做好《合同分發記錄表》，記錄能反映分發日期、合同接收人、合同去向等情況，分發記錄上應有分發人和接收人的親筆簽名，合同對方接收人必需是對方法人（或法人授權委托人，要有授權書）。
十、合同管理監督檢查
加強項目日常檢查與溝通，最大限度防范合同履行過程中的各種風險。合同監督檢查的主要內容是：①合同管理制度的制定和落實情況；或合同性文件的有效性以及總體落實情況；②合同基礎資料保管和合同管理檔案建立情況；主要是合同管理的各類臺帳的建立與健全，合同資料的整理歸檔情況；③合同管理信息的編制和分析工作；主要是合同信息及合同風險信息的分析、上報、處理；④合同的評審、簽訂和履行是否符合相關規定；⑤合同糾紛的處理情況；⑥對于在簽訂、履行和管理合同工作中，因違反合同管理制度，造成重大經濟損失的人員的責任追究情況。
結束語
