時間：2023-05-31 09:21:32
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇企業文件檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段
現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS 的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》?試行稿 國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院?中國兵器工業第五設計研究院 召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》?GB／T17678－1999 把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件?僅指計算機識別的文件 最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。
雖然當前企業內部的信息處理網絡得到了較大程度的進步，但是其資料和文件的傳輸信息化程度還不夠，這很大程度上限制了企業檔案管理工作質量的提高。企業檔案管理信息化不足的一個重要原因是企業還沒有建立完善的檔案管理信息系統，缺乏強力的系統和技術支撐，即便一些企業建立了信息系統，但沒能根據檔案管理工作的實際情況及時完善，也會降低企業檔案管理的工作效率，制約企業檔案管理的科學化、創新化發展。
二、促進檔案管理科技建設創新的策略
1.轉變觀念，提高企業對檔案管理的重視度
企業管理者及檔案人員要轉變傳統的企業經營管理，將提高檔案管理工作的科技建設和創新發展納入企業的工作重點內，充分意識到檔案管理工作對企業發展的重要意義。企業管理者要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育，各級領導要發揮引導作用，要與時俱進，利用現代化的管理手段和科學技術來技術調整和完善企業內部檔案管理工作。要加大對檔案管理工作的資金投入，加大對檔案管理的基礎設施建設，完善管理設備，建立科學化、創新化、信息化、現代化的企業檔案管理體系。同時，檔案管理人員要不斷豐富自身的專業素質，加強與其他工作人員的交流和溝通，吸收別人先進的管理經驗，增強自身的工作責任感。
2.制度保障，建立健全的企業檔案管理制度
健全的企業檔案管理制度是提高企業檔案管理工作質量，促進企業檔案管理科學化和創新化發展的制度保障。企業在構建檔案管理相關制度時，要遵循《檔案管理整理規劃》、《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規，確保企業所制定的檔案管理規章制度符合國家的制度要求，達到國家規定的標準，做到有法可依。同時，企業檔案管理制度的制定需要依據企業自身的生產服務要求，通過與企業各個部門的管理者和檔案管理工作人員召開會議研討，進行全面的討論后，起草初步的檔案管理制度。需要注意的是，制定好的檔案管理制度采用試行的方式，在某部門先試用，發現不足即可進行針對性的更改，以確保企業檔案管理制度的科學化和創新化。
3.電子化發展，重視電子文件管理
網絡化和數字化的普及發展，促進了企業檔案管理工作的發展和創新，檔案管理模式也從傳統的方式向電子化模式轉變，即由傳統的可視記錄識別轉換為機器識別代碼型發展，機器識別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統的紙質文件材料相比，電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上，修改形成后，即可貯存到辦公的信息數據中，技術人員和檔案人員即可實現信息的共享，弱化了檔案和文件的界限。同時，在企業的各項管理活動中，電子文件憑借其快捷、精確的特點正逐步取代了紙質文件，電子圖紙也以巨大的優勢被廣泛應用。利用計算機手段和輔助工具設計的電子圖紙，不僅易于存儲和查詢，還更加形象具體。此外，傳統的文書檔案、聲像檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業信息集成系統中各個流程和管理模塊的設置和發展。利用電子文件管理，能將分散在各個管理系統中的檔案信息通過利用計算機規定的指令來隨機調整和設置分類方案。因此，新形勢下的檔案管理科技建設創新工作，必須加強電子檔案和電子文件管理，實現企業檔案的數字化、科技化、信息化、創新化發展。
三、結語
中圖分類號：G271 文獻標識碼：B文章編號：1008-925X（2012）11-0067-01
摘 要 以編制供電企業輸變電工程技術檔案管理導則為例，探討研究了如何加強供電企業技術檔案管理，以更好地服務企業中心工作。
關鍵詞 技術檔案；管理：服務；供電企業
檔案管理是企業管理不可分割的重要組成部分。在供電企業加快實現“一強三優”現代企業的進程中，如何促進檔案管理水平全面提升，實現檔案工作由“事務型”向“參謀型”，由“傳統型”向“開拓型”、由“被動型”向“主動型”的“三個轉變”，是檔案工作者義不容辭的職責。
1 技術檔案管理是企業檔案管理的主要業務
檔案最簡單的定義是“直接形成的歷史記錄”。所謂“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，所謂“歷史記錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻。檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、法律性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現性為其本質屬性。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。
企業檔案的內容性質可以分為行政檔案、人事檔案、技術檔案等等。在以往很長的一個歷史階段，企業檔案管理往往被認為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問津的神秘色彩，而所謂的技術檔案僅僅當成了資料管理。
一般而言，技術檔案是指企業在生產經營活動中形成的，有具體事務的技術文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細內容包括任務書、協議書、技術指標、審批文件、研究計劃、方案大綱、技術措施、調查材料、設計資料、試驗和工藝記錄等等。技術檔案一般為內部使用，不公開出版發行，有些有密級限制，因此在參考文獻和檢索工具中極少被引用。
筆者在本文中就加強技術檔案管理，服務企業中心工作這一課題，并結合編制供電企業輸變電工程檔案管理導則的實際，做以下闡述。
2 編制供電企業輸變電工程技術檔案管理導則課題的提出和運用的技術手段
近年來，供電系統電力建設尤其是輸變電工程項目日益增多，在供電企業技術檔案管理中占據頭等地位，受到國家相關部門和國家電網公司的高度重視?！秶抑卮蠼ㄔO項目檔案驗收辦法》、國家電網公司輸變電工程達標投產考核辦法、國家電網公司優質工程評選辦法，都將檔案工作列為工程驗收和評比的重要內容。同時，電網建設、生產運行以及依法維權等工作中對工程項目檔案的需要也日益提高。
編制電網建設工程技術檔案中包括輸變電工程管理檔案導則，對該導則采取以下三種技術手段。
2.1 豐富完善工程項目檔案文件的歸檔范圍：一是以電力企業檔案分類表為綱。《電力企業檔案分類表》按工程建設的不同階段，設列了應歸檔文件的類別名稱和部分文件名稱，雖然不完整、不詳細、不全面，但結構上還是較為合理的
二是以《國家重大建設項目文件歸檔范圍》為基礎?！秶抑卮蠼ㄔO項目文件歸檔范圍》是面向全國各行各業各類建設工程的文件歸檔范圍，具有普遍指導意義。
三是以建設部管理規定、規范和標準為依據，豐富完善電力建設工程項目文件歸檔范圍。這些文件主要是指《電力建設施工質量驗收及評定標準》、《電力建設工程質量監督檢查典型大綱》、《建設工程監理規范》、《國家電網公司輸變電工程達標投產考核辦法》、《國家電網公司輸變電優質工程評選辦法》等等，依據這些文件全面收集工程建設管理、施工管理、監理、質量監督、驗評等各項活動中形成的各類文件材料，確定工程項目文件的歸檔范圍，豐富歸檔內容。
2.2 明確類目設置：電力工業企業檔案分類表制定于1991年，由于歷史的局限有些類目設置不科學，很多文件無法判斷其類屬；加上隨著電力建設的發展，形成很多新類型的文件，其無法歸入原來的類目中，在整理建設工程項目文件時給建設、施工、監理等單位兼職檔案員造成很多困擾，影響了工作效率。
2.3 確定整理方式：按照尊重文件形成的規律，保持文件內在聯系，保證歸檔文件完整、系統的原則，設計工程項目文件的整理方式，達到便于操作、便于查找利用。如工程項目質量驗評文件，按照工程項目質變過驗評標的結構設置單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批的結構層次，設立各層次應歸檔文件名稱，在整理案卷時，按照檢驗批文件、分項工程文件、分部工程文件、單位工程文件的順序依次排列，實現結構層次清晰、排列有序、不漏文件。
3 供電企業輸變電工程技術檔案管理的突破及其實施效果
3.1 工程項目文件的歸檔范圍：國家檔案管理部門出臺的相關規范是面對全國各行各業的各類工程檔案的，具有普遍的指導意義。
3.2 工程項目文件的分類方法： 編制電網建設工程項目檔案管理導則，明確所有應歸檔文件的分類號，解決《電力工業企業檔案分類表》中因類目設置不規范造成的分類不統一、不明確的不足，提高電網建設工程項目文件整理的規范化、標準化水平。
3.3 工程項目文件的整理方法：編制電網建設工程項目檔案管理導則，按照分類號、文件順序號的結構，詳細排列所有電網建設工程項目文件，為整理項目文件提供依據，為項目文件的齊全、完整提供保障，使項目檔案的分類編目更加科學合理，有利于日后的檢索查找，從而提高建設、施工、監理等單位整理項目檔案的效率。
電網建設工程項目檔案管理導則的實施，受到各單位專職檔案員、施工管理人員、監理人員、兼職檔案員的歡迎。
4 供電企業輸變電工程技術檔案管理的應用范圍及其效益
電網建設工程項目檔案管理導則適用于輸變電工程項目法人單位、建設管理單位、施工單位、監理單位、設計單位、設備制造單位、試驗單位等。它為企業帶來了直接、間接經濟效益和社會效益：
第一，提高了勞動生產率。電網建設工程項目檔案管理導則的實施，提高了項目文件歸檔的工作效率，以往，一個變電工程項目完成收集整理工作大約需要12人30個工作日，而現在用15個工作日即可完成，勞動生產率提高100%。
論文關鍵詞：技術檔案；管理：服務；供電企業
檔案管理是企業管理不可分割的重要組成部分。在供電企業加快實現“一強三優”現代企業的進程中，如何促進檔案管理水平全面提升，實現檔案工作由“事務型”向“參謀型”，由“傳統型”向“開拓型”、由“被動型”向“主動型”的“三個轉變”，是檔案工作者義不容辭的職責。筆者認為，在信息社會化和社會信息化不斷發展的今天，作為供電企業的檔案工作者，首先應該增強檔案為企業中心工作服務的意識，緊緊圍繞企業的需要，各部門的需要和職工的需要，主動開發檔案信息資源，并對檔案信息資源進行綜合加工、深度開發，為企業的科學發展提供經過提煉、深層次高質量的檔案產品，創造檔案信息服務的新形勢，開拓檔案信息服務的新領域，實現檔案信息服務的新目標，歸根結底一句話，就是要把技術檔案管理放在首要的位置上，并以此服務企業的中心工作。
一、技術檔案管理是企業檔案管理的主要業務
檔案最簡單的定義是“直接形成的歷史記錄”。所謂“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，所謂“歷史記錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻。檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、法律性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現性為其本質屬性。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。
企業檔案的內容性質可以分為行政檔案、人事檔案、技術檔案等等。在以往很長的一個歷史階段，企業檔案管理往往被認為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問津的神秘色彩，而所謂的技術檔案僅僅當成了資料管理。改革開放以來，特別是進入市場經濟以來，由于人力資源實行了廣泛流動，企業員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，技術檔案越發受到企業的高度重視，并成為企業檔案管理的主要業務。
一般而言，技術檔案是指企業在生產經營活動中形成的，有具體事務的技術文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細內容包括任務書、協議書、技術指標、審批文件、研究計劃、方案大綱、技術措施、調查材料、設計資料、試驗和工藝記錄等等。技術檔案一般為內部使用，不公開出版發行，有些有密級限制，因此在參考文獻和檢索工具中極少被引用。
創造最佳的經濟效益，促進企業科學穩定持續發展，是市場經濟條件下企業的中心工作，也就是我們常說的“經濟工作是企業的中心工作”。技術檔案盡管不是企業的核心經濟業務，但是它對于企業的核心經濟業務卻有著不可或缺的促進作用，特別是在市場經濟的大環境中，管好用好檔案，對資源開發的作用尤為明顯。企業的檔案管理工作要想更好地服務于企業的中心工作，就得把技術檔案管理擺在首要的位置上。
筆者在本文中就加強技術檔案管理，服務企業中心工作這一課題，并結合編制供電企業輸變電工程檔案管理導則的實際，做以下闡述。
二、編制供電企業輸變電工程技術檔案管理導則課題的提出和運用的技術手段
近年來，供電系統電力建設尤其是輸變電工程項目日益增多，在供電企業技術檔案管理中占據頭等地位，受到國家相關部門和國家電網公司的高度重視?！秶抑卮蠼ㄔO項目檔案驗收辦法》、國家電網公司輸變電工程達標投產考核辦法、國家電網公司優質工程評選辦法，都將檔案工作列為工程驗收和評比的重要內容。同時，電網建設、生產運行以及依法維權等工作中對工程項目檔案的需要也日益提高。實現工程項目檔案的規劃化、標準化管理是保證在項目文件的齊全、完整和及時歸檔，提高建設項目檔案管理水平，最大限度地滿足各方面需求的重要途徑，歸根結底還是要實現為企業經濟發展這一中心工作服務的根本目的。
編制電網建設工程技術檔案中包括輸變電工程管理檔案導則，對該導則采取以下三種技術手段。
1.豐富完善工程項目檔案文件的歸檔范圍
一是以電力企業檔案分類表為綱?！峨娏ζ髽I檔案分類表》按工程建設的不同階段，設列了應歸檔文件的類別名稱和部分文件名稱，雖然不完整、不詳細、不全面，但結構上還是較為合理的。收集工程項目文件的歸檔范圍和內容時，以分類表為大綱，充實相關內容，有利于編制工作的有序開展，同時避免大的漏洞。
二是以《國家重大建設項目文件歸檔范圍》為基礎?！秶抑卮蠼ㄔO項目文件歸檔范圍》是面向全國各行各業各類建設工程的文件歸檔范圍，具有普遍指導意義。編制技術檔案中的輸變電工程管理檔案時，必須以此為依據，充分利用已有的成果，補充電網建設工程技術檔案特有的文件材料，同時，剔除電網建設工程項目中不可能產生的文件類型，使其既具有豐富性、完整性，又具有簡便性、實用性。
三是以建設部管理規定、規范和標準為依據，豐富完善電力建設工程項目文件歸檔范圍。這些文件主要是指《電力建設施工質量驗收及評定標準》、《電力建設工程質量監督檢查典型大綱》、《建設工程監理規范》、《國家電網公司輸變電工程達標投產考核辦法》、《國家電網公司輸變電優質工程評選辦法》等等，依據這些文件全面收集工程建設管理、施工管理、監理、質量監督、驗評等各項活動中形成的各類文件材料，確定工程項目文件的歸檔范圍，豐富歸檔內容。同時在編制過程中吸收檔案業務骨干、工程管理人員、施工技術人員、監理人員、兼職資料員參加，發揮其了解各類管理范圍和標準，了解建設過程及需求的優勢，使歸檔范圍的制定更加符合電網建設工程項目的實際情況。
2.明確類目設置
電力工業企業檔案分類表制定于1991年，由于歷史的局限有些類目設置不科學，很多文件無法判斷其類屬；加上隨著電力建設的發展，形成很多新類型的文件，其無法歸入原來的類目中，在整理建設工程項目文件時給建設、施工、監理等單位兼職檔案員造成很多困擾，影響了工作效率。為解決這些問題，可以在研究電力工業企業檔案分類表的類目設置情況的基礎上，掌握類目設置的思想、原則、方法，根據其按工程的建設階段為主線，結合文種進行類目設置的情況，在不違背分類方案基本原則和分類體系的基礎上，依照檔案分類學的原理，調整不合理的類目設置，增加個別類目，明確新增文件類型的歸類方法，使新的類目設置結構更加科學合理、內容更加完善。
3.確定整理方式
按照尊重文件形成的規律，保持文件內在聯系，保證歸檔文件完整、系統的原則，設計工程項目文件的整理方式，達到便于操作、便于查找利用。如工程項目質量驗評文件，按照工程項目質變過驗評標的結構設置單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批的結構層次，設立各層次應歸檔文件名稱，在整理案卷時，按照檢驗批文件、分項工程文件、分部工程文件、單位工程文件的順序依次排列，實現結構層次清晰、排列有序、不漏文件。同時，尊重文件材料的形成規律，保持層次文件之間的有機聯系，保證歸檔文件的完整、系統，從而使操作便利，也有利于歸檔文件分類檢索和查找。
三、供電企業輸變電工程技術檔案管理的突破及其實施效果
1.工程項目文件的歸檔范圍
國家檔案管理部門出臺的相關規范是面對全國各行各業的各類工程檔案的，具有普遍的指導意義。但是，所列文件歸檔范圍不能滿足電力建設工程項目特別是輸變電工程的實際需要。所以我們應該編制從立項審批、前期準備、施工建設、竣工投產到驗收檢查各階段產生的各類應歸檔文件內容和項目文件歸檔范圍，從而解決建設項目產生哪些文件，哪些文件需要歸檔的問題，為項目文件的齊全、完整和系統提供保障。
2.工程項目文件的分類方法
編制電網建設工程項目檔案管理導則，明確所有應歸檔文件的分類號，解決《電力工業企業檔案分類表》中因類目設置不規范造成的分類不統一、不明確的不足，提高電網建設工程項目文件整理的規范化、標準化水平。
3.工程項目文件的整理方法
編制電網建設工程項目檔案管理導則，按照分類號、文件順序號的結構，詳細排列所有電網建設工程項目文件，為整理項目文件提供依據，為項目文件的齊全、完整提供保障，使項目檔案的分類編目更加科學合理，有利于日后的檢索查找，從而提高建設、施工、監理等單位整理項目檔案的效率。
電網建設工程項目檔案管理導則的實施，受到各單位專職檔案員、施工管理人員、監理人員、兼職檔案員的歡迎。導則實施后，項目文件的收集更加齊全、完整，整理更加規范，歸檔更加及時，查找更加方便快捷，為檔案專項驗收、達標投產驗收和創優檢查的順利通過提供了方便條件，為日后的查找利用奠定堅實的基礎。
四、供電企業輸變電工程技術檔案管理的應用范圍及其效益
電網建設工程項目檔案管理導則適用于輸變電工程項目法人單位、建設管理單位、施工單位、監理單位、設計單位、設備制造單位、試驗單位等。
它為企業帶來了直接、間接經濟效益和社會效益：
第一，提高了勞動生產率。電網建設工程項目檔案管理導則的實施，提高了項目文件歸檔的工作效率，以往，一個變電工程項目完成收集整理工作大約需要12人30個工作日，而現在用15個工作日即可完成，勞動生產率提高100%。
關鍵詞：信息化；檔案管理；自動化
科學合理的檔案管理對企業的發展而言十分重要，一方面，企業營銷部門可以從收錄的人員資料中發現潛在的客戶；另一方面，可以對過去的案例進行再思考，便于探索更加高效的業務開展流程。但是，在信息化已成為商業領域主流趨勢的背景下，當前仍有不少企業采用舊有的人工管理方式開展檔案管理工作，這嚴重的影響了其他部門的工作進程，制約了企業的發展。因此，以企業目前的信息管理部門硬件為基礎，探索出一套檔案管理自動化系統意義重大。
一、企業應用自動化檔案管理的必要性
（一）傳統人工管理無法適應當前的高速的信息流
當前信息流已成為企業的生命線，處于信息優勢地位的公司往往可以較為容易的擴大客戶群，開展經營活動。在此背景下，有不少大型企業（尤其是國有企業）查看一個之前簽訂的合同往往需要多個管理人員的同意才能獲得權限，大大的阻礙了工作的開展，人工檔案管理繁瑣的流程很有可能成為企業業務拓展的制約。
（二）檔案人工管理與公司其他業務的網絡化管理不相匹配
當前，市場上大中型企業的核心部門大多已經實現了辦公的自動化，而檔案管理由于難以直接帶來經濟利益，所以往往會被企業管理者所忽視，仍采用舊有的管理方式。當市場人員向檔案管理部門索要歷史記錄時，往往要經歷一番查找，若是查找影像資料，可能還需要觀看一段錄影帶才能確定。如此，就造成了檔案管理部門和企業其他部門之間的脫節，在一些情況下檔案管理甚至會成為特定業務開展的控速環節，給企業的經營帶來了負面的影響。
二、信息化檔案管理的特點
（一）管理一體化
信息化檔案管理不是簡單地等于使用電腦進行檔案管理，事實上，如果檔案管理人員僅僅是將紙質版的文件錄入到電腦上而不做任何的歸類或比對，或需要進行復雜的目錄輸入，那么就仍屬于傳統檔案管理的范疇。管理一體化是區分信息化檔案管理和傳統人力檔案管理的一個重要標志，傳統的檔案管理方式是檔案管理部門將公文進行整理、分類、歸檔，并由業務性部門對產品技術、經營活動、合作協議等文件進行歸納。而信息化的檔案管理系統下，歸檔和管理可以一個步驟完成，檔案管理部門無需進行文件的掃描、錄入、上傳，避免了重復性工作。系統自動生成的表單也減輕了檔案管理工作者的目錄錄入工作量。
（二）便利的信息檢索
與傳統的人力檔案管理相比，信息化檔案管理在檢索的便利性上具有十分突出的優勢。首先，檔案管理系統上的文檔是拿到紙質版后立即掃描記錄的，因此不存在信息丟失的問題；其次，不同的電子版文件存放在不同的類別下，可以針對性的進行篩選；最后，可通過關鍵詞或文件名稱模糊匹配方式查找所需資料，而不需要像紙質版檔案管理時期那樣一個個文件拿出來對照。
（三）對操作人員有一定的技術要求
使用自動化的手段進行檔案管理時，往往會用到access等數據庫軟件，這就需要檔案管理人員熟悉掌握基本的操作，如查找、篩選、錄入、刪除等。必要情況下，還需要掌握簡單的應用公式或編程技能。而檔案管理工作的從業者的專業背景大多為文史類，信息技能正是其弱項所在。
三、在信息化的背景下優化企業檔案管理的路徑探析
（一）構建科學合理的檔案管理制度
企業要想充分發揮信息化檔案管理的優勢，就必須建立起一套符合自身特點的、行之有效的管理制度，并通過嘗試，探索出最佳的操作流程，以提高檔案管理的效率。這套制度應做到除機密文件外的所有文檔可以在全公司范圍內共享，以實現與信息化的開放性相適應（已確定即將離職的職工應取消訪問這一系統的權限）。另外，這一管理制度還應具備相對寬松的檔案存儲制度和比較嚴格的刪除制度。這是因為，寬松的存儲制度方便公司各部門的員工及時將到手文件掃描上傳，而嚴格的刪除制度則是為了避免發生信息的誤刪給后續使用帶來困擾。每位員工應按照相應的類別上傳掃描件，而檔案管理人員需定時對新加的文件進行核對，及時發現問題并聯系錄入人員修改。
（二）注重選拔、培訓專門的信息化檔案管理人員
企業內部建立起自動化的檔案管理渠道，并不是要用計算機完全取代人的作用，而是通過集成化的系統輔助檔案管理人員做好自己的工作。企業在選拔新員工時，因著重聘任基本業務能力過硬，且對數據庫操作有興趣的人員。入職后，則要及時安排老員工或人力部門對其進行培訓，使其能夠迅速適應工作環境。為適應公司業務的發展，檔案管理軟件可能要不定期的進行升級，這就需要及時的對檔案管理部門工作人員開展培訓，使其盡快適應新系統，避免發生誤操作。此外，檔案管理系統的構建往往是由公司的信息部門進行，而檔案管理人員是最熟悉檔案存取操作的人，有必要參與到軟件的功能開發中去，為系統的搭建提出建設性的觀點。
（三）強化檔案管理監管
企業的自動化檔案管理系統是幾乎全公司所有部門及員工都要應用到的，一但出現錯誤，可能造成較為嚴重的問題。因此，檔案管理必須要嚴格監督，且應做到全流程的管理。在檔案錄入首先要篩選出無關文件，有選擇性的上傳；文件上傳后，經過短暫的緩沖期，這一期間只有檔案管理部門和文檔上傳者所在部門員工可以看到，經過檔案管理人員確定無誤后，方可向全公司公開；當檔案在使用期間被重新編輯時，也應經過兩方的確認才能公開?？傊?，為實現自動化管理系統的高效、準確，檔案管理應嚴格做到全過程的規范化。
參考文獻：
1 工業園區檔案管理的重要性
檔案管理水平的高低是衡量一個工業園區的建設與管理水平的重要內容，而檔案特有屬性則決定了檔案管理對各項經濟社會事業的發展起著關鍵的推動作用[1]。各地工業園區是發展當地經濟的重要支撐，不斷深化對工業園區檔案管理的研究，細致分析工業園區檔案管理存在的問題，提出有針對性的措施建議，這是工業園區檔案管理的當務之急，做好檔案管理工作至關重要。
2 工業園區檔案管理存在的問題
工業園區檔案管理面臨的最顯著、最普遍的一個問題就是無專人、無專地，園區基礎建設檔案、拆遷安置檔案、日常文件檔案等由各部門、各股室自主管理，嚴重制約檔案管理水平的提升。工業園區檔案管理存在的問題主要就體現在基礎建設檔案管理之后、忽視拆遷安置檔案管理及日常文件管理、忽略對企業開展檔案管理工作的指導等，檔案保管條件較差，存在突出的安全隱患，導致園區內很多檔案的作用發揮不出來，價值也得不到及時的體現，亟待解決。
3 做好工業園區檔案管理的措施
3.1 加強園區基礎建設檔案管理
一是增強園區基礎建設檔案管理者的檔案意識，完善管理體制。園區要加強對檔案管理人員的宣傳、教育，增強其建檔、歸檔、管檔等意識，從而使其樹立正確的基礎建設檔案服務觀，加深他們對依法治檔的認識，保證工業園區基礎建設檔案的質量，提高相關人員遵紀守法的自覺性。二是集中、統一管理整個工業園區的基礎建設檔案。園區須依據《檔案法》以及檔案管理的相關規定，對全園區的企業、產品、工藝、設備、基礎建設、經營等檔案實行統一集中管理，并設立基礎建設檔案分室[2]。相關人員要大力宣傳《檔案法》，通過提供復制件、延長辦理借閱手續等手段逐步做到工業園區基礎建設檔案歸檔案卷的完整和齊全。三是工業園區建設系統的各個行業行政主管部門必須明確職責，加強各個單位、股室之間的配合、協作，基于園區實際建立基礎建設檔案的管理制度和統一規范，從而將基礎建設檔案管理工作納入園區建設行政管理的各個環節，尤其是在規劃許可及施工許可、工程驗收及備案、登記房地產權屬等方面，保證工業園區基礎建設檔案能夠及時、準?_、安全、完整、系統地報送到檔案機構。且檔案機構要建立嚴格的責任追究制度，加強執法監督，保證工業園區基礎建設檔案質量。
3.2 加強園區拆遷安置檔案管理
一是分類整理拆遷安置文件，具體可以戶為單位、以村民小組為類別進行。從整體的實施情況來看，工業園區的拆遷安置工作以村民小組為單位，但實際操作時必須落實到每一家、每一戶，以戶為單位開展丈量、測算、簽約及結算等工作，所以在分類、整理拆遷安置檔案時也要以村民小組為類別、以戶為單位統一組卷，將每一戶的全部文件材料作為一個文件，再以戶號排列文件，把若干戶文件組成案卷。二是統一拆遷安置檔案的編目要求及案卷格式，因為工業園區的拆遷安置文件是以文字材料為主的，因而案卷格式須選擇國家統一的文書檔案格式，編號也要選擇三段式結構編號，即年度-類別號-案卷號。其中，年度指的是進行拆遷安置的年度；類別號則是指以村民小組為單位進行檔案編制，并在每一個年度里通過拆遷安置順序合理編制類別號；在村民小組中，則要依據組卷的自然順序將案卷排列起來，編寫好案卷號。在編制卷內文件的目錄時，每一戶是一個文件條目，要編制相應的順序號、文件題名、文件頁數以及責任者等[3]。三是統一歸檔拆遷安置檔案的時間，每一個園區拆遷安置戶自開始丈量房屋到重新安置都是完整的過程，只要完成安置工作，所有的文件材料形成也就隨之結束，所以拆遷安置文件需在全部結束一個村民小組的拆遷安置工作后立即整理、歸檔，由檔案部門集中統一保管。
3.3 加強工業園區日常文件管理
一是規范日常文件的立卷工作，即檔案人員要依據文件檔案立卷時限落實日常文件的歸檔工作，完整收集文件材料，并遵循形成文件材料的基本規律整理歸檔文件，區分文件材料的價值、保持有機聯系，方便文件檔案保管與利用。二是規范日常文件的借閱工作，因為工業園區保存的日常文件主要是供相關人員利用，一般要求在規定地點查閱，如確因工作要求需外借日常文件檔案，則必須把借閱手續辦好，在期限內歸還；查閱文件檔案時還要遵守保密規定，嚴禁直接在文件上涂改、批注等，如有損壞要進行適當的處罰。三是規范日常文件的銷毀工作，即相關人員要按照保管日常文件檔案的期限合理編制銷毀計劃、清單，經過領導審批同意之后銷毀無保存價值的、超過保管期限的文件檔案，同時指派監銷人員監督銷毀文件檔案的整個過程，最后簽字確認，妥善保管文件銷毀清冊，注銷已銷毀文件，提高工業園區日常文件管理水平。
3.4 指導園區企業進行檔案管理
一是檔案行政部門要對工業園區內企業的檔案管理給予指導，堅持因企制宜、自主管理的基本原則，啟發企業對檔案管理的內在需求，對園區內規模不同、行業不同的企業檔案管理實施分類指導。換言之，要對工業園區里規模不同、類型不同、發展水平不同、貢獻率不同的企業采取不同的檔案管理指導方式，將幫扶重點企業作為工作重心。由于企業檔案的范圍廣、數量大、門類多，管理檔案的難度較大，所以檔案行政部門要依據自愿、服務、扶持的方針，選擇針對性強的、有一定生產規模的、管理基礎較好的、有規范管理檔案的愿望的企業作為試點進行重點的指導、培訓，樹立榜樣、抓大扶強，達到以點帶面、典型引路、共同提高的目標，促進園區企業更廣泛、更深入地開展檔案管理工作。二是檔案行政部門要結合園區企業實際，派專人幫助其完善建操作性強的、符合檔案工作實際的檔案材料收集制度、整理制度、借閱制度、轉遞制度、歸檔制度等，包括《檔案人員工作職責》、《檔案歸檔管理辦法》、《檔案安全保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案銷毀鑒定制度》等，促使企業檔案管理工作有章可循、有法可依。三是對企業實行面對面的檔案業務指導培訓，根據工業園區企業運作規律，依據《企業檔案管理規定》以及《歸檔文件整理規則》的要求，指導企業做好檔案的收集、整理、鑒定、保管以及編研、利用等業務工作，并采取監督檢查手段、考核手段，加強對企業文件材料及檔案管理工作的監管，嚴格實行問責制，提高工業園區企業檔案管理質量。
一、電子檔案的兩種管理手段
電子檔案的管理手段目前主要有兩種：其一是在OA系統中包含檔案管理的功能，將所有的檔案全部統一在OA系統中；其二是采用專業的檔案管理系統，并將兩者做無縫的鏈接，已達到文檔一體化和規范的檔案管理水平。
在國內，第一種情況基本上已經處于淘汰的地步，主要因為：
第一，在OA中包含的檔案管理功能實用性比較差，而且不能根據檔案業務管理的發展進行持續的升級；第二，OA中包含的檔案管理對一般的文書檔案管理尚能滿足，但若包含企業所產生的其他檔案(如圖紙、聲像等)，OA中的檔案管理系統將不能勝任；第三，OA平臺一般都采用將文件存儲于數據庫中的方式，這樣便于文件流轉的控制，但是帶來的負面效果是數據庫因此而變得很大，隨著檔案數量的日積月累很快數據庫就會出現不能支持系統的情況；第四，由于OA專業軟件公司的主要開發文件的流轉過程，對于科技檔案不熟，如果要做的話，OA專業軟件公司就必須花很大的精力去了解各種需求，通常情況下，OA專業軟件公司不會花這么大的力氣去做這樣的功能。類似的情況也同樣出現在PDM軟件供應商，PDM的軟件供應商只做圖紙的檔案管理。
由于上述原因，目前電子文件的主流管理方式都是采用OA系統和檔案管理系統二者相結合的方式。
二、檔案管理系統與OA系統的實施順序
但是企業在信息化建設過程中應該先上檔案管理系統還是先上OA系統呢?或者是兩者同時上呢?筆者認為，檔案管理系統應該提前于OA系統建成。
首先，對于大多數企業而言，兩個系統完全可以分開實施，待OA系統運行穩定之后在進行兩個系統之間的接口工作。大多數企業的檔案類型都多種多樣――既有固定的文書檔案，也有會計類、科技類檔案資料，對于規模稍大的企業來講，每年的實物檔案(榮譽檔案)也是非常重要的檔案資料之一，都需要進行系統的管理。而OA系統中產生的檔案僅僅只限于文書檔案，如果檔案管理一定要等到OA系統建成之后再進行考慮的話，就等于是所有其他類型的檔案的電子化進程都要等著文書檔案的前期電子化進程完成之后再進行，無意中浪費了時間成本。
其次，文書檔案的管理在各種檔案類型的管理中是比較簡單的檔案類型，從傳統紙質檔案管理轉化為電子檔案管理時相對容易，尤其是國家檔案局頒布文書檔案管理新規則后，用軟件對文書檔案進行管理更加簡單易行。但是其他類型檔案的數字化過程就不是這么容易的事情了，眾多的檔案類型中，歸檔與收集管理最復雜的當數科技檔案，科技檔案與企業的生產與經營息息相關(貿易型企業除外)，通常包含企業的核心技術，是企業中最受重視的檔案類型?？萍紮n案的信息化收集來源廣泛，主要來源于企業的PDM系統和ERP系統，在具體整理時，還將細分為基建檔案、設備檔案、產品檔案等。鑒于其廣泛的來源和諸多的類型，在一個大企業的內部(如各個分廠之間)傳統的紙質科技檔案的管理方式都有可能不同，如果將其全部統一規范起來進行數字化的管理將更是一個比較漫長的過程。
所以，一套靈活的電子檔案管理系統可以幫助我們在規范與整理上進行統一的要求，企業檔案數字化管理的重中之重在于全套檔案管理方式與規范盡量與數字化檔案管理系統相結合或接近。只有檔案管理系統建成之后，結合系統逐步進行各種檔案數據格式的統一、檔案分類整理的統一、檔案移交的統一，才能真正做到檔案信息化的網絡應用。
[關鍵詞]企業文書；檔案
中圖分類號：G275.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）45-0206-01
在企業信息系統中，文書檔案管理是非常重要的組成部分，在企業信息建設方面也是非常重要的?，F在，企業在發展過程中應用了先進的科技技術，這樣就使得現代企業發展過程中，自動化和智能化在不斷的發展。企業在發展過程中，文件的形式已經發生了很大的變化，電子文件逐漸取代了紙質文件，這樣也使得檔案管理中出現了很大的變化?，F代的檔案管理要利用計算機技術和網絡技術來完成信息收集和整理，這樣就慢慢形成了檔案，對提高檔案管理的效率是非常好的。為了更好的進行檔案管理，要建立起來一體化的計算機管理系統，在這個系統中要將文件處理和檔案管理結合在一起，這樣在進行工作的時候能夠取得更好的效果。雖然，企業在文書檔案管理中已經取得了一定的發展，但是在管理上還是存在著一定問題的，因此，要更好的規范管理工作。
1 企業檔案管理存在的問題。企業為了更好的發展在體制和結構方面的不斷改革，因此企業檔案工作者在工作的時候要積極開展工作，這樣才能取得更好的成績，與此同時，對檔案管理中出現的問題要進行更好的解決。一些企業在發展過程中，存在著檔案意識單薄的情況，在檔案管理方面存在著開發力度不夠的情況，而且，企業中很多人對電力檔案管理工作的認識也是存在著一定的偏差的，因此，就使得檔案管理人員隊伍經常存在著不穩定的情況，企業檔案管理人員在進行管理的時候經常會出現無法顧及到所有工作的情況，因此會導致檔案編研中出現一些問題，使得檔案在企業發展中無法得到充分的利用。檔案管理人員在自身素質方面也是存在著一定的問題的，一些檔案管理人員通常都是企業中其他崗位工作人員兼職的，這樣就使得很多的人員在工作中無法對檔案知識進行更好的學習，使得企業檔案管理工作無法更好的適應企業的發展。企業在進行檔案管理的時候一定要改變原有的工作思路，要采用心得方法和技術進行檔案管理。
2 企業檔案管理現代化的運用。檔案管理利用現代的科學方面和手段對企業發展過程中形成的檔案進行有效的管理，這樣能夠更好的保證企業在發展過程中提高工作效率和經濟效益。檔案管理的目的就是為了更好地在以后利用檔案進行企業發展，在最大程度上保護檔案，延長檔案的壽命，這樣更好的為企業提供服務。企業檔案在發展過程中不僅是為了更好的滿足社會發展的需要，同時也是企業檔案自身發展的選擇。
2.1建立和健全各項檔案管理制度。建立和健全檔案管理制度，能夠更好的將檔案編制成冊，這樣能夠實現檔案管理科學性，為企業日后的發展提供可靠的保證。在進行檔案管理的時候，工作人員要按照相關的要求來進行管理，這樣才能更好的發揮管理職能作用。
2.2依法建檔。在進行檔案管理的時候，按照相關的規范來進行工作，這樣能夠更好的強化檔案法制教育，這樣能夠更好的提高檔案工作人員的法制觀念，在進行檔案管理的時候要自覺依法進行檔案的建立，檔案管理人員在工作中按照相關的法規來對自己的工作行為進行約束，同時也要接受相關部門的監督。
2.3提高現代化管理水平。要運用現代化管理方法，實現檔案管理的科學化、高效化和系統化。為領導決策、生產經營和科學研究提供準確、有效的服務。計算機的使用是實現企業檔案現代化管理的必由之路。由于檔案管理人員的計算機操作水平不一，其不規范的操作將給檢索、查詢帶來極大的困難。所以，應該加大企業檔案現代化管理的投入，包括購置先進的計算機，同時要加強崗位培訓，給檔案管理人員提供學習深造的機會，鼓勵他們利用業余時間邊工作、邊學習計算機知識。
2.4提高檔案管理人員的業務素質。在檔案管理現代化的進程中。檔案管理人員不僅應具備吃苦耐勞、甘于奉獻的優良品質，還要具備做好現有工作所需的知識結構及現代化管理能力，必須掌握處理電子文件、電子檔案的技術，才能適應檔案現代化管理的需要。作為檔案管理工作者，不僅要學習檔案學專業知識，還要掌握計算機應用等各項技能，要重視專業知識的學習與更新，把學習作為生活的第一需要，通過學習，不斷拓寬視野，了解工作所涉及領域的現狀及發展動態，運用檔案學的新理論、新技術來指導和改進檔案工作，努力實現由單一專業型向多樣復合型轉變。
2.5電子文書檔案管理與紙質檔案管理的有機結合。在現行條件下，電子文書檔案還不具備法律效力，電子文檔仍然代替不了紙質文檔，必須保證電子文書檔案管理與紙質檔案管理的有機結合，保證法律效力的同時，通過電子文書檔案管理，實現管理的電子化和自動化，方便查詢和借閱。紙質文檔仍然需要精心保管，妥善維護紙質檔案的管理方法應該在電子檔案的管理方法中得到充分的體現，電子檔案的管理方法應該盡量的減少手工管理檔案的工作量。其次，系統管理主要目的是保證文書檔案管理系統的穩定、正常運行，減輕系統維護人員的工作負擔，提高工作效率；實時掌握各級節點系統資源的利用情況。
論文關鍵詞:檔案管理;信息化;文件
近年來,隨著信息技術高速發展,傳統檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質和電子混合檔案向全數字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業、跨地域檔案管理轉變。
一、檔案管理信息平臺深化應用的背景
當前,國家電網公司加快實現電網和公司發展方式轉變,努力創建“一強三優”(電網堅強、資產優良、服務優質、業績優秀)現代公司。國家電網公司高度重視檔案管理工作,并將其作為企業管理重要組成部分,大力推進檔案管理信息化。2006年,國家電網公司與紫光電子檔案事業部合作開展“國家電網公司檔案管理信息平臺建設項目”;2009年,在國家電網公司公司總部、華中電網公司、四川省電力公司等網省公司試點成功。目前,國家電網檔案管理信息平臺已成功嵌入國家電網公司協同辦公系統,福建省電力公司隨即也全面推廣應用,廈門電業局作為國家電網公司轄區內唯一的特區供電企業,在福建省電力系統內率先深化應用該檔案管理信息平臺。
廈門電業局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年,在全省系統率先晉升為“國家一級”,連續3年獲得省公司檔案管理先進單位、連續6年獲得廈門市檔案先進集體稱號。截至2010年底,共有綜合檔案室1個,二級綜合檔案室17個,共有文書、科技、會計檔案近 30萬卷(件),機讀目錄12萬余條,照片檔案4000余張,及音頻、視頻檔案200多份。
但目前廈門電業局檔案管理工作還依然存在一些問題:一是仍存在大量紙質檔案未實現數字化;二是各部門之間系統互不相連、數據互不交換、信息孤島較為嚴重,無法形成統一的檔案信息資源庫;三是各部門檔案管理水平及管理軟件應用水平參差不齊,低水平重復建設現象較為嚴重,軟件管理系統功能存在缺陷,無法保證文件的真實性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統的自動化、智能化程度不高,用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足,不能適應機構調整對檔案管理的要求。因此,急需通過深化應用統一的檔案管理信息平臺來破解上述問題和難題。
二、檔案管理信息平臺深化應用的目標
福建省電力公司根據自身工作實際,在國家電網公司檔案管理信息平臺的基礎上,采用B/S多層應用體系結構,應用SOA、J2EE等先進技術對軟件應用系統進行深度開發,建成符合福建電力檔案業務工作要求的功能模塊和界面處理,實現了電子文件與電子檔案全程管理。同時,福建電力數字檔案信息資源管理系統創新性地開發了全宗定制、門類定制等多種定制功能,使系統可隨著業務的變化而進行自行定制,減少了因業務變動而導致的二次開發費用和時間,極大地方便了使用;創新性提出了“現行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式,建立了文件中心、整編中心、數檔中心和控制平臺,實現了信息管理系統電子文件網絡采集、整合、處理、歸檔全過程數字化。
檔案管理信息平臺主要應用模塊包括應知應會、企業知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數字化檔案存放在企業知識模塊中,按照檔案屬性分類為:文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含:題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標,確定了十大功能:確定需要捕獲的檔案,確定檔案的保存時間,檔案捕獲,登記,分類,存儲和保管,利用,跟蹤,處置計劃的實施,對檔案管理過程的記錄。
用戶可根據工作考查、學術研究、經濟建設、落實政策、個人取證等不同目的進行檔案檢索。檔案管理信息平臺內嵌智能操作平臺(IDOL),在檢索的同時對信息進行智能理解,主要完成檔案內容資源的各項分析服務,以及智能化的文本處理,包括文本挖掘、分類聚類、內容提煉等,從無序的海量數據中,找到數據之間的關系和規律,進一步提高檔案資源的利用價值。此外,還有一些特殊應用,例如,檔案分類并不完全采用業務職能分類方法,而是在按業務活動劃分類別的基礎上,綜合運用了機構級別、機構性質、所屬區域、文件格式等分類標準。
檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關單位的一體化綜合平臺,使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后,將實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化,充分發揮檔案部門的信息服務功能,注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施,融合思想理念創新與技術方法創新,最終實現電子數據的共享利用和綜合應用,為企業生產、管理提供決策服務,真正實現檔案管理水平質的飛躍。
三、檔案管理信息平臺深化應用的實施步驟
第一步:引入文件連續體模型。文件連續體(Records Continuum)模型注重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續性與集成性,提倡檔案人員提前參與文件管理,直到文件被銷毀或永久保存,要求將文件管理與業務流程相結合。為此,必須做到以下幾點:第一,新開發的各種業務系統必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二,對于已有的各種業務系統,建立其與檔案管理信息平臺的接口,使系統能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數據,盡可能地將檔案管理監控職責向前延伸;第三,對于文件檔案,明確各業務部門歸檔范圍和責任,提供檔案收集、整編及業務系統接口,實現對歸檔文件的前端控制和全程管理;第四,對于基建、設備檔案,在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規則、歸檔責任,最小化人為因素,使歸檔工作與工程建設同步、有序進行。
第二步:引入知識管理理論。知識管理(Knowledge Management)是企業管理的新范式,也是指導檔案管理創新的新理念,即將文件檔案視為企業重要的知識資源,將檔案管理的關注點從文件檔案實體轉向文件、檔案所蘊涵的知識,應用先進的知識管理技術方法,創新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務等各項活動。因此系統應突出以下功能:
第一,數據資源全覆蓋,對于沒有納入傳統文件檔案收集范圍,但具有知識價值的資料、數據、信息進行管理,以實現企業內所有顯性知識資源的整合與共享。
第二,服務手段多元化,如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務等。信息推送即在其他應用系統中主動提供需要的檔案信息,使用戶在需要的時候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統中可以訂閱自己感興趣的專題,以便檔案管理信息平臺中一旦出現相關信息可以主動發送郵件通知用戶;收藏夾類似于專題,即把相關的主題內容統一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務即將平臺的查詢窗口嵌入到各應用系統中,用戶可以在多種應用系統中便利、快速地查詢檔案信息。
第三,服務技術智能化,在基本的數據采集后,檔案管理信息平臺對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析,構建資源內容平臺,為搜索引擎系統提供應用基礎。
第三步:實施紙質檔案數字化。即通過各種掃描設備采集影像信息,通過數字化加工系統的數據錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質量審查、質量二次檢查、數據掛接等一系列流水化作業,對掃描的文件進行了糾偏、去污處理和格式轉換工作,把紙制文檔轉化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。
四、檔案管理信息平臺深化應用后的效果和問題
檔案管理信息平臺建設應用后,用戶只需在個人電腦上輕點鼠標,輸入檢索字段,各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現。用戶或查閱數據,或打印復印,或資料收集,均可自行快捷完成。檔案管理實現了圖、文、聲、像信息融合及網絡一體化管理,檔案從收集、整理、編目到存儲、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網絡上完成。數字化檔案占用空間小、儲存信息量大、檢索方便快捷、應用能力強、傳輸速度快,大大提高了辦公效率,降低了檔案管理的人力、物力、財力成本,減少了人工檢索失誤率,提高了辦公效率,增強了檔案服務的實時性、實用性、安全性和保密性,實現了管理科技化、檢索便捷化、服務人性化,滿足用戶對檔案信息快速傳遞和高度共享的實際需求。檔案管理信息平臺是檔案工作標準化的重要手段,它將傳統管理手段和先進技術手段有機結合,注重電子文件管理、檔案管理的先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施,實現了檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化。通過建立統一的檔案管理信息平臺,樹立了發展、創新的理念,充分發揮了檔案管理部門的信息服務功能,推進了檔案管理高素質人才隊伍建設,真正實現了檔案管理從“保管范式”向“后保管范式”的變革,真正實現了思想理念創新與技術方法創新。
因檔案管理信息平臺在廈門電業局上線運行時間不長,普及性不強,應用用戶人數不多,有待進一步宣傳推廣;檢索功能過于簡單,有待廣泛征求用戶意見后,進一步完善;其他應用系統與檔案管理信息平臺的標準接口尚未建立,有待進一步建設實施;信息推送、信息訂閱、嵌入式服務等應用模塊尚未正式啟用,還需要抓緊建設。
關鍵詞：企業；科技檔案；信息化
隨著科學技術的發展，“科技是第一生產力”這一認識已深入人心，產品所包含的技術含量已成為市場競爭力的重要指標。在產品技術開發的過程中生成的產品技術文件通常記錄了整個開發過程的點點滴滴，是品質追溯、技術更新的重要依據，是科技企業的重要財富。隨著企業的發展，包括產品技術檔案在內的科技檔案的數量隨之增加，提高企業科技檔案利用效率的需求日益迫切，信息化管理由此應運而生。利用先進的信息管理技術，提高對科技檔案的管理效率已成為眾多大型企業的重要管理手段。
1 企業科技檔案管理的傳統管理方式
目前，我國企業中仍有相當數量的企業對科技檔案實行傳統的管理方式，其中普遍隱含如下的缺陷：
1.1 管理方式過于傳統
傳統的檔案管理方式操作流程通常是對企業內部的技術文件由業務部門到檔案部門手工進行收集、整理、保管、鑒定到利用，雖然管理有序，卻不能保證收集完整性，無法擴大科技檔案的利用率。而一些管理者也尚未意識到信息技術對科技檔案管理的意義，導致企業規模不斷擴大，科技檔案管理卻依然停留在早期水平，無法滿足企業對科技檔案的需求。
1.2 缺乏有效的服務手段
在企業技術文件管理方面，延續以往的服務手段，利用信息技術對文件進行編碼、打印、整理，僅完善了內部管理手段，既不能將需管理的文件有效收集，實行企業內部共享，又不能保障企業有效利用文件資源，由此，導致企業可能產生的重復開發，技術發展效率降低，一部分資源被浪費，失去了科技檔案重要的憑證和情報功能，降低企業服務手段的科學化，失去了進一步開發文件管理帶來效益的機會。
1.3 無法提高服務的主動性
無法保障企業科技檔案主動服務，主要是指其文件管理的局限性，文件的使用方式被動，通常利用門檻高，手續復雜，不能實現全體人員文件資料的共同分享。另外，除了企業認定的嚴格禁止外泄和交流的科技檔案外，在允許公開的前提下，科技檔案的信息化管理可以加快行業內技術的共同進步，實現全行業生產力水平的提升。
2 企業科技檔案信息化管理途徑
針對我國企業科技檔案管理的現狀，結合企業科技檔案管理的信息化發展，以科技檔案管理的實際為出發點，提出以下檔案管理信息化的管理途徑。
2.1 利用信息系統優化科技檔案的收集整理
隨著計算機技術與信息技術的發展，企業需要加快推進科技檔案的信息化建設，根據自身情況建立相適應的信息系統，實現對科技檔案實體的數字化、網絡化管理[1]。首先企業應當增加對科技檔案管理的資金投入，購置技術軟件載體和硬件載體，滿足信息化管理的基本需求，這里需要強調的是因為電子文件的特殊性質，在購置設備時必須考慮備份設備，如有條件實現異地備份為最佳。鑒于電子文件的保存、法律風險等現存因素，可對文件實行雙軌制管理，即同時存在紙質文檔和電子文檔兩種形式。文件可在收集整理鑒別后利用掃描、刻錄和轉碼等方式，將科技檔案的信息迅速轉化為電子版，錄入到信息系統中；也可以實現系統審批從文件的產生源頭即實現電子化，這樣操作的優點是覆蓋范圍廣，收集的完整性及效率都大大提高，既環保又節約空間。企業可根據業務需要對科技檔案分類并選擇相應的儲存方式，統一文件格式，提高科技檔案的歸檔管理效率。例如：在信息系統中，設置相應的分區，將不同類型的科技檔案放置在不同分區內，便于查詢和借閱。信息化并不意味著紙質檔案被完全替代，紙質的科技檔案依然有著重要意義，對其管理依然不可松懈，可與電子管理接軌，實行相應的分類方式及順序保管，提高管理效率。
利用信息系統優化科技檔案的利用
無論管理方式發生何種改變，實現有效利用始終是檔案管理的最終目的。當科技檔案實現信息化管理后，利用的可操作性就變強了?？紤]到現行的科技檔案涉及到諸多企業的核心價值，管理者可甄選有參考價值的科技檔案實現有選擇、有針對性的共享，對文件的使用方式可以按需求分為閱讀、下載等多種方式，通過權限設置控制用戶的使用級別，通過系統記錄追溯使用者的使用情況，通過對文件加密來實現對下載后的文件跟蹤，這樣既可提高利用率，又可防止文件外流造成的企業損失。信息化除了帶來利用的便捷，也使統計變得容易和準確，通過系統設計，可按需要隨時調取統計數據，使管理者更輕易的掌握企業技術發展現狀。當然，保證科技檔案的實時有效性是這一切利用的前提，因此檔案管理部門須保證文件的實時更新及數據維護
2.2 豐富企業科技檔案管理的服務手段，提高服務主動性
實現科技檔案管理信息化必須借助相關的服務手段，首先補充相應的技術設備，并對系統進行定期維護和完善，實現更人性化的系統管理；其次需加強對現有管理人員信息化服務手段的培訓，促使其必須掌握一定的信息技術和操作技能，例如：定期對其進行信息化管理手段的培訓、考核，定期維護科技檔案；此外，需培養人才隊伍，建議企業可招聘綜合性的檔案管理人才，確保企業內部檔案管理隊伍的職業技能，通過綜合性的工作人員，提高企業對科技檔案資源的利用，保障信息系統開發適應性。
企業科技檔案管理服務的主動性，是信息化管理的主要目的，促進科技檔案的開發、利用和共享[2]。首先提高服務主動性，即是將科技檔案信息化管理放在首位，避免檔案資源受到利用限制，利用信息化的管理手段，保障科技檔案對內服務的主動性，積極通過信息手段，滿足企業工作人員對科技檔案的需要。傳統工作人員借閱檔案時，必須通過嚴格的流程，基于信息技術的介入，工作人員可直接利用網絡系統，查閱所需要的檔案材料，下載到客戶終端，如手機、平板，不受時間和區域的限制；其次是提高科技檔案對外服務的主動性，促進企業內部科技檔案與同行企業之間的交流、分享，分享同時，企業可吸取外部技術文件的精華，作為本企業技術分享的對象，一方面吸收外部企業科技檔案信息化管理的方式，另一方面吸收外部企業的技術內容，促進企業進步；最后深化檔案管理部門服務的主動性，即通過對企業一定時期內運營的現狀進行分析，找出有價值的科技檔案，在企業內部傳遞，為企業尋找創造效益的機會。這些都對檔案管理部門提出了更高的要求，檔案管理部門必須具備專業的眼光和技術，以時刻滿足企業的需求。
2.3 企業科技檔案信息化管理的意義
企業科技檔案信息化的管理具備較深的意義，主要是保障企業檔案管理的質量。第一，管理信息化可為企業的發展提供檔案依據，科技檔案中包含各類有價值的信息，利用信息化的手段，將其有效控制和存儲，為企業提供發展的基礎保障；第二，通過科技檔案信息化的管理，對企業形成監管意義，科技檔案形成于企業的運營過程中，是企業運營成果的代表，管理人員在進行整理和管理同時，即是再次核實企業開發過程，避免其中出現錯誤，既可以保障企業運營質量，又可以提高科技檔案管理的效率。
3 結束語
企業科技檔案管理的信息化，不僅是現代化社會企業發展的趨勢，更是企業自身的需要，通過信息化的科技檔案管理，保障企業內部科技檔案的秩序化和科學化，避免出現科技檔案混淆、丟失的現象，更是提高企業內部科技檔案的利用效率，可見：對企業科技檔案實行信息化的管理，著實提高企業運營質量和效益，提升其在社會中的競爭力。
參考文獻
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[2] 劉玲.加強科研單位科技檔案管理工作之我見[J].辦公室業務，2011（10）：36-38.
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關鍵詞：房地產企業；檔案管理；規范化管理
房地產檔案形成于房地產管理活動，是房地產管理工作的真實記錄和重要依據[1]。檔案管理作為房地產企業一向重要的管理工作，具有獨特的憑證價值、參考利用價值與法律作用。房地產企業檔案管理工作歷來比較薄弱，而且關于檔案的分類以及如何分卷也少有成套參考資料可以借鑒。檔案真實的記錄著房地產企業的管理經營活動和企業的發展史，而檔案的管理有僅有效保護好企業的發展歷史，而且可以服務于企業的未來指導[2]。然而，房地產企業的檔案范圍涉及較廣，項目檔案不成套，而且資料更改頻繁（主要是設計圖），造成檔案材料收集歸檔難[3]。因此，面對量的資料時時，如何管理好項目的檔案材料，事關群眾的基本生活，是關系國計民生的大事。
1 房地產企業管理類檔案的構成及其特點
房地產企業檔案屬于專業檔案之一，是企業在生產、經營和管理活動中形成的具有保存價值的原始材料。房地產檔案是房地產生產經營的必備基礎資料，是一項重要的基礎業務建設，也是企業管理水平的重要體現。
1.1 房地產企業管理類檔案的范圍
一般意義講，房地產檔案是泛指以“房地產”作為基本特征的，與房地產有關的所有檔案。房地產企業管理類檔案是指，企業在生產，經營，管理過程中形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，不包括、房地產開發項目工程設計圖紙和竣工文件。
1、企業行政管理檔案包括：企業在組建、發展過程中形成的行政資料，如工作計劃、總結，公司的機構建立(含內設結構)變更，人動，合同管理以及編輯的出版物、編印的簡報或期刊等。
2、企業經營管理類文件，主要指資產審計、法務、運營等部門形成歸檔資料。包括：企業的發展規劃(包括中、長期發展規劃)、方針目標管理以及相關制度和規范；公司資產管理，投資項目可行性報告；公司審計工作的文件材料以及商務合同正本及與合同有關的補充材料，有關的資信調查等文件材料。
3、項目管理類文件，主要指與從事項目開發有關的文件，如研發策劃、前期配套、工程管理、營銷策劃、售后服務等相關房地產項目負責機構生成的。
4，其他的，包括會計類檔案和黨群工作類檔案文件等。
1.2 房地產企業管理類檔案的特點
房地產開發企業檔案有其一般檔案的共性，也有其特殊性。首先，從上述檔案范圍的概括不難發現，歸檔資料來源廣、涉及的內容繁雜，不僅包括企業內部運營產生的文件，而且還包括工程項目與外界聯系的相關政策性文件。其次，房地產企業檔案專業性較強，它記載著房產信息歸屬和沿革，需要嚴謹的、規范的、技術性的專業要求，使房地產檔案成為進行房地產檔案管理的重要基礎。再次，房地產檔案涉及房屋開發管理使用的人和單位，還有與之相關的國家職能部門，作為所有權歸屬的憑證具有法律效力。這就要求，房地產檔案按照嚴格的操作，各程序間的相互監督、制約，以保證其不容質疑的真實性地位。最后，房地產企業的經營與外界產生的關系是通過各類合同建立起來的，因此，房地產企業管理類檔案以合同為主體構成。
2 房地產開發企業管理類檔案管理存在的問題
我國民營房地產企業的整體檔案管理呈橄欖形狀，水平不均衡。相對于其他企業而言，房地產企業有自身的個性，一般的企業檔案管理模式不適合房地產企業。有研究表明，規模大的企業檔案管理優于規模小的企業，效益好的企業好于效益差的企業，創立時間長的企業優于短的企業[4]。
2.1 文書檔案收集不完整
檔案材料不完整是房地產企業檔案存在的普遍問題。主要表現在以下幾個方面：（一）、行政管理類文件歸檔不完整，如重要的議會記錄不完整，歸案不及時造成遺漏，還有一些重要活動無相關記錄視頻或相片；（二）、房地產開發項目檔案材料收集難，涉及部門和單位多，項目檔案不成套。如立項審批文件往往由計劃部門提出，環境評價報告以及驗收報告由環保部門提出等。（三）、有的文件有正本而無底稿或有底稿而無正本，有些文件只有批復而無請示或有請示而無批復。
2.2 缺乏統一的管理模式
從檔案管理機構上看，大型的房地產企業一般都會成立了專門的檔案室或部門，各類檔案管理較好，收集得相對比較完整。然而，大多數房地產開發企業沒有建立健全檔案工作制度，檔案管理無章可循。值得一提的是，檔案人員沒有認真落實“三參加”制度（即參加公司重要會議、活動，參加工程竣工驗收，參加設備開箱）。對于一些小型或剛成立時間不長的企業，對檔案管理的重要性認識不到位，其檔案管理由其他業務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。這類小型企業的檔案管理人員專業素質較差，缺乏相關的業務知識，有的是半路出家臨時安排，形成“兼而不管”或“管而不會”的惡性循環。另外，部門領導或經辦人員對檔案材料“過于重視”，或為了“保密”而不愿移交，這直接影響了文件材料收集歸檔工作的有效開展，而且歸檔意識不強，如部門人員調動時，對積存文件不辦移交，以至造成材料的散失。
3 解決房地產企業管理類檔案管理問題的對策
3.1 建立分類歸檔制度，保障檔案完整性
分類歸檔是檔案管理人員或領導依據事物的屬性及其認識，對事物進行特定的區分、集中和歸類。對房地產企業檔案整理工作來說，可以按照檔案文件的來源作為基本原則的，作為一個基本的檔案分類結構。對于大多數企業來說，內部沒有檔案管理人員，多是行政人員兼管檔案的管理，這類人員的流動性大，這需要檔案分類具有較強的穩定性。這是保證企業檔案管理人員變遷時，檔案工作能夠很快、順利地傳承下去。
企業在建立歸檔制度時，歸檔分類方法不宜隨便更改，因為分類方法決定著歸檔文件整理、流水方式、編排和排架等基本保管狀態，這也方便文件檢索。如果分類方法改變了，牽一發動全身，擾亂了整個檔案保存和查詢，尤其對于大型的房地產企業，分類的不穩定會造成極其嚴重的后果。值得借鑒的是，對主要職能部門產生的檔案歸檔可以作為一級分類進行收集，如人力行政部門產生的人事檔案、行政管理檔案，法務部門產生的法律文件，財務部門產生的財務檔案。
3.2 加強檔案的規范化建設
加強檔案的規范化管理，是提高企業檔案管理工作的重要手段，也是衡量企業整體管理水平的重要指標。首先，我們應該以《檔案法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》、《城市房地產管理法》等法律規范，結合本房地產企業發展對檔案工作的要求，制定企業自己的檔案管理制度，明確檔案管理方式和工作原則，明確分類方法與歸檔職責，規定檔案收集、整理、保管、統計、利用要求等基本要求。另外，建立和完善包括立卷歸檔制度、保管制度、統計制度、保密制度、提供利用制度等的企業檔案管理制度體系，并編印成冊加以落實執行?？梢悦鞔_表明，加強房地產企業檔案的規范化管理，是企業發展的必然選擇。
4 結束語
房地產開發企業檔案不僅在檔案本身屬性，憑證和參考方面具有重要作用，而且為企業入市決策、企業定位決策、企業定價決策提供基礎依據和參考。鑒于房地產企業管理類檔案的廣泛性、復雜性，本文從房地產企業的特點入手分析了管理類檔案管理的范圍和基本構成，為檔案的完整收集提供一個重要的參考。房地產企業有自身的個性，一般的企業檔案管理模式不適合房地產企業，因此房地產企業檔案工作不是一朝一夕的事情，需要統籌規劃和全面落實。不僅需要企業職工的認真履職和支持，也離不開領導的重視和資金、技術的投入。
參考文獻
[1] 楊芳.當今房地產開發企業的檔案管理[J].城建檔案,2009,12:46-47
[2] 鄒潔.淺談房地產開發企業檔案管理工作[J].安徽農業大學學報（社會科學版）,2010,19(6):136-138
1.國外檔案管理體系現狀
國外企業檔案管理的重點，主要是在檔案管理模式尤其是企業檔案館的設立和運行上。歐美國家的企業檔案完全屬于企業所有，企業檔案部門的檔案事務不受國家級檔案機構的干涉，企業也有權完全按照自身的實際情況來安排其檔案管理工作。國外的企業檔案管理自主性強，隨意性大、個體特色突出，沒有統一的管理體系和標準，各個企業根據實際情況自行設立、變更檔案部門，配備管理人員，制定企業文件的歸檔范圍、文件分類表及保管期限表等。因此，檔案理論界對企業檔案管理的研究不多，本文將以美國為對象來簡略介紹其企業檔案管理實踐與研究情況。
美國企業除了自己保存檔案以外，還會選擇交由公共性的保存機構代為保存，如高等院校或歷史協會。早在1916年，哈佛大學就首創了系統地保存企業文件的先例，并得到華盛頓大學、加州大學.科內爾大學的競相效仿。80年代后.有的企業為了節省開支而不得不停辦檔案館，又不愿銷毀檔案，于是將檔案轉送給高等院?；驓v史協會。
受經濟發展的影響，80年代的美國企業出現了兼并、重組或機構精簡的現象。一些歷史悠久的企業檔案館及文件管理部門在這一時期已不復存在，如1943年成立的菲爾斯東輪胎橡膠公司檔案館。有的企業檔案館也不再由專業的檔案人員管理，而是由本公司的公關人員、文件管理人員或圖書館員來，如IBM公司、海灣石油公司、教育測試服務中心等。
2.國內檔案管理體系現狀
我國檔案工作作為國家檔案事業的一個組成部分，在國家檔案局的領導下，自上而下的組建了規模龐大的檔案室（館、網）。
我國現行企業檔案管理體制、模式是在所有制形式單一即國家所有制形式的環境下，從國有工業企業檔案管理模式演化來的。隨著經濟體制和企業改革的深入及企業所處環境的諸多變化（如信息技術的廣泛應用，信息資源管理和知識管理觀念的影響、加入世界貿易組織等）這種舊有的管理體制開始發生細微變化。
大多數學者主張檔案行政管理部門應該賦予企業自主設立的權利，避免那種不顧新時期檔案管理體制、模式的建構行業特點、自身情況而實行的“一刀切”式管理模式。隨著我國政治、經濟體制改革的深化，非公有制經濟異軍突起，非公經濟企業檔案管理模式也呈現出多樣性。
二、新時期企業管理工作的探究
1.市場化模式研究
市場化是世界行政改革共同趨勢，是我國各項改革的大方向，是檔案管理工作的趨勢，是我國企業檔案管理體制的改革方向。市場化就是把原由政府承擔的檔案管理事業交由市場調節。檔案資源作為企業自己的信息資源和管理不可缺少基礎，企業必須依據企業自身市場化競爭體制改善企業檔案管理體制。對于企業檔案管理工作來說，企業生產經營等一系列的活動，就是檔案工作的市場，市場就在本企業之中。企業的需求就是市場，檔案信息開發工程要不斷提高、不斷更新，才能滿足日益增長的信息需求。檔案工作者的一切活動都要緊緊圍繞企業的經濟建設，這樣檔案工作就有了方向，有了目標，擁有了市場。
2.社會化模式研究
檔案管理工作的社會化有兩個維度：一是企業檔案管理工作受社會組織的監督與影響；二是企業檔案管理工作充分利用社會資源。
從長遠趨勢來看，企業檔案自主管理是不可逆轉的方向，但僅僅依靠政府行政管理顯然是只有一只手在發揮作用，特別是在我國服務型政府轉化后，政府的行政管理能力將減弱。
從國外企業檔案管理環境來看，傳統“一刀切”的企業檔案管理模式顯然不適合企業強調效率的管理模式，那么那些處于“非現行”和“半現行”的企業文件和檔案的保管顯然將浪費企業更多的成本，并且很多企業也沒有能力（缺乏專業人員專業手段）和精力去管理企業檔案，但這些檔案作為企業資源又不能隨意處置，這就需要社會提供專業化的檔案中介機構為企業檔案管理工作服務，企業檔案業務外包形式也逐漸出現。
如北京、遼寧、浙江、上海、深圳等省市的檔一案中介機構，從無到有，逐漸發展壯大。這是檔案工作逐步走向專業化、職業化和社會化大生產的需要，將是今后企業檔案管理的一個新的需求方向。
