時間：2023-05-29 18:21:56
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇企業檔案管理辦法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
檔案管理工作是企業的基礎工作，入職以來我深深地感受到了公司各級領導對檔案管理工作的重視。在公司的全年第二次工作會議中，把檔案管理工作納入了公司下半年工作任務中，也使我這名新入職的檔案管理員感到了自己下半年的工作任務的嚴峻性。我將努力在最短的時間內完成領導提出的工作目標。使公司檔案管理工作向規范化、專業化方向再邁上一步，做到檔案管理工作與公司的發展同步。
現將檔案管理做如下工作計劃，請領導指正。
一、對公司檔案室現存檔案進行了解
作為一名新入職的員工，我先從對公司的了解及對現存檔案的了解而漸漸展開今后的檔案管理工作。所以，入職以來我先學習了公司的檔案管理辦法，及檔案歸檔目錄指引，并對公司的組織架構、部門設置等進行了了解，之后對檔案室現存檔案進行了逐一查閱。目前此項工作已基本完成。
二、對公司檔案室現存檔案進行分類、整理。
通過對公司檔案室檔案的查閱，了解了現存檔案的大致內容，同時結合公司的檔案管理辦法、檔案歸檔目錄指引、濱海新區城建檔案2012年工程檔案歸檔細則及自己以往工作經驗對檔案室現存檔案進行分類、整理，做好卷內目錄的編制工作，使得公司檔案的分類在符合國家檔案管理規定前提下，根據公司實際情況進行分類。保證檔案工作能夠為企業的經營管理和各項工作服務。由于現存檔案基本沒有卷內目錄，需要逐一分類、編碼，并建立電子版的資料索引目錄，使檔案室所有檔案能夠更加方便、快捷的被查閱和有效利用。所以將此項工作的完成時間暫定在8月底。
三、跟領導及同事探討、修訂公司檔案管理辦法。
具體工作計劃為以公司現有檔案管理辦法為基礎，征求各部門兼職檔案管理員意見進行修訂，對于檔案管理辦法的修訂暫時計劃從以下幾方面進行補充修訂，大致提綱為：1總則；2工作職責；3檔案類目設置及分類；4檔案管理實施細則；5檔案借閱規定；6檔案保密規定；7紀律與處分；修訂完成后報部門領導進行審批，之后將根據部門領導的審批意見修改后的修訂版報分管領導審批。(此項工作預計在9月下旬完成)。
四、根據新版檔案管理辦法進行檔案室的二次整理及檔案收集
在檔案管理制度修訂完畢后，對初步整理的檔案進行系統整理。同時希望能使各個部門都真正參與到檔案管理工作中，將各自手頭檔案進行分類、整理、制定電子版卷內目錄，并將部分重要檔案移交檔案室，使得每一份檔案都具有可查性。保證公司各類檔案的完成性。此項工作計劃在十月完成。
五、 檔案管理辦法試行、修改
在 10月、11月進行檔案管辦法的試行工作，希望能夠通過兩個月的短暫試行，發現一些檔案管理方面存在的問題，進而為下一輪的修訂工作做準備。
關鍵詞:高等學校檔案管理辦法;成人高校;檔案管理
《高等學校檔案管理辦法》(簡稱新《管理辦法》)是以1989年10月的國家教委第6號令《普通高等學校檔案管理辦法》(簡稱原《管理辦法》)為基礎修訂的,共七章四十三條,2008年9月1日正式實施。修訂后的新《管理辦法》,從高等學校檔案工作的定義、適用范圍等方面有了新的論述,對高等學校檔案的管理體制、制度建設和工作要求提出了更高的標準,充分體現國家對高等學校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位,為高校檔案工作的發展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。
一、新《管理辦法》的幾點變化
1.擴大適用范圍,把成人高校納入辦法適用對象
21世紀的高等教育事業蓬勃發展,除普通高校外,成人高等學校、高職高專學校和民辦學校也不斷得到發展,而且日益成為高等教育體系不可或缺的一部分,很顯然原《管理辦法》中只針對普通高等學校已經不能適應高等教育的發展現狀和要求。所以新《管理辦法》擴大了適用范圍,涵蓋了各級各類的高等學校,有利于促進所有高等學校檔案工作的發展。
新《管理辦法》明確規定“本辦法適用于各類普通高等學校、成人高等學校”,特別把成人高等學校列出,這為成人高校檔案管理工作提供了明確的方向,有利于規范成人高校的管理。根據新《管理辦法》,成人高校可以重新修訂本學校的檔案工作管理辦法,這為提升學校的管理能級、規范檔案管理工作和促進學校更加科學發展奠定了堅實的基礎。
2.明確了高校檔案的管理體制和學校領導的機制
新《管理辦法》規范了高校檔案工作的領導體制,規定“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作”,“國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查”,確定了政府教育行政部門對高等學校檔案工作的業務指導、監督和檢查職責,明確了高校檔案工作的領導關系和業務指導關系,領導體制層次清晰、責任明確,操作性強,有利于高校檔案管理工作的開展。
檔案管理工作既是一項基礎性工作,又是一項服務性工作。要做好這項工作,學校領導必須加以重視。新《管理辦法》明確了高等學校校長是高校檔案工作的第一責任人,強化了學校主要領導在高校檔案工作中的責任,《管理辦法》還規定“遇有特殊情況,應當立即向校長報告”。這些規定的推出有助于高校領導更新觀念,增強檔案意識,了解本校檔案工作的現狀,統籌全校檔案事業發展規劃,把檔案工作作為學校管理工作的重要事情來抓。
3.規范了檔案管理制度和檔案人員的職責
新《管理辦法》重新劃分了適應于學校檔案工作的11類歸檔范圍,這樣可以使學校檔案工作朝著規范化的目標發展,使學校檔案的歸檔內容更加全面。新《管理辦法》提出:高等學校“應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度”,以評促進檔案建設;“高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”,強化學校各部門立卷制度。
《管理辦法》要求“立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律,對文件材料系統整理組卷、編制頁號或者件號,制作卷內目錄,交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向學校檔案機構移交”,規定了各部門負責檔案工作人員的具體職責,保證學校各項管理活動中形成的檔案材料和科研研究材料的完整、齊全。
4.增加了“學生類”檔案管理內容
高等學校的主體是教師和學生,原《管理辦法》片面強調了學校管理、教師和教學,而忽視了學生和學習。教育以學生為本,學生以學習為本,新《管理辦法》對此進行了修訂。在新《管理辦法》中歸檔范圍里增加了“學生類”檔案的保管內容,具體內容“主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案,畢業生登記表等”。學生類檔案要求從學生入校開始到學生畢業結束,檔案中的記錄要伴隨學生在校學習的整個過程。把學生類檔案正式寫進檔案管理辦法中,把學生、學校和對社會有價值的檔案并列起來,充分說明了學生管理檔案在學校檔案工作中的重要性,體現了學校對學生的人性化管理。
5.從經費、文件的管理和檔案利用等方面提出檔案工作的信息化建設
隨著社會信息化的發展,數字校園的建設、數字檔案館建設勢在必行,新《管理辦法》明確規定“高等學校應當設立專項經費,為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施,加快數字檔案館(室)建設,保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行”。
新《管理辦法》在檔案機構的管理職責上明確規定:“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作。”提出了高等學校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”,突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質、錄音帶、錄像帶、實物等傳統檔案載體的局限,突出了電子或數字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位,這符合時展的要求。在檔案的利用方面規定:“應當設立專門的閱覽室,編制必要的檢索工具,提供開放檔案目錄、全宗指南,檔案館指南、計算機查詢系統等,為社會利用檔案創造便利條件”。
6.從職務聘任、待遇補助等方面彰顯對檔案工作者的人文關懷
新《管理辦法》中明確規定“高校檔案機構中的專職檔案工作人員,實行專業技術職務聘任制或者職員職級制,享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。”這個規定可以從根本上改變目前成人高等學校檔案機構工作人員,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了檔案工作人員學歷層次低、工作積極性差等不利于成人高校檔案工作發展的局面,為成人高校檔案工作發展的人才需要奠定了基礎。
對長期接觸有毒害物質的檔案工作人員,“保障其依法享有工傷社會保險待遇及其他有關待遇,并可以按照有關規定予以補助”,這使得多年來高校檔案界極力呼吁的對因為長期接觸有毒害物質的高校檔案工作人員建立職業保障和依法取得補助得到了落實,體現了以人為本的檔案科學發展觀以及對高校檔案工作者的人文關懷。
二、新《管理辦法》對成人高校檔案管理的影響
目前,成人高校檔案管理工作的發展與教育發展的實際需要還存在著一定的差距,特別是隨著成人高校工作能級的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實際相比,成人高校的檔案管理帶有明顯的滯后性。針對新《管理辦法》提出的規定和新要求,加強成人高校檔案管理的基本思路有以下幾點。
1.改變檔案管理模式,適應成人高等教育事業改革發展的需要
在當前科學技術迅猛發展,知識經濟和信息化浪潮日益發展的背景下,成人高等教育學校建設開始出現新的局面,使原有的檔案門類、數量和內容遠遠不能滿足教育發展的需要。隨著成人教育改革和發展形勢的需要,檔案工作重點應由以往收集、整理、保管為主轉向以開發、利用和服務為主,提高檔案的利用,擴大服務功能。成人高校的檔案工作是成人教育的信息資源,只有重視開發利用,不斷拓展業務范圍和服務領域,才能充分發揮信息資源的優勢。
2.加強檔案管理人員的隊伍建設,提高檔案人員的業務素質
要實現成人高校檔案的科學化管理,關鍵要提高檔案管理人員的素質。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質和職業道德修養,使之能熱愛檔案管理工作,有強烈的事業心、責任感和良好的職業道德修養。同時,要加強對檔案管理人員的業務技能培訓,不斷為其提供接受繼續教育的機會、更新檔案專業知識,通過系統學習,使之在專業的深度與廣度上都有較大的提高,在管理實踐中能夠具有進行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力,能夠積極開展檔案利用工作,為成人高校的發展和評估提供詳實的材料資源。只有這樣才能滿足新形式下成人高校教育發展與改革工作的需要。
3.大力加強電子檔案管理,不斷探索檔案管理現代化的新途徑
隨著人類進入信息時代,檔案的形式和載體、檔案信息的傳播方式和途徑等發生了根本變化;隨著教育的改革與發展,成人高等教育檔案資料呈現出復雜、繁瑣、量大的特點,這對高校檔案機構提出了新要求,必須應用現代化信息技術手段實現對成人高校檔案的管理,實現檔案資源和檔案管理的信息化。針對網絡和計算機的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部門的專門教育教務管理軟件,從錄取新生開始,將學生的姓名、性別、照片等基本信息錄入數據庫,將在讀學生的學籍信息輸入到互聯網以便于檢索,將學生在校期間的學科、專業、成績檔案等信息化管理。同時,成人高校要適應檔案管理發展的趨勢,對形成的重要文件建立紙質文本和電子檔案雙備份,減少紙質檔案的使用,努力做好檔案信息管理系統的使用、維護和安全工作。
總之,成人高校的檔案是衡量學校教育管理水平和教學質量的重要標志之一,也是學校開展教育教學、科研的重要信息來源與決策的依據。因此,作為成人教育檔案工作者,要按照法制化的要求不斷走上正規,不斷加強檔案管理意識,加強檔案的開發和利用,實現檔案的數字化管理,充分發揮成人教育檔案功能,為推動成人高等教育檔案事業的發展和促進學校各項工作做好服務和保障工作。
參考文獻:
[1]魏小寅.高校成人教育檔案管理的幾點思考[j].紹興文理學院學報,2006,(12):136-137.
【關鍵詞】規范化；專業化；真實、準確、完整；經濟資源集體采集利用
《會計法》明確規定：“國家機關、社會團體、公司、企業、事業單位和其他組織（以下統稱單位），須依照本法辦理會計事務。”各單位必須依法設置會計賬簿，并保證其真實、完整。會計機構、會計人員依照本法規定進行會計核算、實行會計監督。會計機構、會計人員依法真實、完整地辦理了會計事務，也就是說，會計人員生產出合格“產品”了。那么，如何把這一合格“產品”—即會計檔案保管好、使用好，是各單位普遍存在的問題。本文就擬把會計檔案管理規范化和管理專業化結合統一方面進行探討。
財政部、國家檔案局關于印發《會計檔案管理辦法》的通知，自1999年1月1日起執行，對會計檔案管理有了明確規定。但是目前的狀況是：有的單位會計檔案管理比較規范，有的單位會計檔案管理的隨意性比較大，有的單位在會計核算年度終了，把會計檔案往庫里一堆了事。沒有專職檔案人員進行管理，也沒有配備兼職人員進行管理，誰需要資料誰都可以查找，嚴重違反了會計檔案管理辦法。
隨著我國社會主義市場經濟的發展，會計工作越來越重要。會計記錄的經濟活動信息都歸集在會計檔案中。會計檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據，是各級政府經濟信息統計基礎性資料，是微觀和宏觀經濟規劃的重要依據，也是單位負責人是否廉潔施政的重要證據，會計檔案是經濟活動綜合的反映。
1.會計檔案管理的專業化
會計檔案管理的專業化，包括兩個層面的含義：既包括了會計檔案管理需要有專業化的隊伍承擔管理工作，有包括了管理會計檔案的工作人員的專業化工作水平。
縣團級以上企事業單位，會計業務量大的，應配備專職會計檔案管理人員。事業單位會計檔案管理人員應給出編制。國有大型企業配備專職會計檔案管理人員，應從會計人員選拔產生。縣團級以上企事業單位，會計業務量比較小的，應當在會計機構內部指定專人保管。只有專業化，才能規范化。專業化是會計檔案管理規范化的前提和基礎。只有專業化和規范化有機結合，才能達到會計檔案管理規范的有序統一。
一個單位內部，有不同的會計主體：即一級法人單位，還有二級會計核算單位（即非法人分支機構或二級報賬制單位）。不論什么樣的會計主體，都有大量的會計檔案需歸檔。單位內部還有不同的行業，會計核算、會計監督對象也不同，客觀上也要求會計檔案管理的規范化和專業化。不能簡單地把會計檔案一歸檔就了事。造成經濟信息資源永久沉淀，得不到及時開發和利用。
無論是上述何種會計檔案的管理方式，都需要對從業人員進行專業化知識的培訓，提高管理人員的檔案管理水平。需要做到以下幾個方面：首先，從領導層面上要增強對會計檔案管理工作的重要性認識，意識會計檔案對于本單位開展工作的重要意義和潛在的經濟利益；第二，給予一定的物質、經濟支持，會計檔案的收藏與保管需要一定的物理場地，保證會計檔案的安全完整也是提高會計檔案館里專業化水平的重要指標之一；第三，對檔案管理人員提供培訓的支持，目前很多從事會計檔案管理的人員對檔案管理知識較為缺乏，或者是對專業性質較強的會計檔案的管理缺乏一定的認識，所以對管理人員進行專業化的培訓，既有利于提高會計檔案的信息質量和保存價值，又有利于提高對會計檔案中蘊藏的信息的開發與使用。
2.會計檔案管理的規范化
《會計檔案管理辦法》明確規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管，有序存放，方便查閱，嚴禁毀損，散失和泄密。”明確了會計檔案保管期限和目的，就是要及時對會計檔案信息資源有效開發利用。一定時期經濟信息資源及時采集利用，可能會對經濟社會有極大地推動作用和促進作用；過了保管期限，隨著經濟的發展，經濟和社會工作中的新情況、新問題不斷出現，原經濟信息資源開發利用價值也就隨之終結。及時開發利用會計檔案信息資源是關鍵，把握時代脈搏，需要不斷學習型人才，才能有效開發利用會計檔案經濟信息資源。從開發利用角度看，也需要會計檔案管理規范化和專業化。
會計檔案管理的規范化需要從制度上進行建設。《會計檔案管理辦法》是各個單位對會計檔案管理制度建設的基本原則，在此基礎上對會計檔案的立案歸檔、管理利用、編纂開發和鑒定銷毀形成規章制度。實施的細則需要包括以下的幾個方面：第一，要建立制度保證會計檔案的安全完整，這是會計檔案發揮作用的基本前提；第二，要建立檔案制度的保管制度，會計檔案的主要作用就是為了日后的對于賬目的清查鑒定的作用，因此需要建立制度對會計檔案的歸檔期限、范圍、種類和使用人員的范圍有明確的制度規定；第三，要建立會計檔案的鑒定與銷毀制度，雖然建立會計檔案是為了防止財會人員，但是會計檔案還是存在著一定保管規律，要對會計檔案的要建立完整的鑒定制度，及時對超過保管期限的檔案進行銷毀，同時也要對銷毀檔案的流程和方法進行制度建設，即建立起銷毀制度。
會計檔案管理規范化和專業化的統一，著重加大對會計檔案管理規范化檢查的力度。對各單位會計檔案是否建檔和歸檔，依據《會計檔案管理辦法》進行一次大檢查，對沒有按《會計檔案管理辦法》管理會計檔案的單位進行整頓，限期改正；經過整頓，仍沒有按管理制度執行的，給予處罰。同時應把會計檔案管理規范化，納入單位年終考核體系，使之制度化、規范化、專業化、經常化。使用多種手段和措施，促進各單位會計檔案管理升級，：開展會計檔案管理創先爭優活動；會計檔案管理知識有獎搶答賽活動；開展會計檔案管理學術活動等等。依法促使本單位負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性、合法性負責。
關鍵詞：檔案管理 和諧管理 輸變電工程 模式
中圖分類號：TM73 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）01（a）-0094-03
隨著天津市特高壓工程及500kV工程趨向于規模化建設，建設體量越來越大，工程建設檔案管理要求越來越嚴格。然而，當前檔案管理理念相對陳舊、責任意識相對欠缺、標準化制度有待完善、工作便捷性有待提高等問題凸顯。因此，為確保檔案管理與工程建設同步進行，保證檔案資料完整、準確、系統、安全和有效利用，進一步創新檔案管理模式成為必然。
檔案管理一直以來是各行業學者們研究的熱點，加強檔案過程管理是提高檔案管理質量的關鍵。張淑婷[1]對電力工程檔案質量管理控制要點進行了探析，構建了電力工程檔案質量管理體系，對檔案前期規范化處理，加強過程管控，提高檔案管理質量。鐘志平[2]對電力施工企業工程檔案形成過程存在的主要問題進行了分析，提出檔案形成過程控制的幾個主要環節。陳鐵山[3]通過分析電力工程檔案管理中存在的問題，分別從隊伍建設、制度建立、管理方法等方面提出具體措施。檔案數字化管理是檔案管理趨勢，同樣是學者們研究熱點之一。陶琨[4]對電力工程檔案管理流程、檔案類別、檔案標準化等方面進行了規范，同時引入現代信息管理系統，促進電力工程檔案信息的查詢、統計。陳煒[5]從國家電子檔案產業政策、信息技術應用等角度，探討了檔案信息數字化的發展方向以及檔案信息資源的開發途徑。羅琴[6]，首次將和諧管理理論應用于企業檔案管理中，實現了企業檔案的和諧管理，達到企業檔案管理工作健康有序發展。該管理理論為文章創新檔案管理模式提供了新思路。研究新的檔案管理模式，旨在促進檔案形成的同步性、真實性和完整性；落實了“全員、全過程、全方位”的檔案管理理念；提升工程檔案管理工作的程序化、標準化和規范化。
1 基于和諧管理的檔案管理模式
1.1 實踐思路
國網天津市電力公司首次提出，以提升檔案過程控制為核心，基于和諧管理理論，分別從科學管理和工作便捷兩個維度進行制度優化和工作環境改善。一是建立“諧則”機制，即采用科學的管理辦法使歸檔同步化、責任明確化、資料標準化；二是建立“和則”機制，以用戶為根本，研發檔案動態管理系統和手機APP等，提高歸檔便捷性和高效性。檔案動態管理系統對科學管理辦法進行了固化，科學管理辦法推動了系統的準確、有效運行，最終實現檔案管理整體和諧。具體實踐思路如圖1所示。
1.2 體系架構
該管理模式以《輸變電工程檔案深度規范管理指導手冊》為標準管理依據，依托檔案動態管理系統落實執行，互聯手機APP輔助管理，創新應用NFC技術和OCR技術，自主研發新型檔案柜。旨在提升檔案管理標準化、數字化、便捷化水平。其體系架構如圖2所示。
1.2.1 編制《輸變電工程檔案深度規范管理指導手冊》
通過對各設計、施工、監理以及建設管理單位檔案管理專責、質量管理專責等相關檔案管理人員的調研，梳理行業規程規范以及企業內部管理規定，完成本手冊編制。其特點如下。
（1）過程全覆蓋。覆蓋項目前期、工程前期、工程建設和總結評價工程全過程。其中，業主項目部分冊，歸檔范圍共計858項；監理項目部分冊，歸檔范圍共計218項；施工項目部分冊，歸檔范圍共計1289項。
（2）專業全覆蓋。覆蓋進度、安全、質量、技術、造價全部五大專業，涉及專業管理全部環節。
（3）崗位全覆蓋。首次將歸檔責任主體下沉到業主、監理、施工項目部專責人員。
（4）標準化管理。①歸檔時間節點統一。歸檔時間節點與工程建設節點掛鉤，保證與工程建設同步進行。②歸檔模板樣式統一。編制檔案文本標準化模板202份，負面清單146條。
1.2.2 研發“工程管家”電網建設全過程檔案動態管理系統
以檔案歸檔同步化、規范化、標準化、明確化為目標的檔案動態管理系統，主要包括管理人員實施監督和檢查、各管理專責檢索、查看和提交，以及管理員信息維護3個子平臺。
（1）管理人員實施監督和檢查子平臺。通過選擇工程名稱、工程建設階段，管理人員隨時對各參建單位歸檔現狀檢查，包括：查看當前應歸文件資料內容和應歸未歸資料內容；對已歸檔的資料內容，可以點擊文件填寫正確性、規范性等；對于應歸未歸的文件資料，可以點擊提醒相應專責，督促其及時提交資料。
（2）各管理專責提交檔案子平臺。通過點擊樣例參考，查看系統內資料內容標準化模板，按要求填寫相應檔案，并完成提交。
（3）管理員信息維護子平臺。管理員對不同工程歸檔范圍、資料標準化模板和工程一級網絡計劃等信息進行更新維護。
建立手機APP與檔案動態管理系統互聯，作為檔案管理輔助手段之一，進一步提高了檔案過程管理的便捷性。
1.2.3 創新應用NFC技術和OCR技術
通過NFC技術使手機APP與打印機無線連接，利用先進計算機技術和WIFI傳遞檔案信息，實現遠程自動打印，確保檔案資料的安全性和保密性；利用OCR技術將紙質檔案利用掃描儀，通過關鍵字識別，實現自動分類、智能化上傳至PC端檔案動態管理系統，并建立目錄索引。
2 案例分析
該管理模式已應用于天津靜海500 kV輸變電工程、南蔡500 kV輸變電工程、蒙西～天津南1 000 kV輸變電工程、錫盟～山東1 000 kV輸電工程檔案過程管理中，取得經濟效益明顯。
（1）該管理模式明確了資料標準模板，節約了各專責檔案填寫時間，尤其減少了檔案資料重復填寫次數。根據調查，應用該管理模式的4個工程，節約495 000元。
（2）OCR技術的應用，使檔案掃描工作由兩人一周掃描4 h，減少到1人2周掃描2 h，此項工作節約327 600元。
（3）檔案動態管理系統和手機APP實現了管理人員隨時隨地在線檢查檔案。據統計，應用該系統檢查檔案共計42次，節約126 000元。
3 結語
文章對檔案管理新模式實踐思路進行了介紹，對其體系架構進行了系統分析，對指導手冊、檔案動態管理系統、手機APP和新型檔案柜的內容、特點和功能進行了具體介紹，對NFC技術和OCR技術應用原理進行了闡述，最后對模式的應用效益進行了分析。新的管理模式從科學檔案管理和工作便捷兩個維度進行了全面優化，對提升檔案規范化管理具有重要意義。
參考文獻
[1] 張淑婷.電力工程檔案質量管理控制要點探析[J].中國高新技術企業，2015（13）：189-190.
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[3] 陳鐵山.淺析電力工程檔案管理建設[J].中國電力教育，2010（11）：246-247.
[4] 陶琨.電力工程建設檔案管理新探[J].中國電力教育，2013（33）：179-180.
標準檔案管理辦法完整版第一條 為了加強標準檔案管理，充分發揮檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和有關標準管理的規定，制定本辦法。
第二條 標準檔案系指在制定、修訂標準過程中，直接形成的具有保存價值的各種文件、材料(包括圖表、文字材料、計算材料、音像制品和標樣等)。
標準檔案是國家檔案的重要組成部分。
第三條 標準的制定部門和單位應當建立健全標準檔案管理工作制度，達到標準檔案完整、準確、安全和有效利用的要求。有計劃地采用先進技術，實現標準檔案管理的現代化。
第四條 標準檔案按保管期限，分為永久的和長期的兩種。
下列文件材料需要永久保管：
(一)上級下達任務的文件;
(二)標準報批稿;
(三)標準編制說明及其附件;
(四)意見匯總處理表;
(五)標準審查會議紀要或函審結論;
(六)標準報批公文;
(七)標準申報單;
(八)標準本;
(九)標準正式出版本;
(十)標準修改通知單及其附件;
(十一)標準作廢通知單。
下列文件材料需要長期保管：
(一)論證報告;
(二)調研報告;
(三)試驗驗證報告;
(四)標準征求意見稿(最后一稿);
(五)標準送審稿;
(六)等同、等效采用的國際標準或國外先進標準原文或譯文，主要參考資料(只歸難得的，一般的只列目錄和出處);
(七)標樣。
第五條 永久保管的，按國家檔案管理部門的規定辦理;長期保管的，應當是現行的和最近兩次修訂的標準的檔案。屬長期保管的廢止標準檔案，繼續保管十年。標樣在保管期限內已經失效的，按保管到期的規定處理。
第六條 國務院標準化行政主管部門負責管理國家標準檔案。工程建設、藥品、食品衛生、獸藥和環境保護國家標準檔案，分別由國務院工程建設主管部門、衛生主管部門、農業主管部門、環境保護主管部門負責管理。
國務院行業標準歸口部門負責管理其主管范圍內的行業標準檔案。
省、自治區、直轄市標準化行政主管部門負責管理本行政區域內的地方標準檔案。
企業單位負責管理本單位的企業標準檔案。
第七條 本辦法所列部門和單位的檔案管理機構或人員，具體負責標準檔案管理工作。其職責：
(一)收集、整理、立卷、歸檔、統計、保管和提供利用標準檔案;
(二)編制目錄、索引、卡片等查詢工具和參考材料;
(三)負責組織和承擔標準檔案的鑒定和銷毀;
(四)監督檢查標準檔案的修改、補充和復制;
(五)按檔案行政管理部門的要求，辦理永久的標準檔案的移交手續;
(六)認真執行檔案管理制度。
第八條 標準檔案由標準起草單位負責收集有關材料并加以整理，向相應的標準檔案管理部門或單位負責提供。
第九條 標準起草單位、標準化技術委員會秘書單位或標準化技術歸口單位以及參與制定、修訂標準的其他單位，在制定、修訂標準工作中所積累的標準文件材料，交本單位檔案管理機構按長期保管的要求管理。
第十條 標準檔案的文件材料，除標準正式文本外，在標準審批、后三個月內，由審批部門或單位的主辦人員按規定向檔案管理機構一次歸檔。標準正式文本出版后，及時補充歸檔。
第十一條 標準檔案的文件材料，由審批部門或單位的主辦人員負責整理，標準檔案管理人員負責立卷、登記、上架。
標準文件材料歸檔時，標準檔案管理人員應當檢查、核對;對不符合要求的，由審批部門或單位的主辦人員補充、更正。
第十二條 標準更改或廢止后，由審批部門或單位的主辦人員負責將更改單或廢止單的原稿、出版稿和審批文件及時歸檔。
第十三條 標準文件材料的立卷、歸檔，按GB/T11182-89科學技術檔案構成的一般要求執行，并應當符合下列要求：
(一)各類標準文件材料一般歸檔一份，使用頻繁的各種報告、標準草案各稿、正式版本以及意見匯總處理表可以歸檔兩份。
(二)歸檔的標準文件材料是原稿或打印稿、復印稿。
(三)永久保管和長期保管的標準檔案分別裝訂立卷。
(四)標準文件材料的幅面大于A4(210297mm)的，按A4幅面折疊;小于A4的，粘貼在A4幅面的紙上，并留出裝訂線。
第十四條 保管標準檔案，應當有檔案柜和庫房，并有防火、防潮、防曬、防蟲鼠、防塵、防盜等安全措施。
第十五條 保管標準檔案，要建立定期檢查制度一般每兩年檢查一次，如有破損或變質的檔案應當及時修補或復制。
第十六條 管理標準檔案的機構，應當建立健全標準檔案借閱制度。
標準檔案一般不外借。特殊情況需要外借時，應當經主管領導批準，并限期歸還。
第十七條 任何個人不得將標準檔案占為私有，凡損壞、隱匿、丟失或泄密的，應當追究有關人員的責任。
第十八條 對標準檔案的保存價值，應當定期進行鑒定。鑒定工作在有單位主管領導、標準化人員和標準檔案管理人員參加下進行。
對已經超過保管期、失去保存價值的標準檔案，應當編造清冊，經主管領導簽字后銷毀，并注明銷毀時間和處所，由監銷人員簽字后，將清冊歸檔。
第十九條 對標準檔案工作做出顯著成績的人員，應當給予獎勵，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十七條規定執行。
違反有關檔案管理規定，給標準檔案工作造成損失的，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十八條、第二十九條、第三十條、第三十一條的規定處理。
第二十條 本辦法由國家技術監督局負責解釋。
第二十一條 本辦法自之日起施行。
檔案工作標準化檔案工作標準化是以檔案工作領域中的重復性的事物和概念為對象而制訂或修訂的各種標準的總稱，它是檔案工作中有關單位和個人應當遵守的共同準則和依據。
種類：按照標準的性質可分為管理標準和技術標準，按照標準的實際法定效力可分為強制性標準和推薦性標準，按照標準的相關程度可分為正式標準和參照標準，按照標準的適用范圍可分為國際標準、區域性標準、國家標準、專業或行業標準、企業標準等。
屬性：工作程序有專門規定、有固定的代號、在一定條件下具有法律效力、時效性較強、內容相對專一性、具有較強的可操作性、多數屬于推薦性標準。
伴隨著時代的進步，現代科學技術突飛猛進，多媒體信息技術在行政事業單位的日常工作中運用越來越普遍，會計檔案電算化已經成為必然趨勢。
二、會計檔案管理對于事業單位的重要性
為了強化事業單位的會計檔案管理，國家檔案局與財政部于2016年了新的《會計檔案管理辦法》，要求事業單位必須進行會計檔案管理，明確了會計檔案管理的意義，同時具體規定了需要歸檔入庫的檔案材料必須定期移交到事業單位的檔案管理相關機構，統一進行集中化管理。
再者，由于事業單位內部的在財務及內部管理上的需求，事業單位提高會計檔案管理也是必不可少的。據粗略統計，我國目前共有約126萬個事業單位，超過3000萬的單位職工，每年國家財政部門需要極大一筆資金來支付事業單位職工的薪資需求，而會計檔案管理能夠準確地記錄管理事業單位的收支情況，為事業單位的發展規劃，人員編制提供科學可行的依據，財政部門在行政管理方面對會計檔案管理也具有較大的需求。
同時科學合理的會計檔案管理也能準確記錄事業單位職工的收支情況，為打造清正廉潔型的事業單位，樹立廉政工作形象提供大力支持，完善的會計檔案管理能讓事業單位的經費開支變得更加合理，有理有據，防止公費挪用的情況的發生，也能提高審查部門的工作展開的效率。
三、會計檔案管理發展趨勢
（一）事業單位會計檔案的數字信息化管理
隨著時代的進步與發展，事業單位的會計檔案管理必將走上數字化的道路，逐漸實現會計檔案管理的電子化會計管理，網絡化管理與智能化管理，事業單位在今后的會計檔案管理或者說現在已經逐漸不再局限與傳統的檔案袋紙質管理上，計算機的不斷發展極大地豐富了檔案資料的儲存介質，擴大了檔案資料存儲的范圍。事業單位在進行會計檔案管理時也必將以網絡管理為核心，建立完整的信息化管理體系，在不久的將來甚至出現網絡智能化的檔案數據管理，節省了人力，全面提升檔案管理的效率。
（二）財務軟件從單純的核算轉型為管理
目前來說，我國的財務軟件大多數仍然局限在單純的數據核算層面上，但由于市場的不斷發展，單純的核算已經不能滿足事業單位的發展，隨著會計電算化的不斷發展，財務軟件也必定會不斷進步，不再僅僅停留在財務核算方面，還會在財務核算上進一步涉及規劃，決策，統一整合數據進行效益的評估，建立完善的電算化檔案管理體系，從之前單純的財務核算向綜合管理方向發展。全面促進事業單位會計檔案管理的數字信息化管理。
（三）會計檔案信息化管理的客觀需求
隨著時代的進步，事業單位工作壓力也越來越大，傳統事業單位已經漸漸不能滿足事業單位的發展需求，會計檔案信息化管理旨在會計信息數據的利用，單純的會計核算逐步轉變為現代管理型會計管理，將會計檔案信息作用最大限度發揮已經成了事業單位發展的客觀需求。財政部于2014年10月了《關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》，政策包含了全面推進管理會計信息系統建立的具體措施，進而推動管理型會計在事業單位的最大化運用。回顧從2000年開始的預算管理以及的信息化系統建設的發展?v史，再到2008年的全球金融危機爆發之后，預算管理信息系統建設開始走向多維度，全面化，精細化的發展方向，然后在2013年到現在的市場經濟多變與不斷轉型的大背景之下，會計管理中成本核算軟件、預算管理軟件與管理會計報告分析應用軟件等會計管理軟件的工具在企業與事業單位中的具體應用，統一標示著現代化數字信息技術在會計管理領域的集中應用，再者為了最先限度的去滿足事業單位對于會計信息資源的全面挖掘與高度聚合，會計檔案管理必須發揮出會計檔案作為信息源的應有作用與職能，最后統一將所整理出的電子會計檔案信息再次進行分析處理，便于各大信息平臺之間的信息流通，促進會計信息的相互聯系，避免各個部門之間各自為政，會計信息得不到充分發揮。
四、如何提升事業單位會計檔案管理
（一）重視會計檔案管理，提高思想覺悟
事業單位想要提升會計檔案管理，必須首先從思想層面做起，認識到會計檔案管理的重要性，不能僅僅將會計檔案管理視為賬務記錄，要將做好會計檔案管理當作自身的責任，做到對單位負責，對國家負責，嚴格遵循《會計檔案管理辦法》，謹慎處理會計檔案相關細節，妥善保管會計檔案，分類存儲，并要及時清查，防止出現檔案資料的缺失與泄漏。單位高層領導也要對檔案管理工作人員提供大力支持，創造良好工作環境，提升員工工作的積極性。
（二）建立健全會計檔案管理制度
有效的會計檔案管理需要一套完善的會計檔案管理制度體系為基礎，事業單位務必要根據相關法律，結合事業單位的實際情況建立一套適用的會計檔案管理制度，將會計檔案的歸檔程序，歸檔的要求與范圍，檔案保存的具體要求做出明確規劃，運用科學的方法對會計檔案進行妥善保管，同時要建立明確的責任制度，將會計檔案管理工作納入職工的績效考核，對檔案管理出現的問題及時指正，端正管理人員工作態度，提升檔案管理水平。
（三）加強會計檔案管理人員的培訓，提高工作素養
事業單位會計檔案管理工作，對于管理人員不僅僅在業務素養上，還在職業道德與思想上具有一定的要求，同時會計人員作為會計檔案的直接負責方，其業務水平直接影響到檔案卷宗的質量。會計檔案管理逐步轉向數字信息化，新的《會計檔案管理辦法》已經將電子會計檔案納入會計檔案的范圍。事業單位必須加強在職人員的業務培訓，提高管理人員的新型技術學習，熟練掌握會計檔案電子化管理技能，讓會計管理人員在實踐中不斷學習，將理論與實踐結合，培養出一批復合型全面的財會人才，最大化發揮出會計檔案的作用。
（四）會計檔案管理流程規范化
為了全面提高事業單位的會計檔案管理，事業單位必須充分了解會計檔案管理的重要意義，貫徹財政部門相關政策，根據事業單位的實際情況制定相應管理機制，規范化管理，要做到檔案管理依法管理，科學管控。細化會計檔案卷宗具體管理細節。各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。
【關鍵詞】 檔案
規范化管理
為了更好地貫徹《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，四川省檔案局于2005年6月制定了《四川省檔案工作規范化管理辦法》，并在全省各機關、企業、科技事業單位、各級檔案館開展了評審認定工作。我院于2006年底通過了四川省科技事業單位檔案工作規范化管理省二級的認定。成為榮縣科技事業單位中首家檔案工作規范化管理達省級標準的單位，作為基層綜合醫院，我們是從以下幾個方面入手抓好檔案工作規范化管理的。
一 基本情況
我院于1988年就建立了綜合檔案室，下設2個分室，集中保管所形成的各種門類或載體的檔案，分別于1989年、1991年經四川省檔案局批準我院檔案工作達省三級、二級標準，2006年檔案工作規范化管理達省級標準。現有庫房面積234平方米，閱覽室3間60平方米，辦公室面積40平方米，電腦3臺，共庫存15種門類的檔案共444647卷（件、冊），每年提供利用檔案2000多卷（袋）。
二 抓好檔案工作規范化管理的具體做法
近年來醫院通過管理年活動的開展，使醫院醫療業務建設和發展取得長遠進步，同時也對檔案的利用提出了更高的要求。隨著醫院自身發展的需要和上級貫徹《檔案法》力度的加強以及《四川省檔案工作規范化管理辦法》的制定和《四川省醫藥衛生檔案實體分類試行規則》的下達。醫院決定下大力氣，按照以上規定，抓好檔案工作。其基本做法簡要概括性為“一個提高，兩個堅持，三個規范，四個到位”。
（一）一個提高。提高對檔案管理重要性的認識。檔案是一個單位乃至一個國家寶貴的，不可再生的精神和物質財富，是方法的匯集、經驗的匯集、智慧的匯集。檔案工作，檔案建設是一個整體，只要各單位重視檔案工作，自覺貫徹《檔案法》，提高檔案管理工作水平，我國的檔案管理水平才能實現提高。
（二）兩個堅持。
1、堅持把檔案工作列入單位發展規劃，檔案工作與單位發展是相輔相成的，互相促進的。單位事業發展為檔案工作的進步構筑更高的平臺和寬松的環境，檔案工作的進步又反過促進單位的建設和發展。國家綜合醫院評審，醫院管理年活動的開展，對檔案工作提出了不同層次的要求，醫院需要做好檔案工作。
2、堅持把檔案工作納入整體管理，在把檔案工作列入發展計劃的同時，應更加重視落實工作，使檔案工作與各項工作在年初同時布置，年中同時檢查，年末同時目標考核。
（三）三個規范。規范檔案管理機構、職能分工和業務建設。
1、規范檔案管理組織機構，由一名院領導分管、綜合檔案室組長主管檔案工作，各科室負責人為檔案資料員，形成了檔案管理網絡系統。
2、規范檔案管理工作職能分工。醫院建立了綜合檔案室，下設2個分室，配備了專兼職檔案工作人員，專人負責檔案的管理和文件材料的收集、檔案整理、歸檔工作，監督和指導檔案資料員的檔案資料形成和收集工作。
3、規范檔案業務建設。按照《檔案法》及其《實施辦法》、《四川省檔案工作規范化管理辦法》、《四川省醫藥衛生檔案實體分類試行規則》的要求，一是按照檔案管理有關業務建設的要求，結合實際，加大了檔案管理基礎設施、裝備、裝具等的投入。對業務檔案庫房進行了擴大調整。二是重視和不斷完善檔案管理規章制度的建設。制定和完善了符合該院實際和檔案工作人員職責、檔案管理、利用、保密、鑒定、銷毀、庫房管理等制度。制定了《榮縣人民醫院檔案管理辦法》和分類大綱，保證了新規則在醫院有效實施。三是做到檔案資料的收集與科技活動、業務工作“三同時”（同時計劃、同時檢查、同時總結）。有效地保證了檔案資料收集及時、完整。四是抓好檔案日常管理。明確了各種門類和不同載體的檔案資料的歸檔立卷時間。日常管理重點是檔案庫房管理，它是檔案人員自覺性的管理、責任心的管理。檔案工作人員恪盡職守，以高度的事業心和責任心，對檔案溫濕度情況，安全狀況等，做到每天檢查，常年不斷，并天天有記錄，確保了室藏檔案無霉變、無蟲蛀、無鼠咬等受損現象。五是搞好檔案信息開發利用，檔案工作根本目的是利用。我院搞好檔案利用，重點放在檔案作用的宣傳、檔案服務方式的轉變和提供服務態度等方面，引導檔案信息利用，使其在提高醫療技術水平，病人病歷咨詢等方面收到較好效果。
（四）四個到位。
1、資金投入到位。俗話說經濟是基礎，沒有必要的資金投入，就不可能有與醫院發展相輝映的檔案管理水平。
2、人員到位。人員的投入以及組織起有效的運作，是搞好檔案管理必不可少的，人的因素是決定性的。
3、制度到位。檔案管理是一項制度的管理。自覺的管理是非常可貴的，但還不夠，必須用制度管人管事管過程。
4、管理到位。管理到位就是工作落實到位。硬件投入了，人員機構到位了，制度也有了，最終靠落實。就是使用上述各要素高效結合起來，有機運轉。管理重在過程，抓好過程，才能顯現于一時。要重視日復一日，年復一年的過程管理。
三 抓好檔案工作規范化管理的幾大因素。
（一）領導重視是決定因素。領導重視是搞好檔案工作的前提。搞好檔案工作管理因素很多，組織機構、挑選人員、資金投入、規范管理等都重要，但領導重視是前提，領導認識到位了，工作重視了，辦法就有了。因此，領導重視是搞好檔案工作決定性因素。
（二）檔案工作人員是關鍵因素，挑選好檔案管理工作人員，特別是綜合檔案工作人員是搞好檔案管理的關鍵，檔案管理工作是一項細致、繁瑣、單調、清苦的工作，這就要求檔案工作人員，一要有高度的事業心，責任感和敬業精神，二要有良好的基本素質，兢兢業業，無私奉獻。三要淡泊名利，有良好的職業作風。四是要一絲不茍，甘于吃苦。
（一）電算化會計檔案的概念
電算化會計檔案是指各單位在進行會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。具體來說包括：
（1）會計憑證：原始憑證，記賬憑證。
（2）會計賬簿：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片及其他輔賬簿。
（3）財務會計報告：月度、季度、半年度、年度財務會計報告。
（4）其他會計資料：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，納稅申報表，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，會計檔案銷毀鑒定意見書，其他具有保存價值的會計資料。
（二）電算化會計檔案管理的特點
1.存儲范圍的廣泛。會計電算化檔案存儲范圍廣，不僅保留了傳統紙質文件， 還必須保持存儲計算機硬件上的會計數據和會計信息存儲在 磁性介質，如程序設計規范，用戶操作程序、會計電算化課程的課程代碼， 會計報告格式，等等，會計電算化文件存儲擴大范圍和領域。
2.載體形式多樣。會計電算化檔案的載體形式發生了變化，經濟管理活動形成的會計憑證、賬簿、報表和其他數據，不僅以電子信息的形式 存儲于光盤、硬盤等載體上，同時也打印紙張載體形式。磁性存儲介質的使用在會計電算化工作，使會計檔案管理工作更加方便、快速、高效。
3.嚴格的安全存儲。會計電算化文件紙質文件材料的形式和材料 的電子文件，文件內容不僅有傳統紙質文件的打印輸出，和磁性介質或光盤為載體的電子檔案，而磁性介質，光盤很容易通過磁場，外部環境的影響， 如有害氣體，灰塵，此外，容易受損，很難留下痕跡載體的特點。同時，存儲信息的質量和有效性條件的影響，會計電算化檔案的安全存儲、嚴格要求存儲空間有防火、防潮、防凍、防熱、防塵、防磁、防盜等相應的措施。
4.信息共享性與數據易改性。網絡技術的運用，可以提高會計文檔的多方位檢索速度，并能夠實現檔案信息的網上遠距離傳送，有利于會計檔案資源共享。但是，由于存儲磁介質與光盤中的數據可以很容易被修改，從而導致會計檔案信息的失真，甚至被破壞的可能，而使會計檔案失去價值。
二、基于北方導航控制技術股份有限公司電算化會計檔案管理實踐
北方導航控制技術股份有限公司（以下簡稱北方導航）多年來一直加強電算化會計檔案管理，主要體現在以下幾個方面：
一是在電算化會計檔案的整理和裝訂方面，會計憑證按時間和憑證號順序裝訂成冊，做到附件齊全、折疊整齊、薄厚均勻、牢固美觀。每本憑證的厚度一般在3厘米左右，計算機存儲的會計信息要打印輸出為紙質會計檔案進行保管，儲存會計信息的磁盤、 光盤等介質定期拷貝、更換、保證其安全性。
二是在電算化會計檔案的保管方面，會計檔案管理部門是北方導航財務部，財務部設專人負責會計檔案的保管，嚴格執行安全和保密制度，會計電算化檔案保管注意防盜、防磁等安全措施，對硬盤上的會計數據建立光盤備份，貼上標簽存在防磁柜里。各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、光盤等會計檔案，原則上不得借出和拿出單位，嚴禁在非保密網上傳輸本單位會計信息以及會計資料，有特殊需要須經財務總監批準，并辦理登記手續，限時歸還。
三是在會計信息化管理規范方面，會計信息化崗位根據需要一人一崗，根據集團公司的具體要求和公司的實際需求，研究和確保公司會計信息管理系統的不斷完善和發展，監督計算機及財務軟件系統的運行情況，系統管理員定期備份所有數據，備份前對相關設備進行認真核查，防止對數據和軟件的非法修改和刪除，對磁介質存放的數據保存雙備份。
但是北方導航在電算化會計檔案管理方面也存在著一定的不足之處：一是新的會計檔案管理辦法已經出臺，北方導航的會計檔案管理辦法還未隨之修訂；二是對電算化會計檔案管理相關人員的培養力度不夠；三是對電算化會計檔案的保密管理需要進一步加強；四是電算化會計的軟件管理需要進一步完善，北方導航目前使用的財務軟件是金算盤財務軟件，財務報表軟件是就其財務報表處理軟件，資金預算管理軟件是兵器集團財智軟件，需要加強對財務軟件的學習和應用。
三、電算化會計檔案管理建議
（一）修訂電算化會計檔案管理制度
為加強我國會計檔案管理工作，提升會計檔案管理工作水平，針對目前我國會計檔案工作的技術手段、管理方法、管理流程等的新變化，財政部、國家檔案局79號令了新的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》），并于2016年1月1日起執行。
隨著各單位信息化水平和精細化管理程度的日益提升，越來越多的會計憑證、賬簿、報表等會計資料以電子形式產生和傳遞，并形成大量的電子會計檔案，需要予以規范。
隨著經營管理對會計核算多維信息需求的增加，會計檔案數量大幅上升，檔案管理工作面臨著成本效率問題，會計檔案的保管形式需要進行變革。
隨著我國會計法律法規的不斷完善，以及國家有關檔案管理標準的出臺或修訂，會計檔案的范圍、保管、利用、銷毀、交接等方面的規定，相應需要進行調整。
公司制度中會計檔案管理辦法也要根據新的會計檔案管理辦法進行修訂，符合國家統一的會計管理辦法；繼續完善電算化下會計檔案管理各項制度，健全電算化會計檔案的歸檔制度、保管制度、定期備份制度。
（二）加強電算化會計管理人員培養
在會計電算化部門當中，企業方面應當積極引進一些綜合性人才來加強對會計電子檔案的管理，并以此來提供相應的、更加有用的會計信息，從而以此來進行精確的會計核算，并為會計核算工作提供必要的基礎。而且在會計電算化的管理工作當中，企業方面也必須要同時具備計算機技術、會計檔案管理以及會計核算方面的綜合性人才。這就需要增加一定數量的精通計算機專業知識的電腦人才，同時要求企業必須要結合其自身的特點來經營，這樣才能有效提升會計人員專業水平。
公司應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員，應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統維護人員，應盡量用計算機專業人員，畢竟，計算機系統維護是一項專業性很強的工作，對這些計算機專業人員只要簡單的會計培訓，就可以收到良好的效果。
（三）加強對電算化會計檔案的保護和保密管理
加強公司電算化會計檔案的保密管理。公司內部的會計人員之間、不同崗位之間要做到相互制約，以防非本職責的會計人員使用電算化造成會計數據錯誤。其次，要對會計電子檔案設置高級別的密碼，使無關人員無法進入系統，從而防止另有企圖的人進入會計電子檔案篡改會計數據。同時把整理好的電子會計檔案備份到電腦的存儲盤中，同時使用準時備份與自動備份兩種功能，不僅在電腦中備份，還要在移動硬盤中備份，或刻制光盤。
（四）完善財務會計軟件管理
最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。
會計檔案管理辦法完整版全文第一條 為了加強會計檔案管理，有效保護和利用會計檔案，根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規，制定本辦法。
第二條 國家機關、社會團體、企業、事業單位和其他組織(以下統稱單位)管理會計檔案適用本辦法。
第三條 本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。
第四條 財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作，共同制定全國統一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監督和指導。
縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區域內的會計檔案工作，并對本行政區域內會計檔案工作實行監督和指導。
第五條 單位應當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。
單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構(以下統稱單位檔案管理機構)負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。
第六條 下列會計資料應當進行歸檔：
(一)會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證;
(二)會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔賬簿;
(三)財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;
(四)其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。
第七條 單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。
第八條 同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：
(一)形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸;
(二)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;
(三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;
(四)采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改;
(五)建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;
(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
第九條 滿足本辦法第八條規定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。
第十條 單位的會計機構或會計人員所屬機構(以下統稱單位會計管理機構)按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。
第十一條 當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。
單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定，且出納人員不得兼管會計檔案。
第十二條 單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。
紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。
單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。
第十三條 單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續，嚴禁篡改和損壞。
單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的，應當嚴格按照規定辦理相關手續。
會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規定時間內歸還。
第十四條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為20xx年和30年。
會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
第十五條 各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附表執行，本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。
單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應當比照類似檔案的保管期限辦理。
第十六條 單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限;對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。
第十七條 會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。
第十八條 經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀：
(一)單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。
(二)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。
第十九條 保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。
單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第二十條 單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，按照國家檔案管理的有關規定處置。
第二十一條 單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。
單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置，各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。
單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按照規定辦理交接手續。
單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由承接業務單位保存，并按照規定辦理交接手續。
第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管。單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應當由原各單位保管。
第二十三條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給建設項目接受單位的，應當在辦理竣工財務決算后及時移交，并按照規定辦理交接手續。
第二十四條 單位之間交接會計檔案時，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。
移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。
交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢后，交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案應當與其元數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。
第二十五條 單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應當按照國家有關規定執行。
第二十六條 單位委托中介機構記賬的，應當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應責任。
第二十七條 違反本辦法規定的單位和個人，由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規處理處罰。
第二十八條 預算、計劃、制度等文件材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本辦法。
第二十九條 不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執行。
第三十條 各省、自治區、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門，新疆生產建設兵團財務局、檔案局，國務院各業務主管部門，中國總后勤部，可以根據本辦法制定具體實施辦法。
第三十一條 本辦法由財政部、國家檔案局負責解釋，自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》(財會字[1998]32號)同時廢止。
會計檔案主要特點會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業資料。它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對一個單位經濟活動的記錄和反映，通過會計檔案，可以了解每項經濟業務的來龍去脈;可以檢查一個單位是否遵守財經紀律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀等行為;會計檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經濟資料，為國家制定宏觀經濟政策及單位制定經營決策提供參考。
與文書檔案、科技檔案相比，會計檔案有它自身的特點，主要表現在三個方面：
一、形成范圍廣泛，凡是具備獨立會計核算的單位，都要形成會計檔案。這些單位有國家機關、社會團體、企業、事業單位以及按規定應當建賬的個體工商戶和其他組織。一方面會計檔案在社會的各領域無處不有，形成普遍;另一方面，會計檔案的實體數量也相對其他門類的檔案數量更多一些。尤其是在企業、商業、金融、財政、稅務等單位，會計檔案不僅是反映這些單位的職能活動的重要材料，而且產生的數量也大。
關鍵詞： 《高等學校檔案管理辦法》 高校檔案管理工作 新局面
《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）由教育部和國家檔案局聯合簽署，以教育部第27號令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行。通過學習貫徹落實《辦法》，充分認識到《辦法》的實施，是新時期、新階段國家為促進高等教育又好又快發展作出的一項重要舉措，是指導新時期高校檔案工作科學發展的法規性文獻，為高校檔案工作進一步發展提供了良好的機遇，高校檔案管理人員應以學習貫徹《辦法》為契機，開創高校檔案管理工作新局面。
一、認真學習《辦法》內容，充分認識高校檔案工作的重要性
《辦法》第一章第二條指出：高等學校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動中直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案記載著學校的辦學歷史，全面反映了學校最基本的職能活動，學校的教學、科研、管理，以及校園文化建設和精神文明建設都與檔案工作密切相關。檔案的憑證、依據和參考作用，無時無刻不在學校的各項重要工作中得到體現。特別是在教育部開展的高校教學工作水平評估中，高校檔案是最令評估專家信服的歷史證據，如果沒有檔案做依據，就難以準確地闡明歷史事件，難以科學地總結學校發展的歷史和規律。只有依靠檔案資料，專家才能對被評估單位進行客觀、公正、全面的評估。因此，學校檔案是評價學校綜合辦學水平的“窗口”，是從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料，是高校師生員工辛勤勞動的智慧和經驗的結晶，是高校知識和信息資源的儲備，它在學校各項工作中發揮著其他文獻無法取代的重要憑證的作用，同時也發揮著不可估量的參考、宣傳和教育作用。另外，學校的各種慶典活動、校史的編寫、規劃的制定等都離不開檔案材料。因此，檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分,它記載著學校的管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色等內容。
二、深刻領會《辦法》精神，加強對檔案工作的領導
《辦法》第一章第五條規定：“高校檔案工作由高等學校校長領導，其主要職責是:（一）貫徹執行國家關于檔案管理的法律法規和方針政策，批準學校檔案工作規章制度；（二）將檔案工作納入學校整體發展規劃,促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；（三）建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需設備以及經費；（四）研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作。”把高校檔案工作領導的職責法制化、具體化，這將有助于為促進高校檔案工作發展創造良好環境。做好檔案工作，關鍵是領導重視和支持，只有領導有了很強的檔案工作意識，才能從歷史責任感的高度來加強檔案工作建設，才能增加對檔案工作的投入，才能提高檔案工作的地位，才能把檔案工作提到領導的重要議事日程和納入學校發展規劃，也只有這樣才會引起學校各部門對檔案工作的重視，形成有學校領導分管、校辦主任主管、專職檔案員負責、兼職檔案員配合的檔案工作網絡體系，為高校檔案工作的正常開展提供良好的組織保障。
三、規范管理制度，完善學校檔案管理機構
學校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構，《辦法》第二章明確規定了設立檔案館和綜合檔案室的具體條件，建立健全與辦學規模相適應的學校檔案管理機構，才能促進學校檔案事業科學發展，更好地服務學校。隨著經濟社會和高等教育的快速發展，特別是隨著信息技術的迅猛發展，高校檔案工作的內涵和外延都發生了深刻變化。目前，我國正由教育大國向教育強國轉變，高等教育的發展由注重數量增長轉向提高質量、注重內涵建設，高校檔案的傳統管理模式面臨著新的挑戰，同時也迎接著新的發展機遇。為使高校檔案工作與高等教育同步發展，高校在檔案機構建設、檔案工作制度建設、人才隊伍建設、檔案信息化建設等方面必須與時俱進，在繼承的基礎上不斷改革創新。規章制度是檔案工作實現管理現代化的行為準則，建立和完善檔案管理工作規章制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保障。高校應修訂適應本校辦學水平的檔案管理制度，只有依靠強有力的制度保障，努力提高廣大教職工的檔案責任意識，才能從根本上保證高校檔案工作不斷向前邁進。檔案的權威性在于其真實可靠性，真實是檔案的生命，也是檔案管理部門的神圣職責。檔案管理職能部門在工作中要堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖、執行標準不走樣、履行程序不變通、遵守紀律不放松，只有這樣才能確保檔案的質量。
四、廣開思路，拓展學校檔案資源渠道
《辦法》第三章第十五條規定了高等學校檔案門類有黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類和財會類十一大類。為適應知識經濟和電子信息技術迅速發展的需要，保證高校檔案工作為高校改革與發展和社會建設提供高質量的服務，《辦法》指出，高等學校“歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式”，這一規定對于高校檔案信息資源的全面和完整收集，對于加大高校檔案信息化建設的力度，方便學校和社會利用檔案信息資源，具有重要的現實意義。由此可見，《辦法》對檔案資源建設更加重視。檔案資源建設是檔案事業賴以生存和發展的基礎，也是檔案工作“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的根本保證。檔案作用的發揮是通過對檔案和檔案信息的利用來實現的。“巧婦難為無米之炊”，沒有豐富的檔案館藏和檔案信息，是很難滿足各種檔案利用需求的。因此，高校檔案部門首先要按照《辦法》的要求，努力健全上述各種檔案門類，并進行科學、有序、安全的管理。由于形成各類檔案的數量各異，還要根據高校實際情況確定學校各類檔案的歸檔范圍，把學校不同時期形成的、能反映學校辦學特色的各類檔案收集齊全，把記錄學校歷史的檔案和反映學校辦學水平的教學科研成果、獎狀、獎品檔案，以及專家教授、知名校友的業績檔案等收集歸檔。
五、適應新形勢需要，推進學校檔案信息化管理
《辦法》在對高校檔案信息化建設提出了新要求：一是應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔；二是高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。在檔案管理活動中檔案信息化建設應全面應用現代化信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用，并實現“三化”：一是檔案信息數字化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用一體化；三是檔案信息網絡化。利用計算機管理系統，實現檔案的著錄與標引、編目、檢索、統計自動化替代所有手工抄寫工作，實現檔案的自動化處理和網上查詢。通過構建網上檔案服務平臺，把已有的檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統，為更多的用戶提供服務。把部分紙質檔案轉化為數字檔案信息，建成各類全文數據庫和多媒體數據庫。通過網絡為廣大師生服務，可以在很大程度上方便師生檢索和查詢資料，有利于查到、查全有關資料，從而更好地提高學校檔案的服務水平。
六、加強人才隊伍建設，提高學校檔案管理質量
隨著檔案管理自動化、網絡化的發展，檔案管理工作迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業務的高層次信息技術人員，為此，《辦法》明確規定，檔案工作人員不僅要具備檔案業務知識，而且要具備相應的科學文化知識及現代化管理技能，檔案館領導應熱心檔案事業，具有高級專業技術職務任職經歷，有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神，同時要年富力強，身體健康。這一規定突出了人才興檔、人才強館的理念。加強檔案人才隊伍建設，要采取切實措施，建立一支有較好政治、業務素質的檔案干部隊伍，并保持相對穩定。要嚴把人員入口關，真正將政治素質高和適應檔案管理現代化、信息化要求的專業人才選配到檔案崗位上來；要為檔案工作人員盡可能多地創造學習培訓交流的機會，支持他們進修學習檔案業務知識，提高業務水平，使其盡快掌握檔案信息化、現代化管理技能；要不斷提高檔案工作人員的待遇，關心他們的生活，努力為他們解決后顧之憂。對專職從事檔案工作的人員，要實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員的同等待遇。檔案工作連續性強，許多工作特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習和積累經驗，只有穩定檔案干部隊伍，才能逐步完善高校檔案管理工作。檔案干部的頻繁調動，無疑將影響到檔案工作的連續性，因此，必須抓緊做好檔案干部的穩定工作，從維護檔案工作的長遠利益考慮，加強檔案干部的思想政治工作，解決他們的實際困難，使他們安心本職工作。對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，《辦法》規定：“應當按照法律法規的有關規定采取有效的防護措施，防止職業中毒事故的發生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇，并可以按照有關規定予以補助。”這充分體現了黨和政府對檔案工作者的關懷，也進一步激勵檔案工作者盡職盡責地做好本職工作。
參考文獻：
［1］韓秋黎.談修訂后的高等學校檔案管理辦法［J］.中國檔案，2008，（12）：31-32.
市社會保險業務檔案管理達標驗收工作領導小組：
按照市人力社保局、市檔案局《關于開展社會保險業務檔案管理達標驗收工作的通知》（渝人社發〔2013〕136號）精神，結合社會保險業務檔案達標驗收內容和標準，我局高度重視，精心組織，完善檔案管理制度，加強基礎設施建設，規范檔案收集整理，充分有效利用服務，達到了社保業務檔案驗收要求，現將我局社會保險業務檔案管理達標驗收自查情況報告如下：
一、組織管理
（一）管理辦法
1.制定了社保業務檔案管理辦法。我局根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（人力資源和社會保障部、國家檔案局第3號令），以及市人力社保局、檔案局下發的《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（渝人社發〔2013〕135號）等規定，結合工作實際，制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（涪社保發〔2013〕7號）。
2.明確了社保業務檔案管理工作的分管領導和工作部門。為加強社保業務檔案管理工作的領導，我局成立了以局長為組長，副局長為副組長，各科室負責人為成員的“重慶市xxx區社保局社會保險業務檔案管理工作領導小組”（涪社保函〔2013〕5號）和“重慶市xxx區社保局社會保險業務檔案達標驗收工作領導小組”（涪社保函〔2012〕14號），明確由辦公室具體負責社保業務檔案管理日常事務工作和業務檔案達標驗收工作。各業務科室確定1名兼職檔案工作人員，具體負責本科室業務檔案管理工作的相關事務。
3.將社保業務檔案管理工作納入了重要工作議事日程。我局歷來對社保業務檔案管理工作高度重視，年初《社保經辦工作要點》（涪社保發〔2012〕7號）明確提出社保業務檔案管理工作計劃，同時多次召開局長辦公會和局辦公會議專題研究部署檔案管理工作（見辦公會議記錄），分管領導定期或不定期檢查檔案管理情況，發現問題及時研究解決，年終將業務檔案管理工作納入全局工作目標考核，并認真進行總結，做到了年初有布置，平時有檢查，年終有總結考核。
4.將業務檔案工作納入了單位年度工作計劃和發展規劃。我局已將業務檔案管理工作納入了年度工作計劃，把此項工作列為單位重點工作之一，寫入年初《社保經辦工作要點》。同時，結合人力資源和社會保障事業發展“十二五”規劃，制定了《社會保險業務檔案管理工作發展規劃》（涪社保發〔2013〕5號）。
此項標準分5分，自查得分5分。
（二）檔案人員
1.配備了專兼職檔案工作人員。我局現有專兼職檔案工作人員13人，其中局辦公室配有專職檔案工作人員3人，各業務科室配有兼職檔案工作人員共10人。檔案工作人員數量能夠適應業務檔案工作任務的需要（見檔案人員花名冊）。
2.檔案工作人員遵章守紀。我局建立健全了檔案管理各項規章制度，規范了工作流程，明確了工作職責，制定了管理措施，檔案管理人員忠于職守，遵紀守法，嚴格按制度辦事，未發生違反檔案法律法規的行為。
3.檔案工作人員具有大專文化。我局13名專兼職檔案工作人員均具有大專文化以上學歷，其中本科學歷6人，大專學歷7人。
4.檔案工作人員隊伍穩定。我局自建立了新的業務檔案管理網絡后，保證了檔案管理工作人員的相對穩定。目前，我局3名專職檔案工作人員中，從事檔案管理工作4年以上1人，1年以上2人。10名兼職檔案人員均從事檔案管理工作1年以上。
5.檔案工作人員積極參加學習培訓。為不斷提高檔案人員的業務素質和專業技能，我局有計劃地組織了專兼職檔案人員業務培訓。每年選派部分人員參加區檔案局組織的學習培訓，共培訓10人次，參加市局業務檔案培訓3人次，到**區學習交流1次（4人），到市局檔案管理科學習交流1次（4人），我局組織各科室負責人和專兼職檔案工作人員參加 “檔案軟件操作培訓”2次，組織全局職工參加“社會保險業務檔案培訓”1次（見學習培訓記錄）。
此項標準分8分，自查得分8分。
（三）管理措施
1.崗位職責。我局制定了《重慶市xxx區社會保險局檔案管理崗位職責》（涪社保發〔2013〕4號），明確了主要領導、分管領導、各科室負責人、專職檔案管理員、兼職檔案管理員崗位職責。
2.工作流程。我局制定了《重慶市xxx區社會保險局業務檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發〔2013〕8號），在檔案室顯目位置上墻，實現了檔案管理工作的條理性、規范性，增強了檔案管理工作的透明性和可操作性。
3.經辦流程。我局嚴格按照市局制定的養老、工傷、生育保險業務經辦操作規程，將業務檔案收集歸檔列入各項具體業務經辦工作程序，對每項具體業務經辦資料依序收集歸檔，確保每項經辦業務資料歸檔齊全完整。
4.獎懲考核。我局將檔案管理工作與分管領導、科室負責人、業務檔案管理人員、業務經辦人員年度考核評比掛鉤。對全面完成檔案管理工作目標任務的，年終依據本局有關規定進行表彰，并在評先評優、提職晉級等方面給予優先考慮；對違反檔案管理制度，未按規定立卷歸檔或未按時限要求移交檔案等，實行一票否決，取消所在科室和相關責任人年度評優評先資格，并追究相關科室負責人及工作人員責任。
5.監督指導。我局印發的《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》第二十六條中明確了“各街道、鄉鎮社保所涉及的社會保險業務檔案，由區社保局進行監督和指導，確保檔案的完整與安全”。同時，我局定期對各街道、鄉鎮社保所的城鄉居民養老保險業務檔案進行監督指導，并將城鄉居民養老保險業務檔案管理工作作為對各街道、鄉鎮社保所年終考核的條件之一。
此項標準分7分，自查得分7分。
二、設施建設
（一）檔案用房
1.檔案專用庫房。為適應檔案管理工作的需要，我局于2011年8月即開始規劃改建檔案室，改建后，我局檔案專用庫房面積為300平方米，能夠容納接收全部社會保險業務檔案。
2.業務檔案庫房面積。我局現有檔案專用庫房300平方米，其中200平方米用于存放業務檔案。目前，業務檔案存放量為365245件（卷、冊）17244盒，庫房面積符合達標規定的標準。
3.檔案庫房安全管理。我局檔案庫房安裝了防火防盜門、全球監控攝像頭、吸頂式中央空調、除濕機、溫濕度表、除塵器、臭氧消毒機、防磁柜、落地式氣溶膠自動滅火裝置、消防報警監控系統等設施設備，為檔案庫房安全提供了有力保證。因此，檔案庫房不存在安全隱患。
4.檔案庫房衛生。按照我局《檔案庫房安全管理制度》和《檔案管理巡視檢查制度》對檔案庫房衛生提出的明確管理要求，我局檔案庫房無雜物堆放，定期或不定期打掃衛生，常年保持庫房整潔、干凈。
5.檔案室區域劃分。我局檔案室劃分為檔案人員辦公室、檔案查閱室、檔案整理室和檔案庫房4個區域，實現了庫房、辦公室、查閱室三分開。
此項標準分10分，自查得分10分。
（二）檔案用具
1.業務檔案柜架。我局檔案室庫房安裝的是檔案密集架，共71列，其中6列用于存放文書檔案，12列用于存放會計檔案，11列用于存放企業退休人員檔案，33列用于存放2011年（含）前的社保業務檔案，9列用于存放2012年（含）及以后的社保業務檔案。
2.業務檔案備用柜架。我局存放2012年（含）及以后的社保業務檔案所用的9列檔案密集架，目前只使用了1列，其余8列作為備用柜架。
3.檔案裝具。我局使用的業務檔案裝具分兩類，前一類為2011年（含）以前的業務檔案，其檔案盒規格為340mmX240mmX40mm(長X寬X厚)，主要考慮的是便于裝個人養老保險、城鄉居民養老保險和“三類人員”養老保險產生的用檔案袋所裝的人頭檔案。另一類為2012年（含）以后的業務檔案，其檔案盒式樣嚴格按照《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》的規定和要求進行印制。檔案盒規格為310mmX220mmX60mm(長X寬X厚)，正面有“重慶市**區社會保險局”標識，背脊和封面印有全宗號、年度、類別、保管期限、起止件號、盒號等信息。符合國家和市上有關規定。
此項標準分5分，自查得分5分。
（三）設施設備
1.“九防”要求。我局檔案保管達到了“九防”要求。一是庫房安裝了防火防盜門，庫房內安裝了2臺全球監控攝像頭，達到了防盜要求；二是檔案庫房設在底樓，防止了陽光直射和紫外線輻射，達到了防光要求；三是庫房四周設有通風口，安裝了4臺吸頂式中央空調，達到了通風和防高溫的要求；四是庫房內配備了8臺落地式氣溶膠自動滅火裝置，安裝了消防報警監控系統，達到了防火要求；五是地磚下鋪設了防潮層，安裝了6臺除濕機，加上4臺吸頂式中央空調，達到了防潮要求；六是配備了吸塵器，達到了防塵要求；七是配備了防磁柜，達到了防磁要求；八是定期投放滅鼠藥，達到了防鼠要求；九是配備了臭氧消毒機，加上定期投放殺蟲藥，達到了防蟲要求。
2.辦公設施設備。我局檔案室辦公設施設備齊備，包括6臺計算機、2臺打印機、2臺掃描儀、1臺復印機、1臺多功能鉆孔裝訂機、2臺移動式DVD光盤刻錄機、1臺數碼攝像機和1臺數碼照相機，滿足檔案管理工作需要。
3.檔案管理軟件。為實現檔案管理信息化和數字化，促進辦公自動化，我局購買了科怡檔案管理信息系統應用軟件，用于業務檔案信息化管理，實現了辦公自動化。
此項標準分10分，自查得分10分。
三、專業建設
（一）相關制度
為加強檔案管理工作，使檔案工作做到有章可循、有據可依，我局根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（人力社保部、國家檔案局第3號令）和《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（渝人社發〔2013〕135號）等規定文件精神，先后制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（涪社保發〔2013〕7號）、《重慶市xxx區社會保險局檔案管理崗位職責》（涪社保發〔2013〕4號）、《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案庫房安全管理制度》、《檔案設備維護使用制度》、《檔案管理巡視檢查制度》、《業務檔案內部控制管理制度》等檔案管理制度和工作職責，制定了《重慶市xxx區社會保險局業務檔案分類實施方案》（涪社保發〔2013〕9號）、《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發〔2013〕8號）、《重慶市xxx區社會保險局檔案立卷說明》、《重慶市xxx區社會保險局檔案材料歸檔和不歸檔的范圍》等工作規范，推動了全局檔案工作的有序開展。
此項標準分5分，自查得分5分。
（二）歸檔
1.業務檔案歸檔工作。我局2012年業務檔案歸檔工作在今年一季度前已完成。6月初《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》出臺后，我局按照新辦法規定和市局要求，對2012年業務檔案進行了整改，于9月下旬完成了歸檔入庫工作。
2.業務檔案移交工作。我局業務經辦過程中形成的檔案材料，均由各業務科室統一整理、裝訂、組盒、錄入。當年整理好的業務檔案、檔案目錄及電子數據清單造冊后，在次年一季度前移交局辦公室，辦公室驗收后入庫上架（見檔案移交清單）。
3.平時按件整理工作。我局嚴格執行了《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》，業務經辦人員堅持每件業務辦理完畢即及時將該業務資料收集齊全，按照主表在前、附件在后；審核結果在前、依據在后；重要憑證材料在前、次要在后的要求用不銹鋼釘（兩顆）裝訂成件，定期交本科室兼職檔案人員分類保管。在按件整理中，各業務科室負責人、專兼職檔案人員根據工作職責，隨時對業務經辦人員進行檢查、指導、督促，以確保業務檔案資料的齊全、完整和安全。
此項標準分7分，自查得分7分。
（三）收集
1.業務檔案資料收集。通過專兼職檔案管理人員的嚴格管理，我局業務檔案資料實現了隨時收集，及時整理，定期移交，保證了檔案資料的齊全完整。
2.業務檔案電子文件收集。按檔案管理規定，我局業務經辦環節中產生的有關信息數據定期制作成光盤，移交局辦公室歸檔管理。目前，業務臺賬和計算機數據均實現了光盤保存，歸檔的光盤存放于防磁柜內，共有業務檔案電子光盤49張。
此項標準分6分，自查得分6分。
（四）整理
1.業務檔案整理。我局嚴格按照市局下發的《重慶市社保業務檔案整理規范（試行）》、《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》和《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》的規定和要求，對2012年度業務檔案進行了整改。重新整理后的業務檔案，其“件”的組成和件內文件材料排列合理，保管期限劃分準確，歸檔章蓋制、檔案盒封面填寫、備考表填寫規范，裝訂結實完整。同時，我局對新辦法出**按老辦法整理的業務檔案進行了清理，規范了檔案盒裝具，使之達到了整齊劃一、美觀整潔。
2.業務檔案分類上架。我局2011年（含）前業務檔案按照“科室—險種”分類整理上架，2012年（含）及以后的業務檔案按照新辦法規定的“年度—類別”分類整理上架。目前，我局除2013年正在收集整理的業務檔案外，其余業務檔案分別按要求分類整理后，移交局檔案室集中統一保管，不存在業務檔案零散存放問題。
3.業務檔案排列存放。我局制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案分類實施方案》（涪社保發〔2013〕9號），業務檔案上架按照“年度—類別—保管期限—險種”進行分類排列存放，符合《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》規定。
此項標準分10分，自查得分10分。
（五）保管
1.全宗卷。區檔案局為我局分配的全宗號為“160”。為建立規范的全宗卷，在區檔案局的指導下，我局編寫了全宗介紹、組織機構沿革、分類方案、檔案整理說明、歸檔范圍與保管期限等資料，建立了檔案人員、檔案接收、檔案數量、檔案設備等檔案統計臺帳。
2.業務檔案存放示意圖。我局按檔案存放順序制作了《重慶市xxx區社會保險局檔案存放示意圖》，按照要求在檔案庫房內懸掛上墻。
3.庫房溫濕度。為及時掌握檔案庫房溫濕度情況，我局在庫房內四周配置了4臺電子溫濕度計表，由專職檔案人員每天檢查并做好溫濕度記錄；為控制好庫房內溫濕度，保持庫房通風良好，我們還配備了4臺吸頂式中央空調，6臺除濕機，保證了庫房溫度和相對濕度在國家規定標準范圍之內。
4.檔案檢查。我局專職檔案員嚴格執行《檔案保管制度》規定，定期對庫房檔案進行全面檢查、清點，避免檔案破損、丟失、霉變等問題的發生。
5.檔案修復。我局在檔案整理工作中，對需要修復的業務檔案材料及時進行了修復和托裱，采取了有效的保護措施，保證了檔案材料的整潔、完整。
此項標準分5分，自查得分5分。
（六）鑒定銷毀統計
1.鑒定機構。我局成立了社會保險業務檔案鑒定工作領導小組（涪社保函〔2013〕6號），負責檔案鑒定銷毀工作。
2.業務檔案鑒定銷毀。我局建立了《檔案鑒定銷毀制度》，對超過保管期限的會計憑證檔案，經請示區審計局、財政局答復，暫不能作銷毀處理。對超過保管期限的業務檔案，我局擬在規范工作和達標驗收工作完成后，組織人員按照鑒定銷毀程序進行清理、鑒定，對有保存價值需繼續保存的檔案重新確定保管年限，對應銷毀的檔案建立《檔案銷毀清冊》后，按規定銷毀備案。
3.業務檔案登記臺賬。我局嚴格執行了《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》和《檔案統計制度》，做到了業務檔案進出登記及時，統計臺賬數據準確，賬物相符。2013年檔案室共接收業務檔案365245件（卷、冊）17244盒，其中，2011年（含）前業務檔案335223件（卷、冊）16576盒，2012年度業務檔案30022件668盒。
4.業務檔案統計報表。我局建立了《業務檔案統計表》、《各類別業務檔案統計表》、《全局檔案統計表》、《歷年檔案統計表》、《檔案設施設備登記表》、《檔案接收登記表》、《檔案異動登記表》，報表符合要求。
此項標準分4分，自查得分4分。
（七）移交
1.檔案移交。我局文書檔案按規定已向區檔案局作了移交，業務檔案經請示區檔案局同意，暫不向區檔案館移交。
2.檔案移交手續。因區檔案館場地受限，加之全市未對社保業務檔案移交作出統一規定，因此，我局尚未向區檔案館移交業務檔案，暫無移交手續。
3.人員調動移交手續。我局檔案管理員崗位職責中明確規定，“檔案員工作調動或離崗，要及時履行交接手續。”到目前為止，我局檔案管理人員未發生工作調動情況。
此項標準分3分，自查得分3分。
四、利用服務
（一）檢索工具
1.歸檔文件目錄。我局的檔案管理信息系統軟件具有強大的檢索功能，我們利用計算機軟件對庫藏檔案按照不同門類、載體和保管期限分別編制了歸檔文件目錄。
2.計算機管理。我局室藏檔案全部實現了計算機管理，通過檔案管理信息系統可以檢索各類業務檔案。
3.歸檔文件目錄打印。為滿足檔案管理的需要，我局按《重慶市社保業務檔案整理規范（試行）》規定的“社保業務檔案歸檔文件目錄”格式和內容，編制打印了各年度的紙質業務檔案歸檔文件目錄。
4.歸檔文件目錄內容。我局編制的歸檔文件目錄項目包括件號、責任者、代碼、題名、日期、頁數和備注等7項內容，符合《重慶市社保業務檔案整理規范（試行）》的規定和要求。
5.電子化管理。我局配備了2臺掃描儀，從今年1月份起開始啟動了業務檔案電子掃描工作。但由于該項工作需耗費大量人力、財力、物力，而社保經辦工作任務繁重，經費緊張，人員不足等原因，業務檔案電子掃描工作進展緩慢。目前，我局正積極協調相關部門，爭取人員和經費的支持，以推動業務檔案電子掃描工作，盡快實現業務檔案電子化管理。
此項標準分8分，自查得分8分。
（二）利用
1.調檔。我局專職檔案人員均經過培訓上崗，在我局專門從事檔案管理工作多年，熟悉室藏，能夠通過手工檢索和計算機檢索兩種方式迅速調取所需業務檔案，調卷迅速準確。
2.查閱利用登記。我局嚴格執行了《檔案查閱利用制度》，凡借閱檔案的，必須履行審批、登記手續。凡查閱檔案的，必須提供有效證件，說明查閱目的，檔案管理人員及時填寫檔案查閱登記表，做好檔案利用效果記載，未經批準，任何人不得復印、借閱檔案資料。
3.利用典型事例材料。今年，我局依據《檔案查閱登記記錄》，結合利用效果反饋情況，對檔案利用過程中效果顯著的典型事例進行了收集整理，共編制了利用典型事例29例。
4.網上查詢利用。我局建立了辦公自動化網絡，業務檔案管理系統可通過局域網與各業務科室互聯互通，支持各業務科室實現網上查詢利用。
此項標準分5分，自查得分5分。
(三)查詢
1.查詢系統。我局隨著“金保工程”建設，建立了完善的參保信息查詢系統，工作日期間免費提供查詢服務。
2.查詢服務。重慶市社會保障信息查詢系統，能夠為參保人員提供養老保險個人賬戶、養老保險繳費、養老金待遇政策、工傷鑒定、工傷生育待遇政策，以及其他相關社保政策法規等信息咨詢，基本滿足了參保人員的各種信息需求。同時，我局專屬的網絡信息平臺也可為單位或個人提供參保信息和相關政策查詢。另外，我局還在各樓層業務經辦大廳設立了咨詢服務窗口，方便參保單位和個人查詢、咨詢業務。
此項標準分2分，自查得分2分。
綜上所述，我局社保業務檔案組織管理職責明確，設施建設符合要求，專業建設規范有序，利用服務充分有效，達到了驗收標準，自查得分100分，自評等級為優秀。
特此報告
自查評分表
重慶市xxx區社會保險局
關鍵詞：企業；技術檔案；科學管理；方式
企業中的技術檔案資源有很大的使用價值。尤其是在信息時代。信息資源已經可以轉化成財富，技術檔案信息資源更是十分的珍貴。對企業而言，企業的技術檔案資源不僅僅應該靈活運用，還應該進行科學的管理。現在很多技術檔案管理工作，受到了忽視。
1企業技術檔案管理的重要性
現在的社會發展，已經基本進入了信息化時代，企業技術檔案的管理工作在企業中被逐漸忽枧的狀況，技術檔案的儲存成為了企業不可或缺的一項。市場經濟體制在我國社會發展中已經占據了主要地位，我國近年來技術檔案事業不斷發展，這得益于科學高效的管理理論的不斷進步。對于企業而言，技術檔案信息可以在企業發展過程中，提供不同階段的發展數據，可以為企業發展轉型，提供評價依據。因此活用技術檔案信息可以為不同企業創造不同的價值。技術檔案信息具有非比尋常的價值，也需要高效科學的管理。利用好技術檔案信息，高效的管理好技術檔案，是技術檔案管理工作者的努力目標。
2企業檔案管理的缺陷
2.1管理者管理意識松懈
企業技術檔案管理工作帶有一定的機密性，企業技術檔案管理工作短時間內不會出現效果。目前的一些領導認為檔案的工作作用用處較小，忽視了技術檔案管理工作對企業長久發展的影響，片面的以是否能增強經濟效益來衡量其存在的意義。管理的弱視也是技術檔案管理工作不能很好進行的主要方面。
2.2材料鑒定缺乏責任感
針對發展歷程較為豐富的企業來說，因為材料具有一定的歷史性和長期性，或者其它原因，在進行材料鑒定時，會有一些困難。大部分管理者為了不承擔責任，存有“寧有勿缺”的思想。檔案管理人員工作責任心的匱乏使得技術檔案管理工作的發展較為片面，企業技術檔案中的部分“假資料”與此有著直接關系。
2.3檔案價值尚未利用
現代檔案資料在隨著企業發展不斷更新和增多，歸檔材料的規格不同，一般都是需要進行加工、折疊、剪裁、裱糊。檔案管理人員通常會重復相關工作，沒有足夠的時間開發檔案的利用價值，挖掘其中的有用信息，因而導致技術檔案的作用沒有發揮出來，久而久之，就造成技術檔案管理工作被漸漸忽枧。
3企業技術檔案的管理與應用
凡事預則立，首先，要管理好技術檔案信息，就應該事先制定好詳細的管理條規。按管理辦法管理條規嚴格進行技術檔案管理。尤其是一些重要性大，或者的技術檔案文件，更要按技術檔案法和相關技術檔案管理辦法嚴格管理。其次，要提升管理人員的工作能力與責任心。技術檔案管理人員，每天進行著相對繁瑣的工作。如果沒有專業技術檔案管理能力，很難完成好技術檔案管理工作。同時技術檔案管理工作.還需要細心的工作態度。這是對工作人員責任心的考驗。只有不斷力提升自己工作能力。認真負責的管理技術檔案信息，才能成為一名稱職的技術檔案管理工作者。最后，一些技術檔案信息是可以開放的。便于企業的應用。但在信息開發工作要建立嚴格的審查工作是技術檔案開放利用的前提，技術檔案管理人員應根據相關標準，對開放期限內的技術檔案逐件進行審查，初步定開放與控制使用范圍。對初審中沒能準確判定開放與控制使用程度的技術檔案，應會同具有較高政策水平和業務能力的技術檔案管理人員進行重點審查，以確定利用范圍。有關領導應根據初審和中審的情況，對前期審查結構進行權衡，進行綜合分析審查，最終批準涉及技術檔案的開發利用的程度與范圍。最后，在技術檔案資源的開放與利用中，應根據不同內容的技術檔案資源，針對不同利用對象的不同目的，有重點的對開放的技術檔案加強監護。
4企業技術檔案管理與應用中信息化技術的體現
信息化技術迅猛發展，在技術檔案管理和應用當中也綻放異彩。通過信息化技術可以打造局域網絡。利用計算機和信息技術來實現技術檔案電子信息的存儲與管理。技術檔案管理的信息化技術主要體現在以下幾個方面：
4.1信息的數據庫儲存
技術檔案信息脫離完全的紙質文件保存，也可以通過數據的方式存儲在數據庫中。數據庫具備海量存儲功能。使得存儲能力不斷增大。而且利用數據庫，可以定向的選擇數據的查詢方式。這樣不僅僅讓操作方便快捷，更加節省了實際的文件存儲空間和人力消耗。
4.2建立企業技術檔案信息管理軟硬件環境
利用信息技術，管理企業技術檔案信息。需要打造軟硬件的環境。如暢通的網絡。分層的拓撲結構、相關的硬件共享設備。如打印機、傳真機、服務器端等等。同時軟件方面，也可以使用高效的管理系統軟件，軟件直接提供了技術檔案管理工作的絕大多數服務。技術檔案管理人員需要掌握基本的信息技術。做到熟練的操作技術檔案的軟件管理系統，就可以大幅度的提高工作效率。
5企業技術檔案工作人員應提升素質與技能
對保管技術檔案的相關管理人員，由于其所承擔的任務比較巨大，因此，從事技術檔案保管的管理人員應具備較高的業務素養，應具備高度的保密意識和較強的責任心，要保持嚴謹的工作作風；應具備環境適應能力，應樹立積極負責的思想。由于技術檔案保管的管理人員所負責的內容較多，要對調閱的情況積極掌握，因此，技術檔案管理人員必須具有積極嚴謹的工作作風；要積極開展技術檔案保管中的利用工作，在技術檔案保管過程中，應嚴格按規定積極將技術檔案進行電子化處理，對技術檔案原檔進行調閱必須經措定領導審批，認真履行相關手續，嚴禁無權調閱。技術檔案使用后應及時清對檢查。
參考文獻
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