時間：2023-05-29 17:50:47
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇數字化檔案，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A
當下檔案界提出了建設數字化檔案館的目標，然而這與我們正在搞的檔案數字化之間有什么區別和聯系？本文就這一問題來論述一下兩者之間的關系。
一、數字化檔案館與檔案數字化的概念
（一）數字化檔案館：所謂數字化檔案館就是保管、加工、利用數字化檔案信息的專門機構。它區別于傳統意義上的檔案館的顯著特點是：1、檔案信息化，就是說館藏所有檔案都是以計算機識別的數字形式存在；2、傳遞網絡化，就是說館藏所有檔案的傳遞主要通過計算機網絡來完成；3、信息共享化，就是說館藏所有檔案通過計算機網絡實現資源共享；4、收集規范化，就是說接收進館的數字檔案信息（電子檔案）統一標準、統一規范、統一結構，便于數字檔案信息的交流應用；5、服務在線化，就是說檔案信息利用者的計算機隨時可以成為數字化檔案館的終端，方便地實現網上查詢、利用。
（二）檔案數字化：所謂檔案數字化就是將不同表現形式、不同載體上的檔案信息，通過計算機技術轉化成計算機能識別的二進制數字信息（計算機語言），形成各種數據庫，從而實現利用計算機管理、加工、傳遞、利用諸如文字、圖像、聲音等檔案信息。
二、建設數字化檔案館的必要性
隨著計算機技術和互聯網技術的飛速發展，人類正進入以信息化為主的知識經濟時代，數字地球，數字城市，電子政務，電子商務等已深入到我們的生活中。城建檔案館作為保管和利用一個城市在規劃、建設、管理中所形成的檔案的專門機構，其保管的文字、圖紙、聲像等各種載體的資料是城市建設發展的重要依據，是數字城市的重要信息源。因此，順應時展潮流，充分利用計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術，把分散在不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式互相連接，實現資源共享的數字化檔案館建設就顯得尤為重要。
數字化檔案館建設是一項龐大的系統工程，不僅要靠檔案界全體同仁的共同努力，還要依托于國家信息化水平的整體提高；不僅需要社會各界的支持，更需要有高瞻遠矚，統籌規劃的宏觀戰略意識。既要克服一蹴而就的急躁心理，又要避免低水平的重復建設。因此，在沒有現成模式借鑒的情況下，數字化檔案館建設可采取分步驟、分階段、分層次的方式以次推進。
三、檔案數字化是建設數字化檔案館的先決條件
建設數字化檔案館面臨首要任務就是對現有庫存檔案的數字化問題，其次是數字化檔案的接收、管理、利用問題。眾所周知，我們檔案館現存的檔案絕大多數是以紙質為載體的，還有一些錄音、錄像磁帶、照片檔案等。小館有萬卷左右，大館幾十萬卷左右，我們青島館就有十六萬多卷。我們館的竣工檔案文字卷每卷平均近200頁，每年近7000卷的速度進館，可想我們面臨的檔案數字化工作量 有多大。因此說建設數字化檔案館，檔案數字化是關鍵，是先決條件，它是一項十分艱巨而長期的工作。面對計算機技術的不斷進步，設備的不斷更新，各館要根據自身的實際情況，分期分批，穩步實施。做好檔案數字化首先要解決以下問題。
（一）資金問題。現代化管理依賴于高科技，高科技就要有高投入，因此資金問題，就成了建設數字化檔案館的瓶頸。對于紙質檔案的數字化，通常采用計算機掃描的方法，至少要有高掃A0幅面的掃描儀（用于掃描圖紙）、A4幅面的掃描儀（用于掃描文檔）及相應數量的計算機。考慮到利用，還需有相應的輸出設備及為系統服務的服務器、光盤庫等，大一點的館還應建立內部局域網，這樣至少需要幾百萬的資金投入。
（二）技術問題。檔案數字化的實現技術上沒有問題，要考慮的一是數字化的格式問題。主要表現在對現有館藏檔案的數字化格式以及對接收的電子檔案格式的規定， 具體就是計算機檔案著錄的執行格式。標準的機讀目錄編碼執行格式的著錄區首先是“編碼頭標區”，其后是“編碼目次區”，再后是“變長編碼數據區”。目前我國計算機檔案著錄在執行格式上尚無標準化的編碼規則，即還沒有檔案機讀目錄格式，因此，在實踐中我國計算機檔案著錄處于一種無編碼的狀態。計算機檔案著錄的無序在執行結構上使得各檔案計算機系統所生成的目錄數據缺乏統一、一致的標準化編碼，進而導致數據記錄很難“走”出其所依賴的某一計算機系統而被其他各個計算機系統所共同識別與處理，即資源不能共享。二是存儲介質選用問題。檔案載體主要有光盤、磁帶、可移動硬盤等。可移動硬盤雖然具有移動存儲方便等優點，但由于其依賴操作系統、標準尚未統一等缺點，所以不宜用來長期保存檔案，只可用作電子檔案的報送。光盤和磁帶都可用作對數字檔案的長期存儲。光盤技術更新快，刻錄方便，且盤片易于長期保管，存儲的檔案信息可隨機讀取，但光盤容量相對較小，大館就得上光盤庫。磁帶作為信息存儲已有幾十年的歷史，具有技術穩定，兼容性好，不受操作系統約束，海量存儲等優點。但磁帶機的存取速度比光盤慢，且磁帶是一個連續媒體，只能順序存取，不能象光盤那樣隨機讀取。光盤和磁帶各有優缺點，各館可根據實際情況選用。
1、檔案數字化的含義
檔案數字化也就是檔案信息化，檔案信息數字化就是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序的檔案信息庫。經過數字化處理后，檔案信息提高了計算機檢索速度；節省檔案存貯空間，緩解庫房緊張的壓力；減少檔案原件（特別是珍貴檔案）由于頻繁使用而造成的磨損，從而充分發揮檔案館的信息優勢，豐富網上信息資源的內容和數量，加強檔信息資源的開發與利用，為檔案館開展特色服務創造條件。
2、檔案數字化的特點
檔案數字化是通過現代技術對國家或社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等進行數字化記錄，其特點主要表現在：（1）信息的非人工識讀性。也就是說檔案的數字化使用是以數字代碼的形式做記錄，并通過計算機軟件的程序解碼，并回復到初始狀態，才能識讀；（2）系統依賴性。檔案數字化管理需要借助計算機軟件系統，在計算機軟件系統與原系統不兼容的情況下，則需要進行系統調配，這樣才能保證檔案信息的可讀性；（3）信息的易變性。當新的計算機系統和程序不能解開代碼，則原有的信息容易被刪除，這也是檔案信息管理過程中不可避免的；（4）檔案信息數字化建設的其他特征還包括信息的可流動性、信息儲存的高密度性以及多種信息媒體的集成性。
3、對我國檔案數字化建設的分析
由于我國檔案數字化建設還處于試點階段，故在現階段，檔案數字化建設還存在不少問題：如技術上的問題、合作問題、數字化對象問題、標準化問題等。因此，檔案部門在積極推進數字化建設過程中，不能不顧實際條件，一哄而上，必須進行可行性分析，通過分析數字化建設的可行性，結合本部門的實際，提出可行性方案，這樣檔案數字化建設才能健康發展。
3.1法律效力問題
電子檔案數字化是把紙質文檔轉換為電子文件，而電子文件本身具有可分離性和易變性，特別是在傳輸、儲存、輸入的過程中容易發生信息干擾、病毒侵擾、人為破壞等等，這些不安全因素往往會造成檔案失真。所以，電子檔案就難免會出現“信任危機”，這樣檔案本身也就失去了數字化的真實意義，制定相應的法律條款，以保障檔案數字化的可操作性。
3.2網絡基礎設施問題
要實現網絡化利用就需要一定的網絡基礎設施為前提，如局域網的建設、信息資源網站的建設等。而網站建設一般包括域名申請、服務器配置、網站規劃、網頁設計、系統配置、主頁、數據庫系統開發、網站宣傳等內容。所以網絡基礎設施的建設情況關系著能否把數字化檔案信息在網絡上。
3.3檔案數字化建設實施
檔案數字化建設是一項系統工程，任務艱巨而復雜，因此在建設過程中，必須積極面對各種困難，制定切實可行的實施方案。一份完整的實施方案應該包括四部分內容：現狀分析、實施目標、實施要素和保障系統。為此，在制定檔案數字化建設實施方案時，要進行以下的工作：檔案部門在進行檔案數字化建設之前，應該進行調查研究，對本部門的現狀進行全面分析與把握；理制度方面的調查研究。硬件方面的調查研究，技術方面的調查研究，人才方面的調查研究。
3.4檔案所有權和檔案著作權確認
在檔案數字化建設過程中，既要考慮檔案的所有權，還要認清檔案的著作權。因為，所有權與著作權是兩個不同的概念，擁有著作權而不一定具有所有權，檔案數字化建設還需要做好檔案所有權和檔案著作權的確認工作。
4、檔案數字化建設的主要目標
4.1完善檔案數字化管理體系
建立、完善檔案數字化建設工作的管理體系，促進新時期檔案工作新格局趨于成熟和穩定。檔案數字化建設管理體系主要包括管理體系、標準化體系和研究體系在內的支撐體系。
4.2加強與信息管理部門的強強聯合
盡快將檔案數字化建設融入國家信息資源建設范疇。檔案數字化建設工作以其保存、利用檔案信息資源這一特征，逐漸跨入了信息產業范疇，檔案部門與信息化工作主管部門在數字化建設推進過程中相互協調、互相促進已成為大勢所趨。
4.3豐富數字檔案的采集途徑
建立海量檔案信息資源庫，最終實現檔案信息價值利用的最大化。在整個社會建設的進程中，檔案部門應全方位拓展工作領域，這就要求檔案部門不僅要拓展新的數字信息采集途徑，而且要輔助有關部門切實開展檔案數字化建設工作，生成巨大的數字檔案信息資源
關鍵詞：測繪 檔案 數字化
中圖分類號：P2 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）05（a）-0046-02
房產測繪檔案數字化，即是利用計算機技術、掃描技術、數字成像技術、數據庫技術、存儲技術等高新技術把紙質的房產測繪檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的房產測繪檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。
房產測繪檔案數字化的主要作用：（1）房產測繪檔案數字化后，通過計算機直接查詢，不需要調用原件，保護了檔案原件不受損害。（2）不再受單一調用及時間的限制，一份文件可以在任何時候同時提供給許多人調閱。（3）數字化副本異地保存，可以使房產測繪檔案資料避免天災人禍的破壞，使永久性保存成為可能。
房產測繪檔案數字化的基本流程如圖1所示。
1 檔案整理
房產測繪檔案為專業性檔案，因此，需加強紙質檔案數字化各環節的安全保密管理機制，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。同時，紙質檔案數字化的各個環節均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄。
（1）參照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《檔案著錄規則》（DA/T18）等的要求，規范原房產測繪檔案中的存檔文件及排列順序。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、起止頁號和頁數等，應進行修改。
（2）拆除原檔案文件中的裝訂物，并保護檔案不受損害。同時對破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。
（3）制作并填寫“房產測繪檔案卷內文件目錄”，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。樣式如表1。
（4）恢復裝訂。掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。
2 檔案掃描
2.1 確定掃描方式
根據房產測繪檔案幅面的大小（A4、A3、A0等）選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀（如工程圖紙可采用A0號圖紙掃描儀，文件性資料可選用A3、A4掃描儀等）進行掃描。
紙張狀況較差，以及過薄、過軟或過厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描的方式。
2.2 掃描登記
認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。
3 圖像處理
通過采用自動化處理和人工處理相結合的方式，來提高圖像的質量。通過校對系統對圖像進行校對，確保圖像順序正確、去斑點、污漬、黑邊、偏斜處理、校驗。在校對時發現不合格圖像時，應及時處理，以保證圖像的質量達到預定的標準。必要時可刪除不合格圖像，重新進行掃描處理。
4 圖像存儲
4.1 確定存儲格式
一般采用JPEG格式對掃描的文件進行存儲。在保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量，從而減少在服務器上占用空間。
4.2 命名圖像文件
以原檔號名稱建立相應的文件夾（如C01-026：C表示房產測繪檔案，01-026表示01號中第26號檔案），按頁碼順序對圖像文件命名。所有的文件夾及文件夾內頁碼都必須為唯一。
5 目錄建庫
5.1 建立房產測繪檔案目錄數據庫管理系統
建立房產測繪檔案目錄數據庫管理系統，該系統應實現以下功能：
數據輸入、數據編輯、檢索查詢、數據維護、數據輸出。
5.2 選擇數據格式選擇
目錄建庫應選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。
5.3 條目輸入
按照《檔案著錄規則》的要求將房產測繪檔案條目輸入目錄數據庫管理系統，建立檔案目錄數據庫。
5.4 質量檢查
采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對輸入的條目是否完整，內容是否規范、準確，發現不合格的數據應按整檔要求進行修改或重新輸入，以保證測繪檔案目錄條目符合規范要求。
6 數據掛接
6.1 數據關聯
以紙質檔案目錄數據庫為依據，建立掃描后的圖像文件的文件名及頁碼與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起對應的關聯關系，從而實現檔案目錄數據庫與圖像文件的掛接。
6.2 交接登記
認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表，記錄數據關聯后的頁數，核對每一份文件關聯后的頁數與檔案整理、掃描時填寫的頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理辦法。
7 數據驗收
以抽檢的方式檢查已完成數字化轉換的所有數據，抽檢的比率不得低于5%。一個完整的房產測繪檔案，數字化轉換質量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時，給予以驗收“通過”。數字檔案驗收注意：確保掃描前后檔案整理的一致性；掃描圖像與條目數據100%掛接；文件圖像格式為JPG格式；提交圖像經過質量技術處理，確保清晰。
8 數據備份
8.1 備份范圍
經驗收合格的完整數據應及時進行備份。
8.2 備份方式
為保證數據安全，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線相結合的方式實現多套備份，并注意異地保存。
8.3 數據檢驗
備份數據也應進行檢驗。備份數據的檢驗的內容主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。
8.4 備份標簽
數據備份后應在相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。
8.5 備份登記
【關鍵詞】檔案 數字化技術 檔案數字化 紙質檔案
一、檔案與數字化技術
檔案是人類在社會實踐活動中產生的真實記錄，是客觀自然形成的，具有原始性和真實性，因此決定了其具有權威性。檔案為后人了解歷史、編史修志提供資料;為維護國家和提供佐證;為國家經濟建設決策提供參考，也為城市規劃、保護古跡遺址、保護地下水資源防止水污染、礦產資源開發、規劃城市交通等未來城市發展制定方針政策提供參考依據。如今檔案還具有傳授經驗、技術交流、服務社會等功能，它可借鑒的東西很多，其價值也愈加被社會所重視。如何保護檔案，使它既能發揮作用又要減少對它的損害，是當前一項既艱巨又緊迫的任務。隨著科技發展，目前最好的、最先進的解決方式就是采用數字化技術對紙質檔案進行數字化。
數字化技術指的是通過電子計算機、光纜、通信衛星等設備，來表達、傳輸和處理所有信息的技術。無論是字符、聲音、語言、圖像以及許多復雜多變的信息，都轉變為可以度量的數字0和1編碼來表達、傳輸和處理。到了終端，即到了用戶手上時，數字、文字、圖像、語音，包括虛擬現實、可視世界的各種信息，又原原本本地還原它的本來面目，我們可以發出聲音、打電話、發傳真、放錄像、看電影。龐大、繁雜、千差萬別的現實世界，浩渺如煙的信息，隨著數字化技術的實現，各種難題迎刃而解。
檔案數字化就是把數字化技術應用于檔案管理領域，把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，以網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個結構有序的檔案信息庫，及時提供利用、實現資源共享。最主要是紙質檔案的數字化，目的之一就是使檔案的載體――紙張“延年益壽”。
二、檔案數字化的意義
在未來世界，紙質檔案仍然占據不可替代的位置。紙質檔案數字化是以保護數字化檔案母體――“紙張”存在和利用為目的的一種檔案保護和利用手段。同時，檔案數字化是辦公自動化和計算機技術、信息技術快速發展的必然結果，具有不可替代的先進性。
（一）有利于實現互聯互通資源共享和提高工作效率
1. 數字化的檔案信息可以通過檔案管理軟件查詢，不受時間、地點限制：在IE瀏覽器中輸入正確的應用程序URL地址，點擊回車即可進入登錄界面，還可以實現在同一時間、不同地點，被不同利用者共享，不再受紙質檔案“孤本”限制。檔案人員利用計算機進行管理容易實時同步，信息傳達及時，更快捷地為更多的需求者提供本地或遠程信息服務，凸顯檔案信息的時效性。
2. 數字化檔案標準化程度高，數字資源總是以通用格式被人們應用。現行的硬、軟件可以毫無障礙地被訪問并被復制，檔案資源從封閉走向開放，打破了紙質檔案的局限性，徹底改變了檔案利用方式，使檔案資源能夠做到“科技服務檔案，檔案服務社會”。
3. 數字化檔案具有一次輸入、多次使用的特點，無須再翻動紙質原件。只需點擊鼠標便可完成智能化檢索;瞬間完成，減輕了檔案工作人員的勞動強度，工作效率明顯提高。需要注意的是，數字化檔案無“原稿”的固定性，在傳輸中發生泄露或人為篡改時無法識別。所以，對于重要的信息數據要做好備份，同時利用信息加密技術、數字簽名技術、系統防火墻技術、生物識別技術，采用殺毒軟件控制網絡病毒傳播，做好數據多重保護。
（二）有利于保護檔案原件
有些珍貴檔案形成時間很長，制成材料的剛性和柔韌性減弱，不宜再拿出來翻閱，否則會對檔案造成無法彌補的傷害。翻閱原件紙質檔案的危害主要有以下幾個方面：查閱紙質檔案離不開光源。光具有潛在的破壞性，光的波長愈短，輻射能量愈大，其中紫外線的輻射能量極大，它能引起嚴重的破壞，如紙張纖維素的熱裂解，紙張結構與性能變化產生氧化反應等老化現象;光的作用又能改變字跡色素結構，使字跡褪色擴散無法辨認;空氣中的酸性氣體如二氧化硫、二氧化氮、氨氣等以及塵埃中的酸性物質、鹵化物分解出的酸性物質等空氣中所含的化學成分，侵害腐蝕紙張纖維，加速檔案的老化過程，減少檔案的“壽命”;珍貴檔案本身其研究、收藏價值大，容易使一些非法之徒趁機進行盜竊、抽取、撕裂檔案，據為己有，人為破壞造成不可估量的損失和嚴重后果;在利用原件時，借閱人員素質和借閱數量以及利用地點等都存在局限性和不確定性，稍有不慎就會造成檔案原件丟失、損壞、污染等;隨著復印機的廣泛使用，復印解決了以往手抄的煩瑣勞動，復印也會對檔案造成損傷。將檔案數字化后，數字化檔案的重復利用對紙質原件是無損耗性的，無論復制、打印多少次，都不會損傷紙質原件，同時也降低了翻閱紙質原件時對紙張的磨損，對檔案原件特別是珍貴檔案，起到保護作用，還可防止篡改檔案的行為。
隨著檔案管理的逐步規范，以及社會對檔案的需求與日俱增，檔案管理范圍更大也更復雜，計算機和網絡的優勢，對檔案工作提出更高要求。要嚴把數字檔案的采集、管理、利用、安全關，為紙質檔案資源合理配置、有效開發利用創造條件，使紙質檔案母體得到最有效和最好的保護。
【參考文獻】
引言
檔案是非常重要的信息資源，為不同單位所普遍關注和重視。隨著信息技術發展與進步，檔案信息數字化逐漸成為一種趨勢，它在提高檔案工作水平的同時，也對檔案工作提出更高要求。但目前檔案信息化和檔案工作仍然存在不足，今后需采取改進和完善對策，從而更好順應檔案信息數字化趨勢，促進檔案工作水平提高，為人們提供更為優質的服務。
一、檔案信息數字化的概念與特征
隨著計算機技術和信息技術在檔案工作的應用，檔案信息數字化逐漸成為一種趨勢，它具有自身顯著特征，對檔案工作有效開展產生積極作用。
1.概念。檔案信息數字化是隨著信息技術發展和在檔案工作的應用而出現的，它指的是利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等，將紙質文件、聲像資料，系統組成有序結構的檔案信息庫。并建立檢索目錄，方便對信息的管理和查詢。其建設路徑是將紙質檔案掃描并存儲于檔案信息數據庫，實現檔案信息資料傳輸的網絡化，方便信息資料共享，更好滿足用戶需要。
2.特征。檔案信息數字化是檔案管理的一種重要趨勢，它具有自身顯著特點和優勢。不僅節約檔案信息的存儲空間，方便資料查詢，還大大方便對信息資料的檢索和存儲，有利于實現信息資源共享，提高檔案信息傳輸的安全性與可靠性。同時還能強化檔案信息的實時性與動態性，方便對信息資源的整理與加工，讓讀者更為便捷的獲取所需要的信息資料。因而在檔案工作中越來越受到人們重視，其應用也變得更為廣泛。
二、檔案信息數字化視野下審視檔案工作的不足
檔案信息數字化對各項工作開展具有積極作用，有利于提高檔案工作水平和服務質量。但由于受到制度、人員等因素制約，目前檔案工作仍然存在不足，影響檔案信息化建設，存在的問題主要體現在以下方面。
1.數字檔案信息資源不足。由于受到技術、人員等因素制約，數字檔案信息資源存在不足，網上檔案信息內容缺乏，網站提供的信息資源較少，難以滿足用戶需要。一些網站即使為用戶提供檔案信息資源，但只給出目錄，讀者無法獲取所需要的信息資源，影響檔案信息資源充分利用，制約其價值充分發揮，這是今后需改進和完善的內容。
2.檔案信息真實性難以保證。一些工作人員責任心不強，在對檔案信息資源數字化處理過程中，由于電子信息資源具有可讀寫行的特征，人為對信息資源做了修改，并且修改后沒有做出任何記錄。導致信息化處理后的檔案信息與原始資料不符合，失去真實性，難以有效發揮指導和參考作用。
3.檔案信息安全性問題突出。信息化之后的檔案資料安全問題尤為突出，互聯網會面臨來自各方的攻擊，黑客、網絡病毒等都會侵入電腦程序，攔截重要的數據資料，或者遭到病毒攻擊，導致檔案信息資料丟失，影響檔案信息資料的真實性與有效性。為確保檔案信息安全，采用殺毒軟件或其他防病毒攻擊措施是十分必要的。
4.對工作人員素質要求較高。檔案信息數字化對工作人員素質提出更高要求，他們不僅要具備檔案管理基礎知識，掌握編號、存檔、查詢等工作流程。同時還要掌握計算機技術和信息技術使用方法，能對檔案進行數字化處理，做好資料編號及存儲工作，能建立數據庫和索引目錄，方便對檔案信息的查詢。同時還要明確檔案工作流程，嚴格遵循規范要求開展檔案管理的各項工作，提高檔案工作服務質量。
三、基于檔案信息數字化的檔案工作策略
為應對檔案信息數字化趨勢，提高工作水平，根據存在的不足，筆者認為今后應采取以下改進和完善對策。
1.重視檔案信息資源數字化建設工作。相關單位和工作人員要提高思想認識，順應檔案信息數字化趨勢，在技術、資金、人員等方面加大支持力度，建立相應的網站，錄入檔案信息資料，方便人們獲取相關信息。在建立網站的同時，還要重視網站維護與管理，構建檢索目錄，方便讀者查詢和獲取信息資源，促進信息資源開發，推動信息資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化進程，提高服務質量和服務水平，滿足用戶對檔案信息資源的獲取和需要。
2.完善基礎設施，確保檔案信息真實。基礎設施建設不僅影響檔案信息數字化進程，還對提高服務質量和服務水平產生重要影響，因而要高度重視該項工作，不斷完善各項基礎設施建設。檔案管理部門要借鑒已有的網絡建設成果，建立電子檔案接收應用系統，為檔案信息的歸檔、接收、保管和利用創造條件。完善檔案檢索目錄、檔案信息數據庫建設，推動檔案信息數字化建設順利進行。工作人員要提高自己的責任心，嚴格按規定辦事，不得隨意修改檔案信息資源，嚴格按照規范流程做好檔案管理的每項工作，確保檔案信息真實有效，提高服務質量。
3.采用技術對策，保障檔案信息安全。采取有效的技術對策，提高檔案管理水平，加強安全防范工作，確保檔案信息安全。為保障數據庫和網站安全，要重視安全管理技術應用，包括防火墻技術、訪問加密技術、身份認證技術等。通過這些技術的應用，能有效防止黑客攻擊和非法訪問，避免檔案信息資源丟失，保障檔案信息安全。做好檔案信息備份工作，避免信息資料丟失而影響服務質量，進一步提高檔案管理水平。
4.注重管理培訓，提高工作人員素質。要注重引進基礎知識扎實，經驗豐富，責任心強的工作人員，既懂管理又懂技術，能熟練進行計算機操作，滿足檔案信息數字化管理需要，提高管理工作效率。重視工作人員的培訓，采用現場授課、講座、撰寫心得體會等方式，做好工作人員培訓工作，促進他們業務技能和綜合素質提高，能更好順應檔案工作需要，提高工作技能。工作人員也要加強自身學習，遵循規章制度和檔案工作流程，能熟練操作計算機技術，做好檔案的日常維護工作，確保檔案信息安全，更好滿足用戶獲取信息資源的需要。
5.完善規章制度，實現制度化規范化。結合檔案信息數字化趨勢和管理工作需要，建立健全完善的管理規章制度，有效規范各項工作。制定檔案信息數字化管理標準，堅持規范和統一原則，按照統一的規范標準對檔案信息進行歸檔，使數字檔案的保管、傳遞、利用都實現規范化和流程化，更好滿足檔案信息數字化需要。另外還要結合新形勢和新情況，不斷修訂和完善檔案管理規章制度，更好適應具體工作需要，推動各項工作制度化和規范化。
一、信息化發展的背景
1、信息系統對業務的覆蓋率逐步提高
自上個世紀90年代后，互聯網應用的普及和信息經濟的興起，帶動了電子政務、電子商務和社會信息化的全面發展。
僅從政府角度看，我國電子政務經過十多年的發展，形成了一定規模的信息化基礎設施，建設了大量的電子政務應用系統，正在經歷由傳統運行方式向以網絡為基礎的信息化運行方式轉移的過程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業務，運用信息化實現的有591種，建成726個業務支撐系統，50%的政府業務通過信息化手段實現；各級政府和業務部門高度重視業務應用系統的開發和應用，約90%的市、區政府部門建設了局域網，超過90%的政府部門達到了人均1臺計算機，有90%的政務部門已建成或正在建辦公自動化系統，其中無紙化程度達到50%以上的部門占80%。①
2、基于網絡平臺化的信息共享和業務協同
互聯網技術和應用的快速發展，無論是政府還是企業的信息化，都受到戰略管理和服務客戶的強烈驅動，在不斷地擴展信息化的應用領域和內容，朝著基于統一網絡管理平臺，跨部門信息共享和業務協同的方向發展。
政府各機構在履行經濟調節、市場監管、社會管理和公共服務四項基本職能過程時，正越來越廣泛地采用信息技術來實現。由于應用目標的整體性，要求政府業務系統、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業已建立了連接各級政府機構政務系統的政務內網平臺，通過信息交換平臺和政務門戶網站，各級各類政府機構可以實現協同辦公和信息共享。又如，北京市東城區首創的網格化城市管理模式，通過綜合的信息化手段，實現了對城市各類基礎部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網站群作為政府門戶，正把更加全面的政府公共服務納入到信息化應用范圍。②
企業信息化應用模式早已脫離了個別業務系統孤立應用的階段，步入了企業戰略協同系統應用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業資源計劃）最具代表性。ERP是20世紀90年代提出來的，目前已發展為企業管理信息系統中最為流行的一種形式，幾乎是企業信息化的代名詞。ERP系統以經營資源最佳化為出發點，全面整合企業的供銷存、財務、計劃、質量、制造等核心業務，并最大限度提升企業各項經營資源的應用效率。
實現統一的網絡平臺管理，進行系統協同整合，核心的內容就是要進行應用系統及數據集成，建立可以共享的統一數據管理結構。建立一致的數據規格標準和建立統一的數據管理、應用規則，是實現應用系統和數據集成的主要途徑。如何建設與上述信息化環境配套的電子檔案的統一管理、共享利用的機制、模式，網絡環境下的檔案館如何構建和運作，都是需要深入探討的問題。
3、信息資源戰略成為信息化核心內容
2004年12月國家頒布了《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》，標志著我國的信息化步入了以開發利用信息資源為重心的發展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國信息化發展到一定程度的結果。
從國家層面來看，信息資源開發利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務能力、增強政府能力建設、推動和諧社會發展為目的，形成政府信息資源、社會信息資源綜合開發利用的局面，同時推動信息資源產業發展，促進我國經濟社會的可持續發展。政務信息資源的開發利用緊緊圍繞政務公開、重大基礎信息庫和重點業務應用系統的建設進行。社會信息資源開發利用重點是強化農業、科技、教育、衛生、社會保障、檔案等領域的公益性開發和利用。同時，國家將研究制定鼓勵信息資源產業發展政策；健全信息資源市場監管制度，完善網絡環境下的著作權保護，提高審批效率，擴大登記備案和事后監督的范圍；研究制定政務信息資源社會化增值開發利用的財政政策和信息資產管理辦法；制定信息資源開發利用標準體系表，優先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎編碼等國家標準；推進公共文獻基礎數據庫建設，積極開展社會化服務。③
從機構層面，信息資源開發利用是信息資源服務于戰略決策、滿足客戶信息需求和提高業務管理信息提供水平的客觀發展需要。從信息化發展的進程上來講，信息系統總是由滿足業務處理、運行需要開始，信息資源的開發利用遵循著數據—信息—知識的過程。機構層面的信息資源開發利用總是從系統集成、數據集成開始，在整合的數據倉庫基礎上進行數據的挖掘和滿足不同需要的數據應用。這實際上類似于我們傳統的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內容范疇。
二、信息化條件下檔案管理的若干問題
信息化系統正在演化成為各類組織業務運行的基本方式，網絡平臺正逐漸成為政府機構、企業信息運動的支撐平臺。對檔案管理活動而言，各類組織運行平臺的變化，給我們提出了很多基于數字化概念的新問題，這些問題需要我們去深入思考，探索符合信息化特點的新思路和新方法。
1、電子文件長久保存和長期可用問題
人們把以數字化方式記錄的文件，統稱為電子文件。電子文件在性質、形式上與紙質文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和最先關注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉變成數字化的記錄方式，主要的問題有三個：一是電子文件的長久保存問題，數字化信息復雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久保存帶來困難。二是電子文件的證據力和法律效力問題，這包含了對數字方式所記錄信息的真實性以及獲得、保持信息真實性方式方法的可行性、可信性問題。三是數字化信息與載體的依附關系問題，數字化信息的組織是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲和顯現數字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術設備間接完成，因此，數字化信息依賴于元數據、數據格式、軟件系統和硬件系統才能夠被處理、存儲和顯現。綜上所述，電子文件的復雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。
歸納起來講，目前解決電子文件真實性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過法規約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對電子文件存在的系統相關要素的規范設計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統地記錄背景數據和規范、控制信息流轉環節等方式。三是提高載體材料壽命或對電子文件處理、存儲、傳遞和應用所依賴的軟硬件環境進行備份的方式。四是分離數字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現因為數據格式及軟硬件環境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標識規范的方法，等等。
為了解決上述問題，國內外都作了相當多的探討和嘗試。首先，各國都傾注力量，制定系統成套的和普遍適用于各類信息系統的電子文件管理需求規范和檔案系統標準，力求把問題解決在電子文件的形成階段，達到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國家“數字化保管動議”，通過建立文件管理國家標準、文件管理元數據規范、文件系統設計與實施程序等標準規范，保障電子文件的長久保存。其次，從數字檔案的永久性入手，研究具有長久保存價值的數字檔案的系統化保存、保管方式，如美國國家檔案與文件署（NARA）于1998年開始，耗時6年時間對永久保存電子文件的可能性、保存技術、保存系統的功能需求進行了全面的論證和試驗⑤。第三，研究數字化適用載體在各種狀況下的長久保存問題，如荷蘭2000年啟動了“數字保存試驗”項目，針對政府常用的電子文件類型，進行了遷移、采用XML格式和仿真三種數字保護方法的試驗，評價各種方法的效果、局限性、費用及應用的可能性。第四，在我國，通常采用的方式是，檔案部門站在長久保存的立場，通過歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業主管機構也制定了相關規范或標準，如建設部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規范》。
2、多種類型數字化信息的檔案化問題
在電子文件數量快速增長的同時，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網頁文件、數據庫文件等。數字化信息的復雜多樣，具有傳統紙質文件所不具有的性質，因此，這些數字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態，有些數據累計存儲在業務數據庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上。如果不能建立系統型的管理規則，很可能造成不可挽回的損失。
導致數字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況：
（1）與傳統文件運轉流程無關。長久以來，人們已經形成了紙質文件檔案化的系統化的方法體系，主要是依靠業務流程的自然發展進程，在業務流程終結時，把文件歸檔轉入檔案系統，以備今后工作查考。或者對文件的價值進行鑒定，判別文件對形成者的意義大小以及對社會的意義大小，在規定的時間階段，把分布在各個機構的文件匯集到檔案館集中保存，以長久留存社會記憶，保障社會發展的延續性。久而久之，文件的檔案化形成了對業務運轉流程及其規則的依賴性，當數字化信息因不能納入一般的業務流程，或業務流程因信息化而發生變化時，將會導致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統已經成為絕大多數政府或企業網絡系統的必備子系統，電子郵件也早已成為人們在進行工作交往時的基本工具，很多國家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問題依然處于隨機管理狀態，主要原因就是電子郵件聯系方式的公私性質不容易界定，不容易納入到正常的業務運轉流程之中。
（2）非文本型數據。在紙質檔案管理時期，由于非文本型數據的數據單元不能完整地表達一個事項，數據結構、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結構化的數據庫數據經常處在變動之中，無法納入到文本文件的管理體系，往往不進行檔案化處理。信息化的發展，使得電子文件的數量與日俱增，但檔案機構往往比較注重對文本型電子文件的歸檔和收集，對非文本型數據庫數據、多媒體數據的歸檔重視不夠，也沒有切實可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個概念誤區，認為數據庫文件本來就有自身的數據結構，并且處在存儲狀態，沒有必要再轉化為所謂的檔案文件。目前，大部分關系型數據庫，都是作為支持業務流程的存儲機制來建設的，從性質上來講，可以認為是“暫存數據”，而且，這些數據往往是隨著業務過程的變化而不斷更新變化的，在結構上又是連續性的，往往不能按事項分塊，不能按傳統檔案管理方式管理。但是，這些數據往往是一個業務系統的核心資源，
支撐著一個機構的業務運行，絕大多數具備檔案價值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會造成比較嚴重的損失。目前，有注意到非文本型數據歸檔的機構，往往采用簡單拷貝、累加存儲的方式，或者以備災數據庫的方式同構備份數據。這些方式可能不能真正解決數量巨大的非文本數據檔案化問題。
（3）網頁類型文件。互聯網的普及，使數量巨大的Web文件存在于流動的網絡信息海洋之中。我國的各類機構為了與外部環境的聯系與溝通，建設屬于機構自己的網站的比率很高。據國務院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國政府域名（）注冊量達到23752個，政府網站達到11995個，縣級以上門戶網站擁有率達到81.1%，其中部委、省級、地級和縣級政府網站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網頁文件的內容重復率高，數量巨大，各類機構往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。
3、雙軌制與雙套制問題
隨著信息化的深入發展，各類機構的信息系統覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個必然的趨勢。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對紙質檔案的心理依賴，充滿了對電子文件的不確信感。這種情形也體現在國家及行業已經頒布的電子文件管理的相關國家標準、行業標準中，規定對于具有長久保存價值的文件，要電子、紙質形式雙套保存。
造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質文件時代，對電子文件及其存在的技術環境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認知。其次，是國家的檔案行政機構缺乏檔案無紙化戰略規劃、制度設計和系統規范，使得對紙質文件依賴成為制度性的選擇。包括我國在內的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關法律，力求通過法律的形式，確認數字化信息在社會交往和經濟活動中的法律地位及其具有憑證性的條件。《電子簽名法》的意義在于通過法律確定了電子數據可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質文件同等的證據作用。一般來講，《電子簽名法》主要是規范電子文件的技術條件和應用背景，以保證電子文件在交互過程中的真實性是可確認的，是可以作為證據使用的，但并沒有解決電子文件的長久保存問題。而這方面的規范有賴于檔案管理機構來解決。
雙套制的另一種情形，是國內的各級各類檔案館大量地將紙質檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊藏的豐富檔案信息資源能夠提供網絡應用，根據檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務以及部分檔案的原件服務是必要的。如果盲目地無限度地進行檔案的電子化，以此作為數字檔案館建設的成就標志，只能造成巨大的資源浪費。
可以想像，不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發展的。信息化發達國家在信息化進程中都強調“無紙化”作為信息化的戰略目標來積極推動，可見它對信息化發展的重要意義。
雙套制或無紙化的解決方案，一定不是單純的技術解決方案，而應該是制度化方案。這個制度化的解決方案，依賴于我國信息化的發展程度，取決于信息系統的業務覆蓋率，特別是網絡應用的覆蓋率。在此基礎上要形成無紙化的全面管理制度，可能包括兩個層面：檔案館層面的和機構層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術條件（載體的可靠性、信息對格式的非依賴性）、文件真實性的制度和管理系統保障規范、電子文件應用的規范。對機構層面，檔案及檔案管理系統提供憑證性、證據性文件的系統認證標準、規范，第三方認證機構的建設等。
4、電子文件運動規律與檔案管理模式選擇
近年來，關于“文件生命周期理論”和“文件連續體理論”的爭論十分引人關注。信息化徹底改變了各類社會活動的時空關系和運行模式，人們需要基于新的社會運行方式，建立新的信息思維，尋找信息運動新規律，以求在準確揭示信息運動規律的基礎上，更好地進行管理。這是這場爭論的意義所在。
“文件生命周期理論”與“文件連續體理論”的實質，是如何看待文件運動的統一性和管理一致性問題。“文件生命周期理論”強調在文件的不同運動階段有著不同的運動特性，強調在不同的階段實施不同的管理措施。而“文件連續體理論”認為文件運動是一個整體，文件運動有著不同的功能軸，文件運動每一個時點，都可能包含一個或多個功能價值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克·厄普沃德對文件連續體模式的四項基本原則看：第一，文件價值的持續性與文件檔案化。主要強調的是文件、檔案的整體觀，這與我國普遍認知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯系以邏輯聯系為主。這是傳統檔案學的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網絡化條件下，文件分處不同的物理位置，也應堅持這種方法。第三，文件管理制度納入業務活動目標與過程。它強調的是要把文件管理職能制度化地納入業務系統中，應該說“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學是隨著組織知識的背景條件變化而變化⑧。這是關于檔案學理論隨著社會發展環境變化的思想，是任何理論都應該具有的素質。歸納起來講，文件連續體理論強調的是文件與檔案是一個整體，不必區別管理，而且從形成階段就應予以制度化的干預。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業務運轉服務的，其首要目的和價值是業務的有效運轉，如果按照文件的歷史價值進行文件系統設計，其結果不僅會削弱文件的真實性、客觀性，而且可能導致業務系統效率的極大降低。信息化發展的進程已經證實，無論是政府或是企業的系統，隨著時間的推移都面臨著系統數據檔案化的問題，在業務系統中建設數據檔案庫，或者是不經檔案價值鑒定，簡單地直接地遷移業務系統數據到檔案庫，其信息質量根本無法保證。況且，由機構檔案室到檔案館的過程，也絕不能是簡單的遷移過程。
作為我國的檔案工作者，在學習國外的理論經驗時，不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點中的有益成分，構建適合我國的檔案管理可行模式。
網絡技術的發展極大地促進了業務系統的連續性、關聯性，如果不在制度上和文件管理要素上對業務系統提出要求，比如提出元數據要求，就可能使業務系統自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續體理論提出的整體系統思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設網絡文件中心。這種熱潮的基本出發點是，對分布在各個機構的業務活動中的電子文件進行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網絡建立的廣泛聯系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導，在電子文件運動整體環節中都不能取消“檔案化”的環節。在信息爆炸的時代，這一點尤為重要。
注釋：
①北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務規劃研究報告》。
②北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”國民經濟與社會信息化發展規劃》。
③⑥《2006年中國信息化發展報告》。
④。
⑤archives.gov/。
[關鍵詞]檔案信息數字化；目的；要求
一、檔案信息數字化的目的
檔案信息化假設的根本目的是最大限度地發揮檔案資源的價值。檔案部門配備電腦、構建信息網絡，只是營造了檔案信息里有的“高速公路”，這些“高速公路”能否真正發揮效能，取決于有無充足的運送對象——數字檔案資源。對傳統檔案進行數字化，旨在為信息傳輸“備貨”，其意義不言而喻。具體目的有以下幾個方面
（一）提高檔案信息的利用效率
數字化后的檔案可以在網絡環境中提供利用，充分發揮網絡傳輸面廣、越時越地、快捷便利的特點，解決傳統利用方式中同時利用帶來的矛盾。此外，數字化后的檔案可以與辦公OA系統生成的現行電子文件在同一系統中提供利用，極大提高了文檔信息利用率。
（二）保護歷史檔案
許多歷史檔案因無力老化或保管不當而脆弱易損，如不及時搶救，很可能徹底損壞，通過制作其數字化副本代替原件流通利用，可保護重要歷史檔案免遭進一步損壞。
（三）規避安全風險
通過異地存放多套數字化副本，確保檔案信息的安全，規避各種自然災害或認為損害對檔案信息可能帶來的災難性后果。
二、檔案信息數字化的要求
（一）規范性要求
規范性是開展檔案信息數字化最基本的要求，也是確保數字檔案信息可用性的基本條件。規范性要求的內容是：所有數字化的檔案信息必須按照規定的技術模式、文件格式和工作標準進行數字化，并盡可能采取通用標準。
檔案數字化的目的是利用網絡這種新的信息傳遞方式來提供檔案服務。因此，數字檔案信息的存儲與傳遞必須制定并采取各方認可的規范與標準，以避免因存儲格式和軟件平臺的不同而不斷轉換，造成資源浪費和時間延誤，降低信息存儲與傳輸的效率。目前，我國檔案界已制定了許多數字化規范，對檔案信息的數字化起到了很好的規范作用。例如2005年4月國家檔案局為紙質檔案的數字化了檔案行業標準《紙質檔案數字化技術規范》有關照片、錄音、錄像和縮微影像檔案的數字化規范也在研究和待定之中。規范化還有助于選擇最佳的檔案數字化技術方案。
（二）安全性要求
安全是開展檔案信息數字化必須考慮的重要要素。安全要求有兩層含義：
1.確保檔案原件的安全
數字化需要對檔案原件進行掃描、錄音或攝錄，因而有可能對原件進行拆卷、加工或其他必要的處理。由于數字化檔案大多數是要繼續保存的，在數字化處理過程中必須最大限度地保護檔案原件，盡量避免造成檔案原件內部特征和外部特征的不可逆變化。否則，一旦發現處理質量不如人意或者處理好的數字化檔案信息被破壞和丟失，便沒有挽回的余地。對于具有文物或史料價值的檔案，遵守這一點尤為重要。為將數字化工作對檔案原件的安全威脅降至最低，必須仔細設計檔案數字化的工作流程，制定嚴格的操作規程，確保數字化工作安全有序地開展。
2.維護檔案信息的保密性
我國檔案行業標準《紙質檔案數字化技術規范》要求“紙質檔案的數字化，必須符合國家檔案開放規定以及有關規定”，“對所要進行數字化的對象要按照一定的原則和方法進行確認。雖然數字化的檔案大多數是開放文件，不具有保密性，但為了保護檔案原件或為備份擬移交文件而進行的數字化，則可能涉及到保密檔案。檔案數字化工程常常有外來人員參與或交由專門的數字化公司承擔，為此對參與數字化工作的公司和人員應進行嚴格的安全保密教育，簽訂安全保密協議，限定其操作權限和保密責任。對于內容十分敏感或者有非常嚴格使用范圍的檔案文件，應考慮由專門人員采用專門的設施進行數字化。數字化后應將過程中存在操作終端或服務器中的相關文件徹底刪除，以免失密。
（三）效率性要求
檔案數字化工作面廣量大，耗時耗材，必須十分講究工作的效率與效益。效率原則有兩方面的要求。
1.要采取最優化的技術方案
應在充分研究的基礎上選擇最優化的檔案數字化方案，包括最優化的工作流程、最合理的文件格式、最有效的信息存儲模式和高效、經濟的數字化加工系統。技術方案決定著整個數字化工程的成敗和效率，而高效率的數字化加工系統更是檔案數字化工程的“善事之利器”。數字化加工系統的效率與設備投入的多少并不成正比，高效的數字化加工系統是硬件設備、軟件系統和工作流程的合理配置，一味追求高配置的硬件設備，講究掃描儀的掃描速度而忽視軟件處理效率和加工力量的配備，會因設備利用率低下而造成浪費。多數情況下，配置兩臺中速掃描儀要比配置一臺高速掃描儀的性價比更高。
2.要實現檔案數字化工程的專業化和社會化
對傳統檔案的數字化是檔案工作從紙質時代向數字時代轉型的過渡性工作。在過渡階段，由于傳統檔案存量較多，需要集中處理，數字化任務比較繁重。但存量得到解決后，隨著無紙化辦公的進一步發展，檔案數字化任務也就基本完成。因此，對大部分檔案館來說，數字化只是階段性工作，至少經過一個階段后工作量會銳減。每個檔案館都配置龐大的數字化加工系統是沒有必要的，可以通過相互合作或通過外部的數字化公司來集中解決過渡時期的檔案數字化任務，由此以較低的成本獲得專業化服務，避免大量高配置設備的低利用率，從而提高整個社會的檔案數字化勞動效率。
三、小結
因此，原則上屬于歸檔范圍且永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數字化加工的范圍。那種認為“數字化檔案館系統以能否產生和積累數字化的檔案信息資源作為判斷其成敗的標志”的觀點是值得商榷的，“有文比掃”更是巨大的資源浪費。為避免網上數字化檔案信息的冗余與浪費，保證全網檔案信息資源的全面、充足與系統，各檔案館在選定擬數字化檔案時，要加強協作，強化專題特色，側重將本館所藏的特色檔案首先轉化為數字資源，從而實現整體上的互補，減少重復勞動。
參考文獻：
[1]張照余.檔案信息數字化工作的原則與組織[J].湖南檔案，2001（6）.
1農業科技檔案管理數字化建設的必要性
1.1是有效改善檔案管理工作的需要紙質載體是農業科技檔案的根本依據，但是避免不了局限性，存在著數量多、體積大、質量重，不易攜帶，不便查找，信息傳遞慢，無法檢索等方面的不足。農業科技檔案管理的數字化建設，可以從根本上克服這些弊端，即以現代通信、計算機網絡、多媒體信息技術為基礎，建立計算機網絡平臺，以建立好的各種檔案信息庫為資源，利用智能信息處理技術，將數據庫轉變為知識庫，以供需要者查詢、搜索，并且信息資源的使用維護方便，安全保密性強。農業科技檔案管理的數字化建設，可以達到資源信息的數字化、資源管理網絡化和智能化。
1.2是檔案管理發展的大勢所趨農業科技檔案資源的高效、快捷開發利用需要應用數字化技術。傳統的查閱方法是到檔案館，采用人工撿索的辦法查找所需的檔案，費時、費力，查全率和查準率均不高。檔案管理實行數字化后，全市農技推廣機構通過互聯網，進入市科技檔案館數字化信息中心，各單位的檔案電子目錄和開放檔案數字信息均上傳至市農業科技檔案館信息中心，方便全市農業科技檔案資源的整合和利用，順應檔案館現代化發展的需要。
1.3是現代農業發展的必須在當今人們的時間意識越來越強，領導需要迅速、準確的決策；各職能部門工作要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加的情況下，要求檔案部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，運用現代信息處理技術手段來處理農業科技檔案信息資源，提高檔案資源的開發能力和利用效率，確保檔案信息能及時、方便地提供。
1.4是節約農業檔案機構建設資金的舉措庫藏檔案案卷數量的不斷增加需要信息化來管理。以杭州市農業科學研究院為例，該院下轄農作、水產、茶葉、蔬菜、畜牧、生物等多個科研所，截止2010年全院庫藏檔案820卷，資料12088冊，其中相當部分檔案分散在基層建檔單位，如果對這些檔案進行有效整合，采用數字化管理，可大大減輕農業科技檔案管理工作人員的工作量，降低費用支出，使檔案管理人員能在有限的時間內搜集更多的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。
2農業科技檔案管理數字化建設總體設計
農業科技檔案管理數字化建設的指導思想是：以需求為導向，以利用為目的，充分利用計算機軟硬件功能，最大限度發揮人力資源和數字化加工設備能力，保護農業科技檔案原件完好，保證數字化農業科技檔案真實準確，更好地發揮農業科技檔案信息資源的作用。農業科技檔案管理數字化建設的原則是：檔案數字化，工作標準化。檔案數字化標準規范體系的建設，可以從管理、業務、技術等標準規范層面來研究制定。從簡單的標準化向科學、精確的標準化過渡，從孤立的標準向體系化的標準推進。重要檔案優先數字化。以利用需求為導向，結合實際，統籌規劃，分步實施，突出重點，量力而行，將年限較長、具有館藏特色、最為珍貴以及利用頻率高的檔案優先數字化。各部門分工協作。檔案數字化工作相當繁瑣，涉及面廣，必須堅持分工協作、整體配合、長期堅持、相互理解的工作理念，充分發揮單位各個部門和各類人員的作用，明確工作任務，落實責任分工，真正做到各司其責，各施其能，協調配合，形成全方位、多層面、多角度、共同推進檔案數字化建設的科學發展模式。多方位快速高效檢索。數字檔案管理系統應該建立多種滿足檔案利用者的檢索方式，提高檢索的自由度。完善的電子檢索系統，能高效、快速、全面地從檔案信息中檢索出利用者所需的信息，并對檔案利用進行快速統計。數字檔案管理系統應及時公布、更新、維護網站網頁內容，提供服務范圍、內容，便于檔案利用者了解檔案信息動態，及時查找所需信息。注重檔案數字化人才培養。要建立和完善檔案人才選拔、任用和激勵機制，重視人才的儲備，以超前的意識搞好人才建設，造就一批既熟悉檔案工作管理、通曉檔案理論知識，又掌握現代檔案數字信息技術的新型檔案工作人才隊伍，確保檔案數字化建設及檔案事業又好又快地發展。農業科技檔案管理數字化建設需要投入，特別是建設初期軟硬件配置投入較大，建成后也要保持一定的運行成本。因此，要按照成本效益最大化的要求，細化農業科技檔案管理數字化建設的步驟。同時優化農業科技檔案管理數字化的各種資源配置，根據不同的情況，進行農業科技檔案管理專業人員和數字化技術人員、計算機和掃描設備的合理配置，構建農業科技檔案管理數字化投入小收益大的新模式。具體步驟上：一是建立農業科技檔案管理數據庫。第一步，輸入文件級目錄。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保農業科技檔案管理數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。二是加強電子文件的收集和積累工作。電子文件包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺組合，是未來數字農業科技檔案管理最主要的來源。為了確保所形成的電子文件不被丟失，保證電子文件是可存取、可利用和可理解，必須及時對所形成的電子文件進行收集積累。電子文件的收集積累，不僅保證電子文件的真實性，還維護了它的系統性、完整性，同時，也防止了存有信息內容的載體在個人手中發生丟失、損壞，從而保護電子文件的安全，為電子文件的歸檔打下基礎。電子文件的收集積累范圍，應嚴格按照國家有關規定執行。用載體傳遞的電子文件，要按規定進行登記、簽署，對更改處，要填寫更改單，按更改審批手續進行，并存有備份件，防止出現差錯。三是農業科技檔案管理數字化與上網利用同步。農業科技檔案管理數字化及管理流程重組是一個管理思想不斷變化的過程，農業科技檔案管理數字化與上網利用同步即是新技術和新理念相互融合的表現。數字化農業科技檔案管理分開放與不開放兩種，開放農業科技檔案管理即上互聯網，建立農業科技檔案管理資料網站，實施資源共享，在互聯網上向政府和社會提供農業科技檔案管理信息。
3農業科技檔案管理數字化建設需要把握的幾個問題
3.1提高認識，統籌規劃首先必須在思想上充分認識農業科技檔案信息資源的重要意義。在當今信息公開程度越來越高的形勢下，農業科技檔案的文化性質和社會性質逐步強化，利用的范圍和對象將逐步擴大，只有當農業科技檔案信息資源在農業現代化建設中發揮重要作用時，農業科技檔案和檔案工作的意義和價值才能充分地全面地展現出來。其次，做好統籌規劃。將大量的農業科技檔案數字化，是一個龐大的系統工程。首先要做好館藏情況的調查，包括檔案的類型、載體形態與狀態、館藏數量、檔案信息利用等基本情況。根據館藏情況，制訂農業科技檔案數字化的科學規劃，包括服務器、電腦、掃描設備等硬件的購置計劃和數字化處理規劃。最后，要保障檔案整理過程的完整性。農業科技檔案數字化是一項費時較長的工程，在大規模、流程化的數字化過程中，所有檔案原件都需從檔案庫房分批大量取出，一定要保障檔案原件的完整，不允許出現損毀和遺失的現象。
（一）資金投入少。
國家財政撥款是不少地方城建檔案管理資金的主要來源，不同的地方撥款金額不一樣，但撥款不足是很多地方存在的普遍現象。城建檔案的數字化管理必須要有計算機以及其它輔助設備，而資金的投入不足導致計算機輔助設備缺少，無法為城建檔案數字化管理提供更多的幫助。
（二）數字化利用沒有形成氣候。
城建檔案數字化管理中，政府相關部門是城建檔案利用的主要服務對象，比如勘察單位、建設單位、施工單位、設計單位等等，但這些單位在城建檔案數字化應用方面存在利用水平低的問題，很多習慣于利用紙質圖文檔案，在實際的城建工作中對數字化檔案利用不夠。應該改變這種現狀，以過去的紙質圖文利用服務方式為依據，加強數字化利用服務，讓城建檔案數字化利用環境更加成熟，這才是當務之急。
（三）數字化管理人才急缺。
城建檔案數字化管理是一個比較復雜的過程，這個過程需要管理人員具有多專業、跨學科的知識與技能，要涉獵廣泛。在計算機設備知識數字化管理中，高素質的檔案業務人才、熟悉計算機信息技術的復合型人才將是管理中的關鍵。縱觀現實，一些地區的城建檔案管理者學歷不高、專業知識技能缺失，極大地影響了城建檔案數字化管理的發展。
二、城建檔案數字化管理方法
城建檔案數字化管理一定要有科學的目標和方法，必須從城建檔案管理工作實際出發，并符合社會對城建檔案數字化的需求。所以，城建檔案數字化管理的方法要包括三個方面的內容，即規范的管理體系、完善的基礎設施、高素質復合型人才。
（一）打造規范的管理體系。
在建設城建檔案數字化管理過程中，一開始就應該重視信息化標準體系的建設，以三個方面的標準去規范管理，即管理、技術、業務，然后認真地落實這些標準，將具體的管理責任明確到每個管理崗位、每個責任人，讓城建檔案數字化管理更加科學、合理。也可以通過管理條例制定城建檔案數字化管理措施，以技術保障細則、經費保障法規等促進城建檔案數字化管理制度更加規范有效。
（二）加強基礎設施建設。
城建數字檔案館必須通過空間數據集成設施、網絡基礎設施改造，打造空間數據庫、形成應用服務系統，以便于為城市的發展和建設提供有力的支持。硬件環境、網絡環境、系統軟件是三個重要的基礎設施建設內容。硬件基礎設施涵蓋了服務器、網絡通訊設備、檔案數字化處理設備；網絡環境是指檔案館內部局域網，和政府網、互聯網有鏈接的公眾網，將內部和外部網站辦公聯系起來，加強城建檔案館和相關單位及主管部門的辦公聯系，運用數字化加工、數字資源管理、電子檔案信息收集、信息處理、開發利用等技術，全面實現城建檔案的數字化管理；軟件系統則是按照城建工作實際，開發、建設數據庫管理系統、操作系統、系統軟件平臺，以促進城建檔案數字化管理服務工作順利開展，并通過和數據庫系統的聯系，讓數據錄入、數據傳輸過程實現全程應用。城建檔案館數字化建設的前提是網絡建設，而網絡環境又包括了館內局域網、政務網、公眾網等基礎設施，這些是城建檔案數字化管理的后推力，我們必須要高度重視。
（三）培養專業的復合型人才隊伍。
先進的網絡檔案管理方式代替了傳統的紙張式檔案管理，這不僅大大減少了醫院在檔案管理方面的費用，還給醫院節約了空間，而且對于查閱和儲存也可以隨時隨地進行操作，極其便捷，并且還避免了紙張的浪費和打印清晰度不足的問題。數字化的檔案信息管理，既節省了人力還對醫院工作效率有所提高。
二、醫院檔案信息數字化管理的主要問題
（一）張紙存儲和信息儲存同時存在。
在醫院的醫療活動和醫療研究中，大量的會議記錄和研究結果，都是通過電子文件的形式進行記錄，并在各個科室和部門之間傳遞，這樣大大的提高的醫院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時，都要進行紙張歸類進行保存。這樣就出現了電子文件和紙張文件同時保存的情況，浪費了醫院的經濟，妨礙了數字化管理在醫院中的發展。
（二）電腦網絡的安全問題。
電腦網絡存儲檔案信息具有空間小、速度快、傳閱便捷等特點，但是隨著信息時代的發展，對電腦網絡有威脅的因素也隨之出現，例如數字檔案信息可以隨意修改、不穩定性、對硬件有所要求等一些問題。網絡病毒的出現更是對醫院的數字化檔案信息造成巨大的傷害，嚴重的可能導致整個醫院網絡系統癱瘓，對醫生的工作造成很大的影響。
（三）對數字化檔案管理認識不深。
我國大多數醫院已經推崇檔案信息數字化管理多時，但是醫院的醫療工作者都還是習慣傳統的紙張式辦公，把檔案信息數字化管理當成軟任務，沒有得到很好的重視，借閱文檔信息和傳遞文檔都還是采用人力的方式，這樣就極大的浪費了數字化帶來的便捷服務，還加大了人力的勞動程度，造成了數字化管理不合理的現象。
三、醫院檔案信息數字化管理需要注意的細節
對于醫院檔案信息數字化管理中存在的各項問題，應該認真對待，組織管理團隊解決問題。在醫院開展檔案信息數字化管理時，應該做好以下幾個細節：
（一）建設信息系統工程，實現信息共享。
檔案信息數字化管理，是由一套系統的網絡工程實現的，是一套硬件和軟件共同完成的系統，由整體設計、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理和網絡安全等一些軟硬件組成。因為醫院每天都要產生大量的文字，所以在錄取和存儲文字方面應該采取多服務器、磁盤排列儲存、高速掃描儀集中掃描、硬盤和云儲存雙備份的解決方案。同時，為了改變提取數據率低的情況，應該在提取數據的設備上采取觸摸提取方式，通過觸摸的查詢方式能夠及時和準確的查看醫院的檔案信息數據，這樣還達到了數據共享的目的。
（二）數字管理的橫向性和安全性。
醫院數字化的檔案信息管理系統成立后，不應該是單方面的接受和信息，而應該在這個基礎上建立橫向的系統，同時還應該研究出一套安全的數字化管理方案。數字化的信息管理系統以電子形式存在，為了保證醫院學術不被壞人利用，其中有一些檔案信息的電子文件就要進行加密處理，并且在一定時間之后要對密碼進行修改。在醫院數字化管理的軟件方面，對于醫院的機密文件進行多層密碼加密、建立防火墻，避免黑客的非法訪問和竊取。
（三）醫院應該建立專業的數字化檔案信息管理團隊。
由于醫院檔案員的工作形式和特點，他們長時間處于醫院的檔案室，遠離醫院的醫療活動，因此醫院檔案室的人通常都不會參加醫院的重點醫學教育，對醫院的實時動態不能及時的把握，在對醫院編研選題的時候跟不上時間的腳步，可能就顯得不是很實用。這些傳統的弊病就需要醫院的檔案信息數字化管理團隊加以改變，這樣的一支隊伍要做到醫學的精確把握和動態的掌控，盡快從傳統的檔案管理模式走向數字化管理模式。
（四）完善醫院數字化管理制度。
一、數字化檔案管理的內涵
數字化檔案管理是檔案館建設在信息時代的必然要求，是檔案信息化建設發展到一定階段的必然產物，是信息化建設綜合實力的體現。在具體實施過程中，對具有高度價值的圖像、文本、語音、影像、影視、軟件和科學數據等多媒體信息進行收集、加工、整理和保管。隨著數字技術處理和內容管理技術的飛速發展，新的檔案管理必然以數字化檔案管理的方式存在。
二、數字化檔案管理的重要性
當前，計算機的廣泛使用，形成了大量的數字檔案信息。檔案信息數字化隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展，產生的一種新型的檔案信息形態。采用數字化檔案管理，把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。
（一）數字化檔案管理的優勢。數字化檔案管理把傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉化為機讀檔案，從而節約了保管費用，節省了占地空間，查閱起來方便迅速，避免了反復印制資料所造成的紙張和人員的浪費。數字化檔案管理查詢資料非常簡單，能使資料及時歸檔，盡快提供利用，提高辦公效率。
（二）數字化檔案管理的作用。在數字化檔案管理中，計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域廣泛使用，促進了檔案管理理論、檔案管理技術和方法的變革，實現了檔案信息資源的有效利用和共享，發揮了檔案信息的增值作用，進一步發揮和提升了檔案工作在信息化社會中的地位和作用。
（三）數字化檔案管理的效率。在工作中，檔案因經常外借翻閱而產生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成不便。檔案資料經過數字化加工，各職能部門都能通過檔案管理系統查詢或利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，有效地保護檔案實體的安全，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本，實現資源共享。
三、實現數字化檔案管理的新思路
（一）進一步提高檔案管理人員的素質。隨著檔案信息數字化的發展，檔案信息分析也成為一項非常重要的工作，這就要求檔案管理隊伍素質也隨之提高。有針對性地對廣大檔案工作者進行檔案知識的培訓、教育，堅持用新思路、新體制、新機制、新方式，堅持以人為本，全面提高素質教育。加快檔案數字化建設，在短時間內培養一批高素質、高技能的現代化信息管理人才，要使檔案工作者掌握傳統檔案管理知識，掌握計算機操作、數據錄入、數據庫管理、網絡管理等基本技能，熟練運用現代化技術手段來管理檔案，不斷推進網絡信息共享，早日實現數字化檔案室。
（二）建立數字化管理的個性化服務。檔案工作人員通過發揮自主的管理能力、研究能力和創新精神，做好個性化服務。檔案管理利用自己獨特的檔案信息和能力，根據用戶的實際任務搜集選擇各種信息，為用戶提供多樣化的動態性檔案管理服務，通過幫助用戶解決他們自身難以解決的問題來實現價值，從而構成強大的檔案管理資源體系。
一、數字化檔案管理的優勢
（一）提高經濟效益，減少資源浪費，過去一直使用增加辦公人員和辦公經費的方法，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使以往傳統的以紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，不僅節省了人力物力等保管費用，更節省了占地空間，而且查閱起來更方便快捷，從而避免了反復復印資料而造成的紙張和人員以及時間的浪費。（二）提高辦公效率，信息及時準確，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事部門為例，干部的任用提拔都需要詳細準確的檔案信息資料，然而檔案數字化管理便可提供詳細、即時準確的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。（三）具有較強的時效性，周期短，效率高。檔案的整理、管理是一項較為浩大的工程，按照以往傳統的方法，不僅機需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力、財力。而數字化檔案采用新的手段和方法，應用新技術手段，通過網絡采集等手段減少中間環節，大大降低了勞動強度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。（四）增強檔案原件的保護，減少不必要的損壞，紙質資料反復利用將會造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是更好的保護了它的完整性。另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分紙質檔案篡改的行為。（五）檔案數字化更加方便部門之間的溝通聯系。檔案數字化在資源整合過程中有特定的標準，依托互聯網平臺，不同部門的檔案有時候可以共享，便于及時、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現象。檔案利用過程還可以不經過現場通過有關網絡就能進行直接的查詢借閱。在檔案數字化模式下，部門之間可以十分便利的溝通。
二、數字化檔案管理的意義
（一）信息時展的必然需求。長期以來，由于種種客觀原因，計算機技術在檔案工作中沒有發揮其應有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發展。隨著信息時代的飛速發展，檔案管理的數字化已經成為加快我國信息化步伐和發展檔案事業的需要。如果還不重視檔案數字化的建設，不能在網絡上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被高速發展的信息社會所淘汰。（二）加強科學研究、普及科教知識、服務社會。數字化檔案管理為利用者提供了詳時、準確、系統、全面且具有權威性和參考價值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學研究，大型復雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會大眾家庭教育等需求，在落實科教興國科學發展等方面可以充分發揮數字化檔案的作用。（三）改善檔案管理工作，提升檔案工作社會地位。數字化檔案管理的發展將促進與之相關的計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和檔案管理水平的變革，最大程度地實現檔案信息資源的有效利用和共享，發揮檔案信息的增值作用，提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用，從而實現檔案事業的跨越式發展。檔案管理的數字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。切實把數字化建設作為實現檔案管理現代化的關鍵，加快檔案數字化建設步伐，加強檔案的規范化管理，提高管理水平、提高效率，增強檔案服務水平。用信息技術來提升科學管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務。
作者:徐巍單位:吉林省通化市國土資源局
