時間：2023-05-29 17:22:39
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇傳統檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
摘 要 隨著我國計算機的普及和信息技術的發展，各項工作都步入信息化的行列，當然，檔案管理也不例外。電子檔案管理模式在很大程度上提高了傳統檔案管理模式的工作效率，為檔案管理工作提供了便利，但是與此同時也使檔案管理存在著安全隱患。本文主要闡述了電子檔案管理和傳統檔案管理各自的特點，并從中分析他們的異同，進而歸納出兩種檔案管理模式的利弊。
關鍵詞 電子檔案 傳統檔案 檔案管理 利弊
隨著社會的發展，日常辦公逐漸趨于自動化、網絡化和標準化，日常辦公幾乎屬于無紙化，不再需要紙和筆，而是直接在計算機上完成，所以，一般都是電子文件多于紙質文件。隨著電子檔案的增多，電子檔案管理成為必然，如何加強電子檔案管理以防文件的損壞和丟失，實現電子檔案管理的高效、準確、安全是我們在檔案管理工作中應該著重思考的問題。 電子檔案的特點
電子檔案管理不僅要管理電子信息，還要將電子信息與實體檔案緊密聯系起來，實現對電子檔案的識別、處理，并要求能夠在網絡上傳遞。電子檔案的特點主要有：第一、信息不能人工識別，傳統紙質檔案在記錄時都是采用人工可識別的符號，而電子檔案要通過計算機轉換才能夠被人識別;第二、信息的存儲具有高密度性，節省了存儲的空間;第三、信息管理具有方便快捷性，電子信息與載體之間無必然聯系，隨時可以分離，能夠復制存儲于不同介質之中，方便進行異地之間的傳輸和管理，節省時間;第四、方式多樣性，電子檔案與傳統檔案單一的文字記錄不同，可以利用多媒體技術記錄檔案，保持了檔案的生動性[1]。 電子檔案管理與傳統檔案管理的相同之處
電子檔案管理是在傳統檔案管理的基礎上形成的，電子檔案的記錄必須要依附于傳統檔案的真實記錄才能保證電子檔案的真實可靠;電子檔案管理的原理基本與傳統檔案管理相同，只不過是通過信息化的手段將其整合，提高了效率;電子檔案管理與傳統檔案管理所包含的內容相同，電子檔案管理是對傳統檔案的信息進行歸納，擴大了信息容量，實現了資源共享，能夠快速讀取信息。 電子檔案管理與傳統檔案管理的不同之處 電子檔案在歸檔時間上不同于傳統檔案
電子檔案的管理能夠根據文件完成的時間隨時歸檔，而傳統檔案管理要在整個過程結束后制定一個標準的表格在規定的時間內歸檔，在時間上缺少靈活性。由此可見，電子檔案隨時歸檔的好處是可以避免因時間問題而造成的文件丟失，保證了歸檔的完整性。 電子檔案在歸檔方式上不同于傳統檔案
電子檔案都是采用編碼對其管理，但是由于載體的不固定性和可修改性，很可能造成電子檔案的準確性、真實性缺失，而傳統檔案都是按照一定的次序進行編目之后，人工歸檔，保證了文件的真實、安全和完整。因此，在進行電子歸檔時，必須要隨時進行加密和認證，以保證其真實有效。 電子檔案在保管方式上不同于傳統檔案
電子檔案的保管主要是以光盤或磁盤為載體，但是這類載體易老化變質，而且在更換介質的過程中可能會影響文件的可讀性，而傳統檔案的保管需要保證紙質文件不受損壞，在轉移的過程中不丟失，對人工的要求比較高[2]。因此，在對電子檔案進行保管時，要求有關部門使用統一的格式對檔案進行存儲和傳輸，必要的時候可以打印一份紙質檔案作為備份。 電子檔案的查詢方式不同于傳統檔案
電子檔案在查詢使用過程中，可以在獲得權限之后，登錄檔案管理中心查閱相關信息，而傳統檔案在查詢過程中，需要先向上級申請，獲得批準后通過檔案號人工查找，浪費了大量時間，影響了工作效率。 電子檔案管理與傳統檔案管理的利弊
采用電子檔案管理節省了大量時間，可以有效提升檔案管理的效率，方便不同地區和不同部門之間進行數據傳輸，而且在查詢使用中更加方便快捷。除此之外，電子檔案管理符合當今社會的低碳環保理念，無紙化辦公在節約了資金的同時，減少了樹木的采伐，保護了森林資源[3]。
然而，任何一種管理模式都存在著不同程度的弊端。由于我國電子檔案管理起步晚，在法律監管上落后于一些發達國家，電子檔案管理面臨著很多挑戰，如何保證電子檔案的法律效應是一個重要的問題。電子檔案還存在著易丟失或因時間問題無法讀取的問題，所以在管理過程中要注意對文件予以保護和備份。此外，在信息技術如此發達的背景下，電子信息的安全性難以得到保障，各種病毒和黑客威脅著電子文件的安全，這就對管理人員的技術提出了較高要求，要對電子檔案采取加密和設置防火墻等措施。
結束語：
綜上所述，電子檔案管理方式的出現大大提高了辦公的效率，而且有效節約了森林資源，但是與傳統的檔案管理模式相比還有其不足之處，不能完全取代傳統檔案管理。因此，我們要加強對電子檔案管理的研究，推進電子檔案的標準化、安全化、準確化管理，使之更好地服務于社會。
參考文獻：
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關鍵詞： 人事檔案；管理制度；弊端與改革
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：1671-1297（2008）07-031-02
檔案是知識的寶庫與歷史的見證，是人們在長期的社會實踐活動中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會不同時期、不同階段的發展歷程，對了解歷史、查考現實、總結經驗教訓、制定政策規劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個單位在制定各項改革方案、描繪未來發展藍圖時，都要參考檔案資料; 又如學校、單位、企業，通過檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來教育人、感染人，增加職工的責任感、榮譽感、歸屬感等等。
一、傳統人事檔案管理中的弊端
（一）主觀隨意性強
傳統人事檔案中有“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規定。這一規定源自干部人事檔案制度，并應用到其他人事檔案規定中。對當事人保密的目的一般認為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，因為信息壟斷而使“ 組織意見”主觀隨意性增強。
（二）弄虛作假,以檔謀私
在傳統管理方式控制下，“以檔謀私”現象屢屢出現。欲從行政部門、國有企事業單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質檔案”現象并不鮮見。部分“棄檔族”在進入需要人事檔案的單位就業辦理調轉、報考公務員、考研等時候，也徒嘆“檔到用時方恨無”。現實中有個別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級領導崗位; 也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現象的屢屢出現,使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢受挑戰。由于傳統的人事檔案管理無法適應我國經濟的高速發展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當前的檔案管理工作出現一些新情況和新問題。
（三）社會主義市場經濟進程中呈現“棄檔族”
過去個人只能對人事檔案所決定的命運無條件接受，而在現在這一轉軌時期，大量新階層與流動人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據不完全統計，全國各級人才流動中心為15.4 萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60 多萬份與主人失去聯系。作為60 多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業，檔案現在對他們來講沒有什么用;有人甚至長期拖欠人才流動服務中心檔案托管費，且未作補交的打算。調查顯示: 有68%的被訪者認為檔案在他們求職及職業發展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對于流動人員而言，調整檔案工資、進行職稱評審、提供合同鑒證、辦理社會保險和出國政審等人事項目實際上也并不需要。流動人員并不在國有單位，按照黨政機關、事業單位的工資制度給他們定級、晉資可謂是畫蛇添足。
（四）在非公企業，不關心員工人事檔案
與部分人自動拋棄檔案相應的是許多非公企業在招聘員工時也并不關心人事檔案。企業經理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評價聘用員工。某咨詢公司的一項調查表明，不關心員工人事檔案的企業占了調查總數的80%。在政府機關或國有企事業單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過程中“還是相當重要的。”如今，企業必須在市場上尋找最優秀的人才，以應對激烈的競爭。但現有的人事檔案，在很大程度上已經不能夠幫助他們正確判斷某個人的真實才能和準確的客觀背景，有些甚至提供了與實際情況截然相反的結論。因此，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無味，棄之可惜”。三是對人事檔案處于越來越忽略的狀態。目前，眾多跨國公司、民營企業、上市公司越來越多地轉向去做人才的背景調查，而對人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時，卻又發現或多或少需要建立每個人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現在有著更多不同的形式: 有的企業是建立在人事信息管理系統之中，有的企業干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”; 然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場經濟的發展和各種所有制市場參與者的大量涌現，具有社會公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實有其存在的價值，現行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。
（五）人事檔案管理改革難以推進的原因
人事檔案雖小，但關系到千百萬勞動者的切身利益，關系到我國人事制度改革進程的進一步深入，關系到依法治國和人才強國戰略的具體實施。由于傳統體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關部門，特別是由于檔案收費管理為政府所屬人才流動服務機構、職業介紹機構帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進程。
二、對新型人事檔案管理制度的設想
（一）明確流動人員人事檔案管理的公共服務性質
在組織人事部門成立人才交流機構之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統一管理的，在性質上屬于公共服務，而且帶有很強的政治性。出于深化機構改革和機關轉變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務機構后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務性工作委托或授權給人才交流服務機構負責，但這并未改變流動人員人事檔案管理的公共服務性質。所以應當進一步明確流動人員人事檔案管理的公共服務的性質，維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善流動人員人事檔案管理的公共服務體系和人才流動社會化服務體系。
（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度
從長遠看，我國的人事檔案制度改革必須明確所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權利和責任，不管公共部門或三資、民營企業都應在法律規定的制度和原則下享有人事檔案的管理權。為保障流動人員權益和各單位的專有知識信息，非公單位的人事檔案應以單位為中心建立，主要用于企業日常管理，不得作為個人身份證明隨個人在不同單位之間調動。個人到新的單位供職服務，則新的服務單位應重新為其建立檔案。個人離職后原單位應在若干年內保留其人事檔案。
個人求職或服務的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權，原單位應無償提供。非經個人授權，任何單位和個人不得以任何理由扣留、公開、披露個人檔案信息。
（三）發揮好人事檔案管理工作服務作用
檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容。比如《人事檔案管理暫行規定》第七條明確:“人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作，認真做好與流動人員人事檔案管理有關的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。”為了適應服務人事工作的需要,《規定》還要求“做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實流動人員人事檔案的內容。”這些服務內容是今后人事檔案管理的很重要內容,也是發揮檔案作用，促進經濟發展的有效途徑。
(四)執行“收支兩條線”
為了保證規定落到實處，應當收取少量服務費，必須嚴格執行物價部門批準的標準，并接受群眾監督。但是要堅決執行“ 收支兩條線”，收取的服務費要如數上繳政府財政部門，不得私自截留。“收支兩條線”是對行政事業費的管理措施，對企業則無法執行，這也從另一個側面說明了企業是不能管理流動人員人事檔案的,因為那樣一來，實際就把這項公共服務變成了企業行為。
總之，只有以“ 以人為本”和“ 以民為本”來進行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障人事檔案當事人的合法權利得到保障，才能解除就業者的后顧之憂，讓人們安居樂業，使現有制度的既得利益者在公共平臺上實現共贏，促進社會主義和諧社會建設。
參考文獻
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關鍵詞：社會信息化；檔案管理；背景
隨著網絡應用人群的逐步增加及通過網絡獲得信息的便捷，人們渴望通過快捷的方式獲得所需要檔案資料的意愿也逐步增強，如何更有效、更便捷、更安全的為人們提供與之生活相密切的社會管理與社會服務功能成為目前需要解決的主要問題。如何使檔案信息更有效、更廣泛的為人民群眾服務，更為便利的、系統的為社會發展提供便利，在這一過程中相關的檔案管理部門及工作人員應拋棄傳統的檔案實體管理模式，發展傳統檔案管理與信息化檔案管理相結合的檔案管理模式，在發展信息化檔案管理的過程中要注意對各系統檔案資料的整合，通過以各級綜合檔案館為主，各類內部檔案管理機構為輔，使檔案資料覆蓋文化、教育、歷史、科技等不同系統、不同行業。本文主要圍繞在信息化社會背景下深入研究檔案信息化管理改革的內涵，探明社會信息化檔案管理的改革的根源，明確信息化背景下檔案管理改的路線及策略，促進我國檔案管理工作及檔案事業的發展，從而提高檔案管理部門為公眾提供檔案信息服務的效率及服務質量。
一、社會信息化背景下傳統檔案管理改革的含義
1、檔案管理信息化改革第一步就需要檔案信息資源整合，傳統的檔案信息管理是檔案歸屬于當地所在檔案館或相關檔案管理機構內，各檔案館之間信息流通較少，造成了檔案信息的蔽塞，不利于發揮檔案信息服務社會的作用，另外也很難為群眾服務。根據國家的相關規定，我國縣級以上的綜合檔案館接收范圍只接收所屬一級機構的檔案和有代表性的二、三級機構的檔案，這就造成很多的二級、三級檔案無法進館，從而這些檔案很難被群眾所檢索到，更難被利用到。信息化背景下的檔案管理是在網絡技術快速發展的背景下，以數字化的傳播手段，結合檔案館、系統內、企業、社會等多方的檔案信息資源，以數字檔案館為信息平臺，使該平臺成為檔案信息的匯集，從而為社會、公眾提供全面、便捷的檔案信息服務。
2、檔案的信息化管理不僅僅是指通過計算機、網絡、存儲器等軟硬件設備構成的數理化檔案管理實現檔案信息的高效管理與利用，而忽視傳統的實物檔案信息的收集、整理、歸檔、保存等管理職能，信息化背景下的檔案管理改革，各級、各部門、各單位的檔案管理機構應在履行傳統的檔案管理工作的基礎上，利用便利的互聯網技術，搭建信息平臺、信息交流平臺，豐富網絡檔案信息的查詢手段，建立不同類別的檔案信息數據庫，拓寬服務渠道，滿足公眾對檔案信息的需求，同時要注意確保檔案管理系統的安全性。
二、信息化背景下傳統檔案管理工作改革的原因
（一）適應社會信息化發展的需求
進入新世紀以來伴隨我國經濟的快速發展，我國大力建設網絡及通信等基礎設施，目前我國網絡普及率達到50.3%，過半數中國人已經接入互聯網。網絡基礎設施逐漸完善，移動網絡的速度也在提高，截至2015年12月，手機網民中通過手機無線上網的比例高達90%。因此公眾通過網絡所獲得信息的方式將成為一種新的生活方式和生活習慣。
（二）擴大檔案信息利用范圍的需要
傳統的檔案信息查詢只能是查詢者到檔案所在的檔案館或相關資料管理部門查詢，在實際的應用中檔案的需求者可能與檔案所在館距離非常遠，因此不能給檔案需求者提供便利的查詢、利用條件，檔案利用范圍非常有限。信息化背景下檔案管理改革就是要通過信息技術手段不斷實現檔案信息的便利化、數字化，同時檔案資料在進行數字化、信息化的過程中，同樣要遵守檔案資料保存的保密制度，在數字信息平臺所公布的檔案信息一定是在保證檔案信息資料安全的前提下進行的，通過網絡傳輸技術將分散在各個檔案館、各地、各部門、各單位的檔案信息匯集到專門的檔案信息查詢平臺上，便于公眾查詢、使用。
（三）便于檔案資料信息的整合
如何將分散在各地、各部門的檔案信息整合到一起，各檔案部門首先要進行的就是檔案信息的數字化、信息化建設，在檔案信息數字化建設的過程中首先就是要保證檔案信息的安全性，同時規范檔案資料的分類、效益等。在進行檔案資料數字化、信息化的過程中不能一味的追求速度，應在保證資料信息的真實性的前提下逐步將檔案資料信息化、數字化。傳統的檔案信息在檔案室保管階段檔案的信息是按照問題集中，移交檔案館后按照全卷宗整理，不同部門、機構的檔案管理部門按照自己的管理方式進行檔案管理，從而造成各個部門之間的檔案信息的不流通性。信息化檔案管理模式要求各級、各檔案管理部門在符合保密和開放的前提下，根據社會及公眾的需要采用以數字化、網絡化等形式對各級、各部門的內部檔案管理機構的檔案信息進行整合，做到對檔案信息的相對集中管理、查詢，從而為社會、公眾提供便利的檔案信息查詢工作。
三、社會信息化背景下傳統檔案檔案管理改革的原則
（一）信息技術應用與檔案資料資源整合相協調
在信息技術背景下，通過網絡信息技術將各個檔案館的檔案資料進行信息整合，這樣不僅有利于各類信息的分類統一管理，也有利于加強各檔案館及管理機構之間的聯系，建立相關的查詢平臺，便于公眾查詢。隨著網絡技術的快速發展，信息間傳遞的速度越來越快、傳遞時間越來越短，在此背景下國家檔案館、省檔案館或相關檔案管理部門應首先對目前各自的檔案保管情況的相關信息進行相互交流，并對如何構建合理的資源平臺進行探討，對各自的檔案信息化平臺進行統一的規劃建設，并使各系統平臺之間能夠順暢的進行信息交流，最終達到以點帶面，逐漸形成一個檔案館群，形成一個互利共贏的公眾服務機構。
（二）擇優分類與循序漸進并重
在對檔案信息信息化、數字化的分類過程中，檔案信息的分類應按照保密程度、公眾需求程度、社會反響等方面進行有針對性的分類，對于公眾與社會需求較大的檔案信息資料，應優先對這部分資料進行信息化、數字化分類，便于公眾查詢利用。另外，在進行數字化信息化分類的過程中，檔案管理部門也應該對所有檔案資料進行預測，對將來一段時間可能需求量較大的檔案信息進行優先分類。在檔案資料信息化的過程中要明確紙質檔案的信息類型，由于檔案都是原始數據或信息的最真實憑證，在提供利用時要保障其完整性和真實性。
（三）區分緩急與先易后難兼顧
檔案數字化最大的優點之一就是查詢電子版的檔案資料信息可以有效保護原版檔案資料，通過查閱電子檔案減少對原版資料的查閱次數，從而減少人為的對檔案原件的損害。因此在進行數字化檔案的初期，就應該先對珍貴的資料進行數字化。對于原來就是數字化的檔案資料，在經過前期的整理、歸檔鑒定、保管等步驟后，符合保密制度便于向公眾開放的數字化信息資料可通過網絡上傳到相應的查詢平臺供用戶查詢、使用。而對于紙質、膠片、聲像等檔案就需要先進性數字化轉換。在轉換的過程中就需要各級根據檔案信息轉換的難易程度分別進行上傳，對于較為容易上傳的資料，應優先上傳。對于不同類別的檔案資料要根據其類別逐步實現數字化、信息化。
四、信息化背景下傳統檔案管理改革策略
（一）正確運用與檔案管理相關的法律法規，可以有效地促進各檔案管理部門間的協調發展
就目前來看，各級部門、各系統內的檔案管理部門分別屬于不同的系統、部門，對檔案資料的管理有著不同的管理方式及特點，在工作中正確、靈活地運用相關法律法規可以有效的協調各部門、系統間的檔案交流工作，并可以及時調節他們之間的矛盾。不斷健全與完善法律、法規是信息化背景下檔案管理改革的的重要保障。
（二）制定統一的檔案信息化、網絡化管理制度及執行標準
在檔案資料數字化、信息化的發展初期，難免會出現諸多的問題，究其根源就是大家在數字化、信息化建設的過程中沒有統一的建設標準。據相關數據統計，目前已經建成使用的檔案網站中竟然有將近30%的網站無鏈接。因此，制定統一的檔案信息化建設標準是目前檔案信息化工作的重中之重。目前各級檔案管理部門就檔案管理也制定了相關的規章制度及執行標準，但制定的各類制度與標準都是其系統內自己的標準，就執行標準來看，各檔案管理部門的檔案管理制度和標準之間還存在著很大的矛盾，如果這種情況還繼續存在，檔案數字化信息的統一管理就無從談起了。因此，制定統一的、規范的管理制度及執行標準不僅有利于檔案資料的管理，更有利于促進各部門、單位間檔案資料的有效共享利用，從而最終提高檔案的利用效率。
（三）逐步構建數字檔案信息服務平臺
數字檔案信息服務平臺包含高速的網絡傳輸功能、健全的安全保障體系、先進的軟硬件設施等，利用各網絡站點的信息互聯技術將各個站點的檔案信息資料進行匯總，以國家檔案館和地方綜合為整合主體將各部門、單位內的檔案資料進行匯總，用戶即可以通過該平臺進行信息查詢、信息瀏覽、信息下載等。
（四）提升檔案工作者的信息技術應用水平
隨著科學技術的快速發展，對檔案管理工作者的工作提出了新的要求，他們不但要熟練掌握傳統的檔案管理專業知識外，還要熟練掌握一定的電腦操作技術、信息管理技術等相關信息化知識。如在對電子文件進行資料管理的過程中就需要檔案管理工作者掌握數據庫及網絡知識等，在進行信息化檔案管理的工作中需要檔案管理工作者不斷地提升自身的信息應用技術技能，利用信息化技術提升檔案管理水平。隨著科學技術的迅猛發展，檔案作為社會信息資源的重要組成部門，必然要融入到數字化新媒體當中，檔案目前也以多種載體形式呈現在大眾的面前，無線傳輸技術、快速掃描技術對檔案網絡管理也提供了極大的便利。因此，檔案工作者在工作的過程中要不斷地加強學習，不斷地提高自身的信息化素質，在工作中要敢于創新，敢于嘗試新鮮事物，敢于突破自己，只有這樣，檔案管理工作者才能更好地提高自身的專業素養，從而更好地做好自己的本職工作。信息化背景下的檔案管理改革勢必會經歷一個漫長發展的完善過程，在這一過程中不僅需要國家相關部門對檔案管理工作的重視與幫助，也需要檔案管理部門自身在改革與發展中充分認識信息化檔案管理改革的必要性，積極推動檔案工作的信息化建設。
作者:許長春 單位:山東省體育訓練結算中心
參考文獻：
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組成部分。實施檔案管理網絡化能夠規范檔案管理，實現網絡管理科學化管理，實現人力資源管理的專業化發展，為企業發展提供良好的人才管理保障。
關鍵詞：檔案管理；網絡化；現狀；優化措施
0 引言
科技水平發展促進我國社會發展速率進一步提升，加強網絡應用廣泛程度，促進我國網絡應用程度進一步提升，提高檔案管理網絡化的應用程度。檔案管理網絡化發展能夠促進檔案管理數據分析管理更加科學化、明晰化發展，提高檔案管理的效率，實現檔案管理準確性。
1 現階段檔案管理的發展現狀
檔案管理是我國人力資源管理應用的重要管理途徑，實施檔案管理網絡化發展是促進人力資源可吸毒而管理的重要措施。檔案管理隨著社會科技水平的進步不斷深入發展，但現階段我國檔案管理中依舊存在一些問題，成為我國檔案管理發展中的障礙。
一方面表現為檔案管理的內容科學化水平較低。目前我國大部分企業或單位對檔案管理依舊采用傳統人工管理辦法開展檔案管理，造成檔案管理的內容不科學，資源劃分標準不一致，檔案形式多樣，造成檔案管理停滯在傳統檔案管理層面，檔案的內容管理科學化程度較低；另一方面，我國檔案管理的管理人員和規范性較低[1]，網絡應用程度較低。檔案管理不能為企業發展提供直接經濟收益，企業在發展過程中對企業檔案管理的人員分配和管理上缺少一定的規范性，導致企業檔案管理的人員工作積極性較差，管理形式創新能力低，影響企業檔案管理，同時檔案管理的管理人員的計算機水應用水平較低，是企業檔案管理的現代化程度較低，造成企業人才檔案管理與企業總體發展之間出現嚴重的管理脫節。
2 實施檔案管理網絡化的措施
2.1 實施檔案管理電子檔案與傳統檔案同步實施
實施檔案管理網絡化管理應當矜持傳統檔案管理與電子檔案管理同步實施。一方面傳統檔桿管理主要是針對檔案管理中“歷史遺留問題”中檔案殘缺不全，檔案資源信息程度較低[2]，或檔案存放時間較長的休息資源進行傳統管理措施，保障了檔案管理的基礎信息性，避免大量的檔案錄入增加檔案管理人員的工作量；另一方面，近期檔案適應網絡化管理，進行檔案信息數據管理的準確性發展，促進檔案管理的效率性和準確性，促進檔案管理體系進一步完善健全。此外，這種傳統檔案管理與網絡管理相結合的法管理措施也增加了檔案管理的安全性，避免檔案丟失。
2.2 應用網絡數據管理手段進行檔案管理
實施網絡詩句管理手段進行檔案管理。隨著社會科技水平的進一步提高，檔案管理數據化應用程度也進一步提升，實施檔案管理自動化軟件，結合OA辦公自動化和MIS信息管理相結合實施軟件管理檔案管理網絡化發展[3]，提高檔案管理自動化程度的進一步提高，提高了檔案應用、管理的專業化和信息準確程度，促進我國檔案管理程度的進一步發展。例如：我國某企業實施人力資源檔案管理網絡化發展，這種管理措施企業人力資源分配管理的合理程度進一步提高，間接地為企業人發展創造財富。此外，網絡化中云盤使用為檔桿管理提供了廣闊的檔案儲存空間，不僅增強了檔案管理的效率，同時也避免了傳統檔案管理儲存空間的問題，節約了檔案管理的應用空間。
2.3 提高檔案管理人員計算機應用能力
提高檔案管理人員計算機應用能力是開展檔案管理網絡化程度的重要基礎保障。對檔案管理的工作人員進行定期培訓，提高檔案管理人員的計算機應用管理水平，促進檔案管理人員計算機應用能力，檔案管理自動化系統的應用程度進一步提升，實現檔案管理網絡化人員的專業性。
3 檔案管理網絡化的優勢
3.1 檔案信息管理可靠性增強
檔案管理網絡化是當今社會科技發展促進資源管理的重要體現，其優勢其一檔案信息管理的可靠性增強[4]，檔案管理網絡化發展主要依托互聯網檔案自動化管理軟件和虛擬空間實現檔案管理，檔案管理系統的登錄需要相應賬號和管理密碼，使檔案管理的信息可靠性增強，避免檔案資源泄露等信息資源管理不善等問題。
3.2 檔案管理的準確性提高
其二，檔案管理的準確性提高。檔案管理采用網絡化管理使檔案管理分類采用電子檔案自動分類管理，依據檔案分類標準進行檔案管理。自動化檔案管理能夠智能化對更新檔案進行分類管理，避免了傳統檔案管理中檔案人員對接不當影響檔案管理準確性問題。
3.3 檔案管理的工作效率提高
其三，檔案管理工作效率提高，網絡化管理措施使檔案管理人員從傳統的檔案管理中解放出來，檔案管理水平和管理手段都逐步實現網絡化發展，保障了檔案管理的準確性和可靠性，同時也提高率檔案管理人員的工作效率。例如：某單位對培訓人員的檔案分配按照培訓人員工作管理性質不同，運用電子檔案管理將人員檔案分發到不同管理部門，提高了單位檔案收發和應用的效率性[6]。
3.4 檔案管理科學化，規范化發展
其四，檔案管理實施網絡化使檔案管理科學性，規范化發展。傳統的檔案管理工作量大，管理范圍復雜，檔案管理主要依靠人工分配形式進行檔案管理，容易造成檔案丟失或損壞，影響檔案管理的正常進行，造成檔案資源管理專業會程度較低，影響了檔案管理的質量性；實施檔案管理網絡化采用電子管理措施實現了檔案管理，分配數字化管理，從而提高了檔案管理的準確性，實現檔案管理的科學化，規范化發展。
4 結論
檔案管理網絡化發展是現代化科技手段應用于社會資源管理發展中的體現，實現資源應用，管理，分發的專業化發展，提高了檔案管理的準確性和效率性，促進我國資源檔案管理的規范化發展。
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1.檔案管理工作內容轉變分析
1.1檔案的收集工作分析
以前，檔案主要為紙質檔案。檔案管理人員一般都只負責收集最終檔案，同時對檔案進行合理歸檔。而這一過程，往往缺乏對過程和內容的了解。而在新的信息化時代，人們可以通過信息化技術將整個檔案的創建過程都記錄下來。同時，檔案資料收集不僅局限于紙質檔案，還包括電子檔案。
1.2檔案的保存工作及過程分析
傳統意義上的檔案保存工作，往往需要投入大量的精力和物力，無論是檔案數量，還是檔案管理過程都極其復雜，整個檔案管理工作不僅消耗了大量資金，同時存儲與傳播利用過程也更加負責。而現階段，對檔案資料需求量逐漸增加，傳統意義上的檔案管理方式，已經不能滿足經營發展需求，只有通過電子信息化建設，才能適應新的發展形勢。檔案保存工作是一項極其復雜的管理過程，傳統意義上的檔案管理往往由于數量復雜，丟失現象嚴重。而通過信息化建設和管理，通過對電子檔案進行合理歸納整理，檔案管理工作也就更加有效、穩定。
1.3檔案管理工作的新變化分析
傳統檔案管理主要側重于具體的檔案實體管理。而新的檔案管理則對檔案管理的設備有了一定要求，電子設備都有一定使用周期和問題，一旦設備出現故障問題，都對檔案管理數據產生直接影響，嚴重情況下會導致整個檔案數據全部丟失。這就需要我們在進行檔案管理工作中，充分做好數據保護與備份、更新工作。傳統檔案管理大多是手工管理，因此不存在信息非法訪問和篡改風險。而電子信息時代，非法訪問和使用檔案資料也就成為常態問題，因此要做好檔案資料的訪問權限和訪問跟蹤工作。檔案管理系統一旦遭受病毒入侵，整個系統的完整性將會受到極大破壞，病毒將會對檔案管理工作造成不可估計的損失，因此要對檔案管理工作做好數據庫和服務器維護工作。
2.檔案管理工作模式的具體轉變分析
在以往檔案管理工作中，檔案一般都通過秘密等級進行管理。只要對實體檔案進行有效管理，就能確保檔案管理的安全。而信息化背景下的檔案管理工作，則需要主要對電子檔案的秘密性做好管理和安全預防。傳統檔案管理過程中，借閱時首先要辦理相關借閱手續，當借閱人對檔案資料有一定需求時，還會將檔案帶走，造成檔案資料與檔案管理分離這一局面。而在電子化信息時代，通過電子檔案信息系統維護和管理，不僅能夠有效節省管理人員，同時優化管理過程和管理體系。而電子檔案管理過程中，速度和效率都有較為明顯的改變，更高檔案利用率更強，而管理工作的效率也進一步加強。
現階段，檔案管理工作，不僅需要對檔案管理內容進行優化，還需要有效提升檔案自身利用率。而對檔案的充分利用，則是新時期檔案管理的創新和突破。新時期，電子檔案在利用過程中，通過建立相應的管理體系，只用通過簡單的信息檢索，就能有效查詢整個檔案內容，整個過程不僅所需時間短，而且不需要進行人工分類，通過信息技術手段就能完成。
在信息技術時代，檔案管理工作的內容由于時代變化和發展而發生了變化，這就要求我們對檔案管理模式不斷調整、改革、完善和創新、優化結構，通過采取一系列提高檔案管理工作的效率和質量，讓檔案資料發揮應有的作用，體現應有價值。而檔案管理工作模式的具體轉變也是現階段檔案管理工作的客觀要求。
3.檔案管理工作內容及模式轉變下的具體措施分析
3.1緊密結合發展機遇，推動電子化、信息化管理模式
隨著電子化、信息化管理檔案工作不斷推動，各單位在推動發展檔案管理工作進程中，要結合具體需求和信息化發展要求，改變傳統檔案管理方式，將檔案管理與電子化、信息化緊密結合，從檔案的生成到歸檔處理都有效使用電子化、信息化管理。
3.2變革管理理念，改變傳統檔案管理工作思路
隨著信息化程度的不斷提升， 檔案管理工作的要求不斷提升，內容也逐漸復雜，而想要對這一系列檔案資料進行高效管理，就需要轉變傳統檔案管理理念。由于檔案管理工作長期以來，內容復雜，且管理方法單調枯燥，因此，大多數檔案管理工作者都有一定抵觸情緒，整個檔案管理工作思維多傾向于被動思維。這實質上將不利于檔案管理工作的順利開展，想要科學化開展檔案管理工作就需要培養管理者創新的管理工作意識和管理理念，有效提升管理效率和管理水平。
3.3積極完善檔案管理機制，不斷改革創新，檔案管理與發展相適應
信息化時代，檔案資料和內容也呈現幾何倍增長的趨勢。如何在這一形勢和背景下做好檔案管理工作就值得我們不斷探索、研究。同時，不斷增長的需求，也對檔案管理提出了新的更高要求，因此，只有不斷完善檔案管理機制，豐富檔案管理形式，加快創新形式，豐富改革內容，從而使得整個檔案管理工作與發展相適應。此外，檔案管理內容和模式的轉變，也需要我們改革工作思路，培養符合現階段檔案管理事業所需人才，將檔案管理與人才培養工作緊密結合。
醫院檔案的作用是多方面的，它既可以起到備查的作用，也可以作為相關的依據，是醫院從事相關工作的重要工具。受到傳統觀念的影響并且對醫院檔案管理工作沒有全面的了解，醫院工作人員并沒有引起對醫院檔案管理工作的重視，在傳統的檔案管理工作中也存在很多的問題，隨著檔案管理手段的更新和技術的提高，醫院檔案管理工作也應該得到全新的發展。【1】
一、傳統醫院檔案管理工作中存在的問題
沒有完善的醫院檔案管理制度。在很多人看來，醫院其他部門的工作分工是非常明確的，每個工作人員各司其職，相關的職員管理制度也比較完善。但是在醫院檔案管理工作中，首先是醫院對其不夠重視的情況下，醫院檔案管理工作的職權分配不夠明確，相關的制度也不夠完善并且存在很多的問題。檔案管理部門職位分布雜亂且沒有嚴密性，采用的管理手段也比較落后，無法滿足現代化管理的需要，同時也帶來了更多檔案管理上面的問題。
管理人員的專業能力較低。醫院檔案管理部門的工作人員大多是由其他部門轉入的，或者是一些實習生和兼職人員，這樣的人員儲備存在很大的隱患。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//總第526期2013年第43期-----轉載須注名來源首先是這些人員缺乏專業的檔案管理經驗，在檔案管理工作上極容易出現錯誤，對檔案管理工作沒有做夠的認識，也沒有足夠重視檔案管理工作，不能全身心的投入到工作中；其次是由于工作人員的專業水平區別，在檔案管理過程中流動性相對來說比較大，使得沒有穩定的檔案管理工作環境；最后醫院檔案管理是要遵守相關法律規定的，工作人員缺乏這方面的知識也導致了工作中出現的問題。
沒有充分利用醫院檔案。醫院檔案管理工作人員的意識里大多認為檔案管理的主要工作就是對醫院檔案進行管理，這種想法比較落后也存在一定的局限性，而且這種只注重檔案管理的現行在各大醫院檔案管理工作中是普遍存在的。很多醫院檔案管理工作的內容就是將檔案進行整理歸檔，在這之后就是對其進行管理而沒有將其利用起來，而醫院檔案的作用是多方面的，而且管理只是其基礎性的作用，檔案沒有得到充分的利用也無法發揮其真正的價值，醫院檔案管理工作的發展也受到了限制。【2】
二、加強醫院檔案管理工作的重要性
有利于實現檔案信息的共享。21世紀可以說是進入了信息化的時代，醫院的管理工作也逐漸采用了現代化的管理方式。將網絡應用到醫院檔案管理工作中也是以后需要完成的，醫院內部各部門之間也能夠實現資源的共享，例如病患的個人資料或者是醫院資源的記錄情況等，各部門之間的連接可以更快的得到想要的信息，提高醫院工作的效率和準確性，為病患提供更好的服務。
為醫院管理者做出決策提供有效的信息。醫院的檔案管理可以說是醫院工作信息記錄最為全面、真實和準確的地方。因此通過對醫院檔案的查看可以了解多方面的信息，醫院的工作同樣需要不斷的進步和發展，醫院管理者在做出相關決策的時候可以通過醫院檔案了解以前的工作信息，并且根據相關資料了解以前發展中的優勢以及其中存在的問題，據此為醫院未來的發展做出更加恰當的決策，促進醫院的健康發展。
有利于提高醫院的工作效率。醫院的工作是有一些特定的流程的，不同的部門之間的聯系也比較緊密，通過患者就醫的相關步驟就可以理解到醫院的信息需要在各部門之間進行傳遞和運用。加強對醫院檔案的管理，一方面可以加強醫院內部各部門之間的聯系，讓部門之間的工作更加順利，而在另一方面檔案的管理也給患者提供了便利，讓患者就醫更加方便。兩者的結合是有效提高醫院工作效率的重要途徑，有效率的檔案管理部工作也可以為醫院節省相應的人力物力。
三、新形勢下醫院檔案管理工作的新思路
轉變傳統的檔案管理觀念，培養工作人員的專業素質。傳統的檔案管理理念已經無法適應現代化管理的需求，因此醫院檔案管理人員首先就需要轉變檔案管理觀念，更加重視醫院檔案管理工作，意識到檔案管理在醫院發展中的重要性，不管是醫院的管理者還是檔案管理人員都應該摒棄對檔案管理的傳統認識。同樣加強對檔案管理人員的培養也是必不可少的，針對醫院檔案管理人員的具體工作情況，定期的進行培訓，提高工作人員的專業素養，加強檔案管理人員的管理，更好的完成檔案管理工作，使醫院檔案管理工作進入新的發展，為其注入新的活力。
建立健全的醫院檔案管理機制，使醫院的檔案管理工作更加規范。健全的檔案管理機制是指導醫院檔案管理工作的重要方式，醫院的檔案管理工作首先要遵守相關部門的規章制度，使檔案管理中的各項工作有法律法規的支撐。醫院的檔案管理工作相對于醫院其他部門而言是比較復雜的，也對檔案管理的專業性提出了更高的要求，因此檔案管理制度的建立和完善工作就顯得尤為重要。制度的建立和完善一方面可以提高醫院檔案管理人員的管理意識，在另一方面也加強了檔案管理工作的規范性。
加強對醫院檔案管理工作的認識，實現檔案的真正價值。由于對醫院檔案管理工作認識的局限性，使得醫院檔案的真正價值沒有實現。醫院檔案管理人員應該不斷的加強對檔案管理工作的認識，不斷的學習新的理念和手段，除了對檔案進行管理之外，也更加重視對醫院檔案的利用。對于醫院檔案可以改變傳統的封閉式管理，通過審核之后允許醫院的工作人員利用檔案進行相關方面研究，實現醫院資源的共享，發揮醫院檔案的各項職能，實現醫院檔案在醫院發展中的價值。
關鍵詞：電子信息；檔案管理；事業單位；應用；風險控制
一、電子信息檔案管理在事業單位中應用的主要作用
（一）電子信息檔案管理符合時展的基本要求
在當前的社會發展形勢下，科學技術已經發展到了前所未有的高度，并且隨著科學技術的發展，各行各業的傳統工作形式也在發生改變。高速發展的科學技術催生了信息化水平的提升，強化信息化建設也已經成為當前許多行業發展的主要趨勢，檔案管理領域同樣如此。傳統的檔案管理工作中，由于工作方式較為落后，工作效率較低，并且隨著檔案數量的增多，管理工作的難度也呈現出逐漸加大的態勢，給事業單位的檔案管理工作人員帶來了較為沉重的負擔[1]。而電子信息檔案管理將很好的解決工作質量低下的現狀，并且可以有效提升事業單位的檔案管理效率，可以說，電子信息檔案管理很好的契合了時代的發展趨勢，促進了事業單位檔案管理工作的發展。
（二）電子信息檔案管理是事業單位的檔案管理工作得到一定程度的優化
在當前形勢下，事業單位檔案管理工作的一個目標是儲存資料，與此同時，檔案中承載了大量的信息，這些信息是開展下一步工作的基礎，通過查詢和利用檔案工作信息，可以更好的指導下一步工作，明確工作目標，優化工作體系。通過檔案管理的電子化和信息化，可以將事業單位的檔案管理人員從傳統工作中解放出來，將更多的精力放在檔案利用與開發上。通過對檔案的總結和梳理，可以明確下一步工作方向，并且為事業單位主營業務的發展與優化提供建議，實現工作效能總體提升。
（三）節省了事業單位檔案管理工作的大量資源
在傳統的事業單位檔案管理模式下，管理質量較低，檔案管理工作受到了較大的空間限制。紙質版的傳統檔案會占據較大的空間，事業單位檔案管理部門在工作的過程中，隨著人數的增加，會產生大量的檔案，如果不進行信息化收集與處理，會嚴重影響檔案資源的開發與利用[2]。此外，傳統的檔案管理方式存在明顯的不足，在檔案資料查詢與調取等方面，都要耗費較大的人力物力。
二、電子信息檔案管理在事業單位工作中應用及風險控制措施
（一）建立一套科學完善的電子信息檔案管理工作模式
在事業單位的檔案管理工作中，重要的目標就是發揮檔案作用，實現檔案資源的利用與流通。要想提升電子信息檔案管理水平，就要構建一體化的檔案管理模式，在傳統的事業單位檔案管理和收集模式中，各部門之間一般各自為政，檔案之間缺乏有效的交流和流通，通過檔案管理的電子信息化建設，可以通過現代信息技術實現檔案資源的共享，節約大量的人力、物力、財力，在需要信息和資源的時候，可以通過調閱檔案的方式，有效整合工作資源[3]。
（二）合理利用電子信息檔案管理資源，提升風險防控質量
在事業單位的檔案管理中開展電子信息建設，既要優化工作流程，發揮現代信息技術的快捷性和便利性，還要實現檔案資源的充分利用。通過大數據分析和大數據檢索等方式，發現檔案之間的有機聯系，找到共性和有指導性的問題，分析檔案管理工作的主要形式，通過得出有效數字，指導具體的工作過程，為下一步工作的開展提供有針對性的指導意見[4]。
（三）及時填補事業單位電子信息檔案管理工作中的漏洞，提高安全性
在事業單位的檔案管理工作中，應該隨時注意電子信息檔案管理的漏洞，因為檔案中涉及許多隱私性的個人資料[5]。所以，為了消除電子信息檔案管理中的風險，保證檔案的安全性，一方面應該及時的采取有效措施，填補電子信息檔案管理中的漏洞，防止檔案中的數據被不法分子利用和盜取，另一方面應該加強對檔案管理人員的培訓力度，提升他們抵御檔案風險的能力，從而有效提升電子信息檔案管理的風險抵御能力。
（四）提升事業單位檔案管理工作人員的整體素質
傳統的檔案管理工作較為機械，重復性很強，不需要很高的技術水平，對檔案管理工作人員的素質要求并不高，但是隨著現代信息技術與傳統檔案管理工作的融合，越來越需要專業化的檔案管理人才[6]。在現代高等教育體系下，很多學校都開設了檔案管理專業，事業單位在引進人才的時候，除了需要引進專業人才外，還要注重引進檔案管理人才和計算機專業人才，提升電子信息檔案管理的水平。與此同時，還可以通過開展培訓等方式，提升事業單位原有檔案管理人員的現代信息技術應用水平，提升檔案管理的信息化程度。在具體的工作中，檔案管理具有一定特殊性，檔案管理工作與日常主營業務密切相關，要經常性開展電子信息檔案管理方面的培訓，提升工作人員的信息應用意識，提升工作水平。
三、結語
綜上所述，事業單位在檔案管理工作中，在利用電子信息檔案管理的同時，要對檔案信息的安全和風險控制措施給予重點關注，不能一味的追求管理的效率，而忽視檔案的安全，應積極制定檔案管理的風險防控措施，提升檔案管理的安全性，有效避免因電子信息檔案管理漏洞帶來的損失。
參考文獻：
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[4]李詠梅.事業單位檔案管理信息化建設的策略分析[J].黑龍江史志，2015（13）：163.
1 檔案信息化建設現狀
1.1 信息來源分散復雜
檔案資料通常來源較為分散，難免出現各個相關單位或管理部門移交的檔案文件出現重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現大量無差異化的信息。因此，對于繁雜冗余的大量檔案資料，進行科學的篩選、管理，合理的對具有重要價值的信息進行選擇、發掘，就成為了一項重要課題。通常情況下，囿于傳統檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強，浪費大量人力物力。
1.2 檔案管理模式陳舊滯后
隨著經濟社會的迅速發展，傳統的檔案管理模式已經不能滿足信息化時代的需要。過去的檔案管理制度對檔案移交、文件信息匯集、資料報送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價值缺失、資料不全甚至無據可查，難以保障當前對檔案信息的現實需要。
近年來，國家大力推進信息化辦公進程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設施不足，檔案管理流程繁復，造成檔案信息服務效率低下。
1.3 人員心態亟待轉變
在大力推動檔案信息化建設的新形勢下，檔案管理人員的心態亟待轉變。傳統檔案管理工作中，檔案管理單位主動性較低，部分管理人員服務意識差，工作缺乏熱情和責任感，難以在實際工作中樹立正確的工作態度，無法真正積極的投入到工作當中。很多檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識，怠于緊跟政策步伐、積極學習新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責任、消極工作，難以很好的端正服務心態。這些思想上、專業技能上出現的心態問題，影響了檔案信息化建設和檔案管理工作的順利開展。
2 檔案信息化建設的優勢
2.1 提高資源利用率和工作效率
檔案信息化建設是當今形勢的需要，也是檔案管理的必然趨勢。檔案資料涉及的所需信息來源廣泛、文件內容復雜、檔案管理過程復雜繁瑣，建設信息化的檔案管理系統能夠節省大量的人力和物力資源。傳統的檔案收集、整理以及信息服務，都需要人工方式進行處理。在繁雜冗余的檔案文件中，重疊文件、重復資源、需更新信息等等，時刻需要耗費人力進行及時處理，不僅工作量巨大，還極容易出現各種各樣的疏漏或問題。將檔案資料轉化為電子數據，引入自動化辦公流程，建立電子檔案管理機制，能夠彌傳統人工檔案管理方式的缺陷。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統后，直接通過軟件操作進行篩選、整理，檔案管理工作完全可以依靠計算機進行操作，且歸檔清晰明確，整理方便快捷，大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。
2.2 簡化操作環節，有利于服務質量的提升
信息化檔案管理系統有助于簡化傳統檔案信息服務的相關環節，為檔案使用者提供便利，從而提升檔案管理部門的服務質量。傳統的檔案借閱管理操作復雜、過程繁瑣，往往造成檔案使用者的種種不便，影響檔案管理部門的服務質量。在信息化的檔案管理背景下，檔案使用者可以省卻大量中間環節，無須各種手續、證明借閱所需電子檔案，還可以通過網絡檔案管理系統對所需信息進行獲取，極大的縮減了辦事環節。
3 檔案信息化管理方法
3.1 健全檔案管理機制
檔案管理工作機制的健全，是推進檔案管理信息化建設的重中之重，決定著檔案信息化建設的指導方向。首先，要保障檔案管理制度與實際工作運行條例的建立和健全。檔案管理部門應當在建設信息化管理系統的同時，制定相應的電子管理制度，與其他信息化管理條例共同執行，保障檔案管理各個環節的政策落實。同時，檔案管理機構應加強各部門的組織配合，形成部門之間的協調聯動，積極應對電子檔案管理的新形式，主動提出問題、發現問題，共同解決問題。對電子檔案文件應制定新的政策細則，以解決可能出現的各種新情況。最后，有關檔案管理信息化建設方面的績效評估機制應當予以加強，有意識的提高信息化建設方面所占的績效比例，以鼓勵檔案管理信息化建設的積極推進。
3.2 提高管理人員素質
檔案管理信息化建設的推進，意味著對檔案管理人員的專業素質與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認清形勢、擺正心態，夯實檔案管理的專業知識。同時，信息化檔案系統的建立，意味著需要管理人員具備對新設備、新技能掌握。檔案人員應當積極學習相關的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統的各種操作和調試，為信息化建設的不斷改革和提高提出建議；對管理制度和相關政策的建立和改革有所了解，將工作細則落實到切實操作中。
加強管理人員的思想教育，提高管理人員在工作中的責任感和服務熱情。?魍車牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加側重于檔案的保管而非檔案信息的服務。隨著檔案管理信息化的建設，在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕，紙質檔案資料的管理轉變為電子檔案資源的系統管理，檔案信息的服務變得更加重要。檔案管理人員應當轉變傳統的被動服務意識，加強自身思想水平的提高，培養主動熱情的服務精神。
3.3 加快數字化建設進程
檔案管理工作的數字化建設是保障檔案信息建設的基礎。只有加快檔案管理的數字化程度，彩能夠實現檔案信息化建設所要求的檔案資源共享和檔案資料電子化。首先，應當提高檔案數字化建設的重視程度，為具體工作的開展制定相應的計劃方案，同時建立相關監督監管制度。其次，對紙質檔案資料的有效錄入和數據上傳效率應有所提升，保障數字化建設進程。同時對相關電子管理系統予以升級優化，在后臺管理和用戶使用上使其更加友好便捷。將紙質檔案的管理與電子檔案管理并重，完善二者結合管理、相互保障的相關機制。最后，在資源共享上加大力度，各檔案管理部分相互配合實施聯動，在嚴格遵守國家相關制度的基礎，共同建立數字化檔案資源與管理系統，為檔案信息化建設做出應有貢獻。
一、檔案管理的機遇
1.豐富技術手段。互聯網信息技術為檔案管理提供了多元化的管理手段，傳統檔案管理以紙質檔案為主，通過人工記錄、整理、備檔等形式完成檔案管理過程，但這種檔案管理模式對資源的消耗較大，且需要大量的人力投入，盡管如此，傳統檔案管理的效率與準確性仍然得不到保證。傳統檔案管理過度依賴個人經驗，且檔案管理人員的工作強度較大。檔案管理信息系統的輸入更加便捷，同時可以降低信息管理的難度，管理人員通過檢索功能快速查找檔案，對檔案進行分層管理，提高了檔案之間的關聯性，同時增加了檔案的存儲形式，包括圖片、音頻、視頻等，提高了檔案管理的準確性。除此之外，檔案管理的技術選擇平臺更加廣泛，相關管理機構可以與企業合作，聯合開發檔案管理系統，提高電子檔案管理系統時效性。
2.拓展服務空間。近年來，隨著我國社會經濟活動的不斷發展，社會各種信息呈現爆發式增長，傳統檔案管理占用的空間很大，且空間成本較高。基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統具備十分龐大的管理空間，檔案管理不再局限于紙質形式，通過數字信息形式將檔案存儲在計算機系統中，而且計算機系統的存儲成本更低。檔案管理人員可以隨時隨地調閱相關信息，同時可以對檔案進行離線管理。基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統可以為管理者以及使用者提供遠程服務，打破了時間與空間的限制，最大限度地拓展了服務空間。
3.提高檔案時效。現代社會的檔案種類很多，這些檔案具有極強的時效性，以項目檔案信息為例，項目信息檔案具有較強的針對性，而很多項目的執行時間較短，如果檔案的信息不能及時更新，則會導致檔案失效。傳統紙質檔案管理的周期較長，已經難以滿足檔案管理的需求，而互聯網信息技術具備較強的時效性，可以最大限度提升檔案管理的敏感度，實現檔案的動態跟蹤，同時保證了檔案管理的交互性與動態性。基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統可以將現有的大數據、云處理、數據挖掘技術等進行有機整合，為檔案管理開辟新的空間，而這些數據處理技術的運用可以最大限度提升檔案管理效率，從而保證了檔案數據的時效性。
二、檔案管理的挑戰
1.管理模式變革。傳統檔案管理十分依賴管理人才的個人經驗，忽視了檔案管理的科學性與系統性。基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統不同于以往的檔案管理模式，傳統管理模式缺少標準化管理流程，而基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統需要建立標準化管理模式，且對管理人員的專業性要求更高，需要管理人員同時具備互聯網信息技術背景，同時可以快速適應檔案管理的工作流程。
2.管理難度增加。互聯網信息技術對傳統檔案的沖擊十分劇烈，互聯網信息技術對信息管理更加標準化，而檔案本身也屬于一種信息，只是這種信息的差異性與動態性更強。另外，檔案數據的增加增加檔案管理的難度，基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統仍然遵循了記錄、編檔、分類、歸檔、查閱、修改等工作流程，雖然信息手段已經提高了檔案管理的便捷性，但網絡數據的保密性卻得不到保證，增加了檔案信息的泄露風險，除此之外，如果檔案信息沒有及時備份，可能導致檔案遺失。
3.管理意識落后。基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統需要配套的管理體系，同時對管理人員的專業性要求較高，一方面很多傳統檔案管理人員意識存在缺陷，不理解基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統的管理流程，同時對檔案管理的責任感較差，導致管理工作推進困難；另一方面檔案管理團隊的整體專業水平不高，目前我國大部分檔案管理人員的業務素質較低，對檔案管理的操作能力較差，而且相關單位缺少針對性的培訓機制。
三、檔案管理的對策
1.提高管理意識。檔案管理是一門十分復雜的系統學科，而且具備較強的理論性與針對性，檔案管理與個人、集體、國家等主體具有直接關聯。作為專業的檔案管理人員，應該同時掌握多種專業知識，比如電子文件管理、科技檔案管理、檔案保護技術、企業檔案管理、檔案信息查詢等。檔案管理人員需要不斷強化管理意識與責任感，將檔案安全與準確性作為工作重點，另外，必須樹立終身學習意識，提高對新興檔案管理技術的敏感度。
2.構建管理制度。基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統打破了傳統檔案管理的局限性，為檔案管理構建了新型框架。基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統不僅僅依賴技術本身，也需要建立配套的管理體系，根據檔案管理信息系統的特點構建專門的管理體系，為基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統建立全稱管理體系，實時跟蹤檔案數據的流向，保證檔案數據安全，最大限度提高檔案管理的效率。
3.增強管理能力。基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統需要高素質的管理人員，互聯網背景下的檔案管理人員已經具備更充實的理論知識，了解檔案管理的各個內容，同時具備基本的計算機操作能力，熟練掌握網絡檢索等基礎知識。除此之外，檔案管理機構應該為檔案管理人員提供定期培訓，幫助檔案管理人員理解基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統的運行流程。
信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。企業檔案管理信息化，就是利用數字化、信息存貯、數據庫等技術，將傳統紙質文書檔案、科技檔案、人事檔案等轉換成數字檔案，建立檔案目錄數據庫，通過計算機網絡設備的傳輸，實現企業信息資源的共享，以期獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。
1.企業檔案管理信息化建設的重要性
企業檔案管理是企業生產、經營中必不可少的一個有效手段。企業檔案管理不僅是維護企業利益、合法權益和歷史真實面貌的有效證據， 也是反映企業發展、技術、成果、經營、資源及歷史概貌的重要資料。首先，檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。只有實現檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。其次，決策的及時正確，管理措施的得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。企業檔案真實系統地記錄了企業以往經營管理中的經驗和失誤，有利于促進企業組織管理、經營決策的創新。再次，檔案管理信息化可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。企業檔案存儲和記憶了企業的各項活動，是企業文化、知識的歷史積累。檔案信息化可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性，并提供豐富的具有企業特色的知識，提升企業文化。
2.加強企業檔案管理的信息化建設
2.1建立企業檔案管理信息化建設的基礎設施。針對企業傳統檔案管理問題現狀，企業的檔案管理應建立更為高效而有序的檔案管理模式，隨著信息技術的發展和計算機技術的提高以及企業現代化管理和信息化建設的新型高效企業管理模式，企業應建立擔綱管理的信息化模式，從而為企業的檔案管理建立更為有效的管理模式。計算機技術和信息化技術運行的速度較快、運算的精確程度較高，儲存信息的能力和邏輯判斷能力較強，在文件信息的管理上能建立更為有效的模式，從而能建立高效有序的企業檔案管理模式，通過計算機的使用實現了文件信息的管理、統計、接受、發送、查找、利用、瀏覽的模式，從而能建立企業檔案管理的有效信息化管理。由此信息化的檔案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式，為有利用價值的檔案建立了良好的信息的查找和利用方式，也為企業的檔案管理和調用建立了有效的方式。使企業的檔案管理建立有序又有效的信息化管理，也實現了檔案管理的現代化和信息化建設。
2.2實現傳統檔案的電子化和信息化。企業的信息化的檔案管理應在建立了信息化建設的基本設備的基礎之上實現傳統紙質檔案的電子化和信息化，實際上檔案管理信息化基礎設施建設建立了企業檔案管理信息化建設的管理平臺。信息化的檔案管理建設建立和電子化的企業檔案，通過計算機技術的使用實現了對傳統檔案文件信息載體的轉換、實現了企業檔案的收集整體、篩選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們的使用。企業信息化的檔案管理應在通用的檔案管理軟件的平臺之上，然而當前企業的檔案管理軟件并未統一和規范，從而為企業的檔案管理信息化建設一體化和系統化帶來了相應的阻礙。檔案管理軟件的難以統一制約了企業檔案管理信息化和電子化進程，隨著企業現代化管理水平的提高，企業的檔案管理應建立統一的平臺，建立統一的電子檔案的管理軟件平臺，實現傳統檔案的電子轉化模式，從而為電子檔案的管理和利用提供便利的平臺。
2.3實現信息化檔案的網絡化。企業傳統檔案在建立了電子化和信息化的管理模式后還應建立企業檔案的共享和利用網絡平臺，實現企業傳統檔案的網絡化和共享化，提高企業檔案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企業還可建立電子檔案的數據庫，即企業檔案庫，通過互聯網的實現了檔案的共享。當前企業的檔案管理系統沒有建立統一的信息管理和網絡建設和共享模式，其共享性和服務性較差，難以適應企業現代化檔案管理的需要。現代企業應建立網絡化和共享化的企業電子檔案，提供電子檔案的管理和共享模式，從更大程度上減少了電子檔案的重復建設，從而建立高效的企業檔案管理模式。
2.4提高檔案管理人員的專業素質。企業檔案管理信息化必須依賴于檔案人員素質的提高。努力建設一批德才兼備、精干高效、勇于開拓創新的檔案人才隊伍，這是企業檔案工作創新的保證，也是檔案持續發展的根基。檔案信息化管理的主要內容和核心就是計算機技術的應用，即檔案計算機管理。要實現檔案管理信息化，首先需要具有較高的知識層次和先進技術水平的專業技術人員，企業要注意引進招聘一些有專業技術、技能的人才來充實檔案隊伍。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用， 檔案管理者還必須學會利用現代化檔案管理手段，掌握檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能， 并學會對各種現代化辦公設備進行維護。因此，必須對檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，使他們具有較高的業務素質和較強的開拓創新意識，從而促進檔案工作的持續穩定發展。
2.5檔案管理系統建立過程中的用戶交互模式。企業的檔案管理系統的開發和設計一般由專業的設計和管理人員承擔，容易造成用戶的檔案管理系統需求與設計人員的設計不相符合。在檔案信息管理系統的設計完成之后，對系統的整體調整和協調也將比較困難，同時也影響了檔案管理系統功能的發揮，造成了資源和時間的浪費。從而企業在檔案管理的信息系統建設過程中應建立設計人員和系統用戶的交互交流模式，為企業檔案管理系統的使用和調整奠定良好的交流和信息的發展基礎。通過及時的互動交流實現企業檔案管理系統的不斷完善和企業檔案信息化建設的持續發展。
3.結語
企業檔案的信息化是市場經濟條件下，企業發展的必經之路，也是響應國家政策的一個重要指標。檔案資源的信息化、數字化、網絡化課題己被檔案界提上日程，加大了對檔案信息化建設的關注和重視。而信息化建設是一項系統工程，需要極大人財物的投入，要穩扎穩打，任重而道遠。
一、現代檔案管理體系的特點及優勢
所謂現代檔案管理體系，主要是指在檔案管理過程中總結歸納得出的，包括檔案資料收集、鑒別、管理、查閱等一系列工作在內的信息化處理方式。與傳統檔案管理的唯一區別在于，現代檔案管理引入了信息化技術，可以將紙質文件以電子文檔等數據化形式保存起來，并通過相關的機器設備來對其進行管理和使用，實現資源的共享。現代檔案管理需要建立一個數字化平臺，利用該平臺來開展檔案管理服務，可為檔案使用者獲取有效信息提供幫助與方便，并在一定程度上提高檔案信息的利用率。
與傳統的檔案管理方式相比，現代檔案管理體系更具優勢。比如：傳統檔案管理由于多采用紙質管理方式來保存檔案，而紙質檔案又很容易被磨損和蟲蛀，所以理論上來說，紙質檔案的保存時間并不會過長。另外，紙質檔案保存還會占據大量的用地空間，不利于人們對檔案信息的檢索，所以傳統檔案管理方式的效果并不算佳。而現代檔案管理則可有效克服這些困難，在數字管理平臺下，信息化技術的應用不僅可以長久、有效的保存好檔案資料，徹底解決檔案的儲存難題，減少檔案管理過程中的紕漏，提高檔案管理質量。
二、現代檔案管理體系的完善措施分析
需要清楚的是，盡管我國檔案管理已經基本上實現了數字化管理，但在個別企業或單位，部分辦公資料的管理仍然采用著傳統的紙質管理方式，體現出了數字化檔案管理覆蓋不全的特點。除此之外，數字平臺內部設施配置不全、現代檔案管理體系不完善等問題仍然影響著檔案管理事業的發展，所以在新世紀下，如果想要進一步提高檔案管理質量，加快數字化檔案管理水平，就必須從平臺建設與體系完善兩個方面著手，切實做好現代檔案管理工作。
要使現代檔案管理體系變得更加健全與完善，就必須從軟件的配置管理和軟件的優化使用兩個方面下手，先確保軟件的配置全面，后確保軟件的功能完善、性能優越。基于數字化平臺下的檔案管理，首要應該解決的難題應該是軟硬件的配置，保證這些相關的管理軟件能夠將紙質檔案轉換成數據形式，成功入庫，將企業活動中所形成的資料完整的保存下來；其次，數據入庫之后，要對入庫的數據進行整合管理，以方便日后檢索工作的開展。
三、數字化管理平臺下現代檔案管理的發展趨勢
新世紀以后，檔案管理基本實現了信息化與數字化。然而國內各企業、各部門在利用信息化技術來管理檔案時，往往存在很多問題。在深究問題產生的原因之后，普遍認為企事業單位在開展檔案信息化管理工作時必須要加強對管理設備、管理方法以及管理技術的重視，不斷引進新的管理技術、更新管理設備、優化管理體制，促進現代檔案管理的長足發展。
1、檔案管理手段將繼續創新，不斷深化
在數字化、信息化的大趨勢的推動下，檔案管理工作勢必受到重要影響，傳統檔案管理手段將逐漸被業界摒棄，取而代之的是全程數字化管理模式，無論是從檔案管理理念到檔案管理辦法，都將隨著信息時代的發展，步步緊追，在這一探索的過程中，不斷進行深化、改革和創新，從而適應新的信息環境。未來的發展趨勢要求檔案管理工作更為簡便、快捷，確保工作效率和質量，因此在檔案編制、統計、調研等諸多管理環節上都將優化改進，實現全自動整合、檢索、統計確保多項檔案管理業務間的無縫鏈接，實現云端推送服務和覆蓋更為廣泛的網絡資源共享，這一系列變革，將帶動檔案管理工作又上一個新的臺階。
2、檔案管理辦法將不斷推陳出新
隨著時代的發展、數字信息概念的普及，檔案界的學術研究也將出現新理論、新思路，加之檔案管理軟件的研發層出不窮，檔案管理辦法勢必打破傳統一枝獨秀的局面，呈現百花齊放的態勢，這種現象有助于業界人士展開深入的討論，并通過理論聯系實際的方法對新產生的檔案管理辦法有更深入的了解，做到取其精華去其糟粕，使之成為經得起實踐檢驗、為檔案界所推崇的新型管理辦法。這種良好的局面將不斷循環演變下去，預示著我國檔案管理水平走向成熟。
3、檔案管理制度將變得更加規范、完善
檔案管理體系的構建，是一項融合了檔案基礎設施建設、檔案管理組織機構設置、檔案設置、檔案管理制度確立等多項任務整合的系統性工作，在未來的發展過程中，要求檔案管理制度更為規范、完善，這也是檔案管理工作的核心。檔案管理制度的規范和完整，能夠為檔案管理工作提供可靠的業務支撐，縱觀我國目前的檔案管理制度，尚存在一些問題，尤其是在數字管理平臺的籠罩下，還需要對檔案管理制度進行更深層次的規范和調整，使其適應數字信息的發展需求，特別是加強對電子文檔的保存、數據交換、技術鑒定、資源共享等眾多業務的規范，這些均是未來檔案管理制度發展過程中亟待解決的問題。
[關鍵詞] 計算機技術；檔案管理；運用
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 12. 029
[中圖分類號] F272.7；G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）12- 0046- 02
隨著計算技術的不斷發展，計算機已經被應用到各個行業和工作中，成為提升工作效率的重要工具。其中計算機在檔案管理中的作用尤為突出，也正是如此，我國早在20世紀末就已經開始使用計算機技術來管理檔案，經過十多年的發展，也取得了一定的成績，但是不可否認的是，由于檔案管理受到傳統觀念的影響，以及部門本位思想的影響，從而讓計算機技術在檔案管理方面依然存在著很多問題。本文正是基于這種背景，通過分析計算機在檔案管理中的重要性，并據此提出了當前計算技術在檔案管理運用存中在的問題，并對計算機技術充分運用到檔案管理的方法提出了一些建議。希望對于提升我國檔案管理水平具有一定的積極意義。
1 計算機技術在檔案管理中的重要作用
1.1 有利于對檔案的管理收集和存儲
在檔案管理中，利用計算機的外延設備，可以采用掃描或者手工錄入的方法，將傳統的紙質檔案轉化成電子檔案，從而能夠被計算機系統所識別，而且這些電子檔案還可以進一步錄入到信息數據庫之中，為今后的調取和查閱提供了極大的方便，因為通過數據庫系統，還可以有效地對電子檔案進行壓縮，從而讓計算機存儲更多的檔案信息。另外通過電子形式存儲的檔案，從流轉和備份方面都具有極大的便捷性，只需要一些硬盤或者光盤等存儲媒介，就能夠備份存儲超大數量的電子檔案信息，有效地降低了紙質檔案對管理空間的要求。有效降低了檔案管理的成本。
1.2 有利于檔案管理信息系統化
在檔案管理中，傳統的手工管理模式由于涉及到的檔案種類多元化、數量巨大的限制，管理效率極其低下，往往為了找一份檔案資料而耗費很長時間，甚至還會出現檔案保管不善引起的檔案損毀問題。而通過計算機技術，將傳統的紙質檔案轉變成電子檔案之后，就可以開發信息管理系統，將這些檔案融入到同一個平臺下，進行分類管理，還可以根據不同部門的使用，甚至相應的權限，從而對檔案進行高效管理。另外基于計算機技術，還可以讓檔案呈現多媒體特征，結合視頻、圖像以及文字的綜合多媒體元素來豐富檔案的信息量，另外通過檔案管理信息系統，還能夠有效地實現對檔案的檢索，自動入庫排架等功能，從而有效提升檔案管理的效率。
1.3 計算機技術能夠為檔案管理提供較強的技術支持
隨著計算機技術以及信息技術的持續發展，計算機在檔案管理方面的應用非常深入，特別是計算機的處理性能以及存儲能力有效的提升，了解決傳統檔案電子化遭遇的存儲困境，另外分布式計算機系統的研發工作，也為檔案管理的集成化以及集成服務都提供了大量的技術支持。而相關的計算機外延設備技術的出現，也為傳統檔案電子化提供了極大的幫助。另外計算機技術還實現了客觀關系管理系統以及企業資源計劃管理系統的統一，從而有助于將檔案管理和現代化的管理融為一體，為企事業單位的現代化管理提供了重要的技術支持。
2 計算機技術在檔案管理運用中存在的問題
近幾年計算機技術在檔案管理中的應用總體上是不斷進步的，很多檔案館也在大力發展計算機信息技術，但是在實際的運用過程中依然存在著不少問題，這主要體現在下面幾個方面。
2.1 前期的準備工作不充分
很多檔案館準備上線信息管理系統時，并沒有做好充分的準備工作，比如檔案數據的電子化不到位，甚至還會出現檔案數據在電子化的過程中出現明顯的錯誤問題，特別是一些人員的姓名往往在電子化的過程中就被自然地修改掉。另外一些檔案館的網絡設備以及計算機設備相對陳舊，也不利于計算機在檔案管理上的應用。如果這些硬件和軟件的環境還沒有充分做好準備就匆忙上檔案管理信息系統，那是很難保障這些信息系統的正常實施。
2.2 檔案管理的計算機化還不夠充分
很多檔案館雖然建設了相應的信息化管理系統，計算機技術也已經得到了廣泛的應用，但是還有相當數量的檔案館僅僅將計算機技術當成管理的輔助工具，其核心的管理模式依然是建立在傳統的手工管理模式上。其工作的對象依然還是紙質的檔案資料，而不是建立在數據庫下的多媒體檔案數據。那么在這個背景下，計算機技術在檔案管理方面的優勢就不能夠有效地體現出來，相反還容易成為檔案管理的絆腳石，因為讓不少檔案管理人員要做重復性的工作，這顯然是不利于檔案的高效管理。
2.3 檔案管理人員的素質相對較低
由于從傳統的手工檔案管理模式下過度到計算機技術支持下的檔案管理，這就要求檔案管理人員的素質必須要提升，必須要能夠適應基于計算機技術下的管理思維和相應的技術支持。因為從某種意義上來說，基于計算機的檔案管理模式和傳統的手工管理模式還是存在著很大的變化，而且對于管理人員也需要更高的要求，比如對計算機的操作，管理思維的轉變，計算機的安全防范等等都需要一定的經驗和能力，然而我國手工管理模式下的檔案管理人員，由于長期受限于手工模式的影響，再加上對于新事物新技術的學習能力相對較弱，所以造成了很多檔案管理單位的檔案管理工作中，計算機的應用成了一種擺設，并不能夠得到深入的應用。
3 促進計算機技術在檔案管理深入運用的建議
由于計算機技術在檔案管理方面的應用存在著不少問題，因此，改變思路深化計算機技術在檔案管理中的應用就顯得非常關鍵，下面就從3個方面來論述。
3.1 轉變觀念重視計算機技術的應用
現在很多檔案管理單位的計算機技術并不是沒有使用，而是使用得不夠深入，很多工作都停留在表面，這說明檔案管理人員的思想觀念還沒有轉變過來，因為計算機技術在檔案管理方面的作用是全方位的，是能夠取代傳統的管理模式，并消滅紙質檔案的多種缺陷。不過由于檔案管理在計算機管理化的過程中，需要涉及到很多工作，如果從思想觀念上不夠重視，就很難將計算機技術的應用深入下去。所以要想搞好計算機技術在檔案管理方面的應用，首先就需要領導以及檔案管理人員的思想觀念轉變過來，充分認識到計算機在檔案管理方面的重要作用。然后再全力地投入相應的物力、財力以及人力等工作，加大對計算機硬件設備的投入以及軟件設施的投入，引入現代化的管理模式，從而提升計算機技術在檔案管理方面的全面運用。
3.2 注重對檔案管理人員的培訓
之所以一些檔案管理人員不愿意選擇計算機技術，一個很重要的因素就是這些檔案管理人員已經適應和習慣于傳統的管理模式，而想要改變這種觀念，除了檔案管理人員自身的努力之外，還需要通過外力來推動，而加強培訓顯然就是一個非常重要的推動手段。通過加強對檔案管理人員的培訓，能夠有效地改變檔案管理人員對計算機技術在檔案管理方面的重要作用的認識程度，并同時能夠提升他們的計算機技術水平，消除他們恐懼計算機技術的瓶頸。而加強培訓工作可以從兩個方面來開展：一方面是通過聘請專業的計算機技術人員對檔案管理人員進行專門的培訓，對他們的計算機操作提供日常維護和管理上的支持。另一方面選擇一些檔案管理人員到專業機構進行針對性培訓，或者和其他單位進行相互交流，提升管理經驗，從而推動計算機技術在檔案管理中的應用。
3.3 重視創新提升管理水平
現代化的檔案管理離不開管理的創新工作，計算機技術的應用同樣也要依賴于創新。一方面檔案管理工作人員在基于現代管理模式下的檔案管理工作中，不僅僅要具備一定的專業知識，同時還要具備一定的創新思維，在實際的管理過程中，進一步挖掘計算機技術在檔案管理方面的優勢作用。另一方面，還需要在計算機技術管理檔案的基礎上，進一步優化傳統管理模式下的檔案管理制度，創建適應新的管理模式下的檔案管理制度，從而讓新的管理制度更好地適應于計算機技術，這樣才能夠更好地保障檔案管理工作的有序進行，在這個過程中同樣也要求檔案管理人員要不斷努力去學習新知識，并且要活用新知識，在實際的工作中不斷提升自身的管理水平。
4 結 語
計算機技術應用到檔案管理中已經是大勢所趨，檔案管理單位需要在推動計算機技術在檔案管理工作中的運用，需要深化思想改革，轉變觀念，從上至下的推動計算機技術在檔案管理中的運用。并根據國家的相關標準，對檔案內容進行分類和加工并批量錄入到計算機系統，在這過程中要加強審核，確保信息的準確性。另外要促進檔案管理工作人員綜合素質的提升，促進他們創新思維的提升以及管理水平的提升，完善檔案管理的相關制度和體系，從而促進檔案管理人員能夠在標準規范的前提下用好計算機信息技術，提升檔案管理的現代化水平。
主要參考文獻
[1]欒傳晟.計算機在檔案管理中的應用[J].黑龍江科技信息，2011（25）.
